Έκδοση. SEMANTIC computing. Συστήματα Πληροφορικής & Αυτοματισμού. Εγχειρίδιο χρήσης. Business Evolution

Transcript

1 Έκδοση 3η SEMANTIC computing Συστήματα Πληροφορικής & Αυτοματισμού Εγχειρίδιο χρήσης Business Evolution

2 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ & ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΥ Εγχειρίδιο Χρήσης Business Evolution SEMANTIC computing Κεντρικής Βέροια Τηλέφωνο (23310) Φαξ (23310) info(at)semantic.gr

3 Πίνακας περιεχομένων 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1.1 Απαιτήσεις Εφαρμογής Εγκατάσταση 3 2 ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ 2.1 Ομάδες Εργασιών γραμμή Εργαλείων 4 3 ΑΠΟΘΗΚΗ 3.1 Είδη Σύνθετα Είδη Κινήσεις Αποθήκης Εισαγωγή Κίνησης Ενημέρωση Τιμών Πώλησης 12 4 ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΟΙ 4.1 Αρχείο Συναλλασσομένων Εισαγωγή Νέου Συναλλασσόμενου Κινήσεις Συναλλασσομένων 15 5 ΑΓΟΡΕΣ / ΠΩΛΗΣΕΙΣ 5.1 Παραστατικά Αγορών & Πωλήσεων Απόδειξη Λιανικής Πολιτικές Τιμολόγησης Μετασχηματισμός Παραστατικών Αξιόγραφα 20 6 ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ 6.1 Ενημέρωση Γενικής Λογιστικής Άρθρα Γενικής Λογιστικής Λογαριασμοί Έλεγχοι Ασυμβατότητας Γ.Λ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ 7.1 Προβολή σε DOS - Οθόνη Φίλτρα Εκτυπώσεων Τρόποι Διαχείρισης Εκτυπώσεων Σχεδιασμός Εκτυπώσεων Κωδικοί Κινήσεων Γενικές Παράμετροι Τοπικές Παράμετροι Πρόσθετα Πεδία Υπολογισμός Παράστασης Διαχείριση Χρηστών Συνδέσεις Χρηστών Λίστες Επιλογών Τιμές Λίστας Επιλογών Για Πίνακες Εκτυπώσεων Τελευταία SQL Εκτύπωσης Ενημέρωση Συνόλων Ανά Είδος 50 9 ΒΟΗΘΗΤΙΚΟΙ ΠΙΝΑΚΕΣ 9.1 Κατηγορίες Ειδών Αποθηκευτικοί Χώροι Ομάδες Χρωμάτων Μεγεθολόγια Ειδών Μονάδες Μέτρησης Υποκαταστήματα Επαγγέλματα Έργα Συνεργεία Αρχείο Πωλητών Μήτρες Άρθρων Μορφές Κωδικών ΔΙΑΦΟΡΑ 10.1 Περιοχές Ομάδες Πληρωμών Τρόποι Πληρωμής Ξένα Νομίσματα Κατηγορίες ΦΠΑ Έξοδα Αγορών / Πωλήσεων Κατηγορίες Συναλλαγής Web Κατηγορίες Εκτυπώσεων Ορισμός Λίστας Εκτυπώσεων 30 8 ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ 8.1 Σειρές Παραστατικών Αγορών / Πωλήσεων / Εξόδων Άλλες Σειρές Αρίθμησης Είδη Αξιόγραφων 35

4 1. Εισαγωγή Το Business Evolution είναι ένα σύστημα εμπορικής διαχείρισης και πληροφόρησης βασισμένο σε σύγχρονους μηχανισμούς πληροφορικής καθώς στηρίζετε στην πιο ανοιχτή και διαδεδομένη πλατφόρμα Βάσεων εδομένων του Microsoft SQL Server. Η συνεχής ανάπτυξη και εφαρμογή νέων κανόνων το κάνει ένα από τα ποιό αξιόλογα και αξιόπιστα προγράμματα της αγοράς. Η ανοιχτή αρχιτεκτονική του σε συνδυασμό με τους ισχυρούς μηχανισμούς που διαθέτει του επιτρέπουν να ελιχθεί και να τροποποιηθεί για της καθημερινές ανάγκες της κάθε μικρομεσαίας αλλά και μεγάλης επιχείρησης. Στην σημερινή του μορφή μετράει πολυάριθμες εγκαταστάσεις που συνεχώς εξελίσσονται. Η αγορά σας ήταν και θα παραμείνει ο μεγαλύτερος σταθμός στην επιχείρησή σας καθώς θα σαν ανοίξει νέους δρόμους και νέες προοπτικές. Το πρόγραμμα έχει στηθεί με τέτοιο τρόπο ώστε να εξυπηρετεί άμεσα τις ανάγκες του χρήστη με πληθώρα συντομεύσεων πληκτρολογίου για την ταχύτατη απόκρισή του σε κάθε σας εντολή. Παράλληλα θα δείτε ότι τα μενού και ο τρόπος χρήσης του προγράμματος είναι απλουστευμένες σε τέτοιο βαθμό που θα εξυπηρετούσαν και τον ποιό αρχάριο χρήστη, αλλά συνάμα να του δίνουν την δυνατότητα να μάθει το πρόγραμμα γρήγορα και να το χρησιμοποιεί όπως ένας έμπειρος χρήστης. Οι οδηγίες που μπορείτε να διαβάσετε σε αυτό το κείμενο βρίσκονται τοποθετημένες και μέσα στο πρόγραμμα, ώστε με την χρήση ενός κλικ να μπορείτε να λάβετε την απαιτούμενη βοήθεια για όποια σας ανάγκη παρουσιαστεί σε πραγματικό χρόνο. Σημαντικό ρόλο υποστήριξης θα βρείτε και στο πρόσωπο των εξειδικευμένων τεχνικών της Semantic, που βρίσκονται πάντα εδώ για να σας βοηθήσουν σε κάθε σας απορία αλλά και πρόβλημα. Μια σημαντική πληροφορία για το ξεκίνημά σας : Μην φοβηθείτε το πρόγραμμα δεν μπορείτε να του κάνετε ζημιά και δεν μπορείτε εύκολα να υποπέσετε σε λάθος καθώς είναι σχεδιασμένο να σας αποτρέψει. ουλέψτε άφοβα και αφεθείτε στην σιγουριά και προστασία που παρέχει σε εσάς και την επιχείρησή σας το Business Evolution. 2

5 1.1 Απαιτήσεις Εφαρμογής Οι ελάχιστες απαιτήσεις του συστήματος: Επεξεργαστής Pentium MB μνήμη RAM 30 MB ελεύθερου χώρου στο δίσκο Microsoft Windows 98/2000/XP 1.2 Εγκατάσταση Η εγκατάσταση συμπεριλαμβάνει τη βάση δεδομένων και τη κύρια εφαρμογή. Μετά την εισαγωγή του CD στον υπολογιστή σας γίνεται αυτόματη εκκίνηση της εγκατάστασης. Ολοκληρώνετε την εγκατάσταση ακολουθώντας τα βήματα. Η υλοποίηση της εφαρμογής είναι βασισμένη στον SQL Server (C) της Microsoft(C). 3

