Εφαρμογές Ποσοτικών Μεθόδων για τη Διαχείριση Αποθεμάτων σε Ελληνικές Επιχειρήσεις και Οργανισμούς Χρ. Ζηκόπουλος

Transcript

1 Εφαρμογές Ποσοτικών Μεθόδων για τη Διαχείριση Αποθεμάτων σε Ελληνικές Επιχειρήσεις και Οργανισμούς Χρ. Ζηκόπουλος Τμήμα Οικονομικών Επιστημών, Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης Τμήμα Τυποποίησης και Διακίνησης Προϊόντων (Logistics), Αλεξάνδρειο Τεχνολογικό Ίδρυμα Θεσσαλονίκης Περίληψη Η εφαρμογή ποσοτικών μεθόδων για τη διαχείριση των αποθεμάτων αποβλέπει στην ορθολογική αξιοποίηση των διαθέσιμων πόρων των επιχειρήσεων και των οργανισμών βελτιώνοντας ταυτόχρονα την εξυπηρέτηση των καταναλωτών και για αυτό το λόγο αποτελεί σημαντική παράμετρο για τη βιωσιμότητα και την περαιτέρω ανάπτυξή τους. Η πλειοψηφία των διοικητικών αποφάσεων στις μικρού και μεσαίου μεγέθους ελληνικές επιχειρήσεις και τους οργανισμούς συχνά στηρίζεται σε αμφίβολης αποτελεσματικότητας εμπειρικές μεθόδους με συνέπεια αυξημένο λειτουργικό κόστος καθώς και χαμηλό παρεχόμενο επίπεδο εξυπηρέτησης. Η περιορισμένη διάδοση των μεθόδων της Επιχειρησιακής Έρευνας οφείλεται σε κάποιο βαθμό στην πεποίθηση ότι η εφαρμογή τους προϋποθέτει εξειδικευμένες θεωρητικές γνώσεις καθώς και ότι οι διαθέσιμες μέθοδοι δεν επαρκούν για να αντιμετωπίσουν κάποιες ιδιαιτερότητες στον τρόπο λειτουργίας των επιχειρήσεων. Βάσει ορισμένων μελετών περίπτωσης, η παρούσα εργασία συνοψίζει τους πιο συνηθισμένους παράγοντες που αποτελούν εμπόδια για την αποτελεσματική διοίκηση των διαδικασιών εφοδιαστικής και δυσχεραίνουν την εφαρμογή μεθόδων της επιχειρησιακής έρευνας για τη διαχείριση των αποθεμάτων. Επιπλέον, επιχειρεί να τεκμηριώσει την άποψη ότι η εφαρμογή ποσοτικών μεθόδων για τη συστηματική αντιμετώπιση των σχετικών προβλημάτων δεν απαιτεί πάντα τη χρήση υπερβολικά εξειδικευμένων εργαλείων και ότι η αξιοποίηση ακόμη και σχετικά απλών τεχνικών είναι δυνατόν να βελτιώσει σε μεγάλο βαθμό την αποδοτικότητα των διαδικασιών διαχείρισης των αποθεμάτων. Λέξεις Κλειδιά: διαχείριση αποθεμάτων, επιχειρησιακή έρευνα, μελέτες περίπτωσης. 1. Εισαγωγή Η αναγνώριση της σημασίας της εφοδιαστικής σε συνδυασμό με την ευρεία διάδοση των πληροφοριακών συστημάτων που διευκολύνουν την αποθήκευση, ανάκτηση και επεξεργασία των απαραίτητων πληροφοριών δημιουργούν ευνοϊκές προϋποθέσεις για την PROCEEDINGS 1

2 αποτελεσματικότερη οργάνωση των διαδικασιών εφοδιαστικής στις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς. Παράλληλα, οι σύγχρονες εξελίξεις στο χώρο της τριτοβάθμιας εκπαίδευσης στην Ελλάδα αυξάνουν τη διαθεσιμότητα επαγγελματιών εξειδικευμένων στη διοίκηση της εφοδιαστικής. Επιπλέον, η δυσπιστία σχετικά με τη σκοπιμότητα αξιοποίησης των μεθόδων της ποσοτικής ανάλυσης και επιχειρησιακής έρευνας που χαρακτήριζε στο παρελθόν τις ελληνικές επιχειρήσεις τείνει να μειωθεί καθώς έχει γίνει αντιληπτό ότι η ορθολογιστική και συστηματική προσέγγιση των ζητημάτων που αφορούν τη σχεδίαση των λειτουργιών της εφοδιαστικής επιτρέπει σε μία επιχείρηση ή έναν οργανισμό να προσφέρει καλύτερες υπηρεσίες με μειωμένο λειτουργικό κόστος. Η διάδοση των ποσοτικών μεθόδων για τη διοίκηση των διαδικασιών εφοδιαστικής και ειδικότερα για τη διαχείριση των αποθεμάτων δε γίνεται χωρίς δυσκολίες. Η παρούσα εργασία επιχειρεί να συνοψίσει