ΟΔΗΓΟΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΛΚΕ Π.Θ.

Transcript

1 ΟΔΗΓΟΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΛΚΕ Π.Θ. ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΕΡΕΥΝΩΝ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΘΕΣΣΑΛΙΑΣ Βόλος, Σεπτέμβριος 2015 Έκδοση 5 η

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΡΟΛΟΓΟΣ 2 ΕΙΣΑΓΩΓΗ 3 ΚΕΦΑΛΑΙΟ Α - Γενικές Διατάξεις 4 Άρθρο 1 - Σκοπός του Ειδικού Λογαριασμού 4 Άρθρο 2 - Ισχύς Οδηγού 4 Άρθρο 3 - Ερμηνεία Οδηγού 5 Άρθρο 4 - Οικονομικός Έλεγχος 5 Άρθρο 5 - Όργανα διοίκησης και διαχείρισης 5 ΚΕΦΑΛΑΙΟ Β - Αξιολόγηση, Επιλογή και Χρηματοδότηση έργων 9 Άρθρο 6 Πόροι, πηγές χρηματοδότησης, παρακράτηση. 9 Άρθρο 7 - Αρμοδιότητες και αναπλήρωση Υπευθύνου 10 Άρθρο 8 - Προτάσεις χρηματοδότησης εξωπανεπιστημιακών πηγών 12 Άρθρο 9 - Προτάσεις χρηματοδότησης από πανεπιστημιακές πηγές 14 ΚΕΦΑΛΑΙΟ Γ - Διαδικασίες Οικονομικής Διαχείρισης 16 Άρθρο 10 - Αποδοχή διαχείρισης έργου - έγκριση και τροποποίηση Π/Υ δαπανών 16 Άρθρο 11 - Γενικά για την οικονομική διαχείριση των έργων 17 Άρθρο 12 - Απασχόληση Προσωπικού 21 Άρθρο 13 - Μετακινήσεις 27 Άρθρο 14 - Προμήθειες υλικών και εκτελέσεις έργων 31 Άρθρο 15 - Απρόβλεπτα Λοιπά έξοδα 41 ΚΕΦΑΛΑΙΟ Δ - Ολοκλήρωση Έργου 42 Άρθρο 16 - Χρονική διάρκεια έργου 42 Άρθρο 17 - Διαχείριση μη αναλωσίμων υλικών 42 Άρθρο 18 - Ολοκλήρωση - Δημοσιοποίηση των αποτελεσμάτων 43 Άρθρο 19 - Διάδοση αποτελεσμάτων 43 Άρθρο 20 - Πνευματική και Βιομηχανική ιδιοκτησία 43 Άρθρο 21 - Αξιοποίηση ερευνητικών αποτελεσμάτων 45 Άρθρο 22 - Βασικές αρχές δεοντολογίας 51 Άρθρο 23 - Ειδικές Διατάξεις 52 Παράρτημα Ι - Αυτόματη πληρωμή δαπανών 53 Παράρτημα II - Κατηγορίες δαπανών 54 Παράρτημα III - Μισθοδοσία Προσωπικού 57 Παράρτημα IV - Έντυπα 70 Παράρτημα V - Οργανόγραμμα ΕΛΚΕ Π.Θ. 72 Παράρτημα VI - Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα WebDoc 73 Παράρτημα VII - Χρονοχρέωση μόνιμου προσωπικού και συνεργατών 75 Παράρτημα VIII - Στοιχεία επικοινωνίας ΕΛΚΕ Π.Θ. 78 Σ ε λ ί δ α 1 80

3 ΠΡΟΛΟΓΟΣ Η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, σε υλοποίηση των διατάξεων του άρθρου 9 της Κ.Υ.Α. 679/96, με βάση την εξουσιοδοτική διάταξη του άρθρου 3, παρ.2, εδ. α του Νόμου 3027/2002 (ΦΕΚ Α 152/ ), εκδίδει τον παρόντα «Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας Ε.Λ.Κ.Ε.», ο οποίος εγκρίθηκε στην από 189/ συνεδρία της Επιτροπής Ερευνών και στη συνέχεια από τη Σύγκλητο του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας (Συνεδρία 158/ ). Η σύνθεση της Επιτροπής Ερευνών: Πρόεδρος: Καθ. Ζ. Μαμούρης (Τμήμα Βιοχημείας και Βιοτεχνολογίας) Αντιπρόεδρος: Αν. Καθ. Χ. Σταθοπούλου (Παιδαγωγικό Τμήμα Ειδικής Αγωγής) Τακτικά μέλη: Καθ. Δ. Βαβουγυιός, (Τμήμα Πληροφορικής) Καθ. Δ. Βαφείδης, (Τμήμα Γεωπονίας Ιχθυολογίας και Υδάτινου Περιβάλλοντος) Καθ. Μ. Ν. Ντυκέν, (Τμ. Μηχανικών Χωροταξίας Πολεοδομίας & Περιφερειακής Ανάπτυξης) Καθ. Α. Παπαϊωάννου, (Τμήμα Επιστήμης Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού) Καθ. Λ. Σακκάς, (Τμήμα Ιατρικής) Αναπληρωματικά μέλη*: Καθ. Α. Μαζαράκης, (Τμήμα Ιστορίας Αρχαιολογίας και Κοινωνικής Ανθρωπολογίας) Επ. Καθ. Χ. Σανδαλίδης, (Τμήμα Πληροφορικής με Εφαρμογές στη Βιοϊατρική) Καθ. Ν. Παπαδόπουλος, (Τμήμα Γεωπονίας Φυτικής Παραγωγής και Αγρ. Περιβάλλοντος) Καθ. Ν. Ηλιού, (Τμήμα Πολιτικών Μηχανικών) Καθ. Μ. Γούδας, (Τμήμα Επιστήμης Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού) Καθ. Λ. Λεοντίδης, (Τμήμα Κτηνιατρικής) Γραμματέας: Μεσαλούρης Δημήτρης (Προϊστάμενος Ε.Λ.Κ.Ε. Π.Θ.) * Σημειώνεται ότι την Αν. Καθηγήτρια Χ. Σταθοπούλου ως τακτικό μέλος (και όχι ως Αντιπρόεδρο), αναπληρώνει ο Καθηγητής Α. Μαζαράκης. Σ ε λ ί δ α 2 80

4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Ο Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (Ε.Λ.Κ.Ε.) του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, αναθεωρημένος και εναρμονισμένος με το ισχύον εθνικό και ευρωπαϊκό θεσμικό πλαίσιο, έρχεται να καλύψει τις ανάγκες του Ιδρύματος οι οποίες υπηρετούν τις σύγχρονες απαιτήσεις οικονομικής εποπτείας και διαχείρισης των ερευνητικών έργων. Στον Οδηγό αυτόν περιγράφονται συνολικά τα όργανα διοίκησης και διαχείρισης, οι διαδικασίες αξιολόγησης και επιλογής, χρηματοδότησης και οικονομικής διαχείρισης των έργων. Καθορίζονται, επίσης, οι διαδικασίες διάδοσης, αξιοποίησης και εκμετάλλευσης των αποτελεσμάτων και προϊόντων των ερευνητικών και άλλων δραστηριοτήτων που χρηματοδοτούνται, μέσω του Ειδικού Λογαριασμού, καθώς και κάθε περίπτωση χρηματοδότησης και οικονομικής διαχείρισης που δεν προβλέπεται από την ανωτέρω κοινή υπουργική απόφαση. Για το σύνολο των δραστηριοτήτων του, ο Ε.Λ.Κ.Ε. έχει εγκαταστήσει και εφαρμόζει Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας, κατά ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008 καθώς και Διεθνές Πιστοποιητικό Ποιότητας IQNet. Τα ανωτέρω συστήματα επικαιροποιούνται και τροποποιούνται, μετά από σχετική επιθεώρηση. Επιπρόσθετα o Ε.Λ.Κ.Ε. διαθέτει Διαχειριστική Επάρκεια Δικαιούχων Ε.Σ.Π.Α., (τύπος επιβεβαίωσης Β και Γ από την Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης του Ε.Π. «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση»). Στο σχεδιασμό του παρόντος Οδηγού Χρηματοδότησης και Διαχείρισης, ο οποίος αποτελεί προϊόν συλλογικής εργασίας των μελών της Γραμματείας του Ε.Λ.Κ.Ε., δόθηκε ιδιαίτερη έμφαση: στην απλοποίηση και κωδικοποίηση των διαδικασιών διαχείρισης των ερευνητικών έργων. στη βελτίωση της διαχείρισης των πόρων του Ε.Λ.Κ.Ε. με τη μελέτη, αξιολόγηση, παρακολούθηση / υλοποίηση των εκπονούμενων ερευνητικών έργων. Σε υλοποίηση των διατάξεων του άρθρου 9 της K.Y.A. 679/1996, με βάση την εξουσιοδοτική διάταξη του άρθρου 3, παρ. 2, εδάφ. α' του Ν.3027/2002 (ΦΕΚ Α' 152/ ), η Επιτροπή Ερευνών προβαίνει στη σύνταξη του παρόντος «Οδηγού Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας», αποτελούμενου από τα ακόλουθα άρθρα: Σ ε λ ί δ α 3 80

5 ΚΕΦΑΛΑΙΟ Α: Γενικές Διατάξεις Άρθρο 1 - Σκοπός του Ειδικού Λογαριασμού Σκοπός του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας (Ε.Λ.Κ.Ε.) είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών, οποιουδήποτε είδους, που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών έργων, καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης και έργων για την παροχή επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων, εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, τη διαμόρφωση και εκτέλεση επιστημονικών, ερευνητικών, πολιτιστικών και αναπτυξιακών προγραμμάτων ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών με πιστώσεις από το αποθεματικό των Ε.Λ.Κ.Ε. προς όφελος του ιδρύματος, ύστερα από εισήγηση της Επιτροπής Διαχείρισης του Ε.Λ.Κ.Ε. και απόφαση της Συγκλήτου του Πανεπιστημίου. (άρθρο 1, παρ. 2, Κ.Υ.Α. 679/ , ΦΕΚ 826 τ. Β, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει με το άρθρο 36 του Ν. 3848, ΦΕΚ Α 71/ ). Ο Ειδικός Λογαριασμός του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας σε αυτό το πλαίσιο επιδιώκει κατά προτεραιότητα: (α) την προαγωγή της βασικής έρευνας, με την παραγωγή νέας γνώσης στη διάθεση της διεθνούς επιστημονικής κοινότητας, (β) την εφαρμοσμένη ή στοχευμένη έρευνα και την καινοτομία προς όφελος της οικονομικής ανάπτυξης και της κοινωνικής προόδου στη χώρα. Επίσης, παρέχει υπηρεσίες σε τομείς έντασης γνώσης προς όφελος δημόσιων και ιδιωτικών φορέων ή ιδιωτών που επωμίζονται τη χρηματοδότηση, και υποστηρίζει το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας στην εκπλήρωση της αποστολής του. Άρθρο 2 - Ισχύς Οδηγού 1. Η ισχύς του παρόντος Οδηγού Χρηματοδότησης και Διαχείρισης αρχίζει από την έκδοση της σχετικής εγκριτικής απόφασης της Συγκλήτου. 2. Τροποποίηση του Οδηγού είναι δυνατή, εφόσον υπάρχει ανάγκη και οι συνθήκες το απαιτούν, με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών. Σ ε λ ί δ α 4 80

6 3. Σε περίπτωση διακοπής της λειτουργίας του Ειδικού Λογαριασμού του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας και της Επιτροπής Ερευνών όλα τα περιουσιακά στοιχεία, τα λογιστικά βιβλία και τα αρχεία της περιέρχονται στο Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας. Άρθρο 3 - Ερμηνεία Οδηγού Για τις περιπτώσεις που δεν προβλέπονται στον Οδηγό αυτόν ή για ζητήματα που ενδέχεται να προκύψουν κατά την εφαρμογή του, εφόσον αυτά δεν ρυθμίζονται από την ισχύουσα Νομοθεσία, αρμόδιο Όργανο να αποφασίζει είναι η Επιτροπή Ερευνών. Άρθρο 4 - Οικονομικός Έλεγχος Ο τακτικός έλεγχος της οικονομικής διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού είναι κατασταλτικός και εκτελείται από ορκωτούς ελεγκτές, η επιλογή των οποίων εγκρίνεται από τη Σύγκλητο μετά από αίτησή της προς το ΔΣ του σώματος ορκωτών λογιστών να καταρτίσει πίνακα δέκα (10) ορκωτών λογιστών (άρθρο 8, παρ.1, Κ.Υ.Α.679/ , ΦΕΚ826 τ.β). Η έκθεσή τους κοινοποιείται στους Υπουργούς Παιδείας, Ανάπτυξης, Οικονομικών, στο Ελεγκτικό Συνέδριο, στη Σύγκλητο και στην Επιτροπή Ερευνών (άρθρο 8 παρ. 4, Κ.Υ.Α. 679/ , ΦΕΚ.826 τ.β). Άρθρο 5 - Όργανα διοίκησης και διαχείρισης Α. Τα όργανα διοίκησης και διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού είναι η Επιτροπή Ερευνών και η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού, των οποίων η σύνθεση, η συγκρότηση, η λειτουργία και οι αρμοδιότητες αναφέρονται στα άρθρα 4, 5 και 6 της Κ.Υ.Α. 679/ , ΦΕΚ 826 τ. Β. Η Επιτροπή Ερευνών αποτελείται από τον Πρόεδρο και μέλη εκλεγμένους εκπροσώπους (με τους αναπληρωτές τους) σύμφωνα με τη κείμενη νομοθεσία. Σε περίπτωση κωλύματος του Προέδρου, αυτός αναπληρώνεται από τον Αντιπρόεδρο σε όλα τα καθήκοντα του, όπως ορίζονται στην Κ.Υ.Α. 679/ , ΦΕΚ.826 τ. Β και στον παρόντα Οδηγό. Β. Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών είναι ο εκάστοτε αρμόδιος Αναπληρωτής Πρύτανη, που ορίζεται από τον Πρύτανη και εγκρίνεται από το Συμβούλιο του Ιδρύματος. Κατά την πρώτη Σ ε λ ί δ α 5 80

7 συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών εκλέγεται μεταξύ των μελών της, ο Αντιπρόεδρος της Επιτροπής και στη συνέχεια πέντε από τα τακτικά μέλη, κατ' εφαρμογή του άρθρου 4, παρ. 4 της Κ.Υ.Α. 679/ , ΦΕΚ 826 τ. Β, που προβλέπει τη δυνατότητα εκλογής ενός επταμελούς οργάνου μεταξύ των μελών της Επιτροπής Ερευνών, στο οποίο μπορούν να μεταβιβασθούν με απόφαση της Ολομέλειας όλες οι αρμοδιότητες της Επιτροπής Ερευνών, όπως αναφέρονται παρακάτω με εξαίρεση τις (α) και (β). Γ. Η Επιτροπή Ερευνών είναι αποφασιστικό όργανο και έχει τις παρακάτω αρμοδιότητες: α) Επεξεργάζεται προτάσεις προς τη Σύγκλητο, για την ερευνητική πολιτική του ιδρύματος. β) Επικουρεί την Πρυτανεία και τη Σύγκλητο του Α.Ε.Ι. στο συντονισμό των ερευνητικών, εκπαιδευτικών και επιμορφωτικών έργων των Τομέων, των Τμημάτων, των Σχολών κλπ. που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού και εισηγείται σχετικά με τη λήψη μέτρων για την εξασφάλιση πόρων του Λογαριασμού. γ) Προτείνει στη Σύγκλητο, σύμφωνα με τις θεσμοθετημένες διαδικασίες, τρόπους αξιολόγησης, επιλογής, χρηματοδότησης, πληρωμής των δαπανών και παραλαβής των αποτελεσμάτων των εκπαιδευτικών, ερευνητικών και τεχνολογικών έργων και γενικά όσων αναλαμβάνονται στο πλαίσιο της Κ.Υ.Α. 679/ και των γενικών διατάξεων. δ) Αξιολογεί, επιλέγει και εγκρίνει, σύμφωνα με τις παραπάνω διαδικασίες, προτάσεις για χρηματοδότηση ερευνητικών, τεχνολογικών, εκπαιδευτικών και επιμορφωτικών έργων από τον Ειδικό Λογαριασμό με τη συνεργασία των Σχολών, των Τμημάτων και των Τομέων, και στο πλαίσιο του Οδηγού αυτού. ε) Καταρτίζει ετήσιο επιστημονικό προγραμματισμό, οικονομικό προϋπολογισμό και απολογισμό κινήσεως του Ειδικού Λογαριασμού και παρέχει κάθε αναγκαία ενημέρωση προς τον Πρύτανη, τη Σύγκλητο, τα Υπουργεία και όλους τους ενδιαφερόμενους, με εκθέσεις ή ειδικές εκδόσεις. Σ ε λ ί δ α 6 80

8 στ) Συντάσσει τον Οδηγό χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού, στον οποίον περιγράφονται τα όργανα του Ειδικού Λογαριασμού, οι διαδικασίες αξιολόγησης, επιλογής, χρηματοδότησης και οικονομικής διαχείρισης, καθώς και οι τρόποι και οι διαδικασίες διάδοσης, αξιοποίησης και εκμετάλλευσης των αποτελεσμάτων και των προϊόντων των ερευνητικών και άλλων δραστηριοτήτων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού. Επίσης, στον Οδηγό καθορίζονται οι αρμοδιότητες και οι υποχρεώσεις των υπευθύνων των έργων για τις διάφορες κατηγορίες δραστηριοτήτων, το πλαίσιο και τα θέματα αμοιβών όσων συμμετέχουν σε έργα που χρηματοδοτεί και διαχειρίζεται ο Ειδικός Λογαριασμός, καθώς και κάθε περίπτωση χρηματοδότησης και οικονομικής διαχείρισης που δεν προβλέπεται από την Υ.Α. ΚΑ/679/ , ΦΕΚ 826 τ.β. ζ) Αναθέτει έρευνες, μελέτες και εργασίες με αμοιβή για την εξυπηρέτηση των σκοπών της στο προσωπικό του Ιδρύματος ή σε τρίτους, μετά από τεκμηριωμένη έκθεση της σκοπιμότητάς τους και με τις διαδικασίες που προβλέπονται από τον Οδηγό αυτό. η) Αποδέχεται τις κάθε είδους επιχορηγήσεις, δωρεές και εισφορές τρίτων στον Ειδικό Λογαριασμό και καθορίζει τους ειδικότερους όρους αποδοχής και διάθεσής τους. θ) Αναζητεί πηγές χρηματοδότησης του Ειδικού Λογαριασμού και ενεργεί κάθε πράξη που είναι απαραίτητη για την εξασφάλιση χρηματικών πόρων. Αποφασίζει ακόμη, τη σύναψη δανείων και εξουσιοδοτεί τα πρόσωπα που θα υπογράφουν τα σχετικά έγγραφα. ι) Φροντίζει για την έγκαιρη ενημέρωση της επιστημονικής κοινότητας του Ιδρύματος σχετικά με προγράμματα και έργα της αρμοδιότητάς της. ια) Χορηγεί υποτροφίες σύμφωνα με ειδικό κανονισμό που εγκρίνει η Σύγκλητος του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας. ιβ) Προσλαμβάνει ειδικό προσωπικό για τη στελέχωση της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού. ιγ) Εποπτεύει το έργο της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού, καθορίζει το οργανόγραμμά της και εισηγείται τον ορισμό του Προϊσταμένου του Ε.Λ.Κ.Ε. στον Πρύτανη του Π.Θ. Σ ε λ ί δ α 7 80

9 ιδ) Καθορίζει τους όρους εργασίας και αμοιβής των απασχολουμένων για τις ανάγκες της Γραμματείας. ιε) Διατηρεί αρχείο των τελικών εκθέσεων των χρηματοδοτούμενων μέσω του Ειδικού Λογαριασμού προγραμμάτων και έργων. ιστ) Χορηγεί από τα διαθέσιμα του Ειδικού Λογαριασμού προκαταβολές και προβαίνει σε ταμειακές διευκολύνσεις για την ομαλή υλοποίηση των ερευνητικών προγραμμάτων που διαχειρίζεται. ιζ) Διεκπεραιώνει υποθέσεις και εκπληρώνει υποχρεώσεις του Ιδρύματος, που έχουν σχέση με τις αρμοδιότητές της, μετά από απόφαση της Συγκλήτου, σύμφωνα με το άρθρο 9 παρ. 6 της Υ.Α. ΚΑ/679/ , ΦΕΚ 826 τ. Β. Δ. Η Γραμματεία έχει τις παρακάτω αρμοδιότητες: α) Παρακολουθεί τη λογιστική και διαχειριστική κίνηση του Λογαριασμού και προβαίνει στην πληρωμή των δαπανών μετά από εντολή του Επιστημονικού Υπεύθυνου κάθε έργου, εφόσον η δαπάνη προβλέπεται ρητά στον εγκεκριμένο προϋπολογισμό του έργου. Σε διαφορετική περίπτωση απαιτείται η έγκριση του Προέδρου της Επιτροπής, ή άλλου οργάνου που ορίζεται από τον Οδηγό. Συνεπώς η πληρωμή των δαπανών πραγματοποιείται εφόσον σωρευτικά υπάρχουν: Εντολή του Επιστημονικού Υπευθύνου του έργου Πρόβλεψη της δαπάνης στον εγκεκριμένο προϋπολογισμό του έργου β) Εξυπηρετεί γραμματειακώς την Επιτροπή και εισηγείται για θέματα της αρμοδιότητάς της. γ) Μελετά και επεξεργάζεται, με τα μέλη της ή σε συνεργασία με άλλα πρόσωπα, τις κατευθύνσεις που προδιαγράφει η Επιτροπή, ή υποβάλλει στην Επιτροπή προτάσεις για νέες κατευθύνσεις. δ) Μεριμνά για την εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής. Σ ε λ ί δ α 8 80

10 ΚΕΦΑΛΑΙΟ Β: Αξιολόγηση, Επιλογή και Χρηματοδότηση Έργων Άρθρο 6 Πόροι, πηγές χρηματοδότησης, παρακράτηση. Α. Πόροι του Ειδικού Λογαριασμού Πόροι του Ειδικού Λογαριασμού είναι όσοι αναφέρονται στο άρθρο 2 παρ. 1 της Κ.Υ.Α.679/ , ΦΕΚ 826 τ.β. Β. Οι πηγές χρηματοδότησης είναι: (α) Εξωπανεπιστημιακές, που περιλαμβάνουν ενδεικτικά: (i) Κρατικούς φορείς, δημόσιους και δημοτικούς Οργανισμούς (Υπουργεία, Ν.Π.Δ.Δ., Ο.Τ.Α. κλπ.) και διεθνείς Οργανισμούς. (ii) Ιδιωτικούς φορείς (συνεταιρισμούς, Ν.Π.Ι.Δ., ιδιωτικές επιχειρήσεις, ιδιώτες). Ανώνυμες εισφορές γίνονται αποδεκτές μόνο προς όφελος του αποθεματικού του Ειδικού Λογαριασμού. (β) Πανεπιστημιακές, που προέρχονται από την κατανομή τυχόν πλεονάσματος του Ειδικού Λογαριασμού. Το πλεόνασμα αυτό κατανέμεται από την Επιτροπή Ερευνών κάθε έτος ύστερα από έγκριση σχετικού προϋπολογισμού, που υποβάλλει η Επιτροπή προς τη Σύγκλητο του ΑΕΙ, σύμφωνα με το άρθρο 7 παρ. 2 εδάφιο γ της Κ.Υ.Α. 679/ , ΦΕΚ 826 τ.β. Η Επιτροπή Ερευνών είναι η μόνη αρμόδια να αποφασίζει για την αποδοχή και τη διαχείριση των χρηματοδοτήσεων σε συμφωνία με το χρηματοδότη. Γ. Παρακράτηση Το ποσοστό παρακράτησης ορίζεται σε 12% του συνολικού προϋπολογισμού του έργου, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά από τον Φορέα Χρηματοδότησης, οπότε αποφασίζει σχετικά η Επιτροπή Ερευνών. Για τα έργα που απαιτούν προχρηματοδότηση (π.χ. Interreg, MED κλπ) το ποσοστό παρακράτησης ορίζεται σε 15% του προϋπολογισμού τους. Σημειώνεται ότι: Σε μεγάλα προγράμματα (με προϋπολογισμό τουλάχιστον ), όπου προβλέπονται έμμεσες δαπάνες σε ποσοστό τουλάχιστον 25% επί του προϋπολογισμού τους, θα πραγματοποιείται επιπλέον προσωρινή δέσμευση ποσοστού 5% επί της συνολικής χρηματοδότησης του έργου, για λόγους ομαλής υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου και διασφάλισης μέρους της αποπληρωμής του. Το ποσό θα αποδεσμεύεται εφόσον έχει Σ ε λ ί δ α 9 80

