Μελέτη Βελτίωσης Αποδοτικότητας των Επενδύσεων σε Τεχνολογίες Πληροφορικής στη Δημόσια Διοίκηση. Παραδοτέο Π0 Μεθοδολογία Υλοποίησης του Έργου

Transcript

1 Μελέτη Βελτίωσης Αποδοτικότητας των Επενδύσεων σε Τεχνολογίες Πληροφορικής στη Δημόσια Διοίκηση Παραδοτέο Π0 Μεθοδολογία Υλοποίησης του Έργου

2 Τίτλος Μελέτης: Μελέτη Βελτίωσης Αποδοτικότητας των Επενδύσεων σε Τεχνολογίες Πληροφορικής στη Δημόσια Διοίκηση Παραδοτέο Π0: Μεθοδολογία Υλοποίησης του Έργου Φορέας Ανάθεσης: Φορέας Υλοποίησης: Παρατηρητήριο για την ΚτΠ ΕΠΙΣΕΥ-ΕΜΠ Έκδοση: Δεύτερη (2 η ) Ημερομηνία: Απρίλιος 2007 Σχόλια:

3 Πίνακας Περιεχομένων 1. Επιτελική σύνοψη Εισαγωγή Σκοπός & Στόχοι Το Περιβάλλον του Έργου Ανάλυση της Παρούσας Κατάστασης Η Βασική Μεθοδολογία Υλοποίησης του Έργου Εισαγωγή Μεθοδολογία Αποτύπωσης της Υφιστάμενης Επενδυτικής Συμπεριφοράς του Δημοσίου Τομέα σε Επενδύσεις ΤΠΕ Μεθοδολογία Ανάπτυξης του Πλαισίου Αξιολόγησης Επενδύσεων ΤΠ στο Δημόσιο Τομέα Μεθοδολογία Ανάπτυξης Συστήματος Δεικτών Παρακολούθησης των Επιπτώσεων των Επενδύσεων σε ΤΠ στην Παραγωγικότητα του Δημοσίου Τομέα Συγκριτική Αξιολόγηση των Διαφορετικών Επιπέδων Αποδοτικότητας των Επενδύσεων σε ΤΠ, μεταξύ Διαφόρων Φορέων του Δημοσίου Τομέα Μεθοδολογία Ανεύρεσης Βέλτιστων Πρακτικών και Σύνθεσης Προτάσεων Βελτίωσης Οι Συμπληρωματικές Μεθοδολογίες Υλοποίησης του Έργου Μεθοδολογία Ανεύρεσης και Συλλογής Μελετών Μεθοδολογία Προσδιορισμού και Ανάλυσης της Υπάρχουσας Κατάστασης Μεθοδολογία Εξασφάλισης της Ποιότητας των Υπηρεσιών και των Παραδοτέων Διαχείριση και Υλοποίηση του Έργου Μεθοδολογία Διαχείρισης και Διοίκησης Έργου Χρονοδιάγραμμα Εργασιών Διοίκηση και Δομή Ομάδας Έργου Επικοινωνιακό Σχήμα Συμπεράσματα & Διαπιστώσεις Αναφορές & Σύνδεσμοι Παράρτημα Α: Διεθνείς μεθοδολογίες αξιολόγησης αποδοτικότητας επενδύσεων πληροφορικής στο δημόσιο τομέα Α.1 WiBe Methodology Απρίλιος

4 Α.2 MAREVA Methodology Α.3 The University of Albany Methodology Α.4 egep A.5 CapGemini Methodology Παράρτημα Β: Το πληροφοριακό σύστημα ΣΑΕ-ΤΠΔΤ (Σύστημα Αξιολόγησης Επενδύσεων Τεχνολογιών Πληροφορικής στον Δημόσιο Τομέα) Παράρτημα Γ: Στοιχεία Επενδύσεων Πληροφορικής Παράρτημα Δ: The Project s Implementation Methodology (Executive Summary - Απόδοση στην Αγγλική γλώσσα) Απρίλιος

5 1. Επιτελική σύνοψη Η πραγματοποιούμενη από τον Ανάδοχο μελέτη αφορά στην αποδοτικότητα των επενδύσεων πληροφορικής στη Δημόσια Διοίκηση. Η μελέτη περιλαμβάνει μεταξύ άλλων την ανάπτυξη μιας τεκμηριωμένης και λεπτομερούς μεθοδολογίας και ενός κατάλληλου συστήματος δεικτών εκτίμησης της αποδοτικότητας των επενδύσεων σε τεχνολογίες πληροφορικής, την ενδεικτική εφαρμογή της αναπτυχθείσας μεθοδολογίας μέσω της συγκριτικής αξιολόγησης αντιπροσωπευτικών Φορέων του Δημοσίου, τη σύγκριση της περίπτωσης της Ελλάδας με τα υπόλοιπα κράτη-μέλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης και στην παραγωγή προτάσεων για την αύξηση της αποδοτικότητας των επενδύσεων. Στο παρόν παραδοτέο παρουσιάζονται οι βασικές μεθοδολογικές αρχές που θα ακολουθήσει ο Ανάδοχος ξεκινώντας από τη μεθοδολογία αποτύπωσης της υπάρχουσας κατάστασης και στη συνέχεια την ανάπτυξη του πλαισίου αξιολόγησης των επενδύσεων πληροφορικής στο Δημόσιο τομέα. Στο τμήμα της συγκριτικής αξιολόγησης των επενδύσεων βασικό εργαλείο της μεθοδολογίας θα αποτελέσουν οι αρχές της πολυκριτηριακής ανάλυσης αποφάσεων, όπως αναλύονται εκτενώς στη συνέχεια του παρόντος. Σε σχέση με τον ορισμό των καταλληλότερων δεικτών αξιολόγησης και μέτρησης της αποδοτικότητας των επενδύσεων, ο Ανάδοχος θα χρησιμοποιήσει ένα υβριδικό σχήμα αποτελούμενο από τους κύριους δείκτες των σημαντικότερων διεθνών μεθοδολογιών αξιολόγησης επενδύσεων, προσαρμοσμένους στις συνθήκες και τις προδιαγραφές της Μελέτης καθώς και στην οργανωτική δομή και λειτουργία του Ελληνικού Δημοσίου. Χρησιμοποιώντας αναγνωρισμένες βέλτιστες πρακτικές σε συνδυασμό με μια σειρά εξειδικευμένων μεθοδολογικών εργαλείων και βάσει της ιδιαίτερα μεγάλης εμπειρίας του Αναδόχου στην εκπόνηση σχετικών μελετών σε διεθνές επίπεδο, η μελέτη και τα ενδιάμεσα παραδοτέα του Έργου, όπως προδιαγράφονται στις συμβατικές υποχρεώσεις του Αναδόχου, θα διαθέτουν υψηλή ποιότητα και αξιοπιστία. Το γεγονός αυτό θα οδηγήσει στη συνέχεια στην εξαγωγή ασφαλών συμπερασμάτων σχετικά με την εκτίμηση της αποδοτικότητας των επενδύσεων πληροφορικής και ακολούθως στη διατύπωση ρεαλιστικών και εφαρμόσιμων προτάσεων - κατευθύνσεων για την αύξηση αυτής και τη σύγκλιση με βασικούς στόχους που κυρίως θέτει η Ευρωπαϊκή Ένωση σχετικά με τις επενδύσεις του Δημοσίου Τομέα των κρατών-μελών της. Απρίλιος

