Εισαγωγή «Singular M.I.S I».

Transcript

1 Εισαγωγή Είναι γεγονός ότι µια από τις πιο σηµαντικές ανάγκες που αντιµετωπίζει µια επιχείρηση, κατά την εγκατάσταση ενός λογισµικού «πακέτου» (Οικονοµικής & Εµπορικής ιαχείρισης), είναι ο τρόπος µε τον οποίο πρέπει να ανταποκριθεί στη διαχείριση δεδοµένων τα οποία συνθέτουν το καθηµερινό εταιρικό σκηνικό. Οι επιχειρήσεις συγκεντρώνουν καθηµερινά στα πληροφοριακά τους συστήµατα δεδοµένα τα οποία αφορούν στην επιχειρηµατική τους δραστηριότητα. Η επιτυχία µιας επιχείρησης είναι πολλές φορές συνυφασµένη µε την ικανότητα της να συνθέτει µέσα από αυτό τον όγκο ανοµοιογενών δεδοµένων την εικόνα της κατάστασής της και να αντιδράει ανάλογα. Γι αυτό το λόγο δηµιουργήθηκε το εργαλείο «Singular M.I.S I». Πρόκειται για ένα προϊόν ιδιαίτερα εύχρηστο που σίγουρα θα σας λύσει τα χέρια, είτε πρόκειται να χρησιµοποιηθεί από έµπειρους χρήστες, είτε από λιγότερο έµπειρους. Με το εργαλείο Singular M.I.S I έχετε τη δυνατότητα να σχεδιάσετε µια εκτύπωση στην εφαρµογή µε ό,τι στοιχείο θέλετε και να το παρουσιάσετε στη συνέχεια στο Ms Excel. Απαραίτητες προϋποθέσεις για να πραγµατοποιηθεί η εξαγωγή των εκτυπώσεων στο Ms Excel, είναι : 1. Nα έχετε εγκαταστηµένο το λογισµικό «Singular M.I.S Ι» 2. Να έχετε εγκατεστηµένο το «Ms - Excel» version 95/ 2000/ XP και να διαθέτετε βασικές γνώσεις της εφαρµογής αυτής. Συνίσταται να µελετήσετε προσεκτικά το εγχειρίδιο αυτό, προκειµένου να κατανοήσετε τον τρόπο που λειτουργεί το εργαλείο αυτό σχεδιασµού, µε σκοπό να µπορείτε λάβετε το σωστό αποτέλεσµα.

2 Γνωριµία µε το Περιβάλλον της Εφαρµογής Ενεργοποιώντας την επιλογή «Singular M.I.S I» από το µενού «Γενικά», εµφανίζεται οθόνη η οποία χωρίζεται σε τρία µέρη : Το πρώτο µέρος (Α) που είναι κενό, αποτελεί το χώρο της σχεδίασης. Στο δεύτερο µέρος (Β) εµφανίζονται όλοι οι διαθέσιµοι πίνακες (VIEWS), από τους οποίους θα αντλήσετε τα στοιχεία για τις εκτυπώσεις. Οι πίνακες αυτοί είναι µεταφρασµένοι ώστε να γνωρίζετε ποιους πρέπει να χρησιµοποιείτε κατά περίπτωση. Στο τρίτο µέρος (Γ) τοποθετείτε τα πεδία που επιθυµείτε να περιλαµβάνονται στην εκτύπωση και λαµβάνετε τα αποτελέσµατα τους πριν τα εξάγετε στο Ms Excel. (Α) (Β) (Γ) Στο πάνω µέρος της οθόνης παρέχονται µια σειρά από εικονίδια για την εύκολη και γρήγορη επεξεργασία των εκτυπώσεων. Η επεξήγηση που ακολουθεί θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τη χρήση τους : Πατάτε το εικονίδιο του «Νέου Σχεδιασµού», κάθε φορά που θέλετε να δηµιουργήσετε µια νέα εκτύπωση. Επιλέγετε «Αποθήκευση Σχεδιασµού» εάν δηµιουργείτε νέα εκτύπωση και επιθυµείτε αυτή να αποθηκευτεί. Εάν επιθυµείτε να πραγµατοποιήσετε µεταβολές σε εκτύπωση, επιλέγετε το εικονίδιο «Ανοίγµατος Σχεδιασµού», διαλέγετε το αρχείο (*.qb) που επιθυµείτε και πραγµατοποιείτε τις απαραίτητες µεταβολές. Ενεργοποιώντας τα εικονίδια «Εµφάνιση Χαρακτηριστικών» και «Εµφάνιση διαθέσιµων πινάκων» εµφανίζονται αντίστοιχα το τρίτο και δεύτερο µέρος της οθόνης. Εάν θέλετε να έχετε περισσότερο χώρο για τη σχεδίαση της εκτύπωσης στην περίπτωση που διαχειρίζεστε πολλούς πίνακες µαζί, απενεργοποιείτε τα εικονίδια. Ενεργοποιώντας το εικονίδιο «Παραγωγή SQL» δίνετε εντολή στην εφαρµογή για να παράγει τον απαιτούµενο «κώδικα», προκειµένου να λάβετε τα αποτελέσµατα της εκτύπωσης. Αµέσως µετά την επιλογή του εικονιδίου εµφανίζεται στο χώρο των αποτελεσµάτων, το κείµενο SQL που έχει παραχθεί. 2

