ΓΕΝΙΚΗ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗ ΤΩΝ ΔΗΜΩΝ ΜΕΛΩΝ Σάββατο, 21 Απριλίου 2018 Δημοτικό Αμφιθέατρο Διδυμοτείχου

Transcript

1 ΓΕΝΙΚΗ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗ ΤΩΝ ΔΗΜΩΝ ΜΕΛΩΝ Σάββατο, 21 Απριλίου 2018 Δημοτικό Αμφιθέατρο Διδυμοτείχου Στο Δήμο Διδυμοτείχου, την 21η Απριλίου 2018, ημέρα Σάββατο και ώρα 09:00 π.μ και συγκεκριμένα στο Δημοτικό Αμφιθέατρο, πραγματοποιήθηκε η Γενική Συνέλευση της αστικής μη κερδοσκοπικής εταιρείας με την επωνυμία «Εθνικό Διαδημοτικό Δίκτυο Υγιών Πόλεων Προαγωγής Υγείας». Ο Πρόεδρος του ΕΔΔΥΠΠΥ, κ. Πατούλης Γεώργιος καλωσόρισε όλους τους παρόντες εκπροσώπους των Δήμων-μελών του ΕΔΔΥΠΠΥ ενώ ευχαρίστησε για άλλη μια φορά το Δήμαρχο Διδυμοτείχου για τη θερμή φιλοξενία του. Αναλυτικά, στη Γενική Συνέλευση παραβρέθηκαν οι εξής Δήμαρχοι: Δήμαρχοι: κ. Αθανάσιος Μπίρμπας Δήμαρχος Αιγάλεω, κ. Γιαννόπουλος Γεώργιος Δήμαρχος Γορτυνίας, κ. Δημήτριος Κάρναβος Δήμαρχος Καλλιθέας, Αντιπρόεδρος Β ΕΔΔΥΠΠΥ, κ. Γιάννης Σταθόπουλος Δήμαρχος Αγ. Παρασκευής, Αναπλ. Γεν. Γραμματέας Δ.Σ. ΕΔΔΥΠΠΥ, κ. Ευάγγελος Λαμπάκης Δήμαρχος Αλεξανδρούπολης, κ. Νικόλαος Μελετίου Δήμαρχος Ασπροπύργου, κ. Γρηγόρης Κωνσταντέλλος Δήμαρχος Βάρης-Βούλας-Βουλιαγμένης, κ. Γιώργος Ψαθάς Δήμαρχος Διρφύων Μεσαπίων, κ. Νικόλαος Ευαγγέλου Δήμαρχος Ελασσόνας, κ. Σάββας Ζαμανίδης Δήμαρχος Εορδαίας, κ. Νίκος Μπάμπαλος Δήμαρχος Νέου Ηρακλείου, κ. Γιάννης Μαυρομάτης Δήμαρχος Θερμαϊκού, κ. Σπυρίδων Νικολάου Δήμαρχος Θηβαίων, κ. Νικόλαος Ζενέτος Δήμαρχος Ιλίου, κ. Γεράσιμος Δαμουλάκης Δήμαρχος Μήλου, κ. Ευάγγελος Τσοπανόπουλος Δήμαρχος Νέστου, κ. Χαράλαμπος Δημαρχόπουλος Δήμαρχος Ξάνθης, κ. Βασίλειος Μαυρίδης, Δήμαρχος Ορεστιάδας, κ. Δημήτριος Δεμουρτζίδης Δήμαρχος Παύλου Μελά, κ. Δημήτριος Νασίκας Δήμαρχος Ρήγα Φεραίου και επιπλέον εκπρόσωποι από 65 Δήμους μέλη.

