Enterprise Resource Planning Systems

Transcript

1 Enterprise Resource Planning Systems

2 Επισκόπηση Ενότητας Εισαγωγή στα Συστήµατα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERPs) Αρχιτεκτονική και Τεχνικά Χαρακτηριστικά των ERPs Λειτουργικές Διαδικασίες που υποστηρίζονται από τα σύγχρονα ERPs Πλεονεκτήµατα & Μειονεκτήµατα των ERPs Κρίσιµοι παράγοντες επιτυχών υλοποιήσεων ERPs Μεθοδολογική προσέγγιση επιλογής και υλοποίησης ERPs

3 Τι είναι τα Συστήµατα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERPs); (1/6) ERPs: Ø Σύνολο ολοκληρωµένων εφαρµογών λογισµικού που υποστηρίζουν ένα ευρύ φάσµα επιχειρησιακών δραστηριοτήτων και λειτουργιών Ø Ένα επιχειρησιακό εργαλείο κεντρικού ελέγχου, παρακολούθησης και συντονισµού των εργασιών στις κεντρικές και αποµακρυσµένες εγκαταστάσεις µιας επιχείρησης

4 Τι είναι τα Συστήµατα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERPs); (2/6) Επιτυγχάνουν τη συγκέντρωση των δεδοµένων, την ενοποίηση και ολοκλήρωση όλων των εφαρµογών µίας επιχείρησης και τον επανασχεδιασµό των επιχειρησιακών Digital Enterprise διαδικασιών Research Network... επιδιώκοντας την βελτιστοποίηση των διαδικασιών λειτουργίας, την αύξηση της παραγωγικότητας, και την απόκτηση συγκριτικού πλεονεκτήµατος µέσα από τη χρησιµοποίηση νέων τεχνολογιών πληροφορικής

5 Τι είναι τα Συστήµατα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERPs); (3/6) Τα ERPs αυτοµατοποιούν Διαδικασίες & Λειτουργίες: Ø Οικονοµικές και Κοστολογικές Ø Αγορών και Πωλήσεων Ø Παραγωγής και Διανοµής Ø Χρονικού - Ποσοτικού Προγραµµατισµού Παραγωγής Ø Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναµικού Ø Παγίων και Έργων

6 Τι είναι τα Συστήµατα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERPs); (4/6) Επιτυχία ERPs Ø Ολοκληρωµένη αρχιτεκτονική Αύξηση επιχειρηµατικής απόδοσης Ø Γενικότερη τάση υιοθέτησης «πακέτων λογισµικού» Ø Εγκατάλειψη κληροδοτηµένων (legacy) ΠΣ ως αποτέλεσµα της αλλαγής τεχνολογικών υποδοµών Ø Εµφάνιση «κάθετων εφαρµογών» που βασίζονται σε ERPs Ø Εκρηκτική αύξηση των δυνατοτήτων των προσωπικών υπολογιστών

7 Τι είναι τα Συστήµατα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERPs); (5/6) Η αύξηση των πωλήσεων λογισµικού ERP δείχνει το βαθµό αποδοχής τους

8 Τι είναι τα Συστήµατα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERPs); (6/6) Προµηθευτής Λογισµικό SAP ( SAP R/2, SAP R/3 Oracle PeopleSoft (JD Edwards) ( PeopleSoft Enterprise, JD Edwards EnterpriseOne, JD Edwards World SSA Global (πρώην Baan) ( Microsoft Business Solutions ( Altec SSA ERP LN, SSA ERP LX Navision 4.0 Atlantis II ERP Singular Singular Enterprise 4 U

9 Αγορά Συστηµάτων ERPs Μια από τις ταχύτερες σε ανάπτυξη αγορές λογισµικού Το 34.5% των εταιριών µε έσοδα άνω του 1 δις δολαρίων πρόκειται να αγοράσουν σύστηµα ERP ή να το αναβαθµίσουν

10 Συστήµατα ERP Μεγάλη επένδυση Ø Κόστος µεταξύ $50,000 και $100,000,000+ Διάφοροι λόγοι για την επένδυση: Ø Αντικατάσταση legacy συστηµάτων Ø Μείωση χρόνου εργασιών Ø Χαµηλότερο λειτουργικό κόστος Ø Διευκόλυνση στη λήψη αποφάσεων από τη διοίκηση Real-time On-line

11 Η εξέλιξη των Συστηµάτων ERP Δεκαετία 1960: πακέτα λογισµικού µε έλεγχο αποθεµατικού Δεκαετία 1970: Συστήµατα Material Requirements Planning MRP Ø Προγραµµατισµός Digital Enterprise Απαιτήσεων Research Υλικών Network Δεκαετία 1980: Συστήµατα Manufacturing Resource Planning MRPII Ø Προγραµµατισµός Παραγωγικών Πόρων Ø Προσθήκη συστήµατος οικονοµικής / λογιστικής διαχείρισης Δεκαετία 1990: MRPII Ø Ολοκληρωµένα συστήµατα παραγωγής Τέλος της δεκαετίας 1990: ERP Ø Ολοκλήρωση κατασκευής και αλυσίδας προµηθειών

12 Πλεονεκτήµατα για την επιχείρηση Πληροφόρηση Ø Μεγιστοποιούν τη διάδοση πληροφοριών Ø Παρέχουν έγκαιρη πληροφόρηση Ø Ενσωµάτωση της πληροφορίας στην αλυσίδα προµηθειών Ø Εξασφαλίζουν την άµεση, έγκυρη και έγκαιρη πληροφόρηση ενοποιώντας Digital Enterprise τις διαδικασίες Research και τα δεδοµένα Network σε µία κεντρική βάση και παρέχουν σύγχρονες τεχνικές προσπέλασης και ανάλυσης πληροφοριών (π.χ. OLAP) Ø Προώθηση δεδοµένων για λήψη αποφάσεων από κατώτερα επίπεδα Ελαχιστοποίηση των χρόνων απόκρισης