6 2. ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ 2.1 Ομάδες Εργασιών Το πρόγραμμα αποτελείται από 7 βασικές ομάδες εργασιών. Η πρώτη και η δεύτερη ομάδα διαχειρίζονται το κύριο αρχείο αποθήκης και το αρχείο κινήσεων αντίστοιχα. Η τρίτη ομάδα αφορά το αρχείο συναλλασσομένων το οποίο συνδέεται με τις κινήσεις, η τέταρτη ομάδα τις προβολές στην οθόνη και τις εκτυπώσεις. Η πέμπτη ομάδα περιέχει εργασίες όπως π.χ τους πίνακες τις κατευθείαν εισαγωγής, βοηθητικές εργασίες, μονάδες μέτρησης, κλπ. Έκτη και χαρακτηριστική ομάδα, είναι οι εργασίες της Γενικής Λογιστικής. Τέλος, η ομάδα παραμέτρων τις εφαρμογής, οι οποία επιτρέπει σε κάθε χρήστη διαφορετικό επίπεδο χρήσης. 2.2 Γραμμή Εργαλείων Η γραμμή εργαλείων βρίσκεται στο κάτω μέρος των παραθύρων και προσφέρει γρήγορη εκτέλεση βασικών λειτουργιών. Οι λειτουργίες αυτές μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με την εργασία που εκτελείτε. Παρακάτω βλέπετε την γραμμή εργαλείων στην πιο συνηθισμένη της μορφή. Πρώτο Μετάβαση στην πρώτη εγγραφή των καταχωρήσεων Προηγ Μετάβαση σε προηγουμένη εγγραφή Επόμεν Μετάβαση σε επόμενη εγγραφή Τελευτ Μετάβαση στην τελευταία εγγραφή των καταχωρήσεων Νέο Νέα καταχώρηση παραστατικού Μεταβ Μετάβαση σε προβολή επεξεργασίας της εμφανιζόμενης εγγραφής. 4

7 ιαγρ ιαγραφή εγγραφής Εύρεση Αναζήτηση καταχωρήσεων Εκτύπ (Αποστολή καταχώρησης στην οθόνη για προβολή ή κατευθείαν στον εκτυπωτή) Παραστατικό Μετάβαση στο σχετικό παραστατικό κίνησης 5

8 3. ΑΠΟΘΗΚΗ Η αποθήκη έχει τέσσερα βασικά τμήματα. Στην αποθήκη θα καταχωρείτε θα μεταβάλλετε και θα προβάλλετε τα στοιχεία των ειδών σας. Θα αναλύσουμε τις ακόλουθες εργασίες: Είδη Σύνθετα Είδη Κινήσεις Αποθήκης Ενημέρωση Τιμών Πώλησης 3.1 ΕΙ Η Επιλέγοντας τα "Είδη" από το μενού της αποθήκης έχετε τις ακόλουθες δυνατότητες: - προβολή είδους, συμπεριλαμβανομένου τις κινήσεις του, τα στατιστικά του, πρόσθετα εκτός γενικών στοιχείων και φωτογραφία του είδους. - αναλυτική προβολή κίνησης, πατώντας διπλό κλικ σε μια κίνηση στην καρτέλα κινήσεων είδους. 6

9 - κάνετε αναζήτηση, για μαζική προβολή, και προσαρμοσμένη αναζήτηση, εισάγοντας στοιχεία του είδους στο πεδίο της εύρεσης. - δημιουργείτε νέο είδος. Τα στοιχεία που συμπληρώνονται για κάθε νέο είδος, είναι τα εξής: 1. Κωδικός Είδους (υποχρεωτικό πεδίο) Το πρώτο μέρος του κωδικού το εισάγετε με την μορφή που εσείς επιθυμείτε. Το μέρος μετά την παύλα θα εισαχθεί από την εφαρμογή αυτόματα. Ο κωδικός είναι ένα απαραίτητο στοιχείο και πρέπει να συμπληρωθεί. 2. Περιγραφή Είδους (υποχρεωτικό πεδίο) Στην περιγραφή εισάγετε την ονομασία του είδους με αλφαριθμητικούς χαρακτήρες ή / και αριθμούς 3. Κατηγορία Είδους Την κατηγορία είδους την επιλέγετε πατώντας F5 και επιλέγοντας μια γραμμή από την λίστα που θα ανοίξει. Αν δεν υπάρχουν καταχωρημένες κατηγορίες, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα εγγραφή από την γραμμή εργαλείων. Μετά την συμπλήρωση αυτού του πεδίου, μπορείτε να πατήσετε F2 για καταχώρηση ή "Μετάβ" στην γραμμή εργαλείων, και να συμπληρώσετε τα υπόλοιπα στοιχεία αργότερα, χρησιμοποιώντας πάλι την επιλογή "Μετάβ" κατά την προβολή του συγκεκριμένου είδους. Της κατηγορίες ειδών τις βρίσκετε επίσης επιλέγοντας "Είδη" και "Κατηγορίες Ειδών" από το μενού. 7

10 4. Σύνθετο Τσεκάρετε την επιλογή αυτή αν το είδος είναι σύνθετο και αποτελείται από περισσότερα από ένα είδη. 5. Μονάδα Μέτρησης Πατήστε F5 για να ανοίξει το παράθυρο που περιέχει την λίστα μονάδων μέτρησης και επιλέξτε την μονάδα στην οποία αναφέρεται η τιμή πώλησης. Η λίστα αυτή είναι επίσης προσβάσεις από το μενού "Αποθήκη" και "Μονάδες Μέτρησης". 6. Κατηγορία Φ.Π.Α. Πατήστε F5 για να ανοίξει το παράθυρο που περιέχει την λίστα των κατηγοριών και επιλέξτε μια κατηγορία. Ο πίνακας αυτός βρίσκεται στο μενού " ιάφορα" και "Κατηγορίες Φ.Π.Α" 7. Χονδρική / Λιανική Τιμή Εισάγοντας τιμή σε αυτό το πεδίο θα προτείνεται αυτή κατά την τιμολόγηση στο συγκεκριμένο είδος. Στο πεδίο Markup μπορείτε να ορίσετε ποσοστό το οποίο ανάλογα με τις "Τοπικές Ρυθμίσεις" θα το λάβει υπόψη η εφαρμογή κατά την τιμολόγηση, 8

11 παραβλέποντας την τιμή που έχετε πληκτρολογήσει στα πεδία χονδρικής/λιανικής τιμής. 8. Τιμή Αγοράς Καταχωρείτε την τιμή αγοράς του είδους. 9. Όριο Ασφαλείας / Παραγγελίας Εισάγοντας τιμές σε αυτά τα πεδία, έχετε την δυνατότητα να ενημερώνεστε μέσο των εκτυπώσεων για είδη τα οποία εξαντλήθηκαν, ή εξαντλούνται. 10. Κωδικός Προμηθευτή Επιλέξτε τον προμηθευτή πατώντας F5 για να ανοίξει ο πίνακας "Αρχείο Συναλλασσομένων". Τον πίνακα αυτό τον ανοίγετε επίσης από το μενού "Συναλλασσόμενοι" και "Αρχείο Συναλλασσομένων". 11. Κωδικός Είδους Προμηθευτή Εισάγετε τον κωδικό που έχει απόδοση ο προμηθευτής στο είδος. 12. Μεγεθολόγια Επιλέξτε μεγεθολόγιο από τον πίνακα "Μεγεθολόγια Ειδών" που βρίσκεται στο μενού "Αποθήκη". 13. Χρωματολόγια Εάν κάποιο είδος παρέχεται σε περισσότερα χρώματα τότε τσεκάρετε την επιλογή "Χρώμα/Μέγεθος" και επιλέγετε τα χρώματα από της "Ομάδες Χρωμάτων". 14. Κωδικός Εμπορικής ιαχείρισης Ο κωδικός αυτός είναι προαιρετικός Χρησιμοποιείτε σε περίπτωση δημιουργίας γέφυρας με άλλες εμπορικές εφαρμογές. 9

