ΕΘΝΙΚΗ ASSET MANAGEMENT Α.Ε.Δ.Α.Κ. ΔΗΛΩΣΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ

Transcript

1 ΕΘΝΙΚΗ ASSET MANAGEMENT Α.Ε.Δ.Α.Κ. ΔΗΛΩΣΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ Η ΕΘΝΙΚΗ ASSET MANAGEMENT Α.Ε.Δ.Α.Κ. (εφεξής η «Εταιρεία»), ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας, αναγνωρίζει και δίνει πρωταρχική σημασία στην υποχρέωση συμμόρφωσής της με το ισχύον κανονιστικό και νομοθετικό πλαίσιο όσον αφορά στην εν γένει προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Σκοπός της παρούσας δήλωσης είναι η ενημέρωσή σας ως υποψήφιοι ή/και υφιστάμενοι πελάτες και ως εν γένει συναλλασσόμενοι με οποιαδήποτε ιδιότητα με την Εταιρεία αναφορικά με την επεξεργασία στην οποία υποβάλλονται τα προσωπικά σας δεδομένα στο πλαίσιο εκτέλεσης των εργασιών της Εταιρείας και της εν γένει συναλλακτικής σχέσης σας με αυτή σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στον Γενικό Κανονισμό Προσωπικών Δεδομένων 2016/679 (GDPR) και στο ειδικότερο ρυθμιστικό πλαίσιο εφαρμογής του. Ειδικότερα μέσω της παρούσας θα αντλήσετε πληροφόρηση σχετικά με τα εξής: Ποιοι είμαστε και τα στοιχεία της Εταιρείας Ποιες είναι οι γενικές αρχές που ακολουθεί η Εταιρεία κατά την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα Ποια στοιχεία σας είναι δυνατόν να υποβληθούν σε επεξεργασία Για ποιους σκοπούς γίνεται η επεξεργασία Σε ποιους αποδέκτες είναι δυνατόν να γνωστοποιηθούν τα στοιχεία σας Τι προβλέπεται σε περίπτωση τυχόν διαβίβασης των δεδομένων σας σε χώρες εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ) Ποιο είναι το χρονικό διάστημα για το οποίο τηρούνται τα δεδομένα σας Τι γίνεται όταν περάσει το χρονικό διάστημα τήρησης των δεδομένων σας Ποια είναι τα δικαιώματά σας αναφορικά με τα προσωπικά σας δεδομένα Ποιες είναι οι υποχρεώσεις της Εταιρείας κατά την επεξεργασία των δεδομένων σας Καταγραφή τηλεφωνικών συνδιαλέξεων Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες - Διαδικτυακοί Ιστότοποι Επικαιροποίηση τροποποίηση της παρούσας Δήλωσης Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων 1

2 Ι. ΠΟΙΟΙ ΕΙΜΑΣΤΕ (ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ) Η ΕΘΝΙΚΗ ASSET MANAGEMENT Α.Ε.Δ.Α.Κ. είναι ανώνυμη εταιρεία, εποπτευόμενη από την Ελληνική Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς, εγγεγραμμένη στο Γενικό Εμπορικό Μητρώο (Γ.Ε.ΜΗ.), με αριθμό Γ.Ε.ΜΗ , ιστοσελίδα και έδρα στην Αθήνα, επί της οδού Λεωφόρου Συγγρού , Τ.Κ Η Εταιρεία ανήκει στον Όμιλο Εταιρειών της EΘΝΙΚΗΣ ΤΡΑΠΕΖΑΣ και διαχειρίζεται κεφάλαια θεσμικών και ιδιωτών πελατών. Η Εταιρεία διαθέτει επενδυτικά προϊόντα και υπηρεσίες που ανταποκρίνονται στις συνεχώς μεταβαλλόμενες ανάγκες θεσμικών και ιδιωτών πελατών. ΙΙ. ΠΟΙΕΣ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΠΟΥ ΑΚΟΛΟΥΘΕΙ Η ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ Στο πλαίσιο εκτέλεσης των εργασιών της, η Εταιρεία μεριμνά ώστε η επεξεργασία των δεδομένων σας να πραγματοποιείται κατ εφαρμογή των εξής γενικών αρχών: η συλλογή τους πραγματοποιείται με τρόπο θεμιτό και νόμιμο, όπου απαιτείται με τη συναίνεση/ συγκατάθεσή σας για καθορισμένο, σαφή και νόμιμο σκοπό με θεμιτή και νόμιμη επεξεργασία στο πλαίσιο του εκάστοτε σκοπού, τα στοιχεία/δεδομένα σας που συλλέγονται είναι συναφή με το σκοπό επεξεργασίας, πρόσφορα και όχι περισσότερα από όσα απαιτούνται στο πλαίσιο του εκάστοτε σκοπού της επεξεργασίας, τα στοιχεία/δεδομένα ελέγχονται ως προς την ακρίβειά τους και υποβάλλονται σε τακτική ενημέρωση και επικαιροποίηση σύμφωνα με τις υφιστάμενες για το σκοπό αυτό θεσπισμένες διαδικασίες, τα στοιχεία/δεδομένα τηρούνται σε μορφή, η οποία επιτρέπει τον προσδιορισμό της ταυτότητάς σας για το απαιτούμενο χρονικό διάστημα στο πλαίσιο πραγματοποίησης του σκοπού της