Οδηγός της Access για Ανάλυση εδομένων

Transcript

1 Οδηγός της Access για Ανάλυση εδομένων Από το Excel στην Access Michael Alexander Απόδοση: Γιάννης Β. Σαμαράς Ηλεκτρολόγος Μηχανολόγος Ε.Μ.Π. M.Sc. Computer Science Εκδόσεις: Μ. Γκιούρδας Ζωοδόχου Πηγής Τηλ.: Αθήνα,

2 Τίτλος Πρωτοτύπου: The Excel Analyst's Guide to Access ISBN-13: Copyright 2010 by Wiley Publishing, Inc Crosspoint Boulevard Indianapolis, IN 46256, USA Αποκλειστικότητα για την Ελληνική Γλώσσα Εκδόσεις: Μόσχος Γκιούρδας Ζωοδόχου Πηγής Τηλ.: Αθήνα, ISBN: Επιμέλεια κειμένων: Γιάννης Καρούζος Desktop Publishing: Λένα Καλαϊτζή, τηλ.: Εκτύπωση: ΜΗΤΡΟΠΟΛΙΣ Γραφικές Τέχνες Α.Ε., τηλ.: Βιβλιοδεσία: ΣΤΑΜΟΥ Γραφικές Τέχνες - Εκδόσεις Αναδημοσίευση του βιβλίου σε οποιαδήποτε μορ φή, ολόκληρου ή μέ ρους, καθώς και των περιεχομένων προ γραμ μά των, δεν επιτρέπεται χωρίς την έγγραφη εξου σιο δό τη ση του εκδότη.

3 Ο Συγγραφέας Ο Mike Alexander είναι ένας πιστοποιημένος προγραμματιστής εφαρμογών της Microsoft (Microsoft Certified Application Developer, MCAD) και συγγραφέας αρκετών βιβλίων στα θέματα της προχωρημένης ανάλυσης με την Microsoft Access και το Microsoft Excel. Έχει περισσότερα από 15 χρόνια εμπειρία στην παροχή συμβουλών και στην ανάπτυξη λύσεων για το Office. Έχει πάρει τον τίτλο του Microsoft MVP για τις συνεισφορές του στην κοινότητα του Excel. Στον ελεύθερο χρόνο του λειτουργεί μια δωρεάν εκπαιδευτική ιστοθέση, την όπου δίνει τις συμβουλές του για την Access και το Excel στην κοινότητα των χρηστών του Microsoft Office.

4 Ευχαριστίες Ευχαριστώ ιδιαίτερα την Carol Long και την Maureen Spears, για όλες τις ώρες εργασίας που κατανάλωσαν για να κάνουν αυτό το βιβλίο μια πραγματικότητα. Ευχαριστώ επίσης τον Dick Kusleika (έναν από τους καλύτερους τεχνικούς επιμελητές με τους οποίους έχω συνεργαστεί) που μου πρότεινε πολυάριθμες βελτιώσεις στα παραδείγματα και στο κείμενο του βιβλίου. Τέλος, ευχαριστώ ιδιαίτερα την σύζυγο και τα παιδιά μου, που με ανέχτηκαν όλο αυτό τον χρόνο που κλειδωνόμουν στο γραφείο μου για να γράψω το βιβλίο.

5 Συνοπτικός Πίνακας Περιεχομένων Εισαγωγή... xxvii Μέρος Ι Θεμελιώδη Στοιχεία Ανάλυσης σε Access... 1 Κεφάλαιο 1 Το Θέμα της Ανάλυσης εδομένων στην Access... 3 Κεφάλαιο 2 Βασικά Στοιχεία της Access Κεφάλαιο 3 Πέρα από τα Ερωτήματα Επιλογής Μέρος ΙΙ Τεχνικές Βασικής Ανάλυσης Κεφάλαιο 4 Μετασχηματισμός των εδομένων σας με την Access Κεφάλαιο 5 Εργασία με Υπολογισμούς και Ημερομηνίες Κεφάλαιο 6 Εκτέλεση Ανάλυσης υπό Συνθήκη Μέρος ΙΙΙ Προηγμένες Τεχνικές Ανάλυσης Κεφάλαιο 7 Προσθήκη ιάστασης με ευτερεύοντα Ερωτήματα και Συναρτήσεις Συνάθροισης Τομέα Κεφάλαιο 8 Εκτέλεση Περιγραφικής Στατιστικής στην Access Κεφάλαιο 9 Χρονοπρογραμματισμός και Εκτέλεση Μαζικής Ανάλυσης Κεφάλαιο 10 Εκμετάλλευση της VBA για Βελτίωση της Ανάλυσης εδομένων Μέρος IV Εκθέσεις, Γραφικά και Οπτικοποίηση στην Access Κεφάλαιο 11 Παρουσίαση εδομένων με Εκθέσεις της Access Κεφάλαιο 12 Χρήση Συγκεντρωτικών Πινάκων και Συγκεντρωτικών Γραφημάτων στην Access Κεφάλαιο 13 Βελτίωση των Ερωτημάτων και των Εκθέσεων με Οπτικοποιήσεις

6 xii Συνοπτικός Πίνακας Περιεχομένων Μέρος V Προηγμένες Τεχνικές Ολοκλήρωσης Excel και Access Κεφάλαιο 14 Εισαγωγή εδομένων της Access στο Excel Κεφάλαιο 15 Χρήση VBA για Μεταφορά εδομένων ανάμεσα στο Excel και στην Access Κεφάλαιο 16 Εξερεύνηση της Αυτοματοποίησης του Excel και της Access Κεφάλαιο 17 Ολοκλήρωση του Excel και της Access με XML Κεφάλαιο 18 Ολοκλήρωση του Excel και Άλλων Εφαρμογών του Office Μέρος VI Παραρτήματα Παράρτημα Α Θεμελιώδη Στοιχεία της Access VBA Παράρτημα Β Κατανόηση και Χρήση της SQL Παράρτημα Γ Απόδοση Ερωτημάτων, Αλλοίωση Βάσης εδομένων και Άλλες Σκέψεις Παράρτημα Αναφορά Συναρτήσεων του Αναλυτή εδομένων Ευρετήριο

