ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΡΟΛΟΓΟΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1

Μέγεθος: px
Εμφάνιση ξεκινά από τη σελίδα:

Download "ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΡΟΛΟΓΟΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1"

Transcript

1

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΡΟΛΟΓΟΣ... 1 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: Enterprise Resource Planning Εισαγωγή Τι είναι ERP; Ποια είναι η πλήρης ονομασία του (Enterprise Resource Planning) Οι αντικρουόμενες απόψεις για τα πακέτα ERP Η μεγιστοποίηση της συνεισφοράς των Συστημάτων ERΡ στη λειτουργία του εφοδιασμού Στόχος του ERP Χαρακτηριστικά & δομή συστημάτων ERP Πλεονεκτήματα, περιορισμοί και προβλήματα του ERP συστήματος Βασικοί λόγοι για την εγκατάσταση ενός ERP Μία μικρή επιχείρηση χρειάζεται ERP σύστημα; Ποια είναι η κατάλληλη στιγμή για τη λειτουργία του συστήματος Σωστή επιλογή ενός πληροφοριακού συστήματος ERP Ευελιξία και προσαρμοστικότητα στις αλλαγές: Βασικό κριτήριο για ένα σύγχρονο πακέτο Κόστος ERP Ποιες είναι οι κρυμμένες δαπάνες του ERP; Οργάνωση Υλοποίησης Σχεδιασμός και Εγκατάσταση Συστημάτων ERP (Enterprise Resource Planning) Πώς μπορεί να διαμορφωθεί ένα λογισμικό ERP; Ασφάλεια Πληροφοριακών συστημάτων Η Ασφάλεια ως απαίτηση δικαιούχων Πόσο καιρό θα διαρκέσει ένα ERP project; Πώς οργανώνουν οι επιχειρήσεις τα ERP προγράμματά τους; Απόδοση της επένδυσης: Οφέλη από την υιοθέτηση ενός ERP συστήματος Πώς μπορεί να υπολογιστεί η "επιστροφή επένδυσης" (Return of Investment) σε ένα ERP project;...44

3 1.14. Πώς μπορεί ένα έτοιμο πακέτο λογισμικού να ταιριάζει σε όλες τις επιχειρήσεις Μπορεί το ERP να εφαρμοστεί με τους ρυθμούς εργασίας της επιχείρησης; Γιατί τα προγράμματα ERP αποτυγχάνουν τόσο συχνά; Οι τελικοί χρήστες θα το αποδεχθούν; Συνέπεια εγκατάστασης του ERP είναι η μείωση του προσωπικού της επιχείρησης Συνδυασμός του ERP με το ηλεκτρονικό εμπόριο Από το business στο e-business Χρηματοροή και ERP Θέση ρευστότητας & εντολές αγοράς και πώλησης Υπηρεσίες Υποστήριξης Προγραμματικές συμφωνίες Ελληνικά ERP...65 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ATLANTIS ERP.69 Εισαγωγή Τεχνικά χαρακτηριστικά του Atlantis ERP H αρχιτεκτονική του Atlantis 81 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: Μεθοδολογία μετάβασης στο σύστημα ERP.87 Εισαγωγή Χαρακτηριστικά επιχείρησης ΑΠΟΤΥΠΩΣΗ ΤΩΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΕΠΙΧΕΊΡΗΣΗΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4: Εγκατάσταση του πληροφοριακού συστήματος Atlantis II 103 Εισαγωγή Προϋποθέσεις εγκατάστασης ATLANTIS Εγκατάσταση SQL Server Personal Edition Οδηγίες Δημιουργίας Βάσης Δεδομένων (ATLANTIS II) σε SQL Server 2000 με τον Enterprise Manager Εγκατάσταση του Atlantis ΙΙ Ρυθμίσεις του ATLANTIS ΙΙ με τη Βάση Δεδομένων.127 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5: Μετάπτωση δεδομένων..129 Εισαγωγή Μετάπτωση δεδομένων..130 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6: Παραμετροποίηση πληροφοριακού συστήματος AtlantisΙΙ...143

4 Εισαγωγή Παραμετροποίηση Κωδικών Πελατών Προμηθευτών Ειδών Παραμετροποίηση Φόρμας καταχώρησης Πιστωτικά έκπτωσης..173 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7: Δημιουργία Στατιστικών Εκτυπώσεων..192 Εισαγωγή Εκτύπωση M.I.S Αποτελέσματα.196 ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ.203 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α.205

5 ΠΡΟΛΟΓΟΣ Στις μέρες μας η πληροφορία θεωρείται ιδιαίτερης σημασίας πολιτικό, οικονομικό, κοινωνικό και ατομικό αγαθό και βασικό συστατικό κάθε επιστημονικής, κοινωνικής και πολιτικής μελέτης. Η ανάπτυξη της πληροφοριακής τεχνολογίας με συνδυασμό με την ανάπτυξη της θεωρίας των πληροφοριακών συστημάτων, επέδρασε, επιδρά και θα επιδρά καταλυτικά σε κάθε έκφραση της ανθρώπινης σκέψης και δραστηριότητας. Ξεπερνιώνται τα εθνικά σύνορα, διεθνοποιείται η επικοινωνία, μεταβάλλονται οι παραγωγικές δραστηριότητες, το άτομο βομβαρδίζεται ποικίλη πληροφόρηση, ανοίγονται νέες δυνατότητες στο στοχασμό και στην έρευνα. Η κοινωνία της πληροφορίας είναι παρούσα και συνοδεύει το ανθρώπινο είδος στο ταξίδι της εξέλιξής του. Η παρούσα έρευνα γράφτηκε με κεντρικό στόχο να δώσει στον αναγνώστη μια εμπεριστατωμένη εικόνα των πληροφοριακών συστημάτων, με την προσδοκία, αυτές οι γνώσεις να δημιουργήσουν ερεθίσματα νέες ιδέες και προβληματισμούς. Γι αυτό ακριβώς το σκοπό γίνεται η εκκίνηση από τις απλούστερες έννοιες για να καταλήξει σταδιακά σε συνθετότερες, φωτίζοντας τα πληροφοριακά συστήματα από διαφορετικές οπτικές γωνίες. Η παρούσα έρευνα αποτελεί ταυτόχρονα ένα εργαλείο και ένα πρακτικό οδηγό στα χέρια κάθε ατόμου το οποίο ασχολείται με τα πληροφοριακά συστήματα. Βασικό σημείο της έρευνας είναι η δυνατότητα προσαρμογής του πληροφοριακού συστήματος Atlantis II στις ανάγκες και τις απαιτήσεις της επιχείρησης ΑΡΓΥΡΙΟΥ, με στόχο την βελτιστοποίηση του ρυθμού των διαδικασιών. Η έρευνα χωρίζεται σε επτά κεφάλαια: Στο Πρώτο Κεφάλαιο αναλύεται η φιλοσοφία των συστημάτων ERP. Αναπτύσσονται βασικές έννοιες καθώς επίσης γίνεται αναφορά για τη σημασία αυτών των συστημάτων στην κοινωνία. Στο Δεύτερο Κεφάλαιο παρουσιάζεται το πληροφοριακό σύστημα Atlantis. Αναφέρονται τα τεχνικά χαρακτηριστικά του, οι απεριόριστες δυνατότητες παραμετροποίησής του και η αρχιτεκτονική του. Το Τρίτο Κεφάλαιο αποτελεί μια σύντομη αλλά και περιεκτική παρουσίαση της κατάστασης της επιχείρησης ΑΡΓΥΡΙΟΥ, καθώς επίσης οι λειτουργίες της απεικονίζονται σε μορφή διαγράμματος ροής δεδομένων. Σε αυτό το Κεφάλαιο εντοπίζονται και αναλύονται τα λειτουργικά προβλήματα που η ίδια αντιμετωπίζει οδηγώντας με αυτόν τον τρόπο την επιχείρηση στην αναζήτηση και εξεύρεση λύσεων. 1

6 Το Τέταρτο Κεφάλαιο αφορά την εφαρμογή της λύσης τις προϋποθέσεις εγκατάστασης του πληροφοριακού συστήματος Atlantis και τη διαδικασία εγκατάστασης. Στο Πέμπτο Κεφάλαιο παρουσιάζεται η μετάπτωση των δεδομένων από το παλαιό μηχανογραφικό σύστημα στο νέο. Στο Έκτο Κεφάλαιο παρουσιάζεται η παραμετροποίηση του πληροφοριακού συστήματος Atlantis και η προσαρμογή του στις απαιτήσεις της επιχείρησης. Τέλος στο Έβδομο Κεφάλαιο παρουσιάζεται η δυνατότητα που παρέχει το Atlantis για την κάλυψη των πληροφοριακών αναγκών και τη διεξαγωγή στατιστικών καταστάσεων. Η έρευνα αυτή ήταν αδύνατο να ολοκληρωθεί χωρίς τις χρήσιμες υποδείξεις καθώς και την παροχή στοιχείων που μας προσέφερε ο Εισηγητής Καθηγητής κ. Πασχαλίδης Αθανάσιος, καθώς με ιδιαίτερη φροντίδα και επιμέλεια ενθάρρυνε και υποστήριξε την εκπόνηση της πτυχιακής αυτής εργασίας. 2

7 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Enterprise Resource Planning Εισαγωγή Τα πληροφοριακά συστήματα αποτελούν βασική προϋπόθεση επιβίωσης της επιχείρησης μέσα σε ένα ολοένα αυξανόμενο ανταγωνιστικό περιβάλλον. Συνιστούν την σπονδυλική στήλη της Διοίκησης κάθε σύγχρονης επιχείρησης. Στο νέο τεχνολογικό περιβάλλον η πληροφορία αποτελεί πολυτιμότατο μέρος του ενεργητικού της επιχείρησης καθώς η εξέλιξη της εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ποιότητα και την ποσότητα των διατιθέμενων πληροφοριών, αλλά και από την ποιότητα και την ποσότητα των επεξεργασιών στις οποίες αυτές υπόκεινται προκειμένου να παραχθεί η απαιτούμενη πληροφόρηση. Σε αυτό το Μέρος: Αναλύεται η βασική έννοια των ERP, παρουσιάζονται τα γενικά χαρακτηριστικά των πληροφοριακών συστημάτων, καθώς επίσης παρουσιάζεται η σημασία και η ιδιαιτερότητα των πληροφοριακών συστημάτων στην ελληνική πραγματικότητα. 3

8 1.1 Τι είναι ERP; Ποια είναι η πλήρης ονομασία του (Enterprise Resource Planning) 1 Το ERP αποτελεί ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα για μεγάλες εμπορικές και βιομηχανικές επιχειρήσεις. Τα αρχικά ERP περιγράφουν ένα σύνολο δραστηριοτήτων χάρη στις οποίες μια επιχείρηση διαχειρίζεται σημαντικά τμήματα των εργασιών της όπως ο σχεδιασμός νέων προϊόντων, η αγορά πρώτων υλών και ανταλλακτικών, η συντήρηση εξοπλισμού, η παρακολούθηση αποθήκης, η διαχείριση παραγγελιών και η εξυπηρέτηση πελατών. Συνήθως, το ERP αποτελείται από μια σειρά διαδικασίες, καθώς και λογισμικό κατασκευασμένο ειδικά για να τις υποστηρίζει. Πρόκειται για λύση λογισμικού η οποία ολοκληρώνει διάφορες λειτουργίες σε μία εταιρία. Αν και κατά την εγκατάστασή του παραμετροποιείται για τις ανάγκες της κάθε εταιρίας, εντούτοις πρόκειται για έτοιμο πακέτο λογισμικού και δεν κατασκευάζεται από την αρχή για την εκάστοτε εταιρία. Άλλωστε, πολλές από τις διαδικασίες που καλύπτει ένα πακέτο ERP είναι κοινές σε κάθε εταιρία (λ.χ. επεξεργασία παραγγελιών, τιμολόγηση, ισολογισμοί κ.ά.). Ο κύριος στόχος του ERP βασίζεται στο επιχειρηματικό μέρος. Προσπαθεί να ενσωματώσει όλα τα τμήματα και λειτουργεί σε μια ολόκληρη επιχείρηση επάνω σε ένα ενιαίο συγκρότημα ηλεκτρονικών υπολογιστών που μπορεί να εξυπηρετήσει τις ιδιαίτερες ανάγκες όλων εκείνων των διαφορετικών τμημάτων. Το ERP ως ένα ενιαίο πρόγραμμα λογισμικού εξυπηρετεί τις ανάγκες των ανθρώπων στη χρηματοδότηση, καθώς επίσης στο ανθρώπινο δυναμικό και στην αποθήκη εμπορευμάτων. Κάθε ένα από εκείνα τα τμήματα έχει το δικό του υπολογιστικό σύστημα προσαρμοσμένο στις ανάγκες τους. Το ERP συνδυάζει όλα τα τμήματα μαζί σε ένα ενιαίο πρόγραμμα λογισμικού, στο οποίο τρέχει μια ενιαία βάση δεδομένων, έτσι ώστε τα διάφορα τμήματα να έχουν την δυνατότητα 1 4

9 να μοιράζονται ευκολότερα πληροφορίες και να επικοινωνούν το ένα με το άλλο. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να έχει επιθυμητά αποτελέσματα εάν οι επιχειρήσεις εγκαθιστούν το λογισμικό σωστά. Τα συστήματα ERP αποτελούν μία μετεξέλιξη των παλαιότερων συστημάτων MRP I και ΜRP II (Manufacturing Resource Planning) είναι ουσιαστικά ένα de facto πρότυπο στη σημερινή βιομηχανία. Ένα σύστημα ΕRP είναι ένα αναλυτικό και πλήρες σύστημα διαχείρισης συναλλαγών που ενοποιεί πολλά είδη διαδικασιών επεξεργασίας πληροφοριών και τοποθετεί τα στοιχεία σε μία βάση πληροφοριών. Προ των συστημάτων ΕRP οι επιχειρήσεις διέθεταν μεμονωμένα συστήματα και βάσεις πληροφοριών για τις προμήθειες, το λογιστήριο, την παραγγελιοληψία και τους ανθρώπινους πόρους με αποτέλεσμα η ροή των πληροφοριών μεταξύ των τμημάτων να καθυστερεί και να παραμορφώνεται. Ένα σύστημα ERP καταργεί τα επιμέρους συστήματα, αυξάνει τη διαφάνεια και μειώνει τις καθυστερήσεις και τις παραμορφώσεις κατά την ροή πληροφοριών στο δίκτυο εφοδιασμού. Ένα σύστημα ERP συνεισφέρει στην ορθολογική διαχείριση των ανθρώπινων, υλικών και οικονομικών πόρων μίας επιχείρησης μέσω: 1. Μηχανισμού επεξεργασίας συναλλαγών που επιτρέπει την ενοποιημένη διαχείριση των πληροφοριών μέσα σε μία επιχείρηση. 2. Λειτουργιών διαχείρισης της ροής των εργασιών που επιτρέπει έλεγχο των πολλών επαναλαμβανόμενων διαδικασιών σε μία επιχείρηση (διαδικασία αγορών, παραγγελιών). 3. Λειτουργιών λήψης αποφάσεων που υποβοηθούν στην κατάρτιση προγραμμάτων (π.χ. πρόγραμμα παραγωγής και παραγγελιών) ή 5

10 αποδοχή μίας παραγγελίας με προσδιορισμό ακριβούς ημερομηνίας παράδοσής της. Τα συστήματα ERP βοηθούν στη μετατροπή των επιχειρήσεων που έχουν κάθετες λειτουργικές δομές σε οργανισμούς που λειτουργούν με λογική οριζόντιων διαδικασιών που διαπερνούν τις λειτουργίες. Συνεισφέρουν ουσιαστικά στην τυποποίηση των πληροφοριών και των διαδικασιών εντός μίας επιχείρησης. Για παράδειγμα, όλες οι μονάδες μίας πολυεθνικής επιχείρησης υιοθετούν την κοινή κωδικοποίηση υλικών και ίδιο αριθμό επιπέδων έγκρισης και ίδια ύψη δαπανών αγορών. Τα σύγχρονα συστήματα επιτρέπουν πρόσβαση από κάθε σημείο της υδρογείου. Καθώς αυξάνει η ικανότητα συνεργασίας με το Διαδίκτυο (Web enabled), οι τεχνικοί περιορισμοί μειώνονται Οι αντικρουόμενες απόψεις για τα πακέτα ERP 2 Tο ERP πακέτο είναι ένα ολοκληρωμένο (integrated) σύστημα εφαρμογών που πρέπει να καλύπτει τις περιοχές Παρακολούθηση Παραγωγής - Τιμολόγηση και γενικά, Διακίνηση Αγορών Πωλήσεων - και να καταλήγει στην Οικονομική Διαχείριση της επιχείρησης. Tα ERP πακέτα έχουν σκοπό να προσφέρουν μία ολοκληρωμένη λύση εφαρμογών ώστε να βελτιστοποιήσουν τους διάφορους πόρους που διαθέτει η επιχείρηση, να προσφέρουν πλεονεκτήματα και ευελιξία, και να μειώσουν τα λειτουργικά έξοδα. Ωστόσο οι γνώμες των ειδικών αναλυτών διχάζονται. Άλλοι επικαλούνται την άποψη ότι τα συστήματα ERP είναι επέκταση των λύσεων του παρελθόντος που βοηθούν τις επιχειρήσεις που τα εγκαθιστούν να εφαρμόσουν μια νέα οργάνωση στις διαδικασίες της εταιρίας, απ' όπου αυτή με τη σειρά της θα αντλήσει τις οικονομίες που θα προκύψουν από το «συμμάζεμα» και την ευθυγράμμιση των λειτουργιών. Άλλοι είναι περισσότερο αισιόδοξοι και ισχυρίζονται ότι είναι πολλές οι περιοχές όπου ωφελούνται οι επιχειρήσεις από την εγκατάσταση ενός ERP συστήματος. Σε ένα όμως, όλοι οι 2 Κ. Καρύδας, Financial Ram, ERP Solutions, Ιούλιος Αύγουστος

11 αναλυτές συμφωνούν, και αυτό είναι το κόστος αγοράς και ο χρόνος εγκατάστασης. Αναμφισβήτητα το κόστος και ο χρόνος που απαιτείται για τα ERP πακέτα πρέπει και είναι μεγαλύτερος από τα συμβατικά πακέτα της προηγούμενης γενιάς, αφού οι τεχνικές και λειτουργικές δυνατότητες σε πολύ λίγα σημεία παρουσιάζουν ομοιότητα. Αναμφίβολα, είναι πολλές οι περιοχές στις οποίες ωφελούνται οι επιχειρήσεις από την εγκατάσταση, ενώ δημιουργούν τις προϋποθέσεις για τη μείωση των λειτουργικών εξόδων, καθώς επίσης δίνουν τη δυνατότητα στους χρήστες να παρακολουθούν και να προσαρμόζονται στις αλλαγές που εμφανίζονται στο επιχειρηματικό τοπίο και προσφέρουν αυτοματοποίηση των διαδικασιών Η μεγιστοποίηση της συνεισφοράς των Συστημάτων ERΡ στη λειτουργία του εφοδιασμού 3 Τα συστήματα ΕRP, θα άλλαζαν δραματικά το ρόλο των τμημάτων προμηθειών και εφοδιασμού. Η εφαρμογή τους θα απελευθέρωνε τα στελέχη από τα καθήκοντα ρουτίνας και θα τα έστρεφε σε στρατηγικές δραστηριότητες υψηλής προστιθέμενης αξίας για την επιχείρηση. Τα συστήματα λογισμικού ERP γνώρισαν πραγματική άνθηση. Η ενοποίηση των λειτουργιών του δικτύου εφοδιασμού εντός της επιχείρησης μέσω ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος αποτελούσε το ζητούμενο κάθε διοίκησης. Η ταχεία και απρόσκοπτη ροή των πληροφοριών από τις πωλήσεις στην παραγωγή και τις οικονομικές υπηρεσίες και η αυτόματη δημιουργία προγραμμάτων παραγωγής, προμηθειών και διανομών προσέφεραν μεγάλες προσδοκίες για μειώσεις κόστους οι οποίες δικαιολογούσαν τις μεγάλες 3 7

12 επενδύσεις. Όμως και αυτή η κατηγορία συστημάτων αντιμετωπίζει μεγάλα προβλήματα. Μία έρευνα δείχνει ότι απέδωσε η επένδυση στο σύστημα μετά από 2,8 έτη μέσης εφαρμογής του συστήματος. Η υλοποίηση του συστήματος ήταν τριπλάσια της προγραμματισμένης διάρκειας ενώ το κόστος προσαρμογής του ήταν διπλάσιο της αρχικής δαπάνης αγοράς του λογισμικού. Μία άλλη πρόσφατη μελέτη δείχνει ότι μόνο το 41% των χρηστών λογισμικού SCM (Supply Chain Management) θεωρούν ότι αυτά τα συστήματα αιτιολογούν την επένδυσή τους. Δεν βρέθηκε σημαντική εξοικονόμηση κόστους λόγω εισαγωγής συστημάτων ERP επί τρία χρόνια μετά την εφαρμογή τους ούτε στην απόδοση των επενδύσεων. Πάραυτα παρατηρήθηκε άμεσα μείωση στον αριθμό των εργαζομένων. Οι ερευνητές θεωρούν ότι τα οφέλη ενδεχομένως να εξαφανίζονται λόγω αυξημένων δαπανών συνεργατών (με υψηλές αποδοχές) εξειδικευμένων στη διαχείριση της πληροφορίας (Ιnformation Τechnology) και κόστους αλλαγών στο σύστημα. Πιθανολογείται ότι οι επιχειρήσεις πρέπει να περιμένουν πάνω από τρία χρόνια για να δουν οικονομικά οφέλη. Σε κάθε περίπτωση, στα αρχικά στάδια αναμένεται επιδείνωση της απόδοσης λόγω της πολυπλοκότητας των συστημάτων, αργότερα με την εξοικείωση η απόδοση βελτιώνεται. Τέλος, τα οφέλη που προκύπτουν από την εισαγωγή συστημάτων ERP είναι κυρίως άϋλα, δηλαδή ικανοποίηση πελατών, επικοινωνία, αποτελεσματικότητα παραδόσεων. Οι περισσότερες διοικήσεις δεν είναι εξοικειωμένες με τη μέτρησή των παραπάνω αλλά με τη μέτρηση παραμέτρων όπως τη δαπάνη, τα κέρδη και τις επενδύσεις σε αποθέματα. 8

13 1.2. Στόχος του ERP Στόχος του ERP δεν είναι η εξυπηρέτηση των απαιτήσεων ενός τομέα στην επιχείρηση, όπως λ.χ. του λογιστηρίου, της παραγωγής, των πωλήσεων κ.λπ., αλλά η εξυπηρέτηση των διαδικασιών μέσα στην επιχείρηση, στις οποίες διαδικασίες εμπλέκονται οι διάφοροι τομείς, έτσι ώστε να μπορεί αυτή να διεκπεραιώνει τις κύριες επιχειρηματικές δραστηριότητές της (core businesses). Από τη στιγμή που τα δεδομένα εισαχθούν σε κάποια μονάδα (module) του ERP, αυτά είναι διαθέσιμα σε οποιαδήποτε μονάδα του τα χρειαστεί. Με τον τρόπο αυτό, επιτυγχάνεται μία λογική ενοποίηση των διαδικασιών μεταξύ των τμημάτων της επιχείρησης. Επιπλέον στόχος του ERP είναι να παρέχει στοιχεία και πληροφορίες σε αυτούς που παίρνουν αποφάσεις για τις κινήσεις της εταιρείας. Βοηθώντας την επιχείρηση στην λήψη σωστότερων αποφάσεων με αποτέλεσμα να γίνει πιο ανταγωνιστική Χαρακτηριστικά & δομή συστημάτων ERP α. Χαρακτηριστικά των συστημάτων ERP H επένδυση για την εισαγωγή πληροφοριακού συστήματος είναι μεγάλη. Τα περισσότερα συστήματα ΕRP είναι από τη φύση τους γενικής εφαρμογής. Σε μεγάλο βαθμό προτείνουν διαδικασίες που απορρέουν από τεχνογνωσία των επιχειρήσεων στις οποίες έχει εγκατασταθεί. Οι πωλητές συστημάτων ERP, μέσω των υποδειγματικών πρακτικών που είναι ενσωματωμένες στα συστήματά τους (best practice templates), επιβάλλουν διαδικασίες σε πελάτες και προμηθευτές σε πανευρωπαϊκή και παγκόσμια κλίμακα (εναρμονισμένες 9

14 διαδικασίες, μία βάση πληροφοριών). Η εφαρμογή των συστημάτων ERP είναι αποτέλεσμα συμβιβασμού μεταξύ του τρόπου που η επιχείρηση επιθυμεί να λειτουργήσει και του τρόπου που το σύστημα της επιτρέπει να λειτουργήσει. Η υλοποίηση των συστημάτων επιβάλλει αλλαγές σε όλη την εταιρία και απαιτεί μεγάλες επενδύσεις σε λογισμικό, εξοπλισμό, κόστος άμεσης υλοποίησης και εκπαίδευσης χρηστών. Η εισαγωγή του ERP αποτελεί ευκαιρία για ριζικό ανασχεδιασμό ήδη υφιστάμενων αναποτελεσματικών διαδικασιών. Αλλαγές μετά την εφαρμογή του συστήματος δεν είναι συνήθως επιθυμητές. Η υλοποίηση των συστημάτων ΕRΡ απαιτεί τη συμμετοχή ειδικών σε θέματα ERP και διοίκησης. Το κόστος του ανασχεδιασμού είναι συνήθως πολύ υψηλό και για το λόγο αυτό οι διοικήσεις το αποφεύγουν. Τα συστήματα ERP πρέπει να βασίζονται σε απολύτως ακριβή στοιχεία. Λόγω της ενοποιημένης λογικής τους εάν κάποιος εισάγει λανθασμένα στοιχεία, αυτά μεταδίδονται σε όλη την επιχείρηση με αλληλουχία. Αποτελεί προτεραιότητα η εκπαίδευση των χρηστών ως προς την ακεραιότητα και ακρίβεια των στοιχείων. Το περιβάλλον εργασίας των σύγχρονων συστημάτων ERP είναι πολύ κοντά στο περιβάλλον των windows και επομένως δεν παρουσιάζει ιδιαίτερη δυσκολία για τους χρήστες που είναι εξοικειωμένοι σε παραθυρικές εφαρμογές. β. Δομή Λογιστική Διαχείριση Η εφαρμογή παρέχει στο χρήστη τη δυνατότητα πλήρους αυτοματοποιημένης δημιουργίας λογιστικών εγγράφων, μέσω του ενσωματωμένου κωδικοποιημένου 10

15 λογιστικού σχεδίου, με άντληση στοιχείων από την καταχώριση των πρωτογενών εμπορικών πράξεων. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει να παρακολουθεί τη λογιστική εγγραφή στη γέννησή της ή όχι. Η αναλυτική λογιστική ενημερώνεται αυτόματα και παράλληλα με την ενημέρωση της γενικής λογιστικής. Στην πρώτη είναι δυνατή η παρακολούθηση πολλών μοντέλων επιμερισμού των εσόδων και των εξόδων, ενώ παρέχεται η δυνατότητα κατάρτισης Φύλλου Μερισμού Εξόδων αμφίδρομα τόσο από τη γενική όσο και από την αναλυτική λογιστική. Επιπρόσθετα υποστηρίζεται η παρακολούθηση των δεδομένων της λογιστικής και σε άλλο ξεχωριστό λογιστικό σχέδιο, διευκολύνοντας τις εταιρείες που είναι υποχρεωμένες να συντάσσουν οικονομικές καταστάσεις και με βάση άλλα λογιστικά σχέδια. Παρ όλα αυτά, δεν είναι εφικτή η αυτόματη δημιουργία οικονομικών καταστάσεων, όπως Ισολογισμού, Αποτελεσμάτων Χρήσης και Γενικής Εκμετάλλευσης. Η εφαρμογή πρέπει να είναι εξοπλισμένη με πλήρη σειρά εκτυπώσεων ελέγχου λογιστικής (ισοζύγια,καθολικά κ.λ.π.). Χρηματοοικονομική Διαχείριση Από την εφαρμογή της χρηματοοικονομικής διαχείρισης ο χρήστης θα πρέπει να μπορεί να παρακολουθεί και να διαχειρίζεται εύκολα τράπεζες, πάγια, αξιόγραφα, υποκαταστήματα, προϋπολογισμούς και την καθημερινή ρευστότητα της επιχείρησης. Η παρακολούθηση των προϋπολογισμών να γίνεται μέσα από τις αναφορές αποκλίσεων των προϋπολογιστικών δεδομένων με τα απολογιστικά. Οι προϋπολογισμοί των στοιχείων θα πρέπει να μπορούν είτε να εισαχθούν απευθείας από τον χρήστη είτε να δημιουργηθούν με διαδικασίες προβλέψεων μέσα από την εφαρμογή. 11

16 Διαχείριση συναλλασσόμενων Για τη διαχείριση των συναλλασσομένων, είτε πελατών είτε προμηθευτών, ο χρήστης θα πρέπει να βρει στη εφαρμογή όλη την αναγκαία πληροφόρηση σχετικά με βασικά τους στοιχεία, καθώς και τη δυνατότητα να παραμετροποιεί τα δεδομένα ανάλογα με απαιτήσεις αναφορών που έχει. Ο χρήστης να μπορεί να αντλεί και να συγκρίνει στοιχεία για τους συναλλασσόμενους για οποιαδήποτε προγενέστερη χρήση έχει δεδομένα για αυτούς. Η εφαρμογή θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα τήρησης διάφορων τιμολογιακών πολιτικών βάσει κανόνων που θέτει ο χρήστης αλλά και προτεραιοτήτων ανάλογα με τον πελάτη σε περίπτωση, για παράδειγμα, κατά την οποία το υπόλοιπο είδους δεν επαρκεί για να καλύψει τη ζήτηση παραπάνω του ενός πελατών. Στην τιμολογιακή πολιτική ο χρήστης να μπορεί να εισάγει κανόνες όχι μόνο σε τιμές αλλά και σε εκπτώσεις, σε δώρα, καθώς και τη χρονική διάρκεια αυτών. Η τιμολογιακή πολιτική στην οποία εντάσσεται κάθε πελάτης αντλείται και κατά τη διάρκεια της τιμολόγησης καθιστώντας τη μια εύκολη και απλή διαδικασία. Διαχείριση αποθεμάτων Στη διαχείριση αποθεμάτων θα πρέπει να παρέχονται από τη εφαρμογή οι παρακάτω δυνατότητες: Παρακολούθηση ειδών Χρονική ενηλικίωση υπολοίπων αποθεμάτων Παρακολούθηση αποθηκευτικών χώρων Παρακολούθηση παρτίδων Αποτίμηση αποθεμάτων 12

17 Εναλλακτικοί προμηθευτές ανά είδος Κοστολόγηση εισαγωγών και εξαγωγών Επιπρόσθετα η εφαρμογή να επιτρέπει τη τήρηση του ορίου ασφαλείας (safety stock) ανά είδος με επιπρόσθετες δυνατότητες ενεργειών, όπως αυτόματη ενημέρωση και δημιουργία αναπαραγγελίας σε περίπτωση μείωσης του υπολοίπου ενός ή περισσοτέρων αποθεμάτων πέραν του ορίου ασφαλείας, έτσι ώστε αν κατά τη διάρκεια τιμολογήσεων παραγγελιών πελατών το υπόλοιπο κάποιων ειδών μειωθεί κάτω από το όριο ασφαλείας, το πρόγραμμα να κρατήσει στη μνήμη τις μειώσεις και στο τέλος της ημέρας θα ενημερώσει το χρήστη. Διαχείριση παραγωγής Στη διαχείριση παραγωγής ο χρήστης να μπορεί να τηρεί προδιαγραφές ειδών μέσω συνταγολογίων στα οποία προδιαγράφονται τα επιμέρους συστατικά του κάθε είδους. Οι τεχνικές προδιαγραφές των ειδών να είναι ευέλικτες και να μπορούν να είναι διαφορετικές σε κάθε ίδιο είδος, ανάλογα με τις διαφορετικές απαιτήσεις του κάθε πελάτη αλλά και με τη συγκεκριμένη περίοδο ισχύος. Επιπρόσθετα το συνταγολόγιο να μπορεί αυτόματα να μετατραπεί και σε εντολή παραγωγής, ενώ ο χρήστης να μπορεί να ορίσει τα κέντρα κόστους στα οποία αφορά η κάθε προδιαγραφή για ορθότερη κοστολογική απεικόνιση τόσο εσωλογιστικά όσο και εξωλογιστικά. Η εφαρμογή επιτρέπει την παρακολούθηση των διαφόρων φάσεων παραγωγής, όπως και τη διαχείριση των εντολών παραγωγής. 13

18 1.4. Πλεονεκτήματα, περιορισμοί και προβλήματα του ERP συστήματος 4 α. Πλεονεκτήματα Πλήρης εικόνα των οικονομικών στοιχείων Τα χρηματοοικονομικά δεδομένα και οι σχετικές πληροφορίες μπαίνουν στο σύστημα από όλα τα τμήματα της επιχείρησης. Τα δεδομένα αυτά συγκεντρώνονται και διαχειρίζονται σαν μια ξεχωριστή ενιαία μονάδα και δίνουν άμεσα πληροφορίες στους χρήστες που έχουν δυνατότητα πρόσβασης σε τέτοιου είδους πληροφορίες. Είναι ανεκτίμητο εργαλείο πληροφόρησης και βοήθημα στην λήψη αποφάσεων για τα στελέχη και τον επιχειρηματία.( R. O. I., προϋπολογισμοί, προμηθευτές, πελάτες κ.λ.π.) Οργάνωση στις διαδικασίες και λειτουργίες Το ERP σύστημα είναι ο σκελετός λειτουργίας της επιχείρησης και βασίζεται στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών και λειτουργιών. Οι διαδικασίες απλοποιούνται, γίνονται επίσημες, είναι ξεκάθαρες και σταθερές για κάθε τμήμα της επιχείρησης και για κάθε στέλεχος. Με αυτό τον τρόπο, οι πληροφορίες για την κατάσταση των παραγγελιών, της αποθήκης είναι άμεσες και προσβάσιμες από τους χρήστες μεγιστοποιώντας την ποιότητα εξυπηρέτησης προς τους πελάτες. 4 Δημητριάδης Αντώνης, Διοίκηση Διαχείριση Πληροφοριακών Συστημάτων (M.I.S. Management Information Systems), Εκδόσεις Νέων Τεχνολογιών, Ανατυπ , Αθήνα