13 Πλεονεκτήµατα για την επιχείρηση Μείωση κόστους Μείωση αποθέµατος Βελτίωση της λειτουργικής απόδοσης Ø Ενοποιούν όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης εξασφαλίζοντας κεντρικό έλεγχο των διαδικασιών της Ø Επιταχύνουν τις διαδικασίες και αυτοµατοποιούν εργασίες ρουτίνας Βελτίωση της ροής εργασιών Ø Μειώνουν ή καταργούν την επανάληψη εργασιών όπως η πολλαπλή καταχώρηση δεδοµένων (π.χ. στοιχεία πελατών) σε διαφορετικές εφαρµογές

14 Γεφυρώνουν την πληροφόρηση..µεταξύ: Ø Επιχείρησης Ø Παραγωγικών µονάδων Ø Περιφερειακών λειτουργιών Ø Πελατών Ø Προµηθευτών Παραγωγικές µονάδες Προµηθευτές Επιχείρηση Πελάτες Περιφερειακές λειτουργίες Κεντρικά Γραφεία Εργοστάσιο/ Εργοτάξιο Marketing/ Πωλήσεις

15 Επιτρέπουν την υλοποίηση σύγχρονων Επιχειρηµατικών Πρακτικών Πελάτης Εξυπηρέτηση Πελάτη Απαιτήσεις Πελάτη Μοντέλο επικοινωνίας µε προµηθευτές Νέες Επιχειρηµατικές Ιδέες Διαδικασίες Ελέγχου και Αυτοµατοποίησης Λειτουργιών Καλύτερες Επιχειρηµατικές Πρακτικές Σύγχρονες Τεχνολογίες

16 Διευκολύνουν τη ροή εργασίας Πελάτης Αύξηση παραγγελίας Τµήµα Παραγγελιών Ενηµέρωση στοιχείων πελάτη Τµήµα Πωλήσεων Πιστωτικός έλεγχος Προγραµµατισµός πωλήσεων Αύξηση πιστωτικού ορίου Παραγωγή Προγραµµατισµός παραγωγής

17 Οφέλη επιµέρους τοµέων Πωλήσεις Ø Αύξηση της αποδοτικότητας Χαµηλότερες τιµές (lower quotes), µείωση χρόνου αναπλήρωσης (lead time), βελτίωση απόκρισης στις πωλήσεις Παραγωγή Ø Σύνδροµη Digital µηχανική Enterprise (Concurrent Research engineering) Network Η σύνδροµη µηχανική επιτρέπει τη παράλληλη εκτέλεση διαδικασιών Π.χ. starting tool design before the detailed design of the product is finished; or the engineer started on detail design solid models before the concept design surfaces models are complete Ø Ταχύτερος σχεδιασµός και παραγωγή

18 Οφέλη επιµέρους τοµέων Διαχείριση δεδοµένων Ø Ακριβές ιστορικό εξυπηρέτησης πελατών και εγγυήσεων Διαχείριση πληρωµών Ø Σωστή και έγκαιρη πληρωµή προµηθευτών

19 Η προσέγγιση των Ολοκληρωµένων Συστηµάτων Κοινό σύνολο εφαρµογών Συνήθως απαιτείται η αναδιοργάνωση των επιχειρησιακών λειτουργιών Ø Καλύτερη ευθυγράµµιση Μικρή Digital προσαρµογή Enterprise (customization) Research Network Ø Ευκολότερες αναβαθµίσεις Ξεπερνιούνται οι ατέλειες των ανεξάρτητων συστηµάτων Τα ολοκληρωµένα δεδοµένα υποστηρίζουν πολλαπλές επιχειρησιακές λειτουργίες

20 Συστήµατα, πριν και µετά τα ERPs Πληροφοριακά συστήµατα Συντονισµός Βάσεις Δεδοµένων Συντήρηση Interfaces Πληροφορία Αρχιτεκτονική συστήµατος Διαδικασίες Εφαρµογές Προ- ERP Μεµονωµένα συστήµατα Έλλειψη συντονισµού µεταξύ επιχειρησιακών λειτουργιών (πχ. παραγωγή και πωλήσεις) Μη ολοκληρωµένα δεδοµένα, διαφορετική σηµασία δεδοµένων (πχ. πελάτης), ασυνέπεια στον ορισµό δεδοµένων Τµηµατική συντήρηση, ασυνέπειες, το κόστος συντήρησης µεµονωµένων legacy systems είναι µεγάλο Δυσκολία στη διαχείριση των Interfaces µεταξύ συστηµάτων Περιττή, ασυνεπής πληροφορία Μπορεί να µην είναι η πιο προηγµένη Μη συµβατές διαδικασίες Ανόµοιες εφαρµογές (πχ. πολλά διαφορετικά συστήµατα αγορών) Μετα- ERP Ολοκληρωµένα συστήµατα Υποστήριξη συντονισµού µεταξύ επιχειρησιακών λειτουργιών Ολοκληρωµένα δεδοµένα, ίδια σηµασία δεδοµένων σε όλες τις λειτουργίες Οµοιόµορφη συντήρηση, οι µεταβολές επηρεάζουν πολλαπλά συστήµατα Κοινά Interfaces µεταξύ συστηµάτων Συνεπής πληροφορία σε πραγµατικό χρόνο (πχ. για πελάτες, προµηθευτές) Βασίζεται στο µοντέλο n-tier Συνεπείς επιχειρησιακές διαδικασίες που βασίζονται σε πληροφοριακό µοντέλο Μοναδικές εφαρµογές (πχ. ένα σύστηµα αγορών)

21 Επισκόπηση Ενότητας Εισαγωγή στα Συστήµατα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERPs) Αρχιτεκτονική και Τεχνικά Χαρακτηριστικά των ERPs Λειτουργικές Διαδικασίες που υποστηρίζονται από τα σύγχρονα ERPs Πλεονεκτήµατα & Μειονεκτήµατα των ERPs Κρίσιµοι παράγοντες επιτυχών υλοποιήσεων ERPs Μεθοδολογική προσέγγιση επιλογής και υλοποίησης ERPs

