Πνευµατικά ικαιώµατα

Transcript

1

2 Πνευµατικά ικαιώµατα Το παρόν είναι πνευµατική ιδιοκτησία της ACTA Α.Ε. και προστατεύεται από την Ελληνική και Ευρωπαϊκή νοµοθεσία που αφορά τα πνευµατικά δικαιώµατα. Απαγορεύεται ρητώς η δηµιουργία αντιγράφου, είτε µέρους είτε όλου, χωρίς την έγγραφη άδεια του εκδότη. Η διάθεσή του επιτρέπεται ως αυτούσιου για ενηµερωτικούς σκοπούς και µόνο. ήλωση Ευθυνών H ACTA A.E. δηλώνει µε τον παρόν, ότι διενεργεί συνεχόµενους ελέγχους ώστε το παρόν να καλύπτει τα πιο αυστηρά κριτήρια ποιότητας όσον αφορά την εγκυρότητα του περιεχόµενου, πάρα ταύτα δεν έχει καµία ευθύνη για οποιαδήποτε ζηµία προκύψει από την χρήση του παρόντος είτε κατά τµήµα είτε κατά όλο. Το περιεχόµενο του παρόντος είναι δυνατόν να τροποποιηθεί ή καταργηθεί όποτε κριθεί απαραίτητο, και χωρίς προηγούµενη ενηµέρωση. Ενηµέρωση Εξεταστέας Ύλης Η εξεταστέα ύλη (syllabus) ανακοινώνεται στο δικτυακό χώρο ο οποίος είναι και ο µόνος που αναγνωρίζεται από την ACTA A.E. ως σηµείο ενηµέρωσης των ενδιαφεροµένων. ACTA A.E. Θεσσαλονίκη: Εγνατίας 1 ΤΚ: ΤΗλ: ΦΑΞ: info@acta.edu.gr Αθήνα: Βασ. Σοφίας 55 ΤΚ: Τηλ: ΦΑΞ: athens@acta.edu.gr Σελίδα 2 από 20

3 Περιεχόµενα Εξεταστέας Ύλης Ενότητες 1. Κριτήρια ιαφοροποίησης & Κατηγοριοποίησης Γραµµατείας /Γραµµατέως στο Ελληνικό Επιχειρηµατικό Περιβάλλον 4 2. Ελληνική & ιεθνής Επιχειρηµατική Πρακτική ως προς την Οργάνωση, Στελέχωση & Λειτουργία της Θέσης 5 3. Management Γραµµατείας 10 Σελίδα 3 από 20

4 Επεξηγηµατικό Σηµείωµα Οι υποψήφιοι θα πρέπει να διαθέτουν τις απαραίτητες γνώσεις, δεξιότητες και ικανότητες που απαιτούνται από ένα στέλεχος γραµµατειακής υποστήριξης. Αρχή Εξεταστέας Ύλης ΙΟΙΚΗΤΙΚΟΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΙΟΙΚΗΣΗΣ Α.ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΙΑΦΟΡΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ / ΓΡΑΜΜΑΤΕΩΣ ΣΤΟ ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ 1. ιαφοροποίηση & κατηγοριοποίηση Γραµµατείας, σε συνάρτηση µε το οργανόγραµµα ή µη Επιχειρηµατικής Μονάδας. 2. Ο όρος Γραµµατεύς στο ελληνικό επιχειρηµατικό περιβάλλον 2.1. ιαφοροποίηση ως αρµοδιότητα & ρόλος Κατηγοριοποίηση µε όρους. Σελίδα 4 από 20

5 Β. ΕΛΛΗΝΙΚΗ & ΙΕΘΝΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗ ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΩΣ ΠΡΟΣ ΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ, ΣΤΕΛΕΧΩΣΗ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΗΣ ΘΕΣΗΣ 1. Η διείσδυση νέων τάσεων στο επιχειρηµατικό γίγνεσθαι Χαρακτηριστικά αιώνα που διανύουµε ιαφοροποίηση κλασικής µορφής εργασίας Αλλαγές από την παγκοσµιοποίηση της οικονοµίας, τη διεθνοποίηση των 1.4. αγορών, την κρίση και την ύφεση. Σύγχρονες τάσεις στην οργάνωση και διοίκηση επιχειρηµατικών µονάδων 2. Ελληνική επιχειρηµατική πρακτική Πρακτική Οργανισµών, Μεγάλων Επιχειρηµατικών Μονάδων, Τραπεζών, Μονάδων ηµόσιου & Ευρύτερου ηµόσιου Τοµέα, Ο.Τ.Α. & Μονάδων Παροχής Υπηρεσιών Υγείας Πρακτική Καινοτοµικών Επιχειρηµατικών Μονάδων Πρακτική Μικροµεσαίων Επιχειρηµατικών Μονάδων Πρακτική Πολύ Μικρών Επιχειρήσεων. 3. ιεθνής επιχειρηµατική πρακτική Πρακτική ανεξάρτητα από προϋποθέσεις µεγέθους, νοµικής µορφής, αντικειµένου & προϊόντος Επιχειρηµατικής Μονάδας Πρακτική τόσο στα πλαίσια του διοικητικού όσο & του γραµµατειακού πεδίου στήριξης Πρακτική µε την πάγια ιδιότητα της / του γραµµατέως 4. Ηθική και δεοντολογία επαγγέλµατος γραµµατέως βοηθού διοίκησης Κώδικας αρχών ηθικής και δεοντολογίας επαγγέλµατος Εµπιστευτικότητα Συνεργασία Τιµιότητα Ευελιξία Πίστη Πολυµάθεια Αξιοπιστία Ηθικές Προσδοκίες Υπευθυνότητα Αυτο καθοδήγηση Θέση ως προς χρηµατικά ανταλλάγµατα ωροδοκία Σελίδα 5 από 20

