ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΡ11.04 Μη συμμορφώσεις - Διορθωτικές και Προληπτικές Ενέργειες

Μέγεθος: px

Εμφάνιση ξεκινά από τη σελίδα:

Download "ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΡ11.04 Μη συμμορφώσεις - Διορθωτικές και Προληπτικές Ενέργειες"

Ἀγαμέμνων Βενιζέλος
8 χρόνια πριν
Προβολές:

1 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΡ11.04 Μη συμμορφώσεις - Διορθωτικές και Προληπτικές Ενέργειες Σελ. 1 / 7

2 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΩΝ Αρ. Έκδοσης Ημερομηνία Περιγραφή Παράγραφοι Τελική Έκδοση Όλες Μετονομασία εντύπου ΕΝ / Αλλαγή κωδικοποίησης και μορφοποίησης εγγράφων ΣΔΠ Ενσωμάτωση της διαδικασίας ΔΡ04 Προϊστάμενος Τμήματος = Πρόεδρος Τμήματος Όλες Για την έκδοση Για την έγκριση ΥΔΠ ΕΔ Σελ. 2 / 7

29.9.2014 Αλλαγή κωδικοποίησης και μορφοποίησης εγγράφων ΣΔΠ Ενσωμάτωση της

3 1. ΣΚΟΠΟΣ / ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ 1.1 Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να περιγραφεί ο τρόπος με τον οποίο το ΤΕΙ Αθήνας αντιμετωπίζει, συστηματικά, τις περιπτώσεις μη συμμόρφωσης και προχωρεί σε ενέργειες, ώστε να διορθωθούν τα υφιστάμενα προβλήματα, να αποφευχθεί η επανάληψή τους στο μέλλον και να προληφθούν δυνητικά προβλήματα. 1.2 Υπεύθυνοι για την τήρηση της παρούσας είναι όλοι οι εργαζόμενοι Ιδρύματος, οι οποίοι καλούνται να προτείνουν την εφαρμογή διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών, σε προβλήματα ποιότητας που άπτονται των καθηκόντων τους και των αρμοδιοτήτων τους. Την ευθύνη υλοποίησης των διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών φέρουν οι προϊστάμενοι των εμπλεκόμενων οργανωτικών μονάδων και ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας. 2. ΠΑΡΑΠΟΜΠΕΣ 2.1 Πρότυπο ISO 9001:2008, παρ. 8.3, και Εγχειρίδιο Ποιότητας, παρ. 8.3 και ΟΡΙΣΜΟΙ 3.1 Μη Συμμόρφωση Κάθε απόκλιση από το Εγχειρίδιο, τις διαδικασίες και τις οδηγίες εργασίας του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, καθώς και από το διεθνές πρότυπο ISO 9001:2008 και το κείμενο νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο. Οι μη συμμορφώσεις στο ΤΕΙ Αθήνας σχετίζονται με αστοχίες που αφορούν: στην εξυπηρέτηση των φοιτητών, όπως, ενδεικτικά, στις διαδικασίες εγγραφής, χορήγηση βεβαιώσεων, παροχές δωρεάν σίτισης και στέγασης, στον πάγιο εξοπλισμό, τις υποδομές και το περιβάλλον εργασίας και των σπουδών στα συστήματα πληροφορικής, όπως εργαστηριακοί εξοπλισμοί και λογισμικά (hardware/software), στις υπηρεσίες εκπαίδευσης, στις υπηρεσίες συμβούλων / μελετητών, κ.λπ. Σελ. 3 / 7

υφιστάμενα προβλήματα, να αποφευχθεί η επανάληψή τους στο μέλλον και να προληφθούν δυνητικά προβλήματα. 1.

4 4. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ 4.1 Εντοπισμός, καταγραφή και γνωστοποίηση μη συμμόρφωσης Κάθε απόκλιση από τα προδιαγεγραμμένα ποιοτικά χαρακτηριστικά των υπηρεσιών, για την οποία η διορθωτική και/ή προληπτική ενέργεια δεν είναι άμεση, απλή, προφανής και γνωστή σε όλο το αρμόδιο προσωπικό καταγράφεται στο Τμήμα Α του εντύπου ΕΝ05-1, «Αναφορά Διορθωτικών Προληπτικών Ενεργειών» Διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες μπορεί να χρειασθούν για την αντιμετώπιση κάθε ανεπιθύμητης εσωτερικής κατάστασης ή για τη διευθέτηση εξωτερικών ζητημάτων (υποδείξεις των αρμόδιου Υπουργείου κ.λπ.) Υπεύθυνος για την καταγραφή και γνωστοποίηση του υφιστάμενου ή δυνητικού προβλήματος είναι κάθε εργαζόμενος του ΤΕΙ Αθήνας. Το πρόβλημα γνωστοποιείται στο προϊστάμενο της καθ ύλην αρμόδιας οργανωτικής μονάδας, με κοινοποίηση του ΕΝ «Αναφορά Διορθωτικών Προληπτικών Ενεργειών» Ο προϊστάμενος της οργανωτικής μονάδας έχει την ευθύνη για την περαιτέρω προώθηση της αίτησης. Σε περίπτωση απουσίας του, το σχετικό έντυπο κοινοποιείται απ ευθείας στον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας Ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας αποδίδει αύξοντα αριθμό στην αίτηση, ενημερώνοντας, παράλληλα, τον Πρόεδρο του Ιδρύματος ή τον Εκπρόσωπο της Διοίκησης ο οποίος έχει ορισθεί για το σκοπό αυτό, αν τούτο κριθεί σκόπιμο, λόγω της σοβαρότητας της μη συμμόρφωσης. 4.2 Καθορισμός διορθωτικών και/ή προληπτικών ενεργειών Ο προϊστάμενος της καθ ύλην αρμόδιας οργανωτικής μονάδας, σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας και με τη συνδρομή οποιουδήποτε άλλου θα μπορούσε, κατά την κρίση τους, να βοηθήσει, αναλύουν και διερευνούν το πρόβλημα, ώστε να ευρεθεί η αιτία του (όπου είναι δυνατό) και να επιλεγεί η κατάλληλη διορθωτική και/ή προληπτική ενέργεια. Σελ. 4 / 7

