ΟΓΖΓΟ ΒΔΛΣΗΣΧΝ ΠΡΑΚΣΗΚΧΝ ΓΗΑ ΣΖ ΤΝΑΦΖ ΚΑΗ ΔΚΣΔΛΔΖ ΓΖΜΟΗΧΝ ΤΜΒΑΔΧΝ ΠΗΝΑΚΑ ΠΔΡΗΔΥΟΜΔΝΩΝ ΠΗΝΑΚΑ ΠΔΡΗΔΥΟΜΔΝΩΝ... 1

Transcript

1 ΠΗΝΑΚΑ ΠΔΡΗΔΥΟΜΔΝΩΝ Σειίδα 1 από 168 ΠΙΝΑΚΑ ΠΕΡΙΕΦΟΜΕΝΨΝ ΠΗΝΑΚΑ ΠΔΡΗΔΥΟΜΔΝΩΝ ΔΗΑΓΧΓΖ ΣΟ ΓΔΝΗΚΟ ΠΛΑΗΗΟ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΈΡΓΟΤ Γηεξγαζίεο Γηαρείξηζεο Έξγνπ Δλδηαθεξφκελα Μέξε Έξγνπ Οξγαλσηηθή Γνκή ΓΗΔΡΓΑΗΔ ΈΝΑΡΞΖ ΓΗΔΡΓΑΗΔ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΣΗΜΟΤ Αλάπηπμε Υξνλνδηαγξάκκαηνο Γξαζηεξηνηήησλ Δθαξκνγή Αλαιπηηθήο Γνκήο Δξγαζηώλ Πξνζδηνξηζκόο ησλ Γξαζηεξηνηήησλ Καζνξηζκόο δηαδνρήο θαη αιιειεμαξηήζεσλ ησλ δξαζηεξηνηήησλ Δθηίκεζε δηάξθεηαο Γξαζηεξηνηήησλ/ εξγαζηώλ Φξνληθόο Πξνγξακκαηηζκόο Γξαζηεξηνηήησλ Αλάπηπμε ρεδίνπ Γηαρείξηζεο Πφξσλ Πξνζδηνξηζκόο είδνπο θαη πνζόηεηαο πόξσλ Αλάπηπμε Φξνλνδηαγξάκκαηνο Φξήζεο Πόξσλ Αλάζεζε πόξσλ ζε δξαζηεξηόηεηεο/ εξγαζίεο ηνπ Έξγνπ Αλάπηπμε Πξνγξάκκαηνο Κφζηνπο Πξνζδηνξηζκόο θαη εθηίκεζε κεγεζώλ θόζηνπο Αλάπηπμε Φξνλνδηαγξάκκαηνο Κόζηνπο Δθηίκεζε θόζηνπο αλά δξαζηεξηόηεηα/ εξγαζία Αλάπηπμε ρεδίνπ Πνηφηεηαο Οξηζκόο ησλ πξνο επίηεπμε θξηηεξίσλ θαη πξνδηαγξαθώλ πνηόηεηαο Γηακόξθσζε δηεξγαζηώλ θαη ηερληθώλ δηαζθάιηζεο θαη ειέγρνπ πνηόηεηαο Αλάπηπμε ρεδίνπ Γηαρείξηζεο Εεηεκάησλ...55

2 ΠΗΝΑΚΑ ΠΔΡΗΔΥΟΜΔΝΩΝ Σειίδα 2 από Αλάπηπμε ρεδίνπ Γηαρείξηζεο Αιιαγψλ Αλάπηπμε ρεδίνπ Γηαρείξηζεο Κηλδχλσλ Δπηθαηξνπνίεζε Μεηξώνπ Καηαγξαθήο Κηλδύλσλ (Risk Log) Αλάπηπμε Σρεδίνπ Γηαρείξηζεο Κηλδύλσλ Αλάπηπμε ρεδίνπ Απνδνρήο Παξαδνηέσλ Γηακόξθσζε θξηηεξίσλ & πξνηύπσλ γηα ηελ απνδνρή ησλ παξαδνηέσλ Τππνπνίεζε & ηεθκεξίσζε ηεο δηεξγαζίαο απνδνρήο παξαδνηέσλ Καζνξηζκφο Γεηθηψλ Απφδνζεο (Performance Indicators) Οξηζκόο ησλ Γεηθηώλ Απόδνζεο (Performance Indicators) Γηακόξθσζε ηεο δηεξγαζίαο γηα ηελ παξαθνινύζεζε ησλ Γεηθηώλ Απόδνζεο Αλάπηπμε ρεδίνπ Δπηθνηλσλίαο Πξνζδηνξηζκόο Δλδηαθεξνκέλσλ Μεξώλ Καζνξηζκόο αλαγθώλ επηθνηλσλίαο Δλδηαθεξνκέλσλ Μεξώλ Οξηζκόο ζηξαηεγηθήο επηθνηλσλίαο Σπκπιήξσζε Σρεδίνπ/ Μήηξαο Δπηθνηλσλίαο Αλαζθφπεζε ηεο Φάζεο Πξνγξακκαηηζκνχ Έξγνπ ΓΗΔΡΓΑΗΔ ΔΚΣΔΛΔΖ & ΔΛΔΓΥΟΤ Γηαρείξηζε Υξνλνδηαγξάκκαηνο Καηαγξαθή πξνόδνπ δξαζηεξηνηήησλ θαη εξγαζηώλ Δπηθαηξνπνίεζε ηνπ Φξνλνδηαγξάκκαηνο Γξαζηεξηνηήησλ Δληνπηζκόο θαη επίιπζε πξνβιεκάησλ ηνπ Φξνλνδηαγξάκκαηνο Γξαζηεξηνηήησλ Γηαρείξηζε Πφξσλ Καηαγξαθή πξνόδνπ ρξήζεο ησλ πόξσλ Δπηθαηξνπνίεζε ηνπ Φξνλνδηαγξάκκαηνο Φξήζεο Πόξσλ Δληνπηζκόο θαη επίιπζε πξνβιεκάησλ θαηαλνκήο πόξσλ Γηαρείξηζε Κφζηνπο Καηαγξαθή πξαγκαηηθνύ θόζηνπο (ή δαπαλώλ) Δπηθαηξνπνίεζε ηνπ Φξνλνδηαγξάκκαηνο Κόζηνπο Δληνπηζκόο θαη επίιπζε πξνβιεκάησλ θόζηνπο Γηαρείξηζε Πνηφηεηαο Παξαθνινύζεζε ησλ δξαζηεξηνηήησλ δηαζθάιηζεο πνηόηεηαο πνπ πινπνηνύληαη από ηνλ Αλάδνρν

3 ΠΗΝΑΚΑ ΠΔΡΗΔΥΟΜΔΝΩΝ Σειίδα 3 από Οξγάλσζε θαη δηελέξγεηα Δπηζθόπεζεο Πνηόηεηαο Παξαδνηένπ Γηαρείξηζε Εεηεκάησλ Γηαρείξηζε Αιιαγψλ Γηαρείξηζε Κηλδχλσλ Παξαθνινύζεζε Κηλδύλσλ Έιεγρνο Κηλδύλσλ Γηαρείξηζε Απνδνρψλ Παξαδνηέσλ Γηαρείξηζε Δπηθνηλσλίαο Υινπνίεζε Σρεδίνπ Δπηθνηλσλίαο/ Γηαλνκή πιεξνθνξηώλ Αλαθνξά Απόδνζεο Έξγνπ Αλαζθφπεζε ηεο Φάζεο Δθηέιεζεο & Διέγρνπ Έξγνπ ΓΗΔΡΓΑΗΔ ΚΛΔΗΗΜΑΣΟ Γηελέξγεηα Γηνηθεηηθνχ Κιεηζίκαηνο Πξνζδηνξηζκόο Μειινληηθώλ Δλεξγεηώλ Δμαζθάιηζε ηεο απνδνρήο όισλ ησλ παξαδνηέσλ Σπκπιήξσζε θαη αξρεηνζέηεζε όισλ ησλ πιεξνθνξηώλ Έξγνπ Απνδέζκεπζε ησλ πόξσλ πνπ ρξεζηκνπνηήζεθαλ ζην Έξγν Δπηθαηξνπνίεζε βηνγξαθηθώλ ζεκεησκάησλ ησλ αλζξώπηλσλ πόξσλ πνπ ζπκκεηείραλ ζην Έξγν Γηελέξγεηα Δπηζθφπεζεο Αμηνιφγεζεο ηνπ Έξγνπ Γηελέξγεηα Αμηνιόγεζεο Έξγνπ Σύληαμε ηεο Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο Έξγνπ Γηελέξγεηα Δπηζθφπεζεο Έξγνπ ζε Καλνληθή Λεηηνπξγία (Post-Project Review) Αλαζθφπεζε ηεο Φάζεο Κιεηζίκαηνο Έξγνπ ΤΝΟΦΖ ΓΡΑΣΖΡΗΟΣΖΣΧΝ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΈΡΓΟΤ Γξαζηεξηφηεηεο Γηαρείξηζεο Έξγνπ γηα Έξγν πνπ πινπνηείηαη κε ίδηνπο πφξνπο (εζσηεξηθή παξαγσγή) Γξαζηεξηφηεηεο Γηαρείξηζεο Έξγνπ ζε πεξίπησζε πνπ ην Έξγν πινπνηείηαη απφ Αλάδνρν

4 Σειίδα 4 από 168 ΚΕΥΑΛΑΙΟ 7: ΔΙΑΦΕΙΡΙΗ ΕΡΓΟΤ 7.1 ΕΙΑΓΨΓΗ Γεληθά, ε ζχλαςε θαη εθηέιεζε δεκνζίσλ ζπκβάζεσλ απνηειεί κέξνο ηνπ θχθινπ δσήο Έξγνπ, ζπλεπψο νη ζρεηηθέο δηεξγαζίεο είλαη ζηελά ζπλδεδεκέλεο κε εθείλεο ηεο Γηαρείξηζεο Έξγνπ θαη αθνινπζνχλ ηνπο πεξηνξηζκνχο πνπ νξίδνληαη απφ ην πιαίζην Έξγνπ. ε πεξίπησζε πνπ έλα Έξγν εθηειείηαη απνθιεηζηηθά απφ εμσηεξηθνχο πφξνπο (πφξνπο πνπ δελ αλήθνπλ ζηελ Αλαζέηνπζα Αξρή), ε ζχλαςε θαη εθηέιεζε δεκνζίσλ ζπκβάζεσλ κπνξεί λα εθιακβάλεηαη σο «ην Έξγν» θαη σο ηέηνην δηέξρεηαη απφ φιεο ηηο θάζεηο ηνπ θχθινπ δσήο Έξγνπ. ε θάζε πεξίπησζε, ηα άηνκα πνπ εκπιέθνληαη ζηε ζχλαςε θαη εθηέιεζε δεκνζίσλ ζπκβάζεσλ πξέπεη λα γλσξίδνπλ ηνλ ηξφπν δηαρείξηζεο ελφο Έξγνπ θαζ φιε ηε δηάξθεηα ηνπ θχθινπ δσήο ηνπ. θνπφο ηνπ παξφληνο Κεθαιαίνπ είλαη λα εηζαγάγεη ηνλ αλαγλψζηε ζηηο βαζηθέο αξρέο ηεο Γηαρείξηζεο Έξγνπ, παξνπζηάδνληαο παξάιιεια δηάθνξα εξγαιεία θαη ηερληθέο πνπ απαηηνχληαη γηα ηελ επηηπρή πινπνίεζε ελφο Έξγνπ. Απφ ηελ άπνςε απηή, ε θαζνδήγεζε θαη ηα εξγαιεία πνπ παξέρνληαη απνηεινχλ κία γεληθή κεζνδνινγία 1 πνπ ζα δηεπθνιχλεη ηηο Αλαζέηνπζεο Αξρέο, θαη ηδηαίηεξα ηνπο Τπεχζπλνπο πληνληζηέο, ζηα εμήο: ηνλ πξνγξακκαηηζκφ, ηελ παξαθνινχζεζε θαη ηνλ έιεγρν ησλ ηκεκάησλ ηνπ Έξγνπ πνπ πινπνηνχληαη κε ίδηνπο πφξνπο (εζσηεξηθή παξαγσγή in-house production ) ηνλ πξνγξακκαηηζκφ Έξγσλ πνπ ζα πινπνηεζνχλ απφ εμσηεξηθνχο πφξνπο, ψζηε απηά λα πξνδηαγξάθνληαη ζαθψο ζηα έγγξαθα δηαγσληζκνχ ηε δηαρείξηζε ηεο ίδηαο ηεο δηαγσληζηηθήο δηαδηθαζίαο ηελ παξαθνινχζεζε θαη ηνλ έιεγρν ηεο απφδνζεο ηνπ αλαδφρνπ έλαληη ηνπ πξνθαζνξηζκέλνπ ρεδίνπ Έξγνπ Θα πξέπεη λα ζεκεησζεί φηη ηα ππνθεθάιαηα πνπ αθνινπζνχλ ζπληζηνχλ κία βαζηθή αλαθνξά ζηα ζέκαηα ηεο Γηαρείξηζεο Έξγνπ, θαη σο ηέηνηα δελ είλαη νχηε εθηελή νχηε 1 Ζ παξνύζα κεζνδνινγία εθπνλήζεθε ιακβάλνληαο ππόςε πνιιέο επξέσο ρξεζηκνπνηνύκελεο κεζνδνινγίεο θαη νδεγνύο ζρεηηθά κε ηε Γηαρείξηζε Έξγσλ, όπσο ε PRINCE2, ν Οδεγόο Τερλνγλσζίαο Γηαρείξηζεο Έξγσλ ηνπ Ηλζηηηνύηνπ Γηεύζπλζεο Έξγσλ (PMI s PMBOK Guide), ν Οδεγόο Γηαρείξηζεο Έξγσλ ηεο Πνιηηείαο ηεο Νέαο Υόξθεο (NYS Project Management Guidebook), ε Μεζνδνινγία ηεο Έλσζεο γηα ηε Γηαρείξηζε Έξγσλ (APM Methodology), νη Καηεπζπληήξηεο Οδεγίεο ηεο ΔΔ γηα ηε Γηαρείξηζε Κύθινπ Έξγνπ (EU Project Cycle Management Guidelines), θαη ε εθαξκνγή MS Project 2000 (online & offline help).