22 Αρχιτεκτονική και Τεχνικά Χαρακτηριστικά των ERPs (1/6) ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ ΠΟΛΥΠΛΟΚΟΤΗΤΑ Στα πληροφοριακά συστήµατα ERP υπάρχουν πολλά επίπεδα αλληλεπίδρασης µεταξύ των δοµικών τους στοιχείων Ακολουθούν Digital Enterprise την αρχιτεκτονική Research N-tier Network Κάθε δοµικό στοιχείο αποτελείται από ενότητες (modules) και λειτουργίες (functionalities) Κάθε λειτουργική περιοχή αποτελείται από επιµέρους συστήµατα και υποσυστήµατα τα οποία αλληλεπιδρούν και αυτά µεταξύ τους

23 Αρχιτεκτονική και Τεχνικά Χαρακτηριστικά των ERPs (2/6) Από τι αποτελείται ένα ERP; Ø Βάση Δεδοµένων Ø Εφαρµογές (Modules) Ø Επιχειρησιακοί Κανόνες Λειτουργίας Ø Γραφικά περιβάλλοντα επικοινωνίας χρήστη - µηχανής (GUI s) Ø Εργαλεία (Διαχείρισης, Ανάπτυξης, Στατιστικών κτλ.)

24 Αρχιτεκτονική και Τεχνικά Χαρακτηριστικά των ERPs (3/6) ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Μοναδικότητα δεδοµένων Σχεσιακές Βάσεις Δεδοµένων Υποστήριξη πολλαπλών βάσεων δεδοµένων (Sql Server, Digital Oracle, Enterprise DB2, Sybase, Research Informix, Network κ.τ.λ) Κεντρικές κατανεµηµένες (distributed) βάσεις δεδοµένων Αποµακρυσµένες (remote) βάσεις δεδοµένων Τεχνικές mirroring για ασφάλεια των δεδοµένων

25 Αρχιτεκτονική και Τεχνικά Χαρακτηριστικά των ERPs (4/6) ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ (MODULES)

26 Αρχιτεκτονική και Τεχνικά Χαρακτηριστικά των ERPs (5/6) ΕΡΓΑΛΕΙΑ Εργαλεία διαχείρισης του λογισµικού πακέτου Ø Διαχείριση χρηστών (εξουσιοδοτήσεις / δικαιώµατα, µενού εργασίας, καταγραφή κινήσεων, κ.τ.λ.) Ø Τεκµηρίωση εφαρµογών Ø Περιβάλλοντα εργασίας χρηστών (MS Windows, X-Windows, Υποστήριξη διαφορετικών γλωσσών, κτλ.) Εργαλεία προσαρµογής στις ιδιαίτερες ανάγκες της εταιρίας (Customization) Εργαλεία ανάπτυξης εφαρµογών (CASE Tools)

27 Αρχιτεκτονική και Τεχνικά Χαρακτηριστικά των ERPs (6/6) Διαίρεση των ERP σε υποσυστήµατα (modules) Δυνατότητα εγκατάστασης µόνο των αναγκαίων υποσυστηµάτων

28 Επισκόπηση Ενότητας Εισαγωγή στα Συστήµατα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERPs) Αρχιτεκτονική και Τεχνικά Χαρακτηριστικά των ERPs Λειτουργικές Διαδικασίες που υποστηρίζονται από τα σύγχρονα ERPs Πλεονεκτήµατα & Μειονεκτήµατα των ERPs Κρίσιµοι παράγοντες επιτυχών υλοποιήσεων ERPs Μεθοδολογική προσέγγιση επιλογής και υλοποίησης ERPs

29 Λειτουργικές Διαδικασίες που υποστηρίζονται από τα σύγχρονα ERPs (1/8) Οι βασικές εφαρµογές που καλύπτει ένα ERP: Οικονοµική Διαχείριση Ø Γενική / Αναλυτική Λογιστική Ø Λογαριασµοί Πληρωτέοι Ø Λογαριασµοί Εισπρακτέοι Ø Επιµερισµός Κόστους - Κοστολόγηση Ø Διαχείριση Παγίων Ø Προϋπολογισµός Ø Οικονοµικές καταστάσεις

30 Λειτουργικές Διαδικασίες που υποστηρίζονται από τα σύγχρονα ERPs (2/8) Εµπορική Διαχείριση Ø Διαχείριση Αγορών (Έλεγχος, Έρευνα, Προσφορές) Ø Διαχείριση Πωλήσεων (Έλεγχος, Έρευνα, Συµβόλαια) Ø Τιµολογιακή & Εκπτωτική πολιτική Ø Διαχείριση Αποθήκης Έλεγχος Αποθέµατος Έλεγχος Παρτίδων Έλεγχος Παραγγελιών Αναπλήρωσης Ø Ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδοµένων

31 Λειτουργικές Διαδικασίες που υποστηρίζονται από τα σύγχρονα ERPs (3/8) Διαχείριση Παραγωγής (1/2) Ø Διαχείριση Προδιαγραφών (Bill Of Materials) Ø Φασεολόγιο (Routing) Ø Παρακολούθηση Παραγωγής (Production Control) Ø Προγραµµατισµός Πλάνων Παραγωγής (Production Planning) Ø Πρόβλεψη Απαιτήσεων Υλικών (Material Requirements Planning) Ø Πρόβλεψη Απαιτήσεων Παραγωγικού Δυναµικού (Capacity Requirements Planning)

32 Λειτουργικές Διαδικασίες που αντιµετωπίζονται από τα σύγχρονα ERPs (4/8) Διαχείριση Παραγωγής (2/2) Ø Χρονοπρογραµµατισµός Παραγωγής (Master Production Scheduling) Ø Προδιαγραφές Προϊόντος (Product Configuration) Ø Διαχείριση Στοιχείων Ειδικών Προδιαγραφών (Engineering Data Management) Ø Διαχείριση Μεταβολών Προδιαγραφών (ECC Engineering Change Control)