ορισμένα προβλήματα που έχουν εντοπιστεί κατά τη συνεργασία του συγγραφέα με εμπορικές και βιομηχανικές ελληνικές επιχειρήσεις με στόχο να προσδιορίσει τρόπους για την πιο εύκολη ενσωμάτωση των σχετικών ποσοτικών μεθόδων σε πρακτικές εφαρμογές. Η συνεργασία αυτή αφορά την υλοποίηση ερευνητικών προγραμμάτων από ακαδημαϊκά ιδρύματα από κοινού με επιχειρήσεις, καθώς και την εκπόνηση πτυχιακών και διπλωματικών εργασιών. Επιπλέον, η εργασία παρουσιάζει τα οφέλη που προέκυψαν για τις επιχειρήσεις μέσω της εφαρμογής κατάλληλων εργαλείων της επιχειρησιακής έρευνας και της θεωρίας αποθεμάτων. Είναι ενδιαφέρον το γεγονός ότι στις περιπτώσεις αυτές, η εφαρμογή ακόμη και σχετικά απλών ποσοτικών τεχνικών προσέφερε αξιόλογες βελτιώσεις. Η διάρθρωση της εργασίας είναι η εξής: στην επόμενη ενότητα παρουσιάζονται τα συνηθέστερα προβλήματα που δυσχεραίνουν την εφαρμογή ποσοτικών μεθόδων στη λήψη διοικητικών αποφάσεων και τη διαχείριση αποθεμάτων σε επιχειρήσεις και οργανισμούς. Στην ενότητα 3 περιγράφονται συνοπτικά, μέσω συγκεκριμένων μελετών περίπτωσης, οι μέθοδοι που χρησιμοποιήθηκαν για τη συστηματική οργάνωση και διαχείριση των διαδικασιών εφοδιαστικής καθώς και τα οφέλη που προέκυψαν, ενώ στην ενότητα 4 συνοψίζονται τα βασικά συμπεράσματα της εργασίας. 2. Προβλήματα στην εφαρμογή ποσοτικών μεθόδων Βασικός άξονας της επιχειρηματικής δραστηριότητας στην Ελλάδα ακόμη και σήμερα είναι οι μεσαίου μεγέθους ατομικές ή οικογενειακές επιχειρήσεις, στις οποίες οι υποκειμενικές εκτιμήσεις του επιχειρηματία συνήθως επικρατούν σε βάρος των μεθόδων της διοικητικής επιστήμης κατά τη διαδικασία λήψης κρίσιμων επιχειρησιακού τύπου αποφάσεων. Η PROCEEDINGS 2

3 περιορισμένη αξιοποίηση των εξειδικευμένων στελεχών για τη λήψη διοικητικών αποφάσεων αλλά και η γενικότερη αίσθηση περί περιορισμένης αποτελεσματικότητας των μεθόδων της επιχειρησιακής έρευνας περιορίζει τη διάδοση αυτών των μεθόδων. Επιπλέον, εξαιτίας ορισμένων οργανωτικών ελλείψεων και δυσλειτουργιών αποθαρρύνεται ακόμη περισσότερο η εφαρμογή ποσοτικών μεθόδων στην πράξη. Στη συνέχεια επιχειρείται μία σύνοψη των σχετικών ζητημάτων όπως εντοπίστηκαν κατά τη διαδικασία εφαρμογής ποσοτικών μεθόδων σε επιχειρήσεις κατά τα τελευταία χρόνια Περιορισμένη διαθεσιμότητα ποσοτικών στοιχείων Ένα από τα πιο σημαντικά στάδια κατά την ανάπτυξη ποσοτικών μεθόδων για την οργάνωση των διαδικασιών εφοδιαστικής είναι η ανάλυση των αναγκών ή της ζήτησης των προϊόντων. Όπως διαπιστώνεται, ακόμη και όταν γίνεται συστηματική καταγραφή των ποσοτικών στοιχείων της ζήτησης σπάνια λαμβάνεται μέριμνα για την εύκολη ανάκτηση και επεξεργασία της πληροφορίας με αποτέλεσμα η απαραίτητη στατιστική ανάλυση να καθίσταται εξαιρετικά χρονοβόρα, αν όχι αδύνατη. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η διατήρηση της πληροφορίας αποσκοπεί αποκλειστικά στην υποστήριξη των διαδικασιών του λογιστηρίου και για αυτό ορισμένες πρόσθετες πληροφορίες που είναι απαραίτητες κατά την υλοποίηση μελετών οργάνωσης και διαχείρισης αποθεμάτων δεν καταγράφονται, αν και, θεωρητικά τουλάχιστον, τα χρησιμοποιούμενα λογισμικά παρέχουν αυτή τη δυνατότητα. Χαρακτηριστικά παραδείγματα αποτελούν οι περιπτώσεις που παρουσιάζονται από τη Θεοδοσίου (2007) και τη Νταγολούδη (2009). Οι επιχειρήσεις που