Transcript

1 Web 2 SMS Εφαρµογή τελικού χρήστη ( ιαδίκτυο) Οδηγός Χρήσης

2 Πίνακας Περιεχοµένων 1. Έναρξη της εφαρµογής Πλαίσιο εισόδου / εξόδου και επιλογών Πλαίσιο εργασιών αποτελεσµάτων Οι λειτουργίες της εφαρµογής Σύνθεση Μηνύµατος SMS Σύνθεση Μηνύµατος MMS Εµφάνιση πληροφοριών Προφίλ...12 ιαχείριση πληροφοριών Αλλαγή κωδικού πρόσβασης ιαχείριση βιβλίου διευθύνσεων Επαφές ιαχείριση βιβλίου διευθύνσεων Οµάδες ιαχείριση βιβλίου διευθύνσεων Οµαδοποίηση Επαφών ιαχείριση βιβλίου διευθύνσεων Εισαγωγή επαφών από αρχείο ιαχείριση βιβλίου διευθύνσεων Οµαδοποίηση επαφών από αρχείο ιαχείριση Μηνυµάτων Εισερχόµενα ιαχείριση Μηνυµάτων Απεσταλµένα Εξαγωγή κατάστασης µηνύµατος ιαχείριση Μηνυµάτων Προγραµµατισµένα ιαχείριση Μηνυµάτων Πρότυπα Λειτουργία των κουµπιών µαζικής επιλογής και σελιδοποίηση...28 Πίνακας Εικόνων Εικόνα 1 Εισαγωγή στην Εφαρµογή Αποστολής Μηνυµάτων... 3 Εικόνα 2 Πλαίσιο εισόδου / εξόδου και επιλογών... 5 Εικόνα 3 Σύνθεση Μηνύµατος... 6 Εικόνα 4 Εισαγωγή παραληπτών από αρχείο... 8 Εικόνα 5 Σύνθεση Μηνύµατος Αποτέλεσµα Αποστολής... 9 Εικόνα 6 ιαχείριση πληροφοριών Προφίλ...12 Εικόνα 7 ιαχείριση πληροφοριών Αλλαγή κωδικού πρόσβασης...13 Εικόνα 8 Βιβλίο ιευθύνσεων Επαφές...14 Εικόνα 9 Βιβλίο ιευθύνσεων Οµάδες...15 Εικόνα 10 Βιβλίο ιευθύνσεων Οµαδοποίηση Επαφών...16 Εικόνα 11 Βιβλίο ιευθύνσεων - Εισαγωγή επαφών από αρχείο...17 Εικόνα 12 Βιβλίο ιευθύνσεων - Εµφάνιση επαφών...18 Εικόνα 13 Προβολή Μηνυµάτων Εισερχόµενα...20 Εικόνα 14 Προβολή Μηνυµάτων Απεσταλµένα...21 Εικόνα 15 Απεσταλµένα Αποθήκευση µηνύµατος σε αρχείο...23 Εικόνα 16 Αποθήκευση αριθµών σε αρχείο...23 Εικόνα 17 Προβολή Μηνυµάτων Προγραµµατισµένα...25 Εικόνα 18 Μεταβολή Προγραµµατισµένων µηνυµάτων...26 Εικόνα 19 Προβολή Μηνυµάτων Πρότυπα...27 Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 2

3 Χρήση της εφαρµογής 1. Έναρξη της εφαρµογής Για να ξεκινήσει η εφαρµογή Web 2 SMS, πληκτρολογήστε στην θέση διεύθυνσης του προγράµµατος πλοήγησης Internet Explorer τη διεύθυνση: Κατά την ενεργοποίηση της αρχικής σελίδας το παράθυρο χωρίζεται καθέτως σε δύο πλαίσια: 1. Πλαίσιο εισόδου / εξόδου και επιλογών 2. Πλαίσιο εργασιών και αποτελεσµάτων Πλαίσιο εργασιών - αποτελεσµάτων Πλαίσιο εισόδου/εξόδου και επιλογών Εικόνα 1 Εισαγωγή στην Εφαρµογή Αποστολής Μηνυµάτων Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 3

4 1.1. Πλαίσιο εισόδου / εξόδου και επιλογών Για να ξεκινήσετε την εφαρµογή Για να χρησιµοποιήσετε την εφαρµογή πληκτρολογήστε το όνοµα χρήστη, τον κωδικό πρόσβασης και τον λογαριασµό στον οποίο ανήκετε. Επίσης µπορείτε να επιλέξετε τη γλώσσα της αρεσκείας σας. Αυτή η δυνατότητα δίνεται µόνο στην αρχή και η επιλογή ακολουθεί την εφαρµογή όσο είναι ενεργοποιηµένη. Υπάρχουν οι ακόλουθες ρυθµίσεις ασφαλείας στο σύστηµα κατά την εισαγωγή των στοιχείων σας: Ο νέος κωδικός θα πρέπει να έχει από 8 µέχρι 16 χαρακτήρες. Ο κωδικός θα πρέπει να περιέχει τουλάχιστον 1 αριθµό. Ο κωδικός θα πρέπει να περιέχει τουλάχιστον 1 κεφαλαίο γράµµα. εν θα µπορείτε να επαναχρησιµοποιήσετε κάποιον από τους τελευταίους 3 κωδικούς που είχατε χρησιµοποιήσει στο παρελθόν. εν θα µπορείτε να επαναχρησιµοποιήσετε τον ίδιο κωδικό. Αν δοθεί λάθος κωδικός πρόσβασης, το σύστηµα θα «κλειδώσει» µετά από 3 αποτυχηµένες προσπάθειες. Θα πρέπει τότε να περιµένετε 15 λεπτά πριν ξαναδοκιµάσετε. Αν ο κωδικός πρόσβασης έχει χρησιµοποιηθεί για πλέον των 90 ηµερών, θα σας ζητηθεί να εισάγετε νέο κωδικό. Εφόσον η είσοδος είναι επιτυχής, πατήστε το κουµπί Αποδοχή Όρων Χρήσης κ Είσοδος και εµφανίζεται ο λογαριασµός, το επίπεδο χρήσης και το κουµπί εξόδου ( Έξοδος ) µε το όνοµα χρήστη σας. Κατά την είσοδο στην εφαρµογή εµφανίζεται ο κατάλογος των επιλογών στο αριστερό πλαίσιο. Οι επιλογές αυτές καθορίζονται από το επίπεδο χρήσης που έχει προκαθοριστεί από τον διαχειριστή και αφορούν τα εξής: τη σύνθεση και αποστολή µηνυµάτων την προβολή και διαχείριση των παρακάτω πληροφοριών: χρήστης και λογαριασµός µηνύµατα (εισερχόµενα, απεσταλµένα, προγραµµατισµένα και πρότυπα) επαφές και οµάδες Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 4