6 Γ. MANAGEMENT ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ 1. Προπαίδευση γραµµατέως βοηθού διοίκησης, από επιχειρηµατική µονάδα, για γνώση, συµµετοχή και δέσµευση της στη διαµόρφωση των διαχρονικά σταθερών εταιρικών αξιών 1.1. Όραµα Εταιρική Κουλτούρα Εταιρική Κοινωνική Ευθύνη Καινοτοµία ηµιουργικότητα Οπτική ιηνεκούς Επιτυχίας Αυτοµατοποίηση Εργασιών Οργανωσιακή Συµπεριφορά. 2. Λειτουργίες management γραµµατείας Σχεδιασµός γραµµατείας Υποχρεώσεις κάλυψης από πλευράς επιχειρηµατικής µονάδας: Χώροι γραµµατείας, συµπαρακολουθήµατα αυτών και προϋποθέσεις ασφάλειας και υγιεινής των εργαζόµενων στους χώρους, ήτοι : Κύριοι χώροι εργασιών γραµµατείας Χώροι αναµονής εσωτερικών/εξωτερικών πελατών Βοηθητικοί χώροι γραµµατείας Έξοδοι κινδύνου διαφυγής και διάσωσης Εγκαταστάσεις εξαερισµού, θερµοκρασίας, φωτισµού Συντηρήσεις και έλεγχοι εγκαταστάσεων Ελάχιστες προδιαγραφές ασφάλειας και υγιεινής Εξοπλισµοί αντιρυπαντικοί Προϋποθέσεις αποφυγής ατυχηµάτων Συµµόρφωση µε τη νοµοθεσία για την ασφάλεια και υγιεινή στους χώρους εργασίας Απαιτήσεις σε βοηθητικό εξοπλισµό : Καταστροφείς εγγράφων Μηχανές καταγραφής και αναπαραγωγής Πολυ-µηχανήµατα αλληλογραφίας Απαιτήσεις σε εξοπλισµό τεχνολογίας πληροφορικής και επικοινωνιών : Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές Περιφερειακές συσκευές : Σαρωτές ( Scanner ), Εκτυπωτές. Σελίδα 6 από 20

7 Τεχνολογία τηλεδιασκέψεων Τεχνολογία τηλεφωνικού κέντρου Απαιτήσεις σε λογισµικό, προγράµµατα και ολοκληρωµένες επιχειρηµατικές λύσεις, που παρέχονται από οργανισµούς τηλεπικοινωνιών και παρόχους : Τηλεπικοινωνιακές/ευρυζωνικές υπηρεσίες. Υπηρεσίες ηλεκτρονικής παρουσίασης. Υπηρεσίες ηλεκτρονικής διαφήµισης Απαιτήσεις εργονοµικής τοποθέτησης επίπλων, σκευών, εξοπλισµού στους χώρους γραµµατείας Η σηµασιολογία του πλαισίου κατάρτισης Μελέτης Σκοπιµότητας Ακριβής περιγραφή της υφιστάµενης κατάστασης Επισήµανση προβληµάτων Αναφορά προβληµάτων Προτάσεις Προϋποθέσεις υλοποίησης Αλληλοεξαρτώµενα εργαλεία στρατηγικού σχεδιασµού γραµµατείας Swot analysis - Πλαίσιο Ανάλυση αποστολής γραµµατείας Αξιολόγηση θέσης γραµµατείας : Εξωτερική ανάλυση Εσωτερική ανάλυση : ισχυρό σηµείο. ασθενές σηµείο. ευκαιρία για αξιοποίηση. κίνδυνος/πρόβληµα Καθορισµός στόχων γραµµατείας Κατάστρωση στρατηγικής, σχεδίων και προγραµµάτων δράσης Benchmarking analysis -- Πλαίσιο Ανάλυση δραστηριοτήτων που θα συγκριθούν µε αντίστοιχες οµοειδούς κλάδου των ανταγωνιστών, ανάλυση κρίσιµων παραγόντων που επηρεάζουν, ανάλυση καλύτερων τη τάξη µοντέλων γραµµατείας που θα εγκριθούν για συγκριτική αξιολόγηση, µέτρηση επιδόσεων γραµµατέων που έχουν επιλεγεί για συγκριτική αξιολόγηση, εκπόνηση σχεδίου επίτευξης στόχων που προέκυψαν, υλοποίηση στόχων και παρακολούθηση αποτελεσµάτων, ανατροφοδότηση Outsourcing analysis -- Πλαίσιο. Σελίδα 7 από 20

