Logistics στην Υγεία. Εφαρμογή στη Διαχείριση Φαρμάκων σε Ψυχιατρική Κλινική. Α. Τσαγκάρης 1, Θ. Τζούρος 2, Π. Κυράτσης 3, Δ.

Transcript

1 Logistics στην Υγεία. Εφαρμογή στη Διαχείριση Φαρμάκων σε Ψυχιατρική Κλινική. Α. Τσαγκάρης 1, Θ. Τζούρος 2, Π. Κυράτσης 3, Δ. Τόλης 4 1 Αλεξάνδρειο Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Θεσσαλονίκης, Θεσσαλονίκη, Ελλάδα 2 Γενικό Νοσοκομείο Γιαννιτσών, Γιαννιτσά, Ελλάδα 3 Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Δυτικής Μακεδονίας, Ελλάδα 4 Human Asset AE, Θεσσαλονίκη, Ελλάδα 1 tsagaris@teithe.gr, 2 ttzouros@vodafone.net.gr, 3 pkyratsis@teikoz.gr 4 tolisd@humanasset.gr Περίληψη Οι προσπάθειες σήμερα παγκοσμίως, για περιορισμό του ρυθμού αύξησης των δαπανών υγείας, επικεντρώνονται σε προσπάθειες ελέγχου και αύξησης της αποδοτικότητας αλλά και περιορισμού δαπανών των συστημάτων υγείας μεταξύ των οποίων περιλαμβάνεται και το κόστος της νοσοκομειακής εφοδιαστικής αλυσίδας. Καθώς τα νοσοκομειακά έξοδα αυξάνονται χρόνο με το χρόνο οι διοικήσεις τους είναι υποχρεωμένες να βρουν τρόπους ώστε αυτά να περιοριστούν. Ένα αποτελεσματικό μέσο, στην προσπάθειά τους, αποτελεί η αποδοτική λειτουργία της εφοδιαστικής αλυσίδας μέσω του ελέγχου των υλικών αλλά και των αναγκαίων πληροφοριών για αυτά. Ένα πολύ μεγάλο ποσοστό των δαπανών κατέχει η διαχείριση φαρμάκων που αποτελεί κρίσιμο παράγοντα κάθε νοσηλευτικού ιδρύματος. Το πληροφοριακό σύστημα ενός οργανισμού αποτελεί τη ραχοκοκαλιά του, καθώς ευθύνεται για την ταχύτητα και τον βαθμό ικανοποίησης των πελατών του υποστηρίζοντας και υλοποιώντας τις αποφάσεις και τον προγραμματισμό της νοσοκομειακής διοίκησης. Τα πληροφοριακά συστήματα συνδέουν τα επιμέρους σημεία της εφοδιαστικής αλυσίδας με τα υπόλοιπα σημεία του οργανισμού, δίνοντας πληροφορίες σχετικά με τις ανάγκες προϊόντων και τις τοποθεσίες που υπάρχει η ανάγκη αλλά και τη συσσώρευση, ώστε να κατευθύνεται η ροή των προϊόντων για την κάλυψη αυτών των αναγκών και κατ επέκταση των πελατών. Σκοπός της εργασίας αυτής είναι να αναδειχθούν αποτελεσματικές τεχνικές στις νοσοκομειακές προμήθειες και διαχείριση υλικών και ιδιαίτερα στη διαχείριση φαρμάκων μέσα από σύγχρονα μηχανογραφικά συστήματα. Η διαχείριση αυτή συντελεί στην μείωση των αποθεμάτων, στην αυτοματοποιημένη διαχείριση των προμηθειών, στον αποτελεσματικό έλεγχο των απαιτήσεων της κλινικής καθώς και στην ορθολογική διαχείριση των ημερομηνιών λήξης των φαρμάκων. Η εφαρμογή των συγκεκριμένων τεχνικών PROCEEDINGS 1

