Soft1 Version Νέες προδιαγραφές

Transcript

1 Soft1 Version Νέες προδιαγραφές

2 Περιεχόμενα Συνοπτική περιγραφή νέων προδιαγραφών... 3 Αναλυτικά Soft1 Add-ons Εισαγωγή Soft1 Add-ons Υποβολή στοιχείων ΜΥΦ Εισαγωγή Εμπορική Διαχείριση Έσοδα Έξοδα Γενική Λογιστική Εργασίες Υποβολής στοιχείων σε ΓΓΠΣ Στατιστικές ισοτιμίες C.R.M Φάκελοι Υπηρεσιών Ενέργειες Συμβάσεις Εγγυήσεις Ημερολόγια Social C.R.M Εισαγωγή Εγκατάσταση Social C.R.M Λειτουργία Social C.R.M Στατιστικά Σελίδα 2 από 83

3 Συνοπτική περιγραφή νέων προδιαγραφών - Προστέθηκε το πεδίο Λογαριασμού IBAN στο αρχείο PRSN (Εργαζομένων). Το πεδίο θα χρησιμοποιηθεί για αρχεία πληρωμών μισθοδοσίας μέσω τραπεζών. - Στα πεδία των ταμείων, στη καρτέλα των εργαζομένων πραγματοποιείται έλεγχος εάν στο πεδίο "Έως ημερομηνία" έχει προγενέστερη ημερομηνία από το πεδίο "Από ημερομηνία". - Προσθήκη γραμμογράφησης ταμείου ΤΕΑΙΕΓΕ - Στην εκτύπωση αποθήκης <Αρνητικά Υπόλοιπα> έχει προστεθεί στα φίλτρα η ομάδα και η εμπορική κατηγορία ειδών. - Στους τρόπους πληρωμής προστέθηκε στον "Τρόπο υπολογισμού" και η τιμή [Ανά τύπο γραμμής]. - Στην εργασία <FIFO Αντιστοίχιση> προστέθηκε φίλτρο για αντιστοίχιση /κλείσιμο βάσει υποκαταστημάτων. - Στην εκτύπωση <Αρνητικά Υπόλοιπα αποθήκης> προστέθηκε ως φίλτρο η Ομάδα των ειδών. - Στις Πωλήσεις, στην εκτύπωση <Κατάσταση ελέγχου αναλυτική> προστέθηκε το φίλτρο «Τρόπος πληρωμής». - Στην εργασία <Παραγγελίες ελλείψεων> προστέθηκε ως φίλτρο ο Κατασκευαστής του είδους. - Σε φόρμα εκτύπωσης φορολογικού εκτυπωτή δόθηκε η δυνατότητα προσθήκης του πεδίου ποσότητα (T) (MTRLINES.QTY) στην φόρμα εκτύπωσης στο ανάλογο πεδίο της ποσότητας. - Στις Παραμέτρους αποθήκης στην παράμετρο <Μόνο επιλογή SN σε εξαγωγή> έχει προστεθεί μια επιπλέον τιμή η [Μόνο επιλογή για υποχρεωτικό SN]. Η περιγραφή της παραμέτρους έχει αλλάξει σε <Εξαγωγή SN>. Με τη νέα τιμή ο έλεγχος κατά τις εξαγωγές αφορά μόνο τα είδη στα οποία έχει οριστεί ότι παρακολουθούνται σε SN υποχρεωτικά. - Στα παραστατικά υπάρχει η δυνατότητα επιλογής ως στήλη γραμμών του πεδίου "Προειδοποίηση είδους". - Στην Ενεχυρίαση τιμολογίων προστέθηκαν οι εκτυπώσεις: o o o Εκχωρήσεις Εκταμιεύσεις Εξοφλήσεις - Δικαιώματα χρηστών: Προστέθηκε η δυνατότητα για δικαιώματα χρήστη στις έμμεσες εργασίες. Σελίδα 3 από 83

4 Αναλυτικά.. 1. Soft1 Add-ons 1.1 Εισαγωγή Από την έκδοση αλλάζει η λογική ανανέωσης /ενημέρωσης μιας εγκατάστασης με αρχεία που αφορούν σε - Έντυπα (Γενικής Λογιστικής Εσόδων Εξόδων Μισθοδοσίας), - Σενάρια QlikView, - Πρότυπους σχεδιασμούς (Gadgets και λογιστικές εκτυπώσεις), - Διασύνδεση (Social CRM, σύνδεση με office365 & google apps) και - Πρότυπες βάσεις (αρχικοποίηση μισθοδοσίας). Τα παραπάνω αρχεία πλέον δε συμπεριλαμβάνονται στα αρχεία της έκδοσης που ενημερώνεται από το live update ή την κοινή περιοχή, αλλά έχει προστεθεί επιλογή στα Εργαλεία της εφαρμογής σχετικά με την εγκατάστασή/ανανέωσή τους (menu Επιλογές συστήματος Εργαλεία της εφαρμογής -Soft1 Add-ons). Με τη συγκεκριμένη αλλαγή επιτυγχάνεται η αμεσότητα ενημέρωσης των εγκαταστάσεων με τυχόν αλλαγές των αρχείων αυτών, χωρίς (στις περισσότερες των περιπτώσεων) την απαραίτητη ενημέρωση έκδοσης. Η ενημέρωση ενός αρχείου πχ. Εντύπου λογιστικής, πραγματοποιείται και κατά την επιλογή του από το menu. Ο έλεγχος ανανεωμένης έκδοσης των αρχείων πραγματοποιείται αυτόματα από την εφαρμογή κάθε 5 ημέρες. Με την επιλογή των Add-ons ελέγχετε απευθείας (σε πραγματικό χρόνο) αν υπάρχουν αλλαγές σε αρχεία. 1.2 Soft1 Add-ons Από το menu Επιλογές συστήματος Εργαλεία της εφαρμογής επιλέγετε <Soft1 Add-ons>. Εικόνα 1 Σελίδα 4 από 83

5 Εικόνα 2 Σε κάθε ενότητα που εμφανίζεται, επιλέγοντας <Εγκατάσταση> προβάλλονται τα αρχεία προς εγκατάσταση. Επιλέγετε τα αρχεία που θέλετε και με <Επιβεβαίωση> τα αρχεία θα ενημερώσουν την εγκατάστασή σας. Εικόνα 3 Σελίδα 5 από 83

6 Σε περίπτωση που από μια ενότητα έχετε ενημερώσει κάποια αρχεία αλλά υπάρχουν και άλλα προς ενημέρωση τότε στην ενότητα θα εμφανίζεται <Ενημέρωση>. Εικόνα 4 Επιλέγοντας το Button <Ενημέρωση> τότε εμφανίζεται popup παράθυρο, όπου τα αρχεία που έχουν ήδη εγκατασταθεί και δε χρειάζονται ενημέρωση θα είναι απενεργοποιημένα. Εικόνα 5 Σε περίπτωση που από μια ενότητα έχουν ενημερωθεί όλα τα αρχεία, τότε στην ενότητα θα εμφανίζεται <Εγκαταστάθηκε>. Σελίδα 6 από 83

7 Εικόνα 6 Στο πάνω αριστερό μέρος της οθόνης μπορείτε να επιλέξετε κατηγορία αρχείων, να κάνετε επιλογή όλων των κατηγοριών προς εγκατάσταση, είτε να επιλέξετε στο δεξιό πάνω μέρος της κάθε ενότητας που θέλετε και να επιλέξετε <Εγκατάσταση επιλεγμένων>. Εικόνα 7 Εικόνα 8 Σελίδα 7 από 83

8 2. Υποβολή στοιχείων ΜΥΦ 2.1 Εισαγωγή Για το σωστό υπολογισμό των μηνιαίων συγκεντρωτικών καταστάσεων, στο Soft1 απαιτείται παραμετροποίηση στο αρχείο συναλλασσομένων καθώς και στις Σειρές των παραστατικών. Αν αποστείλετε αρχεία από εγγραφές Γενικής Λογιστικής είτε εσόδων εξόδων αντίστοιχα απαιτείται παραμετροποίηση στους λογαριασμούς Γενικής Λογιστικής /Εσόδων Εξόδων καθώς και στις Σειρές των άρθρων/παραστατικών. Ο συγχρονισμός βάσεων σε έκδοση , ενημερώνει στο αρχείο συναλλασσομένων πεδίο σχετικά με την Υποβολή των φορολογικών στοιχείων (Υπόχρεος, Μη υπόχρεος) και στην παραμετροποίηση των Σειρών παραστατικών πεδίο σχετικά με τον τύπο αρχείου υποβολής. Αρχεία προς υποβολή, μπορείτε να εξάγετε είτε από Εμπορική διαχείριση, είτε από εγγραφές Εσόδων Εξόδων, είτε από τη Γενική Λογιστική. 2.2 Εμπορική Διαχείριση Συναλλασσόμενοι Στις καρτέλες των συναλλασσομένων (Πελάτες, Προμηθευτές, Χρεώστες, Πιστωτές), στη σελίδα <Λογιστικά> προστέθηκε το πεδίο "Υποβολή στοιχείων ΜΥΦ". Το πεδίο δέχεται τις τιμές : Εικόνα 9 Αρχείο συναλλασσομένων Όχι: με τη συγκεκριμένη επιλογή τα παραστατικά που έχουν καταχωρηθεί στο συγκεκριμένο συναλλασσόμενο δεν θα ενημερώσουν το αρχείο υποβολής στοιχείων (αφορά πχ. πελάτες που δεν έχουν καμιά υποχρέωση ως προς το ελληνικό δημόσιο (μη ελληνικά ΑΦΜ)). Υπόχρεος: Εφόσον το πεδίο φέρει τη συγκεκριμένη τιμή, τότε θα ενημερωθούν τα αρχεία υποβολής. Μη Υπόχρεος: με τη συγκεκριμένη τιμή δηλώνετε ότι ο συναλλασσόμενος δεν θα αποστείλει μεν κατάσταση, τα παραστατικά του όμως θα ενημερώσουν το αρχείο υποβολής πχ. πελάτες λιανικής. Σελίδα 8 από 83

