Ηλεκτρονικές Κλειδαριές. Κάρτας IC (smart) από την. ΠΟΛΥΧΡΟΝΙΔΗΣ International ΟΔΗΓΙΕΣ ΧΡΗΣΗΣ. (Απλοποιημένη έκδοση)

Transcript

1 Ηλεκτρονικές Κλειδαριές Κάρτας IC (smart) POLY-Locks για μέσα... & CORI-Locks για έξω και για μέσα... από την ΠΟΛΥΧΡΟΝΙΔΗΣ International ΟΔΗΓΙΕΣ ΧΡΗΣΗΣ (Απλοποιημένη έκδοση) με βασικές οδηγίες εγκατάστασης και απαιτούμενα τεχνικά χαρακτηριστικά θυρών POLYCHRONIDIS International All rights reserved

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΜΕΡΟΣ ΠΡΩΤΟ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΧΡΗΣΗΣ Σελ. 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Επεξήγηση εμφανιζόμενων συμβόλων Αρχικό παράθυρο Λειτουργίες Πρώτη επαφή Ρύθμιση θύρας επικοινωνίας Διαχείριση Συστήματος Πληροφορίες συστήματος Ρυθμίσεις βάσης δεδομένων (data base settings)... 8 A. Ρύθμιση βάσης δεδομένων. 8 B. Αποθήκευση δεδομένων.. 9 C. Ανάκτηση δεδομένων Διαχείριση χρηστών προγράμματος Ρύθμιση δικαιοδοσίας Ρυθμίσεις χρηστών Αλλαγή κωδικού Διοίκηση Ρύθμιση τύπων δωματίων Ρύθμιση δωματίων Ρυθμίσεις καρτών και ΑΡΧΙΚΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΚΛΕΙΔΑΡΙΩΝ.. 15, 16, Έλεγχος (αναγνώριση) κάρτας Έκδοση address κάρτας Άφιξη πελάτη (check in) Αναχώρηση πελάτη (Check out) Κάρτα απαγόρευσης πρόσβασης Δημιουργία κάρτας αναίρεσης απαγόρευσης Καθαρισμός κάρτας Πληροφορίες δωματίου Φόρτωση πληροφοριών από κλειδαριά Πληροφορίες αρχείου εισόδου Πληροφορίες δωματίου Διαχείριση πελάτη Πληροφορίες πελάτη Ιστορικό πληρωμών Απαιτήσεις συστήματος 26 ΜΕΡΟΣ ΔΕΥΤΕΡΟ ΤΕΧΝΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗΣ.. 27 Α. Κλειδαριές επί πόρτας POLY-Locks - Τεχνικές προδιαγραφές θυρών B. Κλειδαριές επί τοίχου CORI-Locks - Οδηγίες πληροφορίες.. 31 C. Κλειδαριές επί τοίχου CORI-Locks για συρόμενες πόρτες περιγραφή 33, 34 Χρήσιμες πληροφορίες. 35, 36

3 ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΕΙΔΟΠΟΙΗΣΗ : Η ανάπτυξη του παρόντος λογισμικού διαχείρισης ηλεκτρονικών ξενοδοχειακών κλειδαριών, έχει γίνει στη βάση της μεγαλύτερης δυνατής απλοποίησης, με σκοπό την γρήγορη εκμάθηση και την εύκολη καθημερινή διαδικασία. Επειδή συχνά μας παρουσιάζονται απορίες και ερωτήματα που κατά πάσα πιθανότητα απαντώνται μέσα στο παρόν εγχειρίδιο (για όποιον το έχει μελετήσει προσεκτικά) σας παρακαλούμε θερμά -όπως άλλωστε ισχύει σε κάθε τεχνολογικό τομέα- να μελετήσετε ολόκληρο το εγχειρίδιο οδηγιών, πριν προβείτε στις επί μέρους διαδικασίες. Σας ευχαριστούμε θερμά για τη συνεργασία σας. 1. Εισαγωγή ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΤΟΥ ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΤΗ (Encoder) Τοποθετήστε το CD του προγράμματος στον Υπολογιστή σας. Ο Υπολογιστής θα αναγνωρίσει το CD και θα ανοίξει ένα παράθυρο. Στο παράθυρο αυτό πατάμε το αρχείο HTICHS, κατόπιν το Setup και ακολουθούμε τις εντολές, όπως σε όλα τα προς εγκατάσταση αρχεία. Όταν έχει τελειώσει η εγκατάσταση, θα έχει δημιουργηθεί ένα νέο εικονίδιο στην επιφάνεια εργασίας (desktop). >> ΣΥΝΔΕΣΤΕ ΤΩΡΑ ΤΟΝ ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΤΗ ΣΕ ΜΙΑ ΚΥΡΙΑ ΘΥΡΑ USB ΤΟΥ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΗ ΣΑΣ. Με διπλό «κλικ» το εικονίδιο εισερχόμαστε στο πρόγραμμα. Αυτό το λογισμικό είναι ένα off-line σύστημα διαχείρισης κλειδαριών ξενοδοχείων. Μέσω ανάγνωσης-γραφής σε κάθε κάρτα IC (Integrated Circuit = ολοκληρωμένου κυκλώματος), μπορείτε να ρυθμίσετε τις κλειδαριές που σας προμήθευσε η ΠΟΛΥΧΡΟΝΙΔΗΣ International ανάλογα με τις ανάγκες σας, συμπεριλαμβανομένης της διεύθυνσης (room number) κάθε κλειδαριάς, του real time καταμετρητή χρόνου (ρολόι), κλπ. Το σύστημα μπορεί να εισάγει τους νέους φιλοξενούμενους κάθε δωματίου, να εκδίδει την κάρτα εισόδου (Guest Card) για συγκεκριμένα δωμάτια, μπορεί να απαγορεύσει σε κάποιο φιλοξενούμενο να εισέλθει σε καθορισμένο δωμάτιο, ή να επιτρέψει σε καθορισμένα πρόσωπα να εισέρχονται σε καθορισμένα δωμάτια και άλλους χώρους ελεγχόμενης πρόσβασης. Περαιτέρω, με αυτό το πρόγραμμα, μπορείτε να δημιουργείτε κάρτες πρόσβασης για ορόφους (κάρτες για καμαριέρες για όλα ή για μερικά από τα δωμάτια της Μονάδας -με τη χρήση εικονικών χωριστών κτιρίων-), να δημιουργείτε την κάρτα έκτακτης ανάγκης για να ανοίγετε οποιαδήποτε κλειδαριά, ακόμη και αν είναι κλειδωμένη από μέσα, σε περιπτώσεις επείγουσας ανάγκης. Σελίδα 3.

