ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΘΕΜΑ "ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ

Transcript

1 ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΘΕΜΑ "ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΕΠΙΒΛΕΠΟΥΣΑ ΚΑΘΗΓΗΤΡΙΑ; ΜΠΟΡΜΠΟΤΣΗ ΧΡΥΣΑΝΘΗ ΣΠΟΥΔΑΣΤΡΙΑ ΜΕΝΤΕΣΙΑΟΥ ΠΗΝΕΛΟΠΗ ΚΑΒΑΛΑ 1998

2 Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων wh ' Λ ί ί ' i l f i o f l (IP ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ Θέμα «Οργάνωση και Αυτοματισμός Γραφείου» Σπουδάστρια Μεντεσίδου Πηνελόπη Επιβλέπουσα Καθηγήτρια κ. Μπορμπότση Χρυσάνθη Καβάλα 1998

3 Αφιερώνω την πτυχιακή μου εργασία στους γονείς μου Γιώργο & Όλγα για την αγάπη τους και την συμπαράστασή τους στην πρόοδο και στην επιτυχία μου.

4 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ Π ΕΡΙΕΧΟΜ ΕΝΑ... I Π Ρ Ο Λ Ο ΓΟ Σ...V ΕΙΣΑΓΩ ΓΉ... 1 Κεφάλαιο 1 Ο ΡΟΛΟΣ ΤΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΣΤΗ ΣΥΓΧΡΟΝΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ 1.1. Έννοια και σημασία του Γραφείου για την επιχείρηση Ιστορική εξέλιξη Τόπος και χώρος εγκατάστασης των γραφείων...^ Επιλογή του τόπου εγκατάστασης του γραφείου... ^ Οργάνωση εσωτερικών χώρων Γραφεία κλειστού και ανοικτού τύπου Έννοια και περιεχόμενο του περιβάλλοντος Γραφείου Έπιπλα γραφείου Παράγοντες που επηρεάζουν την απόδοση των εργαζομένων στο γραφείο Φωτισμός...jg Εξαερισμός Θέρμανση Θόρυβος....jg Χρώματα...20 Κεφάλαιο 2 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΚΑΙ ΤΩΝ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΤΟ Υ 2.1. Οργάνωση των επιχειρήσεων... 21

5 Οργανογράμματα Τα τμήματα μιας σύγχρονης εττιχείρησης Το τμήμα Διοικητικού Το τμήμα Προσωπικού Το τμήμα Λογιστηρίου Το τμήμα Προμηθειών Το τμήμα Πωλήσεων Το τμήμα Μεταφορών Το τμήμα Παραγωγής Το τμήμα Μελετών και Ανάπτυξης Το τμήμα Δημοσίων Σχέσεω ν Οι εργασίες και οι δραστηριότητες του Γραφείου Αρχές σχεδιασμού της εργασίας Προγραμματισμός του χρόνου στο Γραφείο...42 Κεφάλαιο 3 ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ- ΑΝΑΓΚΑΙΟΤΗΤΑ ΤΗΣ ΕΠΟΧΗΣ 3.1. Έννοια και περιεχόμενο του αυτοματισμού γραφείου Μέσα αυτοματισμού Μέσα δημιουργίας και αναπαραγωγής εγγράφων Υπολογιστικές μηχανές Μέσα επικοινωνίας Μέσα ελέγχου και ασφάλειας Βοηθητικά μέσα γραφείου Μικρογραφική Έρευνα αγοράς των μέσων αυτοματισμού γραφείου... 68

6 Κεφάλαιο 4 ο ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΗΣ ΣΤΟ ΑΥΤΟΜΑΤΟΠΟΙΗΜΕΝΟ ΓΡΑΦΕΙΟ 4.1. Ιστορική εξέλιξη του Η/Υ Η δομή του ηλεκτρονικού υπολογιστή Μητρική πλακέτα Επεξεργαστής Κεντρική μνήμη Δευτερεύουσα μνήμη Οθόνη και κάρτα γραφικών Πληκτρολόγιο Ποντίκι Modem Εκτυπωτής Scanner Multimedia Λογισμικό (Software) Πακέτα φύλλων υπολογισμού Επεξεργαστής κειμένου Επεξεργαστής γραφικών Πολυεπεξεργαστής Λογιστικά πακέτα Πακέτα εμπορικής διαχείρισης Δίκτυα Η/Υ Internet Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο...gg Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση Ηλεκτρονικό εμπόριο Ομάδες συζητήσεων... 99

7 Κεφάλαιο 5 Α Υ ΤΟ Μ Α ΤΙΣ Μ Ο Σ ΓΡΑΦ ΕΙΟ Υ ΚΑΙ ΕΛΛΗΝΙΚΗ Π Ρ Α ΓΜ Α ΤΙΚ Ο ΤΗ ΤΑ Έρευνα: Μηχανογραφικός εξοπλισμός της γαλακτοβιομηχανίας ΤΥ Ρ Α Σ Α.Ε Μηχανογραφικός εξοπλισμός της μεταφορικής εταιρίας ΧΡ. & Ν ΠΑΠΑΡΗΣ Ι Μ Ε -Ε Π Ε ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ...105

8 ΠΡΟΛΟΓΟΣ Η εργασία αυτή έχει τίτλο «Οργάνωση και αυτοματισμός γραφείου» και συντάχθηκε ως πτυχιακή εργασία στα πλαίσια του εκπαιδευτικού προγράμματος του ΤΕΙ Καβάλας - Τμήμα Διοίκησης. Στόχος της εργασίας αυτής είναι να γίνει κατανοητή η σημασία και ο ρόλος που διαδραματίζει σήμερα το «Γραφείο» σε κάθε μορφής επιχείρηση Δημόσια ή Ιδιωτική, όπως επίσης και η ανάγκη ανάπτυξης και καλυτέρευσης του εργασιακού χώρου, με βάση την οργάνωση σε όλους τους τομείς της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Σήμερα στην εποχή του μεγάλου εμποροβιομηχανικού ανταγωνισμού που ξεπερνά τα όρια του κράτους η επιχείρηση για να ευδοκιμίσει χρειάζεται σωστή οργάνωση, σύγχρονη τεχνολογία, καλό όνομα, κύρος και αξιοπρέπεια στις εργασίες της. Εμπόδιο στη συγγραφή αυτής της εργασίας στάθηκε η φτωχή ελληνική βιβλιογραφία η οποία περιορίζεται σε μεταφορές ξένων εργασιών. Η εργασία αυτή συντάχθηκε κυρίως με τη βοήθεια άρθρων οικονομικών εφημερίδων και περιοδικών καθώς επίσης και αυτών που ασχολούνται με νέες τεχνολογίες α'./άτπ υξη κα> οργάνωση γραφείων και περιοδικών που ασχολούνται με μηχανές γραφείου από τον ελληνικό και διεθνή τύπο. Η συλ \ογή της βιβλιογραφίας έγινε από το ΕΛ ΚΕ ΠΑ τη Δημοτική βιβλιοθήκη Καβάλας και τη βιβλιοθήκη του ΤΕΙ Καβάλας. Θέλω να ευχαριστήσω ιδιαίτερα τον κ. Λεύτερη Τσαμπάζη ο οποίος με βοήθησε με τη διάθεση υλικού το οποίο έχει συλλέξει από εκθέσεις πληροφορικής Επίσης, θέλω να ευχαριστήσω θερμά την υπεύθυνη καθηγήτρια του ΤΕ! Καβάλας κσ Χρυσάνθη Μπορμπότση για τη συνεργασία της και την πολύτιμη βοήθεια της στην σύνταξη αυτής της εργασίας.

9 Η εργασία αυτή έχει συνταχθεί με σκοπό να περιγράφει την οργάνωση του Γραφείου και να αναλύσει βασικές αρχές των εργασιών του. Επίσης να δώσει λύσεις μέσα από την έρευνα σε προβλήματα αυτοματισμού και περιβάλλοντος γραφείου. Στο πρώτο κεφάλαιο περιγράφεται ο ρόλος του γραφείου σε μια σύγχρονη επιχείρηση. Ακολουθεί μια ματιά στην ιστορική εξέλιξη του ρόλου του γραφείου και αναλύεται, η επιλογή του τόπου εγκατάστασης των γραφείων, η οργάνωση εσωτερικών χώρων και των τύπων των γραφείων που συναντιόνται στη σημερινή επιχείρηση. Στη συνέχεια ασχολείται με το περιβάλλον του γραφείου και τους παράγοντες που επηρεάζουν την απόδοση των εργαζομένων μέσα σε αυτό. Το δεύτερο κεφάλαιο αναφέρεται στην οργάνωση των επιχειρήσεων και στο πως είναι οργανωμένα τα τμήματα μιας σύγχρονης επιχείρησης. Ακολουθεί μια αναφορά στις εργασίες και στις δραστηριότητες του Γραφείου όπως επίσης και στις αρχές σχεδιασμού της εργασίας. Το τρίτο κεφάλαιο αναφέρεται στην έννοια και στο περιεχόμενο του Γραφείου καθώς επίσης και στα μέσα που χρησιμοποιεί ένα σύγχρονο αυτοματοποιημένο γραφείο. Σ αυτό το κεφάλαιο γίνεται και μια έρευνα αγοράς των μέσων αυτοματισμού γραφείου. Στο τέταρτο κεφάλαιο γίνεται μια ιστορική ανδρομή στην εξέλιξη των ηλεκτρονικών υπολογιστών. Κατόπιν αναφέρεται στο Hardware και στο Software που χρησιμοποιούν οι υπολογιστές καθώς επίσης και στα δίκτυα των ηλεκτρονικών υπολογιστών. Τέλος γίνεται μια αναφορά στο Internet και στις λειτουργίες που παρέχει στους χρήστες. Στο πέμπτο κεφάλαιο γίνεται μια έρευνα σε κάποιες επιχειρήσεις όπου γίνεται αναφορά ως προς την οργάνωση των γραφείων τους και συγκεκριμένα στο προσωπικό και στις εργασίες που αυτό εκτελεί, στα μέσα αυτοματισμού που χρησιμοποιεί και στα πακέτα που χρησιμοποιούν για την οργάνωση των γραφείων τους.

