ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΘΝΙΚΗΣ ΠΑΙ ΕΙΑΣ & ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ. ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ του ΕΠΕΑΕΚ ΓΡΑΦΕΙΟ Ο.Π.Σ

Transcript

1 ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΘΝΙΚΗΣ ΠΑΙ ΕΙΑΣ & ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ του ΕΠΕΑΕΚ ΓΡΑΦΕΙΟ Ο.Π.Σ ΕΚ ΟΣΗ : 2 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ: 0 Παπαστεφανάτος Στέφανος Μιχαλακέλης Χρήστος Σουρής Νικόλαος Μούτσελος Κωνσταντίνος

2 ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΙΕΠΑΦΗΣ (Ο.Ε. ) Ε.Υ. ΕΠΕΑΕΚ ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ... 4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΝΕΟΥ ΕΡΓΟΥ (ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΑ ΝΟ. Α2)...7 ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΕΡΓΟΥ (ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΑ ΝΟ. Α1)...8 ΑΝΑΝΕΩΣΗ ΕΝ ΡΟΥ (ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΑ ΝΟ. Α6) ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΕΡΓΩΝ & ΥΠΟΕΡΓΩΝ Α. ΜΕΣΩ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ ΦΟΡΜΩΝ Α1. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΟΘΟΝΗΣ ΜΕ ΤΙΤΛΟ ΤΕΧΝΙΚΟ ΕΛΤΙΟ ΕΡΓΟΥ Α2. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΣΤΟ Τ Ε Α3. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΟΘΟΝΗΣ ΜΕ ΤΙΤΛΟ ΤΕΧΝΙΚΟ ΕΛΤΙΟ ΥΠΟΕΡΓΟΥ Α4. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΣΤΟ Τ Υ Α5. ΕΝ ΥΠΑΡΧΕΙ ΣΤΗΝ Ο.Ε. ΕΝΑΣ ΦΟΡΕΑΣ, ΙΑΚΡΙΤΟ, Η ΕΙΚΤΗΣ; Β. ΑΠΟ ΑΡΧΕΙΟ WORD Γ. ΑΠΟ ΑΡΧΕΙΟ ASCII ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΙΑΦΟΡΕΤΙΚΩΝ ΕΚ ΟΣΕΩΝ Τ Ε & Τ Υ Α. ΑΝΕΞΑΡΤΗΤΩΝ Α1. ΜΕ ΧΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ EXCEL Α2. ΜΕΣΩ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΦΟΡΜΩΝ Β. ΣΥΝ Ε ΕΜΕΝΩΝ ΜΕ ΥΠΟΕΡΓΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΥΠΟΒΟΛΗ ΜΗΝΙΑΙΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΑΠΑΝΩΝ (ΑΡΧΕΙΑ XML) ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΓΙΑ ΕΝΑ Μ ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΠΟΛΛΑΠΛΩΝ Μ ΕΞΑΓΩΓΗ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΕΛΤΙΟΥ ΕΡΓΟΥ/ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΥΠΟΕΡΓΩΝ Α. ΣΕ ΑΡΧΕΙΑ WORD Β. ΣΕ ΑΡΧΕΙΟ ASCII Γ. ΣΕ ΑΡΧΕΙΟ XML («10.ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΉ ΥΠΟΒΟΛΉ Τ Ε») ΙΑΓΡΑΦΕΣ Α. ΕΡΓΟΥ Β. ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΕΛΤΙΟΥ ΕΡΓΟΥ Γ. ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΕΛΤΙΟΥ ΥΠΟΕΡΓΟΥ

3 ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΙΕΠΑΦΗΣ (Ο.Ε. ) Ε.Υ. ΕΠΕΑΕΚ. ΜΗΝΙΑΙΟΥ ΕΛΤΙΟΥ ΑΠΑΝΩΝ ΕΛΕΓΧΟΙ Α. ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΕΡΓΩΝ ΚΑΙ ΥΠΟΕΡΓΩΝ Β. ΜΗΝΙΑΙΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΑΠΑΝΩΝ ΑΛΛΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ Α. ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΛΛΗΣΗ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΕΡΓΩΝ/ΥΠΟΕΡΓΩΝ Α1.ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΛΛΗΣΗ ΤΟΥ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΕΛΤΙΟΥ ΕΝΟΣ ΥΠΟΕΡΓΟΥ56 Α2.ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΛΛΗΣΗ ΤΟΥ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΕΛΤΙΟΥ ΕΝΟΣ ΕΡΓΟΥ Β. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΡΓΟΥ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ : ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΥΠΟΒΟΛΗ

4 ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΙΕΠΑΦΗΣ (Ο.Ε. ) Ε.Υ. ΕΠΕΑΕΚ ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ Εικόνα 1: Η αρχική σελίδα πρόσβασης της Ο.Ε. Στην εισαγωγική οθόνη της εφαρµογής (Εικόνα 1) απαιτείται η εισαγωγή του κατάλληλου ονόµατος χρήστη και κωδικού ασφαλείας, προκειµένου να επιτραπεί η πρόσβαση στην Ο.Ε.. Στην ίδια οθόνη πιέζοντας στο πλήκτρο ιαχείριση Χρηστών δίνεται η δυνατότητα διαχείρισης και δηµιουργίας νέων κωδικών χρήσης της εφαρµογής (Εικόνα 2). Όπως φαίνεται και από την Εικόνα 2 η πρόσβαση στη φόρµα διαχείρισης χρηστών (Εικόνα 3) απαιτεί από το χρήστη την εισαγωγή του κατάλληλου κωδικού ασφαλείας, ο οποίος έχει οριστεί σε diepafi. Η εισαγωγή νέων χρηστών γίνεται πολύ εύκολα, µε το πάτηµα του πλήκτρου, στο κάτω δεξιά µέρος της φόρµας και την εισαγωγή του ονοµατεπώνυµου χρήστη, της µονάδας της EY, στην οποία ανήκουν τα έργα που διαχειρίζεται, καθώς και του επιθυµητού επιπέδου πρόσβασης. -4-

5 Εδώ θα πρέπει να αναφερθεί πως η Ο.Ε. υποστηρίζει δύο επίπεδα χρηστών. Ο χρήστης που ανήκει στο πρώτο επίπεδο ( SUPER USER ) έχει τη δυνατότητα να βλέπει το σύνολο των έργων που βρίσκονται αποθηκευµένα στην εφαρµογή, χωρίς όµως να µπορεί να τροποποιήσει οποιαδήποτε πληροφορία (ούτε φυσικά να προσθέσει νέα έργα). Αντίθετα όλοι οι υπόλοιποι χρήστες της εφαρµογής έχουν πρόσβαση µόνο στα δικά τους έργα, µε δυνατότητες τροποποίησης, εισαγωγής νέων ή ακόµα και διαγραφής όλων των ήδη υπαρχόντων στοιχείων, που αφορούν τα έργα αυτά. Εικόνα 2: Εισαγωγή κωδικού ασφαλείας για τη διαχείριση των χρηστών της Ο.Ε. -5-

6 Εικόνα 3: Φόρµα διαχείρισης χρηστών Ο.Ε. Η επόµενη οθόνη (Εικόνα 4) παρουσιάζει τη δενδρική δοµή του Επιχειρησιακού Προγράµµατος µε το σύνολο των Αξόνων και των Μέτρων τους. Εικόνα 4: Βασικές Λειτουργίες της Ο.Ε. -6-

7 Πιέζοντας πάνω στη λίστα που παρουσιάζεται στο κάτω µέρος της οθόνης αυτής (Λειτουργίες), εµφανίζεται το σύνολο των λειτουργιών που έχει στη διάθεσή του ο χρήστης. Πιο συγκεκριµένα, όπως φαίνεται και από την Εικόνα 4 οι λειτουργίες αυτές είναι: Α1. Εµφάνιση Έργου Α2. Νέο Έργο Α3. Εισαγωγή Ανεξάρτητων Μ από Excel Α4. Εισαγωγή Ανεξάρτητων Μ από Αρχείο ιεπαφής Α5. Εµφάνιση Ανεξάρτητων Μ Α6. Ανανέωση ένδρου Α7. Εµφάνιση Παραστατικών Φορέα Α8. Εµφάνιση Παραστατικών Αναδόχου Στη συνέχεια θα αναλυθεί µε λεπτοµέρεια κάθε µία από τις παραπάνω επιλογές. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΝΕΟΥ ΕΡΓΟΥ (Λειτουργία Νο. Α2) Η επιλογή αυτή οδηγεί στην εµφάνιση της καρτέλας έργου (Εικόνα 5) στην οποία συµπληρώνεται ο τίτλος του έργου, το Μέτρο που εντάσσεται και ο κωδικός του στο Ο.Π.Σ (MIS). Ο κωδικός MIS δεν είναι γνωστός τη στιγµή συµπλήρωσης της φόρµας, καθώς το έργο δεν έχει εισαχθεί ακόµα στο ΟΠΣ. Μπορεί όµως να συµπληρωθεί αργότερα, µετά την εισαγωγή του έργου, οπότε θα έχει αποδοθεί από το ΟΠΣ κωδικός MIS. Στο τέλος της διαδικασίας αυτής πρέπει να γίνει κλικ στο πλήκτρο, προκειµένου να αποθηκευτεί το νέο έργο στη βάση δεδοµένων της Ο.Ε.. Εικόνα 5: Καρτέλα Έργου -7-

8 ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΕΡΓΟΥ (Λειτουργία Νο. Α1) Από τη στιγµή που έχει συµπληρωθεί η καρτέλα του έργου, το έργο αυτό εµφανίζεται στο δένδρο του ΕΠΕΑΕΚ, κάτω από κάποιο Μέτρο (Εικόνα 6) και η καρτέλα µε τα στοιχεία του εµφανίζεται επιλέγοντας Εµφάνιση Έργου από τη λίστα των διαθέσιµων λειτουργιών. Εικόνα 6: Εµφάνιση Έργου στο δένδρο του ΕΠΕΑΕΚ Με την επιλογή αυτή θα εµφανιστεί η Καρτέλα του Έργου (Εικόνα 5) όπου από το κουµπί θα εµφανιστεί το δένδρο στοιχείων του Έργου (Εικόνα 7). Η οµή δένδρου του Έργου είναι: Εργο Εκδόσεις Τ Ε Τ Υποέργων Μηνιαία ελτία απανών (εφόσον έχουν περαστεί φυσικά). Αναλόγως ποιο επίπεδο του δένδρου έχουµε επιλέξει µε το ποντίκι µας αριστερά, εµφανίζονται οι σχετικές Λειτουργίες στο µενού, και αν πατήσουµε το κουµπί «Εµφάνιση» δεξιά, εµφανίζονται συγκεντρωτικές πληροφορίες για το επίπεδο αυτό. -8-