2 παρουσιάζεται μέσα από στοιχεία που συλλέχθηκαν από ιδιωτική κλινική όπου χρησιμοποιείται μηχανογραφικό σύστημα διαχείρισης προμηθειών και υλικών, με έμφαση στην ορθολογική διαχείριση φαρμάκων. Το μηχανογραφικό σύστημα αποτελεί μέρος ενός ευρύτερου συστήματος υποστήριξης λήψης αποφάσεων. Σκοπός είναι μέσα από ένα ενιαίο πληροφοριακό σύστημα να διαχειρίζονται και να ελέγχονται αποτελεσματικά, όλες εκείνες οι διεργασίες που επηρεάζουν τη φροντίδα υγείας, από τη διάγνωση και την αποκατάσταση, ως και την φροντίδα μετά την εισαγωγή. Λέξεις Κλειδιά: Εφοδιαστική αλυσίδα και υγεία, ηλεκτρονική διαχείριση υπηρεσιών υγείας, συστήματα υποστήριξης λήψης αποφάσεων Εισαγωγή Η ραγδαία ανάπτυξη της πληροφορικής και των επικοινωνιών, καθώς και η αλματώδης ανάπτυξη του διαδικτύου, είχαν ως αποτέλεσμα τη διαρκή αύξηση των πληροφοριών που συγκεντρώνονται, επεξεργάζονται και διακινούνται. Αυτές οι τεχνολογικές αλλαγές είχαν ως αποτέλεσμα να περάσουμε από το φορντικό σύστημα παραγωγής (Ford Motor Company), το οποίο είχε βασιστεί στο δίπτυχο μαζική παραγωγή και μαζική κατανάλωση (είχε ήδη επικρατήσει μετά το δεύτερο παγκόσμιο πόλεμο), στο μεταφορντικό σύστημα παραγωγής (Nettleton, 2002). Βασικό χαρακτηριστικό του νέου συστήματος παραγωγής είναι η χρήση των νέων τεχνολογιών (πληροφορικής επικοινωνιών), οι οποίες συμβάλλουν στην άμεση συλλογή των πληροφοριών, τη διακίνησή τους και την αποτελεσματική επεξεργασία τους. Οι εξελίξεις αυτές όπως ήταν φυσικό δεν μπορούσαν να αφήσουν ανεπηρέαστο τον τομέα της υγείας, ιδιαίτερα σε χώρες όπως η Μεγάλη Βρετανία, συμβάλλοντας θετικά στην τεχνική αποτελεσματικότητα των υπηρεσιών υγείας, αλλά και στην εξατομίκευση του τρόπου παροχής τους, εφόσον υπάρχουν περισσότερα και διάσπαρτα κανάλια επικοινωνίας. Οι Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών (Τ.Π.Ε., I.C.T - Information and Communication Technologies) παίζουν κεντρικό ρόλο στη βελτίωση της παραγωγικότητας και στην αποτελεσματική παροχή προϊόντων και υπηρεσιών, σε όλο το φάσμα της οικονομικής και επιστημονικής δραστηριότητας των υποσυστημάτων, καθώς και στην υποστήριξη της λειτουργίας και των σχέσεών τους µε τις εξωτερικές οντότητες. Η σύγκλιση των Τ.Π.Ε. και οι εξελίξεις στις τεχνολογίες των πολυμέσων διαφοροποιούν τη δομή της εργασίας των φορέων και παρέχουν νέες ευκαιρίες δραστικής βελτίωσης της αποδοτικότητας και αύξησης της ανταγωνιστικότητας τους. Η εξέλιξη στα δημόσια και ιδιωτικά δίκτυα επικοινωνιών έχει διαφοροποιήσει τη δυνατότητα της ανθρώπινης επικοινωνίας, αλλά και την αυτοματοποίηση των ενδο-επιχειρησιακών ανταλλαγών. Τα όρια ενός υποσυστήματος PROCEEDINGS 2

3 παύουν πλέον να είναι σαφή. Η ροή της εργασίας μπορεί να διαπερνά περισσότερους από ένα οργανισμούς µε ασήμαντο κόστος, ενώ οι περιορισμοί της απόστασης και του χρόνου έχουν εκμηδενισθεί. Επομένως, η χρήση των Τ.Π.Ε. μπορεί να λειτουργήσει ως καταλυτικός παράγοντας για την ολοκλήρωση (integration) των δραστηριοτήτων, που μπορεί είτε να πάρει τη μορφή της ολοκλήρωσης επιχειρησιακών λειτουργιών (που πριν γίνονταν αποσπασματικά), είτε τη μορφή της διασύνδεσης διαφορετικών υποσυστημάτων. Η ανάπτυξη της τεχνολογίας των επικοινωνιών αποτελεί και την τεχνολογική βάση των Ολοκληρωμένων δικτύων Υγείας, που είναι η κυρίαρχη τάση σήμερα στο χώρο της προσφοράς των Υπηρεσιών Υγείας (01 Πληροφορική, 1998). Η ανάπτυξη αυτού του τομέα, που συνδυάζει τις επιστήμες της πληροφορικής και των επικοινωνιών με την υγεία, είναι σχετικά περιορισμένη, σε σχέση με άλλους τομείς όπως το ηλεκτρονικό εμπόριο και η ηλεκτρονική διακυβέρνηση. Προμήθειες Σύμφωνα με τον Waters (2003), προμήθεια είναι «ένα σύνολο συντονισμένων ενεργειών που απαιτούνται για τον εφοδιασμό ενός οργανισμού με υλικά που χρειάζεται ώστε να επιτελέσει τον σκοπό του». Η λειτουργία των προμηθειών ενός νοσοκομείου αποτελεί ένα από τα πιο σημαντικά μέρη όλων των λειτουργιών του. Από εκεί ξεκινούν όλες οι προσπάθειες οργάνωσης των σχέσεων του νοσοκομείου με τους προμηθευτές, απαιτώντας τον συντονισμό με τις εσωτερικές διαδικασίες και λειτουργίας του νοσοκομείου και έχοντας ως στόχο αφενός την μείωση του συνολικού κόστους των υλικών αφετέρου την προσφορά ποιοτικών υπηρεσιών στους πελάτες τους για την κάλυψη των επιθυμιών και των αναγκών τους (Dumond, 1996). Είναι φανερός ο διπλός ρόλος της λειτουργίας των προμηθειών: πρώτα στρατηγικός, καθώς εκτελούνται δραστηριότητες σχετικές με τις πηγές με τέτοιο τρόπο ώστε να στηρίζονται οι γενικοί στόχοι του οργανισμού και δεύτερον λειτουργικός καθώς παρέχεται εσωτερική υποστήριξη και διασφάλιση (εξασφάλιση) για την επίτευξη επιθυμητού επίπεδου λειτουργικής ποιότητας των λοιπών τμημάτων του οργανισμού (Lambert, 1998). Οι δραστηριότητες που σχετίζονται με την προμήθεια περιλαμβάνουν (Ballou, 1999): Επιλογή και πιστοποίηση προμηθευτών Απόδοση αξίας προμηθευτών Διαπραγμάτευση συμβολαίων Σύγκριση προσφερόμενων τιμών, ποιότητας και υπηρεσιών PROCEEDINGS 3