3 Ενεργοποιώντας την «Εκτέλεση SQL» λαµβάνετε τα αποτελέσµατα της εκτύπωσης που δηµιουργήσατε, τα οποία είναι εµφανή στην καρτέλα «αποτελέσµατα» στο τρίτο µέρος της οθόνης. Ενεργοποιώντας το εικονίδιο «Πρότυπο αρχείο Ms Excel» επιλέγετε ένα πρότυπο που έχει δηµιουργηθεί στο Ms Excel, βάσει του οποίου θα απεικονιστούν τα δεδοµένα της εκτύπωσης. Επιλέγοντας την «Παραγωγή αρχείου Ms Excel» πραγµατοποιείται η εξαγωγή των στοιχείων της κατάστασης στο Ms Excel βασισµένη πάνω στο επιλεγµένο πρότυπο. εν είναι δυνατή η εξαγωγή των στοιχείων εάν δεν έχετε επιλέξει πρότυπο και εάν το αρχείο (του προτύπου) είναι ανοιχτό στην εφαρµογή Ms Excel. Εχετε τη δυνατότητα να πραγµατοποιείτε εξαγωγή και εκτέλεση µιας εκτύπωσης στο Ms - Excel ταυτόχρονα µε µια κίνηση, ενεργοποιώντας µόνο το εικονίδιο «Εκτέλεση & Εξαγωγή σε Ms - Excel» Ενεργοποιώντας το εικονίδιο «ηµιουργία VIEW στη βάση δεδοµένων», έχετε τη δυνατότητα να δηµιουργήσετε ένα νέο πίνακα ο οποίος αποθηκεύεται στη βάση και εµφανίζεται στο (Β) µέρος της οθόνης µαζί µε τους υπόλοιπους πίνακες. Η συγκεκριµένη λειτουργία θεωρείται ιδιαίτερα χρήσιµη στην περίπτωση που επιθυµείτε να αποθηκεύσετε το σχεδιασµό µιας εκτύπωσης µε τα πεδία και τις συνδέσεις που έχετε ήδη πραγµατοποιήσει, προκειµένου να το ξανά χρησιµοποιήσετε σε άλλη εκτύπωση. 3

4 Σχεδιασµός Εκτυπώσεων στην Εφαρµογή Αφού γνωρίσατε ορισµένα κύρια σηµεία της εφαρµογής, είστε έτοιµοι να δηµιουργήσετε την εκτύπωση που επιθυµείτε. Τα βήµατα που ακολουθείτε είναι τα εξής : 1. Από το µενού «Γενικά» επιλέγετε «Singular M.I.S I», εµφανίζεται η οθόνη που περιγράφτηκε προηγουµένως, χωρισµένη σε τρία σηµεία. 2. Από το δεύτερο µέρος, εκεί δηλαδή που εµφανίζονται οι πίνακες, επιλέγετε τον πίνακα που θέλετε να περιλαµβάνεται στην εκτύπωση και κρατώντας πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού σύρετε και τοποθετείτε τον πίνακα στο χώρο σχεδίασης («Drag & Drop»). Μπορείτε να τοποθετήσετε στο σηµείο της σχεδίασης περισσότερους από έναν πίνακες. 3. Οι πίνακες που τοποθετείτε στο χώρο της σχεδίασης αποτελούνται από πεδία που τοποθετούνται κι αυτά µε τη σειρά τους στις Στήλες (στο Γ µέρος της οθόνης). Εµφανίζονται µε τη µορφή µπάρας, έτσι ώστε στη συνέχεια να έχετε περισσότερο χώρο για τη σχεδίαση της εκτύπωσης στην περίπτωση που θέλετε να εισάγετε πολλούς πίνακες. Προκειµένου να διαχειρίζεστε τα πεδία και να εκτελείτε τις απαιτούµενες συνδέσεις, αρκεί να πατήσετε το σηµάδι της «Επέκτασης». Οποιαδήποτε στιγµή θέλετε µπορείτε να κάνετε «Επέκταση» και «Σµίκρυνση» των πινάκων. 4

