ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠAΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ

Transcript

1 ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠAΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΤΟΥ Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΚΑΒΑΛΑ 2006 ΚΑΤΣΑΓΓΕΛΟΥ ΔΕΣΠΟΙΝΑ Α.Ε.Μ. : 586 ΕΞΑΜΗΝΟ: Η

2 ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ Αρχικά θα ήθελα να ευχαριστήσω όλους όσους έδειξαν συμπαράσταση και κατανόηση στο πρόσωπό μου ώσπου να διεκπεραιωθεί αυτή η εργασία. Ιδιαίτερα θέλω να ευχαριστήσω τους γονείς μου για την αμέριστη ψυχολογική και οικονομική συμπαράσταση που μου προσέφεραν όλα αυτά τα χρόνια, την καθηγήτρια μου Ειρήνη Μόσχου, που ήταν πάντα δίπλα μου σε όλα τα προβλήματα που αντιμετώπισα ως το πέρας της εργασίας και τέλος θα ήθελα να ευχαριστήσω τον Δεληγιάννη Ιωάννη που με δίδαξε το πρόγραμμα Delphi, στην πρακτική μου άσκηση, τόσο καλά ώστε να μπορέσω μέσα σε ένα μικρό χρονικό διάστημα να δημιουργήσω μία δικιά μου εφαρμογή, την πτυχιακή μου εργασία. ii

3 Πρόλογος Τα πληροφοριακά συστήματα υπάρχουν για να δίνουν στους χρήστες τους τις πληροφορίες εκείνες που είναι απαραίτητες για την εκτέλεση των εργασιών τους, γι αυτό παίζουν σημαντικό ρόλο σε μία επιχείρηση. Από την άλλη πλευρά η διαδικασία ανάπτυξης ενός πληροφοριακού συστήματος περιλαμβάνει συνιστώσες τεχνολογικές, διοικητικές, οικονομικές, και κοινωνικές που είναι σε αλληλεξάρτηση, πράγμα που κάνει την ανάπτυξη ενός πληροφοριακού συστήματος έργο δύσκολο. Η έρευνα και η πρακτική εμπειρία έχουν δείξει ότι καθοριστικό ρόλο στην επιτυχία του έργου ανάπτυξης ενός πληροφοριακού συστήματος παίζει και η χρήση κατάλληλης μεθοδολογίας. Δεν είναι λοιπόν τυχαίο ότι τις τελευταίες δύο δεκαετίες έχει γίνει σημαντική πρόοδος τόσο στο θεωρητικό υπόβαθρο όσο και στο πρακτικό τεχνικό μέρος των μεθοδολογιών. iii

4 Πίνακας περιεχομένων 1 Εισαγωγή Εισαγωγή στα Πληροφοριακά Συστήματα ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΧΕΣΗ ΜΕΤΑΞΥ ΔΙΑΦΟΡΩΝ ΤΥΠΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΑΔΙΑ ΕΞΕΛΙΞΗΣ ΤΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΜΕΘΟΔΟΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΣΤΗΝ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΕΛΕΓΧΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΜΟΝΤΕΛΟ ΚΥΚΛΟΥ ΖΩΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Σχεδιασμός Πληροφοριακού Συστήματος ΑΝΑΛΥΣΗ ΣΥΛΛΟΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΜΕ ΤΗ ΒΟΗΘΕΙΑ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΩΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗΣ ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΡΕΧΟΝΤΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΤΡΕΧΟΝΤΟΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΜΟΝΤΕΛΟΥ ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗ ΤΡΕΧΟΝΤΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΤΡΕΧΟΝΤΩΝ ΦΥΣΙΚΩΝ ΔΡΔ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΤΡΕΧΟΝΤΩΝ ΛΟΓΙΚΩΝ ΔΡΔ ΛΙΣΤΑ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ - ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΟ ΛΟΓΙΚΟ ΜΟΝΤΕΛΟ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΟ ΛΟΓΙΚΟ ΔΡΔ iv

5 3.5 ΠΕΡΙΓΡΑΜΜΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗΣ ΔΙΑΤΥΠΩΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΠΡΟΑΙΡΕΣΕΩΝ ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΠΙΠΤΩΣΕΩΝ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΦΥΣΙΚΑ ΔΡΔ ΠΩΣ ΚΛΕΙΝΩ ΤΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΑΝΑΛΥΣΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΚΥΡΙΑ ΜΕΛΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Υλοποίηση Πληροφοριακού Συστήματος ΣΧΕΣΙΑΚΕΣ ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΤΩΝ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Η Microsoft Access ΩΣ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΣΧΕΣΙΑΚΩΝ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΟΙ ΧΡΗΣΕΙΣ ΤΗΣ Microsoft Access Delphi 5 ΚΑΙ ADO ΓΛΩΣΣΑ Pascal ΚΑΙ ΣΥΝΔΕΣΗ ΜΕ ΤΗΝ Access ΟΠΤΙΚΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ADO ACCESS ΠΡΩΤΕΥΟΝ ΚΛΕΙΔΙ ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η SQL ΚΩΔΙΚΑΣ ΓΙΑ ΤΟ Delphi ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΜΕ ΤΟ ADO ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΟ Delphi ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ v

6 5 Υλοποίηση Προγράμματος ΚΩΔΙΚΑΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΠΙΝΑΚΑ ΤΩΝ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΩΝ ΚΩΔΙΚΑΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΠΙΝΑΚΑ ΤΩΝ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΩΝ ΚΩΔΙΚΑΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΤΩΝ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΩΝ ΚΩΔΙΚΑΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΤΩΝ ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΩΝ ΚΩΔΙΚΑΣ ΓΙΑ ΤΟ ΜΕΝΟΥ ΠΑΡΑΠΟΜΠΕΣ Βιβλιογραφία vi

7 1 Εισαγωγή Στόχος αυτής της εργασίας είναι η δημιουργία μιας μηχανογραφημένης εφαρμογής που θα περιγράφει το πρωτόκολλο της Γραμματείας του τμήματός μας. Το ήδη υπάρχον πρωτόκολλο είναι χειρόγραφο και σκέφτηκα ότι ένας σπουδαστής του δικού μας Τ.Ε.Ι. θα μπορούσε να κάνει ένα μηχανογραφημένο πρωτόκολλο βασισμένο στις απαιτήσεις και ανάγκες του ήδη υπάρχοντος. Αποφάσισα λοιπόν να κάνω εγώ αυτή την εφαρμογή. Το πρόγραμμα, το δημιούργησα σε μία γλώσσα προγραμματισμού, την οποία δεν διδαχθήκαμε καθ όλη τη διάρκεια των σπουδών μας, την γλώσσα προγραμματισμού Delphi, την 6 η έκδοση, όπου διδάχθηκα στην πρακτική μου άσκηση. Αυτή η γλώσσα προγραμματισμού, συνδέεται με μία βάση, την Access, για να ενημερώνει / αποθηκεύει τις καταχωρήσεις, τις διορθώσεις, ακόμα και τις διαγραφές που κάνουμε στο πρωτόκολλο. Η σύνδεση γίνεται με διάφορα Components που περιέχει το Delphi, για τα οποία θα δούμε στη συνέχεια την ερμηνεία και τη λειτουργία τους. Στην εφαρμογή του πρωτοκόλλου, ολοκληρώθηκε επιτυχώς η φάση των δοκιμών. Ακολούθησε ένα διάστημα παρατήρησης της συμπεριφοράς του, παράλληλα με το οποίο πραγματοποιήθηκαν επουσιώδεις αλλαγές. Έχοντας υπόψη ότι δεν έχω εμπειρία πάνω σε αυτό το αντικείμενο, είναι λογικό να καταλήξουμε στο συμπέρασμα ότι πιθανόν να υπάρχουν λάθη στη συμπεριφορά του προγράμματος. Παρόλα αυτά το σχεδίασα με μεράκι ώστε να βγει ένα καλό αποτέλεσμα. 7

8 2 Εισαγωγή στα Πληροφοριακά Συστήματα Η τεχνολογία των υπολογιστών είναι σήμερα καθοριστική για τη σωστή και αποδοτική διαχείριση, κάθε μορφής Οργανισμού ή Επιχείρησης. Η ύπαρξη και μόνο ενός υπολογιστή δεν αρκεί για να λύσει τα προβλήματα ενός οργανισμού. Χρειάζεται να δημιουργηθούν τα κατάλληλα συστήματα που θα περιλαμβάνουν κάθε φορά τα δεδομένα και θα τα μετατρέπουν σε πληροφορίες με βάση συγκεκριμένες προδιαγραφές. Στην περίπτωση αυτή αναφερόμαστε σε Πληροφοριακά Συστήματα που δημιουργούνται από ειδικούς επαγγελματίες της πληροφορικής, δηλαδή τους αναλυτές συστημάτων, με βάση τις απαιτήσεις που καθορίζουν οι χρήστες. Τα βασικά χαρακτηριστικά κάθε συστήματος, εξειδικεύονται στο παρακάτω σχήμα: 8

9 ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ Προμηθευτές Πληροφοριακό Υποσύστημα Υπηρεσίες / Οργανισμοί 2 Είσοδος Επεξεργασίες Έξοδος pppπεριβαλ Ανταγωνιστές Ανάδραση ΛΟΝ Κυκλώματα Διανομής Ο ορισμός του πληροφοριακού συστήματος είναι ο εξής: Το Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ) είναι ένα οργανωμένο σύνολο πέντε αλληλεπιδρώντων στοιχείων, τα οποία επεξεργαζόμενα δεδομένα παράγουν πληροφορίες για λογαριασμό μιας Επιχείρησης ή ενός Οργανισμού 1. Οι πέντε συνιστώσες ενός ΠΣ είναι: άνθρωποι διαδικασίες δεδομένα λογισμικό υλικός εξοπλισμός 9

