LotusLive. Οδηγ ς διαχείρισης LotusLive

Transcript

1 LotusLie Οδηγ ς διαχείρισης LotusLie

2

3 LotusLie Οδηγ ς διαχείρισης LotusLie

4 Σηµείωση Πριν χρησιµοποιήσετε τις πληροϕορίες του παρ ντος εγγράϕου και το προϊ ν που υποστηρίζουν, διαβάστε τις πληροϕορίες που παρέχονται στην εν τητα Ειδοποιήσεις στη σελίδα 95. Σηµείωση Αυτή η έκδοση τεκµηρίωσης ισχ ει για το LotusLie(tm) και για λες τις επ µενες ενηµερώσεις και τροποποιήσεις του µέχρι να οριστεί διαϕορετικά σε νέα έκδοση της τεκµηρίωσης. Copyright IBM Corporation 2010, 2012.

5 ιαχείριση του LotusLie Το LotusLie συνδυάζει υπηρεσίες κοινωνικής δικτ ωσης και ηλεκτρονικής συνεργασίας σε µια σουίτα εργαλείων που διατίθεται µέσω του διαδικτ ου. Οι εκπρ σωποι υποστήριξης πελατών της IBM µπορο ν να σας βοηθήσουν να επιλέξετε τις υπηρεσίες αλληλογραϕίας και συνεργασίας που ανταποκρίνονται καλ τερα στις ανάγκες του οργανισµο σας. Οι υπηρεσίες αλληλογραϕίας περιλαµβάνουν το LotusLie Notes και το LotusLie inotes. Οι υπηρεσίες συνεργασίας περιλαµβάνουν το LotusLie Engage, το LotusLie Connections, το LotusLie Meetings και το LotusLie Eents. Για να αποϕασίσετε π σες συνδροµές χρειάζεστε για κάθε υπηρεσία, θα πρέπει να υπολογίσετε τον αριθµ των χρηστών στον οργανισµ σας. Για να αποϕασίσετε ποιες υπηρεσίες χρειάζεστε, µελετήστε το περιβάλλον σας και λάβετε υπ ψη τις υπάρχουσες υπηρεσίες µηνυµάτων, τους περιορισµο ς δικτ ου ή ασϕάλειας, τις χρησιµοποιο µενες πηγές δεδοµένων και τις ανάγκες ενοποίησης εϕαρµογών του οργανισµο σας. Για περισσ τερες πληροϕορίες σχετικά µε τις προσϕερ µενες υπηρεσίες, επισκεϕτείτε το δικτυακ τ πο LotusLie και µεταβείτε στη σελίδα Υπηρεσίες. Συναϕείς πληροϕορίες: Έναρξη εργασιών µε το LotusLie Engage και το LotusLie Connections Απαιτήσεις συστήµατος για το LotusLie Εξετάστε τις απαιτήσεις συστήµατος για τη χρήση του LotusLie. Απαιτήσεις συστήµατος για το LotusLie Engage και το LotusLie Connections Απαιτήσεις συστήµατος για το LotusLie Meetings και το LotusLie Eents Απαιτήσεις συστήµατος για το LotusLie inotes Απαιτήσεις συστήµατος για το LotusLie Notes Προσαρµογή του LotusLie για τον οργανισµ σας Οι διαχειριστές µπορο ν να αλλάξουν τη γενική εµϕάνιση του LotusLie. Μπορο ν να σχεδιάσουν µια σελίδα οργανισµο, να ορίσουν έναν προεπιλεγµένο συνδυασµ χρωµάτων, να προσθέσουν πεδία σε προϕίλ χρηστών και να ενηµερώσουν τις προσωπικές τους ρυθµίσεις. Σχεδιασµ ς σελίδας οργανισµο ηµιουργήστε µια δηµ σια σελίδα που θα παρέχει µια αντιπροσωπευτική εικ να του οργανισµο σας. Σε αυτή τη σελίδα µπορείτε να συµπεριλάβετε πληροϕορίες επικοινωνίας, αρχεία και µια σ ντοµη περιγραϕή. Σχετικά µε αυτή την εργασία Αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιµη στο LotusLie Engage και στο LotusLie Connections. Για να αλλάξετε αυτές τις ρυθµίσεις, πρέπει να έχετε συνδεθεί µε έναν λογαριασµ διαχειριστή. Copyright IBM Corp. 2010,

6 ιαδικασία 1. Πατήστε στο νοµα του οργανισµο σας στη γραµµή πλοήγησης για να µεταβείτε στη σελίδα του οργανισµο. 2. Πατήστε Τροποποίηση πληροϕοριών. α. Προσθέστε ή τροποποιήστε τις γενικές πληροϕορίες για τον οργανισµ σας. Για παράδειγµα, µπορείτε να καταχωρήσετε έναν τίτλο που θα εµϕανίζεται κάτω απ το νοµα του οργανισµο, µια σ ντοµη περιγραϕή του οργανισµο, πληροϕορίες επικοινωνίας και τη διε θυνση του δικτυακο τ που του οργανισµο. β. Πατήστε Αλλαγή για να αντικαταστήσετε το προεπιλεγµένο γραϕικ µε ένα προσαρµοσµένο γραϕικ που θα µεταϕορτώσετε. 3. Πατήστε Προσαρµογή θέµατος οργανισµο για να αλλάξετε τη γενική εµϕάνιση του LotusLie ώστε να αντιπροσωπε ει τον οργανισµ σας. Επιλέξτε Αλλαγή για τα στοιχεία που θέλετε να τροποποιήσετε. Αλλάξτε το συνδυασµ χρωµάτων επιλέγοντας ένα απ τα προεπιλεγµένα θέµατα. Μπορείτε επίσης να ορίσετε το χρώµα µεµονωµένων στοιχείων χρησιµοποιώντας την παλέτα χρωµάτων. Επιπλέον, µπορείτε να προσθέσετε ένα λογ τυπο στη γραµµή πλοήγησης ή να αποκρ ψετε µια εικ να. Αυτές οι αλλαγές επηρεάζουν τη γενική εµϕάνιση του LotusLie για λους τους χρήστες. Συναϕείς εργασίες: Προσθήκη του λογ τυπου της εταιρείας σας στη γραµµή πλοήγησης Προσαρµ στε το δικτυακ τ πο προσθέτοντας το λογ τυπο του οργανισµο σας στη γραµµή πλοήγησης. Η προσαρµογή του λογ τυπου στη γραµµή πλοήγησης δεν επηρεάζει την εικ να που εµϕανίζεται στη σελίδα σ νδεσης. Προσαρµογή της εταιρικής ταυτ τητας στη σελίδα 6 Ως συνεργαζ µενος προµηθευτής, µπορείτε να προσαρµ σετε το περιβάλλον του LotusLie στο οποίο θα εργάζονται οι πελάτες σας. Προσαρµ ζοντας τις σελίδες του LotusLie που εµϕανίζονται στους πελάτες σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε ένα περιβάλλον που θα ταυτίζεται µε την εταιρική εικ να του οργανισµο σας. Προσθήκη του λογ τυπου της εταιρείας σας στη γραµµή πλοήγησης Προσαρµ στε το δικτυακ τ πο προσθέτοντας το λογ τυπο του οργανισµο σας στη γραµµή πλοήγησης. Η προσαρµογή του λογ τυπου στη γραµµή πλοήγησης δεν επηρεάζει την εικ να που εµϕανίζεται στη σελίδα σ νδεσης. Σχετικά µε αυτή την εργασία Προσθέτοντας ένα προσαρµοσµένο λογ τυπο στη γραµµή πλοήγησης, µπορείτε να συσχετίσετε το λογαριασµ του οργανισµο σας µε την εταιρική ταυτ τητα του οργανισµο. Η προσαρµογή του λογ τυπου γίνεται µε την ενηµέρωση του θέµατος του οργανισµο. Μπορείτε να αλλάξετε το λογ τυπο τροποποιώντας τη σελίδα για τον οργανισµ ή µεταβαίνοντας στις Ρυθµίσεις οργανισµο. ιαδικασία 1. Πατήστε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο. 2. Πατήστε Θέµα. 3. Πατήστε Αλλαγή στην εν τητα Λογ τυπο και µεταϕορτώστε το νέο λογ τυπο. 4. Ενεργοποιήστε την εµϕάνιση του λογ τυπου επιλέγοντας Εµϕάνιση στο πεδίο Εµϕάνιση λογ τυπου. 2 LotusLie: Οδηγ ς διαχείρισης LotusLie

7 Συναϕείς εργασίες: Σχεδιασµ ς σελίδας οργανισµο στη σελίδα 1 ηµιουργήστε µια δηµ σια σελίδα που θα παρέχει µια αντιπροσωπευτική εικ να του οργανισµο σας. Σε αυτή τη σελίδα µπορείτε να συµπεριλάβετε πληροϕορίες επικοινωνίας, αρχεία και µια σ ντοµη περιγραϕή. Ενηµέρωση προϕίλ χρηστών Μπορείτε να προσθέσετε προσαρµοσµένα πεδία στα προϕίλ χρηστών για τη συλλογή πληροϕοριών που σχετίζονται µε τον οργανισµ σας. Τα προεπιλεγµένα πεδία που περιλαµβάνει ένα προϕίλ χρήστη είναι πεδία για το νοµα και άλλες πληροϕορίες επικοινωνίας. ιαδικασία 1. Πατήστε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο. 2. Πατήστε Προσαρµογή προϕίλ. 3. Πατήστε Προσθήκη. Καταχωρήστε ένα νοµα πεδίου και επιλέξτε τη ρ θµιση προστασίας. Αυτή η ρ θµιση καθορίζει ποιοι χρήστες θα βλέπουν αυτ το πεδίο στα προϕίλ τους. ηµ σιο: Οποιοσδήποτε έχει πρ σβαση στο προϕίλ χρήστη θα µπορεί να δει αυτ το προσαρµοσµένο πεδίο. Χρήστες LotusLie: Μ νο οι εγγεγραµµένοι χρήστες του LotusLie θα µπορο ν να δουν αυτ το προσαρµοσµένο πεδίο. Χρήστες ίδιου οργανισµο : Μ νο οι χρήστες απ τον ίδιο οργανισµ του κατ χου του προϕίλ θα µπορο ν να δουν αυτ το προσαρµοσµένο πεδίο. ικτυακές επαϕές: Μ νο οι χρήστες απ τον ίδιο οργανισµ του κατ χου του προϕίλ και οι δικτυακές επαϕές του θα µπορο ν να δουν αυτ το προσαρµοσµένο πεδίο. Αποτελέσµατα Τα προσαρµοσµένα πεδία προστίθενται στα προϕίλ των χρηστών ως προαιρετικά πεδία. Ορισµ ς προσωπικών πληροϕοριών είτε και ενηµερώστε τις προσωπικές πληροϕορίες σας, συµπεριλαµβανοµένων του ον µατος, του επιπέδου πρ σβασης, του κωδικο πρ σβασης και των τοπικών ρυθµίσεων. Σχετικά µε αυτή την εργασία Μπορείτε να τροποποιήσετε µ νο τις επιλογές για τις οποίες εµϕανίζεται η διασ νδεση Αλλαγή. ιαδικασία 1. Πατήστε στο νοµά σας στη γραµµή πλοήγησης. 2. Επιλέξτε Οι ρυθµίσεις του λογαριασµο µου. 3. Πατήστε Αλλαγή για να αλλάξετε το νοµα, τον κωδικ πρ σβασης, τις προτιµήσεις γλώσσας ή τη ζώνη ώρας. ηµιουργία ανακοινώσεων οργανισµο ηµιουργήστε και µεταδώστε στους χρήστες του οργανισµο σας ανακοινώσεις που περιέχουν πληροϕορίες τις οποίες πρέπει να γνωρίζουν. Οι ανακοινώσεις εµϕανίζονται ιαχείριση του LotusLie 3