10 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1θ. Ο ΡΟΛΟΣ ΤΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΣΤΗ ΣΥΓΧΡΟΝΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Έννοια και σημασία του Γραφείου για την επιχείρηση. Ο όρος «Γραφείο» χρησιμοποιείται στην Ελληνική γλώσσα με τέσσερις έννοιες. Με την πρώτη εννοούμε το μέρος της οικοδομής στο οποίο εργάζονται άνθρωποι που ασχολούνται με γραφική ή άλλου είδους πνευματική εργασία. Με την δεύτερη έννοια ο όρος χρησιμοποιείται στον πληθυντικό και σημαίνει την έδρα της επιχείρησης ή του οργανισμού. Με την τρίτη έννοια εννοούμε το έπιπλο που χρησιμοποιούμε για να εκτελούμε την γραφική εργασία, ενώ η τέταρτη έννοια χρησιμοποιείται κατά την διοικητική διαίρεση των Υπηρεσιών. ' Το γραφείο πρέπει να είναι ένας ενιαίος χώρος, όσο το δυνατόν τπο πολυτελής και εξοπλισμένος με όλες τις σύγχρονες εγκαταστάσεις, ώστε να εξασφαλίζει την καλή ψυχολογία των εργαζομένων και των πελατών, με αποτέλεσμα την άνοδο της παραγωγικότητας. Στο χώρο του «Γραφείου» προγραμματίζεται, σχεδιάζεται, μελετάται και εφαρμόζεται όλη η πορεία επίτευξης της καλύτερης λειτουργίας της επιχείρησης σε όλους τους τομείς της επιχειρηματικής δραστηριότητας με στόχο, την καλύτερη και πληρέστερη ανάπτυξη εσωτερικής επικοινωνίας μεταξύ της επιχείρησης και του κοινού.^ ^ Θεοδωράτος Ευάγγελος, Οργάνωση Γραφείου, έκδοση του ιδίου, Πάτρα, 1995, σελ. 1 Κοντάρης Γ.Α. - Μαυριογίαννη Ο.Ξ., Σύγχρονη Οργάνωση Γραφείου, Βιβλιοδετική Αναστασάκη, Αθήνα, 1992, σελ.9

11 1.2 Ιστορική εξέλιξη Σε παλιότερες εποχές, το γραφείο, με τη μορφή που το συναντάμε σήμερα, ήταν σχεδόν άγνωστο. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι οι δραστηριότητες των επιχειρήσεων, ο όγκος της παραγωγής και γενικότερα η έκταση των συναλλαγών ιδίως μέχρι τον 18ο αιώνα ήταν πολύ περιορισμένες και έτσι δεν υπήρχε η ανάγκη να τηρούνται πολύπλοκοι λογαριασμοί, να διεξάγεται εκτεταμένη αλληλογραφία, να τηρούνται αρχεία και να γίνονται άλλες συναφείς εργασίες, οι οποίες συμβάλλουν στην ανάπτυξη των Διοικητικών υπηρεσιών της επιχειρήσεως. Με την ανάπτυξη όμως της τεχνολογίας, που σημειώθηκε στο μεταξύ χρονικό διάστημα και μάλιστα στα τελευταία εξήντα χρόνια κατά τα οποία επικράτησε ο αυτοματισμός στη διαδικασία της παραγωγής, οι παραγωγικές δυνατότητες των επιχειρήσεων αυξήθηκαν σε πολύ μεγάλο βαθμό. Έτσι αναγκάσθηκαν να αναζητήσουν αγορές για την τοποθέτηση των προϊόντων τους πολύ πέρα από τα περιορισμένα όρια της πόλεως ή και της χώρας στην οποία είχαν την έδρα τους. Σε αυτό βοήθησε πάρα πολύ και η ραγδαία ανάπτυξη των μέσων μεταφοράς που σημειώθηκε στην ίδια περίοδο. Έτσι στις οικονομικά αναπτυγμένες χώρες παρατηρήθηκε μια διόγκωση των επιχειρήσεων και μια διεύρυνση των συναλλαγών τους σε παγκόσμια κλίμακα Αυτό με τη σειρά του είχε ως αποτέλεσμα την παράλληλη διεύρυνση των Διοικητικών δραστηριοτήτων των επιχειρήσεων, η οποία προκάλεσε και ανάλογη αύξηση του προσωπικού των γραφείων. Η επίδραση της συνεχώς αναπτυσσόμενης τεχνολογίας και της συνεχώς αυξανόμενης παραγωγής οδήγησε τις μεγάλες επιχειρήσεις, στην ανάγκη χρησιμοποιήσεως πολυωρόφων κτιρίων για τη στέγαση των διοικητικών υπηρεσιών. Η μεγάλη ανάπτυξη των Διοικητικών υπηρεσιών, οδήγησε στην ανάγκη καταμερισμού του έργου των επιχειρήσεων σε μεγάλες ομάδες ομοειδών εργασιών και τη δημιουργία μεγάλου αριθμού μονάδων οι οποίες κατανεμημένες σε μια ιεραρχική πυραμίδα παίρνουν τη μορφή Γεν. Διευθύνσεων, Διευθύνσεων, Τμημάτων ή Γραφείων. Έτσι το προσωπικό που εργάζεται μέσα στα γραφεία μιας * Φαναρκίιτη Παναγιώτη, Οργάνωση Γραφείου, Ίδρυμα Ευγενίδου, Αθήνα, 1983, σελ. 1

12 μεγάλης επιχειρήσεως, εντάσσεται σε ένα ορισμένο τομέα και ασχολείται συνήθως με έναν περιορισμένο αριθμό αντικειμένων. Αντίθετα στις μικρές ή μεσαίες επιχειρήσεις στις οποίες δεν έχουμε μεγάλο καταμερισμό έργων, όλες οι εργασίες γίνονται συνήθως από ένα γραφείο και το προσωτπκό που εργάζεται σε αυτό ασχολείται με μεγάλο αριθμό αντικειμένων. Έτσι η έννοια του παραδοσιακού γραφείου το οποίο είχε ως αποστολή την παραλαβή και διεκπεραίωση της αλληλογραφίας, τη μέριμνα για τη δακτυλογράφηση των εγγράφων, την τήρηση των αδειών και την παροχή άλλων βοηθητικών υπηρεσιών έχει ξεπερασθεί πριν από πολύ καιρό Τόπος και χώρος εγκατάστασης των γραφείων^ Ένας βασικός παράγοντας για την αποτελεσματική λειτουργία μιας επιχείρησης είναι η επιλογή του χώρου και του τόπου εγκατάστασης των Γ ραφείων. Οι παράγοντες που επιδρούν στην ανεύρεση του κατάλληλου τόπου και χώρου εγκατάστασής της, θα εξαρτηθούν κυρίως από το αντικείμενο με το οποίο ασχολείται η επιχείρηση. Συνήθως οι μεγάλες επιχειρήσεις αναθέτουν το έργο αυτό σε «ειδικά» γραφεία και οργανισμούς έτσι ώστε να πετύχουν την πιο σωστή επιλογή Επιλογή του τόπου εγκατάστασης του γραφείου Η ανεύρεση του κατάλληλου χώρου και τόπου για την εγκατάσταση ενός νέου Γραφείου εξαρτάται κυρίως από το αντικείμενο των εργασιών με το οποίο πρόκειται να ασχοληθεί η επιχείρηση. Σημαντικοί παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπ όψη είναι οι εξής: Σφακιανού Κων Σφακιανού Παν, Αρχές Λειτουργίας κ< ntertx)oks, Αθήνα, 1989, σεα. 74 θεοδωράτος Ευάγγελος, Οργάνωστι Γραφείου, έκδοση ι I Οργάνωσης Γραφείου, εκδόσεις JU ιδίου, Πάτρα, 1995, σεα. 37

13 1. ο τόπος εγκαταστάσεως των άλλων τομέων απασχόλησης της επιχείρησης. Συνήθως οι μεγάλες επιχειρήσεις έχουν εγκατεστημένα τα Γραφεία τους σε τέτοιο μέρος ώστε να εξασφαλίζεται ο έλεγχος. Έτσι ενώ τα Γραφεία μπορεί να είναι εγκατεστημένα στην πρωτεύουσα, τα εργοστάσια τους μπορεί να είναι εγκατεστημένα σε άλλες περιοχές της Ελλάδας. 2. Τα έξοδα για την αγορά ή την ενοικίαση του οικοπέδου όπως επίσης και τα πιθανά έξοδα για χώρους στάθμευσης των αυτοκινήτων τους. 3. Στην Ελλάδα έχουν θεσπισθεί Αναπτυξιακοί Νόμοι, όπου το κράτος δίνει διάφορα κίνητρα προκειμένου να εγκατασταθούν κάποιες επιχειρήσεις σε συγκεκριμένες περιοχές. 4. Η απόσταση των Γραφείων θα πρέπει να είναι τέτοια ώστε να μπορούν να εξυπηρετηθούν από τις Τράπεζες, τις Δημόσιες υπηρεσίες, τα Ταχυδρομεία κ.λ.π. 5. Τη δυνατότητα για ανεύρεση εξειδικευμένου προσωπικού και τη δυνατότητα μεταφοράς του στον τόπο διαμονής του. 6. Τη δυνατότητα μελλοντικών επεκτάσεων των γραφείων τόσο σε έκταση όσο και σε ύψος. 7. Τη δυνατότητα εξυπηρετήσεως του γραφείου από τα συγκοινωνιακά μέσα (αεροδρόμια, σιδηροδρομικούς σταθμούς κ.λ.π.) Οργάνωση εσωτερικών χώρων Ο εσωτερικός χώρος του γραφείου πρέπει να είναι έτσι διαμορφωμένος ώστε να παρέχει άνεση και να δημιουργεί ευχάριστο συναίσθημα τόσο στον εργαζόμενο όσο και στον επισκέτπη. Σφακιανου Κων - Σφαιαανού Παν, Αρχές Λειτουργίας και Οργάνωσης Γραφείου εκδόσεις Intertxjoks, Αθήνα, 1989, σελ.75

