Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών

Transcript

1 Έργο: «ΜΕΛΕΤΗ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ ΤΩΝ ΕΛΛΗΝΙΚΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΡΑΚΤΙΚΩΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗΣ ΕΥΕΛΙΞΙΑΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΑΣ» «Προτάσεις Στρατηγικής για την Ανάπτυξη Πρακτικών Ευέλικτης Οργάνωσης» «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών Ανάδοχος: Ένωση Εταιρειών ΤΕΚΜΩΡ Α.Ε. ΤΕΧΝΙΚΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΙ ΣΥΜΒΟΥΛΟΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ Λεωφ. Βασ. Σοφίας 98, Αθήνα Τηλ.: Fax: tecmor@tecmor.gr PLANNING ΣΥΜΒΟΥΛΟΙ ΟΡΓΑΝΩΣΕΩΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ A.E. Αγ. Κωνσταντίνου 40, Μαρούσι Achieving Τηλ.: Fax: info@planning.gr Ιούνιος, 2012 Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 1

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΡΟΛΟΓΟΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 9 Γενικά... 9 Αντικείμενο & Στόχος του παρόντος Εγχειριδίου Τι «είναι» το παρόν εγχειρίδιο Τι «δεν είναι» το παρόν εγχειρίδιο Πώς συστήνεται να χρησιμοποιηθεί το παρόν εγχειρίδιο ΘΕΜΑΤΙΚΑ ΠΕΔΙΑ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΕΝΤΑΣΗΣ ΥΛΙΚΩΝ Εννοιολογικό πλαίσιο - Προσδιορισμός επιχειρήσεων ενδιαφέροντος Σημεία ενδιαφέροντος για την εφαρμογή πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας & οργανωτικής καινοτομίας ΜΗΤΡΑ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ Προσδιορισμός «Τύπου» Επιχείρησης Χρήση Μήτρας Προτάσεων Στρατηγικής (Matrix Model) ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ ΑΝΑ ΘΕΜΑΤΙΚΟ ΠΕΔΙΟ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ Εσωτερική λειτουργική ευελιξία Εναλλαγή ρόλων και θέσεων μέσα στην ίδια την επιχείρηση (Job Rotation) Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Βήματα υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής Ανάληψη πολλαπλών, νέων ή συνθετότερων καθηκόντων (multitasking, polyvalence) Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 2

3 Βήματα υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής Διαχείριση χρόνου εργασίας Ομάδες Εργασίας (Work Teams) Επιχειρησιακές πρακτικές / Συστήματα Καθιέρωση μιας νέας βάσης δεδομένων για βέλτιστες πρακτικές, μαθήματα και άλλη γνώση Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Βήματα υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής Εισαγωγή Ολοκληρωμένου Συστήματος Παρακολούθησης (Integrated Monitoring System) Δραστηριοτήτων & CRM Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Βήματα υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής Εισαγωγή Συστημάτων Διοίκησης και βελτίωσης (Management Systems) Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Βήματα Υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής Προγράμματα εταιρικής βιωσιμότητας & αειφορίας Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 3

4 Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Βήματα Υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής Εισαγωγή συστήματος διοίκησης της επιχειρησιακής απόδοσης (business performance management) Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Βήματα Υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Βήματα Υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής Οργάνωση εργασίας Διατμηματική Ομάδα Εργασίας (Cross-Functional Team) Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Βήματα Υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 4

5 Achieving Παραδείγματα εφαρμογής Καινοτομία στην οργανωτική & λειτουργική δομή Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Βήματα Υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής Συμβουλευτική από τους εργαζομένους (Regular Individual Consultation) Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Βήματα Υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής Ενιαιοποίηση Δραστηριοτήτων (Activities Intergration) Πεδίο εφαρμογής Σχέσεις με εξωτερικό περιβάλλον Συνεργασία με προμηθευτές και υπερεργολάβους Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις Εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Βήματα Υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής Συνεργασία με πελάτες Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 5

6 Achieving Βήματα Υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής Συνεργασία με φορείς για κοινή υλοποίηση δράσεων Outsourcing υπηρεσιών/δραστηριοτήτων Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Βήματα Υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής Τηλεργασία Δικτύωση επιχειρήσεων (clustering/networking) Αξιοποίηση On-line Μέσων Κοινωνικής Δικτύωσης (Social Media) Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Βήματα Υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής Benchmarking Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Βήματα υλοποίησης Βήματα Υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής ΠΗΓΕΣ Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 6

