Τµ. Διοίκησης Επιχειρήσεων/Μεσολόγγι ΤΕΙ Δυτ. Ελλάδας. Διαχείριση Έργων Πληροφορικής. Διάλεξη 1: Βασικές Έννοιες Έργου

Transcript

1 Τµ. Διοίκησης Επιχειρήσεων/Μεσολόγγι ΤΕΙ Δυτ. Ελλάδας Διαχείριση Έργων Πληροφορικής Διάλεξη 1: Βασικές Έννοιες Έργου

2 Πληροφορίες για το µάθηµα Διαλέξεις: κάθε Δευτέρα 13:00-15:00 Ιστότοπος στο eclass: n ανακοινώσεις n διαλέξεις n Επιπλέον υλικό

3 Δοµή Μαθήµατος Βασικές έννοιες έργου Χαρακτηριστικά έργου Πληροφορικής Επιλογή έργου- Οικονοµοτεχνικές µέθοδοι Τµηµατοποίηση έργου Κύκλος Ζωής Χρονοπρογραµµατισµός Ανάθεση σε ανθρώπινο δυναµικό Διαχείριση έργου Αποφάσεις Διαχείριση κινδύνου Αξιολόγηση/Ποιότητα έργου

4 Εισαγωγή Ø Διαχείριση Έργου (Project Management -PM) Ø Μία οργανωμένη προσέγγιση για το χειρισμό της διαδικασίας εκτέλεσης και ολοκλήρωσης διαφόρων τύπων έργων Ø Αυξημένο μέγεθος και πολυπλοκότητα έργων - >σχεδιασμός & έλεγχος Ø Σύστημα πληροφόρησης - >λήψη αποφάσεων

5 Παράδειγμα γενικού Έργου Κατασκευή Γέφυρας Ρίου- Αντιρρίου Χρονοπρογραμματισμός (Πότε;) Κοστολόγηση (Πόσο;) Ανάθεση σε ανθρώπινο δυναμικό (Ποιος θα κάνει τι;) Διαχείριση Πόρων (τι θα χρησιμοποιηθεί που;) Έλεγχος Ποιότητας (αυτό που κατασκευάζουμε πληροί τις προδιαγραφές;) Διαχείριση Κινδύνου (αν πάει κάτι λάθος πως θα το αντιμετωπίσουμε;)

6 Έργο Πληροφορικής Σκοπός: Σχεδιασµός/κατασκευή λογισµικού Αναβάθµιση λογισµικού Αναβάθµιση/εγκατάσταση υλικού Έχει συγκεκριµένα βήµατα

7 Βασικές Έννοιες Ø Έργο (Project) Ø Διαχείριση Έργου (Project Management) Ø Περιβάλλον Έργου (Project Environment) Ø Διευθυντής Έργου (Project Manager)

8 Έργο Ø Ø «Ένα προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος, υπηρεσίας ή αποτελέσματος» «προσωρινό» Έχει αρχή- τέλος Δεν αναφέρεται στο αποτέλεσμα Ø «μοναδικού προϊόντος, υπηρεσίας ή αποτελέσματος» Ø Ø Έγγραφα, γνώση, αντικείμενα, υπηρεσίες Η επαναληπτικότητα δεν αναιρεί τη μοναδικότητα Πότε τελειώνει ένα έργο; Αναφέρεται στην «ευκαιρία» και στην ομάδα έργου Ø - > Προοδευτική διαδικασία Ø Ανάπτυξη σε βήματα Ø Επηρεάζει τις προδιαγραφές Ø Λεπτομερέστερη περιγραφή

9 Παραδείγματα Έργων Ιονία οδός F35 Λογισμικό διαχείρισης εκλογικών αποτελεσμάτων Διαφημιστική καμπάνια

10 Υπο- έργα Ένα έργο μπορεί να χωρίζεται σε υπο- έργα Υπο- έργο: αναφέρεται σε ειδικές περιοχές Π.χ. Κατασκευή αεροπλάνου Υπο- έργα: Άτρακτος αεροσκάφους Κινητήρες Λογισμικό Εσωτερικοί χώροι

11 Διαφορές με το γενικό Μάνατζμεντ PM αφορά έργα Operational Management αφορά λειτουργίες μίας επιχείρησης Ομοιότητες: Εκτελούνται από ανθρώπους Αφορούν περιορισμένους πόρους Σχεδιάζονται, εκτελούνται και ελέγχονται

12 Διαφορές με το γενικό Μάνατζμεντ Διαφορές Οι λειτουργίες είναι μόνιμες και επαναληπτικές (π.χ. μισθοδοσία, κατάρτιση ωρολογίου προγράμματος, ετήσιου προϋπολογισμού κτλ.) Τα έργα τερματίζουν μόλις εκπληρώσουν το σκοπό τους, οι λειτουργίες προσαρμόζονται Τα (μεγάλα) έργα εμπλέκουν ταυτόχρονα πολλά τμήματα της επιχείρησης ή και άλλες επιχειρήσεις (συνεταίροι, υπεργολάβοι κτλ.)

