ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΠΡΟΧΕΙΡΟΥ ΜΕΙΟΔΟΤΙΚΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ Λαμία Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Τ.Ε.Ι. ΛΑΜΙΑΣ Ταχ. Δ/νση 3ο ΧΛΜ Π.Ε.Ο. ΛΑΜΙΑΣ - ΑΘΗΝΩΝ ΤΗΛ.: FAX : Αριθ.Πρωτ ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΠΡΟΧΕΙΡΟΥ ΜΕΙΟΔΟΤΙΚΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΕΙΔΙΚΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΤΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΤΟΥ Τ.Ε.Ι. ΛΑΜΙΑΣ Ανακοινώνουμε ότι το Τ.Ε.Ι. Λαμίας προκηρύσσει Πρόχειρο Μειοδοτικό Διαγωνισμό με σφραγισμένες προσφορές και κριτήριο κατακύρωσης τη χαμηλότερη τιμή, σύμφωνα με τις επισυναπτόμενες αναλυτικές τεχνικές προδιαγραφές, προϋπολογισμού Σαράντα Πέντε Χιλιάδων ευρώ «45.000,00» συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. 23%, για την ανάδειξη Αναδόχου, που θα αναλάβει την «Προμήθεια Ειδικού Λογισμικού των Τμημάτων Μισθοδοσίας Προσωπικού Οικονομικού του Τ.Ε.Ι. Λαμίας». Κλειστές προσφορές θα γίνονται δεκτές στο Τμήμα Διοικητικής Μέριμνας Πρωτοκόλλου του Τ.Ε.Ι. Λαμίας μέχρι τις και ώρα π.μ., και οι οποίες θα παραμένουν κλειστές μέχρι την αποσφράγισή τους από την αρμόδια επιτροπή στις και ώρα π.μ.. Στο φάκελο κάθε προσφοράς πρέπει να αναγράφονται ευκρινώς : 1.Η λέξη ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΓΙΑ ΤΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ «.» 2.Ο πλήρης τίτλος της αρμόδιας Υπηρεσίας που διενεργεί το διαγωνισμό. 3.Ο αριθμός πρωτοκόλλου της Διακήρυξης του διαγωνισμού. 4.Η ημερομηνία διενέργειας του διαγωνισμού. 5.Τα στοιχεία του αποστολέα. Στο φάκελο της προσφοράς τους οι υποψήφιοι ανάδοχοι θα πρέπει να περιλαμβάνουν τα οικονομικά στοιχεία δηλαδή την τιμή προσφοράς τους συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. 23%. Επίσης στο φάκελο της προσφοράς τους οι υποψήφιοι ανάδοχοι θα πρέπει να περιλαμβάνουν, επί ποινή απορρίψεως, και υπεύθυνη δήλωση, του Ν. 1599/1986, στην οποία θα αναφέρουν ότι δέχονται όλους τους όρους των παρακάτω τεχνικών προδιαγραφών του διαγωνισμού ανεπιφύλακτα. 1

2 Προσφορές, οι οποίες δεν δέχονται τις τεχνικές προδιαγραφές του διαγωνισμού ή είναι υπό αίρεση ή επιφύλαξη δεν γίνονται δεκτές. Αντιπροσφορές δεν γίνονται δεκτές (Απόφαση Συμβουλίου του Τ.Ε.Ι. Λαμίας αριθμ. 207/ ). Όποιος από τους προσφέροντες επιθυμεί να παραστεί στο διαγωνισμό, πρέπει να το δηλώσει με την κατάθεση της προσφοράς του. Ο διαγωνισμός θα γίνει στις και ώρα π.μ. στην Αίθουσα Συμβουλίων του Τ.Ε.Ι. Λαμίας. Η επιτροπή του Διαγωνισμού με ευθύνη του Προέδρου της, οφείλει να καταθέσει τη σχετική της εισήγηση στο πρωτόκολλο του Τ.Ε.Ι. Λαμίας μέχρι τις Τεχνικές προδιαγραφές για την Προμήθεια Ειδικού Λογισμικού των Τμημάτων Μισθοδοσίας Προσωπικού Οικονομικού του Τ.Ε.Ι. Λαμίας Αντικείμενο του παρόντος διαγωνισμού είναι η προμήθεια εγκατάσταση και θέση σε λειτουργία Συστήματος Εκκαθάρισης Μισθοδοσίας, το οποίο θα πρέπει να αποτελείται από επιμέρους υποσυστήματα/εφαρμογές, που θα καλύπτουν τις λειτουργίες στο πλαίσιο ενός λειτουργικού περιβάλλοντος ασφαλείας, διαχείρισης χρηστών, ομάδων και δικαιωμάτων πρόσβασης. Το νέο Σύστημα θα πρέπει να καλύπτει πλήρως τις απαιτήσεις και τις ανάγκες των υπηρεσιών και να έχει εφαρμοστεί αποδεδειγμένα με επιτυχία, σε άλλα Ν.Π.Δ.Δ. γενικότερα και σε Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ειδικότερα. Συγκεκριμένα το προσφερόμενο σύστημα πρέπει (με ποινή απορρίψεως της προσφοράς) να λειτουργεί στο σύνολό του, σε πέντε (5) τουλάχιστον τριτοβάθμια εκπαιδευτικά ιδρύματα. Ειδικότερα, τα χαρακτηριστικά που πρέπει να διασφαλισθούν είναι: 1) Η Πληρότητα: να καλύπτει πλήρως τις απαιτούμενες λειτουργίες. 2) Ο εκσυγχρονισμός: να λειτουργεί και να αξιοποιεί πλήρως το γραφικό (GUI) περιβάλλον εργασίας και να καλύπτει την ταυτόχρονη λειτουργία των χρηστών με αρχιτεκτονική πελάτη εξυπηρετητή (client server). 3) Η μέγιστη αξιοποίηση της υπάρχουσας κατάστασης: μετάπτωση των δεδομένων του υπάρχοντος συστήματος και πλήρη αξιοποίηση του υπάρχοντος εξοπλισμού. 4) Η αποδεδειγμένη εφαρμογή του συστήματος σε άλλα Ν.Π.Δ.Δ. και η διασφάλιση παροχής των απαιτούμενων υπηρεσιών ώστε να εφαρμοσθεί με επιτυχία στο Τ.Ε.Ι. Λαμίας. 5) Η διασφάλιση της συντήρησης υποστήριξης. 2

