Ελληνική λειτουργία του Microsoft Business Solutions-Navision 3.70

Transcript

1 Ελληνική λειτουργία του Microsoft Απρίλιος 2004

2 Πνευµατικά δικαιώµατα 2004 Microsoft Corporation και Microsoft Hellas S.A. Με επιφύλαξη κάθε νόµιµου δικαιώµατος. Οι ονοµασίες Microsoft και Navision είναι σήµατα κατατεθέντα ή εµπορικά σήµατα της Microsoft Corporation, ή της Microsoft Business Solutions ApS ή των συνδεδεµένων εταιριών αυτών στις Ηνωµένες Πολιτείες ή/και άλλες χώρες. H Microsoft Business Solutions ApS είναι θυγατρική εταιρεία της Microsoft Corporation. Άλλες ονοµασίες που ενδεχοµένως χρησιµοποιούνται στο παρόν µπορεί να είναι εµπορικά σήµατα άλλων δικαιούχων. Η πνευµατική ιδιοκτησία αποκτάται χωρίς καµία διατύπωση και χωρίς την ανάγκη ρήτρας απαγορευτικής των προσβολών της. Επισηµαίνεται πάντως ότι σύµφωνα µε το Ν. 2121/1993 και την ιεθνή Σύµβαση της Βέρνης (που έχει κυρωθεί µε τον Ν. 100/1975) απαγορεύεται η αναδηµοσίευση και γενικά η αναπαραγωγή του παρόντος έργου, µε οποιονδήποτε τρόπο, τµηµατικά ή περιληπτικά, στο πρωτότυπο ή σε µετάφραση ή άλλη διασκευή, χωρίς γραπτή άδεια του δικαιούχου. 1-2

3 Περιεχόµενα ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΕΙΣΑΓΩΓΗ MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS-NAVISION 3.70 GR ΕΛΛΗΝΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS-NAVISION ΣΚΟΠΟΣ ΤΟΥ ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟΥ ΧΡΗΣΗΣ ΤΗΣ ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ (ΜΥΦ) Σχεδίαση Παραµετροποίηση Εκτέλεση ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΈΤΟΥΣ Παραµετροποίηση Εκτέλεση ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΈΝΑΡΞΗΣ Σχεδίαση Εκτέλεση ΈΛΕΓΧΟΣ ΑΦΜ Σχεδίαση Παραµετροποίηση Εκτέλεση ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΑ Σχεδίαση Παραµετροποίηση Εκτέλεση ΠΡΟΣΩΡΙΝΕΣ ΕΓΓΡΑΦΕΣ Σχεδίαση Παραµετροποίηση Εκτέλεση Εκτυπώσεις ΛΟΙΠΑ ΘΕΜΑΤΑ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ Περιγραφές Βαθµοί Λογιστικού Σχεδίου Πρόσθετη Ονοµασία Λογαριασµών Έλεγχος Ηµεροµηνιών Έλεγχος Σειρών Επαγγέλµατα και ΟΥ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ Γενικά Θεωρηµένες εκτυπώσεις Εκτυπώσεις σε CD Γενικό Καθολικό Ηµερολόγιο Γ/Λ & Α/Λ Σχεδίαση Παραµετροποίηση Εκτέλεση Καρτέλα Λογαριασµού Προεκτύπωση Θεωρηµένων Βεβαίωση Παρακράτησης Ισοζύγιο Γενικού Αναλυτικών Καθολικών Ισοζύγιο σε Ηλεκτρονική Μορφή

4 2.8.9 Ανάλυση Φακέλου Εισαγωγής Ηµερολόγιο Έναρξης ΠΑΓΙΑ ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΟΙ ΝΟΜΟΙ ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΑΓΙΩΝ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΠΑΓΙΩΝ Ισοζύγιο Παγίων Καρτέλα Παγίων ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΣΧΕ ΙΑΣΗ Ενηµέρωση Α/Λ από Γ/Λ µέσω διάµεσου λογαριασµού Ενηµέρωση Α/Λ από κινήσεις αποθηκών Εγγραφές Α/Λ Λοιπές Περιπτώσεις ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΕΚΤΕΛΕΣΗ Απευθείας Ενηµέρωση Κοστολογικές Κινήσεις Φύλλα Μερισµού ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΑΝΑΛΥΤΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ Εγγραφές Φύλλου Μερισµού Α/Λ Γενικό Καθολικό Ηµερολόγιο Γ/Λ & Α/Λ Καρτέλα Λογαριασµού Ισοζύγιο Γενικού Αναλυτικών Καθολικών ΕΠΙΤΑΓΕΣ & ΓΡΑΜΜΑΤΙΑ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ηµιουργία Κινήσεις Αξιόγραφων ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΕΠΙΤΑΓΩΝ & ΓΡΑΜΜΑΤΙΩΝ Γενικά Ακάλυπτες/Ανεξόφλητες Επιταγές Πελάτη Ακάλυπτες/Ανεξόφλητες Επιταγές Ακάλυπτα/Ανεξόφλητα Γραµµάτια Πελάτη Ακάλυπτα/Ανεξόφλητα Γραµµάτια Επιταγή Ηµ. Λήξης/Ποσό/Τοπ/Οδ Επιταγές Βάση Ηµεροµηνία Καταχώρησης Κατάλογος Επιταγών Επιταγή ανά Τράπεζα Υποκατάστηµα Μη καταχωρηµένες Κινήσεις Επιταγών Ιστορικό Κινήσεων Επιταγών Επιταγές ανά Αριθµό Επιταγής Πελάτης ανά Πιστωτικό Όριο Γραµµάτια Πελάτης ανά Πιστωτικό Όριο Γραµµάτια Ηµ. Λήξης/Ποσό/Τοπ/Οδ Γραµµάτια Βάση Ηµεροµηνία Καταχώρησης Κατάλογος Γραµµατίων Γραµµάτια ανά Τράπεζα Υποκατάστηµα Γραµµάτια ανά Αριθµό Γραµµατίων Κιν. Γραµµ. Μη Καταχ Παρ Ιστορικό Κινήσεων Γραµµατίων Ανάλυση Υπολοίπου Πελάτη Ανάλυση Υπολοίπου Προµηθευτή

5 6 ΠΩΛΗΣΕΙΣ & ΑΓΟΡΕΣ ΣΕΙΡΕΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ Σχεδίαση Παραµετροποίηση Εκτέλεση ΑΚΥΡΩΤΙΚΑ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ/.Α. ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΑΓΟΡΩΝ Σχεδίαση Εκτέλεση ΦΑΚΕΛΟΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ Σχεδίαση Παραµετροποίηση Εκτέλεση ΠΑΡΑΚΡΑΤΟΥΜΕΝΟΣ ΦΟΡΟΣ Σχεδίαση Παραµετροποίηση Εκτέλεση Τιµολόγιο προµηθευτή Πιστωτικό τιµολόγιο προµηθευτή Τιµολόγιο/Πιστωτικό προµηθευτή χωρίς αρχείο Προµηθευτή Πληροφορίες Εγγραφών Παρακράτησης Εξόφληση Παρακρατούµενου φόρου ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΕΣ ΚΑΙ ΕΓΓΥΗΣΕΙΣ Σχεδίαση Παραµετροποίηση Εκτέλεση ΠΙΣΤΩΤΙΚΑ ΤΖΙΡΟΥ Σχεδίαση Παραµετροποίηση Εκτέλεση Υπολογισµός Ενεργών Συµφωνιών Υπολογισµός Πιστωτικών Τζίρου ανά Πελάτη ηµιουργία Παραστατικών Εκτυπώσεις ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΠΩΛΗΣΕΩΝ Γενικά Κωδικοί Μεταφοράς, Ώρα Αποστολής, Αιτία Αποστολής Περιγραφή εκτύπωσης Επιλογή Εκτυπώσεων ΕΑΦ ΣΣ Καρτέλα Πελάτη Ισοζύγιο Πελατών Πωλήσεις - Τιµολόγιο Πωλήσεις - Πιστωτικό Πωλήσεις ελτίο Αποστολής Αξία Πιστωτικών Τζίρου ανά Πελάτη Αξία Πιστωτικών Τζίρου ανά Συµφωνία ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΑΓΟΡΩΝ Καρτέλα Προµηθευτή Ισοζύγιο Προµηθευτών ΑΠΟΘΕΜΑΤΑ ΑΡΧΙΚΗ ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ ΠΕΡΙΟ ΙΚΗ ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ Σχεδίαση Παραµετροποίηση Γενικά Αποτίµηση Προϊόντων Αποτίµηση Συναρµολογηµάτων

