ΘΕΜΑ : «Οργάνωση λογιστηρίου με την χρήση ERP εφαρμογών»

Transcript

1 Α.Τ.Ε.Ι ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ : ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ : ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΘΕΜΑ : «Οργάνωση λογιστηρίου με την χρήση ERP εφαρμογών» ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ : ΑΘΑΝΑΣΙΟΣ ΜΑΝΔΗΛΑΣ ΣΠΟΥΔΑΣΤΡΙΑ: ΠΑΠΑΓΙΑΝΝΑΚΟΠΟΥΛΟΥ ΧΡΙΣΤΙΝΑ 24/3/2008 ΚΑΒΑΛΑ

2 Κεφάλαιο Εισαγωγή Σκοπός της εργασίας Μεθοδολογία Βασικές Έννοιες... 4 Κεφάλαιο Χρήση ERP Συστημάτων Γενικά Τι είναι το ERP; Τα σημαντικότερα στοιχεία που μας προσφέρουν τα συστήματα αυτά είνα Βασικά Υποσυστήματα (Modules) που αποτελούν τα ERP Πλεονεκτήματα Για ποιους λόγους μια επιχείρηση επενδύει σε ένα σύστημα ERP; Ποιες είναι οι φάσεις ενός έργου ERP; Ποια είναι τα κριτήρια αξιολόγησης ενός προμηθευτή ERP; Ποιοι είναι οι βασικοί συντελεστές στην ομάδα έργου εγκατάστασης ενός συστήματος ERP και ποιος ο ρόλος τους; Ποιοι είναι οι τρόποι υλοποίησης ενός ERP συστήματος; Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και ποια τα μειονεκτήματα; Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και ποια τα μειονεκτήματα από την εγκατάσταση ενός συστήματος ERP Μετά την εγκατάσταση του συστήματος ERP Ποιες είναι οι τρεις πιο συνηθισμένες παρανοήσεις σχετικά με ένα σύστημα ERP; Ποια είναι η αναμενόμενη διάρκεια ζωής ενός συστήματος ERP; Ποια είναι τα πιο συνηθισμένα προβλήματα στην εγκατάσταση συστημάτων ERP; Ποιες είναι οι βασικές αρχές που εξασφαλίζουν επιτυχημένη εγκατάσταση ενός ERP συστήματος; Ποιος είναι ο χρόνος που απαιτείται για την εισαγωγή ενός συστήματος ERP στην επιχείρηση; Ποιοι είναι οι βασικοί προμηθευτές συστημάτων ERP Ποιοι είναι οι βασικοί Έλληνες προμηθευτές συστημάτων ERP κα ποιες είναι οι δικτυακές τους διευθύνσεις Ποιες είναι οι βασικές διαδικασίες του συστήματος διαχείρισης ποιότητας σε ένα σύστημα ERP ERP ανοικτού κώδικα Τι γνωρίζετε για τις εφαρμογές αυτοεξυπηρέτησης ενός συστήματος; Κεφάλαιο Σχετικά με το Λογιστήριο των εταιρειών Μηχανογραφημένη Λογιστική Μηχανοργάνωση Προβλήματα της Μηχανογραφημένης Λογιστικής Παρακολούθησης Στόχοι Διαχείρισης Γνώσης Κεφάλαιο Μελέτη του Ομίλου Siemens A.E Περιγραφή της εταιρείας Προγράμματα 10 σημείων FY Οι αρχές της επιχείρησης Η Έννοια του Δικτύου Λογισμικό SAP

3 4.5.1 Ολοκληρωμένη Λειτουργικότητα Στρατηγικές Καινοτομίες Χαρακτηριστικά & Λειτουργίες Επιχειρησιακά Οφέλη Σκελετός Αναφοράς Διαδικασιών Τι είναι ο Spiridon; Λειτουργίες Λογιστηρίου Siemens Αναγνώριση Στοιχείων Ανάλυση Ερωτηματολογίου Εισαγωγή Αποτελέσματα Ερωτηματολογίου Συμπεράσματα Κεφάλαιο Μελέτη της εταιρείας Ηλεκτρονική Αθηνών Εισαγωγή Ημερήσια Διαχείριση Αιτημάτων Διαχείριση Στοιχείων Ελέγχου Διαχείριση Λοιπών Στοιχείων Αιτήματος Ειδικά Προγράμματα Εκτυπώσεις Λογιστικής Θεωρημένα Βιβλία Ειδικές Εργασίες Εκκαθαρίσεις Φ.Π.Α Περιγραφή Προγραμμάτων Εκτυπώσεις Αναλυτικής Λογιστικής Ειδικές Εργασίες Τεχνικά Χαρακτηριστικά Περιγραφή Προγραμμάτων Ειδικές Λειτουργίες Διαχείριση Γενικών Εξόδων Περιοδικές Λειτουργίες Γενική θεώρηση Εφαρμογής Γενικά Χαρακτηριστικά Πληροφοριακά Στοιχεία Διαχείριση Απογραφής Διαχείριση Κινήσεων Παγίων Ειδικές Εργασίες Εφαρμογής Οικονομική Διαχείριση Διαχείριση Ταμειακού Φύλλου Διαχείριση Αγορών - Κοστολόγηση Reporting Διαδικασίες Εκτυπώσεις Πελατών Κεφάλαιο 6 Συντήρηση εγκαταστάσεων Κεφάλαιο 7 Σύγκριση των δύο συστημάτων Κεφάλαιο Επίλογος - Συμπεράσματα και Προτάσεις Κεφάλαιο 9 Βιβλιογραφία Κεφάλαιο 10 Παραρτήματα

4 Κεφάλαιο 1 Εισαγωγή 1.1 Σκοπός της εργασίας Στα πλαίσια της Κοινωνίας της Πληροφορίας του 21ου αιώνα, η τεχνολογία εξελίσσεται με γρήγορους ρυθμούς και επιτυγχάνει την ενοποίηση και διευκόλυνση των διαδικασιών. Τα συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (E.R.P Enterprise Resource Planning) αποτελούν ουσιαστικά τη θεμελίωση και ολοκλήρωση μέσω του ανασχεδιασμού των επιχειρησιακών διαδικασιών (BPR Business Process Reengineering) των επιχειρησιακών πληροφοριακών συστημάτων. Στόχος ενός συστήματος ERP είναι η ολοκλήρωση των επιμέρους διαδικασιών μέσα στην επιχείρηση στις οποίες εμπλέκονται τα διάφορα τμήματα (λογιστήριο, παραγωγή, πωλήσεις, κλπ.), έτσι ώστε να μπορεί αυτή να διεκπεραιώνει τις κύριες επιχειρηματικές δραστηριότητές της. Η "ολοκλήρωση" αποτελεί και τη λέξη-κλειδί, αφού η εγκατάσταση ενός συστήματος ERP δημιουργεί καλύτερες δομές στην επιχείρηση, οι οποίες επιτρέπουν στους εργαζόμενους να εργαστούν αποτελεσματικότερα και πιο παραγωγικά. Ύστερα από μελέτη δύο επιχειρήσεων της Siemens Α.Ε και της Ηλεκτρονικής Αθηνών παρουσιάζω ορισμένα στοιχεία που απλοποιούν ημερήσιες και όχι μόνο διαδικασίες. Η μηχανογραφημένη μορφή των συστημάτων βοηθούν επίσης στην εξοικονόμηση χρόνου, στις κοινές υπηρεσίες των υπάλληλων, στη μείωση λαθών, σε καλύτερο έλεγχο των δεδομένων και φυσικά στον ανταγωνισμό μεταξύ των επιχειρήσεων. Θα προσπαθήσω να αποδείξω αν τα μηχανογραφικά συστήματα βοήθησαν τις εταιρείες στην απλοποίηση και στον καθορισμό των διαδικασιών. Τι συμπεράσματα προέκυψαν ύστερα από σύγκριση ERP πριν την αγορά τους και αυτό το διαπιστώνουμε από έρευνας αγοράς των μεγάλων επιχειρήσεων, τα κόστη και τελικά αν συμφέρει η αγορά ενός νέου συστήματος ή η συντήρηση. Υπεύθυνοι τμημάτων και Διευθυντής του ομίλου Siemens Α.Ε απάντησαν σε ερωτήσεις. 1.2 Μεθοδολογία Για να μπορέσουμε να έχουμε μία καλή αντικειμενική εικόνα για το τι γίνεται στις επιχειρήσεις, πώς λειτουργούν οι διαδικασίες και πόσο τις εξυπηρετούν τα 3

5 μηχανογραφικά συστήματα έφτιαξα ένα ερωτηματολόγιο με 26 ερωτήσεις οι οποίες με βοήθησαν και έβγαλα αρκετά συμπεράσματα. Ήταν πολύ δύσκολο αλλά πήρα τελικά συνέντευξη από τους ίδιους Διευθυντές του τμήματος της Μηχανογράφησης ολόκληρης της Ελλάδος και του τμήματος Δικτύου Συστήματος. Στο κεφάλαιο που αναφέρομαι στην Siemens αναλύω το ερωτηματολόγιο και παραθέτω συμπεράσματα. Το σίγουρο είναι ότι οι περισσότερες εγκαταστάσεις ERP περιλαμβάνουν χρηματοοικονομική διαχείριση, τα υπόλοιπα τα αναφέρω στη συνέχεια. Πιο κάτω στην εργασία θα παρουσιάσω δύο πακέτα ERP όσον αφορά το λογιστικό τμήμα. Το ένα είναι της Siemens (Sap) και το άλλο είναι της Ηλεκτρονικής Αθηνών (Unixfor) με το οποίο ασχολήθηκα και συγκέντρωσα περισσότερα στοιχεία. Θεωρητικές αναλύσεις και όχι μόνο, περιγραφές διαδικασιών και modules θα βοηθήσουν να κατανοήσουμε καλύτερα τις λειτουργίες των τμημάτων. 1.3 Βασικές Έννοιες Στην εργασία θα αναφερθώ γενικά για τα ERP, τις λειτουργίες και την χρησιμότητα τους. Τα τμήματα ακολουθούν συγκεκριμένα σχεδιαγράμματα από τα οποία δεν πρέπει να αποκλίνουν μεταξύ τους. Στην σημερινή εποχή που όλα τρέχουν με ραγδαίους ρυθμούς, οι επιχειρήσεις πρέπει να αναπτύσσονται με γρήγορους ρυθμούς ώστε να προλαβαίνουν την τεχνολογία και τις ανάγκες των πελατών. Κάθε εταιρεία επιλέγει σύμφωνα με τις ανάγκες της το δικό της ERP προσαρμοσμένο στα δικά της χαρακτηριστικά. Κάθε τμήμα της επιχείρησης έχει δικό της menu και όλα μαζί συμβάλλουν για το αποτέλεσμα κάθε διεργασίας. Χωρίς σύστημα τώρα πια θα ήταν πολύ δύσκολο για κάθε εταιρεία να λειτουργεί και να προλαβαίνει τον ανταγωνισμό. Με τα συστήματα όλες οι διαδικασίες έχουν αυτοματοποιηθεί και εκτός από αυτό υπάλληλος δεν ξοδεύει ωφέλιμο χρόνο από την εργασία του. Τα οφέλη είναι πολλά από τα μηχανογραφικά συστήματα όποιο και να είναι αυτό. Ακόμα βοηθούν στην εσωτερική πιστότητα και ακρίβεια των πληροφοριών. Παρέχει δυνατότητα άντλησης συγκεντρωτικών και αναλυτικών στοιχείων (reporting) σε όλα τα επίπεδα, με γραμμογραφήσεις που επιθυμεί ο χρήστης. Κάθε ERP χαρακτηρίζεται από αξεπέραστη σταθερότητα και αξιοπιστία. Αξιοποιεί πλήρως τις δυνατότητες της κορυφαίας βάσης δεδομένων της εταιρείας π.χ. Oracle. Επίσης η μείωση λαθών ή η γρήγορη επαλήθευση των δεδομένων είναι πολύ σημαντικό. Το πρόγραμμα εντάσσει 4

6 με ακρίβεια τις εσωτερικές της διαδικασίες, καλύπτει άριστα λειτουργίες document management, πρωτοκόλλου και εσωτερικής επικοινωνίας. Είναι πολύ εύχρηστο και προσιτό. Ειδικά στις ημερήσιες διεργασίες πρέπει να είναι για κάθε υπάλληλο ευκολόχειριστο. Σε όλα τα τμήμα μπορεί να προσφέρει περισσότερες δυνατότητες χρήσης από τις ήδη υπάρχουσες. Περιέχει καινοτομικά στοιχεία που απαντούν σε ανάγκες της ελληνικής αγοράς με τρόπο που εξοικονομεί από τον καθημερινό χρόνο στις θέσεις εργασίας. Προσφέρει μοναδικά πλεονεκτήματα στα εκτυπωτικά, με αμφίδρομη επικοινωνία με την ίδια την εφαρμογή και το Microsoft Office, δημιουργία Excel κύβων. Παρέχει εκτεταμένη δυνατότητα φιλτραρίσματος της βάσης και εξαγωγής διαφορετικών γραμμογραφήσεων και formats ανά χρήστη. Παρέχει ευκολίες όπως σύνδεση με τα Windows, τους Windows Servers και τηλεφωνικά κέντρα. Είναι πολυεταιρικό και λειτουργεί παράλληλα σε πολλές γλώσσες. Είναι απόλυτα παραμετρικό, με δυνατότητα δημιουργίας διαφορετικών όψεων ανά χρήστη, εικαστικά, σε επίπεδο πεδίων, λεκτικών και δικαιωμάτων πρόσβαση. Ενσωματώνει και συνεργάζεται on line εξωτερικές εφαρμογές. Διασυνδέεται με δική του πλατφόρμα με οποιαδήποτε σύγχρονο πρόγραμμα. Κεφάλαιο 2 Χρήση ERP Συστημάτων 2.1 Γενικά Παραδοσιακά, ο Προγραμματισμός υλικών απαιτήσεων (MRP) και τα συστήματα προγραμματισμού των πόρων κατασκευής (MRPII) χρησιμοποιούνται από τις μεγάλες επιχειρήσεις όπως και μια παραγωγή που προγραμματίζει και που σχεδιάζει το εργαλείο. Πέρα από τα τελευταία 10 έτη, ένα νέο σύστημα έχει εξελιχθεί από αυτά τα συστήματα, δηλαδή το ERP. Σε ένα επιχειρηματικό πλαίσιο, ο κύριος στόχος τους είναι να παράσχουν πληροφορίες από χρηματοδότηση, λογαριασμούς, πωλήσεις, μάρκετινγκ, προγραμματισμό, παραγωγή, αγορά, ανθρώπινο δυναμικό, λογιστική και διανομή. Με τον τρόπο αυτό διακρίνουμε ολόκληρη την διαδικασία οργάνωσης από τη λήψη μιας διαταγής πελατών, κατασκευή και η τελική παράδοση. Οτιδήποτε σύστημα επιλέγεται, πρέπει να είναι ικανό Σε απόδοση μέσα σε ένα αβέβαιο περιβάλλον. Αβεβαιότητα, σε αυτό το πλαίσιο, ορίζεται ως οποιοδήποτε απρόβλεπτο 5

7 γεγονός που ενοχλεί την παραγωγική διαδικασία σε ένα σύστημα κατασκευής που προγραμματίζεται από MRP, Σύστημα MRPII ή ERP. Μερικοί ερευνητές αναφέρονται στην αβεβαιότητα σαν μορφή διαταραχής (Lindau και Lumsden, 1995 Frizelle et Al, 1998 Saad και Gindy, 1998).Ανεξάρτητα από τους όρους που αναφέρονται, συνολικά, αυτές οι έρευνες εξέτασαν την αποθήκευση των τεχνικών για να ελαχιστοποιηθεί η επίδραση της αβεβαιότητας. Οι μεγάλοι προμηθευτές συστημάτων ERP περιλαμβάνουν το SAP, BaaN, ORACLE, JDEDWARDS. Η Βοστόνη βασισμένη σε προηγμένη έρευνα κατασκευής πρόβλεψε ότι η αγορά ERP θα έφθανε σε πολλά δισεκατομμύρια μέχρι το 2003, σε μια κατ' εκτίμηση ένωση ετήσιο ποσοστό αύξησης 32%. Πρέπει να σημειωθεί αυτόν η λογική προγραμματισμού παραγωγής σε MRPII και το ERP είναι βασισμένη στη λογική απελευθέρωσης MRP σε ένα MRP σύστημα (Enns, 2001 Miltenburg, 2001 Koh και Saad,, 2003b). Επομένως, το πρόγραμμα POR παράγεται από καθένα αυτών των συστημάτων αδιάφορος από έναν σε άλλοι. Ένας από τους κύριους οδηγούς της αναδυόμενης τάσης κατασκευαστές στις μικρομεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ) η εφαρμογή τέτοιου συστήματος είναι ανάγκη να ανταγωνιστεί στο ενδοεπιχειρησιακό περιβάλλον (B2B) και στις επιχειρήσεις ΚΑΤΑΝΑΛΩΤΉΣ (B2C) αγορές. Για να ανταγωνιστούν σε αυτές τις αγορές, MRP, Το σύστημα MRPII ή ERP διαδραματίζει έναν σημαντικό ρόλο μέσα παραγωγή που προγραμματίζει και που σχεδιάζει. Είναι οι εφαρμογές των γραφείων για να υποβληθεί σε επεξεργασία η παραγγελία πελατών και για να προγραμματιστούν και να εξασφαλιστούν τα υλικά και οι πόροι. Είναι διαθέσιμες για να συναντήσουν αυτές τις διαταγές έτσι ώστε να μπορούν να είναι παραδοτέες στους πελάτες εγκαίρως, στο δικαίωμα ποσότητα και στην αποδεκτή ποιότητα. Πολλές μεγάλες επιχειρήσεις έχουν χρησιμοποιήσει ήδη τέτοιο σύστημα για B2B τους και B2C για επιχειρησιακές δραστηριότητες. Εντούτοις, η υιοθέτηση αυτών των συστημάτων για την παραγωγή ο προγραμματισμός και ο σχεδιασμός στις ΜΜΕ είναι ακόμα σε μη αναπτυξιακό στάδιο. Όπου πολλά προηγμένα χαρακτηριστικά γνωρίσματα, όπως η υλική κατανομή για χρησιμοποιούμενα μέσα, κλίση με τον προγραμματισμό παραγωγής, στο ERP δεν έχει εξερευνηθεί και ERP χρήσης ΜΜΕ κυρίως για τη χρηματοδότησή του/ λειτουργίες λογιστικής. Χρησιμοποιήσαμε τον καθορισμό από το τμήμα Εμπόριο και βιομηχανία.. Το ERP μας καθορίσει το Δείγμα ΜΜΕ, το όποιο περιλαμβάνει τα ΜΜΕ που έχουν λιγότερο από 250 υπαλλήλους και αποκλείουν των ΜΜΕ μικροϋπολογιστών που έχουν λιγότερο από 10 υπαλλήλους. Στις B2B αγορές και σε πολλές ΜΜΕ πρέπει τώρα να 6

