Ι Α Ν Ο Υ Α Ρ Ι Ο Σ

Transcript

1 VALUE ANALYSIIS Έκθεση για το ερευνητικό πρόγραμμα INNOREGIO: διάδοση τεχνολογιών ανάπτυξης καινοτομίας Nick Rich, BSc MBA Matthias Holweg, Dipl.-Wirtschaftsing.(FH) MSc Lean Enterprise Research Centre Cardiff, United Kingdom Ι Α Ν Ο Υ Α Ρ Ι Ο Σ

2 1 Περιεχόμενα 1 Τι είναι η Ανάλυση Αξίας 1.1 Ορισμός της Ανάλυσης Αξίας 1.2 Ορισμός του Κόστους και της Αξίας 1.3 Το Σημείο Εστίασης της Ανάλυσης Αξίας 1.4 Γιατί να χρησιμοποιήσουμε την Ανάλυση Αξίας Στο εσωτερικό της επιχείρησης Ανάγκες που προκύπτουν από την ίδια την αγορά 1.5 Τύποι Πρακτικής Εφαρμογής της Ανάλυσης Αξίας 2 Πώς χρησιμοποιείται η Ανάλυση Αξίας 2.1 Βασικοί παράγοντες επιτυχίας 2.2 Στάδιο 1 Φάση Προσανατολισμού Δημιουργία της Ομάδας Ανάλυσης Αξίας Μια Εκτεταμένη Προσέγγιση της Ομάδας Επιλογή του Προϊόντος Προετοιμασία 2.3 Στάδιο 2 Λειτουργική Ανάλυση 2.4 Στάδιο 3 - Δημιουργικές συνεδριάσεις αναζήτησης ιδεών 2.5 Στάδιο 4 - Ανάλυση και Αξιολόγηση 2.6 Στάδιο 5 - Εφαρμογή 2.7 Περιπτώσεις επιτυχημένης εφαρμογής της μεθόδου VA 3 Πρόσθετες πληροφορίες 3.1 Κέντρα υποστήριξης σε περιφερειακό επίπεδο 3.2 Σχετικά Εργαλεία και Τεχνικές 4 Σύνοψη 5 Βιβλιογραφία Παράρτημα

3 2 1 ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΞΙΑΣ Η Ανάλυση Αξίας (Value Analysis) θεωρείται μια διαδικασία και όχι μία απλή τεχνική γιατί αφενός αποτελεί μια συγκροτημένη προσέγγιση για τη βελτίωση της αποδοτικότητας των εφαρμογών ενός προϊόντος και αφετέρου γιατί χρησιμοποιεί πολλές διαφορετικές τεχνικές προκειμένου να επιτύχει τον εν λόγω σκοπό. Οι τεχνικές που συμβάλλουν στην επίτευξη των δραστηριοτήτων VA περιλαμβάνουν κοινές τεχνικές που χρησιμοποιούνται για όλες τις ασκήσεις της ανάλυσης αξίας και κάποιες που εφαρμόζονται υπό ορισμένες συνθήκες, κατάλληλες για το υπό μελέτη προϊόν (ενότητα 3.2). Η προσέγγιση VA μπορεί να εφαρμοστεί σε όλους σχεδόν τους τομείς και να χρησιμοποιηθεί για την ανάλυση υπαρχόντων προϊόντων ή υπηρεσιών που παρέχονται από εταιρίες παραγωγής και εταιρίες παροχής υπηρεσιών. Για τα νέα προϊόντα, χρησιμοποιείται η προσέγγιση Τεχνικού Σχεδιασμού Αξίας (VE), η οποία εφαρμόζει τις ίδιες αρχές και πολλές τεχνικές VA σε προπαρασκευαστικά στάδια όπως την ανάπτυξη ιδεών, το σχεδιασμό και την προτυποποίηση. Ουσιαστικά, κατά τη διαδικασία της Ανάλυσης Αξίας, VA, κύριο μέλημα αποτελεί ο εντοπισμός και η εξάλειψη των χαρακτηριστικών των υπηρεσιών και των προϊόντων που δεν παρέχουν πραγματική αξία για τον πελάτη ή το προϊόν, αλλά δημιουργούν δαπάνες κατά τη διαδικασία παραγωγής ή την παροχή υπηρεσιών. Σύμφωνα με τα παραπάνω, η διαδικασία VA χρησιμοποιείται για να παρέχει προϊόντα ή υπηρεσίες υψηλότερων προδιαγραφών στον πελάτη στο ελάχιστο κόστος, σε αντίθεση με τη διαδικασία αντικατάστασης ενός υπάρχοντος προϊόντος με κάποιο άλλο κατώτερης ποιότητας. Η βασική αυτή αρχή, που υπαγορεύει την παροχή αξίας στο χαμηλότερο βέλτιστο κόστος παραγωγής, τηρείται πάντοτε. Αποτελεί την αρχή που κατευθύνει όλες τις ενέργειες στη διαδικασία VA και καθιστά δυνατή οποιαδήποτε διαδικασία βελτίωσης ιδεών, οι οποίες μεταφράζονται σε εμπορικό κέρδος για την εταιρία και τους πελάτες της. Για το λόγο αυτό, η διαδικασία VA αποτελεί ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά μιας επιχείρησης, η οποία αντιλαμβάνεται και αποσκοπεί στην επίτευξη της Διοίκησης Ολικής Ποιότητας (Total Quality Management - TQM), πραγματοποιώντας όλες τις ενέργειές της με σκοπό την ικανοποίηση των πελατών της. Σε πολλές από τις μεγάλες εταιρίες παγκοσμίως, συμπεριλαμβανομένων των εταιριών Hewlett Packard, Sony, Panasonic, Toyota, Nissan, και Ford, η διαδικασία VA έχει αποφέρει σημαντικά κέρδη στην επιχείρηση. Βασικός παράγοντας για την υλοποίηση των κερδών αυτών είναι η γνώση των απαιτήσεων των πελατών, του κόστους του προϊόντος, καθώς και η εις βάθος γνώση της διαδικασίας παραγωγής και του κόστους που σχετίζεται με περιπτώσεις αστοχίας, λόγω ανεπαρκούς ή ακατάλληλου σχεδιασμού του προϊόντος. Όλες οι παραπάνω νέες πληροφορίες είναι πολύ σημαντικές για τη διαδικασία VA, εφόσον οι αποφάσεις που αφορούν τον ανασχεδιασμό του προϊόντος και της διαδικασίας θα έχουν ως αποτέλεσμα χαμηλότερο κόστος και ενισχυμένη αξία στον πελάτη. Η Τεχνική Ανάλυσης Αξίας αναπτύχθηκε μετά τον Δεύτερο Παγκόσμιο Πόλεμο στην Αμερική από την εταιρία General Electric στα τέλη της δεκαετίας του 40. Έκτοτε, η βασική προσέγγιση VA έχει εξελιχθεί και εμπλουτισθεί με νέες τεχνικές οι οποίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν και έχουν ενσωματωθεί στην επίσημη διαδικασία VA. Σήμερα, η τεχνική VA έχει επανέλθει στο προσκήνιο, καθώς ο ανταγωνισμός αναγκάζει τις εταιρίες να επανεξετάσουν τα προϊόντα τους, σε μια προσπάθεια να παρέχουν υψηλότερα επίπεδα προσαρμογής στις απαιτήσεις των πελατών με το χαμηλότερο δυνατό κόστος. Παράλληλα, πολλές μεγάλες εταιρίες χρησιμοποιούν τη διαδικασία VA σε συνεργασία με τους προμηθευτές τους, προκειμένου να αυξήσουν τα οφέλη που προκύπτουν από τη συγκεκριμένη προσέγγιση μέσα από την αλυσίδα προμήθειας. Οι

4 3 επιχειρήσεις, μεγάλες και μικρές, θα έχουν οφέλη κατανοώντας και εφαρμόζοντας τη διαδικασία VA. Οι εταιρίες, οι οποίες δεν αφιερώνουν το χρόνο για να ασχοληθούν με την ανάπτυξη της συγκεκριμένης τεχνικής, είναι πιθανό ότι θα αντιμετωπίσουν ένα αβέβαιο μέλλον, καθώς οι εμπειρίες και οι δυσκολίες του παρελθόντος επανεμφανίζονται στα προϊόντα του μέλλοντος. 1.1 Ορισμός της Ανάλυσης Αξίας Η Ανάλυση Αξίας μπορεί να οριστεί ως μια διαδικασία συστηματικής αναθεώρησης, η οποία εφαρμόζεται σε σχέδια υπαρχόντων προϊόντων, προκειμένου να γίνει σύγκριση της λειτουργίας του προϊόντος που απαιτείται από τον πελάτη, με σκοπό την ικανοποίηση των απαιτήσεών του με το χαμηλότερο κόστος, σύμφωνα με την προδιαγραφόμενη απόδοση και αξιοπιστία. Ο παραπάνω ορισμός είναι μάλλον περίπλοκος και θα ήταν καλύτερο να περιοριστούμε στα βασικά σημεία και στοιχεία: 1. Η Ανάλυση Αξίας (και Τεχνικός Σχεδιασμός Αξίας) είναι μια συστηματική, μεθοδική και συγκροτημένη διαδικασία ανάλυσης και αξιολόγησης. Δεν πρόκειται για μια ευκαιριακή ή άτυπη διαδικασία αλλά για μια δραστηριότητα διαχείρισης η οποία απαιτεί σχεδιασμό, έλεγχο και συντονισμό. 2. Η ανάλυση αφορά τη λειτουργία ενός προϊόντος, ώστε να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις ή τις εφαρμογές που απαιτούνται από τον πελάτη. Η διαδικασία αναθεώρησης πρέπει να περιλαμβάνει ένα στάδιο κατανόησης του σκοπού για τον οποίο χρησιμοποιείται το προϊόν, προκειμένου να ικανοποιούνται οι παραπάνω απαιτήσεις. 3. Η κατανόηση της χρήσης ενός προϊόντος συνεπάγεται την καθιέρωση προδιαγραφών για τον προσδιορισμό του επιπέδου εναρμόνισης μεταξύ του προϊόντος και της αξίας από την πλευρά του πελάτη ή του καταναλωτή. 4. Για την επίτευξη του στόχου, η τυπική διαδικασία διαχείρισης πρέπει να συμμορφώνεται με τις λειτουργικές προδιαγραφές σε συνδυασμό με τα κριτήρια απόδοσης, για να παρέχει αξία για τον πελάτη. 5. Προκειμένου η εταιρία να αποκομίσει όφελος, η μεθοδική διαδικασία αναθεώρησης πρέπει να έχει ως αποτέλεσμα μια διαδικασίας βελτίωσης του σχεδιασμού, η οποία συμβάλλει στη μείωση του κόστους παραγωγής του συγκεκριμένου προϊόντος, διατηρώντας ταυτόχρονα το επίπεδο αξίας με την τήρηση των προδιαγραφών λειτουργίας. 1.2 Ορισμός του Κόστους και της Αξίας Οποιαδήποτε προσπάθεια για τη βελτίωση της αξίας ενός προϊόντος πρέπει να εξετάζει δύο παράγοντες, ο πρώτος αφορά τη χρήση του προϊόντος (γνωστός ως Αξία Χρήσης), ενώ ο δεύτερος προκύπτει από την κυριότητα (Αξία Κύρους). Η διαφοροποίηση των δύο παραγόντων παρουσιάζεται με τη σύγκριση ενός πολυτελούς αυτοκινήτου και ενός κοινού μικρού αυτοκινήτου με ίδιο κινητήρα. Όσον αφορά τη χρήση, και τα δύο αυτοκίνητα επιτελούν την ίδια λειτουργία και τα δύο προσφέρουν ασφαλές οικονομικό ταξίδι (Αξία χρήσης) όμως, το πολυτελές αυτοκίνητο διαθέτει μεγαλύτερη αξία κύρους. Η διαφορά μεταξύ ενός επίχρυσου στυλογράφου και ενός στυλό με ανταλλακτικό αποτελεί ένα άλλο παράδειγμα. Ωστόσο, η αξία χρήσης και η τιμή του προϊόντος δεν είναι σχεδόν ποτέ ίδιες. Η διαφορά έγκειται ουσιαστικά στην αξία κύρους. Επομένως, αν και το στυλό με ανταλλακτικό μπορεί να κοστίζει ένα X ποσό, η αξία χρήσης ενδέχεται να είναι πολύ μικρότερη.