εξετάζονται στις παραπάνω εργασίες διατηρούσαν τα στοιχεία της ζήτησης μόνο για λογιστικούς σκοπούς χωρίς να υπάρχει η δυνατότητα ηλεκτρονικής επεξεργασίας τους. Συνεπώς, και στις δύο περιπτώσεις δαπανήθηκε μεγάλος αριθμός ωρών για την απόκτηση ποσοτικών δεδομένων σε αξιοποιήσιμη μορφή. Μεγαλύτερες δυσκολίες εντοπίζονται στην περίπτωση που παρουσιάζεται από τους Διαμαντόπουλο και συν. (2008) και αφορά τη μελέτη του συστήματος αποκομιδής απορριμμάτων ενός οργανισμού τοπικής αυτοδιοίκησης, καθώς δεν υπήρχε πρόβλεψη διατήρησης αρχείου με τις ποσότητες απορριμμάτων που συλλέγονταν σε κάθε ένα από τα 15 δρομολόγια που εκτελούνταν σε καθημερινή βάση. Επιπλέον, ο προσδιορισμός της περιοχής κάθε δρομολογίου ήταν αδύνατος. Υπό αυτές τις συνθήκες, η εφαρμογή ποσοτικών μεθόδων για την οργάνωση και λειτουργία του συστήματος ήταν εξαιρετικά δύσκολη. PROCEEDINGS 3

4 2.2. Ελλιπής παρακολούθηση αποτελεσματικότητας διαδικασιών Η παρακολούθηση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών διαχείρισης των αποθεμάτων σε μία επιχείρηση κατά βάση συνδέεται με την παρακολούθηση δύο παραμέτρων, συγκεκριμένα του ύψους των διατηρούμενων αποθεμάτων και της παρεχόμενης εξυπηρέτησης. Στην πράξη σπανίως επιδιώκεται η συστηματική παρακολούθηση των παραμέτρων αυτών. Σε ότι αφορά το διατηρούμενο απόθεμα, τα διαθέσιμα στοιχεία συνήθως περιορίζονται σε μία μέτρηση ανά έτος, η οποία αφορά τη φυσική απογραφή των αποθεμάτων στο τέλος κάθε οικονομικού έτους. Με αυτό τον τρόπο δυσχεραίνεται η ανάπτυξη και εφαρμογή ποσοτικών μεθόδων για τη διαχείριση των αποθεμάτων καθώς δεν υφίσταται ολοκληρωμένη εικόνα για τη μεσοπρόθεσμη διακύμανση της στάθμης των αποθεμάτων. Αντίστοιχα, αν και η εξαιρετική σημασία της αποτίμησης του παρεχόμενου επιπέδου εξυπηρέτησης αναγνωρίζεται σχεδόν από το σύνολο των επιχειρήσεων, λόγω των εγγενών δυσκολιών που χαρακτηρίζουν τη διαδικασία προσδιορισμού της ικανοποίησης των πελατών, οι επιχειρήσεις κατά κανόνα προσφεύγουν σε υποκειμενικές εκτιμήσεις Μη συστηματικός προγραμματισμός παραγωγής και παραγγελιών Ο προγραμματισμός της παραγωγής είναι σημαντικός τόσο επειδή συνδέεται με τη διαθεσιμότητα των προϊόντων όσο και επειδή επηρεάζει το κόστος που οφείλεται στους νεκρούς χρόνους για την προετοιμασία του παραγωγικού εξοπλισμού. Η αυξημένη πολυπλοκότητα που χαρακτηρίζει συνήθως τις πρακτικές εφαρμογές αποθαρρύνει την εφαρμογή συστηματικών μεθόδων προγραμματισμού. Αντίστοιχα, και οι αποφάσεις προμήθειας λαμβάνονται με μη μεθοδικό τρόπο. Στην πράξη, η απόφαση για το ύψος και το χρόνο της προμήθειας λαμβάνεται από τον ίδιο τον επιχειρηματία ή τον υπεύθυνο για την οικονομική διαχείριση της επιχείρησης. Ειδικά στην πρώτη περίπτωση, η συστηματική προσέγγιση του ζητήματος των προμηθειών δυσχεραίνεται καθώς οι διαδικασίες και τα κριτήρια είναι μάλλον ασαφή. Είναι αξιοσημείωτο το γεγονός ότι σε μία από τις μελέτες περίπτωσης που μελετώνται, οι συμφωνίες με τους προμηθευτές προδιέγραφαν συγκεκριμένες ποσότητες και χρόνους παράδοσης για ένα ολόκληρο έτος. Με αυτόν τον τρόπο η επιχείρηση είχε ελάχιστα περιθώρια αναπροσαρμογής της διαδικασίας αναπλήρωσης των αποθεμάτων ώστε να αντιμετωπίσει τυχόν απρόβλεπτες διακυμάνσεις της ζήτησης. Η πρακτική αυτή πιθανώς συνδέεται με το γεγονός ότι οι συμβάσεις προμήθειας κλείνονταν από το οικονομικό τμήμα της επιχείρησης χωρίς ουσιαστική συμμετοχή των υπευθύνων παραγωγής ή διαχείρισης αποθεμάτων. Έτσι δινόταν έμφαση μόνο στην τιμή αγοράς και στην απλούστευση της PROCEEDINGS 4

