Με τη συγχρηματοδότηση της Ελλάδας και της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Περιγραφή Διαδικασίας Coaching

Transcript

1 1 Με τη συγχρηματοδότηση της Ελλάδας και της Ευρωπαϊκής Ένωσης Περιγραφή Διαδικασίας Coaching

2 Τι είναι το Coaching; Οι συμμετέχοντες καλούνται να επιλέξουν ένα (1) Θεματικό Πεδίο, το οποίο με την βοήθεια του coach θα «τρέξουν» πιλοτικά στην επιχείρησή τους Οι συμμετέχοντες καλούνται να εκπονήσουν προτάσεις σχετικά με τις πρακτικές Λειτουργικής Ευελιξίας & Οργανωτικής καινοτομίας που θα μπορούσαν να εφαρμοστούν στην επιχείρηση που εργάζονται Οι coaches θα παρέχουν υποστήριξη κατά τη διάρκεια εκπόνησης των προτάσεων με συναντήσεις και επικοινωνία Κάθε coach έχει υπογράψει δήλωση εμπιστευτικότητας Η κυριότητα (ownership) της εφαρμογής του θεματικού πεδίου ανήκει στα στελέχη Στόχος η πρακτική ενασχόληση με το θεματικό πεδίο της επιλογή των στελεχών, ώστε να γίνει εσωτερική διάχυση της γνώσης στην επιχείρηση και στα στελέχη των επιχειρήσεων 2

3 Διάρκεια Coaching H συνολική διάρκεια του coaching είναι περίπου 6 μήνες (δεν περιλαμβάνεται ο μήνας Αύγουστος) Το coaching αναμένεται ότι θα έχει ολοκληρωθεί για όλες τις επιχειρήσεις μέχρι τις 31/12/2014 Σε αυτό το διάστημα θα γίνουν τακτικές επικοινωνίες (ενδεικτικά αναφέρεται 1-2 τον μήνα, δια ζώσης, τηλεφωνικές ή ηλεκτρονικές) 3

4 Τι περιλαμβάνει το coaching σε κάθε επικοινωνία; 4

5 Τι περιλαμβάνει η 1η επικοινωνία; Εισαγωγή - Προσδιορισμός του project - Καταγραφή της υφιστάμενης κατάστασης και καθορισμός των στόχων ΔΙΑ ΖΩΣΗΣ Σκοπός Γνωριμία εκπαιδευτή με το στέλεχος και τον οργανισμό - Προσδιορισμός θεματικού πεδίου - Καταγραφή της υφιστάμενης κατάστασης και καθορισμός των στόχων Ατζέντα Προσδιορισμός του πεδίου εφαρμογής (scope) του project Ανάπτυξη Κανόνων επικοινωνίας, εμπιστευτικότητα Κατανόηση του περιβάλλοντος εργασίας του στελέχους Διερεύνηση στόχων βάσει υφιστάμενης κατάστασης (Ρεαλιστικότητα) Διερεύνηση των στόχων που προσδιορίζουν την Επιτυχία Καταγραφή της υφιστάμενης κατάστασης Ανάλυση χάσματος - Gap Analysis Έντυπα 1. Έντυπο παρακολούθησης 2. Έντυπο Πρακτικών 3. Έντυπο περιγραφής έργου & στόχων 5

6 Τι περιλαμβάνει η 2η επικοινωνία; Αξιολόγηση και επιλογή εναλλακτικών λύσεων -Action plan και Κριτήρια αξιολόγησης του έργου ΔΙΑ ΖΩΣΗΣ Σκοπός Επιλογή της καλύτερης εναλλακτικής λύσης, λαμβάνοντας υπόψη τις ικανότητες, τις γνώσεις, τις αξίες και την κουλτούρα του οργανισμού - Action plan και καθορισμός κριτηρίων αξιολόγησης του έργου Ατζέντα Έντυπα Σχεδιασμός των απαραίτητων παρεμβάσεων για επίτευξη της λύσης προκειμένου να καλυφθούν τα όποια χάσματα του οργανισμού, λαμβάνοντας υπόψη τις ικανότητες, τις γνώσεις, τις αξίες και την κουλτούρα Δημιουργία action plan & σχετικού χρονοδιαγράμματος υλοποίησης Για την αποτίμηση της υλοποίηση του project, σε αυτό το στάδιο συμφωνούνται τα κριτήρια αξιολόγησης ολοκλήρωσης του έργου 1. Έντυπο παρακολούθησης 2. Έντυπο πρακτικών 3. Έντυπο Action plan 6