7 Πίνακας Περιεχομένων Εισαγωγή... xxvii Μέρος Ι Θεμελιώδη Στοιχεία Ανάλυσης σε Access... 1 Κεφάλαιο 1 Το Θέμα της Ανάλυσης εδομένων στην Access... 3 Πού Μπορεί να Πάει Στραβά η Ανάλυση με το Excel;... 3 Κλιμάκωση... 4 ιαφάνεια των Αναλυτικών ιεργασιών... 5 ιαχωρισμός των εδομένων και της Παρουσίασης... 7 Αποφασίστε αν θα Χρησιμοποιήσετε Access ή Excel... 8 Μέγεθος εδομένων... 8 ομή εδομένων... 9 Εξέλιξη εδομένων... 9 Λειτουργική Πολυπλοκότητα... 9 ιαμοιρασμένη Επεξεργασία... 9 Οδηγός Χρήστη του Excel για την Access: Μην Πανικοβάλλεστε Πίνακες Ερωτήματα Εκθέσεις Μακροεντολές και VBA Περίληψη Κεφάλαιο 2 Βασικά Στοιχεία της Access Πίνακες της Access Βασικά Στοιχεία για Πίνακες Άνοιγμα ενός Πίνακα σε Προβολή Φύλλου εδομένων Αναγνώριση Σημαντικών Στοιχείων του Πίνακα Άνοιγμα ενός Πίνακα σε Προβολή Σχεδίασης Μελέτη των Τύπων εδομένων ημιουργία ενός Πίνακα από την Αρχή Εργασία με Ιδιότητες Πεδίων... 19

8 xiv Πίνακας Περιεχομένων Καθορισμός Πρωτευόντων Κλειδιών Εισαγωγή εδομένων στην Access Εισαγωγή εδομένων από ένα Αρχείο Κειμένου Σύνδεση ενός Φύλλου Εργασίας του Excel στην Access Κατανόηση της Αρχής της Σχεσιακής Βάσης εδομένων Γιατί Είναι Τόσο Σημαντική Αυτή η Αρχή; Το Excel και η Μορφή Επίπεδου Αρχείου ιαχωρισμός εδομένων σε Ξεχωριστούς Πίνακες Τύποι Σχέσεων Βασικά Στοιχεία Ερωτημάτων Τι Είναι ένα Ερώτημα; ημιουργία του Πρώτου Ερωτήματος Επιλογής Ταξινόμηση Αποτελεσμάτων Ερωτήματος Φιλτράρισμα Αποτελεσμάτων Ερωτήματος Ερωτήματα σε Πολλαπλούς Πίνακες Βελτίωση του Ερωτήματος Χρήση Τελεστών σε Ερωτήματα Τα έκα Κύρια Σφάλματα Ερωτημάτων Περίληψη Κεφάλαιο 3 Πέρα από τα Ερωτήματα Επιλογής Ερωτήματα Συνάθροισης ημιουργία ενός Ερωτήματος Συνάθροισης Περί των Συναρτήσεων Συνάθροισης Group By Sum, Avg, Count, StDev, Var Min. Max, First, Last Expression, Where Ερωτήματα Ενέργειας Γιατί Χρησιμοποιούμε Ερωτήματα Ενέργειας; Ερωτήματα ημιουργίας Πίνακα Γιατί Χρησιμοποιούμε ένα Ερώτημα ημιουργίας Πίνακα; Ποιοι Είναι οι Κίνδυνοι των Ερωτημάτων ημιουργίας Πίνακα; ημιουργία ενός Ερωτήματος ημιουργίας Πίνακα Ερωτήματα ιαγραφής Γιατί Χρησιμοποιούμε ένα Ερώτημα ιαγραφής; Ποιοι Είναι οι Κίνδυνοι των Ερωτημάτων ημιουργίας ιαγραφής; ημιουργία ενός Ερωτήματος ιαγραφής Ερωτήματα Προσάρτησης Γιατί Χρησιμοποιούμε ένα Ερώτημα Προσάρτησης; Ποιοι Είναι οι Κίνδυνοι των Ερωτημάτων Προσάρτησης; ημιουργία ενός Ερωτήματος Προσάρτησης Ερωτήματα Ενημέρωσης Γιατί Χρησιμοποιούμε ένα Ερώτημα Ενημέρωσης; Ποιοι Είναι οι Κίνδυνοι των Ερωτημάτων Ενημέρωσης; ημιουργία ενός Ερωτήματος Ενημέρωσης Λίγα Λόγια για Ενημερώσιμα Σύνολα εδομένων... 72