14 Τα γραφεία διακρίνονται σε ατομικά και ομαδικά, σε γραφεία κλειστού και ανοικτού τύπου και σε γραφεία διευθυντών, προϊσταμένων και υπαλλήλων προσωπικού. Εκτός από τα γραφεία άλλο χώροι, που είναι απαραίτητοι για τη σωστή λειτουργία της επιχείρησης, είναι οι αίθουσες συσκέψεων, οι αίθουσες υποδοχής, οι αίθουσες βιβλιοθηκών και οι αίθουσες αποθήκευσης παλαιού υλικού. Τους βοηθητικούς χώρους αποτελούν τα κτίσματα στα οποία στεγάζονται το κυλικείο, το εστιατόριο και οι χώροι υγιεινής. Ανάλογα με τους χώρους που έχουμε στη διάθεσή μας, με το είδος των εργασιών που ασχολούνται οι διάφορες υπηρεσίες και τον αριθμό των υπαλλήλων που θα εγκαταστήσουμε σε κάθε γραφείο, μπορούμε να σχεδιάσουμε και τα κατάλληλα σχήματα που θα δώσουμε στη διάταξη των γραφείων μέσα στους χώρους. Υπάρχει μια ποικιλία συστημάτων τα οποία μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για την οργάνωση των χώρων, ανάλογα με το είδος των εργασιών που θα κάνουμε. Μερικά από τα συστήματα αυτά είναι:^ 1 Σύστημα διατάξεως γραφείων σε παράλληλες σειρές. Στο σύστημα αυτό η διάταξη των γραφείων ακολουθεί παράλληλες σειρές οι οποίες συνδυάζονται με το σύστημα ροής της εργασίας. Το σύστημα αυτό είναι κατάλληλο για την οργάνωση λογιστηρίων ή εργασιών οι οποίες μέχρι να αποπερατωθούν ακολουθούν πολλά στάδια. 2. Σύστημα κυκλικής ροής. Στο σύστημα αυτό η εργασία κινείται κυκλικά Το σύστημα αυτό εξασφαλίζει ταχύτητα στην εκτέλεση της εργασίας και άμεση ανταλλαγή πληροφοριών. Είναι κατάλληλο για εργασίες που απαιτούν περιορισμένο αριθμό ενεργειών, όπως και η έκδοση διαφόρων εντολών, η εξόφληση διαφόρων λογαριασμών κλπ. ' Φαναρκΰιη Παναγιώτη, Οργάνωση Γραφείου. Ίδρυμα Ευγενίδου, Αθήνα. 1983, σεα.70

15 3. Σύστημα τριγωνικής διατάξεως των γραφείων. Το σύστημα αυτό ισχύει κυρίως στις μονάδες δακτυλογραφήσεως ή στις μονάδες ττου χρησιμοποιούν μηχανήματα μηχανογραφικής επεξεργασίας στοιχείων, όπως και για πολλές άλλες περιτττώσεις. Οι σταθερές γραμμές δείχνουν ότι το σύστημα αυτό, μπορεί να λειτουργήσει και με τρία μόνο γραφεία, ή ότι μπορεί να επεκταθεί σύμφωνα με όσα δείχνουν τα σχέδια με διακεκομμένες γραμμές. I I [-"-1 ο - ο - ο ο Τριγωνική διάταξη γραψΐίων 4. Σύστημα ελλειψοειδούς και σύστημα τοξοειδούς διατάξεως. Τα συστήματα αυτά ταιριάζουν στις περιτπώσεις που ένας μικρός αριθμός υπαλλήλων ασχολείται με τη διεξαγωγή μιας συγκεκριμένης διαδικασίας με πολύ λίγες φάσεις και μάλιστα στις περιτπώσεις που δεν απαιτείται για τη διεξαγωγή της διαδικασίας συνδρομή άλλων τμημάτων.

16 Ελλειψοειδής διάταξη των γραψείων Τοξοειδής διάταξιι των γραφεΐο^ν 5. Το σύστημα ροής κατά συγκλίνουσες σειρές. Το σύστημα αυτό χρησιμοποιείται κυρίως στα γραφεία προγραμματισμού της παραγωγής στα οποία οι διάφορες παραγγελίες κινούνται από το A στο Ε όπου γίνονται οι παραγγελίες προς το εργοστάσιο. 6. Σύστημα ροής κατά αποκλίνουσες σειρές. Το σύστημα αυτό εφαρμόζεται κυρίως στα τμήματα πωλήσεων στα οποία οι παραγγελίες συγκεντρώνονται σε ένα σημείο και στη συνέχεια κατανέμονται στα γραφεία ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο ασχολείται το καθένα. Σύστημα ροής κατά συγκλίνουσες σειρξς Σύστημα ροής κατά αποκλίνουσες σειρίς

17 7. Σύστημα με κινητό πλαίσιο. Το σύστημα αυτό έχει βασικό ττλεονέκτημα ότι αξιοποιεί στο μεγαλύτερο δυνατό βαθμό το διαθέσιμο χώρο. Ο ενδιάμεσος χώρος τταρέχει μια επιφάνεια ακόμη σε κάθε υπάλληλο για εργασία. Το σύστημα αυτό είναι κατάλληλο για ένα πλήθος εργασιών, όπως είναι η επεξεργασία των παραγγελιών στα τμήματα, ο έλεγχος αποθεμάτων, τα σχεδιαστήρια κλπ 1 " σ ^ Q 1 Ο 1 ~ Ό ~ ^ Q 1 1 σ ^ L ο 1 ο Ο 1 Σύστημα κινητού πλαισίου 8. Σύστημα Ford. Το σύστημα αυτό βασίζεται στην εφαρμογή και στα γραφεία της οργανωτικής αρχής Ford, που βασίζεται στη γραμμή συναρμολογήσεως. Στην περίτπωση αυτή ένας μεταφορικός ιμάντας που είναι προσαρμοσμένος στον κεντρικό διάδρομο μεταφέρει την εργασία από τον προϊστάμενο στους υπαλλήλους. Η εργασία αυτή ολοκληρωμένη τοποθετείται από τον υπάλληλο στον ιμάντα και στέλνεται στο χώρο περισυλλογής για διεκπεραίωση. Δίπλα σε κάθε υπάλληλο είναι τοποθετημένο ένα σήμα με το οποίο ο προϊστάμενος ειδοποιεί κάθε φορά που τοποθετεί στον ιμάντα την εργασία που προορίζεται γγ αυτόν. Το σύστημα αυτό χρησιμοποιείται στους μεγάλους οργανισμούς για τη διακίνηση της αλληλογραφίας από τμήμα σε τμήμα.

18 α α,α Πρόίοιοψενος α α Σύστημα Ford 9. Σύστημα οργανώσεως γραφείου σε σχήμα ορθής γωνίας. Το σχήμα αυτό μας δίνει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσουμε συνδυασμούς γραφείων και φοριαμών ώστε να αυξάνουμε την επιφάνεια εργασίας του υπαλλήλου και να δίνουμε τη δυνατότητα στο προσωπικό να χρησιμοποιεί μια ποικιλία μέσων, όπως π.χ. γραφομηχανές, τηλέφωνα, φακέλους αρχείου κλπ. Το σύστημα αυτό εφαρμόζεται συνήθως στα γραφεία των ιδιαιτέρων γραμματέων. Ο συνδυασμός αυτός έχει το πλεονέκτημα ότι εξασφαλίζει αρκετή επιφάνεια για γενικής φύσεως εργασίες, όπως η δακτυλογράφηση και χώρους για τοποθέτηση φακέλων και άλλων εγγράφων. Η μετακίνηση του υπαλλήλου από μια επιφάνεια στην άλλη εξασφαλίζεται με τη χρησιμοποίηση περιστρεφόμενων καθισμάτων ή με άλλο εφεδρικό κάθισμα. Χώρος γύ 2 ouptnpm j χώρος έργαοίος αχώρος 1 ΎΡαφο- I μ-ηχοντί^ Γραφείο σε σχήμα ορθής γωνίας

19 10. Χρήση διαχωρκττικών στοιχείων. Για την καλύτερη εκτέλεση της εργασίας και την αποφυγή των παρενοχλήσεων που μπορεί να προκαλούνται από την συνύπαρξη σε στενό περιβάλλον πολλών υπαλλήλων χρησιμοποιούνται διάφορα διαχωριστικά στοιχεία, τα οποία τοποθετούνται μεταξύ των γραφείων, έτσι ώστε να μην διασπάται η προσοχή του προσωπικού. Τα διαχωριστικά αυτά στοιχεία είναι χαμηλά και συνήθως από τζάμια ή από διαφανή πλαστική ύλη, ώστε να μην παρεμποδίζουν το φωτισμό 11. Οργάνυχτη του χώρου με τη μορφή του φυσικού τοπίου. Το σύστημα αυτό αποτελεί την τελευταία εξέλιξη στα συστήματα οργανώσεως των γραφείων ανοικτού τύπου. Το σύστημα αυτό σημειώνει μεγάλη ανάπτυξη και στηρίζεται στη χρησιμοποίηση και κατάλληλη διαμόρφοχτη ελευθέρων χωρών, μέσα στους οποίους τοποθετούνται οι διάφορες μονάδες, ανάλογα με τη θέση που έχουν μέσα στο σύστημα ροής της εργασίας. Οι μονάδες που τοποθετούνται μέσα στο χώρο χωρίζονται με διαδρόμους, που διαμορφώνονται κατάλληλα με τη χρησιμοποίηση εττίπλων, όπως αρχειοθηκών ή διαφόρων διακοσμητικών στοιχείων. Το σύστημα αυτό έχει πάρα πολλά πλεονεκτήματα, όπως η οικονομία, η αισθητική ικανοποίηση, η ταχύτητα, η εύκολη εποτπεία κλπ.