7 Τι περιλαμβάνουν οι υπόλοιπες επικοινωνίες; Follow - up και αντιμετώπιση προβλημάτων Σκοπός Παρακολούθηση εξέλιξης του έργου και αντιμετώπιση προβλημάτων Ατζέντα Παρακολούθηση (follow up) με τους συμμετέχοντες για την πορεία του project. Η ανασκόπηση της πορείας των ενεργειών γίνεται για τον εντοπισμό παρεμβάσεων στο action plan που θα συμβάλλουν στην επιτυχή υλοποίηση του έργου. Υποστήριξη στην διαχείριση της αλλαγής και στα διορθωτικά μέτρα για την αντιμετώπιση των κινδύνων. Έντυπα 1. Έντυπο παρακολούθησης 2. Έντυπο πρακτικών 3.Follow up action plan 7

8 Τι περιλαμβάνει η τελευταία επικοινωνία; Αξιολόγηση/ αποτίμηση του έργου/ Next Steps ΔΙΑ ΖΩΣΗΣ Σκοπός Παρακολούθηση εξέλιξης του έργου και αντιμετώπιση προβλημάτων Ατζέντα Αξιολόγηση του έργου αλλαγής και Τελική Αναφορά Αξιολόγηση του έργου του coaching (κατά πόσο βοήθησε στην επίτευξη των στόχων του) Έντυπα 1. Έντυπο παρακολούθησης 2. Έντυπο πρακτικών 3.Follow up action plan 4. Αξιολόγηση έργου coaching 5. Τελική αναφορά έργου 8

9 Συμπληρώνονται και παρακολουθούνται 6 Έντυπα Παρακολούθησης 9

10 1. Έντυπο παρακολούθησης ΕΝΤΥΠΟ ΠΑΡ 1: ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ Συμπληρώνεται μετά από κάθε επικοινωνία (δια ζώσης ή τηλεφωνική) Αποστέλλεται μετά από κάθε συνάντηση στον project Manager του έργου (κο Λ. Βασιλειάδη), από τον coach Υπογράφεται στο τέλος του έργου από τα 2 μέρη ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΘΕΜΑΤΙΚΟ ΠΕΔΙΟ COACH ΣΤΕΛΕΧΟΣ # Συνάντησης Ημερομηνία Ώρα Τόπος συνάντησης Τρόπος επικοινωνίας Διάρκεια, / /2014 Ονοματεπώνυμο Υπογραφή coach Ονοματεπώνυμο / Υπογραφή στελέχους 10

11 2. Έντυπο Πρακτικών ΕΝΤΥΠΟ ΠΑΡ. 2: ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΘΕΜΑΤΙΚΟ ΠΕΔΙΟ Μήνας / Συνάντηση Θέματα που συζητήθηκαν Συμπληρώνεται από το στέλεχος μετά το τέλος κάθε συνάντησης Αποστέλλεται στον coach Επόμενες ενέργειες Στέλεχος Coach 11

12 3. Έντυπο περιγραφής έργου & στόχων Θεματικό Πεδίο: ΕΝΤΥΠΟ ΠΑΡ 3 : ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΡΓΟΥ & ΣΤΟΧΩΝ Συμπληρώνεται από το στέλεχος με το τέλος της 1 η συνάντησης και γίνεται review από τον coach Coach Στέλεχος Επιχείρηση Περιγραφή πρότασης Πεδίο Εφαρμογής (Οργανογραμματικός τομέας - Γεωγραφική Διάσταση) Αναμενόμενα οφέλη Πιθανοί μετρήσιμοι στόχοι Κρίσιμα σημεία επιτυχίας Σημειώσεις Coach, / /

13 4. Έντυπο action plan ENTYPO ΠΑΡ. 4 : ΑCTION PLAN Συμπληρώνεται από το στέλεχος στην 2 η συνάντηση και παρακολουθείται σε όλες τις υπόλοιπες συναντήσεις Γίνεται review από τον coach Coach Στέλεχος Επιχείρηση ΘΕΜΑΤΙΚΟ ΠΕΔΙΟ 1 Month 2 Month 3 Month 4 Month 5 Month 6 Month Status # Tasks Responsible Έναρξη Λήξη Διάρκεια Progress ,00% ,00% ,00% ,00% ,00% ,00% ,00% ,00%

