ΘΕΜΑ: Μέθοδοι και τεχνικές της επιστημονικής Διοίκησης Έργων (Project Management)

Transcript

1 ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ ΣΧΟΛΗ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΘΕΜΑ: Μέθοδοι και τεχνικές της επιστημονικής Διοίκησης Έργων (Project Management) Καθηγητής: Βιδάλης Μιχάλης Εισηγητής: Αντωνιάδης Λουκάς ΑΜ: ΧΙΟΣ

2 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ Ορισμός έργου - Κοινά χαρακτηριστικά έργων... 4 Διοίκηση έργου - Τι είναι και γιατί χρειάζεται;... 5 Χρησιμότητα των επιστημονικών μεθόδων και τεχνικών διοίκησης του έργου... 6 Φάσεις διοίκησης του έργου...7 Καθορισμός του έργου... 7 Προγραμματισμός έργου... 7 Διαχείριση και έλεγχος του έργου... 8 Τέλος του έργου... 8 Τομείς εφαρμογής επιστημονικών μεθόδων και τεχνικών κατά τη διοίκηση των έργων...10 Α) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΝΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές κατά την Ενοποιημένη Διαχείριση του Έργου Α1) Κατά την Ανάπτυξη του σχεδίου του έργου Α2) Κατά την Εκτέλεση του σχεδίου του έργου Ηγεσία Α3) Κατά τον Ολοκληρωμένο έλεγχο των αποτελεσμάτων και αλλαγών ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι Παράδειγμα ενοποίησης του έργου με τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού Β) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΟΥ ΕΥΡΟΥΣ ΤΗΣ ΑΝΑΛΥΣΗΣ (project scope) Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές κατά την Διαχείριση του εύρους της ανάλυσης Β1) Κατά την έναρξη Β2) Κατά το σχεδιασμό του εύρους της ανάλυσης Β3) Κατά την εφαρμογή του εύρους της ανάλυσης B4) Επαλήθευση του εύρους της ανάλυσης Β5)Κατά την αλλαγή στο εύρος της ανάλυσης ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ Παράδειγμα ανάλυσης έργου με παρουσίαση των WORK Breakdown Structures Γ) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΧΡΟΝΟΥ ( project time management) Γ1) Ορισμός των δραστηριοτήτων Γ2) Σχεδιασμός της αλληλουχίας των δραστηριοτήτων Εργαλεία και Τεχνικές Σύγκριση των μεθόδων ΑΟΝ και ΑΟΑ Γ3) Εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων Εργαλεία και Τεχνικές Γ4) Ανάπτυξη χρονοπρογράμματος Εργαλεία και Τεχνικές

3 Γ5) Έλεγχος Χρονοπρογράμματος Εργαλεία και Τεχνικές Δ) ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΠΑΡΑΓΟΝΤΑ (HUMAN RESOURCE MANAGEMENT) Δ1) ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΝΘΑΡΡΥΝΣΗ ΤΗΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΑΣ Εργαλεία και τεχνικές στον οργανωτικό σχεδιασμό Δ2) ΑΠΟΚΤΗΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ Εργαλεία και τεχνικές στον απόκτηση προσωπικού Δ3) ΣΧΗΜΑΤΙΣΜΟΣ ΟΜΑΔΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΟΜΑΔΑ ΕΡΓΟΥ Εργαλεία και τεχνικές στο σχηματισμό ομάδων εργασίας ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ Παραδείγματα διοίκησης ανθρώπινου παράγοντα από επιχειρήσεις Ε) ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ (QUALITY MANAGEMENT) Ε1) ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΤΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Εργαλεία και τεχνικές στο σχεδιασμό της ποιότητας E2) ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Εργαλεία και τεχνικές για τη διασφάλιση ποιότητας E3) ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Εργαλεία και τεχνικές για τον έλεγχο συστήματος ποιότητας ΚΟΣΤΟΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΟΛΙΚΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ (Total Quality Management) ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IV Παραδείγματα διοίκησης ποιότητας από επιχειρήσεις ΣΤ) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΟΣΤΟΥΣ (PROJECT COST MANAGEMENT) ΣΤ1)ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΠΟΡΩΝ Εργαλεία και Τεχνικές στο σχεδιασμό πόρων ΣΤ2)ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΚΟΣΤΟΥΣ Εργαλεία και Τεχνικές στην εκτίμηση κόστους ΣΤ3)ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΚΟΣΤΟΥΣ Εργαλεία και Τεχνικές στην κατάρτιση προϋπολογισμού κόστους ΣΤ4) ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΟΥ ΚΟΣΤΟΥΣ Εργαλεία και Τεχνικές στον έλεγχο του κόστους

4 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ V Παραδείγματα διαχείρισης κόστους από επιχειρήσεις Ζ) ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Ζ1) Σχεδιασμός της επικοινωνίας Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές: Ζ2) Διαβίβαση πληροφοριών Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές Ζ3) Αναφορά εκτέλεσης έργου Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές: Η) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΙΝΔΥΝΟΥ Η1) Αναγνώριση κινδύνων Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές Η2) Ποιοτική ανάλυση κινδύνου Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές Η3) Σχεδιασμός απόκρισης κινδύνων Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές H4) Παρακολούθηση και έλεγχος κινδύνου Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές Θ) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ (Project Procurement Management) Θ1) Σχεδιασμός προμηθειών Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και τεχνικές Θ2) Σχεδιασμός προσφορών Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές Θ3) Προσφορές Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές 65 Θ4) Επιλογή μέσου Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές Θ5) Συμβάσεις διοίκησης Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ.68 3

5 Ορισμός έργου - Κοινά χαρακτηριστικά έργων Τα έργα είναι ο ακρογωνιαίος λίθος του σχεδιασμού και υλοποίησης των στρατηγικών κάθε οργανισμού ή γενικότερα κάθε οργανωτικής δομής, διότι παρέχουν τις βάσεις για την κατανόηση, την ανάπτυξη και τη δημιουργία νέων ή βελτιωμένων προϊόντων και υπηρεσιών, υπό την ευρύτερη έννοια. Σύμφωνα με τον Οδηγό Απόκτησης Γνώσεων σχετικά με την Διοίκηση Έργων, του Ινστιτούτου Διοίκησης Έργων (PMI), το έργο ορίζεται ως: "... μία προσωρινή προσπάθεια που αναλαμβάνεται για να δημιουργηθεί ένα μοναδικό προϊόν ή υπηρεσία. Η λέξη προσωρινή υπονοεί ότι κάθε έργο έχει μία προκαθορισμένη λήξη. Μοναδικό σημαίνει ότι κάθε προϊόν ή υπηρεσία διαφέρει κατά κάποιο εμφανή τρόπο από όλα τα αντίστοιχα προϊόντα ή υπηρεσίες." Σύμφωνα με τον TURNER, το έργο ορίζεται ως: "...μία προσπάθεια στην οποία άνθρωποι ή/και μηχανές, υλικοί πόροι και κεφάλαιο, οργανώνονται κατά ιδιαίτερο τρόπο, προκειμένου να αναληφθεί μία μοναδική πρόκληση δεδομένων προδιαγραφών, υπό συγκεκριμένους περιορισμούς χρόνου και κεφαλαίου, ώστε να επιτευχθεί μία αποδοτική αλλαγή, σύμφωνα με ποιοτικά και ποσοτικά κριτήρια." Βασικό γνώρισμα κάθε έργου, όπως φαίνεται και από τους ορισμούς, είναι η μοναδικότητα που το διακρίνει. Με την έννοια αυτή, υπάρχουν σημαντικές διαφοροποιήσεις που θα πρέπει να ληφθούν υπόψη σε όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής του έργου. συνέχεια: Υπάρχουν όμως ορισμένα κοινά χαρακτηριστικά σε όλα τα έργα, τα οποία αναφέρονται στη Κάθε έργο προορίζεται για ικανοποίηση συγκεκριμένων αναγκών και πρέπει να είναι σύμφωνο με τις προδιαγραφές που τέθηκαν κατά την έναρξη του. Ένα έργο χαρακτηρίζεται από επιμέρους δραστηριότητες (activities) ή αποστολές (tasks), οι οποίες αλληλοεπηρεάζονται και ενδεχομένως έχουν μεταξύ τους προτεραιότητες. Ο χρονικός ορίζοντας μέσα στον οποίο το έργο θα πρέπει να ολοκληρωθεί, καθορίζεται από την χρονική στιγμή έναρξης και τη χρονική στιγμή λήξης του έργου και είναι φυσικά περιορισμένος. Υπάρχουν δεδομένοι διαθέσιμοι πόροι που μπορεί να είναι το ανθρώπινο δυναμικό, τα κεφάλαια, η υλικοτεχνική υποδομή, οι μέθοδοι, οι πρώτες ύλες κ.ά. Ο πελάτης του παραδοτέου του έργου μπορεί να είναι ο ίδιος ο χρήστης του τελικού προϊόντος. Ο πελάτης με βάση τις απαιτήσεις του καθορίζει τα χαρακτηριστικά τα οποία περιγράφουν την ποιότητα και το βαθμό απόδοσης του παραδοτέου. 4

