ΣΤΗΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ( Ε Ρ Γ Ο Ε Λ / Λ Α Κ )

Transcript

1 Δρ. Γεώργιος Μπλάνας, Καθηγητής, Σταματία Κυλινδρή, Εργαστηριακή Συνεργάτις, Msc Δρ. Λάζαρος Κώτσικας, Επιστημονικός Συνεργάτης Η δημιουργία, Michelangelo ΟΔΗΓΟΣ ΧΡΗΣΗΣ ΑΝΟΙΧΤΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ OPENPROJ ΣΤΗΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ( Ε Ρ Γ Ο Ε Λ / Λ Α Κ ) ΕΚΔΟΤΗΣ: ΤΕΙ ΛΑΡΙΣΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ

2 Περιεχόμενα 1. Εισαγωγή στη διοίκηση έργων Εισαγωγή Χαρακτηριστικά των έργων Η διαχείριση έργων Το πληροφοριακό σύστημα διοίκησης έργου Χαρακτηριστικά των πακέτων διαχείρισης Έργων Πλεονεκτήματα της χρήσης λογισμικών πακέτων διαχείρισης έργων Εγκατάσταση του λογισμικού OpenProj Εισαγωγή Προμήθεια του λογισμικού Απαιτήσεις Εγκατάστασης Υλικού και Λογισμικού OpenProj Προμήθεια του λογισμικού OpenProj Εγκατάσταση του λογισμικού OpenProj στην Ελληνική γλώσσα Εισαγωγή στο OpenProj Εκκίνηση του προγράμματος Δομή του προγράμματος Δημιουργία νέου έργου ή άνοιγμα υπάρχοντος Διαχείριση των δραστηριοτήτων Εισαγωγή Η προβολή Gantt Ο πίνακας Δραστηριότητες Εισαγωγή και διαγραφή στηλών στον Πίνακα Δραστηριότητες Εισαγωγή δραστηριότητας Διαγραφή δραστηριότητας Δραστηριότητα ορόσημο Εφαρμογή Οργάνωση του έργου σε φάσεις Εισαγωγή Η Αναλυτική Δομή των Εργασιών Περιληπτικές δραστηριότητες και φάσεις Κατάργηση περιληπτικής δραστηριότητας Λογικές σχέσεις εξάρτησης Εισαγωγή Εισαγωγή των λογικών σχέσεων εξάρτησης Τροποποίηση λογικής σχέσης εξάρτησης Παρεμβολή δραστηριότητας Κατάργηση των λογικών σχέσεων εξάρτησης... 35

3 Περιεχόμενα 6.6 Εφαρμογή Διαχείριση πόρων Εισαγωγή Ορισμός των πόρων Ανάθεση του πόρου σε δραστηριότητες Επιπλέον πληροφορίες ανάθεσης Αντικατάσταση πόρου Υπέρ-κατανομή πόρου (Overlocation) Τροποποίηση των δεδομένων της ανάθεσης Σταθερές Μονάδες Σταθερή Διάρκεια Σταθερή Απασχόληση Η λειτουργία Καθοδηγούμενη Προσπάθεια Σχολιασμός Ημερολόγιο Εισαγωγή Διαθέσιμα ημερολόγια στο OpenProj Ορισμός αργιών στο ημερολόγιο Ορισμός διακοπών στο ημερολόγιο Ορισμός των εργάσιμων ωρών για κάθε ημερολογίου Ορισμός εργάσιμων ημερών Επιλογή του ημερολογίου του έργου Ημερολόγιο δραστηριότητας (Task Calendar) Δημιουργία νέου ημερολογίου Ορισμός του ημερολογίου για την δραστηριότητα Ημερολόγιο Πόρου Χρόνοι προπορείας και καθυστέρησης Χρόνος καθυστέρησης Εφαρμογή Χρόνος καθυστέρησης στο OpenProj Χρόνος προ-πορείας Εφαρμογή Χρόνος προ-πορείας στο OpenProj Περιορισμοί Εισαγωγή Περιορισμοί στις δραστηριότητες του έργου Ελαστικοί περιορισμοί Όσο το δυνατόν συντομότερα Όσο το δυνατόν αργότερα Ημιελαστικοί περιορισμοί Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 3

4 Περιεχόμενα Εφαρμογή περιορισμού Αρχή όχι νωρίτερα από Ανελαστικοί περιορισμοί Επιβολή χρονικής προθεσμίας (Deadline) Επισκόπηση βασικού πλάνου Εισαγωγή Κρίσιμες Δραστηριότητες και κρίσιμη διαδρομή του έργου Βασικές πληροφορίες του έργου Επισκόπηση του έργου μέσω άλλων προβολών Η προβολή Δίκτυο Η προβολή ΔΑΕ Η προβολή ΔΑΚ Η προβολή Χρήση εργασιών (Task Usage) Η προβολή Χρήση πόρων (Resource Usage) Χρήση συνδυαστικών προβολών Συνδυαστική προβολή Χρήση Εργασιών Συνδυαστική προβολή Χρήση Πόρων Προβλήματα κατανομής πόρων Η συνδυαστική προβολή Ιστόγραμμα Πόρων Αντιμετώπιση προβλημάτων χρήσης πόρων Παρακολούθηση του έργου Εισαγωγή Παρακολούθηση του έργου στο OpenProj Δημιουργία του πλάνου αναφοράς Ενημέρωση της προόδου του έργου Αναπροσαρμογή του χρονοδιαγράμματος του έργου Σύγκριση του τρέχοντος χρονοδιαγράμματος με το αρχικό χρονοδιάγραμμα Διαχείριση εκτυπώσεων και αναφορών Εισαγωγή Εκτυπώσεις Κατασκευή και εκτύπωση Αναφορών Αναφορά Project Details Σύνολο αναφορών Resource Information Ομάδα αναφορών Τask Information Αναφορά Who does What Φίλτρα, Ταξινόμηση και Ομαδοποίηση Εισαγωγή Εφαρμογή σε δραστηριότητες Φίλτρα Ταξινόμηση Ομάδες Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 4

5 Περιεχόμενα Εφαρμογές Πόροι Φίλτρα Ταξινόμηση Ομάδες Εφαρμογές Βιβλιογραφία ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I. Εφαρμογή ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ II. Πλήκτρα συντόμευσης του OpenProj ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ III. Εργαλειοθήκες του OpenProj ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IV. Ευρετήριο Η αρχική ελληνική έκδοση του OpenProj πραγματοποιήθηκε με χρηματοδότηση της ΕΕΛ/ΛΑΚ (Μάρτιος Ιούνιος 2009) από την ομάδα εργασίας με ISBN# : Δρ. Μπλάνας Γεώργιος, Καθηγητής, Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων ΤΕΙ Λάρισας Κυλινδρή Σταματία, MSc, Εργαστηριακή Συνεργάτις, Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων ΤΕΙ Λάρισας Μπλάνας Νικόλαος, Τελειόφοιτος, Τμήμα Πληροφορικής ΤΕΙ Λάρισας 3 η Έκδοση αναμορφωμένη και βελτιωμένη ISBN# Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 5

6 1. Εισαγωγή στη διοίκηση έργων 1.1 Εισαγωγή Ζούμε σε έναν κόσμο όπου οι αλλαγές διαδέχονται η μια την άλλη με γοργούς ρυθμούς. Για το λόγω αυτό οι επιχειρήσεις οι οποίες επιθυμούν να διατηρηθούν στο χώρο τους, χρειάζεται να αναδιοργανώνουν συνεχώς τις λειτουργίες και τα προϊόντα τους. Τα έργα αποτελούν τα μέσα εκείνα με τα οποία οι επιχειρήσεις θα μπορέσουν να πραγματοποιήσουν και να προσαρμοστούν σ αυτές τις αλλαγές (καινοτομίες). Η πραγματική αξία μιας επιχείρησης βασίζεται στο πόσο γρήγορα μπορεί να ανταποκριθεί σε πιθανές αλλαγές. Η έγκαιρη παράδοση ενός έργου μπορεί να φαίνεται απλή διαδικασία, αλλά αν λάβουμε υπόψη μας παράγοντες όπως: ατελείς προδιαγραφές, έλλειψη εργατικού δυναμικού, αβέβαιη χρηματοδότηση, πανίσχυρος πελάτης, θα μπορέσουμε να καταλάβουμε την πραγματική δυσκολία που αντιμετωπίζει μέχρι την ολοκλήρωσή του. Ένα Έργο για να χαρακτηριστεί επιτυχημένο πρέπει να πληρεί ορισμένες βασικές προϋποθέσεις. Η παράδοση του έργου πρέπει να γίνεται έγκαιρα, σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και χωρίς καθυστερήσεις. Το έργο πρέπει να τηρεί τις εκτιμήσεις κόστους χωρίς να υπερβαίνει τον προβλεπόμενο προϋπολογισμό. Επίσης, το έργο πρέπει να χαρακτηρίζεται με λειτουργικότητα και επιδόσεις, στοιχεία που ορίζουν το έργο υψηλής ποιότητας. Είναι σημαντικό να αναφερθεί ότι η μεταβολή μιας από τις παραπάνω μεταβλητές επηρεάζει άμεσα την ισορροπία και των υπολοίπων μεταβλητών. Συνώνυμο των έργων είναι η τεχνολογία. Η τεχνολογία αποτελεί τον τρόπο με τον οποίο γίνονται όλες οι λειτουργίες. Βασικός παράγοντας που κάνει την τεχνολογία να παράγει είναι οι άνθρωποι οι οποίοι ονομάζονται ενδιαφερόμενοι (stakeholders). Οι ενδιαφερόμενοι (stakeholders) έχουν ως στόχο τους την επιτυχία του έργου. Η εύρεση ων ενδιαφερομένων (stakeholders) είναι το πρωταρχικό μέλημα των διαχειριστών του έργου καθώς επίσης και η ικανοποίηση των απαιτήσεών τους. Ο καθορισμός των απαιτήσεων των ενδιαφερομένων μπορεί να είναι το πρωταρχικό μέλημα του διαχειριστή, δεν μπορούμε όμως να πούμε ότι σε ένα έργο αποτελεί τον πρωταρχικό ρόλο. Ο ρόλος αυτός απευθύνεται στους διαχειριστές των έργων οι οποίοι διαθέτουν τις απαραίτητες δεξιότητες που απαιτούνται για την καλή ισορροπία του έργου. Για την επιτυχία ενός έργου χρειάζονται ξεκάθαροι στόχοι καθώς επίσης αρμονική συμφωνία με τους κανόνες που θέτονται (project rules). Οι βασικοί κανόνες επιτυχίας ενός έργου είναι οι εξής: Συμφωνία μεταξύ των εμπλεκόμενων μερών ως προς τους στόχους του έργου.

7 1. Εισαγωγή στη διοίκηση έργων Πρέπει να υπάρχει το κατάλληλο πρόγραμμα στο οποίο θα φαίνεται ανά πάσα στιγμή η κατάσταση προόδου του έργου καθώς και η πορεία που πρέπει να ακολουθήσει. Συνεχής επικοινωνία μεταξύ των εμπλεκόμενων μερών του έργου. Το αντικείμενο του έργου πρέπει να είναι ελεγχόμενο. Πρέπει να παρέχεται στήριξη από ανθρώπους που διαθέτουν εξουσία. Η Διοίκηση Έργων έχει αποκτήσει ιδιαίτερη αξία κυρίως μετά το δεύτερο μισό του 20ού αιώνα. Ολοένα και περισσότεροι οργανισμοί αναγνωρίζουν την αξία των Έργων και τα οφέλη που μπορεί να τους αποδώσουν υιοθετώντας αυτή τη νέα τακτική. Για το λόγω αυτό καταβάλλουν αξιόλογες προσπάθειες που έχουν ως στόχο τη βελτίωση της απόδοσης των Έργων. Μια από τις σημαντικότερες εξελίξεις στη Διοίκηση Έργων είναι και η βελτίωση του λογισμικού Διοίκησης Έργου. Τα διαθέσιμα προγράμματα λογισμικού έχουν ως στόχο να βοηθήσουν στην αποτελεσματικότερη Διοίκηση Έργου, δηλαδή από το σχεδιασμό μέχρι την ολοκλήρωση του Έργου. Υπάρχουν πολλά προγράμματα λογισμικού Διοίκησης Έργου με πολλές που έχουν πολλές ομοιότητες με άλλα προγράμματα αυτού του είδους. Σύμφωνα με το βιβλίο Microsoft Project 2000, η χρήση των προγραμμάτων λογισμικού Διοίκησης Έργου έχει ως στόχο: Την παρακολούθηση όλων των πληροφοριών που αφορούν τις εργασίες, τη διάρκεια και τις απαιτήσεις του έργου. Την απεικόνιση του προγράμματος του έργου σε τυποποιημένες και καλά καθορισμένες μορφές. Τον προγραμματισμό δραστηριοτήτων 1 και πόρων με συνέπεια και αποδοτικότητα. Την ανταλλαγή πληροφοριών για το Έργο με όλους τους συμμετέχοντες, μέσω ενδοδικτύου ή του Internet. Την επικοινωνία με τους πόρους και τους υπόλοιπους συμμετέχοντες, ενώ ο τελικός έλεγχος να αφήνεται στο διευθυντή έργου. 1.2 Χαρακτηριστικά των έργων Σε κάθε έργο υπάρχει ένας συγκεκριμένος στόχος. Κάθε έργο είναι μοναδικό και ανεπανάληπτο. Σε πολλές περιπτώσεις, στο έργο εμπλέκονται παράμετροι, όπως η χρήση νέας τεχνολογίας, για την διαχείριση των οποίων δεν υπάρχει εξοικείωση ή χρειάζεται να επιλυθούν προβλήματα για τα οποία η διαθέσιμη γνώση είναι περιορισμένη. Ένα έργο είναι μια προσωρινή δραστηριότητα με την έννοια το σύστημα στο οποίο οργανώνονται όσοι εργάζονται για την υλοποίηση του με την ολοκλήρωση του έργου, το σύστημα παύει να υπάρχει. Ένα έργο απαιτεί τη αξιοποίηση και τον συντονισμό πολλών ανθρώπων και ίσως και επιχειρήσεων για να υλοποιηθεί. 1 Στον Οδηγό Χρήσης Λογισμικού Διαχείρισης Έργων OpenProj στην Εκπαίδευση, η δραστηριότητα αντιστοιχεί (ισοδυναμεί) στην Εργασία και το αντίθετο. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 7

8 1. Εισαγωγή στη διοίκηση έργων Η υλοποίηση του περνάει από διάφορες φάσεις. 1.3 Η διαχείριση έργων Η διαχείριση των έργων (Project Management) είναι μια προσπάθεια για ορθολογική υλοποίηση των έργων, η οποία στηρίζεται σε διάφορα εργαλεία και μεθόδους. Η διαχείριση των έργων μπορεί να χωριστεί σε δυο μεγάλες και σχετικά ανεξάρτητες φάσεις: Προγραμματισμός: Σχεδιάζεται όλη η πορεία υλοποίησης του έργου, καθορίζονται οι αρμοδιότητες και οι απαιτούμενοι πόροι, διαμορφώνονται οι προϋπολογισμοί. Υλοποίηση: Πραγματοποιούνται οι εργασίες σύμφωνα με το πρόγραμμα, ελέγχονται η πορεία των εργασιών και οι δαπάνες, και ενδεχομένως αναπροσαρμόζεται το πρόγραμμα. 1.4 Το πληροφοριακό σύστημα διοίκησης έργου Το πληροφοριακό σύστημα διοίκησης έργου (Project Management Information System, PMIS, ΠΣΔΕ), είναι ένα ολοκληρωμένο σύστημα συλλογής, αποθήκευσης, επεξεργασίας και επικοινωνίας των σχετικών με το έργο πληροφοριών. 1.5 Χαρακτηριστικά των πακέτων διαχείρισης Έργων Τα πακέτα Διαχείρισης Έργων έχουν τα ακόλουθα χαρακτηριστικά τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως κριτήρια για να αξιολογηθεί η ποιότητα τους. Ανάπτυξη χρονοδιαγραμμάτων και προγραμματισμός. Διαχείριση των πόρων. Ανάπτυξη προϋπολογισμών. Έλεγχος του κόστους και ανάλυση των επιδόσεων. Δημιουργία γραφικών και αναφορών. Διασύνδεση με άλλα προγράμματα Ευλυγισία. Φιλικότητα. 1.6 Πλεονεκτήματα της χρήσης λογισμικών πακέτων διαχείρισης έργων. Κατά το παρελθόν έπρεπε να εξηγήσουμε για ποιο λόγο χρειαζόμαστε ηλεκτρονικό υπολογιστή σήμερα που οι υπολογιστές αποτελούν αναπόσπαστο μέρος του γραφείου έργου, εξήγηση ζητείται μόνον από κάποιον που δεν χρησιμοποιεί υπολογιστή. Πολλά είναι τα οφέλη που προκύπτουν από την χρήση του ηλεκτρονικό υπολογιστή τα σημαντικότερα είναι: Τα λογισμικά πακέτα διευκολύνουν και επιταχύνουν τους υπολογισμούς. Οι υπολογισμοί που γίνονται μέσω υπολογιστή είναι πάντα σωστοί και η ακρίβεια των αποτελεσμάτων εξαρτάται μόνον από την ακρίβεια των δεδομένων. Η επιβεβαίωση των δεδομένων που εισάγονται μπορεί να ελαττώσει πιθανά ανθρώπινα λάθη. Αφότου εισαχθούν τα δεδομένα μπορούμε πολύ εύκολα να τα χειριστούμε. Τα λογισμικά πακέτα παρέχουν μια καλά μελετημένη δόμηση πληροφοριών, η οποία βοηθάει την τυποποίηση των μεθόδων και παράγει πειθαρχημένες Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 8