10 Στο παρακάτω σχήμα παρουσιάζονται οι συνιστώσες ενός ΠΣ και οι αλληλεπιδράσεις τους. Σχεδιασμός Δεδομένα Λογισμικό Υλικό 1 Διαδικασίες 2.1 ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Τα ΠΣ μπορούν να καταταγούν γενικά σε διάφορες κατηγορίες ανάλογα με το οργανωτικό επίπεδο που εξυπηρετούν και την αξία τους μέσα στον οργανισμό. Στο Στρατηγικό επίπεδο υπάρχουν τα Πληροφοριακά Συστήματα Ανώτατης Διοίκησης (ΠΣΑΔ), στο Διοικητικό επίπεδο τα Συστήματα Πληροφόρησης Διοίκησης (ΠΣΔ) και Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (ΣΥΑ), στο Γνωστικό επίπεδο τα Έμπειρα Συστήματα (ΕΣ), Συστήματα Υποστήριξης Ομάδων και τέλος στο Λειτουργικό επίπεδο τα Συστήματα Συναλλαγών (ΣΣ). Έτσι τα τυπικά συστήματα που απαντώνται στους οργανισμούς και επιχειρήσεις, είναι σχεδιασμένα, ώστε να βοηθούν τους εργαζομένους όλων των επιπέδων και όλων των λειτουργιών, π.χ., σε πωλήσεις και μάρκετινγκ, παραγωγή, οικονομικά, λογιστική και ανθρώπινους πόρους. Συστήματα Συναλλαγών (ΣΣ): Τα συστήματα αυτά στοχεύουν στη βελτίωση των καθημερινών δραστηριοτήτων και αναλαμβάνουν τη διαχείριση των μεμονωμένων δοσοληψιών ή συναλλαγών (transactions) που εισάγονται καθημερινά στον οργανισμό και εκτελούνται από τις πέντε βασικές λειτουργίες του οργανισμού. 10

11 Συστήματα Πληροφόρησης Διοίκησης (ΣΠΔ): Τα ΣΠΔ απευθύνονται σχεδόν αποκλειστικά στο εσωτερικό του οργανισμού με κύριο σκοπό να διευκολύνουν τον προγραμματισμό, τον έλεγχο, και τη λήψη αποφάσεων σε επίπεδο διοίκησης. Τα ΣΠΔ συνεργάζονται με τα ΣΣ Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (ΣΥΑ): Τα ΣΥΑ εξυπηρετούν και αυτά τις ανάγκες της διοίκησης του οργανισμού. Βοηθούν τους διευθύνοντες να πάρουν αποφάσεις που είναι ημι-δομημένες, μοναδικές ή γρήγορα μεταβαλλόμενες και κυρίως δεν καθορίζονται εύκολα εκ των προτέρων. Οι διευθύνοντες χρησιμοποιούν τα ΣΥΑ πολλές φορές την ημέρα, ώστε να ανταποκριθούν στις μεταβαλλόμενες συνθήκες. Πληροφοριακά Συστήματα Ανώτατης Διοίκησης (ΠΣΑΔ): Τα ΠΣΑΔ απευθύνονται στο ανώτατο επίπεδο διοίκησης και ασχολούνται με αδόμητες αποφάσεις. Δεν παρέχουν κάποια εφαρμογή ή δυνατότητα για λύση συγκεκριμένων προβλημάτων, αλλά μάλλον δημιουργούν ένα ευρύτερο πληροφοριακό και επικοινωνιακό περιβάλλον. Έτσι σχεδιάζονται ώστε να ενσωματώνουν δεδομένα για εξωτερικά γεγονότα, αλλά χρησιμοποιούν συνοπτικές πληροφορίες από ΣΠΔ και ΣΥΑ του οργανισμού. Πολλοί συγγραφείς θεωρούν ότι υπάρχουν και άλλες διακριτές κατηγορίες ΠΣ που υποστηρίζουν τόσο το Λειτουργικό όσο και το Διοικητικό επίπεδο, όπως τα Έμπειρα Συστήματα (Expert Systems), που είναι βασισμένα στη γνώση, δηλαδή χρησιμοποιούν πρακτικές εφαρμογές της τεχνητής νοημοσύνης και κατάλληλο λογισμικό, για να δίνουν απαντήσεις σε ερωτήματα χρησιμοποιώντας αποθηκευμένες εμπειρίες από το παρελθόν. Επίσης, τα Συστήματα Υποστήριξης Ομάδων (ΣΥΟ), που κύριο σκοπό έχουν την υποστήριξη της επικοινωνίας μεταξύ εργαζομένων σε περιβάλλον γραφείου. 11

12 2.2 ΣΧΕΣΗ ΜΕΤΑΞΥ ΔΙΑΦΟΡΩΝ ΤΥΠΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Τα διάφορα ΠΣ ενός Οργανισμού δεν είναι ανεξάρτητα, αλλά εξαρτώνται και επικοινωνούν μεταξύ τους. Στο παρακάτω σχήμα βλέπουμε την συσχέτιση μεταξύ των διαφόρων συστημάτων. Τα Συστήματα Συναλλαγών (ΣΣ) είναι ο κύριος παραγωγός πληροφοριών που χρησιμοποιούνται από άλλα συστήματα, τα οποία με τη σειρά τους παράγουν πληροφορίες για νέα συστήματα. Από την άλλη πλευρά, τα ΠΣΑΔ είναι οι κύριοι αποδέκτες δεδομένων από κατώτερα επίπεδα του οργανισμού, αλλά όλα τα συστήματα ανταλλάσσουν δεδομένα μεταξύ τους. ΠΣΑΔ ΣΠΔ ΠΣΑΣ ΣΥΑ ππσαδ ΣΥΟ ΣΣ 5 ΕΣ 4 ΣΑΓ Σ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Δ Η οργανωτική πυραμίδα της επιχείρησης περιλαμβάνει τέσσερα βασικά επίπεδα σε σχέση με το εργασιακό προφίλ του προσωπικού. Σε αυτά τα επίπεδα αντιστοιχούν ανάλογα πληροφοριακά συστήματα. Στρατηγικό επίπεδο. Περιλαμβάνει τα Επιτελικά Διοικητικά Στελέχη τα οποία ασχολούνται με τη χάραξη στρατηγικής της επιχείρησης. Π 12

13 Διοικητικό επίπεδο. Σε αυτό το επίπεδο ανήκουν τα Μεσαία Διοικητικά στελέχη, τα οποία ασχολούνται με τη διεκπεραίωση των προγραμμάτων και σχεδίων των επιτελικών διοικητικών στελεχών. Γνωστικό επίπεδο. Αυτό το επίπεδο περιλαμβάνει εξειδικευμένα στελέχη (π.χ. μηχανικοί), προσωπικό οι οποίοι ασχολούνται με τη διαχείριση δεδομένων και τα Γνωστικά Συστήματα που βοηθούν στην ενσωμάτωση και εφαρμογή των νέων γνώσεων σε όλη την επιχείρηση. Λειτουργικό επίπεδο. Περιλαμβάνει τα λειτουργικά Διεκπεραιωτικά Διοικητικά Στελέχη, τα οποία ασχολούνται με την διεκπεραίωση των καθημερινών εργασιών της επιχείρησης. Σχέση επιπέδων Οργάνωσης και Κλάδων Λειτουργίας Στρατηγικό Διοικητικό Γνωστικό Λειτουργικό Μάρκετινγκ Παραγωγή Διαχείριση Οικονομικά Προσωπικό 13

14 2.4 ΣΤΑΔΙΑ ΕΞΕΛΙΞΗΣ ΤΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Η ποιότητα του ΠΣΕ είναι συνάρτηση των απαιτήσεων της διοίκησης από την υπάρχουσα οργάνωση της επιχείρησης και της συμβολής του στις δραστηριότητες της επιχείρησης. Οι απαιτήσεις αυτές οφείλουν να παίρνουν υπόψη το εξελικτικό στάδιο στο οποίο βρίσκεται αυτή η οργάνωση. Η εξέλιξη ενός ΠΣΕ συνήθως διέρχεται από τρία στάδια: Μύηση Επέκταση Ωριμότητα, η οποία αποτελείται από δύο φάσεις: τον Έλεγχο και την Ολοκλήρωση. Κριτήρια για την ένταξη της εξέλιξης του ΠΣΕ σε ένα από αυτά τα στάδια είναι: Η ποιότητα της οργάνωσης του ΠΣΕ. Ο βαθμός συμμετοχής του προσωπικού της επιχείρησης στην ανάπτυξη του ΠΣΕ. Η ποιότητα ελέγχου του ΠΣΕ. Η πορεία ανάπτυξης των εφαρμογών στην επιχείρηση. Ο εντοπισμός αυτού του εξελικτικού σταδίου, επιτρέπει στη διοίκηση να καθορίζει στόχους γνωρίζοντας τις επιδράσεις, οι οποίες ασκούνται στον ανθρώπινο παράγοντα και στις διοικητικές λειτουργίες και να καθορίζουν αντίστοιχα τις απαιτήσεις του ελέγχου ΜΕΘΟΔΟΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία κλειδί για τη σωστή διαχείριση των Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης (Management Information Systems, MIS), είναι η σωστή ανάπτυξη του τμήματος του όρου που αναφέρεται στα Πληροφοριακά Συστήματα (Information System, IS). Η σωστή εφαρμογή αυτού του κανόνα έχει σαν αποτέλεσμα την παραγωγή πληροφοριακών συστημάτων, τα οποία υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων και γενικά όλη τη λειτουργία ενός οργανισμού. 14