8 είναι σε θέση να παρέχουν το α επίπεδο υπηρεσίας που είναι συμβατό με το τους εταιρικούς πελάτες. Εκείνες οι ΜΜΕ που θα μπορούσαν παρέχουν ένα τέτοιο επίπεδο υπηρεσίας θα είχε το α ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στη νίκη του ανεφοδιασμού Το κόστος εφαρμογής τέτοιου συστήματος είναι πολύ υψηλό και έτσι είναι δύσκολο να δικαιολογήσει στις ΜΜΕ δαπάνες και κέρδη των συστημάτων. Από κοινού από τη χρησιμοποίηση τέτοιου συστήματος όπως έναν προγραμματισμό και σχεδιασμό του εργαλείου, πολλές ΜΜΕ συνδυάζουν αυτό με άλλη έννοια προγραμματισμού και ελέγχου παραγωγής, για να ελέγξουν τη ροή των υλικών και να διαχειριστούν τους πόρους. Αυτή η συνδυαστική τεχνική δείχνει εκείνο το MRP, MRPII ή το ERP αν ναι καλό σύστημα προγραμματισμού. Απαιτεί αποτελεσματικά καλό ισορροπημένο προγραμματισμό και έλεγχο επειδή κάποιος πρέπει να καταλάβει τι να αντιμετωπίσει και πώς να το αντιμετωπίσει προκειμένου να αποκτηθεί η μέγιστη βελτίωση στο σύστημα Τι είναι το ERP; Τα συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (E.R.P Enterprise Resource Planning) αποτελούν ουσιαστικά τη θεμελίωση και ολοκλήρωση μέσω του ανασχεδιασμού των επιχειρησιακών διαδικασιών (BPR Business Process Reengineering) των επιχειρησιακών πληροφοριακών συστημάτων. Γεννήθηκαν από την ανάγκη σύνδεσης των διαφόρων στοιχείων του οργανισμού όπως, τους ανθρώπινους πόρους, τις χρηματοοικονομικές λειτουργίες, την παραγωγή και διανομή των προϊόντων καθώς και τη σύνδεση του οργανισμού με τους πελάτες και τους προμηθευτές, σε πραγματικό χρόνο. 2 Ο όρος ERP περιγράφει ένα ευρύ σύνολο δραστηριοτήτων που υποστηρίζονται από τα προγράμματα εφαρμογών (modules) και βοηθούν την επιχείρηση να διαχειριστεί τις εργασίες της. Περιγράφουμε τα ολοκληρωμένα μηχανογραφικά συστήματα που καλύπτουν όλες τις ανάγκες οργάνωσης των πόρων της κάθε εταιρείας. Μέχρι πρόσφατα αυτό σήμαινε ότι κάθε ERP πρέπει να καλύπτει στο ελάχιστο τις λειτουργίες λογιστηρίου (εγγραφές ημερολογίων, ισοζύγια, φορολογικές εκτυπώσεις, θεωρημένη αποθήκη κλπ), εμπορικές (έκδοση παραστατικών, πελάτες, προμηθευτές, 1 Βλέπε βιβλιογραφία : No.23 2 Βλέπε βιβλιογραφία : No.20 7

9 είδη αποθήκης κλπ) και οικονομικές (τράπεζες, εισπρακτέοι πληρωτέοι λογαριασμοί). Για παράδειγμα οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι το module που καταγράφει και διαχειρίζεται τα λογιστικά στοιχεία πληρωμών για όλους τους προμηθευτές. Το module των πληρωτέων λογαριασμών συνδέεται στενά με τη διαχείριση προμηθειών και με το module της διαχείριση των ταμειακών ροών. Αντίστοιχα οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι το module που καταγράφει και διαχειρίζεται τις εισπράξεις από τους πελάτες. Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι κάτι σαν άτοκο δάνειο που χορηγείται στους πελάτες.. Μία από τις βασικές αποφάσεις που λαμβάνουν οι επιχειρήσεις αφορά τον καθορισμό των προϋποθέσεων κάτω από τις οποίες θα πρέπει να χορηγούνται οι πιστώσεις. Ένα σύστημα E.R.P. είναι συνήθως απαραίτητο για κάθε εταιρεία που απασχολεί περισσότερους από 10 εργαζόμενους σε γραφεία. Με την κατάλληλη παραμετροποίηση η εξοικονόμηση κόστους που προσφέρει ένα τέτοιο σύστημα καθιστά την δαπάνη για την προμήθεια του απόλυτα δικαιολογημένη. Τα συστήματα ERP που διατίθενται στην αγορά σήμερα έχουν πρακτικά ξεπεράσει τις βασικές αυτές ανάγκες προσφέροντας διάφορες επί πλέον δυνατότητες ανάλογα με τι χρειάζεται κάθε εταιρεία. 2.3 Τα σημαντικότερα στοιχεία που μας προσφέρουν τα συστήματα αυτά είναι: Πιο εύκολη πρόσβαση στις πληροφορίες και στα δεδομένα της παραγωγής: Χρησιμοποιείται μια βάση δεδομένων που περιέχει όλα τα απαιτούμενα δεδομένα, αποθηκευμένα με τέτοιον τρόπο ώστε να είναι προσπελάσιμα από κάθε υποεφαρμογή του συστήματος. Έτσι, επιλύεται κάθε πρόβλημα που άπτεται των βάσεων δεδομένων όπως διαθεσιμότητα, προσβασιμότητα και συμβατότητα.. Χρήση τεχνικών data mining: Τα συστήματα ERP μπορούν να αξιοποιήσουν τις τεχνικές data mining και να εντοπίσουν σχέσεις μεταξύ των δεδομένων που δεν είναι ορατές δια γυμνού οφθαλμού. Έτσι θα βελτιστοποιηθεί η λήψη αποφάσεων και θα αναβαθμιστεί η ποιότητα των προϊόντων και των υπηρεσιών που παρέχουν οι επιχειρήσεις. Για παράδειγμα, είναι δυνατόν να κατασκευαστούν προϊόντα σύμφωνα 8

10 με τα γούστα του πελάτη, να προβλεφθεί η ζήτηση και να μελετηθεί η χρησιμότητα διάφορων τομέων της επιχείρησης, όπως του e_marketing. Μείωση του χρόνου παραγωγής: Μπορεί να μειωθεί ο χρόνος ανταπόκρισης της επιχείρησης σε συγκεκριμένα ερεθίσματα, όπως στις παραγγελίες και στις απαιτήσεις των πελατών. Αύξηση της αποδοτικότητας: Μπορούν να συνδεθούν μεταξύ τους τα τμήματα της επιχείρησης, οι προμηθευτές και οι πελάτες με συνέπεια την ταχύτερη διεκπεραίωση των παραγγελιών. Πρόσβαση στο ιστορικό του πελάτη: Η εταιρία μπορεί να μελετήσει ανά πάσα στιγμή τις συναλλαγές της με τους πελάτες της, να ξεχωρίσει κάποιους από αυτούς και να τους αντιμετωπίσει διαφορετικά και να προβλέψει τις μελλοντικές συναλλαγές μαζί τους. Μείωση του κόστους: Το ERP μπορεί να βοηθήσει την εταιρία να μειώσει τα κόστη της τόσο σε επίπεδο τμήματος όσο και συνολικά. Όπως είναι γνωστό και από τα μαθηματικά, το όλον είναι μεγαλύτερο από το άθροισμα των επιμέρους στοιχείων. Συντονισμός: Ένα σύστημα ERP φροντίζει το συγχρονισμό όλων των λειτουργιών της επιχείρησης προκειμένου να παραχθεί το σωστό προϊόν, στο μικρότερο δυνατό χρόνο, ικανοποιώντας παράλληλα όλα τα στάνταρτ ποιότητας που έχουν τεθεί. Στόχος ενός συστήματος ERP είναι η ολοκλήρωση των επιμέρους διαδικασιών μέσα στην επιχείρηση στις οποίες εμπλέκονται τα διάφορα τμήματα (λογιστήριο, παραγωγή, πωλήσεις, κλπ.), έτσι ώστε να μπορεί αυτή να διεκπεραιώνει τις κύριες επιχειρηματικές δραστηριότητές της. Η "ολοκλήρωση" αποτελεί και τη λέξη-κλειδί, αφού η εγκατάσταση ενός συστήματος ERP δημιουργεί καλύτερες δομές στην επιχείρηση, οι οποίες επιτρέπουν στους εργαζόμενους να εργαστούν αποτελεσματικότερα και πιο παραγωγικά. Από τη στιγμή που τα δεδομένα εισαχθούν σε κάποια μονάδα ή υποσύστημα (module) του ERP, αυτά είναι διαθέσιμα σε οποιαδήποτε μονάδα του ERP τα χρειαστεί. Με τον τρόπο αυτό, επιτυγχάνεται μία 9

11 λογική ενοποίηση των διαδικασιών μεταξύ όλων των επί μέρους και φυσικά διαφορετικών τμημάτων της επιχείρησης. 3 Φυσικά, πρέπει να γνωρίζουμε ότι το ERP είναι απλώς το μέσο για την επιχείρηση να βελτιώσει ή να αλλάξει τις λειτουργίες της. Από κει και πέρα, χρειάζεται δημιουργική ενσωμάτωση του συστήματος ERP μέσα στην επιχείρηση, ώστε να είναι παραγωγική. Τα συστήματα ERP που διατίθενται στην αγορά σήμερα έχουν πρακτικά ξεπεράσει τις βασικές αυτές ανάγκες προσφέροντας διάφορες επί πλέον δυνατότητες ανάλογα με ποιο θέμα θα επιλέξετε. 2.4 Βασικά Υποσυστήματα (Modules) που αποτελούν τα ERP. Οικονομική Διαχείριση: Ελέγχει, παρακολουθεί και προγραμματίζει τους οικονομικούς πόρους της επιχείρησης. Παρακολουθεί τη Γενική και Αναλυτική Λογιστική. Εμπορική Διαχείριση: Παρακολουθεί δυναμικά Αποθήκη, Αγορές, Πωλήσεις, Διακίνηση. Εφοδιαστική Διαχείριση Αποθηκών: Καταγράφει, παρακολουθεί και ελέγχει τη διακίνηση των ειδών σε όλες τις φάσεις της Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Προγραμματισμός & Έλεγχος Αποθεμάτων: Προσφέρει τη δυνατότητα για προγραμματισμό και έλεγχο των αποθεμάτων της επιχείρησης αναλυτικά ανά είδος και, σε οποιοδήποτε status (διαθέσιμο, φυσικό δεσμευμένο παρά τρίτους κλπ). Διαχείριση Ασύρματων Τερματικών: Παρέχει τη σύνδεση με ασύρματα τερματικά (τεχνολογίες RF ή και RFID). Διαχείριση Παγίων: Παρακολουθεί τα πάγια στοιχεία της επιχείρησης. Υποστηρίζει τη διαχείριση της Αποθήκης Παγίων. Προληπτική Συντήρηση και Βλάβες: Διαχειρίζεται την προληπτική συντήρηση του παγίου, κινητού πάγιου καθώς και του βοηθητικού εξοπλισμού της επιχείρησης. Διοίκηση Παραγωγής: Διαχειρίζεται Συνταγές Παραγωγής, Φρασεολόγιο, Εντολές Παραγωγής, Κοστολόγηση Παραγωγής καθώς και εναλλακτικά σενάρια Παραγωγικής Διαδικασίας. 3 Βλέπε βιβλιογραφία : No.10 10

12 2.5 Πλεονεκτήματα Ταχύτητα και πολλαπλότητα στην ανεύρεση, αναζήτηση και ταξινόμηση των πληροφοριών. Ευκολία εκμάθησης και προσαρμογής, αφού όλες οι οθόνες περιέχουν απλά και κατανοητά κείμενα, Help keys και βοηθητικά παράθυρα.. Ακρίβεια των πληροφοριών βάσης, αφού τα πάντα ελέγχονται στην πηγή εισόδου τους και συνεπώς αποφεύγονται λάθη. Εσωτερική πιστότητα και ακρίβεια πληροφοριών, μέσα από ελέγχους και ενημερώσεις, τις οποίες αναλαμβάνει η ίδια βάση δεδομένων ανεξάρτητα από τους χρήστες. Ασφάλεια πρόσβασης, αφού ο κάθε χρήστης έχει δικό του επίπεδο ασφαλείας, άρα και πρόσβασης στο σύστημα, εις τρόπον ώστε και οι διαδικασίες να ιεραρχούνται αλλά και το σύστημα να αυτοπροστατεύεται. Καταγραφή log file, πέραν από κείνο της φυσικής λειτουργίας της βάσης, στο οποίο καταγράφονται όλες οι μεταβολές, στοιχείο που εξασφαλίζει και την ακρίβεια ενημέρωσης (ποιος, πότε, γιατί), αλλά και την παροχή ιστορικότητας σε αναλυτική μορφή. Διάθεση του παραγόμενου Output συγχρόνως στον εκτυπωτή, στην οθόνη ή και σε αρχείο για περαιτέρω εκμετάλλευση. Ανοιχτή αρχιτεκτονική, που σημαίνει ότι προσφέρονται τόσα, όσα να καθιστούν το σύστημα εύχρηστο, απλό και απέριττο, ενώ παράλληλα δεκτικό στον εμπλουτισμό νέων στοιχείων ή ακόμη και διαδικασιών κατά παραγγελία και βάσει αναγκών. Ιστορικότητα, που εξασφαλίζεται από την ικανότητα της βάσης να χειρίζεται τεράστιους όγκους πληροφοριών, με απεριόριστη ιστορική αναδρομή. 4 ERP; 2.6 Για ποιους λόγους μια επιχείρηση επενδύει σε ένα σύστημα Οι βασικοί λόγοι είναι οι παρακάτω; 4 Βλέπε βιβλιογραφία : No.23 11

13 Τεχνολογικοί λόγοι Α. Τα υπάρχοντα συστήματα είναι απαρχαιωμένα ή κακής ποιότητας. Β. Τα υπάρχοντα συστήματα δεν παρέχουν ολοκλήρωση δεδομένων με αποτέλεσμα η επιχείρηση να μην μπορεί να απαντήσει σε κρίσιμα επιχειρηματικά ερωτήματα. Γ. Δεν έχει αντίστοιχα συστήματα και θέλει να αποκτήσει. Επιχειρηματικοί λόγοι Α. Με την είσοδο του νέου συστήματος μειώνεται το προσωπικό που είναι απαραίτητο για τη λειτουργία της επιχείρησης. Β. Με την είσοδο του νέου συστήματος μειώνεται το συνολικό κόστος λειτουργίας των πληροφοριακών συστημάτων λόγω της μικρότερης συντήρησης που απαιτείται. Γ. Με την είσοδο το νέου συστήματος αυξάνεται η παραγωγικότητα. Δ. Με την είσοδο του νέου συστήματος βελτιώνονται οι οικονομικοί κύκλοι τα οικονομικά αποτελέσματα είναι διαθέσιμα νωρίτερα. Στρατηγικοί λόγοι Α. Με το νέο σύστημα η επιχείρηση αποκτά δυνατότητα να εφαρμόσει νέες στρατηγικές (τιμολογιακές, παραγωγής κ. λ. π.). Λόγοι ανταγωνισμού Α. Η ανταγωνίστρια εταιρεία εγκατέστησε νέο σύστημα ERP. Β. Η διοίκηση της εταιρείας πιστεύει ότι η είσοδος το νέου συστήματος θα δώσει πλεονέκτημα έναντι στον ανταγωνισμό. 2.7 Ποιες είναι οι φάσεις ενός έργου ERP; Οι φάσεις ενός έργου ERP είναι τρεις: Φάση της επιλογής του συστήματος 12

14 Φάση υλοποίησης του συστήματος Φάση λειτουργίας του συστήματος Στη φάση της επιλογής του συστήματος εκτελούμε τις ακόλουθες δραστηριότητες: Αρχική έρευνα αγοράς κι μελέτη των αναγκών της επιχείρησης Απόφαση της επιχείρησης για εγκατάσταση συστήματος ERP Καταγραφή απαιτήσεων και προδιαγραφών για το σύστημα Πρόσκληση προμηθευτών για την υποβολή προσφοράς Παραλαβή προσφορών Αξιολόγηση προσφορών Επιλογή προμηθευτή Διαπραγμάτευση με τον προμηθευτή και υπογραφή συμβολαίου (έναρξη έργου) Στη φάση της υλοποίησης του συστήματος έχουμε: Καταγραφή και ανάλυση απαιτήσεων Παραμετροποίηση του συστήματος Προμήθεια και εγκατάσταση εξοπλισμού Εγκατάσταση του συστήματος ERP Μεταφορά δεδομένων από παλαιότερα συστήματα (εάν υπάρχουν) και εισαγωγή αρχικών δεδομένων Εκπαίδευση των χρηστών Δοκιμαστική λειτουργία, έλεγχος για σφάλματα, διορθώσεις (έναρξη λειτουργία) Στη φάση της λειτουργίας του συστήματος έχουμε: Συντήρηση του συστήματος με διόρθωση σφαλμάτων και εγκατάσταση νέων εκδόσεων Τεχνική υποστήριξη συστήματος και χρηστών Συνεχιζόμενη και συμπληρωματική εκπαίδευση χρηστών 13