5 ΤI ΠΡΕΠΕΙ ΝΑΓΝΩΡΙΖΕΤΕ : Οταν ανοίγετε µια ήδη φτιαγµένη εκτύπωση όλοι οι πίνακες εµφανίζονται σε σµίκρυνση, το µόνο που βλέπετε από τα στοιχεία των πινάκων είναι οι µεταξύ τους συνδέσεις (δείτε αναλυτικά στην παράγραφο «ηµιουργία Συνδέσµων µεταξύ των πινάκων»). 4. Για να τοποθετήσετε τα πεδία των πινάκων στο τµήµα των Στηλών, ακολουθείτε, είτε τη διαδικασία «Drag & Drop» είτε επιλέγετε τα πεδία που επιθυµείτε να συµπεριλαµβάνονται πατώντας στην αριστερή πλευρά του κάθε πεδίου. Τοποθετείτε στην καρτέλα «Στήλες» όσα πεδία επιθυµείτε να περιλαµβάνονται στην εκτύπωση. Κατόπιν τα πεδία χαρακτηρίζονται από το σηµάδι επιλογής ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΓΝΩΡΙΖΕΤΕ : Επιλέγοντας µε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού στα πεδία του πίνακα, µπορείτε να επιλέξετε όλα τα πεδία που περιέχονται και το αντίθετο. 5

6 5. Αφού καταλήξετε στους πίνακες και στα πεδία που θέλετε να συµπεριλαµβάνονται στην εκτύπωση, πραγµατοποιείτε συνδέσεις µε τα πεδία των πινάκων (για τη σύνδεση µεταξύ των πινάκων δείτε αναλυτικά στην παράγραφο «ηµιουργία Συνδέσµων µεταξύ των πινάκων») και έπειτα επιλέγετε το εικονίδιο «Παραγωγή SQL». Η καρτέλα «Κείµενο SQL» ενεργοποιείται µε το κείµενο του κώδικα για τη συγκεκριµένη εκτύπωση. 6. Αµέσως µετά επιλέγετε το εικονίδιο «Εκτέλεση SQL» και λαµβάνετε τα αποτελέσµατα της εκτύπωσης, στην αντίστοιχη καρτέλα. 6

7 Επεξήγηση των καρτελών της εφαρµογής Στην καρτέλα «Στήλες», όπως αναφέρθηκε παραπάνω, τοποθετείτε τα πεδία που επιθυµείτε να περιλαµβάνονται στην εκτύπωση. Μπορείτε να διαχειρίζεστε τα πεδία στο συγκεκριµένο σηµείο πατώντας µε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού. Ετσι εάν πατήσετε πάνω στον τίτλο κάποιου πεδίου µπορείτε είτε να διαγράψετε τη στήλη είτε να πληκτρολογήσετε διαφορετικό τύπο υπολογισµού από τον αρχικό επιλέγοντας αντίστοιχα τον «Καθαρισµό» ή την «Αλλαγή Πεδίου». Επιπλέον στην αριστερή πλευρά των στηλών εµφανίζεται µια σειρά από εντολές, οι οποίες αντιστοιχούν σε κάθε πεδίο και αφορούν στην εµφάνιση της εκτύπωσης. Προκειµένου να ορίσετε µια εντολή, θα πρέπει να πατήσετε µε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού ενώ βρίσκεστε στο πεδίο και να επιλέξετε την εντολή που επιθυµείτε. είτε τις πιο σηµαντικές από τις εντολές : Στο σηµείο της «Απεικόνισης», έχετε τη δυνατότητα να εξαιρείτε κάποιες στήλες από την εκτύπωση χωρίς να τις διαγράφετε από το σχεδιασµό και να τις επαναφέρετε επιλέγοντας την «Εµφάνιση». Για παράδειγµα σε κατάσταση µε κινήσεις οι ηµεροµηνίες λαµβάνονται υπόψη στα κριτήρια αλλά δεν εµφανίζονται στην εκτύπωση που παράγεται, εφόσον το έχετε ορίσει στην απεικόνιση. Με την «Ταξινόµηση», έχετε τη δυνατότητα να εµφανίζετε τις εγγραφές που θα περιλαµβάνει η εκτύπωση βάσει αύξουσας ή φθίνουσας φοράς. Στο σηµείο «Συνάρτηση», µπορείτε να επιλέξετε κάποια από τις εντολές Average, Count, Maximum, Minimum, Sum. Οι εντολές αυτές χρησιµοποιούνται κυρίως σε στήλες που πρέπει να υπολογιστούν αξίες. Ανάλογα µε την εντολή που θα επιλέξετε λαµβάνονται υπόψη αντίστοιχα : ο µέσος όρος, ο αριθµός των εγγραφών, η µέγιστη & η ελάχιστη αξία, η συνολική αξία των εγγραφών. 7

8 Με την εντολή «Group», µπορείτε να ορίσετε να εµφανίζονται κάποιες στήλες της εκτύπωσης οµαδοποιηµένες. Επιλέγοντας κάποιο από τα «Κριτήρια», σας δίνεται η δυνατότητα να λαµβάνετε την εκτύπωση που έχετε σχεδιάσει βάσει των κριτηρίων αυτών. Κατά την «παραγωγή SQL», ορίζετε τα αντίστοιχα κριτήρια στην οθόνη που εµφανίζεται. Για παράδειγµα εάν η εκτύπωση περιλαµβάνει στήλη µε κινήσεις, µπορείτε να επιλέξετε να εµφανιστούν σε συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα. 8

