ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗ ΠΛΗΡΩΜΩΝ

Transcript

1 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 1 από 7 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η διασφάλιση της επιλεξιμότητας, της νομιμότητας και κανονικότητας των απαιτήσεων πληρωμών του έργου, καθώς και η διεκπεραίωσή τους. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, ανεξαρτήτως του φορέα χρηματοδότησης. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ5-01: Τήρηση λογιστικών υποχρεώσεων Προηγείται και τροφοδοτεί τη. συγχρηματοδοτούμενων έργων Δ4-04: Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Δ5-03: Τήρηση λογιστικού συστήματος σχεδίου Δ4-02: Έλεγχος προόδου έργου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Έπεται και τροφοδοτείται με τα αποτελέσματα της. Διεξάγεται παράλληλα και τροφοδοτείται από τη. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Στοιχεία πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου του έργου 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Καταβολή πληρωμών στους αναδόχους των έργων, πληρωμή δαπανών των έργων 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006 του Συμβουλίου, της 11ης Ιουλίου 2006, περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999 Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006, για τη θέσπιση των κανόνων σχετικά με την εφαρμογή του υπ' αριθμ. 1083/2006 κανονισμού (Ε.Κ) του Συμβουλίου περί Καθορισμού Γενικών Διατάξεων για το Ε.Τ.Π.Α. το Ε.ΚΤ. και το Ταμείο Συνοχής,

2 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 2 από 7 Νόμος 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο » Απόφαση Συστήματος του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/ ) Υπουργική απόφαση 679/ , ΦΕΚ 826/1996, τ. Β` «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 "σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας"» Οδηγός και Χρηματοδότησης ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Ν. 1404/83, ΦΕΚ 173/83, τ.α, «Δομή και λειτουργία των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» Ν. 2916/01, ΦΕΚ 114/ , τ.α, «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής Ν. 3549/2007, ΦΕΚ 69/ , τ. Α, «Μεταρρύθμιση του θεσμικού πλαισίου για τη δομή και λειτουργία των Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων.» Π.Δ. 160/2008, ΦΕΚ 220/ , τ. Α. «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Υ.Α. Ε5/1585/1984, ΦΕΚ 191/1984, τ. Β, «Εσωτερική διάρθρωση, οργάνωση και λειτουργία των Τ.Ε.Ι.» ΠΔ 222/2002, ΦΕΚ 207/2002, τ.α «Οργανισμός διοικητικών υπηρεσιών Τεχνολογικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος Χαλκίδας» Οργανόγραμμα ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Απόφαση της 9ης/ συνεδρίασης της ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ, Θέμα 1α, που αφορά την έγκριση του οργανογράμματος του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ. 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία διεκπεραίωσης πληρωμών περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Κατάρτιση εντολής πληρωμής 2. Έλεγχος νομιμότητας και επιλεξιμότητας πληρωμής - Έκδοση εντολής πληρωμής 3. Καταβολή πληρωμής 4. Ενημέρωση Υπευθύνου Έργου για την πραγματοποίηση πληρωμής

3 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 3 από ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΝΤΟΛΗΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Για την πληρωμή των δαπανών του έργου ο Υπεύθυνος Έργου ή αντίστοιχα ο Υπεύθυνος Υποέργου για την περίπτωση δαπανών που εντάσσονται σε υποέργα, προετοιμάζει την εντολή πληρωμής, η οποία περιλαμβάνει τα εξής: κατάσταση πραγματοποιηθεισών δαπανών, με χρήση των κατά περίπτωση εντύπων, ανάλογα με το είδος της δαπάνης πρωτότυπα παραστατικά του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, σχετική τεκμηρίωση της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου του έργου, στη βάση της οποίας αιτείται την πληρωμή των ως άνω δαπανών (βεβαίωση καλής εκτέλεσης σύμβασης έργου ή εργασίας φυσικών προσώπων, πρωτόκολλα παραλαβής Επιτροπών Παρακολούθησης και Παραλαβής ή άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου, με βάση το μηχανισμό πιστοποίησης για την περίπτωση αναθέσεων έργου, υπηρεσιών ή προμηθειών σε εξωτερικούς αναδόχους) Στο πλαίσιο αυτό διενεργείται και η κατανομή/ο χαρακτηρισμός των δαπανών στις επιλέξιμες κατηγορίες δαπανών του έργου. Η εντολή πληρωμής διαβιβάζεται στην της Γραμματείας του ΕΛΚΕ ΈΛΕΓΧΟΣ ΝΟΜΙΜΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ - ΈΚΔΟΣΗ ΕΝΤΑΛΜΑΤΟΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Λαμβάνοντας υπόψη τα στοιχεία της εντολής πληρωμής, τα οποία έχει καταθέσει σε αυτήν ο Υπεύθυνος Έργου, η της Γραμματείας του ΕΛΚΕ (δια του Υπεύθυνου Οικονομικής Έργου) προβαίνει στον έλεγχο της νομιμότητας και της επιλεξιμότητας των προς πληρωμή δαπανών. Εφόσον δεν διαπιστώσει κάποια έλλειψη ή παρατυπία, η της Γραμματείας του ΕΛΚΕ προχωρεί στη λογιστικοποίηση των δαπανών και η εντολή εγκρίνεται από την ΕΔΕΛ, μέσω της υπογραφής του από το νόμιμο εκπρόσωπο του ΕΛΚΕ. Στην περίπτωση δαπανών για τις οποίες δεν έχει υπογραφεί σχετική σύμβαση απαιτείται επίσης έγγραφη επιβεβαίωση του αρμοδίου μέλους του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου ή Υποέργου για την επιλεξιμότητα της δαπάνης (βλ. Διαδικασία Δ4-02), καθώς και έγκριση της Μονάδας Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Συμβάσεων όσον αφορά τη νομιμότητα της διαδικασίας ανάθεσης.

