ΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΣΤΙΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΕΣΤΙΑΣΗΣ ΡΕΡΑΚΗ ΑΓΓΕΛΙΚΗ

Transcript

1 Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΟΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΣΤΙΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΕΣΤΙΑΣΗΣ ΡΕΡΑΚΗ ΑΓΓΕΛΙΚΗ ΙΟΥΝΙΟΣ 2011 ΕΠΟΠΤΗΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ Εκπονηθείσα πτυχιακή εργασία απαραίτητη για την κτήση του βασικού πτυχίου

2 Πίνακας περιεχομένων ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 4 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1ο: Η ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Οι διαστάσεις της τεχνολογίας Η πληροφορική και ο ρόλος της Η είσοδος της πληροφορικής στον εργασιακό χώρο...11 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2Ο: Η ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΣΤΗΝ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΕΣΤΙΑΣΗΣ Εισαγωγή Τα πληροφοριακά συστήματα Εφαρμογές των Πληροφοριακών Συστημάτων Ορισμός πληροφοριακών συστημάτων Είδη Συστημάτων Πληροφοριών Οι στόχοι ενός πληροφοριακού συστήματος Οι συνηθέστεροι λόγοι αποτυχίας Η επιτυχημένη εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3Ο: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΓΙΑ ΧΩΡΟΥΣ ΕΣΤΙΑΣΗΣ Εισαγωγή Ο στόχος Απαιτήσεις Διαχείριση ειδών & πωλήσεων Έλεγχος κόστους Ασύρματη παραγγελία Ασφάλεια Ανάλυση της εμπορικής εφαρμογής Εικόνα τραπεζιών Παραγγελίες Ηλεκτρονικές παραγγελίες μέσω διαδικτύου Παραμετροποίηση Ασφάλεια εφαρμογής Εκτυπώσεις Αποθήκη Συναλλασσόμενοι Πωλήσεις Σελίδα 1 από 80

3 Αγορές Εκτυπωτικές αναφορές Front Office ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4Ο: ΣΥΓΧΡΟΝΕΣ ΕΜΠΟΡΙΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ Εισαγωγή Ariston POS T ouch IBusiness Manager Epikouros Mobile Αλέξανδρος - Αμβροσία Anima Menu Δυνατότητες Διαχείριση Menu Ασύρματη Παραγγελιοληψία Delivery Λιανική πώληση (take away) Εκτέλεση Παραγγελιών Εμπορική Εφαρμογή Κρατήσεις τραπεζιών & Check in - Check out Εξελιγμένα χαρακτηριστικά Esterel Estiasis FrontRest Εισαγωγή Αναλυτική παρουσίαση της εφαρμογής Βασικά Πλεονεκτήματα HitPOS Rest Melissa...63 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5ο : ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΚΑΙ ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΝΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΑΣΥΡΜΑΤΗΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΟΛΗΨΙΑΣ ΕΣΤΙΑΣΗΣ Στάδια λειτουργία ενός συστήματος ασύρματης παραγελλιοληψίας εστίασης Πλεονεκτήματα Ενδεικτικός εξοπλισμός συστήματος ασύρματης παραγγελιοληψίας χωρίς την χρήση Η/Υ Ασύρματα τερματικά Casio - CS Σελίδα 2 από 80

4 Εκτυπωτής Παραγγελιών - GP80220 Ethernet Receipt Printer LINKSYS WAP54G WIRELESS-G ACCESS POINT...69 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6Ο: ΣΥΓΚΡΙΣΗ ΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ Κόστος εφαρμογής και σημεία-κλειδιά Estiasis Σύστημα ασύρματης παραγγελιοληψίας χωρίς Η/Υ (ESTIASIS D20) Ταμειακό σύστημα ασύρματης παραγγελιοληψίας με υπολογιστή (ESTIASIS) Πρόγραμμα delivery (ESTIASIS) Επίλογος ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ...78 Πηγές στο Διαδίκτυο Σελίδα 3 από 80

5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Στην σημερινή κοινωνία της ψηφιακής επανάστασης οι επιχειρήσεις βιώνουν ολοένα και εντονότερα τις ραγδαίες εξελίξεις της σύγχρονης εποχής. Η αλματώδης ανάπτυξη των επιστημών και των τεχνολογιών, η παγκόσμια αγορά, οι ψηφιακές οικονομίες, η κοινωνία της γνώσης και ο εντεινόμενος διεθνής ανταγωνισμός, αλλάζουν διαρκώς τους τρόπους παραγωγής και διάθεσης αγαθών και υπηρεσιών. Ως επιχειρηματικότητα μπορεί να οριστεί το σύνολο των δραστηριοτήτων που απαιτούνται για τη δημιουργία μιας νέας επιχείρησης ή την επέκταση μιας ήδη υπάρχουσας επιχείρησης. Η έναρξη και η ανάπτυξη δημιουργικών προσπαθειών εμπορικής εκμετάλλευσης μπορούν να εφαρμοστούν σε επιχειρήσεις οποιουδήποτε κλάδου και μεγέθους, ανεξάρτητα από το ιδιοκτησιακό καθεστώς. Η συμβολή της επιχειρηματικότητας στην οικονομική ανάπτυξη είναι αδιαμφισβήτητη καθώς η δημιουργία νέων επιχειρήσεων δίνει ώθηση στην παραγωγικότητα και αυξάνει τον ανταγωνισμό. Αναπόσπαστο συστατικό στοιχείο της επιχειρηματικότητας αποτελεί η καινοτομία. Για μια επιχείρηση η καινοτομία μπορεί να είναι ένα νέο προϊόν, μία νέα υπηρεσία, μία νέα μέθοδος παραγωγής ή διακίνησης προϊόντων ή ακόμα και η υιοθέτηση πρωτοποριακών μεθόδων στη διοίκηση και στην προβολή της επιχείρησης. Η καινοτομία είναι πράγματι ένα ισχυρό μέσο οικονομικής ανάπτυξης που επιτρέπει τη δημιουργία νέων αγορών ή την ενίσχυση και τη διατήρηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος σε μία υπάρχουσα αγορά. Στη σύγχρονη εποχή των ταχύτατων τεχνολογικών εξελίξεων, οι έννοιες καινοτομία και επιχειρηματικότητα είναι άρρηκτα συνδεδεμένες με την τεχνολογία. Παρόλο που ο ανθρώπινος παράγοντας αποτελεί τον πυρήνα έμπνευσης και δημιουργίας νέων ιδεών, η αποτελεσματική αξιοποίηση των τεχνολογιών πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών διευκολύνει όχι μόνο τον εντοπισμό, αλλά και τη δημιουργία επιχειρηματικών ευκαιριών. Κατά συνέπεια, Σελίδα 4 από 80

