Ευέλικτη διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας

Transcript

1 ΝΕΜΟ SCM Ευέλικτη διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας Ευάγγελος Κατσάδας, PhD Logismos α.ε. ιεύθυνση Παραγωγής katsadas@logismos.gr ηµήτριος Σαράντης, PhD Logismos α.ε. ιεύθυνση Μεγάλων Έργων sarantis@logismos.gr Κωνσταντίνος Γκιλής, MSc Logismos α.ε. Σύµβουλος Υποστήριξης SCM gilis@logismos.gr Περίληψη: Η εφοδιαστική αλυσίδα είναι άρρηκτα συνδεδεµένη µε την βελτιστοποίηση του αποτελέσµατος των επιχειρήσεων. εν αρκεί απλώς να ικανοποιηθούν οι ανάγκες των πελατών, αλλά πρέπει να παρέχεται και η δυνατότητα στον πελάτη να διαφοροποιεί το προϊόν όπως εκείνος νοµίζει ότι θα ικανοποιήσει καλύτερα τις ανάγκες του. Κάτω από αυτές τις συνθήκες και σε συνδυασµό µε την εξέλιξη και τις απαιτήσεις της εφοδιαστικής αλυσίδας δηµιουργούνται συνεχώς νέες ανάγκες και προκύπτουν απαιτήσεις για νέα εξελιγµένα και διαλειτουργικά συστήµατα πληροφορικής. Οι επιχειρήσεις σταδιακά αναδιοργανώνουν την παραγωγή τους και µετακινούνται από τη προτυποποίηση στην παραµετροποίηση και την µαζική εξατοµίκευση. Η συγκεκριµένη τάση οδηγεί σε αύξηση του πλήθους και κατά επέκταση, του κόστους των συναλλαγών, λόγω της διαφοροποίησης των απαιτήσεων και την υιοθέτηση της πρακτικής άµεσης παραγωγής (Just In Time, JIT). Εποµένως, η ευρωστία των επιχειρήσεων εξαρτάται από την βελτίωση της επικοινωνίας µε τους πελάτες, του χρόνου απόκρισης και της ποιότητας των προϊόντων. Αξιοποιώντας εξειδικευµένα πληροφοριακά συστήµατα διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας (Supply Chain Management, SCM), το προϊόν είναι «κοµµένο και ραµµένο» στα µέτρα του πελάτη, στην ποσότητα και την στιγµή που το χρειάζεται. Στη συγκεκριµένη δηµοσίευση παρουσιάζεται η εφαρµογή του συστήµατος διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας ΝΕΜΟ SCM σε παραγωγικές επιχειρήσεις του κλάδου τροφίµων. Οι επιχειρήσεις αυτές ενεργούν έχοντας ως αφετηρία της εφοδιαστικής αλυσίδας τον πελάτη, σε αντιδιαστολή µε την καθιερωµένη αντίληψη όπου ο πελάτης βρίσκεται στο τέρµα της εφοδιαστικής αλυσίδας, και στοχεύουν στην υψηλότερη ικανοποίηση των απαιτήσεων του µε ταυτόχρονη µείωση του κόστους παραγωγής, αποθήκευσης και διακίνησης των προϊόντων. Η αυξανόµενη διαφοροποίηση και ευελιξία της παραγωγής συνεπάγεται µετακίνηση από τις λίγες και µεγάλες παραγγελίες για οµοιόµορφα προϊόντα, σε πολλές και µικρότερες για εξειδικευµένα πλέον προϊόντα βάσει των ειδικών απαιτήσεων του πελάτη. Ταυτόχρονα, η επιτάχυνση των απαιτούµενων διαδικασιών αυξάνει την πίεση για έγκαιρη παράδοση στον πελάτη. Όλα αυτά συνεπάγονται λιγότερες µαζικές µεταφορές, µικρότερο χρόνο αποθήκευσης, ταχύτερη διακίνηση και υψηλότερης πιστότητας πληροφόρηση όσον αφορά τις προδιαγραφές κάθε προϊόντος που παράγεται και διακινείται στα πλαίσια της εφοδιαστικής αλυσίδας. Συµπιέζοντας το χρόνο ανάµεσα στην αρχική απαίτηση (παραγγελία), την υλοποίηση (παραγωγή) και την τελική ικανοποίηση (παράδοση) των προϊόντων, το πληροφοριακό σύστηµα επιτρέπει στους ενδιάµεσους να παραγγέλνουν µικρότερες ποσότητες και να ανανεώνουν πιο συχνά τα είδη µε υψηλή ζήτηση, αντί να τηρούν αποθέµατα βραδυκίνητων ειδών µε µεγάλη πιθανά αξία και σηµαντική επιβάρυνση του κόστους. Στόχος είναι οι λειτουργίες που προσφέρει το πληροφοριακό σύστηµα να µην επιβαρύνουν τον συνολικό χρόνο απόκρισης της επιχείρησης, λόγω των συχνών και συνήθως µη προβλέψιµων αλλαγών που προκύπτουν από τις διαφοροποιηµένες επιλογές των πελατών. Με αυτό τον τρόπο η διαδικασία δεν διακόπτεται