8 στη σελίδα Το χειριστήρι µου κάθε χρήστη. Αυτές οι ανακοινώσεις διαϕέρουν απ τις ανακοινώσεις συστήµατος που δηµιουργο νται και µεταδίδονται απ την υπηρεσία συστήµατος για την ενηµέρωση των χρηστών σχετικά µε τη λειτουργία του LotusLie (π.χ. προγραµµατισµένες εργασίες συντήρησης). Σχετικά µε αυτή την εργασία Στα χειριστήρια των χρηστών µπορο ν να εµϕανίζονται έως τρεις ανακοινώσεις. Μπορείτε να δηµιουργήσετε και να αποθηκε σετε έως οκτώανακοινώσεις. ιαδικασία 1. Πατήστε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο. 2. Αναπτ ξτε την εν τητα µε το νοµα του οργανισµο σας και πατήστε Ανακοινώσεις. 3. Πατήστε Προσθήκη ανακοίνωσης και συµπληρώστε τις λεπτοµέρειες της ανακοίνωσης. Τίτλος: Καταχωρήστε τον τίτλο της ανακοίνωσης. Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε έως 128 χαρακτήρες µονο byte. Κείµενο µην µατος: Καταχωρήστε το περιεχ µενο της ανακοίνωσης. Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε έως 1000 χαρακτήρες µονο byte. ιε θυνση URL: Αυτ το πεδίο είναι προαιρετικ. Καταχωρήστε µια διαδικτυακή διε θυνση που θα εµϕανίζεται στην ανακοίνωση. Περιγραϕή διε θυνσης URL: Αυτ το πεδίο είναι προαιρετικ. Καταχωρήστε µια περιγραϕή της διαδικτυακής διε θυνσης για την ανακοίνωση. Λήξη: Αυτ το πεδίο είναι προαιρετικ. Σ µϕωνα µε την προεπιλεγµένη ρ θµιση, οι ανακοινώσεις δεν λήγουν. Για να ορίσετε µια ηµεροµηνία λήξης, επιλέξτε Λήξη την επιλεγµένη ηµεροµηνία και καταχωρήστε µια ηµεροµηνία και ώρα. Η ηµεροµηνία και η ώρα ορίζονται σ µϕωνα µε την τοπική ζώνη ώρας. 4. Για να αποθηκε σετε µια ανακοίνωση χωρίς να την µεταδώσετε, πατήστε Αποθήκευση. Για να αποθηκε σετε µια ανακοίνωση και να την µεταδώσετε σε λους τους χρήστες, πατήστε Αποθήκευση και ενεργοποίηση. Αποτελέσµατα Για να ενεργοποιήσετε µια ανακοίνωση µετά την αποθήκευσή της, πατήστε στο κάτω βέλος και επιλέξτε Ενεργοποίηση. Αυτ το µενο περιέχει επίσης επιλογές που σας επιτρέπουν να τροποποιήσετε, να απενεργοποιήσετε ή να διαγράψετε µια ανακοίνωση. Συναϕείς εργασίες: Εγγραϕή χρηστών για τη λήψη ανακοινώσεων συστήµατος Οι ανακοινώσεις συστήµατος δηµιουργο νται και µεταδίδονται απ την υπηρεσία υποστήριξης για την ενηµέρωση των χρηστών σχετικά µε τη λειτουργία του LotusLie (π.χ. προγραµµατισµένες εργασίες συντήρησης). Οι ανακοινώσεις αυτές διαϕέρουν απ τις ανακοινώσεις που δηµιουργο νται και µεταδίδονται απ τους διαχειριστές. Κανονικά, οι ανακοινώσεις συστήµατος εµϕανίζονται στους χρήστες µ λις συνδεθο ν. Επιπλέον, οι διαχειριστές µπορο ν να ενεργοποιήσουν την αποστολή των ανακοινώσεων συστήµατος στους λογαριασµο ς µεµονωµένων χρηστών. Εγγραϕή χρηστών για τη λήψη ανακοινώσεων συστήµατος Οι ανακοινώσεις συστήµατος δηµιουργο νται και µεταδίδονται απ την υπηρεσία υποστήριξης για την ενηµέρωση των χρηστών σχετικά µε τη λειτουργία του LotusLie (π.χ. προγραµµατισµένες εργασίες συντήρησης). Οι ανακοινώσεις αυτές διαϕέρουν απ τις ανακοινώσεις που δηµιουργο νται και µεταδίδονται απ τους διαχειριστές. Κανονικά, οι ανακοινώσεις συστήµατος εµϕανίζονται στους χρήστες µ λις συνδεθο ν. 4 LotusLie: Οδηγ ς διαχείρισης LotusLie

9 Επιπλέον, οι διαχειριστές µπορο ν να ενεργοποιήσουν την αποστολή των ανακοινώσεων συστήµατος στους λογαριασµο ς µεµονωµένων χρηστών. Σχετικά µε αυτή την εργασία Εγγράϕοντας τους χρήστες ως συνδροµητές στις ανακοινώσεις συστήµατος, οι διαχειριστές εξασϕαλίζουν τι οι χρήστες θα ενηµερώνονται πάντα για τη λειτουργία του LotusLie αϕο θα λαµβάνουν τις ανακοινώσεις συστήµατος απευθείας στο τους. ιαδικασία 1. Πατήστε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο. 2. Πατήστε Λογαριασµοί χρηστών. 3. Πατήστε το βέλος δίπλα στο νοµα του χρήστη τον οποίο θέλετε να εγγράψετε ως συνδροµητή στις ανακοινώσεις συστήµατος. 4. Επιλέξτε Εγγραϕή στις Ανακοινώσεις. Επ µενες ενέργειες Για να διακ ψετε την αποστολή των ανακοινώσεων συστήµατος µέσω σε έναν εγγεγραµµένο χρήστη, πατήστε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο > Λογαριασµοί χρηστών, πατήστε στο βέλος δίπλα στο νοµα του χρήστη και επιλέξτε Κατάργηση της εγγραϕής στις Ανακοινώσεις. Συναϕείς εργασίες: ηµιουργία ανακοινώσεων οργανισµο στη σελίδα 3 ηµιουργήστε και µεταδώστε στους χρήστες του οργανισµο σας ανακοινώσεις που περιέχουν πληροϕορίες τις οποίες πρέπει να γνωρίζουν. Οι ανακοινώσεις εµϕανίζονται στη σελίδα Το χειριστήρι µου κάθε χρήστη. Αυτές οι ανακοινώσεις διαϕέρουν απ τις ανακοινώσεις συστήµατος που δηµιουργο νται και µεταδίδονται απ την υπηρεσία συστήµατος για την ενηµέρωση των χρηστών σχετικά µε τη λειτουργία του LotusLie (π.χ. προγραµµατισµένες εργασίες συντήρησης). Εργασία µε εσωτερικές εϕαρµογές Συνδέστε τις εσωτερικές εϕαρµογές σας µε το LotusLie. Μια εσωτερική εϕαρµογή είναι οποιαδήποτε εϕαρµογή χρησιµοποιεί ο οργανισµ ς σας και δεν περιλαµβάνεται στο LotusLie. Εγγράϕοντας τις εσωτερικές εϕαρµογές σας στο LotusLie, τις καθιστάτε διαθέσιµες στους χρήστες του οργανισµο σας. Σχετικά µε αυτή την εργασία Για να εργαστείτε µε µια εσωτερική εϕαρµογή και το LotusLie, πρέπει πρώτα να εγγράψετε την εϕαρµογή στο LotusLie. Μετά την εγγραϕή, η εϕαρµογή µπορεί να χρησιµοποιηθεί απ τους χρήστες πως κάθε άλλη εϕαρµογή, µε τη διαϕορά τι είναι διαδραστικά συνδεδεµένη µε το LotusLie. Για παράδειγµα, ένας χρήστης µπορεί να δηµοσιε σει στην εϕαρµογή ένα αρχείο το οποίο στη συνέχεια θα είναι διαθέσιµο απ το LotusLie. Η εγγραϕή εϕαρµογών πραγµατοποιείται µε τη χρήση του πρωτοκ λλου OAuth και ζευγών κλειδιο /µυστικο κωδικο. Υποστηρίζονται τα πρωτ κολλα OAuth 1.0 και OAuth 2.0. Το OAuth 2.0 περιλαµβάνει νέες λειτουργίες, πως τη δυνατ τητα να προσαρµ σετε το χρονικ διάστηµα για το οποίο µια εϕαρµογή έχει πρ σβαση στο LotusLie. Όταν η πρ σβαση της εϕαρµογής λήξει, ζητείται ξανά απ τους χρήστες να εκχωρήσουν στην εϕαρµογή πρ σβαση στο λογαριασµ LotusLie τους. Με το OAuth 1.0, η πρ σβαση της εϕαρµογής διαρκεί µερικές ώρες. Με το OAuth 2.0, µπορείτε να ιαχείριση του LotusLie 5