5 διαδικασίας προμήθειας και όχι στην αποτελεσματική διαχείριση των αποθεμάτων και του προγραμματισμού της παραγωγής. Ένας άλλος παράγοντας που δυσχεραίνει το συστηματικό προγραμματισμό της παραγωγής και το σχεδιασμό των διαδικασιών αναπλήρωσης αποθεμάτων είναι η έλλειψη συγκεκριμένων πληροφοριών που αφορούν ορισμένους περιορισμούς του προβλήματος καθώς και τα χαρακτηριστικά των προμηθευτών ή των πελατών (π.χ. ποσοτικοί περιορισμοί, χρόνοι ικανοποίησης παραγγελιών). Με αυτό τον τρόπο είναι αδύνατο να προσδιοριστεί το εύρος στο οποίο επιτρέπεται να μεταβάλλονται οι τιμές των παραμέτρων του σχεδιαζόμενου συστήματος προγραμματισμού Περιορισμένη ποσοτικοποίηση στοιχείων κόστους Η ανάπτυξη ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων προϋποθέτει τον προσδιορισμό με ικανοποιητική ακρίβεια των σχετικών στοιχείων κόστους. Για διευκόλυνση συνηθίζεται η κατηγοριοποίηση των στοιχείων κόστους σε διαφορετικές συνιστώσες που περιλαμβάνουν μεταξύ άλλων (π.χ. Silver et al., 1997) το κόστος παραγγελίας ρύθμισης παραγωγής, το κόστος διατήρησης αποθέματος και το κόστος έλλειψης αποθέματος. Στο σύνολο των μελετών περιπτώσεων που εξετάζονται στα πλαίσια της παρούσας εργασίας διαπιστώθηκε ότι δε γινόταν ποσοτικοποίηση αυτών των στοιχείων κόστους, ενώ πολύ συχνά δεν ήταν σαφές αν και σε ποιο βαθμό ο υφιστάμενος τρόπος λειτουργίας ήταν προϊόν συνεννόησης με τους προμηθευτές ή τους πελάτες, αποτέλεσμα κάποιας υποτυπώδους ποσοτικής ανάλυσης ή απλά κατάλοιπο των «παραδοσιακών» πρακτικών της επιχείρησης Μη αναγνώριση των επιπτώσεων της μεταβλητότητας της ζήτησης Η ανάπτυξη επιτυχημένων μεθόδων διαχείρισης των αποθεμάτων δυσχεραίνεται από το γεγονός ότι οι ανάγκες σε κάποιο υλικό ή υπηρεσία χαρακτηρίζονται από εγγενή μεταβλητότητα, η οποία αυξάνει την πολυπλοκότητα της διαδικασίας λήψης των σχετικών αποφάσεων. Οι επιχειρήσεις σπάνια λαμβάνουν μέτρα για να ελέγξουν τους παράγοντες που δημιουργούν μεταβλητότητα. Μάλιστα, υπάρχουν περιπτώσεις που ορισμένες διοικητικές αποφάσεις μεγεθύνουν την υφιστάμενη μεταβλητότητα. Δύο σχετικά παραδείγματα προέρχονται από τις μελέτες των Διαμαντόπουλου και συν. (2008) και Θεοδοσίου (2008). Στην πρώτη περίπτωση, που αφορά το σύστημα αποκομιδής απορριμμάτων, η διαδρομή που καλυπτόταν από κάθε απορριμματοφόρο όχημα σε καθένα από τα προγραμματισμένα δρομολόγια αλλά και η εβδομαδιαία συχνότητα κάθε δρομολογίου είχαν επιλεχθεί με τρόπο που δημιουργούσε σημαντικές διαφορές μεταξύ των διαφορετικών δρομολογίων PROCEEDINGS 5

6 δημιουργώντας ανισορροπία στον απαραίτητο αριθμό ωρών εργασίας κάθε συνεργείου και αύξανε τη δυσκολία προγραμματισμού. Στη δεύτερη περίπτωση, στην προσπάθεια εκπλήρωσης των στόχων πωλήσεων μίας συνεταιριστικής επιχείρησης διανομής φαρμάκων παρέχονταν εκπτώσεις στις τιμές πώλησης σε κάποιες περιόδους του έτους. Οι μεταβολές στη ζήτηση εξαιτίας των εκπτώσεων αλλοίωναν τα χαρακτηριστικά της ζήτησης δημιουργώντας προβλήματα στις διαδικασίες πρόβλεψης και κατ επέκταση και στις αποφάσεις αναπλήρωσης των αποθεμάτων. 