2 Μετά τη διαπίστωση απαρτίας, η Γενική Συνέλευση προχωρεί στη συζήτηση των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης, ως ακολούθως: Θέμα 1 ο : Απολογισμός 2017 και Προγραμματισμός Δράσης 2018 Ο Πρόεδρος του ΕΔΔΥΠΠΥ και της ΚΕΔΕ, κ. Γιώργος Πατούλης, Δήμαρχος Αμαρουσίου παρουσίασε τις δράσεις του Δικτύου που έχει αναλάβει το ΕΔΔΥΠΠΥ κατά το έτος 2017, κάνοντας μία σύντομη παρουσίαση στα προγράμματα πρόληψης που έχουν υλοποιηθεί στους Δήμους μέλη και τις Εκστρατείες ενημέρωσης. Ακόμη, τους ενημέρωσε ότι μετά το πέρας της Γενικής Συνέλευσης μπορούν να παραλάβουν το CD του απολογισμού το οποίο περιλαμβάνει όλες τις δράσεις και εκστρατείες που έχουν υλοποιηθεί εντός του 2017ι. Στη συνέχεια εγκρίθηκε ομόφωνα από τα μέλη της Γενικής Συνέλευσης ο Απολογισμός και ο Προγραμματισμός Δράσης όπως παρουσιάστηκε από τον κ. Πατούλη. Θέμα 2 ο : Οικονομικός Απολογισμός 2016 και Προϋπολογισμός 2017 Ο Γενικός Διευθυντής του ΕΔΔΥΠΠΥ κ. Παπασπυρόπουλος παρουσίασε τον οικονομικό απολογισμό 2017 και τον προϋπολογισμό για το έτος 2018 (Βλέπε παράρτημα: ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ). Επίσης ανέφερε ότι πυρήνας των οικονομικών είναι οι συνδρομές των Δήμων μελών και τόνισε τη σημαντικότητα της καταβολής της ετήσιας συνδρομής, προκειμένου το Δίκτυο να συνεχίσει το έργο του. Ακόμη, ο κ. Παπασπυρόπουλος ανέγνωσε την Έκθεση της Εξελεγκτικής Επιτροπής, η οποία έχει συνταχθεί νομίμως από τα μέλη αυτής. Στη συνέχεια, εγκρίθηκε ομόφωνα από τα μέλη της Γενικής Συνέλευσης ο οικονομικός απολογισμός και προϋπολογισμός του ΕΔΔΥΠΠΥ για το έτος 2018 από το σύνολο των μελών της Γενικής Συνέλευσης, όπως παρουσιάστηκε από τον κ. Παπασπυρόπουλο. Θέμα 3 ο : Τροποποιήσεις Κανονισμού Λειτουργίας Ο Γενικός Διευθυντής του ΕΔΔΥΠΠΥ κ. Παπασπυρόπουλος παρουσίασε τις τροποποιήσεις κανονισμού λειτουργίας του Δικτύου Συγκεκριμένα, τους ενημέρωσε ότι προτείνονται οι παρακάτω αλλαγές: 1. Αφαίρεση του Υπευθύνου Διαχειριστικής Επάρκειας από το οργανόγραμμα

3 Ο λόγος που χρειάζεται να πραγματοποιηθεί αυτή η αλλαγή είναι ότι πλέον για την διαχείριση προγραμμάτων ΕΣΠΑ απαραίτητη είναι η πιστοποίηση κατά ISO9001 για την παροχή υπηρεσιών με αυτεπιστασία καθώς και την ανάθεση έργων που αφορούν σε υπηρεσίες και το Δίκτυο μας έχει προσαρμοστεί στα νέα αυτά δεδομένα. 2. Προσθήκη Εσωτερικής Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων Η παρούσα εσωτερική πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων απευθύνεται και αφορά στο μόνιμο προσωπικό της εταιρίας, τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου και της Γενικής Συνέλευσης αυτής καθώς και τους εξωτερικούς συνεργάτες της. Η παρούσα εσωτερική πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων αποτελεί ενιαίο και αναπόσπαστο τμήμα του υπάρχοντος εσωτερικού κανονισμού εσωτερικής οργάνωσης και λειτουργίας κώδικας δεοντολογίας του Εθνικού Διαδημοτικού Δικτύου Υγειών Πόλεων Προαγωγής Υγείας. Το ΕΔΔΥΠΠΥ σέβεται και εφαρμόζει απαρέγκλιτα τον γενικό κανονισμό προστασίας προσωπικών δεδομένων και σκοπός της παρούσας πολιτικής προστασίας προσωπικών δεδομένων είναι αφενός μεν η προστασία της ιδιωτικότητας των υπαλλήλων και εξωτερικών συνεργατών του καθώς και προμηθευτών και συνεργαζόμενων επιστημόνων υγείας αφετέρου δε η διασφάλιση της τήρησης των αρχών της ιδιωτικότητας από τους υπαλλήλους του και τους εξωτερικούς συνεργάτες αυτού. Με την παρούσα εσωτερική πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων επιδιώκεται η δημιουργία μίας νέας νοοτροπίας για την προστασία των προσωπικών δεδομένων που επεξεργάζεται το ΕΔΔΥΠΠΥ, η τήρηση στο έπακρο των νομικών του υποχρεώσεων όσον αφορά τη νομική του συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό, η ενημέρωση των υποκειμένων των προσωπικών δεδομένων των δικαιωμάτων για τα δικαιώματά τους όσον αφορά την επεξεργασία που τελείται από το ΕΔΔΥΠΠΥ και ο καθορισμός κώδικα δεοντολογίας όσον αφορά την προστασία της ιδιωτικότητας. Η παρούσα οφείλει να εφαρμόζεται κατόπιν ενημέρωσης του προσωπικού και εκπαίδευσής του όσον αφορά τις διατάξεις της προστασίας των προσωπικών δεδομένων και κατόπιν πραγματοποίησης της διαδικασίας της νομικής συμμόρφωσης με τον γενικό κανονισμό προστασίας προσωπικών δεδομένων.