επεξεργασίας, τηρούνται επαρκή μέτρα ασφαλείας για την προστασία των δεδομένων σας και την πρόληψη κινδύνων όπως απώλεια, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, καταστροφή, παράνομη χρήση ή αποκάλυψη αυτών, πριν από την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας, ενημερώνεστε δεόντως και παρέχετε, όπου απαιτείται, τη συγκατάθεσή σας αυτοβούλως και ενεργά. Η συγκατάθεσή σας μπορεί να ανακληθεί ανά πάσα στιγμή, χωρίς βέβαια να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεση προ της ανάκλησής της. Δεν απαιτείται η συγκατάθεσή σας στις ακόλουθες περιπτώσεις: α) για την ολοκλήρωση συναλλαγών σε υπό διαχείριση ΟΣΕΚΑ της Εταιρείας και για την εκτέλεση σύμβασης παροχής υπηρεσιών διαχείρισης χαρτοφυλακίου που έχετε συνάψει με την Εταιρεία ή πριν τη σύναψη αυτής, β) προκειμένου να ληφθούν μέτρα σχετικά με αίτημά σας πριν από τη σύναψη της σύμβασης, γ) για τη συμμόρφωση της Εταιρείας ως Υπεύθυνου Επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα με τις νομικές υποχρεώσεις, δ) για την προστασία ζωτικών συμφερόντων σας, 2

3 ε) για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή για την άσκηση δημόσιας εξουσίας, στ) η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των έννομων συμφερόντων που επιδιώκει η Εταιρεία, εκτός εάν το συμφέρον ή τα θεμελιώδη δικαιώματα και οι ελευθερίες σας υπερισχύουν των εν λόγω συμφερόντων. IΙΙ. ΠΟΙΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΑΣ ΕΙΝΑΙ ΔΥΝΑΤΟΝ ΝΑ ΥΠΟΒΛΗΘΟΥΝ ΣΕ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ Για την έναρξη και διατήρηση της συναλλακτικής σχέσης της με τους πελάτες της, η Εταιρεία, συμμορφούμενη με το ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο που διέπει τις εταιρείες διαχείρισης αμοιβαίων κεφαλαίων οι οποίες παράλληλα δύνανται να παρέχουν και τις επενδυτικές και/ή παρεπόμενες υπηρεσίες που προβλέπονται στην παράγραφο 2 του άρθρου 12 του ν. 4099/2012 (Α.Ε.Δ.Α.Κ. διευρυμένου σκοπού), προβαίνει στη συλλογή, τήρηση και επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων, που γνωστοποιείτε ή έχετε γνωστοποιήσει σε αυτή ως υποψήφιοι/δυνητικοί πελάτες ή/και υφισταμένοι πελάτες (μεριδιούχοι σε υπό διαχείριση ΟΣΕΚΑ της Εταιρείας και πελάτες στους οποίους παρέχονται υπηρεσίες διαχείρισης χαρτοφυλακίου) και ως εν γένει συναλλασσομένοι με οποιαδήποτε ιδιότητα με αυτήν σε όλα τα στάδια της συναλλακτικής σας σχέσης. Σημειώνεται ότι η Εταιρεία επεξεργάζεται κάθε φορά μόνο τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που είναι απαραίτητα για τον εκάστοτε σκοπό της επεξεργασίας. Ειδικότερα, η Εταιρεία ενδέχεται να επεξεργάζεται τα κάτωθι προσωπικά δεδομένα: Προσωπικά δεδομένα, τα οποία μας παρέχετε εσείς, είτε απευθείας στην Εταιρεία είτε μέσω των δικτύων διάθεσης ΟΣΕΚΑ/λοιπών συνεργαζόμενων με την Εταιρεία προσώπων, όπως: στοιχεία ταυτοποίησης & νομιμοποίησης (ονοματεπώνυμο, ημερομηνία και τόπος γέννησης, στοιχεία δελτίου ταυτότητας ή διαβατηρίου), δημογραφικά στοιχεία (φύλο, εθνικότητα, οικογενειακή κατάσταση), στοιχεία επικοινωνίας (ταχυδρομική διεύθυνση, αριθμός σταθερής ή κινητής τηλεφωνίας, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), οικονομικά στοιχεία (πληροφορίες που αφορούν την μισθολογική και περιουσιακή σας κατάσταση, φορολογική κατοικία), στοιχεία σύνδεσης σε ηλεκτρονικές εφαρμογές (λ.χ. κατά τη σύνδεσή σας στον δικτυακό τόπο της Εταιρείας για στοιχεία χαρτοφυλακίου πελάτη) και στοιχεία ηλεκτρονικής ταυτοποίησης (π.χ. ηλεκτρονική υπογραφή). Σημειώνουμε ότι είναι υποχρέωσή σας να ενημερώνετε έγκαιρα την Εταιρεία για κάθε τυχόν μεταβολή των ως άνω στοιχείων σας. Προσωπικά δεδομένα, τα οποία συλλέγει η Εταιρεία για εσάς, όπως: στο πλαίσιο ελέγχου δέουσας επιμέλειας, ελέγχου κυρώσεων και καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, στο πλαίσιο της εν γένει εξυπηρέτησης της εκάστοτε συμβατικής ή συναλλακτικής σας σχέσης με την Εταιρεία, 3

