Ανάπτυξη Συστήματος Διαχείρισης Αποθεμάτων για τη συντήρηση βιομηχανιών

Transcript

1 ιπλωματική Εργασία του Ζαχάρου Στέφανου ΑΕΜ : szaharos@gmail.com υπό την επίβλεψη Ανδρέα Λ. Συμεωνίδη Λέκτορα ΤΗΜΜΥ ΑΠΘ Ανάπτυξη Συστήματος Διαχείρισης Αποθεμάτων για τη συντήρηση βιομηχανιών Θεσσαλονίκη 2009

2 Διπλωματική ΔΔΠΜΣ Στέφανος Ζαχάρος 2 Αφιερώνεται στην Κατερίνα μου

3 Σύστημα IMS 3 Ευχαριστίες Θα ήθελα να ευχαριστήσω τον επιβλέποντα καθηγητή μου κ. Ανδρέα Συμεωνίδη, Λέκτορα του τμήματος Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Ηλεκτρονικών Υπολογιστών για τη βοήθεια και την καθοδήγησή του καθ όλη τη διάρκεια της εκπόνησης αυτής της εργασίας. Επίσης, θα ήθελα να ευχαριστήσω τους συμφοιτητές μου Νικόλαο Ζήκο, Αθανάσιο Καλπάκα και Κωνσταντίνο Σταμπουλή για την πολύ καλή συνεργασία μας σε όλους τους τομείς των σπουδών μας, όπως επίσης και τον φίλο μου Ιωάννη Φασουλά και την οικογένειά μου για την στήριξή τους.eιδικότερα θα ήθελα να ευχαριστήσω την Κατερίνα Μουρούτσου για όλα τα παραπάνω και την αγάπη της.

4 Διπλωματική ΔΔΠΜΣ Στέφανος Ζαχάρος 4 Πίνακας Περιεχομένων Περίληψη... 7 Abstract... 8 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Σκοπός της διπλωματικής Ορισμός του προβλήματος Συνοπτική περιγραφή της εφαρμογής Οργάνωση κεφαλαίων ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2. ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΚΑΙ ΕΡΕΥΝΑ Συστήματα Διαχείρισης Αποθεμάτων ΣΔΑ Ορισμός Πρώτη Κατηγοριοποίηση ΣΔΑ Επικεντρώνοντας σε Συστήματα CMMS Ορισμός Βιβλιογραφική επισκόπηση CMMS Λύσεις ανοιχτού κώδικα (Open Source software) Διαδεδομένα εργαλεία ERP ανοιχτού κώδικα Επιλογή ΣΔΑ πλατφόρμας Λόγοι επιλογής Περιγραφή της λειτουργικότητας του SugarCRM ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3. ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ Ειδικές επιχειρησιακές απαιτήσεις Καθορισμός χρηστών Βασικά σενάρια χρήσης Δημιουργία νέου χρήστη Σύνδεση χρήστη ως διαχειριστή Σύνδεση χρήστη ως απλού χρήστη Διαχείριση προφίλ χρήστη Δημιουργία νέου τμήματος λογισμικού Εγκατάσταση εξωτερικού τμήματος λογισμικού Ανάλυση απαιτήσεων του ΣΔΑ Εισαγωγή νέας εργασίας Εισαγωγή νέας συνάντησης Καταχώρηση δεδομένων εισερχομένων τιμολογίων Εξαγωγή στατιστικών δεδομένων Καταχώρηση προγραμμάτων συντήρησης Καταχώρηση εγγράφων συντήρησης Καταχώρηση των έργων που θα τρέξουν και παρακολούθησή τους Καταχώρηση προμηθευτών Καταχώρηση τμημάτων Καταχώρηση εξοπλισμού Καταχώρηση ανταλλακτικών Καταχώρηση προσωπικού Μη Λειτουργικές Απαιτήσεις Διαθεσιμότητα Αποτελεσματικότητα Ευελιξία Φιλικότητα Αξιοπιστία Σταθερότητα Τεχνολογίες Ανάπτυξης PHP MySQL Apache Server... 38

5 Σύστημα IMS 5 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4. ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ «IMS» Παραμετροποίηση του IMS μέσα από την κονσόλα του SugarCRM Σύστημα (system) Χρήστες (users) Επιλογή εμφάνισης (Layout Options) Αρχική Σελίδα (Home) Στατιστικά (Dashboard) Ημερολόγιο (Calendar) Δραστηριότητες (Activities) Έγγραφα (Documents) Επαφές (Contacts) Λογαριασμοί (Accounts) Ευκαιρίες (Opportunities) Έργα Εργασίες (PROJECTS PROJECT TASKS) Επιλογές ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (E mail Options) Οι βασικές όψεις του συστήματος Αρχική Σελίδα Δημιουργία νέου χρήστη Καταχώρηση εργασίας Καταχώρηση συνάντησης Δημιουργία Προμηθευτή Καταχώρηση Τμήματος Εταιρίας Καταχωρήσεις στο ημερολόγιο Καταχώρηση εγγράφου Καταχώρηση εισερχόμενου τιμολογίου Εξάγοντας στατιστικά δεδομένα Καταχώρηση έργου και εργασιών Επέκταση του IMS Ανάπτυξη νέων τμημάτων λογισμικού Τροποποίηση τμημάτων λογισμικού ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΑΙ ΕΠΙΔΕΙΞΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ IMS Περιβάλλον Λειτουργίας Ελάχιστες απαιτήσεις υλικού Εγκατάσταση του συστήματος Επίδειξη του Συστήματος Σενάριο1 Εξάγοντας Στατιστικά Δεδομένα Σενάριο2 Καταχώρηση εργασιών Σενάριο3 Καταχώρηση Έργου και Εξαγωγή διαγράμματος Gantt ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΗ ΕΡΕΥΝΑ Συμπεράσματα Μελλοντική έρευνα ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7. ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ ΑΝΑΦΟΡΕΣ... 68