13 Εφαρμογή της Διαχείρισης Έργου Κατασκευές Βιομηχανία Λογισμικό Οικονομία Διοίκηση Επιχειρήσεων Πολιτική Ψυχαγωγία

14 Γιατί εκτελούνται τα έργα; γιατί δεν μπορούν να υλοποιηθούν μέσω των λειτουργιών της επιχείρησης Εξυπηρετούν το στρατηγικό σχέδιο της επιχείρησης Συνήθως εκτελούνται για να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις της αγοράς σε εσωτερικές απαιτήσεις της επιχείρησης σε απαιτήσεις συγκεκριμένου πελάτη σε απάντηση σε τεχνολογικές εξελίξεις σε νομικές απαιτήσεις

15 Άλλες Βασικές Έννοιες Έναρξη- λήξη έργου Κύκλος ζωής Προϋπολογισμός Δραστηριότητες Πόροι Διευθυντής Έργου

16 Περισσότερα για τη Διαχείριση Έργου H εφαρµογή γνώσεων, εργαλείων, δεξιοτήτων και τεχνικών κατά την εκτέλεση των δραστηριοτήτων του έργου µε σκοπό να ικανοποιηθούν οι απαιτήσεις των συµµετεχόντων. Περιλαµβάνει: Αναγνώριση των απαιτήσεων Καθορισµό ρεαλιστικών στόχων Τήρηση ισορροπιών µεταξύ κόστους, χρόνου και ποιότητας Προσαρµογή των πλάνων στους εµπλεκόµενους

17 Παράδειγµα Έργο ανάπτυξης λογισµικού για τη διαχείριση των εκλογικών αποτελεσµάτων Απαιτήσεις: 1. Να καλύπτει όλη την επικράτεια 2. Να είναι αξιόπιστο 3. Να µπορεί να παράγει στατιστικά στοιχεία 4. Να είναι γρήγορο 5. κτλ

18 Παράδειγµα Καθορισµός ρεαλιστικών στόχων: 1. Να είναι έτοιµο και δοκιµασµένο πριν τις εκλογές! 2. Να είναι σύµφωνο µε τις προδιαγραφές του υπουργείου εσωτερικών

19 Παράδειγµα Τήρηση ισορροπιών (triple constraint) 1. χρόνου: κατασκευή του τέλειου συστήµατος το οποίο είναι έτοιµο για χρήση µετά τις εκλογές!! 2. Κόστους: το σύστηµα είναι έτοιµο και δοκιµασµένο πριν τις εκλογές αλλά στοίχισε 10 εκ. Ευρώ παραπάνω!! 3. Το σύστηµα είναι έτοιµο στο χρόνο του, στοίχισε όσο προβλέφθηκε αλλά δεν λειτουργεί ορθά!

20 Βασικές Περιοχές Χρειάζεται η γνώση 5 βασικών περιοχών 1. Γνώση των τεχνικών 2. Κανόνες, νόµοι και κανονισµοί 3. Κατανόηση του Περιβάλλοντος του έργου 4. Ικανότητες στη διαχείριση 5. Ικανότητες επικοινωνίας Κάθε µέλος του έργου συνήθως έχει γνώση κάποιων (όχι όλων) των περιοχών

21 Βασικές Περιοχές Τεχνικές (εργαλεία, µέθοδοι κτλ) Κανόνες (πρότυπα ISO, EΛΟΤ κτλ.) Περιβάλλον (θετική ή αρνητική επίδραση): Κοινωνικό περιβάλλον Διεθνές και οικονοµικό περιβάλλον Φυσικό περιβάλλον Διαχείριση (marketing, λογιστικά, Πληροφορική) Επικοινωνία (καθοδήγηση, συντονισµός, εποπτεία, έλεγχος, στελέχωση κτλ.)