6 η γνώση των σύγχρονων τεχνολογιών είναι πρωταρχικής σημασίας και, σε συνδυασμό με το επιχειρηματικό πνεύμα και τη δυναμική της καινοτομίας, μπορούν να ασκήσουν ισχυρή και άμεση επίδραση στην οικονομική ανάπτυξη μιας επιχείρησης αλλά και της κοινωνίας γενικότερα. Η ίδρυση και ανάπτυξη μιας νέας επιχείρησης είναι ένα συναρπαστικό εγχείρημα το οποίο όμως απαιτεί μεθοδικότητα και προσεκτικές ενέργειες. Ο νέος επιχειρηματίας θα πρέπει να γνωρίζει τις διαδικασίες που απαιτούνται κατά τη σύσταση μιας νέας επιχείρησης, όπως η αναζήτηση χρηματοδότησης, η εκπόνηση επιχειρηματικού σχεδίου ή η καταχώρηση πνευματικών δικαιωμάτων. Θα πρέπει, επίσης, να είναι άρτια προετοιμασμένος για να αντιμετωπίσει προβλήματα, τα οποία μπορούν να προκύψουν κατά την ανάπτυξη της επιχείρησης, η οποία, για να παραμείνει ανταγωνιστική, θα πρέπει να καινοτομεί συνεχώς. Για τη δημιουργία όμως επιτυχημένων καινοτόμων προϊόντων και υπηρεσιών απαιτείται η κατανόηση των αναγκών και των επιθυμιών των καταναλωτών, των τεχνολογικών δυνατοτήτων, αλλά και της επιχειρησιακής βιωσιμότητας. Στην παρούσα πτυχιακή εργασία θα ασχοληθούμε και θα αναφερθούμε για τον ρόλο της πληροφορικής και την εφαρμογή αυτής στις επιχειρήσεις εστίασης. Ποια προβλήματα μπορούν να λυθούν ή έστω να απλοποιηθούν με την χρήση της πληροφορικής και των νέων τεχνολογιών. Ποια προβλήματα γεννιούνται; Αυτά είναι κάποια από τα βασικά ερωτήματα τα οποία θα προσπαθήσουμε να απαντήσουμε μέσα από την έρευνα - μελέτη μας. Η εργασία ξεκινάει με το πρώτο κεφάλαιο στο οποίο επιχειρείται μια πρώτη γνωριμία με τα πληροφοριακά συστήματα και τα συστήματα ERP σε μια προσπάθεια παρουσίασης βασικών εννοιών οι οποίες θα αποδειχθούν πολύτιμες για την συνέχεια της εργασίας μας. Στο δεύτερο κεφάλαιο αναφερόμαστε στις εφαρμογές της νέας τεχνολογίας στις επιχειρήσεις εστίασης. Τι προσφέρουν και πως εφαρμόζονται τα πληροφοριακά Σελίδα 5 από 80

7 συστήματα στις συγκεκριμένες επιχειρήσεις, ποιοι είναι οι στόχοι τους, καθώς και ποιοι είναι οι παράγοντες που οδηγούν στην επιτυχή ή μη εφαρμογή τους. Στο τρίτο κεφάλαιο γίνετε μια εκτενής παρουσίαση των πληροφοριακών συστημάτων και του τρόπου λειτουργίας τους μέσω μιας αναλυτικής παρουσίασης μιας εμπορικής εφαρμογής. Το τέταρτο κεφάλαιο είναι αφιερωμένο στις σύγχρονες εμπορικές εφαρμογές. Παρουσιάζουμε και αναλύουμε εμπορικά πακέτα των μεγαλύτερων εταιριών του κλάδου στην Ελλάδα. Τέλος στο πέμπτο και τελευταίο παρουσιάζεται ο τρόπος λειτουργίας ενός τέτοιου συστήματος. Επίσης καταγράφουμε τα τεχνικά χαρακτηριστικά των συσκευών που απαιτούνται για την πραγματοποίηση μιας τυπικής εγκατάστασης. Σελίδα 6 από 80

