ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΙΓ' ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ

Transcript

1 ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΙΓ' ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ ΤΜΗΜΑ ΓΕΝΙΚΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΚΠΟΝΗΣΗ ΠΤΥΧΙΑΚΗΣ ΜΕΛΕΤΗΣ Θέμα: Η ΚΑΚΟΔΙΟΙΚΗΣΗ ΣΤΗΝ ΕΛΛΑΔΑ. Η ΔΡΑΣΗ ΤΟΥ Σ.τ.Π. ΚΑΙ ΤΟΥ ΥΠΕΣΔΔΑ. ΜΙΑ ΣΥΣΤΗΜΙΚΗ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗ. Επιβλέπων: ΤΣΕΚΟΣ ΘΕΟΔΩΡΟΣ Σπουδαστής: ΨΑΡΑΚΗΣ ΑΝΤΩΝΙΟΣ ΑΘΗΝΑ

2 ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΜΕΛΕΤΗΣ Η μελέτη που θα ακολουθήσει αναφέρεται στην κακοδιοίκηση και επικεντρώνεται στην παράθεση μιας οργανωτικής μονάδας που ασκεί εξωτερικό έλεγχο και διαμεσολάβηση μεταξύ υπηρεσιών και πολιτών σε υποθέσεις τους, και μιας οργανωτικής μονάδας που σχεδιάζει δημόσια πολιτική σε θέματα σχέσεων κράτους πολιτών για τη βελτίωση της εξυπηρέτησης τους. Επιπλέον θα μελετηθεί και η δυνατότητα συνεργασίας τους στη βάση του αμοιβαίου οφέλους από την καλύτερη επίτευξη του σκοπού τους και των στόχων τους. Συγκεκριμένα αναπτύσσονται τα παρακάτω: 1. Η παράθεση των βασικών οργανωτικών και λειτουργικών χαρακτηριστικών του Συνηγόρου του Πολίτη στα πλαίσια της αποστολής του. Η ανάλυσή του θα υποστηριχθεί και με την παράθεση και του φακέλου συγκεκριμένης υπόθεσης που αφορά το δικαίωμα πρόσβασης στα διοικητικά έγγραφα. 2. Η παράθεση των βασικών χαρακτηριστικών και προφίλ του ΥΠΕΣΔΔΑ. Στα πλαίσια αυτά το βάρος δίδεται στην αναλυτική προσέγγιση των βασικών οργανωτικών και λειτουργικών χαρακτηριστικών της Διεύθυνσης Σχέσεων Κράτους Πολίτη (ΔΙΣΚΠΟ) η οποία είναι και η αρμόδια μονάδα για την άσκηση της πολιτικής, σε συνεργασία με άλλες κατά περίπτωση μονάδες του ΥΠΕΣΔΔΑ, για τη βελτίωση των σχέσεων κράτους πολιτών. 3. Η μελέτη ενός συστήματος συνεργασίας μεταξύ των δύο μονάδων με τη βαρύτητα να δίδεται στη βελτίωση των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων και του αμοιβαίου οφέλους (win - win) που θα μπορούσε να προκύψει από το στοιχειώδη συντονισμό της δράσης τους. Η ευκαιρία δίδεται μέσω του Ε.Π. Κ.τ.Π. το οποίο μπορούν να εκμεταλλευτούν για να αναβαθμίσουν τη διοικητική επικοινωνία μεταξύ τους και να ανταποκριθούν καλύτερα στο επιχειρησιακό περιβάλλον που καλούνται να αναπτύξουν τη δραστηριότητά τους. ΛΕΞΕΙΣ ΚΛΕΙΔΙΑ Συνήγορος του Πολίτη Κακοδιοίκηση Διαμεσολάβηση Κύκλοι Δραστηριότητας Ειδικοί Επιστήμονες Ο.Τ.Α. Πρόσβαση στα διοικητικά έγγραφα ΥΠΕΣΔΔΑ(Υπουργείο Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης) ΔΙΣΚΠΟ (Διεύθυνση Σχέσεων Κράτους Πολίτη) Οργανισμός-αρμοδιότητες Management By Objectives. Στρατηγικός προγραμματισμός «ΠΟΛΙΤΕΙΑ». FEED BACK Αυτοαναφορά WIN - WIN Σύστημα συνεργασίας Βελτίωση αποτελέσματος 2

3 ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΜΕΛΕΤΗΣ ΣΤΗΝ ΑΓΓΛΙΚΗ The following study refers to mal-administration and focuses on presenting, on the one hand, an organizational unit that exerts external control on public service s activity and mediates between public services and citizens, and on the other hand, a unit that plans public policy in the field of state-citizen relations, in order to improve that certain sector of public policy. Additionally the study will include the possibility of cooperation between them based on a mutual benefit approach by the enhancing ability to fulfill their goals. More specifically the following are developed: 1. The presentation of the basic organizational and functional characteristics of the OMBUDSMAN within its mission. The analysis will also be supported by the study of the record of a certain case concerning the right in accessing public documents. 2. The presentation of the basic characteristics and the profile of the ministry of internal affairs, public administration and decentralization. In this context, stress is laid on the analysis of the basic organizational and functional characteristics of Direction of State Citizen Relations, which is the unit responsible for implementing public policy, in cooperation with other units of the ministry, in order to improve state - citizen relations. 3. The study of a cooperation system between the 2 units, with the emphasis laid on improving the results pursued, and on a win-win approach that could be achieved by the coordination of their activity. The opportunity is given by the operational program on information society that both can benefit from, in order to upgrade the administrative communication between them and be more efficient in the operational environment in which they develop their activity. KEY WORDS OMBUDSMAN Mal- Administration Mediation Activity circles Special scientists Local authorities Access in public documents Ministry of Internal Affairs, Public Administration and Decentralization. Direction of State Citizen Relations Organization Management by Objectives Strategic Planning of POLITIA program. Feed back Self reference Win - win Cooperation system Enhanced Efficiency 3

4 Εισαγωγή ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΜΕΡΟΣ Α : Η αντιμετώπιση της κακοδιοίκησης από το Σ.τ.Π. 1. Περιγραφή του Σ.τ.Π. 1.1.Ίδρυση του Σ.τ.Π. 1.2 Η Δομή του Σ.τ.Π. 2. Η διαχείριση αναφορών από το Σ.τ.Π. 2.1.Η τυπική διαδικασία διαχείρισης των αναφορών. 3.Οι ερευνητικές πράξεις του Σ.τ.Π. 3.1 Απλή διερεύνηση. 3.2 Σύνθετες ερευνητικές πράξεις Εξέταση προσώπων Αυτοψία Πραγματογνωμοσύνη. 4. Η λειτουργική διάσταση του Σ.τ.Π. στην αντιμετώπιση των υποθέσεων. 5.Το επιχειρησιακό περιβάλλον της διαμεσολάβησης με τους Ο.Τ.Α. Η παράθεση υποθέσεως για την παραβίαση του δικαιώματος πρόσβασης στα διοικητικά έγγραφα. 5.1.Η γενική όψη και προβλήματα της διαμεσολάβησης σε υποθέσεις των Ο.Τ.Α. 5.2.Η διαδικασία διερεύνησης συγκεκριμένης υπόθεσης του δικαιώματος πρόσβασης στα διοικητικά έγγραφα. ΜΕΡΟΣ Β: Η άσκηση δημόσιας πολιτικής για τη βελτίωση των σχέσεων κράτους-πολίτη της εξυπηρέτησής τους από το ΥΠΕΣΔΔΑ. 1.Το προφίλ του φορέα ο οποίος είναι αρμόδιος για την ανάπτυξη της πολιτικής εξυπηρέτησης των πολιτών. 1.1 Γενική περιγραφή. 1.2 Συνοπτική παρουσίαση των αρμοδιοτήτων του ΥΠΕΣΔΔΑ. 1.3 Η οργάνωση της Γενικής Γραμματείας Δημόσιας Διοίκησης. 2. Η Διεύθυνση Σχέσεων Κράτους Πολίτη(ΔΙΣΚΠΟ). Το προφίλ της οργανωτικής μονάδας. 3. Η παράθεση και ανάλυση των αρμοδιοτήτων και των βασικών χαρακτηριστικών της διεύθυνσης. 3.1 Οι αρμοδιότητες της ΔΙΣΚΠΟ σύμφωνα με τον οργανισμό. 3.2.Ενεργά και αδρανή αντικείμενα του οργανισμού. 4.Τα πραγματικώς ασκούμενα αντικείμενα της ΔΙΣΚΠΟ. 4.1 Γενική περιγραφή των αντικειμένων. 4.2.Ασκούμενα αντικείμενα: Πρόβλεψη από τον οργανισμό. 4

