1. ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ

Transcript

1 1. ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ 1.1 ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ - ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ Παροχή εξειδικευμένων λογιστικών σχεδίων κατά είδος δραστηριότητας Καθορισμένα από τον χρήστη μήκη τμήματος Διαγραφή τμημάτων που δεν χρειάζονται Αντιγραφή λογαριασμών σε νέες μονάδες αναφοράς (reporting units) Καθορισμός από τον χρήστη των κατηγοριών της γενικής λογιστικής Αντιγραφή λογαριασμών λογιστικής σε νέα τμήματα Αντιγραφή λογαριασμών λογιστικής σε νέο κέντρο κέρδους Αντιγραφή λογαριασμών λογιστικής σε νέα επιχείρηση Ομάδες προϋπολογισμού Πολλαπλά επίπεδα γενικής λογιστικής ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ ΓΕΝΙΚΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ (ΟΡΓΑΝΩΣΗ & ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΟΥ) Ενεργοί λογαριασμοί Ανενεργοί λογαριασμοί Επιμεριστικοί λογαριασμοί Λογαριασμοί πρόβλεψης Διεταιρικοί λογαριασμοί Λογαριασμοί κοστολόγησης event ή project Στατιστικοί λογαριασμοί ΣΗΜΑΝΤΙΚΕΣ ΔΟΜΕΣ (ΟΡΓΑΝΩΣΗ & ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ) Καθορισμός σημαντικών δομών από τον χρήστη Δ/νσεις (που καθορίζονται χωριστά) Τμήματα (που καθορίζονται χωριστά) Λειτουργικές μονάδες (που καθορίζονται χωριστά) Περιοχές (που καθορίζονται χωριστά) Κέντρα κέρδους (που καθορίζονται χωριστά) Κέντρα κόστους (που καθορίζονται χωριστά) Budget groups (που καθορίζονται χωριστά) Έργα (που καθορίζονται χωριστά) Δραστηριότητες (που καθορίζονται χωριστά) ΕΓΚΥΡΟΙ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗΣ Καθορισμός πίνακα των έγκυρων λογαριασμών Διαγραφή και πρόσθεσή τους στη γενική λογιστική αυτόματα Αντιγραφή πίνακα στη νέα μονάδα αναφοράς ΜΟΝΑΔΕΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ Ενοποίηση των μονάδων αναφοράς Διάσπαση μονάδων αναφοράς Ενοποίηση ή διαχωρισμός με το χέρι μόνο μέσω των εγγραφών Ενοποίηση ή διαχωρισμός όπως έχει προσδιορισθεί από την νέα δομή Αναλυτική διατήρηση της πλήρους ελεγκτικής διαδρομής (audit trails) και των ελέγχων ισχύος (validity checks) ΕΠΙΜΕΡΙΣΜΟΙ (ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ) Μεταφορά σε άλλους επιμεριστικούς λογαριασμούς Επιμερισμός ποσοστού Επιμερισμός σε euro (ποσό) Καθορισμένοι από τον χρήστη τύποι και φόρμουλες επιμερισμού ΕΠΙΜΕΡΙΣΜΟΙ (ΒΑΣΗ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ) Στατιστικοί λογαριασμοί Λογαριασμοί προϋπολογισμών 1

2 Οικονομικοί λογαριασμοί Γενικής λογιστικής Σύνολα Ημερολογίων Υπόλοιπο λογαριασμού στην έναρξή του Υπόλοιπο λογαριασμού στη λήξη του Μέσο υπόλοιπο λογαριασμού Αλλαγή του υπολοίπου του λογαριασμού Τιμές που εισάγονται από εξωτερική εφαρμογή Σταθερές, καθορισμένες από τον χρήστη Παράγοντας που καθορίζεται από το χρήστη ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΑΠΟΣΒΕΣΕΩΝ Διατηρεί χωριστά αρχεία για κάθε είδος Εκτύπωση περίληψης σε πολλαπλές στήλες για το τρέχον έτος Εκτύπωση πινάκων των δαπανών για κάθε είδος Αυτόματη καταχώρηση δαπανών για κάθε περίοδο ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΠΡΟΠΛΗΡΩΜΕΝΩΝ ΕΞΟΔΩΝ Διατηρεί χωριστά αρχεία για κάθε είδος Multi-column περίληψη για το τρέχον έτος Πίνακας των δαπανών για κάθε είδος Καταχώρηση δαπανών αυτόματα για κάθε περίοδο 1.2 ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΚΙΝΗΣΕΩΝ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΚΙΝΗΣΕΩΝ Εισαγωγή κινήσεων σε Batch μορφή από εξωτερική εφαρμογή Εισαγωγή των τμημάτων λογαριασμών γενικής λογιστικής σε ξεχωριστά πεδία Καθορισμός των default συνδυασμών τμήματος λογαριασμού Έλεγχοι ορθότητας των batches από τα sub-modules Το σύστημα κρατά σε hold τις άκυρες για καταχώρηση εγγραφές από τα sub-modules Τα ημερολόγια μπορούν να καθορισθούν από τον χρήστη Αυτόματη αρίθμηση εγγραφών ανά ημερολόγιο Αρίθμηση κάθε γραμμής εγγραφής ανά ημερολόγιο Templates εγγραφών καταχώρησης Επαναλαμβανόμενες μηνιαίες καταχωρήσεις άρθρων Καθορισμός από τον χρήστη των κύκλων των επαναλαμβανόμενων κινήσεων Αυτόματες αντίστροφες καταχωρήσεις κινήσεων Αντιστροφή εγγραφής σε πραγματικό χρόνο Καθορισμένη από τον χρήστη αντίστροφη περίοδος Επιμερισμός δαπανών με βάση τύπους/φόρμουλες χρηστών Τρέχον σύνολο χρεώσεων και πιστώσεων Επικύρωση/έλεγχος της ημερομηνίας καταχώρησης Καταχώρηση σε προγενέστερη περίοδο Καταχώρηση σε μελλοντική περίοδο στο ίδιο οικονομικό έτος Καταχώρηση σε μελλοντική περίοδο σε μελλοντικό οικονομικό έτος Καταχώρηση σε πολλαπλές φορολογικές περιόδους στο ίδιο batch Πλήρεις λειτουργίες αυτόματης συμφωνίας τραπεζών Πλήρεις λειτουργίες Treasury Πλήρεις λειτουργίες μετρητών (Cash Management) ΡΟΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΓΙΑ ΤΟ ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΠΕΡΙΟΔΟΥ Καθορισμός καταλόγου διαδικασιών για κάθε χρήστη Παρέχει κύριο κατάλογο ελέγχων όλων των εργασιών Καθορισμός των εξαρτώμενων εργασιών Το σύστημα συμπεριλαμβάνει τους στόχους και τις αναφορές/εκτυπώσεις Συμπεριλαμβάνει τις εργασίες των υποσυστημάτων (sub-module tasks) Συμπεριλαμβάνει τις μη αυτοματοποιημένες ρουτίνες/διαδικασίες Κατάλογος διαδικασιών για αναφορά μόνον Παρέχει checks στα παράθυρα ελέγχου για να δείξει την ολοκλήρωση τους Ολοκλήρωση εργασιών στη σειρά ΕΡΓΑΛΕΙΟ ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗΣ BATCH ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ Τροποποίηση του αρχείου κεφαλίδων Τροποποίηση των αναλυτικών γραμμών 2

