Ερωτήσεις Απαντήσεις Πότε χρειάζεται η ανάληψη υποχρέωσης; Πότε υποβάλλουμε το αίτημα ανάληψης υποχρέωσης;

Transcript

1 Ερωτήσεις Απαντήσεις Πότε χρειάζεται η ανάληψη υποχρέωσης; Οποιαδήποτε δαπάνη (αμοιβές, μετακινήσεις, προμήθειες αγαθών, υπηρεσιών) αφορά ερευνητικό πρόγραμμα, πρέπει να αντιστοιχεί και να συνδέεται με εγκεκριμένη και αναρτημένη στη Διαύγεια, ανάληψη υποχρέωσης. Πότε υποβάλλουμε το αίτημα ανάληψης υποχρέωσης; Η Αίτηση Ανάληψης Υποχρέωσης προηγείται της οποιασδήποτε διαδικασίας πραγματοποίησης της όποιας δαπάνης (π.χ. πρόσκληση για απασχόληση, ονομαστική κατάσταση, προμήθεια, διαγωνισμό κλπ). Στο αίτημα ανάληψης υποχρέωσης αν προβλεφθεί ποσό μικρότερο της πραγματικής δαπάνης, τι πρέπει να κάνουμε; Αν στο αίτημα ανάληψης υποχρέωσης υπολογίστηκε ποσό μικρότερο της δαπάνης, μπορεί να κατατεθεί και συμπληρωματικό αίτημα ανάληψης υποχρέωσης. Μετά την έγκριση του συμπληρωματικού αιτήματος ανάληψης υποχρέωσης και την ανάρτησή του στη διαύγεια, υποβάλλεται το αίτημα πληρωμής, για να ολοκληρωθεί η δαπάνη. Σε κάθε περίπτωση υποβολής ανάληψης υποχρέωσης για συμπληρωματικό ποσό, πρέπει να συντρέχουν οι εξής προϋποθέσεις: το ύψος του συμπληρωματικού ποσού να είναι εύλογο ποσό και κατά το χρόνο πραγματοποίησης της δαπάνης υφίστατο το απαραίτητο υπόλοιπο στη σχετική κατηγορία δαπάνης. Στο αίτημα ανάληψης υποχρέωσης αν προβλεφθεί ποσό μεγαλύτερο της πραγματοποιηθείσας δαπάνης, τι πρέπει να κάνουμε; Αν στο αίτημα ανάληψης υποχρέωσης υπολογίστηκε ποσό μεγαλύτερο της δαπάνης, μπορεί να γίνει ανάκληση ποσού, να κατατεθεί συμπληρωματικό αίτημα ανάληψης υποχρέωσης με αρνητικό πρόσημο στο ποσό επιστροφής, και να υποβληθεί παράλληλα κανονικά το αίτημα πληρωμής της δαπάνης.

2 Στο πεδίο της περιγραφής - τεκμηρίωσης τι πρέπει να περιγράφεται; Στην ηλεκτρονική φόρμα του αιτήματος ανάληψης υποχρέωσης, υπάρχει το απαραίτητο πεδίο συμπλήρωσης, που αφορά την περιγραφή και τεκμηρίωση του αιτήματος. Αμοιβές: Αν το αίτημα ανάληψης υποχρέωσης αφορά πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος πρόσληψης προσωπικού ή ονομαστική κατάσταση, η τεκμηρίωση θα πρέπει να αναφέρει πόσα άτομα αφορά, ποια είναι η ιδιότητά τους, για ποιο σκοπό θα απασχοληθούν στο έργο, και ποιο θα είναι το αντικείμενο της απασχόλησής τους το οποίο θα έχει συνάφεια με το αντικείμενο του έργου. Στην πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος πρόσληψης προσωπικού πρέπει να γίνεται πλήρης περιγραφή των θέσεων εργασίας. Λοιπές δαπάνες: Αν το αίτημα ανάληψης υποχρέωσης αφορά δαπάνες σε κατηγορίες όργανα, αναλώσιμα, λοιπά, η περιγραφή - τεκμηρίωση θα αναφέρει ξεκάθαρα το είδος της προμήθειας, αιτιολογία προμήθειας η οποία θα συνδέεται με το φυσικό αντικείμενο του έργου. Δεν είναι αποδεκτή η προφανής αιτιολογία «για τις ανάγκες του έργου» ή άλλες γενικές αιτιολογίες. Το ποσό δαπάνης που αιτείται ο επιστημονικός υπεύθυνος στο αίτημα ανάληψης υποχρέωσης πρέπει να είναι το τελικό ποσό του παραστατικού (καθαρή αξία +ΦΠΑ) Σε περιπτώσεις ενδοκοινοτικών συναλλαγών ή υπηρεσίας από τρίτη χώρα, καθώς και για αγορές laptop, tablet, κινητού τηλεφώνου από το εσωτερικό της χώρας, όπου τα παραστατικά έχουν εκδοθεί στην καθαρή αξία χωρίς Φ.Π.Α., ισχύουν τα ακόλουθα: σε έργα επιδότησης επιχορήγησης, παροχής ΧΔΕ, στο αίτημα ανάληψης υποχρέωσης θα πρέπει να δηλώνεται αθροιστικά και το ποσό 24% ΦΠΑ επιπλέον της καθαρής αξίας της δαπάνης. σε έργα παροχής υπηρεσιών το αίτημα ανάληψης υποχρέωσης θα αφορά το καθαρό ποσό της αξίας του προϊόντος δαπάνης. Προσοχή: σε κάθε περίπτωση από τις παραπάνω στο πεδίο τεκμηρίωση περιγραφή πρέπει να αναφέρεται αν στο ποσό που δηλώνεται στο αίτημα ανάληψης συμπεριλαμβάνεται το 24% ΦΠΑ. Μετακινήσεις: Αν το αίτημα ανάληψης υποχρέωσης αφορά μετακινήσεις, η τεκμηρίωση θα αναφέρει συγκεκριμένες ημερομηνίες μετακίνησης, αναχώρηση-επιστροφή, τόπο αναχώρησης τόπο προορισμού, συγκεκριμένα (ονομαστικά) άτομα που