5 5. Οι ροές εργασίας των ασκούμενων αντικειμένων. 6.Τύποι δραστηριοτήτων. 6.1 Η τυποποίηση με βάση τα προβλεπόμενα αντικείμενα από τον οργανισμό. 6.2.Τυποποίηση δραστηριοτήτων με βάση τα πραγματικώς ασκούμενα αντικειμένων. ΜΕΡΟΣ Γ : Η συνεργασία του Σ.τ.Π. με το ΥΠΕΣΔΔΑ. 1.Γενικές παρατηρήσεις πάνω στην υφιστάμενη συνεργασία. 2.Η πορεία του αριθμού των αναφορών του Σ.τ.π. και η αναγκαιότητα συνεργασίας με το ΥΠΕΣΔΔΑ. 3. Η αναγκαιότητα συνεργασίας από την πλευρά του ΥΠΕΣΔΔΑ. 4. Το σύστημα συνεργασίας. 5.Ο στρατηγικός προγραμματισμός ΥΠΕΣΔΔΑ-ΔΙΣΚΠΟ. 6.Νέα δεδομένα και προκλήσεις στην Κοινωνία της Πληροφορίας. Οι στόχοι του Ε.Π. Κ.τ.Π. για την περίοδο Η δομή του Γ ΚΠΣ και η βασική δομή του Ε.Π. Κ.τ.Π Γενική περιγραφή άξονα 2: Εξυπηρέτηση πολίτη-βελτίωση ποιότητας ζωής. 6.3.Ανάλυση των μέτρων του άξονα 2 που μπορεί να εκμεταλλευτεί ο Σ.τ.Π Η διαδικασία ένταξης πράξεων στο Ε.Π. Κ.τ.Π. 7.Στρατηγικοί άξονες δράσης του Σ.τ.Π. στα πλαίσια του Ε.Π. Κ.τ.Π. 8.Οι στρατηγικοί στόχοι του ΥΠΕΣΔΔΑ στο ΕΠ ΚΤΠ. 8.1Άξονες παρέμβασης του ΥΠΕΣΔΔΑ στα πλαίσια του Ε.Π. Κ.τ.Π Ανθρώπινο δυναμικό Διαδικασίες Τεχνολογική υποδομή. Αντί επιλόγου. Βιβλιογραφία. Παραρτήματα. 5

6 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η παρούσα μελέτη αναφέρεται στην κακοδιοίκηση. Η ανάπτυξη της δεν επικεντρώνεται στην καταγραφή των φαινομένων κακοδιοίκησης αλλά στην παράθεση δύο διαφορετικών οργανωτικών δομών που λειτουργούν από διαφορετική οπτική με στόχο την καταπολέμηση των φαινομένων αυτών. Η μελέτη αναπτύσσεται σε τρία κύρια μέρη: Στο πρώτο μέρος αναλύονται τα βασικά χαρακτηριστικά του Σ.τ.Π. όσον αφορά την οργάνωση, την εσωτερική λειτουργία του καθώς και την εξωτερική συνεργασία του Σ.τ.Π. με δημόσιους φορείς για την επίλυση των υποθέσεων που του ανατίθενται από τους πολίτες. Συγκεκριμένα παρατίθενται τα παρακάτω: Βασικά οργανωτικά και λειτουργικά χαρακτηριστικά του Σ.τ.Π. Πως συνεργάζεται ο Σ.τ.Π. με τις υπηρεσίες γενικά. Πως αντανακλάται αυτή η συνεργασία στον εσωτερικό τρόπο λειτουργίας και πως επηρεάζεται αυτός. Θα διερευνηθεί επίσης εντός της μελέτης η συνεργασία του Σ.τ.Π. με τη ΔΙΣΚΠΟ του ΥΠΕΣΔΔΑ πάνω στην προστασία του δικαιώματος πρόσβασης στα διοικητικά έγγραφα 1 με άμεσα εμπλεκόμενους στις υποθέσεις, τους ΟΤΑ α και β βαθμού με παράθεση και μελέτης υπόθεσης του Σ.τ.Π. σε συγκεκριμένο πεδίο πολιτικής. Στο δεύτερο μέρος θα παρατεθεί η πολιτική που ασκείται από το ΥΠΕΣΔΔΑ και ειδικότερα θα γίνει αναλυτική παράθεση των αρμοδιοτήτων και του τρόπου λειτουργίας της Διεύθυνσης Σχέσεων Κράτους Πολίτη (ΔΙΣΚΠΟ) η οποία και αποτελεί την καθ ύλη αρμόδια οργανωτική μονάδα με αποστολή τη βελτίωση των σχέσεων με τους πολίτες. Συγκεκριμένα θα δοθεί βαρύτητα στα παρακάτω: Στην ανάλυση ορισμένων βασικών χαρακτηριστικών του ΥΠΕΣΔΔΑ (αποστολή, οργάνωση κτλ). Στην συνοπτική παρουσίαση της προϊστάμενης διοικητικής μονάδας που προΐσταται της ΔΙΣΚΠΟ δηλαδή της Γενικής Γραμματείας Δημόσιας Διοίκησης. Στη διεξοδική ανάλυση της ΔΙΣΚΠΟ με ιδιαίτερη βαρύτητα στην ανάλυση της δραστηριότητας της, όπως ασκείται εντός της Γενικής Γραμματείας Δημόσιας Διοίκησης. Στην ανάλυση του στρατηγικού προγραμματισμού όπως αναμένεται να αναπτυχθεί τα προσεχή έτη με τη μελέτη να επικεντρώνεται στις δράσεις βελτίωσης της εξυπηρέτησης των πολιτών. Ιδιαίτερη βαρύτητα σε όλο το εύρος του συγκεκριμένου μέρους της μελέτης δίδεται στην ανάλυση των αρμοδιοτήτων και στο πως ασκούνται από τη ΔΙΣΚΠΟ ώστε να δοθεί η εικόνα της λειτουργίας μιας διεύθυνσης του Υπουργείου με παρόμοιο γενικό σκοπό με αυτόν που καλείται να διαδραματίσει ο Σ.τ.Π., δηλαδή την καλυτέρευση των σχέσεων κράτους πολίτη μέσα από τη βελτίωση της εξυπηρέτησης των πολιτών. Βέβαια η λειτουργία της ελληνικής δημόσιας διοίκησης στην παραγωγή δημόσιας πολιτικής χαρακτηρίζεται από έναν συγκεντρωτισμό στις πολιτικές βαθμίδες της ιεραρχίας. Όμως ο στόχος είναι να δοθεί η εικόνα του συγκεκριμένου πεδίου όπως αυτό ασκείται καθημερινά σε καθαρά εκτελεστικό επίπεδο από τις διοικητικές μονάδες. Στα πλαίσια αυτά παρατίθεται και η ανάλυση του προβλεπόμενου συστήματος στοχοθεσίας τόσο ως προς τον τρόπο που σχεδιάζεται να λειτουργήσει 1 Ν 2690/99 άρθρο 5, Ν 1599/86 άρθρο 16. 6

7 όσο και σε ουσιαστική βάση δηλαδή τις στοχεύσεις που περιλαμβάνει για τη ΔΙΣΚΠΟ. Στο τρίτο μέρος θα αναλυθεί η συνεργασία μεταξύ των δύο φορέων και θα δοθεί βαρύτητα στην ανάδειξη της ανάγκης να αναπτυχθεί ένα σύστημα συνεργασίας που θα μπορεί να βοηθήσει αμοιβαία τόσο το Σ.τ.Π. όσο και το ΥΠΕΣΔΔΑ να πετύχουν καλύτερα την αποστολή τους και να βελτιώσουν τα παραγόμενα αποτελέσματά τους. Ουσιαστικά πρόκειται για δύο οντότητες που από διαφορετική οπτική προσπαθούν να βελτιώσουν την εξυπηρέτηση των πολιτών από τις δημόσιες υπηρεσίες στο σύνολό τους. Έτσι θα αναλυθούν κυρίως: Η ανάγκη συνεργασίας μεταξύ των δύο φορέων. Η δυνατότητα ανάπτυξης συστήματος συνεργασίας με τη λογική του αμοιβαίου οφέλους (win - win ). Στην παράθεση στοιχείων για τον στρατηγικό προγραμματισμό του ΥΠΕΣΔΔΑ. Στην παράθεση στοιχείων του Ε.Π. Κ.τ.Π. καθώς μπορεί να συμβάλλει τα μέγιστα ώστε να αναπτυχθεί σύστημα επικοινωνίας μεταξύ των δύο φορέων. Η λογική της ανάπτυξης σκοπό έχει να δείξει ότι στη σύγχρονη πραγματικότητα θα πρέπει να αναπτύσσεται η κάθε οργάνωση με βάση την πληροφορία. Δηλαδή να αναπτύξει τη δυνατότητα επίτευξης καλύτερων αποτελεσμάτων μέσα από τη βελτίωση της επικοινωνίας της με το περιβάλλον και να επιδιώκει τη συνέργια επιτυγχάνοντας με λιγότερο κόστος καλύτερο αποτέλεσμα. 7