8 Ανάλυση θετικών και αρνητικών στρατηγικά στοιχείων για υπηρεσίες, που θα παρασχεθούν σε τρίτους και οι οποίες εξυπηρετούν τη γραµµατεία, κατηγοριοποίηση εργασιών ανάθεσης, ανάλυση προϋποθέσεων αποδοτικής ανάθεσης, ανάλυση νοµικής φύσεως θεµάτων, εκτίµηση ωφελειών ή µη Tηλεεργασία -- Πλαίσιο Ανάλυση προαπαιτούµενων από πλευράς οργανισµού, ανάλυση προϋποθέσεων παροχής τηλεργασίας από απόσταση µέσω του τηλεργαζόµενου, καθορισµός εργασιών που θα παρασχεθούν, εκτίµηση ωφελειών ή µη Οργάνωση γραµµατείας Κανονιστικό πλαίσιο γραµµατείας Αποστολή γραµµατείας Θέµατα κάλυψης Γενικές / ειδικές αρµοδιότητες γραµµατείας. Θέµατα κάλυψης Αρµοδιότητες εποπτεύοντα γραµµατεία Θέµατα κάλυψης Οργανωτική διάρθρωση γραµµατείας Περιγραφή και προδιαγραφές θέσης γραµµατέως βοηθού διοίκησης. Job analysis. Μελέτη «του τι γίνεται, πότε, που, πως, µε τι, γιατί, από ποιόν» σε υπάρχουσες ή νέες εργασίες. Περιγραφή εικόνα εργασίας. Προσδιορισµός σηµαντικότητας εργασίας. Job Description. (Λεπτοµερής περιγραφή καθηκόντων & υπευθυνοτήτων της/του γραµµατέως βοηθού διοίκησης στη συγκεκριµένη θέση εργασίας, που έχει καταγραφεί µέσω του job analysis, ήτοι: Βασικός στόχος της θέσης : εκτέλεση εντολών, διαπραγµάτευση και επεξεργασία στόχων, συντονισµός επικοινωνίας και διαφόρων ειδικοτήτων, υλοποίηση στρατηγικής, λειτουργία γραµµατέως βοηθού διοίκησης, ως µέλους της οµάδας διοίκησης. Οριοθέτηση λειτουργίας της θέσης µε γνώση : οργανωτικών και διοικητικών µεθόδων,ηλεµατικών εφαρµογών,ελέγχου/συνδυασµού/ανάλυσης/αξιολ όγησης και διάχυσης πληροφορίας υπό εχεµύθεια, µεθόδων οργανωσιακής συµπεριφοράς, χειρισµού κρίσιµων καταστάσεων, αλλαγών, πίεσης, στρες. Σελίδα 8 από 20

9 Αποφάσεις που παίρνει η θέση : υλοποίησης στρατηγικών, διορθωτικές, τακτικής, µεθόδευσης. Οµαλή λειτουργία της θέσης : µε οριοθετηµένους στόχους στρατηγικής, συµφωνηµένα όρια διαδικασίας, µεθόδους, πρότυπα διαδικασιών. Συχνότητα αναφοράς της θέσης :καθηµερινά, εβδοµαδιαία, µηνιαία, εξαµηνιαία, ετήσια. Χρόνος διάθεσης για λήψη αποφάσεων ή εισηγήσεων της θέσης : σύντοµος ή εντός ηµέρας Περιβάλλον εντός του οποίου λειτουργεί η θέση : συνεχώς εξελισσόµενο µε πολλαπλές αλλαγές. Έλεγχος της θέσης και λογοδοσία γραµµατέως βοηθού διοίκησης. Job Specification. Απαιτήσεις σε γενικές γνώσεις. i. Χειρισµού δηµιουργικής γραφής επιχειρηµατικών κειµένων, ήτοι:επιστολών, υποµνηµάτων, υπηρεσιακών εκθέσεων, αναφορών, πρακτικών, ενηµερωτικών σηµειωµάτων, συγχαρητηρίων, συλλυπητηρίων, προσκλήσεων, δελτίων τύπου, ψηφισµάτων, προκηρύξεων, διακηρύξεων, ανακοινώσεων, αγγελιών ζήτησης προσωπικού µε άριστη χρήση ελληνικής, αγγλικής ή/και άλλης γλώσσας και προγραµµάτων MS Office. ιοίκησης Επιχειρήσεων. - Βασικές έννοιες επιχειρηµατικότητας. - Βασικές έννοιες και λειτουργίες Management. - Ρόλος Manager και Ηγέτη Απαιτήσεις σε επαγγελµατικές γνώσεις. i. Οργάνωσης και ιοίκησης. ii. Αρχών κώδικα ηθικής και δεοντολογίας επαγγέλµατος. iii. Τυπολογίας χειραψιών και συστάσεων. iv. ιαχείρισης ραντεβού. v. Αρχειονοµίας. vi. Εργονοµίας. vii. Θεσµικού πλαισίου υγιεινής και ασφάλειας χώρων εργαζοµένων. viii. Συντονισµού επικοινωνίας. ix. ιαχείρισης πάσης φύσεως αλληλογραφίας και αρχειοθέτησης. x. ιοργάνωσης Συσκέψεων / Συµβουλίων, Ταξιδίων, Συνεδρίων, ηµοσίων Σχέσεων και Εκδηλώσεων. Σελίδα 9 από 20