15 Σύμφωνα με τον R.A.Johnson η εφαρμογή της προσέγγισης των συστημάτων σχετίζεται με την: α) Φιλοσοφία των Συστημάτων, β) Ανάλυση των Συστημάτων και γ) Διοίκηση των Συστημάτων. Έτσι, η προσέγγιση των συστημάτων μπορεί ταυτόχρονα να θεωρηθεί σαν: α) Τρόπος σκέψης, β) Μία μέθοδος ή τεχνική ανάλυσης και γ) Τρόπος (style) διοίκησης. Καμία τεχνική δεν μπορεί από μόνη της, χωρίς την ύπαρξη μιας θεωρητικής βάσης, να είναι σωστή και να οδηγεί στην καλή ανάλυση και σχεδίαση αυτών των συστημάτων. Δύο είναι οι κύριοι παράγοντες που δημιουργούν την ανάγκη για συχνή βελτίωση των πληροφοριακών συστημάτων μιας επιχείρησης: Η ανάπτυξη των επιχειρήσεων μέσα σε ένα δυναμικά εξελισσόμενο περιβάλλον έχει σαν πρώτο αποτέλεσμα τη δημιουργία νέων πληροφοριακών αναγκών, αλλά επίσης και την εντατικότερη επεξεργασία δεδομένων. Δεύτερο αποτέλεσμα, είναι η ταχύτητα βελτίωσης της τεχνολογίας για την παροχή αυτών των πληροφοριών. Αυτό προσδίδει ένα δυναμικό, συγκριτικό πλεονέκτημα σε αυτές τις επιχειρήσεις που βρίσκονται μεταξύ των πρώτων που καινοτομούν και εισάγουν τη νέα τεχνολογία. Ένα πληροφοριακό σύστημα είναι καλοσχεδιασμένο εάν: ικανοποιεί τις πραγματικές πληροφοριακές ανάγκες του χρήστη, είναι εύκολο να χρησιμοποιηθεί και να λειτουργήσει, είναι εύκολο να επισκευασθεί, τροποποιείται και επεκτείνεται εύκολα και την ίδια στιγμή έχει το μικρότερο δυνατό κόστος και κάνει την καλύτερη άριστη χρησιμοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού. 15

16 2.6 ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΣΤΗΝ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Είναι κοινή διαπίστωση ότι η ανάπτυξη ενός αυτοματοποιημένου (computer-based) Πληροφοριακού Συστήματος, ανεξάρτητα από το μέγεθος και τη συμπλοκότητά του είναι ένα έργο δύσκολο. Μερικά από τα συνήθη προβλήματα που παρουσιάζονται είναι: Οι χρήστες κάνουν παράπονα ότι αναπτύσσονται συστήματα που δεν βοηθούν γιατί είναι περίπλοκα και παράγουν άχρηστες πληροφορίες. Είναι δύσκολος ο καθορισμός των πραγματικών απαιτήσεων του χρήστη. Παρουσιάζει δυσκολίες ο προσδιορισμός ενός συστήματος που να ικανοποιεί τις απαιτήσεις των χρηστών. Η ανάπτυξη του λογισμικού θέλει μεγάλη προσοχή γιατί δύσκολα γίνονται αλλαγές στο software και αν γίνονται κοστίζουν. Μία έρευνα σε 9 Πληροφοριακά Συστήματα συνολικού κόστους $ 6.8 εκατ. έδειξε ότι: 47% του s/w ουδέποτε χρησιμοποιήθηκε. 29% του s/w αγοράστηκε αλλά δεν παραδόθηκε έγκαιρα. 19% του s/w χρησιμοποιήθηκε ύστερα από μεγάλες αλλαγές. 3% του s/w χρησιμοποιήθηκε ύστερα από μικρές αλλαγές. 2% του s/w χρησιμοποιήθηκε χωρίς αλλαγές. Επίσης, είναι γνωστό ότι από το κόστος του λογισμικού το 60% αντιστοιχεί στη φάση της λειτουργίας (30% για αλλαγές και τροποποιήσεις και 30% για διορθώσεις) Το 40% για τη φάση της ανάπτυξης (12% για σχεδιασμό, 6% για σύνταξη του κώδικα, 12% για έλεγχο, 10% για έλεγχο της ολοκλήρωσης). Συχνά τα επιμέρους τμήματα του συστήματος (προγράμματα, διαδικασίες, υλικό κ.λπ) μπορεί να μην συναρμολογούνται σε ένα ενιαίο οργανωμένο σύνολο. Απαιτεί δυναμικό management γιατί στηρίζεται στις νέες τεχνολογίες και απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις σε διάφορους επιστημονικούς χώρους (επιστήμη υπολογιστών, διοίκησης επιχειρήσεων, ψυχολογίας, κ.λπ) 16

17 2.7 ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Η έννοια της ποιότητας ενός πληροφοριακού συστήματος συνδέεται με την Αξιοπιστία του (Reliability). Δεδομένου ότι η αξιοπιστία ενός συστήματος αποτελεί τη συνισταμένη της αξιοπιστίας των συνιστωσών του και δεδομένου ότι οι παράγοντες οι οποίοι εμπλέκονται στην αξιολόγηση αυτής της αξιοπιστίας είναι πολλοί, συχνά μη ελεγχόμενοι και υποκειμενικοί, μπορεί κανείς να αποφαίνεται μόνο για το πόσο αξιόπιστο είναι ένα σύστημα σε σχέση με τις απαιτήσεις των χρηστών του και όχι για το αν είναι ή όχι αξιόπιστο. Κατά συνέπεια η εκτίμηση για την αξιοπιστία ενός συστήματος είναι μόνο σχετική. Αυτό σημαίνει ότι απόλυτα ασφαλή συστήματα δεν υφίστανται και ότι το πρόβλημα μετατίθεται στον περιορισμό της πιθανότητας να παραχθεί βλάβη σε βάρος κάποιου ατόμου ΕΛΕΓΧΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Το ΠΣΕ αντιπροσωπεύει για την επιχείρηση ένα ιδιαίτερα σημαντικό κεφάλαιο, το οποίο καθορίζεται: Από την αξία των εγκαταστάσεων και των συνιστωσών του, η οποία αποτελεί το ενεργητικό του. Από την αξία των δεδομένων του, τα οποία αποτελούν τη βάση της λειτουργίας του. Καταστροφές, απώλειες και βλάβες του ενεργητικού αφενός, απώλειες κλοπές και καταστροφές των δεδομένων αφετέρου, μπορεί να οδηγήσουν την επιχείρηση από απλές οικονομικές απώλειες μέχρι την πλήρη καταστροφή. Συνεπώς, πρώτο μέλημα της διοίκησης είναι η διασφάλιση του ενεργητικού και της ακεραιότητας των δεδομένων του ΠΣΕ. Το ΠΣΕ όμως δημιουργήθηκε για την ικανοποίηση των αναγκών της επιχείρησης στο περιβάλλον του ανταγωνισμού. Έτσι: Εφόσον η λειτουργία του ΠΣΕ δεν ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις για την ικανοποίηση των οποίων δημιουργήθηκε, δηλαδή το ΠΣΕ δεν είναι αποτελεσματικό, η επιχείρηση έχει οικονομικές απώλειες στο επίπεδο του ανταγωνισμού. 17

18 Εφόσον η λειτουργία του ΠΣΕ είναι αντιοικονομική τότε το ΠΣΕ δεν είναι ικανό και η επιχείρηση αντί για ωφέλεια έχει απώλειες, ή χάνει μέρος της προσκομιζόμενης από το ΠΣΕ ωφέλειας. Κατά συνέπεια το δεύτερο μέλημα της διοίκησης είναι η διασφάλιση της αποτελεσματικότητας και ικανότητας του ΠΣΕ. Η διασφάλιση του ενεργητικού, της ακεραιότητας των δεδομένων, της αποτελεσματικότητας και της ικανότητας του ΠΣΕ αποτελεί το επίκεντρο της ύπαρξης των Ελέγχων (Controls) του ΠΣΕ και γι αυτό ακριβώς τον λόγο οι έλεγχοι αποτελούν ένα ιδιαίτερα σημαντικό θέμα της διοίκησης διαχείρισης του ΠΣΕ. 2.9 ΜΟΝΤΕΛΟ ΚΥΚΛΟΥ ΖΩΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Ο Κύκλος Ζωής ενός Πληροφοριακού Συστήματος αρχίζει από τη στιγμή που θα συλληφθεί η ιδέα (ή η ανάγκη) υλοποίησής του και διαρκεί μέχρι την εγκατάσταση, λειτουργία και απόσυρση του. Ο κύκλος αυτός του συστήματος αρχίζει με τον προβληματισμό για το πώς θα κατασκευαστεί το κύκλωμα και ποιες θα πρέπει να είναι οι απαιτήσεις του σε υλικό λογισμικό. Επίσης, μας ενδιαφέρει να προσδιορίσουμε τι κάνει τώρα και τι θέλουμε να κάνει στο μέλλον. Πάνω σε αυτό θα βασιστούμε για να απαντήσουμε το επόμενο ερώτημα: «Πώς θα σχεδιαστεί;» Μετά από την απάντηση που θα δώσουμε σε αυτό το ερώτημα είμαστε πλέον έτοιμοι να προχωρήσουμε στην υλοποίησή του. Η υλοποίηση δεν είναι τίποτε άλλο από τον προγραμματισμό. Αφού γίνει επιτυχώς ο έλεγχος του προγράμματος και δοκιμαστεί επαρκώς, το επόμενο στάδιο είναι η εγκατάστασή του εκεί που το προορίζαμε. Η επιτυχημένη ή όχι λειτουργία του θα καταδείξει ως ένα βαθμό την ποιότητα της δικής μας δουλειάς. Η συντήρηση του συστήματος κατά τη λειτουργία του είναι απαραίτητη προϋπόθεση. Όμως, μοιραία κάποια στιγμή το σύστημα θα αποσυρθεί και θα παραχωρήσει τη θέση του σε ένα νέο σύστημα. Παρόλο που ένα Πληροφοριακό Σύστημα έχει και άλλα χαρακτηριστικά, όπως ανθρώπους, διαδικασίες, υλικό, δεδομένα, η βασική μας προσοχή θα επικεντρωθεί στο λογισμικό. 18

19 Τα βασικά μοντέλα περιγραφής του Κύκλου Ζωής του Λογισμικού, τα οποία είναι παραλλαγή το ένα του άλλου και δεν έχουν ιδιαίτερες διαφορές είναι: Το μοντέλο του Καταρράκτη και Το μοντέλο ΙΕΕΕ. Το σημαντικό σε αυτά τα μοντέλα είναι ότι, εάν σημειωθεί ή διαπιστωθεί κάποιο λάθος σε κάποια φάση ανάπτυξης του λογισμικού, μπορούμε να πάμε προς τα πίσω για να το ανακαλύψουμε και να το επιδιορθώσουμε. Βέβαια, όσο πιο νωρίς καταλάβουμε ένα λάθος, τόσο πιο εύκολη θα είναι η διόρθωσή του. 19