8 ΜΕΡΟΣ Α : Η αντιμετώπιση της κακοδιοίκησης από το Σ.τ.Π. Η παρούσα ενότητα αφορά την παράθεση βασικών χαρακτηριστικών του Σ.τ.Π. όσον αφορά την οργάνωση, την εσωτερική λειτουργία του καθώς και την εξωτερική συνεργασία του Σ.τ.Π. με δημόσιους φορείς για την επίλυση των υποθέσεων που ανατίθενται από τους πολίτες. Επιπλέον εξετάζεται και η οπτική της γενικότερης συνεργασίας του Σ.τ.Π. με τις δημόσιες υπηρεσίες, ώστε να βελτιωθεί η λειτουργία της Δ.Δ. με το σχεδιασμό δράσεων που λαμβάνουν υπόψη τον πληροφοριακό πλούτο των υποθέσεων των πολιτών, για την αντιμετώπιση φαινομένων κακοδιοίκησης που παρατηρούνται στους ίδιους τους φορείς ή σε τρίτες υπηρεσίες που επηρεάζονται από το σχεδιασμό των φορέων αυτών. Η βαρύτητα δίνεται στα εξής: Παράθεση των οργανωτικών και λειτουργικών χαρακτηριστικών του Σ.τ.Π. Πως συνεργάζεται ο Σ.τ.Π. με τις υπηρεσίες γενικά. Πως αντανακλάται αυτή η συνεργασία στον εσωτερικό τρόπο λειτουργίας και πως επηρεάζεται αυτός. Πως μπορεί να λειτουργήσει ως μηχανισμός αντιμετώπισης φαινομένων κακοδιοίκησης προληπτικά και όχι μόνο εκ των υστέρων ως μηχανισμός ελέγχου. Δηλαδή ως μηχανισμός αντίληψης του περιβάλλοντος της Δ.Δ. και ανατροφοδότησης στο σχεδιασμό της αιτημάτων-προτάσεων ώστε να αυξηθεί η νομιμότητα αποτελεσματικότητα της διοικητικής δράσης, ενός σκοπού κοινού και για τις δύο οργανώσεις. Σε αυτά τα πλαίσια θα παρατεθεί και μελέτη συγκεκριμένης υπόθεσης πάνω στην προστασία του δικαιώματος πρόσβασης στα διοικητικά έγγραφα 2 με άμεσα εμπλεκόμενους στις υποθέσεις, τους ΟΤΑ α και β βαθμού 3 αναπτύσσοντας έτσι την οπτική της λειτουργίας του Σ.τ.Π. με βάση συγκεκριμένο πεδίο πολιτικής Δίδοντας στην πράξη δείγμα της δράσης του. 1. Περιγραφή του Σ.τ.Π. 1.1 Ίδρυση του Σ.τ.Π. Ο Σ.τ.Π. ιδρύθηκε στη χώρα μας το και λειτουργεί από το Είναι ανεξάρτητη διοικητική αρχή 5 με αποστολή την προστασία των δικαιωμάτων των πολιτών, την καταπολέμηση της κακοδιοίκησης στη Δ.Δ.. Κατέχει ξεχωριστή θέση μεταξύ των αρχών αυτών καθώς καλείται να ελέγξει όλο το φάσμα της διοικητικής δράσης ως ανεξάρτητος τρίτος. Συγκεκριμένα αναφέρεται στον ιδρυτικό νόμο η αποστολή του ως εξής: «έχει ως αποστολή τη διαμεσολάβηση μεταξύ των πολιτών και των δημόσιων υπηρεσιών, των οργανισμών κοινής ωφέλειας όπως αυτές καθορίζονται στο άρθρο 3 του Ν.2477/97, για την προστασία των δικαιωμάτων του πολίτη, την καταπολέμηση της κακοδιοίκησης και την τήρηση της νομιμότητας». Ο Σ.τ.Π. δεν υπόκειται σε έλεγχο από κανένα κυβερνητικό όργανο ή διοικητική αρχή. Παράλληλα κατοχυρώνεται η προσωπική και λειτουργική ανεξαρτησία των μελών του που δεν διώκονται, δεν ευθύνονται για πράξεις που αφορούν την άσκηση των 2 Ν 2690/99 άρθρο 5, Ν 1599/86 άρθρο Η επιλογή της συγκεκριμένης υπηρεσίας δεν είναι τυχαία καθώς συμμετέχει τόσο στο σχεδιασμό δράσεων που επηρεάζουν τη διοικητική δράση τρίτων φορέων πάνω στο συγκεκριμένο πεδίο πολιτικής ενώ επιπλέον λειτουργεί παράλληλα με το Σ.τ.Π. για την αντιμετώπιση αιτημάτων των πολιτών σε θέματα πρόσβασης στα διοικητικά έγγραφα. 4 Με το Ν 2477/97. 5 Ο Σ.τ.Π. ανήκει σε εκείνη την τάση όπου εμφανίστηκαν θεσμοί για την αντιμετώπιση-ρύθμιση θεμάτων ή τομέων πολιτικής που η κλασσική Δ.Δ. δεν μπορεί ή δεν θέλει να αντιμετωπίσει είτε λόγω εγγενών αδυναμιών(μέγεθος, ποιότητα ανθρώπινου δυναμικού κτλ)είτε λόγω της φύσεως των θεμάτων αυτών. 8

9 καθηκόντων τους 6. Δέχεται αναφορές πολιτών 7 που θεωρούν ότι είναι θύματα κακοδιοίκησης των δημόσιων υπηρεσιών 8, ζητώντας τη διαμεσολάβησή του για να επιλυθεί το πρόβλημα που αντιμετωπίζουν στις συναλλαγές τους με τις υπηρεσίες. Η διαμεσολάβηση του Συνηγόρου του Πολίτη ζητείται με έγγραφη ενυπόγραφη αναφορά που υποβάλλεται στην Αρχή ή αποστέλλεται ταχυδρομικά ή με τηλεομοιοτυπία ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Όταν ο ενδιαφερόμενος δεν γνωρίζει να γράφει, αντί για υπογραφή η αναφορά μπορεί να έχει ένα σημάδι που αυτός έβαλε και επικυρώθηκε από την Αρχή ή άλλη δημοσία αρχή, αν η αναφορά αποστέλλεται ταχυδρομικά, που επιβεβαιώνει πως το σημάδι έχει τεθεί αντί για την υπογραφή και ότι ο ενδιαφερόμενος δήλωσε ότι δεν μπορεί να υπογράψει. Ο ενδιαφερόμενος μπορεί να ζητήσει να μην ανακοινωθεί το όνομά του και τα άλλα προσωπικά στοιχεία του στη δημοσία υπηρεσία, στην οποία αναφέρεται η αναφορά του. Αν δεν είναι δυνατή η έρευνα της υπόθεσής του χωρίς την ανακοίνωση του ονόματός του, ειδοποιείται σχετικά. Η έρευνα δεν προχωρά χωρίς τη σχετική δήλωσή του πολίτη ότι αποδέχεται την ανακοίνωση του ονόματός του. Η αναφορά υποβάλλεται μέσα σε έξι μήνες αφότου ο ενδιαφερόμενος έλαβε γνώση των ενεργειών ή παραλείψεων για τις οποίες προσφεύγει στο Συνήγορο του Πολίτη. Μπορεί και μετά την πάροδο του εξαμήνου να υποβάλλεται αναφορά και να εξετάζεται από το Συνήγορο του Πολίτη σε ειδικές και εξαιρετικές περιπτώσεις, ιδίως όταν η δημοσία υπηρεσία δεν διεκπεραιώνει την υπόθεση, δεν απαντά στα επανειλημμένα διαβήματα του ενδιαφερομένου ή επιλαμβάνεται της υπόθεσης αλλά καθυστερεί υπέρμετρα και πέρα των προθεσμιών που τυχόν προβλέπονται από το νόμο ή ο ενδιαφερόμενος βρίσκεται σε φυσική αδυναμία ή εμποδίζεται από σπουδαίους λόγους να υποβάλλει την αναφορά. Στην αναφορά περιέχονται: α) τα στοιχεία ταυτότητας του ενδιαφερόμενου, β) στοιχεία επικοινωνίας, γ) ακριβής περιγραφή της υπόθεσης και τυχόν απάντηση της υπηρεσίας, δ) η δημοσία υπηρεσία και ενδεχομένως το δημόσιο όργανο που χειρίστηκε την υπόθεση, ε) ο ακριβής χρόνος που έλαβε γνώση της επιβλαβούς ενέργειας, ή σε περίπτωση παράλειψης ο χρόνος που έχει περάσει από την υποβολή του σχετικού αιτήματος ή από την πάροδο της προθεσμίας, μέσα στην οποία η δημοσία υπηρεσία έπρεπε να δράσει, στ) εάν και πότε έχει ασκηθεί αίτηση θεραπείας, ιεραρχική προσφυγή ή γενικότερα αν έχει καταφύγει στην αρμοδία υπηρεσία για τη λύση της διαφοράς. ζ) εάν η συγκεκριμένη υπόθεση ή συναφής εκκρεμεί ενώπιον δικαστικής αρχής και ποιας, η) η πραγματική βλάβη του ενδιαφερόμενου, καθώς και ο τρόπος με τον οποίο ζητεί να ικανοποιηθεί. Με την αναφορά υποβάλλονται έγγραφα ή άλλα στοιχεία σχετικά με την υπόθεση που διευκολύνουν την έρευνα. Η αναφορά γράφεται σε απλό χαρτί ή σε ειδικό έντυπο της Αρχής, το οποίο μπορεί και να αποστέλλεται στους ενδιαφερόμενους. Η έλλειψη οποιουδήποτε από τα στοιχεία που αναφέρονται στην προηγούμενη παράγραφο δεν εμποδίζει την εξέταση της αναφοράς. Οποιοδήποτε στοιχείο, αναγκαίο για την έρευνα μπορεί να ζητηθεί και μετά την υποβολή της αναφοράς. 6 Δίωξη επιτρέπεται κατά το ν.2477/97 Αρθρ. 1 παρ. 3 μόνο για συκοφαντική δυσφήμηση, εξύβριση ή παραβίαση του απορρήτου. 7 Π.Δ. 273/99 Άρθρο 5. Μπορεί επίσης να ενεργήσει και αυτεπάγγελτα αιτιολογώντας την απόφασή του αυτή. 8 Ο Ν.2477/97 καθορίζει το πεδίο των ελεγχόμενων δημόσιων υπηρεσιών ως εξής : Υπηρεσίες του Δ.Ν.Π. του κράτους. Ο.Τ.Α. Α και Β. Ν.Π.Δ.Δ. Επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας για ύδρευση, ενέργεια, μεταφορές, και τηλεπικοινωνίες. 9