12 3.2 ΣΥΝΘΕΤΑ ΕΙ Η Η σύνθεση είδους είναι μια εργασία η οποία συνδέει περισσότερα είδη δημιουργώντας ένα νέο, σύνθετο είδος. Συμπληρώνετε τα υποχρεωτικά πεδία: - Κωδικός Είδους - Περιγραφή Επιλέγετε κατηγορία είδους από τον πίνακα κατηγοριών. Καταχωρείτε τα είδη στον πίνακα "συστατικών" και κάνετε καταχώρηση με F2. 10

13 3.3 ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ Στο τμήμα αυτό κάνετε προβολή, εισαγωγή και μεταβολή κινήσεων ανά χρονικό διάστημα. Μπορείτε να έχετε την προβολή σε μορφή λίστας, ή όπως βλέπετε στην εικόνα, με αναλυτικά στοιχεία τις κίνησης, ακόμα και να προβάλλετε το αντίστοιχο παραστατικό με το οποίο δημιουργήθηκε η κίνηση... Οι κινήσεις ενημερώνουν αναλυτικά τις καρτέλες ειδών. Καταχωρώντας εισαγωγές και εξαγωγές, αυξάνονται και μειώνονται αντίστοιχα και οι ποσότητες στην αποθήκη, ενημερώνεται το υπόλοιπο για κάθε είδος, όπως επίσης οι ψ τελευταίες ημερομηνίες εξαγωγών και εισαγωγών. Πάμε λοιπόν να δούμε τις εργασίες που μπορείτε να εκτελέσετε σε αυτό το τμήμα τις εφαρμογής: (Η κλειδαριά δίπλα από την ονομασία "ΙD" στην εικόνα, μας ενημερώνει ότι η κίνηση αυτή δημιουργήθηκε από άλλη εργασία. Είτε από κάποιο παραστατικό που καταχωρήθηκε είτε από ενημέρωση της Γενικής Λογιστικής. Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορούμε να κάνουμε μεταβολή στην κίνηση.) 11

14 3.4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΙΝΗΣΗΣ - Αποθηκευτικός Χώρος Επιλέξτε τον αποθηκευτικό χώρο με την βοήθεια τις drop-down λίστας. - Κωδικός Κίνησης Εισάγετε υποχρεωτικά τον κωδικό κίνησης. Πατώντας F5 θα εμφανιστεί το παράθυρο με τους διαθέσιμους κωδικούς. - Κωδικός Είδους Σε αυτό το πεδίο εισάγεται τον κωδικό του είδους που θα κινηθεί. Συμπληρώνοντας τον κωδικό, εμφανίζεται αυτόματα η περιγραφή του είδους - Προς Ο χώρος με τον οποίο σχετίζεται η κίνηση. (Το πεδίο αυτό χρησιμοποιείται μόνο για ενδοδιακινήσεις). - Παραστατικό Εισάγετε τον κωδικό παραστατικού το οποίο αφορά η κίνηση. 3.5 ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΙΜΩΝ ΠΩΛΗΣΗΣ Η ενημέρωση τιμών πώλησης, είναι για την μαζική μεταβολή τιμών. Υπάρχουν περισσότεροι τρόποι για να ορίσετε σε ποιά είδη θα γίνει η μεταβολή. Ο πιο απλός είναι, να εισάγετε στα πεδία "Από" - "Έως" μια σειρά από συνεχόμενους κωδικούς. Επιπλέον μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μάσκα κωδικού, ή ακόμα να προσθέσετε φίλτρα για εξαιρέσεις. Έχοντας λοιπόν επιλέξει τα είδη, πρέπει να ορίσετε ποιές τιμές θα μεταβληθούν. Είτε αυτές θα είναι οι τιμές χονδρικής, λιανικής, χονδρικής και λιανικής, με προηγούμενη τιμή μηδενική, ή μη μηδενική. 12

15 Τρόπος Ενημέρωσης Αν στα είδη έχετε καταχωρήσει ποσοστό Markup μπορείτε να κάνετε αλλαγή τιμών βάσει Markup. Στην "Μεταβολή υπάρχουσας τιμής κατά ποσοστό" και "Μεταβολή υπάρχουσας τιμής κατά σταθερή τιμή" εισάγετε αντίστοιχα ένα ποσοστό ή μια τιμή για να προστεθεί στις προηγούμενες τιμές. Τέλος, μπορείτε να ενημερώσετε με μία σταθερή τιμή. 13

16 4. ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΟΙ 4.1 ΑΡΧΕΙΟ ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΩΝ Στο "Αρχείο Συναλλασσομένων" θα καταχωρείτε, θα μεταβάλλετε και θα προβάλλετε τα στοιχεία των συναλλασσομένων σας. Βλέπετε στην εικόνα δεξιά 6 καρτέλες. Στην πρώτη καρτέλα είναι τα γενικά στοιχεία του συναλλασσομένου. Στην 2η καρτέλα μπορείτε να καταχωρήσετε διάφορες σημειώσεις σε πρόσθετα πεδία. Στην 3η καρτέλα καταχωρούμε τα υποκαταστήματα του. Η καρτέλα "Παραστατικά" προβάλλει κάθε παραστατικό που έχει καταχωρηθεί για έναν συναλλασσόμενο. Και τέλος, η καρτέλα "Κινήσεις" η οποία δείχνει αναλυτικά κάθε κίνηση του συναλλασσομένου συμπεριλαμβανομένου χρεώσεις, πιστώσεις και υπόλοιπα. 14

17 4.2 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΝΕΟΥ ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΟΥ Πατώντας το πλήκτρο "Insert" στο πληκτρολόγιο σας, μπορείτε να καταχωρήσετε τα στοιχεία ενός νέου πελάτη. Αν πατήσετε Escape, μπορείτε να επιλέξετε αν θέλετε να αποθηκεύσετε όσα καταχωρήσατε, ή αν θέλετε να κλείσει το παράθυρο χωρίς ενημέρωση. Σε αυτή τη φόρμα, δεν υπάρχει υποχρεωτικό πεδίο. Για τον κωδικό εισάγεται το πρώτο και δεύτερο μέρος του κωδικού, ενώ το τρίτο σχηματίζεται αυτόματα από την εφαρμογή. Για την επωνυμία εισάγετε μία επωνυμία, ή συμπληρώνετε τα επόμενα πεδία (Επώνυμο, Όνομα) για να σχηματιστεί η Επωνυμία. Για το επάγγελμα, τον κωδικό περιοχής, την κατηγορία Φ.Π.Α, τις ομάδες πληρωμών, τον τρόπο πληρωμής, το νόμισμα και τον κωδικό τράπεζας πατάτε F5 για να εμφανιστεί ένα παράθυρο από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε τα στοιχεία που χρειάζεστε. 4.3 ΚΙΝΗΣΕΙΣ ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΩΝ Στις "Κινήσεις Συναλλασσομένων" προβάλλετε τις κινήσεις πελατών και προμηθευτών. Εισάγετε ημερομηνίες και πατάτε F5 για να εμφανιστεί η λίστα κινήσεων. Στο παράθυρο στην αριστερή εικόνα βλέπετε τα στοιχεία τις κίνησης και πατώντας "Παραστατικά" στην γραμμή εργαλείων θα ανοίξει το παραστατικό που αναφέρεται στο πεδίο "Παραστατικό" το οποίο συνδέεται με την συγκεκριμένη κίνηση. Χρήσιμες Πληροφορίες: Οι "Κινήσεις Προμηθευτών" και "Κινήσεις Πελατών" λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο, με την διαφορά ότι η προβολή διαχωρίζει πελάτες από προμηθευτές αντίθετα με τις "Κινήσεις Συναλλασσομένων" όπου προβάλλονται οι κινήσεις και των δυο. 15