3 Μετακίνηση πεδίων Πρόσθεση πεδίων Διαγραφή πεδίων Αλλαγή του μεγέθους των πεδίων Σύνδεση των σχολίων με υπάρχον πεδίο της εγγραφής ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΣΗΜΕΙΩΣΕΩΝ ΤΩΝ BATCH ΕΓΓΡΑΦΩΝ Απεριόριστα πεδία σημειώσεων για την κύρια εγγραφή του header Απεριόριστα πεδία σημειώσεων για κάθε γραμμή ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ Επισύναψη ενός υποστηρικτικού εγγράφου στην εγγραφή Επισύναψη πολλαπλών υποστηρικτικών εγγράφων σε μία εγγραφή ΠΡΟΣΑΡΜΟΓΕΣ ΚΟΣΤΟΥΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Διανείμετε τις δαπάνες των εργασιών/έργων στην γενική λογιστική Διανείμετε τις δαπάνες των εργασιών/έργων στο αντίστοιχο module Καταχώρηση του κόστους σε φάσεις και κατηγορίες δαπάνης ΔΙΟΡΘΩΣΗ ΤΩΝ BATCHES Δημιουργία αντιγράφου καταχωρημένης batch για χειρόγραφη ρύθμιση Αυτόματη αντιστροφή καταχωρημένης batch εγγραφής 1.3 ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΜΗΝΑ ΚΑΙ ΤΕΛΟΥΣ ΕΤΟΥΣ Μία λογιστική περίοδος μόνον Πολλαπλές ανοικτές περίοδοι Ο χρήστης καθορίζει το τέλος της ημερομηνίας περιόδου Τελική περίοδος που είναι αφιερωμένη στο κλείσιμο χρήσης Κλείσιμο κάθε module ξεχωριστά Το σύστημα μαρκάρει τις εκτυπώσεις που δεν τυπώνονται Προσωρινό κλείσιμο τέλους έτους Καταχώρηση καθαρού εσόδου σε πολλαπλούς λογαριασμούς καθαρής θέσης Καταχώρηση στη γενική λογιστική σε άθροισμα/περίληψη ή με λεπτομέρεια Συνοπτικό ισοζύγιο Λεπτομερές Ισοζύγιο Αυτόματη εκκαθάριση των καταχωρημένων κινήσεων στα sub-modules Εκκαθάριση καθορισμένη από τον χρήστη 1.4 ΕΚΘΕΣΕΙΣ ΕΛΕΓΧΟΥ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΑ Αναφορά ελέγχου Batch εγγραφών Κατάλογοι συναλλαγών Ημερολόγιο παραλαβών μετρητών Ημερολόγιο εκταμιεύσεων μετρητών Ημερολόγιο πωλήσεων (Ημερολόγιο διαφημίσεων) Ημερολόγιο αγορών ΜΗΤΡΩΟ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ Απεικόνιση ή εκτύπωση κατά την ημερομηνία συναλλαγής Απεικόνιση ή εκτύπωση για διάστημα ημερομηνιών Απεικόνιση ή εκτύπωση κατά λογαριασμό λογιστικής Απεικόνιση ή εκτύπωση κατά χρήστη ΕΥΡΕΣΗ ΚΙΝΗΣΗΣ Εμφάνιση πηγής των συναλλαγών Εμφάνιση αρχικής συναλλαγής με λεπτομέρεια Προσδιορίζει την ταυτότητα των χειριστών 1.5 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ (ΓΕΝΙΚΑ) Εμφάνιση οικονομικών αναφορών στην οθόνη Συγκεντρώνει τις πολλαπλές επιχειρήσεις Εκτύπωση οποιαδήποτε σειράς διαδοχικών μηνών Ποσοστό του υπολογισμού εισοδήματος Ανάλυση ταμειακής ροής 3

4 Ανάλυση κεφαλαίου κίνησης Αλλαγές στην οικονομική θέση Ανάλυση αναλογιών (αναλογίες μεταξύ των διαφόρων ποσών του Ισολογισμού) Συγκεντρώνει τα διαφορετικά λογιστικά σχέδια Συγκεντρώνει τη σειρά λογαριασμών Υποστήριξη account masking Καθορισμός της δομής με στόχο την ενοποίηση (consolidation) Έλεγχοι ισχύος της ενοποίησης των αποτελεσμάτων Εξάλειψη των διεταιρικών μεταφορών/κινήσεων Ομαδοποίηση των κέντρων κέρδους Παραγωγή των διοικητικών λογαριασμών Πρόσθεση σημειώσεων με δείκτη στις οικονομικές αναφορές Μηνιαία οικονομική δήλωση Οικονομική δήλωση έτους μέχρι σήμερα Τριμηνιαία οικονομική δήλωση Ισολογισμός για οποιαδήποτε μονάδα υποβολής αναφορών Εκθέτει τις εξαιρέσεις εάν ο προϋπολογισμός υπερβαίνει ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗΣ ΜΟΝΑΔΩΝ Οικονομική αναφορά ανά τμήμα Οικονομική αναφορά ανά είδος παραγωγής και υπηρεσίας Οικονομική αναφορά Πωλήσεων Οικονομική αναφορά ανά δραστηριοποίηση Αναφορές ανά Κέντρο κόστους Αναφορές ανά Έργο και είδος εργασίας ΣΥΝΟΠΤΙΚΕΣ ΤΥΠΟΠΟΙΗΜΕΝΕΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΕΚΘΕΣΕΙΣ Ισολογισμός Κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσεως ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΕΚΘΕΣΕΙΣ Ισολογισμός Κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσεως ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΙΣΤΟΡΙΚΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Διατήρηση τουλάχιστον πέντε ετών των κινήσεων του παρελθόντος με βάση τον Ελληνικό ΚΒΣ ΣΥΓΚΡΙΤΙΚΗ ΔΗΛΩΣΗ ΕΙΣΟΔΗΜΑΤΟΣ Έτους μέχρι σήμερα (YTD) σε σχέση με του περασμένου χρόνου Έτους μέχρι σήμερα (YTD) σε σχέση με τον προϋπολογισμού Ανάλυση διαφοράς Αυτό το μήνα σε σχέση με τον αντίστοιχο του περασμένου χρόνου Διαφορά που εκφράζεται ως ποσοστό Διαφορά που εκφράζεται ως Euro ΣΥΓΚΡΙΤΙΚΟΙ ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΙ Αυτό το μήνα σε σχέση με του περασμένου χρόνου Έτους μέχρι σήμερα (YTD) σε σχέση με του περασμένου χρόνου Έτους μέχρι σήμερα (YTD) σε σχέση με του προϋπολογισμού Ανάλυση διαφοράς Διαφορά που εκφράζεται ως ποσοστό Διαφορά που εκφράζεται ως Euro ΕΚΘΕΣΕΙΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΩΝ YTD σε σχέση με του προϋπολογισμού: τρέχον + πέντε τελευταία έτη Πρόβλεψη τέλος έτους βασισμένο σε YTD πραγματικό Τροποποίηση της πρόβλεψης εκτίμησης τέλους έτους Υπολογισμός YTD ως ποσοστό του ετήσιου προϋπολογισμού ΕΠΙΛΟΓΕΣ ΑΝΑΛΥΣΗΣ ΤΑΜΕΙΑΚΗΣ ΡΟΗΣ Τρέχουσα περίοδος Καθορισμένες από τον χρήστη χρονικές περίοδοι Τρέχουσα περίοδος σε σχέση με την προγενέστερης περιόδου Τρέχουσα περίοδος σε σχέση με το προγενέστερου έτος Τρέχουσα περίοδος σε σχέση με τον προϋπολογισμό Έτους μέχρι σήμερα (YTD) σε σχέση με το προγενέστερο έτος 4

5 Έτους μέχρι σήμερα (YTD) σε σχέση με τον προϋπολογισμό Multi-column περίληψη ανά περίοδο ΓΕΝΙΚΑ ΣΧΕΔΙΑ ΤΕΛΟΥΣ ΜΗΝΑ ΚΑΘΟΛΙΚΩΝ Απόσβεση Προπληρωμένες δαπάνες Δεδουλευμένα έξοδα 5