4 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 4 από ΚΑΤΑΒΟΛΗ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας ελέγχου νομιμότητας και επιλεξιμότητας της δαπάνης, η εντολή πληρωμής, υπογεγραμμένη από το νόμιμο εκπρόσωπο του ΕΛΚΕ, διαβιβάζεται στη της Γραμματείας του ΕΛΚΕ για την καταβολή της σχετικής πληρωμής ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ ΈΡΓΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Με την καταβολή της πληρωμής, η της Γραμματείας του ΕΛΚΕ (δια του Υπεύθυνου Οικονομικής Έργου) διαβιβάζει φωτοαντίγραφο τη εντολής πληρωμής στον Υπεύθυνο Έργου και στον Υπεύθυνο Υποέργου, ο οποίος το χρησιμοποιεί, ως εισροή για τη σύνταξη του Μηνιαίου Δελτίου Δήλωσης Δαπανών του έργου. Κατά τον ίδιο τρόπο διαβιβάζονται στον Υπεύθυνο Έργου και στον Υπεύθυνο Υποέργου και τα αντίγραφα παραστατικών δαπανών ή λογιστικών καταστάσεων, ή εντύπων κίνησης τραπεζικών λογαριασμών extrait, κλπ, τα οποία θα πρέπει να συνοδεύουν υποχρεωτικά τα Μηνιαία Δελτία Δαπανών Υποέργου.

5 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 5 από 7 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Δ4-04 : Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου Δ5-01 : Τήρηση Λογιστικών Υποχρεώσεων Συγχρηματοδοτούμενων Έργων Έναρξη διαδικασίας Έναρξη διαδικασίας Υπεύθυνος Έργου/Υποέργου Προετοιμασία εντολής πληρωμής και διαβίβαση αυτης στη Μονάδα Οικονομικής της Γραμματείας του ΕΛΚΕ Εξέταση εντολής πληρωμής Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης - Συμβάσεων / Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου/Υποέργου Έλεγχος νομιμότητας και επιλεξιμότητας δαπάνης, αν δεν έχει προηγηθεί υπογραφή σύμβασης Έλεγχος νομιμότητας και επιλεξιμότητας δαπάνης Εντολή Πληρωμής Προώθηση εντολής πληρωμής προς υπογραφή Υπογεγραμμένη εντολή πληρωμής Νόμιμος εκπρόσωπος ΕΛΚΕ Υπογραφή εντολής πληρωμής και διαβίβαση στην Φάκελος οικονομικών στοιχείων έργου Παραστατικά Πληρωμής και Εξόφλησης Καταβολή πληρωμής Extrait ειδικού τραπεζικού λογαριασμού Ενημέρωση Υπευθύνου Έργου/Υποέργου για την πραγματοποίηση της πληρωμής Τέλος διαδικασίας <Μηχανογραφικό σύστημα οικονομικ ής διαχείρισης> Δ5-03 : Τήρηση Λογιστικού Συστήματος - Σχεδίου Δ4-02 : Έλεγχος Προόδου Έργου - Παρακολούθηση Χρονοδιαγράμματος 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Υπεύθυνος Έργου/Υποέργου Κατάρτιση εντολής πληρωμής και διαβίβασή της στη Γραμματεία ΕΛΚΕ

6 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 6 από 7 Γραμματείας ΕΛΚΕ Εξέταση εντολής πληρωμής Έλεγχος νομιμότητας και επιλεξιμότητας πληρωμής Προώθηση εντολής πληρωμής προς υπογραφή από νόμιμο εκπρόσωπο ΕΛΚΕ Καταβολή πληρωμής Ενημέρωση Υπευθύνου Έργου/Υποέργου για την πραγματοποίηση της πληρωμής Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου/Υποέργου Έγγραφη επιβεβαίωση επιλεξιμότητας της δαπάνης έργου/υποέργου στην περίπτωση δαπανών για τις οποίες δεν έχει προηγηθεί η υπογραφή σχετικής σύμβασης (βλ. Διαδικασία Δ4-02) ΕΛΚΕ Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Συμβάσεων Γραμματείας Έγκριση νομιμότητας της διαδικασίας ανάθεσης, στην περίπτωση δαπανών για τις οποίες δεν έχει προηγηθεί η υπογραφή σχετικής σύμβασης Νόμιμος εκπρόσωπος ΕΛΚΕ Υπογραφή εντολής πληρωμής 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ ΟΙΚΟΝ_01 ΟΙΚΟΝ_02 ΟΙΚΟΝ_03 Αίτηση Χρηματοδότησης (Έντυπο Οδηγού Χρηματοδότησης ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Κατάσταση Δαπανών (Έντυπο Οδηγού Χρηματοδότησης ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Εντολή Πληρωμής (Έντυπο Οδηγού Χρηματοδότησης ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Μηχανογραφικό σύστημα οικονομικής διαχείρισης Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές Γραμματείας ΕΛΚΕ

7 Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 7 από ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΈΡΓΟΥ Φάκελος οικονομικών στοιχείων έργου / υποέργου Εντολή πληρωμής Παραστατικά και λοιπά αποδεικτικά στοιχεία πληρωμής και εξόφλησης Extrait ειδικού τραπεζικού λογαριασμού