20 Γραφεία κλειστού και ανοικτού τύπου* Η διάκριση αυτή σχετίζεται άμεσα με το είδος των εργασιών που εκτελούνται μέσα σε κάθε γραφείο. Οι εργασίες μπορούν να διακριθούν σε δυο βασικές κατηγορίες, δηλαδή στις διανοητικές εργασίες ή στις μηχανικές ή χειρωνακτικές εργασίες. Οι διανοητικές εργασίες γίνονται στα γραφεία «κλειστού τύπου», ενώ οι μηχανικές ή χειρωνακτικές εργασίες γίνονται στα γραφεία «ανοικτού τύπου». Τα γραφεία «κλειστού τύπου» είναι σχετικά μικροί χώροι, με ένα ή δύο δωμάτια και προορίζονται για στελέχη, που ασχολούνται με διανοητική εργασία και χρειάζονται αυτοσυγκέντρωση. Στην κατηγορία των Γραφείων αυτών ανήκουν τα Γραφεία των Διευθυντών, των προϊσταμένων και τα γραφεία των γραμματέων. Τα γραφεία «ανοικτού τύπου» αντίθετα είναι μεγάλοι χώροι, χωρίς πολλά χωρίσματα. Τα Γραφεία αυτά χρησιμοποιούνται από μεγάλες επιχειρήσεις οι οποίες στεγάζουν εκεί τους υπαλλήλους που ασχολούνται με εργασίες οι οποίες χρειάζονται προσοχή αλλά όχι ιδιαίτερη και ούτε χρειάζονται μεγάλη συγκέντρωση. Τέτοια Γραφεία είναι τα Γραφεία των Τραπεζών, που ασχολούνται με την κίνηση των καταθέσεων ή των χορηγήσεων δανείων, τα γραφεία που έχουν μεγάλη επαφή με το κοινό και ασχολούνται με την έκδοση διαφόρων αδειών κ.λ.π. Τα γραφεία «ανοικτού τύπου» παρουσιάζουν τα εξής πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα: 1 Συνήθως βρίσκονται στο ισόγειο των κτιρίων, όπου εκεί φωτίζονται από το ηλιακό φως. 2. Διευκολύνεται η άσκηση εποτπείας του προσωπικού από τον προϊστάμενο ο οποίος έχει άμεση επαφή με αυτό. 3. Η κατασκευή και η αλλαγή της διατάξεως των γραφείων είναι φθηνή και εύκολη ε<ρόσον τα τυχόν υπάρχοντα χωρίσματα είναι ελαφριά και μετακινούνται εύκολα. Θεοδωράτος ΕυάγγεΑος, Οργύνοκτη Γραφείου, έκδοση του ιδίου, Πάτρα,1995, σελ.42

21 4. Υπάρχει η δυνατότητα για συνδυασμένη χρησιμοποίηση των διαφόρων μηχανημάτων όπως π.χ. των αριθμομηχανών, των γραφομηχανών, των τηλεφώνων, των ηλεκτρονικών υπολογιστών κ.λ.π. 5. Εξασφαλίζεται ομοιομορφία και οικονομία στη θέρμανση, τον φωτισμό και τον εξαερισμό των χώρων. 6. Η ροή εργασίας μεταξύ των ατόμων των διαφόρων τμημάτων γίνεται ευκολότερη γιατί η μετακίνηση των εγγράφων και των υπαλλήλων από ένα γραφείο σε άλλο είναι άμεση. 7. Η ετπκοινωνία μεταξύ των εργαζομένων σε διάφορα τμήματα είναι εύκολη και δεν χρειάζεται να αφήσουν την θέση τους και να περπατούν για να ετπσκευτούν τους συναδέλφους τους. 8. Η διακόσμηση του χώρου είναι ευκολότερη εφόσον μετέχουν όλοι οι υπάλληλοι, για να κάνουν πιο ευχάριστο τον χώρο όπου εργάζονται. ^ 3 Ο i 'C '0 I L_, Θ Τα Γραφεία 1 και 2 είναι κλειστού τύπου και τα υπόλοιπα ανοικτού. Μειονεκτήυατα 1. Τα γραφεία ανοικτού τύπου δεν παρέχουν τη δυνατότητα πραγματοτγοιήσεως εμπιστευτικών συζητήσεων όταν αυτό είναι απαραίτητο. 2. Η ομοιομορφία του φωτισμού, της θερμάνσεως και του εξαερισμού είναι δυνατό να προκαλεί δυσφορία σε ορισμένα άτομα γιατί, όπως είναι γνωστό οι ανάγκες αυτές διαφέρουν από άτομο σε άτομο. 3. Ο θόρυβος ο οποίος προκαλείται από τα διάφορα μηχανήματα ηλεκτρικές γραφομηχανές, τέλεξ, λογιστικές μηχανές κ.λ.π. προκαλεί δυσάρεστα συναισθήματα στο προσωπικό και κατά συνέπεια στη μείωση της απόδοσής τους.

22 4. Επίσης οι συνομιλίες είναι δυνατόν να διακόπτουν την συγκέντροχτη άλλων εργαζομένων και να μειώνουν την απόδοσή τους. 5. Τα ανώτερα στελέχη διακότπονται ευκολότερα όταν βρίσκονται σε ανοικτού τύπου γραφεία απ ότι όταν βρίσκονται σε κλειστού τύπου. 6. Επειδή γίνεται εντατική χρήση της γης και τα γραφεία είναι κατασκευασμένα στα ισόγεια μεγάλων αιθουσών αντί για πολυώροφες οικοδομές δεν είναι κατάλληλα για το κέντρο μεγάλων και ττυκνοκατοικημένων πόλεων. Είναι ιρανερό ότι τα πλεονεκτήματα του γραφείου «ανοικτού τύπου» είναι μειονεκτήματα του γραφείου «κλειστού τύπου» όπως και τα μειονεκτήματα του γραφείου «ανοικτού τύπου» είναι πλεονεκτήματα των γραφείων «κλειστού τύπου» Έννοια και περιεχόμενο του περιβάλλοντος Γραφείου Το περιβάλλον του γραφείου επηρεάζει σε σημαντικό βαθμό την απόδοση των εργαζομένων μέσα σε μια επιχείρηση. Διάφορες μελέτες που έγιναν έδειξαν ότι η παραγωγικότητα των εργαζομένων αυξήθηκε κατά 10% εως και 30% λόγω της βελτίωσης του εργασιακού τους περιβάλλοντος. Οι εργαζόμενοι πρέπει να δουλεύουν σε ένα ενιαίο χώρο με άνεση χωρίς να σπαταλούν το χρόνο τους εττικοινωνώντας άσκοπα με τους συναδέλφους τους. Σε κάθε γραφείο συνυπάρχουν τρεις παράγοντες: Οι άνθρωποι, το φυσικό περιβάλλον και οι πληροφορίες. Τα στοιχεία αυτά είναι καθοριστικά για να επιβιώσει και να επιτύχει μια επιχείρηση. Η εποχή όπου οι εργοδότες αγνοούσαν τις ανάγκες των εργαζομένων έχει πια περάσει, όπως επίσης έχει περάσει και ο ιεραρχικός τρόπος σκέψης τους και η κατακράτηση των πληροφοριών από τον ιδιοκτήτη της ετπχείρησης και τα λ'γα άτομα γύρω από αυτό. Φωτογραφίες τραβηγμένες στις αρχές του αιώνα απεικονίζουν τεράστιους, ψηλοτάβανους, άχρωμους χώρους με γραφεία στοιβαγμένα άβολα * * Πσττανδρέου Κώστα, Εισαγωγή στον Αυτοματισμό Γραφείου, εκδόσεις Νέων Τεχνολογιών Έκδοση Αθήνα, 1996 σελ. 191

23 δημιουργώντας μια «βαριά» ατμόσφαιρα. Μια ατμόσφαιρα που μόνο την αύξηση της παραγωγικότητας δεν βοηθούσε. Σήμερα ο σχεδιασμός του εργασιακού περιβάλλοντος γίνεται με τέτοιο τρόπο ώστε να δημιουργήσει μια «φιλική» σχέση μεταξύ του εργαζόμενου και του χώρου στον οποίο εργάζεται. Οι χώροι δημιουργούνται ανάλογα με τις ανάγκες του γραφείου ώστε να το κάνουν αποδοτικότερο, δίνοντας ελευθερία στις κινήσεις των εργαζομένων, είτε αυτοί είναι καθιστοί, είτε όρθιοι. Στόχος είναι να επιτυγχάνεται η ταχύτερη και πιο άνετη ανταλλαγή πληροφοριών και υττηρεσιών. Εττίσης, πριν γίνει η μελέτη και διαμορφωθεί ο χώρος πρέπει να ληφθεί υττ" όψη το είδος της επιχείρησης. Αλλιώς διαμορφώνεται ένα δικηγορικό γραφείο και διαφορετικά ένα διαφημιστικό Έπιπλα γραφείου Η γραφειοκρατία που ανατττύχθηκε στις αρχές του αιώνα μας συνδυάζεται με τη σύγχρονη ανάπτυξη του τομέα των υττηρεσιών, επικεντρώνοντας το ενδιαφέρον των διακοσμητών εσωτερικών χώρων και των designers στους χώρους εργασίας και στον εξοπλισμό τους. Οι Ευρωπαίοι σχεδιαστές επίπλων γραφείου σχεδιάζουν τα έπιπλα εςπάσον προηγουμένως έχουν μελετήσει το εργασιακό περιβάλλον και τις προοτπικές του όπως εττίσης και τις ανάγκες που δημιουργούνται από τις κοινωνικοοικονομικές αλλαγές. Έτσι προσφέρουν στην παγκόσμια αγορά εργονομικά έττιπλα κατασκευασμένα με σύγχρονα υλικά και υψηλό αισθητικό επίπεδο. Σύμφωνα με στατιστικές οι διαφημιστικές εταιρίες αλλάζουν διαρρύθμιση και γραφεία κάθε τρία με τέσσερα χρόνια. Επίσης καμία από τις άλλες εταιρίες που υπάγονται στον τομέα των υπηρεσιών δε μπορεί να έχει την ίδια διαρρύθμιση για περισσότερο από πέντε χρόνια, " ' '" σύγχρονο γραφείο. Κέρδος. Βδική έκδοση. Οκιώβρ<ος σελ. 23 ^καβρέφτης ιης επιχείρησης το έπιπλο γραφείου. Κέρδος. Βδική έκδοση. Οκτώβριος σελ.

