ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ: ΕΛΕΓΧΟΙ ΣΥΜΜΟΡΦΟΥΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΟΚΙΜΕΣ

Transcript

1 1. Σκοπός Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να καθορίσει τις µεθόδους και τον τρόπο ελέγχου κατά την εκτέλεση των παρακάτω διαδικασιών: Έλεγχο εισερχοµένων Εγκατάσταση οργάνων Παροχή υπηρεσιών τεχνικής υποστήριξης οργάνων των Πελατών (προληπτική συντήρηση και αποκατάσταση βλαβών) Τελικούς ελέγχους εξερχόµενων πριν την παράδοση στον Πελάτη 2. ιαδικαστικές ενέργειες Γενικά 2.1 Τα εισερχόµενα προϊόντα διακρίνονται στις παρακάτω κατηγορίες: Αντιδραστήρια Αναλώσιµα Όργανα Ανταλλακτικά Τα προϊόντα που προµηθεύεται η ΑΝΤΙΣΕΛ προέρχονται από οίκους που κατά κανόνα διαθέτουν σύστηµα ιαχείρισης Ποιότητας. 2.2 Οι διενεργούµενοι έλεγχοι βασίζονται στις παρακάτω αρχές: Τα εισερχόµενα προϊόντα υποβάλλονται σε µακροσκοπικό, ποσοτικό και ποιοτικό έλεγχο. ΑΠΑΓΟΡΕΥΕΤΑΙ η διάθεση στον Πελάτη προϊόντων που δεν έχουν υποστεί έλεγχο Κατά την εγκατάσταση, τα όργανα επιθεωρούνται σύµφωνα µε τι οδηγίες του κατασκευαστή. Ο εξοπλισµός και οι συσκευές ελέγχου είναι συντηρηµένος και διακριβωµένος, σύµφωνα µε τα προβλεπόµενα στη διαδικασία PROC-11 ιακρίβωση Οργάνων. Η κατάσταση του υλικού αναγνωρίζεται κάνοντας χρήση κατάλληλων µέσων όπως σφραγίδες ή / και υπογεγραµµένα έντυπα ποιοτικού ελέγχου. Έλεγχος Εισερχοµένων Προϊόντων (Α) Αντιδραστήρια Αναλώσιµα και Ανταλλακτικά 2.3 Τα εισερχόµενα είδη παραλαµβάνονται από το Τµήµα Εφοδιαστικής. Κατά την παραλαβή από τον µεταφορέα γίνεται: Μακροσκοπικός έλεγχος της κατάστασης των παραλαµβανόµενων υλικών προκειµένου να διαπιστωθούν πιθανές φθορές που προκλήθηκαν στα προϊόντα κατά τη διάρκεια της µεταφοράς Ποσοτικός έλεγχος/ µέτρηση των παραλαµβανόµενων υλικών βάσει του τιµολογίου ή του Packing List του οίκου. Ταυτόχρονα γίνεται και ο έλεγχος των στοιχείων για την ταυτοποίηση και την ιχνηλασιµότητα των ειδών (βλέπε σχετική διαδικασία ποιότητας PROC-08 ΤΑΥΤΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΙΧΝΗΛΑΣΙΜΟΤΗΤΑ). Ποιοτικός έλεγχος Στην περίπτωση των αντιδραστηρίων διεξάγονται έλεγχοι µε βάση τα ειδικά χαρακτηριστικά τους (για παράδειγµα τη θερµοκρασία αποθήκευσης, το χρώµα, κλπ.). Ο έλεγχος γίνεται βάσει του έντυπου D Έλεγχος Εισαγωγής Εµπορευµάτων. Εφόσον τα εισερχόµενα είδη κρίνονται αποδεκτά, τα συνοδευτικά έντυπα µαζί µε το συµπληρωµένο έντυπο D Έλεγχος Εισαγωγής Εµπορευµάτων προωθούνται στον αρµόδιο Υπεύθυνο Εισαγωγών Εξαγωγών. Στην περίπτωση των Αναλωσίµων και Ανταλλακτικών δεν διεξάγεται ποιοτικός έλεγχος. (Β) Όργανα 2.4 Τα εισερχόµενα είδη παραλαµβάνονται από το Τµήµα Εφοδιαστικής. Κατά την παραλαβή από τον µεταφορέα γίνεται: Σελ 1 Από 4