11 πιστοποιηθεί από τον φορέα χρηματοδότησης το φυσικό και οικονομικό του αντικείμενο. Η προσωρινή δέσμευση του ποσοστού 5%, επί του προϋπολογισμού των έργων με επιστημονικούς υπευθύνους που δεν είναι μέλη ΔΕΠ του Ιδρύματος, θα πραγματοποιείται ανεξαρτήτως του ύψους του προϋπολογισμού. Στις περιπτώσεις καταλογισμών έργων ή προχρηματοδοτήσεων που δεν αποπληρώθηκαν, στις οποίες προκύπτει ευθύνη ή αμέλεια του επιστημονικού υπευθύνου του έργου, θα λαμβάνονται μέτρα συναινετικού ή αναγκαστικού χαρακτήρα, έτσι ώστε να παρακρατείται χρηματικό ποσό ισόποσο του καταλογισμού ή του ποσού προχρηματοδότησης που κατέβαλε ο ΕΛΚΕ, από άλλα προγράμματα του συγκεκριμένου επιστημονικού υπευθύνου. Το ποσοστό παρακράτησης μπορεί να αυξάνεται μέχρι το μέγιστο 25% σε κάθε περίπτωση που ο χρηματοδότης το επιτρέπει και ο Ε.Υ. προκάλεσε δαπάνες σε βάρος του Ειδικού Λογαριασμού στη διαχείριση προγενέστερων έργων. Άρθρο 7 - Αρμοδιότητες ευθύνη και αναπλήρωση Υπευθύνου 1. Του κάθε έργου προΐσταται ένας Επιστημονικός Υπεύθυνος (Ε.Υ.) που έχει την ευθύνη εκτέλεσης του φυσικού αντικειμένου του προγράμματος. Επιστημονικός υπεύθυνος μπορεί να είναι οποιοσδήποτε Καθηγητής ή Λέκτορας του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας. Μπορούν επίσης να υποβάλουν προτάσεις για χρηματοδότηση και να είναι Ε.Υ. έργων, μέλη του προσωπικού του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας ή συνεργαζόμενοι ερευνητές, που είναι κάτοχοι διδακτορικού διπλώματος. Σε αυτή την περίπτωση απαιτείται απόφαση ορισμού του Ε.Υ. του αρμοδίου, κατά περίπτωση, οργάνου, (Συγκλήτου ή Συνέλευσης Τμήματος που είναι τοποθετημένο το μέλος). Ο Ε.Υ. συντάσσει και υποβάλλει προτάσεις για χρηματοδότηση σύμφωνα με τα επόμενα άρθρα του Οδηγού αυτού. 2. Ο Ε.Υ. είναι υπεύθυνος για την τήρηση όλων όσων καταγράφονται στην απόφαση ή στη σύμβαση μεταξύ του Φορέα Χρηματοδότησης και της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστήμιου Θεσσαλίας. Ο Ε.Υ. έχει επίσης την ευθύνη για την επιλογή και την αξιολόγηση των συνεργατών που συμμετέχουν στην υλοποίηση του έργου και την υποχρέωση να προβαίνει ως εντολοδόχος της Επιτροπής Ερευνών, σε επιλέξιμες δαπάνες, οι οποίες σε κάθε περίπτωση περιλαμβάνουν και το κριτήριο της σύνδεσής τους με το φυσικό αντικείμενο του έργου (σκοπιμότητα, αποδοτικότητα, αποτελεσματικότητα). Εάν για τις παραπάνω περιπτώσεις Σ ε λ ί δ α 10 80

12 ζητηθεί από τον Ειδικό Λογαριασμό, είτε από αρμόδια Αρχή είτε από τον χρηματοδότη, επιστροφή καταβληθέντων ποσών, στην περίπτωση αυτή, ο E.Y. υποχρεούται κατόπιν σχετικής αποφάσεως της Επιτροπής Ερευνών να επιστρέψει στον Ειδικό Λογαριασμό το ποσό των καταλογισμών που θα απαιτηθούν. Ο ΕΥ συντάσσει όλες τις εκθέσεις προόδου του έργου που άπτονται του φυσικού και του οικονομικού αντικειμένου (τριμηνιαίες/ εξαμηνιαίες κ.λπ.), και φυλάσσει τα παραδοτέα του έργου, ώστε να είναι διαθέσιμα για έλεγχο του έργου από το Φορέα Χρηματοδότησης ή άλλη ελεγκτική αρχή. Τηρεί πρωτόκολλα παράδοσης/παραλαβής των παραδοτέων, παρουσιολόγια και κάθε αποδεικτικό στοιχείο που αφορά την ποιοτική και ποσοτική υλοποίηση του έργου. 3. Ο Ε.Υ. μπορεί να αναπληρωθεί για ορισμένο χρόνο, εφόσον αυτό κρίνεται απαραίτητο και αναγκαίο. Στην περίπτωση αυτή απαιτείται αιτιολογημένη εισήγηση του Ε.Υ. του έργου και έγκριση της Επιτροπής Ερευνών ή και του Φορέα Χρηματοδότησης (εφόσον προβλέπεται από τη σύμβαση του έργου). 4. Σε περίπτωση που ο Ε.Υ. αδυνατεί οριστικά να εκτελέσει τα καθήκοντα του ή παραιτηθεί από αυτά ή τελεί σε αναστολή καθηκόντων από το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας, εντός μηνός από τη διαπίστωση της εκάστοτε κατάστασης, αντικαθίσταται με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών. Μέχρις ότου αναλάβει ο αντικαταστάτης του, εξακολουθεί να ασκεί τα καθήκοντα του, και η ευθύνη του έναντι της Επιτροπής Ερευνών διατηρείται για όσο διάστημα ήταν Επιστημονικός Υπεύθυνος. 5. Ο Ε.Υ. που είτε συνταξιοδοτηθεί είτε αποχωρήσει από το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας, μπορεί να παραμείνει εφόσον το επιθυμεί επιστημονικός υπεύθυνος του έργου που έχει αναλάβει, μέχρι αυτό να ολοκληρωθεί ή μέχρι να λήξει σύμφωνα με το άρθρο 16 του παρόντος. 6. Ειδικά οι ομότιμοι καθηγητές, μέχρι τη θέσπιση ειδικής ρύθμισης στον προβλεπόμενο από το άρθρο 5 του Ν.4009/2011 (Φ.Ε.Κ.195/ ), οργανισμό, μπορεί να οριστούν υπεύθυνοι προγραμμάτων, εφόσον δίδεται έγκριση των αρμόδιων οργάνων (του θεσμοθετημένου Εργαστηρίου - εφόσον υπάρχει - ή Συνέλευσης Τμήματος, όπου ανήκε ο ομότιμος καθηγητής), για την περίπτωση που είναι απαραίτητη για την υλοποίηση του προγράμματος η χρήση χώρων, εξοπλισμού και προσωπικού του Ιδρύματος. Οι ομότιμοι καθηγητές δύνανται, επίσης, Σ ε λ ί δ α 11 80

13 να μετέχουν, και μετά την αφυπηρέτησή τους, σε ερευνητικές ομάδες και να λαμβάνουν αμοιβή. Όλα τα παραπάνω θα πρέπει να είναι σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις ή και άρθρα του εκάστοτε Οργανισμού. Άρθρο 8 - Προτάσεις χρηματοδότησης εξωπανεπιστημιακών πηγών Η υποβολή προτάσεων στους εξωπανεπιστημιακούς φορείς γίνεται με μέριμνα και ευθύνη του Ε.Υ. και ύστερα από επικοινωνία με τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού. Η Γραμματεία ενημερώνει το επιστημονικό προσωπικό του Πανεπιστημίου για τις προσκλήσεις υποβολής προτάσεων από τους φορείς χρηματοδότησης, ενώ ταυτόχρονα παρέχει συμβουλευτικές υπηρεσίες, εφόσον της ζητηθούν, σε όλες τις φάσεις υποβολής. Κατά τη σύνταξη μιας πρότασης για υποβολή θα πρέπει να ακολουθούνται επακριβώς οι οδηγίες της προκήρυξης του φορέα χρηματοδότησης και να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαίτεροι κανόνες και οι διαδικασίες που θα εφαρμοστούν κατά την υλοποίηση του έργου, αν αυτό εγκριθεί. Κατά τη σύνταξη του χρονοδιαγράμματος, θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη, εκτός των άλλων, και ο χρόνος που είναι απαραίτητος για ενέργειες που απαιτούν εγκρίσεις, όπως διαδικασίες επιλογής προσωπικού, καθώς και οι τυχόν άδειες που απαιτούνται σε ειδικές περιπτώσεις από τα αρμόδια όργανα. Κατά τη σύνταξη του προϋπολογισμού, οι υπολογισμοί των οικονομικών μεγεθών, όπως λ.χ. το κόστος της μονάδας εργασίας (ωριαία, μηνιαία κλπ.) για κάθε κατηγορία προσωπικού, θα πρέπει να γίνονται με ακρίβεια, σε πραγματικές τιμές και όχι με αποκλίσεις. Δεν πρέπει να παραλείπεται η πρόβλεψη του ποσού των Γενικών Εξόδων ή overheads (γνωστή ως παρακράτηση της Ε.Ε.), το οποίο αφορά το έμμεσο λειτουργικό κόστος που δαπανά το Πανεπιστήμιο για τη διεξαγωγή των προγραμμάτων (έξοδα διαχείρισης, χρήση χώρων και εξοπλισμών, φως, νερό, θέρμανση, καθαριότητα). Το κόστος αυτό, δεν ταυτίζεται με το κόστος για την «γραμματειακή υποστήριξη» του έργου, το οποίο αποτελεί άμεσο κόστος του συγκεκριμένου έργου και συνυπολογίζεται στις δαπάνες προσωπικού του κάθε Σ ε λ ί δ α 12 80

14 έργου. Η παροχή γραμματειακής υποστήριξης έρχεται σε αντίθεση με τους κανόνες της χρηστής διοίκησης και διαχείρισης με την εφαρμογή της αρχής «μη ταύτισης ελέγχοντος και ελεγχόμενου». Οι υπηρεσίες που παρέχει η Επιτροπή Ερευνών είναι υπηρεσίες συμβουλευτικές για τη διαχείριση, καθώς και υπηρεσίες ελέγχου και παρακολούθησης. Το συνολικό χρονοδιάγραμμα του έργου θα πρέπει να γίνεται με τέτοιο τρόπο, ώστε να συμβαδίζουν, κατά το δυνατόν, η αναμενόμενη χρηματοδοτική ροή και οι δαπάνες. Υποδείγματα συμβάσεων εκτέλεσης έργου διατίθενται από τη Γραμματεία για τις περιπτώσεις που δεν ακολουθείται τυποποιημένο κείμενο σύμβασης από τον Φορέα Χρηματοδότησης. Σε Ιδρυματικά έργα ο ορισμός του Ιδρυματικού Υπευθύνου απαιτεί απόφαση της Συγκλήτου του Π.Θ. Οι προτάσεις πρέπει να κατατίθενται στη Γραμματεία τουλάχιστον 10 μέρες πριν από τη λήξη της προθεσμίας υποβολής τους, για τον έλεγχό τους και τη συγκέντρωση των απαραίτητων εγγράφων και υπογραφών από το αρμόδιο Τμήμα - (Τμήμα Διαχείρισης & Εποπτείας Έργων). Σε περίπτωση που η πρόταση υποβάλλεται από ένωση εταίρων, η Επιτροπή Ερευνών πρέπει να προεγκρίνει τη σύνθεση και τους όρους της σύμπραξης. Μετά την υποβολή απαιτείται κατάθεση αντιγράφου της πρότασης στη Γραμματεία, προκειμένου να αποτελεί στοιχείο του διοικητικού φακέλου του έργου, εφόσον η πρόταση εγκριθεί. Η παράλειψη κατάθεσης της περιληπτικής πρότασης στη Γραμματεία είναι δυνατόν να αποτελέσει αιτία για τη μη αποδοχή διαχείρισης του έργου από την Επιτροπή Ερευνών. Η παράλειψη κατάθεσης της πρότασης στη Γραμματεία είναι δυνατόν να αποτελέσει αιτία για την μη αποδοχή του έργου από την Επιτροπή Ερευνών. Για τα έργα τα οποία αφορούν μελέτες, γνωμοδοτήσεις και γενικά παροχή επιστημονικών υπηρεσιών, τα οποία εγκρίνονται μετά από διμερή διαπραγμάτευση του Ε.Υ. και του Φ.Χ., επιβάλλεται Φ.Π.Α. επί του κεφαλαίου του έργου (χρηματοδότηση) βάση των διατάξεων του Κ.Φ.Α.Σ. Το ποσό αυτό δεν αποτελεί δαπάνη και πρέπει να λαμβάνεται υπ' όψη στην συμφωνία για το ύψος της χρηματοδότησης. Σ ε λ ί δ α 13 80

15 Άρθρο 9 - Προτάσεις χρηματοδότησης από πανεπιστημιακές πηγές Η χρηματοδότηση που προβλέπεται από τη διάταξη του άρθρου 6, ενότητα Β παρ. 2 του Οδηγού αυτού, αφορά στην υποστήριξη δραστηριοτήτων οι οποίες προάγουν την ερευνητική δραστηριότητα του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, στην υποστήριξη του ανθρώπινου δυναμικού του σε θέματα έρευνας, στη δημιουργία ή στην αναβάθμιση της αναγκαίας υλικοτεχνικής υποδομής, στην υποστήριξη για διοργάνωση συνεδρίων, στην παροχή υποτροφιών σε φοιτητές και σε κάθε άλλη δραστηριότητα που συμβάλλει στη διαρκή προσπάθεια του Πανεπιστημίου να συμβαδίζει με τη δυναμική της επιστημονικής έρευνας παγκοσμίως. Α. Προτάσεις για τη χρηματοδότηση ερευνητικών έργων Σε αυτή την κατηγορία χρηματοδότησης μπορούν να υποβάλουν προτάσεις μόνο Καθηγητές ή Λέκτορες του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας. Η Γραμματεία ενημερώνει την πανεπιστημιακή κοινότητα σχετικά με το ύψος των διαθέσιμων κονδυλίων για τη χρηματοδότηση ερευνητικών έργων από την Επιτροπή Ερευνών, δημοσιεύει στην ιστοσελίδα της και κοινοποιεί σε όλα τα Τμήματα του Πανεπιστημίου τη σχετική προκήρυξη χρηματοδότησης. Η περαιτέρω διάθεση της προκήρυξης στα μέλη της πανεπιστημιακής Κοινότητας και σε κάθε άλλο ενδιαφερόμενο ερευνητή γίνεται με την επιμέλεια και την ευθύνη των Τμημάτων. Στην προκήρυξη καθορίζονται οι όροι χρηματοδότησης, τα ποσά και ο σκοπός διάθεσής τους, η προθεσμία ισχύος της προκήρυξης, τα δικαιολογητικά υποβολής, οι απαιτούμενες αποφάσεις οργάνων, ο τρόπος αξιολόγησης κ.λ.π. Σημειώνεται ότι τα ερευνητικά προγράμματα που χρηματοδοτούνται από την κατανομή του αποθεματικού της Επιτροπής Ερευνών θα πρέπει να έχουν διάρκεια το ανώτερο δύο ετών και μετά την παρέλευση της διετίας, ο επιστημονικός υπεύθυνος οφείλει να περατώσει το έργο και να επιστρέψει τυχόν αδιάθετο υπόλοιπο. Όσον αφορά τα συνέδρια και ημερίδες που χρηματοδοτούνται από την κατανομή του αποθεματικού, αποφασίστηκε ότι μετά το πέρας ενός έτους από την έγκριση χρηματοδότησης τους από την Επιτροπή Ερευνών, το τυχόν αδιάθετο υπόλοιπο τους επιστρέφεται στο αποθεματικό του Ε.Λ.Κ.Ε. Β. Προτάσεις για χρηματοδότηση έργων γενικού ενδιαφέροντος Οι Πρυτανικές Αρχές μπορούν να αιτηθούν χρηματοδότηση για την κάλυψη αναγκών του Ιδρύματος, απαραίτητων για την ομαλή εκτέλεση του εκπαιδευτικού, ερευνητικού και Σ ε λ ί δ α 14 80

16 διοικητικού του έργου. Οι προτάσεις μπορούν να αφορούν σε ενίσχυση του επιστημονικού εξοπλισμού, σε εγκαταστάσεις υποδομών υποστηρικτικών των ερευνητικών δραστηριοτήτων, και σε μισθώσεις εργασίας ή έργου που συντελούν στο διοικητικό ή υποστηρικτικό έργο του Πανεπιστημίου. Γ. Ειδικές κατηγορίες χρηματοδότησης (α) Η Επιτροπή Ερευνών μπορεί να αναθέσει μελέτες για την εξυπηρέτηση των σκοπών της, η χρηματοδότηση των οποίων εντάσσεται στα λειτουργικά της έξοδα, σύμφωνα με τη διάταξη του άρθρου 4 παρ. 6 εδ.ζ, της Κ.Υ.Α. 679/ , ΦΕΚ 826 τ. Β. (β) Η Επιτροπή Ερευνών είναι δυνατόν να καλύψει μερικά τις δαπάνες για την απόκτηση, κατοχύρωση και υποστήριξη διπλώματος ευρεσιτεχνίας, σε περιπτώσεις εξαρτημένων εφευρέσεων όπου συνδικαιούχος είναι το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας. Σ ε λ ί δ α 15 80

17 ΚΕΦΑΛΑΙΟ Γ: Διαδικασίες Οικονομικής Διαχείρισης Άρθρο 10 - Αποδοχή διαχείρισης έργου - έγκριση και τροποποίηση Π/Υ δαπανών Α. Για την αποδοχή διαχείρισης έργου, ο Ε.Υ. υποβάλλει στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού τα παρακάτω δικαιολογητικά: I. Αίτηση αποδοχής της διαχείρισης του έργου και έγκρισης του προϋπολογισμού του από την Επιτροπή Ερευνών. II. Σύμβαση/Τεχνικό Παράρτημα ή απόφαση του Φορέα Χρηματοδότησης με το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας - Επιτροπή Ερευνών για την εκτέλεση του έργου, υπογεγραμμένη από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών ή τον Πρύτανη. III. Αντίγραφο της πρότασης του έργου IV. Σύνθεση της ομάδας του έργου. V. Αίτηση έγκρισης για τη διεξαγωγή των αναγκαίων διαγωνισμών προμηθειών και ορισμού των Επιτροπών διεξαγωγής και παραλαβής τους (εφόσον απαιτείται). VI. Κατάσταση μελών προσωπικού του Πανεπιστημίου και ποσοστό συμμετοχής τους στο έργο για την κάλυψη της ιδίας συμμετοχής (εφόσον απαιτείται). Η απόφαση αν ένα έργο εμπίπτει στην έννοια του άρθρου 1 της Κ.Υ.Α. 679/ , ΦΕΚ 826 τ. Β, ανήκει αποκλειστικά στην Επιτροπή Ερευνών, η οποία αποδέχεται ή όχι τη διαχείριση του έργου και εγκρίνει τον προϋπολογισμό του. Β. Στον προϋπολογισμό του έργου πρέπει να αναφέρονται: (α) Οι αμοιβές των Καθηγητών και των άλλων κατηγοριών προσωπικού του Πανεπιστημίου, καθώς και υπαλλήλων άλλων Οργανισμών και Υπηρεσιών, εφόσον συμμετέχουν και αμείβονται από το έργο. (β) Οι αμοιβές του πρόσθετου επιστημονικού και βοηθητικού-τεχνικού προσωπικού στο οποίο ανατίθεται η εκτέλεση συγκεκριμένου έργου. (γ) Η οικονομική ενίσχυση των φοιτητών που απασχολούνται στο πλαίσιο του έργου. (δ) Οι δαπάνες για μετακινήσεις των μελών της ερευνητικής ομάδας στο εσωτερικό και το εξωτερικό. (ε) Οι δαπάνες για την προμήθεια εξοπλισμού και αναλωσίμων, και για την εκτέλεση εργασιών που είναι αναγκαίες για την υλοποίηση του έργου. Σ ε λ ί δ α 16 80

18 (στ) Λοιπές δαπάνες (για μισθώσεις ακινήτων, μεταφορικών μέσων και εξοπλισμού κ.ά.), αναγκαίες για την εκτέλεση του έργου. (ζ) Το ποσοστό παρακράτησης επί του συνολικού προϋπολογισμού του έργου σύμφωνα με το άρθρο 6 ενότητα Γ του Οδηγού αυτού. Δεν εγκρίνονται αιτήσεις απασχόλησης προσωπικού με αναδρομικές ημερομηνίες έναρξης διότι αντιβαίνουν τις διατάξεις του άρθρου 7 παρ.4 της Υ.Α.Κ.Α. 679/ Επομένως, στη περίπτωση σύναψης ονομαστικών καταστάσεων, σύμφωνα πάντα με τα όσα προβλέπονται και επιτρέπονται από το φορέα χρηματοδότησης του έργου (κανόνες δημοσιότητας), είναι δυνατόν να υποβάλλονται τα σχετικά έντυπα για αυτό το σκοπό ταυτόχρονα με το αίτημα αποδοχής διαχείρισης του έργου (σύνταξη του σχετικού προϋπολογισμού). Γ. Για την αποδοχή διαχείρισης συνεδρίων/ σεμιναρίων από την Επιτροπή Ερευνών ο Ε.Υ. υποβάλλει στην Γραμματεία σχετικό έντυπο, στο οποίο αναφέρονται όλα τα ειδικά χαρακτηριστικά του συνεδρίου / σεμιναρίου και αναλύονται οι πηγές εσόδων και οι δαπάνες του. Εάν το συνέδριο/σεμινάριο δεν εντάσσεται σε ήδη υφιστάμενο έργο, αλλά πρόκειται για νέο έργο, τότε ο Ε.Υ. υποβάλλει και τα προβλεπόμενα παραπάνω, στην ενότητα (Α), για ό,τι από αυτά ισχύει. Δ. Τροποποίηση Προϋπολογισμού Δαπανών: Σε περίπτωση που κατά την εκτέλεση του έργου προκύψουν ανάγκες που δικαιολογούν αναμόρφωση των ποσών στις διάφορες κατηγορίες των δαπανών του προϋπολογισμού, υπάρχει η δυνατότητα τροποποίησής του, μετά από αίτηση του Ε.Υ. και έγκριση από το επταμελές όργανο της Επιτροπής Ερευνών. Κατ' εξαίρεση, απαιτείται μόνο η έγκριση του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών όταν: (α) η τροποποίηση ακολουθεί τους όρους που τυχόν έχουν τεθεί στη σύμβαση που έχει υπογραφεί με τον φορέα χρηματοδότησης, (β) υπάρχει η έγκριση του φορέα χρηματοδότησης. Άρθρο 11 - Γενικά για την οικονομική διαχείριση των έργων Οι δαπάνες του έργου πραγματοποιούνται ύστερα από εντολή του Ε.Υ. σύμφωνα με τις διατάξεις της Κ.Υ.Α. 679/ , ΦΕΚ 826 τ. Β, του Οδηγού Χρηματοδότησης, των όρων της σχετικής με κάθε έργο προκήρυξης ή σύμβασης, και τις αποφάσεις της Επιτροπής Ερευνών. Σ ε λ ί δ α 17 80