4 2. Κατάλογος Λειτουργιών 1. Πληροφορίες συστήματος 2. Ρυθμίσεις βάσης δεδομένων 3. Ρυθμίσεις θύρας επικοινωνίας 4. Ρυθμίσεις δικαιοδοσίας κάθε χρήστη 5. Ρυθμίσεις χρηστών 6. Ρυθμίσεις στον κωδικό πρόσβασης 7. Καθορισμός τύπων δωματίων 8. Δημιουργία και ρυθμίσεις δωματίων 9. Ρυθμίσεις και δημιουργία καρτών 10. Αρχική ρύθμιση (setup) κλειδαριών 10. Έλεγχος (άγνωστης) κάρτας 11. Έλεγχος εισόδου 12. Έλεγχος εξόδου 13. Δημιουργία κάρτας απαγόρευσης πρόσβασης 14. Δημιουργία κάρτας για επαναφορά σε ενέργεια, κάποιας απαγορευμένης κάρτας 15. Ανάκτηση δεδομένων κινήσεων κλειδαριάς 16. Ανάκτηση δεδομένων κλειδαριάς 17. Πληροφορίες δωματίων 18. Πληροφορίες πελάτη, κλπ 3. Χαρακτηριστικά του συστήματος 3.1 Επεξήγηση εμφανιζόμενων συμβόλων Σύμβολο Επεξήγηση Προσθήκη νέου Τροποποίηση Διαγραφή Αποθήκευση / Έκδοση (κάρτας) Αναίρεση τελευταίας εντολής Έλεγχος/Έκδοση Address Card Εκτύπωση Έξοδος

5 Ανάκτηση δεδομένων Stop Εύρεση Εξερεύνηση Check Out Εικόνα κενού και κατειλημμένου δωματίου 3.2 Αρχικό Παράθυρο Το αρχικό παράθυρο αποτελείται από menu με εικονίδια, toolbar και status bar, όπως στην παρακάτω εικόνα: Μέσα από τα εικονίδια του μενού, έχετε πρόσβαση στα παράθυρα όλων των λειτουργιών. Τα Σελίδα 5.

6 «κουμπιά» στη λειτουργική μπάρα, χρησιμοποιούνται για να ενεργοποιούν τις πιο συνηθισμένες λειτουργίες. Το όνομα του εν λειτουργία χρήστη και η ημερομηνία / ώρα του συστήματος εμφανίζονται στην μπάρα κατάστασης (status bar). 3.3 Λειτουργίες Πρώτη επαφή Αφού εγκαταστήσετε το λογισμικό, συνδέστε τον καρτο-αναγνώστη στην ανάλογη θύρα (RS232 ή USB ανάλογα με τον κωδικοποιητή που έχετε λάβει (συνήθως USB), κατόπιν ενεργοποιείστε την εφαρμογή HTICHS.exe (High Technology IC Hotel System) και εισέλθετε στο παράθυρο ρυθμίσεων της βάσεως δεδομένων. Στο σύστημα είναι διαθέσιμη η βάση δεδομένων σε Access. Καθορίστε το.mdb file path στο παράθυρο (προτιμήστε το προτεινόμενο) και τον κωδικό εάν είναι απαραίτητο, ή διαλέξτε μια άλλη βάση δεδομένων με το κουμπί. Μετά κάντε click στο κουμπί Save. Εάν συνδεθείτε με τη βάση δεδομένων επιτυχώς, το σύστημα θα σας οδηγήσει στο παράθυρο login ή διαφορετικά θα σας ρωτήσει εάν επιθυμείτε να εξέλθετε του προγράμματος. Με το OK εξέρχεστε από το πρόγραμμα, με το not προσπαθείτε ξανά. Σελίδα 6.

7 Εισάγετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης. Χρησιμοποιείστε αρχικά για όνομα χρήστη το Admin (γραμμένο έτσι ακριβώς, με το πρώτο γράμμα (Α) κεφαλαίο) και για κωδικό πρόσβασης το ht (με μικρά και όχι κεφαλαία), γνωρίζοντας ότι μπορείτε -και πρέπει- να τα αλλάξετε οποτεδήποτε αργότερα (βλ Αλλαγή Κωδικών). Εφ όσον ο καρτο-αναγνώστης είναι συνδεδεμένος κανονικά, θα ακούσετε έναν σύντομο ήχο που ειδοποιεί ότι είναι έτοιμος για λειτουργία και θα ανάβει το led του. Διαφορετικά θα σας ειδοποιήσει ότι υπάρχει αποτυχία και θα κλείσει το πρόγραμμα αυτομάτως. Σε περίπτωση αποτυχίας της σύνδεσης του καρτοαναγνώστη, παρακαλούμε επικοινωνείτε μαζί μας για να σας αποστείλουμε τον σχετικό driver με , ή κατεβάστε τον από την ιστοσελίδα μας στη διεύθυνση και βέβαια, ελέγξτε και επιβεβαιώστε ότι η θύρα επικοινωνίας είναι η σωστή Ρύθμιση Θύρας επικοινωνίας (Com port setting) Κάντε κλικ στο μενού System Management->Com Setting για να σας μεταβείτε στο παράθυρο ρύθμισης της θύρας Com. Το παράθυρο θα παρουσιάσει την ισχύουσα θύρα. Εάν δεν είναι επιλεγμένη η USB η θύρα πρέπει να αλλάξει σε USB. Κατόπιν κάνετε save ακόμη και αν είναι ήδη στην επιλογή USB. Εάν ο καρτο-αναγνώστης είναι συνδεδεμένος επιτυχώς, θα ακούσετε έναν σύντομο ήχο. Σελίδα 7.