στην αρχή και στο τέλος κάθε µικρής αριθµητικά παραγωγής. Το πληροφοριακό σύστηµα µπορεί «να αυτορυθµίζεται» βάσει προκαθορισµένων κανόνων, ώστε τα διαφοροποιηµένα παραγόµενα είδη να εξέρχονται από τα διαφορετικά στάδια της παραγωγής σταθερά µε τις δυνατόν µικρότερες χρονικές αποκλίσεις. Λέξεις-Κλειδιά : Εφοδιαστική αλυσίδα, πληροφοριακό σύστηµα διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας (SCM), µαζική εξατοµίκευση, άµεση παραγωγή (Just In Time, JIT), χρόνος απόκρισης, αυτορύθµιση βάσει κανόνων, πελάτης Ο ισχυρός κρίκος της εφοδιαστικής αλυσίδας Οι πελάτες επιθυµούν την ικανοποίηση των αναγκών τους όταν, όπου και όπως ταιριάζει καλύτερα σε αυτούς. Όλες οι εταιρίες επιδίδονται σε αγώνα δρόµου για τον επαναπροσδιορισµό της λειτουργίας της εφοδιαστικής αλυσίδας, µε τη χρήση νέων εργαλείων και συστηµάτων πληροφορικής. Η επιτυχία της υιοθέτησης του νέου τρόπου δραστηριοποίησης των εταιριών έγκειται στη σωστή αξιοποίηση των πόρων που προσφέρονται µε ταυτόχρονη µείωση του κόστους. Ανταγωνιστικό πλεονέκτηµα της κάθε επιχείρησης είναι η ηλεκτρονική διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας µε την αξιοποίηση των τεχνολογιών πληροφορικής. 1

2 Η Logismos ανέπτυξε, αξιοποιώντας τεχνολογίες αιχµής στον χώρο της πληροφορικής, ένα ολοκληρωµένο σύστηµα διαχείρισης και αξιοποίησης της εφοδιαστικής αλυσίδας NEMO SCM. Βαρύνοντα ρόλο στην ανάπτυξη είχαν η γνώση των ιδιαίτερων απαιτήσεων των ελληνικών επιχειρήσεων και η ανάγκη διατήρησης του απαιτούµενου από τις επιχειρήσεις κόστους επένδυσης σε προσιτά επίπεδα. Tο NEMO SCM είναι µια ώριµη τεχνολογικά και λειτουργικά εφαρµογή που λειτουργεί µε επιτυχία σε επιχειρήσεις διαφόρων κλάδων (τροφίµων, µεταλλουργίας, ηλεκτρονικού/ηλεκτρολογικού υλικού, ανταλλακτικών, θέρµανσης/ψύξης, εµπορίας και διανοµών). Αναγνωρίζοντας ότι οι επιχειρήσεις επιδιώκουν την αξιοποίηση νέων πληροφοριακών συστηµάτων µε τη µικρότερη θυσία σε χρόνο, ανθρώπινους πόρους και αλλαγές στις διαδικασίες, το NEMO SCM αναπτύχθηκε ως αυτόνοµο (stand alone) σύστηµα. Έτσι συνεργάζεται άψογα τόσο µε το σύστηµα διαχείρισης και αξιοποίησης επιχειµατικών πόρων Momentum ERP της Logismos, όσο και µε άλλα αντίστοιχα Ελληνική και διεθνή συστήµατα επιχειρηµατικού λογισµικού. «Τρέχοντας µε την όπισθεν» Η εφοδιαστική αλυσίδα λειτουργούσε στο παρελθόν, και συνεχίζει να λειτουργεί σε πολλές περιπτώσεις στον Ελληνικό χώρο, χωρίς ιδιαίτερα προβλήµατα είτε µε την συνολική απουσία είτε µε την χρήση κάποιου πληροφοριακού συστήµατος «γενικών καθηκόντων». Η εύλογη απορία των επιχειρήσεων είναι «Γιατί να επενδύσω σε ένα πληροφοριακό σύστηµα SCM, αφού η εφοδιαστική αλυσίδα µου λειτουργεί σωστά και αποδοτικά;» Γιατί στα πλαίσια της εξεύρεσης της «χρυσής τοµής», η εφοδιαστική αλυσίδα µπορεί να λειτουργεί άψογα µε την τήρηση διαδικασιών, την αυξηµένη χρήση των ανθρώπινων πόρων και τη διάσπαρτη αποθήκευση στοιχείων, σε αντιστάθµισµα της µειωµένης χρήσης (ή χρηστικότητας) των πληροφοριακών συστηµάτων. Έτσι η ερώτηση είναι δυνατό να αντιστραφεί «Γιατί να ξοδεύω σε ανθρώπινους πόρους, όταν µπορώ να εξοικονοµήσω κεφάλαιο µε τη χρήση ενός SCM;» Τα συνήθη προβλήµατα που προκύπτουν είναι: 1. Ανακριβή στοιχεία για τα διαθέσιµα φυσικά αποθέµατα. Αναζητούµε να βρούµε 15 τεµάχια από κάποιο είδος υλικό και βρίσκουµε µόνο 12, όταν πιστεύουµε ότι υπάρχουν διαθέσιµα Ανεπαρκής έλεγχος των φυσικών αποθεµάτων. Αδυναµία πραγµατοποίησης δειγµατοληπτικών ελεγκτικών απογραφών κατά τη διάρκεια του οικονοµικού έτους. υνατότητα πραγµατοποίησης µόνο µίας ετήσιας απογραφής στο τέλος της οικονοµικής χρήσης της επιχείρησης µε αποτέλεσµα την ανακάλυψη πιθανώς σηµαντικών διαφορών που προέρχονται από λάθη που έγιναν κατά τη διάρκεια του έτους. Υπεραποθεµατοποίηση ή έλλειψη σε σχέση µε τις ανάγκες επιθυµίες της επιχείρησης µε άµεσα αποτελέσµατα το υψηλό κόστος τήρησης περιττών αποθεµάτων ή χαµένες πωλήσεις. 2