19 Οργάνωση και διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού Η οργάνωση και η αυτοματοποίηση των διαδικασιών, η άμεση και εύστοχη παροχή πληροφοριών είναι βασικά θεμέλια για την αποτελεσματικότερη επικοινωνία και συνεννόηση ανάμεσα σε όλα τα στελέχη μιας εταιρίας. Ιδιαίτερα μεγάλη είναι η ανάγκη χρήσης ολοκληρωμένων πληροφορικών συστημάτων σε επιχειρήσεις που διατηρούν μεγάλο αριθμό τμημάτων και στελεχών καθώς και επιχειρήσεις που έχουν τμήματα σε διαφορετικά γεωγραφικά σημεία. β. Περιορισμοί ως προς τα δίκτυα εφοδιασμού 5 ο σχεδιασμός (design) των δικτύων εφοδιασμού αποτελεί κρίσιμη ικανότητα που πρέπει να διαθέτει μία επιχείρηση, σε αντίθεση με το συντονισμό των φορέων του δικτύου. Ο σχεδιασμός ενός δικτύου εφοδιασμού δεν αναφέρεται μόνον στο καθορισμό των ζωνών της αγοράς, την επιλογή των θέσεων που θα γίνει η προμήθεια, η παραγωγή και η διανομή και τον καταμερισμό των ομάδων προϊόντων στις διαφορετικές θέσεις, αλλά και διαδικασίες επιλογών ανάθεσης δραστηριοτήτων σε τρίτους ή εσωτερικής παραγωγής, της σύναψης συνεργασιών και των κατάλληλων μορφών. Δηλαδή, ο σχεδιασμός ενός δικτύου εφοδιασμού είναι μία δυναμική διεργασία όπου φορείς ανταλλάσσουν προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνογνωσία, η δε σύνθεσή του παραμένει ρευστή για να αντιμετωπίζει καλύτερα τις εκάστοτε ανάγκες της αγοράς. Ένα μονολιθικό παγκόσμιο σύστημα ERP (του οποίου η υλοποίηση μπορεί να διαρκέσει 10 χρόνια) δεν μπορεί να υποστηρίξει ένα δυναμικό δίκτυο εφοδιασμού όπου φορείς συνεχώς εισέρχονται και αποχωρούν. Τα συστήματα ΕRP δεν είναι ευέλικτα. Οι σημερινές επιχειρήσεις πρέπει να εφαρμόζουν διαδικασίες διαρκούς βελτίωσης. Οι βελτιώσεις πρέπει να υποστηρίζονται από το πληροφοριακό σύστημα. Οι απαιτούμενες προσαρμογές 5 15

20 είναι χρονοβόρες και δαπανηρές από τη στιγμή που ένα σύστημα ERP έχει μπει σε λειτουργία. Για παράδειγμα, σε πολλές επιχειρήσεις, πρωτοβουλίες JIT (Just- In-Time), Kanban και μείωσης χρόνων εκκίνησης παραγωγικής διαδικασίας παρεμποδίζονται μετά την εισαγωγή των συστημάτων. Το κόστος και η χρονική διάρκεια των εφαρμογών επιβάλλει τη χρήση κατά κλάδο υποδειγματικών πρακτικών. Σε πολλές περιπτώσεις, όμως, η χρήση τυποποιημένων πρακτικών μπορεί να σημαίνει εγκατάλειψη μίας διαδικασίας η οποία αποτελούσε συγκριτικό πλεονέκτημα για την επιχείρηση. Από την άλλη πλευρά, οι συνήθεις διαδικασίες υλοποίησης, επιτρέπουν ελάχιστη συνεργασία και παροχή συμβουλών από τους χρήστες με αποτέλεσμα η εμπλοκή τους να περιορίζεται σε εκπαίδευση πάνω στο σύστημα. Τα σημερινά συστήματα ERP είναι συστήματα διαχείρισης συναλλαγών και δεν διαθέτουν λειτουργικότητα για υποστήριξη σύνθετων αποφάσεων. Για παράδειγμα, ένα σύστημα μπορεί να απαντήσει αμέσως σε αιτήματα πελατών για τη διαθεσιμότητα ενός προϊόντος και να καθορίσει τον καλύτερο τρόπο πώλησης. Τα σημερινά συστήματα δεν μπορούν άμεσα να βοηθήσουν έναν πωλητή να αποφασίσει κατά πόσον είναι οικονομικά συμφέρουσα η κατανομή διαθέσιμης δυναμικότητας του δικτύου εφοδιασμού σε ένα πελάτη. Σε επίπεδο δικτύων εφοδιασμού απαιτείται αυξημένη ζήτηση για αρχιτεκτονικές που βοηθούν στη συνεργατική λήψη αποφάσεων από τους φορείς του δικτύου. Τα σημερινά συστήματα λογισμικού διαθέτουν μία ολοκληρωμένη αρχιτεκτονική που καλύπτει τις περισσότερες συναλλαγές των τμημάτων προμηθειών, παραγωγής, πωλήσεων, διανομής κ.λπ. Τυπικά ενοποιούν και τυποποιούν τη διαδικασία συναλλαγών μεταξύ διαφορετικών τμημάτων που μπορεί να καλύπτουν διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές αντικαθιστώντας πλήθος διασπαρμένων, τοπικών συστημάτων (legacy systems). Η νέα πρόκληση είναι η δημιουργία αρχιτεκτονικής που θα βελτιώσει την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ όλων των συντελεστών της αλυσίδας εφοδιασμού και θα μειώσει την εξάρτηση 16

21 από το σύστημα του ισχυρότερου συντελεστή της αλυσίδας. Μια γενική παρατήρηση που προκύπτει από τις εμπειρίες στελεχών που εργάζονται με ένα από τα πιο διαδεδομένα συστήματα είναι ότι οι ανάγκες σε αναφορές (reporting) δεν καλύπτονται από ένα σύστημα ERP και χρειάζεται αρκετή παραμετροποίηση προς την κατεύθυνση αυτή, η οποία δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί από τους χρήστες. Με τα παλαιά συστήματα, οι χρήστες μπορούσαν να σχεδιάσουν διαμορφωμένες εκτυπώσεις (customized reports). Είναι σύνηθες σε κάθε εφαρμογή ενός ERP να ζητούνται πλήθος τέτοιων αναφορών οι οποίες αποτελούν επιπλέον κόστος για την εταιρία. Γενικά, είναι σκόπιμο οι ανάγκες σε αναφορές (reporting) να έχουν προσδιορισθεί με σαφήνεια κατά το στάδιο της προετοιμασίας, έτσι ώστε η αντίστοιχη παραμετροποίηση να πραγματοποιηθεί κατά το στάδιο της εγκατάστασηςεφαρμογής του συστήματος από την εταιρία που έχει αναλάβει το έργο, είτε από το τμήμα μηχανογράφησης της εταιρίας, όταν αυτή πλέον λειτουργεί παραγωγικά. Η δυνατότητα άμεσης δημιουργίας των δεικτών απόδοσης εξαρτάται από πλήθος παραγόντων, εάν ζητούνται απλά στοιχεία προμηθειών με την πλαισίωση μερικών διαμορφωμένων αναφορών η δυνατότητα είναι άμεση. Αντίθετα, εάν ζητείται πλήθος στοιχείων που έχουν σχέση με άλλα τμήματα, όπως παραγωγή / ανθρώπινοι πόροι, δεν είναι εύκολο να εξαχθούν οι δείκτες. γ. Προβλήματα των συστημάτων ERP α. Λανθασμένη επιλογή συστήματος Οι επιχειρήσεις δεν επιλέγουν πάντοτε ένα σύστημα που ταιριάζει στο μοντέλο λειτουργίας και τη στρατηγική τους. Μερικές φορές αγοράζουν συστήματα που άλλοι έχουν προδιαγράψει για αυτούς, άλλες φορές υιοθετούν σύστημα που 17

22 χρησιμοποιείται από το μητρικό οργανισμό και άλλες φορές το σύστημα ενός συνεργαζόμενου οργανισμού. Συμβαίνει τα υιοθετούμενα με αυτό τον τρόπο να μην είναι κατάλληλα για το μοντέλο λειτουργίας της επιχείρησης. Ανάλογα με τον τύπο παραγωγής απαιτούνται διαφορετικά χαρακτηριστικά ΕRP, π.χ. στην κατά παρτίδες παραγωγή απαιτείται λεπτομερής παρακολούθηση κάθε εργασίας, χαρακτηριστικό το οποίο επηρεάζει αρνητικά την παραγωγικότητα στη συνεχή ή επαναληπτική παραγωγή. Ένας τύπος συστήματος μπορεί να είναι κατάλληλος για την πλειονότητα των μονάδων μίας μεγάλης επιχείρησης αλλά ακατάλληλος για μεμονωμένες εγκαταστάσεις που διαφέρουν σημαντικά. β. Επίλυση κοινών προβλημάτων Οι κεντρικές ομάδες ERP συχνά δεν ασχολούνται με την πρόσθετη προσπάθεια για προσαρμογή του συστήματος μίας μεμονωμένης εγκατάστασης διότι είναι επιφορτισμένες με τη διόρθωση των κοινών προβλημάτων όλων των εγκαταστάσεων. Αποτέλεσμα είναι να χρησιμοποιούνται άτυπα χειρογραφικά πληροφοριακά συστήματα. γ. Ακαμψία στη διαδικασία υλοποίησης Για να αντιμετωπίσουν το υψηλό κόστος και την πολυπλοκότητα, οι πωλητές των συστημάτων έχουν αναπτύξει προκαθορισμένες παραμέτρους λογισμικού που βασίζονται σε υποδειγματικές πρακτικές ανάλογα με το είδος της βιομηχανίας. Οι ενσωματωμένες υποδειγματικές πρακτικές στα συστήματα μπορεί να βασίζονται σε μεθόδους περασμένων δεκαετιών και να μην προβλέπουν τις μελλοντικές ανάγκες των διαρκώς εξελισσόμενων οργανισμών. Η προσέγγιση αυτή αυξάνει την πολυπλοκότητα της υλοποίησης διότι προσθέτει ακαμψία στη διαδικασία υλοποίησης με αποτέλεσμα καθυστερήσεις και αποτυχία. Επίσης, η αυστηρή πειθαρχία και τάξη που επιβάλλουν τα συστήματα ERP είναι δυνατόν να 18

23 εμποδίζουν τους νεωτερισμούς και τη δημιουργικότητα. δ. Το ERP δεν αντιμετωπίζεται ως ριζικό μέσο ανασχεδιασμού Οι επιχειρήσεις δεν αντιμετωπίζουν την εισαγωγή των ERP ως ευκαιρία για ριζικό ανασχεδιασμό υφιστάμενων αναποτελεσματικών διαδικασιών με αποτέλεσμα αυτές να διαιωνίζονται στο νέο σύστημα. Επίσης, οι διοικήσεις των επιχειρήσεων μετά από την έγκριση της δαπάνης για την απόκτηση του συστήματος αφήνουν τους τεχνικούς πληροφορικής να αναλάβουν την εγκατάσταση. ε. Έλλειψη εκπαιδευμένων στελεχών Ελλείψεις σε εκπαιδευμένα στελέχη σε θέματα ERP και οι δραματικές αλλαγές από την εισαγωγή του συστήματος αποτελούν κρίσιμους παράγοντες για την υλοποίησή τους. Η υλοποίηση απαιτεί συνδυασμό διοικητικών γνώσεων και γνώσεων σε θέματα ERP. Οι μεγάλες ελλείψεις και οι υψηλές αμοιβές σπρώχνουν τα εκπαιδευμένα στελέχη έξω από την επιχείρηση που υλοποιεί το σύστημα. Από την άλλη πλευρά, οι εξωτερικοί ειδικοί σε θέματα ERP μπορεί να είναι γνώστες της πληροφορικής αλλά συχνά δεν γνωρίζουν το αντικείμενο της επιχείρησης με αποτέλεσμα να μην αξιοποιούνται οι ευκαιρίες για βελτίωση διαδικασιών που ανοίγονται κατά την περίοδο προετοιμασίας του νέου συστήματος. στ. Προβλήματα χρηστών Συχνά, η εκπαίδευση των χρηστών επικεντρώνεται στη χρήση του συστήματος χωρίς να εξηγούνται οι λόγοι για τους οποίους χρησιμοποιούνται τα νέα συστήματα. Προβλήματα προστίθενται από το χαμηλό επίπεδο μόρφωσης, την ανεπαρκή τεκμηρίωση και τη σύγχυση από τις συχνές αποχωρήσεις του προσωπικού. Επίσης λόγω μεγάλης επένδυσης για να αποδώσουν τα 19

24 συστήματα ERP προϋποθέτουν μεγάλους αριθμούς χρηστών και μεγάλο βαθμό επαναλαμβανόμενων εργασιών Βασικοί λόγοι για την εγκατάσταση ενός ERP 6 Η επίλυση υπαρχόντων προβλημάτων. Όσον αφορά στον πρώτο λόγο, πολλές ήταν οι επιχειρήσεις που αποφάσισαν να εγκαταστήσουν συστήματα ERP για να επιλύσουν το πρόβλημα του 2000, ενώ άλλες προχωρούν στο ERP για να επιλύσουν τα προβλήματα από τα ετερογενή συστήματα (λογισμικού και hardware) τα οποία η επιχείρηση έχει αναπτύξει και εγκαταστήσει κατά το παρελθόν. Η προσπάθεια για βελτίωση των διαδικασιών στην επιχείρηση. Όσον αφορά στο δεύτερο λόγο, πολλές είναι οι επιχειρήσεις που ενδιαφέρονται για τη δυνατότητα που παρέχουν τα συστήματα ERP για άμεση πρόσβαση στην πληροφορία, σε ολόκληρη την επιχείρηση. Η διαθεσιμότητα της πληροφορίας επιτρέπει στην επιχείρηση να περιορίσει το κόστος αποθήκευσης, να μειώσει σημαντικά τους κύκλους εκτέλεσης των διαδικασιών και να παρέχει καλύτερες υπηρεσίες προς τους πελάτες της. Ενσωματώνονται οι οικονομικές πληροφορίες: Δεδομένου ότι τα διευθυντικά στελέχη προσπαθούν να καταλάβουν τη γενική απόδοση της επιχείρησης, μπορούν να βρουν πολλές διαφορετικές εκδόσεις της αλήθειας. Η χρηματοδότηση έχει το δικό της σύνολο αριθμών εισοδημάτων, οι πωλήσεις έχουν μια άλλη έκδοση, και οι διάφορες επιχειρησιακές μονάδες μπορούν να έχουν τη δική τους έκδοση για το 6 20

25 πόσο συνέβαλαν στα εισοδήματα. Το ERP δημιουργεί μια ενιαία έκδοση της αλήθειας. Ενσωματώνονται οι πληροφορίες παραγγελίας πελατών: Το σύστημα ERP μπορεί να γίνει το μέρος όπου η παραγγελία πελατών ζει, από τη στιγμή που ένας αντιπρόσωπος εξυπηρετήσεων πελατών, λαμβάνει την παραγγελία έως ότου η αποθήκη στείλει τα εμπορεύματα, κοστολογήσει και εκδώσει τιμολόγιο. Έχοντας αυτές τις πληροφορίες συγκεντρωμένες σε ένα σύστημα λογισμικού, και όχι διασκορπισμένες σε διαφορετικά συστήματα που δεν μπορούν να επικοινωνήσουν μεταξύ τους, οι επιχειρήσεις μπορούν να παρακολουθήσουν τις παραγγελίες ευκολότερα, και συντονίζουν την κατασκευή, τον κατάλογο και τη προώθηση μεταξύ πολλών διαφορετικών τοποθεσιών συγχρόνως. Τυποποιούνται και επιτυγχάνονται οι διαδικασίες κατασκευής: Οι κατασκευαστικές επιχειρήσεις, ειδικά εκείνες που τείνουν προς τις συγχωνεύσεις και τις αποκτήσεις, συχνά διαπιστώνουν ότι οι πολλαπλάσιες επιχειρησιακές μονάδες σε ολόκληρη την επιχείρηση κάνουν το ίδιο προϊόν χρησιμοποιώντας τις διαφορετικές μεθόδους και τα συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών. Τα συστήματα ERP έρχονται με τις τυποποιημένες μεθόδους για μερικά από τα βήματα μιας διαδικασίας κατασκευής. Η τυποποίηση εκείνων των διαδικασιών και η χρησιμοποίηση ενός ενιαίου, ενσωματωμένου δικτύου ηλεκτρονικών υπολογιστών μπορούν να κερδίσουν χρόνο, να αυξήσουν την παραγωγικότητα και να μειώσουν το ανθρώπινο δυναμικό της εταιρείας. Μείωση καταλόγου: Το ERP βοηθά τη ροή διαδικασίας κατασκευής πιο ομαλά, βελτιώνει τη διαφάνεια της διαδικασίας εκπλήρωσης της παραγγελίας μέσα στην επιχείρηση. Αυτό μπορεί να οδηγήσει στους 21

26 μειωμένους καταλόγους (κατάλογος τρέχουσας εργασίας), βοηθώντας έτσι τους χρήστες να οργανώσουν καλύτερα τις παραδόσεις παραγγελιών στους πελάτες, μειώνοντας τον κατάλογο στις αποθήκες εμπορευμάτων και στα τμήματα αποστολής. Τα συστήματα ERP βελτιώνουν την αλυσίδα ροής ανεφοδιασμού. Τυποποίηση πληροφοριών HR (Human Resources): Ειδικά στις επιχειρήσεις με τις πολλαπλάσιες επιχειρησιακές μονάδες, η HR μπορεί να μην έχει μια ενοποιημένη απλή μέθοδο να παρακολουθήσει τον χρόνο των υπαλλήλων και την επικοινωνία με αυτούς για τα οφέλη και τις υπηρεσίες. Το ERP είναι ικανό να το καθορίσει. Τα τυποποιημένα πακέτα ERP είναι οι γενικές αντιπροσωπεύσεις των τρόπων που μια χαρακτηριστική επιχείρηση εργάζεται. Ενώ τα περισσότερα πακέτα είναι εξαντλητικά περιεκτικά, κάθε βιομηχανία έχει τις ιδιορρυθμίες της που την καθιστούν μοναδική. Τα περισσότερα συστήματα ERP σχεδιάστηκαν για να χρησιμοποιηθούν από τις ιδιαίτερες κατασκευαστικές επιχειρήσεις. Κάθε μια από τις βιομηχανίες αγωνίζεται με τους διαφορετικούς προμηθευτές ERP να τροποποιήσει τα προγράμματα ERP πυρήνων στις ανάγκες τους. Φυσικά, πρέπει να γνωρίζουμε ότι το ERP είναι απλώς το μέσο, η δυνατότητα για την επιχείρηση να βελτιώσει τις λειτουργίες της. Από εκεί και πέρα, χρειάζεται δημιουργική ενσωμάτωση του συστήματος ERP μέσα στην επιχείρηση, ώστε να είναι παραγωγική Μία μικρή επιχείρηση χρειάζεται ERP σύστημα; Οι σύγχρονες μέθοδοι και τακτικές διοίκησης επιβάλλουν στις επιχειρήσεις κάθε μεγέθους να αναζητήσουν τις βέλτιστες πρακτικές, προκειμένου να είναι σε θέση να αντεπεξέλθουν τόσο στον εξαιρετικά απαιτητικό ανταγωνισμό όσο και στις 22

27 συνεχώς αυξανόμενες απαιτήσεις των καταναλωτών. Με τη χρήση ERP εφαρμογών, ακόμα και οι μικρές επιχειρήσεις επιτυγχάνουν την ολοκληρωμένη και απόλυτα προγραμματιζόμενη αξιοποίηση των πόρων τους, έχοντας πλήρη εικόνα για τους συναλλασσομένους με την επιχείρηση, το ανθρώπινο δυναμικό τους, τα αποθέματα των ειδών, των μηχανών, των αποθηκευτικών χώρων κ.λπ. Όλα αυτά έχουν ως αποτέλεσμα μία επιχείρηση να λειτουργεί οικονομικά οφέλη και με ταυτόχρονα απόλυτη αξιοπιστία σε θέματα παροχής υπηρεσιών. Παράλληλα, και αυτό αποτελεί ένα βασικό χαρακτηριστικό των ERP συστημάτων, θα μπορεί να έχει πρόσβαση σε όλο τον όγκο των πρωτογενών εγγραφών προκειμένου να αντλήσει οποιαδήποτε πληροφόρηση επιθυμεί και να την επεξεργαστεί σε συνδυασμό και με άλλες πηγές δεδομένων, τεχνικές που χρησιμοποιούνται από μεγάλες επιχειρήσεις για στήριξη επιχειρηματικών αποφάσεων. Τέλος, το ERP αποτελεί απαραίτητο εργαλείο για τις μικρές επιχειρήσεις δεδομένης της μεγάλης προοπτικής που δημιουργείται μέσω του Internet. Την τάση αυτή ενισχύει ακόμα περισσότερο το γεγονός ότι πολλές από τις υποχρεώσεις των επιχειρήσεων έχουν μηχανογραφηθεί από τους αντίστοιχους δημόσιους φορείς, λ.χ. πληρωμή ΦΠΑ (Φόρος Προστιθέμενης Αξίας), ΑΠΔ (Αναλυτική Περιοδική Δήλωση) κ.λπ Ποια είναι η κατάλληλη στιγμή για τη λειτουργία του συστήματος; Οι περισσότερες εγκαταστάσεις ERP περιλαμβάνουν χρηματοοικονομική διαχείριση. Συνεπώς, μία καλή ημερομηνία για να ξεκινήσει κάποιος τη λειτουργία ενός συστήματος είναι στην αρχή της λογιστικής περιόδου ή στις αρχές των 23

28 τριμήνων. Φυσικά, από τα ERP συστήματα δεν τίθενται τεχνικοί περιορισμοί και η έναρξη λειτουργίας τους μπορεί να γίνει οποιαδήποτε χρονική στιγμή Σωστή επιλογή ενός πληροφοριακού συστήματος ERP Τα κριτήρια που ενισχύουν την ανάγκη επιλογής σωστών συστημάτων ERP είναι τα εξής: Παρακολούθηση των επιχειρηματικών διαδικασιών και όχι μόνο απλή αποθήκευση των δεδομένων της επιχείρησης. Αυτό βέβαια προϋποθέτει τουλάχιστον τη διαχείριση των βασικών υποσυστημάτων της εμπορικής και οικονομικής διαχείρισης και της διαχείρισης παραγωγής μέσα από ένα ενιαίο πληροφοριακό σύστημα. Επειδή οι ανάγκες των επιχειρήσεων είναι πολλές και δυναμικά μεταβαλλόμενες, ένα σύστημα ERP οφείλει να προσαρμόζεται σε αυτές μέσα από την κατάλληλη παραμετροποίηση (Customization). Το ERP πρέπει να έχει τη δυνατότητα ολοκλήρωσης (Integration) ώστε να εξασφαλισθεί η συνεργασία του με άλλα εξειδικευμένα πληροφοριακά συστήματα που χρησιμοποιεί η εταιρεία. Το κριτήριο που πρέπει να απασχολεί τις επιχειρήσεις κατά την επιλογή ενός πληροφοριακού συστήματος είναι το υποσύστημα ασφάλειας (Security) που διαθέτει. Με τη χρήση διαφορετικών δικαιωμάτων και ελέγχων πρόσβασης ανά χρήστη αποφεύγονται η ανεξέλεγκτη πραγματοποίηση εργασιών και η άντληση πληροφοριών από το σύστημα. Τέλος, σημαντική είναι η αξιοποίηση στο ERP σύγχρονων και δοκιμασμένων τεχνολογιών που ωφελούν την επιχείρηση εξασφαλίζοντας υψηλό βαθμό διασυνδεσιμότητας και φιλικότητα στο πληροφοριακό σύστημα. Τέτοιο παράδειγμα αποτελεί η πραγματοποίηση συναλλαγών μέσα από το Internet ή ασύρματα μέσω κινητού και υπολογιστών χειρός. 24

29 Μεγάλη σημασία έχουν επίσης η εταιρεία που κατασκευάζει το προϊόν και ο τρόπος με τον οποίο αυτή υποστηρίζει την τελική λύση. Σε αυτό το πλαίσιο ο υποψήφιος αγοραστής πρέπει να προσέξει και τα ακόλουθα: Κατά αρχάς το ποιος είναι ο κατασκευαστής και αν πρόκειται για μια καταξιωμένη εταιρεία στο συγκεκριμένο χώρο ή όχι, το όνομα που έχει στην αγορά. Ο αριθμός και το είδος εγκαταστάσεων ERP που έχει η κατασκευάστρια εταιρεία στην ελληνική αγορά. Το μεγάλο και σοβαρό πελατολόγιο φανερώνει την εμπιστοσύνη της αγοράς στη συγκεκριμένη εταιρεία, ενώ παράλληλα αποτελεί εγγύηση για τη αξιοπιστία των προσφερόμενων λύσεων. Η ύπαρξη πανελλαδικού δικτύου αντιπροσώπων που είναι «κοντά» στον πελάτη και εξασφαλίζουν τη σωστή εγκατάσταση και την απρόσκοπτη λειτουργία. Η δυνατότητα που παρέχει ο κατασκευαστής του ERP για τη αναβάθμισή του, ώστε να καλύψει τις διαρκώς αυξανόμενες ανάγκες μιας επιχείρησης. Αυτό μπορεί να γίνει με πολλούς τρόπους, όπως με την προσθήκη επιπλέον ενοτήτων (Modules) λειτουργικότητας, μέσω παραμετροποίησης (Customization), με τη διασύνδεση με άλλες εξειδικευμένες εφαρμογές ή ακόμη και με τη μετάβαση σε ένα «μεγαλύτερο» σύστημα ERP του ίδιου κατασκευαστή. Η επιχείρηση πρέπει να νιώθει ότι το πληροφοριακό σύστημα ERP που επέλεξε μπορεί να «μεγαλώνει» καθώς η ίδια αναπτύσσεται. Ο αγοραστής πρέπει να είναι ενήμερος για τις διαδικασίες υποστήριξης που παρέχει ο κατασκευαστής ή ο αντιπρόσωπος. Η νέα τεχνολογία πρέπει να εφαρμόζεται στον πελάτη μόνο όταν δίνει συγκεκριμένο όφελος και είναι ώριμη. Τέλος πρέπει να επισημάνουμε την έντονα ανταγωνιστική αγορά στην οποία ζουν οι επιχειρήσεις. Έτσι λοιπόν για να επιβιώσουν και να αναπτυχθούν πρέπει καθημερινά να κάνουν την αυτοκριτική τους και να βελτιώνονται. Πρέπει να 25

30 ελέγχουν καλύτερα τις επιχειρησιακές διαδικασίες και να διαχειρίζονται καλύτερα τους επιχειρησιακούς τους πόρους Ευελιξία και προσαρμοστικότητα στις αλλαγές: Βασικό κριτήριο για ένα σύγχρονο πακέτο Ένα από τα βασικά επίσης κριτήρια ενός πακέτου ERP είναι πόσο ευέλικτο και δυναμικό είναι στις αλλαγές. Δεν θα πρέπει να ξεχνάμε ότι οι σημερινές επιχειρήσεις λειτουργούν σε ένα υπέρ-ανταγωνιστικό και διαρκώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον. Η δυνατότητα ευελιξίας των επιχειρήσεων στις καθημερινές αλλαγές είναι ζωτικής σημασίας για αυτές και καθορίζουν την επιτυχή τους πορεία στην αγορά τόσο σε τοπικό όσο και σε παγκόσμιο επίπεδο. H ελληνική αγορά είναι πλέον απαιτητική στις επιλογές της για πακέτα εφαρμογών γενικώς. Αισθάνεται τον έντονο ανταγωνισμό και έχει συνειδητοποιήσει την αναγκαιότητα της σωστής οργάνωσης ως μέσου προς την επιτυχία. Το σύνολο των αναλυτών εκτιμά ότι το κόστος αγοράς και ο χρόνος εγκατάστασης που απαιτείται για τα πακέτα ERP είναι πολύ περισσότερος από ό,τι στα συμβατικά πακέτα της προηγούμενης γενιάς, γεγονός που πρέπει να λάβουν σοβαρά υπόψη τους οι υποψήφιοι αγοραστές των συστημάτων αυτών Κόστος ERP Το κόστος για την υλοποίηση ενός έργου εγκατάστασης ERP συστήματος σε μια εταιρία αφορά δύο κυρίως μέρη: Το κόστος αγοράς του λογισμικού και των υπολογιστικών συστημάτων, που περιέχουν και τα πιθανά κόστη τηλεπικοινωνιών. 26

31 Το κόστος των υπηρεσιών ανάλυσης, ανάπτυξης, εγκατάστασης και εκπαίδευσης των χρηστών του συστήματος. Η λειτουργικότητα ενός ERP συστήματος δεν παρέχεται από το τυποποιημένο πακέτο, όπως γίνεται με άλλου είδους εφαρμογές όπως για παράδειγμα εφαρμογές γραφείου. Αντίθετα, για να γίνει πλήρης χρησιμοποίηση των δυνατοτήτων του συστήματος, το σύστημα απαιτεί άριστα εκπαιδευμένους χρήστες και την δημιουργία από τα πρώτα στάδια του έργου των απαραίτητων διαδικασιών που με διαδοχικά στάδια καταλήγουν στην ολοκλήρωση του Έργου. Πρέπει επίσης, να έχουν προβλεφθεί ασφαλιστικές δικλείδες αλλά και πιθανά προβλήματα ή καθυστερήσεις που μπορεί να προκύψουν στην εξέλιξη του έργου και τρόποι αντιμετώπισής τους. Είναι λοιπόν σαφές ότι εκτός από την μελέτη και την επιλογή του καταλληλότερου ERP συστήματος η διοίκηση της εταιρίας η οποία αποφασίζει την εγκατάσταση ενός Πληροφοριακού συστήματος ERP, θα πρέπει καθ όλη την διάρκεια του Έργου να στηρίζει με την στάση της την επιλογή της και να παρέχει όλους τους απαραίτητους πόρους για την εξέλιξη του έργου. Το καθαρό χρηματικό κόστος αποτελεί συνάρτηση των υποενοτήτων του λογισμικού, του αριθμού των χρηστών (licenses) και του χρόνου που απαιτείται για την πλήρη λειτουργία του συστήματος. Κατά την εκτίμηση του κόστους εγκατάστασης ενός συστήματος ERP θα πρέπει η επιχείρηση να αναρωτηθεί για τα παρακάτω. 27

32 Ποιες είναι οι κρυμμένες δαπάνες του ERP; 7 Ορισμένες δαπάνες των ERP αγνοούνται ή υποτιμόνται από άλλες. Μερικές από αυτές είναι οι ακόλουθες : Κατάρτιση Οι δαπάνες κατάρτισης είναι υψηλές επειδή οι εργαζόμενοι δεν γνωρίζουν το νέο σύνολο διαδικασιών και τους ιδιαίτερους τρόπους με τους οποίους πρέπει να εργάζονται, γι αυτό οι επιχειρήσεις είναι αναγκασμένες να μισθώνουν απαραίτητο προσωπικό για την εκπαίδευση των εργαζομένων τους. Αυτό θα βοηθήσει τους εργαζόμενους να κατανοήσουν το πώς εργάζονται αυτή τη στιγμή και πώς εργάζονταν προτού να έρθει το ERP. Ολοκλήρωση και δοκιμή Ορισμένες επιχειρήσεις επιχειρούν να συνδέσουν κάποιες πρόσθετες εφαρμογές (από την αλυσίδα ηλεκτρονικού εμπορίου και ανεφοδιασμού έως και τον φορολογικό υπολογισμό επί των πωλήσεων και κωδικοποίηση φραγμών) με το ολοκληρωμένο ERP σύστημα. Μετά από την ολοκλήρωση των συνδέσεων οι εφαρμογές αυτές δοκιμάζονται για να ελεγχθούν αν λειτουργούν με τον επιθυμητό τρόπο. Η εξεταστική αυτή ολοκλήρωση αποτελεί συχνά ένα υποτιμημένο κόστος. Προσαρμογή Η πραγματική προσαρμογή του ίδιου του λογισμικού ERP είναι δαπανηρή κάτω από συγκεκριμένες παραμέτρους. Αυτό συμβαίνει όταν το λογισμικό του ERP δεν μπορεί να χειριστεί μια από τις επιχειρησιακές διαδικασίες και αποφασίζεται η μετατροπή του λογισμικού βάσει των αναγκών της επιχείρησης. Τα αποτελέσματα όμως θα είναι αρνητικά, οι προσαρμογές μπορεί να έχουν 7 28

33 επιπτώσεις σε κάθε ενότητα του συστήματος ERP επειδή συνδέονται στενά μεταξύ τους. Η αναβάθμιση της εφαρμογής ERP καθίσταται δύσκολη επειδή θα πρέπει να γίνει προσαρμογή ξανά στη νέα έκδοση. Ο προμηθευτής δεν επρόκειτο να σας υποστηρίξει στο σημείο αυτό. Η διαδικασία αναβάθμισης δεν αναλαμβάνεται από τους προμηθευτές αλλά διεκπαιρεώνεται από ειδικευμένα στελέχη της επιχείρησης. Μετατροπή στοιχείων Το κόστος μεταφοράς των εταιρικών πληροφοριών, όπως τα αρχεία πελατών και προμηθευτών, τα σχεδιαστικά στοιχεία προϊόντων, από τα παλαιά συστήματα μέχρι τα νέα ERP είναι σημαντικό. Οι επιχειρήσεις αρνούνται ότι τα δεδομένα τους είναι αλλοιωμένα έως ότου κατευθυνθούν προς τα νέα προγράμματα εξυπηρέτησης πελατών που οι δημοφιλείς συσκευασίες ERP απαιτούν. Συνεπώς, οι επιχειρήσεις είναι πιθανότερο να υποτιμήσουν το κόστος της κίνησης αυτής. Αλλά ακόμη και να μην είναι αλλοιωμένα τα δεδομένα μπορούν να απαιτήσουν κάποια εξέταση για να ταιριάξουν με τις τροποποιήσεις διαδικασίας που απαιτούνται από την εφαρμογή ERP. Ανάλυση δεδομένων Συχνά, τα δεδομένα του συστήματος ERP πρέπει να συνδυαστούν με τα δεδομένα των εξωτερικών συστημάτων για λόγους ανάλυσης. Οι χρήστες με τις ανάγκες ανάλυσης πρέπει να ενσωματώσουν το κόστος μιας αποθήκης δεδομένων (data warehouse) στον προϋπολογισμό ERP, λαμβάνοντας υπόψη ότι θα χρειαστεί να εργαστούν αρκετά για να τρέξει ομαλά. Η αναζωογόνηση όλων των δεδομένων ERP σε καθημερινή βάση σε μια μεγάλη εταιρική αποθήκη δεδομένων είναι δύσκολη, και τα συστήματα ERP δεν αποδίδουν επαρκώς στον προσδιορισμό των πληροφοριών που μεταβάλλονται καθημερινά. Έτσι οι εκλεκτικές αναπροσαρμογές των αποθηκών των εμπορευμάτων καθίστανται 29