6 7.2.3 Εκτέλεση Προσαρµογή Μεθόδου Αποτίµησης Άνοιγµα / Κλείσιµο Περιόδου Αποτίµησης Περιοδική Αποτίµηση Αποθέµατος Υπολογισµός Κόστους Παραγωγής Υπολογισµός Κόστους Συναρµολογηµάτων ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ Σχεδίαση Παραµετροποίηση Εκτέλεση Αναφορές Κοστολόγησης Προϊόντος Ανάλυση Κέντρων Κόστους Παραγωγής Ανάλυση Αντικειµένου Κόστους Ανάλυση Κόστους Είδους Εγγραφές Οδηγού Κόστους Ανάλυση Κόστους ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ Μηνιαία Κατάσταση Βιβλίου Αποθήκης Ισοζύγιο Αποθήκης Ισοζύγιο Αποθήκης (Σύνοψη) ελτίο Αποστολής Βιβλίο Τεχνικών Προδιαγραφών Παραγωγή Παραµετροποίηση Εκτέλεση Βιβλίο Τεχνικών Προδιαγραφών Συναρµολογήµατα Παραµετροποίηση Εκτέλεση Βιβλίο Παραγωγής Κοστολογίου ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ A: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΑ ΑΝΑ ΠΕΡΙΟΧΗ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ (ΜΥΦ) ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΈΝΑΡΞΗΣ ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΈΤΟΥΣ ΈΛΕΓΧΟΣ ΑΦΜ ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΑ ΠΑΡΑΚΡΑΤΟΥΜΕΝΟΣ ΦΟΡΟΣ ΛΟΙΠΑ ΘΕΜΑΤΑ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΣΕΙΡΕΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΑΚΥΡΩΤΙΚΑ/ΠΙΣΤΩΤΙΚΑ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΕΣ/ΕΓΓΥΗΣΕΙΣ ΠΡΟΣΩΡΙΝΕΣ ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΠΙΣΤΩΤΙΚΑ ΤΖΙΡΟΥ ΕΠΙΤΑΓΕΣ ΚΑΙ ΓΡΑΜΜΑΤΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΠΕΡΙΟ ΙΚΗ ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ & ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΑΠΟΘΗΚΩΝ ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ ΠΑΓΙΑ ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΠΑΓΙΩΝ ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΑΓΙΩΝ ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΕΛΑΤΗ ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΠΕΛΑΤΩΝ ΓΕΝΙΚΟ ΚΑΘΟΛΙΚΟ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ & ΠΙΣΤΩΤΙΚΟ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΘΕΩΡΗΜΕΝΑ ΕΠΙΛΟΓΗ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΠΩΛΗΣΕΙΣ & ΑΠΟΘΗΚΕΣ - ΕΛΤΙΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ

7 8.29 ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΣΕ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΜΟΡΦΗ ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ ΚΑΡΤΕΛΑ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ ΚΑΡΤΕΛΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΒΙΒΛΙΟ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΚΟΣΤΟΛΟΓΙΟΥ ΒΙΒΛΙΟ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΩΝ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β: ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΑ ΑΝΑ GRANULE

8 1 Εισαγωγή 1.1 Microsoft GR H ελληνική έκδοση του Microsoft είναι ένα ολοκληρωµένο λογισµικό διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (ERP). Συγκεκριµένα, αυτοµατοποιεί τις επιχειρησιακές διαδικασίες που αφορούν τα οικονοµικά, τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, την παραγωγή, την ανάλυση, καθώς και τη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων, των έργων και της τεχνικής υποστήριξης. Αποτελείται από τα εξής υποσυστήµατα: Γενική Λογιστική Πάγια Αναλυτική Λογιστική Πωλήσεις και Εισπράξεις Επιταγές και Γραµµάτια ιαχείριση Σχέσεων Πελατείας Τεχνική Υποστήριξη Αγορές και Πληρωµές Αποθέµατα ιαχείριση Αποθήκης Παραγωγή Προγραµµατισµός υναµικότητας Πόροι Έργα Ανθρώπινο υναµικό 1.2 Ελληνικοποίηση του Microsoft Σκοπός της ελληνικοποίησης είναι η δηµιουργία µιας έκδοσης η οποία να είναι σύννοµη µε το Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων (ΚΒΣ) και του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου (ΕΓΛΣ) και συµβατή µε τις πρακτικές των ελληνικών επιχειρήσεων. Η ελληνική έκδοση του Microsoft Navision δεν είναι µια ακόµα εφαρµογή ή σειρά αντικειµένων τα οποία συνδυάζονται µε τη διεθνή έκδοση αλλά ένα νέο ολοκληρωµένο προϊόν. Η ελληνικοποίηση είναι µια συνεχής διαδικασία η οποία έχει τα εξής παραδοτέα: Ελληνική λειτουργία. Το Microsoft Navision 3.70 αποτελείται από µια σειρά από αντικείµενα (φόρµες, πίνακες, εκτυπώσεις, µονάδες επικοινωνίας, µονάδες κώδικα) τα οποία είναι κοινά σε όλες τις χώρες στις οποίες διανέµεται και µια σειρά από αντικείµενα τα οποία έχουν δηµιουργηθεί ή αλλαχθεί αποκλειστικά για τις ελληνικές επιχειρήσεις. Η λειτουργικότητα της ελληνικής έκδοσης του Microsoft Navision 3.70 έχει ελεγχθεί και πιστοποιηθεί, από εταιρεία ορκωτών λογιστών, ότι καλύπτει τις ανάγκες του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων και του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου. Περιβάλλον εργασίας (User Interface). Το περιβάλλον εργασίας και τα µηνύµατα έχουν µεταφραστεί στα ελληνικά. Επίσης τα ελληνικά αντικείµενα είναι διαθέσιµα και στα αγγλικά µε αποτέλεσµα η ελληνική έκδοση του Microsoft Navision να είναι πλήρως διαθέσιµη στην ελληνική αλλά και στην αγγλική γλώσσα. Βοήθεια. Όλα τα αρχεία βοήθειας έχουν µεταφραστεί στα ελληνικά. Επίσης υπάρχει βοήθεια για τα ελληνικά αντικείµενα στην ελληνική γλώσσα. Εγχειρίδια χρήσης. Η ελληνική έκδοση περιλαµβάνει δύο εγχειρίδια χρήσης στην ελληνική γλώσσα. Το πρώτο είναι η «Εισαγωγή» το οποίο βρίσκεται στο CD και το οποίο περιγράφει βασικές λειτουργίες του Microsoft Navision Το δεύτερο εγχειρίδιο είναι το «Ελληνική Λειτουργία του Microsoft» το οποίο περιγράφει την ελληνική λειτουργία και τα αντικείµενα του Microsoft Navision. Οδηγός Εγκατάστασης. Ο οδηγός εγκατάστασης του Microsoft Navision 3.70 έχει µεταφραστεί στα ελληνικά. Πρότυπη Εταιρία. Στο Microsoft Navision έχει δηµιουργηθεί µια πρότυπη εταιρία η Cronus International AE. Η εταιρία αυτή έχει παραµετροποιηθεί έτσι ώστε να αντιπροσωπεύει µια τυπική ελληνική εταιρία. Η εταιρία αυτή µπορεί να χρησιµοποιηθεί σαν ένας οδηγός