9 Πίνακας Περιεχομένων xv Ερωτήματα ιασταύρωσης Χρήση του Οδηγού Crosstab Query Wizard ημιουργία ενός Ερωτήματος ιασταύρωσης Χειρωνακτικά Προσαρμογή των Ερωτημάτων σας ιασταύρωσης Περίληψη Μέρος ΙΙ Τεχνικές Βασικής Ανάλυσης Κεφάλαιο 4 Μετασχηματισμός των εδομένων σας με την Access Εύρεση και Αφαίρεση ιπλότυπων Εγγραφών Ορισμός ιπλότυπων Εγγραφών Εύρεση ιπλότυπων Εγγραφών Αφαίρεση ιπλότυπων Εγγραφών Συνηθισμένες Εργασίες Μετασχηματισμού Συμπλήρωση Κενών Πεδίων Συνένωση Συνένωση Πεδίων Αύξηση Τιμών Πεδίων με το ικό σας Κείμενο Αλλαγή Τύπου Χαρακτήρων Αφαίρεση Αρχικών και Τελικών Κενών ιαστημάτων από ένα String Εύρεση και Αντικατάσταση Συγκεκριμένου Κειμένου Προσθήκη του ικού σας Κειμένου σε Θέσεις Κλειδιά Μέσα σε ένα String Ανάλυση Strings με Χρήση Χαρακτήρων Σημαδιών Ερώτημα Ερώτημα Περίληψη Κεφάλαιο 5 Εργασία με Υπολογισμούς και Ημερομηνίες Χρήση Υπολογισμών μέσα στην Ανάλυσή σας Συνηθισμένα Σενάρια Υπολογισμών Χρήση Σταθερών σε Υπολογισμούς Χρήση Πεδίων σε Υπολογισμούς Χρήση των Αποτελεσμάτων της Συνάθροισης σε Υπολογισμούς Χρήση των Αποτελεσμάτων ενός Υπολογισμού σαν Έκφραση σε ένα Άλλο Υπολογισμό Χρήση ενός Υπολογισμού σαν Όρισμα σε μια Συνάρτηση Χρήση της όμησης Εκφράσεων, Expression Builder, για ημιουργία Υπολογισμών Συνηθισμένα Λάθη Υπολογισμών Κατανόηση της Σειράς Προτεραιότητας Τελεστών Παρακολούθηση για Τιμές Null Παρακολούθηση της Σύνταξης των Εκφράσεών σας Χρήση Ημερομηνιών στην Ανάλυσή σας Απλοί Υπολογισμοί Ημερομηνιών Προηγμένη Ανάλυση με Χρήση Συναρτήσεων Η Συνάρτηση Date Η Συνάρτηση DateAdd

10 xvi Πίνακας Περιεχομένων Ομαδοποίηση Ημερομηνιών σε Τρίμηνα Η Συνάρτηση DateSerial Ο Νέος Τύπος εδομένων Calculated Περίληψη Κεφάλαιο 6 Εκτέλεση Ανάλυσης υπό Συνθήκη Χρήση Παραμετρικών Ερωτημάτων Πώς Εργάζονται τα Παραμετρικά Ερωτήματα Βασικοί Κανόνες των Παραμετρικών Ερωτημάτων Εργασία με Παραμετρικά Ερωτήματα Εργασία με Πολλαπλές Παραμετρικές Συνθήκες Συνδυασμός Παραμέτρων με Τελεστές Συνδυασμός Παραμέτρων με Χαρακτήρες Μπαλαντέρ Χρήση Παραμέτρων σαν Μεταβλητές Υπολογισμού Χρήση Παραμέτρων σαν Ορίσματα Συνάρτησης Χρήση Συναρτήσεων υπό Συνθήκη Η Συνάρτηση IIf Χρήση της IIf για Αποφυγή Μαθηματικών Σφαλμάτων Χρήση της IIf για Εξοικονόμηση Χρόνου Ένθεση Συναρτήσεων IIf για Πολλαπλές Συνθήκες Χρήση Συναρτήσεων IIf για ημιουργία Αναλύσεων ιασταύρωσης Η Συνάρτηση Switch Σύγκριση των Συναρτήσεων IIf και Switch Περίληψη Μέρος ΙΙΙ Τεχνικές Προηγμένης Ανάλυσης Κεφάλαιο 7 Προσθήκη ιάστασης με ευτερεύοντα Ερωτήματα και Συναρτήσεις Συνάθροισης Τομέα Βελτίωση της Ανάλυσής σας με ευτερεύοντα Ερωτήματα Γιατί Χρησιμοποιούμε ευτερεύοντα Ερωτήματα; Βασικοί Κανόνες ευτερευόντων Ερωτημάτων ημιουργία ευτερευόντων Ερωτημάτων Χωρίς Πληκτρολόγηση Προτάσεων SQL Χρήση των IN και NOT IN με ευτερεύοντα Ερωτήματα Χρήση ευτερευόντων Ερωτημάτων με Τελεστές Σύγκρισης Χρήση ευτερευόντων Ερωτημάτων σαν Εκφράσεις Χρήση Συσχετισμένων ευτερευόντων Ερωτημάτων Ασυσχέτιστα ευτερεύοντα Ερωτήματα Συσχετισμένα ευτερεύοντα Ερωτήματα Χρήση ενός Συσχετισμένου ευτερεύοντος Ερωτήματος σαν Έκφραση Χρήση ευτερευόντων Ερωτημάτων Μέσα σε Ερωτήματα Ενέργειας Ένα ευτερεύον Ερώτημα μέσα σε ένα Ερώτημα ημιουργίας Πίνακα Ένα ευτερεύον Ερώτημα μέσα σε ένα Ερώτημα Προσάρτησης Ένα ευτερεύον Ερώτημα μέσα σε ένα Ερώτημα Ενημέρωσης Ένα ευτερεύον Ερώτημα μέσα σε ένα Ερώτημα ιαγραφής