9 Info: Κατά την διαδικασία του συγχρονισμού βάσης στην έκδοση , το πεδίο θα ενημερωθεί με την τιμή [Υπόχρεος] εφόσον το πεδίο "Καθ.ΚΕΠΥΟ" του συναλλασσομένου φέρει τις τιμές Υπόχρεος, Δημόσιο και Αγρότης. Στην περίπτωση που το πεδίο "Καθ.ΚΕΠΥΟ" φέρει την τιμή [Μη Υπόχρεος], τότε το πεδίο "Υποβολή φορ. Στοιχείων" θα ενημερωθεί με την τιμή [Όχι]. Σημ. Εάν στη βάση δεδομένων έχετε καταχωρημένους πελάτες λιανικής, στους οποίους έχει δηλώσει στο πεδίο "Καθ.ΚΕΠΥΟ: [Μη Υπόχρεος]", τότε κατά το συγχρονισμό της έκδοσης το πεδίο "Υποβολή φορ. Στοιχείων" θα ενημερωθεί με την τιμή [Όχι]. Σε αυτούς θα πρέπει να μεταβληθεί η τιμή σε [Μη υπόχρεος] Παραστατικά Στις παραμέτρους των Σειρών παραστατικών (Πωλήσεων, Αγορών, Ειδικών συναλλαγών), στη σελίδα <Γενικά στοιχεία> έχει προστεθεί το πεδίο "Αρχείο υποβολής ΜΥΦ". Εικόνα 10 Παραμετροποίηση Σειρών παραστατικών Στο συγκεκριμένο πεδίο ορίζεται ποιες εγγραφές/παραστατικά θα αποστέλλονται στη ΓΓΠΣ καθώς και με ποιο αρχείο. Συγκεκριμένα: Αδιάφορο: εάν έχετε επιλεγμένη την τιμή [Αδιάφορο], τότε δεν θα αποσταλούν τα στοιχεία των παραστατικών αυτών στην ΓΓΠΣ. Αρχείο εσόδων: οι εγγραφές των παραστατικών που η Σειρά τους έχει την τιμή αυτή, θα ενημερώνουν το αρχείο εσόδων. Η συγκεκριμένη τιμή θα πρέπει να τεθεί σε όλες Σελίδα 9 από 83

10 τις Σειρές παραστατικών πωλήσεων και ειδικών συναλλαγών (πελάτων και χρεωστών), που οφείλουν να ενημερώσουν την ΓΓΠΣ με βάσει το ΑΦΜ. Από τις Σειρές των πωλήσεων εξαιρούνται αυτές της λιανικής. Αρχείο εξόδων: οι εγγραφές των παραστατικών που η Σειρά τους έχει την τιμή αυτή, θα ενημερώνουν το αρχείο εξόδων. Η συγκεκριμένη τιμή θα πρέπει να τεθεί σε όλα τα παραστατικά αγορών και ειδικών συναλλαγών Προμηθευτών- Πιστωτών που οφείλουν να ενημερώσουν την ΓΓΠΣ με βάσει το ΑΦΜ. Αρχείο ταμειακών μηχανών και λιανικής: η συγκεκριμένη επιλογή, θα πρέπει να τεθεί στις σειρές Λιανικής. Αρχείο λοιπών δαπανών: τίθεται σε παραστατικά ειδικών συναλλαγών Προμηθευτών και Πιστωτών που οφείλουν να ενημερώσουν την ΓΓΠΣ χωρίς να λαμβάνεται υπόψη το ΑΦΜ. Info: Κατά την διαδικασία του συγχρονισμού βάσης σε έκδοση , το πεδίο "Αρχείο υποβολής ΜΥΦ" θα ενημερωθεί με την τιμή [Αρχείο Εσόδων] σε όλες τις σειρές Πωλήσεων και Ειδικών συναλλαγών Πελατών-Χρεωστών, εκτός από τις σειρές που ο τύπος τους έχει συμπεριφορά 131-Απόδειξη λιανικής & 181-Πιστωτικό λιανικής. Στις σειρές που ο τύπος τους έχει συμπεριφορά 131 και 181, θα τεθεί η τιμή [Αρχείο ταμειακών μηχανών και λιανικής]. Στις σειρές Αγορών θα τεθεί η τιμή [Αρχείο εξόδων] και στις σειρές Ειδικών συναλλαγών Προμηθευτών Πιστωτών η τιμή [Αρχείο λοιπών δαπανών]. Σημ. στην περίπτωση που θέλετε να ενημερώσετε με διαφορετικές τιμές τα πεδία, τότε θα πρέπει να πραγματοποιηθεί η αλλαγή χειρόγραφα είτε με editable ευρετήριο Λοιπά Στοιχεία Παραστατικών Στα παραστατικά σελίδα <Λοιπά στοιχεία> έχουν προστεθεί πεδία σχετικά με την Υποβολή των φορολογικών στοιχείων. Εφόσον καταχωρήσετε παραστατικό που βάσει της παραμετροποίησης οφείλει να ενημερώσει τα προς υποβολή στοιχεία, τότε στο παραστατικό θα ενημερωθούν και οι τιμές των πεδίων αυτών. Σελίδα 10 από 83

11 Εικόνα 11 Λοιπά στοιχεία παραστατικών Τα πεδία είναι τα εξής: Υποβολή στοιχείων ΜΥΦ: στο πεδίο προτείνεται το καθεστώς που έχει οριστεί στο συναλλασσόμενο που έχει συμπληρωθεί στο παραστατικό. Αρχείο υποβολής ΜΥΦ: ενημερώνεται βάσει του αντίστοιχού πεδίου της σειράς παραστατικού. Τύπος: το πεδίο δέχεται τις τιμές [Χρεωστικό] [Πιστωτικό] και ενημερώνεται βάσει της κίνησης του συναλλασσομένου (από τον τύπο του παραστατικού). Όταν η κίνηση του συναλλασσόμενού αφορά Αύξηση χρέωσης ή Μείωση Πίστωσης, θα προταθεί στο παραστατικό : [Χρεωστικό], ενώ αν η κίνηση αφορά Μείωση χρέωσης ή Αύξηση πίστωσης, θα προταθεί : [Πιστωτικό]. Πλήθος: προτείνει την τιμή 1. Καθαρή Αξία: προτείνεται η καθαρή αξία του παραστατικού (με εξαίρεση την περίπτωση μη εκπιπτόμενου ΦΠΑ η οποία και αναλύεται παρακάτω). Αξία Φ.Π.Α.: προτείνεται η αξία ΦΠΑ του παραστατικού (με εξαίρεση την περίπτωση μη εκπιπτόμενου ΦΠΑ η οποία και αναλύεται παρακάτω). Οι τιμές των παραπάνω πεδίων μπορούν να τροποποιηθούν κατά περίπτωση ανά παραστατικό, εφόσον μεταβληθεί η "Καθαρή αξία" ή η "Αξία ΦΠΑ" των προς υποβολή φορολογικών στοιχείων. Εάν τροποποιηθεί η "Καθαρή αξία" ή η "Αξία ΦΠΑ", ενεργοποιείται η παράμετρος <Χειρόγραφο>. Στην περίπτωση που επαναφέρετε την τιμή της παραμέτρου σε [Όχι], θα επανέλθουν οι τιμές του παραστατικού. Σελίδα 11 από 83

12 2.2.4 Ειδικές Συναλλαγές - Διαχείριση μη εκπιπτόμενου ΦΠΑ Στις στήλες γραμμών των παραστατικών ειδικών συναλλαγών έχει προστεθεί το πεδίο "Φ.Π.Α. μη εκπιπτόμενο" (απαιτείται σχεδιασμός στηλών παραστατικών για την εμφάνισή του). Στο πεδίο αυτό πλέον μπορείτε να συμπληρώνετε την αξία του μη εκπιπτόμενου Φ.Π.Α. Εικόνα 12 Ειδικές συναλλαγές: Φ.Π.Α. μη εκπιπτόμενο Στις χρεοπιστώσεις προστέθηκε το πεδίο "Αξία υποβολής Μ.Υ.Φ." Στο πεδίο αυτό αν συμπληρώσετε: Εικόνα 13 Αρχείο χρεοπιστώσεων Καμία: τότε δεν θα εκτελεστεί υποβολή στοιχείων για τη χρεοπίστωση. Καθαρή και ΦΠΑ: θα εκτελεστεί η αποστολή στοιχείων για τη χρεοπίστωση. Με τη συγκεκριμένη παράμετρο, στην υποβολή των στοιχείων η καθαρή αξία γραμμής του παραστατικού θα ενημερώσει την καθαρή αξία και η αξία Φ.Π.Α. αντίστοιχα την αξία Φ.Π.Α. Σελίδα 12 από 83

13 Καθαρή κατά περίπτωση (Μη εκπιπτόμενο): η αξία της χρεοπίστωσης θα είναι μη εκπιπτόμενη, χωρίς να απαιτείται η συμπλήρωση μη εκπιπτόμενης αξίας ΦΠΑ στην γραμμή του παραστατικού. Info: Κατά την διαδικασία του συγχρονισμού βάσης σε έκδοση , το πεδίο "Αξία Υποβολής Μ.Υ.Φ.", θα ενημερωθεί με την τιμή [Καμία] σε όλες τις χρεοπιστώσεις στις οποίες έχει οριστεί "Συμμετέχει σε ΚΕΠΥΟ: [Όχι]". Εάν στις χρεοπιστώσεις το πεδίο "Συμμετέχει σε ΚΕΠΥΟ" έχει την τιμή [Ναι], τότε το πεδίο "Αξία Υποβολής Μ.Υ.Φ.", θα ενημερωθεί με την τιμή [Καθαρή και Φ.Π.Α.] Λόγω του ότι στις προγενέστερες εκδόσεις της η διαχείριση του μη εκπιπτόμενου Φ.Π.Α πραγματοποιούνταν με 2 χρεοπιστώσεις και βάσει των αλλαγών της , έχετε τη δυνατότητα διαχείρισης του μη εκπιπτόμενου Φ.Π.Α. με δύο τρόπους: 1 ος τρόπος διαχείρισης στήλη σε γραμμές παραστατικών: Θα πρέπει να σχεδιάσετε τις στήλες γραμμών των παραστατικών ειδικών συναλλαγών ώστε να εμφανίζεται το πεδίο "Φ.Π.Α. μη εκπιπτόμενο" (εικ.4). Επιπλέον θα πρέπει να τροποποιηθεί η γέφυρα λογιστικής ώστε να λαμβάνεται υπόψη και η αξία του συγκεκριμένου πεδίου. Κατά την καταχώρηση παραστατικού χρησιμοποιείτε μια χρεοπίστωση και την αξία μη εκπιπτόμενου Φ.Π.Α. τη συμπληρώνετε στην αντίστοιχη στήλη. Σημ. Η χρεοπίστωση θα πρέπει να έχει στο πεδίο "Αξία υποβολής Μ.Υ.Φ." την τιμή [Καθαρή και Φ.Π.Α.]. Παράδειγμα : Καταχωρείτε ένα παραστατικό με Αξία: 100,00 - Φ.Π.Α.: 23% και Μη εκπιπτόμενο: 10,00 (εικ.6). Εικόνα 14 Παραστατικό με πεδίο "Φ.Π.Α. μη εκπιπτόμενο" Εάν ο συναλλασσόμενος είναι Υπόχρεος υποβολής, τότε στα στοιχεία προς υποβολή στην καθαρή αξία θα υπολογιστεί 100,00 και στο Φ.Π.Α. 23,00 (εικ.7). Σελίδα 13 από 83