20 3 Σχεδιασμός Πληροφοριακού Συστήματος 3.1 ΑΝΑΛΥΣΗ Η δομημένη ανάλυση και σχεδίαση ενός συστήματος γίνεται για να εντοπιστεί η τρέχουσα κατάστασή του και να αποσαφηνιστούν οι κινήσεις που θα γίνουν, ώστε το σύστημα να οδηγηθεί σε ένα υγιές επίπεδο. 3.2 ΣΥΛΛΟΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΜΕ ΤΗ ΒΟΗΘΕΙΑ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΩΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗΣ Στα πλαίσια της ανάλυσης του υπάρχοντος συστήµατος έλαβε χώρα η διεξαγωγή συνέντευξης µε την υπεύθυνη πρωτοκόλλησης. Τα πιο σηµαντικά στοιχεία που προέκυψαν από την συνεντεύξη, είναι τα ακόλουθα. 20

21 3.2.1 ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΡΕΧΟΝΤΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Στο πρώτο μέρος της διαδικασίας όπου λαµβάνει χώρα η ανάλυση του τρέχοντος συστήµατος, συλλέγονται πληροφορίες για την υπάρχουσα κατάσταση, ώστε να προσδιοριστούν τα προβλήµατα και οι ανάγκες των χρηστών του συστήµατος. Στόχος της ανάλυσης είναι μια εις βάθος κατανόηση της λειτουργίας και των δεδοµένων του συστήµατος. Για την επίτευξη αυτής της κατανόησης χρησιµοποιείται μ ι α σειρά από τεχνικές που αναπαριστούν αναλυτικότερα, πιο περιγραφικά και πιο οργανωµένα τα στοιχεία που χρησιµοποιεί ο αναλυτής ώστε να ολοκληρώσει το έργο του ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΤΡΕΧΟΝΤΟΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΜΟΝΤΕΛΟΥ Για τη δηµιουργία του τρέχοντος φυσικού μοντέλου, απαιτούνται τρεις εργασίες. ιερεύνηση τρέχοντος συστήµατος. ηµιουργία τρεχόντων φυσικών Ρ. ηµιουργία τρέχοντος μοντέλου οντοτήτων. Με τη διερεύνηση, στόχος του αναλυτή είναι η σφαιρική κατανόηση του συστήµατος, του τρόπου λειτουργίας του και των δεδοµένων που κυκλοφορούν µέσα σε αυτό. Για να γίνει η συλλογή και η ανάλυση αυτών των πληροφοριών, χρησιµοποιούνται οι τεχνικές της συνέντευξης, του ερωτηµατολογίου και της παρατήρησης, κλασσικές μέθοδοι που χρησιμοποιούν οι αναλυτές. Η συνέντευξη χρησιμοποιείται όταν οι συνεντευξιαζόμενοι είναι λίγοι στον αριθμό και προσφέρει μια πλήρη πληροφόρηση για το σύστημα από τη σκοπιά του χρήστη. Το ερωτηματολόγιο χρησιμοποιείται για συλλογή πληροφοριών από μεγάλο πλήθος ατόμων. Επειδή είναι δύσκολη η συλλογή σαφών πληροφοριών µε αυτό τον τρόπο, οι ερωτήσεις πρέπει να είναι σαφείς, σωστά διατυπωµένες και να απαιτούν σύντοµη απάντηση. Η παρατήρηση δίνει την ευκαιρία στον αναλυτή να δει ουσιαστικά τα πράγµατα και να βγάλει αντικειµενικά συµπεράσµατα απαλλαγµένα από την υποκειµενικότητα των υπαλλήλων. 21

22 Τα διαγράµµατα ροής δεδοµένων ( Ρ -Data Flow Diagrams) είναι µια από τις περισσότερο χρησιµοποιούµενες δοµηµένες µεθόδους ανάλυσης και σχεδιασµού πληροφοριακών συστηµάτων και παρέχουν τη δυνατότητα παραστατικής περιγραφής των επιµέρους συστατικών ενός συστήµατος και των επικοινωνιών µεταξύ τους. Έτσι τα Ρ µπορούν να χρησιµοποιηθούν για την παραστατική περιγραφή της παρούσας λειτουργίας ενός συστήµατος και του προτεινόµενου εννοιολογικού µοντέλου του υπό ανάπτυξη πληροφοριακού συστήµατος. Κατά την εφαρµογή της µεθόδου αυτής γίνεται µια top-down προσέγγιση, αφού αρχικά περιγράφεται η γενική θεώρηση του συστήµατος που γίνεται λεπτοµερέστερη σε κάθε διαδοχικό στάδιο. Πιο συγκεκριµένα το τρέχον φυσικό Ρ απεικονίζει την τρέχουσα κατάστασή του πληροφοριακού συστήµατος και τον τρόπο µε τον οποίο αυτό λειτουργεί. 22

23 23

24 3.2.3 ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗ ΤΡΕΧΟΝΤΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Το Τμήμα Διαχείρισης Πληροφοριών, κρατάει ένα βιβλίο πρωτοκόλλου για να καταχωρεί και να αρχειοθετεί τα έγγραφα που διαχειρίζεται. Τα έγγραφα αυτά είναι είτε εισερχόµενα είτε εξερχόµενα και πάντα πρωτοκολλούνται προτού φτάσουν στον προορισµό τους. Τα πεδία που υπάρχουν στο χειρόγραφο πρωτόκολλο είναι τα εξής: Εισερχόμενα: [1] Αύξων Αριθμός [2] Ημερομηνία Παραλαβής Εγγράφου (Ημέρα, Μήνας, Έτος). [3] Αριθμός Εισερχομένου Εγγράφου. [4] Χρονολογία Εγγράφου (Ημέρα, Μήνας, Έτος). [5] Τόπος στον οποίο εκδόθηκε. [6] Αρχή που το έχει εκδώσει. [7] Περίληψη Εισερχομένου Εγγράφου. [8] Διεύθυνση, Τμήμα, Γραφείο ή Πρόσωπο για το οποίο εκδόθηκε. 24

25 Για τον πίνακα των Εισερχομένων: [1] Γράφω τον αύξοντα αριθμό στο πρώτο πεδίο του πρωτοκόλλου, ανάλογα με τη θέση που βρίσκεται σε αυτό. Στη συνέχεια, βλέπουμε το θέμα του εγγράφου και το γράφουμε στο πρωτόκολλο. [2] Γράφω αναλυτικά την ημερομηνία (ημέρα, μήνα, έτος) που παραλαμβάνω το έγγραφο. [3] Τον αριθμό του εγγράφου τον βάζει ο αποστολέας, (δεν είναι το ίδιο αυτός ο αριθμός με τον αριθμό του πρωτοκόλλου). Αν το έγγραφο το περάσουμε ως αίτηση θα γραφεί πάνω στο έγγραφο για παράδειγμα ο αριθμός 39, όπως θα γράφεται σε κάθε έγγραφο που θα περνιέται σαν αίτηση. Ο αριθμός αυτός είναι διαφορετικός σε κάθε επιχείρηση. Βαθμολογίες [Δ.Υ. (δεν υπάρχει χαρακτηρισμός)]. Υπουργείο Φ (=Φάκελος). Πρακτική Άσκηση (για παράδειγμα η Τράπεζα δίνει ένα πρωτόκολλο και εμείς το χαρακτηρίζουμε ως έγγραφο Πρακτικής Άσκησης) 25

26 Υ.Σ (Υπηρεσιακό Σημείωμα. Αφορά τους καθηγητές όταν θέλουν να προτείνουν μία πρόταση) [4] Γράφω αναλυτικά την ημερομηνία που έχει πάνω το έγγραφο. [5] Σε αυτό το πεδίο γράφω τον τόπο που εκδόθηκε το έγγραφο, δηλαδή από πού έχει αποσταλεί. [6] Ποια Αρχή το έχει εκδώσει, για παράδειγμα το Υπουργείο Παιδείας. [7] Ο τίτλος που γράφεται στο θέμα, τον γράφουμε στην περίληψη. Αν ζητηθεί αίτηση, για παράδειγμα για στρατολογία από κάποιον φοιτητή, γράφονται κανονικά τα στοιχεία στα εισερχόμενα και στα εξερχόμενα γράφω ότι χορηγήθηκε στο πεδίο [10] των εξερχόμενων: Περίληψη Εξερχόμενου. Εξερχόμενα: [9] Αρχή προς την οποία απευθύνεται. [10] Περίληψη Εξερχόμενου Εγγράφου. [11] Χρονολογία Εξερχόμενου Εγγράφου (Ημέρα, Μήνας, Έτος) [12] Ημερομηνία Διεκπεραίωσης (Ημέρα, Μήνας, Έτος) [13] Αριθμός Διεκπεραίωσης. [14] Σχετικοί Αριθμοί. [15] Φάκελος Αρχείου. [16] Παρατηρήσεις. 26

27 ΚΟΛΛΟΝ Αρχή προς την οποία απευθύνεται Π Ε Ρ Ι Λ Η Ψ Η ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ Χρονολογία Εξερχόμενου εγγράφου Ημ/νία Διεκπεραίωσης Ημέρα Μήνας Έτος Ημέρα Μήνας Έτος ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ Εικόνα 2: Σελίδα Εξερχόµενων από το βιβλίο πρωτοκόλλου Για τον πίνακα των Εξερχόμενων: Αν γίνει αίτηση για Πρακτική Άσκηση, συμπληρώνουμε το πεδίο [1] των εισερχόμενων: Αύξων Αριθμός και στη συνέχεια γράφω τα στοιχεία στον πίνακα των Εξερχόμενων. Δηλαδή: [9] Σε ποια Αρχή απευθύνεται το έγγραφο.. [10] Γράφω το θέμα του εγγράφου [11] Πότε αποστέλλω το έγγραφο. [12] Πότε ετοιμάστηκε το έγγραφο και συνήθως η ημερομηνία διεκπεραίωσης είναι ίδια με την χρονολογία Εξερχόμενου Εγγράφου, πεδίο [11]. [13] Δεν συμπληρώνεται ποτέ. [14] Δεν συμπληρώνεται ποτέ. [15] Σε ποιον φάκελο του αρχείου της γραμματείας έχει τοποθετηθεί το έγγραφο. 27