18 5. ΑΓΟΡΕΣ / ΠΩΛΗΣΕΙΣ 5.1 ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ ΑΓΟΡΩΝ & ΠΩΛΗΣΕΩΝ Οι πωλήσεις/αγορές είναι το τμήμα το οποίο ενημερώνει και τις καρτέλες πελατών, αλλά και τις κινήσεις αποθήκης. Πατάτε "Νέο" ή Insert για την δημιουργία παραστατικού. Συμπληρώνετε τα υποχρεωτικά πεδία: - "Αρ.Παραστ.": Επιλέξτε από την λίστα (F5) το είδος κίνησης. - "Κωδ.Συναλασ.": Εισάγετε τον κωδικό συναλλασσομένου, ή επιλέξτε τον από την λίστα συναλλασσομένων (F5) - Είδη: Εισάγετε τα είδη αγοράς/πωλήσεις, την ποσότητα και την τιμή αν αυτή δεν έχει οριστεί στην καρτέλα είδους. 16

19 Εκτύπωση Με αυτή την επιλογή, εκτυπώνεται το παραστατικό. Ακυρωτικό Πατώντας "Ακυρωτικό" στην γραμμή εργαλείων, ακυρώνεται το προβαλλόμενο παραστατικό. Μετασχηματισμός Πατώντας Μετασχηματισμό, δημιουργείται καινούριο παραστατικό, με τα στοιχεία της τρέχουσας εγγραφής. Κινήσεις Η κίνηση που δημιουργήθηκε στην αποθήκη κατά την καταχώρηση του παραστατικού που προβάλλεται. 5.2 ΑΠΟ ΕΙΞΗ ΛΙΑΝΙΚΗΣ Στην απόδειξη λιανικής συμπληρώνετε υποχρεωτικά τον κωδικό του συναλλασσομένου και τα είδη προς πώληση με την ποσότητα και την τιμή τους.πατάτε έπειτα "Εκτύπωση" για να εκτυπωθεί η απόδειξη σε φόρμα. Οι φόρμες μπορούν να προσαρμοστούν ως προς την εμφάνιση και τις πληροφορίες που θα εμφανίζουν. 17

20 5.3 ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗΣ Οι πολιτικές τιμολόγησης είναι μια φόρμα με κανόνες, οι οποίοι εφαρμόζονται σε κάθε τιμολόγηση. Στην εικόνα βλέπετε ένα παράδειγμα όπου όλοι οι συναλλασσόμενοι των οποίων ο κωδικός ξεκινάει με "01" και ο κωδικός του είδους με "52" θα έχουν έκπτωση κατά 10%. 5.4 ΜΕΤΑΣΧΗΜΑΤΙΣΜΟΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ Ο μετασχηματισμός παραστατικών δημιουργεί παραστατικά ανάλογα με τα κριτήρια που θέτετε εσείς στην φόρμα. Αυτό συμπεριλαμβάνει εκκρεμή και μη εκκρεμή παραστατικά, τις σειρές παραστατικών που δημιουργήθηκαν κατά την περίοδο που εισάγατε και μετέπειτα την ακριβείς επιλογή των παραστατικών προς μετασχηματισμό από μία λίστα. 18

21 (Μάσκα εισαγωγής κριτήριων) (Προβολή παραστατικών βάση κριτήριων. υνατότητα συμπύκνωσης ομοίων κωδικών ή ειδών & τιμών πώλησης. Ορισμός μετασχηματιζόμενης σειράς παραστατικών όπως και ημερομηνία μετασχηματιζόμενου παραστατικού. ) Από το μετασχηματισμένο παραστατικό μπορείτε να μεταβείτε στα επιμέρους και αντίστροφα. Αν διαγραφεί το μετασχηματισμένο παραστατικό ξαναγίνονται εκκρεμή τα αρχικά παραστατικά. 19

22 5.5 ΑΞΙΟΓΡΑΦΑ Σε αυτό το τμήμα της εφαρμογής καταχωρείτε, μεταβάλλετε και προβάλλετε αξιόγραφα. Η πρώτη εργασία είναι η καταχώρηση των σταθερών στοιχείων των αξιόγραφων. Η δεύτερη, είναι αυτή που καταχωρείτε κινήσεις αξιόγραφου. Πάμε να δούμε αυτές τις εργασίες πιο αναλυτικά: 1. Ορίζετε την σειρά αξιόγραφου στο πρώτο μέρος του κωδικού και πατάτε Enter. Το δεύτερο μέρος παίρνει αυτόματη αρίθμηση. 2. Εισάγετε των αριθμό του αξιόγραφου. 3. ίνετε τον τρόπο με τον οποίο εκδόθηκε το αξιόγραφο. 4. ίνεται την ημερομηνία λήξης. Η ημερομηνία σύνταξης είναι η τρέχων ημερομηνία του προγράμματος. 5. Το παραστατικό με το οποίο σχετίζεται το αξιόγραφο. 6. Την τράπεζα την επιλέγουμε πατώντας F5 για να εμφανιστεί η λίστα τραπεζών ή με απευθείας εισαγωγή του κωδικού της. 7. ίνετε τα οικονομικά στοιχεία ( ποσό, μερική εξόφληση, υπόλοιπο αξίας) του αξιόγραφου στα αντίστοιχα πεδία. 20

23 8. Στο κάτω τμήμα του παραθύρου εισάγετε πληροφορίες του εκδότη και του αποδέκτη. Πατάτε F2 ή "Μετάβαση" για την ενημέρωση του αρχείου αξιόγραφων. Στις "Κινήσεις Αξιόγραφων" βλέπετε αναλυτικά αξιόγραφα ενός χρονικού διαστήματος, και το σχετικό παραστατικό τους αν πατήσετε "Παραστατικό" στην γραμμή εργαλείων. Πατώντας "Εύρεση" στην γραμμή εργαλείων βλέπετε όσα αξιόγραφα έχετε καταχωρήσει. 21

24 6. ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΗ 6.1 ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ Με αυτή την διαδικασία ενημερώνεται η Γενική Λογιστική από το εμπορικό. Έχετε την δυνατότητα να ορίσετε χρονικό διάστημα, και να επιλέξετε ποιές κινήσεις / παραστατικά θα ενημερωθούν. Έπειτα μπορείτε να δημιουργήσετε αρχείο με τα άρθρα με επιλογή κάποιων παραμέτρων. Βλέπετε επιπλέον στα δεξιά του παράθυρου τα πλήκτρα για την "Οριστικοποίηση". 22