10 επιλέξετε να εκχωρήσετε στην εσωτερική εϕαρµογή σας πρ σβαση για έως και 90 ηµέρες. Μπορείτε να επιλέξετε την ενεργοποίηση της υποστήριξης OAuth 2.0 για την εσωτερική εϕαρµογή σας κατά την εγγραϕή της εϕαρµογής. ιαδικασία 1. Πατήστε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο. 2. Επιλέξτε Εσωτερικές εϕαρµογές. 3. Πατήστε Εγγραϕή εϕαρµογής. Το OAuth 1.0a ενεργοποιείται απ προεπιλογή. Καταχωρήστε ένα νοµα και µια περιγραϕή για την εϕαρµογή. Μπορείτε να αλλάξετε το νοµα και την περιγραϕή της εϕαρµογής οποτεδήποτε θέλετε, ανοίγοντας το συµϕραστικ µενο της εϕαρµογής και επιλέγοντας Τροποποίηση ιδιοτήτων. Το νοµα και η περιγραϕή της εϕαρµογής δεν µπορο ν να υπερβαίνουν τους 50 και τους 1000 χαρακτήρες αντίστοιχα. Επιλέξτε Είδος OAuth για να ενεργοποιήσετε το OAuth 2.0. Αν ενεργοποιήσετε το OAuth 2.0, θα έχετε τη δυνατ τητα να επιλέξετε το χρονικ διάστηµα για το οποίο θα έχει πρ σβαση η εϕαρµογή και να ορίσετε µια διε θυνση URL επανάκλησης. Η επιλογή ιάρκεια εκχώρησης πρ σβασης ορίζει το χρονικ διάστηµα µετά απ το οποίο λήγει η δυνατ τητα πρ σβασης της εσωτερικής εϕαρµογής στο LotusLie. Η διε θυνση URL επανάκλησης χρησιµοποιείται απ το LotusLie για την αποστολή εµπιστευτικών πληροϕοριών στον εξυπηρετητή σας. Η αποστολή αυτών των πληροϕοριών µέσω HTTPS συνιστάται προκειµένου να αποϕευχθεί η πιθαν τητα υποκλοπής, ωστ σο υποστηρίζεται τ σο το HTTP σο και το HTTPS. Ο χρήστης θα επιστρέψει σε αυτή τη διε θυνση URL αϕο εγκρίνει ή απορρίψει την πρ σβαση για την εϕαρµογή. Κατά την εγγραϕή, η εϕαρµογή αντιστοιχίζεται µε ένα ζε γος κλειδιο /µυστικο κωδικο. Οι εγγεγραµµένες εϕαρµογές εµϕανίζονται στη σελίδα Εσωτερικές εϕαρµογές. Επ µενες ενέργειες Μετά την εγγραϕή της εϕαρµογής, ενδέχεται να απαιτείται ο επανακαθορισµ ς του ζε γους κλειδιο /µυστικο κωδικο. Για παράδειγµα, θα πρέπει να αλλάξετε αυτές τις τιµές αν πιστε ετε τι δεν είναι ασϕαλείς. Για να αλλάξετε το κλειδί και το µυστικ κωδικ, ανοίξτε το συµϕραστικ µενο της εϕαρµογής και επιλέξτε Επανακαθορισµ ς στοιχείων ταυτ τητας. Μην ξεχάσετε να ανανεώσετε την εϕαρµογή µε τα νέα στοιχεία ταυτ τητας. Για να δείτε το ζε γος κλειδιο /µυστικο κωδικο OAuth που αντιστοιχεί σε µια εϕαρµογή, ανοίξτε το µενο περιβάλλοντος της εϕαρµογής και επιλέξτε Εµϕάνιση στοιχείων ταυτ τητας. Για να ανακαλέσετε την πρ σβαση µιας εϕαρµογής στο LotusLie, ανοίξτε το µενο περιβάλλοντος της εϕαρµογής και επιλέξτε ιαγραϕή. Προσαρµογή της εταιρικής ταυτ τητας Ως συνεργαζ µενος προµηθευτής, µπορείτε να προσαρµ σετε το περιβάλλον του LotusLie στο οποίο θα εργάζονται οι πελάτες σας. Προσαρµ ζοντας τις σελίδες του LotusLie που εµϕανίζονται στους πελάτες σας, µπορείτε να δηµιουργήσετε ένα περιβάλλον που θα ταυτίζεται µε την εταιρική εικ να του οργανισµο σας. Μπορείτε να προσαρµ σετε τις πληροϕορίες που βλέπουν οι πελάτες σας ταν βρίσκονται στη σελίδα σ νδεσης, στη σελίδα επανακαθορισµο κωδικο πρ σβασης ή στη σελίδα Το χειριστήρι µου. Αυτές οι αλλαγές θα εϕαρµοστο ν στο περιβάλλον που εργάζονται οι πελάτες σας αλλά και οι χρήστες του οργανισµο σας. 6 LotusLie: Οδηγ ς διαχείρισης LotusLie

11 Μπορείτε να προσαρµ σετε τις ακ λουθες πληροϕορίες εταιρικής ταυτ τητας: Λογ τυπο σ νδεσης Μεταϕορτώστε µια εικ να που θα χρησιµοποιείται ως λογ τυπο στις σελίδες σ νδεσης και επανακαθορισµο κωδικο πρ σβασης. Το λογ τυπο σ νδεσης είναι η εικ να που βλέπει ένας χρήστης ταν συνδέεται σε έναν οργανισµ που ανήκει σε έναν πελάτη σας. Αυτή η εικ να µπορεί να εµϕανίζεται και στη σελίδα µέσω της οποίας οι χρήστες συνδέονται στον οργανισµ σας. Αυτ το λογ τυπο δεν εµϕανίζεται στη γραµµή πλοήγησης. Η µεταϕ ρτωση µιας νέας εικ νας έχει ως αποτέλεσµα την αντικατάσταση της τρέχουσας εικ νας. Αν θέλετε να κρατήσετε ένα λογ τυπο της τρέχουσας εικ νας, µεταϕορτώστε την τρέχουσα εικ να στον υπολογιστή σας πριν µεταϕορτώσετε τη νέα εικ να. Για να ενηµερώσετε το λογ τυπο σ νδεσης, επιλέξτε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο > Ρυθµίσεις συστήµατος > Θέµα. Πληροϕορίες οργανισµο Προσαρµ στε τις πληροϕορίες που βλέπουν οι πελάτες για τον οργανισµ σας. Η προσαρµογή αυτών των πληροϕοριών σάς επιτρέπει να ορίσετε το νοµα οργανισµο που θα εµϕανίζεται στη σελίδα µέσω της οποίας οι πελάτες σας θα συνδέονται στους οργανισµο ς τους. Επίσης, µπορείτε να ορίσετε τις λεπτοµέρειες οργανισµο που θα εµϕανίζονται στα µην µατα που θα αποστέλλετε στους πελάτες σας. Για παράδειγµα, το µήνυµα προς ένα χρήστη που προστέθηκε στον οργανισµ σας θα περιέχει τις καθορισµένες πληροϕορίες για τον οργανισµ σας αντί των προεπιλεγµένων πληροϕοριών του LotusLie. Για να ενηµερώσετε τις πληροϕορίες του οργανισµο σας, επιλέξτε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο και πατήστε Εµπορική ταυτ τητα κάτω απ το νοµα του οργανισµο σας. Οι πληροϕορίες που ορίζετε επιλέγοντας Εµπορική ταυτ τητα > Αλλαγή πληροϕοριών οργανισµο δεν επηρεάζουν το νοµα οργανισµο που εµϕανίζεται στη γραµµή πλοήγησης. Για να αλλάξετε το νοµα που εµϕανίζεται στη γραµµή πλοήγησης και σε λες τις άλλες σελίδες του οργανισµο, επιλέξτε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο > Ρυθµίσεις λογαριασµο οργανισµο. ιασυνδέσεις Τροποποιήστε τις διασυνδέσεις που εµϕανίζονται σε έναν οργανισµ που ανήκει σε έναν πελάτη σας. Χρησιµοποιήστε αυτές τις διασυνδέσεις για να κατευθ νετε στις δικές σας πληροϕορίες ιδιοκτησίας τους χρήστες που συνδέονται στους οργανισµο ς των πελατών σας. Αυτές οι διασυνδέσεις εµϕανίζονται στο υποσέλιδο της σελίδας Το χειριστήρι µου. Για να ενηµερώσετε τις διασυνδέσεις του οργανισµο σας, επιλέξτε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο και πατήστε Εµπορική ταυτ τητα κάτω απ το νοµα του οργανισµο σας. Πληροϕορίες υποστήριξης Τροποποιήστε τις διασυνδέσεις που εµϕανίζονται στον οργανισµ σας αλλά και στους οργανισµο ς των πελατών σας. Χρησιµοποιήστε αυτές τις διασυνδέσεις για να κατευθ νετε στις δικές σας πληροϕορίες υποστήριξης τους χρήστες που συνδέονται στους οργανισµο ς των πελατών σας. Η διασ νδεση Υποστήριξη εµϕανίζεται στο µενο Βοήθεια. Η διασ νδεση ιε θυνση υπηρεσίας υποστήριξης εµϕανίζεται στο υποσέλιδο της σελίδας Το χειριστήρι µου. ιαχείριση του LotusLie 7