8 3.3.2 Διαχείριση συστήματος Πληροφορίες συστήματος Επιλέξτε το μενού System Management και μετά - > System Information για να εισέλθετε στο πεδίο πληροφοριών συστήματος. Εδώ καθορίζετε το όνομα του ξενοδοχείου, το μονοπάτι αποθήκευσης back-up, το μονοπάτι των log files και τον προκαθορισμένο χρόνο διατήρησης δεδομένων στη βάση δεδομένων. Περιήγηση με click στο κουμπί. Κάντε click στο εικονίδιο save αφού καθορίσετε τις παραμέτρους σας, κατόπιν δε στο εικονίδιο Exit για να εξέλθετε Ρυθμίσεις Βάσης Δεδομένων (Database Settings) Κάντε «κλικ» στο μενού System Management->Database Setting για να εισέλθετε στο παράθυρο database setting. A. Ρύθμιση βάσης δεδομένων Η ρύθμιση της βάσης δεδομένων γίνεται από τις επιλογές "system Management->Database setting" για να εισέλθετε στο παράθυρο της ρύθμισης βάσεων δεδομένων Α. Η παράμετρος βάσεων δεδομένων που θέτουν τη λειτουργία της καθώς επίσης και το παράθυρό της είναι οι ίδιες με την παράγραφο "3.3.1 Πρώτη επαφή" για τη ρύθμιση βάσης δεδομένων. Εάν έχετε συνδεθεί επιτυχώς, το σύστημα σας επαναφέρει το πρόγραμμα. Σελίδα 8.

9 B. Αποθήκευση δεδομένων (.mdb file backup) Για να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων (.mdb file) καθορίστε το μονοπάτι αποθήκευσης και κάντε κλικ στο κουμπί Start backuping. C. Ανάκτηση δεδομένων (.mdb file recovering) Για να ανακτήστε την Access database (.mdb file), διευκρινίστε το αρχείο που θέλετε, και μετά πατήστε start recovering. Σελίδα 9.

10 Πατήστε το Exit για να εξέλθετε Διαχείριση χρηστών προγράμματος Ρύθμιση δικαιοδοσίας ατόμων (στη χρήση του συστήματος) Κάντε κλικ στην επιλογή User Management-Purview Group Setting για να μπείτε στο παράθυρο της ρύθμισης έκτασης δικαιοδοσίας. Σε αυτό το παράθυρο μπορείτε να διαχειριστείτε το εύρος δικαιοδοσίας των προσώπων που μπορούν να χρησιμοποιούν αυτό το σύστημα. Μόνο οι χρήστες που έχουν σχετική εξουσιοδότηση καθώς επίσης και ο διαχειριστής του συστήματος θα μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το παράθυρο. Σελίδα 10.

11 Πατήστε το κουμπί "Add" για να προσθέσετε ένα νέο άτομο ή ομάδα εξουσιοδοτημένης χρήσης. Διευκρινίστε τον αριθμό ομάδας και την περιγραφή, και επιλέξτε τις δικαιοδοσίες των ατόμων της ομάδας αυτής, στη χρήση. Ο κατάλογος τρεχόντων αρχείων παρουσιάζει τα ήδη υπάρχοντα αρχεία. Μπορείτε να τον τροποποιήσετε κάνοντας κλικ στο κουμπί "modify", ή τον διαγράφετε με το κουμπί "Delete". Αφότου πρσθέτετε ή τροποποιείτε ένα αρχείο, κάντε κλικ το save για να το αποθηκεύσετε. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε, απλά πατήστε το κουμπί Cancel. Κάντε κλικ στο κουμπί Print για να τυπώσετε έκθεση κατάστασης. Κάντε κλικ στο κουμπί Exit για να εξέλθετε. Εάν πατήσετε το Print θα σας το παρουσιάσει με την παρακάτω μορφή...π.χ. ομάδα 001 Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά και για να πάτε πίσω στην προηγούμενη σελίδα, τα κουμπιά και για την επόμενη σελίδα, για να εκτυπώσετε εάν είναι δυνατόν, για να μειώσετε το «ζουμ» και για να αυξήσετε το «ζουμ». Σελίδα 11.

12 Ρυθμίσεις χρηστών Κάντε κλικ στο μενού User Management->User Setting για να εισέλθετε στο παράθυρο ρύθμισης χρηστών. Σε αυτό το τμήμα μπορείτε να ορίσετε τους χρήστες που θα χρησιμοποιούν το σύστημα. Κάντε κλικ στο κουμπί Add για να προσθέσετε έναν νέο χρήστη. Διευκρινίστε το όνομα χρηστών, τον αριθ. της ομάδας δικαιοδοσίας που ανήκει καθένας και τον κωδικό πρόσβασης. Ο κάθε χρήστης έχει τις διαφορετικές δικαιοδοσίες σύμφωνα με την ομάδα που ανήκει. Επιλέγοντας έναν χρήστη, μπορείτε να τον τροποποιήσετε με το να πατήσετε το κουμπί "modify" (δεν μπορείτε να τροποποιήσετε τον κωδικό πρόσβασης - αν θέλετε αυτό, παρακαλούμε δείτε περί αλλαγής στον κωδικό πρόσβασης), ή μπορείτε να τον διαγράψετε πατώντας το κουμπί "delete". Αφότου προσθέτετε ή τροποποιείτε ένα αρχείο, κάντε κλικ στο κουμπί save για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε, κάντε κλικ στο cancel. Κάντε κλικ στο κουμπί Print για να εκτυπώσετε σχετική αναφορά. Κάντε κλικ στο κουμπί Exit για να εξέλθετε. Σελίδα 12.