9 1. Εισαγωγή στη διοίκηση έργων προσεγγίσεις. Μπορούν και επεξεργάζονται δεδομένα μεγάλων έργων με και πλέον δραστηριότητες. Οι εντολές επιλογή και κατάταξη επιτρέπουν στο χρήστη να δομή την μορφή και το περιεχόμενο της παρουσίασης των πληροφοριών. Τα λογισμικά πακέτα διευκολύνουν τη διαχείριση βάσει διαχωρισμού και η σύνταξη εκθέσεων αποκλίσεων (πχ με τη χρήση φίλτρων). Αφού οριστικοποιηθεί η βάση δεδομένων, είναι εύκολο να διεξάγουμε ανάλυση πιθανών σεναρίων. Η βάση δεδομένων του έργου μπορεί να συνδεθεί με την εταιρική βάση δεδομένων. Το λογισμικό παρέχει τη δυνατότητα σύνταξης εκθέσεων σε κεντρικό επίπεδο ή σε διάσπαρτες θέσεις. Μας παρέχει, δηλαδή την ευελιξία να προσαρμοζόμαστε στην εκάστοτε οργανωτική δομή. Οι υπολογιστές μας βοηθούν να συντάξουμε καλύτερης ποιότητας εκθέσεις, τα έγγραφα και τα γραφικά μπορούν να προσαρμοστούν ανάλογα, ώστε να διευκολυνθεί η διάχυση πληροφοριών εντός της ομάδας έργου. Η συντόμευση του χρόνου των υπολογισμών μας επιτρέπει να συντάσσουμε συχνότερα εκθέσεις, πράγμα που σημαίνει καλύτερο έλεγχο του έργου και ακριβέστερη ανάλυση της πορείας του. Επιπλέον, το σύστημα έχει την δυνατότητα να ανταποκρίνεται γρηγορότερα στις μεταβαλλόμενες συνθήκες. Το λογισμικό απελευθερώνει το διευθυντή έργου από την υποχρέωση να επεξεργαστεί χειρογράφως τεράστιες ποσότητες πληροφοριών, και άρα του δίνει περισσότερο χρόνο να συγκεντρωθεί στα ουσιαστικά θέματα της διαχείρισης έργου και της διοίκησης ανθρώπων που εμπλέκονται σε αυτό. Είναι σχετικά εύκολο να κρατά κανείς εφεδρικά αντίγραφα και αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων του έργου. Το θέμα αυτό είναι σημαντικό για τη διαχείριση κίνδυνου και συγκεκριμένα για τη διαδικασία ανάρρωσης από καταστροφές. Οι διαχειριστές του έργου μπορούν να δακτυλογραφούν οι ίδιοι τι ς αναφορές, τα φαξ και τα ηλεκτρονικά τους μηνύματα Η χρήση λογισμικών πακέτων ενέχει, ενέχει ωστόσο και κάποια μειονεκτήματα: Πρόσθετο κόστος για την εκπαίδευση και κατάρτιση, για προμήθεια μηχανημάτων και λογισμικό. Επιπλέον κόστος που συνεπάγεται η απώλεια παραγωγής κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης του νέου συστήματος. Πρόσθετο κόστος συντήρησης και αναβάθμισης του συστήματος. Θα υπάρξει, πιθανώς, ανάγκη αναδιοργάνωσης. Οι αλλαγές που θα επιφέρει η εισαγωγή του νέου συστήματος μπορεί να προκαλέσει αντίδραση «αλλαγής», η οποία ενδεχομένως, θα επηρεάσει το ηθικό και την παραγωγικότητα της εταιρείας. Αν υπάρξει βλάβη ή πρόβλημα στο σύστημα, το γεγονός αυτό μπορεί να αναστείλει την λειτουργία της εταιρεία, ιδιαιτέρως αν δεν υπάρχουν εφεδρικά συστήματα που να λειτουργούν εξίσου αποτελεσματικά. Αν δεν ληφθούν μέτρα για την ασφαλή αποθήκευση των δεδομένων, είναι δυνατόν να χάσουμε μεγάλες ποσότητες στοιχείων. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 9

10 2. Εγκατάσταση του λογισμικού OpenProj 2.1 Εισαγωγή Σύμφωνα με τα τελευταία στοιχεία (Μάιος 2010) που αφορούν το OpenProj, οι χρήστες του ξεπερνούν τους σε περισσότερες από 142 χώρες του κόσμου, γεγονός που το καθιστά μια από τις δημοφιλέστερες εφαρμογές ελεύθερου και ανοικτού λογισμικού. Είναι η ταχύτερα αναπτυσσόμενη εφαρμογή με περίπου νέα downloads ανά μήνα. Επίσης, αντικαθιστά ήδη τις εμπορικές εφαρμογές, σε πάνω από 142 χώρες, και έχει μεταφραστεί σε πάρα πολλές γλώσσες. Η Ελληνική μετάφραση φυσικά δεν θα μπορούσε να λείπει. Το ελεύθερο λογισμικό και το λογισμικό ανοικτού κώδικα εμπλουτίζεται συνεχώς. Παράγονται νέες εφαρμογές, που δίνουν όλο και περισσότερες επιλογές στους χρήστες που προτιμούν να χρησιμοποιούν λογισμικό ανοικτού κώδικα. Το OpenProj είναι ένα λογισμικό που ανήκει στην ομάδα ελεύθερου και ανοικτού λογισμικού, τις δυνατότητες του οποίου μπορούμε να συναντήσουμε και στο πρόγραμμα Microsoft Project. Αναπτύχθηκε από την εταιρεία Serena Software και μπορεί να αντικαταστήσει το Microsoft Project, καθώς εκτός από την λειτουργικότητα του, που δεν υστερεί σε σχέση με το αντίστοιχο ιδιωτικό λογισμικό, έχει την δυνατότητα να διαβάσει και τα αρχεία του. Έτσι ένας διαχειριστής έργου, εκτός από το γνώριμο σε αυτόν τρόπο λειτουργίας, έχει την δυνατότητα ανταλλαγής δεδομένων με το Microsoft Project. Το πρόγραμμα παρέχει τη δυνατότητα ανάπτυξης διαγράμματος Gantt και δικτύου με τις δραστηριότητες στους κόμβους (PERT). Αν κατασκευαστεί το ένα από τα δύο ή μέρος του, αλλάζοντας τη view το άλλο κατασκευάζεται αντιστοίχως αυτόματα. Η ανάπτυξη των χρονοδιαγραμμάτων και η παρακολούθηση της υλοποίησης των εργασιών είναι δύο αυτόνομες εργασίες. Η δεύτερη πάντως προϋποθέτει την πρώτη. Το πρόγραμμα παρέχει τη δυνατότητα επισύναψης πόρων και κόστους στις εργασίες. Δεν είναι υποχρεωτικό να καταχωρηθούν πόροι και κόστος στις εργασίες. 2.2 Προμήθεια του λογισμικού Το λογισμικό είναι διαθέσιμο στα λειτουργικά συστήματα, Linux, Unix, Windows 7, και Mac. Από τον περασμένο Μάιο, έχει ενσωματωθεί στην ολοκληρωμένη εφαρμογή StarOffice. Διατίθεται με την άδεια χρήσης Common Public Attribution License 1.0 (CPAL). Το λογισμικό υπάρχει στην ιστοσελίδα του SourceForge οι πληροφορίες για την Ελληνική μετάφραση βρίσκονται στο Wiki του ΕΛΛΑΚ project και τα αρχεία με την ελληνική μετάφραση, βρίσκονται στην επιλογή

11 3. Εισαγωγή στο OpenProj Έγγραφα, του μαθήματος που έχει αναρτηθεί στην διεύθυνση Το παρόν εγχειρίδιο προσπαθεί να παρουσιάσει τις λειτουργίες του προγράμματος OpenProj για την εξυπηρέτηση των απαιτήσεων ενός έργου. Οι λειτουργίες του προγράμματος OpenProj αναπτύσσονται με τη βοήθεια ενός παραδείγματος που αφορά το Έργο Πρόγραμμα Επαγγελματικής Κατάρτισης προς το προσωπικό των Τραπεζών, που βρίσκεται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I του βιβλίου. 2.3 Απαιτήσεις Εγκατάστασης Υλικού και Λογισμικού OpenProj Η εγκατάσταση του προγράμματος OpenProj απαιτεί τουλάχιστον την έκδοση 1.5 Java (αν και η έκδοση 1.6 Java είναι η πιο κατάλληλη). Στην υπερσύνδεση που ακολουθεί μπορείτε να παρατηρήσετε την έκδοση Java που έχετε στον υπολογιστή σας: Σε περίπτωση που δεν έχετε εγκαταστήσει καμία έκδοση Java στον υπολογιστή σας, μπορείτε να την αποκτήσετε μέσα από την εξής υπερσύνδεση: Προμήθεια του λογισμικού OpenProj Η απόκτηση του ελεύθερου λογισμικού OpenProj, μπορεί να γίνει μέσα από την υπερσύνδεση Η υπερσύνδεση αφορά την απόκτηση του συγκεκριμένου λογισμικού, αλλά για διαφορετικά λειτουργικά συστήματα (Linux, Max). Στη συνέχεια κάνουμε διπλό κλικ στο εικονίδιο που ακολουθεί, Εικόνα 2-1: Εκκίνηση της εγκατάστασης του προγράμματος OpenProj για να εμφανίσουμε το επόμενο παράθυρο διαλόγου, με το οποίο πρόκειται να γίνει η εγκατάσταση του OpenProj στον υπολογιστή σας. Εικόνα 2-2: Εγκατάσταση του OpenProj (βήμα 1). Στη συνέχεια επιλέγουμε Next> και στο παράθυρο διαλόγου που ακολουθεί, επιλέγουμε το φάκελο που θέλουμε να εγκατασταθεί το OpenProj. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 11

12 3. Εισαγωγή στο OpenProj Εικόνα 2-3: Εγκατάσταση του OpenProj (βήμα 2). Επιλέγοντας Install στο επόμενο παράθυρο διαλόγου, το OpenProj θα ξεκινήσει την τυπική εγκατάσταση. Σε περίπτωση που επιθυμείτε να πραγματοποιήσετε μια αλλαγή, επιλέξτε <Back. Εάν δεν είσαστε σίγουροι για την ασφάλεια της εγκατάστασης μπορείτε να επιλέξετε Cancel. Εικόνα 2-4: Εγκατάσταση του OpenProj (βήμα 3). Η διαδικασία της εγκατάστασης έχει ξεκινήσει και αναμένεται να ολοκληρωθεί σε μερικά λεπτά. Εικόνα 2-5: Εγκατάσταση του OpenProj (βήμα 4). Η εγκατάσταση του OpenProj πρόκειται να ολοκληρωθεί επιλέγοντας Finish μέσα από το παράθυρο διαλόγου που ακολουθεί. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 12

13 3. Εισαγωγή στο OpenProj Εικόνα 2-6: Εγκατάσταση του OpenProj (βήμα 5). Μόλις ολοκληρωθεί η εγκατάσταση του λογισμικού OpenProj θα εμφανιστεί στην οθόνη του υπολογιστή μας μια ιστοσελίδα που περιγράφει τις απαιτήσεις του προγράμματος. Εικόνα 2-7: Προβολή των απαιτήσεων του OpenProj. Όπως αναφέραμε και προηγουμένως η εγκατάσταση του OpenProj απαιτεί την προηγούμενη εγκατάσταση της Java. Σε περίπτωση δεν έχει εγκατασταθεί, θα εμφανιστεί στην οθόνη σας το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου το οποίο μας προειδοποιεί για τη συγκεκριμένη έλλειψη, την οποία μπορούμε να αποκτήσουμε από την ακόλουθη ιστοσελίδα που μας προτείνει: Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 13

14 3. Εισαγωγή στο OpenProj Εικόνα 2-8: Προτροπή για την εγκατάσταση της Java. 2.5 Εγκατάσταση του λογισμικού OpenProj στην Ελληνική γλώσσα Η προεπιλεγμένη γλώσσα του OpenProj είναι αυτή του συστήματος. Μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη γλώσσα του OpenProj ακολουθώντας τα εξής βήματα:. Δημιουργήστε ένα φάκελο με όνομα "OpenProj" στα έγγραφά σας. Στα Windows, αυτό θα πρέπει να είναι: \Documents and Settings\[το όνομά σας]\openproj, στα Vista αυτό θα πρέπει να είναι \users\[το όνομά σας]\openproj και στο Linux το όνομα του φακέλου θα πρέπει να είναι ".openproj". Κάντε αντιγραφή τα αρχεία client_el.properties, menu_el.properties και viewer_el.properties στο φάκελο OpenProj. Τα αρχεία που είναι απαραίτητα για την ελληνική έκδοση του OpenProj θα τα βρείτε στο e-class μέσα από την επιλογή Έγγραφα. Εκεί θα βρείτε και τον οδηγό χρήσης του προγράμματος σε μορφή pdf Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 14

15 3. Εισαγωγή στο OpenProj 3.1 Εκκίνηση του προγράμματος Η εκκίνηση του προγράμματος OpenProj γίνεται ακολουθώντας τη συνηθισμένη διαδικασία που ακολουθείται στο περιβάλλον των Windows: Στη Γραμμή έναρξης του λειτουργικού συστήματος (Windows XP), επιλέξτε Έναρξη Όλα τα προγράμματαopenproj (Εικόνα 3-1). Εικόνα 3-1: Εκκίνηση του προγράμματος OpenProj. Ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα εμφανίζεται η αρχική οθόνη του OpenProj (Εικόνα 3-2).

16 3. Εισαγωγή στο OpenProj Εικόνα 3-2: Βασική οθόνη του OpenProj 3.2 Δομή του προγράμματος Η βασική οθόνη του προγράμματος αποτελείται από το Βασικού Μενού εντολών. Από το βασικό Μενού μπορούμε να εκτελέσουμε όποια εντολή θέλουμε. Η δυνατότητα αυτή παρέχεται εν μέρει και από την βασική εργαλειοθήκη. Η λωρίδα που καταλαμβάνει η βασική εργαλειοθήκη έχει πλάτος ίσο με το μισό πλάτος της οθόνης Στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ III μπορείτε να δείτε της εντολές που ομαδοποιεί η βασική εργαλειοθήκη. Το υπόλοιπο τμήμα της λωρίδας καταλαμβάνεται από τις πτυσσόμενος λίστες Φίλτρο, Ταξινόμηση και Ομάδα. Στην περιοχή των προβολών προβάλλεται μία προβολή ή ένας συνδυασμός προβολών του προγράμματος. Η προβολή είναι μια διαφορετική εικόνα ή διαφορετική οπτική γωνία από την μπορούμε να δούμε το έργο και να το οργανώσουμε. Οι προβολές στο OpenProj χωρίζονται σε δύο κατηγορίες. Στις απλές και συνδυαστικές. Στις απλές βλέπουμε μόνο μία προβολή του έργου ενώ με τις συνδυαστικές, η περιοχή των προβολών χωρίζεται σε δύο οριζόντια τμήματα. Στο κάτω τμήμα εμφανίζεται πάντα η προβολή που περιγράφει η συνδυαστική. Στο άνω μέρος μπορούμε να επιλέξουμε όποια προβολή θέλουμε από τις απλές. Η προεπιλεγμένη προβολή που εμφανίζει το πρόγραμμα στην αρχική οθόνη, όταν έχουμε ανοίξει ή δημιουργήσει ένα έργο είναι η προβολή (Gantt). Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 16

17 3. Εισαγωγή στο OpenProj Βασική εργαλειοθήκη Φίλτρο Ταξινόμηση Ομάδα Βασικό μενού Απλές προβολές Περιοχή προβολών Συνδυαστικές Προβολές Εικόνα 3-3: Η βασική οθόνη του OpenProj με την προβολή Gantt 3.3 Δημιουργία νέου έργου ή άνοιγμα υπάρχοντος Για την δημιουργία ενός νέου έργου επιλέγουμε ΑρχείοΝέο Έργο. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Νέο Έργο, στο οποίο ορίζουμε το Όνομα έργου (Εικόνα 3-5). Σε περίπτωση που θελήσουμε να ανοίξουμε ένα ήδη υπάρχον αρχείο επιλέγουμε ΑρχείοΆνοιγμα. Εικόνα 3-4: Δημιουργία νέου έργου Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 17

18 3. Εισαγωγή στο OpenProj Εικόνα 3-5: Εισαγωγή των βασικών πληροφοριών για το νέο έργο Για να πραγματοποιηθεί η εισαγωγή των στοιχείων ενός αρχείου έργου πρέπει να γνωρίζουμε ότι σχεδόν όλα τα έργα ξεκινούν σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία και τελειώνουν σε μια μεταγενέστερη ημερομηνία. Εικόνα 3-6: Άνοιγμα υπάρχοντος αρχείου του OpenProj Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 18

19 4. Διαχείριση των δραστηριοτήτων 4.1 Εισαγωγή Το επόμενο στάδιο στην ανάπτυξη ενός έργου στο OpenProj είναι η εισαγωγή των δραστηριοτήτων του έργου. Στον Πίνακας 4-1 φαίνονται οι τύποι των δραστηριοτήτων που υπάρχουν στο OpenProj. Πίνακας 4-1: Οι προβολές του OpenProj Μορφή στο διάγραμμα Gantt Περιγραφή Κανονική δραστηριότητα Κρίσιμη δραστηριότητα Δραστηριότητα σε εξέλιξη Περιληπτική δραστηριότητα Δραστηριότητα ορόσημο Το OpenProj σας περιμένει να περιγράψετε τις αρχικές δραστηριότητες του έργου προκειμένου μετά από την ημερομηνία αρχής του έργου που ορίσατε. Η εισαγωγή των δεδομένων των δραστηριοτήτων γίνεται μέσω της προβολής Gantt, την οποία θα περιγράψουμε στην συνέχεια. 4.2 Η προβολή Gantt Η προβολή Gantt αποτελείται από τον πίνακα Δραστηριότητες και το διάγραμμα Gantt. Τα δύο αυτά τμήματα της προβολής διαχωρίζονται με μια κατακόρυφη μπάρα. Τα δεδομένα εισάγονται στον πίνακα και απεικονίζονται γραφικά στο διάγραμμα Gantt. Υπάρχει η δυνατότητα προβολής μόνο του πίνακα Δραστηριότητες ή του διαγράμματος Gantt (Εικόνα 4-1). Για να εμφανίσετε τον πίνακα όπου φαίνονται οι δραστηριότητες σε μια προβολή αρκεί να επιλέξετε με το ποντίκι στο σημείο αυτό το οποίο βρίσκεται στο επάνω άκρο του παραθύρου που χωρίζει την αριστερή από την δεξιά προβολή. Επιλέγοντας το βελάκι που δείχνει αριστερά μπορείτε να εμφανίσετε το διάγραμμα γραφικών ενώ για να αλλάξετε την προβολή και να εμφανίσετε μόνο τον πίνακα που φαίνονται οι εργασίες αρκεί να επιλέξετε το βελάκι που δείχνει δεξιά. Ωστόσο, τα δύο τμήματα του παραθύρου μετακινούνται ταυτόχρονα κατακόρυφα, αρκεί να κυλήσετε κατακόρυφα