12 Για να ενηµερώσετε τις πληροϕορίες υποστήριξης του οργανισµο σας, επιλέξτε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο και πατήστε Εµπορική ταυτ τητα κάτω απ το νοµα του οργανισµο σας. Αν ένας πελάτης ορίσει µια διε θυνση υπηρεσίας υποστήριξης για τον οργανισµ του στη σελίδα ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο > Ρυθµίσεις συστήµατος > Ασϕάλεια, η καθορισµένη απ τον πελάτη διε θυνση URL θα αντικαταστήσει τη διε θυνση URL που έχετε ορίσει για την υπηρεσία υποστήριξης. Συναϕείς εργασίες: Σχεδιασµ ς σελίδας οργανισµο στη σελίδα 1 ηµιουργήστε µια δηµ σια σελίδα που θα παρέχει µια αντιπροσωπευτική εικ να του οργανισµο σας. Σε αυτή τη σελίδα µπορείτε να συµπεριλάβετε πληροϕορίες επικοινωνίας, αρχεία και µια σ ντοµη περιγραϕή. Ρ θµιση λογαριασµών χρηστών Για να µπορέσει ένας χρήστης να συνδεθεί στο LotusLie, θα πρέπει να διαθέτει ένα λογαριασµ. Μ νο οι διαχειριστές µπορο ν να προσθέτουν λογαριασµο ς χρηστών. Σε κάθε λογαριασµ χρήστη ορίζονται ένας ή περισσ τεροι ρ λοι. Οι ρ λοι αυτοί καθορίζουν τις ενέργειες που θα µπορεί να εκτελέσει ο χρήστης. Οι διαθέσιµοι ρ λοι για τους λογαριασµο ς χρηστών είναι οι εξής: Χρήστης: Αυτ ς ο ρ λος επιτρέπει την προβολή µιας σελίδας οργανισµο, την προσθήκη αρχείων και την πρ σβαση στις προσωπικές ρυθµίσεις του χρήστη. Ο ρ λος αυτ ς δεν επιτρέπει την πρ σβαση στις ρυθµίσεις οργανισµο, την τροποποίηση ρυθµίσεων συστήµατος, πως οι ρυθµίσεις ασϕάλειας και προϕίλ, ή την τροποποίηση των θεµάτων και των λογ τυπων του οργανισµο. Προγραµµατιστής εϕαρµογών: Αυτ ς ο ρ λος παρέχει επαρκή πρ σβαση για την ενοποίηση των εσωτερικών εϕαρµογών του οργανισµο µε το LotusLie, αλλά δεν παρέχει πρ σβαση σε άλλες λειτουργίες διαχείρισης. Ο ρ λος αυτ ς δεν επιτρέπει την πρ σβαση στις ρυθµίσεις οργανισµο, την τροποποίηση ρυθµίσεων συστήµατος, πως οι ρυθµίσεις ασϕάλειας και προϕίλ, ή την τροποποίηση των θεµάτων και των λογ τυπων του οργανισµο. Εκχωρήστε αυτ ν το ρ λο σε ένα χρήστη αν θέλετε ο χρήστης να έχει πρ σβαση στη σελίδα Εσωτερικές εϕαρµογές για να εγγράϕει προσαρµοσµένες εϕαρµογές µε χρήση του OAuth. Οι χρήστες µε ρ λο Προγραµµατιστή εϕαρµογών δεν µπορο ν να γίνουν συνδροµητές σε υπηρεσίες εκτ ς αν τους εκχωρηθεί επίσης ο ρ λος Χρήστη. Βοηθ ς διαχειριστή: Αυτ ς ο ρ λος επιτρέπει τον επανακαθορισµ κωδικών πρ σβασης για χρήστες µε συνδροµές σε υπηρεσίες αλληλογραϕίας ή συνεργασίας. Επίσης, επιτρέπει την επαναποστολή προσκλήσεων σε χρήστες των οποίων εκκρεµεί η εγγραϕή. Οι χρήστες µε ρ λο Βοηθο διαχειριστή δεν µπορο ν να γίνουν συνδροµητές σε υπηρεσίες εκτ ς αν τους εκχωρηθεί επίσης ο ρ λος Χρήστη. Μην χρησιµοποιείτε το ρ λο ιαχειριστής και το ρ λο Βοηθ ς διαχειριστή για τον ίδιο χρήστη. ιαχειριστής: Αυτ ς ο ρ λος επιτρέπει την τροποποίηση λων των ρυθµίσεων οργανισµο, πως είναι οι πληροϕορίες επαϕών, οι ρυθµίσεις συστήµατος (π.χ. επιλογές ασϕάλειας), οι καν νες κοινής χρήσης αρχείων και τα θέµατα οργανισµο. Επίσης, επιτρέπει την προσθήκη ή αϕαίρεση χρηστών, τη διαχείριση των ρ λων χρηστών, την εκχώρηση δικαιωµάτων διαχειριστή ή βοηθο διαχειριστή σε άλλους, την ενεργοποίηση ενοποιηµένων εϕαρµογών για χρήστες και τη διαχείριση συνδροµών σε υπηρεσίες. Οι διαχειριστές µπορο ν να επανακαθορίσουν κωδικο ς πρ σβασης για χρήστες µε συνδροµές σε υπηρεσίες αλληλογραϕίας αλλά χι για χρήστες µε συνδροµές σε υπηρεσίες συνεργασίας. Οι χρήστες µε ρ λο ιαχειριστή 8 LotusLie: Οδηγ ς διαχείρισης LotusLie

13 δεν µπορο ν να γίνουν συνδροµητές σε υπηρεσίες εκτ ς αν τους εκχωρηθεί επίσης ο ρ λος Χρήστη. Μην χρησιµοποιείτε το ρ λο ιαχειριστής και το ρ λο Βοηθ ς διαχειριστή για τον ίδιο χρήστη. Προσθήκη χρηστών Για να προσθέσετε χρήστες, πρέπει να έχετε δικαιώµατα διαχειριστή. Αν θέλετε να προσθέσετε πολλο ς χρήστες ταυτ χρονα, επικοινωνήστε µε τον εκπρ σωπο υποστήριξης πελατών. Πριν ξεκινήσετε Πριν προσθέσετε ένα χρήστη, πρέπει να γνωρίζετε τους ρ λους που θα του αναθέσετε, τις συνδροµές στις οποίες θα του εκχωρήσετε πρ σβαση και τη διε θυνση του. Οι συνδροµές LotusLie χωρίζονται σε δ ο µεγάλες κατηγορίες υπηρεσιών, την κατηγορία Συνεργασία και την κατηγορία Αλληλογραϕία. Η κατηγορία υπηρεσιών Συνεργασία περιλαµβάνει το LotusLie Engage, το LotusLie Connections, το LotusLie Meetings και το LotusLie Eents. Η κατηγορία υπηρεσιών Αλληλογραϕία περιλαµβάνει το LotusLie inotes και το LotusLie Notes. Ανάλογα µε τις επιλεγµένες υπηρεσίες κατά την αρχική δηµιουργία εν ς λογαριασµο, ενδέχεται να υπάρχουν περισσ τεροι απ ένας τρ ποι για την ειδοποίηση του χρήστη σχετικά µε το νέο λογαριασµ του. Αν ο λογαριασµ ς εν ς χρήστη έχει δηµιουργηθεί µε την επιλογή µιας υπηρεσίας συνεργασίας, ο διαχειριστής ορίζει µια διε θυνση που αποτελεί την Ταυτ τητα λογαριασµο του χρήστη. Αυτοί οι χρήστες λαµβάνουν µια πρ σκληση µέσω σε αυτή τη διε θυνση. Κατά τη ρ θµιση εν ς λογαριασµο για ένα χρήστη του LotusLie Notes, ο διαχειριστής πρέπει να δηµιουργήσει έναν προσωριν κωδικ πρ σβασης µε τον οποίο θα συνδεθεί ο νέος χρήστης. Ο διαχειριστής θα πρέπει να ενηµερώσει το νέο χρήστη του LotusLie Notes και να του γνωστοποιήσει τον προσωριν κωδικ πρ σβασης. Κατά τη ρ θµιση εν ς λογαριασµο για ένα χρήστη του LotusLie inotes, ο διαχειριστής µπορεί είτε να δηµιουργήσει έναν προσωριν κωδικ πρ σβασης είτε να συσχετίσει το νέο λογαριασµ µε µια εναλλακτική διε θυνση εκτ ς του LotusLie. Ένα µήνυµα πρ σκλησης µπορεί να σταλεί στην εξωτερική διε θυνση . ιαδικασία Για να προσθέσετε ένα χρήστη, πατήστε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο > Λογαριασµοί χρηστών > Προσθήκη λογαριασµο χρήστη και ορίστε τις απαραίτητες πληροϕορίες. 1. Μεταβείτε στην εν τητα Βασικές πληροϕορίες για να ορίσετε τις πληροϕορίες του χρήστη και να επιλέξετε τους κατάλληλους ρ λους για το λογαριασµ. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε προσαρµοσµένο περιεχ µενο στο µήνυµα πρ σκλησης. Για να είναι δυνατή η εγγραϕή αυτο του χρήστη σε κάποια υπηρεσία, θα πρέπει να του αναθέσετε το ρ λο Χρήστης. Επιλέξτε Βοηθ ς διαχειριστή αν θέλετε ο χρήστης να έχει τη δυνατ τητα να επανακαθορίζει τον κωδικ πρ σβασης άλλων χρηστών και να επαναλαµβάνει την αποστολή προσκλήσεων που εκκρεµο ν ή έχουν λήξει. Επιλέξτε ιαχειριστής για να εκχωρήσετε στο χρήστη δικαιώµατα διαχειριστή. Επιλέξτε Προγραµµατιστής εϕαρµογών αν θέλετε ο χρήστης να έχει τη δυνατ τητα να εγγράϕει εσωτερικές εϕαρµογές. 2. Μεταβείτε στην εν τητα Συνδροµές για να επιλέξετε τις υπηρεσίες στις οποίες θα έχει πρ σβαση ο χρήστης. Μπορείτε επίσης να διαθέσετε στο χρήστη πρ σθετο χώρο αποθήκευσης για τα αρχεία ή την αλληλογραϕία. Επιλέξτε την κατάλληλη συνδροµή για το χρήστη. Αν ο οργανισµ ς έχει αγοράσει πρ σθετο χώρο αποθήκευσης, µπορείτε να διαθέσετε µέρος αυτο του χώρου στο νέο χρήστη. Χρησιµοποιήστε το πεδίο Όριο µεγέθους για αρχεία για να ορίσετε το ιαχείριση του LotusLie 9

