Οδηγός επιλογής χρήσης εργαλείου zimbra webmail ή MS Outlook για τη νέα Υπηρεσία Συνεργασίας & Επικοινωνίας

Transcript

1 Οδηγός επιλογής χρήσης εργαλείου zimbra webmail ή MS Outlook για τη νέα Υπηρεσία Συνεργασίας & Επικοινωνίας ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΤΟΜΕΑΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΥΠΣ ΕΔ/84 16/05/2014 1

2 Περιεχόμενα 1. Εισαγωγή Επιλογές Σύγκριση επιλογών

3 1. Εισαγωγή Ο οδηγός περιγράφει τις βασικές λειτουργίες του MS Outlook σε σύγκριση με το διαδικτυακό εργαλείο zimbra webmail της νέας Υπηρεσίας Συνεργασίας & Επικοινωνίας, με στόχο να βοηθήσει τον χρήστη να κάνει την τελική του επιλογή για το ποιο από τα δύο (ή και τα δυο) να χρησιμοποιεί. Λόγω των διαφορών που υπάρχουν αναμεταξύ των διαθέσιμων προϊόντων και εκδόσεων τους, για σκοπούς σύγκρισης με το διαδικτυακό εργαλείο web mail χρησιμοποιήθηκε το πρόγραμμα πελάτη MS Outlook 2013 για την ετοιμασία αυτού του οδηγού. 2. Επιλογές Οι επιλογές για πρόσβαση στην νέα Υπηρεσία Συνεργασίας & Επικοινωνίας είναι 2: Μέσω του διαδικτυακού εργαλείου zimbra webmail Μέσω ενός προγράμματος πελάτη (πχ. MS Outlook) Μέσω του MS Outlook, υπάρχουν 3 υπό-επιλογές για τον τρόπο διαχείρισης του ταχυδρομικού κιβωτίου, των επαφών, ημερολογίων και εργασιών: Τα μηνύματα του η-ταχυδρομείου διαγράφονται από τον κεντρικό εξυπηρετητή και αποθηκεύονται στον προσωπικό μικροϋπολογιστή και είναι διαθέσιμα μόνο σε αυτό (πρωτόκολλο POP). Τα ημερολόγια, επαφές και εργασίες διαχειρίζονται τοπικά στον προσωπικό μικροϋπολογιστή και είναι διαθέσιμα μόνο από εκεί. Τα μηνύματα του η-ταχυδρομείου αποθηκεύονται στον κεντρικό εξυπηρετητή και συγχρονίζονται στον προσωπικό μικροϋπολογιστή και είναι διαθέσιμα από οποιοδήποτε σημείο (πρωτόκολλο IMAP). Τα ημερολόγια, επαφές και εργασίες διαχειρίζονται τοπικά στον προσωπικό μικροϋπολογιστή και είναι διαθέσιμα μόνο από εκεί. Τα μηνύματα του η-ταχυδρομείου, οι επαφές, τα ημερολόγια και οι εργασίες αποθηκεύονται στον κεντρικό εξυπηρετητή και συγχρονίζονται στον προσωπικό μικροϋπολογιστή και είναι διαθέσιμα από οποιοδήποτε σημείο (πρωτόκολλο MAPI / ACTIVESYNC). Το διαδικτυακό εργαλείο zimbra webmail δεν παρέχει υπο-επιλογές, τα μηνύματα του η- ταχυδρομείου, οι επαφές, τα ημερολόγια και οι εργασίες αποθηκεύονται μόνο στον κεντρικό εξυπηρετητή, δεν συγχρονίζονται με κανένα προσωπικό μικροϋπολογιστή και είναι διαθέσιμα από οποιοδήποτε σημείο. 3