28 [16] Αν επιθυμούμε να κάνουμε κάποιες παρατηρήσεις που αφορούν αυτό το πεδίο, τις συμπληρώνουμε σε αυτό το πεδίο. Παρατηρούμε ότι υπάρχουν αρκετά πεδία του πρωτοκόλλου, τα οποία δεν συμπληρώνονται από τη γραμματεία, είτε αποστέλλουν ένα έγγραφο, είτε το παραλαμβάνουν. Κατέληξα λοιπόν να δημιουργήσω ένα πρωτόκολλο με τέτοια πεδία, τα οποία θα είναι απαραίτητα να συμπληρώνονται διότι θα είναι όλα εξίσου σημαντικά. Παράλληλα, θα είναι πλήρως προσδιοριστικά τόσο για τα εισερχόμενα, όσο και για τα εξερχόμενα έγγραφα. Τέλος, θα είναι πιο εύχρηστο ως προς τους χρήστες από τη στιγμή που βρίσκεται σε ηλεκτρονική μορφή, κερδίζοντας χρόνο και όλα τα άλλα πλεονεκτήματα που μας προσφέρει σήμερα η πληροφορική, όπως αποφυγή λαθών παίρνοντας παραμετρικά κάποιες τιμές. Κάθε µέρα η υπεύθυνη παραλαµβάνει τα έγγραφα και ένα ένα τα καταχωρεί στο βιβλίο πρωτοκόλλησης. Όταν κάποιος χρειάζεται να βρει ένα ήδη καταχωρηµένο έγγραφο, τότε η διαδικασία της αναζήτησης είναι χρονοβόρα. Αν δεν ξέρει τον αριθµό πρωτοκόλλου, τότε πρέπει να ψάξει από την αρχή το βιβλίο µια µια τις σελίδες και να βρει αυτό που ψάχνει ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΤΡΕΧΟΝΤΩΝ ΦΥΣΙΚΩΝ ΔΡΔ Τα διαγράµµατα ροής δεδοµένων αποτελούν µια απλή γραφική αναπαράσταση της ροής δεδοµένων, της αποθήκευσης και των λειτουργιών των δεδοµένων που οι χρήστες δέχονται ευθέως ότι υπάρχουν. 28

29 29

30 30

31 3.2.5 ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΤΡΕΧΟΝΤΩΝ ΛΟΓΙΚΩΝ ΔΡΔ Τα τρέχοντα λογικά διαγράµµατα ροής δεδοµένων παρέχουν µια ενδοσκόπηση στα προβλήµατα που υπάρχουν εντός του συστήµατος και ένα µοντέλο που δείχνει τι επιτελεί το σύστηµα και όχι πώς το επιτελεί. Για να φτάσουµε στην ολοκλήρωση της δηµιουργίας των λογικών Ρ πρέπει να εκτελεστούν τέσσερα βήµατα: 1. Λογικοποίηση των ροών δεδοµένων 2. ιαγραφή χρονικών εξαρτήσεων 3. Λογικοποίηση των λειτουργιών 4. ηµιουργία τρεχόντων Ρ Στη συγκεκριµένη περίπτωση της γραμματείας, δεν υπάρχουν κινήσεις για να γίνουν ώστε να πραγµατοποιηθούν αυτά τα βήµατα, αφού οι περιπτώσεις που καλύπτονται από τα βήµατα, είναι ήδη υλοποιηµένες από την έως τώρα ανάλυση. Η µόνη κίνηση που γίνεται για τη µετάβαση σε λογικό επίπεδο είναι η ενσωµάτωση των λογικών δεδομένων. 31

32 3.3 ΛΙΣΤΑ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ - ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ Η λίστα προβληµάτων απαιτήσεων αποτελεί την τεκµηρίωση των προβληµάτων του υπάρχοντος συστήµατος και των απαιτήσεων του νέου. Έχοντας ολοκληρώσει και µελετήσει τις προηγούµενες διαδικασίες, ο αναλυτής είναι σε θέση να συντάξει τον πίνακα προβληµάτων - απαιτήσεων. Γίνεται µια αναλυτική περιγραφή όλων των συµπερασµάτων του αναλυτή σχετικά µε το σύστηµα. Αποτελεί το σηµείο έναρξης της διαδικασίας ανάπτυξης ενός πληροφοριακού συστήµατος, αφού είναι το πρώτο σηµείο της διαδικασίας στο οποίο αναφέρονται µε σαφή τρόπο τα προβλήµατα που αντιµετωπίζονται και οι απαιτήσεις από το νέο σύστηµα. Μετά την προκαταρκτική µελέτη του έργου, η λίστα προβληµάτων - απαιτήσεων αποτελεί την πρόταση εξυγίανσης που υποβάλλει ο αναλυτής στον οργανισµό. ΛΙΣΤΑ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ - ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑ: Πρωτόκολλο - Βιβλίο Πρωτοκόλλου Αριθµος Πρόβληµα/Απαίτηση Αρχικά 1. εν υπάρχει η δυνατότητα γρήγορης αναζήτησης ή αναζήτησης µε κριτήρια Γραµµατέας 2. εν µπορούν να γίνουν εκτυπώσεις Γραµµατέας 3. Πολλαπλή εγγραφή πληροφοριών ως συνέπεια του χειρογραφικού συστήµατος Γραµµατέας 4. Καθόλου εργονοµικός ο χειρογραφικός τρόπος 32

33 3.4 ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ Παρακάτω ακολουθεί περιγραφή απ ότι απαιτείται να κάνει το νέο σύστηµα και πως θα υλοποιηθεί ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΟ ΛΟΓΙΚΟ ΜΟΝΤΕΛΟ Το απαιτούµενο λογικό µοντέλο είναι αυτό που δείχνει τι πρέπει να κάνει το νέο σύστηµα. Για την δηµιουργία του απαιτούµενου λογικού µοντέλου χρειάζεται η δηµιουργία του απαιτούµενου µοντέλου οντοτήτων και η δηµιουργία των απαιτούµενων Ρ. Αυτές οι εργασίες παρέχουν µια υψηλή προδιαγραφή, µιας και δηµιουργούνται έχοντας ως βάση το τρέχον λογικό µοντέλο. Στη συγκεκριµένη περίπτωση το νέο σύστηµα πρέπει να κάνει περίπου τα ίδια πράγµατα µε πριν αλλά µηχανογραφηµένα. Οι αλλαγές είναι λίγες. Μια από αυτές και κατά τη γνώμη μου η βασικότερη, ο μετρητής των εισερχομένων εγγράφων είναι διαφορετικός από αυτόν των εξερχόμενων. Το νέο σύστηµα πρέπει να είναι πιο φιλικό προς το χρήστη στην εισαγωγή καθώς και στην αναζήτηση. Αυτό θα γίνει παραµετροποιώντας κάποια δεδοµένα εισαγωγής ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΛΟΓΙΚΑ ΔΡΔ Και σε αυτό το στάδιο η τεχνική που χρησιµοποιείται είναι τα Ρ, που εξακολουθούν να παρέχουν µια θεώρηση του πως βλέπει ο χρήστης το σύστηµα. Βεβαίως, εδώ απεικονίζεται τι πρέπει να επιτυγχάνει το σύστηµα, ο στόχος είναι να ενσωµατώσει τις απαιτήσεις για το νέο σύστηµα, ώστε να εξαλειφθούν τα προβλήµατα που σχετίζονται µε το τρέχον. 33

34 34

35 35

36 3.5 ΠΕΡΙΓΡΑΜΜΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΗΣ Το περίγραµµα της επιχειρηµατικής προδιαγραφής παρέχει µια επίσηµη διασύνδεση των ευρηµάτων της µελέτης σκοπιµότητας, των όρων αναφοράς του έργου, της προδιαγραφής απαιτήσεων και του συστήµατος που πρόκειται να υλοποιηθεί. Για να γίνει αυτή η εργασία χρειάζονται τρία βήµατα. Αρχικά ο αναλυτής δηµιουργεί κάποια πιθανά σενάρια για τη συνέχεια της µετάβασης του συστήµατος σε ένα νέο, µελετάει καλά την κάθε περίπτωση µε βάση τις δυνατότητες που του επιτρέπει ο οργανισµός και αφού επιλέξει την καταλληλότερη λύση θέτει πιθανούς περιορισµούς που µπορεί να έχει. Τέλος δηµιουργεί τα απαιτούµενα φυσικά Ρ που δείχνούν τον τρόπο που χρησιµοποιεί το σύστηµα για να υλοποιήσει τις εργασίες του ΔΙΑΤΥΠΩΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΠΡΟΑΙΡΕΣΕΩΝ Στο κοµµάτι αυτό παρουσιάζονται οι επιχειρηµατικές προαιρέσεις. Έχοντας ολοκληρώσει την ανάλυση σε τρέχον φυσικό και λογικό επίπεδο, ο αναλυτής µπορεί να αρχίσει τα πιθανά σενάρια υλοποίησης του συστήµατος. Να διατηρηθεί το γραφείο πρωτοκόλλου, όπου σε ένα Η/Υ θα είναι εγκατεστηµένη η εφαρµογή. Συγκεντρώνονται όλα τα έγγραφα, καταχωρούνται στη βάση και µετά διανέµονται. Σε αυτή την περίπτωση πρέπει και πάλι να δοθεί ιδιαίτερη σηµασία στη διαχείριση των αριθµών πρωτοκόλλων ώστε να µην υπάρχουν διπλοεγγραφές. Με αυτή τη λύση το κόστος είναι ελάχιστο, γιατί η Microsoft ACCESS υπάρχει ήδη στο γραφείο πρωτοκόλλου. Επίσης, εκπαίδευση στην χρήση της εφαρµογής θα γίνει µόνο σε ένα άτοµο. 36