22 Διαχείριση Προγραµµάτων (Programme Management) Πρόγραµµα σύνολο από σχετικά έργα Επαναληπτικό Κεντρική διαχείριση Portfolio Σύνολο από έργα ή προγράµµατα Δεν σχετίζονται απαραίτητα µεταξύ τους (π.χ. βάση κέρδους/ρίσκου, γενικού τύπου) Μεγιστοποίηση αξίας (µέσω περίληψης/ αποκλεισµού έργων)

23 Τµηµατοποίηση Έργου Ø Κατάτµηση σε φάσεις Ø Καλύτερος έλεγχος Ø Σύνδεση µε λειτουργίες της επιχείρησης Ø Σύνολο φάσεων -> Κύκλος Ζωής Έργου Ø Οι φάσεις συνήθως είναι ίδιες ανά εταιρεία Ø Feasibility study Μελέτη Σκοπιµότητας (αν δεν είναι σίγουρο το αποτέλεσµα, είναι ξεχωριστό έργο)

24 Χαρακτηριστικά Φάσεων Οι φάσεις είναι διαδοχικές (τα παραδοτέα ελέγχονται πριν αρχίσει η επόµενη) Fast tracking: επικάλυψη φάσεων εφόσον το ρίσκο είναι µικρό Για κάθε φάση περιγράφεται: Ποιος συµµετέχει Πόσο διαρκεί Τι θα παραδοθεί

25 Κόστος Ανθρωπίνου δυναµικού

26 Επιρροή εµπλεκοµένων

27 Αριθµός φάσεων Διαφέρει ανά είδος έργου (4-9) Τα υπο-έργα µπορεί να έχουν δικές τους φάσεις Π.χ. Κατασκευή ΠΣ, υπο-έργο Βάση Δεδοµένων Κύριες Φάσεις: 1. Αρχικής σύλληψης 2. Σχεδιασµού 3. Υλοποίησης 4. Έλεγχος και Παράδοση

28 Κύκλος Έργου

29 Κύκλος έργου - λογισµικό

30 Κύκλος έργου - προσπάθεια

31 Κύκλος έργου ρυθµός υλοποίησης

32 Παρατηρήσεις (1/2) Ονόµατα φάσης = παραδοτέα φάσης Διαδοχή φάσεων-> µεταβίβαση ή παράδοση τεχνολογίας Η εντολή του πελάτη στην οµάδα σχεδιασµού Τα σχέδια στην οµάδα υλοποίησης Το προϊόν παραδίδεται προς έλεγχο Μεταβίβαση στα «τυφλά» αν δεν γίνονται οι απαραίτητοι έλεγχοι

33 Παρατηρήσεις (2/2) Έλεγχος παραδοτέων και επιδόσεων έτσι ώστε να αρχίσει η επόµενη φάση Κάθε φάση µπορεί να θεωρηθεί αυτόνοµο έργο Μία φάση µπορεί να εκτελεστεί από διαφορετικές εταιρείες ή διαφορετικά τµήµατα της ίδιας εταιρείας Στο τέλος καθορίζεται η σύνδεση µε Operations π.χ. παράδοση προϊόντος-> για µαζική παραγωγή ή στο τµήµα marketing

34 Παραδοτέα Η παραγωγή και αποδοχή ενός παραδοτέου χαρακτηρίζει το τέλος µίας φάσης Είναι µετρήσιµα και ελέγξιµα Μπορεί να είναι: µελέτες, σχέδια, λογισµικό Υπάρχουν υπο-φάσεις και σχετιζόµενα παραδοτέα Κλείσιµο φάσης: 2 έλεγχοι Κλείσιµο φάσης (phase exit, phase gate, kill point) Ξεκίνηµα της επόµενης

35 Τυπική ακολουθία φάσεων

36 Αρχικοποίηση έργου Aρχικοποίηση έργου: µετά από έγκριση feasibility study προκαταρκτικό σχέδιο ή κάποιου είδους ανάλυση Μερικά παραδείγµατα τακτικών Κατασκευή πρωτοτύπων Ανεπίσηµη έναρξη έργου έως ότου εγκριθούν επιπλέον φάσεις Έναυσµα έναρξης: εταιρικές απαιτήσεις, προβλήµατα, ευκαιρίες

37 Project lifecycle vs. Product Life cycle (1/2)

38 Project lifecycle vs. Product Life cycle (2/2) Product Life cycle (Κύκλος ζωής προϊόντος): Επιχειρηµατική Ιδέα Επιχειρηµατικό σχέδιο Παραγωγή µέσω έργου (Project life cycle) Άλλες φάσεις: αναβαθµίσεις

39 Εµπλεκόµενοι - Stakeholders Άνθρωποι ή οργανισµοί οι οποίοι είναι άµεσα σχετιζόµενοι µε το έργο ή επηρεάζονται από την εκτέλεσή του ή τα αποτελέσµατά του. Επηρεάζουν τους σκοπούς και τα αποτελέσµατά του έργου Θα πρέπει να καταγραφούν και να γίνει αποτελεσµατική διαχείριση της επιροής τους.