3 3. Άσκοπες αναζητήσεις ειδών προς εκτέλεση παραγγελιών ή εντολών παραγωγής και χαµηλή παραγωγικότητα. Η παραγγελία είναι έτοιµη προς εκτέλεση, αλλά ο αποθηκάριος δε θυµάται ότι έχει ένα είδος σε δύο σηµεία και ψάχνει να βρει τα τεµάχια που του λείπουν. Χαµένες ανθρωποώρες για µη παραγωγικές εργασίες. 4. Αργές διαδικασίες χειρισµού των παραλαβών. Η φυσική παραλαβή πραγµατοποιείται µε βάση τα συνοδευτικά παραστατικά και όχι µε βάση τις αρχικά παραγγελθείσες ποσότητες. Οι παρεληφθείσες ποσότητες συσχετίζονται εκ των υστέρων και χειρονακτικά µε τις παραγγελθείσες ποσότητες. Οι εργαζόµενοι ψάχνουν για διαθέσιµα κενά σηµεία αποθήκευσης κατά την παραλαβή. 5. Αναποτελεσµατικότητα εκτέλεσης µικρών παραγγελιών. Ο εφιάλτης των αποθηκών είναι πολλές παραγγελίες µε µικρές ποσότητες από διαφορετικά σηµεία αποθήκευσης. 6. Λανθασµένη εκτέλεση παραγγελιών µε αποτέλεσµα δυσαρεστηµένους πελάτες και επιστροφές. Αποστολή είτε διαφορετικών ποσοτήτων είτε διαφορετικών ειδών σε σχέση µε αυτά που παραγγέλθηκαν, είτε διαφορετική χρέωση είδους σε σχέση µε το αποσταλµένο, είτε αποστολή παραγγελίας άλλου πελάτη σε άλλον. Έκδοση εσφαλµένων παραστατικών. 7. Αδυναµία ιχνηλασιµότητας συγκεκριµένης παρτίδας είδους. Τα παράπονα ενός πελάτη για προβληµατική παρτίδα δεν µπορούν να αξιοποιηθούν για την ανάκληση της προβληµατικής παρτίδας από όλους τους πελάτες που παρέλαβαν τη συγκεκριµένη παρτίδα. Ταυτόχρονα δεν µπορεί να βρεθεί η πληροφορία σχετικά µε το ποιες παρτίδες πρώτων υλών χρησιµοποιήθηκαν στην παραγωγή της προβληµατικής παρτίδας. 8. Αυξηµένο κόστος λόγω υποχρεωτικής καταστροφής ληγµένων προϊόντων, στα οποία δεν ακολουθήθηκε η κατάλληλη µέθοδος τήρησης αποθεµάτων και διακίνησης (FIFO, FEFO, κλπ). Όταν διαπιστώνεται το πρόβληµα ήδη είναι πολύ αργά για να διορθωθεί. 9. ιαφοροποίηση του προϊόντος ανάλογα µε τις απαιτήσεις του πελάτη. Μπορεί ο πελάτης να έχει πάντα δίκιο, αλλά αποβαίνει σε βάρος του κόστους και του χρόνου της παραγωγής για την υλοποίηση των ιδιαιτεροτήτων του πελάτη στην εµφάνιση, στα υλικά ή στη συσκευασία του είδους. Ανάγκες χειριστών Αντιµέτωποι καθηµερινά οι χειριστές µε τα παραπάνω προβλήµατα, διαπιστώθηκε έπειτα από συζητήσεις και αναλύσεις ότι επιζητούσαν τα παρακάτω από να σύστηµα πληροφορικής : 1. Να ξέρουν µε ακρίβεια τα είδη και τις ποσότητες που υπάρχουν αποθηκευµένα και διαθέσιµα, ανεξάρτητα από τη λογιστική παρακολούθηση των αποθεµάτων. 2. Να υπάρχει δυνατότητα υποστήριξης καθηµερινών δειγµατοληπτικών απογραφών µε την ανάλωση του ελάχιστου δυνατού χρόνου από πλευράς προσωπικού για την υλοποίηση της απογραφής. Αποθέµατα βέλτιστης ποσότητας ανάλογα µε τη ζήτηση, βάσει προβλέψεων ή στατιστικών στοιχείων και τον καθορισµό ορίων. 3. Ο αποθηκάριος να «οδηγείται» στο σωστό σηµείο συλλογής των ειδών βάσει προκαθορισµένων κανόνων. 3