6 Διπλωματική ΔΔΠΜΣ Στέφανος Ζαχάρος 6 Πίνακας Εικόνων Εικόνα 1. Υλοποίηση ενός ΣΔΑ Εικόνα 2. Σελίδα χρήστη επισκέπτη Εικόνα 3. Σελίδα απλού χρήστη Εικόνα 4. Σελίδα Διαχειριστή Εικόνα 5. Αρχική σελίδα «IMS» Εικόνα 6. Παράδειγμα Διαγράμματος Κοστολόγησης Εικόνα 7. Διάγραμμα Gantt για την παρακολούθηση Έργου Εικόνα 8. Επιλογή ιδιοτήτων γραφημάτων Εικόνα 9. Γράφημα Στατιστικών Εικόνα 10. Επιλογές Γραφήματος για Mixer No Εικόνα 11. Γράφημα Mixer No Εικόνα 12. Δημιουργία Απλής Εργασίας Εικόνα 13. Καταχώρηση Απλής Εργασίας στο Ημερολόγιο Εικόνα 14. Δημιουργία Εβδομαδιαίας Εργασίας Εικόνα 15. Καταχώρηση Εβδομαδιαίας Εργασίας στο Ημερολόγιο Εικόνα 16. Πιθανό σενάριο έργου με τις επιμέρους εργασίες Εικόνα 17. Διάγραμμα Gantt (1) Εικόνα 18. Διάγραμμα Gantt (2) Εικόνα 19. Διάγραμμα Gantt (3)... 65

7 Σύστημα IMS 7 Περίληψη Η παρούσα εργασία πραγματεύεται το θέμα της ανάπτυξης ενός Συστήματος Διαχείρησης Αποθεμάτων για τη συντήρηση βιομηχανιών. Ειδικότερα, αναπτύσσεται ένα Αυτοματοποιημένο Σύστημα Διαχείρισης Συντήρησης, η μελέτη του οποίου βασίστηκε πάνω στο τμήμα συντήρησης της εταιρίας ISOMAT ΑΒΕΕ και στις ανάγκες του. Καλύπτει τις ανάγκες της εταιρίας σε ότι αφορά στις καταχωρήσεις που πρέπει να έχει ένα σύστημα οργάνωσης αποθεμάτων, δίνοντας ιδιαίτερη βαρύτητα στις διαδικασίες που ακολουθούνται. Στόχος της ανάλυσης που έγινε ήταν να υλοποιηθεί ένα σύστημα με το ελάχιστο δυνατό κόστος και τη μέγιστη δυνατή λειτουργικότητα. Μετά τη σχετική μελέτη της βιβλιογραφίας και των συστημάτων που ήδη κυκλοφορούν στην αγορά, επιλέχθηκε το SugarCRM, ένα λογισμικό ανοιχτού κώδικα το οποίο παραμετροποιήθηκε και επεκτάθηκε αναλόγως. Πέρα από την παραμετροποιήση, αναπτύχθηκαν και νέα τμήματα λογισμικού ώστε να ικανοποιηθούν όλες απαιτήσεις του συστήματος. Η τελική πινελιά στο IMS (ISOMAT Maintenance System) δόθηκε με επέμβαση στον κώδικα του προγράμματος, έτσι ώστε να δοθεί η απαραίτητη έμφαση στις ανάγκες των τελικών χρηστών και στη λειτουργικότητα σε πραγματικές συνθήκες. Το πρόγραμμα αυτή τη στιγμή βρίσκεται σε πειραματική φάση εγκατάστασης και εκπαίδευσης του προσωπικού.

8 Διπλωματική ΔΔΠΜΣ Στέφανος Ζαχάρος 8 Abstract IMS: The ISOMAT Maintenance System This thesis addresses the issue of developing an Enterprize Recource Planning System for maintenance industries. A Computerized Maintenance Management System was developed, based on the needs and requirements of the maintenance department of ISOMAT SA. It satisfies the company needs with respect to the entries that an ERP should have, giving particular emphasis on the procedures that are followed. The analysis performed aimed at creating a system with the lowest cost and the maximum functionality possible. Having performed a state of the art review on the commercial and open source systems available, SugarCRM was selected, an opensource ERP platform that was further parameterized and extended. Apart from the parameterization, new software modules were developed in order to fully satisfy system requirements. The final touch at IMS (ISOMAT Maintenance System) was given at raw code level, so as to best focus on the end user needs and real case functionality. The program is currently deployment as a pilot and staff is being trained on it.