14 µέγιστο διαθέσιµο χώρο για τη µεταϕ ρτωση αρχείων απ το χρήστη. Χρησιµοποιήστε το πεδίο Όριο µεγέθους για αλληλογραϕία για να ορίσετε το µέγιστο διαθέσιµο χώρο για την αποθήκευση µηνυµάτων απ το χρήστη. Για τον ορισµ του πρ σθετου χώρου, χρησιµοποιήστε ακέραιους αριθµο ς (π.χ. 1 ή 2). Η χρήση δεκαδικών αριθµών ή κλασµάτων δεν υποστηρίζεται. Κατά τη δηµιουργία εν ς λογαριασµο χρήστη για υπηρεσίες αλληλογραϕίας, οι διαχειριστές έχουν στη διάθεσή τους πρ σθετες επιλογές. Αρχική σ νδεση στην υπηρεσία: Για τους χρήστες του LotusLie Notes, οι διαχειριστές πρέπει να δηµιουργήσουν έναν αρχικ κωδικ πρ σβασης µε τον οποίο οι χρήστες θα συνδεθο ν στην υπηρεσία. Για τους χρήστες του LotusLie inotes, οι διαχειριστές µπορο ν να ορίσουν είτε έναν αρχικ κωδικ πρ σβασης είτε µια εναλλακτική διε θυνση στην οποία θα αποσταλεί µια πρ σκληση. Μ νο για το LotusLie Notes: Οι διαχειριστές µπορο ν να ορίσουν το διακεκριµένο νοµα που θα χρησιµοποιείται. Αυτά τα πεδία είναι προαιρετικά. Αν δεν οριστο ν, το LotusLie Notes θα προσπαθήσει να τις ορίσει αυτ µατα. 3. Μεταβείτε στην εν τητα Ενοποιηµένες εϕαρµογές για να προσθέσετε ενοποιηµένες εϕαρµογές άλλων συνεργατών στο λογαριασµ χρήστη. Οι διαθέσιµες για επιλογή εϕαρµογές είναι αυτές που έχουν ενεργοποιηθεί για τον οργανισµ σας στη σελίδα Ενοποιηµένες εϕαρµογές άλλων συνεργατών. 4. Μεταβείτε στην εν τητα Ταυτ τητα λογαριασµο για να ορίσετε τις πληροϕορίες για το λογαριασµ του χρήστη. Η διε θυνση που θα ορίσετε θα είναι η ταυτ τητα µε την οποία θα συνδέεται ο χρήστης. Η διε θυνση θα αποθηκευτεί µε πεζο ς χαρακτήρες. Η διε θυνση , χωρίς το νοµα του τοµέα, πρέπει να περιλαµβάνει έως 64 χαρακτήρες. Πρέπει να αρχίζει απ γράµµα, αριθµ ή υπογραµµή και µπορεί να περιέχει τελείες ή πα λες. εν µπορεί να περιέχει δ ο συνεχ µενες τελείες ή να τελειώνει σε τελεία. Για τους χρήστες µε συνδροµές σε υπηρεσίες συνεργασίας, αποστέλλεται µια πρ σκληση µέσω στη διε θυνση που θα οριστεί στο πεδίο Ταυτ τητα σ νδεσης. Για τους χρήστες µε συνδροµές σε υπηρεσίες αλληλογραϕίας, δεν αποστέλλεται πρ σκληση αν οι λογαριασµοί τους έχουν δηµιουργηθεί µε έναν αρχικ κωδικ πρ σβασης. Οι χρήστες του LotusLie Notes και του LotusLie inotes πρέπει να συνδεθο ν στην υπηρεσία µε τον αρχικ κωδικ πρ σβασης που θα λάβουν απ το διαχειριστή. Στη συνέχεια, θα πρέπει να αλλάξουν αυτ τον κωδικ πρ σβασης. Οι λογαριασµοί χρηστών του LotusLie inotes µπορο ν να δηµιουργηθο ν µε µια εναλλακτική διε θυνση που δεν σχετίζεται µε το LotusLie. Αποτελέσµατα Μετά τη δηµιουργία εν ς λογαριασµο χρήστη, η κατάσταση του λογαριασµο θεωρείται εκκρεµής µέχρι ο χρήστης να συνδεθεί στο λογαριασµ ή να ολοκληρώσει την εγγραϕή του. Εκτ ς απ τους λογαριασµο ς που δηµιουργο νται µε έναν προσωριν κωδικ πρ σβασης, µετά τη δηµιουργία εν ς λογαριασµο χρήστη, ο χρήστης λαµβάνει µια πρ σκληση µέσω . Η πρ σκληση περιλαµβάνει µια διασ νδεση που παραπέµπει σε µια σελίδα εγγραϕής για το λογαριασµ. Ο χρήστης πρέπει να χρησιµοποιήσει αυτή τη διασ νδεση για να µεταβεί στη σελίδα εγγραϕής και να συµπληρώσει τις απαραίτητες πληροϕορίες για τη χώρα, τη ζώνη ώρας και τις επιλογές ειδοποίησης. Ενδέχεται επίσης να ζητηθεί απ το χρήστη να ορίσει έναν κωδικ πρ σβασης. Αϕο υποβάλει αυτή τη ϕ ρµα εγγραϕής, ο χρήστης µπορεί να συνδεθεί και να αρχίσει να χρησιµοποιεί το LotusLie. Αν ο οργανισµ ς σας έχει απενεργοποιήσει τη λειτουργία επαλήθευσης , οι νέοι χρήστες δεν θα λαµβάνουν προσκλήσεις µέσω LotusLie: Οδηγ ς διαχείρισης LotusLie

15 Οι διαχειριστές µπορο ν να επαναλάβουν την αποστολή των προσκλήσεων για τους εκκρεµείς λογαριασµο ς πατώντας το βέλος δίπλα στο νοµα των αντίστοιχων χρηστών και επιλέγοντας Επανάληψη αποστολής πρ σκλησης. Αν θέλετε να στείλετε ξανά λες τις προσκλήσεις που έχουν λήξει, πατήστε Επανάληψη αποστολής λων των ληγµένων προσκλήσεων. Επ µενες ενέργειες Μετά την προσθήκη εν ς χρήστη, η πρ σκλησή του βρίσκεται σε εκκρεµή κατάσταση. Εκκρεµείς είναι οι προσκλήσεις που δεν έχουν χρησιµοποιηθεί απ τους αποδέκτες τους για την εγγραϕή στο LotusLie και δεν έχουν ακ µη λήξει. Μια εκκρεµής πρ σκληση λήγει συνήθως µετά την πάροδο 28 ηµερών. Όταν µια εκκρεµής πρ σκληση λήξει, δεν µπορεί να χρησιµοποιηθεί για την εγγραϕή του αποδέκτη της στο LotusLie. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να σταλεί ξανά µια πρ σκληση απ ένα διαχειριστή ή ένα βοηθ διαχειριστή. Μπορείτε να ελέγξτε την κατάσταση µιας πρ σκλησης µεταβαίνοντας στη σελίδα Λογαριασµοί χρηστών. Συναϕείς εργασίες: Καταν ηση των ρ λων στη σελίδα 17 Οι ακ λουθες πληροϕορίες θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε τους ρ λους που είναι διαθέσιµοι για τους λογαριασµο ς χρηστών. Η καταν ηση των ρ λων είναι ιδιαίτερα σηµαντική για να επιλέξετε τους κατάλληλους ρ λους για τους χρήστες σας. ιαχείριση συνδροµών στη σελίδα 19 Ένας διαχειριστής µπορεί να προσθέσει συνδροµές δοκιµής, να αγοράσει νέες συνδροµές ή να αναβαθµίσει συνδροµές δοκιµής σε πλήρεις συνδροµές. Οι συνδροµές δοκιµής µπορεί να µην είναι διαθέσιµες για τον οργανισµ σας. ιαχείριση χρηστών στη σελίδα 14 Οι διαχειριστές µπορο ν να διαγράψουν, να αναστείλουν ή να τροποποιήσουν ένα λογαριασµ χρήστη πατώντας στο βέλος δίπλα στον κατάλληλο χρήστη. Οι διαχειριστές µπορο ν επίσης να διαχειρίζονται λογαριασµο ς χρηστών αποστέλλοντας ξανά εκκρεµείς προσκλήσεις ή προβάλλοντας αναϕορές χρηστών. Ενεργοποίηση ενοποιηµένων εϕαρµογών άλλων συνεργατών Ενισχ στε την παραγωγικ τητα των χρηστών αξιοποιώντας τις ενοποιηµένες λ σεις που έχουν αναπτ ξει οι εµπορικοί συνεργάτες µας. Οι λ σεις αυτές µπορο ν να βοηθήσουν την οµάδα σας να εργάζεται αποτελεσµατικ τερα. ιαδικασία 1. Πατήστε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο. 2. Πατήστε Ενοποιηµένες εϕαρµογές άλλων συνεργατών για να εµϕανιστο ν οι υποστηριζ µενες εϕαρµογές άλλων συνεργατών. 3. Πατήστε Ενεργοποίηση στην εϕαρµογή που θέλετε να διαθέσετε στους χρήστες σας. Οι ενοποιηµένες εϕαρµογές είναι απενεργοποιηµένες απ προεπιλογή. Επιλέγοντας Ενεργοποίηση, οι διαχειριστές µπορο ν να ενεργοποιήσουν µια ενοποιηµένη εϕαρµογή για ένα µεµονωµένο λογαριασµ χρήστη ή για λους τους λογαριασµο ς χρηστών. Η επιλογή Ενεργοποίηση για λους τους τρέχοντες χρήστες στην περιγραϕή µιας ενοποιηµένης εϕαρµογής επιτρέπει στους διαχειριστές να ενεργοποιήσουν την εϕαρµογή για ολ κληρο τον οργανισµ και λους τους τρέχοντες χρήστες. Για να ορίσετε το διάστηµα κατά το οποίο µια εϕαρµογή θα έχει πρ σβαση στο LotusLie, πρέπει να ρυθµίσετε τη ιάρκεια εκχώρησης πρ σβασης. Η ρ θµιση ιάρκεια εκχώρησης πρ σβασης ορίζει το χρονικ διάστηµα ισχ ος του δικαιώµατος ιαχείριση του LotusLie 11