24 Τα έπιπλα έχουν τεράστια σημασία για την αποδοτικότητα του προσωπικού και διακρίνονται σε έπιπλα γραφείου, σε καθίσματα και σε αρχειοθήκες. Τα έττπτλα γραφείου είναι ξύλινα ή μεταλλικά. Τα ξύλινα είναι καταλληλότερα, γιατί απορροφούν τα θόρυβο και δημιουργούν μια ευχάριστη ατμόσφαιρα, είναι όμως ακριβότερα και για το λόγο αυτό προορίζονται μόνον για τους διευθυντές και τους προϊσταμένους. Τα μεταλλικά είναι φθηνότερα, στερεότερα, περισσότερα εύχρηστα και μετακινούνται ευκολότερα, προκαλούν όμως δυσάρεστα συναισθήματα στο προσωπικό, γιατί το καλοκαίρι είναι πολύ ζεστά και το χειμώνα πολύ κρύα. Ανάλογα με τους σκοπούς για τους οποίους προορίζονται τα γραφεία διακρίνονται σε πολλά είδη. Τα βασικότερα είναι τα γραφεία με διπλό βάθρο, τα γραφεία με μονό βάθρο και τα γραφεία δακτυλογράφων. Τα γραφεία με διπλό βάθρο, είναι τα έπιπλα εκείνα που έχουν στις δυο πλευρές τους σειρές από συρτάρια για την τοποθέτηση μέσα σε αυτά φακέλων ή άλλων τυποποιημένων εγγράφων. Τα γραφεία του τύπου αυτού ανάλογα με το προσωπικό που τα χρησιμοποιεί και με τον προορισμό τους έχουν διάφορα μεγέθη και διάφορα είδη εξοπλισμού. Τα γραφεία με μονό βάθρο, είναι τα γραφεία εκείνα που φέρουν μόνο στη μια πλευρά σειρά από συρτάρια για τοποθέτηση φακέλων, καρτελών ή άλλων εγγράφων. Τα γραφεία μονού βάθρου χρησιμοποιούνται στην περίπτωση που θέλουμε να εκμεταλλευθούμε όσο είναι δυνατό, το χώρο που έχουμε στη διάθεσή μας. Τα γραφεία δακτυλογράφων είναι ειδικά κατασκευασμένα ώστε να επιτρέπουν την άνετη χρησιμοποίηση των γραφομηχανών και να έχουν τους απαραίτητους χώρους για φύλαξη ενός περιορισμένου αριθμού εγγράφων. Συνήθως για τους προϊσταμένους των ανωτέρων και ανωτάτων βαθμιδών, χρησιμοποιούμε γραφεία με διπλό βάθρο ενώ για το κατώτερο προσωπικό και το προσωπικό γενικών καθηκόντων, χρησιμοποιούμε γραφεία με μονό βάθρο. Λειτουργίας κα, Οργάνωσης Γραφείου, εκδόσεις Φαναρκύτη Παναγιώτη, Οργάνωση Γραφείου, Ίδρυμα Ευγενίδου, Αθήνα, 1983, σελ.83

25 Τα κριτήρια επιλογής των γραφείων είναι τα εξής: 1. Η επιφάνεια δεν πρέπει να είναι μεγαλύτερη από τις δυνατότητες που έχει ένα άτομο να φθάσει στα δυο άκρα της. 2. Τα συρτάρια του γραφείου πρέπει να δέχονται τυποποιημένους φακέλους και να διαθέτουν χώρους για μολύβια, καρφίτσες, συνδετήρες και λοιπά είδη γραφικής ύλης που τοποθετούνται πάνω στο γραφείο. 3. Το κάτω μέρος του γραφείου πρέπει να είναι κατασκευασμένο έτσι ώστε να επιτρέπει το καθάρισμα των γραφείων. * Παράγοντες που επηρεάζουν την απόδοση τω ν εργαζομένων στο γραφείο. Ένας βασικός παράγοντας που ανεβάζει την απόδοση των εργαζομένων είναι το περιβάλλον που εργάζονται. Οι σωστές συνθήκες, είτε αυτές αφορούν τον φωτισμό, τον κλιματισμό, την αντιμετώπιση των θορύβων κ.λ.π. συντελούν αποφασιστικά στην αύξηση παραγωγικότητάς τους για τους εξής λόγους: της 1. Οι καλές συνθήκες δεν δημιουργούν αίσθημα κόπωσης από την συνεχή ημερήσια εργασία. 2. Το ηθικό των εργαζομένων είναι υψηλό, οι οποίοι εργάζονται με κέφι όταν νοιώθουν ευχάριστα και άνετα στη δουλειά τους. 3. Ακόμη και σε δύσκολες στιγμές, όταν υπάρχει πολλή και επείγουσα δουλειά, ή κάτι δεν πηγαίνει καλά και υπάρχουν προσωρινά προβλήματα, η επιχείρηση μπορεί να ζητήσει την κατανόηση και τη συμπαράσταση των εργαζομένων. Φαναρκότη Παναγιώτη, Οργάνακιη Γραφείου, Ίδρυμα Ευγενίδου. Αθήνα 1983, σελ,ββ Βουτσινΰς Γεώργιος, Οργάνωση και λειτουργία γραφείου, ΟΕΔΒ, Έκδοση I Αθήνα 1995 σελ.39...

26 Φωτισμός Τις πιο παραγωγικές ώρες της ζωής τους οι άνθρωποι τις αναλώνουν στο χώρο της εργασίας τους, σε ένα γραφείο. Πρωταρχική προϋπόθεση για να εργασθούν αποδοτικά είναι ο φωτισμός του γραφείου τους να μην τους δημιουργεί προβλήματα. Ο φωτισμός των γραφείων πρέπει να είναι επαρκής και κατάλληλος για την εργασία που εκτελείται. Ο φωτισμός διακρίνεται σε φυσικό και τεχνητό. Προτιμότερος είναι ο φυσικός φωτισμός της ημέρας, ο οποίος βοηθάει την ψυχική ευεξία και την όραση των εργαζομένων. Υποστηρίζεται ότι το 80% των τοίχων καλό είναι να καλύπτεται από παράθυρα. Όταν όμως αυτό δεν είναι δυνατό τότε χρησιμοποιείται ο τεχνητός. Έτσι στους χώρους γραφείων συνιστάται η εγκατάσταση ηλεκτρικών λαμπτήρων φθορίου στην οροφή τους. Οι λαμπτήρες φθορίου δίνουν ομοιόμορφο φωτισμό και παρέχουν προστασία στην όραση των εργαζομένων και η κατανάλωσή τους είναι οικονομική. Εκτός από τους λαμπτήρες φθορίου υπάρχουν και οι λαμπτήρες «ηλίου» (χρώματος μπλε) που παρέχουν φωτισμό ισοδύναμου ποιότητας με τον ήλιο Εξαερισμός ^ Όταν μέσα σε ένα κλειστό χώρο, όπως είναι συνήθως τα γραφεία, εργάζονται πολλοί άνθρωποι και μάλιστα όταν καπνίζουν, ο αέρας μολύνεται πολύ γρήγορα και πρέπει να ανανεώνεται. Παλαιότερα η ανανέωση του αέρα των γραφείων γινόταν με ανεμιστήρες που τοποθετούνταν στα παράθυρα. Οι ανεμιστήρες έχουν την ιδιότητα να διώχνουν τον μολυσμένο αέρα και να επιτρέπουν την είσοδο νέου αέρα από τα ανοίγματα που έχουν. ^Ρ οοχή. Φώτισέ με σωστά γιατί σε συμιρέρει. Αγορά, τεύχος 104, Μάιος 1991 Σφακισνού Παν, Αρχές Λειτουργίας και Οργάνωσης Γραφείου, εκδόσεις lntert)ooks, Αθήνα, 1989, σελ.77 r.r. s