3 Επισημαίνεται ότι οι προσφορές θα πρέπει να περιλαμβάνουν και το σύνολο του απαραίτητου λογισμικού που είναι αναγκαίο για την εύρυθμη λειτουργία του καθώς και τον απαραίτητο εξυπηρετητή (server). Στις Υποχρεώσεις του Αναδόχου περιλαμβάνεται και η εγκατάσταση του ανωτέρου λογισμικού. Αναλυτικότερα ο κάθε Υποψήφιος Ανάδοχος: Συμπληρώνει τους πίνακες συμμόρφωσης που ακολουθούν με την απόλυτη ευθύνη της ακρίβειας των δεδομένων. Υποβάλλει την προσφορά του σύμφωνα με τα προβλεπόμενα. Συμπληρώνει με σαφήνεια, ακρίβεια και πληρότητα τα φύλλα οικονομικής αξιολόγησης. Απαντά με συγκεκριμένες παραπομπές σε τεχνικά φυλλάδια ή άλλα σημεία της προσφοράς του, όπου περιγράφει αναλυτικά και κατά απαίτηση των πινάκων συμμόρφωσης. Απλή θετική απάντηση στους πίνακες συμμόρφωσης ή επανάληψη της απαίτησης, δεν αποτελεί απάντηση αλλά λόγο απόρριψης της προσφοράς κατά την κρίση της επιτροπής. Στις υποχρεώσεις του Τ.Ε.Ι. Λαμίας περιλαμβάνονται η εξασφάλιση της δικτυακής υποδομής για την επικοινωνία του εξυπηρετητή (server) με τους υπάρχοντες σταθμούς εργασίας (client) στην Οικονομική Υπηρεσία, στο Τμήμα Προσωπικού και στο Τμήμα Μισθοδοσίας. ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ Α/Α Χαρακτηριστικά (αναλυτικές απαιτήσεις και πρόσθετες πληροφορίες) Απαίτηση 1. Αρχιτεκτονική client-server Υλοποίηση της εφαρμογής με αρχιτεκτονική client-server. 2. Γραφικό περιβάλλον (GUI). Ενδεικτικά αναφέρουμε την ύπαρξη παραθύρων (όχι Dos, Console/VGA κ.λ.π.), διαφόρων τύπων μενού (drop-down, popup menus), εργαλειοθηκών (toolbars), εικονιδίων, τη χρήση του ποντικιού (mouse) κ.λπ. 3. Ταυτόχρονη πρόσβαση πολλών χρηστών (multi user). Δυνατότητα ταυτόχρονης λειτουργίας της εφαρμογής από περισσότερους του ενός χρήστες, σε διαφορετικούς σταθμούς εργασίας. 4. Πρόσβαση χρηστών Ορισμός χρηστών και έλεγχος προσβάσεων στη λειτουργία του προγράμματος, με διαφορετικά προνόμια ανά διαδικασία ή και οθόνη. 5. Τήρηση των δεδομένων Τήρηση των δεδομένων της εφαρμογής σε server Βάσης Δεδομένων (Data Base Server). 3

4 Χαρακτηριστικά (αναλυτικές απαιτήσεις και πρόσθετες πληροφορίες) Απαίτηση 6. Άμεση υποστήριξη βοήθειας(on-line help). Ενσωμάτωση στην εφαρμογή on-line υποστήριξης και οδηγίες προς τους χρήστες, ανά διαδικασία ή και οθόνη σε μορφή PDF, Windows Help ή HTML. 7. Μηνύματα λαθών Μηνύματα λαθών (error messages) στην Ελληνική γλώσσα. 8. Στατιστικά στοιχεία. Δυνατότητα παράθεσης γραφημάτων (ιστογράμματα και πίτες), για κάθε αιτούμενο στατιστικό στοιχείο ή και δυνατότητα εξαγωγής στοιχείων για την επεξεργασία με στατιστικά πακέτα ή εφαρμογές δημιουργίας γραφημάτων. 9. Αντίγραφα ασφαλείας Διαδικασίες λήψης και αποκατάστασης αντιγράφων ασφαλείας (backup). 10. Ιστορικότητα μεταβολών. Δυνατότητα τήρησης του ιστορικού των μεταβολών επιλεγμένων στοιχείων Θα πρέπει να τηρούνται τουλάχιστον τα στοιχεία: Περιγραφή του στοιχείου που τροποποιήθηκε (π.χ. όνομα Πεδίου). Παλιά και νέα τιμή αυτού του στοιχείου και ημερομηνία τροποποίησης. Η ταυτότητα του χειριστή που έκανε την τροποποίηση. 11. Εισαγωγή εξαγωγή δεδομένων Διαδικασίες εισαγωγής εξαγωγής όλων των δεδομένων (του ιστορικού των μεταβολών συμπεριλαμβανομένων) από και σε ASCII αρχεία (ELOT-928). 12. Τεχνικά εγχειρίδια. Παρουσίαση της σχεδίασης της βάσης δεδομένων, της συνδεσμολογίας των πινάκων, των μεθόδων που προκρίθηκαν για την ασφάλεια και ακεραιότητα των δεδομένων κ.λ.π. 13. Εγχειρίδια χρήσης. Αναλυτική ανάπτυξη των λειτουργιών της εφαρμογής, με τις οδηγίες χρήσης διατυπωμένες σε απλή και κατανοητή γλώσσα. Υποσύστημα Διαχείρισης Μισθοδοσίας Προσωπικού Σκοπός του Υποσυστήματος Σκοπός του Υποσυστήματος είναι η κάλυψη όλων των λειτουργικών απαιτήσεων που απαιτούνται για την τήρηση του μητρώου εργαζομένων και την ορθή εκτέλεση των εργασιών εκκαθάρισης - διαχείρισης της μισθοδοσίας αυτών. Χαρακτηριστικά του Υποσυστήματος Α/Α Το πρόγραμμα Μισθοδοσίας θα πρέπει να είναι πλήρως παραμετροποιήσιμο. Για το σκοπό αυτό θα πρέπει να υπάρχουν στην εφαρμογή δυνατότητες ένταξης και συντήρησης αρχείων στα οποία να καταγράφεται, με κάθε λεπτομέρεια, κάθε μισθολογικό στοιχείο που αφορά ομάδες 4