11 Πίνακας Περιεχομένων xvii Συναρτήσεις Συνάθροισης Τομέα Κατανόηση των ιαφόρων Συναρτήσεων Συνάθροισης Τομέα Εξέταση της Σύνταξης των Συναρτήσεων Συνάθροισης Τομέα Χωρίς Χρήση Κριτηρίων Χρήση Κριτηρίων Κειμένου Χρήση Αριθμητικών Κριτηρίων Χρήση Κριτηρίων Ημερομηνίας Χρήση Συναρτήσεων Συνάθροισης Τομέα Υπολογισμός του Ποσοστού του Συνόλου ημιουργία ενός Προοδευτικού Πλήθους Χρήση μιας Τιμής από την Προηγούμενη Εγγραφή Περίληψη Κεφάλαιο 8 Εκτέλεση Περιγραφικής Στατιστικής στην Access Βασικά της Περιγραφικής Στατιστικής Εκτέλεση Περιγραφικής Στατιστικής με Ερωτήματα Συνάθροισης Καθορισμός της Σειράς, της Επικρατούσας Τιμής και του ιάμεσου Κατάταξη των Εγγραφών μέσα σε ένα Σύνολο εδομένων Λήψη της Επικρατούσας Τιμής ενός Συνόλου εδομένων Λήψη του ιάμεσου ενός Συνόλου εδομένων Τυχαία ειγματοληψία από το Σύνολο εδομένων σας Προηγμένη Περιγραφική Στατιστική Υπολογισμός Εκατοστημόριας Σειράς Καθορισμός της Τεταρτημόριας Σειράς μιας Εγγραφής ημιουργία μιας Κατανομής Συχνότητας Περίληψη Κεφάλαιο 9 Χρονοπρογραμματισμός και Εκτέλεση Μαζικής Ανάλυσης Εισαγωγή στις Μακροεντολές της Access ιαχείριση της Ασφάλειας Μακροεντολών της Access Η Γρήγορη ιόρθωση Η Μόνιμη ιόρθωση ημιουργία της Πρώτης σας Μακροεντολής Ουσιώδεις Ενέργειες Μακροεντολής Χειρισμός Φορμών, Ερωτημάτων, Εκθέσεων και Πινάκων Το Περιβάλλον της Access Εκτέλεση ιεργασιών Έξοδος εδομένων Καθορισμός και ιαχείριση Μαζικής Ανάλυσης Οργάνωση Χρήση μιας Λογικής Σύμβασης Ονομασίας Χρήση της Ιδιότητας Description Καθορισμός μιας Βασικής Μαζικής Ανάλυσης ημιουργία Εξυπνότερων Μακροεντολών If Then σε Μακροεντολές της Access If Then σε Μακροεντολές της Access If Then Else σε Μακροεντολές της Access If Then Else σε Μακροεντολές της Access Βρόχοι με Μακροεντολές

12 xviii Πίνακας Περιεχομένων Χρονοπρογραμματισμός Μακροεντολών Ώστε να Εκτελούνται το Βράδυ Χρήση μιας Αυτόματα Εκτελούμενης Μακροεντολής για Χρονοπρογραμματισμό Εργασιών Χρήση του Windows Task Scheduler Χρήση Γραμμών Εντολών για Χρονοπρογραμματισμό Εργασιών Πότε να Χρησιμοποιείτε Γραμμές Εντολών για Χρονοπρογραμματισμό Εργασιών Αντί μιας Αυτόματα Εκτελούμενης Εργασίας Χρονοπρογραμματισμός μιας Μακροεντολής Ώστε να Εκτελείται Χρησιμοποιώντας μια Γραμμή Εντολών Περίληψη Κεφάλαιο 10 Εκμετάλλευση της VBA για Βελτίωση της Ανάλυσης εδομένων ημιουργία και Χρήση Προσαρμοσμένων Συναρτήσεων ημιουργία της Πρώτης σας Προσαρμοσμένης Συνάρτησης ημιουργία μιας Προσαρμοσμένης Συνάρτησης που έχεται Ορίσματα Έλεγχος Αναλυτικών ιεργασιών με Φόρμες Τα Βασικά της Μεταβίβασης εδομένων από μια Φόρμα σε ένα Ερώτημα Βελτίωση της Αυτοματοποίησης με Φόρμες Απαρίθμηση Μέσω ενός Σύνθετου Πλαισίου Επεξεργασία εδομένων στο Παρασκήνιο Επεξεργασία εδομένων με Προτάσεις RunSQL Τα Βασικά της Μεθόδου RunSQL Χρήση Προτάσεων RunSQL Προηγμένες Τεχνικές με Χρήση Προτάσεων RunSQL Απόκρυψη Προειδοποιητικών Μηνυμάτων Μεταβίβαση μιας Πρότασης SQL σαν Μεταβλητή Μεταβίβαση Παραμέτρων που Ορίζονται από τον Χρήστη από μια Φόρμα στην Πρότασή σας SQL Περίληψη Μέρος IV Εκθέσεις, Γραφικά και Οπτικοποίηση στην Access Κεφάλαιο 11 Παρουσίαση εδομένων με Εκθέσεις της Access Τα Βασικά των Εκθέσεων της Access ημιουργία της Πρώτης σας Έκθεσης Προβολή της Έκθεσής σας Προβολή Έκθεσης Προβολή ιάρθρωσης Προβολή Σχεδίασης Υποσέλιδο Σελίδας Υποσέλιδο Έκθεσης ημιουργία και Τροποποίηση Ομαδοποιημένων Εκθέσεων Ομαδοποίηση Ταξινόμηση και ημιουργία Συνόλων ημιουργία μιας Έκθεσης από την Αρχή ημιουργία των εδομένων Προέλευσης ημιουργία της Έκθεσης σε Προβολή Σχεδίασης Περίληψη

