Η Βασική Transactional Πληροφοριακή Υποδομή των Επιχειρήσεων

Transcript

1 Η Βασική Transactional Πληροφοριακή Υποδομή των Επιχειρήσεων 1 [1.0] Eισαγωγή «Όσο καλύτερα προετοιμασμένη είναι μια επιχείρηση στην αντιμετώπιση της πολυπλοκότητας, της αβεβαιότητας και των γρήγορων αλλαγών, τόσο μεγαλύτερα θα είναι και τα ποσοστά μιας επιτυχημένης επιβίωσης» Tom Peters Είναι γεγονός ότι στις μέρες μας οι θεμελιώδεις και δυναμικές αλλαγές στην τεχνολογία έχουν δημιουργήσει πρόσφορο έδαφος για τη ριζική αναδιοργάνωση του περιβάλλοντος λειτουργίας των επιχειρήσεων. Στην κορυφή των στόχων αυτής της αναδιοργάνωσης βρίσκεται η επιδίωξη της ποιότητας, με την έννοια της ικανοποίησης των απαιτήσεων και προσδοκιών του πελάτη, μέσω της παραγωγής προϊόντων ή παροχής υπηρεσιών υψηλής ποιοτικής στάθμης, με όσο το δυνατόν μικρότερο κόστος. Αποτελεί άλλωστε κοινή άποψη ότι οι επιχειρήσεις, που δεν λειτουργούν με γνώμονα την εξυπηρέτηση του πελάτη, δύσκολα θα επιβιώσουν στο μέλλον, στο έντονα ανταγωνιστικό περιβάλλον που έχει ήδη διαμορφωθεί σε παγκόσμιο επίπεδο. Ωστόσο, η παραγωγή προϊόντων ή η παροχή υπηρεσιών υψηλής ποιότητας δεν αρκεί από μόνη της για να βελτιώσει την αντα-

2 1 o κεφάλαιο γωνιστικότητα μιας επιχείρησης. Οι ραγδαίες διαφοροποιήσεις της αγοράς απαιτούν επιχειρήσεις ευέλικτες, με ικανότητα άμεσης και γρήγορης προσαρμογής στις απαιτήσεις των πελατών και δυνατότητα ταχείας διαχείρισης των διαφόρων επιχειρησιακών δραστηριοτήτων, προκειμένου αυτές να μπορούν να ανταποκριθούν σε νέες ευκαιρίες και προκλήσεις. Στην κατεύθυνση της ικανοποίησης των παραπάνω απαιτήσεων κινούνται οι εφαρμογές και τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης (Management Information Systems MIS). Η πρόοδος της τεχνολογίας στον τομέα των MIS υπήρξε τις τελευταίες δύο δεκαετίες εντυπωσιακή. Σήμερα στο κέντρο του επιχειρηματικού ενδιαφέροντος βρίσκονται τα πληροφοριακά συστήματα που ονομάζονται Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα ιαχείρισης (Προγραμματισμού) Επιχειρησιακών Πόρων (Enterprise Resource Planning Systems ERP). Ένα ERP είναι ένα συμπαγές σύνολο εφαρμογών λογισμικού που υποστηρίζουν ένα ευρύ φάσμα επιχειρησιακών δραστηριοτήτων και λειτουργιών. Πιο συγκεκριμένα, το ERP είναι ένα επιχειρησιακό εργαλείο ελέγχου, παρακολούθησης και συντονισμού των εργασιών στις κεντρικές και απομακρυσμένες εγκαταστάσεις μιας επιχείρησης. Τέτοιου είδους ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων επιχειρούν να αυτοματοποιήσουν τις επιχειρησιακές διαδικασίες που αφορούν στα οικονομικά, στη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, στην παραγωγή, στο ηλεκτρονικό εμπόριο καθώς και στη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων, των έργων και των πελατειακών σχέσεων. Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνουν τη συγκέντρωση δεδομένων, την ενοποίηση και ολοκλήρωση όλων των εφαρμογών μιας επιχείρησης και των επανασχεδιασμό των επιχειρησιακών διαδικασιών, επιδιώκοντας τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών λειτουργίας, την εξοικονόμηση επιχειρησιακών πόρων, την αύξηση της παραγωγικότητας και την απόκτηση συγκριτικού πλεονεκτήματος μέσα από τη χρησιμοποίηση νέων τεχνολογιών πληροφορικής [11]. Για τις σύγχρονες επιχειρήσεις στην κοινωνία της πληροφορίας, τα ERP αποτελούν το βασικό πυλώνα της transactional πληροφοριακής υποδομής που επιτρέπει σε εταιρείες και οργανισμούς να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις και προκλήσεις της οικονομικής δραστηριότητάς τους στα πλαίσια της παγκοσμιοποίησης. Ο Laughlin [15] ορίζει τα ERP ως «εφαρμογές που επηρεάζουν τα πάντα, από τη λογιστική και τις παραγγελίες μέχρι την παραγωγή, τη διαχείριση της αποθήκης και των αποθεμάτων. Τέτοια συστήματα προήλθαν από την ανάγκη του σχεδιασμού, της διαχείρισης, της οργάνωσης και της καταγραφής των λειτουργιών μιας επιχείρησης». Ο Slater [28] καθορίζει τα ERP ως «συστήματα που ενσωματώνουν τις βασικές διαδικασίες διαχείρισης [ 16]