4 Ανεύρεση αγαθών και υπηρεσιών Χρονοδιάγραμμα αγορών Καθορισμός όρων προγράμματος Εκτίμηση ληφθείσας αξίας-ποιότητας Μέτρηση ποιότητας εισερχόμενων ειδών ή ανάθεση ευθύνης ελέγχου ποιότητας Πρόβλεψη τιμής, υπηρεσιών και ζήτησης για αλλαγές Καθορισμός τρόπου παραλαβής προϊόντων. Οι νοσοκομειακές προμήθειες παρουσιάζουν ιδιαιτερότητες, τόσο εξ αιτίας της φύσης των υλικών όσο και λόγω της ανάγκης χρήσης τους, που κάνουν κάποιες από τις προαναφερόμενες δραστηριότητες δύσκολα πραγματοποιήσιμες. Η διαδικασία προμηθειών στο δημόσιο νοσοκομείο χαρακτηρίζεται από νομιμότητα, καθώς δίνεται έμφαση στη διαφάνεια, στην ελευθερία διακίνησης της πληροφορίας, στην ίση μεταχείριση προμηθευτών, στην λεπτομέρεια, στην ακρίβεια κλπ και δεν υπάρχει συζήτηση, διαπραγμάτευση, υποχώρηση, ευελιξία. Στο ιδιωτικό νοσοκομείο χαρακτηρίζεται από αποτελεσματικότητα, καθώς βασίζεται στην διαπραγμάτευση και την αμοιβαία κάμψη των ορίων προμηθευτή και αγοραστή με σκοπό την αμοιβαία ικανοποίηση στη βάση οικοδόμησης μελλοντικών συνεργασιών (Neuman, 2003). Πληροφοριακά συστήματα στην υγεία Ένα Σύστημα Υγείας αποτελεί ένα οργανωτικό και λειτουργικό πλαίσιο συνδυασμού, αλληλεξάρτησης, συντονισμού και αξιοποίησης των υφιστάμενων δυνατοτήτων για την κάλυψη των αναγκών υγείας και το σχεδιασμό των προοπτικών στο χώρο της υγείας (Σιγάλας, 1999 I.T.Y., 2001). Περιλαμβάνει ένα σύνολο δομών και υποδομών που παράγουν υπηρεσίες υγείας και πρόληψης µε βάση θεσμοθετημένους από την πολιτεία κανόνες οργάνωσης και λειτουργίας και µε σκοπό τη διατήρηση και προαγωγή της δημόσιας υγείας και κατ επέκταση, της υγείας των πολιτών στους οποίους απευθύνονται. Παρατηρείται η ύπαρξη μιας κρίσης στα συστήματα υγείας. Κύριος παράγοντας είναι η αύξηση του όγκου των πληροφοριών και η δημιουργία ενός κλίματος διαρκούς εξέλιξης της πληροφορίας, πράγμα που αδυνατεί να αντιμετωπίσει από μόνος του ο κλάδος της υγείας. Η ανεξέλεγκτη παραγωγή νέων γνώσεων και ο κορεσμός των υπαρχόντων διαδικασιών τους, έχει σαν αποτέλεσμα την αδυναμία συγκέντρωσης, αποθήκευσης και των υπαρχόντων δεδομένων. Επίσης, ο κατακερματισμός της εργασίας και η υψηλή εξειδίκευση αποτρέπουν τις συνθετικές διεργασίες των συσσωρευμένων πληροφοριών, γεγονός που καθυστερεί την PROCEEDINGS 4