5 Κατάλογος επιλογών Εικόνα 2 Πλαίσιο εισόδου / εξόδου και επιλογών Για να κλείσετε την εφαρµογή Όταν πατήσετε το κουµπί Έξοδος, η εφαρµογή απενεργοποιείται και εµφανίζεται ξανά το πλαίσιο εισόδου Πλαίσιο εργασιών αποτελεσµάτων Είναι το πλαίσιο της εφαρµογής στο οποίο εµφανίζονται οι πληροφορίες που αφορούν την επιλογή που διαλέγετε από το πλαίσιο εισόδου / εξόδου και επιλογών. Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 5

6 2. Οι λειτουργίες της εφαρµογής 2.1. Σύνθεση Μηνύµατος SMS Για να δηµιουργήσετε ένα νέο µήνυµα πατήστε την επιλογή Σύνθεση Μηνύµατος. Στο πλαίσιο εργασιών - αποτελεσµάτων θα εµφανιστεί η οθόνη σύνθεσης µηνύµατος. Οι ακόλουθες γλώσσες υποστηρίζονται: Αλβανικά, Βουλγάρικα, Ρουµάνικα, Φιλιπινέζικα, Γεωργιανά, Ρώσικα, Πολωνικά, Ουκρανικά Εικόνα 3 Σύνθεση Μηνύµατος Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 6

7 Το κείµενο Πληκτρολογήστε το κείµενο ή επιλέξτε ένα από τα υπάρχοντα πρότυπα µηνυµάτων που έχετε ορίσει εσείς ή ο διαχειριστής. Ανάλογα µε τους χαρακτήρες που θα χρησιµοποιηθούν στο µήνυµα, το κάθε µήνυµα µπορεί να περιέχει έως 70 χαρακτήρες ή έως 160 χαρακτήρες 1. Αν το κείµενο είναι µεγαλύτερο, η εφαρµογή θα δηµιουργήσει όσα µηνύµατα χρειάζονται. Στο πεδίο Απαιτούµενα Μηνύµατα µπορείτε να βλέπετε σε πόσα µηνύµατα αντιστοιχεί το κείµενο που έχετε εισαγάγει. Το µέγιστο επιτρεπόµενο µέγεθος του κειµένου είναι 800 χαρακτήρες και αντιστοιχεί σε 6 µηνύµατα. Όλοι οι Ελληνικοί χαρακτήρες µετατρέπονται σε κεφαλαία κατά την πληκτρολόγησή τους γιατί έτσι θα τους παραλάβει ο παραλήπτης µετά την αποστολή. Ρυθµίσεις αποστολής Μπορείτε να καθορίσετε τις εξής ρυθµίσεις αποστολής µηνύµατος: - ηµεροµηνία αποστολής: Μπορείτε προαιρετικά να ορίσετε την ηµέρα και την ώρα που θέλετε να σταλεί το µήνυµα. Στην περίπτωση αυτή το µήνυµα θεωρείται προγραµµατισµένο. Κάνετε κλικ στο εικονίδιο του ηµερολογίου, επιλέγετε πρώτα την επιθυµητή ώρα, έπειτα κάνετε κλικ στην επιθυµητή ηµέρα αποστολής. Μπορείτε να ανακαλέσετε προγραµµατισµένες αποστολές πριν την πραγµατοποίησή τους διαγράφοντας το αντίστοιχο µήνυµα από τα προγραµµατισµένα µηνύµατα. - περίοδος ισχύος του µηνύµατος: Μετά από αυτήν την περίοδο η εφαρµογή δεν προσπαθεί να παραδώσει το µήνυµα. - αίτηση αναφοράς παράδοσης: Αν επιλέξετε αυτήν την επιλογή, η εφαρµογή θα εµφανίζει την κατάσταση του µηνύµατος στα απεσταλµένα µηνύµατα. - Concatenated µήνυµα: Αν επιλέξετε αυτήν την επιλογή, ο συνδροµητής θα λάβει ένα ενιαίο µήνυµα (αλλά η χρέωση θα γίνει ανάλογα µε το πόσα επιµέρους µηνύµατα περιλαµβάνει). Αν δεν επιλεγεί, ο συνδροµητής θα λάβει τόσα SMS όσα είναι τα επιµέρους µηνύµατα. Παραλήπτες Μπορείτε να στείλετε το µήνυµα σε επαφές ή οµάδες επαφών που έχετε καταχωρήσει εσείς ή ο διαχειριστής επιλέγοντας την καρτέλα Επαφές ή Οµάδες αντίστοιχα. Επίσης µπορείτε να στείλετε το µήνυµα σε παραλήπτες που δεν είναι καταχωρηµένοι ακολουθώντας ένα από τους παρακάτω τρόπους: 1. πληκτρολογώντας τον αριθµό του παραλήπτη στο πεδίο Αριθµός τηλεφώνου. Μπορείτε να χρησιµοποιείτε το ελληνικό ερωτηµατικό [;] για να διαχωρίζετε πολλαπλούς αριθµούς παραληπτών. 2. επιλέγοντας την καρτέλα Επιλογή από αρχείο. Πατήστε το κουµπί Browse για να δηλώσετε το αρχείο που περιέχει τους αριθµούς. Το αρχείο µπορεί να είναι τύπου Excel, text ή csv και το µέγεθός του δεν πρέπει να ξεπερνά το 1 MB. 1 Αν όλοι οι χαρακτήρες είναι απλά λατινικά ή ελληνικά γράµµατα, τότε το µήνυµα είναι GSM και θα έχει χωρητικότητα έως 160 χαρακτήρες/sms. Αν υπάρχουν και special χαρακτήρες στο κείµενο (ή χαρακτήρες από γλώσσα που δεν είναι ελληνικά ή λατινικά), τότε το µήνυµα είναι UCS-16 και θα έχει χωρητικότητα έως 70 χαρακτήρες/sms. Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 7