6 Ένα έργο μπορεί να είναι μοναδικό, με την έννοια ότι αφορά ένα σκοπό, ο οποίος δεν είναι επαναλαμβανόμενος. Φυσικά η συσσωρευμένη εμπειρία από ομοειδή έργα, μπορεί να συμβάλλει στη φάση του σχεδιασμού. Ο υπεύθυνος διαχείρισης του έργου (project manager) είναι αρμόδιος για τη συγκρότηση της ομάδας του έργου (project team) και έχει τον πρωταρχικό ρόλο στη σχεδίαση, τον προγραμματισμό και τον έλεγχο του έργου, καθώς και την ευθύνη του τελικού αποτελέσματος. Η ομάδα εκτέλεσης του έργου (project team) είναι μία ομάδα ατόμων ή επιμέρους ομάδες ατόμων που συγκροτείται για να φέρει σε πέρας το έργο. Αποτελείται από άτομα με διαφορετικές δεξιότητες και γνώσεις, τα οποία όλα μαζί συνεργαζόμενα συμβάλλουν στην επιτυχή ολοκλήρωση του έργου. Διοίκηση έργου - Τι είναι και γιατί χρειάζεται; Η λειτουργία της διοίκησης για την ολοκλήρωση κάποιου έργου, χρησιμοποιείται από την αρχαιότητα, γεγονός που αποδεικνύεται από τα μεγάλα μνημεία ιδιαίτερης αρχιτεκτονικής, τα οποία για να ανεγερθούν χρειάστηκαν μεγάλες ποσότητες πρώτων υλών καθώς και τεράστιο ανθρώπινο δυναμικό διαφόρων ειδικοτήτων. Τέτοια έργα θα ήταν αδύνατον να ολοκληρωθούν χωρίς την χρήση κάποιου κεντρικού συστήματος σχεδιασμού, ελέγχου και διοίκησης. Ως πρακτική του σύγχρονου μάνατζμεντ, η διοίκηση έργου αναπτύχθηκε κατά το Β' Παγκόσμιο πόλεμο μέσω των έργων του Αμερικάνικου Υπουργείου Αμύνης. Τα έργα εκείνα, τα οποία σχετιζόταν κυρίως με πολεμικές επιχειρήσεις, απαιτούσαν οργανωτικές δομές, οι οποίες θα υπερέβαιναν τους τότε λειτουργικούς περιορισμούς, ώστε να βρεθεί κάποιος τρόπος επίτευξης σύνθετων εργασιών. Διαφορετικοί πόροι και ειδικότητες, έπρεπε να συνδυαστούν για την επίτευξη ενός κοινού σκοπού. Οι επιμέρους στόχοι έπρεπε να περιγραφούν με σαφήνεια, με βάση κριτήρια απόδοσης, προγράμματα και προϋπολογισμούς. Τα θεμέλια για την εξέλιξη της επιστημονικής διοίκησης έργων είχαν εδραιωθεί. Ως διοίκηση έργων, σύμφωνα με το εγχειρίδιο γνώσεων της Διοίκησης Έργων (PMBOK), ορίζεται: "...η εφαρμογή γνώσεων, δεξιοτήτων, εργαλείων και τεχνικών στις δραστηριότητες του έργου, ώστε να επιτευχθούν οι απαιτήσεις του έργου. Η διοίκηση έργου επιτυγχάνεται με τη χρήση κατάλληλων μεθόδων κατά την έναρξη, σχεδιασμό, εκτέλεση, έλεγχο και λήξη του έργου. Η ομάδα εκτέλεσης του έργου, διαχειρίζεται την εκτέλεση των υποέργων και η δουλειά αυτή περιλαμβάνει τα εξής: Ικανοποίηση αναγκών: σκοπού, χρόνου, κόστους, ρίσκου και ποιότητας Ύπαρξη κατόχων συμφερόντων με διαφορετικές ανάγκες και προσδοκίες Αναγνώριση απαιτήσεων. " Επομένως, η διοίκηση έργων είναι μια πολύ σημαντική και αναγκαία δραστηριότητα που αφορά το σχεδιασμό, επίβλεψη και έλεγχο των πόρων, των διαδικασιών και των δραστηριοτήτων, από τη σύλληψη της ιδέας μέχρι τη λειτουργική της εφαρμογή. Θα πρέπει επίσης η διοίκηση έργων να εφαρμόζεται λαμβάνοντας υπ' όψιν την ευρύτερη στρατηγική του οργανισμού. 5

7 Χρησιμότητα των επιστημονικών μεθόδων και τεχνικών διοίκησης του έργου. Τα βασικά στοιχεία ενός έργου, περιλαμβάνουν τον υπεύθυνο διαχείρισης, τον χορηγό, τους σκοπούς και τους στόχους, την ημερομηνία έναρξης και λήξης, τα προσδιορισμένα προϊόντα, τους απαιτούμενους πόρους, τα προγράμματα και τα σχέδια. Η διοίκηση του έργου ασχολείται με τον προγραμματισμό, την οργάνωση, την διεύθυνση/μάνατζμεντ και τους οργανωτικούς πόρους για τη ολοκλήρωση του προκαθορισμένου εγχειρήματος. Η αποδοτική και αποτελεσματική διοίκηση του έργου δεν μπορεί να επιτευχθεί χωρίς μια υγιή μεθοδολογία που στηρίζεται σε ποιοτικά θεμέλια, ξεκάθαρες διαδικασίες και τη δυνατότητα του διευθυντή του έργου να οδηγεί και να παρακινεί τους ανθρώπους. Οι μέθοδοι και οι τεχνικές διαχείρισης του έργου σχεδιάζονται για να βοηθήσουν τους διευθυντές του προγράμματος, στην αντιμετώπιση των σχετικών με το έργο προκλήσεων, μέσω της παροχής οδηγιών σχετικά με την εφαρμογή των τεχνικών διαχείρισης σε ένα πλαίσιο που αναγνωρίζει τις αλληλεπιδράσεις μεταξύ του έργου και του εκάστοτε οργανωτικού περιβάλλοντος. Η μεθοδολογία διαχείρισης του έργου αποτελεί μια απαραίτητη, πειθαρχημένη, δομημένη προσέγγιση στη διαχείριση των προγραμμάτων. Εμπλέκεται σε όλες τις φάσεις διαχείρισης του έργου, από τη σύλληψη έως την ολοκλήρωση. Οι μεθοδολογίες διαχείρισης του έργου ενσωματώνουν το σκοπό, την ποιότητα, το χρόνο, τις δαπάνες, τον κίνδυνο, το ανθρώπινο δυναμικό, τη σύμβαση, και τη διαχείριση της επικοινωνίας. Η γενική μεθοδολογία διαχείρισης του έργου που τονίζεται στο παρόν έγγραφο, δίνει περιεκτικές οδηγίες για την αποτελεσματική διαχείριση του προγράμματος, παρέχοντας την ευελιξία να ικανοποιηθούν οι ανάγκες μεταξύ των μεμονωμένων προγραμμάτων και των διευθυντών του έργου. Το πεδίο μεθοδολογίας της διοίκησης του έργου, εξετάζει τους εξής βασικούς τομείς της διαχείρισης του προγράμματος: προγραμματισμός και έλεγχος, ποιότητα διαχείρισης και διαχειριζόμενους ανθρώπους. Η μεθοδολογία μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε οποιοδήποτε τύπο έργου, ανεξάρτητα από το μέγεθος, τη διάρκεια, την χρησιμοποιούμενη τεχνολογία, τον τομέα εφαρμογής, την σύνθεση των ομάδων, ή του τύπου οργάνωσης. Έχει ως στόχο να παρέχει στο διευθυντή προγράμματος την ευελιξία προσαρμογής της μεθοδολογίας ώστε να ταιριάξουν καλύτερα στο εκάστοτε έργο. Θα βοηθήσει επίσης να εξασφαλίσει η επίτευξη των στόχων και να υλοποιηθεί το όφελος που θα προκύψει από το έργο. Οι ομάδες έργου που αποτυγχάνουν να χρησιμοποιήσουν επιστημονικές μεθοδολογίες διοίκησης, διακινδυνεύουν υπερβάσεις κόστους, υπερβάσεις του χρονοδιαγράμματος καθώς και πιθανή αστοχία του έργου. 6