9 Εικόνα 7: Εµφάνιση ένδρου του Έργου Για το επίπεδο Έργου (Εικόνα 7) οι διαθέσιµες λειτουργίες είναι: Β1. Εµφάνιση Καρτέλας Έργου (Επιστρέφει στην Εικόνα 5) Β2. Νέο Τ Ε Β3. Εισαγωγή Τ Ε-Υ από αρχείο ASCII Β4. Εισαγωγή Τ Ε-Υ από Word Β5. Επικόλληση Τ Ε Β6. ιαγραφή Έργου Β7. Ανανέωση στοιχείων Έργου Για το επίπεδο Τ Ε οι διαθέσιµες λειτουργίες είναι: Γ1. Εµφάνιση Τ Ε Γ2. Αποθήκευση Τ Ε-Υ σε αρχείο ASCII Γ3. Έλεγχος Τ Ε-Υ Γ4. Εκτύπωση Τ Ε-Υ Εικόνα 7.1 Επίπεδο Τ Ε -9-

10 Γ5. Οικονοµική Παρακολούθηση Έργου Γ6. Αντιγραφή Τ Ε Γ7. Επικόλληση Τ Ε Γ8. ιαγραφή Τ Ε Γ9. Νέο Τ Υ Γ10. Ηλεκτρονική Υποβολή Τ Ε Για το επίπεδο Τ Υ οι διαθέσιµες λειτουργίες είναι: 1. Εµφάνιση Τ Υ 2. Αντιγραφή Τ Υ 3. ιαγραφή Τ Υ 4. Νέο Μ 5. Έλεγχος Μ 6. Εισαγωγή Μ από Excel 7. Εισαγωή Μ από Αρχείο ιεπαφής Εικόνα 7.2 Επίπεδο Τ Υ Τέλος για το επίπεδο Μ οι διαθέσιµες λειτουργίες είναι: Ε1. Εµφάνιση Μ Ε2. Παραστατικά Φορέα Ε3. Παραστατικά Αναδόχου Ε4. ιαγραφή Μηνιαίου Ε5. Εκτύπωση Μ Ε6. Ηλεκτρονική Υποβολή Μ Εικόνα 7.3 Επίπεδο Μ ΑΝΑΝΕΩΣΗ ΕΝ ΡΟΥ (Λειτουργία Νο. Α6) Η επιλογή αυτή ενηµερώνει το δένδρο του ΕΠΕΑΕΚ για τις τυχόν αλλαγές που έχουν προκύψει από εισαγωγές ή διαγραφές νέων έργων στην εφαρµογή. -10-

11 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΕΡΓΩΝ & ΥΠΟΕΡΓΩΝ Α. ΜΕΣΩ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ ΦΟΡΜΩΝ Η πρώτη δυνατότητα αφορά την πληκτρολόγηση του συνόλου των στοιχείων (και όχι µόνο αυτών που περιλαµβάνονται στα Συνοπτικά ελτία Έργου) που υπάρχουν στο Τεχνικό ελτίο Έργου (Τ Ε) και στα Τεχνικά ελτία Υποέργων (Τ Υ), µέσω των ηλεκτρονικών φορµών που παρέχει η εφαρµογή. Η εµφάνιση των φορµών αυτών γίνεται επιλέγοντας είτε Νέο Τ Υ (Λειτουργία Β2, Εικόνα 7) είτε Εµφάνιση Τ Ε (Λειτουργία Γ1, Εικόνα 7.1). Η πρώτη φόρµα που εµφανίζεται (Εικόνα 8) αποτελείται από δέκα (10) καρτέλες που αφορούν τις επτά (7) ανεξάρτητες θεµατικές ενότητες του Τ Ε. Οι καρτέλες αυτές είναι: 1. ΑΡΧΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ 2. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΟΥ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ ΕΡΓΟΥ 3. ΦΥΣΙΚΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ (1) & (2) 4. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΑΣ (1) & (2) 5. ΕΙΚΤΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ 6. ΩΡΙΜΑΝΣΗ ΕΡΓΟΥ 7. ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΙΚΟ ΣΧΕ ΙΟ 8. ΕΙ ΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Α1. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΟΘΟΝΗΣ ΜΕ ΤΙΤΛΟ ΤΕΧΝΙΚΟ ΕΛΤΙΟ ΕΡΓΟΥ Σε όλες τις καρτέλες της ενότητας ΤΕΧΝΙΚΟ ΕΛΙΟ ΕΡΓΟΥ εµφανίζεται στο δεξί επάνω µέρος της οθόνης το όνοµα του χρήστη που εισάγει τα στοιχεία και έχει την ευθύνη ορθότητάς τους. ίπλα στο όνοµα χρήστη βρίσκεται το πεδίο µε τίτλο ΕΛΕΓΜΕΝΟ. Tο πεδίο αυτό αναφέρεται στο εάν έχει διεξαχθεί επιτυχής έλεγχος του Τ Ε από την Ο.Ε., µέσω της λειτουργίας Έλεγχος Τ Ε-Υ (Βλέπε Ενότητα ΕΛΕΓΧΟΙ σελ. 53). -11-

12 Α2. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΣΤΟ Τ Ε Ο χρήστης συµπληρώνει τις απαραίτητες πληροφορίες στις διάφορες ηλεκτρονικές καρτέλες και µπορεί να αποθηκεύει τις αλλαγές στο Τ Ε, ανά τακτά χρονικά διαστήµατα, πιέζοντας το πλήκτρο «Αποθήκευση». Τα γραµµοσκιασµένα πεδία προσδιορίζουν τα πεδία εκείνα τα οποία είναι υποχρεωτικό να συµπληρωθούν από το φορέα, προκειµένου το τελικά παραγόµενο Τ Ε να µπορεί να εισαχθεί, µέσω αρχείου διεπαφής στο ΟΠΣ. Εικόνα 8: Φόρµα Εισαγωγής Νέου Τεχνικού ελτίου Έργου Στο σηµείο αυτό θα πρέπει να σηµειωθεί ότι σε ορισµένες από τις φόρµες του Τ Ε υπάρχει η δυνατότητα συµπλήρωσης υπο-φορµών από το χρήστη (Εικόνα 12). Οι φόρµες αυτές ενεργοποιούνται πιέζοντας το πλήκτρο µε το αντίστοιχο όνοµα (π.χ ΦΟΡΕΙΣ ΕΡΓΟΥ ) και συµπληρώνονται µε τα απαραίτητα στοιχεία κατά τον ίδιο τρόπο µε τις βασικές καρτέλες. Κατά τη διάρκεια συµπλήρωσης κάποιας υπο-καρτέλας ενεργή είναι µόνο η υπο-καρτέλα αυτή. Αυτό σηµαίνει ότι προκειµένου να εισαχθούν στοιχεία σε οποιαδήποτε άλλη καρτέλα του Τ Ε, θα πρέπει να κλείσει η ενεργή υπο-καρτέλα, κάνοντας κλικ στο εικονίδιο της. Θα πρέπει επίσης να σηµειωθεί ότι για τα πεδία εκείνα στα οποία απαιτείται εισαγωγή συγκεκριµένων κωδικών του ΟΠΣ (π.χ. Εισαγωγή εικτών), έχει ενσωµατωθεί στην Ο.Ε. ο πυρήνας του ΟΠΣ, προκειµένου να αποφευχθούν ενδεχόµενα λάθη κατά την πληκτρολόγηση των κωδικών αυτών (Εικόνα -12-

13 11). Επίσης, για λόγους ευχρηστίας, έχουν δοθεί δυνατότητες ταξινόµησης και αναζήτησης των στοιχείων ( ) σε πολλά από τα πεδία των Τεχνικών ελτίων (όπως π.χ στην εισαγωγή των φορέων (Εικόνα 12)). Ταυτόχρονα η Ο.Ε. υποστηρίζει το φιλτράρισµα των στοιχείων της χωροθέτησης. Συγκεκριµένα, επιλέγοντας περιφέρεια εµφανίζονται οι νοµοί της περιφέρειας αυτής, και για το νοµό που επιλέγουµε εµφανίζονται οι δήµοι που αντιστοιχούν στο νοµό αυτό (Εικόνα 9, Εικόνα 10). Εικόνα 9: Φιλτράρισµα στοιχείων χωροθέτησης κατά περιφέρεια -13-

14 Εικόνα 10: Φιλτράρισµα στοιχείων χωροθέτησης κατά περιφέρεια Εικόνα 11: Εισαγωγή δεικτών έργου µε χρήση του πυρήνα του ΟΠΣ -14-

15 Εικόνα 12: Εισαγωγή στοιχείων στην υπο-καρτέλα µε τίτλο ΦΟΡΕΙΣ ΕΡΓΟΥ Α3. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΟΘΟΝΗΣ ΜΕ ΤΙΤΛΟ ΤΕΧΝΙΚΟ ΕΛΤΙΟ ΥΠΟΕΡΓΟΥ Η ενεργοποίηση των ηλεκτρονικών φορµών για τη δηµιουργία νέων Τ Υ γίνεται από τη λειτουργία Εµφάνιση Τ Υ, η οποία βρίσκεται στις διαθέσιµες λειτουργίες της οθόνης µε τίτλο Τεχνικό ελτίο Έργου (Εικόνα 13). Εικόνα 13: Λειτουργία εµφάνισης Τ Υ -15-

16 Η πρώτη φόρµα που εµφανίζεται (Εικόνα 8) αποτελείται από επτά (7) καρτέλες που αφορούν τις ανεξάρτητες θεµατικές ενότητες του Τ Υ. Οι καρτέλες αυτές είναι: Εικόνα 14: Εµφάνιση Τ Υ 1. ΤΑΥΤΟΤΗΤΑ ΤΟΥ ΥΠΟΕΡΓΟΥ 2. ΛΟΙΠΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ 3. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΤΟΥ ΥΠΟΕΡΓΟΥ 4. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ 5. ΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΕΞΕΛΙΞΗΣ ΥΠΟΕΡΓΟΥ ΕΙ ΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ (1) & (2) Εδώ θα πρέπει να τονισθεί πως το περιεχόµενο ορισµένων πεδίων του Τ Ε αντλείται από τα Τ Υ (όπως για παράδειγµα οι επιλέξιµες δαπάνες (Εικόνα 15)). -16-