8 Στην περίπτωση αρχείου Excel το όνοµα του φύλλου εργασίας πρέπει να είναι γραµµένο µε λατινικούς χαρακτήρες. Επίσης πρέπει να δηλώσετε από ποια γραµµή και έπειτα είναι τοποθετηµένοι οι αριθµοί των παραληπτών, π.χ. 1, αν ξεκινάν από την πρώτη γραµµή. Τέλος πρέπει να δηλώσετε τον αριθµό της στήλης που περιέχει τους τηλεφωνικούς αριθµούς, π.χ. 1, αν πρόκειται για την πρώτη στήλη του επιλεγµένου φύλλου εργασίας. Στην περίπτωση άλλου είδους αρχείου, όπως text ή csv πρέπει να καθορίσετε τον χαρακτήρα που διαχωρίζει τις στήλες. Τέλος πρέπει να δηλώσετε τον αριθµό της στήλης που περιέχει τους αριθµούς παραληπτών, π.χ. 1, αν πρόκειται για την πρώτη στήλη του αρχείου. Εικόνα 4 Εισαγωγή παραληπτών από αρχείο Επίσης, πριν εισάγετε τηλεφωνικούς αριθµούς από αρχείο, µπορείτε να τους εµφανίσετε στη οθόνη και να επιλέξτε σε ποιους από αυτούς θέλετε να στείλετε το µήνυµα. Για να γίνει αυτό, πατήστε το κουµπί Εµφάνιση εγγραφών. Θα εµφανιστεί νέα σελίδα στην οποία φαίνονται οι αριθµοί. Μπορείτε να αφαιρέσετε αυτούς στους οποίους δεν επιθυµείτε να σταλεί το µήνυµα. Πατήστε το κουµπί Επιλογή εγγραφών και µετά κλείστε το παράθυρο. Οι αριθµοί αυτοί θα προστεθούν στους παραλήπτες του µηνύµατος. Ανάλογα µε την ταχύτητα σύνδεσής σας στο ιαδίκτυο και το µέγεθος του αρχείου, η επιλογή παραληπτών από αρχείο µπορεί να καθυστερήσει µερικά λεπτά. Η επιλογή από αρχεία text ή csv είναι γενικά γρηγορότερη σε σχέση µε τα αρχεία τύπου Excel. Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 8

9 Αποστολή µηνύµατος / Αποτέλεσµα Αφού συµπληρώστε τις παραπάνω πληροφορίες πατήστε το κουµπί Αποστολή Μηνύµατος. Θα εµφανιστεί νέα σελίδα που θα σας πληροφορήσει για το αποτέλεσµα της αποστολής. Εικόνα 5 Σύνθεση Μηνύµατος Αποτέλεσµα Αποστολής Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 9

10 2.2. Σύνθεση Μηνύµατος MMS Οι τελικοί χρήστες έχουν πλέον τη δυνατότητα αποστολής και MMS εκτός από SMS. Πατώντας στο link µε όνοµα «Σύνθεση µηνύµατος MMS» µπαίνουµε σε µια σελίδα παρόµοια µε την «Σύνθεση µηνύµατος» για τα SMS. Οι διαφορές είναι ότι υπάρχει upload button προκειµένου ο χρήστης να ανεβάζει το αρχείο που θα περιέχει το MMS περιεχόµενο. Επιπροσθέτως, στην οθόνη αυτή, µπορείτε να καθορίσετε τις εξής ρυθµίσεις αποστολής µηνύµατος (όπως και στο SMS): - ηµεροµηνία αποστολής: Μπορείτε προαιρετικά να ορίσετε την ηµέρα και την ώρα που θέλετε να σταλεί το µήνυµα. Στην περίπτωση αυτή το µήνυµα θεωρείται προγραµµατισµένο. Κάνετε κλικ στο εικονίδιο του ηµερολογίου, επιλέγετε πρώτα την επιθυµητή ώρα, έπειτα κάνετε κλικ στην επιθυµητή ηµέρα αποστολής. Μπορείτε να ανακαλέσετε προγραµµατισµένες αποστολές πριν την πραγµατοποίησή τους διαγράφοντας το αντίστοιχο µήνυµα από τα προγραµµατισµένα µηνύµατα. - αίτηση αναφοράς παράδοσης: Αν επιλέξετε αυτήν την επιλογή, η εφαρµογή θα εµφανίζει την κατάσταση του µηνύµατος στα απεσταλµένα µηνύµατα. - Παραλήπτες: Μπορείτε να στείλετε το µήνυµα σε επαφές ή οµάδες επαφών που έχετε καταχωρήσει εσείς ή ο διαχειριστής επιλέγοντας την καρτέλα Επαφές ή Οµάδες αντίστοιχα. Επίσης, υπάρχει η δυνατότητα µεταβολής του µηνύµατος. Στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει να πραγµατοποιείται αντικατάσταση του υπάρχοντος µηνύµατος µε ένα νέο, κάνοντας upload το αντίστοιχο αρχείο. Παράλληλα, είναι δυνατή η τροποποίηση της λίστας των παραληπτών του MMS µηνύµατος. Προδιαγραφές MMS Μηνύµατος. Για αν συνταχθεί ένα σωστό MMS µήνυµα, πρέπει να ακολουθηθούν οι ακόλουθες προδιαγραφές: 1) Ο End User µπορεί να περιλάβει ένα subject για το MMS µήνυµα, χρησιµοποιώντας την textarea στην σελίδα «Σύνθεση Μηνύµατος». Maximum 100 χαρακτήρες (η τιµή είναι παραµετροποιήσιµη). 2) Το bundle αρχείο πρέπει να είναι σε ZIP format. Aυτό θα περιλαµβάνει το SMIL file και τα υπόλοιπα απαραίτητα αρχεία (εικόνες, mp3, κλπ). Το ZIP αρχείο πρέπει να γίνει upload στο σύστηµα µέσα από τη σελίδα αυτή και πατώντας στο κουµπί Upload. Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 10