20 4. Διαχείριση των Δραστηριοτήτων κάθε τμήμα του παραθύρου. Με αυτούς τους τρόπους μπορεί να αλλάζουν οι προβολές που βλέπετε, αλλά δεν αλλάζουν ποτέ οι πληροφορίες. Εμφάνιση μόνο Διάγραμμα Gantt Εμφάνιση μόνο Πίνακα Δραστηριότητες Πίνακας Δραστηριότητες Διάγραμμα Gantt Εικόνα 4-1: Δομή της Προβολής Gantt Ο πίνακας Δραστηριότητες Διαχωριστική Γραμμή Ο πίνακας Δραστηριότητες είναι με μορφή λογιστικού φύλλου δεδομένων. To διάγραμμα Gantt μας παρέχει τη δυνατότητα να κάνουμε φιλτράρισμα, ταξινόμηση ή διαφορετική οργάνωση των δεδομένων μας προκειμένου να ικανοποιηθούν οι ανάγκες μας. Οι προεπιλεγμένες στήλες του πίνακα είναι οι εξής πεδία: Στήλη : Στο πεδίο αυτό το πρόγραμμα προβάλλει διάφορα εικονίδια καθένα εκ των οποίων δίνει διαφορετικές πληροφορίες για την δραστηριότητα. Όνομα: Στο πεδίο αυτό εισάγουμε το όνομα της δραστηριότητας. Διάρκεια: Στο πεδίο αυτό εισάγουμε την χρονική διάρκεια της δραστηριότητας σε εργάσιμες ημέρες. Αρχή: Στο πεδίο αυτό εισάγουμε την ημερομηνία αρχής της δραστηριότητας. Τέλος: Στο πεδίο αυτό εισάγουμε την ημερομηνία τέλους. Προηγηθείσες: Στο πεδίο αυτό εισάγουμε τους αύξοντες αριθμούς των προηγηθεισών δραστηριοτήτων διαχωρισμένους με ερωτηματικό. Πόροι: Στο πεδίο αυτό εισάγουμε το όνομα και την ποσότητα κάθε πόρου που θα απαιτηθεί για την υλοποίηση της δραστηριότητας. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 20

21 4. Διαχείριση των Δραστηριοτήτων Εικόνα 4-2: Ο Πίνακας Δραστηριότητες στην προβολή Gantt Η μετακίνηση στα πεδία του πίνακα γίνεται μέσω του πλήκτρου Tab Εισαγωγή και διαγραφή στηλών στον Πίνακα Δραστηριότητες Το πρόγραμμα μας δίνει την δυνατότητα επιπλέον στηλών στον πίνακα (ή διαγραφή των ήδη υφιστάμενων) επιτρέποντας μας έτσι να καταχωρίσουμε επιπλέον δεδομένα για τις δραστηριότητες. Η διαδικασία εισαγωγής/διαγραφής που περιγράφηκε δεν διαφέρει σε τίποτα από αυτή που εφαρμόζεται σε οποιοδήποτε άλλο πίνακα του προγράμματος. 4.3 Εισαγωγή δραστηριότητας Με το που θα εισάγουμε το όνομα της δραστηριότητας αυτόματα δημιουργείται μια δραστηριότητα με ημερομηνία αρχής την ημερομηνία αρχής του έργου και χρονική διάρκεια ίση με μία μέρα η οποία είναι προτεινόμενη από το OpenProj. Για αυτό η χρονική της διάρκεια ακολουθείται από ένα ερωτηματικό. Στα πλαίσια της εφαρμογής αρχικά εισάγουμε τις δύο πρώτες δραστηριότητες του έργου μας (Εικόνα 4-3). Εικόνα 4-3: Εισαγωγή των δύο πρώτων δραστηριοτήτων του έργου. Κάθε φορά που εισάγουμε μια δραστηριότητα στο διάγραμμα Gantt εμφανίζεται μια ράβδος εργασίας, με μήκος ανάλογο της χρονικής διάρκειας της εργασίας που ορίσαμε για την εργασία μας. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 21

22 4. Διαχείριση των Δραστηριοτήτων Χρονική κλίμακα διαγράμματος Κατακόρυφη γραμμή ένδειξης τρέχουσας ημερομηνίας Δραστηριότητα Περιοχή απεικόνισης δραστηριοτήτων Εικόνα 4-4: Το διάγραμμα Gantt στην προβολή Gantt Η χρονική διάρκεια μιας δραστηριότητας ορίζεται σε ημέρες. Αν μεταβάλλουμε την χρονική διάρκεια της δραστηριότητας, υπολογίζεται η ημερομηνία λήξης της και μεταβάλλεται το μήκος της στο διάγραμμα Gantt (Εικόνα 4-5). Στο OpenProj γίνονται οι εξής παραδοχές: ένας εργάσιμος μήνας = τέσσερις εργάσιμες εβδομάδες μία εργάσιμη εβδομάδα = πέντε εργάσιμες μέρες μία εργάσιμή ημέρα = οκτώ εργάσιμες ώρες Για να καταχωρίσουμε την διάρκεια σε ώρες, πληκτρολογούμε το επίθεμα ώ, σε εβδομάδες το επίθεμα ε και σε μήνες το επίθεμα μή. Μετά την ολοκλήρωση της καταχώρησης το πρόγραμμα μετατρέπει τις μονάδες σε εργάσιμες μέρες. Εικόνα 4-5: Μεταβολή της χρονικής διάρκειας στην δεύτερη δραστηριότητα, Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 22

23 4. Διαχείριση των Δραστηριοτήτων Εικόνα 4-6: Τροποποίηση της ημερομηνίας αρχής της δραστηριότητας. Μπορούμε να τροποποιήσουμε την ημερομηνία αρχής ή και την ημερομηνία τέλους της δραστηριότητας. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την μετακίνηση της δραστηριότητας στο διάγραμμα Gantt. Αν τροποποιήσουμε και τις δύο ημερομηνίες αλλάζει η χρονική διάρκεια της δραστηριότητας. Η τροποποίηση για παράδειγμα της ημερομηνίας αρχής της μιας δραστηριότητας γίνεται πηγαίνοντας στο αντίστοιχο πεδίο (Αρχή). Αν τοποθετηθεί ο δρομέας του ποντικιού στο εσωτερικό του πεδίου αυτό παίρνει την μορφή πτυσσόμενης λίστας. Αν την ανοίξουμε εμφανίζεται ένα ημερολόγιο στο οποίο ορίζουμε την ημερομηνία αρχής της δραστηριότητας. Η ίδια διαδικασία ακολουθείται και στην περίπτωση της ημερομηνίας τερματισμού της δραστηριότητας. Η τροποποίηση της ημερομηνίας αρχής ή ημερομηνίας τερματισμού θα πρέπει να γίνεται μόνο αν υπάρχει ειδικός περιορισμός στις αντίστοιχες ημερομηνίες. Η ημερομηνία αρχής και τέλους στην πλειοψηφία των περιπτώσεων όπως θα δούμε στην συνέχεια εξαρτάται από τρία βασικά στοιχεία. Από την ημερομηνία αρχής του έργου (ή λήξης), από τις λογικές σχέσεις εξάρτησης που έχει με τις άλλες δραστηριότητες του έργου και από την χρονική της διάρκεια Διαγραφή δραστηριότητας Για να διαγράψουμε μια δραστηριότητα από το έργο επιλέγουμε τη συγκεκριμένη εργασία και εκτελούμε την εντολή Διαγραφή (Μενού ΕπεξεργασίαΔιαγραφή / πλήκτρο Delete). Η διαγραφή των δραστηριοτήτων θα επηρεάσει επίσης τους αύξοντες αριθμούς των επόμενων δραστηριοτήτων. Σε περίπτωση που διαγράψουμε μια δραστηριότητα κατά λάθος ή εκτελέσαμε οποιαδήποτε ενέργεια για την οποία μετανιώσαμε, την αναιρέσουμε με την εντολή Αναίρεση (Μενού ΕπεξεργασίαΑναίρεση). 4.4 Δραστηριότητα ορόσημο. Ένα σημαντικό γεγονός που μπορεί να συμβαίνει στο παράθυρο του έργου σας ή και να επιβάλλεται σ αυτό είναι η εισαγωγή του οροσήμου. Ορόσημο (milestone) είναι ένα σημαντικό σημείο ή γεγονός (event) στο έργο. Ένα ορόσημο χρονοδιαγράμματος (schedule milestone) έχει συνήθως μηδενική διάρκεια (duration). Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 23

24 4. Διαχείριση των Δραστηριοτήτων Ορόσημο Χρονοδιαγράμματος (Προγράμματος) είναι ένα σημαντικό γεγονός (event) στο χρονοδιάγραμμα έργου (project schedule), όπως ένα γεγονός που θέτει περιορισμούς σε μελλοντικές εργασίες ή σηματοδοτεί την ολοκλήρωση ενός κύριου παραδοτέου (deliverable) (PM-BOK 2006, σελίδα 534). Ως ορόσημο μπορεί να χαρακτηριστεί μια δραστηριότητα, η οποία θα περιλαμβάνει ενέργειες όπως πχ η πραγματοποίηση μιας σημαντικής σύσκεψης, η καταβολή μια πληρωμής, η πραγματοποίηση ενός ελέγχου από μια επιτροπή. Η δημιουργία ενός οροσήμου δεν αποτελεί πολύπλοκη διαδικασία. Μια δραστηριότητα μετατρέπεται σε ορόσημο απευθείας αν η χρονική της διάρκεια οριστεί ίση με μηδέν (Εικόνα 4-7). Εικόνα 4-7: Δημιουργία δραστηριότητας ορόσημο. Η δραστηριότητα ορόσημο αναπαρίσταται πάνω στο διάγραμμα Gantt σαν ένας ρόμβος δίπλα στον οποίο εμφανίζεται η προβλεπόμενη ημερομηνία υλοποίησης. 4.5 Εφαρμογή Ολοκληρώνοντας την υλοποίηση του σταδίου της εφαρμογής μας, δηλαδή της εισαγωγής των δραστηριοτήτων του έργο μας, εισάγουμε τις υπόλοιπες δραστηριότητες του έργου (Εικόνα 4-8). Εικόνα 4-8: Καταχώρηση όλων των δραστηριοτήτων του έργου. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 24

25 5. Οργάνωση του έργου σε φάσεις 5. Οργάνωση του έργου σε φάσεις 5.1 Εισαγωγή Η οργάνωση του έργου σε φάσεις, υποφάσεις και συστατικά στοιχεία ή διαφορετικά η κατασκευή της Αναλυτικής Δομής των Εργασιών του έργου αποτελεί ένα σημαντικό κομμάτι προγραμματισμού του. Φάση Έργου (Project Phase) είναι μια συλλογή από λογικά συνδεδεμένες δραστηριότητες έργου (project activities) που συνήθως καταλήγουν στην ολοκλήρωση ενός κυρίου παραδοτέου (deliverable). Οι φάσεις έργου (επίσης καλούμενες φάσεις) συνήθως ολοκληρώνονται διαδοχικά, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να επικαλύπτονται. Οι φάσεις μπορεί να υποδιαιρούνται σε υποφάσεις (subphases) και κατόπιν σε συστατικά στοιχεία (components). Η ιεραρχία αυτή, εάν το έργο ή τμήματα του έργου διαιρούνται σε φάσεις, περιλαμβάνεται στη δομή ανάλυσης εργασιών (work breakdown structure) (PM-BOK 2006, σελίδα 523). Η Περιληπτική Δραστηριότητα (Summary Activity) είναι μια ομάδα σχετικών προγραμματισμένων δραστηριοτήτων (schedule activities) συγκεντρωμένων σε κάποιο συνοπτικό επίπεδο και απεικονιζόμενων/ αναφερόμενων ως μια δραστηριότητα σε αυτό το συνοπτικό επίπεδο (PM-BOK 2006, σελίδα 540). 5.2 Η Αναλυτική Δομή των Εργασιών Η Αναλυτική Δομή Εργασιών (Work Breakdown Structure, WBS) είναι μια ιεραρχική δομή (μια μορφή ανεστραμμένου δένδρου) στην οποία το όλο έργο έχει διαιρεθεί σε ενότητες εργασιών. Στο κατώτερο επίπεδο της ιεραρχίας υπάρχουν τα πακέτα εργασιών. Πακέτα εργασιών (Work Packages) είναι ένα σύνολο εργασιών που είτε θα εκτελεστούν ως υπεργολαβίες είτε θα ανατεθούν σε κάποιο υπεύθυνο ή τμήμα της εταιρίας. Η κατάτμηση του έργου σε πακέτα εργασιών είναι καθοριστική τόσο για τον προγραμματισμό όσο και για την υλοποίηση του έργου. Ο προσδιορισμός της WBS του έργου μπορεί να γίνει με δύο τρόπους: Top-down: το έργο διαιρείται προοδευτικά από πάνω προς τα κάτω σε μεγάλες φάσεις, οι οποίες με τη σειρά τους σε υποενότητες κοκ μέχρι ένα επίπεδο επιθυμητής λεπτομέρειας. Ο τρόπος αυτός είναι ο φυσιολογικότερος. Bottom-up: Απαριθμούνται όλες οι εργασίες και ομαδοποιούνται σε λογικές ενότητες ή κατά τμήματα. Εφαρμόζεται κυρίως σε μικρά έργα. Στην Εικόνα 5-1 παρουσιάζεται η δομή WBS για της εφαρμογής μας. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 25

26 5. Οργάνωση του έργου σε φάσεις Προετοιμασία, σχεδιασμός και ανάλυση απαιτήσεων του έργου Μελέτη Εφαρμογής Μελέτη εφαρμογής του έργου. Προμήθεια και Εγκατάσταση Υλικού Εξοπλισμού. Οριστικοποίηση καταλόγου του απαιτούμενου εξοπλισμού. Προμήθεια και εγκατάσταση υλικού εξοπλισμού. Πιλοτική λειτουργία εφαρμογών προγράμματος Έλεγχος και δοκιμές καλής Λειτουργίας Εξοπλισμού. Πιστοποίηση της καλής λειτουργίας προγράμματος. Παράδοση και παραλαβή του έργου για απαιτούμενη χρήση. Δημοσίευση του Προγράμματος Επαγγελματικής Κατάρτισης ΕΡΓΟ Ανακοίνωση του έργου σε πιθανούς υποψήφιους. Ανάρτηση του συγκεκριμένου Έργου στην ιστοσελίδα και το φόρουμ των τραπεζών που απευθύνεται το πρόγραμμα Αποστολή για το προσωπικό των υποψήφιων τραπεζών. Υποβολή των υποβληθέντων υποψηφιοτήτων για συμμετοχή στο έργο Αξιολόγηση όλων των υποψηφιοτήτων Επιλογή των υποψηφίων συνέντευξη. Επιλογή των υποψηφίων. Αξιολόγηση των συνεντεύξεων και τελική επιλογή των συμμετεχόντων. Εκπαίδευση των χρηστών του προγράμματος. Εκπαιδευτικά σεμινάρια δικαιούχων. Ανάρτηση των παρουσιάσεων των σεμιναρίων σε ιστότοπους τραπεζών των χρηστών. Αξιολόγηση των χρηστών του προγράμματος. Αξιολόγηση των δεξιοτήτων που αποκτήθηκαν. Αξιολόγηση των αποτελεσμάτων. Εικόνα 5-1: Η WBS του παραδείγματος μας. Προκειμένου να είναι πιο εύκολη η καταχώριση των δραστηριοτήτων σε οποιοδήποτε πρόγραμμα θα πρέπει να περάσουμε στο στάδιο της κωδικοποίησης της WBS. Στο στάδιο αυτό η WBS αντί ως ιεραρχικό διάγραμμα μπορεί να παρουσιαστεί ως κείμενο διαφορετικής στοίχισης. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 26