6 2. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ 2.1 ΣΥΝΤΑΞΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Σύγκριση σε σχέση με τον προϋπολογισμό Το module σύνταξης προϋπολογισμού είναι ξεχωριστή ενότητα Μηνιαίοι προϋπολογισμοί Πολλαπλές αναθεωρήσεις προϋπολογισμών Διατηρεί την ιστορία αναθεώρησης προϋπολογισμών Ομάδες προϋπολογισμών (όχι λογαριασμοί Γ.Λ.) Προϋπολογισμοί πολλαπλών ετών. 2.2 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗΣ Προηγούμενοι προϋπολογισμοί και αποτελέσματα που διαχωρίζονται Σώζει τα αποτελέσματα παρελθόντος για κάθε μήνα Εκφράζει τα προηγούμενα αποτελέσματα ως ποσοστό. 2.3 ΚΑΤΑΣΚΕΥΗ ΤΟΥ ΝΕΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Σταθεροί προϋπολογισμοί Μεταβλητοί προϋπολογισμοί Σύνταξη προϋπολογιστικού ισολογισμού, αποτελεσμάτων χρήσης και ταμειακής ροής Τιμές που βασίζονται σε άλλες τιμές Σύνταξη προϋπολογισμού μέσω του module μισθοδοσίας Προετοιμάζει την πρόβλεψη ταμειακής ροής Εισαγωγή προϋπολογισμού από λογιστικό φύλλο (spreadsheet) 2.4 ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΞΕΝΟΥ ΝΟΜΙΣΜΑΤΟΣ Τιμολόγια Λογαριασμών Εισπρακτέων σε ξένο νόμισμα Είσπραξη σε ξένο νόμισμα Αγορές σε ξένο νόμισμα Έλεγχοι Λογαριασμών Πληρωτέων σε ξένο νόμισμα 2.5 ΦΟΡΟΣ Φ.Π.Α Intrastat 2.6 ΣΥΝΑΛΛΑΓΜΑΤΙΚΕΣ ΙΣΟΤΙΜΙΕΣ Καθημερινά Μέσος όρος οικονομικής περιόδου Μέσος όρος χρονικού διαστήματος που καθορίζεται από τον χρήστη. 2.7 ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΣΥΝΑΛΛΑΓΗΣ Υποστηρίζει κινήσεις σε πολλαπλά νομίσματα Καθορισμένη από τον χρήστη ισοτιμία Προεπιλογή νομίσματος που καθορίζεται από τον χρήστη Προεπιλογή νομίσματος που καθορίζεται από τον πελάτη Προεπιλογή νομίσματος που καθορίζεται από τον προμηθευτή 6

7 3. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ 3.1 ΚΥΡΙΟ ΑΡΧΕΙΟ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ ΚΥΡΙΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ Διατμηματικά & διαδιευθυνσιακά πληρωτέα αρχεία λογαριασμών Επεξεργασία λογαριασμών πληρωτέων σε συγκεντρωτική οντότητα Προμηθευτές μίας χρήσης Αυτόματος προσδιορισμός του αριθμού νέου προμηθευτή Καθορισμένη από τον χρήστη αρίθμηση Συγκέντρωση των αρχείων προμηθευτών Προσδιορίζει τύπο προμηθευτών Υποστηρίζει τις ξένες διευθύνσεις Διατηρεί τα ηλεκτρονικά αντίγραφα των συμβάσεων αγορών Πρόσβαση διαδικτυακού τόπου προμηθευτών στα κύρια αρχεία Αλλαγές που καθοδηγούνται αυτόματα για έγκριση Αλλαγές που χαρακτηρίζονται ως προσωρινές μέχρι να εγκριθούν Εκτύπωση συνοδευτικής επιστολής καθορισμένης από τον χρήστη Πληρωμή σε τρίτο πρόσωπο Καθορισμένοι από τον χρήστη υπολογισμοί έκπτωσης Αρχική επαφή Πεδίο σχολίου Διατηρήστε τις πρόσθετες οδηγίες αγοράς προμηθευτών Οδηγίες επίδειξης αυτόματα κατά τη διάρκεια της εισόδου εντολής αγοράς Έγγραφα που συνδέονται με τα πεδία και τους πίνακες Ηλεκτρονική υπογραφή στις συμβάσεις Καθορισμένα από τον χρήστη κύρια πεδία προμηθευτών Αλλάξτε τη μεμονωμένη ταυτότητα προμηθευτών Αριθμοί ταυτότητας προμηθευτών μαζικής αλλαγής Αυτόματα αρχεία συναλλαγής αναπροσαρμογών ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ Διαδικασία μέσω των λογαριασμών πληρωτέων Διαδικασία μέσω της μισθοδοσίας ΕΠΙΛΟΓΕΣ ΚΥΡΙΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ Δελτίο Παραγγελίας Δελτίο Αποστολής ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ Σύνδεση των συμβάσεων προμηθευτών στα είδη κόστους των ειδών Σύνδεση των συμβάσεων προμηθευτών στα κύρια αρχεία ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ & MODULE ΑΓΟΡΩΝ Ιστορικό πωλήσεων & αναλώσεων Προβλέψεις παραγωγής & εγκαταστάσεων Ανοικτές εντολές πωλήσεων Πίνακες τιμών Ιστορικό πληρωμών ΓΡΗΓΟΡΗ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΑΓΟΡΩΝ Υπόλοιπο που εκκρεμεί Έλεγχος του ποσού Τιμολόγια που πληρώθηκαν Τελευταία ημερομηνία αγορών Τελευταίο ποσό αγορών Αγορές φέτος Αγορές στους προηγούμενα έτη ΚΑΘΟΡΙΣΜΕΝΟΙ ΑΠΟ ΤΟΝ ΧΡΗΣΤΗ ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Ημερομηνία οφειλής Ημερομηνία έκπτωσης Έκπτωσης επί τοις εκατό Περίοδος χάριτος των εκπτώσεων Φορολογικό ποσοστό 7

8 3.1.8 ΚΑΘΟΡΙΣΜΕΝΟΙ ΑΠΟ ΤΟΝ ΧΡΗΣΤΗ ΜΕΜΟΝΩΜΕΝΟΙ ΟΡΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Ημερομηνία οφειλής Ημερομηνία έκπτωσης Έκπτωσης επί τοις εκατό Περίοδος χάριτος των εκπτώσεων Φορολογικό ποσοστό ΣΥΣΤΗΜΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΤΗΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ ΕΠΑΦΕΣ ΜΕ ΤΟΥΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ Απεριόριστες σημειώσεις κατά ημερομηνία και χρήστη Προγραμματισμός κλήσεων-απαντήσεων Διαβιβάζει εργασίες με τις σημειώσεις συνημμένες Αποθηκεύει-αρχειοθετεί όλα τα σχετικά έγγραφα ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ Αρχειοθέτηση πληροφοριών & συμβάσεων Γενική αλληλογραφία Έγγραφα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 3.2 ΕΛΕΓΧΟΙ ΑΓΟΡΩΝ ΕΝΤΟΛΗ ΑΓΟΡΑΣ (ΓΕΝΙΚΗ) Σύστημα ελέγχου εντολής αγοράς Δαπάνες εκτελωνισμού Πρόσθετες ειδικές λειτουργίες τοποθέτησης εντολής αγοράς για τις εισαγωγές Πρόσθετες ειδικές λειτουργίες τοποθέτησης εντολής αγοράς για τις εισαγωγές Αλλαγή του κόστους εκτελωνισμού μετά την εισαγωγή Χειρόγραφο σύστημα αιτήσεων Εσωτερικό σύστημα μετακινήσεων ειδών Προμήθειες από κατάλογο προμηθευτών Αιτήσεις συμβάσεων υπηρεσιών Αιτήσεις για Outsourcing & outtasking Γενικές εντολές Επαναλαμβανόμενες εντολές Καθορίστε τις ημερομηνίες κύκλων για τις επαναλαμβανόμενες εντολές Αντιγραφή παλαιότερων εντολών αγοράς σε νέες Διατηρεί τη λίστα των αποδεκτών και κατάλληλων προμηθευτών Μετατροπή της κατάστασης μιας εντολής Συντήρηση των κωδικών απόρριψης ή τα πεδία λόγου απόρριψης Προτεινόμενες λίστες εντολών που ταξινομούνται κατά τον προμηθευτή Το σύστημα υπολογίζει την προτεινόμενη εντολή από τη θέση Το σύστημα υπολογίζει τη εντολή κατά την ημερομηνία Ταξινομημένες εντολές με βάση την προτεραιότητα Δίνει έμφαση στα είδη που απογράφονται Οι επιδείξεις/συγκρίνουν τις πληροφορίες χρήσης γραφικά Αυτόματη αλλαγή σε εναλλακτικό προμηθευτή Διασπασμένη άποψη οθόνης του αρχικού και δευτεροβάθμιου προμηθευτή Καλύτερη αντιστοιχία προμηθευτών και ειδών από το σύστημα Αυτόματη αρίθμηση Πολλαπλές διευθύνσεις παραλαβής Πολλαπλές διευθύνσεις παραλαβής στην ίδια παραγγελία Πολλαπλές διευθύνσεις παραλαβής για το ίδιο είδος Πολλαπλές ημερομηνίες παράδοσης στην ίδια παραγγελία Πολλαπλές παραδόσεις για το ίδιο είδος Πολλαπλές διευθύνσεις αγορών Υπόδειξη προτιμητέου κατασκευαστή Πρόσωπο επαφών εντολής Πεδία οδηγιών ελεύθερης μορφής Καθορισμένο από τον χρήστη πρόσθετο αρχείο οδηγιών Στοιχεία συμπληρωματικών δαπανών Πραγματικές τιμές & ποσότητες σε σχέση με αυτές των συμβάσεων Τα προγράμματα συμπληρώνουν συνολικά και συγκρίνουν ενάντια στη σύμβαση 8

