Οδηγίες ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ και ΧΕΙΡΙΣΜΩΝ του AAAreports από Συνεργάτες Εκτιμητές

Transcript

1 Ιανουάριος 2012 Οδηγίες ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ και ΧΕΙΡΙΣΜΩΝ του AAAreports από Συνεργάτες Εκτιμητές Περιεχόμενα 1. Οδηγίες Εγκατάστασης της εφαρμογής AAAreports 2. Σύνδεση στον Server της Alpha Αστικά Ακίνητα 3. Εντολές (διακίνηση, περιεχόμενο/τμήματα, χειρισμοί) 4. Χειρισμοί εντολών 4.1 «Ξεκρέμασμα» Εντολής 4.2 Υποβολή Έκθεσης (για το πώς συντάσσεται μια έκθεση βλ. «οδ ΣΥΝΠΛΗΡΩΣΗΣ ΦΟΡΜΑΣ» και «οδ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ» που είναι ανεβασμένη στο ) 4.3 Εκθέσεις προς Επανεξέταση 4.4 Απορρίψεις 4.5 Εκκρεμότητες 5. Αμοιβές (τηλέφωνο επικοινωνίας για τεχνική βοήθεια ) Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 1

2 1.Οδηγίες Εγκατάστασης του AAAReports Η εφαρμογή AAAReports έφθασε ήδη την στην έκδοση και θα συνεχίσει στο μέλλον να αναβαθμίζεται. Οποιεσδήποτε εκδόσεις, πλην της σημερινής, δεν ισχύουν. Ο εκτιμητής πρέπει να αναβαθμίζει το ΑΑΑreports κάθε φορά, που ενημερώνεται με Εmail ότι ισχύει πλέον νέα έκδοση. Προκειμένου να γίνει αρχική εγκατάσταση ή αναβάθμιση του προγράμματος πρέπει να επισκεφθείτε την ηλεκτρονική διεύθυνση Αυτή είναι και η διεύθυνση στην οποία θα πρέπει να απευθύνεστε και για πρόσθετες οδηγίες. Στην οθόνη υποδοχής της σελίδας γράφει Κατεβάστε το AAAreports Πατώντας διπλό κλίκ εκτελείτε την ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ εγκαθιστώντας στον υπολογιστή σας το πρόγραμμα AAAreports. (Είναι συμβατό και τις εκδόσεις λειτουργικών Windows XP Service Pack 2 ή νεώτερο, Windows Vista ή Windows 7 ) Εάν το λειτουργικό σας είναι Windows Xp Service pack 3, Windows Vista, Windows 7 τότε θα συνεχίσετε με απλή εγκατάσταση του προγράμματος. Εάν το λειτουργικό σας είναι παλαιότερου τύπου ενδέχεται να υπάρχουν ελλείψεις που θα πρέπει να τις καλύψετε με μία προσαρμοσμένη εγκατάσταση. Παρακάτω θα αναλύσουμε την κάθε περίπτωση χωριστά : Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 2

3 ΑΠΛΗ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ κλίκ στο Κατεβάστε το AAAreports κλίκ στο Εκτέλεση σε τυχόν ερώτηση (ανάλογα με τις ρυθμίσεις ασφαλείας του υπολογιστή σας) Δεν ήταν δυνατή η επαλήθευση του εκδότη Είστε βέβαιοι ότι θέλετε να εκτελέσετε το λογισμικό απαντάμε εκτέλεση στην συνέχεια εμφανίζεται το παράθυρο Setup AAAreports κλίκ στο Επόμενο (Next) κλίκ στο Create a desktop icon κλίκ στο Επόμενο (Next) κλίκ στο Install (περιμένουμε) κλίκ στο Finish Σε περίπτωση που στην επιφάνεια εργασίας του PC σας δημιουργηθεί καινούργιο εικονίδιο συντόμευσης AAAreports, προτείνουμε να διαγράψετε το παλαιό. Σε περίπτωση που το λειτουργικό σας είναι παλαιότερου τύπου θα χρειαστεί να κάνετε κάποιες ενέργειες προτού προχωρήσετε στο στάδιο της απλής εγκατάστασης. ΠΡΟΣΑΡΜΟΣΜΕΝΗ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ***Ασχοληθείτε με αυτή την περίπτωση μόνο εάν η απλή εγκατάσταση δεν λειτούργησε*** Η διαδικασία αφορά την ύπαρξη ή όχι του Microsoft.NET Framework 2.0. Υπάρχουν δύο περιπτώσεις : Είτε έχετε ήδη εγκατεστημένο το πρόγραμμα Microsoft.NET Framework 2.0 στον υπολογιστή σας είτε όχι. 1η περίπτωση : έχετε ήδη εγκατεστημένο το πρόγραμμα Microsoft.NET Framework 2.0 εμφανίζεται ένα παράθυρο με επιλογή επιδιόρθωσης ή κατάργησης του Framework. κλίκ στο Ακυρο Στην ερώτηση Eίστε βέβαιοι ότι θέλετε να ακυρώσετε την εγκατάσταση ; απαντάτε με κλίκ στο ΝΑΙ (σημείωση : η ερώτηση αφορά μόνο την εγκατάσταση του Framework) κλίκ στο Τέλος κλίκ στο Finish 2η περίπτωση : ΔΕΝ έχετε ήδη εγκατεστημένο το πρόγραμμα Microsoft.NET Framework 2.0 Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 3

4 Σε αυτό το ενδεχόμενο πρέπει να συνδεθείτε στην παρακάτω διεύθυνση και να κατεβάσετε το Microsoft.NET Framework 2. Προσέξτε η έκδοση που θα κατεβάσετε να αντιστοιχεί στη γλώσσα του υπολογιστή σας, δηλαδή εάν τα Windows που διαθέτετε είναι αγγλικά τότε θα πρέπει να κατεβάσετε την English version, ενώ εάν είναι ελληνικά την Greek version. Αφού εγκατασταθεί το Microsoft.NET Framework 2 συνεχίζετε ως εξής : κλίκ στο Κατεβάστε το AAAreports κλίκ στο Εκτέλεση σε τυχόν ερώτηση (ανάλογα με τις ρυθμίσεις ασφαλείας του υπολογιστή σας) Δεν ήταν δυνατή η επαλήθευση του εκδότη Είστε βέβαιοι ότι θέλετε να εκτελέσετε το λογισμικό απαντάμε εκτέλεση στην συνέχεια εμφανίζεται το παράθυρο Setup AAAreports κλίκ στο Επόμενο (Next) κλίκ στο Create a desktop icon κλίκ στο Επόμενο (Next) κλίκ στο Install (περιμένουμε) Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 4

5 2.Σύνδεση στον Server της Alpha Αστικά Ακίνητα Σημαντικό! Προκειμένου Να χειριστούμε μια εντολή (ξεκρέμασμα, απόρριψη, εκκρεμότητα, υποβολή έκθεσης) Να συμπληρώσουμε την παράγραφο «ΘΕΣΗ» σε μια έκθεση Να ενημερωθούμε για τις αμοιβές των εκθέσεών μας. πρέπει να συνδεθούμε με τον server της Alpha Αστικά Ακίνητα, πράγμα που γίνεται με τις ακόλουθες προϋποθέσεις. 1. Τη στιγμή της επικοινωνίας να είναι ενεργή η σύνδεση στο Internet. Πρέπει να σημειωθεί ότι ενώ είναι θεωρητικά δυνατή η σύνδεση χρησιμοποιώντας Modem, είναι χρήσιμο (και για την αποφυγή προβλημάτων επικοινωνίας) η σύνδεση να είναι ADSL. 2. Το ΑΑΑReports να είναι ενημερωμένο με την τελευταία έκδοση 3. Το τείχος προστασίας (firewall) του υπολογιστή μας να επιτρέπει στο πρόγραμμα AAAReports να συνδεθεί στο Internet. Το πρόβλημα αυτό θα προκύψει ενδεχομένως εάν τη πρώτη φορά που εκτελέσετε το ΑΑΑReports κάνετε το λάθος να αρνηθείτε την πρόσβαση του στο Internet. Από το Μενού Αρχείο διαλέγουμε Σύνδεση με AAAk Server Στον διάλογο που ακολουθεί εισάγουμε το Όνομα και τον Κωδικό Χρήστη που μας έχει αποσταλεί και κάνουμε κλικ στο Ok. Στην επόμενη οθόνη, έχουμε τη δυνατότητα να δούμε τις Νέες Εντολές που μας αποστέλλονται από την ΑΑΑ τις Εντολές που έχουμε σε Εξέλιξη τις Εκθέσεις που μας επιστρέφονται από την ΑΑΑ προς επανεξέταση τις Επιστραφείσες Εκθέσεις που έχουμε σε Εξέλιξη τις Εκθέσεις που τιμολογήθηκαν Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 5

6 Σημειώνεται, ότι πλέον δεν υφίσταται η δυνατότητα αλλαγής του κωδικού πρόσβασης από το χρήστη οποιαδήποτε στιγμή το επιθυμεί αυτός αλλά βάση των προδιαγραφών που ορίζονται από το AAAreports. Αλλαγή Κωδικού Πρόσβασης των εκτιμητών (αλλάζει μόνο ο κωδικός/password και όχι το όνομα χρήστη/user name). Αλλάζει η διαδικασία εισόδου σας στο server των Αστικών Ακινήτων (Log In). Κατά την πρώτη προσπάθεια εισόδου στο server, αφού καταχωρήσετε το υφιστάμενο όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης που καταχωρούσαμε μέχρι εκείνη τη στιγμή, θα σας εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο θα πρέπει : i) στο πρώτο πεδίο να γράψετε πάλι τον υφιστάμενο κωδικό πρόσβασης ii) στο επόμενο πεδίο να γράψετε έναν καινούργιο κωδικό πρόσβασης. Τον καινούργιο κωδικό πρόσβασης θα πρέπει να τον δημιουργήσετε με 6 τουλάχιστον χαρακτήρες (λατινικά γράμματα ή αριθμούς) και με 1 τουλάχιστον σύμβολο (παράδειγμα abcd123@4). iii) και στο τελευταίο πεδίο ξαναγράφετε τον καινούργιο κωδικό πρόσβασης για επιβεβαίωση. Ο κωδικός πρόσβασης θα πρέπει να αλλάζει κάθε περίπου δύο μήνες. Η υπενθύμιση θα γίνεται αυτόματα από το πρόγραμμα AAAreports όταν θα πλησιάζει ο καιρός και η διαδικασία είναι ακριβώς η ίδια με αυτή που περιγράψαμε σε αυτή τη σελίδα. Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 6

7 3.Εντολές 3.1. Διακίνηση εντολών Πρέπει να γίνει κατανοητό στον συνεργάτη εκτιμητή πως προκειμένου ο ίδιος να στείλει μια ηλεκτρονική έκθεση μέσω του νέου συστήματος, θα πρέπει προηγουμένως να του έχει αποσταλεί από την Αστικά Ακίνητα η σχετική ηλ. εντολή. Συνεπώς : 1. Όταν ο συνεργάτης λαμβάνει κάποια ηλ. εντολή μέσω του νέου διαχειριστικού συστήματος της ΑΑΑκ, τότε απαντά απρόσκοπτα σ αυτή την ηλ. εντολή με μια ηλ.έκθεσή. 2. Όταν όμως ο συνεργάτης λαμβάνει μία χάρτινη εντολή από το τοπικό Κατάστημα, τότε A. Αποστέλλει fax της χάρτινης εντολής, στο Γραφείο ΑΑΑκ όπου υπάγεται, ήτοι: Γραφείο Αθηνών fax: Γραφείο Θεσσαλονίκης fax: Γραφείο Πατρών fax: Γραφείο Ηρακλείου fax: B. Προχωράει αμέσως (χωρίς να περιμένει την ηλ. εντολή) στην διαδικασία αυτοψίας, στην σύνταξης ηλ. έκθεσης, και στην αποθήκευσή της στο PC ως αρχείο με απόληξη.aaa. Με αυτό το αρχείο, που στο σύστημα ονομάζεται «υφιστάμενο έντυπο» θα απαντήσει ο εκτιμητής στην ηλ. εντολή, την οποία θα λάβει σύντομα από την AAAk. 3.2.Περιεχόμενο /Τμήματα μιας εντολής Κάθε εντολή περιέχει δύο τμήματα (της σύνθετης εντολής και της απλής εντολής). Σύνθετη Εντολή, είναι το τμήμα που αναφέρει Εντολέα & Ενδιαφερόμενη Μονάδα (πχ κατάστημα Θηβών) Πελάτη (πχ Νικολαϊδης) Απλή Εντολή, είναι το τμήμα που αναφέρει Εργασία (πχ εκτίμηση για πληροφόρηση) Ακίνητο (πχ Κάλβου 65, Αθήναι) Διαθέσιμα στοιχεία, δηλαδή Ύπαρξη παλαιού φυσικού φακέλου (ΦΦ) και τρόπο παραλαβής Γραφείο ΑΑΑκ ή Τραπεζικό Κατάστημα όπου θα αποσταλεί προς αρχειοθέτηση τελικώς ο ΦΦ Επιπλέον στοιχεία (δημιουργία νέου ΦΦ ή συμπλήρωση παλαιού ΦΦ) Οι δυνατοί συνδυασμοί των ανωτέρω τμημάτων είναι Α. «μία σύνθετη»/«μία απλή» και Β. «μία σύνθετη»/«πολλές απλές». Παραδείγματα συνδυασμών: «μία σύνθετη»/«μία απλή» όπου ο εκτιμητής απαντά με μία έκθεση ΚΑΤΑΣΤΗΜΑ Πάρου + ΠΕΛΑΤΗΣ Παπαδόπουλος ΕΡΓΑΣΙΑ Εκτίμηση + ΑΚΙΝΗΤΟ Γραφείο Ε-1 «μία σύνθετη»/«τρείς απλές» όπου ο εκτιμητής απαντά με τρείς εκθέσεις ΚΑΤΑΣΤΗΜΑ Πάρου + ΠΕΛΑΤΗΣ Παπαδόπουλος ΕΡΓΑΣΙΑ Εκτίμηση + ΑΚΙΝΗΤΟ Γραφείο Ε-1 ΕΡΓΑΣΙΑ Πιστοποίηση + ΑΚΙΝΗΤΟ Μονοκατοικία. ΕΡΓΑΣΙΑ Ομαδική + ΑΚΙΝΗΤΟ Πολυκατοικία Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 7

8 Σημειώνουμε κατωτέρω κάποιες περιπτώσεις που αποκλίνουν από τα συνήθη. ΛΑΘΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑ ή ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ : Ο εκτιμητής πήρε εντολή για να κάνει έλεγχο προϋπολογισμού, και διαπιστώνει στην εξέλιξη ότι έπρεπε να του ζητήσουν εκτίμηση αντί προϋπολογισμού. Επιβεβαίωσε μάλιστα τα ανωτέρω επικοινωνώντας τηλεφωνικά με τον εντολέα. Τότε προκειμένου να αποφευχθεί χρονοβόρα διαδικασία απόσυρσης της αρχικής λανθασμένης και αποστολής νέας ορθής εντολής, μπορεί να απαντά στην λανθασμένη ηλ. εντολή με ηλ. έκθεση διαμορφωμένη επί τω ορθώ. Το ίδιο θα ίσχυε και για περίπτωση που είχε δοθεί εντολή με λανθασμένη διεύθυνση ακινήτου. ΔΕΝ ΕΠΑΡΚΟΥΝ ΟΙ ΕΝΤΟΛΕΣ : Ο εκτιμητής πήρε «μία σύνθετη - μία απλή εντολή» και διαπιστώνει στην εξέλιξη της εκτιμητικής διαδικασίας ότι πρέπει να απαντήσει με δύο εκθέσεις (ενδεχομένως γιατί τα ακίνητα αποδείχθηκε ότι ήταν δύο). Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να ζητήσει τηλεφωνικά από το Γραφείο της ΑΑΑκ όπου ανήκει να του στείλει και δεύτερη εντολή. ΠΛΕΟΝΑΖΟΥΝ ΟΙ ΕΝΤΟΛΕΣ : Ο εκτιμητής πήρε «μία σύνθετη - δύο απλές εντολές» στις οποίες κανονικώς θα έπρεπε να απαντήσει με δύο εκθέσεις. Αντιλαμβάνεται όμως, ότι πρέπει να απαντήσει με μία μόνον έκθεση. Τότε θα απορρίψει την μια απλή εντολή. 3.3.Δυνατότητες Χειρισμού μιας εντολής Οι δυνατές επιλογές χειρισμού μιας εντολής, που μας έστειλε ηλεκτρονικά η ΑΑΑκ, είναι οι εξής : ΑΠΟΡΡΙΠΤΩ εντολή ΞΕΚΡΕΜΑΩ εντολή ΥΠΟΒΑΛΩ έκθεση ΒΑΖΩ ΕΚΚΡΕΜΟΤΗΤΑ ΒΓΑΖΩ ΤΗΝ ΕΚΚΡΕΜΟΤΗΤΑ ΞΑΝΑΒΑΖΩ ΝΕΑ ΕΚΚΡΕΜΟΤΗΤΑ Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 8

9 4.Χειρισμοί Εντολών 4.1.Ξεκρέμασμα εντολών «Ξεκρέμασμα» εντολής είναι η παραλαβή της εντολής από τη θέση «Νέες Εντολές», και η αποθήκευσή της στον Η/Υ του συνεργάτη ως ένα αρχείο τύπου AAAReports. Μόνον αν «ξεκρεμάσει» ο συνεργάτης την εντολή, αντιλαμβάνεται η ΑΑΑκ ότι ο συνεργάτης ενημερώθηκε για αυτή και την παρέλαβε. Αν η εντολή δεν «ξεκρεμαστεί» η ΑΑΑκ θεωρεί ότι δεν έχει ενημερωθεί ο συνεργάτης, Η σύνδεση του AAAReports με τον διακομιστή (Server) της Αlpha Αστικά Ακίνητα, επιτρέπει στον εκτιμητή να λαμβάνει εντολές ηλεκτρονικά και βασισμένος σε αυτές να δημιουργεί εκθέσεις, τις οποίες να επιστρέφει επίσης ηλεκτρονικά. Στην εικόνα δεξιά ο εκτιμητής έχει λάβει μια νέα εντολή. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Νέες Εντολές εμφανίζεται οθόνη με λίστα των νέων εντολών που έχουν σταλεί στον συνεργάτη. Από την λίστα αυτή επιλέγουμε για «ξεκρέμασμα» μια εντολή κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι «Επεξεργασία Εγγραφής» στα αριστερά της οθόνης. Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 9

10 Στην επόμενη οθόνη ο συνεργάτης βλέπει αναλυτικά την εντολή, ήτοι εντολέα, ενδιαφερόμενη μονάδα, πελάτη, εργασία, τηλέφωνο κ.λ.π. Στην ίδια οθόνη δίνονται επίσης πληροφορίες για την ύπαρξη η μη παλαιότερου εκτιμητικού φακέλου, για το ποιος έχει πρόσθετα απαιτούμενα στοιχεία, για το πώς θα παραδοθούν φάκελος και στοιχεία στον εκτιμητή, και τέλος για το που θα οδεύσει τελικά ο φυσικός φάκελος προκείμενου να αρχειοθετηθεί. Για να ολοκληρώσουμε το «ξεκρέμασμα» τσεκάρουμε το κουτάκι αριστερά, επιλέγοντας έτσι την απλή εντολή στην οποία θα δουλέψουμε, και ακολούθως στο κάτω μέρος της οθόνης κάνουμε κλικ στο κουμπί «Σύνταξη Έκθεσης». Προσοχή!! αν για κάποιο σοβαρό λόγο (αρρώστια, ταξίδι κ.λ.π.) δεν μπορούμε να αναλάβουμε την εκτίμηση που μας ζητείται τότε δεν θα «ξεκρεμάσουμε» την εντολή (κουμπί «Σύνταξη Εκθεσης») αλλα θα προχωρήσουμε σε διαδικασία απόρριψης της εντολής (κουμπί «Απόρριψη»). Βλέπε αναλυτικότερα παράγραφο 4.4 Έχοντας πατήσει «Σύνταξη Έκθεσης» εμφανίζεται νέος διάλογος που μας ρωτάει αν θα συνάψουμε στην εντολή νέο (καθαρό) η υφιστάμενο (ήδη συμπληρωμένο) ηλεκτρονικό έντυπο. Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 10

11 Επιλέγοντας «Νέο Εντυπο» συνδέεται η ηλεκτρονική εντολή με ένα κενό ηλεκτρονικό έντυπο. Στο κενό έντυπο συμπληρώνονται αυτόματα κάποια πεδία με πληροφορίες από την εντολή, π.χ. «Είδος Ακινήτου», «Είδος Αντικειμένου», «Παρατηρήσεις», «Αρ. Εντολής» και «Ημ. Ανάθεσης». Επιλέγοντας «Υφιστάμενο Έντυπο» η εφαρμογή προσπαθεί να συνδέσει την ηλεκτρονική εντολή με κάποια παλαιότερη έκθεση, και μας καλεί να επιλέξουμε στον προσωπικό μας υπολογιστή μια τέτοια έκθεση. Αφού επιλέξουμε την υφιστάμενη έκθεση, η εφαρμογή συνδέει εντολή και επιλεγείσα έκθεση, και ξανασυμπληρώνει αυτόματα τα πεδία «Είδος Ακινήτου», «Είδος Αντικειμένου», «Παρατηρήσεις», «Αρ. Εντολής» και «Ημερομηνία Ανάθεσης», ενώ αφήνει απείραχτα τα υπόλοιπα πεδία της παλαιάς έκθεσης. Σημειώνεται ότι ΔΕΝ ΥΠΑΡΧΕΙ ΔΕΣΜΕΥΣΗ αν στο ξεκρέμασμα επιλέξουμε λάθος έντυπο/έκθεση, γιατί σε οποιοδήποτε μετέπειτα στάδιο μέχρι και την υποβολή της έκθεσης μπορούμε να διορθώσουμε την επιλογή μας συνδέοντας την ηλεκτρονική εντολή με κάποιο άλλο έντυπο/έκθεση της αρεσκείας μας. Εάν μετά το «ξεκρέμασμα» επανέλθουμε στη οθόνη εντολών θα δούμε την εντολή που μόλις «ξεκρεμάσαμε» να έχει περάσει από την θέση «Νέες Εντολές» στη θέση «Εντολές σε Εξέλιξη» Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 11

12 4.2.Υποβολή Έκθεσης Έστω ότι τελείωσε η σύνταξη της έκθεσης, δηλαδή ότι έχουμε ολοκληρώσει στο PC μας το αρχείο/έκθεση με το οποίο θα απαντήσουμε στην ηλεκτρονική εντολή (πχ ετοιμάσαμε το αρχείο ΕΛΠΙΣεπε.aaa), και θέλουμε να την υποβάλλουμε στην ΑΑΑκ. Βεβαιωνόμαστε ότι έχουμε συνδεθεί ιντερνετικά με την ΑΑΑκ μέσω του AAAReports. Τότε στην οθόνη εντολών κάνουμε κλικ στο κουμπί «Εντολές σε Εξέλιξη». Εμφανίζεται η οθόνη με τις σύνθετες εντολές. Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο «χαρτί μολύβι» της σύνθετης που μας ενδιαφέρει. Ανοίγει η οθόνη της σύνθετης εντολής με όλες τις σχετιζόμενες απλές εντολές και τσεκάρουμε την απλή στην οποία θέλουμε να απαντήσουμε και πατάμε το κουμπί «Σύνταξη Έκθεσης». Μας ρωτάει αν θέλουμε νέο ή υφιστάμενο έντυπο, πατάμε το κουμπί υφιστάμενο έντυπο. Οδηγούμαστε σε αναζήτηση του αρχείου που θέλουμε να υποβάλουμε. Εντοπίζουμε το π.χ ΕΛΠΙΣεπε.aaa και το ανοίγουμε. Συμπληρώνουμε στο έντυπο την ημερομηνία αυτοψίας. Επιλέγουμε από το Μενού «Αρχείο» την επιλογή «Υποβολή Έκθεσης» και η έκθεση αποστέλλεται στην ΑΑΑκ. Μας ρωτάει αν θέλουμε να αποθηκεύσουμε στο PC μας την έκθεση που μόλις στείλαμε. Απαντάμε ναι ή όχι στην αποθήκευση και κλείνουμε την έκθεση. Σημείωση: Υπάρχει το ενδεχόμενο, αν η σύνδεσή μας είναι αργή (σύνδεση modem), να λάβουμε το μήνυμα ότι η υποβολή απέτυχε. Τότε θα πρέπει να κοιτάξουμε στις «εντολές σε εξέλιξη» για να διαπιστώσουμε ότι (α) η εντολή συνεχίζει να βρίσκεται εκεί, συνεπώς πράγματι η αποστολή απέτυχε, ή ότι (β) η έκθεση έπαυσε συνεχίζει να βρίσκεται εκεί συνεπώς η έκθεση έχει υποβληθεί επιτυχώς. Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 12

13 4.3.Εκθέσεις προς επανεξέταση Εάν κατά τη θεώρηση της υποβληθείσας έκθεσης από την ΑΑΑκ βρεθούν λάθη ή παραλείψεις, τότε η έκθεση επιστρέφεται στον εκτιμητή με τις ανάλογες επισημάνσεις στο κείμενο η στις παρατηρήσεις που βρίσκονται κάτω από τις φωτογραφίες. Την επιστροφή ο εκτιμητής θα την αντιληφθεί από τη σχετική καταχώρηση που θα υπάρχει δίπλα στο κουμπί «Εκθέσεις προς Επανεξέταση».. Πατώντας το κουμπί «Εκθέσεις προς Επανεξέταση» θα εμφανισθεί λίστα των εκθέσεων που έχουν σταλεί στον εκτιμητή για επανεξέταση. Για να «ξεκρεμάσουμε» μια τέτοια εντολή(+έκθεση) κάνουμε κλικ στο σηματάκι της Alpha Bank στο αριστερό μέρος της οθόνης. Αφού κάνουμε τις αναγκαίες διορθώσεις αποθηκεύουμε την έκθεση και κάνουμε και πάλι υποβολή. Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 13

14 4.4.Απορρίψεις εντολών Αν για κάποιο λόγο (αρρώστια, ταξίδι, σύγκρουση συμφερόντων κ.λ.π.) δεν μπορούμε να αναλάβουμε την εκτέλεση μιας εντολής, την οποία μόλις την λάβαμε και είναι στο «Νέες Εντολές» ή την ξεκρεμάσαμε και είναι στο «Εντολές σε εξέλιξη» τότε επιστρέφουμε την εντολή στην ΑΑΑκ την οποία ενημερώνουμε και τηλεφωνικά. Για τον σκοπό αυτό Στην αρχική οθόνη κάνουμε Κλικ εκεί όπου είναι η εντολή, την οποία θα απορρίψουμε (δηλαδή ή στο κουμπί «Εντολές σε Εξέλιξη» ή στο κουμπί «Νέες εντολές») Κλικ στο εικονίδιο «Χαρτί/Μολύβι» της σύνθετης εντολής που μας ενδιαφέρει. Εμφανίζεται η οθόνη με τα πλήρη στοιχεία της σύνθετης εντολής και με τις σχετιζόμενες απλές εντολές. 1. Τσεκ στην απλή εντολή που μας ενδιαφέρει 2. Κλικ στο κουμπί «Απόρριψη». Ανοίγει η οθόνη απόρριψης της απλής εντολής που τσεκάραμε. 1. Συμπληρώνουμε το πεδίο «αιτιολόγηση» με πληκτρολόγηση. 2. Πατάμε το κουμπί «Αποθήκευση». Οι αλλαγές που κάναμε αποθηκεύονται και επιστρέφουμε στην οθόνη με τα πλήρη στοιχεία της σύνθετης εντολής με τις σχετιζόμενες απλές εντολές. Παρατηρούμε ότι η απλή εντολή, την οποία απορρίψαμε, δεν εμφανίζεται πλέον κάτω από την σύνθετη εντολή. SOS Σημειώνουμε ότι για τις περιπτώσεις, που ο εκτιμητής έχει κάνει αυτοψία αλλά η εκτιμητική διαδικασία σταμάτησε οριστικά χωρίς υπαιτιότητά του (πχ τηλεφωνική οδηγία από ΑΑΑκ, άρνηση προσκόμισης στοιχείων, ο πελάτης δεν θέλει να προχωρήσει), δηλαδή για τις περιπτώσεις κατά τις οποίες δεν θα υπάρξει εκτίμηση, αλλά ο εκτιμητής πρέπει να πληρωθεί τότε ο εκτιμητής δεν κάνει απόρριψη εντολής αλλά υποβάλει έκθεση. Σ αυτή την «ψευτοέκθεση» που θα υποβάλει ο εκτιμητής, πρέπει o Να επιλεγεί έντυπο τύπου «Άλλη Εργασία» o Να συμπληρωθεί η ημερομηνία αυτοψίας o Να καθαρισθούν όλα τα πεδία του εντύπου o Να καταχωρηθούν φωτογραφίες o Να συμπληρωθούν στο πεδίο «Παρατηρήσεις Εκτιμητή» οι λόγοι ακύρωσης Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 14

15 4.5.Εκκρεμότητες Ο εκτιμητής ενημερώνει ηλεκτρονικά την εφαρμογή AAAreports ΚΑΘΕ ΦΟΡΑ ΠΟΥ Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΜΙΑΣ ΕΚΤΙΜΗΣΗΣ ΣΤΑΜΑΤΑ ΠΡΟΣΩΡΙΝΑ ΓΙΑ ΛΟΓΟΥΣ ΠΟΥ ΔΕΝ ΟΦΕΙΛΟΝΤΑΙ ΣΤΟΝ ΙΔΙΟ, βάζοντας εκκρεμότητα στην εντολή. Επίσης ο εκτιμητής ενημερώνει ηλεκτρονικά την εφαρμογή AAAreports ΑΜΕΣΩΣ ΜΟΛΙΣ ΟΙ ΛΟΓΟΙ ΠΟΥ ΤΟΝ ΣΤΑΜΑΤΗΣΑΝ ΕΞΕΛΕΙΠΑΝ, βγάζοντας την εκκρεμότητα από την εντολή. Αναλυτικό Παράδειγμα A : 10:00 / δίδεται εντολή 12:00 / o εκτιμητής «ξεκρεμάει» την εντολή 12:30 / o εκτιμητής τηλεφωνεί στον πελάτη για αυτοψία, και διαπιστώνεται ότι ο πελάτης δεν έχει διαθέσιμα κάποια από τα απαιτούμενα στοιχεία. Ο πελάτης ενημερώνεται από τον μηχανικό για τα στοιχεία που χρειάζονται και δηλώνει ότι θα τηλεφωνήσει αυτός στον μηχανικό αμέσως μόλις τα συγκεντρώσει. 12:40 / o εκτιμητής βάζει εκκρεμότητα στην εντολή με Τύπο εκκρεμότητας : «Έλλειψη δικαιολογητικών από πελάτη (ειδοποιήθηκε)» Διευκρίνιση : Φωτοτυπία συμβολαίου κάθετης ιδιοκτησίας 19:00 / o πελάτης τηλεφωνεί στον εκτιμητή ότι έχει τα στοιχεία και είναι έτοιμος για αυτοψία 19:10 / o εκτιμητής βγάζει την εκκρεμότητα από την εντολή, κάνοντας «άρση εκκρεμότητας» Αναλυτικό Παράδειγμα Β : 14:00 / o εκτιμητής τηλεφωνεί στον πελάτη για να ορίσουν αυτοψία την επόμενη εργάσιμη ημέρα. O πελάτης δηλώνει ότι δεν μπορεί τότε και συμφωνούν αυτοψία στις :10 / o εκτιμητής βάζει εκκρεμότητα στην εντολή με Τύπο εκκρεμότητας : «Αναβολή ραντεβού με πελάτη (προσδιορίστε ημερομηνία)» Διευκρίνιση : Ραντεβού :00 / o εκτιμητής επιστρέφει στο γραφείο του από την αυτοψία 09:10 / o εκτιμητής βγάζει την εκκρεμότητα από την εντολή, κάνοντας «άρση εκκρεμότητας» Πως βάζω μια εντολή σε εκκρεμότητα πρώτη φορά ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΗ είναι η εντολή να βρίσκεται ήδη στο στάδιο «Εντολές σε Εξέλιξη» Στην αρχική οθόνη κάνουμε Κλικ στο κουμπί «Εντολές σε Εξέλιξη» Κλικ στο εικονίδιο «Χαρτί/Μολύβι» της σύνθετης εντολής που μας ενδιαφέρει. Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 15

16 Εμφανίζεται η οθόνη με τα πλήρη στοιχεία της σύνθετης εντολής και οι σχετιζόμενες απλές εντολές. 1. Τσεκ στην απλή εντολή που μας ενδιαφέρει 2. Κάνουμε Κλικ στο κουμπί «Εκκρεμότητες». Ανοίγει η οθόνη διαχείρισης εκκρεμοτήτων της απλής εντολής που τσεκάραμε. 1. Συμπληρώνουμε το πεδίο «Εκκρεμότητα» από το διαθέσιμο μενού. 2. Συμπληρώνουμε ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΩΣ το πεδίο «Διευκρινίσεων» με πληκτρολόγηση 3. Πατάμε το κουμπί «Αποθήκευση & Επιστροφή». Οι αλλαγές που κάναμε αποθηκεύονται και επιστρέφουμε στην οθόνη με τα πλήρη στοιχεία της σύνθετης εντολής. Παρατηρούμε ότι η απλή εντολή, την οποία βάλαμε σε εκκρεμότητα, εμφανίζεται μέσα σε κόκκινο πλαίσιο Αρση Εκκρεμότητας Έπαυσε ο λόγος της προηγούμενης εκκρεμότητας και θέλουμε να την άρουμε. Στην αρχική οθόνη κάνουμε Κλικ στο κουμπί «Εντολές σε Εξέλιξη» Κλικ στο εικονίδιο «Χαρτί/Μολύβι» της σύνθετης εντολής που μας ενδιαφέρει. Εμφανίζεται η οθόνη με τα πλήρη στοιχεία της σύνθετης εντολής και οι σχετιζόμενες απλές εντολές. 1. Τσεκ στην απλή εντολή, της οποίας θέλουμε να άρουμε την εκκρεμότητα (η απλή εντολή εμφανίζεται ακόμη μέσα σε κόκκινο πλαίσιο) 2. Κάνουμε κλικ στο κουμπί «Εκκρεμότητες». Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 16

17 Ανοίγει η οθόνη διαχείρισης εκκρεμοτήτων της απλής εντολής που τσεκάραμε. Παρατηρούμε ότι την εκκρεμότητα που έχουμε ήδη βάλει, εκεί είναι συμπληρωμένη η «εκκρεμότητα» συμπληρωμένη η «διευκρίνιση» συμπληρωμένη η «ώρα έναρξης» κενή η «ώρα λήξης» τσεκαρισμένο το «ενεργή (εκκρεμότητα)» Προχωρούμε σε άρση της εκκρεμότητας ως εξής 1. Κάνουμε κλικ στο κουμπί «Αρση Εκκρεμότητας» 2. Κάνουμε κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση & Επιστροφή». Οι αλλαγές που κάναμε αποθηκεύονται και επιστρέφουμε στην οθόνη με τα πλήρη στοιχεία της σύνθετης εντολής. Παρατηρούμε ότι η απλή εντολή, της οποίας κάναμε άρση εκκρεμότητας, ΔΕΝ εμφανίζεται πλέον μέσα σε κόκκινο πλαίσιο Πως βάζω μια εντολή σε εκκρεμότητα για δεύτερη φορά. ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΗ είναι να έχουμε ήδη άρει την πρώτη εκκρεμότητα Κάνουμε τα αρχικά βήματα της παραγράφου Α, δηλαδή Στην αρχική οθόνη κάνουμε Κλικ στο κουμπί «Εντολές σε Εξέλιξη» Κλικ στο εικονίδιο «Χαρτί/Μολύβι» της σύνθετης εντολής που μας ενδιαφέρει. Εμφανίζεται η οθόνη με τα πλήρη στοιχεία της σύνθετης εντολής και οι σχετιζόμενες απλές εντολές. 1.Τσεκ στην απλή εντολή που μας ενδιαφέρει 2. Κάνουμε κλίκ στο κουμπί «Εκκρεμότητες». Ανοίγει η οθόνη διαχείρισης εκκρεμοτήτων της απλής εντολής που τσεκάραμε. 1 Κλικ στο κουμπί «Προσθήκη» οπότε εμφανίζονται οι ανενεργές παλαιές εκκρεμότητες καθώς και μια επιπλέον κενή γραμμή για την συμπλήρωση νέας εκκρεμότητας 1. Συμπληρώνουμε το πεδίο «Εκκρεμότητα» από το διαθέσιμο μενού. 2. Συμπληρώνουμε ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΩΣ το πεδίο «Διευκρινίσεων» με πληκτρολόγηση 3. Πατάμε το κουμπί «Αποθήκευση & Επιστροφή». Οι αλλαγές που κάναμε αποθηκεύονται και επιστρέφουμε στην οθόνη με τα πλήρη στοιχεία της σύνθετης εντολής. Παρατηρούμε ότι η απλή εντολή, την οποία βάλαμε πάλι σε εκκρεμότητα, εμφανίζεται μέσα σε κόκκινο πλαίσιο Παραδείγματα εκκρεμοτήτων «ΕΚΚΡΕΜΟΤΗΤA» «ΔΙΕΥΚΡΙΝΙΣΗ» Αδυναμία επικοινωνίας με τον πελάτη τα τηλέφωνα είναι λάθος τα τηλέφωνα δεν απαντούν.( άλλο) Άλλο είδος εκκρεμότητας προσδιορίστε Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 17

18 ασθένεια πελάτη οικογενειακό πρόβλημα πελάτη ταξίδι πελάτη, θα πάρει όταν επιστρέψει κακοκαιρία, αδυναμία μετάβασης αιφνίδια, σύντομη αδιαθεσία μου (σε σοβαρότερες περιπτώσεις πρέπει να επιστρέψετε την ηλεκτρονική εντολή μετά από τηλεφωνική επικοινωνία με την ΑΑΑκ βλέπε διαδικασία Απόρριψης Εντολής) το κατάστημα ζήτησε να περιμένουμε ο πελάτης ζήτησε να περιμένουμε δεν ήλθε στο ραντεβού, και πλέον δεν απαντά στο τηλ. ( άλλο ) Αναβολή ραντεβού με πελάτη (προσδιορίστε ημερομηνία) ραντεβού (ΠΡΟΣΟΧΗ βάζουμε τέτοια εκκρεμότητα μόνον όταν καταχώρηση εκκρεμότητας και ραντεβού απέχουν περισσότερο από 1 ημέρα. Αμέσως μετά το ραντεβού η εκκρεμότητα πρέπει να αρθεί) νέο ραντεβού δεν ήλθε, νέο ραντεβού ( άλλο ) Έλλειψη δικαιολογητικών από πελάτη (δεν ειδοποιήθηκε) φωτοτ συμβ. κάθετης ιδιοκτησίας με το συνημμένο τοπογραφικό, επικυρ στέλεχος οικ αδείας επικυρ στέλεχος οικ αδείας και... ( άλλο ) Έλλειψη δικαιολογητικών από πελάτη (ειδοποιήθηκε) έγινε αυτοψία / φωτοτ συμβ. κάθετης ιδιοκτησίας δεν έγινε αυτοψία / επικυρ στέλεχος οικ αδείας. ( άλλο ) Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 18

19 5.Αμοιβές Αμέσως μόλις τιμολογηθεί η «τάδε» έκθεση από την ΑΑΑκ, ο εκτιμητής μπορεί να βλέπει κατά την σύνδεσή του με την ΑΑΑκ την αντίστοιχη αμοιβή. Συγκεκριμένα Ο εκτιμητής κάνει κλικ στο κουμπί «Προς Τιμολόγηση» της οθόνης εντολών. Αμέσως ανοίγει η οθόνη αμοιβών και ο εκτιμητής βλέπει τις αμοιβές (Χωρις ΦΠΑ) που του οφείλει η ΑΑΑκ. Ο εκτιμητής εκδίδει Δελτίο Παροχής Υπηρεσιών (μίας ή περισσοτέρων εκθέσεων) αναφέροντας για κάθε μία έκθεση υποχρεωτικά o Τον αρ. έκθεσης o Το όνομα πελάτη της Τράπεζας (συνοπτικά) o Την εργασία (συνοπτικά) o Την θέση του ακινήτου (συνοπτικά) o Την αμοιβή και το ΦΠΑ Υπενθυμίζουμε ότι τα στοιχεία της ΑΑΑκ είναι : ALPHA ΑΣΤΙΚΑ ΑΚΙΝΗΤΑ Α.Ε. / Κτηματική Εταιρεία / ΑΦΜ / ΦΑΕΕ ΑΘΗΝΩΝ / Πανεπιστημίου 43, Αθήναι, ΤΚ10564 Το ΔΠΥ θα αποστέλλεται από τον Συνεργάτη ταχυδρομικά (ή καλύτερα μέσω του Τραπεζικού Καταστήματος) προς το λογιστήριο της Alpha Αστικά Ακίνητα, οδός Πανεπιστημίου 43, Αθήναι, ΤΚ Μόλις η ΑΑΑκ παραλάβει και ελέγξει το σχετικό ΔΠΥ κατάθετει την αμοιβή στον τραπεζικό λογαριασμό του συνεργάτη στην Alpha Bank και καταχωρεί το γεγονός στο σύστημα. Αμέσως η οθόνη αμοιβών που βλέπει ο Συνεργάτης παύει να εμφανίζει την προηγούμενη αμοιβή, διότι η ΑΑΑκ δεν την οφείλει πλέον. Alpha Αστικά Ακίνητα. Οδηγίες Χρήσης του AAAReports μέσω του Διαδικτύου 19