9 Σύστημα IMS 9 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1.1 Σκοπός της διπλωματικής Το θέμα που πραγματεύεται η παρούσα διπλωματική εργασία είναι η δημιουργία ενός Συστήματος Διαχείρισης Αποθεμάτων Επιχείρησης ΣΔΑ (Enterprise Resource Planning ERP) και η εφαρμογή του σε πραγματικό περιβάλλον εργασίας. Το αποτέλεσμα εγκαταστάθηκε και λειτουργεί στην εταιρία ISOMAT ΑΒΕΕ και συγκεκριμένα στο μηχανουργείο και το τμήμα συντήρησης. Βασικός γνώμονας ανάπτυξης υπήρξαν η ευχρηστία, η αξιοπιστία και η ορθότητα της πληροφορίας. Η εφαρμογή αυτή δίνει έμφαση στις ανάγκες των τελικών χρηστών και στη λειτουργικότητα σε πραγματικές συνθήκες. 1.2 Ορισμός του προβλήματος Στόχος της εργασίας αυτής ήταν να υλοποιηθεί μια λύση εύχρηστη και με όσο το δυνατόν χαμηλότερο κόστος. Η αρχική ιδέα ήταν να αναπτυχθεί η εφαρμογή από το μηδέν ανεξαρτήτως περιβάλλοντος στο οποίο θα γινόταν ο προγραμματισμός. Θεωρήθηκαν οι εναλλακτικές υλοποίησης σε php, Java, και C++, οι οποίες είναι και οι ευρέως διαδεδομένες γλώσσες (δικτυακού) προγραμματισμού. Η ανάπτυξη βέβαια μιας τέτοιας εφαρμογής από το μηδέν θα είχε μεγάλο χρονικό ορίζοντα υλοποίησης και γι αυτό η προσέγγιση αυτή απορρίφθηκε. Μια άλλη προσέγγιση του προβλήματος ήταν να υλοποιηθεί η εφαρμογή χρησιμοποιώντας μια έτοιμη πλατφόρμα που θα έπρεπε απλώς να εγκατασταθεί στον υπολογιστή εξυπηρετητή, όπως επίσης και σε όλους τους υπολογιστές πελάτες. Κάτι τέτοιο θα μπορούσε να αναπτυχθεί μέσω του Microsoft Office Works Suite που είναι ένα πλήρες πακέτο γραφείου, με δικό του περιβάλλον, γνωστό στους περισσότερους χρήστες. Το μεγάλο μειονέκτημα αυτής της προσέγγισης ήταν, ότι θα έπρεπε να υπάρχει ένα προ εγκατεστημένο σύστημα στον υπολογιστή με μεγάλο κόστος. Για να αμβλυνθεί η δυσκολία του προγράμματος, επιλέχθηκε η τακτική της χρήσης ενός έτοιμου ΣΔΑ, το οποίο θα έπρεπε να παραμετροποιηθεί και να βελτιωθεί. Βέβαια τέτοιες πλατφόρμες υπάρχουν στο δίκτυο, όπως θα φανεί παρακάτω. Αναζητώντας, ο ενδιαφερόμενος μπορεί να εντοπίσει κάποιες που χρειάζονται απλώς παραμετροποίηση, και που έχουν κάποιο κόστος αγοράς, καθώς και άλλες οι οποίες διατίθενται ελεύθερα, οι οποίες όμως απέχουν από τον κύριο στόχο αυτής της εργασίας, παρόλο που είναι όχι μόνο εύκολες στην παραμετροποίηση, αλλά και προσφέρουν δυνατότητα επέμβασης στον κώδικα για να αυξηθεί η λειτουργικότητά τους. Η λύση που επιλέχθηκε ανήκει σε αυτή την κατηγορία.

10 Διπλωματική ΔΔΠΜΣ Στέφανος Ζαχάρος Συνοπτική περιγραφή της εφαρμογής Τον τελευταίο καιρό τα ΣΔΑ συστήματα παρουσιάζουν μεγάλη ανάπτυξη και χρησιμότητα. Αποτελούν σημαντικό κομμάτι κάθε εταιρίας, καθώς βοηθούν στην ανάπτυξη των κερδών τους. Βέβαια, καθοριστικό ρόλο παίζει ακόμη ο άνθρωπος, ο οποίος ενημερώνει κάθε φορά το σύστημα με πληροφορίες. Η συγκεκριμένη εφαρμογή που αναπτύχθηκε και παρουσιάζεται είναι σχεδιασμένη πάνω στο σύστημα συντήρησης της εταιρίας ISOMAT ΑΒΕΕ. Καλύπτει τις ανάγκες της εταιρίας σε ότι αφορά στις καταχωρήσεις που πρέπει να έχει ένα σύστημα οργάνωσης αποθεμάτων, δίνοντας ιδιαίτερη βαρύτητα στις διαδικασίες που ακολουθούνται. Πιο συγκεκριμένα, το λογισμικό καλύπτει τις παρακάτω περιοχές: Προληπτική, κατασταλτική και προβλεπτική συντήρηση. Καταχώρηση εγγράφων συντήρησης. Καταχώρηση εισερχόμενων τιμολογίων. Στατιστικά. Καταχώρηση αναπτυσσόμενων έργων και επιμέρους εργασιών αυτών. Χρησιμοποίηση διαγραμμάτων Gantt για την παρακολούθηση εργασιών. Καταχώρηση εξοπλισμού και ανταλλακτικών. Καταχώρηση προμηθευτών και τμημάτων. Καταχώρηση προσωπικού συντήρησης. 1.4 Οργάνωση κεφαλαίων Στο 2 ο κεφάλαιο παρουσιάζεται η μεθοδολογία που χρησιμοποιήθηκε κατά την εκπόνηση της εργασίας. Δίνεται ο ορισμός του Συστήματος Διαχείρισης Αποθεμάτων (ΣΔΑ) και παρουσιάζονται κάποιες κατηγορίες ΣΔΑ, αναφορικά με το πού απευθύνονται. Κάθε σύστημα κατηγοριοποιείται με βάση το περιεχόμενό του και την εταιρία στην οποία θα μπορούσε να εγκατασταθεί. Στη συνέχεια αναφέρονται κάποια τέτοια συστήματα, τα οποία έχουν ήδη εγκατασταθεί και λειτουργούν στον ελλαδικό χώρο. Μία από τις πιο διαδεδομένες κατηγορίες ΣΔΑ είναι τα Αυτοματοποιημένα Συστήματα Διαχείρισης Συντήρησης ΑΣΔΣ (Computerized Maintenance Management System CMMS). Για αυτήν την κατηγορία γίνεται εκτενής αναφορά, καθώς το λογισμικό που αναπτύχθηκε αποτελεί ένα ΑΣΔΣ. Ορίζεται το ΑΔΣΣ, δίνονται κάποια παραδείγματα γνωστών ΑΣΔΣ με πληροφορίες για το πώς αυτά έχουν στηθεί και παραμετροποιηθεί με τη χρήση εργαλείων ανοιχτού κώδικα. Στο τέλος του κεφαλαίου γίνεται αναφορά στην πλατφόρμα ΑΣΔΣ που επιλέχθηκε και στους λόγους που οδήγησαν στην επιλογή.