13 Αλλαγή κωδικού Κάντε κλικ στο μενού User Management -> Change Password για να εισέλθετε στο παράθυρο αλλαγής κωδικού. Σε αυτό το τμήμα μπορείτε να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασής σας ως κάτωθι: Αν το τρέχον όνομα χρήστη σύνδεσης είναι «Χ» ο κωδικός μπορεί να αλλάξει σε αυτό το παράθυρο (το τρέχον όνομα χρηστών παρουσιάζεται στο ανάλογο σημείο). Εισάγετε τον παλαιό κωδικό πρόσβασης και το νέο δύο φορές, και κάντε κλικ στο κουμπί OK Διοίκηση Ρύθμιση τύπων δωματίων (Προσοχή αυτή η διαδικασία είναι απολύτως προαιρετική και συνήθως δεν χρησιμοποιείται εφ όσον διαθέτετε άλλο ξενοδοχειακό πρόγραμμα) Κάντε κλικ στο μενού Hotel Management->Room Type Setting για να μπείτε στο παράθυρο ρύθμισης τύπων δωματίων. Σελίδα 13.

14 Σε αυτό το παράθυρο μπορείτε να καθορίσετε τους διάφορους τύπους δωματίων όπως μονό δωμάτιο, το δωμάτιο για δύο άτομα κλπ. Κάντε κλικ στο Add για να προσθέσετε έναν νέο τύπο δωματίων. Διευκρινίστε τον αριθμό τύπου, το όνομα του τύπου, τον αριθμό κρεβατιών, την τιμή και όποιο άλλο χαρακτηριστικό επιθυμείτε. Επιλέξτε έναν τύπο δωματίων, και μπορείτε να τον τροποποιήσετε πατώντας το πλήκτρο modify, είτε να τον διαγράψετε με το πλήκτρο delete. Αφότου προσθέτετε ή τροποποιείτε ένα αρχείο, με το πλήκτρο save το αποθηκεύετε. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε, πατήστε το πλήκτρο cancel. Με το πλήκτρο Print μπορείτε να τυπώσετε την έκθεση. Με το πλήκτρο Exit εξέρχεστε Ρύθμιση δωματίων Κάντε κλικ στο μενού Hotel Management->Room Setting για να μπείτε στο σχετικό παράθυρο για την ρύθμιση δωματίων. Σε αυτό το τμήμα μπορείτε να ρυθμίσετε τα δωμάτια του ξενοδοχείου. Με το πλήκτρο Add προσθέτουμε ένα νέο δωμάτιο. Διευκρινίστε τον τύπο δωματίων, τον αριθμό κτιρίου, τον αριθμ πατώματος και τον αριθμό κρεβατιών. Εάν θέλετε να προσθέσετε τα τμηματικά δωμάτια μπορείτε να τα προσθέσετε με " " πριν από το "to". Σελίδα 14.

15 Επιλέγοντας ένα δωμάτιο, και μπορείτε να το τροποποιήσετε με το πλήκτρο modify, ή και να το διαγράψετε με το πλήκτρο "delete". Αφότου προσθέτετε ή τροποποιείτε ένα αρχείο, το αποθηκεύετε με το πλήκτρο save. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε, πατάτε το πλήκτρο cancel. Πατήστε Print μπορείτε να τυπώσετε την έκθεση. Πατώντας Exit εξέρχεστε. Μετά που θα εξέλθετε από το παράθυρο, θα υπάρξει ένας κατάλογος κατανομής δωματίων, που εμφανίζονται στα δεξιά του κύριου παραθύρου Ρυθμίσεις καρτών Σε αυτή την ενότητα σας παρουσιάζουμε τον τρόπο ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑΣ των διαφόρων καρτών, αλλά τον αρχικό προγραμματισμό των κλειδαριών σας, θα τον δείτε παρακάτω. Κάντε κλικ στο μενού Hotel Management -> Card Setting για να εισέλθετε στο παράθυρο που αφορά τις ρυθμίσεις καρτών. Σε αυτό το παράθυρο μπορείτε να ρυθμίσετε διάφορα είδη καρτών, συμπεριλαμβανομένων των καρτών αρχικής εκκίνησης (Initialization Card), καρτών ημ/νίας & ώρας (Clock Card), καρτών ορόφων, καρτών δεδομένων και κάρτας ή καρτών έκτατης ανάγκης. (Προσέξτε : Η δημιουργία των καρτών αριθμοδότησης δωματίων (address cards) αναλύεται παρακάτω στο σελ. 18 και 19) Σελίδα 15.

16 A. Αρχική κάρτα (Initialization Card) Η κάρτα έναρξης χρησιμοποιείται για να καθορίσει την κάθε κλειδαριά, ότι ανήκει στο συγκεκριμένο ξενοδοχείο, πριν ρυθμίσουμε την διεύθυνση (δηλ. τον αριθμό δωματίου) σε αυτή την κλειδαριά. (Δεν μπορεί να παραληφθεί αυτό το βήμα!). Τοποθετήστε μια IC Card στον κωδικοποιητή (card encoder) και κάντε κλικ στο Make για να την δημιουργήσετε. Αφού τη δημιοθργήσετε, γράφετε πάνω της με ανεξίτιλο μαρκαδόρο INIT - 1 και τη φυλάτε με προσοχή γιατί είναι κάρτα διαβάθμισης. Στις επικοινωνίες μας, θα την ονομάζουμε «INIT» ή απλά «νούμερο ένα». B. Kάρτες προσδιορισμού αριθμού δωματίου (Address Card) Με αυτές τις κάρτες (μια για κάθε δωμάτιο) προσδιορίζουμε αρχικά για κάθε κλειδαριά, τον αριθμό δωματίου με τον οποίο αντιστοιχεί. Εξυπακούεται δηλαδή, ότι δημιουργούμε τόσες address cards, όσα είναι τα δωμάτια της Μονάδας. Τις κάρτες αυτές (address cards) μαζί με την initialization card, πρέπει να τις φυλάξουμε με προσοχή σε ένα ασφαλές μέρος, ώστε να είναι διαθέσιμες ανά πάσα στιγμή, που πιθανόν θα χρειαστεί ένα νέο «σετάρισμα» κλειδαριάς ή ενεργειακού καρτοδιακόπτη. Πάνω σε κάθε address card γράφετε με μαρκαδόρο Addr 101 ή Addr 102 κλπ, ανάλογα με τον αριθμό δωματίου φυσικά... Κάθε Address Card είναι κάρτα «νούμερο 2» διότι χρησιμοποιείται ΠΑΝΤΑ μετά από την ΙΝΙΤ. (Νο.1) και πρίν από την clock card (No. 3) C. Κάρτα χρόνου (Clock Card) Τοποθετήστε μια IC Card στο καρτοαναγνώστη, καθορίστε την χρονική καθυστέρηση που επιθυμείτε (ανάλογα με την απόσταση που έχετε να διανύσετε μέχρι να μεταβείτε στο δωμάτιο ή τα δωμάτια που θέλετε) και πατήστε το πλήκτρο Make. Αυτή η κάρτα χρησιμοποιείται για να ρυθμίσουμε την κάθε κλειδαριά ώστε να είναι εναρμονισμένη με το χρόνο του συστήματος. Έτσι, αν η κλειδαριά είναι μακριά από τον Η/Υ ή θέλετε να ρυθμίσετε το ρολόι αργότερα, πρέπει να βάλετε τον κατάλληλο χρόνο καθυστέρησης, διαφορετικά επιλέξτε 0. Πριν τοποθετήσετε την κάρτα αυτή σε μια κλειδαριά (στον αρχικό προγραμματισμό) πρέπει να εισαχθεί η ΙΝΙΤ και η address card.. Εισάγοντας την clock card στην κλειδαριά, ακούστε έναν ήχο που σας ειδοποιεί ότι η ρύθμιση είναι ΟΚ. Θεωρείστε αυτή την κάρτα ως την κάρτα «νούμερο 3». Η Clock Card φτιάχνεται πάντα την ώρα που την χρειαζόμαστε για να είναι «φρέσκια» από πλευράς ημερομηνίας και ώρας να δώσει δηλαδή στην κλειδαριά ή τις κλειδαριές τον πραγματικό χρόνο (real time). Σελίδα 16.