9 Στην καρτέλα «Πρόσθετα Φίλτρα» µπορείτε να ορίσετε επιπλέον παραµέτρους που θα ληφθούν υπόψη στην εκτύπωση. Συγκεκριµένα τοποθετείτε (µε «Drag & Drop») πεδία από τους πίνακες της εκτύπωσης που χρησιµοποιείτε στα οποία ορίζετε εντολές. Μπορείτε για παράδειγµα, να ορίσετε εντολή για τα στοιχεία που επιθυµείτε να διαβαστούν για συγκεκριµένη εταιρία και χρήση. Στην περίπτωση αυτή για να εµφανιστούν στοιχεία της τρέχουσας χρήσης, θα πρέπει από κάποιον πίνακα της εκτύπωσης να σύρετε το πεδίο FYEID και να πληκτρολογήσετε την εντολή (όπου W1 αλλάζει σύµφωνα µε τον πίνακα από τον οποίο έχει επιλεγεί το πεδίο). Αντίστοιχα για εκδοθούν στοιχεία τρέχουσας εταιρίας θα πρέπει από κάποιον πίνακα της εκτύπωσης να σύρετε το πεδίο COMID και να πληκτρολογήσετε την εντολή Επίσης µπορείτε για παράδειγµα σε εκτύπωση που αφορά σε Πωλήσεις, να ορίσετε εντολή στα πρόσθετα φίλτρα, να ληφθούν υπόψη όλα τα παραστατικά εκτός από εκείνα που είναι Παραγγελίες ή ελτία Αποστολής. Ετσι από τον πίνακα των τύπων παραστατικών επιλέγετε και σύρετε το πεδίο «Είναι ελτίο Αποστολής» (ISSHIPMENTDOC) και το πεδίο «Είναι Παραγγελία» (ISCUSTORDER) ορίζοντας να έχει τιµές διαφορετικές του ενός. Στην καρτέλα «Κείµενο SQL» γράφεται αυτόµατα το κείµενο του κώδικα που παράγεται κατά την εκτέλεση SQL. Στην καρτέλα «Αποτελέσµατα» λαµβάνετε τα στοιχεία της εκτύπωσης που θα εξαχθούν στο Ms Excel. 9

10 10

11 ηµιουργία Συνδέσµων µεταξύ των πινάκων Εξαιρετικά σηµαντική και εύχρηστη είναι η λειτουργία των συνδέσµων µεταξύ των πινάκων, προκειµένου να χρησιµοποιείτε πεδία από περισσότερους του ενός πίνακες. Η σύνδεση µεταξύ των πινάκων υλοποιείται χρησιµοποιώντας το ίδιο πεδίο που φέρει το χαρακτηριστικό «είκτης» και στους δύο πίνακες. Το παρακάτω παράδειγµα θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα τις ενώσεις των πεδίων : 1. Εστω ότι σε µια εκτύπωση θέλετε να συµπεριλάβετε την επωνυµία των πελατών, το Α.Φ.Μ και το επάγγελµα τους. Οπως θα διαπιστώσετε στον πίνακα των πελατών δεν υπάρχουν τα πεδία Α.Φ.Μ & επάγγελµα, γι αυτό το λόγο τοποθετείτε τους πίνακες «Συναλλασσόµενοι» και «Επαγγέλµατα» στο σηµείο του σχεδιασµού. 2. Θα πρέπει να γίνει σύνδεση των πινάκων Πελατών & Συναλλασσοµένων µέσω του «ΕΙΚΤΗ_TRD», έτσι θα εµφανίζεται το πεδίο «Α.Φ.Μ». Στη συνέχεια θα πρέπει να συνδέσετε τους πίνακες Συναλλασσοµένων & Επαγγελµάτων µέσω του «ΕΙΚΤΗ _OCR», έτσι θα εµφανίζεται το πεδίο επαγγέλµατα. 3. Συνδέετε τα κοινά πεδία, κρατώντας πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και σύροντας το ένα πεδίο από τον έναν πίνακα στο αντίστοιχο πεδίο του πίνακα που θέλετε να συνδέσετε. Μετά την ένωση των πεδίων διαπιστώνετε ότι τα κοινά πεδία γίνονται έντονα (bold) και χαρακτηρίζονται από µια συνδετική γραµµή. ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΓΝΩΡΙΖΕΤΕ : Σηµειώστε ότι, οποιαδήποτε στιγµή θέλετε µπορείτε να κάνετε αποσύνδεση των πινάκων, πατώντας µε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού πάνω στον πίνακα και επιλέγοντας «Αποσύνδεση». Επιλέγοντας «Κλείσιµο» σε έναν πίνακα, δεν εµφανίζεται πλέον ο συγκεκριµένος πίνακας στο σηµείο του σχεδιασµού. 11