25 6.2 ΆΡΘΡΑ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ Τα άρθρα δημιουργούνται από την "Ενημέρωση Γενικής Λογιστικής". Το πρώτο άρθρο που εμφανίζεται είναι το πρώτο από την ημερομηνία που έχετε ορίσει στην γραμμή εργαλείων. Πατώντας "Παραστατικό" στην γραμμή εργαλείων θα δείτε το σχετικό παραστατικό του προβαλλόμενου άρθρου. Όλα τα άρθρα του χρονικού διαστήματος που ορίσατε, ταξινομημένα ανάλογα με την καρτέλα που έχετε επιλέξει. 23

26 6.3 ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ Γενικά στοιχεία, κινήσεις και στατιστικά, όλων τον λογαριασμών του λογιστικού σχεδίου. Πατήστε "Εύρεση" για μια πλήρης λίστα όπως στην παρακάτω εικόνα. 24

27 6.4 ΕΛΕΓΧΟΙ ΑΣΥΜΒΑΤΟΤΗΤΑΣ ΣΤΗΝ Γ.Λ 25

28 7. ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ Οι εκτυπώσεις περιλαμβάνουν διάφορες προβολές και εκτυπώσεις που αφορούν την αποθήκη, τους πελάτες και στατιστικά στοιχεία. Η λίστα εκτυπώσεων χωρίζεται σε κατηγορίες για γρήγορη πλοήγηση. Η κατηγοριοποίηση μπορεί να προσαρμοστεί και να ανταποκρίνεται στις ανάγκες της επιχείρησης. Ο χρήστης μπορεί να σχεδιάσει τις εκτυπώσεις έτσι, ώστε να προβάλλονται τα στοιχεία που θέλει να δει με συγκεκριμένη σειρά, ή ακόμα να συνδυάσει στοιχεία από διαφορετικούς πίνακες. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα να προστεθούν γραφικά κατά την σχεδίαση, ώστε να ταιριάζει η εκτύπωση με το λογότυπο της επιχείρησης. Ωστόσο η δυνατότητα μορφοποίησης του σχεδιασμού μπορεί να διευκολύνει στην ανάγνωση όταν οι εκτυπώσεις μας περιέχουν πολλές στήλες και πολλά δεδομένα. 26

29 7.1 ΠΡΟΒΟΛΗ ΣΕ DOS - ΟΘΟΝΗ 7.2 ΦΙΛΤΡΑ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ Κάποιες από τις εκτυπώσεις εκτελούνται με φίλτρα. Αυτά τα φίλτρα επιτρέπουν τον χρήστη να κάνει μέσο περιορισμών, ακριβές διαλογή τον προβαλλόμενων στοιχείων. είτε παρακάτω ένα παράδειγμα: Εδώ έχετε σαν φίλτρα τον ορισμό ημερομηνίας, τον κωδικό πελάτη, την εξαίρεση συγκεκριμένων πελατών, την επιλογή αποθηκευτικού χώρου, τον αριθμό εγγραφών που θα εμφανίζεται ανά σελίδα και αν η προβολή θα εκτελεστεί σε μορφή ΗΤΜL ή DOS. 27

30 7.3 ΤΡΟΠΟΙ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ Τις καταστάσεις που δημιουργούνται από τις εκτυπώσεις μπορείτε να τις χειριστείτε με δυο τρόπους: - Εξαγωγή σε αρχείο ( υνατότητα αποθήκευσης σε αρχείο Excel ή απλό κείμενο. Αλλαγή γραμματοσειράς, μέγεθος γραμματοσειράς, προσανατολισμός και αριθμοί σελίδας) - Εκτύπωση (Σε εκτυπωτή Windows ή DOS, όπου μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος χαρτιού, το πλάτος και το ύψος χαρτιού και την εμφάνιση αριθμών σελίδας.) 28

31 7.4 ΣΧΕ ΙΑΣΜΟΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ Στην παρακάτω εικόνα βλέπετε τον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζονται οι εκτυπώσεις. Σε αυτό τον σχεδιασμό μπορούμε να κάνουμε μέσο εντολών προγραμματισμού όσες τροποποιήσεις θέλουμε για να αποκτήσουμε τα επιθυμητά αποτελέσματα σε μια εκτύπωση. Υπάρχει δυνατότητα προβολής κάθε ενός στοιχείου των παραθύρων εργασίας. 29

32 7.5 ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ ιαχείριση κατηγοριών για την κατάταξη εκτυπώσεων. 7.6 ΟΡΙΣΜΟΣ ΛΙΣΤΑΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ Στους συναλλασσόμενους, στα είδη και στην Γενική Λογιστική έχετε την δυνατότητα να εκτυπώνετε προκαθορισμένες καταστάσεις πατώντας "Εκτυπ" στην γραμμή εργαλείων όπως βλέπετε στην εικόνα. Οι επιλογές που εμφανίζονται ορίζονται στην λίστα εκτυπώσεων της αντίστοιχης κατηγορίας. 30

33 Εδώ βλέπετε την Λίστα Εκτυπώσεων Συναλλασσομένου η οποία έχει δυο εκτυπώσεις ορισμένες προς εμφάνιση πατώντας "Εκτυπ" στην γραμμή εργαλείων της μάσκας συναλλασσομένων. 31

34 8. ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ 8.1 ΣΕΙΡΕΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ΑΓΟΡΩΝ / ΠΩΛΗΣΕΩΝ / ΕΞΟ ΩΝ Οι παράμετροι αυτές καθορίζουν την συμπεριφορά των παραστατικών. Αν ανοίξετε ένα από τα παράθυρα σειρών παραστατικών θα δείτε ότι είναι περισσότερες οι ιδιότητες, από αυτές που βλέπουμε στην εικόνα. Ας δούμε όμως την κάθε στήλη πιο αναλυτικά: Πρόθεμα Το πρόθεμα είναι το πρώτο μέρος του "Αρ.Παραστ." το οποίο σχηματίζεται όταν επιλέγετε τι είδος παραστατικού θα καταχωρήσετε. Περιγραφή Η περιγραφή εμφανίζεται δίπλα από τον "Αρ.Παραστ." καθώς προχωρήσετε στο επόμενο πεδίο. Χο/Λια(1/2) Σε αυτό το πεδίο ορίζουμε αν η τιμή που θέλουμε να μας προτείνεται σε αυτή την σειρά παραστατικού είναι χονδρικής ή λιανικής. 32

35 Αποθ. Χώρος Εδώ δηλώνουμε ποιός αποθηκευτικός χώρος θα επηρεαστεί με την καταχώρηση ενός παραστατικού. Ενεργή(=1) Με τα ψηφία "0" και "1" ορίζετε ποιές σειρές θα είναι ενεργές και θα μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Το ψηφίο "0" απενεργοποιεί μια σειρά. Προθ. Μετασχ. Η συμπεριφορά ενός παραστατικού όταν εκτελείται μετασχηματισμός. (Συσχετισμός με κάποιο άλλο παραστατικό.) Εκκρεμ(=1) Εισάγουμε το ψηφίο "1" όταν το παραστατικό είναι εκκρεμή. Προθ. Ακυρωτ. Η συμπεριφορά ενός παραστατικού όταν διαγράφεται. (Συσχετισμός με κάποιο άλλο παραστατικό.) Ακυρωτ. Εισάγουμε το ψηφίο "1" όταν το παραστατικό είναι ακυρωτικό. Ενιαίο με Σε αυτό το πεδίο ορίζεται αν η σειρά είναι ενιαία με κάποια άλλη. Στην περίπτωση αυτή, οι δυο αυτές σειρές έχουν όμοια συμπεριφορά ως προς την αρίθμηση. Auto Το ψηφίο "1" δηλώνει την αυτόματη κατά αύξων αριθμό συμπλήρωση του πεδίου "Αρ. Παραστ.". Τελ. Αριθ. Αυτό το πεδίο ενημερώνει για το αριθμό που δόθηκε στο τελευταίο παραστατικό της συγκεκριμένης σειράς Σε αυτό το πεδίο σημειώνονται τα λεγόμενα "flags". 33