34 δύσκολες. Μια ακριβή λύση είναι ο προσαρμοσμένος προγραμματισμός, με τη βοήθεια του οποίου θα ελέγχονται οι ανάγκες ανάλυσης δεδομένων. Σύμβουλοι έπ άπειρον Όταν οι χρήστες αποτυγχάνουν να εφαρμόσουν κάποιες λειτουργίες, τότε οι επιχειρήσεις είναι αναγκασμένες να προσλάβουν ειδικούς συμβούλους, που θα στοχεύουν στην κατάρτιση του εσωτερικού προσωπικού. Η κατάρτιση αυτή επιτυγχάνεται με την βοήθεια ενός δοκιμαστικού προγράμματος διοικητικής ηγεσίας. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα να αυξάνονται οι αμοιβές διαβούλευσης. Αντικατάσταση υπαλλήλων Το λογισμικό είναι πάρα πολύ σύνθετο και οι επιχειρησιακές αλλαγές πάρα πολύ δραματικές να εμπιστευθούν το πρόγραμμα στον καθένα. Η επιχείρηση πρέπει να προετοιμαστεί για να αντικαταστήσει πολλούς ανθρώπους όταν τελειώσει η εγκατάσταση του ERP. Αυτό συμβαίνει, διότι πολλοί από το προσωπικό της επιχείρησης που έχουν λάβει μέρος στην εγκατάσταση και χρησιμοποίηση του, απαιτούν υψηλότερους μισθούς και επιδόματα σε τέτοιο βαθμό, που τις περισσότερες φορές οι επιχειρήσεις δεν μπορούν να αντέξουν οικονομικά. Αυτό οδηγεί την επιχείρηση στην αντικατάσταση αυτών των υπαλλήλων με άλλους. Οι ομάδες εφαρμογής δεν μπορούν ποτέ να σταματήσουν Οι περισσότερες επιχειρήσεις σκοπεύουν να μεταχειριστούν την εφαρμογή ERP όπως οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα λογισμικού. Μόλις εγκατασταθεί το λογισμικό, λογαριάζουν ότι η ομάδα θα αυτοβυθιστεί και η καθεμία θα επιστρέψει στην εργασία της. Σημαντικό είναι να αναφέρουμε ότι οι εφαρμοστές είναι πολύτιμοι, διότι λειτουργούν στενά με το ERP και γνωρίζουν περισσότερα για τη διαδικασία πωλήσεων από τους πωλητές και περισσότερα για τη διαδικασία κατασκευής από τους κατασκευαστές. Οι επιχειρήσεις δεν μπορούν να αντέξουν 30

35 οικονομικά να στείλουν τους ανθρώπους τους πίσω στην επιχείρηση επειδή έχουν πολλά να κάνουν μετά από την εγκατάσταση του λογισμικού ERP. Γράφοντας τις εκθέσεις για να αντλήσουν τις πληροφορίες από το νέο σύστημα ERP θα κρατήσουν την ομάδα προγράμματος πολυάσχολη για ένα έτος τουλάχιστον. Οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν επενδύουν τα χρήματά τους σε μια εφαρμογή ERP. Δυστυχώς, λίγα IS τμήματα σχεδιάζουν την δραστηριότητα εγκατάστασης ERP, και λιγότεροι χτίζουν με βάση τον προϋπολογισμό τους τα προγράμματα ERP. Πολλοί αναγκάζονται να ικετεύσουν για περισσότερα χρήματα και προσωπικό αμέσως μετά από την ημερομηνία έναρξης ERP, πολύ πριν να καταδείξει το πρόγραμμα οποιοδήποτε όφελος. Αναμονή ROI ( Return Of Investment ) Μια από τις κληρονομιές παραπλάνησης της παραδοσιακής διαχείρισης του προγράμματος λογισμικού είναι ότι η επιχείρηση αναμένει να κερδίσει την αξία από την εφαρμογή μόλις εγκαθίσταται, ενώ η ομάδα προγράμματος αναμένει μια επιβράβευση. Καμία προσδοκία δεν ισχύει για το ERP. Τα περισσότερα από τα συστήματα δεν αποκαλύπτουν την αξία τους μέχρι οι επιχειρήσεις να τα χρησιμοποιήσουν για κάποιο χρονικό διάστημα και να επικεντρωθούν στην βελτίωση των επιχειρησιακών διαδικασιών που επηρεάζονται από το σύστημα. Και η ομάδα προγράμματος δεν επρόκειτο να ανταμειφθεί έως ότου αποδώσουν οι προσπάθειές τους. Μετά-ERP κατάθλιψη Έρευνες έδειξαν ότι ένας αριθμός επιχειρήσεων υπέστη μια πτώση στην απόδοση όταν μεταδόθηκε ζωντανά το σύστημα ERP. Το αληθινό ποσοστό είναι αναμφισβήτητα πολύ υψηλότερο. Ο πιο κοινός λόγος για τα προβλήματα απόδοσης είναι ότι όλα κοιτάζουν και λειτουργούν με διαφορετικό τρόπο σε σχέση με πριν. Όταν οι άνθρωποι δεν μπορούν να κάνουν τις εργασίες τους με 31

36 το γνωστό τρόπο και δεν έχουν κυριαρχήσει ακόμα το νέο τρόπο, πανικοβάλλονται, και η επιχείρηση κινείται σπασμωδικά Οργάνωση Υλοποίησης Η δομή της ομάδας υλοποίησης διαμορφώνεται με βάση τις ανάγκες του εκάστοτε έργου. Μια τυπική ιεραρχία της ομάδας περιλαμβάνει τα εξής επίπεδα: Χορηγός έργου: Ο χορηγός έργου εξασφαλίζει τους απαραίτητους πόρους. Βασιζόμενοι σε εμπειρία από πολλαπλά έργα, προτείνεται ο ρόλος του χορηγού να αναληφθεί από ανώτατο διοικητικό στέλεχος, όπως τον αναπληρωτή διευθύνοντα σύμβουλο ή το γενικό διευθυντή, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η δέσμευση της διοίκησης. Υπεύθυνος έργου: Ο υπεύθυνος έργου αναλαμβάνει τη διοίκηση του έργου υλοποίησης. Συνήθως οι εταιρίες την αναθέτουν στον υπεύθυνο μηχανογράφησης (γιατί θεωρούν ότι πρόκειται για έργο πληροφορικής) ή στον οικονομικό διευθυντή (γιατί συγχέονται οι λειτουργίες του ERP με τη λειτουργία του λογιστηρίου). Να σημειωθεί πως έχουν υπάρξει και πολύ πετυχημένες εγκαταστάσεις ERP, όπου ο ρόλος αυτός ανατέθηκε σε εξωτερικό συνεργάτη (σύμβουλο), γιατί η εταιρία θεώρησε πως δε διαθέτει εσωτερικά τον κατάλληλο project manager. Επιτροπή παρακολούθησης και αξιολόγησης: Η Επιτροπή παρακολούθησης και αξιολόγησης ασκεί την εποπτεία του έργου και λαμβάνει σημαντικές αποφάσεις για τον τρόπο υλοποίησής του. Συνέρχεται κατά τακτά χρονικά διαστήματα (λ.χ. κάθε μήνα). Συνήθως, τα διευθυντικά στελέχη της εταιρίας είναι μέλη του αυτής της επιτροπής. 32

37 Ομάδες έργου: Οι ομάδες έργου επικεντρώνονται και εκτελούν βασικά τμήματα του έργου. Ο υπεύθυνος κάθε ομάδας είναι συνήθως μάνατζερ της εταιρίας και αφιερώνει σημαντικότατο χρόνο στο έργο υλοποίησης (από 40% έως 60% αυτού που διατίθεται) Σχεδιασμός και Εγκατάσταση Συστημάτων ERP (Enterprise Resource Planning) 8 Το λογιστήριο, η παραγωγή, οι πωλήσεις, οι προμήθειες και γενικά όλα τα τμήματα της επιχείρησης, έχουν αναπτύξει διαδικασίες με μικρότερο ή μεγαλύτερο βαθμό αυτοματοποίησης και τυποποίησης, ώστε να διαχειριστούν τα τρέχοντα ζητήματα. Το ΕRP (Enterprise Resource Planning) είναι ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα για την ορθολογική διαχείριση όλων των λειτουργιών και των πόρων της επιχείρησης. To πληροφοριακό Σύστημα ERP οργανώνει, τυποποιεί, συνδέει και αυτοματοποιεί το σύνολο των διεργασιών μίας επιχείρησης. Με την εφαρμογή και χρήση του Συστήματος γίνεται συστηματική και αποτελεσματική διαχείριση όλων των διεργασιών, που σχετίζονται με τους τομείς: Αγορών Αποθήκης Διανομών Πωλήσεων Οικονομικής Διαχείρισης Ποιοτικού Ελέγχου και Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού

38 Σε ένα ERP σύστημα υπάρχει δυνατότητα ενσωμάτωσης Πληροφοριακού Συστήματος Logistics, στόχος του οποίου είναι η βέλτιστη Διαχείριση Αποθεμάτων, έτσι ώστε να αριστοποιηθεί η Διαχείριση των Αγορών. Τα αναμενόμενα οφέλη από την εφαρμογή του συγκεκριμένου Συστήματος είναι: Αποδοτικότερη διαχείριση των ανθρωπίνων πόρων της επιχείρησης, μέσα από την εξοικονόμηση χρόνου, Ταχύτατη ενημέρωση και παροχή πληροφοριών του οικονομικού και εμπορικού κυκλώματος της εταιρείας, Ορθολογική οργάνωση του οικονομικού κυκλώματος της επιχείρησης, Ολική αναδιοργάνωση του εμπορικού κυκλώματος της επιχείρησης. Τα βασικά αρχεία τα οποία χρησιμοποιεί το ERP ανάλογα με το είδος της επιχείρησης ενδεικτικά διαμορφώνονται ως εξής : (π.χ. για μία εμπορική επιχείρηση) Αρχείο Ειδών Αρχείο Πελατών Αρχείο Προμηθευτών Αρχείο Προσωπικού Αρχείο Λογαριασμών Λογιστικής Αρχείο Τραπεζικών Λογαριασμών Αρχείο Αποθηκευτικών χώρων Αρχείο Υποκαταστημάτων Εταιρείας Αρχείο Πωλητών Εταιρείας Αρχεία συναλλαγών Αρχείο εμπορικών συναλλαγών (Αγορές, Πωλήσεις) Αρχείο Χρηματοοικονομικών συναλλαγών Κ.λ.π. 34

39 Οι τεχνικές προδιαγραφές του λογισμικού είναι: 9 Λογισμικά Γλώσσες Προγραμματισμού Βάση Δεδομένων Συστήματος, Windows, Linux, Unix, SAN SQL Microsoft, IBM, ORACLE, C++, Delphi, Fortran, Visual Basic Πίνακας Πώς μπορεί να διαμορφωθεί ένα λογισμικό ERP; Ακόμα κι αν μια επιχείρηση εγκαθιστά το λογισμικό ERP για τους αποκαλούμενους σωστούς λόγους και ο καθένας μπορεί να συμφωνήσει σχετικά με το βέλτιστο καθορισμό ενός πελάτη, οι έμφυτες δυσκολίες είναι τόσο σύνθετες όσο και το ERP. Οι συσκευασίες χτίζονται από τους πίνακες βάσεων δεδομένων, οι οποίοι είναι χιλιάδες, όπου οι προγραμματιστές συστημάτων πληροφοριών και οι τελικοί χρήστες πρέπει να θέσουν και να ταιριάξουν τις επιχειρησιακές διαδικασίες τους. Κάθε πίνακας έχει μια απόφαση "switch" που οδηγεί το λογισμικό από την μια απόφαση στην άλλη. Παρουσιάζοντας μόνο έναν συγκεκριμένο τρόπο που η επιχείρηση εκτελεί ένα έργο, τα τμήματά της και οι μεμονωμένες λειτουργικές μονάδες είναι ενσωματωμένα στο πλαίσιο ενός συστήματος. Για να υπολογιστεί ακριβώς πώς να τεθούν όλες οι μεταβάσεις στους πίνακες πρέπει πρώτα να γίνει κατανοητό πώς χρησιμοποιούνται οι υπάρχουσες διαδικασίες για την λειτουργία της επιχείρησης

40 1.10. Ασφάλεια Πληροφοριακού Συστήματος 10 Στη διεθνή επιστημονική βιβλιογραφία δεν υπάρχει ο ορισμός της Ασφάλειας Πληροφορικού Συστήματος στο οποίο όλοι να συμφωνούν. Επικρατεί η άποψη ότι Ασφάλεια Πληροφοριακού Συστήματος είναι το οργανωμένο πλαίσιο από έννοιες, αντιλήψεις, αρχές, πολιτικές, διαδικασίες, τεχνικές και μέτρα που απαιτούνται για να προστατευθούν τα στοιχεία του Πληροφοριακού Συστήματος, αλλά και το Σύστημα ολόκληρο από κάθε σκόπιμη ή τυχαία απειλή. Σύμφωνα με τα παραπάνω μπορούμε να αποφύγουμε τη σύγχυση της Ασφάλειας Πληροφοριακού Συστήματος με δύο άλλες έννοιες : την Ασφάλεια Τεχνολογίας Πληροφορικής ( Information Technology Security ) και την Ασφάλεια Πληροφοριών ( Information Security ), δεδομένου ότι η πρώτη αντιστοιχεί στην Ασφάλεια της Τεχνολογικής Υποδομής του Πληροφοριακού Συστήματος, ενώ η δεύτερη αφορά αποκλειστικά την Ασφάλεια Δεδομένων (Data Security). Απουσιάζει και από τις δυο το κοινωνικό οργανωσιακό στοιχείο, ενώ παράλληλα διατυπώνεται με σαφήνεια ότι στην Ασφάλεια Πληροφοριακού Συστήματος η οπτική του παρατηρητή είναι συστηματική Η Ασφάλεια ως απαίτηση δικαιούχων Πολλοί εκτιμούν ότι άμεσο συμφέρον από την ύπαρξη μέτρων ασφάλειας στο Πληροφοριακό Σύστημα έχουν μόνο οι ιδιοκτήτες και κατ επέκταση οι σχεδιαστές του. 10 Γκριτζάλης Δημήτρης, Γκριτζάλης Στέφανος, Ηλιάδης Γιάννης, Καμπουράκη Κωστούλα, Καρύδα Μαρία, Κατσίκας Σωκράτης, Κιουντούζης Ευάγγελος, Κοκολάκης Σπύρος, Λαμπρινουδάκης Κωνσταντίνος, Λέκκας Δημήτρης, Μήτρου Λίλιαν, Μουλινός Κωνσταντίνος, Μπαλόπουλος Θεόδωρος και Τσούμας Βασίλης Επιμ., Ασφάλεια Πληροφοριακών Συστημάτων, Εκδόσεις Νέων Τεχνολογιών, Αθήνα

41 Τα τελευταία όμως χρόνια με την αύξηση της σπουδαιότητας του ρόλου που παίζει το σύστημα αυτό μέσα στον οργανισμό, αυξήθηκαν και αυτοί που έχουν συμφέρον, άρα και δικαίωμα απαίτησης στην Ασφάλεια του Πληροφοριακού Συστήματος. Έτσι σήμερα αυτοί, που έχουν δικαίωμα απαίτησης να υπάρχουν μηχανισμοί και μέτρα ασφάλειας, είναι: Η διοίκηση του οργανισμού. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές δεδομένων και διεργασιών. Οι τελικοί χρήστες. Οι υπεύθυνοι ανάπτυξης του συστήματος. Οι υπεύθυνοι λειτουργίας του. Οι καταναλωτές των τελικών προϊόντων και υπηρεσιών. Η πολιτεία. Πρώτη στον κατάλογο είναι η διοίκηση του οργανισμού. Με δεδομένο το ρόλο του Πληροφοριακού Συστήματος και τη σημασία των πληροφοριακών πόρων, σε συνδυασμό με την οικονομική δαπάνη που απαιτεί η απρόσκοπτη λειτουργία του συστήματος, είναι εύλογο να ενδιαφέρεται η διοίκηση για το επίπεδο ασφαλείας του. Δεύτεροι στον κατάλογο είναι οι ιδιοκτήτες και διαχειριστές δεδομένων και διεργασιών, αφού τυχόν μειωμένα μέτρα ασφαλείας καθιστούν το σύστημα ευπαθές και ευάλωτο στις πάσης φύσεως απειλές από τρίτους. 37

42 Τρίτη ομάδα δικαιούχων είναι οι εμπλεκόμενοι στην ανάπτυξη του Πληροφοριακού Συστήματος (αναλυτές, σύμβουλοι πληροφορικής, κ.τ.λ.). Για παράδειγμα, ο αναλυτής, που προσδιορίζει τις απαιτήσεις συγκεκριμένων χρηστών, θα πρέπει να μεριμνήσει και συχνά, να διερευνήσει και να καταγράψει τις απαιτήσεις ασφάλειας, ανεξάρτητα εάν οι χρήστες διατυπώνουν με σαφήνεια ή όχι, σχετικό αίτημα. Ως τέταρτο δικαιούχο θεωρούμε όλους όσοι είναι υπεύθυνοι λειτουργίας του Πληροφοριακού Συστήματος. Στην κατηγορία αυτή ανήκουν όλοι όσοι εμπλέκονται στη καλή λειτουργία του υπολογιστικού και τεχνολογικού εξοπλισμού: ο απλός υπεύθυνος εισαγωγής δεδομένων, ο υπεύθυνος δικτυακής υποδομής, οι υπεύθυνοι διαχείρισης συστημάτων, οι υπεύθυνοι συντήρησης, κ.λπ. Οι καταναλωτές των τελικών προϊόντων και υπηρεσιών είναι η πέμπτη κατηγορία. Χωρίς να ανήκουν στο σύστημα, του οποίου είναι απλοί πελάτες, το χρησιμοποιούν για τη λήψη μιας απόφασης ή την πραγματοποίηση μιας ενέργειάς του. Όσο κι αν φαίνεται παράξενο, η πολιτεία αρχίζει να παίζει σημαντικό ρόλο στη διαμόρφωση των μέτρων ασφαλείας, με το να θέτει πλαίσια και κανόνες που πρέπει να τηρούνται. Η βαρύτητα των ποινικών αδικημάτων που μπορούν να διαπραχθούν από την παράνομη συλλογή, αρχειοθέτηση, χρήση, μετάδοση και επεξεργασία πληροφοριών, σε συνδυασμό με την αδυναμία του απλού πολίτη να αντιμετωπίσει τη συμπλοκότητα της νέας τεχνολογίας, αναγκάζει την πολιτεία να θεσπίσει Ανεξάρτητες Διοικητικές Αρχές, όπως η Αρχή Προστασίας Δεδομένων, η Επιτροπή Τηλεπικοινωνιών, η Αρχή Προστασίας του Απορρήτου, εντεταλμένες να ελέγχουν την ασφάλεια κάθε πληροφορικού συστήματος. 38

43 1.11. Πόσο καιρό θα διαρκέσει ένα ERP project; Σύμφωνα με τις επιχειρήσεις που εγκαθιστούν ένα ERP, απαιτείται μεγάλο χρονικό διάστημα για την τοποθέτησή του. Οι σύντομες εφαρμογές παρατηρούνται συνήθως όταν η επιχείρηση είναι μικρή, ή η εφαρμογή περιορίζεται σε μια μικρή περιοχή της επιχείρησης, ή η επιχείρηση χρησιμοποιεί μόνο τα οικονομικά κομμάτια του συστήματος ERP (οπότε σ' αυτή την περίπτωση το σύστημα ERP δεν είναι τίποτα περισσότερο από ένα πολύ ακριβό σύστημα λογιστικής). Για να χρησιμοποιηθεί σωστά ένα ERP, πρέπει ο τρόπος με τον οποίο λειτουργεί μια επιχείρήση να αλλάξει καθώς επίσης και ο τρόπος εκτέλεσης εργασιών από το ανθρώπινο δυναμικό. Βέβαια αυτού του είδους η αλλαγή δεν είναι και τόσο ανώδυνη. Εκτός εάν, οι τρόποι που ήδη χρησιμοποιεί η επιχείρηση λειτουργούν εξαιρετικά καλά (όλες οι παραγγελίες παραδίδονται στην ώρα τους, η παραγωγικότητα είναι υψηλότερη από όλους τους ανταγωνιστές και οι πελάτες είναι πλήρως ικανοποιημένοι), σε αυτήν την περίπτωση δεν υπάρχει κανένας λόγος να εξεταστεί το ERP. Δεν είναι τόσο σημαντικό να εστιάσει κανείς στο χρονικό διάστημα που θα του πάρει. Πραγματικές μετασχηματιστικές προσπάθειες ERP οργανώνονται συνήθως κατά μέσον όρο μεταξύ ενός και τριών ετών Πώς οργανώνουν οι επιχειρήσεις τα ERP προγράμματά τους; Με βάση τις παρατηρήσεις μας, υπάρχουν συνήθως τρεις τρόποι για την εγκατάσταση του ERP. Το Big Bang: Στο σημείο αυτό, έχουμε την πιο φιλόδοξη και δύσκολη προσέγγιση για την εφαρμογή του ERP, οι επιχειρήσεις εγκαθιστούν ένα ενιαίο σύστημα ERP σε ολόκληρη την επιχείρηση. Αν και αυτή η μέθοδος εξουσίασε πρόωρα τις 39

44 εφαρμογές ERP, λίγες επιχειρήσεις τολμούν να το προσπαθήσουν επειδή απαιτεί από μια ολόκληρη επιχείρηση να ακινητοποιηθεί και να αλλάξει αμέσως. Κάθε επιχείρηση καλείται να συνεργαστεί και να δεχτεί ένα νέο σύστημα λογισμικού. Κανένας μέσα στην επιχείρηση δεν έχει την οποιαδήποτε εμπειρία για να το χρησιμοποιήσει, έτσι κανένας δεν είναι βέβαιος εάν θα λειτουργήσει. Επίσης, το ERP περιλαμβάνει αναπόφευκτους συμβιβασμούς. Πολλά τμήματα έχουν ολοκληρωμένα συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών σχεδιασμένα έτσι ώστε να ταιριάξουν με τους τρόπους που λειτουργούν. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το ERP δεν προσφέρει ούτε μεγάλη έκταση λειτουργικότητας, ούτε την άνεση της οικειότητας που ένα σύστημα κληρονομιών συνήθειας μπορεί να προσφέρει. Σε πολλές περιπτώσεις, η ταχύτητα του νέου συστήματος μπορεί να υποφέρει επειδή εξυπηρετεί την ολόκληρη επιχείρηση παρά ένα ενιαίο τμήμα. Η εφαρμογή ERP απαιτεί μια άμεση εξουσιοδότηση από το CEO. Στρατηγική Δικαιοπαροχής (Franchising strategy): Αυτή η προσέγγιση ταιριάζει σε μεγάλες ή διαφορετικές επιχειρήσεις που δεν μοιράζονται πολλές κοινές διαδικασίες στις επιχειρησιακές μονάδες. Τα ανεξάρτητα συστήματα ERP εγκαθίστανται σε κάθε μονάδα, συνδεδεμένα με τις κοινές διαδικασίες, όπως η οικονομική λογιστική, σε ολόκληρη την επιχείρηση. Αυτό έχει προκύψει ως ο πιο κοινός τρόπος του ERP. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η κάθε επιχειρησιακή μονάδα έχει τις δικές της "περιπτώσεις" ERP, δηλαδή ένα ξεχωριστό σύστημα και μια βάση δεδομένων. Τα συστήματα συνδέονται μεταξύ τους μόνο για να μοιραστούν πληροφορίες απαραίτητες για την εταιρία για να πάρει μια εικόνα απόδοσης για όλες τις επιχειρησιακές μονάδες (παραδείγματος χάριν, εισοδήματα επιχειρησιακών μονάδων), ή για τις διαδικασίες που δεν ποικίλλουν πολύ από επιχειρησιακή μονάδα σε επιχειρησιακή μονάδα (ίσως οφέλη ανθρώπινων πόρων). Συνήθως, αυτές οι εφαρμογές αρχίζουν με μια επίδειξη ή μια πειραματική εγκατάσταση σε μια ιδιαίτερα απροκατάληπτη και υπομονετική επιχειρησιακή μονάδα όπου η κύρια εργασία της εταιρίας δεν θα αναστατωθεί εάν κάτι πάει στραβά. Μόλις αποκτήσει η ομάδα προγράμματος το σύστημα και επιλύσει όλα τα μικρόβια, η ομάδα αρχίζει να εξαπατά άλλες μονάδες στο ERP, 40

45 χρησιμοποιώντας την πρώτη εφαρμογή ως είδος εσωτερικής αναφοράς πελατών. Το σχέδιο για αυτήν την στρατηγική θα χρειαστεί αρκετό χρόνο. Slam dunk: Το ERP υπαγορεύει το σχέδιο διαδικασίας σε αυτήν την μέθοδο, όπου η εστίαση είναι ακριβώς σε μερικές βασικές διαδικασίες, όπως εκείνες που περιλαμβάνονται στην οικονομική ενότητα ενός ERP συστήματος. Η slam dunk στρατηγική είναι γενικά για τις μικρότερες επιχειρήσεις που επιθυμούν να αναπτυχθούν μέσω του ERP. Ο στόχος στο σημείο αυτό είναι να αποκτηθεί το ERP έγκαιρα και να ξεφύγει η φαντασία των κονσερβοποιημένων "διαδικασιών του συστήματος" ERP. Λίγες επιχειρήσεις που έχουν πλησιάσει το ERP με αυτό τον τρόπο μπορεί να απαιτήσει μεγαλύτερη επιστροφή επένδυσης από το νέο σύστημα. Οι περισσότεροι το χρησιμοποιούν ως υποδομή για να υποστηρίξει τις επιμελέστερες προσπάθειες εγκαταστάσεων. Ακόμα πολλοί ανακαλύπτουν ότι ένα slammed-in σύστημα ERP είναι ελάχιστα καλύτερο από ένα σύστημα κληρονομιών επειδή δεν αναγκάζει τους υπαλλήλους να αλλάξει οποιαδήποτε παλαιά συνήθειά τους Απόδοση της επένδυσης: Οφέλη από την υιοθέτηση ενός ERP συστήματος 11 Οι τρεις σημαντικότεροι λόγοι για την αγορά λογισμικού ERP είναι η βελτίωση της παραγωγικότητας, το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και η ικανοποίηση του πελάτη. Εντούτοις, οι προσδοκίες μιας επιχείρησης μετά την υιοθέτηση ενός συστήματος ERP είναι σίγουρα πολύ πιο σύνθετες και εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τις ιδιαίτερες συνθήκες του περιβάλλοντος στο οποίο αυτή δραστηριοποιείται

46 Είναι βέβαιο ότι το λογισμικό ERP απαιτεί τη δέσμευση σημαντικών πόρων της επιχείρησης για την αγορά, εγκατάσταση, παραμετροποίηση, εκπαίδευση, συντήρηση και βελτίωση του συστήματος. Οι πόροι αυτοί, εκτός από χρηματικά ποσά, περιλαμβάνουν και τη δέσμευση του ανθρώπινου δυναμικού σε όλες τις βαθμίδες. Ελπίδα ενός ERP για την καταξίωσή του είναι η βελτίωση του τρόπου λήψης της παραγγελίας των πελατών από την επιχείρηση και η επεξεργασία αυτής, ειδάλλως γνωστή ως διαδικασία εκπλήρωσης της παραγγελίας. Γι αυτό το ERP αναφέρεται συχνά ως λογισμικό σχετιζόμενο με την παραγωγή και τη διοίκηση της επιχείρησης, δεν χειρίζεται την απλή διαδικασία πώλησης (αν και οι περισσότεροι προμηθευτές ERP έχουν αναπτύξει πρόσφατα το λογισμικό CRM για να το κάνουν αυτό). Το ERP παίρνει μια παραγγελία πελατών και παρέχει ένα εγχειρίδιο λογισμικού για την αυτοματοποίηση των διαφορετικών σταδίων κατά μήκος της πορείας μέχρι την πραγματοποίηση της. Όταν ένας αντιπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών εισάγει μια παραγγελία πελατών σε ένα σύστημα ERP, έχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να ολοκληρωθεί. Οι χρήστες διαφορετικών τμημάτων μπορούν να δουν τις ίδιες πληροφορίες και να τις ενημερώσουν. Όταν ένα τμήμα τελειώνει με την παραγγελία καθοδηγείται αυτόματα μέσω του συστήματος ERP στο επόμενο τμήμα. Για να εξακριβωθεί σε ποιο στάδιο βρίσκεται η παραγγελία, αρκεί η σύνδεση στο σύστημα ERP. Αξιοσημείωτο είναι ότι η διαδικασία της παραγγελίας επιτυγχάνεται με γοργούς ρυθμούς και οι πελάτες λαμβάνουν τις παραγγελίες τους γρηγορότερα και με λιγότερα λάθη. Το ERP μπορεί να εφαρμόσει την ιδιαιτερότητα αυτή και σε άλλες σημαντικές επιχειρησιακές διαδικασίες. Οι άνθρωποι δεν επιθυμούν να αλλάξουν, και το ERP ζητά για να αλλάξουν τον τρόπο με τον οποίο εργάζονται. Γι αυτό η αξία του ERP είναι τόσο δύσκολο να καθιερωθεί. Το λογισμικό είναι λιγότερο σημαντικό σε σχέση με τις αλλαγές που 42

47 πραγματοποιούν οι εταιρείες στον τρόπο με τον οποίο εκτελούνται οι διεργασίες. Εάν απλά εγκατασταθεί το λογισμικό χωρίς να μεταβληθούν οι τρόποι, δεν θα υπάρχουν θεμιτά αποτελέσματα. Πράγματι, το νέο λογισμικό μπορεί να επιβραδύνει για κάποιο διάστημα τους ρυθμούς της επιχείρησης λόγω της αντικατάστασης του παλαιού λογισμικού που ο καθένας γνώριζε με το νέο λογισμικό που κανένας δεν γνωρίζει. Η τελική συνισταμένη όλων αυτών θα μπορούσε θεωρητικά να απεικονιστεί σε ένα περίπλοκο μοντέλο που θα περιέγραφε τις υφιστάμενες διαδικασίες και τα τελικά οφέλη από τη χρήση του ERP συστήματος. Εφόσον όλες οι μοντελοποιημένες διαδικασίες αναλυθούν και μετρηθούν ικανοποιητικά, το τελικό αποτέλεσμα θα μπορούσε να περιγραφεί με ένα γνώριμο αριθμό: την Απόδοση της Επένδυσης (Return Οn Investment, ROI), που ουσιαστικά αντιπροσωπεύει το κέρδος που προσδοκά η επιχείρηση από την επένδυσή της σε λογισμικό ERP. Η εξεύρεση του ROI αποτελεί, από μόνη της, ιδιαίτερα επίπονη και δύσκολη εργασία. Υπάρχουν, όμως, κάποιες γενικές κατευθύνσεις που δίνουν μια αντιπροσωπευτική εικόνα της απόδοσης του ERP, όπως: Πληροφορία σε πραγματικό χρόνο: Η πληρ0οφορία σε πραγματικό χρόνο δημιουργεί συνθήκες εύκολης διάχυσης της πληροφορίας και αποφυγής ανεπιθύμητων καταστάσεων. Η έλλειψη άμεσης και έγκυρης πληροφορίας στο γρήγορα μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον που ζούμε ίσως μεταφράζεται και σε δυσκολία επιβίωσης. Μείωση χρόνου καταχωρήσεων των δεδομένων: Η πληροφορία εισέρχεται μία φορά και χρησιμοποιείται από ολόκληρη την εταιρία. 43

48 Βελτίωση στις διαδικασίες ενοποίησης (consolidation): Η βελτίωση στις διαδικασίες ενοποίησης αναφέρεται στις πολυεθνικές επιχειρήσεις ή και στους ομίλους επιχειρήσεων. Η ενοποίηση των πληροφοριών θα πρέπει να είναι (σε μεγάλο βαθμό) αυτόματη, με τις κατάλληλες μετατροπές στο νόμισμα, τα λογιστικά πρότυπα και τις όποιες άλλες ιδιαιτερότητες. Ευκολότερη συμμόρφωση σε υποχρεωτικά ή προαιρετικά πρότυπα: Είναι συνηθισμένο φαινόμενο η αδυναμία υιοθέτησης από την επιχείρηση ποικίλων προτύπων, όπως των προτύπων διασφάλισης ποιότητας ISO 9002, IAS κ.λπ. Τα Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα (IAS) μέσα στα επόμενα δύο χρόνια θα είναι υποχρεωτικά για την Ελλάδα καθώς και για όλη την Ευρώπη. Ένα καλό ERP σύστημα, μέσα από τις δυνατότητες μοντελοποίησης, κάνει τη μετάβαση εύκολη και σίγουρη. Αύξηση της ικανοποίησης του πελάτη: Η αύξηση ικανοποίησης του πελάτη αποτελεί ένα πρόβλημα του οποίου η λύση είναι επιτακτική όσο και δαπανηρή. Συχνά απαιτεί αλλαγή σε πλήθος άϋλων παραγόντων, όπως στη συμπεριφορά των εργαζομένων. Το λογισμικό ERP βελτιώνει την ικανοποίηση των πελατών με τη βελτίωση άλλων παραμέτρων, όπως την ταχύτερη εκτέλεση των παραγγελιών κ.λπ. Μείωση λαθών: Ένας παράγοντας που θεωρείται σχετικά εύκολα μετρήσιμος, έχει άμεση ανταπόκριση σε πλήθος άλλων, όπως στην ικανοποίηση των πελατών και των εργαζομένων, στη μείωση των λειτουργικών εξόδων, στη μείωση των διαφυγόντων κερδών, κ.λπ. 44