3. Παραδείγματα εφαρμογών ποσοτικών μεθόδων Στην παρούσα ενότητα παρουσιάζονται μελέτες περίπτωσης στις οποίες αντιμετωπίστηκαν με επιτυχία κάποια από τα προαναφερθέντα ζητήματα. Επειδή ο στόχος της παρούσας εργασίας είναι να προσδιορίσει ορισμένες απλές οργανωτικές παρεμβάσεις και να επισημάνει τα οφέλη από την εφαρμογή ποσοτικών μεθόδων και όχι να καταδείξει περιπτώσεις ανεπαρκούς διαχείρισης των λειτουργιών της εφοδιαστικής, προτιμήθηκε να διατηρηθεί η ανωνυμία των επιχειρήσεων. Επίσης, αποφεύγεται η αναφορά σε συγκεκριμένα ποσοτικά δεδομένα. Οι μελέτες περίπτωσης αφορούν επιχειρήσεις και οργανισμούς που καλύπτουν μεγάλο φάσμα ως προς τους τομείς δραστηριοποίησης και το οικονομικό μέγεθος καθώς περιλαμβάνονται επιχειρήσεις με ετήσιο κύκλο εργασιών από μερικές εκατοντάδες χιλιάδες ευρώ μέχρι και πάνω από 10 εκατομμύρια ευρώ Δημιουργία συστήματος καταγραφής ποσοτικών στοιχείων Η δημιουργία και ενημέρωση ενός αρχείου για την καταγραφή των αναγκών σε κάποια υπηρεσία ή προϊόν δεν αποτελεί ιδιαίτερα δύσκολο εγχείρημα. Παραδείγματος χάρη, στην περίπτωση που παρουσιάζεται από τους Διαμαντόπουλο και συν. (2008) προτάθηκε η δημιουργία και καθημερινή ενημέρωση ενός ηλεκτρονικού αρχείου χρησιμοποιώντας εμπορικό λογισμικό με υπολογιστικά φύλλα σε Η/Υ για την καταγραφή των δρομολογίων και των αντίστοιχων ποσοτήτων που συλλέγονται σε καθημερινή βάση. Η ενημέρωση του αρχείου απαιτεί λιγότερο από 15 λεπτά της ώρας εργασία από τον υπεύθυνο του οργανισμού παρέχοντας όμως πολύτιμες πληροφορίες για την παρακολούθηση και την οργάνωση της λειτουργίας του συστήματος. Γενικότερα, η διατήρηση των ιστορικών στοιχείων με τρόπο που να διευκολύνεται η ποσοτική ανάλυσή τους, όπως και η ανάλυση αυτή καθαυτή δεν απαιτεί εξεζητημένες γνώσεις ή εξειδικευμένο λογισμικό για να προσδιορίσει σημαντικά χαρακτηριστικά της ζήτησης μίας επιχείρησης. PROCEEDINGS 6

7 3.2. Προσδιορισμός τιμών δεικτών για την παρακολούθηση επίδοσης Η ποσοτική ανάλυση των διακυμάνσεων του διατηρούμενου αποθέματος μίας επιχείρησης σε συνδυασμό με τα χαρακτηριστικά της αντίστοιχης ζήτησης δεν προϋποθέτει τη χρήση εξειδικευμένου λογισμικού, ούτε την εφαρμογή μεθόδων αυξημένης υπολογιστικής δυσκολίας. Επιπλέον, η αποθήκευση των απαραίτητων πληροφοριών ακόμη και σε καθημερινή βάση δεν είναι ιδιαίτερα χρονοβόρα ενώ ταυτόχρονα τα αναμενόμενα οφέλη από τη διενέργεια τέτοιων αναλύσεων είναι σημαντικά. Παραδείγματα σχετικά απλών ποσοτικών αναλύσεων που οδήγησαν στην εξαγωγή χρήσιμων συμπερασμάτων περιλαμβάνονται στις εργασίες των Μαρασλή (2009), Νταγολούδη (2009) και Ταγαρά και συν. (2007). Στις παραπάνω εργασίες η κατάταξη των υλικών που αποθηκεύονται βάσει της αξίας τους για την επιχείρηση όπως αυτή προέκυψε από τον αντίστοιχο ετήσιο κύκλο εργασιών κάθε υλικού οδήγησε σε χρήσιμα συμπεράσματα και υπέδειξε τα υλικά εκείνα που απαιτούν πιο συστηματική αντιμετώπιση. Ακόμη, στις περιπτώσεις που υπήρχαν διαθέσιμα ποσοτικά στοιχεία για τη χρονική εξέλιξη της στάθμης των αποθεμάτων κατέστη δυνατό να εξαχθούν οι τιμές δεικτών (π.