5 εργαζομένων που μισθοδοτούνται με τον ίδιο τρόπο και πώς το κάθε στοιχείο επηρεάζει τη μισθοδοσία των υπαλλήλων. Έτσι, θα πρέπει να υπάρχει δυνατότητα ένταξης όλων των συμβάσεων που αφορούν την υπηρεσία, του ενιαίου μισθολογίου με το οποίο αμείβονται οι υπάλληλοι με συμβάσεις αορίστου χρόνου καθώς και το τακτικό προσωπικό, ειδικοί τρόποι πληρωμής για μετακλητούς υπαλλήλους, εποχιακό προσωπικό και γενικότερα πάσης φύσεως προσωπικό που μπορεί ν απασχολείται. Ο υπολογισμός της υπερωριακής, νυκτερινής και εξαιρέσιμης εργασίας για κάθε κατηγορία προσωπικού θα πρέπει να είναι παραμετροποιημένος. Γενικά, οποιοδήποτε είδος μισθοδοσίας θα πρέπει να περιγράφεται με παραμέτρους, τις οποίες θα μπορούν, με απλό τρόπο, να αλλάζουν αρμόδιοι υπάλληλοι του τμήματος εκκαθάρισης μισθοδοσίας. Θα πρέπει επίσης να δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας νέων ειδών μισθοδοσίας, χωρίς να χρειάζεται να γραφεί κώδικας, αλλά μόνο με τη χρήση παραμέτρων, δηλαδή να καθορίζεται ποια επιδόματα μετέχουν στον καθορισμό των αποδοχών, ποιες κρατήσεις θα εφαρμόζονται και με ποιο τρόπο κ.λ.π. Όσον αφορά στις κρατήσεις θα πρέπει να προβλέπεται επίσης αρχείο παραμέτρων ώστε οι υπάλληλοι να μπορούν εύκολα να εντάσσονται σε κατηγορίες και αυτόματα να γίνονται οι κρατήσεις υπέρ Ασφαλιστικών Ταμείων, κ.λ.π. Σχετικά με τις εξαγορές Ασφαλιστικών Ταμείων, τα Δάνεια και τις Χρηματικές Ποινές και γενικά οποιεσδήποτε άλλες κρατήσεις, το πρόγραμμα θα πρέπει να είναι παραμετροποιημένο ώστε να μπορούν να ενταχθούν νέες κρατήσεις, καθώς επίσης και ο τρόπος υπολογισμού τους να γίνεται με απλές κινήσεις. Το πρόγραμμα θα πρέπει να δίνει τη δυνατότητα ένταξης παραμέτρων, οι οποίες να αντανακλούν τη φορολογική πολιτική και με βάση τις παραμέτρους αυτές να υπολογίζεται ο φόρος. Το αρχείο πρέπει να έχει ιστορικότητα και να καλύπτει κάθε παράμετρο που αφορά στον υπολογισμό του φόρου (οικογενειακή κατάσταση κ.λ.π.). Τήρηση αρχείου κλάδων ασφάλισης για τους ασφαλισμένους στο ΙΚΑ. Σε κάθε κλάδο πρέπει να εμφανίζονται τα ποσοστά κρατήσεων ασφαλισμένου και εργοδότη. Τήρηση αρχείου με τους κλάδους και τις κατηγορίες του προσωπικού και άμεση σύνδεση της διαμόρφωσης αποδοχών με τα στοιχεία του πίνακα αυτού. NAI NAI NAI NAI NAI Για τους μισθοδοτούμενους θα πρέπει να υπάρχουν τα παρακάτω στοιχεία: Επώνυμο, όνομα, πατρώνυμο, μητρώνυμο, ημερομηνία γέννησης, διεύθυνση κατοικίας, τηλέφωνο και ταχ. κώδικας, , αρ.δελτίου ταυτότητας, ΑΦΜ, αριθμός μητρώου για κάθε ασφαλιστικό ταμείο που είναι ασφαλισμένος, αρ. λογαριασμού τραπέζης για διάφορες τράπεζες, οικογενειακή κατάσταση (με στοιχεία που αφορούν τα τέκνα και την αυτόματη διαχείριση της οικογενειακής παροχής). Επίσης, θα πρέπει να είναι καταχωρημένα όλα τα στοιχεία πρόσληψης, διορισμού ή μονιμοποίησης. Τέτοια στοιχεία είναι η ημερομηνία πρόσληψης, διορισμού ή μονιμοποίησης, οι αριθμοί των αντίστοιχων ΦΕΚ, ημερομηνία ορκωμοσίας κλπ. Επίσης, θα πρέπει να δίνεται η δυνατότητα καταχώρησης επιδομάτων, κρατήσεων κ.λ.π.. Θα πρέπει να καταχωρούνται στοιχεία που αφορούν εξαγορές ασφαλιστικών ταμείων, δάνεια και χρηματικές ποινές. Ακόμη, θα πρέπει να μπορούν να καταχωρούνται στοιχεία που αφορούν σε κρατήσεις υπέρ διαφόρων επιμελητηρίων (ΟΕΕ, ΤΕΕ κ.λ.π.) σε βάση μηνιαία ή εξάμηνη ή όπως αλλιώς θα καθορίζεται από τις αντίστοιχες παραμέτρους, οι οποίες θα μπορούν να μεταβάλλονται. 5

6 Για κάθε μισθοδοσία, θα πρέπει να τηρούνται όλα τα στοιχεία που διαμόρφωσαν τις συγκεκριμένες αποδοχές. Στις τακτικές μισθοδοσίες θα πρέπει να καταχωρούνται από τους χειριστές μόνο στοιχεία κίνησης, όπως είναι ημέρες απουσίας, ασθένειες, περικοπές, έκτακτες κρατήσεις, αναδρομικές καταβολές ή κρατήσεις κλπ. Όπως και σε οποιοδήποτε άλλο είδος υπολογισμού αποδοχών, θα λαμβάνονται αυτόματα υπόψη οποιεσδήποτε μεταβολές έχουν γίνει στον κάθε μισθοδοτούμενο και θα υπολογίζονται αυτόματα τυχόν αναδρομικές αποδοχές που οφείλονται στις μεταβολές αυτές. Ασθένειες Το πρόγραμμα θα πρέπει να δίνει τη δυνατότητα υπολογισμού αποδοχών ασθενείας για όλες τις κατηγορίες προσωπικού στις οποίες καταβάλλεται επίδομα ασθενείας από το ΙΚΑ. Όσον αφορά στις ημέρες ασθενείας, για τους ασφαλισμένους στο ΙΚΑ, θα πρέπει να δίνεται η δυνατότητα κίνησης ημερών αναμονής. Υπερωρίες, Νυχτερινά, Εξαιρέσιμα Πρέπει να υπάρχει δυνατότητα υπολογισμού οσωνδήποτε μισθοδοσιών υπερωριών, ωρών συμπλήρωσης ωραρίου, νυχτερινών και εξαιρέσιμων και για όλες τις κατηγορίες προσωπικού. Οι κινήσεις που θα πρέπει να περαστούν θα πρέπει να είναι μόνον οι ώρες. Αναδρομικές Μισθοδοσίες Θα πρέπει να δίνεται η δυνατότητα υπολογισμού πάσης φύσεως αναδρομικών αποδοχών για κάθε κατηγορία προσωπικού. Οι αναδρομικές μισθοδοσίες θα μπορούν να υπολογίζονται μετά την αλλαγή των παραμέτρων χωρίς καμία άλλη παρέμβαση των χειριστών. Αναδρομικά από αλλαγή εισοδηματικής πολιτικής. Αναδρομικά μετά από αλλαγή οποιασδήποτε άλλης μισθολογικής παραμέτρου και σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή. Τα αναδρομικά θα υπολογίζονται για όλα τα είδη αποδοχών στα οποία αφορούν (τακτικές αποδοχές, υπερωρίες κ.λ.π.). Πληρωμή Η καταβολή των αποδοχών θα γίνεται μέσω τραπέζης της επιλογής της υπηρεσίας. Το κομμάτι του προγράμματος που αφορά στην προετοιμασία των μαγνητικών μέσων ή γενικά στην επικοινωνία με την οποιαδήποτε τράπεζα (Internet κ.λ.π.) θα πρέπει να είναι πλήρως παραμετροποιημένο και δομημένο έτσι ώστε να μπορεί εύκολα να αλλάζει σε περίπτωση αλλαγής τραπέζης. Σε περίπτωση αλλαγής τραπέζης ο ανάδοχος θα είναι υποχρεωμένος να έχει έτοιμα τα προγράμματα επικοινωνίας με την εν λόγω τράπεζα για όσο διάστημα διαρκεί το συμβόλαιο υποστήριξης. Οι πληρωμές θα προετοιμάζονται από τους χειριστές σε επίπεδο μισθοδοσιών ή ομάδων υπαλλήλων. Η πληρωμή θα πρέπει να μπορεί να γίνεται και στο χέρι με ειδικές καταστάσεις πληρωμής. Αυτό κρίνεται απαραίτητο για έκτακτες πληρωμές ή για περιπτώσεις αδυναμίας πληρωμής μέσω τραπέζης (απεργίες, φυσικές καταστροφές κ.λ.π.). Οποιαδήποτε ενέργεια που αφορά στη μισθοδοσία θα πρέπει να μπορεί να ακυρωθεί 6

