ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΗΚΗΣ- ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΡΟΤΥΠΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ

Transcript

1 ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΑΒΑΛΑΣ ΤΜΗΜΑ: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΕΠΙΒΛΕΠΟΝ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ: ΠΑΠΑΝΤΟΠΟΥΛΟΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΗΚΗΣ- ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΡΟΤΥΠΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΜΑΡΙΝΟ ΣΥΛΒΙΑ Α.Ε.Μ. : 688 ΧΡΙΣΤΟΔΟΥΛΟΥ ΣΤΕΛΛΑ Α.Ε.Μ. : 811 ΚΑΒΑΛΑ 2007

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1ο ΜΕΡΟΣ Εισαγωγή 3 σελ 1ο Κεφάλαιο Έλεγχος / Managment αποθεμάτων 1.1 Εισαγωγή 4 σελ 1.2 Τα αποθέματα και η δημοσιονομική πολιτική 5 σελ 1.3 Λόγοι διατήρησης αποθεμάτων 5 σελ 1.4 Αποθέματα 6 σελ 1.5 Είδη αποθεμάτων 7 σελ 1.6 Σχεδιασμός της πολιτικής αποθεμάτων 8 σελ 1.7 Αναπλήρωση αποθεμάτων 9 σελ 1.8 Μοντέλα ελέγχου αποθεμάτων 9 σελ 1.9Επιπτώσεις του κόστους μεταφορών 10 σελ 1.10 Πρόβλεψη ζήτησης 11 σελ 1.11 Material requirements planning (MRP) (Διαχείριση Υλικών) 12 σελ 2ο Κεφάλαιο Αποθήκευση 2.1 Εισαγωγή 13 σελ 2.2 Το management της αποθήκης 14 σελ 2.3 Οι ειδικοί στόχοι του management της αποθήκης 17 σελ 2.4 Σχεδιασμός των εργασιών αποθήκευσης 18 σελ 2.5 Κατάλογος εργασιών αποθήκης 18 σελ 2.6 Διαδικασίες εισαγωγής 19 σελ 2.7 Χώροι και εργασίες παραλαβής 19 σελ 2.8 Εξωτερικοί χώροι 20 σελ 2.9 Διαδικασίες αποθήκευσης 21 σελ 2.10 Συστήματα αποθήκευσης 21 σελ 2.11 Τρόποι στοίβαξης FI-FO/ LI-FO 22 σελ 2.12 Αποθήκευση σε ράφια 23 σελ 3ο Κεφάλαιο Εκτέλεση παραγγελιών 3.1 Εισαγωγή 24 σελ 3.2 Συστηματα τοποθέτησης αποθεμάτων 25 σελ 3.3 Κανόνες ταξινόμησης προϊόντων 25 σελ 3.4 Διαρκής απογραφή 25 σελ 3.5 Διαδικασία εξαγωγής παραγγελιών 25 σελ 3.6 Συστήματα περισυλλογής παραγγελιών 26 σελ 3.7 Χώρος αποστολής 27 σελ 3.8 Σχεδιασμός νέου αποθηκευτικού χώρου 28 σελ 3.9 Συλλογή και επεξεργασία στοιχείων 29 σελ 3.10Μελλοντικές Απαιτήσεις Συστημάτων Διακίνησης και 30 σελ 1

3 Αποθήκευσης 3.11 Εγκαταστάσεις αποθήκης (Πλεονεκτήματα - Μειονεκτήματα) 30 σελ 3.12 Επιλογή άριστου συστήματος αποθήκευσης 31 σελ 3.13 Εκτίμηση κόστους επένδυσης 31 σελ 2ο ΜΕΡΟΣ ( Διαχείριση αποθήκης της ΕΛ.Β.Ο.) Εισαγωγή 1ο Κεφάλαιο Κωδικοποίηση ειδών 2ο Κεφάλαιο Διαχείριση παραγγελίας αγοράς 3ο Κεφάλαιο Παραλαβή 4ο Κεφάλαιο Τρόπος αποθήκευσης υλικών 5ο Κεφάλαιο Διαχείριση παραγγελίας πώλησης 6ο Κεφάλαιο Διαφορες χρήσιμες εκτυπώσεις 7ο Κεφάλαιο Εξαγωγή προϊόντων από την αποθήκη 8ο Κεφάλαιο Απογραφή 32σελ 33 σελ 37 σελ 43 σελ 44 σελ 45 σελ 49 σελ 53 σελ 54 σελ 3ο ΜΕΡΟΣ ΠΡΟΤΥΠΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ 1.1 Εισαγωγή 57 σελ 1.2 Χάρτης Προγράμματος 58 σελ 1.3 Η βάση δεδομένων 61 σελ 1.4 Το περιβάλλον και ο κώδικας του προγράμματος. 66 σελ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ 115 σελ 115 σελ 116 σελ 2

4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η εργασία αυτή πραγματεύεται την διαχείριση αποθήκης εμπορικών επιχειρήσεων. Στο πρώτο μέρος αναλύουμε,βάση της θεωρίας του logistic management, το management της αποθήκη και τους στόχους του. Με ποιους τρόπους μπορεί να είναι μια αποθήκη λειτουργική και πώς να είναι διαμορφωμένοι οι χώροι της. Καθώς επίσης πώς να γίνεται ο έλεγχος και το management των αποθεμάτων και πως να διεκπεραιώνεται μια παραγγελία. Στο δεύτερο μέρος αναφέρουμέ τον τρόπο που λειτουργεί η διαχείριση αποθήκης σε μια φυσική επιχείρηση και συγκεκριμένα στην ΕΛ.Β.Ο. (Ελληνική Βιομηχανία Οχημάτων). Στο σημείο αυτό διακρίνουμε κατά πόσο είναι εφικτό μια επιχείρηση να χρησιμοποιεί τους κανόνες του logistic management για την λειτουργία της. Καθώς επίσης ασχοληθήκαμε και με το πρόγραμμα διαχείρισης αποθήκης που χρησιμοποιεί. Στηριζόμενοι στις λειτουργίες αυτού του προγράμματος δημιουργήσαμε το δικό μας πρότυπο πρόγραμμα, το οποίο αναφέρεται στο τρίτο μέρος της εργασίας. Στο τρίτο μέρος παρουσιάζουμε τον κώδικα καθώς και το περιβάλλον του πρότυπου προγράμματος που δημιουργήσαμε. Ο στόχος μας για την δημιουργία αυτού του πρότυπου προγράμματος είναι, να σχεδιάσουμε ένα εύχρηστο και λειτουργικό πρόγραμμα διαχείρισης αποθήκης Ο σχεδιασμός του προγράμματος αυτού έγινε σε κώδικα PHP και HTML και η βάση δεδομένων σε MySQL. Ούτως ώστε να δίνεται σε μια επιχείρηση η δυνατότητα να επικοινωνεί με την βάση της, είτε με τοπικό δίκτυο (INTRANET), είτε διαδικτυακά (INTERNET) από απόστασή. 3

5 ΜΕΡΟΣ ΠΡΩΤΟ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Σύμφωνα με στατιστικές αναφέρεται ότι οι επιχειρήσεις χρόνο με τον χρόνο μειώνονται, και σε είκοσι χρόνια θα υπάρχουν πλέον οι μισές επιχειρήσεις από τις σημερινές. Στην αύξηση της ταχύτητας εξαφάνισης των επιχειρήσεων συμβάλουν οι κανονισμοί και οι οδηγίες της ευρωπαϊκής Ένωσης, μαζί με την ένταση του ανταγωνισμού και την δημιουργία μιας ενιαίας αγοράς. Θα υπάρξει μια ολική εξαφάνιση των αδυνάτων και επικράτηση των ικανών. Έτσι θα επέλθουν πολλές αλλαγές, αλλαγές που επηρεάζουν και τον χώρο των logistics. Το management και ο σχεδιασμός της αποθήκης, όπως και τα θέματα έλεγχου αποθεμάτων και το επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών αποτελούν βασικά μέρη του logistics management. Παρουσιάζονται αλλαγές, στην μορφή των αποθηκών, στον τρόπο φορτοεκφόρτωσης, στην εκτέλεση εργασίας και παραγγελίας. Την χειρονακτική εργασία εκτελούν πλέον τα μηχανήματα ρομπότ, οι αυτοματισμοί, οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές, που βοηθούν στην αύξηση της ταχύτητας εκτέλεσης της εργασίας. ΑΥΞΗΣΗ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ +ΜΕΙΩΣΗ ΚΟΣΤΟΥΣ= ΑΥΞΗΣΗ ΚΕΡΔΩΝ Μια επιχείρηση για να επιβιώσει πρέπει να κάνει σωστό συνολικό σχεδιασμό. Ένα μέρος είναι ο στρατηγικός σχεδιασμός που είναι ίσως και η πιο σημαντική εργασία σε μια επιχείρηση. Εδώ τίθενται ερωτήσεις που πρέπει να απαντηθούν από την διοίκηση της επιχείρησης για να επιλυθούν μερικά από τα προβλήματα. Μερικές είναι: ΠΟΣΕΣ ΑΠΟΘΗΚΕΣ; ΘΕΣΗ ΑΠΟΘΗΚΩΝ; ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΗΚΩΝ; ΠΟΙΟΣ; ΙΔΙΟΚΤΗΤΕΣ Η ΕΝΟΙΚΙΑΣΜΕΝΕΣ ΑΠΟΘΗΚΕΣ; ΣΥΣΤΗΜΑ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ; Ο στρατηγικός σχεδιασμός είναι μακροχρόνιος με ελάχιστη διάρκεια πέντε ετών. Ένα άλλο μέρος του συνολικού σχεδιασμού είναι ο τακτικός σχεδιασμός. Ο τακτικός σχεδιασμός αφορά μεσοπρόθεσμα διαστήματα μιας επιχείρηση, δηλαδή ένα- δυο έτη. Μερικές αποφάσεις τακτικές που θα πρέπει να λαμβάνει μια επιχείρηση είναι: ΕΝΟΙΚΙΑΣΗ Ή ΑΓΟΡΑ ΑΠΟΘΗΚΩΝ; ΤΟΠΟΘΕΣΙΑ ΑΠΟΘΗΚΩΝ ; ΧΩΡΗΤΙΚΟΤΗΤΑ ΑΠΟΘΗΚΗΣ; ΔΙΑΤΑΞΗ ΑΠΟΘΗΚΗΣ; ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ; 4

6 Μια επιχείρηση όμως κρίνεται περισσότερο από την καθημερινή της επίδοση. Κι εδώ βλέπουμε το τρίτο μέρος του συνολικού σχεδιασμού, τον δυναμικό σχεδιασμό που αφορά αποφάσεις καθημερινής λειτουργίας της επιχείρησης. Οι αποφάσεις εδώ αλλάζουν γρήγορα και εύκολα, και είναι επίσης πελατοκεντρικές, δηλαδή έχουν ως στόχο τους την ικανοποίηση του πελάτη που είναι η βάση της επιτυχίας. Μερικές Δυναμικές αποφάσεις είναι: ΠΟΣΕΣ ΩΡΕΣ ΘΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΗΣΕΙ Η ΑΠΟΘΗΚΗ; ΠΟΙΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ ΘΑ ΑΠΟΘΕΜΑΤΟΠΟΙΗΣΕΙ ; ΠΙΟ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΕΠΙΘΥΜΗΤΟ ΥΨΟΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ; Τα πιο πάνω αναφέρονται ως σημαντικά μέρη του logistics που βασίζεται μια επιχείρηση. Παρακάτω θα αναλύσουμε θέματα που αφορούν τα αποθέματα και την αποθήκευση μιας επιχείρησης. 5

7 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΕΛΕΓΧΟΣ/ MANAGEMENT ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ 1. Εισαγωγή Για τον υπολογισμό του άριστου αριθμού προϊόντων που πρέπει να διατηρεί μια επιχείρηση για να διεκπεραιώνει με επιτυχία τις εργασίες της, δηλαδή ποια ποσότητα και ποια χρονική στιγμή θα γίνουν οι παραγγελίες προς τον προμηθευτή. Ο έλεγχος αποθεμάτων είναι η λειτουργία της επιχείρησης που καλείται να δώσει την απάντηση σ αυτά τα ερωτήματα. Μια επιχείρηση είτε είναι βιομηχανική, εμπορική, μεταφορική, είτε είναι δημόσια ή ιδιωτική, είτε είναι νοικοκυριό ή ακόμη και επιχείρηση παροχής υπηρεσιών είναι εντελώς αδύνατο να λειτουργήσει χωρίς αποθέματα. Τα αποθέματα υπάρχουν γιατί αργά ή γρήγορα θα ζητηθούν είτε για να καλύψουν κάποια ανάγκη είτε γιατί ίσως χρειαστούν μελλοντικά. Ένα καλό σύστημα ελέγχου αποθεμάτων πρέπει να περιλαμβάνει και την διαδικασία απογραφής με την οποία η επιχείρηση θα μπορεί ανά πάσα στιγμή να ξέρει τι έχει και που βρίσκεται στους χώρους της. Ο έλεγχος αποθεμάτων υπάρχει εδώ και δεκαετίες και ασχολείται με την εξασφάλιση των πρώτων υλών και υλικών που χρειάζεται η παραγωγή. Οι αποφάσεις που πρέπει να εκτελεί ο υπεύθυνος του management αποθεμάτων είναι: Τι θα αποθεματοποιήσει η επιχείρηση; Σε ποιες ποσότητες; Με τι κόστος; Για πόσο διάστημα; Με ποιο τρόπο θα γίνεται η αντικατάσταση αποθεμάτων; Με ποια ταχύτητα; Θα διατηρεί η επιχείρηση απόθεμα ασφάλείας ή όχι; 1.1 Τα αποθέματα και η δημοσιονομική πολιτική Μεταβλητή και καιροσκοπική πηγή κέρδους αποτελούν τα αποθέματα για τις επιχειρήσεις. Όταν η τιμή κάποιου προϊόντος αυξάνεται από τη στιγμή αγοράς μέχρι την στιγμή χρησιμοποίησης του, προκύπτουν τα κέρδη, αν θεωρηθεί ότι η σημερινή αξία όλων των αποθεμάτων είναι ίση με την τιμή αντικατάστασης και όχι με την τιμή κτήσεως. Αναλόγως με το σύστημα που εφαρμόζει η επιχείρηση κυμαίνονται και τα κέρδη. Με την μέθοδο LIFO τα κέρδη είναι μικρότερα από τα πραγματικά ή από αυτά που θα προκύψουν από την εφαρμογή της μεθόδου FIFO. Αναλόγως με το σύστημα που χρησιμοποιείται και οι υπεύθυνοι των αποθεμάτων θα αντιδράσουν και θα σχεδιάσουν την πολιτική τους. 6