4 4. Οι παραλαβές να πραγµατοποιούνται σε συνάφεια µε τις αρχικές παραγγελίες προµήθειας και µε τοποθετήσεις σε κενά σηµεία που προτείνει το σύστηµα, βάσει προκαθορισµένων κανόνων, µε ευελιξία ή δέσµευση στην τήρηση της πρότασης. 5. Ο κατάλογος συλλογής να προσδιορίζεται εύκολα και γρήγορα τόσο αναλυτικά όσο και/ή συγκεντρωτικά και να εκτυπώνεται σε λίστα ή να εµφανίζεται στην οθόνη του φορητού τερµατικού επιλεγµένου χειριστή. Η συλλογή των ειδών να πραγµατοποιείται µε συνοπτικές διαδικασίες (barcode scanning). Εποµένως, µε κατάλληλη προσαρµογή και των διαδικασιών συλλογής και συσκευασίας, οι µικρές παραγγελίες σηµαίνουν και µικρότερο χρόνο υλοποίησης αλλά και ελάττωση σφαλµάτων. 6. Να υπάρχει η δυνατότητα τόσο η ταυτοποίηση του είδους, όσο και η αποστολή του στο σωστό πελάτη να πραγµατοποιείται µε απλές κινήσεις και βάσει µοναδικών χαρακτηριστικών, ώστε να εξαλειφθεί η περίπτωση λάθους. 7. Να είναι δυνατή η ανάκληση όλων των απεσταλµένων ποσοτήτων της συγκεκριµένης παρτίδας στο οποιοδήποτε µήνυµα πελάτη για προβληµατική παρτίδα, καθώς και η ανεύρεση των αντίστοιχων προµηθευτών βάσει των παρεληφθέντων παρτίδων που χρησιµοποιήθηκαν για την παραγωγή των προβληµατικών προϊόντων. 8. Να είναι δυνατή η εφαρµογή της επιθυµητής µεθόδου τήρησης και διακίνησης αποθεµάτων και οι τυχόν υπερβάσεις της µεθόδου αυτής να γίνονται εν γνώσει των χειριστών, µε άµεση επαναφορά στη µέθοδο στην επόµενη συλλογή. 9. Γνωρίζοντας εκ των προτέρων ποια παρτίδα είδους παράγεται για συγκεκριµένο πελάτη µε ιδιαιτερότητες (make to order) να διαφοροποιείται βάσει προκαθορισµένων χαρακτηριστικών η συσκευασία ή τα υλικά. Επιπρόσθετα σε περίπτωση παραγωγών αποθέµατος (make to stock) να είναι δυνατή η εύρεση των παρτίδων που έχουν συγκεκριµένα χαρακτηριστικά και καλύπτουν τις ιδιαιτερότητες ενός πελάτη. Τα βήµατα προς την ευελιξία Το σύστηµα NEMO SCM µε στόχο την αποτελεσµατικότερη ικανοποίηση του πελάτη, υλοποιεί τις προαναφερθείσες απαιτήσεις των χειριστών και ταυτόχρονα µειώνει το κόστος σε όλα τα στάδια της εφοδιαστικής αλυσίδας. Συγκεκριµένα: 1. Εντατικοποιεί τις λειτουργίες της αποθήκης, µε καλύτερο έλεγχο στην κίνηση και την αποθήκευση των ειδών εντός των αποθηκευτικών χώρων, οπότε µεγιστοποιείται η αποτελεσµατικότητα της λήψης και αποστολής από αυτές. Άσχετα µε το αν ακολουθείται δοµηµένος ή χαοτικός τρόπος τοποθέτησης των ειδών στις αποθηκευτικές θέσεις, το NEMO SCM καταγράφει µε ακρίβεια που τοποθετήθηκε τι, προσφέροντας ακριβή στοιχεία προς τους χειριστές σχετικά µε την διαδροµή που ακολούθησε ένα είδος από την στιγµή της παραλαβής από τον προµηθευτή του µέχρι την στιγµή της αποστολής του προς τον πελάτη. 4

5 Εικόνα 1 : Κίνηση αποθήκης µε παρτίδες Η καταγραφή των απαιτούµενων πληροφοριών πραγµατοποιείται µε τον συνδυασµό τεχνικών γραµµοκώδικα, ασύρµατων ή ενσύρµατων τερµατικών καταγραφής και απλοποιηµένων λειτουργιών καταγραφής δεδοµένων προσαρµοσµένων στις ιδιαιτερότητες των επιχειρήσεων. Εικόνα 3 : Καρτέλα είδους Εικόνα 2 : Υπόλοιπα παρτίδων 2. Παρέχει διαφανή και ακριβή στοιχεία των αποθεµάτων. Το προσωπικό της διεύθυνσης πωλήσεων έχει πρόσβαση σε ακριβείς πληροφορίες διαθέσιµου αποθέµατος µε συνέπεια την ορθή και γρήγορη ενηµέρωση των πελατών όσον αφορά τη διαθεσιµότητα (παρούσα και µελλοντική) των ειδών. Το προσωπικό της αποθήκης µπορεί να εντοπίσει τα απαιτούµενα είδη γρήγορα και εύκολα. Τέλος, το προσωπικό της διεύθυνσης προµηθειών έχει πρόσβαση σε ακριβή δεδοµένα σε πραγµατικό χρόνο ώστε το απόθεµα να παραµένει στα επιτρεπτά επίπεδα και να ελαχιστοποιείται το κόστος χειρισµού του. 5