8 Φάσεις διοίκησης του έργου Η μεθοδολογία διοίκησης περιλαμβάνει τέσσερις βασικές φάσεις: τον καθορισμό του έργου, τον προγραμματισμό, την διαχείριση και έλεγχο και το τέλος του έργου. Μια σύνοψη κάθε φάσης παρέχεται κατωτέρω. Καθορισμός του έργου Η φάση του καθορισμού του έργου αναλύει και επιβεβαιώνει την εργασία που απαιτείται για να ολοκληρωθεί ένα έργο, με τον καθορισμό και τη συμφωνία για τους στόχους, το πεδίο, και τα οφέλη. Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, η διαχείριση του έργου περιγράφει τον τρόπο υλοποίησης και καθιερώνει μια σαφή κατανόηση του σκοπού, της προσέγγισης και των πόρων που απαιτούνται για να συμπληρωθεί επιτυχώς το έργο. Οι διευθυντές του έργου προσδιορίζουν τι θα γίνει, από ποιους, και με ποιους πόρους (προσωπικό, εξοπλισμός, και εγκαταστάσεις). Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, η διαχείριση παρέχει την ευκαιρία να εξεταστούν τα πιθανά προβλήματα, συμβάλλοντας προς την κοινή κατανόηση και την συμφωνία για το πρόγραμμα. Κατά τη διάρκεια του καθορισμού του έργου, η ομάδα εργασίας και άλλοι βασικοί συμμέτοχοι, επιτυγχάνουν τη συναίνεση όσον αφορά την κατανόηση και τις προσδοκίες από το έργο. Το τελικό αποτέλεσμα αυτών των δραστηριοτήτων είναι η ανάπτυξη ενός διοικητικού πλάνου, που περιλαμβάνει τα εξής: Στόχους, πεδίο, οφέλη, και κινδύνους Μεθοδολογία υλοποίησης του έργου Εκτιμήσεις (υποδείξεις ως προς το χρόνο, δαπάνες, κλπ.) Σχέδιο των πόρων και υποδομή Προσέγγιση/διαδικασίες ελέγχου του έργου Το πλάνο διοίκησης μπορεί να είναι συνοπτικό ή εκτενές, ανάλογα με τις ανάγκες επιτυχούς συμπλήρωσης του έργου. Το πλάνο διοίκησης είναι ένα έγγραφο «επιβίωσης» που πρέπει να ενημερώνεται σε κάθε αλλαγή που εμφανίζεται καθ' όλη τη διάρκεια της ζωής του έργου. Προγραμματισμός έργου Ο προγραμματισμός του έργου καθορίζει λεπτομερώς, πώς οι συγκεκριμένοι στόχοι και οι δραστηριότητες του έργου θα πρέπει να διευθυνθούν. Καλύπτει τους στόχους που πρέπει να ολοκληρωθούν, το χρονικό πλαίσιο στο οποίο θα εκτελεσθούν, και τα μέλη των ομάδων που θα τα εκτελέσουν. Μέσω της ανάπτυξης ενός λεπτομερούς σχεδίου εργασίας, οι διευθυντές προγράμματος προσδιορίζουν την εργασία (στόχοι, αλληλεξαρτήσεις, και προϊόντα), την προσπάθεια (ώρες), τα προγράμματα (ημερομηνίες έναρξης και λήξης), τους πόρους (άνθρωποι, εξοπλισμός, και χρηματοδότηση), και τις δαπάνες που απαιτούνται για να επιτευχθούν οι στόχοι του προγράμματος. Η φάση προγραμματισμού θα αυξήσει την πιθανότητα για επιτυχία, με μείωση των πιθανών κινδύνων. Οι βασικές δραστηριότητες αυτής της φάσης περιλαμβάνουν: 7

9 Προσδιορισμός των πόρων (άνθρωποι, εξοπλισμός, χρηματοδοτικά, και άλλα εργαλεία) Οικοδόμηση ενός αρχικού προγράμματος Προσδιορισμός των ρόλων και των ευθυνών. Ανάπτυξη και τεκμηρίωση ενός σχεδίου επικοινωνίας Ανάπτυξη και τεκμηρίωση των διαδικασιών επίλυσης προβλημάτων Ανάπτυξη και τεκμηρίωση τεχνικών διαχείρισης κινδύνου Ανάπτυξη ενός λεπτομερούς προγράμματος εργασιών Οι δραστηριότητες αυτής της φάσης θα βοηθήσουν στην καθιέρωση μιας βασικής μεθοδολογίας με βάση την οποία θα μετράται η πρόοδος. Διαχείριση και έλεγχος του έργου Η διαχείριση και ο έλεγχος του έργου επιτυγχάνονται μέσω επαναληπτικών διαδικασιών (δηλ. αναθεωρήσεις κύριων σημείων και θέσης) που μετρούν συνεχώς την τρέχουσα θέση και τη μελλοντική κατεύθυνση του προγράμματος, σε σχέση με το πρόγραμμα των εργασιών. Μέσω των δραστηριοτήτων εντοπισμού και ελέγχου, οι υπεύθυνοι του έργου θα πρέπει να εξασφαλίσουν ότι οι στόχοι του προγράμματος, που καθορίζονται στο σχέδιο του έργου, μπορούν να επιτυγχάνονται. Αυτή η φάση παρέχει επίσης τη βάση για την επικοινωνία, την μέτρηση της προγραμματισμένης και πραγματικής προσπάθειας, των τάσεων, της χρησιμοποίησης των πόρων, των αλλαγών καθώς και άλλους σχετικούς δείκτες. Οι τυπικές δραστηριότητες της φάσης αυτής είναι οι εξής: Απόδοση ελέγχου στο πρόγραμμα εργασιών (δηλ., συγκρίνοντας τα πραγματικά αποτελέσματα του προγράμματος με τις εκτιμήσεις) Υποβολή έκθεσης σχετικά με τη θέση και την πρόοδο του έργου Αποτελέσματα αναθεώρησης Προγράμματα εργασιών προγράμματος ενημερωμένα ανάλογα με την περίπτωση Διαδικασίες αναθεώρησης για να εντοπιστούν οι τομείς βελτίωσης Τέλος του έργου Η φάση του τέλους του έργου καλύπτει τρεις κύριες περιοχές: Την έναρξη της λειτουργίας του τελικού παραδοτέου, την απελευθέρωση των πόρων και τις αναθεωρήσεις μετά τη λειτουργία του έργου. Για να ολοκληρωθεί ένα έργο κατά τρόπο αποτελεσματικό, ο διευθυντής του έργου και άλλοι βασικοί συμμέτοχοι προσδιορίζουν λεπτομερή κριτήρια που καθορίζουν το τέλος του έργου καθώς και καθορίζεται μία νέα οργάνωση και αρμόδια άτομα για την παροχή συνεχούς υποστήριξης όσον 8

10 αφορά τα τελικά προϊόντα. Αφότου έχουν επιτευχθεί οι στόχοι του προγράμματος και όλες οι απαραίτητες δραστηριότητες έχουν ολοκληρωθεί, οι πόροι «ελευθερώνεται» με έναν οργανωμένο τρόπο, και εκτελείται ένας έλεγχος μετά-εφαρμογής για να αξιολογηθεί η επιτυχία του έργου. Ο υπεύθυνος του έργου θα πρέπει να εξασφαλίζει ότι όλοι οι βασικοί συμμέτοχοι καταλαβαίνουν και υποστηρίζουν τη διαδικασία «κλεισίματος» του έργου, ώστε να μειωθούν οι πιθανότητες αποτυχίας κατά την παράδοση και λειτουργία του. 9

11 Τομείς εφαρμογής επιστημονικών μεθόδων και τεχνικών κατά τη διοίκηση των έργων. Στο σχεδιάγραμμα που ακολουθεί, αποτυπώνονται οι περιοχές εφαρμογής επιστημονικών μεθόδων και τεχνικών κατά την διοίκηση ενός έργου. ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΩΝ Α) Διαχείριση ενοποίησης του έργου Β) Διαχείριση του εύρους της ανάλυσης Γ)Διαχείριση Χρόνου Δ) Διοίκηση Ανθρωπίνου Παράγοντα Ε)Διοίκηση Ποιότητας ΣΤ) Διαχείριση Κόστους Ζ)Διοίκηση Επικοινωνίας Η)Διαχείριση Κινδύνου Θ)Διαχείριση Προμηθειών Στη συνέχεια της μελέτης θα παρουσιαστούν οι εννέα αυτοί τομείς και θα γίνει αναφορά στις μεθόδους και τεχνικές που έχουν εφαρμογή σε κάθε έναν από τους τομείς αυτούς. Το σύνολο των χρησιμοποιούμενων μεθόδων και τεχνικών, αποτυπώνουν το σκεπτικό της επιστημονικής διοίκησης ενός έργου, την οποία προσπαθεί να σκιαγραφήσει αυτή η μελέτη. Επομένως στην ανάλυση που θα ακολουθήσει, θα περιγράφονται συνοπτικά μόνο τα χρησιμοποιούμενα εργαλεία και τεχνικές που θα πρέπει να λαμβάνει υπ' όψιν του ο project manager, για κάθε ευρύτερη περιοχή που περιλαμβάνεται σε ένα έργο, όπως παρουσιάζεται στο παραπάνω σχεδιάγραμμα. 10