7 7. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ (ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ) ΤΑΛΕΝΤΩΝ (TALENT MANAGEMENT) Πεδίο εφαρμογής Πότε εφαρμόζεται Προϋποθέσεις εφαρμογής Πλεονεκτήματα εφαρμογής Βήματα υλοποίησης Ανασταλτικοί παράγοντες εφαρμογής & Προτάσεις άρσης ή περιορισμού Παραδείγματα εφαρμογής Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 7

8 ΠΡΟΛΟΓΟΣ Ανταποκρινόμενος στις απαιτήσεις του πολυσύνθετου ρόλου του, ο Σύνδεσμος Επιχειρήσεων και Βιομηχανιών (ΣΕΒ), μέσω της θυγατρικής εταιρείας με την επωνυμία «Ανώνυμη Εταιρεία Αναπτυξιακών Δράσεων Στέγη της Ελληνικής Βιομηχανίας», η οποία έχει ως κύριο καταστατικό σκοπό το σχεδιασμό, την υλοποίηση, τη διαχείριση και την παρακολούθηση της υλοποίησης αναπτυξιακών έργων και προγραμμάτων για την υποστήριξη των επιχειρήσεων, μεθοδεύει την υλοποίηση του έργου με τίτλο: «Μελέτη στρατηγικής των ελληνικών επιχειρήσεων για την ανάπτυξη πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας». Το έργο αποτελεί μέρος Σχεδίου Δράσης που έχει εκπονήσει ο ΣΕΒ, ανταποκρινόμενος στην πρόκληση της αρχής της εταιρικής σχέσης, όπως αυτή διαμορφώνεται κατά την Προγραμματική Περίοδο και χρηματοδοτείται από πόρους του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού». Ειδικότερα, το Σχέδιο Δράσης του ΣΕΒ έχει στόχο τη διαμόρφωση ουσιαστικών και αποτελεσματικών πολιτικών στήριξης της προσαρμογής των εργαζομένων και των επιχειρήσεων στα νέα οικονομικά δεδομένα, καθώς και την προώθηση της απασχόλησης και της επαγγελματικής κατάρτισης των εργαζομένων. Φιλοδοξία του έργου είναι να συμβάλει στην προώθηση της υιοθέτησης πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας από τις ελληνικές επιχειρήσεις, ως παράγοντα που μπορεί αφενός να συνεισφέρει αποτελεσματικά στη δημιουργία ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων για αυτές και αφετέρου να ενισχύσει την παραγωγικότητα της εργασίας του απασχολούμενου ανθρώπινου δυναμικού, δημιουργώντας έτσι συνθήκες για τη βελτίωση συνολικά της ελληνικής οικονομίας και την άμβλυνση των δυσμενών συνεπειών της οικονομικής κρίσης. Το παρόν Εγχειρίδιο - Έκθεση, με τίτλο «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας», αποτελεί τμήμα του τρίτου και τελευταίου από τα τρία συνολικά Παραδοτέα του ως άνω έργου, με τίτλο «Προτάσεις Στρατηγικής για την Ανάπτυξη Πρακτικών Ευέλικτης Οργάνωσης» και περιλαμβάνει οδηγίες για την εφαρμογή Πρακτικών Ευέλικτης Οργάνωσης, προσαρμοσμένων στην ελληνική πραγματικότητα, οι οποίες εντάσσονται σε 22 Θεματικά Πεδία που αντιστοιχίζονται σε ισάριθμες συνιστώμενες Προτάσεις Στρατηγικής. Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 8