5 Σειίδα 5 από 168 εμαληιεηηθά. Χζηφζν, εμεηάδνπλ φιεο ηηο δηεξγαζίεο δηαρείξηζεο γηα ην ζπλνιηθφ θχθιν δσήο ηνπ Έξγνπ, δειαδή απφ ηελ Έλαξμε ηνπ Έξγνπ 2 σο ην Κιείζηκν ηνπ Έξγνπ. Τπάξρνπλ εθαηνληάδεο δηαθνξεηηθνί νξηζκνί γηα ηελ έλλνηα ηεο Γηαρείξηζεο Έξγνπ. Αλεμάξηεηα απφ ηε δηαηχπσζή ηνπο, φινη ζηεξίδνληαη ζε κία θνηλή βάζε, πνπ είλαη ν ηξφπνο δηαρείξηζεο ησλ δηεξγαζηψλ γηα ηελ επηηπρή αλάιεςε ελφο Έξγνπ σο πξνο ην αληηθείκελν, ην ρξφλν, ηα ρξήκαηα θαη ηνπο πφξνπο. ην πιαίζην απηφ, αλ ζέιακε λα δψζνπκε έλαλ γεληθφ νξηζκφ ηεο Γηαρείξηζεο Έξγνπ, ζα κπνξνχζακε λα πνχκε φηη: «Γηαρείξηζε Έξγνπ είλαη ε εθαξκνγή δεμηνηήηωλ, εξγαιείωλ, ηερληθώλ θαη δηεξγαζηώλ γηα ηνλ πξνγξακκαηηζκό, ην ζπληνληζκό, ηελ πινπνίεζε, ηελ παξαθνινύζεζε θαη ηνλ έιεγρν ελόο Έξγνπ κε επηηπρία». Δίλαη ζεκαληηθφ λα ζεκεησζεί φηη πνιιέο απφ ηηο δηεξγαζίεο ζηα πιαίζηα ηεο δηαρείξηζεο Έξγνπ είλαη επαλαιεπηηθήο θχζεο. Απηφ νθείιεηαη θπξίσο ζηελ χπαξμε θαη ηελ αλαγθαηφηεηα κίαο πξννδεπηηθήο αλάπηπμεο θαζ φιν ηνλ θχθιν δσήο ηνπ Έξγνπ. Απηφ ζεκαίλεη φηη φζν πεξηζζφηεξα γλσξίδεη θαλείο γηα ην Έξγν, ηφζν θαιχηεξα κπνξεί λα ην δηαρεηξηζηεί. Δθηφο απφ ηα εξγαιεία, ηηο κεζφδνπο, ηηο ηερληθέο θαη ηηο δηεξγαζίεο, ε απνηειεζκαηηθή Γηαρείξηζε Έξγνπ απαηηεί νξγαλσηηθή ππνζηήξημε, θαζψο θαη ηηο νκάδεο σο δνκηθά ζηνηρεία. Όπσο ηζρχεη θαη γηα θάζε άιιε δηεξγαζία, ε δηεξγαζία Γηαρείξηζεο Έξγνπ δέρεηαη νξηζκέλεο εηζξνέο (επηρεηξεζηαθή αλάγθε, πξφβιεκα ή επθαηξία) θαη πεξηνξηζκνύο (ρξφλνο, θφζηνο, πνηφηεηα, ηερληθέο πηπρέο, θνηλσληθέο, πνιηηηθέο θαη πεξηβαιινληηθέο ζπλζήθεο, λνκηθνί πεξηνξηζκνί θιπ.) θαη, κέζσ ηεο εθαξκνγήο ησλ θαηάιιεισλ κεραληζκώλ (ηερληθέο, εξγαιεία, εμνπιηζκφο/ κεραλήκαηα, νξγάλσζε, αλζξψπηλνη πφξνη θιπ.), παξάγεη έλα ζπγθεθξηκέλν απνηέιεζκα (παξαδνηέα ηνπ Έξγνπ). Σν παξαθάησ δηάγξακκα απεηθνλίδεη ηε δηεξγαζία Γηαρείξηζεο Έξγνπ. Πεπιοπιζμοί Διζποέρ Γιασείπιζη Έπγος Αποηελέζμαηα Μησανιζμοί ρήκα 7-1: Ζ Γηεξγαζία Γηαρείξηζεο Έξγνπ 2 Σην παξόλ Κεθάιαην ε Έλαξμε Έξγνπ παξνπζηάδεηαη ζπλνπηηθά, έηζη ώζηε λα παξέρεηαη ζηνλ αλαγλώζηε ε δπλαηόηεηα δηακόξθσζεο ζπλνιηθήο εηθόλαο ησλ δξαζηεξηνηήησλ πνπ ιακβάλνπλ ρώξα θαζ όιν ηνλ θύθιν δσήο Έξγνπ. Αλάιπζε ησλ πξνο εθηέιεζε δξαζηεξηνηήησλ θαη εηδηθή θαζνδήγεζε δίλνληαη ζην Κεθάιαην 1.

6 Σειίδα 6 από 168 Ζ θαιή Γηαρείξηζε Έξγνπ δελ εμαιείθεη φινπο ηνπο θηλδχλνπο, ηα πξνβιήκαηα θαη ηηο εθπιήμεηο, αιιά παξέρεη πξφηππεο δηεξγαζίεο θαη δηαδηθαζίεο γηα ηελ αληηκεηψπηζή ηνπο θαη βνεζά λα απνηξέπνληαη ηα εμήο: 1. Ζ θαζπζηεξεκέλε νινθιήξσζε Έξγσλ, νη ππεξβάζεηο ηνπ πξνυπνινγηζκνχ ή ε κε ηθαλνπνίεζε ησλ πξνζδνθηψλ ηνπ πειάηε. 2. Ζ αζπκθσλία κεηαμχ ησλ δηεξγαζηψλ θαη δηαδηθαζηψλ πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη απφ δηαθνξεηηθνχο Τπεχζπλνπο πληνληζηέο. 3. Ο αλνξζφδνμνο ηξφπνο επηηπρνχο πινπνίεζεο ελφο Έξγνπ κέζσ πςειψλ επηπέδσλ πίεζεο, ζεκαληηθνχ φγθνπ ππεξσξηψλ θαη βάζεη απνθιεηζηηθψο θαη κφλν ηεο θαιήο ζέιεζεο νξηζκέλσλ αηφκσλ. 4. Ζ αληηκεηψπηζε ηεο Γηαρείξηζεο Έξγνπ σο δηεξγαζία πνπ δελ πξνζζέηεη αμία θαη σο ζπαηάιε ρξφλνπ θαη ρξεκάησλ. 5. Οη επηπηψζεηο απξφβιεπησλ εζσηεξηθψλ ή εμσηεξηθψλ γεγνλφησλ ζην Έξγν. 7.2 ΣΟ ΓΕΝΙΚΟ ΠΛΑΙΙΟ ΔΙΑΦΕΙΡΙΗ ΈΡΓΟΤ Διεργασίες Διαχείρισης Έργου Τπάξρνπλ δχν δηαθνξεηηθνί θχθινη δσήο, νη νπνίνη αιιεινζπλδένληαη θαηά ηελ εμέιημε θάζε Έξγνπ: ν θχθινο δσήο Έξγνπ πνπ παξνπζηάδεηαη ζην Κεθάιαην 1 (Τπνθεθάιαην 1.3) θαη ν Κχθινο Εσήο Γηαρείξηζεο Έξγνπ. Δλψ νη δηεξγαζίεο Έξγνπ κπνξεί λα είλαη δηαθνξεηηθέο γηα ζπγθεθξηκέλα πξντφληα θαη ππεξεζίεο, νη δηεξγαζίεο Γηαρείξηζεο Έξγνπ ζα είλαη πάληα νη ίδηεο αλεμάξηεηα απφ ηηο ρξεζηκνπνηνχκελεο δηεξγαζίεο Έξγνπ. Χζηφζν, ηα δχν είδε δηεξγαζηψλ αιιειεπηθαιχπηνληαη θαη αιιειεπηδξνχλ θαζ φιε ηε δηάξθεηα ηνπ Έξγνπ. Γηα παξάδεηγκα, δελ είλαη δπλαηή ε αλάπηπμε ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο πινπνίεζεο Έξγνπ ρσξίο ηε βαζηθή θαηαλφεζε ηνπ ηξφπνπ παξαγσγήο ησλ παξαδνηέσλ. Οη δηεξγαζίεο Γηαρείξηζεο Έξγνπ κπνξνχλ λα νξγαλσζνχλ ζε ηέζζεξηο θχξηεο νκάδεο, θαζεκία απφ ηηο νπνίεο απνηειείηαη απφ κία ή πεξηζζφηεξεο δηεξγαζίεο: Γηεξγαζίεο Έλαξμεο (βι. Τπνθεθάιαην 7.3) Γηεξγαζίεο Πξνγξακκαηηζκνχ (βι. Τπνθεθάιαην 7.4) Γηεξγαζίεο Δθηέιεζεο & Διέγρνπ (βι. Τπνθεθάιαην 7.5) Γηεξγαζίεο Κιεηζίκαηνο (βι. Τπνθεθάιαην 7.6) Μεηαμχ ησλ νκάδσλ δηεξγαζηψλ ππάξρνπλ ζπλδέζεηο, ππφ ηελ έλλνηα φηη ην απνηέιεζκα ηεο κίαο απνηειεί ζπλήζσο εηζξνή γηα ηελ άιιε. Δπηπιένλ, νη νκάδεο δηεξγαζηψλ είλαη αιιειεπηθαιππηφκελεο δξαζηεξηφηεηεο πνπ ζπκβαίλνπλ ζε πνηθίια επίπεδα έληαζεο θαζ φιε ηε δηάξθεηα θάζε θάζεο ηνπ Έξγνπ, θαη φρη γεγνλφηα πνπ ιακβάλνπλ ρψξα κφλν κηα ρξνληθή ζηηγκή.

