Προκήρυξη δηµόσιου διαγωνισµού για την εκµετάλλευση της καφετέριας Paris-Athènes του Γαλλικού Ινστιτούτου Ελλάδος

Transcript

1 1 Προκήρυξη δηµόσιου διαγωνισµού για την εκµετάλλευση της καφετέριας Paris-Athènes του Γαλλικού Ινστιτούτου Ελλάδος Πρεσβεία της Γαλλίας στην Ελλάδα Γαλλικό Ινστιτούτο Ελλάδος Σίνα ΑΘΗΝΑ Επικοινωνία και υποβολή προσφορών : Jean-Philippe GABILLOUX Γενικός Γραµµατέας Ηµεροµηνία Λήξης Υποβολής των Προσφορών : Την Παρασκευή 7 Φεβρουάριου 2014 και ώρα 17:00 ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΕΣ ΤΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Προοίµιο Με εκατονταετή παρουσία στην Ελλάδα, το Γαλλικό Ινστιτούτο Ελλάδος (ΓΙΕ) απέκτησε αυτά τα χρόνια ύπαρξής του, τη φήµη ικανότητας και αριστείας στην υπηρεσία της προβολής της γαλλικής γλώσσας και του γαλλικού πολιτισµού στην Ελλάδα. Εκ της ιδιότητας αυτής, το «Café Paris-Athènes» πρέπει να είναι µια βιτρίνα του γαλλικού τρόπου ζωής. Αποτελεί άρα συγχρόνως : - Ένα χώρο διαµορφωµένο σύµφωνα µε το πνεύµα ενός «καφέ αλά γαλλικά» που θα µπορεί επίσης να είναι το χώρο γευσιγνωσίας και ανακάλυψης τυπικών γαλλικών προϊόντων, - Ένα χώρο διαλόγου και ανταλλαγής ιδεών, ενηµέρωσης Τύπου και λοιπών συναντήσεων. - Ένα Ιντερνετ Καφέ ανοιχτό στο κοινό. 1. Η καφετέρια στο ΓΙΕ Η καφετέρια προσφέρει επιλογές γρήγορου φαγητού, γλυκισµάτων, ζεστών και κρύων ροφηµάτων, καθώς και ειδικές παροχές κατά τη διάρκεια εκδηλώσεων που διοργανώνονται στο χώρο. - Περιγραφή του χώρου Η καφετέρια αναπτύσεται σε εσωτερικό χώρο έκτασης 200 τ.µ. (εκ των οποίων 160 τ.µ. ανοιχτά στο κοινό) στο ισόγειο του Γαλλικού Ινστιτούτου Ελλλάδος, καθώς και στην παρακείµενη ανοικτή αυλή. Περιλαµβάνει διαµορφωµενη κουζίνα, µπάρ µε βιτρίνα καθώς και ένα χώρο καφέ προσβάσιµο στους πελάτες και εξοπλισµένο µε έπιπλα που ανήκουν στον σηµερινό διαχειριστή. Ο νέος διαχειριστής θα χρειαστεί να αναλάβει τον εξοπλισµό αυτού του χώρου. Την εκµετάλλευσή της αναλαµβάνει προς το παρόν η εταιρία σίτισης στο πλαίσιο σύµβασης η οποία λήγει στις 22 Μαρτίου 2014.