2 Μακροσκοπικός έλεγχος της κατάστασης των παραλαµβανόµενων υλικών προκειµένου να διαπιστωθούν πιθανές φθορές που προκλήθηκαν στα προϊόντα κατά τη διάρκεια της µεταφοράς Ποσοτικός έλεγχος/ µέτρηση των παραλαµβανόµενων υλικών βάσει του τιµολογίου ή του Packing List του οίκου. Ταυτόχρονα γίνεται και ο έλεγχος των στοιχείων για την ταυτοποίηση και την ιχνηλασιµότητα των ειδών (βλέπε σχετική διαδικασία ποιότητας PROC-08 Ταυτοποίηση και Ιχνηλασιµότητα). Ποιοτικός έλεγχος Τα όργανα επιθεωρούνται και ελέγχονται στο Εργαστήριο του Τεχνικού Τµήµατος ή σε ειδικό χώρο στην αποθήκη. Εξαίρεση αποτελούν τα όργανα των οποίων η αποσυσκευασία τους γίνεται στις εγκαταστάσεις του Πελάτη. Τα όργανα αυτά υποβάλλονται σε έλεγχο εισερχοµένων ταυτόχρονα µε τις διαδικασίες εγκατάστασης. Σε αυτή την περίπτωση ο Τεχνικός αποσυσκευάζει µε προσοχή τα όργανα διενεργώντας ποσοτικό έλεγχο σύµφωνα µε τα συνοδευτικά παραστατικά. Και στις δύο περιπτώσεις ο Τεχνικός θέτει σε λειτουργία τα όργανα σύµφωνα µε τις οδηγίες του κατασκευαστή, ελέγχοντας και δοκιµάζοντας τα τεχνικά χαρακτηριστικά και τις λειτουργικές τους δυνατότητες, είτε ακολουθώντας τα check lists δοκιµών του οίκου είτε µε το Εγχειρίδιο Λειτουργίας. Εφόσον τα εισερχόµενα είδη, που αποσυσκευάστηκαν και ελέγχθηκαν στους χώρους της ΑΝΤΙΣΕΛ, κρίνονται αποδεκτά, µετά τον έλεγχο το κιβώτιο σφραγίζεται µε την ένδειξη «ΕΠΙΘΕΩΡΗΘΗΚΕ», η οποία αναφέρει το όνοµα του επιθεωρητή και ηµεροµηνία έλεγχου. Στη συνέχεια τα συνοδευτικά έντυπα µε το D Έλεγχος Εισαγωγής Εµπορευµάτων προωθούνται στον αρµόδιο Υπεύθυνο Εισαγωγών Εξαγωγών. Την απόφαση σχετικά µε ποια όργανα υπόκεινται τεχνικού ποιοτικού ελέγχου λαµβάνει µόνο ο Προϊστάµενος του Τεχνικού Τµήµατος σε συνεργασία πάντοτε µε τον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας, ο οποίος και θα δίνει την τελική έγκριση. Προβλήµατα κατά την παραλαβή (Α) Αντιδραστήρια Αναλώσιµα και Ανταλλακτικά 2.5 Προβλήµατα είναι δυνατόν να παρουσιαστούν σαν αποτέλεσµα των ελέγχων που διενεργεί ο Υπεύθυνος Αποθήκευσης και Συσκευασίας και µπορεί να οφείλονται σε καταστροφή κατά τη µεταφορά ή σε παρατυπία του Προµηθευτή. Στην περίπτωση αυτή ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας µπορεί να αποφασίσει λεπτοµερή έλεγχο όλης της ποσότητας της συγκεκριµένης συσκευασίας. ιαχωρίζονται τα προβληµατικά από τα αποδεκτά και επιστρέφονται στον προµηθευτή. Στην περίπτωση αυτή: βάσει του D Έλεγχος Εισαγωγής Εµπορευµάτων o αρµόδιος Υπεύθυνος Εισαγωγών - Εξαγωγών αποστέλλει αναφορά στον Προµηθευτή. Ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας µπορεί να αποφασίσει την λήψη διορθωτικών/ προληπτικών ενεργειών βάσει των προβλεπόµενων στη διαδικασία PROC 14 Προληπτικές και ιορθωτικές Ενέργειες. Σε περίπτωση µη-συµµόρφωσης αντιδραστηρίων, ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας φροντίζει επιπλέον για την ενηµέρωση της αρµόδιας αρχής και του κοινοποιηµένου φορέα, εφόσον απαιτείται. (Β) Όργανα 2.6 Προβλήµατα είναι δυνατόν να παρουσιαστούν κατά την παραλαβή και έλεγχο εισερχοµένων οργάνων που διενεργεί το Τεχνικό Τµήµα και µπορεί να οφείλονται : σε καταστροφή κατά τη µεταφορά σε κατασκευαστικό λάθος, που διέφυγε του ποιοτικού ελέγχου του κατασκευαστή σε ελλιπή σύνθεση του οργάνου (π.χ. έλλειψη στη συσκευασία υποµονάδας, εξαρτήµατος κλπ.) Σελ 2 Από 4

3 Ο Προϊστάµενος του Τµήµατος Τεχνικής Εξυπηρέτησης σε συνεργασία µε τον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας ενηµερώνει την αρµόδια αρχή και τον αρµόδιο κοινοποιηµένο φορέα, εφόσον απαιτείται. Επίσης ο Προϊστάµενος του Τεχνικού Τµήµατος σε συνεργασία µε τον αρµόδιο Υπεύθυνο Εισαγωγών Εξαγωγών αποστέλλει αµέσως αναφορά στον Προµηθευτή µε την παρατήρηση για άµεσες οδηγίες χειρισµού. Ο Υπεύθυνος ιασφάλισης Ποιότητας δεσµεύει το συγκεκριµένο όργανο και τις µονάδες από τις οποίες αυτό απαρτίζεται (αν είναι σύνθετο). Ο κατασκευαστής µπορεί να προτείνει: επιστροφή και αντικατάσταση συµπλήρωση του οργάνου µε τις ελλείψεις που τυχόν εντοπίσθηκαν επισκευή του οργάνου από Τεχνικούς της εταιρείας αποδοχή του προϊόντος µε απόκλιση από τον Πελάτη Σε περίπτωση επισκευής, εκτελούνται όλοι οι προβλεπόµενοι τελικοί έλεγχοι. Το όργανο θεωρείται κατάλληλο µόνον όταν οι επιθεωρήσεις και οι τελικές δοκιµές είναι σύµφωνες µε τις προδιαγραφές. 2.7 ιάθεση µη-συµµορφούµενου προϊόντος µπορεί να γίνει µόνο µετά από σύµφωνη γνώµη του Πελάτη και του κατασκευαστή και σε εναρµόνιση µε την ισχύουσα νοµοθεσία. Στην περίπτωση αυτή καταγράφεται η ταυτότητα του αρµόδιου προσώπου του Πελάτη που συµφώνησε µε την αποδοχή µε αποκλίσεις στο Πρωτόκολλο Παραλαβής κατά την εγκατάσταση. (Γ) Εγκατάσταση εξοπλισµού 2.8 Το Τεχνικό Τµήµα διενεργεί έλεγχο στις εγκαταστάσεις του Πελάτη, ταυτόχρονα µε τις διαδικασίες της εγκατάστασης. Η µη-συµµόρφωση µπορεί να οφείλεται: στις αιτίες της παραγράφου 2.6 σε λανθασµένη εγκατάσταση από τους Τεχνικούς Εάν η µη-συµµόρφωση οφείλεται σε λανθασµένη εγκατάσταση, ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας αποφασίζει τη λήψη διορθωτικών ενεργειών, π.χ. την εξ αρχής εγκατάσταση παρουσία του Προϊσταµένου του Τεχνικού Τµήµατος. Η εγκατάσταση είναι αποδεκτή µόνον όταν οι τελικοί έλεγχοι και επιθεωρήσεις είναι σύµφωνοι µε τις προδιαγραφές του οργάνου, απαιτήσεις του Πελάτη και της σχετικής Νοµοθεσίας. ( ) Επισκευή οργάνων ή υποµονάδων 2.9 Μη συµµορφώσεις στις περιπτώσεις αυτές προκύπτουν κατά τη διάρκεια των εργασιών συντήρησης ή επισκευής οργάνων ή υποµονάδων, που διενεργεί το Τεχνικό Τµήµα στο Εργαστήριο της εταιρείας ή στις εγκαταστάσεις του Πελάτη. Η µη-συµµόρφωση µπορεί να οφείλεται: σε φυσιολογική φθορά εξαρτήµατος / ανταλλακτικού σε κακό χειρισµό από τον Πελάτη σε ανωτέρα βία (π.