11 Σύστημα IMS 11 Στο 3 ο κεφάλαιο αναλύονται οι απαιτήσεις χρηστών, και αναφέρονται οι λειτουργικές και οι μη λειτουργικές απαιτήσεις του λογισμικού. Στη συνέχεια του κεφαλαίου αναφέρονται οι τεχνολογίες που χρησιμοποιούνται, προκειμένου να αναπτυχθεί και να εγκατασταθεί η εφαρμογή. Στο 4 ο κεφάλαιο παρουσιάζονται όλες οι ενέργειες που έγιναν ώστε το σύστημά μας να είναι όσο το δυνατόν πιο λειτουργικό. Αναλύεται η παραμετροποίηση που έγινε, αναφέρονται τα νέα τμήματα λογισμικού που αναπτύχθηκαν, καθώς και τα σημεία στα οποία έγινε επέμβαση στον ανοιχτό κώδικα της εφαρμογής. Στο 5 ο κεφάλαιο παρατίθενται πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία εγκατάστασης και χρήσης του συστήματος με τη μορφή οδηγού. Επίσης, επιδεικνύονται κάποια σενάρια λειτουργίας του προγράμματος. Στο 6 ο κεφάλαιο συνοψίζονται όλα τα στοιχεία που χρησιμοποιήθηκαν για την περάτωση αυτής της εργασίας και γίνεται αναφορά στη μελλοντική έρευνα, η οποία θα χρειαστεί για να ολοκληρωθεί το σύστημα. Επίσης, παρουσιάζονται τα συμπεράσματα από την έρευνα που έγινε κατά της ανάπτυξη της παρούσας εργασίας. Στο 7 ο κεφάλαιο γίνεται αναφορά της βιβλιογραφίας.

12 Διπλωματική ΔΔΠΜΣ Στέφανος Ζαχάρος 12 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2. ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΚΑΙ ΕΡΕΥΝΑ 2.1 Συστήματα Διαχείρισης Αποθεμάτων ΣΔΑ Ορισμός Τα Συστήματα Διαχείρισης Αποθεμάτων (ΣΔΑ) Επιχειρήσεων (Enterprise Resource Planning Systems) αποτελούν πλέον λειτουργικό κομμάτι όλων των σοβαρά οργανωμένων εταιριών. Πρόκειται για συστήματα διαχείρισης και προγραμματισμού των αποθεμάτων, όπως φαίνεται και από τη μετάφραση των λέξεων που αποτελούν την έννοια. Το Σύστημα Διαχείρισης Αποθεμάτων δεν είναι μια έννοια νέα για τις εταιρίες. Ανέκαθεν υπήρχε η ανάγκη καταγραφής των προϊόντων τους. Η αρχική μορφή των ΣΔΑ ήταν χειρόγραφη. Οι καταχωρήσεις γινόταν καθημερινά με την παρατήρηση των αποθηκών. Με την πάροδο του χρόνου οι υπολογιστές γνώριζαν και συνεχίζουν να γνωρίζουν όλο και μεγαλύτερη ανάπτυξη, η οποία προωθήθηκε και στα ΣΔΑ. Τα σύγχρονα συστήματα πια περιλαμβάνουν πάρα πολλές κατηγορίες, ιδίως από τη στιγμή που οι καταχωρήσεις γίνονται πολύ πιο εύκολα. Ένα ΣΔΑ προσπαθεί να συνδυάσει όλα τα τμήματα και τις λειτουργίες μιας εταιρίας σε ένα και μόνο υπολογιστικό πρόγραμμα, υπηρετώντας όλες τις διαφορές των τμημάτων και τις ξεχωριστές τους ανάγκες. Πολύ μεγάλη πρόκληση αποτελεί η δημιουργία ενός προγράμματος, το οποίο να μπορεί να εξυπηρετήσει όχι μόνο τις ανάγκες του λογιστηρίου, αλλά και του τμήματος προσωπικού και αυτού της παραγωγής. Το κάθε ένα από αυτά τα τμήματα μπορεί να έχει ένα δικό του πρόγραμμα, το οποίο να ανταποκρίνεται στις δικές του ανάγκες. Το ενιαίο ΣΔΑ έρχεται να καλύψει όλες αυτές τις λειτουργίες. Ουσιαστικά, ο εργοδότης εξοικονομεί αρκετά χρήματα και χρόνο από τη διανομή της πληροφορίας σε όλα τα τμήματα της εταιρίας του. Ο υπεύθυνος κάθε τμήματος έχει πρόσβαση στην πληροφορία που θέλει και χρειάζεται σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα. Τα ΣΔΑ μπορούν να δώσουν και στατιστικά στοιχεία. Αν κάποιος αναλογιστεί ποια είναι η σημαντικότερη πληροφορία σε μια εταιρία, αυτή είναι η εξαγωγή στατιστικών. Βάσει αυτών γίνονται οι προβλέψεις, οι κοστολογήσεις, ακόμη και οι αξιολογήσεις προσωπικού. Όλα αυτά περιλαμβάνονται σε ένα ΣΔΑ με την ευρεία έννοια. Η επιλογή του κατάλληλου ΣΔΑ από μια εταιρία αποτελεί το βασικότερο στοιχείο προκειμένου να μπορέσει να καλύψει τις ανάγκες της, χωρίς να χρειάζεται απαραίτητα να δαπανήσει πολλά χρήματα για να αγοράσει το ακριβότερο σύστημα. Στην παρακάτω εικόνα φαίνεται η ιδέα υλοποίησης ενός ΣΔΑ με όλες τις πτυχές που αυτή καλύπτει:

13 Σύστημα IMS 13 ΠΕΛΑΤΕΣ ΠΡΟΟ ΟΣ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΕΞΑΓΩΓΗ ΕΙΣΟ ΟΣ ΠΡΟΟ ΟΣ ΑΓΟΡΑΣ ΠΕΛΑΤΕΣ Εικόνα 1. Υλοποίηση ενός ΣΔΑ Η εγκατάσταση ενός ΣΔΑ έχει πολλά άμεσα και έμμεσα πλεονεκτήματα. Τα άμεσα αποτελέσματα περιλαμβάνουν βελτιωμένη αποδοτικότητα, αξιολόγηση της πληροφορίας για λήψη καλύτερων αποφάσεων, ταχύτερο χρόνος απόκρισης στους πελάτες, στα ερωτήματα κτλ. Κάποια από τα έμμεσα πλεονεκτήματα έχουν να κάνουν με την καλύτερη εικόνα της εταιρίας προς τα έξω, την ικανοποίηση του πελάτη, ενώ κάποια από τα άμεσα πλεονεκτήματα είναι και τα εξής: Αξιολόγηση επιχείρησης. Προσαρμοστικότητα. Καλύτερη ανάλυση και προγραμματισμός δυνατοτήτων. Χρήση της τελευταίας τεχνολογίας. Γενικώς, ένα ΣΔΑ πρέπει να είναι εύκολο τόσο στο στήσιμο όσο και στη λειτουργία του, διότι απευθύνεται σε άτομα, των οποίων οι γνώσεις πάνω στους ηλεκτρονικούς υπολογιστές ποικίλει. Πλέον, τα Συστήματα Διαχείρισης και Οργάνωσης Αποθεμάτων Επιχείρησης, όπως θα μπορούσε να αποδοθεί σε ελεύθερη μετάφραση το ERP, είναι άκρως απαραίτητα για μια εταιρία. Και ενώ στην αρχή θεωρούνταν απαραίτητα μόνο σε μεγάλες αποθήκες και βιομηχανίες όπου ο όγκος των εισερχομένων και εξερχομένων υλικών ήταν πάρα πολύ μεγάλος και ήταν πολύ δύσκολη η παρακολούθησή τους λόγω των αποστάσεων, πλέον τα ΣΔΑ καθιερώθηκαν σε όλους τους τύπους επιχειρήσεων, διότι αποδείχθηκε στην πράξη ότι εξοικονομούν χρόνο και χρήμα στους επιχειρηματίες.

14 Διπλωματική ΔΔΠΜΣ Στέφανος Ζαχάρος 14 Από την πρώτη στιγμή εφαρμογής τους τα ΣΔΑ έφεραν μεγάλες καινοτομίες. Όμως, όπως κάθε τι καινούριο, έτσι και αυτά στην αρχή είχαν προβλήματα. Τον πρώτο καιρό εφαρμογής τους παρατηρήθηκαν πολλά λάθη στις καταχωρήσεις. Το γεγονός αυτό αποτελεί και το μεγαλύτερο πρόβλημα ενός ΣΔΑ, διότι έχει να κάνει με καταχωρήσεις που τις κάνουν άνθρωποι με διαφορετικό υπόβαθρο. Όπως είναι φυσικό, κάθε φορά που αλλάζει το ΣΔΑ ή ο τρόπος εργασίας, γίνονται πολλά λάθη μέχρι να εξοικειωθούν οι χρήστες με τη νέα «πραγματικότητα». Μετά το πέρας του σταδίου προσαρμογής, όμως, οι εταιρίες έχουν καλύτερη λειτουργία, τα αποθέματά τους μειώνονται κατά πολύ, οι εργαζόμενοι μπορούν να διαχειρίζονται τις παραγγελίες με μεγαλύτερη ευκολία και οι πελάτες να εξυπηρετούνται πιο γρήγορα Πρώτη Κατηγοριοποίηση ΣΔΑ Η στόχευση των ΣΔΑ δεν είναι η ίδια για όλες τις εταιρίες. Όπως είναι λογικό, δε θα μπορούσε η εξειδίκευση να μην τα επηρεάσει. Έτσι, ανάλογα με το αντικείμενο της εταιρίας υπάρχει και ο αντίστοιχος τύπος ΣΔΑ. Tα συστήματα αυτά μπορούν να κατηγοριοποιηθούν είτε ανάλογα με την εργασία που κάνουν, είτε ανάλογα με το είδος της επιχείρησης, στην οποία απευθύνονται. Στις επόμενες παραγράφους διακρίνονται οι βασικότερες κατηγορίες ΣΔΑ και αναφέρονται οι πιο ολοκληρωμένες εμπορικές λύσεις στην Ελληνική αγορά. 1. Συστήματα Οργάνωσης Αποθεμάτων (ΣΟΑ) Είναι η βασική μορφή ΣΔΑ. Ένα ΣΟΑ παρακολουθεί τα εισερχόμενα και τα εξερχόμενα προϊόντα και ενδείκνυται για παραγωγική ή γενικότερα μεταποιητική διαδικασία. Συναντάται συνήθως σε βιομηχανίες, βιοτεχνίες και σε άλλες εταιρίες αυτού του τύπου, όπου τα εισερχόμενα και τα εξερχόμενα προϊόντα διαφέρουν (το εξερχόμενο προϊόν προέρχεται από συνδυασμό πολλών εισερχομένων). Μια από τις πιο γνωστές εταιρείες στον Ελληνικό χώρο που αναπτύσσει τέτοιου είδους εφαρμογές είναι η Singular Logic ( η οποία παρέχει διάφορους τύπους ΣΔΑ, ανάλογα με το μέγεθος της εταιρίας που ενδιαφέρεται. Τα βασικά πεδία των ΣΔΑ αυτών περιέχουν διαχείριση αποθεμάτων, έκδοση παραστατικών, οικονομική διαχείριση και άλλα χρήσιμα εργαλεία για μια επιχείρηση. Είναι πλήρως παραμετροποιήσιμα, για να είναι όσο το δυνατόν φιλικότερα προς τον χρήστη, και έχουν πάρα πολλές δυνατότητες. Το βασικότερο όμως πλεονέκτημα των ΣΔΑ της Singular Logic, είναι ότι υποστηρίζονται από ένα πολύ μεγάλο δίκτυο συνεργατών που μπορούν προσφέρουν υπηρεσίες για την επίλυση προβλημάτων οποιαδήποτε στιγμή (έναντι αμοιβής, προφανώς).