19 Απαραίτητη προϋπόθεση για την πληρωμή μιας δαπάνης είναι να είναι νόμιμη και επιλέξιμη στο πλαίσιο της σύμβασης του έργου, να υπάρχει ταμειακό υπόλοιπο και να έχει προηγηθεί η διαδικασία ελέγχου από το αρμόδιο τμήμα του Ε.Λ.Κ.Ε. Σημειώνεται ότι, στην περίπτωση έργων που υλοποιούνται χωρίς συγκεκριμένο Τεχνικό Δελτίο/Παράρτημα ή άλλους περιορισμούς από τον φορέα χρηματοδότησης, η απόφαση για τις δαπάνες εξοπλισμού, αναλωσίμων και μετακινήσεων λαμβάνεται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο με γνώμονα: (i) τη βέλτιστη εκτέλεση του έργου, (ii) την ερευνητική ενίσχυση της μονάδας (Εργαστήριο, Τμήμα) που το πραγματοποιεί και (iii) την γενικότερη ανάπτυξη της έρευνας στο Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας. Η Επιτροπή μπορεί να καλύψει από το αποθεματικό της συμπληρωματικά έξοδα που προέκυψαν κατά την εκτέλεση του έργου, εντάσσονται στις κατηγορίες δαπανών του και κρίνονται απαραίτητα για την ευόδωση του σκοπού του έργου. Για την κάλυψη τέτοιων εξόδων αποφασίζει η Επιτροπή Ερευνών κατόπιν αιτιολογημένου αιτήματος του Ε.Υ. και σχετικής εισήγησης του Τμήματος Διαχείρισης και Εποπτείας του έργου. Α. Διαδικασίες πληρωμής Κάθε δαπάνη, στο πλαίσιο υλοποίησης προγραμμάτων μέσω του Ειδικού Λογαριασμού, πραγματοποιείται, σύμφωνα με τις διατάξεις της Κ.Υ.Α. 679/96, του Οδηγού Χρηματοδότησης, των όρων της σχετικής με κάθε έργο προκήρυξης και της αντίστοιχης σύμβασης, καθώς και τις αποφάσεις και διαδικασίες που ορίζει η Επιτροπή Ερευνών. Η πληρωμή κάθε είδους δαπάνης γίνεται, σύμφωνα με τον εγκεκριμένο από την Επιτροπή Ερευνών προϋπολογισμό έργου και μετά από Εντολή του Επιστημονικού Υπευθύνου, η οποία συνοδεύεται από όλα τα απαιτούμενα δικαιολογητικά. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να υπάρχει σχετική πίστωση για κάθε δαπάνη. Με την Εντολή του, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος ζητά την πληρωμή: Αμοιβής: καταγράφεται το όνομα του δικαιούχου και το ποσό που του αναλογεί, σύμφωνα με τη σύμβαση, το ιδιωτικό συμφωνητικό ή την ονομαστική κατάσταση. Λοιπών δαπανών: η εντολή συνοδεύεται από τα απαραίτητα στοιχεία που δικαιολογούν τη δαπάνη Σ ε λ ί δ α 18 80

20 Προκαταβολής: υπάρχει η δυνατότητα λήψης προκαταβολών έναντι εξόδων του προγράμματος. Σημειώνεται ότι η Γραμματεία δεν εξετάζει την έκδοση προκαταβολής αν εκκρεμεί άλλη προκαταβολή. Σε περίπτωση που προκύπτει διαφορά μεταξύ ποσού προκαταβολής και παραστατικών εξόδων, το ποσό θα κατατίθεται στον τραπεζικό λογαριασμό της Επιτροπής Ερευνών. Είναι σημαντικό να τηρούνται τα ακόλουθα: 1. Τα παραστατικά πρέπει να εκδίδονται στα στοιχεία του Ειδικού Λογαριασμού του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας ως εξής: Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Π.Θ. Α.Φ.Μ : ΑΒ' Δ.Ο.Υ. Βόλου Συγκρότημα Τσαλαπάτα Γιαννιτσών & Λαχανά Παλαιά Τ.Κ: Βόλος 2. Τα παραστατικά θα πρέπει να συνοδεύονται με φορολογική ενημερότητα εφόσον η αξία της προμήθειας είναι πάνω από 1.500, και ασφαλιστική ενημερότητα από το ΙΚΑ εφόσον η αξία της προμήθειας είναι πάνω από Σε περίπτωση τραπεζικής μεταφοράς, απαιτείται γνωστοποίηση του αριθμού του τραπεζικού λογαριασμού του δικαιούχου. Σε περίπτωση που το παραστατικό είναι ήδη εξοφλημένο, θα πρέπει να φέρει σαφή ένδειξη εξόφλησης - με σφραγίδα και υπογραφή του προμηθευτή. 4. Η προθεσμία υποβολής των παραστατικών στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού είναι δεκαπέντε (15) ημέρες από την ημερομηνία πραγματοποίησης της δαπάνης. Σε περίπτωση έκδοσης από τον προμηθευτή Τιμολογίου και Δελτίου Αποστολής (χωριστά), πρέπει να κατατίθενται και τα δύο στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού. Το Δελτίο Αποστολής, εκτός από απαραίτητο συνοδευτικό του τιμολογίου, είναι και αποδεικτικό της ημερομηνίας παραλαβής των ειδών και πρέπει απαραίτητα να αναφέρει ως τόπο παράδοσης το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας, ή άλλο φορέα σε περίπτωση σύμπραξης με άλλους φορείς. Σε περιπτώσεις συστηματικών καθυστερήσεων στην υποβολή παραστατικών από τον Ε.Υ., η Επιτροπή Ερευνών είναι δυνατόν να αποφασίσει την αύξηση του ποσοστού παρακράτησης του έργου ή άλλου έργου του ιδίου Ε.Υ. Σ ε λ ί δ α 19 80

21 Β. Ταμειακές διευκολύνσεις Με σκοπό την απρόσκοπτη εκτέλεση των έργων ο Ε.Υ. μπορεί να υποβάλει αίτηση στην Επιτροπή Ερευνών για τη χορήγηση ταμειακής διευκόλυνσης από τα διαθέσιμα κεφάλαια του Ειδικού Λογαριασμού. Πρώτη προτεραιότητα έχουν τα προγράμματα που δεν απαιτούν προχρηματοδότηση κατά τη διάρκεια της εκτέλεσής τους, αλλά που το τελικό υπόλοιπο του προϋπολογισμού τους καταβάλλεται από τον φορέα χρηματοδότησης μόνον μετά την ολοκλήρωση δαπανών και έγκριση παραδοτέων (αποπληρωμές). Δεύτερη προτεραιότητα έχουν προγράμματα των οποίων η χρηματοδότηση καθυστερεί υπερβολικά, και δημιουργείται πρόβλημα στην ομαλή εκτέλεση του έργου. Δάνεια προς αυτά τα προγράμματα δεν μπορεί να ξεπερνούν το 15% του προϋπολογισμού τους. Τρίτη προτεραιότητα έχουν τα προγράμματα που η προχρηματοδότηση απαιτείται για την εκτέλεσή τους (πχ. Interreg, ΓΓΕΤ κλπ). Τα προγράμματα αυτά δανειοδοτούνται με τους εξής όρους: (α) Ο Ε.Υ. του προγράμματος έχει εξασφαλίσει την εισροή της Εθνικής Συμμετοχής, όταν αυτή προβλέπεται. (β) Η οφειλή του προγράμματος δεν υπερβαίνει καμία χρονική στιγμή το 30% της αντίστοιχης δόσης του προϋπολογισμού του, εκτός των εξαιρετικών περιπτώσεων καθυστερήσεων της χρηματοδότησης με ευθύνη του χρηματοδότη. (γ) Ιδιαίτερα για τα προγράμματα που απαιτούν προχρηματοδότηση, ο νομικός σύμβουλος της ΕΕ θα προσημειώνει εξαρχής τις σχετικές συμβάσεις, καθώς και το ύψος της προβλεπόμενης εθνικής συμμετοχής, και οι πληροφορίες αυτές θα είναι διαθέσιμες κατά την εξέταση αιτήσεων διευκόλυνσης. Η επιστροφή των ταμειακών διευκολύνσεων της Επιτροπής πραγματοποιείται αυτόματα με την εκάστοτε χρηματοδότηση του έργου. Ένα έργο που χρηματοδοτείται από ιδιωτικούς φορείς είναι δυνατόν να προσφέρει ταμειακή διευκόλυνση σε ένα άλλο έργο, εφόσον δεν υπάρχει περιορισμός στη σύμβασή του και επιπλέον πληρούνται οι παρακάτω προϋποθέσεις: Σ ε λ ί δ α 20 80

22 (α) το επωφελούμενο έργο έχει ομαλή πορεία όσον αφορά στην υλοποίηση του φυσικού του αντικειμένου, (β) δεν προκαλείται πρόβλημα στη ροή του έργου που παρέχει την ταμειακή διευκόλυνση. Δεν είναι δυνατή η ταμειακή διευκόλυνση από το αποθεματικό του Ειδικού Λογαριασμού έργων χωρίς συμβατικά εξασφαλισμένη χρηματοδότηση. Άρθρο 12 - Απασχόληση Προσωπικού Είναι πρωταρχικής σημασίας η εξασφάλιση αντικειμενικότητας και διαφάνειας στην επιλογή συνεργατών στην έρευνα και κάθε άλλης κατηγορίας συνεργατών που συμβάλλουν στην εκτέλεση διαφόρων έργων που υλοποιούνται στα πλαίσια των σκοπών του Ειδικού Λογαριασμού. Ερευνητικό/Επιστημονικό ή τεχνικό προσωπικό, το οποίο εντάσσεται στην κατηγορία συμβάσεων έργου, επιλέγεται από τον ΕΥ του έργου, εκτός και αν ορίζεται διαφορετικά από την προκήρυξη. Η επιλογή είτε εμφανίζεται στην πρόταση (δηλαδή, το όνομα συνεργάτη εμφανίζεται στα έντυπα της πρότασης) είτε γίνεται κατά τη διάρκεια του έργου. Η επιλογή προσωπικού διοικητικής ή γραμματειακής υποστήριξης, εάν δεν καθορίζεται από τον χρηματοδότη, γίνεται από τον ΕΥ στις ακόλουθες εναλλακτικές περιπτώσεις: (α) τα ονόματα εμφανίζονται στα έντυπα της πρότασης, (β) συνάπτεται σύμβαση του φυσικού προσώπου με την Επιτροπή Ερευνών με ετήσιο συνολικό ποσό αμοιβής του προσώπου από το έργο μέχρι Σε διαφορετική περίπτωση απαιτείται διαδικασία προκήρυξης και επιλογής. Η Επιτροπή Αξιολόγησης των προτάσεων - αιτήσεων που θα υποβληθούν, ορίζεται σε συνέχεια αποστολής σχετικής εισήγησης από τον επιστημονικά υπεύθυνο του έργου στη Γραμματεία της Επιτροπής Ερευνών και έγκρισης της εισήγησης από τη Συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών. Μετά την αξιολόγηση των προτάσεων, το σχετικό πρακτικό αξιολόγησης εισάγεται προς έγκριση στην Επιτροπή Ερευνών. Σε όλες τις περιπτώσεις ο Ε.Υ. πρέπει να έρχεται σε επαφή με τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού. Σ ε λ ί δ α 21 80

23 Η απασχόληση προσωπικού με σχέση εξαρτημένης εργασίας (ασφάλιση στο ΙΚΑ) απαιτεί ειδική διαδικασία προκήρυξης και επιλογής με βάση το Ν.2190/94 και τις τροποποιήσεις του. Σε τέτοιες περιπτώσεις ο Ε.Υ. πρέπει να έρχεται σε επαφή εκ των προτέρων - με τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού. Οι απασχολούμενοι σε έργα συμπληρώνουν μηνιαία φύλλα ημερήσιου χρόνου εργασίας, εφόσον αυτό αποτελεί απαίτηση του εκάστοτε χρηματοδότη. Η μεθοδολογία υπολογισμού του ωριαίου κόστους για κάθε κατηγορία προσωπικού, αποφασίζεται από την Επιτροπή Ερευνών. Το κόστος που βαρύνει το έργο ή που συνιστά ιδία συμμετοχή του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, προκύπτει από τα φύλλα χρονοχρέωσης και το υπολογιζόμενο ωριαίο κόστος. Α. Πανεπιστημιακό προσωπικό και προσωπικό άλλων δημόσιων φορέων Στο Πανεπιστημιακό προσωπικό και στους λοιπούς δημόσιους υπαλλήλους επιτρέπεται η απασχόλησή τους σε έργα, εφόσον τηρούνται τα ανώτατα όρια πρόσθετης αμοιβής και η απασχόληση εκτελείται εκτός των συμβατικών τους υποχρεώσεων και ωρών εργασίας. Α.1. Προσωπικό του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας Α.1.1 Πρόσθετη απασχόληση Οι όροι της πρόσθετης απασχόλησης ορίζονται λεπτομερώς σε σύμβαση του μέλους του προσωπικού με τον Ειδικό Λογαριασμό, που εκπροσωπείται από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών. Οι κάθε είδους πρόσθετες αποδοχές δεν θα πρέπει να ξεπερνούν όποιο ανώτατο όριο κατά περίπτωση η νομοθεσία ορίζει. Στις αμοιβές που λαμβάνουν Καθηγητές ή Λέκτορες πλήρους απασχόλησης από ερευνητικά προγράμματα και κάθε άλλου είδους έργο, εφαρμόζεται το προβλεπόμενο από την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία, ποσοστό κράτησης υπέρ του Ειδικού Λογαριασμού. Οι αμοιβές αυτές εισπράττονται υποχρεωτικά μέσω του Ειδικού Λογαριασμού και στην περίπτωση που οι αμοιβές καταβάλλονται από άλλο φορέα, εκτός Πανεπιστημίου Θεσσαλίας. Όταν Καθηγητής ή Λέκτορας ασκεί ελευθέριο επάγγελμα, τότε εκδίδει τριπλότυπα δελτία παροχής υπηρεσιών στα στοιχεία του Ειδικού Λογαριασμού, στον οποίον αποδίδεται ποσοστό κατά τα οριζόμενα στη σχετική νομοθεσία (Ν.2530/1997, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει). Σ ε λ ί δ α 22 80

24 Α.1.2 Ιδία Συμμετοχή Το προσωπικό του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας δύναται στο πλαίσιο των καθηκόντων του να αναλαμβάνει εργασίες σε έργα που διαχειρίζεται ο Ειδικός Λογαριασμός, χωρίς να εισπράττει γι' αυτές καμία επιπλέον αμοιβή, πέραν των τακτικών του αποδοχών. Το κόστος αυτών των εργασιών που βαρύνει το έργο, αποτελεί την ιδία συμμετοχή του Ιδρύματος και επιβεβαιώνεται με τη σύναψη σχετικού συμφωνητικού και τη συμπλήρωση φύλλων χρονοχρέωσης. Το μέγιστο ποσοστό του παραγωγικού χρόνου κάθε μέλους του προσωπικού που μπορεί να αφιερωθεί σε έργα ως ιδία συμμετοχή συναρτάται με την κατηγορία στην οποία ανήκει, καθώς και τη σχετική νομοθεσία. Α.2. Προσωπικό άλλων δημόσιων φορέων Με το προσωπικό άλλων δημόσιων φορέων υπογράφεται σύμβαση ανάθεσης έργου. Οι πρόσθετες αποδοχές δεν θα πρέπει να ξεπερνούν όποιο ανώτατο όριο κατά περίπτωση η νομοθεσία ορίζει και σε κάθε περίπτωση τις μηνιαίες τακτικές αποδοχές από την κύρια θέση. Για την πληρωμή απαιτείται δήλωση σύμφωνα με το άρθρο 6 του Ν.1256/82 στο αρμόδιο Τμήμα του Φορέα του ποσού της εκάστοτε πληρωμής. Β. Πρόσθετο προσωπικό Προβλέπεται η απασχόληση εξωτερικών συνεργατών για την εκτέλεση συγκεκριμένου έργου. Στην περίπτωση αυτή διακρίνονται οι εξής κατηγορίες: Β.1. Ελεύθεροι επαγγελματίες Συνάπτονται συμβάσεις μίσθωσης έργου. Η διαδικασία πρόσκλησης, επιλογής και ανάθεσης θα πρέπει να ακολουθεί τους κανόνες που ορίζονται από τον παρόντα Οδηγό. Για την πληρωμή απαιτείται η έκδοση Δελτίου Παροχής Υπηρεσιών (Δ.Π.Υ.). Η απόδοση του κατά περίπτωση οφειλόμενου Φ.Π.Α. αποτελεί υποχρέωση και αποκλειστική ευθύνη του αντισυμβαλλομένου. Τα Δελτία Παροχής Υπηρεσιών των εργαζομένων με ανάθεση έργου δεν πρέπει να φέρουν ημερομηνία μεταγενέστερη από αυτήν της αντίστοιχης επιταγής. Η παραλαβή των επιταγών για αμοιβές τρίτων γίνεται εφόσον έχουν υποβληθεί τα Δελτία Παροχής Υπηρεσιών. Σ ε λ ί δ α 23 80

25 Η συνολική μηνιαία αμοιβή ανά ανάδοχο από έργα που διαχειρίζεται ο Ειδικός Λογαριασμός του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας δεν μπορεί να υπερβαίνει την εκάστοτε αμοιβή Γενικού Γραμματέα Υπουργείου. Β.2. Σύμβαση εργασίας ιδιωτικού δικαίου ορισμένου χρόνου Η σχέση θεωρείται εξαρτημένη και στο ποσό που βαρύνει τον προϋπολογισμό του έργου συνυπολογίζονται εργοδοτικές εισφορές και τυχόν καταβολή δώρου Χριστουγέννων, δώρου Πάσχα και επιδόματος αδείας. Προϋπόθεση σύναψης σύμβασης εργασίας είναι η ύπαρξη - δέσμευση ταμειακού υπολοίπου επαρκούς για το διάστημα που αφορά η σύμβαση. Για τις συμβάσεις εργασίας ιδιωτικού δικαίου ορισμένου χρόνου ακολουθείται η προβλεπόμενη διαδικασία διαγωνισμού μέσω ΑΣΕΠ και υπογράφεται σχετική σύμβαση εργασίας, κατά τη διάρκεια της οποίας ο εργαζόμενος ασφαλίζεται στον αρμόδιο φορέα. Β.3. Μη επιτηδευματίες Είναι δυνατή η ανάθεση εκτέλεσης έργου με «Τίτλο Κτήσης» σε συνεργάτες - φυσικά πρόσωπα που δεν είναι επιτηδευματίες και δεν είναι υπόχρεοι απεικόνισης συναλλαγών για οποιαδήποτε άλλη αιτία και, εφόσον η δραστηριότητά τους κατά την εκτέλεση των ως άνω υπηρεσιών είναι ευκαιριακή, παρεπόμενη και όχι κατά σύστημα. Ενδεικτικές περιπτώσεις μη υπόχρεων εφαρμογής του Ν.4308/2014 φυσικών προσώπων που συναλλάσσονται με τον ΕΛΚΕ είναι: Ο συγγραφέας και ο εισηγητής δημόσιος ή ιδιωτικός υπάλληλος ή συνταξιούχος, εφόσον βέβαια δεν είναι υπόχρεος εφαρμογής του Κ.Φ.Α.Σ. για άλλη δραστηριότητα. Φυσικά πρόσωπα, ήτοι δημόσιοι ή ιδιωτικοί υπάλληλοι, υποψήφιοι διδάκτορες, φοιτητές, άνεργοι, κλπ, που μετέχουν, ανεξάρτητα από την ύπαρξη ή μη σύμβασης έργου, σε ερευνητικά προγράμματα επιχορηγούμενα ή μη, θεωρείται ότι δεν είναι ερευνητές, και ως εκ τούτου για την περιστασιακή συμμετοχή τους στα προγράμματα αυτά, δεν είναι υπόχρεοι απεικόνισης συναλλαγών, εφόσον βέβαια δεν είναι υπόχρεα από άλλη αιτία. Τα προαναφερόμενα αναλογικά ισχύουν και για τις κατηγορίες εργαζομένων, οι οποίοι συμμετέχουν σε καινοτόμες δράσεις εκπαίδευσης που υλοποιούν φορείς Σ ε λ ί δ α 24 80

26 εποπτευόμενοι από το Υπουργείο Παιδείας και προσφέρουν ως επιμορφωτές, δημιουργοί εκπαιδευτικού υλικού σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή, υπηρεσίες υποστήριξης καινοτόμων εκπαιδευτικών δράσεων. Φυσικά πρόσωπα (με εξαίρεση αυτούς που ασκούν ελευθέριο επάγγελμα κατονομαζόμενο στην παράγραφο 1 του 48 του Ν.2238/1994, όπως γιατροί, δικηγόροι, λογιστές, μηχανικοί, ερευνητές κ.λπ.) και υπό την προϋπόθεση ότι ασκούν «ευκαιριακή άσκηση παρεπόμενης δραστηριότητας» παροχής υπηρεσιών και δεν είναι υπόχρεοι εφαρμογής του Κ.Φ.Α.Σ. για άλλη δραστηριότητα. Ως ευκαιριακή παρεπόμενη δραστηριότητα χαρακτηρίζεται η δραστηριότητα που δεν ασκείται κατά σύστημα και αποδεικνύεται από τα πραγματικά περιστατικά. Τέτοια πραγματικά περιστατικά αποτελούν ιδίως η συνέχεια ή μη της άσκησης της δραστηριότητας αυτής, η ύπαρξη ιδιαίτερης επαγγελματικής εγκατάστασης, η ύπαρξη ιδιαίτερου εξοπλισμού και μηχανικών μέσων για την παροχή των υπηρεσιών αυτών ή την παραγωγή των αγαθών ή την απόκτηση αγαθών με σκοπό τη μεταπώληση, και γενικότερα το εάν η παροχή των υπηρεσιών αυτών ή των αγαθών, έχει τα χαρακτηριστικά της οργανωμένης επιχείρησης. Επιπλέον, δεν θα πρέπει, εντός ενός εξαμήνου, ο ανάδοχος να συμβάλλεται σε περισσότερα των δύο προγραμμάτων ούτε να λαμβάνουν χώρα περισσότερες των δύο ομοειδών συναλλαγών. Βάσει των ανωτέρω, ο ανάδοχος απαλλάσσεται των υποχρεώσεων του νόμου περί των ελληνικών λογιστικών προτύπων και για την πληρωμή του εκδίδεται από τον Ειδικό Λογαριασμό τίτλος κτήσης. Ο ανάδοχος φέρει ο ίδιος την ευθύνη για την ασφάλιση του στον αρμόδιο ασφαλιστικό φορέα, εφόσον αυτή είναι υποχρεωτική, καθώς και για την έγκαιρη απαλλαγή του, εφόσον τίθεται θέμα απαλλαγής. Γ. Συμμετοχή των φοιτητών του Π.Θ. Προβλέπεται η συμμετοχή προπτυχιακών φοιτητών του Π.Θ. σε έργα, όσο διατηρούν την ιδιότητά τους, χωρίς η απασχόλησή τους να υπερβαίνει τις 12 ώρες εβδομαδιαίως. Απαιτείται έγκριση συμμετοχής του φοιτητή από τη Συνέλευση του Τμήματος στο οποίο φοιτά. Στη σχετική απόφαση πρέπει να αναφέρεται το συγκεκριμένο έργο και το χρονικό διάστημα απασχόλησης. Σ ε λ ί δ α 25 80

27 Δ. Υπότροφοι Η χορήγηση υποτροφίας, εφόσον επιτρέπεται από το Φορέα Χρηματοδότησης, απαιτεί την έγκριση του αρμοδίου οργάνου του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας. Οι ακαδημαϊκές υποχρεώσεις του υποτρόφου μπορεί να καθορίζονται στην εγκριτική απόφαση του οικείου ακαδημαϊκού Τμήματος. Ε. Θέματα Ασφάλισης 1. Τα μέλη ΔΕΠ, οι λοιποί δημόσιοι υπάλληλοι και οι φοιτητές καλύπτονται από την κύρια ασφάλιση που τους παρέχει το Πανεπιστήμιο ή άλλος Δημόσιος Φορέας. 2. Το προσωπικό που απασχολείται με σύμβαση εργασίας ιδιωτικού δικαίου ασφαλίζεται στο ΙΚΑ ή σε ταμείο κύριας ασφάλισης που ορίζεται ρητά με διάταξη νόμου. 3. Όσοι συμμετέχουν σε προγράμματα με συμβάσεις έργου (Δ.Π.Υ.) ή τίτλο κτήσης ασφαλίζονται στο Ταμείο που προβλέπει η νομοθεσία για το συγκεκριμένο επάγγελμα. Στην περίπτωση αυτή η τήρηση των ασφαλιστικών υποχρεώσεων αποτελεί υποχρέωση του αναδόχου. ΣΤ. Διακοπή Συμβάσεων 1. Σε περίπτωση συναινετικής διακοπής μιας σύμβασης, απαιτείται επιστολή του Ε.Υ. προς την Επιτροπή Ερευνών με την οποία θα γνωστοποιεί τη διακοπή της σύμβασης και την έγγραφη παραίτηση του αναδόχου, όπου θα αναφέρεται ρητά ότι παραιτείται κάθε δικαιώματος που απορρέει από την υπογεγραμμένη σύμβαση. Το έντυπο πρέπει να κατατίθενται πέντε (5) μέρες το αργότερο, μετά την αιτούμενη ημερομηνία διακοπής της σύμβασης. 2. Σε περίπτωση καταγγελίας μιας σύμβασης, απαιτείται επιστολή του Ε.Υ. προς την Επιτροπή Ερευνών με την οποία θα ζητά τη διακοπή της σύμβασης. Στη συνέχεια συντάσσεται δήλωση προς τον συμβαλλόμενο, που θα γνωστοποιεί και θα αναφέρει τους λόγους καταγγελίας. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στα ακόλουθα Απαιτείται η ύπαρξη επαρκούς υπολοίπου για τη σύναψη συμβάσεων. Για την έκδοση επιταγής αμοιβής εργαζομένου, απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχει υπογραφεί η σύμβαση από τον εργαζόμενο. Σ ε λ ί δ α 26 80