8 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1ο: Η ΤΕΧΝΟΛΟ ΓΙΑ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ 1.1. Οι διαστάσεις τη ς τεχνολογίας Η τεχνολογία σε μια επιχείρηση μπορεί να γίνει αντιληπτή σε δύο διαστάσεις: τη δημιουργική και την ουσιαστική. Η δημιουργική διάσταση σχετίζεται περισσότερο με τον πρώτο ορισμό που δόθηκε προηγούμενα και αναφέρεται στην συνολική εικόνα της τεχνολογίας σε μια επιχείρηση, από την έρευνα ως την εξυπηρέτηση της εφαρμογής. Η ουσιαστική διάσταση αναφέρεται στα συγκεκριμένα σύνολα διαδικασιών με τα οποία η τεχνολογία γίνεται αντιληπτή στην ασχολία των ανθρώπων. Η διάσταση αυτή περιλαμβάνει την τεχνολογία προϊόντος, την τεχνολογία διεργασίας και την τεχνολογία πληροφοριών (Καρβούνης Σ., 1995). > Η τεχνολογία προϊόντος αποτελείται από τέσσερα σύνολα. Το πρώτο είναι ο προγραμματισμός προϊόντος κατά τον οποίο προσδιορίζονται οι ανάγκες που καλείται να καλύψει αυτό, τα κατάλληλα χαρακτηριστικά του και το κόστος του. Το δεύτερο η μηχανολογία προϊόντος, δηλαδή τα στάδια από την παραγωγή γνώσης ως την σχεδίαση του προϊόντος και τον σχεδιασμό της παραγωγής ώστε να καλύπτει τις προηγούμενες προϋποθέσεις. Έπεται η μηχανολογία εφαρμογής, δηλαδή ο τρόπος προώθησης των πωλήσεων, η σχεδίαση σύμφωνα με τις απαιτήσεις του πελάτη και οι εφαρμογές επίδειξης και τέλος η μηχανολογία εξυπηρέτησης η οποία αναφέρεται στον τρόπο συντήρησης και λειτουργίας του προϊόντος. > Η τεχνολογία διεργασίας ασχολείται με τον μηχανολογικό εξοπλισμό που είναι υπεύθυνος για την παραγωγή, τα υλικά και την κατασκευή ή μορφοποίησή τους, τα logistics, τα πληροφοριακά συστήματα, το έλεγχο ποιότητας και τέλος τη συντήρηση των στοιχείων της παραγωγικής διαδικασίας (Καρβούνης Σ., 1995). Σελίδα 7 από 80

9 > Η τεχνολογία πληροφοριών περιλαμβάνει το software και hardware, τα εφαρμοσμένα πληροφοριακά συστήματα, τις διαδικασίες προσομοίωσης, τα έμπειρα συστήματα και τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων, και τις επιχειρήσεις νέας τεχνολογίας H πληροφορική και ο ρόλος της Μέσα από την τεχνολογική επανάσταση που αναφέραμε πρωτύτερα γεννήθηκε και η πληροφορική και πιο συγκεκριμένα η επιστήμη των υπολογιστών. Όπως άλλωστε και όλες οι επαναστάσεις, η πληροφορική εξαπλώθηκε γρήγορα, διείσδυσε παντού και επέδρασε καταλυτικά στην οικονομική-κοινωνική ζωή του πλανήτη μας, αλλά και στην ανθρώπινη σκέψη (Καρβούνης Σ., 1995). Σήμερα δεν υπάρχει σχεδόν καμία ανθρώπινη δραστηριότητα που να μην έχει άμεσα ή έμμεσα επηρεαστεί. Όλα ξεκίνησαν από την ανάγκη των ανθρώπων και των διαφόρων κοινωνικών ομάδων να διαχειριστούν ορθολογικά τον συνεχώς αυξανόμενο όγκο πληροφοριών που παράγονταν και παράγεται παγκοσμίως, με βασικούς στόχους την κατανόηση και την απόδοση διαφόρων φαινόμενων (κατά κύριο λόγο εξέλιξη της επιστημονικής έρευνας και της τεχνολογίας), αλλά και την παραγωγή νέων πληροφοριών. Με λίγα λόγια, η πληροφορική και οι υπολογιστές δικαιολόγησαν πλήρως την ύπαρξη τους μέσα από την ακόλουθη αέναη διαδικασία. Σελίδα 8 από 80

10 φγμνοιι?.νγον Σχήμα 1 - Ένας κύκλος εξέλιξης και ανάπτυξης των πληροφοριών. Όπως η βιομηχανική επανάσταση συντέλεσε στην αύξηση των φυσικών δυνάμεων του ανθρώπου (πχ ένα δάκτυλο μπορεί να αλλοιώσει τη μορφή μιας ατσαλένιας ράβδου με το πάτημα ενός κουμπιού), έτσι και η επανάσταση των υπολογιστών ενδυνάμωσε τις πνευματικές λειτουργίες του, ενίσχυσε τον εγκέφαλο του (Καρβούνης Σ., 1995). Σήμερα με το πάτημα ενός κουμπιού, μια μηχανή μπορεί να εκτελεί εκατομμύρια περίπλοκούς υπολογισμούς σε κλάσματα δευτερολέπτου, να παίρνει (ή να προτείνει ) πολύπλοκες αποφάσεις, να αποθηκεύσει και να διαχειρίζεται τεράστιους όγκους πολύμορφων πληροφοριών. Συγκεκριμένες, μικρές ή μεγάλες, επαναληπτικές διεργασίες πνευματικών δραστηριοτήτων του ανθρώπου μπορούν να εκτελούνται σήμερα από μηχανές. Πως προσδιορίζεται λοιπόν συνοπτικά η επιστήμη της πληροφορικής και τι είναι ο υπολογιστής; Σε μια πρώτη προσέγγιση, μπορούμε να πούμε ότι η επιστήμη της πληροφορικής ασχολείται με την διαχείριση των πληροφοριών. Πληροφορία Σελίδα 9 από 80

