ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΣ

Transcript

1 ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΣ ΤΟΥΡΙΣΜΟΣ

2 ΣΥΝΕΔΡΙΑ Οργανωμένες συναντήσεις ατόμων με κοινά ενδιαφέροντα και ιδιότητες. Ανταλλαγή πληροφοριών, συζητήσεις, λήψη αποφάσεων. Σύλλογοι, επιμελητήρια, επιστημονικές εταιρείες. Congress Ευρώπη Conference Mεγάλη Βρετανία Convention Η.Π.Α.

3 ΕΚΘΕΣΕΙΣ Παρουσίαση προϊόντων, υπηρεσιών. Γενικές Εξειδικευμένες Exhibitions, trade fairs, expositions, trade shows

4 Ταξίδια κινήτρων Σχεδιασμένα ταξίδια επιχειρήσεων ως επιβράβευση Υψηλές υπηρεσίες Κίνητρο η απόδοση εργαζομένων incentives

5 Τι περιλαμβάνουν Εξατομικευμένο πρόγραμμα (tailor made solution) Άμεση διευθέτηση της επίσκεψης επιθεώρησης / επιθεωρήσεων Δημιουργικές και πρακτικές λύσεις για τις απαιτήσεις του πελάτη Πλήρη υποστήριξη (βήμα προς βήμα) Συνεχή βελτίωση και αναθεώρηση, όπου απαιτείται συμβουλές και ιδέες Κατανομή δαπανών ανά θέση Πλήρη ή μερική διοικητική υποστήριξη Γραφείο φιλοξενίας που παρέχεται από το έμπειρο προσωπικό μας / γραμματειακή υποστήριξη Κράτηση αεροπορικών εισιτηρίων / επιβεβαίωση

6 Επιχειρηματικά ταξίδια Για τις ανάγκες της επιχείρησης Επιμορφωτικούς λόγους Παρουσίαση προϊόντων Corporate travel

7 Επαγγελματικός τουρισμός κ γεωγραφικά όρια Τοπικός Περιφερειακός Εθνικός Διεθνής

8 Σε σχέση με το οικονομικό αποτέλεσμα Άμεσα οικονομικά οφέλη Έμμεσα

9 Σε σχέση με τη χρηματοδότηση Αυτοχρηματοδοτούμενο Χρηματοδοτούμενο από μια επιχείρηση Χρηματοδοτούμενο από τον διοργανωτή Από ατομικό χορηγό (φαρμακευτική εταιρία)

10 Κατά κεφαλήν τουριστική δαπάνη Χρηματοδοτούμενα από εταιρίες, δαπάνες για προσωπικές αγορές Ψευδή εικόνα προς τους συνεργάτες και συναδέλφους

11 Χαρακτηριστικά μετακινούμενων επαγγελματικών ομάδων Υψηλός βαθμός συνοχής Πραγματοποίηση ξανά την ίδια μετακίνηση Έγκαιρη επιλογή Υψηλή τουριστική δαπάνη Εξοικείωση με υψηλά επίπεδα παροχής υπηρεσιών Η δυνατότητα που παρέχει η κοινωνικοοικονομική θέση των συμμετεχόντων μπορεί να αποτελέσει διαφήμιση ή δυσφήμηση

12 Οφέλη των προορισμών του επαγγελματικού τουρισμού Σημαντική προβολή Ανέξοδη διαφήμιση (και από τους συμμετέχοντες) Προϋποθέσεις για επαναλαμβανόμενες εκδηλώσεις Διασπορά της τουριστικής κίνησης σε ευρύτερα χρονικά και γεωγραφικά πλαίσια Η ψηλή τουριστική δαπάνη και διασπορά του οικονομικού οφέλους σε ευρεία κοινωνική βάση

13 Συνέδριο Συνάντηση ατόμων με κοινή ιδιότητα με σκοπό την ενημέρωση, συζήτηση και ανάπτυξη ενός κοινού θέματος