49 Τα παραπάνω είναι τα σημαντικότερα οφέλη που μπορεί να έχει μία εταιρία από ένα ERP σύστημα. Χρειάζεται όμως ιδιαίτερη προσοχή στην επιλογή του. Μια λανθασμένη επιλογή σε θα καταστήσει απλά το ROI σε ανεπιτυχή στόχο αλλά μπορεί να αποβεί και καταστροφικό για την εταιρία. Όλοι γνωρίζουμε πολλές εταιρίες που έχουν αρχίσει υλοποίηση ERP και μετά από πολλούς μήνες, ή και χρόνια, συνεχίζουν να την πληρώνουν. Στο διεθνή χώρο έχουμε ακόμη και παραδείγματα εταιριών όπου η λανθασμένη επιλογή οδήγησε σε χρεοκοπία Πώς μπορεί να υπολογιστεί η "επιστροφή επένδυσης" (Return of Investment) σε ένα ERP project; 12 Ο υπολογισμός της "επιστροφής επένδυσης" στην περίπτωση του ERP αφ' ενός είναι δύσκολη διαδικασία και αφ' ετέρου δε συνδυάζεται με την επιτυχία του έργου, καθώς δεν είναι λίγες οι περιπτώσεις που επιτυχείς εγκαταστάσεις ERP δεν έχουν ικανοποιητική "επιστροφή επένδυσης". Ενδεικτικά, μπορούμε να αναφέρουμε μία εκτίμηση της Microsoft, ότι οι επενδύσεις ERP αποσβήνονται σε διάστημα δύο ετών από την καλύτερη απόδοση της επιχείρησης. Η εγκατάσταση ενός συστήματος ERP δημιουργεί καλύτερες δομές στην επιχείρηση, οι οποίες επιτρέπουν στους εργαζόμενους να εργαστούν αποτελεσματικότερα και πιο παραγωγικά. Το πώς αυτή η αύξηση της παραγωγικότητας μεταφράζεται σε οικονομικά οφέλη δεν είναι πάντα εύκολο να προσδιοριστεί

50 1.14. Πώς μπορεί ένα έτοιμο πακέτο λογισμικού να ταιριάζει σε όλες τις επιχειρήσεις; Το ερώτημα αυτό θα μπορούσε να διατυπωθεί και ως εξής: "Πώς μπορεί μία εταιρία λογισμικού στις ΗΠΑ, τη Γερμανία ή την Ολλανδία να κατανοήσει τις ανάγκες μιας εταιρίας που εδρεύει στην Ισπανία και με το ίδιο λογισμικό να καλύπτει εταιρίες και στην Ελλάδα και στην Αίγυπτο;" Πολλοί πιθανόν να θεωρήσουν ότι το λογισμικό που κατασκευάζεται αποκλειστικά για την κάθε εταιρία θα λειτουργεί καλύτερα σε σχέση με το λογισμικό σε πακέτο. Όμως, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι, στη συντριπτική τους πλειοψηφία, οι βασικές διαδικασίες σε κάθε επιχείρηση είναι οι ίδιες. Επίσης, με την παγκοσμιοποίηση, υπάρχει ανάγκη για χρήση σε μεγάλο βαθμό ίδιων πρακτικών και διαδικασιών από τις επιχειρήσεις διαφόρων χωρών. Οι πολυεθνικές εταιρίες που αναπτύσσουν ERP πακέτα επενδύουν αρκετά χρήματα στη μελέτη των αναγκών των επιχειρήσεων και, βέβαια, στην ανάπτυξη υψηλής ποιότητας λογισμικού. Από την άλλη, οι ελληνικές εταιρίες λογισμικού έχουν το πλεονέκτημα ότι μπορούν να είναι πιο κοντά στις πρακτικές των ελληνικών επιχειρήσεων και να τις κατανοούν καλύτερα, έστω κι εάν δεν μπορούν να επενδύσουν τα ίδια κεφάλαια με αυτά των πολυεθνικών στην ανάπτυξη του λογισμικού, λόγω της μικρότερης αγοράς στην οποία απευθύνονται. 46

51 1.15. Μπορεί το ERP να εφαρμοστεί με τους ρυθμούς εργασίας της επιχείρησης; Είναι κρίσιμο για τις επιχειρήσεις να υπολογίσουν εάν οι τρόποι που λειτουργούν θα προσαρμοστούν μέσα σε μια τυποποιημένη συσκευασία ERP προτού να υπογραφούν οι έλεγχοι και αρχίσει η εφαρμογή. Ο πιο κοινός λόγος για τον οποίο οι επιχειρήσεις εγκαταλείπουν τα multimillion-dollar προγράμματα ERP είναι ότι ανακαλύπτουν ότι το λογισμικό δεν υποστηρίζει μια από τις σημαντικές επιχειρησιακές διαδικασίες τους. Σε εκείνο το σημείο υπάρχουν δύο πράγματα που μπορούν να κάνουν: Μπορούν να αλλάξουν την επιχειρησιακή διαδικασία για να προσαρμόσουν το λογισμικό, το οποίο θα σημάνει τις βαθιές αλλαγές με τους από παλιά καθιερωμένους τρόπους εργασίας (ότι συχνά παρέχετε το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα) και αναδιοργανώνει τους σημαντικούς ρόλους και τις ευθύνες των ανθρώπων. Ειδάλλως μπορούν να τροποποιήσουν το λογισμικό για να εγκαταστήσουν τη διαδικασία, η οποία θα επιβραδύνει το πρόγραμμα, θα εισάγει προβλήματα στο σύστημα και θα κάνει την αναβάθμιση του λογισμικού στην επόμενη έκδοση του προμηθευτή ERP αρκετά δύσκολη, επειδή οι προσαρμογές θα πρέπει να χωριστούν και να ξαναγραφούν για να εγκατασταθούν με τη νέα έκδοση. Αξιοσημείωτο είναι, ότι η κλίση προς το ERP είναι ένα συναρπαστικό σχέδιο δράσης, και οι ετικέτες τιμών είναι αρκετές να καταστήσουν το πιο ήρεμο CFO νευρικό. Εκτός από τη σύνταξη προϋπολογισμού για τις δαπάνες λογισμικού, οι οικονομικοί ανώτεροι υπάλληλοι πρέπει να προγραμματίσουν να γράψουν τους ελέγχους για να καλύψουν τη διαβούλευση, την επανάληψη διαδικασίας, τη δοκιμή ολοκλήρωσης και έναν μακροχρόνιο κατάλογο άλλων δαπανών πριν από τα οφέλη της έναρξης ERP για να φανερωθούν. 47

52 Γιατί τα προγράμματα ERP αποτυγχάνουν τόσο συχνά; Σε απλούστερο επίπεδό του, το ERP είναι ένα σύνολο καλύτερων πρακτικών για την εκτέλεση των διαφορετικών καθηκόντων στην επιχείρησή, συμπεριλαμβανομένης της χρηματοδότησης, της κατασκευής και της αποθήκης εμπορευμάτων. Για να προσφέρει επαρκώς το λογισμικό, πρέπει να εκπαιδευτούν οι χρήστες ώστε να υιοθετήσουν τις μεθόδους εργασίας που περιγράφονται στο λογισμικό. Εάν οι άνθρωποι στα διαφορετικά τμήματα που θα χρησιμοποιήσουν το ERP δεν συμφωνούν ότι οι μέθοδοι εργασίας που ενσωματώνονται στο λογισμικό είναι καλύτερες από αυτές που χρησιμοποιούν τη συγκεκριμένη περίοδο, θα αντισταθούν στη χρησιμοποίηση του λογισμικού ή θα θελήσουν να μετατραπεί το λογισμικό σύμφωνα με τους τρόπους τους οποίους εργάζονται. Αυτό κάνει τα συστήματα ERP να καταρρέουν. Αρχίζει λοιπόν μια διαμάχη ανάμεσα στα στελέχη της επιχείρησης και στους προμηθευτές του ERP.Οι εταιρίες συστημάτων πληροφορικής εμποδίζουν τις μακροχρόνιες ακριβές προσπάθειες προσαρμογής, για την τροποποίηση του λογισμικού ERP και για την προσαρμογή του ανάλογα με τις επιθυμίες των ισχυρών επιχειρησιακών στελεχών. Οι προσαρμογές καθιστούν το λογισμικό ασταθέστερο και πιο δύσκολο να διατηρηθεί όταν κάνει την εμφάνιση του. Επειδή το ERP καλύπτει το μεγαλύτερο μέρος των διεργασιών που διεξάγονται μέσα σε μια επιχείρηση, μια αποτυχία στο λογισμικό μπορεί να φέρει μια επιχείρηση σε αδιέξοδο. Παρόλα αυτά, στις περισσότερες περιπτώσεις οι εταιρίες συστημάτων πληροφορικής μπορούν να επιδιορθώσουν τα προβλήματα (bugs) αρκετά γρήγορα, και εκτός αυτού, ορισμένες μεγάλες επιχειρήσεις μπορούν να αποφύγουν την προσαρμογή του ERP κάθε επιχείρηση είναι διαφορετική και δεσμεύεται μοναδικές μεθόδους εργασίας που ένας προμηθευτής δεν μπορεί να υπολογίσει όταν αναπτύσσει το λογισμικό της. Το λάθος που συνηθίζουν να κάνουν οι εταιρίες είναι ότι υποθέτουν πως είναι ευκολότερο να μεταβάλλουν τις συνήθειες των ανθρώπων παρά να προσαρμόσουν το λογισμικό. 48

53 Προσλαμβάνοντας ανθρώπους μέσα στην επιχείρησή για να χρησιμοποιήσουν το λογισμικό και για να βελτιώσουν τους τρόπους με τους οποίους εργάζονται είναι ακόμη πιο δύσκολο Οι τελικοί χρήστες θα το αποδεχθούν; Το ERP είναι μία εφαρμογή λογισμικού που απευθύνεται καθαρά και μόνο στο χρήστη. Έχει κατασκευαστεί γι' αυτόν, με βάση τις επιχειρησιακές διαδικασίες, και όχι για την εκπλήρωση των διαδικασιών του τμήματος μηχανογράφησης. Συνεπώς, τα συστήματα ERP έχουν τις προδιαγραφές για να γίνουν αποδεκτά από τους χρήστες. Από εκεί και πέρα, χρειάζεται η κατάλληλη εκπαίδευση των χρηστών στο ERP, η οποία πρέπει να τους παρουσιάζει το σύστημα και τις λειτουργίες του με βάση τις λειτουργίες της επιχείρησης και όχι με βάση τις επιλογές κάποιων μενού του λογισμικού. Έτσι, οι χρήστες θα δουν το ERP ως συνέχεια της εργασίας που έκαναν πριν και όχι ως κάτι ριζικά διαφορετικό. Για το λόγο αυτό, πρέπει αυτός που αναλαμβάνει την εκπαίδευση να γνωρίζει για τις λειτουργίες της επιχείρησης και πώς αυτές διεκπεραιώνονται από το ERP Συνέπεια εγκατάστασης του ERP είναι η μείωση του προσωπικού της επιχείρησης; Προκειμένου να δώσουμε απάντηση στο ερώτημα αυτό, πρέπει να δούμε πώς λειτουργεί η επιχείρηση πριν και μετά την εγκατάσταση του ERP. Πριν την εγκατάσταση του ERP, ένας μεγάλος αριθμός προσωπικούσυμπεριλαμβανομένων και μεσαίων στελεχών-αφιερώνει χρόνο για τη συλλογή 49

54 στοιχείων και τη σύνταξη διαφόρων καταστάσεων και reports. Με την εγκατάσταση του ERP, η πληροφορία είναι διαθέσιμη προς όλους και μάλιστα άμεσα. Συνεπώς, ένας αριθμός εργασιών ρουτίνας θα πάψει να υφίσταται. Όμως, η ευκολία με την οποία είναι πλέον διαθέσιμη η πληροφορία επιτρέπει στα στελέχη να κάνουν πιο ουσιώδεις αναλύσεις, με βάση τα στοιχεία που παρέχονται από το ERP, με αποτέλεσμα τα στελέχη που πριν δούλευαν για να δημιουργήσουν την πληροφορία, τώρα να μπορούν να δουλεύουν με την πληροφορία. Βέβαια, εάν η επιχείρηση δεν μπορεί να εμπνεύσει τα στελέχη της, ώστε να αξιοποιήσουν την πληροφορία που προέρχεται από το ERP, τότε πράγματι μπορεί να οδηγηθεί σε μείωση του προσωπικού της. Πάντως, γενικά δεν είναι σωστή προσέγγιση το να αξιολογούμε ή το να μετράμε ένα έργο ERP με βάση τον αριθμό εργαζομένων που προσθέτει ή αφαιρεί στην επιχείρηση Συνδυασμός του ERP με το ηλεκτρονικό εμπόριο 13 Οι προμηθευτές ERP δεν προετοιμάστηκαν για την επίθεση του ηλεκτρονικού εμπορίου. Το ERP προορίζεται σύνθετο και μη σκόπιμο για τη δημόσια κατανάλωση. Θεωρείται πιθανόν ότι οι μόνοι άνθρωποι που χειρίζονται τις πληροφορίες παραγγελίας θα είναι οι υπάλληλοί της επιχείρησης, οι οποίοι εκπαιδεύονται ιδιαίτερα και είναι εξοικειωμένοι με την επαγγελματική γλώσσα της τεχνολογίας που ενσωματώνεται στο λογισμικό. Πλέον οι πελάτες και οι προμηθευτές απαιτούν την πρόσβαση στις ίδιες πληροφορίες που οι υπάλληλοι διαχειρίζονται μέσω του συστήματος ERP πληροφορίες όπως τη κατάσταση της παραγγελίας, τα επίπεδα καταλόγων και τους συμβιβασμούς των τιμολογίων εκτός αν θέλουν να πάρουν όλες αυτές τις πληροφορίες απλά μέσω του διαδικτύου

55 Το ηλεκτρονικό εμπόριο σημαίνει ότι οι εταιρίες συστημάτων πληροφοριών πρέπει να προσθέσουν δύο νέα κανάλια πρόσβασης μέσα στα συστήματα ERP ένα για τους πελάτες και ένα για τους προμηθευτές και τους συνεργάτες. Αυτά τα δύο κανάλια πρόσβασης θέλουν δύο διαφορετικούς τύπους πληροφοριών από το σύστημα ERP. Οι καταναλωτές επιθυμούν την κατάσταση παραγγελίας και τις πληροφορίες τιμολόγησης, και οι προμηθευτές και οι συνεργάτες τα υπόλοιπα. Οι παραδοσιακοί προμηθευτές ERP έχουν ένα δύσκολο έργο δημιουργώντας τις συνδέσεις μεταξύ του Ιστού και του λογισμικού τους. Είναι γεγονός ότι οι επιχειρήσεις με τις φιλοδοξίες του ηλεκτρονικού εμπορίου εργάζονται πολύ σκληρά για να καταστήσουν τα συστήματα ERP διαθέσιμα πέρα από τον Ιστό. Για εκείνες τις επιχειρήσεις που σκέφτηκαν να αγοράσουν τα συστήματα ERP από έναν προμηθευτή έμπειρο στην ανάπτυξη των εμπορευμάτων ηλεκτρονικού εμπορίου, και που προσθέτουν τις εύκολα ενσωματωμένες εφαρμογές από τον ίδιο προμηθευτή μπορεί να αποδειχτεί μια κερδοφόρα επιλογή. Για τις επιχειρήσεις που τα ERP συστήματά τους, προήλθαν από τους προμηθευτές που είναι λιγότερο έμπειρος με την ανάπτυξη ηλεκτρονικού εμπορίου, η καλύτερη και ενδεχομένως μόνη επιλογή είναι να έχουν έναν συνδυασμό προσωπικού και συμβούλων. Βέβαια η επίλυση του δύσκολου προβλήματος του ERP ενσωμάτωσης και του ηλεκτρονικού εμπορίου απαιτεί τον προσεκτικό προγραμματισμό, ο οποίος είναι βασικός για την σωστή ολοκλήρωση του. Μια από τις δυσκολότερες πτυχές του ERP και της ολοκλήρωσης ηλεκτρονικού εμπορίου είναι ότι το Διαδίκτυο δεν σταματά ποτέ. Οι εφαρμογές ERP είναι μεγάλες και σύνθετες και απαιτούν συντήρηση. Η επιλογή είναι άκαμπτη εάν το ERP συνδέεται άμεσα με τον Ιστό. Οι περισσότεροι βετεράνοι του ηλεκτρονικού εμπορίου θα χτίσουν την ευελιξία στις συνδέσεις ERP και ηλεκτρονικού εμπορίου 51

56 έτσι ώστε να μπορούν να κρατήσουν τις νέες εφαρμογές ηλεκτρονικού εμπορίου στον Ιστό ενώ παράλληλα διακόπτουν το ERP για τις βελτιώσεις και τις αποτυπώσεις. Η δυσκολία στον συνδυασμό των εφαρμογών του ERP και του ηλεκτρονικού εμπορίου, έχει οδηγήσει τις επιχειρήσεις να εξετάσουν το λογισμικό ως μέσο είδος των δυο παραπάνω παραγόντων. Αυτές οι εφαρμογές ενεργούν ως μεταφραστές λογισμικού που παίρνουν τις πληροφορίες από το ERP και τις μετατρέπουν σε ένα σχήμα που το ηλεκτρονικό εμπόριο και άλλες εφαρμογές μπορούν να καταλάβουν. Το λογισμικό αυτό έχει βελτιωθεί εντυπωσιακά τα τελευταία χρόνια, αν και είναι δύσκολο να πωληθεί και να αποδειχθεί επιστροφή επένδυσης Από το business στο e-business Παραδοσιακά, οι λύσεις ERP εστιάζουν στην ενοποίηση διάφορων επιχειρησιακών διαδικασιών και τμημάτων μέσα στην επιχείρηση. Σήμερα, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τις δυνατότητες του Internet για να επεκτείνουν την ενοποίηση των διαδικασιών τους πέρα από τα φυσικά εταιρικά όρια, έτσι ώστε να περιλαμβάνουν πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες και εργαζομένους. Με τη χρήση τεχνολογιών web, το ERP μπορεί να μετατραπεί σε μία ενοποιημένη e- business πλατφόρμα, η οποία θα επιτρέψει στην επιχείρηση: Να βελτιώσει το επίπεδο εξυπηρέτησης των πελατών της, παρέχοντας ακόμα και τη δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης ή αυτοπληροφόρησης των πελατών. Να επιτύχει ομοιογένεια στις εταιρικές διαδικασίες, επεκτείνοντας τη χρήση του ERP σε όλη την εφοδιαστική της αλυσίδα. 52

57 Να αυξήσει το μερίδιο αγοράς της μέσω της αυξανόμενης εμπιστοσύνης των πελατών (customer loyalty) και νέων καναλιών πωλήσεων. Να συλλέγει δεδομένα πελατών μέσω του Internet και έτσι να μαθαίνει περισσότερα γι' αυτούς και τις αγορές. Να βελτιώνει την παραγωγή νέων προϊόντων, αυξάνοντας τη συνεργασία μεταξύ των ομάδων εργασίας μέσα και έξω από την επιχείρηση. Να υλοποιεί πρακτικές ηλεκτρονικού εμπορίου, πλήρως ενοποιημένες με τα συστήματα backup της επιχείρησης. Αρκετές επιχειρήσεις, μετά την εγκατάσταση ενός ERP, προσανατολίζονται στην εγκατάσταση νέων εφαρμογών που θα του προσθέσουν νέα αξία. Τέτοιες εφαρμογές αποτελούν τα συστήματα Διαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων (Customer Relationship Management), Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας (Supply Chain Management), Advance Planning and Scheduling, Επιχειρησιακής Ευφυΐας (Business Intelligence) και φυσικά, ηλεκτρονικού εμπορίου. Βασικό κίνητρο αυτών των κινήσεων είναι αφενός η περαιτέρω μείωση των δαπανών και αφετέρου η μεγιστοποίηση των ωφελειών από την επένδυση στο ERP. Σήμερα, οι επιχειρήσεις και η τεχνολογία είναι τόσο στενά συνδεδεμένες ώστε είναι πρακτικά αδύνατο να αλλάξεις το ένα χωρίς να επηρεαστεί το άλλο. 53

58 Συνεπώς, η εγκατάσταση ενός ERP διευκολύνει τη μετάβαση μιας επιχείρησης στο e-business. Οι περισσότερες εταιρίες που κατασκευάζουν ERP συστήματα διαθέτουν έτοιμα υποσυστήματα λογισμικού για ηλεκτρονικές συναλλαγές, τα οποία προσαρμόζονται στο βασικό ERP σύστημα. Επίσης, τα συστήματα ERP έχουν συνήθως ανοικτή αρχιτεκτονική που επιτρέπει τη διασύνδεση του ERP με το λογισμικό e-business που εγκαθιστά η εταιρία. Εάν μέσα στα σχέδια της επιχείρησης είναι και η είσοδος στο e-business, τότε πρέπει να εξεταστεί και η συγκεκριμένη πτυχή στην επιλογή του συστήματος ERP Χρηματοροή και ERP Οι χρηματοοικονομικές συναλλαγές (Cash Management) θα έπρεπε να αποτελεί έναν από τους βασικούς λόγους για τους οποίους οι επιχειρήσεις αποφασίζουν να εγκαταλείψουν το παλιό, «καλό», «βολικό» μηχανογραφικό τους σύστημα και να μπαίνουν σε ένα πιο σύνθετο λογισμικό όπως αυτό του ERP. Πολλές φορές κατά την υλοποίηση ενός έργου ERP προβάλλεται η απαίτηση από την Οικονομική Διεύθυνση της επιχείρησης για τη διαχείριση των ταμειακών ροών ή των πληροφοριακών καταστάσεων χρηματοροής (Cash Flow). Στις περισσότερες των περιπτώσεων η απαίτηση δεν είναι ξεκάθαρη και διαφέρει από επιχείρηση σε επιχείρηση. Από την άλλη, οι εταιρείες συμβούλων μεταφράζουν το αίτημα ως υλοποίηση της χρηματοοικονομικής συναλλαγής (Cash Management), καθώς παρουσιάζεται τουλάχιστον, ως η πιο κοντινή εφαρμογή. Καλό, λοιπόν, είναι να δούμε αποφεύγοντας τις μεταφράσεις και τους ορισμούς τη λειτουργικότητα που έχει η εφαρμογή χρηματοοικονομικής συναλλαγής ενός συστήματος ERP και πως μπορούμε να την αξιοποιήσουμε. Η υλοποίησή της είναι απλή και οι ανάγκες παραμετροποίησης στα περισσότερα ERP ελάχιστες. Η εφαρμογή τροφοδοτείται κυρίως από δεδομένα που καταχωρούνται αρχικά σε 54

59 άλλα υποσυστήματα, γι αυτό και ο βαθμός ολοκλήρωσης των διαδικασιών επηρεάζει άμεσα. Η πληροφόρηση που παρέχει αφορά στη θέση ρευστότητας της επιχείρησης και στην ταμειακή θέση, με βραχυπρόθεσμο έως μεσοπρόθεσμο ορίζοντα. Όποιο και αν είναι το αντικείμενο της επιχείρησής, σίγουρα καταλήγει σε ένα προϊόν ή μια υπηρεσία που πωλείται στους πελάτες. Για τη διαμόρφωση του προϊόντος ή της υπηρεσίας χρειάζεται πρώτες ύλες και εργατικά, που σημαίνει ότι πρέπει να αγοραστούν από προμηθευτές αγαθά ή υπηρεσίες και να πληρωθεί το προσωπικό. Εν ολίγοις, εισπράττει η επιχείρηση από τους πελάτες και πληρώνει τους προμηθευτές της. Ανεξάρτητα από την κερδοφορία της επιχείρησης και την εν γένει οικονομική της κατάσταση, όλοι ανησυχούν για το λεγόμενο «πρόβλημα ρευστότητας», δηλαδή αν είναι διαθέσιμα τα χρήματα για να καλύψουν τις υποχρεώσεις τους, όταν έρθει η ώρα των πληρωμών. Ακόμη και αν υπάρχουν φουσκωμένοι τραπεζικοί λογαριασμοί, η εκταμίευση σημαίνει μείωση των εσόδων από τους τόκους. Επομένως, το ιδανικό για μια επιχείρηση θα ήταν να καλύπτει τις υποχρεώσεις της μέσω των απαιτήσεών της από τους πελάτες της. Πρώτα δηλαδή να εισπράττει και μετά να πληρώνει, χωρίς να χρειάζεται να βάλει χέρι στους τραπεζικούς λογαριασμούς ή ακόμη χειρότερα να καταφύγει σε βραχυπρόθεσμο δανεισμό (δηλαδή να πληρώσει και από πάνω). Η εφαρμογή του Cash Management δεν θα πείσει τους πελάτες να πληρώνουν πριν από τη λήξη των υποχρεώσεων της επιχείρησης προς τους προμηθευτές της, θα δώσει όμως τη θέση ρευστότητας της εταιρείας ως αποτέλεσμα των συμφωνιών που έχει κάνει με τους συναλλασσόμενους εγκαίρως, ώστε να προβεί στις ενέργειες που συμφέρουν οικονομικά κατά περίπτωση την επιχείρηση. 55

60 Μπορεί να εμφανίζει τις άμεσες, βραχυπρόθεσμες και μεσοπρόθεσμες, ταμειακές απαιτήσεις και υποχρεώσεις σε συνδυασμό με τα διαθέσιμα της επιχείρησης, με μεγάλη ακρίβεια, δημιουργώντας ταμειακές προβλέψεις που βασίζονται σε απολογιστικά στοιχεία άλλων εφαρμογών του συστήματος ERP Θέση ρευστότητας & εντολές αγοράς και πώλησης Η πρώτη πληροφορία που αξιοποιείται από την εφαρμογή Cash Management έρχεται από τα υποσυστήματα των Προμηθειών και των Πωλήσεων. Στις εντολές αγοράς και πώλησης αντίστοιχα υπάρχουν οι όροι πληρωμής και πίστωσης που έχουν συμφωνηθεί με τον προμηθευτή ή τον πελάτη. Η εφαρμογή μεταφράζει τους όρους πληρωμής σε ληξιπρόθεσμη ημερομηνία (ημερομηνία οφειλής) και πριν ακόμη εκδοθεί κάποιο παραστατικό, πληροφορεί την επιχείρηση για την πιθανή (αν οι όροι των συμφωνιών τηρηθούν) δυνατότητα ή αδυναμία της να καλύψει τις υποχρεώσεις της. Προσοχή, όμως, για να είναι αξιόπιστη η πληροφορία, οι όροι πληρωμής και πίστωσης θα πρέπει να ανταποκρίνονται κατά το δυνατόν στην πραγματικότητα. Δεδομένου ότι οι τελικοί χρήστες που καταχωρούν τις σχετικές εντολές (από το τμήμα Προμηθειών και από το τμήμα Πωλήσεων) δεν θεωρούν δουλειά τους (και μάλλον σωστά) να ασχολούνται με το θέμα αυτό, είναι πιθανό να γίνονται λάθη που οδηγούν σε εσφαλμένη και επομένως άχρηστη πληροφόρηση στην εφαρμογή Cash Management. Ο καθορισμός των όρων πληρωμής και πίστωσης πρέπει να γίνει κεντρικά, να ληφθούν αποφάσεις και να καθοριστούν διαδικασίες. Τα συστήματα ERP παρέχουν τη δυνατότητα καθορισμού όρων πληρωμής και πίστωσης σε επίπεδο βασικού αρχείου πελάτη ή προμηθευτή. Με αυτό τον τρόπο σε κάθε έγγραφο που παράγεται από το σύστημα, μα αναφορά στο αντίστοιχο κωδικό συναλλασσομένου, προτείνεται και ο όρος πληρωμής και πίστωσης που έχει προκαθοριστεί. Ο όρος βέβαια μπορεί να αλλάξει για να 56

61 καλύψει την περίπτωση όπου υφίσταται ειδική συμφωνία. Δεν χρειάζεται άμεση ενημέρωση όλων των αρχείων των πελατών και προμηθευτών με τον όρο «άμεση πληρωμή» (είτε επειδή είναι ο πρώτος στη σειρά είτε επειδή είναι ο πιο ανώδυνος). Ακόμη και αν δεν υφίσταται στην επιχείρηση ξεχωριστό τμήμα Διαχείρισης Πιστώσεων (Credit Management), ωστόσο προσπαθεί η επιχείρηση να μεταφράσει σε όρους πληρωμής και πίστωσης του ERP την πρακτική που ούτως ή άλλως ακολουθείται. Εξηγεί στα τμήματα προμηθειών και πωλήσεων τις επιπτώσεις και την πληροφορία που περιμένει με τη σωστή χρήση των όρων πληρωμής και πίστωσης και ορίζει διαδικασίες έγκρισης για τις περιπτώσει αλλαγών. Τιμολόγια Μετά την εκτέλεση της εντολής και την καταχώριση σχετικών τιμολογίων, η εφαρμογή Cash Management ακυρώνει την πληροφορία όπως αυτή έχει διαμορφωθεί μέσω της εντολής και τροφοδοτείται με ποιο αξιόπιστα στοιχεία, τα οποία λαμβάνονται από την αξία και τους όρους πληρωμής των τιμολογίων. Αν, για παράδειγμα το τιμολόγιο πώλησης έχει ημερομηνία έκδοσης , αξία 1000 και όρους πίστωσης «σε τριάντα ημέρες από την ημερομηνία έκδοσης», από την αναφορά θέσης ρευστότητας θα πληροφορηθεί η επιχείρηση για να αναμενόμενη είσπραξη 1000 στις Το σύστημα τώρα ενημερώνει την επιχείρηση ότι η πιθανότητα να εισπράξει και η υποχρέωση να πληρώσει τις αντίστοιχες αξίες είναι ισχυρότερη, δεδομένου ότι δεν πρόκειται απλά για συμφωνία, αλλά έχουν εκδοθεί και τα σχετικά παραστατικά. Περιττό να αναφέρουμε τι σημασία των όρων πληρωμής και σε αυτήν την περίπτωση. Το σύστημα ERP κατά την καταχώριση του τιμολογίου θα προτείνει τους όρους πληρωμής και πίστωσης που είχαν οριστεί στην εντολή αγοράς ή πώλησης. Ο χρήστης κατά την καταχώριση θα πρέπει να επιβεβαιώσει ότι οι όροι ισχύουν ή να τους τροποποιήσει με βάση τη διαδικασία που έχει οριστεί. 57

62 Πληρωμές / Εισπράξεις Στην περίπτωση που οι πληρωμές ή εισπράξεις πραγματοποιούνται με μετρητά, με την εκκαθάριση του σχετικού τιμολογίου η απαίτηση ή υποχρέωση διαγράφεται από τη θέση ρευστότητας και πλέον εμφανίζεται στο λογαριασμό του ταμείου, ο οποίος είναι δυνατόν να παρακολουθείται μαζί με τους τραπεζικούς λογαριασμούς στην αναφορά ταμειακής θέσης της επιχείρησης (χειρισμός που θα διευκολύνει κυρίως τις μεταφορές κεφαλαίων). Για να έχει η επιχείρηση σωστή εικόνα, θα πρέπει οι πληρωμές και οι εισπράξεις να καταχωρούνται με εκκαθάριση των σχετικών τιμολογίων. Η συνήθης πρακτική των «πληρωμών έναντι» θα δώσει εσφαλμένα στοιχεία. Το σύστημα θα θεωρήσει την πληρωμή ως προκαταβολή και κατά πάσα πιθανότητα θα διατηρήσει την απαίτηση του τιμολογίου αγοράς στην αρχική ημερομηνία, ενώ παράλληλα θα εμφανίσει την πληρωμή (με αντίθετο πρόσημο από αυτό της αξίας του τιμολογίου) στην ημερομηνία καταχώρησής της. Βέβαια η επιχείρηση δεν χρωστά τίποτα στον προμηθευτή και έχει κλίσει το υπόλοιπό του. Στο Cash Management την επιχείρηση την ενδιαφέρει όχι μόνο το πόσο αλλά και το πότε. Αν έχει εξοφλήσει έναν προμηθευτή της 2 ημέρες νωρίτερα από την λήξη του τιμολογίου αγοράς, στην ανάλυση της θέσης ρευστότητας ανά ημέρα το τιμολόγιο του προμηθευτή θα φαίνεται ακόμη ως ανοιχτή υποχρέωση προς πληρωμή. Η εκκαθάριση των τιμολογίων κατά την πληρωμή αυξάνει την εργασία των τελικών χρηστών του λογιστηρίου κυρίως όταν η πληροφορία δεν είναι γνωστή. Σε αυτή την περίπτωση η πρακτική της εκκαθάρισης των παλαιότερων λύνει το πρόβλημα. Ενημερώνει τους χρήστες του λογιστηρίου για την σκοπιμότητα της διαδικασίας εκκαθάρισης. Ούτως ή άλλως σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα η εισαγωγή στοιχείων ανά εφαρμογή δεν εξυπηρετεί τις απαιτήσεις ενός μόνο τμήματος αλλά ολόκληρης της επιχείρησης. Όταν οι πληρωμές ή οι εισπράξεις πραγματοποιούνται με αξιόγραφα, αυτά θα πρέπει να 58

63 παρακολουθούνται στη θέση ρευστότητας μέχρι την κατάθεσή τους στην τράπεζα (εισπρακτέα) ή την είσπραξή τους από τον προμηθευτή (πληρωτέα). Εκκαθαρίζοντας το τιμολόγιο πελάτη με την παραλαβή του αξιόγραφου, το σύστημα παρέχει την πληροφορία πιθανής είσπραξης του ποσού στην ημερομηνία λήξης αυξάνοντας τον βαθμό βεβαιότητας, δεδομένου ότι τώρα έχουμε στα χέρια μας αξιόγραφο αντί του τιμολογίου. Για να εξασφαλιστεί η αξιοπιστία των παρεχόμενων από την εφαρμογή πληροφοριών, πρέπει να δοθεί προσοχή στην διαδικασία εκκαθάρισης όπως προαναφέρθηκε και επίσης τον καθορισμό των όρων πληρωμής και πίστωσης. Είναι μια εφαρμογή που δικαιώνει τους κόπους και την ταλαιπωρία που έχει υποβληθεί η επιχείρηση όσον αναφορά στην αλλαγή του τρόπου δουλειάς (ίσως και σκέψης) Υπηρεσίες Υποστήριξης 14 Οι υπηρεσίες υποστήριξης περιλαμβάνουν το σύνολο των ενεργειών που απαιτούνται για την επιτυχή εγκατάσταση και λειτουργία ενός πληροφοριακού συστήματος, όπως: μελέτη αναγκών, ανάλυση και σχεδιασμό, αρχική εγκατάσταση και παραμετροποίηση λογισμικού, δοκιμαστική χρήση και ποιοτικός έλεγχος του συστήματος, βελτίωση απόδοσης, εκπαίδευση, τηλεφωνική και επί τόπου υποστήριξη, τηλεστήριξη μέσω modem κ.τ.λ. Πολλές εταιρίες πληροφοριακών συστημάτων έχοντας σαν βασικό στόχο την πλήρη κάλυψη των αναγκών του πελάτη σε θέματα υποστήριξης, έχουν δημιουργήσει ειδικές διαδικασίες και κατάλληλα τμήματα, ώστε να επιτυγχάνεται χρησιμοποιώντας το πλήρως αυτοματοποιημένο και μηχανογραφημένο Κέντρο Τηλεφωνικής Εξυπηρέτησης, η καταγραφή όλων των εισερχομένων προβλημάτων