7 με εύκολο τρόπο. Στις ενέργειες αυτές περιλαμβάνονται ο υπολογισμός μισθοδοσίας και η πληρωμή. Έκδοση Καταστάσεων Οποιαδήποτε μισθοδοσία θα πρέπει να συνοδεύεται από όλες τις απαραίτητες καταστάσεις. Οι εκτυπώσεις θα πρέπει να είναι άσχετες με τον υπολογισμό της μισθοδοσίας και να μπορούν να γίνονται όποτε ζητηθεί, μετά φυσικά από τον υπολογισμό. Οι εκτυπώσεις θα πρέπει να γίνονται είτε σε επίπεδο μισθοδοσίας, είτε σε επίπεδο ομάδας υπαλλήλων, είτε για μεμονωμένους υπαλλήλους. Οποιαδήποτε κατάσταση θα πρέπει να μπορεί να εμφανιστεί απλά στην οθόνη του τερματικού, είτε να αποσταλεί σε εκτυπωτή που επιλέγει ο χειριστής. Η προετοιμασία των καταστάσεων και η επιλογή αποστολής θα πρέπει να γίνεται ακριβώς με τον ίδιο τρόπο για οποιοδήποτε είδος κατάστασης. Το μέγεθος και ο τύπος των γραμμάτων θα πρέπει να είναι αποκλειστικά στον έλεγχο του προγράμματος και να μην απαιτείται καμία ενέργεια από τους χειριστές εκτός από τη σωστή τροφοδότηση των εκτυπωτών με τον κατάλληλο τύπο χαρτιού. (Α3 ή Α4 Landscape συμβατικού τύπου). Δυνατότητα εκτύπωσης καταστάσεων μισθοδοσίας για οποιοδήποτε είδος μισθοδοσίας. Οι καταστάσεις θα είναι τυπωμένες κατά υπηρεσία, και σε κάθε υπηρεσία αλφαβητικά κατά υπάλληλο. Επίσης θα πρέπει να υπάρχει διαχωρισμός και συγκεντρωτικά στοιχεία κάθε φορά που αλλάζει η πίστωση. Στις καταστάσεις μισθοδοσίας θα πρέπει να περιλαμβάνονται όλα τα στοιχεία που διαμορφώνουν τις αποδοχές των υπαλλήλων καθώς επίσης και άλλα στοιχεία που δείχνουν την ειδικότητα, τον κλάδο και άλλα στοιχεία που αφορούν τους εργαζόμενους. Πρέπει να εκδίδονται καταστάσεις για τα ασφαλιστικά ταμεία όπως τις θέλει το κάθε ταμείο. Θα πρέπει να γίνει πρόβλεψη για όλα τα γνωστά ταμεία και να υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας νέων εκτυπωτικών, με χρήση παραμέτρων, ώστε να μπορούμε εύκολα να αντιμετωπίσουμε οποιοδήποτε νέο ταμείο προκύψει στο μέλλον. Στις καταστάσεις που αφορούν στα ασφαλιστικά ταμεία θα πρέπει να εμφανίζεται ο αριθμός μητρώου του ασφαλισμένου. Οι καταστάσεις των ταμείων θα πρέπει γενικά να είναι έτσι διαρθρωμένες που να μπορούν να συνοδεύουν τις αντίστοιχες μισθοδοτικές καταστάσεις. Θα πρέπει να εκδίδονται συνοπτικές καταστάσεις οι οποίες θα συνοδεύουν τις καταστάσεις μισθοδοσίας αλλά δεν θα αναφέρουν έναν προς έναν τους εργαζόμενους, παρά μόνο τις ομάδες συγκεντρωτικά. Όσον αφορά το ΙΚΑ, θα πρέπει να εκδίδονται όλες οι προβλεπόμενες καταστάσεις επικοινωνίας με το ΙΚΑ με σκοπό την μηχανογραφική αποστολή των ενσήμων και τη μηχανογραφική ενημέρωση του ΙΚΑ. Η δημιουργία του μαγνητικού μέσου θα είναι μία κατάσταση σαν όλες τις άλλες (απλά θα γίνεται αποστολή σε file). Πρέπει, φυσικά, να δημιουργείται αυτόματα από το πρόγραμμα η αναλυτική περιοδική δήλωση (ΑΠΔ) στις προβλεπόμενες ημερομηνίες και να αποστέλλεται μέσω INTERNET στο ΙΚΑ. 7

8 Θα πρέπει να μπορούν να εκδοθούν βεβαιώσεις αποδοχών για οποιοδήποτε διάστημα ζητηθεί και για οποιοδήποτε υπάλληλο ή ομάδα υπαλλήλων. Στις βεβαιώσεις αυτές θα πρέπει να υπάρχουν αναλυτικά στοιχεία για κάθε μισθοδοσία καθώς επίσης και σύνολα σε ό,τι αφορά στις μικτές αποδοχές, στις κρατήσεις και στις καθαρές αποδοχές. Ακόμη θα πρέπει να προβλέπεται κάποιο λεκτικό για τη χρήση της βεβαίωσης. Οι βεβαιώσεις αποδοχών για την εφορία θα πρέπει να μπορούν τυπωθούν ανά πάσα στιγμή και για οποιοδήποτε διάστημα ζητηθεί για οποιονδήποτε υπάλληλο ή ομάδες υπαλλήλων. Οι συγκεντρωτικές καταστάσεις φόρου θα πρέπει να μπορούν εκτυπωθούν ανά πάσα στιγμή και για οποιοδήποτε διάστημα ζητηθεί. Δυνατότητα εκτύπωσης συγκεντρωτικών καταστάσεων με όλα τα μεγέθη που αφορούν τη μισθοδοσία π.χ. μικτές αποδοχές, ΙΚΑ, ΤΣΜΕΔΕ, φόρος. Οι καταστάσεις αυτές θα μπορούν να τυπώνονται ανά πάσα στιγμή για μεμονωμένες μισθοδοσίες ή ομάδες μισθοδοσιών και για οποιαδήποτε ομάδα υπαλλήλων. Άλλες Λειτουργίες Συμβατότητα γραμμογράφησης και δημιουργίας αρχείων για όλες τις ελληνικές τράπεζες. Συμβατότητα γραμμογράφησης και δημιουργίας αρχείων για το ΤΣΜΕΔΕ, ΙΚΑ, Ταχ. Ταμιευτήριο, Ταμείο Παρακαταθηκών κ.λ.π. Πλήρες σύστημα υπενθυμίσεων ημερομηνιών για οποιαδήποτε εργασία σε σχέση με τη μισθοδοσία. Report generator στοιχείων προσωπικού Δυνατότητα εξαγωγής όλων των στοιχείων του προσωπικού και των μισθοδοσιών τους σε excel αρχεία. Διαμόρφωση μενού περιβάλλοντος χρήστη (συντομεύσεις). Διαμόρφωση μενού εκτυπώσεων εφαρμογής ανά χρήστη. Εύκολη οριστικοποίηση (κλείδωμα) και από - οριστικοποίηση μισθοδοσίας. 8