37 3.5.2 ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΠΙΠΤΩΣΕΩΝ Και στις δύο προαιρέσεις λύνονται τα προβλήµατα της λίστας προβληµάτων απαιτήσεων. Γρήγορη αναζήτηση στη βάση. Εύκολες εκτυπώσεις Μία φορά καταχώρηση πληροφοριών στη βάση και µετά επιλογή του εγγράφου από λίστα επιλογών. 3.6 ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΦΥΣΙΚΑ ΔΡΔ Με την ολοκλήρωση της επιλογής σεναρίου της µμηχανογράφησης του συστήµατος µπορούν να σχεδιαστούν και τα φυσικά απαιτούµενα Ρ, µιας και έχει πια αποσαφηνιστεί ο τρόπος µε τον οποίο θα υλοποιηθεί το σύστηµα. Παρακάτω ακολουθούν τα απαιτούµενα φυσικά διαγράµµατα ροής δεδοµένων που δείχνουν πως θα υλοποιηθεί το σύστηµα. 37

38 38

39 3.7 ΠΩΣ ΚΛΕΙΝΩ ΤΟ ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ Ο προϊστάμενος του τμήματος γράφει την ημερομηνία που κλείνει το πρωτόκολλο και τον τελευταίο αύξοντα αριθμό του πρωτοκόλλου. Βάζει την σφραγίδα του τμήματος και τέλος την υπογραφή του. Έξω από κάθε πρωτόκολλο βάζω τον αύξοντα αριθμό, ανάλογα με το αρχείο. Ποτέ δεν χρησιμοποιώ διορθωτικό (Blanco). Σβήνω με μια κόκκινη γραμμή και γράφω «ακυρώνεται». 3.8 ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ Στο κομμάτι αυτό αναφέρονται τα στοιχεία του υλικού, και του λογισμικού που απαιτείται να υπάρχει για να λειτουργήσει η εφαρμογή. Το προς κατασκευή σύστημα θα χαρακτηρίζεται από τις ακόλουθες προδιαγραφές: - Ο server έχει το λειτουργικό σύστημα WINDOWS NT 4 SP ή Windows Τα PC έχουν το λειτουργικό σύστημα WINDOWS 95, 98, millennium. - Ο κάθε υπολογιστής έχει εγκατεστημένο το Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων (Access 97, 2000). - Τα δεδομένα (tables, relationships) της Βάσης Δεδομένων βρίσκονται στον Server. - Απαιτείται εκτυπωτής inkjet A3 για τις εκτυπώσεις της εφαρμογής ΑΝΑΛΥΣΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ Σε αυτό το σημείο ακολουθεί γενική περιγραφή της λειτουργίας του λογισμικού και των ακριβών λειτουργιών του. Είναι απαραίτητη αυτή η αποσαφήνιση αυτών των αρμοδιοτήτων ώστε να μην δημιουργηθούν πλαστές προσδοκίες ή υποχρεώσεις. 39

40 3.8.3 ΚΥΡΙΑ ΜΕΡΗ Στα κύρια μέρη αναφέρονται επιγραμματικά οι βασικές λειτουργίες της εφαρμογής. α. Μηχανογράφηση του βιβλίου πρωτοκόλλου της Διαχείρισης Πληροφοριών. β. Έκδοση εκτυπώσεων για οποιαδήποτε χρονική περίοδο. γ. Εύκολη και γρήγορη αναζήτηση οποιουδήποτε εγγράφου. Παρατηρώντας τους παραπάνω πίνακες του πρωτοκόλλου, έβγαλα το συμπέρασμα ότι πιο εύχρηστο θα ήταν να είχε το πρωτόκολλο τα παρακάτω πεδία, μιας και στο πρωτόκολλο που εξετάσαμε, τα περισσότερα πεδία δεν ήταν απαραίτητο να συμπληρώνονται. Εισερχόμενα: [1] Διαχειριστικό Έτος. [2] Α/Α Εγγράφου. [3] Αριθμός Εγγράφου. [4] Ημερομηνία Παραλαβής Εγγράφου. [5] Ημερομηνία Εγγράφου. [6] Θέμα Εγγράφου. [7] Τμήμα Παραλαβής. [8] Αρχή Έκδοσης. [9] Τόπος Έκδοσης. [10] Αριθμός Φακέλου. 40

41 Εξερχόμενα: [1] Διαχειριστικό Έτος. [2] Α/Α Εγγράφου. [3] Ημερομηνία Διεκπεραίωσης Εγγράφου. [4] Ημερομηνία Αποστολής Εγγράφου. [5] Θέμα Εγγράφου. [6] Τόπος Έκδοσης. [7] Αρχή που Απευθύνεται. [8] Παρατηρήσεις. [9] Αριθμός Φακέλου. 41

42 3.8.4 ΑΝΑΛΥΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Στην ανάλυση του συστήματος περιγράφονται λεπτομερώς όλες οι επιλογές που προσφέρονται από την εφαρμογή. Το πρωτόκολλο που δημιούργησα είναι γραμμένο με γλώσσα προγραμματισμού Delphi 6 και συνέδεσα τα δεδομένα μου με μια βάση δεδομένων, την Access. Έχει περίπου την ίδια ανάλυση που ακολουθείται από το ήδη υπάρχον χειρόγραφο πρωτόκολλο από την Γραμματεία της Διαχείρισης Πληροφοριών, του Τ.Ε.Ι. Καβάλας. Το πρωτόκολλο αποτελείται από δύο πίνακες : Των Εισερχομένων εγγράφων και των Εξερχόμενων εγγράφων. Στο παρακάτω πρόγραμμα διαχείρισης του πρωτοκόλλου έχουμε τις εξής δυνατότητες: 42

43 Για τον πίνακα των Εισερχομένων: Μετακίνηση στις εγγραφές. Κάνοντας κλικ στα κουμπιά: Πρώτη εγγραφή Προηγούμενη εγγραφή Επόμενη εγγραφή Τελευταία εγγραφή Διορθώσεις εγγραφών. Κάνοντας κλικ στο κουμπί: Καταχωρίσεις εγγραφών. Κάνοντας κλικ στο κουμπί: Αποθήκευση εγγραφών. Κάνοντας κλικ στο κουμπί: Διαγραφή εγγραφών (επιτρεπτή μόνο εντός 7 ημερών). Κάνοντας κλικ στο κουμπί: Εμφάνιση εγγραφών σε πίνακα. Κάνοντας κλικ στην επιλογή Άνοιγμα από την Προβολή Εγγραφών. 43

44 Εμφάνιση διαγραμμένων εγγραφών. Κάνοντας κλικ στο κουμπί: Διαγραμμένες. Από εδώ έχουμε τις εξής επιλογές: Εκτύπωση των εγγραφών. Κλείσιμο του παραθύρου. Στην καταχώριση των στοιχείων, έχουμε κάποιες προεπιλεγμένες τιμές, στα εξής πεδία: (Παρόλο που είναι προεπιλεγμένες, μπορούν να αλλάξουν. Η προεπιλογή γίνεται για ευκολία του χρήστη, για να μην αναγκάζεται κάθε φορά να γράφει τα ίδια πράγματα). Διαχειριστικό Έτος: καταχωρείται από το τρέχον έτος του υπολογιστή, (2006). Α/Α εγγράφου αυξάνεται αυτόματα κ την μέγιστη τιμή που βρίσκει (για να μπορέσει να την αυξήσει) από κάθε διαχειριστικό έτος, την αποθηκεύει σε ξεχωριστό πίνακα από αυτόν των Εισερχομένων. Ημερομηνία Παραλαβής εγγράφου, (τρέχουσα ημερομηνία). Ημερομηνία εγγράφου, (τρέχουσα ημερομηνία). Τμήμα Παραλαβής. Αριθμός εγγράφου (παραμετρικά τις τιμές). Φάκελος Αρχείου (τιμή 0 ). Για την αποφυγή λαθών του χρήστη και για να είναι πιο εύχρηστο το πρόγραμμα, ο χρήστης παίρνει παραμετρικά κάποιες τιμές από πίνακες, οι οποίοι ενεργοποιούνται με το πάτημα κάποιων κουμπιών. 44

45 Στην συγκεκριμένη περίπτωση, επιλέγουμε παραμετρικά τον αριθμό εγγράφου. Στο κουτί που βρίσκεται δίπλα από την Αναζήτηση, μπορώ να πληκτρολογήσω τον Αριθμό Εγγράφου που ψάχνω και αφού πατήσω την Αναζήτηση, θα βγει μόνο η εγγραφή που έχουμε αναζητήσει. Επίσης, με διπλό κλικ καταχωρείται κατευθείαν ο αριθμός και η περιγραφή του στη φόρμα των εισερχομένων. Πατώντας την Εισαγωγή, έχουμε τη δυνατότητα να προσθέσουμε νέο αριθμό εγγράφου με την περιγραφή του και πατώντας το κλείσιμο, κλείνει το παράθυρο με τους αριθμούς των εγγράφων. 45

46 Για την Εκτύπωση των Εισερχομένων: Επιλογή προεπιλεγμένων τιμών για κάποια πεδία που θα βοηθήσουν την αναζήτηση των εγγράφων: Η μία περίπτωση είναι να επιλέξω παραμετρικά, πατώντας τα βελάκια, τον αύξοντα αριθμό του εγγράφου ΑΠΟ. Το ίδιο παράθυρο θα ανοίξει και όταν θέλω να επιλέξω τον αύξοντα αριθμό του ΕΩΣ. 46

47 Η άλλη περίπτωση είναι να επιλέξω παραμετρικά τον αριθμό εγγράφου ΑΠΟ. Και σε αυτήν την περίπτωση θα ανοίξει το ίδιο παράθυρο αν θέλω να επιλέξω τον αριθμό εγγράφου ΕΩΣ. 47

48 Οι προεπιλεγμένες τιμές στα πεδία είναι τέτοιες ώστε να καταλαμβάνουν όλο το εύρος των πεδίων προς αναζήτηση, εκτός από τις ημερομηνίες (εγγράφου και παραλαβής) που έχουν ως προεπιλεγμένη τιμή την τρέχουσα ημερομηνία. Εμφάνιση καταχωρημένων εγγράφων σε πίνακα. Εμφάνιση διαγραμμένων εγγράφων σε πίνακα. Είναι το ίδιο παράθυρο με το παραπάνω, μόνο που επιλέγω Άνοιγμα Διεγραμμένων Εγγραφών από την Προβολή Εγγραφών. 48