64 Το Κέντρο Τηλεφωνικής Εξυπηρέτησης πελατών (Τeleservice) είναι το ειδικό τμήμα το οποίο δέχεται τις κλήσεις των πελατών και εξασφαλίζει τη γρήγορη απάντηση σε κάθε πρόβλημα. Κάθε κλήση πελάτη στην εξυπηρέτηση πελατών (Teleservice) αποτελεί το έναυσμα για μία σειρά ενεργειών με στόχο την ταχύτερη και πληρέστερη εξυπηρέτησή του. Το Teleservice έχει στη διάθεσή του τα πλέον προηγμένα μέσα τα οποία του επιτρέπουν: Την καταγραφή και μηχανογραφική παρακολούθηση των κλήσεων των πελατών. Τη χρήση συγχρόνων μέσων τηλεδιάγνωσης (Telemaintenance) τα οποία επιτρέπουν τη σύνδεση με τον εξοπλισμό του πελάτη για τη διερεύνηση και διάγνωση τυχόν προβλήματος. Την εξ αποστάσεως καθοδήγηση των Τεχνικών μέσω κινητής τηλεφωνίας GSM. Κατά τις μη εργάσιμες ημέρες και ώρες ειδικά για τα τεχνικά προβλήματα (H/W και S/W) καταγράφονται τα μηνύματα από το προσωπικό βάρδιας, με σκοπό την ταξινόμηση και την προώθηση λύσεων, στις αμέσως επόμενες εργάσιμες ώρες. Όλα τα ανωτέρω, καθώς επίσης και το σύνολο των υπηρεσιών ενός erp, τίθενται αυτομάτως στη διάθεση του πελάτη με ένα τηλεφώνημα στην Τεχνική Υποστήριξη της συγκεκριμένης εταιρίας. Το Κέντρο Τεχνικής Εξυπηρέτησης πελατών συνεργαζόμενο με το Teleservise είναι το τμήμα που φροντίζει να δίδει πλήρεις και σύντομες λύσεις σε τεχνικά προβλήματα που έχουν σχέση με τη φύση του εξοπλισμού του πελάτη. Ειδικότερα το Κέντρο Τεχνικής Εξυπηρέτησης: Διαχειρίζεται υλικά και αναλαμβάνει την επισκευή μικροϋπολογιστών και μηχανών δικτύου με ειδικά εξοπλισμένο κέντρο επισκευών. 60

65 Διαχειρίζεται το απόθεμα (stock) ανταλλακτικών ώστε να εξασφαλίζεται η πλήρης κάλυψη των υποστηριζόμενων συστημάτων. Μεριμνά μέσω των διαδικασιών επανορθωτικής συντήρησης για τη διαθεσιμότητα των συστημάτων σύμφωνα με τους όρους της εκάστοτε διακήρυξης. Το Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης μιας εταιρίας πρέπει να διαθέτει την κατάλληλη οργάνωση, τις εγκαταστάσεις και τις υποδομές, προκειμένου να παρέχει υπηρεσίες συντήρησης και υποστήριξης των πληροφοριακών και τηλεπικοινωνιακών συστημάτων των πελατών της, άμεσα και αποτελεσματικά. Κάνοντας χρήση εξελιγμένων εργαλείων αυτοματοποίησης των εργασιών και διαθέτοντας έμπειρο ανθρώπινο δυναμικό, μπορεί να εξυπηρετήσει κάθε μέρα μεγάλο αριθμό εταιρειών και οργανισμών. Οι υπηρεσίες του Τμήματος Τεχνικής υποστήριξης παρέχονται με τη μορφή συμβολαίου συντήρησης, το οποίο είναι σχεδιασμένο έτσι ώστε να δίνει στους πελάτες την ευελιξία να διαμορφώνουν αυτοί το συμβόλαιο που θεωρούν ιδανικό για την επιχείρησή τους. Έτσι μπορούν να επιλέξουν συμβόλαια συντήρησης με ή χωρίς ανταλλακτικά, μεταβλητούς χρόνους απόκρισης και αποκατάστασης βλάβης, διευρυμένο ωράριο υποστήριξης που φτάνει και στις 24 ώρες 7 ημέρες την εβδομάδα, προληπτική συντήρηση, κ.ά.. α. Επιστημονική Υποστήριξη Η συνεχής τεχνολογική εξέλιξη και το έντονα μεταβαλλόμενο περιβάλλον στον χώρο της Πληροφορικής Επιστήμης και των Τηλεπικοινωνιών, είναι δυνατόν να καταστήσουν ανεπίκαιρα και αναποτελεσματικά τα υπάρχοντα ή αναπτυσσόμενα 61

66 πληροφοριακά συστήματα φορέων και οργανισμών, μεγάλων αλλά και μικρομεσαίων επιχειρήσεων και παράλληλα, να θέσουν σε δοκιμασία την αντοχή των επενδύσεων σε αυτόν τον χώρο. Η ανάγκη για σχεδιασμό και υλοποίηση σύνθετων έργων πληροφορικής χρειάζεται άμεση απάντηση. Μέσα σε αυτό το δυναμικά εξελισσόμενο περιβάλλον, η εταιρία πρέπει να είναι ικανή να σταθεί δίπλα στην αναπτυσσόμενη επιχείρηση και να την βοηθήσει να αναπτύξει σύγχρονα πληροφοριακά συστήματα, με αντοχή στον χρόνο και με δυνατότητα προσαρμογής, προστατεύοντας έτσι την αρχική επένδυση. Για το λόγο αυτό ορισμένες εταιρίες πληροφοριακών συστημάτων διαθέτουν στελεχιακό δυναμικό πλήρως ενημερωμένο επί των τεχνολογικών εξελίξεων. Το προσωπικό της εταιρίας μπορεί να προσφέρει υψηλής ποιότητας υπηρεσίες επιστημονικής υποστήριξης. Η υπηρεσία τεχνικών συμβούλων (Technical Consulting) είναι ένα σύνολο υπηρεσιών που προσφέρει υπηρεσίες υψηλής ποιότητας: Υπηρεσίες σχεδιασμού κορμού πληροφοριακών συστημάτων, κατάρτισης προδιαγραφών συστήματος Υπηρεσίες ελέγχου πληρότητας προτεινόμενων λύσεων σε σχέση με τις ζητούμενες προδιαγραφές Κατάρτιση μελετών μετάπτωσης δεδομένων και διασυνεργασίας σε ανομοιογενή περιβάλλοντα Κατάρτιση μελετών αύξησης αποδοτικότητας και διάρκειας επένδυσης πληροφοριακών συστημάτων 62

67 Κατάρτιση μελετών ελέγχου και εφαρμογής για την ασφάλεια Πληροφοριακών συστημάτων Υπηρεσίες προσαρμογής Πληροφοριακών συστημάτων και διαδικασιών στα νεώτερα τεχνολογικά δεδομένα (Business Transformation Services) Οι σημερινές ανάγκες της αγοράς του τυποποιημένου λογισμικού απαιτούν την παροχή ολοκληρωμένων και εξειδικευμένων υπηρεσιών υποστήριξης. Επιπλέον υπηρεσίες υποστήριξης είναι: Επιτόπου παροχή υπηρεσιών: Η επί τόπου παροχή υπηρεσιών αφορά στις υπηρεσίες που απαιτούν την φυσική παρουσία ανθρώπου ή την άμεση επαφή του με το σύστημα του πελάτη. Η επιτόπου παροχή υπηρεσιών περιλαμβάνει υπηρεσίες οι οποίες παρέχονται στις εγκαταστάσεις του πελάτη, στα γραφεία της εταιρείας ή σε κάποιο άλλο συμφωνημένο χώρο καθώς επίσης και υπηρεσίες οι οποίες παρέχονται μέσω modem. β. Υποστήριξη μέσω φυσικής παρουσίας Business analysis project management: Οι δύο αυτές υπηρεσίες απευθύνονται κατά κύριο λόγο σε μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις και σκοπός τους είναι η υλοποίηση των έργων μιας επιχείρησης. Οι δύο βασικοί στόχοι αυτών των υπηρεσιών είναι: η εμπρόθεσμη υλοποίηση - παράδοση του έργου και η επίτευξη της μέγιστης δυνατής ικανοποίησης του πελάτη. 63

68 Application consulting: Η συγκεκριμένη υπηρεσία προσφέρει επίλυση αποριών και υποστήριξη στην καθημερινή χρήση της εφαρμογής. Technical consulting: Η υπηρεσία αυτή αφορά σε τεχνικά θέματα που αφορούν στην εφαρμογή (εγκατάσταση, συντήρηση εξοπλισμού βάσης δεδομένων κ.λ.π). γ. Υποστήριξη μέσω modem Η συγκεκριμένη υπηρεσία καθιστά δυνατή την επικοινωνία ενός consultant, με τον υπολογιστή του πελάτη και μέσω αυτής επιτυγχάνονται: Επιδιορθώσεις αρχείων Upgrade της βάσης του πελάτη Έλεγχος της παραμετροποίησης της εφαρμογής Η υποστήριξη μέσω modem εκμηδενίζει τις αποστάσεις και προσφέρει αμεσότητα και ολοκληρωμένη υποστήριξη, χωρίς να απαιτείται η φυσική επίσκεψη του consultant υποστήριξης στο χώρο του πελάτη Προγραμματικές συμφωνίες Με το ετήσιο συμβόλαιο επί τόπου παροχής υπηρεσιών, ο πελάτης μπορεί να εξασφαλίσει την παρουσία εξειδικευμένων στελεχών μιας εταιρίας και την παροχή από πλευράς τους υπηρεσιών του χρόνου που ορίζει το αντίστοιχο συμβόλαιο. 64

69 ΣΥΜΒΟΛΑΙΑ: 160 ΩΡΩΝ 80 ΩΡΩΝ 40 ΩΡΩΝ Οι προγραμματικές συμφωνίες απευθύνονται κυρίως σε μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις και συγκεκριμένα σε πελάτες οι οποίοι έχουν ολοκληρώσει τη φάση υλοποίησης (παραμετροποίησης) και έχουν ανάγκη από υπηρεσίες υποβοήθησης. Οι υπηρεσίες αυτές παρέχονται στους χειριστές της εφαρμογής, επί τόπου είτε εξ αποστάσεως και απαιτούνται για την ομαλή καθημερινή λειτουργία της εφαρμογής, καθώς και για την επίλυση αποριών που αφορούν είτε στο τόπο χειρισμού, είτε στη λειτουργικότητα και τα χαρακτηριστικά της εφαρμογής. Οι προγραμματικές συμφωνίες καλύπτουν: υποστήριξη τηλεφωνική υποστήριξη επί τόπου παρουσία Ελληνικά ERP 15 Τα τελευταία χρόνια σχεδόν όλοι οι Έλληνες κατασκευαστές επιχειρηματικού λογισμικού ονομάζουν τα εμπορολογιστικά τους προγράμματα ERP. Ο όρος αυτός άρχισε να αποδίδεται πριν από 15 μόλις χρόνια. Ο χαρακτηρισμός Προγραμματισμός Επιχειρησιακών Πόρων δόθηκε στο πολύπλοκο και «μονοκόμματο» λογισμικό ομάδα εταιρειών, για να διαχωριστεί από τα μικρότερα και αποσπασματικότερα επιτεύγματα των ανταγωνιστών τους. Η κεντρική ιδέα 15 Κ. Καρύδας, Financial Ram, ERP Solutions, Ιούλιος Αύγουστος

70 του ERP εντοπίζεται στο ότι αποτελεί ουσιαστικά την μόνη εφαρμογή λογισμικού που χρειάζεται μια επιχείρηση. Το όνομά του είναι εμπνευσμένο από το MRP (Manufacturing Requirements Planning), για να τονιστούν «βιομηχανικοί» λογικοί και η αυτοματοποίησή του. Κύριο μέλημά του είναι η ευχέρεια πρόβλεψης και σχετικής διόρθωσης σε πραγματικό χρόνο όλων των ζωτικών κινήσεων της παραγωγής σε σχέση με τα οικονομικά δεδομένα σε μια εταιρεία. Στην Ελλάδα όμως τα προγράμματα αυτά δεν εφαρμόστηκαν με τον καλύτερο δυνατό τρόπο κι έχασαν την αυθεντικότητά τους καθώς «εμπλουτίστηκαν» με μια πρωτοτυπία ξεχωριστής γενικής και αναλυτικής λογιστικής. Έτσι κατέληξαν (από έλλειψη γνώσης των συμβούλων) σε απλοϊκές πατέντες εγκατάστασης και έτσι «ξέπεσαν» τελικά σε κοινά εμπορικά και λογιστικά πακέτα. Σε συνδυασμό μάλιστα με τα διεθνή χαρακτηριστικά τους (μεγάλο κόστος και χρόνος εγκατάστασης, κλείδωμα στην συγκεκριμένη λύση) οδήγησαν μια ολόκληρη γενιά ελλήνων επιχειρηματιών σε μεγάλο προβληματισμό. Έτσι, μέσα στο χάος δημιουργήθηκε πραγματική ευκαιρία για τις ελληνικές εταιρείες λογισμικού να προτείνουν τις δικές τους λύσεις: λιγότερο φιλόδοξες, αλλά πιο οικονομικές και προβλέψιμες, με σαφώς καλύτερη τοπική και συνολική υποστήριξη. Η εξέλιξη τους ήταν σταδιακή δημιουργώντας νέα συστήματα λογισμικού. Συνεπώς αν και ο όρος ERP είναι ευρέως διαδεδομένος, υπάρχει μια σύγχυση για το τι ακριβώς σημαίνει. Ένα ενιαίο περιβάλλον εμπορικής διαχείρισης και γενικής λογιστικής δεν είναι απαραίτητα ένα σύστημα ERP, αφού αυτό προϋποθέτει την αποτύπωση μέσα στην εφαρμογή των κανόνων λειτουργίας και τις «ροές» εργασίας της επιχείρησης. Προκειμένου ένα ERP να ενσωματώσει το απαραίτητο «βάθος» στην κάλυψη των επιχειρηματικών αναγκών απαιτεί την πραγματοποίηση σημαντικών επενδύσεων σε χρόνο και χρήμα έτσι ώστε να εξασφαλίζονται η πληρότητα και η αξιοπιστία της τελικής λύσης. 66

71 Παρότι στην ελληνική αγορά οι λύσεις ERP είναι διαθέσιμες για περισσότερα από δέκα έτη και μάλιστα από Έλληνες κατασκευαστές αυτές απευθύνονταν κυρίως σε μεγάλες επιχειρήσεις, απαιτούσαν αρκετά μεγάλο χρόνο και είχαν ανάλογο κόστος υλοποίησης. Ορισμένοι από τους καταξιωμένους στο εξωτερικό κατασκευαστές ERP έχουν επίσης εδώ και πολλά χρόνια παρουσία στην ελληνική αγορά. Τα μεγέθη όμως και οι υποδομές των επιχειρήσεων στην Ελλάδα δεν είναι συγκρίσιμα με αυτά των επιχειρήσεων σε ανεπτυγμένες οικονομίες του εξωτερικού. Ένα σύστημα ERP που σχεδιάστηκε για να καλύψει τις ανάγκες μιας αντιπροσωπευτικής μικρομεσαίας επιχείρησης με 200 εργαζομένους, π.χ. στη Γερμανία ή την Μ. Βρετανία, έχει μικρές πιθανότητες να διεισδύσει στις προσωποπαγείς μικρομεσαίες Ελληνικές επιχειρήσεις. Η δυσκολία προσαρμογής στις ιδιαιτερότητες της ελληνικής πραγματικότητας, σε συνδυασμό με την άδεια εγκατάστασης και τη συντήρηση (License και Maintenance), επιτρέπουν την αποδοτική εφαρμογή των ξένων ERP μόνο σε λίγες πολύ μεγάλες επιχειρήσεις στην Ελλάδα. Αναγνωρίζοντας τα προβλήματα που δυσχεραίνουν τη γρήγορη διείσδυση των πληροφοριακών συστημάτων ERP, οι μεγάλοι Έλληνες κατασκευαστές παρουσίασαν τα τελευταία πέντε περίπου χρόνια συστήματα μεσαίου μεγέθους ERP προσαρμοσμένα κατάλληλα στις ανάγκες των μικρότερων επιχειρήσεων και με πιο προσιτό κόστος. Αυτό έδωσε μια σημαντική ώθηση στην αγορά συστημάτων ERP και τα κατέστησε δεδομένη επιλογή κυρίως για τις μεσαίες επιχειρήσεις με κύκλο εργασιών μεγαλύτερο του ενός εκατομμυρίου ευρώ. 67

72 Συγκριτικός πίνακας πληροφοριακών συστημάτων. Γλώσσα Υποστήριξη Εγκαταστάσεις Singular Enter. Borland Delphi Μέσω 47 σε Εμπόριο & για τους Client Internet, Βιομηχ. και Oracle για Τηλεφωνικός, τους Παροχή προγραμματιστές υπηρεσιών στον τόπο της εταιρείας Logic DIS Microsoft Visual Studio 6.0 Μέσω Internet, Τηλεφωνικός, Παροχή υπηρεσιών στον τόπο της εταιρείας Altec Delphi Μέσω Internet, Τηλεφωνικός, Παροχή υπηρεσιών στον τόπο της εταιρείας CGSoft Delphi 6.0 & 7.0 Μέσω Internet, Ecorama Visual Basic & Visual C SAP Τηλεφωνικός Μέσω Internet, Τηλεφωνικός Μέσω Internet, Τηλεφωνικός, Παροχή υπηρεσιών στον τόπο της εταιρείας 2000 στην την Ελλάδα 1,138 στην Ελλάδα 48 στην Ελλάδα 33 στο εξωτερικό 26 σε όλη την Ελλάδα Πάνω από 5000 σε Ελλάδα Πίνακας

73 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 Atlantis ERP Εισαγωγή Το Atlantis αποτελεί ένα ολοκληρωμένο και πλήρες σύστημα υψηλών προδιαγραφών. Ενσωματώνει τις τελευταίες εξελίξεις στην τεχνολογία ανάπτυξης λογισμικού και εκμεταλλεύεται όλες τις σύγχρονες μεθόδους σχεδιασμού, ανάλυσης, και οργάνωσης των λειτουργιών, των δυνατοτήτων και των διαδικασιών ενός ανοικτού πληροφοριακού συστήματος. Ταυτόχρονα αξιοποιεί όλες τις εξελίξεις στα μέσα άντλησης, μεταφοράς και ανταλλαγής πληροφοριών καλύπτοντας ολοκληρωμένα την επικοινωνία της επιχείρησης με όλα τα συνεργαζόμενα μέρη. Με απεριόριστες δυνατότητες δυναμικής σχεδίασης πληροφόρησης το Atlantis II αξιοποιεί κάθε μορφή ανάλυσης στοιχείων όπως απαιτείται από τον τομέα δραστηριότητας του συγκεκριμένου χρήστη. Έτσι εξασφαλίζει στην επιχείρηση ουσιαστικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στη διαχείριση των κρίσιμων διαδικασιών. Σε αυτό το μέρος αναπτύσσονται όλα τα πλεονεκτήματα της ανοικτής αρχιτεκτονικής του Atlantis II. 69

74 2.1. Τεχνικά χαρακτηριστικά του Atlantis ERP 16 Το ATLANTIS E.R.P. είναι ένα εργαλείο διαχείρισης πληροφορίας που απευθύνεται κυρίως σε μεγάλες επιχειρήσεις με απαιτήσεις πολυσύνθετων μηχανισμών πληροφόρησης. Το περιβάλλον εργασίας είναι ιδιαίτερα φιλικό Το ATLANTIS E.R.P. από τεχνικής απόψεως πρόκειται για μια εφαρμογή 3tier client server, ανεπτυγμένη σε περιβάλλον Delphi. Παρέχεται ανεξαρτησία από βάση δεδομένων (database indigested), έτσι συνεργάζεται και με MS SQL SERVER και με ORACLE. Η εφαρμογή διαθέτει application server, ο οποίος σε πρώτο επίπεδο διαχειρίζεται και επεξεργάζεται τα δεδομένα που στέλνουν οι client η επικοινωνία τους γίνεται μέσω σύνδεση TCP/IP και σε δεύτερο επικοινωνεί με τον database server. Έτσι, αυξάνονται η αξιοπιστία και οι επιδόσεις της. Ο application server, ο client και η βάση σε MS SQL server τρέχουν σε περιβάλλον Windows, εφόσον γίνει η επιλογή της ORACLE, ο database server μπορεί να τρέξει σε όλα τα λειτουργικά συστήματα. Ο application server αναφέρεται σε επίπεδο εφαρμογής και όχι σε hardware. Δεν είναι δηλαδή απαραίτητη η χρήση μηχανήματος server. Το αν θα χρησιμοποιηθούν ένα δυο ή και περισσότερα μηχανήματα για την αξιοποίηση application και database server, εξαρτάται από πολλές παραμέτρους, όπως ο όγκος βάσης δεδομένων, η ταυτόχρονοι χρήστες, που προκύπτουν από την ανάλυση των αναγκών της εκάστοτε εγκατάστασης. Χρησιμοποιήθηκε αντικειμενοστραφής (object oriented ) φιλοσοφία σχεδίασης και υλοποίησης. Οι server και οι client απαρτίζονται από αντικείμενα που έχουν συγκεκριμένους ρόλους και επικοινωνούν μεταξύ τους μέσα από καθορισμένο interface. 16 Βοηθητικό Εγχειρίδιο του Atlantis II (On Line Help). 70

75 Τα τρία επίπεδα (3tier) της εφαρμογής είναι: Η βάση δεδομένων, που αποτελεί το μέσω αποθήκευσης δεδομένων, εξασφαλίζει την ακεραιότητά τους και υλοποιεί τμήμα των λειτουργικών προδιαγραφών (Business Logic) μέσω constraints, stored procedures και triggers Ο application server που εκτελεί το κύριο τμήμα του business logic και εξασφαλίζει την ακεραιότητα των δεδομένων και την επικοινωνία με την βάση δεδομένων. Ο client που ασχολείται με την εισαγωγή και την εμφάνιση της πληροφορίας από και προς τον τελικό χρήστη. Η τεχνολογία 3 tier client / server είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για τοπολογίες με απομακρυσμένες θέσεις εργασίας. Οι δυνατότητες που προσφέρονται από την αρχιτεκτονική αυτή λειτουργούν καλά για έναν σχετικά μικρό αριθμό clients, όπου το πλήθος των application server είναι μικρό, και ο κάθε client γνωρίζει εκ των προτέρων τον application server με τον οποίο θα συνδεθεί. Τα πράγματα γίνονται πιο περίπλοκα όταν το πλήθος των client είναι μεγάλο, και συνήθως διασκορπισμένο σε απομακρυσμένα σημεία. Σε αυτήν την περίπτωση, το ζητούμενο είναι ο κάθε client να μπορεί να στήνεται με απλές διαδικασίες, και χωρίς προκαθορισμένες (άκαμπτες) παραμέτρους ως προς τον application server μέσω του οποίου θα έχει πρόσβαση στη βάση δεδομένων. Η νέα επέκταση του Atlantis που ονομάζεται Load Balancing through Atlantis Broker έρχεται να καλύψει την ανάγκη αυτή, επιτρέποντας την ισομερή κατανομή των clients στους application servers, όπως επίσης και την αυτόματη επανασύνδεση τους μετά από πτώση του application server που τους εξυπηρετούσε. 71

76 Η διαδικασία ενεργοποίησης του Load Balancing through Atlantis Broker είναι η ακόλουθη : 1) Σε κάθε client και σε κάθε application server που συμμετέχει στο δίκτυο του Atlantis ERP, εισάγεται μία νέα μεταβλητή στο registry (broker), με το IP Address του Η/Υ που φιλοξενεί το πρόγραμμα Broker. Η τιμή της μεταβλητής αυτής μπορεί να συνοδεύεται από την σταθερά ;updatehost. Με την επέκταση αυτή, οι clients θα συνδεθούν με τον application server που είχαν την τελευταία σύνδεση, έστω και αν ο Η/Υ που φιλοξενεί το πρόγραμμα Atlantis broker δεν είναι διαθέσιμος. Έτσι αποφεύγεται το Single Point Failure, και επιτυγχάνεται μία αυτόματη ισορροπία κατανομής των clients στους application servers, αντίστοιχη με αυτήν που υπήρχε πριν παρουσιαστεί το πρόβλημα. Εικόνα

77 Η δήλωση στο registry μπορεί να γίνει και μέσα από την οθόνη setup του Atlantis, ενημερώνοντας καταλλήλως τα πεδία Broker Address και Update Last AppServer, όπως εμφανίζονται στην παρακάτω οθόνη. Εικόνα

78 2) Εκτελείτε το πρόγραμμα broker, και ορίζονται σ αυτό οι application servers και τα χαρακτηριστικά τους. Ο ορισμός των application server γίνεται εκτελώντας την επιλογή Configuration από το μενού File. Εικόνα 2.3 Show diagram View configuration Show log 74

79 Η οθόνη μέσω της οποίας ορίζονται οι application servers είναι η ακόλουθη : Εικόνα Server Catalog Τα ονόματα των διαθέσιμων Application Server. 2 Server Name Το όνομα του application server που είναι επιλεγμένος. 3 IP Address Το IP Address του application server που είναι επιλεγμένος. Εναλλακτικά μπορεί να καταγραφεί και το computer name, το οποίο μεταφράζεται αυτόματα από τον broker σε IP Address. 4 75

80 Capacity Το επιτρεπόμενο πλήθος clients που μπορούν να εξυπηρετηθούν από τον συγκεκριμένο application server. Με την τιμή 0 στην παράμετρο αυτή, σηματοδοτείτε η δυνατότητα απεριόριστων client στον συγκεκριμένο application server. 5 Server Availability Available Αναφέρεται στη διαθεσιμότητα του συγκεκριμένου application server. Έχοντας μη επιλεγμένη την παράμετρο αυτή, ο server αυτός δεν θα δεχτεί κανέναν client. Ιδιαίτερα χρήσιμο χαρακτηριστικό για να μπορεί να διακόπτεται η λειτουργία ενός application server για οποιονδήποτε λόγο (συντήρηση κλπ.), χωρίς να είναι απαραίτητο να διαγραφεί από τον κατάλογο του broker. Can OverLoad Με την παράμετρο αυτή σημειώνονται οι servers (ένας ή περισσότεροι) που επιτρέπετε να δεχτούν clients πάνω από το επιτρεπτό όριο που ορίζεται με την παράμετρο 4 (Capacity). Η υπερφόρτωση θα ενεργοποιηθεί αφού πρώτα εξαντληθούν οι χωρητικότητες όλων των server. 6 Add / Delete Server Ενεργοποίηση εργασιών προσθήκης / διαγραφής application server του κατάλογου του broker. 7 Allocation Strategy Μέθοδος κατανομής των clients στους application servers Least Used First Η κατανομή γίνεται με βάση το πλήθος των clients που εξυπηρετούνται από κάθε application server. By % Usage Η κατανομή γίνεται με βάση την ποσοστιαία κατανάλωση της χωρητικότητας του κάθε application server. 76

81 8 Propose only servers which are up and running Με την επιλογή της παραμέτρου αυτής, ο broker διαχειρίζεται μόνο τους application servers που είναι εκ των προτέρων ενεργοποιημένοι. Με ανενεργή την συγκεκριμένη παράμετρο, η κατανομή των clients γίνεται σε όλους τους application servers, έστω και αν αυτοί δεν έχουν ακόμη ενεργοποιηθεί. Θα ξεκινήσουν με την αίτηση του πρώτου client για σύνδεση. Σημ. Σε περίπτωση που υπάρχει ενεργός local application server, ο κάθε επόμενος client που ξεκινά από τον ίδιο H/Y συνδέετε αυτόματα στον τοπικό application server χωρίς να συμβουλευτεί τον Atlantis broker. Η εικόνα που παρουσιάζει ο Atlantis broker αφού ενεργοποιηθεί και ξεκινήσει η χρήση του είναι η ακόλουθη : Εικόνα

82 Η γραφική απεικόνιση της ίδιας εικόνας (View Diagram) : Εικόνα 2.6 Στην τελευταία γραμμή του Atlantis broker εμφανίζεται η ώρα και το τελευταίο μήνυμα που έχει εκτελεστεί. Μία αναλυτικότερη εικόνα όλων των εκτελεσμένων μηνυμάτων (από και προς τον broker) εμφανίζεται στο logger μέσω του View Log File. 78

83 Εικόνα 2.7 Σημ. Σε περίπτωση που ο Atlantis broker ενεργοποιηθεί μεταγενέστερα από την έναρξη λειτουργίας του Atlantis ERP, θα εμφανίσει την ενημερωμένη εικόνα χρήσης με την πρώτη αίτηση που θα του γίνει για την σύνδεση ή αποσύνδεση ενός client. Μερικά άλλα χαρακτηριστικά της τεχνολογίας του ATLANTIS ΙΙ είναι: Κατανομή των Application Client στους Application Server με στόχο την ομαλή κατανομή του φόρτου εργασίας και των κλήσεων που δέχεται κάθε application server. Δυνατότητα εκτέλεσης background client task executions μέσω macros. Παρέχεται πλήρες παραμετρικό περιβάλλον, από εικαστικό (χρώματα, μενού) έως λειτουργικό επίπεδο, δηλαδή δημιουργία νέων πεδίων, χρήση VB Scripts, εξωτερικών DLL, triggers και selectors. 79

84 Επιπλέον, προσφέρει και το περιβάλλον ανάπτυξης αυτών των εργασιών με το Unisoft Customization Tool. Δυνατότητα εκτέλεσης πρόσθετης λογιστικής, αναπτυγμένης σε μορφή Store Procedures, κατά την καταχώρηση ή την τροποποίηση συγκεκριμένων πεδίων. Το αποτέλεσμα μπορεί να τροφοδοτεί άλλα πεδία της οθόνης, να προκαλεί προειδοποιητικά / απαγορευτικά μηνύματα ή να χρησιμοποιεί (προσθήκη / διόρθωση / διαγραφή) πρόσθετους πίνακες. Δυνατότητα διαμόρφωσης των browser που εμφανίζονται με την εκτέλεση του κάθε προγράμματος, παρουσιάζοντας επιλεγμένα πεδία του συγκεκριμένου αρχείου. Η διαμόρφωση μπορεί να αφορά στα πεδία που θα εμφανιστούν, στους τίτλους και στο μήκος τους, όπως επίσης και στο πρόσθετο φίλτρο που επιθυμούμε. Δυνατότητα δημιουργίας αυτοματοποιημένων εργασιών και κανόνων με έξυπνα συστήματα εργαλείων καθοδήγησης (wizards). Η λειτουργικότητα της εφαρμογής συμπληρώνεται από την ενότητα του Live Update. Είναι ένας μηχανισμός αναγνώρισης και διανομής νέων εκδόσεων στους client (Automatic version distribution). Ο χρήστης μπορεί γρήγορα και εύκολα να κατεβάσει τα update της εφαρμογής. Στο Reporting είναι ενσωματωμένος ο Report Generator. Υπάρχουν τριών επιπέδου αναφορές: οι έτοιμες, οι ελεύθερες (basic reports)και οι σχεδιαζόμενες (advanced reports). Στις έτοιμες υπάρχουν κάποιες προκατασκευασμένες αναφορές που κατά κανόνα χρησιμοποιούν οι χρήστες. Στις ελεύθερες ο χρήστης έχει την ευχέρεια να δημιουργήσει υψηλού επιπέδου αναφορές, με τη βοήθεια των γραφικών εργαλείων της εφαρμογής. Στις σχεδιαζόμενες εκτυπώσεις, που είναι το εργαλείο για προχωρημένες αναφορές επιτρέπεται η δημιουργία εκτυπώσεων από customizers και power users. 80

85 Σημαντικό λοιπόν πλεονέκτημα του Atlantis είναι η δυνατότητα πολλαπλών επιλογών παραμετροποίησης που παρέχει. Τα βασικά εργαλεία του ERP καθώς επίσης και οι πιο σύνθετες εφαρμογές που διαθέτει είναι υπεύθυνα για την ενεργοποίηση επιπρόσθετων δυνατοτήτων όπως και συχνά τη δυνατότητα παρέμβασης στον κώδικα. Οι επιδόσεις της εφαρμογής είναι αρκετά ικανοποιητικές, αφού οι εφαρμογή «χτίζεται» με βάση τις ανάγκες του πελάτη και χρησιμοποιούνται όλες οι κατάλληλες τεχνικές και τα εργαλεία, ακόμα και σε μεγάλα έργα H αρχιτεκτονική του Atlantis 17 Εικόνα Βοηθητικό Εγχειρίδιο του Atlantis II (On Line Help). 81

86 Το Atlantis αποτελείται από 13 βασικές ενότητες: Χρηματοοικονομικά Αποθήκη Πωλήσεις Αγορές Υπηρεσίες Παραγωγή Λογιστική Πάγια Προϋπολογισμοί M.I.S. Reporting tools Work flow Οργάνωση Χρηματοοικονομικά: Παρακολούθηση χρηματοοικονομικών συναλλαγών πελατών, προμηθευτών. Περιλαμβάνονται οι εξής υποενότητες: - Συναλλαγές - Συναλλασσόμενοι - Εργασίες - Εκτυπώσεις 82

87 Αποθήκη: Παρακολούθηση κινήσεων Αποθήκης. Περιλαμβάνονται οι εξής υποενότητες: - Κινήσεις - Αποθέματα - Εργασίες - Εκτυπώσεις Πωλήσεις: Πραγματοποίηση και διαχείριση των πωλήσεων της επιχείρησης. Περιλαμβάνονται οι εξής υποενότητες: - Συναλλαγές - Παραδόσεις - Εργασίες - Εκτυπώσεις Αγορές: Πραγματοποίηση και διαχείριση των αγορών της επιχείρησης. Περιλαμβάνονται οι εξής υποενότητες: - Συναλλαγές - Εργασίες - Εκτυπώσεις Υπηρεσίες: Διαχείριση και έλεγχος των παρεχόμενων υπηρεσιών. Περιλαμβάνονται οι εξής υποενότητες: - Συναλλαγές - Εργασίες - Εκτυπώσεις 83