36 Κωδ. Κίνησης Συναλλασ. Ανάλογα με το παραστατικό που καταχωρείτε, βλέπετε σε αυτό το πεδίο ποιά κίνηση θα δημιουργηθεί στον συναλλασσόμενο. Κωδ. Κίνησης Αποθήκης(Είδος) Εδώ βλέπετε την κίνηση που δημιουργείται στην αποθήκη ανάλογα με το παραστατικό που καταχωρείτε. Κωδ. Κιν. Αποθ. (Υλικ.Συσκ.) Αντίστοιχα με την κίνηση που γίνεται στην αποθήκη κόβοντας ένα παραστατικό, μπορεί να γίνει και κίνηση για τα υλικά συσκευασίας. Κωδ. Λογ. Γεν. Λογ [Χ] Ο κωδικός λογαριασμού χρέωσης που θα δημιουργηθεί στην Γενική Λογιστική. Κωδ. Λογ. Γεν. Λογ [Π] Ο κωδικός λογαριασμού πίστωσης που θα δημιουργηθεί στην Γενική Λογιστική. Κωδ. Κιν. Γεν. Λογ [Π] Ο κωδικός κίνησης που θα δημιουργηθεί στην Γενική Λογιστική. Αντιστρ(=1) Γίνεται αντιστροφή στο πρόσημο των ποσών Χρέωσης - Πίστωσης Χ Π(=1) Αντιστροφή Χρέωσης - Πίστωσης Εκτυπ(=1) & Φόρμα Εκτύπωσης Σε αυτά τα δυο πεδία ορίζουμε, αν το παραστατικό θα τυπώνεται (εισάγοντας "1" στο πεδίο "Εκτυπ(=1)" ) και επιλέγουμε φόρμα εκτύπωσης. Προκαθορισμένες τιμές πεδίων Παραστατικού Χρήση αυτού του πεδίου γίνεται για αυτόματη συμπλήρωση άλλων πεδίων, όταν υπάρχουν προκαθορισμένες τιμές. 34

37 Χρήσιμες Πληροφορίες: Για μαζική ενημέρωση οι κωδικοί είναι Γ.Λ 8.2 ΑΛΛΕΣ ΣΕΙΡΕΣ ΑΡΙΘΜΗΣΗΣ Λοιπές σειρές Αρίθμησης. Π.χ Σειρές Αρίθμησης Κινήσεων Συναλλασσομένων. 8.3 ΕΙ Η ΑΞΙΟΓΡΑΦΩΝ ιαχείριση σειρών αξιόγραφων. 35

38 8.4 ΚΩ ΙΚΟΙ ΚΙΝΗΣΕΩΝ Όπως περιγράψαμε λίγο παραπάνω στις "1. Σειρές Παραστατικών Αγορών / Πωλήσεων / Εξόδων" για κάθε παραστατικό που καταχωρείται γίνονται επιπλέον κινήσεις στο παρασκήνιο οι οποίες ενημερώνουν άλλα τμήματα. Τις κινήσεις αυτές και την συμπεριφορά τους, τις δημιουργείτε στους πίνακες κωδικών. Αν για παράδειγμα καταχωρήσετε ένα παραστατικό με Σειρά Παραστατικών Πώλησης "1Τ ΑΠ - ΤΙΜ- ΕΛΤΙΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΕΠ. ΠΙΣΤΩΣΗ" τότε η αντίστοιχες ενημερωτικές κινήσεις για τον συναλλασσόμενο, την αποθήκη και την Γ.Λ θα ήταν οι εξής: - η κίνηση "101 ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΣΗΣ ΕΠΙ ΠΙΣΤΩΣΗ " για τον συναλλασσόμενο (Κωδικοί Κινήσεων Συναλλασσομένων) - η κίνηση "102 - ΕΞΑΓΩΓΗ ΜΕ ΤΙΜ- ΕΛΤΙΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΠΡΟΣ ΠΕΛΑΤΗ" δημιουργείτε στην αποθήκη (Κωδικοί Κινήσεων Αποθήκης) - στην Γενική Λογιστική χρεώνονται και πιστώνονται οι λογαριασμοί των συναλλασσομένων Η συμπεριφορά των κινήσεων αυτών ορίζεται στο πεδίο (" ") των λεγόμενων "Flags" στους πίνακες όλων των Κωδικών Κινήσεων. Οι τιμές εισάγονται πάντα στο αντίστοιχο σημείο κάτω από το ψηφίο όπως βλέπετε στις παρακάτω εικόνες. Στην συνέχεια, θα εμφανίσουμε τις επεξηγήσεις από την γραμμή εργαλείων για 5 διαφορετικές κατηγορίες κινήσεων κωδικών: 36

39 Flag 1: Ορίζει το είδος κινήσεις Flag 2: Επηρεάζει τις Ποσότητες εισαγωγών θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 3: Επηρεάζει τις Ποσότητες εξαγωγών θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 4: Επηρεάζει τις αξίες εισαγωγών θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 5: Επηρεάζει τις αξίες εξαγωγών θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 6: Επηρεάζει τα Αναμενόμενα θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 7: Επηρεάζει τα εσμευμένα θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 8: Επηρεάζει τα εσμευμένα θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 9: Επηρεάζει τα εσμευμένα θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 10: Επηρεάζει τα εσμευμένα θετικά με "+" και αρνητικά με "-" 37

40 Flag 1: Ορίζει το είδος κινήσεις Flag 2: Επηρεάζει την Ενημέρωση χρέωσης συναλλασσόμενου θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 3: Επηρεάζει τη Ενημέρωση πίστωσης συναλλασσομένου θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 4: Επηρεάζει τα Σύνολα τιμολογίων θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 5: Επηρεάζει τα Σύνολα πιστωτικών θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 6: Ενημερώνει το Τζίρο θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 7: Ενημερώνει τα Αξιόγραφα θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 9: Επηρεάζει το ΚΕΠΥΟ θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 10: Επηρεάζει το Ταμείο θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 11: Επηρεάζει την Χρέωση απογραφής θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Flag 12: Επηρεάζει την Πίστωση απογραφής θετικά με "+" και αρνητικά με "-" Στον Κωδ. Λογ Γεν. Λογ.[Χ] και [Π] εισάγεται είτε ολόκληρο τον κωδικό λογαριασμού ή τον χαρακτήρα και τον αριθμό λογαριασμού για ενημέρωση όλων τον λογαριασμών μιας κατηγορίας. 38