12 Α) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΝΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Η ενοποιημένη διαχείριση του έργου είναι η ολοκληρωμένη διαχειριστική θεώρηση κατά την υλοποίηση ενός έργου και περιλαμβάνει όλες τις ενέργειες που απαιτούνται ώστε να εξασφαλιστεί αφενός ότι όλα τα συστατικά στοιχεία του έργου θα συντονιστούν και θα συνεργαστούν σωστά μεταξύ τους και αφετέρου ότι θα υπάρξει σύνδεση και συμβολή του έργου στην υλοποίηση των στρατηγικών στόχων του οργανισμού. Πολλοί οργανισμοί συνδέουν την υλοποίηση των στρατηγικών τους στόχων με συγκεκριμένα έργα τα οποία θα πρέπει να υλοποιηθούν (Managing Organizations by projects). Χρησιμοποιείται ακόμα η έννοια της ανταλλαγής πόρων (tradeoffs) μεταξύ ανταγωνιστικών στόχων και εναλλακτικών λύσεων, ώστε να καλυφθούν οι ανάγκες και οι προσδοκίες των ομάδων που κατέχουν συμφέροντα από το έργο. Τα tradeoffs γίνονται με βάση την επίτευξη των στρατηγικών στόχων του οργανισμού, δεδομένου των περιορισμένων πόρων που αυτός διαθέτει. Η ενοποιημένη διαχείριση του έργου, περιλαμβάνει τις εξής βασικές διαδικασίες: / Ενοποιημένη Διαχείριση Έργου Α1)Ανάπτυξη του σχεδίου του Α2)Εκτέλεση του σχεδίου Α3)Ολοκληρωμένος έλεγχος έργου του έργου των αποτελεσμάτων και αλλαγές Εισροές Εισροές Παλαιότερα αποτελέσματα Σχέδιο του έργου Εισροές Παλαιότερες πληροφορίες Υποστηρικτικές πληροφορίες Σχέδιο του έργου Οργανωτικές πολιτικές Οργανωτικές πολιτικές Εκθέσεις επίδοσης Περιορισμοί Προληπτικές ενέργειες Απαιτήσεις για αλλαγές Υποθέσεις Διορθωτικές ενέργειες Εργαλεία και Τεχνικές Εργαλεία και Τεχνικές Μεθοδολογία σχεδιασμού έργου με Ικανότητες γενικού μάνατζμεντ Εργαλεία και Τεχνικές βάση την στρατηγική του οργανισμού Γνώσεις και ικανότητες για τα Σύστημα έλεγχου των αλλαγών Ειδικές γνώσεις εμπλεκομένων προϊόντα Διαχείριση των (συνθετικών ομάδων Σύστημα επίβλεψης της τμημάτων Διαχείριση κερδισμένης αξίας Πληροφοριακά συστήματα Διοίκησης εργασίας Συναντήσεις για ανασκόπηση Μέτρηση της επίδοσης Επιπρόσθετος Σχεδιασμός Έργων της παρούσας κατάστασης Πληροφοριακά συστήματα Οργανωσιακές διαδικασίες Διοίκησης Έργων Εκροές Πληροφοριακά συστήματα Σχέδιο του έργου Διοίκησης Έργων Υποστηρικτικές πληροφορίες Εκροές Εκροές Ενημέρωση του αρχικού σχεδίου Αποτελέσματα της εργασίας Απαιτήσεις για αλλαγές έργου Διορθωτικές ενέργειες Απόκτηση εμπειρίας Ακολουθεί η αναφορά στα Εργαλεία και Τεχνικές που χρησιμοποιούνται κατά τα τρία στάδια (Α1-Α3) της ενοποιημένης διαχείρισης του έργου. 11

13 Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές κατά την Ενοποιημένη Διαχείριση του Έργου Α1) Κατά την Ανάπτυξη του σχεδίου του έργου Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές: 1. Μεθοδολογία σχεδιασμού έργου 2. Ειδικές γνώσεις εμπλεκομένων ομάδων 3. Διαχείριση κερδισμένης αξίας 4. Πληροφοριακά συστήματα Διοίκησης Έργων ΑΙ.1) Μεθοδολογία σχεδιασμού έργου με βάση τους στρατηγικούς στόχους Ως μεθοδολογία σχεδιασμού του έργου λογίζεται κάθε οργανωμένη προσπάθεια που χρησιμοποιείται για να καθοδηγήσει την ομάδα εργασίας κατά τη διαδικασία ανάπτυξης του σχεδίου του έργου. Η μεθοδολογία σχεδιασμού του έργου θα πρέπει να βασίζεται στους στόχους που τίθενται από την ευρύτερη στρατηγική του οργανισμού, διότι αυτή παρέχει την πορεία πλεύσης του οργανισμού. Η στρατηγική διοίκηση είναι η διαδικασία που παρέχει πληροφορίες για το πού βρίσκεται ο οργανισμός, το πού θα έπρεπε να βρίσκεται και πώς θα μπορέσει να φτάσει εκεί. Η απουσία ενός συστήματος που συνδέει την ευρύτερη στρατηγική του οργανισμού με το εξεταζόμενο έργο, μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα. Επομένως θα πρέπει ο project manager να έχει κατανοήσει εις βάθος τη διαδικασία της στρατηγικής διοίκησης του οργανισμού αλλά και να συμμετέχει σε αυτή. Η μεθοδολογία του σχεδιασμού μπορεί στην απλή της μορφή να αποτελείται από τυποποιημένες φόρμες και πρότυπα υποδείγματα ενώ στη σύνθετη μορφή της μπορεί να περιλαμβάνει σειρά προσομοιώσεων (π.χ. ανάλυση Μόντε Κάρλο του αναμενόμενου ρίσκου). Οι περισσότερες μεθοδολογίες σχεδιασμού περιλαμβάνουν έναν συνδυασμό "σύνθετων" εργαλείων, όπως λογισμικό για Διοίκηση Έργων και "ήπιων" εργαλείων όπως προκαταρκτικές συναντήσεις. CUSTOMER ENVIRONMENTAL ANALYSIS EXTERNAL INTERNAL FIRM MISSION GOALS, STRATEGIES PRIORITIES SYSTEM SCOPE WORK BREAKDOWN NETWORKS RESOURSES COST PROJECTS ENVIRONMENT AND CULTURE ORGANIZATION LEADERSHIP TEAMS PARTNERS PROJECT IMPLEMENTATION 12

14 ΣΧΗΜΑ 1. Μεθοδολογία σχεδιασμού έργου με βάση τους στρατηγικούς στόχους Α1.2) Ειδικές γνώσεις εμπλεκομένων ομάδων Κάθε κάτοχος συμφερόντων από το έργο, κατέχει γνώσεις και ικανότητες που μπορούν να είναι χρήσιμες κατά την κατάρτιση του σχεδίου του έργου. Η ομάδα της διεύθυνσης του έργου θα πρέπει να δημιουργήσει ένα περιβάλλον το οποίο θα προσφέρει τη δυνατότητα στις εμπλεκόμενες στο έργο ομάδες να συνεισφέρουν κατάλληλα. Το ποιος, πώς και πότε κάποιος θα συνεισφέρει, διαφέρει ανάλογα με τον τύπο του έργου. Το κλειδί σε αυτή την περίπτωση είναι τα κριτήρια που χρησιμοποιούνται, να υποστηρίζουν την στρατηγική του οργανισμού αλλά παράλληλα να είναι κατανοητά και να χρησιμοποιούνται από κάθε μέλος του οργανισμού. ΣΧΗΜΑ 2. Κριτήρια για τη στρατηγική ενός οργανισμού. Α1.3) Διαχείριση προστιθέμενης αξίας (EARNED VALUE) Είναι μία τεχνική που χρησιμοποιείται για να ενοποιήσει τον τελικό σκοπό (εκροές), το πρόγραμμα και τους πόρους του έργου και να παράγει αναφορές σχετικά με την απόδοση του έργου από την έναρξη μέχρι τον τερματισμό του. Η τεχνική αυτή μετρά συνεχώς την απόδοση συσχετίζοντας τρεις ανεξάρτητες μεταβλητές: 1) Την αναμενόμενη αξία, δηλαδή τις προϋπολογιζόμενες ώρες εργασίας περιλαμβάνοντας και το αναμενόμενο κόστος των ωρών αυτών (Planned Value ή PV), 13

15 2) Την κερδισμένη αξία, δηλαδή τις πραγματικές ώρες εργασίας που επιτεύχθηκαν, συμπεριλαμβανομένου του αναμενόμενου κόστους (Earned Value ή EV) 3) Τα πραγματικά κόστη (Actual Cost ή AC) για την επίτευξη της κερδισμένης αξίας. Η σχέση μεταξύ του 2) εάν από αυτό αφαιρεθεί το 1), αποτελεί τη Διακύμανση του Προγράμματος (Scheduled variance ή SV). Η σχέση του 2) εάν από αυτό αφαιρεθεί το 3), αποτελεί την Διακύμανση του κόστους (Cost variance ή CV). Αυτές οι δύο αξίες (SV και CV), μπορούν να μετατραπούν σε δείκτες αποδοτικότητας ώστε να αντικατοπτρίζουν την επίδοση στο κόστος και στο πρόγραμμα κάθε σχεδίου. Ο δείκτης αποδοτικότητας κόστους CPI= EV / AC είναι ο περισσότερο χρησιμοποιούμενος όσον αφορά την επίδοση στο κόστος. Ο αθροιστικός CPI χρησιμοποιείται ευρέως για προβλέψεις κόστους. Ακόμα, ο δείκτης αποδοτικότητας του σχεδίου SPI=EV/PV χρησιμοποιείται σε συνδυασμό με τον CPI για προβλέψεις του χρόνου ολοκλήρωσης του έργου. Α1.4) Πληροφοριακά συστήματα Διοίκησης Έργων Ένα πληροφοριακό σύστημα για τη Διοίκηση Έργων (PMIS) αποτελείται από όλα τα εργαλεία και τις τεχνικές που χρησιμοποιούνται για να συλλέξουν, να ενοποιήσουν και να διανέμουν τα αποτελέσματα των διεργασιών της Διοίκησης Έργων. Τέτοια συστήματα χρησιμοποιούνται για υποστήριξη όλων των πτυχών του έργου από την έναρξη ως το τέλος του και μπορούν να περιλαμβάνουν χειροκίνητα και αυτοματοποιημένα συστήματα. Α2) Κατά την Εκτέλεση του σχεδίου του έργου Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές: 1. Ικανότητες γενικού μάνατζμεντ 2. Γνώσεις και ικανότητες για τα προϊόντα 3. Σύστημα επίβλεψης της εργασίας 4. Συναντήσεις για ανασκόπηση της παρούσας κατάστασης 5. Οργανωσιακές διαδικασίες 6. Πληροφοριακά συστήματα Διοίκησης Έργων Α2.1) Ικανότητες γενικού μάνατζμεντ Ικανότητες ηγεσίας, επικοινωνίας και διαπραγμάτευσης είναι απαραίτητα στοιχεία του project manager, η χρήση των οποίων θα οδηγήσει σε αποτελεσματική εκτέλεση του σχεδίου. 14