5 πρόοδο της ιατρικής επιστήμης και μειώνει την αποτελεσματικότητα των παρεχομένων υπηρεσιών (Μπόζιος, 1994). Με τον όρο Πληροφορική Υγείας, νοείται ο κλάδος της πληροφορικής που ασχολείται με την τεχνολογία της επεξεργασίας πληροφοριών στον τομέα της υγείας (διοίκηση και διαχείριση Νοσοκομείου, κέντρων υγείας, σχεδιασμός, προγραμματισμός, έλεγχος και αξιολόγηση των συστημάτων υγείας κ.λπ.). Τα πληροφοριακά συστήματα στην υγεία αποσκοπούν στην εισαγωγή πληροφοριακών μεθόδων και τεχνικών στη διοίκηση, το σχεδιασμό και την αξιολόγηση των οργανισμών υγείας. Συγκεκριμένα: Στη διοίκηση-διαχείριση των μονάδων Υγείας, π.χ. Νοσοκομείων, τα πληροφοριακά συστήματα αναπτύσσονται στις διοικητικές και οικονοµικές υπηρεσίες, στη διαχείριση των ανθρώπινων, υλικών και οικονομικών πόρων, σε διαδικασίες ανάλυσης και ελέγχου κ.λπ.. Στο σχεδιασμό των Συστημάτων Υγείας η πληροφορική χρησιμοποιείται στην εφαρμογή τεχνικών στατιστικής ανάλυσης, επιχειρησιακής έρευνας και προϋπολογιστικών τεχνικών στην προσπάθεια να υπολογιστεί το βάρος των διαφόρων παραμέτρων και να διευκολυνθεί η διαδικασία λήψης αποφάσεων και η ιεράρχηση προτεραιοτήτων. Στην αξιολόγηση και τον έλεγχο των συστημάτων υγείας η πληροφορική εφαρμόζεται στην εκτίμηση των αποτελεσμάτων του υγειονομικού τομέα (διαγνωστικές και θεραπευτικές διαδικασίες, δείκτες υγείας κ.λπ.) και στην παρακολούθηση της διοικητικής και οικονομικής λειτουργίας (νοσοκομειακή λογιστική, δαπάνες περίθαλψης κ.α.) (Αποστολάκης, 2002 Moustakis, 1988). Η συνειδητοποίηση του γεγονότος ότι τα συστήματα πληροφορικής των Νοσοκομείων είναι υποστηρικτικά και απλώς αποτελούν μέσα διεκπεραίωσης ιατρονοσηλευτικών ή διοικητικών και οικονομικών δραστηριοτήτων είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την κατανόηση του ρόλου που μπορούν να παίξουν στη λειτουργικότητα των υπηρεσιών. Πολλές φορές δίνεται η εντύπωση ότι με ένα πληροφοριακό σύστημα μπορούν να λυθούν όλα τα προβλήματα. Είναι χαρακτηριστική όσο και εύστοχη η παρατήρηση ότι, αν η διοίκηση ενός οργανισμού είναι ανεπαρκής, η χρήση Π.Σ. είναι πολύ πιθανόν να επιδεινώσει τα προβλήματα, που οφείλονται στην ανεπαρκή διοίκηση. Η χρήση δηλαδή Π.Σ. λειτουργεί, μέχρις ενός βαθμού, ως καταλυτής των τρεχουσών διαδικασιών διοίκησης του οργανισμού. Από την άλλη πλευρά γίνεται εύκολα κατανοητό το γεγονός ότι πολλές αποφάσεις που αφορούν στη διοίκηση και στον προγραμματισμό των υπηρεσιών υγείας, ιδίως των περισσότερο πολύπλοκων νοσοκομειακών μονάδων, λαμβάνονται µε σημαντικού βαθμού αβεβαιότητα, λόγω PROCEEDINGS 5

6 ελλείψεως πληροφοριακών δεδομένων. Τα προβλήματα αυτού του τύπου μπορούν να αμβλυνθούν µε τη χρήση Π.Σ., αλλά δεν θα λυθούν αν οι πληροφορίες που συνάγονται δεν αξιολογούνται και δεν αξιοποιούνται µε τον ορθότερο για κάθε περίπτωση τρόπο (Σκαλκίδης, 2004). Σύμφωνα µε έναν από τους περισσότερο ολοκληρωμένους ορισμούς, ως Πληροφορικό Σύστημα Νοσοκομείου (Π.Σ.Ν) νοείται η συστηματική και µε βάση προκαθορισμένα κριτήρια, συλλογή στοιχείων, που μετά από συγκερασμό και ολοκληρωμένη ανάλυση, μετατρέπει την πληθώρα των παραμέτρων λειτουργίας των υπηρεσιών υγείας, σε πληροφοριακά δεδομένα, για τη διαμόρφωση και υποστήριξη του τρόπου λήψης αποφάσεων σε θέματα διοικητικο-οικονομικά και ιατρο-νοσηλευτικά (Kolonaty, 1984). Ως εργαλείο λοιπόν αποτελεί ένα πολύ σημαντικό όπλο στη λήψη αποφάσεων, είτε σε θέματα καθαρά κλινικά και περίθαλψης, είτε σε θέματα διαχείρισης. Η αποτίμηση της κλινικής εικόνας ενός ασθενούς, η επιλογή του βέλτιστου θεραπευτικού σχήματος, η αποτελεσματική διαχείριση της φαρμακευτικής αγωγής του ασθενούς, ο καθορισμός του προσωπικού βάρδιας, ή ο χρόνος της παραγγελίας φαρμακευτικών προμηθειών, αποτελούν παραδείγματα τέτοιων αποφάσεων. Η σωστή και αποτελεσματική λήψη παρόμοιων αποφάσεων προϋποθέτει αποτελεσματική διαχείριση της πληροφορίας (Δελήµπασης, 2000 Jydstrup, 1996). Ανάγκες διαχείρισης πληροφορίας Λειτουργικές πληροφορίες Πληροφορίες απαιτούµενες για το σχεδιασµό Πληροφορίες για παραγωγή τυποποιηµένων εγγράφων Σχήμα 1. Ανάγκες διαχείρισης πληροφορίας Οι πληροφορίες που χρήζουν ανάγκη διαχείρισης (σχήμα 1) σε ένα νοσηλευτικό ίδρυμα μπορούν να ορισθούν ως εξής: Λειτουργικές πληροφορίες. Σχετίζονται µε όλες τις λειτουργίες που άπτονται άμεσα των ασθενών. Διαχείριση πληροφορίας που απαιτείται για να απαντηθούν ερωτήματα όπως: Πότε εισήχθη ο ασθενής, τι αγωγή λαμβάνει, ποια είναι η διάγνωσή του, τι θεραπεία ακολουθείται κ.λπ.. PROCEEDINGS 6