16 της ενοποιηµένης εϕαρµογής για πρ σβαση στο LotusLie. Όταν το δικαίωµα πρ σβασης της εϕαρµογής λήξει, θα ζητηθεί απ τους χρήστες να ανανεώσουν το δικαίωµα πρ σβασης της εϕαρµογής στο λογαριασµ τους στο LotusLie. 4. ιαθέστε την εϕαρµογή σε ένα χρήστη. Για να έχει ένας χρήστης πρ σβαση σε µια ενοποιηµένη εϕαρµογή, ένας διαχειριστής πρέπει να ενεργοποιήσει την εϕαρµογή στο λογαριασµ του χρήστη. α. Πατήστε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο > Λογαριασµοί χρηστών. β. Επιλέξτε το λογαριασµ του χρήστη στον οποίο θέλετε να επιτρέψετε τη χρήση της εϕαρµογής. Επιλέγοντας το λογαριασµ του χρήστη, µπορείτε να τον τροποποιήσετε. γ. Πατήστε Τροποποίηση στην εν τητα Ενοποιηµένες εϕαρµογές και επιλέξτε την εϕαρµογή. Επ µενες ενέργειες Κάθε ϕορά που ενεργοποιείτε µια ενοποιηµένη εϕαρµογή για ένα χρήστη, ο χρήστης λαµβάνει µια ειδοποίηση µέσω . Ενδέχεται να απαιτο νται πρ σθετες ρυθµίσεις για την ενεργοποίηση και τη χρήση µιας εϕαρµογής. Για λεπτοµέρειες, ανατρέξτε στην τεκµηρίωση για την ενοποιηµένη εϕαρµογή. Μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθµίσεις για την πρ σβαση των ενοποιηµένων εϕαρµογών στο LotusLie. Αν χρησιµοποιείτε µια εϕαρµογή της οποίας οι ρυθµίσεις πρ σβασης έχουν τροποποιηθεί, θα σας ζητηθεί να της εκχωρήσετε ξανά δικαίωµα πρ σβασης στο περιεχ µεν σας στο LotusLie. Απαιτήσεις σχετικά µε τους κωδικο ς πρ σβασης Κάθε χρήστης πρέπει να δηµιουργήσει έναν κωδικ πρ σβασης την πρώτη ϕορά που θα συνδεθεί. Οι νέοι χρήστες του LotusLie Notes ή του LotusLie inotes των οποίων οι λογαριασµοί δηµιουργήθηκαν µε προσωρινο ς κωδικο ς πρ σβασης καλο νται να ορίσουν ένα νέο κωδικ πρ σβασης την πρώτη ϕορά που θα συνδεθο ν. Ο νέος κωδικ ς πρ σβασης πρέπει να συµµορϕώνεται µε τις ισχ ουσες απαιτήσεις σχετικά µε το ελάχιστο µήκος και τους χρησιµοποιο µενους χαρακτήρες. Όλοι οι κωδικοί πρ σβασης πρέπει να τηρο ν τους ακ λουθους καν νες: Το ελάχιστο µήκος εν ς κωδικο πρ σβασης είναι οκτώχαρακτήρες. Ο κωδικ ς πρ σβασης πρέπει να περιέχει τουλάχιστον έναν µη αλϕαβητικ χαρακτήρα και τουλάχιστον τέσσερις αλϕαβητικο ς χαρακτήρες. Ο κωδικ ς πρ σβασης δεν µπορεί να περιέχει τρεις ή περισσ τερους επαναλαµβαν µενους χαρακτήρες ή χαρακτήρες διαστήµατος. Ο κωδικ ς πρ σβασης δεν πρέπει να συµπίπτει µε κάποιον απ τους τελευταίους οκτώκωδικο ς πρ σβασης που είχε χρησιµοποιήσει ο χρήστης. Ο κωδικ ς πρ σβασης δεν µπορεί να περιέχει το νοµα ή τη διε θυνση του χρήστη. Αν οι λογαριασµοί των χρηστών του LotusLie έχουν δηµιουργηθεί µε µια εξωτερική διε θυνση , οι χρήστες µπορο ν να χρησιµοποιήσουν τη διασ νδεση Ξεχάσατε τον κωδικ πρ σβασης; για τον επανακαθορισµ του κωδικο πρ σβασης. Οι εξωτερικές διευθ νσεις χρησιµοποιο νται για τους χρήστες µε συνδροµή σε µια υπηρεσία συνεργασίας ή για τους χρήστες στο λογαριασµ των οποίων έχει οριστεί µια εναλλακτική εξωτερική διε θυνση . Επειδή οι λογαριασµοί των χρηστών του LotusLie Notes δηµιουργο νται µε έναν αρχικ κωδικ πρ σβασης και χωρίς εναλλακτική διε θυνση , οι κωδικοί πρ σβασης αυτών των χρηστών µπορο ν να επανακαθοριστο ν µ νο απ ένα διαχειριστή ή ένα βοηθ διαχειριστή. Το ίδιο ισχ ει 12 LotusLie: Οδηγ ς διαχείρισης LotusLie

17 και για τον επανακαθορισµ των κωδικών πρ σβασης των χρηστών του LotusLie inotes των οποίων οι λογαριασµοί έχουν δηµιουργηθεί µε επιλογή κωδικο πρ σβασης. Αντίθετα, οι χρήστες του LotusLie inotes των οποίων οι λογαριασµοί έχουν δηµιουργηθεί µε µια εξωτερική εναλλακτική διε θυνση µπορο ν να χρησιµοποιήσουν τη διασ νδεση Ξεχάσατε τον κωδικ πρ σβασης;. Οι χρήστες που συνδέονται µε την επιλογή Χρήση της σ νδεσης του οργανισµο µου χρησιµοποιο ν µια ενοποιηµένη ταυτ τητα. Για να επανακαθορίσουν τον κωδικ πρ σβασης, οι χρήστες αυτοί πρέπει να ακολουθήσουν τη διαδικασία που ορίζεται απ τον οργανισµ τους. Οι διαχειριστές µπορο ν να ρυθµίσουν τη λήξη των κωδικών πρ σβασης µέσω της σελίδας ρυθµίσεων Ρυθµίσεις συστήµατος > Ασϕάλεια. Όταν ένας χρήστης προσπαθήσει να συνδεθεί µε έναν κωδικ πρ σβασης που έχει λήξει, θα του ζητηθεί να επανακαθορίσει τον κωδικ πρ σβασης. Συναϕείς εργασίες: Ορισµ ς ηµεροµηνίας λήξης κωδικών πρ σβασης στη σελίδα 19 Σ µϕωνα µε την προεπιλεγµένη ρ θµιση, οι κωδικοί πρ σβασης δεν λήγουν. Ο ορισµ ς εν ς χρονικο διαστήµατος ισχ ος για τους κωδικο ς πρ σβασης εξασϕαλίζει τι οι κωδικοί πρ σβασης θα αλλάζουν σε τακτά χρονικά διαστήµατα. Οι διαχειριστές µπορο ν να ορίσουν ένα χρονικ διάστηµα µετά την πάροδο του οποίου θα λήγουν οι κωδικοί πρ σβασης των χρηστών. Επανακαθορισµ ς κωδικών πρ σβασης και επαναποστολή προσκλήσεων Ένας χρήστης µε ρ λο Βοηθο διαχειριστή µπορεί να επανακαθορίζει κωδικο ς πρ σβασης και να αποστέλλει ξανά εκκρεµείς ή ληγµένες προσκλήσεις. Σχετικά µε αυτή την εργασία Ένας βοηθ ς διαχειριστή µπορεί να βοηθήσει στη διαχείριση των χρηστών σε έναν οργανισµ απαλλάσσοντας τους διαχειριστές απ τις εργασίες που σχετίζονται µε τον επανακαθορισµ των κωδικών πρ σβασης των χρηστών και την επαναποστολή προσκλήσεων. Οι προσκλήσεις που αποστέλλονται ξανά µέσω περιέχουν µια διασ νδεση την οποία θα πρέπει να χρησιµοποιήσουν οι χρήστες για να ολοκληρώσουν την εγγραϕή τους στο LotusLie. Όταν ένας χρήστης ολοκληρώσει την εγγραϕή του, µπορεί να συνδεθεί και να αρχίσει να χρησιµοποιεί το λογαριασµ του. ιαδικασία Επανακαθορισµ ς κωδικών πρ σβασης: 1. Πατήστε ιαχείριση. 2. Πατήστε το βέλος δίπλα στο χρήστη του οποίου τον κωδικ πρ σβασης θέλετε να αλλάξετε. Μπορείτε επίσης να πατήσετε στο νοµα του χρήστη. 3. Επιλέξτε Επανακαθορισµ ς κωδικο πρ σβασης. Συµπληρώστε τη ϕ ρµα για να ορίσετε έναν κωδικ πρ σβασης. 4. Ειδοποιήστε το χρήστη για την αλλαγή του κωδικο πρ σβασης. Ο χρήστης δεν ενηµερώνεται αυτ µατα για την αλλαγή του κωδικο πρ σβασης. Ενηµερώστε το χρήστη σχετικά µε την αλλαγή και το νέο κωδικ πρ σβασης. Επαναποστολή προσκλήσεων που έληξαν ή εκκρεµο ν: 1. Πατήστε ιαχείριση για να µεταβείτε στη σελίδα Λογαριασµοί χρηστών. 2. Για να στείλετε ξανά λες τις προσκλήσεις που έχουν λήξει, πατήστε Επανάληψη αποστολής λων των ληγµένων προσκλήσεων. Μπορείτε επίσης να στείλετε ξανά µια ληγµένη ή εκκρεµή πρ σκληση σε ένα µεµονωµένο χρήστη πατώντας στο νοµα του χρήστη ή στο βέλος δίπλα στο νοµά του. ιαχείριση του LotusLie 13