9 Υποσύστημα Διαχείρισης Στοιχείων Προσωπικού Σκοπός του Υποσυστήματος Σκοπός του Υποσυστήματος είναι η κάλυψη όλων των λειτουργικών απαιτήσεων που απαιτούνται για την τήρηση του μητρώου εργαζομένων και την ορθή εκτέλεση των εργασιών διαχείρισης αυτών. Χαρακτηριστικά του Υποσυστήματος Α/Α Τήρηση Αρχείων Παραμέτρων Το πρόγραμμα Προσωπικού θα πρέπει να είναι πλήρως παραμετροποιημένο. Για το σκοπό αυτό θα πρέπει να υπάρχουν στην εφαρμογή δυνατότητες ένταξης και συντήρησης αρχείων στα οποία να καταγράφεται, με κάθε λεπτομέρεια, κάθε στοιχείο που αφορά ομάδες εργαζομένων που προσλαμβάνονται, διορίζονται ή μονιμοποιούνται και πώς το κάθε στοιχείο επηρεάζει την πορεία και την εξέλιξη των υπαλλήλων. Έτσι, θα πρέπει να υπάρχει δυνατότητα ένταξης όλων των συμβάσεων που αφορούν το δημόσιο, του ενιαίου μισθολογίου με το οποίο αμείβονται οι υπάλληλοι με συμβάσεις αορίστου χρόνου καθώς και το τακτικό προσωπικό, ειδικοί τρόποι ένταξης για μετακλητούς υπαλλήλους, εποχιακό προσωπικό και γενικότερα πάσης φύσεως προσωπικό που απασχολείται στην υπηρεσία γενικά. Πρέπει να υπάρχει δυνατότητα κατανομής του προσωπικού σε υπηρεσίες σε επίπεδο διευθύνσεων, τμημάτων και γραφείων. Τα στοιχεία αυτά θα πρέπει να τηρούνται με ιστορικότητα. Πρέπει να τηρείται αρχείο κατηγοριών και κλάδων προσωπικού, και σε κάθε εγγραφή του πίνακα να αναφέρονται όλες οι παράμετροι που επηρεάζουν την πορεία και την εξέλιξη των υπαλλήλων που ανήκουν σε κάθε κατηγορία. Πρέπει να τηρείται αρχείο με τα είδη των προϋπηρεσιών που εμφανίζονται στο προσωπικό και, για κάθε είδος προϋπηρεσίας, να σημειώνεται πώς επηρεάζει τη πορεία και την εξέλιξη των υπαλλήλων. Πρέπει να τηρείται αρχείο με τα τυπικά προσόντα που μπορούν να χαρακτηρίζουν τους υπαλλήλους και πώς αυτά επηρεάζουν την πορεία και την εξέλιξη των υπαλλήλων. Τήρηση Αρχείων Εργαζομένων Για τους υπαλλήλους θα πρέπει να υπάρχουν τα παρακάτω στοιχεία: Επώνυμο, όνομα, πατρώνυμο, μητρώνυμο, ημερομηνία γέννησης, διεύθυνση κατοικίας, τηλέφωνο και ταχ. κώδικας, , αρ. δελτίου ταυτότητας, ΑΦΜ, αριθμός μητρώου για κάθε ασφαλιστικό ταμείο που είναι ασφαλισμένος, αρ. λογαριασμού τραπέζης για διάφορες τράπεζες, οικογενειακή κατάσταση. Θα πρέπει να υπάρχει επίσης η διεύθυνση κατοικίας, ο ταχ. κώδικας και το 9

10 τηλέφωνο του υπαλλήλου. Επίσης, θα πρέπει να είναι καταχωρημένα όλα τα στοιχεία πρόσληψης, διορισμού ή μονιμοποίησης. Τέτοια στοιχεία είναι η ημερομηνία πρόσληψης, διορισμού ή μονιμοποίησης, οι αριθμοί των αντίστοιχων ΦΕΚ και αποφάσεων, ημερομηνία ορκωμοσίας κλπ. Θα πρέπει επίσης να τηρούνται πλήρη στοιχεία που αφορούν τη διακοπή σχέσης εργασίας (απόλυση, συνταξιοδότηση, παραίτηση κλπ). Όλα τα στοιχεία που τηρούνται στην εφαρμογή του Προσωπικού πρέπει να είναι προσπελάσιμα από την εφαρμογή της Μισθοδοσίας και αντίστροφα. Εννοείται πως δεν πρέπει σε καμία περίπτωση να υπάρχει πολλαπλότητα παρόμοιων στοιχείων. Τα στοιχεία πρέπει να βρίσκονται σε πίνακες οι οποίοι θα είναι κοινοί και στις δύο εφαρμογές. Οι άδειες πάσης φύσεως, οι απουσίες, οι αργίες, οι διαθεσιμότητες και γενικά οτιδήποτε σχετίζεται με τον υπολογισμό χρόνου υπηρεσίας των υπαλλήλων θα πρέπει επίσης να καταχωρούνται στο αρχείο εργαζομένων και να λαμβάνονται υπόψη στη διαμόρφωση του μισθού, στη βαθμολογική εξέλιξη των υπαλλήλων και στον υπολογισμό του συντάξιμου χρόνου. Εννοείται, όπως έχει τονιστεί και παραπάνω, ότι τα στοιχεία αυτά θα είναι κοινά με την εφαρμογή της Μισθοδοσίας και σε καμία περίπτωση δεν θα πρέπει να υπάρχει πολλαπλότητα στοιχείων. Στο αρχείο εργαζομένων θα πρέπει να τηρούνται στοιχεία που αφορούν το βαθμό των υπαλλήλων. Θα πρέπει να καταχωρείται το αν ο υπάλληλος κατέχει κάποιο αξίωμα (προϊστάμενος διεύθυνσης, προϊστάμενος τμήματος κ.λ.π.). Για κάθε εργαζόμενο θα πρέπει να μπορούν να καταχωρηθούν στο αρχείο εργαζομένων έπαινοι, ποινές, περικοπές και οτιδήποτε άλλο στοιχείο ενδιαφέρει τη Δ/νση Προσωπικού. Στο αρχείο εργαζομένων θα πρέπει να καταχωρούνται τα σεμινάρια στα οποία μετέχει ο κάθε υπάλληλος και, για κάθε σεμινάριο, θα πρέπει να φαίνεται ο χρόνος που αφορά και το αντικείμενο. Τα στοιχεία αυτά θα πρέπει να είναι έτσι διαρθρωμένα ώστε να μπορούμε αργότερα να κάνουμε πάσης φύσεως επεξεργασία και επιλογή υπαλλήλων με βάση τα στοιχεία αυτά. Στο αρχείο εργαζομένων θα πρέπει να καταχωρούνται στοιχεία που αφορούν τις ασθένειες, την κύηση και τη λοχεία, τις εκπαιδευτικές άδειες, τις αποσπάσεις, τις μετατάξεις κλπ. Τα στοιχεία αυτά θα έχουν ιστορικότητα και θα είναι άκρως επεξηγηματικά. Ό,τι έχει σχέση με εργασίες του υπηρεσιακού συμβουλίου (τοποθετήσεις, μετατάξεις, προαγωγές, μετακινήσεις, πειθαρχικές ποινές κλπ) θα πρέπει να καταχωρείται στο αρχείο εργαζομένων. Στο αρχείο εργαζομένων θα πρέπει να υπάρχει πεδίο καταχώρησης στοιχείων που αφορούν την υγιεινή του προσωπικού και σχετίζονται με την εκτέλεση υπηρεσίας. Τέτοια στοιχεία είναι ασθένειες, ομάδα αίματος, ιατρικό ιστορικό κ.λ.π. 10