1 Κάθε απόκλιση από τα προδιαγεγραμμένα ποιοτικά χαρακτηριστικά των υπηρεσιών, για την οποία η διορθωτική και/ή προληπτική ενέργεια δεν είναι άμεση, απλή, προφανής και γνωστή σε όλο το αρμόδιο

5 4.2.2 Για τη διευθέτηση του προβλήματος, είναι δυνατόν να υλοποιηθούν, είτε από το ΤΕΙ Αθήνας, είτε από τους εξωτερικούς συνεργάτες του με ευθύνη του ΤΕΙ Αθήνας, μία ή περισσότερες από τις κατωτέρω ενέργειες: * εφαρμογή άμεσων μέτρων για τη μείωση των επιπτώσεων της μη συμμόρφωσης, * σχεδιασμός και υλοποίηση κατάλληλων ενεργειών για την αποτροπή της μελλοντικής επανεμφάνισης της μη συμμόρφωσης, * ενημέρωση των φοιτητών για το πρόβλημα και τις γενόμενες για την αντιμετώπισή του ενέργειες, * ενημέρωση του αρμόδιου Υπουργείου, σε περίπτωση κατά την οποία η μη συμμόρφωση ενδέχεται να έχει επιπτώσεις που σχετίζονται με την τήρηση των προβλεπόμενων νομικών και κανονιστικών διατάξεων, κ.λπ Η προς εφαρμογή διορθωτική και/ή προληπτική ενέργεια, η ημερομηνία και ο αρμόδιος υλοποίησής της καταγράφονται στο Τμήμα Β του εντύπου ΕΝ Το σχετικό έντυπο υπογράφεται από τον προϊστάμενο της εμπλεκόμενης οργανωτικής μονάδας, τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας και, εάν απαιτείται, λόγω της σοβαρότητας της μη συμμόρφωσης, από τον Πρόεδρο του ΤΕΙ ή τον Εκπρόσωπο της Διοίκησης, ο οποίος έχει ορισθεί για το σκοπό αυτό Ο προϊστάμενος της εμπλεκόμενης οργανωτικής μονάδας μεριμνά για την υλοποίηση της διορθωτικής και/ή προληπτικής ενέργειας, ενώ ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας παρακολουθεί την εφαρμογή της, για να διαπιστώσει την πληρότητα και την αποτελεσματικότητα της, την τήρηση του χρονοδιαγράμματος κλπ Το πρόβλημα θεωρείται ότι αποκαταστάθηκε όταν η υλοποίηση των προληπτικών και/ή διορθωτικών ενεργειών έχει ολοκληρωθεί, η εφαρμογή τους έχει αποδειχθεί επιτυχής, στην πράξη, και έχουν καθοριστεί οι τυχόν μελλοντικές ενέργειες παρακολούθησης Στην περίπτωση αυτή, ο προϊστάμενος της εμπλεκόμενης οργανωτικής μονάδας, ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας και, εφόσον απαιτείται, ο Εκπρόσωπος της Διοίκησης υπογράφουν το Τμήμα Γ του εντύπου ΕΝ και το έντυπο «κλείνει». Σελ. 5 / 7

* ενημέρωση των φοιτητών για το πρόβλημα και τις γενόμενες για την αντιμετώπισή του ενέργειες, * ενημέρωση του αρμόδιου Υπουργείου, σε περίπτωση κατά την οποία η μη συμμόρφωση ενδέχεται να έχει

