H Νέα Full Digital εποχή είναι εδώ!

Transcript

1 H Νέα Full Digital εποχή είναι εδώ!

2 H Νέα Full Digital εποχή είναι εδώ! Από σήμερα στη Vodafone.. αλλάζουμε τον τρόπο με τον οποίο αρχειοθετούμε τις αιτήσεις και τα δικαιολογητικά πελατών Ξεχνάμε. εκτυπώσεις συμβολαίων φωτοτυπίες δικαιολογητικών πρωτόκολλο φυσικό αρχείο Γινόμαστε. Πλήρως Ψηφιοποιημένοι Υπογεγραμμένες αιτήσεις και δικαιολογητικά αποθηκεύονται σε ηλεκτρονική μορφή στο AIOS

3 H Νέα Full Digital εποχή είναι εδώ! Τι ισχύει Τι αλλάζει Όλες οι αιτήσεις και τα δικαιολογητικά αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου για φυσική αρχειοθέτηση Εφόσον ο πελάτης έχει υπογράψει μέσω e- signature, αποστέλλονται στο filing μόνο η πρώτη σελίδα της αίτησης καθώς και τα δικαιολογητικά Καταργείται η διαδικασία ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και φυσικής αρχειοθέτησης Όλα τα έγγραφα και δικαιολογητικά σκανάρονται ή επισυνάπτονται στο AIOS Εφόσον η αίτηση έχει υπογραφεί μέσω e-signature απαιτείται μόνο σκανάρισμα ή επισύναψη (αν τα έχουμε σε ψηφιακή μορφή) των δικαιολογητικών Τι κερδίζουμε Μείωση των εκτυπώσεων άρα μείωση κόστους Μείωση της γραφειοκρατίας άρα περισσότερος παραγωγικός χρόνος

4 Τι είναι Full Digital? Πότε μία αίτηση είναι Full Digital Ποιες αιτήσεις αφορά Ποιους κωδικούς καταστήματος αφορά Όταν όλα τα έγγραφα της αίτησης είναι υπογεγραμμένα ηλεκτρονικά(e-signature) και τα δικαιολογητικά έχουν σκαναριστεί/επισυναφθεί στο AIOS ή Όταν τα έγγραφα της αίτησης δεν έχουν υπογραφεί ηλεκτρονικά αλλά και τα έγγραφα και τα δικαιολογητικά έχουν σκαναριστεί/επισυναφθεί στο AIOS (Τα έγγραφα αίτησης που Αιτήσεις νέων συνδέσεων: σκανάρονται / επισυνάπτονται πρέπει να είναι όλα υπογεγραμμένα) New Connection, New EC, Port in Postpay, Port in EC, Port in Prepay, ExPrepay, Pre to EC, Post2EC, EC2Post, One Net - VBC, Vodafone «ΓΙΑ ΣΠΙΤΙ ΓΡΑΦΕΙΟ» & Transfer Παραγγελίες: New Prepay, Post2Pre, EC2Pre & Change Owner Prepay Ανανεώσεις Η διαδικασία αφορά αιτήσεις που έχουν γίνει στο κατάστημα αλλά εξαιρούνται αιτήσεις που προέρχονται από κωδικούς: Hunter, Street, TLM και Home

5 Πως λειτουργεί το Full Digital στο AIOS Για να μπορούμε να σκανάρουμε/επισυνάψουμε εύκολα, γρήγορα και σε οποιοδήποτε status της αίτησης έχει προστεθεί στo AIOS: μία νέα οθόνη που ονομάζεται Batch Scanning και η επιλογή Scan & Επισύναψη σε συγκριμένα σημεία της αίτησης Οθόνη Batch Scanning Από την οθόνη Batch scanning μπορούμε να: Δούμε όλες τις αιτήσεις που ΔΕΝ είναι Full Digital και να σκανάρουμε / επισυνάψουμε απευθείας μέσα από αυτή τα έγγραφα ή δικαιολογητικά που απαιτούνται Εντοπίσουμε αιτήσεις που ήταν Full Digital, αλλά κατόπιν ελέγχου από το τμήμα του Filing έχει προκύψει κάποια εκκρεμότητα και απαιτείται ανάλογη διόρθωση από το κατάστημα Στην οθόνη Batch Scanning κάνουμε αναζήτηση με ότι κριτήριο επιθυμούμε (πχ ημερομηνία, status κλπ).! Σε περίπτωση που δεν επιλέξουμε κανένα κριτήριο εμφανίζονται όλες οι αιτήσεις που δεν είναι full digital ανεξαρτήτως status, αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι αυτές είναι όλες άμεσες εκκρεμότητες μας. Άμεση εκκρεμότητα αποτελούν οι αιτήσεις που είναι σε status «ΟΛΟΚΛΗΡΩΘΗΚΕ». Συνεπώς, από την οθόνη Batch Scanning έχουμε την δυνατότητα να σκανάρουμε/επισυνάψουμε τα απαραίτητα έγγραφα σε όποια χρονική στιγμή μας εξυπηρετεί πριν ακόμη η αίτηση γίνει ΟΛΟΚΛΗΡΩΘΗΚΕ.