11 Το πρόγραμμα θα πρέπει να δίνει τη δυνατότητα ένταξης προσωπικού με οποιοδήποτε τρόπο. Οι τρόποι ένταξης προσωπικού είναι είτε προσλήψεις εκτάκτων υπαλλήλων με τη διενέργεια διαγωνισμού, είτε διορισμοί τακτικού προσωπικού με τη διενέργεια διαγωνισμού, είτε μετατάξεις ή αποσπάσεις από άλλους φορείς ή οργανισμούς, είτε προσλήψεις εποχιακού προσωπικού είτε ειδικές συμβάσεις που περιλαμβάνουν μετακλητούς υπαλλήλους νομικούς συμβούλους κ.λ.π. Σε περιπτώσεις διορισμού υπαλλήλων, θα πρέπει να μπορούν να εντάσσονται οι υπάλληλοι στο αρχείο με όλα τα στοιχεία που αφορούν στο διορισμό τους με εύκολο και σαφή τρόπο. Όσον αφορά τις μονιμοποιήσεις θα πρέπει το πρόγραμμα να δίνει όλα τα απαραίτητα εργαλεία για την αυτόματη αλλαγή σχέσης. Το πρόγραμμα θα πρέπει αυτόματα να αλλάζει τη μισθολογική και βαθμολογική κατάσταση των υπαλλήλων και να παράγει όλες τις απαραίτητες καταστάσεις που δείχνουν τις παραπάνω μεταβολές. Το πρόγραμμα θα πρέπει να εξυπηρετεί τους υπαλλήλους σε ό,τι τους αφορά π.χ. διεκπεραιώσεις αδειών, συγκεντρωτικά στοιχεία, προβλέψεις βαθμολογικής εξέλιξης και συντάξιμου χρόνου κ.λ.π. Εκτυπώσεις Καταστάσεις προσωπικού πάσης φύσεως και με οποιαδήποτε κριτήρια επιλογής. Οι καταστάσεις θα μπορούν να τυπώνονται με οποιαδήποτε μορφή ταξινόμησης π.χ. κατά υπηρεσία, αλφαβητικά κλπ. Καταστάσεις πάσης φύσεως που αφορούν σε όλα τα είδη αδειών. Οι καταστάσεις αυτές περιλαμβάνουν συγκεντρωτικές για οποιοδήποτε διάστημα ζητηθεί και για οποιαδήποτε κατηγορία αδειών, ατομικά δελτία και παραπεμπτικά για τις αναρρωτικές άδειες κλπ. Επετηρίδα τακτικού προσωπικού όπως αυτή προβλέπεται από το νόμο. Η επετηρίδα θα μπορεί να τυπωθεί οποιαδήποτε χρονική στιγμή. Καταστάσεις που δείχνουν την οικογενειακή κατάσταση των υπαλλήλων και τις αντίστοιχες οικογενειακές παροχές. Καταστάσεις που δείχνουν πότε επέρχεται οποιαδήποτε μεταβολή ή συνταξιοδότηση. Καταστάσεις μεταβολής μισθολογικών στοιχείων που έχουν να κάνουν με το χρόνο υπηρεσίας π.χ. κλιμάκια, βασικοί μισθοί, χρονοεπιδόματα κλπ. Καταστάσεις που δείχνουν τις όποιες άλλες μεταβολές π.χ. βαθμολογικές για οποιοδήποτε διάστημα ζητηθεί και για οποιαδήποτε ομάδα υπαλλήλων. Άλλες Λειτουργίες Εργαλείο κρίσης προϊσταμένων προσωπικού και εκτυπώσεις. Πλήρες σύστημα υπενθυμίσεων ημερομηνιών για οποιαδήποτε διεργασία σε σχέση με το γραφείο προσωπικού. 11

12 Report generators στοιχείων προσωπικού σε μορφή λίστας και μορφή βεβαίωσης Δυνατότητα εξαγωγής όλων των στοιχείων του προσωπικού σε excel αρχεία. Διαμόρφωση μενού περιβάλλοντος χρήστη (συντομεύσεις). Διαμόρφωση μενού εκτυπώσεων εφαρμογής ανά χρήστη Εκτύπωση καταστάσεων με τις οποίες θα προκύπτουν ανά πάσα χρονική στιγμή τα κατωτέρω στοιχεία: Προβλεπόμενες οργανικές θέσεις μονίμων κατά κλάδο και ειδικότητα Υπηρετούντες μόνιμοι, αορίστου χρόνου, εποχιακοί υπάλληλοι και συμβασιούχοι κατά κλάδο και κατά επιμέρους. Κενές οργανικές θέσεις μονίμων, αορίστου χρόνου και εποχιακών υπαλλήλων κατά κλάδο και ειδικότητα Προσωποπαγείς θέσεις μονίμων και αορίστου χρόνου υπαλλήλων κατά κλάδο και ειδικότητα. Εκτύπωση καταστάσεων με τις οποίες θα προκύπτουν ανά πάσα χρονική στιγμή τα κατωτέρω στοιχεία: Υπηρετούντες μόνιμοι αορίστου χρόνου εποχιακοί υπάλληλοι κατά κατηγορία εκπαίδευσης (ΠΕ ΤΕ ΔΕ ΥΕ) Υπηρετούντες μόνιμοι ή αορίστου χρόνου υπάλληλοι κατά έτη υπηρεσίας (0-5, 5-10, 10-15, 15-20, 20-25, 25-30, 30-35) Υπηρετούντες μόνιμοι ή αορίστου χρόνου υπάλληλοι κατά φύλο (άνδρες γυναίκες) Υπηρετούντες μόνιμοι ή αορίστου χρόνου υπάλληλοι κατά ηλικία (0-25, 25-30, 30-35, 35-40, 40-45, 45-50, 50-55, 55-60, 60-65) Υπηρετούντες μόνιμοι ή αορίστου χρόνου υπάλληλοι κατά βαθμό και κατηγορία Υπηρετούντες προϊστάμενοι Τμημάτων και Διευθύνσεων, συνολικά και κατά φύλο. Θα πρέπει να υπάρχει δυνατότητα τα ανωτέρω στοιχεία να δίνονται τόσο μεμονωμένα, όσο και κατά συνδυασμό κριτηρίων σε μία κατάσταση συνολικά π.χ. Σύνολο μονίμων ή αορίστου χρόνου ή εποχιακών υπαλλήλων την 31/12 τους τρέχοντος έτους. Εκτύπωση καταστάσεων με τις οποίες θα προκύπτουν ανά πάσα χρονική στιγμή τα κατωτέρω στοιχεία: Σύνολο μονίμων ή αορίστου χρόνου υπαλλήλων κατά κλάδο που μετετάγησαν ή αποσπάστηκαν στο ΤΕΙ από άλλους Φορείς. Σύνολο μονίμων ή αορίστου χρόνου υπαλλήλων κατά κλάδο που μετετάγησαν ή αποσπάστηκαν από το ΤΕΙ σε άλλους Φορείς. Σύνολο μονίμων ή αορίστου χρόνου υπαλλήλων κατά κλάδο των οποίων λύθηκε η υπαλληλική σχέση για οποιοδήποτε λόγο (λόγω παραίτησης, θανάτου, διορισμού σε άλλες Υπηρεσίες του Δημοσίου, 35ετίας, ανικανότητας, ορίου ηλικίας κ.α.) Δυνατότητα παρακολούθησης της βαθμολογικής εξέλιξης των μονίμων ή αορίστου χρόνου υπαλλήλων ανά πάσα χρονική στιγμή. Θα πρέπει απαραίτητα να εμφανίζεται ο κατεχόμενος βαθμός των υπαλλήλων, η ημερομηνία χορήγησής του, το όριο αλλαγής βαθμού κατά κλάδο και η ημερομηνία χορήγησης του επόμενου βαθμού. Δυνατότητα παρακολούθησης μισθολογικής εξέλιξης των μονίμων ή αορίστου χρόνου υπαλλήλων ανά πάσα χρονική στιγμή. Θα πρέπει απαραίτητα να εμφανίζεται το κατεχόμενο μισθολογικό κλιμάκιο, η ημερομηνία χορήγησής του, το όριο αλλαγής του και η ημερομηνία χορήγησης του επόμενου Μ.Κ. Σύνολο μονίμων ή αορίστου χρόνου υπαλλήλων στους οποίους χορηγείται το επόμενο Μ.Κ. Για όλες τις υπηρεσιακές μεταβολές των υπαλλήλων θα πρέπει να καταχωρούνται οι αντίστοιχες αποφάσεις του Υπηρεσιακού Συμβουλίου, του ΤΕΙ και το ΦΕΚ της 12