13 Πίνακας Περιεχομένων xix Κεφάλαιο 12 Χρήση Συγκεντρωτικών Πινάκων και Συγκεντρωτικών Γραφημάτων στην Access Συγκεντρωτικοί Πίνακες στην Access; Η Ανατομία ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα Η Περιοχή Συνόλων και Λεπτομερειών Η Περιοχή Γραμμής Η Περιοχή Στήλης Η Περιοχή Φίλτρου ημιουργία ενός Βασικού Συγκεντρωτικού Πίνακα ημιουργία ενός Προηγμένου Συγκεντρωτικού Πίνακα με Λεπτομέρειες Αποθήκευση του Συγκεντρωτικού Πίνακα Αποστολή του Συγκεντρωτικού Πίνακα της Access στο Excel Επιλογές Συγκεντρωτικού Πίνακα Ανάπτυξη και Σύμπτυξη Πεδίων Αλλαγή Λεζάντων Πεδίων Ταξινόμηση εδομένων Ομαδοποίηση εδομένων Χρήση Ομαδοποιήσεων εδομένων Φίλτρο για Πρώτες και Τελευταίες Εγγραφές Προσθήκη ενός Υπολογισμένου Συνόλου Εργασία με Συγκεντρωτικά Γραφήματα στην Access Θεμελιώδη Στοιχεία Συγκεντρωτικών Γραφημάτων Περιοχή εδομένων Περιοχή Σειράς εδομένων Περιοχή Κατηγορίας Περιοχή Φίλτρου ημιουργία ενός Βασικού Συγκεντρωτικού Γραφήματος Μορφοποίηση του Συγκεντρωτικού Γραφήματος Περίληψη Κεφάλαιο 13 Βελτίωση των Ερωτημάτων και των Εκθέσεων με Οπτικοποιήσεις Βασικές Τεχνικές Οπτικοποίησης Χρήση Τεχνασμάτων Μορφοποίησης Αριθμών για Βελτίωση των Εκθέσεων Χρήση Μορφοποίησης υπό Συνθήκη στην Access Εφαρμογή Μορφοποίησης υπό Συνθήκη σε ένα Πεδίο με Βάση την Τιμή του Εφαρμογή Μορφοποίησης υπό Συνθήκη με Βάση την Τιμή ενός Άλλου Μηχανισμού Ελέγχου Καθάρισμα της Μορφοποίησης υπό Συνθήκη Προηγμένες Τεχνικές Οπτικοποίησης Βελτίωση Ερωτημάτων και Εκθέσεων με Ράβδους εδομένων Εισαγωγή στην Συνάρτηση STRING Επέκταση των Ράβδων εδομένων σε Εκθέσεις ιακόσμηση Ερωτημάτων και Εκθέσεων με Σύμβολα Χρήση των ικών σας Γραφικών στην Access Αποθήκευση Εξωτερικών Γραφικών μέσα σε ένα Πίνακα της Access Χρήση του Πίνακα Γραφικών Χρήση Πολλαπλών Συνόλων Γραφικών Περίληψη

14 xx Πίνακας Περιεχομένων Μέρος V Προηγμένες Τεχνικές Ολοκλήρωσης Excel και Access Κεφάλαιο 14 Εισαγωγή εδομένων της Access στο Excel Οι ιάφορες Μέθοδοι Εισαγωγής εδομένων της Access Η Μέθοδος Μεταφοράς και Απόθεσης Χρήση του Οδηγού Export Wizard από την Access Χρήση της Get External Data από το Excel Χρήση MS Query Εκκίνηση του MS Query Καθορισμός της Προέλευσης εδομένων ημιουργία της ικής σας Προσαρμοσμένης Εξαγωγής εδομένων Περίληψη Κεφάλαιο 15 Χρήση VBA για Μεταφορά εδομένων ανάμεσα στο Excel και στην Access Κατανόηση των Θεμελιωδών Στοιχείων του ADO Το String Σύνδεσης ήλωση ενός Συνόλου Εγγραφών Επιστροφή εδομένων Μόνο Ανάγνωσης από ένα Πίνακα ή ένα Ερώτημα Επιστροφή Ενημερώσιμων εδομένων από ένα Πίνακα ή ένα Ερώτημα Συγγραφή της Πρώτης σας ιαδικασίας ADO Αναφορά στην Βιβλιοθήκη Αντικειμένων ADO Συγγραφή του Κώδικα Χρήση του Κώδικα Συγγραφή της Πρώτης σας Εξαγωγής εδομένων ADO/SQL Χρήση Κριτηρίων στις Προτάσεις σας SQL Καθορισμός Αριθμητικών Κριτηρίων Καθορισμός Κριτηρίων Κειμένου Καθορισμός Κριτηρίων Ημερομηνίας Καθορισμός Πολλαπλών Κριτηρίων Χρήση του Τελεστή LIKE με το ADO Συνηθισμένα Σενάρια Όπου Μπορεί να σας Βοηθήσει η VBA εδομένα Ερωτήματος από ένα Βιβλίο Εργασίας του Excel Προσάρτηση Εγγραφών σε ένα Υπάρχοντα Πίνακα Excel Προσάρτηση Εγγραφών του Excel σε ένα Υπάρχοντα Πίνακα Access Υποβολή Ερωτημάτων σε Αρχεία Κειμένου Περίληψη Κεφάλαιο 16 Εξερεύνηση της Αυτοματοποίησης του Excel και της Access Κατανόηση της Έννοιας της Σύνδεσης Εκ των Προτέρων Σύνδεση Εκ των Υστέρων Σύνδεση Αυτοματοποίηση του Excel από την Access ημιουργία της Πρώτης σας ιαδικασίας Αυτοματοποίησης του Excel Αυτοματοποίηση της Εξαγωγής εδομένων στο Excel Αποστολή ενός Συνόλου Εγγραφών στο Excel Αποστολή ύο Συνόλων εδομένων σε ιαφορετικές Καρτέλες μέσα στο Ίδιο Βιβλίο Εργασίας