5 4 Όλα τα ανώτατα στελέχη πρέπει να κατανοήσουν τη φύση του εργοστασιακού κόστους και το κόστος για κάθε δεδομένο προϊόν. Η παραπάνω εκπαιδευτική διαδικασία είναι πολύ σημαντική, αν και δεν υπάρχει άμεση σχέση μεταξύ του Κόστους (για το εργοστάσιο) και της Αξίας για τον πελάτη, όσον αφορά τη χρήση και το κύρος. Ένα εντυπωσιακό νούμερο, που χρησιμοποιείται συχνά ως γενικό μέτρο σύγκρισης, είναι ότι τυπικά το 80% του κόστους παραγωγής ενός προϊόντος θα έχει καθοριστεί από τη στιγμή που το σχέδιο του προϊόντος οδεύει προς την παραγωγή. Για το λόγο αυτό, το κόστος παραγωγής παγώνει και καθορίζεται στο σημείο αυτό. Το παραπάνω κόστος περιλαμβάνει τα υλικά που χρησιμοποιούνται, την τεχνολογία που εφαρμόζεται, τον χρόνο που απαιτείται για την παραγωγή του προϊόντος και άλλα παρόμοια. Συνεπώς, η διαδικασία σχεδιασμού θέτει πολλούς περιορισμούς στην επιχείρηση και καθορίζει το συνολικό κόστος του προϊόντος σε υψηλά επίπεδα. Επομένως, η συγκεκριμένη διαδικασία πρέπει να υπόκειται σε περιοδικές αναθεωρήσεις, προκειμένου να εντοπίζεται οποιοδήποτε κόστος δεν είναι απαραίτητο και άρα μπορεί να αποφευχθεί κατά τη διάρκεια ζωής του προϊόντος (με τη διόρθωση αδυναμιών ή την αξιοποίηση νέων διαδικασιών, υλικών ή μεθόδων), μειώνοντας το κόστος παραγωγής και διατηρώντας ταυτόχρονα την Αξία χρήσης για τον πελάτη. Υπάρχουν τρεις βασικοί τύποι κόστους ενός προϊόντος: Κόστος των ειδών που αγοράζονται: Πρόκειται για κόστος που σχετίζεται με την αγορά διαφόρων ειδών και υλικών. Κόστος άμεσης εργασίας που χρησιμοποιείται για τη μετατροπή προϊόντων. Κόστος γενικών εξόδων εργοστασίου που αντισταθμίζει τις δαπάνες παραγωγής. Αν και υπάρχουν τρεις παράγοντες συσσώρευσης συνολικού κόστους, συνήθως οι δραστηριότητες μείωσης του κόστους επικεντρώνονται στον παράγοντα του εργατικού δυναμικού για το προϊόν. Δράσεις όπως μελέτες για την εργασία, παροχή οικονομικών κινήτρων και αυτοματισμός έχουν μειώσει το κόστος εργασίας και, συνεπώς, δεν υπάρχουν μεγάλα περιθώρια για επιπλέον κέρδος, για τις περισσότερες εταιρίες, στην προσπάθεια να μειώσουν περισσότερο το κόστος εργασίας. Από την άλλη, συγκριτικά μεγαλύτερα κέρδη και ευκαιρίες προκύπτουν από τον ανασχεδιασμό και την αναθεώρηση των ίδιων των προϊόντων, προκειμένου να καταργηθούν μη αναγκαία υλικά και γενικά έξοδα. Η προσέγγιση του συνολικού κόστους ενός προϊόντος συνεπάγεται μια πιο ευρεία προσέγγιση, όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο συσσωρεύεται το κόστος στο εργοστάσιο και τη σχέση μεταξύ κόστους και δημιουργίας αξίας. Συνεπώς, οι νέες αυτές πηγές κόστους και οι εκτιμήσεις περιλαμβάνουν: Κόστος παραγωγής Κόστος συναρμολόγησης Κόστος χαμηλής ποιότητας Κόστος εγγύησης Μια λεπτομερής κατανόηση, που αφορά τον τρόπο ταχείας συσσώρευσης του κόστους κατά τη διαδικασία σχεδιασμού έως τη διανομή του προϊόντος, αποτελεί το βασικό παράγοντα για την κατάλληλη αξιοποίηση της διαδικασίας VA. Όλες οι δραστηριότητες VA αποσκοπούν στη μείωση του μη αναγκαίου κόστους και αυτού που μπορεί να αποφευχθεί, χωρίς να διακυβεύεται η αξία για τον πελάτη. Για το λόγο αυτό, η διαδικασία VA θα πρέπει να στοχεύει στις πηγές που προσφέρουν τις περισσότερες πιθανότητες μείωσης του κόστους παρά να είναι μια κοινή ή εμπειρική διαδικασία (επικεντρωμένη αποκλειστικά στην εργασία). Επομένως, είναι προτιμότερο να υιοθετήσει κανείς την ολιστική προσέγγιση για την κατανόηση του κόστους και των απωλειών σε ολόκληρο το σύστημα σχεδιασμού και μετατροπής της αξίας,

6 5 προκειμένου να καθορίσει τον τρόπο με τον οποίο επιτυγχάνεται η «λειτουργικότητα» εξυπηρέτησης πελατών στο ελάχιστο κόστος ανά μονάδα. 1.3 Στόχος της Ανάλυσης Αξίας Επομένως, το βασικό σημείο στο οποίο επικεντρώνεται η προσέγγιση VA είναι η διαχείριση της λειτουργικότητας για την παροχή αξίας για τον πελάτη. Ας επιμείνουμε στο σημείο αυτό. Πριν από λίγο καιρό, οι καταναλωτές μπορούσαν να αγοράσουν ηλεκτρικούς βραστήρες ανάμεσα σε μια μεγάλη ποικιλία διάφορων τύπων μεταλλικών βραστήρων. Η αξία ενός βραστήρα έγκειται στη θέρμανση του νερού και συνεπώς, η λειτουργικότητά του μπορεί να καθοριστεί (θερμοκρασία, χωρητικότητα, αξιοπιστία, ασφάλεια κ.λπ.). Λαμβάνοντας υπόψη την ίδια λειτουργικότητα (το βράσιμο του νερού), οι σχεδιαστές θα προσανατολιστούν ενδεχομένως στην κατασκευή ενός βραστήρα από πλαστικό. Το πλαστικό διαθέτει την ίδια λειτουργικότητα με το μέταλλο, δηλαδή τη χωρητικότητα και το βράσιμο του νερού. Το βράσιμο του νερού πραγματοποιείται με το ίδιο εξάρτημα γνωστό με το όνομα στοιχείο. Ωστόσο, η αντικατάσταση του μετάλλου από πλαστικό, δεν υποβαθμίζει την αξία και τη λειτουργικότητα ως προς τον πελάτη τον οποίο τον ενδιαφέρει το βράσιμο του νερού αλλά συνεπάγεται χαμηλότερο κόστος για την εταιρία παραγωγής. Εάν μια εταιρία, η οποία ασχολούταν παραδοσιακά με την κατασκευή μεταλλικών βραστήρων δεν επανεξετάσει τη διαδικασία σχεδιασμού που ακολουθεί θα βρεθεί σε εξαιρετικά μειονεκτική θέση, στην προσπάθειά της να ανταγωνιστεί το πλαστικό που έχει χαμηλότερο κόστος. Το παραπάνω παράδειγμα αποτελεί μια απλή περιγραφή της αντίληψης VA, ωστόσο, αποδεικνύει ότι είναι δυνατή η διατήρηση της αξίας του προϊόντος με ταυτόχρονη μείωση του κόστους. Εάν μια εταιρία αποσκοπεί στη μείωση του κόστους παραγωγής ενός προϊόντος, θα πρέπει να αναζητά μη αναγκαίες δαπάνες ή συστατικά του προϊόντος που δεν παρέχουν λειτουργική αξία για τον πελάτη. Υιοθετώντας την προσέγγιση αυτή, η διαδικασία VA ασχολείται με την απομάκρυνση ενός συγκεκριμένου τύπου κόστους. Πρόκειται για ένα κόστος το οποίο μπορεί να αποφευχθεί, χωρίς αυτό να επηρεάζει αρνητικά τη λειτουργία, την ποιότητα, την αξιοπιστία, τη συντηρησιμότητα ή το όφελος που απαιτεί ο πελάτης. Επομένως, όλες οι δραστηριότητες VA αποσκοπούν στην ανεύρεση του κόστους αυτού του είδους, σε αντιπαράθεση με μια απλή αναδιοργάνωση του σχεδιασμού του προϊόντος χωρίς να υπάρχει πραγματικός στόχος στην πρακτική εφαρμογή της αναδιοργάνωσης. Η προσέγγιση VA είναι επομένως τυπική και συστηματική, για το λόγο ότι αποσκοπεί στην επισήμανση και αντιμετώπιση του κόστους παραγωγής που μπορεί να αποφευχθεί. Στόχος είναι η δημιουργία προϊόντων που ανταποκρίνονται στην αγοραστική τους αξία και όχι η δημιουργία νέων προϊόντων, σχετικά φθηνών, τα οποία όμως δεν ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις του πελάτη. Οι βασικοί κανόνες για την εφαρμογή της προσέγγισης VA είναι συνεπώς απλοί: Κανένα κόστος δεν μπορεί να καταργηθεί, εάν θέτει σε κίνδυνο την ποιότητα του προϊόντος ή την αξιοπιστία του, καθώς αυτό θα μείωνε την αξία για τον πελάτη, θα δημιουργούσε δυσαρέσκεια και, αναπόφευκτα, θα οδηγούσε στην απόσυρση του προϊόντος ή σε μειωμένες πωλήσεις. Η εμπορευσιμότητα του προϊόντος αποτελεί ένα άλλο θέμα το οποίο δεν μπορεί να αμφισβητηθεί, καθώς πρόκειται για έναν πολύ σημαντικό παράγοντα που καθιστά το προϊόν ελκυστικό στην αγορά. Οποιαδήποτε δραστηριότητα που μειώνει τη συντηρησιμότητα του προϊόντος αυξάνει το κόστος της κυριότητας σε σχέση με τον πελάτη, ενώ μπορεί να μειώσει την αξία για το προϊόν.