14 Διάσκεψη Ένα συνέδριο με μεγαλύτερης διάρκειας εισηγήσεις και συζητήσεις και ενεργός συμμετοχής των ακροατών

15 Αίθουσα συσκέψεων Αίθουσα των συνεδριάσεων

16 Τηλεδιάσκεψη Δορυφορική σύνδεση συνέδρων

17 Συνέλευση Συνάντηση των μετόχων μιας επιχείρησης

18 Σύσκεψη Συζήτηση στρογγυλής τραπέζης Συντονισμός και καθοδήγηση του προέδρου

19 Διάλεξη-ομιλία Παρουσίαση ενός συγκεκριμένου θέματος ή ειδικού ενδιαφέροντος Δεν επιτρέπονται συνήθως ερωτήσεις

20 Ημερίδα Συνάντηση μιας ημέρας και έχει εορταστικό χαρακτήρα. Ιατρικές εταιρίες, χρηματιστηριακές

21 Φόρουμ Πάνελ εισηγητών, συντονιστής που διευθύνει την διαδικασία Οργανωμένη συζήτηση

22 Συμπόσιο Συνώνυμη με το φόρουμ. Μεγαλύτερη επισημότητα

23 Σεμινάριο Εκπαιδευτική συνάντηση Συμπληρωματική μόρφωση Εξειδίκευση

24 Εργαστήριο Πρακτική εξάσκηση

25 Συνάντηση Μικρός αριθμός Ενδο-επιχειρησιακή

26 Σύνοδος Υψηλά υφιστάμενα πρόσωπα Μέλη κυβερνήσεων Εθνικών οργανισμών Εκκλησιών

27 Β Ενότητα

28 Τύποι συνεδρίων Επιστημονικά Εμπορικά- Επαγγελματικά Πολιτικά, κομματικά, κοινωνικά Διεθνών Οργανώσεων και Οργανισμών Συσκέψεις Σεμινάρια

29 Επιστημονικά συνέδρια Επιστημονικές ενώσεις ή εταιρίες (μη κερδοσκοπικό χαρακτήρα) Συνδυασμός εκπαίδευσης- ενημέρωσης με τη διασκέδαση Υπηρετούν την ανάγκη της διαρκούς συνεχιζόμενης εκπαίδευσης Δίνονται κίνητρα για την παρακολούθησή τους (εκπαιδευτικές άδειες, χρηματοδότηση, μοριοδότηση, βεβαιώσεις συμμετοχής) Εκθέσεις προϊόντων / υπηρεσιών κατά την διάρκεια του συνεδρίου Επιχορηγήσεις (από ιδιωτικούς φορείς ή το κράτος) Ιατρικές συνέδρια σε πιο τακτικά διαστήματα Υπάρχει μια χρονική διάρκεια (άνω των 2 ημερών)

30 Εμπορικά-επαγγελματικά Εμπορικές και επαγγελματικές ενώσεις Απευθύνονται σε ποικιλία πιθανών συμμετεχόντων Αύξηση κερδών / παραγωγικότητας / διεύρυνση της αγοράς / ανάλυση νέων τάσεων / πολύπλευρη ενημέρωση των συμμετεχόντων Παρουσίαση νέων προϊόντων και υπηρεσιών Οι μεγάλες εταιρίες, οι ενώσεις παραγωγών, οι συνεταιριστικές ενώσεις επωφελούνται από αυτές τις συγκεντρώσεις για να προωθήσουν τις δημόσιες σχέσεις και τις πωλήσεις τους

31 Τύποι Εμπορικών Επαγγελματικών Συνεδρίων Μικρές συναντήσεις στελεχών Σεμινάρια Συγκεντρώσεις διοίκησης-διαχείρισης Εναρκτήριες εκδηλώσεις πωλήσεων και προϊόντων Συνδιασκέψεις με εκθέσεις και παρουσιάσεις προϊόντων Εκδηλώσεις χρηματοδότησης Συνδιασκέψεις επιβραβευμένων στελεχών