88 Παραγωγή: Παρακολούθηση και διαχείριση της παραγωγής της επιχείρησης. Περιλαμβάνονται οι εξής υποενότητες: - Παραγωγή - Εργασίες - Εκτυπώσεις Λογιστική: Παρακολούθηση κινήσεων λογαριασμών λογιστικής. Περιλαμβάνονται οι εξής υποενότητες: - Άρθρα - Λογαριασμοί - Εργασίες - Εκτυπώσεις - Έντυπα Πάγια: Διαχείριση παγίων στοιχείων επιχείρησης. Περιλαμβάνονται οι εξής υποενότητες: - Συναλλαγές - Πάγια - Εργασίες - Εκτυπώσεις Προϋπολογισμοί: Υπολογισμός των προϋπολογισμών των πωλήσεων, των αγορών, των δαπανών κ.τ.λ. 84

89 Περιλαμβάνονται οι εξής υποενότητες: - Πωλήσεων - Αγορών - Δαπανών - Κοστολογούμενων διαδικασιών. M.I.S.: Διεξαγωγή στατιστικών αναλύσεων. Περιλαμβάνονται οι εξής υποενότητες: - Οργάνωση - Αποτελέσματα - Εκτυπώσεις Reporting tools: Δυνατότητα σχεδιασμού εκτυπώσεων. Περιλαμβάνονται οι εξής υποενότητες: - Basic reports - Advanced reports - Query reports - Query pages - Σχεδιαζόμενες προβολές - Labels - Design 85

90 Work flow: Προγραμματισμός αυτόματων εκτελέσεων διαδικασιών. Περιλαμβάνονται οι εξής υποενότητες: - Διαδικασίες - Εργασίες - Εκτυπώσεις Οργάνωση: Aπαραίτητη ενότητα για την παραμετροποίηση του Atlantis, όπου καθορίζονται οι παράμετροι λειτουργίας του συστήματος. Περιλαμβάνονται οι εξής υποενότητες: - Γενικές παράμετροι - Ειδικές παράμετροι - Σχεδιασμός συναλλαγών - Πίνακες - Βοηθητικές εργασίες Κάθε μία από τις υποενότητες περιλαμβάνει επιπλέον ενότητες. 86

91 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Μεθοδολογία μετάβασης στο σύστημα ERP Εισαγωγή Η λειτουργία μιας επιχείρησης με παλαιότερες μεθόδους και στρατηγικές διοίκησης, η επιτυχής διεκπεραίωση των υποχρεώσεων καθώς και η επίτευξη των στόχων της αποτελούν μια σύνθετη διαδικασία συχνά χρονοβόρα και πολλές φορές προβληματική. Η παρούσα έρευνα εξετάζει όλες τις πλευρές μιας επιχείρησης, όλα τα τμήματα αυτής, αντιπαραβάλλοντας παλαιότερες μεθόδους με τη μηχανογραφική υποστήριξη των συστημάτων ERP. Ουσία της έρευνας αποτελεί η ανάγκη μηχανογραφικής υποστήριξης κάθε επιχείρησης από το σωστό σύστημα ERP. Με την παρουσίαση των ρυθμών εργασίας της επιχείρησης με το ERP, της ευκολίας χειρισμού των ενεργειών, της ταχύτητας και της αμεσότητας στη πληροφορία και της δυνατότητας μεγάλου όγκου δεδομένων και μέσω μιας συγκριτικής μελέτης παρελθοντικών και παροντικών πακέτων οι εντυπώσεις κερδίζονται υπέρ των ERP. Συνεπώς η 87

92 απόδειξη της χρησιμότητας των ERP για κάθε επιχείρηση ήταν ο στόχος της έρευνας αυτής. Η άντληση των πληροφοριών που ήταν απαραίτητες για την εκπόνηση της πτυχιακής εργασίας έγινε από τα φυσικά πρόσωπα της επιχείρησης κατόπιν τεσσάρων επισκέψεων σε αυτήν, ώστε να καταγραφεί με ακρίβεια η υπάρχουσα κατάσταση της και να ξεκινήσει η διαδικασία της μετάβασης στο σύστημα ERP. Η δομή της έρευνας ακολουθεί την εξής σειρά : Γενικά χαρακτηριστικά της επιχείρησης. Αρχικά λαμβάνει χώρα μια περιγραφή της επιχείρησης, παρουσιάζονται και αναλύονται δηλαδή τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της που αφορούν είτε παλαιότερες τακτικές διαχείρισης και διοίκησης είτε παλαιότερα πακέτα μηχανογράφησης όπως το Κεφάλαιο. Αποτύπωση των λειτουργιών της επιχείρησης σε αντίστοιχο διάγραμμα ροής δεδομένων. Προβλήματα της επιχείρησης. Εντοπισμός και ανάλυση τυχών προβλημάτων που παρεμποδίζουν την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης. Το περιεχόμενο της εργασίας αυτής αποτελεί σύγχρονο προβληματισμό των σημερινών επιχειρήσεων. Οι διφορούμενες απόψεις για τα συστήματα ERP και η λανθασμένη συχνά χρήση τους στη χώρα μας αποτέλεσε μεγάλη πρόκληση για την ενασχόληση με το ERP. 88

93 3.1. Χαρακτηριστικά επιχείρησης Αντικείμενο επιχείρησης Το αντικείμενο της επιχείρησης είναι κυρίως η εμπορία ποτών, αναψυκτικών σε καταστήματα χονδρικής, μίνι μάρκετ κ.α. Ωστόσο η επιχείρηση παράγει, εμφιαλώνει και διευθετεί και δικά της προϊόντα μέσω δικού της δικτύου. Πρόκειται για μια μικρή οικογενειακή επιχείρηση. Γεωγραφικά, η εν λόγω εταιρεία απευθύνεται στο νομό Καβάλας με έμφαση την επαρχία Καβάλας και τη Θάσο. Το κεντρικό της κατάστημα βρίσκεται στην Καβάλα ενώ το υποκατάστημα και η αποθήκη στο Λιμένα Θάσου, στον Ποτό Θάσου και στην Ξάνθη. Στελέχη επιχείρησης Η διευθύντρια η οποία αφενός φροντίζει για τις συμφωνίες με τους προμηθευτές και τους πελάτες και αφ εταίρου ελέγχει το σύνολο των λειτουργιών της επιχείρησης. Ο υπεύθυνος Πωλήσεων διαχειρίζεται και επιβλέπει τους πωλητές, οι οποίοι είναι τρεις και έχουν αναλάβει αντίστοιχα τις πωλήσεις στη Χρυσούπολη, στον Αμυγδαλεώνα και στην Καβάλα. Το προσωπικό του κεντρικού καταστήματος αποτελείται από τρεις υπαλλήλους. Η πρώτη υπάλληλος είναι αυτή που ασχολείται με τις παραγγελίες των πελατών. Η δεύτερη υπάλληλος έχει αναλάβει τις αγορές και τις παραγγελίες από τους προμηθευτές, η τρίτη υπάλληλος είναι στην τιμολόγηση. Το προσωπικό της αποθήκης αποτελείται από τον υπεύθυνο αποθήκης, τον αποθηκάριο, τον βοηθό αποθήκης, μερικούς βοηθούς που ετοιμάζουν τις παραγγελίες, τον χειριστή κλαρκ και τους οδηγούς. 89

94 Το προσωπικό της επιχείρησης είναι εποχιακό. Ο αριθμός των υπαλλήλων μεγαλώνει συνήθως την καλοκαιρινή περίοδο λόγω φόρτου εργασίας. Υποκαταστήματα Τα υποκαταστήματα της επιχείρησης βρίσκονται στην Ξάνθη και τη Θάσο. Αυτά λειτουργούν τέσσερις φορές την εβδομάδα και διανέμουν τα εμπορεύματα στους πελάτες της Ξάνθης ή της Θάσου αφού τα προμηθευτούν αρχικά από το κεντρικό κατάστημα της Καβάλας. Όλες οι παραγγελίες εκτελούνται αυθημερόν. Πελατολόγιο Πελάτες της εν λόγω επιχείρησης είναι κάθε άλλη επιχείρηση που ασχολείται με την εμπορία ποτών και αναψυκτικών όπως super market, mini market, εστιατόρια, ταβέρνες, αναψυκτήρια, καφετέριες. Προμηθευτές Όλες οι μεγάλες εταιρείες οινοπνευματωδών ποτών και αναψυκτικών αποτελούν τους προμηθευτές της επιχείρησης αυτής. Σχετικές εταιρίες είναι η Αθηναϊκή Ζυθοποιία, η Coca cola κ.α. Εφοδιασμός Σχεδόν καθημερινά γίνεται ο εφοδιασμός της επιχείρησης με ιδιόκτητα φορτηγά. Εκτελούνται δρομολόγια άλλοτε και δυο φορές την ημέρα. Τα εμπορεύματα παραλαμβάνονται από τα σχετικά εργοστάσια της Θεσσαλονίκης. Ωστόσο κάποιες από τις εταιρείες Προμηθευτές μεταφέρουν την παραγγελία στην επιχείρηση με δικά τους οχήματα. 90

95 Η διάθεση των εμπορευμάτων προς τους πελάτες της επιχείρησης γίνεται με μικρότερα φορτηγά από εκείνα του εφοδιασμού. Το μέγεθος των οχημάτων αυτών είναι οχήματα μικρού μεγέθους ή ημιφορτηγά. Ο χρόνος παράδοσης των εμπορευμάτων από τους προμηθευτές προς την επιχείρηση ή από την επιχείρηση προς τους πελάτες ποικίλλει. Κάποιοι από τους πελάτες απαιτούν η παράδοση της παραγγελίας να γίνει συγκεκριμένη ώρα και εξυπηρετούνται άμεσα. Όσες παραγγελίες αφορούν πελάτες της Καβάλας παραδίδονται αυθημερόν. Στο πρώτο δρομολόγιο, το οποίο ξεκινά από της εννιά προ μησημβρίας εξυπηρετούνται τα καταστήματα που άμεσα και σε καθημερινή βάση πρέπει να γεμίσουν τα ψυγεία τους. Στο δεύτερο δρομολόγιο το οποίο εκτελείται δυο ώρες αργότερα, ο οδηγός κάνει την διανομή. Όσοι πελάτες βρίσκονται εκτός Καβάλας εξυπηρετούνται την επόμενη μέρα. Στη διάρκεια της εβδομάδας ανά περιοχές υπάρχει ένας πωλητής. Τα δρομολόγια διαμοιράζονται ανάλογα με τις μέρες. Λειτουργίες επιχείρησης Ο διευθυντής Πωλήσεων είναι υπεύθυνος για την υλοποίηση του προγράμματος των στόχων πωλήσεων. Ποιο συγκεκριμένα ο διευθυντής Πωλήσεων παρακολουθεί την υλοποίηση του προγράμματος Πωλήσεων την αξιολογεί και κάνει τον τελικό απολογισμό (αξιολόγηση αποτελεσμάτων, αιτίες, προβλήματα). Το τμήμα Λογιστηρίου πέρα από την ενημέρωση Λογιστικής είναι αρμόδιο για τις εισπράξεις και τις πληρωμές. Η διαδικασία της χρηματοροής πραγματοποιείται με τον παραδοσιακό τρόπο, δια χειρός, και δεν υποστηρίζεται από κανένα τεχνολογικό μέσο. Συνεπώς η χρηματοοικονομική εικόνα της επιχείρησης είναι χειρόγραφη. Οι οικονομικές συναλλαγές Προμηθευτών καθορίζονται με βάση τις συμφωνίες που έχουν γίνει ήδη πιο μπροστά. Τα οικονομικά στοιχεία αντλούνται από το «κεφάλαιο» και οι λογαριασμοί κλείνουν βάση προσωπικής συμφωνίας. 91

96 Όσον αφορά τις παραγγελίες, αυτές γίνονται τηλεφωνικά, σημειώνονται χειρόγραφα και έπειτα καταχωρούνται στον υπολογιστή. Ακόμη και ο έλεγχος των εισπράξεων γίνεται με τον παραδοσιακό τρόπο. Τα παραστατικά των εισπράξεων καταχωρούνται και στην περίπτωση που κάποιος θέλει να ελέγξει το υπόλοιπο του πελάτη ενημερώνεται από την καρτέλα του. Ωστόσο υπάρχει ανάγκη αναφορών δηλαδή ανάγκη διαπίστωσης κι εξακρίβωσης αν ο καθένας καλύπτει τους όρους της συμφωνίας του μέσου χρόνου αποπληρωμής. Μηχανογραφική δομή Ο κεντρικός υπολογιστής βρίσκεται στο κεντρικό κατάστημα στο οποίο είναι εγκατεστημένο το εμπορικό πρόγραμμα «κεφάλαιο». Ένας terminal server αναλαμβάνει την σύνδεση των καταστημάτων με τον Server. Επίσης υπάρχει ένα τοπικό δίκτυο για τα άτομα τα οποία δουλεύουν και τιμολογούν. Τα υποκαταστήματα συνδέονται με γραμμές ISDN (Dial up ) και καλούν στον terminal server μέσω του οποίου μπαίνουν στο δίκτυο και τιμολογούν. Στον terminal server είναι εγκατεστημένα τα «Windows 2000». Αυτός αναλαμβάνει να υποδεχθεί τις κλείσεις καθώς και να δώσει πρόσβαση στο δίκτυο. 92

97 3.2. Αποτύπωση των λειτουργιών της επιχείρησης 18 Η ανάλυση των κινήσεων της επιχείρησης ξεκινά από το υψηλότερο επίπεδο (βαθμίδα) το οποίο είναι το Επίπεδο μηδέν. Επίπεδο 0 Προμηθευτές ισχύουσες προσ φορές αίτησ η προσφ οράς παραγγελία εμπορευμάτων διάθεσ η εμπορε υμάτων αίτησ η παραγγελίας απ οστολή εμπορε υμάτω ν Πελάτες αίτησ η προσφ οράς εμπορε υμάτω ν πακέ τα προσφορών εμπορε υμάτω ν Επιχείρηση Σχήμα 3.1 Το σχετικό διάγραμμα απεικονίζει : i. Την επιχείρηση ως ένα μεγάλο κύκλο. 18 Χατζόγλου Πρόδρομος, Τεχνικές Ανάλυσης & Σχεδίασης Πληροφοριακών Συστημάτων, Εκδ. Ιων Στέλλα Παρήκου & ΣΙΑ Ο.Ε., Επιμ Εκδ. Σ. Λεγκας. Αθήνα

98 ii. Τις εξωτερικές οντότητες οι οποίες σχετίζονται με την υπό εξέταση επιχείρηση (σύστημα) ως ορθογώνια παραλληλόγραμμα. Σύμφωνα με το σχήμα υπάρχουν δυο εξωτερικές οντότητες : i. Οι προμηθευτές και ii. Οι πελάτες. Οι εξωτερικές οντότητες συνδέονται με την επιχείρηση μέσω της ροής δεδομένων, η οποία απεικονίζεται με γραμμές που έχουν συγκεκριμένο όνομα και κατεύθυνση. Επίσης στο διάγραμμα απεικονίζονται οι κύριες διαδικασίες αγοραπωλησίας που πραγματοποιούνται από την επιχείρηση. Καταγράφονται συνεπώς, οι κινήσεις της επιχείρησης προς τους προμηθευτές και προς τους πελάτες. Ενέργειες επιχείρησης προς προμηθευτές Όσον αφορά τη σχέση επιχείρηση προμηθευτές ακολουθείται η εξής διαδικασία : Η αίτηση προσφοράς: Στο στάδιο αυτό η επιχείρηση υποβάλει στους προμηθευτές αίτηση για να ενημερωθεί σχετικά με τις προσφορές των προμηθευτών για τα εμπορεύματα τα οποία επρόκειτο να αγοράσει, για να περάσει στο επόμενο στάδιο. Η αποστολή των ισχυουσών προσφορών: Έπειτα από την αίτηση προσφοράς, οι προμηθευτές αποστέλλουν τις ισχύουσες προσφορές στην επιχείρηση, ώστε αυτή να προχωρήσει στην παραγγελία. Η παραγγελία των εμπορευμάτων: Αφού ενημερώθηκε η επιχείρηση για τις ισχύουσες προσφορές, προβαίνει στην παραγγελία των εμπορευμάτων που την ενδιαφέρουν για να ολοκληρωθεί η διαδικασία αγοράς περνώντας στο τελευταίο στάδιο. 94

99 Η διάθεση των εμπορευμάτων: Στο τελικό αυτό στάδιο, ολοκληρώνεται η διαδικασία προώθησης των εμπορευμάτων από τους προμηθευτές στην επιχείρηση. Ενέργειες επιχείρησης προ τους πελάτες Όσον αφορά τη σχέση επιχείρηση πελάτες ακολουθούν οι εξής ενέργειες: Η αίτηση ενημέρωσης προσφορών: Ο πελάτης ζητά από την επιχείρηση να ενημερωθεί για τα πακέτα προσφορών που αυτή διαθέτει. Έτσι η διαδικασία προχωρά στην επόμενη ενέργεια της επιχείρησης. Η ενημέρωση πελατών: Η επιχείρηση ενημερώνει τους πελάτες για τις ισχύουσες προσφορές της. Η επόμενη πράξη αφορά τους πελάτες. Αίτηση παραγγελίας: Ο πελάτης αφού λάβει τις προσφορές, προβαίνει στην παραγγελία των εμπορευμάτων που των ενδιαφέρουν με διάφορους τρόπους (τηλεφωνικός, με Fax ή αυτοπροσώπως). Η αποστολή των εμπορευμάτων: Μετά την παραγγελιοληψία η επιχείρηση αναλαμβάνει την αποστολή των εμπορευμάτων που ενδιαφέρουν τον πελάτη. Το επίπεδο ένα αποτελεί λεπτομερή ανάλυση όλων των διαδικασιών του επιπέδου μηδέν. Πιο συγκεκριμένα, στο επίπεδο ένα μεταφέρονται οι ροές από το επίπεδο μηδέν. 95

100 αίτηση παραγγελίας πακέτα προσφορών εμπ/των αίτηση προσφορών εμπ/των εντολή ελέγχου αποθε μάτων έγκριση αποθε μάτων μεταβίβαση παραγγελίας Επίπεδο 1 Προμηθευτές Πελάτες διάθεση εμπορευμάτων παραγγελία εμπ/των ισχύουσες προσφορές αίτηση προσφοράς αποστολή εμπ/των 1. Τμήμα Διεύθυνσης 3. Τμήμα Τιμολό γησης έλεγχος δυνατότητας αγοράς εμπ/των έγκριση αγοράς εμπ/των τιμολ ογημένη παραγγελία μεταφορά παραγγελίας έλεγχος τιμών χρέωσης αποθεμάτων 2. Τμήμα Πωλήσεων 5. Τμήμα Λογιστηρίου ενημέρωση αξίας παραγγελίας εντολή παραλαβής έτοιμων εμπ/των έγκριση στοιχείων πελατών μεταβίβαση εμπ/των εντολή ελέγχου στοιχείων πελατών αποστολ ή παρ/κού παρ/λιών 4. Τμήμα Παραγγελιολη ψίας 6. Τμήμα Αποθήκης Σχήμα 3.2 Επίσης αναλύονται οι διαδικασίες εντός της επιχείρησης, όπου διακρίνονται τα εξής τμήματα: 1. Τμήμα Διεύθυνσης 2. Τμήμα Πωλήσεων 3. Τμήμα Τιμολόγησης 4. Τμήμα Παραγγελιοληψίας 5. Τμήμα Λογιστηρίου 6. Τμήμα Αποθήκης 96

101 Ξεκινώντας από το τμήμα της διεύθυνσης έπειτα από την αίτηση προσφορών από τους προμηθευτές και συνεπώς την ενημέρωση της επιχείρησης, σχετικά με τα πακέτα προσφορών, γίνεται έλεγχος της οικονομικής δυνατότητας της επιχείρησης, μέσω λογιστηρίου και κρίνεται η πιθανότητα αγοράς των εμπορευμάτων από τους προμηθευτές. Έπειτα το τμήμα Παραγγελιοληψίας δέχεται αίτηση προσφορών εμπορευμάτων από τους πελάτες. Ακολούθως το τμήμα αυτό ενημερώνει τους πελάτες σχετικά με τα πακέτα προσφορών. Η ενέργεια που ακολουθεί είναι ο έλεγχος των αγορών των πελατών στο παρελθόν. Το τμήμα Παραγγελιοληψίας ζητά από το Λογιστήριο να διεξάγει αυτή την έρευνα και να του αποστείλει την σχετική έγκριση. Στη συνέχεια το τμήμα Παραγγελιοληψίας είναι αυτό που δέχεται την παραγγελία από τον πελάτη τηλεφωνικά. Ακόμη το τμήμα αυτό διενεργεί έλεγχο αποθεμάτων σε συνεργασία με το τμήμα αποθήκης, ώστε να διαπιστωθούν τυχόν ελλείψεις του επιθυμητού εμπορεύματος. Με τη σειρά το τμήμα αποθήκης αποστέλλει την έγκριση αποθεμάτων στο τμήμα Παραγγελιοληψίας. Με αυτό τον τρόπο πιστοποιείται η ύπαρξη των εμπορεύσιμων αγαθών. Τέλος το τμήμα Παραγγελιοληψίας μεταβιβάζει την παραγγελία στο τμήμα αποθήκης, το οποίο εκδίδει και αποστέλλει το παραστατικό παραγγελιών στο Λογιστήριο. Σε επόμενη φάση η καταχωρημένη παραγγελία αποστέλλεται από το τμήμα Λογιστηρίου στο τμήμα Τιμολόγησης. Το τμήμα αυτό προχωρεί σε έλεγχο των τιμών χρέωσης των αποθεμάτων μέσω του τμήματος Αποθήκης. Το τμήμα Τιμολόγησης λοιπόν, αφού δεχθεί ενημέρωση της αξίας των αποθεμάτων παραγγελίας από την αποθήκη, αποστέλλει την τιμολογημένη παραγγελία στο τμήμα Πωλήσεων. Το τμήμα Πωλήσεων με τη σειρά του, δίνει εντολή στην αποθήκη, ώστε αυτή να ετοιμάσει τα προς πώληση εμπορεύματα. Κλείνοντας, το τμήμα Αποθήκης αποστέλλει τα εμπορεύματα στης πωλήσεις όπου ολοκληρώνεται η διαδικασία αγοράς από τους πελάτες.. 97

102 Επίπεδο δύο Προμηθευτές Οι προμηθευτές αποστέλλουν πακέτα προσφορών στον διευθυντή κατόπιν αιτήσεως του και αυτός τα καταχωρεί σε αρχεία. Έπειτα, για την πραγματοποίηση μιας παραγγελίας, η διεύθυνση προβαίνει σε έλεγχο δυνατότητας αγοράς εμπορευμάτων. Δηλαδή η επιχείρηση μέσω του Λογιστηρίου ερευνά το αν είναι οικονομικά ικανή να αγοράσει ή όχι. Αυτό διενεργείται από τον υπεύθυνο του Λογιστηρίου στο ταμείο του τμήματος αυτού, ο οποίος είναι και αυτός που στέλνει την έγκριση αγοράς εμπορεύματος για το αν η επιχείρηση κριθεί οικονομικά δυνατή. Η Διεύθυνση είναι αποδέκτης της έγκρισης αγοράς εμπορεύματος κι αφού βεβαιωθεί για την οικονομική δυνατότητα της επιχείρησης προχωρά στην παραγγελία εμπορευμάτων από τον προμηθευτή. Μετά την αποστολή των εμπορευμάτων, από τον προμηθευτή στην επιχείρηση, καταχωρεί η τελευταία τα στοιχεία αυτών σε αρχείο. Πελάτες Στο στάδιο αυτό ο πελάτης υποβάλει μια αίτηση προσφοράς εμπορευμάτων στο τμήμα Παραγγελιοληψίας της επιχείρησης. Με τη σειρά του το τμήμα αυτό συγκεντρώνει τις αιτήσεις, τις οποίες ανακτά από ένα αρχείο προσφορών πελατών και αποστέλλει τα εκάστοτε πακέτα σε αυτούς. Πρέπει να σημειωθεί ότι, για να κλείσει μια παραγγελία το ομώνυμο τμήμα από τον πελάτη θα ελέγξει πρώτα τις κινήσεις αυτού. Ο έλεγχος κινήσεων του πελάτη, δηλαδή ο έλεγχος των οικονομικών του στοιχείων και η δυνατότητα του αγοράς των εμπορευμάτων, διενεργείται από το Λογιστήριο. Έπειτα το τμήμα βλέπε Παράρτημα Α 98

103 Παραγγελιοληψίας είναι αυτό που θα αποφασίσει αν θα κλείσει την παραγγελία εφόσον ενημερωθεί από το τμήμα Λογιστηρίου. Ο πελάτης από την πλευρά του, αφού ενημερωθεί, υποβάλει τώρα πια αίτηση παραγγελίας συγκεκριμένων εμπορευμάτων τηλεφωνικά. Οι αιτήσεις παραγγελιών από τους πελάτες συγκεντρώνονται στο κέντρο αιτήσεων παραγγελιών, όπου καταγράφονται σε βιβλία αίτησης παραγγελιών. Ωστόσο, πριν την ολοκλήρωση της διαδικασίας της παραγγελίας, είναι απαραίτητος ο έλεγχος της αποθήκης. Το τμήμα αυτό ενημερώνεται από ένα αρχείο για τα διαθέσιμα υπόλοιπα, καταγράφει τα αποθέματα και δίνει την έγκρισή του ώστε να κλείσει η παραγγελία, που καταχωρείται σε αρχείο με την πραγματοποίησή της. Με αυτό τον τρόπο μεταβιβάζεται η διαδικασία της παραγγελίας από το τμήμα παραγγελιοληψίας στο τμήμα αποθήκης. Εδώ συγκεντρώνονται οι παραγγελίες, εκδίδονται τα παραστατικά, τα οποία καταχωρούνται στο αρχείο παραστατικών των παραγγελιών και έπειτα αποστέλλονται στο τμήμα Λογιστηρίου. Τα παραστατικά των παραγγελιών συλλέγονται στο Λογιστήριο και από εκεί αποστέλλεται η καταχωρημένη παραγγελία στο τμήμα Τιμολόγησης. Η αποθήκη ενημερώνει το τμήμα Τιμολόγησης για τις τιμές των εμπορευμάτων, ώστε το δεύτερο να τιμολογήσει την παραγγελία, αφού έχει προβεί στον ανάλογο έλεγχο. Αφού σταλεί η αξία αποθεμάτων παραγγελίας στο τμήμα Τιμολόγησης, εκτυπώνονται οι τιμές χρέωσης των αποθεμάτων. Οι εκτυπώσεις αυτές μεταφέρονται στην Τιμολόγηση των παραγγελιών και έπειτα μεταβιβάζονται στο τμήμα των Πωλήσεων, όπου μετασχηματίζονται τα παραστατικά πωλήσεων σε Τιμολόγια Δελτία Αποστολής. Το τμήμα Πωλήσεων, στη συνέχεια, δίνει εντολή στην αποθήκη να του αποσταλεί η έτοιμη παραγγελία. Τέλος, ο πελάτης παραλαμβάνει τα εμπορεύματα μαζί με τα Τιμολόγια Δελτία Αποστολής. 99

104 3.3. Προβλήματα επιχείρησης Μελετώντας τις λειτουργίες της επιχείρησης, η οποία χρησιμοποιεί ένα παλιό πληροφοριακό σύστημα, παρατηρήθηκε η υστέρηση του συστήματος σε τρία σημεία. Πρόκειται για τον τεράστιο όγκο δεδομένων, τον αργό ρυθμό των διαδικασιών και την έλλειψη διαύγειας των αναφορών. Πιο συγκεκριμένα: Όγκος δεδομένων Είναι η μεγάλη ποσότητα πληροφοριών που δυσχεραίνει τη διαχείριση τους από την επιχείρηση. Το βασικό πρόβλημα κάθε επιχείρησης αποτελεί ο τεράστιος όγκος δεδομένων. Η επιχείρηση συναλλάσσεται με πελάτες και προμηθευτές (Αρχείο πελατών προμηθευτών),παρακολουθεί και αξιολογεί τις κινήσεις τους, ελέγχει τις εσωτερικές της δραστηριότητες όπως: Χρηματοροή Διαδικασία πώλησης Διαδικασία αγοράς Έλεγχος αποθήκης Η καταγραφή και παρακολούθηση όλων αυτών των πληροφοριών δεδομένων με παραδοσιακούς τρόπους και η μηχανογραφική υποστήριξη μέσω παλαιότερων συστημάτων, καθιστούν δύσκολη την πρόσβαση στις πληροφορίες και την ανάκτηση αυτών. Συνεπώς, προκύπτει η ανάγκη εφαρμογής ενός προηγμένου συστήματος, που θα απλοποιεί όλες αυτές τις διαδικασίες και θα προσφέρει άμεση πληροφόρηση για κάθε ζήτημα της επιχείρησης. 100

105 Ρυθμός διαδικασιών Κατά δεύτερο λόγο ο ρυθμός εκτέλεσης των διαδικασιών απασχολεί σε μεγάλο βαθμό τις επιχειρήσεις ως προς την καταγραφή των δεδομένων. Είναι απαραίτητο όλες οι διαδικασίες να τελούνται γρήγορα, ακολουθώντας μια συγκεκριμένη σειρά για την αποδοτικότερη λειτουργία της. Μέχρι σήμερα τα μηχανογραφικά συστήματα, δεν κατασκευάζονται βασιζόμενα στη φιλοσοφία της παράλληλης εκτέλεσης των διαδικασιών. Πρέπει να σημειωθεί ότι υπάρχει ένα πολύπλοκο πλέγμα συμφωνιών μεταξύ πελατών και προμηθευτών. Οι συμφωνίες αυτές δε μπορούν να αποτυπωθούν μηχανογραφικά από το υπάρχον σύστημα, με αποτέλεσμα να μην είναι δυνατή η ανάκτηση της πληροφορίας. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα η επιχείρηση να κινείται με αργούς ρυθμούς και να μην εκπληρώνει τις υποχρεώσεις της και τους στόχους της στο χρόνο που απαιτείται. Αντίθετα, τα συστήματα ERP έρχονται να λύσουν το πρόβλημα αυτό προσφέροντας αξιοπιστία στις πολλαπλές εφαρμογές των διαδικασιών, δίνοντας ταχύτητα στις ενέργειες της επιχείρησης και εκπρόθεσμη εκπλήρωση των στόχων και των υποχρεώσεων της. Αναφορές Ένα ακόμη πρόβλημα που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις είναι και οι αναφορές. Με τον όρο αυτό περιγράφονται οι εκτυπώσεις που παρουσιάζουν γενικά, οικονομικά και στατιστικά δεδομένα πληροφορίες όλων των αρχείων για κάθε ζήτημα της επιχείρηση, ώστε να σχηματίζεται μια ολοκληρωμένη εικόνα για την πορεία της. Με τον τρόπο αυτό η επιχείρηση έχει τη δυνατότητα να λαμβάνει σωστές και κερδοφόρες αποφάσεις. 101

106 Το γραφικό περιβάλλον στο οποίο λειτουργεί το ERP, είναι το πλεονέκτημα στη χρήση του συστήματος. Οι εκτυπώσεις εμφανίζονται σε ένα φιλόξενο και οπτικά ευνοϊκό περιβάλλον στο χρήστη. Συνοψίζοντας συμπεραίνουμε ότι οι ανάγκες τις επιχείρηση, αποτελούν κινητήρια δύναμη για την υιοθέτηση βελτιωμένων πληροφοριακών συστημάτων. Το ERP παραμετροποιείται σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης και μπορεί να λειτουργήσει ανεμπόδιστα. 102

107 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 Εγκατάσταση του πληροφοριακού συστήματος Atlantis II Εισαγωγή Η εγκατάσταση του πληροφοριακού συστήματος Atlantis γίνεται έπειτα από συγκεκριμένες προϋποθέσεις και μέσα από μια σειριακή διαδικασία, η οποία είναι η ακόλουθη: 1 ο βήμα: Εγκατάσταση του SQL SERVER. 2 ο βήμα: Δημιουργία της βάσης δεδομένων Atlantis σε SQL SERVER ο βήμα: Εγκατάσταση του Atlantis II. 5o βήμα: Ρυθμίσεις του Atlantis II με τη βάση δεδομένων. Στη συνέχεια του κεφαλαίου παρατίθενται αναλυτικά οι προϋποθέσεις εγκατάστασης του συστήματος και η ανάλυση των βημάτων εγκατάστασης. 103

108 4.1. Προϋποθέσεις εγκατάστασης ATLANTIS II Για να εγκατασταθεί σωστά το ATLANTIS II, είναι απαραίτητο να πληρούνται οι παρακάτω προδιαγραφές από τις εγκαταστάσεις του πελάτη: 1. Hardware & Λειτουργικά Συστήματα 1.1. Clients Οι σταθμοί εργασίας, στους οποίους θα εγκατασταθεί το ATLANTIS II, θα πρέπει να πληρούν τις παρακάτω προϋποθέσεις τουλάχιστο: Επεξεργαστής Intel Pentium / 133 MHz. Προτείνεται Pentium II ή Celeron / 300 MHz ή καλύτερος. Μνήμη RAM 32 MB. Προτείνονται 64 MB ή περισσότερα. Κάρτα οθόνης, η οποία να μπορεί να λειτουργήσει με ανάλυση οθόνης 800x600 με 16 bit χρώματα τουλάχιστο. Ο ελεύθερος χώρος του δίσκου στον οποίο θα γίνει η εγκατάσταση του ATLANTIS, θα πρέπει να είναι τουλάχιστο 500 MB ακριβώς πριν την εγκατάστασή του. Να έχει εγκατασταθεί ένα από τα λειτουργικά συστήματα: Microsoft Windows 95, Windows 98, Windows NT 4.0 Server ή Workstation, Windows 2000 Professional ή Server ή Advanced Server. Αν ο διακομιστής του ATLANTIS II, έχει λειτουργικό σύστημα Windows NT 4.0 Server ή Windows 2000 Server, τότε οι σταθμοί εργασίας θα πρέπει να έχουν εγκαταστημένο τον Client for Microsoft Networks (Πελάτης για δίκτυα Microsoft). Αν ο διακομιστής του ATLANTIS, έχει λειτουργικό σύστημα Novell Netware, τότε οι σταθμοί εργασίας θα πρέπει να έχουν εγκαταστημένο τον Client for Novell Networks (Πελάτης για δίκτυα Novell) είτε της Novell είτε της Microsoft. 104