6 2. Εισαγωγή Το παρόν έργο αφορά στη διενέργεια έρευνας και την εκπόνηση μελέτης για την βελτίωση της αποδοτικότητας των επενδύσεων σε Τεχνολογίες Πληροφορικής στη Δημόσια Διοίκηση. Η μελέτη χωρίζεται σε πέντε μέρη, ως εξής: Ανάπτυξη τεκμηριωμένης και λεπτομερούς μεθοδολογίας εκτίμησης της αποδοτικότητας των επενδύσεων σε τεχνολογίες πληροφορικής στο δημόσιο τομέα υπό τη μορφή πλαισίου αξιολόγησης. Δημιουργία συστήματος δεικτών παρακολούθησης των επιπτώσεων των εν λόγω επενδύσεων στην παραγωγικότητα του δημοσίου τομέα. Συγκριτική Αξιολόγηση τεκμηριωμένη ως προς τα βασικά αίτια, με χρήση των ανωτέρω εργαλείων, σχετικά με τα διαφορετικά επίπεδα αποδοτικότητας των εν λόγω επενδύσεων μεταξύ διαφορετικών φορέων του δημοσίου τομέα. Εντοπισμός και τεκμηριωμένη παράθεση των βασικών διαφορών που διέπουν την επενδυτική συμπεριφορά του δημόσιου τομέα καθενός εκ των υπολοίπων κρατώνμελών της ΕΕ-25 και συγκροτούν πλεονεκτήματα έναντι της αντίστοιχης στην Ελλάδα. Επεξεργασία και παρουσίαση προτάσεων για την βελτίωση της αποδοτικότητας των επενδύσεων σε Τεχνολογίες Πληροφορικής στη Δημόσια Διοίκηση. Το έργο αναμένεται να ολοκληρωθεί σε χρονικό διάστημα εννέα μηνών, με συγκεκριμένες ενδιάμεσες προθεσμίες για την υποβολή των πέντε παραδοτέων που θα παραχθούν. 2.1 Σκοπός & στόχοι Ευρύτερος στόχος του έργου είναι η βελτίωση της αποδοτικότητας των επενδύσεων σε Τεχνολογίες Πληροφορικής στη Δημόσια Διοίκηση, που, κατά τα τελευταία δεκαπέντε τουλάχιστον χρόνια, αποτελεί βασικό αποδέκτη προϊόντων τεχνολογιών πληροφορικής και έχει δημιουργήσει σημαντικό απόθεμα παγίου κεφαλαίου. Σκοπό του έργου αποτελούν: Η ανάπτυξη μιας τεκμηριωμένης μεθοδολογικής προσέγγισης για την εκτίμηση της αποδοτικότητας των επενδύσεων σε τεχνολογίες πληροφορικής στο Δημόσιο Τομέα, με πιλοτική εφαρμογή σε αντιπροσωπευτικό δείγμα για όλες τις κατηγορίες των μελών του πληθυσμού μελέτης. Ο προσδιορισμός των δομικών τμημάτων της ζητούμενης αποδοτικότητας και η συντεταγμένη εύρεση εκείνων των σημείων τα οποία μπορούν να βελτιωθούν χωρίς τη δημιουργία αρνητικών αλληλοεπιδράσεων. Για να επιτύχει τον ανωτέρω σκοπό και ευρύτερο στόχο του έργου, ο Σύμβουλος πρέπει να υλοποιήσει όπου αυτό είναι εφικτό τις ακόλουθες εργασίες: Να εντοπίσει και να παρουσιάσει την εξέλιξη των επενδύσεων πληροφορικής στο Δημόσιο Τομέα μεταξύ Απρίλιος

