Οδηγίες συμπλήρωσης και υποβολής της Ηλεκτρονικής Αίτησης Υποψηφιότητας για την πρακτική άσκηση και της διαδικασίας φόρτωσης των απαραίτητων εγγράφων

Transcript

1 1 TΜΗΜΑ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΑΙ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ Πανεπιστημίου 30, Αθήνα, Ελλάδα Οδηγίες συμπλήρωσης και υποβολής της Ηλεκτρονικής Αίτησης Υποψηφιότητας για την πρακτική άσκηση και της διαδικασίας φόρτωσης των απαραίτητων εγγράφων Οι φοιτητές που επιθυμούν να συμμετάσχουν στη διαδικασία επιλογής για να πραγματοποιήσουν μία περίοδο πρακτικής άσκησης στο εξωτερικό στο πλαίσιο του προγράμματος Erasmus+, θα πρέπει να υποβάλουν την ηλεκτρονική αίτηση υποψηφιότητας και τα απαιτούμενα δικαιολογητικά στην περίοδο που αναγράφεται παρακάτω. Το σύστημα για την υποβολή της αίτησης και των εγγράφων θα είναι ανοικτό από τη Δευτέρα 15/4/2019, 10:00π.μ. έως και την Τετάρτη 24/4/2019, 14:00μ.μ. (ώρα Ελλάδας) ΣΤΑΔΙΟ 1 ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΚΑΙ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΑΙΤΗΣΗΣ ΥΠΟΨΗΦΙΟΤΗΤΑΣ Η ηλεκτρονική αίτηση είναι αρχείο σε μορφή επεξεργάσιμου PDF με πεδία. Η αίτηση πρέπει να συμπληρωθεί με τελευταία έκδοση Adobe Reader σε συμβατικό υπολογιστή ή φορητό με έκδοση Windows 7 ή μεταγενέστερη έκδοση. ΠΡΟΣΟΧΗ Δεν χρησιμοποιούμε MAC, TABLET, IPAD, SMART PHONES Ή ΑΛΛΟΥΣ PDF READERS όπως FOXIT Ή NITRO διότι η εφαρμογή θα δείχνει ότι η αίτηση εστάλη με επιτυχία αλλά δεν θα έχει φτάσει ποτέ στο γραφείο Erasmus.

2 2 ΒΗΜΑΤΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ 1. Πηγαίνω στο link Ηλεκτρονική Αίτηση για πρακτική άσκηση Αυτόματα ανοίγει η φόρμα «Χρήση προσωπικών δεδομένων». 2. Διαβάζω αναφορικά με τη χρήση των προσωπικών δεδομένων, επιλέγω Συμφωνώ και στη συνέχεια πατάω ΟΚ ώστε να προχωρήσει η διαδικασία. Αυτόματα ανοίγει η φόρμα με το όνομα «Φόρμα ταυτοποίησης για επιχορήγηση κινητικότητας για ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ» (ίδια με αυτή που φαίνεται παρακάτω)

3 3 3. Διαβάζω τη «Φόρμα ταυτοποίησης για επιχορήγηση κινητικότητας για ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΑΣΚΗΣΗ» και συμπληρώνω τα παρακάτω στοιχεία με τη σειρά: Τμήμα Επώνυμο Όνομα Ηλεκτρονική διεύθυνση ( ) Κύκλος σπουδών (Προπτυχιακό / Μεταπτυχιακό/ Διδακτορικό) 4. Στη συνέχεια, στην ίδια Φόρμα, συμπληρώνω τον κωδικό ασφαλείας και πατάω το κουμπί με την ένδειξη ΟΚ Μόλις πατήσω το κουμπί ΟΚ ανοίγει αυτόματα μία φόρμα όπως φαίνεται παρακάτω. Για κάθε κύκλο σπουδών που έχει επιλεγεί ανοίγει η αντίστοιχη φόρμα. Για τους προπτυχιακούς φοιτητές: Για τους μεταπτυχιακούς φοιτητές:

4 4 Για τους υποψήφιους διδάκτορες: 5. Παρατηρώ και διαβάζω προσεχτικά τη νέα φόρμα. Στο πάνω αριστερά μέρος της φόρμας βλέπω την εντολή «κατέβασμα (download) κενής αίτησης». 6. Πατάω πάνω στη λέξη εδώ για να κατεβάσω την Αίτηση στον υπολογιστή μου. 7. Αποθηκεύω την Αίτηση στην επιφάνεια εργασίας (desktop) του υπολογιστή μου πριν αρχίσω να τη συμπληρώνω με την εξής διαδικασία: Πατάω πάνω στο κουμπί «Αποθήκευση» και στο όνομα αρχείου γράφω: το Επώνυμό μου (πρώτο γράμμα Κεφαλαίο) βάζω κάτω παύλα (_) γράφω το Oνομά μου (πρώτο γράμμα Κεφαλαίο) βάζω κάτω παύλα (_) γράφω το Τμήμα μου Προσέχω να μην σβήσω την επέκταση.pdf (πχ. Παπαδόπουλος_Νικόλαος_Πληροφορική.pdf)