32 Μικρές Συναντήσεις Στελεχών Συγκεντρώσεις μικρών ομάδων (περίπου 20 ατόμων) Διοργανώνονται από μεγάλες εταιρίες Σκοπός των συναντήσεων είναι η παρουσίαση θεμάτων διοίκησης διαχείρισης και προγραμματισμού καθώς και η επίλυση προβλημάτων

33 Σεμινάρια άτομα Διενεργούνται κυρίως σε ξενοδοχεία, συνεδριακά κέντρα Φορέας διοργάνωσης μπορεί να είναι μια μεγάλη εταιρία ή μια επαγγελματική ένωση

34 Συγκεντρώσεις διοίκησης - διαχείρισης Συγκεντρώσεις στελεχών ( άτομα) Συζητούνται θέματα που αφορούν έναν οργανισμό ή μια επιχείρηση και σχετίζονται με τον ανταγωνισμό, την πολιτική και τη διοίκηση διαχείριση της εταιρίας

35 Συνδιασκέψεις με εκθέσεις και παρουσιάσεις προϊόντων Πρόκειται για σημαντικά γεγονότα, με μεγάλο αριθμό συμμετεχόντων, που συχνά απαιτούν ειδικούς χώρους και καλές τεχνικές εγκαταστάσεις Διοργανώνονται είτε από μεγάλες επιχειρήσεις είτε από ειδικούς διοργανωτές και αποτελούν επικερδή γεγονότα για την τοπική κοινωνία

36 Εναρκτήριες εκδηλώσεις πωλήσεων και προϊόντων Συναντήσεις στελεχών, με σκοπό την ενημέρωση πάνω σε νέα προϊόντα και υπηρεσίες, που η εταιρία πρόκειται να εισάγει στην αγορά Συνήθως χρησιμοποιούνται χώροι μεγάλης προβολή, ώστε να προσδίδεται επισημότητα, ενώ επιδιώκεται μεγάλη δημοσιότητα μέσω των ΜΜΕ

37 Εκδηλώσεις χρηματοδότησης Συνέδρια ή συνδιασκέψεις, που σκοπό έχουν την ανεύρεση χρημάτων από τον διοργανωτή για την εν συνεχεία διενέργεια μιας άλλης εκδήλωσης Γίνονται συνήθως σε πανεπιστήμια ή χώρους με χαμηλό κόστος Οι σκοποί για τους οποίους θα διατεθούν τα χρήματα είναι κυρίως κοινωφελείς Στο εξωτερικό χρησιμοποιούνται και σε προεκλογικές εκστρατείες

38 Συνδιασκέψεις επιβραβευομένων στελεχών Πρόκειται για στελέχη των οποίων η απόδοση επιβραβεύεται με ταξίδια, στα πλαίσια των οποίων γίνεται συνδιάσκεψη, με θέματα τα οποία αφορούν την επιμόρφωση των βραβευομένων στελεχών ή την ενημέρωσή τους πάνω σε λειτουργικά ζητήματα της επιχείρησης

39 Πολιτικά, κομματικά και κοινωνικά συνέδρια Απολογισμός έργου Διαμόρφωση στρατηγικής Συζήτηση πάνω σε θέματα λειτουργίας, οργάνωσης και ιδεολογίας Μπορεί να γίνουν σε ξενοδοχεία ή συνεδριακά κέντρα, πιο συχνά όμως σε στάδια

40 Συνέδρια διεθνών οργανώσεων και οργανισμών Παγκόσμιας Οργάνωσης Υγείας, Παγκόσμιου Οργανισμού Τουρισμού Τακτικές ή έκτακτες συναντήσεις Αξιολόγηση πορείας, χάραξη πολιτικής, προσαρμογή της πολιτικής ανάλογα με τις διεθνείς συγκυρίες Το μεγάλο μέγεθος και η οργάνωση από κρατικές υπηρεσίες Η παγκόσμια προβολή αυτών των συνεδρίων από τα διεθνή μέσα ενημέρωσης καθιστά αναγκαία την ιδιαίτερη φροντίδα οργάνωσης και διεξαγωγής, ώστε να δοθεί η καλύτερη δυνατή διεθνής εικόνα της χώρας διεξαγωγής