2 2 - Πελατεία της καφετέριας Η µόνιµη πιθανή πελατεία αποτελείται κατ εκτίµηση από : 300 µαθητές οι οποίοι επισκέπτονται το χώρο για τα µαθήµατα, τις εξετάσεις και την βιβλιοθήκη. 35 άτοµα διοικητικού προσωπικού, όπως και καθηγητές. Στις κατηγορίες αυτές προστίθεται το κοινό των εκδηλώσεων που διοργανώνονται στο Auditorium (200 άτοµα κατά µέσο όρο, 2 φορές την εβδοµάδα) καθώς και οι επισκέπτες που επιλέγουν τακτικά το χώρο αυτό για τη διεξαγωγή επαγγελµατικών συναντήσεων. 2. Περιγραφή των προσφερόµενων παροχών Η προαναφερόµενη πληροφορία παρέχεται ενδεικτικά και προκύπτει από τωρινά στοιχεία. εν αποτελεί τελική δέσµευση εκ µέρος του ΓΙΕ περί της ενδεχόµενης πελατείας. - Ροφήµατα Ζεστά, κρύα : καφές, τσάι, φυσικοί χυµοί φρούτων, αναψυκτικά, µπύρες, εµφιαλωµένο νερό - Γρήγορο φαγητό Ένα πιάτο της ηµέρας, ζεστά και κρύα εδέσµατα, διαφορετικά είδη σαλατών, σάντουιτς, hot dogs, pizzas, paninis, επιδόρπια, γλυκίσµατα, φρούτα, παγωτά. (δυνατότητα ορισµού συγκεκριµένου ελάχιστου αριθµού επιλογών ανά κατηγορία). - Κοκτέιλ και ειδικές παροχές Κατά τη διάρκεια εκδηλώσεων που διοργανώνει το ΓΙΕ, ο πάροχος υπηρεσιών καλείται από το Ινστιτούτο να προσφέρει υπηρεσίες catering είτε στο χώρο της καφετέριας είτε στους υπόλοιπους χώρους του Ινστιτούτου. Το ΓΙΕ διατηρεί ρητά το δικαίωµα να απευθύνεται σε άλλους πάροχους υπηρεσιών πέραν του ανάδοχου. ιατηρεί παρ όλα αυτά τη δυνατότητα να τον συµβουλεύεται και να εξετάζει την γραπτή προσφορά του. 3. ιασφάλιση ποιότητας Το ΓΙΕ αποτελεί ιδιαίτερο ίδρυµα λόγω του κύρους και της ιστορίας που το χαρακτηρίζουν, καθώς και του ρόλου του στην προβολή του γαλλικού πολιτισµού και του γαλλικού τρόπου ζωής. Η καφετέρια οφείλει να παρέχει ποιοτικά άρτιες υπηρεσίες, σε λογικές τιµές, στο σύνολο του πληθυσµού που το επισκέπτεται, 6 ηµέρες την εβδοµάδα, εκτός των περιόδων όπου το ίδρυµα παραµένει κλειστό. Κατά συνέπεια, απαιτείται από τον πάροχο υπηρεσιών ιδιαίτερη έµφαση και προσοχή όσον αφορά τη φροντίδα του χώρου έτσι ώστε αυτός να είναι φιλόξενος και φιλικός προς τον χρήστη, τη διατήρηση της αισθητικής του χώρου, συγκεριµένα τη διατήρηση του εξοπλισµού σε συνεχή άρτια κατάσταση, την ποιότητα της υποδοχής, του προσωπικού και την τροφοδοσία προϊόντων. Οι επιγραφές και το µενού πρέπει να συντάσσονται στη γαλλική γλώσσα. Η καφετέρια οφείλει να παρέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά µε καλλιτεχνικές εκδηλώσεις που διοργανώνει το ΓΙΕ.

3 3 4. Τιµολόγηση των υπηρεσιών Προνοµιακές τιµές πρέπει να προσφέρονται στους εργαζόµενους του ΓΙΕ σύµφωνα µε λεπτοµέρειες που θα προσδιοριστούν. Οι τιµές των προσφερόµενων υπηρεσιών πρέπει να κυµαίνονται σε λογικά πλαίσια. Η ετήσια αναθεώρηση των τιµών θα γίνεται κατόπιν διαπραγµάτευσης µεταξύ του πάροχου υπηρεσιών και της ιεύθυνσης. 