27 Σήμερα όμως η ανανέωση του αέρα των γραφείων γίνεται με το σύστημα του κλιματισμού (Air Conditioning), με το οττοίο ελέγχουμε τη θερμοκρασία, την υγρασία, την κυκλοφορία και την καθαρότητα του αέρα. Με το σύστημα αυτό μπορεί να δημιουργήσουμε ιδανικές συνθήκες κλιματισμού τόσο για το χειμώνα όσο και για το καλοκαίρι Θέρμανση^' Η θέρμανση διαδραματίζει σπουδαίο ρόλο για το ηθικό και την αποδοτικότητα των εργαζομένων. Όπως είναι φανερό, είναι πολύ δύσκολο για τον άνθρωπο να εργασθεί σε ένα περιβάλλον με υπερβολική ζέστη, όπως είναι το ίδιο δύσκολο να αποδώσει και σε περιβάλλον με υπερβολικό κρύο. Τα όρια αντοχής του ανθρώπου τόσο στη ζέστη όσο και στο κρύο είναι περιορισμένα. Το ελάχιστο όριο θερμοκρασίας για την άνετη εργασία του προσωπικού μέσα στο γραφείο κυμαίνεται από 18 μέχρι 22 C. Η θέρμανση του γραφείου επηρεάζεται από διάφορους παράγοντες όπως το μέγεθος του, ο προσανατολισμός του, η θέση του σε σχέση με τα γειτονικά κτίρια και ο αριθμός των ατόμων που εργάζονται μέσα σ αυτό. Για την θέρμανση του γραφείου χρησιμοποιούνται τα καλοριφέρ θερμού ύδατος, οι θερμοσυσσωρευτές, τα καλοριφέρ ελαίου, οι ηλεκτρικές θερμάστρες, οι αγωγοί θερμού αέρα και φυσικά τα κλιματιστικά μηχανήματα Θόρυβος. Ο θόρυβος προκαλεί δυσάρεστα συναισθήματα, πονοκεφάλους, εκνευρισμούς και διασπά την προσοχή των εργαζομένων. Για την αποφυγή των θορύβων από το εξωτερικό περιβάλλον χρησιμοποιούνται μονωτικά θορύβου ( π.χ. διπλά τζάμια, ημιδιάτρητες ηχοαπορροφητικές πλάκες, αθόρυβοι μηχανισμοί θυρών, ειδικά υλικά τοίχων και οροφής κ.λ.π.) Φαναρκίπη Παναγιώιπ. Οργάνωση Γραφείου, Ίδρυμα Ευγενίδου, Αθήνα, 1983, σελιοι θεοδωράτος Ευάγγελος, Οργάνωση Γραφείου, έκδοση του ιδίου, Πάτρα,1995, σελ. 41

28 Σύμφωνα με ιατρικές παρατηρήσεις ο θόρυβος προκαλεί παροδικές ή και μόνιμες διαταραχές στο αίμα, πιέσεις στον εγκέφαλο, επιτάχυνση των παλμών της καρδιάς και άλλες ασθένειες του ακουστικού συστήματος των ανθρώπων. Για να περιορίσουμε τον θόρυβο θα πρέπει οι εργαζόμενοι να μιλούν χαμηλόφωνα και να μην έχουν τα ηχητικά μηχανήματα σε υψηλή ένταση Χρώματα Τα χρώματα στα γραφεία δεν χρησιμοποιούνται μόνο για λόγους αισθητικής αλλά και για λόγους που έχουν άμεση σχέση με την απόδοση των εργαζομένων. Ανάλογα με το χρωματισμό που έχει ένα γραφείο μπορεί να φτιάξει ή να χαλάσει τη διάθεση των εργαζομένων για δουλειά, να αυξήσει ή να μειώσει το κύρος της επιχείρησης και των στελεχών της ή και ακόμη να προδιαθέσει θετικά ή αρνητικά τους επισκέπτες. Ο χρωματισμός του γραφείου εξαρτάται από το προσωπικό γούστο και την ηλικία του ενδιαφερομένου. Συνήθως τα γήινα χρώματα είναι αυτά που κυριαρχούν στον εργασιακό χώρο. Υπάρχουν όμως και κάποιοι κανόνες που συμβάλλουν στη βελτίωση της απόδοσης της εργασίας. Έτσι τα ζεστά χρώματα δηλαδή το σπασμένο λευκό και τα παλ χρώματα είναι αυτά που ξεκουράζουν και βγάζουν μια θετική εικόνα προς τα έξω. Το σπασμένο λευκό χρησιμοποιείται συνήθως για την οροφή του γραφείου έτσι ώστε να διαχέεται το φως. Τα παλ χρώματα στους τοίχους μπορούν να συνδυασθούν αρμονικά με γήινα χρώματα που εξοπλίζουν το γραφείο, όπως η καρυδιά, η κερασιά, η δρυς κ.λ.π. Τα χρώματα που θα πρέπει να αποφεύγονται είναι τα φανταχτερά και τα έντονα τα οποία μπορούν να κουράσουν εύκολα, να προξενήσουν εκνευρισμό τόσο στους εργαζομένους όσο και στους πελάτες- επισκέπτες. Εττίσης θα πρέπει να αποφεύγεται και το σκέτο λευκό επειδή κιτρινίζει. Νάνση Ρέβη, Χρώμα στα Γραφείο. Γιατί 6 σελ. 15., Εξοπλισμός Γραφείου, Hellenews, Μάιος 1997,

29 Κεφάλαιο 2 Οργάνωση Γραφείου και των εργασιών του 2.1 Οργάναχτη των επιχειρήσεων Η οργάνωση είναι μια από τις σημαντικότερες λειτουργίες της διοίκησης. Η λειτουργία της οργάνωσης αφορά τη διαδικασία του καταμερισμού της εργασίας μεταξύ των ατόμων και των ομάδων και τον συντονισμό των ενεργειών τους με σκοπό την επίτευξη των στόχων της επιχείρησης ή του οργανισμού. Σκοπός της οργάνωσης είναι να καθορίσει το πλαίσιο μέσα στο οποίο θα συνδυασθεί η ανθρώττινη εργασία και τα μέσα που διαθέτει η επιχείρηση για να φτάσει στους στόχους που έχει προσδιορίσει. Για να πετύχει η οργάνωση τον σκοπό της πρέπει: α) Να προσδιορίσει το συνολικό έργο που θα εκτελεστεί και να καταμερίσει τα άτομα που αποτελούν το έμψυχο δυναμικό της επιχείρησης, β) Να καθορίσει τις σχέσεις εξουσίας και ευθύνης μεταξύ των ατόμων και ομάδων ή τμημάτων που δημιουργούνται. γ) Να ομαδοποιήσει τα άτομα και τις εργασίες σε τμήματα που κάθε ένα θα έχει ευθύνη.^' Σε όλες τις μορφές επιχειρηματικής δραστηριότητας συνυπάρχουν δύο τύποι οργάνωσης, η τυπική και η άτυπη. Τυπική οργάνωση. Ανάλογα με την οργανωτική δομή της επιχείρησης καθορίζεται και η τυπική οργάνωση. Η τυπική οργάνωση αφορά τον καταμερισμό της εργασίας και τις σχέσεις μεταξύ των μελών ή ομάδων της επιχείρησης. Μέσω της τυπικής οργάνωσης γίνεται η μεταβίβαση της εξουσίας και της ευθύνης στα διάφορα επίπεδα της διοικητικής ιεραρχίας. Υπάρχουν κανόνες οι οποίοι καθορίζουν την εργασία που θα εκτελεί κάθε εργαζόμενος, τα προσόντα Δραγώνα - Σταφυλάκη, Εισαγωγή στη Λοκητική κα οργανωπκή των επιχειρήσεων - οργανισμών. ΟΕΔΒ, Έκβοση Δ. Αθήνα. 1990, σελ. 91

30 που θα έχει, την ομάδα στην οποία θα ενταχθεί, τον αριθμό των ατόμων που θα έχει κάθε ομάδα κ.λ,π. και ρυθμίζουν τις σχέσεις των ατόμων προς όλες τις κατευθύνσεις. Για την επιτυχία των στόχων της επιχείρησης τα άτομα ενεργούν και συνεργάζονται συνειδητά. Κάθε φορά που αλλάζει η οργανωτική δομή αλλάζει και η οργάνωση.^ Η τυπική οργάνωση διακρίνεται σε γραμμική, λειτουργική και επιτελική. Στην γραμμική οργάνωση η εργασία ακολουθεί κάθετη πορεία. Η εντολή ξεκινάει από την κορυφή της ιεραρχικής πυραμίδας και καταλήγει στην κατώτερη βαθμίδα. Η εργασία μοιράζεται σε τμήματα που το κάθε ένα αναλαμβάνει την ευθύνη της διεκπεραίωσης της. Εδώ κάθε υφιστάμενος έχει μόνο έναν προϊστάμενο από τον οποίο παίρνει εντολές. Το σύστημα αυτό εφαρμόζεται κύρια στον παραγωγικό κύκλο, από την πρώτη ύλη στο τελικό προϊόν όπως και στις μικρές επιχειρήσεις. Η λειτουργική οργάνωση προϋποθέτει το διαχωρισμό της επιχείρησης ανάλογα με τις λειτουργίες, όπου επικεφαλής τοποθετείται ένας «ειδικός» ο οποίος είναι αρμόδιος για την συγκεκριμένη λειτουργία. Ο «ειδικός» αυτός ασκεί εποτπεία στους υφισταμένους που δουλεύουν μέσα στα πλαίσια του αντικειμένου που είναι αρμόδιος. Εδώ ο υφιστάμενος έχει περισσότερους από έναν προϊστάμενο. Η επιτελική οργάνωση έχει στοιχεία και από την γραμμική και από την λειτουργική οργάνωση. Χαρακτηριστικό της επιτελικής οργάνωσης είναι οι σχέσεις που υπάρχουν μεταξύ των λειτουργικών και οργανικών θέσεων. Οι λειτουργικές θέσεις είτε μελετούν ειδικά προβλήματα και προτείνουν κάποιες γνώμες ή απόψεις, είτε εξασςκτλίζουν διοικητικές υπηρεσίες που εξυπηρετούν τους βασικούς σκοπούς του οργανισμού. Τζωρτζάκης Κώστας - Τζωρτζάκη Αλεξία. Οργάνωση και Διοίκηση, Μάνατζμεντ η Ελληνική προσέγγιση, έκδοση του ιδίου, Αθήνα σελ.131 Δραγών«- Στι^υλάκη. Εισαγωγή στη διοικητική κα οργανωηκή των ετπχειρήσεων - οργανισμών. ΟΕΔΒ. Έκώση Δ. Α θ ι^ σελ. 93