9 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΓΕΝΙΚΑ Στο πλαίσιο του πολυσύνθετου ρόλου του, ο ΣΕΒ μέσω της «Ανώνυμης Εταιρείας Αναπτυξιακών Δράσεων Στέγη της Ελληνικής Βιομηχανίας», μεθόδευσε την υλοποίηση του έργου με τίτλο «Μελέτη στρατηγικής των ελληνικών επιχειρήσεων για την ανάπτυξη πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας» με βασική επιδίωξη τη σταθεροποίηση, ανάκαμψη και ανάπτυξη των ελληνικών επιχειρήσεων, μέσω της εισαγωγής παρεμβάσεων λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας στις τρέχουσες πρακτικές λειτουργίας τους, ώστε να υπάρξει η δυνατότητα ανταπόκρισης στις προκλήσεις που προέρχονται από τις μείζονες αλλαγές στο εγχώριο και διεθνές επιχειρηματικό περιβάλλον που ολοένα και περισσότερο πλήττεται από την οικονομική κρίση. Στο πλαίσιο υλοποίησης του ως άνω έργου, συντάχθηκε το Εγχειρίδιο «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας», το οποίο περιλαμβάνει χρήσιμες συμβουλές και οδηγίες για την εφαρμογή Πρακτικών Ευέλικτης Οργάνωσης, προσαρμοσμένων στην ελληνική πραγματικότητα, οι οποίες εντάσσονται σε 22 Θεματικά Πεδία που αντιστοιχίζονται σε ισάριθμες συνιστώμενες Προτάσεις Στρατηγικής. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΕΥΕΛΙΞΙΑ Η ποιοτική ή λειτουργική ευελιξία είναι «η ικανότητα των επιχειρήσεων να αναδιοργανώνουν τις εργασιακές ειδικότητες, στα όρια ενός ευρύτερου πλαισίου καθηκόντων. Η αναδιοργάνωση αυτή μπορεί να βασίζεται στη χρήση επανειδικευμένου πλεονάζοντος προσωπικού ή στην παράλληλη χρήση παλαιών και νέων ειδικοτήτων» (Atkinson, 1986). Είναι μια μόνιμη ή περιστασιακή στρατηγική επιχειρησιακής προσαρμογής που βασίζεται στην ανάπτυξη της εσωτερικής αγοράς εργασίας της επιχείρησης (εσωτερική κινητικότητα, αναδιάρθρωση ειδικοτήτων, αλλαγή περιεχομένου-αναδιοργάνωση ή και εμπλουτισμός της εργασίας, εκπαίδευση, επιμόρφωση κλπ), σε αντιδιαστολή με την εξωτερική ποσοτική ευελιξία, που έχει σαν άξονα την εξωτερική αγορά εργασίας, με προσλήψεις, απολύσεις κλπ. (OECD, 1986) Το πληροφοριακό υλικό που παρουσιάζεται στο παρόν Εγχειρίδιο είναι προσαρμοσμένο στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά που παρουσιάζουν οι Επιχειρήσεις «Έντασης Υλικών». Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 9

10 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ & ΣΤΟΧΟΣ ΤΟΥ ΠΑΡΟΝΤΟΣ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟΥ Το παρόν Εγχειρίδιο με τίτλο «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» έχει αντικείμενο και στόχο, να παράσχει στον αναγνώστη (επιχειρηματία ή στέλεχος επιχείρησης) χρηστικές πληροφορίες για το πώς είναι σκόπιμο να εκκινούν και να τίθενται σε εφαρμογή πρωτοβουλίες εισαγωγής πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας στη λειτουργία των επιχειρήσεων. Οι πρακτικές αφορούν ουσιαστικά οδηγίες, τεχνικές ή μεθοδολογίες, οι οποίες είναι αποτέλεσμα έρευνας και μελέτης και η εφαρμογή τους έχει αποδειχθεί ότι οδηγεί με ασφάλεια και αξιοπιστία σε ένα επιθυμητό αποτέλεσμα. ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΑ Είναι η εφαρμογή μιας νέας οργανωτικής μεθόδου στις επιχειρησιακές πρακτικές, την οργάνωση εργασίας ή τις εξωτερικές σχέσεις. Οι οργανωτικές καινοτομίες μπορούν να αυξήσουν την απόδοση με τη μείωση των διοικητικών εξόδων ή δαπάνες συναλλαγής, βελτιώνοντας την ικανοποίηση εργασιακών χώρων (και έτσι την παραγωγικότητα της εργασίας). Βοηθούν επίσης την πρόσβαση σε μη εμπορικά πλεονεκτήματα (όπως η μη κωδικοποιημένη εξωτερική γνώση, η συνεργασία, η δικτύωση) ή τη μείωση των δαπανών των προμηθειών. (ΟΣΛΟ Manual, 2005) Επιπλέον, στόχος του Εγχειριδίου είναι να αποτελέσει πηγή έμπνευσης και αναφοράς, για τις επιχειρήσεις κάθε μεγέθους και δυναμικότητας, για τη δική τους πορεία προς τη υιοθέτηση ενός νέου επιχειρηματικού μοντέλου που θα έχει ταυτόχρονα πυλώνες την κερδοφορία και την ανάπτυξη, αλλά και τον τεχνολογικό, διοικητικό και οικονομικό εκσυγχρονισμό, παράλληλα με την αναβάθμιση της σημασίας του ανθρώπινου δυναμικού και την προστασία των εργαζομένων. Το μοντέλο αυτό εκτιμάται ότι αποτελεί μια στρατηγική επιλογή για τις ελληνικές επιχειρήσεις που μπορεί μεταξύ άλλων να συμβάλει και στην άμβλυνση των συνεπειών της οικονομικής κρίσης. ΤΙ «ΕΙΝΑΙ» ΤΟ ΠΑΡΟΝ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ Το παρόν εγχειρίδιο είναι ένας συμβουλευτικός οδικός χάρτης με κατευθύνσεις για την ομαλή εισαγωγή σε μια επιχείρηση πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας, οι οποίες εντάσσονται σε 22 Θεματικά Πεδία που αντιστοιχίζονται σε ισάριθμες συνιστώμενες Προτάσεις Στρατηγικής και περιλαμβάνει: Πεδίο εφαρμογής και συνιστώμενες προτεραιότητες υλοποίησης θεματικών πεδίων εντός των οποίων υπάγονται οι πρακτικές ενδιαφέροντος, ανά τύπο Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 10