4 στο πλαίσιο συμμόρφωσης με το ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο υποβολής εποπτικών στοιχείων και πληροφοριών, στο πλαίσιο αλληλογραφίας σας και εν γένει επικοινωνίας σας με την Εταιρεία, οικονομικά στοιχεία αποτίμησης της επενδυτικής και οικονομικής σας κατάστασης και συμπεριφοράς, στοιχεία που διαβιβάζονται από εποπτικές, δικαστικές, και λοιπές Δημόσιες και Ανεξάρτητες Αρχές και αφορούν ποινικές καταδίκες, αδικήματα, επιβολή μέτρων διασφάλισης των συμφερόντων του Δημοσίου, κατασχέσεων, δημεύσεων, δεσμεύσεων, στοιχεία τα οποία σας αφορούν και τα οποία είναι δημοσίως προσβάσιμα είτε ηλεκτρονικά, είτε με άλλο τρόπο. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργάζεται η Εταιρεία τηρούνται σε έγγραφη μορφή ή/και με ηλεκτρονικά και μαγνητικά μέσα. Ιδίως σχετικά με την προστασία των ανηλίκων: Η Εταιρεία αναγνωρίζει την ανάγκη προστασίας των δεδομένων ανηλίκων, όπως αυτά ορίζονται από το ισχύον θεσμικό πλαίσιο. Δεδομένα ανηλίκων τηρούνται από την Εταιρεία μόνο εφόσον αυτά έχουν παρασχεθεί από εκείνους που ασκούν τη γονική μέριμνα και μόνο για τους σκοπούς εκπλήρωσης σχετικής συναλλακτικής σχέσης προς όφελος των ανηλίκων. Σημειώνεται ότι σε καμία περίπτωση η Εταιρεία δε συναλλάσσεται απευθείας με ανηλίκους, ούτε τα παρεχόμενα από αυτήν προϊόντα και υπηρεσίες απευθύνονται για άμεση χρήση από ανηλίκους, συναλλάσσεται δε μόνο με τους ασκούντες τη γονική μέριμνα αυτών. IV. ΓΙΑ ΠΟΙΟΥΣ ΣΚΟΠΟΥΣ ΓΙΝΕΤΑΙ Η ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ Η Εταιρεία είναι δυνατόν να επεξεργαστεί τα ανωτέρω προσωπικά σας δεδομένα, για τους ακόλουθους σκοπούς: Α) Στο πλαίσιο ολοκλήρωσης συναλλαγών σε υπό διαχείριση ΟΣΕΚΑ της Εταιρείας, ιδίως: i. Για την ταυτοποίηση και επαλήθευση των στοιχείων σας, ii. Για την εξυπηρέτηση, υποστήριξη και παρακολούθηση της συμμετοχής σας ως μεριδιούχων στους ΟΣΕΚΑ που η Εταιρεία διαχειρίζεται, βάσει των υποβαλλόμενων από εσάς αιτήσεων συμμετοχής, εξαγοράς και ανταλλαγής (εξαγοράς επανεπένδυσης) σε υπό διαχείριση ΟΣΕΚΑ της Εταιρείας, iii. Για την επικοινωνία σχετικά με ζητήματα που αφορούν τη συναλλακτική σας σχέση με την Εταιρεία. B) Στο πλαίσιο εκτέλεσης της σύμβασης παροχής υπηρεσιών διαχείρισης χαρτοφυλακίου ή πριν από τη σύναψη αυτής, ιδίως: i. Για την ταυτοποίηση και επαλήθευση των στοιχείων σας, ii. Για την επικοινωνία είτε σε προσυμβατικό στάδιο, είτε σχετικά με ζητήματα που αφορούν τη συναλλακτική σας σχέση με την Εταιρεία, iii. Για την εξυπηρέτηση, διαχείριση, παρακολούθηση, διεκπεραίωση των συναλλαγών σας και την εν γένει παροχή της υπηρεσίας διαχείρισης χαρτοφυλακίου πελατών της Εταιρείας, 4

5 iv. Για την συγκέντρωση της απαραίτητης πληροφόρησης προκειμένου να αξιολογηθεί η δυνατότητα διάθεσης της υπηρεσίας. Γ) Στο πλαίσιο συμμόρφωσης της Εταιρείας με τις υποχρεώσεις που θεσπίζονται από το εκάστοτε ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο, ιδίως αναφορικά με: i. την πρόληψη και καταστολή νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και τη χρηματοδότηση της τρομοκρατίας, ii. την εφαρμογή της ισχύουσας νομοθεσίας, όπως ενδεικτικά της φορολογικής νομοθεσίας, συμπεριλαμβανομένων των διατάξεων που αφορούν την αυτόματη ανταλλαγή πληροφοριών στον φορολογικό τομέα, iii. την αξιολόγηση της καταλληλότητας και κάθε άλλης αξιολόγησης ή κατηγοριοποίησης του πελάτη, όπως κατά περίπτωση απαιτείται, για τη διάθεση χρηματοπιστωτικού μέσου ή την παροχή υπηρεσίας, iv. την καταγραφή και αρχειοθέτηση εντολών ή/και αιτημάτων πελατών προς την Εταιρεία που δίνονται εγγράφως, ηλεκτρονικά ή τηλεφωνικά στο πλαίσιο παροχής σε αυτούς από την Εταιρεία υπηρεσιών διαχείρισης χαρτοφυλακίου πελατών. v. την