11 Eπισηµάνσεις: - Το ZIP πρέπει υποχρεωτικά να περιλαµβάνει το SMIL αρχείο και προαιρετικά εικόνες, ήχους, κα. - Η προσθήκη κειµένου subject δεν είναι υποχρεωτική. Περιορισµοί σχετικά µε το αρχείο που γίνεται upload: - εν πρέπει να υπάρχουν υποφάκελοι µέσα στο ZIP αρχείο. Το SMIL και τα υπόλοιπα αρχεία πρέπει να βρίσκονται στο ίδιο, top level directory. - Αν µέσα στο ZIP υπάρχει κάποιο αρχείο που δεν έχει συµπεριληφθεί µέσα στο SMIL αρχείο, το upload θα βγάλει µήνυµα λάθους και θα διακοπεί. - Αν στο SMIL αρχείο έχει συµπεριληφθεί κάποιο όνοµα αρχείου που δεν υπάρχει µέσα στο ZIP, το upload θα βγάλει µήνυµα λάθους και θα διακοπεί. - Αν το µέγεθος του ZIP ξεπεράσει το maximum permitted size (παραµετροποιήσιµο και αρχικά προσδιορισµένο στα 400KB), το upload θα βγάλει µήνυµα λάθους και θα διακοπεί. Επισηµαίνεται ότι αν ο χρήστης θέλει να περιλάβει και κάποιο κείµενο στο MMS µήνυµα, αυτό θα πρέπει να συµπεριληφθεί µέσα στο SMIL αρχείο (µε την σωστή σύνταξη). Τέλος, ο χρήστης πρέπει να φροντίσει να παρέχει ένα σωστό, συντακτικά, SMIL αρχείο. Υπάρχουν διάφοροι SMIL editors στο διαδίκτυο που µπορούν να βοηθήσουν τον συντάκτη. Ένα δείγµα SMIL αρχείου είναι το ακόλουθο: <smil> <body> <seq repeatcount="indefinite"> <img src="image.jpg" dur="3s" /> <audio src="tune.mp3" type="mp3" /> </seq> </body> </smil> Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 11

12 2.3. Εµφάνιση πληροφοριών Προφίλ Πατώντας την επιλογή Προφίλ, εµφανίζεται ένας πίνακας µε τις πληροφορίες για το προφίλ σας και το λογαριασµό στον οποίο ανήκετε. Οι πληροφορίες αυτές δεν µπορούν να µεταβληθούν αλλά αναφέρουν τις δυνατότητες και τα δικαιώµατα χρήσης που έχετε σχετικά µε την αποστολή και την λήψη µηνυµάτων. Εικόνα 6 ιαχείριση πληροφοριών Προφίλ Αν είστε χρήστης που έχει τη δυνατότητα να λαµβάνει µηνύµατα στην εφαρµογή, αυτό φαίνεται στο πεδίο υνατότητα Απάντησης. Στην περίπτωση αυτή, ο αριθµός στον οποίο µπορούν να σας αποστέλλουν µηνύµατα φαίνεται στο πεδίο Απάντηση στον αριθµό. Μπορείτε να λαµβάνετε µηνύµατα µόνο από κινητά Cosmote. Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 12

13 2.4. ιαχείριση πληροφοριών Αλλαγή κωδικού πρόσβασης Μπορείτε να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασής σας στην εφαρµογή. Αν ο διαχειριστής µεταβάλει τον κωδικό αυτό, τότε πρέπει να τον ορίσετε ξανά για λόγους ασφαλείας. Η επιλογή αυτή θα εµφανίζεται σε κάθε έναρξη της εφαρµογής µέχρι να τον αλλάξετε. Ο κωδικός πρόσβασης πρέπει να αποτελείται µόνο από γράµµατα του λατινικού αλφαβήτου και αριθµούς και συνολικά να περιέχει τουλάχιστον τρεις χαρακτήρες. Εικόνα 7 ιαχείριση πληροφοριών Αλλαγή κωδικού πρόσβασης Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 13

14 2.5. ιαχείριση βιβλίου διευθύνσεων Επαφές Το βιβλίο διευθύνσεων περιέχει όλες τις επαφές, δηλαδή τα ονόµατα και τους τηλεφωνικούς αριθµούς των παραληπτών. Μπορείτε να εισάγετε, να διαγράψετε ή να µεταβάλετε επαφές. Για να µεταβάλετε µια επαφή πατήστε το εικονίδιο δίπλα από το όνοµά της. Τα στοιχεία της θα εµφανιστούν στο πλαίσιο πάνω δεξιά. Αλλάξτε τις πληροφορίες που επιθυµείτε και πατήστε το κουµπί Μεταβολή. Το ενηµερωτικό µήνυµα σχετικά µε το αποτέλεσµα της ενέργειάς σας θα εµφανιστεί στο πλαίσιο κάτω δεξιά. Για να διαγράψτε µια ή περισσότερες επαφές επιλέξτε το µικρό τετράγωνο δίπλα από κάθε επαφή και µετά πατήστε το κουµπί ιαγραφή επιλεγµένων. Το ενηµερωτικό µήνυµα σχετικά µε το αποτέλεσµα της ενέργειάς σας θα εµφανιστεί στο πλαίσιο κάτω δεξιά. Για να διαγράψετε όλες τις επαφές από το βιβλίο διευθύνσεων πατήστε το κουµπί «ιαγραφή όλων». Σχετικά µε την λειτουργία των κουµπιών «Όλα», «Καθαρισµός», «Αντίθετα» δείτε την παράγραφο «Λειτουργία των κουµπιών µαζικής επιλογής και σελιδοποίηση». Εικόνα 8 Βιβλίο ιευθύνσεων Επαφές Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 14