7 Σειίδα 7 από 168 ην παξφλ θεθάιαην πεξηγξάθνληαη νη δηεξγαζίεο Γηαρείξηζεο Έξγνπ πνπ ηζρχνπλ γηα ηα πεξηζζφηεξα Έξγα, ηηο πεξηζζφηεξεο θνξέο, κε ηελ εμαίξεζε ησλ δηεξγαζηψλ έλαξμεο πνπ παξνπζηάδνληαη αλαιπηηθά ζην Κεθάιαην Ενδιαφερόμενα Μέρη Έργου Σα Δλδηαθεξφκελα Μέξε ηνπ Έξγνπ (Project Stakeholders) είλαη κεκνλσκέλα άηνκα, νκάδεο αηφκσλ, νξγαληζκνί ή εηαηξείεο πνπ επεξεάδνπλ ή επεξεάδνληαη άκεζα ή έκκεζα, ζεηηθά ή αξλεηηθά, απφ ηηο δηεξγαζίεο θαη ηα απνηειέζκαηα ηνπ Έξγνπ. Γεληθά, ππάξρνπλ πνιινί ηξφπνη νκαδνπνίεζεο ησλ ελδηαθεξφκελσλ κεξψλ. Γχν απφ ηνπο ζπλεζέζηεξνπο είλαη νη εμήο: α. χκθσλα κε ηελ επίδξαζε πνπ έρνπλ ζην Έξγν: Δθείλα πνπ έρνπλ άκεζε ζρέζε κε ην Έξγν, φπσο ν Τπεχζπλνο πληνληζηήο, ηα κέιε ηεο Οκάδαο Έξγνπ, ν Φνξέαο Υξεκαηνδφηεζεο, ν πειάηεο, νη ρξήζηεο, νη νηθνλνκηθνί θνξείο θαη νη ππεξγνιάβνη. Δθείλα πνπ αζθνχλ επηξξνή ζηηο θπζηθέο, ηερλνινγηθέο, εκπνξηθέο, ρξεκαηννηθνλνκηθέο, θνηλσληθννηθνλνκηθέο ή πνιηηηθέο ζπλζήθεο, φπσο ηερληθά επηκειεηήξηα, πνιηηηθά θφκκαηα, πεξηβαιινληηθνί θνξείο, πνιίηεο, κε θπβεξλεηηθέο νξγαλψζεηο θαη ρξεκαηνπηζησηηθά ηδξχκαηα. Δθείλα πνπ έρνπλ ηεξαξρηθή ζρέζε κε ην Έξγν, φπσο θξαηηθέο αξρέο ζε ηνπηθφ, πεξηθεξεηαθφ θαη εζληθφ επίπεδν. Δθείλα ηα άηνκα, νη νκάδεο θαη νη ελψζεηο κε θεθηεκέλα δηθαηψκαηα ηα νπνία νξηζκέλεο θνξέο είλαη ηειείσο άζρεηα κε ην Έξγν, πνπ φκσο αληηκεησπίδνπλ ην Έξγν σο επθαηξία λα επηδηψμνπλ ηελ επίηεπμε δηθψλ ηνπο ζθνπψλ. β. χκθσλα κε ηε ζρεηηθή ηθαλφηεηά ηνπο λα επεξεάζνπλ ην Έξγν: Δθείλα πνπ είλαη ειέγμηκα Δθείλα πνπ είλαη επηδεθηηθά επεξεαζκνχ θαη, ηέινο, Δθείλα, ησλ νπνίσλ ε ηθαλφηεηα επηξξνήο πξέπεη λα εθηηκεζεί. Γηα λα δηαζθαιίζεη ηελ επηηπρία ηνπ Έξγνπ, ε Οκάδα Γηαρείξηζεο Έξγνπ πξέπεη λα εληνπίδεη ηα ελδηαθεξφκελα κέξε, λα πξνζδηνξίδεη ηηο απαηηήζεηο ηνπο θαη, ζηε ζπλέρεηα, λα δηαρεηξίδεηαη θαη λα επεξεάδεη ηηο απαηηήζεηο απηέο. Ζ δηαρείξηζε ησλ πξνζδνθηψλ ησλ ελδηαθεξφκελσλ κεξψλ είλαη δχζθνιν έξγν, θαζψο ηα ελδηαθεξφκελα κέξε ζπρλά έρνπλ δηαθνξεηηθνχο ζηφρνπο πνπ κπνξεί θαη λα ζπγθξνχνληαη κεηαμχ ηνπο. Γηα παξάδεηγκα: ν Γηεπζπληήο ηνπ ηκήκαηνο Πιεξνθνξηθήο πνπ δήηεζε έλα λέν χζηεκα Γηνηθεηηθήο Πιεξνθφξεζεο (MIS) κπνξεί λα επηζπκεί ρακειφ θφζηνο, ν αξρηηέθηνλαο ηνπ ζπζηήκαηνο κπνξεί λα δίλεη έκθαζε ζηηο θαιχηεξεο ηερληθέο επηδφζεηο θαη αλάδνρνο πνπ είλαη ππεχζπλνο γηα ηελ αλάπηπμε ηνπ ινγηζκηθνχ κπνξεί λα ελδηαθέξεηαη πεξηζζφηεξν γηα ηε κεγηζηνπνίεζε ησλ θεξδψλ ηνπ. Γεληθά, νη ζπλνιηθέο ή επηκέξνπο δηαθνξέο κεηαμχ ησλ ελδηαθεξφκελσλ κεξψλ ζα πξέπεη λα επηιχνληαη κε γλψκνλα ην φθεινο ηνπ πειάηε. Απηφ, σζηφζν, δελ ζεκαίλεη φηη νη αλάγθεο θαη

8 Σειίδα 8 από 168 νη πξνζδνθίεο ησλ ππνινίπσλ ελδηαθεξφκελσλ κεξψλ ζα πξέπεη λα αγλννχληαη. Ζ εμεχξεζε θαηάιιεισλ ιχζεσλ ζηηο πεξηπηψζεηο ηέηνησλ δηαθνξψλ κπνξεί λα απνηειέζεη κία απφ ηηο κεγαιχηεξεο πξνθιήζεηο ηεο Γηαρείξηζεο Έξγνπ Οργανωτική Δομή Ζ δνκή ελφο Φνξέα Τινπνίεζεο ζπρλά ζέηεη πεξηνξηζκνχο ζηε δηαζεζηκφηεηα ησλ πφξσλ ή ζηνπο φξνπο ζχκθσλα κε ηνπο νπνίνπο νη πφξνη ηίζεληαη ζηε δηάζεζε ηνπ Έξγνπ. Τπάξρνπλ δηάθνξα είδε νξγαλσηηθψλ δνκψλ: Οξγάλσζε κε βάζε ηηο Λεηηνπξγίεο (Functional organization): Ζ νξγάλσζε κε βάζε ηηο ιεηηνπξγίεο, πνπ παξνπζηάδεηαη ζην ρήκα 7-2, είλαη κία δνκή ζηελ νπνία ε δηθαηνδνζία ελαπφθεηηαη ζηνπο επηθεθαιήο ησλ ιεηηνπξγηψλ, θαη ε δνκή αλαιχεηαη ζε νκάδεο ηκεκάησλ. Σα κέιε ηνπ πξνζσπηθνχ ρσξίδνληαη ζε νκάδεο (π.ρ. νηθνλνκηθή, πξνγξακκαηηζκνχ, δεκνζίσλ ζρέζεσλ, ηερληθψλ ππεξεζηψλ [engineering], λνκηθή θιπ.), αλάινγα κε ηηο εμεηδηθεπκέλεο γλψζεηο ηνπο. Οξηζκέλεο απφ ηηο νκάδεο απηέο κπνξεί λα ππνδηαηξνχληαη πεξαηηέξσ ζε κηθξφηεξεο νκάδεο ιεηηνπξγηψλ. Γηα παξάδεηγκα, ην Σκήκα Σερληθψλ Τπεξεζηψλ (Engineering Department) κπνξεί λα ππνδηαηξείηαη πεξαηηέξσ ζε Μνλάδεο Μεραλνινγηθψλ Τπεξεζηψλ θαη Ζιεθηξνινγηθψλ Τπεξεζηψλ (Mechanical Engineering and Electrical Engineering Units). Γιοίκηζη ηος Φοπέα Υλοποίηζηρ Σςνηονιζμόρ Έπγος Δπικεθαλήρ Τμήμαηορ (Υπεύθςνορ Σςνηονιζηήρ Λειηοςπγίαρ) Δπικεθαλήρ Τμήμαηορ (Υπεύθςνορ Σςνηονιζηήρ Λειηοςπγίαρ) Δπικεθαλήρ Τμήμαηορ (Υπεύθςνορ Σςνηονιζηήρ Λειηοςπγίαρ) μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού (ηα μπλε κοσηάκια απεικονίζοσν ηα μέλη ηοσ προζωπικού ποσ απαζτολούνηαι ζηις δραζηηριόηηηες ηοσ Έργοσ) ρήκα 7-2: Οξγάλσζε κε βάζε ηηο Λεηηνπξγίεο Κχξην πιενλέθηεκα απηήο ηεο νξγαλσηηθήο δνκήο είλαη φηη θάζε νκάδα ιεηηνπξγηψλ έρεη ηνλ πιήξε έιεγρν ηνπ ηκήκαηνο ηνπ Έξγνπ πνπ αλαιακβάλεη, επηβάιινληαο έηζη ηελ εθαξκνγή πξνηχπσλ ζε πνιιαπιά Έξγα. Σα κεηνλεθηήκαηα ηεο νξγάλσζεο κε βάζε ηηο ιεηηνπξγίεο εληνπίδνληαη ζηελ ηαρχηεηα, ηελ επειημία θαη ηελ επηθνηλσλία φηαλ επηρεηξείηαη ε εθηέιεζε Έξγσλ κε δηαιεηηνπξγηθφ ραξαθηήξα. Καζψο ζηελ νξγάλσζε κε βάζε ηηο ιεηηνπξγίεο ε εξγαζία δηαρσξίδεηαη θαηά ηκήκαηα, νπνηνδήπνηε εξψηεκα ή αίηεκα πξέπεη λα δηαθηλείηαη κεηαμχ ησλ επηθεθαιήο ησλ ηκεκάησλ πξνο έγθξηζε, πξνθαιψληαο κε ηνλ ηξφπν απηφ θαζπζηεξήζεηο. Δπηπιένλ, ε επζχλε γηα ηε δηαρείξηζε ηνπ Έξγνπ δηακνηξάδεηαη κεηαμχ ησλ Τπεπζχλσλ