12 ηµιουργία Πρότυπων Εκτυπώσεων στο Ms Excel Η εφαρµογή σας παρέχει πλήθος πρότυπων εκτυπώσεων στο Ms Excel, τις οποίες µπορείτε να χρησιµοποιήσετε είτε όπως έχουν είτε να τις τροποποιήσετε. Στην περίπτωση όµως που δεν σας ικανοποιεί καµία από τις πρότυπες εκτυπώσεις, έχετε τη δυνατότητα να δηµιουργήσετε νέες, αφού έχετε ήδη δηµιουργήσει πρότυπα αρχεία στο Ms - Εxcel. 1. Ανοίγετε την εφαρµογή Ms Excel και ορίζετε τα βασικά στοιχεία της εκτύπωσης (κεντρικός τίτλος, τίτλοι στηλών, λογότυπο εταιρίας κ.α), αφήνοντας την πρώτη στήλη από αριστερά κενή, την οποία θα χρησιµοποποιήσετε στη συνέχεια για τις εντολές που πρέπει να δίνετε. 2. Προκειµένου να εµφανίζονται στο Ms Excel όλα τα στοιχεία της εκτύπωσης που έχετε σχεδιάσει στην εφαρµογή Singular, θα πρέπει να ορίσετε την εντολή «MAINRANGE». Αυτό το πετυχαίνετε, αφού επιλέξετε πρώτα όλες τις στήλες που έχετε ορίσει για την εκτύπωση µαζί µε την πρώτη κενή στήλη από αριστερά και µια γραµµή επιπλέον και στη συνέχεια επιλέγοντας : «Insert» Name Define πληκτρολογείτε τη λέξη «MAINRANGE». ΠΡΟΣΟΧΗ η εντολή αυτή είναι υποχρεωτική για να κατανοήσει η εφαρµογή από ποιο σηµείο θα ξεκινήσει να εισάγει στοιχεία 12

13 3. Στη συνέχεια θα πρέπει να ορίσετε τις εντολές που απαιτούνται για να µεταφερθούν τα στοιχεία της κάθε στήλης. Στο σηµείο (Γ) της εφαρµογής στην καρτέλα των αποτελεσµάτων οι επικεφαλίδες των στηλών είναι F1, F2, F3, F4 K.O.K. θα πρέπει και στο Ms Excel να ορίσετε τις επικεφαλίδες αυτές ως εξής : Σε κάθε κελί πληκτρολογείτε την εντολή =tbl_f1 (τo =tbl_ παραµένει σταθερό ενώ το F1 αλλάζει ανάλογα µε τις στήλες). Πρέπει να γνωρίζετε ότι στη συνέχεια µπορείτε να ορίζετε πλήθος εντολών ανάλογα µε την εµφάνιση που επιθυµείτε να έχει η κάθε κατάσταση. είτε αναλυτικά για την έννοια των πιο σηµαντικών εντολών στην παράγραφο «Εισαγωγή Εντολών στο Ms Excel». 13

14 Εξαγωγή Καταστάσεων στο Ms - Excel Μπορείτε να εξάγετε τα δεδοµένα των καταστάσεων είτε βάσει των προτύπων που δηµιουργήσατε οι ίδιοι είτε βάσει των προτύπων που σας παρέχει η εφαρµογή, ανάλογα µε τις ανάγκες που επιθυµείτε να καλύψετε. 1. Στην εφαρµογή Singular, πατάτε το εικονίδιο «Πρότυπο αρχείο Ms Excel» και επιλέγετε το πρότυπο αρχείο Ms Excel που επιθυµείτε να χρησιµοποιήσετε. 2. Αµέσως µετά ενεργοποιείτε το εικονίδιο «Παραγωγή αρχείου Ms -Excel» προκειµένου να µεταφερθούν τα δεδοµένα της κατάστασης στο Ms - Excel. Κατά την εξαγωγή εµφανίζεται µπάρα στο πάνω της οθόνης µε το ποσοστό ολοκλήρωσης της διαδικασίας. 3. Τα στοιχεία της κατάστασης εµφανίζονται στο Ms Excel όπως στην παρακάτω οθόνη. Θα πρέπει να αποθηκεύσετε την κατάσταση απ ευθείας στο Ms Excel µε διαφορετική ονοµασία από την πρότυπη, ειδάλλως δεν θα µπορείτε να την χρησιµοποιήσετε πλέον. ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΓΝΩΡΙΖΕΤΕ : Για να γίνει η εξαγωγή των εκτυπώσεων στο Ms Excel θα πρέπει πρώτα να έχετε παράγει τα αποτελέσµατα των εκτυπώσεων στην εφαρµογή Singular. Προκειµένου να παραµείνει η σύνδεση της κάθε εκτύπωσης µε το αντίστοιχο πρότυπο κάθε φορά που την επιλέγετε, αρκεί να αποθηκεύσετε την εκτύπωση αφού πρώτα έχετε επιλέξει το πρότυπο. Η εκτέλεση και εξαγωγή της εκτύπωσης στο Ms - Excel είναι δυνατόν να γίνει ταυτόχρονα, µε την επιλογή µόνο του εικονιδίου «Εκτέλεση & Εξαγωγή σε Ms - Excel». 14