15 2.6. ιαχείριση βιβλίου διευθύνσεων Οµάδες Η εφαρµογή σας δίνει τη δυνατότητα να δηµιουργήσετε οµάδες που περιέχουν επαφές, ώστε να διευκολυνθείτε κατά την µαζική αποστολή µηνυµάτων. Επίσης µπορείτε να διαγράψετε ή να µεταβάλετε µία οµάδα. Για να µεταβάλετε µια οµάδα πατήστε στο εικονίδιο δίπλα από το όνοµά της. Τα στοιχεία της θα εµφανιστούν στο πλαίσιο πάνω δεξιά. Αλλάξτε τις πληροφορίες που επιθυµείτε και πατήστε το κουµπί Μεταβολή. Το ενηµερωτικό µήνυµα σχετικά µε το αποτέλεσµα της ενέργειάς σας θα εµφανιστεί στο πλαίσιο κάτω δεξιά. Για να διαγράψτε µια ή περισσότερες οµάδες επιλέξτε το µικρό τετράγωνο δίπλα από κάθε οµάδα και µετά πατήστε το κουµπί ιαγραφή επιλεγµένων. Το ενηµερωτικό µήνυµα σχετικά µε το αποτέλεσµα της ενέργειάς σας θα εµφανιστεί στο πλαίσιο κάτω δεξιά. Σχετικά µε την λειτουργία των κουµπιών «Όλα», «Καθαρισµός», «Αντίθετα» δείτε την παράγραφο «Λειτουργία των κουµπιών µαζικής επιλογής και σελιδοποίηση». Εικόνα 9 Βιβλίο ιευθύνσεων Οµάδες Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 15

16 2.7. ιαχείριση βιβλίου διευθύνσεων Οµαδοποίηση Επαφών Για να χρησιµοποιήσετε τις οµάδες που δηµιουργήσατε, πρέπει να διαχειριστείτε τις επαφές που περιέχουν. Η διαδικασία αυτή λέγεται Οµαδοποίηση Επαφών. Η οµαδοποίηση αυτή είναι µοναδική για κάθε χρήστη εκτός αν µέρος της ή όλη έχει καθοριστεί από τον διαχειριστή για κοινή χρήση. Η σελίδα της οµαδοποίησης επαφών χωρίζεται καθέτως σε τρία πλαίσια: στο πρώτο εµφανίζονται οι οµάδες. Επιλέγοντας µια οµάδα, εµφανίζονται στο δεύτερο πλαίσιο οι επαφές που ανήκουν σε αυτήν. Στο τρίτο πλαίσιο εµφανίζονται οι διαθέσιµες επαφές, δηλαδή οι επαφές που δεν ανήκουν σε αυτήν την οµάδα αλλά υπάρχουν στο βιβλίο διευθύνσεων. Για να αφαιρέσετε µια επαφή από την οµάδα Αφού επιλέξτε µια οµάδα από το πρώτο πλαίσιο, επιλέξτε από το δεύτερο πλαίσιο την επαφή που θέλετε να αφαιρέσετε πατώντας το εικονίδιο δίπλα από το όνοµά της. Η επαφή θα αφαιρεθεί από την οµάδα, θα προστεθεί στο τρίτο πλαίσιο των διαθέσιµων επαφών και θα εµφανιστεί ενηµερωτικό µήνυµα σχετικά µε το αποτέλεσµα της ενέργειάς σας στο κάτω µέρος της σελίδας. Για να προσθέσετε µια επαφή στην οµάδα Αφού επιλέξτε µια οµάδα από το πρώτο πλαίσιο, επιλέξτε από το τρίτο πλαίσιο την επαφή που θέλετε να προσθέσετε πατώντας το εικονίδιο δίπλα από το όνοµά της. Η επαφή αυτή θα προστεθεί στο δεύτερο πλαίσιο των επαφών που ανήκουν στην οµάδα και θα εµφανιστεί ενηµερωτικό µήνυµα σχετικά µε το αποτέλεσµα της ενέργειάς σας στο κάτω µέρος της σελίδας. Οµάδες Επαφές που ανήκουν στην οµάδα ιαθέσιµες επαφές Εικόνα 10 Βιβλίο ιευθύνσεων Οµαδοποίηση Επαφών Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 16

17 Οµαδική προσθήκη επαφών ίπλα απο κάθε επαφή υπάρχει ενα checkbox το οποίο ο χρήστης µπορεί να κλικάρει προκειµένου να επιλέξει την επαφή για προσθήκη στην οµάδα. Στο κάτω µέρος της λίστας υπάρχουν δύο (2) buttons µε λειτουργίες «Επιλογή Όλων» και «Καθαρισµός» έτσι ώστε ο χρήστης να µπορεί να επιλέγει εύκολα όλες τις επαφές της συγκεκριµένης οθόνης ή να αναιρεί τις επιλογές που έχει κάνει. Στο τέλος της λίστας υπάρχει το τελικό button µε όνοµα «Υποβολή» για την προσθήκη των επιλεγµένων επαφών στην οµάδα. Να σηµειωθεί ότι στα πλαίσια της σελιδοποίησης των επαφών ο χρήστης µπορεί να επιλέγει τις επαφές που θα προστεθούν σε κάποια οµάδα ανά σελίδα και όχι συνολικά ιαχείριση βιβλίου διευθύνσεων Εισαγωγή επαφών από αρχείο Με την επιλογή αυτή µπορείτε να εισάγετε στο βιβλίο διευθύνσεων επαφές που υπάρχουν σε αρχείο τύπου Excel, text ή csv. Το µέγεθός του αρχείου δεν πρέπει να ξεπερνά το 1 MB. Αν πρόκειται για αρχείο Excel, το όνοµα του φύλλου εργασίας πρέπει να είναι γραµµένο µε λατινικούς χαρακτήρες. Εικόνα 11 Βιβλίο ιευθύνσεων - Εισαγωγή επαφών από αρχείο Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 17