41 Η γέφυρα μεταξύ Εμπορικού και Γενικής Λογιστικής 39

42 8.5 ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ Εισάγετε την περίοδο χρήσης της εφαρμογής. Για βοήθεια πατήστε F1 ή το ερωτηματικό στο κάτω μέρος του παραθύρου. Επιλέγετε την σειρά παραστατικού τις οποίας τα είδη θα εμφανίζονται στην λίστα ειδών προς πώληση. 40

43 8.6 ΤΟΠΙΚΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ιαχείριση παραμέτρων αγορών / πωλήσεων Σε αυτό το τμήμα του μενού μπορείτε να ορίσετε προεπιλεγμένες σειρές παραστατικών, τα πεδία που θα εμφανίζονται στα παραστατικά, να κάνετε έλεγχο διαθεσιμότητας κατά την καταχώρηση κλπ. 41

44 8.7 ΠΡΟΣΘΕΤΑ ΠΕ ΙΑ ΣΥΝΑΛΛΑΣΣΟΜΕΝΩΝ Αν χρειάζεστε επιπλέον πληροφορίες για τους συναλλασσόμενους στο "Αρχείο Συναλλασσόμενων" έχετε την δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε περισσότερα πεδία στην καρτέλα "Πρόσθετα". ημιουργείτε τα πρόσθετα πεδία εισάγοντας στο "Όνομα Πεδίου" τον τύπο όπως στην επεξήγηση, και στην "Περιγραφή" την περιγραφή που θέλετε να εμφανίζεται δίπλα από το καινούριο πεδίο. ΑΠΟΘΗΚΗΣ Αν χρειάζεστε επιπλέον πληροφορίες για τα είδη έχετε την δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε περισσότερα πεδία στην καρτέλα "Πρόσθετα". ημιουργείτε τα πρόσθετα πεδία εισάγοντας στο "Όνομα Πεδίου" τον τύπο όπως στην επεξήγηση, και στην "Περιγραφή" την περιγραφή που θέλετε να εμφανίζεται δίπλα από το καινούριο πεδίο. 42

45 8.8 ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΑΡΑΣΤΑΣΗΣ Αυτή η εφαρμογή λειτουργεί σαν αριθμομηχανή αλλά χρησιμοποιείται και για υπολογισμούς με ερωτήματα SQL. 43

46 8.9 ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΧΡΗΣΤΩΝ... Με αυτή την εργασία διαχειρίζεστε τα δικαιώματα και τις ιδιότητες των χρηστών και προκαθορίζετε τιμές για κάποιες ενέργειες. Επίσης μπορείτε να κρατάτε πληροφορίες για τους χρήστες. είτε παρακάτω την κάθε καρτέλα και την ιδιότητα τις: Γενικά στοιχεία χρηστών Αφαιρέστε το σημάδι τσεκαρίσματος (ν) για να απενεργοποιήσετε έναν χρήστη. Στα παρακάτω πεδία εισάγετε το όνομα και τον κωδικό τον οποίο θα πληκτρολογεί ο χρήστης κατά την εκκίνηση της εφαρμογής. ίνετε προαιρετικά μια περιγραφή και μια για τον χρήστη Επιλογές Μενού Αν ενεργοποιήσετε από το μενού "?" την επιλογή "Εμφάνιση Κωδικών Μενού" θα δείτε μπροστά από κάθε επιλογή του μενού έναν κωδικό όπως βλέπετε στην παρακάτω εικόνα. Οι κωδικοί αυτοί μπορούν να εισαχθούν στην καρτέλα "Επιλογές Μενού" ενός 44

47 χρήστη για να οριστούν τα τμήματα του μενού και οι εργασίες στις οποίες θα έχει πρόσβαση ο χρήστης. Εμφάνιση Κωδικών Μενού 45

48 Προκαθορισμένες Τιμές Σε αυτή την καρτέλα προκαθορίζετε τιμές που θα ισχύουν για τον χρήστη κατά την δημιουργία παραστατικών ΣΥΝ ΕΣΕΙΣ ΧΡΗΣΤΩΝ Στις συνδέσεις χρηστών βλέπετε ποιοί χρήστες είναι συνδεδεμένη στην εφαρμογή. 46

49 Οι στήλες του πίνακα αναλυτικά: Χρήστης Ο τύπος χρήστη: Αν κατά την δημιουργία του χρήστης ενεργοποιηθεί η επιλογή " ιαχειριστής" ο χρήστης εμφανίζεται ως System Administrator. Όνομα Εισόδου Το όνομα το οποίο πληκτρολόγησε ο χρήστης κατά την είσοδο στην εφαρμογή. Σταθμός Το όνομα του υπολογιστή του χρήστη. Ώρα εισόδου Η ώρα που εισήλθε στην εφαρμογή ο χρήστης ιάρκεια Το χρονικό διάστημα που έχει περάσει από την ώρα της εισόδου του χρήστη στην εφαρμογή ΛΙΣΤΕΣ ΕΠΙΛΟΓΩΝ... Στο BE υπάρχει η δυνατότητα να επιλέγετε προκαθορισμένες τιμές σε οποιοδήποτε πεδίο κειμένου οποιασδήποτε φόρμας. Η επιλογή των τιμών γίνεται με F5. Στην παρακάτω εργασία ορίζουμε αυτή την δυνατότητα για ένα συγκεκριμένο πεδίο. - Καταχωρούμε όπως φαίνεται και παρακάτω το όνομα του πεδίου (το οποίο μπορούμε να βρούμε το όνομα του πατώντας Alt+F1 στο αντίστοιχο πεδίο της φόρμας). - ίνουμε επίσης μια περιγραφή στην εγγραφή. - Όπως φαίνεται στο δεξί τμήμα η λίστα που θα εμφανίζεται μπορεί να είναι: α. Σταθερές τιμές τις οποίες καταχωρούμε στην "Λίστα". Υπάρχει όμως η δυνατότητα να καταχωρήσουμε επιπλέον τιμές την ώρα που εργαζόμαστε. β. Καταχωρημένες Τιμές: Σας προβάλλει όλες τις τιμές που έχετε 47

50 καταχωρήσει στο ίδιο πεδίο ως τώρα. γ. Οι επιλογές μπορεί να προέρχονται από μια SQL εντολή ΤΙΜΕΣ ΛΙΣΤΑΣ ΕΠΙΛΟΓΩΝ ΓΙΑ... Στις παραμέτρους του μενού θα βρείτε αυτή την επιλογή, η οποία προβάλλει τις λίστες που έχετε δημιουργήσει για τα πεδία κειμένου, όπως περιγράφεται στην παραπάνω εργασία. 48

51 8.13 ΠΙΝΑΚΕΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ Οι πίνακες Εκτυπώσεων συνδυάζουν πεδία από πολλαπλούς πίνακες και χρησιμοποιούνται στον σχεδιασμό εκτυπώσεων. Εισάγετε όνομα και περιγραφή στα αντίστοιχα πεδία. ημιουργείτε τις SQL συσχετίσεις και συνθήκες στις περιοχές συσχετίσεων και τις συνθηκών. Ενημερώνετε πατώντας F2 ή "Μεταβ" στην γραμμή εργαλείων. 49

52 8.14 ΤΕΛΕΥΤΑΙΑ SQL ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ... Για κάθε εκτύπωση που έχετε πραγματοποίηση, μπορείτε έπειτα να δείτε το SQL ερώτημα που δημιουργήθηκε για την τελευταία εκτύπωση ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΣΥΝΟΛΩΝ ΑΝΑ ΕΙ ΟΣ... 50