14 5. Έντυπο Αξιολόγησης coaching Είναι το έντυπο στο οποίο αξιολογείται η συνολική απόδοση του μηχανισμού coaching Συμπληρώνεται από το στέλεχος στην τελευταία συνάντηση Γίνεται review από τον coach Αποστέλλεται στον project manager του έργου (κο Λ. Βασιλειάδη) Είναι υπό διαμόρφωση 14

15 6. Έντυπο Τελικής Αναφοράς Έργου Είναι το έντυπο όπου περιγράφονται συνοπτικά τα αποτελέσματα του έργου & της γνώσης που αποκτήθηκε Στόχος να προκύψουν: Οι Καλές Πρακτικές (Best Practices) Οι δυσκολίες σχεδιασμού και εφαρμογής Συμπληρώνεται από το στέλεχος στην τελευταία συνάντηση Γίνεται review από τον coach Αποστέλλεται στον project manager του έργου (κο Λ. Βασιλειάδη) Είναι υπό διαμόρφωση 15

16 Με ποιο τρόπο βεβαιώνεται η ενασχόληση του στελέχους στο πρόγραμμα; Τα στελέχη που ολοκληρώσουν τη θεωρητική παρακολούθηση και την πρακτική εφαρμογή δράσεων (Coaching) στο Θεματικό πεδίο της επιλογής τους, θα λάβουν με το τέλος του coaching, Βεβαίωση Παρακολούθησης και Εφαρμογής του Προγράμματος. Για το προσεχές διάστημα τα στελέχη μπορούν να επικοινωνούν με τον coach που θα αναλάβει το θεματικό πεδίο της επιλογής τους, καθώς και με τον Project Manager του έργου κο Λευτέρη Βασιλειάδη (στοιχεία επικοινωνίας , για οποιοδήποτε σχετικό θέμα. 16

17 Η επιλογή του Θεματικού Πεδίου καταγράφεται στην παρούσα εκδήλωση βάση της φόρμας που σας έχει δοθεί, εφόσον έχετε ήδη αποφασίσει το θεματικό πεδίο. Εναλλακτικά, έχετε δυνατότητα να συμπληρώσετε ηλεκτρονικά το θεματικό πεδίο της επιλογής σας. Οι coaches θα επικοινωνήσουν μαζί σας το προσεχές διάστημα Θέση στην επιχείριση Eπιχείριση ΕΝΤΥΠΟ ΠΑΡ. 01/1: ΕΠΙΛΟΓΗ ΘΕΜΑΤΙΚΟΥ ΠΕΔΙΟΥ (ΑΠΟ ΠΥΛΩΝΕΣ 1 & 3) Ονοματεπώνυμο Τηλέφωνα Επικοινωνίας Προσαρμογή της ποιότητας εργασίας στις μεταβολές της ζήτησης Εναλλαγή ρόλων και θέσεων μέσα στην ίδια την επιχείρηση (Job Rotation) Ανάληψη πολλαπλών, νέων ή συνθετότερων καθηκόντων (Multitasking, Polyvalence) Διαχείριση χρόνου εργασίας (πχ Ωράριο εργασίας, βαρδεολόγια κλπ) Επαγγελματική κατάρτιση και βελτίωση δεξιοτήτων Τηλεργασία ΘΕΜΑΤΙΚΑ ΠΕΔΙΑ (Επιλέξτε 1 Θεματικό Πεδίο) Καινοτομία στην οργάνωση εργασίας Διατμηματική Ομάδα Εργασίας (Cross-Functional Team) (πχ Project team) Καινοτομία στην οργανωτική & λειτουργική δομή με έμφαση στην μείωση των ιεραρχικών επιπέδων Συμβουλευτική από τους εργαζόμενους (Regular Individual Consultation) Αυτόνομες ομάδες εργασίας (Autonomous Work Teams) ΛΟΓΟΙ ΕΠΙΛΟΓΗΣ (Καταγραφή των σημαντικότερων λόγων για την επιλογή του συγκεκριμένου θεματικού πεδίου) (Προαιρετικό Πεδίο) ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ (Επιπλέον σχόλια) 17

18 Με τη συγχρηματοδότηση της Ελλάδας και της Ευρωπαϊκής Ένωσης ΕΥΧΑΡΙΣΤΟΥΜΕ 18