6 Πως λειτουργεί το σκανάρισμα στο AIOS Επιλογή Scan Σε διάφορα σημεία της αίτησης και των παραγγελιών στο AIOS έχει προστεθεί η επιλογή Scan ώστε να μπορούμε άμεσα και χωρίς να εκτυπώσουμε/φωτοτυπήσουμε, να σκανάρουμε το απαραίτητο έγγραφο/δικαιολογητικό και αυτόματα αυτό να αποθηκευτεί στην αντίστοιχη αίτηση/παραγγελία. Εναλλακτικά, από το κουμπί Επισύναψη παρέχεται η δυνατότητα να επισυνάψουμε στο AIOS ένα αρχείο το οποίο έχουμε ήδη αποθηκευμένο. ΠΡΟΣΟΧΗ: Δε θα πρέπει να δημιουργούνται ξανά τα ίδια έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί αυτόματα από το σύστημα (πχ ταυτότητα), δεν δημιουργούμε διπολεγγραφή του ίδιου δικαιολογητικού. Το σκανάρισμα /επισύναψη θα πρέπει να γίνεται σε όλα τα έγγραφα (αν δεν έχουν υπογραφεί ηλεκτρονικά) / δικαιολογητικά που είναι απαραίτητα για την υλοποίηση της αίτησης και όχι σε διπλοεγγραφές εντύπων!

7 Διασφάλιση τήρησης διαδικασίας Full Digital Το κατάστημα θα πρέπει να ολοκληρώνει την πλήρη ψηφιοποίηση των αιτήσεών του σε διάστημα 2 ημερών μετά την ημερομηνία ολοκλήρωσής τους. Προκειμένου να διασφαλίζεται η συμμόρφωση με τη διαδικασία ψηφιοποίησης, από την ομάδα του Filing θα πραγματοποιούνται οι εξής έλεγχοι: Ποσοτικοί: Ανά κατάστημα έλεγχος του ποσοστού αιτήσεων που έχουν ψηφιοποιηθεί Ποιοτικοί: Δειγματοληπτικός έλεγχος των Full Digital αιτήσεων ως προς την ορθότητα και την ευκρίνεια των σκαναρισμένων/συνημμένων αιτήσεων και δικαιολογητικών. Σε περίπτωση που διαπιστωθούν ελλείψεις/λανθασμένες καταχωρήσεις κατά τον ποιοτικό έλεγχο, η αίτηση θα επιστρέφει στο κατάστημα, με τα ανάλογα σχόλια, μέσω της batch scanning οθόνης προκειμένου να γίνουν οι απαραίτητες διορθώσεις. Σημείωση: Ο ποιοτικός έλεγχος που θα διενεργείται από το filing είναι δειγματοληπτικός. Το κατάστημα έχει την αποκλειστική ευθύνη για την σωστή τήρηση των διαδικασιών και την ορθότητα των σκαναρισμένων/συνημμένων αιτήσεων, ανεξάρτητα από το αν η αίτηση ελέγχθηκε ή όχι στα πλαίσια του ποιοτικού ελέγχου

