Αποτελεσματικός έλεγχος των λειτουργιών σάρωσης, εκτύπωσης και αντιγραφής με το λογισμικό uniflow Έκδοση 5. you can

Transcript

1 Αποτελεσματικός έλεγχος των λειτουργιών σάρωσης, εκτύπωσης και αντιγραφής με το λογισμικό uniflow Έκδοση 5 you can

2 Εξασφαλίστε καλύτερο έλεγχο και μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στο περιβάλλον σάρωσης και εκτύπωσης της επιχείρησής σας. Τι είναι το uniflow; Το uniflow είναι μια πλατφόρμα λογισμικού σχεδιασμένη ώστε να εξασφαλίζετε την πλήρη αξιοποίηση των συσκευών πολλαπλών λειτουργιών (MFD) της επιχείρησής σας, εκμεταλλευόμενοι στο έπακρο την απόδοση της επένδυσής σας. Η αρθρωτή δομή του uniflow και η αποτελεσματική ενοποίηση με τις συσκευές υλικού της Canon επιτρέπει τη δημιουργία του συστήματος ανάλογα ακριβώς με τις απαιτήσεις της επιχείρησης. Με το έλεγχο των διαδικασιών παραγωγής εκτυπώσεων και σάρωσης στη συσκευή πολλαπλών λειτουργιών (MFD), το uniflow επιτρέπει στους διευθυντές των τμημάτων IT να διαχειρίζονται ένα σύστημα με ένα σετ λογαριασμών χρήστη και μία βάση δεδομένων. Οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα απρόσκοπτης αλληλεπίδρασης με τη συσκευή πολλαπλών λειτουργιών (MFD), καθώς η προσπέλαση όλων των δυνατοτήτων μπορεί να εκτελεστεί χωρίς να απαιτείται εκμάθηση ενός νέου περιβάλλοντος χειρισμού ή επανάληψη της πιστοποίησης κάθε φορά που επιθυμούν να χρησιμοποιήσουν μια νέα λειτουργία. Τα χαρακτηριστικά αυτά καθιστούν το σύστημα εξαιρετικά φιλικό προς το χρήστη και αυξάνουν την παραγωγικότητα της επιχείρησης.. Δυνατότητα επέκτασης σε οποιοδήποτε μέγεθος Το uniflow προσαρμόζεται άψογα σε επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους. Το λογισμικό είναι διαθέσιμο σε εκδόσεις 10, 50, 150 και απεριόριστων χρηστών, παρέχοντας δυνατότητα προσαρμογής και ευελιξία ανεξάρτητα από τον τύπο της επιχείρησής σας. Η βασισμένη σε υπηρεσίες web αρχιτεκτονική του επιτρέπει τη διαχείριση του λογισμικού από πολυάριθμα κτίρια, θέσεις ή τοποθεσίες, με όλα τα δεδομένα αποθηκευμένα σε μια κεντρική βάση δεδομένων Διακομιστή SQL. Αρθρωτή αρχιτεκτονική Οι βασικές λειτουργίες του uniflow μπορούν να επεκταθούν με διάφορες πρόσθετες υπομονάδες. Κάθε υπομονάδα προσφέρει συναρπαστικά νέα χαρακτηριστικά στο σύστημα, που επιτρέπουν την επέκταση των πλεονεκτημάτων του uniflow και σε άλλους τομείς της επιχείρησής σας. Με την παροχή χαρακτηριστικών ασφαλούς εκτύπωσης που επιτρέπουν στους χρήστες την απευθείας καταγραφή εγγράφων στο Microsoft SharePoint, το uniflow αποτελεί πραγματικά ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης για περιβάλλοντα γραφείου. Για τις επιχειρήσεις με τμήμα εκτύπωσης ή απαιτήσεις παραγωγής επαγγελματικών εκτυπώσεων, το uniflow προσφέρει τη δυνατότητα ενοποίησης με το λογισμικό Helix Production Workflow, παρέχοντας τις δυνατότητες ψηφιακής παροχής πληροφοριών έργου, ηλεκτρονικής υποβολής εργασιών, εκτύπωσης με μεταβλητά δεδομένα, καθώς και διαχείρισης του τμήματος παραγωγής εκτυπώσεων.

3 Η ενσωμάτωση του uniflow στις διαδικασίες παραγωγής εγγράφων της επιχείρησής σας οδηγεί σε πραγματικές βελτιώσεις στον έλεγχο και την αποδοτικότητα των συσκευών πολλαπλών λειτουργιών. Αυτό το αρθρωτό δυναμικό λογισμικό προσφέρει επίσης τη δυνατότητα διαμόρφωσης, επιτρέποντας την προσαρμογή του ώστε να ανταποκρίνεται στις συγκεκριμένες ανάγκες διαφορετικών επιχειρήσεων, όπως: μεγάλες εταιρείες, γραφεία μικρού μεγέθους, εκπαιδευτικά ιδρύματα, τοπικές δημόσιες υπηρεσίες, καταστήματα παραγωγής αντιγράφων και τμήματα παραγωγής εκτυπώσεων. Δρομολόγηση εργασιών στην κατάλληλη συσκευή Προσωπικές ροές εργασίας για την καταγραφή εγγράφων Σάρωση έντυπων εγγράφων σε διευθύνσεις σε επεξεργάσιμη μορφή Λειτουργία My Print Anywhere Τελικός Χρήστης Πρόγραμμα Οδήγησης Γενικής Χρήσης Η πρόταση uniflow Παρακολούθηση κόστους παραγωγής Παρακολούθηση εξοικονόμησης κόστους Οικονομικός Διευθυντής Αναφορές με χρήση γραφικών Διαχείριση όλων των συσκευών Παρακολούθηση περιβαλλοντικών επιπτώσεων Έλεγχος παραγωγής εγγράφων Περιορισμός πρόσβασης στις συσκευές Διευθυντής IT Ενοποίηση με συστήματα υποστήριξης για περιβάλλοντα γραφείου Προσαρμοστικότητα δικτύου Δημιουργία προσαρμοσμένων ροών εργασίας

4

5 Ολοκληρωμένος έλεγχος του συνόλου των συσκευών πολλαπλών λειτουργιών (MFP) που διαθέτετε, ανεξάρτητα από τις απαιτήσεις της επιχείρησής σας. Παρακολούθηση και έλεγχος εκτυπωτή Οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα παρακολούθησης και αποθήκευσης όλων των εργασιών παραγωγής εκτυπώσεων και αντιγράφων, καθώς και του σχετικού κόστους. Το ενσωματωμένο σύστημα δημιουργίας αναφορών επιτρέπει στο διαχειριστή ή στο οικονομικό τμήμα να παρακολουθούν και να ελέγχουν το κόστος κάθε εκτυπωτή στην επιχείρηση. Οι πληροφορίες αυτές μπορούν να χρησιμοποιηθούν σαν μέρος του ελέγχου της παραγωγής εκτυπώσεων, συμβάλλοντας στη λήψη αποφάσεων για τις μελλοντικές αγορές εκτυπωτών ή για την αναγνώριση των τομέων στους οποίους μπορεί να υπάρξει μείωση κόστους. Ασφαλής εκτύπωση σε όλους τους τομείς Το λογισμικό επιτρέπει τη διατήρηση των εργασιών εμπιστευτικής φύσης κεντρικά σε ένα διακομιστή εκτύπωσης και την αποδέσμευσή τους μόνο μετά από την πιστοποίηση του χρήστη στη συσκευή. Οι χρήστες μπορούν να προσεγγίσουν οποιαδήποτε συσκευή σε οποιαδήποτε θέση, γνωρίζοντας ότι η εργασία τους θα εκτυπωθεί με ασφάλεια. Εξαλείφεται επίσης μια περιβαλλοντικά και οικονομικά επιζήμια λειτουργία, καθώς τα έγγραφα διαγράφονται αυτόματα εάν δεν αποδεσμευτούν για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, αντί να παραμένουν στο δίσκο εξόδου του εκτυπωτή συλλέγοντας σκόνη. Δρομολόγηση εργασιών στην οικονομικότερη συσκευή Οι εκτυπωτές τεχνολογίας λέιζερ που τοποθετούνται σε μικρή απόσταση από τους χρήστες είναι πρακτικοί, αλλά η λειτουργία τους είναι δαπανηρή. Το uniflow μπορεί να διαμορφωθεί ώστε να επιτρέπει στους χρήστες να εκτυπώνουν τις εργασίες μικρού τιράζ στον εκτυπωτή λέιζερ, ενώ θα αιτηθεί τη μετακίνηση της εργασίας