5. Ωράρια λειτουργίας Τα ωράρια λειτουργίας ορίζονται κατόπιν συµφωνίας µε την ιεύθυνση του ΓΙΕ. Το ΓΙΕ ενηµερώνει τον ανάδοχο στην αρχή του κάθε έτους, σχετικά µε τις ετήσιες προγραµµατισµένες περιόδους όπου το ίδρυµα παραµένει κλειστό. Τα ισχύοντα ωράρια λειτουργίας είναι τα παρακάτω : - Από ευτέρα έως Παρασκευή : Σάββατο : Κατά τη διάρκεια εκδηλώσεων που διοργανώνει το Γαλλικό Ινστιτούτο, τα ωράρια λειτουργίας επιµηκύνονται. Εν τούτοις, ο πάροχος υπηρεσιών θα πρέπει να είναι σε θέση να ανοίξει την καφετέρια κατά αυτές τις περιόδους δραστηριοτήτων. Το Γαλλικό Ινστιτούτο προγραµµατίζει συνήθως 3 περιόδους κλεισίµατος το χρόνο : - Καλοκαίρι : 3 εβδοµάδες από τέλη Ιουλίου έως τέλη Αυγούστου. - Ανάµεσα στα Χριστούγεννα και τα Θεοφάνια. - Γιορτές του Πάσχα. 6. ιοικητικές, τεχνικές και οικονοµικές διάταξεις - Είδος σύµβασης : Σύµβαση Προσωρινής Στέγασης (Convention d Occupation à titre Précaire) µε το γαλλικό Κράτος το οποίο και εκπροσωπεί η Πρεσβεία της Γαλλίας στην Ελλάδα. Το γαλλικό Κράτος διατηρεί το δικαίωµα να αναστέλλει την σύµβαση ή να την καταγγέλει σε κάθε στιγµή, είτε για µη σεβασµό από τον ανάδοχο µίας από τις υποχρεώσεις του είτε για µια αιτιολογία γενικού συµφέροντος µε προειδοποίηση το λιγότερο ένος µήνος. - Ύψος του ενοίκιου : καθορίζεται σύµφωνα µε την τιµή της αγοράς και εγκρίνεται από την διυπουργική Επιτροπή αρµόδια να δώσει µια γνώµη στις ακίνητες πράξεις του Κράτους στο εξωτερικό (CIM). - Ηµεροµηνία έναρξης και λήξης της σύµβασης : η σύµβαση έχει µέγιστη διάρκεια 3 ετών. Στο πέρας αυτής της περιόδου, δύναται να ανανεωθεί κατόπιν σύνταξης νέου φακέλου και διακήρυξης διαγωνισµού ανοικτού σε όλους τους ενδιαφερόµενους. Στη περίπτωση όπου η παροχή δεν ανταποκρίνεται ικανοποιητικά στις απαιτήσεις, και οι δύο πλευρές διατηρούν το δικαίωµα να τερµατίσουν τη σύµβαση εντός στο πλαίσιο λογικού χρονικού διαστήµατος το οποίο και ορίζεται από την σύµβαση. - Προσωπικό : Ο ανάδοχος δεσµεύεται να διαθέσει για την παροχή των υπηρεσιών το απαραίτητο προσωπικό. Η πρόσληψη και η διαχείρισή του ανάγεται στη σφαίρα της αποκλειστικής του ευθύνης. Ο υποψήφιος καλείται να γνωστοποιήσει στοιχεία σχετικά µε την κατάρτιση των ατόµων που θα πλαισιώνουν την καφετέρια. Θα γνωστοποιήσει επίσης το προβλεπόµενο πρόγραµµα απασχόλησης και τους τρόπους πλαισίωσης του προσωπικού καθώς και τον τύπο συµβάσεων εργασίας τους. Το Γαλλικό Ινστιτούτο δίνει ιδιαίτερη έµφαση στην ικανότητα προσαρµογής

4 4 του προσωπικού στις ανάγκες ενός γαλλόφωνου κοινού, καθώς και στην ποιότητα της εµφάνισης και της υποδοχής. Το ΓΙΕ διατηρεί το δικαίωµα να ζητήσει από τον πάροχο τη µη διατήρηση του προσωπικού που δεν πληροί τις συµφωνηθέντες απαιτήσεις. - Συνθήκες λειτουργίας : η καφετέρια αποτελεί παρεχόµενη υπηρεσία προς τους χρήστες και τα µέλη του προσωπικού του Γαλλικού Ινστιτούτου Ελλάδος. - Λοιπά έξοδα : Οι δαπάνες του ηλεκτρικού ρεύµατος, τηλεφώνου καθώς και η κατανάλωση νερού και φυσικού αερίου απαραίτητες για τη λειτουργία της καφετέριας, θα βαραίνουν τον ανάδοχο. - Συντήρηση : Ο πάροχος υπηρεσιών αναλαµβάνει µε δικές του δαπάνες την καθηµερινή συντήρηση του χώρου και λαµβάνει τα απαραίτητα µέτρα για την διατήρηση της καθαριότητας σύµφωνα µε τις σχετικές ισχύουσες διατάξεις. - Οικονοµικές διατάξεις : Ο πάροχος υπηρεσιών πραγµατοποιεί µε δικά του έξοδα τα έργα