3 Η Βασική Transactional Πληροφοριακή Υποδομή των Επιχειρήσεων των επιχειρήσεων και παρέχουν μια συνολική εικόνα για την οργάνωση της επιχείρησης, γιατί παρέχουν λειτουργίες που επιτρέπουν την αποτελεσματική ανταλλαγή δεδομένων ανάμεσα στην παραγωγική διαδικασία με τις αντίστοιχες οργανωτικές και διοικητικές λειτουργίες σε μια επιχείρηση». Τέλος ο Minahan [18] αναφέρει ότι τα ERP είναι συστήματα που καταγράφουν και συλλέγουν όλες τις συναλλαγές (business transactions) σε μια επιχείρηση, από όπου και αν προέρχονται. Αυτό σημαίνει ότι η πληροφορία είναι διαθέσιμη σε όλα τα επίπεδα οργάνωσης μιας επιχείρησης σε πραγματικό χρόνο. Γενικά, το ERP είναι μια σύνθεση από ολοκληρωμένες εφαρμογές λογισμικού που διαμέσου μιας συνεκτικής βάσης δεδομένων (η οποία περιέχει συγκεντρωμένες πληροφορίες για την οργανωτική δομή και τις λειτουργίες μιας επιχείρησης ή οργανισμού) συνδέει ποικίλες επιχειρησιακές διαδικασίες, προκειμένου να ικανοποιήσει στόχους που σχετίζονται τόσο με την αποτελεσματικότερη οργάνωση της παραγωγής ή παροχής υπηρεσιών και των σταδίων που προηγούνται και έπονται αυτών, όσο και στόχων που σχετίζονται με την έννοια της ποιότητας και την καλύτερη εξυπηρέτηση του πελάτη. Ωστόσο ο πολυδιάστατος χαρακτήρας των ERP, η πολυπλοκότητά τους, η δυσκολία των επιχειρήσεων να αναπροσαρμόσουν τις επιχειρηματικές τους διαδικασίες και οι κίνδυνοι κατά την υλοποίηση τέτοιων συστημάτων σε μια επιχείρηση οδήγησαν τον Farley [7] να αναφέρει σε άρθρο στο περιοδικό APICS: «ERP είναι τα αρχικά των λέξεων Enterprise Resources Planning. Τι σημαίνουν όμως; Υπάρχουν τόσες πολλές απαντήσεις στην ερώτηση αυτή όσες και οι εταιρείες λογισμικού που αναπτύσσουν τέτοια συστήματα. Βέβαια, υπάρχει σημαντική επικάλυψη μεταξύ των διαφορετικών ορισμών που δίνουν οι πωλητές και οι σύμβουλοι εφαρμογής αυτών των συστημάτων, υπάρχει όμως και ουσιώδης διαφωνία μεταξύ των παραπάνω (μεμονωμένα και ως σύνολο) και των διοικητικών υπευθύνων των εταιρειών που πληρώνουν για την αγορά και εγκατάστασή τους. Οι τελευταίοι που σταυρώνουν τα χέρια και παραμένουν αδρανείς και αμέτοχοι κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης του συστήματος συχνά βρίσκονται αντιμέτωποι με τη δυσάρεστη έκπληξη τα αποτελέσματα της εφαρμογής του συστήματος να μην ανταποκρίνονται στις προσδοκίες τους. Αυτό συνήθως οφείλεται στην παρανόηση των ορισμών συγκεκριμένων λειτουργιών που διαχειρίζεται το σύστημα» Γιατί ERP? Είναι γνωστό ότι οι επιχειρήσεις σήμερα έχουν να αντιμετωπίσουν ένα ιδιαίτερα αυξημένο ανταγωνιστικό περιβάλλον με το άνοιγμα νέων αγορών [ 17]

4 1 o κεφάλαιο και τις συνεχώς αυξανόμενες απαιτήσεις των πελατών. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να εντείνεται η πίεση στις επιχειρήσεις να μειώσουν το κόστος σε όλο το εύρος της εφοδιαστικής αλυσίδας, να μειώσουν δραστικά τα αποθέματά τους, να ελαχιστοποιήσουν τις καθυστερήσεις στις ημερομηνίες παράδοσης των προϊόντων τους και να αυξήσουν την ποιότητα παροχής υπηρεσιών στους πελάτες τους. Με άλλα λόγια οι επιχειρήσεις πρέπει να αναπροσαρμόσουν τις πρακτικές και τις διαδικασίες τους για να διαχειριστούν και να κατευθύνουν πιο αποτελεσματικά τη ζήτηση, την παραγωγή και τον εφοδιασμό τους. Σύμφωνα με τον Loizo [16] οι επιχειρήσεις καλούνται να χρησιμοποιούν από κοινού όλο και περισσότερο εσωτερικές πληροφορίες με τους πελάτες, τους διανομείς και τους προμηθευτές τους. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να έχουν την ικανότητα να επικοινωνούν και να παρέχουν με αποτελεσματικό τρόπο ακριβείς πληροφορίες στο σωστό χρόνο. Όλα αυτά αποτελούν τον αντικειμενικό στόχο για μια επιχείρηση να εγκαταστήσει ένα πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων Σύντομη Ιστορική Αναδρομή Τα παραγωγικά συστήματα κατά τη δεκαετία του 1960 επικέντρωναν την προσοχή τους κυρίως στον έλεγχο των αποθεμάτων τους (inventory control). Αυτό περιελάμβανε κλασικά μοντέλα, όπως Βέλτιστη Ποσότητα Παραγγελίας (Economic Order Quantity EOQ), Αποθέματα Ασφάλειας (Safety Stock SS), ιαχείριση Τεχνικών Προδιαγραφών (Bill of Material Processing BOMP) και ιαχείριση Εντολών Εργασίας (Work Order Management WOM). Ωστόσο οι επιχειρήσεις εκείνη την περίοδο είχαν τη δυνατότητα να κρατούν υψηλά αποθέματα για να ικανοποιούν οποιαδήποτε ζήτηση από τους πελάτες και ταυτόχρονα να είναι ανταγωνιστικοί. Ως αποτέλεσμα οι περισσότερες τεχνικές και εφαρμογές περιορίζονταν μόνο στην αποτελεσματική οργάνωση και διαχείριση μεγάλων ποσοτήτων αποθέματος [27]. Κατά τη δεκαετία του 1970 οι επιχειρήσεις δεν είχαν πλέον τη δυνατότητα να κρατούν υψηλά αποθέματα. Αυτό οδήγησε στην ανάπτυξη των πρώτων συστημάτων Πρόβλεψης Απαιτήσεων Υλικών (Material Requirements Planning MRP), τα οποία συνδύαζαν όλα τα παραπάνω μοντέλα σε μια ενιαία εφαρμογή. Για πρώτη φορά, χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο πλάνο χρονοπρογραμματισμού της παραγωγής (Master Production Schedule MPS) και τις απαιτούμενες τεχνικές προδιαγραφές των υλικών (Bill of Materials BOM: τα συγκεκριμένα υλικά δηλαδή που χρειάζονται για να παραχθεί ένα τελικό προϊόν), ένας υπολογιστής αρκούσε για να προσδιορίσει τη χρονική στιγμή [ 18]