3 θα μετακινηθούν, σκοπό της μετακίνησης που συνδέεται και συνάδει με το φυσικό αντικείμενο του έργου. Στις μετακινήσεις που από το πλαίσιο χρηματοδότησής τους απαιτείται και προέγκριση (πχ έργα ΕΣΠΑ), προηγείται το αίτημα ανάληψης υποχρέωσης και μετά την έγκριση και ανάρτηση στην διαύγεια υποβάλλεται ηλεκτρονικά και η προέγκριση της μετακίνησης. Μετά την ανάληψη υποχρέωσης και την προέγκριση μπορεί να πραγματοποιηθεί και να ολοκληρωθεί η μετακίνηση. Η ανάληψη υποχρέωσης δεσμεύει άμεσα το ποσό λογιστικής κατηγορίας του έργου; Κάθε αίτημα ανάληψης υποχρέωσης δεσμεύει άμεσα τον προϋπολογισμό του έργου, τη λογιστική κατηγορία στην οποία αφορά η δαπάνη. Πόση διάρκεια έχει η ανάληψη υποχρέωσης; Το αίτημα ανάληψης υποχρέωσης διαρκεί μέχρι το τέλος του τρέχοντος οικονομικού έτους. Αν για κάποιο λόγο έχει γίνει αλλά δεν πραγματοποιηθεί η δαπάνη, παραμένει η δέσμευση στον προϋπολογισμό του έργου, μέχρι να γίνει ανάκληση ανάληψης υποχρέωσης από τον Επιστημονικά Υπεύθυνο, αλλιώς στο τέλος του αντίστοιχου οικονομικού έτους ο ΕΛΚΕ προβαίνει αυτόματα στην επιστροφή του δεσμευμένου ποσού, στην αντίστοιχη κατηγορία του προϋπολογισμού. Πόσες αναλήψεις υποχρέωσης μπορούμε να κάνουμε στο έργο; Δεν υπάρχει όριο στα αιτήματα ανάληψης υποχρέωσης. Πόσες ανακλήσεις αναλήψεων υποχρέωσης μπορούμε να κάνουμε στο έργο; Δεν υπάρχει όριο στις ανακλήσεις αιτημάτων ανάληψης υποχρέωσης. Οι προεγκρίσεις των μετακινήσεων στα έργα που επιβάλλεται από το πλαίσιο χρηματοδότησής τους, έχουν θέση ανάληψης υποχρέωσης ή όχι; Οι μετακινήσεις που αφορούν έργα που το πλαίσιο χρηματοδότησής τους απαιτεί προέγκριση, εξακολουθούν να εφαρμόζουν την συγκεκριμένη διαδικασία. Η προέγκριση δεν αποτελεί αίτημα ανάληψης υποχρέωσης. Εφόσον γίνει το αίτημα ανάληψης υποχρέωσης μετακίνησης και αναρτηθεί στην