στην οικονομικότερη συσκευή πολλαπλών λειτουργιών (MFD) της Canon ή στην ουρά ασφαλούς εκτύπωσης εάν υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο μέγεθος. Οι χρήστες μπορούν να αλλάζουν τις επιλογές τελικής επεξεργασίας των εργασιών τους σύμφωνα με συγκεκριμένους κανόνες. Για παράδειγμα, η εκτύπωση των μηνυμάτων ηλεκτρονικής αλληλογραφίας είναι πάντα ασπρόμαυρη, ενώ για τα μεγαλύτερα έγγραφα χρησιμοποιείται η δυνατότητα παραγωγής εκτυπώσεων διπλής όψης, μειώνοντας το κόστος και τη σπατάλη. Βελτιωμένη ασφάλεια συσκευών Η απρόσκοπτη ενοποίηση του uniflow με τις συσκευές πολλαπλών λειτουργιών της Canon αποτρέπει τη μη εξουσιοδοτημένη χρήση των μηχανημάτων. Στις περιπτώσεις στις οποίες επιτρέπεται η πρόσβαση, η χρήση της συσκευής καταγράφεται για τη δημιουργία μελλοντικών αναφορών. Οι χρήστες μπορούν επίσης να λάβουν διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης για τη χρήση των διάφορων λειτουργιών της συσκευής, ανάλογα με τον εργασιακό τους ρόλο. Για παράδειγμα, σε ορισμένους χρήστες μπορεί να επιτρέπεται μόνο η παραγωγή ασπρόμαυρων αντιγράφων, ενώ σε άλλους χρήστες να παρέχεται και η δυνατότητα δημιουργίας έγχρωμων αντιγράφων. Για μέγιστη ασφάλεια, για κάθε εργασία αντιγραφής, εκτύπωσης, φαξ ή σάρωσης που εκτελείται στη συσκευή Canon, μπορεί να αποθηκευτεί ένα αρχείο εικόνας και να εξεταστεί για λέξεις-κλειδιά. Καταγραφή διαχείρισης εγγράφων Η χρήση εγγράφων σε έντυπη μορφή και των πληροφοριών που περιέχονται σε αυτά παραμένει ένα σημαντικό τμήμα της καθημερινής εργασίας όλων των χρηστών. Το λογισμικό uniflow επιτρέπει στους χρήστες να σαρώνουν απευθείας τα έγγραφα στους λογαριασμούς τους, σε φακέλους δικτύου ή συστήματα διαχείρισης εγγράφων, με τη μορφή αρχείων εικόνων υψηλής συμπίεσης. Επιπλέον, το λογισμικό επιτρέπει την επεξεργασία των σαρωμένων εγγράφων για την αποδέσμευση των πληροφοριών που περιέχουν, επιτρέποντας την αυτόματη εκ των προτέρων συμπλήρωση πληροφοριών ευρετηρίου ή τη μετατροπή τους σε μορφές όπως το Microsoft Word, παρέχοντας στους χρήστες τη δυνατότητα επεξεργασίας του εγγράφου όταν επιστρέψουν στον υπολογιστή τους.

6 Ασφαλής εκτύπωση, παρακολούθηση κόστους και δρομολόγηση εργασιών - Η εμπειρία του τελικού χρήστη. Η αποδοτικότητα των λειτουργιών που προσφέρονται από ένα σύστημα διαχείρισης για περιβάλλοντα γραφείου χαρακτηρίζεται από την εμπειρία που παρέχεται στο χρήστη. Διαδραστική προτροπή δρομολόγησης Εκτύπωση στον κανονικό εκτυπωτή Οι τοπικά συνδεδεμένοι ή κατάλληλοι για μικρές ομάδες εργασίας εκτυπωτές λέιζερ βρίσκονται συνήθως σε πολύ πιο μικρή απόσταση από το χρήστη συγκριτικά με τη συσκευή πολλαπλών λειτουργιών, αλλά, δυστυχώς, η λειτουργία τους είναι επίσης πολύ πιο δαπανηρή. Οι χρήστες συνήθως δεν απασχολούνται με το ποια είναι η πιο κατάλληλη συσκευή για την εκτύπωση της εργασίας τους. Απλά, πιέζουν το πλήκτρο παραγωγής εκτυπώσεων ανεξάρτητα από το εάν θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί ένας οικονομικότερος εκτυπωτής. Ενώ αυτό μπορεί να είναι αποδεκτό για τις εργασίες μικρού μεγέθους, για τις οποίες το κόστος είναι χαμηλό, οι μεγαλύτερες εργασίες απαιτούν περισσότερη προσοχή. Το uniflow προσφέρει τα περισσότερα πλεονεκτήματα και από τις δύο περιπτώσεις, επιτρέποντας τη δυνατότητα χρήσης των τοπικών εκτυπωτών για την εκτύπωση εργασιών μικρού μεγέθους, ενώ παράλληλα οι μεγαλύτερες εργασίες μπορούν να δρομολογηθούν σε μια ουρά ασφαλούς εκτύπωσης ή απευθείας στη συσκευή πολλαπλών λειτουργιών για τη μείωση του κόστους παραγωγής εκτυπώσεων. Ο τελικός χρήστης πιέζει απλά το πλήκτρο εκτύπωση. Ωστόσο, εάν η εργασία πληροί ορισμένες προδιαγραφές, το λογισμικό προτρέπει τη δρομολόγησή της σε έναν πιο αποδοτικό εκτυπωτή. Οι προϋποθέσεις που χρησιμοποιούνται για τη δρομολόγηση της εργασίας μπορεί να είναι διαφορετικές για κάθε εκτυπωτή και περιλαμβάνουν κριτήρια όπως το πλήθος των σελίδων, το κόστος της εργασίας, η χρήση χρώματος ή η εφαρμογή που χρησιμοποιείται για την εκτύπωση της εργασίας. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να επιλέξει την παράκαμψη της προτροπής για τη δρομολόγηση της εργασίας σε έναν πιο αποδοτικό εκτυπωτή εάν διαθέτει άδεια από το διαχειριστή. Οι εργασίες εκτύπωσης μπορούν επίσης να δρομολογούνται αυτόματα στην πιο αποδοτική συσκευή, χωρίς να παρέχεται η δυνατότητα επιλογής στο χρήστη. Ενσωματωμένη ουρά ασφαλούς εκτύπωσης Παραλαβή ασφαλών εργασιών από οποιονδήποτε εκτυπωτή Ένα μειονέκτημα της χρήσης μιας συσκευής πολλαπλών λειτουργιών αντί για έναν τοπικό εκτυπωτή είναι η τυχαία παραλαβή μιας εργασίας εκτύπωσης ενός άλλου χρήστη. Το uniflow επιτρέπει την αποθήκευση των εργασιών εκτύπωσης σε ένα διακομιστή και την αποδέσμευσή τους μόνο κατά την προσέγγιση του χρήστη στον εκτυπωτή. Οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα απευθείας αποστολής των εργασιών σε μια ουρά ασφαλούς εκτύπωσης ή δρομολόγησής τους από τους επιτραπέζιους εκτυπωτές τους. Οι χρήστες που εργάζονται εκτός του εταιρικού δικτύου μπορούν να αποστείλουν εργασίες σε ουρά ασφαλούς εκτύπωσης μέσω Διαδικτύου, επιτρέποντας την παραλαβή τους την πλέον κατάλληλη στιγμή. Καθώς οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν οποιονδήποτε εκτυπωτή του δικτύου για την αποδέσμευση των εργασιών τους, ανεξάρτητα από το μοντέλο ή τον κατασκευαστή, το Πρόγραμμα Οδήγησης Εκτυπωτή Γενικής Χρήσης του uniflow διασφαλίζει την παραγωγή εγγράφων σύμφωνα με τις προσδοκίες τους. Όταν οι χρήστες είναι έτοιμοι να παραλάβουν τις εργασίες ασφαλούς εκτύπωσης, χρειάζεται να πιστοποιηθούν στον εκτυπωτή χρησιμοποιώντας μια κάρτα επαφής, μια έξυπνη κάρτα, μια μαγνητική κάρτα, έναν κωδικό αριθμό PIN, τα δακτυλικά τους αποτυπώματα ή όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης. Στην οθόνη της συσκευής πολλαπλών λειτουργιών εμφανίζεται μια λίστα των εργασιών σε αναμονή για το χρήστη, που επιτρέπει στον τελευταίο να αποφασίσει την αλλαγή του τρόπου εκτύπωσης της εργασίας πριν την αποδέσμευσή της.

7 1 3 2 Όνομα εργασίας My Doc.doc Μέγεθος χαρτιού A4 Αρ. σελίδων 15 Διπλή όψη Όχι Έγχρωμη Ναι Συρραφή Όχι Πηγές χαρτιού Δίσκος 1 4 Κόστος 2, Δρομολόγηση εργασίας σε ουρά ασφαλούς εκτύπωσης 1 Εκτύπωση εγγράφων στον εκτυπωτή λέιζερ από το χρήστη 2 Ανάλυση της εργασίας από το uniflow 3 Εάν η εργασία είναι μεγαλύτερη από 5 σελίδες, προτροπή του χρήστη για τη δρομολόγησή της στην ουρά ασφαλούς εκτύπωσης 4 Διατήρηση δρομολογημένης εργασίας στο διακομιστή 5 Πιστοποίηση του χρήστη στον εκτυπωτή και εμφάνιση της λίστας εργασιών του. Ο χρήστης μπορεί να αλλάξει τις ρυθμίσεις εκτύπωσης, εάν αυτό είναι απαραίτητο, πριν την παραγωγή εκτυπώσεων 6 Αποθήκευση κόστους εργασίας και τυχόν εξοικονόμησης κονδυλίων στη βάση δεδομένων Ασφαλής εκτύπωση μέσω Διαδικτύου 1 Εκτύπωση εργασιών του χρήστη από το ξενοδοχείο στο uniflow Internet Gateway Internet Gateway Τείχος προστασίας uniflow 2 Λήψη της εργασίας ασφαλούς εκτύπωσης μέσω του uniflow από το Internet Gateway 3 Πιστοποίηση του χρήστη στον εκτυπωτή και εμφάνιση της λίστας εργασιών του. Ο χρήστης μπορεί να αλλάξει τις ρυθμίσεις εκτύπωσης, εάν αυτό είναι απαραίτητο, πριν την παραγωγή εκτυπώσεων Σάρωση σε και σύστημα διαχείρισης εγγράφων 1 Ταυτοποίηση του χρήστη στη συσκευή πολλαπλών λειτουργιών και επιλογή σάρωσης της εργασίας 2 Ανάκτηση των κατηγοριών ταξινόμησης μέσω του uniflow από το σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) 2 3 Εκτέλεση οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) από το uniflow στο έγγραφο για την αυτόματη καταγραφή των πληροφοριών ταξινόμησης 4 Επιβεβαίωση των πληροφοριών ταξινόμησης από το χρήστη στην οθόνη Σύστημα διαχείρισης εγγράφων 5 Συμπίεση του εγγράφου από το uniflow 6 Αποστολή του σαρωμένου εγγράφου στη διεύθυνση του χρήστη σε επεξεργάσιμη μορφή MS Word και στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) σαν αρχείο PDF υψηλής συμπίεσης Δυναμικό περιβάλλον χειρισμού σάρωσης Σάρωση σε , με επεξεργάσιμη μορφή Μετά από την πιστοποίησή τους στη συσκευή πολλαπλών λειτουργιών, οι χρήστες μπορούν επίσης να σαρώνουν εύκολα έντυπα έγγραφα σε διευθύνσεις ή στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων της εταιρείας. Οι χρήστες που επιλέγουν τη σάρωση σε διευθύνσεις έχουν παρόμοια εμπειρία με την αποστολή από την επιφάνεια εργασίας τους (χάρη στην εγγενή ενοποίηση με το Microsoft Exchange), καθώς μπορούν να επιλέγουν παραλήπτες από καθολικές λίστες διευθύνσεων, ενώ το σαρωμένο έγγραφο αποθηκεύεται στον φάκελο απεσταλμένων στοιχείων του χρήστη. Το λογισμικό uniflow διαθέτει τη δυνατότητα εκτέλεσης της λειτουργίας Οπτικής Αναγνώρισης Χαρακτήρων (OCR) στο έγγραφο και μετατροπήτης εικόνας σε επεξεργάσιμη μορφή, όπως το Microsoft Word, καθώς και της εξαγωγής του κειμένου και των γραμμικών κωδίκων για τη χρήση τους σαν πληροφορίες ταξινόμησης. Το έγγραφο μπορεί να μετατραπεί σε μορφή υψηλής συμπίεσης για τη μείωση του μεγέθους του αρχείου και των απαιτήσεων αποθήκευσης. Η αλληλεπίδραση με το περιβάλλον χειρισμού των εργασιών σάρωσης είναι δυναμική και προσωποποιημένη για κάθε χρήστη. Το προσωπικά πλήκτρα και οι ροές των εργασιών σάρωσης ακολουθούν τους χρήστες στη συσκευή που θα επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν, προσφέροντας σταθερή εμπειρία, ανεξάρτητα από τη συσκευή που αυτοί χρησιμοποιούν.