6 Εικόνα 3 : Έλεγχος επάρκειας είδους Εικόνα 4 : Συνολικό απόθεµα είδους µε ανάλυση χαρακτηριστικών 3. Μειώνει το κόστος αποθήκευσης και βελτιώνει την εξυπηρέτηση των πελατών επιταχύνοντας τη διαδικασία χειρισµού των παραγγελιών. Για να διατηρηθεί το κόστος διανοµής σε χαµηλά επίπεδα και παράλληλα να µεγιστοποιείται η ικανοποίηση των πελατών, είναι πολύ σηµαντικό να ακολουθείται µια ταχεία διαδικασία χειρισµού παραγγελιών. Οι διαδικασίες άµεσης τοποθέτησης και συλλογής διευκολύνουν το γρήγορο χειρισµό και αποστολή των εµπορευµάτων. Όταν πρέπει να συλλεχθεί ποσότητα ενός είδους, ο χειριστής κατευθύνεται στην ακριβή τοποθεσία του. Αντίστοιχα, όταν παραλαµβάνονται είδη για τοποθέτηση, υποδεικνύεται η καταλληλότερη θέση αποθήκης. Έτσι µειώνεται η χρονική ανοχή µεταξύ της ηµεροµηνίας της παραγγελίας και της εκτέλεσής της (lead time) και αυξάνεται η συνολική αποδοτικότητα και ακρίβεια των διαδικασιών λήψης και διανοµής, χωρίς λάθη. 4. Βελτιστοποιεί τη χωροταξία της αποθήκης ώστε να γίνεται εκµετάλλευση του αποθηκευτικού χώρου στο έπακρον και ανά πάσα στιγµή να είναι γνωστή η θέση αποθήκευσης συγκεκριµένης παρτίδας του κάθε είδους. Πρόνοια έχει ληφθεί και για την αναπλήρωση της θέσης αποθήκης, µε σκοπό τα είδη να βρίσκονται στην καλύτερη θέση για συλλογή. Προτείνεται η αναπλήρωση των θέσεων αποθηκών µε υψηλότερη ταξινόµηση µε είδη από τις αποθήκες µε χαµηλότερη ταξινόµηση, αυξάνοντας έτσι την αποδοτικότητα όλων των αποθηκών. Οι χώροι συλλογής µε προτεραιότητα καλύπτονται πάντα, οπότε δε χάνεται χρόνος λόγω αναποτελεσµατικών διαδροµών συλλογής. 5. Απλοποιεί την διαδικασία φυσικών παραλαβών ώστε να ελαχιστοποιείται ο απαιτούµενος χρόνος, να µειώνονται τα σφάλµατα και να καταγράφονται οι απαραίτητες ποιοτικές πληροφορίες. Εφόσον τα παραληφθέντα είδη δεν φέρουν ετικέτες που να πληρούν τις απαιτήσεις πληροφόρησης (ποιοτικά και ποσοτικά χαρακτηριστικά, παρτίδα είδους, κλπ), σηµαίνονται κατάλληλα και µε βάση τους κανόνες που θέτει η διεύθυνση ποιότητας. Τα παραληφθέντα είδη καταµετρούνται µε απλοποιηµένες λειτουργίες και συγκρίνονται άµεσα µε τις αρχικές παραγγελίες 6

7 προµήθειας, βελτιώνοντας την διαδικασία οριστικοποίησης και τελικής λογιστικοποίησης των προµηθειών. Εικόνα 5 : Σύγκριση αποτελεσµάτων παραλαβών 6. Επιτρέπει τον συστηµατικό δειγµατισµό των ταχυκίνητων ειδών µέσω περιοδικών απογραφών και τον εντοπισµό και την διόρθωση σφαλµάτων στην αποθήκη ή/και στο λογιστήριο. Τηρείται ιστορικό αρχείο όλων των πραγµατοποιηθέντων κινήσεων ώστε να είναι δυνατός ο εντοπισµός των υπευθύνων καθώς και της λανθασµένης χρήσης του συστήµατος. Προσφέρει τις απαραίτητες πληροφορίες προς το ERP των επιχειρήσεων για την ευκολότερη και ορθότερη ολοκλήρωση των διαδικασιών που πραγµατοποιούνται σε αυτά (έκδοση απαραιτήτων παραστατικών, έλεγχος αποκλίσεων αποθεµάτων, κλείσιµο µήνα/έτους, κλπ). ικόνα 6 : Απογραφή Εικόνα 7 : ιαφορές φυσικών απογραφών Εικόνα 8 : Σύγκριση λογιστικού και φυσικού υπολοίπου 7

8 7. Η χρήση barcode τόσο για την ταυτοποίηση του είδους (ΕΑΝ 8/13/14), όσο και για τις πληροφορίες που συνοδεύουν συγκεκριµένη συσκευασία ή παρτίδα (ΕΑΝ 128), βοηθά στη γρήγορη και κυρίως χωρίς λάθη τοποθέτηση και συλλογή. Για τον ίδιο σκοπό µπορεί να χρησιµοποιηθούν και η µοναδική αρίθµηση συσκευασιών αποθήκευσης (SSCC), µε δυνατότητα ανάκτησης όχι µόνο των πληροφοριών που την αφορούν, αλλά και για την µεταγενέστερη παρακολούθηση της κίνησης της (από τη δηµιουργία της ως την αποστολή της σε πελάτη). Εικόνα 9 : Ετικέτα συσκευασίας ΕΑΝ-128 µε απεικόνιση SSCC και χρήση AI Εικόνα 10 : Ετικέτα είδους µε ενσωµατωµένο γραµµικό σχέδιο ή φωτογραφία 8