καταγραφή και αρχειοθέτηση όλων των εντολών που δίνουν οι διαχειριστές συλλογικών χαρτοφυλακίων ΟΣΕΚΑ και χαρτοφυλακίων πελατών της Εταιρείας για κατάρτιση συναλλαγών επί χρηματοπιστωτικών μέσων, ηλεκτρονικά ή τηλεφωνικά, συμπεριλαμβανομένης της υποχρέωσης ηχογράφησης των εντολών που δίδονται τηλεφωνικώς. vi. τη γνωστοποίηση και διαβίβαση στις αρμόδιες Εποπτικές, Ανεξάρτητες, Αστυνομικές, Δικαστικές και εν γένει Δημόσιες Αρχές, καθώς και τρίτα νομίμως αδειοδοτημένα νομικά πρόσωπα, όπου απαιτείται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Δ) Στο πλαίσιο της νόμιμης λειτουργίας της Εταιρείας, της προάσπισης των συμφερόντων της καθώς και της εν γένει εύρυθμης λειτουργίας και προστασίας των συναλλαγών σας, ιδίως αναφορικά με τη συγκέντρωση ή/και ανάλυση δεδομένων που σχετίζονται μεταξύ άλλων με: i. την επίλυση τυχόν αιτημάτων / παραπόνων σας, ii. την εκτίμηση και διαχείριση κινδύνων στο πλαίσιο λειτουργίας της Εταιρείας, iii. την πρόληψη και αντιμετώπιση περιπτώσεων εξαπάτησης και άλλων παράνομων δραστηριοτήτων με σκοπό την προστασία πελατών. Ιδίως σχετικά με τις αυτοματοποιημένες λήψεις αποφάσεων, περιλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ: Σε συγκεκριμένες περιπτώσεις όπως όταν είναι αναγκαία για τη σύναψη ή εκτέλεση της σύμβασης σας με την Εταιρεία ή κατόπιν της ρητής σας συγκατάθεσης, η επεξεργασία των σχετικών δεδομένων σας είναι δυνατόν να πραγματοποιείται και μέσω αυτοματοποιημένων διαδικασιών, από τις οποίες προκύπτουν αποφάσεις που βασίζονται σε στατιστικές αναλύσεις των παραμέτρων εκείνων που καθιστούν δυνατή την αντικειμενική αξιολόγηση των αιτημάτων σας και την εν γένει συναλλακτική σας σχέση με την Εταιρεία. 5

6 V. ΣΕ ΠΟΙΟΥΣ ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ ΕΙΝΑΙ ΔΥΝΑΤΟΝ ΝΑ ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΘΟΥΝ ΤΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΑΣ Αποδέκτες των δεδομένων, τα οποία η Εταιρεία υποχρεούται ή δικαιούται να ανακοινώνει βάσει νομοθετικής ή κανονιστικής διάταξης ή δικαστικής απόφασης ή στο πλαίσιο της νόμιμης λειτουργίας της συναλλακτικής και συμβατικής σας σχέσης με αυτή, μπορεί να είναι τρίτα σε σχέση με την Εταιρεία φυσικά ή νομικά πρόσωπα, δημόσιες αρχές, υπηρεσίες ή άλλοι φορείς, όπως: (α) Η Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος και Εταιρείες του Ομίλου της Εθνικής Τράπεζας όπως ενδεικτικά: (i) στην NBG Securities, ii) στην Εθνική Ασφαλιστική, καθώς και με κάθε μορφή συνεργαζόμενα με την Εταιρεία πρόσωπα (φυσικά ή νομικά) που ενεργούν στο όνομα και για λογαριασμό της, για την επίτευξη του σκοπού επεξεργασίας της σύμβασης (πχ Σύμβουλοι), (β) κάθε πιστωτικό ίδρυμα που εκτελεί καθήκοντα θεματοφύλακα/υποθεματοφύλακα των υπό διαχείριση ΟΣΕΚΑ της Εταιρείας, οι εκάστοτε οριζόμενοι διαμεσολαβητές για τη διάθεση μεριδίων των υπό διαχείριση ΟΣΕΚΑ της Εταιρείας, καθώς και τρίτα πρόσωπα πάροχοι στα οποία η Εταιρεία έχει, δυνάμει σχετικής σύμβασης, αναθέσει την άσκηση λειτουργιών της, στο πλαίσιο της διαχείρισης ΟΣΕΚΑ και της παροχής υπηρεσιών διαχείρισης χαρτοφυλακίου πελατών, (γ) τρίτα προς την Εταιρεία, φυσικά ή νομικά πρόσωπα, που ενεργούν κατ εντολή και για λογαριασμό της ή/και με τα οποία η Εταιρεία συνεργάζεται κατά την άσκηση των δραστηριοτήτων της, με σκοπό την εκπλήρωση των υποχρεώσεών της στο πλαίσιο της διαχείρισης ΟΣΕΚΑ και της παροχής υπηρεσιών διαχείρισης χαρτοφυλακίου πελατών, συμπεριλαμβανομένων των κάτωθι κατηγοριών: i. Εταιρείες παροχής υπηρεσιών Θεματοφυλακής, ii. Εταιρείες παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών συμπεριλαμβανομένων οικονομικών συμβούλων και ελεγκτών της Εταιρείας, (δ) Ασφαλιστικοί Φορείς, Δημόσιοι Οργανισμοί, Επιμελητήρια και Δημόσιες Επιχειρήσεις, (ε) Πιστωτικά Ιδρύματα, Ανώνυμες Εταιρείες Παροχής Επενδυτικών Υπηρεσιών (Α.