18 ιαχείριση χρηστών Οι διαχειριστές µπορο ν να διαγράψουν, να αναστείλουν ή να τροποποιήσουν ένα λογαριασµ χρήστη πατώντας στο βέλος δίπλα στον κατάλληλο χρήστη. Οι διαχειριστές µπορο ν επίσης να διαχειρίζονται λογαριασµο ς χρηστών αποστέλλοντας ξανά εκκρεµείς προσκλήσεις ή προβάλλοντας αναϕορές χρηστών. Συναϕείς εργασίες: Προσθήκη χρηστών στη σελίδα 9 Για να προσθέσετε χρήστες, πρέπει να έχετε δικαιώµατα διαχειριστή. Αν θέλετε να προσθέσετε πολλο ς χρήστες ταυτ χρονα, επικοινωνήστε µε τον εκπρ σωπο υποστήριξης πελατών. Επαναποστολή προσκλήσεων Οι διαχειριστές ή οι βοηθοί διαχειριστή µπορο ν να στείλουν ξανά τις ληγµένες ή εκκρεµείς προσκλήσεις σε λους τους εκκρεµείς λογαριασµο ς χρηστών ή σε µεµονωµένους λογαριασµο ς. Τα µην µατα πρ σκλησης περιέχουν µια διασ νδεση την οποία θα πρέπει να χρησιµοποιήσουν οι χρήστες για να ολοκληρώσουν την εγγραϕή τους στο LotusLie. Όταν ένας χρήστης ολοκληρώσει την εγγραϕή του, µπορεί να συνδεθεί και να αρχίσει να χρησιµοποιεί το λογαριασµ του. Σχετικά µε αυτή την εργασία Εκκρεµείς είναι οι προσκλήσεις που δεν έχουν χρησιµοποιηθεί απ τους αποδέκτες τους για εγγραϕή στο LotusLie και δεν έχουν ακ µη λήξει. Μια εκκρεµής πρ σκληση λήγει συνήθως µετά την πάροδο 28 ηµερών. Όταν µια εκκρεµής πρ σκληση λήξει, δεν µπορεί να χρησιµοποιηθεί για την εγγραϕή του αποδέκτη της στο LotusLie. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να σταλεί ξανά µια πρ σκληση απ ένα διαχειριστή ή ένα βοηθ διαχειριστή. Μ νο οι διαχειριστές έχουν πρ σβαση στη σελίδα ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο. ιαδικασία 1. Αν είστε διαχειριστής, πατήστε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο. Αν είστε βοηθ ς διαχειριστή, πατήστε ιαχείριση. 2. Πατήστε Λογαριασµοί χρηστών. 3. Στείλτε ξανά το µήνυµα πρ σκλησης. Μπορείτε να προσθέσετε προσαρµοσµένο περιεχ µενο στο µήνυµα πρ σκλησης. Πατήστε Επανάληψη αποστολής λων των ληγµένων προσκλήσεων για να στείλετε ξανά τις προσκλήσεις που έχουν λήξει. Για να στείλετε ξανά µια πρ σκληση σε ένα µεµονωµένο εκκρεµή λογαριασµ, πατήστε το βέλος δίπλα στον κατάλληλο λογαριασµ και επιλέξτε Επανάληψη αποστολής πρ σκλησης. Τροποποίηση, αναστολή και διαγραϕή λογαριασµών χρηστών Οι διαχειριστές µπορο ν να διαγράψουν, να αναστείλουν ή να τροποποιήσουν ένα λογαριασµ χρήστη πατώντας στο βέλος δίπλα στον κατάλληλο χρήστη. ιαδικασία 1. Πατήστε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο. 2. Πατήστε Λογαριασµοί χρηστών. 3. Πατήστε στο βέλος δίπλα στο λογαριασµ χρήστη που θέλετε να τροποποιήσετε. Απ αυτ το µενο µπορείτε να διαγράψετε, να αναστείλετε ή να τροποποιήσετε ένα 14 LotusLie: Οδηγ ς διαχείρισης LotusLie

19 λογαριασµ χρήστη. Κατά τη διαγραϕή εν ς λογαριασµο χρήστη, µπορείτε να επιλέξετε τι τα αρχεία του χρήστη θα µεταϕερθο ν σε έναν άλλο λογαριασµ καταχωρώντας τη διε θυνση του χρήστη που θα λάβει τα αρχεία στο πεδίο Ανάθεση στο χρήστη. Αποτελέσµατα Αυτές οι αλλαγές τίθενται σε ισχ ταν αποσυνδεθεί ο διαγραµµένος χρήστης. Επανακαθορισµ ς κωδικών πρ σβασης σ νδεσης Οι χρήστες µπορο ν να επανακαθορίσουν τον κωδικ πρ σβασης που χρησιµοποιο ν για να συνδεθο ν. Απαραίτητη προϋπ θεση είναι να έχουν περάσει τουλάχιστον 24 ώρες απ την τελευταία τροποποίηση του κωδικο πρ σβασης. Οι διαχειριστές και οι βοηθοί διαχειριστή µπορο ν να επανακαθορίσουν τον κωδικ πρ σβασης οποιουδήποτε χρήστη οποτεδήποτε χρειαστεί. Σχετικά µε αυτή την εργασία Αν οι λογαριασµοί των χρηστών του LotusLie έχουν δηµιουργηθεί µε µια εξωτερική διε θυνση , οι χρήστες µπορο ν να χρησιµοποιήσουν τη διασ νδεση Ξεχάσατε τον κωδικ πρ σβασης; για τον επανακαθορισµ του κωδικο πρ σβασης. Οι εξωτερικές διευθ νσεις χρησιµοποιο νται για τους χρήστες µε συνδροµή σε µια υπηρεσία συνεργασίας ή για τους χρήστες στο λογαριασµ των οποίων έχει οριστεί µια εναλλακτική εξωτερική διε θυνση . Επειδή οι λογαριασµοί των χρηστών του LotusLie Notes δηµιουργο νται µε έναν αρχικ κωδικ πρ σβασης και χωρίς εναλλακτική διε θυνση , οι κωδικοί πρ σβασης αυτών των χρηστών µπορο ν να επανακαθοριστο ν µ νο απ ένα διαχειριστή ή ένα βοηθ διαχειριστή. Το ίδιο ισχ ει και για τον επανακαθορισµ των κωδικών πρ σβασης των χρηστών του LotusLie inotes των οποίων οι λογαριασµοί έχουν δηµιουργηθεί µε επιλογή κωδικο πρ σβασης. Αντίθετα, οι χρήστες του LotusLie inotes των οποίων οι λογαριασµοί έχουν δηµιουργηθεί µε µια εξωτερική εναλλακτική διε θυνση µπορο ν να χρησιµοποιήσουν τη διασ νδεση Ξεχάσατε τον κωδικ πρ σβασης;. Οι χρήστες που συνδέονται µε την επιλογή Χρήση της σ νδεσης του οργανισµο µου χρησιµοποιο ν µια ενοποιηµένη ταυτ τητα. Για να επανακαθορίσουν τον κωδικ πρ σβασης, οι χρήστες αυτοί πρέπει να ακολουθήσουν τη διαδικασία που ορίζεται απ τον οργανισµ τους. Ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία για να επανακαθορίσετε τον κωδικ πρ σβασης εν ς χρήστη: ιαδικασία 1. Πατήστε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο. 2. Πατήστε Λογαριασµοί χρηστών. 3. Πατήστε το βέλος δίπλα στο χρήστη του οποίου τον κωδικ πρ σβασης θέλετε να αλλάξετε. 4. Επιλέξτε Επανακαθορισµ ς κωδικο πρ σβασης και καταχωρήστε το νέο κωδικ πρ σβασης. Αυτ ς είναι ένας προσωριν ς κωδικ ς πρ σβασης τον οποίο θα χρησιµοποιήσει ο χρήστης την επ µενη ϕορά που θα συνδεθεί. Όταν ο χρήστης συνδεθεί, θα του ζητηθεί να δηµιουργήσει ένα νέο κωδικ πρ σβασης. Αν θέλετε να επανακαθορίσετε τον κωδικ πρ σβασης εν ς χρήστη που έχει µια συνδροµή αλληλογραϕίας, µπορείτε επίσης να τροποποιήσετε το λογαριασµ του χρήστη για να αλλάξετε τον κωδικ πρ σβασης. Πατήστε στο νοµα του χρήστη στη σελίδα Λογαριασµοί χρηστών και καταχωρήστε ένα νέο κωδικ πρ σβασης στην εν τητα Συνδροµές > Αλληλογραϕία. ιαχείριση του LotusLie 15

20 5. Ειδοποιήστε το χρήστη για την αλλαγή του κωδικο πρ σβασης. Ο χρήστης δεν ενηµερώνεται αυτ µατα για την αλλαγή του κωδικο πρ σβασης. Ενηµερώστε το χρήστη σχετικά µε την αλλαγή και το νέο κωδικ πρ σβασης. Επ µενες ενέργειες Οι διαχειριστές µπορο ν να ρυθµίσουν τη λήξη των κωδικών πρ σβασης µέσω της σελίδας ρυθµίσεων Ρυθµίσεις συστήµατος > Ασϕάλεια. Όταν ένας χρήστης προσπαθήσει να συνδεθεί µε έναν κωδικ πρ σβασης που έχει λήξει, θα του ζητηθεί να επανακαθορίσει τον κωδικ πρ σβασης. Απ κρυψη προσώπων απ τον κατάλογο του οργανισµο Σ µϕωνα µε την προεπιλεγµένη ρ θµιση, οι χρήστες προστίθενται στον κατάλογο του οργανισµο ταν ενεργοποιηθεί ο λογαριασµ ς τους. Οι διαχειριστές µπορο ν να επιλέξουν την απ κρυψη συγκεκριµένων χρηστών απ την εν τητα Πρ σωπα της σελίδας του οργανισµο. ιαδικασία 1. Πατήστε Πρ σωπα και επιλέξτε τον οργανισµ σας απ τη λίστα. Μπορείτε επίσης να µεταβείτε στην ίδια σελίδα επιλέγοντας ιαχείριση καταλ γου απ τη σελίδα του οργανισµο. 2. Επιλέξτε τα ον µατα των χρηστών που θέλετε να αποκρ ψετε. 3. Πατήστε Απ κρυψη στη σελίδα του οργανισµο. Αποτελέσµατα Για να επιλέξετε την εµϕάνιση εν ς χρήστη στη σελίδα του οργανισµο, επιλέξτε το χρήστη και πατήστε Εµϕάνιση στη σελίδα του οργανισµο. Επίλυση προβληµάτων κατά τη σ νδεση Ακολουθο ν οι λ σεις για κοινά προβλήµατα που παρουσιάζονται κατά την αρχική σ νδεση ή κατά τον επανακαθορισµ εν ς κωδικο πρ σβασης. Πίνακας 1. Επίλυση προβληµάτων κατά τη σ νδεση Πρ βληµα Πιθανές λ σεις Ο χρήστης δεν λαµβάνει το µήνυµα µε την επιβεβαίωση της εγγραϕής του µετά τη δηµιουργία εν ς νέου λογαριασµο για µια υπηρεσία. Βεβαιωθείτε τι η διε θυνση που καταχωρήθηκε στο πλαίσιο Λογαριασµοί χρηστών > Ταυτ τητα λογαριασµο είναι σωστή. Βεβαιωθείτε τι το µήνυµα επιβεβαίωσης δεν αποκλείεται απ το ϕίλτρο SPAM του πελάτη σας. Στις περισσ τερες περιπτώσεις, η προσθήκη της διε θυνσης στις επαϕές σας εµποδίζει την εσϕαλµένη εϕαρµογή του ϕίλτρου SPAM. Επικοινωνήστε µε την υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών στη διε θυνση 16 LotusLie: Οδηγ ς διαχείρισης LotusLie