10 Η αναφορά υποβάλλεται με απλή αίτηση προς το Συνήγορο του Πολίτη από την οποία προκύπτουν σαφώς τα στοιχεία του πολίτη. Η αίτηση μπορεί να υποβάλλεται με έναν από τους παρακάτω τρόπους : Αυτοπροσώπως Ταχυδρομικώς Με τηλεομοιοτυπία (fax) Παρακάτω παρατίθεται έντυπο αναφοράς σε τυποποιημένη μορφή: Η αναφορά πρέπει για πρακτικούς λόγους να περιλαμβάνει οπωσδήποτε τα παρακάτω στοιχεία ώστε να είναι δυνατή η αρχική διερεύνησή έως ότου επικοινωνήσουν οι Ε.ΕΠ. με τον, πολίτη: συνοπτική περιγραφή του προβλήματος ποια είναι η εμπλεκόμενη δημόσια υπηρεσία τις ενέργειες που έχουν προηγηθεί το αποτέλεσμά τους κάθε αποδεικτικό στοιχείο ή πληροφορία που μπορεί να βοηθήσει στη διερεύνηση του θέματος Η αναφορά υποβάλλεται στα γραφεία του Συνηγόρου του Πολίτη, κατά τις εργάσιμες ημέρες, Χατζηγιάννη Μέξη 5, Αθήνα (8.30 π.μ-2μ.μ, 3ος όροφος, περιοχή Χίλτον. Εάν υποβάλλεται με φαξ γίνεται στον αριθμό (01)

11 Επιπλέον ο Συνήγορος του Πολίτη μπορεί να επιληφθεί αυτεπαγγέλτως θεμάτων που εμπίπτουν στις αρμοδιότητες της Αρχής και έχουν προκαλέσει ιδιαίτερο ενδιαφέρον στην κοινή γνώμη. Με απόφασή του καθορίζει την υπόθεση που θα ερευνήσει, καθώς και τους λόγους που τον οδήγησαν στην απόφαση αυτή, στην οποία μπορεί να περιέχεται και χρονοδιάγραμμα της έρευνας. Η απόφαση του Συνηγόρου κοινοποιείται στις εμπλεκόμενες υπηρεσίες και δημοσιεύεται σε μία τουλάχιστον ημερήσια εφημερίδα. Ο Συνήγορος του Πολίτη, εφόσον το κρίνει σκόπιμο, μπορεί να δημοσιοποιεί ευρύτερα τη σχετική απόφασή του. Μετά το πέρας της έρευνας, το σχετικό πόρισμα και οι προτάσεις του Συνηγόρου του Πολίτη δημοσιοποιείται με κάθε πρόσφορο τρόπο. 1.2 Η Δομή του Σ.τ.Π. Ο Σ.τ.Π. κατανέμει τα κύρια αντικείμενά δραστηριοποίησής του σε 4 κύκλους δραστηριότητας, σε καθέναν από τους οποίους προΐσταται Βοηθός Συνήγορος. Επίσης υποστηρίζεται από Κεντρική Γραμματεία μεγέθους διεύθυνσης, ενώ υπάρχουν και μικρές γραμματείες σε κάθε κύκλο για την άμεση υποστήριξη των βοηθών συνηγόρων. Η δομή του αναλύεται ως εξής: ΚΥΚΛΟΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΩΝ ΒΟΗΘΟΣ ΣΥΝΗΓΟΡΟΣ ΚΥΚΛΟΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΒΟΗΘΟΣ ΣΥΝΗΓΟΡΟΣ ΚΥΚΛΟΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΖΩΗΣ ΒΟΗΘΟΣ ΣΥΝΗΓΟΡΟΣ ΚΥΚΛΟΣ ΚΡΑΤΟΥΣ ΠΟΛΙΤΗ ΒΟΗΘΟΣ ΣΥΝΗΓΟΡΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΚΥΚΛΟΥ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΚΥΚΛΟΥ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΚΥΚΛΟΥ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΚΥΚΛΟΥ ΕΙΔΙΚΟΙ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΕΣ ΒΟΗΘΟΙ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΩΝ ΕΙΔΙΚΟΙ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΕΣ ΒΟΗΘΟΙ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΩΝ ΕΙΔΙΚΟΙ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΕΣ ΒΟΗΘΟΙ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΩΝ ΕΙΔΙΚΟΙ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΕΣ ΒΟΗΘΟΙ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΩΝ ΚΕΝΤΡΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ: ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΓΡΑΦΕΙΟ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗΣ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ: ΣΤΕΛΕΧΩΣΗ ΑΠΟ ΤΟ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ & ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ Ο Βοηθός Συνήγορος έχει την ευθύνη λειτουργίας του κύκλου του. Εντός των 11

12 κύκλων κατανέμονται οι Ειδικοί Επιστήμονες και οι Βοηθοί επιστημόνων οι οποίοι αναλαμβάνουν τη διερεύνηση των υποθέσεων που υπάγονται στην αρμοδιότητα του κάθε κύκλου. Σε πλείστες περιπτώσεις μπορεί υποθέσεις των πολιτών να υπάγονται σε περισσότερους του ενός κύκλου οπότε είτε μπορεί να υπάρχει συνεργασία ή να υπάρχει χρέωση των υποθέσεων κατά περίπτωση σε ένα κύκλο. Οι κύκλοι δραστηριότητας αποτελούν τις κύριες οργανωτικές υπομονάδες εντός του Συνηγόρου του Πολίτη. Συνοπτικά οι κύκλοι είναι οι ακόλουθοι: Α. Κύκλος δικαιωμάτων του ανθρώπου. Αντικείμενο του κύκλου αποτελούν ιδίως ζητήματα προσβολής ατομικών, πολιτικών και κοινωνικών δικαιωμάτων, που κατοχυρώνονται στο Σύνταγμα ή σε διεθνείς συμβάσεις που έχουν ενσωματωθεί στο εσωτερικό δίκαιο. Οι υποθέσεις που ερευνώνται καλύπτουν ολόκληρο το φάσμα της δημόσιας διοίκησης, κυρίως δε αφορούν: προσβολές της θρησκευτικής ελευθερίας ή της αξίας του ανθρώπου, προσβολές της προσωπικής ελευθερίας από αστυνομικές ή άλλες διοικητικές αρχές, διακρίσεις με βάση την ιθαγένεια ή την εθνική καταγωγή, προβλήματα στη χορήγηση αδειών εισόδου και παραμονής αλλοδαπών, παραβιάσεις της αρχής της αξιοκρατίας κατά τη διαδικασία επιλογής προσωπικού από δημόσιους φορείς, εφόσον αυτό δεν εμπίπτει στην αρμοδιότητα του Α.Σ.Ε.Π., ή εισαγωγής σε εκπαιδευτικούς οργανισμούς, παραλείψεις κατοχύρωσης επαγγελματικών δικαιωμάτων και προσβολές του δικαιώματος αποτελεσματικής δικαστικής προστασίας μετά την άρνηση δημόσιων αρχών να εφαρμόσουν τελεσίδικες αποφάσεις. Β. Κύκλος κοινωνικής προστασίας. Ο Κύκλος Κοινωνικής Προστασίας ασχολείται με υποθέσεις, των οποίων το αντικείμενο αφορά κυρίως την άσκηση των κοινωνικών δικαιωμάτων των πολιτών και διαμεσολαβεί σε περιπτώσεις κακοδιοίκησης ή παραβίασης της νομιμότητας από τα όργανα της διοίκησης. Ενδεικτικά μπορεί να αναφερθεί ότι στις αρμοδιότητες του κύκλου υπάγονται υποθέσεις που συνδέονται με θέματα κοινωνικής ασφάλισης, υγείας, πρόνοιας, δημόσιας υγιεινής, δικαιωμάτων των ασθενών και των ατόμων με ειδικές ανάγκες, όπως επίσης και αιτήματα που αναφέρονται στην προστασία της μητρότητας, της παιδικής και της τρίτης ηλικίας. Οι υποθέσεις του Κύκλου Κοινωνικής Προστασίας διατρέχουν κυρίως το χώρο της κοινωνικής διοίκησης. Αφορούν ιδιαίτερα το αντικείμενο δραστηριότητας των Υπουργείων Εργασίας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων, Υγείας και Πρόνοιας, καθώς και των φορέων που εποπτεύονται από αυτά. Γ. Κύκλος ποιότητας ζωής. Στις αρμοδιότητες του Κύκλου Ποιότητας Ζωής εντάσσονται ζητήματα χωροταξίας, πολεοδομίας, δημοσίων έργων, πολιτισμού και περιβάλλοντος. Παράλληλα, ο κύκλος εξετάζει παρεμπιπτόντως και θέματα που εστιάζονται σε ζητήματα διοικητικής διαφάνειας, πληροφόρησης και επικοινωνίας των πολιτών με τη διοίκηση. Δ. Κύκλος σχέσεων κράτους πολίτη. Αντικείμενο του κύκλου αποτελούν τα θέματα πληροφόρησης και επικοινωνίας, ποιότητας παρεχομένων υπηρεσιών και κακοδιοίκησης στους Ο.Τ.Α., τις επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας και τους φορείς που έχουν αρμοδιότητα για τις μεταφορές, τις επικοινωνίες, την εργασία, τη βιομηχανία, την ενέργεια, τη φορολογία και γενικότερα τα δημοσιονομικά θέματα, καθώς και τα τελωνεία, το εμπόριο και τις κρατικές προμήθειες, τη γεωργία, την αγροτική πολιτική και την παιδεία. Το γραφείο εξυπηρέτησης και πληροφόρησης δεν αποτελεί χωριστή μονάδα με δικό της προσωπικό, αλλά αποτελεί μονάδα που στελεχώνεται από το επιστημονικό 12