49 Εμφάνιση εγγράφων (καταχωρημένων και διαγραμμένων) σε μορφή εκτύπωσης. Για τον πίνακα των Εξερχόμενων: Καταχωρίσεις εγγραφών. Κάνοντας κλικ στο κουμπί: Διορθώσεις εγγραφών. Κάνοντας κλικ στο κουμπί: Μετακίνηση στις εγγραφές. Πρώτη εγγραφή Κάνοντας κλικ στο κουμπί: Προηγούμενη εγγραφή. Κάνοντας κλικ στο κουμπί: Επόμενη εγγραφή. Κάνοντας κλικ στο κουμπί: Τελευταία εγγραφή. Κάνοντας κλικ στο κουμπί: Διαγραφή εγγραφών (επιτρεπτή μόνο εντός 7 ημερών). Κάνοντας κλικ στο κουμπί: Εμφάνιση εγγραφών σε πίνακα. 49

50 Εμφάνιση εξερχόμενων διαγραμμένων εγγραφών. Σε αυτή τη φόρμα έχουμε τη δυνατότητα να Εκτυπώσουμε τις διαγραμμένες εγγραφές ή Να κλείσουμε από το κουμπί τη φόρμα. Στην καταχώριση των στοιχείων, έχουμε κάποιες προεπιλεγμένες τιμές, στα εξής πεδία: Διαχειριστικό Έτος (καταχωρείται από το τρέχον έτος του υπολογιστή). Α/Α εγγράφου αυξάνεται αυτόματα κ την μέγιστη τιμή που βρίσκει (για να μπορέσει να την αυξήσει) από κάθε διαχειριστικό έτος, την αποθηκεύει σε ξεχωριστό πίνακα από αυτόν των Εισερχομένων. Ημερομηνία Αποστολής του εγγράφου (τρέχουσα ημερομηνία). Ημερομηνία Διεκπεραίωσης του εγγράφου (τρέχουσα ημερομηνία). Τόπος έκδοσης του εγγράφου (Καβάλα). Φάκελος Αρχείου (τιμή 0 ). 50

51 Για την Εκτύπωση των Εξερχόμενων: Οι προεπιλεγμένες τιμές στα πεδία είναι τέτοιες ώστε να καταλαμβάνουν όλο το εύρος των πεδίων προς αναζήτηση, εκτός από τις ημερομηνίες (διεκπεραίωσης και αποστολής) που έχουν ως προεπιλεγμένη τιμή την τρέχουσα ημερομηνία. 51

52 Ο χρήστης παίρνει παραμετρικά κάποιες τιμές από συγκεκριμένους πίνακες. Για το πεδίο Α/Α εγγράφου: 52

53 και για το πεδίο: Αρχή που απευθύνεται Αυτό γίνεται αν κάνουμε κλικ στα βελάκια ( ). Εμφάνιση καταχωρημένων εγγράφων σε πίνακα. Κάνοντας κλικ στο Άνοιγμα καταχωρημένων εγγραφών. Εμφάνιση διαγραμμένων εγγράφων σε πίνακα. Κάνοντας κλικ στο Άνοιγμα διαγραμμένων εγγραφών. Εμφάνιση εγγράφων (καταχωρημένων και διαγραμμένων) σε μορφή εκτύπωσης. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Εκτύπωση. 53

54 4 Υλοποίηση Πληροφοριακού Συστήματος 4.1 ΣΧΕΣΙΑΚΕΣ ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Βάση δεδομένων είναι μία συλλογή πληροφοριών που αφορούν ένα θέμα, είναι οργανωμένη με λογικό τρόπο, ώστε να διευκολύνεται η πρόσβαση και η ανάκτηση των δεδομένων. Ένα σχεσιακό σύστημα βάσης δεδομένων (RDBMS Relational Data Base Management System) όπως είναι η Access, αποθηκεύει τα δεδομένα σε πολλούς συσχετισμένους πίνακες. Ο χρήστης μπορεί να θέσει πολύπλοκες ερωτήσεις για απαντήσεις από έναν ή περισσότερους αυτών συσχετισμένων πινάκων. Οι απαντήσεις επιστρέφουν στο χρήστη με τη μορφή φορμών ή εκθέσεων. 4.2 ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΤΩΝ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Κάθε σύστημα διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων (RDBMS) σας παρέχει πλήρη έλεγχο σε ότι αφορά τον τρόπο με τον οποίο θα ορίζετε τα δεδομένα σας, θα δουλεύετε με αυτά, και θα τα μοιράζεστε με άλλους. Το σύστημα σας εφοδιάζει επίσης με ισχυρές δυνατότητες που κάνουν εύκολη την καταγραφή και το χειρισμό 54

55 μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων σε πολλούς πίνακες. Ένα RDBMS έχει τρεις βασικές δυνατότητες: ορισμό, χειρισμό και έλεγχο δεδομένων. 4.3 Η Microsoft Access ΩΣ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΣΧΕΣΙΑΚΩΝ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Η Microsoft Access είναι ένα πλήρες σύστημα διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων το οποίο σας παρέχει όλες τις δυνατότητες ορισμού, χειρισμού και έλεγχο των δεδομένων που χρειάζεστε για τη διαχείριση μεγάλων ποσοτήτων πληροφοριών ΟΙ ΧΡΗΣΕΙΣ ΤΗΣ Microsoft Access Η Microsoft Access έχει όλα τα χαρακτηριστικά ενός κλασικού συστήματος διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων (RDBMS) και ακόμη περισσότερα. Δεν είναι μόνο ένα πανίσχυρο, ευέλικτο, και εύκολο στη χρήση RDBMS, αλλά και ένα πλήρες εργαλείο ανάπτυξης εφαρμογών για βάσεις δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για να κατασκευάσετε και να εκτελέσετε μία εφαρμογή φτιαγμένη στα μέτρα των δικών σας αναγκών διαχείρισης δεδομένων για το λειτουργικό σύστημα των Microsoft Windows. Μπορείτε να περιορίζετε, να επιλέγετε, και να αθροίζετε τα δεδομένα σας με τη χρήση ερωτημάτων, να δημιουργείτε φόρμες για την εμφάνιση και την τροποποίηση των δεδομένων σας, και να χρησιμοποιείτε την Access για τη δημιουργία απλών ή πολύπλοκων εκθέσεων. Οι φόρμες και οι εκθέσεις «κληρονομούν» τις ιδιότητες του πίνακα ή του ερωτήματος στο οποίο βασίζονται και έτσι στις περισσότερες περιπτώσεις, κάποια πράγματα όπως οι μορφοποιήσεις και οι κανόνες εγκυρότητας χρειάζεται να οριστούν μία μόνο φορά. 55

56 4.4 Delphi 5 ΚΑΙ ADO ΓΛΩΣΣΑ Pascal ΚΑΙ ΣΥΝΔΕΣΗ ΜΕ ΤΗΝ Access. Οπτικός προγραμματισμός εν δράσει, από το Delphi 5, με την ανεύρεση δεδομένων από τη βάση να γίνεται εύκολα, με την βοήθεια του ποντικιού και των έτοιμων εργαλείων ADO. Η Borland είχε συνδέσει το όνομά της με τη γλώσσα προγραμματισμού Pascal έχοντας δημιουργήσει τις δικές της επεκτάσεις. Ξεκινώντας από τις βασικές εντολές της γλώσσας, η Borland ενσωμάτωσε τις δικές της εντολές, δημιουργώντας πρώτα την Turbo Pascal και στη συνέχεια ένα πλήρες περιβάλλον ανάπτυξης εφαρμογών, το Delphi. Αυτές οι επεκτάσεις σύντομα έγιναν ένα de facto βιομηχανικό πρότυπο, όπως συνηθίζεται άλλωστε στα πετυχημένα προϊόντα Οπτικός προγραμματισμός. Στην έκδοση 5 του Delphi παραμένει η φιλοσοφία του οπτικού προγραμματισμού. Ο προγραμματιστής έχει στη διάθεσή του μία άδεια φόρμα(form object), πάνω στην οποία προσθέτει διάφορα αντικείμενα, όπως πεδία κειμένου, κουμπιά επιλογών, και εικόνες. Εκεί, βρίσκεται η εργαλειοθήκη που είναι χωρισμένη σε ενότητες, με τις ετικέτες να χωρίζουν τις κατηγορίες. Η φόρμα είναι στενά συνδεδεμένη με τη μονάδα κώδικα, καθώς μία φόρμα αποτελείται από αντικείμενα, καθένα από τα οποία διαθέτει το δικό του κώδικα. Το κλικ, το δεξί κλικ ή το διπλό κλικ του ποντικιού πάνω από ένα αντικείμενο, 56

57 όπως ένα κουμπί ή ένα πλαίσιο κειμένου, θα εκτελέσει τον κώδικα που έχει ορίσει ο προγραμματιστής. Η επιλογή και η τοποθέτηση των αντικειμένων γίνεται, αφού πρώτα επιλέξετε την κατηγορία και το ίδιο το αντικείμενο. Μετά την τοποθέτηση έρχεται η αλλαγή των χαρακτηριστικών του κάθε αντικειμένου. Αυτός είναι και ο λόγος ύπαρξης του Object Inspector που εμφανίζεται στο αριστερό τμήμα της οθόνης. Περιλαμβάνει όλα τα χαρακτηριστικά του συγκεκριμένου αντικειμένου. Το Delphi 5 είναι αρκετά έξυπνο και προσπαθεί να αυτοματοποιήσει όσο το δυνατόν περισσότερες λειτουργίες, αφήνοντας παράλληλα στον προγραμματιστή λιγότερη ανιαρή δουλειά και περισσότερο χρόνο για να γράψει πιο χρήσιμο κώδικα Βάσεις δεδομένων και ADO. Το περιβάλλον εργασίας του Delphi 5 θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε εύκολα και γρήγορα βάσεις δεδομένων και σχεσιακούς πίνακες. Η Inprise εξακολουθεί να προτιμά τη δική της μηχανή, την InterBase, που συνοδεύει το Delphi σε όλες τις εκδόσεις. Πρόκειται για μία ιδιαίτερα ισχυρή βάση δεδομένων, οι εντολές της οποίας υπάρχουν ενσωματωμένες στο βασικό κορμό του Delphi. Είναι φυσικά μία σχεσιακή γλώσσα, η οποία υποστηρίζει πλήρως την SQL (Structure Query Language) και επιτρέπει ερωτήσεις του τύπου «SELECT * FROM Customer WHERE name like 'K%'». Μία καλύτερη όμως λύση, όσον αφορά στη βάση δεδομένων, είναι η Access 2000 αλλά και οι προηγούμενες εκδόσεις της εφαρμογής. Θα τη βρείτε σχεδόν σε κάθε εταιρεία, καθώς έρχεται μαζί με το Office και τις άλλες εφαρμογές γραφείου, που δεν λείπουν από καμία εταιρεία. Η Access προσφέρει ένα φιλικό περιβάλλον που στοχεύει περισσότερο στον τελικό χρήστη και λιγότερο στον προγραμματιστή. Μέσα από φιλικές οθόνες και πολλά βοηθητικά προγράμματα μπορεί κανείς να σχεδιάσει τη βάση δεδομένων, να τη γεμίσει με στοιχεία και να μπορέσει πιο εύκολα να ελέγξει το πρόγραμμα. Ένα άλλο σημαντικό πλεονέκτημα της Access είναι η ευκολία μεταφοράς των στοιχείων σε άλλες βάσεις δεδομένων (SQL Server) αλλά και εφαρμογές, όπως το Excel. Στην έκδοση 2000, η Access επιτρέπει την απευθείας πρόσβαση σε πίνακες του SQL 57