17 Εικόνα 15: Οθόνη παρουσίασης των επιλέξιµων δαπανών Τ Ε Επίσης έχει δοθεί η δυνατότητα στο χρήστη της Ο.Ε. να δηµιουργήσει το χρηµατοδοτικό σχήµα του έργου από τις ετήσιες προβλέψεις δαπανών που έχουν εισαχθεί στα υποέργα (Βλέπε ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΣΤΟ Τ Υ ). Η ενεργοποίηση της διαδικασίας αυτής γίνεται εάν µετά το πάτηµα του πλήκτρου ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΙΚΟ ΣΧΗΜΑ, ο χρήστης επιλέξει ΝΑΙ στην ερώτηση: Θέλετε να κατασκευαστεί το χρηµατοδοτικό σχήµα µε βάση τις ετήσιες προβλέψεις δαπανών των Υποέργων (Εικόνα 16). -17-

18 Εικόνα 16: Εισαγωγή χρηµατοδοτικού σχήµατος έργου από τις ετήσιες προβλέψεις δαπανών των υποέργων του Η µετακίνηση µεταξύ των διαφορετικών υποέργων γίνεται µέσω επιλογής του κατάλληλου υποέργου από το δέντρο του έργου (Εικόνα 13, πάνω αριστερά). Στις επόµενες ενότητες ακολουθεί αναλυτική περιγραφή για κάθε µία από τις λειτουργίες (Εικόνα 7.2) για το Επίπεδο Τ Υ.. Α4. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΣΤΟ Τ Υ Ο χρήστης συµπληρώνει τις απαραίτητες πληροφορίες στις διάφορες ηλεκτρονικές καρτέλες και µπορεί να αποθηκεύει τις αλλαγές στο Τ Υ, ανά τακτά χρονικά διαστήµατα, πιέζοντας το πλήκτρο. Τα γραµµοσκιασµένα πεδία και εδώ προσδιορίζουν τα πεδία εκείνα τα οποία είναι υποχρεωτικό να συµπληρωθούν από το φορέα, προκειµένου το τελικά παραγόµενο Τ Υ να µπορεί να εισαχθεί, µέσω αρχείου διεπαφής στο ΟΠΣ. -18-

19 Α5. ΕΝ ΥΠΑΡΧΕΙ ΣΤΗΝ Ο.Ε. ΕΝΑΣ ΦΟΡΕΑΣ, ΙΑΚΡΙΤΟ, Η ΕΙΚΤΗΣ; Στην ΟΕ βρίσκεται ενσωµατωµένος ο πυρήνας στοιχείων του ΟΠΣ. Ο πυρήνας αυτός ενηµερώνεται από το ΥΠΕΘΟ κατά διαστήµατα. Στην περίπτωση λοιπόν που θέλουµε να καταχωρήσουµε στο Τ Ε/Υ κάποιο από τα παρακάτω που όµως δεν υπάρχει µέσα στην ΟΕ αλλά έχει εισαχθεί στον πυρήνα του ΟΠΣ (έχουµε δηλαδή τον αντίστοιχο κωδικό), τι µπορούµε να κάνουµε; : Φορέα Έργου είκτη Έργου Ποσοτικά στοιχεία προόδου _ ιακριτών τµηµάτων φυσικού αντικειµένου Υποέργου Στοιχεία φυσικού αντικειµένου µε µετρήσιµους δείκτες που συµβάλλουν στους στόχους Μέτρου κατά κατηγορία Ενέργειας (Τ Υ) Η λύση βρίσκεται στο κουµπί: µε το οποίο µπορούµε να προσθέσουµε κάποιο στοιχείο. Για παράδειγµα στο παράθυρο εισαγωγής ιακριτών σε Υποέργο (Εικόνα 17), σε περίπτωση που δεν υπάρχει ένα ιακριτό ήδη µέσα στον πυρήνα της ΟΕ, πατώντας το κουµπί δεξιά (προσθήκη νέου ιακριτού) µεταφερόµαστε στο παράθυρο επεξεργασίας όλων των διακριτών (Εικόνα 18). Υπογραµµίζουµε την σηµασία σωστής εισαγωγής του απαιτούµενου κωδικού του αντίστοιχου στοιχείου. Σε περίπτωση που δεν γίνει σωστή εισαγωγή, υπάρχει κίνδυνος λανθασµένης συµπλήρωσης του Τ Ε/Υ µας, καθώς και εµφάνισης λάθους κατά στην εισαγωγή του στο ΟΠΣ! Προσοχή λοιπόν στις µεταβολές των στοιχείων των πινάκων αυτών. -19-

20 Εικόνα 17: Οθόνη ιακριτών Υποέργου Εικόνα 18: Πίνακας Επεξεργασίας-Προσθήκης ιακριτών Υποέργου. Προσοχή στις αλλαγές! -20-

21 Β. ΑΠΟ ΑΡΧΕΙΟ WORD Στην Ο.Ε. παρέχεται η δυνατότητα στο χρήστη να εισάγει ηλεκτρονικά Τ Ε και Τ Υ που έχουν ήδη συνταχθεί σε µορφή εγγράφου Microsoft Word. Η δυνατότητα αυτή παρέχεται προκειµένου να µπορούν να παρακολουθούνται από την Ο.Ε., ακόµα και έργα των οποίων τα Τεχνικά ελτία είχαν δηµιουργηθεί στο παρελθόν µε τον κλασσικό τρόπο, µέσω εγγράφων Word. Το πρώτο βήµα για την εισαγωγή Τ Ε και Τ Υ από έγγραφα Word γίνεται επιλέγοντας από το παράθυρο «ιαχείριση Στοιχείων Έργου» το Έργο και επιλέγοντας τη λειτουργία Εισαγωγή Τ Ε-Y από Word (Εικόνα 19) Εικόνα 19: Εισαγωγή Τ Ε από έγγραφο Word Στην επόµενη οθόνη που εµφανίζεται (Εικόνα 20) ο χρήστης καλείται να εισάγει την τοποθεσία (τοπική ή δικτυακή) των εγγράφων που αποτελούν το Τ Ε και τα Τ Υ, το σύµβολο που διαχωρίζει τις χιλιάδες από τα δεκαδικά ψηφία των αριθµητικών πεδίων, καθώς και το ιαρθρωτικό Ταµείο του συγκεκριµένου έργου (ΕΚΤ ή ΕΤΠΑ). Πιο συγκεκριµένα πιέζοντας το πλήκτρο Προσθήκη αρχείου Τ Ε ο χρήστης µπορεί µέσω του πλαισίου διαλόγου που του παρουσιάζεται να επιλέξει το αρχείο Word που -21-

22 αντιπροσωπεύει το Τ Ε του έργου που επιθυµεί να εισάγει στην εφαρµογή. Ανάλογα πιέζοντας στο πλήκτρο Προσθήκη αρχείων Τ Υ δίνεται η δυνατότητα της επιλογής του συνόλου των Τ Υ του έργου (Εικόνα 21). Η επιλογή περισσοτέρων του ενός αρχείων γίνεται µε τη βοήθεια του ποντικιού, ενώ ταυτόχρονα κρατιέται πατηµένο το πλήκτρο Control από το πληκτρολόγιο. Σηµειώνεται πως απαραίτητη προϋπόθεση της εισαγωγής των Τεχνικών ελτίων Υποέργων στην εφαρµογή, είναι η ύπαρξη στον ίδιο φάκελο ενός εγγράφου Word για το έργο και ενός εγγράφου για κάθε Υποέργο που ανήκει στο συγκεκριµένο έργο. Εικόνα 20: Επιλογή ιαρθρωτικού Ταµείου Έργου -22-

23 Εικόνα 21: Επιλογή αρχείων Word που αντιπροσωπεύουν τα Τ Ε και Τ Υ ενός έργου Μετά την επιλογή των εγγράφων Τ Ε και Τ Υ, πιέζουµε το πλήκτρο Έναρξη Μεταφοράς, προκειµένου να ξεκινήσει η εισαγωγή των Τεχνικών ελτίων στην Ο.Ε., οπότε και ενηµερωνόµαστε για την εξέλιξή της µέσω κατατοπιστικών µηνυµάτων (Εικόνα 22). Όταν εµφανιστεί το τελικό µήνυµα: «Ολοκληρώθηκε η µεταφορά των στοιχείων του Υποέργου», κλείνουµε το παράθυρο εισαγωγής και επιλέγουµε από τις λειτουργίες: «7. Ανανέωση Στοιχείων Έργων» για να ανανεωθεί το δέντρο του Έργου στο οποίο θα µας εµφανιστεί και το Τεχνικό ελτίο που µόλις εισάγαµε. Φυσικά το Τεχνικό ελτίο θα πάρει αριθµό έκδοσης µεγαλύτερο αν υπάρχει είδη κάποια προηγούµενη έκδοση περασµένη στην ΟΕ. -23-

24 Εικόνα 22: Εµφάνιση µηνυµάτων προόδου της εισαγωγής Τ Ε/Υ από αρχεία Word στην Ο.Ε.. Γ. ΑΠΟ ΑΡΧΕΙΟ ASCII Η δεύτερη δυνατότητα ηλεκτρονικής εισαγωγής Τ Ε και Τ Υ χρησιµοποιεί ένα αρχείο κειµένου ASCII, το οποίο περιέχει το σύνολο των πληροφοριών των Τ Ε και Τ Υ ενός έργου. Το αρχείο αυτό δηµιουργείται από την ίδια την Ο.Ε., επιλέγοντας Αποθήκευση Τ Ε-Υ σε αρχείο ASCII από τις διαθέσιµες λειτουργίες της οθόνης του Τ Ε (Βλέπε ΕΞΑΓΩΓΗ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΕΛΤΙΟΥ ΕΡΓΟΥ ΣΕ ΑΡΧΕΙΟ ASCII), για ένα ήδη συµπληρωµένο Τεχνικό ελτίο. Η δυνατότητα αυτή παρέχεται προκειµένου να υπάρχει επικοινωνία ανάµεσα στη ιαχειριστική Αρχή και τους Φορείς Υλοποίησης των έργων, µέσω της Ο.Ε.. Πιο συγκεκριµένα ο φορέας µπορεί να συµπληρώσει τα Τ Ε και Τ Υ του έργου και στη συνέχεια να δηµιουργήσει το αρχείο ASCII, το οποίο περιέχει το σύνολο των πληροφοριών των Τεχνικών ελτίων και µπορεί να αποσταλεί στην Ειδική Υπηρεσία µε οποιοδήποτε ηλεκτρονικό τρόπο (π.χ µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου). Η ιαχειριστική Αρχή µε τη σειρά της µπορεί να εισάγει το αρχείο ASCII που της απέστειλε ο φορέας στο δικό της αντίγραφο της Ο.Ε., να προβεί στις απαραίτητες -24-