7 Πληροφορίες απαιτούμενες για το σχεδιασμό, είτε αυτός αφορά τη λειτουργία του Νοσοκομείου είτε τη θεραπευτική αγωγή των ασθενών. Έχουν να κάνουν με το χρόνο παραγγελίας φαρμάκων, τις άδειες κλίνες, την εφαρμογή νέας θεραπείας κ.λπ.. Πληροφορίες για παραγωγή τυποποιημένων εγγράφων. Η κατηγορία αυτή περιλαμβάνει τόσο την παραγωγή εγγράφων γιο το αρχείο του Νοσοκομείου, όπως επιβάλλει ο εσωτερικός κανονισμός λειτουργίας του, όσο και εγγράφων προς τρίτους. Στα πρώτα περιλαμβάνονται έγγραφα επικοινωνίας μεταξύ ιατρών και νοσηλευτικού προσωπικού, μεταξύ διαφόρων νοσηλευτικών τμημάτων του Νοσοκομείου και μεταξύ αυτών και του διοικητικού τμήματος. Τα τελευταία περιλαμβάνουν τα οικονομικά έντυπα (λογαριασμοί) προς ασφαλιστικές εταιρείες, κ.λπ. (Shortliffe, 2000). Μελέτη περίπτωσης Το πληροφοριακό σύστημα λειτουργεί στο Θεραπευτήριο Σπινάρη στην Κοζάνη. Οι πρώτες επαφές άρχισαν το Μάιο του 2005, οπότε και ξεκίνησε η εφαρμογή του συστήματος. Αφού μελετήθηκε η υπάρχουσα δομή και λειτουργία της κλινικής, αποφασίσθηκε σε πρώτη φάση να γίνει εγκατάσταση της εφαρμογής σε 7 κομβικά για την εταιρεία σημεία. Το πρώτο ήταν το φαρμακείο, όπου υπήρχε ένας μεγάλος όγκος δουλειάς που απέρρεε από τους περίπου 320 ασθενείς που νοσηλεύονταν σε ημερήσια βάση και οι οποίοι λάμβαναν αγωγές που αποτελούνταν από τουλάχιστον 5 διαφορετικά φάρμακα σε διάφορες αναλογίες. Το δεύτερο σημείο ήταν η υποδοχή των ασθενών, όπου απαιτούνταν στοιχεία που είχαν να κάνουν με δημογραφικές πληροφορίες, τηλέφωνα, ημερομηνίες προηγούμενων επισκέψεων, διαγνώσεων κ.λπ. Το τρίτο σημείο ήταν το γραφείο κίνησης, όπου διαχειρίζονταν τα στοιχεία του ασθενούς. Το τέταρτο ήταν το λογιστήριο, όπου εκδίδονταν όλες οι καταστάσεις και τα παραστατικά που απαιτούνταν. Στη συνέχεια εγκαταστάθηκαν δύο σταθμοί (5 ος και 6 ος ) στις στάσεις των νοσηλευτών, απ όπου ξεκινούσαν τις αγωγές και τη φροντίδα των ασθενών. Τέλος ένας σταθμός (7 ος ) τοποθετήθηκε σε γραφείο ιατρών, για τη πρόσβαση στα στοιχεία των ασθενών από το ιατρικό προσωπικό. Στο σχήμα 2 φαίνεται η σχηματική αναπαράσταση της τοπολογίας της εφαρμογής με τα διάφορα κομβικά σημεία. PROCEEDINGS 7

8 Λογιστήριο Γραφείο κίνησης Υποδοχή Πυρήνας Ιατροί Στάση Νοσηλευτών 1 Φαρμακείο Στάση Νοσηλευτών 2 Σχήμα 2. Τοπολογία Εφαρμογής Βάσει του πληροφοριακού συστήματος η πορεία που ακολουθεί ο ασθενής κατά την εισαγωγή του, αλλά και καθ όλη τη διάρκεια της παραμονής του είναι συγκεκριμένη και αυστηρά καθορισμένη. Ο ασθενής αφού εισαχθεί στο σύστημα και καταγραφούν τα δημογραφικά του χαρακτηριστικά τοποθετείται σε δωμάτιο, όπου γίνεται και η πρώτη διάγνωση από το ιατρό. Τα στοιχεία καταχωρούνται στο σύστημα και ενημερώνεται έτσι ο φάκελος του ασθενούς. Στη συνέχεια ορίζεται η αγωγή του και οι εξετάσεις στις οποίες πρόκειται να υποβληθεί και στη συνέχεια ξεκινά η νοσηλεία. Σε ημερήσια βάση, μετά τις τακτικές επισκέψεις των ιατρών, αναπροσαρμόζεται η αγωγή μέχρι ο ασθενής να είναι έτοιμος για το εξιτήριο. Πριν εκδοθεί το εξιτήριο το γραφείο κίνησης δίνει εντολή στο λογιστήριο για τη διευθέτηση των οικονομικών. Όταν διευθετηθούν αυτά, το γραφείο κίνησης προβαίνει στην έκδοση του εξιτηρίου και ο ασθενής είναι έτοιμος να εξέλθει από το θεραπευτήριο (σχήμα 3). PROCEEDINGS 8

9 Εισαγωγή Ασθενούς Υποδοχή Γραφείο κίνησης Διάγνωση Ιατρών Αγωγή Εξετάσεις Νοσηλεία Γραφείο κίνησης Λογιστήριο Εξιτήριο Σχήμα 3.Διαχείριση ασθενών Το πληροφοριακό σύστημα περιλαμβάνει υποσυστήματα που πλαισιώνουν το καθένα με τον τρόπο του τη συνολική εφαρμογή (σχήμα 4). Στη συγκεκριμένη εφαρμογή διακρίνουμε: Οικονομική Διαχείριση Διαχείριση Ασθενών Ιατρικός φάκελος Δικτύωση - Επικοινωνία Φαρμακείο Νοσηλεία Διαχείριση Αποθήκης Σχήμα 4. Υποσυστήματα Πληροφοριακού συστήματος PROCEEDINGS 9