13 προσωπικό των κύκλων, προκειμένου να υπάρχει και άμεση επαφή με τους πολίτες οι οποίοι και προσέρχονται στο Σ.τ.Π. για να εκφράσουν τα παράπονά τους. Οι ειδικοί επιστήμονες και βοηθοί επιστήμονες όλων των κύκλων αναλαμβάνουν διαδοχικά την Πληροφόρηση και Εξυπηρέτηση των Πολιτών, σύμφωνα με ειδικό πρόγραμμα που καταρτίζεται σε εβδομαδιαία βάση από το Τμήμα Επικοινωνίας και Διεθνών Σχέσεων. Ε. Η Κεντρική Γραμματεία. Ο Σ.τ.Π. υποστηρίζεται από την Κεντρική Γραμματεία. Παρακάτω διακρίνεται η ανάλυση των αρμοδιοτήτων των τμημάτων της γραμματείας με βάση τις προβλέψεις του εσωτερικού κανονισμού 9 του Σ.τ.Π.: Τμήμα Διοίκησης Είναι αρμόδιο για το χειρισμό όλων των θεμάτων υπηρεσιακής κατάστασης του προσωπικού της αρχής καθώς και της διοικητικής μέριμνας δηλαδή την ασφάλεια, καθαριότητα και την ευταξία των γραφείων της αρχής. Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης Είναι αρμόδιο : 1)Για την κατάρτιση, τροποποίηση και εκτέλεση του τακτικού προϋπολογισμού καθώς και του προϋπολογισμού δημοσίων επενδύσεων. 2) Για την εντολή και εκκαθάριση αποδοχών και λοιπών απολαβών αποζημιώσεων γενικώς του Συνηγόρου, των Βοηθών Συνηγόρων και του προσωπικού της Αρχής. 3) Για τη διαχείριση κάθε δαπάνης, καθώς και τη μερίμνα για την είσπραξη κάθε εσόδου. Επιπλέον υπάγεται στο Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης, το Γραφείου Προμηθειών που έχει τις παρακάτω αρμοδιότητες : α) Η εκτίμηση και καταγραφή των πάσης φύσεως αναγκών της υπηρεσίας σε έπιπλα, μηχανικό εξοπλισμό, γραφική ύλη, είδη καθαριότητας και λοιπά υλικά. β)η εκτέλεση των πάσης φύσεως προμηθειών. γ) Η διαχείριση του υλικού (παραλαβή, καταχώρηση, αποθήκευση, διανομή). δ)η ανάθεση εργασιών και παρακολούθηση εκτελέσεώς τους. ε) Η εκποίηση περιουσιακών στοιχείων. Το Τμήμα Γραμματειακής υποστήριξης Είναι αρμόδιο: α) Για την τήρηση του πρωτοκόλλου αλληλογραφίας και του ειδικού μητρώου αναφορών. β) Για τη διακίνηση της αλληλογραφίας και την αναπαραγωγή εγγράφων και εντύπων γ) Για τη βεβαίωση της ακρίβειας αντιγράφων ή φωτοαντιγράφων ή δικαιολογητικών, καθώς και τη βεβαίωση του γνήσιου της υπογραφής. Το Τμήμα Μηχανογραφικών Εφαρμογών Έχει αρμοδιότητα το σχεδιασμό, ανάπτυξη και συντήρηση των μηχανογραφικών εφαρμογών, την καλή λειτουργία του μηχανογραφικού συστήματος, τη συντήρηση του μηχανογραφικού εξοπλισμού και την εν γένει στήριξη ολόκληρου του ηλεκτρονικού συστήματος. Το Τμήμα Επικοινωνίας και Διεθνών Σχέσεων έχει αρμοδιότητα: α) Την οργάνωση της επικοινωνίας της Αρχής με τους πολίτες, τους φορείς του δημόσιου και ιδιωτικού τομέα, τα Μ.Μ.Ε. β)τη λειτουργία Βιβλιοθήκης. γ) Την οργάνωση των διεθνών σχέσεων της Αρχής. 9 Ο οποίος αναλύεται στο Π.Δ. 273/99 13

14 Στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του το Τμήμα Επικοινωνίας και Διεθνών Σχέσεων φροντίζει για την έκδοση ενημερωτικών εντύπων, καταχωρήσεων στα ΜΜΕ, διοργανώνει συναντήσεις και συνέδρια και φροντίζει για τη συμμετοχή των εκπροσώπων της Αρχής σε εθνικό και διεθνές επίπεδο. Το Τμήμα καταρτίζει επίσης το ειδικό εβδομαδιαίο πρόγραμμα για το γραφείο πληροφόρησης. Ουσιαστικά η Γραμματεία όμως δεν συνδράμει σε οποιαδήποτε φάση, πέραν του αποκλειστικού έργου της πρωτοκόλλησης των αναφορών, στην υποστήριξη του έργου της διεκπεραίωσης των υποθέσεων από το επιστημονικό προσωπικό. Αυτή η αυστηρή οριοθέτηση δημιουργεί προβλήματα στην ταχεία επίλυση των υποθέσεων καθώς σωρεία απαιτούμενων διεκπεραιωτικών ενεργειών (πχ αποστολή fax) αναλαμβάνεται από τους Ειδικούς Επιστήμονες εις βάρος του χρόνου έρευνας. 2. Η διαχείριση αναφορών από το Σ.τ.Π. Οι αναφορές των πολιτών καταχωρούνται σε ειδικό μητρώο και προωθούνται στον αρμόδιο κύκλο δραστηριότητας. Αναφορές που δεν ανήκουν στην αρμοδιότητα του Συνηγόρου του Πολίτη ή που είναι προφανώς αόριστες, αβάσιμες ή ασήμαντες ή που επαναλαμβάνονται κατά τρόπο καταχρηστικό και χωρίς νεότερα στοιχεία τίθενται στο αρχείο με πράξη του αρμόδιου Βοηθού Συνηγόρου. Σχετικά ενημερώνεται εγγράφως ο ενδιαφερόμενος. Από τους κύκλους δραστηριότητας αποστέλλεται έγγραφο στον ενδιαφερόμενο, στο οποίο αναφέρεται η λήψη της αναφοράς του, το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του επιστήμονα εκείνου που ανέλαβε την υπόθεσή του. Με το έγγραφο αυτό μπορεί να ζητούνται και επιπρόσθετα απαιτούμενα στοιχεία που δεν προσδιορίζονται στην αναφορά του πολίτη. Τις έρευνες ενεργούν ο ειδικοί επιστήμονες σε συνεργασία με τους βοηθούς επιστήμονες και με την ευθύνη του αντίστοιχου Βοηθού Συνηγόρου που κατανέμει και τις αναφορές. Με την ανάθεση της υπόθεσης, ο ειδικός επιστήμονας επικοινωνεί και εφόσον το κρίνει σκόπιμο και αναγκαίο, επισκέπτεται την υπηρεσία και μελετά επί τόπου την υπόθεση. Συνεργάζεται επίσης με τους ενδιαφερόμενους πολίτες ή τυχόν τρίτους που εμπλέκονται στην εξεταζόμενη υπόθεση. Μετά το πέρας της έρευνας συντάσσεται πόρισμα, στο οποίο περιλαμβάνεται η περιγραφή της υπόθεσης, τα στοιχεία που έχουν υποβληθεί ή χρησιμοποιηθεί, οι ενέργειες που έγιναν για την εξέταση της υπόθεσης, οι διαπιστώσεις και προτάσεις του. Στο πόρισμα περιλαμβάνεται επίσης και η άποψη της αρμοδίας υπηρεσίας για την υπόθεση. Στις περιπτώσεις απλών υποθέσεων συντάσσεται σημείωμα στο οποίο αναφέρονται συνοπτικά οι ενέργειες που έγιναν και το τελικό αποτέλεσμα, ενώ θέση σημειώματος υπέχει και έγγραφο προς τον πολίτη που υπέβαλε την αναφορά εφόσον περιέχει τα απαραίτητα στοιχεία. Το πόρισμα γνωστοποιείται, κατά περίπτωση, στον καθ' ύλην αρμόδιο υπουργό, στο νομάρχη, δήμαρχο ή στο ανώτατο όργανο διοίκησης, προκείμενου για νομικά πρόσωπα, στις αρμόδιες υπηρεσίες και στον πολίτη που υπέβαλε τη σχετική αναφορά. Στο πόρισμα μπορεί να τάσσεται προθεσμία μέσα στην οποία οι αρμόδιες υπηρεσίες οφείλουν να ενημερώσουν την Αρχή για τις ενέργειές τους σχετικά με την εφαρμογή των προτάσεων ή για τους λόγους που δεν επιτρέπουν την αποδοχή τους. Αν η μη αποδοχή δεν δικαιολογείται επαρκώς, ο Συνήγορος του Πολίτη μπορεί να δημοσιοποιήσει την άρνηση εφαρμογής των προτάσεών του. 14