41 Συσκέψεις Συγκεντρώσεις υψηλόβαθμων στελεχών Έχουν μικρή διάρκεια Σκοπός των συναντήσεων η ανταλλαγή απόψεων, η ενημέρωση των συνέδρων και η λήψη σημαντικών αποφάσεων για την επιχείρηση

42 Σεμινάρια Εκπαιδευτικές συγκεντρώσεις Παρουσιάζονται εξειδικευμένα επιμορφωτικά θέματα Επιδιώκεται να αναπτυχθεί μια φιλική και οικογενειακή ατμόσφαιρα που δημιουργεί τις προϋποθέσεις ανάπτυξης επαγγελματικού πνεύματος και στενών σχέσεων μεταξύ των συμμετεχόντων Σκοπός η συμπληρωματική μόρφωση ή εξειδίκευση

43 Οργάνωση και ειδικά χαρακτηριστικά των συνεδρίων Η διοργάνωση ενός συνεδρίου είναι μια ιδιαίτερα απαιτητική προσπάθεια Χαρακτηρίζεται από επαγγελματισμό και εξειδίκευση

44 Πορεία διοργάνωσης συνεδρίου ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ Φορέας Διοργάνωσης Οργανωτική Επιτροπή Διοργανωτής Διοργανωτής Φορέας διοργάνωσης ΕΝΕΡΓΕΙΑ Απόφαση διεξαγωγής συνεδρίου Εκλογή οργανωτικής επιτροπής Επιλογή διοργανωτή Συνεργασία με την οργανωτική επιτροπή, για καθορισμό του προγράμματος Ενέργειες - Πριν το συνέδριο - Κατά το συνέδριο - Μετά το συνέδριο - Απολογισμός προς την οργανωτική επιτροπή Τελικός απολογισμός στο φορέα Κλείσιμο Συνεδρίου

45 Βασικά χαρακτηριστικά Επιλογή του τόπου διεξαγωγής / Χώρου διεξαγωγής Ποιότητα του καταλύματος Δυνατότητες συνδυασμού παρακολούθησης των εργασιών του συνεδρίου και περιήγησης σε εξαιρετικούς χώρους, κοντά στον τόπο διεξαγωγής Δραστηριότητες των συνοδών Αγορές, επιμόρφωση και η κάλυψη τυχόν ειδικών αναγκών συμμετεχόντων (άθληση, ατομική περιποίηση)

46 Ιδιαίτερα Χαρακτηριστικά Η διάρκεια Το μέγεθος (αριθμός συμμετεχόντων) Το κόστος Ο χρόνος διεξαγωγής Ο τόπος και ο χώρος διεξαγωγής

47 Διάρκεια Συνεδρίου 3 ημέρες (40%) 6-8 ημέρες (20%)

48 Το μέγεθος του συνεδρίου Δεν υπάρχει τυπικό μέγεθος Αποτελεί συνάρτηση πολλών παραμέτρων Συχνότητας διοργάνωσης συνεδρίων Βαθμός ενδιαφέροντος του θέματος του συνεδρίου Τόπος εγκαταστάσεων Ημερομηνίες διεξαγωγής Σημαντικό στοιχείο και το μέγεθος του φορέα Πλειονότητα συνεδρίων αφορά 500 άτομα Άνω των 2000 (9%)

49 Τα έξοδα ανά σύνεδρο Το δικαίωμα συμμετοχής Έξοδα αγοράς ταξιδιωτικού πακέτου Έξοδα αγοράς, διατροφή, και αναψυχή

50 Χρόνος διεξαγωγής του συνεδρίου Δυνατότητα προσέλκυσης μεγαλύτερου αριθμού συνέδρων Κόστος / Διαθεσιμότητα απαιτούμενων υπηρεσιών 1. Κλιματολογικές συνθήκες 2. Βαθμό επαγγελματικής απασχόλησης 3. Κόστος των αιτούμενων υπηρεσιών