109 Αν το λειτουργικό σύστημα είναι Windows 95 ή Windows NT 4.0 Server ή Workstation, τότε θα πρέπει να είναι εγκαταστημένος ο Microsoft Internet Explorer 4 με το Service Pack 1 τουλάχιστο ή μεγαλύτερη έκδοση Servers Ο διακομιστής στον οποίο θα εγκατασταθεί η βάση δεδομένων του ATLANTIS II και η RDBMS (Oracle ή SQL Server), θα πρέπει να πληροί τις παρακάτω προϋποθέσεις: Επεξεργαστής Intel Pentium II ή Celeron / 333 MHz. Προτείνονται ένας ή δύο Pentium III / 500 MHz ή καλύτερος. Μνήμη RAM 256 MB ή μεγαλύτερη. Προτείνεται να υπάρχουν δύο ή περισσότεροι σκληροί δίσκοι τύπου SCSI, έτσι ώστε να μπορεί να υλοποιηθεί κάποια μορφή Fault Tolerance. Επιθυμητή είναι ακόμα η ύπαρξη ενός RAID SCSI Controller. Ο ελεύθερος χώρος του δίσκου στον οποίο θα γίνει η εγκατάσταση του ATLANTIS II, θα πρέπει να είναι τουλάχιστο 5 GB ακριβώς πριν την εγκατάστασή του. Αν το λειτουργικό σύστημα είναι Windows NT 4.0 Server ή Windows 2000 Server/Advanced Server, θα πρέπει να έχουν εγκατασταθεί τα ελληνικά σαν η προεπιλεγμένη γλώσσα. Στην περίπτωση των NT, τα ελληνικά θα πρέπει να εγκατασταθούν πριν την εγκατάσταση οποιουδήποτε Service Pack. Να έχει εγκατασταθεί ένα από τα λειτουργικά συστήματα: Microsoft Windows NT 4.0 Server με Service Pack 4 ή μεγαλύτερο, Microsoft Windows 2000 Server ή Advanced Server με Service Pack 1 ή μεγαλύτερο. 105

110 Αν το λειτουργικό σύστημα είναι Windows NT 4.0 Server, τότε θα πρέπει να είναι εγκαταστημένος ο Microsoft Internet Explorer 4 με το Service Pack 1 τουλάχιστο ή μεγαλύτερη έκδοση (που ούτως ή άλλως απαιτείται και από την εγκατάσταση των Oracle Server 8.0.5, SQL Server 7.0). Είναι επιθυμητό να υπάρχει ένα Directory μοιρασμένο και προσπελάσιμο από όλους τους εμπλεκόμενους σταθμούς εργασίας, με δικαίωμα ανάγνωσης τουλάχιστο, αλλά να μην είναι μοιρασμένος όλος ο δίσκος του Server που περιέχει τη βάση του ATLANTIS II. Να έχουν εγκατασταθεί και να τρέχουν, μόνον εκείνα τα services που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία του Server και όχι περισσότερα. Για παράδειγμα, στον NT Server 4.0 αρκούν τα Computer Browser, NetBIOS Interface, RPC Configuration, Server και Workstation Services. 2. Δικτυακός εξοπλισμός & Software δικτύου Να υπάρχει εγκαταστημένο δίκτυο υπολογιστών, με εξασφαλισμένη και ελεγμένη επικοινωνία όλων των εμπλεκομένων υπολογιστών με το διακομιστή, στον οποίο πρόκειται να εγκατασταθεί η βάση δεδομένων του ATLANTIS 3. RDBMS & Application Server Σαν RDBMS, προτείνεται η Oracle ή μεγαλύτερη ή ο Microsoft SQL Server 7.0 με τα τελευταία Service Packs ή Patches των κατασκευαστών. Για τις προτεινόμενες ρυθμίσεις εγκατάστασης των παραπάνω προϊόντων, μπορείτε να συμβουλευθείτε τη Unisoft. 106

111 4.2. Εγκατάσταση SQL Server Personal Edition 19 Εκτελούμε το Setup του SQL Server Personal Edition. Επιλέγουμε SQL Server 2000 Components 19 Altec Unisoft Software, Εγκατάσταση SQL Server 2000, Αθήνα

112 Επιλέγεται η εντολή Install Database Server Επιλέγεται η εντολή Next Εικόνα

113 Εικόνα 4.2 Αν πραγματοποιείται η εγκατάσταση πάνω στον Server, τότε επιλέγεται η εντολή Local Computer, αλλιώς επιλέγεται η εντολή Remote Computer και πληκτρολογείται ή επιλέγεται (Browse) το όνομα του Server στον οποίο θα εγκατασταθεί ο SQL Server

114 Με την εντολή Next εμφανίζεται το παράθυρο installation selection Εικόνα 4.3 Αν δεν υπάρχει ήδη εγκαταστημένος άλλος SQL Server (π.χ. SQL Server 7.0) ή κάποιο άλλο Instance του SQL Server 2000, τότε στην επόμενη οθόνη επιλέγουμε Create a new instance of SQL Server, or install Client Tools Στη συνέχεια επιλέγεται η εντολή Next και εμφανίζεται το παράθυρο user information 110

115 Εικόνα 4.4 Στην παραπάνω οθόνη συμπληρώνονται τα πεδία με τα στοιχεία του πελάτη και επιλέγεται η εντολή Next Εικόνα 4.5 Επιλέγεται η εντολή YES 111

116 Εικόνα 4.6 Επιλέγεται η εντολή Server and Client Tools Εικόνα

117 Τυπικά αν η επιλογή Default, είναι ενεργή και επιλεγμένη, παραμένει όπως είναι και κάνουμε κλικ στο Next. Αν η επιλογή Default είναι ανενεργή και το πλαίσιο Instance name είναι ενεργό, αυτό σημαίνει ότι υπάρχει ήδη κάποιο άλλο Instance του SQL Server εγκαταστημένο στον υπολογιστή, οπότε θα πρέπει να δώσουμε το όνομα του νέου Instance που εγκαθιστούμε (π.χ. SQL2000) Εικόνα 4.8 Στην παραπάνω οθόνη επιλέγεται σαν τύπος εγκατάστασης το Custom και σαν κατάλογος για τα Data Files το MSSQL στο δίσκο με τη μεγαλύτερη διαθέσιμη χωρητικότητα, αφού εκεί θα δημιουργούνται οι βάσεις δεδομένων του SQL Server. 113

118 Εικόνα 4.9 Από το παραπάνω πλαίσιο, επιλέγονται από τα Components που προτείνονται, τα εξής: Υποχρεωτικά για εγκατάσταση Server: Server Component (SQL Server τουλάχιστο), Client Connectivity Προαιρετικά αλλά σαφώς προτεινόμενα (για Server και για Clients από όπου θα γίνεται διαχείριση): Management Tools (όλα) Προαιρετικά: Books Online (χρήσιμα), Development Tools, Code Samples Στη συνέχεια, επιλέγεται η εντολή Next 114

119 Εικόνα 4.10 Ο SQL Server πρόκειται να εγκαταστήσει δύο services: τον SQL Server και τον SQL Server Agent. Αν το λειτουργικό σύστημα του υπολογιστή είναι Windows 95/98/Me ή Windows NT/2000/XP που δεν ανήκουν σε Domain, τότε οι μόνες διαθέσιμες επιλογές, είναι: Use the same account for each service. Auto start SQL Server Service και στα Server Settings: Use the Local System account. Αν το λειτουργικό σύστημα του υπολογιστή είναι Windows NT ή Windows 2000/XP και αυτός ανήκει σε κάποιο Domain, τότε μπορεί το καθένα από τα παραπάνω services να κάνει logon με διαφορετικό λογαριασμό χρήστη. Πάντως, προτείνεται και τα δύο services να κάνουν logon με έναν λογαριασμό με Domain Administrative Rights (π.χ. Administrator). Προσέξτε ότι μόνο το SQL Server service μπορεί να οριστεί ότι θα ξεκινά αυτόματα με την εκκίνηση του υπολογιστή. Αν θέλουμε να συμβαίνει το ίδιο και με το SQL Server Agent service, τότε θα πρέπει να το καθορίσουμε αργότερα με τη βοήθεια του Service Manager. Στη συνέχεια, επιλέγεται η εντολή Next 115

120 Εικόνα 4.11 Επιλέγεται η εντολή Mixed Mode (Windows Authentication and SQL Server Authentication). Αν το λειτουργικό σύστημα του υπολογιστή είναι Windows 95/98/Me, τότε αυτή είναι και η μοναδική διαθέσιμη δυνατότητα. Προτείνεται επίσης, να δοθεί ένα password για το λογαριασμό sa του SQL Server (system administrator).στη συνέχεια, επιλέγεται η εντολή Next 116

121 Εικόνα 4.12 Στο πλαίσιο Collation designator, θα πρέπει να επιλεγεί Greek. Αν όχι, τότε θα πρέπει να αλλάξετε το default language του συστήματος από τα Regional Settings ή Regional Options του Control Panel (Προσοχή: τα Ελληνικά θα πρέπει να είναι η default γλώσσα). Από τα πέντε check boxes στη στήλη Sort order, δεν θα πρέπει να είναι επιλεγμένο κανένα, επομένως ακυρώνεται η επιλογή Accent sensitive, το οποίο είναι επιλεγμένο εξ ορισμού. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγονται κάποια προβλήματα ταξινόμησης που παρουσιάζονται σε πεδία τύπου char, varchar και nvarchar που περιέχουν παύλες. Στη συνέχεια, επιλέγεται η εντολή Next 117

122 Εικόνα 4.13 Από το παραπάνω πλαίσιο διαλόγου, οι παράμετροι παραμένουν και επιλέγεται η εντολή Next Εικόνα

123 Eπιλέγεται η εντολή Next Εικόνα 4.15 Με την εντολή Finish ολοκληρώνεται η εγκατάσταση του SQL SERVER

124 4.3. Οδηγίες Δημιουργίας Βάσης Δεδομένων (ATLANTIS II) σε SQL Server 2000 με τον Enterprise Manager 20 Ανοίγει ο Enterprise Manager από το μενού Programs\Microsoft SQL Server\Enterprise Manager Για τη δημιουργία μιας νέας Βάσης Δεδομένων, με την επιλογή στο Local και με δεξί κλικ στο φάκελο Databases και επιλέγεται η εντολή New Database Εικόνα Altec Unisoft Software, Create Database Server 2000, Αθήνα

125 Εικόνα 4.17 Στο πλαίσιο Name, πληκτρολογείται ATLANTIS και επιλέγεται η εντολή Next. Εικόνα

126 Από το αριστερό παράθυρο του Enterprise Manager, επιλέγεται Security, Logins και στη συνέχεια με δεξί κλικ στο Logins και επιλέγεται η εντολή New Login Εικόνα 4.19 εφόσον συμπληρωθούν τα πεδία Name και Password σαν Default Database επιλέγεται η βάση ATLANTIS. 122

127 Στην καρτέλα Database Access επιλέγεται η βάση ATLANTIS και στη συνέχεια επιλέγεται το δικαίωμα db_owner για το χρήστη Atlantis, όπως φαίνεται παρακάτω: Εικόνα 4.20 Με την επιλογή OK δημιουργείται το νέο SQL Login, το οποίο θα είναι ταυτόχρονα χρήστης και owner της βάσης ATLANTIS, αφού επαναληφθεί το Password του νέου login στο παρακάτω πλαίσιο που θα εμφανιστεί. 123

128 Εικόνα 4.21 Με την επιλογή του αντικειμένου Users που βρίσκεται στο αριστερό παράθυρο του Enterprise Manager, κάτω από τη βάση ATLANTIS, εμφανίζονται δύο Users στο δεξί παράθυρο, εκ των οποίων ο ένας είναι ο χρήστης atlantis. Εικόνα

129 4.4. Εγκατάσταση του Atlantis ΙΙ 21 Με διπλό κλικ την εφαρμογή Setup από το CD εγκατάστασης, ξεκινάει η εγκατάσταση Επιλέγεται η εντολή Συμφωνώ. Εικόνα Altec Unisoft Software, Αναλυτικό Εγχειρίδιο Εγκατάστασης Atlantis II, Αθήνα

130 Εικόνα 4.24 Εισάγονται τα στοιχεία του χρήστη και της εταιρείας. Τα πεδία Όνομα Χρήστη και Εταιρεία είναι υποχρεωτικά για την εγκατάσταση. Με την εντολή Επόμενο εμφανίζεται το παράθυρο επιλογή τύπου εγκατάστασης. Εικόνα

131 Επιλέγεται αρχικών δεδομένων. Πλήρης και με την εντολή Επόμενο γίνεται η επιλογή των Εικόνα 4.26 Με την εντολή Επόμενο και στη συνέχεια Τέλος ολοκληρώνεται η εγκατάσταση του Atlantis Ρυθμίσεις του ATLANTIS με τη Βάση Δεδομένων Από το κουμπί Start (Έναρξη, επιλέξτε Programs (Προγράμματα) και στη συνέχεια από το μενού Atlantis, επιλέξτε Atlantis Setup. 127

132 Εικόνα 4.27 Αν όλες οι παράμετροι έχουν δηλωθεί σωστά τότε το Atlantis αποκρίνεται με το μήνυμα Connection OK Για την καταχώρηση των settings επιλέγεται η εντολή Setup Button. 128

133 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 Μετάπτωση δεδομένων Εισαγωγή Έπειτα από την εγκατάσταση του πληροφοριακού συστήματος Atlantis ακολουθεί η μετάπτωση των δεδομένων. Μετάπτωση δεδομένων αποτελεί η μεταφορά των βασικών στοιχείων (πελατών, προμηθευτών ειδών) της επιχείρησης από το παλιό μηχανογραφικό σύστημα στο νέο, το Atlantis II. Η μετάπτωση των δεδομένων είναι αναγκαία για να προχωρήσει η λειτουργία της επιχείρησης και η παραμετροποίησή της. Στο κεφάλαιο αυτό παρουσιάζεται όλη η διαδικασία μεταφοράς με κάθε λεπτομέρεια. 129

134 5.1 Μετάπτωση δεδομένων Η μετάπτωση των δεδομένων είναι εφικτή όταν υπάρχει ένα περιβάλλον το οποίο θα τα δεχτεί. Έτσι λοιπόν ο μηχανογράφος ξεκινά με τη δημιουργία μια νέας εταιρείας στο πληροφοριακό σύστημα Atlantis II. Η διαδικασία αύτη επιτυγχάνεται μέσα από την ενότητα Οργάνωση / Βοηθητικές εργασίες / Μεταφορά παραμετροποίησης / Αντιγραφή παραμέτρων. Έπειτα εμφανίζεται στην οθόνη το παρακάτω παράθυρο. Εικόνα 5.1 Στο σημείο αυτό γίνεται η αντιγραφή της παραμετροποίησης της 1 ης αναγραφόμενης εταιρείας στο σύστημα επάνω στην νέα εταιρεία που 130

135 δημιουργήσαμε και είναι η τελευταία που αναγράφεται και αριθμητικά δηλαδή η εταιρεία 4. Ωστόσο πηγαίνοντας στις αναγραφόμενες εταιρείες, μέσα από Οργάνωση / Γενικές παράμετροι / Εταιρείες, η νέα εταιρεία έχει την επωνυμία COMPANY 4. Εικόνα 5.2 Για τη διάκριση της νέας εταιρείας απαιτείται η μετονομασία της. 131

136 Εικόνα 5.3 Πατώντας διπλό κλικ στην COMPANY 4 εμφανίζονται τα χαρακτηριστικά της εταιρείας και πληκτρολογούμε την επωνυμία της εταιρείας ΑΡΓΥΡΙΟΥ. Πατώντας αποδοχή, η πληροφορία γίνεται δεκτή. Εφόσον λοιπόν έχουν ολοκληρωθεί οι προηγούμενες διαδικασίες δημιουργίας εταιρείας και μετονομασίας της, αρχίζει η μεταφορά των δεδομένων. Επιλέγεται ο χρήστης service, αφού έχει ανοιχτεί το κεφάλαιο και με αυτό τον τρόπο εμφανίζονται όλε οι ενότητες του Κεφαλαίου. Η μεταφορά ολοκληρώνεται με την εξής ακολουθία: menu Οργάνωση / Εταιρίες / data migration / σε xline Atlantis. 132

137 Εικόνα 5.4 Στο σημείο αυτό εμφανίζεται το παράθυρο Επιλογή Εφαρμογής και με δεξί κλικ στο Altec xline επιλέγεται η εντολή expert mode. Εικόνα

138 Με αυτόν τον τρόπο μεταφέρονται μόνο τα απαιτούμενα δεδομένα. Διαφορετικά το σύστημα θα μετέφερε το σύνολο των δεδομένων. Στην επιλογή Μεταφορά σε εφαρμογή επιλέγεται Atlantis ΙΙ. Εικόνα 5.6 Η σύνδεση της βάσης δεδομένων της εφαρμογής Atlantis II επιτυγχάνεται με το κουμπί Επόμενο και εμφανίζονται όλες οι εταιρείες που υπάρχουν στο Atlantis. 134

139 Εικόνα 5.7 Επιλέγοντας την εταιρεία ΑΡΓΥΡΙΟΥ και το κουμπί Επόμενο ανοίγει παράθυρο που ενημερώνει ότι ο έλεγχος της εταιρείας έγινε με επιτυχία. Εικόνα

140 Για να εμφανιστεί η καρτέλα ορισμός μεταβλητών συνεχίζουμε πατώντας Επόμενο. Εικόνα 5.9 Στο σημείο αυτό επιλέγουμε με ποια κριτήρια θα γίνει η μεταφορά των ειδών. Τα χαρακτηριστικά 1/ 2 Αποθήκης είναι ένας πίνακας στον οποίο υπάρχουν τα δεδομένα της αποθήκης. Επιλέγουμε να μεταφερθούν τα δεδομένα ανά κατηγορία και ανά ομάδα κατασκευαστή. Στη συνέχεια για την αντιστοίχηση παραστατικών επιλέγουμε το πεδίο έναντι υπολοίπου. Για να οριστούν τα βασικά αρχεία που θα μεταφερθούν στο Atlantis II πατάμε επόμενο και εμφανίζεται το παράθυρο Επιλογή Εργασιών (Expert mode). 136

141 Εικόνα 5.10 Τα αρχεία που επιλέγονται είναι τα εξής : Παράμετροι και βοηθητικοί πίνακες: Κατηγορίες Φ.Π.Α., Χαρακτηριστικά 1 / 2 Αποθήκης, Χαρακτηριστικά 1 / 2 Πελατών, Χαρακτηριστικά 1 / 2 Προμηθευτών. Κύρια Αρχεία: - Αποθήκη: Αντίστοιχα / Εναλλακτικά, Σύνθεση / Συστατικά Είδη. - Πελάτες: Υποκαταστήματα, Λίστα τιμών ειδών Αποθήκης, Τιμές κατά πελάτη / ανά είδος. 137

142 - Προμηθευτές: Τιμές κατά προμηθευτή ανά είδος. Η μεταφορά των δεδομένων ξεκινά πατώντας το κουμπί εκτέλεση και στο σημείο αυτό το σύστημα ετοιμάζει τα δεδομένα προς αντιγραφή. Εικόνα 5.11 Επιλέγεται το κουμπί Atlantis II για να ανοίξει το σύστημα και να γίνει η λήψη των δεδομένων σε αυτό. 138

143 Εικόνα 5.12 Η λίστα με τα συγκεκριμένα δεδομένα που έχουν επιλεγεί για τη μεταφορά εμφανίζεται πατώντας το κουμπί επόμενο, ενώ η λήψη των δεδομένων ολοκληρώνεται πατώντας το κουμπί Εκτέλεση. Κατά την διάρκεια της λήψης των δεδομένων στα πεδία Καταχωρημένες εγγραφές εμφανίζονται οι εγγραφές που έχουν μεταφερθεί με επιτυχία, ενώ στις Απορριφθείσες Εγγραφές εμφανίζεται το πλήθος των εγγραφών που παρουσίασαν πρόβλημα. 139

144 Εικόνα 5.13 Για την εξεύρεση των τυχόν σφαλμάτων που εμπόδισαν την μεταφορά ορισμένων εγγραφών πατάμε LOGGER. Η χρησιμότητα του LOGGER έγκειται στο να προειδοποιεί το σύστημα για τυχόν παραμέτρους του Atlantis που δεν συμφωνούν με τις αντίστοιχες παραμέτρους του κεφαλαίου. 140

145 Εικόνα 5.14 Στην παραπάνω οθόνη εμφανίζεται το μήνυμα Ο κωδικός του πελάτη δεν συμφωνεί με τη μορφή που καθορίζεται στις παραμέτρους. Η ερμηνεία του μηνύματος αυτού είναι ότι η μορφή του κωδικού του πελάτη που έχει καθοριστεί στο Atlantis είναι διαφορετική από αυτή που υπήρχε στο Κεφάλαιο. Το επόμενο βήμα είναι η αλλαγή της μορφής του κωδικού του πελάτη στο Atlantis η οποία γίνεται μέσα από την ενότητα Οργάνωση / Ειδικές παράμετροι / Πελατών. 141

146 Εικόνα 5.15 Στο παράθυρο αυτό καθορίζεται η αρχική μορφή του κωδικού, σε απλή μορφή και στο πεδίο μορφή κωδικού πληκτρολογείται ο κωδικός σε μορφή αλφαριθμητικού ώστε να γίνεται δεκτός από το σύστημα οποιασδήποτε μορφή κωδικός. Με την ίδια διαδικασία ορίζεται η μορφή του κωδικού των προμηθευτών και των ειδών και στη συνέχεια επαναλαμβάνεται η διαδικασία μεταφοράς δεδομένων η οποία ολοκληρώνεται με επιτυχία. Πρέπει να σημειωθεί ότι μόλις ολοκληρωθεί η μεταφορά των δεδομένων επιβάλλεται η δημιουργία μιας νέας χρήσης για το τρέχον έτος. 142

147 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 Παραμετροποίηση πληροφοριακού συστήματος AtlantisΙΙ Εισαγωγή Η προσαρμογή του πληροφοριακού συστήματος επάνω στην επιχείρηση είναι αυτό που αποκαλείται παραμετροποίηση. Κάτι τέτοιο αποτελεί βασική ανάγκη κάθε επιχείρησης η οποία χρησιμοποιεί το πληροφοριακό σύστημα ERP. Καθώς κάθε επιχείρηση έχει διαφορετικό τρόπο λειτουργίας άρα και διαφορετικές μηχανογραφικές απαιτήσεις. Οι λόγοι για τους οποίους γίνεται η παραμετροποίηση είναι κυρίως οι ακόλουθοι: Ταχύτητα ρυθμών διαδικασιών. Πρόσθεση χρήσιμων στοιχείων που δεν εμπεριέχεται στην αρχική μορφή του συστήματος. Απλοποίηση διαδικασιών. Αύξηση της παραγωγικότητας. Πρέπει να επισημανθεί ότι πριν τη διαδικασία της παραμετροποίησης είναι απαραίτητο να γίνει η μεταφορά των δεδομένων από το προηγούμενο πληροφοριακό σύστημα (Κεφάλαιο) στο ERP (Atlantis II). Η οποία έχει αναλυθεί παραπάνω ως ξεχωριστή ενότητα. 143

148 Η διαδικασία της παραμετροποίησης του πληροφοριακού συστήματος Atlantis II βάση των αναγκών της επιχείρησης ΑΡΓΥΡΙΟΥ ακολουθούμε τα εξής βήματα: 1. Παραμετροποίηση κωδικών αποθήκης, πελατών, προμηθευτών. 2. Παραμετροποίηση φορμών καταχώρησης. 3. Παραμετροποίηση εκτύπωσης M.I.S. 4. Παραμετροποίηση πιστωτικών έκπτωσης αγορών. 144

149 6.1. Παραμετροποίηση Κωδικών Πελατών Προμηθευτών Ειδών 22 Το πρώτο μέρος της διαδικασίας παραμετροποίησης αποτελεί η μετατροπή των κωδικών των πελατών προμηθευτή και ειδών αποθήκης και η τροποποίηση των στοιχείων αυτών βάση συγκεκριμένων προϋποθέσεων τις οποίες καθορίζει η επιχείρηση. Η μετατροπή των κωδικών πελατών πραγματοποιείται μέσα από την εργασία Οργάνωση / Ειδικές παράμετροι / Πελατών. Με την εργασία αυτή διαχειριζόμαστε γενικότερα τις ειδικές παραμέτρους που αφορούν τους πελάτες. Αντίστοιχη εργασία υπάρχει για τους προμηθευτές και για τα είδη. Εικόνα Βοηθητικό Εγχειρίδιο του Atlantis II (On Line Help). 145

150 Στο παράθυρο αυτό παρατηρούνται τα εξής πεδία: Μορφή μάσκας κωδικού Στο πεδίο αυτό ορίζουμε την μορφή της μάσκας του κωδικού των πελατών. Η μάσκα αυτή χωρίζεται σε δυο τύπους: Απλή: Σε αυτή την περίπτωση εισάγουμε την μορφή του κωδικού στο πεδίο μορφή κωδικού. Παραμετρική: Σε αυτή την περίπτωση καθορίζουμε τα πεδία βάση των οποίων θα σχηματίζεται κωδικός. Μορφή κωδικού Αλφαριθμητικό πεδίο όπου ορίζεται η μορφή του κωδικού που θα χρησιμοποιείται για την εισαγωγή νέου πελάτη στο πρόγραμμα. Εάν έχουμε επιλέξει Απλή μορφή μάσκας κωδικού θα πρέπει εδώ να την πληκτρολογήσουμε. Εάν έχουμε επιλέξει Παραμετρική μάσκα κωδικού η μορφή του κωδικού προκύπτει αυτόματα με βάση τις επιλογές στα πεδία Χαρακτηριστικά Πελατών, Μήκος αυτόματης αρίθμησης, Διαχωριστικό και Filter. Χαρακτηριστικά Πελατών Στο σημείο αυτό ορίζονται τα χαρακτηριστικά πελατών που συνθέτουν μια παραμετρική μάσκα κωδικού. Τα διαθέσιμα χαρακτηριστικά είναι τα παρακάτω: 1. Επαγγελματική Κατηγορία 2. Γεωγραφική Κατηγορία 3. Τιμολογιακή Κατηγορία. Μπορούμε να επιλέξουμε όποια από τα παραπάνω χαρακτηριστικά θέλουμε να χρησιμοποιούνται για την σύνθεση μιας παραμετρικής μάσκας κωδικού με τη σειρά που επιθυμούμε. Για κάθε ένα από τα επιλεγμένα χαρακτηριστικά το 146

151 πρόγραμμα προτείνει το μήκος της ομάδας του σε μια παραμετρική μάσκα κωδικού. Μπορούμε να μεταβάλλουμε το μήκος αυτό εάν χρειαστεί. Εάν έχουμε απλή μάσκα κωδικού η παράμετρος είναι απενεργοποιημένη. Μήκος Αυτόματης Αρίθμησης Αριθμητικό πεδίο όπου ορίζουμε το μήκος του τμήματος της παραμετρικής μάσκας κωδικού που θα ακολουθεί αυτόματη αύξουσα αρίθμηση. Η προτεινόμενη τιμή του πεδίου είναι 1. Στην απλή μάσκα κωδικού η παράμετρος είναι απενεργοποιημένη. Διαχωριστικό Αλφαριθμητικό πεδίο όπου εισάγουμε το χαρακτήρα που θα λειτουργεί ως διαχωριστικό των ομάδων σε μια παραμετρική μάσκα κωδικού. Στην απλή μάσκα κωδικού η παράμετρος είναι απενεργοποιημένη. Μπορούμε να την χρησιμοποιήσουμε ελεύθερα οποιοδήποτε σύμβολο του πληκτρολογίου σαν διαχωριστική ένδειξη με εξαίρεση το σύμβολο (*). Filter (Φίλτρο) Αλφαριθμητικό πεδίο όπου εισάγουμε τον χαρακτήρα που θα χρησιμοποιήσουμε για την συμπλήρωση τω ομάδων του κωδικού στη συντιθέμενη μάσκα πελατών. Στην απλή μορφή μάσκα κωδικού η παράμετρος αυτή είναι απενεργοποιημένη. Οι παράμετροι που αναφέρθηκαν παραπάνω αφορούν καθαρά και μόνο τη μορφή κωδικού πελατών. Η παραμετρική μορφή μάσκας κωδικού χρησιμοποιείται στο στάδιο αυτό και η μορφή του κωδικού διαμορφώνεται σύμφωνα με την επαγγελματική κατηγορία. 147

152 Εικόνα 6.2 Στο πεδίο λοιπόν Επιλεγμένα χαρακτηριστικά επιλέγεται η επαγγελματική κατηγορία η οποία αποτελείται από τέσσερις χαρακτήρες ενώ το μήκος της αυτόματης αρίθμησης από δυο χαρακτήρες. Τα πεδία διαχωρίζονται με μια παύλα (-). Έπειτα από τη δήλωση των παραπάνω παραμέτρων παρατηρείται ότι η μορφή των κωδικών που δημιουργήθηκαν, εμφανίζεται αυτόματα στο πεδίο μορφή κωδικού. Οι ειδικές παράμετροι που έχουν δηλωθεί καταχωρούνται με τη επιλογή Αποδοχή. Αφού καθοριστεί η απαιτούμενη μορφή των κωδικών σειρά έχει η μετατροπή των κωδικών πελατών ώστε αυτοί να λάβουν τη νέα μορφή. Η ενέργεια αυτή 148

153 επιτυγχάνεται από την διαδοχική ενότητα Οργάνωση / Βοηθητικές Εργασίες / Μετατροπή Στοιχείων / Μορφή κωδικού πελατών. Εικόνα 6.3 Στο αριστερό μέρος του παραθύρου Μετατροπή μορφής κωδικού πελατών παρουσιάζονται τα Διαθέσιμα πεδία τα οποία καλούμαστε να μετατρέψουμε. Στο δεξί μέρος του παραθύρου παρουσιάζονται τα εξής φίλτρα: Ίσο / μάσκα Πεδίο στο οποίο εισάγεται συγκεκριμένος κωδικός ή περιγραφή, ανάλογα με το διαθέσιμο πεδίο που θα επιλεγεί, καθώς και αν είναι απαραίτητο όλοι οι κωδικοί / περιγραφές με την εισαγωγή του συμβόλου (*). Μεγαλύτερο / μικρότερο 149

154 Πεδίο στο οποίο μετατρέπεται το εύρος ενός ή πολλών κωδικών. Σύμφωνα με την επιχείρηση ΑΡΓΥΡΙΟΥ στο παράθυρο αυτό επιλέγεται από τα διαθέσιμα πεδία ο κωδικός και στο πεδίο ίσο /μάσκα εισάγεται το αλφαριθμητικό σύμβολο (*) για την μετατροπή όλων των κωδικών. Η μετατροπή των κωδικών των πελατών διαπιστώνεται από την ενότητα Χρηματοοικονομικά / Συναλλασσόμενοι / Πελάτες / Σταθερά στοιχεία. Εικόνα 6.4 Κατά τον ίδιο τρόπο διενεργείται η μετατροπή των κωδικών των προμηθευτών μέσα από την ενότητα Οργάνωση/ Ειδικές Παράμετροι/ Προμηθευτών. Ωστόσο η μορφή του κωδικού του προμηθευτή καθορίζεται παραμετρικά σύμφωνα με τη γεωγραφική του κατηγορία. Πιο συγκεκριμένα: 150

155 Εικόνα 6.5 Στην παράμετρο Επιλεγμένα χαρακτηριστικά προστίθεται το πεδίο γεωγραφική κατηγορία και ορίζεται ως μήκος τρεις χαρακτήρες. Η αυτόματη αρίθμηση έχει μήκος τρεις χαρακτήρες. Οι παράμετροι αυτοί χωρίζονται και εδώ με παύλα (-). Για την ενημέρωση των προμηθευτών με τη μορφή του κωδικού που ορίστηκε ακολουθείται η προαναφερόμενη διαδικασία, δηλαδή Οργάνωση / Βοηθητικές εργασίες / Μετατροπή στοιχείων προμηθευτών. 151

156 Εικόνα 6.6 Η μετατροπή των κωδικών των πελατών διαπιστώνεται από την ενότητα Χρηματοοικονομικά / Συναλλασσόμενοι / Προμηθευτές / Σταθερά στοιχεία. Εικόνα

157 Τέλος για την παραμετροποίηση του κωδικού των ειδών αποθήκης ακολουθούνται τα ίδια βήματα Οργάνωση / Ειδικές παράμετροι / Αποθήκη. Εικόνα 6.8 Η μορφή του κωδικού του είδους καθορίζεται σύμφωνα με την κατηγορία του είδους, η οποία θα έχει μήκος τρεις χαρακτήρες, την ομάδα είδους, το μήκος της οποίας αποτελείται από τρεις χαρακτήρες και την αυτόματη αρίθμηση, το μήκος της οποίας περιορίζεται στους δυο χαρακτήρες. Όπως και στις προηγούμενες και αυτές οι παράμετροι διαχωρίζονται με παύλα (-). Η μετατροπή του κωδικού του είδους διαπιστώνεται αφού πραγματοποιηθεί η ενημέρωση μέσα από την ενότητα Οργάνωση / Βοηθητικές εργασίες / Μετατροπή στοιχείων / Μορφή κωδικού ειδών αποθήκης. 153

158 Εικόνα 6.9 Η μετατροπή των κωδικών των πελατών διαπιστώνεται από την ενότητα Αποθήκη / Αποθέματα / Σταθερά στοιχεία. Εικόνα

159 6.2. Παραμετροποίηση Φόρμας καταχώρησης Το δεύτερο μέρος της παραμετροποίησης αφορά τις φόρμες καταχώρησης παραστατικών. Οι φόρμες καταχώρησης παραστατικών αποτελούν το περιβάλλον καταχώρησης των στοιχείων μιας παραγγελίας, ενός τιμολογίου κ.τ.λ. Στο σύστημα Atlantis II οι φόρμες καταχώρησης παραστατικών έχουν συγκεκριμένη μορφή και πρότυπα πεδία καταχώρησης. Ωστόσο τροποποιούνται σύμφωνα με τις ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης. Στο σημείο αυτό θα ασχοληθούμε με την παραμετροποίηση της φόρμας καταχώρησης των πωλήσεων. Ο χρήστης εισάγεται στις φόρμες αυτές μέσα από την ενότητα Πωλήσεις / Συναλλαγές / Παραστατικά πωλήσεων. Εικόνα

160 Στο παραπάνω παράθυρο εμφανίζονται τα παραστατικά των πωλήσεων με την εντολή νέα εγγραφή εμφανίζεται η κενή φόρμα καταχώρησης. Εικόνα 6.12 Παρατηρείται ότι η φόρμα καταχώρησης των πωλήσεων αποτελείται από 2 μέρη. Το πρώτο τμήμα (επάνω μέρος) αφορά το πληροφοριακό κομμάτι του παραστατικού. Σε αυτό παρουσιάζονται σε όλα τα στοιχεία του πελάτη για τον οποίο προορίζεται το παραστατικό. Η μορφή του τμήματος της φόρμας καταχώρησης έχει μόνιμο χαρακτήρα μετά την διαδικασία παραμετροποίησης. Αντίθετα στο δεύτερο τμήμα (κάτω μέρος) εισάγονται τα δεδομένα της αγοράς που έχει γίνει από τον πελάτη. Ο χαρακτήρα αυτού του τμήματος της φόρμας εναλλάσσεται σύμφωνα με το είδος του παραστατικού. 156