10 xi. Αναζήτησης, λήψης, διαχείρισης και διάχυσης της γνώσης πληροφορίας. xii. Τυπικών αρχών συναλλαγών και µεθόδων ποιοτικής εξυπηρέτησης εσωτερικής και εξωτερικής πελατείας. xiii. Επαγγελµατικής συµπεριφοράς. xiv. Προµηθειών και ελέγχου αποθεµάτων αναλωσίµων και υλικού γραφείου. xv. Ασφαλούς διεξαγωγής όλου του πλέγµατος εργασιών διοικητικογραµµατειακής στήριξης και θεσµικού πλαισίου διαφύλαξης προσωπικών και ευαίσθητων δεδοµένων. Απαιτήσεις σε δεξιότητες. i. Οργανωτικές: - Σχεδιασµού, οργάνωσης και δόµησης εργασιών µε χρήση εργαλείων Swot, Benchmarking, Outsourcing Analysis & Τηλεργασίας για επίτευξη των στόχων. - Αναδόµησης σχεδιασµού σε περιπτώσεις αλλαγής στόχων - Οργάνωσης έργου. - Οργάνωσης οµάδων εργασίας. - Οργάνωσης πάσης φύσεως ενδο/εξω επιχειρησιακών συσκέψεων. - Οργάνωσης και συντονισµού εσω/εξω επιχειρησιακών επικοινωνιακών επαφών και εκδηλώσεων πάσης φύσεως ii. ιοικητικές - Προσήλωσης στις αρχές του ανοιχτού Management. - Χρήσης σύγχρονων εργαλείων Management, ήτοι : Risk, Change, Crisis Management. - Λήψης αποφάσεων. - Επίλυσης προβληµάτων. - Ανάληψης πρωτοβουλιών. - Πλαισίου διαχείρισης λαθών. - ιπλωµατικότητας. - Αντιµετώπισης : διαφωνιών - συγκρούσεων. - ιαχείρισης στρες. - Αµφίδροµης ανοιχτής επικοινωνίας λεκτικής και µη. - Ενεργητικής ακρόασης. - Οµαδικού πνεύµατος. - Συνεργασίας µε όλα τα επίπεδα ιεραρχίας & συνεργατών. Σελίδα 10 από 20

11 - Ποιοτικής εξυπηρέτησης εσωτερικών/εξωτερικών πελατών, προµηθευτών. - ιαχείρισης και διάχυσης πληροφορίας - ιάγνωσης αναγκών και κάλυψης απαιτήσεων ανωτάτων στελεχών υπαγωγής. - Κατανόησης ψυχογραφίας και - αξιολόγησης τύπων ανθρώπων. - Αξιολόγησης καταστάσεων. iii. Συναισθηµατικού Προτύπου - Προσωπικές: Αυτο επίγνωσης, αυτο ρύθµισης, κίνητρων συµπεριφοράς, διάκρισης συµπεριφορών, αξιών, στάσεων, προθέσεων, προκαταλήψεων, στερεοτύπων. - Κοινωνικές: Ενσυναίσθησης και Κοινωνικότητας iv. Ηγετικού Προτύπου - Αυτο - γνωσίας. - Αυτο - ελέγχου. - Αυτο - διοίκησης. - Αυτο - αξιολόγησης. - Αυτο - πεποίθησης. - Αυτο - πειθαρχίας. - Πνεύµατος οµαδικότητας. - Θετικής σκέψης. - έσµευσης εργασιακής και ηθικής. - ιηνεκούς ανάγκης µάθησης «του µαθαίνω πώς να µαθαίνω». - Παρότρυνσης, ενθάρρυνσης και επιβράβευσης. - ηµιουργίας αισθήµατος αξίας για το έργο που επιτελείται. - Ακριβοδίκαιου. v. Νευρογλωσσικού Προγραµµατισµού ( Ν.Γ.Π. ): - Χρήσης των πέντε αισθήσεων. - Αρχών Ν.Γ.Π. - Ικανοτήτων αυτο διοίκησης, επικοινωνίας, ευκαµψίας, αυτο προβολής και αλλαγής. - Αγκύρωσης. Απαιτήσεις σε ικανότητες. i. Αποµνηµόνευσης πληροφοριών, γνώσεων/διαδικασιών και ανάκλησης. ii. ιαχείρισης µορφών και ειδών µάθησης / γνώσης και διάχυσης αυτών. iii. Τακτοποίησης / ταξινόµησης πληροφοριών. Σελίδα 11 από 20