28 Άλλες κατηγορίες εξωπανεπιστημιακού προσωπικού που απασχολείται στα έργα είναι οι καταρτιζόμενοι στα προγράμματα επαγγελματικής κατάρτισης και οι φοιτητές για βοηθητικές εργασίες. Η συμμετοχή τους ρυθμίζεται από διατάξεις της Υ.Α.ΚΑ/679/96 αντίστοιχα. Επισημαίνεται ότι, δεν θα γίνονται δεκτές συμβάσεις ή αιτήματα απασχόλησης προσωπικού (ονομαστικές καταστάσεις) των οποίων, η ημερομηνία έναρξης, προηγείται της ημερομηνίας έγκρισης από τη συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών. Επιπλέον, κατ εξαίρεση θα γίνονται δεκτές συμβάσεις ή ονομαστικές καταστάσεις, μόνο εφόσον η αναδρομικότητά τους, αφορά το εύλογο χρονικό διάστημα που μεσολαβεί από την προηγούμενη συνεδρίαση της Ε.Ε. έως και την ημερομηνία έγκρισης της σύμβασης (15 ημέρες). Άρθρο 13 - Μετακινήσεις Οι μετακινήσεις εκτός έδρας των μελών της ομάδας εκτέλεσης του έργου, που είναι απαραίτητες για την εκτέλεσή του, πραγματοποιούνται με κάλυψη των εξόδων κίνησης, εξόδων διαμονής, εξόδων εγγραφής σε συνέδριο και της ημερήσιας αποζημίωσης, εφόσον υπάρχει σχετική πρόβλεψη και πίστωση στον εγκεκριμένο από την Επιτροπή Ερευνών προϋπολογισμό κάθε έργου, και με μοναδικό δικαιολογητικό την αποδοχή του έργου αυτού, χωρίς τη μεσολάβηση άλλου οργάνου (άρθρο 7 παρ. 4Βα Κ.Υ.Α. 679/ ). Για τα πρόσωπα που μετέχουν στο έργο ως έκτακτοι συνεργάτες, και πραγματοποιούν μετακινήσεις χωρίς να έχουν συνάψει σύμβαση ή συμφωνητικό ιδίας συμμετοχής (ή εκτός της χρονικής διάρκειας της σύμβασης - συμφωνητικού) απαιτείται έγκριση της Επιτροπής Ερευνών, εφόσον δεν ορίζεται διαφορετικά από το χρηματοδότη. Για τις αποζημιώσεις των μετακινήσεων ισχύουν τα ακόλουθα, εκτός εάν ορίζει διαφορετικά ο χρηματοδότης ή αποφασίσει διαφορετικά η Επιτροπή Ερευνών μετά από δικαιολογημένο αίτημα του Ε.Υ. (Τα κατωτέρω οριζόμενα ποσά είναι δυνατόν να αναπροσαρμόζονται κάθε χρόνο με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών). Α. Μετακινήσεις εσωτερικού Καλύπτονται: το κόστος των εισιτηρίων των μέσων μαζικής μεταφοράς οικονομικής θέσης. η ημερήσια αποζημίωση μέχρι του ποσού των 80. Ημερήσια αποζημίωση δικαιολογείται για μετακίνηση μεγαλύτερη των 40 χιλιομέτρων από τις πόλεις Σ ε λ ί δ α 27 80

29 λειτουργίας του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας και στη νησιωτική Ελλάδα για απόσταση μεγαλύτερη από 20 ναυτικά μίλια. τα έξοδα διανυκτέρευσης: μέχρι 120 ανά ημέρα εκτός έδρας. χιλιομετρική αποζημίωση με Ι.Χ. αυτοκίνητο: έως 0,40 / χλμ. και με μηχανή έως 0,20 / χλμ., εκτός και αν ορίζει διαφορετικά ο χρηματοδότης. κόστος διοδίων. Β. Μετακινήσεις εξωτερικού Καλύπτονται: το κόστος των εισιτηρίων των μέσων μαζικής μεταφοράς οικονομικής θέσης. η ημερήσια αποζημίωση μέχρι του ποσού των 120. Όσον αφορά στους προπτυχιακούς ή μεταπτυχιακούς φοιτητές ή στους υποψήφιους διδάκτορες, μέχρι του ποσού των 80. τα έξοδα διανυκτέρευσης: μέχρι 150 ανά ημέρα εκτός έδρας. χιλιομετρική αποζημίωση με Ι.Χ. Αυτοκίνητο: έως 0,40 / χλμ. και με μηχανή έως 0,20 / χλμ., εκτός και αν ορίζει διαφορετικά ο χρηματοδότης, και με την προϋπόθεση ότι το κόστος κίνησης είναι χαμηλότερο του αντίστοιχου κόστους με τα μέσα μαζικής μεταφοράς κόστος διοδίων. Γ. Διευκρινήσεις που αφορούν τις μετακινήσεις 1. Διανυκτέρευση επιτρέπεται όταν η απόσταση (συνολική διαδρομή μέχρι και την επιστροφή στην έδρα), είναι μεγαλύτερη από εκατόν εξήντα (160) χιλιόμετρα, εφόσον κινείται με ιδιόκτητο ή υπηρεσιακό αυτοκίνητο και μεγαλύτερη από εκατόν είκοσι (120) χιλιόμετρα, όταν κινείται με συγκοινωνιακό μέσο και για μετακινήσεις στη νησιωτική Ελλάδα σε απόσταση μεγαλύτερη από είκοσι (20) ναυτικά μίλια. Επίσης διανυκτέρευση επιτρέπεται όταν υπάρχει αντικειμενική αδυναμία επιστροφής, η οποία βεβαιώνεται από την οικεία αστυνομική, λιμενική ή αερολιμενική αρχή. (Ν.3833/2010 άρθρ.9 παρ.4). 2. Για την αναγνώριση, τη νόμιμη εκκαθάριση και εντολή πληρωμής της δαπάνης χρήσης ΙΧ αυτοκινήτου απαιτείται, σύμφωνα με ρητή διάταξη της 2/54866/0022// υπουργικής Σ ε λ ί δ α 28 80

30 απόφασης, ως απαραίτητο δικαιολογητικό, η προσκόμιση των αποδείξεων διοδίων, στις οποίες θα αναγράφεται υποχρεωτικά από τις υπηρεσίες διοδίων και η ημερομηνία διέλευσης. Αφού δε οι αποδείξεις αυτές, σύμφωνα με την ίδια υπουργική απόφαση, χρησιμοποιούνται ως αποδεικτικά στοιχεία της μετακίνησης, δεν μπορούν να αναπληρωθούν από υπεύθυνες δηλώσεις των μετακινηθέντων. Σε περίπτωση μετάβασης με ΙΧ αυτοκίνητο απαιτείται η προσκόμιση Υ.Δ. (με στοιχεία του κατόχου του ΙΧ, και του χρονικού διαστήματος που χρησιμοποιήθηκε) 3. Η ημερήσια αποζημίωση καταβάλλεται εξολοκλήρου, συμπεριλαμβανόμενης της ημέρας αναχώρησης και εξαιρουμένης της ημέρας επιστροφής. (ΥΑ2/33481/0022/2011-ΦΕΚ 1069/Β/ ). Ως ημέρα επιστροφής θεωρείται η επόμενη της περάτωσης των εργασιών. 4. Όταν πρόκειται για συνέδριο υποβάλλεται η πρόσκληση, το πρόγραμμα εργασιών, η βεβαίωση παρακολούθησης και αιτιολογείται η σύνδεσή του με το Φυσικό Αντικείμενο του έργου/ πακέτα εργασίας. Για περιπτώσεις συναντήσεων εργασίας υποβάλλεται, το πρόγραμμα εργασιών και αιτιολογείται η σύνδεσή τους με το φυσικό αντικείμενο του έργου/ πακέτα εργασίας. Για λοιπές περιπτώσεις μετακινήσεων (δειγματοληψίες κλπ) υποβάλλεται έκθεση πεπραγμένων όπου αναφέρεται ο σκοπός, η σύνδεσή του με το φυσικό αντικείμενο του έργου/ πακέτα εργασίας, τα πεπραγμένα και τα αποτελέσματα/ συμπεράσματα. 5. Σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 9 του Ν.3833/2010, για το μόνιμο προσωπικό ισχύει ότι το ανώτατο όριο των επιτρεπόμενων κατ' έτος ημερών εκτός έδρας της παρ.3 του άρθρου 2 του Ν.2685/1999 (ΦΕΚ 35Α') καθορίζεται σε εξήντα (60) ημέρες. 6. Οι μετακινήσεις θα πρέπει να έχουν ως αφετηρία τον τόπο που απασχολείται ο μετακινούμενος. Σε διαφορετική περίπτωση απαιτείται πλήρης αιτιολόγηση. 7. Για την εξαιρετική και προφανή συγκεκριμένη περίπτωση παραμονής συνταξιούχου στην θέση του επιστημονικά υπευθύνου και για την αναγκαιότητα ορθής και απρόσκοπτης υλοποίησης του έργου ως έδρα και αφετηρία εκκίνησης για τις μετακινήσεις του συνταξιούχου νοείται ο τόπος κατοικίας του. Σ ε λ ί δ α 29 80

31 8. Για την κάλυψη εξόδων μετακίνησης των Καθηγητών του Ιδρύματος στο πλαίσιο εκπόνησης ερευνητικών προγραμμάτων, απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί η υποβολή ενός από τα παρακάτω δικαιολογητικά: Χορήγηση άδειας απουσίας από τον Πρόεδρο του Τμήματος. Έγκριση της άδειας απουσίας από την Συνέλευση του Τμήματος. Στην σχετική άδεια υποχρεωτικά θα αναφέρονται τα κάτωθι: Στοιχεία Έργου/Προγράμματος Στοιχεία Μετακινούμενου Προορισμός Μετακίνησης Σκοπός και χρονική διάρκεια μετακίνησης Στην εξαιρετική περίπτωση που η μετακίνηση είναι εκτός συμβατικών υποχρεώσεων θα πρέπει να προσκομίζεται σχετική υπεύθυνη δήλωση του μετακινούμενου που θα το βεβαιώνει. Σημειώνεται ότι: Εφόσον πρέπει να χορηγηθεί σε ελεύθερο επαγγελματία, ημερήσια ή και χιλιομετρική αποζημίωση, αυτό μπορεί να γίνει ως αμοιβή και να υπολογιστεί στο ποσό της σύμβασης απασχόλησής του ή σε συμπληρωματική σύμβαση στο οικείο έργο. Ως έξοδα μετακίνησης των ελεύθερων επαγγελματιών αναγνωρίζονται τα εισιτήρια δημόσιων μεταφορικών μέσων (αεροπορικά, τρένων, λεωφορείων, πλοίων) και τιμολόγια παροχής υπηρεσιών ξενοδοχείων για διαμονή. Δεν αναγνωρίζεται ημερήσια και χιλιομετρική αποζημίωση. Κατ αναλογία τα παραπάνω θα ισχύσουν στο εξής και για τους λοιπούς εξωτερικούς συνεργάτες για κάθε τύπο σύμβασης ανάθεσης έργου που συνάπτεται με την Επιτροπή Ερευνών εκτός από τις κατηγορίες του μόνιμου προσωπικού του Πανεπιστημίου και τους Δημοσίους Υπαλλήλους του ευρύτερου δημόσιου τομέα. Κατά συνέπεια, δε θα γίνεται πλέον δεκτή η καταβολή ημερήσιας ή χιλιομετρικής αποζημίωσης, στις κατηγορίες των εξωτερικών συνεργατών, ως δαπάνη μετακίνησης. Για να αποδοθεί στις παραπάνω κατηγορίες ημερήσια ή χιλιομετρική αποζημίωση, αυτή πρέπει να υπολογιστεί στο ποσό της αμοιβής, στην σύμβαση ανάθεσης έργου του αντίστοιχου προγράμματος. (Εγκ. Λ.8378/ΠΟΛ 141/ ) Σ ε λ ί δ α 30 80

32 Δ. Δικαιολογητικά πληρωμής 1. Ημερολόγιο κίνησης, στο οποίο θα πρέπει να περιγράφεται αναλυτικά ο σκοπός του ταξιδιού, εντολή μετακίνησης και εντολή πληρωμής σε περίπτωση που τα έξοδα είναι επί πιστώσει. 2. Αποδεικτικά της μετακίνησης Πρωτότυπα εισιτήρια, Πρωτότυπες κάρτες επιβίβασης στο αεροσκάφος, και Πρωτότυπη απόδειξη πώλησης εισιτηρίων. Αν η κράτηση έγινε μέσω διαδικτύου τότε απαιτούνται: Αντίγραφο κράτησης εισιτηρίου, όπου να φαίνονται οι ημερομηνίες ταξιδιού, η διαδρομή και το κόστος, και Πρωτότυπες ή ηλεκτρονικές κάρτες επιβίβασης στο αεροσκάφος Αποδείξεις παροχής υπηρεσιών ξενοδοχείων ή ενοικιαζόμενων καταλυμάτων εκδοθείσες στα στοιχεία του μετακινούμενου. Αν η κράτηση του ξενοδοχείου ή του καταλύματος έγινε: (α) μέσω γραφείου ταξιδιών, τότε απαιτείται τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών του γραφείου και φωτοαντίγραφο του σχετικού αποδεικτικού (voucher ή fax) από το γραφείο προς το ξενοδοχείο, ή (β) μέσω διαδικτύου, τότε απαιτείται τιμολόγιο ή απόδειξη της αντίστοιχης εταιρείας, όπου να φαίνονται οι ημέρες διαμονής και όλες οι χρεώσεις αναλυτικά. Παραστατικό/Απόδειξη για τα έξοδα εγγραφής σε συνέδριο/σεμινάριο καθώς και βεβαίωση συμμετοχής σε συνέδριο/σεμινάριο ή λίστα συμμετεχόντων. Άρθρο 14 - Προμήθειες υλικών και εκτελέσεις έργων Οι προμήθειες αναλωσίμων ή μη υλικών, οργάνων, μηχανημάτων, επίπλων και σκευών, εργαστηριακού εξοπλισμού και βιβλίων καθώς και η εκτέλεση εργασιών οποιουδήποτε είδους που είναι αναγκαίες για την εκτέλεση των έργων, όπως αυτές προβλέπονται στον αντίστοιχο προϋπολογισμό που περιέχεται στην εγκριτική απόφαση της Επιτροπής, πραγματοποιούνται, μετά από εντολή του Ε.Υ. του έργου, με τη μέριμνα και την ευθύνη του προσωπικού της Σ ε λ ί δ α 31 80

33 Γραμματείας (Τμήμα Προμηθειών) και εφόσον απαιτηθεί, την επικουρία των ειδικών υπηρεσιών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας. A. Διαδικασίες 1. Για προμήθειες, παρασχεθείσες υπηρεσίες και εκτελέσεις εργασιών αξίας άνω των (μη συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α.) γεννάται η υποχρέωση κατάρτισης σύμβασης, σύμφωνα με τη διάταξη του άρθρου 130 του Ν.4270/2014. Ειδικότερα για οποιαδήποτε προμήθεια, παρασχεθείσα υπηρεσία από το εξωτερικό απαιτείται η υπογραφή σύμβασης και για αξία μικρότερη των Στις περιπτώσεις όμως που έχει καταρτιστεί σύμβαση με το ίδιο ανωτέρω αναγραφόμενο αντικείμενο, ακόμη και για ποσά μικρότερα των 2.500, η καταρτισθείσα υπογεγραμμένη σύμβαση πρέπει να καταχωρηθεί στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων σύμφωνα με την εγκύκλιο με αρ.πρωτ.π1/678/ της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου του Υπουργείου Ανάπτυξης Ανταγωνιστικότητας, Υποδομών, Μεταφορών και Δικτύων. 2. Για την κάλυψη των λειτουργικών αναγκών της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων, στις συμβάσεις από και άνω που υπάγονται στο Ν.4013/2011, άρθρο 4, παρ.3 και συνάπτονται μετά την έναρξη ισχύος του επιβάλλεται κράτηση ύψους 0,10%, η οποία υπολογίζεται επί της αξίας, εκτός Φ.Π.Α., της αρχικής, καθώς και κάθε συμπληρωματικής σύμβασης και αποδίδεται συνολικά από τον ανάδοχο. 3. Προκειμένου να διαπιστωθεί το ποσό στο οποίο ανέρχεται η δαπάνη συγκεκριμένης προμήθειας και κατ' επέκταση η δυνατότητα ανάθεσής της, απευθείας ή με πρόχειρο ή με ανοικτό διαγωνισμό, λαμβάνεται υπόψη η συνολική δαπάνη που απαιτείται για να καλυφθούν οι ανάγκες του έργου σε αγαθά που, κατά τα διδάγματα της κοινής πείρας και τις συναλλακτικές αντιλήψεις θεωρούνται όμοια ή ομοειδή ή που εκ της φύσης τους, του αντικειμένου τους ή της λειτουργικότητας τους εντάσσονται σε όμοιες ή παρεμφερείς κατηγορίες αγαθών. Στο πλαίσιο αυτό έχει κριθεί ότι κατάτμηση αποτελεί και η προμήθεια όμοιων ειδών από διάφορους προμηθευτές με τη διενέργεια περισσότερων πρόχειρων διαγωνισμών, αντί να τηρηθεί η διαδικασία του ενιαίου ανοικτού διαγωνισμού. Δεν μπορεί όμως να ανακύψει θέμα αδικαιολόγητης κατάτμησης μιας ενιαίας προμήθειας σε περισσότερες, όταν κατά την κοινή αντίληψη και τα συναλλακτικά ήθη: Σ ε λ ί δ α 32 80

34 Τα προς προμήθεια είδη είναι κατά κατηγορίες εντελώς ετερόκλητα μεταξύ τους. Για τα είδη όμως που είναι ομοειδή πρέπει να δημοπρατούνται ενιαία. Ομοειδή θεωρούνται: αυτά που κατά τις συναλλακτικές αντιλήψεις και ήθη συνιστούν μερικότερες κατηγορίες του αυτού αγαθού και για τα οποία η ίδια κατηγορία υποψήφιων προμηθευτών ενδιαφέρεται να διεξαχθεί ενιαία διαδικασία. Η κατάτμηση προμηθειών ομοειδών προϊόντων, προς αποφυγή της ανωτέρω διαδικασίας, καθιστά την δαπάνη μη επιλέξιμη. Ο επιστημονικός υπεύθυνος κάθε έργου σε εφαρμογή των παραπάνω - συνεργάζεται με το Τμήμα Προμηθειών και το αρμόδιο μέλος της Διαχειριστικής Ομάδας Παρακολούθησης Έργων, στο πλαίσιο του σχεδιασμού υλοποίησης του έργου και σε υλοποίηση του προγράμματος δράσεων και προσδιορίζει τις ανάγκες, για προμήθειες ομοειδών προϊόντων ή αναθέσεις ομοειδών υπηρεσιών. Στη συνέχεια, συνεργάζεται με το Τμήμα Προμηθειών, για την σύνταξη της προκήρυξης και του σχεδίου της σύμβασης. 4. Για δαπάνες ήσσονος αξίας (αναθέσεις έως ), οι οποίες δεν εμπίπτουν σε ευρύτερη κατηγορία ομοειδών ειδών, ο επιστημονικός υπεύθυνος προβαίνει σε εκτίμηση των τιμών της αγοράς, χωρίς να απαιτείται η οποιαδήποτε διατύπωση δημοσιότητας. 5. Για δαπάνες προμηθειών και υπηρεσιών άνω των και έως * ανά έργο, καθιερώνεται υποχρέωση ανάρτησης πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος (Ν.4281/2014), για απ ευθείας ανάθεση προμήθειας, η οποία ανακοινώνεται 7 ημέρες τουλάχιστον στην ιστοσελίδα της Επιτροπής Ερευνών. Η περίοδος δημοσιότητας ή/και το ανώτατο όριο του ποσού δύναται να αναπροσαρμόζεται, στις περιπτώσεις που αυτό απαιτείται ρητά από τον χρηματοδότη. Η σχετική διαδικασία απαιτεί την έγκριση του πρακτικού αξιολόγησης από την Επιτροπή Ερευνών. Η απευθείας ανάθεση διενεργείται από τον επιστημονικό υπεύθυνο, σε συνεργασία με την αρμόδια υπηρεσία του ΕΛΚΕ, μη απαιτούμενης της συγκρότησης συλλογικού οργάνου προς τον σκοπό τούτο. 6. Προμήθειες ομοειδών προϊόντων ή εκτελέσεις ομοειδών εργασιών δαπάνης, άνω των * έως και ,00 ανά έργο, πραγματοποιούνται με πρόχειρο διαγωνισμό, κατόπιν αξιολόγησης των προσφορών που θα υποβληθούν, μετά από πρόσκληση εκδήλωσης Σ ε λ ί δ α 33 80

35 ενδιαφέροντος που δημοσιεύεται στην ιστοσελίδα του Ειδικού Λογαριασμού, για διάστημα τουλάχιστον (15) ημερών πριν από την καταληκτική ημερομηνία κατάθεσης των προσφορών. 7. Προμήθειες ομοειδών προϊόντων ή εκτελέσεις ομοειδών εργασιών δαπάνης άνω των μέχρι και τα κατώτατα όρια που ορίζονται από την οδηγία 2004/18/ΕΚ, όπως εκάστοτε ισχύει, πραγματοποιούνται με Δημόσιο Διαγωνισμό σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. * Το ως άνω ποσό των 5.869,00 αναπροσαρμόζεται σε από (έναρξη ισχύος μέρους Β του Ν.4281/2014) 8. Προμήθειες ομοειδών προϊόντων ή εκτελέσεις ομοειδών εργασιών δαπάνης πάνω από τα κατώτατα όρια που ορίζονται από την οδηγία 2004/18/ΕΚ, όπως εκάστοτε ισχύει, πραγματοποιούνται με Διεθνή Διαγωνισμό, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία ή σύμφωνα με ειδικότερους κανόνες της Κοινοτικής Νομοθεσίας. Οι ομαδοποιήσεις και κατατάξεις σε «ομοειδή προϊόντα» ή «ομοειδείς εργασίες» πραγματοποιούνται από τον επιστημονικό υπεύθυνο και εγκρίνονται από την Επιτροπή Ερευνών. Τα παραπάνω όρια αφορούν την καθαρή αξία της προμήθειας (δεν συμπεριλαμβάνεται ο ΦΠΑ). Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δίδεται στις ακόλουθες παρατηρήσεις: i. Τα ανωτέρω εφαρμόζονται εφόσον δεν προβλέπεται διαφορετικά από τον χρηματοδότη ή διαφοροποιούνται ανάλογα με τις απαιτήσεις του χρηματοδότη. ii. Η κατάτμηση προμηθειών ομοειδών προϊόντων προς αποφυγή των ανωτέρω διαδικασιών καθιστά τη δαπάνη μη επιλέξιμη. iii. Σε περίπτωση που η προεκτίμηση της προμήθειας δεν είναι εφικτή λόγω της ειδικής φύσης ή των αναγκών του έργου ή δεν είναι δυνατόν να τηρηθούν οι παραπάνω διαδικασίες για λόγους περιορισμένου χρόνου ή έγκαιρης και πληρέστερης διεξαγωγής του έργου, καθώς επίσης και σε περιπτώσεις που η προμήθεια ή το έργο αξιολογείται με κριτήρια ερευνητικής φύσεως, ποιοτικά ή καλλιτεχνικά, ή σε περιπτώσεις που ειδικές συνθήκες απαιτούν την προμήθεια από συγκεκριμένο προμηθευτή, ο Ε.Υ. υποβάλλει στην Επιτροπή Ερευνών αιτιολογημένο αίτημα για τον καθορισμό και την έγκριση της διαδικασίας που θα ακολουθηθεί [π.χ. διαγωνισμός μεταξύ προεπιλεγμένων προμηθευτών (κλειστός), διαδικασία διαπραγματεύσεων, ανταγωνιστικός διάλογος, απευθείας ανάθεση, κλπ]. iv. Σε όλες τις παραπάνω περιπτώσεις η Επιτροπή Ερευνών είναι αρμόδια να εγκρίνει τις αναθέσεις ή τα αποτελέσματα των διαγωνισμών προ της ανάθεσης της σύμβασης. Σ ε λ ί δ α 34 80