8 Έλεγχος εκκρεμοτήτων από το κατάστημα Για να διασφαλίσουμε ότι όλες μας οι αιτήσεις έχουν γίνει Full Digital, μέσα από το AIOS μπορούμε να εντοπίσουμε τις εκκρεμότητές μας με τους ακόλουθους τρόπους: Έλεγχοι από την οθόνη Batch Scanning Για να δούμε τις εκκρεμότητες μας θα πρέπει από την οθόνη batch scanning: να κάνουμε αναζήτηση με βάση το status αίτησης «ΟΛΟΚΛΗΡΩΘΗΚΕ» για την περίοδο που μας ενδιαφέρει να διαχειριστούμε όλους τους κωδικούς καταστήματος για τους οποίους ισχύει η διαδικασία Full Digital (δεν μπορούμε να διαχειριστούμε αιτήσεις με κωδικούς που αναφέρονται στο slide 4) Έλεγχοι από την Γενική Αναζήτηση Στην Γενική Αναζήτηση αιτήσεων και παραγγελιών έχει προστεθεί flag Full Digital ώστε να βλέπουμε τις αιτήσεις που είναι πλήρως ψηφιοποιημένες. Το flag esigned εξακολουθεί να υπάρχει για να ξεχωρίζουμε εύκολα τις αιτήσεις που δεν χρειάζονται σκανάρισμα των εγγράφων αίτησης αλλά μόνο των δικαιολογητικών. Full Digital Όταν μία αίτηση είναι ηλεκτρονικά υπογεγραμμένη ΤΟ ΜΟΝΟ που χρειάζεται για να χαρακτηριστεί Full Digital είναι να σκανάρουμε/επισυνάψουμε τα δικαιολογητικά. Άρα όσο περισσότερο υπογράφουμε ηλεκτρονικά τόσο λιγότερο σκανάρουμε περισσότερο χρόνο κερδίζουμε

9 Έλεγχος εκκρεμοτήτων από το κατάστημα Αφορά μόνο αιτήσεις Φορητότητας που έχουν ακυρωθεί/ απορριφθεί Υπενθυμίζουμε ότι βάσει του κανονισμού φορητότητας, είμαστε υποχρεωμένοι να διατηρούμε σε αρχείο και τις φορητότητες οι οποίες έχουν είτε ακυρωθεί, είτε απορριφθεί με την προϋπόθεση να έχουν σταλεί στην ΕΒΔΑΦ. Το αρχείο αυτό μπορεί να είναι σε ψηφιακή μορφή (pdf). Για να βρούμε αυτές τις αιτήσεις, από τη οθόνη του Batch Scanning επιλέγουμε: Τύπος Παραγγελίας: Port in Postpay ή Port in EC Κατάσταση Αίτησης: Ακυρώθηκε Κατάσταση Φορητότητας: Ακυρώθηκε ή Απορρίφθηκε Στο AIOS όταν θέλουμε σε ένα πεδίο να κάνουμε αναζήτηση σε περισσότερες από μία τιμές χρησιμοποιούμε το OR. Δηλαδή, αν θέλουμε να αναζητήσουμε στο πεδίο Κατάσταση Φορητότητας τις τιμές Ακυρώθηκε και Απορρίφθηκε θα πρέπει να καταχωρήσουμε ΑΚΥΡΩΘΗΚΕ OR ΑΠΟΡΡΙΦΘΗΚΕ σε ένα εύρος ημερομηνιών χρησιμοποιούμε το AND. Δηλαδή αν θέλουμε να αναζητήσουμε διάστημα μεταξύ 1/6 έως και 10/6 στο πεδίο Ημερομηνία θα πρέπει να καταχωρήσουμε >=01/06/2017 AND <=10/6/2017

10 Διαδικασία Full Digital

11 Full Digital - Αιτήσεις νέων συνδέσεων Τύποι αιτήσεων New Connection New EC Port in Postpay Port in EC Port in Prepay ExPrepay Pre to EC Post to EC Ec to Post One Net - VBC Vodafone «ΓΙΑ ΣΠΙΤΙ -ΓΡΑΦΕΙΟ» Transfer καταχωρούμε την αίτηση και ο πελάτης υπογράφει ηλεκτρονικά* σκανάρουμε ή επισυνάπτουμε τα δικαιολογητικά της αίτησης στο AIOS Η αίτηση χαρακτηρίζεται Full Digital Τρόποι σκαναρίσματος ή επισύναψης στη σελίδα 2 της αίτησης μπορεί να σκαναριστεί μόνο το δικαιολογητικό ταυτοπροσωπίας στη σελίδα 4 της αίτησης μπορούν να σκαναριστούν ή επισυναφθούν όλα τα δικαιολογητικά ανάλογα με το status της αίτησης στην οθόνη Batch Scanning μπορούν να σκαναριστούν ή επισυναφθούν όλα τα δικαιολογητικά και τα έγγραφα αίτησης σε οποιοδήποτε status της αίτησης *Σημείωση: Σε περίπτωση που η αίτηση δεν υπογραφεί ηλεκτρονικά θα πρέπει απαραίτητα να σκαναριστεί ή να επισυναφθεί κάθε σελίδα της εκτυπωμένης αίτησης με την υπογραφή του πελάτη στο AIOS. (δείτε slide 13) Σε αυτή την περίπτωση το σκανάρισμα ή η επισύναψη της υπογεγραμμένης αίτησης μπορεί να γίνει από: τη γενική αναζήτηση των αιτήσεων την οθόνη Batch scanning