8 1.2 Λόγοι διατήρησης αποθεμάτων Η γεφύρωση της χρονικής διαφοράς μεταξύ της παραγωγής και της ζήτησης, όπως και η εξασφάλιση ομαλής ροής των προϊόντων, είναι οι κυριότεροι λόγοι διατήρησης αποθεμάτων. Την διατήρηση αποθεμάτων όμως υπάρχουν και άλλοι λόγοι που την κάνουν αναγκαία. Κυριότεροι είναι: Η ανάγκη μαζικής παραγωγής χιλιάδων μονάδων για να μειωθεί το κόστος παραγωγής ανά μονάδα προϊόντος. Η μείωση του λειτουργικού κίνδυνου, διατηρώντας μεγαλύτερα αποθέματα από όσα χρειάζεται. Η ζήτηση παρουσιάζει εποχικές διακυμάνσεις και κρίνεται ότι είναι οικονομικότερο να αυξομειώνονται τα αποθέματα και να διατηρείται η παραγωγή σταθερή. Η προσφορά πρώτης ύλης παρουσιάζει εποχικές διακυμάνσεις. Κερδοσκοπικοί λόγοι. Εκμετάλλευση ποσοτικών εκπτώσεων από προμηθευτές. Λόγοι ασφαλείας. Κάλυψη πιθανών καθυστερήσεων προμηθευτών. Πρόσφορα πρώτης ύλης συγκεντρώνεται γεωγραφικά σε κάποιο σημείο. Χαμηλότερο κόστος μεταφοράς από σημεία παραγωγής στην κατανάλωση. Κάλυψη απότομης αύξησης στην ζήτηση που ίσως επέλθει. Τα αποθέματα να είναι αυτά που επιθυμεί ή να είναι απρογραμμάτιστα. 1.3 Αποθέματα Τα αποθέματα είναι απαραίτητα να διατηρούνται στην επιχείρηση, και η επιχείρηση πρέπει να ξέρει ποια είναι η ποσότητα που πρέπει να έχει για κάθε προϊόν. Δύο είναι οι εργασίες που πρέπει να προηγηθούν ώστε να μετρηθεί το ύψος των αποθεμάτων: 1. Ικανότητα πρόβλεψης της ζήτησης. 2. Ικανότητα οργάνωση του συστήματος αναπλήρωσης αποθεμάτων. Ανάλογα με το τι, πόσο και πότε ζητούνται τα προϊόντα, προσδιορίζεται και η ικανότητα του συστήματος αναπλήρωσης αποθεμάτων αν αυτό λειτουργεί επιτυχώς. Αν ένα προϊόν μπορεί να βρεθεί από το σύστημα εντός του 24 ωρών δεν χρειάζεται το ύψος των αποθεμάτων να υπερβαίνει την προβλεπόμενη ημερήσια ζήτηση, αν όχι τότε το απόθεμα πρέπει να είναι περισσότερο. Ανάλογος το τι επιχείρηση έχουμε τότε έτσι και ποια απ τις δυο εργασίες είναι και ποιο σημαντική. Το να έχει μια επιχείρηση απόθεμα αποφέρει αβεβαιότητα για το μέλλον και ανάληψη επιχειρηματικού κινδύνου που διαφέρει ανάλογα με το είδος της επιχείρησης. 7

9 1.4 Είδη αποθεμάτων Ένας σωστός υπολογισμός αποθεμάτων απαιτεί από τον υπεύθυνο να έχει γνώση της φύσης του προϊόντος και τον προορισμό τους. Διότι κάθε προϊόν έχει τον δικό του ρόλο και χαρακτηριστικά. Έτσι και διακρίνονται σε διάφορες κατηγορίες. Οι κατηγόριες χωρίζονται αναλόγως της αλυσίδας: ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ=> ΠΑΡΑΓΩΓΗ => ΠΕΛΑΤΕΣ Οι προμηθευτές περιλαμβάνουν τις πρώτες ύλες, υλικά συσκευασίας, βοηθητικά υλικά και τα ενδιάμεσα προϊόντα. Η παραγωγή περιλαμβάνει τα κεφαλαιουχικά αγαθά, τα μηχανήματα, τον εξοπλισμό, τα έπιπλα και τα εργαλεία. Οι πελάτες περιλαμβάνουν τα τελικά προϊόντα. Διακρίσεις προϊόντων γίνονται και βάση της κύριας δραστηριότητας: Προϊόντα για μεταποίηση: προϊόντα που χρειάζονται σε μια παραγωγική επιχείρηση για την κατασκευή τελικού προϊόντος. Προϊόντα για πώληση ή για μεταπώληση: προϊόντα που κατασκεύασε η επιχείρηση ή τα αγόρασε και προορίζονται σε πώληση. Προϊόντα απαραίτητα για την λειτουργία της επιχείρησης: Προϊόντα που χρειάζεται μια επιχείρηση για να παραγωγή τις υπηρεσίες της και για να ικανοποιεί τις ίδιες της, τις ανάγκες. Επίσης διακρίσεις προϊόντων γίνονται και με κριτήριο την φύση τους: Κεφαλαιουχικά αγαθά (όχι αντικείμενο έλεγχου). Διαρκή καταναλωτικά αγαθά (όχι αντικείμενο έλεγχου). Αναλώσιμα προϊόντα (όχι αντικείμενο έλεγχου). Πρώτες ύλες. Βοηθητικά υλικά και υλικά συσκευασίας. Ενδιάμεσα αγαθά. Τελικά προϊόντα. Ανταλλακτικά μηχανημάτων. 8

10 1.5 Σχεδιασμός της πολιτικής αποθεμάτων Τα τμήμα που αναλαμβάνει το σχεδιασμό και την εκτέλεση του management αποθεμάτων έχει πολύ σημαντικό ρόλο διότι καλείται να συμβάλει στην επιτυχία των σκοπών και στόχων της επιχείρησης. Πιο παλιά οι επιχειρήσεις είχαν πολύ απλούς στόχους όπως να υπάρχουν πάντα αποθέματα ώστε να μην σταματήσουν οι μηχανές ή να μη φύγει πελάτης χωρίς το προϊόν που επιθυμεί να αγοράσει. Πλέον όμως οι απαιτήσεις είναι πιο πολλές για το τμήμα ελέγχου αποθεμάτων. Έτσι πριν γίνει ο καθορισμός της πολιτικής που θα ακολουθεί μια επιχείρηση, πρέπει να γίνει μια καταγραφή των χαρακτηριστικών της επιχείρησης, των στόχων της και του ανταγωνιστικού περιβάλλοντος που βρίσκεται. Κάθε επιχείρηση πρέπει να ορίζει το επιθυμητό επίπεδο εξυπηρέτησης των πελατών της. Οι συχνές ελλείψεις δημιουργούν εντυπώσεις του τύπου ότι η επιχείρηση είναι αναξιόπιστη. Έτσι για να πετύχουν οι στόχοι πρέπει να γίνει σωστή πρόβλεψη στην ζήτηση των προϊόντων. Υπάρχουν πολλά συστήματα και μέθοδοι πρόβλεψης των πωλήσεων όμως τίποτα δεν είναι σίγουρο για το μέλλον. Κι όσο πιο μακρινή είναι η πρόβλεψη τόσο μεγαλώνει ο κίνδυνος για τυχόν λάθη και σφάλματα. Για την αποφυγή των λαθών πολλές επιχειρήσεις καταφεύγουν στην λύση, να παράγουν προϊόντα μετά την λήψη της παραγγελίας. Στον σχεδιασμό πολιτικής αποθεμάτων, το μέγεθος των επιχειρήσεων και το αν είναι εντάσεως κεφαλαίου ή εντάσεως εργασίας έχει ιδιαίτερη σημασία. Όταν η επιχείρηση είναι μεγάλη και είναι εντάσεως κεφαλαίου, σημαίνει ότι έχουν επενδυθεί μεγάλα πόσα σε μηχανήματα και εγκαταστάσεις και έτσι η παραγωγή θα είναι χωρίς διακοπές(συνεχής στόχος). Όταν μικρομεσαίες επιχειρήσεις εντάσεως εργασίας μπορούν να διακόπτουν την παραγωγή ή να την προσαρμόζουν στις προτιμήσεις των πελατών, έχουν ευελιξία. Το άτομο που θα τεθεί υπεύθυνο για τον σχεδιασμό της πολιτικής αποθεμάτων πρέπει να λάβει υπόψη του όλες τις ιδιαιτερότητες και τα χαρακτηριστικά της επιχείρησης που εργάζεται. Θα πρέπει να πετύχει τους πιο κάτω Γενικούς στόχους: 1. Αύξηση ταχύτητας ροής προϊόντων (προμηθευτές-> πελάτες). 2. Ομαλή ροή προϊόντων. 3. Μείωση συνολικού κόστους υλικών. 4. Μείωση δεσμευμένων κεφαλαίων. 5. Μείωση αποθηκευτικού χώρου. 6. Μείωση ποσοτήτων αποθεμάτων. 7. Αύξηση ταχύτητας ανακύκλωσης αποθεμάτων. Υπάρχουν όμως και κάποιοι επιμέρους στόχοι που χρειάζονται: 1. Ακρίβεια και ταχύτητα στην απογραφή των αποθεμάτων. 2. Καλές προβλέψεις ζήτησης. 3. Γρήγορη και συχνή αναθεώρηση προβλέψεων. 4. Ελαχιστοποίηση καθυστερήσεων μεταφορικών μέσων. 5. Μείωση έλλειψης ανταλλακτικών. 6. Μείωση χρόνου μεταφοράς από αποθήκη προς πελάτες. Ένας σωστός συνδυασμός των πιο πάνω δίνει πολλά πλεονεκτήματα σε μια επιχείρηση. Μια επιχείρηση πρέπει να έχει κέρδη. 9

11 Έτσι ο υπεύθυνος πρέπει να βρει το άριστο σημείο ισορροπίας μεταξύ των διαφόρων κατηγοριών κόστους στην επιχείρηση. Κατηγόριες κόστους: 1. Κόστος διατήρηση αποθεμάτων. 2. Κόστος παραγγελίας. 3. Κόστος έλλειψης αποθεμάτων άμεσο και έμμεσο. 4. Κόστος παραγωγής. 5. Κόστος μεταφοράς. Για την επιτυχία όμως των πιο πάνω ο υπεύθυνος πρέπει να παίρνει καθημερινά τρεις αποφάσεις : 1. Ποια είδη θα αποθεματοποιήσει; 2. Πότε θα τοποθετήσει παραγγελία για κάποιο είδος; 3. Πόσο, τι ποσότητα πρέπει να παραγγείλει; Ο σημαντικότερος γενικός στόχος σε παγκόσμιο επίπεδο είναι ελαχιστοποίηση του κόστους διατήρησης αποθεμάτων Ποία είδη πρέπει να αποθεματοποιήσει η επιχείρηση; Μια επιχείρηση πρέπει να αποθεματοποίηση μόνο όσα προϊόντα χρειάζεται ή που προβλέπει ότι θα της χρειαστούν. Μια επιχείρηση χρησιμοποιεί διάφορα συστήματα αποθεμάτων όπως: 1. JUST IN TIME Όπου η επιχείρηση δε διατηρεί αποθέματα. Παραλαμβάνει προϊόντα και πρώτες ύλες που χρειάζεται, λίγο πριν να τα χρησιμοποιήσει. 2. JUST IN CASE Εδώ πρέπει να γίνει πρόβλεψη για το αν θα φτάσουν οι ποσότητες στην παραγωγή, και αν θα είναι στην σωστή ώρα στο εργοστάσιο. Στο σύστημα αυτό βλέπουμε μια αύξηση των ειδών που αποθεματοποιούνται για τους πιο πάνω λόγους. Οι επιχειρήσεις χρόνο με χρόνο μεταβάλλουν την παραγωγή τους, αλλάζουν την γκάμα των προϊόντων που παράγουν, τις συσκευασίες, τα μηχανήματα και γενικά πολλά που αφορούν τα προϊόντα. Αυτές οι αλλαγές αποφέρουν όμως μεταβολή στην σύνθεση των αποθεμάτων ένας καλός υπεύθυνος ελέγχου αποθεμάτων πρέπει να ελέγχει τα είδη που θα χρησιμοποιηθούν. Αν για κάποιο λόγο σταματήσει η ροή κάποιου είδους τότε θα πρέπει να διακοπεί η αποθεματοποίηση του. 10