10 Το υποσύστημα δικτύωσης και επικοινωνίας: εξασφαλίζει τη διασύνδεση όλων των τμημάτων του Π.Σ.Ν. σε μια ολοκληρωμένη οντότητα. Η εύρυθμη λειτουργία του Νοσηλευτικού ιδρύματος απαιτεί την αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ των τμηματικών εφαρμογών που είναι εγκατεστημένες στα τμήματά του (φαρμακείο, στάσεις νοσηλευτών, Ιατρικός Φάκελος κ.λπ.). Το υποσύστημα διαχείρισης ασθενών: υλοποιεί τις διαδικασίες της διαχείρισης των στοιχείων των ασθενών κατά την όλη παραμονή τους στο νοσηλευτικό ίδρυμα. Περιλαμβάνει το σταθερά δημογραφικά του στοιχεία, το ιστορικό του, τους συγγενείς του και τα στοιχεία επικοινωνίας του, το δωμάτιο εισαγωγής του, κ.τ.λ. Το οικονομικό υποσύστημα: επιτελεί τις οικονομικές λειτουργίες, βασικότερες των οποίων είναι η μισθοδοσία του προσωπικού, λειτουργίες λογιστηρίου, προμηθειών υλικών παγίων, έκδοση λογαριασμών για το κόστος της νοσηλείας. Οι λειτουργίες αυτές αυτοματοποιήθηκαν πρώτες στα Νοσοκομειακά Συστήματα, εφόσον παρουσίαζαν συνάφεια µε εφαρμογές πληροφοριακών συστημάτων επιχειρήσεων και η μηχανογραφημένη εφαρμογή τους δεν παρουσίασε ιδιαίτερα προβλήματα. Περιλαμβάνει επίσης τις συγκεντρωτικές καταστάσεις που υποβάλλονται περιοδικά στα ασφαλιστικά ταμεία, για την νοσηλεία των ασθενών τους, όπως επίσης και οποιοδήποτε παραστατικό απαιτείται για την οικονομική τακτοποίηση της νοσηλείας του ασθενούς. Το υποσύστημα του ιατρικού φακέλου: υλοποιεί τη διαδικασία διατήρησης ιατρικού φακέλου του πυρήνα και τις διαδικασίες του συστήματος παραγωγής ιατρικών εγγράφων καλύπτοντας τις ανάγκες διεκπεραίωσης των εργασιών που επιτελούνται στα τμήματα του Νοσηλευτικού ιδρύματος. Περιλαμβάνει εφαρμογές παροχής Ιατρικής Φροντίδας που υποστηρίζουν το κλινικό τμήμα στην υλοποίηση της καθαρά ιατρικής φροντίδας που παρέχεται στον ασθενή κατά την διάρκεια της νοσηλείας του υποστηρίζοντας : Διαχείριση ασθενή (εισαγωγή, έξοδος, μετακίνηση ασθενή). Διαχείριση ιστορικού. Παρακολούθηση και καταγραφή υγείας (συμπτώματα ασθενή, κλινικά σημεία, διαγνώσεις, πορεία νόσου κ.λπ. ). Διαχείριση ιατρικών εντολών και παρουσίαση αποτελεσμάτων. Ανάλογα µε την ιατρική εξειδίκευση του κλινικού τμήματος υπάρχουν πρόσθετες απαιτήσεις πληροφοριακής υποστήριξης, οι οποίες ενσωματώνονται στις λειτουργίες του υποσυστήματος ιατρικής φροντίδας. PROCEEDINGS 10

11 Το υποσύστημα φαρμακείου: περιλαμβάνει όλες τις λειτουργίες που διαδραματίζονται στο φαρμακείο και έχουν να κάνουν με την ομαλή λειτουργία των νοσηλειών. Παρακολούθηση της αποθήκης Φαρμάκων Υγειονομικού Υλικού. Παρακολούθηση της κοστολόγησης των Φαρμάκων. Παρακολούθηση των ελλειμμάτων ή των υπεραποθεμάτων που διαμορφώνονται. Παρακολούθηση των Προμηθευτών που τα προμηθεύουν. Παρακολούθηση των Κλινικών που τα παραλαμβάνουν. Παρακολούθηση των Ασθενών στους οποίους χορηγούνται µέσω των Γραφείων Κίνησης. Παροχή στατιστικών στοιχείων. Επικοινωνία µε τις κλινικές. Το Νοσηλευτικό υποσύστημα: είναι το κλειδί της σωστής διαχείρισης του ασθενούς και περιλαμβάνει: Δημιουργία νοσηλευτικών αρχείων Καταχώρηση αγωγών και εξετάσεων Εφαρμογή αγωγών Ανάλυση φαρμάκων και διανομή αυτών Ένα Ν.Π.Σ. Νοσοκομείου περιλαμβάνει εφαρμογές νοσηλευτικής φροντίδας υποστηρίζοντας το νοσηλευτικό προσωπικό στη διαχείριση του νοσηλευτικού έργου εξασφαλίζοντας τη λειτουργία των παρακάτω ενοτήτων: Σχεδιασμός Νοσηλευτικής Φροντίδας. Νοσηλευτική παρακολούθηση. Νοσηλευτικές ενέργειες και πράξεις. Φαρμακολογική παρακολούθηση ασθενή. Πολλές φορές η εφαρμογή των τεχνολογιών πολλαπλών μέσων έχει σκοπό τη βελτίωση των υπηρεσιών υποστήριξης στις ενέργειες του νοσηλευτικού των τμημάτων, και πετυχαίνετε μέσω μηχανισμών, όπως η χρησιμοποίηση φορητών συσκευών εισόδου και διαχείρισης δεδομένων, όπως φορητοί προσωπικοί Η/Υ µε χρήση οπτικής πένας (pen based p.c.) συνδεδεμένοι µε ασύρματα δίκτυα και εξειδικευμένες συσκευές εισόδου δεδομένων. Το υποσύστημα διαχείρισης αποθήκης: τo υποσύστημα διαχείρισης αποθήκης περιλαμβάνει την αποθήκη αναλωσίμων και την αποθήκη µη αναλωσίμων ειδών και η λειτουργία του καλείται να εξασφαλίσει διαδικασίες, όπως: Παρακολούθηση και διαχείριση των αποθηκευτικών Χώρων - σημείων διάθεσης. PROCEEDINGS 11