53 9. ΒΟΗΘΗΤΙΚΟΙ ΠΙΝΑΚΕΣ 9.1 ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΕΙ ΩΝ Με αυτή την εργασία διαχειρίζεστε τις κατηγορίες των ειδών σας. Στην πρώτη καρτέλα βλέπετε τα στοιχεία της κατηγορίας και στην δεύτερη όλα τα είδη που ανοίκουν στην προβαλλόμενη κατηγορία. ημιουργείτε νέα κατηγορία ειδών πατώντας "Νέο" και εισάγοντας "Κωδικό" και "Περιγραφή" όπως στην εικόνα. Για αναζήτηση πατάτε "Εύρεση". Επιλέγοντας μια εγγραφή από την λίστα αναζήτησης, προβάλλεται η κατηγορία στα στοιχεία κατηγορίας και η μετάβαση στην καρτέλα "Είδη" εμφανίζει όλα τα είδη που ανήκουν στην συγκεκριμένη κατηγορία. 51

54 9.2 ΑΠΟΘΗΚΕΥΤΙΚΗ ΧΩΡΟΙ Εδώ δημιουργείτε, διαγράφετε και τροποποιείτε τους αποθηκευτικούς σας χώρους. Κατά την δημιουργία εισάγετε "Κωδικό" και "Περιγραφή". 9.3 ΟΜΑ ΕΣ ΧΡΩΜΑΤΩΝ ημιουργείτε, προβάλλετε και μεταβάλλετε τα σετ χρωμάτων με αυτή την εργασία. 52

55 9.4 ΜΕΓΕΘΟΛΟΓΙΑ ΕΙ ΩΝ ημιουργία σετ μεγεθών ημιουργείτε μεγεθολόγιο πατώντας "Νέο". Εισάγετε μια "Περιγραφή" και στα αριθμημένα πεδία τις τιμές που επιθυμείτε. Μπορείτε να δημιουργήσετε όσα Μεγεθολόγια χρειάζεστε. Για την αναζήτηση συγκεκριμένου Μεγεθολογίου πατάτε "Εύρεση" για πλήρης λίστα. 9.5 ΜΟΝΑ ΕΣ ΜΕΤΡΗΣΗΣ ιαχείριση μονάδων μέτρησης Σε αυτό το παράθυρο καταχωρείτε πατώντας "Εισαγωγή" και εισάγοντας "Κωδικό" και "Ονομασία" όπως φαίνεται και στην 53

56 εικόνα, τις μονάδες μέτρησης των προϊόντων σας. 9.6 ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΑ ιαχείριση υποκαταστημάτων ημιουργήστε υποκαταστήματα επιλέγοντας τον κωδικό συναλλασσομένου από την λίστα αρχείου συναλλασσομένων (η οποία εμφανίζεται με F5) και συμπληρώνοντας τα στοιχεία του υποκαταστήματος όπως βλέπετε στην παραπάνω εικόνα. 54

57 9.7 ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΑ Προβολή όλων των καταχωρημένων επαγγελμάτων. Για μεταβολή ή διαγραφή μαρκάρετε μια εγγραφή και επιλέγετε την αντίστοιχη εργασία από την γραμμή εργαλείων. 9.8 ΈΡΓΑ ιαχείριση έργων(project) Τα πεδία που θα πρέπει να συμπληρώσετε για μια συνεπή καταχώρηση: - Κωδικός: το πρώτο μέρος σχηματίζεται αυτόματα από την εφαρμογή και το δεύτερο το συμπληρώνετε εσείς. - Περιγραφή: Ονομασία έργου - Κωδ. Συναλλασ.: Ο κωδικός συναλλασσόμενου που αφορά το έργο. - Ημερομηνία Έναρξης/Λήξης: Η ημερομηνία έναρξης και λήξης του έργου. 55

58 - Στην περιοχή συνεργείων συμπληρώνετε τις τοποθεσίες εκτέλεσης έργου. 9.9 ΣΥΝΕΡΓΕΙΑ ιαχείριση συνεργείων εκτέλεσης έργων. Σε αυτό το παράθυρο καταχωρείτε, μεταβάλλετε και βλέπετε όλα τα συνεργεία έργων. 56

59 9.10 ΑΡΧΕΙΟ ΠΩΛΗΤΩΝ ιαχείριση κατηγοριών λογαριασμών λογιστικού σχεδίου. Με αυτή την εργασία καταχωρείτε και μεταβάλλετε κατηγορίες λογαριασμών ΜΗΤΡΕΣ ΆΡΘΡΩΝ 57

60 9.12 ΜΟΡΦΕΣ ΚΩ ΙΚΩΝ Σε αυτό τον πίνακα ενημερώνεστε για την σύνταξη των κωδικών. 58

61 10. ΔΙΑΦΟΡΑ 10.1 ΠΕΡΙΟΧΕΣ Εδώ καταχωρείτε τις περιοχές και τα στοιχεία που θέλετε να έχετε στην διάθεση σας για την εισαγωγή στο πεδίο "Κωδ. Περιοχής" κατά την σύνταξη συναλλασσόμενου ΟΜΑ ΕΣ ΠΛΗΡΩΜΩΝ ιαχείριση ομάδων πληρωμής 59

62 10.3 ΤΡΟΠΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ιαχείριση τρόπων πληρωμής Εισάγετε τους τρόπους πληρωμών που θα χρησιμοποιούνται κατά την τιμολόγηση ΞΕΝΑ ΝΟΜΙΣΜΑΤΑ 60

63 Ο πίνακας "Ξένα Νομίσματα" επιτρέπει στον χρήστη, να εισάγει κατά την καταχώρηση ενός παραστατικού Αγοράς / Πώλησης, ένα ξένο νόμισμα στο πεδίο "Ξένο Νομ." πατώντας F5 και επιλέγοντας το από τον πίνακα ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ Φ.Π.Α. Ανάλογα με τους λογαριασμούς που περιέχει το λογιστικό σχέδιο μπορείτε να καταχωρήσετε διαφορετικές κατηγορίες Φ.Π.Α για τον κάθε ένα λογαριασμό. 61

64 10.6 ΈΞΟ Α ΑΓΟΡΩΝ / ΠΩΛΗΣΕΩΝ Τα "Έξοδα Αγορών / Πωλήσεων", συμπεριλαμβάνονται κάθε φορά που καταχωρείτε ένα παραστατικό αγοράς / πώλησης. Στην γραμμή εργαλείων βλέπουμε την επιλογή "Απόκρυψη Επεξηγήσεων". Με αυτή την επιλογή εμφανίζετε και κρύβετε τις επεξηγήσεις των παραμέτρων ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΗΣ ιαχείριση κατηγοριών συναλλασσομένων. 62

65 Προσθέστε σε αυτό τον πίνακα τις κατηγορίες συναλλασσομένων που θα διαχειρίζεται το BE WEB Ένα web-based MIS σύστημα το οποίο λειτουργεί και από έναν οποιοδήποτε browser χωρίς να απαιτείται η εγκατάσταση του Business Evolution. Περιλαμβάνει κρίσιμες αναφορές ειδικά σχεδιασμένες για γρήγορη λήψη πληροφοριών από τα στελέχη της επιχείρησης. 63