15 Πίνακας Περιεχομένων xxi Αυτοματοποίηση Εκθέσεων του Excel: Χωρίς Προγραμματισμό σε Excel Χρήση Εύρεσης και Αντικατάστασης για Προσαρμογή Κώδικα που Παράγεται από Μακροεντολή Εκτέλεση μιας Μακροεντολής του Excel από την Access Βελτιστοποίηση Κώδικα που Παράγεται από Μακροεντολή Αφαίρεση Ενεργειών Περιήγησης ιαγραφή Κώδικα που Καθορίζει Προεπιλεγμένες Ρυθμίσεις Καθάρισμα Επαναλαμβανόμενων Εργασιών και Σφαλμάτων Προσωρινή Απενεργοποίηση Ενημέρωσης Οθόνης Αυτοματοποίηση της Access από το Excel Καθορισμός των Απαιτούμενων Αναφορών Εκτέλεση ενός Ερωτήματος της Access από το Excel Εκτέλεση Παραμετρικών Ερωτημάτων της Access από το Excel Εκτέλεση μιας Μακροεντολής της Access από το Excel Άνοιγμα μιας Έκθεσης της Access από το Excel Άνοιγμα μιας Φόρμας της Access από το Excel Συμπύκνωση μιας Βάσης εδομένων της Access από το Excel Περίληψη Κεφάλαιο 17 Ολοκλήρωση του Excel και της Access με XML Γιατί XML; Κατανόηση της XML Η ήλωση XML Εντολές Επεξεργασίας Σχόλια Στοιχεία Το Ριζικό Στοιχείο Χαρακτηριστικά Χώροι Ονομάτων ημιουργία μιας Απλής Λύσης ημιουργίας Έκθεσης με την XML Εξαγωγή εδομένων XML από την Access Χρησιμοποίηση εδομένων XML στο Excel ημιουργία μιας ιεργασίας Καταχώρισης εδομένων Χρησιμοποιώντας XML ημιουργία Σχήματος Καταχώρισης εδομένων στην Access Καθορισμός της Φόρμας Καταχώρισης εδομένων στο Excel Εξαγωγή Αποτελεσμάτων από το Excel σε XML Λήψη των Αποτελεσμάτων Πάλι στην Access Περίληψη Κεφάλαιο 18 Ολοκλήρωση του Excel και Άλλων Εφαρμογών του Office Ολοκλήρωση του Excel με το Microsoft Word ημιουργία μιας υναμικής Σύνδεσης σε ένα Πίνακα του Excel Σύνδεση ενός Πίνακα του Excel στο Word Αποτροπή της Αυτόματης Ενημέρωσης της Σύνδεσης Λήψη εδομένων του Excel σε ένα Έγγραφο του Word Χρησιμοποιώντας Αυτοματοποίηση ημιουργία ενός Εγγράφου Συγχώνευσης Αλληλογραφίας του Word

16 xxii Πίνακας Περιεχομένων Προσομοίωση της Λειτουργίας Συγχώνευσης Αλληλογραφίας του Word από το Excel Ολοκλήρωση του Excel με το PowerPoint ημιουργία μιας ιαφάνειας του PowerPoint με ένα Τίτλο Αντιγραφή μιας Περιοχής Κελιών σε μια Παρουσίαση Αποστολή Όλων των Γραφημάτων του Excel στην Παρουσίαση Μετατροπή ενός Βιβλίου Εργασίας σε Παρουσίαση του PowerPoint Ολοκλήρωση του Excel και του Outlook Ταχυδρόμηση του Ενεργού Βιβλίου Εργασίας Ταχυδρόμηση μιας Συγκεκριμένης Περιοχής Ταχυδρόμηση σε Όλες τις ιευθύνσεις της Λίστας Επαφών σας Αποθήκευση Όλων των Συνημμένων μέσα σε ένα Φάκελο Αποθήκευση Ορισμένων Συνημμένων σε ένα Φάκελο Περίληψη Μέρος VI Παραρτήματα Παράρτημα Α Θεμελιώδη Στοιχεία της Access VBA Όλα τα Βασικά σε 10 Βήματα Βήμα 1: ημιουργία μιας Βασικής Λειτουργικής Μονάδας Βήμα 2: ημιουργία μιας Συνάρτησης Βήμα 3: ώστε στην Συνάρτησή σας Σκοπό με μια ιαδικασία Βήμα 4: Έλεγχος της Συνάρτησής σας Βήμα 5: ήλωση μιας Μεταβλητής Βήμα 6: Εκχώρηση μιας Τιμής σε μια Μεταβλητή Βήμα 7: Μεταγλώττιση της Νέας σας Συνάρτησης Βήμα 8: Αποθήκευση της Νέας Σας Συνάρτησης Βήμα 9: Εκτέλεση της Συνάρτησής σας μέσα σε μια Μακροεντολή Βήμα 10: Εκτέλεση της Συνάρτησής σας από μια Φόρμα Αφήστε την Access να σας ιδάξει VBA Παράρτημα Β Κατανόηση και Χρήση της SQL Κατανόηση της Βασικής SQL Η Πρόταση SELECT Επιλογή Συγκεκριμένων Στηλών Επιλογή Όλων των Στηλών Η Φράση WHERE Κατανόηση των Συνενώσεων Εσωτερικές Συνενώσεις Εξωτερικές Συνενώσεις Προηγμένες Προτάσεις SQL Επέκταση της Αναζήτησης με τον Τελεστή Like Επιλογή Μοναδικών Τιμών και Γραμμών χωρίς Ομαδοποίηση Ομαδοποίηση και Συνάθροιση με την Φράση GROUP BY Η Φράση HAVING Καθορισμός Σειράς Ταξινόμησης με την Φράση ORDER BY ημιουργία Ψευδωνύμων με την Φράση AS ημιουργία ενός Ψευδώνυμου Στήλης