17 ΑΡΧΙΚΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΚΛΕΙΔΑΡΙΩΝ (Είτε κανονικές, είτε CORIAN ) Σε κάθε κλειδαριά, εισάγουμε πρώτα την κάρτα ΙΝΙΤ (κάνει ένα «μπίπ» και ανάβει πράσινο led), μετά την σωστή Αddress (κάνει ένα «μπίπ» και ανάβει πράσινο led) και μετά την (φρεσκοφτιαγμένη) Clock Card (κάνει ένα «μπίπ» και ανάβει πράσινο led). Μπορούμε κατόπιν να ελέγξουμε την λειτουργία της κλειδαριάς, με μια Emergency Card που έχουμε εκδόσει... Σε περίπτωση που με την είσοδο της ΙΝΙΤ η κλειδαριά αντιδρά με 3 «μπίπ» και κόκκινο led, δεν συνεχίζουμε με τις υπόλοιπες κάρτες και χρειάζεται να γίνει (στην κλειδαριά) «reset». Παρακαλούμε να δείτε τα FAQ στο τέλος του παρόντος. ΑΡΧΙΚΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ TΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΑΚΩΝ ΚΑΡΤΟ-ΔΙΑΚΟΠΤΩΝ (Διαδικασία που γίνεται ΜΕΤΑ από το «σετάρισμα» των κλειδαριών. Οι κάρτες στους καρτοδιακόπτες μπαίνουν με το «τσιπ» προς την πλευρά σας, όχι προς τον τοίχο) Σε κάθε καρτοδιακόπτη, εισάγουμε πρώτα την κάρτα ΙΝΙΤ (σβήνει το κόκκινο φωτάκι της σχισμής και σε λίγο ξανα-ανάβει), μετά, βάζουμε την σωστή Αddress του δωματίου (σβήνει το κόκκινο φωτάκι της σχισμής και σε λίγο ξανα-ανάβει) και μετά από την χρονοκαθυστέρηση των 45 δευτερολέπτων, μπορούμε να δοκιμάσουμε με μια emergency αρχικά και με floor card ή guest card κατόπιν. Στον ενεργειακό καρτοδιακόπτη ΔΕΝ χρησιμοποιούμε ποτέ μια Clock card. Συνεχίζουμε με τη δημιουργία των διαφόρων καρτών... Γ. Κάρτα ορόφων (Floor Cards) Τοποθετήστε μια IC card στον καρτοαναγνώστη, εισαγάγετε τον αριθμό του κτιρίου, τον αριθμό του ορόφου και το προεπιλεγμένο εύρος του χρόνου χρήσης (αρχή και λήξη ημερολογιακά και τις συγκεκριμένες ώρες κάθε ημέρας που επιτρέπεται η πρόσβαση π.χ. από 7 πρωί μέχρι 3 απόγευμα) και κατόπιν κάντε κλικ στο Make. Μην παραλείπετε να καθορίζετε τις καθημερινές ώρες χρήσης, διότι η floor cards δεν θα λειτουργούν. Η floor κάρτα χρησιμοποιείται για να ανοίξει την κλειδαριά όλων των δωματίων του συγκεκριμένου ορόφου, χωρίς όμως να μπορεί να ανοίξει κλειδαριές που έχουν κλειδωθεί από μέσα. Αυτή η κάρτα είναι η κατάλληλη κάρτα για το προσωπικό καθαρισμού των δωματίων. Σελίδα 17.