9 εγκατάστασης όµως σε καµία περίπτωση δεν είναι µια ολοκληρωµένη λύση η οποία µπορεί να αντιγραφεί και να χρησιµοποιηθεί από ένα πελάτη. 1.3 Σκοπός του Εγχειριδίου Χρήσης της Ελληνικής Λειτουργίας Ο σκοπός αυτού του εγχειρίδιου χρήσης είναι να πληροφορήσει τους χρήστες του Microsoft Navision 3.70 µε τον τρόπο τον όποιο εφαρµόζονται στο Microsoft Navision οι νόµοι και διατάξεις του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων και του Ελληνικού Γενικού Λογιστικού Σχεδίου που αφορούν την µηχανογραφική τήρηση βιβλίων και έκδοση στοιχείων, και που ισχύουν µέχρι την ηµεροµηνία έκδοσης αυτού του εγχειριδίου, καθώς επίσης και τις πιο κοινές ελληνικές πρακτικές που έχουν υλοποιηθεί στην εφαρµογή. Σε αυτό το εγχειρίδιο καλύπτονται τα παρακάτω υποσυστήµατα: Γενική Λογιστική Πάγια Αναλυτική Λογιστική Πωλήσεις και Εισπράξεις Επιταγές και Γραµµάτια Αγορές και Πληρωµές Αποθέµατα 1.4 Σηµειώσεις Το Microsoft Navision 3.70 διατίθεται στην ελληνική αγορά αποκλειστικά από τους πιστοποιηµένους συνεργάτες της Microsoft Business Solutions οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για την σωστή παραµετροποίηση του σύµφωνα µε α) τις ανάγκες των χρηστών και β) την συµβατότητά του µε τους ελληνικούς νόµους. Η ελληνικοποίηση δεν καλύπτει τους κλάδους επιτηδευµατιών (π.χ. τράπεζες) για τις οποίους ισχύουν ειδικές διατάξεις του ΚΒΣ και λοιπών νόµων περί λογιστικών εγγραφών, τήρησης βιβλίων και έκδοσης στοιχείων προς εκπλήρωση φορολογικών υποχρεώσεων. Αυτό το εγχειρίδιο είναι συµπληρωµατικό του εγχειριδίου «Εισαγωγή» και της «Βοήθειας». Προτείνουµε οι σύµβουλοι των συνεργατών µας που είναι υπεύθυνοι για την εφαρµογή της ελληνικοποίησης να παρακολουθήσουν το µάθηµα «Microsoft Business Solutions-Navision Ελληνικοποίηση». Είναι ευθύνη των πελατών να χρησιµοποιήσουν τις διαδικασίες µε τον τρόπο που περιγράφονται σε αυτό και άλλα εγχειρίδια έτσι ώστε το Microsoft Navision να συµµορφώνεται µε τις ισχύουσες απαιτήσεις του ΕΓΛΣ και ΚΒΣ. Είναι ευθύνη των πελατών να καταχωρούν τις εγγραφές και να εκτυπώνουν τις αναφορές στις σωστές ηµεροµηνίες και σύµφωνα µε ισχύουσες απαιτήσεις του ΕΓΛΣ και ΚΒΣ. Η Microsoft Business Solutions παραδίδει συνέχεια στους συνεργάτες και πελάτες της νέες εκδόσεις προγραµµάτων και νέα προγράµµατα. Τα προγράµµατα αυτά πρέπει να υλοποιούνται στους πελάτες της Microsoft Business Solutions σύµφωνα µε τις οδηγίες εγκατάστασης αυτών. 2

10 2 Γενική Λογιστική 2.1 Συγκεντρωτικές Καταστάσεις (ΜΥΦ) Σκοπός της ΜΥΦ είναι να δηµιουργηθούν δύο αρχεία που απεικονίζουν την κίνηση των προµηθευτών και πελατών κάθε ηµερολογιακό έτος. Στο αρχείο απεικονίζονται το σύνολο των παραστατικών (σαν αριθµός) καθώς επίσης και η συνολική αξία. Οι πελάτες/προµηθευτές δηµοσίου απεικονίζονται όλοι συνολικά κάτω από ένα κοινό Αριθµό Φορολογικού Μητρώου. Στα αρχεία συµµετέχουν µόνο τα παραστατικά τα οποία ξεπερνούν το θεσπισµένο όριο (την δεδοµένη στιγµή 300 ). Τα αποτελέσµατα της ΜΥΦ εξάγονται από το σύστηµα σε δύο διαφορετικά αρχεία: το αρχείο IL01 (για τους συµβαλλόµενους µε χρεωστικά υπόλοιπα) και το αρχείο IL01(PIS) (για τους συµβαλλόµενους µε πιστωτικά υπόλοιπα) Σχεδίαση Η λύση υλοποιείται µέσω ενός ενδιάµεσου πίνακα («Κατάσταση ΜΥΦ»), όπου ο χρήστης µπορεί να ελέγξει τα υπόλοιπα που του προτείνει το σύστηµα βάσει των κινήσεων και µετά να εξάγει τα αρχεία της ΜΥΦ. Η ΜΥΦ δηµιουργείται από τις καταχωρηµένες κινήσεις Πελατών/Προµηθευτών, ενώ λαµβάνει υπόψη βασικά δεδοµένα που υπάρχουν στις καρτέλες και στην παραµετροποίηση της Γενικής Λογιστικής Παραµετροποίηση Το πρώτο βήµα στην παραµετροποίηση των συγκεντρωτικών καταστάσεων είναι να ενηµερώσουµε το «Όριο ΜΥΦ» στην φόρµα «Παραµετροποίηση Γεν. Λογιστικής» (Φόρµα 118 General Ledger Setup, Πίνακας 98 General Ledger Setup). Το σύστηµα θα χρησιµοποιήσει το συγκεκριµένο πεδίο για να διαχωρίσει ποια τιµολόγιο τιµολόγια αφορούν την ΜΥΦ και ποια όχι. Το δεύτερο στάδιο είναι να ορίσουµε τον τρόπο που εµφανίζονται τα τιµολόγια στην ΜΥΦ, βάση των σειρών αρίθµησης. Η εργασία αυτή γίνεται στην φόρµα «Παραµετροποίηση ΜΥΦ» που βρίσκεται στην Γενική Λογιστική, Παραµετροποίηση, Αρ. Σειράς (Φόρµα MYF Setup, Πίνακας MYF Setup). Σε αυτή την φόρµα δηλώνουµε τον τρόπο που κάθε τιµολόγιο το οποίο ανήκει σε κάποια σειρά προσµετρά στο σύνολο των τιµολογίων του συµβαλλόµενου (παράγοντας αρίθµησης) και στο σύνολο του ποσού (παράγοντας ποσού). Στο συγκεκριµένο παράδειγµα, η σειρά S-CR+ που είναι πιστωτικό τιµολόγιο µετράει σαν ένα στοιχείο και το ποσό είναι αρνητικό.