36 Β. Επιτροπές Πιστοποίησης Παραδοτέων, Διαγωνισμού, και Διενέργειας Κληρώσεων 1. Επιτροπές Πιστοποίησης Παραδοτέων του έργου. Για τα έργα που χρηματοδοτούνται από το Ε.Σ.Π.Α., ή όπου αλλού απαιτείται από τον φορέα χρηματοδότησης, η Επιτροπή Ερευνών έχει αναπτύξει σύστημα πιστοποίησης εκτέλεσης, για την ορθή παρακολούθηση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου των έργων που υλοποιούνται, στο πλαίσιο αυτού. Συγκεκριμένα, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος, μετά την ένταξη του έργου από τον Φορέα Χρηματοδότησης / Διαχειριστική Αρχή, εισηγείται στην Επιτροπή Ερευνών, προς έγκριση, την σύσταση της Επιτροπής Πιστοποίησης Παραδοτέων του Έργου (Πίνακας 3 Έντυπο Προϋπολογισμού). Η Επιτροπή αυτή, κατά κανόνα είναι τριμελής και αποτελείται συνήθως, από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του έργου και (2) καθηγητές από την επιστημονική ομάδα του έργου. Μετά την έγκριση της σύστασής της, από την Επιτροπή Ερευνών, η Επιτροπή Πιστοποίησης των Παραδοτέων του έργου, παρακολουθεί τη φυσική και οικονομική πρόοδο του έργου, πιστοποιεί ανά τρίμηνο ή εξάμηνο την καλή εκτέλεση του έργου και συντάσσει τα σχετικά πρακτικά Πιστοποίησης των Παραδοτέων του Έργου (Έντυπο Π3 Υποβολή Παραδοτέων Έργου). Η επιτροπή εγκρίνει, επίσης, τα Τριμηνιαία ή Εξαμηνιαία Δελτία Παρακολούθησης Έργων. Τέλος, με την ολοκλήρωση κάθε έργου, η Επιτροπή Πιστοποίησης των Παραδοτέων του Έργου ελέγχει και εγκρίνει την απολογιστική/τελική έκθεση, συντάσσει το τελικό πρακτικό (Έντυπο Π2 - Πρακτικό Πιστοποίησης Φ.Α.), με το οποίο επικυρώνεται η ορθή εκτέλεση του έργου. Το τελικό πρακτικό εγκρίνεται, από την Επιτροπή Ερευνών η οποία με αυτόν τον τρόπο πιστοποιεί την ολοκλήρωση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του έργου. 2. Επιτροπές Διενέργειας Διαγωνισμού Οι Διαγωνισμοί ή οι διαδικασίες διαπραγμάτευσης (μετά από άγονους διαγωνισμούς) στο πλαίσιο ενός έργου διενεργούνται γενικά από μία τριμελή Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού που αποτελείται από (3) τακτικά και (3) αναπληρωματικά μέλη, Καθηγητές ή Λέκτορες του αντίστοιχου με τον ΕΥ Τμήματος του Π.Θ ή κατά περίπτωση μεταξύ όλων όσων διαθέτουν τα απαραίτητα τυπικά προσόντα ώστε να διεκπεραιώσουν το έργο που θα τους ανατεθεί. Σ ε λ ί δ α 35 80

37 Η Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού αναλαμβάνει την αποσφράγιση των προσφορών, κρίνει για το παραδεκτό ή μη των προσφορών αυτών ή αξιολογεί τα αποτελέσματα των διαδικασιών διαπραγμάτευσης και συντάσσει το πρακτικό αξιολόγησης, αιτιολογώντας πλήρως την επιλογή της και παρακολουθεί την εξέλιξη της προμήθειας/υπηρεσίας. Το πρακτικό αξιολόγησης υποβάλλεται στην Επιτροπή Ερευνών, η οποία είναι αρμόδια να αποφασίσει: Την κατακύρωση του διαγωνισμού/έγκριση του αποτελέσματος Την τροποποίηση των όρων της διακήρυξης και την επανάληψη της Τη ματαίωση του διαγωνισμού Την προσφυγή στη διαδικασία της διαπραγμάτευσης. 3. Επιτροπές Ενστάσεων Η Επιτροπή Ενστάσεων αποτελείται από (3) τακτικά και (3) αναπληρωματικά μέλη και η θητεία της είναι ετήσια. Αρμόδιο όργανο για την οριστική κρίση των ενστάσεων/προσφυγών που υποβάλλονται σε όλα τα διαγωνιστικά στάδια είναι η Επιτροπή Ερευνών που αποφασίζει κατόπιν εισήγησης της οικείας Επιτροπής Ενστάσεων. 4. Επιτροπές Παραλαβής Στην περίπτωση προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών αξίας άνω των μη συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α., με απευθείας ανάθεση ή κατόπιν διαγωνισμών, είναι απαραίτητη η παραλαβή τους από μία τριμελή Επιτροπή Παραλαβής, η οποία αποτελείται από (3) τακτικά και (3) αναπληρωματικά μέλη, Καθηγητές ή Λέκτορες του αντίστοιχου με τον ΕΥ του έργου Τμήματος του Πανεπιστημίου. Τα μέλη της δεν μπορούν να ταυτίζονται με τα μέλη της Επιτροπής Διενέργειας Διαγωνισμού για το ίδιο έργο. Η Επιτροπή Παραλαβής παραλαμβάνει την προμήθεια ή πιστοποιεί την εκτέλεση της υπηρεσίας και συντάσσει το πρωτόκολλο παραλαβής/καλής εκτέλεσης. 5. Διαδικασία συγκρότησης Επιτροπών Διαγωνισμού - Επιτροπή Διενέργειας Κληρώσεων Όλα τα μέλη των επιτροπών, εκτός εάν ως μέλος των επιτροπών ορίζεται ex officio, θα προκύπτουν μετά από διαδικασία κλήρωσης μεταξύ όλων όσων ορίζονται παρακάτω κατά Σ ε λ ί δ α 36 80

38 περίπτωση. Σε περιπτώσεις που ένα έργο υπάγεται σε διάφορα τμήματα, η κλήρωση θα λαμβάνει χώρα μεταξύ όλου του αντίστοιχου προσωπικού (Καθηγητών και Λεκτόρων), όλων των σχετιζόμενων τμημάτων Η κλήρωση είναι δημόσια και διενεργείται ηλεκτρονικώς από την αρμόδια για τη συγκρότηση συλλογικών οργάνων Επιτροπή Διενέργειας Κληρώσεων του Ειδικού Λογαριασμού, η οποία αποτελείται από τον Προϊστάμενο της Γραμματείας του Ε.Λ.Κ.Ε., και σε περίπτωση κωλύματός του, από τον προϊστάμενο του τμήματος Προμηθειών του Ε.Λ.Κ.Ε. και, από δύο εργαζόμενους του Ειδικού Λογαριασμού, σύμφωνα με σχετική απόφαση της Επιτροπής Ερευνών. Ο χρόνος και ο τόπος διεξαγωγής της κλήρωσης γνωστοποιείται τουλάχιστον δύο (2) ημέρες νωρίτερα, με ανάρτηση σχετικής ανακοίνωσης στην ιστοσελίδα ή τον πίνακα ανακοινώσεων του Ειδικού Λογαριασμού. Από την κλήρωση αυτή εξάγεται ο απαιτούμενος αριθμός τακτικών και αναπληρωματικών μελών και τα κληρωθέντα αυτά μέλη αναγράφονται σε πίνακα, κατά τη σειρά κλήρωσής τους. Πρώτα διενεργείται η κλήρωση για τα τακτικά μέλη και μετά για τα αναπληρωματικά. Με ευθύνη του προϊσταμένου του Ειδικού Λογαριασμού ειδοποιούνται για την επιλογή τους τα τακτικά και τα αναπληρωματικά μέλη. Για τη διενέργεια της κλήρωσης και τα αποτελέσματά της συντάσσεται σχετικό πρακτικό. Το πρακτικό αυτό επισυνάπτεται και αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της πράξης επιλογής του μέλους του συλλογικού οργάνου. Η Επιτροπή Ερευνών εκδίδει τις πράξεις συγκρότησης των ως άνω οργάνων μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας κλήρωσης. Ειδικότερα: Α. Επιτροπές Διενέργειας Διαγωνισμού και Παραλαβής Η Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού συγκροτείται σύμφωνα με την παρακάτω διαδικασία: Ο επιστημονικά υπεύθυνος που επιθυμεί να προβεί σε προμήθεια ειδών κατόπιν διενέργειας διαγωνισμού, αποστέλλει προς τη Γραμματεία της Επιτροπής Ερευνών σχετικό αίτημα προκειμένου να διενεργηθεί κλήρωση από το Σώμα των υποψηφίων. Η Γραμματεία της Επιτροπής Ερευνών αφού λάβει υπόψη το αίτημα του Σ ε λ ί δ α 37 80

39 επιστημονικά υπευθύνου, προχωράει στην ανακοίνωση της ημέρας και ώρας κατά την οποία θα πραγματοποιηθεί η κλήρωση. Μετά τη πραγματοποίηση της κλήρωσης και την επιλογή των μελών, συντάσσεται το πρακτικό, το οποίο εισάγεται προς έγκριση από την Επιτροπή Ερευνών. Τέλος, ενημερώνεται ο επιστημονικός υπεύθυνος, καθώς και τα μέλη που κληρώθηκαν. Το αίτημα για διενέργεια κλήρωσης για τη συγκρότηση της Επιτροπής Διαγωνισμού αποστέλλεται με την υποβολή του αιτήματος αποδοχής διαχείρισης του έργου και ανανεώνεται ετησίως, σύμφωνα με τις ανάγκες υλοποίησης του ανωτέρω έργου. Η Επιτροπή Παραλαβής ορίζεται με διενέργεια κλήρωσης από το Σώμα των υποψηφίων ακολουθώντας την ίδια διαδικασία για τη συγκρότηση επιτροπής διαγωνισμού που περιγράφεται παραπάνω. Οι επιτροπές Διενέργειας Διαγωνισμού και Παραλαβής συγκροτούνται ανά έργο με ετήσια θητεία. Η θητεία τους δύναται να παρατείνεται με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών. Β. Επιτροπές Ενστάσεων Συγκροτείται μία Επιτροπή για το σύνολο των διαγωνισμών, με ετήσια θητεία, τα μέλη της οποίας θα προκύπτουν κατά περίπτωση ως εξής : (i) το 1 ο μέλος και ο αναπληρωτής αυτού, θα προκύπτουν με ορισμό, από την νομική υπηρεσία του Ειδικού Λογαριασμού. (ii) το 2 ο και το 3 ο μέλος και οι αναπληρωτές αυτών προκύπτουν μετά από κλήρωση από το σύνολο των Καθηγητών ή Λεκτόρων του Πανεπιστημίου. Τα μέλη της είναι υποχρεωτικά διαφορετικά από τα μέλη των Επιτροπών Διενέργειας Διαγωνισμών και δύνανται να καλούν εξωτερικό εμπειρογνώμονα σε οποιαδήποτε περίπτωση απαιτηθεί. Η Επιτροπή Ερευνών στην αρχή κάθε έτους διενεργεί κλήρωση για το 2 ο και 3 ο μέλος της Επιτροπής Ενστάσεων, καθώς και των αναπληρωτών τους από το σώμα των υποψηφίων (Καθηγητές ή Λέκτορες του Ιδρύματος). Το αποτέλεσμα της κλήρωσης εισάγεται προς έγκριση στην Επιτροπή Ερευνών και στη συνέχεια ενημερώνονται τα μέλη. Σ ε λ ί δ α 38 80

40 Γ. Προμήθειες και υπηρεσίες που απαλλάσσονται από το ΦΠΑ Σύμφωνα με την ΠΟΛ.1128/97, τα Πανεπιστήμια δικαιούνται απαλλαγή από το Φ.Π.Α. όταν συμβάλλονται με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή για την πραγματοποίηση ερευνητικών προγραμμάτων και χρηματοδοτούνται από αυτήν μερικώς ή ολικώς. Οι διατάξεις της ΠΟΛ. 1128/97, για την απαλλαγή από το Φ.Π.Α. εφαρμόζονται κατά την προμήθεια μηχανολογικού ή λοιπού εξοπλισμού και την παροχή υπηρεσιών, οι οποίες είναι απαραίτητες για την εκτέλεση της σύμβασης, κατά το ποσοστό που συμμετέχει στη χρηματοδότηση του προγράμματος η Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Στο ποσοστό που δεν συμμετέχει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, αλλά χρηματοδοτείται από το Δημόσιο ή από άλλο φορέα εμπεριέχεται Φ.Π.Α. Η διαδικασία για τη χορήγηση της απαλλαγής γίνεται σε συνεργασία με τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού. Δ. Προμήθειες από το Εξωτερικό Οι προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών από το εξωτερικό διακρίνονται σε προμήθειες από χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ενδοκοινοτικές αποκτήσεις) και σε προμήθειες από τρίτες χώρες. Πρέπει να υπολογίζεται και να δεσμεύεται το απαιτούμενο ποσό που αφορά στη δαπάνη για την καταβολή του αναλογούντος Φ.Π.Α. και των εξόδων εκτελωνισμού, όπου απαιτούνται. Ενδοκοινοτικές αποκτήσεις Για τις προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών από χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης δεν απαιτείται εκτελωνισμός. Μαζί με τα τιμολόγια που κατατίθενται στην Επιτροπή Ερευνών πρέπει να επισυνάπτονται και οποιαδήποτε άλλα παραστατικά που εκδίδονται από τον οίκο του εξωτερικού και αφορούν την ενδοκοινοτική απόκτηση (PACING LIST, φορτωτικά έγγραφα κ.λ.π.), καθώς και ο πίνακας στοιχείων για αποκτήσεις από το εξωτερικό. Εισαγωγή από τρίτες χώρες - Εκτελωνισμός Για κάθε αγαθό που εισέρχεται στην Ελλάδα από τρίτη χώρα (μη κράτος-μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης) θα πρέπει να γίνεται εκτελωνισμός στο Ελληνικό κράτος. Για τον λόγο αυτό ο Ε.Υ. του έργου ενημερώνει τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού προκειμένου να προβεί στις απαιτούμενες ενέργειες. Σ ε λ ί δ α 39 80

41 Συμβάσεις Αποφυγής Διπλής Φορολογίας (Σ.Α.Δ.Φ.) Στην ελληνική έννομη τάξη οι διεθνείς συμβάσεις, οι οποίες έχουν κυρωθεί με νόμο και έχουν τεθεί σε ισχύ, υπερισχύουν της εθνικής νομοθεσίας σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 28 του Συντάγματος. Οι διμερείς Συμβάσεις Αποφυγής Διπλής Φορολογίας είναι ένα συμβατικό πλαίσιο για την αποφυγή της διπλής φορολογίας του εισοδήματος και του κεφαλαίου μεταξύ Κρατών. Σήμερα η χώρα μας διαθέτει ένα εκτεταμένο διεθνές συμβατικό πλαίσιο για την αποφυγή της διπλής φορολογίας, με τα άλλα κράτη. Ειδικότερα: Για να έχουν εφαρμογή οι ευεργετικές διατάξεις της αντίστοιχης Σύμβασης Αποφυγής της Διπλής Φορολογίας, ο πραγματικός δικαιούχος του εισοδήματος υποβάλει με τη δήλωση στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. την AITHΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΑΠΟΦΥΓΗΣ ΤΗΣ ΔΙΠΛΗΣ ΦΟΡΟΛΟΓΙΑΣ ΜΕΤΑΞΥ ΕΛΛΑΔΑΣ ΚΑΙ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ ΤΗΣ ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΗΣ ΚΑΤΟΙΚΙΑΣ ΤΟΥ (CLAIM FOR THE APPLICATION OF THE DOUBLE TAXATION CONVENTION BETWEEN GREECE AND...) η οποία κατά τη στιγμή της δήλωσης πρέπει να είναι ήδη δεόντως συμπληρωμένη και υπογεγραμμένη από τον ίδιο, καθώς και συμπληρωμένη, υπογεγραμμένη και σφραγισμένη από την αρμόδια αλλοδαπή φορολογική αρχή, η οποία πιστοποιεί ότι το πρόσωπο αυτό είναι κάτοικος του άλλου αυτού κράτους, κατά την έννοια της οικείας Σύμβασης Αποφυγής της Διπλής Φορολογίας. Στην περίπτωση κατά την οποία ο κάτοικος εξωτερικού αιτείται την επιστροφή παρακρατηθέντος φόρου πρέπει να προσκομίσει στη Διεύθυνση Διεθνών Οικονομικών Σχέσεων Τμήμα Α (Καραγεώργη Σερβίας ΑΘΗΝΑ) την ΕΤΗΣΙΑ ΑΙΤΗΣΗ ΕΠΙΣΤΡΟΦΗΣ ΦΟΡΟΥ ΕΙΣΟΔΗΜΑΤΟΣ (ANNUAL CLAIM ΤΟ REFUND OF INCOME ΤΑΧ), δεόντως συμπληρωμένη και υπογεγραμμένη από τον ίδιο. Η ΑΙΤΗΣΗ αυτή υποβάλλεται συμπληρωμένη, υπογεγραμμένη και σφραγισμένη από την αρμόδια αλλοδαπή φορολογική αρχή, η οποία, λαμβάνοντας γνώση της ΑΙΤΗΣΗΣ του φορολογικού κατοίκου της σχετικά με επιστροφή παρακρατηθέντος ελληνικού φόρου για εισόδημα που αυτός απέκτησε από πηγές Ελλάδας, πιστοποιεί ότι το πρόσωπο αυτό είναι / ήταν για την αντίστοιχη χρήση κάτοικος του άλλου αυτού κράτους, κατά την έννοια της οικείας Σύμβασης Αποφυγής της Διπλής Φορολογίας. Σ ε λ ί δ α 40 80

42 Ε. Δικαιολογητικά πληρωμής προμηθειών 1. Εντολή πληρωμής και Τιμολόγιο / Δελτίο Αποστολής ή Τιμολόγιο Παροχής υπηρεσιών / Δελτίο Αποστολής. Στην περίπτωση που δεν έχει κατατεθεί στον Ειδικό Λογαριασμό το τελικό τιμολόγιο, για να γίνει η πληρωμή απαιτείται προτιμολόγιο (proforma invoice) ή φόρμα παραγγελίας (order form) από τον προμηθευτή μαζί με μια αίτηση έκδοσης χρηματικού εντάλματος προπληρωμής από τον Ε.Υ. Η προσκόμιση του τελικού τιμολογίου και η απόδοση της προκαταβολής στον Ειδικό Λογαριασμό, πρέπει να γίνουν μέσα σε δέκα (10) μέρες μετά την πραγματοποίηση της δαπάνης. 2. Φορολογική και Ασφαλιστική Ενημερότητα από το ΙΚΑ (για παραστατικά συνολικής αξίας πάνω από και αντίστοιχα) και μόνο για τις προμήθειες εσωτερικού. 3. Πρωτόκολλο της Επιτροπής Παραλαβής για την παραλαβή του είδους ή για την καλή εκτέλεση της σύμβασης για τις προμήθειες αγαθών ή υπηρεσιών ή εκτελέσεις έργων, η αξία των οποίων είναι άνω των μη συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. Άρθρο 15 - Απρόβλεπτα Λοιπά έξοδα Με εντολή του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών, δύναται να καλύπτονται από την Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού δαπάνες που δεν μπορούν να ενταχθούν σε καμία από τις παραπάνω κατηγορίες, λόγω της ιδιομορφίας τους π.χ. δημοσιεύσεις προκηρύξεων σε εφημερίδες, μισθώσεις, συντηρήσεις υπηρεσιακών οχημάτων κ.λ.π. Σ ε λ ί δ α 41 80

43 ΚΕΦΑΛΑΙΟ Δ: Ολοκλήρωση Έργου ΑΡΘΡΟ 16 - Χρονική διάρκεια έργου 1. Σε έργα που δεν ορίζεται η χρονική διάρκεια τους από τον χρηματοδότη, η διάρκεια τους καθορίζεται στα τρία έτη. 2. Σε κάθε περίπτωση μη ολοκλήρωσης των έργων εντός της καθορισμένης χρονικής τους διάρκειας, με τη λήξη τους ο Ε.Υ. οφείλει να υποβάλει έκθεση των πεπραγμένων, αναφορά του υπολοίπου του προϋπολογισμού και των λοιπών προς εκτέλεση δραστηριοτήτων και ένα εφικτό χρονοδιάγραμμα ολοκλήρωσης αυτού. 3. Σε περίπτωση που σε κάποιο έργο παύει η δοσοληπτική του κίνηση για διάστημα πέραν του έτους, θα ενημερώνεται ο Ε.Υ. από τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού για τον χρόνο της λήξης του έργου και τον χρόνο της εκταμίευσης του υπολοίπου του λογαριασμού. Αν το αδιάθετο υπόλοιπο εκάστου έργου δεν χρησιμοποιηθεί από τον Ε.Υ. για τους σκοπούς αυτούς, ο Λογαριασμός με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών θα απορροφά το κονδύλιο αυτό, εκτός αν ορίζει διαφορετικά ο χρηματοδότης. 4. Παράταση του έργου δίνεται ύστερα από αίτηση του Ε.Υ. και την έγκριση του επταμελούς οργάνου της Επιτροπής Ερευνών. Εφόσον υπάρχει η σύμφωνη γνώμη του χρηματοδότη δεν απαιτείται η έγκριση της Επιτροπής Ερευνών. Άρθρο 17 - Διαχείριση μη αναλωσίμων υλικών Τα μη αναλώσιμα υλικά κάθε είδους των οποίων η προμήθεια πραγματοποιείται για τις ανάγκες εκτέλεσης των έργων και σε βάρος των πιστώσεων του Ειδικού Λογαριασμού, και εγκαθίστανται ή τοποθετούνται σε χώρους του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, καταγράφονται από τη Γραμματεία σε Μητρώο Παγίων. Μετά το πέρας των έργων, και ανάλογα με τις συμβατικές δεσμεύσεις, τα μη αναλώσιμα υλικά διατίθενται στο οικείο Εργαστήριο, Τομέα ή Τμήμα του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας του Ε.Υ. του έργου. Η διαδικασία παράδοσης του πάγιου εξοπλισμού ορίζεται με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών και εισάγεται προς έγκριση από τη Συνεδρίαση της Συγκλήτου. Σ ε λ ί δ α 42 80

44 Άρθρο 18 - Ολοκλήρωση - Δημοσιοποίηση των αποτελεσμάτων Με τη λήξη του έργου συντάσσεται από τον Ε.Υ. τελική έκθεση με τα αποτελέσματα του έργου. Αντίτυπα της έκθεσης αποστέλλονται στον Φορέα Χρηματοδότησης και στην Επιτροπή Ερευνών. Κατά τακτά χρονικά διαστήματα η Επιτροπή Ερευνών εκδίδει γενικό οικονομικό και επιστημονικό απολογισμό του έργου της. Για τον σκοπό αυτόν ο Ε.Υ. υποβάλλει επίσης περιληπτική έκθεση, τα στοιχεία της οποίας περιλαμβάνονται σε ειδική έκδοση της Επιτροπής Ερευνών. Τα αποτελέσματα του έργου μπορεί να ανακοινωθούν σε συνέδρια του εσωτερικού ή του εξωτερικού, σε σεμινάρια ή συμπόσια και να γίνουν αντικείμενο συζητήσεων σε ειδικές ημερίδες. Άρθρο 19 - Διάδοση αποτελεσμάτων Ο Ειδικός Λογαριασμός, συμβάλλει στη διάδοση του έργου του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας προβάλλοντας έμπρακτα το ερευνητικό, κοινωνικό και εκπαιδευτικό του έργο με τη χρηματοδότηση επιστημονικών και άλλων εκδηλώσεων, τη χρηματοδότηση πληροφοριακού υλικού, τη χρηματοδότηση της περιοδικής έκδοσης της Επιτροπής Ερευνών "Έρευνα και Ανάπτυξη" καθώς και μέσω της ιστοσελίδας. Ο Ε.Λ.Κ.Ε. συντάσσει ετήσιο απολογισμό που περιλαμβάνει οικονομικά στοιχεία και δημοσιεύει περιοδικά πεπραγμένα των έργων, τα οποία διαχειρίστηκε ή και χρηματοδότησε. Άρθρο 20 - Πνευματική και Βιομηχανική ιδιοκτησία Α) Πνευματική ιδιοκτησία: Η κυριότητα και τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας των αποτελεσμάτων που παράγονται κατά την εκτέλεση ερευνητικών έργων υλοποιούμενων από τον Ε.Λ.Κ.Ε. ανήκουν σε ποσοστό 60% στον ερευνητή και σε ποσοστό 40% στο Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας, εκτός εάν στην υπογραφόμενη σύμβαση μεταξύ των ερευνητών του Πανεπιστημίου και των εντολέων ή χρηματοδοτών της έρευνας ορίζεται διαφορετικά. Σ ε λ ί δ α 43 80