14 Εικόνα 15 Λοιπά στοιχεία ειδικής συναλλαγής Εάν ο συναλλασσόμενος είναι Μη Υπόχρεος υποβολής, τότε στα στοιχεία προς υποβολή στην καθαρή αξία θα υπολογιστεί 110,00 και στο Φ.Π.Α.: 13,00 (εικ.8). Εικόνα 16 Λοιπά στοιχεία ειδικής συναλλαγής. Σελίδα 14 από 83

15 2 ος τρόπος διαχείρισης δύο χρεοπιστώσεις: Η διαχείριση του μη εκπιπτόμενου ΦΠΑ θα εκτελεστεί με 2 χρεοπιστώσεις στις γραμμές του παραστατικού. Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να υπάρχει μια χρεοπίστωση όπου στο πεδίο "Αξία υποβολής Μ.Υ.Φ." να έχει την τιμή [Καθαρή κατά περίπτωση (Μη εκπιπτόμενο)] και σε αυτή να έχει οριστεί συντελεστής ΦΠΑ 0%. Με αυτή την χρεοπίστωση θα καταχωρείται η αξία του μη εκπιπτόμενου ΦΠΑ. Κατά την καταχώρηση παραστατικού, στις γραμμές θα πρέπει να έχετε μια χρεοπίστωση (στην οποία θα έχει οριστεί η τιμή [Καθαρή και Φ.Π.Α.] στο πεδίο "Αξία υποβολής Μ.Υ.Φ."), όπου θα συμπληρώσετε τη συνολική καθαρή αξία και τον επιθυμητό συντελεστή ΦΠΑ και σε επόμενη γραμμή θα πρέπει να έχετε συμπληρώσει τη χρεοπίστωση για τη συμπλήρωση της μη εκπιπτόμενης αξίας. Σημ. Όσον αφορά το καθεστώς των συναλλασσομένων ισχύουν τα ίδια κριτήρια όπως και στον πρώτο τρόπο διαχείρισης. Παράδειγμα: Καταχώρησης ειδικής συναλλαγές με προμηθευτή Μη υπόχρεο και 2 χρεοπιστώσεις. Εικόνα 17 Παραστατικό με δύο χρεοπιστώσεις Σελίδα 15 από 83

16 Εικόνα 18 Λοιπά στοιχεία ειδικής συναλλαγής 2.3 Έσοδα Έξοδα Λογαριασμοί εσόδων εξόδων Στους λογαριασμούς των Εσόδων Εξόδων που έχουν τύπο «Εσόδων», «Εξόδων», «Ειδικών φόρων Εσόδων», «Ειδικών φόρων Εξόδων» έχει προστεθεί το πεδίο "Αξία υποβολής ΜΥΦ" και συμπληρώνεται αντίστοιχα όπως περιγράφεται στην ενότητα των ειδικών συναλλαγών (χρεοπιστώσεις). Σελίδα 16 από 83

17 Εικόνα 19 Λογαριασμοί Εσόδων Εξόδων Info: Κατά την διαδικασία του συγχρονισμού βάσης σε έκδοση , το πεδίο "Αξία Υποβολής Μ.Υ.Φ.", θα ενημερωθεί με την τιμή [Καμία] σε όλους τους λογαριασμούς στους οποίους έχει οριστεί "Συμμετέχει σε ΚΕΠΥΟ: [Όχι]". Εάν στους λογαριασμούς το πεδίο "Συμμετέχει σε ΚΕΠΥΟ" έχει την τιμή [Ναι], τότε το πεδίο "Αξία Υποβολής Μ.Υ.Φ.", θα ενημερωθεί με την τιμή [Καθαρή και Φ.Π.Α.] Παραστατικά Στις παραμέτρους των Σειρών παραστατικών, στη σελίδα <Γενικά στοιχεία> έχει προστεθεί το πεδίο "Αρχείο υποβολής ΜΥΦ" όπως και στις Σειρές εμπορικής διαχείρισης. Εικόνα 20 Σειρές παραστατικών Εσόδων Εξόδων Info: Κατά την διαδικασία του συγχρονισμού βάσης σε έκδοση , το πεδίο "Αρχείο υποβολής ΜΥΦ" θα ενημερωθεί με την τιμή [Αρχείο Εσόδων] σε όλες τις σειρές παραστατικών Εσόδων και με την τιμή [Αρχείο Εξόδων] σε όλες τις σειρές παραστατικών εξόδων. Σελίδα 17 από 83

18 2.4 Γενική Λογιστική Λογαριασμοί Γενικής Λογιστικής Στα στοιχεία των λογαριασμών Γενικής λογιστικής, στη σελίδα <Συναλλασσόμενοι, ΚΕ.Π.Υ.Ο., Μ.Υ.Φ.> έχουν προστεθεί τα πεδία "Υποβολή στοιχείων ΜΥΦ" και "Αξία υποβολής Μ.Υ.Φ." Εικόνα 21 Λογαριασμοί Γενικής Λογιστικής Υποβολή στοιχείων ΜΥΦ: δέχεται τιμές [Όχι], [Υπόχρεος] και [Μη υπόχρεος]. Αξία υποβολής Μ.Υ.Φ.: αφορά την αξία προς υποβολή και μπορείτε να ορίσετε [Καμία], [Σε καθαρή], [Σε Φ.Π.Α.], [Κατά περίπτωση (Μη εκπιπτόμενο Φ.Π.Α.)]. Στους λογαριασμούς πελατών (30), προμηθευτών (50), χρεωστών (33), πιστωτών (53), θα πρέπει - Το πεδίο " Υποβολή στοιχείων ΜΥΦ" να έχει την τιμή [Υπόχρεος] είτε [Μη υπόχρεος] ενώ - Το πεδίο "Αξία υποβολής Μ.Υ.Φ" να έχει την τιμή [Καμία]. Στους λογαριασμούς της ομάδας 1, 2, 6, 7 που συμμετέχουν σε άρθρα μαζί με τους λογαριασμούς 30, 50, 33, 53 θα πρέπει: - Το πεδίο " Υποβολή στοιχείων ΜΥΦ" να έχει την τιμή [Όχι] και - το πεδίο "Αξία υποβολής ΜΥΦ" την τιμή [Σε καθαρή]. Οι λογαριασμοί της ομάδας 54 θα πρέπει να έχουν: - στο πεδίο " Υποβολή στοιχείων ΜΥΦ" την τιμή [Όχι] και - στο πεδίο "Αξία υποβολής ΜΥΦ" την τιμή [Σε Φ.Π.Α.]. Σελίδα 18 από 83

19 Στον λογαριασμό (Φ.Π.Α. μη εκπιπτόμενος) θα πρέπει να τεθεί η τιμή [Όχι] στο πεδίο " Υποβολή στοιχείων ΜΥΦ" και το πεδίο "Αξία υποβολής ΜΥΦ" να έχει την τιμή [Κατά περίπτωση (Μη εκπιπτόμενο Φ.Π.Α.)] Άρθρα Στις σειρές των άρθρων έχει προστεθεί το πεδίο "Αρχείο υποβολής ΜΥΦ", το οποίο και θα πρέπει να συμπληρωθεί κατά περίπτωση όπως περιγράφεται και στην ενότητα των σειρών παραστατικών. Info: το συγκεκριμένο πεδίο δεν ενημερώνεται με το συγχρονισμό εγκατάστασης σε έκδοση Εικόνα 22 Παραμετροποίηση Σειρών άρθρων λογιστικής Λοιπά Στοιχεία Άρθρων Στα <Λοιπά στοιχεία> των άρθρων έχουν προστεθεί τα πεδία "Καθαρή αξία ΜΥΦ" και "Αξία ΦΠΑ ΜΥΦ", τα οποία ενημερώνονται βάσει των αξίων των κινούμενων λογαριασμών του άρθρου και επιδέχονται μεταβολής. Σελίδα 19 από 83

20 Εικόνα 23 Λοιπά στοιχεία άρθρων λογιστικής Με τη χρήση του link " Καθαρή αξία ΜΥΦ", προβάλλεται παράθυρο με αναλυτικά τα στοιχεία που αφορούν τις αξίες υποβολής στη ΓΓΠΣ. Εικόνα 24 Άρθρα λογιστικής: αξίες υποβολής Γ.Γ.Π.Σ. Οι τιμές των παραπάνω πεδίων μπορούν να τροποποιηθούν κατά περίπτωση ανά άρθρο. Εφόσον μεταβληθεί η "Καθαρή αξία" ή η "Αξία ΦΠΑ" των προς υποβολή φορολογικών στοιχείων, θα ενεργοποιηθεί και η παράμετρος <Χειρόγραφο>. Υπόδειγμα άρθρου Μη υπόχρεου συναλλασσομένου με μη εκπιπτόμενο ΦΠΑ: Σελίδα 20 από 83

21 Εικόνα 25 - Άρθρο με μη εκπιπτόμενο Φ.Π.Α. Στο παραπάνω παράδειγμα έχει μεταβληθεί το ποσό ΦΠΑ του και η διαφορά έχει τεθεί στον Στα <Λοιπά στοιχεία> του άρθρου έχουν αποτυπωθεί οι αξίες προς υποβολή όπως φαίνεται παρακάτω. Εικόνα 26 Λοιπά στοιχεία άρθρου Σελίδα 21 από 83

22 2.5 Εργασίες Υποβολής στοιχείων σε ΓΓΠΣ Εικόνα 27 Εργασίες Υποβολής στοιχείων σε ΓΓΠΣ Στο menu Επιλογών της εφαρμογής Περιοδικές Εργασίες Υποβολή στοιχείων σε ΓΓΠΣ έχουν προστεθεί οι εργασίες : Υποβολή φορολογικών στοιχείων ανά κύκλωμα: Εμπορικό, Εσόδων Εξόδων και Λογιστικής. ReUpdate φορολογικών στοιχείων ανά κύκλωμα. Και η εκτύπωση: Στοιχεία αποστολής ανά κύκλωμα. Σημ. Τα στοιχεία προς υποβολή θα πρέπει να λαμβάνονται είτε από το κύκλωμα εμπορικού είτε από το κύκλωμα Εσόδων εξόδων, είτε από το κύκλωμα Γενικής Λογιστικής. Για την υποβολή των φορολογικών στοιχείων από Εμπορική διαχείριση ή από Έσοδα Έξοδα, χρησιμοποιείτε την ίδια εργασία (Υποβολή στοιχείων (Εμπορικό Εσόδων Εξόδων)). Σελίδα 22 από 83