8 Ολοκληρωμένη ασφάλεια συσκευών και εγγράφων. Υπό το πρίσμα του διευθυντή IT. Το uniflow αποτελεί το χαμένο συνδετικό κρίκο στον τομέα της ασφάλειας της συσκευής και του εγγράφου, προσφέροντας ολοκληρωμένο έλεγχο στο περιβάλλον των συσκευών πολλαπλών λειτουργιών. Έλεγχος του τρόπου εκτύπωσης των εργασιών Οι πληροφορίες που παρέχονται από το uniflow επιτρέπουν στο διευθυντή του τμήματος IT να προσδιορίζει πολιτικές για την παραγωγή εκτυπώσεων στο δίκτυο. Εκτός από τη δυνατότητα περιορισμού της εκτύπωσης των μεγαλύτερων εργασιών σε εκτυπωτές λέιζερ μικρότερου μεγέθους, ο διευθυντής του τμήματος IT μπορεί να καθορίζει την υποχρεωτική εκτύπωση των εργασιών με συγκεκριμένο τρόπο. Για παράδειγμα, μπορεί να αποφασίσει την υποχρεωτική ασπρόμαυρη εκτύπωση όλων των μηνυμάτων ή την αποστολή των εργασιών για εκτύπωση διπλής όψης στην περίπτωση που υπερβαίνουν ένα συγκεκριμένο μέγεθος. Περιορισμός πρόσβασης στη συσκευή πολλαπλών λειτουργιών Ο διευθυντής του τμήματος IT είναι πιθανό να έχει συγκεκριμένους λόγους για τον καθορισμό της πρόσβασης των χρηστών σε διαφορετικές λειτουργίες στην ίδια συσκευή. Χάρη στην απρόσκοπτη ενοποίηση του λογισμικού uniflow και της συσκευής πολλαπλών λειτουργιών της Canon, ο διευθυντής του τμήματος IT μπορεί να καθορίζει πολιτικές πρόσβασης σε κάθε συσκευή. Για παράδειγμα, οι επισκέπτες της εταιρείας ενδέχεται να επιτρέπεται να παράγουν μόνο ασπρόμαυρα αντίγραφα, ενώ το προσωπικό να έχει τη δυνατότητα χρήσης όλων των λειτουργιών αντιγραφής, σάρωσης και φαξ. Εναλλακτικά, το προσωπικό μπορεί να έχει πρόσβαση στην παραγωγή έγχρωμων αντιγράφων μόνο στις συσκευές πολλαπλών λειτουργιών που βρίσκονται κοντά στο γραφείο του διευθυντή παραγωγής, ενώ τα ανώτερα στελέχη να μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη λειτουργία έγχρωμης αντιγραφής σε οποιαδήποτε συσκευή Ενοποίηση με συστήματα υποστήριξης Η πρόσβαση στη συσκευή ελέγχεται μέσω κάρτας επαφής, έξυπνης κάρτας, μαγνητικής κάρτας, δακτυλικών αποτυπωμάτων, κωδικού αριθμού PIN ή ονόματος χρήστη και κωδικού πρόσβασης. Το uniflow προσφέρει τη δυνατότητα ενοποίησης με τον υπάρχοντα κατάλογο χρηστών της εταιρείας, ενώ διαθέτει επίσης της δυνατότητα εκμάθησης των καρτών που ανήκουν σε συγκεκριμένους χρήστες, απαλλάσσοντας το τμήμα IT από πρόσθετες επιβαρύνσεις. Για τα περιβάλλοντα σάρωσης, το uniflow περιλαμβάνει μεταξύ άλλων εγγενή ενοποίηση με τα Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint και Therefore. Τα σαρωμένα έγγραφα μπορούν να μετατραπούν σε μορφές υψηλής συμπίεσης, μειώνοντας τις απαιτήσεις χώρου του σκληρού δίσκου στο διακομιστή. Οποιεσδήποτε πληροφορίες ταξινόμησης μπορούν να καταγραφούν από το χρήστη ή απευθείας από το ίδιο το έγγραφο με τη χρήση γραμμικών κωδικών ή της δυνατότητας οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) σε επίπεδο ζώνης.