11 εννοούμε οποιοδήποτε ερέθισμα αντιλαμβάνεται ο άνθρωπος μέσω των πέντε αισθήσεων του, αλλά και οποιοδήποτε μετρήσιμο μέγεθος συλλαμβάνεται ή παράγεται από κάθε είδους συσκευή, διάταξη ή μηχάνημα. Ο όρος διαχείριση περιλαμβάνει ότι αφορά την καταγραφή, τη δόμηση, την αποθήκευση, την ανάκτηση και την επεξεργασία των πληροφοριών. Ο υπολογιστής είναι το πλέον εξελιγμένο και σύγχρονο μηχάνημα το οποίο υλοποιούνται μέθοδοι που αρχικά έχουν διατυπωθεί θεωρητικά στην πληροφορική. Με απλά λόγια, ο υπολογιστής είναι ένα μηχάνημα που μπορεί να φέρει σε πέρας πνευματικές εργασίες (συνήθως ρουτίνας), επιτελώντας απλές λειτουργίες με μεγάλη ταχύτητα, ακολουθώντας, όμως, πάντοτε πιστά σαφείς και αναλυτικές οδηγίες και κατευθύνσεις που έχουν ειδικά διατυπωθεί από τον άνθρωπο. Για να ανταπεξέλθει στην εκτέλεση αυτών των λειτουργιών, ο υπολογιστής αποτελείται από διάφορα ηλεκτρομηχανικά τμήματα (ή μονάδες) που (Σακελλαρίδης Οδ., Πάτρα 1999): - Επιτρέπουν στον άνθρωπο να εισάγει πληροφορίες (μονάδα εισόδου) - Διατηρούν (αποθηκεύουν) όλες τις πληροφορίες, όσες εισάγονται άμεσα ή έμμεσα από τον άνθρωπο αλλά και εκείνες που παράγονται από την επεξεργασία των ήδη υπαρχουσών πληροφοριών (μνήμη) - Εκτελούν όλες τις απλές λειτουργίες (μαθηματικές και άλλες πράξεις, απλές εργασίες διαχείρισης πληροφοριών κ.α) που έχουν ειδικά διατυπωθεί από τον άνθρωπο και που στοχεύουν στην υλοποίηση κάποιας συγκεκριμένης εργασίας ή την επίλυση δεδομένου προβλήματος (μονάδα επεξεργασίας και ελέγχου) - Εμφανίζουν στον άνθρωπο τα αποτελέσματα των εκτελεσμένων εργασιών, δηλαδή τις πληροφορίες που παράχτηκαν ή αναζητήθηκαν (μονάδα εξόδου). Σχολιάζοντας τον παραπάνω ορισμό, παρατηρούμε ότι τα δομικά συστατικά ενός υπολογιστικού συστήματος κατατάσσονται σε δύο μεγάλες κατηγορίες (Σακελλαρίδης Οδυσσέας, Πάτρα 1999): Σελίδα 10 από 80

12 o o Η πρώτη κατηγορία περιλαμβάνει όλα τα ηλεκτρομηχανικά μέρη που θεωρούνται απαραίτητα για την εκτέλεση των εργασιών. Αυτά εμφανίζονται συνοπτικά στο παραπάνω σχήμα και αποτελούν το υλικό μέρος (hardware) του συστήματος. Κεντρική μνήμη, περιφερειακά αποθηκευτικά συστήματα δίσκων - δισκετών - CD ROM - μαγνητικών ταινιών, μονάδα-(ες) επεξεργασίας και ελέγχου, οθόνες, πληκτρολόγια, ποντίκια, εκτυπωτές και άλλα συναφή μηχανήματα εντάσσονται σε αυτή την κατηγορία. Τη δεύτερη κατηγορία απαρτίζουν όλες οι πληροφορίες που δυνάμει μπορούν να τοποθετούνται και να υφίστανται επεξεργασία από τον υπολογιστή. Απλά στοιχεία, δομημένα δεδομένα και πληροφορίες καθώς και σύνολα καθοδηγητικών εντολών για τον υπολογιστή που έχουν διατυπωθεί σε ειδική διάλεκτο (προγράμματα) ανήκουν στην κατηγορία αυτή και ονομάζονται λογισμικό (software). Με άλλα λόγια, το λογισμικό είναι το σύνολο των πληροφοριών και των προγραμμάτων που εισάγονται στον υπολογιστή και υφίστανται επεξεργασία από αυτόν. Σήμερα, σε κάθε χώρο ή δραστηριότητα όπου η διαχείριση πληροφοριών αποτελεί κύριο συστατικό στοιχείο, η παρουσία και η χρήση των υπολογιστών θεωρείται αυτονόητη και ως ένα βαθμό, επιβεβλημένη. Στις περισσότερες περιπτώσεις, πέρα από τις τοπικές πληροφορίες (δηλαδή αυτές που υπάρχουν και υφίστανται επεξεργασία τοπικά), υπάρχει μεγάλη ανάγκη δυνατότητας πρόσβασης και σε γεωγραφικά απομακρυσμένες πληροφορίες. (Σακελλαρίδης Οδ., Πάτρα 1999) Η είσοδος τη ς πληροφορικής στον εργασιακό χώρο Η εμπορευματοποίηση των υπολογιστικών συστημάτων ξεκίνησε σε παγκόσμιο επίπεδο στις αρχές της δεκαετίας του '50. Επειδή τα πρώτα συστήματα ήταν πολύ απαιτητικά σε πόρους και μέσα (ήταν ακριβά και είχαν ειδικές ανάγκες Σελίδα 11 από 80