27 5. Οργάνωση του έργου σε φάσεις 1. ΜΕΛΕΤΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ. 1.1 Προετοιμασία, σχεδιασμός και ανάλυση απαιτήσεων του έργου. 1.2 Μελέτη εφαρμογής του έργου. 2. ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ & ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ. 2.1 Οριστικοποίηση καταλόγου του απαιτούμενου εξοπλισμού. 2.2 Προμήθεια και εγκατάσταση υλικού εξοπλισμού. 3. ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ. 3.1 Πιλοτική λειτουργία εφαρμογών προγράμματος. 3.2 Πιστοποίηση της καλής λειτουργίας προγράμματος. 3.3 Παράδοση και παραλαβή του έργου για απαιτούμενη χρήση. 4. ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΣΕΜΙΝΑΡΙΟΥ. 4.1 Δημοσίευση του Προγράμματος Επαγγελματικής Κατάρτισης. 4.2 Ανάρτηση του συγκεκριμένου προγράμματος στην ιστοσελίδα και το φόρουμ των τραπεζών στις οποίες απευθύνεται. 4.3 Παράδοση και παραλαβή του έργου για απαιτούμενη χρήση 5. ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ ΑΙΤΗΣΕΩΝ. 5.1 Αξιολόγηση όλων των υποψηφιοτήτων. 6. ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΩΝ ΜΑΘΗΤΩΝ. 6.1 Επιλογή των υποψηφίων συνέντευξη. 6.2 Αξιολόγηση των συνεντεύξεων και τελική επιλογή των συμμετεχόντων. 7. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΣΕΜΙΝΑΡΙΟΥ. 7.1 Εκπαιδευτικά σεμινάρια. 7.2 Ανάρτηση των παρουσιάσεων των σεμιναρίων σε ιστότοπους τραπεζών των χρηστών. 8. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΜΑΘΗΤΩΝ ΣΕΜΙΝΑΡΙΟΥ. 8.1 Αξιολόγηση των δεξιοτήτων που αποκτήθηκαν. 8.2 Αξιολόγηση των αποτελεσμάτων. Εικόνα 5-2: Η WBS του έργου με μορφή κειμένου σε διαφορετική στοίχιση. 5.3 Περιληπτικές δραστηριότητες και φάσεις Στο OpenProj οι φάσεις, οι υποφάσεις και τα συστατικά στοιχεία περιγράφονται με την Περιληπτική Δραστηριότητα. Τα πακέτα εργασιών ανήκουν σε μια από τις άλλες κατηγορίες (Πίνακας 4-1). Πρέπει να σημειωθεί ότι οι δραστηριότητες που έχουν οργανωθεί σε φάσεις λειτουργούν τελείως διαφορετικά από τις άλλες δραστηριότητες. Οι υπολογίσιμες τιμές των ιδιοτήτων αυτών των δραστηριοτήτων (πχ. η διάρκειά τους, η ημερομηνία αρχής και τέλους τους), δεν μπορούν να αλλάξουν άμεσα αλλά υπολογίζονται από το πρόγραμμα μέσω των δραστηριοτήτων που ομαδοποιούν. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 27

28 5. Οργάνωση του έργου σε φάσεις Για να ορίσουμε μια περιληπτική δραστηριότητα στο OpenProj θα πρέπει να την εισάγουμε αρχικά σαν μια κανονική δραστηριότητα και στην συνέχεια να εισάγουμε τις δραστηριότητες που είναι υποφάσεις της. Εικόνα 5-3: Επιλογή δραστηριοτήτων που θα έχουν περιληπτική την δραστηριότητα 1 Στην εφαρμογή μας, το έργο χωρίζεται σε οκτώ φάσεις. Στο προηγούμενο στάδιο έχουμε εισαγάγει τα ονόματα οκτώ φάσεων, οι οποίες φαίνονται σαν κανονικές δραστηριότητες. Εικόνα 5-4: Η δραστηριότητα 1 ως περιληπτική στο διάγραμμα Gantt Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 28

29 5. Οργάνωση του έργου σε φάσεις Εικόνα 5-5: Δημιουργία όλων των περιληπτικών δραστηριοτήτων. Για να μετατραπεί η δραστηριότητα «1. ΜΕΛΕΤΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ» (δραστηριότητα-1) σε περιληπτική επιλέγουμε όλες της δραστηριότητες που ομαδοποιεί (Εικόνα 5-3) και στη συνέχεια εκτελούμε την εντολή Εσοχή προβολής Gantt (Εικόνα 5-4). με αποτέλεσμα την τροποποίηση της Εικόνα 5-6: Σύμπτυξη όλων των περιληπτικών δραστηριοτήτων. Η δραστηριότητα-1, γίνεται περιληπτική δραστηριότητα. Με τον ίδιο τρόπο δημιουργούμε και τις υπόλοιπες επτά φάσεις (Εικόνα 5-5). Παράλληλα στον πίνακα Δραστηριότητες, η δραστηριότητα γράφεται με έντονη γραμματοσειρά και στο πεδίο που περιέχει το όνομα της εμφανίζεται σαν ανοιχτή πτυσσόμενη λίστα. Αν κλείσουμε την λίστα, οι δραστηριότητες που η περιληπτική δραστηριότητα ομαδοποιεί, δεν αναπαρίστανται στην προβολή Gantt. Η δυνατότητα αυτή μας δίνει την ευκαιρία να έχουμε μια συνοπτική επισκόπηση του διαγράμματος (Εικόνα 5-6). Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 29

30 5. Οργάνωση του έργου σε φάσεις 5.4 Κατάργηση περιληπτικής δραστηριότητας Για να καταργήσουμε μια περιληπτική δραστηριότητα από μια ομάδα εργασιών στην οποία ανήκει, επιλέγουμε τις δραστηριότητες της περιληπτικής δραστηριότητας και στη συνέχεια εκτελούμε την εντολή Εξοχή. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 30

31 6. Λογικές σχέσεις εξάρτησης 6.1 Εισαγωγή Στα έργα η σύνδεση των εργασιών αποτελεί ένα σημαντικό κομμάτι της ολοκλήρωσής τους. Είναι επομένως βασικό οι εργασίες να εκτελούνται με μια συγκεκριμένη σειρά. Όπως για παράδειγμα σε ένα έργο που αφορά τον Προγραμματισμό μιας εκπαιδευτικής εκδρομής. Δυο από τις δραστηριότητες που πρόκειται να πραγματοποιηθούν σύμφωνα με μια συγκεκριμένη σειρά είναι: Η συγκέντρωση του αριθμού των ατόμων που επιθυμούν να παρευρεθούν στην εκδρομή και Στη συνέχεια το κλείσιμο των δωματίων σύμφωνα με τον αριθμό των ατόμων που εκδήλωσαν την επιθυμία να βρεθούν στη συγκεκριμένη εκπαιδευτική εκδρομή. Η σχέση με την οποία συνδέονται οι δυο αυτές εργασίες ονομάζεται σχέση τέλος-μεαρχή και αποτελεί έναν από τους τέσσερις δυνατούς τύπους λογικών σχέσεων. Λογική Σχέση (Logical Relationship) είναι μια εξάρτηση (dependency) μεταξύ δυο προγραμματισμένων δραστηριοτήτων έργου (project schedule activities), ή μεταξύ μιας προγραμματισμένης δραστηριότητας έργου και ενός ορόσημου χρονοδιαγράμματος (schedule milestone) (PM-BOK 2006, σελίδα 510). Πίνακας 6-1: Περιγραφή των λογικών σχέσεων εξάρτησης (Πηγή: PM-BOK, 2006) Σχέση εργασίας Απεικόνιση Σημασία Τέλος με Αρχή (ΤΑ) Finish to Start (FS) Η αρχή της διάδοχης δραστηριότητας εξαρτάται από το τέλος της προηγούμενης δραστηριότητας. Αρχή με Τέλος (ΑΤ) Start to Finish (SF) Το τέλος της διάδοχης προγραμματισμένης δραστηριότητας εξαρτάται από την αρχή της εργασίας της προηγούμενης δραστηριότητας. Αρχή με Αρχή (ΑΑ) Start to Start (SS) Τέλος με Τέλος (ΤΤ) Finish to Finish (FF) Η αρχή της εργασίας της διάδοχης προγραμματισμένης δραστηριότητας εξαρτάται από την αρχή της εργασίας της προηγούμενης προγραμματισμένης δραστηριότητας. Το τέλος της εργασίας της διάδοχης δραστηριότητας δεν μπορεί να τελειώσει μέχρις ότου ολοκληρωθεί η εργασία της προηγούμενης δραστηριότητας. Η πρώτη δραστηριότητα επειδή είναι αυτή η οποία προηγείται από τις υπόλοιπες εξαρτώμενες από αυτή δραστηριότητες ονομάζεται Προηγούμενη ή Προκάτοχη Δραστηριότητα.

32 6. Λογικές σχέσεις εξάρτησης Προηγούμενη ή Προκάτοχη Δραστηριότητα (Predecessor Activity), είναι η προγραμματισμένη δραστηριότητα (schedule activity) που καθορίζει πότε η λογική διάδοχη δραστηριότητα (successor activity) μπορεί να ξεκινήσει ή να τελειώσει (PM-BOK 2006, σελίδα 518). Ενώ η δεύτερη δραστηριότητα ονομάζεται Διάδοχος ή Επόμενη Δραστηριότητα επειδή ακολουθείται των εξαρτώμενων από αυτή δραστηριοτήτων. Διάδοχος ή Επόμενη Δραστηριότητα (Successor Activity), είναι η προγραμματισμένη δραστηριότητα που ακολουθεί μια προηγούμενη (προκάτοχη) δραστηριότητα (predecessor activity), όπως αυτή καθορίζεται από τη μεταξύ τους λογική σχέση (logical relationship) (PM- BOK 2006, σελίδα 541). Με την ίδια λογική καταλαβαίνουμε ότι κάθε εργασία είναι διάδοχος κάποιας άλλης και κάθε εργασία αντιστοιχεί σε έναν από τους τέσσερις τύπους σχέσεων οι οποίοι είναι οι εξής: 6.2 Εισαγωγή των λογικών σχέσεων εξάρτησης Στην εφαρμογή μας οι δραστηριότητες-2 και 3 συνδέονται με σχέση τέλους με αρχή. Για να δημιουργήσουμε σχέσεις δραστηριοτήτων, πρέπει να επιλέξουμε πρώτα την προγραμματιζόμενη δραστηριότητα. Κρατώντας το πλήκτρο CTRL πατημένο επιλέγουμε την εξαρτώμενη δραστηριότητα (Εικόνα 6-1). Εκτελώντας την εντολή Σύνδεση (Μενού ΕπεξεργασίαΣύνδεση), οι δραστηριότητες συνδέονται με τη σχέση τέλους-με-αρχή που είναι η προεπιλεγμένη λογική σχέση από το OpenProj. Εικόνα 6-1: Το χρονοδιάγραμμα του έργου πριν την εισαγωγή των λογικών σχέσεων εξάρτησης μεταξύ των δραστηριοτήτων. Η επιλογή αυτή θα τροποποιήσει τα δεδομένα των δραστηριοτήτων αλλά και τη μορφή του διαγράμματος Gantt (Εικόνα 6-2). Παράλληλα στο πεδίο Προηγηθείσες της δραστηριότητας 3 θα συμπληρωθεί με τον αύξοντα αριθμό της δραστηριότητας 2. Στο πεδίο Διάδοχες της δραστηριότητας 2 θα συμπληρωθεί με τον αύξοντα αριθμό της δραστηριότητας 3. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 32

33 6. Λογικές σχέσεις εξάρτησης Εικόνα 6-2: Η λογική σχέση 2-3ΤΑ στο διάγραμμα Gantt. 6.3 Τροποποίηση λογικής σχέσης εξάρτησης Όπως προαναφέραμε η σχέση τέλος αρχής δεν είναι ο μοναδικός τρόπος σύνδεσης των δραστηριοτήτων. Στην εφαρμογή μας, οι δραστηριότητες 12 & 13 συνδέονται με τη μορφή 12ΑΑ. Η αρχή της 12 θα καθορίσει την αρχής της 13. Για την εισαγωγή της σχέσης, με τον τρόπο που περιγράψαμε αρχικά συνδέουμε τις δραστηριότητες με σχέση ΤΑ (Εικόνα 6-3). Εικόνα 6-3: Σύνδεση των δραστηριοτήτων 12 και 13 με σχέση ΤΑ. Στην συνέχεια αφού επιλέξουμε μια από τις δύο δραστηριότητες εκτελούμε την εντολή Εργασία/Πληροφορίες Πόρων (Μενού ΈργοΕργασία/Πληροφορίες Πόρων) προβάλλοντας το παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες Εργασίας (Εικόνα 6-4). Ανάλογα με τη σχέση που έχει η δραστηριότητα-12 με την δραστηριότητα-13 επιλέγουμε την αντίστοιχη καρτέλα. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 33

34 6. Λογικές σχέσεις εξάρτησης (α) (β) Εικόνα 6-4: Το παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες εργασίας, η καρτέλα Προηγηθείσες (α) και η καρτέλα Διάδοχοι (β). Στην περίπτωση μας επιλέξαμε την δραστηριότητα-13 και θέλουμε να τροποποιήσουμε την σχέση της με την προαπαιτούμενη της 12. Ενεργοποιούμε την καρτέλα Διάδοχοί. Από το πλαίσιο λίστας Είδος στην καρτέλα Προηγηθείσες επιλέγουμε την λογική σχέση εξάρτησης ΑΑ. Εικόνα 6-5: Τροποποίηση της λογικής σχέσης στις δραστηριότητες 12 και 13. Για να αλλάξουμε πιο γρήγορα τον τύπο της σχέσης, στην προβολή Gantt κάνουμε διπλό κλικ στο βελάκι που ενώνει τις δύο εργασίες και μέσα από το παράθυρο διαλόγου Εξάρτηση Εργασίας (Εικόνα 6-6) τροποποιούμε τη σχέση. Εικόνα 6-6: Το παράθυρο διαλόγου Εξάρτηση Εργασίας. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 34

35 6. Λογικές σχέσεις εξάρτησης 6.4 Παρεμβολή δραστηριότητας Για να παρεμβάλλουμε μια νέα δραστηριότητα μεταξύ δύο υπαρχόντων δραστηριοτήτων στον πίνακα Δραστηριότητες να επιλέξουμε την δραστηριότητα που θα βρίσκεται κάτω από την δραστηριότητα που θα παρεμβάλλουμε. Αν θέλουμε να προσθέσουμε μια νέα δραστηριότητα ανάμεσα από τις δραστηριότητες Α και Β. Επιλέγουμε τη δραστηριότητα Β, και επιλέγουμε Μενού ΕισαγωγήΝέα Εργασία/Πόρος. Εικόνα 6-7: Εισαγωγή μιας νέας δραστηριότητας ανάμεσα από τις δραστηριότητες Α και Β. Προστέθηκε μια κενή γραμμή για τη νέα δραστηριότητα που θέλουμε να καταχωρήσουμε (Εικόνα 6-7). Τα βήματα που θα ακολουθήσουμε έτσι ώστε να προσθέσουμε τα νέα στοιχεία της καινούργιας δραστηριότητας δεν είναι διαφορετικά από αυτά που ακολουθήσαμε προηγουμένως για την εισαγωγή όλων των δραστηριοτήτων του έργου. Με την ενέργεια αυτή θα αλλάξουν όλοι οι αριθμοί των επόμενων δραστηριοτήτων καθώς επίσης και οι κωδικοί των δραστηριοτήτων που προηγούνται. 6.5 Κατάργηση των λογικών σχέσεων εξάρτησης Για την κατάργηση μια λογικής σχέσης εξάρτησης θα πρέπει να προβάλλουμε το παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες εργασίας για μια από τις δραστηριότητες που αποτελούν μέλος αυτής της σχέσης (Εικόνα 6-8). Εικόνα 6-8: Κατάργηση μιας λογικής σχέσης εξάρτησης μέσω του παραθύρου Πληροφορίες Εργασίας. Θέλουμε να καταργήσουμε την σχέση μεταξύ των δραστηριοτήτων 12 και 13. Αν ενεργοποιήσαμε το παράθυρο μέσω της δραστηριότητας 13, επιλέγουμε την ενότητα Προηγηθείσες. Επιλέγουμε το άλλο μέλος της σχέσης τη δραστηριότητα 12 από την λίστα με της προηγηθείσες δραστηριότητες της δραστηριότητας 13. Με δεξί κλικ, Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 35

36 6. Λογικές σχέσεις εξάρτησης εμφανίζεται ένα αναδυόμενο μενού από το οποίο επιλέγουμε Διαγραφή με αποτέλεσμα την κατάργηση της σχέσης. 6.6 Εφαρμογή Με την ίδια μέθοδο εισάγουμε όλες τις λογικές σχέσεις εξάρτησης του έργου (Εικόνα 6-9, Εικόνα 6-10, Εικόνα 6-11). Εικόνα 6-9: Το διάγραμμα Gantt μετά την εισαγωγή όλων των λογικών σχέσεων εξάρτησης. Εικόνα 6-10: Ο πίνακας Δραστηριότητες μετά την εισαγωγή όλων των λογικών σχέσεων εξάρτησης. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 36

37 6. Λογικές σχέσεις εξάρτησης Εικόνα 6-11: Οι φάσεις του έργου στο διάγραμμα Gantt μετά την εισαγωγή όλων των λογικών σχέσεων εξάρτησης. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 37

38 7. Διαχείριση πόρων 7.1 Εισαγωγή Οι πόροι αποτελούν ένα βασικό κομμάτι που απαιτείται προκειμένου να πραγματοποιηθούν οι εργασίες του έργου. Πόροι (Resources) είναι τα άτομα, τα υλικά και τον εξοπλισμό που απαιτούνται για την καλή και σωστή ολοκλήρωση των εργασιών του έργου. Με τον όρο Αντιστοίχιση (Ανάθεση) εννοούμε τη σύνδεση ενός πόρου με μια δραστηριότητα (δηλαδή αντιστοίχιση πόρου ή αντιστοίχιση εργασίας). Όπως και να το αναφέρουμε εννοούμε την ίδια ενέργεια. Η ενέργεια αυτή θα μας βοηθήσει να παρακολουθούμε την πρόοδο του πόρου που ασχολείται με τη συγκεκριμένη δραστηριότητα. Πρέπει να επισημανθεί ότι ένας πόρος είναι δυνατό να απασχολείται σε περισσότερες από μια δραστηριότητες. 7.2 Ορισμός των πόρων Η αποτελεσματική διαχείριση των πόρων απασχόλησης και των υλικών πόρων είναι ένα από τα πιο χρήσιμα και πολύτιμα εργαλεία του OpenProj, εφ όσον διαμορφώνει με τέτοιο τρόπο τις πληροφορίες προκειμένου να μπορεί να ελέγχει ποιος θα κάνει τι και με ποιο κόστος. Εικόνα 7-1: Η προβολή Πόροι.