7 Να σχηματοποιήσει ένα πλαίσιο αναφοράς εν είδει μεθοδολογίας για την εκτίμηση της παραγωγικότητας στο Δημόσιο Τομέα. Να εκτιμήσει και να προσδιορίσει την εξέλιξη της παραγωγικότητας σε επιλεχθέν δειγματοληπτικό πλαίσιο φορέων του Δημοσίου με έμφαση στους φορείς που επικαρπώθηκαν τα προϊόντα αυτών των επενδύσεων Να διερευνήσει και να αποτυπώσει τη συνεισφορά αυτών των επενδύσεων στην εξέλιξη της παραγωγικότητας. Να προσφέρει δείκτες και εργαλεία ικανά να συνεισφέρουν στην επικαιροποίηση εκθέσεων διεθνών οργανισμών. Να προσδιορίσει τις συνολικές, υλικές και άυλες, διαστάσεις της αξίας αυτών των επενδύσεων. Να προχωρήσει σε επισκόπηση της διεθνούς εμπειρίας και στην καταγραφή των βέλτιστων πρακτικών σε ότι αφορά στην αποτίμηση της αξίας επενδύσεων τεχνολογιών πληροφορικής στο δημόσιο τομέα. Να προσδιορίσει τα δομικά στοιχεία, τους παράγοντες επιρροής και τους συμμετέχοντες στις επενδυτικές αποφάσεις για τη συγκεκριμένη κατηγορία φυσικού κεφαλαίου. Να προχωρήσει σε επισκόπηση της διεθνούς εμπειρίας και στην καταγραφή των βέλτιστων πρακτικών σε ότι αφορά στην επενδυτική συμπεριφορά φορέων του δημοσίου τομέα για τη συγκεκριμένη κατηγορία φυσικού κεφαλαίου. Να αξιολογήσει όλα τα ανωτέρω και να επεξεργαστεί προτάσεις βελτίωσης της αποδοτικότητας των επενδύσεων σε Τεχνολογίες Πληροφορικής στον Δημόσιο Τομέα. Στο τεύχος της Προκήρυξης του Διαγωνισμού αναφέρονται λεπτομερώς οι εργασίες που πρέπει να υλοποιήσει ο Σύμβουλος, σχετικά με: τον προσδιορισμό της επίδρασης της αποδοτικότητας των επενδύσεων σε τεχνολογίες πληροφορικής πάνω στην αύξηση της παραγωγικότητας της εργασίας, αφού αυτή η δεύτερη μπορεί να αποτελέσει ένα πολύ καλό μέτρο για την μέτρηση της αποδοτικότητας των επενδύσεων αυτών ειδικά στον Δημόσιο τομέα. τον προσδιορισμό των διαστάσεων της αξίας των επενδύσεων σε τεχνολογίες πληροφορικής, στον Δημόσιο Τομέα και την αποτύπωση της υφιστάμενης επενδυτικής συμπεριφοράς και στην πρόταση ενεργειών και βημάτων βελτίωσής της. 2.2 Το περιβάλλον του Έργου Το περιβάλλον που έχει σημασία για το παρόν έργο και το οποίο ο Σύμβουλος έχει αναλύσει, περιλαμβάνει: Τον πληθυσμό της μελέτης σε σχέση με επιλεγμένους φορείς του Δημοσίου Τομέα, οι οποίοι επικεντρώνονται στις ακόλουθες κατηγορίες: Απρίλιος

8 Υπουργεία (Κεντρική Διοίκηση) Δικαστήρια Ανεξάρτητες Διοικητικές Αρχές Περιφερειακή Διοίκηση Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης Λοιποί Φορείς Δημοσίου Τις διάφορες πηγές επενδύσεων σε Τεχνολογίες Πληροφορικής στον Δημόσιο Τομέα στην Ελλάδα οι οποίες, όπως απεικονίζεται στο Σχήμα 1, είναι 1 : Ο Κρατικός Προϋπολογισμός (Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων, Τακτικός Προϋπολογισμός) Τα Κοινοτικά Πλαίσια Στήριξης (ΚΠΣ Α, Β, Γ), όπως αυτά αναλύονται σε Επιχειρησιακά και Περιφερειακά Προγράμματα (ΕΠ ΠΕΠ) Τις Έμμεσες Χρηματοδοτήσεις μέσω δράσεων Πληροφορικής σε κατασκευαστικά, τεχνικά ή άλλα έργα που υλοποιούνται στο Δημόσιο Τομέα. Τα Ειδικά Χρηματοδοτικά Πλαίσια και Προγράμματα της Ευρωπαϊκής Ένωσης που αφορούν σε Τεχνολογίες Πληροφορικής (FP6, FP7, κλπ) Τις Τεχνολογίες Πληροφορικής, ως δυναμικό επιστημονικό και επενδυτικό περιβάλλον, οι οποίες μπορούν να αναλυθούν ως εξής 2 : Κεντρικές Υποδομές (δίκτυα δεδομένων, κέντρα δεδομένων (data centres), κεντρικοί εξυπηρετητές (servers) Συστήματα Αυτοματισμού Γραφείου (προσωπικοί υπολογιστές, περιφερειακά, διατάξεις διασύνδεσης) Λογισμικό (κεντρικά συστήματα και συστήματα χρηστών) Υπηρεσίες εγκατάστασης, εκπαίδευσης, λειτουργίας και συντήρησης πληροφοριακών συστημάτων Τον αντίστοιχο Δημόσιο Τομέα στις χώρες της Ε.Ε. καθώς και σε τρίτες χώρες 1 Βλ. «Παραγωγή και Χρήση των Τεχνολογιών της Πληροφορίας και των Επικοινωνιών στην Ελλάδα: Σημασία και Επιπτώσεις», Θεόφιλος Τερροβίτης, Κέντρο Προγραμματισμού και Οικονομικών Ερευνών, ΚΕΠΕ, Αθήνα, Με βάση την κατηγοριοποίηση του European Information Technology Observatory EITO, Απρίλιος

9 Σχήμα 1: Πηγές Επενδύσεων ΤΠ στον Ελληνικό Δημόσιο Τομέα Στο Σχήμα 2 που ακολουθεί παρουσιάζεται συνοπτικά ο «Κύκλος Προγραμματισμού Υλοποίησης Αξιολόγησης» επενδύσεων στο Δημόσιο Τομέα. Σχήμα 2: Ο κύκλος Προγραμματισμού Υλοποίησης Αξιολόγησης επενδύσεων ΤΠ στον Ελληνικό Δημόσιο Τομέα Απρίλιος