33 Λειτουργικές Διαδικασίες που υποστηρίζονται από τα σύγχρονα ERPs (5/8) Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναµικού (Human Resources Management) Ø Διαχείριση στοιχείων προσωπικού Ø Μισθοδοσία Ø Παρακολούθηση του οικονοµικού και εκπαιδευτικού ιστορικού των Digital υπαλλήλων Enterprise Research Network Ø Προϋπολογισµός κόστους προσωπικού Ø Οργάνωση και διαχείριση των διαδικασιών επιλογής νέου προσωπικού Ø Παρουσιολόγιο (Έλεγχος Εισόδου / Εξόδου) Διαχείριση Σχέσεων Πελατών Ø Ενηµερωτικές καµπάνιες Ø Εκπτωτικές Πολιτικές

34 Λειτουργικές Διαδικασίες που υποστηρίζονται από τα σύγχρονα ERPs (6/8) Διαχείριση Έργων (Project Management) Απευθύνονται σε παραγωγικές και κατασκευαστικές βιοµηχανίες και υποστηρίζουν τη διαχείριση µεγάλων έργων Digital σε όλα Enterprise τα στάδια τους, Research από την Network αξιολόγηση προσφοράς έως την παράδοση µέσα στην εγγυηµένη χρονική περίοδο Ηλεκτρονικό Εµπόριο (E-commerce) B2B, B2C

35 Λειτουργικές Διαδικασίες που υποστηρίζονται από τα σύγχρονα ERPs (7/8)

36 Λειτουργικές Διαδικασίες που υποστηρίζονται από τα σύγχρονα ERPs (8/8)

37 Επισκόπηση Ενότητας Εισαγωγή στα Συστήµατα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERPs) Αρχιτεκτονική και Τεχνικά Χαρακτηριστικά των ERPs Λειτουργικές Διαδικασίες που υποστηρίζονται από τα σύγχρονα ERPs Πλεονεκτήµατα & Μειονεκτήµατα των ERPs Κρίσιµοι παράγοντες επιτυχών υλοποιήσεων ERPs Μεθοδολογική προσέγγιση επιλογής και υλοποίησης ERPs

38 Πλεονεκτήµατα που προσφέρουν τα ολοκληρωµένα ERPs στις επιχειρήσεις (1/4) Ενοποιούν τα διαφορετικά ΠΣ της εταιρείας Τα πλεονεκτήµατα αυτής της ολοκληρωµένης προσέγγισης περιλαµβάνουν: Ø Ολοκληρωµένες λειτουργίες (Integrated functionality) Ø Συνεπή user interfaces Ø Ενσωµατωµένες βάσεις δεδοµένων (Integrated databases) Ø Ενιαίος προµηθευτής λογισµικού και σύµβαση Ø Ενοποιηµένο σύνολο αρχιτεκτονικής και εργαλείων Ø Ενοποιηµένη υποστήριξη προϊόντων

39 Πλεονεκτήµατα που προσφέρουν τα ολοκληρωµένα ERPs στις επιχειρήσεις (2/4) Μείωση των λειτουργικών εξόδων Ø Το ERP σύστηµα ενοποιεί όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης εξασφαλίζοντας κεντρικό έλεγχο των διαδικασιών της Ø Επιταχύνει τις διαδικασίες και αυτοµατοποιεί εργασίες ρουτίνας Μείωση του χρόνου εκτέλεσης των εργασιών ή και κατάργηση Digital τους Enterprise Research Network Ø Καταργεί την επανάληψη εργασιών όπως η πολλαπλή καταχώρηση δεδοµένων (π.χ. στοιχεία πελατών) σε διαφορετικές εφαρµογές Αύξηση της διαθεσιµότητας των πληροφοριών - Μείωση του χρόνου παραγωγής αναφορών

40 Πλεονεκτήµατα που προσφέρουν τα ολοκληρωµένα ERPs στις επιχειρήσεις (3/4) Παρέχουν τη δυνατότητα συνεχούς επέκτασης και βελτίωσης των λειτουργιών που προσφέρουν Αποτέλεσµα: Αποδοτικότερη διαχείριση και εκτέλεση των λειτουργιών της επιχείρησης Συµβάλλει Digital στην Enterprise αύξηση της Research αποδοτικότητας Network του προσωπικού Δυνατότητα διασύνδεσης µε άλλες εταιρείες που εφαρµόζουν το ίδιο πληροφοριακό σύστηµα Βοηθά την εταιρία να προσαρµόζεται στις ραγδαίες µεταβολές που συντελούνται στο επιχειρηµατικό τοπίο

41 Πλεονεκτήµατα που προσφέρουν τα ολοκληρωµένα ERPs στις επιχειρήσεις (4/4) Ένα σύστηµα ERP "ενεργεί ως ένα ισχυρό δίκτυο που µπορεί να επιταχύνει τη λήψη αποφάσεων, να περικόψει τις δαπάνες, και να δώσει ένα σφαιρικό έλεγχο όλης της επιχείρησης"

42 Μειονεκτήµατα των ERPs Υπάρχουν επίσης και µειονεκτήµατα: Ø Ασυµβατότητα µε τα υπάρχοντα συστήµατα Ø Μακροχρόνια και ακριβή εφαρµογή Ø Ασυµβίβαστο µε τις υπάρχουσες διοικητικές πρακτικές Ø Απώλεια ευελιξίας Ø Χρονοβόρα εγκατάσταση και ανάπτυξη του προϊόντος Ø Μεγάλη περίοδος αποπληρωµής

43 Επισκόπηση Ενότητας Εισαγωγή στα Συστήµατα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERPs) Αρχιτεκτονική και Τεχνικά Χαρακτηριστικά των ERPs Λειτουργικές Διαδικασίες που υποστηρίζονται από τα σύγχρονα ERPs Πλεονεκτήµατα & Μειονεκτήµατα των ERPs Κρίσιµοι παράγοντες επιτυχών υλοποιήσεων ERPs Μεθοδολογική προσέγγιση επιλογής και υλοποίησης ERPs