39 7. Διαχείριση Πόρων Από τη Γραμμή Προβολών εμφανίζουμε την προβολή Πόροι να ορίσουμε τους πόρους του έργου (Εικόνα 7-1). Η προβολή αυτή έχει τη μορφή πίνακα με τα εξής προεπιλεγμένα πεδία: στην οποία μπορούμε Όνομα: Στο πεδίο αυτό πληκτρολογούμε το όνομα του πόρου. ΔΑΚ: Δομή Ανάλυσης Κινδύνων (Ανάλυση σε επίπεδα ελέγχου με βάση τους κινδύνους). Είδος: Στο πεδίο αυτό ορίζουμε αν ο πόρος ανήκει στην κατηγορία Υλικό ή Απασχόληση. Στην κατηγορία Υλικό ανήκουν οι υλικοί πόροι, εκείνα τα αναλώσιμα που χρησιμοποιούνται κατά την πρόοδο του έργου (π.χ. καρφιά, ξυλεία, μπετόν, κλπ). Οι πόροι που ανήκουν στην κατηγορία Απασχόληση είναι τα άτομα και ο εξοπλισμός που πραγματοποιούν τις εργασίες του έργου ή διαφορετικά η αμοιβή τους ορίζεται με βάση το πλήθος των ωρών που εργάζονται. Ηλεκτρονική Διεύθυνση: Το πεδίο αυτό είναι γενικής χρήσης και έχετε τη δυνατότητα να το προσαρμόσετε σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Ετικέτα Υλικού: Το πεδίο αυτό ισχύει μόνο για τους υλικούς πόρους. Εδώ εισάγουμε το όνομα που θα χρησιμοποιηθεί για να περιγράψει τη μονάδα μέτρησης των υλικών. Αρχικά: Στο πεδίο αυτό στο πρόγραμμα του OpenProj τοποθετείτε αυτόματα το πρώτο γράμμα του πεδίου Όνομα που δώσαμε. Στο πεδίο αυτό εισάγουμε μια συντομογραφία του ονόματος του πόρου. Ομάδα: Με το πεδίο αυτό συνδέοντας κάθε πόρο με ένα όνομα ομάδας, θα μπορέσετε να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τους πόρους ανά ομάδα. Μέγιστες Μονάδες: Στο πεδίο αυτό εισάγουμε το μέγιστο διαθέσιμό πλήθος ων μονάδων του πόρου. Η προκαθορισμένη τιμή από το πρόγραμμα είναι το 100% που σημαίνει ότι ο πόρος αυτός διαθέτει 100% του διαθέσιμου χρόνου του για να ασχοληθεί με τις εργασίες που του ανατέθηκαν. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τις μέγιστες μονάδες. Για παράδειγμα στο έργο μας πρόκειται να χρειαστούν τουλάχιστον δυο διαχειριστές έργου όπου θα εργάζονται καθημερινά με πλήρη απασχόληση. Τότε η τιμή μέγιστων μονάδων αλλάζει σε 200%. Για τους υλικούς πόρους, όταν επιλέγουμε 200% σημαίνει ότι δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν ξανά σε άλλη χρονική στιγμή του έργου. Κανονική Αμοιβή: Στο πεδίο αυτό πληκτρολογούμε την κανονική ωριαία (ή η εντός κανονικού ωραρίου) αμοιβή του πόρου. Υπερωριακή Αμοιβή: Το πεδίο αυτό αφορά την υπερωριακή αμοιβή για κάθε πόρο. Κόστος για κάθε χρήση: Στο πεδίο αυτό εισάγουμε την κατά αποκοπή αμοιβή του πόρου. Προσαύξηση σε: Στο πεδίο αυτό ορίζουμε πως το OpenProj θα χειριστεί τη συσσώρευση κόστους κάθε πόρου ξεχωριστά. Βάση Ημερολογίου: Στο πεδίο αυτό επιλέγουμε το ημερολόγιο με βάση το οποίο θα απασχολείται ο πόρος. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 39

40 7. Διαχείριση Πόρων Εικόνα 7-2: Η προβολή Πόροι με καταχωρημένους τους πόρους της εφαρμογής μας. 7.3 Ανάθεση του πόρου σε δραστηριότητες Το επόμενο βήμα αμέσως μετά τη δημιουργία των πόρων είναι η ανάθεση τους στις δραστηριότητες του έργου. Εικόνα 7-3: Το παράθυρο διαλόγου Αντιστοίχηση Πόρων. Η αντιστοίχιση πόρων μπορεί να ακούγεται μια πολύπλοκη ενέργεια, αλλά εάν ποιους πόρους θέλετε να αντιστοιχήσετε και σε ποιες δραστηριότητες και σε ποιες ποσότητες είναι απλή διαδικασία. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 40

41 7. Διαχείριση Πόρων Στην προβολή Gantt επιλέγουμε την δραστηριότητα που θα αναθέσουμε του πόρους, Εκτελούμε την εντολή Αντιστοίχηση Πόρων (Μενού ΕργαλείαΑντιστοίχηση Πόρων) με αποτέλεσμα την εμφάνιση του ομώνυμου παραθύρου (Εικόνα 7-3). Επιλέγουμε το όνομα του πόρου και ορίζουμε την ποσότητα του που θα χρησιμοποιηθεί. Επιλέγουμε Ανάθεση και ο πόρος ανατίθεται στην εργασία μας. Στο διάγραμμα Gantt (Εικόνα 7-4), δίπλα στην δραστηριότητα 2 αναγράφονται οι ιδιότητες της ανάθεσης αυτής (το όνομα του πόρου και η ποσότητα του). Εικόνα 7-4: Η προβολή Πόροι με καταχωρημένους τους πόρους της εφαρμογής μας. Επίσης στην προβολή πόροι θα επισημαίνεται πως ο συγκεκριμένος πόρος έχει ανατεθεί σε εργασία με την εμφάνιση του εικονιδίου στην στήλη Indicators (Εικόνα 7-5). Εικόνα 7-5: Ο πόρος Διαχειριστής Έργου που έχει ανατεθεί στην εργασία 2 του έργου μας. Με ενεργοποιημένη την προβολή Gantt όταν επιλέξουμε την προβολή Χρήση Εργασίας η οθόνη μας χωρίζεται σε δύο οριζόντια τμήματα. Στο άνω προβάλλεται η προβολή Gantt ενώ στο κάτω βλέπουμε πως κατανέμεται η εργασία του πόρου στην δραστηριότητα που έχουμε επιλεγμένη στο άνω τμήμα της προβολής. Βλέπουμε το συνολικό πλήθος των εργάσιμων ωρών της δραστηριότητας (360) και το πλήθος των ωρών που απασχολείται ο πόρος (360). Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 41

42 7. Διαχείριση Πόρων Εικόνα 7-6: Η προβολή Χρήση Εργασιών. Ο υπολογισμός των εργάσιμων ωρών του πόρου υπολογίζεται μέσω της σχέσης: Αποδεχόμενοι ότι η εργάσιμη μέρα έχει οκτώ ώρες, η δραστηριότητα 2 έχει χρονική διάρκεια 45 ημέρες το πλήθος των εργάσιμων ωρών μας είναι 4581=360ώρες. Για μπορέσετε να πραγματοποιήσετε αντιστοιχίσεις αλλά με υλικούς πόρους αρκεί να ακολουθήσετε την ίδια διαδικασία που απαιτείτε για την αντιστοίχιση με τις εργασίες με τη μόνη διαφορά, αντί να καταχωρίσετε ποσοστό, πληκτρολογήστε τον αριθμό κατανάλωσης τους. Θα αναθέσουμε στη δραστηριότητα 6 (2.2 Προμήθεια και Εγκατάσταση Απαιτούμενου Εξοπλισμού) τους υλικούς πόρους: Laptop: (30 Τεμάχια), Θρανία(30 Τεμάχια), Καρέκλες: (40 Τεμάχια), Επιδιοσκόπιο: (1 Τεμάχια), Προβολικό (1 Τεμάχια) και Βιβλία ( 33 Τεμάχια) (Εικόνα 7-7). Εικόνα 7-7: Επισύναψη υλικών πόρων. ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΜΟΝΑΔΕΣ = ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗ Επιπλέον πληροφορίες ανάθεσης Οι πόροι αφορούν τα άτομα, τα υλικά και τον εξοπλισμό ενός έργου. Είναι ένα σημαντικό κομμάτι του προγράμματος, που με τη σωστή διαχείρισή τους δίνουν ένα πολύ σημαντικό προβάδισμα για το έργο. Χρήσιμο θα ήταν για να είναι ευκολότερη η διαχείριση του όλου έργου να τεκμηριώσουμε κάθε πόρο με τέτοιο τρόπο έτσι ώστε να αναλάβουμε αργότερα περεταίρω απαραίτητες ενέργειες. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 42

43 7. Διαχείριση Πόρων Εμείς θέλουμε να προσθέσουμε την σημείωση που αφορά τον Πόρο 3 (Εκπαιδευτικό Προσωπικό) ΔΕΝ ΕΡΓΑΖΕΤΑΙ ΛΟΓΩ ΤΗΣ ΟΝΟΜΑΣΤΙΚΗΣ ΓΙΟΡΤΗΣ ΣΤΙΣ 14 ΣΕΠΤΕΜΒΡΙΟΥ. Η καταχώριση θα γίνει στην ενότητα Γενικά (Εικόνα 7-8) του παραθύρου διαλόγου Πληροφορίες Πόρων (Προβολή Πόροι ). Εικόνα 7-8: Καταχώρηση σημείωσης στον πόρο. 7.4 Αντικατάσταση πόρου Εμείς θέλουμε να κάνουμε μια αντικατάσταση στην δραστηριότητα 12 (4.1 Δημοσίευση του Προγράμματος Επαγγελματικής Κατάρτισης), στην οποία ανατέθηκε ο πόρος Γραμματέας Έργου με τον πόρο Διαχειριστής Έργου. Εικόνα 7-9: Παράθυρο διαλόγου Αντικατάσταση Πόρου Ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα: Επιλέγουμε την δραστηριότητα 12. Εκτελούμε την εντολή Αντιστοίχιση Πόρων (Μενού Εργαλεία Αντιστοίχιση Πόρων). Από το παράθυρο διαλόγου Αντικατάσταση Πόρου (Εικόνα 7-9)επιλεγούμε τον πόρο Γραμματέας Έργου. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 43

44 7. Διαχείριση Πόρων Επιλέγουμε Αντικατάσταση για να εμφανίσουμε το επόμενο παράθυρο διαλόγου Αντιστοίχηση Πόρου (Εικόνα 7-10). Στη συνέχεια επιλέγουμε από τη στήλη Όνομα Διαχειριστής Έργου σε αντικατάσταση με τον Γραμματέα Έργου και πατάμε ΟΚ. Στο επόμενο παράθυρο διαλόγου Ανάθεση Πόρων, πριν το κλείσουμε το παράθυρο, πρέπει να βεβαιωθούμε ότι οι αντίστοιχες μονάδες για τον καινούργιο πόρο έχουν την ίδια τιμή με τον πόρο που αντικαταστήσαμε. Εικόνα 7-10: Παράθυρο διαλόγου Αντιστοίχηση Πόρων. 7.5 Υπέρ-κατανομή πόρου (Overlocation) Ένα από τα προβλήματα που παρουσιάζονται κατά την ανάθεση πόρων σε δραστηριότητες είναι το πρόβλημα της υπερκατανομής. Όταν ένας πόρος υπερκατανέμεται εννοούμε ότι οι συνολικές ποσότητες που αναθέτουμε σε μια χρονική περίοδο είναι περισσότερες από αυτές που έχουμε διαθέσιμες. Τα προβλήματα της υπερκατανομής τα εντοπίζουμε μέσω της προβολής Ιστόγραμμα. Η προβολή αυτήν αν είχαμε ενεργοποιημένη την προβολή Gantt, χωρίζει την οθόνη σε δυο οριζόντια τμήματα. Στο πάνω παραμένει η προβολή Gantt ενώ στο κάτω παρουσιάζεται το ιστόγραμμα χρήσης των πόρων της δραστηριότητας που έχουμε επιλέξει στην προβολή Gantt. Το αριστερό τμήμα της προβολής Ιστόγραμμα περιέχει την λίστα των πόρων του έργου. Για τον πόρο που έχουμε επιλέξει σχεδιάζεται στο δεξί μέρος το ιστόγραμμα κατανομής του πόρου. Με μαύρη έντονη γραμμή περιγράφεται η διαθέσιμη ποσότητα ανά περίοδο του πόρου. Η χρονική κλίμακα του ιστογράμματος ταυτίζεται με αυτή του διαγράμματος Gantt. Με γαλάζιο φόντο περιγράφεται η απαιτούμενη ποσότητα του πόρου. Αν είναι με πράσινο φόντο ο πόρος έχει ανατεθεί την συγκεκριμένη περίοδο αλλά όχι στην δραστηριότητα που επιλέξαμε. Μετά την πρώτη ανάθεση που ολοκληρώσαμε από την προβολή διαπιστώνουμε ότι δεν υπάρχει υπέρ-κατανομή του πόρου στην περίοδο που προγραμματίστηκε η δραστηριότητα 2. Αν είχαμε αντί για 100% αλλά σε ποσοστό 200% είχαμε αναθέσει τον πόρο μας το διάγραμμα μας θα είχε διαφορετική μορφή. Οι γαλάζιες μπάρες εξέχουν από το όριο διαθεσιμότητας που σημαίνει ότι ο πόρος την δεδομένη χρονική περίοδο είναι υπερκατανεμημένος. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 44

45 7. Διαχείριση Πόρων Εικόνα 7-11: Η προβολή Χρήση Εργασιών. Εικόνα 7-12: Η προβολή Χρήση Εργασιών. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 45

46 7. Διαχείριση Πόρων 7.6 Τροποποίηση των δεδομένων της ανάθεσης Με την ολοκλήρωση της ανάθεσης υπολογίστηκαν οι ώρες απασχόλησης στην δραστηριότητα 2. Έχει ενδιαφέρον οι αλλαγές που προκαλούνται στον προγραμματισμό του έργου μας αν αλλάξουμε τα δεδομένα της ανάθεσης ενός πόρου που ανήκει στην κατηγορία Απασχόληση. Οι αλλαγές που μπορεί να κάνουμε αφορούν είτε την χρονική διάρκεια της δραστηριότητας D, είτε το συνολικό πλήθος ωρών απασχόλησης (W) είτε της μονάδες ανάθεσης του πόρου (U). Όπως αναφέραμε οι ώρες απασχόλησης υπολογίζονται από τη σχέση: Αν τροποποιήσουμε την τιμή οποιασδήποτε από τις μεταβλητές D, W, U θα πρέπει να θέσουμε επίσης την μεταβλητή που η τιμή της παραμένει σταθερή προκειμένου το πρόγραμμα να υπολογίσει στην συνέχεια την τιμή της μεταβλητής της σχέσης μας. Αν ενεργοποιήσουμε το παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες εργασίες για την δραστηριότητα 2 και επιλέξουμε την καρτέλα Για προχωρημένους, στη λίστα Είδος επιλέγουμε την μεταβλητή που η τιμή της παραμένει σταθερή. Η λίστα έχει τρία μέλη: Σταθερές Μονάδες (προεπιλεγμένο από το OpenProj), Σταθερή Διάρκεια και Σταθερή Απασχόληση. Εικόνα 7-13: Τροποποίηση του τρόπου επαναϋπολογισμού των ωρών απασχόλησης. ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΜΟΝΑΔΕΣ = ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗ ή Σταθερές Μονάδες Η τιμή της μεταβλητής U είναι σταθερή. Αν αλλάξουμε την χρονική διάρκεια της δραστηριότητας, τότε υπολογίζεται η τιμή της μεταβλητής W από τη σχέση: Ορίζουμε τη διάρκεια της δραστηριότητας ίση με 90ημέρες. Οι ώρες απασχόλησης για τον πόρο μας θα είναι: ( ) ώρες (Εικόνα 7-14). Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 46

47 7. Διαχείριση Πόρων Εικόνα 7-14: Εισαγωγή διάρκειας και υπολογισμός των εργάσιμων ωρών. Αν αλλάξουμε τις ώρες απασχόλησης του πόρου στην δραστηριότητα, τότε γίνεται ο υπολογισμός: Ορίζουμε 180 ώρες απασχόλησης από την προβολή Απασχόληση Εργασιών. Η διάρκεια της δραστηριότητας θα είναι:, ημέρες (Εικόνα 7-15). Εικόνα 7-15: Εισαγωγή των εργάσιμων ωρών και υπολογισμός της διάρκειας Σταθερή Διάρκεια Η τιμή της μεταβλητής D είναι σταθερή. Αν αλλάξουμε το ποσοστό ανάθεσης του πόρου στην δραστηριότητα, τότε υπολογίζεται η τιμή της μεταβλητής W από τη σχέση: Ορίζουμε το ποσοστό ανάθεσης ίσο με 50%. Οι ώρες απασχόλησης του πόρου θα είναι: ( ) ώρες (Εικόνα 7-16). Εικόνα 7-16: Εισαγωγή ποσοστού ανάθεσης, υπολογισμός εργάσιμων ωρών. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 47