161 Η παραμετροποίηση του πρώτου τμήματος της φόρμας καταχώρησης πραγματοποιείται μέσα από την ίδια την μάσκα. Με την εντολή Εικόνα 6.13 Εμφανίζεται λίστα επιλογών και στη συνέχεια επιλέγεται η εντολή Παραμετροποίησης φόρμας (Customize Form). Με την νέα επιλογή υπάρχει η δυνατότητα προσθαφαίρεσης πεδίων που αφορούν πληροφορίες για τους πελάτες. 157

162 Εικόνα 6.14 Η αφαίρεση ενός πεδίου γίνεται με την εξής διαδικασία: Επιλέγεται το προς αφαίρεση πεδίο και με δεξί κλικ ανοίγει λίστα επιλογών. Έπειτα ανοίγεται η ενότητα Control Properties και δίνεται η εντολή hide control. Εικόνα

163 Εικόνα 6.16 Η επαναφορά ενός πεδίου γίνεται πάλι από την ίδια λίστα που ανοίγει με δεξί κλικ και την επιλογή της ενότητας Control Properties / Invisible controls. Εικόνα

164 Με τον τρόπο αυτό εμφανίζεται η λίστα με τα στοιχεία που αφαιρέθηκαν και είναι διαθέσιμα για την επαναφορά. Εικόνα 6.18 Για την πρόσθεση ενός πεδίου, με δεξί κλικ ανοίγει η λίστα εντολών και επιλέγεται η εντολή user define controls. 160

165 Εικόνα 6.19 Από αυτό το σημείο εισάγεται ο τίτλος και ο τύπος των πεδίων εμφάνισης, για παράδειγμα : α) Insert Label β) Insert DBE dot για την εμφάνιση ενός απλού πληροφοριακού πεδίου, γ) Insert DBE dot lookup ComboBox για τη δυνατότητα επιλογής στοιχείων από τη λίστα, δ) Insert Selector το οποίο δίνει την δυνατότητα καθώς και την επιλογή στοιχείων κ.τ.λ. Αφού επιλεγεί ο τύπος εμφάνισης, εισάγεται ο αντίστοιχος τίτλος (label) ο οποίος περιγράφει το πεδίο αυτό Στην φόρμα καταχώρησης των πωλήσεων της επιχείρησης ΑΡΓΥΡΙΟΥ τα πεδία Ισοτιμία συν/μένου και Ισοτιμία τοπικού νομίσματος έχουν αφαιρεθεί καθώς δεν θεωρήθηκαν απαραίτητες πληροφορίες για τις συναλλαγές. Αντίθετα, στην φόρμα καταχώρησης πωλήσεων της επιχείρησης ΑΡΓΥΡΙΟΥ θα προστεθούν δυο καινούργια πεδία Α.Φ.Μ. του πελάτη και Γεωγραφική κατηγορία του πελάτη. Για την εισαγωγή του πρώτου επιλέγεται ο τύπος DBE dot και το Label με την περιγραφή Α.Φ.Μ. του πελάτη. 161

166 Εικόνα 6.20 Με διπλό κλικ μέσα στο text εμφανίζεται το παράθυρο εισαγωγής του πεδίου (Database field). Εικόνα

167 Έπειτα επιλέγεται το πεδίο CUSAFM από τον πίνακα fintrade. Η μετονομασία του πεδίου αυτού πραγματοποιείται με διπλό κλικ στο label και εισάγεται ο τίτλος ΑΦΜ. Εικόνα 6.21 Έτσι στην φόρμα καταχώρησης εμφανίζεται αυτόματα το ΑΦΜ του πελάτη με την επιλογή αυτού. Το επόμενο πληροφοριακό πεδίο που έχει προστεθεί εισάγεται με τον τύπο DBE dot Lookup ComboBox. 163

168 Εικόνα 6.22 Όπως και παραπάνω με διπλό κλικ μέσα στο text εμφανίζεται το παράθυρο εισαγωγής του πεδίου (Database Field). 164

169 Εικόνα 6.23 Έπειτα επιλέγεται το πεδίο GEOID από τον πίνακα storetrade. Με αυτόν τον τρόπο εμφανίζεται ο κωδικός της γεωγραφικής περιοχής. Η λήψη της περιγραφής γεωγραφικής κατηγορίας επιτυγχάνεται μέσα από τον πίνακα GEOGRPOS. Δηλαδή στο πεδίο list source εισάγεται ο πίνακας table name (GeogrPos) Name: GeogrPos. Έπειτα στο πεδίο key field εισάγεται το κλειδί CODEID που ενώνει τους δυο πίνακες. Τέλος στο πεδίο list field εισάγεται το πεδίο DESCR οποίο επιστρέφει την περιγραφή της γεωγραφικής κατηγορίας. Η μετονομασία του πεδίου αυτού επιτυγχάνεται με διπλό κλικ στο label και εισάγεται ο τίτλος Γεωγραφική κατηγορία. 165

170 Εικόνα 6.24 Με δεξί κλικ στη σχεδιαζόμενη φόρμα και την επιλογή της εντολής save design form επιτυγχάνεται η αποθήκευση της παραμετροποιημένης φόρμας καταχώρισης. 166

171 Εικόνα 6.25 Ακολουθώντας λοιπόν τα βήματα αυτά ολοκληρώνεται η παραμετροποίηση του πληροφοριακού μέρους της φόρμας καταχώρησης. Στο σημείο αυτό θα γίνει ο καθορισμός των στηλών της φόρμας καταχώρησης παραστατικών. Οι στήλες των παραστατικών διαμορφώνονται ελεύθερα μέσα από την ενότητα Οργάνωση / Σχεδιασμός Συναλλαγών / Στήλες Παραστατικών / Πωλήσεων. 167

172 Εικόνα 6.26 Για την πλήρη κάλυψη όλων των περιπτώσεων είναι δυνατός ο σχεδιασμός όσων προτύπων απαιτούνται. Η καρτέλα περιλαμβάνει οι εξής εργασίες: Κωδικός: στο πεδίο αυτό εισάγεται ο κωδικός της μορφής στηλών τιμολόγησης που πρέπει να σχεδιαστεί. Το πεδίο είναι απαραίτητο για την καταχώρηση της εγγραφής. 168

173 Περιγραφή Στο πεδίο αυτό εισάγεται η περιγραφή της μορφής στηλών τιμολόγησης που πρέπει να σχεδιαστεί. Το πεδίο αυτό είναι απαραίτητο για την καταχώρηση της εγγραφής. Διαθέσιμα πεδία Εδώ καθορίζονται τα πεδία που εμφανίζονται στις στήλες των παραστατιών. Στο κάτω μέρος της οθόνης εμφανίζεται η μορφή των γραμμών του παραστατικού κάθε φορά που προστίθεται η αφαιρείται κάποιο πεδίο. Περιγραφή Στο πεδίο αυτό καθορίζεται ο τίτλος της στήλης. Το σύστημα προτείνει την περιγραφή του επιλεγμένου πεδίου καθώς και η δυνατότητα μετονομασίας αυτού. Read Only Επιλέγεται όταν η μεταβολή κάθε πεδίου δεν είναι απαραίτητη. Χρώμα Καθορίζεται το χρώμα στήλης προερχόμενο από την παλέτα των χρωμάτων του προγράμματος. Γραμματοσειρά Καθορίζεται η γραμματοσειρά της στήλης, επιλέγοντας κάποια από τις διαθέσιμες γραμματοσειρές. Στην συνέχεια ακολουθεί ένα παράδειγμα δημιουργίας μιας καινούργιας στήλης για το παραστατικό Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής στην επιχείρηση ΑΡΓΥΡΙΟΥ. 169

174 Τα πεδία που θεωρήθηκαν απαραίτητα είναι τα εξής: Α/Α Κωδικός Είδους. Είδος. Κύρια μονάδα μέτρησης. Ποσότητα σε κύρια μονάδα μέτρησης. Δευτερεύουσα μονάδα μέτρησης. Ποσότητα σε δευτερεύουσα μονάδα μέτρησης. Τιμή. Αξία. Στα πεδία που η ονομασία τους είναι μεγάλη είναι απαραίτητη η αλλαγή αυτής με τον τρόπο που προαναφέρθηκε. Καθορίζεται η σειρά και το πλάτος των στηλών και αποθηκεύεται η νέα στήλη που δημιουργήθηκε με την εντολή αποδοχή. Ακολουθεί η δήλωση του προτύπου που δημιουργήθηκε δηλαδή της στήλης μέσα στο παραστατικό Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής. Η δυνατότητα σχεδιασμού και μεταβολής των τύπων συναλλαγών των πωλήσεων δίνεται μέσα από την ενότητα Οργάνωση / Σχεδιασμός Συναλλαγών / Τύποι συναλλαγών πελατών. 170

175 Εικόνα 6.27 Για την εμφάνιση λοιπόν της νέας στήλης στο παραστατικό είναι απαραίτητη η εισαγωγή στον αντίστοιχο τύπο συναλλαγής ο οποίος είναι δηλωμένος στη σειρά 1001 Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής. Εικόνα

176 Στο σημείο αυτό επιλέγεται ο τύπος συναλλαγής πελατών 1001 Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής και στην καρτέλα συμπεριφορά στο πεδίο καθορισμός στηλών η νέα στήλη. Η φόρμα καταχώρησης με τη νέα μορφή είναι αυτή που ακολουθεί. Εικόνα

177 6.3. Πιστωτικά έκπτωσης Το τελευταίο μέρος της παραμετροποίησης είναι η παραμετροποίηση των πιστωτικών έκπτωσης. Παρακάτω αναλύεται ο ορισμός των πιστωτικών έκπτωσης, η δημιουργία τους και ο τρόπος λειτουργίας τους. Τα πιστωτικά έκπτωσης είναι μια πολιτική των επιχειρήσεων η οποί αφορά τις συμφωνίες μεταξύ προμηθευτών πελατών. Πιο συγκεκριμένα τα πιστωτικά έκπτωσης αποτελούν την έκπτωση που γίνεται στον πελάτη κάτω από κάποιες προϋποθέσεις. Ο προμηθευτής θέτει τους όρους αυτούς στον πελάτη. Η πιο συνηθισμένη περίπτωση που χρησιμοποιούνται τα πιστωτικά έκπτωσης, είναι η έκπτωση λόγο τζίρου. Οι λόγοι για τους οποίους εφαρμόζεται αυτή η φιλοσοφία έκπτωσης είναι πολλοί. Κατά πρώτο λόγο η αύξηση του ανταγωνισμού στην σύγχρονη επιχειρηματική κοινωνία οδηγεί τις επιχειρήσεις στην εφαρμογή πιο σύνθετων οικονομικών πολιτικών. Η στρατηγική αυτή ακολουθείται από πολλές επιχειρήσεις διότι είναι σημαντική για την επιβίωσή τους στην αγορά. Κατά δεύτερο λόγο με τα πιστωτικά έκπτωσης δίνονται κίνητρα για την προώθηση των προϊόντων. Με την εφαρμογή των πιστωτικών έκπτωσης παρατηρείται αύξηση του ανταγωνισμού στις τιμές. Έτσι προωθούνται τα προϊόντα ευκολότερα καθώς υπάρχει κίνητρο για τους πελάτες. Ο πελάτης θεωρεί ότι συμφέρει περισσότερο τον ίδιο να συνεργαστεί με αυτόν που θα του προτείνει οικονομικότερες αγορές. Εξίσου σημαντικός παράγοντας που αναγκάζει πολλές φορές τις επιχειρήσεις να εφαρμόζουν τα πιστωτικά έκπτωσης είναι και οι περιορισμοί που τίθενται από την οικονομική υπηρεσία του κράτους. Πιο συγκεκριμένα ο ετήσιος τζίρος του κάθε 173

178 εμπόρου πρέπει να μην ξεπερνά το ποσό που έχει οριστεί από την οικονομική υπηρεσία του κράτους, αλλά ούτε και να είναι και μικρότερος αυτού. Με τον όρο ετήσιος τζίρος υποδηλώνονται το σύνολο του ετήσιου καθαρού κέρδους. Σε αντίθετη περίπτωση που ο ετήσιος τζίρος δεν συμφωνεί με το ορισμένο από τη Δ.Ο.Υ. ποσό καταβάλλεται στον έμπορο πρόστιμο υπέρογκου ποσού. Παρατηρείται λοιπόν ότι τα πιστωτικά έκπτωσης αποτελούν συμφέρουσα φιλοσοφία τόσο για τους πελάτες όσο και για τους προμηθευτές. Παρακάτω θα αναλυθεί η λειτουργία των πιστωτικών έκπτωσης αγορών και οι συμφωνίες προϋποθέσεις κάτω από τις οποίες γίνονται οι αγορές τις επιχείρηση ΑΡΓΥΡΙΟΥ από τους προμηθευτές της. Η δημιουργία των πιστωτικών έκπτωσης πραγματοποιείται μέσα από την ενότητα Οργάνωση / Πίνακες / Πιστωτικά έκπτωσης / Ομάδες Πιστωτικών έκπτωσης αγορών. Εικόνα

179 Έπειτα εμφανίζεται το παράθυρο ομάδα συμφωνιών πιστωτικών έκπτωσης αγορών. Στο παράθυρο αυτό ορίζεται η ομάδα πιστωτικών έκπτωσης αγορών ώστε να λειτουργήσει σωστά το κύκλωμα συμφωνιών πιστωτικών έκπτωσης. Με την εντολή νέα εγγραφή δημιουργούμε μια νέα ομάδα και στο παράθυρο εμφανίζεται μια κενή φόρμα ώστε να εισαχθούν τα στοιχεία της. Εικόνα 6.31 Στο παράθυρο παρατηρούνται τα εξής πεδία: Κωδικός Αριθμητικό πεδίο στο οποίο εισάγεται ο κωδικός της ομάδας συμφωνίας πιστωτικών έκπτωσης αγορών. Περιγραφή Αλφαριθμητικό πεδίο στο οποίο εισάγεται η περιγραφή της ομάδας συμφωνίας πιστωτικών έκπτωσης αγορών. 175

180 Αγορές Λίστα πολλαπλής επιλογής που καθορίζονται οι σειρές των παραστατικών αγορών που θα χρησιμοποιούνται στον υπολογισμό των εκπτώσεων. Λήψη υπηρεσιών Λίστα πολλαπλής επιλογής στην οποία καθορίζονται οι σειρές των παραστατικών υπηρεσιών που θα χρησιμοποιούνται στον υπολογισμό των εκπτώσεων. Αγορές παγίων Λίστα πολλαπλής επιλογής στην οποία καθορίζονται οι σειρές των παραστατικών αγορών παγίων που θα χρησιμοποιούνται στον υπολογισμό των εκπτώσεων. Λοιπές προμηθευτών Λίστα πολλαπλής επιλογής στην οποία καθορίζονται οι σειρές των παραστατικών λοιπών προμηθευτών που θα χρησιμοποιούνται στον υπολογισμό των εκπτώσεων. Extra where Πεδίο στο οποίο εισάγονται επιπλέον παράμετροι. Όσον αφορά την επιχείρηση ΑΡΓΥΡΙΟΥ δημιουργείται μια ομάδα με κωδικό ένα και περιγραφή Ομάδα πιστωτικών έκπτωσης. 176

181 Εικόνα 6.32 Η ομάδα στο πεδίο αγορές δέχεται τα εξής παραστατικά: 1001 Τιμολόγιο Δ. Αποστολής Τιμολόγιο Αγοράς Τιμολόγιο Αγοράς Ενδοκοινοτικών Τιμολόγιο Αγοράς Τρίτων Χωρών. Στη συνέχεια επιλέγονται η εντολή Συμμετέχει ώστε να συμμετάσχουν τα παραπάνω παραστατικά στα πιστωτικά έκπτωσης. Επόμενο βήμα είναι η δημιουργία των πιστωτικών έκπτωσης αγορών. Με την ενότητα Οργάνωση / Πίνακες / Πιστωτικά έκπτωσης / Πιστωτικά έκπτωσης αγορών εμφανίζεται το παράθυρο Πιστωτικά έκπτωσης Προμηθευτών. 177

182 Εικόνα 6.33 Με την εντολή Νέα εγγραφή εισάγονται τα στοιχεία πιστωτικών έκπτωσης. Εικόνα

183 Τα πεδία που συμπληρώνονται στο παράθυρο αυτό είναι τα εξής: Κωδικός Αριθμητικό πεδίο στο οποίο εισάγεται ο κωδικός του πιστωτικού έκπτωσης του προμηθευτή. Περιγραφή Αλφαριθμητικό πεδίο στο οποίο εισάγεται η περιγραφή του πιστωτικού έκπτωσης του προμηθευτή. Κατηγορία 1 / 2 Πεδίο στο οποίο επιλέγεται μια από τις επιλογές που δίνονται και που χρησιμοποιούνται ανάλογα με τα κριτήρια της συμφωνίας. Κλιμάκωση Πεδίο στο οποίο επιλέγεται το κριτήριο σύμφωνα με το οποίο θα λειτουργήσει το πιστωτικό έκπτωσης. Καθορισμός Πεδίο στο οποίο επιλέγεται η μορφή της έκπτωσης. Ομάδα Στο πεδίο αυτό επιλέγεται η αντίστοιχη ομάδα του πιστωτικού. Πεδίο απαραίτητο για την λειτουργία του πιστωτικού. Μια από τις συμφωνίες της επιχείρησης ΑΡΓΥΡΙΟΥ με τους προμηθευτές της συνδέεται με τον τρόπο πληρωμής των δεύτερων. Για παράδειγμα σε κάθε αγορά της επιχείρησης ΑΡΓΥΡΙΟΥ αν η καταβολή των χρημάτων γίνεται της ΜΕΤΡΗΤΟΙΣ τότε ο προμηθευτής δίνει έκπτωση 3% στην επιχείρηση. 179

184 Επομένως το πιστωτικό που δημιουργείται έχει κωδικό 1 και περιγραφή ΜΕΤΡΗΤΟΙΣ. Εικόνα 6.35 Στη κατηγορία 1 επιλέγεται ο προμηθευτής και στην κατηγορία 2 ο τρόπος πληρωμής. Η έκπτωση θα έχει τη μορφή ποσοστού έτσι στο πεδίο καθορισμός επιλέγεται το ποσοστό (%) επί της αξίας. Τέλος στο πεδίο ομάδα επιλέγεται η ομάδα 1 Ομάδα Πιστωτικών Εκπτώσεων Προμηθευτών. Στη συνέχεια για τη λειτουργία του πιστωτικού που δημιουργήθηκε πρέπει να εισαχθούν τα στοιχεία βάση των οποίων η επιχείρηση θα δικαιούται ή όχι την έκπτωση. Η εργασία εισαγωγής δεδομένων πραγματοποιείται από την ενότητα Οργάνωση / Πίνακες / Πιστωτικά έκπτωσης / Δεδομένα πιστωτικών έκπτωσης αγορών. 180

185 Εικόνα 6.36 Στο σημείο αυτό εμφανίζεται το παράθυρο Δεδομένα πιστωτικών έκπτωσης αγορών. Στο παράθυρο αυτό παρατηρείται το πιστωτικό ΜΕΤΡΗΤΟΙΣ που δημιουργήθηκε πριν. Η εισαγωγή των δεδομένων πραγματοποιείται με την εντολή ΜΕΤΑΒΟΛΗ. Εικόνα

186 Με την κίνηση αυτή ο χρήστης εισάγεται στην εγγραφή. Στο παράθυρο εμφανίζεται μια κενή φόρμα με τις παραμέτρους που δόθηκαν στη δημιουργία του πιστωτικού, οι οποίες είναι οι εξής: Προμηθευτής Στο πεδίο αυτό εισάγεται ο προμηθευτής με τον οποίο γίνεται η συμφωνία. Κωδικός Πεδίο στο οποίο εμφανίζεται ο κωδικός του τρόπου πληρωμής. Τρόπος πληρωμής Πεδίο στο οποίο εμφανίζονται οι τρόποι πληρωμής. Από / Έως Εισάγεται η περίοδος που θα ισχύει η συμφωνία. Ποσοστό επί της αξίας Στο πεδίο αυτό εισάγεται το ποσοστό της έκπτωσης. Όσον αφορά λοιπόν, τα δεδομένα του ποσοστού έκπτωσης ΜΕΤΡΗΤΟΙΣ εισάγονται τα εξής: 182

187 Εικόνα 6.38 Στο πεδίο προμηθευτής εισάγεται ο προμηθευτής με κωδικό και επωνυμία ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ Με την επιλογή του προμηθευτή εμφανίζονται οι εξής τρόποι πληρωμής: 1. ΜΕΤΡΟΙΤΗΣ 2. ΕΠΙ ΠΙΣΤΩΣΗ 3. ΑΝΤΙΚΑΤΑΒΟΛΗ 4. ΕΠ. ΠΑΡΑΚΑΤΑΘΗΚΗ 5. Πληρωμή 71 ημερών 6. Πληρωμή 90 ημερών 7. Πληρωμή 105 ημερών 8. Πληρωμή 75 ημερών 183

188 Για το συγκεκριμένο πιστωτικό επιλέγεται ο τρόπος πληρωμής ΜΕΤΡΟΙΤΗΣ. Στα πεδία ΑΠΟ / ΕΩΣ εισάγεται η χρονική περίοδος των 3 μηνών και στο πεδίο ποσοστό (%) επί της αξίας εισάγεται το ποσοστό 3%, το οποίο αποτελεί την έκπτωση την οποία θα δικαιούται ή όχι η επιχείρηση ΑΡΓΥΡΙΟΥ. Με την εντολή ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ καταχωρούνται τα δεδομένα στο σύστημα. Η επόμενη συμφωνία της επιχείρησης ΑΡΓΥΡΙΟΥ με τον προμηθευτή της αποτελεί ποσοτική έκπτωση. Πιο συγκεκριμένα, εάν η επιχείρηση ΑΡΓΥΡΙΟΥ αγοράσει συνολικά 1000 κιβώτια διαφόρων ειδών τότε ο προμηθευτής δίνει 2% έκπτωση στην επιχείρηση. Για την δημιουργία αυτού του πιστωτικού ακολουθείται η ίδια διαδικασία, με διαφορετικές αυτή τη φορά παραμέτρους. Εικόνα 6.39 Το νέο πιστωτικό έχει κωδικό 2 και περιγραφή Ποσοτική έκπτωση. Οι παράμετροι που χρησιμοποιούνται είναι οι ακόλουθοι: 184

189 Στην κατηγορία 1 επιλέγεται το πεδίο προμηθευτής και στην ομάδα εισάγεται η ομάδα 1 Ομάδα Πιστωτικών Έκπτωσης Προμηθευτών. Ωστόσο στο πεδίο κλιμάκωση επιλέγεται η κλιμάκωσης κατά ποσότητα καθώς η έκπτωση καθορίζεται από το μέγεθος της ποσότητας των αγορών. Τέλος στο πεδίο καθορισμός εισάγεται η επιλογή Ποσοστό (%) επί της αξίας. Επόμενη κίνηση είναι η εισαγωγή των δεδομένων σε αυτό το πιστωτικό. Η εργασία αυτή πραγματοποιείται από την Οργάνωση / Πίνακες / Πιστωτικά έκπτωσης / Δεδομένα πιστωτικών έκπτωσης αγορών. Στο παράθυρο αυτό εμφανίζονται οι παράμετροι: Εικόνα

190 Προμηθευτής / μάσκα Στο πεδίο αυτό εισάγεται ο συγκεκριμένος προμηθευτής με τον οποίο γίνεται η συμφωνία. Κωδικός Πεδίο στο οποίο εισάγεται ο κωδικός του προμηθευτή. Περιγραφή Πεδίο στο οποίο εισάγεται η επωνυμία του προμηθευτή. Από / Έως Εισάγεται η χρονική περίοδος που θα ισχύει η συμφωνία. Ποσοστό επί της αξίας Στο πεδίο αυτό εισάγεται αυτόματα το ποσοστό της έκπτωσης. Κατά ποσότητα Πεδίο στο οποίο εισάγεται η ποσότητα αγοράς. Ποσοστό επί της αξίας Στο πεδίο αυτό εισάγεται το ποσοστό της έκπτωσης. Σε αυτό το πιστωτικό εισάγεται ο προμηθευτής με κωδικό και περιγραφή ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ

191 Εικόνα 6.41 Στα πεδία Από / Έως εισάγεται η χρονική περίοδος των 3 μηνών και στο πεδίο κατά ποσότητα εισάγεται η ποσότητα των 1000 κιβωτίων. Ωστόσο στο πεδίο Ποσοστό επί της αξίας εισάγεται το ποσοστό 2%. Με την εισαγωγή των δεδομένων η δημιουργία των πιστωτικών έκπτωσης έχει πλέον ολοκληρωθεί. Για την προβολή των αποτελεσμάτων των πιστωτικών έκπτωσης σειρά έχει πρώτα η επεξεργασία αυτών. Η εργασία αυτή πραγματοποιείται από την ενότητα Αγορές / Εργασίες / Πιστωτικά έκπτωσης / Επεξεργασία Πιστωτικών έκπτωσης. 187

192 Εικόνα 6.42 Με την εργασία αυτή το σύστημα τρέχει τα δεδομένα των πιστωτικών έκπτωσης. Η ενέργεια αυτή είναι απαραίτητη ώστε να προβληθούν τα δεδομένα. Στο παραπάνω παράθυρο εμφανίζονται οι εξής επιλογές: Επεξεργασία σύμφωνα με Στο πεδίο αυτό δίνεται η δυνατότητα εναλλακτικής επεξεργασίας των πιστωτικών έκπτωσης. Συγκεκριμένα υπάρχουν οι παρακάτω διαθέσιμες επιλογές: Ομάδα Σενάριο Ομάδα Πεδίο επιλογής της ομάδας πιστωτικών έκπτωσης αγορών, το πεδίο αυτό ενεργοποιείται στην περίπτωση που στην ερώτηση της εργασίας Επεξεργασία σύμφωνα με επιλέγεται η ομάδα. Σενάριο Πεδίο επιλογής των σεναρίων πιστωτικών έκπτωσης αγορών, το πεδίο αυτό ενεργοποιείται στην περίπτωση που στην ερώτηση της εργασίας Επεξεργασία σύμφωνα με επιλέγεται το σενάριο. 188

193 Διαγραφή προηγούμενων υπολοίπων Πεδίο το οποίο επιλέγεται για την διαγραφή προηγούμενων υπολοίπων. Από / Έως Εισάγεται η χρονική περίοδος που ισχύει το πιστωτικό έκπτωσης. Στο σημείο αυτό η επεξεργασία γίνεται σύμφωνα με την ομάδα. Εικόνα 6.43 Με την εντολή εκτέλεση πραγματοποιείται η επεξεργασία. Έπειτα από την επεξεργασία των δεδομένων η προβολή των αποτελεσμάτων επιτυγχάνεται μέσα από την ενότητα Αγορές / Εργασίες / Πιστωτικά έκπτωσης / Προβολή πιστωτικών έκπτωσης. 189

194 Εικόνα 6.44 Το παράθυρο που ανοίγει στην οθόνη ονομάζεται Προβολή εκπτώσεων και εμπεριέχει τα εξής σημαντικά πεδία τα οποία παρουσιάζονται σε οριζόντια κατανομή και ανοίγουν με μορφή καρτελών στο επάνω μέρος του παραθύρου: 1. Ομάδα συμφωνιών 2. Συμφωνία. 3. Προμηθευτής. 4. Είδος. 5. Αποθηκευτικός χώρος. 6. Ποσότητα γραμμής. 7. Αξία γραμμής. 8. Έκπτωση γραμμής. 190

195 Στην οθόνη αυτή αναγράφονται τα σημαντικότερα στοιχεία των συμφωνιών και η έκπτωση που γίνεται στην επιχείρηση ΑΡΓΥΡΙΟΥ σε κάθε περίπτωση. Πρέπει να σημειωθεί ότι στο παράθυρο αυτό δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να αποκρύψει ή να εμφανίσει όποιο στοιχείο κρίνει αυτό απαραίτητο. Η εκτύπωση των στοιχείων αυτών πραγματοποιείται με την αντίστοιχη εντολή η οποία παρουσιάζεται ως κουμπί στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης. Έπειτα από την επεξεργασία και προβολή πιστωτικών έκπτωσης δημιουργούνται τα παραστατικά έκπτωσης προμηθευτών, τα οποία εμφανίζονται μέσα από την εργασία Αγορές / Εργασίες / Πιστωτικά έκπτωσης / Δημιουργία παραστατικών. Εικόνα 6.45 Με τον τρόπο αυτό ολοκληρώνεται η δημιουργία των πιστωτικών έκπτωσης προμηθευτών. 191

196 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 Δημιουργία Στατιστικών Εκτυπώσεων Εισαγωγή Η απαραίτητη προϋπόθεση για τη σωστή διαχείριση μιας επιχείρησης είναι η δυνατότητα παροχής πλήρης εικόνας των κινήσεων των πελατών, προμηθευτών και της αποθήκης. Αυτό επιτυγχάνεται με την εκτύπωση στατιστικών καταστάσεων είπε μέσα από έτοιμες εκτυπώσεις του Atlantis II, είτε μέσω σχεδιαζόμενων εκτυπώσεων. Παρακάτω αναλύεται ο σχεδιασμός στατιστικών καταστάσεων των πωλήσεων. 192

197 7.1. Εκτύπωση M.I.S. Βασική ενότητα για την δημιουργία της στατιστικής εκτύπωσης είναι η ενότητα M.I.S. (Management Information Systems). Η εργασία αυτή παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας εκτύπωσης σύμφωνα με τα κριτήρια που ορίζονται κατά περίπτωση. Ο σχεδιασμός της εκτύπωσης αρχίζει με την εργασία M.I.S / Οργάνωση / Πωλήσεων, έπειτα εμφανίζεται η καρτέλα στατιστική πωλήσεων και για την καταχώρηση στατιστικής ανάλυσης επιλέγεται Νέα εγγραφή. Το σύστημα εμφανίζει μια κενή φόρμα για την εισαγωγή των στοιχείων, Εικόνα

198 Τα πεδία της φόρμας αυτής είναι τα εξής: Κωδικός Αριθμητικό πεδίο στο οποίο εισάγεται ο κωδικός της στατιστικής ανάλυσης των πωλήσεων. Περιγραφή Αλφαριθμητικό πεδίο στο οποίο εισάγεται η περιγραφή της στατιστικής ανάλυσης των πωλήσεων. Διαστάσεις Πεδίο επιλογής της αντίστοιχης διάστασης, η οποία συμμετέχει στην στατιστική ανάλυση των πωλήσεων. Πιο συγκεκριμένα οι διαστάσεις που εμφανίζονται είναι οι εξής: Κατηγορία είδους. Γεωγραφική περιοχή. Είδος. Επάγγελμα. Ομάδα είδους. Όμιλος. Πελάτης. Πωλητής. Τιμολογιακή κατηγορία πελάτη. Υποκατάστημα. Υπάρχει η δυνατότητα επιλογής έως και πέντε διαφορετικών καταστάσεων. 194

199 Ποσότητες Πεδίο επιλογής αντίστοιχου επιθυμητού αθροιστή ο οποίος λαμβάνεται υπόψη για την ενημέρωση. Αξίες Πεδίο επιλογής αντίστοιχου επιθυμητού αθροιστή ο οποίος λαμβάνεται υπόψη για την ενημέρωση. Τελευταία ενημέρωση ενημερωτικό πεδίο στο οποίο εμφανίζεται η ημερομηνία ενημέρωσης των στοιχείων της στατιστικής ανάλυσης των πωλήσεων. Τρέχουσα χρήση Πεδίο επιλογής της χρήσης. Προηγούμενες χρήσεις Πεδίο επιλογής προηγούμενων χρήσεων. Ενημέρωση Με την εντολή αυτή ενημερώνονται τα αποτελέσματα της στατιστικής ανάλυσης των πωλήσεων. Ακύρωση Για την ακύρωση της ενημέρωσης των αποτελεσμάτων. Στη συνέχεια παρατίθεται η διαδικασία δημιουργίας της στατιστικής ανάλυσης των πωλήσεων ανά γεωγραφική περιοχή. 195

200 Οι βασικές διαστάσεις που χρησιμοποιούνται είναι οι εξής: 1 η διάσταση: Γεωγραφική περιοχή. 2 η διάσταση: Πελάτης. 3 η διάσταση: Κατηγορία είδους. Στο πεδίο ποσότητες επιλέγεται η ποσότητα εξαγωγών και στο πεδίο αξίες επιλέγεται επίσης η αξία εξαγωγών. Τέλος επιλέγεται, η τρέχουσα χρήση 2006 και με την εντολή Ενημέρωση τι σύστημα επεξεργάζεται τα δεδομένα Αποτελέσματα Η προβολή των αποτελεσμάτων επιτυγχάνεται από την ενότητα M.I.S. / Αποτελέσματα / Πωλήσεων. Εικόνα

201 Οι πωλήσεις οι οποίες πραγματοποιήθηκαν σύμφωνα με τις διαστάσεις που ορίστηκαν στην οργάνωση πωλήσεων εμφανίζονται σε δυο μορφές: Α) Αριθμητικά Εικόνα 7.3 Στην οθόνη που ανοίγει παρουσιάζονται οι πωλήσεις της επιχείρησης ΑΡΓΥΡΙΟΥ ανά γεωγραφική κατηγορία. Για παράδειγμα: Στη Χρυσούπολη ο πελάτης με κωδικό και επωνυμία Σούπερ μάρκετ, αγόρασε Αναψυκτικά & Καρποί σε πραγματική ποσότητα 200 φιάλες με πραγματική αξία 37, Ευγενή ποτά 140 φιάλες αξίας 929, Κρασιά & Ρετσίνες 150 φιάλες αξίας 449 και Ούζα σε πραγματική ποσότητα 80 φιάλες αξίας 349. Στο σημείο αυτό παρατηρείται ότι εμφανίζονται σύνολα ανά κατηγορία είδους, ανά πελάτη, ανά γεωγραφική περιοχή και το τελικό σύνολο όλων των πωλήσεων. 197

202 Μια σημαντική λεπτομέρεια του συστήματος είναι ότι παρέχει τη δυνατότητα αφαίρεσης στηλών από την εκτύπωση. Παρατηρείται επίσης ότι τα δηλωθέντα σενάρια παρουσιάζονται στο επάνω μέρος της κατάστασης. Η αφαίρεση κάποι&al