Δραστηριότητες διαχείρισης του άγχους Πρόγραμμα Leonardo da Vinci. Παιχνίδι ανάληψης ρόλων. Εταιρεία: STRESSMAN LTD

Transcript

1 Παιχνίδι ανάληψης ρόλων Εταιρεία: STRESSMAN LTD Εισαγωγή - κανόνες: Η Stressman Ltd είναι μια οικογενειακή επιχείρηση που δραστηριοποιείται στον τομέα της κλωστοϋφαντουργίας. Παρασκευάζει αντρικά ενδύματα από φόρμες έως επίσημα κοστούμια. Αυτή τη στιγμή διαθέτει 37 υπαλλήλους. Εννέα από αυτούς είναι στελέχη (γενικός διευθυντής, αντιπρόεδρος, διευθυντής μάρκετιν, υπεύθυνος ποιότητας, υπεύθυνος παραγωγής και τέσσερις σχεδιαστές) ενώ οι υπόλοιποι απασχολούνται στην παραγωγή. Η οικονομική διοίκηση της επιχείρησης, η συντήρηση και οι επισκευές των εγκαταστάσεων έχουν ανατεθεί σε εξωτερικούς συνεργάτες. Η εταιρεία συστήθηκε το Ο ιδρυτής της πρόκειται να αποσυρθεί και έτσι η επιχείρηση υφίσταται μια αλλαγή γενιάς. Ο γιος του ιδιοκτήτη πρόκειται να γίνει ο επόμενος γενικός διευθυντής και ιδιοκτήτης της εταιρείας. Κατά τη διάρκεια των τελευταίων μηνών παρατηρήθηκε ότι πολλοί υπάλληλοι της εταιρείας πάσχουν από εργασιακό άγχος. Ο γενικός διευθυντής συζήτησε το θέμα με έναν εξωτερικό ειδικό αλλά σε αυτό το στάδιο επιθυμεί να επιλύσει τα προβλήματα εργασιακού άγχους χωρίς εξωτερική βοήθεια. Έτσι αποφάσισε να συγκροτήσει μια ομάδα εργασίας από τους υπαλλήλους της εταιρείας. Ο στόχος της είναι να εντοπίσει τις αιτίες του εργασιακού άγχους, να αξιολογήσει τη σημασία τους και να καταρτίσει ένα σχέδιο δράσης για την αποκατάσταση του προβλήματος. Για να επιτευχθούν αυτοί οι στόχοι, η ομάδα εργασίας έχει στη διάθεσή της εργαλεία που παρασχέθηκαν από τον εξωτερικό ειδικό. Το παιχνίδι έχει 6-10 συμμετέχοντες. Ο διευθυντής θα διανείμει τους ρόλους. Στόχος της ομάδας εργασίας είναι να εντοπίσει τις αιτίες του εργασιακού άγχους, να εκτιμήσει τη σημασία τους, να αποφασίσει για τα μέτρα που πρέπει

2 να ληφθούν και να καταρτίσει ένα σχέδιο δράσης για την εξομάλυνση της κατάστασης. Το παιχνίδι τελειώνει με την εκτέλεση όλων των καθηκόντων.

3 Σενάριο: Stressman Ltd Ίδρυση: 1960 Τύπος εταιρείας: Εταιρεία Περιορισμένης Ευθύνης, οι μετοχές ανήκουν σε μία οικογένεια. Τομέας δραστηριότητας: Η Stressman Ltd παρασκευάζει αντρικά ενδύματα από φόρμες έως επίσημα κοστούμια συνδυάζοντας την υψηλή ποιότητα κατασκευής και τις τελευταίες τάσεις της μόδας με μικρό κόστος. Αριθμός υπαλλήλων: Η εταιρεία έχει 37 υπαλλήλους, 9 από αυτούς είναι στελέχη και 28 απασχολούνται στην παραγωγή. Η σύζυγος του γενικού διευθυντή της εταιρείας είναι διευθύντρια μάρκετιν και της ανήκει το 25% των μετοχών. Δύο παιδιά της οικογένειας εργάζονται στην επιχείρηση, το ένα είναι σχεδιαστής και το άλλο αντιπρόεδρος. Παρούσα κατάσταση της εταιρείας: - Ο γενικός διευθυντής πρόκειται να αποσυρθεί - Δεν έχει ληφθεί απόφαση για τον επόμενο γενικό διευθυντή. Το πιθανότερο είναι να γίνει ένας από τους γιους του. - Επέκταση της εταιρείας - Διεθνοποίηση και μυστικά επιτυχίας σε νέους τομείς της αγοράς Η επιχείρηση έχει υποστεί αρκετές σημαντικές αλλαγές τα τελευταία χρόνια. Η εταιρεία που παλαιότερα δραστηριοποιούνταν μόνο στην εγχώρια αγορά έχει αρχίσει να εξάγει τα προϊόντα της σε άλλες ευρωπαϊκές χώρες, το προσωπικό της αυξήθηκε κατά δέκα άτομα και παρατηρήθηκε σημαντική αύξηση στις καθαρές πωλήσεις της. Ταυτόχρονα με την έναρξη των εξαγωγών ανανεώθηκε και όλος ο τεχνολογικός εξοπλισμός της παραγωγής. Η ανανέωση αυτή περιλάμβανε ενέργειες όπως η μετακίνηση της διαχείρισης της παραγωγής στο ενδοδίκτυο της εταιρείας. Η διευθύντρια μάρκετιν, ένας σχεδιαστής και ο αντιπρόεδρος συμμετείχαν σε σεμινάρια υπολογιστών. Η εκπαίδευση των

4 άλλων υπαλλήλων θα διοργανωθεί κάποια στιγμή στο μέλλον. Σύμφωνα με το γενικό διευθυντή αυτή τη στιγμή δεν υπάρχει χρόνος για εκπαίδευση. Οι νέες εξαγωγικές δραστηριότητες έφεραν αύξηση στις παραγγελίες και η εταιρεία δουλεύει στο μέγιστο. Οι μικρές προθεσμίες έχουν δημιουργήσει μεγάλο φόρτο εργασίας στα μέλη του προσωπικού. Ωστόσο, δεν υπάρχει ξεκάθαρη συμφωνία μεταξύ της διοίκησης και των εργαζομένων για τις υπερωρίες. Κάποιοι πιστεύουν ότι οι υπερωρίες θα τους δοθούν αργότερα με τη μορφή ρεπό, ενώ άλλοι περιμένουν άμεση αποζημίωση με τη μορφή επιπλέον χρημάτων. Όπως γίνεται κατανοητό, η κατάσταση αυτή έχει δημιουργήσει εντάσεις ανάμεσα στη διοίκηση και στο προσωπικό. Ο αντιπρόεδρος, ο γιος του γενικού διευθυντή, περιμένει να δουλέψουν όλοι υπερωρίες. «Το ότι έχετε οικογένεια δεν είναι λόγος για να μη δουλέψετε παραπάνω», λέει. Ο τρόπος με τον οποίο εκφράζει τις απόψεις του ο αντιπρόεδρος είναι λίγο απειλητικός, τουλάχιστον για τις γυναίκες. Η βιασύνη έχει ως αποτέλεσμα και αρκετά ελαττωματικά και μη συμμορφούμενα στις προδιαγραφές προϊόντα στην εταιρεία τους τελευταίους μήνες. Πριν από ένα μήνα ένα μεγάλο φορτίο αντρικών παντελονιών επεστράφη από τη Γαλλία, γιατί όλα τα κομμάτια ήταν ελαττωματικά. Η εταιρεία έπρεπε να αποζημιώσει τον πελάτη για τις ζημιές, που του προκλήθηκαν από την κακή ποιότητα. Το εργασιακό περιβάλλον έχει χειροτερεύσει και κανείς δεν τολμά να μιλήσει για τα λάθη, που κάνει ο ίδιος ή παρατηρεί να γίνονται. Οι εργαζόμενοι προσέχουν ο ένας τον άλλο και κρύβουν τα σφάλματά τους γιατί φοβούνται τις πιθανές κυρώσεις. Τα βιομηχανικά ατυχήματα έχουν σχεδόν διπλασιαστεί τους τελευταίους 12 μήνες. Το ίδιο ισχύει και για τις άδειες ασθενείας. Επίσης στις εγκαταστάσεις υπάρχουν κάποια σημεία, όπου υπάρχει αυξημένος κίνδυνος ατυχημάτων. Ο γενικός διευθυντής της εταιρείας ανησυχεί πολύ για την κατάσταση. Εκτός από τα παράπονα των πελατών, έχουν γίνει συχνότερες και οι εντάσεις μεταξύ των εργαζομένων και το εργασιακό περιβάλλον έχει χειροτερεύσει σημαντικά. Το κόστος των ατυχημάτων και των αδειών ασθενείας έχει ήδη αρχίσει να

5 επηρεάζει την οικονομική κατάσταση της επιχείρησης. Ο γενικός διευθυντής επιθυμεί να αφήσει στον γιο του μια εταιρεία, που να είναι επιτυχημένη οικονομικά και να δίνει τόσο προς τα έξω όσο και προς τα μέσα την εικόνα της ευρωστίας, αλλά προς το παρόν αυτό φαίνεται αδύνατο χωρίς κάποιου είδους παρέμβαση.

6 Ρόλοι καθήκοντα: Γενικός διευθυντής Paul Pettersen: Γενικός διευθυντής, 60 ετών και επιχειρηματίας κατά το μεγαλύτερο μέρος της ζωής του. Είναι αρκετά ισχυρογνώμων και θέλει πάντα να παίρνει εκείνος τις σημαντικές αποφάσεις. Του αρέσει να διοικεί κυρίως γυναίκες και λέγεται ότι έχει σχέση με μια νεαρή εργάτρια. Διευθύντρια μάρκετιν Brit Pettersen: Η διευθύντρια μάρκετιν είναι η σύζυγος του γενικού διευθυντή και είναι 10 χρόνια νεότερη από το σύζυγό της. Η κα Pettersen άφησε μια πολλά υποσχόμενη πανεπιστημιακή σταδιοδρομία για να εργαστεί στην επιχείρηση. Σχεδιαστής Petter Pettersen: 30χρονος σχεδιαστής μόδας που εργαζόταν πάντα για την οικογενειακή επιχείρηση. Ο Petter είναι πολύ δημιουργικός και ευέξαπτος και συχνά εμπλέκεται σε καυγάδες ιδίως με τον αδελφό του. Αντιπρόεδρος Ben Pettersen: Ο 29χρονος Ben έχει σπουδάσει οικονομικές επιστήμες και είναι αντιπρόεδρος της εταιρείας από την αποφοίτησή του. Ο Ben ανταγωνίζεται συνεχώς τον μεγαλύτερο αδελφό του και συχνά εμπλέκει και άλλους εργαζόμενους στις διαμάχες του. Γραμματέας Sibylla Stenman: Η Stenman είναι η 57χρονη γραμματέας του γενικού διευθυντή και εργάζεται στην εταιρεία από την ίδρυσή της. Είναι το «δεξί χέρι» του γενικού διευθυντή, γνωρίζει τα πάντα και ξέρει απ έξω και ανακατωτά την ιστορία της εταιρείας. Υπεύθυνος παραγωγής Karl Ketter: Ο υπεύθυνος παραγωγής είναι ένας 40χρονος μηχανικός. Πιστεύει ότι όλα τα προβλήματα μπορούν να επιλυθούν

7 και γι αυτό πολύ συχνά έχει το ρόλο του ειρηνοποιού στις διαμάχες των εργαζομένων. Ο Karl είναι άτομο, που εμπιστεύονται όλοι και με το οποίο μοιράζονται τα προβλήματα τους. Υπάλληλος Anna West: Η Anna West είναι μια 55χρονη μοδίστρα, που συμμετέχει ενεργά στις εργασίες του σωματείου ως εκπρόσωπος των εργαζομένων. Έχει υιοθετήσει μια ανένδοτη πολιτική όσον αφορά τις συλλογικές συμβάσεις εργασίας και είναι σκληρή διαπραγματεύτρια. Η Anna δεν χαίρει της απόλυτης εμπιστοσύνης των συναδέλφων της, γεγονός που καθιστά ακόμη δυσκολότερο το έργο της ως εκπροσώπου των εργαζομένων. Υπάλληλος Eeva Elberg: Η Eeva είναι μια 20χρονη μοδίστρα μόλις αποφοίτησε και έχει πολλές νέες ιδέες, που θέλει να εφαρμόσει. Η Eeva και η Anna δεν τα πηγαίνουν καλά λόγω της μεγάλης διαφοράς ηλικίας, των διαφορετικών μεθόδων εργασίας και λόγω του ότι βλέπουν τα πράγματα διαφορετικά. Υπάλληλος Werner Wilen: Ο Werner είναι ένας 55χρονος ράφτης, που είναι ερωτευμένος αρκετά χρόνια με τη σύζυγο του γενικού διευθυντή. Είναι προσεκτικός και επιμελής εργάτης και αναλύει εις βάθος τα γεγονότα, που διαδραματίζονται στον χώρο εργασίας. Προσπαθεί να υποστηρίξει την Anna στα συνδικαλιστικά της καθήκοντα. Υπάλληλος Wilhelm Wood: Ο Wilhelm είναι ένας 34χρονος μόδιστρος. Εργάζεται στην εταιρεία λίγους μήνες. Παραιτήθηκε από την προηγούμενη δουλειά του λόγω του άσχημου εργασιακού περιβάλλοντος. Ξέρει τι σημαίνει να πάσχεις από εργασιακό άγχος και εξάντληση. Προτείνει θετικές λύσεις για την εξομάλυνση της κατάστασης στη Stressman Ltd.

8 Εργαλεία: - Εκτίμηση κινδύνων που σχετίζονται με το άγχος στην εταιρεία σας - Αναμενόμενοι κίνδυνοι από το άγχος - Καταιγισμός ιδεών - Θέση προτεραιοτήτων - Σχέδιο δράσης

9 Εκτίμηση κινδύνων που σχετίζονται με το άγχος στην εταιρεία σας 0 = καθόλου άγχος, 1 = λίγο άγχος, 2 = λογικό άγχος, 3 = πολύ άγχος βαθμοί Η εργασία μου παρουσιάζει προκλήσεις και είναι σημαντική. Υπάρχουν σαφείς στόχοι στην εργασία. Τα καθήκοντα είναι ενδιαφέροντα. Η εργασία μου παρουσιάζει αρκετή ποικιλία. Συνήθως ο φόρτος εργασίας είναι ο ενδεδειγμένος. Έχω αρκετό χρόνο για να εκτελέσω τα καθήκοντά μου. Οι βάρδιες είναι σωστά προγραμματισμένες. Το ωράριο εργασίας είναι ευέλικτο. Το προσωπικό έχει τη δυνατότητα να συμμετάσχει στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Η εργασιακή κοινότητα είναι συγκροτημένη (δεν γίνεται παγίδευση των εργαζομένων) Παρέχονται επαρκείς πληροφορίες για την εργασία. Ο μισθός είναι αντιστοιχεί στην παρεχόμενη εργασία. Οι εργαζόμενοι έχουν αρκετή πληροφόρηση και ικανότητες για την εκτέλεση των εργασιών. Οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τη δουλειά τους.

10 Οι εργασιακές σχέσεις είναι καλές. Ο εργασιακός χώρος είναι ασφαλής και δεν ασκείται τρομοκρατία ή πιέσεις. Τα στελέχη διοικούν σωστά την εταιρεία και τους εργαζόμενους. Οι συζητήσεις γίνονται ανοιχτά. Οι εργαζόμενοι έχουν επαρκή πληροφόρηση για τις αλλαγές που συμβαίνουν. Η εργασιακή ατμόσφαιρα είναι καλή. Οι συνθήκες εργασίας είναι καλές. Οι εργαζόμενοι εκπαιδεύονται επαρκώς. Οι εργαζόμενοι μπορούν να επηρεάσουν τον τρόπο εκτέλεσης των εργασιών. Η πρωτοβουλία και η καινοτομία προωθούνται ενεργά. Οι εργαζόμενοι έχουν τη δυνατότητα να εξελιχθούν.

11 Άλλες παρατηρήσεις: βαθμοί

12 ΑΝΑΜΕΝΟΜΕΝΟΙ ΚΙΝΔΥΝΟΙ ΑΠΟ ΤΟ ΑΓΧΟΣ Οργάνωση ενεργειών / διαδικασιών Κίνδυνοι σχετικοί με το άγχος Τι μπορεί να γίνει για να εξαλειφθούν οι κίνδυνοι;