13 χώρου και προσωπικού λειτουργίας και υποστήριξης), μόνο οι μεγάλες επιχειρήσεις, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα, οι ερευνητικοί φορείς και οι κρατικοί οργανισμοί είχαν την δυνατότητα να τα προμηθευτούν. Η εμφάνιση των μίνιυπολογιστών στις αρχές της δεκαετίας του '70 επέτρεψε και σε μικρότερες επιχειρήσεις να επωφεληθούν των υπηρεσιών ενός υπολογιστικού συστήματος. Ο ρόλος και η χρήση της πληροφορικής αρχίζουν να αλλάζουν θεαματικά με την εμφάνιση των πρώτων μικροϋπολογιστών συστημάτων στις αρχές της δεκαετίας του '80. Το μικρό κόστος αγοράς και λειτουργίας, οι εντυπωσιακές για την εποχή δυνατότητες επεξεργασίας των πληροφοριών και το μεγάλο εύρος (σε πλήθος και δυνατότητες ) των εύχρηστων εφαρμογών ήταν μερικοί από τους παράγοντες που συντέλεσαν στην εντυπωσιακή εξάπλωση της χρήσης της πληροφορικής σε όλους τους τομείς της ανθρώπινης δραστηριότητας. Με τα νέα αυτά δεδομένα παρατηρούμε σήμερα μία αναπόφευκτη μετεξέλιξη της «παραδοσιακής» μορφής εργασίας, που οφείλεται κυρίως στην, επιβεβλημένη πλέον, χρήση της πληροφορικής υποστήριξης σχεδόν σε όλους τους εργασιακούς χώρους. Ο συσχετισμός της απόδοσης με την αποτελεσματικότερη χρήση πληροφοριακού εξοπλισμού και εφαρμογών είναι σήμερα όχι μόνο προφανής αλλά και σε πολλές περιπτώσεις επιβεβλημένος. Το γεγονός αυτό δημιουργεί επιτακτική ανάγκη για τους εργαζόμενους-χρήστες: την όσο το δυνατόν ταχύτερη κατανόηση και αφομοίωση των διαδικασιών χρήσης υπολογιστικών συστημάτων και των εφαρμογών τους, αλλά και τον σαφή προσδιορισμό των δυνατοτήτων και των περιορισμό τους. Στην κατεύθυνση αυτή η επιστήμη της πληροφορικής έχει αναπτύξει μεθοδολογίες και έχει υλοποιήσει εφαρμογές που (Οικονόμου Γ. - Γεωργόπουλος Ν., 2003): - Προσφέρουν μορφές επικοινωνίας χρήστη - συστήματος προσαρμοσμένες στις «συνήθειες» του ανθρώπου (υπάρχει συγκεκριμένη επιστημονική περιοχή της πληροφορικής που ονομάζεται αλληλεπίδραση ανθρώπου-υπολογιστή, human-computer interaction) Σελίδα 12 από 80

14 - Διαθέτουν χαρακτηριστικά και δυνατότητες προσαρμοσμένες και στις επιθυμίες των χρηστών αλλά και στις απαιτήσεις της συγκεκριμένης εργασίας που εκτελούν. Τα τελευταία χρόνια η θεαματική αύξηση της χρήσης της πληροφορικής στους εργασιακούς χώρους επέφερε σημαντικές αλλαγές όχι μόνο στις διαδικασίες αλλά ακόμη και στην ίδια τη φύση της εργασίας. Πιο συγκεκριμένα (Οικονόμου Γ. - Γεωργόπουλος Ν., 2003): - Παρατηρείται συνεχής αύξηση των παραγόμενων και διαθέσιμων πληροφοριών όχι μόνο σε τοπικό επίπεδο (εντός των χωρών εργασίας) αλλά και σε παγκόσμιο. Σήμερα, σε πολλές κατηγορίες επαγγελμάτων, η εργασιακή απόδοση σχετίζεται άμεσα με τις δυνατότητες πρόσβασης στις πληροφορίες, κυρίως σε αυτές που είναι γεωγραφικά απομακρυσμένες από το χώρο εργασίας. - Αυξάνονται οι ανάγκες συνεργασίας μεταξύ γεωγραφικά απομακρυσμένων ατόμων ή ομάδων, με στόχο τη διεκπεραίωση συγκεκριμένου έργου ή εργασίας. Επίσης, σε πολλά επαγγέλματα, η έννοια του τόπου εργασίας έχει πλέον μικρή σημασία. Επιστημονικές περιοχές όπως η οργάνωση της εργασίας και η διαχείριση ανθρώπινων πόρων αποτυπώνουν σε μεθοδολογίες και διαδικασίες την ομαδική εργασία και την εργασία από απόσταση. Συνεργασίες μεταξύ απομακρυσμένων ατόμων ή ομάδων, εργασία από απόσταση (και από σπίτι), ανάγκη πρόσβασης σε απομακρυσμένες πληροφορίες. Όλες αυτές οι διαδικασίες έχουν ένα κοινό παράγοντα: τη χρήση δικτυακής πληροφορικής υποδομής. Τα δίκτυα υπολογιστών προσδιορίζονται ως το σύνολο των τηλεπικοινωνιακών μέσων (καλώδια, ειδικές συσκευές διασύνδεσης των υπολογιστών μεταξύ τους κ. α) και των πρωτοκόλλων επικοινωνίας (λογισμικό που εξασφαλίζει τη μεταφορά πληροφοριών μεταξύ υπολογιστών) που συνεργάζονται με τις εφαρμογές που εκτελεί ο χρήστης και μεταξύ άλλων λειτουργιών, εξασφαλίζουν: Σελίδα 13 από 80