45 Β) Βιομηχανική ιδιοκτησία: Κάθε εφεύρεση που πραγματοποιείται από τους ερευνητές του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, στο πλαίσιο Έργου υλοποιούμενου από τον Ε.Λ.Κ.Ε. θεωρείται εξαρτημένη (σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 6 του Ν.1733/1987) και τα δικαιώματα της εφεύρεσης ανήκουν σε ποσοστό 60% στον ερευνητή και σε ποσοστό 40% στο Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας. Το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας δικαιούται την εμπορική εκμετάλλευση της εφεύρεσης κατά προτεραιότητα έναντι αμοιβής προς τον εφευρέτη - ερευνητή, ανάλογης προς την οικονομική αξία της εφεύρεσης και των κερδών που θα αποφέρει. Ο ερευνητής - εφευρέτης εξαρτημένης εφεύρεσης γνωστοποιεί εγγράφως στην Επιτροπή Έρευνας την πραγματοποίηση της εφεύρεσης και παρέχει τα αναγκαία στοιχεία για την υποβολή από κοινού με το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας, αίτησης χορήγησης διπλώματος ευρεσιτεχνίας. Αν το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας, μέσω της Επιτροπής Ερευνών, δεν δηλώσει εγγράφως στον ερευνητή - εφευρέτη, μέσα σε χρονικό διάστημα τεσσάρων μηνών από την παραλαβή της παραπάνω γνωστοποίησης, το ενδιαφέρον του για την από κοινού κατάθεση αίτησης χορήγησης διπλώματος ευρεσιτεχνίας, η εφεύρεση ανήκει εξολοκλήρου στον ερευνητή - εφευρέτη. Οποιοδήποτε πρόσωπο (ερευνητής ή μη) λαμβάνει επίσημα ή ανεπίσημα γνώση της προόδου ή του προϊόντος των ερευνών οφείλει πλήρη εχεμύθεια και αποφυγή ενεργειών για εκμετάλλευση της γνώσης ή του προϊόντος της έρευνας προς ίδιον όφελος. Εν προκειμένω, η πνευματική ιδιοκτησία περιλαμβάνει μόνο το δικαίωμα εκμετάλλευσης του αποτελέσματος του ερευνητικού έργου (περιουσιακό δικαίωμα). Το δικαίωμα της προστασίας του προσωπικού δεσμού με αυτό (ηθικό δικαίωμα) και συγκεκριμένα η λεγόμενη «εξουσία πατρότητας» ανήκει στο «δημιουργό» του έργου (σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν.2121/1993). Απαγορεύεται ρητά στους ερευνητές του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας να παραχωρήσουν οποιοδήποτε δικαίωμα σε οποιονδήποτε τρίτο, όπως επίσης απαγορεύεται στους ερευνητές να διαθέτουν μέρος ή το σύνολο του έργου για οποιοδήποτε λόγο, χωρίς την προηγούμενη γραπτή έγκριση του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας. Σε περίπτωση δημοσίευσης μέρους ή ολόκληρης εργασίας που δημιουργήθηκε εξολοκλήρου ή εν μέρει στο Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας, πρέπει τούτο να αναφέρεται. Παράβαση των αρχών των προηγούμενων άρθρων μπορεί να επιφέρει, εκτός των άλλων εννόμων συνεπειών, και άρνηση διαχείρισης των έργων, υπηρεσιών και λοιπών Σ ε λ ί δ α 44 80

46 δραστηριοτήτων από τον Ειδικό Λογαριασμό, μετά από εισήγηση της Επιτροπής Έρευνας και απόφαση της Συγκλήτου του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας. Άρθρο 21 - Αξιοποίηση ερευνητικών αποτελεσμάτων Η αξιοποίηση πραγματοποιείται μέσω της μεταφοράς τεχνολογίας και επιτυγχάνεται με τη διάχυση της νέας γνώσης - πληροφορίας, τη δημοσίευση ερευνητικών αποτελεσμάτων, την κατοχύρωση των πρωτότυπων μεθόδων - τεχνογνωσίας, τη σύναψη συμβάσεων εκχώρησηςεκμετάλλευσης καθώς και με την ίδρυση επιχειρήσεων Τεχνοβλαστών. Ειδικότερα, η αξιοποίηση των ερευνητικών αποτελεσμάτων μπορεί να γίνει με τους εξής τρόπους: α. Απευθείας εμπορική αξιοποίηση με την παραγωγή και διάθεση προϊόντων ή παροχή υπηρεσιών από τον ίδιο φορέα στον οποίο παράγεται η γνώση. Στην περίπτωση του Π.Θ. οι δραστηριότητες μπορεί να αναλαμβάνονται από τις εταιρείες αξιοποίησης και διαχείρισης της περιουσίας του. β. Εκχώρηση εμπορικής αξιοποίησης με τη διάθεση από το φορέα παραγωγής γνώσης άδειας εμπορικής εκμετάλλευσης της γνώσης, έναντι τμήματος που καθορίζεται με σύμβαση εκχώρησης (royalties) σε άλλο οργανισμό ή επιχείρηση οποιασδήποτε μορφής. γ. Τεχνοβλαστοί - Τεχνολογικές δηλαδή επιχειρήσεις επιστημόνων, τεχνολόγων και ερευνητών με τη δημιουργία επιχειρηματικής δραστηριότητας από τα φυσικά πρόσωπα που παρήγαγαν εμπορικά εκμεταλλεύσιμες γνώσεις, στην οποία μπορεί να συμμετέχει με οποιονδήποτε τρόπο ο φορέας στον οποίο παράχθηκαν οι γνώσεις, καθώς και τρίτα φυσικά ή νομικά πρόσωπα. Συντονισμός δύο ή περισσότερων από τους ανωτέρω τρόπους ή και με άλλο τρόπο. Για την ορθότερη αξιοποίηση των ερευνητικών αποτελεσμάτων το Π.Θ., σε συνεργασία με τους ερευνητές, μπορεί να προχωρήσει στην κατοχύρωση των δικαιωμάτων διανοητικής ιδιοκτησίας. Α) Δίπλωμα Ευρεσιτεχνίας, Δίπλωμα Τροποποίησης, Πιστοποιητικό Υποδείγματος Χρησιμότητας, Λογισμικό, Τεχνογνωσία (know how). Δικαιώματα Δημιουργού (copyrights). Σ ε λ ί δ α 45 80

47 Η πιο συνηθισμένη διαδικασία κατοχύρωσης πνευματικών δικαιωμάτων είναι η αίτηση για χορήγηση Διπλώματος Ευρεσιτεχνίας (Δ.Ε.) στον Οργανισμό Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας (ΟΒΙ) ή / και στο Ευρωπαϊκό Γραφείο Ευρεσιτεχνιών (European Patent Office) ή / και στο Αμερικανικό Γραφείο Ευρεσιτεχνιών (United States Patent Office). Η Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας δύναται να αναλάβει την κάλυψη του κόστους της προκαταρκτικής διερεύνησης (διερεύνηση στις διεθνείς βάσεις ευρεσιτεχνιών, ώστε να εντοπίσει όλα τα συναφή/συγγενικά διπλώματα) της πρωτοτυπίας μίας εφεύρεσης και έκδοσης διπλώματος ευρεσιτεχνίας μέσω του Οργανισμού Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας (Ο.Β.Ι.) και μέχρι του ποσού των Εναλλακτικές μορφές προστασίας είναι τα Δικαιώματα Δημιουργού (copyrights), Διπλώματα Τροποποίησης (Δ.Τ.) και Πιστοποιητικά Υποδείγματος Χρησιμότητας (Π.Υ.Χ.). Το Δίπλωμα Ευρεσιτεχνίας (Δ.Ε.) είναι τίτλος προστασίας που χορηγείται για διάστημα είκοσι ετών στο δικαιούχο για επινοήματα νέα, με εφευρετική δραστηριότητα και επιδεκτικά βιομηχανικής εφαρμογής. Διαδικασία: 1. Προ-ανακοίνωση των ερευνητικών αποτελεσμάτων στο Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας Επαφή και συνεργασία με το Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας του ΕΛΚΕ Π.Θ. όπου συζητείται η ανακάλυψη / εφεύρεση/ ερευνητικό αποτέλεσμα με σκοπό την παροχή οδηγών για θέματα ανακοίνωσης, αξιολόγησης και προστασίας της εφεύρεσης. 2. Έγγραφη ανακοίνωση του αποτελέσματος Συμπλήρωση του Ειδικού Εντύπου Γνωστοποίησης της Εφεύρεσης (έγγραφο στο οποίο θα γίνεται συνοπτική αποκάλυψη της εφεύρεσης), με παράλληλη εκδήλωση ενδιαφέροντος προστασίας της εφεύρεσης και κατάθεσή τους στη γραμματεία του ΕΛΚΕ - ΠΘ. Το ίδιο έντυπο χρησιμοποιείται και για όλες τις ανακοινώσεις: Δίπλωμα Ευρεσιτεχνίας, Λογισμικό, Δικαιώματα Δημιουργού κλπ. Κάθε γραπτή ανακοίνωση μίας ανακάλυψης / εφεύρεσης / ερευνητικού αποτελέσματος θεωρείται έγγραφο εμπιστευτικού χαρακτήρα. 3. Ολοκληρωμένο επιχειρηματικό σχέδιο (Business Plan) αξιοποίησης της εφεύρεσης ή του βιομηχανικού σχεδίου ή της καινοτόμου φόρμουλας σύμφωνα με πρότυπο που θα τους Σ ε λ ί δ α 46 80

48 παρέχει η Επιτροπή Ερευνών, από το οποίο θα διαφαίνεται ο βαθμός ωριμότητας, η εφικτότητα του και το προσδοκώμενο οικονομικό όφελος από την εμπορική εκμετάλλευση/αξιοποίηση του αποτελέσματος, καθώς επίσης και θα προτείνεται ο τρόπος εκμετάλλευσης, π.χ. με εκχώρηση άδειας χρήσης ή οριστική μεταβίβαση σε τρίτους ενδιαφερόμενους, με σύσταση εταιρίας spin-off και ενδοεπιχειρησιακή εκμετάλλευση από την spin-off ποσοστά συμμετοχής εταίρων κ.λπ. 4. Τεκμηριωμένη έκθεση αξιολόγησης της προτεινόμενης προς κατοχύρωση εφεύρεσης ή του βιομηχανικού σχεδίου ή της καινοτόμου φόρμουλας, από έγκριτο εξωτερικό αξιολογητή σχετικό του πεδίου, της ελεύθερης επιλογής των ερευνητών, στην οποία θα συμπεριλαμβάνεται εκτίμηση για το προσδοκώμενο οικονομικό όφελος από την εμπορική εκμετάλλευση/αξιοποίηση του αποτελέσματος. Ειδικά σε περίπτωση που το ερευνητικό αποτέλεσμα είναι μέθοδος (φόρμουλα, κ.λπ.), θα διατυπώνεται η άποψη του αξιολογητή περί του εάν η κατανόηση και η αντιγραφή της μεθόδου αυτής από τρίτον, είναι εύκολη (revere engineering της μεθόδου). Τούτο προκειμένου να κρίνουν οι δικαιούχοι εάν είναι προτιμητέα η τήρηση της μεθόδου ως Μυστικής Τεχνογνωσίας (secret Know-How) από την κατοχύρωσή της με Δίπλωμα Ευρεσιτεχνίας που προϋποθέτει δημοσιοποίηση των λεπτομερειών της μεθόδου. 5. Αξιολόγηση της έγγραφης ανακοίνωσης Μετά την κατάθεση της αίτησης ακολουθεί αξιολόγηση από την Επιτροπή Ερευνών. Κατά την αξιολόγηση της αίτησης ιδιαίτερη βαρύτητα δίνεται: Στην έρευνα στην οποία έχει προβεί ο εφευρέτης - δημιουργός για τη στάθμη της τεχνικής της εφεύρεσης του (δηλ. για υπάρχοντα διπλώματα ευρεσιτεχνίας, ανταγωνιστικές τεχνολογίες, δημοσιεύσεις κλπ) όπως αυτό προκύπτει από την τεκμηριωμένη έκθεση αξιολόγησης. Στη γνώση της αγοράς για δυνατότητα βιομηχανικής εφαρμογής της εφεύρεσης, ώστε να προσδιοριστεί η δυναμική της για εμπορική αξιοποίηση Όπως αυτά αποτυπώνονται στο Ολοκληρωμένο επιχειρηματικό σχέδιο - Business Plan. Σ ε λ ί δ α 47 80

49 Το Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας υποχρεούται να αποφασίσει, το αργότερο εντός 4μήνου από την επιβεβαιωμένη λήψη όλων των παραπάνω εγγράφων στοιχείων, εάν θα συνυποβάλει αίτηση απονομής Διπλώματος Ευρεσιτεχνίας/ΠΥΧ ή καταχώρησης Βιομηχανικού Σχεδίου από κοινού με τους ερευνητές. Εάν η απάντηση του Ιδρύματος είναι θετική, οι δικαιούχοι είναι οι παρακάτω με τα παρακάτω ποσοστά. Εάν δεν δοθεί απάντηση ή δοθεί αρνητική, η εφεύρεση ή το βιομηχανικό σχέδιο καθίστανται ελεύθερα και τα δικαιώματα επ αυτών ανήκουν κατά 100% στους ερευνητές (Ν.1733/1987 άρθρο 6 και ΠΔ 259/1997 άρθρο 3, παρ. 4). Σε κάθε περίπτωση και προκειμένου να λάβει την απόφασή του, το Ίδρυμα δύναται να ζητήσει συνάντηση με τους ερευνητές ή και με τον Εξωτερικό Αξιολογητή. Το Ίδρυμα δύναται να προτείνει την τήρηση της τεχνολογίας ως μυστικής (secret Know-How formula), εφόσον κρίνει ότι το συγκεκριμένο αντικείμενο του αποτελέσματος της έρευνας θα αξιοποιηθεί εμπορικά καλύτερα με τον τρόπο αυτόν και όχι με την κατάθεση αίτησης απονομής Διπλώματος Ευρεσιτεχνίας/ΠΥΧ γι αυτό. Στις περιπτώσεις που αποφασίζεται συνεκμετάλλευση, το Ίδρυμα θα συνάπτει με τους ερευνητές ιδιωτικό συμφωνητικό καταμερισμού Δικαιωμάτων μεταξύ τους. Κάθε συμβαλλόμενο μέρος παίρνει από ένα πρωτότυπο συμφωνητικό και ένα πρωτότυπο κατατίθεται στον Οργανισμό Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας (Ο.Β.Ι.), μαζί με τα έγγραφα της Αίτησης απονομής Διπλώματος Ευρεσιτεχνίας/ΠΥΧ, ή της Αίτησης καταχώρησης Βιομηχανικού Σχεδίου. Η υπογραφή αυτής της συμφωνίας απαιτείται τόσο στην εθνική όσο και στην ευρωπαϊκή ή διεθνή διαδικασία κατοχύρωσης εφεύρεσης/βιομηχανικού σχεδίου και απαιτείται να κατατίθεται στα κατά τόπους Γραφεία Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας (κατοχύρωσης εφεύρεσης/ καταχώρησης βιομηχανικού σχεδίου). Εάν αποφασίζεται η τήρηση της φόρμουλας ως μυστικής τεχνολογίας (secret Know-How formula), κάθε συμβαλλόμενο μέρος κρατά ένα πρωτότυπο του συμφωνητικού που υπογράφεται μεταξύ ερευνητών και πανεπιστημίου. Σε περίπτωση που το προϊόν έχει παραχθεί εντός ερευνητικού έργου, το συμφωνητικό μεταξύ των εταίρων μπορεί να προβλέπει συντομότερη προθεσμία λήψης απόφασης, η οποία και θα εφαρμόζεται εν προκειμένω. Σ ε λ ί δ α 48 80

50 6. Έγκριση - Απόρριψη της γραπτής αίτησης Ανάλογα με τα αποτελέσματα της αξιολόγησης της γραπτής ανακοίνωσης η Επιτροπή Ερευνών με απόφαση της την οποία κοινοποιεί στον αιτούντα εγκρίνει ή απορρίπτει την αίτηση προστασίας ερευνητικών αποτελεσμάτων. 7. Παροχή προστασίας Στην περίπτωση κατά την οποία εγκριθεί η παροχή προστασίας του ερευνητικού αποτελέσματος ο ενδιαφερόμενος επικοινωνεί με το Γραφείο Νομικής Υποστήριξης του ΕΛΚΕ - ΠΘ και ξεκινούν οι νομικές διαδικασίες για την προστασία της ανακάλυψης/ εφεύρεσης/ ερευνητικού αποτελέσματος, ανάλογα με το είδος της. 8. Διακοπή της παροχής προστασίας Με απόφαση της η Επιτροπή Ερευνών δύναται να διακόψει τη χρηματοδότηση της διαδικασίας έκδοσης ή συντήρησης του Δ.Ε., Δ.Τ., Π.Υ.Χ., κλπ, οποτεδήποτε κρίνει σκόπιμο, ιδίως στην περίπτωση κατά την οποία εκτιμάται ότι η ευρεσιτεχνία δεν είναι αξιοποιήσιμη εμπορικά. Στην περίπτωση αυτή ο δημιουργός ή οι δημιουργοί έχουν το δικαίωμα να συνεχίσουν τη διαδικασία με δική τους χρηματοδότηση και η εφεύρεση πλέον θα θεωρείται «ελεύθερη εφεύρεση», συμφωνά με το άρθρο 6 του Ν.1733/1987. Επισήμανση: Αν ο δημιουργός έχει προβεί σε οποιαδήποτε δημόσια ανακοίνωση ή γνωστοποίηση της εφεύρεσης δεν μπορεί να κατατεθεί αίτηση για απονομή διπλώματος ευρεσιτεχνίας. Β) Συμβάσεις Μεταφοράς Τεχνολογίας - Εκχώρησης Δικαιωμάτων, Αδειών Εκμετάλλευσης. Μια σύμβαση παραχώρησης άδειας εκμετάλλευσης πνευματικής ιδιοκτησίας αποτελεί σύμβαση μεταξύ του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας και τρίτων στο πλαίσιο της οποίας τα πνευματικά δικαιώματα του ΠΘ παραχωρούνται για χρήση (χωρίς να μεταβιβάζεται η κυριότητα τους) έναντι οικονομικών και άλλων ανταλλαγμάτων. Προβλέπονται δύο κατηγορίες συμβάσεων παραχώρησης: η αποκλειστική και η μη αποκλειστική. Σ ε λ ί δ α 49 80

51 Διαδικασία 1. Ανακοίνωση των ερευνητικών αποτελεσμάτων στο Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας Επαφή με το Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας όπου συζητούνται το πλαίσιο και οι προϋποθέσεις της παραχώρησης χρήσης πνευματικών δικαιωμάτων σε σχέση με μια ανακάλυψη / εφεύρεση/ ερευνητικό αποτέλεσμα. 2. Σύναψη Σύμβασης Εκχώρησης Δικαιωμάτων ή Άδειας Εκμετάλλευσης Κάθε σύμβαση παραχώρησης εκμετάλλευσης πνευματικών δικαιωμάτων του Πανεπιστημίου (Ειδικός Λογαριασμός) συντάσσεται ή/και ελέγχεται από το Γραφείο Νομικής Υποστήριξης του Ε.Λ.Κ.Ε. Π.Θ. και υπογράφεται από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ερευνών. Επισήμανση: Όλοι οι εμπλεκόμενοι σε διαπραγματεύσεις για την οριστικοποίηση συμβάσεων παραχώρησης δεσμεύονται να τηρούν κανόνες εμπιστευτικότητας και απόλυτη εχεμύθεια για τις πληροφορίες που λαμβάνουν, υπογράφοντας ενδεχομένως και σχετική ειδική συμφωνία γι' αυτό. Γ) Ίδρυση επιχειρήσεων Τεχνοβλαστών Ως Τεχνοβλαστός ορίζεται κάθε νομικό πρόσωπο που συστήνεται με τη μορφή Εταιρίας Περιορισμένης Ευθύνης Ε.Π.Ε. ή Ανώνυμης Εταιρίας Α.Ε. για την εμπορική αξιοποίηση και εκμετάλλευση των αποτελεσμάτων της επιστημονικής έρευνας, τα οποία προήλθαν από ερευνητικά έργα, χρηματοδοτούμενα ή μη και εκτελέστηκαν στο Πανεπιστήμιο. Διαδικασία 1. Ανακοίνωση των ερευνητικών αποτελεσμάτων στο Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας Επαφή με το Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας όπου συζητούνται το πλαίσιο και οι προϋποθέσεις για την εμπορική αξιοποίηση και εκμετάλλευση των αποτελεσμάτων της επιστημονικής έρευνας με τη μορφή επιχείρησης Τεχνοβλαστού. 2. Διαδικασίες Ίδρυσης Επιχείρησης Τεχνοβλαστού Η μορφή της επιχείρησης, ο τρόπος συμμετοχής του Πανεπιστημίου και των ερευνητών στο μετοχικό σχήμα και η συνεργασία με ιδιώτες - επενδυτές καθορίζονται με απόφαση της διοίκησης της Επιτροπής Ερευνών. Η απόφαση αυτή πρέπει να επικυρωθεί επίσης από το Σ ε λ ί δ α 50 80

52 αρμόδιο συλλογικό όργανο του Ιδρύματος. Σε περίπτωση που επιλεγεί η δημιουργία Τεχνοβλαστού ως το βέλτιστο επιχειρηματικό σχήμα για την αξιοποίηση της εφεύρεσης ή του ερευνητικού αποτελέσματος, το Γραφείο Μεταφοράς Τεχνολογίας σε συνεργασία με το Γραφείο Νομικής Υποστήριξης υποστηρίζει τους ερευνητές στις διαδικασίες ίδρυσης. Σημείωση: Η πολιτική αξιοποίησης των ερευνητικών αποτελεσμάτων καθώς και ειδικότερες σχετικές πληροφορίες θα εμπεριέχονται λεπτομερέστερα στον υπό κατασκευή «Οδηγό Μεταφοράς Τεχνολογίας», ο οποίος μπορεί να τροποποιείται ή να αναιρείται με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών Άρθρο 22 - Βασικές αρχές δεοντολογίας Η έρευνα, βασική και εφαρμοσμένη, ατομική και συλλογική, προάγει την επιστημονική γνώση, την εκπαιδευτική διαδικασία και συμβάλλει στην αξιοποίηση, μέσω μεθόδων εφαρμογής, επιστημονικών γνώσεων και δεδομένων. Το προσωπικό του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας οφείλει να απέχει από τη διενέργεια ή προώθηση έρευνας που θα μπορούσε να προκαλέσει στον άνθρωπο και στην κοινωνία ή εν γένει στο οικοσύστημα, βλάβη ή κίνδυνο βλάβης, που υπερβαίνει τα διεθνώς αποδεκτά επιστημονικά όρια. Επίσης, οφείλει να απέχει από έρευνα που μπορεί να θίξει ή να θέσει σε κίνδυνο την αξία του ανθρώπου και τα δικαιώματα του, καθώς και να προκαλέσει ή να υποθάλψει φυλετικές, κοινωνικές ή άλλες διακρίσεις. Η υποχρέωση αυτή εκτείνεται και στη χρήση των ερευνητικών αποτελεσμάτων από τρίτους. Οι συμμετέχοντες σε ερευνητικά έργα του οφείλουν να εφαρμόζουν όλους τους αναγνωρισμένους στο οικείο επιστημονικό πεδίο κανόνες ασφαλείας, καθώς και όσους ορίζονται ειδικότερα για την προστασία του ανθρώπου και του περιβάλλοντος από ραδιενεργές ή άλλες επικίνδυνες ουσίες. Οι ερευνητές που διευθύνουν ερευνητικά έργα, οφείλουν να λαμβάνουν όλα τα αναγκαία και επιβαλλόμενα επιστημονικά μέτρα για την προστασία της υγείας των εργαζομένων στα έργα και να τους ενημερώνουν για τους κινδύνους από ατυχήματα ή παρενέργειες που μπορούν να προκύψουν από τις ιδιαίτερες συνθήκες της έρευνας. Όταν η έρευνα διεξάγεται από ομάδες, η Σ ε λ ί δ α 51 80