12 Λήψη και παροχή δεδομένων µε σύνδεση, µε τις Εφαρμογές του Λογιστηρίου, του Τμήματος Προμηθειών και του Γραφείου Νοσηλίων. Παρακολούθηση των Προμηθευτών. Παρακολούθηση των παραγγελιών προμήθειας των ειδών. Παρακολούθηση των υπολόγων, στους οποίους χρεώνονται τα είδη. Πραγματοποίηση κυκλικών απογραφών. Παρακολούθηση των υπολοίπων ασφαλείας. Επισήμανση των ελλειμμάτων. Καταγραφή της συχνότητας και του όγκου διακίνησης των ειδών. Στοιχεία για την εξέλιξη των τιμών. Συγκριτικά στοιχεία αναλώσεων μεταξύ Τμημάτων για ίδιες κατηγορίες ειδών Τα οφέλη από την εφαρμογή του πληροφοριακού συστήματος ήταν σημαντικά και άμεσα. Υπήρξε μια γενικότερη αναβάθμιση των υπηρεσιών του νοσηλευτικού ιδρύματος (βελτίωση της ποιότητας περίθαλψης και εξυπηρέτησης των ασθενών). Αυτό επιτεύχθηκε μεταξύ των άλλων με την εισαγωγή και τη διαχείριση ηλεκτρονικού φακέλου ασθενούς, που συγκεντρώνει και παρουσιάζει κατάλληλα όλα τα στοιχεία που αφορούν στους κρίσιμους παράγοντες περίθαλψης, την πορεία της πάθησης, την αγωγή κ.λπ. Υπάρχει πρόσβαση σε ιστορικά στοιχεία τόσο του ίδιου ασθενούς, όσο και ασθενών με παρόμοιες διαγνώσεις, έχοντας έτσι μια εικόνα για το τι είχε συμβεί σε προηγούμενες περιπτώσεις. Περιορίστηκαν οι χειρόγραφες διαδικασίες με αποτέλεσμα τη βελτίωση και του εργασιακού περιβάλλοντος. Έτσι συλλέγονται συγκεντρωτικά, τα στοιχεία των ασθενών και εκδίδονται αυτόματα καταστάσεις για τα ταμεία, βεβαιώσεις για τους ασθενείς, καταστάσεις φαρμάκων για τις ανάγκες των νοσηλίων κ.λπ. Εκτιμάται ότι ο χρόνος του προσωπικού που ασχολούνταν με τη συγκεκριμένη διαδικασία μειώθηκε περίπου στο ήμισυ. Μειώθηκε το κόστος παροχής περίθαλψης, μέσω της ορθολογικής χρήση και διαχείρισης των πόρων του νοσηλευτικού ιδρύματος. Μέσω της αποτελεσματικής διαχείρισης των φαρμάκων γίνεται πρόβλεψη για τις ανάγκες και αποφεύγονται τα αποθηκευμένα φάρμακα. Έτσι δεν υπάρχει ο κίνδυνος να λήξουν και να πεταχτούν και επίσης το κόστος της αποθήκης φαρμάκων κρατείται σε χαμηλά επίπεδα. Η μείωση στο κόστος της αποθήκης είναι περίπου της τάξης του 30%. Με βάση το ότι πρόκειται για ένα ίδρυμα των 300 περίπου κλινών μπορεί εύκολα να εκτιμηθεί το συνολικό οικονομικό όφελος από αυτήν και μόνο τη διαχείριση. Ελαχιστοποιήθηκαν τα λάθη από την συγκέντρωση των απαιτήσεων σε φάρμακα κατά ημέρα από το νοσηλευτικό προσωπικό. Σε καθημερινή βάση γινόταν άθροιση των απαιτήσεων σε PROCEEDINGS 12