15 2.8 Ποια είναι τα κριτήρια αξιολόγησης ενός προμηθευτή ERP; Μερικά από τα πιο βασικά κριτήρια αξιολόγησης ενός προμηθευτή/ κατασκευαστή ERP είναι τα ακόλουθα: Η οικονομική κατάσταση προμηθευτή Η θέση του προμηθευτή στην αγορά και το μερίδιο αγοράς που έχει Να έχει θετική βελτιούμενη πορεία Το προϊόν να είναι αναγνωρισμένο Να υπάρχει ποικιλία προϊόντων και να καλύπτει όλο το φάσμα της λειτουργικότητας Να υπάρχει πλάνο εξέλιξης του προϊόντος και όραμα Να έχει αναφορές επιτυχούς εγκατάστασης του συστήματος ERP Να έχει καλή φήμη στην αγορά και μακροχρόνια παρουσία Να υπάρχουν διαδικασίες και μηχανισμός υποστήριξης πελατών Να κατανοεί τις απαιτήσεις και τις ειδικές ανάγκες που υπάρχουν Να έχει μεθοδολογία διαχείρισης έργου για την εγκατάσταση του συστήματος ERP 2.9 Ποιοι είναι οι βασικοί συντελεστές στην ομάδα έργου εγκατάστασης ενός συστήματος ERP και ποιος ο ρόλος τους; Οι βασικοί συντελεστές είναι οι ακόλουθοι: Διοίκηση της επιχείρησης: Είναι αυτή που αποφασίζει την έναρξη του έργου, δίνει τη στρατηγική κατεύθυνση. Συνήθως, ο οικονομικός διευθυντής της επιχείρησης είναι αυτός που θεωρείται ως ο «ιδιοκτήτης» του έργου (project owner). Εργαζόμενοι της επιχείρησης: Είναι αυτοί για τους οποίους φτιάχνεται το σύστημα, Αυτοί που θα το χρησιμοποιούνε σε καθημερινή βάση. Οι εργαζόμενοι είναι αυτοί που προσδιορίζουν τις λειτουργικές απαιτήσεις του συστήματος (πως θα λειτουργεί το σύστημα). Το τμήμα μηχανογράφησης της επιχείρησης: Είναι αυτοί οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για την τεχνική παρακολούθηση του έργου. Ο διευθυντής του έργου είναι συνήθως ένα έμπειρο μέλος του τμήματος μηχανογράφησης. Επιπλέον το τμήμα 14

16 μηχανογράφησης είναι αυτό που προσδιορίζει τις μη λειτουργικές απαιτήσεις του έργου (περιβάλλον λειτουργίας, απαιτήσεις απόδοσης, ασφάλεια κ. λ. π.). Προμηθευτής συστήματος ERP: Είναι η εταιρεία που προμηθεύει το σύστημα ERP και είναι υπεύθυνος για την καταγραφή και ανάλυση των απαιτήσεων, για την παραμετροποίηση του συστήματος, για την εγκατάσταση του, την εκπαίδευση των χρηστών, την τεχνική υποστήριξη κ. λ. π. Κατασκευαστής συστήματος ERP: Είναι η εταιρεία που κατασκευάζει το λογισμικό. Είναι αυτοί που παρέχουν τεχνική υποστήριξη 2 ου επιπέδου (δύσκολα προβλήματα που δεν μπορεί να λύσει ο προμηθευτής του συστήματος). Τεχνικοί σύμβουλοι και σύμβουλοι διοίκησης: Είναι ανεξάρτητα άτομα με εξειδικευμένες γνώσεις που προσλαμβάνονται από την επιχείρηση για την εκτέλεση εξειδικευμένων εργασιών. Για παράδειγμα ένας σύμβουλος διοίκησης καλείται από την επιχείρηση να ανασχεδιάσει μια σύνθετη επιχειρηματική διαδικασία. Αντίστοιχα, για παράδειγμα ένας τεχνικός σύμβουλος καλείται από το τμήμα μηχανογράφησης να επιλύσει ένα δύσκολο πρόβλημα ανταλλαγής δεδομένων μεταξύ δύο υποσυστημάτων Ποιοι είναι οι τρόποι υλοποίησης ενός ERP συστήματος; Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και ποια τα μειονεκτήματα; Η υλοποίηση ενός συστήματος ERP μπορεί να γίνει είτε σε φάσεις είτε σε ένα βήμα. Στην υλοποίηση σε ένα βήμα (bing bang implementation) όλα τα modules του συστήματος ERP υλοποιούνται ταυτόχρονα και έχει τα πλεονεκτήματα: Πιο σύντομος χρόνος υλοποίησης Δεν υπάρχει ανάγκη να συντηρούμε ταυτοχρόνως περισσότερα από ένα συστήματα Δεν υπάρχει ανάγκη να δημιουργήσουμε συνδέσμους με τα υπάρχοντα συστήματα Αντίθετα τα μειονεκτήματα είναι: Χρειάζεται περισσότερους ανθρώπους για να γίνει η υλοποίηση Δεν μπορεί να ελεγχθεί η λειτουργία του συστήματος παρά μόνο όταν αυτό είναι ολοκληρωτικά έτοιμο 15

17 Στην υλοποίηση σε φάσεις (phased implementation) το σύστημα ERP εγκαθίσταται ανά modules και έχει τα πλεονεκτήματα: Δεν χρειάζεται ταυτόχρονα τόσοι πολλοί άνθρωποι για την υλοποίηση Οι χρήστες του συστήματος έχουν τη δυνατότητα να χρησιμοποιούν το σύστημα σταδιακά Το σύστημα μπορεί να επιδεχθεί στους χρήστες έτσι ώστε να διορθώνουν πιθανόν αστοχίες που υπάρχουν Αντίθετα τα μειονεκτήματα είναι: Χρειάζεται να είναι σε λειτουργία ταυτόχρονα το παλιό και το καινούργιο σύστημα Χρειάζεται περισσότερο χρόνο για την υλοποίηση του συστήματος Το συνολικό κόστος είναι υψηλότερο 2.11 Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και ποια τα μειονεκτήματα από την εγκατάσταση ενός συστήματος ERP χωρίς να παραμετροποιηθεί και χωρίς να υπάρξει αναδιοργάνωση των διαδικασιών μιας επιχείρησης; Όταν ένα σύστημα ERP εγκαθίσταται ως έχει χωρίς παραμετροποίηση και ταυτόχρονα δεν γίνεται καμία οργανωτική αλλαγή στην επιχείρηση τότε τα πλεονεκτήματα είναι: Η διαδικασία εγκατάστασης είναι εύκολη και γρήγορη Είναι εύκολο να προβλέψουμε τη συνολική διάρκεια και το συνολικό κόστος Δεν εμπεριέχει κινδύνους Αντίστοιχα τα μειονεκτήματα είναι: Ο χρόνος ζωής ενός συστήματος ERP είναι δέκα με δεκαπέντε χρόνια. Επομένως η επιχείρηση χάνει μια καλή ευκαιρία αναδιοργάνωσης 16

18 Μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο για τις γενικές διαδικασίες της επιχείρησης (π. χ. οικονομική διαχείριση) μια και οι εξειδικευμένες διαδικασίες αυτές που διαφοροποιούν την επιχείρηση από τον ανταγωνισμό δεν υποστηρίζονται από το σύστημα ERP 2.12 Μετά την εγκατάσταση του συστήματος ERP, το σύστημα μπαίνει σε φάση συντήρησης. Ποια είναι τα χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει το συμβόλαιο συντήρησης έτσι ώστε να εξασφαλίσει η απρόσκοπτη λειτουργία του συστήματος; Το συμβόλαιο συντήρησης πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά: Δυνατότητα προμήθειας νέων εκδόσεων του λογισμικού. Η κατασκευάστρια εταιρία, περιοδικά, παρουσιάζει νέες εκδόσεις του συστήματος οι οποίες διορθώνουν τυχόν προβλήματα ενώ ταυτόχρονα εισάγουν καινούργια λειτουργικότητα. Δυνατότητα επικαιροποίησης του λογισμικού. Σε περίπτωση νομικών αλλαγών στο καθεστώς φορολόγησης, στον τρόπο υπολογισμού αμοιβών, κ. λ. π. η επιχείρηση πρέπει να έχει τη δυνατότητα να εισάγει στο σύστημα με εύκολο τρόπο τις καινούργιες παραμέτρους. Πρόβλεψη για την αγορά χρόνου, για την παρουσία εξειδικευμένου προσωπικού της κατασκευάστριας εταιρείας, στο χώρο της επιχείρησης με σκοπό την επίλυση δύσκολων προβλημάτων, εκτέλεση προγραμματισμένης συντήρησης κ. λ. π. Πρόβλεψη για τηλεφωνική ή με υποστήριξη από την κατασκευάστρια εταιρεία με σκοπό την επίλυση απλών προβλημάτων ή την απάντηση ερωτήσεων τόσο από την πλευρά του προσωπικού υποστήριξης όσο και από την πλευρά των χρηστών Ποιες είναι οι τρεις πιο συνηθισμένες παρανοήσεις σχετικά με ένα σύστημα ERP; Η εγκατάσταση του συστήματος θα διορθώσει όλα τα κακώς κείμενα της εταιρείας. Το ERP είναι ένα σύστημα λογισμικού. Από μόνο του δεν μπορεί να διορθώσει τίποτε. Η επιτυχία ή η αποτυχία εξαρτάται από τους ανθρώπους που παίρνουν 17

19 αποφάσεις, εφαρμόζουν τους κανόνες και εργάζονται συστηματικά για την εφαρμογή αυτών. Όλα τα συστήματα ERP κάνουν το ίδιο πράγμα. Συνεπώς δεν χρειάζεται να τα αξιολογήσουμε. Οι προτεραιότητες κάθε εταιρείας ή οργανισμού είναι διαφορετικές. Συνεπώς ακόμη και αν όλα τα συστήματα ERP υλοποιούν παρόμοια λειτουργικότητα ο τρόπος υλοποίησης μπορεί να αποτελέσει βασική διαφορά και αντίστοιχα παράγοντα επιτυχίας ή αποτυχίας. Ο προμηθευτής του συστήματος ERP οφείλει μα γνωρίζει πολύ καλά το προϊόν του. Δεν γνωρίζει όμως τον τρόπο με τον οποίο εργάζεται η εταιρεία μας. Συνεπώς, μόνο η συνεχής συνεργασία και επικοινωνία μπορεί να έχει θετικά αποτελέσματα και όχι η μονομερής εφαρμογή του συστήματος από τον προμηθευτή. ERP; 2.14 Ποια είναι η αναμενόμενη διάρκεια ζωής ενός συστήματος Ένα σύστημα ERP είναι ένα κρίσιμο σύστημα για την επιχείρηση (business critical) μια και αναφέρεται σε όλες τις διαδικασίες της επιχείρησης ενώ ταυτόχρονα υποστηρίζει όλες τις διαδικασίες της επιχείρησης. Συνεπώς, η αναμενόμενη διάρκεια ζωής ενός συστήματος είναι μεγάλη και κυμαίνεται από χρόνια. Εδώ πρέπει να σημειώσουμε ότι το σύστημα ERP δεν είναι μόνο το λογισμικό, αλλά συμπεριλαμβάνει τους ανθρώπους, τις διαδικασίες που υλοποιεί καθώς και τα δεδομένα της επιχείρησης. Συνεπώς, η αντικατάσταση του συστήματος είναι δύσκολη μια και συμπεριλαμβάνει ανασχεδιασμό διαδικασιών και εκπαίδευση χρηστών. Αυτό που συνήθως γίνεται είναι η αναβάθμιση του συστήματος από τον ίδιο προμηθευτή σε τακτά χρονικά διαστήματα. 18

20 2.15 Ποια είναι τα πιο συνηθισμένα προβλήματα στην εγκατάσταση συστημάτων ERP; Τα πιο συνηθισμένα προβλήματα κατά τη σειρά σπουδαιότητας είναι τα ακόλουθα: Δυσκολίες στην αλλαγή από το παλαιό σύστημα στο νέο Δυσκολία στην εύρεση ειδικευμένου προσωπικού Αλλαγές στους βασικούς συντελεστές του έργου Υψηλό κόστος υλοποίησης Δυσκολίες στην καταγραφή των απαιτήσεων του έργου Αντίδραση από το προσωπικό της επιχείρησης στην εγκατάσταση του συστήματος Περιορισμοί στους διαθέσιμους πόρους της επιχείρησης Ασαφής στρατηγικής της επιχείρησης Χάσμα γνώσης μεταξύ της ομάδας του έργου ERP και των χρηστών Προβλήματα συντονισμού μεταξύ των ομάδων Έλλειψη υποστήριξης από τη διοίκηση της επιχείρησης Τεχνικές δυσκολίες στην εγκατάσταση Τεχνικοί σύμβουλοι που δεν κατανοούν τις ανάγκες της επιχείρησης Προβλήματα στο λογισμικό 2.16 Ποιες είναι οι κατηγορίες κόστους για την υλοποίηση ενός συστήματος ERP; Οι κατηγορίες κόστους για ένα σύστημα ERP είναι οι παρακάτω: Κόστος για αγορά λογισμικού ERP. Η τιμή του λογισμικού εξαρτάται από: Τον αριθμό προμηθευτή Τον αριθμό των modules που θα εγκατασταθούνε Τον αριθμό των αδειών για χρήστες Κόστος για το hardware. Το κόστος του hardware εξαρτάται από: Το μέγεθος της εταιρείας και τον αριθμό των χρηστών Το λειτουργικό σύστημα και τη βάση δεδομένων Τον αριθμό των modules που έχουν εγκατασταθεί Το κόστος για την παραμετροποίηση του συστήματος Το κόστος για την εγκατάσταση του συστήματος 19

21 Το κόστος για την μετατροπή των δεδομένων από τα παλαιότερα συστήματα και την εισαγωγή τους στο νέο σύστημα Το κόστος για την συντήρηση του συστήματος. Η συντήρηση περιλαμβάνει διόρθωση λαθών του λογισμικού και εγκατάσταση νέων ενημερωμένων εκδόσεων Το κόστος της τεχνικής υποστήριξης σε περίπτωση προβλημάτων Το κόστος για την εκπαίδευση του προσωπικού στο νέο σύστημα 2.17 Ποιες είναι οι βασικές αρχές που εξασφαλίζουν επιτυχημένη εγκατάσταση ενός ERP συστήματος; Οι αρχές που εξασφαλίζουν την επιτυχημένη εγκατάσταση ενός συστήματος ERP είναι οι παρακάτω: Συνεχή και ενεργή ανάμιξη της διοίκησης της εταιρείας σε όλες τις φάσεις ανάπτυξης του συστήματος Υποστήριξη της διοίκησης για την επιτυχή παραμετροποίηση και εγκατάσταση του συστήματος Συνεχή παρακολούθηση των αποτελεσμάτων και βελτίωση. Το ERP είναι ένα «ζωντανό» σύστημα που χρειάζεται συνεχή παρακολούθηση και βελτίωση. Η εγκατάσταση του συστήματος δεν σημαίνει τον τερματισμό της παραπάνω διαδικασίας Σωστά και ακριβή δεδομένα Συνεχή εκπαίδευση του προσωπικού 2.18 Ποιος είναι ο χρόνος που απαιτείται για την εισαγωγή ενός συστήματος ERP στην επιχείρηση; Ο χρόνος που απαιτείται για την εγκατάσταση ενός συστήματος ERP ποικίλει και εξαρτάται από τις παρακάτω παραμέτρους: Δυνατότητα παραμετροποίησης συστήματος ERP Αριθμός modules προς εγκατάσταση και αριθμός επιχειρηματικών διαδικασιών προς υλοποίηση Ύπαρξη παλαιότερου συστήματος Ύπαρξη έμπειρου τεχνικού προσωπικού και συμβούλων 20

22 Μεγάλη δυνατότητα παραμετροποίησης σημαίνει ότι το σύστημα προσαρμόζεται ευκολότερα (-). Μεγάλος αριθμός modules αυξάνει την πολυπλοκότητα, ανάγκη διασύνδεσης (+). Μεγάλος αριθμός modules αυξάνει την ανάγκη εκπαίδευσης προσωπικού (+). Η ύπαρξη παλαιότερου συστήματος αυξάνει τον απαιτούμενο χρόνο γιατί σημαίνει ανάγκη μεταφοράς δεδομένων (+). Η ύπαρξη έμπειρου προσωπικού και συμβούλων μειώνει τον απαιτούμενο χρόνο για προφανείς λόγους (-). Ενδεικτικά, ο μέσος χρόνος εγκατάστασης ενός συστήματος ERP είναι 18 μήνες Ποιοι είναι οι βασικοί προμηθευτές συστημάτων ERP κα ποιες είναι οι δικτυακές τους διευθύνσεις: Οι παρακάτω εταιρείες παράγουν συστήματα ERP : SAP ORACLE PeopleSoft Microsoft BAAN- 6.J.D.Wdwards Ποιοι είναι οι βασικοί Έλληνες προμηθευτές συστημάτων ERP κα ποιες είναι οι δικτυακές τους διευθύνσεις: Οι παρακάτω εταιρείες παράγουν συστήματα ERP: Η εταιρεία Singular Software παράγει το σύστημα ERP Singular Enterprise ( 21

23 Η εταιρεία Unisoft παράγει τα συστήματα Unisoft Xelixi και UNISOFT ATLANTIS ERP ( Η εταιρεία Quality & Reliability που παράγει το σύστημα ORAMA ( Η εταιρεία LogiDis παράγει το σύστημα LogiDis ERP ( Ορισμένα από τα δημοφιλέστερα συστήματα που χρησιμοποιούνται από επιχειρήσεις σήμερα στην Ελλάδα είναι: MySap (SAP) Navision (Microsoft) Business ERP (LogicDIS) Atlantis(Altec) Thesis Enterprise (Cgsoft) Panorama ERP (SoftOne) Entersoft Business Suite (Entersoft) PrismaWIN (Megasoft) Hyper Axion Erp (Group Technology) Τα πιο πάνω πακέτα διαφέρουν ως προς τις δυνατότητες τους, τις λεπτομέρειες λειτουργίας τους, την τιμολογιακή πολιτική των εταιρειών που τα προσφέρουν Ποιες είναι οι βασικές διαδικασίες του συστήματος διαχείρισης ποιότητας σε ένα σύστημα ERP. Η διαχείριση ποιότητας σε ένα σύστημα ERP αποτελείται από τις παρακάτω βασικές διαδικασίες. Αυτές είναι: Προγραμματισμός ποιότητας (quality planning) Ποιοτική επιθεώρηση (quality inspection) Ποιοτικός Έλεγχος (quality control) Επιπλέον ένα σύστημα ERP πρέπει να υποστηρίζει: Έκδοση πιστοποιητικών ποιότητας (quality certificates) 22