53 τήρηση των βασικών κανόνων διαφάνειας και ενημέρωσης είναι υποχρέωση όλων των συμμετεχόντων. Άρθρο 23 - Ειδικές Διατάξεις 1. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών χορηγεί επίσημες βεβαιώσεις για δωρεές προς τον Ειδικό Λογαριασμό προκειμένου να χρησιμοποιηθούν για φορολογικές ή άλλες απαλλαγές. 2. Βεβαιώσεις χορηγούνται από τον Πρόεδρο της Επιτροπής Διαχείρισης προς όλους τους αμειβόμενους από τον Ειδικό Λογαριασμό. Στις βεβαιώσεις αυτές αναφέρονται τα ετήσια ποσά των αμοιβών σύμφωνα με τα ισχύοντα για τη φορολογία εισοδήματος. 3. Ο Ειδικός Λογαριασμός εκδίδει εγγυητικές επιστολές ορισμένου χρόνου εφόσον απαιτείται σε κάποιο έργο. Το κόστος των εγγυητικών επιστολών, βαρύνει τον προϋπολογισμό του έργου εφ' όσον εγκριθεί και είναι επιλέξιμο. Ο Ειδικός Λογαριασμός δεσμεύει ποσά αντίστοιχα του ύψους των εγγυητικών επιστολών, μέχρι της ολοκληρώσεως του έργου και της επιστροφής των εγγυητικών επιστολών. Σε περίπτωση κατάπτωσης των εγγυητικών επιστολών καλής εκτέλεσης την ευθύνη φέρει ο Επιστημονικός Υπεύθυνος του έργου. Σ ε λ ί δ α 52 80

54 Παράρτημα Ι: Αυτόματη πληρωμή δαπανών Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος, οι συνεργάτες του, πανεπιστημιακοί ή τρίτοι, καθώς και οι προμηθευτές μπορούν για δαπάνες για τις οποίες είναι οι ίδιοι δικαιούχοι, όπως η προσωπική αμοιβή, τα έξοδα μετακίνησης και τα έξοδα για αγορά αγαθών, να εξυπηρετούνται, χρησιμοποιώντας το σύστημα της αυτόματης πληρωμής δαπανών. Ο ενδιαφερόμενος (Ε.Υ., μέλος της ομάδας, προμηθευτής) προσκομίζει στη Γραμματεία του ΕΛΚΕ το έντυπο «Δήλωση για κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό» καθώς και Φ/Α του τραπεζικού λογαριασμού για την επιβεβαίωση των στοιχείων του. Προσοχή!! Η αυτόματη πληρωμή πραγματοποιείται μόνο κατά την περίπτωση που ο αιτών διαθέτει τραπεζικό λογαριασμό στην ALPHABANK. Η αυτόματη πληρωμή πραγματοποιείται μόνο κατά την περίπτωση που υπάρχει τρέχον υπόλοιπο στο έργο και στην αντίστοιχη κατηγορία δαπάνης του προϋπολογισμού. Για την περίπτωση των προμηθευτών ή των απασχολούμενων με σύμβαση έργου, η αυτόματη πληρωμή πραγματοποιείται μόνο κατά την περίπτωση που ο τραπεζικός λογαριασμός είναι προεκτυπωμένος στο προσκομισθέν παραστατικό. Σ ε λ ί δ α 53 80

55 Παράρτημα ΙΙ: Κατηγορίες Δαπανών Επεξηγήσεις για τις κατηγορίες του προϋπολογισμού (εκτός των αμοιβών που αναφέρονται στο Παράρτημα ΙΙ) σύμφωνα με το Ενιαίο Λογιστικό Σχέδιο. Ειδικότερα για τα έργα ΕΣΠΑ ο χαρακτηρισμός της κατηγορίας πρέπει να προβλέπεται στο Τεχνικό Δελτίο/Παράρτημα Έργου. ΕΠΕΞΗΓΗΣΕΙΣ ΚΩΔΙΚΩΝ ΔΑΠΑΝΩΝ (που συμπεριλαμβάνονται στα έντυπα του ΕΛΚΕ) ΚΩΔΙΚΟΙ ΕΠΙΛΕΞΙΜΩΝ ΔΑΠΑΝΩΝ ΚΩΔΙΚΟΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΑΜΟΙΒΕΣ ΕΜΜΙΣΘΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΑΜΟΙΒΕΣ ΗΜΕΡΟΜΙΣΘΙΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΕΡΓΟΔΟΤΙΚΕΣ ΕΙΣΦΟΡΕΣ & ΕΠΙΒΑΡΥΝΣΕΙΣ ΕΜΜΙΣΘΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Συμβάσεις Έργου με ΙΚΑ Αμοιβές με μισθοδοτικές καταστάσεις για παροχή υπηρεσίας. Αμοιβές με μισθοδοτικές καταστάσεις για παροχή υπηρεσίας.(αμοιβές ΔΕΠ ή Δημ. Υπαλλήλων) Αμοιβές των ωρομισθίων εκπαιδευτών του ΟΕΕΚ και των λοιπών φορέων αρχικής επαγγελματικής εκπαίδευσης & κατάρτισης. Όπως περιγράφεται στο (60.00) ΕΡΓΟΔΟΤΙΚΕΣ ΕΙΣΦΟΡΕΣ & ΕΠΙΒΑΡΥΝΣΕΙΣ ΗΜΕΡΟΜΙΣΘΙΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΑΜΟΙΒΕΣ & ΕΞΟΔΑ ΕΛΕΥΘΕΡΩΝ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΩΝ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΩΝ ΣΕ ΦΟΡΟ ΑΜΟΙΒΕΣ & ΕΞΟΔΑ ΜΗ ΕΛΕΥΘΕΡΩΝ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΩΝ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΩΝ ΣΕ ΦΟΡΟ Όπως περιγράφεται στο (60.01) Φυσικά πρόσωπα με (Α.Π.Υ.) Φυσικά πρόσωπα με (Α.Ε.Δ.) ΛΟΙΠΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΤΡΙΤΩΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΕΣ ΑΠΟ ΤΡΙΤΟΥΣ Αμοιβές εταιριών (Μελέτες, Εκτυπώσεις κλπ) αμοιβές μηχανογραφικής επεξεργασίας - service. Σ ε λ ί δ α 54 80

56 61.04 ΛΟΙΠΕΣ ΑΜΟΙΒΕΣ & ΕΞΟΔΑ ΤΡΙΤΩΝ ΑΜΟΙΒΕΣ ΤΡΙΤΩΝ ΜΗ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΕΣ ΣΕ ΠΑΡΑΚΡΑΤΗΣΗ ΦΟΡΟΥ ΕΙΣΟΔΗΜΑΤΟΣ ΕΙΣΦΟΡΕΣ ΥΠΕΡ ΤΡΙΤΩΝ ΓΙΑ ΕΛΕΥΘΕΡΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΑ Πρακτική Άσκηση / υποτροφίες αλλά και ασφαλιστικές εισφορές εφόσον υπάρχουν. Αμοιβές επιστημόνων εξωτερικού μη υποκείμενες σε φόρο ΛΟΙΠΕΣ ΑΜΟΙΒΕΣ ΤΡΙΤΩΝ Χρήση δικαιωμάτων (Royalties) ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΕΣ Τηλεφωνικά-Τηλεγραφικά έξοδα Φαξ Ταχυδρομικά έξοδα Διάφορα έξοδα τηλεπικοινωνιών ΕΝΟΙΚΙΑ ΑΣΦΑΛΙΣΤΡΑ ΕΠΙΣΚΕΥΕΣ / ΣΥΝΤΗΡΗΣΕΙΣ Ενοίκια κτιρίων (πρόβλεψη στη προκήρυξη) Ενοίκια Λοιπού Εξοπλισμού. Leasing κλπ Ιδιωτικά ασφάλιστρα προσωπικού Ασφάλιστρα φοιτητών Ασφαλιστικά συμβόλαια για εξοπλισμό Συμβόλαια συντήρησης εξοπλισμού Επισκευές συντηρήσεις μηχανημάτων Επισκευές συντηρήσεις κτιρίων ΛΟΙΠΕΣ ΠΑΡΟΧΕΣ ΤΡΙΤΩΝ Ηλεκτρικό ρεύμα Ύδρευση Φωταέριο ΕΞΟΔΑ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ Έξοδα κινήσεως Έξοδα μεταφοράς προσωπικού με μεταφορικά μέσα τρίτων Έξοδα μεταφοράς υλικών με μεταφορικά μέσα τρίτων Σ ε λ ί δ α 55 80

57 64.01 ΕΞΟΔΑ ΤΑΞΙΔΙΩΝ Έξοδα ταξιδιών εσωτερικού Έξοδα ταξιδιών εξωτερικού ΕΞΟΔΑ ΠΡΟΒΟΛΗΣ & ΔΙΑΦΗΜΙΣΗΣ Διαφημίσεις Συνέδρια-Δεξιώσεις Έξοδα υποδοχής & φιλοξενίας ΕΞΟΔΑ ΕΚΘΕΣΕΩΝ-ΕΠΙΔΕΙΞΕΩΝ Εκθέσεις εσωτερικού & εξωτερικού ΣΥΝΔΡΟΜΕΣ-ΕΙΣΦΟΡΕΣ ΕΝΤΥΠΑ & ΓΡΑΦΙΚΗ ΥΛΗ Περιοδικά & Εφημερίδες Βάσεις δεδομένων Δικαιώματα χρήσης Λογισμικού Έντυπο υλικό Αναλώσιμα υλικά Φ/Α μηχανημάτων Εκπαιδευτικό & ηλεκτρονικό εκπαιδευτικό υλικό Έξοδα πολλαπλών εκτυπώσεων ΑΓΟΡΕΣ ΒΙΒΛΙΩΝ ΥΛΙΚΑ ΑΜΕΣΗΣ ΑΝΑΛΩΣΗΣ ΕΞΟΔΑ ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΕΩΝ Καύσιμα Υλικά θέρμανσης / καθαριότητας / φαρμακείου Ανταλλακτικά / εργαστηριακά υλικά / αντιδραστήρια Προσκλήσεις / Ανακοινώσεις / Αγγελίες 14 ή ΑΠΟΣΒΕΣΕΙΣ ΕΠΙΠΛΩΝ & ΛΟΙΠΟΥ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ Επίπλων / Σκευών / Μηχανών γραφείου / Η/Υ / Εξοπλισμού τηλεπικοινωνιών / Επιστημονικών οργάνων / Λοιπού εξοπλισμού.' 16 ή ΑΠΟΣΒΕΣΕΙΣ ΑΣΩΜΑΤΩΝ ΑΚΙΝΗΤΟΠΟΙΗΣΕΩΝ & ΕΞΟΔΩΝ ΠΟΛΥΕΤΟΥΣ ΑΠΟΣΒΕΣΗΣ Αποσβέσεις Λογισμικών Σ ε λ ί δ α 56 80

58 Παράρτημα ΙΙΙ: Μισθοδοσία προσωπικού Προϋποθέσεις, απαιτούμενα δικαιολογητικά και τρόπος εξαγωγής μισθοδοσίας για όλες τις κατηγορίες και περιπτώσεις μισθοδοσίας προσωπικού Κατηγορία Πανεπιστημιακών (και άλλων υπαλλήλων Δημοσίων Φορέων) α1. ΜΕΛΗ ΔΕΠ του Π.Θ. α2. ΜΕΛΗ ΔΕΠ άλλων ΑΕΙ & ΤΕΙ α3. ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΦΟΡΕΑ ΣΤΟ Π.Θ. α3.1 ΜΟΝΙΜΟΙ ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΣΤΟ Π.Θ. α3.2 ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΙΔΑΧ ΣΤΟ Π.Θ. α3.3 ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΕΤΕΠ ΣΤΟ Π.Θ. α3.4 ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΕΕΔΙΠ ΣΤΟ Π.Θ. α4. ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΦΟΡΕΑ ΕΚΤΟΣ Π.Θ. Κατηγορία Τρίτων με ανάθεση έργου β1. ΕΛΕΥΘΕΡΟΙ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ με Φ.Π.Α. β2. ΕΛΕΥΘΕΡΟΙ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ χωρίς Φ.Π.Α. (απαλλασσόμενα επαγγέλματα) β4α. ΕΛΕΥΘΕΡΟΙ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ χωρίς ΦΠΑ (Εκπαιδευτές σε σεμινάρια) β4β. ΕΛΕΥΘΕΡΟΙ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ χωρίς ΦΠΑ (Σε ευρωπαϊκό έργο) β5. ΜΗ ΕΠΙΤΗΔΕΥΜΑΤΙΑΣ ΜΕ Α.Ε.Δ. β.5α: Ιδιωτικός υπάλληλος / β.5β: Ανεπάγγελτος β.5γ: Συγγραφικά δικαιώματα / β.5δ: Προπτυχιακός φοιτητής β.5ε: Μεταπτυχιακός φοιτητής / β.5ζ: Υποψήφιος διδάκτορας β.5η: Συνταξιούχος / β.5θ: Διδάσκων β6. ΈΛΛΗΝΕΣ ΥΠΟΤΡΟΦΟΙ β7. ΑΛΛΟΔΑΠΟΙ ΥΠΟΤΡΟΦΟΙ β9. ΦΟΙΤΗΤΕΣ σε πρακτική άσκηση β10. ΚΑΤΑΡΤΙΖΟΜΕΝΟΙ (σε σεμινάρια) Κατηγορία Τρίτων με εξαρτημένη σχέση εργασίας γ1. ΜΕ ΑΣΦΑΛΙΣΗ ΜΟΝΟ ΣΤΟ ΙΚΑ Σ ε λ ί δ α 57 80

59 α1. ΜΕΛΗ ΔΕΠ του Π.Θ. Προϋποθέσεις: Το μέλος ΔΕΠ να είναι πλήρους απασχόλησης και η συνολική μηνιαία αμοιβή από έργα να μην ξεπερνάει την ακαθάριστη μηνιαία αμοιβή από το Π.Θ. ή τα προβλεπόμενα όρια από τους φορείς χρηματοδότησης Υποβολή Δικαιολογητικών Για την έγκριση απασχόλησης: Αίτηση απασχόλησης προσωπικού (Α11) Ονομαστική κατάσταση αμειβομένων πανεπιστημιακών & Δ.Υ. με αντίστοιχο κωδικό κατηγορίας α1 (Έντυπο Δ4-webdoc) Παράρτημα «Ανάλυσης Παραδοτέων» με υπογραφή αναδόχου και ΕΥ Αντίγραφο τελευταίας μισθοδοσίας από το αρμόδιο Τμήμα Μισθοδοσίας του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας. Για την πληρωμή: Εντολή πληρωμής - Απόδοση αμοιβών (Έντυπο Ο2) Συνοπτική κατάσταση αμειβομένων πανεπιστημιακών (Έντυπο Μ2, Μ3α, Μ3γ) Υποβολή εντύπου Υ5 (Δήλωση - Βεβαίωση) Υποβολή εντύπου Β2 (Βεβαίωση καλής εκτέλεσης εργασιών) Υποβολή εντύπου Μηνιαίου Φύλλου Εργασίας (Δ8 - όταν απαιτείται από το φορέα χρηματοδότησης) Υποβολή εντύπου Μηνιαίου Φύλλου Συμβατικής Εργασίας (Δ8α - όταν απαιτείται από το φορέα χρηματοδότησης) Τρόπος πληρωμής: Έκδοση επιταγής ή έμβασμα σε τραπεζικό λογαριασμό δικαιούχου Αποδεικτικό πληρωμής: Αντίγραφο επιταγής/καταθετήριο κατάσταση - Υπογραφή στην μισθοδοτική Σ ε λ ί δ α 58 80

60 α2. ΜΕΛΗ ΔΕΠ άλλων ΑΕΙ-ΑΤΕΙ Προϋποθέσεις: Το μέλος ΔΕΠ να είναι πλήρους απασχόλησης και η συνολική μηνιαία αμοιβή από έργα να μην ξεπερνάει την ακαθάριστη μηνιαία αμοιβή από το φορέα του ή τα προβλεπόμενα όρια από τους φορείς χρηματοδότησης Υποβολή Δικαιολογητικών Για την έγκριση απασχόλησης: Αίτηση απασχόλησης προσωπικού (Α11) Ονομαστική κατάσταση αμειβομένων πανεπιστημιακών & Δ.Υ. με αντίστοιχο κωδικό κατηγορίας α2 (Έντυπο Δ4-webdoc) Αντίγραφο τελευταίας μισθοδοσίας από το αρμόδιο Τμήμα Εκκαθάρισης Μισθοδοσίας, του Φορέα. Απαιτείται υπογραφή σύμβασης Για την πληρωμή: Εντολή πληρωμής - Απόδοση αμοιβών (έντυπο Ο2) Συνοπτική κατάσταση αμειβομένων πανεπιστημιακών (έντυπο Μ3β) Υποβολή εντύπου Β2 (Βεβαίωση καλής εκτέλεσης εργασιών) Υποβολή εντύπου Μηνιαίου Φύλλου Εργασίας (Δ8 - όταν απαιτείται από το φορέα χρηματοδότησης) Υποβολή εντύπου Μηνιαίου Φύλλου Συμβατικής Εργασίας (Δ8α - όταν απαιτείται από το φορέα χρηματοδότησης) Τρόπος πληρωμής: Με επιταγή η οποία αποστέλλεται στην επιτροπή ερευνών του εκπαιδευτικού ιδρύματος από το αρμόδιο Τμήμα του ΕΛΚΕ του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας. Αποδεικτικό πληρωμής: Αντίγραφο επιταγής & γραμμάτιο είσπραξης του φορέα Σ ε λ ί δ α 59 80

61 α3. ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΦΟΡΕΑ (Π.Θ.) Προϋποθέσεις: Η συνολική μηνιαία αμοιβή από έργα να μην ξεπερνάει την ακαθάριστη μηνιαία αμοιβή από το Π.Θ. ή τα προβλεπόμενα όρια από τους φορείς χρηματοδότησης Υποβολή Δικαιολογητικών Για την έγκριση απασχόλησης: Αίτηση απασχόλησης προσωπικού (Α11) Ονομαστική κατάσταση αμειβομένων πανεπιστημιακών & Δ.Υ. με αντίστοιχο κωδικό κατηγορίας α1 (Έντυπο Δ4-webdoc) Παράρτημα «Ανάλυσης Παραδοτέων» με υπογραφή αναδόχου και ΕΥ Αντίγραφο τελευταίας μισθοδοσίας από το αρμόδιο Τμήμα Μισθοδοσίας του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας. Για την πληρωμή: Εντολή πληρωμής - Απόδοση αμοιβών (Έντυπο Ο2) Συνοπτική κατάσταση αμειβομένων πανεπιστημιακών (Έντυπο Μ4) Υποβολή εντύπου Υ5 (Δήλωση - Βεβαίωση) Υποβολή εντύπου Β2 (Βεβαίωση καλής εκτέλεσης εργασιών) Υποβολή εντύπου Μηνιαίου Φύλλου Εργασίας (Δ8 - όταν απαιτείται από το φορέα χρηματοδότησης) Υποβολή εντύπου Μηνιαίου Φύλλου Συμβατικής Εργασίας (Δ8α - όταν απαιτείται από το φορέα χρηματοδότησης) Τρόπος πληρωμής: Έκδοση επιταγής ή έμβασμα σε τραπεζικό λογαριασμό δικαιούχου Αποδεικτικό πληρωμής: Αντίγραφο επιταγής/καταθετήριο κατάσταση - Υπογραφή στην μισθοδοτική Σ ε λ ί δ α 60 80

62 α4. ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΦΟΡΕΑ ΕΚΤΟΣ Π.Θ. Προϋποθέσεις: Η συνολική μηνιαία αμοιβή από έργα να μην ξεπερνάει την ακαθάριστη μηνιαία αμοιβή από το φορέα του ή τα προβλεπόμενα όρια από τους φορείς χρηματοδότησης Υποβολή Δικαιολογητικών Για την έγκριση απασχόλησης: Αίτηση απασχόλησης προσωπικού (Α11) Ονομαστική κατάσταση αμειβομένων πανεπιστημιακών & Δ.Υ. με αντίστοιχο κωδικό κατηγορίας α4 (Έντυπο Δ4-webdoc) Άδεια απασχόλησης από την υπηρεσία του Αντίγραφο τελευταίας μισθοδοσίας από το αρμόδιο Τμήμα Εκκαθάρισης Μισθοδοσίας, του Φορέα. Απαιτείται υπογραφή σύμβασης Για την πληρωμή: Εντολή πληρωμής - Απόδοση αμοιβών (έντυπο Ο2) Συνοπτική κατάσταση αμειβομένων Δ.Υ. εκτός Π.Θ. (έντυπο Μ4α) Υποβολή εντύπου Υ4 (Δήλωση Άρθρο 6 του Ν. 1256/82) ή Υποβολή εντύπου Β2 (Βεβαίωση καλής εκτέλεσης εργασιών) Υποβολή εντύπου Μηνιαίου Φύλλου Εργασίας (Δ8 - όταν απαιτείται από το φορέα χρηματοδότησης) Υποβολή εντύπου Μηνιαίου Φύλλου Συμβατικής Εργασίας (Δ8α - όταν απαιτείται από το φορέα χρηματοδότησης) Τρόπος πληρωμής: Έκδοση επιταγής ή έμβασμα σε τραπεζικό λογαριασμό δικαιούχου Αποδεικτικό πληρωμής: Αντίγραφο επιταγής/καταθετήριο κατάσταση - Υπογραφή στην μισθοδοτική Σ ε λ ί δ α 61 80

63 β1. ΕΛΕΥΘΕΡΟΙ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ (με Φ.Π.Α.) Προϋποθέσεις: Να έχουν ήδη έναρξη επαγγέλματος σχετική με την ειδικότερη απασχόλησή τους στο έργο Υποβολή Δικαιολογητικών Για την έγκριση απασχόλησης: Αίτηση απασχόλησης προσωπικού (Α11) Ονομαστική κατάσταση αμειβομένων με ανάθεση έργου και με αντίστοιχο κωδικό κατηγορίας β1 (Έντυπο Δ5) Αντίγραφο έναρξης επαγγέλματος υποκείμενου σε Φ.Π.Α. Απαιτείται υπογραφή σύμβασης Για την πληρωμή: Εντολή πληρωμής - Απόδοση αμοιβών (Έντυπο Ο2) Συνοπτική κατάσταση αμειβομένων με ανάθεση έργου (Έντυπο Μ5) Παραστατικό πληρωμής (Τ.Π.Υ.) Υποβολή εντύπου Β2 (Βεβαίωση καλής εκτέλεσης εργασιών) Υποβολή εντύπου Δ8 (όταν απαιτείται από το φορέα χρηματοδότησης) Τρόπος πληρωμής: Έκδοση επιταγής ή έμβασμα σε τραπεζικό λογαριασμό δικαιούχου Αποδεικτικό πληρωμής: Αντίγραφο επιταγής/καταθετήριο κατάσταση - Υπογραφή στην μισθοδοτική Σ ε λ ί δ α 62 80

64 β2. ΕΛΕΥΘΕΡΟΙ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ (χωρίς Φ.Π.Α.) απαλλασσόμενα επαγγέλματα ΚΦΑΣ. Προϋποθέσεις: Να έχουν ήδη έναρξη επαγγέλματος σχετική με την ειδικότερη απασχόλησή τους στο έργο Υποβολή Δικαιολογητικών Για την έγκριση απασχόλησης: Αίτηση απασχόλησης προσωπικού (Α11) Ονομαστική κατάσταση αμειβομένων με ανάθεση έργου και με αντίστοιχο κωδικό κατηγορίας β1 (Έντυπο Δ5) Αντίγραφο έναρξης επαγγέλματος μη υποκείμενου σε Φ.Π.Α. Απαιτείται υπογραφή σύμβασης Για την πληρωμή: Εντολή πληρωμής - Απόδοση αμοιβών (Έντυπο Ο2) Συνοπτική κατάσταση αμειβομένων με ανάθεση έργου (Έντυπο Μ6) Παραστατικό πληρωμής (Τ.Π.Υ.) Υποβολή εντύπου Β2 (Βεβαίωση καλής εκτέλεσης εργασιών) Υποβολή εντύπου Δ8 (όταν απαιτείται από το φορέα χρηματοδότησης) Τρόπος πληρωμής: Έκδοση επιταγής ή έμβασμα σε τραπεζικό λογαριασμό δικαιούχου Αποδεικτικό πληρωμής: Αντίγραφο επιταγής/καταθετήριο κατάσταση - Υπογραφή στην μισθοδοτική Σ ε λ ί δ α 63 80