17 Πίνακας Περιεχομένων xxiii ημιουργία ενός Ψευδώνυμου Πίνακα SELECT TOP και SELECT TOP PERCENT Εξήγηση των Ερωτημάτων Κορυφαίων Τιμών SELECT TOP SELECT TOP PERCENT Εκτέλεση Ερωτημάτων Ενέργειας μέσω Προτάσεων SQL Μετάφραση των Ερωτημάτων ημιουργίας Πίνακα Μετάφραση των Ερωτημάτων Προσάρτησης Μετάφραση Ερωτημάτων Ενημέρωσης Μετάφραση Ερωτημάτων ιαγραφής ημιουργία ιασταυρώσεων με την Πρόταση TRANSFORM Χρήση Ερωτημάτων που Εκτελούνται μόνο από SQL Συνένωση Συνόλων εδομένων με τον Τελεστή UNION ημιουργία ενός Πίνακα με την Πρόταση CREATE TABLE Χειρισμός Στηλών με την Πρόταση ALTER TABLE Προσθήκη μιας Στήλης με την Φράση ADD Αλλαγή μιας Στήλης με την Φράση ALTER COLUMN ιαγραφή μιας Στήλης με την Φράση DROP COLUMN υναμική Προσθήκη Πρωτευόντων Κλειδιών με την Φράση ADD CONSTRAINT Παράρτημα Γ Απόδοση Ερωτημάτων, Αλλοίωση Βάσης εδομένων και Άλλες Σκέψεις Βελτιστοποίηση Απόδοσης Ερωτήματος Κατανόηση του Συστήματος Βελτιστοποίησης Ερωτημάτων της Access Βήματα που Μπορείτε να Κάνετε για να Βελτιστοποιήσετε την Απόδοση Ερωτήματος Κανονικοποίηση της Σχεδίασης της Βάσης εδομένων σας Χρήση Ευρετηρίων σε Κατάλληλα Πεδία Βελτιστοποίηση με Βελτίωση της Σχεδίασης Ερωτήματος Συμπύκνωση και Επιδιόρθωση της Βάσης εδομένων σε Τακτά Χρονικά ιαστήματα Χειρισμός της Αλλοίωσης της Βάσης εδομένων Σήματα και Συμπτώματα μιας Αλλοιωμένης Βάσης εδομένων Παρακολούθηση για Αλλοιώσεις σε Φαινομενικά Κανονικές Βάσεις εδομένων Συνηθισμένα Σφάλματα που Σχετίζονται με την Αλλοίωση Βάσεων εδομένων Ανάκτηση μιας Αλλοιωμένης Βάσης εδομένων Βήματα που Μπορείτε να Κάνετε για να Αποτρέψετε την Αλλοίωση Βάσης εδομένων ημιουργείτε Αντίγραφα Ασφαλείας της Βάσης εδομένων σας σε Τακτά Χρονικά ιαστήματα Συμπύκνωση και Επιδιόρθωση της Βάσης εδομένων σε Τακτά Χρονικά ιαστήματα Αποφυγή της ιακοπής της Υπηρεσίας, Όταν Γράφετε στην Βάση εδομένων σας Μην Εργάζεστε Ποτέ με μια Βάση εδομένων από Μεταφερόμενα Μέσα

18 xxiv Πίνακας Περιεχομένων Λήψη Βοήθειας στην Access Όταν Ζητάτε Βοήθεια η Θέση Παίζει Ρόλο Η Ηλεκτρονική Βοήθεια Είναι Καλύτερη από την Παραδοσιακή Βοήθεια 520 ιαφοροποίηση της Βάσης Γνώσεών σας με Ηλεκτρονικούς Πόρους Παράρτημα Αναφορά Συναρτήσεων του Αναλυτή εδομένων Abs Asc Atn Choose Chr Cos Date DateAdd DateDiff DatePart DateSerial DateValue Day DDB Συναρτήσεις Συνάθροισης Τομέα Exp FormatCurrency FormatDateTime FormatNumber FormatPercent FV Hour IIf InStr InStrRev IPmt IRR IsError IsNull IsNumeric LCase Left Len Log Mid Minute MIRR Month MonthName Now NPer NPV NZ

19 Πίνακας Περιεχομένων xxv Partition Pmt PPmt PV Rate Replace Right Rnd Round Second Sgn Sin SLN Space Συναρτήσεις Συνάθροισης SQL Sqr Str StrConv String StrReverse Switch SYD Tan Time TimeSerial TimeValue Trim, LTrim, RTrim TypeName UCase Val VarType Weekday WeekdayName Year Ευρετήριο...563

20 Εισαγωγή Αν ρωτούσατε ένα τυχαίο δείγμα ανθρώπων τι είναι ανάλυση δεδομένων, οι περισσότεροι θα έλεγαν ότι είναι η διαδικασία υπολογισμού και δημιουργίας συγκεντρωτικών στοιχείων δεδομένων, για να πάρετε μια απάντηση σε μια ερώτηση. Κατά μια έννοια, η απάντηση αυτή είναι σωστή. Ωστόσο, οι ενέργειες που περιγράφουν παριστούν μόνο ένα μικρό τμήμα της διεργασίας που είναι γνωστή σαν ανάλυση δεδομένων. Για παράδειγμα, αν σας ζητούσαν να αναλύσετε πόσα έσοδα είχε η εταιρεία σας από πωλήσεις τον προηγούμενο μήνα, τι θα έπρεπε να κάνετε για να ολοκληρώσετε αυτή την ανάλυση; Θα υπολογίζατε και θα συνοψίζατε τις πωλήσεις για τον συγκεκριμένο μήνα, σωστά; Από πού θα παίρνατε όμως τα δεδομένα πωλήσεων; Πού θα τα αποθηκεύατε; Θα έπρεπε να καθαρίσετε τα δεδομένα, όταν τα παίρνατε; Πώς θα παρουσιάζατε την ανάλυσή σας: ανά εβδομάδα, ανά ημέρα, ή με βάση την τοποθεσία; Αυτό που θέλουμε να σας πούμε εδώ είναι ότι η διεργασία της ανάλυσης δεδομένων αποτελείται από πολύ περισσότερα πράγματα και όχι από τον απλό υπολογισμό και τη δημιουργία συγκεντρωτικών στοιχείων των δεδομένων. Ένας αντιπροσωπευτικότερος ορισμός της ανάλυσης δεδομένων είναι η διεργασία συστηματικής συλλογής, μετασχηματισμού και ανάλυσης δεδομένων για να παρουσιάσετε σωστά συμπεράσματα. Για να κατανοήσετε καλύτερα αυτή την έννοια, σκεφθείτε την ανάλυση δεδομένων σαν μια διεργασία που περιλαμβάνει τέσσερις θεμελιώδεις ενέργειες: συλλογή, μετασχηματισμό, ανάλυση και παρουσίαση. Συλλογή. Η συλλογή περιλαμβάνει την συλλογή και την αποθήκευση των δεδομένων δηλαδή εξετάζει από πού παίρνετε τα δεδομένα σας, πώς τα δέχεστε, πώς τα αποθηκεύετε και πώς τα προσπελαύνετε, όταν έρχεται η ώρα να κάνετε κάποια ανάλυση. Μετασχηματισμός. Μετασχηματισμός είναι η διεργασία επιβεβαίωσης ότι τα δεδομένα σας είναι ομοιόμορφα σε δομή, δεν περιέχουν πλεονασμούς και είναι ευσταθή. Αυτό γενικά περιλαμβάνει πράγματα όπως τον καθορισμό μιας δομής πίνακα, το καθάρισμα κειμένου, την αφαίρεση των κενών και την τυποποίηση των πεδίων δεδομένων.