51 Επιλογή τόπου και του χώρου Η δομή και η οργάνωση του φορέα διοργάνωσης Το μέγεθος και οι ιδιαιτερότητες του συνεδρίου Οι δυνατότητες του τόπου διεξαγωγής να φιλοξενήσει το εν λόγω συνέδριο Η προσβασιμότητα Οι ευκαιρίες για εκδρομές και πολιτιστικές εκδηλώσεις Ειδικές συνθήκες Διεθνής εικόνα της χώρας αλλά και του τόπου διεξαγωγής

52 Χώροι Διεξαγωγής Το είδος και το μέγεθος του συνεδρίου Οι απαιτήσεις των διοργανωτών Οι ανάγκες της διοργάνωσης Οι διατιθέμενες λύσεις από τους πάροχους συνεδριακών χώρων Οικονομικά συνεδρίου 1. Ξενοδοχεία 2. Αυτόνομα συνεδριακά κέντρα 3. Πανεπιστημιακοί χώροι 4. Δημοτικές αίθουσες 5. Κέντρα εκπαίδευσης

53 Τα οφέλη των προορισμών Προβολή σε τοπικό, περιφερειακό, εθνικό επίπεδο Διαφημιστική δύναμη για τον τόπο όσο και για το χώρο του συνεδρίου Υψηλή εισοδηματική στάθμη Επαναλαμβανόμενες διεξαγωγές συνεδρίων Τουριστική κίνηση Κατεύθυνση σε προορισμούς που δεν είναι κλασικοί τουριστικοί Εκτός τουριστικής αιχμής Πηγή σημαντικών εσόδων για σειρά επαγγελμάτων Συντελεί στην συνολική αναβάθμιση τόσο του εισερχόμενου όσο και του εσωτερικού τουρισμού

54 Προφίλ συνεδριακού τουρίστα Οι επιθυμίες των συνέδρων διαφοροποιούνται ανάλογα με το φύλο, την ηλικία, την ιδιότητα καθώς και το εάν συνοδεύονται ή όχι Συνήθως είναι επιστήμονας Έχει ξαναταξιδέψει για να παρακολουθήσει συνέδρια Ενδιαφέρεται να γνωρίσει τον τόπο διεξαγωγής του συνεδρίου Συγκρίνει το συνέδριο με προηγούμενα που έχει παρακολουθήσει Αξιολογεί το κοινωνικό πρόγραμμα του συνεδρίου Απαιτεί υψηλών προδιαγραφών εγκαταστάσεις Ενδιαφέρεται για την πραγματοποίηση τοπικών εκδρομών

55 Σύνοψη Τα συνέδρια υπηρετούν την ανάγκη ενημέρωσης, επιμόρφωσης, επικοινωνίας και ανταλλαγής απόψεων και ιδεών Αποτελούν επίσης χώρο σειράς κοινωνικών, πολιτιστικών και τουριστικών δραστηριοτήτων Βασικοί τύποι συνεδρίων Επιστημονικά Συνέδρια Εμπορικά- Επαγγελματικά Συνέδρια Πολιτικά, κομματικά, κοινωνικά συνέδρια Συνέδρια διεθνών οργανισμών Συσκέψεις Σεμινάρια

56 Σύνοψη (2) Η επιλογή του χρόνου διεξαγωγής του συνεδρίου, γίνεται με βάση τη δυνατότητα προσέλκυσης όσο το δυνατόν μεγαλύτερου αριθμού συνέδρων καθώς και το κόστος και τη διαθεσιμότητα των απαιτούμενων υπηρεσιών Ο τόπος διεξαγωγής επιλέγεται μετά από σοβαρή έρευνα Ο συνεδριακός τουρισμός αποτελεί μια ραγδαία αυξανόμενη αγορά, με πολλαπλά οφέλη για τον τόπο υποδοχής