11 επιχείρησης, με βάση την στρατηγική της τοποθέτηση στην αγορά (υφιστάμενη ή επιθυμητή): (1) Χαμηλού Κόστους (2) Έμφαση στην Καινοτομία (3) Έμφαση στην Ποιότητα (4) Ευελιξία στην Παραγωγή Προϋποθέσεις και πλεονεκτήματα - οφέλη εφαρμογής εξεταζόμενων πρακτικών ενδιαφέροντος Περιγραφή διαδικασίας εφαρμογής (παράθεση βημάτων εφαρμογής) Παραδείγματα εφαρμογής Παρουσίαση ανασταλτικών παραγόντων για την εφαρμογή των ως άνω πρακτικών και προτάσεις άρσης ή περιορισμού αυτών ΤΙ «ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ» ΤΟ ΠΑΡΟΝ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ Το παρόν εγχειρίδιο δεν αποτελεί απαράβατο κανονιστικό πλαίσιο που οι επιχειρήσεις πρέπει να ακολουθήσουν απαρέγκλιτα προκειμένου να πετύχουν αποτελεσματική ενσωμάτωση πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας στη λειτουργία τους. Καθεμία επιχείρηση θα πρέπει να αναγνωρίσει τις ιδιαιτερότητες που την χαρακτηρίζουν και να δράσει ανάλογα. Ο αναγνώστης (επιχειρηματίας ή στέλεχος επιχείρησης) λοιπόν, καλείται να αποκτήσει προσωπική εικόνα για το κατά πόσο σκόπιμες και χρήσιμες είναι ενέργειες που αποσκοπούν στη δημιουργία ευέλικτης οργάνωσης αξιοποιώντας, μεταξύ άλλων, και την πληροφόρηση που περιλαμβάνεται στο παρόν εγχειρίδιο. ΠΩΣ ΣΥΣΤΗΝΕΤΑΙ ΝΑ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΘΕΙ ΤΟ ΠΑΡΟΝ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ Το παρόν εγχειρίδιο συνοδεύεται από δύο επιπλέον εκθέσεις εγχειρίδια που έχουν παραχθεί στο πλαίσιο του έργου «Μελέτη στρατηγικής των ελληνικών επιχειρήσεων για την ανάπτυξη πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας». Ο αναγνώστης καλείται να χρησιμοποιήσει συνδυαστικά και τις τρεις εκθέσεις εγχειρίδια, καθώς περιλαμβάνουν συμπληρωματικές πληροφορίες και παρέχουν ολοκληρωμένη οπτική για τα ζητήματα που πραγματεύεται συνολικά το έργο. Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 11

12 Ειδικότερα, το παρόν εγχειρίδιο συνοδεύεται από τις παρακάτω δύο επιπλέον εκθέσεις εγχειρίδια: «Εγχειρίδιο Προτάσεων Στρατηγικής για την Ανάπτυξη Πρακτικών Ευέλικτης Οργάνωσης»: Είναι μεστή και συνοπτική έκθεση που περιλαμβάνει: Προσδιορισμό και ορισμούς των εννοιών της Λειτουργικής Ευελιξίας και της Οργανωτικής Καινοτομίας, Παρουσίαση θεματικών πεδίων ενδιαφέροντος που περιλαμβάνουν πρακτικές Λειτουργικής Ευελιξίας και Οργανωτικής Καινοτομίας που συστήνεται να εισαγάγουν οι ελληνικές επιχειρήσεις ως μέρος της στρατηγικής τους,. Παρουσίαση προσδοκώμενων ωφελειών και αποτελεσμάτων από την ως άνω εισαγωγή. Σχέδιο Μετάβασης σε Ευέλικτη Οργάνωση: Αποτελεί συνοπτικό οδικό χάρτη με κατευθύνσεις για την ομαλή διαχείριση των αλλαγών που αναπόφευκτα ανακύπτουν από την εισαγωγή σε μια επιχείρηση πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας, με γνώμονα τη μείωση της αβεβαιότητας κατά την υλοποίηση, την ανάγκη ύπαρξης ενός πλαισίου για τον έλεγχο της προόδου των εργασιών ενσωμάτωσης των νέων πρακτικών και τη διασφάλιση της τελικής υλοποίησης των ενδεχόμενων νέων οργανωτικών δομών, διαδικασιών και μεθόδων με την μικρότερη δυνατή επίπτωση στην λειτουργία Ο αναγνώστης επιχειρηματίας θα βρει χρηστικές πληροφορίες για το πώς να εκκινήσει, θέσει σε εφαρμογή και παρακολουθήσει ένα «πρόγραμμα» διαχείρισης αλλαγών. Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 12