9 Μετατροπή μονάδας μέτρου Λίστα των εναλλακτικών ειδών/προμηθευτών Περιορισμός των εντολών αγοράς επάνω από ένα καθορισμένο όριο τιμών ή συνόλου παραγγελίας Αποτρέπει την αλλαγή του κόστους μονάδας Υπέρβαση ορίου τιμών Εκτίμηση συνόλου τιμολόγησης με τις ανοχές στην τιμή ανά είδος Περιορίζει τις εντολές από συγκεκριμένους προμηθευτές Αυτόματη δημιουργία των νέων στοιχείων αποθηκών Serial number προμηθευτών στην εντολή αγοράς Εκτύπωση που απαιτείται κατά την ημερομηνία και ανά είδος γραμμών Ακύρωσης παραλαβής Πρόσθετες εσωτερικές οδηγίες σημειώσεων Σύνδεση εργασίας με εντολή αγοράς Ακυρωμένες παραλαβές Διατηρεί την επιβεβαίωσης εντολής αγοράς για κάθε προμηθευτή Αυτόματη αποστολή της εντολής αγοράς χρησιμοποιώντας τη διευκρινισμένη δρομολόγηση Αλλαγή σημαντικής εντολής αγοράς Εξερεύνηση των ανοικτών εντολών αγοράς Κλείσιμο εντολής αγοράς Η παραλαβή υλικών ενεργοποιεί την εκτύπωση αυτόματα της Απόδειξη Παραλαβής Αντιστοίχηση εντολών αγοράς με τα τιμολόγια Επαλήθευση της υλικής παραλαβής στην εντολή αγοράς Τιμολόγιο εν αναμονή της έγκρισης Αναμονή τιμολόγιου εάν η εντολή αγοράς έχει αλλάξει Έλεγχος του προσφερόμενου κόστους και του πραγματικού Έλεγχος διπλών τιμολογίων Καθορισμένα από τον χρήστη κριτήρια απόδοσης προμηθευτών Αυτόματη ανίχνευση της απόδοσης προμηθευτών Εμφάνιση των καταλόγων προμηθευτών Αυτόματη εντολή από τους καταλόγους προμηθευτών Διατηρεί την πλήρη διαδρομή ελέγχου εντολής αγοράς (Audit trail) ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ Παρεχόμενη από τον κατασκευαστή εφαρμογή ηλεκτρονικής προμήθειας Εφαρμογή ηλεκτρονικής προμήθειας από προϊόν τρίτων Το προϊόν τρίτου ενσωματώνεται με αυτό των Λογαριασμών Πληρωτέων ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΣ ΑΛΛΑΓΗΣ ΕΝΤΟΛΗΣ ΑΓΟΡΑΣ Εισαγωγή αλλαγών σε πρόσθετη ειδική οθόνη Τροποποίηση της αρχικής εντολής αγοράς Έκδοση νέας εντολής με τις ζητούμενες αλλαγές Βρίσκει την αρχική εντολής αγοράς και όλες τις αλλαγές που ζητάει ο χρήστης ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΜΙΑΣ ΕΝΤΟΛΗΣ ΑΓΟΡΑΣ Παρέχει τη λειτουργικότητα τύπου διευθυνσιογράφου Απεριόριστα πεδία σημειώσεων και πεδία με απεριόριστο μέγεθος Ο χρήστης μπορεί να ορίσει την επόμενη ημερομηνία αναθεώρησης ΜΟΡΦΕΣ ΕΝΤΟΛΗΣ ΑΓΟΡΑΣ Εντολή αγοράς Αίτημα για την προσφορά (RFQ) Εντολή αλλαγής αγορών Εσωτερική αίτηση ΤΥΠΟΙ ΕΝΤΟΛΗΣ ΑΓΟΡΑΣ Προγραμματισμένη Για εκτέλεση Πρότυπο-Δείγμα Τυπωμένη Ανοικτή Εν αναμονή Παραλαβή Κλειστή 9

10 Άκυρη ΣΥΝΤΑΞΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΑΓΟΡΩΝ Προϋπολογισμός από λογαριασμό γενικής λογιστικής Προϋπολογισμός από την καθορισμένες ομάδες Προϋπολογισμός από τον αγοραστή Προϋπολογισμός από το είδος Ακολουθεί τις πληρωμένες και τις δαπάνες για τις οποίες υπάρχει δέσμευση ΕΥΚΟΛΗ ΕΥΡΕΣΗ ΚΟΣΤΟΥΣ & ΔΑΠΑΝΩΝ Παρουσίαση των πιο πρόσφατων εντολών αγοράς ανά προμηθευτή Παρέχει πρόσθετα πεδία στις οθόνες εντολής αγοράς Παρουσιάζει το ιστορικό αγορών για κάθε είδος Παρουσιάζει όλα τα σχετικά κόστη και δαπάνες ΑΥΤΟΜΑΤΕΣ ΕΝΤΟΛΕΣ ΑΓΟΡΑΣ Ο χρήστης καθορίζει το όριο τιμών της εντολής ΑΥΤΟΜΑΤΗ ΕΝΤΟΛΗ ΑΓΟΡΑΣ ΜΕ ΒΑΣΗ ΤΙΣ ΑΝΑΓΚΕΣ ΑΝΑΝΕΩΣΗΣ Αυτόματη εντολή αγοράς με χειρόγραφη επιβεβαίωση Αυτόματη εντολή αγοράς χωρίς χειρόγραφη επιβεβαίωση ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΓΚΡΙΣΗΣ ΕΝΤΟΛΗΣ ΑΓΟΡΑΣ Διατηρεί τον πίνακα των επιπέδων έγκρισης Θέτει όρια συνόλων για την έγκριση Ενημέρωση των σχετικών πινάκων, με την έγκριση παραγγελιών Διαδικασία εγκρίσεων που βασίζεται σε ροή εργασιών (workflow) Παρουσίαση εντολών που αναμένουν έγκριση Καθορισμένες από τον χρήστη σημειώσεις/ερωτήσεις ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΜΙΑΣ ΕΝΤΟΛΗΣ ΑΓΟΡΑΣ Παραγμένες εντολές συστημάτων που αναμένουν δράση Χειρωνακτικές απαιτήσεις που αναμένουν δράση Εντολές που αναμένουν έγκριση ανά επίπεδο έγκρισης Εγκεκριμένες εντολές Εντολές που έχουν απορριφθεί ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΕΙΔΩΝ Διαθέσιμα είδη ανά τοποθεσία Ανοικτές εντολές αγοράς ανά τοποθεσία Αναμενόμενες ημερομηνίες άφιξης ανά τοποθεσία Προβλεπόμενες απαιτήσεις Τελευταία τιμή ανά τοποθεσία Ελάχιστο απόθεμα ασφάλειας Μέγιστη ποσότητα ορίου αποθεμάτων Οικονομική ποσότητα εντολής ανά τοποθεσία ΕΝΤΟΛΗ ΜΕ ΒΑΣΗ ΤΗΝ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑΣ Εσωτερική χρονική ανοχή παραγωγής Χρονική ανοχή παραγωγής προμηθευτών Χρόνος μεταφορών ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΠΟΥ ΕΠΙΔΕΙΚΝΥΟΝΤΑΙ ΣΤΟΝ ΑΓΟΡΑΣΤΗ-ΑΙΤΟΥΝΤΑ Part Number προμηθευτών Τιμολόγηση στοιχείων στην ποσότητα που απαιτείται-προτείνεται Αρχικός προμηθευτής Ελάχιστη ποσότητα εντολής Ποσότητες που αλλάζουν οι τιμές Χρόνος παράδοσης Άλλες πληροφορίες έκπτωσης και συμβάσεων ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ ΑΓΟΡΩΝ Έκπτωση ποσότητας Έκπτωση ποσού ανά είδος Έκπτωση συνολικού ποσού παραγγελίας 3.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ 10