18 Πατήστε το κουµπί Browse για να επιλέξετε το αρχείο που περιέχει τις επαφές. Επιλέξτε τον τύπο του αρχείου, ορίστε τον διαχωριστικό χαρακτήρα και δηλώστε τις στήλες στις οποίες είναι καταχωρηµένο το όνοµα, το επώνυµο και ο αριθµός τηλεφώνου των επαφών που θα εισαχθούν. Πατήστε το κουµπί Εισαγωγή. Θα εµφανιστεί νέα σελίδα µε το ενηµερωτικό µήνυµα. Επίσης, πριν εισάγετε τις επαφές, µπορείτε να τις εµφανίσετε στη οθόνη και να επιλέξτε ποιες θα εισάγετε. Για να γίνει αυτό, πατήστε το κουµπί Εµφάνιση εγγραφών. Θα εµφανιστεί νέα σελίδα στην οποία φαίνονται οι εγγραφές. Μπορείτε να αφαιρέσετε αυτές που δεν επιθυµείτε να εισάγετε. Μετά πατήστε το κουµπί Επιλογή εγγραφών. Κλείστε το παράθυρο και πατήστε το κουµπί Εισαγωγή. Οι εγγραφές θα προστεθούν στο βιβλίο διευθύνσεων. Εικόνα 12 Βιβλίο ιευθύνσεων - Εµφάνιση επαφών 2.9. ιαχείριση βιβλίου διευθύνσεων Οµαδοποίηση επαφών από αρχείο Πατώντας στο link αυτό, ο χρήστης µεταβαίνει σε µια νέα οθόνη, όπου εµφανίζεται ένα «Browse» button µε δυνατότητα upload του επιθυµητού αρχείου, καθώς και ένα drop down menu για την επιλογή της επιθυµητής οµάδας στην οποία θα προστεθούν οι επαφές. Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 18

19 Το αρχείο περιέχει τρεις (3) στήλες µε α) το όνοµα β) το επώνυµο και γ) το MSISDN της υπό προσθήκη επαφής. Στην περίπτωση που η συγκεκριµένη επαφή δεν υπάρχει, η εφαρµογή αναλαµβάνει τη δηµιουργία της και στη συνέχεια την προσθήκη της στην επιθυµητή οµάδα. Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 19

20 2.10. ιαχείριση Μηνυµάτων Εισερχόµενα Τα παρακάτω αναφέρονται µόνο στους χρήστες που έχουν δυνατότητα να λαµβάνουν µηνύµατα στην εφαρµογή. Για να δείτε τα µηνύµατα που έχετε λάβει, επιλέξτε την επιλογή Εισερχόµενα. Στο δεξί πλαίσιο εµφανίζονται όλα τα εισερχόµενα µηνύµατα. Για να διαγράψετε µηνύµατα, επιλέξτε τα πατώντας το µικρό τετράγωνο δίπλα από το κάθε ένα και πατήστε το κουµπί ιαγραφή Επιλεγµένων. Θα εµφανιστεί νέα σελίδα µε το ενηµερωτικό µήνυµα. Σχετικά µε την λειτουργία των κουµπιών «Όλα», «Καθαρισµός», «Αντίθετα» δείτε την παράγραφο «Λειτουργία των κουµπιών µαζικής επιλογής και σελιδοποίηση». Εικόνα 13 Προβολή Μηνυµάτων Εισερχόµενα Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 20

21 2.11. ιαχείριση Μηνυµάτων Απεσταλµένα Για να δείτε τα µηνύµατα που έχετε στείλει, επιλέξτε την επιλογή Απεσταλµένα. Στο πλαίσιο µπορείτε να καθορίσετε τα κριτήρια, τα οποία µπορεί να αφορούν τον τύπο του µηνύµατος (SMS, MMS ή όλα), τους παραλήπτες των µηνυµάτων, τον χρόνο αποστολής και την κατάσταση παράδοσης τους. Τα κριτήρια που επιθυµείτε να χρησιµοποιήσετε καθορίζονται επιλέγοντας τα αντίστοιχα τετραγωνίδια. Εικόνα 14 Προβολή Μηνυµάτων Απεσταλµένα Όσον αφορά την κατάσταση παράδοσης, στα κριτήρια υπάρχουν τέσσερις επιλογές: 1. Επιτυχής παράδοση: Το µήνυµα παραδόθηκε στην συσκευή του παραλήπτη. 2. Ανεπιτυχής παράδοση: Το µήνυµα δεν έχει παραδοθεί στην συσκευή του παραλήπτη, ούτε µπορεί να παραδοθεί στο µέλλον. Στην επιλογή αυτή περιλαµβάνονται οι παρακάτω καταστάσεις παράδοσης: Περίοδος ισχύος έληξε: Έχει περάσει ο χρόνος ισχύος του µηνύµατος χωρίς αυτό να έχει παραδοθεί στον παραλήπτη του. Ανεπιτυχής παράδοση: Ο αριθµός τηλεφώνου του παραλήπτη δεν υπάρχει ή δεν επιτρέπεται να λαµβάνει γραπτά µηνύµατα. Απερρίφθη: Ο αριθµός τηλεφώνου του παραλήπτη δεν έγινε αποδεκτός από το κέντρο µηνυµάτων. 4. Ληγµένα: µηνύµατα που η περίοδος ισχύος τους έχει λήξει. 3. Άλλη κατάσταση: Εκκρεµεί: Το µήνυµα δεν παραδόθηκε στην συσκευή του παραλήπτη, αλλά µπορεί να παραδοθεί στο µέλλον πριν λήξει η περίοδος ισχύος του π.χ. όταν ο παραλήπτης ανοίξει τη συσκευή του. εν ζητήθηκε (αναφορά): Ο αποστολέας δεν έκανε αίτηση αναφοράς κατά την αποστολή αυτού του µηνύµατος και γι αυτό δεν είναι γνωστή η κατάστασή παράδοσής του. Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 21