11 Σηµείωση: Οι ακυρωτικές σειρές τιµολογίων πρέπει να έχουν -1 τόσο στον παράγοντα αρίθµησης όσο και στον παράγοντα ποσού. Το τελευταίο βήµα είναι να δηλώσουµε κατά την διαχείριση πελατών και προµηθευτών ποιος από αυτούς είναι υπόχρεος συγκεντρωτικών καταστάσεων και ποιος όχι. Αυτό γίνεται από το πεδίο «Υπόχρεος ΜΥΦ» στις καρτέλες Πελατών (Φόρµα 21 Customer Card, Πίνακας 18 Customer) και Προµηθευτών (Φόρµα 26 Vendor Card, Πίνακας 23 Vendor). Επίσης θα πρέπει να έχουν συµπληρωθεί σωστά οι χώρες των συµβαλλόµενων. Η διαδικασία της ΜΥΦ περιλαµβάνει µόνο όσους συµβαλλόµενους έχουν τον ίδιο κωδικό χώρας µε την εταιρεία Εκτέλεση Από το µενού της Γενικής Λογιστικής, Περιοδικές Εργασίες, ΜΥΦ, επιλέγουµε την «Κατάσταση ΜΥΦ» (Φόρµα MYF Statement, Πίνακας MYF Annual Data). Με τις δυο πρώτες επιλογές του µενού των λειτουργιών («ηµιουργία ΜΥΦ Πελατών» και «ηµιουργία ΜΥΦ Προµηθευτών») δηµιουργούµε τα δεδοµένα για τις συγκεντρωτικές καταστάσεις (Εκτύπωση Create Vendor MYF, Εκτύπωση Create Customer MYF). Το µοναδικό διαθέσιµο φίλτρο στις µαζικές εργασίες είναι το έτος. Επιλέγοντας Κατάσταση, Λεπτοµέρειες ΜΥΦ (Φόρµα MYF Details, Πίνακας MYF Details), µπορούµε να ελέγξουµε όλα τα παραστατικά τα οποία δηµιουργούν τα σύνολα του πελάτη ή προµηθευτή. Από τις Λειτουργίες και εκτελώντας το ηµιουργία Αρχείου ΜΥΦ και ηµιουργία Αρχείου ΜΥΦ (PIS) το σύστηµα θα δηµιουργήσει τα ASCII αρχεία στο C:\.. Σηµείωση : Οι µαζικές εργασίες δηµιουργίας δεδοµένων µπορούν να τρέξουν όσες φορές επιθυµούµε. Το σύστηµα διαγράφει όλα τα στοιχεία που βρίσκει για το έτος και τα ξαναδηµιουργεί από την αρχή. Έτσι µπορούµε να διορθώσουµε εύκολα τυχόν λάθη παραµετροποίησης που ανακαλύψαµε αργότερα. 2.2 Κλείσιµο Έτους Η διαδικασία κλεισίµατος οικονοµικού έτους έχει τροποποιηθεί ούτως ώστε να µπορούν να απεικονιστούν τα βήµατα κλεισίµατος τα οποία απαιτούνται από την ελληνική νοµοθεσία Παραµετροποίηση Για να υπάρχει η δυνατότητα να γίνουν τα βήµατα κλεισίµατος, προστέθηκε ένα πεδίο στο Καρτέλα Λογαριασµού (Φόρµα 17 G/L Account Card, Πίνακας 15 G/L Account) όπου για κάθε έναν µπορούµε να δηλώσουµε ποιος είναι ο αποτελεσµατικός λογαριασµός που µεταφέρει το υπόλοιπο 3

12 του. Το πεδίο αυτό βρίσκεται στην φόρµα καταχώρηση και ονοµάζεται «Λογαριασµός Κλεισίµατος» Εκτέλεση Αφού έχουµε συνδέσει τους αποτελεσµατικούς λογαριασµούς µε τους λογαριασµούς κλεισίµατος µπορούµε να εκτελέσουµε την διαδικασία κλεισίµατος έτους. Η εργασία βρίσκεται στο µενού της Γενικής Λογιστικής, Περιοδικές Εργασίες, Οικονοµικό Έτος, Κλείσιµο Αποτελεσµατικών Λογαριασµών (Εκτύπωση 94 Close Income Statement). Η διαδικασία διαφοροποιείται στην ελληνικοποίηση στο σηµείο του λογαριασµού κλεισίµατος. Αντί να εισάγουµε στην φόρµα το λογαριασµό κλεισίµατος, το σύστηµα διαβάζει για κάθε ένα λογαριασµό σε ποιον κλείνει από την φόρµα του λογιστικού σχεδίου. Επίσης µε τη καινούργια διαδικασία µπορούµε να κλείσουµε τους λογαριασµούς σε περιοδική βάση (π.χ. µήνα) Σηµείωση: Η εργασία πρέπει να εκτελείτε ανά βήµα, ούτως ώστε να ενηµερώνονται οι λογαριασµοί σωστά. 2.3 Απογραφή Έναρξης Με το κλείσιµο του έτους πρέπει να δηµιουργείται η εγγραφή απογραφής έναρξης, δηλαδή η εγγραφή η οποία µεταφέρει στο επόµενο έτος τα υπόλοιπα των Λογαριασµών Ισολογισµού χρεώνοντας ή πιστώνοντας τον λογαριασµό έναρξης. Ο λογαριασµός έναρξης πρέπει να έχει υπόλοιπο µηδέν αλλά να εµφανίζονται τα σύνολα χρέωσης και πίστωσης. Η εγγραφή απογραφής έναρξης τυπώνεται στο ηµερολόγιο ανοίγµατος το οποίο είναι διαφορετικό από το γενικό ηµερολόγιο. Τέλος, τα υπόλοιπα έναρξης πρέπει να εµφανίζονται στα ισοζύγια και στις καρτέλες Σχεδίαση Ο λογαριασµός ανοίγµατος λειτουργεί σαν ένας λογαριασµός συµφωνίας κάτω από τον οποίο αναλύονται οι λογαριασµοί ισολογισµού. Με την εκτέλεση της απογραφής δηµιουργείται µια εγγραφή στον λογαριασµό ανοίγµατος και ενηµερώνεται µε τα σύνολα χρέωσης και πίστωσης. Η ανάλυση των γραµµών της εγγραφής ανά λογαριασµό ισολογισµού δηµιουργείται σε ένα υπόκαθολικό (Sub-Ledger) του Microsoft Navision από όπου προκύπτει το ηµερολόγιο απογραφής Εκτέλεση Στις περιοδικές εργασίες της Γενικής Λογιστικής και πιο συγκεκριµένα στο µενού του οικονοµικού έτους επιλέγουµε «Υπόλοιπο Απογραφής» (Εκτύπωση Create Opening Entries). Από το πλήκτρο λειτουργίες, επιλέγουµε την δηµιουργία εγγραφών απογραφής. 4

13 Η ηµεροµηνία λήξης οικονοµικού έτους είναι η τελική ηµεροµηνία του τελευταίου κλειστού οικονοµικού έτους. Εισάγουµε τον αριθµό παραστατικού, τον λογαριασµό απογραφής έναρξης και την επιθυµητή περιγραφή καταχώρησης. Εκτελώντας την εργασία το σύστηµα δηµιουργεί µια εγγραφή για κάθε λογαριασµό ισολογισµού µε το υπόλοιπο του στην φόρµα «Εγγραφές Υπολοίπου Απογραφής» (Φόρµα Opening Balance Entries, Πίνακας Opening Entries). Ο λογαριασµός απογραφής ενηµερώνεται µε το σύνολο χρεώσεων και πιστώσεων. Αφού ελεγχθούν τα υπόλοιπα (η εργασία αυτή µπορεί να εκτελεστεί και µε την βοήθεια της εκτύπωσης, πατώντας το πλήκτρο εκτύπωση), από τις λειτουργίες επιλέγουµε κλείσιµο εγγραφών απογραφής. Η εργασία αυτή καταχωρεί τις εγγραφές έναρξης µε ηµεροµηνία την ηµεροµηνία έναρξης του έτους. Η σειρά αρίθµησης χρησιµοποιείται από το σύστηµα για να δηµιουργήσει µια εγγραφή στον λογαριασµό απογραφής έναρξης µε τα σύνολα της χρέωσης και πίστωσης. Με την οριστικοποίηση των εγγραφών απογραφής µπορούµε να εκτυπώσουµε το ηµερολόγιο ανοίγµατος επιλέγοντας από τις εκτυπώσεις της Γενικής Λογιστικής την εκτύπωση «Ηµερολόγια Έναρξης Γ/Λ-Α/Λ (ΕΛΛ)» (Εκτύπωση Opening Journal). Σηµείωση: Η ηµεροµηνία απογραφής είναι πάντοτε η ηµεροµηνία µε ενεργό το πεδίο «Νέα Οικονοµική Χρήση» όπως αυτή ορίζεται στη φόρµα «Οικονοµικές Περίοδοι» (Φόρµα 100 Accounting Periods). 2.4 Έλεγχος ΑΦΜ Σκοπός του Ελέγχου ΑΦΜ, είναι να προστατέψει τους χρήστες από την καταχώρηση ενός ΑΦΜ στην καρτέλα της εταιρίας, του πελάτη, και του προµηθευτή που δεν είναι σύµφωνο µε τον αλγόριθµο που προτείνεται από τις αρµόδιες κρατικές υπηρεσίες Σχεδίαση Όταν γίνεται εισαγωγή ή µεταβολή του ΑΦΜ της εταιρίας, του πελάτη ή του προµηθευτή, εκτελείται ο έλεγχος του αλγορίθµου, ο οποίος βρίσκεται στον κώδικα της εφαρµογής (Πίνακας VAT Registration No. Format) και δεν µπορεί να αλλαχθεί από τον χρήστη. Αν ο αλγόριθµος δεν επιβεβαιωθεί, εµφανίζεται µήνυµα σφάλµατος στον χρήστη το οποίο σηµαίνει ότι το ΑΦΜ πρέπει να αλλαχθεί για να συνεχιστεί η καταχώρηση. Προκειµένου να εκτελεστεί ο έλεγχος ΑΦΜ, θα πρέπει ο κωδικός της χώρας του πελάτη να είναι ίδιος µε τον κωδικό της χώρας της εταιρίας. Σηµείωση: Εξαίρεση στην επιβεβαίωση του αλγορίθµου αποτελεί το ΑΦΜ του δηµοσίου, το οποίο είναι:

14 2.4.2 Παραµετροποίηση Η παραµετροποίηση δεν διαφοροποιείται σε σχέση µε την W1 έκδοση του Microsoft Navision Σηµείωση: Σε περίπτωση που στο ΑΦΜ της χώρας χρησιµοποιηθούν εκτός από αριθµοί και γράµµατα, ο έλεγχος του αλγορίθµου εξακολουθεί να γίνεται, αλλά περιλαµβάνει µόνο το αριθµητικό µέρος του ΑΦΜ Εκτέλεση Σε περίπτωση που κατά την καταχώρηση (ή µεταβολή) του ΑΦΜ της εταιρίας, του πελάτη ή του προµηθευτή, δεν επαληθευτεί ο αλγόριθµος, προκύπτει το παρακάτω µήνυµα: 2.5 Υποκαταστήµατα Τρεις είναι οι περιπτώσεις λειτουργίας υποκαταστηµάτων: Μη αυτόνοµα και αποτίµηση αποθεµάτων στο σύνολο της εταιρίας, Αυτόνοµα και αποτίµηση αποθεµάτων στο σύνολο της εταιρίας, Αυτόνοµα και αποτίµηση αποθεµάτων ανά υποκατάστηµα. Η τρίτη περίπτωση καλύπτεται από το Microsoft Navision 3.70 µε τη δηµιουργία ανεξάρτητων εταιριών στην ίδια βάση δεδοµένων. Σκοπός των λειτουργιών που προστέθηκαν στο Microsoft Navision 3.70 είναι η κάλυψη των δυο πρώτων περιπτώσεων Σχεδίαση Η λύση στην παρακολούθηση των υποκαταστηµάτων για τις δυο πρώτες από τις παραπάνω περιπτώσεις δόθηκε µέσω µιας κύριας διάστασης. Για το σκοπό αυτό προστέθηκαν οι κύριες διαστάσεις στην αποθήκη (Πίνακας 14 Location, Φόρµα 5703 Location Card), που µπορεί µέσω των προτεραιοτήτων των διαστάσεων να εισάγεται αυτόµατα στις εγγραφές της λογιστικής (Μονάδα Κώδικα 408 Dimension Management) Παραµετροποίηση Αρχικά, πρέπει µια κύρια διάσταση να ορισθεί σαν υποκατάστηµα. Από τη Γενική Λογιστική, Παραµετροποίηση, ιαστάσεις, ιαστάσεις, ονοµάζουµε µία διάσταση «Υποκατάστηµα». Από τη φόρµα των διαστάσεων, για τη διάσταση «Υποκατάστηµα», επιλέγουµε ιάσταση, Κωδ. ιαστάσεων. Στη φόρµα των κωδικών διαστάσεων εισάγουµε τις τιµές της διάστασης «Υποκατάστηµα», δηλαδή όλα τα υποκαταστήµατα τα οποία έχει η εταιρία. Στη συνέχεια από το µενού της Γενικής Λογιστικής, Παραµετροποίηση, Παραµετροποίηση Γενικής Λογιστικής, επιλέγουµε Λειτουργίες, Αλλαγή Κυρίων ιαστάσεων. Στη φόρµα που εµφανίζεται επιλέγουµε τη διάσταση «Υποκατάστηµα» σαν µια Κύρια ιάσταση και πατάµε ΟΚ. Από το µενού της Γενικής Λογιστικής, Παραµετροποίηση, Παραµετροποίηση Γενικής Λογιστικής στην υπό-οθόνη «Γενικά», ο δηλώνουµε ποια κύρια διάσταση χρησιµοποιείται σαν υποκατάστηµα στο πεδίο «Χρήση Κύριας ιάστασης σαν Υποκατάστηµα». Για κάθε υποκατάστηµα, εκτός από τις διαστάσεις που ορίσθηκαν παραπάνω, µπορεί να εισαχθεί και ένα κέντρο ευθύνης (για τις ανάγκες των εκτυπώσεων και της ευκολίας του χρήστη). Το κέντρο 6