13 2. ΘΕΜΑΤΙΚΑ ΠΕΔΙΑ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ Ακολουθεί παράθεση των 22 Θεματικών Πεδίων που πραγματεύεται το παρόν Εγχειρίδιο και οι οποίες αντιστοιχίζονται σε ισάριθμες συνιστώμενες Προτάσεις Στρατηγικής για την ανάπτυξη Πρακτικών Ευέλικτης Οργάνωσης, κατηγοριοποιημένων σε 4 ομάδες: (1) Εσωτερική Ευελιξία (2) Οργανωτική Καινοτομία Επιχειρησιακές Πρακτικές / Συστήματα (3) Οργανωτική Καινοτομία Οργάνωση Εργασίας (4) Οργανωτική Καινοτομία Σχέσεις με Εξωτερικό Περιβάλλον Πίνακας 2-1: Θεματικά Πεδία που περιλαμβάνουν πρακτικές ενδιαφέροντος για εισαγωγή στη Στρατηγική των Ελληνικών Επιχειρήσεων ΟΜΑΔΑ ΘΕΜΑΤΙΚΑ ΠΕΔΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΕΥΕΛΙΞΙΑ 1. Εναλλαγή ρόλων και θέσεων μέσα στην ίδια την επιχείρηση (Job Rotation) Εσωτερική λειτουργική ευελιξία 2. Ανάληψη πολλαπλών, νέων ή συνθετότερων καθηκόντων (Multitasking, Polyvalence) 3. Διαχείριση χρόνου εργασίας 4. Ομάδες εργασίας (Work Teams) ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΑ 5. Καθιέρωση μιας νέας Βάσης δεδομένων για βέλτιστες πρακτικές, μαθήματα και άλλη γνώση Επιχειρησιακές πρακτικές / Συστήματα 6. Εισαγωγή Ολοκληρωμένου Συστήματος Παρακολούθησης Δραστηριοτήτων (Integrated Monitoring System) & CRM 7. Εισαγωγή Συστημάτων Διοίκησης & Βελτίωσης (Management Systems) 8. Προγράμματα Εταιρικής Βιωσιμότητας & Αειφορίας ( Sustainability Programmes) 9. Εισαγωγή Συστήματος Διοίκησης της Επιχειρησιακής Απόδοσης (Business Performance System) 10. Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 13

14 Achieving ΟΜΑΔΑ ΘΕΜΑΤΙΚΑ ΠΕΔΙΑ 11. Διατμηματική Ομάδα Εργασίας (Cross-Functional Team) Οργάνωση εργασίας 12. Καινοτομία στην οργανωτική & λειτουργική δομή 13. Συμβουλευτική από τους εργαζόμενους (Regular Individual Consultation) 14. Ενιαιοποίηση δραστηριοτήτων (Activities Integration) 15. Συνεργασία με προμηθευτές και υπεργολάβους 16. Συνεργασία με πελάτες 17. Συνεργασία με φορείς για κοινή υλοποίηση δραστηριοτήτων Σχέσεις με εξωτερικό περιβάλλον 18. Outsourcing υπηρεσιών / δραστηριοτήτων 19. Τηλεργασία 20. Δικτύωση επιχειρήσεων (Clustering / Networking) 21. Αξιοποίηση on-line Μέσων Κοινωνικής Δικτύωσης (Social Media) 22. Benchmarking Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 14