7 6 Ουσιαστικά, το παρακάτω σχεδιάγραμμα απεικονίζει τη διαδικασία VA και την ανάπτυξη της τεχνογνωσίας σχετικά με τις δαπάνες του προϊόντος, έτσι ώστε αυτές να αναλύονται σταδιακά σε μεγάλο βαθμό. Στο σημείο αυτό, οι ανακτήσιμες απώλειες που σχετίζονται με τον τρέχοντα σχεδιασμό μπορούν να αξιολογηθούν και να κατευθυνθούν προς τη μείωση για την απόκτηση, ως συνέπεια, της ίδιας αξίας αλλά σε βάση μειωμένου κόστους. Στο παράδειγμα, οι τρέχουσες δαπάνες αναλύονται σε αυτές που σχετίζονται με τα υλικά και σε αυτές που αφορούν τη μετατροπή πριν από την ανάλυση. Πιο συγκεκριμένα, αναλύονται οι δαπάνες υλικών και οι δυνατότητες ανάκτησης των δαπανών με τον ανασχεδιασμό, καθώς και των δαπανών μετασχηματισμού ή μετατροπής. Κόστος Προϊόντος /μονάδα Δαπάνες μετατροπής ΣΥΝΟΛΟ Κόστος Υλικών Ανακτήσιμες δαπάνες μετατροπής ΝΕΟ ΚΟΣΤΟΣ Ανακτήσιμο κόστος υλικών Τρέχουσες δαπάνες Επιπλέον δαπάνες Μειωμένες δαπάνες 1.4 Γιατί να χρησιμοποιήσουμε την Ανάλυση Αξίας; Στην πραγματικότητα, μια σειρά περίπλοκων επιχειρημάτων χρειάζονται μια δομημένη προσέγγιση ανάλυσης αξίας για μια λογική μείωση του κόστους. Τα επιχειρήματα αυτά χωρίζονται σε δύο βασικές πηγές: σε αυτές που βρίσκονται στο εσωτερικό της επιχείρησης και σε αυτές που προκύπτουν από την αγορά και αφορούν το προϊόν ή την υπηρεσία Στο εσωτερικό της επιχείρησης Θέματα σχετικά με το σχεδιασμό Οι σημαντικότεροι λόγοι για τους οποίους πραγματοποιούνται πρακτικές εφαρμογές της VA προκύπτουν από την ίδια τη διαδικασία σχεδιασμού και την έλλειψη συστημάτων ελέγχου που αφορούν την αναθεώρηση της απόδοσης του προϊόντος, με την εισαγωγή του στο στάδιο παραγωγής. Ορισμένα από τα προβλήματα που σχετίζονται με την έλλειψη κατάλληλων συστημάτων ανασκευής σχεδιασμού παρατίθενται παρακάτω: Ο σχεδιαστής ενδέχεται να μην γνωρίζει τη βέλτιστη πρακτική, με βάση την οποία θα αναπτύξει το βέλτιστο σχεδιασμό. Επίσης, ενδέχεται να αγνοεί το κόστος που συνεπάγεται για ένα σχέδιο σε σχέση με ένα άλλο, λόγω ανεπαρκούς πληροφόρησης ή ελλιπούς κατανόησης των νέων υλικών και τεχνολογιών, οι οποίες μπορούν να

8 7 χρησιμοποιηθούν για την κατασκευή του προϊόντος. Συνεπώς, η διαδικασία αναθεώρησης παρέχει τη δυνατότητα ενσωμάτωσης νέων πηγών στη διαδικασία μείωσης του κόστους. Μέσα από τη διαδικασία, ο σχεδιαστής έχει στη διάθεση του σημαντικό πληροφοριακό υλικό σε σχέση με την απόδοση του σχεδιασμού στην παραγωγή. Τα σχέδια ενδεχομένως να είχαν γίνει με βάση μια τεχνολογία που έχει αντικατασταθεί από την εταιρία, μέχρι την εισαγωγή του προϊόντος στην πλήρη διαδικασία παραγωγής. Με τη διαδικασία VA, οι αλλαγές αυτές μπορούν να ενσωματωθούν μεθοδικά. Ακολουθώντας έναν παραδοσιακό τρόπο σκέψης και μια πάγια πρακτική, ο σχεδιαστής ενδέχεται να πιστεύει ότι μια λύση είναι η καλύτερη, χωρίς να αμφισβητεί τη συγκεκριμένη λογική. Αντίθετα, η άποψη ότι μια παραδοσιακή και δοκιμασμένη λύση θα ήταν κατάλληλη για το σύγχρονο καταναλωτή μπορεί να οδηγήσει στη δημιουργία προϊόντων, τα οποία δεν αντιπροσωπεύουν πλήρως την αξία που αναζητά ο πελάτης. Με τη διαδικασία αναθεώρησης, ο σχεδιαστής και άλλα ανώτατα στελέχη αναγκάζονται να εναρμονίσουν την επιθυμία του πελάτη με τη λύση που προτείνεται από την εταιρία. Υπό την πίεση του χρόνου για τη δημιουργία σχεδίων για άμεση παραγωγή και πώληση, ο σχεδιαστής ενδέχεται να αναγκαστεί να επισπεύσει τη διαδικασία και να μην δώσει την απαιτούμενη προσοχή στον ίδιο το σχεδιασμό λόγω των στενών χρονικών περιθωρίων, για την παρουσίαση ενός σχεδίου που προορίζεται για παραγωγή. Επομένως, ενδέχεται να πραγματοποιήθηκε μια ανεπαρκής ή ακατάλληλη ανάλυση κατά το σχεδιασμό των χαρακτηριστικών του προϊόντος και του σχετικού κόστους των διαφορετικών σχεδίων. Συνεπώς, η ανάγκη πώλησης ενός φυσικού προϊόντος και η κατάργηση του χρονικού διαστήματος που μεσολαβεί από τον σχεδιασμό στην πώληση, ενδεχομένως αναγκάζει τους σχεδιαστές να θέσουν σε κίνδυνο την ποιότητα του σχεδιασμού, προκειμένου να ανταποκριθούν απλά και μόνο στις εμπορικές ανάγκες παρουσίασης νέων προϊόντων στην αγορά. Η διαδικασία VA καθιστά απαραίτητη την επανεξέταση των σχεδίων αυτών και επιτρέπει τον εντοπισμό των αδυναμιών των υπαρχόντων προϊόντων μέσα από περιοδικές αναθεωρήσεις. Επομένως, πρόκειται για μια διαδικασία ρουτίνας που παρέχει τη δυνατότητα ανάπτυξης διορθωτικών δράσεων. Προφανώς, τα παραπάνω προβλήματα συνωμοτούν κατά του σχεδιαστή, δημιουργούν άγχος για το σχεδιαστή και μετατρέπονται σε αιτίες δυσαρέσκειας για τους υπόλοιπους εργαζομένους σε μια επιχείρηση. Τα προβλήματα που προκύπτουν λόγω ανεπαρκούς σχεδιασμού επηρεάζουν τους μηχανικούς στην παραγωγή του εργοστασίου, οι οποίοι είναι υποχρεωμένοι να κατασκευάσουν ένα προϊόν με τρόπο κατώτερο του βέλτιστου. Οι χειριστές παραγωγής αντιμετωπίζουν, επίσης, το πρόβλημα της συνεχούς προσαρμογής του προϊόντος, προκειμένου να ανταποκρίνεται στις προδιαγραφές ποιότητας, επιβραδύνοντας τους ρυθμούς παραγωγής και απόδοσης. Επομένως, το παραμικρό σφάλμα το οποίο παρεκκλίνει από τον βέλτιστο σχεδιασμό θα δημιουργήσει δαπάνες στο εργοστάσιο. Οι δαπάνες αυτές μπορούν να αντισταθμιστούν, να μειωθούν και να αντιμετωπιστούν μέσα από την τυπική διαδικασία της VA. Η διαδικασία VA αποτελεί και έναν τρόπο να διδαχθούμε από τα λάθη του παρελθόντος και συνεχώς να βελτιώνουμε την ικανότητα δημιουργίας σχεδίων βέλτιστου πρώτου σχεδιασμού (right first time) σε μικρότερο χρονικό διάστημα για την επιχείρηση, γεγονός που αποτελεί πλεονέκτημα σε ένα ανταγωνιστικό περιβάλλον. Εάν ένα προϊόν έχει σχεδιαστεί σύμφωνα με άριστες προδιαγραφές και βέλτιστο πρώτο σχεδιασμό, γεγονός που έρχεται ουσιαστικά σε αντίθεση με το νόμο των πιθανοτήτων, στην περίπτωση αυτή το προϊόν θα παρέχει τη μέγιστη αξία, όσον αφορά τη λειτουργία

9 8 που αναζητά ο πελάτης με τον πιο αξιόπιστο τρόπο και στο χαμηλότερο κόστος. Η προσέγγιση Ανάλυσης Αξίας αποτελεί επομένως έναν τρόπο για τη διατήρηση της αξίας για τον πελάτη μέσα από περιοδικές αναθεωρήσεις, οι οποίες συμβάλλουν στη συνεχή βελτίωση της διαδικασίας σχεδιασμού στην αγορά. Αποτελεί, λοιπόν, μια βασική στρατηγική δυνατότητα για κάθε επιχείρηση που επιθυμεί να διαφοροποιήσει τα προϊόντα της από τον ανταγωνισμό. Το ελάχιστο όφελος από τη διαδικασία VA, είναι ότι δίνει τη δυνατότητα σε μια εταιρία να διορθώσει τις αδυναμίες στο σχεδιασμό, εφόσον το προϊόν έχει μεταβεί στο στάδιο της παραγωγής και, συνεπώς, να καταργήσει τις δαπάνες για δραστηριότητες που δεν παρέχουν καμία αξία για τον πελάτη, αλλά δαπάνες οι οποίες ενδέχεται να βαρύνουν τον πελάτη. Στην ουσία, η μέθοδος VA χρησιμοποιείται για τη διατήρηση της εναρμόνισης μεταξύ του προϊόντος, του χαμηλού κόστους και της αξίας που αντιλαμβάνεται ο πελάτης. Πρόσθετοι εσωτερικοί λόγοι για την εφαρμογή της μεθόδου VA είναι οι εξής: Προϊόντα με γνωστά προβλήματα τα οποία εξακολουθούν να παράγονται από το πιλοτικό στάδιο παραγωγής, ωστόσο, απαιτούνται επεμβατικές, διορθωτικές δράσεις καθώς και τροποποίηση του τεχνικού σχεδιασμού. Απαιτήσεις πελατών. Οι περισσότερες αγορές ζητούν προμηθευτές, οι οποίοι προσφέρουν μια ποικιλία προϊόντων και συνεχώς αυξάνουν την προσφορά αυτή. Για την αποφυγή μιας απότομης αύξησης του αριθμού των μοναδικών εξαρτημάτων που συνδυάζονται για ένα νέο προϊόν, πολλές εταιρίες έχουν υιοθετήσει πρότυπα εξαρτήματα, στρατηγικές πλατφόρμας και προγράμματα ορθολογικής χρήσης όσον αφορά τους προμηθευτές. Η ικανότητα σχεδιασμού προϊόντων θεωρείται θεμελιώδης παράγοντας για τη διατήρηση της ποιότητας, του κόστους και της αποστολής του προϊόντος. Για ορισμένους πελάτες, ιδιαίτερα στις ώριμες αγορές, κρίνεται αναγκαία η συνεχής μείωση του κόστους των προϊόντων προκειμένου να ανταγωνιστούν τις συγκριτικά φθηνότερες εισαγωγές. Η αυξανόμενη τάση στις επιχειρήσεις σε όλη την Ευρώπη να αγοράζουν παρά να κατασκευάζουν κάθε εξάρτημα του προϊόντος σημαίνει ότι οι νέοι προμηθευτές υλικών θα πρέπει να εκπαιδευτούν για τη διαδικασία VA, ώστε να γίνεται χρήση των εξειδικευμένων δεξιοτήτων τους για τη συνεχή μείωση του κόστους των παρεχόμενων υλικών. Οι Απαιτήσεις Ασφάλειας και Συμμόρφωσης για προϊόντα που υπάρχουν στην αγορά ή για προϊόντα που έχουν πωληθεί σε αγορές με διαφορετικό νομοθετικό καθεστώς ασφαλείας υποδηλώνουν ότι οι ενέργειες VA πρέπει να εφαρμόζονται, για να εξετάζουμε εάν το προϊόν συμμορφώνεται με την ισχύουσα νομοθεσία και τις αντίστοιχες τροποποιήσεις της. Η Βελτίωση των Περιθωρίων Κέρδους του Προϊόντος. Η μέθοδος VA συχνά χρησιμοποιείται για να αντιμετωπίσει τη συνεχή και αναμενόμενη μείωση των τιμών από τον προμηθευτή στον πελάτη. Συνεπώς, πολλές επιχειρήσεις εφαρμόζουν τη μέθοδο VA, ως προστατευτικό μέτρο, ώστε να μειώσουν το κόστος και να προστατεύσουν τα δικά τους περιθώρια κέρδους. Διορθωτική Δράση. Για την αποκατάσταση γνωστών προβλημάτων που αφορούν το σχεδιασμό υπαρχόντων προϊόντων ή τη μείωση του κόστους ως προς τις περιπτώσεις αστοχίας (εγγύηση, αγωγές και κακή ποιότητα στο εργοστάσιο σε σχέση με τον πελάτη). Στις περιπτώσεις όπου η αγορά καθορίζει την τιμή, οποιαδήποτε προσπάθεια μείωσης του κόστους ή ανάκτησης των απωλειών με τον ανασχεδιασμό και τη βελτίωση των δράσεων θα επιφέρει σημαντικό κέρδος στην επιχείρηση καθόλη τη διάρκεια ζωής του προϊόντος. Η εξοικονόμηση χρημάτων κατά τον κύκλο ζωής ισοδυναμεί με πολύ μεγάλη εξοικονόμηση χρηματικών πόρων.