4 Η παρούσα υπερισχύει κάθε προγενέστερης πολιτικής, κανονισμού και διαδικασίας είχε εφαρμοστεί αναφορικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων και βασίζεται στην πλήρη τήρηση των αρχών περί συλλογής και επεξεργασίας και αποθήκευσης προσωπικών δεδομένων, όπως αυτά αναφέρονται αναλυτικά στην (εξωτερική) πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων. Το ΕΔΔΥΠΠΥ συλλέγει και επεξεργάζεται τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων : Όνομα Επώνυμο Πατρώνυμο Στοιχεία φορολογικού μητρώου Στοιχεία δημόσιας οικονομικής Υπηρεσίας Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Ταχυδρομική Διεύθυνση Τηλέφωνο Αριθμός αστυνομικής ταυτότητας Οικογενειακή κατάσταση Ονοματεπώνυμο συζύγου/τέκνων Ημερομηνία Γέννησης Τίτλοι σπουδών Αριθμός τραπεζικού λογαριασμού Το ΕΔΔΥΠΠΥ δεν επεξεργάζεται τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων : Προσωπικά δεδομένα ανηλίκων, δεδομένα που αποκαλύπτουν φυλετική, ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστικές οργανώσεις, γενετικά δεδομένα, βιομετρικά δεδομένα, δεδομένα υγείας ή δεδομένα που αφορούν τη σεξουαλική ζωή ή το γενετήσιο προσανατολισμό. Το ΕΔΔΥΠΠΥ δεν επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για σκοπούς άλλους πλην των ρητά αναφερόμενων στην πολιτική προστασίας του, ήτοι κατά την εκτέλεση της μεταξύ μας συμβατικής σχέσης (πώληση /παροχή υπηρεσιών προς το ΕΔΔΥΠΠΥ) για την κατηγορία των εξωτερικών συνεργατών και προμηθευτών και η επίτευξη των σκοπών της πρόληψης και της προαγωγής της υγείας των δημοτών για την κατηγορία των επιστημόνων υγείας.