23 2.5.1 Υποβολή στοιχείων Εικόνα 28 Υποβολή στοιχείων Τα πεδία της εργασίας αφορούν: Έτος: το έτος υποβολής καθορίζεται από τη χρήση στην οποία έχετε κάνει εισαγωγή στην εφαρμογή. Εταιρείες: προτείνεται η Login εταιρεία. Το πεδίο αφορά περιπτώσεις όπου στην ίδια βάση δεδομένων υπάρχουν 2 εταιρείες με το ίδιο Α.Φ.Μ. Σε αυτή τη περίπτωση επιλέγετε την δεύτερη εταιρεία που έχει το ίδιο Α.Φ.Μ. με τη login εταιρεία. Περίοδος: στο συγκεκριμένο πεδίο επιλέγετε είτε [Μήνας] είτε [Τρίμηνο]. Στην περίπτωση που επιλεχθεί [Μήνας], θα πρέπει να συμπληρωθεί το πεδίο "Μήνας" με την αντίστοιχή περίοδο. Στην περίπτωση που επιλεχθεί τρίμηνο το πεδίο "Μήνας" απενεργοποιείται. Μήνας: επιλέγετε μήνα εφόσον στο προηγούμενο πεδίο έχετε ορίσει [Μήνα]. Κατάλογος αποθήκευσης: δηλώνετε τη διαδρομή αποθήκευσης του αρχείου. Δημιουργία αρχείου: επιλέγετε το αρχείου που θέλετε να υποβάλλετε. Τρόπος αποστολής: στο τρόπο αποστολής ορίζετε αν θα αποσταλεί ή όχι το αρχείο και με ποιο τρόπο. Δέχεται τις τιμές: Παράλειψη αποστολής: το αρχείο θα δημιουργηθεί χωρίς να αποσταλεί. Μεταφόρτωση αρχείου (xml upload): με την επιλογή πραγματοποιείται δημιουργία του αρχείου και σύνδεση στην ιστοσελίδα της ΓΓΠΣ για μεταφόρτωση του. Εφόσον επιλέξετε τη συγκριμένη παράμετρο και εκτελέσετε την εργασία, θα εμφανιστεί η ιστοσελίδα σύνδεσης. Στη σελίδα θα προταθούν τα στοιχεία εισόδου, εφόσον έχουν προκαθοριστεί στις γενικές παραμέτρους εταιρείας. Σελίδα 23 από 83

24 Αυτόματα (web service): με τη συγκεκριμένη επιλογή πραγματοποιείται αυτόματη αποστολή του αρχείου. Για χρήση της συγκεκριμένης υπηρεσίας θα πρέπει να ληφθούν από την ΓΓΠΣ τα στοιχεία "Ειδ. Κωδικού" & "Ειδ. Password" κατόπιν αίτησης. Info: η εργασία Υποβολής στοιχείων θα πρέπει να εκτελείται για κάθε τύπο αρχείου (Αρχείο εσόδων, Αρχείο εξόδων, Αρχείο ταμειακών μηχανών και λιανικής, Αρχείο λοιπών δαπανών) ReUpdate στοιχείων Η εργασία <ReUpdate στοιχείων> μηδενίζει και επανενημερώνει βασικούς πίνακες της εφαρμογής και στοιχεία τα οποία θα αποσταλούν στην ΓΓΠΣ. Η επανενημέρωση των εγγραφών είναι ανά παραστατικό. Εικόνα 29 ReUpdate στοιχείων Ημερομηνιακό διάστημα συναλλαγών: επιλέγετε το ημερομηνιακό διάστημα για το οποίο θα εκτελεστεί η εργασία. Ενότητες συναλλαγών: συμπληρώνετε τις ενότητες που θα ληφθούν υπόψιν (Αγορές, Ειδικές συναλλαγές, Πωλήσεις, Παραστατικά Εσόδων Εξόδων, Άρθρα Γ.Λ.). Αν δε συμπληρώσετε κάτι στο συγκεκριμένο πεδίο, η εργασία θα εκτελεστεί για όλες τις ενότητες. Μεταφορά καθεστώς από συναλλασσόμενο: παράμετρος που καθορίζει αν θα μεταφερθεί εκ νέου το καθεστώς συναλλασσομένου στα ήδη καταχωρημένα παραστατικά. Να υπολογιστούν οι manual καταχωρήσεις: παράμετρος που καθορίζει αν θα υπολογιστούν εκ νέου τα παραστατικά που φέρουν την τιμή Χειρόγραφο: Ναι. Σημ. Προσοχή. Το συγκεκριμένο ReUpdate πραγματοποιείται και σε επίπεδο Σειράς. Πχ. αν έχετε καταχωρημένο παραστατικό όπου στην παραμετροποίηση της Σειράς του έχετε δηλώσει ότι ενημερώνει αρχείο εσόδων και εκ των υστέρων ορίσετε ότι ενημερώνει αρχείο εξόδων, Σελίδα 24 από 83

25 τότε το ReUpdate θα αλλάξει όλες τις καταχωρημένες εγγραφές αυτής της σειράς με τη νέα τιμή Στοιχεία αποστολής Με την εκτύπωση <Στοιχεία αποστολής> μπορείτε να πραγματοποιήσετε έλεγχο ως προς τα στοιχεία προς υποβολή. Εικόνα 30 Στοιχεία αποστολής Εταιρίες: δηλώνετε τις εταιρίες για τις οποίες θέλετε να προβληθούν τα στοιχεία προς υποβολή στην ΓΓΠΣ. Ημερομηνιακό διάστημα: δηλώνετε το διάστημα για οποίο θέλετε να προβάλλετε τις εγγραφές προς υποβολή στην ΓΓΠΣ. Φορολογικά στοιχεία: επιλέγετε τον τύπο αρχείου για τον οποίο θέλετε να δείτε τα στοιχεία. Αν δεν επιλεχθεί κάποια τιμή με την εκτέλεση της εκτύπωσης θα προβληθούν οι εγγραφές που αφορούν και τους τέσσερις τύπους αρχείων. Το αποτέλεσμα της εκτύπωσης έχει ως εξής: Εικόνα 31 Εκτύπωση στοιχείων αποστολής Σελίδα 25 από 83

26 2.6 Στατιστικές ισοτιμίες Στο menu Εργασίες > Διεθνείς συναλλαγές, έχει προστεθεί ο πίνακας <Στατιστικές ισοτιμίες>. Εικόνα 32 Στατιστικές ισοτιμίες Σε αυτό συμπληρώνετε τις ισοτιμίες Φ.Π.Α. που ανακοινώνονται από Το ΥΠ.ΟΙΚ και αφορούν στην μετατροπή σε ευρώ αξιών συναλλαγών για σκοπούς ΦΠΑ. Δηλαδή, στην περίπτωση παραστατικού όπου ο συναλλασσόμενος είναι υπόχρεος ως προς την υποβολή των στοιχείων ΜΥΦ και η συναλλαγή είναι σε ξένο νόμισμα, τότε οι αξίες που θα ενημερώσουν το αρχείο της ΜΥΦ είναι αυτές με την ισοτιμία που θα καταχωρηθεί στον αντίστοιχο πίνακα. Σελίδα 26 από 83

27 3. C.R.M. 3.1 Φάκελοι Υπηρεσιών Παραμετροποίηση Στους τύπους των παραστατικών των Φακέλων Υπηρεσιών προστέθηκαν οι εξής παράμετροι: Εικόνα 33 Χρήσεις παραστατικού: στις χρήσεις παραστατικού προστέθηκε τιμή για τις [Ενέργειες]. Εφόσον ενεργοποιηθεί η συγκεκριμένη παράμετρος τότε στην προβολή των Φακέλων εμφανίζεται το grid <Ενέργειες>. Στο συγκεκριμένο grid εμφανίζονται οι ενέργειες που έχουν συνδεθεί με το φάκελο. Η σύνδεση πραγματοποιείται είτε από τις ενέργειες είτε από το συγκεκριμένο grid. Υποχρεωτικό είδος: με τη συγκεκριμένη παράμετρο επιλέγετε αν θα είναι υποχρεωτική ή όχι η επιλογή είδους στο φάκελο. Ενημέρωση εγγύησης: με την επιλογή αυτή δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας εγγύησης για τα είδη (ανταλλακτικά) που συμμετέχουν στις γραμμές του φακέλου. Περισσότερα στο κεφάλαιο «Συμβάσεις» Εργασίες Προβολή φακέλου Στην προβολή των φακέλων προστέθηκε panel με τον <Προγραμματισμό> όπου μπορείτε να δηλώσετε ημερομηνίες "Έναρξης" "Λήξης", "Παράδοσης" καθώς και την "Προτεραιότητα". Εάν συνδέσετε φάκελο με ενέργειες τότε τα πεδία "Έναρξη" "Λήξη" συμπληρώνονται βάσει των ημερομηνιών των ενεργειών. Σελίδα 27 από 83

28 Εικόνα 34 Σελίδα 28 από 83

29 Ενέργειες: Δημιουργία - Σύνδεση με φάκελο /Ημερολόγιο Μέσα από το φάκελο grid <Ενέργειες> με δεξί κλικ στη γραμμή έχετε την επιλογή για <Προσθήκη ενεργειών> - <Αποσύνδεση ενέργειας> και <Ημερολόγιο>. Εικόνα 35 Προσθήκη Ενεργειών Στην επιλογή <Προσθήκη ενεργειών> πραγματοποιείται έλεγχος ως προς τον Πελάτη που έχει συμπληρωθεί στο φάκελο, τις Ημερομηνίες έναρξης λήξης και τον τεχνικό και βάσει αυτών των φίλτρων προτείνονται /συμπληρώνονται στο grid οι αντίστοιχες ενέργειες. Σελίδα 29 από 83

30 Εικόνα 36 Κατά την επιλογή των ενεργειών μεταβάλλονται οι Ημερομηνίες Έναρξης Λήξης και η κατάσταση του φακέλου σύμφωνα με τα δεδομένα των ενεργειών. Επιπλέον με την προσθήκη των ενεργειών προστίθενται και τυχόν υπηρεσίες και είδη που είναι συνδεδεμένα με τις ενέργειες και οι ποσότητες τους καλύπτουν τις αντίστοιχες συμβάσεις. Είδη προστίθενται εφόσον έχει επιλεχθεί ενέργεια συνάντησης. Με διπλό κλικ επί της γραμμής εμφανίζονται τα στοιχεία της ενέργειας από όπου και μπορείτε να μεταβάλλετε στοιχεία της. Σελίδα 30 από 83