Ε.Π.Ε.Υ.), Ανώνυμες Εταιρείες Διαχείρισης Αμοιβαίων Κεφαλαίων (Α.Ε.Δ.Α.Κ.), (στ) Εποπτικές, Δικαστικές, Ανεξάρτητες και λοιπές Αρχές σε εθνικό και ευρωπαϊκό επίπεδο για την εκπλήρωση υποχρέωσης της Εταιρείας βάσει νόμου ή κανονιστικής διάταξης ή δικαστικής απόφασης, όπως ενδεικτικά: Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς, Ελληνική Επιτροπή Ανταγωνισμού, ΣΔΟΕ, Οικονομική Αστυνομία, Δημόσιες Αρχές της Ελλάδας και του εξωτερικού, Δικαστήρια, Εισαγγελίες, Ανακριτικοί Υπάλληλοι, Συμβολαιογράφοι, Δικαστικοί Επιμελητές, Υποθηκοφυλακεία, Έλληνες και αλλοδαποί Δικηγόροι, (ζ) Ορκωτοί Λογιστές και Ελεγκτικές εταιρείες. Επισημαίνεται ότι η Εταιρεία θα προβαίνει και σε ειδικότερη ενημέρωση σχετικά με τυχόν διαβίβαση των δεδομένων σας στους ανωτέρω αποδέκτες, εφόσον προβλέπεται από την ισχύουσα νομοθεσία. Η Εταιρεία ενδέχεται να γνωστοποιήσει τα προσωπικά δεδομένα σας στις αρμόδιες Εποπτικές, Ανεξάρτητες, Αστυνομικές, Δικαστικές και εν γένει Δημόσιες Αρχές, όπου επιβάλλεται από το ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο, σε τακτική ή έκτακτη βάση, εφόσον υποβληθεί σχετικό αίτημα ή εφόσον οφείλει να υποβάλλει αναφορά με τα εν λόγω στοιχεία χωρίς προηγούμενη ειδική ενημέρωση. 6

7 Σημειώνεται ότι στην περίπτωση που η Εταιρεία αναθέτει την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων σε τρίτους, οι οποίοι ενεργούν κατ εντολή και για λογαριασμό της, οφείλουν να συμμορφώνονται πλήρως με τις οδηγίες της Εταιρείας, η εν λόγω δε συμμόρφωση διασφαλίζεται μέσω ειδικότερων προβλέψεων στα σχετικά συμβατικά κείμενα εξωτερικής ανάθεσης (outsourcing) και της τήρησης ανάλογων διαδικασιών. VΙ. ΤΙ ΠΡΟΒΛΕΠΕΤΑΙ ΣΕ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΤΥΧΟΝ ΔΙΑΒΙΒΑΣΗΣ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΑΣ ΣΕ ΧΩΡΕΣ ΕΚΤΟΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΧΩΡΟΥ (ΕΟΧ) Η τυχόν διαβίβαση προσωπικών δεδομένων σε χώρες εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ) δύναται να πραγματοποιείται μόνο εφόσον οι χώρες αυτές παρέχουν επαρκές επίπεδο προστασίας των προσωπικών δεδομένων. Σε περίπτωση που η τρίτη χώρα εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ) δεν παρέχει επαρκές επίπεδο προστασίας προσωπικών δεδομένων, τα προσωπικά δεδομένα μπορούν να διαβιβαστούν στην εν λόγω χώρα μόνο εάν η προστασία δεδομένων προβλέπεται από κάποια συμφωνία διαβίβασης δεδομένων, η οποία εξασφαλίζει ένα επαρκές επίπεδο προστασίας ή συντρέχουν οι προϋποθέσεις που προβλέπει ρητά η Ευρωπαϊκή και η εθνική νομοθεσία (π.χ εσείς ως το υποκείμενο των δεδομένων στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα έχετε συναινέσει ρητά στη διαβίβαση). Σε τέτοια περίπτωση κατά τα ανωτέρω αναφερόμενα, η Εταιρεία θα μεριμνά για την ασφαλή επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διαβιβάζονται. VΙΙ. ΠΟΙΟ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΧΡΟΝΙΚΟ ΔΙΑΣΤΗΜΑ ΓΙΑ ΤΟ ΟΠΟΙΟ ΤΗΡΟΥΝΤΑΙ ΤΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΣΑΣ Η Εταιρεία επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα καθ όλη τη διάρκεια ισχύος της εκάστοτε σύμβασης και μετά την καθ οιοδήποτε τρόπο λύση ή λήξη αυτής για όσο χρονικό διάστημα ορίζεται από το εκάστοτε ισχύον νομικό και κανονιστικό πλαίσιο. Ειδικότερα τα προσωπικά σας δεδομένα τα οποία επεξεργάζεται η Εταιρεία τηρούνται υποχρεωτικά καθ όλη τη διάρκεια που επιβάλει ο σκοπός της επεξεργασίας για τον οποίο υποβάλλονται σε επεξεργασία ή/και το εκάστοτε ισχύον νομικό και κανονιστικό πλαίσιο. Με τη λήξη αυτής της διάρκειας, τα δεδομένα τηρούνται σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο για το χρονικό διάστημα που προβλέπεται από τη λήξη της επιχειρηματικής σχέσης ή για όσο χρόνο απαιτείται για την προάσπιση