10 Όμως οι επενδύσεις στον Δημόσιο Τομέα, εξ αιτίας του μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα του αλλά και του ρόλου του στο πλαίσιο της Εθνικής Οικονομίας, δεν αποφασίζονται πάντα με βάση την αξιολόγηση της ωφελιμότητάς τους. Πολλές φορές μάλιστα γίνονται βάσει κάποιας «συμβατικής» υποχρέωσης (π.χ. ενός υφιστάμενου ρυθμιστικού ή κανονιστικού πλαισίου). Αυτό αποτελεί σημαντικό χαρακτηριστικό που κάνει την υλοποίηση της παρούσας μελέτης εξαιρετικά σημαντική και χρήσιμη. 2.3 Ανάλυση της παρούσας κατάστασης Η τρέχουσα κατάσταση στην αξιολόγηση των επενδύσεων ΤΠ του Δημόσιου Τομέα, συντίθεται από: Ένα σύνολο εξαιρετικά πρόσφατων μεθοδολογιών, μοντέλων και δεικτών για την ανάλυση και αξιολόγηση επενδύσεων (egep, MAREVA, Albany University, WiBe, κλπ), οι οποίες παρουσιάζονται διεξοδικά στο Κεφάλαιο 2 του παρόντος τόμου. Στοιχεία του Ευρωπαϊκού Παρατηρητηρίου Τεχνολογιών Πληροφορικής (EITO), στα οποία περιέχονται αρχικές αναλύσεις για τις επενδύσεις του Δημόσιου Τομέα στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Στο Σχήμα 3 παρουσιάζεται ενδεικτικά το κύριο διάγραμμα που απεικονίζει το μέγεθος και τη δυναμική του Δημόσιου Τομέα σε επενδύσεις ΤΠ. Όπως φαίνεται ο Δημόσιος Τομέας αποτελεί τη δεύτερη μεγαλύτερη και την πιο γρήγορα αναπτυσσόμενη πηγή επενδύσεων σε ΤΠ. Σχήμα 3: Επενδύσεις ΤΠΕ κατά κλάδο της οικονομίας στην Ευρώπη 3 3 European Information Technology Observatory Report, 2005 Απρίλιος

11 Τα στοιχεία του Ελληνικού Παρατηρητηρίου για την Κοινωνία της Πληροφορίας (υπάρχοντα στοιχεία για συνολικές επενδύσεις αλλά και υπό εξέλιξη μελέτες για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση, τις υποδομές πληροφορικής στους ΟΤΑ, τις υπηρεσίες προς επιχειρήσεις, κλπ). Τα αναλυτικά στοιχεία των Κοινοτικών Πλαισίων Στήριξης και ιδιαίτερα των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων που στοχεύουν στις Τεχνολογίες Πληροφορικής και τον Δημόσιο Τομέα (ΕΠ Κλεισθένης, ΕΠ ΚτΠ, Περιφερειακά Επιχειρησιακά Προγράμματα Δράσεις Πληροφορικής). Από τα στοιχεία αυτά είναι δυνατόν να εξαχθεί πολύ αναλυτική πληροφορία για τα διάφορα έργα υποδομών ανά φορέα της Κεντρικής Διοίκησης και Τοπικής Αυτοδιοίκησης στην Ελλάδα. Τα αναλυτικά στοιχεία του Κρατικού Προϋπολογισμού για τις επενδύσεις και τις λειτουργικές δαπάνες σε Τεχνολογίες Πληροφορικής, αλλά και τα επικαιροποιημένα στοιχεία των Υπουργείων όπως δομούνται ανά Υπουργείο / Γενική Γραμματεία / Διεύθυνση. Όπως φαίνεται ενδεικτικά στην Εικόνα 4, από τα στοιχεία του Κρατικού Προϋπολογισμού ΠΔΕ, συνάγονται έγκυρα συνολικά στοιχεία για τις επενδύσεις σε ΤΠ (σε συγκεντρωτικό επίπεδο). Συγκεντρωτικά στοιχεία από έρευνες και μελέτες σε Ευρωπαϊκό και Διεθνές επίπεδο για τη συνολική παραγωγικότητα του Δημόσιου Τομέα στην Ελλάδα, σε σύγκριση με άλλες χώρες του εξωτερικού (στοιχεία ΕΕ, ΟΟΣΑ, Ην. Εθνών). Απρίλιος

12 Εικόνα 4 : Δημόσιες Επενδύσεις στο Υπουργείο Υγείας (στους κωδικούς 8200 και εξής περιλαμβάνονται στοιχεία για επενδύσεις σε εξοπλισμό) 4 4 Κρατικός Προϋπολογισμός 2006, Υπουργείο Οικονομίας και Οικονομικών, Απρίλιος