16 Η ηγεσία περιλαμβάνει τα εξής: Χάραξη της κατεύθυνσης: Θα πρέπει να αναπτυχθεί το όραμα και οι κατάλληλες στρατηγικές που θα οδηγήσουν στην υλοποίηση του. Μετάδοση του οράματος στους ανθρώπους: Μέσω της ηγεσίας θα πρέπει να επιτευχθεί η συνεργασία και η κατανόηση όλων των ατόμων που θεωρούνται απαραίτητοι για την υλοποίηση του οράματος. Παρότρυνση και έμπνευση: Θα πρέπει να ενεργοποιούνται τα άτομα μέσω της ηγεσίας ώστε να αρθούν πολιτικές, γραφειοκρατικές και κεφαλαιουχικές δυσκολίες, ώστε να επιτευχθεί η αλλαγή. Στα μεγάλα έργα ο υπεύθυνος διοίκησης αναμένεται να είναι και ο καθοδηγητής του έργου, παρ' όλα αυτά η ηγεσία δεν θα πρέπει να περιορίζεται μόνο στο πρόσωπο του project manager. Πολλά άτομα ή ομάδες, μπορούν να επιδείξουν ικανότητες ηγεσίας κατά την διάρκεια του έργου. (πχ. τεχνική ηγεσία, ομαδική ηγεσία) Επικοινωνία Η επικοινωνία σχετίζεται με την μετάδοση της πληροφορίας. Ο αποστολέας ενός μηνύματος είναι υπεύθυνος να μεταδώσει την πληροφορία με σαφή, κατανοητό και ολοκληρωμένο τρόπο ώστε ο αποδέκτης να την λάβει και να την αποκωδικοποιήσει σωστά. Διαπραγμάτευση Οι διαπραγματεύσεις περιλαμβάνουν την επαφή με άλλους ώστε να επιτευχθούν κάποιοι όροι ή μία συμφωνία. Στη διάρκεια ενός τυπικού έργου, οι ομάδες του έργου είναι πιθανόν να διαπραγματευθούν για ένα ή περισσότερα από τα παρακάτω θέματα: Για στόχους του κόστους, του χρονοδιαγράμματος και του κόστους και ενδεχόμενες αλλαγές αυτών. Για όρους και συνθήκες του συμβολαίου Για αναθέσεις Για τους πόρους Α2.2) Γνώσεις και ικανότητες για τα προϊόντα Η ομάδα του έργου θα πρέπει να κατέχει μία γκάμα γνώσεων και ικανοτήτων σχετικά με το προϊόν του έργου. Οι απαραίτητες ικανότητες υπάγονται στον σχεδιασμό των πόρων και θα παρουσιαστούν στη συνέχεια της μελέτης, παρέχονται δε μέσω της διαδικασίας απόκτησης προσωπικού. 15

17 Α2.3) Σύστημα επίβλεψης της εργασίας Ένα σύστημα επίβλεψης της εργασίας είναι μία επίσημη διαδικασία που εξασφαλίζει ότι η εργασία θα γίνει τον κατάλληλο χρόνο και με τη σωστή χρονική σειρά. Ο κύριος μηχανισμός υλοποίησης της είναι μία γραπτή έγκριση ώστε να ξεκινήσει η εργασία για μία συγκεκριμένη δραστηριότητα ή πακέτο εργασίας. Α2.4) Συναντήσεις για ανασκόπηση της παρούσας κατάστασης Περιλαμβάνονται προγραμματισμένες συναντήσεις ώστε να γίνει ανταλλαγή πληροφοριών σχετικά με το έργο. Στα περισσότερα έργα, οι συναντήσεις αυτές πραγματοποιούνται με διαφορετική συχνότητα και σε διάφορα ιεραρχικά επίπεδα σύμφωνα με την εξέλιξη και τις ανάγκες του έργου. Α2.5) Οργανωσιακές διαδικασίες Κάθε μορφής οργάνωση η οποία εμπλέκεται στο έργο μπορεί να έχει τυπικές ή άτυπες διαδικασίες που μπορούν να φανούν χρήσιμες κατά την εκτέλεση του σχεδίου του έργου. Α3) Κατά τον Ολοκληρωμένο έλεγχο των αποτελεσμάτων και αλλαγών Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές: 1. Σύστημα ελέγχου των αλλαγών 2. Διαχείριση των συνθετικών τμημάτων 3. Μέτρηση της απόδοσης 4. Επιπρόσθετος Σχεδιασμός 5. Πληροφοριακά συστήματα Διοίκησης Έργων(έχει παρουσιαστεί) Α3.1) Σύστημα ελέγχου των αλλαγών Ένα σύστημα ελέγχου των αλλαγών αποτελείται από μία σειρά επίσημων, τυποποιημένων διαδικασιών που καθορίζουν πώς θα μετράται και θα εκτιμάται η απόδοση του έργου, καθώς και περιλαμβάνει τα βήματα σύμφωνα με τα οποία θα πραγματοποιούνται αλλαγές στις τυποποιημένες διαδικασίες. Σε πολλές περιπτώσεις η ομάδες και ευρύτερα ο οργανισμός που έχει αναλάβει την εκτέλεση του έργου, έχει ήδη ένα σύστημα ελέγχου των αλλαγών το οποίο μπορεί να υιοθετηθεί «όπως είναι» και για το έργο. Εάν όμως δεν υπάρχει έτοιμο κάποιο τέτοιο σύστημα, θα πρέπει η ομάδα διοίκησης του έργου να αναπτύξει κάτι τέτοιο, το οποίο θα περιλαμβάνεται στο έργο. Πολλά συστήματα διοίκησης των αλλαγών περιλαμβάνουν μία ομάδα η οποία έχει το ρόλο του να εγκρίνει ή να απορρίπτει προτεινόμενες αλλαγές. Οι ρόλοι και οι ευθύνες της ομάδας αυτής καθορίζονται ξεκάθαρα και συμφωνούνται από όλες τις ομάδες που κατέχουν συμφέροντα από το έργο. Εκτός από 16

18 ορισμένες αλλαγές οι οποίες θα πρέπει να μελετηθούν λεπτομερώς πριν εγκριθούν, υπάρχουν ορισμένες κατηγορίες αλλαγών που θα πρέπει να εγκρίνονται «αυτόματα» από το σύστημα. Όλες όμως οι αλλαγές θα πρέπει να καταγράφονται και να αρχειοθετούνται προκειμένου να υπάρχει ολοκληρωμένη εικόνα. Α3.2) Διαχείριση των συνθετικών τμημάτων Η διαχείριση των συνθετικών τμημάτων περιλαμβάνει κάθε καταγεγραμμένη διαδικασία που χρησιμοποιείται για να εφαρμοστούν τεχνικές και διοικητικές οδηγίες και να παρακολουθηθούν τα εξής: Αναγνώριση και καταγραφή των λειτουργικών και φυσικών χαρακτηριστικών ενός αντικειμένου ή συστήματος. Έλεγχος των αλλαγών στα χαρακτηριστικά των παραπάνω. Καταγραφή και έκθεση των αλλαγών και των αποτελεσμάτων μετά την εφαρμογή τους. Έλεγχος των υποσυστημάτων και συστημάτων ώστε να επαληθευτεί η συμμόρφωση τους με τις απαιτήσεις του έργου. Σε πολλές περιπτώσεις η διαχείριση των συνθετικών τμημάτων είναι υποσύστημα του συστήματος ελέγχου των αλλαγών. Α3.3) Μέτρηση της απόδοσης αναφερθεί. Χρησιμοποιούνται τεχνικές μέτρησης όπως αυτή της κερδισμένης αξίας (EV), που έχει ήδη Α3.4) Επιπρόσθετος Σχεδιασμός Τα έργα σπάνια υλοποιούνται σύμφωνα με το αρχικό σχέδιο. Πιθανές αλλαγές συχνά απαιτούν νέες ή αναθεωρημένες προσεγγίσεις του κόστους, αλλαγή στην σειρά των δραστηριοτήτων, του χρονοδιαγράμματος, των απαιτούμενων πόρων καθώς και ανάλυση επικινδυνότητας εναλλακτικών λύσεων. 17