4 3. Σύγκριση επιλογών Στον πιο κάτω πίνακα παρατίθενται οι απαραίτητες ενέργειες/προσφερόμενες λειτουργίες των 2 επιλογών. Α/Α Ενέργεια/Λειτουργία Πρόγραμμα πελάτη Εργαλείο web mail 1. Γενικά χαρακτηριστικά 1.1. Χρειάζεται εγκατάσταση εξειδικευμένου λογισμικού στον κάθε υπολογιστή από τον οποίο θα γίνει η πρόσβαση 1.2. Επηρεάζεται αρνητικά η απόδοση του υπολογιστή 1.3. Χρειάζεται μεγάλο μέγεθος mailbox (IMAP/MAPI/ ACTIVΕSYNC) (POP) 1.4. Διαθεσιμότητα δεδομένων όταν εκτός διαδικτύου 1.5. Διατήρηση δεδομένων στον κεντρικό server (IMAP/MAPI/ ACTIVΕSYNC) (POP) Είναι απαραίτητη η χρήση και διαχείριση τοπικών αρχείων (τύπου.pst) 2. Συγχρονισμός δεδομένων επαφών/ημερολογίων με κινητές συσκευές 2.1. Android Ipad Windows mobile 3. Βασικές λειτουργίες επικοινωνίας / συνεργασίας 3.1. Η-ταχυδρομείο 3.2. Επαφές 3.3. Ημερολόγιο 3.4. Εργασίες 3.5. Σημειώσεις (notes) 3.6. Βαλιτσάκι (briefcase) 4. Εξειδικευμένες λειτουργίες 4.1. Παρουσίαση μηνυμάτων ανά συνομιλία (Conversation view) 4.2. Επιλογές για τοποθεσία του Reading pane 4.3. Ταξινόμηση λίστας μηνυμάτων βάσει πεδίων From/Subject/Date 4.4. Δυνατότητα προσθήκης/αφαίρεσης πεδίων στη λίστα μηνυμάτων 4.5. Κανόνες (rules/filters) 4.6. Δυνατότητα εύρεσης η-διευθύνσεων από την υπηρεσία καταλόγου του ΠΚ 1 Με την χρήση της επιλογής leave mail on server είναι δυνατή η διατήρηση δεδομένων στον server για περιορισμένο χρονικό διάστημα 2 Προσφέρεται μέσω συνδυασμού χρήσης 3 ων λογισμικών/υπηρεσιών (πχ HTCsync, GoogleCalSync, icloud) 4

5 Α/Α Ενέργεια/Λειτουργία Πρόγραμμα πελάτη Εργαλείο web mail 4.7. Δυνατότητα αυτόματης συμπλήρωσης στο πεδίο To: κατά τη συγγραφή της η-διεύθυνσης από την υπηρεσία καταλόγου (autocomplete) 4.8. Δυνατότητα αδειάσματος καλάθου κατά την έξοδο 4.9. Δυνατότητα απόκτησης διαγραμμένων μηνυμάτων από τον κάλαθο Δυνατότητα απόκτησης διαγραμμένων μηνυμάτων μετά 3 το άδειασμα του κάλαθου Επιλογές για Message auto-preview line Βασικό search στα μηνύματα/επαφές/ημερολόγια/εργασίες Εξειδικευμένο search στα μηνύματα/επαφές/ημερολόγια/εργασίες Κατηγορίες για μηνύματα/επαφές/ημερολόγια/εργασίες Δυνατότητα κοινόχρηστων φακέλων η-ταχυδρομείου Δυνατότητα κοινόχρηστων επαφών Δυνατότητα κοινόχρηστων ημερολογίων Δυνατότητα κοινόχρηστων εργασιών Υποστήριξη RSS feeds Παρουσίαση ημερολογίων (Side-by-side) Παρουσίαση ημερολογίων (Overlay) Αυτόματη διαχείριση ανεπιθύμητων η-μηνυμάτων (SPAM) Υπογραφές Αυτόματη αποστολή «out of office/vacation message» 3 Για τις τελευταίες 30 ημέρες μόνο 4 Οι κατηγορίες στο web mail ονομάζονται tags 5 Προσφέρεται μόνο μέσω χρήσης επιπρόσθετης υπηρεσίας exchange ή SharePoint 6 Μέσω ανοίγματος 2 ου Browser Tab 5