22 Πατήστε το κουµπί Εκτέλεση ερωτήµατος για να δείτε τα µηνύµατα. Για να διαγράψετε µηνύµατα, επιλέξτε τα πατώντας το µικρό τετράγωνο δίπλα από το κάθε ένα και πατήστε το κουµπί ιαγραφή Επιλεγµένων. Σχετικά µε την λειτουργία των κουµπιών «Όλα», «Καθαρισµός», «Αντίθετα» δείτε την παράγραφο «Λειτουργία των κουµπιών µαζικής επιλογής και σελιδοποίηση». Για να δείτε όλα τα απεσταλµένα σας µηνύµατα µπορείτε να επιλέξτε Εκτέλεση ερωτήµατος χωρίς να καθορίσετε κανένα κριτήριο. Τα απεσταλµένα µηνύµατα, αν δεν διαγραφούν από το χρήστη, διαγράφονται αυτόµατα από το σύστηµα µετά την πάροδο έξι µηνών από την αποστολή τους Εξαγωγή κατάστασης µηνύµατος. Ανά αποστολή µαζικού µηνύµατος, παρέχεται επιπλέον η δυνατότητα εξαγωγής αρχείου στο οποίο θα παρέχεται πληροφορία για την κατάσταση του µηνύµατος. Έτσι, στην οθόνη «Απεσταλµένα», για κάθε απεσταλµένο µήνυµα υπάρχει ένα link µε όνοµα «Εξαγωγή κατάστασης». Με τη χρήση αυτού, δίνεται η δυνατότητα εξαγωγής της κατάστασης του συγκεκριµένου µηνύµατος ανά παραλήπτη. Αποθήκευση τηλεφωνικών αριθµών σε αρχείο (για µηνύµατα που έχουν λήξει) Σε περίπτωση που η περίοδος ισχύος ενός µηνύµατος έχει λήξει, η εφαρµογή σας δίνει τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε στον υπολογιστή σας ένα αρχείο µε όλους τους τηλεφωνικούς αριθµούς των παραληπτών του µηνύµατος αυτού οι οποίοι δεν έλαβαν το µήνυµα επειδή έληξε. Για παράδειγµα, αν έχετε στείλει ένα µήνυµα σε τρεις αριθµούς και δεν παραδόθηκε σε κανέναν, το αρχείο αυτό θα περιέχει αυτούς τους τρεις τηλεφωνικούς αριθµούς. Αν το µήνυµα δεν παραδόθηκε σε δύο παραλήπτες, το αρχείο θα περιέχει αυτούς τους δύο αριθµούς. Για να αποθηκεύσετε το αρχείο στον υπολογιστή σας, κάντε κλικ στο µήνυµα που έληξε το εικονίδιο που υπάρχει στη στήλη Μήνυµα. Θα εµφανιστεί νέα σελίδα µε τον σχετικό σύνδεσµο. Πατώντας δεξί κλικ πάνω στον σύνδεσµο και επιλέγοντας Αποθήκευση ως µπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο στον υπολογιστή σας. Αν επιλέξετε το σύνδεσµο, εµφανίζεται ο κατάλογος των αριθµών στην οθόνη. Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 22

23 Επιλέξτε αυτό το εικονίδιο Εικόνα 15 Απεσταλµένα Αποθήκευση µηνύµατος σε αρχείο Εικόνα 16 Αποθήκευση αριθµών σε αρχείο Εξαγωγή όλων των παραδόσεων σε αρχείο. Με σκοπό τη µείωση του κόστους αναζήτησης των παραδόσεων ανά ηµεροµηνία αποστολής, υπάρχει η δυνατότητα εξαγωγής της πληροφορίας αυτής σε αρχείο. Έτσι, στα αποτελέσµατα για «Απεσταλµένα», έχει προστεθεί µια στήλη µε όνοµα «Εξαγωγή Ολων». Κάθε µήνυµα περιέχει ένα checkbox στη στήλη αυτή, ενώ στο κάτω µέρος υπάρχει ένα button µε όνοµα «Αποθήκευση Όλων». Μέσω αυτού δίνεται η δυνατότητα εξαγωγής όλων των παραδόσεων ενός µηνύµατος σε αρχείο, καθώς και της κατάστασης της παράδοσης (Επιτυχές. Εκκρεµεί, κλπ). Η εξαγωγή πραγµατοποιείται σε ένα αρχείο και αφορά το ίδιο µήνυµα, ανεξάρτητα από το πόσες φορές έχει προγραµµατιστεί. Σηµειώνεται ότι η εξαγωγή πραγµατοποιείται αποκλειστικά ανά ηµέρα αποστολής. Εξαγωγή ανεπιτυχών παραδόσεων σε αρχείο. Οµοίως, στα αποτελέσµατα για «Απεσταλµένα» και, ειδικά όταν πραγµατοποιείται αναζήτηση βάσει των «Ανεπιτυχών Παραδόσεων», έχει προστεθεί µια στήλη µε όνοµα «Εξαγωγή». Κάθε µήνυµα περιέχει ένα checkbox στη στήλη αυτή, ενώ στο κάτω µέρος υπάρχει ένα button µε όνοµα «Αποθήκευση Ανεπιτυχών». Μέσω αυτού δίνεται η δυνατότητα εξαγωγής των ανεπιτυχών παραδόσεων ενός µηνύµατος σε αρχείο. Η εξαγωγή Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 23