31 Εικόνα 37 Αποσύνδεση ενέργειας Με δεξί κλικ <Αποσύνδεση ενέργειας> αποσυνδέετε την επιλεγμένη ενέργεια από το φάκελο. Ημερολόγιο Με δεξί κλικ <Ημερολόγιο> εμφανίζεται το Ημερολόγιο του χειριστή της επιλεγμένης ενέργειας (γραμμής). Εικόνα 38 Δημιουργία ενέργειας απευθείας από το φάκελο Μέσα από το φάκελο στο grid <Ενέργειες>, μπορείτε να δημιουργήσετε νέα ενέργεια απευθείας από τις γραμμές του πλέγματος/grid. Σελίδα 31 από 83

32 Στο πλέγμα προσθέτετε μια γραμμή όπου μπορείτε να συμπληρώσετε Σειρά ενέργειας, Αιτιολογία, χειριστή, χαρακτηρισμό και μέσο (εικ.7). Με διπλό κλικ επί της γραμμής συμπληρώνετε τα επιπλέον στοιχεία της ενέργειας που δημιουργείτε (εικ.8). Εικόνα 39 Εικόνα 40 Σημείωση : Αν έχετε δημιουργήσει ενέργεια μέσα από το φάκελο, τότε η ενέργεια αυτή είναι θα παραμείνει συνδεδεμένο με το φάκελο. Σελίδα 32 από 83

33 Στην περίπτωση που διαγράψετε το φάκελο θα διαγραφούν και οι ενέργειες που έχουν δημιουργηθεί από αυτόν. Εάν θελήσετε να διαγράψετε ενέργεια που έχει δημιουργηθεί μέσα από φάκελο, τότε κατά την επιλογή της διαγραφής της θα εμφανιστεί σχετικό μήνυμα με απαγόρευση διαγραφής (εικ.9). Για τη διαγραφή της θα πρέπει πρώτα να αποσυνδέσετε την ενέργεια από το φάκελο (μέσα στο φάκελο επιλογή της εγγραφής και με δεξί κλικ <Αποσύνδεση ενέργειας>) και μετά να επιλέξετε διαγραφή στην εγγραφή της. Εικόνα 41 Σχετικές εργασίες φακέλου Επιλογή σύμβασης. Στις σχετικές εργασίες του φακέλου προστέθηκε η <Επιλογή σύμβασης> όπου μπορείτε να επιλέξετε τη σύμβαση του πελάτη και να εισάγετε τα αντίστοιχα στοιχεία στο φάκελο - <Ανταλλακτικά>. Σελίδα 33 από 83

34 Εικόνα 42 Σημ. τα ανταλλακτικά που προστίθενται στο φάκελο είναι εμφανίζονται εφόσον η σύμβαση έχει συνδεθεί με σχετικό παραστατικό. Ημερολόγιο προσώπων Από Σχετικές Εργασίες επιλέγοντας <Ημερολόγιο προσώπων> εμφανίζεται το ημερολόγιο των προσώπων που έχουν οριστεί ως χειριστές στις ενέργειες που σχετίζονται με το φάκελο. Εικόνα 43 Σελίδα 34 από 83

35 Ημερολόγιο μέσων Από Σχετικές Εργασίες επιλέγοντας <Ημερολόγιο μέσων> εμφανίζεται το ημερολόγιο των μέσων που έχουν καταχωρηθεί στις ενέργειες που σχετίζονται με το φάκελο. Εικόνα 44 Δημιουργία φακέλου μέσα από Ενέργειες Σε όλες τις ενέργειες (Γενικές ενέργειες, tasks, κλήσεις, συναντήσεις, s) καθώς και στα <Στατιστικά ενεργειών> προστέθηκε η επιλογή "Μεταφορά σε φάκελο". Με την επιλογή αυτή δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας φακέλου υπηρεσιών απευθείας από το αρχείο ενεργειών. Η επιλογή είναι διαθέσιμη με δεξί κλικ στον browser των ενεργειών /στατιστικών ενεργειών (εικ.13) και στις Σχετικές εργασίες κάθε ενέργειας (εικ.15). Εικόνα 45 Επιλέγοντας μεταφορά σε φάκελο μέσα από τον browser, εμφανίζεται οθόνη διαλόγου όπου μπορείτε να επιλέξετε αν θα γίνει ομαδοποίηση των εγγραφών ανά πελάτη είτε ανά εγκατάσταση είτε ανά έργο (περίπτωση επιλογής πολλών ενεργειών), καθώς και τη Σειρά με την οποία θα καταχωρηθεί ο φάκελος (εικ.14). Σελίδα 35 από 83

36 Εικόνα 46 Εικόνα 47 Επιλέγοντας μεταφορά σε φάκελο μέσα από τις Σχετικές εργασίες μιας ενέργειας προτείνεται αυτόματα η προβολή του φακέλου προς καταχώρηση Dashboard Στατιστικά φακέλων Τα «Στατιστικά φακέλων» παρέχουν πληροφορίες σχετικά με το φόρτο εργασίας, το πλήθος νεοεισερχόμενων, κλεισμένων φακέλων ανά ημέρα, το πλήθος των φακέλων ανά προτεραιότητα, την κατάσταση, το χαρακτηρισμό, την προθεσμία και τη διάρκεια των φακέλων ανά τεχνικό. Επιπλέον την κατηγορία και ομάδα είδους, την κατηγορία και γεωγραφική ζώνη πελατών αρχικά υπολογισθείσα διάρκεια σε εργατοώρες των φακέλων και πραγματική διάρκεια σε εργατοώρες των ενεργειών των φακέλων. Σελίδα 36 από 83

37 Εικόνα Ενέργειες Ειδικές συμβάσεις - Υπηρεσίες Σε όλες τις ενέργειες προστέθηκαν τα πεδία: Ειδική σύμβαση Υπηρεσία και Ποσότητα Σελίδα 37 από 83

38 Εικόνα 49 Εάν συμπληρώσετε "Υπηρεσία" και "Ποσότητα" σε ενέργεια και επιλέξετε <Μεταφορά σε φάκελο>, η υπηρεσία ενημερώνει και τον φάκελο (grid <Υπηρεσίες>) Μέσα διαθεσιμότητα μέσου Στους τύπους των ενεργειών προστέθηκε η παράμετρος "Διαθεσιμότητα μέσου". Εικόνα 50 Σελίδα 38 από 83

39 Με τη συγκεκριμένη παράμετρο ελέγχετε κατά την καταχώρηση ενέργειας στην οποία έχετε συμπληρώσει Μέσο, τη διαθεσιμότητα αυτού για την ημερομηνία και ώρα έναρξης λήξης που ορίζετε στην ενέργεια Συναντήσεις Είδη /Υπηρεσίες Επιλογή ειδών /υπηρεσιών Στην προβολή των συναντήσεων προστέθηκε το grid <Είδη /Υπηρεσίες>. Στο συγκεκριμένο grid επιλέγετε την οντότητα που θέλετε και τον κωδικό είδους /υπηρεσίας με την αντίστοιχη ποσότητα. Εικόνα 51 Επιλογή σύμβασης Στις Σχετικές εργασίες προστέθηκε η <Επιλογή σύμβασης>. Για την επιλογή σύμβασης, θα πρέπει ένα τουλάχιστον εκ των πεδίων "Έναρξη", "Λήξη" της συνάντησης να εμπεριέχεται στα χρονικά όρια της σύμβασης. Στο διάλογο της επιλογής σύμβασης, εφόσον επιλέξετε ποσότητα στις γραμμές, τότε τα είδη αυτά μεταφέρονται στη συνάντηση στο grid <Είδη /Υπηρεσίες>. Σελίδα 39 από 83

40 Εικόνα Συναντήσεις Διαθέσιμες ώρες Στις Σχετικές εργασίες των συναντήσεων προστέθηκε η επιλογή <Διαθέσιμες ώρες>. Με την επιλογή αυτή εμφανίζονται (σε grid) όλες οι διαθέσιμες ημέρες ώρες για τον προγραμματισμό ραντεβού σύμφωνα με το ημερομηνιακό διάστημα που ορίζει ο χρήστης. Αν δημιουργήσετε μια νέα συνάντηση (χωρίς να επιλέξετε καταχώρηση εικ.21), συμπληρώσετε τους χρήστες που θέλετε να συμμετέχουν και τη διάρκεια της συνάντησης (Έναρξη Λήξη) επιλέγοντας από Σχετικές εργασίες - <Διαθέσιμες ώρες> εμφανίζεται grid (εικ.22) με τις ημέρες και ώρες που μπορείτε να πραγματοποιήσετε τη συνάντηση γι αυτούς τους συμμετέχοντες. Σελίδα 40 από 83

41 Εικόνα 53 Εικόνα 54 Στο grid που εμφανίζεται μπορείτε να αλλάξετε τις ημερομηνίες στις οποίες θέλετε να δείτε την διαθεσιμότητα καθώς και τη διάρκεια της συνάντησης. Εάν δε συμπληρώσετε ημερομηνία ώρα στη συνάντηση τότε στο grid προτείνεται 1 ώρα για το διάστημα της συνάντησης. Επιλέγοντας την ημέρα και ώρα που θέλετε με <ok> συμπληρώνεται αντίστοιχα στις Ημερομηνίες Ώρες έναρξης και λήξης της συνάντησης. Σελίδα 41 από 83

42 Η διαθεσιμότητα των ωρών λειτουργεί σε συνδυασμό με την παράμετρο <Διαθεσιμότητα χρήστη> που υπάρχει στον τύπο του παραστατικού ενεργειών Dashboard Εικόνα ενεργειών Στην «Εικόνα ενεργειών» περιέχονται στατιστικές πληροφορίες σύμφωνα με το πλήθος των ενεργειών ανά Προτεραιότητα, Κατεύθυνση, Κατάσταση, Προθεσμία, Διάρκεια, Χειριστή, Εμπρόθεσμα, Κατηγορία συναλλασσόμενου, Τύπο ενέργειας και Μέσο, ομαδοποιημένα σε 4 tab <Ποσοτικοί δείκτες>, <Προγραμματισμός>, <Χειριστές> και <Συναλλασσόμενοι Μέσα>. Εικόνα 55 Σελίδα 42 από 83

43 Εικόνα Συμβάσεις Αρχείο συμβάσεων Στις Συμβάσεις στο tab <Είδη> προστέθηκε η στήλη «Οντότητα» ώστε να μπορεί να επιλεγεί είτε υπηρεσία είτε είδος. Εικόνα Καρτέλα συμβάσεων Στις σχετικές εργασίες των πελατών προστέθηκε η επιλογή <Συμβάσεις>. Στην καρτέλα εμφανίζονται σε ένα grid όλες οι συμβάσεις του πελάτη και στα grid <Ανάλυση παραστατικού> - <Ανάλυση σύμβασης> περιέχοντα τα στοιχεία του παραστατικού της επιλεγμένης σύμβασης και τα περιεχόμενα αυτής. Σελίδα 43 από 83