15 3. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΕΝΤΑΣΗΣ ΥΛΙΚΩΝ Το παρόν Εγχειρίδιο αφορά τις Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών. ΕΝΝΟΙΟΛΟΓΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ - ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ Ως Έντασης Υλικών (Material Intensive) χαρακτηρίζεται μια επιχείρηση στην οποία το ύψος και το κόστος της παραγωγής ή της αποδοτικότητας των υπηρεσιών εξαρτάται κυρίως από τον παράγοντα «υλικά» (ή πρώτες ύλες). Ο βαθμός Έντασης Υλικών μετριέται συγκριτικά με το ποσό του Κεφαλαίου και το ποσό της Εργασίας που απαιτείται για την παραγωγή ορισμένης ποσότητας προϊόντος. Όσο υψηλότερο είναι το ποσοστό των δαπανών που απαιτούνται για «υλικά», τόσο υψηλότερης Εντάσεως Υλικών χαρακτηρίζεται η επιχείρηση. Μια επιχείρηση Έντασης Υλικών παρουσιάζει συνήθως ένα μίγμα από τα παρακάτω χαρακτηριστικά: Υψηλό ποσοστό κόστους υλικών σε σχέση με το συνολικό κόστος παραγωγής Εξάρτηση από προμηθευτές πρώτων υλών Τυπικά παραδείγματα επιχειρήσεων Έντασης Υλικών: Μεταποιητικές επιχειρήσεις στον κλάδο παραγωγής προϊόντων διέλασης αλουμινίου Μεταποιητικές επιχειρήσεις στον κλάδο των συρματουργικών προϊόντων Βιομηχανίες τροφίμων (π.χ. βιομηχανίες παραγωγής προϊόντων επεξεργασίας νωπού κρέατος κ.α.) Σημαντική σημείωση: Το κυριότερο ζήτημα ενδιαφέροντος για τις επιχειρήσεις Έντασης Υλικών είναι η ποιότητα των βασικών πρώτων υλών και των ημιέτοιμων και τελικών προϊόντων Οι εισαγωγικές επιχειρήσεις Έντασης Υλικών συνήθως επηρεάζονται σημαντικά από μεταβολές σε συναλλαγματικές ισοτιμίες βασικών νομισμάτων (π.χ. δολάριο και ευρώ) και από μεταβολές της τιμής του πετρελαίου. Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 15

16 ΣΗΜΕΙΑ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΠΡΑΚΤΙΚΩΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗΣ ΕΥΕΛΙΞΙΑΣ & ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΑΣ Σε επιχειρήσεις όπου τα υλικά συνιστούν το σημαντικότερο συντελεστής παραγωγής: Η εφαρμογή πρακτικών λειτουργικής ευελιξίας μπορεί να αποτελέσει επιλογή για την αύξηση της παραγωγικότητας, Η ανάληψη πρωτοβουλιών για εισαγωγή οργανωτικών καινοτομιών στον τομέα της οργάνωσης της εργασίας και στον τομέα των σχέσεων με το εξωτερικό περιβάλλον ως προς τη σύναψη συνεργασιών με προμηθευτές και πελάτες, μπορεί να έχει πολλαπλά οφέλη, ιδίως δε όταν αυτές αφορούν σε νέα ή σημαντικά βελιωμένα συστήματα και νέες ή σημαντικά βελιωμένες επιχειρησιακές πρακτικές. Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 16

17 4. ΜΗΤΡΑ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ «ΤΥΠΟΥ» ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Οι Προτάσεις Στρατηγικής που παρατίθενται στο παρόν Εγχειρίδιο, συσχετίζονται με βασικά ιδιαίτερα χαρακτηριστικά των επιχειρήσεων. Ως πρώτο χαρακτηριστικό έχει ληφθεί η Ένταση, η οποία προσδιορίζει τον βασικό παράγοντα που διαμορφώνει την ανάλωση πόρων (κόστος) για την παραγωγή και διάθεση των προϊόντων. Το παρόν Εγχειρίδιο αφορά τις Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών. Ως δεύτερο χαρακτηριστικό έχει ληφθεί η Στρατηγική τοποθέτηση στην αγορά (υφιστάμενη ή επιθυμητή) της επιχείρησης: Εκλαμβάνεται ως ένα προμελετημένο σχέδιο που προετοιμάζεται συνειδητά και με ιδιαίτερη προσοχή. Το σχέδιο αυτό καταρτίζεται με σκοπό τον έλεγχο της πραγματοποίησης συγκεκριμένων στόχων που η επιχείρηση έχει θέσει. Για τις ανάγκες του παρόντος διακρίνονται τέσσερις δυνατές επιλογές: (1) Στρατηγική Χαμηλού Κόστους: Η επιχείρηση προσπαθεί να είναι ο παραγωγός με το χαμηλότερο κόστος στον κλάδο που δραστηριοποιείται της. Σκοπός της είναι η δημιουργία πλεονεκτήματος κόστους που να επιτρέπει είτε πωλήσεις σε χαμηλότερες τιμές και μεγαλύτερα μερίδια αγοράς, είτε πωλήσεις στις τρέχουσες τιμές της αγοράς και μεγαλύτερα περιθώρια κέρδους. Σημειώνεται ότι σκοπός της στρατηγικής αυτής είναι η μείωση του κόστους σε σχέση με τους ανταγωνιστές και όχι η μείωση που μπορεί να οδηγήσει σε ανεπιθύμητα προϊόντα ή υπηρεσίες. (2) Έμφαση στην Καινοτομία: Η επιχείρηση προσπαθεί να διαφοροποιήσει τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες της από αυτά των ανταγωνιστών της δίνοντας έμφαση στα επιστημονικά, τεχνικά, εμπορικά και οικονομικά βήματα που είναι απαραίτητα για την επιτυχή ανάπτυξη και το μάρκετινγκ νέων ή βελτιωμένων μεταποιημένων προϊόντων, την εμπορική χρήση νέων ή βελτιωμένων διαδικασιών ή εξοπλισμού ή την εισαγωγή νέων προσεγγίσεων σε παρεχόμενες υπηρεσίες. Επίσης, συνήθως δίνει έμφαση στη Έρευνα και Ανάπτυξη. Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 17