25 διορθώσεις, µέσω των ηλεκτρονικών φορµών και στη συνέχεια να αποθηκεύσει τις νέες εκδόσεις των Τ Ε και Τ Υ του έργου σε καινούργιο αρχείο ASCII που µπορεί εκ νέου να αποστείλει στο φορέα κ.ο.κ. Το πρώτο βήµα για την εισαγωγή Τ Ε και Τ Υ από αρχείο ASCII γίνεται επιλέγοντας από την καρτέλα «ιαχείριση Στοιχείων Έργου» τη λειτουργία 3. Εισαγωγή Τ Ε-Υ από αρχείο ASCII (Εικόνα 23) Στην επόµενη οθόνη που εµφανίζεται (Εικόνα 24) ο χρήστης καλείται να επιλέξει την τοποθεσία (τοπική ή δικτυακή) και το όνοµα του αρχείου ASCII που περιλαµβάνει τα Τ Ε και Τ Υ, τα οποία θέλουµε να εισάγουµε στην Ο.Ε.. Εικόνα 23: Επιλογή λειτουργίας εισαγωγής Τ Ε από αρχείο ASCII -25-

26 Εικόνα 24: Εισαγωγή Τ Ε από αρχείο ASCII -26-

27 ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΙΑΦΟΡΕΤΙΚΩΝ ΕΚ ΟΣΕΩΝ Τ Ε & Τ Υ Κατά τη διάρκεια της επικοινωνίας µεταξύ της ΕΥ και των φορέων, τα Τ Ε και Τ Υ διορθώνονται και επαναϋποβάλλονται ηλεκτρονικά (είτε µέσω αρχείων ASCII, είτε µέσω εγγράφων Word), µε αποτέλεσµα να δηµιουργούνται διαφορετικές εκδόσεις Τεχνικών ελτίων για το ίδιο έργο. Η Ο.Ε. υποστηρίζει την αποθήκευση όλων των εκδόσεων των Τ Ε και Τ Υ του ίδιου έργου, έτσι ώστε να είναι δυνατή η ανά πάσα στιγµή ανάκληση οποιασδήποτε έκδοσης των Τεχνικών ελτίων, τόσο από το φορέα όσο και από την Υπηρεσία ιαχείρισης του ΕΠΕΑΕΚ. Βασική προϋπόθεση για να συµβεί αυτό είναι µετά από κάθε σειρά διορθώσεων σε ένα Τεχνικό ελτίο, να αποστέλλεται η τελικά διορθωµένη έκδοσή του στο φορέα ή στην ΕΥ και αυτό να εισάγεται και να αποθηκεύεται στην Ο.Ε., ως νέα έκδοση Τεχνικού ελτίου, κάτω από το ίδιο έργο. Σηµειώνεται ότι λόγω της εξοικείωσης των περισσότερων χρηστών µε την έντυπη µορφή των Τ Ε και Τ Υ, απαιτείται ιδιαίτερη προσοχή προκειµένου η εκτυπωµένη µορφή των Τεχνικών ελτίων να συµπίπτει µε αυτή που αποστέλλεται ηλεκτρονικά. Με άλλα λόγια πριν την ηλεκτρονική αποστολή οποιουδήποτε Τεχνικού ελτίου, θα πρέπει να εξασφαλισθεί µε απόλυτη βεβαιότητα πως το αρχείο ASCII ή Word που αποστέλλεται περιέχει όλες τις τελευταίες διορθώσεις. Για τη δηµιουργία µίας νέας έκδοσης του ίδιου Τεχνικού ελτίου, η νέα έκδοση αποστέλλεται µε µορφή ASCII ή Word στο φορέα ή την ΕΥ (Βλέπε Εξαγωγή Τεχνικού ελτίου / Τεχνικών ελτίων Υποέργων ) και το αποστελλόµενο αρχείο εισάγεται στην Ο.Ε. µε την κλασσική διαδικασία εισαγωγής νέων Τ Ε και Τ Υ (Βλέπε Εισαγωγή Τεχνικών ελτίων Έργων & Υποέργων ). Η µετακίνηση µεταξύ των διαφορετικών εκδόσεων των Τεχνικών ελτίων γίνεται µε το ποντίκι από το ένδρο του Έργου ( ιαχείριση Στοιχείων Έργου) (Εικόνα 25). -27-

28 Εικόνα 25: Μετακίνηση µεταξύ διαφορετικών εκδόσεων του ίδιου Τ Ε -28-

29 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΜΗΝΙΑΙΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΑΠΑΝΩΝ Η εφαρµογή υποστηρίζει δύο τύπους Μηνιαίων ελτίων απανών (Μ...): 1. Μέσα από το αντίστοιχο Υποέργο 2. Ανεξάρτητα Μ..., για την δηµιουργία Μηνιαίων ελτίων τα οποία δεν σχετίζονται µε κάποιο υποέργο αλλά θέλουµε να χρησιµοποιήσουµε την εφαρµογή µόνο για να παράγουµε τα έντυπα των Μ... Εικόνα 26: υνατότητες ιαχείρισης Μ Εδώ πρέπει να σηµειωθεί ότι µε την χρήση του 1 ου τύπου Μ... (µέσω του αντίστοιχου υποέργου) υπάρχει η δυνατότητα της πραγµατοποίησης ελέγχων ορθότητας του µηνιαίου δελτίου, καθώς υπάρχουν τα απαραίτητα στοιχεία του υποέργου (Προϋπολογισµοί, Κατηγορίες Επιλέξιµων απανών, τα προηγούµενα Μ... κλπ), οπότε υπάρχει µια ολοκληρωµένη εικόνα παρακολούθησης.σε αντίθετη περίπτωση, µε την χρήση του 2 ου τύπου Μ..., δεν υπάρχουν οι δυνατότητες όλων των ελέγχων, καθώς δεν υπάρχει η απαραίτητη πληροφορία, µε αποτέλεσµα να µην είναι δυνατόν να πραγµατοποιηθούν έλεγχοι όπως της υπέρβασης του Προϋπολογισµού του υποέργου ή της Κατηγορίας Επιλέξιµης απάνης.για κάθε τύπο Μ... υπάρχουν τρεις τρόποι εισαγωγής του στην Ο.Ε.. : i. Με την χρήση αρχείων Excel, από αρχεία που έχουν ήδη δηµιουργηθεί για τις ανάγκες παλαιότερων µηνιαίων δελτίων, ή από λογιστικά συστήµατα που τυχόν υπάρχουν, τα οποία έχουν τη δυνατότητα εξαγωγής σε λογιστικά φύλλα Excel για να αποφευχθεί η επαναπληκτρολόγηση των στοιχείων. -29-

30 ii. Με χρήση αρχείου διεπαφής για λογιστικά συστήµατα που δεν έχουν δυνατότητα εξαγωγής σε λογιστικά φύλλα Excel, οπότε ακολουθούν µια συγκεκριµένη γραµµογράφηση. iii. Με απευθείας εισαγωγή των στοιχείων του Μ... µέσα από τις αντίστοιχες φόρµες της εφαρµογής.παρακάτω περιγράφονται οι διαδικασίες εισαγωγής ενός µηνιαίου δελτίου δαπανών για ανεξάρτητα και εξαρτηµένα Μ, για τους τρόπους εισαγωγής i και iii. Α. ΑΝΕΞΑΡΤΗΤΩΝ Α1. ΜΕ ΧΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ EXCEL Εικόνα 27: Εισαγωγή Ανεξάρτητων Μ από Excel Από ένδρο του ΕΠΕΑΕΚ, επιλέγουµε την 3.Εισαγωγή Ανεξάρτητων Μ από Excel (Εικόνα 27), και στην συνέχεια επιλέγουµε το αρχείο το οποίο περιέχει τα στοιχεία για το Μ... Η εφαρµογή διαβάζει το αρχείο και πραγµατοποιεί µια σειρά από ελέγχους. Στο τέλος, εµφανίζονται τα µηνύµατα τα οποία µας πληροφορούν για την επιτυχία ή µη -30-

31 της διαδικασίας εισαγωγής του δελτίου. Στην περίπτωση ύπαρξης λαθών εµφανίζονται αναλυτικά µηνύµατα που αφορούν στα λάθη που προέκυψαν. Εικόνα 28: Ολοκλήρωση της διαδικασίας εισαγωγής Μ από Excel Η σχετική οθόνη (Εικόνα 28) εµφανίζει τον αριθµό των νέων παραστατικών φορέα που καταχωρήθηκαν, τον αριθµό των παραστατικών αναδόχου, το σύνολο των συσχετισµών που έγιναν και το σύνολο των επιλέξιµων δαπανών του δελτίου. Τέλος, εµφανίζει το ID (κωδικό του Μ...) όπως έχει καταχωρηθεί στην βάση, ώστε να είναι δυνατή η εύρεσή του, καθώς το µηνιαίο δεν έχει συσχετιστεί µε κάποιο υποέργο. Από την κεντρική οθόνη επιλέγουµε την 5.Εµφάνιση Ανεξάρτητων Μ οπότε εµφανίζεται η σχετική οθόνη (Εικόνα 29). Από την οθόνη αυτή µπορούµε να µετακινηθούµε σε οποιοδήποτε Μ µέσω των πλήκτρων πλοήγησης που βρίσκονται στο κάτω µέρος της οθόνης, είτε να βρούµε το Μ που µας ενδιαφέρει, χρησιµοποιώντας το πλήκτρο (Εικόνα 30). Εικόνα 29: Βασική οθόνη εισαγωγής Μ -31-

32 Εικόνα 30: Εύρεση συγκεκριµένου Μ Στο πλαίσιο Λειτουργίες µπορούµε να επιλέξουµε την λειτουργία που θέλουµε σχετικά µε το συγκεκριµένο µηνιαίο δελτίο (Εικόνα 31): Εικόνα 31: Βασικές λειτουργίες επεξεργασίας Μ Καταχώρηση Παραστατικών Φορέα: Μας οδηγεί στην οθόνη όπου εµφανίζονται τα παραστατικά του φορέα απ όπου µπορούµε να καταχωρήσουµε νέα ή να τροποποιήσουµε τα ήδη υπάρχοντα (Εικόνα 32).Σηµειώνουµε ότι εµφανίζονται όλα τα παραστατικά που έχουν περαστεί και όχι µόνο αυτά του συγκεκριµένου Μηνιαίου δελτίου. -32-

33 Εικόνα 32: Οθόνη εισαγωγής παραστατικών φορέα Καταχώρηση Παραστατικών Αναδόχου: Μας οδηγεί στην οθόνη όπου εµφανίζονται τα παραστατικά του φορέα απ όπου µπορούµε να καταχωρήσουµε/ τροποποιήσουµε τα παραστατικά του αναδόχου (Εικόνα 33). Εικόνα 33: Οθόνη εισαγωγής παραστατικών αναδόχου -33-