15 ευθύνης υποκατάστηµα θα πρέπει να έχει σαν κύρια διάσταση την αντίστοιχη τιµή για το υποκατάστηµα το οποίο αντιπροσωπεύει. Τέλος, προτείνεται κάθε αποθήκη να αντιστοιχιστεί µε την τιµή µίας κύριας διάστασης το υποκατάστηµα στο οποίο αυτή ανήκει. Σηµείωση: Αφού έχει ολοκληρωθεί η εισαγωγή των κέντρων ευθύνης και αποθηκών και η σύνδεσή τους µε το σωστό υποκατάστηµα µέσω µιας κύριας διάστασης υπάρχει η δυνατότητα να ορισθούν οι προτεραιότητες για κάθε τύπο εγγραφής από το µενού της Γενικής Λογιστικής, Παραµετροποίησης, ιαστάσεις, Προεπιλεγµένες Προτεραιότητες ιαστάσεων, όπου εµφανίζεται και ο πίνακας της αποθήκης Εκτέλεση Σε κάθε κίνηση που γίνεται, ο χρήστης θα πρέπει να καθορίζει το υποκατάστηµα το οποίο θα πρέπει να ενηµερωθεί. Αυτό γίνεται µε την επιλογή της κατάλληλης τιµής για την κύρια διάσταση (η οποία έχει παραµετροποιηθεί για να δηλώνει το υποκατάστηµα). Ιδιαίτερη περίπτωση αποτελούν οι εντολές διακίνησης. Στην επικεφαλίδα του συγκεκριµένου παραστατικού, υπάρχουν οι διαστάσεις από και προς (Φόρµα 5740 Transfer Order, Πίνακας 5740 Transfer Header). Οι διαστάσεις από αναφέρονται στην αποθήκη από την οποία εξάγεται το µετακινούµενο είδος, ενώ οι διαστάσεις προς αναφέρονται στην αποθήκη στην οποία αυτό εισάγεται. Με αυτόν τον τρόπο, η κίνηση της αποστολής θα ενηµερώνει το υποκατάστηµα από το οποίο αποστάληκαν τα είδη και η κίνηση της παραλαβής το υποκατάστηµα στο οποίο παραλήφθηκαν τα είδη (αν φυσικά οι δυο αποθήκες ανήκουν σε διαφορετικά υποκαταστήµατα) (Μονάδα Κώδικα 5704 Transfer Order-Post Shipment, Μονάδα Κώδικα 5705 Transfer Order-Post Receipt). Μέσω της κατάλληλης παραµετροποίησης των προεπιλεγµένων προτεραιοτήτων των διαστάσεων, υπάρχει η δυνατότητα αυτοµατισµού αυτής της διαδικασίας χωρίς να απαιτείται από τον χρήστη η συµπλήρωση της τιµής της διάστασης κάθε φορά που πρόκειται να εισάγει µια καινούρια εγγραφή. Σηµείωση: Στη φόρµα Προεπιλεγµένες Προτεραιότητες ιαστάσεων, η επιλογή αποθήκη επηρεάζει µόνο την αυτόµατη πρόταση στην περίπτωση απ ευθείας καταχώρησης γραµµών (π.χ. εγγραφές ειδών κ.τ.λ.) και όχι στην περίπτωση δηµιουργίας παραστατικών. 2.6 Προσωρινές Εγγραφές Οι προσωρινές εγγραφές δηµιουργήθηκαν στο Microsoft Navision 3.70, προκειµένου να υπάρχει η δυνατότητα να καταχωρούνται προσωρινά εγγραφές λογιστικής, πελατών, προµηθευτών και ΦΠΑ και να εµφανίζονται στις Ελληνικές εκτυπώσεις Σχεδίαση Τόσο η εισαγωγή όσο και η καταχώρηση των προσωρινών εγγραφών, γίνονται µε τον ίδιο ακριβώς τρόπο όπως και οι υπόλοιπες εγγραφές λογιστικής. Μια σηµαντική διαφορά υπάρχει µεταξύ των δυο τύπων εγγραφών. Οι προσωρινές εγγραφές µπορούν να γίνουν µόνο για λογαριασµούς λογιστικής, ΦΠΑ, πελατών και προµηθευτών. Οι προσωρινές εγγραφές καταχωρούνται µέσω της φόρµας προσωρινές εγγραφές (Φόρµα Πίνακας Sim. Gen. Journal Line) που βρίσκεται στο κύριο µενού της γενικής λογιστικής. Μετά την καταχώρηση, οι προσωρινές εγγραφές καταχωρούνται στο Αρχείο Καταχωρήσεων Προσωρινών Εγγραφών (Φόρµα Πίνακας 16761, Simulation Register). Από τη φόρµα αυτή, η οποία βρίσκεται στο κύριο µενού της γενικής λογιστικής, ο χρήστης µπορεί να δει τις εγγραφές που έχουν δηµιουργηθεί από κάθε καταχώρηση (συµπεριλαµβανοµένων και των 7

16 διαστάσεων), καθώς επίσης να διαγράψει ή να µεταφέρει τις προσωρινές καταχωρήσεις στη φόρµα εγγραφών λογιστικής προκειµένου να τις οριστικοποιήσει Παραµετροποίηση Πριν την καταχώρηση προσωρινών εγγραφών ο χρήστης θα πρέπει να δηµιουργήσει τουλάχιστον ένα πρότυπο εγγραφών µε τύπο «Προσωρινές». Αυτό γίνεται από τη φόρµα των Πρότυπων Εγγραφών, που βρίσκεται στο µενού της Γενικής Λογιστικής, επιλέγοντας Παραµετροποίηση και Πρότυπα Εγγραφών. ίνεται επίσης η δυνατότητα στο χρήστη να ορίσει και κάποιον κωδικό προέλευσης για τις προσωρινές εγγραφές, από τη φόρµα της Παραµετροποίησης Εγγραφών Προέλευσης (από το µενού της Γενικής Λογιστικής, Παραµετροποίηση, Κωδ, Ιχνηλασιµότητας, Παραµετροποίηση Κωδικών Προέλευσης Εκτέλεση Οποιεσδήποτε εγγραφές γίνονται από τη φόρµα Προσωρινές Εγγραφές, θεωρούνται ως προσωρινές. Αφού καταχωρηθούν, ενηµερώνεται το Αρχείο Καταχωρήσεων Προσωρινών Εγγραφών. Από τη φόρµα αυτή, ο χρήστης µπορεί να ελέγξει περαιτέρω τις εγγραφές που έχουν δηµιουργηθεί για κάθε καταχώρηση, επιλέγοντας Αρχείο Καταχωρήσεων και τον Τύπο Εγγραφών που επιθυµεί. Οι λειτουργίες που σχετίζονται µε τις καταχωρηµένες προσωρινές εγγραφές, είναι η διαγραφή που µπορεί να γίνει µε το F4, η µεταφορά στη φόρµα Εγγραφές Λογιστικής προκειµένου να οριστικοποιηθούν ή στη φόρµα Προσωρινές Εγγραφές, προκειµένου να αλλαχθεί κάτι και να καταχωρηθεί σαν µια νέα προσωρινή εγγραφή. Στην περίπτωση που ο χρήστης επιθυµεί να µεταφέρει µια προσωρινή καταχώρηση στη φόρµα Εγγραφές Λογιστικής και να την οριστικοποιήσει, µπορεί να επιλέξει, Λειτουργίες, Μεταφορά Γραµµής από τη φόρµα του Αρχείου Καταχωρήσεων Προσωρινών Εγγραφών. Στην περίπτωση που ο χρήστης επιθυµεί να µεταφέρει περισσότερες από µια προσωρινές καταχωρήσεις στη φόρµα Εγγραφές Λογιστικής ή στη φόρµα Προσωρινές Εγγραφές και να τις οριστικοποιήσει ή να τις αλλάξει και να τις καταχωρήσει πάλι σαν προσωρινές εγγραφές, µπορεί να επιλέξει, Λειτουργίες, Μεταφορά Γραµµών από τη φόρµα του Αρχείου Καταχωρήσεων Προσωρινών Εγγραφών. Η φόρµα επιλογών της µαζικής εργασίας Μεταφορά Γραµµών (Εκτύπωση 16755, Transfer Multi Selection), ζητάει από τον χρήστη να καθορίσει ποιες καταχωρήσεις θα µεταφερθούν, σε ποιο πρότυπο εγγραφών και σε ποια δέσµη. Να σηµειωθεί εδώ, ότι το πρότυπο εγγραφών θα πρέπει να είναι τύπου Γενικό ή Προσωρινές Εκτυπώσεις Στις παρακάτω εκτυπώσεις, έχει εισαχθεί η δυνατότητα να εµφανίζονται και τα ποσά που προέρχονται από τις προσωρινές εγγραφές: «Καρτέλα Λογαριασµού» (Εκτύπωση 16701) «Ισοζύγιο Γενικού και Αναλυτικών Καθολικών» (Εκτύπωση 16702) «Γενικό Καθολικό» (Εκτύπωση 16703) «Καρτέλα Πελάτη» (Εκτύπωση 16742) «Ισοζύγιο Πελατών» (Εκτύπωση 16743) «Καρτέλα Προµηθευτή» (Εκτύπωση 16760) «Ισοζύγιο Προµηθευτών» (Εκτύπωση 16761) Προκειµένου να συµπεριληφθούν τα προσωρινά ποσά στις παραπάνω εκτυπώσεις, ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει το σχετικό πεδίο. Όταν τυπώνεται µια από τις παραπάνω εκτυπώσεις ως θεωρηµένη, δεν µπορεί να συµπεριλαµβάνει και τα προσωρινά ποσά. 8