21 Πίνακας 1. Επίλυση προβληµάτων κατά τη σ νδεση (συνέχεια) Πρ βληµα Ο χρήστης λαµβάνει ένα σϕάλµα "Inalid Token" ταν επιχειρεί να επιβεβαιώσει την εγγραϕή του µε τη χρήση της διασ νδεσης στο µήνυµα επιβεβαίωσης. Ο χρήστης επιχειρεί να επανακαθορίσει τον κωδικ πρ σβασής του απ την οθ νη σ νδεσης αλλά δεν λαµβάνει ποτέ ένα µήνυµα µε πρ σθετες πληροϕορίες για τον επανακαθορισµ. Πιθανές λ σεις Προσπαθήστε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε ολ κληρη τη διε θυνση URL απ το µήνυµα επιβεβαίωσης σε ένα νέο παράθυρο του προγράµµατος πλοήγησης. Το διακριτικ ισχ ει για 28 ηµέρες, συνεπώς αν ο χρήστης δεν αποδεχτεί την πρ σκληση εντ ς αυτο του χρονικο διαστήµατος πρέπει να επικοινωνήσετε µε την υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών στη διε θυνση Βεβαιωθείτε τι το µήνυµα δεν αποκλείεται απ το ϕίλτρο SPAM του πελάτη του χρήστη. Αν το µήνυµα εξακολουθεί να µην παραδίδεται, επικοινωνήστε µε την υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών στη διε θυνση Ρ θµιση του λογαριασµο οργανισµο Ορίστε ρυθµίσεις ασϕάλειας για τους κωδικο ς πρ σβασης και ρυθµίσεις για συγκεκριµένα ε ρη διευθ νσεων IP. Περιορίστε τις δυνατ τητες κοινής χρήσης αρχείων και εξετάστε το ιστορικ µεταϕ ρτωσης αρχείων. Μια συνεδρία παραµένει έγκυρη για 18 ώρες. Μετά την πάροδο 18 ωρών, οι χρήστες πρέπει να συνδεθο ν ξανά στον οργανισµ. Για να αποϕ γετε την απώλεια δεδοµένων λ γω της λήξης µιας συνεδρίας, αποθηκε ετε πάντα τις πληροϕορίες σας ταν διακ πτετε την εργασία σας. Καταν ηση των ρ λων Οι ακ λουθες πληροϕορίες θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε τους ρ λους που είναι διαθέσιµοι για τους λογαριασµο ς χρηστών. Η καταν ηση των ρ λων είναι ιδιαίτερα σηµαντική για να επιλέξετε τους κατάλληλους ρ λους για τους χρήστες σας. Χρήστης: Αυτ ς ο ρ λος επιτρέπει την προβολή µιας σελίδας οργανισµο, την προσθήκη αρχείων και την πρ σβαση στις προσωπικές ρυθµίσεις του χρήστη. Ο ρ λος αυτ ς δεν επιτρέπει την πρ σβαση στις ρυθµίσεις οργανισµο, την τροποποίηση ρυθµίσεων συστήµατος, πως οι ρυθµίσεις ασϕάλειας και προϕίλ, ή την τροποποίηση των θεµάτων και των λογ τυπων του οργανισµο. Βοηθ ς διαχειριστή: Αυτ ς ο ρ λος επιτρέπει τον επανακαθορισµ κωδικών πρ σβασης για χρήστες µε συνδροµές σε υπηρεσίες αλληλογραϕίας ή συνεργασίας. Επίσης, επιτρέπει την επαναποστολή προσκλήσεων σε χρήστες των οποίων εκκρεµεί η εγγραϕή. Οι χρήστες µε ρ λο Βοηθο διαχειριστή δεν µπορο ν να γίνουν συνδροµητές σε υπηρεσίες εκτ ς αν τους εκχωρηθεί επίσης ο ρ λος Χρήστη. Μην χρησιµοποιείτε το ρ λο ιαχειριστής και το ρ λο Βοηθ ς διαχειριστή για τον ίδιο χρήστη. Προγραµµατιστής εϕαρµογών: Αυτ ς ο ρ λος παρέχει επαρκή πρ σβαση για την ενοποίηση των εσωτερικών εϕαρµογών του οργανισµο µε το LotusLie, αλλά δεν παρέχει πρ σβαση σε άλλες λειτουργίες διαχείρισης. Ο ρ λος αυτ ς δεν επιτρέπει την πρ σβαση στις ρυθµίσεις οργανισµο, την τροποποίηση ρυθµίσεων συστήµατος, πως οι ρυθµίσεις ασϕάλειας και προϕίλ, ή την τροποποίηση των θεµάτων και των λογ τυπων του οργανισµο. Εκχωρήστε αυτ ν το ρ λο σε ένα χρήστη αν θέλετε ο ιαχείριση του LotusLie 17

22 χρήστης να έχει πρ σβαση στη σελίδα Εσωτερικές εϕαρµογές για να εγγράϕει προσαρµοσµένες εϕαρµογές µε χρήση του OAuth. Οι χρήστες µε ρ λο Προγραµµατιστή εϕαρµογών δεν µπορο ν να γίνουν συνδροµητές σε υπηρεσίες εκτ ς αν τους εκχωρηθεί επίσης ο ρ λος Χρήστη. ιαχειριστής: Αυτ ς ο ρ λος επιτρέπει την τροποποίηση λων των ρυθµίσεων οργανισµο, πως είναι οι πληροϕορίες επαϕών, οι ρυθµίσεις συστήµατος (π.χ. επιλογές ασϕάλειας), οι καν νες κοινής χρήσης αρχείων και τα θέµατα οργανισµο. Επίσης, επιτρέπει την προσθήκη ή αϕαίρεση χρηστών, τη διαχείριση των ρ λων χρηστών, την εκχώρηση δικαιωµάτων διαχειριστή ή βοηθο διαχειριστή σε άλλους, την ενεργοποίηση ενοποιηµένων εϕαρµογών για χρήστες και τη διαχείριση συνδροµών σε υπηρεσίες. Οι διαχειριστές µπορο ν να επανακαθορίσουν κωδικο ς πρ σβασης για χρήστες µε συνδροµές σε υπηρεσίες αλληλογραϕίας αλλά χι για χρήστες µε συνδροµές σε υπηρεσίες συνεργασίας. Οι χρήστες µε ρ λο ιαχειριστή δεν µπορο ν να γίνουν συνδροµητές σε υπηρεσίες εκτ ς αν τους εκχωρηθεί επίσης ο ρ λος Χρήστη. Μην χρησιµοποιείτε το ρ λο ιαχειριστής και το ρ λο Βοηθ ς διαχειριστή για τον ίδιο χρήστη. Περιορισµ ς ε ρους διευθ νσεων IP Οι διαχειριστές µπορο ν να ορίσουν ένα εγκεκριµένο ε ρος διευθ νσεων IP µέσω των οποίων θα επιτρέπεται η σ νδεση των χρηστών. Σχετικά µε αυτή την εργασία Περιορίζοντας τις διευθ νσεις IP που έχουν πρ σβαση στο LotusLie, µπορείτε να προστατε σετε τον οργανισµ σας απ πιθανές απ πειρες υποκλοπής των στοιχείων ταυτ τητας των χρηστών του LotusLie. Αν περιορίσετε το ε ρος ώστε να έχουν πρ σβαση µ νο οι διευθ νσεις IP που ανήκουν στο δίκτυ σας, δεν θα είναι δυνατή η πρ σβαση στα στοιχεία ταυτ τητας των χρηστών απ µη εγκεκριµένους χρήστες αϕο λοι οι χρήστες θα πρέπει πρώτα να ταυτοποιηθο ν µέσω του δικτ ου σας για να συνδεθο ν στο LotusLie. Αν η εταιρεία σας χρησιµοποιεί τα πρωτ κολλα SMTP, POP ή imap, δεν είναι δυνατή η εϕαρµογή περιορισµών. ιαδικασία 1. Πατήστε ιαχείριση > ιαχείριση οργανισµο. 2. Πατήστε Ασϕάλεια. 3. Μεταβείτε στην εν τητα Ε ρη διευθ νσεων IP, πατήστε Προσθήκη ε ρους και καταχωρήστε την αρχική και την τελική διε θυνση IP. Πρέπει να συµπεριλάβετε τη διε θυνση IP στην οποία είστε συνδεδεµένος. Αποτελέσµατα Η εϕαρµογή περιορισµών στις διευθ νσεις IP µπορεί να έχει ως αποτέλεσµα την απαγ ρευση της πρ σβασης στο LotusLie για τους χρήστες κινητών συσκευών. Για παράδειγµα, οι χρήστες συσκευών Blackberry συνδέονται µέσω εν ς εξυπηρετητή Blackberry Enterprise Serer (BES) που εξακριβώνει τα στοιχεία τ σο της συσκευής σο και του χρήστη. Επειδή η διε θυνση IP των ταυτοποιηµένων χρηστών είναι η διε θυνση του εξυπηρετητή BES, η πρ σβαση των χρηστών στο LotusLie µπορεί να µην είναι δυνατή αν η διε θυνση αυτο του εξυπηρετητή δεν συµπεριλαµβάνεται στο ε ρος των επιτρεπ µενων διευθ νσεων IP. Σε αυτή την περίπτωση, συνιστάται η χρήση των εργαλείων VPN στην κινητή συσκευή για τη δροµολ γηση των συνδέσεων στο LotusLie µέσω του δικτ ου σας. 18 LotusLie: Οδηγ ς διαχείρισης LotusLie