χ. πυρκαγιά, πληµµύρα, βανδαλισµός, κλπ.) Στις περιπτώσεις αυτές, συνήθως, τα όργανα ή οι υποµονάδες επιδέχονται επισκευής, µε την χρήση ανταλλακτικών, όπου απαιτείται. Τα αντικαθιστάµενα ανταλλακτικά χαρακτηρίζονται ως προβληµατικά και καταστρέφονται. Τα επισκευασµένα προϊόντα επιστρέφονται στον Πελάτη, εάν η επισκευή πραγµατοποιείται στις εγκαταστάσεις της εταιρείας. Σχετική µε το θέµα είναι η διαδικασία PROC-19 ΤΕΧΝΙΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ. Σε περίπτωση που το προβληµατικό όργανο δεν επιδέχεται επισκευής, ο Προϊστάµενος του Τεχνικού Τµήµατος, προτείνει στον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας τον χαρακτηρισµό του οργάνου ή της υποµονάδας ως προβληµατικού, αναλύοντας επαρκώς τους λόγους. Ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας σε συνεργασία µε τη ιεύθυνση Πωλήσεων & Marketing παίρνει την τελική απόφαση και ενηµερώνει τον Πελάτη. Ανάκληση Προϊόντων 2.10 Ανάκληση προϊόντων αποφασίζεται από τους κατασκευαστικούς οίκους, των οποίων τα προϊόντα αντιπροσωπεύει, διαθέτει και υποστηρίζει η ΑΝΤΙΣΕΛ. Στην περίπτωση αυτή, ο κατασκευαστικός οίκος Σελ 3 Από 4

4 έχει εντοπίσει σηµεία µη-συµµόρφωσης και αποφασίζει ανάκληση των προϊόντων ή επιτόπια επισκευή. Όταν αυτό κριθεί απαραίτητο ανάκληση προϊόντων µπορεί να αποφασίσει και η ΑΝΤΙΣΕΛ. Η ΑΝΤΙΣΕΛ έχει αναπτύξει µηχανισµό για την υλοποίηση της ανάκλησης, σύµφωνα µε την οδηγία εργασίας WI Συµβουλευτικές Οδηγίες και Ανάκληση Προϊόντων, στην οποία αναφέρονται οι µέθοδοι και οι υπευθυνότητες για την διεκπεραίωση των ενεργειών της ανάκλησης. 3. Αρµοδιότητες Υπεύθυνος Αποθήκευσης - Συσκευασίας 3.1 Είναι υπεύθυνος για: την διενέργεια της παραλαβής και επιθεώρησης όλων των εισερχοµένων πλην των οργάνων (για τα όργανα ο έλεγχος διενεργείται από το Τεχνικό Τµήµα) το σφράγισµα των παραστατικών ή/ και των συσκευασιών µε την σφραγίδα «ΕΠΙΘΕΩΡΗΘΗΚΕ», η οποία φέρει ένδειξη ονόµατος επιθεωρητή και ηµεροµηνίας, εφόσον τα παραλαµβανόµενα υλικά χαρακτηρισθούν αποδεκτά κατά τον έλεγχο εισερχοµένων που διενεργεί την τοποθέτηση των προϊόντων στον αποθηκευτικό χώρο της εταιρίας ανάλογα µε την συµµόρφωση ή την µη συµµόρφωση αυτών. την διενέργεια του τελικού ελέγχου εξερχόµενων προϊόντων για αποστολή τους προς τον Πελάτη. Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας 3.2 Οι αρµοδιότητές του είναι: να ελέγχει την τήρηση της παρούσας διαδικασίας µέσω τακτικών και εκτάκτων επιθεωρήσεων και ελέγχων να είναι υπεύθυνος για τον έλεγχο της τήρησης από το προσωπικό των οδηγιών επιθεωρήσεων εισερχοµένων, οδηγιών ελέγχων και δοκιµών στους χώρους των Πελατών, οδηγιών ελέγχου και δοκιµών στο εργαστήριο της εταιρείας (διαθεσιµότητα εντύπων, συσκευών µετρήσεων και δοκιµών, σήµανση της κατάστασης των προϊόντων κλπ.) Προϊστάµενος Τεχνικού Τµήµατος 3.3 Οι αρµοδιότητές του είναι: Αναθέτει στους Τεχνικούς την διεκπεραίωση των εργασιών εγκατάστασης, ανάλογα µε τα προσόντα και την εξειδίκευση του καθενός Προγραµµατίζει και επιβλέπει τις εργασίες προληπτικών συντηρήσεων, επισκευών κατά κλήση και επισκευών στο εργαστήριο της ΑΝΤΙΣΕΛ Εγκρίνει και θεωρεί τους τελικούς ελέγχους των παραπάνω δραστηριοτήτων του Τµήµατός του. Αναθέτει στους αρµόδιους Τεχνικούς τον έλεγχο των εισερχοµένων προϊόντων. Επιβλέπει και καθοδηγεί τους Τεχνικούς του Τµήµατός του ως προς την τήρηση της παρούσας διαδικασίας, δηλαδή της σήµανσης των προϊόντων µε τα κατάλληλα µέσα, µε τα οποία αποδεικνύεται ανά πάσα στιγµή η συµµόρφωση ή η µη συµµόρφωση των προϊόντων. ΣΧΕΤΙΚΑ PROC-14 ΙΟΡΘΩΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ WI ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΕΣ Ο ΗΓΙΕΣ ΚΑΙ ΑΝΑΚΛΗΣΗ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ PROC-19 ΤΕΧΝΙΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ D ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ D ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ ΠΡΟΣ ΑΝΑΚΛΗΣΗ Σελ 4 Από 4

5 D-10-01/1 ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ Ηµεροµηνία: Κατασκευαστής / Οίκος: Αριθµός Παραστατικού εισαγωγής: INVOICE PACKING LIST Έλεγχος Στοιχείων Ιχνηλασιµότητας: Σύµφωνα Άλλα Έλεγχος Κωδικού Προϊόντος: Σύµφωνος Άλλος Έλεγχος Ποσοτήτων: Πλήρεις Ελλειµµατικές Έλεγχος Κατάστασης Εµπορευµάτων: Άριστη Προβληµατική Έλεγχος Καλής Λειτουργίας (όργανα): Άριστη Προβληµατική Τεχνικά Εγχειρίδια (manuals): Πλήρη Ελλειµµατικά Φωτοτυπία Τεχνικών Εγχειριδίων: Ολοκληρώθηκε εν Απαιτείται Υπεύθυνος Αποθήκευσης - Συσκευασίας Τεχνικός (Όνοµα Υπογραφή) (Όνοµα Υπογραφή) Σελ 1 Από 1

6 D-10-03/1 ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ ΠΡΟΣ ΑΝΑΚΛΗΣΗ Κωδικός Είδους : Περιγραφή : Οίκος : Α/Α Πελάτης ιεύθυνση Τηλέφωνο ΒΛΕΠΕ ΕΠΙΣΥΝΑΠΤΟΜΕΝΟ ΠΙΝΑΚΑ Μονάδα Μέτρησης Στοιχεία Ανακαλούµενου Είδους LOT ή SERIAL NUMBER Ποσότητα Ηµεροµηνία Λήξης Στοιχεία Ανακληθέντος Είδους Μονάδα Μέτρησης LOT ή SERIAL NUMBER Ποσότητα ΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΩΛΗΣΕΩΝ & MARKETING (υπογραφή) (ηµεροµηνία) ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ & ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑΣ (υπογραφή) (ηµεροµηνία) ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ (υπογραφή) (ηµεροµηνία Σελ 1 Από 1