12 iv. Ευελιξίας κατηγοριοποίησης. v. Αυτο - υποκίνησης και υποκίνησης άλλων. vi. Ενεργητικής ακρόασης. vii. Άσκησης ρόλων Οργάνωση εργασιών γραµµατείας ιαδικασία καθορισµού διάκρισης εργασιακών δραστηριοτήτων, σε κύριες και βοηθητικές Κύριες δραστηριότητες διοικητικογραµµατειακής στήριξης Επικοινωνία Έννοια του όρου επικοινωνία ιακρίσεις επικοινωνίας.. Λεκτική επικοινωνία : Γενικές αρχές λεκτικής επικοινωνίας. Μηχανισµός και στοιχεία λεκτικής επικοινωνίας µονόδροµης, αµφίδροµης, µετεπικοινωνίας. Μη λεκτική επικοινωνία : Γλώσσα προσώπου. Γλώσσα σώµατος. Γραπτή χαρτώα επικοινωνία : ιακρίσεις. ιαδικασίες : εισερχόµενης εξερχόµενης. Παρουσίαση στη διοικητική ιεραρχία. ιαχείριση κατά την απουσία Στελέχους. Τυπολογία δηµιουργικής γραφή επιχειρηµατικών κειµένων. ιαδικασίες ελέγχου. Γραµµατοσήµανση/Προπληρωµένα τέλη. Γραπτή ηλεκτρονική επικοινωνία : ιαχείριση µηνυµάτων αλληλογραφίας. Ηλεκτρονική Υπογραφή. Οπτική επικοινωνία : Ηλεκτρικά/ηλεκτρονικά σήµατα Επικοινωνία τηλεφωνική- Βασικοί κανόνες Επικοινωνία, µέσω τύπων τηλεδιάσκεψης Επικοινωνία σε διοικητικό επίπεδο : Επικοινωνία κάθετη από την κορυφή της διοικητικής ιεραρχίας προς τη βάση και αντίστροφα. Επικοινωνία οριζόντια Προϋποθέσεις επίτευξης ουσιαστικής επικοινωνίας Παράγοντες εµπλοκής στην επικοινωνία. Σελίδα 12 από 20

13 Προϋποθέσεις επίτευξης συναισθηµατικής επικοινωνίας Καταστάσεις επικοινωνίας : I. Αρνητικές. i. Λάθη επικοινωνίας, που σχετίζονται µε : το χρόνο, τα µέσα, τον τρόπο, την πληροφόρηση, τις διακοπές, την επανάληψη, τα συµπεράσµατα και τις ψυχολογικές µεταπτώσεις του επικοινωνούντα. ii. Αντιπαραθέσεις : Αίτια δηµιουργίας αντιπαραθέσεων. Μορφές αντιπαραθέσεων. Αποτελέσµατα αντιπαραθέσεων. Τρόποι επίλυσης αντιπαραθέσεων. iii. Αρνητική κριτική : Εκδήλωση κριτικής. ιαδικασίες αντιµετώπισης. iv. Παράπονα εσωτερικών / εξωτερικών πελατών : Εκδήλωση. ιαδικασίες αντιµετώπισης II. Θετικές i. Γενικές παράµετροι εικόνας πρώτης εντύπωσης : Οργάνωση κύριων και βοηθητικών χώρων γραφείου γραµµατείας. Εργονοµική τοποθέτηση επίπλων, σκευών, εξοπλισµού γραφείου γραµµατείας. ii. ιαπροσωπικές γραµµατέως βοηθού διοίκησης : Αµφίδροµη επικοινωνία. Πρωτόκολλο και ετικέτα. Ενδότερη εικόνα γραµµατέως βοηθού διοίκησης. Στοιχεία προσωπικής περιποίησης γραµµατέως βοηθού διοίκησης. Στοιχεί ενδυµατολογικού κώδικα γραµµατέως βοηθού διοίκησης. Σελίδα 13 από 20

14 Εργασίες που συναρτώνται στενά µε την επικοινωνία. I. ηµόσιες Σχέσεις. i. Ρόλος και αποστολή. ii. Επιχειρηµατικές µονάδες και ο ρόλος τους µε το κοινό. iii. Οµάδες κοινού που ενδιαφέρουν τις επιχειρηµατικές µονάδες. iv. Μέσα ηµοσίων Σχέσεων. v. Κανονιστικό πλαίσιο ηµοσίων Σχέσεων II. III. IV. Συσκέψεις, Συµβούλια, Γενικές Συνελεύσεις. i. Οργανωτικός σχεδιασµός. ii. Προκαταρκτικά στάδια διεξαγωγής. iii. Θέµατα διαδικασιών/προϋποθέσεις iv. προβλεπόµενες από το Νόµο. v. Όργανα. vi. Γραµµατειακή στήριξη. Συνέδρια. i. Οργανωτικός σχεδιασµός. ii. Ατζέντα. iii. Γραµµατειακή στήριξη. Ταξίδια επιχειρηµατικά. i. Οργανωτικός σχεδιασµός. ii. Γραµµατειακή στήριξη Αρχειοθέτηση Οργανωσιακός σχεδιασµός αρχείων. Εισήγηση στη διεύθυνση της επιχειρηµατικής µονάδας του πλαισίου αρχειακής πολιτικής. Χάραξη γενικού στρατηγικού σχεδιασµού. Κατάρτιση οργανωσιακού σχεδιασµού - Α Φάση : Μελέτη σκοπιµότητας. Πλαίσιο σχεδιασµού οργανωσιακών δράσεων. Υλοποίηση οργανωσιακού σχεδιασµού Β Φάση Παράγοντες που συναρτώνται µε χρονικές εκτιµήσεις, κόστη, οφέλη. Σελίδα 14 από 20