34 Και στις δύο οθόνες επιλογής παραστατικών, υπάρχει η δυνατότητα επιλογής ενός συγκεκριµένου παραστατικού και προσθήκης των στοιχείων του στο Μ, µε το πάτηµα του πλήκτρου Επιλογή Παραστατικού. Το παραστατικό αυτό προστίθεται τότε στη λίστα της αρχικής οθόνης εισαγωγής Μ (Εικόνα 34). Κουµπί επιλογής παραστατικών Εικόνα 34: Επιλογή παραστατικού αναδόχου Επίσης υπάρχει και η δυνατότητα αναζήτησης µε βάση οποιοδήποτε πεδίο που χαρακτηρίζει ένα παραστατικό, χρησιµοποιώντας το πλήκτρο µε το σύµβολο. Συσχετισµός: Στην σχετική οθόνη (Εικόνα 35), έχουµε την δυνατότητα να επεξεργαστούµε τους συσχετισµούς που έχουν γίνει σε κάποιο Μ... ανάµεσα στα παραστατικά του φορέα και τα παραστατικά των αναδόχων. Η εφαρµογή κάνει τους απαραίτητους ελέγχους για κάθε συσχετισµό, όπως για παράδειγµα αν έχει γίνει υπέρβαση του ποσού κάποιου παραστατικού, ή αν γίνεται προσπάθεια να συσχετιστεί ποσό µεγαλύτερο του διαθέσιµου δυνατού. Επιπλέον, στα Μ... τα οποία είναι συνδεδεµένα µε κάποιο υποέργο, γίνονται επιπλέον έλεγχοι οι οποίοι αφορούν στην Κατηγορία απάνης, τον Π/Υ του υποέργου, τα προηγούµενα µηνιαία που έχουν καταχωρηθεί κλπ. -34-

35 Εικόνα 35: Οθόνη εισαγωγής συσχετισµών για Μ Η διαδικασία εισαγωγής ενός νέου συσχετισµού έχει ως εξής: Επιλέγουµε το Παραστατικό του Αναδόχου και το Παραστατικό του Φορέα από τις αντίστοιχες λίστες. Πιέζοντας το πλήκτρο µπορούµε να δούµε εάν και σε ποιο σηµείο το επιλεγµένο παραστατικό είναι συσχετισµένο ξανά στη βάση της Ο.Ε. (Εικόνα 36). Επιλέγοντας τα παραστατικά, αν κάποιο από αυτά έχει ήδη συσχετιστεί πλήρως και δεν υπάρχει διαθέσιµο υπόλοιπο µας εµφανίζεται το αντίστοιχο µήνυµα. Στο πάνω µέρος προσθέτουµε το ποσό του συσχετισµού αφού ορίσουµε το είδος και την κατηγορία δαπάνης. Αν το ποσό συσχετισµού είναι µεγαλύτερο του διαθέσιµου (µικρότερο ή ίσο από το µικρότερο ποσό) εµφανίζεται προειδοποιητικό µήνυµα και η εφαρµογή προτείνει ως ποσό συσχετισµού το µικρότερο από τα δύο που εµφανίζονται (µεταξύ του φορέα και του αναδόχου)ένας ακόµη περιορισµός ως προς τους συσχετισµούς είναι το ότι το νόµισµα των δύο παραστατικών πρέπει να είναι το ίδιο, διαφορετικά δεν είναι δυνατόν να συσχετιστούν τα παραστατικά. Τέλος αποθηκεύουµε το νέο συσχετισµό. -35-

36 Εικόνα 36: Εύρεση ήδη υπαρχόντων συσχετισµών Με παρόµοιο τρόπο µπορούµε να τροποποιήσουµε έναν ήδη καταχωρηµένο συσχετισµό: Αφού εντοπίσουµε την εγγραφή, τροποποιούµε το ποσό που επιθυµούµε και αποθηκεύουµε την εγγραφή.οι επιπλέον λειτουργίες που υποστηρίζονται είναι οι παρακάτω (Εικόνα 7.3): 4. ιαγραφή Μηνιαίου, όπου µπορούµε να διαγράψουµε το τρέχον Μ. Εδώ ΕΝ διαγράφονται τα καταχωρηµένα παραστατικά, αλλά µόνο οι συσχετισµοί που έχουν δηµιουργηθεί. 5.Εκτύπωση Μ. ηµιουργείται το Excel αρχείο για το συγκεκριµένο Μ, το οποίο θα διαβιβασθεί στην ΕΥ ΕΠΕΑΕΚ προκειµένου να ακολουθηθούν οι προβλεπόµενες διοικητικές διαδικασίες υποβολής του Μηνιαίου ελτίου απανών. 6.Ηλεκτρονική Υποβολή Μ. ηµιουργείται το ΧΜL αρχείο για να υποβληθεί το µηνιαίο ηλεκτρονικά. Α2. ΜΕΣΩ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΦΟΡΜΩΝ Σε αυτή την περίπτωση δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να προχωρήσει σε απευθείας εισαγωγή ανεξάρτητων µηνιαίων δελτίων, χωρίς ενδιάµεσο αρχείο Excel. Από την αρχική οθόνη όπου εµφανίζεται το δέντρο, επιλέγουµε Εµφάνιση Ανεξάρτητων Μ. Μετά από το ενηµερωτικό µήνυµα της εφαρµογής για την επιλογή µας να εργαστούµε -36-

37 µε ανεξάρτητα Μ βρισκόµαστε στη βασική οθόνη των Μηνιαίων ελτίων απανών. Στη συνέχεια, αφού καταχωρήσουµε τα νέα παραστατικά αναδόχου και φορέα που τυχόν υπάρχουν προχωρούµε στη δηµιουργία των συσχετισµών, όπως προηγουµένως Β. ΣΥΝ Ε ΕΜΕΝΩΝ ΜΕ ΥΠΟΕΡΓΑ Στην περίπτωση αυτή γίνεται εισαγωγή και επεξεργασία Μ... µέσα από τα αντίστοιχα υποέργα. Με τον τρόπο αυτό υπάρχει η δυνατότητα πραγµατοποίησης σηµαντικών ελέγχων και συγκεκριµένα: Η εφαρµογή δεν επιτρέπει την καταχώρηση ποσού σε Κατηγορία Επιλέξιµης απάνης που δεν υπάρχει στο Υποέργο. Πραγµατοποιούνται οικονοµικοί έλεγχοι σε σχέση µε το σύνολο των δηλωµένων ποσών στην συγκεκριµένη κατηγορία δαπάνης, ανατρέχοντας στα προηγούµενα µηνιαία δελτία που έχουν καταχωρηθεί, και ενηµερώνει για πιθανή οικονοµική υπέρβαση. Πραγµατοποιούνται οικονοµικοί έλεγχοι ως υποέργου. προς το ύψος του προϋπολογισµού του Για να ενεργοποιηθούν οι έλεγχοι σε περίπτωση που έχουµε εισάγει τα Μηνιαία σε ένα Υποέργο είτε µέσω αρχείων Excel είτε µέσω αρχείων διεπαφής, επιλέγουµε από το Υποέργο την λειτουργία «5.Έλεγχος Μ» (Εικόνα 7.2). Τότε ελέγχονται όλα τα Μηνιαία του Υποέργου και εµφανίζονται σχετικά µηνύµατα (Εικόνα 37). -37-

38 Εικόνα 37: Εµφάνιση µηνυµάτων ελέγχου Μ Για να παρακολουθήσουµε τα µηνιαία δελτία ενός υποέργου αφού επιλέξουµε το υποέργο (µέσω βεβαίως του αντίστοιχου έργου) και το αντίστοιχο Μ, από το µενού Λειτουργίες επιλέγουµε 1.Εµφάνιση Μ (Εικόνα 38) για να δούµε το ήδη καταχωρηµένο Μ. Επιλέγοντας το υποέργο, στις λειτουργίες διαλέγουµε «4.Νέο Μ» για να εισάγουµε χειροκίνητα νέο µηνιαίο δελτίο, ή επιλέγουµε 6.Εισαγωγή Μ από Excel για να κάνουµε εισαγωγή ενός νέου Μ το οποίο είναι σε ηλεκτρονική µορφή αρχείου Excel, είτε επιλέγουµε «7.Εισαγωγή Μ από Αρχείο ιεπαφής» για να εισάγουµε Μηνιαίο που εξάγεται από µηχανογραφηµένο λογιστήριο µε την απαιτούµενη γραµµογράφηση (Εικόνα 7.2). -38-

39 Εικόνα 38: Εµφάνιση Μ από την οθόνη του Τ Υ Αν επιλέξουµε να κάνουµε εισαγωγή από αρχείο Excel τότε ακολουθούµε την προηγούµενη διαδικασία (εισαγωγή ανεξάρτητων µηνιαίων δελτίων από Excel). Πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη έµφαση στο γεγονός ότι στην περίπτωση εισαγωγής Μ µε χρήση αρχείων Excel κάθε µηνιαίο δελτίο προς εισαγωγή πρέπει να αντιστοιχεί σε ΕΝΑ αρχείο Excel για να είναι δυνατή η εισαγωγή του στην εφαρµογή. Με όποιον από τους παραπάνω τρόπους επιλέξουµε να καταχωρήσουµε ένα Μ, επιλέγοντας την Εµφάνιση Μ ανοίγει η φόρµα των µηνιαίων δελτίων. Εµφανίζονται τα στοιχεία που αφορούν στο Επιχειρησιακό Πρόγραµµα, τον Άξονα Προτεραιότητας και τα υπόλοιπα στοιχεία του σχετικού Έργου και Υποέργου τα οποία εισάγονται αυτόµατα από την εφαρµογή. Όπως και στην προηγούµενη περίπτωση, υπάρχουν οι επιλογές για εισαγωγή/ επεξεργασία παραστατικών (αναδόχων και φορέα) και συσχετισµών για την παραγωγή του µηνιαίου δελτίου, ιαγραφή Μηνιαίου, Εκτύπωση Μ και Ηλεκτρονική Υποβολή (Εξαγωγή σε Αρχείο XML) (Εικόνα 7.3). -39-