24 Καταγραφή προβλημάτων ποιότητας (quality notifications) Διαχείριση εξοπλισμού ελέγχου (test equipment management) 2.22 ERP ανοικτού κώδικα Ο αριθμός των ολοκληρωμένων ERP ΑΚ είναι μικρός. Εντούτοις, οι επιλογές που προσφέρονται μπορούν να καλύψουν τους περισσότερους επιχειρηματικούς κλάδους. Τα πιο γνωστά ERP ΑΚ είναι τα Compiere, Fisterra και ERP5, με πιο επιτυχημένο - βάσει διείσδυσης το Compiere, στο οποίο και θα αφιερώσουμε τις υπόλοιπες γραμμές. 5 Η διάδοση του Compiere είναι εντυπωσιακή στο είδος του, και υπολογίζεται ότι το χρησιμοποιούν μερικές χιλιάδες επιχειρήσεις σε ολόκληρο τον κόσμο, από την Αργεντινή μέχρι και την Κίνα. Απευθύνεται σε ΜΜΕ με ενδεικτικό ετήσιο τζίρο από 1,5 εκατ. ευρώ μέχρι και 150 εκατ. ευρώ και μπορεί να εξυπηρετήσει, γενικώς, όλους τους επιχειρηματικούς κλάδους, με έμφαση στον κλάδο των διανομών - μεταφορών, τον κλάδο της εφοδιαστικής αλυσίδας και τα δίκτυα franchise. Τεχνικά, το πρόγραμμα διαθέτει πολύ φιλικό και εύκολο περιβάλλον εργασίας (interface), είναι παραμετροποιήσιμο, εύκολο στη χρήση και συμβατό με διάφορα λειτουργικά συστήματα (Windows, Linux, Unix). Ένας από τους λόγους της ευρείας διάδοσής του είναι το ευχάριστο γραφικό του περιβάλλον, οι ομοιότητές του με τα Windows, το γεγονός ότι ο χρήστης μπορεί να διαμορφώσει το περιβάλλον εργασίας σύμφωνα με τις δικές του ανάγκες, και επίσης οι χαμηλές του απαιτήσεις σε υπολογιστικούς πόρους. Ενδεικτικά, ένας μικρός διακομιστής (server) μπορεί να στηρίξει άνετα τη λειτουργία του Compiere σε 20 θέσεις εργασίας, κάτι που δεν μπορεί να συμβεί με τα περισσότερα ERP Κλειστού Κώδικα. Το πρόγραμμα προσφέρει πλήρη εμπορική και λογιστική υποστήριξη (παραγγελίες, τιμολόγια, πωλήσεις κ.λπ.), ενώ περιέχει ενσωματωμένες εφαρμογές για τη διαχείριση των πελατειακών σχέσεων (CRM) και των σχέσεων με τους συνεργάτες, των διαδικασιών της εφοδιαστικής αλυσίδας (διαχείριση αποθηκών, διανομές, logistics). Το Compiere παρέχεται προς χρήση δωρεάν στο Διαδίκτυο. Είναι βέβαια εύλογο ότι, για να τεθεί σε λειτουργία και να μπορέσει η επιχείρηση να ενσωματώσει τις διαδικασίες της στο πρόγραμμα (διαδικασία υλοποίησης), χρειάζεται αρκετή εργασία, 5 Βλέπε βιβλιογραφία : No.12 23

25 όπως άλλωστε ισχύει και με κάθε άλλο ERP. Ο χρόνος αυτής της εργασίας εξαρτάται από πολλές παραμέτρους (μέγεθος εταιρίας, είδος δραστηριοτήτων, τεχνολογική υποδομή, διοίκηση κ.ά.) και μπορεί να διαρκέσει από μερικές ημέρες μέχρι και αρκετούς μήνες. Επομένως, δεν αρκεί να κατεβάσει κανείς το πρόγραμμα και να το "τρέξει" στην επιχείρηση. Χρειάζονται και ορισμένες άλλες εργασίες, όπως η ανάπτυξη βοηθητικών εφαρμογών, η υλοποίηση, η προσαρμογή στη νομοθεσία και τα λογιστικά πρότυπα της χώρας, η τεκμηρίωση, η εκπαίδευση των χρηστών κ.ά. Όλες αυτές οι διαδικασίες υλοποίησης και παραμετροποίησης γίνονται επί πληρωμή, είτε κατά παραγγελία από κάποια εταιρία πληροφορικής είτε από εξειδικευμένες εταιρίες που συνεργάζονται με την αμερικανική ComPiere και αναλαμβάνουν την υλοποίηση του προγράμματος. Η ComPiere Inc. είναι η εταιρία που έχει αναλάβει μία σειρά από σχετικές υποστηρικτικές εργασίες και διαθέτει δεκάδες εταιρικούς συνεργάτες σε ολόκληρο τον κόσμο. Δυστυχώς, δεν υπάρχει ακόμη ελληνική εταιρία πληροφορικής που να συνεργάζεται με την ComPiere για την υλοποίηση και την εφαρμογή του ομώνυμου προγράμματος σε ελληνικές επιχειρήσεις, όπως επίσης δεν υπάρχει και κάποια εταιρία που να αναπτύσσει, να εγκαθιστά ή/ και να υλοποιεί ERP ΑΚ. Ωστόσο, η έλλειψη αυτή λογικά δεν θα συνεχιστεί για πολύ ακόμα, δεδομένου ότι αρκετά στελέχη της αγοράς, των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων, αλλά και μέλη κοινοτήτων λογισμικού ΑΚ έχουν δείξει ενδιαφέρον για τον εξελληνισμό κάποιου ERP Ανοιχτού Κώδικα. Ο εξελληνισμός συνίσταται στη συγγραφή εγχειριδίων στα ελληνικά, στη μεταφορά της γλώσσας των μενού στα ελληνικά, στην προσαρμογή των λογιστικών εφαρμογών στα ελληνικά λογιστικά πρότυπα (ή/ και στα διεθνή) κ.ά. Ως έργο, ο εξελληνισμός του Compiere δεν συνιστά κάτι το ιδιαίτερα δύσκολο, καθώς ακόμη και μεμονωμένοι προγραμματιστές και αναλυτές μπορούν να το υλοποιήσουν. Έτσι, ορισμένες ελληνικές εταιρίες που ασχολούνται με το ελεύθερο λογισμικό βλέπουν στο Compiere μια σημαντική επιχειρηματική ευκαιρία και εξετάζουν το θέμα. Παράλληλα, είναι πιθανό κάποια έμπειρη ομάδα προγραμματιστών να εξελληνίσει και να προσαρμόσει το πρόγραμμα για λογαριασμό της ή για λογαριασμό κάποιας επιχείρησης ή ακόμα και για λογαριασμό της ελληνικής κοινότητας λογισμικού ΑΚ. Στην ίδια κατεύθυνση προσπαθούν να κινηθούν και εργαστήρια εκπαιδευτικών ιδρυμάτων και άλλων φορέων, και κατά καιρούς έχουν δει το φως της δημοσιότητας αρκετές σχετικές προσκλήσεις ενδιαφέροντος. Προσθέτοντας αυτά στον δωρεάν χαρακτήρα του Compiere, με τις πολλές εγκαταστάσεις και τη 24

26 διείσδυση σε αρκετές χώρες του κόσμου, δεν μπορούμε παρά να υποθέσουμε ότι δεν θα αργήσει να φθάσει και στην Ελλάδα. Οι επιχειρηματίες που ήδη αναγνώρισαν -απ' όσα αναφέρθηκαν παραπάνω- στο Compiere μία αξιόλογη δυναμική, μπορούν να γίνουν οι ίδιοι πρωτοπόροι και να αναθέσουν σε μια μικρή ομάδα έμπειρων στον ΑΚ προγραμματιστών τον εξελληνισμό του Compiere και την υλοποίησή του στην επιχείρησή τους Τι γνωρίζετε για τις εφαρμογές αυτοεξυπηρέτησης ενός συστήματος; Η σύγχρονη τάση στα συστήματα ERP είναι να δώσουμε άμεση πρόσβαση στους εργαζομένους της επιχείρησης ή στους προμηθευτές ή στους πελάτες να ενημερώνουν το σύστημα όπου αυτό είναι δυνατόν, ελαχιστοποιώντας το κόστος εισαγωγής δεδομένων για την επιχείρηση. Η δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης δίνει βασικό πλεονέκτημα μείωσης κόστους της επιχείρησης, ελαχιστοποίησης των σφαλμάτων από αντιγραφή της πληροφορίας και μείωσης των εγγράφων που διακινούνται σε φυσική μορφή. Ένα παράδειγμα εφαρμογής της αυτοεξυπηρέτησης είναι: Ένας εργαζόμενος της επιχείρησης εισάγει ηλεκτρονικά στο σύστημα τον απολογισμό ταξιδιού και στέλνει την πληροφορία για έγκριση στον προϊστάμενο του. Χωρίς την δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης θα έπρεπε να συμπληρώσει μια φόρμα απολογισμού ταξιδιού, να δώσει την φόρμα στον προϊστάμενο για υπογραφή και στη συνέχει8α μετά την έγκριση η γραμματέας να εισάγει η γραμματέας να εισάγει την πληροφορία στο σύστημα. Κεφάλαιο 3 Σχετικά με το Λογιστήριο των εταιρειών Γενικά Τα επιχειρηματικά συστήματα αλλάζουν το περιβάλλον οικονομικής λογιστικής ουσιαστικά ως διαδικασίες χρησιμοποιημένες για να καταγράψουν, αφομοιώσουν και διανείμουν τέτοιες πληροφορίες που όλες αλλάζουν ριζικά. Η καταγραφή της διαδικασίας για τις συναλλαγές μπορεί γενικά να επισημανθεί πίσω σε τέτοια άτομα όπως έναν εργαζόμενο παραγωγής πάνω σε μια γραμμή συνελεύσεων, ένας 25

27 εργαζόμενος αποθηκών εμπορευμάτων σε μια λαμβάνουσα αποβάθρα, ή ένας ταμίας για κάθε ανίχνευση ένας κώδικας ο οποίος συλλαμβάνει τα στοιχεία και προκαλεί τις διαδικασίες αναπροσαρμογών που διαμορφώνουν τη βασική οικονομική λογιστική αρχεία. Ομοίως, οι οικονομικές εκθέσεις δεν πρέπει πλέον να κατασκευάζονται από ένα σύνολο λογιστών, αλλά μάλλον οι διαδικασίες θα πρέπει να κωδικοποιούνται στο επιχειρηματικό σύστημα για να παράγονται αυτόματα οικονομικά και να τις καθιστούν διαθέσιμες στους υπεύθυνους για τη λήψη αποφάσεων. Ακόμη και η διαδικασία για τις κλείνοντας καταχωρήσεις το κλείσιμο των βιβλίων στο τέλος της περιόδου γίνεται πάντα περισσότερο αυτοματοποιημένα από τις επιχειρήσεις με τα συστήματα Cisco που εκθέτουν τις διαδικασίες κλεισίματος που παίρνουν τις ώρες παρά τις ημέρες. Οι προκλήσεις στην οικονομική λογιστική είναι τώρα περισσότερα ζητήματα που περιβάλλουν την έγκαιρη παράδοση πληροφοριών σε αντιδιαστολή με τις διαδικασίες και για τις εκθέσεις 3.1 Μηχανογραφημένη Λογιστική Μηχανοργάνωση Τι είναι Μηχανογράφηση και τι αυτή επιτυγχάνει. Ο όρος «Μηχανογράφηση» (electronic data processing) έχει ήδη επικρατήσει και σημαίνει επεξεργασία στοιχείων μέσω Η/Υ. Επίσης η λέξη «Μηχανοργάνωση» έχει καθιερωθεί και δηλώνει την οργάνωση των λειτουργικών διαδικασιών της επιχειρήσεως με βάση τις δυνατότητες που προσφέρει κάθε φορά η διαθέσιμη τεχνολογία. Στη σύγχρονη καθημερινή πρακτική, η χρήση μηχανών για την εξυπηρέτηση της οργάνωσης του εμπορικού κυκλώματος των επιχειρήσεων, προσανατολίζεται σχεδόν αποκλειστικά στη χρήσης των ηλεκτρονικών υπολογιστών, καθιστώντας σε αυτό το επίπεδο τους όρους μηχανογράφηση και μηχανοργάνωση σαν όρους ταυτόσημους. Προγράμματα ( Software) Για τα προγράμματα που αγοράζει η επιχείρηση πρέπει να λαμβάνονται υπόψη : Μέγεθος επιχείρησης Χρόνος Σύμβουλος μηχανοργάνωσης 26

28 Εταιρία συμβούλων Λογιστής Αρχική καταγραφή των αναγκών Τωρινές επιχειρηματικές ανάγκες και ιδιαιτερότητες, πρόβλεψη των τεχνολογικών, λειτουργικών και άλλων εξελίξεων που μπορεί να επηρεάσουν το σύστημα. Διαδικασίες κατά τον προγραμματισμό της προμήθειας υλικού και Λογισμικού του υπολογιστικού Συστήματος. Ανάπτυξη Εφαρμογών, συντήρηση του υπολοίπου προγράμματος και των εφαρμογών. Η αποτελεσματική μηχανοργάνωση του λογιστηρίου προϋποθέτει την εμπεριστατωμένη ανάλυση των πληροφοριακών αναγκών της επιχείρησης, τόσο σε επίπεδο εξωτερικών χρηστών (ΚΕΠΥΟ, Τράπεζες κτλ) όσο και σε επίπεδο των εσωτερικών χρηστών, του management της οικονομικής μονάδας. Βασικό στοιχείο αποτελεί και η πρόβλεψη, κατά το δυνατόν, των μελλοντικών πληροφοριακών αναγκών. Μηχανοργάνωση Η αποτελεσματική μηχανοργάνωση του λογιστηρίου προϋποθέτει την εμπεριστατωμένη ανάλυση των πληροφοριακών αναγκών της επιχείρησης, τόσο σε επίπεδο εξωτερικών χρηστών, του management της οικονομικής μονάδας. Βασικό στοιχείο αποτελεί και η πρόβλεψη, κατά το δυνατόν, των μελλοντικών πληροφοριακών αναγκών. Το κέρδος από την Μηχανοργάνωση είναι πολλαπλό : Οργάνωση Εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος Καλύτερη αξιοποίηση του υπάρχοντος προσωπικού Επέκταση των δραστηριοτήτων της επιχείρησης Αυξημένη πληροφόρηση Μεγαλύτερη αξιοπιστία Ανταγωνιστικότητα και επιβιωσιμότητα. 27

29 3.2 Προβλήματα της Μηχανογραφημένης Λογιστικής Παρακολούθησης. Αύξηση της πολυπλοκότητας των εμπορολογιστών προγραμμάτων απαιτεί πλέον εξειδικευμένους χρήστες / λογιστές. Εξάρτηση από ένα ή περισσότερους προγραμματιστές και ελλιπής υποστήριξης του προγράμματος. Συνήθως στα κατά παραγγελία όπου επιβάλλεται η χρησιμοποίηση αξιόπιστου συνεργάτη προγραμματιστή (ή εταιρίας παραγωγής λογισμικού) που εκτός από την κατασκευή του θα μεριμνά μελλοντικά για τη συντήρηση και την εξέλιξή του. Τα παραπάνω ισχύουν και για το υλικό κομμάτι της μηχανογράφησης (Η/Υ, εκτυπωτές, modem κλπ). Η παραπληροφόρηση πολλών επιχειρηματιών σχετικά με το τι μπορεί να πετύχει η μηχανοργάνωση μιας επιχείρησης. Περιμένουν οι Η/Υ να λύσουν χρόνια προβλήματα ανεπαρκούς λειτουργίας και οργάνωσης με ένα θαύμα.. Σε πολλούς δεν έχει γίνει κατανοητό ότι η μηχανογράφηση μιας εταιρείας θα αποδώσει τα αναμενόμενα μόνο όταν διαθέτει ήδη μία άρτια και δοκιμασμένη χειρόγραφη οργάνωση. Λανθασμένη προσέγγιση, συνολικά στο θέμα της μηχανοργάνωσης. Ακολουθία της μόδας, προσπάθεια απόκτησης κύρους, καλές προθέσεις και όνειρα δεν αρκούν. 3.3 Στόχοι Διαχείρισης Γνώσης Με τη Διαχείριση της Γνώσης οι εταιρείες θα μπορούν : Να κατασκευάσουν προϊόντα τα οποία θα είναι αποδεκτά αλλά και ανταγωνιστικά Να τοποθετηθούν στην αγορά και να τιμολογηθούν για καλύτερες και πιο επικερδείς επιχειρήσεις Να βρουν ευκαιρίες, οι οποίες θα μπορούν να κάνουν την επιχείρηση περισσότερο δυνατή Να κινητοποιήσουν τους εργαζομένους Να ικανοποιήσουν τις ανάγκες των αλλαγών Να επαναλάβουν την επιτυχία ή τουλάχιστον να αποφύγουν τα λάθη 28

30 Χαρακτηριστικά «ανθρώπινοι πόροι» στο χώρο εργασίας τους. 1. ευφυΐα, 2. ικανότητες 3. αφοσίωση 4. πείρα Με βάση την ψυχολογία η συμπεριφορά των ανθρώπων στο χώρο εργασίας τους αποτελεί λειτουργία τεσσάρων, τουλάχιστον μεταβλητών, οι οποίες είναι οι εξής : 1. ικανότητα 2. κίνητρα 3. αντίληψη του ρόλου 4. συνθήκες κατά περίσταση Επιπλέον, οι εργαζόμενοι έχουν την δυνατότητα να σχηματίζουν ομάδες και συνδικάτα προκειμένου να υπερασπίζονται ή να προάγουν τα δικά τους συμφέροντα. Κεφάλαιο 4 Μελέτη του Ομίλου Siemens A.E 4.1 Περιγραφή της εταιρείας 6 Στα πλαίσια της Κοινωνίας της Πληροφορίας του 21ου αιώνα, η Siemens σε παγκόσμιο επίπεδο δίνει έμφαση στην καινοτομία και την τεχνογνωσία. Ενισχύει διαρκώς την παρουσία της στην Eλλάδα και έχει ενσωματωθεί πλήρως στην οικονομία της χώρας μας. Oι εταιρείες του ομίλου Siemens προσφέρουν προϊόντα και υπηρεσίες με άριστες τεχνικές και ποιοτικές προδιαγραφές, ενώ στις σύγχρονες βιομηχανικές μονάδες του ομίλου κατασκευάζονται προϊόντα υψηλής τεχνολογικής στάθμης που προορίζονται για την εγχώρια και την παγκόσμια αγορά. Παράλληλα, η Siemens συνεργάζεται με κρατικές και ιδιωτικές ελληνικές επιχειρήσεις συστήνοντας ευέλικτες κοινοπραξίες που δραστηριοποιούνται δυναμικά και επεκτείνονται στην εσωτερική και διεθνή αγορά. Oι ανταγωνιστικές αυτές 6 Βλέπε βιβλιογραφία : No.10 29

31 κοινοπραξίες απασχολούν μεγάλο αριθμό εργαζομένων, πραγματοποιούν σημαντικές εξαγωγές και έχουν εξελιχθεί σε κέντρα έρευνας και μεταφοράς τεχνογνωσίας που συμβάλλουν στην τεχνολογική ανάπτυξη της χώρας μας. Η επιχείρηση της Siemens AE αποτελείται από το A&D, AK,APF,CC, CIO, COM, CP, DIP, I&S, IA, LD, LOG, MED, ONE SIEMENS, PG, Procurement, PTD, QM, SBT, SRE, TS. 4.2 Προγράμματα 10 σημείων FY 2006 Το "10 points" πρόγραμμα είναι εκείνοι οι στόχοι που έχει επιλέξει η εταιρία ως αυτούς με μεγαλύτερη προτεραιότητα στους τομείς στρατηγικής, λειτουργικής της εταιρείας και ανθρώπινου δυναμικού και για τους οποίους θα πρέπει να ενεργήσουμε για την επίτευξή τους. Οι επιχειρησιακές μονάδες της εταιρίας (Business Units) βασιζόμενες στις προτεραιότητες που έχει θέσει η εταιρία δημιουργούν τα δικά τους "10 points" σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες της επιχειρησιακής μονάδας τους. Ανάπτυξη & αποδοτικότητα Εστίαση στον πελάτη Καινοτομία Ανάπτυξη / διαπρέπεια υπαλλήλων top + και SMS (Siemens Management System) Βελτιστοποίηση διαδικασιών, Χειρισμός έργων, PM@Siemens Διαχείριση ενεργητικού Κοινές υπηρεσίες Εταιρική διοίκηση/ Προστασία μετόχων / Εταιρική εθνικότητα 1-9 Fit4More Greece 4.3 Οι αρχές της επιχείρησης πλεονεκτήματα για να 1. Καθιστά τους πελάτες της ισχυρούς και τους παρέχει αντεπεξέλθουν στον ανταγωνισμό. 2. Προωθούνε καινοτομίες και διαμορφώνουνε το μέλλον. 30

32 χειρισμών. 3. Βελτιώνουν την αξία της επιχείρησης και διασφαλίζουνε ευχέρεια κορυφαίες επιδόσεις. 4.Προωθούνε τους συνεργάτες τους και τους παρέχουνε κίνητρα για 5. Διακρίνονται για την υπευθυνότητα τους έναντι της κοινωνίας και δραστηριοποιούνται για έναν καλύτερο κόσμο. Εφαρμογή της επιχειρηματικής πολιτικής Οι περισσότερες εταιρείες, διατηρούν μικρό έλεγχο στις δαπάνες τους. Μπορούν βέβαια να διανέμουν σωστά τον προϋπολογισμό τους, αλλά τελικά δεν ελέγχουν απόλυτα τι και πότε αγοράζουν οι υπάλληλοι τους. Οι επιχειρήσεις μπορούν πλέον να ενσωματώσουν την πολιτική προμηθειών που υιοθετούν, στην λογική του λογισμικού προμηθειών που χρησιμοποιούν. Οι κανόνες που μπορούν να υλοποιηθούν περιλαμβάνουν: διαδικασίες έγκρισης δαπανών, ορίων αγορών, επιθυμητών προμηθευτών και προσυμφωνημένων συμβολαίων αγορών. 4.4 Η Έννοια του Δικτύου Η έννοια του Δικτύου αφορά όλη την εταιρία Siemens παγκοσμίως καθώς και της επιχειρησιακές μονάδες, οι οποίες έχουν την ίδια εμφάνιση, λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο και δίνουν την ίδια εικόνα της καταναλωτές καθώς και της υπαλλήλους. Η συμμετοχή σε ένα δίκτυο έχει οφέλη της: Καλύτερη αντιμετώπιση του ανταγωνισμού Ισχυρή εικόνα της καταναλωτές Οικονομίες κλίμακας Δυνατότητα επαγγελματικής εξέλιξης των εργαζομένων, αλλά και υποχρεώσεις της συμμόρφωση με ενιαίες πολιτικές (εμπορική, προσωπικού, κ.ο.κ.) 31

33 Εντονότερη προσπάθεια διαφύλαξης της ενιαίας εικόνας της καταναλωτές Κάθε τμήμα της εταιρίας, μπορεί να επηρεάσει θετικά ή αρνητικά τον πελάτη, ο οποίος σχηματίζει θετική ή αρνητική αντίστοιχα εικόνα για ολόκληρο το δίκτυο. Όπλα για τη διασφάλιση της ενιαίας εικόνας του ομίλου Siemens AE αποτελούν: Η αφοσίωση στο πελάτη και η κάλυψη των αναγκών του Η συνεχής εκπαίδευση του ανθρωπίνου δυναμικού Η ομαδική εργασία Η συνεργασία όλων των εργαζομένων 4.5 Λογισμικό SAP Ολοκληρωμένη Λειτουργικότητα Η λύση SAP ERP προσφέρει λειτουργικότητα για παρακολούθηση υπηρεσιών, αναλύσεις, χρηματοοικονομική διαχείριση, διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, παραγωγικές και εφοδιαστικές λειτουργίες και διεταιρικές συναλλαγές. Επιπλέον, προσφέρει υποστήριξη για συστήματα διαχείρισης όπως user administration, configuration management, centralized data management, και Web services management. Η λύση SAP ERP ενισχύεται από τα χαρακτηριστικά και τις βέλτιστες πρακτικές που βασίζονται στις τρεις δεκαετίες της πείρας της SAP. Η λύση παρέχει τη δυνατότητα στους οργανισμούς να μειώσουν το κόστος λειτουργίας, να επιτύχουν γρηγορότερη απόδοση στην επένδυση τους και να ωφεληθούν από μία ευέλικτη υποδομή πληροφορικής που οδηγεί στην καινοτομία. Επίσης προσφέρει μία ολοκληρωμένη λύση που σχεδιάστηκε για να υποστηρίζει τις διεθνείς επιχειρήσεις ώστε οι εταιρίες να μπορούν αποτελεσματικά και επιτυχημένα να λειτουργήσουν σε παγκόσμιο επίπεδο Στρατηγικές Καινοτομίες Μέσω της σύγκλισης της πληροφορικής και των τηλεπικοινωνιών, στόχος είναι η παροχή ολοκληρωμένων λύσεων υψηλής τεχνολογίας και ποιότητας για συστήματα και αυτόνομες επιχειρηματικές διαδικασίες. 32

34 Η τάση αυτή είναι ήδη εμφανής σε όλο το φάσμα των δραστηριοτήτων της Siemens στην Ελλάδα, από την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών μέχρι την ολοκλήρωση συστημάτων και λύσεων «με το κλειδί στο χέρι». Από τα «έξυπνα» κινητά τηλέφωνα και τις προηγμένες λύσεις βιομηχανικού αυτοματισμού, μέχρι τα ολοκληρωμένα συστήματα ρύθμισης κυκλοφορίας. Στόχος της Siemens είναι να αναπτύσσει τεχνολογίες που υπερβαίνουν τα όρια των σημερινών προτύπων, όχι μόνο προσφέροντας τα εργαλεία για να αντιμετωπιστούν οι προκλήσεις των σύγχρονων επιχειρήσεων, αλλά και εξασφαλίζοντας το όραμα της μελλοντικής επιτυχίας τους, υποδεικνύοντας τα βήματα στην πορεία της ανάπτυξης. Η δύναμή στην καινοτομία είναι ο κύριος παράγοντας της επιτυχίας μας. Η καινοτομία πάντα αποτελεί τον αρχικό κρίκο σε κάθε αλυσίδα αξιών. Έτσι, το να έχουμε ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης της καινοτομίας είναι απαραίτητη προϋπόθεση για να συνεχίσουμε να παρέχουμε στους πελάτες μας ποιοτικά προϊόντα και λύσεις πραγματικά αποτελεσματικές στην αντιμετώπιση των αναγκών τους. Κάθε χρόνο, η Siemens διαθέτει παγκοσμίως πάνω από 5 δις Ευρώ σε προγράμματα έρευνας και ανάπτυξης.η Siemens Ελλάδος είναι βασικό μέλος του παγκόσμιου δικτύου καινοτομίας της Siemens. Με την τοπική τεχνογνωσία της και το εξειδικευμένο ανθρώπινο δυναμικό, υλοποιεί για τους πελάτες της πολύπλοκα ολοκληρωμένα καινοτόμα έργα, διαθέτει προηγμένες υπηρεσίες σε τεχνολογίες αιχμής, αλλά και συμμετέχει στην ανάπτυξη των προϊόντων του Οίκου μέσω του τοπικού κέντρου ανάπτυξης λογισμικού και προωθεί την είσοδό της σε νέους καινοτόμους τεχνολογικούς τομείς. Ο συνδυασμός της εμπειρίας και της τεχνογνωσίας μας επιτρέπει την παροχή εξειδικευμένων λύσεων στους πελάτες μας, προσαρμοσμένων στις δικές τους απαιτήσεις και ανάγκες, οπουδήποτε στον κόσμο. Στην Κοινωνία της Πληροφορίας ο ρόλος της Siemens είναι να προβλέπει τις ανάγκες του αύριο και να δίνει λύσεις σήμερα. Με μεγάλη εμπειρία στις συνεχώς εξελισσόμενες τεχνολογίες της πληροφορικής και των τηλεπικοινωνιών δημιουργούμε το παρόν μέσα από τις υψηλές απαιτήσεις του μέλλοντος. Με άλλα λόγια προβλέπουμε τις σημαντικές τάσεις της αγοράς, αντικατοπτρίζουμε τις τάσεις αυτές στα προϊόντα μας και παρέχουμε καινοτόμες λύσεις που ανοίγουν νέους επιχειρηματικούς ορίζοντες. 33

35 4.5.3 Χαρακτηριστικά & Λειτουργίες H λύση SAP ERP επανακαθορίζει το σχεδιασμό επιχειρησιακών πόρων προσφέροντας χαρακτηριστικά και λειτουργίες που υποστηρίζουν τις ακόλουθες δραστηριότητες: Υπηρεσίες αυτοεξυπηρέτησης -- Φιλικές διασυνδέσεις και υποστήριξη επιχειρησιακών ρόλων απλοποιούν την πρόσβαση σε πληροφορίες και ενδυναμώνουν τους εργαζόμενους και τους διευθυντές τμημάτων καθώς παρέχουν ώθηση στα κίνητρα, την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα. Analytics -- Με ολοκληρωμένη υποστήριξη για επιχειρησιακό στρατηγικό σχεδιασμό, ανάλυση επιχειρησιακών λειτουργιών, ανάλυση επιχειρησιακών διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού και οικονομική ανάλυση, η λύση mysap ERP προσφέρει ολοκληρωμένο σύστημα επιχειρησιακής ευφυΐας. Financials -- Λειτουργίες για αυτοματοποίηση των χρηματοοικονομικών και της λογιστικής, της οικονομικής διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας. Επιτακτική ανάγκη για Basel II και Sarbanes-Oxley απαιτεί την εταιρική πρωτοβουλία για συμμόρφωση. Διαχείριση ανθρώπινου κεφαλαίου -- Λειτουργίες που υποστηρίζουν τη διαχείριση του κύκλου ζωής του εργαζόμενου, της αξιοποίησης του ανθρώπινου δυναμικού, και τη διαχείριση συναλλαγών του εργαζόμενου. Επιχειρησιακές λειτουργίες -- Ένα ολοκληρωμένο σύνολο διαχείρισης λειτουργιών logistics βοηθούν να βελτιώσετε τους επιχειρησιακούς κύκλους όπως purchase-to-pay και make-to-order. Εταιρικές Υπηρεσίες -- Λειτουργικότητα υποστήριξης των κεντρικών και αποκεντρωμένων υπηρεσιών για διαχείριση της ακίνητης περιουσίας; περιβάλλον, υγιεινή και ασφάλεια (EH&S); Κίνητρα και προμήθειες; Και εταιρικά ταξίδια Επιχειρησιακά Οφέλη Η λύση mysap ERP παρέχει ένα ολοκληρωμένο σύνολο από επιχειρησιακά οφέλη που περιλαμβάνουν: Υποστήριξη λήψης αποφάσεων -- Πρόσβαση στη σωστή πληροφορία σε πραγματικό χρόνο για καθορισμό ευθυνών και αναζήτηση ευκαιριών έγκαιρα 34

36 Βελτιωμένη παραγωγικότητα, απόδοση και ανταπόκριση -- Επέκταση του εύρους των επιχειρησιακών διαδικασιών για τη σύνδεση περισσότερων ατόμων σε πραγματικό χρόνο μέσα και πέρα από τα όρια της επιχείρησης. Εύκολη πρόσβαση σε σταθερές, συνεπείς προοπτικές των διαδικασιών σας. Μειωμένα κόστη μέσω αύξησης της ευελιξίας -- Ανάπτυξη επιπρόσθετης επιχειρησιακής λειτουργικότητας καθώς οι ανάγκες σας εξελίσσονται, μειώνοντας τα κόστη και προωθώντας τον εκσυγχρονισμό. Χάρη στην ενδυνάμωση της λύσης mysap ERP από την πλατφόρμα SAP NetWeaver, έχετε τη δυνατότητα να προφυλάξετε και να επηρεάσετε τις υπάρχουσες επενδύσεις σε λύσεις πληροφορικής (SAP και μη-sap λύσεις). Προσαρμοστικότητα στον επιχειρησιακό εκσυγχρονισμό -- Ανώδυνη ενοποίηση όλων των διαδικασιών και αξιοποίηση της πιο σύγχρονης τεχνολογίας διαδικτύου. Μειωμένος κίνδυνος -- Υλοποίηση mysap ERP με ελάχιστο κίνδυνο των επιχειρησιακών διαδικασιών. Σιγουριά ότι η SAP είναι ο έμπιστος συνεργάτης για μακροχρόνια ανάπτυξη. Καλύτερη Χρηματοοικονομική διαχείριση και συλλογική διακυβέρνηση -- Βελτίωση της εικόνας στον οργανισμό σας και ικανοποίηση διεθνών αναγκών και νομικών απαιτήσεων, όπως για παράδειγμα, τα διεθνή λογιστικά πρότυπα, τη μισθοδοσία και τη συλλογική διακυβέρνηση Ελαχιστοποίηση δαπανών για λύσεις πληροφορικής -- Εξάλειψη του υψηλού κόστους ενοποίησης και της ανάγκης για αγορά πρόσθετων τρίτων προϊόντων. Ανάπτυξη επιπρόσθετων λύσεων, όταν είναι αναγκαίο. Ταχύτερη, υψηλότερη απόδοση της επένδυσης σας (ROI) -- Εγκατάσταση της λύσης mysap ERP με τη χρήση τεχνικών ταχείας υλοποίησης στο μισό τουλάχιστον κόστος των παραδοσιακών προσεγγίσεων. Υψηλότερο ηθικό του προσωπικού και παραγωγικότητα -- Παροχή υπηρεσιών αυτοεξυπηρέτησης στους εργαζόμενους για ενίσχυση του ηθικού και αύξηση της παραγωγικότητας. 4.6 Σκελετός Αναφοράς Διαδικασιών Reference Process House 35

37 Η Εταιρία έχει δημιουργήσει ένα Σκελετό Αναφοράς Διαδικασιών. Ο σκελετός αυτός αποτελεί: 1. την υποχρεωτική γενική βάση για την διαχείριση διαδικασιών των ομάδων και των περιοχών 2. περιγράφει τις διοικητικές, επιχειρησιακές και υποστηρικτικές διαδικασίες της Siemens ως υποχρεωτικές διαδικασίες μέσω της σταθερής εφαρμογής του μοντέλου επιπέδων 3. καθιστά πιθανή τη διάταξη των επιχειρησιακών διαδικασιών end-to-end μέσω της επιλογής των κατάλληλων διαδικασιών & την προσανατολισμένη στις διάφορες φάσεις σύνδεση 4. η Siemens παρουσιάζει τους επιχειρησιακούς τύπους (προϊόν, σύστημα, εγκαταστάσεις, λύσεις και υπηρεσίες. Reference Process House Management Processes Customer Relationship Management (CRM) Supply Chain Management (SCM) Product Lifecycle Management (PLM) Support Processes Strategic Planning & Controlling Plan Plan Plan Quality Management Financial Planning & Controlling Understand Source Product Lifecycle Management Environment, Health & Safety Enterprise Governance Sell Make Define Intellectual Capital Management Internal Audit Care Deliver Realize Human Resources Return Commercialize/ Operate Financial Management Return Procurement Process Information Management Communication 36 Real Estate Management

38 4.7. Τι είναι ο Spiridon; Λειτουργίες Λογιστηρίου Siemens Ο Spiridon είναι μία εξελιγμένη πλατφόρμα μηχανογράφησης βασισμένη στο SAP. Το Λογιστήριο της εταιρείας λειτουργεί σύμφωνα με τις παρακάτω διαδικασίες : Περίληψη Διαχείρισης Τα 5 επίπεδα του Spiridon Η Κυβέρνηση και τα Λειτουργικά Επίπεδα υποστηρίζουν μία διαδικασία εύχρηστη και πραγματική. Τα επίπεδα 1-3 αλληλοεξαρτώνται και για χάρη των δύο συμπράξεων (κόστη) και για την τρέχοντα ευθυγράμμιση πρέπει να σχεδιάζονται, να εφαρμόζονται και να τηρούνται με δυνατή Διευθυντική Ηγεσία. Η διαδικασία του επιπέδου 4 θα έπρεπε να αρχίζει με διευθυντικές πρότυπες εφαρμογές για χάρη της μεγιστοποίησης των δύο συμπράξεων και την διαδικασία ευθυγράμμισης. Ο Εντοπισμός και οι περαιτέρω Περιφερειακές απαιτήσεις θα πρέπει να οριστικοποιηθούν σε περιφερειακές εφαρμογές προγραμμάτων. Οι πτυχές της εφαρμογής του επιπέδου 5 παραμένουν υπεύθυνες για τα περιφερειακά κέντρα. 37

39 Επίπεδο 1 : Οικονομικές και Ελεγκτικές Διαδικασίες Επίπεδο 2 : Διευθυντικές Λογιστικές Διαδικασίες και Διευθυντική Συνδεσιμότητα του e-business Επίπεδο 3 : Γενικές Λογιστικές Απαιτήσεις του ERP Επίπεδο 4 : Οδηγός Πρόσθετων Ενοτήτων και Διεπαφών Spiridon Concept and Content Το επίπεδο 1 τυπικά διαχειρίζεται από το CF (Corporate Finance) και περιλαμβάνει τους ακόλουθους τομείς: Οικονομικά General Ledger (GL) Chart of Accounts (CoA) Accounts Receivable/Accounts Payable (AR/AP) Asset Accounting (AA) Special Ledger (SL) Cash Bank/Treasury (CBT, ICC) ABAP s 38

40 Έλεγχος Profit Center Accounting (PCA) Cost Center Accounting (CCA) Profitability Analysis (PA) Overhead Management (OM) Project Systems Financials (PS) Order Cost Controlling (OCC) Management Reporting: Vermögens- und Kapitalaufstellung/Kapitalflussrechnung (VKA-KFR), E-Report (Statement of Income), Esprit Interface (Upload File from SL to Esprit) ABAP s Το επίπεδο 2 τυπικά διαχειρίζεται από το CIO και περιλαμβάνει τα Corporate Logistics Standards: EDI: EDI Trade Messages, EDI Material Master Messages, EDI Financial Messages) CLplus Material Master Data: PRODAT/PRICAT, FDB online interface Foreign trade: Export Control, Preference processing 39

41 Layer 3 develops Unit driven Add-Ons and Interfaces to enhance SAP standard functionality, facilitating detailed planning and execution of projects. ICN Comet-Apla: Comet Apla (Component Engineering Tool - Aufbauplannung) χρησιμοποιείται για να δημιουργεί Equipment List Rack (EL:R) βασισμένο στα δοθέντα building blocks. Comet-Apla is replacing the EXPORT-Tool. Αυτά τα στοιχεία είναι ικανά να διευκολύνουν το σχέδιο και να εκτελούν τα προγράμματα/διαδικασίες. Το επίπεδο 4 συμπληρώνει το Spiridon με τις Business και Logistic διαδικασίες: 40

42 4.8 Αναγνώριση Στοιχείων Ανάλογα με την παραγγελία μας οι προμηθευτές είναι να εκδίδουν τα εξής είδη στοιχείων : Τιμολόγιο Πώλησης Δελτίο Αποστολής (ενσωματωμένο) Τιμολόγιο Πώλησης (με χωριστό Δελτίο Αποστολής) Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών Πιστωτικό Σημείωμα Τιμολόγιο Τόκων Φορτωτική Πρόσθετη πράξη Ασφαλίστρων Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών Ο κάθε επεξεργαστής που παραλαμβάνει ένα από τα παραπάνω στοιχεία των προμηθευτών, είναι υποχρεωμένος να το διαβιβάζει αυθημερόν αναγνωρισμένο με μια φωτογραφία του στοιχείου στο Λογιστήριο Προμηθευτών (LKK) για καταχώρηση και πληρωμή. Αν για οποιοδήποτε λόγο η αναγνώριση του είναι αδύνατο να γίνει αυθημερόν θα το στείλει αναγράφοντας τα στοιχεία και το τμήμα του χωρίς αναγνώριση με μία φωτοτυπία στο Λογιστήριο Προμηθευτών για άμεση καταχώρηση. Το Λογιστήριο Προμηθευτών καταχωρεί αμέσως το στοιχείο του προμηθευτή στο θεωρημένο ημερολόγιο και στη συνέχεια επιστρέφει τη φωτοτυπία αυτού στον αρμόδιο οικονομικό επεξεργαστή για αναγνώριση. Το πρωτότυπο φυλάσσεται στο Λογιστήριο Προμηθευτών ώστε να μην υπάρχει κίνδυνος απώλειας αυτού κατά την διαδικασία αναγνώρισης του. Τυχόν αναβολή της πληρωμής του τιμολογίου δεν αναστέλλει την υποχρέωση αμέσου καταχωρήσεως. Στην περίπτωση αυτή το τιμολόγιο θα σταλεί πάλι αυθημερόν στο Λογιστήριο Προμηθευτών με την ένδειξη στις παρατηρήσεις «Να μην πληρωθεί μέχρι νέας ειδοποιήσεως». Το Λογιστήριο Προμηθευτών πρέπει να ελέγχει εάν τηρούνται τα σχετικά με αυτό σημεία της παρούσας οδηγίας εργασίας και σε κάθε περίπτωση ανωμαλίας να ειδοποιεί την υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου. Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής (ενσωματωμένο) 41

43 Με αυτό το είδος στοιχείου συνοδεύονται τα αγαθά και παραδίδονται από τον προμηθευτή σύμφωνα με τον Κ.Β.Σ μόνο σε χώρους της εταιρείας ή εργοτάξια μας. Το πρωτότυπο «Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής» παραδίδεται υποχρεωτικά μαζί με τα αγαθά στον παραλήπτη και πρέπει να διαβιβάζεται αυθημερόν αναγνωρισμένο στο Λογιστήριο Προμηθευτών για καταχώρηση και παραπέρα επεξεργασία. Δελτίου Αποστολής Με αυτό το είδος στοιχείου οι παραδόσεις από τον προμηθευτή είναι δυνατόν να γίνουν Σε χώρους ή εργοτάξια της εταιρείας μας Σε τρίτους (πελάτες μας) κατόπιν εντολής μας Στην συνέχεια ο προμηθευτής εκδίδει και αποστέλλει στην εταιρεία μας το «Τιμολόγιο». Το Λογιστήριο Προμηθευτών όταν λάβει το πρωτότυπο τιμολόγιο το καταχωρεί. Στην συνέχεια στέλνει αντίγραφο του για αναγνώριση στον αρμόδιο οικονομικό επεξεργαστή. Ο επεξεργαστής αναγνώρισης του τιμολογίου, εκτός από την αναγνώριση υποχρεούται : Α) στην περίπτωση που η παράδοση έγινε στους χώρους ή εργοτάξιο της εταιρείας, να επισυνάπτει επί του τιμολογίου το πρωτότυπο του Δελτίου Αποστολής που θα φέρει απαραίτητα την υπογραφή και το ονοματεπώνυμο του συνεργάτη που παρέλαβε το υλικό. Προκειμένου να επιτευχθεί τούτο υποχρεούνται οι συνεργάτες που παραλαμβάνουν υλικά με «Δελτίο Αποστολής», μετά την παραλαβή να το διαβιβάζουν στην αρμόδιο οικονομικό επεξεργαστή που θα κάνει την αναγνώριση του τιμολογίου. Β)Στην περίπτωση που η παράδοση έγινε από τον προμηθευτή κατευθείαν στον πελάτη κατόπιν εντολής μας, να επισυνάπτει επί του τιμολογίου αντίγραφο του Δελτίου Αποστολής με το οποίο έγινε η μεταφορά και παράδοση υλικών. Προκειμένου να επιτευχθεί τούτο, θα πρέπει όταν δίνεται η παραγγελία στον προμηθευτή, να του επισημαίνεται ότι μαζί με το «ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ» υποχρεούται σύμφωνα με τον Κ.Β.Σ. να στείλει και επικυρωμένο με υπογραφή και σφραγίδα του προμηθευτή αντίγραφο του Δελτίου Αποστολής με την υπογραφή και το ονοματεπώνυμο του παραλήπτη (πελάτη μας). 42

44 Το Λογιστήριο Προμηθευτών υποχρεούται κατά την παραλαβή των αναγνωρισμένων τιμολογίων να εξετάζει εάν επισυνάπτονται τα σχετικά «Δελτία Αποστολής». Στην περίπτωση που τα τιμολόγια δεν συνοδεύονται από τα απαραίτητα Δελτία Αποστολής, αποστέλλεται η διαδικασία πληρωμής του Τιμολογίου μέχρι προσκομίσεως των Δελτίων Αποστολής. Φορτωτική Αυτό το είδος στοιχείου εκδίδεται από τις μεταφορικές εταιρείες εις 4πλουν. Επισημαίνεται ότι βάσει του Κ.Β.Σ αποδεικτικό δαπάνης γι αυτόν που καταβάλλει τα κόμιστρα αποτελεί μόνο το τρίτο αντίκτυπο της φορτωτικής και επομένως μόνο η φορτωτική Νο 3 θα πρέπει να αναγνωρίζεται και πληρώνεται. Αναγνώριση Για την αναγνώριση των τιμολογίων προμηθευτών χρησιμοποιεί το έντυπο «Έλεγχος Τιμολογίου» (συν/νο 7, ΣΑΕ 154), το οποίο επισυνάπτεται στο τιμολόγιο. Για την αναγνώριση των τιμολογίων μεταφορών αποθηκευτών, σταλιών και εκτελωνιστών των Importvorgaenge χρησιμοποιείται αντίστοιχη σφραγίδα. Οι υπογραφές αναγνώρισης τιμολογίων ρυθμίζονται ως εξής: Για την αναγνώριση τιμολογίων που αφορούν παραγγελίες υπογράφουν: Στην πρώτη στήλη του εντύπου «Για την άρτια παράδοση και ποιότητα εργασίας υλικών» ο συνεργάτης που παρέλαβε τα υλικά ή την παροχή υπηρεσιών Στην δεύτερη στήλη «Για τον ορθό απολογισμό ανταποκρίνεται στην παραγγελία» ο αρμόδιος οικονομικός επεξεργαστής αναγνώρισης των τιμολογίων του τμήματος ο οποίος κάνει και τη λογιστική τακτοποίηση. Στη Τρίτη στήλη «Τιμολόγιο προς καταχώρηση και πληρωμή» ανάλογα με το ποσό του τιμολογίου: Για τιμολόγια που αφορούν Δελτία Παραγγελιών που έχουν εκδοθεί από την Logistic και Standortverwaltung υπογράφει ο Δ/ντης αυτών και εν απουσία του ο Δ/ντής RW. Για τιμολόγια που αφορούν Παραγγελίες που έχουν εκδοθεί από τα τμήματα υπογράφουν ως εξής: Μέχρι δρχ ο οικονομικός προϊστάμενος του τμήματος Μέχρι δρχ ο οικονομικός υποδ/ντής του τμήματος Άνω των δρχ ο Δ/ντής Logistic και εν απουσία του ο Δ/ντής RW. 43

45 Παρακολούθηση παραδόσεως υλικών Με σκοπό να εξασφαλιστεί η παρακολούθηση παραδόσεως των υλικών στις συμφωνημένες ημερομηνίες, πρέπει τα κόκκινα αντίγραφα των Δελτίων Παραγγελίας να φυλάσσονται από τον εκδότη χωρισμένα κατά εβδομάδα παραδόσεως. Για την τρέχουσα εβδομάδα παραδόσεως πρέπει να ελέγχονται τα Δελτία Παραγγελίας καθημερινώς από τον εκδότη. Υλικά που πρέπει να σταλούν σε εργοτάξια, παραδίδονται στην αποθήκη του ΜΑ. Η Αποθήκη του ΜΑ σε συνεργασία με τον υπεύθυνο συνεργάτη προετοιμασίας και συντονισμού εργοταξίων προωθεί τα υλικά προς τα εργοτάξια. Controlling/ Στατιστικά στοιχεία Από το μηχανογραφικό σύστημα «KALAS-LKK» παρέχονται χρήσιμα στατιστικά στοιχεία: Κίνηση (τζίρος) και ο αριθμός τιμολογίων κατά προμηθευτή (L 645) Μη αναγνωρισμένα Τιμολόγια μηνός (L629) Υποχρεώσεις επομένων μηνών κατά Bereich (L610) Χρονική διάρκεια ροής τιμολογίων προμηθευτών κατά θέση κόστους. Αρχεία υλικών/ προμηθευτών Η Κεντρική Υπηρεσία Προμηθειών τηρεί σε προσωπικό ηλεκτρονικό υπολογιστή αναλυτικά αρχεία προμηθευτών και υλικών, ώστε να είναι σε θέση να επιλεγεί ή να συμβουλεύει για την επιλογή των κατάλληλων προμηθευτών ανάλογα με την εκάστοτε περίπτωση. Για διευκόλυνση των υπαλλήλων της εταιρείας επισυνάπτεται πίνακας από τον οποίο εμφανίζονται συνοπτικώς με μία ματιά οι ρυθμίσεις της παρούσης οδηγίας εργασίας, όσον αφορά υποχρέωση λήψης προσφορών, εγγραφή ή προφορική ανάθεση, υπογραφές εγκρίσεως παραγγελιών και υπογραφές αναγνωρίσεως τιμολογίων σε συνάρτηση με το ύψος της αξίας της εκάστοτε παραγγελίας. 44

46 4.9 Ανάλυση Ερωτηματολογίου Για σκοπούς εξυπηρέτησης της εργασίας έφτιαξα ένα ερωτηματολόγιο, το οποίο με βοήθησε να βγάλω αρκετά συμπεράσματα. Στις συνεντεύξεις (8/11/2005 και 22/1/2006) συμμετείχαν ο Διευθυντής του τμήματος Μηχανογράφησης και ο Διευθυντής του τμήματος μηχανογραφικού συστήματος ERP Εισαγωγή Το ερωτηματολόγιο αποτελείται από είκοσι έξι ερωτήσεις γενικές και μη, ανοιχτού και κλειστού τύπου. Το περιεχόμενο αναφέρεται στο πληροφοριακό σύστημα της Siemens και στις λειτουργίες του λογιστηρίου. Για τον λόγο που η εταιρεία επέλεξε το SAP, για τα αναμενόμενα οφέλη,για την λειτουργικότητα των τμημάτων, για την μείωση προσωπικού, χρόνου και χώρου. Επίσης αναφέρεται στην κατάλληλη στιγμή για την λειτουργία του συστήματος και για τους στόχους μεθοδολογίας της συντήρηση του. Περιλαμβάνει ακόμα ερωτήσεις όπως για την ύπαρξη άλλων χρησιμοποιηθέντων εκδόσεων, για αναλυτικό εγχειριδίου χρήσεως. Γίνεται αναφορά για την τιμολόγηση, τα λάθη και για τις διευκολύνσεις των λογιστών μετά την εφαρμογή του συστήματος Αποτελέσματα Ερωτηματολογίου Όπως όλες οι εταιρείες μεγάλου μεγέθους, έτσι και η Siemens χρησιμοποιούν ERP για να έχουν άμεσα και γρήγορα αποτελέσματα. Η εταιρεία χρησιμοποιεί το SAP διότι είναι το πιο καλό αυτή την στιγμή και το πιο εξελιγμένο. Τα οφέλη που προσδοκούν είναι η γρήγορη πληροφόρηση και ο αυτοματισμός. Σημαντική αύξηση λειτουργικότητας όλων των τμημάτων και ιδιαιτέρως του λογιστηρίου. Δεν είχε σημειωθεί μείωση του προσωπικού μετά την εγκατάσταση του συστήματος. Ο προϋπολογισμός που είχε γίνει για την αγορά του SAP ήταν ο αναμενόμενος αλλά μεγαλύτερος του Project. H Siemens έχει ορίσει το δικό της οικονομικό έτος, το οποίο ξεκινάει από την 1 Οκτωβρίου και λήγει στις 30 Σεπτεμβρίου. Η κατάλληλη χρονική στιγμή για την λειτουργία του συστήματος είναι στην αρχή του οικονομικού έτους. Η εταιρεία από την οποία η Siemens αγόρασε το SAP προσφέρει υπηρεσίες συντήρησης του συστήματος. Όπως επίσης και η ίδια η εταιρεία παρέχει μια ομάδα υποστήριξης. Αυτή η ομάδα αποτελείται από τους αντιπροσώπους των διαφορετικών τμημάτων και είναι οι Qkiy-users. Στόχοι της συντήρησης είναι λιγότερα λάθη, η 45