9 Σειίδα 9 από 168 πληνληζηψλ ησλ Λεηηνπξγηψλ (Δπηθεθαιήο ησλ Σκεκάησλ) θαη απηφ κπνξεί λα νδεγήζεη ζε απνπζία ηειηθήο επζχλεο γηα ηε δηαρείξηζε ηνπ Έξγνπ. Απηφο ν ηχπνο νξγαλσηηθήο δνκήο ζεσξείηαη γεληθά ν ιηγφηεξν απνηειεζκαηηθφο γηα ηελ πινπνίεζε θαη δηαρείξηζε Έξγσλ. Δξγνζηξεθήο νξγάλσζε (Projectized organization): Ζ εξγνζηξεθήο νξγάλσζε, πνπ παξνπζηάδεηαη ζην ρήκα 7-3, είλαη κία δνκή κε έκθαζε ζηηο νκάδεο κε δηαιεηηνπξγηθή ηερλνγλσζία. ηηο εξγαζίεο ηνπ Έξγνπ εκπιέθεηαη ην κεγαιχηεξν κέξνο ησλ πφξσλ ηνπ νξγαληζκνχ, ελψ απνζηνιή ηεο νκάδαο είλαη ε νινθιήξσζε ηνπ Έξγνπ. Όια ηα κέιε κίαο νκάδαο πνπ εξγάδνληαη γηα έλα ζπγθεθξηκέλν Έξγν έρνπλ έλαλ ζαθή πξντζηάκελν, ηνλ Τπεχζπλν πληνληζηή, θαη φια αλαθέξνληαη ζε απηφλ. Σςνηονιζμόρ Έπγος Γιοίκηζη ηος Φοπέα Υλοποίηζηρ Υπεύθςνορ Σςνηονιζηήρ (Project Manager) Υπεύθςνορ Σςνηονιζηήρ (Project Manager) Υπεύθςνορ Σςνηονιζηήρ (Project Manager) μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού (ηα μπλε κοσηάκια απεικονίζοσν ηα μέλη ηοσ προζωπικού ποσ απαζτολούνηαι ζηις δραζηηριόηηηες ηοσ Έργοσ) ρήκα 7-3: Δξγνζηξεθήο Οξγάλσζε Σα θχξηα πιενλεθηήκαηα ηεο εξγνζηξεθνχο νξγάλσζεο είλαη ε ηαρχηεηα θαη ε επειημία. Καζψο νη εηδηθνί βξίζθνληαη ζπγθεληξσκέλνη εληφο ηεο νκάδαο θαη είλαη πιήξσο δεζκεπκέλνη ζην Έξγν, είλαη επθνιφηεξε ε αληαπφθξηζε ζε κεηαβαιιφκελεο απαηηήζεηο θαη ε έγθαηξε νινθιήξσζε ηνπ Έξγνπ. Ζ επζχλε γηα ηελ επηηπρία ηνπ Έξγνπ είλαη ζαθψο πξνζδηνξηζκέλε θαη αλήθεη ζηνλ Τπεχζπλν πληνληζηή. Κχξην κεηνλέθηεκα ηεο εξγνζηξεθνχο νξγάλσζεο είλαη ην πςειφ θφζηνο πφξσλ, θαζψο ν νξγαληζκφο ζπρλά αλαγθάδεηαη λα πξνζιάβεη επηπιένλ πξνζσπηθφ κε ζπγθεθξηκέλε εκπεηξία, ψζηε λα πινπνηήζεη ηαπηφρξνλα δηαθνξεηηθά Έξγα. Δπηπιένλ, απηφ ην είδνο δνκήο επηβαξχλεη ηα γεληθά δηνηθεηηθά έμνδα (overheads), θαζψο κπνξεί λα ππάξρνπλ ρξνληθά δηαζηήκαηα θαηά ηα νπνία δελ απαζρνινχληαη φιεο νη Οκάδεο Έξγνπ. Γηθηπσηή νξγάλσζε (Matrix organization): Ζ δνκή απηή απνηειεί ζπλδπαζκφ ηεο νξγάλσζεο κε βάζε ηηο ιεηηνπξγίεο θαη ηεο εξγνζηξεθνχο νξγάλσζεο. ηε δηθηπσηή δνκή (ρήκα 7-4), ην πξνζσπηθφ πνπ απαζρνιείηαη ζηηο δξαζηεξηφηεηεο ηνπ Έξγνπ είλαη πξνζσπηθφ πνπ ππάγεηαη ζε κία ή πεξηζζφηεξεο ιεηηνπξγηθέο κνλάδεο (ηκήκαηα). Γηα ζρεηηθά κε ην Έξγν δεηήκαηα, ηα κέιε (πξνζσπηθφ) ηεο Οκάδαο Έξγνπ αλαθέξνληαη ζηνλ Τπεχζπλν πληνληζηή, πνπ είλαη ππεχζπλνο γηα ηελ έγθαηξε νινθιήξσζε ησλ δξαζηεξηνηήησλ ηνπ Έξγνπ. Γηα επηρεηξεζηαθά δεηήκαηα, ηα κέιε ηεο Οκάδαο Έξγνπ

10 Σειίδα 10 από 168 αλαθέξνληαη ζηνπο Τπεχζπλνπο πληνληζηέο ησλ αληίζηνηρσλ ιεηηνπξγηψλ. Όηαλ ε πινπνίεζε ηνπ Έξγνπ ή κέξνπο ηεο εξγαζίαο ηνπο νινθιεξσζεί, βξίζθνληαη θαη πάιη ζηε δηάζεζε ηνπ Τπεπζχλνπ πληνληζηή Λεηηνπξγίαο γηα ηελ αλάζεζε λέαο εξγαζίαο. Σν άηνκν ζην νπνίν αλαηίζεηαη ν ξφινο ηνπ Τπεπζχλνπ πληνληζηή γηα θάπνην ζπγθεθξηκέλν Έξγν, δελ είλαη απαξαηηήησο έλαο απφ ηνπο Τπεχζπλνπο πληνληζηέο Λεηηνπξγηψλ, αιιά κπνξεί λα είλαη έλα κέινο ηνπ πξνζσπηθνχ πνπ δηαζέηεη ηα θαηάιιεια πξνζφληα θαη ηηο θαηάιιειεο ηθαλφηεηεο. ηε δηθηπσηή δνκή, ν Τπεχζπλνο πληνληζηήο ζπλεξγάδεηαη κε ηνλ Τπεχζπλν πληνληζηή Λεηηνπξγίαο γηα λα δηακνξθψζεη ηηο απαηηήζεηο πφξσλ θαη λα πξνγξακκαηίζεη ηε ρξεζηκνπνίεζή ηνπο ζην Έξγν, θαζψο θαη γηα λα πξνβεί ζηηο αλαγθαίεο αλαζεσξήζεηο θαηά ηελ πξφνδν ηεο πινπνίεζεο ηνπ Έξγνπ. Γιοίκηζη ηος Φοπέα Υλοποίηζηρ Δπικεθαλήρ Τμήμαηορ (Υπεύθςνορ Σςνηονιζηήρ Λειηοςπγίαρ) Δπικεθαλήρ Τμήμαηορ (Υπεύθςνορ Σςνηονιζηήρ Λειηοςπγίαρ) Δπικεθαλήρ Τμήμαηορ (Υπεύθςνορ Σςνηονιζηήρ Λειηοςπγίαρ) μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού μέλος προζωπικού Υπεύθσνος Σσνηονιζηής (Project Manager) Σςνηονιζμόρ Έπγος (ηα μπλε κοσηάκια απεικονίζοσν ηα μέλη ηοσ προζωπικού ποσ απαζτολούνηαι ζηις δραζηηριόηηηες ηοσ Έργοσ) ρήκα 7-4: Γηθηπσηή Οξγάλσζε Κχξην πιενλέθηεκα ηεο δηθηπσηήο νξγάλσζεο είλαη φηη δηαηεξεί ηα πιενλεθηήκαηα ηφζν ηεο δνκήο κε βάζε ηηο ιεηηνπξγίεο φζν θαη ηεο εξγνζηξεθνχο δνκήο. Δπηπιένλ, δηεπθνιχλεη ηελ απνηειεζκαηηθή θαηαλνκή πφξσλ ζε δηαθνξεηηθά Έξγα. Γηα ηνπο ιφγνπο απηνχο, ε δηθηπσηή δνκή ζεσξείηαη ε πιένλ απνηειεζκαηηθή δνκή γηα ηελ πινπνίεζε θαη δηαρείξηζε Έξγσλ, θαη σο εθ ηνχηνπ ρξεζηκνπνηείηαη επξέσο. Κχξην κεηνλέθηεκα ηεο δηθηπσηήο δνκήο είλαη ην ελδερφκελν ζχγθξνπζεο κεηαμχ ηνπ Τπεπζχλνπ πληνληζηή θαη ηνπ Τπεπζχλνπ πληνληζηή Λεηηνπξγίαο αλαθνξηθά κε ηελ αλάζεζε ησλ πφξσλ, θαζψο ν Τπεχζπλνο πληνληζηήο Λεηηνπξγίαο πξέπεη λα ζηειερψζεη πνιιαπιά Έξγα κε ηνπο ίδηνπο εηδηθνχο.

11 Σειίδα 11 από ΔΙΕΡΓΑΙΕ ΈΝΑΡΞΗ Οη δηεξγαζίεο έλαξμεο ιακβάλνπλ ρψξα θαηά ηελ πξψηε θάζε ηνπ θχθινπ δσήο Έξγνπ. Πην ζπγθεθξηκέλα, θαηά ηε θάζε Έλαξμεο Έξγνπ, εληνπίδεηαη έλα επηρεηξεζηαθφ πξφβιεκα ή κία επηρεηξεζηαθή επθαηξία θαη εθπνλείηαη Έθζεζε Δπηρεηξεζηαθήο θνπηκφηεηαο Έξγνπ (Business Case), ε νπνία παξέρεη ελαιιαθηηθέο ιχζεηο. Πξηλ απφ, θαηά ηε δηάξθεηα ή κεηά ηελ εθπφλεζε ηεο Έθζεζεο Δπηρεηξεζηαθήο θνπηκφηεηαο Έξγνπ πξαγκαηνπνηείηαη ζπλήζσο ε Αλάιπζε Κφζηνπο/ Οθέινπο (Cost-Benefit Analysis) θαη ε εθπνλείηαη ε Μειέηε θνπηκφηεηαο (Feasibility Study), ψζηε λα πξνζδηνξηζηεί ε ελαιιαθηηθή ιχζε κε ην κέγηζην θαζαξφ φθεινο θαη λα δηεξεπλεζεί ε πηζαλφηεηα θάζε ελαιιαθηηθή ιχζε λα αληηκεησπίζεη ην επηρεηξεζηαθφ πξφβιεκα. Χο απνηέιεζκα ηεο Έθζεζεο Δπηρεηξεζηαθήο θνπηκφηεηαο Έξγνπ, πξνηείλεηαη κία ηειηθή ζπληζηψκελε ιχζε. Όηαλ ε ζπληζηψκελε ιχζε εγθξηζεί, δηνξίδνληαη ν Πξφεδξνο ηεο Καζνδεγεηηθήο Δπηηξνπήο Έξγνπ θαη ν Τπεχζπλνο πληνληζηήο, ψζηε λα ζπκκεηάζρνπλ ζηε ζχληαμε ηνπ «Σερληθνχ Γειηίνπ Έξγνπ» (Project Fiche), φπνπ πεξηγξάθνληαη ζπλνπηηθά ην αληηθείκελν, νη ζηφρνη, νη δξαζηεξηφηεηεο, ε δνκή, ν πξνυπνινγηζκφο, ην ρξνλνδηάγξακκα πινπνίεζεο, νη θίλδπλνη, νη πεξηνξηζκνί θαη νη ππνζέζεηο εξγαζίαο ηνπ Έξγνπ. Όηαλ ην Σερληθφ Γειηίν Έξγνπ εγθξηζεί, δηνξίδνληαη ηα ππφινηπα κέιε ηεο Οκάδαο Γηαρείξηζεο Έξγνπ. Ζ πεξηγξαθή ησλ ζπγθεθξηκέλσλ δηεξγαζηψλ έλαξμεο, ε ζεηξά κε ηελ νπνία απηέο εθαξκφδνληαη, θαζψο θαη θαζνδήγεζε γηα ηνλ ηξφπν εθαξκνγήο θάζε κίαο απφ απηέο, παξνπζηάδνληαη αλαιπηηθά ζην Κεθάιαην 1. ην Κεθάιαην 1 δίλεηαη επίζεο θαζνδήγεζε γηα ηελ εγθαζίδξπζε ηεο θαηάιιειεο νξγαλσηηθήο δνκήο Έξγνπ (ξφινη θαη αξκνδηφηεηεο). 7.4 ΔΙΕΡΓΑΙΕ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΣΙΜΟΤ Όπσο αλαθέξεηαη ζην Κεθάιαην 1, ν Πξνγξακκαηηζκφο Έξγνπ είλαη ε δεχηεξε θάζε ηνπ θχθινπ δσήο Έξγνπ θαη μεθηλά κφιηο ην Σερληθφ Γειηίν Έξγνπ ππνγξαθεί απφ ηνπο εθπξνζψπνπο ηνπ Ηδηνθηήηε ηνπ Έξγνπ. Οη δηεξγαζίεο δηαρείξηζεο πνπ εθαξκφδνληαη θαηά ηε θάζε απηή πεξηιακβάλνπλ ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ηνπ ζπλφινπ ησλ ζηνηρείσλ/ παξακέηξσλ ηνπ Έξγνπ, έηζη ψζηε ην Έξγν λα είλαη έηνηκν πξνο πινπνίεζε. Με βάζε ηα πην πάλσ, πξέπεη λα εθπνλεζνχλ ηα εμήο ζρέδηα/ πξνγξάκκαηα: ρέδην Έξγνπ. Απνηειείηαη απφ ηα εμήο: o o o Υξνλνδηάγξακκα Γξαζηεξηνηήηωλ (νξηζκφο ηεο δηαδνρήο δξαζηεξηνηήησλ θαη εξγαζηψλ, ρξνληθφο πξνγξακκαηηζκφο), ρέδην Γηαρείξηζεο Πόξωλ (θαζνξηζκφο αλζξψπηλσλ πφξσλ, εμνπιηζκνχ/ κεραλεκάησλ, πιηθψλ αλαγθαίσλ γηα θάζε εξγαζία/ ζηάδην), θαη Πξόγξακκα Κόζηνπο (πξνζδηνξηζκφο ησλ εζσηεξηθψλ θαη εμσηεξηθψλ ζηνηρείσλ θφζηνπο θαη ηνπ ρξφλνπ πξαγκαηνπνίεζήο ηνπο) ρέδην Γηαρείξηζεο Κηλδχλσλ. Σνλίδεη ηνπο πηζαλνχο θηλδχλνπο θαη ηηο ελέξγεηεο γηα ην κεηξηαζκφ ηνπο.

12 Σειίδα 12 από 168 ρέδην Πνηφηεηαο. Θέηεη ηνπο ζηφρνπο πνηφηεηαο γηα ηα παξαδνηέα ηνπ Έξγνπ θαη νξίδεη ηηο δηεξγαζίεο δηαζθάιηζεο θαη ειέγρνπ πνηφηεηαο. ρέδην Γηαρείξηζεο Εεηεκάησλ. Οξίδεη ηε δηεξγαζία πξνζδηνξηζκνχ, εθηίκεζεο θαη επίιπζεο ζρεηηθψλ κε ην Έξγν δεηεκάησλ. ρέδην Γηαρείξηζεο Αιιαγψλ. Οξίδεη ηε δηεξγαζία δηαρείξηζεο αηηήζεσλ γηα αιιαγέο πνπ έρνπλ άκεζε επίπησζε ζην αληηθείκελν, ην θφζηνο, ην ρξνλνδηάγξακκα ή ηελ πνηφηεηα ηνπ Έξγνπ. ρέδην Απνδνρήο Παξαδνηέσλ. Θέηεη ηα θξηηήξηα απνδνρήο γηα ηα παξαδνηέα ηνπ Έξγνπ θαη νξίδεη ηηο δηεξγαζίεο γηα ηελ εθηέιεζε ησλ δνθηκψλ απνδνρήο. ρέδην Δπηθνηλσλίαο. Αλαθέξεηαη ζηηο πιεξνθνξίεο πνπ πξέπεη λα δηαλέκνληαη ζηα ελδηαθεξφκελα κέξε θαη ζηηο κεζφδνπο πνπ είλαη δπλαηφλ λα ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηε δηαλνκή ηνπο. Δπηπιένλ, νη Γηεξγαζίεο Πξνγξακκαηηζκνχ είλαη δπλαηφλ λα πεξηιακβάλνπλ ηνλ θαζνξηζκφ δεηθηψλ απφδνζεο γηα κεηαγελέζηεξε ρξήζε, θαηά ηε θάζε Δθηέιεζεο & Διέγρνπ, γηα ηελ αλαθνξά ηεο απφδνζεο ηνπ Έξγνπ, ή/θαη θαηά ηε θάζε Κιεηζίκαηνο, γηα ηελ αμηνιφγεζε ηεο ζπλνιηθήο απφδνζεο ηνπ Έξγνπ θαη ηελ εθηίκεζε ησλ επηηεπρζέλησλ νθειψλ απφ ην πινπνηεζέλ Έξγν. Ο πξνγξακκαηηζκφο είλαη επαλαιακβαλφκελε θαη επαλαιεπηηθή δηεξγαζία. Κάζε θνξά πνπ θαζίζηαληαη δηαζέζηκεο λέεο πιεξνθνξίεο ή πξαγκαηνπνηνχληαη ηξνπνπνηήζεηο, φια ηα παξαπάλσ ζρέδηα/ πξνγξάκκαηα ζα πξέπεη λα επηθαηξνπνηνχληαη. Οη δηεξγαζίεο πξνγξακκαηηζκνχ πνπ ζα πξέπεη λα εθαξκφδνληαη θαηά ηε δεχηεξε θάζε ηνπ θχθινπ δσήο Έξγνπ παξνπζηάδνληαη ζην παξαθάησ ζρήκα. Ανάπηςξη Σσεδίος Έπγος Ανάπηςξη Φπονοδιαγπάμμαηορ Γπαζηηπιοηήηυν Ανάπηςξη Σσεδίος Γιασείπιζηρ Πόπυν Ανάπηςξη Ππογπάμμαηορ Κόζηοςρ Ανάπηςξη Σσεδίος Ποιόηηηαρ Ανάπηςξη Σσεδίος Γιασείπιζηρ Εηηημάηυν Ανάπηςξη Σσεδίος Γιασείπιζηρ Αλλαγών Ανάπηςξη Σσεδίος Γιασείπιζηρ Κινδύνυν Ανάπηςξη Σσεδίος Αποδοσήρ Παπαδοηέυν Οπιζμόρ Γεικηών Απόδοζηρ Ανάπηςξη Σσεδίος Δπικοινυνίαρ ρήκα 7-5: Οη Γηεξγαζίεο Πξνγξακκαηηζκνχ Ανάπτυξη Φρονοδιαγράμματος Δραστηριοτήτων Σν Υξνλνδηάγξακκα Γξαζηεξηνηήησλ (Activities Schedule) απνηειεί ηε ζπνλδπιηθή ζηήιε θάζε Έξγνπ θαη είλαη νπζηψδνπο ζεκαζίαο γηα έλα επηηπρέο απνηέιεζκα. Παξέρεη ζην ζχλνιν ηνπ εκπιεθφκελνπ ζην Έξγν πξνζσπηθνχ ηε δπλαηφηεηα δηακφξθσζεο θνηλήο αληίιεςεο αλαθνξηθά κε ην ηη απαηηείηαη, πψο απηφ ζα επηηεπρζεί, πφηε ζα επηηεπρζεί θαη

13 Σειίδα 13 από 168 πνηνο ζα είλαη ππεχζπλνο γηα ην επηηπρέο απνηέιεζκα θάζε δξαζηεξηφηεηαο. Δπηπιένλ, ην ρέδην Έξγνπ νξίδεη ηε βάζε αλαθνξάο γηα ηελ παξαθνινχζεζε θαη ηνλ έιεγρν ηεο πξνφδνπ πινπνίεζεο ηνπ Έξγνπ. Γηα ηελ αλάπηπμε ηνπ Υξνλνδηαγξάκκαηνο Γξαζηεξηνηήησλ, ζα πξέπεη λα αθνινπζνχληαη ηα παξαθάησ βήκαηα (ρήκα 7-6): Δθαξκνγή ηεο Αλαιπηηθήο Γνκήο Δξγαζηψλ γηα ηελ ππνδηαίξεζε ησλ θχξησλ παξαδνηέσλ ηνπ Έξγνπ ζε κηθξφηεξεο, θαιχηεξα δηαρεηξίζηκεο ζπληζηψζεο, κε βάζε ην αληηθείκελν ηνπ Έξγνπ. Πξνζδηνξηζκφο ησλ δξαζηεξηνηήησλ πνπ είλαη αλαγθαίεο γηα ηελ παξαγσγή ησλ παξαδνηέσλ ηνπ Έξγνπ θαη, εθφζνλ ηνχην είλαη αλαγθαίν, δηάζπαζε ησλ δξαζηεξηνηήησλ ζε θαιχηεξα δηαρεηξίζηκεο εξγαζίεο πνπ κπνξνχλ ζηε ζπλέρεηα, λα αλαηεζνχλ ζε ζπγθεθξηκέλα άηνκα. Καζνξηζκφο ηεο δηαδνρήο ησλ δξαζηεξηνηήησλ (δει. κε πνηα ζεηξά ζα πξέπεη λα πινπνηνχληαη ζπλδεφκελεο δξαζηεξηφηεηεο;) θαη ησλ εμαξηήζεσλ κεηαμχ ηνπο (δει. εμαξηάηαη ε δξαζηεξηφηεηα απφ ηελ έλαξμε ή ηελ νινθιήξσζε θάπνηαο άιιεο δξαζηεξηφηεηαο;). Δθηίκεζε δηάξθεηαο δξαζηεξηνηήησλ/ εξγαζηψλ. Υξνληθφο πξνγξακκαηηζκφο δξαζηεξηνηήησλ, κε ηνλ νξηζκφ εκεξνκεληψλ έλαξμεο θαη νινθιήξσζεο θάζε δξαζηεξηφηεηαο/ εξγαζίαο. Δθαπμογή ηηρ Αναλςηικήρ Γομήρ Δπγαζιών Πποζδιοπιζμόρ Γπαζηηπιοηήηυν Καθοπιζμόρ διαδοσήρ δπαζηηπιοηήηυν & ηυν εξαπηήζευν μεηαξύ ηοςρ Δκηίμηζη διάπκειαρ δπαζηηπιοηήηυν Φπονικόρ ππογπαμμαηιζμόρ δπαζηηπιοηήηυν ρήκα 7-6: Βήκαηα πνπ πξέπεη λα αθνινπζνχληαη γηα ηελ αλάπηπμε ηνπ Υξνλνδηαγξάκκαηνο Γξαζηεξηνηήησλ Δθαξκνγή Αλαιπηηθήο Γνκήο Δξγαζηώλ Ζ εξγαζία είλαη πξνζπάζεηα πνπ θαηαβάιιεηαη απφ άηνκα γηα ην κεηαζρεκαηηζκφ ή ηε δεκηνπξγία πξντφλησλ, ηελ επίιπζε εληνπηζκέλσλ πξνβιεκάησλ ή ηελ ηθαλνπνίεζε ζπγθεθξηκέλσλ αλαγθψλ. Όπσο αθξηβψο ν Φνξέαο Τινπνίεζεο νξγαλψλεη ζην πιαίζην ηεξαξρηθψλ δνκψλ ηα άηνκα πνπ εθηεινχλ ηελ εξγαζία, έηζη θαη ε αλαιπηηθή δνκή εξγαζηψλ νξγαλψλεη ζε κία ηεξαξρηθή δνκή ηα πξντφληα/ παξαδνηέα πνπ πξέπεη λα παξαρζνχλ. Πξνθεηκέλνπ ε αλαιπηηθή δνκή εξγαζηψλ λα ρξεζηκνπνηεζεί σο πιαίζην γηα ηελ νξγάλσζε ησλ ηερληθψλ ζηφρσλ ελφο Έξγνπ εθηφο απφ ηε ρξήζε ηεο σο εξγαιείνπ δηαρείξηζεο γηα ηνλ έιεγρν ηνπ θφζηνπο θαη ησλ ρξνλνδηαγξακκάησλ είλαη ζεκαληηθφ λα είλαη πξνζαλαηνιηζκέλε ζην πξντφλ. Σα επηκέξνπο ζηνηρεία ηεο ζα πξέπεη λα αληηπξνζσπεχνπλ αλαγλσξίζηκα πξντφληα εξγαζίαο, είηε πξφθεηηαη γηα αγαζά είηε γηα εμνπιηζκφ/ κεραλήκαηα, ινγηζκηθφ, δεδνκέλα, ζηνηρεία ππνδνκήο ή πξντφληα ππεξεζηψλ.

14 Σειίδα 14 από 168 Ζ Αλαιπηηθή Γνκή Δξγαζηψλ (Work Breakdown Structure) 3 είλαη κία πξνζαλαηνιηζκέλε ζηα παξαδνηέα νκαδνπνίεζε ησλ ζπληζησζψλ ηνπ Έξγνπ, ε νπνία νξγαλψλεη θαη νξίδεη ην ζπλνιηθφ αληηθείκελν ηνπ Έξγνπ. Βαζίδεηαη ζηελ αξρή ηεο ππνδηαίξεζεο ησλ θχξησλ παξαδνηέσλ ή ππνπαξαδνηέσλ ηνπ Έξγνπ ζε κηθξφηεξεο, θαιχηεξα δηαρεηξίζηκεο ζπληζηψζεο, κέρξηο φηνπ ηα παξαδνηέα λα πξνζδηνξίδνληαη ζε επαξθέο επίπεδν αλάιπζεο ψζηε λα ππνζηεξίδεηαη ε αλάπηπμε ησλ δξαζηεξηνηήησλ ηνπ Έξγνπ (πξνγξακκαηηζκφο, εθηέιεζε, έιεγρνο θαη θιείζηκν). Γηα λα πξνρσξήζεηε ζηελ αλάιπζε απηή, ζα πξέπεη λα αθνινπζήζεηε ηα βήκαηα πνπ παξνπζηάδνληαη παξαθάησ 4 : 1. Πξνζδηνξίδεηε ηα θχξηα παξαδνηέα ηνπ Έξγνπ, ζπκπεξηιακβαλνκέλσλ απηψλ πνπ πξνθχπηνπλ απφ ηε Γηαρείξηζε Έξγνπ. Σα θχξηα παξαδνηέα ζα πξέπεη πάληα λα νξίδνληαη κε φξνπο πνπ αληηζηνηρνχλ ζηνλ πξαγκαηηθφ ηξφπν νξγάλσζεο ηνπ Έξγνπ. 2. Απνθαζίδεηε αλ ζε απηφ ην επίπεδν αλάιπζεο κπνξνχλ λα δηακνξθσζνχλ επαξθείο εθηηκήζεηο θφζηνπο θαη δηάξθεηαο γηα θάζε παξαδνηέν. ε πεξίπησζε πνπ εθηηκάηε φηη γηα νξηζκέλα παξαδνηέα ην επίπεδν αλάιπζεο δελ είλαη επαξθέο, ζα πξέπεη λα πξνρσξείηε ζε πεξαηηέξσ αλάιπζε (βήκα 3). Γηα ηα παξαδνηέα γηα ηα νπνία εθηηκάηε φηη δελ ρξεηάδεηαη πεξαηηέξσ αλάιπζε, πξνζπαζείηε απιψο λα επαιεζεχζεηε ηελ νξζφηεηα ηεο αλάιπζεο (βήκα 4). 3. Πξνζδηνξίδεηε ηηο ζπζηαηηθέο ζπληζηψζεο ησλ παξαδνηέσλ. Οη ζπζηαηηθέο ζπληζηψζεο ζα πξέπεη λα πεξηγξάθνληαη κε φξνπο απηψλ, επαιεζεχζηκσλ απνηειεζκάησλ, ψζηε λα δηεπθνιχλεηαη ε κέηξεζε ηεο απφδνζεο. Όπσο θαη κε ηηο θχξηεο ζπληζηψζεο, νη ζπζηαηηθέο ζπληζηψζεο ζα πξέπεη λα νξίδνληαη κε φξνπο πνπ αληηζηνηρνχλ ζηνλ πξαγκαηηθφ ηξφπν νξγάλσζεο θαη δηεθπεξαίσζεο ησλ εξγαζηψλ ηνπ Έξγνπ. Δπαλαιακβάλεηε ην βήκα 2 γηα θάζε ζπζηαηηθή ζπληζηψζα θαη ειέγρεηε θαηά πφζνλ απαηηείηαη πεξαηηέξσ αλάιπζε. 4. Δπαιεζεχεηε ηελ νξζφηεηα ηεο αλάιπζεο. Δίλαη ε αλάιπζε ζηα επηκέξνπο ζηνηρεία αλαγθαία αιιά θαη επαξθή γηα ηελ νινθιήξσζε ηνπ αλαιπζέληνο ζηνηρείνπ; Αλ φρη, νη ζπζηαηηθέο ζπληζηψζεο πξέπεη λα ηξνπνπνηεζνχλ. Δίλαη θάζε ζηνηρείν ζαθψο νξηζκέλν; Αλ φρη, νη πεξηγξαθέο πξέπεη λα αλαζεσξεζνχλ. 3 Ζ Αλαιπηηθή Γνκή Δξγαζηώλ (WBS) αλαπηύρζεθε αξρηθά από ηελ ακπληηθή θνηλόηεηα ησλ ΖΠΑ θαη πεξηγξάθεηαη ζην Πξόηππν 881B ηνπ Ακεξηθαληθνύ Σηξαηνύ σο εμήο: «Ζ αλαιπηηθή δνκή εξγαζηώλ είλαη έλα πξνζαλαηνιηζκέλν ζην πξντόλ δέλδξν νηθνγελείαο πνπ απαξηίδεηαη από πιηθό (hardware), ινγηζκηθό, ππεξεζίεο, δεδνκέλα θαη εγθαηαζηάζεηο.[ην νπνίν] απεηθνλίδεη θαη πξνζδηνξίδεη ηα πξντόληα (έλα ή πεξηζζόηεξα) πνπ πξόθεηηαη λα αλαπηπρζνύλ ή/θαη λα παξαρζνύλ θαη ζπζρεηίδεη ηα ζηνηρεία εξγαζηώλ πνπ πξέπεη λα νινθιεξσζνύλ ηόζν κεηαμύ ηνπο όζν θαη κε ηα ηειηθά πξντόληα (έλα ή πεξηζζόηεξα)». 4 Οδεγόο PMBOK Έθδνζε 2000.

15 Σειίδα 15 από 168 Δίλαη δπλαηφλ λα θαηαξηηζηεί θαηάιιειν ρξνλνδηάγξακκα θαη πξνυπνινγηζκφο γηα θάζε ζηνηρείν; Αλ φρη, ρξεηάδεηαη λα γίλνπλ ηξνπνπνηήζεηο ψζηε λα παξέρεηαη επαξθήο δηαρεηξηζηηθφο έιεγρνο (management control). Ζ Αλαιπηηθή Γνκή Δξγαζηψλ Έξγνπ πεξηιακβάλεη ζπλήζσο ηνπιάρηζηνλ ηξία επίπεδα αλάιπζεο. ηηο πεξηπηψζεηο κεγάισλ Έξγσλ, ηα επίπεδα αλάιπζεο κπνξεί λα είλαη πεξηζζφηεξα. Ζ Αλαιπηηθή Γνκή Δξγαζηψλ παξνπζηάδεηαη ζπλήζσο κε ηε κνξθή δηαγξάκκαηνο, φπσο απεηθνλίδεηαη ζηα παξαθάησ παξαδείγκαηα. Σν πξψην παξάδεηγκα αλαθέξεηαη ζην Έξγν ηεο Γηεχζπλζεο Γεκνζίσλ πκβάζεσλ κε ζηφρν ηε βειηίσζε ηεο ηθαλφηεηαο ησλ Κππξηαθψλ Αλαζεηνπζψλ Αξρψλ γηα ηελ εθαξκνγή ηνπ λένπ Κνηλνηηθνχ Κεθηεκέλνπ. Σν δεχηεξν παξάδεηγκα αλαθέξεηαη ζε έλα δεκφζην ηερληθφ Έξγν πνπ αθνξά ζηελ θαηαζθεπή εγθαηάζηαζεο επεμεξγαζίαο πγξψλ απνβιήησλ θαη, ηέινο, ην ηξίην παξάδεηγκα αλαθέξεηαη ζε Έξγν πνπ αθνξά ζηελ αλάπηπμε ινγηζκηθνχ γηα ηελ απηνκαηνπνίεζε ηεο εθηέιεζεο ησλ δηεξγαζηψλ ζπγθεθξηκέλνπ Φνξέα Τινπνίεζεο. Παξάδεηγκα 7-1: Αλαιπηηθή Γνκή Δξγαζηψλ γηα ην Έξγν «Βειηίσζε ηεο Ηθαλφηεηαο Τινπνίεζεο ησλ Κππξηαθψλ Αλαζεηνπζψλ Αξρψλ» Έξγν: «Μέηξα γηα ηελ αλάπηπμε ηεο ηθαλφηεηαο ησλ Κππξηαθψλ Αλαζεηνπζψλ Αξρψλ γηα ηελ εθαξκνγή ηνπ Κνηλνηηθνχ Κεθηεκέλνπ πεξί Γεκνζίσλ πκβάζεσλ». Σν Έξγν, φπσο παξνπζηάδεηαη ζην Κεθάιαην 1 (ππνθεθάιαην ), απνηειείηαη απφ ηξεηο πληζηψζεο: πληζηώζα 1: Βειηίσζε ηεο ηθαλφηεηαο πινπνίεζεο ησλ Κππξηαθψλ Αλαζεηνπζψλ Αξρψλ. πληζηώζα 2: Δλαξκφληζε ηεο λνκνζεζίαο. πληζηώζα 3: Μειέηε γηα ζχζηεκα ειεθηξνληθψλ δηαδηθαζηψλ γηα ηε δηελέξγεηα δηαγσληζκψλ (eprocurement). Γηα ηνπο ζθνπνχο ηνπ παξφληνο θεθαιαίνπ ηνπ Οδεγνχ, ζα ππνζέζνπκε φηη θάζε κία απφ ηηο πξναλαθεξζείζεο πληζηψζεο απνηειεί μερσξηζηφ Έξγν, ην νπνίν ζα αλαηεζεί αλεμάξηεηα απφ ηα ππφινηπα. Γηα ηελ εθπφλεζε ηεο Αλαιπηηθήο Γνκήο Δξγαζηψλ ηνπ 1 νπ Έξγνπ «Βειηίσζε ηεο ηθαλφηεηαο πινπνίεζεο ησλ Κππξηαθψλ Αλαζεηνπζψλ Αξρψλ»: Πξέπεη λα πξνζδηνξίζεηε ηα θχξηα παξαδνηέα ηνπ Έξγνπ (ε δηαρείξηζε Έξγνπ πξέπεη λα πεξηιακβάλεηαη σο έλα απφ απηά) Τα θύξηα Παξαδνηέα είλαη: o Γηαρείξηζε Έξγνπ o Τν Σρέδην Γξάζεο (Action Plan) γηα ηελ ΓΓΣ, ώζηε ε ηειεπηαία λα είλαη έηνηκε λα αλαιάβεη ην λέν ξόιν ηεο o Ο Οδεγόο Βέιηηζησλ Πξαθηηθώλ γηα ηε Σύλαςε θαη Δθηέιεζε Γεκνζίσλ Σπκβάζεσλ o Δθπαίδεπζε Θα πξέπεη λα απνθαζίζεηε αλ ζε απηφ ην επίπεδν αλάιπζεο κπνξνχλ λα δηακνξθσζνχλ επαξθείο εθηηκήζεηο θφζηνπο θαη δηάξθεηαο γηα θάζε παξαδνηέν. Τν επίπεδν αλάιπζεο δελ είλαη επαξθέο γηα όια ηα παξαδνηέα, επνκέλσο απαηηείηαη αλάιπζε. Πξνζδηνξίδεηε ζπζηαηηθέο ζπληζηψζεο ησλ παξαδνηέσλ o Γηα ηε Γηαρείξηζε Έξγνπ:

16 Σειίδα 16 από 168 Έθζεζε Αξρηθνύ Πξνζδηνξηζκνύ Έξγνπ (Inception Report) Δθζέζεηο Πξνόδνπ Τειηθή Έθζεζε Έθζεζε Αμηνιόγεζεο o Γηα ην Σρέδην Γξάζεο: Πξόηαζε γηα ην λέν ξόιν θαη ηηο λέεο αξκνδηόηεηεο ηεο ΓΓΣ Αλάιπζε επηκέξνπο ελεξγεηώλ πξνο αλάιεςε Δγρεηξίδην εζσηεξηθώλ ιεηηνπξγηώλ ηεο ΓΓΣ o Γηα ηνλ Οδεγό Βέιηηζησλ Πξαθηηθώλ γηα ηε Σύλαςε θαη Δθηέιεζε Γεκνζίσλ Σπκβάζεσλ: o Κεθάιαην 1 ηνπ Οδεγνύ πξαγκαηεύεηαη ηελ Έλαξμε Έξγνπ θαη Γηαδηθαζίαο Σύλαςεο Γεκνζίσλ Σπκβάζεσλ Κεθάιαην 2 ηνπ Οδεγνύ πξαγκαηεύεηαη ηε Σηξαηεγηθή Σύλαςεο Γεκνζίσλ Σπκβάζεσλ Κεθάιαην 3 ηνπ Οδεγνύ πξαγκαηεύεηαη ηε Σύληαμε ησλ Δγγξάθσλ Γηαγσληζκνύ Κεθάιαην 4 ηνπ Οδεγνύ πξαγκαηεύεηαη ηελ Αμηνιόγεζε ησλ πξνζθνξώλ θαη ηελ θαηαθύξσζε ησλ δηαγσληζκώλ Κεθάιαην 5 ηνπ Οδεγνύ πξαγκαηεύεηαη ηε Γηαδηθαζία κε Γηαπξαγκάηεπζε Κεθάιαην 6 ηνπ Οδεγνύ πξαγκαηεύεηαη ηελ Υινπνίεζε θαη ηε δηαρείξηζε ηεο ζύκβαζεο Κεθάιαην 7 ηνπ Οδεγνύ πξαγκαηεύεηαη ηα εξγαιεία θαη ηηο ηερληθέο Γηαρείξηζεο Έξγνπ Βαζηζκέλε ζην Γηαδίθηπν ιύζε γηα ηνλ Οδεγό (web-based solution for the Guide) Κώδηθαο Γενληνινγίαο γηα ηε Σύλαςε Γεκνζίσλ Σπκβάζεσλ Γηα ηελ Δθπαίδεπζε: Σηξαηεγηθή Δθπαίδεπζεο Πξόγξακκα Δθπαίδεπζεο Δθπαηδεπηηθό Υιηθό Κύθινη εθπαίδεπζεο/ εθπαηδεπηηθά ζεκηλάξηα Δπαλαιακβάλεηε ην πξνεγνχκελν βήκα γηα θάζε ζπζηαηηθή ζπληζηψζα θαη ειέγρεηε θαηά απαηηείηαη πεξαηηέξσ αλάιπζε. Πεξαηηέξσ Αλάιπζε απαηηείηαη κόλν ζηελ πεξίπησζε ησλ Κύθισλ Δθπαίδεπζεο/ εθπαηδεπηηθώλ ζεκηλαξίσλ, θαζώο ππάξρνπλ ηξεηο δηαθνξεηηθέο νκάδεο εθπαηδεπνκέλσλ (κε δηαθνξεηηθό αξηζκό ζπκκεηερόλησλ ε θάζε κία) θαη ε ΓΓΣ ζέιεη λα παξαθνινπζεί ην θόζηνο εθπαίδεπζεο γηα θάζε νκάδα. Ζ πεξαηηέξσ αλάιπζε νδεγεί ζηα εμήο: Κύθινη εθπαίδεπζεο γηα κειινληηθνύο εθπαηδεπηέο Κύθινη εθπαίδεπζεο γηα θπξίσο εκπιεθόκελνπο ζηε δηαδηθαζία ζύλαςεο δεκνζίσλ ζπκβάζεσλ (main purchasers) Κύθινη εθπαίδεπζεο γηα ινηπνύο εκπιεθόκελνπο ζηε δηαδηθαζία ζύλαςεο δεκνζίσλ ζπκβάζεσλ. πλεπώο, ε Αλαιπηηθή Γνκή Δξγαζηώλ ηνπ Έξγνπ 1 ζα πξέπεη λα έρεη ωο εμήο:

17 Σειίδα 17 από Βεληίυζη ηηρ ικανόηηηαρ ηυν Κςππιακών Αναθεηοςζών Απσών για ηην εθαπμογή ηος Κοινοηικού Κεκηημένος πεπί Γημοζίυν Σςμβάζευν 1. Γιασείπιζη ηος Έπγος 2. Σσέδιο Γπάζευν (Action Plan) 3. Οδηγόρ Βέληιζηυν Ππακηικών ζηη ζύνατη Γημοζίυν Σςμβάζευν 4. Δκπαίδεςζη 1.1 Έκθεζη Έναπξηρ 1.2 Δκθέζειρ Πποόδος 1.3 Τελική Έκθεζη 2.1 Ππόηαζη για ηο νέο πόλο & ηιρ απμοδιόηηηερ ηηρ ΓΓΣ 2.2 Σσέδιο & ανάλςζη Γπάζευν ππορ ςλοποίηζη 3.1 Κεθ.1: Έναπξη Έπγος & διαδικαζιών ζύνατηρ δημοζίυν ζςμβάζευν 3.2 Κεθ.2: Σηπαηηγική για ηη ζύνατη δημοζίυν ζςμβάζευν 3.3 Κεθ.3: Πποεηοιμαζία Δγγπάθυν Γιαγυνιζμού 4.1 Σηπαηηγική Δκπαίδεςζηρ 4.2 Ππόγπαμμα Δκπαίδεςζηρ 4.3 Δκπαιδεςηικό ςλικό 4.4 Δκπαιδεςηικά ππογπάμμαηα 1.4 Έκθεζη Αξιολόγηζηρ 2.3 Δγσειπίδιο Γιαδικαζιών ηηρ ΓΓΣ 3.4 Κεθ.4: Αξιολόγηζη πποζθοπών & ανάθεζη ζύμβαζηρ 3.5 Κεθ.5: Γιαδικαζία διαππαγμάηεςζηρ 3.6 Κεθ.6: Υλοποίηζη & Γιασείπιζη Σύμβαζηρ Δκπαιδεςηικά ππογπάμμαηα για εκπαιδεςηέρ Δκπαιδεςηικά ππογπάμμαηα για ηοςρ κςπίυρ εμπλεκόμενοςρ ζηη διαδικαζία ζύνατηρ δημοζίυν ζςμβάζευν 3.7 Κεθ.7: Γιασείπιζη Έπγος 3.8 Web-based έκδοζη ηος Οδηγού Δκπαιδεςηικά ππογπάμμαηα για ηοςρ λοιπούρ εμπλεκόμενοςρ ζηη διαδικαζία ζύνατηρ δημοζίυν ζςμβάζευν 3.9 Κώδικαρ Γεονηολογίαρ για ηη ζύνατη δημοζίυν ζςμβάζευν

18 Σειίδα 18 από 168 Παξάδεηγκα 7-2: Γείγκα Αλαιπηηθήο Γνκήο Δξγαζηψλ γηα ηελ θαηαζθεπή εγθαηαζηάζεσλ επεμεξγαζίαο πγξψλ απνβιήησλ Έξγν: Καηαζθεπή Δγθαηαζηάζεσλ Δπεμεξγαζίαο Τγξψλ Απνβιήησλ 0. Δγκαηαζηάζειρ Δπεξεπγαζίαρ Υγπών Αποβλήηυν Δπίπεδο 0 1. Σσέδια 2. Καηαζκεςή Δπίπεδο Σσέδια Πολιηικού Μησανικού 2.1 Κηίπια Δπίπεδο Απσιηεκηονικά Σσέδια 2.2 Γεξαμενέρ αεπιζμού 1.3 Σηαηικά Σσέδια 1.4 Σσέδια Μησανολογικού Δξοπλιζμού 1.5 HVAC Σσέδια 1.6 Υδπαςλικά Σσέδια 2.3 Ανηλιοζηάζιο αποβλήηυν 2.4 Φώπορ παποσήρ/ πύθμιζηρ αέπα 2.5 Φώπορ επεξεπγαζίαρ ιλύορ 1.7 Σσέδιο Οπγάνυν 1.8 Σσέδια ηλεκηπολογικήρ εγκαηάζηαζηρ

19 Σειίδα 19 από 168 Παξάδεηγκα 7-3: Γείγκα Αλαιπηηθήο Γνκήο Δξγαζηψλ Έξγνπ Πιεξνθνξηθήο Έξγν: Αλάπηπμε ινγηζκηθνχ πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζεί γηα ηελ απηνκαηνπνίεζε ησλ δηεξγαζηψλ Φνξέα Τινπνίεζεο 0. Πποφόν λογιζμικού Δπίπεδο 0 1. Γιασείπιζη Έπγος 2. Απαιηήζειρ Πποφόνηορ 3. Αναλςηικόρ Σσεδιαζμόρ 4. Ανάπηςξη 5. Ολοκλήπυζη & Έλεγσορ Δπίπεδο Ππογπαμμαηιζμόρ 2.1 Λογιζμικό 3.1 Λογιζμικό 4.1 Λογιζμικό 5.1 Λογιζμικό Δπίπεδο Σςνανηήζειρ 2.2 Τεκμηπίυζη Φπήζηη 3.2 Τεκμηπίυζη Φπήζηη 4.2 Τεκμηπίυζη Φπήζηη 5.2 Τεκμηπίυζη Φπήζηη 1.3 Γιοίκηζη 2.3 Υλικό Δκπαιδεςηικού Ππογπάμμαηορ 3.3 Υλικό Δκπαιδεςηικού Ππογπάμμαηορ 4.3 Υλικό Δκπαιδεςηικού Ππογπάμμαηορ 5.3 Υλικό Δκπαιδεςηικού Ππογπάμμαηορ Όπσο θαίλεηαη ζηα παξαδείγκαηα πνπ παξνπζηάζηεθαλ παξαπάλσ, ηα ζηνηρεία ηεο Αλαιπηηθήο Γνκήο Δξγαζηψλ είλαη ζπλήζσο αξηζκεκέλα. Σν θνπηί ζην θνξπθαίν επίπεδν (Δπίπεδν 0) ζα πξέπεη λα θέξεη πάληα ηνλ αξηζκφ 0. Σα θνπηηά ζην Δπίπεδν 1 ζα πξέπεη λα αξηζκνχληαη κε 1, 2, 3. Ο αξηζκφο 2.1 αλαθέξεηαη ζην πξψην θνπηί ηνπ επηπέδνπ 2. Αληίζηνηρα, θαζψο θαηεβαίλεηε ζε ρακειφηεξα επίπεδα κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηείηε ηελ αξίζκεζε 3.1.1, 3.1.2, 3.2.1, θ.ν.θ Πξνζδηνξηζκόο ηωλ Γξαζηεξηνηήηωλ Ο απιφο πξνζδηνξηζκφο πξντφλησλ/ παξαδνηέσλ κπνξεί λα κελ επαξθεί γηα ηνπο ζθνπνχο ηνπ ρξνληθνχ πξνγξακκαηηζκνχ θαη ειέγρνπ. Πξέπεη λα πξνζδηνξίδνληαη νη δξαζηεξηφηεηεο πνπ ζπλεπάγεηαη ε πινπνίεζε θαζελφο απφ ηα πξντφληα/ παξαδνηέα, ψζηε λα παξέρεηαη κία πιεξέζηεξε εηθφλα ηνπ θφξηνπ εξγαζίαο ηνπ ζρεδίνπ. Γηα ην ζθνπφ απηφ κπνξεί λα αθνινπζείηαη κία πξνζέγγηζε βήκα-βήκα (step by step approach) ζηελ θαηάξηηζε αλαιπηηθνχ ρξνλνδηαγξάκκαηνο δξαζηεξηνηήησλ. Σν πξψην βήκα ηεο πξνζέγγηζεο απηήο είλαη ε ζχληαμε ηνπ θαηαιφγνπ Κχξησλ Γξαζηεξηνηήησλ. Γηα λα γίλεη απηφ, πξέπεη λα ρξεζηκνπνηήζεηε σο βάζε ηελ Αλαιπηηθή Γνκή Δξγαζηψλ πνπ αλαπηχμαηε. Πξνζδηνξίδεηε φιεο ηηο δξαζηεξηφηεηεο πνπ απαηηνχληαη γηα ηε δεκηνπξγία ησλ πξντφλησλ ή ηελ πινπνίεζε ησλ παξαδνηέσλ πνπ έρνπλ πξνζδηνξηζηεί θαη παξνπζηάδνληαη ζην Δπίπεδν 1 θαη, ζηε ζπλέρεηα, ζπληάζζεηε έλα θαηάινγν κε απηέο. Καλνληθά ν θαηάινγνο ησλ Γξαζηεξηνηήησλ ζα πξέπεη επίζεο λα πεξηιακβάλεη θαη δξαζηεξηφηεηεο Γηαρείξηζεο Έξγνπ.