15 Σύστημα IMS Συστήματα Διαχείρισης Αποθήκης (Warehouse Management Systems WMS) Πρόκειται για άλλη μια μορφή παρακολούθησης αποθεμάτων. Και σε αυτή την περίπτωση, το σύστημα παρακολουθεί τα εισερχόμενα και τα εξερχόμενα, αλλά δεν υπάρχει μεταποιητική διαδικασία. Δηλαδή, τα προϊόντα που εισέρχονται στην αποθήκη εξέρχονται από αυτή ακολουθώντας μια διαδικασία FIFO. Όπως είναι προφανές, το σύστημα αυτό ενδείκνυται κυρίως για αποθήκες και, συνδυασμένο με γραμμοκώδικα, δίνει πολύ καλά αποτελέσματα. Ένα πολύ δυνατό εργαλείο για WMS έχει αναπτύξει η εταιρία MANTIS ( Το σύστημα τρέχει ασύρματα για να καλύπτει όλη την αποθήκη, υποστηρίζει γραμμοκώδικα και είναι πολύ φιλικό προς τον χρήστη. Επιπροσθέτως, δεν αφήνει τον χρήστη να κάνει καταχωρήσεις, οι οποίες δεν είναι συμβατές με τις ρυθμίσεις του. Υποστηρίζει αντίγραφα ασφαλείας (real time backup), αυτόματα ή χειροκίνητα. Το σύστημα αυτό χρησιμοποιεί το τοπικό δίκτυο της εταιρίας, χωρίς βέβαια να καταναλώνει μεγάλο εύρος συχνότητας. 3. Αυτοματοποιημένα Συστήματα Διαχείρισης Συντήρησης (Computerized Maintenance Management Systems CMMS) Μια κατηγορία ΣΔΑ που τα τελευταία χρόνια γνωρίζουν ιδιαίτερη ανάπτυξη είναι τα συστήματα διαχείρισης του τμήματος συντήρησης μιας εταιρίας. Η συντήρηση έχει ταυτιστεί και με τη δουλειά του μηχανουργείου. Για το λόγο αυτό, τα ανωτέρω συστήματα βρίσκουν εφαρμογή, όχι μόνο στο τμήμα συντήρησης μιας εταιρίας, αλλά και σε ανεξάρτητα μηχανουργεία, όπου τα CMMS καλούνται να παίξουν το ρόλο ενός οργανωμένου ΣΔΑ. Ένα αξιόλογο σύστημα παρακολούθησης συντήρησης έχει αναπτύξει η ΑΤΛΑΝΤΙΣ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ και ονομάζεται AIMMS (An Integrated Maintenance Management System, Αφορά ένα σύστημα, το οποίο είτε μπορεί να στηθεί πάνω στα περισσότερα ΣΔΑ ανεξαρτήτως εταιρείας, είτε να δουλέψει αυτόνομα. Περιλαμβάνει όσα χρειάζονται σε τέτοιου είδους εφαρμογές, όπως μητρώο μηχανών, ανταλλακτικών, καθώς και μητρώο προληπτικής, προβλεπτικής ή κατασταλτικής συντήρησης. Η παραμετροποίησή του είναι αρκετά εύκολη και μπορεί να δώσει οποιαδήποτε στιγμή γραφήματα με στατιστικά που αφορούν τα έσοδα και τα έξοδα ενός μηχανουργείου. 4. Συστήματα Διαχείρισης Σχέσεων Πελατών (Customer Relationship Management Systems CRM) Στόχος ενός CRM είναι η διαχείριση των σχέσεων μιας εταιρίας με τους πελάτες της. Καταχωρεί όλο το υπάρχον και πιθανόν το μελλοντικό πελατολόγιο και παρακολουθεί τις υπηρεσίες που προσφέρει η εταιρία σε αυτούς. Είναι δυνατόν να παρακολουθεί και τις παραδόσεις σε πελάτες, να ενημερώνει για την πρόοδο, τόσο

16 Διπλωματική ΔΔΠΜΣ Στέφανος Ζαχάρος 16 των παραγγελιών όσο και των παραδόσεων. Εμπορικά συστήματα CRM υπάρχουν πάρα πολλά, λόγω της εξάπλωσής τους στην αγορά. 5. Συστήματα Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας (Supply Chain Management Systems SCM) Τέλος, μια κατηγορία που αποτελεί εξειδίκευση αλλά και γενίκευση των συστημάτων ΣΔΑ, είναι τα Συστήματα Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν SCM συστήματα διότι είναι άρρηκτα συνδεδεμένα με τη βελτιστοποίηση του αποτελέσματος των παραγωγικών διαδικασιών τους. Τα συστήματα αυτά πραγματεύονται ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης των εισερχομένων υλικών σε μια εταιρία, από τη στιγμή που παραλαμβάνονται, μέχρι να γίνουν είτε τελικό προϊόν σε μια διαδικασία παραγωγής είτε να μεταποιηθούν και να πωληθούν. Παρά την προσπάθεια κατηγοριοποίησης των συστημάτων ΣΔΑ, είναι προφανές ότι περιέχουν πάρα πολλές επικαλύψεις στη λειτουργικότητά τους. Για παράδειγμα, όλες οι κατηγορίες έχουν λειτουργικότητα διαχείρισης πελατών. Επίσης, βασικό στοιχείο αποτελεί το γεγονός, ότι όλες οι κατηγορίες υποστηρίζουν έκδοση παραστατικών, όπως τιμολόγια και δελτία αποστολής. Είναι λοιπόν προφανές, ότι είναι περισσότερο διαισθητικός ο διαχωρισμός και αποσαφηνίζεται μόνο πάνω στο πεδίο εφαρμογής. 2.2 Επικεντρώνοντας σε Συστήματα CMMS Ορισμός Ένα Αυτοματοποιημένο Σύστημα Διαχείρισης Συντήρησης διαφοροποιείται από τα κλασικά ΣΔΑ συστήματα μόνο ως προς το γεγονός ότι απευθύνεται σε διαδικασίες συντήρησης. Στην ουσία, πρόκειται για μια βάση δεδομένων, η οποία περιέχει όλα τα δεδομένα συντήρησης μιας εταιρίας, στοχεύοντας να βοηθήσει τους εργαζόμενους στις διαδικασίες συντήρησης. Συγκεκριμένα, μέσω ενός CMMS, οι χρήστες μπορούν να παρακολουθούν τα μηχανήματα καλύτερα, να γίνονται όλες οι εργασίες συντήρησης με βάση κάποιο πλάνο και γενικότερα να υπάρχει ένα αρχείο όλων των εργασιών που έχουν γίνει και αυτών που θα γίνουν στο μέλλον. Οι βασική λειτουργικότητα ενός Σε γενικές γραμμές, ένα CMMS επικεντρώνεται στην τα παρακάτω λειτουργικότητα: Εντολές εργασίας: Είναι οι εντολές που ακολουθεί το προσωπικό συντήρησης κατά την ημερήσια λειτουργία του εργοστασίου/μηχανουργείου/εταιρείας. Αυτές βγαίνουν από τις ανάγκες της επιχείρησης και κυρίως της παραγωγής. Επίσης, μια εντολή εργασίας μπορεί να έχει σχέση όχι μόνο με τη συντήρηση, αλλά και με μια νέα κατασκευή που ετοιμάζεται.