διαρρύθµισης που κρίνει απαραίτητα για την εγκατάσταση του τεχνικού εξοπλισµού και την επίπλωση του χώρου. Τα έργα αυτά πρέπει να εγκρίνονται από το Γαλλικό Ινστιτούτο. Καθ όλη τη διάρκεια εκµετάλλευσης του χώρου, ο τεχνικός εξοπλισµός και τα είδη επίπλωσης αποτελούν ιδιοκτησία του παρόχου. Μετά το πέρας της περιόδου εκµετάλλευσης, ο ανάδοχος καλείται να παραδώσει τους χώρους στην αρχική τους µορφή. Εκτός του ετήσιου µισθώµατος, απαιτείται συµµετοχή για την εξόφληση των εξόδων τηλεφώνου, νερού και ηλεκτρικού. Μια εγγύηση που αντιστοιχεί σε τρεις μήνες ενοκίου ή διαφορετικά, μια τραπεζική εγγυητική επιστολή, θα απαιτείται από τον ανάδοχο. - Έλεγχος ποιότητας / Υγιεινή και ασφάλεια : Ο ανάδοχος καλείται να δίνει ιδιαίτερη προσοχή στην ποιότητα και την ασφάλεια των τροφίµων που προσφέρει καθώς και να καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια για την εγγύηση της διατροφικής ασφάλειας των τροφίµων, σύµφωνα µε όσα ορίζονται από τις διατάξεις της ισχύουσας νοµοθεσίας. Ο ανάδοχος υποχρεούται να αναφέρει τους υγειονοµικούς ελέγχους που σκοπεύει να διεξάγει σύµφωνα µε την ισχύουσα νοµοθεσία καθώς επίσης και να δέχεται το σύνολο των ελέγχων που διεξάγουν οι Αρµόδιες Κρατικές Υπηρεσίες. Η ποιότητα της υποδοχής και των παρεχόµενων υπηρεσιών θα παρακολουθείται από την ιεύθυνση του ιδρύµατος. - Σύναψη ασφάλισης : ο πάροχος υπηρεσιών υποχρεούται να συνάψει ασφάλιση η οποία τον καλύπτει από όλους τους κινδύνους (πυρκαγιάς, πληµµύρας, δυσλειτουργιών παροχής φυσικού αερίου κλπ.) και τον απαλλάσει από κάθε ευθύνη από τυχόν ατύχηµα ή από κάθε άλλη αιτία που οφείλεται στον ίδιο ή στους πελάτες κατά την εκτέλεση της εργασίας του, και µεταξύ άλλων από τον κίνδυνο τροφικών δηλητηριάσεων. 7. Κανονισµός συµµετοχής - Περιεχόµενο προσφοράς : * Στοιχεία εταιρείας : διοικητικές και οικονοµικές εγγυήσεις (εµπειρία, - λογιστικά στοιχεία όπως οι ετήσιοι ισολογισµοί των τριών τελευταίων οικονοµικών έτων,...) * Άδεια εκµετάλλευσης αν ο υποψήφιος διαθέτει µία.

5 5 * Περιγραφή του σχεδίου εκµετάλλευσης : προβλεπόµενες επενδύσεις, προτεινόµενος εξοπλισµός, διατροφικές προτάσεις, προτεινόµενες δραστηριότητες στον χώρο, διακόσµηση, κλπ. * είγµατα προτεινόµενων µενού και καταλόγων (µε ενδεικτικές τιµές) * Παραστήµατα όπου παρουσιάζονται αναλυτικά οι προβλεπόµενες υπηρεσίες. τιµές, προσωπικό κλπ. - Υποβολή των προσφορών : Με οποιοδήποτε τρόπο µέχρι τις 7/02/2014 και ώρα 17:00, αυτοπροσώπως ή µε αποστολή εντός σφραγισµένου φακέλου µε την ένδειξη «Προσφορά - να µην ανοιχτεί», υπόψιν του Γενικού Γραµµατέα. - Επίσκεψη του χώρου : Απαραίτητη, λόγω της ιδιαιτερότητας του σχεδίου και της σύµβασης. Επικοινωνήστε µε τη Γενική Γραµµατεία του ΓΙΕ πρίν τις 24 Ιανουαρίου Επιλογή αναδόχου : το ΓΙΕ διατηρεί το δικαίωµα επιλογής του αναδόχου της προτίµησής του σύµφωνα µε κριτήρια που ορίζει εκείνο και δεν υποχρεούται να δικαιολογήσει ούτε να γνωστοποιήσει την απόφασή του στους µη επιλεγµένους υποψηφίους. Επίσης, διατηρεί το δικαίωµα απόρριψης όλων των προσφορών σε περίπτωση που καµιά δεν το ικανοποιεί.