15 - την πρόσβαση σε απομακρυσμένες πληροφορίες (πρόσβαση σε αποθηκευτικές μονάδες άλλων υπολογιστών) - την ενεργοποίηση εφαρμογών που εδρεύουν και εκτελούνται σε άλλους υπολογιστές - την από κοινού πρόσβαση σε πληροφορίες περισσοτέρων του ενός χρηστών (υποστήριξη ομάδας εργασίας), με δυνατότητες άμεσης διαχείρισης και επεξεργασίας των πληροφοριών αυτών - την ανταλλαγή μηνυμάτων ή και συνόλων πληροφοριών μεταξύ απομακρυσμένων χρηστών (πχ ένας χρήστης μπορεί να στείλει ένα απλό μήνυμα μερικών λέξεων ή το πλήρες κείμενο ενός βιβλίου κτλ.) Τέλος τα δίκτυα υπολογιστών ανάλογα με τον τρόπο συνδεσμολογίας του αλλά και τις δυνατότητες πρόσβασης διακρίνονται σε (Σακελλαρίδης Οδ., 1999): - τοπικά δίκτυα: υπολογιστές μιας επιχείρησης που βρίσκονται στον ίδιο χώρο (σε ένα ή σε γειτονικά δωμάτια ή ακόμη και στο ίδιο κτήριο) συνδέονται μέσω ειδικών διατάξεων και καλωδίων, οπότε και εξασφαλίζεται η μεταξύ τους επικοινωνία - δίκτυα ευρείας ζώνης: χρησιμοποιείται κατά κύριο λόγο η υπάρχουσα τηλεπικοινωνιακή υποδομή (το τηλεφωνικό δίκτυο) για τη σύνδεση και την επικοινωνία μεταξύ των υπολογιστών. Με αυτή τη μέθοδο, δεν υπάρχει περιορισμός στη γεωγραφική απόσταση μεταξύ επικοινωνούντων υπολογιστών. Ακόμη, όταν ένα τοπικό δίκτυο διαθέτει σύνδεση με τη βασική τηλεπικοινωνιακή υποδομή, τότε οποιοδήποτε υπολογιστής του τοπικού δικτύου μπορεί να επικοινωνήσει με συστήματα εκτός αυτού (διαδίκτυο). Μία χαρακτηριστική περίπτωση οργανωμένης και μεθοδευμένης χρήσης της πληροφορικής υποδομής σε εργασιακό περιβάλλον αποτελεί ο αυτοματισμός γραφείου. Πρόκειται για ένα σύνολο από διατάξεις συσκευών και υλικού, εφαρμογές λογισμικού, εργονομικές παρεμβάσεις και μεθόδους οργάνωσης της εργασίας Σελίδα 14 από 80

16 που, εφαρμοζόμενο στο περιβάλλον και τις λειτουργίες ενός γραφείου (ανεξαρτήτως δραστηριότητας), στοχεύει στην αύξηση της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας του. Ο βασικός στόχος του αυτοματισμού γραφείου είναι το γραφείο χωρίς χαρτί, όπου το σύνολο των διαχειριζόμενων πληροφοριών είναι αποκλειστικά σε ηλεκτρονική μορφή. Με τη σημερινή τεχνολογία, αυτός ο στόχος μπορεί να προσεγγιστεί σε αρκετά ικανοποιητικό επίπεδο, γεγονός που αποδεικνύεται από το παράδειγμα που ακολουθεί. Οι λειτουργίες της γραμματείας διεύθυνσης μιας επιχείρησης αφορούν κατά κύριο λόγο τη διαχείριση πληροφοριών. Ειδικότερα, υπάρχουν οι εισροές (διάφορα έγγραφα σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή από άλλες και διαφορετικές πηγές), η διαχείριση και παραγωγή (κωδικοποίηση και αρχειοθέτηση, παραγωγή νέων εγγράφων, μετατροπές-επεκτάσεις υπαρχόντων εγγράφων) και οι εκροές (αποστολή εγγράφων σε πολλές και διαφορετικές κατευθύνσεις). Αν υποθέσουμε ότι η γραμματεία διαθέτει τα κατάλληλα υπολογιστικά συστήματα, συνδεδεμένα στο δίκτυο υπολογιστών της επιχείρησης και χρησιμοποιεί σύγχρονες εφαρμογές παραγωγής, επεξεργασίας, διαχείρισης και αποστολής εγγράφων, τότε είναι δυνατόν να μειωθεί δραστικά το έντυπο υλικό με την εφαρμογή των ακόλουθων απλών διαδικασιών (Σακελλαρίδης Οδ., 1999): - κάθε εισροή που είναι σε ηλεκτρονική μορφή, παραμένει προς διαχείριση σε αυτή τη μορφή σε όλη την διάρκεια της «ζωής» της - κάθε πληροφορία που παράγεται από τη γραμματεία, παράγεται σε ηλεκτρονική μορφή (εκτός ειδικών περιπτώσεων) - οι εξερχόμενες πληροφορίες (εκροές) αποστέλλονται στους παραλήπτες τους σε ηλεκτρονική μορφή (εκτός των περιπτώσεων που οι παραλήπτες δεν διαθέτουν την κατάλληλη τεχνολογία ή που υπάρχουν νομικοί και άλλοι τυπικοί περιορισμοί). Προφανώς, οι απλοί αυτοί κανόνες δεν καταργούν την έντυπη μορφή των πληροφοριών στο χώρο της γραμματείας, συμβάλλουν όμως στην δραστική Σελίδα 15 από 80

17 μείωση του όγκου τους. Η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων, η ψηφιοποίηση εικόνων και σχεδίων, η ηλεκτρονική υπογραφή και πιστοποίηση, καθώς και η ασφάλεια των πληροφοριών κατά την μετάδοση τους είναι κάποιες πρόσθετες λειτουργίες και πρακτικές που, αν εφαρμόζονται συνολικά και όχι μόνο σε μερικές περιπτώσεις, βοηθούν σημαντικά στην προσέγγιση του «οραματικού» στόχου. (Σακελλαρίδης Οδ., 1999) Σελίδα 16 από 80