18 Δ. Κάρτα δεδομένων (Data Cards) Τοποθετήστε μια IC card στον καρτοαναγνώστη, διαλέξτε Data Card και κάντε κλικ στο κουμπί Make. Εάν θέλετε να φορτώσετε τα στοιχεία πρόσβασης από κάποια κλειδαριά πρέπει να βάλετε πρώτα αυτήν την κάρτα στην κλειδαριά και αφού ακούστε έναν ήχο επιβεβαίωσης, κατόπιν μπορείτε να εισάγετε την ειδική κάρτα δεδομένων (αυτές με το μεγάλου μεγέθους chip) για να φορτώσετε τις ζητούμενες πληροφορίες. E. Κάρτα έκτακτης ανάγκης (Emergency Card) Τοποθετήστε μια IC Card στον καρτοαναγνώστη, επιλέξτε Emergency Card και πατήστε το πλήκτρο Make. Στον ορισμένο χρόνο ισχύος που καθορίζετε, αυτή η κάρτα μπορεί να ανοίξει οποιαδήποτε πόρτα, συμπεριλαμβανομένων και των εσωτερικά κλειδωμένων.. Είναι η αποτελεσματική κάρτα για άνοιγμα έκτακτης ανάγκης Έλεγχος (αναγνώριση) κάρτας (Resuming ή Check Card) Κάντε κλικ στο Hotel Management -> Check Card για να μπείτε στο παράθυρο αυτό: Σε αυτό το παράθυρο μπορείτε να ελέγξετε οποιαδήποτε κάρτα. Εισάγετε μια κάρτα στον κωδικοποιητή-καρτοαναγνώστη, κάνετε κλικ στο κουμπί Check επάνω αριστερά δίπλα στο «έξοδος» και ελέγχετε την κάρτα. Όλες οι πληροφορίες εμφανίζονται στην οθόνη σας, ενώ με το Exit εξέρχεστε Έκδοση address κάρτας για κάθε δωμάτιο... «Ξεδιπλώστε» την λίστα στο αριστερό της οθόνης από τον κεντρικό παράθυρο και κάντε κλικ σε κάποιους ορόφους ή σε κάποια δωμάτια, τότε οι εικόνες από όλα τα δωμάτια του ορόφου εικονίζονται στο κεντρικό παράθυρο. Σελίδα 18.

19 Εισάγετε μια IC card στον καρτοαναγνώστη και κάντε δεξί κλικ πάνω στην επιλεγμένη εικονιζόμενη πόρτα. Θα ανοίξει ένα μενού, μέσα στο οποίο επιλέγετε το make (ή issue) address card και μπορείτε να φτιάξετε μία κάρτα προσδιορισμού διεύθυνσης (κτίριο, όροφος, αριθμός δωματίου) γι αυτό το δωμάτιο. Εφ όσον το σύστημα σας αναφέρει επιτυχή έκδοση (successfully) βγάλτε και σημειώστε την address card όπως αναφέραμε προηγουμένως. Επαναλάβατε για όλα σας τα δωμάτια. Σελίδα 19.

20 Για να αλλάξετε διεύθυνση (room number) σε κάποια κλειδαριά ή κλειδαριές πρέπει πρώτα να εισάγετε στην κλειδαριά μία κάρτα έναρξης INIT card. Μετά τον ήχο που θα ακούσετε, εισάγετε την κάρτα Address Card. Θα ακούσετε τρείς διαδοχικούς ήχους και μετά άλλον ένα μονό ήχο. Βγάλτε την κάρτα έξω. Η πόρτα τώρα έχει προσδιορισθεί από την address card που μόλις βάλατε. Εάν δεν εισάγετε address card, αλλά κάρτα έναρξης initialization card, θα ακούσετε κάποιους ήχους προειδοποίησης και πρέπει κατόπιν να εισαχθεί μια address card και μια clock card προκειμένου η κλειδαριά να λειτουργεί ξανά ομαλά Άφιξη πελάτη / Check In «Ξεδιπλώνοντας» τον κατάλογο στα αριστερά του κυρίου παραθύρου και κάνοντας κλικ σε κάποιους ορόφους ή δωμάτια, όλες οι εικόνες από όλα τα δωμάτια του ορόφου θα παρουσιάζονται στο κεντρικό παράθυρο. Μπορείτε, κάνοντας κλικ στο συγκεκριμένο δωμάτιο να βλέπετε εάν είναι άδειο, ή με δεξί κλικ στην πόρτα και επιλέγοντας check in από το μενού, εμφανίζεται το παράθυρο πληροφοριών του δωματίου. Το παράθυρο πληροφοριών παρουσιάζει όλες τις πληροφορίες του δωματίου κατά την ώρα του ελέγχου. Εάν κάποιος ήδη καταλαμβάνει το δωμάτιο τότε η θέση θα είναι In use διαφορετικά το δωμάτιο θα αναφέρεται ως διαθέσιμο Available. Πατήστε το add για να προσθέσετε νέο πελάτη. Δεν χρειάζεται να βάζετε όνομα και άλλα στοιχεία, εφ όσον έχετε δικό σας ξενοδοχειακό πρόγραμμα. Σε καθένα από τα ζητούμενα πεδία (όνομα και ταυτότητα) εισάγετε ένα τυχαίο ψηφίο ή αριθμό και προχωρείστε. ΜΗΝ παραλείπετε να καθορίζετε τις ημέρες παραμονής και παρακαλούμε συνηθείστε ότι οι ημερομηνίες παρουσιάζονται σε φορμάτ ΗΠΑ. Μετά από το SAVE, εισάγετε μία IC card στον καρτοαναγνώστη και κάνετε κλικ στο Issue a guest card για να εκδώσετε μία κάρτα πελάτη για την είσοδο του πελάτη στο δωμάτιο. H κάρτα αυτή θα είναι σε ισχύ, μόνο μεταξύ του χρόνου εισόδου και του χρόνου αναχώρησης που εσείς θα προκαθορίσετε. Εάν ο πελάτης δεν θέλει να αναχωρήσει μετά το πέρας του προκαθορισμένου χρόνου αναχώρησης, θα πρέπει να εισάγετε ξανά την κάρτα του στο σύστημα και να