15 Παράδειγµα ηµιουργίας Εκτύπωσης Το παρακάτω παράδειγµα θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε καλύτερα τα βήµατα που πρέπει να ακολουθήσετε για το σχεδιασµό µιας εκτύπωσης : Εστω ότι επιθυµείτε να λαµβάνετε σε εκτύπωση τα «Υπόλοιπα Πελατών ανά Επάγγελµα», τότε εκτελείτε τα ακόλουθα βήµατα : 1. Στην εφαρµογή επιλέγετε «Γενικά Singular M.I.S I». Στο χώρο της σχεδίασης (Α µέρος οθόνης) τοποθετείτε (µε Drag & Drop) τους εξής πίνακες : Πελάτες, Συναλλασσόµενοι, Υπόλοιπα Πελατών ανά Χρήση & Επαγγέλµατα. 2. Ορίζετε τις απαιτούµενες συνδέσεις µεταξύ των πινάκων. Συνδέετε το πεδίο «ΕΙΚΤΗΣ_TRD» του πίνακα Πελατών µε το αντίστοιχο του πίνακα Συναλλασσοµένων, το πεδίο «ΕΙΚΤΗΣ_CUA» του πίνακα Πελατών µε το αντίστοιχο του πίνακα Υπόλοιπα Πελατών και τέλος το πεδίο «ΕΙΚΤΗΣ_OCR» του πίνακα Συναλλασσοµένων µε το αντίστοιχο του πίνακα Επαγγελµάτων. Προκειµένου να έχετε περισσότερο χώρο για τη σχεδίαση της εκτύπωσης µπορείτε να απενεργοποιήσετε τα εικονίδια «Εµφάνιση Χαρακτηριστικών» & «Εµφάνιση διαθέσιµων Πινάκων» ( είτε αναλυτικά για τα εικονίδια στην παράγραφο «Γνωριµία µε το περιβάλλον της Εφαρµογής»). 3. Τοποθετείτε τα πεδία των πινάκων στο χώρο των στηλών µε τις µεθόδους που έχουν αναλυθεί παραπάνω. Από τον πίνακα «Πελατών» εισάγετε τα πεδία «Συντοµογραφία» & «Ονοµα». Από τον πίνακα «Συναλλασσοµένων» εισάγετε τα πεδία που αφορούν στα στοιχεία διευθύνσεων των πελατών. Από τον πίνακα «Επαγγελµάτων» εισάγετε το πεδίο «Ονοµα» και τέλος από τον πίνακα «Υπόλοιπα Πελατών» εισάγετε τα πεδία Χρέωση & Πίστωση µε νόµισµα βιβλίων. 15

16 4. Ενεργοποιείτε µε τη σειρά τα εικονίδια «Παραγωγή SQL» και «Εκτέλεση SQL», προκειµένου να παράγετε την εκτύπωση µέσα στην εφαρµογή Singular. Στην καρτέλα των αποτελεσµάτων εµφανίζονται τα στοιχεία της εκτύπωσης που πρόκειται να εξαχθούν στο Ms Excel. Εάν έχετε απενεργοποιήσει τα εικονίδια Χαρακτηριστικών & Πινάκων, θα πρέπει να τα ενεργοποιήσετε για να εµφανιστούν πάλι οι καρτέλες και οι πίνακες αντίστοιχα. 5. Ανοίγετε την εφαρµογή Ms - Excel, όπου είτε δηµιουργείτε εκ νέου µια πρότυπη εκτύπωση είτε τροποποιείτε µια από τις ήδη υπάρχουσες εφόσον καλύπτει τις ανάγκες σας. Στην περίπτωση αυτή για να µην αλλοιώσετε την πρότυπη εκτύπωση θα πρέπει να την αποθηκεύσετε µε διαφορετική ονοµασία. 6. Ορίζετε στο πάνω µέρος τον τίτλο της εκτύπωσης «Υπόλοιπα Πελατών ανά Επάγγελµα». Πληκτρολογείτε πρώτα τις εντολές που αφορούν στα σταθερά στοιχεία ( είτε αναλυτικά στην παράγραφο «Εισαγωγή Εντολών στο Ms Excel»). Εάν επιθυµείτε να εµφανίζεται το Ονοµα Εταιρίας & Υποκαταστήµατος καθώς και η Ηµεροµηνία Εργασίας τότε ορίζετε αντίστοιχα τις εντολές : =XLRPARAMS_COMNAME, =XLRPARAMS_BRANAME, =XLRPARAMS_WORKDATE. 16