19 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι Παράδειγμα ενοποίησης του έργου με τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού Σκανδιναβικές Αερογραμμές (Scandinavian Airlines SAS) Στις αρχές της δεκαετίας του 1980, ο τομέας των αερομεταφορών παγκοσμίως, βρισκόταν σε περίοδο οικονομικής ύφεσης. Η Scandinavian Airlines διένυε εκείνη την εποχή τον δεύτερο χρόνο κατακόρυφης οικονομικής πτώσης. Την διοίκηση της εταιρίας ανέλαβε εκείνη την περίοδο ο Jan Carlzon, ο οποίος έπαψε την πρακτική της εφαρμογής περικοπών σε όλους τους τομείς υπηρεσιών, εστιάζοντας στην ανάπτυξη μίας στρατηγικής που θα έκανε την SAS κερδοφόρο σε μία περίοδο μηδενικής ανάπτυξης της αγοράς. Η στρατηγική αυτή ήταν να γίνει η SAS γνωστή παγκοσμίως, ως η καλύτερη αεροπορική εταιρία για επαγγελματικά ταξίδια και τον συχνό χρήστη τέτοιων υπηρεσιών. H SAS είχε κατανοήσει ότι οι ταξιδιώτεςεπιχειρηματίες ήταν το πιο σταθερό κομμάτι της αγοράς και επιπλέον είχαν την τάση να αγοράζουν τα ακριβά εισιτήρια σε αντίθεση με τα εισιτήρια με έκπτωση. Επίσης, οι ταξιδιώτες αυτής της κατηγορίας είχαν συγκεκριμένες απαιτήσεις και ανάγκες, γεγονός που η SAS αναγνώρισε ως κινητήριο μοχλό για τη δημιουργία υπηρεσιών προς έλξη αυτού του τμήματος της αγοράς. Κατά την περίοδο του Carlzon, η SAS εξέτασε εξονυχιστικά κάθε έργο και κάθε έξοδο σε σχέση με το εάν αυτό είχε συνεισφορά στην βελτίωση των υπηρεσιών προς τον επιχειρηματία-ταξιδιώτη. Εάν διαπιστωνόταν το αντίθετο, το έργο ή το έξοδο διακόπτονταν, ασχέτως με το πόσο προσφιλές ήταν στους εργαζομένους στην εταιρία. Έργα όπως η ανάπτυξη πακέτων διακοπών προς τη Μεσόγειο τερματίστηκαν, με αποτέλεσμα η SAS να εξοικονομήσει περίπου 40 εκ. δολάρια. Παράλληλα, ο Carlzon έπεισε το διοικητικό συμβούλιο να επενδυθούν 45 εκ. δολ. και να αυξηθούν τα λειτουργικά κόστη κατά 12 εκ. Δολ το χρόνο, για 147 διαφορετικά έργα που είχαν σαν στόχο την έλξη και την εξυπηρέτηση του επιχειρηματία-ταξιδιώτη. Ξεκίνησε μία προσπάθεια για επίτευξη της μέγιστης ακρίβειας των χρόνων πτήσεων και πραγματοποιήθηκαν ενημερωτικά σεμινάρια σχετικά με την εξυπηρέτηση των πελατών για περισσότερους από εργαζόμενους. Η SAS κατήργησε την πρώτη θέση και δημιούργησε την Euro-Class, με χαμηλότερο κόστος. Εγκαταστάθηκαν τμήματα για διαχωρισμό της Euro-Class από τις τουριστικές θέσεις στα αεροπλάνα, αντικαταστάθηκαν τα καθίσματα, το φαγητό βελτιώθηκε και δημιουργήθηκαν ειδικά σαλόνια στους χώρους αναμονής, με υπηρεσίες telex και τηλεφώνου για τους ταξιδιώτες EURO-Class. Ακόμα δημιουργήθηκαν άλλα ταμεία στο αεροδρόμιο για τους ταξιδιώτες Euro-Class, με άμεση εξυπηρέτηση και μικρές ουρές αναμονής. Τα αποτελέσματα ήταν εκπληκτικά. Μέσα σε τρία χρόνια, η SAS αύξησε τον αριθμό των επιβατών της για επαγγελματικά ταξίδια κατά 23%, σε περίοδο που η διεθνής αγορά ήταν σε ύφεση. Το παράδειγμα της SAS απεικονίζει το πώς μία καθαρή αποστολή με συγκεκριμένες στρατηγικές επίτευξής της, επιτρέπει σε έναν οργανισμό να συγκεντρώσει τους περιορισμένους πόρους του στα συγκεκριμένα έργα που θα συντελέσουν στην κερδοφορία και την επιτυχία της εταιρία. 18

20 Β) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΟΥ ΕΥΡΟΥΣ ΤΗΣ ΑΝΑΛΥΣΗΣ (project scope) Ο καθορισμός του εύρους της ανάλυσης θέτει την βάση για την ανάπτυξη του σχεδίου του έργου, καθώς υποδεικνύει και παρουσιάζει το τελικό «προϊόν» του έργου. Η διαχείριση του εύρους της ανάλυσης που απαιτείται για το έργο, περιλαμβάνει τις διαδικασίες που εξασφαλίζουν ότι το έργο θα ενσωματώσει όλες τις εργασίες που απαιτούνται και μόνο αυτές. Κυρίως ασχολείται με τον εντοπισμό και τον έλεγχο των στοιχείων που απαιτούνται αλλά και αυτών που δεν απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου. Τελικά, η διαδικασία αυτή θα πρέπει να έχει σαν στόχο τα αποτελέσματα που θα πρέπει να επιτευχθούν από το έργο, το τελικό προϊόν προς τον πελάτη. Με την έννοια του εύρους της ανάλυσης, στοιχειοθετείται η εργασία που θα πρέπει να γίνει ώστε να παραχθεί ένα προϊόν με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά και λειτουργίες. Όσο σημαντικός και απαραίτητος και να παρουσιάζεται ο καθορισμός του εύρους της ανάλυσης, πολλές φορές παραβλέπεται από τους project managers, με αποτέλεσμα να τίθεται ένα εμπόδιο για την επιτυχία του εγχειρήματος. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΥΡΟΥΣ ΤΗΣ ΑΝΑΛΥΣΗΣ Β1)Έναρξη Β2)Σχεδιασμός του εύρους Β3) Εφαρμογή του εύρους της της ανάλυσης ανάλυσης Εισροές Περιγραφή του προϊόντος Στρατηγικός σχεδιασμός Εισροές Περιγραφή του έργου Εισροές Δήλωση του εύρους της ανάλυσης Κριτήρια επιλογής του Σύμβαση του Περιορισμο έργου έργου ί Περιορισμοί Υποθέσεις Ιστορικές πληροφορίες Υποθέσεις Άλλες εκροές από το σχεδιασμό Ιστορικές πληροφορίες Εργαλεία και Τεχνικές Εργαλεία και Τεχνικές Μέθοδοι επιλογής έργου Ανάλυση προϊόντων Εργαλεία και Τεχνικές Εκτιμήσεις Ανάλυση κόστους/οφέλους Work Breakdown πρότυπα εμπειρογνωμόνων Εκροές Εντοπισμός εναλλακτικών Εκτιμήσεις εμπειρογνωμόνων Αποσύνθεση Εκροές Σύμβαση του έργου Εκροές Work Breakdown Structure Επιλογή project manager Δήλωση του εύρους της Ανανεώσεις του εύρους της Περιορισμοί Υποστηρικτικές πληροφορίες Υποθέσεις Σχέδιο διαχείρισης του εύρους ανάλυσης Β4)Επαλήθευση του εύρους της ανάλυσης Εισροές Αποτελέσματα της εργασίας Work Breakdown Structure Δήλωση του εύρους της ανάλυσης Σχέδιο του έργου Εργαλεία και Τεχνικές Επιθεώρηση Εκροές Επίσημη αποδοχή Β5)Αλλαγή στο εύρος της ανάλυσης Εισροές Εκθέσεις απόδοσης Ανάγκες για αλλαγή] Σχέδιο του εύρους της ανάλυσης Εργαλεία και Τεχνικές Σύστημα αλλαγής του εύρους της ανάλυσης Μέτρηση της απόδοσης Επιπρόσθετος σχεδιασμός Εκροές Αλλαγές Διορθωτικές δράσεις 19

21 Με βάση τα παραπάνω, είναι φανερό ότι η διαχείριση του εύρους του σχεδίου, είναι το εργαλείο που συνδέει όλα τα στοιχεία του έργου. Για να εξασφαλισθεί ότι ο ορισμός της ανάλυσης (scope definition) είναι ολοκληρωμένος, μπορεί να χρησιμοποιηθεί η παρακάτω λίστα: 1. Στόχοι του έργου 2. Παραδοτέα 3. Ημερομηνίες-ορόσημα 4. Τεχνικές απαιτήσεις 5. Περιορισμοί και παραδοχές 6. Συναντήσεις με τους πελάτες-χρήστες του έργου Χρησιμοποιούμενα Εργαλεία και Τεχνικές κατά την Διαχείριση του εύρους της ανάλυσης Β1) Κατά την έναρξη 1. Μέθοδοι επιλογής έργου 2. Εκτιμήσεις εμπειρογνωμόνων Β1.1) Μέθοδοι επιλογής έργου Οι μέθοδοι επιλογής του έργου περιλαμβάνουν την μέτρηση της αξίας ή της ελκυστικότητας του έργου για τον χορηγό του έργου. Τέτοιες μέθοδοι συνδυάζουν τα κριτήρια των αποφάσεων με κάποιο τρόπο μέτρησης της αξίας κάτω από συνθήκες αβεβαιότητας. Περιλαμβάνονται σε αυτή τη φάση και όλες οι εναλλακτικές λύσεις. Εργαλεία βελτιστοποίησης μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να εντοπισθεί ο άριστος συνδυασμός των μεταβλητών απόφασης. Οι μέθοδοι επιλογής του έργου συνήθως εμπίπτουν σε μία από τις παρακάτω κατηγορίες: Μέθοδοι μέτρησης του οφέλους - συγκριτικές προσεγγίσεις, μοντέλα βαθμονόμησης, συνεισφορά οφέλους και οικονομικά μοντέλα.(πχ. Περίοδος αποπληρωμής- Ρayback model, Καθαρή Παρούσα Αξία- ΝPV model) Μέθοδοι βελτιστοποίησης υπό περιορισμούς- μαθηματικά μοντέλα με χρήση γραμμικού και μη γραμμικού προγραμματισμού, δυναμικού και ακέραιου προγραμματισμού καθώς και αλγόριθμους αποφάσεων (πολυκριτηριακές αναλύσεις, Μήτρες Σταθμισμένης βαθμολόγησης, Simplex κτλ.). Β1.2) Εκτιμήσεις Εμπειρογνώμων Οι εκτιμήσεις εμπειρογνώμων είναι απαραίτητες για την πρόσβαση σε πληροφορίες σχετικά με τις εισροές της διαδικασίας της διοίκησης έργων. Τέτοιες εκτιμήσεις μπορούν να παρέχονται από άτομα ή ομάδες με ειδικές γνώσεις ή εκπαίδευση και είναι διαθέσιμες από διάφορες πηγές, μερικές από τις οποίες αναφέρονται στη συνέχεια: Από εξωτερικούς σύμβουλους. 20