17 Σύστημα IMS 17 Προληπτική ή προβλεπτική ή κατασταλτική συντήρηση: Ανάλογα με την εταιρία, τα πρόσωπα που τη διοικούν, και τις επιταγές των κατασκευαστών των μηχανημάτων, είναι δυνατόν να ακολουθηθεί ένα από τα παραπάνω πρότυπα συντήρησης. Κάθε ένα έχει τα δικά του χαρακτηριστικά και τα δικά του πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Από το σημείο αυτό και έπειτα, το CMMS μπορεί να παρακολουθεί όλους τους τύπους συντήρησης εξάγοντας αυτόματα ακόμη και το πρόγραμμα της κάθε ημέρας. Καταγραφή και παρακολούθηση εξοπλισμού: Πρόκειται για πολύ σημαντική λειτουργικότητα του λογισμικού, στην οποία καταγράφει όλο τον εξοπλισμό της εταιρίας και τον κατηγοριοποιεί ανάλογα με τις ανάγκες της εκάστοτε αναζήτησης. Έτσι, μπορεί κανείς να αναζητήσει ένα μηχάνημα ανάλογα με τον τύπο του ή ανάλογα με το τμήμα στο οποίο ανήκει. Εδώ επίσης, καταγράφονται όλα τα σχέδια του μηχανήματος σε ηλεκτρονική μορφή, όπως επίσης και όλη η λίστα με τα ανταλλακτικά του μηχανήματος και τα δικά τους σχέδια. Αρχείο ανταλλακτικών και αποθήκης: Πρόκειται για την τοποθέτηση των ανταλλακτικών στην αποθήκη και την καταγραφή των στοιχείων των προμηθευτών. Επίσης, καταγράφονται οι χρόνοι παράδοσης και τα κοστολόγια. Τέλος, μπορεί κανείς να δει σε ποια θέση αποθήκευσης βρίσκεται το καθένα. Στο σημείο αυτό, αρκετό ενδιαφέρον παρουσιάζει η εφαρμογή γραμμοκώδικα που έχει ως αποτέλεσμα καλύτερο έλεγχο της αποθήκης. Αρχείο αγορών και τιμολογίων Στατιστικά: Όλα τα εισερχόμενα τιμολόγια καταγράφονται και κατηγοριοποιούνται ανάλογα με: α) την ημερομηνία εισόδου, β) τον προμηθευτή, γ) το τμήμα στο οποίο αναφέρονται, δ) τον τύπο της εργασίας και ε) το μηχάνημα στο οποίο αναφέρονται. Έτσι, είναι δυνατή η εξαγωγή χρήσιμης πληροφορίας με κριτήρια αναζήτησης από όλα τα παραπάνω πεδία. Αρχείο προσωπικού: Αναφέρονται όλα τα άτομα που εργάζονται στο τμήμα της συντήρησης κι όλα τα στοιχεία που τους αφορούν, όπως στοιχεία επικοινωνίας, μισθολογικά και εκπαιδευτικά στοιχεία και ότι άλλο είναι απαραίτητο για να δημιουργηθεί το προφίλ τους. Τα μισθολογικά στοιχεία βοηθούν, ώστε να γίνεται σωστή κοστολόγηση των εργασιών. Καταγραφή προμηθευτών: Καταγράφονται όλοι οι προμηθευτές με τα στοιχεία επικοινωνίας τους. Καταγραφή εγγράφων συντήρησης: Ενσωματώνονται όλα τα έγγραφα συντήρησης για γρήγορη αναζήτηση Βιβλιογραφική επισκόπηση CMMS Μια μεγάλη γκάμα από CMMS έχουν αναπτυχθεί, κυρίως ως εμπορικές εφαρμογές, λόγω της εξειδικευμένης φύσης της υπηρεσίας που προσφέρουν. Στη

18 Διπλωματική ΔΔΠΜΣ Στέφανος Ζαχάρος 18 συνέχεια αναφέρονται έξι τέτοια συστήματα τα πιο ενδεικτικά και παρατίθενται τα βασικά χαρακτηριστικά τους. 1. AIMMS (An Integrated Maintenance Management System) ATLANTIS ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΗ ( Πρόκειται για την ελληνική εκπροσώπηση των CMMS συστημάτων στον τομέα της συντήρησης. Αφορά σε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα, το οποίο είτε μπορεί να εγκατασταθεί σε μια εταιρία και να λειτουργήσει αυτόνομα, είτε να προσαρτηθεί πάνω στο ΣΔΑ της LOGICDIS, προσφέροντας έτσι μια ολοκληρωμένη λύση στην οργάνωση των αποθεμάτων μιας επιχείρησης. Το λογισμικό υλοποιεί λειτουργικότητα κυρίως για την παρακολούθηση του εξοπλισμού: Μητρώο μηχανών Κατασταλτική συντήρηση Προληπτική συντήρηση Αποθήκη ανταλλακτικών Διαχείριση συντήρησης Διαχείριση Γραφημάτων Κονσόλα Παραμετροποίησης 2. IMAINT DPSI ( Είναι μια αξιόπιστη εφαρμογή για συντήρηση, και μάλλον η πιο διαδεδομένη πρόταση στην κατηγορία αυτή. Αποτελείται από μικρά τμήματα λογισμικού, τα οποία είναι πολύ απλά στην εφαρμογή και στη λειτουργία. Η διεπαφή του προγράμματος θυμίζει Microsoft Outlook. Το λογισμικό υλοποιεί την παρακάτω λειτουργικότητα: Εντολές εργασίας (Work orders) Αίτηση εργασίας (Work request). Χρονοπρογραμματισμός (Scheduling) Διαδικασίες/ Εργασίες (Procedures/Tasks) Εξοπλισμός (Assets) Πόροι (Resources) Πελάτες (Customers) Αποθήκη (Inventory) Εντολές προμηθειών (Purchase orders) Έργα (Projects) Διαφοροποιείται σε σχέση με το πρώτο CMMS που αναφέρθηκε, καθώς το AIMMS είναι προσαρμοσμένο να δουλεύει για τη συντήρηση μιας εταιρίας, ενώ το IMAINT