χ. λόγος ανακύκλωσης αποθέματος, αριθμός ημερών ζήτησης σε απόθεμα) που ήταν χρήσιμοι για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των υφιστάμενων μεθόδων διαχείρισης. Ειδικά στην τελευταία από τις παραπάνω μελέτες περίπτωσης, η επαρκής διαθεσιμότητα ποσοτικών στοιχείων επέτρεψε την ανάπτυξη ενός αποτελεσματικότατου συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων, το οποίο παρουσιάζεται από τους Nenes et al. (2010). Ένα από τα σημαντικά οφέλη για την επιχείρηση ήταν η μείωση κατά 10% του αριθμού των κωδικών που εμπορευόταν, μέσω του προσδιορισμού και αξιολόγησης των τιμών απλών δεικτών, οι οποίοι υπέδειξαν ορισμένα απαρχαιωμένα προϊόντα. Επίσης, στα πλαίσια των παραπάνω μελετών προτάθηκαν τρόποι για την έμμεση καταγραφή της εκδηλωμένης ζήτησης που δεν ικανοποιείται άμεσα και των περιπτώσεων εμφάνισης ελλείψεων (π.χ. καταγραφή περιπτώσεων μηδενισμού διαθέσιμου αποθέματος, καταγραφή έκτακτων παραγγελιών) Συστηματικός προγραμματισμός παραγωγής και παραγγελιών Εφαρμογές ποσοτικών μεθόδων για τον προγραμματισμό παραγωγής εξετάζονται στις εργασίες των Ταγαράς και συν. (2007) και του Σταγγώνη (2010). Και στις δύο περιπτώσεις αναπτύχθηκαν πρότυπα μικτού ακέραιου γραμμικού προγραμματισμού τα οποία αναπαριστούν επαρκώς το πραγματικό πρόβλημα ενώ για την επίλυσή τους αρκεί η χρήση εμπορικού λογισμικού. Η επίλυση των αντίστοιχων μαθηματικών προτύπων γίνεται κάθε PROCEEDINGS 7

8 φορά που πρέπει να αποφασίζεται το πρόγραμμα παραγωγής. Είναι σημαντικό να αναφερθεί ότι ο χρόνος επίλυσης των δύο προτύπων είναι πρακτικά αμελητέος και ότι ο περιοδικός καθορισμός του προγράμματος παραγωγής δεν απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις, πέρα από τις βασικές γνώσεις για το χειρισμό Η/Υ. Σημειώνεται πάντως ότι ενδέχεται σε κάποιες περιπτώσεις να απαιτείται η ανάπτυξη πιο σύνθετων μαθηματικών προτύπων για τον προγραμματισμό της παραγωγής. Όπως ήδη αναφέρθηκε, η απουσία συγκεκριμένης πολιτικής προγραμματισμού της παραγωγής και των παραγγελιών δεν επιτρέπει την ποσοτικοποίηση των αποτελεσμάτων εναλλακτικών πολιτικών αναπλήρωσης των αποθεμάτων και τη διεξαγωγή συγκρίσεων. Παρόλα αυτά, σε μία από τις σπάνιες περιπτώσεις που ήταν δυνατή αυτή η ποσοτικοποίηση, ο Μαρασλής (2009) υπολόγισε μέσω προσομοίωσης ότι η αντικατάσταση της υφιστάμενης πολιτικής παραγγελιών με μία συστηματική μέθοδο ήταν σε θέση να παρέχει σημαντικά οφέλη. Συγκεκριμένα για τα τρία προϊόντα που εξετάσθηκαν, προέκυψε ότι η αλλαγή του συστήματος αναπλήρωσης οδηγεί σε μείωση του μέσου διατηρούμενου αποθέματος σε ποσοστά μεγαλύτερα από 30% χωρίς το ποσοστό της ζήτησης που ικανοποιείται άμεσα να πέσει κάτω από το 96% Ποσοτικοποίηση στοιχείων κόστους Από την πρακτική εμπειρία διαπιστώνεται ότι ο προσδιορισμός ορισμένων συνιστωσών κόστους όπως το κόστος παραγγελιών - ρύθμισης και το κόστος διατήρησης αποθέματος, είναι δυνατός με καλή ακρίβεια. Η σχετική ανάλυση βασίζεται στην καταγραφή των διαδικασιών που συνδέονται με την τοποθέτηση και παραλαβή μίας παραγγελίας καθώς και με τις διαδικασίες αποθήκευσης των υλικών και τον προσδιορισμό του χρόνου απασχόλησης των εμπλεκόμενων στελεχών της επιχείρησης με κάθε μία από αυτές τις δραστηριότητες, συνήθως ως ποσοστό του χρόνου τους. Ο προσδιορισμός του κόστους κεφαλαίου βασίζεται στο επιτόκιο χορηγήσεων των τραπεζών καθώς και στο περιθώριο κέρδους της επιχείρησης. Η ποσοτικοποίηση του κόστους έλλειψης στις περισσότερες περιπτώσεις είναι πιο δύσκολη. Μία ενδιαφέρουσα προσέγγιση παρουσιάζεται από το Σταγγώνη (2010), όπου το κόστος