44 Κρίσιµοι Παράγοντες Επιτυχών Υλοποιήσεων Συστηµάτων ERP (1/2) Επιλογή βάσει σηµερινών και µελλοντικών αναγκών Ανάθεση σε έµπειρο προµηθευτή / σύµβουλο πληροφορικής Ευθυγράµµιση Digital Enterprise µε επιχειρηµατικούς Research στόχους Network και επιχειρηµατικές προτεραιότητες Ανάλυση υπαρχουσών επιχειρησιακών λειτουργιών Ανασχεδιασµός και αυτοµατοποίηση κρίσιµων διαδικασιών µε στόχο τη µεγιστοποίηση της απόδοσης

45 Κρίσιµοι Παράγοντες Επιτυχών Υλοποιήσεων Συστηµάτων ERP (2/2) Υποστήριξη από τη διοίκηση και συµµετοχή από τους χρήστες Τεχνογνωσία και εµπειρία στην εγκατάσταση και ολοκλήρωση Digital Enterprise του ERP συστήµατος Research από Network την οµάδα υλοποίησης του έργου Εκπαίδευση χρηστών και διαχειριστών του συστήµατος Αφοµοίωση του νέου ΠΣ για τη δυνατότητα αυτοδύναµης εκµετάλλευσης του Υποστήριξη από τον προµηθευτή του ERP

46 Επισκόπηση Ενότητας Εισαγωγή στα Συστήµατα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERPs) Αρχιτεκτονική και Τεχνικά Χαρακτηριστικά των ERPs Λειτουργικές Διαδικασίες που υποστηρίζονται από τα σύγχρονα ERPs Πλεονεκτήµατα & Μειονεκτήµατα των ERPs Κρίσιµοι παράγοντες επιτυχών υλοποιήσεων ERPs Μεθοδολογική προσέγγιση επιλογής και υλοποίησης ERPs

47 Μεθοδολογική Προσέγγιση Επιλογής-Υλοποίησης Συστηµάτων ERP (1/2) Προσδιορισµός εύρους συστήµατος Επιλογή ERP συστήµατος Στρατηγική ανάπτυξης ΠΣ Επιχειρηµατική στρατηγική / οργανωτική δοµή end-to-end vs. best-of-breed προσέγγιση Υλοποίηση / Πιλοτική λειτουργία Τελική λειτουργία Ανάλυση απαιτήσεων Ευθυγράµµιση µε επιχειρηµατικό µοντέλο Σενάρια αποδοχής και πιλοτική λειτουργία Φορολογικοί / λογιστικοί κανόνες Εκπαίδευση χρηστών / διαχειριστών Παραµετροποίηση (Customisation) Υποστήριξη Συµβουλευτικές υπηρεσίες

48 Μεθοδολογική Προσέγγιση Επιλογής-Υλοποίησης Συστηµάτων ERP (2/2)

49 Διαδικασία Επιλογής (1/6) 1. Η επιλογή και η εφαρµογή του ERP είναι πρώτιστα µια διοικητική πρωτοβουλία και µια απόφαση, όχι ένα απλό έργο πληροφορικής Ø Είναι κρίσιµο ότι ο γενικός διευθυντής (CEO) και άλλα βασικά στελέχη να περιλαµβάνονται και να υποστηρίζουν τον διευθυντή πληροφορικής (CIO) στη διαδικασία επιλογής και εφαρµογής ERP Ø Η οµάδα επιλογής πρέπει να έχει αντιπροσώπευση επιπέδων από όλες τις σηµαντικές λειτουργικές περιοχές συµπεριλαµβανοµένης της παραγωγής διανοµής χρηµατοδότησης και της λογιστικής ανθρώπινου δυναµικού πωλήσεων µάρκετινγκ εξυπηρέτησης πελατών συστηµάτων πληροφοριών

50 Διαδικασία Επιλογής (2/6) 2. Ο υπεύθυνος προγράµµατος πρέπει να επιλεχτεί και να θεσπιστεί συγκεκριµένη οµάδα παρακολούθησης της πορείας του έργου 3. Η οµάδα πρέπει να αναπτύξει τη συναίνεση σε διάφορα κρίσιµα Digital ζητήµατα Enterprise που θα Research διαµορφώσουν Network ολόκληρο το πρόγραµµα Ø προϋπολογισµός, χρονικά πλαίσια, στόχοι, προϊόντα 4. Πρέπει να προετοιµαστεί δοκιµαστικό πρόγραµµα για τη διαδικασία επιλογής και την υλοποίηση

51 Διαδικασία Επιλογής (3/6) 5. Η οµάδα πρέπει να καθορίσει ποιες κρίσιµες επιχειρησιακά ανάγκες / προβλήµατα η επιχείρηση προσπαθεί να καλύψει και ποια οφέλη πρόκειται να αποκοµιστούν Digital Enterprise από το ERP Research Network Ø Μερικά πιθανά προβλήµατα και οφέλη αναγκών είναι Μείωση της επένδυσης αποθεµάτων Προγραµµατισµός και εισαγωγή νέων προϊόντων Προγράµµατα εξυπηρετήσεων πελατών Μείωση δαπανών µεταφορών Απλούστευση της διαδικασίας παραγωγής Επεκτάσεις επιχείρησης στις νέες περιοχές ή τις αγορές Αύξηση του µεριδίου αγοράς Πιθανές εξαγορές / συγχωνεύσεις

52 Διαδικασία Επιλογής (4/6) 6. Η οµάδα πρέπει έπειτα να αναπτύξει ένα κείµενο που να περιέχει Ø Συνολικό αριθµό πελατών Ø Στόχους της επιχείρησης Ø Σηµαντικότερες επιχειρησιακές διαδικασίες-περιοχές επιχείρησης που τη διακρίνουν 7. Με την περιγραφή αυτών των επιχειρησιακών διαδικασιών υπό µορφή βασικών σεναρίων, οι πιθανοί προµηθευτές µπορούν να προετοιµάσουν προσφορές / επιδείξεις