12 1.7 Αναπλήρωση αποθεμάτων Πότε τοποθετείται η παραγγελία και σε ποια ποσότητα; Η αναπλήρωση των αποθεμάτων γίνεται όταν δώσουμε την παραγγελία με την σωστή ποσότητα, έγκαιρα στον προμηθευτή, ώστε να έχει κι αυτός τον χρόνο να μας την παραδώσει στην ώρα της. Η επιλογή του σωστού συστήματος αναπλήρωσης των αποθεμάτων είναι μια πολύπλοκη διαδικασία. Συστήματα τοποθέτησης παραγγελίας: 1. Τοποθέτησης παραγγελιών σε τακτικά διαστήματα. 2. Τοποθέτηση παραγγελιών σε σταθερή ποσότητα. 3. Τοποθέτηση παραγγελιών αναλόγως με τις προβλέψεις ζήτησης. Η επιλογή για το κατάλληλο σύστημα σε μια επιχείρηση γίνεται από τους υπεύθυνους της επιχείρησης και από τους προμηθευτές. Οι προμηθευτές έχουν δικούς τους όρους σχετικά με την παραγγελία, το μέγεθος της, και τον χρόνο παράδοσης της. Σημαντικοί όροι προμηθευτών: 1. Κλίμακα των ποσοτικών εκπτώσεων παραγγελίας. 2. Ελάχιστο αποδεκτό ύψος παραγγελίας. 3. Απαιτούμενος χρόνος εκτέλεσης της παραγγελίας. 4. Συχνότητα επισκέψεων στην περιοχή. 1.8 Μοντέλα ελέγχου αποθεμάτων Μοντέλο οικονομικής ποσότητας παραγγελίας Το μοντέλο οικονομικής ποσότητας της παραγγελίας είναι το σημαντικότερο και το βασικότερο μοντέλο ελέγχου αποθεμάτων. Το μοντέλο αυτό λέει ότι για να βρεθεί το άριστο ύψος των αποθεμάτων πρέπει να λάβουμε υπόψη τις σχετικές δαπάνες. Άριστο ύψος αποθεμάτων = Ελαχιστοποίηση κόστους Κόστος = Δαπάνες διατήρησης αποθεμάτων+ δαπάνες τοποθέτησης και παραλαβής παραγγελίας Το μοντέλο αυτό για να βρει το ζητούμενο αποτέλεσμα, κάνει πολλές υποθέσεις για να καταφέρει να κάνει τους σχετικούς υπολογισμούς. Κυριότερες υποθέσεις: 1. Ζήτηση του προϊόντος για το χρονικό διάστημα της ανάλυσης είναι γνωστή, συνεχής και σταθερή. 2. Δεν θα παρουσιαστούν ελλείψεις στο ίδιο διάστημα. 3. Η τιμή του προϊόντος παραμένει σταθερή όλο το διάστημα. 4. Ο χρόνος ανταπόκρισης του προμηθευτή είναι ίσος με μηδέν, η παραγγελία φτάνει μόλις ζητηθεί. 5. Η ζήτηση δεν παρουσιάζει διακυμάνσεις, ούτε εποχικές, ούτε απότομες μεταβολές. 11

13 1.8.2 Οικονομική ποσότητα παραγγελίας και εκπτωτική κλίμακα Στην προσπάθεια τους οι επιχειρήσεις να αυξήσουν τις πωλήσεις προσφέρουν το ίδιο το προϊόν σε διάφορες τιμές. Τιμές που μειώνονται σταδιακά όσο αυξάνει ο ποσότητα της παραγγελίας. Χρησιμοποίηση του μοντέλου χωρίς να λαμβάνεται υπόψη, στους υπολογισμούς η κλίμακα των εκπτώσεων του προμηθευτή μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένα συμπεράσματα. 1.9 Επιπτώσεις του κόστους Μεταφορών Το κόστος της μεταφοράς των προϊόντων από τον προμηθευτή ως τις εγκαταστάσεις της επιχείρησης δεν λαμβάνεται υπόψη από το μοντέλο Οικονομικής ποσότητας παραγγελιών. Το κόστος της μεταφοράς δεν είναι σταθερό αλλά ανάλογο της ποσότητας της παραγγελίας. Οι μεταφορικές επιχειρήσεις καθορίζουν το κόστος μεταφοράς αναλόγως του όγκου ή του βάρους ή μιας σχέσης όγκου/ βάρους, όπου επιλέγεται το καταλληλότερο και οικονομικότερο για κάθε επιχείρηση. Για να παρθεί μια απόφαση για το σωστό μέγεθος παραγγελίας πρέπει να υπολογιστεί το ναύλο μεταφοράς. Οι ναύλοι μειώνονται σταδιακά με κλίμακες μέχρι το σημείο που συμπληρώνεται ένα κανονικό μέγεθος φορτίου. Με το πιο πάνω ο υπεύθυνος αποθεμάτων μπορεί να κάνει μια σωστή εκτίμηση για το κόστος μεταφοράς, διότι η επιλογή ποσότητας μικρότερη ενός πλήρους φορτίου σπάνια συμφέρει. 12

14 1.10 Πρόβλεψη Ζήτησης. Τα μοντέλα πρόβλεψης ζήτησης χωρίζονται σε τρεις κατηγορίες: Α) Μικρο-οικονομικά μοντέλα ζήτησης Συνάρτηση: (Qd)= FP,Py,PS,Y,NTx,Po) Η συνάρτηση αυτή υπολογίζεται βάση των εξελίξεων σε κάθε της μεταβλητή, έτσι εκτιμάται το ύψος της ζήτησης, είναι πολύ χρήσιμη μέθοδος για μεγάλες κατηγορίες αγαθών και για μακροχρόνιες προβλέψεις. Πρέπει όμως να προηγηθεί της έρευνας αγοράς, για να παρθεί η σωστή απόφαση. Β)Εξομάλυνση των προβλεπόμενων αποκλίσεων Η μέθοδος εξομάλυνσης προβλεπόμενων αποκλίσεων είναι θετική στο να αγνοήσει η επιχείρηση τις αποκλίσεις των πωλήσεων και να συνεχίσει την παραγωγή ή τη διατήρηση αποθεμάτων βάσει των αρχικών προβλέψεων. Συνάρτηση: (Q )= (1+/-g) (D) Γ) Τυχαίες αποκλίσεις Οι καθημερινές ή εβδομαδιαίες πωλήσεις μιας επιχείρησης δεν είναι σταθερές. Άλλοτε είναι μικρότερες και άλλοτε μεγαλύτερες του αριθμητικού μέσου. Με την υπόθεση ότι οι ημερήσιες πωλήσεις παρουσιάζουν μια κανονική διασπορά γύρω από τον αριθμητικό μέσο, τότε είναι αδύνατο να υπολογίσουμε και τις πιθανότητες που βοηθούν την επιχείρηση στο σχεδιασμό και τον προγραμματισμό των αποθεμάτων. 13

15 1.11 Material Requirements Planning(mrp)(Διαχείριση υλικών) Με το MRP προγραμματίζουμε και υπολογίζουμε την ζήτηση κάθε προϊόντος που αποκτά ή παράγει η επιχείρηση. Είναι ένα σύστημα όπου η ζήτηση για τα μέρη που χρησιμοποιεί η παραγωγή είναι εξαρτημένη και προσδιορίζεται από την απόφαση παραγωγής τελικών προϊόντων. Το MRP δεν ορίζει την ζήτηση τελικών προϊόντων. Το MRP υπολογίζει όλα τα υλικά που απαιτούνται μέσω του προγράμματος παραγωγής που περιλαμβάνει όλα τα τελικά προϊόντα που θα παράγει η επιχείρηση σε διάφορες ημερομηνίες και υπολογίζει τους χρόνους τοποθέτησης παραγγελιών και την ποσότητα βάση των χρόνων ανταπόκρισης. Λαμβάνει υπόψη του τα υπάρχοντα αποθέματα, τη δυνατότητα και την δυναμικότητα της παραγωγής μηχανημάτων και αναπαράγει όλο το κύκλωμα παραγωγής ως την τοποθέτηση παραγγελίας. Το MRP έχει γνωρίσει πολλές επιτυχίες, κα έχει εκτιμηθεί από πολλά τμήματα της επιχείρησης που το χρησιμοποιούν για δικούς τους σκοπούς. Έτσι δημιουργήθηκαν και δυο καινούργια παρόμοια συστήματα το MRP Ι και το MRP ΙΙ που έχουν διαδοθεί πάρα πολύ και εφαρμόζονται σε βιομηχανικές μονάδες. Συστήματα Just In Time και Kanban Kanban Kanban = ιαπωνική λέξη που σημαίνει «καρτέλα» και είναι η αρχή της διάδοσης του Just In Time Είναι μια επιχειρησιακή φιλοσοφία και στρατηγική που έχει τεράστιες επιπτώσεις στο σύστημα ελέγχου αποθεμάτων, στην παραγωγή, στις αγορές, στους προμηθευτές και γενικά σ όλες τις φάσεις του logistics management. Just In Time Επιδιώκει να μειώσει τα αποθέματα στο ελάχιστο δυνατό μηδενίζοντας τα αποθέματα ασφαλείας. Η επιχείρηση δεν διατηρεί αποθέματα και προτιμά να σταματήσει η παραγωγή για να βρεθεί το πρόβλημα και να διορθωθεί. Βάσει των απαιτήσεων του, το ποσοστό πρέπει να είναι πολύ χαμηλό και να μην ξεπερνά τις μερικές μονάδες ανά εκατομμύριο, που δίνει ο προμηθευτής. Ο προμηθευτής εδώ γνωρίζει ότι αν στείλει ελαττωματικά προϊόντα θα σταματήσει η παραγωγή κα θα είναι ο υπαίτιος. Επειδή η διατήρηση αποθεμάτων απαιτεί κεφαλαίο, έτσι αποθηκεύονται μόνο υλικά που θα χρησιμοποιηθούν σήμερα ή μέσα σε μικρό χρονικό διάστημα. Είναι απλή έννοια όμως έχει δύσκολη εφαρμογή, απαιτεί ένα συντονισμό μεταξύ προσφοράς και ζήτησης, Θέλει τα προϊόντα να φτάνουν στην στιγμή που τα θέλει. Τέλειο timing χωρίς καθυστερήσεις ή ελλείψεις. Είναι μακροχρόνιας απόδοσης και δεν φέρνει γρήγορα και εντυπωσιακά αποτελέσματα. Σημαντικότερο στοιχείο επιτυχίας είναι η προϋπόθεση παρουσίας των προμηθευτών δίπλα στις εγκαταστάσεις. Αν μια επιχείρηση κατορθώσει να εφαρμόσει σωστά το JIT τότε έχει πολλά θετικά αποτελέσματα. Είναι ένα άριστο σύστημα. 14

16 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ (WAREHOUSING) 2.1 Εισαγωγή Η αποθήκευση είναι ένα πολύ μεγάλο θέμα και απαιτεί πολύ μεγάλη ανάπτυξη. Στο κεφάλαιο αυτό θα προσπαθήσουμε να το αναπτύξουμε όσος το δυνατό πιο σύντομα μπορούμε. Η αποθήκευση αναφέρεται στο σχεδιασμό, την οργάνωση και την λειτουργία της αποθήκης (εκτέλεση εργασίας παραλαβής, φύλαξης εξαγωγής).παλιά η αποθήκη ήταν χώρος που αποθήκευαν προϊόντα για φύλαξη, κάτι τέτοιο πλέον δεν ισχύει. Σήμερα τα προϊόντα δεν μένουν στάσιμα στην αποθήκη, θεωρείται ότι εισάγεται και σταθμεύει προσωρινά στην αποθήκη μέχρι να φτάσει στο προορισμό του. Η αποθήκη θεωρείται ο χώρος όπου εκτελούνται διάφορες εργασίες με μεγάλη ακρίβεια. Οι εργασίες αυτές είναι πάρα πολλές. Εργασίες αποθήκης: Οργάνωση χώρων. Επιλογή μέσων μετακίνησης προϊόντων. Επιλογή εξοπλισμού,ραφιών και μηχανημάτων. Λογιστική παρακολούθηση αποθεμάτων. Εξασφάλιση από κλοπές, διαρροές, φθορές ή ζημίες, κ.λ.π. Ένας ορισμός που δίδεται για την Αποθήκη είναι: ΑΠΟΘΗΚΗ είναι ο χώρος της επιχείρησης από τον οποίο περνούν και φυλάσσονται, προσωρινά, τα προϊόντα που αποκτά ή πωλεί η επιχείρηση. Στην αποθήκη εκτελούνται οι εργασίες της παραλαβής, αποθήκευσης και αποστολής, εργασίες απαραίτητες για να φτάσει το προϊόν από την παραγωγή ως την κατανάλωσης, στην σωστή κατάσταση, με το σωστό κόστος. Λόγω της ύπαρξης αποθηκευτικών κέντρων εξασφαλίζεται η συνεχής ροή των προϊόντων, ομαλή ροή και διακίνηση των προϊόντων από παραγωγή προς κατανάλωση. Όπως αναφέραμε και στο προηγούμενο κεφάλαιο η αποθήκη αποτελεί μέρος κάθε οικήματος, κάθε νοικοκυριού κάθε επιχείρησης. Είναι αδύνατο να υπάρξει δραστηριότητα, ατομική, κρατική, κοινωνική επιχείρηση που να μην έχει την ανάγκη της αποθήκης. Η αποθήκη μέσα σε μια επιχείρηση έχει νευραλγική θέση. Είναι η καρδιά της επιχείρησης διότι ρυθμίζει τη ροή από την παραγωγή ως την κατανάλωση. Σωστή και καλή λειτουργία της αποθήκης = εξασφάλιση της επιτυχίας του logistic management. 15