15 Η αρχειοθετηµένη πληροφορία, ως παράγων διαχείρισης της γνώσης : Οι τύποι της γνώσης. Προκλήσεις στη διαχείριση της γνώσης στις σύγχρονες επιχειρηµατικές µονάδες. Συστατικά µιας λύσης διαχείρισης γνώσης Χαρτώο αρχείο. Γενικές προσεγγίσεις απαιτήσεων χαρτώου αρχείου. Ανάλυση των εννοιών : έντυπο, αρχείο, επιστήµη αρχειονοµίας. Βασική νοµοθεσία αρχείων. Υφιστάµενη πρακτική στη λειτουργία των αρχείων και διακρίσεις αρχείων. Προϋποθέσεις οργανωσιακής παρέµβασης στα αρχεία : ύπαρξη οργανωµένων µονάδων στελεχοµένων µε κατάλληλα εκπαιδευµένο προσωπικό, χαρτογράφηση του συνόλου των κατηγοριών τεκµηρίων, ύπαρξη χώρων φύλαξης τεκµηρίων µε κατάλληλη τεχνική υποδοµή/ προδιαγραφές, συστήµατα προστασίας, εξοπλισµό αρχειοθέτησης, µέσα εναπόθεσης τεκµηρίων. Ανάλυση διαδικασιών αποτελεσµατικής αρχειοθέτησης για ορθολογική διαχείριση τεκµηρίων : Ροή αρχειακών τεκµηρίων από της µονάδες παραγωγής στο χώρο φύλαξης. Ταξινόµηση αρχειακών τεκµηρίων. Περιγραφή αρχειακών τεκµηρίων. Καταλογογράφηση τεκµηρίων. Ευρετηρίαση τεκµηρίων. Βασικοί κίνδυνοι που απειλούν τα έγγραφα. ιαδικασία ελέγχου αρχείου και αρχειακών τεκµηρίων. Προϋποθέσεις εκκαθάρισης χαρτώων τεκµηρίων, σύµφωνα µε το προβλεπόµενο από το Νόµο χρονικό όριο τήρησης. Outsourcing φύλαξη χαρτώων τεκµηρίων Ηλεκτρονικό αρχείο. Είδη ηλεκτρονικών εγγράφων & η αποδεικτική τους δύναµη ενώπιον ικαστικών Αρχών. Σηµασιολογία Ηλεκτρονικής Υπογραφής για τα ηλεκτρονικά έγγραφα. Σελίδα 15 από 20

16 Σύγχρονες τάσεις στην ηλεκτρονική αρχειοθέτηση. ιαδικασίες ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης : Ψηφιοποίηση, Χαρακτηρισµός, Αποθήκευση, Ανεύρεση, ροµολόγηση, Αυτοµατοποιηµένες ροές εργασιών. Οφέλη ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης τεκµηρίων. Προϋποθέσεις επιλογής ηλεκτρονικών τεκµηρίων αρχείων σύµφωνα µε το Νόµο - προς εκκαθάριση Λήψη αποφάσεων Σηµασιολογία ορθολογικής λήψης αποφάσεων Συνθήκες περιορισµένου ορθολογισµού στη λήψη αποφάσεων ιαδικασία λήψης αποφάσεων Βήµατα για γρήγορες και εύστοχες λύσεις Πλαίσιο ταξινόµησης αποφάσεων Υποστήριξη αποφάσεων µέσω συστηµάτων Βοηθητικές δραστηριότητες γραµµατειακής στήριξης Τήρηση ηµερολογίου εορτολογίου, επετειολογίου ιαχείριση ραντεβού Υποδοχή επισκεπτών Υπαγόρευση δια ζώσης ή από κάποιο µέσο κράτηση και ταχεία γραφή σηµειώσεων Οργάνωση εκδηλώσεων Τήρηση κόπιας µε υλικό γραφείου και αναλώσιµα Τήρηση κόπιας µε Νοµοθεσία τοµέων εργασιών Τήρηση κόπιας µε αγορές εξοπλισµού Τήρηση κόπιας µε αγορές λογισµικού Τήρηση κόπιας µε θέµατα ασφάλειας φυσικής / µέσων & πρόσωπα που σχετίζονται µε αυτήν Τήρηση ταµείου µικροεξόδων Τήρηση κόπιας µε δείγµατα υπογραφών Στελεχών, που δεσµεύουν την επιχειρηµατική µονάδα Τήρηση απορρήτου αρχείου Στελέχους εποπτείας ιαχείριση προβληµάτων βλαβών εξοπλισµού Τήρηση τυπολογίου χαιρετισµών και συστάσεων πελατών, ιερωµένων, αξιωµατούχων Πολιτείας, καθηγητών ΑΕΙ, δικαστικών, στρατιωτικών Εγχειρίδια δραστηριοτήτων γραµµατείας Περιγραφικό Θεµατολόγιο Εργασιών ιοικητικογραµµατειακής στήριξης. Ανάλυση: Σελίδα 16 από 20