24 πραγµατοποιείται σε ένα αρχείο και αφορά το ίδιο µήνυµα, ανεξάρτητα από το πόσες φορές έχει προγραµµατιστεί. Σηµειώνεται ότι η εξαγωγή πραγµατοποιείται αποκλειστικά ανά ηµέρα αποστολής. Εξαγωγή παραδόσεων τύπου «Αλλη Κατάσταση» σε αρχείο. Οµοίως ως άνω, εξάγει σε αρχείο τα µηνύµατα που ανήκουν στην κατηγορία «Άλλη κατάσταση», ανά ηµεροµηνία αποστολής. Εξαγωγή παραδόσεων τύπου «Ληγµένα» σε αρχείο. Οµοίως ως άνω, εξάγει σε αρχείο τα µηνύµατα που ανήκουν στην κατηγορία «Ληγµένα», ανά ηµεροµηνία αποστολής. Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 24

25 2.13. ιαχείριση Μηνυµάτων Προγραµµατισµένα Για να δείτε τα µηνύµατα που έχετε προγραµµατίσει για µελλοντική αποστολή, επιλέξτε την επιλογή Προγραµµατισµένα. Στο δεξί πλαίσιο θα εµφανιστούν τα µηνύµατα. Για να διαγράψετε µηνύµατα, επιλέξτε τα πατώντας το µικρό τετράγωνο δίπλα από το κάθε ένα και πατήστε το κουµπί ιαγραφή Επιλεγµένων (οι χρήστες µε Επίπεδο Χρήσης «Ελεγχόµενος Χρήστης» εξαιρούνται από αυτή τη λειτουργία). Μια νέα σελίδα θα εµφανιστεί µε το αποτέλεσµα της ενέργειας. Τα µηνύµατα που διαγράφονται δεν θα αποσταλούν. Σχετικά µε την λειτουργία των κουµπιών «Όλα», «Καθαρισµός», «Αντίθετα» δείτε την παράγραφο «Λειτουργία των κουµπιών µαζικής επιλογής και σελιδοποίηση». Εικόνα 17 Προβολή Μηνυµάτων Προγραµµατισµένα Για να µεταβάλλετε το περιεχόµενο ενός προγραµµατισµένου µηνύµατος, πατήστε το πράσινο κύκλο στη στήλη «Μεταβολή». Θα µεταφερθείτε σε µια οθόνη όπως αυτή στην Εικόνα 18. Εδώ µπορείτε να αλλάξετε το κείµενο του µηνύµατος ή να προσθέσετε/αφαιρέσετε παραλήπτες από τη λίστα των παραληπτών. Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 25

26 Εικόνα 18 Μεταβολή Προγραµµατισµένων µηνυµάτων Για να προσθέσετε παραπάνω από έναν παραλήπτη, εισάγετε τους αριθµούς των νέων παραληπτών στο σχετικό πεδίο, διαχωρίζοντας τους αριθµούς µε (;). Για να αφαιρέσετε παραλήπτες, επιλέξτε τα µικρά τετράγωνα δίπλα από τον αριθµό τους και στη συνέχεια πατήστε το Κουµπί διαγραφής. Σε όλες τις περιπτώσεις, οι αλλαγές στο σύστηµα είναι άµεσες και οριστικές. ίνεται επίσης η δυνατότητα µεταβολής της επιθυµητής περιόδου ισχύος του µηνύµατος. Πιο συγκεκριµένα, µε χρήση ενός drop down menu, ο χρήστης µπορεί να µεταβάλει το Validity period του µηνύµατος, όπως συµβαίνει και όταν προγραµµατίζει αρχικά το µήνυµα. Υπάρχει και η δυνατότητα αναζήτησης αριθµών παραληπτών, εισάγοντας στο σχετικό πεδίο οσαδήποτε ψηφία του αριθµού. Για παράδειγµα, εισάγοντας «6977» αναζητούνται όλοι οι αριθµοί που αρχίζουν από «6977». Για να αναζητήσετε µια συγκεκριµένη εγγραφή, εισάγετε τον αριθµό της εγγραφής στο πεδίο «Εγγραφή». Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 26

27 2.14. ιαχείριση Μηνυµάτων Πρότυπα Με αυτήν την επιλογή µπορείτε να δηµιουργήσετε πρότυπα µηνύµατα, δηλαδή µηνύµατα που µπορούν να χρησιµοποιηθούν ως έτοιµο κείµενο προς αποστολή. Μπορείτε να τροποποιήσετε ή να διαγράψτε πρότυπα µηνύµατα εκτός από αυτά που δηµιούργησε ή τροποποίησε ο διαχειριστής. Oι χρήστες µε επίπεδο χρήσης «Ελεγχόµενος Χρήστης» εξαιρούνται από αυτή τη λειτουργία. Για να µεταβάλετε ένα πρότυπο µήνυµα πατήστε στο εικονίδιο δίπλα από το όνοµά του. Τα στοιχεία του θα εµφανιστούν στο πλαίσιο πάνω δεξιά. Αλλάξτε τα και πατήστε το κουµπί Μεταβολή. Το ενηµερωτικό µήνυµα σχετικά µε το αποτέλεσµα της ενέργειάς σας θα εµφανιστεί στο πλαίσιο κάτω δεξιά. Για να διαγράψτε πρότυπα µηνύµατα επιλέξτε το µικρό τετράγωνο δίπλα από το κάθε ένα και µετά πατήστε το κουµπί ιαγραφή επιλεγµένων. Το ενηµερωτικό µήνυµα σχετικά µε το αποτέλεσµα της ενέργειάς σας θα εµφανιστεί στο πλαίσιο κάτω δεξιά. Σχετικά µε την λειτουργία των κουµπιών «Όλα», «Καθαρισµός», «Αντίθετα» δείτε την παράγραφο «Λειτουργία των κουµπιών µαζικής επιλογής και σελιδοποίηση». Εικόνα 19 Προβολή Μηνυµάτων Πρότυπα Web 2 SMS Οδηγός Χρήσης Εφαρµογής τελικού χρήστη 27