48 7. Διαχείριση Πόρων Αν αλλάξουμε την χρονική διάρκεια της δραστηριότητας, τότε υπολογίζεται η τιμή της μεταβλητής U από τη σχέση: Ορίζουμε 180 ώρες απασχόλησης από την προβολή Απασχόληση Εργασιών. Το ποσοστό ανάθεσης θα είναι:. Στην περίπτωση αυτή, ο πόρος μας υπό-απασχολείται. Αυτό μπορεί να προκαλέσει σημαντική επιβάρυνση στο κόστος του έργου (πχ αν πληρώνουμε κάθε μέρα κατά αποκοπή το κόστος μετακίνησης του Διαχειριστή) Σταθερή Απασχόληση Η τιμή της μεταβλητής W είναι σταθερή. Αν αλλάξουμε το ποσοστό ανάθεσης του πόρου στην δραστηριότητα, τότε υπολογίζεται η τιμή της μεταβλητής D από τη σχέση: Ορίζουμε το ποσοστό ανάθεσης ίσο με 50%. Η χρονική διάρκεια της δραστηριότητας θα είναι: ημέρες(). Αν αλλάξουμε την χρονική διάρκεια της δραστηριότητας, τότε υπολογίζεται η τιμή της μεταβλητής U από τη σχέση: Ορίζουμε την χρονική διάρκεια της δραστηριότητας ίση με 90ημέρες. Το ποσοστό ανάθεσης θα είναι: () Ο πόρος μας είναι υπέρ-κατανεμημένος Η λειτουργία Καθοδηγούμενη Προσπάθεια Μια βασική ιδιότητα των δραστηριοτήτων του έργου στο OpenProj, που παίζει ρόλο στην διαδικασία της ανάθεσης πόρων είναι η Καθοδηγούμενη Προσπάθεια (Effort Driven). Αν έχει οριστεί η δραστηριότητα ως Effort Driven (παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες εργασίας) και επισυναφθεί ένας επιπλέον πόρος στη δραστηριότητα ο νέος πόρος θα μοιραστεί τις ώρες απασχόλησης με τον υφιστάμενο πόρο. Ο ορισμός της δραστηριότητας ως Effort Driven είναι διαθέσιμος μόνο όταν στο πεδίο Είδος δεν έχουμε επιλέξει σταθερή απασχόληση. Διακρίνουμε της εξής δύο περιπτώσεις: Σταθερές Μονάδες: Σε αυτή την περίπτωση όποιες αλλαγές γίνουν, δεν θα επηρεάσουν το ποσοστό ανάθεσης κάθε πόρου. Θα επαναϋπολογιστεί μόνο η διάρκεια της δραστηριότητας στην οποία έχουν ανατεθεί. Εικόνα 7-17: Ενεργοποίηση της επιλογής Καθοδηγούμενη Προσπάθεια. Αν στην δραστηριότητα 2 που είναι Effort Driven, της αναθέσουμε και τον πόρο Γραμματέας Έργου, με δεδομένο ότι έχουν ανατεθεί ήδη 360ώρες στον πόρο Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 48

49 7. Διαχείριση Πόρων Διαχειριστής Έργου, οι ώρες του θα μοιραστούν στους δύο πόρους εξίσου. Θα επιτελούν στον ίδιο σκοπό σε αυτήν την δραστηριότητα. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα την μείωση της διάρκειας της δραστηριότητας. Εικόνα 7-18: Ανάθεση του πόρου Γραμματέας Έργου όταν η δραστηριότητα έχει Καθοδηγούμενη Προσπάθεια και οι αναθέσεις πόρων γίνονται με την επιλογή Σταθερές Μονάδες. Οι 360ώρες απασχόλησης της δραστηριότητας μοιράζονται εξίσου στους πόρους και η χρονική διάρκεια της δραστηριότητας μειώνεται στο μισό. Σε διαφορετική περίπτωση οι δύο πόροι εργάζονται μεν στην ίδια εργασία αλλά η αρμοδιότητα τους είναι εντελώς διαφορετική. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα ο δεύτερος πόρος να αναλάβει πλήθος ωρών ίσο ακριβώς με αυτό του πρώτου πόρου. Η χρονική διάρκεια του έργου δεν μεταβάλλεται αλλά το πλήθος των ωρών της συνολικής απασχόλησης είναι διπλάσιο. Εικόνα 7-19: Ανάθεση του πόρου Γραμματέας Έργου όταν η δραστηριότητα έχει Καθοδηγούμενη Προσπάθεια, όταν οι αναθέσεις πόρων γίνονται με την επιλογή Σταθερές Μονάδες. Ο δεύτερος πόρος αναλαμβάνει και αυτός 360ώρες εργασίας. Σταθερή Διάρκεια: Ακολουθείται ακριβώς η αντίστροφη λογική. Σε αυτή την περίπτωση όποιες αλλαγές γίνουν δεν θα επηρεάσουν την χρονική διάρκεια της δραστηριότητας αλλά θα επαναϋπολογιστούν τα ποσοστά ανάθεσης των πόρων. Με την δραστηριότητα 2 να έχει καθοδηγούμενη προσπάθεια, όταν αναθέσουμε και τον πόρο Γραμματέας Έργου σε αυτήν, με δεδομένο ότι έχουν ανατεθεί ήδη 360ώρες στον πόρο Διαχειριστής Έργου, οι ώρες θα μοιραστούν εξίσου αλλά η χρονική διάρκεια της εργασίας δεν θα αλλάξει. Οι πόροι θα εργάζονται στο μισό του ωραρίου τους δηλαδή θα υπό-απασχολούνται με τις γνωστές αρνητικές συνέπειες. Με την δραστηριότητα 2 δεν έχει καθοδηγούμενη προσπάθεια, η διάρκεια της και τα ποσοστά ανάθεσης δεν μεταβάλλονται αλλά το πλήθος των ωρών της συνολικής απασχόλησης είναι διπλάσιο. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 49

50 7. Διαχείριση Πόρων Εικόνα 7-20: Ανάθεση του πόρου Γραμματέας Έργου όταν η δραστηριότητα δεν έχει Καθοδηγούμενη Προσπάθεια και οι αναθέσεις των πόρων γίνονται με την επιλογή Σταθερή Διάρκεια. Οι 360ώρες απασχόλησης της δραστηριότητας μοιράζονται εξίσου στους πόρους και το ποσοστό απασχόλησης τους μειώνεται ανάλογα. Εικόνα 7-21: Ανάθεση του πόρου Γραμματέας Έργου όταν η δραστηριότητα δεν έχει Καθοδηγούμενη Προσπάθεια και οι αναθέσεις πόρων γίνονται με την επιλογή Σταθερή Διάρκεια. Ο δεύτερος πόρος αναλαμβάνει και αυτός 360ώρες εργασίας. 7.7 Σχολιασμός Στην προηγούμενη ενότητα περιγράψαμε βασικές έννοιες στην ανάθεση πόρων. Η περιγραφή μας έγινε λαμβάνοντας υπόψη μια απλή εφαρμογή. Έτσι οι διαδικασίες είτε της αλλαγής των ιδιοτήτων των αναθέσεων είτε της ανάθεσης επιπλέον πόρων είναι σχετικά απλές όταν πραγματοποιείται μόνο μια από αυτές. Όταν εφαρμόζουμε και τις δύο διαδικασίες, η ανάθεση πόρων γίνεται εξαιρετικά περίπλοκή μπορεί να οδηγήσει σε ανεπιθύμητα αποτελέσματα και ξεφεύγει από τους σκοπούς αυτού του μαθήματος. Θα μπορούσαμε όμως να δώσουμε τις εξής απλές οδηγίες. Η επιλογή Σταθερές Μονάδες για την ανάθεση που είναι και η προτεινόμενη από το OpenProj είναι και αυτή που προτείνουμε γιατί αντιπροσωπεύει καταστάσεις που ερχόμαστε σε επαφή πιο συχνά στην πραγματικότητα. Η δραστηριότητα πρέπει να έχει Καθοδηγούμενη Προσπάθεια όταν θέλουμε να προσθέσουμε πόρους στην δραστηριότητα που επιτελούν το ίδιο έργο με αυτούς που έχουν ήδη ανατεθεί σε αυτήν. Η επιπλέον ανάθεση στοχεύει στην μείωση της διάρκειας της δραστηριότητας αυτής και κατ επέκταση του έργου. Αυτό θα έχει και ως αποτέλεσμα την αύξηση του κόστους του έργου λόγω της χρήσης επιπλέον πόρων, αλλά μπορεί να μειώσει τα λειτουργικά έξοδα του έργου. Όταν η δραστηριότητα δεν έχει Καθοδηγούμενη Προσπάθεια, ο νέος πόρος θα επιτελεί διαφορετικό έργο στην ίδια εργασία. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 50

51 7. Διαχείριση Πόρων Η επιτυχία της ανάθεσης των πόρων στον έργο εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πόσο καλά οργανώσαμε την δομή WBS. Όσο πιο απλές εργασίες περιλαμβάνουν τα πακέτα εργασίας τόσο πιο εύκολα θα τις διαχειριστούμε και πιο εύκολα θα ορίσουμε του πόρους που απαιτούνται και τις ποσότητες που απαιτούμε. Όλα τα παραπάνω θα πρέπει να τα κατανοήσουμε πλήρως και να λάβουμε και τις επιπλέον δυσκολίες που θα εμφανιστούν και στο στάδιο της παρακολούθησης του έργου. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 51

52 8. Ημερολόγιο 8.1 Εισαγωγή Με το ημερολόγιο του έργου ρυθμίζονται οι εργάσιμες ώρες και οι εργάσιμες ώρες του έργου. Τα ημερολόγια αποτελούν ένα χρήσιμο εργαλείο με το οποίο παρέχεται η δυνατότητα κάλυψης των περισσότερων αναγκών χρονοπρογραμματισμού των έργων. 8.2 Διαθέσιμα ημερολόγια στο OpenProj Τα διαθέσιμα ημερολόγια του OpenProj μπορούμε να τα δούμε μέσω του παραθύρου Αλλαγή Τρέχοντος Ημερολογίου (Εικόνα 8-1) που εμφανίζεται με την εντολή Αλλαγή Τρέχοντος Ημερολογίου (Μενού ΕργαλείαΑλλαγή Τρέχοντος Ημερολογίου ). Τα διαθέσιμα ημερολόγια είναι τρία: Το Τυπικό Ημερολόγιο (οι εργάσιμες μέρες είναι από Δευτέρα έως και Παρασκευή, και από τις 08:00π.μ έως τις 05:00μμ, με μια ώρα διάλειμμα για γεύμα). Είναι το βασικό ημερολόγιο έργου στο πρόγραμμα OpenProj. Το ημερολόγιο το οποίο καλύπτει όλο το εικοσιτετράωρο. Το Ημερολόγιο Νυχτερινής βάρδιας και ισχύει από τη Δευτέρα το βράδυ μέχρι το Σάββατο το πρωί (δηλαδή 11:00μμ έως 08:00πμ), με διάλειμμα μιας ώρας. Εικόνα 8-1: Παράθυρο διαλόγου Αλλαγή Τρέχοντος Ημερολογίου 8.3 Ορισμός αργιών στο ημερολόγιο Θα θέλαμε στο ημερολόγιο μας να ορίσουμε τις αργίες των Χριστουγέννων και της Πρωτοχρονιάς. Στο παράθυρο διαλόγου Αλλαγή τρέχοντος Ημερολογίου και με επιλεγμένο το νέο ημερολόγιο Standard.

53 8. Ημερολόγιο Μεταβαίνουμε στην ημερομηνία 25 η Δεκεμβρίου Ενεργοποιούμε την επιλογή Μη εργασιακή ώρα. Εικόνα 8-2: Ορισμός των αργιών των Χριστουγέννων. Η συγκεκριμένη ημερομηνία αναπαρίσταται στο ημερολόγιο με κόκκινη γραμματοσειρά (Εικόνα 8-2). Με τον ίδιο τρόπο θα γίνουν αργίες και οι υπόλοιπες ημερομηνίες. Εικόνα 8-3: Ορισμός των διακοπών του 15Αύγουστου Ορισμός διακοπών στο ημερολόγιο Θα θέλαμε στο ημερολόγιο μας να ορίσουμε μια περίοδο διακοπών που θα είναι η εβδομάδα που θα περιέχει την εβδομάδα του Δεκαπενταύγουστου. Στο παράθυρο διαλόγου Αλλαγή τρέχοντος Ημερολογίου και με επιλεγμένο το Standard ημερολόγιο. Μεταβαίνουμε στην περίοδο του 15 Αύγουστου Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 53

54 8. Ημερολόγιο Επιλέγουμε κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl την 12 η, 13 η, 14 η, 15 η και 16 η Αυγούστου Ενεργοποιούμε την επιλογή Μη εργασιακή ώρα Ορισμός των εργάσιμων ωρών για κάθε ημερολογίου Παραμένουμε το παράθυρο διαλόγου Αλλαγή τρέχοντος Ημερολογίου και με επιλεγμένο το νέο μας ημερολόγιο. Μεταβαίνουμε στο ημερολόγιο και επιλέγουμε το αρχικό γράμμα μιας εργάσιμης μέρας της εβδομάδας. Με αυτό τον τρόπο επιλέγεται όλη η στήλη. Κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl, επιλέγουμε τις υπόλοιπες εργάσιμες μέρες της εβδομάδας. Ενεργοποιούμε την επιλογή Μη εργασιακή ώρα. Καταχωρούμε στα πεδία Από: και Έως: τα χαρακτηριστικά του εργάσιμου ωραρίου (Εικόνα 8-4). Οι ενέργειες που υλοποιήσαμε δεν επηρεάζουν τις μέρες και την περίοδο που ορίσαμε ως αργίες. Εικόνα 8-4: Τροποποίηση των εργασίμων ωρών. 8.4 Ορισμός εργάσιμων ημερών Το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Διάρκειας εμφανίζεται αφού επιλέξουμε Επιλογές στο παράθυρο διαλόγου Αλλαγή Τρέχοντος Ημερολογίου. Μέσα από το συγκεκριμένο παράθυρο ρυθμίζουμε το πλήθος των εργάσιμων ωρών είτε ανά ημέρα, είτε ανά εβδομάδα είτε ανά μήνα. Αποθηκεύουμε τις αλλαγές που πραγματοποιήσαμε στα πλαίσια διαλόγου που ανοίξαμε πατώντας ΟΚ (Εικόνα 8-5). Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 54

55 8. Ημερολόγιο Εικόνα 8-5: Παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Διάρκειας 8.5 Επιλογή του ημερολογίου του έργου Αν κατασκευάσουμε ένα ημερολόγιο μπορούμε να το ορίσουμε και ως ημερολόγιο του έργου (Εικόνα 8-6). Εικόνα 8-6: Ορισμός του νέου ημερολόγιου ως ημερολόγιο του έργου. Εντολή Πληροφορίες Έργου (Μενού ΈργοΠληροφορίες Έργου). Επιλέγουμε την ενότητα Γενικά. Στο πεδίο Βάση Ημερολογίου επιλέγουμε το νέο ημερολόγιο. Αποθηκεύουμε τις αλλαγές και κλείνουμε το παράθυρο πατώντας ΟΚ. 8.6 Ημερολόγιο δραστηριότητας (Task Calendar) Στο έργο που δημιουργήσαμε έχουμε μια δραστηριότητα η οποία απαιτείται να ρυθμιστεί σε διαφορετικές ώρες από αυτές που ορίσαμε προηγουμένως. Συγκεκριμένα η δραστηριότητα 21 (Π.Ε. 7.1 Εκπαιδευτικά σεμινάρια Δικαιούχων) δεν θέλουμε να πραγματοποιηθεί κατά την εβδομάδα των Χριστουγέννων (24 Δεκεμβρίου Ιανουαρίου 2013) γιατί το κτίριο που θα γίνουν τα μαθήματα θα είναι κλειστό. Κανένα από τα τρία ημερολόγια που αναφέρθηκαν παραπάνω δεν ικανοποιεί τις ανάγκες του έργου μας. Θα δημιουργήσουμε ένα νέο ημερολόγιο με το όνομα ΧΡΙΣΤΟΥΓΕΝΝΑ για την δραστηριότητα Δημιουργία νέου ημερολογίου Δημιουργούμε το νέο ημερολόγιο με την εντολή Αλλαγή Τρέχοντος Ημερολογίου Εικόνα 8-7: Παράθυρο διαλόγου Νέα Βάση Ημερολογίου Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 55

56 8. Ημερολόγιο Επιλέγουμε Νέο Στο παράθυρο Νέα Βάση ημερολογίου στο πεδίο Όνομα ονομάζουμε το νέο μας ημερολόγιο ΧΡΙΣΤΟΥΓΕΝΝΑ (Εικόνα 8-7). Αν θέλουμε να δημιουργήσουμε νέο ημερολόγιο από μηδενική βάση ενεργοποιούμε την επιλογή Δημιουργήστε μια νέα Βάση Ημερολογίου. Αν θα βασίζεται σε κάποιο υπάρχον ενεργοποιούμε την επιλογή Δημιουργήστε ένα αντίγραφο του ημερολογίου Από το διπλανό πλαίσιο λίστας επιλέγουμε το ημερολόγιο Standard. Κλείνουμε το παράθυρο. Το νέο ημερολόγιο είναι διαθέσιμο και μπορούμε να το επεξεργαστούμε (Εικόνα 8-8). Πατώντας ΟΚ, οι αλλαγές αποθηκεύτηκαν και το παράθυρο κλείνει. Εικόνα 8-8: Το νέο ημερολόγιο είναι καταχωρημένο στα ημερολόγια του έργου Ορισμός του ημερολογίου για την δραστηριότητα Θα πρέπει να αντικαταστήσουμε το ημερολόγιο με βάση το οποίο θα υλοποιηθεί η δραστηριότητα 21. Επιλέγουμε την δραστηριότητα 21. Εμφανίζουμε το παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες Εργασίας. Ενεργοποιούμε την καρτέλα Για προχωρημένους. Στο πεδίο Ημερολόγιο Εργασίας αντικαθιστούμε το ημερολόγιο με το ημερολόγιο ΧΡΙΣΤΟΥΓΕΝΝΑ (Εικόνα 8-9). Ενεργοποιούμε την επιλογή Παράβλεψη Ημερολογιακού Πόρου. Πατώντας ΟΚ, οι αλλαγές αποθηκεύονται και το παράθυρο διαλόγου κλείνει. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 56

57 8. Ημερολόγιο Εικόνα 8-9: Ορισμός του ημερολογίου ΧΡΙΣΤΟΥΓΕΝΝΑ ως ημερολόγιο εργασίας για την δραστηριότητα 21. Στο πεδίο Indicators της δραστηριότητας εμφανίζεται το εικονίδιο το οποίο μας πληροφορεί ότι είναι συνδεδεμένη με διαφορετικό ημερολόγιο από αυτό του έργου και μπορεί να πραγματοποιηθεί εκτός του κανονικού εργάσιμου χρόνου του ημερολογίου του έργου. 8.7 Ημερολόγιο Πόρου Σε αντίθεση με όσα είδαμε στη ρύθμιση εργάσιμου χρόνου των ημερολογίων εργασιών για τη ρύθμιση λεπτομερειών του εργάσιμου χρόνου πόρων το OpenProj δημιουργεί για κάθε πόρο απασχόλησης ένα ημερολόγιο (Standard Calendar), στο οποίο οι βασικές ρυθμίσεις εργάσιμου χρόνου είναι ίδιες με αυτές του βασικού ημερολογίου (Standard Base Calendar). Οποιαδήποτε αλλαγή του βασικού ημερολογίου έχει άμεσο αντίκτυπο σε όλα τα ημερολόγια πόρων. Εικόνα 8-10: Επεξεργασία του ημερολογίου του πόρου. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 57