19 Σύστημα IMS 19 είναι δομημένο με τέτοιο τρόπο ώστε να προσφέρει και κατασκευές έτοιμων προϊόντων εκτός από υπηρεσίες συντήρησης. 3. AMMS MICROWEST ( Αφορά την πρόταση της Microwest για ΣΔΑ συντήρησης, η οποία είναι πλήρως παραμετροποιήσιμη και επεκτάσιμη. Ενσωματώνει λειτουργικότητα που καθιστά το AMMS μια αρκετά δυνατή εφαρμογή. Παρακάτω δίνονται τα κύρια υποσυστήματα του λογισμικού: Equipment Management System (EMS): Πραγματεύεται την παρακολούθηση του εξοπλισμού. Έχει μονάδες που παρακολουθούν την προληπτική συντήρηση, τις εντολές εργασίας, τις αιτήσεις εργασίας, στοιχεία για τους εργαζόμενους που ασχολούνται με τη συντήρηση των εγκαταστάσεων (μισθολογικά, εμπειρία, ικανότητες, πτυχία κα) και τέλος, τα κόστη της καθεμιάς εργασίας αναφορικά με τα ανταλλακτικά που χρειάζονται, τα άτομα που θα ασχοληθούν με αυτό και τις εργατοώρες που θα δαπανηθούν. Inventory and Purchasing System (IPS): Καταχωρούνται τα ανταλλακτικά που υπάρχουν στην αποθήκη της εταιρίας, όπως επίσης και οι αιτήσεις αγοράς των υλικών και οι εντολές αγοράς τους. Συνδυάζοντας τα παραπάνω κομμάτια λογισμικού μπορούν να υπολογιστούν κόστη παλαιότερων εργασιών, αλλά και να προϋπολογιστεί μια εργασία που θα γίνει στο μέλλον. User Customization: Πέρα από τα αυστηρά χρηστικά υποσυστήματα, το AMMS ενσωματώνει λειτουργικότητα για να είναι πιο φιλικό προς τον χρήστη. 4. MAINTENANCE PRO IMS ( Μια ακόμη αξιόλογη λύση είναι το λογισμικό συντήρησης της IMS. Οι βασικές λειτουργίες του είναι οι εξής: Εξοπλισμός (Equipment Tracking) Προληπτική συντήρηση (Preventive Maintenance) Κατασταλτική συντήρηση (Maintenance Due Notifications) Ιστορικό (History Recording) Ανταλλακτικά (Parts) Εντολές εργασίας (Work Orders) Η IMS έχει δημοσιεύσει τρεις εκδόσεις για το Maintenance Pro: Standard, Deluxe, και Professional. Ανάλογα με την έκδοση, κάποια από τα παραπάνω χαρακτηριστικά δεν είναι διαθέσιμα. Για παράδειγμα, οι εντολές εργασίας είναι διαθέσιμες μόνο στην έκδοση Professional. Επίσης, το λογισμικό δεν αναφέρει πουθενά το είδος

20 Διπλωματική ΔΔΠΜΣ Στέφανος Ζαχάρος 20 συντήρησης, που είναι πολύ χρήσιμο και λιγότερο κοστοβόρο από την προληπτική συντήρηση και είναι η προβλεπτική. 5. CMMS Maintenance Software COGZ ( Μία ακόμη πρόταση για CMMS είναι αυτή της COGZ. Πρόκειται επίσης για λογισμικό με πάρα πολλές δυνατότητες, όχι όμως τέλειο και χωρίς ελλείψεις. Τα βασικά του τμήματα φαίνονται παρακάτω: Προληπτική συντήρηση (Preventive Maintenance) Εξοπλισμός (Equipment Assets) Αρχείο ανταλλακτικών (Inventory Control) Διαχείριση προμηθειών (Purchasing Management) Αρχείο προμηθευτών (Vendor (supply) Tracking) Υπενθύμιση εντολών εργασίας (Work Order Reminders) Εντολές εργασίας (Work Orders) o Αίτηση εργασίας (Work Order Requests) o Δικτυακή αίτηση εργασίας (Web Work Order Request) 6. AIMS PHOENIX DATA SYSTEMS ( Τέλος, μια από τις ολοκληρωμένες λύσεις CMMS είναι και το AIMS της Phoenix Data Systems. Τα χαρακτηριστικά του είναι τα εξής: Equipment (Εξοπλισμός). Προγραμματισμός προληπτικής συντήρησης (PM Scheduling) Εντολές εργασίας (Work Orders) Παραγωγικότητα (Labor Productivity) Διαχείριση πληροφορίας (Data Managers) Διαχείριση λογισμικού (Administration) Ασφάλεια (Security) Εξυπηρέτηση πελατών (Customer Service) Εύκολα αναγνωρίζει κανείς ότι όλες οι λύσεις που έχουν αναπτυχθεί γι αυτόν το σκοπό έχουν αρκετά κοινά στοιχεία: α) ασχολούνται με την παρακολούθηση των μηχανών, στις οποίες γίνεται προληπτική συντήρηση, β) γίνεται η καταχώρηση του εξοπλισμού ανά τμήμα και μηχάνημα, γ) καταγράφουν τα ανταλλακτικά, την αποθήκη και το χρόνο παράδοσης του κάθε ανταλλακτικού, καθώς και κατά πόσο αυτό αξίζει να υπάρχει στην αποθήκη ως απόθεμα, δ) προσφέρουν δυνατότητα δημιουργίας λογαριασμών χρηστών με διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης, ε) κατά την έκδοση