6 4.2.7 Σε αντίθετη περίπτωση, συμπληρώνεται νέο ΕΝ , σύμφωνα με τα ανωτέρω. 4.3 Προτάσεις βελτίωσης Εκτός των διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών, το ΤΕΙ Αθήνας ενθαρρύνει τους εργαζόμενους, αλλά και τους σπουδαστές του Ιδρύματος να κάνουν προτάσεις για τη βελτίωση κάθε δραστηριότητας, ανεξάρτητα αν αυτή αφορά την παραγωγικότητα ή την ποιότητα Τα βήματα για την αξιοποίηση των προτάσεων για βελτίωση σημειώνονται στο έντυπο ΕΝ «Πρόταση Βελτίωσης». Πρόταση για βελτίωση μπορεί να προέλθει και από παρατήρηση του φορέα πιστοποίησης, του αρμόδιου Υπουργείου ή άλλου εξωτερικού φορέα Ο ενδιαφερόμενος καταγράφει την πρόταση στο σχετικό πεδίο του εντύπου, το οποίο στη συνέχεια προωθείται στον αρμόδιο προϊστάμενο και κοινοποιείται στον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας, ώστε να προχωρήσουν στην αξιολόγηση της πρότασης και στη θέση σε εφαρμογή των κατάλληλων ενεργειών για την υλοποίησή της. Σε περίπτωση που το θέμα της πρότασης είναι κρίσιμης σημασίας και κριθεί απαραίτητο από τον αρμόδιο προϊστάμενο και τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας, το συμπληρωμένο έντυπο κοινοποιείται στον Πρόεδρο του ΤΕΙ Αθήνας για περαιτέρω αξιολόγηση Για να είναι δυνατή η υποβολή προτάσεων βελτίωσης από τους σπουδαστές, τα έντυπα ΕΝ βρίσκονται σε εμφανή σημεία στις Γραμματείες των Τμημάτων του ΤΕΙ Αθήνας, τα οποία εφαρμόζουν το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας. Στην περίπτωση κατά την οποία φοιτητής υποβάλει πρόταση βελτίωσης, αυτή προωθείται, με ευθύνη της Γραμματείας στον Πρόεδρο του Τμήματος και στον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας. Σελ. 6 / 7

1 Εκτός των διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών, το ΤΕΙ Αθήνας ενθαρρύνει τους εργαζόμενους, αλλά και τους σπουδαστές του Ιδρύματος να κάνουν προτάσεις για τη βελτίωση κάθε δραστηριότητας,

7 5. ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΑ 5.1 Η εφαρμογή της παρούσας διαδικασίας τεκμηριώνεται με τη χρήση των εντύπων ΕΝ και ΕΝ Οι ολοκληρωμένες αναφορές διορθωτικών προληπτικών ενεργειών και οι προτάσεις βελτίωσης, τηρούνται από τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας. 5.2 Ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας ενημερώνει τον Πρόεδρο του ΤΕΙ ή τον αρμόδιο Εκπρόσωπο της Διοίκησης για την ανάγκη εφαρμογής διορθωτικών και/ή προληπτικών ενεργειών ή υλοποίησης των προτάσεων βελτίωσης, καθώς και για τα αποτελέσματα της εφαρμογής τους, όποτε κρίνεται αναγκαίο και οπωσδήποτε στη διάρκεια της τακτικής ανασκόπησης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας από τη Διοίκηση (βλ. ΔΡ12.02 «Ανασκόπηση Ποιότητας από την Επιτροπή Ποιότητας»). 6. ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ ΕΝΤΥΠΑ 6.1 ΕΝ «Αναφορά Διορθωτικών Προληπτικών Ενεργειών» 6.2 ΕΝ «Πρόταση Βελτίωσης» 7. ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 7.1 Υπεύθυνοι για τη σωστή τήρηση της διαδικασίας είναι όλοι οι εργαζόμενοι που διαπιστώνουν ή τεκμαίρουν αποκλίσεις από τις προδιαγεγραμμένες απαιτήσεις. 7.2 Οι κατάλληλες, σε κάθε περίπτωση, ενέργειες για την άρση των μη συμμορφώσεων καθορίζονται από τον προϊστάμενο της εμπλεκόμενης οργανωτικής μονάδας, σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας. 7.3 Η υλοποίηση και η αποτελεσματικότητα των ενεργειών για την άρση των μη συμμορφώσεων παρακολουθείται/αξιολογείται από τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας, με τη συνδρομή των προϊσταμένων των εμπλεκόμενων οργανωτικών μονάδων, υπηρεσιών και τμημάτων σε περίπτωση που το θέμα το απαιτεί. Σελ. 7 / 7

2 Ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας ενημερώνει τον Πρόεδρο του ΤΕΙ ή τον αρμόδιο Εκπρόσωπο της Διοίκησης για την ανάγκη εφαρμογής διορθωτικών και/ή προληπτικών ενεργειών ή υλοποίησης των προτάσεων

Σχετικά έγγραφα

ιορθωτικές και Προληπτικές Ενέργειες

ιορθωτικές και Προληπτικές Ενέργειες Κωδικός: Ρ05 Έκδοση: 01 Σελ. 1 από 7 ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ Ρ05 Κωδικός: Ρ05 Έκδοση: 01 Σελ. 2 από 7 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΩΝ Αρ. Έκδοσης Ηµεροµηνία Περιγραφή Παράγραφοι 01 12.10.2009 Τελική Έκδοση Όλες Συντάχθηκε: Ηµεροµηνία: