Λογιστική διαδικασία και Επιχειρηµατική Ευφυΐα σε λογισµικό ERP σε ελληνικές επιχειρήσεις και οργανισµούς. ιπλωµατική εργασία

Μέγεθος: px
Εμφάνιση ξεκινά από τη σελίδα:

Download "Λογιστική διαδικασία και Επιχειρηµατική Ευφυΐα σε λογισµικό ERP σε ελληνικές επιχειρήσεις και οργανισµούς. ιπλωµατική εργασία"

Transcript

1 ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥ ΩΝ ΣΤΗ ΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Λογιστική διαδικασία και Επιχειρηµατική Ευφυΐα σε λογισµικό ERP σε ελληνικές επιχειρήσεις και οργανισµούς ιπλωµατική εργασία Επιβλέπων Καθηγητής: Χ.Σπαθής Υπεύθυνη: Αγγέλη Μαρία A.M Θεσσαλονίκη, Φεβρουάριος 2011

2 Περίληψη Οι επιχειρήσεις σήµερα καλούνται να αντιµετωπίσουν ποικίλες και σηµαντικές προκλήσεις. Τα πληροφοριακά συστήµατα είναι απαραίτητα για τη διοίκηση των επιχειρήσεων και την προσφορά χρήσιµων προϊόντων και υπηρεσιών. Η ανάπτυξη του Internet, η Παγκοσµιοποίηση των συναλλαγών, η άνοδος των οικονοµιών της πληροφορίας και η ψηφιακή ολοκλήρωση, αναδιαµορφώνουν σήµερα το ρόλο των πληροφοριακών συστηµάτων στις επιχειρήσεις και τη διοίκηση. Στη µάχη της αγοράς, ένας από τους σηµαντικότερους τοµείς της πληροφορικής που υποστηρίζει τις επιχειρήσεις, είναι τα ολοκληρωµένα συστήµατα επιχειρησιακών πόρων (συστήµατα ERP- Enterprise Resource Planning) που παρέχουν ενιαίο τρόπο λειτουργίας µε τυποποιηµένες διαδικασίες. Η αλµατώδης ανάπτυξη της επιστήµης της πληροφορικής τα τελευταία χρόνια, έχει καταστήσει την πληροφορία ως ένα από τα βασικότερα και πολυτιµότερα αγαθά. Μια Βάση εδοµένων είναι ένα σύνολο αρχείων µε υψηλό βαθµό οργάνωσης τα οποία είναι συνδεδεµένα µεταξύ τους µε λογικές σχέσεις, έτσι ώστε να µπορούν να χρησιµοποιούνται από πολλές εφαρµογές και από πολλούς χρήστες ταυτόχρονα. Μια νέα τεχνολογία που ονοµάζεται Αποθήκη Πληροφοριών - Data Warehouse, είναι στην ουσία µια βάση δεδοµένων για την πληροφόρηση της διοίκησης που έχει σαν στόχο την ανάπτυξη Συστηµάτων Υποβοήθησης Λήψης Επιχειρηµατικών Αποφάσεων (EIS- Executive Information Systems και DSS Decision Support Systems). Το παρών σύγγραµµα, έχει ως αντικείµενο µελέτης σηµαντικά θέµατα για την ανάπτυξη και ανταγωνιστικότητα των επιχειρήσεων στη σύγχρονη κοινωνία της πληροφορικής, εστιάζοντας το ενδιαφέρον στα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα (Accounting Information Systems) και την Επιχειρηµατική Ευφυΐα (Business Intelligence). Ερευνάται το θέµα Λογιστική διαδικασία και Επιχειρηµατική Ευφυΐα σε λογισµικό ERP σε ελληνικές επιχειρήσεις και οργανισµούς. Πιο συγκεκριµένα, αναφερόµαστε στη λογιστική διαδικασία µέσα από τα ERP συστήµατα και στις λειτουργίες που αυτά παρέχουν. Πολλές επιχειρήσεις και οργανισµοί στην Ευρώπη και στην Αµερική υιοθετούν τα συγκεκριµένα συστήµατα. Στην Ελλάδα τα τελευταία χρόνια παρατηρείται µία αύξηση στην χρησιµοποίηση αυτών των συστηµάτων αλλά όσον αφορά την επιχειρηµατική ευφυΐα, δεν υπάρχει σχετική έρευνα και ενηµέρωση. Υπογραµµίζονται οι έννοιες των Λογιστικών Πληροφοριακών Συστηµάτων, καθώς και πώς µία επιχείρηση µπορεί να αποκτήσει ανταγωνιστικό πλεονέκτηµα µε την υλοποίηση αυτών των συστηµάτων. Γι αυτό, η αλλαγή αυτή στα επιχειρηµατικά περιβάλλοντα και η αποδοχή της από τους χρήστες, κρίνεται αναγκαία. Κύριος στόχος της εργασίας είναι η ανάλυση και επεξήγηση των Λογιστικών Πληροφοριακών Συστηµάτων στα οποία έχουν ενσωµατωθεί και Συστήµατα 2

3 Επιχειρηµατικής Ευφυΐας, αξιολογώντας τις αλλαγές που επιφέρουν στην οργάνωση και τη διοίκηση των σύγχρονων επιχειρήσεων. Βασική µας µέριµνα, είναι η παρουσίαση της νέας τεχνολογίας όσον αφορά τη λογιστική διαδικασία και η επίδρασή της στο ευρύτερο επιχειρησιακό περιβάλλον. Ακολουθούν η θεωρητική προσέγγιση των συστηµάτων επιχειρηµατικής ευφυΐας, καθώς και των Λογιστικών Πληροφοριακών Συστηµάτων, και η εξέταση, σε µεγαλύτερο βάθος, των συστηµάτων αυτών στην ελληνική πραγµατικότητα. Ανάλογη βαρύτητα δίνεται στην παρουσίαση των αποτελεσµάτων της έρευνας µε βάση το ερωτηµατολόγιο του Παραρτήµατος Β. 3

4 Συντοµεύσεις BI : Business Intelligence Επιχειρηµατική ευφυΐα ΒPI: Business Process Intelligence Ευφυΐα Επιχειρηµατικής ιαδικασίας BPR: Business Process Reengineering Ανασχεδιασµός Επιχειρηµατικών ιαδικασιών CRM : Customer Relationship Management ιαχείριση πελατειακών σχέσεων DBMS : Data Base Management System Σύστηµα διαχείρισης βάσεων δεδοµένων DSS : Decision Support System Συστήµατα υποστήριξης αποφάσεων DW : Data Warehouse Αποθήκη πληροφοριών ERP : Enterprise Resource Planning Ολοκληρωµένη διαχείριση επιχειρησιακών πόρων GIS : Geographical Information System Γεωγραφικά πληροφοριακά συστήµατα GUI : Graphical User Interface Γραφικό περιβάλλον αλληλεπίδρασης µε τον χρήστη HRM : Human Resource Planning ιαχείριση ανθρωπίνων πόρων IT: Information Technology Πληροφοριακή Τεχνολογία MIS : Management Information System - Πληροφοριακά συστήµατα διοίκησης MRP: Manufacturing Resource Planning Προγραµµατισµός και έλεγχος παραγωγής OLAP : On line Analytical Processing Απευθείας αναλυτική διαδικασία RDBMS : Relational Data Base Management System Σύστηµα σχεσιακής διαχείρισης βάσεων δεδοµένων SCM : Supply Chain Management ιαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας TQM : Total Quality Management ιοίκηση ολικής ποιότητας 4

5 Αφιέρωση Η παρούσα διπλωµατική είναι αφιερωµένη στον αδελφό µου που στέκεται δίπλα µου και µε στηρίζει µε τόση αγάπη. Κυρίως όµως, είναι αφιερωµένη στους υπέροχους γονείς µου που συνέβαλλαν στο να γίνω το άτοµο που είµαι σήµερα και που µε στήριξαν µε τόση αγάπη σε όλα αυτά τα χρόνια των ακαδηµαϊκών µου περιπετειών. Είµαι πραγµατικά ευλογηµένη που έχω αυτή την οικογένεια. 5

6 Ευχαριστίες Θα ήθελα να εκφράσω την ευγνωµοσύνη µου στον επιβλέποντα καθηγητή και ιευθυντή του Μεταπτυχιακού Προγράµµατος στη ιοίκηση Επιχειρήσεων, Χαράλαµπο Σπαθή, ο οποίος µε στήριξε και µε καθοδήγησε µε φροντίδα και επιµέλεια κατά την διάρκεια εκπόνησης της παρούσας εργασίας. Χωρίς την καθοδήγησή του, δεν θα ήταν δυνατό να υλοποιηθεί η παρούσα έρευνα και να πραγµατοποιηθεί ο στόχος µου, της απόκτησης του µεταπτυχιακού τίτλου σπουδών. Επίσης θα ήθελα να ευχαριστήσω τους καθηγητές µου στο εν λόγω µεταπτυχιακό πρόγραµµα. 6

7 Περιεχόµενα Κεφάλαιο 1 : Εισαγωγή Εισαγωγή Ιστορική Αναδροµή Σκοπός Έρευνας Ερωτήσεις Έρευνας Περιορισµοί...14 Κεφάλαιο 2 : Βιβλιογραφική Ανασκόπηση Βιβλιογραφική Ανασκόπηση Ανάπτυξη Θεωρητικού Πλαισίου/ Ευρήµατα Έρευνας Μέτρηση απόδοσης επιχειρήσεων από την υλοποίηση συστηµάτων επιχειρηµατικής ευφυΐας Έρευνες στο Εξωτερικό πάνω στα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα και στα Συστήµατα Επιχειρηµατικής Ευφυΐας Συστήµατα Επιχειρηµατικής Ευφυΐας Συστήµατα Επιχειρηµατικής Ευφυΐας και Εφαρµογές Λογιστικής Μικροµεσαίες Επιχειρήσεις (ΜΜΕ) και Συστήµατα Επιχειρηµατικής Ευφυΐας Έρευνες στην Ελλάδα Συµπεράσµατα...47 Κεφάλαιο 3 : Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα και Επιχειρηµατική Ευφυΐα Τί είναι Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα Συστατικά Στοιχεία Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήµατος Χαρακτηριστικά ΛΠΣ Ανάπτυξη των ΛΠΣ - Φάσεις Υλοποίησης Ανάλυση Σχεδίαση Εφαρµογή Υποστήριξη οµή ΛΠΣ Χρηµατοοικονοµικό ERP Χρηµατοοικονοµικός Κύκλος Κύκλος Εκροών Κύκλος Εισροών Κύκλος Μετατροπής Προϊόντων

8 3.6 Τύποι Αναφορών από το ΛΠΣ Πλεονεκτήµατα ΛΠΣ Γενική Λογιστική Αρχική Ροή Εργασιών και Χαρακτηριστικά Λογιστικής ιαχείρισης Τύποι ΛΠΣ και Επιχειρηµατική Ευφυΐα...60 Κεφάλαιο 4 : Μεθοδολογία Εισαγωγή Πλαίσιο και Στόχοι της Έρευνας Προφίλ της Έρευνας Αξιοπιστία εδοµένων Περιγραφή Μεθοδολογίας Σχεδιασµός Έρευνας/ οµή Ερωτηµατολογίου...64 Κεφάλαιο 5 : Παρουσίαση και Ανάλυση των εδοµένων Πλαίσιο και Στόχοι της Έρευνας Ανάλυση του είγµατος Παρουσίαση Αποτελεσµάτων Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα και Εφαρµογές Επιχειρηµατικής Ευφυΐας Ικανοποίηση από Εφαρµογές Λογιστικών Πληροφοριακών Συστηµάτων και Εφαρµογών Επιχειρηµατικής Ευφυΐας...84 Κεφάλαιο 6 : Συµπεράσµατα Συµπεράσµατα Προκλήσεις ΛΠΣ στο Σύγχρονο Μεταβαλλόµενο Επιχειρηµατικό Περιβάλλον Ρόλος ΛΠΣ στην Παροχή Χρήσιµων Πληροφοριών στη ιοίκηση ενός Οργανισµού Γενικό Συµπέρασµα Συνεισφορά Έρευνας Περιορισµοί Έρευνας Προτάσεις για Μελλοντική Έρευνα Επέκταση της Παρούσας Έρευνας Νέα Χαρακτηριστικά στην Έρευνα...95 Πηγές...97 Παράρτηµα Α : Επιστολή Παράρτηµα Β : Ερωτηµατολόγιο Παράρτηµα Γ : Ορισµοί ερωτηθέντων στην Ερώτηση Tί είναι Επιχειρηµατική Ευφυΐα Παράρτηµα : Παράδειγµα Εφαρµογής Επιχειρηµατικής Ευφυΐας στο ERP AtlantisII της ALTEC Software ΑΕ

9 Κεφάλαιο 1 : Εισαγωγή 1.1 Εισαγωγή Στο χώρο της Λογιστικής έχουν πραγµατοποιηθεί επαναστατικές αλλαγές την τελευταία δεκαπενταετία στις αντιλήψεις για την θεώρηση και την αντιµετώπιση των σχετικών προβληµάτων. Οι αλλαγές αυτές έχουν δηµιουργήσει αυξηµένες απαιτήσεις και την ανάγκη για συνεχή ενηµέρωση για όσους εργάζονται σε αυτό το χώρο. Είναι αναµφισβήτητο ότι ο επιστηµονικός χώρος της Λογιστικής εντάσσεται τα τελευταία χρόνια στους πλέον αναπτυσσόµενους κλάδους, τόσο σε ερευνητικό όσο και σε επαγγελµατικό επίπεδο. Η επιτυχηµένη πρακτική εφαρµογή των θεωριών της, έχει αποδειχθεί ότι είναι σε θέση να προσδώσει στις επιχειρήσεις και τους οργανισµούς που την υιοθετούν, συγκριτικό πλεονέκτηµα στο σύγχρονο ανταγωνιστικό οικονοµικό περιβάλλον στο οποίο δραστηριοποιούνται. Εποµένως, η κατοχή εξειδικευµένης και επίκαιρης επιστηµονικής γνώσης σε αυτόν τον τοµέα, αποτελεί για τα στελέχη των επιχειρήσεων πολύτιµο εφόδιο. Ο τοµέας της λογιστικής υπήρχε από τη στιγµή που υπήρξε η έννοια της οικονοµίας. Υπήρχε από την αρχική εφαρµογή των συστηµάτων ERP και θα συνεχίσει να υπάρχει όταν αυτά αλλάξουν εντελώς µορφή και ίσως ονοµασία. Υπάρχει η άποψη ότι οι δυνατότητες που προσφέρει ένα σύστηµα ERP κάνει τη δουλειά του λογιστή αναλώσιµη και µπορεί να τον υποκαταστήσει τελείως µε µεγαλύτερη ακρίβεια αποτελεσµάτων και µε την ικανότητα να παρέχει πληροφορίες τέτοιες που να κάνουν την λήψη στρατηγικών αποφάσεων ευκολότερη. Από µία οπτική, αυτό µπορεί να θεωρηθεί αληθές, αλλά πρέπει να εστιάσουµε στις λέξεις δουλειά του λογιστή. Με τη µορφή που αυτή έχει σήµερα ίσως και να υποκατασταθεί από ένα σύστηµα ERP, αλλά είναι εξίσου πιθανό να εξελιχθεί σε κάτι άλλο, πιθανόν και µε µεγαλύτερες ευθύνες. Η δουλειά του λογιστή και οι δυνατότητες της λογιστικής αναβαθµίστηκαν µε τη χρήση υπολογιστών και µε τη δυνατότητα πολύπλοκων υπολογισµών και παρουσίασης αποτελεσµάτων. Με τα ERP συστήµατα, οι δυνατότητες της λογιστικής αυξήθηκαν µέσω των δυνατοτήτων εξόρυξης δεδοµένων και επεξεργασίας που προσφέρουν αυτά τα συστήµατα. Ωστόσο τα συστήµατα αυτά και πάλι θα τα χειρίζονται άνθρωποι και δεν υπάρχουν καταλληλότεροι για να εκµεταλλευτούν τις δυνατότητές τους, από αυτούς που ξέρουν τι να ψάξουν και τι να ζητήσουν από ένα τέτοιο σύστηµα και τελικά από αυτούς που γνωρίζουν τη λογιστική και τις έννοιές της καλύτερα από κάθε άλλο. Το ERP συνδυάζει όλα τα προγράµµατα, τα οποία τρέχουν σε µία κοινή βάση δεδοµένων, σε ένα, έτσι ώστε τα διάφορα τµήµατα να µπορούν εύκολα να 9

10 µοιραστούν τις πληροφορίες και να επικοινωνούν µεταξύ τους (Umble and Haft, 2003). Στη χώρα µας η χρήση των ERP ολοένα και εδραιώνεται. Τα σηµαντικότερα Πληροφοριακά Συστήµατα που κάνουν αισθητή την παρουσία τους στις ελληνικές επιχειρήσεις είναι: SAP J.D.E SINGULAR ENTERPRISE ATLANTIS Μπορούµε να αναφερθούµε στα συστήµατα ERP ως φαινόµενο συνεχούς δυναµικής αλληλεπίδρασης µε τη σύγχρονη αγορά. Εξελίσσονται και την εξελίσσουν σύµφωνα µε τις ανάγκες και των δύο, διότι δεν είναι δυνατό να απολαύσει κανείς και να χρησιµοποιήσει τις δυνατότητες που προσφέρουν στο έπακρο αν δεν εξελίξει παράλληλα τον τρόπο εργασίας τους. εν είναι δυνατό να διατηρήσει κανείς τον παλιό τρόπο εργασίας σε ένα σύστηµα που έχει εξαρχής σχεδιαστεί να τον καταργήσει ώστε να καταργήσει τις εγγενείς αδυναµίες των παλαιότερων συστηµάτων. Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, σχεδόν όλοι οι τοµείς λειτουργίας µιας εταιρείας επηρεάζονται από τη χρήση ενός συστήµατος ERP. Ένας από τους τοµείς που φαίνεται να επηρεάζεται άµεσα είναι αυτός της λογιστικής. Ο τοµέας της λογιστικής δεν πρόκειται να µείνει ανεπηρέαστος στις περιπτώσεις που τα συστήµατα ERP έχουν εφαρµοστεί σωστά και µπορούν να αποδώσουν τα όσα υπόσχονται. Ήδη έχουν αρχίσει να φαίνονται τα πρώτα σηµάδια αυτού του φαινοµένου και όσο περνά ο καιρός µπορεί να φανούν ακόµη πιο καθαρά και σε µεγαλύτερη έκταση. Όσοι δουν ένα σύστηµα ERP µε προοδευτική άποψη ως εργαλείο και όχι ως απειλή ή τρόπο υποκατάστασης του ανθρώπινου δυναµικού, ίσως είναι αυτοί που θα οδηγήσουν τις εξελίξεις. Τα Πληροφοριακά Συστήµατα παρέχουν στον manager πληροφορίες στρατηγικής σηµασίας για τη λήψη αποφάσεων και τη χάραξη κατευθυντηρίων γραµµών για την πορεία µια επιχείρησης. Τέτοιου είδους πληροφορίες είναι οικονοµικής και µηοικονοµικής φύσης ενώ µια σηµαντική κατηγορία των συστηµάτων ERP, είναι τα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα (ΛΠΣ). Το σίγουρο είναι ότι η ανάπτυξη των ΛΠΣ έχει σηµατοδοτήσει την έναρξη µιας νέας εποχής στο επιχειρησιακό περιβάλλον, όπου οι εταιρίες µπορούν να ενσωµατώσουν επιχειρησιακές εφαρµογές και να ανταποκριθούν σε real time πληροφορία. Θα συµφωνούσε κανείς ότι σε αυτό το υψηλά αυτοµατοποιηµένο περιβάλλον και ενσωµατωµένο στην πληροφορική τεχνολογία, οι επιχειρήσεις οφείλουν να µένουν συντονισµένες µε τις νέες τεχνολογίες, ειδικότερα, µετά την επανάσταση των ERP το 1999 (Spathis, 2006). 10

11 1.2 Ιστορική Αναδροµή Τα πληροφοριακά συστήµατα αποτελούν βασική προϋπόθεση επιβίωσης της επιχείρησης µέσα σε ένα ολοένα αυξανόµενο ανταγωνιστικό περιβάλλον. Συνιστούν την σπονδυλική στήλη της ιοίκησης κάθε σύγχρονης επιχείρησης. Σε γενικές γραµµές θα µπορούσαν να οριστούν σαν ένα οργανωµένο και συνδυασµένο σύνολο τεχνολογίας και ανθρώπινου δυναµικού, το οποίο έχει σαν αντικειµενικό στόχο την παροχή πληροφοριών για την υποστήριξη διοικητικών λειτουργιών, όπως και άλλων αναλυτικών αναγκών (λειτουργίες λήψης αποφάσεων). Στο νέο τεχνολογικό περιβάλλον, η πληροφορία αποτελεί πολυτιµότατο µέρος του ενεργητικού της επιχείρησης καθώς η εξέλιξη της εξαρτάται σε µεγάλο βαθµό από την ποιότητα και την ποσότητα των διατιθέµενων πληροφοριών, αλλά και από την ποιότητα και την ποσότητα των επεξεργασιών στις οποίες αυτές υπόκεινται προκειµένου να παραχθεί η απαιτούµενη πληροφόρηση. εν αποτελεί υπερβολή η διαπίστωση ότι πολλές επιχειρήσεις δεν θα µπορούσαν να λειτουργήσουν χωρίς ακριβή, έγκαιρη και έγκυρη πληροφορία. Εποµένως γίνεται αντιληπτή η κρισιµότητα και η χρησιµότητα της υποδοµής που απαιτείται τόσο για την διαχείριση της πληροφορίας όσο και για την απρόσκοπτη ροή της εντός και εκτός της επιχείρησης (Νικολάου, 1999). Σε πρώτη φάση ( ), οι επιχειρήσεις χρησιµοποιούσαν µεγάλους αυτόνοµους υπολογιστές (mainframes) µε ισχυρές υπολογιστικές δυνατότητες. Τα συστήµατα που αναπτύχθηκαν µε βάση τις δυνατότητες αυτών των υπολογιστών αφορούσαν αρχικά τον έλεγχο αποθήκης, ενώ στη δεκαετία του 1970 κυριάρχησαν τα συστήµατα MRP (Material Requirement Planning) που εκτός από τον έλεγχο αποθήκης χρησιµοποιήθηκαν και για σχεδιασµό δραστηριοτήτων και χρονοδιαγραµµάτων. Στις αρχές της δεκαετίας του 1980 εµφανίστηκαν οι προσωπικοί υπολογιστές (PCs) οι οποίοι διέθεταν ικανή υπολογιστική ισχύ ώστε να χρησιµοποιούνται για εταιρικούς σκοπούς. Αυτή η αλλαγή εποχής συνοδεύτηκε από την εξέλιξη των συστηµάτων MRP σε συστήµατα MRP-II (Manufacturing Resource Planning) τα οποία αντιµετωπίζουν τις επιχειρήσεις πιο συνολικά ενσωµατώνοντας περισσότερες λειτουργίες. Στις δύο πρώτες φάσεις δηµιουργήθηκαν πολλά αυτόνοµα συστήµατα για εταιρικές χρήσεις κάθε ένα από τα οποία εστίαζε σε µία συγκεκριµένη διεργασία µιας επιχείρησης. Έτσι, πάρα πολλές επιχειρήσεις διατηρούσαν διαφορετικά συστήµατα για τα διάφορα τµήµατά τους. Για παράδειγµα, υπήρχε άλλο σύστηµα για τη διαχείριση της αποθήκης και άλλο για τις πωλήσεις. Μάλιστα, τα συστήµατα αυτά στις περισσότερες περιπτώσεις δεν ήταν σε θέση να επικοινωνήσουν µεταξύ τους µε αποτέλεσµα να δυσχεραίνεται η συνολική λειτουργία της εταιρίας. Το επόµενο βήµα στην εξέλιξη της Τεχνολογίας Πληροφοριών έλαβε χώρα στις αρχές της δεκαετίας του 1990 και ήταν η δικτύωση των υπολογιστών καθώς και η 11

12 εµφάνιση του ιαδικτύου και του Παγκόσµιου Ιστού. Παράλληλα, σηµειώθηκαν σηµαντικές βελτιώσεις στην υπολογιστική ισχύ και την ταχύτητα των ηλεκτρονικών υπολογιστών, ωρίµασαν τα συστήµατα Βάσεων εδοµένων και εξελίχθηκαν οι δυνατότητες δηµιουργίας γραφικού περιβάλλοντος αλληλεπίδρασης µε το χρήστη (Graphical User Interface - GUI). Επιπλέον, πολλές επιχειρήσεις υιοθέτησαν καινούριες πρακτικές όπως το Total Quality Management (TQM) και το Just-In-Time (JIT) οι οποίες δεν ήταν δυνατό να υποστηριχθούν από τα τότε υπάρχοντα πληροφοριακά συστήµατα. Όλες αυτές οι εξελίξεις οδήγησαν στη δηµιουργία των συστηµάτων ERP, τα οποία είναι σε θέση να συνδέσουν όλες τις διεργασίες µιας επιχείρησης και να εξασφαλίσουν το συντονισµό τους µε γνώµονα τη συνολικά αποδοτική λειτουργία της εταιρίας (Jacobs and Weston,2006, Berchet, and Habchi, 2005). Παρακάτω παρουσιάζεται η ανάπτυξη των ERP όπως την παρουσίασε ο Zhang (2009) : Σχήµα 1: Ανάπτυξη Επιχειρησιακών Πληροφοριακών Συστηµάτων Πηγή : Zhang (2009) 12

13 1.3 Σκοπός Έρευνας Το θέµα της παρούσας έρευνας, θα δώσει έµφαση στην επίδραση που έχει η υλοποίηση ενός Λογιστικού ERP στις επιχειρηµατικές διαδικασίες ενός οργανισµού και πιο συγκεκριµένα, στην επίδραση όσον αφορά τη λήψη αποφάσεων µέσα από την ενότητα της λογιστικής. Ο κύριος στόχος της παρούσας εργασίας είναι η παρουσίαση του θεωρητικού και πρακτικού υπόβαθρου των Λογιστικών Πληροφοριακών Συστηµάτων. Η έρευνα πραγµατοποιήθηκε µέσα από ένα σύνολο πηγών που περιλαµβάνει µεταξύ άλλων, βιβλία, επιστηµονικά περιοδικά και ηλεκτρονικές πηγές. Τα βήµατα που ακολουθήσαµε είναι τα παρακάτω: Παρουσίαση βιβλιογραφικής ανασκόπησης Παρουσίαση εννοιών σχετικές µε τα ΛΠΣ Παρουσίαση εννοιών σχετικές µε συστήµατα Επιχειρηµατικής Ευφυΐας Συσχετισµός των δύο παραπάνω εννοιών Παρουσίαση αποτελεσµάτων έρευνας σε δείγµα ελληνικών επιχειρήσεων. Η έρευνά µας εστίασε σε 43 άρθρα από επιστηµονικές βάσεις δεδοµένων όπως η Scopus και η Elsevier, σε 6 συγγράµµατα σχετικά µε τα ERP και τα ΛΠΣ ειδικότερα, καθώς και σε ηλεκτρονικές πηγές. Από τις παραπάνω πηγές, εστιάσαµε σε εκείνα που, µε βάση τον τίτλο τους και την περίληψη, έκαναν σαφή αναφορά πάνω στα ΛΠΣ και στα συστήµατα ΒΙ. Κάναµε αναφορά και σε έρευνες πάνω στα ERP γενικότερα, χωρίς όπως να δοθεί ιδιαίτερη βαρύτητα. Σκοπός της παρούσας έρευνας είναι να παρέχει στοιχεία για την χρησιµοποίηση των ΛΠΣ και το βαθµό ενσωµάτωσης συστηµάτων ΒΙ σε αυτά. Εξετάζουµε λοιπόν, ποια είναι τα πλεονεκτήµατα από την χρήση των ΛΠΣ, το κόστος υλοποίησής τους, καθώς και τις πιο διαδεδοµένες παρεχόµενες πληροφορίες. Η έρευνα θα εστιάζει στην επίδραση που έχουν τα ΛΠΣ στις ελληνικές επιχειρήσεις. Τα στοιχεία που παρουσιάζονται στην παρούσα έρευνα, µαζί µε προηγούµενες έρευνες (κεφάλαιο 2), θα αποτελέσουν τη βάση για την πλήρη εξερεύνηση των εν λόγω συστηµάτων σαν ένα πρωτοποριακό εργαλείο για τους λογιστές και για τους manager. Μετά την ανάλυση των δεδοµένων, παρουσιάζονται οδηγίες για µελλοντική έρευνα (κεφάλαιο έξι). Η σηµαντικότητα της έρευνας έγκειται στο ότι αποτελεί τη βάση για καλύτερη κατανόηση των εννοιών των ΛΠΣ και των συστηµάτων ΒΙ, καθώς και για το εύρος της χρήσης των εν λόγω συστηµάτων. 13

14 1.4 Ερωτήσεις Έρευνας Οι ακόλουθες ερωτήσεις χρησιµοποιήθηκαν για την ανακάλυψη των παραγόντων εκείνων που επηρεάζουν τη χρήση ΛΠΣ µε ενσωµατωµένα συστήµατα ΒΙ : Σε ποιές διαδικασίες χρησιµοποιούνται περισσότερο τα ΛΠΣ; Ποιες αναφορές λαµβάνουν από τα ΛΠΣ και πόσο συχνά; Ποια τα πλεονεκτήµατα από τη χρήση τους; Έχουν ενσωµατώσει εφαρµογές επιχειρηµατικής ευφυΐας στα ΛΠΣ; Πώς συνεισφέρει η υλοποίηση των εφαρµογών επιχειρηµατικής ευφυΐας στην αποτελεσµατικότητα του οργανισµού; Κατά πόσο είναι ικανοποιηµένοι οι οργανισµοί από την απόδοση των συστηµάτων; Η έρευνα πραγµατοποιήθηκε σε δείγµα 52 εταιριών. Αρχικά υποθέσαµε ότι οι επιχειρήσεις διαφορετικών µεγεθών (οικονοµικών και µη), θα ανταποκρινόταν οµοίως στις ερωτήσεις, από τη στιγµή που η υλοποίηση των ΛΠΣ και των συστηµάτων ΒΙ είναι παρόµοια για τους οργανισµούς. εύτερον, υποθέσαµε ότι κάθε ερωτώµενος θα απαντούσε µε ειλικρίνεια. Τέλος, υποθέσαµε ότι τα αποτελέσµατα της έρευνας θα είναι πλήρως αντιπροσωπευτικά των επιλεγµένων οργανισµών. 1.5 Περιορισµοί Ορισµένοι παράγοντες συνέβαλλαν στην δυσκολία πραγµατοποίησης αυτής της έρευνας. Αυτή η έρευνα έπρεπε να πραγµατοποιηθεί µέσα στο χρονικό πλαίσιο των έξι µηνών (Αύγουστος Ιανουάριος), πράγµα αρκετά δύσκολο αν συνυπολογίσει κανείς ότι ηµερησίως η ενασχόληση µε το θέµα δεν ήταν δυνατό να ξεπεράσει τις δύο ώρες λόγω επαγγελµατικών υποχρεώσεων. Στην ουσία δηλαδή, χρόνος για ενασχόληση υπήρχε κυρίως Σαββατοκύριακα. Η έρευνα βασίστηκε σε περιορισµένο υλικό όσον αφορά τα συστήµατα ΒΙ στις ελληνικές επιχειρήσεις. Καθοριστικό ρόλο έπαιξε και η απροθυµία απάντησης του ερωτηµατολογίου από έναν ελάχιστο αριθµό επιχειρήσεων, πράγµα που κατέστησε τα αποτελέσµατα λιγότερο ακριβή. 14

15 Κεφάλαιο 2 : Βιβλιογραφική Ανασκόπηση 2.1 Βιβλιογραφική Ανασκόπηση Προκειµένου να ερευνήσουµε όλη τη σχετική βιβλιογραφία πάνω στο θέµα της λογιστικής και της επιχειρηµατικής ευφυΐας, ακολουθήσαµε ανασκόπηση σχετικών άρθρων, ελληνικών και ξένων. Να σηµειώσουµε ότι η ελληνική αρθρογραφία πάνω στο θέµα, είναι περιορισµένη. Στόχος µας είναι να εξετάσουµε θεωρίες και ιδέες πάνω στο συγκεκριµένο πεδίο. Νέες έρευνες και δηµοσιεύσεις παρόλα αυτά, δεν φαίνεται να προσθέτουν νέες ιδέες και διατυπώσεις σχετικά µε το θέµα. Για το λόγο αυτό, παρακάτω δεν περιέχονται όλες οι δηµοσιεύσεις και αναφορές οι σχετικές µε την έρευνά µας. Με βάση τους Webster και Watson (2002), η βιβλιογραφική ανασκόπηση δίνει βάση στην ιδέα και όχι τόσο στον συγγραφέα (Rom and Rohde, 2006). Στην παρούσα βιβλιογραφική ανασκόπηση, θα εξετάσουµε τον αντίκτυπο που έχουν οι τεχνολογικές αλλαγές στην κοινωνία, καθώς επίσης και την ταχύτητα µε την οποία εµφανίστηκαν. Παρακάτω, ακολουθεί εξέταση των Λογιστικών Πληροφοριακών Συστηµάτων (ΛΠΣ) και των συστηµάτων Επιχειρηµατικής Ευφυΐας (BI) µέσα σε ένα ERP. Θα εξηγήσουµε γιατί οι οργανισµοί εφαρµόζουν αυτά τα συστήµατα και θα παρουσιάσουµε σχετικές έρευνες, ελληνικής και ξένης βιβλιογραφίας πάνω στο αντικείµενο. Τα συστήµατα Επιχειρηµατικής Ευφυΐας, παρέχουν τη δυνατότητα ανάλυσης της επιχειρηµατικής πληροφορίας προκειµένου να στηρίξουν και να βελτιώσουν τη λήψη αποφάσεων µέσα από ένα εύρος επιχειρησιακών δραστηριοτήτων της ιοίκησης (Elbashir et al.,2008). Επηρεάζουν την επένδυση σε µεγάλες υποδοµές σχετικές µε την οργάνωση των δεδοµένων, που υλοποιούν οι επιχειρήσεις (πχ ERP), και έχουν τη δυνατότητα να βελτιώσουν την ουσιώδη αξία που αντλείται από τις πηγές αυτών των δεδοµένων. Τα συστήµατα επιχειρηµατικής ευφυΐας (ΒΙ), είναι στρατηγικά πληροφοριακά συστήµατα που αναπτύσσουν οι οργανισµοί προκειµένου να βελτιώσουν τη διαδικασία λήψης αποφάσεων και διατήρησης του ανταγωνιστικού πλεονεκτήµατος. Παρόλα αυτά, για να διατηρήσουν οι οργανισµοί αυτά τα πλεονεκτήµατα, τα συστήµατα ΒΙ χρειάζεται να ενσωµατωθούν αποτελεσµατικά στις λειτουργικές και διοικητικές διαδικασίες. Για το λόγο αυτό, η επίδραση αυτών των συστηµάτων, µπορεί να αντικατοπτριστεί σε δύο επίπεδα: βελτίωση της αποτελεσµατικότητας και αποδοτικότητας ενός οργανισµού και των διαδικασιών µέσα σε αυτόν, και υλοποίηση της ανταγωνιστικής στρατηγικής. 15

16 2.2 Ανάπτυξη Θεωρητικού Πλαισίου/ Ευρήµατα Έρευνας Μέτρηση απόδοσης επιχειρήσεων από την υλοποίηση συστηµάτων επιχειρηµατικής ευφυΐας Παρόλο που οι επενδύσεις σε συστήµατα Επιχειρηµατικής Ευφυΐας, επιταχύνονται, υπάρχει πλήρης απουσία από µία συγκεκριµένη µέθοδο µέτρησης της επιχειρηµατικής αξίας. Οι Elbashir et al. (2008), αναπτύσσουν µία µέθοδο µέτρησης της επιχειρηµατική αξίας, βασιζόµενοι στα χαρακτηριστικά αυτών των συστηµάτων, σε ένα πλαίσιο προσανατολισµένο στις διαδικασίες. Εξετάζουν τη σχέση ανάµεσα στην απόδοση της επιχειρηµατικής διαδικασίας (business process performance) και στην απόδοση του οργανισµού (organizational performance), στηριζόµενοι στα χαρακτηριστικά των συστηµάτων ΒΙ. Αυτά τα συστήµατα αναφέρονται σε µία σηµαντική κλάση συστηµάτων για ανάλυση δεδοµένων και υλοποίηση αναφορών που παρέχουν στα στελέχη στα διάφορα στάδια του οργανισµού, σχετική, χρήσιµη και εύκολη στη χρήση πληροφορία, η οποία τους καθιστά ικανούς να πάρουν καλύτερες αποφάσεις. Τα συστήµατα ΒΙ απαιτούν ειδική υποδοµή πληροφορικής τεχνολογίας προκειµένου να λειτουργήσουν αποτελεσµατικά, συµπεριλαµβανοµένων αναλύσεων και εργαλείων, αναφορών όπως Εξόρυξη εδοµένων και Αναλυτική Επεξεργασία σε Απευθείας Σύνδεση (OLAP), στατιστικών αναλύσεων και προβλέψεων, καθώς και ειδικών βάσεων δεδοµένων. Τα συστήµατα ΒΙ συχνά υλοποιούνται σαν ενίσχυση και βελτίωση των ευρέως υιοθετηµένων ERP συστηµάτων (Elbashir et al.,2008). Σε όρους πληροφορικής τεχνολογίας (IT), τα ERP ενσωµατώνουν τις διάφορες τεχνολογίες που περιλαµβάνουν τον εξοπλισµό, το λογισµικό και τις συνδέσεις που χρησιµοποιούν οι επιχειρήσεις για να βελτιώσουν τις διαδικασίες τους. Ορισµένα από τα συνηθέστερα εργαλεία, αναφέρονται παρακάτω: 1. Sales Force Automation (Αυτοµατοποίηση των πωλήσεων): Τα συστήµατα αυτά βοηθούν την αυτοµατοποίηση και την βελτιστοποίηση των διαδικασιών πώλησης αυξάνοντας την αποδοτικότητα των πωλήσεων. 2. Call Centers: Τα Call Centers: βοηθούν στην αυτοµατοποίηση των διαδικασιών στις κλήσεις που γίνονται µεταξύ της επιχείρησης και των πελατών. 3. Data Warehousing (Αποθήκες εδοµένων): Μία αποθήκη δεδοµένων είναι ένα εργαλείο µίας βάσης δεδοµένων µε πληροφορίες που χρησιµοποιείται για αποθήκευση δεδοµένων τα οποία µπορούν να διαµοιραστούν (Laundon K. and Laundon J.,2004). 4. Data Mining and On line Analytical Processing (Εξόρυξη εδοµένων και Αναλυτική Επεξεργασία σε Απευθείας Σύνδεση - OLAP): Η εξόρυξη δεδοµένων 16

17 περιλαµβάνει τα εξειδικευµένα εργαλεία λογισµικού που επιτρέπουν στους χρήστες να επιλέξουν και να ανακαλύψουν µέσα από µία µεγάλη βάση δεδοµένων τις σχέσεις που χτίζονται µε τους πελάτες και να προβλέψουν την συµπεριφορά τους. Το OLAP, προσφέρει προηγµένες ικανότητες για ερώτηση και ανάλυση πληροφοριών µέσα στην αποθήκη πληροφοριών (Williams S. and Williams N.,2006). Οι λειτουργίες των παραπάνω εργαλείων είναι συµπληρωµατικές και συσχετισµένες. Οι αποθήκες δεδοµένων, παρέχουν την επαρκή αποθήκευση, διατήρηση και ανάκτηση ιστορικών δεδοµένων. Η Αναλυτική Επεξεργασία σε Απευθείας Σύνδεση, είναι µία υπηρεσία που παρέχει γρήγορες απαντήσεις σε συγκεκριµένα ερωτήµατα. Οι αλγόριθµοι εξόρυξης δεδοµένων, βρίσκουν υποδείγµατα µε βάση τα δεδοµένα και παρουσιάζουν αναφορές στους χρήστες. Το κρίσιµο ερώτηµα είναι τι πλεονεκτήµατα έχουν επιτευχθεί από οργανισµούς που χρησιµοποιούν τα συστήµατα ΒΙ. Οι Elbashir et al. (2008), συσχετίζουν τις επιπτώσεις των συστηµάτων επιχειρηµατικής ευφυΐας µε την απόδοση της επιχειρηµατικής διαδικασίας και µε την απόδοση του οργανισµού. Στηριζόµενοι στις προοπτικές των ΛΠΣ, αναµένουν ότι η επίδραση στην απόδοση της επιχειρηµατικής διαδικασίας, θα αντικατοπτριστεί και στην απόδοση του οργανισµού. ίνεται έµφαση στην ανάγκη να αναπτυχθεί ένα µέτρο απόδοσης το οποίο καταλαµβάνει συγκεκριµένες ικανότητες και χρήσεις των ΒΙ συστηµάτων. Υιοθετούν το πλαίσιο της αλυσίδας αξίας του Porter για να προσδιορίσουν τις επιχειρηµατικές δραστηριότητες που υποστηρίζονται από συστήµατα ΒΙ µέσα σε έναν οργανισµό. Αυτό το πλαίσιο του Porter, διαµερίζει τις δραστηριότητες που προσθέτουν αξία, σε κύριες (logistics, µάρκετινγκ, πωλήσεις, υπηρεσίες) και σε δευτερεύουσες/υποστηρικτικές (ανάπτυξη τεχνολογίας, ανθρώπινοι πόροι, προµήθεια α υλών). Η επένδυση σε συστήµατα ΒΙ περιλαµβάνει τη βελτίωση της απόδοσης και στις δύο δραστηριότητες. Η µεθοδολογία ανάπτυξης των µέτρων απόδοσης ενός οργανισµού που προκύπτουν από τα συστήµατα ΒΙ, περιλαµβάνει τα εξής βήµατα: βάζω συγκεκριµένους στόχους, συλλέγω δεδοµένα, επανακαθορίζω στόχους και συλλέγω νέα δεδοµένα, εξακριβώνω την αξιοπιστία τους και αναπτύσσω κανόνες και πρότυπα. 1 Η απόδοση της επιχειρηµατικής διαδικασίας, περιλαµβάνει τη λειτουργική αποτελεσµατικότητα σε διάφορες επιχειρηµατικές διαδικασίες που σχετίζονται µε τα συστήµατα ΒΙ, όπως µείωση κόστους και αύξηση παραγωγικότητας. Η απόδοση του οργανισµού, αντικατοπτρίζει την απόδοση των συστηµάτων ΒΙ σε ολόκληρο τον οργανισµό. Οι µετρήσεις αυτού του είδους περιλαµβάνουν µέτρηση της απόδοσης 1 Βασιζόµενοι στη µεθοδολογία του Churchill (1979) 17

18 (ROI) και ανάπτυξη πωλήσεων και σχετίζονται µε αντικειµενικούς στόχους που κάνουν πιο ανταγωνιστική την επιχείρηση σε σχέση µε τους ανταγωνιστές. Η δοµή της τελικής λίστας των αντικειµένων της έρευνας, πραγµατοποιήθηκε µε τέτοιο τρόπο χρησιµοποιώντας την κλίµακα του Likert µε απαντήσεις από 1-7 (1: διαφωνώ πολύ, 7: συµφωνώ απόλυτα). Οι απαντήσεις δόθηκαν από διοικητικά στελέχη µεσαίου επιπέδου και ακαδηµαϊκούς, µε βάση την εργασιακή εµπειρία και την προϋπηρεσία τους σε έρευνα πάνω σε πληροφορική τεχνολογία και επιχειρηµατική ευφυΐα. Οι τελικές µετρήσεις περιλαµβάνουν 22 αντικείµενα µέτρησης, 14 για την απόδοση της επιχειρηµατικής διαδικασίας και 8 για την απόδοση του οργανισµού. Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει τα πλεονεκτήµατα που προκύπτουν από την υλοποίηση συστηµάτων Επιχειρηµατικής Ευφυΐας: Πίνακας 1: Πλεονεκτήµατα οργανισµού από υλοποίηση εφαρµογών επιχειρηµατικής ευφυΐας Πηγή: Elbashir Μ.et al.(2008) Η άντληση των δεδοµένων πραγµατοποιήθηκε σε οργανισµούς και στρατηγικές επιχειρηµατικές οµάδες (SBUs) σε σύνολο 347, που έχουν υιοθετήσει συστήµατα ΒΙ. Η πλειοψηφία των ερωτηθέντων έχει περίπου 8 χρόνια προϋπηρεσία σε συστήµατα BI, ενώ το 26% έχει προϋπηρεσία µεγαλύτερη από 8 έτη. Η ανάλυση των δεδοµένων στηρίχτηκε σε τέσσερις τοµείς οι οποίοι οµαδοποιούν τα 22 αντικείµενα της επιχειρησιακής αξίας ως εξής: (α) πλεονεκτήµατα οργανισµού, (β) πλεονεκτήµατα προµηθευτών/συνεργατών, (γ) πλεονεκτήµατα αποτελεσµατικότητας εσωτερικών διαδικασιών και (δ) πλεονεκτήµατα πελατών. Σε κάθε αντικείµενο από τα 22, 18

19 προσδίδεται ένας συντελεστής συσχέτισης για καθένα από τους τέσσερις παράγοντες και αποκλείονται εκείνα τα αντικείµενα µε τη µικρότερη συσχέτιση. Στον παρακάτω πίνακα παρουσιάζονται τα πλεονεκτήµατα για κάθε παράγοντα χωριστά: Πίνακας 2: Ανάλυση παραγόντων για κάθε µέτρο απόδοσης στον οργανισµό 2 Πηγή: Elbashir Μ.et al.(2008) Παράγοντας (1) : οργανωτικά οφέλη Αυξηµένα έσοδα, Μείωση χαµένων πωλήσεων, Αύξηση της γεωγραφικής κατανοµής των πωλήσεων, Αύξηση ποσοστού κέρδους, Αυξηµένες εισροές από επενδύσεις, Βελτίωση ανταγωνιστικών πλεονεκτηµάτων. Παράγοντας (2) : οφέλη στις σχέσεις µε προµηθευτές / συνεργάτες Βελτίωση συντονισµού µε προµηθευτές / συνεργάτες, Μείωση του κόστους συναλλαγών µε προµηθευτές / συνεργάτες, Βελτίωση της επικοινωνίας µε τους προµηθευτές / συνεργάτες, Αύξηση της κίνησης των αποθεµάτων, Μείωση των επιπέδων απογραφής της αποθήκης. 2 Ο παράγοντας µε έντονα γράµµατα, υποδηλώνει την επίδραση που έχει κάθε µέτρο απόδοσης στον αντίστοιχο παράγοντα 19

20 Παράγοντας (3) : οφέλη στην αποδοτικότητα των εσωτερικών εργασιών Βελτίωση στη λειτουργία των εσωτερικών διαδικασιών, Αύξηση στην παραγωγικότητα του προσωπικού, Μείωση στο κόστος των αποδοτικών αποφάσεων, Μείωση λειτουργικού κόστους. Παράγοντας (4): οφέλη από πληροφόρηση πελατών Μείωση κόστους από τη διαχείριση πελατών, Μείωση του κόστους µάρκετινγκ, Τα αποτελέσµατα από την ανάλυση των παραγόντων, επιβεβαιώνουν ότι η επιχειρησιακή αξία από τα συστήµατα ΒΙ, εµφανίζεται σε δύο επίπεδα: την επιχειρηµατική διαδικασία και τη διαδικασία όλου του οργανισµού. Οι τρεις διαστάσεις από τα οφέλη της επιχειρηµατικής διαδικασίας των συστηµάτων ΒΙ, είναι συνυφασµένες µε τις διαστάσεις της αλυσίδας αξίας του Porter (logistics, operations, customers). Οι Mahmood και Soon (1991) υποστηρίζουν ότι η πληροφοριακή τεχνολογία βελτιώνει την απόδοση του οργανισµού, πάλι σε τρεις διαστάσεις: αποτελεσµατικότητα µεταξύ οργανισµών και συνεργασία µε προµηθευτές, διατµηµατική αποτελεσµατικότητα και αποδοτικότητα παραγωγής, και µάρκετινγκ, πωλήσεις και εξυπηρέτηση µετά την πώληση. Οµοίως και οι Tallon και Zhu (2000), αναλύουν τις µετρήσεις της απόδοσης σε τρεις διαστάσεις. Η οργανωσιακή διάσταση της µέτρησης της απόδοσης σε αυτή την έρευνα, είναι συναφής µε την τµηµατοποίηση των συστηµάτων επιχειρηµατικής ευφυΐας σαν στρατηγικά εργαλεία και µε το γεγονός ότι οι επιχειρήσεις χρησιµοποιούν αυτά τα συστήµατα έχοντας στρατηγικούς στόχους προκειµένου να επιτύχουν ανταγωνιστικό πλεονέκτηµα (Elbashir et al.,2008). Παρακάτω παρουσιάζεται διαγραµµατικά η επιρροή των συστηµάτων επιχειρηµατικής ευφυΐας στην απόδοση του οργανισµού: 20

21 Σχήµα 2: Η επιρροή των συστηµάτων επιχειρηµατικής ευφυΐας στην απόδοση του οργανισµού Πηγή: Elbashir Μ.et al.(2008) Τα αποτελέσµατα καταδεικνύουν µία θετική και σηµαντική συσχέτιση ανάµεσα στην απόδοση της επιχειρηµατικής διαδικασίας και στους τρεις προαναφερθέντες παράγοντες, καθώς και µία θετική και στατιστικά σηµαντική συσχέτιση ανάµεσα στην απόδοση της επιχειρηµατικής διαδικασίας και στην απόδοση του οργανισµού. Παρόλο που το λογισµικό επιχειρηµατικής ευφυΐας έχει ευρεία χρήση, πρέπει να είναι σύµφωνο µε τις απαιτήσεις κάθε οργανισµού. Τα συστήµατα ΒΙ προσφέρουν διαφορετικά οφέλη σε διαφορετικούς τύπους οργανισµών. Επίσης, σε δείγµα βιοµηχανικών επιχειρήσεων και παροχής υπηρεσιών, η έρευνα έδειξε ότι στην πρώτη κατηγορία, η σχέση ανάµεσα στην απόδοση επιχειρηµατικών διαδικασιών και απόδοσης του οργανισµού, είναι πιο ισχυρή. Ο βιοµηχανικός κλάδος µετασχηµατίζει τα οφέλη της επιχειρηµατικής διαδικασίας σε βελτιωµένη απόδοση του οργανισµού, πιο αποτελεσµατικά. Αυτό είναι αναµενόµενο επειδή ο παράγοντας της σχέσης µε τους προµηθευτές/συνεργάτες, είναι περισσότερο σχετικός και ουσιώδες µε τον βιοµηχανικό κλάδο, παρά µε τον κλάδο των υπηρεσιών. Επιπλέον έρευνα πρέπει να πραγµατοποιηθεί προκειµένου να εξεταστούν παράγοντες όπως η οργανωσιακή κουλτούρα, η απόδοση των εργαζοµένων και η υποδοµή της πληροφορικής τεχνολογίας. Οι Elbashir et al.(2008), καταλήγουν στα εξής συµπεράσµατα: στην παρθενική τους εµφάνιση τα συστήµατα ΒΙ, χρησιµοποιήθηκαν σαν εργαλεία αποκλειστικά για υποστήριξη λήψης στρατηγικών αποφάσεων. Παρόλα αυτά, οι οργανισµοί πρόσφατα ανακάλυψαν τις δυνατότητες αυτών των συστηµάτων αναπτύσσοντας την τεχνολογία για υποστήριξη ευρύτερων 21

22 επιχειρηµατικών δραστηριοτήτων. Οι οργανισµοί χρησιµοποιούν τώρα τα συστήµατα ΒΙ για βελτιώσεις λειτουργικών διαδικασιών στην εφοδιαστική αλυσίδα, στην παραγωγή και στην εξυπηρέτηση πελατών. Αυτές οι νέες ανακαλύψεις, οδήγησαν τα στελέχη να έχουν πρόσβαση σε έγκυρη και έγκαιρη πληροφόρηση και να λαµβάνουν καλύτερες στιγµιαίες αποφάσεις. Οι διαστάσεις από τα οφέλη της επιχειρηµατικής διαδικασίας σε αυτή την έρευνα, επιδεικνύουν την εξέλιξη των ΒΙ συστηµάτων στο λειτουργικό επίπεδο. Τα αποτελέσµατα αποδεικνύουν ότι οι οργανισµοί είναι τώρα ικανοί να δηµιουργήσουν ένα µεγάλο εύρος λειτουργικών ωφελειών σε συνδυασµό µε τις δραστηριότητες που δηµιουργούν αξία στον οργανισµό. Η λειτουργία των συστηµάτων BI δεν µπορεί να γίνει πλήρως κατανοητή µόνο από ανάλυση επιχειρησιακού επιπέδου. Οι µετρήσεις σε οργανωτικό επίπεδο αποτελούν ένα εργαλείο αξιολόγησης που πληροφορεί τα στελέχη αν η εταιρία έχει αντιληφθεί τα οφέλη της επιχειρηµατικής λειτουργίας, ενώ σε επίπεδο επιχειρηµατικής διαδικασίας, είναι ένα εργαλείο διάγνωσης το οποίο ενηµερώνει τα στελέχη γιατί βελτιώνεται (ή γιατί όχι) η λειτουργία του οργανισµού: πχ ποια δραστηριότητα δηµιουργίας αξίας δεν λειτουργεί αποτελεσµατικά και εποµένως, έχει αντίκτυπο στα αναµενόµενα οφέλη του οργανισµού (Elbashir et al.,2008) Έρευνες στο Εξωτερικό πάνω στα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα και στα Συστήµατα Επιχειρηµατικής Ευφυΐας Συστήµατα Επιχειρηµατικής Ευφυΐας Οι Cleland και King (1975), αναφέρθηκαν στα ανταγωνιστικά συστήµατα επιχειρηµατικής ευφυΐας. Ο γενικότερος κύκλος ευφυΐας, παρουσιάζεται παρακάτω σαν µία συνεχής διαδικασία η οποία βελτιώνεται µέσω της ανάδρασης. Ο κύκλος ξεκινάει µε τον καθορισµό των απαιτήσεων και των πηγών του οργανισµού. Αφού συλλεχθεί η πληροφορία, πρέπει να επεξεργαστεί και να αναλυθεί. Μέσα από την ανάλυση, αποκτάται η επιθυµητή πληροφορία και διαχέεται στα στελέχη. Μία συνεχής διαδικασία ανάδρασης, επιφέρει τις απαραίτητες βελτιώσεις. Καθώς εµφανίζονται νέες απαιτήσεις, η πληροφορία συνεχώς συλλέγεται και διαδίδεται. 22

23 Σχήµα 3: Ανταγωνιστικά Συστήµατα Επιχειρηµατικής Ευφυΐας Πηγή: Cleland και King (1975) Το παραπάνω µοντέλο υλοποιεί και τις τρεις φάσεις της διαδικασίας της ευφυΐας: συλλογή, ανάλυση και διάχυση πληροφορίας. Αντικειµενικός στόχος ενός ανταγωνιστικού συστήµατος επιχειρηµατικής ευφυΐας, αποτελεί, µεταξύ άλλων, και ο εξής: να επιτευχθεί αποτελεσµατικότητα και να περιοριστεί τυχόν περιττή προσπάθεια συλλογής και ανάλυσης ανταγωνιστικής πληροφορίας. Πριν την υλοποίηση του παραπάνω συστήµατος, πρέπει να απαντηθούν διάφορες ερωτήσεις όπως: Τι χρειάζεται να ξέρουµε; Πώς µπορούν να αποκτηθούν τα δεδοµένα; Ποιος θα τα συλλέξει; Ποιος θα τα επεξεργαστεί και αναλύσει; Πώς θα αποθηκευτεί η πληροφορία για αποτελεσµατική µελλοντική ανάκτηση; Η πληροφορία δεν είναι ευφυής µέχρι να αναλυθεί. Η χρηµατοοικονοµική πληροφορία αποτελεί δυνατό σηµείο ολόκληρου του συστήµατος. Προκειµένου όµως για την αποτελεσµατικότητα του συστήµατος, πρέπει να εµπεριέχονται πληροφορίες από όλες τις λειτουργίες. Οι επιχειρηµατίες που δεν έχουν υλοποιήσει τέτοια συστήµατα, τείνουν να υποτιµούν τη χρήση και την αποτελεσµατικότητά τους, πιστεύοντας ότι δεν υπάρχει ανάγκη για την υλοποίησή τους. Άλλοι πιστεύουν ότι, παρόλο που η επιχειρηµατική ευφυΐα είναι χρήσιµη, είναι δύσκολο να επιτευχθεί, ενώ άλλοι θεωρούν ότι δεν είναι δυνατό να επιτευχθεί νοµικά και ηθικά. Μία λίστα µε το τί θα ήθελε να γνωρίζει ένας οργανισµός για τον ανταγωνιστή του, είναι ατέλειωτη. Μία αντιπροσωπευτική λίστα, 23

24 θα περιλαµβάνει τις εξής κατηγορίες πληροφορίας : µάρκετινγκ, παραγωγή και χρηµατοοικονοµικά. O Daniel Defoe (Pearce,1976), υποστήριζε ότι η ευφυΐα είναι η ψυχή όλων των επιχειρηµατικών δραστηριοτήτων. Στόχος είναι να µετατρέψουµε την πληροφόρηση σε πιο επικερδή και θετική στα διάφορα επίπεδα της επιχείρησης. Ήδη ο Drucker (1956) παρατήρησε το εξής: για τους οργανισµούς µε στελέχη υψηλού µορφωτικού επιπέδου, η υπευθυνότητα και η εξουσία δεν είναι αρκετές. Θα πρέπει να έχουµε όχι ένα σύστηµα διαταγής και υπευθυνότητας, αλλά ένα πληροφοριακό σύστηµα, ένα σύστηµα λήψης αποφάσεων, ένα σύστηµα κρίσης, γνώσης και προσδοκιών. Ο Galbraith υποστηρίζει ότι οι λέξεις κλειδιά είναι τα δεδοµένα, οι πληροφορίες και η ευφυΐα. Η τελευταία, µας οδηγεί στη διαδικασία λήψης απόφασης. Ο Pearce (1976) αναφέρει ότι µπορεί να χρειαστούν ακόµη και δέκα έτη πριν τα ευφυή συστήµατα χρησιµοποιηθούν ευρέως. Η πληροφορία διαχέεται µέσα στα κανάλια του συστήµατος. Το ευφυές σύστηµα, έχει να κάνει µε το µέγεθος και την τοποθέτηση αυτών των καναλιών, την κατεύθυνση και την ταχύτητα της πληροφορίας. Αυτό είναι ανάλογο µε τα διυλιστήρια πετρελαίου στα οποία το ακατέργαστο λάδι µετατρέπεται σε µία ποικιλία λαδιών µέσα από αποθήκευση και επεξεργασία, είτε αυτοµατοποιηµένα, είτε χειρωνακτικά. Έτσι και στα ευφυή συστήµατα, η ακατέργαστη πληροφορία µετατρέπεται σε αξιόλογα δεδοµένα. Η διαδικασία της απόφασης µέσα από ένα ευφυές σύστηµα, παρουσιάζεται στο παρακάτω διάγραµµα: Σχήµα 4: Απόφαση και Ευφυΐα Πηγή: Pearce (1976) Ο Pearce επίσης αναφέρει ότι υπάρχουν τρεις τύποι ευφυΐας: η στρατηγική, η τακτική και η λειτουργική. Η ευφυΐα, θεµελιώνει την δηµιουργία του πλούτου. Αυτό που θα πρέπει να προσέξουµε, είναι οι παρανοήσεις σχετικά µε τα δεδοµένα και τις 24

25 πληροφορίες: ότι περισσότερα δεδοµένα αυτόµατα βελτιώνουν τις αποφάσεις, ότι αυτοί που λαµβάνουν αποφάσεις γνωρίζουν ποια δεδοµένα χρειάζονται και πώς να τα χρησιµοποιήσουν αποτελεσµατικότερα και ότι µεγαλύτερη απόκτηση και διασπορά πληροφορίας, βελτιώνει την απόδοση του οργανισµού (Pearce, 1976). Οι Alloway και Quillard (1983), αναφέρουν ότι το 79% των εγκατεστηµένων συστηµάτων, χρησιµοποιούνται για καθηµερινές δραστηριότητες και παράγουν συνηθισµένες αναφορές, καθώς και ότι αυτά τα συστήµατα χρησιµοποιούνται συνήθως από στελέχη µεσαίου επιπέδου. Ο Thomas J.(2001), αντιπαραβάλλει τη λειτουργία της Επιχειρηµατικής Ευφυΐας ως εξής : φανταστείτε να είστε επιβάτης σε ένα αεροπλάνο, όταν ο πιλότος ξαφνικά ανακοινώνει ότι το αεροπλάνο έχασε την επαφή µε τον πύργο ελέγχου, καθώς και µε τα ραντάρ. Με άλλα λόγια, ο πιλότος δεν έχει επαφή µε το περιβάλλον της πτήσης, µε άλλες αερογραµµές και ενδεχόµενα επικίνδυνα καιρικά φαινόµενα. Πολλά στελέχη παίρνουν αποφάσεις καθηµερινά, χωρίς τη χρήση κάποιου λειτουργικού επιχειρηµατικού ραντάρ, δηλαδή κάποιου αξιόπιστου συστήµατος επιχειρηµατικής ευφυΐας. εν έχει σηµασία αν το αεροπλάνο είναι µεγάλο ή µικρό. Ο πιλότος πρέπει να γνωρίζει το περιβάλλον στο οποίο πετάει. Η επιχειρηµατική ευφυΐα, προσφέρει αξία, αναπτύσσοντας µία συστηµατική διαδικασία για την ανάλυση του ανταγωνιστικού περιβάλλοντος, συµπεριλαµβανοµένου των ανταγωνιστών, της νέας τεχνολογίας και των δυνάµεων της αγοράς. Ο κύκλος της επιχειρηµατικής ευφυΐας, ξεκινάει µε τον σχεδιασµό των απαιτήσεων, τη συλλογή αξιόπιστης πληροφορίας, την ανάλυση των δεδοµένων, σε συνδυασµό µε την έρευνα αγοράς, για να σχηµατίσει την ευφυΐα και το στρατηγικό σχεδιασµό. Όπως υποστηρίζει ο Thomas, θα µπορούσατε να φανταστείτε έναν αρχηγό να πολεµά στο πεδίο της µάχης χωρίς ευφυΐα ; Οι Negash και Gray (2003) αναφέρουν ότι παρόλο που τα συστήµατα ΒΙ χρησιµοποιούνται ευρέως στη βιοµηχανία, η έρευνα για αυτά είναι περιορισµένη. Η επιχειρηµατική ευφυΐα σαν όρος, αντικατέστησε τα συστήµατα υποστήριξης αποφάσεων και τα διοικητικά πληροφοριακά συστήµατα. Με το αυξανόµενο µέγεθος των εταιριών και την ανάγκη αναλυτικότερων πληροφοριών, τα συστήµατα ΒΙ, χρειάζονται ένα πλήθος δεδοµένων για να παρέχουν την απαιτούµενη ευφυΐα στη λήψη αποφάσεων, όπως φαίνεται και στο παρακάτω σχήµα: 25

26 Σχήµα 5: Εισαγωγή εδοµένων σε Συστήµατα Επιχειρηµατικής Ευφυΐας Πηγή: Negash and Gray (2003) Το µοναδικό αρνητικό σηµείο αυτών των συστηµάτων, υποστηρίζουν πως είναι το κόστος και η απόδοση της επένδυσης. Αναφέρουν επίσης ότι παρόλο που οι περισσότερες εταιρίες χρησιµοποιούν πληροφορία παρεχόµενη από ΒΙ, πολύ λίγες έχουν µία ολοκληρωµένη εφαρµογή ΒΙ. Έρευνα σε σύνολο 50 εταιριών, δείχνει ότι το σύνολο των εταιριών δεν σκέφτεται το κόστος της υλοποίησης ενός συστήµατος ΒΙ καθώς προσβλέπει σε µελλοντική απόδοση της επένδυσης. Οι Hannula και Pirttimaki (2003) του Πανεπιστηµίου Tampere της Φινλανδίας, αναφέρουν ότι οι εφαρµογές της επιχειρηµατικής ευφυΐας παίζουν καθοριστικό ρόλο στην παραγωγή τρέχουσας πληροφορίας για λειτουργικές και στρατηγικές αποφάσεις. Η έρευνά τους πραγµατοποιήθηκε το 2002 στις 50 µεγαλύτερες φινλανδικές επιχειρήσεις, προκειµένου να διαπιστωθεί τι αντιπροσωπεύει η επιχειρηµατική ευφυΐα σε αυτές και κατά πόσο εφαρµόζεται στις µεγάλες εταιρίες. Γενικά, τα τελευταία έτη παρατηρείται µία αύξηση στις δραστηριότητες επιχειρηµατικής ευφυΐας στην Φινλανδία. Η επιχειρηµατική ευφυΐα, είναι άρρηκτα συνδεδεµένη µε τα πληροφοριακά συστήµατα, και ποιο συγκεκριµένα, µε τα ERP, και έχει ένα κεντρικό ρόλο στην παραγωγή έγκαιρης πληροφορίας. Οι περισσότερες επιχειρήσεις αντιλαµβάνονται την επιχειρηµατική ευφυΐα, σαν ένα εργαλείο που εστιάζει στην καταγραφή του ανταγωνιστικού περιβάλλοντος γύρω από αυτές. υστυχώς, η τρέχουσα ανασκόπηση, υποδεικνύει ότι οι έρευνες µέχρι τώρα, είναι ατελείς και θεωρητικές. εν υπάρχει γενικά, µία οµόφωνη ιδέα πάνω στην επιχειρηµατική ευφυΐα, αλλά µάλλον κάθε συγγραφέας προωθεί τη δική του ιδέα. 26

27 Ο καθοριστικός παράγοντας στην εξέλιξη της επιχειρηµατικής ευφυΐας, είναι το συνεχώς µεταβαλλόµενο επιχειρηµατικό περιβάλλον το οποίο δηµιουργεί την ανάγκη για τρέχουσα και έγκαιρη πληροφόρηση. Αυτή η πληροφόρηση, µετατρέπεται σε γνώση και επεξεργάζεται µε τέτοιο τρόπο ώστε να µετατραπεί σε ευφυΐα. Σύµφωνα µε τον Forester, το management έχει να κάνει µε την µετατροπή της πληροφορίας σε αποφάσεις. Η έννοια της επιχειρηµατικής ευφυΐας, δεν είναι τόσο νέα. Ήδη από τη δεκαετία του 80, ο Tyson (1986) όρισε την έννοια και ανέφερε µία σειρά από πληροφορίες που εµπεριέχονται στην επιχειρηµατική ευφυΐα. Το ποσοστό εκείνων που απάντησαν στην έρευνα, ανήλθε σε 92%. 3 Οι επιχειρήσεις κατηγοριοποιήθηκαν ανάλογα µε τον κλάδο, σε κατασκευαστικές, σε εµπορίας, σε υπηρεσιών και σε τηλεπικοινωνίες. Το 80% από αυτές, έχει συστηµατικά οργανώσει δραστηριότητες επιχειρηµατικής ευφυΐας. Αξιοσηµείωτο είναι το γεγονός ότι όλες οι εταιρίες του κλάδου των τηλεπικοινωνιών, αναφέρουν ένα συστηµατικό τρόπο συλλογής πληροφοριών. Στην ερώτηση γιατί καθιέρωσαν τις δραστηριότητες επιχειρηµατικής ευφυΐας, µόνο το 5% απάντησε ότι αποτελεί γενική τάση του επιχειρηµατικού κόσµου. Οι υπόλοιπες απάντησαν ότι είναι απαραίτητες για τη διατήρηση της ανταγωνιστικότητάς τους. Στην ερώτηση πόσο σηµαντικά είναι τα αναµενόµενα πλεονεκτήµατα, παρατηρήθηκαν τα εξής αποτελέσµατα: οι ερωτηθέντες επισήµαναν ότι το σηµαντικότερο πλεονέκτηµα αποτελεί η απόκτηση καλύτερης ποιοτικά πληροφορίας για λήψη αποφάσεων (95%), ακολουθεί η δυνατότητα εύρεσης ευκαιριών και απειλών του περιβάλλοντος (83%), η αυξανόµενη γνώση (76%), η εξοικονόµηση χρόνου (30%) και η µείωση του κόστους (14%). Τα πλεονεκτήµατα από αυτές τις εφαρµογές είναι κυρίως άυλα και για αυτό είναι δύσκολο να προσδιοριστούν ποσοτικά. Η κινητήρια δύναµη για τη χρήση αυτών των εφαρµογών, είναι η απόκτηση της γνώσης και η υποστήριξη των καθηµερινών λειτουργιών. Παρακάτω παρατίθενται τα αναµενόµενα πλεονεκτήµατα από δραστηριότητες επιχειρηµατικής ευφυΐας : 3 Οι τέσσερις επιχειρήσεις που δεν απάντησαν, επικαλέστηκαν φόρτο εργασίας και προσωπικό απόρρητο. 27

28 Σχήµα 6: Αναµενόµενα πλεονεκτήµατα από δραστηριότητες επιχειρηµατικής ευφυΐας Πηγή: Hannula and Pirttimaki (2003) Στο 95% των επιχειρήσεων, µόνο η ανώτατη διοίκηση χρησιµοποιεί την πληροφορία από τις εφαρµογές της επιχειρηµατικής ευφυΐας. Τα µεσαία διοικητικά στελέχη, την χρησιµοποιούν σε ποσοστό 81%, ενώ µόνο το 14% ανέφερε πως χρησιµοποιείται και από τα κατώτερα διοικητικά στελέχη. Ο στόχος της ανάπτυξης τέτοιων δραστηριοτήτων, θεωρείται η χρήση της εσωτερικής πληροφόρησης, από το 70% των ερωτηθέντων. Το 95% πιστεύει ότι η επένδυση σε αυτές τις εφαρµογές, θα σηµειώσει αξιόλογη αύξηση τα επόµενα πέντε χρόνια. Το 75% θεωρεί τις εφαρµογές BI αναγκαίες σε καθηµερινή βάση. Το 30% ευελπιστεί ότι οι εφαρµογές αυτές θα σηµειώσουν βελτίωση. Με βάση λοιπόν τα αποτελέσµατα της έρευνας, οι εφαρµογές ΒΙ είναι συνηθισµένες στη Φινλανδία παρόλο που δεν έχουν καθιερωθεί στην σύγχρονη βιβλιογραφία. Οι Grigori et al.(2004) παραθέτουν έναν εναλλακτικό ορισµό όσον αφορά τα συστήµατα επιχειρηµατικής ευφυΐας και αναφέρονται στην ευφυΐα επιχειρηµατικών διαδικασιών (Business Process Intelligence). Η ανάπτυξη της ΒΡΙ έχει διάφορες προκλήσεις όπως την ανάπτυξη µεθόδων για την διευκόλυνση τεχνικών να χρησιµοποιούν το εργαλείο και να εξάγουν την πληροφορία/γνώση που χρειάζονται, 28

29 πιθανά χωρίς να γράψουν καθόλου κώδικα, καθώς και την εύρεση των τεχνολογιών και της αρχιτεκτονικής που οδηγούν στη λειτουργικότητα του συστήµατος. Η BPI επιτρέπει στους χρήστες να αναλύσουν ολοκληρωµένες διαδικασίες και από τις δύο προοπτικές, την επιχειρηµατική και την πληροφοριακή. Τα κύρια µέρη από τα οποία αποτελείται η ΒΡΙ είναι: το Process Data Warehouse loader (PDW) το οποίο εξάγει τα δεδοµένα από τις επιπλέον διαδικασίες του συστήµατος, το Process Mining Engine (PME) το οποίο εφαρµόζει τεχνικές εξόρυξης δεδοµένων και το Cockpit το οποίο είναι µία γραφική επιφάνεια (interface) που παρέχει αναφορές στους χρήστες. Η δουλειά πάνω στην ΒΡΙ είναι µέρος µιας µεγαλύτερης ερευνητικής προσπάθειας µε σκοπό την ανάπτυξη τεχνικών επιχειρηµατικής ευφυΐας. Η ευφυΐα επιχειρηµατικών διαδικασιών, όπως κάθε άλλη εφαρµογή επιχειρηµατικής ευφυΐας, απαιτεί προσοχή στην ερµηνεία των αποτελεσµάτων και στην αποτροπή προκαταλήψεων. Οι αναλυτές της εταιρίας Gartner, και πιο συγκεκριµένα, ο Dresner, πρώτος εισήγαγε τον ορισµό της επιχειρηµατικής ευφυΐας το Οι ερευνητές αυτοί αναφέρουν ότι παρόλο τα συστήµατα ΒΙ παρέχουν σηµαντικές και αξιόλογες δυνατότητες, οι περισσότερες επιχειρήσεις είτε δεν τα χρησιµοποιούν, είτε τα χρησιµοποιούν αλλά όχι για στρατηγικούς λόγους. Αυτό, επειδή τα δεδοµένα εξάγονται µε άλλους τρόπους, π.χ. απευθείας µέσω των ΛΠΣ χωρίς την χρήση ΒΙ αλλά απλά µέσω της κατάλληλης παραµετροποίησης και σχεδίασης. Με την επιχειρηµατική ευφυΐα όµως, δεν χρειάζεται να είναι κανείς λογιστής ή προγραµµατιστής για να εξάγει τις απαραίτητες πληροφορίες (Burns, 2005). Τρανταχτό παράδειγµα των πλεονεκτηµάτων των συστηµάτων ΒΙ, αποτελεί η Western Digital, µία κατασκευαστική εταιρία σκληρών δίσκων µε ετήσια κέρδη πάνω από 3 δισεκατοµµύρια δολάρια. Η συγκεκριµένη εταιρία, χρησιµοποιώντας συστήµατα ΒΙ για καλύτερη διαχείριση της αποθήκης, της εφοδιαστικής αλυσίδας και της διαχείρισης πελατειακών σχέσεων, κατάφερε να µειώσει το λειτουργικό κόστος σε 50%. Τα συστήµατα ΒΙ έρχονται να καλύψουν την ανάγκη των επιχειρήσεων για πληροφόρηση. Οι εν λόγω επιχειρήσεις, ενώ έχουν αποθήκες δεδοµένων, δεν έχουν συστήµατα για να αξιοποιούν αυτές τις πληροφορίες (Williams S., Williams N., 2006). Ο White (2006) αναφέρει ότι οι οργανισµοί χρησιµοποιούν την επιχειρηµατική ευφυΐα εδώ και αρκετά χρόνια, προκειµένου να ελέγξουν, να αναλύσουν και να βελτιώσουν την απόδοση των επιχειρηµατικών λειτουργιών. Οι περισσότερες εφαρµογές επιχειρηµατικής ευφυΐας µέχρι σήµερα, έχουν εστιάσει στη διοίκηση στρατηγικών και τακτικών επιχειρηµατικών σχεδίων και πρωτοβουλιών. Μία από τις µεγαλύτερες περιοχές ανάπτυξης, παρόλα αυτά, αποτελεί η χρήση τους για βελτίωση καθηµερινών λειτουργιών. Όπως ο Pearce, έτσι και ο White, αναφέρει τρεις τύπους Επιχειρηµατικής Ευφυΐας: 29

30 Πίνακας 3: Τύποι Επιχειρηµατικής Ευφυΐας: Πηγή: White (2006) Η λειτουργική (operational) Επιχειρηµατική Ευφυΐα, σχετίζεται µε τις καθηµερινές επιχειρηµατικές διαδικασίες και λειτουργίες. Μεταφέρει τη σωστή πληροφορία στο σωστό χρόνο και στον κατάλληλο χρήστη και του δίνει τη δυνατότητα να αντιδράσει άµεσα για την επίλυση προβληµάτων, καθώς και να ικανοποιήσει νέες επιχειρηµατικές απαιτήσεις. Η τµηµατοποίηση των πελατών, η διαχείριση της αποθήκης και οι λογιστικές αναφορές, αποτελούν παραδείγµατα λειτουργικών διαδικασιών που επιδέχονται βελτίωση µέσα από την ΒΙ. Η λειτουργική Επιχειρηµατική Ευφυΐα λοιπόν, βελτιώνει την ταχύτητα των αναφορών, την ανάλυσή τους και τη µετάδοση των πληροφοριών, γεγονός που οδηγεί στη µείωση του χρόνου δράσης. Οι Tan et al.(2008) υποστηρίζουν ότι τα συστήµατα ΒΙ είναι µέρος της στρατηγικής της επιχείρησης (στρατηγικά εργαλεία) και ενσωµατώνονται στο στάδιο της Ανάλυσης, όπως φαίνεται παρακάτω: Σχήµα 7: Απόδοση της επιχειρηµατικής διαδικασίας Πηγή: Tan et al.(2008) 30

31 Σε έρευνα που πραγµατοποιήθηκε από τον Οκτώβριο του 2009 µέχρι και τον Ιανουάριο του 2010 από το Financial Executives Research Foundation (FERF), διαπιστώθηκε ότι παραπάνω από το 50% των οργανισµών που χρησιµοποιούν συστήµατα BI έχουν µια πολύ καλή αντίληψη για τη δοµή αυτών των συστηµάτων. Η πλειοψηφία των οργανισµών (72%) αντιλαµβάνονται το management και τη χρηµατοοικονοµική πληροφορία ως συναφή. Η επίδοση του οργανισµού, προϋποθέτει τη συνάφεια µε την πλατφόρµα του συστήµατος BI. Η έρευνα καταλήγει ότι οι οργανισµοί οφείλουν να εδραιώσουν µια συνεργασία µεταξύ της διοίκησης και των συστηµάτων BI έτσι ώστε να επιτευχθεί η επιτυχής υλοποίηση των αναφορών (Van Decker, 2010). Οι Phan και Vogel (2010), αναφέρθηκαν στα συστήµατα επιχειρηµατικής ευφυΐας σε συνδυασµό µε τα συστήµατα ιαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων (CRM). Τα εργαλεία ΒΙ βοηθούν τα συστήµατα CRM να εστιάσουν στη λήψη αποφάσεων, την έρευνα/τµηµατοποίηση της αγοράς, στην εξυπηρέτηση των πελατών και στην τµηµατοποίησή τους σε σχέση µε τα προϊόντα και τις υπηρεσίες. Παρακάτω παρουσιάζεται το προτεινόµενο µοντέλο που χρησιµοποιήθηκε για την έρευνα των εργαλείων BI/CRM και των παραγόντων που επηρεάζουν την ικανοποίηση των πελατών, οδηγώντας στην επιτυχία ολόκληρου του οργανισµού. Σχήµα 8: Μοντέλο για BI και CRM 4 Πηγή: Phan και Vogel (2010) Το µοντέλο υποδηλώνει ότι τα συστήµατα BI και CRM, το κόστος ευκαιρίας και η διάκριση των πελατών µε βάση την τιµή, αποτελούν παράγοντες επιτυχίας και επηρεάζουν τις ανεξάρτητες µεταβλητές σχέσεις και ικανοποίηση. Το CRM είναι σηµαντικό σήµερα καθώς είναι πολύ πιο ακριβό να διατηρήσεις πελάτες, παρά να αποκτήσεις νέους. Η έρευνα των Phan και Vogel, πραγµατοποιήθηκε στην εταιρία Fingerhut που άνοιξε το 1948 και πουλούσε καλύµµατα αυτοκινήτων στη Μινεσότα, 4 Το + υποδηλώνει θετική σχέση 31

32 ΗΠΑ. Το λογισµικό που χρησιµοποίησαν (σχετικό µε εξόρυξη δεδοµένων πρόβλεψης της συµπεριφοράς), µπορούσε να προβλέψει ποιοι πελάτες ήταν πρόθυµοι να αγοράσουν, πόσα θα ξόδευαν και αυτούς που θα εξοφλούσαν τους λογαριασµούς. Μετά την εισαγωγή παραγγελιών στο σύστηµα, το λογισµικό έψαχνε την αγοραστική συµπεριφορά άλλων πελατών που παρήγγειλαν τα ίδια προϊόντα και πρότεινε στην Fingerhut να στείλει ειδικούς καταλόγους σε αυτούς τους πελάτες. Άλλη εφαρµογή ΒΙ, αποτέλεσε η βελτιστοποίηση της ροής του mail (Mail Stream Optimization) για την καλύτερη αποστολή των καταλόγων που έστελνε σε πελάτες την κατάλληλη εποχή. 5 Επίσης, η εταιρία χρησιµοποίησε πρακτικές ΒΙ και στον τρόπο πληρωµής µε πιστωτικές κάρτες Συστήµατα Επιχειρηµατικής Ευφυΐας και Εφαρµογές Λογιστικής Οι Chase και Shim (1991), αναφέρουν την διεύρυνση αυτών των συστηµάτων σαν αποτέλεσµα του ολοένα και αυξανόµενου ανταγωνιστικού περιβάλλοντος. Οι χρηµατοοικονοµικές επιχειρήσεις, προκειµένου να διατηρήσουν τη θέση τους σε αυτό το κρίσιµο περιβάλλον, οφείλουν να µειώσουν το κόστος και ταυτόχρονα, να βελτιώσουν την ποιότητα των υπηρεσιών. Οι απαιτήσεις και η πολυπλοκότητα του παραπάνω στόχου, έχει οδηγήσει στον αναπροσδιορισµό των παραδοσιακών επιχειρηµατικών διαδικασιών (Business Process Reengineering) και έχει οδηγήσει τις επιχειρήσεις στην χρησιµοποίηση λογιστικών πληροφοριακών συστηµάτων (Accounting Information Systems) και Ευφυών Συστηµάτων (Expert Systems). Η ανάπτυξη αυτή, δεν οφείλεται στην αγάπη για τη νέα τεχνολογία, αλλά προκλήθηκε από το σκληρό και ανταγωνιστικό περιβάλλον. Τα ευφυή συστήµατα αποφέρουν στην εταιρία Digital Equipment Corporation, περίπου 200 εκατοµµύρια δολάρια το χρόνο. Το επάγγελµα των λογιστών, είναι το πιο κατάλληλο για την εφαρµογή αυτών των συστηµάτων. Εδώ και χρόνια, οι λογιστικές εταιρίες, έχουν ανακαλύψει την ανάγκη να κάνουν πιο συγκεκριµένες τις διαδικασίες του ελέγχου των λογαριασµών και των λογιστικών βιβλίων, σε µία προσπάθεια να δηµιουργήσουν ένα πρότυπο µέγιστης αξιοπιστίας σε κάθε υποχρέωση ελέγχου. Τα Ευφυή Συστήµατα παρέχουν τη δυνατότητα να καλυφθούν και οι δύο στόχοι της βελτίωσης των υπηρεσιών και της µείωσης του κόστους, µε τους εξής τρόπους: - Χρησιµοποιούν την βασιζόµενη στους Η/Υ γνώση και εµπειρία, µε αποτελεσµατικό τρόπο και µε µειωµένο κόστος και µειώνουν τον χρόνο και το κόστος που θα χρειαζόταν οι λογιστές µε έλλειψη απαιτούµενης εµπειρίας. 5 Χάρη σε αυτές τις ικανότητες ΒΙ, 5 εκ. ειδικοί κατάλογοι στάλθηκαν µε mail στους πελάτες της Fingerhut το 2003 µε έσοδα από πωλήσεις σχεδόν τα 140 εκ δολάρια. 32

33 - Μειώνουν τον χρόνο σχεδιασµού των ελέγχων, ενώ ταυτόχρονα βελτιώνουν την ποιότητα του ελέγχου των λογαριασµών και προσφέρουν περισσότερο χρόνο για την πραγµατοποίηση των ουσιωδών εργασιών. Σήµερα, τα Ευφυή Συστήµατα έχουν αναπτυχθεί για να εφαρµοστούν στους παρακάτω τοµείς της λογιστικής : - Ανάπτυξη προγραµµάτων ελέγχου, - Εσωτερικός έλεγχος και ανάλυση κινδύνου, - Φορολογία, - Τεχνική βοήθεια σε συγκεκριµένα θέµατα όπως ξένο συνάλλαγµα και ανάλυση χαρτοφυλακίου. Τα Λογιστικά Ευφυή Πληροφοριακά Συστήµατα, βασίζονται σε τρεις στρατηγικές: - Στρατηγική Αναδόµησης/Αποκατάστασης (Reconstructive) : δεν αντιγράφει την ανθρώπινη λογική, αλλά στηρίζει τις διαδικασίες στις εµπειρίες και στην ιστορικότητα. - Στρατηγική Παρατήρησης (Observation) : αντιγράφει τη λογική των ειδικών. - Στρατηγική Βελτιστοποίησης (Optimization) : βελτιστοποιεί σταθερούς παράγοντες. Για παράδειγµα, σχεδιασµός ενός προγράµµατος ταυτοποίησης κινδύνου και σχεδιασµός στρατηγικών για µείωση κινδύνων. Στις έξι εταιρίες λογιστικών και χρηµατοοικονοµικών συµβουλών 6, οι στρατηγικές στις οποίες στηρίζονται τα ευφυή συστήµατα, διαχωρίζονται σε εµπορικά διαθέσιµα εργαλεία ανάπτυξης και σε εσωτερικά εργαλεία ανάπτυξης για κάθε εταιρία χωριστά (δυνατότητα προσαρµογής και παραµετροποίησης). Ήδη, από το 1989, ο Brown (1991) αναφέρθηκε στη χρήση των ευφυών συστηµάτων, που αυξανόταν µε φαινοµενικό ρυθµό. ιεθνείς εταιρίες όπως: Deloitte&Touche, Ernst&Young, Price Waterhouse, χρησιµοποιούν ευφυή συστήµατα και όλες επισηµαίνουν τη χρησιµότητά τους. Τα συστήµατα αυτά στη λογιστική, έχουν να κάνουν κυρίως µε συµβουλές και αναφορές. Ενδείξεις έχουν δείξει ότι η χρήση αυτών των συστηµάτων µπορεί να αυξήσει την απόδοση των χρηστών (Boer&Livnat,1990). Παρόλα αυτά, άλλες ενδείξεις επισηµάνουν ότι η χρήση τους µπορεί να υπονοµεύει τη διαδικασία εκµάθησης του επαγγέλµατος. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει προσεκτικά να αναλογιστούν τις συνέπειες από τη χρήση της νέας τεχνολογίας στις δεξιότητες και στην ειδίκευση των λογιστών (Brown,1991). 6 Οι Big Six Accounting Consulting εταιρίες είναι οι εξής: Arthur Andersen&Co, Coopers&Lybrand, Deloitte&Touch, Ernst&Young, KPMG Peat Marwick, Price Waterhouse. 33

34 Ο O Leary (1991) υποστηρίζει ότι αν δεν ενσωµατωθεί η Επιχειρηµατική Ευφυΐα στα ΛΠΣ, αυτά δεν θα είναι σε θέση να καλύψουν τη λήψη αποφάσεων καθώς αποτελούν απλά µία βάση δεδοµένων µε πολλαπλές συναλλαγές και µε περιορισµένη πληροφορία σχετικά µε συγκεκριµένες λογιστικές συναλλαγές. Η Επιχειρηµατική Ευφυΐα στα ΛΠΣ, αναµφισβήτητα, τα βελτιώνει. Παρόλο που έχει πραγµατοποιηθεί σηµαντική πρόοδος πάνω στα ΛΠΣ, δεν ισχύει το ίδιο σχετικά µε την εφαρµογή των Ευφυών Συστηµάτων πάνω σε βάσεις δεδοµένων λογιστικής. Έρευνα που πραγµατοποιήθηκε από το Πανεπιστήµιο της Νότιας Καλιφόρνια, αναφέρει ότι η εφαρµογή των Ευφυών Συστηµάτων έχει εστιάσει στον έλεγχο των ΛΠΣ και όχι τόσο στη ιοικητική Λογιστική και σε φορολογικές εφαρµογές. Οι δυσκολίες σχετικά µε τα τωρινά Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα σύµφωνα µε τον D. O Leary, συνοψίζονται στις παρακάτω: δεν ευθυγραµµίζονται µε τις ανάγκες εκείνων που λαµβάνουν αποφάσεις, οι χρήστες δεν είναι σε θέση να κατανοήσουν τι αποθηκεύεται στις µηχανογραφηµένες βάσεις δεδοµένων λογιστικής, περιέχουν τόση πληροφορία ώστε οι χρήστες δεν αντιλαµβάνονται τι περιέχει η βάση δεδοµένων, εστιάζουν σε αριθµητικά δεδοµένα, παρουσιάζουν δυσκολία στη χρήση τους. Η ενσωµάτωση των Ευφυών Συστηµάτων στα ΛΠΣ, µπορεί να βοηθήσει στην εξερεύνηση µεγάλων όγκων δεδοµένων, µε ή χωρίς τη συµµετοχή του στελέχους που θα πάρει αποφάσεις. Εποµένως, αυτά τα συστήµατα µπορούν να αναλύσουν τα δεδοµένα και να βοηθήσουν τους χρήστες να ερµηνεύσουν και να κατανοήσουν συναλλαγές και να καθορίσουν ποια λογιστικά γεγονότα αποθηκεύονται και επεξεργάζονται από το σύστηµα. Τα Ευφυή Συστήµατα λοιπόν, έρχονται για να επεκτείνουν τις δυνατότητες των ΛΠΣ, ταξινοµώντας µεγάλο όγκο δεδοµένων χωρίς τη συµµετοχή των χρηστών. Οι Anderson και McCarthy, ανέπτυξαν δύο τέτοια συστήµατα, τα ELOISE και FSA. Αυτά αλληλεπιδρούν µε τα ΛΠΣ ενσωµατώνοντας γνωστικές δοµές που δίνουν ίδιο αποτέλεσµα µε εκείνο έµπειρων αναλυτών. Παρόλα αυτά, χρειάζεται περαιτέρω ανάλυση και έρευνα στο να καθοριστεί πώς η Ευφυΐα οργανώνεται, αποθηκεύεται και εφαρµόζεται στα ΛΠΣ (O Leary,1991). Οι Meservy et al.(1992) στο πανεπιστήµιο Brigham Young 7 (Utah, USA), υποστηρίζουν ότι το αντικείµενο της λογιστικής (και κατ επέκταση της φορολογίας και των ελέγχων), έχει γίνει περισσότερο πολύπλοκο κατά τη διάρκεια των ετών. 7 Οι µελέτες αυτές οδήγησαν στη δηµιουργία ενός συστήµατος λήψης αποφάσεων (DSS), το λεγόµενο PLANMAN. 34

35 Μέσα από αυτή την ανάπτυξη, δηµιουργήθηκε η ανάγκη δηµιουργίας πιο εξειδικευµένων επαγγελµατικών εφαρµογών. Οι εφαρµογές της επιχειρηµατικής ευφυΐας στην λογιστική και τη φορολογία, παρουσιάστηκε µε τη µορφή των ειδικών συστηµάτων (Expert Systems). Τo ενδιαφέρον για την ανάπτυξη αυτών των συστηµάτων, εµφανίζεται κυρίως τα τελευταία χρόνια. Πολλές εταιρίες χρηµατοοικονοµικών και λογιστικών αναφορών, έχουν επενδύσει σε έρευνα και ανάπτυξη τέτοιων συστηµάτων για να ενισχύσουν τη γνώση και την κρίση των επαγγελµατιών και των χρηστών. Στο συγκεκριµένο πανεπιστήµιο, πραγµατοποιήθηκαν πολλές µελέτες για το κατά πόσο είναι εφικτή η εφαρµογή προγραµµάτων τεχνητής νοηµοσύνης σε λογιστικά προβλήµατα. Οι µελέτες των McKell και Jenkins, 8 οδήγησαν στη δηµιουργία ενός συστήµατος λήψης αποφάσεων (DSS), το λεγόµενο PLANMAN. Το σύστηµα αυτό χρησιµοποιεί ποσοτικά και ποιοτικά δεδοµένα (input), και από ιδιώτες και από επαγγελµατίες, πραγµατοποιεί διαγνωστική ανάλυση και κάνει προτάσεις στους εξής τοµείς: σχεδιασµό φορολογίας εισοδήµατος, σχεδιασµό ρευστότητας, χαρτοφυλάκιο και σχεδιασµό αναγκών χρηµατοδότησης. Για την εκτίµηση της κατάταξης αυτού του συστήµατος σε λογιστικές υπηρεσίες, φορολογικές υπηρεσίες και υπηρεσίες ελέγχου, πρότειναν ένα πλαίσιο τριών διαστάσεων. Κάθε άξονας αντιπροσωπεύει τις τρεις κύριες περιοχές της έρευνας. Ο πρώτος άξονας έχει να κάνει µε την Απόκτηση Γνώσης (ΚΑ=Knowledge Acquisition), ο δεύτερος µε την Παρουσίαση της Γνώσης (KR=Knowledge Representation) και ο τρίτος µε την Εγκυρότητα της Γνώσης (KV=Knowledge Validation). Στο σηµείο που υστερεί η έρευνα, είναι στην εγκυρότητα του συστήµατος. Οι ερευνητές βασίζονται σε µία ποικιλία ερευνών προκειµένου να εξασφαλίσουν την εγκυρότητα των αποτελεσµάτων και δεν έχουν αναπτύξει ακόµη µία µοναδική φόρµα για την αξιοποίησή τους. Η εγκυρότητα αυτών των συστηµάτων βασίζεται κυρίως στην εξωτερική αξιοπιστία. 9 8 School of Accountancy, Marriot School of Management 9 Οι επαγγελµατίες παρακολουθούν το σύστηµα να λύνει προβλήµατα και εκφράζουν την άποψή τους, πόσο καλή είναι η λειτουργία του συστήµατος. 35

36 Σχήµα 9: Πλαίσιο τριών διαστάσεων για την αξιολόγηση της ΚΑ, της KR και της KV Πηγή: Meservy et al.(1992) Στο πανεπιστήµιο του Memphis, δίνεται ιδιαίτερη βαρύτητα στα µαθήµατα του κύκλου σπουδών που έχουν να κάνουν µε τη λογιστική, τα ευφυή συστήµατα και τις διαδικασίες λήψης αποφάσεων (Behrens and Steinbart,1992). Το 1987, το Αµερικανικό Ινστιτούτο Πιστοποιηµένων ηµόσιων Λογιστών (American Institute of Certified Public Accountants), δηµοσίευσε µία ειδική αναφορά συµβουλευτικού χαρακτήρα : εισαγωγή στην τεχνητή νοηµοσύνη και στα ευφυή συστήµατα. Αναφέρονται πιθανές εφαρµογές των ευφυών συστηµάτων στους τοµείς της λογιστικής. Η έκθεση αναφέρει ότι ένα ευφυές σύστηµα θα µπορούσε να χρησιµοποιηθεί για τη λήψη απόφασης σχετικά µε τη σωστή λογιστική συµπεριφορά σε πολύπλοκες συναλλαγές όπως αγορές, εκµισθώσεις, ξένο συνάλλαγµα, συντάξεις και φόρους. Ένα από τα πλεονεκτήµατα της χρήσης τέτοιων συστηµάτων, αποτελεί το γεγονός ότι το άπειρο προσωπικό µπορεί να αποκτήσει γνώση και κατανόηση µίας διαδικασίας ή µιας πολύπλοκης λογιστικής συναλλαγής. Η προοπτική πολλών ερευνητών είναι ότι η νέα τεχνολογία είναι πολλά υποσχόµενη. Στο λογιστικό εκπαιδευτικό σύγγραµµα Trap Doors and Trojan Horses, οι Collett και Smith εκφράζουν το θετικό συµπέρασµα ως εξής : ανάπτυξη στα ευφυή συστήµατα µπορεί τελικά να αποφέρει µεγάλη επιρροή στις επιχειρηµατικές λειτουργίες (Smith and McDuffie,1996). O Gray το 1987, ανέφερε ότι τα χρηµατοοικονοµικά συστήµατα σχεδιασµού, µετατράπηκαν σε δηµοφιλή συστήµατα υποστήριξης αποφάσεων. Μετά από 15 χρόνια έρευνας, οι Sharda, Barr και McDonnell, το 1988, συµπέραναν ότι η έρευνα ήταν ενθαρρυντική αλλά σίγουρα, όχι θετική (D.J.Power,2002). 36

37 Oι Dillon και Kruck (2005), αναφέρουν ότι οι χρήστες των ΛΠΣ και οι διευθυντές, δίνουν ιδιαίτερη έµφαση στην ικανότητα των νεοπροσλαµβανόµενων να αντιλαµβάνονται επιχειρηµατικές λειτουργίες µέσα από τη χρήση των ΛΠΣ, και για το λόγο αυτό προτείνουν την εφαρµογή µιας σειράς µαθηµάτων πάνω στα ΛΠΣ και στην πληροφοριακή τεχνολογία γενικότερα στα πανεπιστήµια. Οι Vasarhelyi και Alles (2008), αναφέρουν ότι οι ερευνητές της λογιστικής και κυρίως εκείνοι των ΛΠΣ, πρέπει να δεχτούν τις τεχνολογικές αλλαγές και να επιβάλλουν το ρόλο τους, προσαρµόζοντας την παραδοσιακή ετικέτα της λογιστικής, σε µία που αντικατοπτρίζει την σύγχρονη οικονοµία (now/real time economy). Η σύγχρονη οικονοµία, είναι ένα σύνολο νέων επιχειρησιακών πακέτων λογισµικού, τεχνολογικών εργαλείων και υπηρεσιών που µεταβάλλουν τον τρόπο µε τον οποίο λειτουργούν οι επιχειρήσεις. Η εστίαση θα πρέπει να γίνει όχι µόνο στις τεχνολογικές αλλαγές, αλλά και σε αλλαγές σχετικές µε το πώς τα διευθυντικά στελέχη χρησιµοποιούν την τεχνολογία για βελτιωµένη και έγκαιρη πληροφόρηση. Η έρευνα πάνω στα ΛΠΣ έχει αποτύχει να αναπτύξει νέες επιχειρηµατικές διαδικασίες πάνω στη λογιστική. Η επιχειρηµατική ευφυΐα δηµιουργεί ανταγωνιστικό πλεονέκτηµα για τον οργανισµό. Με ένα απλό κλικ, µπορεί κανείς να εξαγάγει/συλλέξει δεδοµένα από οποιοδήποτε τύπο ΛΠΣ ή ΒΙ ή ERP, συµπεριλαµβανόµενων δεδοµένων από αρχεία Excel, SQL και XML. 10 Οι Alles et al. (2008), αναφέρουν ότι η έρευνα πάνω στα ΛΠΣ, αποτελεί έρευνα πάνω στην εφαρµογή της πληροφοριακής τεχνολογίας στην πρακτική της λογιστικής, του ελέγχου και των αναφορών. Τα ερωτήµατα που προκύπτουν για τις επιχειρήσεις που επιθυµούν να ενσωµατώσουν ευφυΐα στα πληροφοριακά τους συστήµατα και να τα µετατρέψουν από εργαλεία επεξεργασίας δεδοµένων σε λογισµικό λήψης αποφάσεων µε επιπρόσθετη αξία, είναι τα εξής : κατά πόσο η έρευνα στα ΛΠΣ µπορεί να οδηγήσει σε βελτιωµένες λογιστικές εφαρµογές; Πώς όλες οι ευφυείς αποφάσεις µπορούν να σχεδιαστούν και να χρησιµοποιηθούν πιο αποτελεσµατικά; Αυτό που οι ακαδηµαϊκοί θεωρούν πρόκληση, είναι πώς θα σχεδιαζόταν από την αρχή ένα ΛΠΣ για τις επιχειρήσεις του 21 ου αιώνα χρησιµοποιώντας εργαλεία του 21 ου αιώνα και για ένα κοινό του 21 ου αιώνα; O Zhang (2009) αναφέρθηκε στην ενσωµάτωση της πληροφορίας σε ένα Πληροφοριακό Σύστηµα ιοίκησης (Business Information System), σχεδιάζοντας το παρακάτω µοντέλο: Υποστηρίζει ότι τα συστήµατα λήψης αποφάσεων (DSS), εµπεριέχουν συστήµατα όπως: Ευφυή Συστήµατα (Expert Systems) και Πληροφοριακά Συστήµατα ιοίκησης (Executive Information Systems). 10 Η General Electric χρησιµοποιεί το λογισµικό CORDA CenterViewTM 37

38 Σχήµα 10: Ανάπτυξη του µοντέλου των Συστηµάτων Επιχειρηµατικής Ευφυΐας µε διαστάσεις ενσωµάτωσης και ευφυΐας Πηγή: Zhang (2009) Μικροµεσαίες Επιχειρήσεις (ΜΜΕ) και Συστήµατα Επιχειρηµατικής Ευφυΐας Η ανάγκη για έρευνα που εξετάζει πώς τα χαρακτηριστικά των πληροφοριακών συστηµάτων επηρεάζουν τις αποφάσεις των χρηστών, έχει αναγνωριστεί και από ερευνητές (πχ Reneau και Grabski 1987, Cushing 1990, Stone 1990, Benbasat και Todd 1996) και από συντάκτες σε εξέχοντα λογιστικά περιοδικά (πχ Borthick 1992, McCarthy 1987, Sutton 1992). (O Donnell and Smith David,2000) Οι Donnell and Smith David, αναφέρουν ότι τα ΛΠΣ δηµιουργούν µία διάταξη µέσω της οποίας τρεις διαφορετικές αλλά συσχετιζόµενες µεταβλητές, επηρεάζουν τη συµπεριφορά του οργανισµού. Τα ΛΠΣ συλλαµβάνουν και παρέχουν πληροφορίες πάνω σε οικονοµικά γεγονότα που οι χρήστες χρησιµοποιούν για να σχεδιάσουν, να καταγράψουν και να ελέγξουν στοιχεία στον οργανισµό. Το παρακάτω διάγραµµα αναπαριστά τον ρόλο των ΛΠΣ. 38

39 Σχήµα 11: Πλαίσιο έρευνας ΛΠΣ Πηγή: O Donnell and Smith David (2000) Τα αντικείµενα (objects) αντικατοπτρίζουν την πραγµατικότητα (άνθρωποι, γεγονότα) του φυσικού χώρου όπου λειτουργούν οι επιχειρήσεις. Οι ιδέες/έννοιες (concepts), αντικατοπτρίζουν την αντίληψη της πραγµατικότητας, ενώ τα σύµβολα (symbols) αναφέρονται στην τυποποιηµένη σχεδίαση και χρησιµοποιούνται στον σχεδιασµό των ΛΠΣ. Το παραπάνω πλαίσιο εστιάζει στο πώς οι χρήστες συµµετέχουν στα οικονοµικά γεγονότα. Οι Wouters και Verdaasdonk (2002), ερεύνησαν τη σχέση ανάµεσα στις διοικητικές αποφάσεις και τις λογιστικές πληροφορίες. Η έρευνα στηρίζεται σε case study διαφόρων ευρωπαϊκών εταιριών και αναγνωρίζει καταστάσεις στις οποίες τα στελέχη θεωρούν τα ΛΠΣ χρήσιµα για τη λήψη αποφάσεων σε τρεις περιπτώσεις : α. όταν θέλουν να λάβουν µία σηµαντική απόφαση, νέα ή σπάνια, β. όταν πρέπει να λάβουν υπόψη και άλλα δεδοµένα για τη λήψη µίας οικείας απόφασης και γ. όταν η γνώση διανέµεται σε µεγάλο εύρος ανθρώπων από διαφορετικά µέρη του οργανισµού. Η έρευνα δίνει βάση στα στελέχη που λαµβάνουν αποφάσεις σε λειτουργικό επίπεδο. Οι αποφάσεις της διοίκησης έχουν επιπτώσεις σε διάφορες διαστάσεις όπως στον όγκο παραγωγής, στον χρόνο υλοποίησης των διαδικασιών, στις υπηρεσίες πελατών, στα αποθέµατα κτλ. Η λογιστική πληροφορία µπορεί να χρησιµοποιηθεί για να µεταφράσει αυτές τις διαφορετικές διαστάσεις σε µία κοινή οικονοµική διάσταση. Η λογιστική χρησιµοποιεί τυποποιηµένες καταστάσεις και αναφορές. Αυτές διευκολύνουν τον συντονισµό µεταξύ διαφορετικών λειτουργιών. Επιπλέον 39

40 όµως, η λογιστική πληροφορία παρουσιάζει και κάποιες ατέλειες σχετικές µε το πρόβληµα της λήψης αποφάσεων, αφού δεν είναι δυνατό όλα τα στοιχεία της να ποσοτικοποιηθούν επακριβώς σε οικονοµικούς αριθµούς. Για την επιστήµη του management γενικότερα, είναι πολύ σηµαντική η έρευνα για τη βελτίωση της χρήσης της λογιστικής πληροφορίας από τα στελέχη, γιατί έρευνες έχουν δείξει ότι οι managers είναι συχνά απογοητευµένοι µε τη λογιστική πληροφορία που λαµβάνουν. Συνεχίζοντας την έρευνά τους οι Wouters και Verdaasdonk, περιγράφουν δύο στόχους των ΛΠΣ: να παρέχουν κάποια απαραίτητη γνώση για σχεδιασµό και λήψη αποφάσεων και να βοηθήσουν στην υποκίνηση των υπαλλήλων στις επιχειρήσεις. Έρευνες σχετικά µε το πότε και πώς τα στελέχη χρησιµοποιούν τη λογιστική πληροφορία για τη λήψη αποφάσεων, είναι σπάνιες. Άλλες πηγές όµως αναφέρουν ότι τα στελέχη συχνά, δεν αντιλαµβάνονται τη λογιστική πληροφορία που λαµβάνουν ως χρήσιµη και επιθυµούν περισσότερη ανάλυση. Οι Libby και Waterhouse (1996) αναφέρουν ότι τα ΛΠΣ έχουν κυρίως υποστεί αλλαγές για να στηρίξουν τη λήψη αποφάσεων. (Wouters και Verdaasdonk, 2002). Η λογιστική πληροφορία µπορεί να βοηθήσει στο να αξιολογήσει κανείς πώς οι αντικειµενικοί στόχοι µπορούν να επιτευχθούν µε την ποσοτικοποίηση της οικονοµικής επιρροής σε κάθε εναλλακτική λύση. Το πλεονέκτηµα έγκειται στο γεγονός ότι η χρησιµοποίηση µίας µονάδας µέτρησης, επιτρέπει µία εύκολη σύγκριση και ανάλυση παρεµφερών ενοτήτων. Τα ΛΠΣ διευκολύνουν το συντονισµό και τη συγχώνευση των δραστηριοτήτων του οργανισµού, χρησιµοποιώντας µέσα µηχανογράφησης. O Burns (2006), αναφέρει ότι µία από τις µεγαλύτερες τάσεις της εποχής, είναι η ενσωµάτωση των ERP µε το CRM αλλά και µε εφαρµογές BI, που σηµαίνει µετατροπή των δεδοµένων σε χρήσιµη πληροφορία. Οι εταιρίες SAP και Oracle, κυριαρχούν µε µερίδιο αγοράς 72%. Στο περιοδικό Accounting Office Management & Administration Report (2006), αναφέρεται ότι στο µάνατζµεντ της αλλαγής, δίνεται έµφαση στην επιχειρηµατική ευφυΐα η οποία επιτρέπει στις επιχειρήσεις οποιουδήποτε µεγέθους να αποκτήσουν δεδοµένα για τη στήριξη αποφάσεων. Το BI δεν είναι µόνο ένα τεχνολογικό εργαλείο, αλλά είναι ένα εργαλείο για να βοηθήσει τους χρήστες που στερούνται την απαραίτητη τεχνολογική γνώση, για καλύτερη λήψη αποφάσεων και ανάλυση των δεδοµένων. Το παρακάτω διάγραµµα δείχνει πώς ένα σύστηµα ΒΙ λαµβάνει διασκορπισµένα δεδοµένα κατά µήκος του οργανισµού και πώς τα τοποθετεί σε µία δοµή που προσθέτει αξία στον οργανισµό. 40

41 Σχήµα 12: Πώς η επιχειρηµατική ευφυΐα υποστηρίζει τη λήψη αποφάσεων στον οργανισµό Πηγή: Anonymous (2006) 11 Ο Canes (2009) πραγµατοποίησε έρευνα στις µικροµεσαίες επιχειρήσεις. Για πολλές επιχειρήσεις αυτού του µεγέθους, τα εργαλεία λήψης αποφάσεων περιορίζονται σε ιστορικές και στατιστικές αναφορές και υπολογιστικά φύλλα, τα οποία είναι αρκετά όσο η επιχείρηση είναι µικρή και εύκολο να τη διευθύνει κανείς. Καθώς όµως αναπτύσσεται και αντιµετωπίζει ολοένα και περισσότερο ανταγωνισµό, είναι αναγκαία η λήψη βελτιωµένων αποφάσεων στηριζόµενη σε σηµαντική πληροφόρηση. Ο Alex Resnick, πρόεδρος της Catalytics Group, εταιρίας συµβούλων και λογισµικού, υποδεικνύει τους κινδύνους του να βασίζεται κανείς αποκλειστικά σε πληροφορίες παραδοσιακών αναφορών. Οι αναφορές αυτές συνήθως περιέχουν πληροφορία που βασίζεται σε ένα συγκεκριµένο τύπο συναλλαγών (όπως πχ έσοδα από πωλήσεις και κόστος) και αγνοούν άλλους παράγοντες που επηρεάζουν την ερµηνεία των δεδοµένων, όπως το πλήθος των πελατών που έχουν αποκτηθεί και χαθεί κατά τη διάρκεια της υπό ανάλυσης περιόδου. Τυπικά, τα εµπόδια υιοθέτησης των συστηµάτων ΒΙ είναι το κόστος και η πολυπλοκότητα. Τα κόστη περιλαµβάνουν εργαλεία software και υπηρεσίες, καθώς και ανθρώπους και χρόνο. Οι ΜΜΕ επιπλέον αντιµετωπίζουν και άλλα εµπόδια όπως µικρότεροι προϋπολογισµοί, λιγότερη γνώση, τεχνολογικά εµπόδια, λιγότερο προσωπικό και λιγότερος χρόνος για σχεδιασµό και ανάλυση. Οι παράγοντες που εµπεριέχονται στην υλοποίηση ενός λογισµικού ΒΙ, αναλύονται σε τέσσερις τοµείς: πληροφορία, τεχνολογία, προσωπικό και υλοποίηση. Το πιο σηµαντικό στοιχείο σε ένα σχέδιο ΒΙ είναι η αποφασιστικότητα του τί πρέπει να µετρηθεί και πώς. Ο Burns υποστηρίζει ότι ένα σχέδιο ΒΙ πρέπει να ξεκινήσει µε έναν επακριβή καθορισµό των κρίσιµων

42 παραγόντων επιτυχίας (CSFs) τους οποίους ορίζει ως : το τι πρέπει να κάνει η επιχείρηση για να επιτύχει. Συνήθως οι ΜΜΕ χρειάζονται βοήθεια στο να καθορίσουν τους κρίσιµους παράγοντες επιτυχίας και ανατρέχουν στον προµηθευτή του λογισµικού ΒΙ ή του ERP. Στο εξωτερικό, πολλές ΜΜΕ καταφεύγουν σε εξωτερικό έµπειρο σύµβουλο ΒΙ ο οποίος µπορεί να συλλέξει πληροφορία από πελάτες, ανταγωνιστές και πωλητές Έρευνες στην Ελλάδα Η έρευνα των Doukidis et al. (1992), έδειξε ότι οι περισσότεροι ερωτηθέντες εξέφρασαν απογοήτευση για την υποστήριξη που λάµβαναν από τις εταιρίες παροχής εκπαίδευσης και λογισµικού. Υποστήριξαν την αναπτυσσόµενη τεχνολογική υποδοµή στις ελληνικές επιχειρήσεις υποστηρίζοντας ότι ακολουθούν την πορεία των επιχειρήσεων στο Ηνωµένο Βασίλειο (δύο χρόνια πίσω από την αντίστοιχη πρόοδο των επιχειρήσεων του Ην.Βασιλείου). Οι Vlahos και Ferrat (1995) ερεύνησαν κατά πόσο χρησιµοποιείται η πληροφοριακή τεχνολογία από τα στελέχη στην Ελλάδα. Το αποτέλεσµα έδειξε ότι χρησιµοποιούν τα πληροφοριακά συστήµατα σε καθηµερινή βάση σαν ένα πολύτιµο εργαλείο, κυρίως για βραχυπρόθεσµες αποφάσεις. Επίσης αναφέρουν την περιορισµένη έρευνα στην Ελλάδα, καθώς και την έλλειψη οργανωσιακής κουλτούρας στις ελληνικές επιχειρήσεις. Το πρόβληµα υφίσταται κυρίως στην εκπαίδευση των διευθυντών και του προσωπικού. Το πιο συνηθισµένο πακέτο λογισµικού που χρησιµοποιούν οι ελληνικές επιχειρήσεις, σε ποσοστό 80%, είναι οι παραδοσιακές αναφορές που λαµβάνουν καθηµερινά για τις ανάγκες τους, κυρίως µέσα από τα ΛΠΣ. Αξίζει να σηµειωθεί ότι παρατηρείται µία στροφή και σε συστήµατα ΒΙ (54%) όπως τα συστήµατα στήριξης αποφάσεων (DSS). Το περιορισµένο ποσοστό οφείλεται κυρίως στο επιπλέον κόστος και στην έλλειψη εκπαίδευσης ως προς τη χρήση του. Τα Έµπειρα συστήµατα, λαµβάνουν ακόµη πιο περιορισµένο βαθµό σηµαντικότητας (13%). Ο Nikolaou (2000) αναφέρει ότι ένας κρίσιµος παράγοντας στην επιτυχία των ΛΠΣ, είναι το ταίριασµά τους µε τις απαιτήσεις του οργανισµού για επικοινωνία και έλεγχο. Ο ίδιος, εξετάζει τη σχέση ανάµεσα στα ΛΠΣ και στην αποδοτικότητα του οργανισµού και καταλήγει ότι τα ΛΠΣ θεωρούνται απαραίτητοι µηχανισµοί µέσα σε έναν οργανισµό ικανό να προσαρµοστεί στο ανταγωνιστικό περιβάλλον και πρέπει να αξιολογηθούν στο ευρύτερο οργανωσιακό, διοικητικό και λειτουργικό τους περιβάλλον. 42

43 Τα στοιχεία µιας εταιρίας, αποτελούνται από τις ακόλουθες πέντε αλληλοεπιδρώµενες διαδικασίες: σχεδιασµού, λήψης αποφάσεων, εφαρµογής µέσω παρατήρησης, οργάνωσης δεδοµένων και αξιολόγησης της απόδοσης. Ο ρόλος των ΛΠΣ είναι να ενώσει αυτά τα συστατικά σε µία κοινή δοµή πληροφόρησης. Η ανάγκη για µείωση των υπεράριθµων δεδοµένων, για βελτίωση της αξιοπιστίας τους και της συνέπειάς τους, δηµιουργεί απαιτήσεις συντονισµού σε όλα τα τµήµατα του οργανισµού, αλλά και απαιτήσεις ελέγχων πάνω στις αποφάσεις και τις διαδικασίες. Ο σχεδιασµός των ΛΠΣ πρέπει να καλύπτει τις παραπάνω απαιτήσεις. Παλιότερες έρευνες είχαν δείξει ότι η αποτελεσµατικότητα των ΛΠΣ, έχει να κάνει µε την ικανοποίηση που λαµβάνουν οι χρήστες από τις πληροφορίες που τους παρέχει το σύστηµα µέσω των προϋπολογισµών, των αναφορών και της διαδικασίας των συναλλαγών. Οι πληροφορίες αυτές πρέπει να είναι χρήσιµες, έγκυρες, επίκαιρες και εύκολα χρησιµοποιήσιµες. Τέλος, η έρευνα καταλήγει στο ότι η αποτελεσµατικότητα των ΛΠΣ, έχει να κάνει µε δύο παράγοντες: µε την λαµβάνουσα ικανοποίηση από την ποιότητα των πληροφοριών και µε την αντίληψη των χρηστών σχετικά µε την αξιοπιστία των δεδοµένων. Σε άλλη έρευνα, οι Spathis και Ananiadis (2005), εξετάζουν την επίδραση του ERP συστήµατος πάνω στη λογιστική πληροφορία και τη διοίκηση, σε µεγάλο πανεπιστήµιο της Βόρειας Ελλάδας. Εστιάζουν στο κατά πόσο η εισαγωγή ενός νέου ERP, µπορεί να βοηθήσει ένα δηµόσιο οργανισµό, όπως το πανεπιστήµιο, να επιτύχει τους στόχους του. Εξετάζονται οι απόψεις των χρηστών πριν και µετά την υλοποίηση. Η έρευνα εξετάζει τα πλεονεκτήµατα των ERP βραχυχρόνια και όχι µακροχρόνια, προφανώς επειδή εστιάζει στους τρεις από τους πέντε παράγοντες (διοικητικό, λειτουργικό, υποδοµή πληροφοριακής τεχνολογίας). Από τα µεγαλύτερα πλεονεκτήµατα, είναι και εδώ φυσικά, η ευελιξία στη δηµιουργία της πληροφορίας και η βελτιωµένη ποιότητα και αξιοπιστία των χρηµατοοικονοµικών και λογιστικών αναφορών σε συνδυασµό µε την σχετική πληροφορία για υπολογισµό αντίστοιχων δεικτών, ο καλύτερος έλεγχος των παγίων και του διαγράµµατος εσόδων-εξόδων και η βελτιωµένη λήψη αποφάσεων. Επίσης, η εισαγωγή του νέου συστήµατος λογιστικής στο πανεπιστήµιο, συνέβαλλε στην καλύτερη ανακατανοµή των χρηµατοοικονοµικών πόρων, στη βελτίωση της παραγωγικότητας στο οικονοµικό τµήµα και στη δυνατότητα παροχής πληροφοριών στα διοικητικά στελέχη. Ο Spathis (2006) αναφέρει ότι τα συµβατικά ΛΠΣ, προσφέρουν στα στελέχη τις υπηρεσίες διευθέτησης των συναλλαγών και των αναφορών, αλλά αυτές οι υπηρεσίες φαίνονται ανεπαρκείς στο επιχειρησιακό περιβάλλον όπου οι αυτοµατισµοί, η αποτελεσµατικότητα και τα real time δεδοµένα είναι σηµαντικοί παράγοντες επιτυχίας. Τα ΛΠΣ ενσωµατώνουν τις διαδικασίες συναλλαγών, αναφορών και υποστήριξης αποφάσεων. Αποτελούν τον πυρήνα των πληροφοριακών συστηµάτων, 43

44 παρέχοντας λογιστικές πληροφορίες και σε εσωτερικούς, και σε εξωτερικούς χρήστες. Τα ΛΠΣ ενσωµατώνουν εφαρµογές όπως η γενική λογιστική, εισπράξεις/πληρωµές, πάγια, διοικητική λογιστική και προϋπολογισµούς. Η έρευνά του έχει ως στόχο να παρουσιάσει τα πλεονεκτήµατα της λογιστικής µέσα από την υιοθέτηση των ERP και διαχωρίζει τα πλεονεκτήµατα αυτά σε πέντε διαστάσεις (λειτουργική, διοικητική, στρατηγική, υποδοµή πληροφοριακής τεχνολογίας και οργανωσιακή) και εξετάζει την επίδραση αυτών των συστηµάτων πάνω στη λογιστική πρακτική. Το µοντέλο που προτείνει, υποστηρίζει ότι τα χαρακτηριστικά των πληροφοριακών συστηµάτων, επηρεάζουν τα πλεονεκτήµατα των ΛΠΣ. Υποθέτει ότι τα λαµβανόµενα πλεονεκτήµατα στη λογιστική, εξηγούνται από τις ακόλουθες ανεξάρτητες µεταβλητές: λόγοι υλοποίησης ERP + ενότητες που περιλαµβάνει + κόστος απόκτησης και εγκατάστασης σαν ποσοστό των πωλήσεων + τζίρος εταιρίας. Στην έρευνα συµµετείχαν 73 εταιρίες. Με βάση τις απαντήσεις τους, ο σηµαντικότερος λόγος εγκατάστασης ERP, είναι η αυξανόµενη απαίτηση για real time πληροφορία, καθώς και η ενσωµάτωση των εφαρµογών. Όλοι απάντησαν ότι χρησιµοποιούν την ενότητα της λογιστικής µέσα από το ERP. Τα µεγαλύτερα πλεονεκτήµατα στη λογιστική πληροφορία από την υλοποίηση του ERP, είναι η αυξανόµενη ευελιξία στη δηµιουργία της πληροφορίας, η βελτιωµένη ποιότητα των χρηµατοοικονοµικών και λογιστικών αναφορών, η µείωση του χρόνου για εξαγωγή αυτών των αναφορών και οι βελτιωµένες αποφάσεις που στηρίζονται στην έγκυρη και έγκαιρη λογιστική πληροφορία. Οι Kirkos et al. (2007), πραγµατοποίησαν έρευνα πάνω στις µεθόδους εξόρυξης δεδοµένων για την αποτροπή παραποιηµένων οικονοµικών καταστάσεων. Ο έλεγχος σήµερα είναι ιδιαίτερα απαιτητικός και υπάρχουν πολλές ενδείξεις ότι οι αλλαγές στα λογιστικά βιβλία είναι ευρέως εφαρµόσιµες. Ο Koskivaara (2002) αναφέρει το έτος 2002 ως το φοβερό έτος µε την έννοια της παραποίησης. Η παραποίηση των χρηµατοοικονοµικών και λογιστικών καταστάσεων, υλοποιείται από στελέχη του management και έχει να κάνει µε τη σκόπιµη απάτη που προκαλεί ζηµιά στους πιστωτές και στους επενδυτές µέσω των εσφαλµένων οικονοµικών καταστάσεων. Η αποφυγή των παραποιηµένων καταστάσεων σε συνδυασµό µε την ποιότητά τους, είναι υψίστης σηµασίας για τα ελληνικά δεδοµένα, κυρίως λόγω της αύξησης του αριθµού των εταιριών που εισήχθησαν στο ΧΑΑ και των προσπαθειών για µείωση της φορολογίας πάνω στα κέρδη. Στόχος αυτής της έρευνας είναι να αναγνωρίσει εκείνους τους χρηµατοοικονοµικούς παράγοντες που χρησιµοποιούνται για να ελαχιστοποιηθεί η πιθανότητα παρουσίασης παραποιηµένων οικονοµικών καταστάσεων. Τρεις τεχνικές εξόρυξης δεδοµένων εξετάζονται για την αποφυγή της απάτης: τα δέντρα απόφασης (Decision Trees), τα νευρωνικά δίκτυα (Neural Networks) και τα δίκτυα του Bayes (Bayesian Belief Networks). Τα δεδοµένα που 44

45 εισάγονται αποτελούνται από οικονοµικά στοιχεία που αντλούνται από καταστάσεις όπως ο ισολογισµός. Οι παράγοντες που διαδραµατίζουν ρόλο στη διαδικασία της παραποίησης είναι : η επιρροή των ανώτατων στελεχών πάνω στις διαδικασίες ελέγχου, οι συνθήκες του κλάδου και η οικονοµική σταθερότητα. Οι Eining, Jones και Loebbecke (1997) συµπέραναν ότι τα ευφυή συστήµατα µπορούν να οδηγήσουν στην ελαχιστοποίηση των παραποιήσεων. Το δείγµα στη συγκεκριµένη έρευνα (Kirkos et al., 2007), αποτελείται από 76 κατασκευαστικές εταιρίες. Για 38 από αυτές υπήρχαν ενδείξεις και αποδείξεις για παραποιηµένες οικονοµικές καταστάσεις. Το µοντέλο του δικτύου του Bayes, έδειξε θετική συσχέτιση µεταξύ των παραποιηµένων οικονοµικών καταστάσεων και δεικτών όπως : υποχρεώσεις προς Ίδια Κεφάλαια, καθαρό κέρδος προς σύνολο ενεργητικού, πωλήσεις προς σύνολο ενεργητικού και το Z score. Καθένας από τους παραπάνω δείκτες, αναφέρεται σε διαφορετική οικονοµική κατάσταση της εταιρίας : µόχλευση, αποδοτικότητα, απόδοση πωλήσεων, οικονοµική ευρωστία και οικονοµική αβεβαιότητα, αντίστοιχα. Το µοντέλο των δέντρων απόφασης, συσχετίζει την παραποίηση µε την οικονοµική αβεβαιότητα, αφού χρησιµοποιεί το Z score. Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει την απόδοση των τριών µοντέλων που προαναφέρθηκαν. Τα αποτελέσµατα δείχνουν ότι το µοντέλο του δικτύου του Bayes (Bayesian Belief Networks), έχει την καλύτερη απόδοση, ενώ ακολουθεί το µοντέλο των νευρωνικών δικτύων (Neural Networks) και το µοντέλο των δέντρων απόφασης (Decision Trees). Σχήµα 13: απόδοση µοντέλων τεχνικών εξόρυξης δεδοµένων Πηγή: Kirkos et al. (2007) Οι Floropoulos et al.(2010), ερεύνησαν την επιτυχία του φορολογικού πληροφοριακού συστήµατος TAXIS, από την πλευρά ειδικευµένων υπαλλήλων σε διάφορες ηµόσιες Οικονοµικές Υπηρεσίες. Στόχοι της υλοποίησης του συγκεκριµένου συστήµατος, είναι : αποτελεσµατικότερες παρεχόµενες υπηρεσίες στους φορολογούµενους, πίστη των φορολογούµενων στο φορολογικό σύστηµα, αύξηση των εσόδων από φόρους και µείωση της φοροδιαφυγής, καλύτερος σχεδιασµός και έλεγχος φορολογικών πολιτικών και βελτίωση της ποιότητας των φορολογικών υπηρεσιών γενικότερα. 45

46 Η έρευνα υιοθετεί τα µοντέλα επιτυχίας των πληροφοριακών συστηµάτων των Delone, McLean (1992) και του Seddon (1997). Το µοντέλο που δηµιουργήθηκε αποτελείται από τις εξής µεταβλητές: ποιότητα πληροφορίας, συστήµατος και υπηρεσίας, παρεχόµενη χρησιµότητα και ικανοποίηση χρηστών. Υπάρχει µεγάλη συσχέτιση µεταξύ αυτών των πέντε µεταβλητών. Σχήµα 14: Μοντέλο επιτυχίας πληροφοριακών συστηµάτων Πηγή: Floropoulos et al. (2010) Το παραπάνω µοντέλο υποθέτει τα εξής : 1. υψηλότερα επίπεδα ποιότητας της πληροφορίας, έχουν θετική συσχέτιση µε τα υψηλότερα επίπεδα παρεχόµενης χρησιµότητας, 2. υψηλότερα επίπεδα ποιότητας του συστήµατος, έχουν θετική συσχέτιση µε τα υψηλότερα επίπεδα παρεχόµενης χρησιµότητας και τα υψηλότερα επίπεδα ικανοποίησης των χρηστών, 3. υψηλότερα επίπεδα ποιότητας των υπηρεσιών, έχουν θετική συσχέτιση µε τα υψηλότερα επίπεδα παρεχόµενης χρησιµότητας και τα υψηλότερα επίπεδα ικανοποίησης των χρηστών και 4. υψηλότερα επίπεδα παρεχόµενης χρησιµότητας, έχουν θετική συσχέτιση µε τα υψηλότερα επίπεδα ικανοποίησης των χρηστών. Τελικά, 340 υπάλληλοι συµφώνησαν να συµµετάσχουν στην έρευνα (ποσοστό ανταπόκρισης 37,8%). Υπάρχουν ισχυροί δεσµοί µεταξύ των πέντε παραγόντων επιτυχίας, εκτός από τη σχέση µεταξύ της ποιότητας του συστήµατος και της ικανοποίησης των χρηστών. Σχετικά µε την παρεχόµενη χρησιµότητα, τα αποτελέσµατα έδειξαν ότι η ποιότητα των υπηρεσιών, των πληροφοριών και του συστήµατος, είναι καθοριστική. Παρόλα αυτά, η ποιότητα των υπηρεσιών έχει µεγαλύτερη επίδραση σε σχέση µε τις δύο άλλες µεταβλητές. 46

47 Σχετικά µε την ικανοποίηση των χρηστών, η ποιότητα του συστήµατος και των υπηρεσιών, είναι καθοριστικοί παράγοντες. Κυρίως η ποιότητα της πληροφορίας, έχει τη µεγαλύτερη επίδραση στην ικανοποίηση των χρηστών, σε σχέση µε την ποιότητα των υπηρεσιών. Τέλος, η παρεχόµενη χρησιµότητα είναι ένας ισχυρός δείκτης της ικανοποίησης των χρηστών. Γενικότερα, το TAXIS αποτελεί ένα απαραίτητο εργαλείο που έχει βελτιώσει την απόδοσή τους, παρέχοντας βελτιωµένες φορολογικές υπηρεσίες και διαδικασίες λήψης αποφάσεων. Οι Angelakis et al. (2010), αναφέρουν ότι τα τελευταία έτη παρατηρείται µία αυξανόµενη συσχέτιση µεταξύ της χρηµατοοικονοµικής λογιστικής και της πληροφοριακής τεχνολογίας και ότι τα µέτρα της χρηµατοοικονοµικής απόδοσης αποτελούν ένα σηµαντικό παράγοντα της λογιστικής διαδικασίας. Στην ίδια έρευνα, ο Hyvonen (2005) αναφέρει, ότι οι µεγαλύτερες σε µέγεθος επιχειρήσεις έχουν περισσότερα κίνητρα στο να αναπτύξουν νέες διαδικασίες και εφαρµογές. Το ίδιο ισχύει και για τις ελληνικές επιχειρήσεις, τις µεγαλύτερες σε µέγεθος, κυρίως λόγω των δυνατοτήτων επένδυσης σε νέα τεχνολογία. Ο αυξανόµενος ανταγωνισµός ανάµεσά τους και οι εξάπλωσή τους τα τελευταία 15 χρόνια στα Βαλκάνια, καθιστούν επιτακτική την ανάγκη για πιο λεπτοµερή και συγκεκριµένη πληροφορία. Τέλος, αφού πραγµατοποίησαν µία σειρά από συνεντεύξεις στις µεγαλύτερες ελληνικές επιχειρήσεις, παρατήρησαν ότι δεν υπάρχει µία ξεκάθαρη εικόνα στο τι οδηγεί στην ανάπτυξη της λογιστικής διαδικασίας. Αναφέρουν ότι οι περισσότερες επιχειρήσεις χρησιµοποιούν τα ΛΠΣ για τις παραδοσιακές ανάγκες κάθε οικονοµικής χρήσης, παρά σαν ένα εργαλείο για λήψη αποφάσεων. 2.3 Συµπεράσµατα Επειδή η τεχνολογία των πληροφοριακών συστηµάτων εξελίχθηκε τόσο ραγδαία, τρέχουσες έρευνες πάνω στα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα (ΛΠΣ) και στα συστήµατα Επιχειρηµατικής Ευφυΐας (BI), είναι σπάνιες. Οι περισσότερες έρευνες πάνω στα ΛΠΣ πραγµατοποιήθηκαν τη δεκαετία του 90. Η τεχνολογία δηµιούργησε νέες εναλλακτικές για λήψη πληροφοριών οι οποίες µπορούν να επηρεάσουν τον τρόπο µε τον οποίο οι χρήστες των ΛΠΣ λαµβάνουν αποφάσεις. Τα ΛΠΣ παρέχουν στοιχεία για λήψη αποφάσεων. Για παράδειγµα, η πρόσβαση σε µία βάση δεδοµένων µε καταχωρηµένες εµπορικές συναλλαγές, οδηγεί στη λήψη λεπτοµερών λογιστικών δεδοµένων τα οποία µπορούν να ενοποιηθούν διαφορετικά ανάλογα µε την περίπτωση και τη απόφαση που πρέπει να παρθεί. Η real time χρηµατοοικονοµική και λογιστική πληροφορία, παρέχει καθηµερινή ενηµέρωση. Τα συστήµατα αυτά είναι ευέλικτα και εύκολα προσαρµόσιµα στις ανάγκες των χρηστών και µπορούν να ανταποκριθούν σε εκατοντάδες απαιτήσεις. Το ερώτηµα που προέκυψε από τις 47

48 περισσότερες έρευνες, είναι πώς οι καινοτοµίες στα ΛΠΣ επιδρούν στη λήψη αποφάσεων και τι πλεονεκτήµατα απορρέουν από την ενσωµάτωση αυτών των συστηµάτων µε εφαρµογές επιχειρηµατικής ευφυΐας. Μπορούν οι µη ενοποιηµένες λογιστικές καταστάσεις και οι χρηµατοοικονοµικές πληροφορίες να βελτιώσουν τη λήψη αποφάσεων που προκύπτουν από αυτές; Τεχνολογικά επιτεύγµατα δηµιουργούν ερωτήσεις όπως οι παραπάνω και θέτουν σηµαντικά θέµατα και για τους επαγγελµατίες και για τους ακαδηµαϊκούς. Τα στελέχη σήµερα καλούνται πολύ συχνά να λάβουν πολύπλοκες αποφάσεις κυρίως λόγω της σµίκρυνσης του κύκλου ζωής των προϊόντων, την µεγάλη ποικιλία προϊόντων και υπηρεσιών, τις ραγδαίες εξελίξεις στην τεχνολογία, τη µικρή δυνατότητα πρόβλεψης της συµπεριφοράς των πελατών, καθώς και λόγω του µεγαλύτερου αριθµού διαφορετικών αγορών. Οπότε χρειάζονται καλύτερη πληροφόρηση για να υποστηρίξουν τη δουλειά τους. Όλοι ευελπιστούν σε περισσότερη τρέχουσα και έγκυρη λογιστική πληροφορία. Οι ανάγκες της σύγχρονης εποχής απαιτούν γρήγορη, αποδοτική και συνεπή διαχείριση τεράστιου όγκου πληροφοριών και κάθε είδους δεδοµένων από την πλευρά των επιχειρήσεων. Στον πυρήνα µιας λύσης γι αυτό το ζήτηµα βρίσκεται η Επιχειρηµατική Ευφυΐα (Business Intelligence - BI). Η επιχειρηµατική ευφυΐα επιτρέπει να µοιράζεται η πληροφορία σε συνεργάτες, σε πελάτες και σε επιχειρησιακούς συµµάχους, έτσι ώστε όλα τα συµµετέχοντα µέρη να µπορούν άµεσα να λαµβάνουν αποτελεσµατικότερες και, βασισµένες σε υψηλότερα επίπεδα πληροφόρησης, επιχειρηµατικές αποφάσεις. Η επιχειρηµατική ευφυΐα περιλαµβάνει ένα σύνολο από εφαρµογές και µεθοδολογίες σχεδιασµού και υλοποίησης που έχουν σκοπό την ανάλυση και επεξεργασία δεδοµένων και µάλιστα αυτών που αφορούν στη λειτουργία των επιχειρήσεων. Η αποτελεσµατικότητα των ανταγωνιστικών συστηµάτων επιχειρηµατικής ευφυΐας, δεν εξαρτάται από τις απάτες, αλλά από τη λογική και σχολαστική οργάνωση των πηγών πληροφόρησης ενός οργανισµού. Ένα ανταγωνιστικό σύστηµα επιχειρηµατικής ευφυΐας, βοηθά να δοθεί απάντηση στην ερώτηση : ποια είναι η βασική στρατηγική των ανταγωνιστών και πώς αυτή επηρεάζει (απειλεί) τη θέση µας (τωρινή ή επιθυµητή) στην αγορά; 48

49 Κεφάλαιο 3 : Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα και Επιχειρηµατική Ευφυΐα 3.1 Τί είναι Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα Mια σηµαντική κατηγορία των συστηµάτων ERP, είναι τα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα (ΛΠΣ). Το ΛΠΣ, δύναται να θεωρηθεί ως υποσύστηµα των ERP καθότι επεξεργάζεται τις οικονοµικές συναλλαγές για να παρέχει στους Managers εσωτερική αναφορά µε σκοπό τόσο να σχεδιάζουν και να ελέγχουν τις τρέχουσες και µελλοντικές επιχειρήσεις, όσο και να τους οπλίσουν µε την ικανότητα να πάρουν αποφάσεις για µια κατάσταση πέρα από την ρουτίνα. Το ίδιο σύστηµα είναι υπεύθυνο να πληροφορήσει τους εξωτερικούς φορείς όπως είναι οι προµηθευτές, οι πιστωτές και οι αρµόδιες κυβερνητικές διευθύνσεις (Dillon and Kruck, 2005). Σχήµα 15: Ανάπτυξη των ΛΠΣ Πηγή : Dillon and Kruck (2005) Τα ΛΠΣ, αποτελούν την καρδιά ενός ERP συστήµατος. ιαχωρίζονται από το ενδιαφέρον τους για τη συλλογή, µέτρηση, καταχώριση και αναφορά ως προς την οικονοµική επίδραση των διαφόρων γεγονότων σε ένα οργανισµό (Νικολάου, 1999). Το ΛΠΣ µπορεί να έχει σαν κύριο στόχο τη µέτρηση και πρόβλεψη του εισοδήµατος και πλούτου ενός οργανισµού, όπως και τη καταγραφή χρηµατοοικονοµικών 49

50 γεγονότων. ιαδικασίες που συνήθως εφαρµόζονται είναι: γενικά λογιστικά βιβλία, πληρωτέοι λογαριασµοί, προµήθειες / αγορές, εισπράξεις, χρεώσεις, απογραφές, κέρδη και προϋπολογισµοί. Όντας πληροφοριακό σύστηµα, ένα πληροφοριακό σύστηµα λογιστικής, πρέπει να έχει ένα σύστηµα στόχου (επιχειρησιακές διαδικασίες υπό τη στενή έννοια). Το σύστηµα στόχου για ένα σύστηµα λογιστικής, έχει να κάνει µε τις πτυχές των επιχειρησιακών διαδικασιών που αφορούν τη µέτρηση και πρόβλεψη του εισοδήµατος και του πλούτου της επιχείρησης, καθώς και η καταγραφή και παρακολούθηση όλων των σχετικών χρηµατοοικονοµικών γεγονότων. Τα λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα (ΛΠΣ) συνδυάζουν τη µελέτη και την εφαρµογή-πράξη των λογιστικών, µε τη σχεδίαση, την εφαρµογή και τον έλεγχο των πληροφοριακών συστηµάτων ERP. Το λογισµικό πρόγραµµα, αναλαµβάνει τη µηχανογραφική καταγραφή των λογιστικών στοιχείων που παράγει και δέχεται κάθε επιχείρηση, χρησιµοποιώντας τους λογαριασµούς του Ε.Γ.Λ.Σ. Οι λογαριασµοί αυτοί αποτελούν το µέσο καταγραφής, αποτύπωσης και έκφρασης των λογιστικών πράξεων µε τρόπο συστηµατικό ώστε να είναι δυνατή η άντληση των αναγκαίων πληροφοριών για τη συνέχιση της λειτουργίας της επιχείρησης. Το υποσύστηµα του ΛΠΣ, που έχει ως αντικείµενο την παροχή πληροφοριών κυρίως προς τους εξωτερικούς χρήστες, αποτελεί την χρηµατοοικονοµική λογιστική και παράγει τις χρηµατοοικονοµικές καταστάσεις όπως τον ισολογισµό και άλλες αναφορές, µε πληροφορίες που αναφέρονται στην οικονοµική θέση, στα αποτελέσµατα και σε άλλα οικονοµικά στοιχεία µιας επιχειρηµατικής µονάδας. Οι χρηµατοοικονοµικές καταστάσεις βασίζονται στα οικονοµικά γεγονότα που έχουν συµβεί, καταγραφεί και υποστεί επεξεργασία από το λογιστικό σύστηµα. Ένας άλλος τύπος λογιστικών πληροφοριών, αναφέρεται στην ικανοποίηση των αναγκών κυρίως των εσωτερικών χρηστών. Την πληροφόρηση αυτή τη χρησιµοποιούν τα στελέχη για τον έλεγχο και σχεδιασµό της επιχειρηµατικής δράσης (Νικολάου,1999). 50

51 Σ Σχήµα 16: Το Λογιστικό Σύστηµα Πληροφόρησης ως υποσύνολο του Πληροφοριακού Συστήµατος Πηγή: Νικολάου (1999) 3.2 Συστατικά Στοιχεία Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήµατος Οι πόροι που χρησιµοποιεί ένα ΛΠΣ για την παραγωγή των απαιτούµενων πληροφοριών, είναι οι εξής: α) τα δεδοµένα (data) που αποτελούν την εισροή του συστήµατος και αναφέρονται στις συναλλαγές και στις οικονοµικές πράξεις. β) οι Η/Υ που αναλαµβάνουν την επεξεργασία των δεδοµένων (hardware). γ) τα προγράµµατα που έχουν κατασκευαστεί για να επεξεργαστούν τα δεδοµένα (software). δ) το προσωπικό που χειρίζεται τους Η/Υ, χρησιµοποιεί τα προγράµµατα και επιβλέπει την γενικότερη λειτουργία του συστήµατος. ε) ένα σύνολο λογιστικών αρχών, κανόνων, διαδικασιών και µεθόδων µε βάση τις οποίες συλλέγονται, ταξινοµούνται και καταγράφονται τα δεδοµένα των οικονοµικών πράξεων κι συναλλαγών. Το ΛΠΣ είναι ένα ανοιχτό σύστηµα το οποίο δέχεται την επίδραση του εξωτερικού περιβάλλοντος και προσαρµόζεται στις συνεχώς µεταβαλλόµενες συνθήκες του. Οι εισροές του συστήµατος προέρχονται από το εξωτερικό περιβάλλον ενώ οι εκροές είναι πληροφορίες χρηµατοοικονοµικής φύσης. Οι πληροφοριακές ανάγκες των χρηστών ή και µόνο η µορφή των πληροφοριών, µεταβάλλονται µε την 51

52 πάροδο του χρόνου. Για παράδειγµα, είναι δυνατόν να µεταβληθεί ο τρόπος υπολογισµού ενός φόρου, οπότε µεταβάλλεται και η διαδικασία επεξεργασίας των στοιχείων για να προσαρµοστεί στις νέες διατάξεις. Επίσης, µπορεί ο τρόπος υπολογισµού να παραµείνει ο ίδιος αλλά να µεταβληθεί η µορφή του εντύπου το οποίο συµπληρώνεται µε τα απαραίτητα στοιχεία. Σε αυτή την περίπτωση, η επεξεργασία παραµένει η ίδια αλλά µεταβάλλεται η µορφή της εκροής του συστήµατος ώστε να προσαρµοστεί στη νέα µορφή του εντύπου. (Στεφάνου,1995, Γκίνογλου et al., 2004). 3.3 Χαρακτηριστικά ΛΠΣ Τα ΛΠΣ εξυπηρετούν διάφορες µορφές επιχειρηµατικών εργασιών και αποφάσεων, συµπεριλαµβανοµένων στρατηγικές, επιχειρησιακές και λειτουργικές. Όπως αναφέρθηκε και στο προηγούµενο κεφάλαιο, βασικό χαρακτηριστικό των ERP (εποµένως και των ΛΠΣ), είναι ότι οι εργασίες αυτές, αποτελούν µέρος µιας εσωτερικής επιχειρηµατικής διαδικασίας η οποία είναι αυτοµατοποιηµένη και ενοποιηµένη. Τα δεδοµένα µοιράζονται ανάµεσα στα τµήµατα περιλαµβάνοντας real time πληροφορία. Αυτό σηµαίνει ότι η συλλογή των δεδοµένων των συναλλαγών, καθώς και η επεξεργασία τους προκειµένου να ενηµερωθούν τα αρχεία, πραγµατοποιούνται σε πραγµατικό χρόνο τη στιγµή που πραγµατοποιείται η συναλλαγή (Spathis, 2006). 3.4 Ανάπτυξη των ΛΠΣ - Φάσεις Υλοποίησης Η ανάπτυξη ενός ΛΠΣ, περιλαµβάνει τέσσερις βασικές φάσεις: Την ανάλυση του συστήµατος (System Analysis) Τη σχεδίαση (System Design) Την εφαρµογή (Implementation) Την εκτίµηση λειτουργίας (Evaluation) Η χρονική περίοδος κάθε φάσης ποικίλει από λίγες εβδοµάδες µέχρι αρκετά χρόνια. Στο παρακάτω διάγραµµα βλέπουµε τους παράγοντες που επηρέασαν την ανάπτυξη των µοντέλων των ΛΠΣ. (Νικολάου,1999). 52

53 Σχήµα 17: Παράγοντες που επηρέασαν την ανάπτυξη των µοντέλων των ΛΠΣ Πηγή: Samuelson (1989) Ανάλυση Η ανάλυση είναι η διεξοδική µελέτη και εξέταση του υπάρχοντος συστήµατος πληροφόρησης, ο εντοπισµός τυχόν προβληµάτων και αδυναµιών και η παροχή συγκεκριµένων προτάσεων για την αποτελεσµατικότερη λειτουργία του. Η φάση της ανάλυσης χρησιµοποιείται για να καθορίσει και να καταγράψει τις λογιστικές και επιχειρηµατικές λειτουργίες που διέπουν µια επιχείρηση.(hicks and Leininger,1981, Στεφάνου,1995) Σχεδίαση Στη φάση της σχεδίασης επεξεργάζονται και αναπτύσσονται λεπτοµερώς όλα τα αποτελέσµατα της ανάλυσης, δηµιουργώντας σχέδια τα οποία θα εφαρµοστούν σε επόµενες φάσεις. Η προκείµενη φάση περιλαµβάνει τη λεπτοµερή σχεδίαση όλων των εισόδων (inputs), των λειτουργιών - επεξεργασιών, των αποθεµάτων και των εξόδων (outputs) του προτεινόµενου λογιστικού συστήµατος. Βασικά χαρακτηριστικά του ορθού σχεδιασµού είναι η πρόβλεψη : α) της δυνατότητας µεταβολής του συστήµατος, ώστε να µπορεί να προσαρµοστεί εύκολα σε µελλοντικές ανάγκες και απαιτήσεις β) της ευελιξίας του στην παραγωγή πληροφοριών µε τρόπο και µε κριτήρια που θα ορίζουν οι χρήστες. 53

54 Τα παραπάνω συνεπάγονται την υιοθέτηση µιας µεθοδολογίας η οποία προτείνει την ανάπτυξη ενός συστήµατος σε µικρά τµήµατα (modules) που συνενώνονται µεταξύ τους. (Hicks and Leininger,1981, Στεφάνου,1995) Εφαρµογή H φάση της εφαρµογής αποτελείται από δύο κύρια τµήµατα: την κατασκευή και τη διάθεση. Η κατασκευή περιλαµβάνει την επιλογή του hardware, του software και του πωλητή για την εφαρµογή, την κατασκευή και δοκιµή του επικοινωνιακού δικτύου, τη δηµιουργία και δοκιµή των παραµετροποιήσεων του προγράµµατος και την εγκατάσταση και δοκιµή του συνολικού συστήµατος από τεχνικής άποψης. Η διάθεση είναι η διαδικασία του ελέγχου του τελικού συστήµατος και των δοκιµών αποδοχής, της προετοιµασίας του σχεδίου διάθεσης, της εγκατάστασης της παραγωγικής βάσης δεδοµένων, της εκπαίδευσης των χρηστών και της εισαγωγής των δεδοµένων της επιχείρησης στο σύστηµα. Τα εργαλεία του συστήµατος είναι µια ποικιλία εφαρµογών που απευθύνονται στο χρήστη µε σκοπό να τροποποιήσει το σύστηµα. Συγκεκριµένα, επιτρέπουν την προσθήκη πινάκων και πεδίων στη βάση δεδοµένων και τη δυνατότητα να δηµιουργούνται οθόνες και άλλα interfaces για την εισαγωγή δεδοµένων. (Hicks and Leininger,1981, Στεφάνου,1995) Υποστήριξη Η φάση της υποστήριξης χωρίζεται σε δύο βασικούς άξονες. Ο πρώτος αφορά την ανανέωση και συντήρηση του συστήµατος ERP. Στο συγκεκριµένο άξονα ιδιαίτερη θέση έχουν έννοιες όπως η επίλυση προβληµάτων και η ανανέωση του συστήµατος σύµφωνα µε τις εργασιακές και επιχειρηµατικές αλλαγές. Παραδείγµατα αλλαγών αποτελούν οι αλλαγές στα GAAP (General Accepted Accounting Principles) ή στους νόµους φορολόγησης που καθιστούν απαραίτητες τις αλλαγές στους πίνακες µετατροπών και αναφοράς που χρησιµοποιούνται για την οικονοµική ενηµέρωση. Ο δεύτερος βασικός άξονας της υποστήριξης έχει να κάνει µε τη συνεχή εξέλιξη βελτιώνοντας τις επιχειρήσεις µέσω αναπροσαρµογών των συστηµάτων ERP. Οι υπόψη αλλαγές ανοίγουν τους δρόµους σε νέες ευκαιρίες για περαιτέρω µετατροπές του συστήµατος σύµφωνα µε τις διοικητικές-κυβερνητικές και διαχειριστικές απαιτήσεις. (Hicks and Leininger,1981, Στεφάνου,1995). 54

55 3.5 οµή ΛΠΣ Οι δύο βασικοί άξονες των Πληροφοριακών Συστηµάτων, είναι: 1. ιοικητικό ERP που παράγουν πληροφορίες για εσωτερική κυρίως χρήση. 2. Χρηµατοοικονοµικό ERP που παράγει πληροφορίες οικονοµικής φύσεως µε σκοπό τόσο την εσωτερική, όσο και την εξωτερική χρήση. (Νικολάου,1999) Χρηµατοοικονοµικό ERP Σε αυτό το σηµείο, τα συστήµατα επεξεργασίας συναλλαγών, εντοπίζουν σηµαντικά επιχειρηµατικά γεγονότα, όπως η φυσιολογική παραγωγή, η αγορά και η πώληση. Αυτά τα γεγονότα (συναλλαγές) κατηγοριοποιούνται και χρησιµοποιούνται για τη λήψη αποφάσεων (εσωτερική χρήση) και για την αναφορά οικονοµικής κατάστασης (εξωτερική χρήση). Ο κάθε κύκλος συναλλαγών οµαδοποιεί όµοιες επιχειρηµατικές δραστηριότητες και συνδυάζει έναν αριθµό συναλλαγών οι οποίες χαρακτηρίζονται από όµοιες ιδιότητες. Το Χρηµατοοικονοµικό ERP καταγράφει, δηµιουργεί, συνοψίζει και προσφέρει µια συνολική αναφορά για τη διεκπεραίωση µιας οικονοµικής φύσεως πράξης (συναλλαγής) χρησιµοποιώντας τους τέσσερις βασικούς κύκλους : - Κύκλος Εισροών (εσόδων) - Κύκλος Εκροών (εξόδων) - Κύκλος Μετατροπής Προϊόντων (Παραγωγική διαδικασία) - Χρηµατοοικονοµικός Κύκλος (Γ.Λ και αναφορών) Χρηµατοοικονοµικός Κύκλος Ο Χρηµατοοικονοµικός Κύκλος αποτελείται από όλες τις λογιστικές συναλλαγές οι οποίες καταχωρούν και καταγράφουν την απόκτηση κεφαλαίων από τους φορείς ή πιστωτές ενός οικονοµικού οργανισµού και τη χρήση αυτών των κεφαλαίων για την απόκτηση περιουσιακών στοιχείων (αύξηση Ενεργητικού εταιρίας). Επίσης, ο κύκλος αυτός περιλαµβάνει τις χρηµατοοικονοµικές αναφορές και τα αποτελέσµατα του οργανισµού τόσο προς τους φορείς του, όσο και προς τους εξωτερικούς χρήστες. Τα σηµαντικότερα γεγονότα που λαµβάνουν χώρα κατά τον Χρηµατοοικονοµικό κύκλο, είναι : 1. Απόκτηση κεφαλαιουχικών πόρων 2. Επενδύσεις πόρων 3. Αναφορά χρηµατοοικονοµικής θέσης. (Νικολάου,1999) 55

56 Κύκλος Εκροών Ο κύκλος Εκροών αποτελείται από τις συναλλαγές οι οποίες αφορούν την απόκτηση προϊόντων ή πρώτων υλών τα οποία είναι απαραίτητα για τη διαδικασία µετατροπής σε µια επιχείρηση (είτε τη διαδικασία µεταπώλησης προϊόντων σε µία εµπορική επιχείρηση, είτε τη διαδικασία παραγωγής σε βιοµηχανική επιχείρηση). Μέσα από τον κύκλο αυτό, διεκπεραιώνονται διάφορες συναλλαγές οι οποίες αντιπροσωπεύουν τα ακόλουθα οικονοµικά γεγονότα : 1. Παραγγελίες αγορών 2. Εισαγωγή εµπορευµάτων/ πρώτων υλών 3. Καταγραφή υποχρέωσης για πληρωµή προµηθευτών 4. Πληρωµές µετρητών. (Νικολάου,1999) Κύκλος Εισροών Ο Κύκλος Εισροών αποτελείται από τις συναλλαγές οι οποίες καταγράφουν τη δηµιουργία εσόδων που πηγάζουν από την πώληση προϊόντων ή την παροχή υπηρεσιών. Τα ακόλουθα τέσσερα είδη οικονοµικών γεγονότων κατατάσσονται στον κύκλο εισροών : 1. Λήψη µιας παραγγελίας από πελάτη 2. ιανοµή και διάθεση προϊόντων 3. Τιµολόγηση πελατών 4. Εισπράξεις µετρητών. (Νικολάου,1999) Κύκλος Μετατροπής Προϊόντων Ο Κύκλος Μετατροπής περιλαµβάνει εκείνες τις συναλλαγές οι οποίες λαµβάνουν χώρα κατά τη διαδικασία µετατροπής των εισροών σε τελικά προϊόντα έτοιµα προς πώληση (µέσω της ανάλωσης πρώτων υλών, της άµεσης εργασίας και των γενικών βιοµηχανικών εξόδων). Το ακόλουθο διάγραµµα παρουσιάζει σε γραφική µορφή τη συσχέτιση και αλληλεξάρτηση µεταξύ των διαφόρων κύκλων συναλλαγών σε µία εµπορική επιχείρηση. (Νικολάου,1999). 56

57 Σχήµα 18: Κύκλοι επεξεργασίας συναλλαγών σε µια εµπορική επιχείρηση Πηγή: Νικολάου (1999) 3.6 Τύποι Αναφορών από το ΛΠΣ Τα είδη των πληροφοριών που εξάγονται από ένα ΛΠΣ, µπορούν να οµαδοποιηθούν σε τρεις κατηγορίες αναφορών : Λειτουργικές αναφορές Αναφορές σχεδιασµού/προγραµµατισµού Αναφορές ελέγχου Οι λειτουργικές αναφορές έχουν σαν σκοπό τη στήριξη επιχειρηµατικών λειτουργιών. Η αναγκαιότητά τους έγκειται στα ακόλουθα: στην παροχή πληροφοριών σχετικά µε τα αποτελέσµατα και τη χρηµατοοικονοµική κατάσταση, όπως για παράδειγµα ο ισολογισµός στο τέλος µιας λογιστικής περιόδου, οι αναφορές παλαιότητας εισπρακτέων λογαριασµών και οι αναφορές σχετικά µε τα υπόλοιπα αποθεµάτων. Οι αναφορές σχεδιασµού/προγραµµατισµού, υποβοηθούν στον σχεδιασµό µιας επιχειρηµατικής δραστηριότητας. Για παράδειγµα, αναφορές σχετικές µε προβλέψεις 57

58 πωλήσεων και οι διάφοροι προϋπολογισµοί. Αυτές οι αναφορές αναφέρονται σε µελλοντικά γεγονότα. Οι αναφορές ελέγχου, µπορούν να δώσουν απαντήσεις σε ερωτήµατα όπως πόσο αποτελεσµατικά έχουν χρησιµοποιηθεί οι πόροι ενός οργανισµού. Για παράδειγµα, οι αναφορές που παρουσιάζουν πληροφορίες σχετικά µε την απόκλιση των πραγµατικών ωρών άµεσης εργασίας που έχουν χρησιµοποιηθεί για την παραγωγή µιας παραγγελίας προϊόντων, έναντι του προγραµµατισµένου αριθµού ωρών άµεσης εργασίας, έχουν σαν στόχο τον έλεγχο και την αξιολόγηση της παραγωγικότητας. (Νικολάου,1999). 3.7 Πλεονεκτήµατα ΛΠΣ Τα πλεονεκτήµατα που απορρέουν από τα ΛΠΣ, θα µπορούσαµε να πούµε ότι εξαρτώνται από τον βαθµό ενοποίησης των διαδικασιών στο ΠΣ, του µεγέθους του ΠΣ, του κόστους υλοποίησης και του µεγέθους της επιχείρησης. Πιο συγκεκριµένα, τα ΛΠΣ παρέχουν αυξηµένη ευελιξία στην δηµιουργία της πληροφορίας, βελτιωµένη ποιότητα αναφορών, αυξηµένη ενοποίηση λογιστικών εφαρµογών, καθώς και βελτιωµένες αποφάσεις βασιζόµενες σε αξιόπιστη και έγκαιρη λογιστική πληροφορία. Επίσης, παρατηρούνται µειωµένα κόστη βελτιώνοντας την αποτελεσµατικότητα, λιγότερος χρόνος εισαγωγής δεδοµένων και κλεισίµατος των λογαριασµών, αναδιοργάνωση προσωπικού και καλύτερη διαχείριση των βάσεων δεδοµένων.(spathis and Ananiadis, 2005). 3.8 Γενική Λογιστική Αρχική Ροή Εργασιών και Χαρακτηριστικά Λογιστικής ιαχείρισης Σύµφωνα µε το εγχειρίδιο χρήσης ERP AtlantisII, της εταιρίας παροχής λογισµικού Altec Software SA, η διαδικασία της λογιστικής µέσα από τα ERP, συνοψίζεται ως ακολούθως : Στη συλλογή και επεξεργασία των δεδοµένων σχετικά µε τις οικονοµικές δραστηριότητες, στην παροχή πληροφοριών και στο σχεδιασµό και ενσωµάτωση αποτελεσµατικών ελέγχων σε αυτές τις λειτουργίες. Τα στάδια τα οποία διέρχεται η αρχική εγκατάσταση της εφαρµογής της Γενικής Λογιστικής, είναι τα εξής : 1. Είσοδος στο πρόγραµµα ηµιουργία και επιλογή εταιρίας 2. Ορισµός µορφής κωδικών Λογαριασµών 3. Καθορισµός Παραµέτρων 4. Καταχώριση Λογαριασµών 58

59 5. Σχεδιασµός Γέφυρας 6. Καταχώριση Άρθρων 7. Εκτύπωση Εντύπων για θεώρηση Η λογιστική διαχείριση παρέχει στον χρήστη τα παρακάτω : Πλήρης συµφωνία µε τον Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων. Καταχωρηµένο λογιστικό σχέδιο ανεπτυγµένο πλήρως µέχρι και τον πέµπτο βαθµό, σύµφωνα µε το Ε.Γ.Λ.Σ.. Ανευρέσεις, φίλτρα και ταξινοµήσεις µε βάση πληθώρα συνδυαζόµενων πεδίων. Παράλληλη παρακολούθηση δύο ή περισσότερων οικονοµικών χρήσεων. υνατότητα διαχείρισης απεριόριστων περιόδων (π.χ. υπέρ δωδεκάµηνες χρήσεις). υνατότητα καταχώρισης προσωρινών ή on line κινήσεων. Ολοκληρωµένο σύστηµα προειδοποιήσεων και ηµεροµηνιακών ελέγχων σύµφωνα µε τον Κ.Β.Σ. ιαρκής έλεγχος για τα υπόλοιπα µε προειδοποιητικά µηνύµατα κατά την καταχώριση λογιστικών εγγραφών. Χρήση αυτοµατοποιηµένων (προτύπων) άρθρων για ταχεία καταχώριση τυποποιηµένων εγγραφών. Αυτόµατη ισοσκέλιση άρθρου τη στιγµή της καταχώρισης εγγραφών. Ενηµέρωση καταστάσεων Κ.Ε.Π.Υ.Ο µε µία µόνο εγγραφή (άρθρο) σε περιπτώσεις πωλήσεων, αγορών και δαπανών τοις µετρητοίς (αυτόµατη δηµιουργία της ταµιακής εγγραφής εξόφλησης). Αυτόµατη δηµιουργία ακυρωτικών εγγραφών µε απλή επιλογή του υπό ακύρωση άρθρου. Αυτόµατες εγγραφές κλεισίµατος και ανοίγµατος χρήσης µε ταυτόχρονη µεταφορά του λογιστικού σχεδίου στη νέα χρήση. Αυτοµατοποιηµένες εργασίες ελέγχου ορθότητας και συµφωνίας του λογιστικού σχεδίου. Πολλαπλές δυνατότητες ανεύρεσης άρθρων από ηµεροµηνία, κωδικό λογαριασµού, αριθµό άρθρου, ηµερολόγιο και τύπο εγγραφής. Συνυπολογισµός των προσωρινών κινήσεων κατά την προβολή της εικόνας των λογαριασµών µε τη χρήση ενός πλήκτρου. Πλήρης σειρά λογιστικών εκτυπώσεων (Υπόλοιπα Λογαριασµών, Καταστάσεις Ελέγχου, Θεωρηµένα Ηµερολόγια, Γενικά - Αναλυτικά καθολικά, Ισοζύγια κλπ). Εκτύπωση φορολογικών καταστάσεων απ ευθείας στα έντυπα του Υπουργείου Οικονοµικών (Φ.Π.Α. Περιοδική, Εκκαθαριστική). Ισολογισµός, Αποτελέσµατα Χρήσης, Αριθµοδείκτες. Τήρηση χρεώσεων, πιστώσεων και υπολοίπων καθώς και εκτύπωση αναλυτικής καρτέλας κινήσεων. 59

60 υνατότητα δηµιουργίας αρχείου µηχανογραφηµένου ισοζυγίου σε δισκέτα, έτοιµο προς υποβολή στην αντίστοιχη ΟΥ. Ελεύθερος σχεδιασµός λογιστικών κινήσεων, ηµερολογίων και καταστάσεων ελέγχου. υνατότητα ορισµού απεριόριστου αριθµού θεωρηµένων ηµερολογίων πλήρως οριζόµενων από το χειριστή. υνατότητα εκτύπωσης καρτελών και ηµερολογίων αντισυµβαλλοµένων. υνατότητα καταχώρισης ανισοσκέλιστων άρθρων για άρθρα που αποτελούνται από πολλές γραµµές. (Εγχειρίδιο χρήσης ERP AtlantisII, Altec Software SA). 3.9 Τύποι ΛΠΣ και Επιχειρηµατική Ευφυΐα Τα δεδοµένα τα οποία συλλέγονται από τα ΛΠΣ, µπορούν να επεξεργαστούν περαιτέρω για την εξαγωγή χρήσιµων πληροφοριών. Τα νεότερα συστήµατα διαχείρισης οργανωτικών πόρων, συµπεριλαµβάνουν ένα ολοκληρωµένο επιχειρησιακό λογισµικό το οποίο µπορεί να καλύψει ένα ολοκληρωµένο φάσµα πληροφοριακών αναγκών στον οργανισµό. Τα συστήµατα αυτά αποτελούνται από συστήµατα αναφορών, συστήµατα επεξεργασίας συναλλαγών, υποστήριξης αποφάσεων και έµπειρα συστήµατα. Η BI δεν είναι καινούργια στο χώρο της πληροφορικής. Πρώιµες εκδοχές της συναντάµε ακόµα και στα τέλη της δεκαετίας του '70. Στη δεκαετία του '90 όµως συνέβησαν τα µεγαλύτερα άλµατα. Όσο και αν φαίνεται παράξενο, σήµερα τα αποτελέσµατα του BI τα συναντάµε συχνά σε πολλές και καθηµερινές µας δραστηριότητες. Η Επιχειρηµατική Ευφυΐα περιλαµβάνει ένα σύνολο από εφαρµογές και µεθοδολογίες ανάλυσης που έχουν σκοπό την ανάλυση και επεξεργασία δεδοµένων και µάλιστα αυτών που αφορούν στη λειτουργία των επιχειρήσεων. Τα συστήµατα BI ονοµάζονται και Συστήµατα Στήριξης Αποφάσεων (Decision Support Systems - DSS). Παραδείγµατα εφαρµογών οι οποίες βοηθούν στην καλύτερη διαχείριση πληροφοριών προς όφελος της επιχείρησης, είναι οι εφαρµογές εξόρυξης δεδοµένων (data mining), εξόρυξης κειµένων (text mining), εργαλεία αναφορών (reporting tools) και On Line Analytical Processing (OLAP) µεταξύ άλλων. 12 Αυτά τα εργαλεία µπορεί να τα προµηθευτεί κανείς είτε αυτόνοµα, είτε σαν σουίτες, είτε σαν επιπρόσθετα τµήµατα σε υπάρχοντα προγράµµατα διαχείρισης (π.χ. ERP) ή σε βάσεις δεδοµένων και

61 Κεφάλαιο 4 : Μεθοδολογία 4.1 Εισαγωγή Ο σκοπός της παρούσας έρευνας είναι να καθορίσει τους παράγοντες που επηρεάζουν την ανάπτυξη των ΛΠΣ και των συστηµάτων Επιχειρηµατικής Ευφυΐας. Από τη στιγµή που ένα αξιόλογο πλήθος επιχειρήσεων και οργανισµών έχει εγκαταστήσει ERP και λαµβάνει καθηµερινά αναφορές και πληροφόρηση από το συγκεκριµένο λογισµικό, αυτή η έρευνα µπορεί να χρησιµοποιηθεί ώστε να ωθήσει κάποιες εταιρίες στην καλύτερη χρησιµοποίηση των ΛΠΣ και στην ενσωµάτωση των συστηµάτων Επιχειρηµατικής Ευφυΐας. Ορισµένοι από τους ερωτώµενους της έρευνάς µας, ανέφεραν σχόλια σχετικά µε τους τοµείς που νιώθουν ότι είναι πιο σηµαντικοί για την χρησιµοποίηση του ΒΙ και για την παροχή χρηµατοοικονοµικών και λογιστικών αναφορών µέσα από τις λογιστικές διαδικασίες. Προσπαθήσαµε να αντλήσουµε πληροφορίες µέσα από ερωτήσεις όπως : κατά πόσο χρησιµοποιούνται τα ΛΠΣ στις ελληνικές επιχειρήσεις, ποιες πληροφορίες αντλούνται από τη χρήση τους, κατά πόσο στα εν λόγω συστήµατα, έχουν ενσωµατωθεί τα συστήµατα ΒΙ και αν ναι, τι πληροφορίες παρέχουν αυτά στο σύνολο του οργανισµού. Μαζί µε τα ερωτηµατολόγια, συµπεριλήφθηκε και µία επιστολή όπου περιγράφουµε τον χαρακτήρα της έρευνας, τη σηµασία της και τον σκοπό της (Παράρτηµα Α). Πολλές από τις ερωτήσεις του ερωτηµατολογίου, βασίστηκαν στα αποτελέσµατα της βιβλιογραφικής ανασκόπησης. 4.2 Πλαίσιο και Στόχοι της Έρευνας Στόχος της παρούσης έρευνας είναι η διερεύνηση και καταγραφή της διάδοσης και χρήσης ολοκληρωµένων Λογιστικών συστηµάτων διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (ΛΠΣ) σε συνδυασµό µε την τεχνολογία της Επιχειρηµατικής Ευφυΐας από τις ελληνικές επιχειρήσεις. Πιο συγκεκριµένα, ερευνάται ο βαθµός υιοθέτησης των ΛΠΣ, τα οφέλη από τη χρήση των ΛΠΣ, οι λογιστικές διαδικασίες µέσα από αυτά, οι λόγοι που ωθούν τις επιχειρήσεις στη συγκεκριµένη επένδυση, οι κρίσιµοι παράγοντες που συµβάλλουν σε µια επιτυχηµένη υλοποίηση, το κόστος και οι ωφέλειες από τη χρήση τους. Επίσης εξετάζονται, η δυνατότητα ενσωµάτωσής τους µε εφαρµογές Επιχειρηµατικής Ευφυΐας, η δυνατότητα διευκόλυνσης της διαδικασίας λήψης αποφάσεων µέσα από τις παραπάνω εφαρµογές, οι τοµείς στους οποίους παρέχει πληροφορίες η χρήση της Επιχειρηµατικής Ευφυΐας, ο χρόνος που απαιτείται για την υλοποίηση, η εκπαίδευση των χρηστών και γενικότερα, η επίδραση που ασκούν οι 61

62 παραπάνω εφαρµογές σε κρίσιµες λειτουργίες όπως η χρηµατοοικονοµική και η λογιστική. 4.3 Προφίλ της Έρευνας Στην έρευνα συµµετείχαν επιχειρήσεις από όλους τους κλάδους επιχειρηµατικής δραστηριότητας και οι απαντήσεις δόθηκαν από στελέχη όλων των βαθµίδων. Ως εργαλείο συλλογής των απαιτούµενων πληροφοριών επιλέχθηκε το ερωτηµατολόγιο και οι επαφές µε τις επιχειρήσεις έγιναν µέσω τηλεφωνικής κλήσης, ηλεκτρονικού ταχυδροµείου και φαξ. Η έρευνα πραγµατοποιήθηκε τον Οκτώβριο του 2010 και περιορίστηκε σε επιχειρήσεις που έχουν δραστηριότητα στα πλαίσια των νοµών Αττικής και Θεσσαλονίκης Αξιοπιστία εδοµένων Όπως σε κάθε έρευνα, έτσι και εδώ, η αξιοπιστία των απαντήσεων των ερωτηθέντων, θα πρέπει να ληφθεί υπόψη. Και αυτή η έρευνα δεν αποτελεί εξαίρεση. Είναι δύσκολο να καθορίσουµε αν η απάντηση ενός ερωτηθέντος αντιπροσωπεύει την εταιρία ή απλά είναι µία υποκειµενική άποψη. Για να ενισχύσουµε την αξιοπιστία των δεδοµένων, απαιτούνται τυποποιηµένα ερωτηµατολόγια, πολλές συνεντεύξεις στην ίδια εταιρία ή ακόµη και σύνταξη πραγµατικών case study. 4.5 Περιγραφή Μεθοδολογίας Η έρευνα πραγµατοποιήθηκε σε δείγµα 52 εταιριών όλων των κλάδων (κατασκευαστικού, βιοµηχανικού, υπηρεσιών, εµπορικού, τηλεπικοινωνιών). Ένας από τους αντικειµενικούς στόχους της έρευνας, ήταν να καθορίσει εάν οι εταιρίες έχουν εγκαταστήσει ένα ΛΠΣ. Επόµενος στόχος ήταν να καθορίσουµε ποιοι παράγοντες, προβλήµατα ή θέµατα αντιµετωπίστηκαν µε την λήψη των λογιστικών αναφορών. Επιπλέον, ερευνήσαµε κατά πόσο η ανώτατη διοίκηση έχει ανάµειξη µε τις αναφορές αυτές και µε τη λήψη αποφάσεων µέσα από την Επιχειρηµατική Ευφυΐα. Τελικός στόχος της έρευνας, ήταν να διαπιστώσουµε εάν και κατά πόσο εκπαιδεύτηκαν οι χρήστες για τον χειρισµό των ΛΠΣ και για την παραγωγή χρήσιµης πληροφορίας για αυτούς. Στη βιβλιογραφική ανασκόπηση (κεφάλαιο 2), παρουσιάσαµε έρευνες σχετικά µε τη χρήση των ΛΠΣ και των συστηµάτων ΒΙ και επισηµάναµε θέµατα που χρήζουν περαιτέρω έρευνα και ανάλυση. Πιο συγκεκριµένα, η παρούσα εργασία, ερευνά τα 62

63 ακόλουθα ερωτήµατα, µέσω ενός ερωτηµατολογίου που αποστάλθηκε σε ελληνικές επιχειρήσεις: - Γιατί οι επιχειρήσεις χρησιµοποιούν τα ΛΠΣ - Ποια πλεονεκτήµατα λαµβάνουν από τη χρήση τους σε σχέση µε τη λογιστική πληροφορία και πρακτική - Αν ενσωµατώνουν σε αυτά κάποια συστήµατα ΒΙ και αν υπάρχει κάποια συσχέτιση ανάµεσα στα ΛΠΣ και στα συστήµατα ΒΙ. - Αν η παραπάνω ενσωµάτωση έχει σχέση µε το µέγεθος των εταιριών ή τις ανάγκες πληροφόρησης όλων των επιπέδων µέσα στην εταιρία. Το ερωτηµατολόγιο περιλαµβάνει ερωτήσεις πολλαπλών επιλογών σε µία κλίµακα Likert 5 βαθµίδων. Ο στόχος είναι να διερευνήσουµε τη στάση των ερωτηθέντων σχετικά µε το βαθµό της επίδρασης των ΛΠΣ στις επιχειρήσεις. Μαζί µε το ερωτηµατολόγιο, αποστάλθηκε και µία επιστολή µε την οποία ζητήθηκε από τους ερωτηθέντες να συµπληρώσουν το ερωτηµατολόγιο και στην οποία αναφέραµε τον σκοπό της έρευνας. Το ερωτηµατολόγιο στάλθηκε µέσω του ηλεκτρονικού ταχυδροµείου και µέσω φαξ. Παράδειγµα του ερωτηµατολογίου της έρευνας παρουσιάζεται στο Παράρτηµα Β. Αρχικά, στα πλαίσια της πιλοτικής έρευνας, το ερωτηµατολόγιο αποστάλθηκε σε 15 επιχειρήσεις. Από αυτές, ανταποκρίθηκαν οι 11 από τις οποίες δεν εξαγάγαµε αξιόλογα συµπεράσµατα και παρατηρήσεις. Η αποστολή συνεχίστηκε σε άλλες 71 επιχειρήσεις, από τις οποίες ανταποκρίθηκαν οι 41. Συνολικά λοιπόν, ανταποκρίθηκαν 52 επιχειρήσεις από σύνολο 86. Η λίστα των επιχειρήσεων, προετοιµάστηκε µε βάση την καθοδήγηση και συµβουλή εταιριών που παρέχουν λύσεις λογισµικού (Altec Software SA), καθώς και µε τη βοήθεια του παγκόσµιου ιστού: (Αλφαβητικός Κατάλογος Εταιριών/Οργανισµών). Έπειτα από µερικές τηλεφωνικές συνδιαλέξεις (για να επιβεβαιώσουµε τη διάθεση για συµπλήρωση του ερωτηµατολογίου και να µεγιστοποιήσουµε τον δείκτη ανταπόκρισης), από το δείγµα των 86 εταιριών, µε λογιστές και διευθυντές IT, υπεύθυνους των πληροφοριακών συστηµάτων, 52 µόνο συµφώνησαν να συµµετάσχουν στην έρευνα, κυρίως λόγω των χρονικών περιορισµών και της µη διάθεσης εταιρικών δεδοµένων/στοιχείων. Τελικώς, από το σύνολο αυτών των εταιριών, δίνεται έµφαση σε εκείνες που χρησιµοποιούν ένα ολοκληρωµένο ΛΠΣ µε ενσωµατωµένο το σύστηµα ΒΙ, ανεξαρτήτως µεγέθους και κλάδου στον οποίο ανήκει. 63

64 4.6 Σχεδιασµός Έρευνας/ οµή Ερωτηµατολογίου Στόχος της παρούσας έρευνας ήταν να καθορίσει κατά πόσο οι επιχειρήσεις στη σύγχρονη εποχή, λαµβάνουν λογιστικές αναφορές µέσα από λογισµικό ΒΙ, αλλά και κατά πόσο η λογιστική διαχείριση µέσα από το ERP τους παρέχει έγκαιρη και έγκυρη πληροφόρηση. Το δείγµα, όπως ειπώθηκε παραπάνω, αποτελείται από 52 εταιρίες. Η έρευνα πραγµατοποιήθηκε τον Οκτώβρη του Επιθυµούµε να εξακριβώσουµε κατά πόσο οι επιχειρήσεις αυτές έχουν υλοποιήσει κάποιο ΛΠΣ και εάν ναι, ποιους παράγοντες θεώρησαν ως βοηθητικούς ή όχι στη διαδικασία της λογιστικής. Το ερωτηµατολόγιο που συντάχθηκε περιλαµβάνει 23 ερωτήσεις κατανεµηµένες σε τέσσερις κατηγορίες. Η πρώτη ενότητα περιλαµβάνει επτά ερωτήσεις και αναφέρεται στα ΛΠΣ. Πιο συγκεκριµένα, στους παράγοντες (οφέλη) µε βάση τη σηµασία τους στη διαδικασία υλοποίησης και χρήσης ενός ΛΠΣ, στις λογιστικές διαδικασίες που χρησιµοποιούνται µέσα από το ΛΠΣ, στους πιο σηµαντικούς παράγοντες που συµβάλλουν στην επιτυχηµένη λειτουργία του ΛΠΣ, στη συχνότητα αντιµετώπισης προβληµάτων και στην αναφορά των λογιστικών διαδικασιών στις οποίες παρατηρούνται τα συχνότερα προβλήµατα. Για τις ερωτήσεις της πρώτης ενότητας, και κυρίως για την τρίτη, την πέµπτη και έκτη ερώτηση, σχετικά µε την αξιολόγηση των παραγόντων στη διαδικασία υλοποίησης και χρήσης ενός ΛΠΣ και των σηµαντικότερων παραγόντων για την επιτυχηµένη του λειτουργία, αντλήσαµε δεδοµένα από τις σχετικές έρευνες των Elbashir et al.(2008), Nikolaou (2000), Ο Donnell and Smith (2000), Spathis (2006) και Spathis and Ananiadis (2005). Για τους παράγοντες της τέταρτης ερώτησης σχετικά µε τις λογιστικές διαδικασίες που χρησιµοποιούνται µέσα από το ΛΠΣ, βασιστήκαµε σε έρευνα του Spathis (2006). Η δεύτερη ενότητα περιλαµβάνει οκτώ ερωτήσεις µε βάση τις οποίες γίνεται µια προσπάθεια διερεύνησης της δυνατότητας ενσωµάτωσης των ΛΠΣ µε εφαρµογές Επιχειρηµατικής Ευφυΐας. Πιο αναλυτικά, αναζητούνται οι τοµείς στους οποίους παρέχει πληροφορίες η χρήση της Επιχειρηµατικής Ευφυΐας, ερευνούνται τα αναµενόµενα αποτελέσµατα, οι παράγοντες που δηµιουργούν µεγαλύτερη δυσκολία στην αγορά, εγκατάσταση και χρήση ενός ΛΠΣ µε εφαρµογές Επιχειρηµατικής Ευφυΐας, αν απαιτείται εκπαίδευση των χρηστών, πόσο εύκολα µπορεί να πραγµατοποιηθεί αυτή η εκπαίδευση και γενικότερα αν κρίνεται απαραίτητη η ενσωµάτωση κάποιας εφαρµογής Επιχειρηµατικής Ευφυΐας σε ένα ΛΠΣ. Η τρίτη ενότητα περιλαµβάνει µία ερώτηση (και µία υποερώτηση) σχετικά µε τον βαθµό ικανοποίησης από τις παραπάνω εφαρµογές. Οι ερωτήσεις των δύο παραπάνω 64

65 ενοτήτων, δεν στηρίχτηκαν σε κάποια έρευνα, αλλά στην επαγγελµατική εµπειρία του συντάκτη της παρούσας διπλωµατικής. Τέλος, η τέταρτη ενότητα αναφέρεται σε γενικά στοιχεία κάθε επιχείρησης, όπως ο κλάδος δραστηριότητας, το απασχολούµενο ανθρώπινο δυναµικό, η νοµική µορφή κάθε επιχείρησης, η εισαγωγή στο Χρηµατιστήριο Αξιών Αθηνών, το φύλο, τα συνολικά έτη προϋπηρεσίας και η θέση εργασίας µέσα στην επιχείρηση κάθε ερωτηθέντος. Για τις ερωτήσεις αυτής της ενότητας, βασιστήκαµε στις έρευνες των Nikolaou (2000) και Spathis (2006). 65

66 Κεφάλαιο 5 : Παρουσίαση και Ανάλυση των εδοµένων 5.1 Πλαίσιο και Στόχοι της Έρευνας Στόχος της παρούσας έρευνας είναι η διερεύνηση και καταγραφή της διάδοσης και χρήσης των Λογιστικών Πληροφοριακών Συστηµάτων (ΛΠΣ) από τις ελληνικές επιχειρήσεις. Πιο συγκεκριµένα, ερευνάται ο βαθµός υιοθέτησης αυτών των συστηµάτων, τα οφέλη που αποκοµίζουν οι επιχειρήσεις από τη διαδικασία υλοποίησης και χρήσης των ΛΠΣ, οι τοµείς στους οποίους παρέχονται πληροφορίες από τη χρήση των παραπάνω συστηµάτων, οι κρίσιµοι παράγοντες που συµβάλλουν σε µια επιτυχηµένη υλοποίηση, το κόστος και οι ωφέλειες, από τη χρήση τους και η τελική απόδοση της επένδυσης. Επίσης, εξετάζεται η δυνατότητα σύνδεσης µε άλλες σύγχρονες τεχνολογικά εφαρµογές, όπως η ενσωµάτωση συστηµάτων Επιχειρηµατικής Ευφυΐας, η επιλογή εξειδικευµένων εφαρµογών, η επίδραση που ασκεί η εφαρµογή τους σε κρίσιµες λειτουργίες όπως η λογιστική, καθώς και οι κρίσιµοι παράγοντες που δηµιουργούν δυσκολία στην αγορά, εγκατάσταση και χρήση των ΛΠΣ και των συστηµάτων Επιχειρηµατικής Ευφυΐας. Για την επεξεργασία των στοιχείων της έρευνας, χρησιµοποιήσαµε το Microsoft Office Excel. Τα αποτελέσµατα της έρευνας παρουσιάζονται σε τέσσερα τµήµατα µε βάση τις ερωτήσεις της έρευνας. Στο πρώτο τµήµα αναλύονται τα στοιχεία των επιχειρήσεων. Στο δεύτερο τµήµα, τα κίνητρα της υιοθέτησης των ΛΠΣ. Έπειτα, η πιθανή χρήση των συστηµάτων ΒΙ και τα πλεονεκτήµατα της ενσωµάτωσης των ΛΠΣ µε τα ΒΙ και τέλος, η ικανοποίηση από την υλοποίηση των παραπάνω συστηµάτων. 5.2 Ανάλυση του είγµατος Η επιλογή του δείγµατος έγινε µε στόχο να αντιπροσωπεύσει όλους τους κλάδους επιχειρηµατικής δραστηριότητας. Επιλέχθηκε αντιπροσωπευτικό δείγµα 86 εταιρειών όπου τελικά, ανταποκρίθηκαν 52 εξ αυτών. Το ποσοστό ανταπόκρισης στην έρευνα ήταν 60,5%. Το ποσοστό των επιχειρήσεων, κατανέµεται µε βάση τον κλάδο ως εξής: 13,47% ανήκει στον βιοµηχανικό κλάδο 32,73 % ανήκει στον εµπορικό κλάδο 40,42% δραστηριοποιείται στη παροχή υπηρεσιών 1,92% ανήκει στον κατασκευαστικό κλάδο 3,85% ανήκει στον κλάδο των τηλεπικοινωνιών 5,68% ανήκει στον κλάδο της πληροφορικής 66

67 1,92% είναι Νοµικά Πρόσωπα ηµοσίου ικαίου. Κλάδος 3,85% 1,92% 5,68% 1,92% 13,47% Βιοµηχανικός Εµπορικός Υπηρεσιών Κατασκευαστικός Τηλεπικοινωνιών 40,42% 32,73% Πληροφορικής ηµόσιο Σχήµα 19: Κλάδος επιχείρησης Το µέγεθος των επιχειρήσεων εξετάσθηκε µε γνώµονα τον αριθµό του απασχολούµενου ανθρώπινου δυναµικού. Πιο συγκεκριµένα, οι εταιρείες κατανεµήθηκαν σε έξι κατηγορίες, εκ των οποίων η πρώτη περιλαµβάνει µέχρι 10 εργαζόµενους, η δεύτερη από 11 µέχρι 20, η τρίτη από 21 έως 50, η τέταρτη από 51 έως 100, η τρίτη από 101 έως 200 και η τελευταία από 201 εργαζόµενους και πάνω. Έτσι, στην πρώτη κατηγορία συγκαταλέγεται το 32,70% των επιχειρήσεων, στη δεύτερη το 17,31%, στην τρίτη το 13,46%, στην τέταρτη το 21,16%, στην πέµπτη το 5,76% και στην έκτη το 9,61%. Συνεπώς, προκύπτει ότι στην έρευνα συµµετείχαν επιχειρήσεις όλων των µεγεθών, κυρίως όµως µεσαίες και µεγάλες. Απασχολούµενο προσωπικό 5,76% 9,61% 32,70% Μέχρι ,16% ,46% 17,31% Περισσότεροι Σχήµα 20: Απασχολούµενο προσωπικό 67

68 Μια άλλη προσέγγιση των επιχειρήσεων έγινε µε κριτήριο τη νοµική τους µορφή, µε βάση την οποία το προβάδισµα έχουν οι ανώνυµες εταιρίες σε ποσοστό περίπου 52%. Στη συνέχεια ακολουθούν οι οµόρρυθµες επιχειρήσεις µε 25% και οι προσωπικές µε ποσοστό περίπου 12%. Οι ΕΠΕ αποτελούν ποσοστό 1,92%. Με το ίδιο ποσοστό ακολουθεί η µορφή του ΝΠ και της κοινοπραξίας, αντίστοιχα. Νοµική µορφή 1,92% 11,53% 3,84% ΑΕ ΕΕ ΟΕ 51,94% ΕΠΕ 25,01% ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ 5,76% ΆΛΛΗ Σχήµα 21: Νοµική µορφή Από τις επιχειρήσεις που ανταποκρίθηκαν στην έρευνά µας, µόνο το 15,38% έχει εισαχθεί στο Χρηµατιστήριο Αξιών Αθηνών, σε αντίθεση µε το 84,62% που δεν έχει εισαχθεί. Εισαγωγή στο ΧΑΑ 15,38% Εισηγµένες στο ΧΑΑ Μη εισηγµένες 84,62% Σχήµα 22: Εισαγωγή στο ΧΑΑ 68

69 Σχετικά µε το φύλο των ερωτηθέντων, 61,54% είναι άντρες, ενώ το 38,46% είναι γυναίκες στελέχη. Φύλλο 38,46% Αντρες Γυναίκες 61,54% Σχήµα 23: Φύλλο Στη σχετική ερώτηση µε τα έτη προϋπηρεσίας, παρατηρούµε ότι τα περισσότερα στελέχη έχουν προϋπηρεσία που κυµαίνεται από 16 µέχρι 20 έτη, ενώ ακολουθούν τα στελέχη µε προϋπηρεσία από 11 έως 15 έτη και τα στελέχη µε προϋπηρεσία από 21 έως 30 έτη. Οι περισσότεροι λοιπόν έχουν πάνω από δέκα χρόνια προϋπηρεσία. Έτη προυπηρεσίας 19,23% 28,85% 1,92% 9,61% ,46% ,93% 31 και ανω Σχήµα 24: Έτη προϋπηρεσίας Τέλος, σχετικά µε τη θέση στην εταιρία που εργάζεται κάθε στέλεχος, ποσοστό 25% κατέχει διευθυντική θέση, 15,38% είναι προγραµµατιστές / τεχνικοί, 13,46% είναι προϊστάµενοι λογιστηρίων και µε το ίδιο ποσοστό υπάλληλοι γραφείων. 69

70 Ακολουθούν οι βοηθοί λογιστών µε ποσοστό 9,61%, οι λογιστές µε ποσοστό 7,69% και ένα ποσοστό 1,92%, υπεύθυνοι υποστήριξης λογιστικών και εµπορικών εφαρµογών. Θέση στην εταιρία ιευθυντής 15,38% 13,46% 1,92% 25,01% Προϊστάµενος Λογιστηρίου Προϊστάµενος Πληροφοριακών Συστηµάτων Λογιστής Βοηθός Λογιστή 9,61% 7,69% 13,46% 13,46% Προγραµµατιστής/ Τεχνικός Υπ άλληλος Γραφείου Άλλη Σχήµα 25: Θέση στην εταιρία 5.3 Παρουσίαση Αποτελεσµάτων Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα Με βάση το υψηλό ποσοστό επένδυσης σε νέες τεχνολογίες και στις δυνατότητες που αυτές προσφέρουν, όλες οι επιχειρήσεις του δείγµατος έχουν επιλέξει να λειτουργούν µε ολοκληρωµένα συστήµατα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (E.R.P.) και πιο συγκεκριµένα, µε Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα. Είναι κρίσιµο να τονιστεί ότι αυτό το υψηλό ποσοστό αποδοχής και επένδυσης, επηρεάζεται σε µεγάλο βαθµό από το µέγεθος των επιχειρήσεων του δείγµατος. Για να µπορέσουµε να διερευνήσουµε και να αξιολογήσουµε την ελληνική αγορά ΛΠΣ, πρέπει να διερευνήσουµε το βάθος χρόνου εφαρµογής συγκεκριµένων εφαρµογών. Πιο συγκεκριµένα, το 42,31% των επιχειρήσεων, χρησιµοποιεί το ΛΠΣ από 5-10 χρόνια, το 36,54% από 1-5 χρόνια και το 21,15% παραπάνω από 10 χρόνια. Το µεγαλύτερο ποσοστό συναντάται στο χρονικό διάστηµα µεταξύ των 5 και 10 ετών, γεγονός πολύ λογικό αν αναλογισθούµε ότι ο χρόνος υλοποίησης µπορεί να κυµανθεί από 1 έως και περισσότερα από 3 έτη. 70

71 Έτη χρήσης ΛΠΣ 21,15% Μεταξύ 1-5 ετών 36,54% Μεταξύ 5-10 ετών Παραπάνω από 10 έτη 42,31% Σχήµα 26: Έτη χρήσης ΛΠΣ Οι κυριότεροι λόγοι που ωθούν τις επιχειρήσεις στη χρήση των ΛΠΣ συστηµάτων, παρουσιάζονται µε φθίνουσα κατάταξη ποσοστών µε βάση τη σπουδαιότητά τους, ως εξής: Η διαθεσιµότητα πληροφορίας συγκεντρώνει το 69,23% των απαντήσεων Η αξιοπιστία της πληροφορίας και των δεδοµένων, συγκεντρώνει το 61,53% Ακολουθεί η εξοικονόµηση χρόνου µε ποσοστό 59,61% Οι βελτιωµένες αποφάσεις βασισµένες στη λογιστική πληροφορία µε ποσοστό 53,84% Με το ίδιο ποσοστό ακολουθεί και ο παράγοντας του µέσου χρόνου ανταπόκρισης του συστήµατος Η σύνδεση του εµπορικού κοµµατιού του προγράµµατος µε την ενότητα της λογιστικής µε ποσοστό 48,07% Η ποιότητα των αναφορών ακολουθεί µε ποσοστό 44,23% Η κατάσταση κίνησης των λογαριασµών του ΓΛΣ µε ποσοστό 40,38% Ο χρόνος παραγωγής των αναφορών µε ποσοστό 38,46% Η µείωση του Λειτουργικού Κόστους είναι εξίσου σηµαντική µε το ίδιο ποσοστό 38,46% Τέλος, ακολουθεί το επίπεδο παραµετροποίησης µε ποσοστό 34,61% Ένα ποσοστό της τάξεως του 3,84% ανέφερε τον βαθµό εξοικείωσης µε το πρόγραµµα. Οι πιο σηµαντικοί λόγοι που ωθούν τις επιχειρήσεις να επενδύσουν σε ΛΠΣ, σχετίζονται µε την ανάγκη τους να προσαρµοστούν στις απαιτήσεις της νέας οικονοµίας, η οποία διαµορφώνεται µε βάση τις σύγχρονες αντιλήψεις περί διοίκησης 71

72 και των νέων επαναστατικών τεχνολογικών καινοτοµιών. Σύµφωνα µε αυτές τις ανάγκες, ο εκσυγχρονισµός των λογιστικών πληροφοριακών συστηµάτων και των συστηµάτων διοίκησης δεν είναι απλά µια επιπλέον επιλογή, αλλά µονόδροµος. Πιο αναλυτικά, ο παράγοντας ιαθεσιµότητα πληροφορίας, θεωρείται πάρα πολύ σηµαντικός σε ποσοστό 69,23% και πολύ σηµαντικός σε ποσοστό 25%. Ο δεύτερος παράγοντας Αξιοπιστία Πληροφορίας / εδοµένων, θεωρείται πάρα πολύ σηµαντικός µε ποσοστό 61,53% και πολύ σηµαντικός µε ποσοστό 28,84%. Ο τρίτος παράγοντας Εξοικονόµηση χρόνου, είναι πάρα πολύ σηµαντικός µε ποσοστό 59,61% και πολύ σηµαντικός µε ποσοστό 28,84%. Ο παράγοντας Σύνδεση ενότητας λογιστικής µε το εµπορικό κοµµάτι (Πωλήσεις / Αγορές / Χρηµατοοικονοµικά / Πάγια), είναι πάρα πολύ σηµαντικός από το 48,07% των επιχειρήσεων και πολύ σηµαντικός από το 36,53%. Συνεχίζοντας µε τον πέµπτο παράγοντα Χρόνος παραγωγής αναφορών, οι επιχειρήσεις θεωρούν ότι είναι πάρα πολύ σηµαντικός µε 36,53%, ενώ για τις περισσότερες είναι πολύ σηµαντικός µε ποσοστό 38,46%. Ο έκτος παράγοντας, Ποιότητα αναφορών, θεωρείται πολύ σηµαντικός µε ποσοστό 44,23% και πάρα πολύ σηµαντικός µε ποσοστό 40,38%. Ο παράγοντας Κατάσταση κίνησης λογαριασµών, είναι πάρα πολύ σηµαντικός µε ποσοστό 40,38%, πολύ σηµαντικός σε ποσοστό 36,53% και µέτρια σηµαντικός µε ποσοστό 21,15%. Ο παράγοντας Βελτιωµένες αποφάσεις βασισµένες στη λογιστική πληροφορία, είναι πολύ σηµαντικός µε ποσοστό 53,84% και πάρα πολύ σηµαντικός µε ποσοστό 34,61%. Ο ένατος παράγοντας Μείωση Λειτουργικού Κόστους θεωρείται πάρα πολύ σηµαντικός µε ποσοστό 38,46%, πολύ σηµαντικός µε ποσοστό 30,76% και µέτρια σηµαντικός µε ποσοστό 21,15%. Ο δέκατος παράγοντας Μέσος χρόνος ανταπόκρισης του συστήµατος, είναι πολύ σηµαντικός µε ποσοστό 53,84% και πάρα πολύ σηµαντικός µε ποσοστό 36,53%. Ο παράγοντας που έχει να κάνει µε το επίπεδο παραµετροποίησης, είναι πολύ σηµαντικός µε 34,61% και πάρα πολύ σηµαντικός µε 32,69% ενώ κάποιοι απάντησαν και µέτρια σηµαντικός µε ποσοστό 7,69%. Τέλος, ένα ποσοστό 3,84% θεωρεί την εξοικείωση µε το πρόγραµµα πάρα πολύ σηµαντική. 72

73 ,23 61,53 59,61 53,84 53,84 ιαθεσιµότητα πληροφορίας Αξιοπιστία Πληροφορίας/ εδοµένων Εξοικονόµηση χρόνου ,07 38,46 44,23 40,38 38,46 34,61 Σύνδεση ενότητας λογιστικής µε το εµπορικό κοµµάτι Χρόνος παραγωγής αναφορών Ποιότητα αναφορών Κατάσταση κίνησης λογαριασµών Βελτιωµένες αποφάσεις βασισµένες στη λογιστική πληροφορία Μείωση Λειτουργικού Κόστους 10 0 Παράγοντες µε βάση τη σηµασία τους στη διαδικασία υλοποίησης και χρήσης ενός Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήµατος 3,84 Μέσος χρόνος ανταπόκρισης του συστήµατος Επίπεδο Παραµετροποίησης Άλλο Σχήµα 27: Παράγοντες µε βάση τη σηµασία τους στη διαδικασία υλοποίησης και χρήσης ενός ΛΠΣ Οι βασικές λειτουργίες που κυρίως επηρεάζονται από την υιοθέτηση ενός ΛΠΣ, συγκεντρώνουν τα παρακάτω ποσοστά: Έτοιµες εκτυπώσεις (Γενικό / Αναλυτικό καθολικό, Ισοζύγιο, Ηµερολόγιο, Καρτέλα, Βιβλίο Απογραφής) µε ποσοστό 92,30% Εγγραφές Ανοίγµατος/ Κλεισίµατος µε ποσοστό 82,69% Μηχανογραφηµένο Ισοζύγιο µε ποσοστό 80,76% Οι Συγκεντρωτικές Καταστάσεις µε ποσοστό 78,84% Ακολουθούν οι Οικονοµικές καταστάσεις (Ισολογισµός, Αποτελέσµατα Χρήσης, Γενική εκµετάλλευση) και τα Άρθρα λογιστικής µε ποσοστό 76,92% ΦΠΑ (Περιοδική / Εκκαθαριστική) µε ποσοστό 75% Η Οριστικοποίηση προσωρινών κινήσεων µε ποσοστό 71,15% Η Μισθοδοσία µε ποσοστό 55,76% Intrastat/Vies και Προϋπολογισµοί µε ποσοστό 34,61% Με ποσοστό 9,61% είχαµε απαντήσεις όπως : διάφορα στατιστικά στοιχεία, διαχείριση συµβάσεων, οχηµάτων, συντηρήσεων, µικτό κέρδος ανά είδος, κοστολόγηση και καταστάσεις ελέγχου συµφωνίας µεταξύ λογιστικού και χρηµατοοικονοµικού κυκλώµατος. Από τα παραπάνω, γίνεται αντιληπτό ότι η επένδυση στην τεχνολογία της πληροφορικής, δεν είναι πλέον µια εναλλακτική λύση για την διάχυση των 73

74 πληροφοριών, αλλά µια επιτακτική ανάγκη για την αποτελεσµατικότητα του κυκλώµατος της λογιστικής αλλά και της επιχείρησης γενικότερα Λογιστικές διαδικασίες που χρησιµοποιούνται µέσα από το ΛΠΣ 76,92 92, ,61 76,92 82,69 80,76 78,84 34,61 71,15 55,76 Οικονοµικές καταστάσεις (Ισολογισµός, Αποτελέσµατα 1 Χρήσης, Γενική εκµετάλλευση) Έτοιµες εκτυπώσεις (Γενικό/Αναλυτικό καθολικό, Ισοζύγιο, Ηµερολόγιο, Καρτέλα, Βιβλίο Απογραφής) ΦΠΑ (Περιοδική/Εκκαθαριστική) Intrastat/Vies Άρθρα λογιστικής Εγγραφές Ανοίγµατος/ Κλεισίµατος Μηχανογραφηµένο Ισοζύγιο Συγκεντρωτικές Καταστάσεις Προϋπολογισµοί Οριστικοποίηση προσωρινών κινήσεων Μισθοδοσία Άλλη 9,61 Σχήµα 28: Λογιστικές διαδικασίες που χρησιµοποιούνται µέσα από το ΛΠΣ Στην ερώτηση των σηµαντικότερων παραγόντων για την επιτυχηµένη λειτουργία του ΛΠΣ, ο σηµαντικότερος παράγοντας µε βάση τις απαντήσεις των στελεχών των επιχειρήσεων, είναι ο παράγοντας της υποστήριξης από την εταιρία παροχής λογισµικού µε ποσοστό 71,15%. Στη συνέχεια ακολουθεί ο παράγοντας του λογισµικού µε ποσοστό 67,30%, ο ανθρώπινος παράγοντας µε ποσοστό 65,38% και τα δεδοµένα µε ποσοστό 26,92%. Τέλος, ένα ποσοστό της τάξεως του 3,84% αναφέρει γενικότερα το καλό ERP και τη σωστή καταχώριση δεδοµένων και πληροφόρηση. Η µεγαλύτερη βαρύτητα εστιάζεται στην διαχείριση του ανθρώπινου δυναµικού σχετικά µε την υλοποίηση του ΛΠΣ, σε συνδυασµό µε την υποστήριξη από την εταιρία παροχής λογισµικού. 74

75 Παράγοντες για την επιτυχηµένη λειτουργία του ΛΠΣ ,38 67,3 26,92 71,15 3,84 Ανθρώπινος Παράγοντας 1 Λογισµικό εδοµένα Υποστήριξη από εταιρία παροχής λογισµικού Άλλος Σχήµα 29: Παράγοντες για την επιτυχηµένη λειτουργία του ΛΠΣ Πιο αναλυτικά, ποσοστό 25% αναφέρει ότι οι σηµαντικότεροι παράγοντες για την επιτυχηµένη λειτουργία ενός ΛΠΣ, είναι ο ανθρώπινος παράγοντας (πχ εκπαίδευση χρηστών), το λογισµικό και η υποστήριξη από την εταιρία παροχής λογισµικού, ταυτόχρονα. Το 11,53% αναφέρει ταυτόχρονα τους παράγοντες του λογισµικού και της υποστήριξης από την εταιρία παροχής λογισµικού, ενώ ίδιο ποσοστό αναφέρει τον παράγοντα της υποστήριξης από την εταιρία παροχής λογισµικού. Με βάση το συνολικό κόστος και τα οφέλη που αποκοµίζουν οι επιχειρήσεις από την εφαρµογή των ΛΠΣ, η πλειοψηφία των στελεχών θεωρεί ότι η επένδυση σε ΛΠΣ αποδίδει σηµαντικά. Πιο αναλυτικά, το 44,24% των επιχειρήσεων, πιστεύει ότι η συνολική δαπάνη για αγορά λογισµικού, για εγκατάσταση και παραµετροποίηση του ΛΠΣ, είναι πολύ δικαιολογηµένη. Το 23,07% πιστεύει ότι τα οφέλη που αποκοµίζει η εταιρία από την εφαρµογή του ΛΠΣ, καλύπτει τα έξοδα της αγοράς και εγκατάστασής του σε πάρα πολύ καλό βαθµό, ενώ ποσοστό 25%, σε αρκετά καλό βαθµό. Τέλος, ένα ποσοστό της τάξεως του 5,76% αναφέρει ότι τα παραπάνω έξοδα καλύπτονται από τα οφέλη σε πολύ µικρό βαθµό. 75

76 Κάλυψη κόστους απόκτησης από τη χρήση του ΛΠΣ 23,07% 1,92% 5,76% Καθόλου Λίγο 25,01% Αρκετά Πολύ Πάρα πολύ 44,24% Σχήµα 30: Κάλυψη κόστους απόκτησης από τη χρήση του ΛΠΣ Στην ερώτηση πόσο συχνά αντιµετωπίζετε προβλήµατα από τη χρήση του ΛΠΣ, το 55,78% αναφέρει ότι αντιµετωπίζει προβλήµατα σπάνια. Το 32,70% αναφέρει ότι αντιµετωπίζει προβλήµατα αρκετά συχνά και το 5,76% αναφέρει ότι δεν αντιµετωπίζει προβλήµατα. Επίσης, ποσοστό 5,76% αναφέρει ότι αντιµετωπίζει προβλήµατα πολύ συχνά, ενώ δεν υπάρχει επιχείρηση στο δείγµα που αντιµετωπίζει συνεχώς προβλήµατα. Πόσο συχνά αντιµετωπίζετε προβλήµατα από τη χρήση του ΛΠΣ; 32,70% 5,76% 5,76% εν αντιµετωπ ίζω προβλήµατα Σπ άνια Αρκετά συχνά 55,78% Πολύ συχνά Σχήµα 31: Συχνότητα αντιµετώπισης προβληµάτων από τη χρήση του ΛΠΣ Σε συνέχεια της προηγούµενης ερώτησης, οι λογιστικές διαδικασίες στις οποίες παρατηρούνται τα συχνότερα προβλήµατα, είναι οι εξής : Προγραµµατιστικά προβλήµατα που ποικίλουν ανάλογα µε την εταιρία κατασκευής του λογισµικού (αρχειακής / τεχνικής φύσεως και όχι λογιστικής διαδικασίας, δυσλειτουργία λογισµικού) 76

77 ιαφορές σε αποθήκες, λανθασµένοι υπολογισµοί τιµών Αργοί και όχι αξιόπιστοι υπολογισµοί στη µισθοδοσία (λάθος ΑΠ ) Προβληµατικές αναφορές (πχ λάθος αποτελέσµατα στο ισοζύγιο) Λάθη στη µεταφορά των υπολοίπων Ασυµφωνία εµπορικού µε λογιστική (Γενική και Αναλυτική) Λάθη στην οικονοµική εικόνα του λογαριασµού που οφείλονται είτε στο λογισµικό, είτε στον χειρισµό των χρηστών Λάθη από περιφερειακά συστήµατα που τροφοδοτούν το ΛΠΣ Λάθη στο ΦΠΑ (περιοδική, εκκαθαριστική, intrastat, vies) Λάθη στις συγκεντρωτικές καταστάσεις Συνήθως σε θέµατα προβολής δεδοµένων, είτε εκτυπώσεις, είτε προβολές στην οθόνη τα οποία όµως συνήθως λύνονται µε εργασίες µέσα από την εφαρµογή Υπάρχουν αρκετές παραµέτροι που πρέπει να είναι ελεγµένες για να βγουν σωστά αποτελέσµατα (σωστή παραµετροποίηση του συστήµατος) Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα και Εφαρµογές Επιχειρηµατικής Ευφυΐας Το µεγαλύτερο µέρος του δείγµατος απαρτίζεται από µεσαίες και µεγάλες επιχειρήσεις, τόσο σε µέγεθος, όσο και σε απασχολούµενο προσωπικό. Αυτό είναι απόλυτα λογικό εφόσον το κόστος που απαιτείται για την αγορά, την υλοποίηση, τη συντήρηση του ΛΠΣ και την εκπαίδευση των χρηστών, είναι υψηλό, µε αποτέλεσµα η πλειοψηφία των µικρών και µεσαίων ελληνικών επιχειρήσεων να µην είναι σε θέση να πραγµατοποιήσει µια τόσο µεγάλη επένδυση. Οι µεγάλες ελληνικές επιχειρήσεις έχουν συνειδητοποιήσει ότι οι διεθνείς οικονοµικές συνθήκες απαιτούν την εγκατάσταση ενός ολοκληρωµένου και ενιαίου πληροφοριακού συστήµατος, το οποίο θα υποστηρίζει την επιχειρηµατική δραστηριότητα σε όλο της το εύρος και θα καθιστά την εταιρία ευέλικτη και ευπροσάρµοστη σε κάθε µεταβολή, τόσο του εξωτερικού όσο και του εσωτερικού της περιβάλλοντος. Ένα βήµα παραπέρα από τη συµβατική χρήση του ΛΠΣ, η τεχνολογία έρχεται να ενσωµατώσει εφαρµογές Επιχειρηµατικής Ευφυΐας (ΒΙ). Ποσοστό 57,70% του δείγµατος, αναφέρει ότι έχει ακούσει τον ορισµό της Επιχειρηµατικής Ευφυΐας. Οι ορισµοί που δόθηκαν αναφέρονται στο παράρτηµα Γ. Μερικοί από αυτούς ορισµούς, αναφέρονται παρακάτω: - H µετατροπή των εταιρικών δεδοµένων σε αξιοποιήσιµη πληροφορία - Η εφαρµογή σύνθετων µεθόδων µε τη χρήση Η/Υ για εξαγωγή πληροφοριών που βοηθούν στη λήψη αποφάσεων σε µια επιχείρηση - Οικονοµικοί δείκτες (όσον αφορά την γενική λογιστική) 77

78 - Η δυνατότητα που έχουν οι χρήστες ενός πληροφοριακού συστήµατος, κατόπιν ενηµέρωσης βασισµένης σε πραγµατικά στοιχεία και αναλύσεις, ώστε να λαµβάνουν αποτελεσµατικές αποφάσεις - Κατάδηλη συγκέντρωση, επεξεργασία και παρουσίαση των δεδοµένων της εταιρείας που δίνουν εποπτική εικόνα για πλήθος οικονοµικών και στατιστικών στοιχείων - Αφορά την λήψη και διαχείριση πληροφοριών που αφορούν την επιχείρηση, οι οποίες λαµβάνονται και επεξεργάζονται κυρίως µέσω λογισµικού ERP, προκειµένου για την αποδοτικότερη και πιο αποτελεσµατική εφαρµογή της επιχειρηµατικής µας δραστηριότητας - Ολοκληρωµένες εφαρµογές λογισµικού που εµπεριέχουν και τακτικές στρατηγικές και καθιστούν το πληροφοριακό σύστηµα ενεργό στη λήψη αποφάσεων και όχι µόνο ως παροχέα δεδοµένων. Με Όσον αφορά τη νοοτροπία των ελληνικών επιχειρήσεων και την εντύπωση που έχουν για τις εφαρµογές της Επιχειρηµατικής Ευφυΐας, διαπιστώνουµε ότι το 50% των επιχειρήσεων του δείγµατός µας, έχει ενσωµατώσει εφαρµογές BI στο ERP που χρησιµοποιεί. Το 57,69% χρησιµοποιεί αυτές τις εφαρµογές στην ενότητα των πωλήσεων. Ποσοστό 19,23% τις χρησιµοποιεί στην ενότητα των χρηµατοοικονοµικών (εισπράξεις, πελάτες). Ποσοστό 11,53% αναφέρει την ενότητα των αγορών και την ανάλυση δαπανών γενικότερα, ποσοστό 7,69% κάνει αναφορά στις υπηρεσίες και την παραγωγή, ενώ ένα 3,84% αναφέρει τον ποιοτικό έλεγχο. Ενότητες ενσωµάτωσης εφαρµογών ΒΙ ,69 19,23 11,53 7,69 3,84 Πωλήσεις Χρηµατοοικονοµικά απάνες Υπηρεσίες/Παραγωγή Ποιοτικός Έλεγχος Σχήµα 32: Ενότητες ενσωµάτωσης εφαρµογών ΒΙ Οι συγκεκριµένες επιχειρήσεις λοιπόν, αντιµετωπίζουν τα ERP συστήµατα ως µια νέα, ολοκληρωµένη προσέγγιση διοίκησης µε στόχο τη συνεχή βελτίωση µέσω της χρήσης του λογισµικού. Η εγκατάσταση ενός ΛΠΣ είναι σηµαντικό επίτευγµα για 78

79 κάθε επιχείρηση ανεξαρτήτως µεγέθους. Με το ΛΠΣ, η επιχείρηση εισέρχεται σε µία λειτουργική φάση µεγαλύτερης οργάνωσης. Στην κατεύθυνση αυτή µπορεί να περιλαµβάνονται και οι νέες εφαρµογές της Επιχειρηµατικής Ευφυΐας. Με βάση τις απαντήσεις των επιχειρήσεων του δείγµατος, η χρήση αυτών των εφαρµογών διευρύνεται και παρέχει πληροφορίες σε ολοένα και περισσότερους τοµείς. Πιο αναλυτικά, τα αποτελέσµατα για τις εξειδικευµένες εφαρµογές, κατατάσσονται ως εξής: Οικονοµικές καταστάσεις: ποσοστό 21,95% δηλώνει ότι χρησιµοποιεί εφαρµογές ΒΙ για τις οικονοµικές καταστάσεις όπως Ισολογισµό, Αποτελέσµατα Χρήσεως και Γενική Εκµετάλλευση Ανάλυση απανών: ποσοστό 14,63% χρησιµοποιεί τις συγκεκριµένες εφαρµογές για ανάλυση δαπανών Αριθµοδείκτες : οµοίως, ποσοστό 14,63% εφαρµόζει το λογισµικό ΒΙ για την ενηµέρωση των αριθµοδεικτών που υποδηλώνουν την πορεία της επιχείρησης Μηνιαία κίνηση εσόδων εξόδων : ποσοστό 13,41% εφαρµόζει εφαρµογές ΒΙ για τη µηνιαία κίνηση των λογαριασµών εσόδων και εξόδων Ανεξόφλητα υπόλοιπα πελατών / προµηθευτών : ποσοστό 15,86% λαµβάνει εκτυπώσεις για να πληροφορηθεί για τα ανεξόφλητα υπόλοιπα των πελατών και των προµηθευτών Προϋπολογισµοί : ποσοστό 9,75% εφαρµόζει εφαρµογές ΒΙ για να υλοποιήσει προϋπολογισµούς Λοιποί τοµείς : τέλος, ποσοστό 9,75% αναφέρει τοµείς όπως λήξεις των συµβολαίων συντήρησης, ανάλυση πωλήσεων, παραγωγή και υπηρεσίες. Τοµείς πληροφόρησης από εφαρµογές Επιχειρηµατικής Ευφυίας Οικονοµικές καταστάσεις Μηνιαία κίνηση εσόδων εξόδων 14,63% 9,75% 9,75% 15,86% 14,63% 21,95% 13,41% Ανάλυση απανών Ανεξόφλητα υπόλοιπα πελατών / προµηθευτών Αριθµοδείκτες Προϋπολογισµοί Λοιποί τοµείς Σχήµα 33: Τοµείς πληροφόρησης από εφαρµογές ΒΙ 79

80 Αναλυτικότερα, ποσοστό 11,53% χρησιµοποιεί εφαρµογές επιχειρηµατικής ευφυΐας στους τοµείς των οικονοµικών καταστάσεων, της µηνιαίας κίνησης εσόδων εξόδων, της ανάλυσης δαπανών, των ανεξόφλητων υπολοίπων και των αριθµοδεικτών, ταυτόχρονα. Ποσοστό 7,69% αναφέρει µόνο τους τοµείς των οικονοµικών καταστάσεων και των πωλήσεων. Ποσοστό 3,84% αναφέρει τους τοµείς των οικονοµικών καταστάσεων, της ανάλυσης δαπανών και των αριθµοδεικτών. Οι προσδοκίες των επιχειρήσεων από τη συγκεκριµένη επένδυση, είναι µεγάλες. Μόνο το 4% είχε τα αναµενόµενα αποτελέσµατα από τις εφαρµογές της επιχειρηµατικής ευφυΐας σε µικρό βαθµό. Ίδιο ποσοστό είχε τα αναµενόµενα αποτελέσµατα σε πάρα πολύ µεγάλο βαθµό, 28% σε πολύ καλό βαθµό και η πλειοψηφία, ποσοστό 64%, σε αρκετά καλό βαθµό. Αναµενόµενα αποτελέσµατα από τη χρήση εφαρµογών Επιχειρηµατικής Ευφυίας 28% 4% 0% 4% 64% Καθόλου Λίγο Αρκετά Πολύ Πάρα πολύ Σχήµα 34: Αναµενόµενα αποτελέσµατα από τη χρήση εφαρµογών ΒΙ Σχετικά µε τον χρόνο παρουσίασης των αναµενόµενων αποτελεσµάτων από τη χρήση των εφαρµογών επιχειρηµατικής ευφυΐας, ποσοστό 28,58% απάντησε ότι τα αναµενόµενα αποτελέσµατα παρουσιάστηκαν άµεσα. Ποσοστό 19,05% είχε αποτελέσµατα µετά από ένα έτος. Ποσοστό 14,28% είδε τα αναµενόµενα αποτελέσµατα µετά από δύο έτη. Ίδιο ποσοστό είχε αποτελέσµατα µετά από τρεις µήνες εφαρµογής του συστήµατος ΒΙ. Επίσης, ποσοστό 9,52% είδε αποτελέσµατα µετά από 2 µήνες. Από τους ερωτηθέντες, ποσοστό 4,76% ανέφερε ότι τα αναµενόµενα αποτελέσµατα επήλθαν µετά την εκπαίδευση των χρηστών, ενώ ίδιο ποσοστό ανέφερε ότι τα αποτελέσµατα επήλθαν µετά την εξοικείωση και την εµπέδωση από τους χρήστες. Οµοίως, ίδιο ποσοστό 4,76% ανέφερε ως χρονικό διάστηµα τους πέντε µήνες. 80

81 Χρόνος παρουσίασης αποτελεσµάτων από χρήση εφαρµογών Επιχειρηµατικής Ευφυίας 1 έτος 2 έτη 28,58% 19,05% 5 µήνες 3 µήνες 4,76% 4,76% 9,52% 14,28% 4,76% 14,28% 2 µήνες µετά την εκπαίδευση των χρηστών µετά την κατανόηση από τους χρήστες άµεσα Σχήµα 35: Χρόνος παρουσίασης αποτελεσµάτων από χρήση εφαρµογών ΒΙ Όπως ειπώθηκε και παραπάνω, το λογισµικό της Επιχειρηµατικής Ευφυΐας παρέχει πληροφορίες για τη λήψη αποφάσεων. Τα στελέχη του δείγµατός µας, απάντησαν ότι οι πληροφορίες που λαµβάνουν από την εφαρµογή της Επιχειρηµατικής Ευφυΐας, διευκολύνουν τη διαδικασία λήψης αποφάσεων σε ποσοστό 38,46% και σε αρκετά καλό βαθµό. Ποσοστό 50% διευκολύνεται σε πολύ καλό βαθµό, ενώ µόνο το 11,54% διευκολύνεται στη λήψη αποφάσεων σε πάρα πολύ καλό βαθµό. ιευκόλυνση στη λήψη αποφάσεων µέσα από τις εφαρµογές της Επιχειρηµατικής Ευφυίας 11,54% 0,00% 38,46% Καθόλου Λίγο Αρκετά Πολύ 50,00% Πάρα πολύ Σχήµα 36: ιευκόλυνση στη λήψη αποφάσεων από εφαρµογές ΒΙ Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας της ανάλυσης κόστους ωφέλειας και πριν µια επιχείρηση καταλήξει στο συµπέρασµα να επενδύσει σε ένα ΛΠΣ ενσωµατώνοντας και εφαρµογές Επιχειρηµατικής Ευφυΐας, έχει να αντιµετωπίσει µια πληθώρα από παράγοντες οι οποίοι µπορούν να δυσκολέψουν ή ακόµα και να µαταιώσουν την 81

82 επένδυση. Τα πιο σηµαντικά προβλήµατα που αντιµετωπίζουν οι επιχειρήσεις κατά τη διαδικασία της αγοράς, της εγκατάστασης και της γενικότερης υλοποίησης ενός ΛΠΣ, κατατάσσονται µε τα ακόλουθα ποσοστά: Το ιδιαίτερα υψηλό κόστος εγκατάστασης, αποτελεί τον κύριο παράγοντα δυσκολίας συγκεντρώνοντας το 42,23% των απαντήσεων. Η έλλειψη τεχνικής υποστήριξης και εκπαίδευσης, ακολουθεί µε ποσοστό 33,33% Το 13,33% αναφέρει τους παρακάτω παράγοντες δυσκολίας: δυσκολία στην ανεύρεση τεχνικής υποστήριξης από τεχνικούς που να είναι καταρτισµένοι τόσο στο τοµέα της πληροφορικής όσο και της λογιστικής, έλλειψη προσωπικού ικανού να διαχειριστεί µε επιτυχία τις πληροφορίες που παρέχονται από το σύστηµα και να τις µετατρέψει σε επιχειρηµατικές αποφάσεις, ελλιπής εκπαίδευση (υπόβαθρο χρηστών) για να αντεπεξέλθουν στις απαιτήσεις. Επίσης, η κακή ελληνική επιχειρηµατική δραστηριότητα, το ευµετάβλητο φορολογικό σύστηµα, το ελληνικό δηµόσιο (γραφειοκρατία, διαφθορά, πολυπλοκότητα), το κακό ελληνικό εκπαιδευτικό σύστηµα που δεν παράγει ικανά στελέχη για να προσαρµοστούν στα σύγχρονα πολύπλοκα συστήµατα. Τέλος, ποσοστό 11,11% αναφέρει την άρνηση ανταπόκρισης στην εξέλιξη της τεχνολογίας και γενικότερα στην έλλειψη διάθεσης από το προσωπικό να συµµορφωθεί µε την αλλαγή. 11,11% Παράγοντες που δηµιουργούν δυσκολία στην αγορά, εγκατάσταση και χρήση ενός ΛΠΣ µε εφαρµογές Επιχειρηµατικής Ευφυΐας Υψηλό κόστος εγκατάστασης 13,33% 42,23% Έλλειψη τεχνικής υποστήριξης / εκπαίδευση 33,33% Άρνηση ανταπόκρισης στην εξέλιξη της τεχνολογίας Άλλος Σχήµα 37: Παράγοντες που δηµιουργούν δυσκολία στην εγκατάσταση, αγορά και υλοποίηση ενός ΛΠΣ µε εφαρµογές ΒΙ Επιπλέον, το 36,36% θεωρεί ότι ο συνδυασµός του υψηλού κόστους εγκατάστασης και η έλλειψη τεχνικής υποστήριξης και εκπαίδευσης, είναι κρίσιµοι παράγοντες που προκαλούν δυσκολία στην εγκατάσταση του ΛΠΣ. Ποσοστό 18,18% 82

83 αναφέρει το συνδυασµό του υψηλού κόστους εγκατάστασης, της έλλειψης τεχνικής υποστήριξης και εκπαίδευσης και της άρνησης ανταπόκρισης στην τεχνολογία. Η επιλογή του λογισµικού ΛΠΣ και του προµηθευτή, αποτελεί ένα πολύ µεγάλης σηµασίας βήµα και είναι κρίσιµο για την επιτυχία του συνολικού έργου. Κάθε επιχείρηση πρέπει να προσδιορίσει τις κρίσιµες επιχειρησιακές της ανάγκες καθώς και τα επιθυµητά χαρακτηριστικά του συστήµατος. Ωστόσο, η ενσωµάτωση κάποιας εφαρµογής Επιχειρηµατικής Ευφυΐας κρίνεται απαραίτητη σε ένα ΛΠΣ από το σύνολο των ερωτηθέντων. Πιο συγκεκριµένα, ποσοστό 48,58% θεωρεί ότι η παραπάνω ενσωµάτωση είναι πολύ σηµαντική. Το 22,85% θεωρεί ότι είναι πάρα πολύ σηµαντική. Ίδιο ποσοστό θεωρεί ότι είναι αρκετά απαραίτητη. Μόνο το 5,71% απάντησε ότι είναι λίγο απαραίτητη. Πόσο απαραίτητη είναι η ενσωµάτωση κάποιας εφαρµογής Επιχειρηµατικής Ευφυΐας µε ένα ΛΠΣ; 22,85% 0,00%5,71% 22,85% Καθόλου Λίγο Αρκετά Πολύ Πάρα πολύ 48,58% Σχήµα 38: Πόσο απαραίτητη είναι η ενσωµάτωση κάποιας εφαρµογής ΒΙ σε ένα ΛΠΣ Με βάση το συνολικό κόστος και τα οφέλη που αποκοµίζει η επιχείρηση από τη χρήση των ΛΠΣ, η πλειοψηφία των στελεχών θεωρεί ότι η επένδυση σε ΛΠΣ αποδίδει σηµαντικά. Στην ερώτηση αν απαιτείται εκπαίδευση των χρηστών, το 94,29% θεωρεί ότι η συνολική δαπάνη για εκπαίδευση των χρηστών, είναι απολύτως βάσιµη και δικαιολογηµένη. Μόνο το 5,71% θεωρεί ότι δεν απαιτείται. 83

84 Απαιτείται εκπαίδευση των χρηστών; 5,71% Ναι Όχι 94,29% Σχήµα 39: Απαιτείται εκπαίδευση των χρηστών; Στην ερώτηση πόσο εύκολα µπορεί να πραγµατοποιηθεί η εκπαίδευση των χρηστών, το 36,36% υποστηρίζει ότι απαιτούνται περισσότερες από µία βδοµάδες. Ποσοστό 33,33% θεωρεί ότι απαιτείται παραπάνω από ένας µήνας, ενώ το 30,30% πιστεύει ότι απαιτείται µία βδοµάδα. Πόσο εύκολα µπορεί να πραγµατοποιηθεί η εκπαίδευση των χρηστών 33,33% 30,30% Σε µία βδοµάδα 36,36% Σε περισσότερες από 1 εβδοµάδες Σε παραπάνω από ένα µήνα Σχήµα 40: Πόσο εύκολα µπορεί να πραγµατοποιηθεί η εκπαίδευση των χρηστών Ικανοποίηση από Εφαρµογές Λογιστικών Πληροφοριακών Συστηµάτων και Εφαρµογών Επιχειρηµατικής Ευφυΐας Το τρίτο τµήµα του ερωτηµατολογίου της παρούσας έρευνας, έχει να κάνει µε την ικανοποίηση από την απόδοση του Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήµατος. Η πλειοψηφία των στελεχών µε ποσοστό 48,08% είναι πολύ ευχαριστηµένοι από το ΛΠΣ. Το 30,77% είναι πάρα πολύ ευχαριστηµένοι και το 21,15% είναι αρκετά ευχαριστηµένοι. 84

85 Ικανοποίηση από την απόδοση του ΛΠΣ 0,00% 21,15% 30,77% Καθόλου 48,08% Λίγο Αρκετά Πολύ Πάρα πολύ Σχήµα 41: Ικανοποίηση από την απόδοση του ΛΠΣ Στην ερώτηση για ποιο λόγο είναι ικανοποιηµένοι από την εγκατάσταση του ΛΠΣ, µερικές από τις απαντήσεις που λάβαµε, είναι οι εξής: Με δεδοµένη τη σωστή καταχώριση των δεδοµένων, έχουµε γρήγορα αποτελέσµατα Εξοικονόµηση χρόνου Γρήγορη και πολυεπίπεδη λήψη πληροφοριών Ακριβής εικόνα επιχείρησης ιότι έχει πλέον αρχίσει να εξυπηρετεί τον σκοπό του. Παρέχει πληροφορίες µε µεγάλη ανάλυση, άµεσα συνδεδεµένες µε την Εµπορική ιαχείριση, δυνατότητα εξειδικευµένων οικονοµικών καταστάσεων, ενσωµατώνει την τρέχουσα νοµοθεσία και προστατεύει από φορολογικά και ασφαλιστικά λάθη, παραµετροποιείται σχετικά εύκολα, προσφέρει την δυνατότητα αυτόµατης εκτέλεσης χρονοβόρων διαδικασιών. υνατότητα ελέγχου, σε µεγάλο ποσοστό, των διαδικασιών που πραγµατοποιούνται σε ένα λογιστικό γραφείο µε µεγάλο αριθµό επιχειρήσεων Ταχύτητα, αξιοπιστία και αποδοτικότητα στην άσκηση των επιχειρηµατικών λειτουργιών και πληροφόρησης που παρέχει Είναι εύκολο στην χρήση του, δίνει γρήγορα και αποτελεσµατικά τις αναφορές που χρειάζονται οι διάφοροι τοµείς λειτουργίας της επιχείρησης (πωλήσεις, λογιστήριο Για την καλή πληροφόρηση σε όλες τις διαδικασίες Για την γρήγορη καταχώρηση των δεδοµένων, για την αξιόπιστη αποθήκευσή τους και για τον εύχρηστο τρόπο µε τον οποίο συνδυάζονται οι πληροφορίες και δίνουν αποτέλεσµα Για την αµεσότητα της πληροφορίας, την ευελιξία επικοινωνίας µε άλλες εφαρµογές, για την ασφάλεια των δεδοµένων 85

86 Μείωση µέσου χρόνου διεκπεραίωσης εργασιών Ταχύτητα και αξιοπιστία πληροφόρησης που παρέχει Καλύπτει πλήρως τις ανάγκες µας Κυρίως για την ευχρηστία του, όσον αφορά την άντληση δεδοµένων και την σωστή παρουσίαση αυτών Άµεση ανταπόκριση στα προβλήµατα των χρηστών Οργάνωση πληροφοριών, ταχύτητα επεξεργασίας δεδοµένων Αµεσότητα πληροφορίας, ασφάλεια δεδοµένων Ταχύτητα, εγκυρότητα αποτελεσµάτων, ακρίβεια υπολογισµών Βοηθά την εταιρία να λειτουργήσει 86

87 Κεφάλαιο 6 : Συµπεράσµατα 6.1 Συµπεράσµατα Αυτό το κεφάλαιο ολοκληρώνει την έρευνά µας περιλαµβάνοντας τα ευρήµατα και θέτοντας σηµαντικά κριτήρια στα οποία µπορεί κάποιος να βασιστεί για την επιλογή ενός ERP, και πιο συγκεκριµένα, ενός ΛΠΣ µε ενδεχόµενη ενσωµάτωση εφαρµογών BI. Η τεχνολογία είναι ένα αναπτυσσόµενο συστατικό στοιχείο των λογιστικών διεργασιών και µπορεί να χρησιµοποιηθεί για την αλλαγή των διαδικασιών. Η τεχνολογική καινοτοµία είναι ο σηµαντικότερος παράγοντας στον καθορισµό της ποιότητας του συστήµατος. Σε συνδυασµό λοιπόν µε την τεχνολογία, αυτό που παρέχουν τα ERP, είναι η ενοποίηση των εφαρµογών, η ευελιξία της πληροφορίας, η βελτίωση των λογιστικών αναφορών, η µείωση του χρόνου για αυτές τις αναφορές και η βελτίωση της διαδικασίας λήψης αποφάσεων. Η εγκατάσταση ενός ΛΠΣ έχει τεράστια επίδραση στις επιχειρήσεις. Η τελική απόφαση επιλογής ενός ΛΠΣ, εξαρτάται από διάφορους παράγοντες όπως το µέγεθος της επιχείρησης, οι γνώσεις του προσωπικού της, η οικονοµική κατάστασή της και κυρίως οι ανάγκες που θέλει να καλύψει. Όποιο και να είναι το κριτήριο επιλογής, ένα είναι σίγουρο : ότι τα ΛΠΣ αποτελούν σηµαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτηµα και δεν θα πρέπει να λείψουν από καµία επιχείρηση. Έρευνες γύρω από µεγάλα πακέτα λογισµικού, επισηµαίνουν ότι από την στιγµή που τα ΛΠΣ χρησιµοποιούνται τόσο συχνά, πρέπει να υπάρχει µεγαλύτερη ώθηση για έρευνα σε θέµατα σχετικά µε την χρήση και την υλοποίηση τέτοιων συστηµάτων. Για να καρπωθούν οι επιχειρήσεις τα οφέλη από την υιοθέτηση των ΛΠΣ, χρειάζεται να σπαταλήσουν χρήµατα και χρόνο, αλλά κυρίως απαιτείται σωστή προετοιµασία και οργάνωση. Η αγορά φαίνεται να έχει αποδεχθεί σε µεγάλο βαθµό την υιοθέτηση των ΛΠΣ και αναγνωρίζει τις δυνατότητες που προσφέρουν. Το ενδιαφέρον των επιχειρήσεων που δραστηριοποιούνται στη χώρα µας για λογισµικά ιαχείρισης Επιχειρηµατικών Πόρων (ERP) και πιο συγκεκριµένα, για ΛΠΣ, έχει τα τελευταία χρόνια αυξηθεί σηµαντικά, ενώ ταυτόχρονα και πολλές άλλες καινοτοµικές εφαρµογές και εργαλεία όπως εκείνα της Επιχειρηµατικής Ευφυΐας, απασχολούν όλο και περισσότερο την επιχειρηµατική στρατηγική µιας σύγχρονης εταιρείας. Καθώς το BI περιβάλλον εξελίσσεται µε το χρόνο σε ένα σύνθετο και συλλογικό, κατά µήκος της επιχείρησης, περιβάλλον υποστήριξης λήψης αποφάσεων, καθίσταται απαραίτητη η ύπαρξη γερών θεµελίων και υποδοµών που θα στηρίξουν µια τέτοια επέκταση. Πολλά δεδοµένα πρέπει να ληφθούν υπόψη και πολλές 87

88 ενέργειες που χρειάζονται αρκετό προσωπικό για να τις εκτελέσουν απαιτούνται για τη δηµιουργία αυτών των υποδοµών. εδοµένου των σηµαντικότατων ωφελειών που έχει µια επιχείρηση σε όλους τους τοµείς της από την χρήση ενός προγράµµατος BI, λογίζεται ως αναγκαία η προσεκτική επιλογή των εργαλείων και των µεθόδων που θα ακολουθηθούν ώστε το BI σύστηµα που θα χρησιµοποιήσει η επιχείρηση να ανταποκρίνεται µε ακρίβεια στις ανάγκες της αλλά και τις δυνατότητες και τους στόχους της για την επίτευξη των καλύτερων δυνατών αποτελεσµάτων. Για να ενσωµατωθεί η επιχειρησιακή αξία που απορρέει από τα συστήµατα ΒΙ, πρέπει οι οργανισµοί να είναι ικανοί να χρησιµοποιήσουν αυτά τα συστήµατα µε τέτοιο τρόπο που να απορρέει κάποιο λειτουργικό αντίκτυπο. Παρακάτω παρουσιάζεται το χρονοδιάγραµµα υλοποίησης µίας εφαρµογής Επιχειρηµατικής Ευφυΐας και οι φάσεις ολοκλήρωσής του. εν αρκεί µόνο να δηµιουργηθούν πλεονεκτήµατα από τη χρήση εφαρµογών ΒΙ, αλλά να δηµιουργηθεί αξία κατά µήκος του οργανισµού. Σχήµα 42: Χρονοδιάγραµµα υλοποίησης εφαρµογής ΒΙ Πηγή :Williams S. and Williams N. (2003) Τα ΛΠΣ µπορούν να υποστηρίξουν συγκεκριµένες διαδικασίες και οργανωτικά σχήµατα και η υλοποίησή τους µπορεί να αποτελέσει µια πολύ καλή ευκαιρία για να επιβληθούν νέες διαδικασίες και οργανωτικές λύσεις σε µία εταιρεία. Η συµβολή τους στη διατήρηση και βελτίωση της ανταγωνιστικής θέσης της εταιρίας είναι πολύ σηµαντική και προσδιορίζεται ανάλογα µε το µέγεθος της επιχείρησης και τους στρατηγικούς της στόχους. H εγκατάσταση των ΛΠΣ για τις ελληνικές επιχειρήσεις, συνεπάγεται και συνδυάζεται κυρίως µε βελτιωµένη ροή και διαθεσιµότητα πληροφοριών και αναφορών. Η επιλογή ενός ΛΠΣ θα πρέπει να ανταποκρίνεται στις πραγµατικές ανάγκες, το µέγεθος και τον προσανατολισµό της εταιρίας. Η επιλογή 88

89 του λογισµικού ΛΠΣ και ΒΙ και του προµηθευτή, είναι ένα πολύ σηµαντικό στάδιο από το οποίο µπορεί να εξαρτηθεί η επιτυχία του συνολικού έργου. Κάθε επιχείρηση πριν προχωρήσει στην υλοποίηση µιας ΒΙ εφαρµογής, θα πρέπει να προσδιορίσει τις κρίσιµες επιχειρησιακές της ανάγκες. Σε πολλές περιπτώσεις, είναι αναγκαίο να γίνει αναδιοργάνωση των λειτουργιών των επιχειρήσεων, ώστε να εκµεταλλευτούν πλήρως τις δυνατότητες του συστήµατος. Κρίσιµα στοιχεία για την επιτυχή υλοποίηση και εγκατάσταση των ΛΠΣ, αποτελούν ο καθορισµός των στόχων, η εκπαίδευση όλων των χρηστών και η ακρίβεια και η αξιοπιστία των δεδοµένων. Η εκπαίδευση των χρηστών αποτελεί έναν από τους παράγοντες κλειδιά για την ορθή και αποτελεσµατική υλοποίηση και µπορεί να προσδώσει µεγαλύτερη αξία στην επένδυση, µέσω της καλύτερης και ταχύτερης αξιοποίησης της πλειοψηφίας των δυνατοτήτων του νέου συστήµατος. Η πλειοψηφία των επιχειρήσεων της παρούσας έρευνας (40,42%), ανήκει στον κλάδο της παροχής υπηρεσιών. Όλες οι επιχειρήσεις του δείγµατος έχουν επιλέξει να λειτουργούν µε ολοκληρωµένα συστήµατα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (E.R.P.) και πιο συγκεκριµένα, µε Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα. Το 42% των επιχειρήσεων περίπου, χρησιµοποιεί το ΛΠΣ από 5-10 χρόνια και το 22% παραπάνω από 10 χρόνια. Οι κυριότεροι λόγοι που ωθούν τις επιχειρήσεις στη χρήση των ΛΠΣ, είναι µεταξύ άλλων : η διαθεσιµότητα και αξιοπιστία της πληροφορίας, η εξοικονόµηση χρόνου, οι βελτιωµένες αποφάσεις βασισµένες στη λογιστική πληροφορία και η ποιότητα των αναφορών. Οι πιο σηµαντικοί λόγοι που ωθούν τις επιχειρήσεις να επενδύσουν σε ΛΠΣ, σχετίζονται µε την ανάγκη τους να προσαρµοστούν στις απαιτήσεις της νέας οικονοµίας, η οποία διαµορφώνεται µε βάση τις σύγχρονες αντιλήψεις περί διοίκησης και των νέων επαναστατικών τεχνολογικών καινοτοµιών. Ο σηµαντικότερος παράγοντας για την επιτυχηµένη λειτουργία του ΛΠΣ, εστιάζεται στην διαχείριση του ανθρώπινου δυναµικού σχετικά µε την υλοποίηση του συστήµατος, σε συνδυασµό µε την υποστήριξη από την εταιρία παροχής λογισµικού. Με βάση το συνολικό κόστος και τα οφέλη που αποκοµίζουν οι επιχειρήσεις από την εφαρµογή των ΛΠΣ, η πλειοψηφία των στελεχών θεωρεί ότι η επένδυση σε ΛΠΣ αποδίδει σηµαντικά. Η πλειοψηφία αναφέρει ότι δεν αντιµετωπίζει συχνά προβλήµατα από τη χρήση του ΛΠΣ. Τυχόν προβλήµατα έχουν να κάνουν µε θέµατα αρχειακής / τεχνικής φύσεως και όχι λογιστικής διαδικασίας, δυσλειτουργία λογισµικού και µε τη σωστή παραµετροποίηση του συστήµατος. Όσον αφορά τη νοοτροπία των ελληνικών επιχειρήσεων και την εντύπωση που έχουν για τις εφαρµογές της Επιχειρηµατικής Ευφυΐας, διαπιστώνουµε ότι το 50% των επιχειρήσεων, έχει ενσωµατώσει εφαρµογές BI στο ERP που χρησιµοποιεί. Οι περισσότερες (58%), χρησιµοποιούν αυτές τις εφαρµογές στην ενότητα των 89

90 πωλήσεων. Οι προσδοκίες των επιχειρήσεων από τη συγκεκριµένη επένδυση, είναι µεγάλες. Σχετικά µε τον χρόνο παρουσίασης των αναµενόµενων αποτελεσµάτων από τη χρήση των εφαρµογών επιχειρηµατικής ευφυΐας, τα αναµενόµενα αποτελέσµατα παρουσιάστηκαν άµεσα. Τα στελέχη του δείγµατός µας, θεωρούν ότι οι πληροφορίες που λαµβάνουν από την εφαρµογή της Επιχειρηµατικής Ευφυΐας, διευκολύνουν τη διαδικασία λήψης αποφάσεων σε αρκετά καλό βαθµό. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας της ανάλυσης κόστους ωφέλειας της εγκατάστασης του ΛΠΣ, οι επιχειρήσεις έχουν να αντιµετωπίσουν ορισµένους παράγοντες οι οποίοι µπορούν να δυσκολέψουν ή ακόµα και να µαταιώσουν την επένδυση. Το πιο σηµαντικό πρόβληµα που αντιµετωπίζουν οι επιχειρήσεις, είναι το ιδιαίτερα υψηλό κόστος αγοράς, εγκατάστασης, συντήρησης και αναβαθµίσεων. Κυρίως µεγάλες και µεσαίου µεγέθους επιχειρήσεις είναι σε θέση, από άποψη πόρων (κεφάλαια, ανθρώπινο δυναµικό), να επενδύσουν και να χτίσουν το επιχειρηµατικό τους οικοδόµηµα σε πιο στέρεες βάσεις. Επίσης, εξίσου σηµαντική είναι και η έλλειψη τεχνικής υποστήριξης και εκπαίδευσης. Οι τάσεις που παρατηρούνται σήµερα σε διεθνές επίπεδο επικεντρώνονται στην προσπάθεια συνεργασίας των ΛΠΣ µε αυτές που αφορούν τα συστήµατα ΒΙ. Η χρήση νέων τεχνολογιών και η άµεση σύνδεση τους µε το ΛΠΣ, προκάλεσαν τη δηµιουργία µιας νέας διάστασης στις επιχειρηµατικές συναλλαγές. Σήµερα οι επιχειρήσεις και η τεχνολογία είναι τόσο στενά συνδεδεµένες, ώστε είναι πρακτικά αδύνατο να αλλάξει το ένα και να µην επηρεαστεί το άλλο. 6.2 Προκλήσεις ΛΠΣ στο Σύγχρονο Μεταβαλλόµενο Επιχειρηµατικό Περιβάλλον Στο σύγχρονο επιχειρηµατικό περιβάλλον, οι προκλήσεις που έχουν να αντιµετωπίσουν τα ΛΠΣ, ποικίλουν: Α. ιεθνοποίηση: τα ΛΠΣ παρέχουν τη δυνατότητα επικοινωνίας και την ικανότητα έτσι ώστε ένας οργανισµός να µπορεί να δρα σε διεθνές επίπεδο. Ο περισσότερο έντονος ανταγωνισµός που είναι ορατός στις διεθνείς αγορές, επιτάσσει τη χρήση της πληροφοριακής τεχνολογίας έτσι ώστε και οι µικρότεροι σε µέγεθος οργανισµοί να εξασφαλίζουν την επιβίωσή τους και να είναι αποτελεσµατικοί Β. Μετατροπή Βιοµηχανικών Οικονοµιών: οι βιοµηχανικές οικονοµίες έχουν αλλάξει µορφή και µετακινούνται προς κοινωνίες πληροφοριών. 90

91 Γ. Μετατροπή Επιχειρησιακού Περιβάλλοντος: οι αποκεντρωτικές τάσεις που υπάρχουν σε σχέση µε τη λήψη αποφάσεων, όπως και η αναγκαιότητα για ευελιξία στη λήψη αποφάσεων, απαιτούν τη χρήση ΛΠΣ (Νικολάου, 1999). 6.3 Ρόλος ΛΠΣ στην Παροχή Χρήσιµων Πληροφοριών στη ιοίκηση ενός Οργανισµού Ο ρόλος των λογιστικών πληροφοριακών συστηµάτων, και κατ επέκταση των λογιστών σε ένα σύγχρονο οργανισµό, έγκειται κυρίως στον καθορισµό των σχετικών πληροφοριών που είναι αναγκαίες για την επίλυση των εκάστοτε προβληµάτων τα οποία αντιµετωπίζει η διοίκηση του οργανισµού. Οι λογιστές θα πρέπει να µπορούν να αναγνωρίζουν τις πληροφοριακές ανάγκες των διευθυντών και άλλων ατόµων τα οποία λαµβάνουν συχνά αποφάσεις (είτε λειτουργικές, είτε σχεδιασµού, είτε ελέγχου και αξιολόγησης). Θα πρέπει επίσης να µπορούν να επηρεάζουν το σχεδιασµό και την ανάπτυξη των λογιστικών πληροφοριακών συστηµάτων τα οποία θα προσφέρουν πληροφορίες αξιόπιστες, έγκυρες, ακριβείς, πλήρεις, συνεπείς και αναλυτικές. Συµπερασµατικά λοιπόν, βλέπουµε ότι υπάρχουν δύο πτυχές στο σχεδιασµό ενός ΛΠΣ: η πρώτη αναφέρεται στην εστίαση της εφαρµογής του συστήµατος, δηλαδή ποιου είδους αποφάσεις και ποιο επίπεδο διοίκησης καλείται το σύστηµα να υποστηρίξει, και η δεύτερη αναφέρεται στα χαρακτηριστικά σχεδιασµού του συστήµατος. 6.4 Γενικό Συµπέρασµα Στο σηµερινό ανταγωνιστικό περιβάλλον, η γρήγορη, αποτελεσµατική αλλά και η συνεπής διαχείριση πολύ µεγάλου όγκου πληροφοριών και ποικιλίας δεδοµένων, αποτελεί ακρογωνιαίο λίθο της λειτουργίας µιας επιτυχηµένης επιχείρησης. Η Επιχειρηµατική Ευφυΐα, περιλαµβάνει ένα σύνολο πρακτικών, τεχνολογιών και εφαρµογών (λογισµικού) συλλογής, επεξεργασίας, ανάλυσης και παρουσίασης δεδοµένων, µε σκοπό την υποστήριξη της διαδικασίας λήψης αποφάσεων, σε διάφορα επίπεδα της διοικητικής ιεραρχίας και αναφέρεται σε δεξιότητες, διαδικασίες, τεχνολογίες, εφαρµογές και πρακτικές που χρησιµοποιούνται στη λήψη αποφάσεων. Σκοπός του BI είναι η υποστήριξη καλύτερων λήψεων επιχειρηµατικών αποφάσεων. Στην εποχή µας, η µηχανοργάνωση και µηχανογράφηση µιας εταιρίας, είναι θέµα ζωτικής σηµασίας. Ειδικά στις τελευταίες δύο δεκαετίες όπου η επιστήµη της 91

92 λογιστικής έχει αναδειχθεί σαν το κυρίαρχο γνωστικό αντικείµενο για παροχή πληροφόρησης, όχι µόνο δεν έχει µειώσει το ρόλο του λογιστή, αλλά αντίθετα, έχει αναδείξει και επανακαθορίσει το ρόλο αυτό σαν αυτό που ανήκει σε ένα διαµεσολαβητή πληροφόρησης για επαρκή, ακριβή και έγκυρη πληροφορία. Η σωστή αντιµετώπιση επιλέγοντας το κατάλληλο ΛΠΣ, θα ενισχύσει το ανταγωνιστικό πλεονέκτηµα και θα προσαρµοστεί στην αναπτυσσόµενη τεχνολογική πρόοδο. Η παρούσα έρευνα, έχει σκοπό να παρέχει θεωρητικό και πρακτικό υπόβαθρο όσον αφορά τις πλατφόρµες ΛΠΣ. Η εγκατάσταση ενός ΛΠΣ έχει τεράστια επίδραση στις επιχειρήσεις και σε όλα τα µέρη τα οποία συνδέονται µε την επιχείρηση. Η τελική απόφαση εξαρτάται από διάφορους παράγοντες όπως το µέγεθος της επιχείρησης, οι γνώσεις του προσωπικού της (και για τις λειτουργικές δυνατότητες και όσον αφορά τον προγραµµατισµό), η οικονοµική κατάστασή της και κυρίως οι ανάγκες που θέλει να καλύψει. Όποιο και να είναι το κριτήριο επιλογής, ένα είναι σίγουρο: ότι τα ΛΠΣ αποτελούν σηµαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτηµα και δεν θα πρέπει να λείψουν από καµία επιχείρηση. Ελπίζουµε ότι τα θεωρητικά και ερευνητικά ευρήµατα που παρουσιάστηκαν σε αυτή την διπλωµατική, µπορούν να βοηθήσουν στην περαιτέρω ανάπτυξη του ερευνητικού πεδίου των ΛΠΣ και της Πληροφοριακής Τεχνολογίας γενικότερα. Αυτό που έχει σηµασία είναι ότι οι εταιρίες πρέπει να αποφασίσουν αν επιθυµούν να είναι πρωτοποριακές στη χρήση των ΒΙ συστηµάτων ή εάν θέλουν, σταθερά και µε ασφάλεια, να ακολουθήσουν τους πρωτοπόρους. Το πρώτο µονοπάτι, απαιτεί µεγαλύτερη επένδυση, εστίαση και ανάληψη ρίσκου µε το ενδεχόµενο µεγαλύτερου κέρδους. Το δεύτερο µονοπάτι, δεν έχει το ίδιο κέρδος και ρίσκο. Παρόλα αυτά, σε περισσότερες επιχειρήσεις και βιοµηχανίες, η ανάπτυξη των δυνατοτήτων των συστηµάτων ΒΙ θα είναι απαραίτητη προκειµένου να εξουδετερώσουν το ανταγωνιστικό πλεονέκτηµα των πρωτοπόρων (Williams S., Williams N., 2006). Το αν θα ενσωµατωθούν τελικά τα συστήµατα ΒΙ στα ΛΠΣ, προϋποθέτει το ταίριασµα των ΛΠΣ µε τις απαιτήσεις του κάθε οργανισµού για πληροφόρηση. Με βάση τον Pearce (1976), η διαδικασία λήψης απόφασης από τα στελέχη, δεν είναι απλή, καθώς αυτοί παίρνουν αποφάσεις στηριζόµενοι σε προσωπικές φιλοδοξίες, οικονοµικές ανασφάλειες, προτίµηση σε συγκεκριµένες ιδέες, διαπροσωπικές σχέσεις µε συναδέλφους και προσκόλληση σε οµάδες. Όλοι αυτοί οι παράγοντες τείνουν να ανατρέψουν την όλη διαδικασία. Η επιχειρηµατική ευφυΐα, είναι ταυτοχρόνως και αµυντικό και επιθετικό σύστηµα. Βοηθά την εταιρία στην κατανόηση του ανταγωνιστικού περιβάλλοντος και στην προστασία του διανοητικού κεφαλαίου της. Τέλος, ο Friedman (2005) υποστηρίζει: όταν ο κόσµος φτάσει σε αυτό το σηµείο µε τα τόσα διανεµηµένα εργαλεία καινοτοµίας, ενδυναµώνοντας τους ιδιώτες να ανταγωνιστούν και να συνεργαστούν, ο πιο σηµαντικός ανταγωνισµός είναι µεταξύ του εαυτού τους και της φαντασίας τους, επειδή οι καινοτόµοι ιδιώτες 92

93 µπορούν να δράσουν γρηγορότερα, φθηνότερα, ευρύτερα από ό,τι πριν. Εξαρτάται από τους ερευνητές της λογιστικής, κυρίως αυτών πάνω στα ΛΠΣ, να δεχτούν την αλλαγή και να διεκδικήσουν τον ρόλο τους αφαιρώντας τις παραδοσιακές ετικέτες της λογιστικής στο µοντέλο της νέας οικονοµίας.( Vasarhelyi και Alles, 2008) 6.5 Συνεισφορά Έρευνας Αναµένεται ότι η παρούσα έρευνα θα παρέχει αξία για µελλοντικά projects πάνω στα ΛΠΣ και ότι έχει βοηθήσει στην κατανόηση της Πληροφοριακής Τεχνολογίας (ΙΤ) και στην επίδραση των ΛΠΣ στα επιχειρηµατικά περιβάλλοντα. Θα συµβάλλει στην κατανόηση των δυνατοτήτων που παρέχουν αυτά τα συστήµατα, όσο και οι εφαρµογές ΒΙ. Η σύγχρονη πληροφοριακή τεχνολογία απαιτεί όλο και λιγότερα βήµατα στις επιχειρηµατικές διαδικασίες. Επιπλέον, ίσως η παρούσα έρευνα εµπνεύσει τους ερευνητές να ασχοληθούν µε τοµείς που δεν αναφέραµε. Για παράδειγµα, να ερευνήσουν πώς τα ΛΠΣ επηρεάζουν τη λήψη αποφάσεων, αν υπάρχουν νέα χαρακτηριστικά των ΛΠΣ, πώς συνδέονται µε την στρατηγική του οργανισµού και πώς τα συστήµατα ΒΙ επηρεάζουν τα χαρακτηριστικά των ΛΠΣ και τη διαδικασία λήψης αποφάσεων Περιορισµοί Έρευνας Ορισµένοι παράγοντες συνέβαλλαν στην δυσκολία πραγµατοποίησης αυτής της έρευνας η οποία βασίστηκε σε περιορισµένο υλικό όσον αφορά τα συστήµατα ΒΙ στις ελληνικές επιχειρήσεις, καθώς δεν υπάρχει αντίστοιχη έρευνα και η χρήση τους δεν θεωρείται διαδεδοµένη. Οι ερωτήσεις που δόθηκαν εποµένως, προσαρµόστηκαν στα δεδοµένα της ελληνικής πραγµατικότητας. Καθοριστικό ρόλο έπαιξε το µέγεθος του δείγµατος. Έπειτα από µερικές τηλεφωνικές συνδιαλέξεις (για να επιβεβαιώσουµε τη διάθεση για συµπλήρωση του ερωτηµατολογίου) µε λογιστές και διευθυντές, από το δείγµα των 86 εταιριών, 52 µόνο συµφώνησαν να συµµετάσχουν στην έρευνα, κυρίως λόγω των χρονικών περιορισµών και της µη διάθεσης εταιρικών δεδοµένων. Τελικώς, από το σύνολο αυτών των εταιριών, δίνεται έµφαση σε εκείνες που χρησιµοποιούν ένα ολοκληρωµένο ΛΠΣ µε ενσωµατωµένο το σύστηµα ΒΙ, ανεξαρτήτως µεγέθους και κλάδου στον οποίο ανήκει. Αξίζει να σηµειώσουµε και την απροθυµία απάντησης του ερωτηµατολογίου από έναν ελάχιστο αριθµό επιχειρήσεων, πράγµα που κατέστησε τα αποτελέσµατα λιγότερο ακριβή. 93

94 Επίσης, η πλειοψηφία των πελατών του δείγµατος, αποτελείται από πελάτες συγκεκριµένης εταιρίας παροχής λογισµικού (Altec Software SA). Το γεγονός αυτό από τη µία, επαυξάνει την εγκυρότατα των αποτελεσµάτων όσον αφορά τις δυνατότητες του συγκεκριµένου λογισµικού, από την άλλη όµως, µία ολοκληρωµένη έρευνα, απαιτεί και άλλους πωλητές software µε διαφορετικά χαρακτηριστικά και ικανότητες. 6.7 Προτάσεις για Μελλοντική Έρευνα υστυχώς, όπως προκύπτει από την βιβλιογραφική ανασκόπηση, οι έρευνες εστιάζουν σε µικρό βαθµό πάνω στη σχέση των ΛΠΣ και της ΒΙ. Αυτή η διπλωµατική παρέχει µία βάση για την πραγµατοποίηση έρευνας πάνω στα ΛΠΣ και στα συστήµατα ΒΙ και στις δυνατότητες που µας προσφέρουν, ιδιαίτερα στον επιχειρηµατικό κόσµο. Το ερώτηµα που προκύπτει είναι το εξής : Αν ανοίξουµε µία εταιρία, µας συµφέρει να εγκαταστήσουµε ΛΠΣ ενσωµατώνοντας και µία εφαρµογή ΒΙ; Βασιζόµενοι στην έρευνά µας, µας συµφέρει Επέκταση της Παρούσας Έρευνας εδοµένης της σηµασίας και σπουδαιότητας της υλοποίησης ενός ΛΠΣ, η παρούσα έρευνα φαίνεται να αποτελεί ένα σηµαντικό σηµείο εκκίνησης. Μία πρόταση αποτελεί η βαθύτερη ενασχόληση και µε άλλα ΛΠΣ, για τον έλεγχο των δυνατοτήτων τους όσον αφορά την παραµετροποίηση και την προσαρµογή τους στις ανάγκες των χρηστών, καθώς και για την σχετικότητά τους µε τις ανάγκες των οργανισµών. Επίσης, η παρούσα έρευνα θα µπορούσε να επεκταθεί όσον αφορά το θεωρητικό υπόβαθρο στο οποίο βασίστηκε ώστε να συµπεριλάβει µε µεγαλύτερη λεπτοµέρεια κρίσιµους παράγοντες επιτυχίας της εγκατάστασης ΛΠΣ. Εξίσου σηµαντική θα είναι και η έρευνα πάνω στη σύνδεση της λογιστικής διαδικασίας µε το λογισµικό επιχειρηµατικής ευφυΐας. Εδώ προκύπτουν ερωτήµατα όπως : τι είδους λογισµικό θα πρέπει να αναπτυχθεί για αυτή τη σύνδεση, καθώς επίσης και τι γνώσεις απαιτούνται από τους χρήστες (λογιστές, διευθυντές, υπαλλήλους) για την κατανόηση των δεδοµένων και των λογιστικών αναφορών. Επίσης, δεν έχουν πραγµατοποιηθεί έρευνες σχετικά µε τη σχέση ανάµεσα στην απόδοση της επιχείρησης και στην χρήση της λογιστικής µέσα από την επιχειρηµατική ευφυΐα. Αντιθέτως, οι µελέτες που έχουν υλοποιηθεί, αναφέρονται µόνο στην απόδοση της επιχείρησης µέσα από τα ΛΠΣ. Πώς επηρεάζει η επιχειρηµατική ευφυΐα την απόδοση της επιχείρησης; Κάτω από ποιες προϋποθέσεις; Με ποιο τρόπο µπορεί να συνδυαστεί η λογιστική και η επιχειρηµατική ευφυΐα; 94

95 Εφαρµογές επιχειρηµατικής ευφυΐα χρησιµοποιούνται συνήθως µόνο από στελέχη στα ανώτερα διοικητικά επίπεδα; Νέα Χαρακτηριστικά στην Έρευνα Η µελλοντική έρευνα µπορεί να εξετάσει περαιτέρω τη σχέση µεταξύ των αναµενόµενων και των πραγµατικών πλεονεκτηµάτων που προέρχονται από τον σχεδιασµό και την υλοποίηση ενός ολοκληρωµένου ΛΠΣ µέσω της ΒΙ, καθώς επίσης και την επίδραση που θα έχει αυτή η υλοποίηση στο σύνολο του οργανισµού. Επίσης, µπορεί να εξεταστούν τυχόν προβλήµατα που ίσως ανακύψουν από αυτή την υλοποίηση πέραν του κόστους, όπως αντίδραση προσωπικού στις αλλαγές και στην εξέλιξη της πληροφοριακής τεχνολογίας, αδυναµία επιµόρφωσης προσωπικού στη χρήση αυτών των συστηµάτων. Καθώς η πλειοψηφία των ερωτηθέντων είναι λογιστές και προσωπικό IT, θα πρέπει να προσαρµοστεί ο ρόλος των λογιστών σε ένα περιβάλλον ΙΤ. ηλαδή οι σύγχρονοι λογιστές θα πρέπει να εφοδιαστούν µε πολύ καλές ικανότητες όσον αφορά την πληροφοριακή τεχνολογία, έτσι ώστε να διατηρήσουν το ρόλο τους µέσα σε ένα συνεχώς αναπτυσσόµενο πληροφοριακό περιβάλλον. Η εξέταση αυτών των περαιτέρω ικανοτήτων, είναι ένα θέµα που χρήζει περαιτέρω έρευνα. Πρέπει να επισηµάνουµε τη σηµασία της συνεργασίας µεταξύ των εταιριών και του παροχέα λογισµικού (ΛΠΣ - ΒΙ), σαν ένα κρίσιµο παράγοντα επιτυχίας στην εφαρµογή των ΛΠΣ. Μία επιπλέον µελλοντική κατεύθυνση, θα µπορούσε να αποτελέσει η επέκταση του δείγµατος. Στοιχεία από περισσότερες επιχειρήσεις όλων των µεγεθών, θα επέκτεινε το δείγµα και θα επέτρεπε βελτιωµένη στατιστική ανάλυση. Επιπλέον, ένα ακόµη ενδιαφέρον σηµείο θα µπορούσε να αποτελέσει η φύση της πληροφορίας που παράγεται από τις εφαρµογές ΒΙ. Στη θεωρία, οι εφαρµογές αυτές, µετατρέπουν την επιχειρησιακή πληροφορία σε χρήσιµη γνώση, ακόµη και σε ευφυΐα. εν µπορέσαµε να ανακαλύψουµε κάποια έρευνα η οποία να διερευνά αυτόν τον τοµέα βασιζόµενη σε εµπειρικά στοιχεία. Υπάρχει πολλή δουλειά που πρέπει να υλοποιηθεί από τους ερευνητές πάνω στη επιχειρηµατική ευφυΐα. Επίσης, θα µπορούσαν να αναπτυχθούν µετρήσεις για την αποτελεσµατικότητα των εφαρµογών επιχειρηµατικής ευφυΐας, καθώς σήµερα, τέτοιου είδους µετρήσεις δεν γίνονται, είτε λόγω της µειωµένης χρήσης αυτών των εφαρµογών, είτε των µικρών κονδυλίων, είτε γιατί δεν υπάρχουν κατάλληλες µέθοδοι µετρήσεων. Για παράδειγµα, µια µέτρηση της λειτουργικότητας του συστήµατος, θα µπορούσε να εστιάσει στο επίπεδο της υποστήριξης των χρηστών και της ικανοποίησής τους γενικότερα. Όπως αναφέρουν οι Hannula και Pirttimaki (2003), η µελλοντική 95

96 πρόκληση, δεν είναι η απόκτηση και ανάλυση της απαιτούµενης πληροφορίας, αλλά η χρήση της. Καθώς η χρήση των συστηµάτων ΒΙ θα αυξάνεται στο λογιστικό επάγγελµα, θα αλλάξει και ολόκληρη η δοµή των λογιστικών εταιριών. Καθώς περισσότερα καθήκοντα θα είναι ευκολότερα διαθέσιµα µέσω αυτών των συστηµάτων, δεν θα πρέπει να εκµηδενιστεί η διαδικασία εκµάθησης του επαγγέλµατος. Οι Mauldin και Ruchala (1999), αναφέρουν ότι η πρόκληση για τις µελλοντικές έρευνες στα ΛΠΣ, είναι η κατηγοριοποίηση της τεχνολογίας έτσι ώστε οι ερευνητικές προσπάθειες να έχουν αντίκτυπο στις επιχειρηµατικές ανάγκες και να µην αφοσιωθούν σε συστήµατα που έχουν ήδη σχεδιαστεί και ερευνηθεί. Οι Angelakis et al.(2010), προτείνουν ότι η µελλοντική έρευνα πρέπει να κατευθυνθεί στην καλύτερη κατανόηση εκείνων των παραγόντων που επηρεάζουν την επιλογή µεταξύ των παραδοσιακών ΛΠΣ και των σύγχρονων. Μία εστίαση στα ΛΠΣ συστήµατα παγκοσµίως, είναι κερδοφόρα για τους πωλητές των ERP οι οποίοι µπορούν να πάρουν µαθήµατα για µελλοντικές υλοποιήσεις σε διαφορετικούς οργανισµούς σε όλο τον κόσµο. Τέλος, µία καλύτερη κατανόηση εκείνων των παραγόντων που επηρεάζουν τα κριτήρια επιλογής των ΛΠΣ και των συστηµάτων ΒΙ, θεωρείται αναγκαία 96

97 Πηγές Βιβλιογραφία Γκίνογλου., Ταχυνάκης Π., Πρωτόγερος Ν. (2004), Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα, εκδόσεις Rosili Νικολάου Α. (1999), Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα, εκδόσεις Μπένου Στεφάνου K. (1995), Πληροφορικά Λογιστικά Συστήµατα, University Studio Press Hicks, J., Leininger W. (1981), Accounting Information Systems, εκδόσεις West Publishing Co Laundon K.C., Laundon J.P. (2004), Management Information Systems, Εκδόσεις Prentice Hall Williams S., Williams N. (2006), The Profit Impact of Business Intelligence, εκδόσεις Kaufmann Εγχειρίδιο χρήσης ERP AtlantisΙΙ, Altec Software SA Αρθρογραφία Alles M., Κogan Α., Vasarhelyi M.(2008), Exploiting comparative advantage: a paradigm for value added research in AIS, International Journal of Accounting Information Systems, Volume 9, Issue 4, Pages Alloway R., Quillard J. (1983), User Managers Systems Needs, MIS Quarterly, Vol 6, Pages Angelakis G., Theriou N., Floropoulos I. (2010), Adoption and benefits of management accounting practices, evidence from Greece and Finland, Advances in Accounting, Volume 26, Issue 1, Pages Anonymous (2006), Use Business Intelligence to boost your firm s market share, productivity and More, Accounting Office Management & Administration Report, Volume 6, Issue 6, Pages 1-5 Behrens M., Steinbart P. (1992), Integrating Expert Systems and Artificial Intelligence in Accounting: A Description of the Academic Program at Memphis State University, Expert Systems With Applications, Volume 4, Issue 2, Pages

98 Berchet, C., Habchi G. (2005), The implementation and deployment of an ERP system: An industrial case study, Computers in Industry, Volume 56, Issue 6, Pages Brown C. (1991), Expert Systems in Public Accounting: Current Practice and future directions, Expert Systems With Applications, Volume 3, Issue 1, Pages 3-18 Burns M., Business Intelligence survey, CA magazine, July Burns M. (2006), Accounting & ERP survey 2006, CAmagazine, Volume 139, Issue 7, Pages Canes M. (2009), Business Intelligence for the SME, CA magazine, Volume 142, Issue 7, Pages Chase M., Shim J. (1991), Artificial Intelligence and Big Six Accounting, Computers & Industrial Engineering, Volume 21, Issues 1-4, Pages Cleland D., King W. (1975), Competitive Business Intelligence Systems, Business Horizons, Vol 18, Issue 6, Pages Dillon T., Kruck S.E. (2005), Indentifying Employer Needs from Accounting Information Systems Programs, Journal of Information Systems Education, Volume 19, Issue 4, Pages Doukidis G., Naoum G., Smithson S. (1992), Information Systems Management in Greece, issues and perceptions, Journal of Strategic Information Systems, Volume 1, Issue 2, Pages Elbashir Μ., Collier P., Davern M.(2008), Measuring the effects of business intelligence systems: The relationship between business process and organizational performance, International Journal of Accounting Information systems, Volume 9, Issue 3, Pages Floropoulos J., Spathis C., Halvatzis D, Tsipouridou M. (2010), Measuring the success of the Greek Taxation Information System, International Journal of Information Management, Vol 30, Pages Grigori D., Casati F., Castellanos M.(2004), Business Process Intelligence, Computers in industry, Volume 53, Issue 3, Pages Hannula M., Pirttimaki V. (2003), Business Intelligence, Empirical Study on the top 50 Finnish Companies, The Journal of American Academy of Business, Volume 2, Issue 2, Page 593 Jacobs,R., Weston Jr, T. (2007), Enterprise resource planning (ERP) A brief history, Journal of Operations Management, Volume 25, Issue 2, Pages

99 Kirkos E., Spathis C., Manolopoulos Y. (2007), Data Mining techniques for the detection of fraudulent financial statements, Expert Systems with Applications, Vol. 32, Issue 4, Pages Mauldin E., Ruchala L. (1999), Towards a meta theory of accounting information systems, Accounting, Organizations and Society, Volume 24, Issue 4, Pages Meservy R., Rayman D., Denna E., Hansen J.(1992), Application of artificial intelligence to accounting, tax and audit services: Research at Brigham Young University, Expert Systems With Applications, Volume 4, Issue 2, Pages Negash S., Gray P.(2003), Business Intelligence, 9 th Americas Conference on Information Systems, AIS electronic Library, Paper 423 Nikolaou A. (2000), A contingency model of perceived effectiveness in accounting information systems: Organizational coordination and control effects, international Journal of Accounting Information Systems, volume 1, Pages O Donnell E., Smith David J. (2000), How information systems influence user decisions: a research framework and literature review, International Journal of Accounting Information Systems, Volume 1, Pages O Leary D.(1991), Artificial Intelligence and Expert System in Accounting Databases: Survey and Extensions, Expert Systems With Applications, Volume 3, Issue1,Pages Pearce F.T. (1976), Business Intelligence Systems :the need, development and integration, Industrial Marketing Management, Volume 5, Issues 2-3, Pages Phan D., Vogel D. (2010), A model of customer relationship management and business intelligence systems for catalogue and online retailers, Information & Management, Vol 47, Issue 2, Pages Rom A., Rohde C. (2006), Management accounting and integrated information systems: a literature review, International Journal of Accounting Information Systems, Volume 8, Issue 1, March 2007, Pages Samuelson L. (1989), Forum, The development of models of accounting information systems in Sweden, Scandinavian Journal of Management, Volume 5, Issue 4,Pages Smith M., McDuffie S. (1996), Using an Expert System to teach accounting for Business combinations, Expert Systems With Applications, Volume 10, Issue 2, Pages Spathis C. (2006), Enterprise systems implementation and accounting benefits, Journal of Enterprise Information Management, Vol. 19, Issue 1, Pages

100 Spathis C., Ananiadis, J. (2005), Assessing the benefits of using an enterprise system in accounting information and management, The Journal of Enterprise Information Management, Volume 18, Issue 2, Pages Tan W., Shen W., Xu L.(2008), Α Business Process Intelligence System for Enterprise Process Performance Management, IEEE Transactions on Systems, Man and Cybernetics, Part C, volume 38, Issue 6, Pages Thomas J. (2001), Business Intelligence, e-ai Journal, Pages Umble Μ., Haft R. (2003), Enterprise resource planning: Implementation procedures and critical success factors, European Journal of Operational Research, Volume 146, Issue 2, Pages Vasarhelyi M., Alles M. (2008), The now economy and the traditional accounting reporting model: opportunities and challenges for AIS research, International Journal of Accounting Information Systems, Volume 9, Issue 4, Pages Van Decker J. (2010), CPM and BI Provide Opportunities, Accounting and Tax Periodicals, Volume 26, Issue 3, Pages Vlahos G., Ferratt T. (1995), Information technology use by managers in Greece to support decision making: Amount, perceived value and satisfaction, Information & Management, Volume 29, Issue, Pages White C. (2006), The next generation of Business Intelligence: operational BI, BI Research Company, Version 1 Williams S., Williams N. (2003), Τhe Business Value of Business Intelligence, Business Intelligence Journal, Paper 3, No 3 Wouters M., Verdaasdonk P. (2002), Supporting Management Decisions with Ex ante Accounting Information, European Management Journal. Volume 20, Issue 1, Pages Zhang X (2009), Evolution of Business Information Systems on the Integration and Intelligence Dimensions, Doctoral Dissertation, School of Information Management, Wuhan Ηλεκτρονικές D.J.Power (September 2002), Α brief history of Decision Support Επίσηµος κόµβος της "Εκπαιδευτικής Στήριξης του ικτυωθείτε, Ιούλιος

101 @ Protasys SA., εταιρία 101

102 Παράρτηµα Α : Επιστολή Ηµεροµηνία Λογιστική διαδικασία µέσα από ERP και Business Intelligence Αξιότιµε Κύριε/Κυρία, Ονοµάζοµαι Αγγέλη Μαρία και είµαι µεταπτυχιακή φοιτήτρια στο Αριστοτέλειο Πανεπιστήµιο Θεσσαλονίκης, στο µεταπτυχιακό πρόγραµµα σπουδών στη ιοίκηση Επιχειρήσεων. Το θέµα της διπλωµατικής µου είναι πάνω στη λογιστική διαδικασία µέσα από τα ERP σε συνδυασµό µε εφαρµογές επιχειρηµατικής ευφυΐας. Επιβλέπων της διπλωµατικής, είναι ο Αναπληρωτής καθηγητής Χαράλαµπος Σπαθής από το τµήµα Οικονοµικών Επιστηµών του ΑΠΘ. Σκοπός της παρούσας έρευνας είναι να εξετάσουµε κατά πόσο και εάν έχει εδραιωθεί η χρήση των Λογιστικών Πληροφοριακών Συστηµάτων στις ελληνικές επιχειρήσεις και κατά πόσο έχει εισαχθεί στην ελληνική αγορά η χρήση εφαρµογών Επιχειρηµατικής Ευφυΐας (Business Intelligence). Σας επισυνάπτω ένα ερωτηµατολόγιο το οποίο αποτελείται από τέσσερα µέρη. Οι πληροφορίες από την έρευνα, θα χρησιµοποιηθούν µόνο για ερευνητικούς λόγους. Το όνοµα της εταιρίας σας δεν θα αποκαλυφθεί. Μπορείτε αν θέλετε, να έρθετε σε επικοινωνία µαζί µου. Το µου είναι το εξής: και το τηλέφωνό µου :... Θα είµαι σε ευχάριστη θέση να µοιραστώ τα αποτελέσµατα της έρευνας, µαζί σας, όταν θα συνταχθούν. Θα χρειαστώ το ερωτηµατολόγιο µέσω του παραπάνω , όχι αργότερα από τις Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων για τον χρόνο σας και θα είµαι ευγνώµων για την απάντησή σας. Με εκτίµηση, Μαρία Αγγέλη 102

103 Παράρτηµα Β : Ερωτηµατολόγιο ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥ ΩΝ ΣΤΗ ΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Παρακαλώ συµπληρώστε το παρακάτω ερωτηµατολόγιο επιλέγοντας µία από τις απαντήσεις και κάνοντας τα δικά σας σχόλια όπου ζητείται. Το ερωτηµατολόγιο έχει σχεδιαστεί µε τέτοιο τρόπο ώστε σε κάποιες ερωτήσεις να σηµειώσετε µε Χ στο κουτί που αντιπροσωπεύει την απάντησή σας, ενώ σε κάποιες άλλες να βαθµολογήσετε µε 5 τον πιο σηµαντικό παράγοντα και µε 1 τον λιγότερο σηµαντικό. Η παρούσα έρευνα είναι εµπιστευτική και θα χρησιµοποιηθεί µόνο για ερευνητικούς σκοπούς. Μέρος I: ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 1. Έχετε εγκαταστήσει κάποιο ERP στην επιχείρησή σας ; Ναι Όχι (συνεχίστε µε τις υπόλοιπες ερωτήσεις µόνο αν απατήσετε θετικά στην παραπάνω ερώτηση) 2. Πόσα χρόνια χρησιµοποιείτε το Λογιστικό Πληροφοριακό Σύστηµα (ΛΠΣ); Λιγότερο από 1 έτος Μεταξύ 5-10 ετών Μεταξύ 1-5 ετών Παραπάνω από 10 έτη 3. Αξιολογείστε τους παρακάτω παράγοντες (οφέλη) µε βάση τη σηµασία τους στη διαδικασία υλοποίησης και χρήσης ενός Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήµατος. Βαθµολογείστε στην κλίµακα µεταξύ αυτών, µε 5 τον πιο σηµαντικό και µε 1 τον λιγότερο σηµαντικό. (1 = καθόλου σηµαντικός, 2 = λίγο σηµαντικός, 3 = µέτρια σηµαντικός, 4 = πολύ σηµαντικός, 5 = πάρα πολύ σηµαντικός) ιαθεσιµότητα πληροφορίας 3.2 Αξιοπιστία Πληροφορίας/ εδοµένων 3.3 Εξοικονόµηση χρόνου 3.4 Σύνδεση ενότητας λογιστικής µε το εµπορικό κοµµάτι (Πωλήσεις/Αγορές/ Χρηµατοοικονοµικά/Πάγια) 3.5 Χρόνος παραγωγής αναφορών 3.6 Ποιότητα αναφορών 3.7 Κατάσταση κίνησης λογαριασµών 3.8 Βελτιωµένες αποφάσεις βασισµένες στη λογιστική πληροφορία 3.9 Μείωση Λειτουργικού Κόστους 3.10 Μέσος χρόνος ανταπόκρισης του συστήµατος 3.11 Επίπεδο Παραµετροποίησης 3.12 Άλλο (Παρακαλώ σηµειώστε)

104 4. Ποιες από τις παρακάτω λογιστικές διαδικασίες χρησιµοποιείτε µέσα από το Λογιστικό Πληροφοριακό Σύστηµα; (Μπορείτε να επιλέξετε περισσότερες από µία) 4.1 Οικονοµικές καταστάσεις (Ισολογισµός, Αποτελέσµατα Χρήσης, Γενική εκµετάλλευση) 4.2 Έτοιµες εκτυπώσεις (Γενικό/Αναλυτικό καθολικό, Ισοζύγιο, Ηµερολόγιο, Καρτέλα, Βιβλίο Απογραφής) 4.3 ΦΠΑ (Περιοδική/Εκκαθαριστική) 4.4 Intrastat /Vies 4.5 Άρθρα λογιστικής 4.6 Εγγραφές Ανοίγµατος / Κλεισίµατος 4.7 Μηχανογραφηµένο Ισοζύγιο 4.8 Συγκεντρωτικές Καταστάσεις 4.9 Προϋπολογισµοί 4.10 Οριστικοποίηση προσωρινών κινήσεων 4.11 Μισθοδοσία 4.12 Άλλη. 5. Ποιος από τους παρακάτω παράγοντες πιστεύετε είναι ο πιο σηµαντικός για την επιτυχηµένη λειτουργία του Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήµατος; (Μπορείτε να επιλέξετε περισσότερες από µία) 5.1 Ανθρώπινος Παράγοντας 5.4 Υποστήριξη από εταιρία παροχής λογισµικού 5.2 Λογισµικό 5.5 Άλλος εδοµένα 6. Πιστεύετε ότι τα οφέλη που αποκοµίζει η εταιρία σας από την εφαρµογή ΛΠΣ, καλύπτουν τα έξοδα της συνολικής αγοράς και εγκατάστασής του; Καθόλου Πολύ Λίγο Πάρα πολύ Αρκετά 7. Πόσο συχνά αντιµετωπίζετε προβλήµατα από τη χρήση του ΛΠΣ; εν αντιµετωπίζω προβλήµατα Πολύ συχνά Σπάνια Συνεχώς Αρκετά συχνά 7.1 Παρακαλώ αναφέρετε σε ποιες λογιστικές διαδικασίες παρατηρούνται τα συχνότερα προβλήµατα (π.χ. λάθος αποτελέσµατα στο ισοζύγιο, λάθος µεταφορά υπολοίπων). Μέρος II : ΕΝΣΩΜΑΤΩΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΕΥΦΥΙΑΣ (ΒΙ) ΣΤΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ 8. Τι είναι κατά τη γνώµη σας η Επιχειρηµατική Ευφυΐα (Business Intelligence); Έχετε ακούσει αυτόν τον ορισµό ; Έχετε εγκαταστήσει στην επιχείρηση σας κάποια εφαρµογή Επιχειρηµατικής Ευφυΐας (Business Intelligence); Ναι Όχι 9.1 Εάν ναι, πάνω σε ποια ενότητα την χρησιµοποιείτε ; 104

105 Ενότητα : Πάνω σε ποιους τοµείς σας παρέχει πληροφορίες η χρήση της Επιχειρηµατικής Ευφυΐας; (Μπορείτε να επιλέξετε περισσότερες από µία) 10.1 Οικονοµικές καταστάσεις 10.2 Μηνιαία κίνηση εσόδων εξόδων 10.3 Ανάλυση δαπανών 10.4 Ανεξόφλητα υπόλοιπα πελατών/προµηθευτών 10.5 Αριθµοδείκτες 10.6 Προϋπολογισµούς 10.7 Άλλο (Παρακαλώ σηµειώστε) Είχατε τα αναµενόµενα αποτελέσµατα από τη χρήση της Επιχειρηµατικής Ευφυΐας; Καθόλου Πολύ Λίγο Πάρα πολύ Αρκετά 11.1 Εάν ναι, µετά από πόσο καιρό ;. 12. Οι πληροφορίες που λαµβάνετε µέσα από την εφαρµογή Επιχειρηµατικής Ευφυΐας, διευκολύνουν τη διαδικασία λήψης αποφάσεων; Καθόλου Πολύ Λίγο Πάρα πολύ Αρκετά 13. Ποιοι από τους παρακάτω παράγοντες πιστεύετε ότι δηµιουργούν µεγαλύτερη δυσκολία στην αγορά, εγκατάσταση και χρήση ενός Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήµατος µε εφαρµογές Επιχειρηµατικής Ευφυΐας; (Μπορείτε να επιλέξετε περισσότερους από έναν) 13.1 Υψηλό κόστος εγκατάστασης 13.2 Έλλειψη τεχνικής υποστήριξης / εκπαίδευση 13.3 Άρνηση ανταπόκρισης στην εξέλιξη της τεχνολογίας 13.4 Άλλος Πιστεύετε ότι είναι απαραίτητη η ενσωµάτωση κάποιας εφαρµογής Επιχειρηµατικής Ευφυΐας µε ένα Λογιστικό Πληροφοριακό Σύστηµα; Καθόλου Πολύ Λίγο Πάρα πολύ Αρκετά 15. Πιστεύετε ότι απαιτείται εκπαίδευση των χρηστών; Ναι Όχι 15.1 Εάν ναι, πόσο εύκολα νοµίζετε ότι µπορεί να πραγµατοποιηθεί αυτή η εκπαίδευση; Σε µία εβδοµάδα Σε παραπάνω από ένα µήνα Σε περισσότερες από 1 εβδοµάδες Μέρος IΙΙ : ΓΕΝΙΚΗ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΕΥΦΥΙΑΣ 16. Γενικά, πόσο ικανοποιηµένος είστε από την απόδοση του Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήµατος στην επιχείρησή σας; Καθόλου Πολύ 105

106 Λίγο Αρκετά Πάρα πολύ 16.1 Για ποιο λόγο κυρίως είστε ικανοποιηµένος από την εγκατάσταση του Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήµατος στην επιχείρησή σας;.. Μέρος IV : ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ 17. Σε ποιον κλάδο δραστηριοποιείται η επιχείρησή σας ; Βιοµηχανικός Κατασκευαστικός Τραπεζικός Τηλεπικοινωνιών Εµπορικός Μεταφορών Υπηρεσιών Άλλο Πόσοι είναι οι εργαζόµενοι στην επιχείρηση ; Μέχρι Περισσότεροι από Ποια είναι η νοµική µορφή της επιχείρησής ; ΑΕ ΕΠΕ ΕΕ Προσωπική εταιρία ΟΕ Άλλη Η εταιρία σας είναι εισηγµένη στο Χρηµατιστήριο Αξιών Αθηνών; Ναι Όχι 21. Φύλο Άνδρας Γυναίκα 22. Συνολικά έτη προϋπηρεσίας και άνω 23. Ποια είναι η θέση εργασίας σας µέσα στην επιχείρηση ; ιευθυντής Βοηθός Λογιστή Προϊστάµενος Λογιστηρίου Προγραµµατιστής/ Τεχνικός Προϊστάµενος Πληροφοριακών Υπάλληλος Γραφείου Συστηµάτων Λογιστής Άλλη... Σας ευχαριστούµε πολύ για το χρόνο που διαθέσατε για τη συµπλήρωση του ερωτηµατολογίου Μαρία Αγγέλη 106

107 Παράρτηµα Γ : Ορισµοί ερωτηθέντων στην Ερώτηση Tί είναι Επιχειρηµατική Ευφυΐα H µετατροπή των εταιρικών δεδοµένων σε αξιοποιήσιµη πληροφορία Η εφαρµογή σύνθετων µεθόδων µε τη χρήση Η/Υ για εξαγωγή πληροφοριών που βοηθούν στη λήψη αποφάσεων σε µία επιχείρηση Είναι οι λεγόµενοι οικονοµικοί δείκτες (όσον αφορά την γενική λογιστική) Είναι δυνατότητα που έχουν οι χρήστες ενός πληροφοριακού συστήµατος, κατόπιν ενηµέρωσης βασισµένης σε πραγµατικά στοιχεία και αναλύσεις, ώστε να λαµβάνουν αποτελεσµατικές αποφάσεις Κατάδηλη συγκέντρωση- επεξεργασία και παρουσίαση των δεδοµένων της εταιρείας που δίνουν εποπτική εικόνα για πλήθος οικονοµικών και στατιστικών στοιχείων Αφορά την λήψη και διαχείριση πληροφοριών που αφορούν την επιχείρησή µας, οι οποίες λαµβάνονται και επεξεργάζονται κυρίως µέσω λογισµικού ERP, προκειµένου για την αποδοτικότερη και πιο αποτελεσµατική εφαρµογή της επιχειρηµατικής µας δραστηριότητας Ολοκληρωµένες εφαρµογές λογισµικού που εµπεριέχουν και τακτικές / στρατηγικές και κατά συνέπεια, καθιστούν το πληροφοριακό σύστηµα ενεργό στη λήψη αποφάσεων και όχι µόνο ως παροχέα δεδοµένων Μία πληροφοριακή πλατφόρµα τεχνολογιών, εφαρµογών και πρακτικών που δίνει τη δυνατότητα αποθήκευσης, ανάλυσης και επεξεργασίας εταιρικών πληροφοριών µε στόχο την καλύτερη υποστήριξη στις εταιρικές αποφάσεις ίνει τη δυνατότητα στη διοίκηση της εταιρείας να προβλέπει και να αξιοποιεί τη δυναµική της αγοράς δηµιουργώντας ανταγωνιστικά πλεονεκτήµατα, να πετυχαίνει τους εταιρικούς στόχους και να παίρνει καλύτερες αποφάσεις σε λιγότερο χρόνο. Τώρα ο καθένας µπορεί εύκολα να χρησιµοποιήσει live δεδοµένα µέσω Internet και Web browser Είναι ένα σύνολο απεικονίσεων αποτελεσµάτων µε εύχρηστο και σύντοµο τρόπο, έτσι ώστε να διευκολύνουν τη λήψη αποφάσεων Είναι εκτυπωτικά εργαλεία µε τα οποία δίνεται η δυνατότητα να αντλούνται πληροφορίες από διαφορετικά συστήµατα ERP, CRM και από διαφορετικές λογιστικές χρήσεις για συγκρίσεις δεδοµένων. Γενικότερα επεξεργάζονται µεγάλο όγκο πληροφοριών και δίνουν αναλυτικές εκτυπώσεις σε διάφορες µορφές (κύβοι, γραφικά κλπ). 107

108 Νοµίζω ότι είναι κάποια ηλεκτρονικά προγράµµατα που ενσωµατώνονται ή όχι στο ΛΠΣ και βοηθάνε την εταιρεία στο να κάνει σωστές επιχειρηµατικές κινήσεις Κάποιες τεχνικές που χρησιµοποιούνται µέσω του Η/Υ για τη διευκόλυνση λήψης αποφάσεων από την εταιρία Πλατφόρµα εφαρµογών που δίνει τη δυνατότητα αποθήκευσης, ανάλυσης και επεξεργασίας πληροφοριών µε στόχο την καλύτερη υποστήριξη στις εταιρικές αποφάσεις Είναι ένα εργαλείο που βοηθάει την επιχείρηση να λάβει έγκαιρα και σωστά κάποιες αποφάσεις µε βάση τα δεδοµένα της Είναι ένα εργαλείο το οποίο βοηθάει στο να παίρνουµε πιο γρήγορα επιχειρηµατικές αποφάσεις, βοηθώντας να καταλάβουµε τι επιρροή έχουν συγκεκριµένες δραστηριότητες τις επιχείρησης στη λειτουργία της. Θεωρώ πως είναι συστήµατα διαχείρισης πληροφοριών µιας επιχείρηση κ ένα σύστηµα υποβοήθησης λήψης επιχειρηµατικών αποφάσεων Αξιοποίηση των δεδοµένων και εξαγωγή συµπερασµάτων αναφέρεται στις προηγµένες δυνατότητες των προγραµµάτων να συνδυάζουν δεδοµένα και πληροφορίες σύµφωνα µε τις απαιτήσεις του πελάτη... Εργαλείο το οποίο θα µε βοηθήσει να πάρω µελλοντικές στρατηγικές αποφάσεις Έξυπνο λογισµικό για λήψη αποφάσεων, τεχνικές για διευκόλυνση λήψης αποφάσεων Σύνολο από εφαρµογές και µεθοδολογίες ανάλυσης που έχουν σκοπό την ανάλυση και επεξεργασία δεδοµένων και µάλιστα αυτών που αφορούν στη λειτουργία των επιχειρήσεων Γρήγορη διαχείριση µεγάλου όγκου πληροφοριών Μέσο ανάλυσης δεδοµένων για λήψη αποφάσεων Μετατροπή εταιρικών δεδοµένων σε χρήσιµη πληροφορία Στηρίζεται σε λογισµικό if. ηλαδή, τι θα συµβεί αν προκύψουν συγκεκριµένα δεδοµένα Ηλεκτρονικά συστήµατα που ενσωµατώνονται στο ΛΠΣ και βοηθάνε την εταιρεία στο να παίρνει αποφάσεις 108

109 Εφαρµογές και µεθοδολογίες ανάλυσης που έχουν σκοπό την ανάλυση και επεξεργασία δεδοµένων Πρόκειται για ένα νέο εργαλείο του management, στα πλαίσια του οποίου η επιχείρηση µε τη βοήθεια της τεχνολογίας µπορεί να αντλήσει πληροφορίες από µια κοινή βάση δεδοµένων, να τις επεξεργαστεί και να τις αξιοποιήσει στη λήψη των αποφάσεων της. 109

110 Παράρτηµα : Παράδειγµα Εφαρµογής Επιχειρηµατικής Ευφυΐας στο ERP AtlantisII της ALTEC Software ΑΕ. ιαδικασίες Financial analyzer - Επιχειρηµατική Ευφυΐα Χρηµατοοικονοµικές Καταστάσεις Μία σύγχρονη υποδοµή Business Intelligence (ΒΙ), πρέπει να θέτει ως ύψιστη προτεραιότητα τη βέλτιστη εµπειρία του επιχειρησιακού χρήστη, προσφέροντας ένα αποτελεσµατικό και εργονοµικό περιβάλλον εργασίας, προσαρµοσµένο στις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε επιχειρησιακού ρόλου. Η ενσωµάτωση του υποσυστήµατος Βusiness Ιntelligence προσφέρει την ευχέρεια της online ανάλυσης δεδοµένων. Κατά την ανανέωση των δεδοµένων χρησιµοποιούνται παράµετροι όπως Χρήσεις σύγκρισης (Τρέχουσα, Προηγούµενη), Τιµή κοστολόγησης και Προϋπολογισµοί. Τα έγραφα και όλες οι νέες εκδόσεις τους, διανέµονται εσωτερικά µέσω της δηµοσίευσης εγγράφων προς τον Atlantis Application Server και από εκεί στους σταθµούς εργασίας που επιλέγονται να χρησιµοποιούν το υποσύστηµα Βusiness Ιntelligence. i) Πρώτη εκκίνηση financial analyzer α) Αρχικοποίηση Όταν εκκινούµε για πρώτη φορά το Financial analyzer, εµφανίζεται ο παρακάτω διάλογος στον οποίο απαντάµε καταφατικά. Σχήµα 43: Πρώτη εκκίνηση Sales Analyzer β) Παράµετροι του script του εγγράφου Στη συνέχεια ανοίγει το έγγραφο και εµφανίζεται ο διάλογος ορισµού παραµέτρων που αναφέρθηκαν παραπάνω, για την ανανέωση δεδοµένων. 110

111 Σχήµα 44: Τρέχουσες παράµετροι εγγράφου Αυτός ο διάλογος χωρίζεται σε 3 µέρη. Στο πρώτο ορίζουµε τις δύο χρήσεις τα στοιχεία των οποίων θα συγκριθούν στο έγγραφο Financial analyzer που θα ακολουθήσει. γ) ηµοσίευση εγγράφου Τέλος για να ολοκληρωθεί η διαδικασία χρειάζεται να δηµοσιεύσουµε το έγγραφο ώστε να είναι προσβάσιµο και από τους άλλους σταθµούς εργασίας. ii) Ανάλυση εδοµένων Στο σχήµατα που ακολουθούν βλέπουµε τις πληροφορίες που µας δίνει το ERP σχετικά µε την µηνιαία κίνηση των εσόδων και των εξόδων, τα ανεξόφλητα υπ