10 Ανάγκες που προκύπτουν από την ίδια την αγορά Υπάρχουν πολλές σύγχρονες ανταγωνιστικές τάσεις και ανάγκες, οι οποίες καθιστούν την προσέγγιση VA μια πολύτιμη διαδικασία στο εσωτερικό κάθε επιχείρησης. Οι ανάγκες αυτές είναι οι εξής: Πρακτική Τιμολόγησης. Η παραδοσιακή προσέγγιση καθορισμού της τιμής ενός προϊόντος περιελάμβανε τον καθορισμό του κόστους του προϊόντος και, στη συνέχεια, την προσθήκη ενός περιθωρίου για την εξασφάλιση του κέρδους (γνωστή ως τιμολόγηση με βάση του κόστος - cost plus pricing). Ωστόσο, στο σύγχρονο ανταγωνιστικό περιβάλλον, η αγορά τείνει στον καθορισμό της αποδεκτής τιμής, που απαιτείται για ένα προϊόν. Επομένως, εταιρίες με υψηλό κόστος και σχετικά προκαθορισμένη τιμή αγοράς θα έχουν μικρότερο κέρδος, εάν δεν υπάρχει σωστή διαχείριση του κόστους και σταδιακή μείωσή του. Η διαδικασία VA εξυπηρετεί αυτή την ανάγκη για τη διαχείριση και τη συνεχή αναζήτηση τρόπων για τη μείωση του κόστους του προϊόντος. Το Ηλεκτρονικό Εμπόριο. Η νέα τεχνολογία πληροφορικής, η οποία χρησιμοποιείται από τους πελάτες μετατρέπει την αγορά προϊόντων σε μια παγκόσμια δραστηριότητα. Συνεπώς, πολύ σημαντικός παράγοντας σε σχέση με τον ανταγωνισμό είναι η ενίσχυση της αξίας και η μείωση του κόστους των υπαρχόντων προϊόντων, για τη διατήρηση και την προστασία της σχέσης που ήδη υπάρχει με τον πελάτη. Απλοποίηση. Η γενική τάση που επικρατεί στην ευρωπαϊκή βιομηχανία είναι να αξιοποιεί ορθολογικά τον αριθμό των προμηθευτών σε μια επιχείρηση, καθώς και να μειώνει τον μεγάλο αριθμό των τεμαχίων που συνήθως αγοράζονται ή αποθηκεύονται. Συνεπώς, η δυνατότητα ανασχεδιασμού των προϊόντων προκειμένου να περιέχουν κοινά εξαρτήματα θα οδηγήσει σε εξοικονόμηση χρημάτων που προκύπτει από την εξοικονόμηση του χώρου και του κόστους απογραφής. Συμμόρφωση με τους Κανονισμούς Ποιότητας. Τα περισσότερα από τα συστήματα διαχείρισης ποιότητας, όπως η σειρά ISO9000, απαιτούν μια τυπική διαδικασία ανασκευής σχεδιασμού από τις εταιρίες προκειμένου να διασφαλίσουν την ποιότητα του προϊόντος. Το παραπάνω αποτελεί ένα τμήμα του συστήματος διαπίστευσης ποιότητας, το οποίο ελέγχεται και εξετάζεται από εξωτερικούς φορείς. Συνεπώς, εταιρίες που δεν συμμορφώνονται με τις διαδικασίες αυτές, δεν θα πληρούν τις απαραίτητες προϋποθέσεις για να αποκτήσουν τη διάκριση ποιότητας, με αποτέλεσμα να προκύπτουν απώλειες για την επιχείρηση. Νέα Τεχνολογία και Υλικά. Η ανακάλυψη και επινόηση νέων διαδικασιών και υλικών σημαίνει ότι αυτή η μορφή καινοτομίας μπορεί να ενσωματωθεί στα σχέδια των υπαρχόντων προϊόντων, για τη βέλτιστη αξιοπιστία και ποιότητα του προϊόντος με ταυτόχρονη μείωση του κόστους. Τα συστήματα ενημέρωσης της αγοράς και η δυνατότητα βέλτιστης χρήσης της καινοτομίας για το σχεδιασμό προϊόντος αποτελούν σημαντικούς παράγοντες για τη βελτίωση της απόδοσης του προϊόντος και του εργοστασίου. Περιβάλλον. Η αυξανόμενη ευαισθητοποίηση σε περιβαλλοντολογικά θέματα αναδιαμορφώνει την αγοραστική συμπεριφορά των πελατών και των καταναλωτών στην Ευρώπη. Επανακαθορίζει αποτελεσματικά την αξία κύρους ενός προϊόντος και μπορεί, με βάση τη νομοθεσία, να παίξει σημαντικό ρόλο, όσον αφορά τα υλικά που θα χρησιμοποιηθούν στην παραγωγή των προϊόντων. Συνεπώς, οι περιβαλλοντολογικές πιέσεις συμβάλουν στον επανακαθορισμό της αξίας χρήσης μέσα από τις αλλαγές των προδιαγραφών του προϊόντος (για παράδειγμα, τα αέρια CFC στα ψυγεία και τα αεροζόλ). Επίσης, πολλές εταιρίες, κυρίως

11 10 αυτοκινητοβιομηχανίες, έχουν αρχίσει να δίνουν ιδιαίτερη προσοχή στη μείωση του βάρους (και το περιεχόμενο του υλικού) των εξαρτημάτων προς πώληση, προκειμένου να συμμορφωθούν με τους περιβαλλοντολογικούς στόχους και τους στόχους αποδοτικότητας των ίδιων των επιχειρήσεων. 1.5 Τύποι Πρακτικής Εφαρμογής της Ανάλυσης Αξίας Η μέθοδος Ανάλυση Αξίας για τα Υπάρχοντα Προϊόντα Μια από τις καλύτερες προσεγγίσεις της μεθόδου VA είναι απλά η επιλογή ενός υπάρχοντος προϊόντος που έχει σημειώσει σημαντικές πωλήσεις. Το συγκεκριμένο προϊόν, ή οικογένεια προϊόντων, θα μπορεί ενδεχομένως να παρέχει έναν σημαντικό αριθμό βασικών πληροφοριών και τεκμηριωμένα ιστορικά στοιχεία, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν άμεσα, σε αντίθεση με ένα νέο προϊόν στην αγορά, το οποίο δεν είναι δυνατό να παρέχει παρόμοιες πληροφορίες. Ένα υπάρχον προϊόν συνδυάζει τις διαφορετικές απόψεις όλων των ανώτατων στελεχών σε μια επιχείρηση, ήτοι την προσωπική γνώμη και τον κατάλογο παραπόνων που διαθέτει ο καθένας αναφορικά με τη δυνατότητα μετατροπής του προϊόντος από το σχέδιο σε ένα εμπορεύσιμο προϊόν. Επομένως, οποιαδήποτε ομάδα η οποία δημιουργείται για την εφαρμογή της μεθόδου VA θα κατανοήσει τα προβλήματά τους, αλλά όχι απαραίτητα την αιτία αυτών των προβλημάτων σε όλους τους τομείς της επιχείρησης. Οι απόψεις που αφορούν την κακή απόδοση (και τα τεκμηριωμένα στοιχεία περιπτώσεων αστοχίας) παίζουν σημαντικό ρόλο στις συζητήσεις και την κατανόηση του τρόπου με τον οποίο δημιουργείται το κόστος, καθώς το προϊόν περνάει από το στάδιο του σχεδιασμού στο τελικό στάδιο. Μέσα από τις συζητήσεις αυτές γίνεται κατανοητή η έννοια της συμμετοχής, ενώ δίνεται η δυνατότητα σε όλα τα ανώτατα στελέχη να αντιληφθούν τα όρια στο πεδίο ανασχεδιασμού του προϊόντος και των δραστηριοτήτων αναδιοργάνωσης. Στα παραπάνω θέματα περιλαμβάνονται: Η αδυναμία αλλαγής των σχεδίων για τα υπάρχοντα προϊόντα, λόγω της αναγκαιότητας που προκύπτει για ανασχεδιασμό εξοπλισμού και των δαπανών που συνεπάγεται μια τέτοια πρωτοβουλία. Η θητεία της ομάδας του προγράμματος ενδέχεται να λήξει πριν από το τέλος του προγράμματος και, για το λόγο αυτό, η επίτευξη των στόχων εξαρτάται από τα καθορισμένα χρονικά περιθώρια. Τα υψηλά επίπεδα του κόστους αγορών ενδέχεται να απαιτούν τη συμμετοχή των προμηθευτών στη διαδικασία VA. Με βάση την πρωτοβουλία αυτή θα εξετάζεται ένας ορισμένος αριθμός θεμάτων όπως ο συντονισμός των δράσεων του προγράμματος, η διαθεσιμότητα των πόρων από τους προμηθευτές, η θέση των προμηθευτών καθώς και άλλα θέματα. Ανάλυση Αξίας για Νέα Προϊόντα Τεχνικός Σχεδιασμός Αξίας Όσον αφορά τα νέα προϊόντα, η ομάδα θα πρέπει να κάνει ορισμένες τροποποιήσεις στην προσέγγιση VA και να λειτουργήσει σε ένα πιο αβέβαιο περιβάλλον με μικρότερο αριθμό διαθέσιμων πληροφοριών, με βάση τις οποίες θα λάβει τις αποφάσεις. Στην περίπτωση αυτή, η ανάλυση και συστηματική διαδικασία αναθεώρησης για τα νέα προϊόντα είναι γνωστή ως Τεχνικός Σχεδιασμός Αξίας (Value Engineering, VE). Η προσέγγιση VE είναι παρόμοια με την Ανάλυση Αξίας αλλά απαιτεί ένα ανώτερο επίπεδο οργάνωσης ως προς το ανθρώπινο δυναμικό που θα αποτελείται από καταρτισμένα και έμπειρα άτομα με εξειδικευμένες γνώσεις, για την ενίσχυση της ομάδας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με Τεχνικό Σχεδιασμό Αξίας σε σύγκριση με την Ανάλυση Αξίας, ανατρέξτε στις αναφορές που παρατίθενται στο τέλος της παρούσας έκθεσης.