13 Καταιγισμός ιδεών Γιατί χρησιμοποιείται; Προκειμένου να θεσπιστεί μια κοινή μέθοδος για τη δημιουργική και αποτελεσματική πρόταση μεγάλου όγκου ιδεών εκ μέρους των εργαζομένων, με την υιοθέτηση μιας διαδικασίας, στην οποία δεν υφίστανται επικρίσεις. Ο καταιγισμός ιδεών: θα ενθαρρύνει την ελεύθερη ανοικτή όταν η ομάδα κολλά στους παλιούς τρόπους σκέψης θα παροτρύνει όλα τα μέλη της ομάδας να συμμετέχουν με ενθουσιασμό, ώστε να μην υπάρχουν κάποιοι που να «περνάνε γραμμή» στην ομάδα θα επιτρέψει στα μέλη της ομάδας να κτίσουν ο καθένας πάνω στη δημιουργική σκέψη των άλλων όντας προσηλωμένοι στον κοινό στόχο. Πώς λειτουργεί; Διατυπώστε το θέμα του καταιγισμού ιδεών και γράψτε το, ώστε να μπορούν να το βλέπουν όλοι. Βεβαιωθείτε ότι όλοι καταλαβαίνουν την ερώτηση, το ζήτημα ή το πρόβλημα. Κάθε μέλος της ομάδας διατυπώνει ή γράφει τις ιδέες του σε ένα κομμάτι χαρτί (μία ιδέα ανά χαρτί). Η διαδικασία πρέπει να διαρκέσει λίγο (5 έως 20 λεπτά) Τοποθετήστε τις ιδέες σε σημείο που να φαίνονται. Ανασκοπίστε τις ιδέες για να τις διασαφηνίσετε και για να αφαιρέσετε όσες είναι διπλές (να αφαιρείτε μόνο ιδέες, που είναι πράγματι όμοιες)

14 Καθορισμός προτεραιοτήτων Γιατί χρησιμοποιείται; Είναι μια συστηματική προσέγγιση σύγκρισης των επιλογών μέσω κριτηρίων επιλογής, στάθμισης και εφαρμογής. Ο καθορισμός προτεραιοτήτων: εμφανίζει αμέσως τα κύρια σημεία αντιπαράθεσης, ώστε να μπορούν να ξεκαθαριστούν από την αρχή. αναγκάζει την ομάδα να εστιάσει στην καλύτερη λύση και αυξάνει σημαντικά τις πιθανότητες επιτυχημένης εφαρμογής. περιορίζει τα «κρυφά σημεία» θεωρώντας τα κριτήρια σημαντικό τμήμα της διαδικασίας. μειώνει τις πιθανότητες επιλογής των προτάσεων ενός ευνοούμενου. Πώς εκτελείται; Επιλέξτε τις ιδέες (ή ενέργειες) Γράψτε τις ιδέες (ή ενέργειες) σε έναν πίνακα Συγκρίνετε τις ιδέες από τρεις διαφορετικές οπτικές γωνίες και προσπαθήστε να καταλήξετε σε μια ομόφωνη άποψη Στήλη 1: Σημασία. Τοποθετήστε σε σειρά τις ιδέες (ή τις ενέργειες) ώστε η σημαντικότερη να είναι πρώτη (1), η δεύτερη πιο σημαντική δεύτερη (2), κ.ο.κ. Στήλη 2: Εντύπωση. Αξιολογήστε τις ιδέες (ή τις ενέργειες) και τοποθετήστε τις σε σειρά, έτσι ώστε αυτή που εντυπωσιάζει περισσότερο την εταιρεία ή τους υπαλλήλους να είναι πρώτη (1), η δεύτερη εντυπωσιακότερη δεύτερη (2), κ.ο.κ.

15 Στήλη 3: Πιθανότητα αποτελεσματικότητας. Αξιολογήστε τις ιδέες (ή τις ενέργειες). Αυτή που φαίνονται ευκολότερο να επιτευχθεί μπαίνει πρώτη και η δυσκολότερη τελευταία. Στη συνέχεια υπολογίστε: Σημασία x Εντύπωση x Πιθανότητα αποτελεσματικότητας = ; Έτσι έχετε μια κατάταξη των ιδεών σας. Όποια έχει τους λιγότερους βαθμούς έρχεται πρώτη, αυτή που έχει τους δεύτερους λιγότερους δεύτερη κ.ο.κ. Ιδέα / ενέργεια Σημασία Εντύπωση Πιθανότητα αποτελεσματικότητας Συνολικοί βαθμοί

16 ΣΧΕΔΙΟ ΔΡΑΣΗΣ Τι πρέπει να γίνει; Πότε πρέπει να γίνει; Υπεύθυνος