40 ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΥΠΟΒΟΛΗ ΜΗΝΙΑΙΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΑΠΑΝΩΝ (ΑΡΧΕΙΑ XML) Υπάρχουν δύο τρόποι για να παραχθεί το αρχείο XML που θα περιέχει Μ : 1. Παραγωγή αρχείου για ένα Μ 2. Παραγωγή αρχείου πολλαπλών Μ Από τη στιγµή που θα παραχθεί το αρχείο αυτό, η διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής του στο σύστηµα του ΥΠΕΘΟ µέσω web, περιγράφεται στο Παράρτηµα. Στη συνέχεια περιγράφονται οι 2 τρόποι παραγωγής του αρχείου XML για Μηνιαία. 1 ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΓΙΑ ΕΝΑ Μ Από την οθόνη «ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΕΡΓΟΥ» επιλέγουµε το Μηνιαίο που θέλουµε να εξάγουµε σε xml και από τις λειτουργίες διαλέγουµε «6. Ηλεκτρονική Υποβολή Μ» (Εικόνα 39) Εικόνα 39: Παραγωγή αρχείου XML για ένα Μηνιαίο ελτίο Στη συνέχεια µας ζητείται να εισάγουµε το όνοµα του νέου αρχείου που θα παράγουµε -40-

41 και η διαδικασία ολοκληρώνεται 2 ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΠΟΛΛΑΠΛΩΝ Μ Από την οθόνη «ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΕΡΓΟΥ» επιλέγουµε το Τ Ε στο οποίο ανήκουν τα Υποέργα που περιέχουν τα Μηνιαία ελτία που θέλουµε να εξάγουµε. Από τις λειτουργίες επιλέγουµε «11. Πολλαπλή Ηλεκτρονική Υποβολή Μ» (Εικόνα 40). Στη συνέχεια από το εµφανιζόµενο παράθυρο (Εικόνα 41) επιλέγουµε πια αρχεία Μ θέλουµε να εξάγουµε σε αρχείο xml. Με πατηµένο το πλήκτρο Control και το ποντίκι µας κάνουµε την επιλογή µας. Όταν τα διαλέξουµε, πατάµε το κουµπί «Ηλεκτρονική Υποβολή» και εµφανίζεται ένα παράθυρο για να εισάγουµε το όνοµα του αρχείου xml που θα δηµιουργηθεί. Έτσι ολοκληρώνεται και η διαδικασία παραγωγής xml για πολλαπλά Μ. -41-

42 Εικόνα 40: Παραγωγή αρχείου XML για πολλαπλά Μ Εικόνα 41: Επιλογή Μ για εξαγωγή xml -42-

43 ΕΞΑΓΩΓΗ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΕΛΤΙΟΥ ΕΡΓΟΥ/ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΥΠΟΕΡΓΩΝ Α. ΣΕ ΑΡΧΕΙΑ WORD Όπως αναφέρθηκε στην ενότητα ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΝΕΩΝ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΕΡΓΩΝ ΚΑΙ ΥΠΟΕΡΓΩΝ ΜΕΣΩ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ ΦΟΡΜΩΝ στην Ο.Ε. παρέχεται η δυνατότητα στο χρήστη να δηµιουργήσει Τ Ε και Τ Υ συµπληρώνοντας µία σειρά από ηλεκτρονικές φόρµες. Για λόγους καλύτερης εποπτικής εικόνας παρέχεται η δυνατότητα εξαγωγής Τεχνικών ελτίων στην κλασσική µορφή εγγράφων Word. Με άλλα λόγια, µετά την εισαγωγή Τεχνικών ελτίων στην Ο.Ε., µε οποιοδήποτε τρόπο (από αρχείο ASCII, από έγγραφο Word ή µέσω ηλεκτρονικής συµπλήρωσης φορµών) υπάρχει η δυνατότητα της αναπαραγωγής τους στην κλασσική µορφή αρχείων Word που χρησιµοποιείται µέχρι σήµερα. Η διαδικασία εξαγωγής Τεχνικών ελτίων σε αρχεία Word είναι πολύ απλή και ακολουθεί τα παρακάτω βήµατα: 1. Επιλέγουµε το έργο που µας ενδιαφέρει. 2. Επιλέγουµε την έκδοση του Τ Ε που µας ενδιαφέρει. Από τη λίστα των λειτουργιών που βρίσκεται στο αριστερά κάτω µέρος της οθόνης, επιλέγουµε 4. Εκτύπωση Τ Ε-Υ (Εικόνα 42). 3. Στο επόµενο πλαίσιο διαλόγου που παρουσιάζεται, επιλέγουµε τη θέση και το όνοµα που επιθυµούµε να δώσουµε στο Τεχνικό ελτίο Έργου (Εικόνα 43). Σηµειώνεται πως µετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας, τα Τεχνικά ελτία Υποέργων που θα δηµιουργηθούν µε αυτόν τον τρόπο θα πάρουν αυτόµατα ως όνοµα το όνοµα του έργου µαζί µε τον αύξοντα αριθµό του υποέργου και την προέκταση doc (π.χ «Τ Ε(έκδοση 1)_1.doc» για το 1 ο υποέργο, «Τ Ε(έκδοση 2)_2.doc» για το 2 ο κοκ.) (Εικόνα 44). -43-

44 Εικόνα 42: Εξαγωγή Τεχνικών ελτίων σε αρχεία Word -44-

45 Εικόνα 43: Επιλογή θέσης και ονόµατος εξαγόµενου αρχείου Word Εικόνα 44: Εξαγόµενα Τεχνικά ελτία Έργου και Υποέργων σε µορφή εγγράφων Word Β. ΣΕ ΑΡΧΕΙΟ ASCII Η διαδικασία αυτή αφορά τη δηµιουργία του ενδιάµεσου αρχείου ASCII, το οποίο χρησιµοποιείται ως µέσο µεταφοράς Τ Ε και Τ Υ µεταξύ των φορέων υλοποίησης και της Ειδικής Υπηρεσίας ιαχείρισης. Το αρχείο αυτό αφού δηµιουργηθεί, µπορεί να εισαχθεί στην Ο.Ε. σύµφωνα µε τη διαδικασία που περιγράφηκε στην ενότητα ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΝΕΩΝ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΕΡΓΩΝ ΚΑΙ ΥΠΟΕΡΓΩΝ ΑΠΟ ΑΡΧΕΙΟ ASCII. -45-

46 Η διαδικασία είναι παρόµοια µε αυτήν της εξαγωγής σε αρχείο Word που περιγράφηκε στην προηγούµενη ενότητα, µε τη µόνη διαφορά πως αντί της δηµιουργίας ενός συνόλου εγγράφων Word εδώ δηµιουργείται ένα και µόνο αρχείο κειµένου ASCII που περιέχει το σύνολο των πληροφοριών των Τεχνικών ελτίων ενός έργου-υποέργων. Έτσι τα βήµατα που πρέπει να ακολουθηθούν για τη δηµιουργία του αρχείου αυτού είναι: 1. Επιλέγουµε το έργο που µας ενδιαφέρει 2. Επιλέγουµε την έκδοση του Τ Ε που θέλουµε. Επιλέγουµε από τη λίστα των λειτουργιών που βρίσκεται στο αριστερά κάτω µέρος της οθόνης, 2.Αποθήκευση Τ Ε-Υ σε αρχείο ASCII (Εικόνα 45). 3. Στο επόµενο πλαίσιο διαλόγου που παρουσιάζεται, επιλέγουµε τη θέση και το όνοµα που επιθυµούµε να δώσουµε στο αρχείο ASCII (Εικόνα 46). Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας το αρχείο είναι έτοιµο για αποστολή προς το φορέα ή την Ειδική Υπηρεσία προκειµένου να εισαχθεί στη δική του/της έκδοση της εφαρµογής. ΠΡΟΣΟΧΗ!:Όπως αναφέρθηκε το αρχείο ASCII αποτελεί µία κωδικοποίηση της πληροφορίας που υπάρχει στη βάση δεδοµένων και για το λόγο αυτό είναι σηµαντικό να µην τροποποιείται επειδή υπάρχει σοβαρός κίνδυνος αλλοίωσης των πληροφοριών που περιέχει. -46-

47 Εικόνα 45: Εξαγωγή Τεχνικών ελτίων σε αρχείο ASCII Εικόνα 46: Επιλογή θέσης και ονόµατος εξαγόµενου αρχείου ASCII -47-

48 Γ. ΣΕ ΑΡΧΕΙΟ XML («10.Ηλεκτρονική Υποβολή Τ Ε») Το αρχείο µορφής XML είναι ένα ενδιάµεσο αρχείο το οποίο παράγει η εφαρµογή προκειµένου να εισαχθούν αυτόµατα τα στοιχεία των Τεχνικών ελτίων ενός έργου στο ΟΠΣ, χωρίς να είναι αναγκαίο να επαναπληκτρολογηθούν. Κατ αυτόν τον τρόπο το αρχείο αυτό µοιάζει µε το αρχείο ASCII που δηµιουργεί η Ο.Ε. µε τη διαφορά πως στο αρχείο XML περιέχονται µόνο εκείνα τα στοιχεία που το Υπουργείο Εθνικής Οικονοµίας και Οικονοµικών (ΥΠΕΘΟ) επιτρέπει να αποστέλλονται ηλεκτρονικά και θεωρούνται απαραίτητα από το ΟΠΣ, σε αντίθεση µε το αρχείο ASCII το οποίο περιέχει το σύνολο των στοιχείων ενός έργου. Αφού δηµιουργηθεί το αρχείο XML, ο τρόπος ηλεκτρονικής υποβολής του στο ΥΠΕΘΟ περιγράφεται στο Παράρτηµα του παρόντος. Και εδώ η διαδικασία δηµιουργίας του αρχείου είναι παρόµοια µε αυτήν της δηµιουργίας αρχείου ASCII και βασίζεται στα παρακάτω βήµατα: 1. Επιλέγουµε το Έργο που µας ενδιαφέρει. 2. επιλέγουµε την έκδοση του Τ Ε που θέλουµε, και από τη λίστα των λειτουργιών που βρίσκεται στο αριστερά κάτω µέρος της οθόνης, 10. Ηλεκτρονική Υποβολή Τ Ε (Εικόνα 47). 3. Στο επόµενο πλαίσιο διαλόγου που παρουσιάζεται, επιλέγουµε τη θέση και το όνοµα που επιθυµούµε να δώσουµε στο αρχείο XML (Εικόνα 48). -48-

49 Εικόνα 47: Εξαγωγή Τεχνικών ελτίων σε αρχείο διεπαφής Εικόνα 48: Επιλογή θέσης και ονόµατος εξαγόµενου αρχείου XML -49-

50 ΙΑΓΡΑΦΕΣ Α. ΕΡΓΟΥ Η διαγραφή ενός ολόκληρου έργου, µαζί µε το σύνολο των Τ Ε, Τ Υ και Μ που περιλαµβάνονται σε αυτό γίνεται από τη λειτουργία 6. ιαγραφή Έργου που βρίσκεται στην οθόνη έργου («ιαχείριση Στοιχείων Έργου») (Εικόνα 49). Εικόνα 49: ιαγραφή Έργου Β. ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΕΛΤΙΟΥ ΕΡΓΟΥ Η διαγραφή ενός ολόκληρου Τ Ε, µαζί µε το σύνολο των Τ Υ και Μ που περιλαµβάνονται σε αυτό γίνεται από τη λειτουργία 8. ιαγραφή Τ Ε που βρίσκεται στην οθόνη Έργου, επιλέγοντας πρώτα το Τ Ε που θέλουµε να διαγράψουµε (Εικόνα 50). -50-