12 Full Digital Παραγγελίες Τύποι παραγγελιών New Prepay Post to prepay EC to prepay Change Owner Prepay καταχωρούμε την παραγγελία και ο πελάτης υπογράφει ηλεκτρονικά* σκανάρουμε ή επισυνάπτουμε τα δικαιολογητικά της παραγγελίας στο AIOS Η αίτηση χαρακτηρίζεται Full Digital Τρόποι σκαναρίσματος ή επισύναψης στη οθόνη της παραγγελίας μπορεί να σκαναριστεί μόνο το δικαιολογητικό ταυτοπροσωπίας στο tab «Συνημμένα» μπορούν να σκαναριστούν ή επισυναφθούν όλα τα έγγραφα/δικαιολογητικά στην οθόνη Batch Scanning μπορούν να σκαναριστούν ή επισυναφθούν όλα τα δικαιολογητικά και τα έγγραφα αίτησης σε οποιοδήποτε status της αίτησης Τύποι παραγγελιών Renewal καταχωρούμε την ανανέωση και ο πελάτης υπογράφει ηλεκτρονικά* Η αίτηση χαρακτηρίζεται Full Digital *Σημείωση: Σε περίπτωση που η αίτηση δεν υπογραφεί ηλεκτρονικά θα πρέπει απαραίτητα να σκαναριστεί ή να επισυναφθεί κάθε σελίδα της εκτυπωμένης αίτησης με την υπογραφή του πελάτη στο AIOS. (δείτε slide 13)..

13 Full Digital - Διευκρινίσεις Τυχόν δικαιολογητικά πελατών που υπάρχουν σε φωτοτυπίες και έχουν ψηφιοποιηθεί στο AIOS δε θα πρέπει να παραμένουν στο κατάστημα και απαιτείται να καταστρέφονται με ασφαλή τρόπο Η διαδικασία αποστολής πρωτότυπων αιτήσεων στη www μέσω e-protocol καταργείται. Δε θα πρέπει πλέον να αποστέλλονται αιτήσεις μέσω αυτού του τρόπου Σε περιπτώσεις που υπάρχει εξουσιοδότηση θα πρέπει αυτή να σκανάρεται μαζί με το δικαιολογητικό ταυτοπροσωπίας Για να περιορίσουμε το μέγεθος των αρχείων καλό είναι οι ρυθμίσεις του scanner να οριστούν σε: ασπρόμαυρο 300 dpi Για τις αιτήσεις που έχουν δημιουργηθεί έως και 30/9, θα πρέπει να ακολουθηθεί η παλιά διαδικασία αποστολής πρωτότυπων αιτήσεων μέσω ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου Σημειώνεται ότι για να χαρακτηριστεί μια αίτηση Full Digital (εφόσον δεν είναι esigned) θα πρέπει να έχει σκαναριστεί ξεχωριστά το/τα αντίστοιχο/α έντυπο/α σε κάθε έγγραφο που εμφανίζεται στην αίτηση (όπως φαίνεται παρακάτω). Εφόσον στα έγγραφα επίσκεψης έχουμε επιλέξει existing customer, στην εγγραφή αυτή σκανάρουμε εκ νέου την ταυτότητα του πελάτη ή ένα κενό έγγραφο : Παράδειγμα: Για τη συγκεκριμένη αίτηση θα πρέπει να σκαναριστεί ξεχωριστά: το κάθε έγγραφο επίσκεψης και το κάθε έγγραφο της αίτησης

14 Ευχαριστούμε!