12 11 Μέθοδος Ανάλυση Αξίας για Οικογένειες Προϊόντων Οριζόντια Ανάπτυξη Η τελική μορφή της διαδικασίας VA έγκειται στην εξαγωγή αποτελεσμάτων σε περίπτωση που προβλέπεται οριζόντια ανάπτυξη των αποτελεσμάτων μιας πρακτικής εφαρμογής VA για ένα μεμονωμένο προϊόν ή μια οικογένεια προϊόντων. Σε περιπτώσεις όπου η ομάδα του προγράμματος ανάλυσης αξίας διαπιστώσει κοινά σημεία με πολλά προϊόντα που έχουν κατασκευαστεί από την εταιρία, τότε τα πλεονεκτήματα που προκύπτουν μπορούν να εφαρμοστούν παράλληλα και για τα άλλα προϊόντα. Με τον τρόπο αυτό, όλα τα προϊόντα που επανασχεδιάζονται με τη μέθοδο αυτή μπορούν να τροποποιηθούν άμεσα, για να επιφέρουν εμπορικό όφελος και να εισάγουν τεχνικές για βελτιώσεις σε επίπεδο εργοστασίου. Αυτή είναι συγκεκριμένα η περίπτωση όπου οι προμηθευτές προτείνουν τεχνικές βελτίωσης σε εταιρίες, οι οποίες εφαρμόζονται για όλα τα προϊόντα στα οποία χρησιμοποιούνται τα υλικά ή τα εξαρτήματα των προμηθευτών. Η δράση οριζόντιας ανάπτυξης προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα τόσο όσον αφορά την εξοικονόμηση χρημάτων όσο και το σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα που απαιτείται για την ένταξη των απαιτούμενων αλλαγών στο σχεδιασμό του προϊόντος. Η ανταγωνιστική τεχνική Ανάλυση Αξίας Οι τεχνικές VA δεν αποτελούν μόνο προνόμιο της επιχείρησης που έχει σχεδιάσει το προϊόν. Η τεχνική VA χρησιμοποιείται συχνά ως ανταγωνιστικό μέσο και εφαρμόζεται στην ανάλυση των ανταγωνιστικών προϊόντων, προκειμένου να υπολογιστεί το κόστος των προϊόντων των άλλων εταιριών. Η τεχνική αυτή ονομάζεται συχνά ανάλυση συστατικών, αλλά αποτελεί την αντίθετη ακριβώς διαδικασία με την ανάλυση αξίας. Στο σημείο αυτό, η ομάδα VA επιδίδεται στην κατανόηση του σχεδιασμού και της μετατροπής του κόστους ενός ανταγωνιστικού προϊόντος. Στόχος της ανάλυσης, είναι η ομάδα να μπορεί να αντιλαμβάνεται τον τρόπο με τον οποίο κατασκευάζονται τα ανταγωνιστικά προϊόντα, τις υπάρχουσες αδυναμίες, το κόστος παραγωγής καθώς και τις καινοτομίες που έχουν υιοθετηθεί από την εταιρία του ανταγωνιστή. Για τις εταιρίες που δεν διαθέτουν πραγματική εμπειρία στη μέθοδο αυτή, η καλύτερη αρχική προσέγγιση που συνιστάται είναι η επιλογή ενός μεμονωμένου προϊόντος, το οποίο βρίσκεται στο στάδιο παραγωγής και διαθέτει μεγάλη διάρκεια ζωής. Μέσα από την προσέγγιση αυτή, παρέχονται δυνατότητες για την απόκτηση εμπειριών, την ομαδική εργασία και τη δοκιμή των εργαλείων και των τεχνικών σε ένα προϊόν, το οποίο διαθέτει γνωστά χαρακτηριστικά και ελαττώματα. Βραχυπρόθεσμα, ο σημαντικότερος παράγοντας είναι η ανάπτυξη των δεξιοτήτων της μεθόδου VA, όπως είναι η διατύπωση εύστοχων ερωτήσεων και, τέλος, η δημιουργία ενός βασικού πλαισίου που θα αντιστοιχεί, ωστόσο, σε μια τυπική διαδικασία την οποία θα ακολουθούν και θα επεξεργάζονται όλες οι ομάδες VA. 2 ΠΩΣ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙΤΑΙ Η ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΞΙΑΣ 2.1 Βασικοί παράγοντες επιτυχίας Υπάρχουν πολλοί βασικοί παράγοντες για την επιτυχία του προγράμματος VA και θα ήταν καλό τα θέματα αυτά να εξετάζονται πριν από την έναρξή του, καθώς είναι δύσκολο να πραγματοποιηθεί διόρθωση των σφαλμάτων στο σχέδιο του προγράμματος, χωρίς να προκληθούν προβλήματα μετά την έναρξη της διαδικασίας VA. Ένα από τα σημαντικότερα αρχικά βήματα για την ανάπτυξη της διαδικασίας VA είναι η δημιουργία μιας επίσημης ομάδας ατόμων, τα οποία θα είναι υπεύθυνα για τη διεξαγωγή της πρακτικής εφαρμογής. Τα άτομα αυτά πρέπει να προέρχονται από διαφορετικά τμήματα

13 12 της επιχείρησης, τα οποία έχουν άμεση σχέση με το κόστος όσον αφορά το σχεδιασμό, την κατασκευή, την προμήθεια και άλλες ανάλογες λειτουργίες. Επιπλέον, η ομάδα θα πρέπει να επικεντρωθεί σε ένα προϊόν ή οικογένεια προϊόντων, ώστε να αρχίσει η διαδικασία της πρακτικής εφαρμογής. Άλλοι βασικοί παράγοντες επιτυχίας είναι: Εξασφάλιση έγκρισης από τα ανώτατα στελέχη για την εφαρμογή της μεθόδου Ανάλυση Αξίας. Υποστήριξη από τα ανώτατα στελέχη, εγγύηση και εξουσιοδότηση του προγράμματος VA παρέχουν νομιμότητα και καθιστούν το πρόγραμμα ιδιαίτερα σημαντικό μέσα στην επιχείρηση. Η διαδικασία έγκρισης εξαλείφει επίσης όλα τα πιθανά εμπόδια για την πρόοδο της ομάδας. Διορισμός ενός ανώτατου στελέχους ως προασπιστή των εργασιών του προγράμματος και υπεύθυνου για την απευθείας αναφορά στο διευθυντικό συμβούλιο και ως επικεφαλής του προγράμματος. Με την ανάπτυξη μια ομάδας προγράμματος, πρέπει να επιλεγεί ένας επικεφαλής για το συντονισμό των προσπαθειών, την επίβλεψη της προόδου και τη στήριξη του προασπιστή του προγράμματος. Ο επικεφαλής αυτός θα συνεργάζεται με την ομάδα VA καθόλη τη διάρκεια των εργασιών και θα αποτελεί το βασικό σύνδεσμο μεταξύ της ομάδας και του προασπιστή. Καθιέρωση της διαδικασίας υποβολής εκθέσεων για την ομάδα και το χρονικό συντονισμό του προγράμματος. Το πρόγραμμα πρέπει να είναι επίσημο και να παρουσιάζεται μέσα από διαδικασίες ελέγχου και αξιολόγησης των επιτευγμάτων σε συνάρτηση με το χρόνο. Παρουσίαση της ιδέας VA και των στόχων της ομάδας σε όλα τα μεσαία και ανώτατα στελέχη στην επιχείρηση. Η διάδοση του προγράμματος VA είναι πολύ σημαντικός παράγοντας ώστε και άλλοι εργαζόμενοι, ιδιαίτερα διευθυντικά στελέχη (τα οποία δεν συμμετέχουν άμεσα στη διαδικασία) να αντιλαμβάνονται την αναγκαιότητα στήριξης του προγράμματος είτε άμεσα με την διάθεση προσωπικού είτε έμμεσα με την παροχή πληροφοριών. Τήρηση ενός καταλόγου που θα περιλαμβάνει υπηρεσίες επιχειρήσεων, οι οποίες θα πρέπει να λαμβάνουν σε τακτά χρονικά διαστήματα μια ανακοίνωση σχετικά με την πρόοδο των εργασιών, ακόμη και αν δεν συμμετέχουν άμεσα στο πρόγραμμα. Η παραπάνω διαδικασία δίνει τη δυνατότητα σε άλλα άτομα μέσα στην επιχείρηση να ενημερωθούν σχετικά με την πρόοδο και τις διαπιστώσεις της ομάδας. Η μορφή αυτή προβολής είναι πολύ σημαντική, καθώς διατηρεί ζωντανή τη ροή των εργασιών και συμβάλλει στην ευρύτερη διάδοση των αποτελεσμάτων της ομάδας. Εξασφάλιση ενός χώρου γραφείου και τοποθέτηση των μελών της ομάδας στον ίδιο χώρο, όπου το παραπάνω είναι χρήσιμο και εφικτό. Η δυνατότητα τοποθέτησης της ομάδας βελτίωσης VA σε έναν χώρο της επιχείρησης παίζει πολύ σημαντικό ρόλο και συμβάλλει στην επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας. Ένας κατάλληλος χώρος μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την ανάλυση του προϊόντος, όπου οι τοίχοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως μέσο καταγραφής, κολλώντας χαρτιά, των θεμάτων που έχουν προκύψει μέσα από τις εργασίες της ομάδας (καθώς και των σχετικών δράσεων που πρέπει να υλοποιηθούν). Επιλογή του προϊόντος για μια πρώτη εξέταση. Το ιδανικό θα ήταν να επιλεγεί ένα υπάρχον προϊόν, ή οικογένεια προϊόντων που έχει εδραιωθεί στην αγορά, σημειώνει σημαντικές πωλήσεις και το οποίο έχει σχετικά υψηλή προσδοκώμενη διάρκεια ζωής. Συνεπώς, οποιαδήποτε βελτίωση στην απόδοση του κόστους του προϊόντος θα αποφέρει μία μεγάλη εξοικονόμηση χρημάτων στην επιχείρηση (κεφάλαιο για περισσότερες λεπτομέρειες). Καταγραφή των στόχων του προγράμματος και των βασικών σημείων αναθεώρησης του προγράμματος. Αξιολόγηση των στόχων που πρέπει να επιτευχθούν από το πρόγραμμα. Οι παραπάνω στόχοι εξασφαλίζουν ένα πλαίσιο και