18 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2Ο: Η ΤΕΧΝΟΛΟ ΓΙΑ ΣΤΗΝ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΕΣΤΙΑΣΗΣ 2.1. Εισαγωγή Τα πληροφοριακά συστήματα προσαρμοσμένα στις απαιτήσεις για πλήρης οικονομοκικό έλεγχο, ταχυτήτα στην εξύπηρετηση και συγχρόνως την δυνανότητα εξυπηρέτησης μεγάλου όγκου εργασίας δίνουν μεγάλες δυνατότητες και ανοίγουν νέους ορίζοντες στον τομέα τις εστίασης. Στην συνέχεια της εργασίας θα παρουσιάσουμε τον τρόπο λειτουργίας ενός τέτοιου συστήματος, εξηγώντας τα μειονεκτήματα και τα πλεονεκτήματα που αποκομίζει μια επιχείρηση από την χρήση ενός τέτοιου συστήματος. Επίσης σας παρουσιάζουμε και τα πιο γνωστά προϊόντα που υπάρχουν αυτήν την στιγμή στην αγορά. Στην αρχή του κεφαλαίου πραγματοποιείται μια γενική εισαγωγή στις βασικές έννοιες των πληροφοριακών συστημάτων (Καρακώστα Ε. 2010) Τα πληροφοριακά συστήματα Οι περισσότεροι αν όχι όλοι οι οργανισμοί είναι σήμερα δέσμιοι των πληροφοριακών συστημάτων καθώς η λειτουργία τους και η ύπαρξη τους είναι εξαρτημένη από το Πληροφοριακό σύστημα που χρησιμοποιούν. Οι σημαντικότεροι παράγοντες που έκαναν επιτακτική τη χρήση πληροφοριακών συστημάτων είναι (Γκόφας Παν. 2009): > Η παγκοσμιοποίηση, > η άνοδος της οικονομίας της πληροφορίας, > ο μετασχηματισμός της επιχείρησης και > η εμφάνιση της ψηφιακής επιχείρησης. Πλέον η οικονομία παύει να βασίζεται στην βιομηχανία και βασίζεται στη γνώση και στην πληροφορία. Στη νέα ψηφιακή επιχείρηση οι βασικές λειτουργίες αλλά και οι σχέσεις της γίνονται και ελέγχονται ψηφιακά. Στις ψηφιακές επιχειρήσεις Σελίδα 17 από 80

19 οι τεχνολογίες πληροφορικής δεν είναι απλά βοηθητικές αλλά αποτελούν τη βάση για τη λειτουργία αυτών των επιχειρήσεων Εφαρμογές των Πληροφοριακών Συστημάτων Τα συστήματα πληροφοριών εξετάζουν την ανάπτυξη, τη χρήση και τη διαχείριση της υποδομής μίας οργάνωσης. Στη μεταβιομηχανική ηλικία των πληροφοριών, η εστίαση των επιχειρήσεων έχει μετατοπιστεί από το προϊόν στη γνώση. Οι ρυθμιστές της αγοράς σήμερα ανταγωνίζονται στη διαδικασία και την καινοτομία παρά στο προϊόν (Καρακώστα Ε. 2010). Δηλαδή η έμφαση έχει μετατοπιστεί από την ποιότητα και την ποσότητα παραγωγής, στην ίδια τη διαδικασία της παραγωγής και στις υπηρεσίες που συνοδεύουν αυτή τη διαδικασία της παραγωγής. Σήμερα λοιπόν το μεγαλύτερο ενεργητικό στοιχείο των επιχειρήσεων είναι οι πληροφορίες τους που αντιπροσωπεύονται από τους ανθρώπους, την εμπειρία, την τεχνογνωσία, τις καινοτομίες (διπλώματα ευρεσιτεχνίας, πνευματικά δικαιώματα, εμπορικά μυστικά) (Καρακώστα Ε. 2010). Ένας χειριστής της αγοράς πρέπει να είναι σε θέση να ανταγωνιστεί και να έχει μία ισχυρή υποδομή πληροφοριών, στην καρδιά της οποίας, βρίσκεται η υποδομή της τεχνολογίας των πληροφοριών. Κατά συνέπεια, η μελέτη των συστημάτων πληροφοριών, εστιάζει στο γιατί και στον τρόπο με τον οποίο η τεχνολογία μπορεί να τεθεί στην καλύτερη χρήση για να εξυπηρετήσει τη ροή πληροφοριών μέσα σε μια οργάνωση Ορισμός πληροφοριακών συστημάτων Στην ελληνική και ξένη βιβλιογραφία συναντά κανείς ένα πλήθος ορισμών που έχουν δοθεί για τα πληροφοριακά συστήματα. Ακολουθούν λοιπόν μερικοί από τους ορισμούς αυτούς (Γκιάστα Ευ., 2008): > Πληροφοριακά σύστημα είναι ένα σύνολο διασυνδεδεμένων συνιστωσών οι οποίες συλλέγουν (collect, retrieve), επεξεργάζονται (process), αποθηκεύουν (store) και κατανέμουν (distribute) πληροφορίες Σελίδα 18 από 80

20 (information) για την υποστήριξη του ελέγχου και της λήψης αποφάσεων σε έναν Οργανισμό/Επιχείρηση. > Πληροφοριακό σύστημα είναι ένα σύστημα που παρέχει ιστορική, παρούσα και προβλεπόμενη πληροφόρηση για την επιχείρηση και το περιβάλλον της. > Πληροφοριακό σύστημα είναι ένα σύνολο οργανωμένων διαδικασιών που όταν εφαρμοστεί, παρέχει πληροφορίες για υποστήριξη της λήψης αποφάσεων και του ελέγχου του οργανισμού. > Πληροφοριακό σύστημα είναι ένα ολοκληρωμένο σύστημα ανθρώπουμηχανής για την παροχή πληροφοριών, που υποστηρίζει τις δραστηριότητες της διαχείρισης, ανάλυσης και λήψης των αποφάσεων σε έναν οργανισμό. Το σύστημα χρησιμοποιεί μηχανολογικό εξοπλισμό και λογικό, χειρογραφικές διαδικασίες, υποδείγματα για ανάλυση, προγραμματισμό, έλεγχο και λήψη αποφάσεων, καθώς επίσης και μία τράπεζα δεδομένων (Γκιάστα Ευ., 2008). Από τους παραπάνω ορισμούς μπορεί να κατανοήσει κανείς πως εν ολίγοις το πληροφοριακό σύστημα είναι ένα επιχειρησιακό σύστημα το οποίο επεξεργάζεται δεδομένα από το περιβάλλον της επιχείρησης και έπειτα δίνει τις απαραίτητες για τη λήψη αποφάσεων πληροφορίες στη διοίκηση του οργανισμού. Πρέπει να δοθεί προσοχή στη συχνά λάθος χρήση του όρου πληροφοριακό σύστημα καθώς υπάρχει μία συχνή σύγχυσή του με τα βασισμένα σε υπολογιστή συστήματα πληροφοριών. Για να καταφέρει να γίνει η διάκριση των δύο αυτών όρων πρέπει να επισημάνουμε ότι τα βασισμένα σε υπολογιστή συστήματα πληροφοριών είναι ο τομέας της μελέτης των τεχνολογιών των πληροφοριών (Γκιάστα Ευ., 2008) Είδη Συστημάτων Πληροφοριών Τα είδη των συστημάτων πληροφοριών είναι τα ακόλουθα: Αιτιοκρατικά Συστήματα (Γκόφας Παν. 2009): Σελίδα 19 από 80