22 Από ομάδες που κατέχουν συμφέροντα από το έργο, συμπεριλαμβανόμενοι και οι τελικοί χρήστες Από επαγγελματικές και τεχνικές οργανώσεις Από βιομηχανικές ομάδες Β2) Κατά το σχεδιασμό του εύρους της ανάλυσης 1. Ανάλυση προϊόντων 2. Ανάλυση κόστους/οφέλους 3. Εντοπισμός εναλλακτικών λύσεων 4. Εκτιμήσεις εμπειρογνωμόνων Β2.1) Ανάλυση προϊόντων Η ανάλυση προϊόντων είναι απαραίτητη ώστε να γίνει καλύτερα κατανοητό το προϊόν του έργου. Περιλαμβάνει τεχνικές όπως η μηχανική της αξίας, η ανάλυση της αξίας, η ανάλυση των λειτουργιών και η ανάλυση των μελετώμενων συστημάτων ποιότητος. Β2.2) Ανάλυση Κόστους/Οφέλους: Περιλαμβάνει υπολογισμό του εφικτού και μη εφικτού κόστους και οφέλους διαφόρων τρόπων εκτέλεσης του έργου καθώς και εναλλακτικές λύσεις ενώ στη συνέχεια μέσω της χρήσης οικονομικών μεγεθών, όπως η απόδοση της επένδυσης ή η περίοδος αποπληρωμής εξετάζεται η ελκυστικότητα της κάθε εναλλακτικής λύσης. Β2.3) Εντοπισμός εναλλακτικών λύσεων: Αυτός είναι ένας γενικός όρος για κάθε τεχνική που χρησιμοποιείται για την παραγωγή διαφορετικών προσεγγίσεων για την εκτέλεση του εξεταζόμενου έργου. Υπάρχει μία πληθώρα γενικών τεχνικών του μάνατζμεντ που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε αυτή τη φάση, με πιο συνηθισμένη την χρήση του brainstorming και την μέθοδο Delphi. Β3) Κατά την εφαρμογή του εύρους της ανάλυσης 1. Πρότυπα Ανάλυσης της εργασίας (WORK Breakdown) 2. Αποσύνθεση Β3.1) Πρότυπα Ανάλυσης της εργασίας Από τη στιγμή που έχει καθοριστεί ο στόχος, το εύρος της ανάλυσης και τα τελικά προϊόντα του έργου, μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι δομές ανάλυσης της εργασίας( Work breakdown structures) ώστε να διασπαστεί η δουλειά του έργου σε μικρότερα συστατικά στοιχεία, Τα WORK breakdown structures (WBS) είναι μία διάσπαση των συστατικών στοιχείων του έργου, σε «πακέτα εργασίας» με βάση τα τελικά παραδοτέα, τις εκροές κάθε δραστηριότητας. Το πακέτο εργασίας είναι το χαμηλότερο επίπεδο στην ανάλυση WBS και είναι συνήθως μία δραστηριότητα με προκαθορισμένη αρχή και τέλος, δεδομένων 21

23 πόρων και κόστους. Η χρησιμότητα αυτού του είδους της κατηγοριοποίησης είναι η οργάνωση και ο καθορισμός του εύρους της ανάλυσης που απαιτείται και η αναγνώριση όλων των στοιχείων εργασίας που χρειάζονται, προκειμένου να θεσπιστεί μια βάση για τον έλεγχο του όλου εγχειρήματος. Η εργασία που δεν περιλαμβάνεται στα WBS θεωρείται εκτός του πεδίου του έργου. Όπως και με την τεχνική του καθορισμού του εύρους της ανάλυσης που αναπτύχθηκε προηγουμένως, τα WBS χρησιμοποιούνται για να εξασφαλιστεί η κοινή κατανόηση του έργου από όλους τους εμπλεκόμενους σε αυτό. Συνήθως τα WBS παρουσιάζονται με μορφή διαγράμματος, όπως αυτό που φαίνεται παρακάτω και αφορά την κατασκευή ενός νέου μοντέλου Η/Υ. Σχήμα 3. Work breakdown structures Καθώς αναπτύσσονται τα πρότυπα WBS, οι ομάδες εργασίας αλλά και τα μεμονωμένα άτομα που ασχολούνται με το έργο, αναλαμβάνουν συγκεκριμένες ευθύνες για την ολοκλήρωση των πακέτων εργασίας της αρμοδιότητάς τους. Κατ' αυτό τον τρόπο ενοποιείται η εργασία με τον οργανισμό γι αυτό πολλές φορές τα WBS αποκαλούνται και OBS (Organization Breakdown Structure). Η χρήση της ανάλυσης WBS κάνει επίσης ευκολότερο τον μελλοντικό προγραμματισμό και τον προϋπολογισμό, καθώς παρέχει το πλαίσιο για τον έλεγχο του κόστους και της απόδοσης της εργασίας. Ακόμα καθορίζονται οι δίαυλοι επικοινωνίας και διευκολύνεται έτσι ο συντονισμός μεταξύ των στοιχείων και των ομάδων του έργου. Β3.2) Αποσύνθεση ή Διάσπαση Η αποσύνθεση περιλαμβάνει την υποδιαίρεση των κεντρικών φάσεων του έργου, σε μικρότερα και πιο απλά συνθετικά στοιχεία, με σκοπό να γίνει ευκολότερη η ανάπτυξη και ο σχεδιασμός των δραστηριοτήτων του έργου. Η αποσύνθεση περιλαμβάνει τα ακόλουθα κύρια βήματα: 1) Αναγνώριση των βασικών φάσεων του έργου 2) Απόφαση σχετικά με το εάν μπορεί να γίνει επαρκής εκτίμηση του κόστους και της διάρκειας στις βασικές φάσεις, ως έχουν. 22

24 3) Εντοπισμός και αποτύπωση των συστατικών στοιχείων κάθε φάσης του έργου (Decomposition). 4) Επαλήθευση της ορθότητας της αποσύνθεσης B4) Επαλήθευση του εύρους της ανάλυσης B4.1) Επιθεώρηση Η επιθεώρηση περιλαμβάνει την μέτρηση, τον έλεγχο και την δοκιμή με σκοπό να καθοριστεί εάν τα αποτελέσματα ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις. Β5)Κατά την αλλαγή στο εύρος της ανάλυσης 1) Σύστημα αλλαγής του εύρους της ανάλυσης 2) Μέτρηση της απόδοσης 3) Επιπρόσθετος σχεδιασμός Οι τεχνικές αυτές περιγράφουν την διαδικασία με την οποία θα πρέπει να γίνονται αλλαγές στο εύρος της ανάλυσης. Περιλαμβάνουν τα συστήματα εντοπισμού, την γραφική εργασία και τις δικαιοδοσίες οι οποίες απαιτούνται για να εγκριθούν οι αλλαγές. Σχετικά με τη μέτρηση της απόδοσης, χρησιμοποιούνται τεχνικές που μετρούν την ένταση, τον αντίκτυπο που μπορούν να έχουν οι πιθανές αλλαγές του αρχικού σχεδιασμού. 23

25 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ Παράδειγμα ανάλυσης έργου με παρουσίαση των Work Breakdown Structures Ολυμπιακοί Αγώνες Sydney, Αυστραλία Στα πλαίσια της εφαρμογής της διοίκησης έργων για μεγάλα γεγονότα, οι Ολυμπιακοί Αγώνες κατατάσσονται σαν μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις. Στο παράδειγμα που ακολουθεί παρουσιάζονται οι κυριότερες διαστάσεις ενός τέτοιου έργου παγκοσμίου εμβέλειας. ΣΚΟΠΟΣ Να διοργανωθούν οι Ολυμπιακοί Αγώνες του 2000 σε συγκεκριμένες περιοχές στο Σίδνευ, με έναρξη στις 15 Σεπτεμβρίου και συνολικό προϋπολογισθέν κόστος 1.4 δις. δολάρια. ΤΕΛΙΚΟΙ ΠΕΛΑΤΕΣ Δεν υπάρχει καθορισμένος πελάτης. Οι δραστηριότητες έχουν ως ανάδοχο την κυβέρνηση της Νew South Wales (Νέα Νότια Ουαλία). Υπάρχουν πολλές ομάδες που έχουν άμεσο ενδιαφέρον για το έργο όπως οι πολίτες της New South Wales, η κυβέρνηση, οι Αυστραλοί πολίτες, η Διεθνής Επιτροπή Ολυμπιακών Αγώνων, η παγκόσμια κοινωνία γενικότερα, οι αθλητές και πολλές Αυστραλιανές και διεθνείς επιχειρηματικές ομάδες. ΕΥΡΟΣ ΤΗΣ ΑΝΑΛΥΣΗΣ Η διοργάνωση όλων των αθλημάτων και των τελετών. Η συγκέντρωση και χρήση των πόρων και των τεχνολογιών που απαιτούνται για τη διοργάνωση των Ολυμπιακών Αγώνων. Η διαχείριση των δημοσίων σχέσεων και η άντληση κεφαλαίων. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ Η διεξαγωγή των Αγώνων χωρίς προβλήματα. Το επίπεδο της ικανοποίησης και του ενθουσιασμού του κοινού. Η οικονομική δραστηριότητα που θα δημιουργηθεί στην Αυστραλία και στην New South Wales. Η διατήρηση του ενδιαφέροντος για τους μελλοντικούς Ολυμπιακούς Αγώνες. ΟΜΑΔΑ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Η Επιτροπή Ολυμπιακών Αγώνων του Σίδνευ (SOCOG) καθορίστηκε από τη νομοθεσία, ως η υπεύθυνη ομάδα για την εκτέλεση του έργου. Άλλοι οργανισμοί που συνεισφέρουν άμεσα στην επιτυχία του έργου είναι η Διεθνής Ολυμπιακή Επιτροπή, η Αυστραλιανή Ολυμπιακή Επιτροπή, το Δημαρχείο του Σίδνευ και η Ολυμπιακή Επιτροπή Συντονισμού (που αποτελείτο από μέλη της κυβέρνησης την New South Wales). Η Ολυμπιακή Επιτροπή Συντονισμού ήταν υπεύθυνη για όλα τα έργα υποδομής, των οποίων η έγκαιρη ολοκλήρωση είναι απαραίτητη για την επιτυχία των Αγώνων. 24