έλλειψης προσδιορίστηκε συγκριτικά για τις διαφορετικές κατηγορίες παραγγελιών (εκκρεμούσες, τρέχουσες και αναμενόμενες) καθώς και για τα διαφορετικά προϊόντα λαμβάνοντας υπόψη και τα έσοδα από κάθε κατηγορία προϊόντος. Πάντως, σε κάθε περίπτωση το κόστος αυτό εξαρτάται από τις συνέπειες σε περίπτωση ελλείψεων. Όταν είναι αδύνατος ο προσδιορισμός του κόστους έλλειψης προτείνεται ο προσδιορισμός του επιθυμητού επίπεδου εξυπηρέτησης μέσω στατιστικών κριτηρίων. Είναι σημαντικό να PROCEEDINGS 8

9 αναφερθεί ότι ο υπολογισμός της επιθυμητής στάθμης του αποθέματος ασφαλείας δε χρειάζεται πλέον να βασίζεται σε απλοϊκές μεθόδους περιορισμένης αποτελεσματικότητας (π.χ. Sandvig, 1998) καθώς η χρήση κατάλληλου λογισμικού επιτρέπει την εφαρμογή ακριβέστερων μεθόδων, ακόμη και από μη εξειδικευμένο προσωπικό. Αξίζει να τονιστεί ότι παρόλο που ο προσδιορισμός των στοιχείων κόστους δεν είναι πάντοτε ακριβής, είναι δεδομένο ότι υπερέχει σε σχέση με το να μη λαμβάνεται καθόλου υπόψη κάποιο στοιχείο κόστους. Για παράδειγμα, ο Σαγγώνης (2010) προσδιόρισε τη βέλτιστη ποσότητα παραγγελίας λαμβάνοντας υπόψη το κόστος απαξίωσης του προϊόντος χρησιμοποιώντας το μαθηματικό πρότυπο των Fujiwara και Perera, (1993). Αν και σε απόλυτες τιμές το όφελος ήταν σχετικά μικρό, είναι άξιο αναφοράς το γεγονός ότι λαμβάνοντας υπόψη αυτή τη διάσταση του προβλήματος το συνολικό κόστος διαχείρισης μειώθηκε κατά 17% περίπου. Επίσης, η Νταγολούδη (2009) μετά τον προσδιορισμό των στοιχείων κόστους του συστήματος αναπλήρωσης αποθεμάτων διαπίστωσε ότι το κόστος παραγγελιών, το οποίο περιελάμβανε και το κόστος θαλάσσιας μεταφοράς των προϊόντων ήταν αρκετά μεγάλο συγκριτικά με το κόστος διατήρησης. Σε αυτήν την περίπτωση ο διπλασιασμός του χρόνου μεταξύ διαδοχικών παραγγελιών μείωσε σημαντικά το συνολικό κόστος διαχείρισης αποθεμάτων. Και στις δύο περιπτώσεις, ακόμη και αν η ποσοτικοποίηση των σχετικών παραμέτρων δεν ήταν απόλυτα ακριβής, το τελικό αποτέλεσμα ήταν από την ανάλυση ήταν σίγουρα θετικό για τις επιχειρήσεις Αντιμετώπιση της μεταβλητότητας της ζήτησης Ο έλεγχος της μεταβλητότητας της ζήτησης μπορεί να επιτευχθεί αξιοποιώντας τις δυνατότητες που παρέχει η πληροφορική. Για παράδειγμα, οι Διαμαντόπουλος και συν. (2008) προχώρησαν στον ανασχεδιασμό του συστήματος αποκομιδής απορριμμάτων ανακατανέμοντας τους τομείς αποκομιδής ώστε να υπάρχει καλύτερη εξισορρόπηση του όγκου απορριμμάτων χρησιμοποιώντας ένα σύστημα γεωγραφικών πληροφοριών (Geographic Information System - GIS). Σημειώνεται ότι, σε αντίθεση με τις υπόλοιπες μελέτες περιπτώσεων που αναλύονται στα πλαίσια της παρούσας εργασίας, στη συγκεκριμένη εφαρμογή δεν αρκούσε η χρήση εμπορικού λογισμικού, δεδομένου ότι επρόκειτο για έναν οργανισμό με μεγάλο αριθμό οχημάτων και δρομολογίων. 4. Σύνοψη - Συμπεράσματα Η παρούσα εργασία παρουσιάζει ορισμένα από τα αίτια της ελλιπούς εφαρμογής ποσοτικών μεθόδων από τις μικρού και μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις αλλά και τρόπους για τη PROCEEDINGS 9