13 δημοσίευσής τους (όταν αυτές δημοσιεύονται). Επίσης όταν λύεται η υπαλληλική σχέση, η σχετική απόφαση του ΤΕΙ, το ΦΕΚ, η ημερομηνία της λύσης, ο λόγος της λύσης (παραίτηση απόλυση λόγω επιβολής ποινής απόλυση λόγω νόσου απόλυση λόγω ορίου ηλικίας) και ο αριθμός συνταξιοδοτικού φακέλου. Εργαλείο κρίσης προϊσταμένων και εκτυπώσεις : Δυνατότητα εμφάνισης και εκτύπωσης υπηρεσιακού σημειώματος υποψηφίου. Η μοριοδότηση των επί μέρους κριτηρίων καθώς και η συνολική μοριοδότηση θα πρέπει να γίνονται αυτόματα. Καταγραφή στοιχείων μονίμων ή αορίστου χρόνου υπαλλήλων σε μορφή πιστοποιητικού υπηρεσιακών μεταβολών Εκτύπωση των εντύπων Σ5 και Σ6 που αφορούν στη συνταξιοδότηση υπαλλήλων ασφαλισμένων στο ΙΚΑ ορισμένου και αορίστου χρόνου. Δυνατότητα έκδοσης και εκτύπωσης Αποφάσεων που αφορούν στα κατωτέρω: α) Χορήγηση Μισθολογικού κλιμακίου γ) Βαθμολογική ένταξη δ) Μετάταξη Απόσπαση από άλλο ή σε άλλο φορέα ε) Προαγωγές στ) Μονιμοποίηση (μετά από διετή δοκιμαστική υπηρεσία) ζ) Μετακινήσεις τοποθετήσεις Στο αρχείο εργαζομένων θα πρέπει να τηρούνται στοιχεία σχετικά με την αξιολόγηση του τακτικού και αορίστου χρόνου προσωπικού (κατά έτος) από τους Α Β αξιολογητές (προϊστάμενο Τμήματος Διεύθυνσης ) και ό,τι έχει σχέση με τις εκθέσεις αξιολόγησης των υπαλλήλων. Πρέπει να παρέχει την δυνατότητα εκτύπωσης των σχετικών καταστάσεων ετησίως αλλά και ανά πάσα άλλη χρονική στιγμή. Συγκεκριμένα : θα πρέπει να προβλέπονται πέντε -5- ενότητες με δεκαέξι -16- στοιχεία, με μέσους όρους των στοιχείων. Τα στοιχεία αυτά θα πρέπει να τηρούνται με ιστορικότητα και με αυτόματη ενημέρωση του αρχείου του υπαλλήλου. Στο αρχείο κάθε εργαζόμενου θα πρέπει να καταχωρούνται στοιχεία αναφορικά με το πειθαρχικό μητρώο των τακτικών και αορίστου χρόνου υπαλλήλων (οτιδήποτε έχει σχέση με τις πειθαρχικές ποινές, από μονομελή ή συλλογικά πειθαρχικά όργανα, προσφυγές στα δικαστήρια κτλ.). Τα στοιχεία αυτά πρέπει να τηρούνται με ιστορικότητα και να είναι άκρως επεξηγηματικά. Δυνατότητα εκτύπωσης σχετικών καταστάσεων ανά πάσα χρονική στιγμή. Τήρηση αρχείου σεμιναρίων για όλο το προσωπικό της υπηρεσίας. Στο Αρχείο Εργαζομένων θα πρέπει να αναγράφονται πέρα από τα ήδη προβλεπόμενα στοιχεία των υπαλλήλων α) ο αριθμός κινητού τηλεφώνου καθώς και β) η υπηρεσιακή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του υπαλλήλου. Υποσύστημα Ενιαίας Αρχής Πληρωμών Σκοπός του Υποσυστήματος Σκοπός του υποσυστήματος είναι η κάλυψη όλων των λειτουργικών απαιτήσεων που απαιτούνται για την τήρηση του μητρώου εργαζομένων μισθοδοσίας στη Γ.Γ.Π.Σ. και 13

14 την ορθή εκτέλεση των εργασιών διαχείρισης και παραγωγής αρχείων της μισθοδοσίας στη καθορισμένη μορφή. Χαρακτηριστικά του Υποσυστήματος Α/Α Η εφαρμογή να παρέχει την δυνατότητα εξαγωγής δημιουργίας αρχείου μ εύκολο τρόπο για κάθε σύμβαση εργασίας και εργαζόμενο που μισθοδοτείται από την εφαρμογή μισθοδοσίας. Επιπρόσθετα να παρέχει στο χρήστη τη δυνατότητα να αντλήσει τα δεδομένα της μισθοδοσίας κατά χρήση εργασίας, μισθολογική περίοδο και μισθολογική κατάσταση. Το αρχείο να δημιουργείται αυτόματα και με ενιαία μορφή για τα δεδομένα της μισθοδοσίας που θα επιλεχθούν, δηλαδή για όλη την υπηρεσία ανεξαρτήτως χρήσης εργασίας. Θα πρέπει για το υποσύστημα να διατίθενται αναβαθμίσεις σύμφωνα με κάθε νέα προδιαγραφή της Γ.Γ.Π.Σ.. ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ Προδιαγραφές και Απαιτήσεις Παρεχομένων Υπηρεσιών Προετοιμασία Υποσυστημάτων Α/Α Χαρακτηριστικά (αναλυτικές απαιτήσεις και πρόσθετες πληροφορίες) Απαίτηση Παραμετροποίηση υποσυστημάτων 1. Παραμετροποίηση: Αναγνώριση παραμέτρων και υλοποίηση της παραμετροποίησης σε συνεργασία και με τις υποδείξεις του Ιδρύματος. 2. Μεταπτώσεις (Data migration): Σχέδιο και δοκιμαστική μετάπτωση από τα υφιστάμενα συστήματα όσων δεδομένων κριθούν απαραίτητα για την λειτουργία του παρόντος έργου και κατ ελάχιστο: Βασικά στοιχεία ταυτότητας μητρώου εργαζομένων Τα στοιχεία θα παραδοθούν στον υποψήφιο ανάδοχο σε αρχείο διαδεδομένης μορφής π.χ. ASCII, XLS, DOC κλπ. 3. Καταχωρήσεις (Data entry): Σχέδιο και καταχώρηση όσων δεδομένων κριθούν απαραίτητα για την λειτουργία του παρόντος έργου και κατ ελάχιστο: Παραμετροποίηση φύλλων εργασίας Συμβάσεις εργασίας 14