47 απλοποίηση και ο καθορισμός των διαδικασιών. Η εταιρεία χρησιμοποίησε και άλλα συστήματα πριν το SAP. Το προηγούμενο είναι το Base Στο λογιστήριο εργάζονται 25 άτομα. Με την χρήση του πληροφοριακού συστήματος γίνεται γρήγορα και ευκολότερα η τιμολόγηση. Δεν συνηθίζουν να εκδίδουν χειρόγραφα τιμολόγια παρά μόνο σε αλλαγές και μεταβατικές περιπτώσεις. Σε περίπτωση που ο προμηθευτής δεν θέλει να κοπεί τιμολόγιο, η εταιρεία εκτυπώνει μια απόδειξη λιανικής. Αυτό συμβαίνει σπανίως και γίνεται μόνο για ιδιώτες π.χ Vodafone. Σημειωτέα είναι τα κέρδη των λογιστών, οι οποίοι απέκτησαν καλύτερη παρακολούθηση διαδικασιών(module FI), γρήγορη ενημέρωση και τακτά κλεισίματα περιόδου ανά μήνα. Στην αρχή της περιόδου με την εγκατάσταση του ERP (SAP) τα λάθη αυξήθηκαν στους λογιστές. Πολύ αργότερα σημειώθηκε μείωση του ποσοστού. Παρόλο αυτά λάθη θα συνεχίσουν να γίνονται διότι ο ανθρώπινος παράγοντας παίζει σημαντικό ρόλο. Επίσης ελάχιστα μειώθηκε ο χρόνος απόκτησης της εταιρείας σε παραγγελίες λόγω της χρήσης του ERP. Όσον αφορά τις ανάγκες τις επιχείρησης σε χώρο σημειώθηκε μόνο μια αναδιοργάνωση υπαλλήλων μεταξύ των τμημάτων. Σε περίπτωση έλλειψης προϊόντων από το τμήμα προμηθειών γίνεται ένας έλεγχος (check) μέσα από το σύστημα, αν όχι κάνουμε παραγγελία στον προμηθευτή. Τέλος ποιο άμεσος έλεγχος των αποθεμάτων αποθήκης γίνεται με τις απογραφές και τα Reports Συμπεράσματα Οι περισσότερες εγκαταστάσεις ERP περιλαμβάνουν χρηματοοικονομική διαχείριση. Μια καλή ημερομηνία για να ξεκινήσει κάποιος τη λειτουργία του συστήματος είναι στην αρχή της λογιστικής περιόδου ή στις αρχές των τριμήνων. Από τα ERP συστήματα δεν τίθενται τεχνικοί περιορισμοί και η έναρξη λειτουργίας τους μπορεί να γίνει οποιαδήποτε χρονική στιγμή. Η Siemens επέλεξε το SAP το οποίο κρίθηκε κατάλληλο ύστερα από έρευνα, αξιολόγηση και τις σχετικές μελέτες. Έπεσε μέσα στον προϋπολογισμό που είχε δημιουργήσει. Τα τμήματα λογιστήριο, προμηθειών και service βοηθήθηκαν περισσότερο από τα υπόλοιπα. Επιπλέον η συντήρηση του SAP γίνεται από το CIO μέσω του Spiridon. Με το Spiridon έχουν μείωση συντήρησης, ενιαία διαδικασία και οι αλλαγές γίνονται για όλους. Υπάρχει αναλυτικό εγχειρίδιο χρήσεως. Τα κυριότερα και λογιστικά προγράμματα που χρησιμοποιούνται ευρύτατα στα λογιστήρια των επιχειρήσεων είναι το Financial, το Controlling και το Module 46

48 FI. Με την χρήση του πληροφοριακού συστήματος απέκτησαν ταχύτατη εξυπηρέτηση, αυτοματοποίηση διαδικασιών και πολλές πληροφορίες. Οι σημαντικοί λόγοι που αγόρασαν το λογισμικό ERP είναι : Αύξηση της ικανοποίησης του πελάτη Το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα Η πληροφορία σε πραγματικό χρόνο Βελτίωση στις διαδικασίες ενοποίησης Φυσικά με την εγκατάσταση του SAP έγιναν προκαθορισμένα trainings στους χρήστες- υπαλλήλους. Όσον αφορά την κατανόηση, τον χειρισμό και την επεξεργασία των δεδομένων. Τα meetings αυτά είχαν στόχο την γρήγορη αυτοματοποίηση των διαδικασιών από τα στελέχη της εταιρείας. Παρόλο αυτά το ποσοστό που συγκρατεί ο ανθρώπινος νους από τέτοιου είδους παρουσιάσεις είναι 20 τοις εκατό (20%). Κεφάλαιο 5 Μελέτη της εταιρείας Ηλεκτρονική Αθηνών Εισαγωγή Η Ηλεκτρονική Αθηνών Α.Ε.Ε. είναι η μεγαλύτερη ελληνική αλυσίδα στο κλάδο της και κατέχει το 12% του μεριδίου αγοράς. Ιδρύθηκε το 1989 και δραστηριοποιείται στην εμπορία ηλεκτρικών οικιακών συσκευών, συσκευών εικόνας και ήχου, ειδών τηλεφωνίας, κλιματιστικών και μικροσυσκευών. Από το 1988 δραστηριοποιείται και στο χώρο των PC και των multimedia. Το δίκτυο της αποτελείται από 53 καταστήματα στην Ελλάδα, 2 καταστήματα στη Κύπρο και ένα megastore, το πρώτο, στο Βελιγράδι. Διαθέτει υπερσύγχρονο κέντρο διανομής στην Αττική, αλλά και ηλεκτρονικό κατάστημα για την προώθηση των προϊόντων της και την ενημέρωση των καταναλωτών. 8 Στόχοι Να παραμείνει η Νο 1 Ελληνική Αλυσίδα ηλεκτρικών και ηλεκτρονικών συσκευών, αυξάνοντας το μερίδιο στην εγχώρια αγορά σε 19 % τα επόμενα 2 χρόνια και 7 Βλέπε βιβλιογραφία : No.24 8 Βλέπε βιβλιογραφία : No.9 47

49 αξιοποιώντας ταυτόχρονα τις ευκαιρίες που παρουσιάζονται από την αυξανόμενη διείσδυση του Broadband και εν γένει των ψηφιακών προϊόντων στην Ελλάδα. Εκμετάλλευση του κενού (20%) από την αποχώρηση των Ελληνικών εταιριών του κλάδου Εδραίωση κυριαρχίας στην αγορά της Ν.Α Ευρώπης & καθιέρωση υπολογίσιμης παρουσίας σε Ευρωπαϊκό επίπεδο Μοχλοί Ανάπτυξης - Προϊοντική γκάμα με μεγαλύτερο περιθώριο κέρδους - Επέκταση του ηλικιακού κοινού (από σε 18-54) - Περαιτέρω ανάπτυξη των εντοιχισμένων συσκ., LCD, MP3, games, B2B, σταθερής & κινητής τηλεφωνίας - Ανάπτυξη και εκσυγχρονισμός του δικτύου - Επέκταση στην αγορά των Megastores - Ανάπτυξη δικτύου στη Σερβία και άλλες Βαλκανικές χώρες 5.2 Ημερήσια Διαχείριση Αιτημάτων 48

50 Παρατηρήσεις ERP Σε καθημερινή βάση και συγκεκριμένα στην αρχή κάθε εργάσιμης ημέρας, το ΕRP ελέγχει τις εγγραφές του Change Management System, με την διαδικασία που περιγράφεται στην συνέχεια. Στις περιπτώσεις όπου στην διάρκεια της ημέρας προκύπτει κάποιο επείγον θέμα το οποίο πρέπει να εξετασθεί αυθημερόν, τότε η Ηλεκτρονική Αθηνών επικοινωνεί τηλεφωνικά με την εταιρεία του ERP (Account Management) για να ενημερώσει για την ύπαρξη νέας εγγραφής στο Change Management. Για νέα αιτήματα: Χρήστης ΕRP: Πληκτρολογείται ο υπεύθυνος χρήστης του ΕRP που θα αναλάβει την παρακολούθηση του αιτήματος, τόσο κατά την δρομολόγηση του στο Τμήμα Ανάπτυξης ή στο Τμήμα DBA, όσο και κατά την παράδοση του. Ημερομηνία αναφοράς: Η ημερομηνία που ενημερώνεται ο υπεύθυνος χρήστης της εταιρείας του ERP Τύπος Αιτήματος: Ο Τύπος του αιτήματος κατά την άποψη της εταιρείας ΕRP. Σε περίπτωση ασυμφωνίας οι υπεύθυνοι των δύο πλευρών, επικοινωνούν και καταλήγουν σε κοινή άποψη Χρήστης εκτέλεσης: Ο χρήστης που θα υλοποιήσει το αίτημα. Η Κατάσταση του Αιτήματος: Οι αποδεκτές τιμές είναι : "Αδρανοποιήθηκε", "Εγκρίθηκε", "Εκκρεμεί (ξεκίνησε)", "Ολοκληρώθηκε" ή "Προς έγκριση". Η λογική με την οποία συμπληρώνεται η Κατάσταση του Αιτήματος είναι: Αδρανοποιήθηκε -> ο Πελάτης δεν το θέλει πλέον Εγκρίθηκε -> είναι ΟΚ, δεν υπάρχουν απορίες, μπορεί να ξεκινήσει Εκκρεμεί (ξεκίνησε) -> έχει παραδοθεί στον αρμόδιο υλοποίησης Ολοκληρώθηκε -> εγκαταστάθηκε και ελέγχθηκε τόσο από τον προγραμματιστή όσο και από τον υπεύθυνο υλοποίησης της εταιρείας του ERP Προς έγκριση ->χρειάζονται διευκρινήσεις ή περιμένουμε κάποια νέα Αιτήματα που αλλοιώνουν το αρχικό 49

51 Στις περιπτώσεις που απαιτούνται διευκρινήσεις, θα πρέπει να υπάρχει επικοινωνία του υπευθύνου υλοποίησης του αιτήματος του ERP με τον Εργαζόμενο ή τον χρήστη της Ηλεκτρονικής Αθηνών. Αν από τις διευκρινίσεις τίθεται θέμα απόφασης, θα αναφέρεται το αποτέλεσμα της απόφασης στο πεδίο " Περιγραφή του Αιτήματος" φροντίζοντας να μπαίνει σαν πρώτη λέξη UΝΧΡ και ΗΑ αντίστοιχα, ενώ επίσης θα πρέπει να αναφέρεται και η ημερομηνία του σχολίου. Προϋπολογιζόμενη χρονοαπασχόληση: Συμπληρώνονται από την εταιρεία του ERP, μόνο όταν το Αίτημα έχει χαρακτηρισθεί από την Ηλεκτρονική Αθηνών "Προς εκτίμηση" και εκφράζει περίπου την χρονοαπασχόληση που προβλέπεται, χωρίς καμία δέσμευση και από τα δύο μέρη. Προβλεπόμενη παράδοση: συμπληρώνεται από την εταιρεία του ERP, μόνο για τα αιτήματα που έχουν χαρακτηρισθεί με προτεραιότητα "Καθορισμένη Ημερομηνία", New release"λήξη προθεσμίας", "Χαμηλή προτεραιότητα" ή "Χωρίς προτεραιότητα", αφού ενημερωθεί ο Project Management του Τμήματος Ανάπτυξης της εταιρείας του ERP και δώσει την προβλεπόμενη ημερομηνία παράδοσης σύμφωνα με το Project Plan του Τμήματος. Τα αιτήματα που έχουν χαρακτηρισθεί "θεωρημένα" ή "Κατεπείγον", αποτελούν Special Tasks στο Project Plan και παίρνουν άμεση προτεραιότητα οπότε δεν γίνεται καμία πρόβλεψη ημερομηνίας. Ένδειξη Χρέωσης: Συμπληρώνεται από την εταιρεία του ERP και δέχεται τις τιμές "Δεν θα Τιμολογηθεί", "θα Τιμολογηθεί" και "Τιμολογήθηκε". Μόνο τα αιτήματα που έχουν τύπο αιτήματος «Νέα Απαίτηση» ή «Υπηρεσία» είναι δυνατόν να χαρακτηρισθούν με την ένδειξη «θα Τιμολογηθεί». Για υπάρχοντα αιτήματα: Καθημερινά γίνεται έλεγχος ύπαρξης Σχολίων Δοκιμών για τα Αιτήματα που έχουν παραδοθεί προς έλεγχο και δεν έχουν γίνει αποδεκτά. Κατάσταση: Ενημερώνεται το πεδίο από την εταιρεία του ERP ( παίρνει τιμή «Ολοκληρώθηκε» ή «Αδρανοποιήθηκε») Παράδοση για έλεγχο: Συμπληρώνεται η ημερομηνία παράδοσης για έλεγχο. Όπου είναι εφικτό να προηγηθεί έλεγχος το αίτημα παραδίδεται στην Test Εταιρεία. Η Ημερομηνία αυτή γίνεται updated στις περιπτώσεις που μετά την αρχική παράδοση για έλεγχο, υπήρξαν παρατηρήσεις στην φάση του ελέγχου, διορθώθηκαν και επανεγκαταστάθηκαν. 50

52 Ημερομηνία Ολοκλήρωσης: Το πεδίο αυτό ενημερώνεται αυτόματα την στιγμή που συμπληρώνεται η ημερομηνία αποδοχής του αιτήματος από τον υπεύθυνο της Ηλεκτρονικής Αθηνών, ισούται δε με την ημερομηνία αποδοχής στις Production Εταιρίες. Ημερήσια διαχείριση Αιτημάτων: Η Ηλεκτρονική Αθηνών από την πλευρά της, φροντίζει να ενημερώνεται σε καθημερινή βάση ( στο τέλος της κάθε εργάσιμης ημέρας ), χρησιμοποιώντας ως κριτήριο επιλογής την ημερομηνία παράδοσης για έλεγχο (για τα υπάρχοντα αιτήματα). Στις περιπτώσεις όπου στη διάρκεια της ημέρας ολοκληρώνεται κάποιο επείγον θέμα τότε η εταιρεία του ERP ( Account Management) επικοινωνεί τηλεφωνικά με την S-Net. 5.3 Διαχείριση Στοιχείων Ελέγχου (test) Στοιχεία test Δίνεται η δυνατότητα συμπλήρωσης στοιχείων test κάθε Αιτήματος από την Ηλεκτρονική Αθηνών. Χρήστης Τest Πληροφορικής: πληκτρολογείται ο υπεύθυνος ελέγχου της Ηλεκτρονικής Αθηνών. Ημερ/νία 1ης Δοκιμής: η ημερομηνία που ενημερώνεται το ERP για τα αποτελέσματα του πρώτου ελέγχου. Ημερ/νία 2ης Δοκιμής: η ημερομηνία που ενημερώνεται το ERP για τα αποτελέσματα του δεύτερου ελέγχου. 51

53 Σχετικό Υλικό: θα εξεταστεί η δυνατότητα σύνδεσης σχετικών επιστολών (Fax, Word, Excel, κ.λ.π σε ηλεκτρονική μορφή με στόχο την πληρέστερη περιγραφή του ελέγχου των αλλαγών. Σχόλια Δοκιμών: καταχωρούνται οι παρατηρήσεις που αφορούν στην ορθή λειτουργία του προγράμματος σε σχέση με τις προδιαγραφές που έχουν καταχωρηθεί στην περιγραφή του Αιτήματος. Οι υπεύθυνοι του ERP, κάθε φορά που έχουν ολοκληρωθεί οι απαραίτητες ενέργειες σχετικά με τα σχόλια Δοκιμών, μεταβάλλουν την ημερομηνία Παράδοσης για έλεγχο του αιτήματος και συμπληρώνουν το απαραίτητο σχόλιο στο πεδίο "Περιγραφή Αιτήματος" Διαχείριση Λοιπών Στοιχείων Αιτήματος Οι πληροφορίες που ακολουθούν συμπληρώνονται, από την Ηλεκτρονική Αθηνών. Λοιπά Στοιχεία Αποδοχή από EDP: Συμπληρώνεται η ημερομηνία αποδοχής της υλοποίησης και παραλαβής του αιτήματος. Η ενημέρωση του στοιχείου αυτού συνεπάγεται την αυτόματη ενημέρωση της Ημερομηνίας ολοκλήρωσης Χρήστης Αποδοχής: Ενημερώνεται αυτόματα από το σύστημα, χρησιμοποιώντας τους κωδικούς που πληκτρολογήθηκαν στα πεδία «Χρήστης» και «σύνθημα» στην οθόνη Εισαγωγής Εργαζόμενος Αποδοχής: Συμπληρώνεται ο κωδικός εργαζομένου, που έδωσε την αποδοχή για την παραλαβή του αιτήματος 52

54 'Σχόλια: Συμπληρώνονται σχόλια σχετικά με το Αίτημα, από την Ηλεκτρονική Αθηνών. Αποδοχή - Απόρριψη Χρέωσης: Πρόκειται για πεδίο τύπου Radio Button. Συμπληρώνεται, προαιρετικά και δηλώνει την αποδοχή ή μη της χρέωσης. Με την συμπλήρωση της πληροφορίας αυτής, ενημερώνεται ταυτόχρονα και ο χρήστης Αποδοχής Συνολική χρονοαπασχόληση: Συμπληρώνεται από την Ηλεκτρονική Αθηνών(προαιρετικά) Συνολική χρέωση: Συμπληρώνεται από την Ηλεκτρονική Αθηνών (προαιρετικά) Πληρωμή: Συμπληρώνεται από την Ηλεκτρονική Αθηνών (προαιρετικά) 5.5 Ειδικά Προγράμματα Ημερήσια Προγράμματα 1. Διαχείριση Κινήσεων Λογιστικής υπό μορφής Άρθρου Αναλυτική καταχώρηση των κινήσεων με πλήρη στοιχεία όπως ημερομηνία, τύπος κίνησης, λογαριασμός, στοιχεία παραστατικού, αξία σε δραχμές και συνάλλαγμα (εφόσον υπάρχει η ανάγκη). Τονίζεται ότι κατά την καταχώρηση ταμειακών κινήσεων δημιουργούνται αυτόματα οι κινήσεις των λογαριασμών ταμείου. Εάν έχει ορισθεί η αυτόματη ενημέρωση της Αναλυτικής Λογιστικής, τότε αν υπάρχει Φύλλο Μερισμού, ζητείται ο επιμερισμός των ποσών στην Αναλυτική Λογιστική. Υπάρχει η δυνατότητα ο χρήστης να εμφανίσει την καρτέλα, ή να ανοίξει νέο λογαριασμό. Υπάρχει η δυνατότητα χρήσης Προτύπου Άρθρου. Δίδεται η δυνατότητα διορθώσεων, διαγραφών κινήσεων για οποιαδήποτε ημερομηνία, εντός των ορίων που ορίζει ο Κ.Β.Σ. Αναλυτική παρουσίαση κινήσεων με διάφορους τρόπους ταξινόμησης και με Πολλαπλά Κριτήρια Επιλογής όπως,,ημερομηνία.,αριθμός Άρθρου,Τύπος Άρθρου κλπ. 2. Έλεγχος Κινήσεων Εμφάνιση συγκεντρωτικών στοιχείων κινήσεων κατά τύπο κίνησης με πολλαπλά κριτήρια επιλογής, για έλεγχο ορθότητας καταχωρήσεων. 3. Κατάσταση Έλεγχου Κινήσεων 53