17 2.2. Το management της Αποθήκης Την οργάνωση του τρόπου λειτουργίας των χώρων της αποθήκης την επιλογή των κατάλληλων μέσων και του κατάλληλου εξοπλισμού, την ανάθεση εργασιών στα άτομα που θα τις εκτελούν, καλείται να τις διεκπεραιώνει ο manager της αποθήκης. Ο manager πρέπει να πετύχει και τους σκοπούς του. Ο κυριότερος σκοπός του είναι η ελαχιστοποίηση του συνολικού κόστους λειτουργίας της αποθήκης με την ταυτόχρονη παροχή του υψηλότερου επιπέδου εξυπηρέτησης των πελατών. Το κόστος λειτουργίας της αποθήκης το επηρεάζουν δύο κανόνες: 1. Πρέπει πάντα να επιδιώκεται η μέγιστη αξιοποίηση του χώρου. 2. Πρέπει να επιδιώκεται η ελαχιστοποίηση των μετακινήσεων. Ο manager πρέπει να πετύχει τους πιο κάτω στόχους ώστε να έχει το καταλληλότερο αποτέλεσμα: 1. Εξασφάλιση ανθρωπίνων πόρων και κεφαλαιουχικών πόρων για την εκτέλεση του σχεδιαζόμενου έργου. 2. Ικανοποιεί της καθημερινές απαιτήσεις των άλλων τμημάτων της επιχείρησης παραλαμβάνοντας και αποστέλλοντας τα προϊόντα που απαιτούν. 3. Να σχεδιάσει, να επιβλέπει και να αξιοποιεί τους διαθέσιμούς πόρους για να παράγει μια αποτελεσματική υπηρεσία με χαμηλό κόστος. Ο manager της αποθήκης είναι υπεύθυνος για τα εξής: 1. Αποτελεσματική χρήση και αξιοποίηση του διαθέσιμου ανθρώπινου δυναμικού, των μηχανημάτων, εξοπλισμού και διαθέσιμου χώρου. 2. Αποτελεσματική διαχείριση όγκου προϊόντων παραλαβής, αποθήκευσης κα αποστολής. 3. Διατήρηση συστημάτων διοίκησης και ελέγχου εργασιών αποθήκης. 4. Φύλαξη και διατήρηση ποιότητας και ποσότητας προϊόντων παραλαβής. 5. Εξασφάλιση ασφάλειας εργαζομένου και αποφυγή ατυχημάτων. Ο manager χρειάζεται την κατάλληλη εκπαίδευση για να πετύχει τα πιο πάνω. Συνολικό Αντικείμενο εργασίας του manager είναι: 1. Ετήσιος Προϋπολογισμός. 2. Σχεδιασμός Αξιοποίησης Πόρων. 3. Ημερήσιο Πρόγραμμα Εργασιών. 4. Εκτέλεση εργασιών. 5. Ανάλυση Αποτελεσμάτων. 6. Παρουσίαση και Αναφορά Αποτελεσμάτων στη Διεύθυνση. 16

18 Μέσα στις αποθήκες μπαίνουν διάφορα και διαφορετικά προϊόντα, διαφορετικών μεγεθών, βάρους, αξίας, διαστάσεων,και χαρακτηριστικών. Έτσι είναι αναγκαίο κάθε φορά που έρχεται ένα φορτίο να αναγνωρίζεται, να καταγράφεται, να μετράται, να ελέγχεται ποιοτικά και ποσοτικά και μετά να πηγαίνει στην κατάλληλη θέση που θα φυλαχτεί. Το ίδιο πρέπει να γίνεται και κατά την εξαγωγή. Όλες οι εργασίες πρέπει να γίνονται γρήγορα και οικονομικά,χωρίς σφάλματα. Για την διακίνηση των εμπορευμάτων χρειάζονται πολλά μηχανήματα. όταν κάποια προϊόντα φτάσουν στην αποθήκη πρέπει να φυλαχτούν για ένα χρονικό διάστημα και να τοποθετηθούν με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν να τα βρίσκει οποιοσδήποτε εργαζόμενος και να παραδίδονται στα φορτηγά διανομής όταν ζητούνται. Ο manager πρέπει να πληροφορείται για όλες τις εργασίες που γίνονται. Στην αποθήκη είναι ανάγκη η πληροφορία να διακινείται γρήγορα και οικονομικά. Το έργο του manager της αποθήκης είναι πολύ δύσκολο και απαραίτητο για την αποθήκη. Σε στατιστικά στοιχεία βασίζονται και οι αποφάσεις του, ώστε να εκτελεί με επιτυχία το έργο του. Τα στατιστικά στοιχεία που χρειάζονται, συγκεντρώνονται και συλλέγονται συνεχώς. Μετά αναλύονται, μελετούνται κα αξιολογούνται και έτσι αποτελούν την βάση πάνω στην οποία θα στηριχθούν οι προτάσεις και ο σχεδιασμός. Τα στοιχεία αυτά έχουν σχέση μετά προϊόντα, διαστάσεις, βάρος, συνθήκες συντήρησης, ποσότητες ανά παραγγελίες, ποσότητες ελάχιστου αποθέματος, πωλήσεις. Από τα στοιχεία αυτά, θα δούμε αν αυξήθηκαν ή αν μειώθηκαν, η παραγωγικότητα, το κόστος παραγωγής, το επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών. Ο υπεύθυνος αποθήκης πρέπει να γνωρίζει τις απαντήσεις στα πιο κάτω ερωτήματα: _ΤΙ θα αποθηκευτεί/ διακινηθεί; _Από ΠΟΥ έρχονται τα προϊόντα και ΠΟΥ θα πάνε; _ΠΟΤΕ θα έρθουν, ΠΟΤΕ θα φύγουν τα προϊόντα; _ΠΟΙΟΣ θα κάνει την εργασία; _Με ΤΙ μέσα θα κάνει την εργασία; _Σε ΠΟΣΟ χρόνο; _Με ΠΟΙΟ ΚΟΣΤΟΣ ; 17

19 Κατάλογος και περιγραφή των στοιχείων που πρέπει να συλλέγονται για την σωστή διαχείριση της αποθήκης: ΓΙΑΤΙ; ΤΙ; + ΠΟΥ; + ΠΟΤΕ; ΠΩΣ; + ΠΟΙΟΣ; ΑΧΡΗΣΤΟ ΠΡΟΪΟΝΤΑ + ΡΟΗ-ΚΙΝΗΣΗ ΜΕΘΟΔΟΣ-ΟΡΓ _ΤΕΜΑΧΙΟ _ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ _Από πού έρχεται Εργατικό Δυναμικό Εξοπλισμός _ΒΑΡΟΣ _ΚΩΔΙΚΟΣ _Πού πάει Ποιος Με τι -ΔΙΑΣΤΑΣΕΙΣ _ΤΙΜΗ _Πότε-Συχνότητα Σε ποιο χρόνο Με ποιο κόστος _ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ _ταχύτητα Κυκλοφορίας Με τι κόστος _ΠΟΣΟΤΗΤΑ _Ταχύτητα Μεταφοράς _ Έτους _Παραγγελίες _Διακίνησης _Απόθεμα 18

20 2.3. 0ι ειδικοί στόχοι του management της αποθήκης Τα άτομα που εργάζονται στην αποθήκη θα πρέπει να επιδιώκουν να επιτυγχάνουν στους ειδικότερους στόχους, που είναι: 1. Ορθή επιλογή και αξιοποίηση του εξοπλισμού Μέγιστη χρήση και αξιοποίηση του χώρου. (Ο χώρος είναι πλέον πολύ ακριβός. Στην περίπτωση που η επιχείρηση έχει ιδιόκτητες εγκαταστάσεις το τεκμαρτό κόστος είναι ίσο με το εισόδημα που θα αποκτούσε αν ενοικίαζε τους χώρους. Το να μην αξιοποιείται κάθε κυβικό εκατοστό της αποθήκης είναι μια σπατάλη η οποία μπορεί να μη φαίνεται στα λογιστικά βιβλία της επιχείρησης ). 2. Αποτελεσματική αξιοποίηση της εργασίας. ( Η εργασία αποτελεί ένα πολύ μεγάλο μέρος του κόστους λειτουργίας της αποθήκης και εδώ, όπως και σε άλλες παραγωγικές λειτουργίες, πρέπει να αξιοποιείται ο χρόνος εργασίας και να παρέχονται τα κατάλληλα μέσα και ο σωστός εξοπλισμός στους εργαζόμενους, έτσι ώστε να αυξηθεί η παραγωγικότητα τους). 3. Ορθή επιλογή και αξιοποίηση του εξοπλισμού. (Η επιλογή του εξοπλισμού πρέπει να γίνεται με τις ίδιες αρχές που γίνεται η επιλογή οποιασδήποτε μηχανής μέσα στο εργοστάσιο. Πρέπει πάντοτε να επιλέγεται εξοπλισμός, που να ταιριάζει με την φύση της επιχείρησης και τον οποίον πρέπει να εκμεταλλεύεται σωστά). 4. Ορθή επιλογή και αξιοποίηση των προϊόντων. (Να τακτοποιούνται με κάποιο λογικό σύστημα και ταυτόχρονα να ταξινομούνται με βάση την ταχύτητα κυκλοφορίας τους. Πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιότητες των προϊόντων). 5. Αποτελεσματική μετατόπιση, μετακίνηση και δια κίνηση των προϊόντων. (Πρέπει όλες οι μετακινήσεις όπου εργασία και εξοπλισμός συνδυάζονται για να επιτευχθεί το αποτέλεσμα, πρέπει να σχεδιάζονται έτσι ώστε να προκύπτει το ελάχιστο δυνατό κόστος). 6. Ασφάλεια Προσώπων και Προϊόντων. (Οι εργασίες να γίνονται με προσοχή, έτσι ώστε να μην τραυματιστεί κάποιος εργαζόμενος αλλά και ταυτόχρονα να μην σπάσουν, να μην καταστραφούν να μην τραυματιστούν τα προϊόντα που βρίσκονται στην αποθήκη). 7. Καθαριότητα, τάξη. ( Είναι απαραίτητη για την σωστή διατήρηση των προϊόντων). 8. Αποτελεσματική Σωστή τακτοποίηση και ταξινόμηση των επικοινωνία. (Το προσωπικό που κινείται μέσα σ αυτούς τους χώρους πρέπει να επικοινωνεί με την διεύθυνση της αποθήκης, πρέπει να παίρνει οδηγίες, πρέπει να εκτελεί την εργασία του σωστά και γρήγορα, και γι αυτό πρέπει να επιλέγει το κατάλληλο σύστημα επικοινωνίας). 19

21 2.4. Σχεδιασμός των εργασιών αποθήκευσης Οι εργασίες της αποθήκης χωρίζονται σε τρεις κατηγόριες, οι οποίες με την σειρά τους χωρίζονται σε διάφορες υποομάδες. Κατηγορίες: _ εργασίες παραλαβής και εισαγωγής προϊόντων. _ εργασίες φύλαξης προϊόντων. _ εργασίες εξαγωγής και αποστολής προϊόντων. Ο υπεύθυνος αποθήκης πρέπει να τις σχεδιάσει και να τις οργανώσει. Οι εργασίες αυτές εξειδικεύονται ανάλογα με το είδος της επιχείρησης. Για κάθε εργασία πρέπει να προσδιοριστούν πόσα άτομα χρειάζονται, ποιος θα κάνει την κάθε εργασία, τι μέσα θα χρησιμοποιηθούν και καθετί που έχει σχέση με την εργασία. Πιο κάτω δίνεται ένας λεπτομερής κατάλογος εργασιών και των τριών ομάδων. 2.5 Κατάλογος εργασιών αποθήκης 1. Έλεγχος Παραστατικών Προμηθευτή 2. Διασταύρωση Στοιχείων με Παραγγελία Επιχείρησης 3. Προσωρινή Αποδοχή Φορτίου 4. Εκφόρτωση Προϊόντων 5. Ποσοτικός Έλεγχος 6. Ποιοτικός (Μακροσκοπικός) Έλεγχος 7. Παραλαβή προϊόντων 8. Διαλογή/ Ταξινόμηση, Προετοιμασία για εισαγωγή 9. Καθορισμός Θέσης Αποθήκευσης(location number) 10. Μεταφορά και Τοποθέτηση στη σωστή Θέση(binning) 11. Αποθήκευση (σωστή συντήρηση) 12. Έκδοση Παραστατικών Εξαγωγής 13. Περισυλλογή προϊόντων και μεταφορά στο χώρο αποστολής 14. Πακετάρισμα /Μαρκάρισμα Παραγγελιών 15. Ποσοτικός Έλεγχος 16. Φόρτωση και Αποστόλη Εμπορευμάτων 17. Ενημέρωση Αρχείων Παραλαβής/ Αποστολής 18. Αρχειοθέτηση Εγγράφων Παραλαβής/ Αποστολής 19. Έλεγχος Αποθεμάτων, Παραγγελία για ανανέωσή τους 20. Έκτατες και Τακτικές Απογραφές 20

22 2.6 Διαδικασίες Εισαγωγής Στις διαδικασίες εισαγωγής οι εργασίες που περιλαμβάνονται αφορούν την εκφόρτωση των προϊόντων από τα μέσα μεταφοράς μέχρι την πόρτα της αποθήκης, τον έλεγχο των εγγράφων που συνοδεύουν τα εμπορεύματα, τα προϊόντα, την ποσοτική και ποιοτική παραλαβή τους και την μεταφορά τους μέχρι το εσωτερικό της αποθήκης και την τοποθέτηση τους σε ράφια στην σωστή θέση. Οι εργασίες αυτές διακρίνονται σε: 1. διαδικασίες πριν φτάσουν τα εμπορεύματα στην αποθήκη. 2. διαδικασίες που γίνονται κατά την εκφόρτωση. 3. διαδικασίες ελέγχου. 4. διαδικασίες εισαγωγής. Ο σωστός σχεδιασμός των χώρων είναι βασική προϋπόθεση καλής οργάνωσης, καλής λειτουργίας για επίτευξη μεγάλης παραγωγικότητας και απόδοσης. Ο σωστός σχεδιασμός περιλαμβάνει τους χώρους που σχετίζονται με την λειτουργία της αποθήκης και είναι : οι εξωτερικοί χώροι, η αυλή, η είσοδος και ο εσωτερικός χώρος της αποθήκης. 2.7 Χώροι και εργασίες παραλαβής Στην είσοδο που γίνεται η εκφόρτωση πρέπει να υπάρχει κενός χώρος για να τοποθετούνται προσωρινά τα προϊόντα. Ο αρμόδιος του έλεγχου, θα ελέγξει τα προϊόντα πριν υπογράψει το παραστατικό παραλαβής. Πρέπει να υπάρχει χώρος στην είσοδο για κενές παλέτες για τα προϊόντα που έρχονται χωρίς παλέτες. Στον χώρο παραλαβής πρέπει να υπάρχει γραφείο για τον υπεύθυνο, WC, καπνιστήριο, αποδυτήρια και κουζίνα για τα άτομα της αποθήκης. Οι χώροι παραλαβής σχεδιάζονται με σκοπό την εξυπηρέτηση και την στήριξη του έργου του υπευθύνου της αποθήκης στον έλεγχο εισερχόμενων και εξερχόμενων προϊόντων. Όταν τα προϊόντα που εισάγονται στην αποθήκη είναι παραγωγή της επιχείρησης γίνεται από κομμάτι της παραγωγής, από που και αν προέρχονται όμως ο έλεγχος ποιοτικός και ποσοτικός είναι αναγκαίος. Κατάλογος εργασιών στην παραλαβής: 1. Άνοιγμα πύλης για την είσοδο φορτηγών 2. Ζύγισμα φορτηγού 3. Παροχή οδηγιών στον οδηγό του φορτηγού 4. Κλήση φορτηγού στην πόρτα που θα γίνει εκφόρτωση. 5. Έλεγχος των εγγράφων 6. Αποσφράγιση του φορτηγού 7. Εντολή στους εργάτες για εκφόρτωση 8. Μεταφορά προϊόντων στον χώρο παραλαβής 9. Ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος προϊόντων 10. Υπογραφή συνοδευτικών χαρτιών 11. Σήμανση φορτίου, έκδοση παραστατικών 12. Καταγραφή προϊόντων που εισήχθηκαν 13. Ενημέρωση αποθεμάτων 14. Ενημέρωση και αποστολή εντύπων στο λογιστήριο. 21