17 7. Στη συνέχεια δηµιουργείτε τις στήλες της εκτύπωσης αφήνοντας κενή την πρώτη στήλη από αριστερά (στην οποία θα ορίσετε στο εξής τις εντολές που αφορούν σε όλες τις στήλες της εκτύπωσης). 8. Ορίζετε την υποχρεωτική εντολή «MAINRANGE». Επιλέγετε µια γραµµή και µια στήλη επιπλέον, επιλέγετε από το µενού της εφαρµογής «Insert» Name Define. Στην οθόνη που εµφανίζεται πληκτρολογείτε την εντολή «MAINRANGE», πατάτε add και Οk. 17

18 9. Στη συνέχεια πληκτρολογείτε την εντολή =tbl_f1 (το F1 αλλάζει ανάλογα µε τη στήλη) σε κάθε κελί για να µεταφερθούν τα στοιχεία της κάθε στήλης. Τους κωδικούς (F1, F2, F3 κ.ο.κ) της κάθε στήλης τους βλέπετε από την καρτέλα των αποτελεσµάτων µέσα στην εφαρµογή Singular. 10. Κατά την εισαγωγή των στοιχείων, εάν θέλετε το πλάτος των στηλών να προσαρµόζεται αυτόµατα ανάλογα µε το περιεχόµενο των κελιών ορίζετε την εντολή «COLSFIT» στην πρώτη κενή στήλη από αριστερά και στη γραµµή η οποία έχετε δώσει το χαρακτηριστικό mainrange. Στο ίδιο σηµείο µπορείτε να ορίσετε οποιαδήποτε άλλη εντολή επιθυµείτε να ισχύει για όλες τις στήλες της εκτύπωσης. Οι εντολές πρέπει να χωρίζονται µεταξύ τους µε ελληνικό ερωτηµατικό. Για να ισχύει η εντολή σε µια µόνο στήλη θα πρέπει να την ορίσετε κάτω από τη συγκεκριµένη στήλη. Για παράδειγµα, στην εκτύπωση που δηµιουργήσατε εάν επιθυµείτε τα επαγγέλµατα να είναι οµαδοποιηµένα µε τίτλο και να εµφανίζεται το άθροισµα των υπολοίπων, τότε δίνετε τις εντολές 18

19 «GROUPWITHHEADER» & «SUM» αντίστοιχα. 11. Επιστρέφετε στην εφαρµογή Singular προκειµένου να εξάγετε τα αποτελέσµατα της εκτύπωσης στο Ms Excel. Πατάτε πρώτα το εικονίδιο «Πρότυπο αρχείο Ms - Excel» όπου επιλέγετε την πρότυπη εκτύπωση που δηµιουργήσατε. Αµέσως µετά ενεργοποιείτε το εικονίδιο «Παραγωγή αρχείου MS - Excel». Αυτόµατα εµφανίζεται η εκτύπωση µε όλα τα στοιχεία στο MS - Excel. ΠΡΟΣΟΧΗ εάν θέλετε να αποθηκεύσετε την εκτύπωση αυτή θα πρέπει να της δώσετε διαφορετική ονοµασία από την πρότυπη. 19

20 ηµιουργία Εκτύπωσης µε Γράφηµα (Chart) Στην περίπτωση που επιθυµείτε να δηµιουργήσετε γράφηµα σε µια εκτύπωση ακολουθείτε τα παρακάτω : 1. Πρώτα θα πρέπει να δηµιουργήσετε την πρότυπη εκτύπωση (δείτε αναλυτικά στην παράγραφο «ηµιουργία Πρότυπων Εκτυπώσεων στο Ms Excel») 2. Στην πρώτη κενή στήλη από αριστερά και στη γραµµή, όπου έχετε ορίσει το χαρακτηριστικό mainrange, ορίζετε την εντολή : CHART\NAME=SHEET2! CHART 1 Οπου «sheet2» είναι το φύλλο όπου θέλετε να δηµιουργηθεί το γράφηµα και «chart1» είναι το όνοµα του γραφήµατος. Η εφαρµογή δίνει διαφορετικό όνοµα γραφήµατος όσες φορές προσπαθήσετε για καινούργιο γράφηµα. 3. Ενεργοποιείτε την εντολή για εισαγωγή γραφήµατος µε οδηγό («Chart Wizard) στο φύλλο (SHEET2) για το οποίο έχετε δώσει εντολή να δηµιουργηθεί γράφηµα. 4. Καθοδηγείστε µε βήµατα όπου επιλέγετε τον τύπο του γραφήµατος που θέλετε να εισάγετε. Ιδιαίτερα σηµαντική είναι η φόρµα Source Data όπου ορίζετε στο «Data range» τις στήλες του πίνακα χωρίς τους τίτλους της εκτύπωσης. 20