58 Server, χωρίς δηλαδή την παρεμβολή του ODBC. Τα περισσότερα περιβάλλοντα ανάπτυξης εφαρμογών και οι γλώσσες προγραμματισμού επιτρέπουν την πρόσβαση σε πίνακες της Access. Έτσι, διατηρώντας τα στοιχεία σας σε ένα αρχείο.mdb της Access, μπορείτε αφενός να επεμβαίνετε πιο εύκολα αλλάζοντας κάποια από αυτά μέσα από το περιβάλλον της Access και αφετέρου να τα βλέπετε από οποιαδήποτε γλώσσα, όπως το Delphi, τη Visual Basic, τη C++ ακόμα και τη Java. Το Delphi 5 καλύπτει τη νέα τεχνολογία της Microsoft, το ADO (Access Data Objects), με την οποία μπορεί κανείς να δημιουργήσει την εφαρμογή του, ανεξάρτητα με το πού και σε ποια μορφή είναι αποθηκευμένα τα στοιχεία. Ο προγραμματισμός γίνεται απλούστερος και το πιο βασικό, δεν χρειάζεται να αλλάζει ο κώδικας κάθε φορά που μεταφέρονται τα δεδομένα από τη μία μορφή στην άλλη. Δεν θα χρειαστεί να αλλάξει ούτε μία γραμμή κώδικα, αν μεταφέρει κανείς τα δεδομένα από την Access στον SQL Server. Ούτε και αν χρειαστεί να αντλήσει κανείς στοιχεία από το Excel ή από άλλες πηγές, αρκεί αυτές να υποστηρίζουν το ADO. Η τεχνολογία αυτή, αν και είναι καινούρια, δεν εμφανίστηκε αμέσως. Πέρασε αρκετά στάδια εξέλιξης, με το DAO (Data Access Objects) να αποτελεί την πρώτη απόπειρα και το RDO (Remote Data Objects), πριν από την εμφάνιση του ADO. Το ADO διαθέτει ένα σετ εντολών που στηρίζεται σε ένα μοντέλο αντικειμένων, όπως άλλωστε συνηθίζεται με όλους τους μοντέρνους τρόπους πρόσβασης Access. Η Access είναι ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS), που αποθηκεύει και ανακτά δεδομένα, παρουσιάζει πληροφορίες, αυτοματοποιεί επαναλαμβανόμενες εργασίες και χρησιμοποιείται για την κατασκευή εύχρηστων εφαρμογών διαχείρισης δεδομένων 4. 58

59 Το περιβάλλον της Access: Πριν να ξεκινήσετε τη δημιουργία των πινάκων με την Access, θα πρέπει πρώτα να σχεδιάσετε σε χαρτί, αναλυτικά, αυτό που έχετε στο μυαλό σας. Φυσικά, η Access σάς επιτρέπει να αλλάξετε πρακτικά οτιδήποτε, προειδοποιώντας σας για πιθανά σφάλματα, όπως τη διαγραφή ενός κλειδιού. Πάντα όμως, ένας μελετημένος αρχικά σχεδιασμός θα σας απαλλάξει από τις χρονοβόρες αλλαγές, τόσο στη βάση δεδομένων όσο και στον ίδιο τον προγραμματισμό. Η υλοποίηση του χαρακτηριστικού της ακεραιότητας αναφορών είναι απλή. Το μόνο που χρειάζεται να κάνει κανείς είναι να συσχετίσει τα αντίστοιχα πεδία. Με αυτό τον τρόπο γλιτώνετε τον προγραμματισμό που θα χρειαζόταν, καθώς γίνεται αυτόματα από την Access. Μπορείτε πάντα να ξεκινήσετε από την αρχή και να εξασκηθείτε στην Access, δημιουργώντας μία καινούρια βάση δεδομένων. 59

60 Στη συνέχεια φαίνονται οι πίνακες που δημιούργησα στην Access: Ο πίνακας των Εισερχομένων: Ο πίνακας των Εξερχόμενων: 60

61 Ο πίνακας της Αρχής Αποστολής: Ο πίνακας για την Αρχή Έκδοσης: Ο πίνακας των μετρητών (counters): 61

62 Ο πίνακας για το διαχειριστικό Έτος: Πρωτεύον κλειδί. Ένα ή περισσότερα πεδία και ο τύπος τους χρησιμοποιούνται για πρωτεύοντα κλειδιά. Μολονότι δεν είναι υποχρεωτικό, είναι καλό κάθε πίνακας να έχει και ένα πρωτεύον κλειδί για να μπορέσετε αργότερα να ορίσετε μία σχέση μεταξύ αυτού του πίνακα και άλλων πινάκων στη βάση δεδομένων. Οι σχεσιακές βάσεις δεδομένων, όπως η Access, απαιτούν ένα πρωτεύον κλειδί. Αν και δεν είναι υποχρεωτικό, χρησιμεύει για να αναγνωρίζεται κάθε εγγραφή με μοναδικό τρόπο. Η Access θα σας βοηθήσει να μειώσετε τον προγραμματισμό και να αποφύγετε την υλοποίηση κάποιων οθονών για την εισαγωγή και την επεξεργασία των σταθερών στοιχείων. 62

63 4.4.6 ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η SQL Η SQLείναι μία γλώσσα προσπέλασης στα περιεχόμενα ενός RDBMS. Έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να αποτελείται από κώδικα υψηλού επιπέδου. Η σύνταξη της SQL είναι πολύ κοντά στην αγγλική γλώσσα, πράγμα που την καθιστά εύκολη στην εκμάθηση και ευέλικτη στην περίπτωση πολύπλοκων προσπελάσεων. Αρχικά, στόχος ήταν η γλώσσα προσπέλασης να περιορίζεται μόνο στην ανάκληση δεδομένων από τη βάση. Η ευρεία χρήση και αποδοχή που έτυχε από χρήστες και προγραμματιστές είχε φυσικό επακόλουθο να επεκταθεί και στο χώρο της επεξεργασίας δεδομένων Κώδικας για το Delphi. Δουλεύοντας με το Delphi, δεν θα αργήσετε να ανακαλύψετε ότι πρόκειται για ένα απλό και γρήγορο εργαλείο ανάπτυξης εφαρμογών. Απαιτεί όμως να είστε εξοικειωμένος με τα βασικά στοιχεία του προγραμματισμού και να γνωρίζετε τις βασικές εντολές της Pascal. Αν και τα περισσότερα θα γίνουν με τη βοήθεια των εργαλείων και των έτοιμων αντικειμένων, θα χρειαστεί να γράψετε κώδικα, να ενσωματώσετε ένα Unit σε ένα άλλο ή ακόμα να δημιουργήσετε το δικό σας, χωρίζοντάς το στα τμήματα INTERFACE και IMPLEMENTATION, αν θέλετε οι μεταβλητές και οι διαδικασίες σας να είναι κοινής χρήσης. Το Delphi διαθέτει φόρμες(form) και μονάδες κώδικα (Unit). Καθένα από αυτά αποτελεί μία ξεχωριστή οντότητα και θα πρέπει να αποθηκευτεί σε ένα ξεχωριστό αρχείο. Η πρώτη οθόνη που αντικρίζει κανείς, μόλις φορτώσει το Delphi δεν διαφέρει, σε γενικές γραμμές, από τις άλλες οπτικές γλώσσες προγραμματισμού για το περιβάλλον των Windows. Θα δείτε να σχηματίζεται μία άδεια φόρμα πάνω στην οποία μπορείτε να ξεκινήσετε να τοποθετήσετε τις επιλογές της εφαρμογής και τα κουμπιά εντολών. Οι φόρμες είναι ένα σημαντικό χαρακτηριστικό του οπτικού προγραμματισμού. Σας επιτρέπουν να σχεδιάσετε τις οθόνες, όπως εσείς τις θέλετε, προσθέτοντας και αφαιρώντας αντικείμενα, όπως κουμπιά, πλαίσια κειμένου και ό,τι άλλο υπάρχει στην εργαλειοθήκη. 63

64 4.4.8 Πρόσβαση με ADO. Η πρόσβαση στους πίνακες της Access γίνεται επίσης εύκολα. Το Delphi έρχεται εφοδιασμένο με αρκετά αντικείμενα στην κατηγορία ADO, όπου θα βρείτε διάφορα κουμπιά τα οποία θα σας βοηθήσουν να ενώσετε τον κώδικά σας με την βάση που έχετε δημιουργήσει και αποθηκεύσει, χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσετε εσείς τον κώδικα. Το Delphi είναι ένα πολύ δυνατό IDE (Integrated Development Environment) του οποίου οι αρετές έγιναν προφανείς από την πρώτη του έκδοση το Η γλώσσα που το Delphi χρησιμοποιεί είναι η Object Pascal. Από το Delphi 7 η Borland την ονομάζει απλώς Delphi language. 64