13 3. Η βασική μεθοδολογία υλοποίησης του Έργου 3.1 Εισαγωγή Το έργο που καλείται να υλοποιήσει ο Σύμβουλος είναι σύνθετο. Υπάρχουν πολλά θέματα που είναι κρίσιμα για την επίτευξη των στόχων του έργου. Στη συνέχεια αναδεικνύονται τα πιο κρίσιμα θέματα όπου ο Σύμβουλος πιστεύει ότι διαφοροποιείται με την εμπειρία, τη γνώση και την οργάνωσή του, απαντώντας με τον καλύτερο τρόπο στις απαιτήσεις της προκήρυξης. Σε πρώτη φάση διαπιστώνεται ότι τα επιμέρους αντικείμενα του έργου του Συμβούλου απαιτούν την χρησιμοποίηση διεθνώς αποδεκτών ειδικών μεθόδων/τεχνικών και αντίστοιχων πληροφορικών εργαλείων. Σχετικά, ο Σύμβουλος θα χρησιμοποιήσει τις ακόλουθες μεθοδολογίες και εργαλεία των οποίων στο σύνολό τους διαθέτει ιδιαίτερα καλή γνώση μέσα από την μακρά ενασχόλησή του με διεθνή Έργα πληροφορικής τόσο ερευνητικής όσο και συμβουλευτικής φύσεως: Ειδικές μεθοδολογίες για την αποτύπωση των επενδύσεων σε Τεχνολογίες Πληροφορικής, την ανάλυση των επιπτώσεων και την αποτίμηση της αποδοτικότητας, με βάση διεθνώς αποδεκτά πρότυπα και μεθοδολογίες (egep, MAREVA, Albany University, Wibe, CapGemini, Accenture) Ειδικό πληροφοριακό σύστημα ανάλυσης επιπτώσεων τεχνολογιών πληροφορικής στο Δημόσιο Τομέα, όπου και θα αποθηκευτούν όλα τα μοντέλα, οι δείκτες και οι πιλοτικές εφαρμογές μελέτες περίπτωσης σε οργανισμούς και φορείς. Βάσεις δεδομένων και γνώσης, στις οποίες ο Σύμβουλος διαθέτει πρόσβαση και έχει ήδη αναλύσει, οι οποίες περιλαμβάνουν βέλτιστες πρακτικές, στατιστικά στοιχεία και αποτελέσματα έργων και μετρήσεων σε διεθνές επίπεδο. Ειδικά μοντέλα χρηματοοικονομικής ανάλυσης επενδύσεων (Net Present Value, Internal Rate of Return, Break-Even Analysis) που θα χρησιμοποιηθούν για την ποσοτική αποτίμηση της αξίας επένδυσης σε Τεχνολογίες Πληροφορικής. Οι παραπάνω μεθοδολογίες, οι οποίες πρέπει να σημειωθεί ότι θεωρούνται διεθνώς πρότυπες και πλήρεις σε σχέση με το αντικείμενο τους, αναλύονται διεξοδικά στο Παράρτημα Α. Συμπληρωματικά, ο Σύμβουλος θα εφαρμόσει συνδυαστικά ορισμένες εξειδικευμένες μεθοδολογίες και τεχνικές, τις οποίες έχει χρησιμοποιήσει με επιτυχία σε συναφούς αντικειμένου Έργα στο παρελθόν. Οι μεθοδολογίες αυτές είναι εξής: Logical Framework Analysis, για την μεθοδευμένη ανάλυση του έργου στα διάφορα επίπεδα στόχων του - Συνολικών ευρύτερων στόχων, Ειδικών στόχων, Επιχειρησιακών στόχων - και προγραμματικών δραστηριοτήτων του, που προκύπτουν από τις επιδιωκόμενες εκροές, αποτελέσματα και επιπτώσεις. Gap analysis, για τον προσδιορισμό των καίριων στοιχείων επιτυχίας του έργου και τον υπολογισμό της διαφοράς της υφιστάμενης κατάστασής του από την επιδιωκόμενη κατάσταση-στόχο. Απρίλιος

14 SWOT analysis, για την αποτίμηση της παρούσας κατάστασης, έτσι ώστε να φανεί αν ο τομέας και το περιβάλλον του έργου του ευρίσκονται σε ευνοϊκή ή δυσμενή συγκυρία, ώστε να είναι δυνατή η ποιοτική αποτίμηση της εξέλιξής του. Risk analysis, για την εκτίμηση και αποφυγή των κύριων κινδύνων τόσο κατά την υλοποίηση του έργου όσο και σε σχέση με τις υπό ανάπτυξη προτάσεις παρέμβασης για το Δημόσιο και τις Επιχειρήσεις. Με βάση τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στην Προκήρυξη ο Σύμβουλος ανέπτυξε την προσέγγισή του στη μεθοδολογία, την οργάνωση και τον προγραμματισμό της υλοποίησης του έργου του Συμβούλου, εφαρμόζοντας την μέθοδο της Ανάλυσης Λογικού Πλαισίου 5 με ένα πρόσθετο ενσωματωμένο σε αυτή κύκλο βελτιστοποίησης. Η Ανάλυση Λογικού Πλαισίου χρησιμοποιήθηκε προκειμένου να αναλυθούν οι απαιτήσεις της Προκήρυξης. Για το σκοπό αυτό ακολουθήθηκαν τα παρακάτω οκτώ βήματα: Απεικόνιση (ανάλυση) των στόχων του έργου. Προσδιορισμός των αναμενόμενων (απαιτούμενων) αποτελεσμάτων και παραδοτέων. Προσδιορισμός των κύριων παραμέτρων, που εμπλέκονται στην παραγωγή των αποτελεσμάτων και παραδοτέων για την επίτευξη των στόχων του έργου. Προσδιορισμός των κύριων απαιτούμενων δραστηριοτήτων (εργασιών). Επιλογή και προσαρμογή, ως απαιτείται, των κατάλληλων μεθόδων, τεχνικών και εργαλείων που χρειάζεται να χρησιμοποιηθούν. Σχεδιασμός της οργάνωσης του έργου (δομή, ρόλους, διαδικασίες). Προσδιορισμός του απαιτούμενου προσωπικού (προσόντα, ποσότητες) συναρτήσει και του διαθέσιμου χρόνου. Βελτιστοποίηση της οργάνωσης και των μεθόδων (για καλύτερη αποτελεσματικότητα/ αποδοτικότητα) που τελικά θα εφαρμοστούν. Τα αποτελέσματα της προσέγγισης, σε όλα τα βήματά της, ελέγχθηκαν σε σχέση με τις απαιτήσεις της Προκήρυξης, τις πρόσθετες απαιτήσεις που εντοπίστηκαν και τον διαθέσιμο προϋπολογισμό του έργου, ώστε να επιτευχθεί πλήρης συμβατότητα με τις προβλέψεις του Έργου. Επιπλέον η προσέγγιση στηρίχθηκε στις ακόλουθες αρχές: Η υψηλή ποιότητα των παραδοτέων και υπηρεσιών που θα προσφέρει ο Σύμβουλος, αφού ακριβώς αυτή θα αποτελέσει την προστιθέμενη αξία για τη διασφάλιση της χρησιμότητας και αξιοπιστίας τους. Εμπρόθεσμη επίτευξη των ποσοτικών στόχων του έργου, γιατί η επιτυχής υλοποίηση του έργου του Συμβούλου έχει και συγκεκριμένη χρονική διάσταση. 5 Logical Framework Analysis (LFA) Απρίλιος