δικαιωμάτων της Εταιρείας ενώπιον Δικαστηρίου ή και άλλης αρμόδιας Αρχής. VIII. ΤΙ ΓΙΝΕΤΑΙ ΟΤΑΝ ΠΕΡΑΣΕΙ ΤΟ ΧΡΟΝΙΚΟ ΔΙΑΣΤΗΜΑ ΤΗΡΗΣΗΣ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΑΣ Σε περίπτωση που περάσει το χρονικό διάστημα τήρησης των δεδομένων σας, η Εταιρεία αποδίδει ιδιαίτερη προσοχή στον τρόπο καταστροφής τους. Ειδικότερα για το σκοπό αυτό εφαρμόζει κατάλληλες διαδικασίες, οι οποίες ακολουθούνται αφότου εξεταστεί ότι δεν απαιτείται η διατήρηση αρχειακού υλικού για τη συμμόρφωση με τις νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις ή για την προστασία των συμφερόντων της Εταιρείας, και βασίζονται στις οδηγίες της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. 7

8 ΙΧ. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΣΑΣ ΑΝΑΦΟΡΙΚΑ ΜΕ ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΑ Μετά από εξακρίβωση της ταυτότητάς σας, ως Υποκείμενα των Δεδομένων έχετε τα παρακάτω δικαιώματα: Δικαίωμα ενημέρωσης Η Εταιρεία οφείλει να σας ενημερώνει για την επεξεργασία στην οποία υποβάλλει τα δεδομένα σας, όπως ενδεικτικά για το ποια δεδομένα επεξεργάζεται, για ποιο σκοπό, για ποιο χρονικό διάστημα τα κρατάει, με διαφανή, κατανοητή και εύκολα προσβάσιμη μορφή, χρησιμοποιώντας σαφή και απλή διατύπωση. Δικαίωμα πρόσβασης Έχετε το δικαίωμα να λάβετε από την Εταιρεία επιβεβαίωση για το κατά πόσον ή όχι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν υφίστανται επεξεργασία και, εάν συμβαίνει αυτό, έχετε το δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα αυτά. Δικαίωμα διόρθωσης Δικαίωμα διαγραφής Έχετε το δικαίωμα να απαιτήσετε από την Εταιρεία τη διόρθωση τυχόν ανακριβών προσωπικών σας δεδομένων και τη συμπλήρωση τυχόν ελλιπών δεδομένων σας. Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε από την Εταιρεία τη διαγραφή προσωπικών δεδομένων, το οποίο δύναται να ικανοποιηθεί εφόσον συντρέχουν συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Δικαίωμα περιορισμού επεξεργασίας της Έχετε το δικαίωμα να εξασφαλίσετε από την Εταιρεία τον περιορισμό της επεξεργασίας, εφόσον συντρέχουν συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Δικαίωμα εναντίωσης Έχετε το δικαίωμα να αντιταχθείτε, ανά πάσα στιγμή, στην επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν. Η Εταιρεία στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να σταματήσει την επεξεργασία, εκτός και αν καταδείξει επιτακτικούς και νόμιμους λόγους οι οποίοι υπερισχύουν των συμφερόντων, των δικαιωμάτων και των ελευθεριών σας ως υποκειμένου των δεδομένων ή για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων. Δικαίωμα σε Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε από την Εταιρεία να μην ανθρώπινη παρέμβαση υποβάλλεστε, εφόσον συντρέχει περίπτωση, σε διαδικασία λήψης στα απόφασης αποκλειστικά βάσει αυτοματοποιημένης επεξεργασίας, πλαίσια απόφασης συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, η οποία παράγει μέσω έννομα αποτελέσματα που σας αφορούν ή σας επηρεάζει σημαντικά αυτοματοποιημένης με παρόμοιο τρόπο. διαδικασίας Δικαίωμα φορητότητας Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε από την Εταιρεία να λάβετε τα προσωπικά σας δεδομένα, τα οποία έχετε παράσχει σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο, ή να τα διαβιβάσει η Εταιρεία σε άλλο πάροχο. 8