55 Αναλυτική εκτύπωση όλων των κινήσεων που έχουν καταχωρηθεί, με διαφόρους τρόπους ταξινόμησης και στοιχεία επιλογής. Εκτύπωση στοιχείων όπως Ημερομηνία, Τύπος Κίνησης, Στοιχεία Παραστατικού, Στοιχεία Λογαριασμού, Αξία εις χρέωση ή πίστωση. Ανακεφαλαίωση στοιχείων και συνολικά μεγέθη αξιών κατά Ημερομηνία, Τύπο κίνησης κλπ, ανάλογα του τρόπου ταξινόμησης. 4. Διαχείριση Λογαριασμών Συντηρείται το Λογιστικό Σχέδιο. Περιλαμβάνει Δημιουργία ενός νέου λογαριασμού, Μεταβολή σταθερών στοιχείων και Διαγραφή. Τονίζεται ότι σε αίτηση του χρήστη για διαγραφή λογαριασμού, γίνεται έλεγχος στη βάση δεδομένων και εφόσον ο λογαριασμός έχει κινηθεί, τότε δεν διαγράφεται αλλά αδρανοποιείται. Όπως αναφέρεται στα Γενικά Χαρακτηριστικά η ανάπτυξη του λογιστικού σχεδίου είναι ευέλικτη και μπορεί να φτάσει μέχρι 6 βαθμούς Παρουσίαση Στοιχείων Λογαριασμών Πληροφόρηση στην οθόνη με όλα τα στοιχεία (σταθερά και οικονομικά) ενός λογαριασμού. Συνολικά παρουσιάζονται τέσσερις (4) οθόνες με στοιχεία όπως: Σταθερά Στοιχεία (κωδικός, περιγραφή κλπ) Οικονομικά Στοιχεία (χρέωση, πίστωση και υπόλοιπο για οικονομικές χρήσεις σε δραχμές και συνάλλαγμα) Μηνιαία Στοιχεία (χρέωση, πίστωση κατά μήνα για 2 χρήστες) Κινήσεις Λογαριασμού (αναλυτική καρτέλα, κινήσεων για ελεύθερα ημερομηνία και διάστημα) 6. Διαχείριση Προτύπων Άρθρων Το πρόγραμμα αυτό δίδει τη δυνατότητα στον χρήστη να καταχωρήσει πρότυπα άρθρα τα οποία μπορεί να χρησιμοποίησα κατά την καταχώρηση των άρθρων. Για. κάθε πρότυπο άρθρο δίδεται μία περιγραφή, τύπος κίνησης (Συμψηφιστική, Ταμειακή), μία γενική αιτιολογία και οι λογαριασμοί που συμμετέχουν με τον Κωδικό Κίνησης τους (Χρέωση - Πίστωση) και έναν τύπο Υπολογισμού με χρήση τεσσάρων πράξεων και παρενθέσεων. 54

56 5.6 Εκτυπώσεις Λογιστικής 1. Εκτύπωση Λογιστικού Σχεδίου Αναλυτική εκτύπωση του λογιστικού σχεδίου με δυνατότητα εκτύπωσης και αλφαβητικά, καθώς και με μάσκα κωδικού. Επιλογή των επιθυμητών λογαριασμών μέσω ειδικής οθόνης επιλογής. 2. Προοδευτικά Ισοζύγια Εκτύπωση προοδευτικού ισοζυγίου με στοιχεία όπως κωδικός και περιγραφή, ημερομηνία τελευταίας κίνησης, προοδευτική χρέωση, πίστωση (με επιλογή τρέχουσας ή προηγούμενης χρήσης και δραχμών ή συναλλάγματος), υπόλοιπο. Υπάρχουν 2 διαφορετικές ταξινομήσεις, καθώς και πλήθος πεδίων ως κριτήρια επιλογής (όπως σε όλες τις εκτυπώσεις). 3. Ισοζύγια Χρονικής Περιόδου Εκτύπωση στοιχείων για οποιοδήποτε διάστημα ημερομηνιών (από 1 ημέρα έως 1 λογιστικό έτος) και αποτύπωση των στοιχείων χρέωσης, πίστωσης και υπολοίπου σε προηγούμενα σύνολα, κίνηση περιόδου και νέα σύνολα. Δυνατότητα Επιλογής μόνο των λογαριασμών με κίνηση. 4. Στατιστικά Ισοζύγια 4.1 Μηνός και Προοδευτικά Εκτύπωση στοιχείων χρέωσης, πίστωσης και υπολοίπου για μήνα επιλογής και αποτύπωση προοδευτικών στοιχείων χρέωσης, πίστωσης και υπολοίπου από αρχή λογιστικής χρήσης μέχρι τον μήνα επιλογής. 4.2 Στοιχεία Μηνός Εκτύπωση μηνιαίων στοιχείων χρέωσης, πίστωσης και χρεωστικού ή πιστωτικού υπολοίπου κατά μήνα και προοδευτικά, σε κάθετη μορφή. 4.3 Στοιχεία Έτους Οριζόντια ανάλυση στοιχείων χρέωσης, πίστωσης ή υπολοίπου κατά μήνα. 5. Ισοζύγιο Γενικού και Αναλυτικού Καθολικού Εκτύπωση σε οριζόντια μορφή στοιχείων χρέωσης και πίστωσης ως προηγούμενα σύνολα και κίνηση περιόδου καθώς και υπόλοιπο για οποιαδήποτε ημερολογιακό διάστημα. 6. Αναλυτικό Ισοζύγιο Χρονικής Περιόδου 55

57 Επιλογή χρονικής περιόδου και αναλυτική εκτύπωση ισοζυγίου με στοιχεία απογραφής χρέωσης - πίστωσης, προηγουμένων συνόλων χρέωσης, στοιχεία περιόδου, νέα σύνολα χρέωσης - πίστωσης και χρεωστικό ή πιστωτικό 5.7 Θεωρημένα Βιβλία Η εφαρμογή καλύπτει πλήρως τις απαιτήσεις του Κ.Β.Σ. σε ότι αφορά στα διαφορετικά σενάρια τήρησης βιβλίων. Παρέχονται τα εξής θεωρημένα: Γενικό Ημερολόγιο Ημερολόγιο Ταμείου Ημερολόγιο Διαφόρων Πράξεων Ημερολόγιο Αγορών Ημερολόγιο Πωλήσεων Συγκεντρωτικό Ημερολόγιο Γενικό Καθολικό - Συγκεντρωτικό Ημερολόγιο Γενικό Καθολικό Ημερολόγιο Εγγραφών ισολογισμού 5.8. Ειδικές Εργασίες Εκτός από τα παραπάνω προγράμματα, υπάρχει και ένα των ειδικών εργασιών, όπου βρίσκονται προγράμματα ελέγχου και αλλαγών Χρήσης. Επιγραμματικά αυτά είναι: Μεταφορά Υπολοίπων Λογαριασμών σε Νέα Χρήση Κλείσιμο Λογαριασμών Προηγούμενης Χρήσης Διόρθωση Ημερομηνίας Κινήσεων Μαζική Μεταβολή Σταθερών Στοιχείων Έλεγχος Προοδευτικών Έλεγχος Κινήσεων Έλεγχος Προοδευτικών Κινήσεων Διαχείριση Ομάδων Λογαριασμών 5.9 Εκκαθαρίσεις Φ.Π.Α. Α. Γενικά Χαρακτηριστικά 1. Ελεύθερη Κωδικοποίηση Πινακίων Φ.Π.Α. 56

58 2. Δυνατότητα Χρήσης Πληροφοριακών Πεδίων Εκκαθαριστικής για πληρέστερη ενημέρωση 3. Δυναμικός Καθορισμός Σχέσεων Ενημέρωσης 4. Εύκολη και Γρήγορη Προσαρμογή τ»ϊ»ν Πινακίων Φ.Π.Α. με νέους Λογαριασμούς Γενικής Λογιστικής 5. Δυνατότητα Μεταφοράς Χρέωσης, Πίστωσης ή Υπολοίπου Λογαριασμού, τρέχοντος μήνα, Προοδευτικά ή Προοδευτικό Προηγούμενης Περιόδου 6. Δυνατότητα Αριθμητικών Πράξεων μεταξύ των Πεδίων Εκκαθαριστικής 7. Ενημέρωση κάτω από Συνθήκη 8. Δυνατότητα Μεταβολής Πληκτρολόγησης Πεδίων Εκκαθαριστικής 9. Δυνατότητα Χρήσης Πληκτρολογούμενων Αξιών 10. Δυνατότητα Εκκαθαριστικής ΦΠΑ Β. Περιγραφή Προγραμμάτων 1. Διαχείριση Σχεδίου Φ.Π.Α. Δημιουργία Πινακίων Φ.Π.Α., μεταβολές, διαγραφές 2. Καθορισμός Σχέσεων Ενημέρωσης Δήλωση τρόπου ενημέρωσης Πινακίων Φ.Π.Α, από λογαριασμούς Γενικής Λογιστικής, σύμφωνα με τις δυνατότητες που περιγράφονται στα γενικά χαρακτηριστικά. 3. Υπολογισμός Περιοδικής Εκκαθάρισης Υπολογισμός των αξιών των Πινακίων Φ.Π.Α, με βάση τους δεσμούς ενημέρωσης και τα στοιχεία των λογαριασμών της Γενικής Λογιστικής. 4. Μηδενισμός Περιοδικής Εκκαθάρισης Μηδενισμός των αξιών των Πινακίων Φ.Π.Α, ώστε να είναι δυνατός ο επαναυπολογισμός των εκκαθαρίσεων. 5. Εκτύπωση Σχεδίου Φ.Π.Α. Με το πρόγραμμα αυτό εκτυπώνονται τα Πινάκια που αποτελούν το Σχέδιο του ΦΠΑ. 6. Εκτύπωση Δεσμών / Σχέσεων Ενημέρωσης Με το πρόγραμμα αυτό εκτυπώνονται οι Δεσμοί ενημέρωσης που έχουν δηλωθεί για κάθε πινάκιο του Σχεδίου ΦΠΑ 7. Εκτύπωση Περιοδικής Εκκαθάρισης σε Πρόχειρο ή Προτυπωμένο έντυπο 57

59 Δίδεται η δυνατότητα να εκτυπώνεται η Περιοδική Εκκαθάριση είτε σε απλό έντυπο είτε σε προτυπωμένο έντυπο 8. Εκτύπωση Εκκαθαριστικής Δήλωσης ΦΠΑ Με το πρόγραμμα αυτό εκτυπώνεται η Εκκαθαριστική Δήλωση του ΦΠΑ στο τέλος της χρήσης. 9. Συμφωνία Εκκαθαριστικής Δήλωσης με ΙΙεριοδικές Εκκαθαρίσεις Με το πρόγραμμα αυτό δίδεται η δυνατότητα για έλεγχο και συμφωνία μεταξύ της εκκαθαριστικής δήλωσης και των περιοδικών δηλώσεων της χρήσης 10. Διαχείριση Αρχείου Πληκτρολογούμενών Αξιών Με το πρόγραμμα αυτό δίδεται η δυνατότητα καταχώρησης των πληκτρολογούμενων αξιών των εκκαθαρίσεων ώστε να είναι δυνατή η επαναλαμβανόμενη παραγωγή των εκκαθαρίσεων 11. Εκτύπωση Πληκτρολογούμενων Αξιών Με το πρόγραμμα αυτό δίδεται η δυνατότητα εκτύπωσης των πληκτρολογούμενων αξιών των εκκαθαρίσεων. Γενικά 1. Ελεύθερη Δομή Λογαριασμών Αναλυτικής Λογιστικής και θέσεων Κόστους: - Ανάπτυξη μέχρι έξι (6) βαθμούς - Δυνατότητα μη ομογενούς ανάπτυξης θέσεων Κόστους (Αναμοιοβάθμια ανάπτυξη Λογαριασμών) - Έως δεκατέσσερις (14) αλφαριθμητικούς χαρακτήρες 2. Πολλαπλοί Τρόποι Αναζήτησης και Επιλογής Λογαριασμών: μέσω Ηχητικής/Φωνητικής Προσπέλασης μέσω Αλφαβητικής Ταξινόμησης μέσω Μάσκας Κωδικού (Masking) 3. Ελεύθερη Επιλογή αρχής και διάρκειας Οικονομικής Περιόδου 4. Παρακολούθηση αναλυτικών κινήσεων, προοδευτικών στοιχείων, μηνιαίων στοιχείων για δύο (2) χρήσεις ταυτόχρονα. 5. Δυνατότητα ορισμού Συμπεριφοράς Λογαριασμών Αναλυτικής Λογιστικής ως προς τις Επιτρεπόμενες κινήσεις τους. 6. Οικονομικά Στοιχεία Λογαριασμών Αναλυτικής Λογιστικής σε δραχμές και σε 58

60 συνάλλαγμα 7. Δυνατότητα Καταχώρησης Αναλυτικών Εγγραφών υπό μορφής Άρθρου και με χρήση Προτύπων Άρθρων 8. Αυτόματη Ενημέρωση όλων των Βασικών Αρχείων σε πραγματικό χρόνο (Real Time) 9. Δυνατότητα ταχύτατης Συλλογής Πληροφοριών υπό μορφή Ισοζυγίων ή Αναλυτικών Καθολικών για οποιοδήποτε εύρος ημερομηνιών της τρέχουσας ή και προηγούμενης Οικονομικής Περιόδου 10. Σύνθεση θέσης Κόστους από επί μέρους Λογαριασμούς Εξόδων 11. Ανάλυση Λογαριασμού Γενικής Λογιστικής στις θέσεις Κόστους που επηρεάζει 12. Δημιουργία Προτύπων Άρθρων 13. Αυτόματη δημιουργία του Σχεδίου της Αναλυτικής Λογιστικής κατά την καταχώρηση των εγγραφών στη Γενική Λογιστική βάσει ορισθέντος τρόπου από τον χρήστη. 14. Δυνατότητα εκτύπωσης Λογιστικών Άρθρων κατά είδος 5.10 Περιγραφή Προγραμμάτων Διαχείριση Κινήσεων Αναλυτικής Λογιστικής υπό μορφής Άρθρου Αναλυτική καταχώρηση/διαχείριση των κινήσεων με πλήρη στοιχεία όπως ημερομηνία, τύπος κίνησης, λογαριασμός, στοιχεία παραστατικού, αξία σε δραχμές και συνάλλαγμα (εφόσον υπάρχει η ανάγκη) Δίδεται η δυνατότητα διορθώσεων, διαγραφών κινήσεων για οτιδήποτε ημερομηνία. 2. Έλεγχος Κινήσεων Εμφάνιση συγκεντρωτικών στοιχείων κινήσεων κατά τόπο κίνησης με πολλαπλά πάντα κριτήρια επιλογής για έλεγχο. 3. Κατάσταση Ελέγχου Κινήσεων Αναλυτική εκτύπωση όλων των κινήσεων που έχουν καταχωρηθεί, με διάφορους τρόπους ταξινόμησης και στοιχεία επιλογής. Εκτύπωση στοιχείων όπως Ημερομηνία, Τύπος Κίνησης, Στοιχεία Παραστατικού, Στοιχεία Λογαριασμού, Αξία εις χρέωση η 59

61 πίστωση. Ανακεφαλαίωση στοιχείων και συνολικά μεγέθη αξιών κατά Ημερομηνία, Τύπο Κίνησης κλπ, ανάλογα του τρόπου ταξινόμησης. 4. Διαχείριση Λογαριασμών Συντήρηση του σχεδίου Αναλυτικής Λογιστικής. Περιλαμβάνεται η Δημιουργία ενός νέου λογαριασμού, Μεταβολή σταθερών στοιχείων και Διαγραφή. Τονίζεται ότι σε αίτηση του χρήστη για διαγραφή λογαριασμού, γίνεται έλεγχος στη βάση δεδομένων και εφόσον ο λογαριασμός έχει κινηθεί, τότε δεν διαγράφεται αλλά αδρανοποιείται. Όπως αναφέρεται και στα Γενικά Χαρακτηριστικά η ανάπτυξη του σχεδίου είναι ευέλικτη και μπορεί να φθάσει μέχρι 6 βαθμούς. 5. Παρουσίαση Στοιχείων Λογαριασμών Πληροφόρηση στην οθόνη με όλα τα στοιχεία (σταθερή και οικονομικά) ενός λογαριασμού. Συνολικά παρουσιάζονται τέσσερις (4) οθόνες με στοιχεία όπως: Σταθερά Στοιχεία (κωδικός, περιγραφή κλπ) Οικονομικά Στοιχεία (χρέωση, πίστωση και υπόλοιπο για οικονομικές χρήσεις σε δραχμές και συνάλλαγμα) Μηνιαία Στοιχεία (χρέωση, πίστωση κατά μήνα για 2 χρήστες) Κινήσεις λογαριασμού (αναλυτική καρτέλα κινήσεων για ελευθέρα ημερομηνία και διάστημα) 60

62 Menu Λογιστηρίου Με αυτή την διαδικασία βλέπουμε την καρτέλα κάθε λογαριασμού. Βρισκόμαστε στο Menu Λογιστηρίου. Επιλέγουμε 01 Γενική Λογιστική 61

63 Επιλέγουμε 02 Παρουσίαση Στοιχείων λογαριασμού 62

64 Πληκτρολογούμε τον κωδικό του λογαριασμού που θέλουμε να δούμε. 63

65 Τέλος εμφανίζεται η καρτέλα του λογαριασμού. 64

66 Κινήσεις λογαριασμού Με αυτή την διαδικασία καταχωρούμε νέα τιμολόγια. Βρισκόμαστε στο Menu Λογιστηρίου. Επιλέγουμε 01 Γενική Λογιστική 65

67 Επιλέγουμε 04 Διαχείριση Άρθρων Γενικής Λογιστικής 66