11 Το σύστημα απαιτεί ισοσκελισμένα άρθρα Αυτόματη επεξεργασία των προπληρωμένων δαπανών Καθορισμός των ημερομηνιών έναρξης/λήξης για προκαταβολές ή προεξοφλήσεις Καταχώρηση στον προπληρωμένο λογαριασμό μόνον όταν γίνετε πληρωμή της δαπάνης Προγραμματισμός αυτόματων αποσβέσεων Μεταφέρει όλους τους λογαριασμούς στην νέα χρήση Ορίζει τους αριθμούς αποδείξεων αυτόματα Πολλαπλή διανομή των δαπανών Περιγραφές καταχώρησης για τις εργασίες/τα Έργα Επισήμανση των ειδών που δεν συμπεριλαμβάνονται στην εντολή αγοράς Αποτρέπει την αλλαγή του κόστους μονάδας Διανομή προεπιλογής γενική λογιστική συμπληρωματικής προμήθειας στην εντολή αγοράς Τροποποιήστε τη διανομή γενική λογιστική για το ταχυδρομημένο τιμολόγιο Αυτόματη πληρωμή να επαναληφθεί των τιμολογίων Αυτόματη καταχώρηση της αρχής και ενδιαφέροντος δανείου Διατηρεί τα χωριστά αρχεία για κάθε δάνειο Χειρόγραφη καταχώρηση επιταγής Πεδίο ελεύθερος-μορφής για να περιγράψει το τιμολόγιο Αυτόματη διαγραφή του τιμολογίου και του γενικής λογιστικής δαπάνης ΔΙΕΤΑΙΡΙΚΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ Δημιουργεί τη συναλλαγή εισπρακτέων αυτόματα Δαπάνη θέσεων στη σχετική οντότητα αυτόματα ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΚΑΡΤΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ Εισαγωγή κινήσεων από την επιχείρηση των πιστωτικών καρτών Λογαριασμός λογιστικής που ορίζεται από την επιχείρηση πιστωτικών καρτών Λογαριασμός λογιστικής που ορίζεται με το χέρι Διαδρομή στον κάτοχο καρτών για έγκριση Μεταφορά σε άλλους οργανισμούς για έγκριση ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΩΝ ΤΑΞΙΔΙΩΝ Υποστηρίζει οθόνες που παρουσιάζουν τα σχετικά με το ταξίδι Υποστηρίζει web based αναφορές για τα ταξίδια Υποστηρίζει ασύρματη υποβολή αναφοράς ταξιδιών Αποζημίωση θέσεων ως απόδειξη λογαριασμού πληρωτέου Αποζημίωση θέσεων Παρακολουθεί και αφαιρεί τις προκαταβολές ταξιδιού ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΔΑΠΑΝΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Η ΕΡΓΟΥ Κινήσεις προμήθειας Δαπάνες ταξιδιού και ψυχαγωγίας ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΕΚΠΤΩΣΕΩΝ Σε λογαριασμό έκπτωσης γενική λογιστική Στο κόστος ειδών/ υπηρεσιών ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΔΑΠΑΝΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Η ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Αριθμός φάσης εργασίας/έργου Αριθμός εργασίας/έργου Κατηγορία δαπανών ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΕΙΔΩΝ ΑΠΟΘΗΚΩΝ Αριθμός στοιχείων Ποσότητα που παραγγέλνεται Ποσότητα που παραλαμβάνεται ΕΠΙΜΕΡΙΣΜΟΣ ΔΑΠΑΝΩΝ ΦΟΡΤΙΟΥ Δαπάνες φορτίου καταμερισμένες στον λογαριασμό δαπάνης Δαπάνες φορτίου καταμερισμένες σε κάθε είδος ΒΑΣΗ ΕΠΙΜΕΡΙΣΜΟΥ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΔΑΠΑΝΩΝ ΦΟΡΤΙΟΥ Χειρόγραφος επιμερισμός Αξία σε Euro Ανάλογα το βάρος Ανάλογα τον όγκο Ο χρήστης επιλέγει τη μέθοδο επιμερισμού 11

12 Συμπληρωματική ενέργεια του χρήστη 3.4 ΑΝΑΛΥΣΗ ΠΛΗΡΩΤΕΩΝ ΠΟΣΩΝ ΑΝΑΛΥΣΗ ΠΛΗΡΩΤΕΩΝ ΠΟΣΩΝ (ΓΕΝΙΚΗ) Τριπλή έγκριση τιμολογίων Προεπισκόπηση λογιστικού ελέγχου έγκρισης Να αντισταθμίσει τις καταχωρήσεις μεταξύ Λογαριασμών Πληρωτέων και Λογαριασμών Εισπρακτέων Αυτόματη ωρίμανση γενικής λογιστικής Ωρίμανση που βασίζεται στην ημερομηνία έκπτωσης Ωρίμανση που βασίζεται στην ημερομηνία λήξης περιόδου Καθορισμένα από τον χρήστη κριτήρια ωρίμανσης Ημερομηνία πληρωμής που βασίζεται σε καθορισμένο από τον χρήστη κύκλο πληρωμής Υπενθυμίσεις για την υπερβολική καθυστέρηση πληρωμής Σαφές πρόγραμμα πληρωμής Ρύθμιση του ποσού του τιμολογίου κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας πληρωμής Ορισμός της προτεραιότητας πληρωμής ανά προμηθευτή Ο προμηθευτής μπαίνει σε αναμονή (Hold ή No new Business ή Inactive) Πληρωμή τιμολογίων που δεν έχουν αρχειοθετηθεί Έγκριση πριν από την εκτύπωση επιταγής ΣΥΣΤΗΜΑ ΡΟΗΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΕΓΚΡΙΣΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ Καθορισμένα από τον χρήστη κριτήρια ροής εργασιών Αποστολή τιμολογίων προς έγκριση σε συγκεκριμένο άτομο ανάλογα με το ποσόν του τιμολογίου Εκτύπωση-αναφορά μόνον των αποκλίσεων Καθοδηγήστε την αλυσίδα έγκρισης up/down ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΤΩΝ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ ΠΟΥ ΟΦΕΙΛΟΝΤΑΙ Κατά προμηθευτή Κατά σειρά των προμηθευτών Κατά τύπο προμηθευτών Καρά αριθμό τιμολογίου Κατά ημερομηνία ΓΕΝΙΚΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ΟΛΩΝ ΤΩΝ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ Ταξινομημένες υποχρεώσεις μέχρι μία περίοδο Τιμολόγια που παραλάβαμε Σημαντικές εντολές αγοράς Παραλαβές που δεν έχουν τιμολογηθεί Επαναλαμβανόμενες δαπάνες Δάνεια πληρωτέα Κατ' εκτίμηση δαπάνες μισθοδοσίας Άλλες σταθερές υποχρεώσεις Κατ' εκτίμηση έξοδα λειτουργίας ΑΥΤΟΜΑΤΟΣ ΕΠΑΝΑΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΠΛΑΝΟΥ ΠΛΗΡΩΜΩΝ Οι χρήστες μπορούν να προσδιορίζουν τη συνολική πληρωμή σε ποσό Αλλαγή των ημερομηνιών των τιμολογίων που οφείλονται Εξαίρεση ορισμένων τιμολογίων Μερική πληρωμή ορισμένων τιμολογίων Επιλογή ορισμένων τιμολόγιων για πληρωμή Επιλογή ορισμένων προμηθευτών για πληρωμή ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΠΑΡΑΜΕΤΡΩΝ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ Εξαίρεση ορισμένων κατηγοριών προμηθευτών Εξαίρεση των συγκεκριμένων προμηθευτών Εξαίρεση των συγκεκριμένους τύπων τιμολογίων Μετατόπιση της οφειλόμενης ημερομηνίας πληρωμής αργότερα ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΗ ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΩΝ ΠΛΗΡΩΜΩΝ Συγκεκριμένα τιμολόγια Συγκεκριμένοι προμηθευτές 3.5 ΕΠΙΤΑΓΕΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ ΕΠΙΤΑΓΗΣ Πολλαπλοί λογαριασμοί ελέγχου 12

13 Το σύστημα εκτυπώνει επιταγές Το σύστημα εκτυπώνει τα στοιχεία για χειρόγραφες επιταγές Αυτόματη ανάθεση του αριθμού ελέγχου Χειρόγραφη ανάθεση του αριθμού της επιταγής Έλεγχος για διπλό αριθμό επιταγής Εκτύπωση Επιταγών με IBAN Code Πληρωμή πολλαπλών τιμολογίων με μία επιταγή Χωριστές οδηγίες αποστολής επιταγών Άκυρες επιταγές Η ακύρωση μιας επιταγής επαναφέρει αυτόματα τις κινήσεις Πλήρης έλεγχος συμφωνίας με τις τράπεζες ΔΗΛΩΣΗ ΤΡΑΠΕΖΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ ΓΙΑ ΠΛΗΡΩΜΕΣ Ανά προμηθευτή Εταιρία και τοποθεσία Μεγιστοποίηση των επιταγών που δεν έχουν ρευστοποιηθεί ΣΧΗΜΑ ΕΛΕΓΧΟΥ EDI Ηλεκτρονική μεταφορά κεφαλαίων (EFT) Άλλη 3.6 ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΕΛΕΓΧΟΥ Περίληψη τιμολογίων Κατάλογος εγγραφών Κατάλογος κινήσεων ανά λογαριασμό λογιστικής Κατάλογος συναλλαγών ανά τύπο κίνησης Κατάλογος κινήσεων ανά προμηθευτή Κύριες αλλαγές προμηθευτών Πίστωση, χρέωση, και αναφορά ακύρωσης 3.7 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΕΚΘΕΣΕΙΣ ΔΙΑΦΟΡΕΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΠΛΗΡΩΤΕΩΝ Κατάλογος προμηθευτών Αναφορά ωρίμανσης λογαριασμών Κατάλογος ελέγχου φόρων (π.χ. ΦΠΑ) περιόδου Εκπτώσεις που χάνονται Εκπτώσεις κερδισμένες ΛΗΨΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ Πραγματικές παραλαβές Πραγματικές παραλαβές που ταξινομούνται κατά την ημερομηνία Πραγματικές παραλαβές που ταξινομούνται κατά τύπο παραλαβών Παραλαβές που αναμένονται ΕΚΘΕΣΗ ΑΝΟΙΚΤΩΝ ΕΝΤΟΛΩΝ ΑΓΟΡΑΣ Αγοραστής Ζητούμενη ημερομηνία παράδοσης Αναμενόμενη θέση Είδος αποθήκης Εργασία/Έργο ΕΚΘΕΣΗ ΑΤΙΜΟΛΟΓΗΤΩΝ ΠΑΡΑΛΑΒΩΝ Ανά προμηθευτή Ανά είδος Ανά λογαριασμό ΕΚΘΕΣΗ ΑΝΑΓΚΩΝ ΣΕ ΜΕΤΡΗΤΑ Κατά οφειλόμενη ημερομηνία Κατά τύπο υποχρέωσης ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΑΓΟΡΩΝ Προμηθευτής Κατηγορία προμηθευτή Κωδικός Γενικής Λογιστικής Αριθμός Είδους 13

14 Αριθμός εργασίας Τμήμα Αγοραστής ΣΥΓΚΡΙΣΕΙΣ ΑΓΟΡΩΝ Έτους μέχρι σήμερα (YTD) σε σχέση με του περασμένου χρόνου Προηγούμενη περίοδος σε σχέση με του προϋπολογισμού Έτους μέχρι σήμερα (YTD) σε σχέση με του προϋπολογισμού Προηγούμενη περίοδος σε σχέση με του περασμένου χρόνου ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΚΠΤΩΣΗΣ ΑΓΟΡΩΝ Εκπτώσεις κερδισμένες Εκπτώσεις που χάνονται ΕΚΘΕΣΗ ΑΝΑΛΥΣΗΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ Όλες οι κινήσεις Ληφθείσες εκπτώσεις YTD Χαμένες εκπτώσεις YTD Εκπτώσεις που λαμβάνονταν τα προηγούμενα χρόνια Εκπτώσεις που χάνονταν τα προηγούμενα χρόνια Ιστορικό αγορών φέτος Ιστορικού αγορών τα προηγούμενα χρόνια ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΑΓΟΡΑΣΤΩΝ Κώδικας εξαίρεσης Διαφορές τιμών Χρόνοι παράδοσης ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΕΞΑΙΡΕΣΗΣ Οικονομική περίοδος Είδος Προμηθευτής Αγοραστής Κωδικός απόρριψης Χρόνοι παράδοσης ΑΝΑΛΥΣΗ ΔΙΑΦΟΡΑΣ ΤΙΜΗΣ ΑΓΟΡΑΣ Προμηθευτής Είδος Αγοραστής Πρότυπο κόστος σε σχέση με το πραγματικού κόστους Μέσο κόστος σε σχέση με το πραγματικό κόστους Προτιμώμενος προμηθευτής σε σχέση με τους άλλους ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΕΣ ΙΣΤΟΡΙΚΕΣ ΕΚΘΕΣΕΙΣ Περίληψη για πολλαπλές χρονικές περιόδους Μέση αξία τιμολογίων Τιμολόγια που πληρώνονται εγκαίρως Τιμολόγια που πληρώνονται με καθυστέρηση Τιμολόγια που πληρώνονται εγκαίρως ως ποσοστό επί της εκατό των συνολικών τιμολογίων Γραπτές εντολές αγοράς Εσωτερικές αιτήσεις Εντολές αγοράς για τον ανεφοδιασμό των αποθηκών Εντολές αγοράς για την έλλειψη αποθεμάτων Επείγουσες εντολές αγοράς (όλοι οι τύποι) Επεξεργασμένα Τιμολόγια 14

15 4. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΓΙΩΝ 4.1 ΑΡΧΕΙΑ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ ΑΡΧΕΙΑ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ Κύριο αρχείο εξοπλισμού που καθορίζεται από τον χρήστη IDs παγίων Ανάθεση των serial numbers από το σύστημα Προσδιορίζει τον αρχικό κατασκευαστή Προσδιορίζει την τρέχουσα θέση ενός παγίου Κατάσταση των κύριων Έργων ΕΠΙΜΕΡΙΣΜΟΣ ΑΠΟΣΒΕΣΕΩΝ Γενική λογιστική Κοστολόγηση Εργασίας/Έργου Τμήμα ΜΕΘΟΔΟΙ ΑΠΟΣΒΕΣΗΣ Ευθεία γραμμή Άθροισμα των ετών Επιταχυνόμενος Μονάδα παραγωγής ΤΑΥΤΟΧΡΟΝΟΣ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΑΠΟΣΒΕΣΗΣ Διοικητική λογιστική Φορολογική λογιστική Λογιστική μετόχων 4.2 ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΕΠΙΜΕΡΙΣΜΟΣ ΔΑΠΑΝΩΝ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΕΠΙΜΕΡΙΣΜΟΣ ΔΑΠΑΝΩΝ Πρόσθετη λειτουργία για την αρχική εγκατάσταση και λειτουργία του module των παγίων (Migration στοιχείων και υπολοίπων) Αυτόματος υπολογισμός της απόσβεσης Υπολογίζει το κέρδος ή την ζημιά από την διάθεση ενός παγίου Μεταφορά παγίων (και του κόστους τους) από τμήμα σε άλλο τμήμα Υπολογίζει εκ νέου την απόσβεση βασισμένη σε σημαντικές επισκευές (βελτιώσεις - επεκτάσεις) ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΚΟΣΤΟΥΣ ΑΠΟΣΒΕΣΗΣ Αυτόματη μεταφορά της απόσβεσης στη γενική λογιστική Αυτόματη μεταφορά της απόσβεσης στα τμήματα Αυτόματη μεταφορά της απόσβεσης στο κόστος εργασίας ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΤΟΛΟΥ ΚΑΙ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ Αριθμός ID οχημάτων/εξοπλισμού Τύπος οχημάτων Τρέχουσα θέση Προσδιορίζει τα συστατικά του εξοπλισμού π.χ. εξοπλισμός οχημάτων Απόσταση σε χιλιόμετρα /πληροφορίες ωρών λειτουργίας Φόρος/άδεια προγραμματισμός και κόστος Λεπτομερής κοστολόγηση συντήρησης Θέματα συντήρησης προς επίλυση Σχεδιασμός συντήρησης Κόστος ανά ώρα Κόστος ανά χιλιόμετρο Ποσοστό χρησιμοποίησης εξοπλισμού Καθορισμένες από τον χρήστη κατηγορίες δαπανών 4.3 ΕΚΘΕΣΕΙΣ-ΑΝΑΦΟΡΕΣ Έκθεση διανομής δαπανών Λεπτομερής κατάλογος-λίστα εξοπλισμού Ανάλυση κόστους συντήρησης Κόστος συντήρησης σε σχέση με αυτό της απόσβεσης Ανάλυση της τάσης κόστους συντήρησης Λεπτομερής ανάλυση συντήρησης στόλου 15

16 4.4 ΑΡΧΕΙΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΑΡΧΕΙΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Καθορισμένο από τον χρήστη κύριο αρχείο προγράμματος IDs παγίων που ομαδοποιούν το πρόγραμμα σε κατηγορίες Προσδιορίζει τον αρχικό παραγωγό ΜΙΣΘΩΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Μεμονωμένες συμβάσεις μισθώσεων Μισθώσεις προγράμματος μέσα από τα πάγια ενεργητικά Μισθώσεις προγράμματος από μια άλλη ενότητα Δηλώνει κατά προσέγγιση την ημερομηνία λήξης της σύμβασης Δηλώνει κατά προσέγγιση την λήξη ανάλογα με το πόσες φορές έχει παιχτεί το κάθε πρόγραμμα. (Αριθμός runs) ΜΕΘΟΔΟΙ ΑΠΟΣΒΕΣΗΣ Ευθεία γραμμή Άθροισμα των ετών Επιταχυνόμενος ρυθμός (Ο όρος αφορά τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιείται η απόσβεση ενός πάγιου περιουσιακού στοιχείου. Σύμφωνα μ αυτή, το ποσοστό της απόσβεσης αρχίζει από την υψηλότερη τιμή η οποία φθίνει συνεχώς μέχρι να συντελεστεί πλήρως η απόσβεση.) Μονάδα παραγωγής (π.χ. λεπτά προβολής) ΤΑΥΤΟΧΡΟΝΟΣ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΑΠΟΣΒΕΣΕΩΝ Διοικητική λογιστική Φορολογική λογιστική Λογιστική μετόχων ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΚΟΣΤΟΥΣ ΑΠΟΣΒΕΣΗΣ Αυτόματη μεταφορά της απόσβεσης στη γενική λογιστική Αυτόματη μεταφορά της απόσβεσης στις Δ/νσεις - τμήματα Αυτόματη μεταφορά της απόσβεσης στο κόστος Εργασίας ή Έργου 16

17 5. ΕΛΕΓΚΤΙΚΗ & ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ 5.1 ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΙ ΕΛΕΓΧΟΙ ΓΕΝΙΚΟΙ ΕΛΕΓΧΟΙ ΚΑΙ ΕΡΕΥΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Χρήστες και λειτουργίες λογιστικού ελέγχου Έλεγχος αλλαγών κύριων αρχείων Έκθεση ελέγχου καταχώρησης δεδομένων Έλεγχοι πριν από την καταχώρηση εγγραφών Αποτρέπει τη διαγραφή ενός λογαριασμού με υπόλοιπο Δίσκος αποθήκευσης του audit trail ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΚΩΔΙΚΟΥ ΠΡOΣΒΑΣΗΣ Σύστημα Modules Λειτουργίες Αρχεία Εκτυπώσεις-Αναφορές Τύποι συναλλαγής Λογαριασμοί Γενικής Λογιστικής Πεδία Εισαγωγής Στοιχείων Business Unit ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΕΣ ΠΟΥ ΦΕΡΟΝΤΑΙ ΜΕ ΚΑΘΕ ΣΥΝΑΛΛΑΓΗ Ημερομηνία Αριθμός batch Αριθμός γραμμών Ημερολόγιο εισαγωγής Αριθμός πελατών/προμηθευτών Αριθμός τιμολογίων/αποδείξεων Τύπος συναλλαγής Περιγραφή ΑΠΟΤΡΕΠΕΙ ΤΗΝ ΑΛΛΑΓΗ ΑΡΧΕΙΩΝ ΜΕΤΑ ΑΠΟ ΤΗΝ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ Στοιχεία Περιγραφές 5.2 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Γενική λειτουργικότητα Καθορισμός από τον χρήστη της επεξεργασίας των servers Πλήρης εκμετάλλευση της καταχωρητικής οθόνης Help screen που συντάσσεται σύμφωνα με το manual Τροποποίηση των οθονών βοήθειας (help screens) Υποστηρίζει explorer style menus Δημιουργία συγκεκριμένων menu για κάθε χρήστη Σύστημα το οποίο υποστηρίζει workflow based menu Ενσωματωμένη διαδικασία backup Τροποποίηση της σειράς καταχώρησης των δεδομένων Διαγραφή/ απόκρυψη των πεδίων που δεν χρειάζονται Τροποποίηση των ονομάτων των πεδίων On-line reference manual & tutorial On-line σεμινάρια Λίστα καθημερινών διαδικασιών Γρήγορη προσθήκη των νέων λογαριασμών Utility αποκατάστασης αρχείων (recovery utility) Επιτρέπει την καταχώρηση των έγκυρων λογαριασμών μόνο Ένα Function Key για να σωθεί η οθόνη εισαγωγής Έλεγχοι συστημάτων για τα βασικά πεδία Αυτόματο recovery utility Transaction Roll Back μετά από system crash Έλεγχος ακεραιότητας συστημάτων (integrity check) Καθορισμός από τον χρήστη μακρο εντολών 17

18 5.2.2 ΑΠΕΡΙΟΡΙΣΤΑ ΠΕΔΙΑ ΣΗΜΕΙΩΣΕΩΝ ΣΤΙΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΕΙΣ Λογαριασμοί λογιστικής Άλλα κύρια αρχεία Καταχωρήσεις σε διάφορα ημερολόγια Κινήσεις χρεοπιστώσεων Άλλες κινήσεις ΜΕΘΟΔΟΙ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ/ΜΕΤΑΦΟΡΑΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΑΠΌ MODULE ΣΕ MODULE Batch Real time 5.3 ΕΚΘΕΣΕΙΣ - ΑΝΑΦΟΡΕΣ Εκθέσεις-Αναφορές Data warehousing OLAP data cubes Ταυτόχρονη υποστήριξη πολλαπλών εκτυπωτών Συμπιεσμένη εκτύπωση (επιλογή από χρήστη) Συνοπτικές & αναλυτικές εκτυπώσεις ανάλογα με τις απαιτήσεις των χρηστών Στρογγυλοποίηση ποσών Πολλαπλά αντίγραφα Report queuing Report scheduling Built-in report writer Το σύστημα υποστηρίζει report libraries Ενσωματωμένος Data Base Manager Import/export utility Template για data import/export Τεκμηρίωση της διαδικασίας εισαγωγών/εξαγωγής THIRD PARTY REPORT WRITERS Crystal Reports FRX for Windows Hyperion Enterprise Άλλος ΤΥΠΟΠΟΙΗΜΕΝΑ ΕΝΤΥΠΑ Τιμολόγια Άλλες αναφορές Επιταγές 18

19 6. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΥΛΙΚΩΝ 6.1 ΚΥΡΙΟ ΑΡΧΕΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ - ΑΡΧΕΙΟ ΤΑΙΝΙΩΝ ΚΥΡΙΟ ΑΡΧΕΙΟ ΕΙΔΩΝ ΑΠΟΘΗΚΗΣ (ΓΕΝΙΚΟ) ΚΥΡΙΟ ΑΡΧΕΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Καθορισμός από τον χρήστη του κωδικού σύμβασης Ο αριθμός σύμβασης πρέπει να ορίζεται από τον χρήστη Καθορισμός της ταυτότητας του προγράμματος και των χαρακτηριστικών του αρχείου ταινιών (τυπολογία) Καθορισμός του κώδικα προμήθειας (παραγωγή/αγορά) Καθορισμός του κωδικού προμήθειας (εσωτερική παρασκευή/αγορά έτοιμου προϊόντος) Αποτροπή από αναρμόδιες αλλαγές αρχείων Αλλαγή ταυτότητας προγράμματος και αλλαγή κινήσεων κινήσεις Αλλαγή κωδικού είδους και αλλαγής κινήσεων και ιστορικού Συνδυάστε τα αρχικά και τα διαγραμμένα στοιχεία Περιγραφές ειδών σε πολλαπλές γραμμές Αρνητικές ποσότητες Το αρχείο ειδών υποστηρίζει εικόνα Serial Number Παρακολούθηση ζωής του προϊόντος Write - off ή και πρωτόκολλα καταστροφής ειδών Απογραφές ειδών Εναλλακτικοί προμηθευτές ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Σχηματικά διαγράμματα Κείμενο τεχνικών προδιαγραφών Κατάλογοι μερών ΒΑΣΗ ΓΙΑ ΤΟΝ ΚΩΔΙΚΑ ΑΡΙΘΜΗΣΗΣ ΚΥΚΛΩΝ Καθορισμένα από τον χρήστη κριτήρια ΜΕΘΟΔΟΙ ΑΠΟΤΙΜΗΣΗΣ ΑΠΟΘΗΚΩΝ LIFO FIFO Τυποποιημένο κόστος Μέσο κόστος Σταθμισμένος μέσος όρος ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΥΝΗΘΙΣΜΕΝΟΥ Η ΠΡΟΕΠΙΛΕΓΜΕΝΟΥ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ Όνομα Αριθμός ταυτότητας ή και ΑΦΜ Κωδικός προμηθευτή Τελευταία ημερομηνία αγοράς Τελευταίο κόστος μονάδας ΣΥΝΘΗΚΕΣ ΕΠΑΝΑΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ Χειρωνακτικός τρόπος Αυτόματος τρόπος Επίπεδο ελάχιστων αποθεμάτων Μέγιστο επίπεδο αποθεμάτων Κανονικός τρόπος επαναπαραγγελίας Υπολογισμός κατά μέσο όρο της χρήσης Χρήση περιόδου Μέσος χρόνος αναμονής Υπολογισμός τις οικονομικότερης ποσότητας παραγγελίας ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΠΑΝΑΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ Προβλεπόμενη απαίτηση Κατ' εκτίμηση ανάλωση Ιστορικό αγορών ΧΡΟΝΙΚΗ ΚΑΘΥΣΤΕΡΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ Χρόνος αντίδρασης προμηθευτών να στείλει το είδος/υλικό 19

20 Μέσος χρόνος φόρτωσης/αποστολής Μέσος χρόνος να εκδοθεί η εντολή αγοράς ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΙ ΧΡΟΝΟΙ Χρόνος επεξεργασίας εντολής αγοράς Χρόνος αναμονής 6.2 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΑΠΟΘΗΚΩΝ ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΠΟΘΗΚΩΝ Πολλαπλές αποθήκες Διαχείριση ραδιοσυχνότητας Πολλαπλές θέσεις αποθηκευτικών χώρων στην ίδια αποθήκη Η κεντρική αποθήκη τροφοδοτεί τις μικρότερες Πολλαπλές μονάδες μέτρου για το ίδιο είδος 6.3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΚΑΙ ΕΠΙΜΕΡΙΣΜΟΣ ΔΑΠΑΝΩΝ ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΑΠΟΘΗΚΩΝ Ελλείμματα πλεονάσματα Καταστροφές και πρωτόκολλα καταστροφής 6.4 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΑΠΟΘΗΚΩΝ ΓΕΝΙΚΕΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΕΚΘΕΣΕΙΣ Είδη με ασυνήθιστα υπόλοιπα Αναζήτηση εντολών Αναφορά ιστορικού συμβάσεων προμηθευτών Προσδιορισμός των προβληματικών εντολών αγοράς και τιμολογίων ΣΕ ΑΠΕΥΘΕΙΑΣ ΣΥΝΔΕΣΗ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ Ανά αποθήκη ειδών Ανά αποθηκευτικό χώρο της αποθήκης Ανά συσκευασία Ανοικτές παραγγελίες ανά είδος Παρακολούθηση ειδών που στέλνονται για την εξωτερική επισκευή-συντήρηση ΓΡΗΓΟΡΟ ΣΤΙΓΜΙΟΤΥΠΟ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Καθορισμένοι από τον χρήστη τομείς στιγμιότυπων Ποσότητα σε ετοιμότητα Ποσότητα δεσμευμένη στις πωλήσεις/τις εντολές εργασίας Ποσότητα σε παραγγελία (PO) Μέσος όγκος παραγγελιών - αγορών το μήνα Αγορές δώδεκα μηνών που να παρουσιάζονται γραφικά Τελευταία ημερομηνία παραλαβών Τελευταία ποσότητα παραλαβών Μέσο κόστος αγοράς Μέση τιμή αγοράς ΕΚΘΕΣΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑΣ ΑΠΟΘΗΚΩΝ Από τον αριθμό είδους Από τον προμηθευτή Από την κατηγορία προϊόντων Από την ποσότητα που χρησιμοποιείται 20