15 Αμέριστη παροχή υποστηρικτικών υπηρεσιών προς το Παρατηρητήριο, γιατί τελικά τα στελέχη του θα χρησιμοποιήσουν τα αποτελέσματα/παραδοτέα του έργου του Αναδόχου και κατά συνέπεια πρέπει να υποστηριχθούν και με πρόσθετες σχετικές υπηρεσίες ανεξάρτητα αν προβλέπονται ρητά ή όχι στην Προκήρυξη του έργου. Για την υλοποίηση του έργου ο Σύμβουλος θα ακολουθήσει συγκεκριμένες, εξειδικευμένες, τεκμηριωμένες και ήδη δοκιμασμένες και εφαρμοσμένες σε αντίστοιχα έργα, μεθοδολογίες. Επιπλέον, ο Σύμβουλος προτείνει να εφαρμόσει συγκεκριμένες μεθοδολογικές προσεγγίσεις σε επιμέρους απαιτήσεις του Έργου. Οι συγκεκριμένες μεθοδολογικές προσεγγίσεις, οι οποίες συμβάλλουν επικουρικά στην κύρια απαίτηση του Έργου που είναι η αξιολόγηση της αποδοτικότητας των επενδύσεων σε τεχνολογίες πληροφορικής στον δημόσιο τομέα, είναι οι εξής: Τεκμηριωμένη μεθοδολογία για την εύρεση και συλλογή μελετών. Συγκεκριμένη μεθοδολογία εντοπισμού πηγών άντλησης στοιχείων και πληροφοριών και αξιολόγησης της αξιοπιστίας τους. Ειδικά σχεδιασμένη μεθοδολογία συλλογής στοιχείων και πληροφοριών και Διασφάλιση της ποιότητάς τους. Τεκμηριωμένη προσέγγιση για τον προσδιορισμό και την ανάλυση της υπάρχουσας κατάστασης. Συγκεκριμένη μεθοδολογία εξασφάλισης της ποιότητας των υπηρεσιών και των παραδοτέων του έργου Απρίλιος

16 Η Μεθοδολογία υλοποίησης του Έργου Παραδοτέο Χρόνος Παράδοσης Συνιστώσα 1 η Μεθοδολογία αποτύπωσης της υφιστάμενης επενδυτικής συμπεριφοράς του δημοσίου τομέα Παραδοτέο 2 2 ος μήνας Συνιστώσα 2 η Μεθοδολογία ανάπτυξης του πλαισίου αξιολόγησης επενδύσεων ΤΠ στον δημόσιο τομέα Παραδοτέο 3 4 ος μήνας Συνιστώσα 3 η Μεθοδολογία ανάπτυξης συστήματος δεικτών παρακολούθησης των επιπτώσεων τωνεπενδύσεωνσετπ στον δημόσιο τομέα Παραδοτέο 4 4 ος μήνας Συνιστώσα 4 η Μεθοδολογία συγκριτικής αξιολόγησης των διαφορετικών επιπέδων αποδοτικότητας των επενδύσεων σε ΤΠ μεταξύ διαφόρων φορέων του δημοσίου τομέα Παραδοτέο 5 7 ος μήνας Συνιστώσα 5 η Μεθοδολογία ανεύρεσης βέλτιστων πρακτικών και σύνθεσης προτάσεων βελτίωσης Παραδοτέο 6 8 ος μήνας Σχήμα 5: Η συνολική μεθοδολογία υλοποίησης του Έργου 3.2 Μεθοδολογία αποτύπωσης της υφιστάμενης επενδυτικής συμπεριφοράς του Δημοσίου τομέα σε επενδύσεις ΤΠΕ Προκειμένου να αποτυπωθεί και να μελετηθεί η υφιστάμενη επενδυτική συμπεριφορά του Δημοσίου Τομέα σε επενδύσεις Πληροφορικής, ο Ανάδοχος θα κινηθεί προς δύο κατευθύνσεις. Η πρώτη αφορά στη συλλογή στοιχείων και μεθοδολογικών προσεγγίσεων από υπάρχουσες μελέτες και εργασίες που έχουν προηγηθεί της τρέχουσας τόσο στην Ελλάδα όσο και σε Ευρωπαϊκό Επίπεδο. Η δεύτερη και πιο εξειδικευμένη κατεύθυνση σχετίζεται κυρίως με τη διεξαγωγή μιας σειράς συνεντεύξεων με στελέχη του Δημοσίου τομέα προκειμένου να αποτυπωθεί μια πιο ρεαλιστική εικόνα σε σχέση με τον τρόπο λήψης αποφάσεων από τους Δημόσιους φορείς σε ότι έχει να κάνει με την υλοποίηση αλλά και την εκμετάλλευση επενδύσεων σε ΤΠΕ. Ακολούθως προσδιορίζονται οι δύο προαναφερθείσες βασικές κατευθύνσεις στις οποίες θα κινηθεί ο Ανάδοχος προκειμένου να επιτύχει να καταγράψει με Απρίλιος