17 Γενικής φύσεως θεµάτων. Ειδικής φύσεως θεµάτων. Θεµάτων τηλεφωνικής επικοινωνίας. Θεµάτων ραντεβού. Θεµάτων υλικού γραφείου/αναλωσίµων. Θεµάτων νοµοθεσίας τοµέων εργασιών. Θεµάτων αλληλογραφίας. Θεµάτων αρχείων. Θεµάτων εξοπλισµού και πακέτων λογισµικού. Θεµάτων ασφάλειας Εγχειρίδιο Αλληλογραφίας. Ανάλυση : I. Εννοιών αλληλογραφίας. II. ιακρίσεων αλληλογραφίας. III. ιαδικασίας εισερχόµενης αλληλογραφίας χαρτώας : ιαδικασία παραλαβής. ιαδικασίας διαλογής. ιαδικασίας αποσφράγισης. ιαδικασία πρωτοκόλλησης. ιαδικασία διαχείρισης αλληλογραφίας. ιαδικασία παρουσίασης αλληλογραφίας στη διοικητική ιεραρχία. ιαδικασία διαχείρισης αλληλογραφίας κατά την απουσία στελέχους της διοικητικής ιεραρχίας. IV. ιαδικασίας εξερχόµενης αλληλογραφίας : ιαδικασία παρουσίασης αλληλογραφίας στη διοικητική ιεραρχία για υπογραφή. ιαδικασία χειρισµού αλληλογραφίας κατά την απουσία στελέχους της διοικητικής ιεραρχίας. ιαδικασία χειρισµού αλληλογραφίας από τα τµήµατα. ιαδικασία προετοιµασίας αποστολής, πρωτοκόλλησης, γραµµατοσήµανσης. V. Καθήκοντα γραµµατέως βοηθού διοίκησης σε θέµατα αλληλογραφίας. VI. Παροχή ταχυδροµικών υπηρεσιών από ΕΛΤΑ και ταχυµεταφορικές εταιρίες. VII. Εξοπλισµός αλληλογραφίας Εγχειρίδιο Αρχείων. Ανάλυση: I. Γενικές προσεγγίσεις. II. Ανάπτυξη βασικών όρων και εννοιών. III. Νοµοθεσία αρχείων. IV. Υφιστάµενη πρακτική στη λειτουργία αρχείων. V. Γενικές αρχές οργανωσιακής παρέµβασης στα αρχεία. VI. ιαδικασίες αρχειοθέτησης. VII. ιαδικασίες ελέγχου αρχείων και τεκµηρίων. Σελίδα 17 από 20

18 Εγχειρίδιο Θεµάτων Ασφάλειας Η/Υ. Ανάλυση : I. Έλεγχος ασφάλειας µηχανογραφικών εγκαταστάσεων. II. Έλεγχος αποτελεσµατικότητας/αποδοτικότητας. III. Ασφάλεια Η/Υ : Πρόσωπο χειρισµού Η/Υ. Φυσικό περιβάλλον Η/Υ. Ασφάλεια προγραµµάτων/δεδοµένων. Αντιµετώπιση έκτακτων καταστάσεων. Ασφάλιση ιεύθυνση γραµµατείας Εντός κορµού αρµοδιοτήτων υποχρεώσεις Στελέχους που εποπτεύει γραµµατέα βοηθό διοίκησης Καθοδήγηση σύµφωνα µε τις πάγιες αρχές του mentoring, συµµετοχή στην επεξεργασία, επικοινωνία και υλοποίηση στόχων και υποκίνηση µε παροχή ηθικών και υλικών κινήτρων Αξιολόγηση, ανάπτυξη του επαγγελµατικού προφίλ σύµφωνα µε τις νέες τάσεις του επαγγέλµατος και χάραξη σταδιοδροµίας Παροχή δια βίου εκπαίδευσης, µε στόχο την αυτο καθοδηγούµενη µάθηση Καλλιέργεια ηγετικών και συναισθηµατικών συµπεριφορών Εκπαίδευση σε βασικά στοιχεία των εργαλείων management I. Risk Management : Λόγοι εφαρµογής. Επιχειρηµατικά επίπεδα που καλύπτει η µεθοδολογία. Αναγνώριση και µορφές κινδύνου. ιαχείριση αβεβαιότητας. Θετικά και αρνητικά της διαχείρισης ρίσκου. II. Change Management : Ορισµός αλλαγής. Ορισµός και αντικείµενο διοίκησης αλλαγών. ιαδικασία, στάδια στρατηγική. Ρόλος διοίκησης επιχειρηµατικής µονάδας και οµάδας ιαχείρισης III. Crisis Management : Στοιχεία που εµπεριέχει η κρίση. Στοιχεία που εµπεριέχει η διαχείριση µιας κρίσης. ράσεις που εµπεριέχει η διαχείριση κρίσεων. Κατηγοριοποίηση συστηµάτων προειδοποίησης. Ρόλος επικοινωνιών στην κρίση. Στρατηγική διαχείρισης κρίσεων. Σελίδα 18 από 20