5 Η Βασική Transactional Πληροφοριακή Υποδομή των Επιχειρήσεων και τις ακριβείς ποσότητες υλικών που χρειάζονται για να παραχθεί ένα τελικό προϊόν. Ταυτόχρονα, χρησιμοποιώντας τα ακριβή στοιχεία από την καταγραφή των αποθεμάτων, δηλαδή τη διαθέσιμη ποσότητα (on-hand) ή την ποσότητα που είναι προγραμματισμένη για παραλαβή (schedule-toarrive) έγινε δυνατό να υπολογιστούν τα ισοζύγια των υλικών (net material requirements) που απαιτούνται στο βέλτιστο χρόνο [31]. Παράλληλα με την ανάπτυξη των MRP συστημάτων, αναπτύχθηκαν και τα πρώτα συστήματα Πρόβλεψης Απαιτήσεων Παραγωγικού υναμικού (Capacity Requirements Planning CRP). Έτσι, σε συνδυασμό με τα MRP, δημιουργήθηκαν εφαρμογές που να υποστηρίζουν λειτουργίες, όπως ο σχεδιασμός και η πρόβλεψη του συνόλου των πωλήσεων (forecasting and sales planning), το χρονοπρογραμματισμό (MPS) και τη δυναμικότητα της παραγωγής και γενικότερα τη διαχείριση της ζήτησης και τις συμβατικές υποχρεώσεις κάθε παραγγελίας (demand management και order promising). Η εισαγωγή των μοντέλων και τεχνικών χρονοπρογραμματισμού της παραγωγής (MPS) στα MRP συστήματα ήταν το έναυσμα για να δημιουργηθούν τα πρώτα συστήματα που εκτείνονταν σε όλο το εύρος της επιχείρησης [31]. Κατά τη διάρκεια της δεκαετίας του 1980, η κατακόρυφη αύξηση της χρήσης των υπολογιστών και οι νέες τεχνολογίες πληροφορικής επέτρεψαν την ανάπτυξη λειτουργιών που σχετίζονταν με τις χρηματοοικονομικές δραστηριότητες μιας επιχείρησης. Με αυτό τον τρόπο δημιουργήθηκαν τα πρώτα ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα Manufacturing Resource Planning (MRP II), που συνδύαζαν τα συστήματα διαχείρισης παραγωγής και υλικών με τη λογιστική και τη χρηματοοικονομική διαχείριση (financial management) μιας επιχείρησης. Έτσι μέσα από την οικονομική απεικόνιση της παραγωγής και των κινήσεων των αποθεμάτων τα MRP II συστήματα έγιναν πολύ ελκυστικά εργαλεία στη λήψη των αποφάσεων σε μια επιχείρηση [27]. Προς την ίδια κατεύθυνση στις αρχές της δεκαετίας του 1990 τα MRP II συστήματα επεκτάθηκαν ώστε να συμπεριλάβουν το σχεδιασμό και τη διαχείριση σχεδόν όλων των παραγωγικών πόρων μιας επιχείρησης. Έτσι λειτουργίες, όπως ο σχεδιασμός προϊόντων, η διαχείριση αποθηκών, η διαχείριση έργων και ανθρώπινου δυναμικού, και ολόκληρη η εμπορική και οικονομική διαχείριση (πάγια, επιταγές, γραμμάτια και άλλα) μιας επιχείρησης, συμπεριλαμβάνονταν σε ένα μόνο σύστημα. Αυτού του είδους τα ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα είναι γνωστά ως Συστήματα ιαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (βλέπε Σχήμα 1.0) [31]. [ 19]

6 1 o κεφάλαιο Σχήμα 1.0 Ιστορία των ERP συστημάτων [1] [1.1] Η Εξέλιξη από το MRP II στο ERP Στα έτη που ακολούθησαν την ανάπτυξη του MRP ΙΙ, διάφοροι εν δυνάμει διάδοχοι προσφέρθηκαν από προμηθευτές και συμβούλους επιχειρήσεων. Το MRP ΙΙΙ, μια επόμενη εξέλιξη στην ουσία ποτέ δεν υλοποιήθηκε, ούτε κάποια συστήματα με το ακρωνύμιο BRP (προγραμματισμός επιχειρησιακών απαιτήσεων). Παρόλο το παράξενο αρκτικόλεξό τους, τα συστήματα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (Enterprise Resource Planning) είχαν τεράστια επιτυχία και αποδοχή. Αυτό οφείλεται κατά ένα μεγάλο μέρος στην επιτυχία μερικών προμηθευτών, οι οποίοι είχαν στοχεύσει όχι μόνο στις διαδικασίες παραγωγής αλλά σε όλες τις επιχειρησιακές διαδικασίες (π.χ., παραγωγή, διανομή, λογιστική, χρηματοοικονομικά, ανθρώπινο δυναμικό και πολλά άλλα) μιας επιχείρησης. Ως εκ τούτου, ένα τέτοιο σύστημα μπορεί να ελέγχει ολόκληρη την επιχείρηση. Γενικά ένα σύστημα ERP μπορεί να ενεργήσει ως ένα ισχυρό δίκτυο που μπορεί να επιταχύνει τη λήψη αποφάσεων, να μειώσει τις δαπάνες και να δώσει ένα σφαιρικό έλεγχο όλης της επιχείρησης. Τα συστήματα ERP συνδέουν τις πληροφορίες με τέτοιο τρόπο που διευκολύνουν πολύ την ανώτερη διοίκηση να έχει ολοκληρωμένη εικόνα όλων των επιχειρησιακών [ 20]

7 Η Βασική Transactional Πληροφοριακή Υποδομή των Επιχειρήσεων διαδικασιών σχεδόν σε πραγματικό χρόνο. Τα πλεονεκτήματα αυτής της ολοκληρωμένης προσέγγισης περιλαμβάνουν: Ολοκληρωμένες λειτουργίες (integrated functionality) Συνεπή user interfaces Ενσωματωμένες βάσεις δεδομένων (Integrated databases) Ενοποιημένο σύνολο αρχιτεκτονικής και εργαλείων Ενοποιημένη υποστήριξη προϊόντων Προφανώς, αποτελεί συγκριτικό πλεονέκτημα για μια επιχείρηση η ολοκληρωμένη προσέγγιση αφού μπορεί να προμηθευτεί πλήθος εφαρμογών και εργαλείων από έναν μόνο προμηθευτή συνάπτοντας μια ενιαία σύμβαση με αυτόν. Αλλά επίσης και αρκετά μειονεκτήματα σε ορισμένες περιπτώσεις: Ασυμβατότητα με τα υπάρχοντα συστήματα και τις διοικητικές πρακτικές Μακροχρόνια και ακριβή εφαρμογή Απώλεια ευελιξίας Χρονοβόρα εγκατάσταση και ανάπτυξη του προϊόντος Μεγάλη περίοδος αποπληρωμής Ωστόσο, παρά τα οποιαδήποτε μειονεκτήματα, το ERP έχει απολαύσει μια αξιοπρόσεκτη επιτυχία στην αγορά Ιστορία και Επιτυχία του ERP Η επιτυχία του ERP οφείλεται τουλάχιστον εν μέρει σε τρεις παράγοντες που προηγούντο της ανάπτυξής του. Ο πρώτος αφορά τον τομέα της διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας (Supply Chain Management SCM). Από πολλές απόψεις, το SCM επεκτείνει τις παραδοσιακές μεθόδους ελέγχου των αποθεμάτων πέρα από το στενό πλαίσιο μιας παραγωγικής μονάδας (production) για να συμπεριλάβει τη διανομή (distribution), την αποθεματοποίηση (inventory) και τις πολλαπλές τοποθεσίες παραγωγής (location). Οι λειτουργίες της διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας έχει οδηγήσει σε μια εκτίμηση της σπουδαιότητας των ζητημάτων που αφορούν στα logistics. Η δεύτερη τάση που βοήθησε στην αποδοχή του ERP ήταν ο ανασχεδιασμός των επιχειρησιακών διαδικασιών (Business Process Reengineering BRP). Πριν από τη δεκαετία του 1990, λίγες επιχειρήσεις θα ήταν πρόθυμες να αλλάξουν ριζικά τις διοικητικές δομές τους για να υποστηρίξουν ένα [ 21]

8 1 o κεφάλαιο νέο πακέτο λογισμικού. Σήμερα, πολλές επιχειρήσεις θεωρούν ότι ένα από τα οφέλη της εφαρμογής του ERP είναι η πιθανότητα να ανασχεδιαστούν (reengineering) οι διαδικασίες τους. Τέλος, η τρίτη τάση αφορούσε στην εκρηκτική αύξηση των δυνατοτήτων των μικρότερων υπολογιστών. Για παράδειγμα, ένα MRP απαιτούσε ένα ολόκληρο σαββατοκύριακο και έτρεχε σε έναν υπολογιστή εκατομμυρίων δολαρίων στη δεκαετία του Σήμερα, οι υπολογισμοί ενός MRP μπορούν να γίνουν σ ένα φορητό υπολογιστή απαιτώντας μόλις μερικά δευτερόλεπτα υπολογιστικού χρόνου. Η αύξηση των πωλήσεων ERP δείχνει το βαθμό αποδοχής τους. Το 1989 οι συνολικές πωλήσεις για MRP ΙΙ ήταν 1,2 δισεκατομμύρια δολάρια και αποτελούσαν το ένα τρίτο των συνολικών πωλήσεων λογισμικού στις Ηνωμένες Πολιτείες. Οι παγκόσμιες πωλήσεις για τους 10 κορυφαίους προμηθευτές ERP ήταν $2,8 δισεκατομμύρια το 1995, $4,2 δισεκατομμύρια το 1996 και $5,8 δισεκατομμύρια το Είναι ενδεικτικό ότι μια μόνο επιχείρηση, η SAP, πούλησε λογισμικό ERP άνω των $3,2 δισεκατομμυρίων το 1997 (βλέπε Σχήματα 1.1 & 1.2 Metagroup). Εντούτοις, οι υψηλές πωλήσεις του λογισμικού δεν δίνουν ολοκληρωμένη την εικόνα. Πολλές επιχειρήσεις ξόδεψαν τεράστια ποσά για να υποστηρίξουν την υλοποίηση και την εγκατάσταση ενός ERP και απέτυχαν παταγωδώς. Από την άλλη μεριά, παρά το υψηλό κόστος, μερικές επιχειρήσεις είχαν τεράστια βελτίωση της παραγωγικότητάς τους. Ωστόσο, ο αντικειμενικός στόχος των ERP, που αναφέρεται στην αυτοματοποίηση μιας σειράς από επιχειρησιακές διαδικασίες που αφορούν στα οικονομικά, στη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, στην παραγωγή, στη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων και στην εμπορική διαχείριση, δεν αποτελεί αυτοσκοπό. Η επιτυχία ενός ERP συστήματος εξαρτάται κυρίως από τους εργαζόμενους που το χρησιμοποιούν για να εκτελέσουν τις καθημερινές διαδικασίες, συναλλαγές και δοσοληψίες (business transactions) μιας επιχείρησης. [ 22]

9 Η Βασική Transactional Πληροφοριακή Υποδομή των Επιχειρήσεων Σχήμα 1.1 Όγκος πωλήσεων των μεγαλυτέρων προμηθευτών ERP συστημάτων ([11] Metagroup) Σχήμα 1.2 Όγκος της κερδοφορίας των προμηθευτών ERP συστημάτων ([11] Metagroup) [ 23]

10 1 o κεφάλαιο Σήμερα η παραγωγή εμπορικών λογισμικών πακέτων ERP έχει εξελιχθεί σε μια τεράστια και πολλά υποσχόμενη αγορά. Υπάρχουν τουλάχιστον 1000 προμηθευτές λογισμικού ERP και διαφόρων άλλων λύσεων που μπορούν να βελτιώσουν τη λειτουργία μιας επιχείρησης. Ωστόσο, 8-12 είναι οι μεγαλύτεροι προμηθευτές που κατέχουν 60%-70% της αγοράς. Αυτοί είναι η SAP AG ( με τις εφαρμογές R/2 και R/3, η Oracle ( η PeopleSoft ( η J.D. Edwards ( com) με το OneWorld, η Baan ( και η Microsoft Business Solutions ( με τις εφαρμογές MBS- Navision, MBS-Axapta, MBS-Great Plains και MBS-Solomon. (Σημείωση: Η PeopleSoft και η J. D. Edwards έχουν συνενωθεί.) [1.2] Βασικές Λειτουργικές Περιοχές ενός ERP Τα τελευταία χρόνια γίνεται συχνά λόγος σχετικά με την ανάγκη των επιχειρήσεων να μπορούν να διαχειρίζονται με ταχύτητα και ευελιξία το σύνολο των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων τους προκειμένου να προσαρμόζονται με ικανοποιητικό ρυθμό στις καινούριες απαιτήσεις της αγοράς και να βελτιώνουν την ανταγωνιστικότητά τους. Τα νέα επιτεύγματα της πληροφορικής στον τομέα της οργάνωσης παραγωγής και της διαχείρισης των παραγωγικών πόρων μπορούν να βοηθήσουν σημαντικά στην κατεύθυνση της ικανοποίησης αυτής της ανάγκης. Στην αγορά πλέον κυκλοφορεί ένα ευρύ φάσμα από εργαλεία λογισμικού που υποστηρίζουν μεγάλη ποικιλία επιχειρησιακών διαδικασιών και συνδράμουν στην αναβάθμιση των προϊόντων αλλά και των υπηρεσιών των επιχειρήσεων. Τα πακέτα ERP προσφέρουν ποικίλες δυνατότητες στη σύγχρονη επιχείρηση με γνώμονα την ανάπτυξη και αύξηση της ανταγωνιστικότητάς της. Τα κυριότερα χαρακτηριστικά τους δίνονται συνοπτικά παρακάτω: Προσαρμόζονται εύκολα στις απαιτήσεις και τις όποιες ιδιομορφίες της επιχείρησης στην οποία εφαρμόζονται. Παρέχουν τη δυνατότητα στα διοικητικά στελέχη να έχουν έγκυρη και έγκαιρη πληροφόρηση για τις κινήσεις που λαμβάνουν χώρα στα διάφορα τμήματα της επιχείρησης και να παρακολουθούν ηλεκτρονικά κατά τρόπο ενιαίο και ολοκληρωμένο κάθε επίπεδο λειτουργίας της, όπως: Παραγωγή (Manufacturing) Πωλήσεις (Sales) Παρακολούθηση Έργων (Project Management) [ 24]

11 Η Βασική Transactional Πληροφοριακή Υποδομή των Επιχειρήσεων Αποθέματα (Inventory) Προμήθειες (Purchases) ιανομή & Μεταφορές (Distribution & Transportation) κ.ά. Με κατάλληλη παραμετροποίηση έχουν τη δυνατότητα διασύνδεσης με άλλες εταιρείες που εφαρμόζουν το ίδιο πληροφοριακό σύστημα. Έχουν δυνατότητες διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων (Human Resources). Περιορίζουν σε μεγάλο βαθμό προβλήματα σχετικά με: Την έλλειψη Πρώτων Υλών και τον έλεγχο των Αποθεμάτων Την υπέρ του δέοντος αυξημένη παραγωγικότητα και έλεγχο Ποιότητας Την Εξυπηρέτηση Πελατών και την έγκαιρη παράδοση των προϊόντων Τη ιαχείριση Κεφαλαίων Λειτουργούν με ικανοποιητικό τρόπο σε εταιρείες που εφαρμόζουν φιλοσοφία Just in Time Συνιστώσες των Oλοκληρωμένων Πακέτων Λογισμικού ΕRP Οι επιχειρήσεις ανάπτυξης λογισμού ERP προκειμένου να καταστήσουν το προϊόν τους ελκυστικό, ευέλικτο και φιλικό προς το χρήστη φρόντισαν ώστε αυτό να αποτελείται από μια σειρά από υποσυστήματα (modules), έτσι ώστε η κάθε επιχείρηση-πελάτης να έχει τη δυνατότητα να προμηθευτεί ή και να εγκαταστήσει ένα μέρος από τις υποεφαρμογές του συστήματος, είτε για λόγους οικονομικούς είτε γιατί δεν δραστηριοποιείται σε κάποιο συγκεκριμένο τομέα που υποστηρίζεται από ένα από τα υποσυστήματα (π.χ. μια επιχείρηση μπορεί να μην ασχολείται η ίδια με τη διανομή των προϊόντων της). Βέβαια υφίστανται διαφορές, τόσο στην ορολογία όσο και στη λειτουργικότητα, ανάμεσα στα διάφορα λογισμικά ανάλογα με την επιχείρηση που το έχει αναπτύξει, ωστόσο ως προς τα λειτουργικά χαρακτηριστικά παρουσιάζουν μικρή διαφοροποίηση. Μια σύντομη περιγραφή των κυριότερων συστημάτων και υποσυστημάτων που περιλαμβάνει ένα τυπικό σύστημα ERP είναι η ακόλουθη: ιαχείριση-παρακολούθηση Παραγωγής (Manufacturing) Κεντρικό Πλάνο Χρονοπρογραμματισμού (Master Production Schedule MPS): Στο υποσύστημα MPS σχεδιάζονται και προγραμματίζονται οι εντολές παραγωγής (ή αναπλήρωσης) που αφορούν αποκλειστικά στα τελικά (end items) ή άλλα προϊόντα (π.χ. ανταλλακτικά), τα οποία [ 25]

12 1 o κεφάλαιο πωλούνται προς τους πελάτες. Το MPS προτείνει πλάνα γι αυτές τις εντολές με στόχο τη βέλτιστη εκμετάλλευση κυρίως των παραγωγικών πόρων μιας επιχείρησης με βάση τους στόχους των πωλήσεων. Συνήθως το MPS βασίζεται σε απλούς κανόνες και είναι άμεσα συνδεμένο με τα υποσυστήματα των Πωλήσεων, των Προβλέψεων και των Προβλέψεων Απαιτήσεων Υλικών (Material Requirements Planning). Προβλέψεις Απαιτήσεων Υλικών (Material Requirements Planning MRP): Το υποσύστημα MRP αποσκοπεί στη βέλτιστη ρύθμιση της παραγωγικής διαδικασίας προτείνοντας πλάνα, για ένα προκαθορισμένο χρονικό ορίζοντα, τα οποία βασίζονται στις απαιτήσεις και στη διαθεσιμότητα υλικών. Γενικά το υποσύστημα MRP χρησιμοποιείται σε παραγωγικές επιχειρήσεις. Η λειτουργία του βασίζεται στα κεντρικά πλάνα χρονοπρογραμματισμού ή στις απαιτήσεις των πελατών με στόχο να προτείνει εντολές αναπλήρωσης (απαιτούμενη ποσότητα και χρονική στιγμή έκδοσης). Προβλέψεις Απαιτήσεων Παραγωγικού υναμικού (Capacity Requirements Planning CRP): Το υποσύστημα CRP αποσκοπεί στον προσδιορισμό των απαιτήσεων (capacity loads) και το βέλτιστο προγραμματισμό του παραγωγικού δυναμικού συνήθως στα κέντρα εργασίας που σχετίζονται με την παραγωγή (manufacturing work centers). Στην πιο απλή μορφή το CRP βασίζεται στα πλάνα του MPS και στα φασεολόγια των προϊόντων (product routings) για να καθορίσει τις απαιτήσεις και το φόρτο στα κέντρα εργασίας, πληροφορίες οι οποίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να προετοιμαστούν ή να επαναπροσδιοριστεί κατάλληλα ο φόρτος στα αντίστοιχα κέντρα εργασίας. Τεχνικές Προδιαγραφές Υλικών (Bill of Material BOM): Μέσα από το υποσύστημα BOM διαχειρίζονται οι τεχνικές προδιαγραφές των υλικών. Συνήθως αυτές είναι λίστες υλικών από τις οποίες αποτελείται είτε κάποιο τελικό προϊόν είτε ένα ενδιάμεσο μέρος του (ημιέτοιμο). Το ΒΟΜ είναι συνήθως ενσωματωμένο με λειτουργίες και υποσυστήματα της παραγωγής (MPS και MRP), αλλά χρησιμοποιείται και για προγραμματισμό οικογενειών προϊόντων ή συνδυασμό προϊόντων από τα υποσυστήματα των Πωλήσεων και των Προμηθειών. Φασεολόγια Προϊόντων (Product Routings): Το φασεολόγιο καθορίζει τη σειρά και το χρόνο των εργασιών ή διαδικασιών που απαιτούνται για να παραχθεί ένα προϊόν μέσα από τα αντίστοιχα κέντρα εργασίας. Το υποσύστημα αυτό είναι η βασική πηγή πληροφοριών για όλες τις λειτουργίες της παραγωγής και συνδέεται άμεσα με το CRP. [ 26]

13 Η Βασική Transactional Πληροφοριακή Υποδομή των Επιχειρήσεων ιαχείριση Πωλήσεων, Προμηθειών και ιανομών (Sales, Purchasing & Transportation Management) Προβλέψεις (Forecasting): Το υποσύστημα των προβλέψεων συνήθως χρησιμοποιεί ιστορικά δεδομένα των πωλήσεων και ενσωματώνεται με το κεντρικό πλάνο χρονοπρογραμματισμού (MPS) και τις προβλέψεις απαιτήσεων υλικών (MRP). Αυτό χρησιμοποιείται για να γίνονται μελλοντικές προβλέψεις της ζήτησης των πελατών. Συνήθως το υποσύστημα των προβλέψεων υποστηρίζει και λεπτομερείς (detail) και αθροιστικές (aggregate) λειτουργίες πρόβλεψης. Η πρώτη λειτουργία αφορά προβλέψεις για ένα συγκεκριμένο προϊόν ενώ η δεύτερη προβλέψεις ζήτησης για ολόκληρες οικογένειες ή ομάδες προϊόντων (hierarchy pyramid structures). Προγραμματισμός Απαιτήσεων ιανομών (Distribution Requirements Planning DRP): Το υποσύστημα DRP διαχειρίζεται τα αιτήματα μεταφορών και ζήτησης (ή τροφοδοσίας) από και προς τις μονάδες αποθήκευσης και μεταξύ άλλων χώρων (facilities) της επιχείρησης (π.χ. παραγωγικές μονάδες). Στην πιο απλή του μορφή το DRP αναγνωρίζει τη ζήτηση κάποιων υλικών ή προϊόντων σε κάποια μονάδα και με βάση κάποιους κανόνες δημιουργεί εντολές μεταφοράς ή μετακίνησης σε άλλες μονάδες για να καλύψει τις ανάγκες της ζήτησης. Οι λειτουργίες του DRP είναι συνήθως ενσωματωμένες με τα υποσυστήματα των πωλήσεων και προμηθειών και αφορά συνήθως στα προϊόντα που αποθεματοποιούνται (inventory managed items) από την επιχείρηση. ιαχείριση Προμηθευτών (Supplier Management): Το υποσύστημα αυτό παρέχει όλες τις απαιτούμενες λειτουργίες για τη διαχείριση των βασικών στοιχείων των προμηθευτών, των εντολών προμήθειας, των προσφορών και των ανοικτών παραγγελιών (quotes & blanket orders), την κοστολόγηση, τον έλεγχος παραλαβών (receiving inspection) και άλλα. Το υποσύστημα της διαχείρισης των προμηθευτών συνδέεται άμεσα με τη διαχείριση αποθεμάτων, τους λογαριασμούς πληρωτέους και την πρόβλεψη απαιτήσεων υλικών. ιαχείριση Μεταφορών (Transportation Management): Το υποσύστημα διαχείρισης μεταφορών στοχεύει στην αποτελεσματική χρήση των μεταφορικών πόρων και μέσων. Οικονομική ιαχείριση (Financial Management) Λογαριασμοί Πληρωτέοι (Accounts Payable): Παρακολουθεί τις πληρωμές προς τους προμηθευτές που αφορούν υπηρεσίες ή υλικά. Το υποσύστημα αυτό ενσωματώνεται με τη διαχείριση εντολών αγο- [ 27]

14 1 o κεφάλαιο ράς (purchase order management), την παραλαβή εντολής αγοράς (receiving) και τη γενική λογιστική (general ledger). Λογαριασμοί Εισπρακτέοι (Accounts Receivable): Παρακολουθεί τα βραχυπρόθεσμα οικονομικά προτερήματα που προκύπτουν από τις πωλήσεις με πίστωση στους πελάτες είτε σε επίπεδο χονδρικής είτε σε επίπεδο λιανικής. Το υποσύστημα αυτό ενσωματώνεται με τη διαχείριση εντολών πωλήσεων (sales order management) και τη γενική λογιστική. Γενική Λογιστική (General Ledger): Το υποσύστημα της γενικής λογιστικής διαχειρίζεται όλους τους λογαριασμούς μιας επιχείρησης οι οποίοι είναι οργανωμένοι σ ένα προκαθορισμένο λογιστικό σχέδιο. Το λογιστικό σχέδιο περιέχει όλους τους λογαριασμούς οι οποίοι είναι κατάλληλα αριθμημένοι και κωδικοποιημένοι. Μισθοδοσία (Payroll): Το υποσύστημα της μισθοδοσίας παρακολουθεί και διαχειρίζεται τις πληρωμές των υπάλληλων μιας επιχείρησης και είναι ενσωματωμένη στη γενική λογιστική. ιαχείριση Παγίων (Fixed Assets Management): Τα πάγια ακολουθούν το μακροπρόθεσμο ενεργητικό μιας επιχείρησης. Αυτά τα πάγια έχουν μια χρονική περίοδο ζωής συνήθως μεγαλύτερη του ενός έτους, αποκτώνται για χρήση στις λειτουργίες της επιχείρησης και δεν προορίζονται για τη μεταπώληση σε πελάτες. Τα πάγια περιλαμβάνουν συνήθως εξειδικευμένο εξοπλισμό (π.χ. έπιπλα, μηχανές, κτίρια και άλλα). Το υποσύστημα της διαχείρισης των παγίων περιλαμβάνει διάφορες μεθόδους αποτίμησης για την παρακολούθηση των αποσβέσεών τους. Το υποσύστημα των παγίων ενσωματώνεται στη γενική λογιστική. ιαχείριση-παρακολούθηση Έργων (Project Management): Το σύστημα αυτό παρέχει λειτουργίες που σχετίζονται με τη συνολική διαχείριση έργων, όπως αναλύσεις κόστους (costing), διαχείριση εντολών (order management), διαδικασίες αξιολόγησης (evaluation), διαχείριση αλλαγών (change management), κοστολόγηση (billing), διαχείριση συμβάσεων (contract management) και προϋπολογισμοί (budgeting). Το υποσύστημα διαχείρισης και παρακολούθησης έργων συνδέεται σχεδόν άμεσα με όλες τις λειτουργικές περιοχές ενός ERP. ιαχείριση Αποθεμάτων (Inventory Management) ιαχείριση Ειδών (Item management): Το υποσύστημα της διαχείρισης των ειδών παρέχει τις βασικές λειτουργίες ιχνηλάτησης (tracking) και καταχώρησης δεδομένων (record keeping) που αφορούν στα είδη τα οποία διατηρεί συνήθως σε απόθεμα μια επιχείρηση. To υποσύστημα αυτό παρέχει τις βασικές λειτουργίες που απαιτούνται για να [ 28]

15 Η Βασική Transactional Πληροφοριακή Υποδομή των Επιχειρήσεων παραμετροποιήσει η επιχείρηση τα βασικά δεδομένα των ειδών που παρακολουθεί καθώς και να καταχωρήσει και να ελέγξει τις κινήσεις αυτών των ειδών οι οποίες διαμορφώνουν το τελικό απόθεμα. ιαχείριση Αποθηκών (Warehouse Management): Το υποσύστημα της διαχείρισης αποθηκών συμπληρώνει τη λειτουργικότητα του υποσυστήματος διαχείρισης ειδών μέσα από λειτουργίες που αφορούν σε μετακινήσεις είτε εσωτερικές είτε μεταξύ διαφορετικών αποθηκευτικών χώρων, τη διαχείριση εντολών αποστολής και παραλαβής (pick-up & put away order management), χωροταξική βελτιστοποίηση (space utilization) και άλλα. ιαχείριση Παροχής Υπηρεσιών (Operations Management) Εξυπηρέτηση Πελατών (Customer Service): Το σύστημα αυτό παρέχει λειτουργίες που αφορούν κυρίως στη βέλτιστη εξυπηρέτηση των πελατών. Τέτοιες λειτουργίες περιλαμβάνουν ιχνηλάτηση εντολών (order tracking), διαχείριση επιστροφών (return management), υπόσχεση παραγγελιών (order promising), τιμολόγηση (pricing), εκπτώσεις (discounts) και άλλες. ιαχείριση Προδιαγραφών (Configuration Management): Με το υποσύστημα αυτό διαχειρίζονται εξειδικευμένες προδιαγραφές (customized/ compatible features) ή επιλογές (options) που απαιτούν οι πελάτες. Το υποσύστημα αυτό συνδέεται άμεσα με τη διαχείριση των τεχνικών προδιαγραφών, το φασεολόγιο και τη διαχείριση εντολών, αλλά έχει τη δυνατότητα να παρέχει άμεσα πληροφορίες που αφορούν στην κοστολόγηση, την υπόσχεση παραγγελιών και άλλες. ιαχείριση υπηρεσιών τεχνικής υποστήριξης (Service Management): Το υποσύστημα αυτό διαθέτει διάφορες λειτουργίες που διευκολύνουν τη διαχείριση εργασιών τεχνικής υποστήριξης. Μερικές από τις λειτουργίες που διαθέτει είναι η αποστολή προειδοποιήσεων, δεξιότητες πόρων για διαχείριση του σχεδιασμού, πολυεπίπεδη αναφορά βλαβών και άλλα. ιαχείριση Ανθρώπινου υναμικού (Human Resource Management): Το σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού αφορά κυρίως στη διοίκηση, στην εξέλιξη, στην εκπαίδευση και στις προσλήψεις των ανθρώπινων πόρων μιας επιχείρησης. [ 29]

16 1 o κεφάλαιο Σχήμα 1.3 Βασικές λειτουργικές περιοχές ενός τυπικού ERP [13] Γενικά συνηθίζεται οι λειτουργικές περιοχές των συστημάτων ERP να διαχωρίζονται σε front & back office διαδικασίες, όπως φαίνεται στο Σχήμα 2.3. Ο διαχωρισμός αυτός κυρίως γίνεται για να ελέγχεται αποτελεσματικά η ροή των εσωτερικών πληροφοριών που χρησιμοποιεί από κοινού μια επιχείρηση με τους πελάτες, τους διανομείς και τους προμηθευτές της. [1.3] Τα Oφέλη από την Eφαρμογή του ERP Πολλαπλά είναι τα οφέλη που προκύπτουν για μια επιχείρηση που αποφασίζει την εγκατάσταση και εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος ERP, ώστε να επιτύχει αποδοτικότερη διαχείριση των διαφόρων επιχειρησιακών διαδικασιών της. Τα ολοκληρωμένα και σύγχρονα πληροφοριακά συστήματα καλύπτουν όλες τις επιχειρηματικές δραστηριότητες και απευθύνονται σε όλους τους κλάδους των επιχειρήσεων. Παρέχουν ένα περιβάλλον ανασχεδιασμού υποστηρίζοντας την πραγματοποίηση αλλαγών στις επιχειρηματικές λειτουργίες. Πιο συγκεκριμένα, υλοποιούν νέες τεχνολογίες και επιχειρημα- [ 30]

17 Η Βασική Transactional Πληροφοριακή Υποδομή των Επιχειρήσεων τικές πρακτικές που είναι σύγχρονες αλλά ταυτόχρονα και δοκιμασμένες, Παράλληλα προσαρμόζονται εύκολα στις συνεχώς μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές διαδικασίες [11]. Η υλοποίηση ενός ERP συστήματος μπορεί να βοηθήσει μια επιχείρηση με πολλούς τρόπους και ιδιαίτερα στην αποτελεσματική διαχείριση και εκτέλεση των λειτουργιών της. Ένα ERP: Μειώνει τα λειτουργικά έξοδα. Ενοποιεί όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης εξασφαλίζοντας κεντρικό έλεγχο των διαδικασιών της. Επιταχύνει τις διαδικασίες και αυτοματοποιεί εργασίες ρουτίνας. Μειώνει το χρόνο εκτέλεσης των εργασιών. Καταργεί την επανάληψη εργασιών, όπως η πολλαπλή καταχώρηση δεδομένων σε διαφορετικές εφαρμογές. Αυξάνει τη διαθεσιμότητα των πληροφοριών και μειώνει το χρόνο παραγωγής αναφορών. Εξασφαλίζει την άμεση, έγκυρη και έγκαιρη πληροφόρηση ενοποιώντας τις διαδικασίες και τα δεδομένα σε μια κεντρική βάση παρέχοντας παράλληλα σύγχρονες τεχνικές προσπέλασης και ανάλυσης πληροφοριών (drill down, drill around, intranet και άλλα). Βοηθά την εταιρεία να προσαρμόζεται στις ραγδαίες μεταβολές που συντελούνται στο επιχειρηματικό τοπίο. Αποτελεί ένα πολύτιμο εργαλείο στα χέρια των διοικούντων για την αποτελεσματικότερη άσκηση των καθηκόντων τους. ίνει έμφαση στην εξυπηρέτηση του πελάτη και στην παροχή ποιοτικών υπηρεσιών, ανυψώνοντας έτσι το γόητρο και την καλή φήμη της εταιρείας. Συμβάλλει στην αύξηση της αποδοτικότητας του προσωπικού. Ρυθμίζει όσα αφορούν στον προγραμματισμό των τρεχουσών απαιτήσεων της επιχείρησης, ενώ παράλληλα προσφέρει τη δυνατότητα και τα μέσα για μια διαρκή βελτίωση των επιχειρησιακών διαδικασιών. [1.4] ομή και Περιεχόμενα Ο κύριος στόχος αυτού του βιβλίου είναι να εισάγει τον αναγνώστη στα δομικά στοιχεία που συγκροτούν μια πληροφοριακή υποδομή ERP σε μια επιχείρηση, δηλαδή στις ενότητες (modules) και τη λειτουργικότητα (functionality) εφαρμογών αυτού του τύπου και την τεχνολογική υποδομή [ 31]

18 1 o κεφάλαιο συστημάτων ERP. Παράλληλα εξετάζεται το θέμα της ένταξης επιχειρηματικών διαδικασιών ενός οργανισμού σ ένα σύστημα ERP. Ταυτόχρονα εξετάζονται η δομή και οι δραστηριότητες ενός έργου ERP σε μια επιχείρηση, καθώς και οι κύριες διαδικασίες διοίκησής του. Παρουσιάζεται επίσης μια κριτική θεώρηση σχετικά με τα οφέλη, τους κίνδυνους και τους κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας αναφορικά με την εισαγωγή και αξιοποίηση του ERP από μια σύγχρονη επιχείρηση. Στη συνέχεια αναλύονται σε έκταση τεχνικές και πρακτικές διαδικασιών προγραμματισμού απαιτήσεων υλικών και η λειτουργικότητα διαφόρων εργαλείων προγραμματισμού για το σύνολο της παραγωγικής διαδικασίας, μέσα από ένα τυπικό σύστημα ERP, που επιτρέπει την υλοποίηση και τη διαχείρισή τους. Επίσης γίνεται μια περιγραφική παρουσίαση των συστημάτων, υποσυστημάτων και λειτουργιών του ERP Microsoft Navision. Παρουσιάζονται σε λεπτομέρεια λειτουργίες και διαδικασίες που υποστηρίζει και απαραίτητες γνώσεις για τη βασική παραμετροποίησή του. Τέλος γίνεται μια αναλυτική παρουσίαση διαφορών επιχειρησιακών διαδικασιών με βάση το Microsoft Navision για την περίπτωση μιας παραγωγικής επιχείρησης με πολλές αποθήκες και ένα εμπορικό τμήμα. Συνοπτικά, το περιεχόμενο ανά κεφάλαιο του βιβλίου δίδεται παρακάτω: Στο 2 ο κεφάλαιο πραγματοποιείται μια γενική εισαγωγή στην ανάλυση και το σχεδιασμό επιχειρησιακών διαδικασιών. ίνονται οι ορισμοί κρίσιμων εννοιών, καθώς και μια προτεινόμενη μεθοδολογία για την καταγραφή διαδικασιών. Επίσης γίνεται μια γενική εισαγωγή στον ανασχεδιασμό επιχειρησιακών διαδικασιών (ΒPR) με αναφορά στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του και στη μεθοδολογία εφαρμογής του. Επίσης περιγράφεται αναλυτικά η σχέση και η αλληλεπίδραση του BPR και των συστημάτων ΕRP. Τέλος γίνεται αναφορά στις στρατηγικές επιλογής του κατάλληλου για την επιχείρηση με βάση τις επιχειρησιακές της διαδικασίες συστημάτων ERP. Στο 3 ο κεφάλαιο γίνεται μια μεθοδολογική προσέγγιση στην υλοποίηση συστημάτων ERP. Πιο συγκεκριμένα, γίνεται εκτενής αναφορά στους στόχους, στις στρατηγικές υλοποίησης, στα στάδια εξέλιξης, στη διαχείριση του έργου, στους κρίσιμους παράγοντες υλοποίησης, στις ομάδες έργου και στη διαχείριση οργανωτικών αλλαγών. Το 4 ο κεφάλαιο αναφέρεται στη βασική τεχνολογική υποδομή συστημάτων ERP. Εξετάζονται η αρχιτεκτονική και τα τεχνικά χαρακτηριστικά τους, ενώ ταυτόχρονα παρουσιάζονται πρόσφατες επεκτάσεις τους σε νέες τεχνολογίες, όπως το internet και το ηλεκτρονικό εμπόριο. Τέλος, γίνεται μια γενική περιγραφή της τεχνολογικής υποδομής του ERP Microsoft Navision. [ 32]

19 Η Βασική Transactional Πληροφοριακή Υποδομή των Επιχειρήσεων Το 5 ο κεφάλαιο είναι αφιερωμένο στον προγραμματισμό και τον έλεγχο της παραγωγής μέσα από σύγχρονα πληροφοριακά συστήματα ERP. Αρχικά περιγράφονται θεωρητικά και στη συνέχεια αναλύονται σε μεγάλη έκταση οι τεχνικές και πρακτικές των διαδικασιών προγραμματισμού απαιτήσεων υλικών (MRP) και η λειτουργικότητα ενός τυπικού συστήματος MRP ΙΙ που επιτρέπει την υλοποίηση και τη διαχείριση τους. Στο 6 ο κεφάλαιο γίνεται μια γενική παρουσίαση των λειτουργικών περιοχών, των δομικών στοιχείων και των εφαρμογών του ERP Microsoft Business Solutions Navision. Το 7 ο κεφάλαιο είναι αφιερωμένο στην αρχική προσαρμογή του Microsoft Navision σ ένα γενικό επιχειρησιακό περιβάλλον. Πιο συγκεκριμένα, γίνεται μια αναλυτική παρουσίαση της παραμετροποίησης των μονάδων της επιχείρησης (business units), της γενικής και αναλυτικής λογιστικής, των αποθηκών, των προϊόντων, των πελατών και των προμηθευτών της. Το 8 ο κεφάλαιο παρουσιάζει διάφορες λειτουργίες και διαδικασίες βασισμένες στο ERP Microsoft Navision, σύμφωνα με το μοντέλο μίας παραγωγικής επιχείρησης με τμήμα πωλήσεων (οικονομική διαχείριση, εμπορική διαχείριση, διαχείριση παραγωγής, διαχείριση διανομών και διαχείριση αποθηκών). Τέλος, στο παράρτημα παρουσιάζονται τα βασικά στοιχεία και οι βασικές αρχές περιήγησης στο λογισμικό του Microsoft Navision με σκοπό να δώσει στο χρήστη τις αρχικές πληροφορίες και τις απαραίτητες γνώσεις για τη χρήση της εφαρμογής. [ 33]

20