17 αντιπροσωπευτικό και ακριβή στα πλαίσια του εφικτού τρόπο την επενδυτική συμπεριφορά του Δημοσίου σε όλες τις διαστάσεις της Συνδυαστική Εκμετάλλευση Στοιχείων από Υπάρχουσες Μελέτες Από το 2002 έως και τα μέσα του 2005, πάνω από 15 σχετικές μελέτες και αναφορές αναπλήρωσαν μερικώς το σχετικό κενό που υπήρχε διεθνώς, συμβάλλοντας στη μελέτη των αποτελεσμάτων και επιπτώσεων των επενδύσεων πληροφορικής στον δημόσιο τομέα. Με βάση τη μελέτη του έργου egovernment Economics Project (egep): Μέτρηση των επιπτώσεων του egovernment, παρουσιάζεται στη συνέχεια μια επιλεκτική λίστα των σχετικών αναφορών: Οκτώβριος 2002: Το US Chief Information Office εκδίδει τη «Μεθοδολογία Μέτρησης της Αξίας», έναν οδηγό για τη μέτρηση της αξίας και των ωφελειών των ηλεκτρονικών υπηρεσιών προς χρήση από τους κρατικούς φορείς 6. Οκτώβριος 2002: Το Performance Institute, ένα κέντρο κοινωνικών μελετών με έδρα την Ουάσινγκτον, δημοσιεύει την αναφορά «Δημιουργώντας μια Ηλεκτρονική Κυβέρνηση Βασισμένη στις επιδόσεις 7». Απρίλιος 2003: To National Office for the Information Economy (ΝΟΙΕ) της Αυστραλίας δημοσιεύει μια πολύ αναλυτική μελέτη για τα οφέλη του egovernment 8. Μάιος 2003: To US General Services Administration (GSA) δημοσιεύει αναφορά για τα υψηλά οικονομικά οφέλη που πηγάζουν από την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση, όπου γίνεται και ταξινόμηση των περιοχών επίπτωσης του egovernment 9. Ιούλιος 2003: Η Gartner δημοσιεύει τη μελέτη Public Value of IT, μια μεθοδολογία για τη μέτρηση των επιπτώσεων των επενδύσεων πληροφορικής διαχρονικά, σε επίπεδο υπηρεσιών, επιχειρησιακής επάρκειας και πολιτικού κέρδους 10. Αύγουστος 2003: Το UK Office for Government Commerce παρουσιάζει έναν οδηγό για την μέτρηση του κόστους και των επιπτώσεων του egovernment US Chief Information Office (2002) Value Measuring Methodology. How to Guide, CIO, Washington DC, ( accessed February 2005). 7 DeMaio, C (ed.), (2002), Creating A Performance Based Electronic Government, The Performance Institute, Washington DC, ( accessed February 2005). 8 NOIE and DMR (2003). egovernment Benefits Study. Commonwealth of Australia, ( data/assets/file/16032/benefits.pdf, accessed February 2005). 9 General Services Administration (GSA), (2003), High Payoff in Electronic Government, GSA, Washington, ( accessed in February 2005). 10 Gartner, (2003), Traditional ROI Measures will fail in government, ( accessed February 2005). 11 UK Office for Government Commerce (OGC), (2003), Measuring the Expected Benefits of egovernment, OGC, London, ( accessed February 2005). Απρίλιος

18 Σεπτέμβριος 2003: Η Deloitte Research εκδίδει τη μελέτη «Πλεονέκτημα του Πολίτη» προτείνοντας μια μεθοδολογία για τη μέτρηση των ωφελειών του egovernment σε πολίτες και επιχειρήσεις 12. Οκτώβριος 2003: Το πρόγραμμα IDA της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, προηγηθέν του IDABC, παρουσιάζει τη μεθοδολογία IDA Value of Investment, η οποία επικεντρώνεται στην παραδοσιακή ανάλυση της απόδοσης των επενδύσεων, καθώς και σε ποιοτικά οφέλη 13. Φεβρουάριος 2004: Η νέα Εθνική Στρατηγική egovernment της Δανίας περιλαμβάνει ξεκάθαρα προσδιορισμένους στόχους και τους αντίστοιχους δείκτες μέτρησης 14. Μάρτιος 2004: Το IBM Centre for the Business of egovernment δημοσιεύει την αναφορά «Μετρώντας τις επιδόσεις του egovernment» 15. Αύγουστος 2004: Το τμήμα Πληροφορικής του Υπουργείου Εσωτερικών της Γερμανίας δημοσιεύει την 4η έκδοση της μεθοδολογία WiBe για την αποτίμηση της οικονομικής αποδοτικότητας των έργων ΤΠΕ 16. Οκτώβριος 2004: Η Γραμματεία του Treasury Board of Canada δημοσιεύει μια μελέτη για τη μέτρηση των επιδόσεων του egovernment 17. Οκτώβριος 2004: Οι συστάσεις με το γενικό τίτλο «CoBrA Recommendations» που εκδόθηκαν από την υποομάδα egovernment του eeurope2005, υπογραμμίζουν την ανάγκη για ένα «Κοινό Πλαίσιο Μέτρησης» 18. Νοέμβριος 2004: Μια αναφορά, με ανάθεση από την Προεδρία της Δανίας στο EPAN 19 8, με τίτλο «Αποδίδει το egovernment;», προσδιορίζει διάφορες περιοχές θετικών επιπτώσεων της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Deloitte Research (DR), (2003), Citizen Advantage: Enhancing Economic Competitiveness Through egovernment, Deloitte, ( accessed February 2005). 13 IDA, (2003), Value of Investment Method, European Commission, Gothenburg ( accessed February 2005). 14 Danish Digital Task Force (DTF), (2004) The Danish egovernment Strategy : Realising The Vision, DTF, Copenhagen, ( accessed February 2005). 15 Stowers, G. (2004) Measuring the Performance of E-Government, IBM Center for the Business of Government, S. Francisco ( accessed February 2005). 16 German Federal Ministry of the Interior, IT Department, (2004), Economic Efficiency Assessment (WiBe) Recommendations on Economic Efficiency Assessments in the German Federal Administration, in Particular with Regard to the Use of Information Technology, ( 7anl,templateId=raw,property=publicationFile.pdf, accessed June 2005). 17 Treasury Board of Canada Secretariat (TBS), (2004), Performance Measurement for the Government On-Line Initiative, TBS, Ottawa, ( accessed February 2005). 18 CoBrA recommendations for e-government beyond 2005, by the e-government subgroup of the eeurope Advisory Group, ( d_2005). 19 European Public Administration Network 20 Cap Gemini-TNO (2004). Does egovernment pay off? EUREXEMP- final report, final version, ( accessed February 2005). Απρίλιος