15 Εγκατάσταση Α/Α Χαρακτηριστικά (αναλυτικές απαιτήσεις και πρόσθετες πληροφορίες) Απαίτηση Εγκατάσταση υποσυστημάτων 1. Εγκατάσταση βάσεων δεδομένων. 2. Εγκατάσταση λογισμικού υποσυστημάτων. Μεταφορά και μετάπτωση δεδομένων 3. Εγκατάσταση προετοιμασμένης βάσης δεδομένων. 4. Μαζική και οριστική μεταφορά των δεδομένων. Εκπαίδευση Α/Α Χαρακτηριστικά (αναλυτικές απαιτήσεις και πρόσθετες πληροφορίες) Απαίτηση 1. Επάρκεια εκπαιδευτών: Τεκμηριωμένη εμπειρία του εκπαιδευτή στο αντικείμενο διδασκαλίας, που να αποδεικνύεται με προϋπηρεσία. 2. Οι εκπαιδεύσεις θα πραγματοποιηθούν σε χρόνο που θα ορισθεί από κοινού με την Αναθέτουσα Αρχή. 3. Τα σεμινάρια θα απευθύνονται σε ομάδες το πολύ 10 ατόμων για κάθε αντικείμενο. Η χρονική διάρκεια της διδασκαλίας θα είναι 5 ώρες ημερησίως ανά εκπαιδευόμενη ομάδα. 4. Σε κάθε εκπαιδευόμενο θα χορηγηθούν βοηθήματα, σημειώσεις και εκπαιδευτικό υλικό συνταγμένα στα ελληνικά 5. Εκπαίδευση χρηστών (1 ομάδα έως 10 άτομα) 6. Εκπαίδευση Διαχειριστών (1 ομάδα έως 2 άτομα) 20 ώρες 5 ώρες Εγγύηση καλής λειτουργίας και Υπηρεσίες Συντήρησης μετά την Ολοκλήρωση του Έργου Α/Α Χαρακτηριστικά (αναλυτικές απαιτήσεις και πρόσθετες πληροφορίες) Απαίτηση 1. Ο ανάδοχος υποχρεούται να προσφέρει υπηρεσίες εγγύησης καλής λειτουργίας και συντήρησης, οι οποίες καθορίζονται ως εξής: Διασφάλιση καλής λειτουργίας των εφαρμογών. Αποκατάσταση των ανωμαλιών λειτουργίας του λογισμικού εφαρμογών (bugs). Κατόπιν έγγραφης ειδοποίησης, ο Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να επιλύει τα προβλήματα εντός δύο (2) ημερών από την αναγγελία εφόσον αυτά δεν έχουν προκύψει από κακόβουλες ή άστοχες παρεμβάσεις τρίτων. Προμήθεια, εγκατάσταση τυχόν νέων εκδόσεων του λογισμικού συστήματος και εφαρμογών. Παράδοση αντιτύπων όλων των μεταβολών ή των επανεκδόσεων ή τροποποιήσεων των εγχειριδίων του υλικού και λογισμικού. 15

16 Χαρακτηριστικά (αναλυτικές απαιτήσεις και πρόσθετες πληροφορίες) Απαίτηση Υπηρεσία Help-Desk για όλους τους χρήστες του συστήματος. 2. Να αναφερθεί το χρονικό διάστημα (σε έτη) για εγγύηση καλής λειτουργίας (παροχή δωρεάν συντήρησης). Το διάστημα αυτό κατ ελάχιστο θα είναι ένα (1) έτος. 3. Ο ανάδοχος καλείται να παρουσιάσει σχέδιο συντήρησης. Υποχρεούται να παρέχει τη δυνατότητα συμβολαίου συντήρησης για πέντε (5) έτη μετά το πέρας της ζητούμενης εγγύησης καλής λειτουργίας. Υποχρεούται δε στην οικονομική προσφορά να παρουσιάσει το ετήσιο κόστος συντήρησης το οποίο όμως δεν περιλαμβάνεται στον προϋπολογισμό της προμήθειας. 4. Για την ενεργοποίηση των προσφερόμενων υπηρεσιών συντήρησης μετά το πέρας του έργου, θα καταρτιστεί νέα σύμβαση πριν από τη λήξη ισχύος της Σύμβασης του κυρίως έργου. Ο χρόνος ισχύος της Σύμβασης συντήρησης θα καθοριστεί από το Ίδρυμα και θα είναι μικρότερος ή ίσος του μέγιστου προσφερόμενου από τον Ανάδοχο. 5. Όσον αφορά στο κόστος συντήρησης, ο Ανάδοχος δεσμεύεται για τα ακόλουθα: 1. Το συνολικό ετήσιο κόστος συντήρησης για το πρώτο έτος μετά την προσφερόμενη εγγύηση δεν δύναται να υπερβαίνει το 20% ή να υπολείπεται του 10% του προϋπολογισμού και σε καμία περίπτωση δεν θα είναι μεγαλύτερο από την τιμή που αναφέρεται ανωτέρω στην παράγραφο Η αύξηση για τα επόμενα έτη δεν μπορεί να είναι μεγαλύτερη από την αύξηση του Δείκτη Τιμών Καταναλωτή. 6. Η εγγύηση καλής λειτουργίας παραμένει στο ΤΕΙ μέχρι και την υπογραφή της σύμβασης συντήρησης και την κατάθεση νέας εγγύησης που θα αφορά την συντήρηση. Σε περίπτωση που δεν ικανοποιείται η παράγραφος 5.1 ή στη συνέχεια η παράγραφος 5.2 η εγγύηση εκπίπτει υπέρ του ΤΕΙ. Μεθοδολογία Εκτέλεσης Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρουσιάσει στην Τεχνική Προσφορά του την μεθοδολογία υλοποίησης, καθώς και το προτεινόμενο χρονοδιάγραμμα: Χρονοδιάγραμμα Η συνολική διάρκεια υλοποίησης, σε καμία περίπτωση δεν μπορεί να υπερβεί το χρονικό διάστημα των τριών (3) μηνών από την υπογραφή της σχετικής σύμβασης. Το χρονικό διάστημα να συμπεριλαμβάνει κατ ελάχιστο τις ακόλουθες φάσεις: Φάση Δραστηριότητες Παραδοτέα 1. Εκπόνηση αναλυτικού χρονοδιαγράμματος του έργου 2. Παραμετροποίηση Υποσυστημάτων Προσαρμογή Λογισμικού 3. Εγκατάσταση Υποσυστημάτων - Μεταφορά και Μετάπτωση Δεδομένων - Αναλυτικό χρονοδιάγραμμα του έργου - Υποσυστήματα - Σύστημα και Εγχειρίδια Εκτιμώμενη Χρονική Διάρκεια 4. Εκπαίδευση - Ώρες Εκπαίδευσης 5. Πιλοτική Λειτουργία και Παραγωγική Λειτουργία - Ώρες επιτόπιας παρουσίας - Τελική Παράδοση 16

17 Εξοπλισμός Ο ανάδοχος θα παραδώσει στο ΤΕΙ τον απαιτούμενο εξοπλισμό (εξυπηρετητή) τα χαρακτηριστικά του οποίου πρέπει να καλύπτουν πλήρως τις απαιτήσεις του λογισμικού. Η πληρωμή του αναδόχου θα γίνει ως εξής : 50% με τη παράδοση-παραλαβή και λειτουργία του προγράμματος και 50% μετά από 6μηνη πλήρη λειτουργία του προγράμματος. Για περισσότερες πληροφορίες οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να απευθύνονται στο Τμήμα Μισθοδοσίας, Αποζημιώσεων, Προμηθειών Περιουσίας του Τ.Ε.Ι. Λαμίας, Δ/νση: 3 ο χλμ. Π.Ε.Ο. Λαμίας- Αθηνών Λαμία όλες τις εργάσιμες ημέρες και ώρες στα τηλ και ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση Ο Πρόεδρος του Τ.Ε.Ι. Λαμίας Σταύρος Καρκάνης Καθηγητής 17