23 2.8 Διάφοροι άλλοι χώροι Εξωτερικοί χώροι Ο εξωτερικοί χώροι πρέπει να είναι διαμορφωμένοι κατάλληλα έτσι ώστε να εκτελούνται με άνεση και γρήγορα στην υποδοχή οι παραλαβές των φορτίων. Ο σχεδιασμός τους πρέπει να γίνεται βάει του όγκου εργασίας και ανάλογα με τον αναμενόμενο αριθμό των φορτηγών που θα φτάνουν καθημερινά. Ο αριθμός των φορτηγών που θα φτάνουν καθημερινά στην επιχείρηση καθορίζει την μέθοδο προσέγγισης στην ράμπα για φορτοεκφόρτωση. Μέθοδοι προσέγγισης: Εκφόρτωση φορτηγών από πίσω Εκφόρτωση φορτηγών από πλάι Εκφόρτωση φορτηγών από πίσω και από το πλάι Επίσης στους εξωτερικούς χώρους πρέπει να προσέξουμε το γεφύρωμα δαπέδου αποθήκης και φορτηγού, ράμπες Βιομηχανικές πόρτες Οι πόρτες της αποθήκης χρειάζονται ειδικό εξοπλισμό. Πρέπει να ανοιγοκλείνουν γρήγορα, να προσφέρουν ασφάλεια από κλοπές, περιορίζουν την απώλεια ενεργείας. Σε κάθε σημείο προσέγγισης πρέπει να υπάρχουν κατάλληλα υλικά για την πρόσκρουση. Ενίσχυση τοίχων περιμετρικά, με την ενσωμάτωση εσωτερικά με σιδηρογωνίες και εξωτερικά με προφυλακτήρες ξύλου ή καουτσούκ Θερμική ασφάλιση Η θερμοκρασία πρέπει να ελέγχεται. Για τον έλεγχο υπάρχει ειδικός μηχανισμός στην είσοδο. Ή εναλλακτικά χρησιμοποιείται μηχανισμός που δημιουργεί αεροκουρτίνα θερμοκρασίας Φωτισμός και φωτοσήμανση. Οι πόρτες διευκολύνονται όταν έξω υπάρχει φωτεινή σηματοδότηση για να δείχνει ότι μπορεί να γίνει η παραλαβή ή όχι. Επίσης τοποθετείται και ένας κινητός προβολέας σε κάθε είσοδο. 22

24 2.9 Διαδικασίες Αποθήκευσης Η τοποθέτηση των προϊόντων στην αποθήκη για φύλαξη είναι η διαδικασία που πρέπει να γίνει μετά την παραλαβή των προϊόντων. Στο σημείο αυτό πρέπει ο υπεύθυνος να λάβει αποφάσεις που σχετίζονται με: 1. ποιο τρόπο θα στοιβαχτούν τα προϊόντα. 2. που και πώς θα τοποθετούνται τα προϊόντα. 3. που θα τοποθετείται το κάθε είδος που έφτασε στην είσοδο της αποθήκης. 4. πόσος χώρος αποθήκευσης απαιτείται για κάθε είδος. Αφού επιλεγεί το σύστημα αποθήκευσης μετά, θα πρέπει να επιλεγεί και ο εξοπλισμός και τα μηχανήματα που θα χρησιμοποιηθούν. Θα πρέπει να χωριστούν οι εργασίες στους εργαζομένους, και κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να ξέρει ποια θα είναι η εργασία του. Στα συστήματα αποθήκευσης, εφαρμόζονται κάποιες αρχές : ΚΥΡΙΟΤΕΡΗ: Πρέπει να σχεδιαστεί η χρήση των χώρων της αποθήκης, καθορισμός του που θα είναι κάθε προϊόν, διάδρομοι, ράφια, μηχανήματα.. Επιλογή συστήματος καλύτερης εκμετάλλευσης χώρου ( Όσο περισσότερα προϊόντα γίνεται). Η φύση των προϊόντων είναι αυτή που παίζει καθοριστικό ρόλο στην διάταξη των διαδρόμων, επιλογή συστημάτων, μηχανημάτων στον χώρο της αποθήκης. 2.10Συστήματα Αποθήκευσης Μια λάθος επιλογή συστήματος αποθήκευση επιφέρει τον κίνδυνο να χάσει η επιχείρηση αξιόλογα κέρδη, εργατοώρες, κεφάλαια. Η επιλογή του σωστού συστήματος αποθήκευσης είναι μια στρατηγική απόφαση που γίνεται κάτω από πολλές σκέψεις και εξαρτάται από τους εξής παράγοντες: 1. Είδος προϊόντων. 2. Πλήθος ειδών. 3. Όγκο εκάστου είδους. 4. Ταχύτητα κυκλοφορίας. 5. Διαθέσιμο όγκο αποθήκευσης. 6. Διαθέσιμα κεφάλαια επένδυσης. 7. Διαθέσιμα κεφάλαια κίνησης. 8. Εξωτερικούς παράγοντες. Επίσης η επιλογή του συστήματος γίνεται και με κριτήριο την άριστη ικανοποίηση των παρακάτω στόχων: 1. Οικονομικότερη λειτουργία της επιχείρησης. 2. Οικονομικότερη επένδυση. 3. Αποτελεσματικότερη λειτουργία. 4. Επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών. Το σύστημα αποθήκευσης ορίζεται από την επιλογή μεθόδου στοίβαξης και επιλογής των ανυψωτικών μηχανημάτων. 23

25 2.11 Τρόποι στοίβαξης Υπάρχουν δύο συστήματα στοίβαξης: 1. FI-FO 2. LI-FO FI-FO First in- first out. Η τήρηση σειράς εισόδου είναι απαραίτητη κατά την έξοδο των προϊόντων. Η τήρηση αυτή εφαρμόζεται λόγω ημερομηνίας λήξεως. Στο σύστημα FI-FO πρέπει να προσδιοριστεί πότε ξεχωρίζει η ποσότητα παραγωγής, πότε αλλάζει η παραγωγικότητα ουσιαστικά, και να γίνεται διάκριση της μιας παρτίδας από την άλλη. Το σύστημα FI-FO εφαρμόζεται στα τρόφιμα που συντηρούνται και έχουν μικρή διάρκειας ζωής, σε φάρμακα και σε προϊόντα που επηρεάζονται από την πάροδο του χρόνου. LI-FO Last in first out. Δεν λαμβάνεται υπόψη ο χρόνος παραγωγής ή εισαγωγής. Αξιοποιεί καλύτερα τους χώρους και μειώνει τις διαφορές και τις κινήσεις στην αποθήκη. Εφαρμόζεται σε αποθήκες με ηλεκτρικά είδη, ρούχα, αυτοκίνητα. Τα συστήματα αυτά πραγματοποιούνται με μεγαλύτερη ευκολία αλλά κανένα σύστημα ραφιών δεν εξασφαλίζει την αυστηρή τήρηση κάποιου συστήματος. Επίσης υπάρχουν και άλλοι τρόποι στοίβαξης όπως: Απλή στοίβαξη Είναι η απλούστερη μέθοδος διότι δεν απαιτεί κάποιο εξοπλισμό. Τα προϊόντα τοποθετούνται το ένα διπλά στο άλλο, σε ύψος που να φτάνει ο εργάτης. Η μέθοδος έχει κάποια πλεονεκτήματα: Ταχύτατη έναρξη εργασιών μιας νέας αποθήκης Χρειάζονται μηδαμινά κεφάλαια Ευελιξία, μεγάλη γκάμα προϊόντων Ελάχιστες ζημίες/ φθορές κ.λ.π. Σοβαρό μειονέκτημα της μεθόδου αυτής είναι: Οι όγκοι διακίνησης ανά εργαζόμενο είναι χαμηλοί, αρά ανεβαίνει το κόστος ανά μονάδα προϊόντος. Επάλληλα στρώματα Block stacking Οι παλέτες και τα κιβώτια τοποθετούνται η μια πλάι στην άλλη, σχηματίζοντας ένα ενιαίο block. Η τοποθέτηση τους γίνεται είτε χειρονακτικά, είτε με κάποιο μηχανισμό. Εφαρμόζεται μόνο σε περιπτώσεις που η επιχείρηση διακινεί μεγάλες ποσότητες. Είναι φθηνή και δεν απαιτεί μεγάλες δαπάνες σε εξοπλισμό. Δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε περιπτώσεις που η επιχείρηση έχει εκατοντάδες διαφορετικά είδη. 24

26 2.12 Αποθήκευση σε ράφια. Μεταλλικά ράφια χρησιμοποιούνται για καλύτερη πρόσβαση στα προϊόντα, για αξιοποίηση του ύψους, και για να μην καταστρέφονται τα προϊόντα. Δίνουν την δυνατότητα μελέτης εναλλακτικών λύσεων σε συνδυασμό με την ανέγερση κτιρίου που στεγάζει την αποθήκη: Τα ράφια χωρίζονται σε τέσσερις κατηγόριες: 1. Ελαφρά ράφια (έως 200 κιλά). Είναι μεταλλικά συνήθως ράφια που ξηλώνονται, βιδώνονται και μεταφέρονται εύκολα. Έχουν άπειρες χρήσεις και παραλλαγές. 2. Ράφια μεσαίας κατηγόριας ( έως 500 κιλά). Είναι ίδια με τα ελαφρά ράφια όμως έχουν την δυνατότητα να αντέχουν περισσότερο βάρος. 3. Ράφια βαρέως ως τύπου (έως 5 τόνους). 4. Ράφια με προβόλους (αντικείμενα μεγάλων διαστάσεων). Στηρίζονται σε πλαίσια που έχουν σχήμα αντεστραμμένου Γ και δένονται μεταξύ τους σε διάφορα διαστήματα, ανάλογα με το ύψος και το βάρος των φορτίων που σηκώνουν. Από τις κολώνες εξέχουν οι πρόβολοι. Το μήκος τους και η απόσταση μεταξύ τους προσδιορίζεται από το φορτίο. 5. Κινητά Ράφια. Για να υπάρχει μια σωστή εκμετάλλευση των χώρων, τα ράφια και οι παλέτες τοποθετούνται πάνω σε κινητές βάσεις οι οποίες μετακινούνται. Η κίνηση επιτυγχάνεται με ηλεκτρικούς κινητήρες που ενεργοποιούνται με διακόπτη ή με τηλεχειριστήριο από τον χειριστή τον ανυψωτικού. 6. Ράφια για Παλέτες. Μεταλλικά ράφια που αποτελούνται από τα κάθετα πλαίσια και τις οριζόντιες δοκούς. Ελέγχονται τακτικά για τραυματισμούς, φθορές που προκαλούνται από τους χειριστές. Κατηγορίες : κανονικά ράφια, ράφια πολύ στενών διαδρομών, πολύ ψηλά ράφια για γερανούς στοίβαξης. 7. Ράφια ελεύθερης διέλευσης Πολύ δημοφιλή και επιλέγονται από τις επιχειρήσεις που παράγουν μικρό αριθμό προϊόντων σε μεγάλες ποσότητες. Εξασφαλίζουν τη μεγαλύτερη πυκνότητα των παλετών. Χωρίς να μένει κενός χώρος για διαδρόμους κίνησης των ανυψωτικών πλην του ελάχιστου αναγκαίου. Κατηγορίες: Drive in, Slide in, Live racking 25

27 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΩΝ 3.1 Εισαγωγή Τα προϊόντα μέσα στην αποθήκη τοποθετούνται με μια λογική διάταξη ώστε : να αξιοποιούν το χώρο. να γίνεται η εργασία γρήγορα. να γνωρίζουν τι προϊόντα υπάρχουν μέσα στην αποθήκη. να παίρνουν το προϊόν που χρειάζονται χωρίς την μετακίνηση των άλλων. να μη γίνονται ζημιές, φθορές, καταστροφές. να μη γίνονται κλοπές. να υπάρχει ασφάλεια. Ο manager της αποθήκης πρέπει να έχει το αρχιτεκτονικό σχέδιο της αποθήκης και των υπαρχόντων κτιρίων, έτσι ώστε να σχεδιάσει πάνω σ αυτά τους χώρους εκτέλεσης των εργασιών. Για να προχωρήσει στον σχεδιασμό θα πρέπει να συλλέξει στοιχεία που σχετίζονται με το προϊόν: 1. Πόσα είδη θα μπαίνουν στην αποθήκη. 2. Στοιχεία συσκευασίας. 3. Χαρακτηριστικά είδους. 4. Συνθήκες συντήρησης είδους. 5. Αξία τεμαχίου. 6. Πρόβλημα διαχείρισης (FIFO/LIFO). Στοιχεία που σχετίζονται με την ροή των προϊόντων: 1. Ποία είδη είναι ταχείας κυκλοφορίας. 2. Ποσοστό προϊόντων ταχείας κυκλοφορίας. 3. Ποσοστό όγκου και βάρους προϊόντων ταχείας κυκλοφορίας. 4. Ποια είδη είναι εποχιακά. 5. Πόσων εβδομάδων απόθεμα διατηρεί μέσα στην αποθήκη. 6. Τι ποσότητες διακινούνται κάθε εβδομάδα. 7. Τυπική παραγγελιά. 8. Αιχμές στην ζήτηση. 26