9 Η κατάσταση µετά: διαδικασίες και πληροφόρηση Επιγραµµατικά το πληροφοριακό σύστηµα NEMO SCM εφοδιαστικής αλυσίδας ως εξής : ολοκληρώνει τις διαδικασίες της ιαδικασία Πραγµατοποιούµενες ενέργειες συλλεγόµενες πληροφορίες 1 Απογραφή 1.1 Αρχική φυσική απογραφή Μερική ή συνολική χωροθετική καταγραφή ποσοτικών και ποιοτικών δεδοµένων µε την χρήση φορητών ασύρµατων και/ή ενσύρµατων αναγνωστών γραµµοκώδικα 1.2 ηµιουργία αρχικού διαθέσιµου αποθέµατος Αυτόµατη ή χειροκίνητη λειτουργία και βάσει της παραµετροποίησης των αποθηκευτικών θέσεων. 1.3 έσµευση ακαταλλήλων προς διάθεση, υπό έλεγχο, προς καταστροφή, κλπ Ποιοτικά χαρακτηριστικά, οµαδοποιήσεις, αιτίες δέσµευσης, κλπ. 1.4 Προαιρετική ενηµέρωση ERP Υπό έγκριση λογιστικό απόθεµα. 2 Εισαγωγές 2.1 Παραγγελία αγοράς Πρόταση ειδών και ποσοτήτων προς παραγγελία ηµιουργία πρότασης βάσει παραµέτρων, αποδοχή πρότασης, επιλεκτική εισαγωγή ή διαγραφή είδους και ποσότητας, επιλεκτική µεταβολή προτεινόµενης ποσότητας, επιλεκτική αντικατάσταση µε παρόµοιο είδος (βάσει αντιστοίχων ειδών) εσµεύσεις παραγγελόµενων ποσοτήτων για συγκεκριµένο πελάτη Ετικέτες σήµανσης ανάλογα µε της απαιτήσεις σε πληροφόρηση Αυτόµατα και/ή χειροκίνητα βάσει ζήτησης, ποιοτικών χαρακτηριστικών, κλπ. υναµική µορφοποίηση και απεικόνιση επιλεγµένων πληροφοριών µε χρήση γραµµοκώδικα και δεικτών εφαρµογής (Application Identifiers, AI) Ποσοτική και ποιοτική καταγραφή παραλαβής Καταγραφή ποσοτικών και ποιοτικών δεδοµένων µε την χρήση φορητών ασύρµατων και/ή ενσύρµατων αναγνωστών γραµµοκώδικα Πρόταση τοποθέτησης βάσει δοµηµένου και/ή χαοτικού µοντέλου Έκδοση καταλόγου τοποθέτησης και επιβεβαίωση τοποθέτησης Αυτόµατη και/ή χειροκίνητη πρόταση τοποθέτησης βάσει διαθέσιµων χώρων και/ή οργάνωσης αποθηκευτικών θέσεων. ηµοσίευση και/ή ανάθεση καταλόγου τοποθέτησης σε χειριστές. Επιβεβαίωση τοποθετήσεων µε την χρήση φορητών ασύρµατων και/ή ενσύρµατων αναγνωστών γραµµοκώδικα Ενηµέρωση φυσικής αποθήκης Οριστικοποίηση κινήσεων τοποθέτησης και αυτόµατη ενηµέρωση αποθέµατος Αποκλίσεις παραγγελίας φυσικής παραλαβής. Συγκριτικός κατάλογος αποκλίσεων ανά παραγγελία αγοράς και επί του συνόλου των φυσικών παραλαβών που σχετίζονται µε αυτές. 9

10 2.1.9 Ενηµέρωση ERP Προαιρετική ενηµέρωση ή δηµιουργία παραγγελίας αγοράς. Έκδοση σχετικών παραστατικών (εφόσον απαιτούνται). Λογιστικοποίηση παραλαβής. 2.2 Επιστροφή από πελάτη παραγωγή Εκτέλεση των ενεργειών έως και Παραγωγές Εκτέλεση των ενεργειών έως και Έµφαση στην καταγραφή των ποιοτικών χαρακτηριστικών των παραλαµβανοµένων ειδών. Κατάλληλη τοποθέτηση των ειδών σε αποθηκευτικές θέσεις ανάλογα µε την αιτία επιστροφής. Έµφαση στην καταγραφή των ποιοτικών χαρακτηριστικών των παραλαµβανοµένων ειδών. Κατάλληλη τοποθέτηση των ειδών σε αποθηκευτικές θέσεις ανάλογα µε την ύπαρξη σχετικών δεσµεύσεων. 3. Εξαγωγές 3.1 Παραγγελία πωλήσεων Πρόταση δέσµευσης ποσοτήτων Αυτόµατη και/ή χειροκίνητη πρόταση ανά παραγγελόµενο είδος βάσει ζήτησης, ποιοτικών χαρακτηριστικών, διαθέσιµου αποθέµατος, αναµενόµενων παραγωγής και προµήθειας. Αυτόµατη ή χειροκίνητη δηµιουργία δέσµευσης σε ήδη υπάρχουσα παραγγελία αγοράς ή δηµιουργία νέας. Αυτόµατη ή χειροκίνητη δηµιουργία δέσµευσης σε ήδη υπάρχουσα εντολή παραγωγής ή πρόταση νέας. υνατότητα µείωσης και/ή διαγραφής και/ή µετακίνηση της δέσµευσης µεταξύ αποθέµατος και παραγγελίας αγοράς ή εντολή παραγωγής. υνατότητα αντικατάστασης µε παρόµοιο είδος (βάσει αντιστοίχων ειδών) έσµευση και έλεγχος δεσµευµένων ειδών Αυτόµατη και/ή χειροκίνητη βάσει ζήτησης, ποιοτικών χαρακτηριστικών, διαθέσιµου αποθέµατος, αναµενόµενων παραγωγής και προµήθειας ροµολόγηση παραγγελιών Αυτόµατη και/ή χειροκίνητη δηµιουργία δροµολογίου µε συγκέντρωση των παραγγελιών που αφορούν. Έλεγχος και πρόταση χρήσης οχήµατος βάσει ογκοµετρικών παραµέτρων και συνολικού βάρους παραγγελιών. Παρακολούθηση εκτέλεσης δροµολογίου. Ενηµέρωση ηλεκτρονικού βιβλίου οχήµατος. 10