18 (3) Έμφαση στην Ποιότητα: Η επιχείρηση μελετά προσεκτικά τις ανάγκες των πελατών ώστε να ξέρει τι θεωρούν σπουδαίο και πολύτιμο και ενσωματώνει τις προτιμήσεις, τις προσδοκίες και τις απαιτήσεις αυτές στα προϊόντα της ενώ συχνά επιδιώκει αυτά να είναι περισσότερο ελκυστικά από αυτά των ανταγωνιστών. Σκοπός της στρατηγικής αυτής είναι η δημιουργία ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος με την προσέλκυση και διατήρηση πελατών με δυνατή προτίμηση στο συγκεκριμένο προϊόν. Η στρατηγική αυτή επιτρέπει συχνά στην επιχείρηση να ζητά υψηλότερες τιμές για τα προϊόντα της. Η έμφαση στην ποιότητα μπορεί να πάρει πολλές μορφές, όπως π.χ. ιδιαίτερα ή διαφορετικά χαρακτηριστικά του προϊόντος, αξιοπιστία, κύρος, ποιότητα, εξυπηρέτηση μετά την πώληση, τεχνολογική ανωτερότητα, μοναδική αξία κτλ. (4) Ευελιξία στην Παραγωγή: Αφορά σε ευελιξία για την αυξομείωση των ποσοτήτων των χρησιμοποιούμενων παραγωγικών συντελεστών και της ποσότητας του παραγόμενου προϊόντος. Η επιχείρηση προσπαθεί να διαμορφώσει τις προϋποθέσεις εκείνες που επιτρέπουν στην λειτουργία της παραγωγής να προσαρμόζεται με ταχύτητα και αμεσότητα σε μεταβαλλόμενες καταστάσεις της αγοράς και σε εξειδικευμένες μοναδικές παραγγελίες πελατών, διαμορφώνοντας έτσι ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Με άλλα λόγια η παραγωγή αντιμετωπίζεται ως μοχλός ανάπτυξης και όχι απλώς μια λειτουργική στρατηγική στην υπηρεσία της γενικής στρατηγικής της επιχείρησης. Στο πλαίσιο της στρατηγικής αυτής λαμβάνονται αποφάσεις που διακρίνονται σε δύο κατηγορίες: (α) αποφάσεις δομής, δηλαδή αποφάσεις σχετικά με τον εξοπλισμό τη δυναμικότητα των εγκαταστάσεων, την τεχνολογία κ.α., οι οποίες έχουν συνήθως μακροπρόθεσμες επιπτώσεις, απαιτούν σημαντικές επενδύσεις και είναι δύσκολο να αντιστραφούν αν έχουν υλοποιηθεί. (β) αποφάσεις υποδομής, δηλαδή αποφάσεις που σχετίζονται με τα συστήματα διοίκησης, όπως αποφάσεις για εργαζόμενους, την επιδιωκόμενη ποιότητα, τον προγραμματισμό παραγωγής και την οργάνωση. Οι αποφάσεις υποδομής είναι συνήθως πιο τακτικής φύσης αφορούν καθημερινές αποφάσεις για τρέχοντα θέματα και συνήθως δεν απαιτούν μεγάλες επενδύσεις. Μπορούν όμως να έχουν σωρευτικά την ίδια επίδραση όπως και οι αποφάσεις δομής. Με βάση τα ανωτέρω, οι Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών περιλαμβάνουν τους «Τύπους» Επιχειρήσεων: 9, 10, 11 & 12 Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 18