28 3.2.Συστηματα τοποθέτησης αποθεμάτων Μνημονικό Αποθήκευση προϊόντων με κοινά χαρακτηριστικά δίπλα-δίπλα Αλφαβητική σειρά Αύξοντα αριθμό 3.3 Κανόνες ταξινόμησης προϊόντων Η επιλογή σωστής θέσης κάποιου προϊόντος στην αποθήκη πρέπει να γίνει κάτω από κάποιους κανόνες: 1. Στις πιο ευπρόσιτες και κοντινές θέσεις τοποθετούνται προϊόντα ταχείας κυκλοφορίας 2. Μετά τοποθετούνται αυτά με το μεγαλύτερο βάρος 3. Δεν βάζουμε προϊόντα διαφορετικού είδους μπροστά από άλλα. Κάθε διεύθυνση ένα είδος 4. Απόφαση αν θα υπάρχει μόνιμη θέση για ένα είδος 5. Προσοχή στην επιλογή θέσης προϊόντων με μεγάλη αξία και μικρό όγκο 3.4 Διαρκής απογραφή Πρέπει κάθε στιγμή να μπορεί να γίνεται καταμέτρηση προϊόντων αποθήκης. Να γίνεται απογραφή προϊόντων ανά πάσα στιγμή. Γνωρίζοντας τις θέσεις που βρίσκονται τα προϊόντα και το είδος τους ο έλεγχος απογραφής γίνεται πολύ πιο εύκολα. 3.5 Διαδικασία Εξαγωγής Παραγγελιών Οι διαδικασίες εξαγωγής παραγγελιών είναι: 1. Συγκέντρωση προϊόντων που ζητήθηκαν 2. Προετοιμασία προϊόντων, πακετάρισμα για εξαγωγή τους Οι εργασίες που πρέπει να κάνει ο εργαζόμενος στην διαδικασία της περισυλλογής είναι: 1. Πάει στον υπεύθυνο αποθήκης και παίρνει τα δελτία αποστολής 2. Ο εργαζόμενος με το καρότσι μαζεύει τα προϊόντα που αναγράφονται στα δελτία 3. Ο εργαζόμενος χρειάζεται κάποια ώρα να μαζέψει τα προϊόντα από τα σημεία που είναι αποθηκευμένα 4. Ο εργαζόμενος διαβάζει από το έντυπο παραγγελιάς την γραμμή, για να εντοπίσει που είναι κάθε προϊόν 5. Παίρνει τα προϊόντα από το σημείο που είναι τοποθετημένα στην αποθήκη και τα βάζει πάνω στο καρότσι του 6. Επαναλαμβάνει την πιο πάνω διαδικασία μέχρι να μαζέψει όλα τα προϊόντα που χρειάζεται. 27

29 3.6 Συστήματα περισυλλογής παραγγελιών Η εργασία της περισυλλογής των προϊόντων της παραγγελιάς είναι πολύ σοβαρή και κοστίζει. Έτσι πρέπει να προσέχουμε πολύ κατά την διάρκεια της περισυλλογής όσο και κατά την οργάνωση της οπού πρέπει να επιλεχθεί το καταλληλότερο σύστημα. Τα συστήματα περισυλλογής είναι: Από οποιοδήποτε σημείο του χώρου (διάφορα ύψη 10μ, 30μ κ.λ.π.). Από πρώτο επίπεδο (χαμηλά ύψη 1,5μ-2μ). Από ένα μέρος της αποθήκης. Η επιλογή του συστήματος που θα χρησιμοποιεί η επιχείρηση εξαρτάται από το μέγεθος των παραγγελιών και την φύση της επιχείρησης. Επίσης η επιλογή του συστήματος μπορεί να καθοριστεί και ανάλογα με την κάθε περίπτωση διαφορετικά: 1. Εξαγωγή μόνο ολόκληρης παλέτας. 2. Εξαγωγή μέρους παλέτας (1-2 κομμάτια). 3. Εξαγωγή τεμαχίων ( όχι κιβωτίων). 4. Εξαγωγή υλικών / πρώτων υλών προς παραγωγή. 5. Άμεση εξυπηρέτηση πελάτη. Τα συστήματα αυτά είναι γνωστά ως τα συστήματα συλλογής στα οποία πάει ο εργαζόμενος στα προϊόντα. Υπάρχουν όμως και αντίστροφα συστήματα όπου τα προϊόντα πάνε στον εργαζόμενο που μένει ακίνητος, δεν περπατά, κινώντας αντί για αυτόν, τα ράφια και τα προϊόντα. Είναι πολύ ακριβά συστήματα όμως. Αυτό γίνεται με μηχανικά και ηλεκτρονικά συστήματα τα οποία περιστρέφουν τα ράφια, ανεβαίνουν κατεβαίνουν ώστε να φτάνουν τα ζητούμενα προϊόντα μπροστά στον εργαζόμενο. Διαδρομή περισυλλογής. Η διαδρομή της περισυλλογής πρέπει να επιλέγεται και να καθορίζεται έτσι ώστε να ελαχιστοποιείται η απόσταση που θα διανύει ο εργαζόμενος. Η διαδρομή σχεδιάζεται με δυο διαφορετικούς τρόπους: 1) Μονόδρομηση. 2) Διπλής Κατεύθυνσης. Η επιλογή γίνεται αναλόγως με την ποσότητα και την θέση των προϊόντων. Μερικές φορές η επιλογή γίνεται αναλόγως με το πλάτος του διαδρόμου. Συγκεντρωτική περισυλλογή. Η συγκεντρωτική περισυλλογή είναι όπου τυπώνεται μια συγκεντρωτική κατάσταση με τα προϊόντα που ζητούνται από όλους τους πελάτες και η περισυλλογή προϊόντων γίνεται ταυτόχρονα για όλους τους πελάτες. Πολλές φορές τα προϊόντα φορτώνονται στα φορτηγά και ο διανομέας κάνει τον διαχωρισμό των προϊόντων όταν φτάσουν στον πελάτη για να παραδοθούν. 28

30 Σήμανση και συσκευασία παραγγελιών. Οι παραγγελίες συγκεντρώνονται για να μεταφερθούν στους πελάτες με φορτηγά. Οι υπεύθυνοι οδηγοί που κάνουν τις παραδόσεις πρέπει να είναι σε θέση να αναγνωρίζουν την παραγγελία και να παραδίδουν σωστά τα προϊόντα που ζητήθηκαν από τους πελάτες. Για να γίνεται η παράδοση σωστά, πρέπει μετά την περισυλλογή να ακολουθεί η συσκευασία των προϊόντων και η σήμανση τους. Πακετάρονται τα προϊόντα και μαρκάρονται με αναγραφή του ονόματος του πελάτη και του προορισμού τους. Μετά σφραγίζονται αφού ελεγχθεί το περιεχόμενο τους. Η συσκευασία των προϊόντων, δηλαδή τα κιβώτια που θα τοποθετηθούν πρέπει να είναι ικανά να αντέξουν το βάρος και να χωράνε τα προϊόντα της παραγγελίας. Πρέπει επίσης τα κιβώτια να κλείνουν φυσιολογικά για να μην υποστούν τα προϊόντα καμιά παραμόρφωση ή φθορά. Κάθε κιβώτιο που φεύγει από την επιχείρηση πρέπει να έχει σημανθεί κατάλληλα ώστε να πληροί τους φορολογικούς και τελωνιακούς φόρους, να αναγράφει όλα τα στοιχεία του πελάτη, το περιεχόμενο του και όλα τα στοιχεία που χρειάζονται για την σωστή παράδοση του. Επίσης στην σήμανση πρέπει να υπάρχουν στοιχεία που συνδέουν το κιβώτιο με το τιμολόγιο και το δελτίο αποστολής. 3.7 Χώρος αποστολής Στον χώρο αποστολής μαζεύονται όλα τα προϊόντα που είναι έτοιμα για να πάνε στον προορισμό τους. Ο χώρος αυτός δεν έχει κάποιον εξοπλισμό, το μόνο που έχει είναι ότι το πάτωμα του είναι διαγραμμισμένο ώστε να συγκεντρώνονται ανά φορτηγό τα προϊόντα ή ανά πελάτη ή ανά πόλη, αναλόγως που τα στέλνει η επιχείρηση. Τα προϊόντα πρέπει να έχουν περισυλλεχθεί, συσκευαστεί, μαρκαριστεί, ελεγχθεί πριν φτάσει το φορτηγό διανομής τους, στον χώρο αποστολής. Επίσης στον χώρο αποστολής γίνεται ο ποσοτικός έλεγχος από τον υπεύθυνο της αποθήκης για να διαπιστώσει ότι όλα είναι σωστά καταγραμμένα στα δελτία και τα παραστατικά. Οι διαστάσεις που πρέπει να έχει ο χώρος αποστολής είναι ανάλογα από την κίνηση της επιχείρησης, των αριθμό των φορτηγών, το μέγεθος των φορτηγών, όγκο των προϊόντων και το χρονικό διάστημα που γίνονται. Ο χώρος αποστολής πρέπει να είναι αρκετά μεγάλος για να μπορούν να φορτώνονται όλα τα φορτηγά μαζί Λοιποί χώροι και εργασίες. Στην αποθήκη γίνονται και άλλες διάφορες εργασίες και πρέπει να προβλεφθούν χώροι και για αυτές. Οι χώροι για εργασίες είναι: 1. Χώρος επιστροφών ή ακατάλληλων. 2. Χώρος συντήρησης μηχανημάτων. 3. Χώρος φόρτισης συσσωρευμένων ηλεκτρικών μηχανημάτων. 4. Καθαριότητα. 29

31 3.8.Σχεδιασμός νέου αποθηκευτικού χώρου Η κάθε επιχείρηση κατά την εξέλιξη της μετά από κάποια χρόνια εργασίας θα πρέπει να εναρμονίζεται με τα νέα δεδομένα. Ένα σημαντικό θέμα που πρέπει να αντιμετωπίσει είναι η επάρκεια των εγκαταστάσεων της και της τεχνολογίας που εφαρμόζει. Η διάταξη των χώρων της αποθήκης εμφανίζεται συχνά άβολη και μικρή και έτσι δυσχεραίνονται και οι εργασίες που γίνονται εκεί. Ο μάνατζερ της αποθήκης πρέπει να κάνει ένα καινούργιο στρατηγικό σχεδιασμό ώστε να εναρμονίσει την αποθήκη με τα νέα δεδομένα. Η μελέτη και η εκτίμηση της επάρκειας των αποθηκευτικών χώρων έχει μεγάλη επίδραση στην παραγωγικότητα, στην απόδοση των επενδύσεων και στην κερδοφορία. Για τον σχεδιασμό νέου αποθηκευτικού κέντρου όταν οι νέες συνθήκες το απαιτούν, οι λύσεις που έχουν οι επιχειρήσεις είναι: Αξιοποίηση, καλύτερη εκμετάλλευση των σημερινών εγκαταστάσεων. Επέκταση των σημερινών εγκαταστάσεων. Ενοικίαση νέων συμπληρωματικών εγκαταστάσεων. Ανέγερση και μετακόμιση σε καινούργιες εγκαταστάσεις. Για την επιλογή της καλύτερης και συμφέρουσας λύσης πρέπει να μελετηθούν όλοι οι παράμετροι των λύσεων για να μην υπάρξουν σφάλματα. Με τον στρατηγικό σχεδιασμό πρέπει να επανεξετάζονται όλες οι εφαρμογές στα θέματα αποθήκευσης, διακίνησης προϊόντων, εξαγωγών, εισαγωγών. Κατά την επιλογή πρέπει για κάθε λύση να γίνονται καταγραφές των θετικών και των αρνητικών στοιχειών για να συγκριθούν οι λύσεις και να γίνει η τελική επιλογή με τα περισσότερα οφέλη. Ο μάνατζερ αφού επιλέξει το σύστημα που ταιριάζει στην επιχείρηση πρέπει να βρει και τις σωστές απαντήσεις στα πιο κάτω ερωτήματα: 1. Πόσες αποθήκες θα χρησιμοποιηθούν στην διαδρομή για την κεντρική αποθήκη. 2. Πού θα γίνουν οι αποθήκες. 3. Ποιος θα διαχειρίζεται τις αποθήκες. Ο κάθε μάνατζερ πρέπει να γνωρίζει ότι κάθε επιχείρηση να μελετηθεί σε βάθος και όχι να αντιμετωπισθεί όπως κάποια άλλη. Καμία επιχείρηση δεν είναι όμοιά με άλλη. Για να προχωρήσει ο σχεδιασμός του νέου αποθηκευτικού κέντρου πρέπει να έχουμε τα αποτελέσματα από τον στρατηγικό σχεδιασμό. Τα θέματα που θα καλύψει ο στρατηγικός σχεδιασμός για τον προσδιορισμό του καταλληλότερου συστήματος είναι: 1. Εξοπλισμός. 2. Κτιριακά. 3. Λειτουργία. 4. Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης επένδυσης. 5. Υπολογισμός συνολικού κόστους επένδυσης. 6. Απόδοση επένδυσης. 7. Στοιχεία προϊόντων. 30