53 Διαδικασία Επιλογής (5/6) 8. Η οµάδα πρέπει να αποφασίσει τα σηµεία διαφοροποίησής της για να εξασφαλίσει ότι το προϊόν ενός προµηθευτή ανταποκρίνεται σε αυτά 9. Η οµάδα πρέπει επίσης να προσπαθήσει να µάθει ποιο ERP χρησιµοποιούν ή εφαρµόζουν οι ανταγωνιστές 10. Μετά Digital από την Enterprise αρχική αξιολόγηση Research επιλογών, Network οι καλύτεροι δύο ή τρεις προµηθευτές πρέπει να κληθούν για να καταδείξουν πώς τα προϊόντα τους θα µπορούσαν να προσαρµοστούν στο συγκεκριµένο περιβάλλον εργασίας Ø Ο προµηθευτής πρέπει να κληθεί να καταδείξει τις επιχειρησιακές διαδικασίες και τα σενάρια συναλλαγής που βασίζονται στις ανάγκες επιχείρησης

54 Διαδικασία Επιλογής (6/6) 11. Τα µέλη της οµάδας πρέπει να οργανώσουν επισκέψεις στους επικρατέστερους υποψηφίους ERP για να Ø δουν τα εργασιακά περιβάλλοντα των προµηθευτών Ø αξιολογήσουν την κατάρτιση και την ικανότητα εξυπηρέτησης πελατών 12. Τέλος, η οµάδα µπορεί να επισκεφτεί άλλες επιχειρήσεις που χρησιµοποιούν τα καλύτερα προϊόντα ERP για να Ø δουν πώς το σύστηµα λογισµικού λειτουργεί στις πραγµατικές εφαρµογές Ø αξιολογήσουν την υποστήριξη προµηθευτών, και κατά τη διάρκεια και µετά από της αρχικής εφαρµογής

55 Κριτήρια Επιλογής (1/12) 1. Λειτουργικότητα Ø Πώς η λειτουργικότητα των προϊόντων εξυπηρετεί τις ανάγκες της συγκεκριµένης βιοµηχανίας Ø Σηµαντικά χάσµατα µεταξύ των απαραίτητων και διαθέσιµων λειτουργιών µπορούν να οδηγήσουν σε σηµαντικά προβλήµατα κατά Digital την εφαρµογή Enterprise Research Network Ø Το προϊόν πρέπει να ικανοποιήσει τις λειτουργικές απαιτήσεις ολόκληρης της οργάνωσης και όλων των τµηµάτων Ø Λαµβάνοντας υπόψη το γρήγορο ρυθµό των αλλαγών στην επιχείρηση, οι µελλοντικές απαιτήσεις της οργάνωσης πρέπει επίσης να εξεταστούν κατά την επιλογή του ERP

56 Κριτήρια Επιλογής (2/12) 2. Τεχνική αρχιτεκτονική (λογισµικό και τεχνικά θέµατα) Ø Εάν το προϊόν µπορεί να κλιµακωθεί και βασίζεται σε µια ανοικτή αρχιτεκτονική που υποστηρίζει ανοικτά, µη ειδικευµένα πρότυπα τεχνολογίας (π.χ. XML για δόµηση δεδοµένων) Ø Εάν έχει χρησιµοποιηθεί σύστηµα διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδοµένων (RDBMS) Ø Ποια εργαλεία ανάπτυξης (CASE) και δυνατότητες είναι διαθέσιµες Ø Τι είδος interface µε τον χρήστη χρησιµοποιείται Είναι φιλικό; Ø Εάν το προϊόν επιτρέπει στον οργανισµό να επικοινωνήσει µε άλλους οργανισµούς στην αλυσίδα ανεφοδιασµού µέσω του Διαδικτύου

57 Κριτήρια Επιλογής (3/12) Ø Εάν το προϊόν υποστηρίζει την παραµετροποίηση (parametric customization), την τµηµατική υλοποίηση, και την plug-in αναβάθµιση Ø Τι είδους διαχειριστικών λειτουργιών συµπεριλαµβάνεται στο λογισµικό Digital Ασφάλεια Enterprise Research Network Αρχειοθέτηση backup/αποκατάσταση λειτουργίας Έλεγχος Δυνατότητες εισαγωγής/εξαγωγής Διαλειτουργικότητας (π.χ. Web Services)

58 Κριτήρια Επιλογής (4/12) 3. Ανάλυση Κόστους-Κέρδους Ø Το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (Total Cost of Ownership) µιας εφαρµογής ERP αποτελείται από Το κόστος του λογισµικού Το κόστος του υλικού (hardware) Digital Το κόστος Enterprise του πρόσθετου Research λογισµικού/ interfaces Network όπως EDI Αµοιβές συµβούλου Παραµετροποίηση (Customization) Δικτύωση και τηλεπικοινωνίες Κατάρτιση Υλοποίηση Συντήρηση

59 Κριτήρια Επιλογής (5/12) Ø Σηµαντικά ζητήµατα προς εξέταση Ποιες δυνατότητες χορήγησης αδειών προσφέρει ο προµηθευτής; Named user? Con-current user? Only server license / unlimited users? Εάν η χορήγηση αδειών αφορά τµήµατα λογισµικού ή ολόκληρο το Digital προϊόν Enterprise Research Network Υπάρχει περιορισµός στον αριθµό χρηστών; Ποια είναι η περίοδος εγγύησης και το σχετικό κόστος Εκτιµάται ότι το κόστος της ενός πακέτου ERP είναι γενικά µόνο το 30% του συνολικού κόστους εφαρµογής Εκτιµάται ότι η περίοδος απόσβεσης µιας ΕRP επένδυσης πρέπει να είναι µικρότερη από 36 µήνες Τέλος, για να είναι αµερόληπτη η ανάλυση κόστους-κέρδους, συνιστάται να µην γίνεται από τον ίδιο τον project manager