21 xxviii Eισαγωγή Ανάλυση. Ανάλυση είναι η έρευνα των συστατικών τμημάτων των δεδομένων σας και των σχέσεών τους με την προέλευση των δεδομένων σας σαν μια ολότητα. Αναλύετε τα δεδομένα σας, όταν υπολογίζετε, συνοψίζετε, κατατάσσετε, συγκρίνετε, βρίσκετε τις αντιθέσεις, εξετάζετε ή ελέγχετε τα δεδομένα σας. Παρουσίαση. Σε σχέση με την ανάλυση δεδομένων, η παρουσίαση ασχολείται με το πώς κάνετε το περιεχόμενο της ανάλυσής σας διαθέσιμο σε ένα συγκεκριμένο κοινό, δηλαδή, πώς επιλέγετε να εμφανίζετε τα αποτελέσματά σας. Ορισμένα θέματα που αφορούν την παρουσίαση της ανάλυσής σας περιλαμβάνουν την πλατφόρμα που θα χρησιμοποιήσετε, τα επίπεδα θέασης που θα παρέχετε και την ελευθερία που θα δώσετε στο κοινό σας να αλλάξει την προβολή των δεδομένων. Καθώς σκέφτεστε αυτές τις τέσσερις θεμελιώδεις ενέργειες, σκεφθείτε την εξής πραγματικότητα: οι περισσότεροι αναλυτές περιορίζονται σε ένα μόνο εργαλείο το Excel. Αυτό σημαίνει ότι όλες οι περίπλοκες ενέργειες που περιλαμβάνονται σε καθεμία από αυτές τις θεμελιώδεις εργασίες γίνονται κυρίως με το Excel και μέσα στο Excel. Τι πρόβλημα παρουσιάζει αυτό; Το πρόβλημα είναι ότι το Excel δεν έχει σχεδιαστεί να κάνει πολλές από αυτές τις ενέργειες. Ωστόσο, πολλοί αναλυτές έχουν τόσο περιορισμένα εργαλεία, που συχνά πρέπει να παλέψουν με τα δεδομένα τους, δημιουργώντας δαιδαλώδεις και καθόλου αποδοτικές διεργασίες. Αυτό που τονίζει αυτό το βιβλίο είναι ότι υπάρχουν ισχυρές λειτουργίες μέσα στην Access, που μπορούν να σας βοηθήσουν να ξεπεράσετε τα όρια του μονοδιάστατου υπολογιστικού σας φύλλου και να απελευθερωθείτε από την καθημερινή τριβή της διαχείρισης και της συντήρησης πλεοναζόντων αναλυτικών διεργασιών. Πράγματι, η χρήση της Access για τις ανάγκες ανάλυσης των δεδομένων σας μπορεί να σας βοηθήσει να ομαλοποιήσετε τις αναλυτικές σας διεργασίες, να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και να αναλύσετε μεγαλύτερα σύνολα δεδομένων, που ξεπερνούν τις δυνατότητες του Excel. Σε όλο αυτό το βιβλίο, θα αντιληφθείτε ότι η Access δεν είναι το "στεγνό" πρόγραμμα βάσεων δεδομένων που χρησιμοποιείται μόνο για αποθήκευση δεδομένων και για την δημιουργία εφαρμογών για τα τμήματα μιας εταιρείας. Η Access έχει ισχυρές λειτουργίες ανάλυσης δεδομένων που είναι εύκολο να τις μάθετε και να τις εφαρμόσετε σε πολλούς τύπους οργανισμών και συστημάτων δεδομένων. Τι να Περιμένετε Από Αυτό το Βιβλίο Αφού διαβάσετε τα τρία πρώτα κεφάλαια, θα μπορείτε να επιδείξετε την εμπειρία σας με την Access, εκτελώντας ισχυρή ανάλυση σε μεγάλα σύνολα δεδομένων, που έχουν ξεπεράσει τα όρια των δυνατοτήτων του Excel. Μετά τα πρώτα εννέα κεφάλαια, θα μπορείτε να προσθέσετε βάθος και εύρος στην ανάλυσή σας, με προηγμένες συναρτήσεις της Access, κτίζοντας περίπλοκες αναλυτικές διεργασίες με ευκολία. Όταν φτάσετε στο τέλος αυτού του βιβλίου, θα μπορείτε να δημιουργείτε τις δικές σας προσαρμοσμένες συναρτήσεις, να εκτελείτε μαζική ανάλυση και να αναπτύσσετε αυτοματοποιημένες διαδικασίες, που στην ουσία εκτελούνται