15 Αν από την έρευνα προκύψει ότι δεν είναι δυνατή η επίλυση του προβλήματος, ενημερώνεται ο ενδιαφερόμενος με ειδικό έγγραφο, στο οποίο εξηγούνται ο λόγοι που κάνουν αδύνατη την επίλυση και αναφέρονται οι ενέργειες που έγιναν. Η διαδικασία διαχείρισης των αναφορών δεν είναι τυποποιημένη σε αυστηρά, άκαμπτα πλαίσια όπως σε μια κλασική δημόσια υπηρεσία. Βέβαια οι αναφορές ακολουθούν από την υποδοχή ως τη χρέωση των υποθέσεων στους Ε.ΕΠ. μια πορεία που μπορεί να διαφέρει από κύκλο σε κύκλο. Αυτό δε σημαίνει ότι δεν υπάρχουν κοινά σημεία στη διαδικασία. Υπάρχει ένας ελάχιστος βαθμός τυποποίησης που αφορά τις διεκπεραιωτικές ενέργειες ιδίως στα πρώτα στάδια αντιμετώπισης των υποθέσεων όπως θα διαπιστώσουμε και παρακάτω στην παράθεση της τυπικής ροής μιας υπόθεσης. Έτσι η κεντρική γραμματεία κάνει τον πρώτο έλεγχο και παράλληλα την πρώτη κατανομή των αναφορών στους κύκλους δραστηριότητας, ενώ οι γραμματείες των κύκλων με την έγκριση των Βοηθών Συνηγόρων ελέγχουν αν οι υποθέσεις εμπίπτουν σε τυχόν αναρμοδιότητα : Του Σ.τ.Π. Του κύκλου. Έπειτα γίνεται η κατανομή των υποθέσεων στους Ε.ΕΠ. Ο χρόνος χρέωσης μιας αναφοράς στους Ε.ΕΠ. από τη στιγμή που φεύγει από την κεντρική γραμματεία ποικίλλει ανά κύκλο: ΚΥΚΛΟΣ Α.Δ. Π.Ζ. Κ.Π. Σ.Κ.Π. ΣΥΧΝΟΤΗΤΑ ΧΡΕΩΣΗΣ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ ΤΡΙΗΜΕΡΗ ΒΑΣΗ ΔΕΚΑΗΜΕΡΗ ΒΑΣΗ ΕΒΔΟΜΑΔΙΑΙΑ ΒΑΣΗ ΕΒΔΟΜΑΔΙΑΙΑ ΒΑΣΗ Επίσης κατά την πρωτογενή επεξεργασία των αναφορών από τους Ε.ΕΠ. γίνεται ξανά έλεγχος αρμοδιότητας. Αν πρόκειται για αναρμοδιότητα του Σ.τ.Π. τότε η υπόθεση μπαίνει στο αρχείο αφού ενημερωθεί ο πολίτης. Αν πρόκειται για αναρμοδιότητα του κύκλου γίνεται μεταχρέωση σε άλλο κύκλο από τους Ε.ΕΠ. σε συνεργασία με τις γραμματείες των κύκλων και τους βοηθούς συνηγόρους. Ακολουθεί η ουσιαστική επεξεργασία των αναφορών και ο εντοπισμός λαθών ή παραλείψεων στο σώμα της αναφοράς. Ο πολίτης ενημερώνεται με την πρώτη επιστολή για την ανάληψη της υπόθεσης του. Παρατηρούνται διαφορές κατά την διαχείριση των αρμοδιοτήτων και της χρέωσης μεταξύ των κύκλων. Στον κύκλο Π.Ζ. η γραμματεία κάνει τη χρέωση και την επισήμανση των αναρμοδιοτήτων αλλά και την αποστολή των πρώτων επιστολών. Στον κύκλο Σ.Κ.Π. η γραμματεία κάνει μόνο διαχωρισμό των αναρμοδιοτήτων ενώ τη διεκπεραίωσή όλων(ενημέρωση πολιτών και αρχείου)κάνει εκ περιτροπής κάποιος Ε.ΕΠ.. Στους κύκλους Κ.Π. και Α.Δ. ο διαχωρισμός και η διεκπεραίωση γίνονται από όλους τους Ε.ΕΠ. Έπειτα γίνεται η διαμεσολάβηση η οποία είναι μια συνεχής διάδραση μεταξύ Ε.ΕΠ. και εμπλεκομένων (πολίτη και υπηρεσίας) και ακολουθεί το κλείσιμο της υπόθεσης. Παρακάτω περιγράφεται αναλυτικά η διαδικασία δίχως λεπτομερή ανάλυση της διαμεσολάβησης αφού αυτή ποικίλλει ανά υπόθεση, φύση θέματος κτλ. Ανάλυση της φάσης αυτής θα ακολουθήσει σε άλλο σημείο της παρούσας μελέτης πάνω σε συγκεκριμένη υπόθεση που θα αφορά ένα πεδίο δημόσιας πολιτικής και συγκεκριμένα το δικαίωμα πρόσβασης στα διοικητικά έγγραφα. 15

16 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ «ΠΑΠΥΡΟΣ» 2.1.Η τυπική διαδικασία διαχείρισης των αναφορών. Η ροή των αναφορών έχει ως εξής : ΠΟΛΙΤΗΣ: ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΠΡΟΣ ΤΟ Σ.τ.Π. ΠΡΟΣΕΛΕΥΣΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ Ή FAX ΓΡΑΦΕΙΟ ΚΟΙΝΟΥ: ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ ΑΥΘΗΜΕΡΟΝ ΚΕΝΤΡΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ: ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΗΣΗ ΣΕ 1-2 ΜΕΡΕΣ ΚΕΝΤΡΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ Σ.Τ.Π.: ΑΝΑΓΝΩΣΗ ΚΑΙ ΧΡΕΩΣΗ ΣΤΟΥΣ ΚΥΚΛΟΥΣ ΜΕΣΟΣ ΟΡΟΣ ΧΡΕΩΣΗΣ 1-2 ΜΕΡΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΚΥΚΛΟΥ: ΕΛΕΓΧΟΣ ΟΡΘΗΣ ΧΡΕΩΣΗΣ / ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ ΣΕ ΕΙΔΙΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΕΙΔΙΚΟΥ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΓΙΑ ΤΗ ΧΡΕΩΣΗ ΚΑΙ ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΗ ΥΠΟΘΕΣΗΣ ΣΤΟΝ Ε.ΕΠ. ΒΟΗΘΟΣ ΣΥΝΗΓΟΡΟΣ: ΧΡΕΩΣΗ ΣΕ ΕΕΠ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ Ε.ΕΠ. ΕΙΔΙΚΟΙ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΕΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΒΟΗΘΟΙ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΩΝ ΠΡΩΤΟΓΕΝΗΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΑΝΑΦΟΡΩΝ/ ΔΙΑΧΩΡΙΣΜΟΣ ΑΝΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΩΝ ΟΠΟΥ ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΕΠΙΛΗΦΘΕΙ Ο ΣΤΠ Ή ΕΠΑΝΑΧΡΕΩΣΗ ΣΕ ΑΛΛΟ ΚΥΚΛΟ ΓΙΑ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΟΠΟΥ ΥΠΑΡΧΟΥΝ ΑΝΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΜΕΤΑΞΥ ΚΥΚΛΩΝ ΑΝΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ: ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΚΑΙ ΠΟΛΙΤΗ ΓΙΑ ΜΗ ΑΝΑΛΗΨΗ ΤΗΣ ΥΠΟΘΕΣΗΣ ΟΥΣΙΑΣΤΙΚΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΑΝΑΦΟΡΩΝ/ ΕΞΕΤΑΣΗ ΠΛΗΡΟΤΗΤΑΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Ή ΠΑΡΑΛΕΙΨΕΩΝ. ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΑΝΑΛΗΨΗΣ ΥΠΟΘΕΣΗΣ ΣΤΟΝ ΠΟΛΙΤΗ Α ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΣΤΟΝ ΠΟΛΙΤΗ ΔΙΑΜΕΣΟΛΑΒΗΣΗ: ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΚΑΙ ΑΝΤΑΛΛΑΓΗ ΑΠΟΨΕΩΝ ΜΕ ΟΛΟΥΣ ΤΟΥΣ ΔΙΑΘΕΣΙΜΟΥΣ ΤΡΟΠΟΥΣ ΜΕ ΤΗΝ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ. ΣΥΝΕΧΗΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΟΥ ΠΟΛΙΤΗ. ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΥΠΟΘΕΣΗΣ : ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΠΟΛΙΤΗ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΕΜΠΛΕΚΟΠΜΕΝΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ 16