51 Εικόνα 50: ιαγραφή Τ Ε Γ. ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΕΛΤΙΟΥ ΥΠΟΕΡΓΟΥ Η διαγραφή ενός Τ Υ γίνεται από τη λειτουργία 3. ιαγραφή Υποέργου που βρίσκεται στην οθόνη Έργου, επιλέγοντας πρώτα το Υποέργο που θέλουµε να διαγράψουµε (Εικόνα 51). Εικόνα 51: ιαγραφή Τ Υ -51-

52 . ΜΗΝΙΑΙΟΥ ΕΛΤΙΟΥ ΑΠΑΝΩΝ Η διαγραφή ενός Μ γίνεται από τη λειτουργία 4. ιαγραφή Μηνιαίου που βρίσκεται στην οθόνη Έργου, επιλέγοντας πρώτα το Μηνιαίο που θέλουµε να σβήσουµε (Εικόνα 52). Στην περίπτωση αυτή διαγράφονται ΜΟΝΟ οι συσχετισµοί που έχουν δηµιουργηθεί και όχι τα καταχωρηµένα παραστατικά, µια και αυτά µπορούν να είναι συσχετισµένα σε διαφορετικά Μ. Εικόνα 52: ιαγραφή Μηνιαίου ελτίου απανών -52-

53 ΕΛΕΓΧΟΙ Α. ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΕΡΓΩΝ ΚΑΙ ΥΠΟΕΡΓΩΝ Η Ο.Ε. ενσωµατώνει ένα σύνολο οικονοµικών και άλλων ελέγχων προκειµένου να εξασφαλισθεί η εγκυρότητα και ορθότητα των στοιχείων που περιλαµβάνονται στα Τεχνικά ελτία Έργων και Υποέργων και έτσι να αποφευχθούν σφάλµατα κατά την εισαγωγή των παραγόµενων από την εφαρµογή αρχείων διεπαφής στο ΟΠΣ. Πιο αναλυτικά οι έλεγχοι της Ο.Ε. είναι: Έλεγχος συµπλήρωσης όλων των υποχρεωτικών στοιχείων των Τ Ε και Τ Υ (τα στοιχεία αυτά εµφανίζονται χρωµατισµένα γκρι στις ηλεκτρονικές φόρµες της Ο.Ε. ). Έλεγχος του αθροίσµατος των προϋπολογισµών όλων των υποέργων ενός έργου σε σχέση µε τον προϋπολογισµό του έργου. Έλεγχος του αθροίσµατος των επιλέξιµων δαπανών του κάθε έργου σε σχέση µε τον προϋπολογισµό του. Έλεγχος του αθροίσµατος των επιλέξιµων δαπανών του κάθε υποέργου σε σχέση µε τον προϋπολογισµό του. Έλεγχος του αθροίσµατος των διακριτών τµηµάτων του κάθε έργου σε σχέση µε τον προϋπολογισµό του. Έλεγχος του αθροίσµατος των διακριτών τµηµάτων του κάθε υποέργου σε σχέση µε τον προϋπολογισµό του. Έλεγχος της ορθότητας των ηµεροµηνιών έναρξης και λήξης του έργου σε σχέση µε τις αντίστοιχες ηµεροµηνίες σε κάθε υποέργο. Ο έλεγχος των Τ Ε και Τ Υ ενός έργου ενεργοποιείται επιλέγοντας 3. Έλεγχος Τ Ε- Υ από τη λίστα των διαθέσιµων λειτουργιών που βρίσκονται στο κάτω αριστερά µέρος της οθόνης µε τίτλο ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΕΡΓΟΥ, εφόσον επιλέξουµε την έκδοση του Τ Ε για την οποία θέλουµε να κάνουµε τον έλεγχο (Εικόνα 53). Ακολουθεί ένα µήνυµα για το εάν τα υποέργα έχουν διακριτά τµήµατα ή όχι (Εικόνα 54) και στη συνέχεια η εφαρµογή µας πληροφορεί για την ύπαρξη ή όχι σφαλµάτων στα Τ Ε και Τ Υ του έργου (Εικόνα 55). Στη περίπτωση λαθών παρουσιάζεται στο χρήστη ένας πίνακας των σφαλµάτων, µε την αναλυτική περιγραφή τους (Εικόνα 56) και δυνατότητα εκτύπωσης. Ο χρήστης θα πρέπει να διορθώσει όλα τα σφάλµατα που -53-

54 περιγράφονται στον πίνακα και στη συνέχεια να επαναλάβει τη διαδιακσία του ελέγχου µέχρι αυτά να εξαλειφθούν πλήρως. Είναι απαραίτητο να γίνεται αυτός ο έλεγχος πριν την διαδικασία εξαγωγής του Τ Ε/Υ σε ASCII ή σε XML (ηλεκτρονική υποβολή). Εικόνα 53: Ενεργοποίηση της λειτουργίας ελέγχου Τ Ε-Υ Εικόνα 54: Ενδιάµεση οθόνη της λειτουργίας ελέγχου Τ Ε-Υ -54-

55 Εικόνα 55: Μήνυµα ύπαρξης σφαλµάτων στα Τ Ε-Υ Εικόνα 56: Περιγραφή σφαλµάτων που παρουσιάστηκαν κατά τη διενέργεια ελέγχου των Τ Ε-Υ Β. ΜΗΝΙΑΙΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΑΠΑΝΩΝ Η διαδικασία ελέγχου Μ περιγράφεται στο κεφάλαιο Εισαγωγής Μ - ΣΥΝ Ε ΕΜΕΝΩΝ ΜΕ ΥΠΟΕΡΓΑ -55-

56 ΑΛΛΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ Α. ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΛΛΗΣΗ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΕΡΓΩΝ/ΥΠΟΕΡΓΩΝ Για λόγους ευκολίας και ταχύτητας καταχώρησης των δεδοµένων, σε περιπτώσεις που κάποια υποέργα µοιάζουν πολύ µεταξύ τους υπάρχει η δυνατότητα δηµιουργίας αντιγράφων του Τεχνικού ελτίου του αρχικού υποέργου, µέσα στο ίδιο ή σε διαφορετικό έργο. Η ίδια διαδικασία αντιγραφής είναι διαθέσιµη και για Τεχνικά ελτία Έργου, τα οποία µπορούν να αντιγραφούν είτε αυτόνοµα, είτε µαζί µε το σύνολο των Τεχνικών ελτίων των Υποέργων που τα απαρτίζουν. Η επιλογή αυτή λειτουργεί µε τον ίδιο τρόπο που λειτουργεί η διαδικασία αντιγραφή-επικόλληση (copy-paste) σε όλες τις εφαρµογές των Windows (Word, Excel κλπ). Α1.ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΛΛΗΣΗ ΤΟΥ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΕΛΤΙΟΥ ΕΝΟΣ ΥΠΟΕΡΓΟΥ 1. Επιλέγουµε το Υποέργο που θέλουµε να αντιγράψουµε από την οθόνη «ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΕΡΓΟΥ». Από τη λίστα των λειτουργιών επιλέγουµε 2.Αντιγραφή Τ Υ. Εικόνα 57: Λειτουργία Αντιγραφής Τ Υ -56-

57 2. Επιλέγουµε Αντιγραφή Τ Υ από τις λειτουργίες του Τεχνικού ελτίου Υποέργου. Η εφαρµογή µας πληροφορεί πως το Τ Υ αντιγράφηκε µε επιτυχία Εικόνα 58: Επιτυχής Αντιγραφή Τ Υ 3. Επιλέγουµε τώρα από την ίδια οθόνη, το Έργο στο οποίο επιθυµούµε να βάλουµε το Υποέργο που έχουµε αντιγράψει. Επιλέγουµε 7.Επικόλληση Τ Υ από τις λειτουργίες. 4. Εισάγουµε τον αριθµό των αντιγράφων του Τ Υ που θέλουµε να εισάγουµε και πιέζουµε OK (πόσες φορές να επικολλήσουµε το Τ Υ που αντιγράψαµε). Εικόνα 59: Επικόλληση περισσοτέρων του ενός Τ Υ σε έργο 5. Η εφαρµογή µας ενηµερώνει για την επιτυχή επικόλληση του Τ Υ. Πλέον υπάρχει η δυνατότητα επεξεργασίας του Τ Υ που µόλις επικολλήθηκε. -57-

58 Εικόνα 60: Επιτυχής Επικόλληση Τ Υ Α2.ΑΝΤΙΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΛΛΗΣΗ ΤΟΥ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΕΛΤΙΟΥ ΕΝΟΣ ΕΡΓΟΥ 1. Από την οθόνη του Έργου «ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΕΡΓΟΥ» επιλέγουµε την έκδοση του Τ Ε που θέλουµε να αντιγράψουµε, και από τις Λειτουργίες διαλέγουµε 6.Αντιγραφή Τ Ε. Εικόνα 61: Λειτουργία Αντιγραφής Τ Ε 2. Η εφαρµογή µας πληροφορεί πως το Τ Ε αντιγράφηκε µε επιτυχία -58-

59 Εικόνα 62: Επιτυχής Αντιγραφή Τ Ε 3. Επιλέγουµε το Έργο στο οποίο θέλουµε να βάλουµε το Τ Ε/Υ που έχουµε αντιγράψει. Από τις λειτουργίες επιλέγουµε 5.Επικόλληση Τ ΕΥ. Εικόνα 63: Λειτουργία Επικόλλησης Τ Ε σε συγκεκριµένο έργο 4. Από την εφαρµογή µας ζητείται να επιλέξουµε ΝΑΙ ή ΟΧΙ, ανάλογα µε το εάν επιθυµούµε να αντιγράψουµε και όλα τα Τ Υ που συνοδεύουν το Τ Ε που αντιγράψαµε στο 1 ο Βήµα. -59-