5 5 Μετά, 8. Συμπληρώνω όλα τα απαραίτητα πεδία με ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΓΡΑΜΜΑΤΑ ΠΡΟΣΟΧΗ Στη θέση Υπογραφή Φοιτητή/τριας, γράφω μόνο το ονοματεπώνυμο Κατά τη διάρκεια της συμπλήρωσης των πεδίων αποθηκεύω τα στοιχεία όσες φορές θέλω πατώντας το κουμπί «ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ». Κατά τη διάρκεια της συμπλήρωσης των πεδίων πατάω το κουμπί «ΕΛΕΓΧΟΣ» για να δω ποια πεδία δεν έχω συμπληρώσει. Τα πεδία που δεν έχουν συμπληρωθεί κοκκινίζουν. 9. Όταν συμπληρώσω όλα τα πεδία της αίτησης κάνω τελικό «ΕΛΕΓΧΟ», πατάω «ΑΠΟΘΗΚΕΥΩ» και μετά πατάω το κουμπί «ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ». Όταν πατήσω την «ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ» θα δοθεί ένας αριθμός επικύρωσης στην αίτησή μου και θα κλειδώσουν τα στοιχεία που έχω καταχωρήσει ώστε να μη γίνονται αλλαγές. Τον αριθμό επικύρωσης θα χρειαστεί να τον πληκτρολογήσω όταν θα ανεβάσω (upload) την αίτηση μου. Τέλος, Αποθηκεύω την επικυρωμένη αίτηση πριν την κάνω Upload. ΠΡΟΣΟΧΗ Μετά την «ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ» της αίτησης δεν γίνονται αλλαγές. Εάν πρέπει να αλλαχθεί κάποιο στοιχείο θα πρέπει να συμπληρωθεί νέα αίτηση. ΕΙΔΙΚΕΣ ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΤΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΑΙΤΗΣΗΣ Ηλεκτρονική Αίτηση-Στοιχεία υποψήφιου/ας Φοιτητή/τριας για Erasmus+ Traineeships Η αίτηση θα πρέπει να συμπληρωθεί και να υποβληθεί ηλεκτρονικά και αντίγραφό της να κατατεθεί στο γραφείο Erasmus μετά την επιλογή σας. Σημειώνεται ότι πρέπει να συμπληρωθεί με ιδιαίτερη προσοχή καθώς τα στοιχεία σας, μετά την

6 6 ηλεκτρονική υποβολή της αίτησης, θα καταχωρηθούν αυτόματα στο σύστημα από το οποίο αντλούνται οι πληροφορίες για την επιλογή, την χρηματοδότηση και την επικοινωνία του γραφείου Erasmus μαζί σας. Μετά την ηλεκτρονική υποβολή της δεν μπορεί να γίνει καμία αλλαγή στα στοιχεία που έχετε καταχωρήσει. Για οποιαδήποτε αλλαγή στα στοιχεία της αίτησης μετά την υποβολή της, θα χρειαστεί να συμπληρώσετε την αίτηση εκ νέου ή να επικοινωνήσετε με το ΤΕΔΣ. Συγκεκριμένα, Η συμπλήρωση της Αίτησης πρέπει να γίνει με κεφαλαίους χαρακτήρες. Πεδίο «Προσωπικά στοιχεία» Στο πεδίο «Προσωπικά στοιχεία» πρέπει να δηλώσετε με ακρίβεια τα προσωπικά σας στοιχεία (πχ. Αριθμός μητρώου που σας έχει δοθεί από τη Γραμματεία του Τμήματος, επώνυμο, όνομα, πατρώνυμο, μητρώνυμο, κτλ.). Σημειώνεται ότι στα κουτάκια που απαιτείται να γράψετε το επώνυμο και το όνομά σας με λατινικούς χαρακτήρες, θα τα γράψετε όπως ακριβώς εμφανίζονται στην ταυτότητα ή στο διαβατήριό σας. Για τους φοιτητές με αναπηρία προβλέπεται επιπλέον χρηματοδότηση από το πρόγραμμα ERASMUS+ προκειμένου να καλυφθούν οι επιπρόσθετες δαπάνες που προκύπτουν κατά την διάρκεια της κινητικότητας των φοιτητών αυτών στο εξωτερικό. Συνεπώς, οι φοιτητές με αναπηρία θα συμπληρώσουν στο αντίστοιχο κουτάκι ΝΑΙ. Ως άτομα με αναπηρία θεωρούνται: Οι πάσχοντες από τις σοβαρές παθήσεις που αναφέρονται στις σχετικές διατάξεις του Νόμου υπ. Αριθ. 4452, Αρ.Φύλλου 17, Τεύχος Α / , Άρθρο 13, αλλά και αυτοί που παρουσιάζουν αναπηρία 67% και άνω από φυσική αναπηρία ή ψυχική πάθηση, με βάση τη γνωμάτευση της οικείας πρωτοβάθμιας υγειονομικής επιτροπής που εδρεύει σε κάθε νομό η οποία πρέπει να υποβληθεί μαζί με την Αίτηση. Πεδίο «Στοιχεία επικοινωνίας» Στο πεδίο «Στοιχεία επικοινωνίας» πρέπει να δηλώσετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας και κυρίως εκείνα στα οποία έχετε άμεση πρόσβαση (πχ. κινητό, ηλεκτρονική διεύθυνση).