26 ΔΟΜΕΣ ΑΝΑΛΥΣΗΣ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ (WORK BREAKDOWN STRUCTURES) Οι WBS για το έργο περιλαμβάνουν τις ακόλουθες κύριες περιοχές: Γεγονότα-Εκδηλώσεις Τοποθεσίες και Εγκαταστάσεις, συμπεριλαμβανόμενης της διαμονής Μεταφορές Υπηρεσίες για τα ΜΜΕ και συντονισμός τους Τηλεπικοινωνίες Θέματα Ασφάλειας Ιατρική υποστήριξη Ανθρώπινοι πόροι συμπεριλαμβανομένου και του εθελοντισμού Πολιτιστική Ολυμπιάδα Προπονήσεις πριν από τους Αγώνες Information Technology (ΙΤ Projects) Τελετές Έναρξης και Λήξης Δημόσιες Σχέσεις Χρηματοδότηση Δοκιμαστικοί Αγώνες και προκριματικά Μάνατζμεντ των Χορηγών και Μάρκετινγκ Κάθε περιοχή από τις παραπάνω αποτελεί ένα ξεχωριστό έργο, το οποίο κι αυτό μπορεί να αναλυθεί σε υποέργα, μέχρι να φτάσουμε στο επίπεδο του «πακέτου εργασίας», όπως αυτό παρουσιάστηκε σε προηγούμενη ενότητα της μελέτης αυτής. ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΕΣ Προφανώς ο παράγοντας χρόνος είναι η σημαντικότερη διάσταση για το έργο της Διοργάνωσης των Ολυμπιακών Αγώνων. Τυχόν καθυστερήσεις χρόνου θα πρέπει να αντισταθμιστούν με «θυσία» κόστους ή ποιότητας. Ωστόσο, η απόδοση στα τρία αυτά επίπεδα είναι σημαντική για την επιτυχία των Αγώνων. Η παγκόσμια γνώμη θα σχηματιστεί από την αντιλαμβανόμενη ποιότητα των εγκαταστάσεων, την ακρίβεια στην πραγματοποίηση των εκδηλώσεων και την συμπεριφορά προς τους ξένους αθλητές και τους θεατές. Οι Αγώνες του Σίδνευ είχαν προϋπολογισμό της τάξης των 1.4 δις. δολ., με τυχόν υπερβάσεις του ποσού αυτού να οδηγούν σε επισκίαση του θεάματος. Εν τούτοις το κόστος θα πρέπει να είναι η πρώτη διάσταση που επιδέχεται υπερβάσεις, προκειμένου να τηρηθούν οι δεσμεύσεις χρόνου και ποιότητος. 25

27 Γ) ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΧΡΟΝΟΥ (Project Time Management) Η διαχείριση του χρόνου περιλαμβάνει τις διαδικασίες που απαιτούνται ώστε να εξασφαλιστεί η έγκαιρη ολοκλήρωση του έργου. Περιλαμβάνει τον καθορισμό των δραστηριοτήτων, την χρονική τους αλληλουχία με βάση τις μεταξύ τους σχέσεις εξάρτησης, την εκτίμηση της διάρκειάς τους, την ανάπτυξη ενός χρονοπρογράμματος και τον έλεγχο αυτού. Οι βασικές εισροέςεκροές καθώς και οι χρησιμοποιούμενες μέθοδοι και τεχνικές κάθε φάσης, απεικονίζονται στο παρακάτω διάγραμμα. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΧΡΟΝΟΥ Γ1)Ορισμός των δραστηριοτήτων Εισροές Διαγράμματα WORK BREAKDOWN. Καθορισμός του εύρους της ανάλυσης Ιστορικές πληροφορίες Περιορισμοί Υποθέσεις Εκτιμήσεις εμπειρογνωμόνων Εργαλεία και Τεχνικές Αποσύνθεση Πρότυπα Εκροές Λίστα των δραστηριοτήτων Υποστηρικτικές πληροφορίες Αναθεωρήσεις στα WBS Γ2)Σχεδιασμός της αλληλουχίας των δραστηριοτήτων Εισροές Λίστα δραστηριοτήτων Περιγραφή προϊόντος Σχέσεις εξάρτησης Ορόσημα (milestones) Εργαλεία και Τεχνικές Μέθοδος τοξοτών διαγραμμάτων Μέθοδος διαγραμμάτων προτεραιοτήτων Συμβατικές μέθοδοι διαγραμμάτων Εκροές Διαγράμματα δικτύου του έργου Αναθεωρήσεις της λίστας των ---- Γ3) Εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων Εισροές Λίστα δραστηριοτήτων Περιορισμοί Υποθέσεις Απαιτήσεις πόρων Δυνατότητες πόρων Ιστορικές πληροφορίες Αναγνωρισμένο ρίσκο Εργαλεία και Τεχνικές Εκτιμήσεις εμπειρογνωμόνων Εκτιμήσεις με βάση ποσοτικά κριτήρια Αναλογικές εκτιμήσεις Εκροές Εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων δραστηριοτήτων 26

28 Γ4)Ανάπτυξη χρονοπρογράμματος Γ5)Έλεγχος Χρονοπρογράμματος Εισροές Διαγράμματα δικτύου Εκτιμήσεις Διάρκειας δαπαιτήσεις ήσε πόρους Περιγραφή πόρων Περιορισμοί Υποθέσεις Σχέδιο διαχείρισης ρίσκου Παράμετροι των δραστηριοτήτων Εισροές Χρονοπρόγραμμα έργου Εκθέσεις απόδοσης Αιτήσεις για αλλαγές Σχέδιο διαχείρισης χρονοπρογράμματος Εργαλεία και Τεχνικές Σύστημα ελέγχου των αλλαγών του Ημερολόγια-Ημερομηνίες χρονοπρογράμματος Μετρήσεις απόδοσης Εργαλεία και Τεχνικές Λογισμικό διοίκησης έργων Μαθηματικές αναλύσεις Συμπΐεση διάρκειας Ανάλυση διακύμανσης Προσομοιώσεις Λογισμικό διοίκησης έργου Εκροές Xρονοπρόγραμμα Σχέδιο διαχείρισης χρονοπρογράμματος Εκροές Αλλαγές Διορθωτικές δράσεις Γ1) Ορισμός των δραστηριοτήτων Χρησιμοποιείται η αποσύνθεση του έργου και τα πρότυπα, τα οποία έχουν αναλυθεί σε προηγούμενο σημείο. Γ2) Σχεδιασμός της αλληλουχίας των δραστηριοτήτων Εργαλεία και Τεχνικές 1. Μέθοδος τοξοτών διαγραμμάτων 2. Μέθοδος διαγραμμάτων προτεραιοτήτων 3. Συμβατικές μέθοδοι διαγραμμάτων Ο σχεδιασμός της αλληλουχίας των δραστηριοτήτων ενός έργου γίνεται με τη χρήση της Δικτυωτής Ανάλυσης, η οποία περιλαμβάνει τις τεχνικές τις επιχειρησιακής έρευνας οι οποίες παρέχουν πληροφορίες που βοηθούν τον σχεδιασμό και έλεγχο των έργων. Η πολυπλοκότητα των σχέσεων που υπάρχουν στο σύστημα που αποκαλούμε «έργο» αντικατοπτρίζεται με ένα δικτυωτό διάγραμμα. Το δίκτυο, όπως αποκαλείται αυτό το διάγραμμα, αποτελείται από κόμβους και κλάδους. Απεικονίζει όλα τα επιμέρους στοιχεία του έργου και τις μεταξύ τους σχέσεις. Ο αντικειμενικός στόχος των τεχνικών της δικτυωτής ανάλυσης είναι η ελαχιστοποίηση του συνολικού κόστους εκτέλεσης του έργου. Απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί η ικανοποίηση όλων των περιορισμών του συστήματος, όπως είναι η χρονική 27