17 3.Οι ερευνητικές πράξεις του Σ.τ.Π. Ο Σ.τ.Π. για την εξέταση των υποθέσεων των πολιτών και τη διερεύνησή τους ακολουθεί τις εξής μεθόδους: 3.1 Απλή διερεύνηση. Αποτελεί την κλασική μέθοδο επιλύσεως των υποθέσεων και χρησιμοποιείται από τους ειδικούς επιστήμονες στη συντριπτική πλειοψηφία των υποθέσεων. Εδώ η υπόθεση επιλύεται με διερεύνηση του περιεχομένου εγγράφων και επικοινωνίαςδιαπραγματεύσεων εξ αποστάσεως(τηλεφωνικά,fax, ) με πολίτες και υπηρεσίες. 3.2 Σύνθετες ερευνητικές πράξεις. Σύνθετες ερευνητικές πράξεις είναι όλες οι ενέργειες του ΣτΠ για την έρευνα 10 οποιασδήποτε αναφοράς, πέρα από την απλή διερεύνηση, δηλαδή πέρα από το κλασικό έργο της διαπίστωσης του περιεχομένου εγγράφων και μελέτης της σχετικής νομοθεσίας. Ο Σ.τ.Π. μπορεί βάσει της νομοθεσίας 11 «να ζητά από τις δημόσιες υπηρεσίες κάθε πληροφορία, έγγραφο ή άλλο αποδεικτικό στοιχείο για την υπόθεση, να εξετάζει πρόσωπα, να ενεργεί αυτοψία και να παραγγέλλει πραγματογνωμοσύνη». Δηλαδή ο Σ.τ.Π. πέρα της απλής διερεύνησης μπορεί να προβεί σε τρεις κυρίως ερευνητικές πράξεις. Πρόκειται για την εξέταση προσώπων,την αυτοψία και την πραγματογνωμοσύνη 12. Τόσο για έλεγχο νομιμότητας της διοίκησης όσο και για ενέργειες που σκοπούν αποκλειστικώς στη (δια)μεσολάβηση μεταξύ διοίκησης και πολίτη. Η χρησιμότητα των ερευνητικών αυτών πράξεων είναι κρίσιμη σε αρκετές υποθέσεις όπου είναι αναγκαία η διαπίστωση της πραγματικής βάσης μιας υπόθεσης πέρα από τον έλεγχο εγγράφων. Συγκεκριμένα, η χρησιμότητά της συνίσταται: α)στο να τεκμηριώνεται ότι έγιναν οι διοικητικές πράξεις που υποστηρίζει η εκάστοτε υπηρεσία που ελέγχεται, όπως αυτές προβλέπονται από τις κείμενες διατάξεις. β)στο να ελέγχονται οι υλικές ενέργειες, δηλαδή οι πράξεις διεκπεραίωσης ατομικών υποθέσεων από τις Δημόσιες Υπηρεσίες όπως προσδιορίζουν οι διατάξεις. Πρόκειται για τη διαπίστωση της συνδρομής των πραγματικών περιστατικών σε κάθε υπόθεση. Πέρα από την αναφορά της δυνατότητας για τη διενέργεια αυτών των ερευνητικών πράξεων δεν υπάρχει άλλη αναφορά στο νόμο 2477/97. Επιπλέον, στο Π.Δ. 273/99, έχουν γίνει κάποιες προβλέψεις διαδικαστικού χαρακτήρα για την πραγματογνωμοσύνη. Η διενέργεια λοιπόν αυτών των πράξεων διέπεται από διάφορα νομοθετήματα, τα οποία και αποτελούν στηρίγματα του Σ.τ.Π. στο έργο του Εξέταση προσώπων. Είναι η εξέταση μαρτύρων 13 που καταθέτουν. Η εξέταση μαρτύρων είναι για το Σ.τ.Π. μία όχι συνήθης ερευνητική πράξη, ενώ αντίθετα είναι η συνηθέστερη στην ποινική δικονομία. Αποδεικτικό μέσο είναι οι καταθέσεις των μαρτύρων, οι οποίες συνεκτιμώνται στο φάκελο της υπόθεσης. Η χρησιμότητά της αναδεικνύεται κυρίως σε περιπτώσεις που απαιτείται ο έλεγχος υλικών πράξεων της Διοίκησης ή της διερεύνησης των πραγματικών προϋποθέσεων για την έκδοση μίας διοικητικής πράξης. Αντικείμενό της είναι η διαπίστωση 10 Ν.2477/97 Άρθρο 4,πραρ. 5 «Ο ΣτΠ μπορεί να ζητά από τις δημόσιες υπηρεσίες κάθε πληροφορία, έγγραφο ή άλλο αποδεικτικό στοιχείο για την υπόθεση, να εξετάζει πρόσωπα, να ενεργεί αυτοψία και να παραγγέλλει πραγματογνωμοσύνη.» 11 Κατά το Ν.2477/97, άρθρ.4, παρ Στο Π.Δ.273/99 στο άρθρο 6, υπάρχει ειδική πρόβλεψη μόνο για την πραγματογνωμοσύνη και αφορά τη διαδικασία διορισμού πραγματογνώμονα καθώς και το πότε μπορεί ο Σ.τ.Π. να παραγγείλει πραγματογνωμοσύνη. Για τις υπόλοιπες πράξεις ισχύουν ρυθμίσεις από διάφορα νομοθετήματα, κατά περίπτωση. 13 Συντρέχουσα νομοθεσία της εξέτασης μαρτύρων είναι : Π.Κ. (Ποινικός Κώδικας) άρθρο 225, παρ.1 και 2, ψευδής ανώμοτη κατάθεση. 17

18 γεγονότων και όχι προσωπικών κρίσεων, γι αυτό και περιορίζεται σε όσους έχουν σχέση με τα γεγονότα της συγκεκριμένης υπόθεσης και μόνο αυτούς. Οι υποχρεώσεις ενός μάρτυρα συνίστανται στην προσέλευση, ορκοδοσία, κατάθεση και αλήθεια. Αυτές οι υποχρεώσεις αποτελούν περιορισμό της προσωπικής ελευθερίας ο οποίος πρέπει να εξυπηρετεί συγκεκριμένη ανάγκη και να έχει νομική βάση. Πρόκειται για υποχρεώσεις που ισχύουν και στην περίπτωση του Σ.τ.Π. ειδάλλως, η δυνατότητα του Σ.τ.Π. κατά το Ν. 2477/97 να εξετάζει πρόσωπα θα αποτελούσε κενό γράμμα και όχι πραγματική δυνατότητα στα πλαίσια του νόμου. Βέβαια, υπάρχει αμφιβολία για το αν η κατάθεση θα πρέπει να είναι ένορκη ή όχι 14, καθώς δεν υπάρχει ρητή πρόβλεψη από τον Ν Για τη διαδικασία εξέτασης η κλήση του μάρτυρα γίνεται εγγράφως σε σοβαρές υποθέσεις όπου ορίζεται ο χρόνος, ο τόπος και η υπόθεση. Μπορεί όμως ο μάρτυρας να καλείται και τηλεφωνικώς. Η εξέταση γίνεται από Ε.ΕΠ. με την υποχρεωτική συνδρομή ενός ακόμη μέλους του Σ.τ.Π., ως γραμματέα. Η κατάθεση είναι έγγραφη και υπογράφεται από τον Ε.ΕΠ., το γραμματέα και το μάρτυρα. Η μαρτυρική κατάθεση δεν αποτελεί δεσμευτικό στοιχείο για το Συνήγορο του Πολίτη, αλλά στοιχείο ελεύθερης εκτίμησης από τον Ε.ΕΠ. που συνεκτιμάται με τα υπόλοιπα στοιχεία του φακέλου της υπόθεσης, ενώ συχνά επιδιώκεται και η επαλήθευση μίας κατάθεσης με τη μαρτυρία και άλλων Αυτοψία Η αυτοψία 15 γίνεται για να αποκτήσει άμεση αντίληψη ο Ε.ΕΠ. των πραγματικών δεδομένων μιας υπόθεσης. Αποτελεί αποδεικτικό στοιχείο για την κρίση μιας υπόθεσης. Μπορεί να αφορά: Επίσκεψη στην υπηρεσία (έλεγχος φακέλων, συζητήσεις με υπαλλήλους κλπ). Αυτοψία με τη στενή έννοια (για σοβαρές περιπτώσεις) όπου διενεργείται εκτενής έλεγχος ανεύρεσης αποδεικτικών στοιχείων. Μπορεί να γίνει είτε για τη διαπίστωση πραγματικών περιστατικών, είτε για αξιολόγησή τους. Ο Σ.τ.Π. με αυτό το εργαλείο μπορεί να έχει τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα. Η αυτοψία είναι : Εσωτερική, όταν γίνεται από Επιστήμονα του Σ.τ.Π. σε κάθε περίπτωση όπου κρίνεται σκόπιμο για την καλύτερη διερεύνηση της υπόθεσης. Εξωτερική, όταν γίνεται από τρίτο πρόσωπο (κατ εντολή του Σ.τ.Π.) αν είναι αδύνατο να γίνει από Επιστήμονα. 16 Αντικείμενο της αυτοψίας μπορεί να είναι οτιδήποτε μπορεί να συμβάλει στη διαλεύκανση της υπόθεσης και στο σχηματισμό της άποψης του Σ.τ.Π. και ειδικότερα ό,τι έχει υλική υπόσταση, όπως κτίρια, άνθρωποι, χώροι, έγγραφα, ηλεκτρονικά μέσα, δίσκοι κ.τ.λ. Η αυτοψία μπορεί να κλείσει με ποικίλους τρόπους 17 ανάλογα με τη σπουδαιότητα της υπόθεσης: 14 Ουσιαστικά, είτε υπάρχει ένορκη είτε ανώμοτη κατάθεση (δηλαδή δίχως ορκωμοσία), η διαφορά έγκειται στο ύψος της ποινής που επιβάλλεται σε περίπτωση ψεύδους). 15 Η συντρέχουσα νομοθεσία για την αυτοψία είναι: Κ.Π.Δ. άρθρο 180, παρ.1 Κ.Πολ.Δ. άρθρο 355, 358 Ν. 5383/32, άρθρο 87 Ν. 2683/99 υπαλληλικός κώδικας Κ.Δ.Δ. (Κώδικας Διοικητικής Δικονομίας), Ν. 2717/99, άρθρο 156, παρ.1, άρθρο 157 παρ. 1 και άρθρο 158 παρ Π.Δ. 273/99, άρθρο 6, παρ.2. 18