14 13 σημείο αναφοράς για την πρακτική εφαρμογή. Οι στόχοι επικεντρώνονται στην απόδοση και το σκοπό που πρέπει να επιτευχθεί από την εταιρία. Επιλογή και ενημέρωση προσωπικού το οποίο θα απασχολείται μερικώς ή προσωρινά κατά τη διάρκεια του προγράμματος. Η παραπάνω διαδικασία χρησιμοποιείται για τον προγραμματισμό της διαθεσιμότητας εξειδικευμένου ανθρώπινου δυναμικού για την ενίσχυση της ομάδας κατά τη διάρκεια του προγράμματος. Κατάρτιση της ομάδας σχετικά με τη διαδικασία VA και τις βασικές δραστηριότητες δημιουργικότητας της ομάδας. Είναι πολύ σημαντικό για όλα τα μέλη να κατανοήσουν τη φύση και τη σημασία του προγράμματος. Οι αρχικές πρακτικές εφαρμογές δημιουργικότητας της ομάδας αποτελούν επίσης και έναν καλό τρόπο για την κατανόηση της συμπεριφοράς όλων των μελών στο πρόγραμμα ιδιαίτερα εκείνων που διατηρούν επιφυλάξεις ή έχουν μια αρνητική στάση ως προς τους στόχους που είναι δυνατό να επιτευχθούν. Όπως συμβαίνει στις περισσότερες ομαδικές ασκήσεις, η ομάδα θα πρέπει να είναι συγκροτημένη και ενωμένη. Πολλές φορές είναι πολύ δύσκολο για τα άτομα, που προέρχονται από το χώρο του εργοστασίου, να κατανοήσουν τη γλώσσα που χρησιμοποιείται στο χώρο της επιχείρησης, καθώς επίσης και τη διαδικασία σχεδιασμού για την αγορά, όταν ο ρόλος τους είναι σημαντικός μόνο για ένα μικρό τμήμα αυτής της τόσο μεγάλης και περίπλοκης διαδικασίας. 2.2 Στάδιο 1 Φάση Προσανατολισμού Στην επόμενη ενότητα, θα εξεταστεί η επιλογή και η ανάπτυξη της ομάδας VA, καθώς και η επιλογή του προϊόντος. Επιπλέον, θα πραγματοποιηθεί μια επισκόπηση των σταδίων εφαρμογής όπως απεικονίζεται περιληπτικά στο παρακάτω διάγραμμα. Προσανατολισμός Λειτουργική Αναγνώριση Τεχνικές: Τεχνικές: Μελέτη αγοράς, Ομάδες Εστίασης, Εκθέσεις Τεχνικού Σχεδιασμού, Απαιτήσεις εγγύησης, Ανάπτυξη Λειτουργίας Ποιότητας. Αναζήτηση ιδεών, Χαρτογράφηση, Διαγράμματα συγγένειας Λειτουργική Ανάλυση Τεχνικές: Ανάλυση FAST Δημιουργικές Εναλλακ. λύσεις Ανάλυση & Αξιολόγηση Εφαρμογή

15 Δημιουργία της Ομάδας Ανάλυσης Αξίας Αν δεχτούμε ότι το κόστος συσσωρεύεται από τη διαδικασία σχεδιασμού του προϊόντος έως την τελική μορφή του στον πελάτη και για αυτό δεν ευθύνεται κανείς, στην περίπτωση αυτή η διαδικασία VA μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ενός σωστού και αποτελεσματικού συστήματος ελέγχου. Η υιοθέτηση της αντίληψης εφαρμογή σε όλο το πλάτος της επιχείρησης για τις δραστηριότητες της VA είναι πολύ σημαντική στην περίπτωση που πρέπει να πραγματοποιηθεί πραγματική εξοικονόμηση χρημάτων και εξοικονόμηση της απόδοσης σε όλα τα τμήματα της επιχείρησης. Από την άποψη αυτή, η εφαρμογή της μεθόδου VA θα εντοπίσει απώλειες για το εργοστάσιο (όπως βραδύτερους χρόνους επεξεργασίας, κακή ποιότητα και επιπλέον απώλεια υλικών κατά τη μετατροπή), καθώς και περισσότερο απτό κόστος όσον αφορά δραστηριότητες εκτός του εργοστασίου (επιστροφές εγγύησης και παράπονα πελατών κ.λπ.). Για οποιαδήποτε επιχείρηση που χρησιμοποιεί τη μέθοδο VA, προκειμένου να ανταποκριθεί στη συνολική αυτή προσέγγιση θα είναι απαραίτητη η δημιουργία μιας ομάδας εργαζομένων, οι οποίοι αντιπροσωπεύουν τομείς όπου προκύπτει το κόστος αυτό (πρέπει να σημειωθεί ότι το κόστος μπορεί να προκύψει σε ένα τμήμα αλλά να οφείλεται σε ένα άλλο). Η ανάπτυξη της διατμηματικής ομάδας είναι πολύ σημαντική για την κατανόηση της σχέσης αιτίας και αποτελέσματος για τα προϊόντα κατώτερου σχεδιασμού, τη δημιουργία αξίας και το περιθώριο κέρδους του προϊόντος. Μια τυπική και συστηματική προσέγγιση Ανάλυσης Αξίας συνεπάγεται τη συμμετοχή πολλών εργαζομένων σε μια μεμονωμένη επιχείρηση, όπου ο καθένας συνεισφέρει για την επίτευξη του στόχου (αξία στο χαμηλότερο κόστος). Η ακριβής σύνθεση της ομάδας Ανάλυσης Αξίας θα εξαρτηθεί από την εταιρία, ανάλογα με τους διαθέσιμους πόρους και τους στόχους του προγράμματος. Θα ήταν καλύτερο η ομάδα να αποτελείται από έναν συμμέτοχο στη διαδικασία σχεδιασμού και παραγωγής του προϊόντος από την εταιρία, καθώς και από έναν εξωτερικό αντιπρόσωπο (πελάτες και προμηθευτές), ο οποίος επηρεάζει ή δέχεται τις επιδράσεις από το κόστος του ανεπαρκούς σχεδιασμού. Μέσα στην επιχείρηση, η ομάδα θα πρέπει να αποτελείται από ανθρώπους που επηρεάζουν το κόστος του προϊόντος. Πολλοί από τους εργαζόμενους αυτούς θα προέρχονται από τεχνικό, έμπειρο και διοικητικό προσωπικό. Αυτός ο τύπος εργαζομένου συνήθως έχει μια σωστή αντίληψη του προϊόντος και των ελαττωμάτων που σχετίζονται με αυτό, όσον αφορά τη λειτουργική του πλευρά. Τα άτομα αυτά μπορούν να εκτιμήσουν καλύτερα τις λύσεις που θα πρέπει να εφαρμοστούν, προκειμένου να υπερνικηθούν τα εμπόδια. Τα μέλη της ομάδας θα πρέπει, επομένως, να προέρχονται από όλα τα σχετικά τμήματα της επιχείρησης, ώστε στο τέλος να σχηματίζουν μια ομάδα που θα αποτελείται από διαφορετικές προσωπικότητες. Εκτός από τα ειδικά προσόντα, για τη δημιουργία της ομάδας απαιτείται η συμμετοχή ατόμων που διαθέτουν εμπειρία σε πιο γενικούς κλάδους προκειμένου να υπάρχει ισορροπία μέσα στην ομάδα. Τα άτομα αυτά μπορούν να παρέχουν ανεκτίμητες υπηρεσίες καθώς θέτουν απλές βασικές ερωτήσεις, οι οποίες συχνά διεγείρουν τη φαντασία των ειδικών που έχουν συνηθίσει να ασχολούνται αποκλειστικά με τα προβλήματα του προϊόντος. Συνεπώς, ένα άτομο με γενικές γνώσεις ενισχύει κατά πολύ την ομάδα ανάλυσης αξίας. Ο συνδυασμός των ειδικών και γενικών γνώσεων και εμπειριών αποτελεί σημαντικό παράγοντα, και η συλλογική δράση της ομάδας είναι αυτή που θα καθορίσει την ποιότητα των αποτελεσμάτων που σχετίζονται με το πρόγραμμα βελτίωσης VA. Επομένως, το συγκεκριμένο στάδιο, στη διαδικασία εφαρμογής, πρέπει να σχεδιαστεί προσεκτικά ώστε το καλύτερο ανθρώπινο δυναμικό της επιχείρησης να λάβει μέρος στο πρόγραμμα VA. Ίσως φαίνεται παράλογο ότι το καλύτερο δυναμικό χρησιμοποιείται από το πρόγραμμα VA, όμως το πρόγραμμα αυτό αποτελεί επένδυση για την εταιρία, προκειμένου να ελαχιστοποιήσει το κόστος ενός προϊόντος. Συνεπώς, είναι απαραίτητα

16 15 τα κατάλληλα άτομα με τα απαιτούμενα προσόντα που μια εταιρία μπορεί να διαθέτει. Επομένως, είναι σημαντικό τα μέλη της ομάδας VA να διαθέτουν τα κατάλληλα προσόντα, να έχουν πρόσβαση στις ανάλογες πληροφορίες και να είναι σε θέση να δουλεύουν ως ομάδα με ολοκληρωμένο και επαγγελματικό τρόπο. Μια ομάδα VA μπορεί να αποτελείται από: Σχεδιαστές για το λόγο ότι έχουν την ευθύνη για το ίδιο το προϊόν και διαθέτουν τις κατάλληλες γνώσεις για το σχεδιασμό και τις αποφάσεις που λαμβάνονται στα αρχικά στάδια του κύκλου ζωής του προϊόντος (προδιαγραφές, επιλεγόμενα υλικά και περιορισμούς που επιβάλλονται σε άλλα τμήματα και στην ίδια την επιχείρηση). Μηχανικούς κατασκευής και παραγωγής. Η συμμετοχή των εργαζομένων αυτών αποτελεί μια φυσική αναγκαιότητα στη διαδικασία VA, καθώς επηρεάζουν άμεσα τη διαδικασία κατασκευής του προϊόντος, ώστε να είναι αποτελεσματικό και αποδοτικό όσον αφορά το κόστος. Οι άνθρωποι αυτοί καθορίζουν τον τρόπο κατασκευής του προϊόντος. Επίσης, στο συγκεκριμένο προσωπικό μπορούν να συμπεριληφθούν μηχανικοί παραγωγής και ανώτατα στελέχη παραγωγής οι οποίοι είναι αρμόδιοι για τη διαχείριση της διαδικασίας καθώς και για τη μείωση του κόστους μετατροπής. Εμπειρογνώμονες αγοράς. Τα άτομα αυτά διαθέτουν εξειδικευμένες γνώσεις όσον αφορά τις αγοραστικές απαιτήσεις, οι οποίες προκύπτουν από το σχεδιασμό του προϊόντος και μετατρέπουν τις απαιτήσεις σχεδιασμού σε προδιαγραφές υλικών. Επομένως, τα άτομα αυτά ασχολούνται με την προέλευση των υλικών καθώς και με τις εναλλακτικές λύσεις που προτείνονται στην επιχείρηση από τους προμηθευτές. Λειτουργικό Προσωπικό, είναι οι άνθρωποι που ουσιαστικά κατασκευάζουν το προϊόν ή παρέχουν τις υπηρεσίες, αποτελούν μια ζωτική πηγή πληροφοριών ιδιαίτερα, όσον αφορά τις δυσκολίες και τα προβλήματα που σχετίζονται με την κατασκευή και τη συναρμολόγηση. Πρέπει να σημειωθεί ότι οι ομάδες πρέπει να δημιουργηθούν όσο το δυνατό συντομότερα και, ενδεχομένως, πρέπει να καταρτιστούν στα γενικά ομαδικά προσόντα για να συμβάλουν στην ανάπτυξη αυτής της διατμηματικής ομάδας. Όπως προαναφέρθηκε, μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι ασκήσεις δημιουργίας ομάδας, να αναζητηθεί η βοήθεια εξωτερικών παραγόντων και οι ομάδες να τοποθετηθούν στον ίδιο χώρο για να συνεισφέρουν στη διαδικασία ανάπτυξης. Μια από τις πρώτες δραστηριότητες που αναλαμβάνει η ομάδα, ως μια εισαγωγή στη διαδικασία VA και, επίσης, για την έναρξη της ομαδικής ανάπτυξης, είναι να κατανοήσει και να οδηγήσει τη διαδικασία από το σχεδιασμό του προϊόντος έως τη διανομή του. Η δραστηριότητα αυτή δίνει τη δυνατότητα σε κάθε μέλος της ομάδας να κατανοήσει πραγματικά τη διαδικασία μετατροπής του προϊόντος, να συναντήσει τους ανθρώπους που εμπλέκονται στη διαδικασία και να κατανοήσει τα ατομικά τους προβλήματα και τα γενικότερα ζητήματα που τους απασχολούν και αφορούν το προϊόν. Για πολλά από τα μέλη της ομάδας, η διαδικασία αυτή θα είναι καινούρια και θα αποτελεί μια δραστηριότητα με την οποία δεν έχουν ασχοληθεί για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα (σε ορισμένες περιπτώσεις, το άτομο δεν έχει παρακολουθήσει ποτέ τη διαδικασία ενός προϊόντος από το στάδιο επιλογής των υλικών έως την αποστολή του). Σε κάθε στάδιο αυτής της ανασκόπησης, το μέλος της ομάδας που ασχολείται με το στάδιο της μετατροπής θα πρέπει να παρέχει μια επισκόπηση των δραστηριοτήτων του τομέα. Ωστόσο, οι ερωτήσεις που σχετίζονται με τις λειτουργικές δραστηριότητες θα πρέπει να απευθύνονται σε όσους εργάζονται στο τμήμα αυτό.