65 β4. ΕΛΕΥΘΕΡΟΙ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ (σε Ευρωπαϊκό έργο) απαλλαγή Φ.Π.Α. 1128/97 Προϋποθέσεις: Να έχουν ήδη έναρξη επαγγέλματος σχετική με την ειδικότερη απασχόλησή τους στο έργο Υποβολή Δικαιολογητικών Για την έγκριση απασχόλησης: Αίτηση απασχόλησης προσωπικού (Α11) Ονομαστική κατάσταση αμειβομένων με ανάθεση έργου και με αντίστοιχο κωδικό κατηγορίας β4β (Έντυπο Δ5) Αντίγραφο έναρξης επαγγέλματος υποκείμενου σε Φ.Π.Α. Απαιτείται υπογραφή σύμβασης με αναφορά στην ΠΟΛ.1128/97 Για την πληρωμή: Εντολή πληρωμής - Απόδοση αμοιβών (Έντυπο Ο2) Συνοπτική κατάσταση αμειβομένων με ανάθεση έργου (Έντυπο Μ13) Παραστατικό πληρωμής (Τ.Π.Υ.) Υποβολή εντύπου Β2 (Βεβαίωση καλής εκτέλεσης εργασιών) Υποβολή εντύπου Δ8 (όταν απαιτείται από το φορέα χρηματοδότησης) Τρόπος πληρωμής: Έκδοση επιταγής ή έμβασμα σε τραπεζικό λογαριασμό δικαιούχου Αποδεικτικό πληρωμής: Αντίγραφο επιταγής/καταθετήριο κατάσταση - Υπογραφή στην μισθοδοτική Σ ε λ ί δ α 64 80

66 β5. ΜΗ ΕΠΙΤΗΔΕΥΜΑΤΙΕΣ με τίτλο κτήσης Προϋποθέσεις: Να μην είναι επιτηδευματίας και τα ετήσια ακαθάριστα έσοδά του από παροχή υπηρεσιών να μην υπερβαίνουν τα Καθώς και να μην υπάρχει υποχρέωση τήρησης βιβλίων και στοιχείων του Κ.Φ.Α.Σ. Υποβολή Δικαιολογητικών Για την έγκριση απασχόλησης: Αίτηση απασχόλησης προσωπικού (Α11) Ονομαστική κατάσταση αμειβομένων με ανάθεση έργου και με αντίστοιχο κωδικό κατηγορίας β5α, β5β, β5γ, β5δ, β5ε, β5ζ, β5η, β5θ (έντυπο Δ5) Υπεύθυνη δήλωση του Ν. 1599/1986 στην οποία θα δηλώνουν ότι ισχύει η πρώτη προϋπόθεση Απαιτείται υπογραφή ιδιωτικού συμφωνητικού Για την πληρωμή: Εντολή πληρωμής - Απόδοση αμοιβών (έντυπο Ο2) Συνοπτική κατάσταση αμειβομένων με κατάσταση έργου (έντυπο Μ7) Υποβολή εντύπου Β2 (Βεβαίωση καλής εκτέλεσης εργασιών) Υποβολή εντύπου Δ8 (όταν απαιτείται από το φορέα χρηματοδότησης) Τρόπος πληρωμής: Έκδοση επιταγής ή έμβασμα σε τραπεζικό λογαριασμό δικαιούχου Αποδεικτικό πληρωμής: Αντίγραφο επιταγής/καταθετήριο κατάσταση - Υπογραφή στην μισθοδοτική Παρατήρηση: Η καταβολή της αμοιβής πρέπει να γίνεται εντός του έτους της προσφοράς υπηρεσίας Σ ε λ ί δ α 65 80

67 β6. ΕΛΛΗΝΕΣ ΥΠΟΤΡΟΦΟΙ Προϋποθέσεις: Να υπάρχει απόφαση του Φορέα Χρηματοδότησης/Τμήματος περί χορήγησης υποτροφίας Υποβολή Δικαιολογητικών Για την έγκριση απασχόλησης Αίτηση απασχόλησης προσωπικού (Α11) Ονομαστική κατάσταση αμειβομένων με υποτροφία και με αντίστοιχο κωδικό κατηγορίας β6 (έντυπο Δ10) Απαιτείται υπογραφή ιδιωτικού συμφωνητικού υποτροφίας Απόφαση Συνέλευσης Τμήματος Για την πληρωμή: Εντολή πληρωμής - Απόδοση αμοιβών (έντυπο Ο2) Συνοπτική κατάσταση αμειβομένων με υποτροφία (έντυπο Μ8) Υποβολή εντύπου Β2 (Βεβαίωση καλής εκτέλεσης εργασιών) Τρόπος πληρωμής: Έκδοση επιταγής ή έμβασμα σε τραπεζικό λογαριασμό δικαιούχου Αποδεικτικό πληρωμής: Αντίγραφο επιταγής/καταθετήριο κατάσταση - Υπογραφή στην μισθοδοτική Σ ε λ ί δ α 66 80

68 β7. ΑΛΛΟΔΑΠΟΙ ΥΠΟΤΡΟΦΟΙ Προϋποθέσεις: Να υπάρχει απόφαση της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή του Φορέα Χρηματοδότησης/Τμήματος περί χορήγησης υποτροφίας Υποβολή Δικαιολογητικών Για την έγκριση απασχόλησης: Αίτηση απασχόλησης προσωπικού (Α11) Ονομαστική κατάσταση αμειβομένων με υποτροφία και με αντίστοιχο κωδικό κατηγορίας β7 (έντυπο Δ10) Απαιτείται υπογραφή ειδικού συμβολαίου Για την πληρωμή: Εντολή πληρωμής - Απόδοση αμοιβών (έντυπο Ο2) Συνοπτική κατάσταση αμειβομένων με ανάθεση έργου (έντυπο Μ9) Υποβολή εντύπου Β2 (Βεβαίωση καλής εκτέλεσης εργασιών) Τρόπος πληρωμής: Έκδοση επιταγής ή έμβασμα σε τραπεζικό λογαριασμό δικαιούχου Αποδεικτικό πληρωμής: Αντίγραφο επιταγής/καταθετήριο κατάσταση - Υπογραφή στην μισθοδοτική Σ ε λ ί δ α 67 80

69 β9. ΦΟΙΤΗΤΕΣ (πρακτική άσκηση) Προϋποθέσεις: Αφορά σε προπτυχιακούς φοιτητές Η αμοιβή τους καθορίζεται από τον Φορέα Χρηματοδότησης/ΕΥ Υποβολή Δικαιολογητικών Για την έγκριση απασχόλησης (με την έναρξη του τριμήνου): Ονομαστική κατάσταση αμειβομένων με ανάθεση έργου και με αντίστοιχο κωδικό κατηγορίας β9 (έντυπο Δ6) Υπογράφεται σύμβαση ΝΟ 6 (Ειδική Σύμβαση Πρακτικής Άσκησης) ΠΡΟΣΟΧΗ: Οι συμβάσεις (ΝΟ 6) συμπληρώνονται σε ένα φύλλο (μπρος-πίσω) Επιβάλλεται να «κατεβάζετε» τα έντυπα από την ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ. Για το ΙΚΑ - ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΕΣ ΕΙΣΦΟΡΕΣ (το τελευταίο μήνα του κάθε τριμήνου): Πίνακας συμμετεχόντων φοιτητών σε Πρακτική Άσκηση του Π.Θ. (έντυπο Σ7) Αναλυτική Περιοδική Δήλωση Α.Π.Δ. (έντυπο Γ1) ένα για κάθε φοιτητή. ΠΡΟΣΟΧΗ: Επιβάλλεται να «κατεβάζετε» τα παραπάνω έντυπα (Σ7, Γ1) από την ιστοσελίδα του ΕΛΚΕ και να μην ανανεώνονται από άλλο αρχείο, λόγω επικαιροποίησης της εκάστοτε Ασφαλιστικής Κλάσης. Για την πληρωμή: Εντολή πληρωμής - Απόδοση αμοιβών (έντυπο Ο2) σε αντίστοιχο κωδικό Ε.Λ.Σ (μη συμπεριλαμβανομένων των ασφαλιστικών εισφορών Συνοπτική κατάσταση αμειβομένων με ανάθεση έργου (έντυπο Μ10) Τρόπος πληρωμής: Με επιταγή Αποδεικτικό πληρωμής: Αντίγραφο επιταγής - και υπογραφή στη μισθοδοτική κατάσταση Για την πληρωμή των ασφαλιστικών εισφορών (ΙΚΑ): Εντολή πληρωμής - Απόδοση αμοιβών (Έντυπο Ο2), όπου στο πεδίο του δικαιούχου της επιταγής συμπληρώνεται: ΙΚΑ -. Τριμήνου και Κωδικό Ε.Λ.Σ , αναγράφοντας το ποσό της ασφαλιστικής εισφοράς (όπως υπολογίστηκε στο έντυπο Σ7) Τρόπος πληρωμής: Ηλεκτρονική πληρωμή από τη Γραμματεία του ΕΛΚΕ Σ ε λ ί δ α 68 80

70 β10. ΚΑΤΑΡΤΙΖΟΜΕΝΟΙ (σε σεμινάρια) Προϋποθέσεις: Αφορά σε άτομα που θα καταρτισθούν σε σεμινάρια Η αμοιβή τους καθορίζεται από τον Φορέα Χρηματοδότησης Υποβολή Δικαιολογητικών Για την έγκριση απασχόλησης: Ονομαστική κατάσταση αμειβομένων με ανάθεση έργου και με αντίστοιχο κωδικό κατηγορίας β10 (έντυπο Δ4) στο οποίο θα αναγράφονται στη θέση της κατ' αποκοπή αμοιβής οι ώρες επιμόρφωσης επί την ωριαία αποζημίωση Απαιτείται υπογραφή σύμβασης Για την πληρωμή: Εντολή πληρωμής - Απόδοση αμοιβών (έντυπο Ο2) και συνοπτική κατάσταση αμειβομένων με ανάθεση έργου (έντυπο Μ11) Υποβολή εντύπου Β2 (Βεβαίωση καλής εκτέλεσης εργασιών) Τρόπος πληρωμής: Έκδοση επιταγής ή έμβασμα σε τραπεζικό λογαριασμό δικαιούχου Αποδεικτικό πληρωμής: Αντίγραφο επιταγής/καταθετήριο κατάσταση - Υπογραφή στην μισθοδοτική Σ ε λ ί δ α 69 80

71 Παράρτημα ΙV: Έντυπα Στο παρόν παράρτημα, παραθέτουμε τα έντυπα που χρησιμοποιούνται πιο συχνά, στο πλαίσιο διαχείρισης προγραμμάτων, από τον Ειδικό Λογαριασμό, καθώς και διευκρινιστικές οδηγίες, για την συμπλήρωσή τους, για την καλύτερη δυνατή εξυπηρέτηση και διευκόλυνσή σας. Επισημαίνεται ότι τα έντυπα που χρησιμοποιούνται στα έργα που εντάσσονται, στο πλαίσιο του Ε.Σ.Π.Α., θα πρέπει να περιλαμβάνουν το λογότυπο του εκάστοτε Επιχειρησιακού Προγράμματος, το οποίο μπορείτε να βρείτε στην ιστοσελίδα μας. Το σύνολο των εντύπων βρίσκεται αναρτημένο στην ιστοσελίδα του Ε.Λ.Κ.Ε.: Κωδικός Τίτλος Εντύπου Τύπος Ε-Λ-Δ01 ΑΙΤΗΣΗ ΑΠΟΔΟΧΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ / ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ / ΕΓΚΡΙΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΑ Ε-Λ-Δ02 ΠΙΝΑΚΑΣ (Ερευνητικής / Συντονιστικής ομάδας / Συμμετεχόντων) ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΑ Ε-Χ-Δ03 ΑΝΑΜΟΡΦΩΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΑ Ε-Λ-Δ04 ΟΝΟΜΑΣΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ (Αμειβομένων Πανεπιστημιακών) ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΑ Ε-Λ-Δ05 ΟΝΟΜΑΣΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ (Αμειβομένων με ανάθεση Έργου) ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΑ Ε-Χ-Δ06 ΟΝΟΜΑΣΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ (Αμειβομένων Φοιτητών για Πρακτική Ασκηση) ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΑ Ε-Λ-Δ07 ΤΕΛΙΚΗ ΕΚΘΕΣΗ ΕΡΓΟΥ (final report) ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΑ Ε-Λ-Δ08 ΜΗΝΙΑΙΟ ΦΥΛΛΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (timesheet) ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΑ Ε-Λ-Δ8α ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΟ ΜΗΝΙΑΙΟ ΦΥΛΛΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (Global timesheet) ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΑ Ε-Λ-Δ10 ΟΝΟΜΑΣΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ (Αμειβομένων με υποτροφία) ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΑ Ε-Λ-Ο01 ΕΝΤΟΛΗ ΠΛΗΡΩΜΩΝ - ΑΠΟΔΟΣΗ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ Ε-Λ-Ο02 ΕΝΤΟΛΗ ΠΛΗΡΩΜΩΝ - ΑΠΟΔΟΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ Ε-Λ-Ο03 ΕΝΤΟΛΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ Ε-Λ-Ο04 ΑΠΟΔΟΣΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ Ε-Λ-Ο05 ΕΝΤΟΛΗ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΓΙΑ ΣΥΝΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟ ΦΟΡΕΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ Ε-Λ-Μ02 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ ΜΕΛΩΝ ΔΕΠ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Λ-Μ3α ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ ΜΕΛΩΝ ΔΕΠ (συγχρηματοδοτούμενα έργα) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Λ-Μ3β ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ ΜΕΛΩΝ ΔΕΠ (άλλων ΑΕΙ-ΑΤΕΙ) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Λ-Μ3γ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ ΜΕΛΩΝ ΔΕΠ (Ευρωπαική Ένωση) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Λ-Μ04 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ (Υπαλλήλων Δημοσίου Φορέα) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Λ-Μ4α ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ (Υπαλλήλων Δημοσίου Φορέα εκτός Π.Θ.) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Λ-Μ05 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ (Ελευθέρων Επαγγελματιών με Φ.Π.Α.) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Λ-Μ06 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ (Ελευθέρων Επαγγελματιών χωρίς Φ.Π.Α.) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Λ-Μ07 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ (Ιδιωτικών Υπαλλήλων ή ανεπάγγελτων) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Λ-Μ7α ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ (Ιδιωτικών Υπαλλήλων ή ανεπάγγελτων για διδασκαλία) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Λ-Μ7β ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ (για συγγραφικά δικαιώματα) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Λ-Μ08 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ (Ελλήνων Υποτρόφων) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Λ-Μ09 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ (Αλλοδαπών Υποτρόφων) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Χ-Μ10 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ (Φοιτητών για Πρακτική Ασκηση) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Χ-Μ11 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ (Καταρτιζομένων σε σεμινάρια) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Χ-Μ12 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ (Με ασφάλιση μόνο στο ΙΚΑ) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Ε-Λ-Μ13 ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΜΟΙΒΩΝ (Ελευθέρων Επαγγελματιών με απαλλαγή Φ.Π.Α. - ΠΟΛ.1128/97) ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Σ ε λ ί δ α 70 80

72 Ε-Λ-Α01 ΑΙΤΗΣΗ ΑΠΟΔΟΧΗΣ (για υποβολή πρότασης Ερευνητικού Προγράμματος μέσω του ΕΛΚΕ) ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Χ-Α02 ΑΙΤΗΣΗ (Για χρηματοδότηση Συνεδρίου) ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Χ-Α03 ΑΙΤΗΣΗ (Χορήγησης Προκαταβολής Έργου => Δάνειο) ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Χ-Α04 ΑΙΤΗΣΗ (Μεταφοράς ποσού σε λογαριασμό τρίτου) ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Χ-Α05 ΑΙΤΗΣΗ (Για απαλλαγή ΦΠΑ => Εξοπλισμού) ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Χ-Α06 ΑΙΤΗΣΗ (Χορήγησης βεβαιώσεων) ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Χ-Α07 ΑΙΤΗΣΗ (Για ακύρωση σύμβασης ανάθεσης έργου) ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Λ-Α08 ΑΙΤΗΣΗ (Για τροποποίηση σύμβασης ανάθεσης έργου) ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Χ-Α09 ΑΙΤΗΣΗ ΚΑΙ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΣΗ ΧΡΗΣΗΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΚΑΤΑΘΕΣΕΩΝ ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Χ-Α10 ΑΙΤΗΣΗ ΚΑΙ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΣΗ ΧΡΗΣΗΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΚΑΤΑΘΕΣΕΩΝ ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Λ-Α11 ΑΙΤΗΣΗ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Χ-Α12 ΑΙΤΗΣΗ ΔΩΡΕΑΣ ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Χ-Α13 ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΔΗΛΩΣΗ (άρθρο 8 Ν.1599/1986) ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Χ-Α14 ΑΙΤΗΣΗ ΧΟΡΗΓΗΣΗΣ ΑΔΕΙΑΣ ΙΔΙΩΤΙΚΟΥ ΕΡΓΟΥ (ΔΥ-ΙΔΑΧ) ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Χ-Α15 ΑΙΤΗΣΗ ΧΟΡΗΓΗΣΗΣ ΑΔΕΙΑΣ ΙΔΙΩΤΙΚΟΥ ΕΡΓΟΥ (ΕΤΕΠ-ΕΕΔΙΠ) ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Χ-Α16 ΑΙΤΗΜΑ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ ΚΟΣΤΟΥΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ (Πανεπιστημιακού υποτρόφου) ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Χ-Α17 ΑΙΤΗΜΑ ΜΕΤΑΦΟΡΑΣ ΠΟΣΟΥ (Πανεπιστημιακού υποτρόφου) ΑΙΤΗΣΕΩΝ Ε-Λ-Σ01 ΕΝΤΟΛΗ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΗΣ ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΑ Ε-Χ-Σ05 ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ (Δελτίο Εισαγωγής μη αναλωσίμου Υλικού) ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΑ E-Χ-Σ07 ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ (για αποκτήσεις από εξωτερικό) ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΑ E-Χ-Σ08 ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΩΝ ΦΟΙΤΗΤΩΝ ΣΕ ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΑ E-Χ-Σ09 ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΤΟΜΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ (Πανεπιστημιακού υποτρόφου) ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΑ Ε-Χ-Β01 ΒΕΒΑΙΩΣΗ (Εκτέλεσης έργου) ΒΕΒΑΙΩΣΕΙΣ Ε-Λ-Β02 ΒΕΒΑΙΩΣΗ (Καλής εκτέλεσης εργασιών) ΒΕΒΑΙΩΣΕΙΣ Ε-Χ-Β03 ΒΕΒΑΙΩΣΗ (Καταβολής διδάκτρων) ΒΕΒΑΙΩΣΕΙΣ Ε-Χ-Β04 ΒΕΒΑΙΩΣΗ (Έκδοσης ΑΜΑ) ΒΕΒΑΙΩΣΕΙΣ Ε-Λ-Υ01 ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΔΗΛΩΣΗ (Μετακίνησης με ΙΧ) ΔΗΛΩΣΕΙΣ E-Χ-Υ02 ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΔΗΛΩΣΗ (Για συμμετοχή σε Ερευνητικά Προγράμματα) ΔΗΛΩΣΕΙΣ E-Χ-Υ03 ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΔΗΛΩΣΗ ΔΗΛΩΣΕΙΣ Ε-Λ-Υ04 ΔΗΛΩΣΗ (άρθρου 6 Ν.1256/82) (Υπάλληλοι άλλων φορέων εκτός του Π.Θ.) ΔΗΛΩΣΕΙΣ Ε-Λ-Υ05 ΔΗΛΩΣΗ (άρθρου 6 Ν.1256/82) (Υπάλληλοι, Μέλη ΔΕΠ του Π.Θ.) ΔΗΛΩΣΕΙΣ Ε-Χ-Υ06 Γνωστοποίηση εγκατάστασης εξοπλισμού στη ΔΟΥ ΔΗΛΩΣΕΙΣ Ε-Λ-Υ07 ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΔΗΛΩΣΗ (ΑΕΔ) ΔΗΛΩΣΕΙΣ Ε-Χ-Ε01 ΟΡΙΣΜΟΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΑΡΑΔΟΤΕΩΝ (μόνο για έργα ΕΣΠΑ & Κοινοτικές ΕΠΙΤΡΟΠΕΣ Ε-Χ-Ε02 ΟΡΙΣΜΟΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΕΠΙΤΡΟΠΕΣ Ε-Χ-Π01 ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗΣ ΠΡΟΧΕΙΡΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΠΡΑΚΤΙΚΑ Ε-Χ-Π02 ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ (μόνο για έργα ΕΣΠΑ & Κοινοτικές ΠΡΑΚΤΙΚΑ Ε-Χ-Π03 ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΑΡΑΔΟΤΕΩΝ ΕΡΓΟΥ ΠΡΑΚΤΙΚΑ Ε-Χ-Γ01 Αναλυτική Περιοδική Δήλωση ΓΕΝΙΚΑ Ε-Λ-Γ02 ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ ΕΠΙΔΟΤΗΣΗΣ ΓΕΝΙΚΑ Ε-Λ-Γ03 ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΓΕΝΙΚΑ E-Λ-Κ01 ΕΡΕΥΝΑ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΕΛΑΤΗ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ Σ ε λ ί δ α 71 80

73 Παράρτημα V: Οργανόγραμμα ΕΛΚΕ Π.Θ. Σ ε λ ί δ α 72 80

74 Παράρτημα VI: Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα WebDoc Στην Επιτροπή Ερευνών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας, έχει αναπτυχθεί Ολοκληρωμένο και Εκτεταμένο Πληροφοριακό Σύστημα, που διαχειρίζεται και υποστηρίζει όλα τα Τμήματα, τις Υπηρεσίες, τις Λειτουργίες, τις Δραστηριότητες και Διαδικασίες του ΕΛΚΕ. Το Σύστημα εξελίσσεται, επεκτείνεται και εκσυγχρονίζεται σύμφωνα με τις απαιτήσεις της Επιτροπής Ερευνών, των Ομάδων Έργων των Ερευνητικών Προγραμμάτων, των Φορέων Διαχείρισης και Ελέγχου, αλλά και σύμφωνα με την εξέλιξη της τεχνολογίας, ώστε να είναι συνεχώς σε θέση να εξυπηρετήσει τον σκοπό του. Το Πληροφοριακό Σύστημα έχει σχεδιασθεί, αναπτυχθεί και υλοποιηθεί από την AlphaSoft, σε συνεργασία με τα Διοικητικά, Οικονομικά και τα στελέχη του Τμήματος Πληροφορικής της Επιτροπής Ερευνών του Πανεπιστημίου Θεσσαλίας. Σύντομη περιγραφή της δομής και λειτουργίας του Πληροφοριακού Συστήματος : I. ORACLE R.D.B.M.S. Είναι το Σύστημα Διαχείρισης της Βάσης Δεδομένων. II. Atlantis E.R.P. της Altec. Είναι η πλατφόρμα που βασίζεται το Λογισμικό Διαχείρισης (Application Software) και λειτουργεί με ένα μεγάλο αριθμό επεκτάσεων (DLLs). Αφορά την Οικονομική Διαχείριση του συνόλου των δραστηριοτήτων (Επιτροπής Ερευνών & Έργων). Οι θεματικές ενότητες που διαχειρίζεται είναι οι εξής : Γενική Λογιστική Διαχείριση Παγίων, Οργάνων, Υλικών Χρηματοοικονομική Διαχείριση Πιστωτών & Προμηθευτών Χρηματοοικονομική Διαχείριση Χρεωστών & Πελατών Χρηματοοικονομική Διαχείριση Τραπεζών & Τραπεζικών Λογαριασμών Χρηματοοικονομική Διαχείριση Αξιογράφων (Επιταγών) Διαχείριση Προσωπικού, Αμοιβών & Μισθοδοσία. III. Alphasoft - WebDoc. Σύστημα Οικονομικής και Διοικητικής Διαχείρισης Έργων Ερευνητικών Προγραμμάτων. Είναι αναπτυγμένο σε «Delphi Web Application», υποστηρίζει και διαχειρίζεται τις λειτουργίες και διαδικασίες των «Έργων». Λειτουργεί στο Διαδίκτυο κυρίως από τις ομάδες Έργων των Ερευνητικών Προγραμμάτων και επικουρικά από το προσωπικό της Επιτροπής Ερευνών. Σ ε λ ί δ α 73 80

75 Η φιλοσοφία λειτουργίας είναι η ηλεκτρονική απεικόνιση & διαχείριση γεγονότων & διαδικασιών σε προκαθορισμένα στάδια φάσεις λειτουργίας, από την Υποβολή Πρότασης Έργου, ως την Ολοκλήρωσή του. Όλες οι λειτουργίες και διαδικασίες, λειτουργούν σε περιβάλλον on line real time, με πλήρη αυτοματοποίηση, υποστηριζόμενες από on line real time διαδικασίες αυτόματου ελέγχου, σύμφωνα με του κανόνες λειτουργίας του ΕΛΚΕ, των Φορέων Διαχείρισης & Ελέγχου και του Οδηγού Διαχείρισης των Ερευνητικών Προγραμμάτων, χωρίς την ανάγκη υποστήριξης από χειρόγραφο σύστημα, βοηθητικό λογισμικό, φύλλα εργασίας (π.χ. Excel) κλπ. Σ ε λ ί δ α 74 80