10 δημιουργία των προϋποθέσεων επιτυχημένης εφαρμογής τέτοιων μεθόδων στη διαδικασία λήψης διοικητικών αποφάσεων. Μέσω παραδειγμάτων από μελέτες περίπτωσης διαφαίνεται ότι η ανάπτυξη και χρήση ποσοτικών μεθόδων ενώ δεν επιφέρει υψηλό λειτουργικό κόστος, είναι δυνατόν να προσφέρει άμεσα οικονομικά οφέλη και να θέσει τις βάσεις για αποτελεσματική εισαγωγή πιο εξειδικευμένων μεθόδων, όταν αυτό κρίνεται απαραίτητο. Η βασικότερη προϋπόθεση για την επιτυχημένη εφαρμογή ποσοτικών μεθόδων είναι να συνειδητοποιήσουν οι διοικήσεις των επιχειρήσεων και των οργανισμών τα αναμενόμενα οφέλη έτσι ώστε να παρέχουν στα υπεύθυνα στελέχη τους απαραίτητους πόρους για την υλοποίηση των αναγκαίων αλλαγών και βελτιώσεων. Ειδικά για την εφαρμογή ποσοτικών μεθόδων στη διαχείριση αποθεμάτων η επιλογή εξειδικευμένων στελεχών και η αποδέσμευση των λειτουργιών της οικονομικής διαχείρισης και της εφοδιαστικής έχει καθοριστική σημασία. Από την εμπειρία που προέρχεται από τη συνεργασία με επιχειρήσεις και οργανισμούς διαπιστώνεται ότι η πιο άμεση τροποποίηση των υφιστάμενων διαδικασιών πρέπει να αφορά τον τρόπο διατήρησης των ποσοτικών στοιχείων ώστε να διευκολύνεται η ανάλυσή τους. Σημειώνεται ότι οι απαραίτητες αλλαγές δεν αναμένεται να αυξήσουν σημαντικά το σχετικό λειτουργικό κόστος. Ένα πολύ σημαντικό συμπέρασμα που προκύπτει από τις μελέτες περιπτώσεων που παρουσιάζονται είναι το γεγονός ότι η εφαρμογή των μεθόδων της επιχειρησιακής έρευνας δεν απαιτεί σε κάθε περίπτωση εξεζητημένες γνώσεις ή εξειδικευμένο λογισμικό για να παρέχει ουσιαστική βοήθεια στη λήψη των διοικητικών αποφάσεων. Βιβλιογραφία 1. Fujiwara, O., Perera, U.L.J.S.R., (1993), EOQ models for continuously deteriorating products using linear and exponential penalty costs. European Journal of Operational Research, 70 (1), Nenes, G., Panagiotidou, S., Tagaras, G., (2010), Inventory management of multiple items with irregular demand: A case study. European Journal of Operational Research, 205 (2), Sandvig, C.J., (1998), Calculating safety stock: simple solutions aren t the best ones. IIE Solutions, 30 (12), Silver, Ε.Α., Pyke, D.F., Petersson, R., (1998), Inventory Management and Production Planning and Scheduling. Willey, New York. 5. Διαμαντόπουλος, Ε., Ζηκόπουλος, Χ., Τζιαχρής, Π., (2008), Μελέτη οργάνωσης συστήματος αποκομιδής απορριμμάτων σε Οργανισμό Τοπικής Αυτοδιοίκησης. PROCEEDINGS 10

11 Τμήμα Τυποποίησης και Διακίνησης Προϊόντων ΤΕΙΘ, ερευνητικό πρόγραμμα, Κατερίνη. 6. Θεοδοσίου, Δ. (2008), Μελέτη οργάνωσης και ανάλυση μεθοδολογίας για την πρόβλεψη ζήτησης προϊόντων σε συνεταιριστική αποθήκη φαρμάκων. Τμήμα Τυποποίησης και Διακίνησης Προϊόντων ΤΕΙΘ, πτυχιακή εργασία, Κατερίνη. 7. Μαρασλής, Α., (2009), Μελέτη αποτελεσματικότητας συστημάτων διαχείρισης αποθεμάτων Α και Β υλών και υλικών συσκευασίας σε εταιρεία παραγωγής και εμπορίας τροφίμων. Τμήμα Οικονομικών Επιστημών ΑΠΘ, μεταπτυχιακή διπλωματική εργασία, Θεσσαλονίκη. 8. Νταγολούδη, Α., (2009), Διαχείριση αποθεμάτων σε επιχείρηση εμπορίας δομικών υλικών. Τμήμα Οικονομικών Επιστημών ΑΠΘ, μεταπτυχιακή διπλωματική εργασία, Θεσσαλονίκη. 9. Σταγγώνης, Δ., (2010), Συστημική προσέγγιση στη λήψη αποφάσεων: Η περίπτωση εταιρίας παραγωγής επίπλων. Τμήμα Οικονομικών Επιστημών ΑΠΘ, μεταπτυχιακή διπλωματική εργασία, Θεσσαλονίκη. 10. Ταγαράς, Γ., Νενές, Γ., Παναγιωτίδου, Σ., Ζηκόπουλος, Χ., (2007), Ανάπτυξη συστήματος αποθεμάτων κρίσιμων κωδικών σε επιχείρηση παραγωγής τροχών. Τμήμα Μηχανολόγων Μηχανικών ΑΠΘ, ερευνητικό πρόγραμμα, Θεσσαλονίκη. PROCEEDINGS 11