40 Stakeholders

41 Εµπλεκόµενοι στο έργο Διάφορα επίπεδα υπευθυνότητας Αλλάζουν κατά την εκτέλεση του έργου Π.χ. συµµετοχή σε έρευνες, σπονσοράρισµα (πολιτικό ή/και οικονοµικό) Αν αγνοηθούν -> ζηµία στο έργο Π.χ. Νοµικό τµήµα στην περίπτωση Y2K Θετικοί Αρνητικοί Εµπλεκόµενοι Π.χ. Οδικό έργο σε αγροτική περιοχή

42 Τύποι Εµπλεκοµένων Υπεύθυνος Έργου Πελάτης/Χρήστης: θα χρησιµοποιήσει τα αποτελέσµατα του έργου Διαφέρουν: π.χ. φάρµακο-> γιατρός->ασθενής ή είναι το ίδιο Κατασκευαστής Οµάδα Έργου Οµάδα Διαχείρισης Έργου Sponsor Όµάδες επιρροής Κοινωνικό, πολιτικό, οικογενειακό κτλ. περιβάλλον

43 Στόχοι/Συµφέροντα των εµπλεκοµένων Μπορεί να είναι ίδιοι, αντίθετοι ή να επικαλύπτονται Παραδείγµατα 1. Πληροφοριακό Σύστηµα: ο manager του τµήµατος που το ζήτησε->µικρό κόστος ο µηχανικός αρχιτέκτονας-> τεχνική αρτιότητα ο κατασκευαστής->µεγιστοποίηση κέρδους 1. Ορισµός επιτυχίας νέου προϊόντος: Αντιπρόεδρος R&D ->state of the art Manufacturing: χρήση πρακτικών παγκόσµιας κλάσης Μarketing: # νέων χαρακτηριστικών

44 Στόχοι/Συµφέροντα των εµπλεκοµένων 3. Κατασκευή ακινήτων: Κατασκευαστής à χρόνο παράδοσης Τοπική Αυτοδιοίκηση µεγιστοποίηση φόρων Περιβαλλοντολογική οργάνωσηà ελαχιστοποίηση επιπτώσεων στο περιβάλλον Κάτοικοι γύρω περιοχώνà µετακίνηση της περιοχής κατασκευής του έργου ß Γήπεδο Βοτανικού

45 ΠΣ και Οργανισµός Συστατικά µέρη ΠΣ: n επιχείρηση, n διοίκηση, n τεχνολογία

46 Επίδραση από τον Οργανισµό Τα ΠΣ είναι µέρος του οργανισµού Τυπικά ο οργανισµός είναι «µεγαλύτερος» από το έργο Οργανωσιακό Σύστηµα Project-based organisations n Εργολαβίες n σύµβουλοι, γραφεία αρχιτεκτόνων, δικηγορικά γραφεία n Μanagement by project -Συστήµατα διαχείρισης έργων n Λογιστήριο->λογιστική διαχείριση, επίβλεψη και αναφορά πολλών, ταυτόχρονων έργων

47 Επίδραση από τον Οργανισµό Νοn-project based Έλλειψη µηχανισµών υποστήριξης έργων Δύσκολο να χειριστούν έργα Μπορεί να περιλαµβάνουν τµήµατα project-based

48 Kουλτούρα και Στυλ Αξίες, πεποιθήσεις, προσδοκίες Πολιτικές και διαδικασίες Δοµή εξουσίας Εργασιακή ηθική και ωράριο Πρόταση υψηλού ρίσκου σε εταιρεία υψηλής τεχνολογίας Διευθυντής έργου µε υψηλές ικανότητες συνεργασίας σε οργανισµό µε ιεραρχική, άκαµπτη δοµή διοίκησης

49 Παράδειγµα- Τοp 100 best places to work

50 Στην Ελλάδα;

51 Οργανωτική Δοµή Επηρεάζει την κατανοµή των πόρων Λειτουργικές, Μεικτές, Μatrix Λειτουργικές: Τµήµατα και άνθρωποι ανάλογα µε τις ειδικότητές τους Τα έργα περιορίζονται στη λειτουργία Συνεργασία µέσω ιεραρχικής δοµής

52 Functional Organisation

53 Projectised organisation H οµάδα έργου βρίσκεται στην ίδια λογική µονάδα Ίδιοι πόροι Ανεξαρτησία, ευελιξία Υπάρχουν τµήµατα που υποστηρίζουν τα έργα (π.χ. λογιστήριο, marketing)

54 Project Οrganisation

55 Μεικτές Δοµές - Matrix Χαρακτηριστικά και από τις δύο άλλες δοµές Υπάρχει η δοµή υποστήριξης έργων αλλά µέσω των τµηµάτων

56 Strong Μatrix Οrganisation