19 Δεκέμβριος 2004: Η μονάδα egovernment της Γενικής Γραμματείας για την Κοινωνία της Πληροφορίας και τα Μέσα Ενημέρωσης της ΕΕ δημοσιεύει την έρευνα «Top of the Web» για πολίτες και επιχειρήσεις, η οποία σημειώνει την εξοικονόμηση του χρόνου και την αυξημένη ευελιξία ως οφέλη του egovernment που έχουν αναγνωριστεί από το Κοινό 21. Φεβρουάριος 2005: Το Ευρωπαϊκό Παρατηρητήριο για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση IDABC, κάνει μια επιστημονική δημοσίευση για τις επιπτώσεις του egovernment στην ανταγωνιστικότητα, την ανάπτυξη και την απασχόληση 22. Μάρτιος 2005: Η Γαλλική Υπηρεσία για την Ανάπτυξη της Ηλεκτρονικής Κυβέρνησης (ADAE) αποκαλύπτει τη νέα μεθοδολογία MAREVA για τη μέτρηση των ωφελειών από το εθνικό πρόγραμμα για το egovernment, ADELE 23. Ένα αρκετά μεγαλύτερο πλήθος από μελέτες, αναφορές, αξιολογήσεις και μετρήσεις διεξήχθησαν την τελευταία 5ετία σχετικά με το egovernment. Στο πλαίσιο μελέτης της υφιστάμενης κατάστασης, εξετάστηκαν 64 από αυτές, συμπεριλαμβανομένων αναφορών από έρευνες αγοράς και εταιρίες συμβούλων (ορισμένες από αυτές εξουσιοδοτημένες από την Ευρωπαϊκή Ένωση), ακαδημαϊκά ινστιτούτα, διεθνείς οργανισμούς, αλλά και επίσημα έγγραφα κρατικών φορέων αρμόδιων για το egovernment εντός και εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης. Μόνο 24 αναφορές, από τις 64 που αναλύθηκαν, ασχολούνται σε κάποιο βαθμό με τη μέτρηση διακριτών επιπτώσεων του egovernment. Επιπλέον, όταν εξετάζονται οι επιπτώσεις ή/και οι δείκτες, αυτό γίνεται με άξονα την παροχή κατευθυντήριων γραμμών για επιχειρηματικές περιπτώσεις έργων egovernment, ενώ καμία δεν προχωρά πέρα από τον προσδιορισμό των επιπτώσεων στην επεξεργασία μιας εξαντλητικής λίστας διακριτών δεικτών και μιας μεθοδολογίας εφαρμογής. Τέλος, καμία μελέτη δεν έχει επιχειρήσει μέχρι σήμερα να παράσχει ένα πλαίσιο μέτρησης, το οποίο θα περιλαμβάνει και στοιχεία μιας εις βάθους ανάλυσης των δαπανών και το οποίο θα στηρίζεται σε ένα οικονομικό θεωρητικό μοντέλο των επιπτώσεων του egovernment. Μια πολύ σημαντική αναφορά της Deloitte 24 δίδει μια προσέγγιση τριών σημείων για την αύξηση της αποδοτικότητας του δημόσιου τομέα, μέσω μιας καλοσχεδιασμένης στρατηγικής εφαρμογής των τεχνολογιών πληροφορικής: Διόρθωση του μεγέθους της Πληροφορικής: βελτιστοποίηση των κρατικών δαπανών σε πληροφορική, μέσω επέμβασης στο ενεργητικό των δημόσιων φορέων. 21 PLS RAMBOLL and EWORX (2004). Top of the Web Survey on Quality and Usage of Public e-services, European Commission DG Information Society and Media ( df, accessed February 2005). 22 IDABC egovernment Observatory (2005) The impact of egovernment on competitiveness, growth and jobs. Background Research Paper, Brussels, ( accessed February 2005). 23 French Agency for the Development of Electronic Administration, (ADAE), (2005), MAREVA methodology guide: Analysis of the value of ADELE projects, unpublished internal document obtained during egep field mission to Paris (May ). 24 Deloitte Research (DR), (2003), Citizen Advantage: Enhancing Economic Competitiveness Through egovernment, Deloitte, ( accessed February 2005). Απρίλιος

20 Βελτιστοποίηση δημόσιων εσόδων: ανασχεδιασμός των εσωτερικών διαδικασιών και υιοθέτηση τεχνικών μεγιστοποίησης των ωφελειών. Χρήση της Πληροφορικής για τη μείωση του κόστους: επίτευξη αύξησης της αποδοτικότητας των εφαρμογών πληροφορικής στις διοικητικές διαδικασίες, με σκοπό τη μείωση του κόστους. Η βελτίωση της αποδοτικότητας, σε συνδυασμό με τη μείωση της γραφειοκρατίας, αποτελεί θεμελιώδες συστατικό για την παραγωγή αλυσιδωτών θετικών επιπτώσεων: αυξημένη ανταγωνιστικότητα, οικονομική ανάπτυξη και δημιουργία θέσεων εργασίας-κάτι που επισημαίνεται, άλλωστε, και σε πρόσφατη δημοσίευση του IDABC 25. Στoυς Πίνακες 6 και 7 παρουσιάζεται η συγκριτική αξιολόγηση 26 οκτώ μεθοδολογιών/μοντέλων οι οποίες έχουν σχεδιαστεί και αναπτυχθεί, για την αξιολόγηση της αποδοτικότητας δημοσίων επενδύσεων. 25 Gant, J.P. and Gant, D.B. (2002). Web portal functionality and State government eservice. Proceedings of the 35th Annual Hawaii International Conference on System Sciences IEEE Computer Society Press, ( accessed February 2005). 26 Πηγή: Center for Technology in Government, University of Albany, New York, September 2006 Απρίλιος