13 φάρμακα και η συγκεντρωτική κατάσταση διαβιβάζονταν στο φαρμακείο, ώστε να εξάγει τις αντίστοιχες ποσότητες. Ο χρόνος αυτής της διαδικασίας εκμηδενίστηκε, γιατί το ίδιο σύστημα αθροίζει τις απαιτούμενες ποσότητες. Τέλος το μεγαλύτερο όφελος αποτελεί η παροχή αξιόπιστης πληροφορίας στη διοίκηση του ιδρύματος. Πληροφορία που περιλαμβάνει τόσο διαχειριστικά όσο και επιστημονικά χαρακτηριστικά και μπορεί να διαπραγματεύεται από την πληρότητα των θαλάμων μέχρι το κόστος του κάθε ασθενούς. Συμπεράσματα Οι Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών παίζουν κεντρικό ρόλο στη βελτίωση της παραγωγικότητας και στην αποτελεσματική παροχή υπηρεσιών, σε όλο το φάσμα της οικονομικής και επιστημονικής δραστηριότητας των υποσυστημάτων ενός οργανισμού, καθώς και στην υποστήριξη της λειτουργίας και των σχέσεών τους µε τις εξωτερικές οντότητες. Η εγκατάσταση και λειτουργία ενός Π.Σ. στο Νοσοκομείο αυτοματοποιεί τη διαχείριση των πληροφοριών, µε αποτέλεσμα, τη γενικότερη αναβάθμιση των υπηρεσιών του (βελτίωση της ποιότητας περίθαλψης και εξυπηρέτησης των ασθενών), τον περιορισμό των χειρόγραφων διαδικασιών µε βελτίωση του εργασιακού περιβάλλοντος, την ελαχιστοποίηση του κόστους παροχής περίθαλψης, τη παροχή ικανών και αξιόπιστων πληροφοριών στη διοίκηση του Νοσοκομείου. Επίσης, αποτελεί ένα ευέλικτο εργαλείο υποστήριξης στη λήψη αποφάσεων για τον καθορισμό και τον έλεγχο των διαφορετικών πολιτικών οργάνωσης της παροχής υγείας, κοστολόγησης και τιμολόγησης των υπηρεσιών της. Η ενσωμάτωση της επικοινωνιακής τεχνολογία του διαδικτύου και του Internet στο Π.Σ.N. εξασφαλίζει την αξιοποίηση και χρήση μια μεγάλης γκάμας τεχνολογιών, εφαρμογών και υπηρεσιών από τον οργανισμό, ενώ η υποστήριξη Τηλεϊατρικών μεθόδων από το Π.Σ. προάγει την ανταλλαγή έγκυρων πληροφοριών για τη διάγνωση, αγωγή και πρόληψη ασθενειών, την έρευνα, αλλά και τη συνεχή εκπαίδευση των επαγγελματιών Υγείας. Βιβλιογραφία 1. Dumond, E., (1996), Applying Value-Based Management to Procurement, International Journal of Physical Distribution and Logistics Management, Vol 26, I. 1, pp Jydstrup, R., Cross, M., (1996), Cost of Information Handling in Hospital, Health Services Research, pp PROCEEDINGS 13

14 3. Kolonaty, G., (1984), Hospital Information System, Information System for Patient Care, Spinger Verlag, New York. 4. Lambert, D., (1998) Fundamentals of Logistics Management, Mc Graw-Hill, Singapore. 5. Moustakis, V.S., Orfanoudakis, S., (1988), Requirements definition of an integrated hospital information system, Proceedings Euro info, pp Nettleton, S., (2002), Κοινωνιολογία της υγείας και της ασθένειας, εκδόσεις Τυποθήτω, σελ Newman, D., (2003), Comparing public and private sector procurement, 8. Shortliffe, E., Wiederhold, G., Fagan, L., Perreault, L., (2000), Medical Informatics: Computer Applications In Health Care, Springer-Verlag New York. 9. Waters, D., (2003), Logistics: An introduction to supply chain management, Palgrave Macmillan, Hampshire Πληροφορική, (1998), Μελέτη Ολοκληρωμένων Πληροφοριακών Συστημάτων Υγείας, Προδιαγραφές Τυποποίησης της Μηχανογράφησης των Νοσοκομείων, Αθήνα. 11. Αποστολάκης, Ι., (2002), Πληροφορικά Συστήματα Υγείας, Εκδόσεις Παπαζήση, Αθήνα. 12. Βαγγελάτος, Α., Σαριβουγιούκας, Ι., (2001), Πληροφοριακό Σύστημα Νοσοκομείου: Απαραίτητη Υποδομή στο Σύγχρονο Νοσοκομείο, Ιατρική. 13. Δελήµπασης, Κ., Νικηφορίδης Γ., (2000), Ιατρική Πληροφορική, ΕΑΠ, Πάτρα. 14. Ινστιτούτο Τεχνολογίας Υπολογιστών, (2001), Επιχειρησιακό Πρόγραμμα για την Ανάπτυξη της Πληροφορικής στην Υγεία-Πρόνοια, Παραδοτέο 1ο, Ανάλυση Υφιστάµενης Κατάστασης, Αθήνα. 15. Μπόζιος, Ε., Ποµπόρτσης, Α., Σιγάλας, Ι., (1994), Η Συμβολή της Ολοκλήρωσης των Πληροφοριακών Συστημάτων Νοσοκομείων στη Βελτίωση της Ποιότητας των Παρεχοµένων Υπηρεσιών Υγείας, Συνέδριο για την Εφαρμογή του Management Ολικής Ποιότητας στον Χώρο Υπηρεσιών Υγείας, Θεσσαλονίκη 16. Σιγάλας, Ι., (1999), Οργανισμοί και υπηρεσίες υγείας, Βασικές Αρχές Διοίκησης Διαχείρισης Υπηρεσιών Υγείας, ΕΑΠ, σελ Σκαλκίδης, Ι., (2004) Η πληροφορική ως μέσο ανάπτυξης κλινο-οικονομικών και διοικητικών συστημάτων διαχείρισης οργανισμών υγείας, Ιατρική, Τευχ. 60, σελ. 82. PROCEEDINGS 14