9 Για την περαιτέρω διευκόλυνσή σας σχετικά με την άσκηση των σχετικών δικαιωμάτων σας, η Εταιρεία μεριμνά για την ανάπτυξη εσωτερικών διαδικασιών ώστε να ανταποκρίνεται έγκαιρα και αποτελεσματικά στα σχετικά αιτήματά σας. Για την άσκηση των ανωτέρω δικαιωμάτων σας, παρακαλούμε όπως υποβάλλετε το αίτημα σας στην Εταιρεία, στην ηλεκτρονική διεύθυνση ή εγγράφως στην ταχυδρομική διεύθυνση της Εταιρείας (Λεωφ. Συγγρού , Αθήνα) υπόψη του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων. Για θέματα σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων μπορείτε να απευθύνεστε στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων της Εταιρείας στην ηλεκτρονική διεύθυνση ή εγγράφως στην ταχυδρομική διεύθυνση της Εταιρείας (Λεωφ. Συγγρού , Αθήνα) υπόψη του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων. Σε περίπτωση που θεωρείτε ότι θίγεται κατά οποιονδήποτε τρόπο η προστασία των προσωπικών σας δεδομένων, μπορείτε να προσφύγετε, εφόσον επιθυμείτε, και στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, χρησιμοποιώντας τα ακόλουθα στοιχεία επικοινωνίας: Ιστοσελίδα: Ταχυδρομική Διεύθυνση: Λεωφόρος Κηφισίας 1-3, Τ.Κ , Αθήνα Τηλεφωνικό Κέντρο: Fax: Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο: Χ. ΠΟΙΕΣ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΑΣ Α. Διασφάλιση Απόρρητου και Ασφάλειας Επεξεργασίας Η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι απόρρητη και διεξάγεται αποκλειστικά και μόνο από πρόσωπα της Εταιρείας (απασχολούμενο προσωπικό). Τα πρόσωπα αυτά επιλέγονται με βάση αυστηρά κριτήρια, που έχει θεσπίσει η Εταιρεία, τα οποία έχουν ως σκοπό την παροχή επαρκών εγγυήσεων από πλευράς γνώσεων (εξειδικευμένων όπου απαιτείται) και προσωπικών δεσμεύσεων για την τήρηση του απορρήτου. Επιπλέον στην Εταιρεία υπάρχουν κατάλληλες εφαρμογές βασιζόμενες σε υψηλού επιπέδου πρότυπα ασφαλείας για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ενώ παράλληλα προγραμματίζονται σε τακτική βάση οι απαιτούμενοι έλεγχοι με σκοπό την αυστηρή εφαρμογή των κριτηρίων και των διαδικασιών που έχει θεσπίσει η Εταιρεία για το σκοπό αυτό. 9

10 Εάν η επεξεργασία διεξάγεται για λογαριασμό της Εταιρείας από πρόσωπο μη εξαρτώμενο από αυτήν, η σχετική εκχώρηση - ανάθεση γίνεται υποχρεωτικά εγγράφως με την ενσωμάτωση στο κείμενο της σύμβασης των απαιτούμενων όρων σύμφωνα με το εκάστοτε ισχύον κανονιστικό πλαίσιο. Επισημαίνεται ότι και στην προκειμένη περίπτωση για τη διασφάλιση της εμπιστευτικότητας προβλέπεται υποχρεωτικά ότι η επεξεργασία διεξάγεται μόνο κατ εντολή και για λογαριασμό της Εταιρείας και ότι οι λοιπές υποχρεώσεις αναφορικά με την τήρηση του απορρήτου και την ασφάλεια της επεξεργασίας βαρύνουν αναλόγως και τον τρίτο πάροχο υπηρεσιών. Η Εταιρεία λαμβάνει τα κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα για την ασφάλεια των δεδομένων και την προστασία τους από περιστατικά παραβίασης όπως η τυχαία ή αθέμιτη καταστροφή, τυχαία απώλεια, αλλοίωση, απαγορευμένη διάδοση ή πρόσβαση και κάθε άλλη μορφή αθέμιτης επεξεργασίας. Τα μέτρα που λαμβάνονται θα πρέπει να εξασφαλίζουν επίπεδο ασφαλείας ανάλογο προς τους κινδύνους που συνεπάγεται η επεξεργασία και η φύση των δεδομένων που αποτελεί αντικείμενο της επεξεργασίας. Β. Ασφάλεια Πληροφοριακών Συστημάτων Η Εταιρεία για τη διασφάλιση της τήρησης της εμπιστευτικότητας του συνόλου των πληροφοριών που καταχωρούνται στα πληροφοριακά της συστήματα έχει θεσπίσει Πολιτική Ασφαλείας Πληροφοριακών Συστημάτων της Εταιρείας, δυνάμει της οποίας: επιτυγχάνεται η προστασία των δεδομένων που διακινούνται μέσω των δικτύων δεδομένων και φωνής που χρησιμοποιεί η Εταιρεία, ελέγχεται αποτελεσματικά η πρόσβαση των χρηστών στα πληροφοριακά συστήματα της Εταιρείας και διασφαλίζεται η προστασία των πληροφοριών που τα συστήματα αυτά διαχειρίζονται, εντοπίζονται έγκαιρα και προλαμβάνονται, όσο είναι δυνατόν, περιστατικά παραβίασης της ασφάλειας των πληροφοριακών συστημάτων της Εταιρείας. εφαρμόζονται οι απαιτούμενες μέθοδοι κρυπτογράφησης κατά τη διακίνηση εμπιστευτικών και απόρρητων πληροφοριών ή δεδομένων με σκοπό τη διασφάλιση της ακεραιότητας, της εμπιστευτικότητας και της διαθεσιμότητας των πληροφοριών αυτών. ΧΙ. ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΩΝ ΣΥΝΔΙΑΛΕΞΕΩΝ Η Εταιρεία χρησιμοποιεί τεχνικά μέσα καταγραφής τηλεφωνικών συνδιαλέξεων με πελάτες για την εξυπηρέτηση των συναλλαγών τους που διενεργούνται στο πλαίσιο της διαχείρισης χαρτοφυλακίου πελατών, καθώς και στο πλαίσιο εκτέλεσης και εξυπηρέτησης των σχετικών συναλλακτικών σχέσεων σύμφωνα με τα προβλεπόμενα από το εκάστοτε ισχύον θεσμικό πλαίσιο. Η Εταιρεία χρησιμοποιεί τεχνικά μέσα καταγραφής τηλεφωνικών συνδιαλέξεων με διαμεσολαβητές/αντισυμβαλλόμενους στο πλαίσιο των εντολών που δίνουν οι διαχειριστές συλλογικών χαρτοφυλακίων ΟΣΕΚΑ και χαρτοφυλακίων πελατών της Εταιρείας για κατάρτιση συναλλαγών επί χρηματοπιστωτικών μέσων. 10

11 Στις περιπτώσεις αυτές η Εταιρεία προβλέπει ώστε να παρέχεται ειδική ενημέρωση πριν από οποιαδήποτε καταγραφή τηλεφωνικής συνδιάσκεψης. XII. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ - ΔΙΑΔΙΚΤΥΑΚΟΙ ΙΣΤΟΤΟΠΟΙ Εφόσον κάνετε χρήση του δικτυακού τόπου της Εταιρείας θα πρέπει να γνωρίζετε ότι η Εταιρεία συλλέγει προσωπικά δεδομένα των εξουσιοδοτημένων χρηστών του δικτυακού της τόπου, μόνο όταν αυτοί οι ίδιοι εκουσίως τα παρέχουν με σκοπό την παροχή υπηρεσιών που είναι διαθέσιμες ηλεκτρονικά (π.χ. στοιχεία χαρτοφυλακίου πελάτη). Τα προσωπικά δεδομένα τα οποία συλλέγονται στο δικτυακό ιστοτόπο αφορούν αποκλειστικά στην πιστοποίηση και αυθεντικότητα της εισόδου του στον δικτυακό τόπο. Ο δικτυακός ιστοτόπος περιλαμβάνει συνδέσμους (links) προς άλλους δικτυακούς τόπους οι οποίοι βρίσκονται υπό την ευθύνη τρίτων φορέων (φυσικά ή νομικά πρόσωπα). Σε καμία περίπτωση δεν ευθύνεται η Εταιρεία για τους όρους προστασίας και διαχείρισης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τους οποίους αυτοί οι δικτυακοί τόποι ακολουθούν. Η Εταιρεία σύμφωνα με τις εσωτερικές της διαδικασίες, δεν ζητά από εσάς σε καμία περίπτωση την καθ οιονδήποτε τρόπο (τηλεφωνικώς, μέσω ή οποιοδήποτε άλλο μέσο επικοινωνίας) γνωστοποίηση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (στοιχεία ταυτότητας, αριθμούς λογαριασμών κλπ) ή κωδικών τους (user id, password) και ότι ως εκ τούτου θα πρέπει να γίνεται άμεση διαγραφή τέτοιου είδους μηνυμάτων, ενημερώνοντας παράλληλα σχετικά την Εταιρεία. XΙΙΙ. ΕΠΙΚΑΙΡΟΠΟΙΗΣΗ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΠΑΡΟΥΣΑΣ ΔΗΛΩΣΗΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ Η Εταιρεία δύναται να επικαιροποιήσει, συμπληρώσει ή/και τροποποιήσει την παρούσα Δήλωση Προστασίας των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, σύμφωνα με το εκάστοτε ισχύον κανονιστικό και νομοθετικό πλαίσιο. Σε αυτή την περίπτωση, η επικαιροποιημένη Δήλωση θα αναρτηθεί στον διαδικτυακό ιστοτόπο της Εταιρείας ( και θα είναι διαθέσιμη δωρεάν στην Ελληνική γλώσσα σε έντυπη μορφή, κατόπιν αιτήματός σας, στη διεύθυνση στην οποία θα ζητήσετε να σας αποσταλεί, είτε στο δίκτυο των καταστημάτων της ΕΘΝΙΚΗΣ ΤΡΑΠΕΖΑΣ, είτε στα γραφεία της Εταιρείας, Λεωφόρος Συγγρού , Αθήνα (3 ος όροφος). XΙV. ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Η Εταιρεία έχει ορίσει Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων, τα στοιχεία επικοινωνίας του οποίου είναι: Ηλεκτρονική Διεύθυνση: dpo@nbgam.nbg.gr Ταχυδρομική Διεύθυνση: ΕΘΝΙΚΗ ASSET MANAGEMENT Α.Ε.Δ.Α.Κ., Λεωφ. Συγγρού , Αθήνα, υπόψη Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων 11

12 Για οποιαδήποτε περαιτέρω πληροφορία σχετικά με την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων μπορείτε να επικοινωνείτε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων της Εταιρείας στην ηλεκτρονική διεύθυνση ή εγγράφως στην ταχυδρομική διεύθυνση της Εταιρείας (Λεωφ. Συγγρού , Αθήνα) υπόψη του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων. Η παρούσα Δήλωση Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα της Εταιρείας έχει ισχύ από την 25 η