31 Οι οργανικές θέσεις είναι εκτελεστικές και ασχολούνται με την πραγματοποίηση των σκοπών της επιχείρησης. Τα ετπτελικά όργανα τοποθετούνται δίπλα στους εττικεφαλής του οργανισμού. Συνήθως δεν διαθέτουν αποφασιστικές αρμοδιότητες, αλλά συμβουλεύουν τις εκτελεστικές υπηρεσίες πάνω σε θέματα και προβλήματα που τις απασχολούν. Τα ετπτελικά όργανα δεν ασκούν εποτπεία ή έλεγχο στους εκτελεστικούς τομείς του οργανισμού αλλά βοηθούν τη διοίκηση να ασκήσει το έργο της πληρέστερα.^^ Ά τ υ π η οργάνωση. Η άτυπη οργάνωση είναι αποτέλεσμα της τυπικής οργάνακτης και συνυπάρχει με αυτήν. Ο όρος άτυπη οργάνωση αναφέρεται στις σχέσεις που αναπτύσσονται μέσα στην επιχείρηση και αποτελείται από ομάδες, οι οποίες συνδέονται μεταξύ τους έχοντας κάποιους κοινούς σκοπούς, κοινά ενδιαφέροντα και κοινές αντιλήψεις. δομή και δεν απεικονίζεται μέσα στο οργανόγραμμα. Η άτυπη οργάνωση δεν έχει οργανωτική Κάθε ομάδα ατόμων που τους ενώνει κάποιο κοινό π.χ. παίζουν σκάκι ή διασκεδάζουν μαζί τα βράδυα ή τα μέλη πίνουν μαζί καφέ κ.λ.π. ξεχωρίζουν μέσα στην επιχείρηση συνθέτοντας έτσι και μια μικρή άτυπη οργάνωση. Η άτυπη οργάνωση συμβάλλει έμμεσα στην επιτυχία των στόχων της επιχείρησης. Έτσι αν ένα μέλος μιας άτυπης ομάδας χρειαστεί μια πληροφορία που έχει σχέση με την εργασία που του έχει ανατεθεί θα μπορέσει να την πάρει από κάποιο άλλο μέλος της άτυπης ομάδας του. Τέτοιου είδους διαπροσωτπκές σχέσεις κάνουν τπο ζεστή ευκολότερη την επικοινωνία των μελών της ομάδας.* την ατμόσφαιρα και κάνουν ευχάριστη και Οι παράγοντες που συμβάλλουν στη διαμόρφωση των άτυπων ομάδων είναι: α) Τα ενδιαφέροντα του προσωπικού. Τα άτομα που έχουν κοινά ενδιαφέροντα αναζητούν το ένα το άλλο, συζητούν τα κοινά ενδιαφέροντα και αναπτύσσουν ένα είδος κοινωνικής επαφής. Η επαφή αυτή συμβάλλει στη Λ Διονύσιος, Αρχές Οργάνωσης kcb Διοίκησης Επιχειρήσεων, Σύγχρονη εκδοτική, Αθήνα,1993, σελ.101

32 διαμόρφωση των διαθέσεων του ττροσωπικού απέναντι στην εργασία και τη διοίκηση, οι οποίες μπορεί να είναι ευνοϊκές ή δυσμενείς. β) Το είδος της εργασίας που εκτελούν. Δύο πρόσωπα έχουν περισσότερες πιθανότητες να γνωριστούν μεταξύ τους και να ανατττύξουν άτυπες σχέσεις, όταν ασχολούνται με το ίδιο αντικείμενο. γ) Η φυσική τοποθέτηση των ατόμων μέσα στην εργασία. Η δημιουργία άτυπων ομάδων μέσα στις επιχειρήσεις εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το ποιός θα συναντήσει ποιόν κατά την διάρκεια της καθημερινής εργασίας Οργανογράμματα Οργανογράμματα λέγονται οι γραφικές παραστάσεις οι οποίες απεικονίζουν τη μορφή οργάνωσης και λειτουργίας της επιχείρησης ή του οργανισμού. Σκοπός των οργανογραμμάτων είναι να βοηθήσουν στη μελέτη των οργανωτικών φαινομένων, έτσι ώστε να εντοπίζονται τα λάθη στην οργάνωση και να διορθώνονται ή να αναδιοργανώνεται η επιχείρηση. Για την σχεδίαση των οργανογραμμάτων χρησιμοποιούνται διάφορα γεωμετρικά σχήματα όπως, ορθογώνια, τετράγωνα, τρίγωνα. ^^υτσινάς Γεώργιος, Οργάνωση και Λειτουργία Γραφείου, ΟΕΔΒ, έκδοαη I, Αθήνα, 1995, σελ. Ζευγαρίδης Σττύρος- =ηροτύρη Κουφίδου Στυλιανή, Οργάνωση Επιχειρήσεων, εκδοτικός οίκος αφων Κυρκχίδη, Θεσσαλονίκη, 1986, σελ. 156.

33 παραλληλόγραμμα συνδυασμένα με ευθείες ή διακεκομμένες γραμμές με τέτοιο τρόπο ώστε να μας δίνουν πλήρη και άμεση εικόνα της δομής και της λειτουργίας της επιχείρησης ή του οργανισμού. Με το οργανόγραμμα πετυχαίνουμε τα εξής: α) Λαμβάνουμε πλήρη και συνοτπική εικόνα της δομής και της λειτουργίας της επιχείρησης. β) Προσδιορίζονται οι αρμοδιότητες των εργαζομένων των ομάδων και των τμημάτων. γ) Καθορίζονται οι σχέσεις των εργαζομένων μεταξύ τους αλλά και προς την ετηχείρηση ή τον οργανισμό. Οι σχέσεις αυτές είναι σχέσεις ιεραρχικές, σχέσεις εξάρτησης και σχέσεις συνεργασίας. δ) Παρακολουθείται η διαδρομή που ακολουθούν οι διάφορες φάσεις στη διαδικασία της παραγωγής ή της κατανάλωσης. ε) Καθορίζονται οι θέσεις των προϊσταμένων και του αριθμού των υφισταμένων που υπάγονται σε κάθε προϊστάμενο. στ)απεικονίζεται ο συνολικός αριθμός του προσωπικού της επιχείρησης ή του οργανισμού και ο τρόπος με τον οποίο κατανέμεται στις οργανικές θέσεις. ζ) Παρακολουθούνται οι βαθμίδες ιεραρχίας, τις οποίες ακολούθησε ή ακολουθεί ο εργαζόμενος, για να εξελιχθεί. Τα οργανογράμματα μπορεί να αφορούν ολόκληρο το φάσμα της οργάνωσης της επιχείρησης ή μόνο ένα μέρος της, όλα τα τμήματα της επιχείρησης ή μόνο ένα. Με τα οργανογράμματα δεν έχουμε μόνο μια συνοτπική εικόνα της οργάνωσης και της λειτουργίας του οργανισμού αλλά μπορούμε να αντιληφθούμε τα σφάλματα και τις παραλείψεις που τυχόν υπάρχουν. Παρόλα αυτά τα οργανογράμματα δεν μπορούν να δώσουν μια πλήρη και λετπομερή εικόνα της οργάνωσης και της λειτουργίας της εττιχείρησης αλλά ούτε και μια πλήρη εικόνα των άτυπων σχέσεων, που δημιουργούνται μεταξύ των εργαζομένων. Τα οργανογράμματα λέγονται και οργανοδιαγράμματα και διακρίνονται σε στατικά, σε δυναμικά, σε πραγματικά και σε προτεινόμενα. Στατικά λέγονται τα οργανογράμματα που απεικονίζουν δραστηριότητες, που παρουσιάζονται σε μια δεδομένη στιγμή, όπως τα οργανογράμματα που

34 παριστάνουν κατανομές των χώρων και των εγκαταστάσεων, των θέσεων και των αρμοδιοτήτων, των προσώπων κατά θέσεις εργασίας κλπ. Δυναμικά λέγονται τα οργανογράμματα τα οποία απεικονίζουν την εξέλιξη των δραστηριοτήτων μέσα σε ορισμένο χρόνο, όπως τα οργανογράμματα, που παριστάνουν τη ροή και την πορεία της παραγωγικής διαδικασίας, της εργασίας των εγγράφων, των πρώτων υλών, των ετοίμων προϊόντων κλπ. Πραγματικά λέγονται τα οργανογράμματα τα οποία απεικονίζουν την πραγματική κατάσταση της οργάνωσης της επιχείρησης είτε είναι στατική είτε δυναμική. Προτεινόμενα λέγονται τα οργανογράμματα τα οποία απεικονίζουν προτάσεις για μια ιδανική οργάνωση.