60 Κριτήρια Επιλογής (6/12) 4. Κύκλος ζωής υλοποίησης Ø Ο προσδοκώµενος συνολικός χρόνος υλοποίησης έχει διπλή επίδραση στη διαδικασία υλοποίησης Κατ' αρχάς, µεγαλύτερος χρόνος υλοποίησης σηµαίνει περισσότερες δαπάνες που αφορούν τον ανθρωποχρόνο και την Digital ανθρωποπροσπάθεια Enterprise της Research οµάδας εργασίας Network Αφετέρου, µεγαλύτερος χρόνος υλοποίησης θα σήµαινε επίσης µια καθυστερηµένη έναρξη στην απόσβεση της επένδυσης ERP Ø Πρέπει να εξετασθούν παράγοντες όπως η διαθεσιµότητα µιας σαφώς καθορισµένης µεθοδολογίας υλοποίησης καθώς και ο πραγµατικός χρόνος υλοποίησης σε προηγούµενα σχετικά έργα

61 Κριτήρια Επιλογής (7/12) 5. Τεκµηρίωση συστηµάτων Ø Οι χρήστες του συστήµατος πρέπει να κατανοήσουν σε βάθος και να εξοικειωθούν µε το σύστηµα ERP που υλοποιείται και που πρόκειται να χρησιµοποιήσουν Ø Αυτό σηµαίνει ότι η πλήρης τεκµηρίωση του συστήµατος ERP, σε Digital διάφορες Enterprise µορφές όπως Research εγχειρίδιο συστήµατος, Network εγχειρίδιο χρηστών, και on-line βοήθεια, πρέπει να είναι διαθέσιµη στους χρήστες κατά τη διάρκεια της κατάρτισης και στη συνέχεια Ø Κατά συνέπεια, ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στην ποιότητα της τεκµηρίωσης και στην απρόσκοπτη πρόσβαση σε αυτή

62 Κριτήρια Επιλογής (8/12) 6. Ευκολία εγκατάστασης (Setup) και διαµόρφωσης (Configuration) Ø καθορισµός παραµέτρων Ø σχεδιασµός µενού Ø καθορισµός ρόλων και δικαιώµατα χρηστών Ø προσαρµογή και χρήση του λογισµικού Μετά την εγκατάσταση του εξοπλισµού, το πρώτο βήµα της διαδικασίας υλοποίησης είναι η εγκατάσταση και η διαµόρφωση του λογισµικού στην πλατφόρµα εξοπλισµού Ø Εάν δεν ολοκληρωθούν αυτές οι ενέργειες το λογισµικό δεν µπορεί να χρησιµοποιηθεί Ø Εποµένως, η ολοκλήρωση αυτών των ενεργειών είναι υψίστης σηµασίας για την διαδικασία υλοποίησης

63 Κριτήρια Επιλογής (9/12) 7. Υποστήριξη και συντήρηση που παρέχονται από τον προµηθευτή Ø Η υποστήριξη και η συντήρηση που παρέχονται από τους διάφορους προµηθευτές πρέπει να συγκριθούν στα ακόλουθα σηµεία Διαθεσιµότητα των προµηθευτών Προθυµία προµηθευτή να παρέχει έναν εκπρόσωπο (άτοµο) κατά τη διάρκεια της υλοποίησης προκειµένου να αποφευχθεί η µετάθεση των ευθυνών µεταξύ διαφόρων των εµπλεκόµενων µερών Εγγύηση και υποστήριξη µετά το πέρας της εγγύησης

64 Κριτήρια Επιλογής (10/12) 8. Εκτελεστική ικανότητα του προµηθευτή ή των συνεργατών υλοποίησης και της εσωτερικής οµάδας εργασίας Ø Στοιχεία όπως η οργάνωση, το µέγεθος, η οικονοµική δύναµη, ο αριθµός προηγούµενων έργων, του προµηθευτή κατά την υλοποίηση Digital Enterprise παρόµοιων έργων Research µπορούν Network να χρησιµοποιηθούν ως κριτήρια αξιολόγησης Ø Ικανότητα της εσωτερικής οµάδας να υποστηρίξει και να διαχειριστεί το έργο Ø Διαθεσιµότητα των συνεργατών υλοποίησης και σχετική εµπειρία, οικονοµική ευρωστία, και αριθµός προηγούµενων έργων υλοποίησης

65 Κριτήρια Επιλογής (11/12) 9. Αξιολόγηση του απαιτούµενου βαθµού Business Process Reengineering (BPR) ή/και απαιτούµενης παραµετροποίησης του προϊόντος Ø Όταν δεν υπάρχει συµβατότητα µεταξύ των διαδικασιών που ενσωµατώνονται στο σύστηµα ERP και των διαδικασιών που εφαρµόζονται Digital Enterprise στην επιχείρηση, Research τότε είτε Network οι διαδικασίες της επιχείρησης πρέπει να επαναπροσδιορισθούν (BPR) είτε το προϊόν πρέπει να τροποποιηθεί (customization) για να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις χρηστών

66 Κριτήρια Επιλογής (12/12) 10. Διαχείριση αλλαγής Ø Μια αξιολόγηση της ετοιµότητας για την αλλαγή ή της αντίστασης στην αλλαγή Ø Σχεδιασµός του κατάλληλου προγράµµατος διαχείρισης της αλλαγής Ø Εξασφάλιση της αποδοχής του έργου από την ανώτατη διοίκηση Ø Κατάλληλη και έγκαιρη επικοινωνία

67 Μεθοδολογία Υλοποίησης (1/7) 1. Διαµόρφωση της οµάδας υλοποίησης Ø Σχηµατισµός επιτροπής διοίκησης (Steering Committee) για παρακολούθηση και έλεγχο της διαδικασίας υλοποίησης επίλυση των προβληµάτων κατά την εµφάνισή τους διάθεση των πόρων για την εφαρµογή όπως απαιτείται Ø Επιλογή πεπειραµένων ατόµων από όλους τους τοµείς, συµµετοχή του ΙΤ προσωπικού στην οµάδα υλοποίησης και συνεργασία µε τα άτοµα του προµηθευτή τα οποία έχουν αναλάβει το έργο υλοποίησης Ø Προσδιορισµός του project manager και των υπευθύνων έργου (project leaders)