17 Μια Εκτεταμένη Προσέγγιση της Ομάδας Μια αμιγώς εσωτερική διαδικασία VA περιορίζεται στο γεγονός ότι οι διαδικασίες βελτίωσης μπορούν να στοχεύουν μόνο στη διαδικασία μέσα στο εργοστάσιο. Καθώς οι εταιρίες επενδύουν σε μεγαλύτερο βαθμό σε αγορές από τους προμηθευτές, στην περίπτωση αυτή το σχετικό ποσοστό δαπανών προμηθειών ως προς το συνολικό κόστος του προϊόντος αυξάνεται. Προκύπτει, συνεπώς, η ανάγκη υποστήριξης και συμμετοχής από την πλευρά των προμηθευτών, καθώς και η ολοκλήρωση της διαδικασίας με τη συμμετοχή των πελατών. Η ένταξη των προμηθευτών αποδείχτηκε σημαντικό πλεονέκτημα για τις εταιρίες όπως για τις ιαπωνικές εταιρίες που αναζητούν τη συμμετοχή των προμηθευτών σε ολόκληρη τη διαδικασία σχεδιασμού των προϊόντων όπως ηλεκτρονικές συσκευές και αυτοκίνητα. Πράγματι, σε πολλές ιαπωνικές εταιρίες, οι προμηθευτές οργανώνονται επί τούτου σε ομάδες έτσι ώστε να καθίσταται δυνατή μια αποδοτική και αποτελεσματική διαδικασία συμμετοχής των προμηθευτών. Η παραπάνω προσέγγιση καθιστά δυνατή σε ευρύτερο επίπεδο τη συμμετοχή και την ανάπτυξη του δυναμισμού με τους προμηθευτές και μεταξύ αυτών, καθώς συνεργάζονται για την επίλυση κοινών προβλημάτων. Η συμμετοχή των προμηθευτών και των πελατών παρέχει πολλά επιπρόσθετα οφέλη στις ομάδες διαδικασίας VA: Οι πελάτες δεν είναι σε θέση να εκφράσουν με σαφή και περιεκτικό τρόπο την αξία την οποία λαμβάνουν από τα προϊόντα και τις υπηρεσίες, όμως όταν συμμετέχουν σε ένα πρόγραμμα είναι ικανοί να παρέχουν καλύτερες πληροφορίες για τους πραγματικούς τους στόχους. Έτσι, η απόκτηση πληροφοριών που προέρχονται από τον πελάτη αποτελεί τον βασικό παράγοντα για την επιτυχή διαδικασία VA, αν και θα πρέπει να λάβουμε υπόψη μας ότι η συμμετοχή του πελάτη στην πλήρη διαδικασία δεν είναι τόσο απαραίτητη όσο η συνεισφορά του στα πρώτα στάδια στον καθορισμό της αξίας του προϊόντος. Η συνεργασία με τους πελάτες είναι μια δύσκολη διαδικασία, σε σύγκριση με τους προμηθευτές, και για το λόγο αυτό η συμμετοχή των πελατών στη διαδικασία VA απαιτεί μια καλή σχέση συνεργασίας μεταξύ της εταιρίας και του πελάτη. Η σχέση αυτή είναι πολύ σημαντική, στην περίπτωση που ο πελάτης πρέπει να κατανοήσει τη διαδικασία VA και τα οφέλη της βελτιωμένης αξίας αντί να χρησιμοποιεί απλώς τη διαδικασία για τη μείωση της τιμής του παρεχόμενου προϊόντος για να εξυπηρετήσει δικούς του σκοπούς. Η συμμετοχή των πελατών στη διαδικασία συνεπάγεται την αναστολή της διαπραγματευτικής ισχύος και την ίση κατανομή των κερδών μεταξύ των δύο πλευρών. Επομένως, η συμμετοχή του πελάτη στη διαδικασία VA είναι εφικτή στα πλαίσια συνεργασιών, σχέσεων εμπιστοσύνης ή σε περίπτωση που η εταιρία αφιερώνει ένα σημαντικό μέρος του στρατηγικού της σχεδιασμού στον πελάτη. Οι προμηθευτές και οι υπεργολάβοι συνήθως γνωρίζουν περισσότερα για τα προϊόντα τους (και τα υποκατάστατα) από την επιχείρηση η οποία προμηθεύεται, όσον αφορά τις τεχνικές προδιαγραφές, τις εφαρμογές του προϊόντος και τον εμπορικό τομέα. Επίσης, έχοντας μεγαλύτερη ευθύνη για το σχεδιασμό των προϊόντων, οι προμηθευτές αυτοί πραγματοποιούν καλύτερα σχέδια σε συνάρτηση με το κόστος και τη λειτουργικότητα. Πράγματι, πολλοί προμηθευτές παρέχουν υπηρεσίες οι οποίες θεωρήθηκαν μη ουσιώδεις δραστηριότητες και, συνεπώς, πολλές από τις ειδικότητες οι οποίες χρησιμοποιούνταν πριν για το σχεδιασμό και την κατασκευή των προϊόντων έχουν φύγει πλέον από την επιχείρηση. Επιπλέον, οι εξειδικευμένοι προμηθευτές υλικών ή εξαρτημάτων, είναι σε θέση να εργάζονται αυτόνομα, χωρίς την ανάγκη αυστηρής επιτήρησης και υποστήριξης της ομάδας. Έτσι, η επιχείρηση που προμηθεύεται υλικά και προϊόντα έχει τη δυνατότητα να εξασφαλίσει πολύτιμους πόρους τεχνικού σχεδιασμού για να υποστηρίξει τους πιο ανίσχυρους ή λιγότερο ικανούς προμηθευτές. Πράγματι, στην περίπτωση που οι

18 17 προμηθευτές μπορούν να εργαστούν αυτόνομα παρακολουθώντας μόνο συσκέψεις αναθεώρησης, τότε έχουν την ευκαιρία να συμμετάσχουν στον τεχνικό σχεδιασμό και να μειώσουν στο ελάχιστο τα χρονικά περιθώρια υλοποίησης που ορίζονται από το πρόγραμμα. Η δυνατότητα του τεχνικού ανασχεδιασμού των προϊόντων, με παράλληλες και ταυτόχρονες δράσεις τεχνικού σχεδιασμού από πολλούς προμηθευτές, προσφέρει ένα σημαντικό και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα όσον αφορά τη διάθεση των προϊόντων στην αγορά πριν αρχίσει ο ανταγωνισμός. Στο σημερινό ανταγωνιστικό περιβάλλον, δεν υπάρχει μεγάλο κέρδος για μια εταιρία η οποία εξακολουθεί να αντιμετωπίζει τους προμηθευτές της ως αντίπαλους αποκρύπτοντάς τους πληροφορίες. Η ένταξη και η εστίαση των προμηθευτών στην ανάγκη βελτίωσης της αξίας του τελικού προϊόντος καθώς και της αποδοτικότητας σε σχέση με το κόστος αποτελεί, επομένως, ένα ζήτημα το οποίο υπαγορεύει την ανάγκη ένταξης των προμηθευτών ως επέκταση της εργοστασιακής ομάδας. Κανένας προμηθευτής δεν είναι σε θέση να γνωρίζει αρκετά για την εταιρία την οποία προμηθεύει ούτε για τα προϊόντα στην παραγωγή των οποίων συμμετέχει. Οι προμηθευτές θα πρέπει να θεωρούνται επέκταση του βασικού τμήματος του εργοστασίου ως ένα άλλο τμήμα παραγωγής. Έτσι λοιπόν, εάν αυτή η προσέγγιση εφαρμόζεται σε πολλούς προμηθευτές υλικών και εξαρτημάτων, στην περίπτωση αυτή η συνεργασία με τον προμηθευτή αποτελεί το πιο αποτελεσματικό μέσο βελτίωσης της αξίας με ταυτόχρονη μείωση απωλειών και κόστους. Χρήσιμες Τεχνικές για τον προσανατολισμό της ομάδας: Επίσκεψη στις εγκαταστάσεις προκειμένου να γίνει κατανοητή και να χαρτογραφηθεί η διαδικασία από το σχεδιασμό έως την παραγωγή. Επισκέψεις σε επιλεγμένους πελάτες για την κατανόηση και της χρήσης της αξίας του προϊόντος για τον πελάτη. Θα πρέπει να πραγματοποιηθεί μια επίσκεψη των εγκαταστάσεων του πελάτη και συνεντεύξεις του βασικού προσωπικού στο χώρο εργασίας του πελάτη, καθώς και είναι απαραίτητη η κατανόηση των τρεχόντων προβλημάτων και των μελλοντικών απαιτήσεων του πελάτη. Οι πρακτικές εφαρμογές δημιουργίας της ομάδας περιλαμβάνουν σύντομες παρουσιάσεις του ρόλου του κάθε τμήματος από τα μέλη της ομάδας Επιλογή του Προϊόντος Εφόσον έχει καθοριστεί το μέγεθος και η σύνθεση της ομάδας VA και έχουν ανατεθεί οι ρόλοι, στο επόμενο στάδιο απομένει να προσδιοριστεί το προϊόν, ή η οικογένεια προϊόντων, που θα αποτελέσει το θέμα της μελέτης. Ουσιαστικά, η μέθοδος VA μπορεί να εφαρμοστεί σε οποιοδήποτε προϊόν, παρά το γεγονός ότι ορισμένα εμπορικά χαρακτηριστικά καθιστούν τη διαδικασία VA σημαντικότερη, από εμπορική σκοπιά, και εν δυνάμει πιο επικερδή για την επιχείρηση. Τα κριτήρια και τα χαρακτηριστικά που μπορούν να εφαρμοστούν κατά το στάδιο επιλογής του προϊόντος περιλαμβάνουν προϊόντα με: γνωστά προβλήματα ή προϊόντα που έχουν προκαλέσει αγωγές ή δαπανηρές αποζημιώσεις εγγυήσεων. Τα προϊόντα αυτά έχουν επισύρει αρνητική κριτική και την απογοήτευση του πελάτη σε βαθμό που ο πελάτης κατέφυγε σε επίσημα παράπονα. Συνεπώς, τα προβλήματα αυτά πρέπει να διορθωθούν διότι υποβαθμίζουν την αξία όπως την αντιλαμβάνεται ο πελάτης. Προϊόντα με γνωστά προβλήματα στο εργοστάσιο, είναι επίσης σημαντικά καθώς τα προϊόντα αυτά απαιτούν υψηλό βαθμό εσωτερικής διόρθωσης, προκειμένου να συμμορφωθούν με ένα πρότυπο κατάλληλο για παράδοση στον πελάτη. Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, αυτό το τελευταίο