44 Εικόνα Εγγυήσεις Αρχείο εγγυήσεων Στο αρχείο των εγγυήσεων προστέθηκε το πεδίο "Κατάσταση SN" το όποιο δείχνει σε ποια κατάσταση βρίσκεται το serial number (αγορά, πώληση, επιστροφή κτλ). Επιπλέον προστέθηκαν τα πεδία "Προμηθευτής" - "Έναρξη" - "Λήξη" όπου δείχνουν τον προμηθευτή του συγκεκριμένου serial number και την περίοδο που αυτό καλύπτεται από εγγύηση του προμηθευτή. Σελίδα 44 από 83

45 Εικόνα 59 Στις Σχετικές εργασίες της κάθε εγγύησης εμφανίζονται ως επιλογή οι εκτυπώσεις «Καρτέλα SN» και «Ημερολόγιο SN» όπου με την επιλογή τους εμφανίζεται η καρτέλα /ημερολόγιο του serial number που έχει επιλεχθεί στην εγγραφή της εγγύησης Αυτόματη δημιουργία εγγύησης Στους τύπους των παραστατικών αγορών, πωλήσεων και στους τύπους των φακέλων υπηρεσιών έχει προστεθεί η παράμετρος "Ενημέρωση εγγύησης" (εικ.28). Με την επιλογή της παραμέτρου και σε συνδυασμό με το είδος (εικ.29) δημιουργείται αυτόματα εγγύηση με την καταχώρηση του παραστατικού. Σελίδα 45 από 83

46 Εικόνα 60 Στα είδη της αποθήκης, tab <Ιδιότητες> προστέθηκε το πεδίο "Εγγύηση (μήνες)" (εικ.29) όπου συμπληρώνετε τον αριθμό των μηνών που θα είναι σε εγγύηση το είδος. Εικόνα 61 Το πεδίο "Εγγύηση (μήνες)" μπορεί να προστεθεί και στις στήλες των παραστατικών (με σχεδιασμό στηλών) όπου και μπορεί να συμπληρώνεται απευθείας από τις γραμμές. Αν ένα είδος έχει συμπληρωμένη εγγύηση τότε στο πεδίο αυτό προτείνονται οι μήνες της εγγύησης του είδους. Σελίδα 46 από 83

47 Εικόνα 62 Η εγγύηση που δημιουργείται/ενημερώνεται φέρει τo είδος και το serial number, τα στοιχεία του Προμηθευτή (εάν έχει καταχωρηθεί από παραστατικά αγοράς), τα στοιχεία του πελάτη (παραστατικό πώλησης φάκελος υπηρεσιών) και τις ημερομηνίες της εγγύησης οι οποίες διαμορφώνονται βάσει της ημερομηνίας των παραστατικών και του αριθμού των μηνών που έχει συμπληρωθεί στο είδος. Με τον ίδιο τρόπο που δημιουργείται /ενημερώνεται εγγύηση από παραστατικά πωλήσεων μπορεί να ενημερωθεί εγγύηση και από τους φακέλους υπηρεσιών για τα είδη που συμπληρώνονται ως ανταλλακτικά. Σημ. Ανάλογα με τον τύπο του serial number υπάρχει η περίπτωση διαγραφής εγγύησης. Δηλαδή εάν ο τύπος serial number είναι [Επιστροφή σε προμηθευτή] τότε θα διαγραφεί η εγγύηση που έχει δημιουργηθεί γι αυτό. Σημ. Εάν στο είδος το πεδίο "Εγγύηση (μήνες)" είναι κενό δεν δημιουργείται εγγύηση. Εάν έχει την τιμή 0 (μηδέν) τότε θα δημιουργηθεί εγγύηση για μια μέρα. Σελίδα 47 από 83

48 3.5 Ημερολόγια Εκτός από τους Φακέλους Υπηρεσιών όπου έχουν προστεθεί τα Ημερολόγια προσώπων και μέσων, Ημερολόγια έχουν προστεθεί και στις εξής ενότητες: Στο αρχείο των Μέσων (Επιχειρησιακές ενότητες), είτε μαζικά με δεξί κλικ από το ευρετήριο (browser) των μέσων είτε μέσα από την προβολή του μέσου Σχετικές εργασίες. Επίσης σε οποιαδήποτε σημείο υπάρχει το πεδίο "Μέσο" με δεξί κλικ εμφανίζεται η επιλογή «Ημερολόγιο Μέσων». Στο αρχείο Στελεχών, είτε μαζικά με δεξί κλικ από το ευρετήριο (browser) των στελεχών είτε μέσα από την προβολή Σχετικές εργασίες. Στις Γενικές ενέργειες στο πεδίο "Πρόσωπο" με δεξί κλικ υπάρχει η επιλογή «Ημερολόγιο προσώπων» όπου εμφανίζεται το ημερολόγιο του αντίστοιχου προσώπου. Ομοίως σε οποιοδήποτε σημείο του προγράμματος είναι συμπληρωμένο το πεδίο "Πρόσωπο" με δεξί κλικ υπάρχει η επιλογή του Ημερολογίου. Σελίδα 48 από 83

49 4. Social C.R.M. 4.1 Εισαγωγή Με την παγκόσμια έκρηξη της χρήσης των Social media, οι σύγχρονες επιχειρήσεις έχουν την ευκαιρία αλλά και την ανάγκη να αλληλεπιδράσουν, να επικοινωνήσουν και να εστιάσουν στους πελάτες τους αξιοποιώντας τις δυνατότητες που προσφέρονται από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Η SoftOne επεκτείνει ακόμη περισσότερο τις δυνατότητες της κεντρικής μηχανογράφηση σας με την προσθήκη του Soft1 Social CRM. Αξιοποιώντας την ενότητα Social CRM έχετε την δυνατότητα διαχείρισης διαφορετικών και πολλαπλών λογαριασμών στα δημοφιλέστερα Social media, Facebook, Twitter, LinkedIn σε ένα ενιαίο περιβάλλον. Επίσης μπορείτε εύκολα και γρήγορα, να διαχειριστείτε τα στοιχεία των πελατών σας μέσα από το περιβάλλον του Soft1, να εκμεταλλευτείτε νέες ευκαιρίες πώλησης, να δρομολογήσετε αιτήματα προς εξυπηρέτηση, να δείτε στατιστικά και δείκτες αποτελεσματικότητας και να παρακολουθήσετε τον ανταγωνισμό σας. 4.2 Εγκατάσταση Social C.R.M. Για την χρήση του Social C.R.M. απαιτείται η εγκατάσταση των εφαρμογών του Facebook, Twitter και LinkedIn. Για την εγκατάσταση των εφαρμογών αυτών, προϋπόθεση είναι να υπάρχει λογαριασμός στο Facebook / LinkedIn/ Twitter του ατόμου που κάνει την εγκατάσταση είτε να υπάρχει εταιρικό profile. Για τη σύνδεση με το SoftOne απαιτείται η ύπαρξη εταιρικής σελίδας στο Facebook /LinkedIn και εταιρικό λογαριασμό στο Twitter Εγκατάσταση Facebook εφαρμογής Δημιουργία εφαρμογής Για τη δημιουργία εφαρμογής στο Facebook (αφού έχετε κάνει Login σε αυτό με το λογαριασμό σας), επιλέγετε το σύνδεσμο ώστε να ενεργοποιήσετε το λογαριασμό ως developer. Από τη συγκεκριμένη σελίδα επιλέγετε [Apps] - Register as a Developer (σύνδεσμος όπου εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη για αποδοχή των όρων του Facebook (εικ.1). Σελίδα 49 από 83

50 Εικόνα 63 Αποδοχή όρων Στο σημείο αυτό στο <Βήμα 2> είναι υποχρεωτική η συμπλήρωση του τηλεφώνου ώστε να σταλθεί sms με κωδικό επιβεβαίωσης. Εφόσον ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής στοιχείων εμφανίζεται η σελίδα για δημιουργία της νέας εφαρμογής (εικ.2). Εικόνα 64 Δημιουργία νέας εφαρμογής Επιλέγετε <Create a new app> όπου εμφανίζεται παράθυρο με τρία πεδία (εικ.3): Εικόνα 65 Δημιουργία εφαρμογής: εισαγωγή στοιχείων Σελίδα 50 από 83

51 Display Name: πληκτρολογείτε το όνομα του application. Namespace: πληκτρολογείτε ένα όνομα το οποίο και πρέπει να είναι μοναδικό καθώς με αυτόν τον τρόπο το Facebook δημιουργεί ένα μοναδικό url για αυτήν την εφαρμογή Category: επιλέγετε την κατηγορία της εφαρμογής που θέλετε να δημιουργήσετε. Με την επιλογή [Create App] εμφανίζεται η οθόνη επιβεβαίωσης (εικ.4). Εικόνα 66 Οθόνη ελέγχου για τη δημιουργία εφαρμογής Εφόσον επιλέξετε Submit δημιουργείτε το application και εμφανίζεται η αντίστοιχη σελίδα (εικ.5). Εικόνα 67 Επιλογή application Στο application που θα δημιουργηθεί πρέπει να αλλαχθεί η κατάσταση του Sandbox Mode. Για την αλλαγή κάνετε κλικ πάνω στο application και στην επόμενη οθόνη επιλέγετε <Status & Review> (εικ.6). Στο <Status & Review> θα πρέπει να ενεργοποιήσετε το application επιλέγοντας [YES]. Μετά την επιβεβαίωση (confirm) ενεργοποιείται η εφαρμογή. Σελίδα 51 από 83

52 Εικόνα 68 Application Εικόνα 69 - Ενεργοποίηση application Σημ.: για να συνδέσετε στη συνέχεια την εφαρμογή με το SoftOne Social C.R.M. θα χρειαστείτε τους κωδικούς [App ID] και [App secret] που εμφανίζονται στην εικ.6 (επιλογή <Dashboard>). Σελίδα 52 από 83

53 Σύνδεση εφαρμογής με Soft1. Για τη σύνδεση της Facebook εφαρμογής που δημιουργήσατε με το Soft1, θα χρειαστείτε τους κωδικούς του App ID και του App Secret όπως εμφανίζονται στην εικόνα 6. Στο Soft1 επιλέγετε το menu Παράμετροι > Ενέργειες & CRM > Social > Διαχείριση λογαριασμών. Στο σημείο αυτό, με Νέα εγγραφή θα σας εμφανιστεί η οθόνη προσθήκης των social λογαριασμών. Εικόνα 70 Οθόνη προσθήκης social λογαριασμών Στη συγκεκριμένη οθόνη ρυθμίζετε τον λογαριασμό ώστε να μπορεί να ενεργοποιηθεί για λήψη και αποστολή αναρτήσεων ή επιμέρους. Εικόνα 71 Ρυθμίσεις λήψης και αποστολής αναρτήσεων Επιλέγοντας <Σύνδεση> εμφανίζεται το παράθυρο εισαγωγής διαπιστευτηρίων για την Facebook εφαρμογή. (το παράθυρο αυτό εμφανίζεται μόνο στην περίπτωση που δεν έχετε βάλει ποτέ τα διαπιστευτήρια της εφαρμογής). Εικόνα 72 - Διαπιστευτήρια Facebook εφαρμογής Επιλέγοντας <Ναι>, θα σας εμφανιστεί ένα παράθυρο που θα σας ζητάει να κάνετε Log in στο Facebook(Εικ.11). Πληκτρολογήστε τα στοιχεία σύνδεσης σας και πατήστε Log In. Σελίδα 53 από 83