9 Προσαρμοσμένες ροές εργασιών Τα διάφορα τμήματα και χρήστες μιας επιχείρησης απαιτούν διαφορετικές λειτουργίες όσον αφορά στις εργασίες εκτύπωσης ή σάρωσης εγγράφων. Για παράδειγμα, το τμήμα λογιστηρίου είναι πιθανόν να έχει ειδικές απαιτήσεις για τη σάρωση τιμολογίων σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, ενώ το τμήμα πωλήσεων να επιθυμεί τη δυνατότητα μετατροπής των έντυπων εντολών στη μορφή Microsoft Excel για επεξεργασία. Το uniflow περιλαμβάνει ένα βοήθημα επεξεργασίας της ροής εργασιών με γραφικά, που επιτρέπει στο διαχειριστή να αποφασίζει με ακρίβεια την έκβαση των διαδικασιών εκτύπωσης ή σάρωσης ενός εγγράφου από τους χρήστες. Αυτές οι ροές εργασιών μπορεί να είναι διαφορετικές για κάθε εκτυπωτή ανάλογα με τις ανάγκες του τμήματος, ενώ οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιούν τις προσωπικές ροές εργασιών κατά τη χρήση διαφορετικών συσκευών. Οι εξαιρετικά εύκολες διαδικασίες του περιβάλλοντος χειρισμού επιτρέπουν στο διαχειριστή να δημιουργεί απλά τις ροές εργασιών που χρειάζονται για κάθε χρήστη και συσκευή. Προσαρμοστικότητα στο δίκτυο Το uniflow είναι σχεδιασμένο για την ελαχιστοποίηση των διακοπών των επιχειρηματικών διαδικασιών στην περίπτωση εμφάνισης προβλημάτων στο δίκτυο. Οι συσκευές παραγωγής εκτυπώσεων και εκτέλεσης εργασιών σάρωσης μπορούν να διαμορφωθούν έτσι, ώστε να συνεργάζονται με απομακρυσμένους διακομιστές εκτύπωσης που δεν απαιτούν διασύνδεση με τον κεντρικό διακομιστή για να λειτουργήσουν. Οι διακομιστές μπορούν επίσης να ενοποιηθούν, παρέχοντας ένα πρόσθετο επίπεδο προσαρμοστικότητας. Η ίδια η συσκευή πολλαπλών λειτουργιών μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να διατηρεί τις λεπτομέρειες σύνδεσης των χρηστών στη μνήμη, προσφέροντας τη δυνατότητα πρόσβασης σε ορισμένες λειτουργίες, όπως η παραγωγή αντιγράφων, ακόμα και σε περίπτωση βλάβης του δικτύου. Ολοκληρωμένη ασφάλεια εγγράφων Η ασφαλής εκτύπωση αποτρέπει την παραμονή των εγγράφων που μπορεί να περιέχουν σημαντικές πληροφορίες στο δίσκο εξόδου, αποτρέποντας τη μη εξουσιοδοτημένη ανάγνωσή τους. Ωστόσο, τι γίνεται με την περίπτωση κατά την οποία το έγγραφο δεν θα έπρεπε να έχει εκτυπωθεί; Το uniflow μπορεί να καταγράψει κάθε αντίγραφο, εκτύπωση, εργασία σάρωσης και φαξ που εκτελείται και να επεξεργαστεί τα δεδομένα εικόνας για λέξεις-κλειδιά πριν την αποθήκευσή του σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

10 Παρακολούθηση κόστους και εξοικονόμησης. Υπό το πρίσμα του οικονομικού τμήματος. Το λογισμικό uniflow διαθέτει τη δυνατότητα παρακολούθησης του κόστους, των εξοικονομήσεων και των επιπτώσεων στο περιβάλλον για τις λειτουργίες εκτύπωσης, αντιγραφής, φαξ και σάρωσης. Παρακολούθηση του συνολικού κόστους παραγωγής Το uniflow προσφέρει πολύτιμη βοήθεια στο οικονομικό τμήμα για την παρακολούθηση και την αξιολόγηση του πραγματικού κόστους της παραγωγής εκτυπώσεων της εταιρείας, επιτρέποντας την κατανομή του εσωτερικού κόστους και τον έλεγχο της τρέχουσας χρήσης των συσκευών. Η παρακολούθηση εκτελείται σε όλες τις συσκευές: τοπικούς εκτυπωτές, εκτυπωτές λέιζερ του δικτύου, εκτυπωτές μεγάλου μεγέθους και συσκευές πολλαπλών λειτουργιών. Για τη χρήση των συσκευών πολλαπλών λειτουργιών της Canon, το λογισμικό επιτρέπει επίσης την καταγραφή της χρήσης για τις εργασίες αντιγραφής, φαξ και σάρωσης, καθώς και οποιασδήποτε δραστηριότητας για την παραγωγή εκτυπώσεων. Ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησης, το uniflow διαθέτει τη δυνατότητα διαχείρισης όλων των συσκευών: από τις εταιρείες μικρού μεγέθους με μία συσκευή έως τις μεγάλες, πολυεθνικές επιχειρήσεις, με εκατοντάδες εγκαταστάσεις και ενοποιημένους διακομιστές. Σε κάθε εκτυπωτή είναι δυνατή η αντιστοίχιση πολλαπλών δομών τιμολόγησης, επιτρέποντας την παρακολούθηση των χρεώσεων σε επίπεδο χρήστη, καθώς επίσης και του κόστους παραγωγής εσωτερικών εκτυπώσεων. Επιπλέον, παρέχεται η δυνατότητα καθορισμού προϋπολογισμών για την αποτροπή των χρηστών από την παραγωγή μεγαλύτερου πλήθους εκτυπώσεων από αυτό που δικαιούνται. Πριν την εκτύπωση μεγάλων ή δαπανηρών εργασιών, μπορεί να απαιτείται εξουσιοδότηση από τους διευθυντές των τμημάτων. Για την εκτύπωση και την αντιγραφή εργασιών μπορούν να αντιστοιχιστούν κωδικοί κόστους πολλαπλών επιπέδων, διασφαλίζοντας τη χρέωση του σωστού προϋπολογισμού για την εργασία. Παρακολούθηση μείωσης κόστους Η παρακολούθηση του κόστους είναι μόνο ένα τμήμα των οικονομικών πλεονεκτημάτων του uniflow. Το λογισμικό επιτρέπει επίσης την καταγραφή των εξοικονομήσεων που παρέχονται από την εγκατάστασή του, επιτρέποντας στο οικονομικό τμήμα να παρουσιάζει την πραγματική απόδοση της επένδυσης που επιτυγχάνεται. Για παράδειγμα, η εξοικονόμηση κόστους μπορεί να επιτευχθεί με τη δρομολόγηση μιας εργασίας σε έναν οικονομικότερο εκτυπωτή ή με τη διαγραφή μιας εργασίας ασφαλούς εκτύπωσης η οποία δεν έχει παραληφθεί. Το λογισμικό επιτρέπει επίσης τον υπολογισμό του περιορισμού κόστους, προσφέροντας στο οικονομικό τμήμα τη δυνατότητα να παρακολουθεί την οικονομική σπατάλη από χρήστες που δεν επωφελούνται πλήρως από την υποδομή για την παραγωγή εκτυπώσεων. Αναφορές με χρήση γραφικών Το οικονομικό τμήμα μπορεί να προβάλλει τη χρήση όλων των συσκευών της επιχείρησης και να αποκτήσει πρόσβαση σε αναφορές σε επίπεδο χρήστη, συσκευής και ομάδων χρηστών ή κωδικών κόστους πολλαπλών επιπέδων. Οι τυπικές αναφορές περιλαμβάνουν όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται, όπως για παράδειγμα τις συσκευές με τη μεγαλύτερη χρήση ή τους χρήστες που ξοδεύουν περισσότερο. Οι αναφορές εξοικονόμησης εμφανίζουν όλες τις υπάρχουσες και πιθανές εξοικονομήσεις που έχουν πραγματοποιηθεί σε μια συγκεκριμένη περίοδο. Οι αναφορές πληροφοριών για την παραγωγή εκτυπώσεων (Printing Intelligence) εμφανίζουν την τρέχουσα κατάσταση του περιβάλλοντος εκτύπωσης, ανάλυση των τάσεων και λεπτομερή καταγραφή της συνολικής χρήσης. Οι αναφορές πληροφοριών για την παραγωγή εκτυπώσεων εμφανίζουν επίσης περιβαλλοντικές πληροφορίες, όπως ο αριθμός των δέντρων που γλιτώνει την κοπή μέσω της εκτύπωσης διπλής όψης. Εάν το οικονομικό τμήμα χρειάζεται περισσότερες πληροφορίες, το λογισμικό επιτρέπει την εύκολη προσθήκη προσαρμοσμένων αναφορών.

11 Εκτύπωση εργασίας στον κεντρικό διακομιστή εκτύπωσης ή σε μια απομακρυσμένη από το χρήστη τοποθεσία. 2 Ανάλυση εργασίας, αντιστοίχιση κόστους και υπολογισμός εξοικονόμησης 3 Δυνατότητα εκτύπωσης της εργασίας από οποιαδήποτε συσκευή 4 Ο διαχειριστής έχει τη δυνατότητα προβολής αναφορών και γραφημάτων που εμφανίζουν το κόστος, την εξοικονόμηση κόστους και τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις για όλες τις εργασίες ανεξάρτητα από τη θέση εκτύπωσής τους

12 Αποτελεσματικός έλεγχος των λειτουργιών σάρωσης, εκτύπωσης και αντιγραφής με το λογισμικό uniflow Αθήνα: Βóλου 7, Μοσχάτο, Τηλ.: Θεσ /νίκη: Κ. Καραμανλή 182, 54248, Τηλ.: Canon Europe Ltd 3 The Square, Stockley Park Uxbridge, Middlesex UB11 1ET UK Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Ελληνική έκδοση Canon Europa N.V (0000)