17 2.7 Λοιπά Θέµατα Γενικής Λογιστικής Περιγραφές Για λόγους οµοιοµορφίας στα κλειδιά των πινάκων, προτείνουµε οι περιγραφές των βασικών αρχείων (π.χ. λογαριασµών, πελατών) καθώς και των κωδικών στην Παραµετροποίηση να είναι σε κεφαλαία ή εάν είναι σε µικρά να είναι χωρίς τόνους Βαθµοί Λογιστικού Σχεδίου Η δοµή του λογιστικού σχεδίου ορίζεται στην Παραµετροποίηση της Γενικής Λογιστικής,όσον αφορά το λογιστικό σχέδιο Γενικής, και αντίστοιχα στην Παραµετροποίηση της Αναλυτικής Λογιστικής για το λογιστικό σχέδιο Αναλυτικής. Η παραµετροποίηση γίνεται στην φόρµα λογιστικό σχέδιο. Έχουµε την δυνατότητα να αναλύσουµε το λογιστικό σχέδιο µέχρι και τον πέµπτο βαθµό. Για κάθε βαθµίδα του λογιστικού σχεδίου, δηλώνουµε το µήκος του λογαριασµού. Στο συγκεκριµένο παράδειγµα, έχουµε ανάλυση τεταρτοβαθµίου και κάθε βαθµός αποτελείται από δύο ψηφία. Στο πεδίο διαχωριστικός χαρακτήρας εισάγουµε τον χαρακτήρα που χρησιµοποιούµε για τον διαχωρισµό των βαθµών (πχ. τελεία). Πανοµοιότυπη είναι και η παραµετροποίηση του λογιστικού σχεδίου Αναλυτικής Λογιστικής. Κάθε φορά που δηµιουργούµε ένα λογαριασµό, το σύστηµα χρησιµοποιεί αυτήν την παραµετροποίηση για να ενηµερώσει το πεδίο «Επίπεδο» (Φόρµα 17 G/L Account Card, Πίνακας 15 G/L Account). Τα επίπεδα των λογαριασµών χρησιµοποιούνται από τις εκτυπώσεις ισοζυγίων ούτως ώστε να δηµιουργηθούν τα απαιτούµενα σύνολα ανά βαθµό. Χρησιµοποιώντας την λειτουργία «ιαµόρφωση Λογιστικού Σχεδίου» µέσω της φόρµας «Λογιστικό Σχέδιο» (Φόρµα 16- Chart of Accounts) η εφαρµογή εκτελεί τις παρακάτω λειτουργίες: 1. Ελέγχει το λογιστικό σχέδιο (µήκος λογαριασµών) και επαναπροσδιορίζει τα επίπεδα. 2. Ενηµερώνει το πεδίο «Τύπος Λογαριασµού» µε «Καταχώρηση» για τους ελαχιστοβάθµιους και «Σύνολο» για τους ανωτεροβάθµιους. 3. Για κάθε λογαριασµό, εκτός των πρωτοβαθµίων, ελέγχει αν υπάρχει ο αντίστοιχος ανωτεροβάθµιος. 4. Για κάθε λογαριασµό µε τύπο «Σύνολο» αναδηµιουργεί το πεδίο «Προσθέτει». Σηµείωση: 9

18 Όλη η ανάπτυξη του λογιστικού σχεδίου πρέπει να είναι ίδια. Αν έχουµε ανάπτυξη σε µια οµάδα µέχρι 4 ο βαθµό και σε µια άλλη µέχρι 3 ο βαθµό τότε τα σύνολα ανά βαθµίδα θα είναι λανθασµένα Πρόσθετη Ονοµασία Λογαριασµών Έχουµε την δυνατότητα να ενηµερώσουµε τους λογαριασµούς του λογιστικού σχεδίου µε µια πρόσθετη ονοµασία σε περίπτωση που το πεδίο «ονοµασία» δεν είναι αρκετό για να χωρέσει την περιγραφή του λογαριασµού. Αυτό γίνεται µε την βοήθεια του πεδίου «πρόσθετη ονοµασία» (Φόρµα 17 G/L Account Card, Πίνακας 15 G/L Account). Αφού ενηµερώσουµε το πεδίο µπορούµε να το χρησιµοποιήσουµε σε εκτυπώσεις λογιστικής και να εµφανίσουµε την πλήρη ονοµασία των λογαριασµών Έλεγχος Ηµεροµηνιών Το σύστηµα ελέγχει την διαφορά ηµεροµηνίας µεταξύ της ηµεροµηνίας καταχώρησης (λογιστικοποίησης) και της ηµεροµηνίας παραστατικού. Ο έλεγχος γίνεται σε τρία επίπεδα, ανάλογα µε το αν η κίνηση αφορά Γενική Λογιστική, Αποθέµατα ή Αναλυτική Λογιστική. Σύµφωνα µε τις λογιστικές αρχές, οι έλεγχοι πρέπει να είναι οι εξής: Για κινήσεις που αφορούν αποθέµατα, δεν µπορεί η ηµεροµηνία λογιστικοποίησης να είναι αργότερα από 10 ηµέρες σε σχέση µε την ηµεροµηνία παραστατικού Για κινήσεις που αφορούν Γενική Λογιστική, δεν µπορεί η ηµεροµηνία λογιστικοποίησης να είναι αργότερα από τις 15 του επόµενου µήνα Για κινήσεις που αφορούν Αναλυτική Λογιστική, δεν µπορεί η ηµεροµηνία λογιστικοποίησης να είναι αργότερα από το τέλος του επόµενου µήνα Για να υλοποιηθούν οι αντίστοιχοι έλεγχοι δηµιουργήθηκαν τρία νέα πεδία στην παραµετροποίηση της Γενικής Λογιστικής (Πίνακας 98 G/L Setup). Τα τρία πεδία είναι τύπου Date Formula και εκφράζουν την σχέση µεταξύ της ηµεροµηνίας καταχώρησης και της ηµεροµηνίας παραστατικού. Κάθε εγγραφή η οποία καταχωρείται στο σύστηµα ελέγχεται βάση αυτών των πεδίων. Οι κινήσεις που αφορούν αποθέµατα ελέγχονται στην Μονάδα Κώδικα 21 - Item Jnl.-Check Line, και οι κινήσεις που αφορούν Γενική και Αναλυτική Λογιστική ελέγχονται στην Μονάδα Κώδικα 11 Gen. Jnl.-Check Line. Σηµείωση: Τα πεδία δεν είναι διαθέσιµα προς παραµετροποίηση από τους χρήστες για ευνόητους λόγους. Ωστόσο αν στο µέλλον αλλάξουν οι σχέσεις ο συνεργάτης θα µπορεί να εκφράσει τις νέες σχέσεις εισάγοντας τις πληροφορίες στον πίνακα. 10