19 ΧΡΗΣΗ ΜΗΤΡΑΣ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ (MATRIX MODEL) Κάθε επιχείρηση Έντασης Υλικών καλείται να χρησιμοποιήσει τη Μήτρα Προτάσεων Στρατηγικής (Matrix Model) που συσχετίζει το αντικείμενο των 22 επιλεγμένων Θεματικών Πεδίων (ήτοι πρακτικών) της λειτουργικής ευελιξίας και οργανωτικής καινοτομίας με τους ανωτέρω δυνατούς «τύπους» επιχειρήσεων. Ειδικότερα, η Μήτρα Προτάσεων Στρατηγικής ενδιαφέροντος για το παρόν Εγχειρίδιο, συσχετίζει: με 22 επιλεγμένα Θεματικά Πεδία Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας (ΟΡΙΖΟΝΤΙΑ στον πίνακα matrix) τους τύπους επιχειρήσεων (ΚΑΘΕΤΑ στον πίνακα matrix) 9, 10, 11 & 12 Με την κατάλληλη αξιολόγηση, το αποτέλεσμα είναι: «Προσδιορισμός σημαντικών και υλοποιήσιμων πρακτικών ανά τύπο επιχειρήσεων» Για τη διαμόρφωση της Μήτρα Προτάσεων Στρατηγικής πραγματοποιήθηκε πολυκριτηριακή ανάλυση με αξιοποίηση των εξής δύο μεταβλητών (κριτηρίων): (Α) Σημαντικότητα: Καταδεικνύει τον βαθμό επίδρασης της εφαρμογής της πρακτικής στη λειτουργία του οργανισμού (Β) Ευκολία: Καταδεικνύει το κατά πόσο ανεμπόδιστα μπορεί να λάβει χώρα η εφαρμογής της πρακτικής εντός του οργανισμού Περισσότερα στοιχεία δίνονται στο «Εγχειρίδιο Προτάσεων Στρατηγικής για την Ανάπτυξη Πρακτικών Ευέλικτης Οργάνωσης». Με βάση την ως άνω μεθοδολογική προσέγγιση, διαμορφώθηκε η Μήτρα Προτάσεων Στρατηγικής που ακολουθεί και η οποία ενσωματώνει την αξιολόγηση της δυνατότητας εφαρμογής πρακτικών ενδιαφέροντος ανά τύπο επιχείρησης Έντασης Υλικών. Σύμβολα Πίνακα: = Quick win = Priority I = Priority II = Do nothing Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 19

20 Achieving Ε-m Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 20

21 Achieving Ε-m Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών - «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 21

22 5. ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ ΑΝΑ ΘΕΜΑΤΙΚΟ ΠΕΔΙΟ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ 5.1 ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΕΥΕΛΙΞΙΑ Εναλλαγή ρόλων και θέσεων μέσα στην ίδια την επιχείρηση (Job Rotation) ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Δυνατότητα εφαρμογής ανά τύπο Επιχείρησης Στρατηγική τοποθέτηση στην αγορά Χαμηλό Κόστος Καινοτομία Ποιότητα Ευελιξία Τύπος Επιχείρησης Αξιολόγηση Δυνατότητας Εφαρμογής = Quick win / = Priority I / = Priority II / = Do nothing Σημαντική σημείωση: Η εφαρμογή της πρακτικής συστήνεται ως πρώτης προτεραιότητας μόνο για τις Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών με στρατηγική τοποθέτηση στην αγορά το χαμηλό κόστος, καθώς αφορά σε παρεμβάσεις που μπορούν υπό τις προϋποθέσεις που αναλύονται παρακάτω να επιδράσουν θετικά στην αποδοτικότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών. Ο κύριος παράγοντας για την ανωτέρω αξιολόγηση είναι η σαφώς μικρότερη σημαντικότητα των οφελών από την εφαρμογή πρακτικών εναλλαγής ρόλων και θέσεων μέσα στην ίδια επιχείρηση (έντασης υλικών) σε σχέση με τη συμμετοχή των υλικών στο τελικό κόστος. Κρίθηκε ότι μόνο για τις επιχειρήσεις με στρατηγική τοποθέτηση στην αγορά το χαμηλό κόστος (και επομένως η προσπάθεια ευελιξίας και μείωσης του εργατικού κόστους) η σημαντικότητα των οφελών από την εφαρμογή πρακτικών εναλλαγής ρόλων και θέσεων μέσα στην ίδια επιχείρηση είναι αξιοσημείωτη Επισημάνσεις Επιχειρήσεις Έντασης Υλικών- «Οδηγός Εφαρμογής Πρακτικών Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής Καινοτομίας» 22