4 διαύγεια, τότε και μόνο τότε μπορεί να υποβληθεί η προέγκριση της μετακίνησης. Είναι υποχρεωτική και η ανάληψη υποχρέωσης και η προέγκριση. Τι πρέπει να περιγράφει το αίτημα ανάληψης υποχρέωσης για μετακίνηση; Θα αναφέρει συγκεκριμένες ημερομηνίες μετακίνησης, αναχώρηση-επιστροφή, τόπο αναχώρησης τόπο προορισμού, συγκεκριμένα (ονομαστικά) άτομα που θα μετακινηθούν, σκοπός μετακίνησης που συνδέεται και συνάδει με το φυσικό αντικείμενο του έργου. Με την υποβολή του αιτήματος ανάληψης μπορώ να κάνω την δαπάνη; Δεν μπορείτε ταυτόχρονα με την υποβολή του αιτήματος ανάληψης υποχρέωσης να πραγματοποιήσετε την δαπάνη. Πρέπει να έχετε έγκριση και τη διαβεβαίωση ανάρτησης στη διαύγεια, η οποία θα σταλεί με ηλεκτρονικό μήνυμα στον επιστημονικό υπεύθυνο του έργου. Αν υπάρχει Πρόσκληση Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος πρόσληψης προσωπικού εγκεκριμένη από την Επιτροπή Ερευνών και διαχείριση του ΕΛΚΕ ΑΠΘ, πρέπει να γίνει αίτημα ανάληψης υποχρέωσης; Αν υπάρχει Πρόσκληση Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος που έχει ήδη εγκριθεί από συνεδρίαση του ΕΛΚΕ ΑΠΘ, πριν τις 3/12/2018, δεν χρειάζεται αίτημα ανάληψης υποχρέωσης. Προχωράει κανονικά η διαδικασία της κατάθεσης των ονομαστικών καταστάσεων που αφορούν την πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος. Δεν χρειάζεται αίτημα ανάληψης υποχρέωσης η ονομαστική κατάσταση που συνδέεται και προκύπτει από εγκεκριμένη Πρόσκληση Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος. Τα αιτήματα πληρωμών για δαπάνες θα υποβάλλονται ηλεκτρονικά και τι χρειάζονται συνημμένα; Όλα τα αιτήματα πληρωμών θα υποβάλλονται ηλεκτρονικά, εκτός αυτών που αφορούν μετακινήσεις. Τα αιτήματα πληρωμών που αφορούν δαπάνες πρέπει να συνοδεύονται από τα σκαναρισμένα νόμιμα παραστατικά τους (ηλεκτρονικά τιμολόγια, μηχανογραφημένα) και από τα αντίστοιχα έντυπα του ΕΛΚΕ ΑΠΘ (πίνακες Ο10-Ο11, αναλωσίμων λοιπών οργάνων κλπ, έστω και ανυπόγραφα), όλα σε επισυναπτόμενο αρχείο pdf ή zip.

5 Τα αρχεία των τιμολογίων πρέπει να είναι έγχρωμα. Από την διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής με αίτημα πληρωμής, εξαιρούνται τα χειρόγραφα τιμολόγια καθώς και οι αποδείξεις ταμειακής μηχανής, διότι ακολουθούν την διαδικασία υποβολής που ίσχυε πριν του αιτήματος ανάληψης υποχρέωσης. Αν επιθυμεί ο Επιστημονικά Υπεύθυνος μπορεί να κάνει ηλεκτρονικά το αίτημα πληρωμής και να εκτυπώσει το διαβιβαστικό του αιτήματος (εις διπλούν), από το σύστημα, και θα το καταθέσει μαζί με τα παραστατικά και τους αντίστοιχους πίνακες, στον ΕΛΚΕ. Επίσης για όλα τα τιμολόγια άνω των 150,00, με όποιο τρόπο κι αν υποβάλλονται (ηλεκτρονικά ή εντύπως) πρέπει να επισυνάπτεται και έγγραφο του επιστημονικά υπευθύνου που θα αναφέρει την πληροφορία για την παρακράτηση 4% ή 8%. Τα πιστωτικά τιμολόγια πως θα υποβάλλονται; Για τα πιστωτικά τιμολόγια ο Επιστημονικός Υπεύθυνος καταχωρεί ηλεκτρονικά αίτημα πληρωμής για δαπάνες και το ποσό που θα καταχωρήσει θα είναι το ποσό πίστωσης με αρνητικό πρόσημο πριν το νούμερο. Θα επισυνάπτονται σκαναρισμένα το πιστωτικό τιμολόγιο, το καταθετήριο της τράπεζας του ποσού επιστροφής στον τραπεζικό λογαριασμό του έργου και τα συνοδευτικά έντυπα του ΕΛΚΕ για την δαπάνη (πίνακες, αναλωσίμων λοιπών οργάνων κλπ, έστω και ανυπόγραφα), σε αρχείο pdf ή zip. Τα έργα που έχουν συμβατικές υποχρεώσεις για απόδοση ποσών σε άλλους φορείς (συνεργαζόμενους κλπ), πρέπει να υποβάλλουν αίτημα ανάληψης υποχρέωσης; Αν το ποσό που αφορά άλλους φορείς, περιγράφεται στο συμβόλαιο του έργου και δεν εντάσσεται στον προϋπολογισμό του έργου στον ΕΛΚΕ, δεν πρέπει να υπάρχει ανάληψη υποχρέωσης. Αν τα ποσά που πρέπει να αποδοθούν σε άλλους φορείς έχουν συμπεριληφθεί στον προϋπολογισμό του έργου που άνοιξε στον ΕΛΚΕ, πρέπει να προηγηθούν αιτήματα ανάληψης υποχρέωσης.