5 Το ΕΔΔΥΠΠΥ σεβόμενο την ιδιωτικότητα των προσωπικών δεδομένων εφαρμόζει τις αρχές της διαφάνειας, της ενημέρωσης των υποκειμένων των δικαιωμάτων και έχει λάβει τα κατάλληλα μέτρα έτσι ώστε όλα τα υποκείμενα των δικαιωμάτων (υπάλληλοι/εξωτερικοι συνεργάτες κλπ) να είναι πάντοτε αποδεδειγμένα ενήμεροι για τα παρακάτω δικαιώματά τους, ήτοι της πρόσβασης, διόρθωσης ή διαγραφής των παραπάνω αναλυτικά αναφερόμενων προσωπικών σας δεδομένων, καθώς επίσης για περιορισμό, εναντίωση στην επεξεργασία και άσκηση του δικαιώματος φορητότητας και το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην αρμόδια Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ( Το ΕΔΔΥΠΥ διευκολύνει την άσκηση των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και συγκεκριμένα οφείλει να παράσχει πληροφορίες σε κάθε έγγραφο αίτημα του υποκειμένου χωρίς καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος. Επίσης το ΕΔΔΥΠΠΥ ενημερώνει τα υποκείμενα των δικαιωμάτων για τους σκοπούς της επεξεργασίας και τη νομική βάση της επεξεργασίας, τους αποδέκτες ή την κοινοποίηση σε κατάλληλα πιστοποιημένους εκτελούντες, το χρονικό διάστημα αποθήκευσης των προσωπικών δεδομένων. Το ΕΔΔΥΠΠΥ οφείλει να τηρεί την παρούσα πολιτική προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και να διασφαλίζει ότι αυτή εφαρμόζεται τόσο όσο προς το προσωπικό του ΕΔΔΥΠΠΥ όσο και ως προς τις συναλλαγές με εξωτερικούς συνεργάτες/προμηθευτές και ότι εφαρμόζονται χρησιμοποιούνται όλα τα απαραίτητα νομικά έγγραφα και διαδικασίες ανά περίπτωση, οι οποίες είναι σύμφωνες με τον γενικό κανονισμό προστασίας προσωπικών δεδομένων. Ότι το προσωπικό δεσμεύεται συμβατικά για την ορθή και σύννομη επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων, ότι εγγυάται τη νόμιμη επεξεργασία με τη βάση που του έχει γνωστοποιηθεί και ότι σε περίπτωση που χειριστεί προσωπικά δεδομένα τα οποία δεν εμπίπτουν σε μια από τις γνωστοποιηθείσες σε αυτό νομικές βάσεις θα ενημερώσει άμεσα τον υπεύθυνο επεξεργασίας για την επικαιροποίηση των διαδικασιών και της πολιτικής προστασίας προσωπικών δεδομένων. Σε περίπτωση που το προσωπικό αντιληφθεί περιστατικό παραβίασης οφείλει να ενημερώσει αμελητί τον υπεύθυνο επεξεργασίας για τη λήψη των κατάλληλων μέτρων. Ειδικότερα το ΕΔΔΥΠΠΥ οφείλει να διασφαλίζει ότι όλα τα υποκείμενα των προσωπικών δεδομένων που επεξεργάζεται το ΕΔΔΥΠΠΥ, απολαμβάνουν των αρχών της διαφάνειας, αναλογικότητας, προσφορότητας και εμπιστευτικότητας. Ότι υπάρχει επαρκής προστασία και ασφάλεια από φυσικές καταστροφές στα γραφεία, ότι τα αρχεία των προσωπικών

6 δεδομένων τόσο σε ηλεκτρονική όσο και σε έγγραφη μορφή τηρούνται με όλους τους κανόνες της ασφάλειας από κάθε περιστατικό εισβολής, απώλειας τροποποίησης ή κοινοποίησής τους σε μη αρμόδια εξουσιοδοτημένο τρίτο. Στα αρχεία που τηρούνται σε ηλεκτρονική μορφή έχουν πρόσβαση μόνον οι εντεταλμένοι προς τούτο υπάλληλοι. Αντίστοιχα τα αρχεία που τηρούνται σε έγγραφη μορφή αποθηκεύονται σε ερμάρια που κλειδώνουν με ευθύνη όλων των εργαζομένων που τα χρησιμοποιούν. Ότι οι εκτελούντες που χρησιμοποιούνται, οι προμηθευτές και εξωτερικοί συνεργάτες δεσμεύονται συμβατικά έτσι ώστε να πληρούν τα ποιοτικά κριτήρια που θέτει ο κανονισμός για την ασφάλεια και την προστασία των προσωπικών δεδομένων και για την λήψη κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων. Ότι σε περίπτωση αλλαγής των σκοπών επεξεργασίας και διεύρυνσης των κατηγοριών των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργάζονται οφείλουν τα επικαιροποιηθούν τα κατάλληλα έγγραφα και η παρούσα πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων. Στις