7 7 Πεδίο «Ακαδημαϊκά στοιχεία» Στο πεδίο «Ακαδημαϊκά στοιχεία» πρέπει να δηλώσετε τα στοιχεία που αφορούν τις σπουδές σας στο Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών. Συγκεκριμένα, στο κουτάκι με τίτλο «Τμήμα Προέλευσης» επιλέγετε το τμήμα σας, ενώ στο κουτάκι με τίτλο «Τομέας Σπουδών» επιλέγετε τον αριθμό που αντιστοιχεί στο τμήμα σας, σύμφωνα με τον πίνακα «Κωδικός Τομέα Σπουδών» που βρίσκεται αναρτημένος στην ιστοσελίδα του ΤΕΔΣ, στο αρχείο «Χρήσιμες Πληροφορίες» _spoydon-isced_fields_of_education_ana_tmima_foitisis_sto_ekpa.pdf Στο κουτάκι με τίτλο «Διανυόμενο έτος σπουδών» επιλέγετε το έτος στο οποίο βρίσκεστε. Στο κουτάκι με τίτλο «Μέσος όρος βαθμολογίας», γράφετε τον μέσο όρο βαθμολογίας όπως ακριβώς αναγράφεται στο έντυπο της αναλυτικής βαθμολογίας σας ή στη Βεβαίωση που σας έχει χορηγηθεί από τη Γραμματεία του Τμήματός σας. Πεδίο «Στοιχεία Πρακτικής Άσκησης» Στο πεδίο «Στοιχεία Πρακτικής Άσκησης» πρέπει να δηλώσετε τη διάρκεια της πρακτικής άσκησης και τα στοιχεία που αφορούν τον φορέα υποδοχής όπως αυτά αναφέρονται στη Βεβαίωση Αποδοχής του Φορέα (Letter of Acceptance). Σημειώνεται ότι στο ημερολόγιο επιλέγουμε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης λαμβάνοντας υπόψη ότι δεν μπορούν να είναι Σάββατο, Κυριακή ή ημέρα αργίας Στο κουτάκι «Ονομασία φορέα υποδοχής» γράφετε το όνομα του φορέα όπως αναγράφεται στο λογότυπο του φορέα (πχ. λογότυπο στη γερμανική γλώσσα, ισπανική, κτλ. αλλά όχι στην ελληνική γλώσσα) ενώ στο δεύτερο κουτάκι «ονομασία φορέα στην αγγλική γλώσσα» γράφετε την ονομασία του φορέα μόνο στην αγγλική γλώσσα. Σε περίπτωση που το όνομα του φορέα είναι στην αγγλική γλώσσα τότε και στα δύο κουτάκια θα γράψετε το όνομα του φορέα στην αγγλική γλώσσα. Σε περίπτωση που το όνομα του φορέα είναι και στην ελληνική γλώσσα γράφετε το όνομα του φορέα στη γλώσσα της χώρας στην οποία εδρεύει ο φορέας. Για τη σωστή συμπλήρωση του στοιχείου «κωδικός περιοχής» συμβουλευτείτε τον πίνακα με ονομασία «Κατάλογος Κωδικών Περιοχής» που βρίσκεται αναρτημένος στην ιστοσελίδα του τμήματος στο αρχείο «Χρήσιμες Πληροφορίες» AKTIKIS_ASKISIS_STO_EXOTERIKO/otherinform/KATALOGOS_KODIKON_ PERIOCHIS.pdf