35 2.2. Τα τμήματα μιας σύγχρονης ετπχείρησης Πριν ακόμη αρχίσει να λειτουργεί μια επιχείρηση ή ένας οργανισμός καθορίζει τα διάφορα τμήματα ή υττηρεσες στις οποίες θα γίνεται καταμερισμός του έργου. Έ τ σ σε μια επιχείρηση τα σημαντικότερα τμήματα που συναντάμε είναι το τμήμα Διοικητικού, το τμήμα Προσωπικού, το τμήμα Λογιστηρίου, το τμήμα Προμηθειών, το τμήμα Πωλήσεων, το τμήμα Μεταφορών, το τμήμα Παραγωγής, το τμήμα Μελετών και Ανάτπυξης και το τμήμα Δημοσίων Σχέσεων Το τμήμα Διοικηπκού Είναι το τμήμα από το οποίο ξεκινούν όλες οι ενέργειες που απαιτούνται για να λειτουργήσει αποτελεσματικά η επιχείρηση. Οι δραστηριότητές του συνίστανται στην παρακολούθηση της λειτουργίας των άλλων τμημάτων και στον συντονισμό των δραστηριοτήτων τους έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η συνεχής βελτίωση της οργανωτικής δομής της ετπχείρησης. Ακόμη στο τμήμα Διοικητικού συγκεντρώνονται όλες οι απαραίτητες πληροφορίες και λαμβάνονται όλες οι αποφάσεις για την σακπή λειτουργία των άλλων τμημάτων. Τα τελευταία χρόνια και με την εξέλιξη της τεχνολογίας έχει ενταχθεί στο τμήμα Διοικητικού η υπηρεσία της πληροφορικής. Συνεπώς το έμψυχο δυναμικό που θα στελεχώσει το τμήμα αυτό θα πρέπει να είναι άτομα με υψτ^λή μόρφωση, ειδίκευση και με ιδιαίτερες ικανότητες, ώστε να ετπλύνουν τα προβλήματα που αντιμετωπίζει το τμήμα. Τα άτομα που εργάζονται στο τμήμα Διοικητικού εκτός από τις συνηθισμένες εργασίες π.χ. τη σύνταξη των εγγράφων, τη διεκπεραίωση των διοικητικών υττοθέσεων κ.λ.π. πρέπει να ασχολούνται με τον προγραμματισμό και την οργάνωση, να έχουν ηγετικά προσόντα και να μπορούν να ελέγχουν την εργασία και το έργο που επιτελείται. ΖευγαρΙδης Σπϋρος- =ηροτύρΐ} Κουφίδου Στυλκινή, Οργάνωση Επιχειρήσεων, εκδοτικόε ofccoc αφών Κυριακίδη, Θεσσαλονίκη, 1986, σελ. 280.

36 To τμήμα Διοικητικού είναι υπεύθυνο για τον προγραμματισμό, την οργάνωση, την διεύθυνση και τον έλεγχο. α) Ο προγραμματισμός είναι ο κυριότερος στόχος και η βασικότερη λειτουργία της εττιχείρησης. Με τον προγραμματισμό παίρνονται αποφάσεις και καθορίζεται ο τρόπος και τα μέσα που θα χρησιμοποιηθούν για να επιτευχθούν οι στόχοι της επιχείρησης μέσα σε ένα ορισμένο χρονικό διάστημα. β) Η οργάνωση καθορίζει το διάγραμμα, μέσα στο οποίο θα κινηθεί το έμψυχο δυναμικό για να διεκπεραιώσει το όλο έργο ικανοποιητικά μέσα σε ορισμένο χρόνο. Πιο συγκεκριμένα η οργάνοχτη καθορίζει ποιά τμήματα θα δημιουργηθούν, πως θα επανδρωθούν, ποιές θα είναι οι αρμοδιότητές τους κ.λ.π. γ) Η διεύθυνση ασκείται από στελέχη της διοίκησης και αποβλέπει στο να βοηθήσει τους εργαζόμενους να εκτελέσουν με επιτυχία το έργο που έχουν αναλάβει. Ο προϊστάμενος πρέπει να εμττνέει εμπιστοσύνη στους εργαζομένους, να συνεργάζεται μαζί τους δημιουργώντας καλές Δημόσιες σχέσεις μέσα στην επιχείρηση, να τους καθοδηγεί σωστά, να τους σέβεται και να τους παρακινεί για την επίτευξη των στόχων τους. δ) Ο έλεγχος γίνεται για να μπορέσει το τμήμα να προσδιορίσει και να αξιολογήσει τα αποτελέσματα. Με τον έλεγχο διαπιστώνεται εάν οι στόχοι που έχουν προγραμματιστεί επιτεύχθηκαν και μέχρι ποιό βαθμό. Με τον έλεγχο η επιχείρηση είναι σε θέση να προλαβαίνει ανεπιθύμητα γγ αυτήν αποτελέσματα επανεξετάζοντας ποιό προϊόν παρήχθηκε, σε τι ποσότητα, σε τι ποιότητα, σε πόσο χρονικό διάστημα, με ποιές προδιαγραφές και με ποιό κόστος. Ο Διευθυντής του τμήματος Διοικητικού πρέπει να είναι πρόσωπο με μεγάλη ετπστημονική κατάρτηση, πολύχρονη επαγγελματική πείρα και πολλές διοικητικές ικανότητες, για να μπορεί να συμβουλεύει τους προϊσταμένους των άλλων τμημάτων.

37 To τμήμα Προσωτπκού." Στις επιχειρήσεις το τμήμα Προσωτπκού λειτουργεί ως ανεξάρτητο τμήμα το οποίο ασχολείται με την πρόσληψη και την παρακολούθηση του προσωπικού και είναι ετπφορτισμένο με τα εξής καθήκοντα και αρμοδιότητες: α) Καθορίζει τις ανάγκες της ετηχείρησης σε προσωπικό διαφόρων ειδικοτήτων. β) Σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης και την εργατική νομοθεσία προσλαμβάνει το απαραίτητο προσωπικό. γ) Εξασφαλίζει κατάλληλες συνθήκες εργασίας. δ) Παρακολουθεί την εργασία του κάθε εργαζομένου και καθορίζει το ύψος των αποδοχών σύμφωνα με τις συλλογικές συμβάσεις. ε) Φροντίζει για την δημιουργία και διατήρηση καλών σχέσεων με τους εργαζομένους. στ) Εισηγείται την παροχή αδειών, επιδομάτων π.χ. οικογενειακών, ασθένειας, τοκετού κ.λπ. ζ) Φροντίζει για την μετεκπαίδευση των εργαζομένων και οι πιο ικανοί προωθούνται σε ανώτερα υπαλληλικά κλιμάκια. Οι υπάλληλοι του τμήματος Προσωπικού παρακολουθούν τους εργαζομένους των υπολοίπων τμημάτων και προβαίνουν στη χορήγηση προαγωγών, επιδομάτων, αδειών κ.λ.π. Οι υπάλληλοι του τμήματος προσωττικού πρέπει να τηρούν και να ενημερώνουν ορισμένα βιβλία τα οποία είναι: α) Η κάρτα υπαλλήλου στην οποία καταχωρούνται όλα τα προσωπικά στοιχεία του εργαζομένου καθώς επίσης και στοιχεία όπως η ημερομηνία προσλήψεως, οι προαγωγές, οι άδειες, τα επιδόματα κ.λ.π. β) Η κάρτα εισόδου και εξόδου αναγράφει τον αύξοντα αριθμό του εργαζομένου και τα στοιχεία του. Ενημερώνεται από τον ίδιο τον εργαζόμενο κατά την είσοδό του και την έξοδό του από την επιχείρηση. Με αυτόν τον τρόπο ελέγχεται η πραγματική ώρα εισόδου του και συνεπώς οι τυχόν καθηστερήσεις * * ΧοΑέβας Γιάννης, Οργάνωση κα Διοίκηση Επιχειρήσεων, θεωρία και πράξη management, ΕκδόσειςΣμπίΑιας,Αθήνα, 1993, σελ. 131 i~ s i - μ

38 γ) Η κάρτα ωρών εργασίας ελέγχει την απόδοση των εργαζομένων σε ωριαία βάση ώστε να υπολογίζεται η αμοιβή του και να εξάγονται στατιστικά στοιχεία για το κόστος της παραγωγής. δ) Οι μισθοδοτικές καταστάσεις συντάσσονται από το τμήμα προσωπικού. Διακρίνονται στις μισθοδοτικές καταστάσεις για τους υπαλλήλους οι οποίοι αμείβονται κάθε μήνα και στις μισθοδοτικές καταστάσεις για τους εργατοϋπαλλήλους οι οποίοι αμείβονται με ημερομίσθιο ή ωρομίσθιο. Η μισθοδοτική κατάσταση περιέχει τις εξής στήλες: τον αύξοντα αριθμό, το ονοματεπώνυμο, το βασικό μισθό, τα επιδόματα, το σύνολο των ακαθάριστων αποδοχών, τις κρατήσεις, το σύνολο των κρατήσεων, τις καθαρές αποδοχές, τις προκαταβολές, το καθαρό πληρωτέο ποσό και τις υπογραφές των δικαιούχων. Σήμερα, με τη βοήθεια των ηλεκτρονικών υπολογιστών οι μισθοδοτικές καταστάσεις συντάσσονται πολύ εύκολα και γρήγορα Το τμήμα Λογιστηρίου Το τμήμα λογιστηρίου έχει ως αποστολή να : α) Προσδιορίσει ανα πάσα στιγμή την οικονομική κατάσταση της επιχείρησης δηλαδή το ενεργητικό, το παθητικό και την καθαρή περιουσία. β) Παρακολουθεί τις μεταβολές που συμβαίνουν στα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης. γ) Καθορίζει τα οικονομικά αποτελέσματα σε ορισμένη χρονική περίοδο και τις πηγές προέλευσής τους. δ) Ελέγχει τις δαπάνες που γίνονται για αγορά πρώτων υλών, ετοίμων προϊόντων, εξόδων λειτουργίας κ.λ.π. ε) Διαπιστώνεται αν γίνεται σωστή διαχείριση των χρημάτων. Το τμήμα λογιστηρίου τηρεί τα εξής βιβλία: α) Το Ημερολόγιο στο οποίο καταχωρούνται κατά χρονολογική σειρά όλες οι οικονομικές πράξεις της ετπχείρησης. * * Σφακιανοΰ Κων - Σφακιανού Παν, Αρχές Λειτουργίας και Οργάνωσης Γραφείου εκ«5όσειε Intertjooks, Αθήνα, 19βθ, σεα.20 '