54 Εικόνα 73 Είσοδος στο Facebook Στην συνέχεια θα σας ζητήσει δικαίωμα στο δημόσιο προφίλ, στην λίστα των φίλων σας, στα νέα σας, στην προσωπική σας περιγραφή και στην προσωπική περιγραφή των φίλων σας. Εικόνα 74 - Αποδοχή πρόσβασης στα στοιχεία του χρήστη Πατώντας <OK> εμφανίζεται οθόνη ζητώντας δικαίωμα να μπορεί η εφαρμογή να κάνει αναρτήσεις για λογαριασμό σας (εικ.13). Σελίδα 54 από 83

55 Εικόνα 75 Αποδοχή δικαιώματος ανάρτησης Επιλέγοντας <OK>, εμφανίζεται οθόνη ζητώντας δικαίωμα να μπορεί να μπορεί η εφαρμογή να διαχειριστεί τις σελίδες σας στο Facebook (εικ.14). Εικόνα 76 Αποδοχή δικαιώματος διαχείρισης των Facebook σελίδων Με την επιλογή <OK> επιστρέφετε στην οθόνη του Soft1 όπου στην προβολή εμφανίζονται όλες οι σελίδες σας στο Facebook, ώστε να επιλέξετε ποια θέλετε να συνδέσετε (εικ.15). Σελίδα 55 από 83

56 Εικόνα 77 Σύνδεση Facebook σελίδας Επιλέγετε τη σελίδα που θέλετε και με <Ok>, στο πεδίο "Περιγραφή" της εγγραφής λογαριασμού, συμπληρώνεται αυτόματα το όνομα της συνδεδεμένης σελίδας. Τέλος επιλέγετε <Καταχώρηση> για την καταχώρηση του λογαριασμού. Εικόνα 78 Καταχώρηση εγγραφής Σελίδα 56 από 83

57 4.2.2 Εγκατάσταση Twitter εφαρμογής Δημιουργία εφαρμογής Twitter Για τη δημιουργία εφαρμογής στο Twitter (αφού έχετε κάνει Login στο Twitter με το λογαριασμό σας), επιλέγετε το σύνδεσμο ώστε να ενεργοποιήσετε Twitter λογαριασμό ως λογαριασμό developer. Επιλέγετε είτε από την εικόνα του profile σας My application, είτε το σύνδεσμο και δημιουργείτε ένα καινούριο application πατώντας <Create a new application>. Εικόνα 79 Δημιουργία Twitter εφαρμογής Εφόσον επιλέξετε <Create a new application>, εμφανίζεται μια οθόνη με τρία υποχρεωτικά πεδία: Name: πληκτρολογείτε το όνομα του application. Description: συμπληρώνετε την περιγραφή της εφαρμογής. Website: στο συγκεκριμένο πεδίο ορίζετε τη σελίδα από την οποία μπορεί να μεταφορτωθεί η εφαρμογή (υποχρεωτικό πεδίο το οποίο όμως δε χρειάζεται για τη χρήση που θα κάνετε στην εφαρμογή). Εικόνα 80 - Συμπλήρωση στοιχείων εφαρμογής Σελίδα 57 από 83

58 Μεταβαίνετε στο κάτω μέρος της σελίδας ώστε να αποδεχθείτε τους όρους και να συμπληρώσετε τον κωδικό CAPTCHA για να δημιουργήσετε την Twitter εφαρμογή. Εικόνα 81 - Συμπλήρωση CAPTCHA Με την επιλογή της δημιουργίας, θα γίνει παραπομπή στη σελίδα ρύθμισης της εφαρμογής. Στο σημείο αυτό θα πρέπει να αλλάξετε το "Access level" που εμφανίζεται ως read-only, διότι με αυτό η εφαρμογή δεν θα έχει δικαιώματα γραφής στο Twitter. Εικόνα 82 Ρυθμίσεις εφαρμογής Σελίδα 58 από 83

59 Για την αλλαγή του Access level, επιλέγετε το μενού <Settings> και αλλάζετε το Application Type access σε «Read, Write and Access direct messages». Για την αποθήκευση των αλλαγών επιλέγετε <Update this Twitter application s settings>. Εικόνα 83 - Αλλαγή Application Type Εάν πλοηγηθείτε στη σελίδα <Details>, θα παρατηρήσετε ότι το Access level έχει αλλάξει από «Read-only» σε «Read, write, and direct messages». Εικόνα 84 - Access level Στο τέλος της ίδιας σελίδας υπάρχει η επιλογή <Create my access token>. Με την επιλογή αυτή ανανεώνεται η σελίδα και θα δημιουργηθεί ένας κωδικός Consumer Key και ένας κωδικός Consumer secret. Εικόνα 85 - Δημιουργία access token Οι κωδικοί Consumer key και Consumer secret θα χρειαστούν για την εγκατάσταση της εφαρμογής στο SoftOne. Σελίδα 59 από 83

60 Εικόνα 86 - Consumer key /Consumer secret Σύνδεση Twitter εφαρμογής με Soft1 Για τη σύνδεση της Twitter εφαρμογής που δημιουργήσατε με το Soft1, θα χρειαστείτε τους κωδικούς του Consumer key και του Consumer secret όπως εμφανίζονται στην εικόνα 24. Στο Soft1 επιλέγετε το menu Παράμετροι > Ενέργειες & CRM > Social > Διαχείριση λογαριασμών. Στο σημείο αυτό με Νέα εγγραφή θα σας εμφανιστεί η οθόνη προσθήκης των social λογαριασμών. Στο πεδίο "Τύπος Social" επιλέγετε [Twitter] και στο πεδίο "Ενεργός" επιλέγετε την κατάσταση που επιθυμείτε. Εικόνα 87 - Ρυθμίσεις λήψης και αποστολής αναρτήσεων Πατώντας <Σύνδεση>, θα εμφανιστεί το παράθυρο εισαγωγής διαπιστευτηρίων για την Twitter εφαρμογή (το παράθυρο αυτό εμφανίζεται μόνο στην περίπτωση που δεν έχετε βάλει ποτέ τα διαπιστευτήρια της εφαρμογής). Σελίδα 60 από 83

61 Εικόνα 88 - Διαπιστευτήρια Twitter εφαρμογής Στη συνέχεια, θα σας ζητηθεί να δώσετε τα δικαιώματα που αναγράφονται στην παρακάτω εικόνα (εικ.27). Συμπληρώνετε τα στοιχεία της σύνδεσης σας και επιλέγετε <Έγκριση εφαρμογής>. Εικόνα 89 - Έγκριση εφαρμογής Twitter Σελίδα 61 από 83

62 Με την επιλογή της <Έγκρισης εφαρμογής>, θα σας εμφανίσει στην οθόνη ένα PIN, το οποίο και πρέπει να συμπληρώσετε και να πατήσετε <Ok>. Εικόνα 90 Εισαγωγή PIN Επιλέγοντας <Ok>, επιστρέφετε στην οθόνη του Soft1, όπου στο πεδίο "Περιγραφή" θα εμφανίζεται πλέον το όνομα της συνδεδεμένης σελίδας. Επιλέγετε <Καταχώρηση> για την καταχώρηση της εγγραφής του λογαριασμού. Εικόνα 91 Καταχώρηση εγγραφής. Σελίδα 62 από 83

63 4.2.3 Εγκατάσταση LinkedIn εφαρμογής Δημιουργία εφαρμογής LinkedIn Για τη δημιουργία εφαρμογής στο LinkedIn (αφού έχετε κάνει εισαγωγή με τον κωδικό σας) μεταβαίνετε στο σύνδεσμο Ενεργοποιείτε ένα LinkedIn λογαριασμό ως λογαριασμό developer επιλέγοντας από το λογαριασμό σας> API Keys, διαφορετικά επιλέγετε το σύνδεσμο Εικόνα 92 Σύνδεσμος LinkedIn για δημιουργία εφαρμογής Για τη δημιουργία νέου application επιλέγετε <Add New Application>. Στη σελίδα που εμφανίζετε συμπληρώνετε τα υποχρεωτικά πεδία. Συγκεκριμένα: Στον τομέα «Company Info» συμπληρώνετε το όνομα της εταιρίας. Στον τομέα «Application Info» συμπληρώνετε : - το Application Name που είναι το όνομα της εφαρμογής, - το Description που είναι η περιγραφή της εφαρμογής, - το website που αφορά την εφαρμογή (δεν σας χρειάζεται για την χρήση που θα κάνετε στην εφαρμογή απλά πρέπει να συμπληρωθεί ως υποχρεωτικό πεδίο) - το Application Use που είναι η κατηγορία της εφαρμογής και - στο Live status επιλέγετε την κατάσταση [Live]. Σελίδα 63 από 83

64 Εικόνα 93 - Στοιχεία εταιρίας & εφαρμογής Στον τομέα «Contact Info» συμπληρώνετε - το πεδίο Developer Contact και - το πεδίο Phone. Στον τομέα «OAuth User Agreement» επιλέγετε : - όλα τα πεδία στο <Default Scope>. (r_basicprofile, r_network, rw_groups, r_fullprofile, r_contactinfo, w_messages, r_ address, rw_nus, rw_company_admin). - Στο πεδίο "OAuth 1.0 Accept Redirect URL", δε χρειάζεται να συμπληρώσετε κάτι. Εικόνα 94 - Συμπλήρωση στοιχείων επαφής και αυθεντικοποίησης Σελίδα 64 από 83

65 Τέλος, επιλέγετε το πεδίο "Agree" στον τομέα «Terms of service» και <Add application>. Εικόνα 95 Προσθήκη εφαρμογής Με το τέλος της διαδικασίας θα μας εμφανιστούν τα στοιχεία της εφαρμογής τα οποία και θα χρειαστούν για την εγκατάσταση της (API Key Secret Key). Εικόνα 96 Στοιχεία εφαρμογής Σελίδα 65 από 83