68 Μεθοδολογία Υλοποίησης (2/7) 2. Προετοιµασία λεπτοµερούς προγράµµατος υλοποίησης το οποίο περιλαµβάνει όλα τα υπόλοιπα βήµατα που απαριθµούνται στη συνέχεια 3. Κατάρτιση της οµάδας εργασίας 4. Διασύνδεση Digital Enterprise των αναδιαµορφωµένων Research Network επιχειρησιακών διαδικασιών µε το λογισµικό προκειµένου να ικανοποιηθούν οι απαιτήσεις των χρηστών µέσω των διαθέσιµων λειτουργιών του λογισµικού

69 Μεθοδολογία Υλοποίησης (3/7) 5. Χρήση της Gap Analysis για τον προσδιορισµό και την ανάλυση των απαιτήσεων των χρηστών Ø δεν µπορούν να υποστηριχθούν άµεσα µε το τυποποιηµένο σύστηµα, ύπαρξη διαφορών (gaps) Ø οι διαφορές που µπορούν να καλυφθούν µε σχετικά µικρή εργασία Digital προγραµµατισµού, Enterprise Research επιλύονται από Network την οµάδα εργασία Ø οι διαφορές για την επίλυση των οποίων απαιτούνται επιπλέον πόροι αναφέρονται στην steering committee η οποία φροντίζει για τη διάθεση των απαιτούµενων πόρων Ø οι διαφορές που δεν µπορούν να επιλυθούν αναφέρονται επίσης στη steering committee προκειµένου να αναµορφωθούν οι αντίστοιχες διαδικασίες

70 Μεθοδολογία Υλοποίησης (4/7) 6. Ανάπτυξη user-specific, µη-τυποποιηµένων αναφορών (reports) και οποιασδήποτε άλλης παραµετροποίησης που απαιτείται 7. Χειρωνακτική εισαγωγή ή αυτοµατοποιηµένη µεταφορά δεδοµένων Digital και Enterprise transactions Research από το υπάρχον Network σύστηµα στη βάση δεδοµένων ERP µε λεπτοµερείς ελέγχους για να εξασφαλιστεί η ακεραιότητα και η ακρίβεια των δεδοµένων

71 Μεθοδολογία Υλοποίησης (5/7) 8. Δοκιµαστική λειτουργία του συστήµατος για να ελεγχθεί εάν η παραµετροποίηση και µεταφορά δεδοµένων έγιναν χωρίς λάθη. Έλεγχος του συστήµατος σε ακραίες καταστάσεις (stress test), όπως µεγάλα φορτία, ταυτόχρονη πρόσβαση από πολλαπλούς χρήστες µε τις ίδιες Digital αναζητήσεις, Enterprise εισαγωγή Research άκυρων Network δεδοµένων, προσπάθεια προσπέλασης σε περιοχές του συστήµατος µε περιορισµένη πρόσβαση, κ.λπ. 9. Κατάρτιση χρηστών που συνήθως περιλαµβάνει τις βασικές ενέργειες όπως την εκµάθηση εισόδου και εξόδου στο σύστηµα (log in/out), την εξοικείωση µε το σύστηµα, την πλοήγηση µέσω των διάφορων µενού επιλογών και την εξάσκηση για την εισαγωγή συναλλαγών σχετικών µε συγκεκριµένες λειτουργίες

72 Μεθοδολογία Υλοποίησης (6/7) 10. Παράλληλη λειτουργία των υπαρχόντων και των νέων συστηµάτων και ταυτόχρονα διευθέτηση οποιονδήποτε λαθών ή/και ανεπαρκειών που ανακαλύπτονται στο νέο σύστηµα 11. Έγκριση Digital και Enterprise αποδοχή της Research λειτουργίας Network του συστήµατος από τους χρήστες 12. «Ζωντανή» (live) µετάβαση στο νέο σύστηµα

73 Μεθοδολογία Υλοποίησης (7/7) 13. Τεκµηρίωση για τους χρήστες η οποία είναι προσανατολισµένη στην επιχείρηση και ως εκ τούτου ευκολότερη στην κατανόηση σε σύγκριση µε τη γενική τεχνική τεκµηρίωση που συνοδεύει το σύστηµα ERP 14. Παροχή υποστήριξης µετά την υλοποίηση, όπως η απόκριση σε ερωτήµατα των χρηστών ή η υλοποίηση µικρών τροποποιήσεων στις εκθέσεις και σε άλλα formats 15. Παρακολούθηση του συστήµατος (system monitoring) και λεπτοµερή προσαρµογή (fine tuning)

74 Ανάπτυξη ή αγορά; Εσωτερική ανάπτυξη εφαρµογών (In-house) ERP πακέτα εφαρµογών (Business Solution) l Η ανάπτυξη απαιτεί χρόνο και έµπειρο προσωπικό l Σχεδιασµός l Υλοποίηση/ Προγραµµατισµός Digital Enterprise Research (customization) Network l Τεκµηρίωση (τεχνική, χρηστών) l Η συντήρηση στηρίζεται σε άτοµα της εταιρείας l Απαιτούνται τροποποιήσεις για την ενσωµάτωση σύγχρονων τεχνολογιών Πληροφορικής l Η ενοποίηση των εφαρµογών σε ένα ολοκληρωµένο πληροφοριακό σύστηµα για την αποτελεσµατική κάλυψη των επιχειρησιακών λειτουργιών είναι επίπονη και δύσκολη l Έτοιµα και δοκιµασµένα πακέτα λογισµικού l Προσαρµογή στις λειτουργικές απαιτήσεις του πελάτη l H τεκµηρίωση είναι µέρος του πακέτου l Ο προµηθευτής αναλαµβάνει την ευθύνη συντήρησης και αναβάθµισης του πακέτου l Ενσωµατώνουν αποτελεσµατικά σύγχρονες τεχνολογίες αιχµής στον τοµέα της Πληροφορικής (GUI, web client/server, html, e-commerce) l Τα ERPs είναι σχεδιασµένα για να καλύπτουν το σύνολο των επιχειρησιακών λειτουργιών και αναγκών πληροφορικής