11 3.1.4 Κατάλογος συλλογής Συγκεντρωτικός και/ή αναλυτικός βάσει δροµολογίων, δεσµεύσεων, παλαιότητας αποθέµατος, ηµεροµηνιών λήξης, µεθόδου εξυπηρέτησης πελάτη, κλπ. Ανάθεση καταλόγου σε χειριστές Συσκευασία και φόρτωση Επιβεβαίωση συγκεντρωτικών και/ή αναλυτικών καταλόγων συλλογής µε την χρήση φορητών ασύρµατων και/ή ενσύρµατων αναγνωστών γραµµοκώδικα. Έκδοση απαραιτήτων ετικετών συσκευασίας και φόρτωσης. Καταγραφή φορτωθέντων ανά όχηµα Ενηµέρωση φυσικής αποθήκης Οριστικοποίηση κινήσεων συλλογής και αυτόµατη ενηµέρωση αποθέµατος Αποκλίσεις παραγγελίας συλλογής Συγκριτικός κατάλογος αποκλίσεων ανά παραγγελία πώλησης και επί του συνόλου των συλλογών που σχετίζονται µε αυτές Ενηµέρωση ERP Προαιρετική ενηµέρωση ή δηµιουργία παραγγελίας πώλησης. Έκδοση σχετικών παραστατικών (εφόσον απαιτούνται). Λογιστικοποίηση πώλησης. 3.2 Επιστροφές προς προµηθευτές Εκτέλεση των ενεργειών µέχρι και Έµφαση στην καταγραφή των ποιοτικών χαρακτηριστικών των επιστρεφόµενων ειδών. Συλλογή ειδών από αποθηκευτικές θέσεις ανάλογα µε την ύπαρξη σχετικών δεσµεύσεων. 3.3 Παροχή α και β υλών ιαχείριση εντολών παραγωγής Αναλυτικά ή συγκεντρωτικά βάσει προγραµµατισµού που έχει ορισθεί στο MRP εσµεύσεις υλικών Αυτόµατη και/ή χειροκίνητη βάσει απαιτήσεων, ποιοτικών χαρακτηριστικών, διαθέσιµου αποθέµατος, αναµενόµενων προµήθειας και παραγωγής Πρόταση συλλογής υλικών Συγκεντρωτικός και/ή αναλυτικός βάσει ηµεροµηνίας εκτέλεσης εντολής παραγωγής, δεσµεύσεων, παλαιότητας αποθέµατος, ηµεροµηνιών λήξης, κλπ. Εκτύπωση και ανάθεση καταλόγου σε χειριστές Καταγραφή αναλωθέντων ειδών Χειροκίνητη καταγραφή αναλωθέντων ειδών ανά εντολή παραγωγής και παραγόµενο Εκτέλεση των ενεργειών µέχρι και Οριστικοποίηση κινήσεων τοποθέτησης και αυτόµατη ενηµέρωση αποθέµατος. Έµφαση στην καταγραφή των ποιοτικών χαρακτηριστικών των ειδών που παρέχονται. Σύγκριση αποκλίσεων µεταξύ θεωρητικών αναλώσεων και καταγεγραµµένων παροχών. 11

12 Με όχηµα την πληροφόρηση Στη συνέχεια παρατίθενται στοιχεία από την εφαρµογή των παραπάνω διαδικασιών του συστήµατος διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας NEMO SCM σε παραγωγική επιχείρηση του κλάδου τροφίµων. Οι αποθηκευτικοί χώροι της επιχείρησης είναι νέας δόµησης, µε ράφια διαφόρων τύπων και λειτουργιών τοποθετηµένα σε αυτές και µε τις απαραίτητες ράµπες φόρτωσης και παραλαβής. Έχουν εµβαδόν m 2 και συνορεύουν µε τον χώρο παραγωγής, επιβάλλοντας την εµπλοκή και των χειριστών του τµήµατος παραγωγής. Το συνολικό πλήθος των εµπλεκοµένων χειριστών ανέρχεται σε 22 άτοµα. Σε καθηµερινή βάση στις αποθήκες της επιχείρησης πραγµατοποιούνται κατά µέσο όρο 250 διακινήσεις, εκ των οποίων οι 90 αποτελούν παραλαβές υλικών και εµπορευµάτων, οι 70 φορτώσεις προς τους πελάτες, οι 30 προς τα υποκαταστήµατα της επιχείρησης, οι 50 για την τροφοδοσία των γραµµών παραγωγής και την παραλαβή των παραχθέντων ειδών, και οι υπόλοιπες αποτελούν διάφορες διακινήσεις (εσωτερικές διακινήσεις, καταστροφές, κλπ) αναγκαίες για την ορθή λειτουργία των αποθηκών. Συνολικά η επιχείρηση διακινεί 1300 κωδικούς ειδών εκ των οποίων 480 είναι προϊόντα και εµπορεύµατα, και τα 820 είναι α και β ύλες. Η παραµετροποίηση του συστήµατος NEMO SCM πραγµατοποιήθηκε από τα εξειδικευµένα µέλη της Logismos και σε συνεργασία µε τις διευθύνσεις αποθηκών, διακίνησης, πωλήσεων, προµηθειών και παραγωγής. Η εκπαίδευση των χειριστών πραγµατοποιήθηκε εξολοκλήρου από τα εξειδικευµένα µέλη της Logismos. Ο