8 8 Πεδίο «Οικονομικά Στοιχεία» Στο πεδίο «Οικονομικά Στοιχεία» πρέπει να δηλώσετε με ιδιαίτερη ακρίβεια τα στοιχεία σας τα οποία θα χρησιμοποιηθούν για την καταβολή του ποσού της υποτροφίας σας απευθείας στον τραπεζικό σας λογαριασμό. Ο τραπεζικός λογαριασμός που θα δηλώσετε θα πρέπει να έχει το ονοματεπώνυμό σας ως δικαιούχου ή συνδικαιούχου, αν είναι κοινός λογαριασμός. Στο πεδίο «Γνώση ξένων γλωσσών» πρέπει να δηλώσετε το επίπεδο γνώσης ξένων γλωσσών και να αναφέρετε τα διπλώματα τα οποία το πιστοποιούν (ή Βεβαιώσεις Προέδρων για τα Τμήματα ξένων γλωσσών). Στο πεδίο «Γλώσσα Εργασίας» επιλέγετε τη γλώσσα που αναγράφεται στη Βεβαίωση Αποδοχής ως κύρια γλώσσα εργασίας. Εάν ο φορέας έχει δηλώσει δύο ή παραπάνω γλώσσες, επιλέγετε ως κύρια γλώσσα εργασίας την πρώτη στη σειρά. ΣΤΑΔΙΟ 2 ΠΡΟΕΡΓΑΣΙΑ ΤΩΝ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΟΥΣ 10. Συγκεντρώνω όλα τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, σκανάρω το κάθε έγγραφο χωριστά και το μετατρέπω σε μορφή pdf ΣΤΑΔΙΟ 3 ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΑΙΤΗΣΗΣ ΥΠΟΨΗΦΙΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ 11. Πηγαίνω ξανά στο link, επιλέγω ξανά Συμφωνώ και πατάω ΟΚ. 12. Ανοίγω πάλι την φόρμα με το όνομα «Φόρμα ταυτοποίησης για υποτροφία κινητικότητας για ΠΡΑΚΤΙΚΗ» (ίδια με αυτή που συμπληρώσατε στο Στάδιο 1)

9 9 13. Συμπληρώνω τα παρακάτω στοιχεία με τη σειρά: Τμήμα Επώνυμο Όνομα Ηλεκτρονική διεύθυνση ( ) Κύκλος σπουδών (Προπτυχιακό / Μεταπτυχιακό/ Διδακτορικό) Στη συνέχεια, συμπληρώνω τον κωδικό ασφαλείας που μου προτείνει το σύστημα και τέλος πατάω το κουμπί με την ένδειξη ΟΚ. Μόλις πατήσετε το κουμπί ΟΚ ανοίγει αυτόματα μία φόρμα όπως φαίνεται παρακάτω. Για κάθε κύκλο σπουδών που έχει επιλεγεί ανοίγει η αντίστοιχη φόρμα.

10 10 Για τους προπτυχιακούς φοιτητές: Για τους μεταπτυχιακούς φοιτητές: Για τους υποψήφιους διδάκτορες:

11 Στην φόρμα πάνω αριστερά, δεύτερη σειρά, βλέπω την εντολή «Ανέβασμα (upload) συμπληρωμένης αίτησης» και κάτω δεξιά διαβάζω την εντολή «Επιλογή αρχείου» ή «Browse». 15. Πατάω την εντολή «Επιλογή αρχείου» και επιλέγω τη συμπληρωμένη αίτηση που έχω αποθηκεύσει στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή μου. 16. Στη συνέχεια, συμπληρώνω τον αριθμό επικύρωσης της αίτησης μου. 17. Έπειτα, για κάθε δικαιολογητικό που απαιτείται πατάω την εντολή «Επιλογή αρχείου» ή «Browse» και επιλέγω το αντίστοιχο δικαιολογητικό σε μορφή pdf αρχείου. 18. Πατάω το κουμπί «Upload» ή «Υποβολή» και ανεβάζω την αίτησή μου μαζί με τα δικαιολογητικά που υπέβαλα. Κατά τη διάρκεια του Upload βλέπω στο Status Bar την πρόοδο ολοκλήρωσης της διαδικασίας σε μορφή ποσοστού. Προσοχή: Μην κλείσετε τη φόρμα μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία. 19. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία Upload και εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο πατάω το κουμπί «Έξοδος» όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα. Η διαδικασία επεξεργασίας της ηλεκτρονικής αίτησης έχει ολοκληρωθεί με επιτυχία! Εκτυπώνω την Ηλεκτρονική Αίτηση, την υπογράφω και την φυλάσσω για να την καταθέσω με τα υπόλοιπα έγγραφα στο Τμήμα Ευρωπαϊκών και Διεθνών Σχέσεων (ΤΕΔΣ) μετά την επιλογή μου. ΠΡΟΣΟΧΗ Μόνο οι αιτήσεις των φοιτητών που πληρούν τις παραπάνω προϋποθέσεις και συνοδεύονται από όλα τα απαιτούμενα δικαιολογητικά γίνονται δεκτές.