21 > Αιτιοκρατικά συστήματα χαρακτηρίζονται αυτά που μας δίνουν βέβαιη πρόβλεψη γεγονότων και τα στοιχεία τους είναι σε αυστηρά καθορισμένη σχέση μεταξύ τους. Για παράδειγμα, η μηχανή ενός αυτοκινήτου και το ρομπότ ανήκουν στην κατηγορία των αιτιοκρατικών συστημάτων. > Πιθανοσυστήματα, τα πιθανοσυστήματα παρέχουν αβέβαιη πρόβλεψη γεγονότων όπως για παράδειγμα η ασθένεια ενός ανθρώπινου οργανισμού είναι αδύνατο να προβλεφτεί. > Κλειστά συστήματα, είναι τα συστήματα τα οποία έρχονται σε επαφή με το περιβάλλον τους μόνο μέσα από την τυπική διαδικασία εισόδουεξόδου που τους εξασφαλίζει όμως μία σύντομη χρονική διάρκεια ζωής. > Ανοικτά Συστήματα, είναι τα συστήματα αυτά έχουν άτυπη αλληλεπίδραση με το περιβάλλον τους και με αυτό τον τρόπο προσαρμόζονται σε νέα δεδομένα και απαιτήσεις εξασφαλίζοντας με αυτόν τον τρόπο μεγαλύτερη διάρκεια ζωής. Σε αυτή λοιπόν την κατηγορία ανήκουν τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης τα οποία αναφέρονται στη συνέχεια της μελέτης. > Ευσταθή συστήματα, είναι τα συστήματα στων οποίων τις εκροές γίνεται τακτικώς έλεγχος. > Συστήματα λειτουργικού επιπέδου (operational level systems). Τα συστήματα αυτά παρακολουθούν μόνο τις βασικές δραστηριότητες και συναλλαγές του οργανισμού. > Συστήματα Επιπέδου Γνώσης (knowledge level systems). Είναι συστήματα πληροφοριών που υποστηρίζουν τις ανάγκες του εξειδικευμένου προσωπικού μιας επιχείρησης. > Συστήματα Διοικητικού Επιπέδου (management level systems). Είναι τα συστήματα πληροφοριών που εξυπηρετούν την παρακολούθηση, τον έλεγχο, τη λήψη αποφάσεων και τις διοικητικές δραστηριότητες των μεσαίων στελεχών μιας επιχείρησης. Σελίδα 20 από 80

22 > Συστήματα Στρατηγικού Επιπέδου (strategic level systems). Είναι τα συστήματα πληροφοριών που υποστηρίζουν τις δραστηριότητες μακροπρόθεσμου προγραμματισμού των ανώτερων στελεχών ενός οργανισμού. > (Γκόφας Παν. 2009) Οι στόχοι ενός πληροφοριακού συστήματος Ο πραγματικός στόχος των πληροφοριακών συστημάτων μπορεί να οριστεί ως «η εφαρμογή των βέλτιστων πρακτικών σε όλες τις επιχειρησιακές διαδικασίες, δεδομένου ότι επιτρέπει τη βελτίωση των οικονομικών και των διοικητικών συστημάτων» (Οικονόμου Γ. - Γεωργόπουλος Β., 2003). Ένα από τα μέγιστα οφέλη από την ενσωμάτωση των συστημάτων αυτών ως μια βασική επιχειρησιακή στρατηγική, είναι ότι δίνει τη δυνατότητα να καταργηθούν πλήρως τα πολλαπλά συστήματα και ο οποιοσδήποτε πλεονασμός. Τα μεμονωμένα τμήματα της επιχείρησης μπορούν με το σύστημα αυτό, να μοιραστούν σημαντικές πληροφορίες με έναν τυποποιημένο τρόπο, επιτυγχάνοντας τη μείωση του χρόνου και τη βελτίωση της παραγωγικότητας. Οι συνολικές δαπάνες μειώνονται με την εφαρμογή τέτοιων συστημάτων, η οποία σκοπεύει στον προσδιορισμό των καλύτερων πρακτικών για όλες τις επιχειρησιακές διαδικασίες που πρέπει να πραγματοποιηθούν. Το σημαντικότερο στοιχείο ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος είναι η επικοινωνία, που χρησιμοποιείται ουσιαστικά για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με διάφορα ζητήματα γρήγορα και αποφασιστικά, προκειμένου να τεθούν ρεαλιστικές προσδοκίες για το έργο. Στην έναρξη του έργου πρέπει γίνουν αξιόπιστες προβλέψεις για τις δαπάνες και το χρόνο εφαρμογής που απαιτούνται, ενώ επίσης, πρέπει να εξασφαλιστεί ότι η τεχνική υποδομή είναι αρκετά εύρωστη, και ότι χρησιμοποιείται μια ενιαία βάση δεδομένων για να αποθηκευτούν τα δεδομένα για τις διάφορες ενότητες του συστήματος. Στόχος ενός τέτοιου συστήματος είναι η ολοκλήρωση των επιμέρους διαδικασιών μέσα στην επιχείρηση στις οποίες ε μπλέκονται τα διάφορα Σελίδα 21 από 80