32 3.9 Συλλογή και επεξεργασία στοιχείων Ένας σύγχρονος μάνατζερ πρέπει διαρκώς να συλλέγει στατιστικά στοιχεία, να τα επεξεργάζεται και να τα αξιολογεί. Δεν γίνεται σχεδιασμός χωρίς την συλλογή και συγκέντρωση στοιχείων. Η συγκέντρωση είναι η εργασία υποδομής που βοηθά στην σωστή οργάνωση και διαχείριση της αποθήκης, είναι η αρχή του σωστού logistic. Πρέπει να αφιερώνεται χρόνος για την μελέτη των στοιχείων και την εξαγωγή συμπερασμάτων. Για τον σχεδιασμό της αποθήκης πρέπει να συγκεντρωθούν ιστορικά στοιχεία της επιχείρησης από την εξέλιξη των εργασιών της. Ο σημαντικότερος παράγοντας που επηρεάζει των σχεδιασμό του αποθηκευτικού χώρου είναι η επιδίωξη των επιχειρήσεων για την μείωση των δεσμευμένων κεφαλαίων σε αποθέματα. Θα δίνεται έμφαση στην ταχύτητα κυκλοφορίας των προϊόντων, όχι στη διατήρηση αποθεμάτων Μελλοντικές Απαιτήσεις Συστημάτων Διακίνησης και Αποθήκευσης Μείωση Δεσμευμένων Κεφαλαίων σε Αποθέματα Μείωση του Κύκλου Ζωής των αγαθών Αλλαγή της Διάρθρωσης των παραγγελιών Αύξηση Κόστους Οικοπέδων και κτιρίων Αύξηση Απόδοσης/ Κερδοφορίας Επιχείρησης 31

33 3.11 Εγκαταστάσεις Αποθήκης Η επιχείρηση έχει να αντιμετωπίσει ένα σοβαρό δίλημμα: Νέες ιδιόκτητες εγκαταστάσεις Ή Αγορά/ Ενοικίαση υπαρχόντων? Όταν θα πρέπει να βρει η επιχείρηση καινούργιους χώρους αποθήκευσης παρουσιάζεται το πιο πάνω δίλημμα στο οποίο πρέπει να πάρει μια σοβαρή απόφαση, μετά από ανάλυση όλο των πλεονεκτημάτων και των μειονεκτημάτων όλον των λύσεων. Τα πλεονεκτήματα της μιας επιλογής είναι ταυτόχρονα και τα μειονεκτήματα της άλλης. Το δίλημμα αυτό προκύπτει όταν η επιχείρηση έχει την δυνατότητα να διαλέξει. ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Κατασκευής καινούργιων εγκαταστάσεων Η επιχείρηση έχει την ευκαιρία να σχεδιάσει τις εγκαταστάσεις βάσει των αναγκών της Η επιχείρηση μπορεί να επιλέξει πρωτοποριακά συστήματα αύξησης παραγωγικότητα και μειώσεις κόστους. Δημιουργεί μια καινούργια υποδομή όπου στηρίζει την ανάπτυξη της Ξεπερνά τους ανταγωνιστές της σε υποδομή και παραγωγικότητα ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Ανέγερσης ιδιόκτητων εγκαταστάσεων Υψηλές δαπάνες μελέτης σχεδιασμού και ανέγερσης νέων εγκαταστάσεων Ανταγωνισμός από αλλά τμήματα της επιχείρησης για εξασφάλιση επενδυτικών πόρων. Μεγάλος χρόνος υλοποίησης της επένδυσης Υψηλός επιχειρηματικός κίνδυνος ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Ενοικίασης / αγοράς εγκαταστάσεων Μικρό κόστος αγοράς Μπορεί να μετακομίσει αργότερα σε καινούργιες εγκαταστάσεις Με προσεκτικό σχεδιασμό μπορεί να αξιοποιήσει ικανοποιητικά υπάρχουσες εγκαταστάσεις Μεταφορά και έναρξη λειτουργίας πολύ γρήγορα. τις ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Ενοικίασης / αγοράς εγκαταστάσεων Το κτίριο δεν είναι σχεδιασμένο για την συγκεκριμένη επιχείρηση Το κτίριο μπορεί να μην είναι κατάλληλο λόγο αλλοιώσεων προηγούμενη χρήση. Χαμηλή τιμή μπορεί να είναι αποτέλεσμα μειονεκτικής τοποθεσίας Μπορεί να μην υπάρχουν περιθώρια επέκτασης από 32

34 3.12 Επιλογή άριστου συστήματος αποθήκευσης Για την επιλογή ενός άριστου συστήματος αποθήκευση η επιχείρηση πρέπει να ακολουθήσει περίπου τα πιο κάτω βήματα: 1. Περιγραφή και εκτίμηση του έργου που θα διεκπεραιωθεί 2. Επιλογή συστήματος βάση αναγκών επιχείρησης 3. Τεμαχισμό προβλήματος -> Εξεύρεση καταλληλότερης λύση σε κάθε θέμα 4. Πρέπει να λαμβάνονται όλες οι αποφάσεις ταυτόχρονα 5. Επιλογή τριών συστημάτων και σύγκριση τους 6. Ανάλυση στοιχειών κάθε συστήματος 7. Επιλέγεται η λύση που δίνει το μικρότερο συνολικό κόστος σε σχέση με το απαιτούμενο ύψος της επένδυση 8. Ανάλυση/ Αξιολόγηση ευαισθησίας αποτελεσμάτων 3.13 Εκτίμηση κόστους επένδυσης Οι δαπάνες που γίνονται για την ανέγερση κτιρίου είναι χωρισμένες σε τέσσερις ομάδες: Δαπάνες για τα κτιριακά και για αγορά οικοπέδου Περιλαμβάνει το κόστος αγοράς οικοπέδου, κόστος ανέγερσης κτιρίου Δαπάνες εισαγωγής και φύλαξης προϊόντων Περιλαμβάνει το κόστος των σταθερών εξοπλισμών που σχετίζονται με την εισαγωγή και την φύλαξη των προϊόντων. Δαπάνες εσωτερικής διακίνησης και μεταφοράς προϊόντων Περιλαμβάνει τις δαπάνες που σχετίζονται με τον εξοπλισμό που χρησιμοποιείται για μετακίνηση προϊόντων μέσα από την αποθήκη, δαπάνες προσωπικού. Κατηγόριες: Οριζόντιας μετατόπισης προϊόντων Ανύψωση προϊόντων και τοποθέτηση τους στα ράφια Δαπάνες περισυλλογής Περιλαμβάνει τις δαπάνες που σχετίζονται με την περισυλλογή το πακετάρισμα και την συσκευασία. 33

35 ΜΕΡΟΣ ΔΕΥΤΕΡΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΤΗΣ ΕΛ.Β.Ο. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η Ελληνική Βιομηχανία Οχημάτων (ΕΛ.Β.Ο) είναι μια επιχείρηση που δουλεύει με συμβάσεις έργου για συγκεκριμένο αριθμό οχημάτων. Για να επιτευχθεί η σωστή και αποδοτική λειτουργία της εταιρίας πρέπει να ακολουθηθούν κάποιες διαδικασίες. Σε αυτές τις διαδικασίες εμπλέκονται όλα τα επιμέρους τμήματα της τα οποία πρέπει να λειτουργήσουν αρμονικά. Σε αυτό το κεφάλαιο θα αναλύσουμε πως λειτουργεί η διαχείριση της αποθήκης αλλά και οι άλλες διαδικασίες που εμπλέκονται άμεσα με αυτή. Θα επικεντρωθούμε κυρίως στις εξής διαδικασίες: Κωδικοποίηση των υλικών, διαχείριση παραγγελίας, παραλαβή και ταξινόμηση των ειδών στη αποθήκη και εξαγωγή υλικών από την αποθήκη. Αυτές οι διαδικασίες σε μικρές επιχειρήσεις θα μπορούσαν να εκτελούνται όλες από την αποθήκη. Η ΕΛ.Β.Ο όμως λόγω του τεράστιου όγκου της, τόσο σε προσωπικό όσο και σε παραγγελίες είναι υποχρεωμένη να διανείμει τις εργασίες αυτές σε διάφορα τμήματα. 34

36 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΕΙΔΩΝ Η κωδικοποίηση των ειδών είναι η διαδικασία κατά την οποία δίνεται ένας μοναδικός κωδικός για κάθε υλικό, ο οποίος χαρακτηρίζει και συνοδεύει το υλικό σε όλες του τις κινήσεις. Με αυτή τη διαδικασία ασχολείται το τμήμα κωδικοποίησης. Η κωδικοποίηση των ειδών είναι πολύ σημαντική, ζωτικής σημασίας θα μπορούσαμε να πούμε, διότι μέσω αυτού του κωδικού μπορούμε να διαχωρίζουμε τα προϊόντα, να τα αναζητάμε μέσω του ΒΑΑΝ (ΕRP σύστημα) και να βρίσκουμε πληροφορίες που επιθυμούμε για αυτό παραδείγματος χάριν το απόθεμα του προϊόντος, τις κινήσεις του κ.α.. Επίσης η επιτόπου αναζήτηση του προϊόντος στον χώρο της αποθήκης, όπου φυλάσσεται το προϊόν, πρέπει να γίνεται εύκολα και άμεσα. Αυτό επιτυγχάνεται με τους μοναδικούς κωδικούς και την σωστή ταξινόμηση των προϊόντων στον χώρο. Η κωδικοποίηση δεν είναι μια απλή διαδικασία, διότι δεν αρκεί απλά ένας τυχαίος μοναδικός κωδικός. Ιδίως σε μεγάλες επιχειρήσεις με μεγάλη ποικιλία υλικών χρειάζεται να συνταχθεί ο κωδικός έτσι ώστε να μπορούν οι υπάλληλοι από την ανάγνωση του και μόνο να διακρίνουν κάποια χαρακτηριστικά του υλικού όπως είναι, η κατηγορία που ανήκει το υλικό, αν είναι εισαγόμενο ή όχι κ.α.. Με αυτή την σύνταξη επιτυγχάνεται η γρήγορη και εύκολη αναζήτηση αλλά και αποθήκευση του προϊόντος. Το εργαλείο του τμήματος κωδικοποίησης είναι το ΒΑΑΝ και συγκεκριμένα κάποιες φόρμες του, στις οποίες πρέπει να συμπληρωθούν κάποια στοιχεία και χαρακτηριστικά του προϊόντος τα οποία θα το συνοδεύουν. Αυτές οι φόρμες φαίνονται παρακάτω συνοδευόμενες από την επεξήγηση των πεδίων τους που πρέπει να συμπληρωθούν. 35

37 Πρώτη μάσκα: Item (Αντικείμενο): Κωδικός του αντικειμένου και η περιγραφή του Description (Περιγραφή): Δίνετε η αναλυτική περιγραφή του προϊόντος. Search Key I (Κλειδί αναζήτησης): Ορίζουμε το Κλειδί, δηλαδή πως αλλιώς θα μπορούσαμε να αναζητήσουμε το προϊόν στο πρόγραμμα. Item type (τύπος αντικειμένου): Χαρακτηρίζουμε τον τύπο του προϊόντος. Item group (Ομάδα αντικειμένου): Βάζουμε σε πια ομάδα θέλουμε να καταχωρίσουμε το προϊόν. Tax code (Κωδικός φόρου): Βάζουμε τον φόρο που αναλογεί στο προϊόν. Cost Price Comp (Τιμή κόστους στην εταιρία): Βάζουμε πάντα τον κωδικό 001. Standard Cost price: Συμπληρώνεται αυτόματα στη φόρμα αυτή και δηλώνει το πρότυπο κόστος του υλικού, το οποίο έχει υπολογιστεί από το τμήμα του προγραμματισμού. Material costs: πρότυπο κόστος υλικών. Operation cost: πρότυπο κόστος εργασίας. Για τα αγοραζόμενα υλικά φυσικά το πρότυπο κόστος είναι πάντα 0. 36

38 Δεύτερη μάσκα: Η δεύτερη μάσκα μας χρησιμεύει για να καθορίσουμε την μονάδα μέτρησης του προϊόντος, καθώς επίσης γιατί μας εμφανίζει το απόθεμα που έχουμε αυτή την στιγμή, σε πια αποθήκη βρίσκεται και πιο από αυτό είναι δεσμευμένο. 37

39 Τρίτη μάσκα: Currency: Με πιο νόμισμα γίνεται η αγορά. Purchase Price: Η τιμή αγοράς του τεμαχίου. Buyer: Ποιος υπάλληλος έκανε την παραγγελία. Sales price: Τιμή πώλησης του προϊόντος Sugg. Ret. Price: Προτεινόμενη τιμή πώλησης του προϊόντος. Average Purch.Pr: Μέση τιμή αγοράς του προϊόντος. 38