66 Σύνδεση LinkedIn εφαρμογής με Soft1 Για τη σύνδεση της εφαρμογής που δημιουργήσατε με το Soft1, θα χρειαστείτε το API key και το Secret key όπως φαίνεται και στην εικόνα 34. Στο Soft1 επιλέγετε το menu Παράμετροι > Ενέργειες & CRM > Social > Διαχείριση λογαριασμών. Στο σημείο αυτό με Νέα εγγραφή θα σας εμφανιστεί η οθόνη προσθήκης των social λογαριασμών. Στο πεδίο "Τύπος Social" επιλέγετε [LinkedIn] και στο πεδίο "Ενεργός" επιλέγετε την κατάσταση που επιθυμείτε. Εικόνα 97 - Ρυθμίσεις λήψης και αποστολής αναρτήσεων Πατώντας <Σύνδεση>, θα εμφανιστεί το παράθυρο εισαγωγής διαπιστευτηρίων για την LinkedIn εφαρμογή (το παράθυρο αυτό εμφανίζεται μόνο στην περίπτωση που δεν έχετε βάλει ποτέ τα διαπιστευτήρια της εφαρμογής). Εικόνα 98 - Διαπιστευτήρια LinkedIn εφαρμογής Επιλέγοντας <Ναι>, θα εμφανιστεί παράθυρο στο οποίο θα πρέπει να κάνετε Sign in στο LinkedIn, ζητώντας τα δικαιώματα που φαίνονται στην παρακάτω εικόνα (εικ.37). Πληκτρολογείτε τα στοιχεία σύνδεσης σας και επιλέγετε <Allow access>. Σελίδα 66 από 83

67 Εικόνα 99 - Αποδοχή δικαιωμάτων LinkedIn εφαρμογής Με την επιλογή <Allow access> εμφανίζεται παράθυρο όπου πρέπει να πληκτρολογήσετε τον κωδικό που θα σας δοθεί από το σύστημα. Σελίδα 67 από 83

68 Εικόνα 100 Κωδικός επιβεβαίωσης LinkedIn Με <Ok> επιστρέφετε στην οθόνη του Soft1 όπου εμφανίζεται παράθυρο με όλες τις σελίδες σας στο LinkedIn. Επιλέγετε τη σελίδα που επιθυμείτε και <Ok>. Εικόνα Σύνδεση LinkedIn σελίδας Επιλέγετε τη σελίδα που θέλετε και με <Ok>, στο πεδίο "Περιγραφή" της εγγραφής λογαριασμού, συμπληρώνεται αυτόματα το όνομα της συνδεδεμένης σελίδας. Τέλος επιλέγετε <Καταχώρηση> για την καταχώρηση του λογαριασμού. Σελίδα 68 από 83

69 Εικόνα 102 Καταχώρηση εγγραφής 4.3 Λειτουργία Social C.R.M. Από το Menu Εργασίες> Ενέργειες & CRM > Social επιλέγετε την εργασία Social CRM. Εικόνα 103 Menu Social CRM Σελίδα <Χρονολόγιο> Η πρώτη καρτέλα/σελίδα του Social CRM αναπαριστά το χρονολόγιο, δηλαδή την παρακολούθηση των ενεργών λογαριασμών βάσει των νεότερων αναρτήσεων. Οι αναρτήσεις που εμφανίζονται είναι βάσει των ρυθμίσεων που έχετε ορίσει. Σε περίπτωση που θέλετε να φορτώσετε τις επόμενες αρκεί να πάτε στο τέλος της σελίδας και να πατήσετε φόρτωση παλαιότερων. Σελίδα 69 από 83

70 Εικόνα 104 Εικόνα χρονολογίου Σελίδα <Ανάρτηση> Στο tab <Ανάρτηση>, έχετε τη δυνατότητα δημοσίευσης μιας ανάρτησης προς ένα ή πολλά δίκτυα ανάλογα με τις ρυθμίσεις σας. Εικόνα 105 Εικόνα Ανάρτησης Μαζί με το κείμενο έχετε τη δυνατότητα δημοσίευσης και εικόνας ή συνδέσμου. Σελίδα 70 από 83

71 Εικόνα 106 Ανάρτηση εικόνας Σελίδα <Αναζήτηση> Στο tab <Αναζήτηση> μπορείτε να κάνετε αναζήτηση προς δημόσιες αναρτήσεις. Η αναζήτηση μπορεί να γίνει με λέξεις «κλειδιά» ή με λίστες πελατών-προμηθευτών-επαφών (από προεπιλεγμένες λίστες που έχετε ήδη δημιουργήσει). Σε αυτές τις λίστες ψάχνετε για δημόσιες αναρτήσεις που έχουν κάνει οι χρήστες που είναι ήδη συνδεδεμένοι. Δηλαδή, θα εμφανίσει αποτελέσματα για ένα χρήστη που είναι συνδεδεμένος με έναν πελάτη που βρίσκετε στην επιλεγμένη λίστα. Εικόνα 107 Αναζήτηση με λέξεις κλειδιά Εικόνα 108 Αναζήτηση με βάση προεπιλεγμένες λίστες Σελίδα 71 από 83

72 4.3.4 Σελίδα <Επανενημέρωση> Εικόνα 109 Αποτελέσματα αναζήτησης Στο tab <Επανενημέρωση>, ενημερώνονται όλες οι συνδεδεμένες ενέργειες και εργασίες με τους τρέχων μετρητές (likes, comments, shares). Εικόνα 110 Επανενημέρωση Σελίδα 72 από 83

73 4.3.5 Λειτουργίες Social CRM Ρυθμίσεις - Ανανέωση Σε όλες τις σελίδες στο αριστερό πάνω μέρος, υπάρχει το button [Ρυθμίσεις] στις σελίδες <Χρονολόγιο> και <Αναζήτηση> και το button [Ανανέωση]. και Με την επιλογή [Ρυθμίσεις] μπορείτε να επιλέξετε τα ενεργά δίκτυα και τους λογαριασμούς (εικ.48). Ανά λογαριασμό μπορείτε να επιλέξετε «Λήψη αναρτήσεων» - «Αποστολή αναρτήσεων». Αν επιλέξετε «Λήψη αναρτήσεων», τότε θα λαμβάνετε τις αναρτήσεις σχετικά με αυτόν τον λογαριασμό. Αν επιλέξετε «Αποστολή αναρτήσεων», τότε σε περίπτωση που κάνετε μία γενική ανάρτηση, θα κοινοποιηθεί προς όλα τα δίκτυα που έχουν ενεργή την αποστολή αναρτήσεων. Σε περίπτωση που θέλετε να βλέπετε τις αναρτήσεις σας με βάση των αριθμό των ημερών επιλέγετε «Αριθμός ημερών (ανά δίκτυο)». Αν θέλετε να βλέπετε συγκεκριμένο αριθμό αναρτήσεων ανά δίκτυο (άσχετα από ημερομηνίες) επιλέγετε «Αριθμός αναρτήσεων (ανά δίκτυο)». Και στις δύο περιπτώσεις (αριθμός ημερών είτε αριθμός αναρτήσεων) χρησιμοποιείτε το Button επιλογής αριθμού. Σημ. οι ρυθμίσεις είναι ρυθμίσεις προβολής (δεν αποθηκεύονται). Εικόνα 111 Menu ρυθμίσεων Το button [Ανανέωση] φορτώνει εκ νέου τις αναρτήσεις με βάση τις ρυθμίσεις που έχετε επιλέξει. Σελίδα 73 από 83

74 Λειτουργίες αναρτήσεων / Επεξήγηση εικόνων Η κάθε ανάρτηση χαρακτηρίζεται αρχικά από τον τύπο του δικτύου. Όποτε στο αριστερό μέρος της ανάρτησης, ως πρώτη εικόνα, θα δείτε ένα από τα σύμβολα της παρακάτω εικόνας (Facebook, Twitter, LinkedIn κατά σειρά). Εικόνα 112 Συμβολισμός κοινωνικών δικτύων Μετά ακολουθεί η εικόνα και το όνομα του χρήστη ή της σελίδας. Κάτω από το όνομα υπάρχουν 3 κουμπιά όπως φαίνεται στην εικόνα παρακάτω (εικ.50) και μετά το κυρίως σώμα της ανάρτησης υπάρχουν οι επιλογές για Like/Unlike και περισσότερα. Εικόνα 113 Οθόνη αναρτήσεων Likeς / Share Με τις συγκεκριμένες επιλογές εμφανίζεται παράθυρο με όλους τους χρήστες που έχουν πατήσει «Like» ή «favorite» (ανάλογα με το κοινωνικό δίκτυο). Σημ. Στην λειτουργία των κουμπιών υπάρχουν περιορισμοί ανάλογα με το κοινωνικό δίκτυο γιατί δεν υποστηρίζονται σε όλα τα API. Στο παράθυρο προβολής όλων των χρηστών που έχουν κάνει «Like» ή «Share», μπορείτε να δείτε τους χρήστε αυτούς και επιλέγοντας στο όνομά τους, ανοίγει το προφίλ τους στον πλοηγητή. Επιπλέον μπορείτε να συνδέσετε τους χρήστες αυτούς με το soft1. Κάθε χρήστης μπορεί να μετατραπεί σε Πελάτη /Προμηθευτή /Επαφή /Draft entry(εικ.51). Σελίδα 74 από 83

75 Εικόνα 114 Παράθυρο προβολής/μετατροπής χρηστών. Πατώντας στην αντίστοιχη επιλογή (Πελάτη /Προμηθευτή/Επαφή/Draft Entry) εμφανίζεται παράθυρο (εικ.52) όπου: - Στο πρώτο πεδίο (Πελάτη /Προμηθευτή/Επαφή/Draft Entry) κάνετε αναζήτηση της εγγραφής από την αντίστοιχη ενότητα. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει καταχωρημένη εγγραφή με δεξί κλικ στο λεκτικό επιλέγετε «Νέα εγγραφή». - Στο πεδίο "Social χρήστης" εμφανίζεται το όνομα του social χρήστη. - Προέλευση από social: επιλέγετε το συγκεκριμένο πεδίο ώστε να χαρακτηρίσετε την προέλευση της επαφής για στατιστικούς λόγους. - Αντικατάσταση συνδέσμου εικόνας: επιλέγετε αν θέλετε η εικόνα του πελάτη να αντικατασταθεί από την εικόνα του προφίλ του (σημ. η εικόνα του προφίλ στις περισσότερες περιπτώσεις είναι χαμηλής ανάλυσης). Εικόνα 115 Σύνδεση χρήστη με Soft1 Εικόνα 116 Σύνδεση χρήστη με Soft1 Με την επιλογή <OK> συνδέεται ο συναλλασσόμενος/επαφή με τη social επαφή. Στο αρχείο πελατών/προμηθευτών/επαφών/draft entry, στη σελίδα <Social media> θα εμφανίζονται πλέον τα στοιχεία ανα social δίκτυο. Αναλυτικά στην ενότητα Πρόσωπα. Σελίδα 75 από 83