21 Ενώ στην καρτέλα «Series» ορίζετε τα σηµεία από τα οποία, το γράφηµα θα αντλήσει στοιχεία για τις στήλες Χ & Υ. 5. Τα υπόλοιπα στοιχεία αφορούν σε παραµέτρους του γραφήµατος, για το πως θα εµφανίζονται διάφορα στοιχεία του γραφήµατος. Επιλέγετε αυτά που ικανοποιούν τις ανάγκες σας. 21

22 Τέλος, επιλέγετε το γράφηµα να δηµιουργηθεί στο φύλλο για το οποίο έχετε ορίσει την εντολή (SHEET2). ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΓΝΩΡΙΖΕΤΕ : Στο εξής µπορείτε να διαχειρίζεστε το γράφηµα όσον αφορά τα χρώµατα, τις γραµµατοσειρές κ.ο.κ είτε πατώντας µε το δείκτη του ποντικιού δύο φορές πάνω στο γράφηµα, είτε πατώντας µε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού και επιλέγοντας «Format Chart Area». Για να εµφανίσετε το όνοµα του chart, αρκεί να ενεργοποιήσετε την επιλογή «Chart Window» πατώντας µε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού ενώ βρίσκεστε πάνω στο συγκεκριµένο chart 22

23 Εντολές στο Ms Excel Ανάλογα µε την εκτύπωση που θέλετε να δηµιουργήσετε κάθε φορά, έχετε τη δυνατότητα να ορίζετε «εντολές» ως προς τη συµπεριφορά τους. Εκτός από τα διαφορετικά στοιχεία που ορίζετε κάθε φορά, υπάρχουν και εντολές που αφορούν τα σταθερά στοιχεία της κατάστασης π.χ. ηµεροµηνία, περιοχή εργασίας κ.ο.κ. Παρακάτω παρέχεται πίνακας µε τις εντολές που κρίνονται πιο σηµαντικές. RowsFit, ColsFit Sort Sum Avg or Average Count Σύµφωνα µε τις εντολές αυτές το ύψος των σειρών και το πλάτος των στηλών προσαρµόζεται αντίστοιχα σύµφωνα µε το περιεχόµενο των κελιών. Εξασφαλίζει την ταξινόµηση των εγγραφών Η ταξινόµηση µπορεί να είναι είτε Αύξουσα (Asc) είτε Φθίνουσα (Desc) Η οµάδα των εντολών αυτών χρησιµοποιείται κυρίως σε αξίες. Ετσι η εντολή Average υπολογίζει το µέσο όρο ενώ η εντολή Count υπολογίζει τον αριθµό των εγγραφών σύµφωνα µε την οµαδοποίηση που θα πραγµατοποιήσετε. Group Μπορείτε να ορίσετε να εµφανίζονται οµαδοποιηµένες κάποιες στήλες της κατάστασης, για παράδειγµα το όνοµα του πελάτη. Group\WithHeader Εκτελείτε οµαδοποίηση δηµιουργώντας ταυτόχρονα τίτλο. Group\placetocolumn=2 Με την εντολή αυτή µπορείτε να πραγµατοποιείτε οµαδοποίηση η οποία να εµφανίζεται σε διαφορετική στήλη (π.χ. στήλη 2) SummaryAbove SummaryBelow DeleteColumn Ο τίτλος τοποθετείται στο πάνω µέρος των στηλών ή στο τέλος αντίστοιχα. Με την εντολή αυτή µπορείτε να ορίσετε να µην εµφανίζεται κάποια στήλη AutoFilter Εµφανίζεται πτυσσόµενος κατάλογος µε οριζόµενα φίλτρα Εκτός από τα παραπάνω στοιχεία έχετε τη δυνατότητα να χρησιµοποιείτε κάποια σταθερά στοιχεία, όπως Ονοµα Εταιρίας, Α.Φ.Μ. Στην περίπτωση αυτή πληκτρολογείτε την εντολή =XLRParams_xx (όπου xx ορίζετε όποια από τις ακόλουθες ονοµασίες επιθυµείτε. 23

24 WORKAREA COMABBR COMNAME COMAFM BRAABBR BRANAME WARABBR WARNAME SCOABBR SCONAME WORKDATE FYEABBR FYENAME FYEBEGINDATE FYEENDDATE USERNAME Περιοχή Εργασίας Συντοµογραφία Εταιρίας Ονοµα Εταιρίας Α.Φ.Μ Εταιρίας Συντοµογραφία Υποκαταστήµατος Ονοµα Υποκαταστήµατος Συντοµογραφία Αποθήκης Ονοµα Αποθήκης Συντοµογραφία Αποθηκευτικού Χώρου Ονοµα Αποθηκευτικού Χώρου Ηµεροµηνία Εργασία Συντοµογραφία Χρήσης Ονοµα Χρήσης Αρχή Χρήσης Τέλος Χρήσης Ονοµα Χειριστή 24