40 Latest Purch.Pr: Τελευταία τιμή αγοράς του προϊόντος. 39

41 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ ΑΓΟΡΑΣ Για να φτάσουμε στην παραγγελία και στον τρόπο διαχείρισης της προηγούνται κάποιες άλλες διαδικασίες οι οποίες περιγράφονται συνοπτικά παρακάτω. Η πρώτη διαδικασία που γίνεται είναι ο σχεδιασμός του οχήματος. Αφού σχεδιαστεί το προϊόν δημιουργείται μια λίστα των υλικών που απαιτείται για την κατασκευή, την οποία την βγάζει η Διεύθυνση ανάπτυξης, αλλά και το φασεολόγιο το οποίο καθορίζει τις φάσεις εργασίας για την κατασκευή του πρωτότυπου και κατά συνέπεια ακολουθείται η ίδια γραμμή παραγωγής και στα υπόλοιπα οχήματα της παραγγελίας. Με την ολοκλήρωση της λίστας των απαιτούμενων υλικών (ΒΟΜ) ερευνούνται τα υπάρχοντα αποθέματα υλικών της αποθήκης παραγωγής και προτείνεται η παραγγελία των ελλειπόντων υλικών από την Διεύθυνση προγραμματισμού μέσω εντολών ΜRP. Για τα αγοραζόμενα προϊόντα οι προτάσεις των παραγγελιών επεξεργάζονται από την Διεύθυνση προμηθειών και έπειτα ακολουθεί έρευνα αγοράς. Αφού ολοκληρωθεί και αυτή η διαδικασία δίνεται η παραγγελία σε συγκεκριμένο προμηθευτή. Για να συνταχθεί μια παραγγελία πρέπει να συμπληρωθούν σωστά και με ακρίβεια τα πεδία της φόρμας, από το μενού του BAAN (ERP σύστημα). Ενώ για τα ιδιοπαραγώμενα είδη η διαδικασία διαφέρει διότι η ΕΛ.Β.Ο. διαθέτει μια πλήρως οργανωμένη αποθήκη πρώτων υλών η οποία τροφοδοτεί το μηχανουργείο της εταιρίας ή το τμήμα παραγωγής με τις απαιτούμενες πρώτες ύλες για την κατασκευή των ιδιοπαραγώμενων υλικών. Βάση των απαιτήσεων των ιδιοπαραγώμενων υλικών, βλέπουμε τα αποθέματα στην αποθήκη των πρώτων υλών και προτείνεται στην διεύθυνση προμηθειών η αγορά των ελλειπόντων υλικών. Η προώθηση των πρώτων υλών προς το μηχανουργείο, από την αποθήκη, γίνεται με εντολές εφοδιασμού. 40

42 Πρώτη φόρμα: Purchase Order (Εντολή αγοράς): Είναι αύξων αριθμός της παραγγελίας, ο οποίος βγαίνει αυτόματα από το σύστημα. Supplier (Προμηθευτής): Κωδικός προμηθευτή. Order Type(Τύπος εντολής): Χαρακτηρίζει την κατηγορία του προϊόντος που αγοράζουμε. Finance Company (εταιρία): Ο κωδικός την εταιρίας μας (ΕΛΒΟ). Contract (Συμβόλαιο) Order date: Ημερομηνία που έγινε η παραγγελία. Delivery Date: Ημερομηνία που θα γίνει η παράδοση. Terms of Pmt(όροι πληρωμής): Κωδικός που καθορίζει το μέγιστο περιθώριο ημερών που δίνεται στην εταιρεία να εξοφλήσει τον προμηθευτή, από την ημέρα παραλαβής. Buyer (Αγοραστής): Κωδικός του υπαλλήλου που έκανε την παραγγελία. 41

43 Δεύτερη φόρμα: Order / Supplier (Εντολή / προμηθευτής): Παίρνει τον αριθμό της εντολής αγοράς και τον προμηθευτή από την προηγούμενη φόρμα: Item Code (κωδικός του προϊόντος): Μπαίνει ο κωδικός με τον οποίο είναι καταχωρημένο το προϊόν, το οποίο επιθυμούμε να παραγγείλουμε. Description (περιγραφή): Βγαίνει αυτόματα η περιγραφή του προϊόντος που είναι καταχωρημένο στον κωδικό προϊόντος. Item Category (κατηγορία προϊόντος): Δηλώνουμε σε ποιά κατηγορία ανήκει το προϊόν. Warehouse (Αποθήκη): Σε πια αποθήκη του εργοστασίου θα πάει το προϊόν όταν το παραλάβουμε. Ordered (Παραγγελία): Πόσα τεμάχια παραγγείλαμε. Price (Τιμή): Τιμή της μονάδας. Disc. Perc.(ποσοστό έκπτωσης) Discount Amount (ποσό έκπτωσης) Amount (ποσό): Αξία παραγγελίας Planned Del.Dt. (Προγραμματισμένη παράδοση): Ημερομηνία προγραμματισμένης παράδοσης. 42

44 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ΠΑΡΑΛΑΒΗ Παραλαβή αγοραζόμενων προϊόντων. Όλα τα αγοραζόμενα προϊόντα ανεξάρτητα από τον τρόπο αγοράς (π.χ. παραγγελία μέσω συστήματος, παραγγελία εκτός συστήματος, δείγματα κτλ) παραλαμβάνονται από το τμήμα παραλαβών της ΕΛ.Β.Ο. και στην συνέχεια προωθούνται στον τόπο προορισμού τους (π.χ. αποθήκη παραγωγής, αποθήκη ανταλλακτικών, αποθήκη εργαλείων, διάφοροι παραλήπτες κ.α.). Τα υπό παραλαβή υλικά πρέπει να συνοδεύονται από Δ.Α. ή τιμολόγιο. Πρώτα γίνεται η εκφόρτωση των υλικών στην ράμπα του εργοστασίου, γίνεται η παραλαβή των κιβωτίων και ο οπτικός έλεγχος για την κατάσταση τους (ούτως ώστε αν υπάρξουν τυχόν φθορές στα προϊόντα να απαιτηθεί αποζημίωση από την μεταφορική εταιρία). Έπειτα γίνεται ο ποσοτικός έλεγχος, όπου συγκρίνονται οι ποσότητες των προϊόντων με αυτές που αναγράφονται στο Δ.Α. ή τιμολόγιο, σε περίπτωση διαφοράς παραλαμβάνεται η πραγματική ποσότητα και εκδίδεται το δελτίο παραλαβής των υλικών μέσω του συστήματος για την πραγματική ποσότητα των υλικών. Το δελτίο παραλαβής πρέπει να εκδοθεί εντός οκτώ ημερών από την πραγματική παραλαβή των υλικών, βάσει νόμου. Αν είναι λιγότερα τα προϊόντα που παραλάβαμε από αυτά που αναγράφονται τότε ενημερώνουμε τον προμηθευτή για το ακριβές έλλειμμα κι αυτός με την σειρά του εκδίδει πιστωτικό τιμολόγιο με την αξία των ελλειμματικών τεμαχίων ή με νέο Δ.Α. συμπληρώνει το έλλειμμα. Αν είναι περισσότερα τα υλικά από αυτά που αναγράφονται τότε τα πλεονάζοντα επιστρέφονται στον προμηθευτή με δελτίο αποστολής. Υπάρχει και η πιθανότητα η εταιρία να κρατήσει την πλεονάζουσα ποσότητα, σε αυτή την περίπτωση ο προμηθευτής εκδίδει συμπληρωματικό τιμολόγιο για την αξία της πλεονάζουσας ποσότητας. Έπειτα προωθούνται τα υλικά με το δελτίο παραλαβής στον ποιοτικό έλεγχο. Υπάρχουν δύο είδη ποιοτικού ελέγχου: 1) Ο ποιοτικός έλεγχος εισερχομένων: Ο ποιοτικός έλεγχος εισερχομένων είναι η διαδικασία κατά την οποία ελέγχεται εάν τα προϊόντα είναι αυτά που παραγγείλαμε και πληρούν τις ποιοτικές και τις τεχνικές προδιαγραφές της εταιρίας.. Αν τα προϊόντα για κάποιο λόγο απορριφθούν από τον 43

45 ποιοτικό έλεγχο τότε τα προϊόντα προωθούνται στην αποθήκη αχρήστων και στην συνέχεια επιστρέφονται στο προμηθευτή με δελτίο αποστολής. Μετά το ελεύθερο του ποιοτικού ελέγχου και την καταχώρηση του δελτίου παραλαβής στο σύστημα εκτυπώνονται τα δελτία αποθήκευσης τα οποία μας προτείνουν τη θέση αποθήκευσης και εμφανίζει το ήδη υπάρχον απόθεμα. Μέχρι και αυτή τη διαδικασία οι ποσότητες των υλικών εμφανίζονται στη θέση παραλαβή της αποθήκης και είναι δεσμευμένες για οποιαδήποτε κίνηση. Μετά την καταχώρηση και του δελτίου αποθήκευσης στο σύστημα οριστικοποιείται η διαδικασία παραλαβής και τα υλικά εμφανίζονται σε συγκεκριμένη θέση. 2) Ποιοτικός έλεγχος γραμμής παραγωγής: Ο ποιοτικός έλεγχος γραμμής παραγωγής διακρίνει τα σφάλματα των υλικών κατά την τοποθέτηση τους πάνω στο όχημα ενώ ο ποιοτικός έλεγχος εισερχομένων διακρίνει από την αρχή την καταλληλότητα ή όχι των υλικών. Οι υπόλοιπες διαδικασίες είναι ίδιες και για τους δύο ελέγχους. Παραλαβή Ιδιοπαραγώμενων προϊόντων. Η παραλαβή των ιδιοπαραγώμενων προϊόντων γίνεται με ένα δελτίο εισαγωγής στην αποθήκη (εσωτερικό έγγραφο της εταιρίας), αφού πρώτα ελεγχθεί ποιοτικά στον χώρο του μηχανουργείου. Ακολουθεί η ποσοτική καταμέτρηση των υλικών και η καταχώρηση του δελτίου εισαγωγής στο σύστημα. Για τυχόν διαφορές ενημερώνεται το μηχανουργείο. 44

46 Φόρμα για την καταχώρηση της παραλαβής. Receipt Number: Αριθμός παραλαβής. Αυτόματος αύξων αριθμός. Packing Slip (αριθμός δελτίου): Μπαίνει ο αριθμός του Δ.Α. του προμηθευτή ή του Τ.Δ.Α. του προμηθευτή. Supplier (Προμηθευτής): Κωδικός του προμηθευτή. Rder (Εντολή): Εντολή αγοράς Pos (Θέση): Είναι η θέση που ορίσαμε στην παραγγελία. Pack.Slip.Qty: Αριθμός προϊόντων που αναγράφει το δελτίο αποστολής. Rec. Date: Ημερομηνία που παραδόθηκαν τα προϊόντα. Delivered Qty: Πόσα προϊόντα παραδόθηκαν. Back Order: Πόσα προϊόντα υπολείπονται για να ολοκληρωθεί η παραγγελία. 45

47 Εκτύπωση παραλαβής. 46

48 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 ΤΡΟΠΟΣ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ ΥΛΙΚΩΝ Η ΕΛΒΟ χωροταξικά διαθέτει 3 αποθήκες: Αποθήκη παραγωγής: Τροφοδοτεί την παραγωγή και το μηχανουργείο με υλικά. Αποθήκη ανταλλακτικών: Είναι το εμπορικό κομμάτι της επιχείρησης και ασχολείται με την πώληση υλικών στους πελάτες της εταιρίας. Αποθήκη εργαλείων: Τροφοδοτεί την παραγωγή με εργαλεία, φόρμες εργασίας κ.α.. Η αποθήκευση των υλικών γίνεται σε κιβώτια ανάλογα με το μέγεθος και τον όγκο τους. Τα κιβώτια αυτά είναι τοποθετημένα σε ράφια ύψους 12 μέτρων και μήκους 60 μέτρων. Μεταξύ των ραφιών υπάρχουν διάδρομοι μέσα στους οποίους κινείται το περονοφόρο όχημα (κλάρκ)με το οποίο γίνεται η εναπόθεση και η εξαγωγή των κιβωτίων. Τα ράφια είναι χωρισμένα σε κυψέλες μέσα στις οποίες τοποθετούνται τα κιβώτια. Η κάθε κυψέλη (θέση) είναι αριθμημένη για να είναι γνωστή και διακριτή η θέση αποθήκευσης των υλικών. Αυτός ο τρόπος αποθήκευσης ονομάζεται ταξινόμηση ανά θέση (Location system). Ο τρόπος αρίθμησης είναι Ράφι Βάθος Ύψος. Ο πίνακας που ακολουθεί απεικονίζει τα ράφια της αποθήκης. Για να καταλάβει ο υπάλληλος σε πιο ράφι θα τοποθετήσει το υλικό πρέπει να του δώσουμε οδηγίες ανάλογα με την αρίθμηση. Άρα για να τοποθετήσει το υλικό στη μαυρισμένη θέση θα του πούμε: Α-03-Ε. ΡΑΦΙ Α ΥΨΟΣ Θ Θ Θ Θ Θ Θ Ζ Ζ Ζ Ζ Ζ Ζ Ε Ε Ε Ε Ε Ε Δ Δ Δ Δ Δ Δ Γ Γ Γ Γ Γ Γ Β Β Β Β Β Β Α Α Α Α Α Α ΒΑΘΟΣ

49 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ ΠΩΛΗΣΗΣ Η πώληση προϊόντων είναι μια διαδικασία εξαγωγής προϊόντων από την αποθήκη και υπεύθυνο τμήμα είναι το τμήμα πωλήσεων. 48

50 Από αυτή την φόρμα που μπορούμε να παρακολουθούμε πόσα τεμάχια έχουν αποσταλεί για κάθε παραγγελία και πόσα τεμάχια υπολείπονται για να ολοκληρωθεί η παραγγελία. 49

51 Εδώ μπορούμε να δούμε τον αριθμό του δελτίου αποστολής ( Packing Slip). 50

52 Σε αυτή την φόρμα βλέπουμε: τον αριθμό εντολής, τον αριθμό θέσης που ορίσαμε στην παραγγελία, το κωδικό, την περιγραφή του προϊόντος και το σημαντικότερο την ημερομηνία αποστολής του προϊόντος στον πελάτη. 51

53 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 ΔΙΑΦΟΡΕΣ ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΚΙΝΗΣΕΩΝ ΑΝΑ ΑΠΟΘΗΚΗ ΚΑΙ ΕΙΔΟΣ Τη φόρμα αυτή την χρησιμοποιεί η αποθήκη για να παρακολουθεί την διακίνηση κάποιου συγκεκριμένου είδους. 52

54 ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΔΕΛΤΙΟΥ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ 53

55 ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ ΠΩΛΗΣΗΣ 54

56 ΘΕΩΡΗΜΕΝΗ ΚΑΡΤΕΛΑ ΕΙΔΟΥΣ Από αυτή τη φόρμα μπορούμε να εκτυπώσουμε τις θεωρημένες καρτέλες ειδών. 55