60 Εικόνα 64: Αντιγραφή του συνόλου των Τ Υ σε συγκεκριµένο Τ Ε 5. Αν επιλέξαµε «ΟΧΙ» στην προηγούµενη ερώτηση, εµφανίζεται η ερώτηση εάν επιθυµούµε την αντιγραφή στο νέο Τ Ε όλων των οικονοµικών στοιχείων που περιλαµβάνονταν στο αρχικό Τ Ε, επιλέγουµε ΝΑΙ ή ΟΧΙ. Εικόνα 65: Αντιγραφή των οικονοµικών στοιχείων του αρχικού Τ Ε 6. Η εφαρµογή µας πληροφορεί πως το Τ Ε επικολλήθηκε µε επιτυχία. Πλέον υπάρχει η δυνατότητα επεξεργασίας του Τ Ε που µόλις επικολλήθηκε και ανήκει στο τρέχον έργο. Εικόνα 66: Επιτυχής επικόλληση Τ Ε σε συγκεκριµένο έργο -60-

61 Β. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΡΓΟΥ Από τις λειτουργίες του Τεχνικού ελτίου Έργου επιλέγουµε 7.Οικονοµική Παρακολούθηση Έργου (Εικόνα 67). Εικόνα 67: Λειτουργία Οικονοµικής Παρακολούθησης Έργου Η λειτουργία αυτή δηµιουργεί ένα αρχείο EXCEL της µορφής που παρουσιάζεται στην Εικόνα 68 και παρέχει µία εποπτική εικόνα των οικονοµικών µεγεθών ενός συγκεκριµένου έργου. -61-

62 Εικόνα 68: Αρχείο EXCEL οικονοµικής παρακολούθησης έργου -62-

63 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ : ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΥΠΟΒΟΛΗ Από την έκδοση v.2.0 η ΟΕ υποστηρίζει την Ηλεκτρονική Υποβολή: 1. Τεχνικών ελτίων Έργου / Υποέργων 2. Μηνιαίων ελτίων απανών Η διαδικασία υποβολής είναι κοινή και για τις δυο περιπτώσεις, και προϋποθέτει την ύπαρξη ενός αρχείου XML (όπως περιγράφηκε στις ενότητες «ηλεκτρονικη υποβολη ΜΗΝΙΑΙΩΝ ΕΛΤΙΩΝ ΑΠΑΝΩΝ (αρχεια xml)» σελ.40 και «Γ. ΣΕ ΑΡΧΕΙΟ XML («10.Ηλεκτρονική Υποβολή Τ Ε»)» σελ.48). Ακόµη προϋποθέτει και την ύπαρξη σύνδεσης στο Internet, καθώς η υποβολή γίνεται ηλεκτρονικά µέσω φορµών web. Από την αρχική οθόνη της ΟΕ (Εικόνα 69) υπάρχει ένα κουµπί «Εφαρµογή Καταχώρησης Αρχείων XML» και το οποίο ανοίγει ένα παράθυρο του browser µας (στα παραδείγµατά µας έχει χρησιµοποιηθεί ο Internet Explorer 6). Το κουµπί σύνδεσης στο web για ηλεκτρονική υποβολή Εικόνα 69: Η αρχική οθόνη της ΟΕ Ο Browser ανοίγει σε µια συγκεκριµένη διεύθυνση όπου και βλέπουµε την Εικόνα

64 Εικόνα 70: Εφαρµογή Καταχώρηση ελτίων Προόδου στο Web Για να µπούµε στην εφαρµογή αυτή χρειαζόµαστε ένα Αναγνωριστικό (user name) και ένα Συνθηµατικό (Password). Αυτά τα προµηθευόµαστε µετά από επικοινωνία µε τον αντίστοιχο Χειριστή του Έργου στην ΕΥ ΕΠΕΑΕΚ. Για την περίπτωση που θέλουµε να υποβάλλουµε Μ, ή Τ Ε για το οποίο έχει δοθεί ήδη MIS, συνιστάται εντόνως η χρήση του Αναγνωριστικού που είναι ίδιο µε το MIS του Έργου. Σηµειώνουµε ότι αυτά πρέπει να µπαίνουν ακριβώς όπως έχουν δοθεί (είναι case sensitive). Έστω ότι το Αναγνωριστικό είναι Hekpa1, και µε το ανάλογο συνθηµατικό µπαίνουµε στην εφαρµογή του ΥΠΕΘΟ (Εικόνα 71). Αν αντί να µπούµε στην οθόνη αυτή, µας εµφανιστούν µε κόκκινα γράµµατα µηνύµατα λάθους (όπως Αυτός ο κωδικός χρήστη αντιστοιχεί σε άλλο Επιχειρησιακό Πρόγραµµα) κλείστε το παράθυρο αυτό, ανοίξτε ένα νέο και βάλτε κατευθείαν στον browser το Url: Από την οθόνη της Εικόνα 71 κατευθυνόµαστε στο κάτω µέρος της: «Εισαγωγή Αρχείου XML» και επιλέγουµε το link:εισαγωγή Αρχείου οπότε µας εµφανίζεται το παράθυρο «Εισαγωγή ελτίων» (Εικόνα 72). -64-

65 Εικόνα 71: Η Σελίδα της Εφαρµογής Καταχώρησης Εικόνα 72: Εισαγωγή ελτίων -65-

66 Πατάµε το κουµπί «Αναζήτηση» και επιλέγουµε το αρχείο XML που θέλουµε να καταχωρήσουµε, και στην συνέχεια πατάµε το κουµπί «Αποστολή» (Εικόνα 73). Μετά το πέρας της διαδικασίας εµφανίζονται τα µηνύµατα αποτελέσµατος, όπου µας δίδονται πληροφορίες για το δελτίο καθώς και ο Αριθµός ελτίου που του αποδόθηκε (στο παράδειγµά µας είναι το 4881). Στη περίπτωση που το αρχείο xml που εισάγαµε είχε πολλαπλά Μ θα µας έδιδε αντίστοιχα πολλαπλούς Αριθµούς ελτίου. Όταν επιστρέψουµε στην αρχική σελίδα: εισάγαµε (Εικόνα 75)., θα δούµε το ελτίο που Εικόνα 73: Επιλογή αρχείου xml προς Αποστολή -66-

67 Εικόνα 74: Αποτελέσµατα εισαγωγής αρχείου XML ιαγραφή ελτίου ιόρθωση ελτίου Εικόνα 75: Αρχική οθόνη µε το περασµένο ελτίο

68 Το ελτίο µας 4881 είναι ακόµη σε Κατάσταση «Υπό Υποβολή». Για να υποβληθεί στην ΕΥ ΕΠΕΑΕΚ θα πρέπει πρώτα να πατήσουµε το εικονίδιο δεξιά «ιόρθωση ελτίου» οπότε µεταφερόµαστε στην Εικόνα 76, και πατάµε το εικονίδιο : «Υποβολή» Εικόνα 76: Οθόνη ιόρθωσης ελτίου (στην πορεία για την Υποβολή) Τότε επιστρέφοντας στην αρχική οθόνη, το ελτίο θα έχει µεταφερθεί στην Κατάσταση «Υποβλήθηκε», οπότε τελειώσαµε την διαδικασία. Επικοινωνούµε µε τον αντίστοιχο Χειριστή του Έργου στην ΕΥ ΕΠΕΑΕΚ και τον ενηµερώνουµε για τους Αριθµούς ελτίων που υποβάλλαµε (για το παράδειγµα το υπ. Αριθµ. 4881). Αν ο Χειριστής του Έργου διαπιστώσει λάθη στην σύνταξη του ελτίου, θα πρέπει να ακολουθηθεί η ίδια διαδικασία: 1. να γίνουν οι διορθώσεις στην ΟΕ, 2. να εξαχθεί το αρχείο xml, 3. να υποβληθεί ηλεκτρονικά παίρνοντας έναν νέο αριθµό ελτίου, 4. ενηµερώνεται ο Χειριστής σχετικά. -68-

69 Για κάθε δελτίο παραθέτονται τα βασικά στοιχεία που το περιγράφουν: Πεδίο Αριθµός Κωδικός MIS Τίτλος Έργου Υποβάλλων Ηµ/νια ηµιουργίας Περιγραφή Ο εσωτερικός αριθµός του δελτίου στο σύστηµα. O κωδικός MIS στον οποίο µεταφέρθηκε το δελτίο στο ΟΠΣ. Το πεδίο αυτό γεµίζει όταν γίνει η µεταφορά στο ΟΠΣ και οριστικοποιηθεί. Ο τίτλος του έργου το οποίο αφορά το δελτίο. Στην ειδική περίπτωση των δελτίων προόδου, εµφανίζεται επίσης η περίοδος αναφοράς. Ο χρήστης ο οποίος δηµιούργησε ή υπέβαλε το δελτίο. Η ηµεροµηνία κατά την οποία δηµιουργήθηκε το δελτίο. Τελευταία αλλαγή από Ηµ/νια αλλαγής Κατάσταση Έκδοση Ενέργειες Ο χρήστης ο οποίος έκανε την τελευταία αλλαγή στο δελτίο. Η ηµεροµηνία κατά την οποία έγινε η τελευταία αλλαγή στο δελτίο. Η κατάσταση του δελτίου (βλ. παρακάτω) Η έκδοση του δελτίου Οι δυνατές ενέργειες σε αυτό το δελτίο. Οι χρήστες-φορείς έχουν διαφορετικές δυνατότητες από τους χρήστες διαχειριστικής αρχής. Το κάθε δελτίο δύναται να βρίσκεται σε µία από τις τέσσερις παρακάτω καταστάσεις: ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Υπό Υποβολή Υποβλήθηκε Εγκεκριµένο Η συµπλήρωση του δελτίου δεν έχει ολοκληρωθεί. Σε αυτήν την κατάσταση, το δελτίο είναι διαθέσιµο µόνο στον συγκεκριµένο χρήστη. Να σηµειωθεί ότι αυτό σηµαίνει πως ένα δελτίο υπό υποβολή, το οποίο δουλεύει ο φορέας, δεν θα είναι διαθέσιµο στην ιαχειριστική Αρχή. Η συµπλήρωση του δελτίου έχει ολοκληρωθεί κι ελεγχθεί. Σε αυτήν την κατάσταση, το δελτίο είναι διαθέσιµο στην ιαχειριστική Αρχή. Ο χρήστης δεν µπορεί να τροποποιήσει πλέον το δελτίο. Το δελτίο έχει ολοκληρωθεί, ελεγχθεί κι υποβληθεί από τον χρήστη, και στη συνέχεια το έχει ελέγξει κι εγκρίνει η ιαχειριστική Αρχή. Το δελτίο αυτό µπορεί να εισαχθεί στο ΟΠΣ. Απορρίφθηκε Το δελτίο έχει ολοκληρωθεί, ελεγχθεί κι υποβληθεί από τον χρήστη, και στην συνέχεια το έχει ελέγξει κι απορρίψει η ιαχειριστική Αρχή. Το δελτίο αυτό δεν µπορεί να εισαχθεί στο ΟΠΣ. -69-