21 προσδιορίσετε ξανά το νέο χρόνο παραμονής, σε αυτό το παράθυρο Αναχώρηση πελάτη / Check Out Δεξί κλικ στην πόρτα δωματίου από το κεντρικό παράθυρο, εάν δεν είναι άδειο το δωμάτιο το Check Out από το μενού είναι διαθέσιμο. Κάνοντας κλικ μπαίνουμε στο παράθυρο ελέγχου εξόδου. Όταν γίνεται επιστροφή δωματίου, μας επιστρέφουν την guest card πρώτα. Πηγαίνοντας στον πελάτη που έχει guest card, τοποθετούμε την κάρτα στον καρτο- αναγνώστη και κάνουμε κλικ στο return guest card για να την δεχτεί. Μετά την επιστροφή όλων των καρτών από τους πελάτες, μπορείτε να κάντε κλικ στο Check Out, και το δωμάτιο έχει επιστραφεί. Όλοι οι πελάτες από το δωμάτιο θα σβηστούν και η θέση του δωματίου θα είναι Available Κάρτα απαγόρευσης πρόσβασης Σε αυτό το παράθυρο μπορείτε να δημιουργήσετε μια κάρτα απαγόρευσης για οποιαδήποτε guest card ή floor card έχετε εκδώσει, ανεξαρτήτως του πότε έχει προκαθορισθεί να λήξει.. Βάλτε μία IC card στον καρτοαναγνώστη. Ξεδιπλώστε τον κατάλογο στα αριστερά του κυρίου παραθύρου και κάντε κλικ σε κάποιους ορόφους και δωμάτια. Η εικόνα από όλα τα δωμάτια του ορόφου θα παρουσιασθεί στο κύριο παράθυρο. Κάντε δεξί κλικ σε μία πόρτα και επιλέξτε make forbidden card από το μενού, προκειμένου να φτιάξετε μία κάρτα απαγόρευσης γι αυτό το δωμάτιο. Εισάγετε την κάρτα στην κλειδαριά του Σελίδα 21.

22 δωματίου. Έπειτα από τον ήχο την αφαιρείτε και κατόπιν καμία guest card ή floor card δεν μπορεί να ανοίξει το δωμάτιο. Εάν θέλετε να ακυρώσετε την απαγόρευση μπορείτε να κάνετε κλικ στο resume this guest από το μενού, και τοποθετώντας την νέα resume card ξανά στην σχετική κλειδαριά, ο πελάτης έχει το ελεύθερο εισόδου στο δωμάτιο ξανά. Πατώντας Exit βγαίνουμε από το συγκεκριμένο menu Δημιουργία κάρτας αναίρεσης απαγόρευσης Αν θέλετε στην guest card που ανήκει σε αυτό το δωμάτιο και η floor card να ανοίγει το δωμάτιο που έχετε κάνει απαγόρευση εισόδου μπορείτε να κάντε μία κάρτα αναίρεσης. resuming card. Βάλτε μία IC card στον καρτοαναγνώστη και με δεξί κλικ στην πόρτα στο κεντρικό παράθυρο επιλέγετε make resuming card και δημιουργείτε μία κάρτα αναίρεσης της απαγόρευσης γι αυτό το δωμάτιο. Βάλτε την κάρτα στην ορισμένη κλειδαριά, μετά τον ήχο η guest card που ανήκει στο συγκεκριμένο δωμάτιο και η floor card μπορούν να ανοίξουν ξανά το δωμάτιο. Αλλά αν ο πελάτης έχει απαγόρευση στο check in παράθυρο δεν μπορεί να ανοίξει το δωμάτιο με αυτό τον τρόπο. Πρέπει να κάνετε αναίρεση στο check in παράθυρο Καθαρισμός κάρτας Σε αυτό το μενού μπορείτε να καθαρίσετε όλα τα στοιχεία της κάρτας, (εκτός της data card). Σελίδα 22.

23 Πληροφορίες δωματίου Εάν το δωμάτιο έχει πελάτη τότε με κλικ στην εικόνα του δωματίου το παράθυρο παρουσιάζεται ως κατειλημμένο.. Η λειτουργία αυτού του παραθύρου είναι η ίδια με το παράθυρο του chek in Φόρτωση πληροφοριών από κλειδαριά Σε αυτό το τμήμα μπορείτε να φορτώσετε όλα τα δεδομένα από μία πόρτα. Κάντε μία data card (παρακαλώ δείτε κάρτα δεδομένων) κατόπιν την τοποθετείτε στην κλειδαριά από την οποία θέλετε να φορτώσετε τα δεδομένα, μετά τον ήχο την αφαιρούμε και τοποθετούμε την store data card (αυτή με το μεγάλου μεγέθους chip). Μετά τον ήχο και το σβήσιμο του φωτεινού led μπορούμε να την βγάλουμε. Με κλικ στο μενού Hotel Management->Upload Data μπαίνουμε στο παράθυρο φόρτωσης δεδομένων. Τοποθετήστε την data store card στον καρτοαναγνώστη και κάντε κλικ στο Start Uploading για να αρχίσετε την φόρτωση ενώ με stop σταματάτε. Το Total record number μας δείχνει τον συνολικό αριθμό αρχείων στην data store card, και το Actual received μας επιδεικνύει τον πραγματικό λαμβανόμενο αριθμό αρχείων γιατί σε κάποια περίπτωση μπορεί κάποια στοιχεία στην κλειδαριά είτε στην κάρτα να έχουν απωλεσθεί. Σελίδα 23.

24 Πληροφορίες αρχείου εισόδου Αν θέλετε να ρωτήσετε το αρχείο εισόδων μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το παράθυρο. Πριν χρησιμοποιήσετε το αρχείο βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει φόρτωση αρχείων από την κλειδαριά. Κάντε κλικ στο μενού Hotel Management->Query Entry Record για να μπείτε στο σχετικό αρχείο. Ορίστε το χρονικό πεδίο και χτυπήστε το κουμπί "Query" στην ερώτηση Πληροφορίες δωματίου Κάντε κλικ στο μενού Hotel Management->Query Room για να μπείτε στο παράθυρο του query room. Σελίδα 24.

25 Εισάγετε τους όρους ερώτησης όπως όροφος, ο τύπος δωματίων και κάντε κλικ στο "Query" Διαχείριση πελάτη Πληροφορίες πελάτη Κάντε κλικ στο μενού Guest Management->Guest Information για να μπείτε στο παράθυρο πληροφορίες πελάτη. Στην επιλογή Option κάντε κλικ βάλτε πληροφορίες στο σχετικό textbox καί κάντε κλικ στο Find για την αναζήτηση. Με κλικ στο Print εκτυπώνετε τα αρχεία και με κλικ στο Exit βγαίνουμε Ιστορικό πληρωμών (Μη χρησιμοποιούμενο συνήθως) Κάντε κλικ στο μενού Guest Management-> Guest information για να μπείτε στο παράθυρο, πληροφορίες πελάτη. Σελίδα 25.