απαιτούµενος χρόνος παραµετροποίησης και εκπαίδευσης ανήλθε σε 6 εµβοµάδες. ΜΗ χρήση των εργαλείων συλλογής δεδοµένων, ενηµέρωσης και ελέγχου που εµπεριέχει το σύστηµα NEMO SCM, βοήθησε στην άµεση και εύκολη συλλογή των απαραίτητων πληροφοριών καθώς και στην πραγµατοποίηση ελέγχων αναφορικά µε: Τα παραληφθέντα και τα απεσταλθέντα είδη. Την µοναδικοποίηση των χρησιµοποιούµενων γραµµοκώδικων, σειριακών αριθµών (serial numbers), παρτίδων και SSCC. Τις παραληφθείσες, αποθηκευµένες και απεσταλµένες ποσότητες αλλά και ποιότητες ειδών (παρτίδες, ποιοτικά χαρακτηριστικά, κλπ). Την εξέλιξη των παραγγελιών προµήθειας και πώλησης από την αρχική τους καταχώρηση µέχρι την παραλαβή / αποστολή τους, αντίστοιχα. Την επάρκεια ως προς την εκτέλεση παραγγελιών πωλήσεων αλλά και εντολών παραγωγής σε εύρος ηµεροµηνιών. Την δέσµευση ειδών για συγκεκριµένες αιτίες (ποιοτικά χαρακτηριστικά, πώληση, παρακαταθήκη, προς καταστροφή, δεσµευµένα για ποιοτικό έλεγχο κλπ). Την πληρότητα των αποθηκευτικών θέσεων και κατά επέκταση την διαθεσιµότητα χώρου ανά αποθηκευτική θέση. Τις πραγµατοποιθείσες κινήσεις στην φυσική αποθήκη µε βάση την ιστορικότητά τους. Τις διαφορές µεταξύ φυσικού και λογιστικού αποθέµατος. Την αποτελεσµατικότητα της διαδικασίας δροµολόγησης και την ακριβή καταγραφή των παραδοθέντων ποσοτήτων αλλά και ποιοτήτων. 12

13 Τον ποιοτικό έλεγχο των διακινουµένων ειδών και την τήρηση πληροφοριών απαραιτήτων για την ολική ιχνηλασιµότητα. Θα πρέπει να τονιστεί ότι οι παραπάνω διαδικασίες δεν είναι απαραίτητο να ακολουθούνται όλες. Παραµετρικά προσαρµόζονται και χρησιµοποιούνται ανάλογα µε τη φύση και τις λειτουργίες της εκάστοτε επιχείρησης. Με αυτό τον τρόπο επιτυγχάνεται η προσαρµογή του λογισµικού στις διαδικασίες της επιχείρησης και όχι η συνήθης προσαρµογή της επιχείρησης στο λογισµικό, ελαττώνεται ο χρόνος προσαρµογής των χειριστών και ολοκληρώνεται ευκολότερα το νέο σύστηµα στην επιχείρηση. «Τι µέλλει γενέσθαι;» Στα πλαίσια εξέλιξης του συστήµατος NEMO SCM προβλέπεται η ανάπτυξη των κατάλληλων υποσυστηµάτων για την περαιτέρω αυτοµατοποίηση των παρακάτω διαδικασιών : Συλλογή ποιοτικών δεδοµένων σχετικών µε τις α και β ύλες και προερχόµενες είτε από τους προµηθευτές είτε από ετερόκλητα ηλεκτρονικά µηχανήµατα, και εκµετάλλευση αυτών των πληροφοριών. Αναλυτική καταγραφή χαρακτηριστικών παραγωγής, βάσει των αναλώσεων συγκεκριµένων υλικών και της χρήσης SMART Cards για την παρακολούθηση του αναλισκόµενου χρόνου του ανθρώπινου δυναµικού. Συλλογή και αξιοποίηση ποιοτικών χαρακτηριστικών αποθήκευσης και διακίνησης (θερµοκρασία και υγρασία θαλάµων, χρόνος διακίνησης, κλπ). Άµεση αναγνώριση και γρήγορη καταµέτρηση ειδών κατά την εξαγωγή, εισαγωγή σε υποκατάστηµα, κλπ µε τη χρήση τεχνικών RFIDs. Εξέλιξη της υφιστάµενης επικοινωνίας µε τα συστήµατα των προµηθευτών και των πελατών µε στόχο την πλήρη υιοθέτηση των σχετικών διεθνών προτύπων. Βιβλιογραφία [1] EAN UCC System, General EAN.UCC Specifications, [2] ΕΛΚΕΣΗΠ, [3] Greene J.H., Production & Inventory Control Handbook, 3 rd ed., McGraw-Hill 1997 [4] MRI Research, Achieving Supply Chain Excellence Through Technology, [5] Robeson J.F., Copacino R., The Logistics Handbook. Free Press, [6] Simchi Levi, D., Kaminsky P. και Simchi Levi, E. Designing and Managing the Supply Chain: Concepts, strategies and case studies. Irwin Mc Graw Hill, [7] Strub, J.J., ERP and WMS Co-Existence: When System Worlds Collide. Write Company Plus Inc., [8] Strub, J.J., What You Should Know Before Selecting a WMS. Write Company Plus Inc.,