19 2.7.5 Έλεγχος Σειρών Οι σειρές αρίθµησης παίζουν πρωταρχικό ρόλο για την παραµετροποίηση των ηµερολογίων στην γενική και αναλυτική λογιστική. Ουσιαστικά, το ηµερολόγιο συγκεντρώνει τις εγγραφές που θα εκτυπώσει βασιζόµενο στην σειρά της κάθε εγγραφής. Άρα πριν καταχωρηθούν οι εγγραφές στην λογιστική, γίνεται έλεγχος ότι ο αριθµός σειράς είναι ενηµερωµένος. Επιπλέον αλλαγές έχουν γίνει σε αρκετές µαζικές εργασίες που καταχωρούν εγγραφές στην λογιστική. Πιο συγκεκριµένα, έχει αντικατασταθεί ο αριθµός παραστατικού, που το σύστηµα ζητούσε ως τώρα, µε τον αριθµό σειράς καταχώρησης (πχ. «Αποτίµηση Συναλλαγµατικών ιαφορών», «Υπολογισµός και Καταχώρηση Εκκαθάρισης ΦΠΑ», εισαγωγή αρχείου ενοποίησης κτλ.). Μια ειδική περίπτωση όπου γίνεται ο έλεγχος σειρών είναι οι µηχανογραφηµένες επιταγές. Η µηχανογραφηµένες επιταγές, καταχωρούνται στο σύστηµα µε αριθµό παραστατικού τον αριθµό της επιταγής που έχει εκδοθεί. Κατά συνέπεια δεν µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε αρ. σειράς καταχώρησης στην δέσµη καταχώρησης. Για αυτό το λόγω στην παραµετροποίηση της Γενικής Λογιστικής προστέθηκε το πεδίο «Αρ. Σειράς Μηχ/νων Επιταγών». Το σύστηµα θα χρησιµοποιεί την συγκεκριµένη σειρά για την καταχώρηση ή ακύρωση των µηχανογραφηµένων επιταγών. Ο έλεγχος για την ενηµέρωση των σειρών γίνεται στην Μονάδα Κώδικα 12 - Gen. Jnl.-Post Line Επαγγέλµατα και ΟΥ ηµιουργήθηκαν δύο καινούργιοι πίνακες όπου εισάγουµε τα Επαγγέλµατα και τους Κωδικούς ΟΥ (Πίνακες Professions και Tax Offices αντίστοιχα). Η παραµετροποίηση γίνεται στις φόρµες ΟΥ και Επαγγέλµατα (Γενική Λογιστική, Παραµετροποίηση, Γενικά). Αφού δηµιουργήσουµε τους κωδικούς στην παραµετροποίηση, µπορούµε να τους συνδέσουµε σε διάφορα σηµεία της εφαρµογής και να τους χρησιµοποιήσουµε κατά την εκτέλεση εκτυπώσεων. Τα σηµεία που µπορούµε να συνδέσουµε ΟΥ και επαγγέλµατα είναι τα παρακάτω: Στοιχεία Εταιρίας Κέντρα Ευθύνης Πελάτες Προµηθευτές ιευθύνσεις Αποστολής Αποθήκες 2.8 Εκτυπώσεις Γενικής Λογιστικής Γενικά Θεωρηµένες εκτυπώσεις Οι θεωρηµένες εκτυπώσεις καταγράφονται στον πίνακα Official Printed Reports Log. Σε αυτό τον πίνακα καταγράφεται η περιγραφή της εκτύπωσης, η ηµεροµηνία και χρόνος εκτύπωσης, ο κωδικός χρήστη, η τελευταία σελίδα και το πλήθος των σελίδων της εκτύπωσης καθώς και οι ηµεροµηνίες για τις οποίες δηµιουργήθηκε η εκτύπωση. Επίσης καταγράφεται ο κωδικός και η τελευταία θεωρηµένη εγγραφή των ηµερολογίων. Για να καταγραφεί µια εκτύπωση σαν θεωρηµένη θα πρέπει να είναι «Ναι» η επιλογή Θεωρηµένη Εκτύπωση και να γίνει η εκτύπωση. εν καταγράφονται εκτυπώσεις που έχουν εκτελεστεί µε την επιλογή «Προεπισκόπηση». Σε περίπτωση που ο χρήστης εκτυπώσει την ίδια εκτύπωση για τις ίδιες ηµεροµηνίες τότε εµφανίζεται ένα µήνυµα λάθους. Αν η εταιρεία παρακολουθεί τα υποκαταστήµατα σαν κάποια κύρια διάσταση και έχει υποχρέωση να εκτυπώνει θεωρηµένα ανά υποκατάστηµα τότε ο τύπος διάστασης των υποκαταστηµάτων πρέπει να οριστεί στην παραµετροποίηση της Γ/Λ στο πεδίο «Κύρια ιάσταση σαν Υποκατάστηµα». Στην περίπτωση που έχουµε ορίσει κάποια διάσταση σαν υποκατάστηµα το σύστηµα καταχωρεί τις θεωρηµένες εκτυπώσεις ανά υποκατάστηµα. Σε όλες τις θεωρηµένες εκτυπώσεις υπάρχουν έλεγχοι, προκειµένου να διασφαλίζεται ότι ο χρήστης έχει επιλέξει τα σωστά φίλτρα όταν εκτυπώνει σε θεωρηµένο χαρτί. 11

20 Εκτυπώσεις σε CD Για να αποθηκεύουµε τις θεωρηµένες εκτυπώσεις σε CD θα πρέπει να ακολουθήσουµε την εξής διαδικασία: ηµιουργούµε ένα νέο εκτυπωτή τύπου GENERIC Ορίζουµε στον εκτυπωτή γραµµατοσειρά τύπου Greek 1253 Εκτελούµε την θεωρηµένη εκτύπωση σύµφωνα µε τις οδηγίες που περιγράφονται παρακάτω ανά εκτύπωση Στην επιλογή Εκτυπωτή επιλέγουµε τον GENERIC. Στην ίδια οθόνη επιλέγουµε την επιλογή «Εκτύπωση σε Αρχείο» ίνουµε ένα όνοµα και µονάδα αποθήκευσης του αρχείου. Μπορούµε να δούµε και να επεξεργαστούµε την εµφάνιση της εκτύπωσης µε την χρήση του Microsoft Word. Σηµείωση : Είναι πολύ πιθανόν η διαµόρφωση της εκτύπωσης (π.χ. µέγεθος γραµµατοσειράς) να πρέπει να αλλάξει έτσι ώστε να εκτυπώνεται σωστά σε ένα GENERIC εκτυπωτή Γενικό Καθολικό Η εκτύπωση του Γενικού Καθολικού έχει τις εξής επιλογές: Ηµεροµηνία Καταχώρησης. Υποχρεωτικό πεδίο Εκτύπωση Λογαριασµών µε: «Κενό», Υπόλοιπο, Με Κίνηση στην Περίοδο. Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα η επιλογή πρέπει να είναι «Κενό». Θεωρηµένη εκτύπωση. Η θεωρηµένη εκτύπωση δηµιουργείται µε την επιλογή «Ναι». Φίλτρα επιτρέπεται να ορισθούν µόνο για τα πεδία: Ηµεροµηνία Φίλτρο Κύρια ιάσταση (1 ή 2) Φίλτρο Ανάλογα µε την παραµετροποίηση στη Γενική Λογιστική Θεωρηµένη Εκτύπωση Συµπεριλαµβάνεται Υπόλοιπο Απογραφής. Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα και δεν έχει δηµιουργηθεί η εγγραφή έναρξης χρήσης η επιλογή πρέπει να είναι «Κενό». Όταν εκτυπώνουµε θεωρηµένα και έχει δηµιουργηθεί η εγγραφή έναρξης χρήσης η επιλογή πρέπει να είναι «Ναι» Ηµερολόγιο Γ/Λ & Α/Λ Σχεδίαση Το Ηµερολόγιο βασίζεται στις σειρές καταχώρησης. Για αυτόν το λόγω, είναι υποχρεωτικό όλες οι εγγραφές Γενικής και Αναλυτικής Λογιστικής να έχουν σειρά καταχώρησης Παραµετροποίηση Στη φόρµα «Τύποι Ηµερολογίων» πρέπει να ορίσουµε ένα κωδικό και µια περιγραφή ανά Ηµερολόγιο. Στη φόρµα «Σειρές ανά Ηµερολόγια» πρέπει να δέσουµε όλες τις σειρές µε τις οποίες έχουν δηµιουργηθεί εγγραφές στην Λογιστική (Γ/Λ & Α/Λ) µε τον αντίστοιχο κωδικό Ηµερολογίου. Σηµείωση : Η σειρά καταχωρήσεων της Αναλυτικής Λογιστική πρέπει να είναι πρώτες σε σειρά στον πίνακα Series per Journals Εκτέλεση Η εκτύπωση του Ηµερολογίου έχει τις εξής επιλογές: Κωδικός Ηµερολογίου. Υποχρεωτικό πεδίο Ηµεροµηνία Καταχώρησης. Υποχρεωτικό πεδίο Θεωρηµένη εκτύπωση. Η θεωρηµένη εκτύπωση δηµιουργείται µε την επιλογή «Ναι». Φίλτρα επιτρέπεται να ορισθούν µόνο για τα πεδία: Κωδικός Ηµερολογίου Ηµεροµηνία Καταχώρησης 12