26 Επιλέξτε το χρονικό πεδίο και κάντε κλικ στο "Find" στην ερώτηση. Κάντε κλικ στο "Detail" για να παρουσιάσει περισσότερες λεπτομέρειες και Summary για να παρουσιάσει περιληπτικές πληροφορίες Ελάχιστες απαιτήσεις συστήματος: Ταχύτητα CPU : 300MHz κατ ελάχιστον Μνήμη : 512MΒ κατ ελάχιστον Ελεύθερος χώρος στο σκληρό δίσκο : κατ ελάχιστο 6,5GB Ανάλυση οθόνης : 1024 x 768 (συνιστώμενη) Αποδεκτά Operating systems : Windows NT / Windows 2000 / Windows XP ΠΡΟΣΟΧΗ : Τα Windows 98 δεν συνεργάζονται με το παρόν λογισμικό, ενώ δεν έχει ακόμη συσχετιστεί η εφαρμογή του με τα Windows Vista. ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Οι κλειδαριές POLY-Locks όταν τοποθετηθούν στο Ξενοδοχείο και ΠΡΙΝ από τον αρχικό τους προγραμματισμό, ΛΕΙΤΟΥΡΓΟΥΝ ΚΑΝΟΝΙΚΑ απ έξω, με απλή περιστροφή της χειρολαβής. Αυτό γίνεται για λόγους εργοταξιακής διευκόλυνσης. Με τον πρώτο προγραμματισμό, και μετά από τo ΠΡΩTO ΑΝΟΙΓΜΑ μια κάρτα, παύει αυτή η λειτουργία. Αν χρειάζεσθε να κλειδώσετε κάποια δωμάτια ΠΡΙΝ από την έναρξη λειτουργίας του ξενοδοχείου σας και πριν εφαρμόσετε το λογισμικό σας, μπορείτε να μας ζητήσετε να σας αποστείλουμε ειδικές κάρτες και λεπτομερείς οδηγίες* για να κάνετε αυτό που χρειάζεσθε. Στις επόμενες σελίδες θα βρείτε χρήσιμες τεχνικές πληροφορίες για τις κλειδαριές μας POLY-Locks & CORI-Locks καθώς και την τελευταία ευρεσιτεχνία μας ALU-CORI-Locks που μετατρέπει σε ηλεκτρονικές, όλες τις συρρόμενες πόρτες αλουμινίου ή ξύλινες! ΔΥΟ ΧΡΗΣΙΜΑ «tips»: - Μπορείτε οποτεδήποτε μετά την αρχική ρύθμιση, να κάνετε τις κλειδαριές σας να έχουν πραγματική ώρα, περνώντας απλά μια «φρέσκια» clock card. Αυτό μπορεί να γίνει οποιαδήποτε στιγμή, με κλειδωμένη ή όχι την πόρτα. - Οταν ο πελάτης «κλειδώνει» από μέσα, η κάρτα της καμαριέρας δεν ανοίγει την πόρτα αλλά η emergency την ανοίγει. Αυτό ισχύει στις κλειδαριές POLY-Locks. Για τις κλειδαριές CORI-Locks το άνοιγμα ανάγκης γίνεται με το μηχανικό κλειδί. Σελίδα 26.

27 ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΘΥΡΩΝ Για την εγκατάσταση Ηλεκτρονικών Κλειδαριών POLY-Locks & CORI-Locks A. Κλειδαριές επί της ΠΟΡΤΑΣ POLY-Locks για εσωτερική χρήση ΓΕΝΙΚΑ : Οι ηλεκτρονικές κλειδαριές όλων των κατασκευαστών παγκοσμίως, κλείνουν με απλό τράβηγμα της πόρτας απ έξω ή αντίστοιχα σπρώξιμο από μέσα. Οι ηλεκτρονικές μας κλειδαριές POLY-Locks, έχουν την καινοτομία ότι με το κλείσιμο της πόρτας, ΚΛΕΙΔΩΝΟΥΝ ΑΥΤΟΜΑΤΑ για αύξηση της ασφάλειας, αφού ο πελάτης έχει κλειδωμένο δωμάτιο, είτε είναι μέσα, είτε έχει φύγει από αυτό Για την ομαλή λειτουργία των κλειδαριών, το μεταλλικό αντίκρυσμα στην κάσα, περιλαμβάνει ειδική προβολή που περισσεύει από την κάσα και λειτουργεί ως «γλύστρα» για την ομαλή καθοδήγηση των γλωσσίδων προς το σημείο εμπλοκής. Τέτοιου τύπου αντικρύσματα, έχουν οι περισσότεροι κατασκευαστές ηλεκτρονικών κλειδαριών παγκοσμίως, αφού οι πόρτες πλέον κατασκευάζονται με στεγανοποιητικά λάστιχα (τσιμούχες) και με επίπεδο σόκορο δηλαδή χωρίς «ΧΕΙΛΑΚΙ» και «ΠΑΤΟΥΡΑ». Στην Ελλάδα, πολλοί ξυλουργοί επιμένουν στην ύπαρξη πατούρας για λόγους διευκόλυνσης, καθότι το χειλάκι κρύβει τον αρμό αν δεν είναι ίσιος ή είναι πολύ μεγάλος και μειώνει τις απαιτήσεις ρύθμισης. Η πατούρα όμως, δημιουργεί πρόβλημα με την προβολή του εργοστασιακού αντικρύσματος, δημιουργώντας την ανάγκη για προμήθεια ειδικών γωνιασμένων αντικρυσμάτων μετά από ΕΓΚΑΙΡΗ συννενόηση μαζί μας, για να σας τα ετοιμάσουμε. ΠΡΟΣΟΧΗ! Το αυθαίρετο δίπλωμα (γώνιασμα) του αρχικού εργοστασιακού αντικρύσματος χωρίς τη δική μας συνεργασία και μηχανολογική (δωρεάν) μελέτη και ανάλογα με το σημείο δίπλωσης,