19 Μεθοδολογία ανάθεση αρµοδιοτήτων στη γραµµατέα βοηθό διοίκησης Μεθοδολογία πριν από την ανάθεση αρµοδιοτήτων : Ορισµός στόχων. Ορισµός προτύπων µέτρησης. Ορισµός περιοχής αρµοδιοτήτων / ευθυνών. Απόφαση εφαρµογής του κατάλληλου στυλ management Μεθοδολογία κατά την ανάθεση αρµοδιοτήτων : Αρµοδιότητες που ανατίθενται. Πληροφόρηση συνεργατών για τις αρµοδιότητες που ανατέθηκαν. Παροχή καθοδήγησης, υποστήριξης, ενθάρρυνσης. ιενέργεια ελέγχων. Απονοµή ευθυνών εφόσον προκύψουν Μεθοδολογία µετά την ανάθεση αρµοδιοτήτων : Απόφαση εφαρµογής του κατάλληλου στυλ management. Παρακολούθηση υλοποίησης χρόνου στόχων. Χορήγηση κινήτρων ηθικών και υλικών - εφόσον επιτευχθούν οι στόχοι. Αναζήτηση απόκλισης εάν δεν επιτευχθούν οι στόχοι. Απόφαση αλλαγής του στυλ management Που αποσκοπεί η ορθολογική ανάθεση αρµοδιοτήτων Υποχρεώσεις γραµµατέως βοηθού διοίκησης, στα πλαίσια της λειτουργίας της διεύθυνσης Γενικό πλαίσιο υποχρεώσεων : Τήρηση καταστατικών κειµένων, αποφάσεων και εντολών, εχεµύθεια. Τήρηση του οριζόµενου εκάστοτε ωραρίου. Αποφυγή χρησιµοποίησης πλάγιων µέσων. Οµαλή κίνηση λογαριασµών και επιταγών. Αποφυγή συµµετοχής σε τυχερά παιχνίδια. Αποφυγή αλλότριας επιχειρηµατικής δραστηριότητας. Μη αποφυγή χρήσης υπογραφής Υποχρέωση προγραµµατισµού και ορθολογικής διαχείρισης χρόνου : Κατηγορίες χρόνου. Η κατηγορία διοικητικός χρόνος. Βήµατα αξιοποίησης χρόνου. Πως χάνεται ο χρόνος. Ενδεικτικά κλειδιά για ορθολογικότερη διαχείριση χρόνου : 1 ο κλειδί : Οι παράγοντες που συντελούν στο χάσιµο χρόνου 2 ο κλειδί : Η χρήση των αρχών του αξιώµατος ΠΑΡΕΤΟ 3 ο κλειδί : Η σηµασιολογία κατηγοριοποίησης της εργασιών. Σελίδα 19 από 20

20 4 ο κλειδί : Ο ρόλος του µηχανισµού ορθολογικής λήψης αποφάσεων για επίλυση θεµάτων. 5 ο κλειδί : Η σηµασιολογία διάχυσης της γνώσης. 6 ο κλειδί : Ο ρόλος της γνώσης των τρόπων αποφυγής σφαλµάτων στην επικοινωνία. 7 ο κλειδί : Η χρήση συναισθηµατικού προτύπου για εκµηδένιση σπατάλης χρόνου, µε γνώµονα την ενσυναίσθηση. 8 ο κλειδί : Η ορθολογική ανάθεση αρµοδιοτήτων. 9 ο κλειδί : Η θετική διαχείριση του άγχους µε γνώση των : Μορφών άγχους. Παραγόντων πρόκλησης άγχους. Εργασιακών αιτίων άγχους. Συνεπειών άγχους. Συµπτωµάτων άγχους. Τρόπων αντιµετώπισης άγχους. Πρακτικών καταπολέµησης άγχους Αξιολόγηση γραµµατέως βοηθού διοίκησης, στα πλαίσια της λειτουργίας διεύθυνσης Αξιολόγηση εργασιακών κριτηρίων Αξιολόγηση εργασιακής συµπεριφοράς Αξιολόγηση ατοµικών χαρακτηριστικών Αξιολόγηση διοικητικών χαρακτηριστικών Έλεγχος γραµµατείας / γραµµατέως βοηθού διοίκησης Στάδια ελέγχου Περιοχές ελέγχου Προϋποθέσεις ελέγχου 2.5. Λογοδοσία γραµµατέως βοηθού διοίκησης Τέλος Εξεταστέας Ύλης Σελίδα 20 από 20