19 18 στοιχείο αποτελεί ένα βασικό κίνητρο, διότι τα υψηλά επίπεδα εσωτερικής διορθωτικής δράσης που συνεπάγονται υψηλό κόστος, αλλά δεν παράγουν πραγματική αξία για τον πελάτη ή την επιχείρηση, πριμοδοτούν τη θετική απόδοση του προϊόντος για τον πελάτη. Πρακτική εφαρμογή της συγκεκριμένης άποψης βλέπουμε σε πολλές επιχειρήσεις που επενδύουν μεγάλα ποσά για συστηματικές διαδικασίες αναθεώρησης και τελικού ελέγχου, προκειμένου να διασφαλιστούν υψηλότερα επίπεδα ποιότητας για τον πελάτη. Οι δραστηριότητες αυτές συνιστούν ανώφελες δαπάνες και συχνά οφείλονται περισσότερο στον ανεπαρκή έλεγχο του σχεδιασμού και της αναθεώρησης παρά στην αναξιοπιστία του εξοπλισμού. Κατά συνέπεια, το προσωπικό παραγωγής δεν δύναται να λάβει προληπτικά μέτρα για τη διόρθωση των προβλημάτων κακής ποιότητας και συνήθως αυτά τα προϊόντα είναι που παρέχουν μεγάλες δυνατότητες εξοικονόμησης που μπορεί να επιτευχθεί από μία ομάδα VA. όγκους προβλεπόμενων πωλήσεων που αναμένεται να αυξηθούν, αυξάνουν ή διατηρούν σε υψηλό επίπεδο τις πωλήσεις. Τα προϊόντα αυτά είναι ελκυστικά για τις δραστηριότητες της μεθόδου VA, εφόσον αποτελούν βασικά προϊόντα της επιχείρησης. Επιχειρώντας την ταξινόμησή τους, τα προϊόντα αυτά συχνά χαρακτηρίζονται ως δρομείς ( runners ) διότι εμφανίζονται τακτικά, κάθε εβδομάδα, στα προγράμματα παραγωγής. Αντιθέτως, προϊόντα με σπάνιους κύκλους παραγωγής και χαμηλές ετήσιες πωλήσεις, συνήθως αποκαλούνται ξένοι ( strangers ) και τα προϊόντα αυτά δεν προσφέρουν συνήθως την ίδια δυνατότητα ουσιαστικού πλεονάσματος εσόδων από δευτερεύουσες βελτιώσεις, λόγω της έλλειψης όγκου και της οικονομικής συμπεριφοράς αυτών των όγκων. Συνεπώς, τα υπάρχοντα προϊόντα με υψηλό όγκο παραγωγής είναι ελκυστικά, διότι ο όγκος πωλήσεων αυτών των προϊόντων που αποφέρει υψηλά επίπεδα πλεονάσματος και αποδοτικότητας θα πολλαπλασιάσει τη μικρή εξοικονόμηση χρημάτων ανά μονάδα. Η λογική που εφαρμόζεται στην περίπτωση αυτή είναι ότι η συστηματική προσέγγιση VA είναι πιθανόν να οδηγήσει στη μείωση του κόστους παραγωγής προϊόντων με υψηλό όγκο και υψηλή συχνότητα παραγωγής. Από τη φύση τους, τα προϊόντα αυτά έχουν εγκαταλείψει το στάδιο άνθησης των νέων προϊόντων, αλλά ακόμη δεν έχουν εισέλθει στο στάδιο παρακμής του κύκλου ζωής του προϊόντος, συνεπώς υπάρχουν πολλές πιθανότητες να αποφέρει μεγάλη απόδοση για την εταιρία. Τα προϊόντα που κατασκευάζονται πολύ σπάνια δεν προσφέρουν αυτή τη δυνατότητα πλεονάσματος. περιθώρια κέρδους χαμηλότερα του μέσου όρου. Προϊόντα με χαμηλά ή αρνητικά περιθώρια κέρδους θα μπορούσαν να προσελκύσουν την προσοχή των ομάδων VA, διότι δεν συμβάλλουν στην μακροπρόθεσμη επιβίωση της επιχείρησης. Στην πραγματικότητα, η επιλογή του προϊόντος βασίζεται σε κριτήρια που εστιάζονται στην επιχείρηση, αλλά, σε γενικές γραμμές, είναι προτιμότερο να ξεκινήσει κανείς με ένα προϊόν, ο όγκος πωλήσεων του οποίου αποφέρει κέρδος, και όχι να επιχειρήσει να διορθώσει ένα προϊόν που δεν αποφέρει κέρδος. Αυτό το προϊόν που δεν αποφέρει κέρδος, κατά πάσα πιθανότητα θα πωληθεί σε μικρότερο όγκο και απαιτεί καλύτερες ικανότητες από αυτές που διαθέτει η πρώτη ομάδα εργασίας VA. Συνεπώς αυτά τα προϊόντα πρόκλησης ζημίας είναι καλύτερο να παραμένουν στην αναμονή, έως ότου βελτιωθεί το δυναμικό του εργοστασίου. Μετά την επιλογή του προϊόντος, ή της οικογένειας προϊόντων, το επόμενο στάδιο εφαρμογής αφορά την κατανόηση του ίδιου του προϊόντος, της λειτουργίας ή της αξίας και των μεγεθών κόστους του.

20 Προετοιμασία Για την ορθή κατανόηση της λειτουργίας του προϊόντος, η ομάδα πρέπει να έχει αποκτήσει εμπειρία του προϊόντος και το στάδιο αυτό είναι σημαντικό τόσο για την κατάρτιση της ομάδας, όσο και για τη δημιουργία μιας κοινής αντίληψης (καθώς και μίας κοινής γλώσσας) όσον αφορά τα διαφορετικά συστατικά μέρη του υπό εξέταση προϊόντος. Αυτό είναι το πρώτο στάδιο στη λειτουργική ανάλυση και παρέχει μία επισκόπηση του προϊόντος για την ομάδα. Ιδιαίτερα σημαντικό είναι η ομάδα να αφιερώνει χρόνο για την κατανόηση του προϊόντος και της πορείας του μέσα στο εργοστάσιο, διότι οι πληροφορίες αυτές θα αποτελέσουν το σκελετό, βάσει του οποίου θα συνταχθούν μεταγενέστερες αναλύσεις και θα διασαφηνιστεί η λειτουργικότητα και τα μεγέθη κόστους του προϊόντος. Το στάδιο αυτό συνεπώς είναι ένα στάδιο συλλογής, κατά το οποίο μία ομάδα αναμένεται να συγκεντρώσει βασικές πληροφορίες για το υπό εξέταση προϊόν. Κατά την προετοιμασία, είναι σκόπιμο η ομάδα να συλλέξει και να παρουσιάσει αντικείμενα όπως: Ένα πλήρως συναρμολογημένο προϊόν. Το τελικό προϊόν τοποθετείται σε ένα τραπέζι και δίνεται η δυνατότητα στην ομάδα να μελετήσει το προϊόν όπως παρουσιάζεται στον πελάτη. Στις περισσότερες περιπτώσεις, κατά τη διαδικασία κατανόησης, η ομάδα χρησιμοποιεί ετικέτες χαρακτηρισμού για να φωτίσει (και να κατονομάσει) στοιχεία του προϊόντος. Ως τέτοια, τα λειτουργικά μέρη του προϊόντος μπορούν να εντοπιστούν και να χρησιμοποιηθούν ως σημεία αναφοράς για την ομάδα. Ως παράδειγμα αυτής της διαδικασίας αναφέρουμε ότι κατά τον εντοπισμό των βασικών στοιχείων ενός εκτυπωτή μπορούμε να συμπεριλάβουμε το διακόπτη On\Off, τις ενδεικτικές λυχνίες, το ρευματολήπτη τροφοδοσίας, τις υποδοχές για το χαρτί, και τις συναφείς διατάξεις. Υποσύνολα του προϊόντος. Το τελικό προϊόν παρέχει στην ομάδα περιορισμένο αριθμό πληροφοριών για το προϊόν και συνεπώς απαιτείται η συγκέντρωση υποσυνόλων που θα αναλυθούν. Στο παράδειγμα του εκτυπωτή, μεταξύ αυτών των υποσυνόλων περιλαμβάνονται το σύστημα των τροφοδοτικών κασετών μελάνης, ο μηχανισμός μετάδοσης κίνησης, το σύστημα μετασχηματιστή ισχύος, και άλλα συναφή. Και σε αυτήν την περίπτωση, τα τεμάχια παρουσιάζονται και χαρακτηρίζονται με τα κατάλληλα ονόματα. Μέρη του Προϊόντος τοποθετημένα πάνω σε μία επιφάνεια. Για κάθε υποσύνολο, η ομάδα μπορεί να καταρτίσει μία "αναλυτική" κατάσταση τεμαχίων. Έπειτα, και με τον ίδιο τρόπο όπως προηγουμένως, το προϊόν αποσυναρμολογείται, αναλύεται και χαρακτηρίζεται. Στο παράδειγμα του συστήματος τροφοδοτικής κασέτας μελάνης, περιλαμβάνονται τεμάχια όπως η διάταξη συγκράτησης της κασέτας του εκτυπωτή, τα κλιπ συγκράτησης που στερεώνουν τις κασέτες στη θέση τους, το καλώδιο επικοινωνιών και η μονάδα ελέγχου πλακέτας τυπωμένου κυκλώματος. Παραδείγματα πρώτων υλών όπως το πολυμερές πλαστικό, φύλλα χάλυβα, προφίλ αλουμινίου και άλλα συναφή. Παραδείγματα βιομηχανικών απορριμμάτων που παράγονται σε διάφορα στάδια της διαδικασίας παραγωγής. Τα τεμάχια αυτά συνιστούν σημαντικές νύξεις για τις αιτίες παραγωγής απορριμμάτων και το έμμεσο κόστος του ανεπαρκούς σχεδιασμού ή της ανεπαρκούς λειτουργίας. Ανταγωνιστικά προϊόντα. Τα προϊόντα αυτά είναι ιδανικά και θα πρέπει να παρουσιάζονται στην ομάδα προς εξέταση και σύγκριση ανταγωνιστικών