19 1. Με έκθεση αυτοψίας όπου γίνεται ακριβής περιγραφή των περιστατικών που διαπιστώθηκαν. 2. Με πόρισμα, όπου περιλαμβάνονται όλες οι διαπιστώσεις της αυτοψίας και τυχόν προτάσεις. 3. Με απλή επιστολή προς την Υπηρεσία και τον πολίτη, όπου ενσωματώνονται όλες οι διαπιστώσεις της αυτοψίας. Σε σοβαρές υποθέσεις, θα πρέπει βέβαια η αυτοψία να ολοκληρώνεται με έκθεση αυτοψίας όπως και σε κάθε περίπτωση διενέργειας της αυτοψίας από τρίτο και όχι από Επιστήμονα του Σ.τ.Π Πραγματογνωμοσύνη. Η πραγματογνωμοσύνη 18 είναι ένα εργαλείο για τη διαπίστωση στοιχείων όταν απαιτούνται εξειδικευμένες γνώσεις για τη διερεύνηση μιας υπόθεσης. Αποτελεί αποδεικτικό στοιχείο. Αφορά αυστηρώς επιστημονικά /τεχνικά θέματα τα οποία άπτονται πραγματικών περιστατικών και γεγονότων. Η πραγματογνωμοσύνη γίνεται όταν η διερεύνηση μιας υπόθεσης δεν μπορεί να προχωρήσει με άλλο μέσο και συγκεκριμένα αν απαιτούνται ειδικά επιστημονικά ή τεχνικά εργαλεία για τον έλεγχο της διοικητικής δράσης της ελεγχόμενης υπηρεσίας. Ο πραγματογνώμονας παρέχει τη γνώση, αλλά η κρίση ανήκει πάντα στον Ε.ΕΠ. Η εκτίμηση του πραγματογνώμονα, βέβαια, θα πρέπει να παρέχει τη μέγιστη δυνατή ακρίβεια, πράγμα που δεν εξαρτάται μόνο από τον ίδιο αλλά και από την ακρίβεια των ερωτημάτων και των απαιτήσεων που τίθενται και στα οποία καλείται να απαντήσει. Συνεπώς, ο ειδικός επιστήμονας θα πρέπει να προσπαθήσει με κάθε τρόπο να προάγει τη συνεργασία του με τον πραγματογνώμονα ώστε να πάρει το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα. Γίνεται με δύο τρόπους: α) Εσωτερική, όταν γίνεται από ειδικό Επιστήμονα του Σ.τ.Π., εφόσον υπάρχει η ειδικευμένη γνώση και εφόσον αυτός το κρίνει σκόπιμο και αναγκαίο για την έρευνα οποιασδήποτε υπόθεσης. β) Εξωτερική, που ανατίθεται σε τρίτο, εξωτερικό ειδικό 19. Για να συμβεί αυτό θα πρέπει σωρευτικά να συντρέχουν οι παρακάτω προϋποθέσεις: Η πραγματογνωμοσύνη να είναι απολύτως αναγκαία από τη φύση της υπόθεσης, δηλαδή να απαιτούνται ειδικές τεχνικές/ επιστημονικές γνώσεις Να μην έχει γίνει από τη Δημόσια Υπηρεσία πραγματογνωμοσύνη ή να έχει γίνει και ο πολίτης να αμφισβητεί την ορθότητα των πορισμάτων της. Να μη μπορεί να γίνει εσωτερική πραγματογνωμοσύνη, από μέλος του επιστημονικού προσωπικού του Συνηγόρου του Πολίτη, γεγονός που συμβαίνει κατά κόρον, λόγω της ποικιλομορφίας των θεμάτων με τα οποία ασχολείται ο Συνήγορος. Μετά το πέρας της πραγματογνωμοσύνης συντάσσεται σχετικό πόρισμα το οποίο νεκτιμάται στο φάκελο της υπόθεσης και αποτελεί στοιχείο ελεύθερης εκτίμησης. Σε περίπτωση δε που αμφισβητηθεί, μπορεί να ζητηθεί νέα πραγματογνωμοσύνη επί του ίδιου θέματος. 17 Έτσι, η έκθεση αυτοψίας κρίνεται απαραίτητη όταν έχουμε εξωτερική αυτοψία, σε αυτοψία με σύμπραξη τρίτου, καθώς και σε αυτοψία με τη στενή έννοια. 18 Η συντρέχουσα νομοθεσία για την πραγματογνωμοσύνη είναι: Κ.Π.Δ., άρθρο (κυρίως άρθρα 183, 184, 186, 195) Κ.Πολ.Δ., άρθρο 368, παρ.1 Κ.Δ.Δ., άρθρο 159, παρ.1, άρθρο 163, παρ. 2 Ν.2683/99 Υπαλληλικός Κώδικας, άρθρο Αυτή γίνεται όταν κρίνεται απολύτως αναγκαίο, όταν δεν έχει διενεργηθεί από τη διοίκηση, και όταν δεν είναι δυνατή η εσωτερική πραγματογνωμοσύνη. 19

20 4. Η λειτουργική διάσταση του Σ.τ.Π. στην αντιμετώπιση των υποθέσεων. Ο Σ.τ.Π. σε όλα τα επίπεδα είναι μια οργάνωση χωρίς αυστηρά ιεραρχικά χαρακτηριστικά. Ο προσωπικός παράγοντας έχει αποφασιστικό ρόλο τόσο στον εσωτερικό τρόπο λειτουργίας και στην ανάπτυξη του συντονισμού, όσο και στο εξωτερικό πεδίο δηλαδή στις εκτός της οργάνωσης του Σ.τ.Π. δράσεις (πχ αυτοψίες) όπου η συσσώρευση εμπειριών και οι άτυπες προσωπικές γνωριμίες 20 των Ε.ΕΠ. έχουν βασικό ρόλο στην επίλυση πολλών υποθέσεων. Η έρευνα των υποθέσεων γίνεται από τους Ε.ΕΠ. 21 με τη βοήθεια των Β.ΕΠ. υπό την εποπτεία των Βοηθών Συνηγόρων 22. Κάθε θέμα καλείται να διαχειριστεί οποιοσδήποτε Ε.ΕΠ. καθώς δεν υπάρχει, πλην εξαιρέσεων, πολιτική χρέωσης συγκεκριμένων κατηγοριών υποθέσεων σε συγκεκριμένους επιστήμονες ώστε να μη χάνεται πολύτιμος χρόνος σε: Αναζήτηση - μελέτη νομικού πλαισίου. Δημιουργία επαφών με τις Δημόσιες υπηρεσίες που λόγω έλλειψης εμπειρίας του Ε.ΕΠ. στο συγκεκριμένο πεδίο (έλλειψη εμπειριών και γνώσης διαδικασιών αδυναμιών των υπηρεσιών) καθυστερούν την επίλυση. Η λειτουργία των Ε.ΕΠ. χαρακτηρίζεται από μεγάλα περιθώρια διακριτικής ευχέρειας κατά τη διερεύνηση. Η δράση τους εξαρτάται από τις ενδεχομενικότητες 23 που αντιμετωπίζουν στην εκάστοτε υπόθεση. Δηλαδή μπορούν να αναπροσαρμόζουν τις ενέργειες που θα κάνουν στις αναγκαιότητες που παρουσιάζονται δίχως να μένουν σε γραφειοπαθολογικά πρότυπα δράσης που θα εξουδετέρωναν την εγγενή ευελιξία του συγκεκριμένου τρόπου λειτουργίας. Εάν ο Σ.τ.Π. λειτουργούσε στα πρότυπα αυτά τότε θα ήταν δύσκαμπτος λόγω της έλλειψης διακριτικής ευχέρειας αλλά και του χαμηλού βαθμού εκχώρησης αρμοδιοτήτων, όπως οι δημόσιες υπηρεσίες των οποίων την κακοδιοίκηση προσπαθεί να μειώσει. Αυτό είναι το στοιχείο που προσδίδει την εκπληκτική προσαρμοστικότητα του Σ.τ.Π. ως οργάνωσης που προσαρμόζεται στις απαιτήσεις του περιβάλλοντός. Αυτό δε σημαίνει ότι η δράση του δεν έχει δομή και διαδικασία αλλά αντίθετα υπάρχει ένας κοινός πυρήνας τυποποιημένων ενεργειών-τρόπου λειτουργίας 24 και αναπροσαρμογή των λοιπών στοιχείων κατά την κρίση των Ε.ΕΠ. Η ενδοοργανωτική επικοινωνία δεν βρίσκεται στον επιθυμητό βαθμό. Η ανάπτυξη μηχανισμών για την επίτευξη υψηλότερων βαθμών συντονισμού είναι απαραίτητη για να βελτιώσει ο Σ.τ.Π. την ανταποκριτικότητα στις αναφορές των πολιτών. Έως τώρα υπάρχουν προβλήματα διότι: Η κάθετη (Τop - down/ bottom - up) επικοινωνία αφορά τυπικά θέματα ενημέρωσης και όχι θέματα ουσιαστικής λειτουργίας των κύκλων και των Ε.ΕΠ. παρότι γίνονται τακτικές συνελεύσεις κυρίως σε επίπεδο κύκλου περίπου ανά εβδομάδα. Η υπάρχουσα κατάσταση στο πεδίο της διοικητικής επικοινωνίας δεν έχει καταφέρει να δημιουργήσει συμπαγείς μηχανισμούς συντονισμού μεταξύ των επιστημόνων ώστε να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα στο χειρισμό των υποθέσεων αλλά και η κοινή στάση 20 Οι οποίες δημιουργούνται κατά τις επαφές τους με τις υπηρεσίες για την επίλυση υποθέσεων. 21 Η χρέωση των υποθέσεων γίνεται μόνο στους Ε.ΕΠ. Οι Β.ΕΠ. τυπικά έχουν από 50% διοικητικά και 50% επιστημονικά καθήκοντα υποστηρίζοντας τους Ε.ΕΠ. Όμως στην πράξη επαφίεται στον κάθε Ε.ΕΠ. να αναθέσει στο βοηθό ότι αυτός κρίνει. 22 Π.Δ. 273/99 Άρθρο 8 παρ. 3, 4, Τσιβάκου Δράση και σύστημα σελ. 119: Η Δομική Ενδεχομενική Θεωρία. 24 πχ. κοινές φόρμες εντύπων, τρόπος αρχειοθέτησης,χρέωσης υποθέσεων κτλ. 20