58 8. Ημερολόγιο Για να εμφανίσουμε το ημερολόγιο πόρου η διαδικασία παραμένει ίδια με αυτήν που ακολουθήσαμε για την προβολή του ημερολογίου των εργασιών. Ο πόρος Προμηθευτής Εξοπλισμού δεν εργάζεται στην ονομαστική εορτή 14 Σεπτεμβρίου. Στην προβολή Πόροι επιλέγουμε τον πόρο. Εκτελούμε την εντολή Αλλαγή Τρέχοντος Ημερολογίου και εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου (Εικόνα 8-10). Ορίζουμε την 14η Σεπτεμβρίου 2012 ως μη εργάσιμη. Πατώντας ΟΚ, οι αλλαγές αποθηκεύονται και το παράθυρο διαλόγου κλείνει. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 58

59 9. Χρόνοι προπορείας και καθυστέρησης 9.1 Χρόνος καθυστέρησης Για το χρόνο καθυστέρησης το PM-BOK (έκδοση 2006, σελίδα,508) δίνει τον παρακάτω ορισμό: Καθυστέρηση (Lag). Μία προσθήκη σε μια λογική σχέση (logical relationship) η οποία προσδιορίζει την καθυστέρηση μιας διάδοχης δραστηριότητας (successor activity). Για παράδειγμα σε μία εξάρτηση λήξη με αρχή (finish-to-start) με καθυστέρηση 10 ημερών, η διάδοχη δραστηριότητα δεν μπορεί να ξεκινήσει παρά μόνον 10 ημέρες μετά το τέλος της προηγούμενης (predecessor) δραστηριότητας Εφαρμογή Έστω ότι μεταξύ δυο δραστηριοτήτων του έργου μας, Π.Ε. 5.1 Αξιολόγηση όλων των υποψηφιοτήτων (δραστηριότητα 16) και της Π.Ε. 6.1 Πρόσκληση εκείνων των υποψηφίων που επιλέχθηκαν για συνέντευξη (δραστηριότητα 18), οι οποίες συνδέονται με σχέση τέλους-με-αρχή, προβλέψαμε την πιθανότητα εμφάνιση σημαντικού προβλήματος. Εξαιτίας του μεγάλου αριθμού υποψηφίων που μπορεί να κάνουν αίτηση για να συμμετέχουν στο συγκεκριμένο πρόγραμμα, εκτιμάται ότι απαιτείται μια επιπλέον ημέρα για τη σωστή αξιολόγηση και επιλογή των υποψηφίων εκείνων που θα κληθούν να δώσουν συνέντευξη. Για το λόγο αυτό πρέπει να ρυθμίσουμε ορισμένες λεπτομέρειες χρονοπρογραμματισμού γι αυτές τις δυο δραστηριότητες, εφ όσον το χρονοδιάγραμμα που δημιουργήσαμε δεν καλύπτει τις ανάγκες του έργου μας. Η μια ημέρα καθυστέρησης της αρχής της δραστηριότητας 16 σε σχέση με την ημερομηνία που θα άρχιζε κανονικά βάση της σχέσης εξάρτησης ΑΤ που έχει με την δραστηριότητα 18 ο χρόνος καθυστέρησης (υστέρησης), στη σχέση που συνδέει τις δύο δραστηριότητες Χρόνος καθυστέρησης στο OpenProj Για να γίνει αυτό στο πρόγραμμα OpenProj θα πρέπει να τροποποιήσουμε την σχέση μεταξύ των δραστηριοτήτων 16 και 18 (6.3, Τροποποίηση λογικής σχέσης) αφού επιλέξουμε την δραστηριότητα 18. Στο παράθυρο Πληροφορίες Εργασίας 18 στην καρτέλα προηγηθείσες επιλέγουμε την δραστηριότητα 16. Στο πεδίο Υστέρηση, καταχωρούμε την τιμή 1 (Εικόνα 9-1).

60 9. Χρόνοι προ-πορείας και καθυστέρησης Εικόνα 9-1: Επιβολή χρόνου καθυστέρησης μίας μέρας στη σχέση ΑΤ μεταξύ των δραστηριοτήτων 16 και 18. Στο διάγραμμα Gantt μπορούμε να παρατηρήσουμε μέσα από την Προβολή Gantt την νέα μορφή που πήρε το διάγραμμα μετά την επιβολή της υστέρησης. 9.2 Χρόνος προ-πορείας Για το χρόνο προ-πορείας το PM-BOK (έκδοση 2006, σελίδα,509), δίνει τον παρακάτω ορισμό Προ-πορεία (Lead). Μία προσθήκη σε μία λογική σχέση (logical relationship) η οποία προσδιορίζει την επιτάχυνση μίας διάδοχης δραστηριότητας (successor activity). Για παράδειγμα σε μία εξάρτηση λήξη με αρχή (finish-to-start) με προπορεία 10 ημερών, η διάδοχη δραστηριότητα μπορεί να ξεκινήσει 10 ημέρες πριν το τέλος της προηγούμενης (predecessor) δραστηριότητας. Μία αρνητική προπορεία ισοδυναμεί με μία θετική καθυστέρηση Εφαρμογή Επειδή το έργο δεν πρέπει να καθυστερήσει αλλά να ολοκληρωθεί σε συγκεκριμένες ημερομηνίες που βασίζονται στο χρονοδιάγραμμα που ορίσαμε, δημιουργήσαμε μια νέα τροποποίηση με την οποία εξυπηρετούνται οι προβλεπόμενες ανάγκες του έργου μας. Έστω η δραστηριότητα. Μελέτη Εφαρμογής Έργου (δραστηριότητα 3), μπορεί να αρχίσει δυο ημέρες πριν την ολοκλήρωση της προηγηθείσας: Π.Ε. 1.1 Προετοιμασία, Σχεδιασμός και Ανάλυση Απαιτήσεων Έργου (δραστηριότητα 2). Η συγκεκριμένη τροποποίηση αναγκάζει τη διάδοχη δραστηριότητα (δραστηριότητα 3) να ξεκινήσει πριν η προηγηθείσα δραστηριότητα (δραστηριότητα 2) να ολοκληρωθεί και ονομάζεται χρόνος προ-πορείας Χρόνος προ-πορείας στο OpenProj Στο πρόγραμμα OpenProj θα τροποποιήσουμε την σχέση μεταξύ των δραστηριοτήτων 2 και 3 (6.3, Τροποποίηση λογικής σχέσης) αφού επιλέξουμε την δραστηριότητα 3. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 60

61 9. Χρόνοι προ-πορείας και καθυστέρησης Εικόνα 9-2: Επιβολή χρόνου προπορείας δύο ημερών στη σχέση ΑΤ μεταξύ των δραστηριοτήτων 16 και 18. Στο παράθυρο Πληροφορίες Εργασίας 3 στην καρτέλα προηγηθείσες επιλέγουμε την δραστηριότητα 2 (Εικόνα 9-2). Στο πεδίο Υστέρηση, καταχωρούμε την τιμή -2ημέρες. Στο παραπάνω παράθυρο διαλόγου που εμφανίστηκε (Πληροφορίες Εργασίας 3) και στο πεδίο Υστέρηση, πρέπει να καταχωρήσουμε την τιμή -2. Με τον τρόπο αυτό η διάδοχη εργασία (Π.Ε. 1.2 Μελέτη Εφαρμογής Έργου) θα ξεκινήσει 2 ημέρες πριν η προηγηθείσα εργασία (Π.Ε. 1.2 Μελέτη Εφαρμογής Έργου) ολοκληρωθεί Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 61

62 10. Περιορισμοί 10.1 Εισαγωγή Περιορισμός (Constraint): η κατάσταση, ποιότητα, ή η αίσθηση του να είναι κανείς περιορισμένος σε μια δεδομένη πορεία δράσης ή αδράνειας. Ένας εφαρμόσιμος περιορισμός ή απαγόρευση, εξωτερικός ή εσωτερικός προς το έργο, που θα επηρεάσει την απόδοση του έργου(pm-bok, 2006, σελίδα 490) Περιορισμοί στις δραστηριότητες του έργου Στο PM-BOK, για τον χρόνο καθυστέρησης και το χρόνο προπορείας αναφέρονται οι ακόλουθοι ορισμοί: Περιορισμός χρονοδιαγράμματος (Schedule Constraint) είναι οποιοσδήποτε περιορισμός που τίθεται στο χρονοδιάγραμμα του έργου (project schedule) που επηρεάζει το πότε μία προγραμματισμένη δραστηριότητα (schedule activity) θα προγραμματιστεί χρονικά και συνήθως έχει τη μορφή σταθερών επιβεβλημένων ημερομηνιών (imposed dates) (PM-BOK, 2006, σελίδα 490). Περιορισμός κόστους (Cost Costraint) είναι οποιοσδήποτε περιορισμός τίθεται στον προϋπολογισμό του έργου (project budget) όπως τα διαθέσιμα κεφάλαια (funds) ως προς το χρόνο(pm-bok, 2006, σελίδα 490). Περιορισμός συντελεστή παραγωγής (resource) του έργου (Resource Consrtraint) είναι οποιοσδήποτε περιορισμός τίθεται στη χρήση του συντελεστή, όπως και ποιες ικανότητες (skills) ή γνωστικά αντικείμενα (disciplines) είναι διαθέσιμα καθώς και η ποσότητα ενός δεδομένου συντελεστή παραγωγής διατιθέμενου κατά τη διάρκεια ενός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου (PM-BOK, 2006, σελίδα 490). Με το OpenProj έχετε τη δυνατότητα να επιβάλλετε περιορισμό σε μια δραστηριότητα. Το OpenProj διαθέτει τρεις κατηγορίες περιορισμών και οκτώ είδη περιορισμών εργασίας Ελαστικοί περιορισμοί Σ αυτή την κατηγορία περιορισμών το πρόγραμμα OpenProj έχει τη δυνατότητα να αλλάξει μόνο την ημερομηνία αρχής και τέλους μιας εργασίας, χωρίς όμως να μπορεί να αλλάξει τη διάρκειά της. Στην κατηγορία αυτή ανήκουν τα δυο επόμενα είδη περιορισμών εργασίας: Όσο το δυνατόν συντομότερα. Εισάγουμε μια δραστηριότητα ορόσημο στο έργο που την ονομάζουμε ΕΝΑΡΞΗ. Βάσει των ρυθμίσεων του OpenProj η δραστηριότητα ξεκινάει την ενωρίτερη δυνατή χρονική

63 11. Επισκόπηση βασικού πλάνου στιγμή και ουσιαστικά σηματοδοτεί την αρχή του έργου και θα μπορεί να συμβολίσει ένα σημαντικό γεγονός του έργου την αρχή του (Εικόνα 10-2) Όσο το δυνατόν αργότερα. Εισάγουμε μια δραστηριότητα ορόσημο στο έργο που την ονομάζουμε ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ. Θα της επιβάλλουμε τον περιορισμό Όσο το δυνατόν αργότερα. Εικόνα 10-1: Επιβολή χρονικού περιορισμού. Στην προβολή Gantt εκτελούμε την εντολή Πληροφορίες Εργασίας. Στο ομώνυμο παράθυρο επιλέγουμε την καρτέλα Για προχωρημένους. Στο πεδίο Τύπος Περιορισμού επιλέγουμε από το πλαίσιο λίστας το περιορισμό Όσο το δυνατόν αργότερα (Εικόνα 10-1). Πατώντας ΟΚ, οι αλλαγές αποθηκεύονται και το παράθυρο διαλόγου κλείνει. Εικόνα 10-2: Ορισμός δραστηριοτήτων ορόσημα για την αρχή και το τέλος του έργου. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 63

64 11. Επισκόπηση βασικού πλάνου Στο διάγραμμα Gantt η δραστηριότητα θα τοποθετηθεί στο τέλος του έργου που είναι η αργότερη χρονική που μπορεί και να ξεκινήσει η υλοποίηση της. Σηματοδοτεί ένα σημαντικό γεγονός στο έργο που είναι η προβλεπόμενη ημερομηνία της ολοκλήρωσης του έργου (Εικόνα 10-2). Είδαμε πως θα μπορούσαμε να συνδυάσουμε τις δραστηριότητες ορόσημα με τους χρονικούς περιορισμούς. Δημιουργούμε δύο δραστηριότητες (που συνήθως τις τοποθετούμε στο τέλος της λίστας) και τις εντοπίζουμε όταν κάνουμε όποια αλλαγή στο έργο και θέλουμε να δούμε αν έχει επηρεαστεί η αρχή ή το τέλος του έργου Ημιελαστικοί περιορισμοί Σ αυτή την κατηγορία περιορισμών το πρόγραμμα OpenProj έχει την ευελιξία να αλλάζει την ημερομηνία αρχής και τέλους μιας εργασίας, χωρίς όμως να μπορεί να αλλάξει τη διάρκειά μιας εργασίας. Τους ημιελαστικούς περιορισμούς τους συναντάμε συχνά και ως προσωρινούς περιορισμούς. Στην κατηγορία αυτή ανήκουν τέσσερα είδη περιορισμών εργασίας. Ο περιορισμός Αρχή όχι νωρίτερα από, ο περιορισμός Αρχή όχι αργότερα από, ο περιορισμός Ολοκλήρωση όχι νωρίτερα από και ο περιορισμός Ολοκλήρωση όχι αργότερα από. Θα παρουσιάσουμε δύο πρακτικές εφαρμογές. Για να περιγράψουμε και να επιβάλλουμε έναν τέτοιο περιορισμό, επιλέγουμε τον τύπο τους και ορίζουμε την ημερομηνία που θα περιορίζει την αρχή ή την λήξη της δραστηριότητας. Αυτό δεν σημαίνει ότι υποχρεωτικά η αρχή ή το τέλος της δραστηριότητας θα μετακινηθεί υποχρεωτικά σε αυτήν την ημερομηνία Εφαρμογή περιορισμού Αρχή όχι νωρίτερα από Η αξιολόγηση θα είναι από τις πιο σημαντικές δραστηριότητες του έργου. Τα αποτελέσματα της θα κρίνουν την επιτυχία του όλου έργου και καλό θα είναι να μην συμπέσουν με την περίοδο των διακοπών των Χριστουγέννων. Μπορεί να καθυστερήσει το έργο αλλά μας ενδιαφέρει να υπάρξουν ποιοτικά αποτελέσματα. Εικόνα 10-3: Επιβολή χρονικού περιορισμού Έναρξη όχι νωρίτερα από στη δραστηριότητα 25. Το αποτέλεσμα είναι διαφορετικό από την προηγούμενη κατηγορία περιορισμών. Η αρχή της δραστηριότητας μετακινήθηκε στην επιβαλλόμενη ημερομηνία ενώ στην στήλη Indicators προβάλλεται το εικονίδιο που μας υπενθυμίζει τον περιορισμό που επιβάλλαμε (Εικόνα 10-4). Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 64

65 11. Επισκόπηση βασικού πλάνου Θα επιβάλλουμε περιορισμό στην δραστηριότητα 25 (8.2 Αξιολόγηση των απότελεσμάτων) Έναρξη όχι νωρίτερα από την 2 η Ιανουαρίου Η διαδικασία δεν διαφέρει πολύ από αυτήν που περιγράψαμε στην προηγούμενη ενότητα. Με την επιλογή αυτού του περιορισμού θα ενεργοποιηθεί το πεδίο Ημερομηνία Περιορισμού από το οποίο επιλέγουμε την ημερομηνία 2 Ιανουαρίου Εικόνα 10-4: Ενημέρωση στη στήλη Indicators για τον επιβληθέντα περιορισμό Ανελαστικοί περιορισμοί Κάθε εργασία πρέπει να αρχίζει ή να τελειώνει σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία, γι αυτό και συχνά τους συναντάμε με την ονομασία μόνιμοι περιορισμοί. Στην κατηγορία αυτή ανήκουν οι περιορισμοί: Πρέπει να ξεκινήσει και ο περιορισμός Πρέπει να τελειώσει στις. Η εφαρμογή γίνεται ακριβώς με τον ίδιο τρόπο που γίνεται και στους ανελαστικούς περιορισμούς Επιβολή χρονικής προθεσμίας (Deadline) Με την επιβολή χρονική προθεσμίας σε μια δραστηριότητα, ουσιαστικά επιβάλλουμε μια ημερομηνία στη δραστηριότητα που το τέλος της δεν πρέπει να το ξεπεράσει. Εικόνα 10-5: Επιβολή χρονικής προθεσμίας στην δραστηριότητα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ. Θα ορίσουμε με την λειτουργία αυτή μια χρονική προθεσμία για το τέλος του έργου μας. Το έργο θα πρέπει να ολοκληρωθεί την 15 η Φεβρουαρίου Η τελευταία δραστηριότητα που έχουμε στον πίνακα Δραστηριότητες (δραστηριότητα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ) όπως αναφέραμε αντιπροσωπεύει το τέλος του έργου. Μέσω του παραθύρου διαλόγου Πληροφορίες Εργασίας (καρτέλα Για προχωρημένους) εισάγουμε τον περιορισμό στο πεδίο Χρονική Προθεσμία με την επιλογή της ημερομηνίας 15/02/2013 (Εικόνα 10-5). Στο διάγραμμα Gantt που προκύπτει (Εικόνα 10-6) για την δραστηριότητα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ και για την ημερομηνία που επιβλήθηκε ο περιορισμός Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 65