περιπτώσεις όπου δεν υπάρχει ρητή συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων για επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων, το ΕΔΔΥΠΠΥ οφείλει να ενημερώνει τα υποκείμενα κατά πόσον η παροχή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα αποτελεί νομική ή συμβατική υποχρέωση ή απαίτηση για τη σύναψη σύμβασης καθώς και το χρονικό διάστημα που το υποκείμενο υποχρεούται να παράσχει τα δεδομένα αυτά και ποιες συνέπειες θα είχε η μη παροχή των δεδομένων αυτών. Σε περίπτωση περιστατικού παραβίασης προσωπικών δεδομένων το ΕΔΔΥΠΠΥ οφείλει να ενημερώσει την Αρχή Προστασίας Δεδομένων άμεσα και δίχως καθυστέρηση και εντός 72 ωρών από την επέλευση του συμβάντος/λήψης υπόψιν του περιστατικού. Το ΕΔΔΥΠΥ δεν διενεργεί επεξεργασία με αυτοματοποιημένα μέσα. Το ΕΔΔΥΠΠΥ δεν πραγματοποιεί διασυνοριακές μεταβιβάσεις προσωπικών δεδομένων. Το ΕΔΔΥΠΠΥ κατά την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων τηρεί πάντοτε την αρχή της αναλογικότητας και του περιορισμού της χρήσης. Για το λόγγο αυτό οι υπάλληλοί του οφείλουν πάντοτε να ελέγχουν και να διασφαλίζουν ότι τηρούν μόνο τα απολύτως απαραίτητα προσωπικά δεδομένα και δη τα ενήμερα και ακριβή. Το μέγιστο χρονικό διάστημα που αποθηκεύονται προσωπικά δεδομένα είναι 10 έτη από την τελευταία συναλλαγή για λόγους φορολογικούς. Σε περίπτωση απόλυσης, οικειοθελούς αποχώρησης ή

7 παύσης της συνεργασίας βάσει ιδιωτικού συμφωνητικού τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται για χρονικό διάστημα 10 ετών από την σχετική ημερομηνία. Κατόπιν της παρέλευσης της ως άνω προθεσμίας είτε σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση κριθεί ότι προσωπικά δεδομένα δεν χρειάζεται να αποθηκεύονται περαιτέρω (έλλειψη νόμιμης βάσης επεξεργασίας) οφείλει να πραγματοποιείται καταστροφή αυτών με ειδικό καταστροφέα εγγράφων είτε διαγραφή εάν πρόκειται για ηλεκτρονική μορφή και να συντάσσεται το αντίστοιχο πρωτόκολλο καταστροφής. το οποίο στη συνέχεια οφείλει να αρχειοθετείται σε κατάλληλο φάκελο. Αποδέκτες των προσωπικών δεδομένων που συλλέγει το ΕΔΔΥΠΥ είναι οι αρμόδιες οικονομικές και διοικητικές υπηρεσίες και οι ασφαλιστικοί φορείς. Το ΕΔΔΥΠΠΥ χρησιμοποιεί εκτελούντες για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων των υποκειμένων με βάση υψηλά κριτήρια παροχής ασφάλειας και ποιότητας όπου αυτό χρειάζεται και ελέγχει και δεσμεύει τον εκάστοτε εκτελούντα, είτε πρόκειται για εξωτερικό συνεργάτη παρέχοντα λογιστικές είτε λογισμικές και πληροφορικές υπηρεσίες, ότι διαθέτει επαρκείς διαβεβαιώσεις ότι παρέχει τα κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα για τη διασφάλιση της προστασίας των προσωπικών δεδομένων και καταρτίζει την ανάλογη σύμβαση. Το ΕΔΔΥΠΠΥ εγγυάται την ασφαλή επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων από τους υπαλλήλους εξωτερικούς του συνεργάτες και για το λόγο αυτό καταρτίζει συμβάσεις εμπιστευτικότητας με το προσωπικό του. Μέσω αυτής της συμβατικώς αναληφθείσας υποχρέωσης διασφαλίζει τη σωστή και ενδεδειγμένη επεξεργασία από τους υπαλλήλους του σύμφωνη προς τις αρχές του κανονισμού, όπου σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται η κοινοποίηση και χρήση εκτός υπηρεσίας προσωπικών δεδομένων για ιδιωτική χρήση ή εκτός των σκοπών του ΕΔΔΥΠΠΥ. Το ΕΔΔΥΠΠΥ δεν υποχρεούται να διορίσει υπεύθυνο προστασίας προσωπικών δεδομένων. Στη συνέχεια, όλα τα παρόντα μέλη της Γενικής Συνέλευσης, ενέκριναν ομόφωνα τις τροποποιήσεις κανονισμού λειτουργίας του Δικτύου 2018 που πρότεινε ο κ. Παπασπυρόπουλος Μη υπάρχοντος άλλου θέματος ο Πρόεδρος κ. Πατούλης κήρυξε τη λήξη της Γενικής Συνέλευσης.