66 11. Επισκόπηση βασικού πλάνου εμφανίζεται ένα εικονίδιο Χρονικό Όριο. για να γνωρίζουμε ότι η συγκεκριμένη εργασία έχει Εικόνα 10-6: Το χρονοδιάγραμμα του έργου μετά την επιβολή Χρονικής Προθεσμίας στην δραστηριότητα ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ. Στην περίπτωση που η χρονική προθεσμία που ορίσαμε δεν είναι εφικτής, στην στήλη Indicators εμφανίζεται το εικονίδιο όπου διπλοπατώντας την ένδειξη αυτή εμφανίζεται και το παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες Εργασίας (Εικόνα 10-7). Εικόνα 10-7: Η χρονική προθεσμία του έργου τέθηκε στις 25/01/2013 που είναι μη εφικτή. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 66

67 11. Επισκόπηση βασικού πλάνου 11.1 Εισαγωγή Η ολοκλήρωση του βασικού κύκλου του προγραμματισμού του έργου ολοκληρώνεται με την παράδοση των βασικών παραδοτέων του έργου. Από τα παραδοτέα, μπορούμε να πάρουμε από το OpenProj τα εξής: Το χρονοδιάγραμμα του έργου Την δομική ανάλυση των εργασιών του έργου. Πίνακες με τις κρίσιμες δραστηριότητες του έργου και τα συνολικά περιθώρια των δραστηριοτήτων. Προϋπολογισμός του έργου. Πίνακας Πόρων του έργου. Ιστόγραμμα Πόρων Κρίσιμες Δραστηριότητες και κρίσιμη διαδρομή του έργου Κρίσιμες πληροφορίες για το χρονοδιάγραμμα του έργου μας δίνουν η κρίσιμη διαδρομή και οι κρίσιμες δραστηριότητες του έργου. Κρίσιμη διαδρομή (Critical Path) είναι η ακολουθία των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων (schedule activities) που προσδιορίζει τη διάρκεια του έργου (project). Είναι εν γένει, η μακρύτερη διαδρομή στο έργο. Ωστόσο, μία κρίσιμη διαδρομή μπορεί να τελειώνει, επί παραδείγματι, σε ένα ορόσημο χρονοδιαγράμματος (schedule milestone) το οποίο βρίσκεται στο μέσο του προγράμματος του έργου και που έχει έναν περιορισμό (constraint) επιβεβλημένης ημερομηνίας (imposed date) χρονοδιαγράμματος να τελειώσει όχι πριν από (finish-no-earlier-than) (PM-BOK, 2006, σελίδα 496). Κρίσιμη Δραστηριότητα (Critical Activity) είναι οποιαδήποτε προγραμματισμένη δραστηριότητα (schedule activity) στην κρίσιμη διαδρομή (critical path) ενός προγράμματος έργου (project schedule). Συνήθως προσδιορίζεται με τη χρήση της μεθόδου κρίσιμης διαδρομής (critical path method). Παρά το ότι ορισμένες δραστηριότητας είναι «κρίσιμες», με την κοινή έννοια, χωρίς να ανήκουν στην κρίσιμη διαδρομή, εντούτοις η ερμηνεία αυτή σπανίως χρησιμοποιείται στο πλαίσιο ενός έργου (PM-BOK, 2006, σελίδα 496). Στην προβολή Gantt, στο διάγραμμα Gantt εύκολα να διακρίνουμε τις κρίσιμες από τις μη κρίσιμες δραστηριότητες. Οι ράβδοι των κρίσιμων δραστηριοτήτων εμφανίζονται με κόκκινο φόντο, ενώ οι ράβδοι των μη κρίσιμων δραστηριοτήτων εμφανίζονται με γαλάζιο (Εικόνα 11-1). Σημαντική πληροφορία επίσης είναι και το συνολικό περιθώριο κάθε δραστηριότητας.

68 11. Επισκόπηση βασικού πλάνου Συνολικό Περιθώριο (Total Slack) (Total Slack) είναι το μέγιστο χρονικό διάστημα που μπορεί να καθυστερήσει η έναρξη μιας μη κρίσιμης δραστηριότητας για να παραμείνει η δραστηριότητα μη κρίσιμη. Προφανώς, μια δραστηριότητα με μηδενικό χρονικό περιθώριο είναι κρίσιμη. Η πληροφορία προβάλλεται στον πίνακα Δραστηριότητες μετά την εμφάνιση της στήλης Έναρξη Συνολικού Περιθωρίου. Μέσω αυτού ξέρουμε σε ποιες δραστηριότητες πρέπει να επιστήσουμε την προσοχή μας εκτός αυτών που είναι κρίσιμες Βασικές πληροφορίες του έργου Οι βασικές πληροφορίες για το έργο δίνονται με την εντολή Πληροφορίες Έργου (Μενού ΈργοΠληροφορίες Έργου) που εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες Έργου. Στην καρτέλα Γενικά βλέπουμε τα δεδομένα του έργου που μπορούμε να προσαρμόσουμε όπως την αρχή ή το τέλος του έργου και το ημερολόγιο του (Εικόνα 11-2). Εικόνα 11-1: Οι κρίσιμες δραστηριότητες και η κρίσιμη διαδρομή του έργου στην προβολή Gantt. Στο έργο εισήχθηκε και μια περιληπτική δραστηριότητα που περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες του έργου. Στην καρτέλα Στατιστικά Στοιχεία βλέπουμε τα στατιστικά στοιχεία του έργου όπως την χρονική διάρκεια του έργου, την αρχή και το τέλος του, το συνολικό του κόστος, τα οποία δεν μπορούμε να τα αλλάξουμε γιατί οι τιμές τους υπολογίζονται από το πρόγραμμα (Εικόνα 11-3). Η επισκόπηση του έργου μπορεί να γίνει καλύτερα με την δημιουργία μιας περιληπτικής δραστηριότητας που περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες του έργου. Μερικές Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 68

69 11. Επισκόπηση βασικού πλάνου από τις πληροφορίες που αναφέραμε, μπορούμε να τις δούμε αν ζητήσουμε να δούμε τις πληροφορίες για την περιληπτική δραστηριότητα που δημιουργήσαμε. Εικόνα 11-2: Παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες Έργου, καρτέλα Γενικά Εικόνα 11-3: Παράθυρο διαλόγου Αντιστοίχηση Πόρων, καρτέλα Στατιστικά Στοιχεία στην οποία προβάλλονται τα βασικά υπολογιζόμενα δεδομένα του έργου Επισκόπηση του έργου μέσω άλλων προβολών Με τις προβολές μπορούμε να δούμε το έργο από διαφορετικές οτικές γωνίας και επιτηρήσουμε διαφορετικά σημαντικά μεγέθη για το έργο. Η μορφή των προβολών μπορεί να προσαρμοστεί είτε με τις εντολές Μεγέθυνση/Σμίκρυνση / (Μενού ΠροβολήΜεγέθυνση/Σμίκρυνση) είτε με την εφαρμογή διαφορετικών φίλτρων, ταξινομήσεων και ομαδοποιήσεων Η προβολή Δίκτυο Παρουσιάζει το έργο σε μορφή δικτυωτού διαγράμματος με δραστηριότητες στους κόμβους. Για κάθε δραστηριότητα εμφανίζονται το όνομα, η διάρκεια, η αρχή και το τέλος (Εικόνα 11-4). Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 69

70 11. Επισκόπηση βασικού πλάνου Εικόνα 11-4: Η προβολή Δίκτυο Η προβολή ΔΑΕ Αναπαριστά την WBS του έργου μας. Μπορούμε να παρακολουθήσουμε και το συνολικό κόστος κάθε δραστηριότητας (Εικόνα 11-5). Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 70

71 11. Επισκόπηση βασικού πλάνου Εικόνα 11-5: Η προβολή ΔΑΕ Η προβολή ΔΑΚ Στην προβολή παρακολουθούμε κάθε πόρο και το συνολικό κόστος με το οποίο επιβαρύνει τον προϋπολογισμό του έργου (Εικόνα 11-6). Εικόνα 11-6: Η προβολή ΔΑΚ Η προβολή Χρήση εργασιών (Task Usage) Δίνει για κάθε εργασία την κατανομή ανά χρονική περίοδο των συνολικών ορών απασχόλησης κάθε δραστηριότητας και την κατανομή στην ίδια χρονική περίοδο των ωρών που απασχολούνται πόροι στην δραστηριότητα αυτή. Η κλίμακα που χρησιμοποιείται προσαρμόζεται από τον χρήστη (Εικόνα 11-7). Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 71

72 11. Επισκόπηση βασικού πλάνου Εικόνα 11-7: Η προβολή χρήση εργασιών. Η χρονική περίοδος της προβολής μπορεί να μεταβληθεί με την εντολή είτε με την εντολή Μεγέθυνση είτε με την εντολή Σμίκρυνση Η προβολή Χρήση πόρων (Resource Usage) Για κάθε πόρο πληροφορούμαστε το συνολικό πλήθος ωρών απασχόλησης του στο έργο, πως κατανέμονται αυτές ανά χρονική περίοδο, σε ποιες δραστηριότητες απασχολείται, πόσες ώρες απασχολείται και πως κατανέμονται αυτές ανά δραστηριότητα ανά χρονική περίοδο (Εικόνα 11-8). Εικόνα 11-8: Η προβολή χρήση πόρων. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 72

73 11. Επισκόπηση βασικού πλάνου Χρήση συνδυαστικών προβολών Η χρήση συνδυαστικών προβολών είναι εξαιρετικά χρήσιμη όταν θέλουμε να δούμε άλλες πληροφορίες του έργου παράλληλα με μια άλλη προβολή ταυτόχρονα Συνδυαστική προβολή Χρήση Εργασιών Έχοντας ενεργοποιημένη την προβολή Gantt αν επιλέξουμε την συνδυαστική προβολή Χρήση εργασιών η οθόνη χωρίζεται σε δύο οριζόντια τμήματα. Στο πάνω τμήμα προβάλλεται η προβολή Gantt. Στο κάτω μέρος προβάλλεται η απλή προβολή Χρήση Πόρων αλλά μας δίνει τα δεδομένα μόνο για την δραστηριότητα που είναι επιλεγμένη στην προβολή Gantt. Εικόνα 11-9: Η συνδυαστική προβολή Χρήση Εργασιών με την προβολή Gantt στο άνω μέρος της Έτσι ταυτόχρονα πληροφορούμαστε ότι η δραστηριότητα 2 είναι κρίσιμη, βλέπουμε την προβλεπόμενη περίοδο υλοποίησης της, τις συνολικές ώρες απασχόλησης, την κατανομή τους ανά μήνα, τους πόρους που απασχολεί, το πλήθος των συνολικών ωρών που απασχολεί κάθε πόρο και την κατανομή τους ανά μήνα. Μπορούμε να επιλέξουμε όποια άλλη προβολή θέλουμε στο άνω μέρος (Εικόνα 11-9) αλλά ο συνδυασμός που παρουσιάσαμε δίνει τις περισσότερες πληροφορίες Συνδυαστική προβολή Χρήση Πόρων Εφαρμόζοντας την παραπάνω διαδικασία ακριβώς με τον ίδιο τρόπο αλλά με την συνδυαστική προβολή Χρήση Πόρων τότε στο κάτω μέρος της οθόνης εμφανίζεται στο κάτω μέρος της οθόνης την προβολή Χρήση Πόρων. Για την δραστηριότητα που έχουμε επιλέξει στην προβολή Gantt ταυτόχρονα στην προβολή Χρήση Πόρων βλέπουμε τους πόρους που απασχολεί αυτή. Για κάθε πόρο πληροφορούμαστε το συνολικό πλήθος ωρών απασχόλησης στο έργο και πως κατανέμονται αυτές ανά χρονική περίοδο, σε ποιες δραστηριότητες απασχολείται, πόσες ώρες απασχολείται και πως κατανέμονται αυτές ανά χρονική περίοδο. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 73

74 11. Επισκόπηση βασικού πλάνου 11.5 Προβλήματα κατανομής πόρων Η συνδυαστική προβολή Ιστόγραμμα Πόρων Η συνδυαστική προβολή ιστόγραμμα πόρων παρουσιάζει στο κάτω μέρος το Ιστόγραμμα Πόρων γραφικά το ποσοστό απασχόλησης του πόρου επί των συνολικών εργάσιμων ορών που μπορεί να απασχοληθεί. Επιλέγουμε την προβολή Gantt Επιλέγουμε την συνδυαστική προβολή Ιστόγραμμα. Επιλέγουμε την δραστηριότητα 2. Με την εντολή Μετάβαση στην επιλεγμένη εργασία πηγαίνουμε στο διάγραμμα Gantt στην ημερομηνία αρχής της δραστηριότητας. Με την εντολή Μεγέθυνση ρυθμίζουμε την δευτερεύουσα χρονική κλίμακα σε περίοδο ίση με μία μέρα. Η προβολή αποτελείται από τρία τμήματα. Την λίστα πόρων, το υπόμνημα και το ιστόγραμμα(εικόνα 11-10). Λίστα πόρων Υπόμνημα Ιστόγραμμα Εικόνα 11-10: Η συνδυαστική προβολή Χρήση Πόρων. Στη λίστα πόρων βλέπουμε όλους τους πόρους του έργου. Οι πόροι με πράσινη κουκίδα μπροστά, απασχολούνται στην επιλεγμένη δραστηριότητα. Το υπόμνημα μας περιγράφει τη συμβολίζει κάθε τμήμα του γραφήματος. Αν το γράφημα είναι με πράσινο φόντο απασχολείται στην επιλεγμένη δραστηριότητα, με γαλάζιο απασχολείται σε άλλη δραστηριότητα του έργου. Αν δεν είναι χρωματισμένο το φόντο τότε ο πόρος δεν απασχολείται την συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Η μαύρη έντονη γραμμή αναπαριστά το όριο απασχόλησης. Στο γράφημα το ύψος της μπάρας είναι ανάλογο με ποσοστό απασχόλησης του πόρου στην συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Η μπάρα δεν ξεπέρνα το όριο απασχόλησης για την περίοδο που εξετάζουμε. Επιλέγουμε την δραστηριότητα 12(4.1 Δημοσίευση του Προγράμματος Επαγγελματικής Κατάρτισης). Εντοπίζουμε την δραστηριότητα στο διάγραμμα Gantt (εντολή Μετάβαση στην επιλεγμένη δραστηριότητα ). Ρυθμίζουμε την δευτερεύουσα χρονική κλίμακα σε περίοδο ίση με μία μέρα. Επιλέγουμε τον πόρο Γραμματέας Έργου Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 74

75 11. Επισκόπηση βασικού πλάνου υπεραπασχόληση Εικόνα 11-11: Η συνδυαστική προβολή Χρήση Πόρων με ανιχνευμένη η υπερκατανομή του πόρου. Στο ιστόγραμμα πόρων διαπιστώνουμε το εξής (Εικόνα 11-11): Ο πόρος μια συγκεκριμένη μέρα απασχολείται και σε άλλες δραστηριότητες. Ο πόρος απασχολείται σε ποσοστό 300% Ο πόρος ξεπερνάει το ανώτερο διαθέσιμο ποσοστό απασχόλησης. Ο πόρος απασχολείται ταυτόχρονα σε τρεις δραστηριότητες (12, 13 και 14). Ο πόρος Γραμματέας Έργου είναι υπέρ-απασχολημένος. Στην πράξη ζητάμε ο πόρος να είναι ταυτόχρονα σε τρεις διαφορετικές εργασίες, πράγμα που είναι φυσικά αδύνατο Αντιμετώπιση προβλημάτων χρήσης πόρων Τα προβλήματα διαχείρισης πόρων μπορούν να αντιμετωπιστούν με τρεις τρόπους 1. Μετακίνηση των δραστηριοτήτων στο διάγραμμα με βάση τα συνολικά περιθώρια έτσι ώστε να μην μεταβληθεί η χρονική διάρκεια του έργου. Η διαδικασία απαιτεί εμπειρία από τον διαχειριστή του έργου, σε διαφορετική περίπτωση και αν το έργο είναι μεγάλο μπορεί να απαιτηθεί η βοήθεια ειδικών αλγορίθμων για να γίνει η μετακίνηση αυτή. Σε άλλες περιπτώσεις μπορεί η επιλογή αυτή να μην μας επιλύσει εντελώς το πρόβλημα και ίσως να απαιτηθεί να μεγαλώσει η χρονική διάρκεια του έργου. 2. Αυξάνουμε το ανώτερο διαθέσιμο ποσοστό πόρων. Αυτή η λύση προφανώς θα μας οδηγήσει σε αύξηση του κόστους. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 75

76 11. Επισκόπηση βασικού πλάνου Με βάση τις επιλογές που έχουμε, τις δυνατότητες που έχει το πρόγραμμα και το σκοπό του μαθήματος επιλέξαμε τον δεύτερο επίλυσης του προβλήματος. Το ποσοστό υπέρβασης είναι 200%. Θα χρειαστεί να προλάβουμε δύο επιπλέον γραμματείς και να τους αναθέσουμε στις δύο από τις τρεις δραστηριότητες που εντοπίστηκε το πρόβλημα. Προσθέτουμε στους πόρους μας από την προβολή πόρων δύο νέους πόρους. Τον πόρο Γραμματέας Έργου 2 και τον πόρο Γραμματέας Έργου 3. Στη δραστηριότητα 13, αντικαθιστούμε τον πόρο Γραμματέας Έργου με τον πόρο Γραμματέας Έργου 2. Στο ιστόγραμμα χρήσης του πόρου Γραμματέας Έργου το πρόβλημα περιοριστικέ αφού ο πόρος υπερβαίνει το ανώτερο ποσοστό χρήσης κατά 100% (Εικόνα 11-12). υπεραπασχόληση Εικόνα 11-12: Η συνδυαστική προβολή Χρήση Πόρων με την υπέρβαση της κατανομής του πόρου να έχει μειωθεί. Στη δραστηριότητα 14 αντικαθιστούμε τον πόρο Γραμματέας Έργου με τον πόρο Γραμματέας Έργου 2. Γ. Μπλάνας, Σ. Κυλινδρή, Λ. Κώτσικας 76