20 Σειίδα 20 από 168 Σν δεχηεξν βήκα είλαη ε Γηάζπαζε ησλ Γξαζηεξηνηήησλ ζε Γηαρεηξίζηκεο Δξγαζίεο. θνπφο ηεο δηάζπαζεο ησλ δξαζηεξηνηήησλ ζε εξγαζίεο είλαη λα θαηαζηνχλ νη δξαζηεξηφηεηεο αξθεηά απιέο ψζηε λα είλαη εχθνιε ε νξγάλσζε θαη δηαρείξηζή ηνπο. Καλνληθά νη πξνζδηνξηδφκελεο εξγαζίεο ζα πξέπεη λα νδεγνχλ ζηα πξντφληα/ παξαδνηέα πνπ παξνπζηάδνληαη ζην Δπίπεδν 2 ηεο Αλαιπηηθήο Γνκήο Δξγαζηψλ. Θα πξέπεη λα είζηε πξνζεθηηθνί ψζηε λα επηηπγράλεηε ην ζσζηφ επίπεδν αλάιπζεο. Σν ζπλεζέζηεξν ιάζνο είλαη ε δηάζπαζε ησλ δξαζηεξηνηήησλ ζε ππεξβνιηθά κεγάιν βαζκφ αλάιπζεο. Ζ δηάζπαζε ζα πξέπεη λα ζηακαηά κφιηο έρεηε επηηχρεη επαξθέο επίπεδν αλάιπζεο πνπ ζαο επηηξέπεη λα εθηηκήζεηε ην ρξφλν θαη ηνπο πφξνπο πνπ απαηηνχληαη γηα ηελ πινπνίεζε ηεο εξγαζίαο. Ζ θχξηα δηαθνξά κεηαμχ ηεο δηάζπαζεο ζε απηή ηελ πεξίπησζε θαη ηεο αλάιπζεο θαηά ηελ αλάπηπμε ηεο Αλαιπηηθήο Γνκήο Δξγαζηψλ, είλαη φηη εδψ ηα ηειηθά απνηειέζκαηα πεξηγξάθνληαη σο δξαζηεξηφηεηεο θαη φρη σο παξαδνηέα. Όηαλ ρξεζηκνπνηεί ηελ Αλαιπηηθή Γνκή Δξγαζηψλ γηα ηνλ πξνζδηνξηζκφ ησλ αλαγθαίσλ δξαζηεξηνηήησλ, ν Τπεχζπλνο πληνληζηήο κπνξεί λα δηαπηζηψζεη φηη μέραζε λα ελζσκαηψζεη ζε απηήλ θάπνην παξαδνηέν ή φηη νη πεξηγξαθέο ησλ παξαδνηέσλ πξέπεη λα δηνξζσζνχλ ψζηε λα ππνδειψλνπλ ηα αθξηβή απνηειέζκαηα ηνπ Έξγνπ. ηελ πεξίπησζε απηή είλαη αλαγθαία ε επηθαηξνπνίεζε ηεο Αλαιπηηθήο Γνκήο Δξγαζηψλ. εκεηψλεηαη φηη, φπσο έρεη ήδε πεξηγξαθεί, ε Αλαιπηηθή Γνκή Δξγαζηψλ θαη ν Καηάινγνο Γξαζηεξηνηήησλ θαηαξηίδνληαη δηαδνρηθά πξψηα ε Αλαιπηηθή Γνκή Δξγαζηψλ θαη έπεηηα ν Καηάινγνο Γξαζηεξηνηήησλ. Χζηφζν, νξηζκέλεο θνξέο είλαη επθνιφηεξε ε ηαπηφρξνλε θαηάξηηζή ηνπο. Παξάδεηγκα 7-4: Πξνζδηνξηζκφο δξαζηεξηνηήησλ γηα ην Έξγν «Βειηίσζε ηεο ηθαλφηεηαο πινπνίεζεο ησλ Κππξηαθψλ Αλαζεηνπζψλ Αξρψλ» Έξγν: «Βειηίσζε ηεο ηθαλφηεηαο πινπνίεζεο ησλ Κππξηαθψλ Αλαζεηνπζψλ Αξρψλ». Μεηά ηελ θαηάξηηζε ηεο Αλαιπηηθήο Γνκήο Δξγαζηψλ (βι ) ηνπ Έξγνπ πνπ αθνξά ζηε βειηίσζε ηεο ηθαλφηεηαο πινπνίεζεο ησλ Κππξηαθψλ Αλαζεηνπζψλ Αξρψλ, πξέπεη λα πξνζδηνξηζηνχλ νη Γξαζηεξηφηεηεο πνπ νδεγνχλ ζηα θαζνξηζκέλα απνηειέζκαηα. Γηα λα ζπληάμεηε ηνλ Καηάινγν Γξαζηεξηνηήησλ: Πξέπεη λα πξνζδηνξίζεηε ηηο θχξηεο δξαζηεξηφηεηεο πνπ νδεγνχλ ζηα θχξηα παξαδνηέα ηνπ Έξγνπ. Οη θύξηεο Γξαζηεξηόηεηεο είλαη: o Υινπνίεζε δηεξγαζηώλ Γηαρείξηζεο Έξγνπ o Σύληαμε ηνπ Σρεδίνπ Γξάζεο γηα ηελ ΓΓΣ ώζηε λα είλαη έηνηκε λα αλαιάβεη ηνλ λέν ξόιν ηεο o Σύληαμε ηνπ Οδεγνύ Βέιηηζησλ Πξαθηηθώλ γηα ηε Σύλαςε θαη Δθηέιεζε Γεκνζίσλ Σπκβάζεσλ o Σρεδηαζκόο θαη εθηέιεζε ηεο Δθπαίδεπζεο Πξέπεη λα δηαζπάζεηε ηηο δξαζηεξηφηεηεο απηέο ζε εξγαζίεο. o Υινπνίεζε ησλ δηεξγαζηώλ Γηαρείξηζεο Έξγνπ: Σρεδηαζκόο θαη παξαγσγή αλαιπηηθνύ πξνγξάκκαηνο εξγαζηώλ Παξαθνινύζεζε θαη Έιεγρνο ηεο Πξνόδνπ ηνπ Έξγνπ

21 Σειίδα 21 από 168 Κιείζηκν ηνπ Έξγνπ Αμηνιόγεζε ηνπ Έξγνπ o Γηα ην Σρέδην Γξάζεο (Action Plan): Γηακόξθσζε πξόηαζεο γηα ηνλ λέν ξόιν θαη ηηο λέεο αξκνδηόηεηεο ηεο ΓΓΣ Πξνζδηνξηζκόο όισλ ησλ επηκέξνπο ελεξγεηώλ θαη ζύληαμε Σρεδίνπ Γξάζεο Σύληαμε εγρεηξηδίνπ εζσηεξηθώλ δηαδηθαζηώλ ηεο ΓΓΣ o Γηα ηνλ Οδεγό Βέιηηζησλ Πξαθηηθώλ γηα ηε Σύλαςε θαη Δθηέιεζε Γεκνζίσλ Σπκβάζεσλ: Σύληαμε Κεθαιαίνπ 1 ηνπ Οδεγνύ (Έλαξμε Έξγνπ θαη Γηαδηθαζίαο Σύλαςεο Γεκνζίσλ Σπκβάζεσλ) Σύληαμε Κεθαιαίνπ 2 ηνπ Οδεγνύ (Σηξαηεγηθή Σύλαςεο Γεκνζίσλ Σπκβάζεσλ) Σύληαμε Κεθαιαίνπ 3 ηνπ Οδεγνύ (Σύληαμε Δγγξάθσλ Γηαγσληζκνύ) Σύληαμε Κεθαιαίνπ 4 ηνπ Οδεγνύ (Αμηνιόγεζε ησλ πξνζθνξώλ θαη θαηαθύξσζε δηαγσληζκώλ) Σύληαμε Κεθαιαίνπ 5 ηνπ Οδεγνύ (Γηαδηθαζία κε Γηαπξαγκάηεπζε) Σύληαμε Κεθαιαίνπ 6 ηνπ Οδεγνύ (Υινπνίεζε θαη δηαρείξηζε ηεο ζύκβαζεο) Σύληαμε Κεθαιαίνπ 7 ηνπ Οδεγνύ (Δξγαιεία θαη ηερληθέο Γηαρείξηζεο Έξγνπ) Αλάπηπμε βαζηζκέλεο ζην Γηαδίθηπν ιύζεο γηα ηνλ Οδεγό (web-based solution) Σύληαμε Κώδηθα Γενληνινγίαο γηα ηε Σύλαςε Γεκνζίσλ Σπκβάζεσλ o Γηα ηελ Δθπαίδεπζε: Αλάπηπμε Σηξαηεγηθήο Δθπαίδεπζεο Γηακόξθσζε Πξνγξάκκαηνο Δθπαίδεπζεο Πξνεηνηκαζία Δθπαηδεπηηθνύ Υιηθνύ Παξνρή Δθπαίδεπζεο Δπαλαιακβάλεηε ην πξνεγνχκελν βήκα γηα ηηο εξγαζίεο θαη ειέγρεηε θαηά πφζνλ ρξεηάδεηαη πεξαηηέξσ αλάιπζε. Πεξαηηέξσ Αλάιπζε ρξεηάδεηαη κόλν ζηελ πεξίπησζε ηεο Παξνρήο Δθπαίδεπζεο, θαζώο ππάξρνπλ ηξεηο δηαθνξεηηθέο νκάδεο εθπαηδεπνκέλσλ (κε δηαθνξεηηθό αξηζκό ζπκκεηερόλησλ ε θάζε κία) θαη ε ΓΓΣ ζέιεη λα παξαθνινπζεί ην θόζηνο εθπαίδεπζεο γηα θάζε νκάδα. Ζ πεξαηηέξσ αλάιπζε νδεγεί ζηα εμήο: Δθπαίδεπζε εθπαηδεπηώλ Δθπαίδεπζε θπξίσο εκπιεθόκελσλ ζηε δηαδηθαζία ζύλαςεο δεκνζίσλ ζπκβάζεσλ Δθπαίδεπζε ινηπώλ εκπιεθόκελσλ ζηε δηαδηθαζία ζύλαςεο δεκνζίσλ ζπκβάζεσλ Καζνξηζκόο δηαδνρήο θαη αιιειεμαξηήζεωλ ηωλ δξαζηεξηνηήηωλ Αθνχ νη Γξαζηεξηφηεηεο πξνζδηνξηζηνχλ θαη δηαζπαζηνχλ ζε κηθξφηεξεο ζπληζηψζεο, πξέπεη λα ζπζρεηηζηνχλ κεηαμχ ηνπο, ψζηε λα θαζνξηζηνχλ ε δηαδνρή (ε ζεηξά κε ηελ νπνία νη δξαζηεξηφηεηεο ζα πξέπεη λα αλαιεθζνχλ) θαη νη αιιειεμαξηήζεηο (πνηα δξαζηεξηφηεηα πξέπεη λα έρεη νινθιεξσζεί πξηλ απφ ηελ έλαξμε θάπνηαο άιιεο) ησλ δξαζηεξηνηήησλ. Ο θαιχηεξνο ηξφπνο λα πεξηγξαθεί ε δηαδηθαζία απηή είλαη κέζσ ελφο παξαδείγκαηνο. Ζ πινπνίεζε ηεο εθπαίδεπζεο ζηνλ Οδεγφ Βέιηηζησλ Πξαθηηθψλ γηα ηε χλαςε θαη Δθηέιεζε Γεκνζίσλ πκβάζεσλ 100 θπξίσο εκπιεθνκέλσλ ζηε ζχλαςε δεκνζίσλ ζπκβάζεσλ πνπ πξνέξρνληαη απφ ηηο Κππξηαθέο Αλαζέηνπζεο Αξρέο, έρεη σο πξνυπνζέζεηο ηα εμήο: Οινθιήξσζε ηεο ζχληαμεο ηνπ Οδεγνχ Βέιηηζησλ Πξαθηηθψλ, Γηακφξθσζε ηεο ζηξαηεγηθήο Δθπαίδεπζεο, Αλάπηπμε ηνπ Πξνγξάκκαηνο Δθπαίδεπζεο θαη χληαμε ηνπ εθπαηδεπηηθνχ πιηθνχ. Ζ δηαδνρή ππαγνξεχεη φηη ε αλάπηπμε ηνπ πξνγξάκκαηνο εθπαίδεπζεο θαη ε ζχληαμε

22 Σειίδα 22 από 168 ηνπ εθπαηδεπηηθνχ πιηθνχ πξέπεη λα ιάβνπλ ρψξα πξηλ απφ ηελ παξνρή ηεο εθπαίδεπζεο, ελψ ζηηο αιιειεμαξηήζεηο πεξηιακβάλεηαη ην γεγνλφο φηη ε εθπαίδεπζε δελ κπνξεί λα μεθηλήζεη πξνηνχ ε Αλαζέηνπζα Αξρή εγθξίλεη ην εθπαηδεπηηθφ πιηθφ. Αιιειεμαξηήζεηο κπνξεί επίζεο λα πθίζηαληαη κεηαμχ δξαζηεξηνηήησλ πνπ ζα αλαιεθζνχλ απφ ην ίδην άηνκν (π.ρ. έλαο εθπαηδεπηήο ζηνλ νπνίν έρεη αλαηεζεί ε παξνρή εθπαίδεπζεο ηφζν ζε κειινληηθνχο εθπαηδεπηέο φζν θαη ζε θπξίσο εκπιεθφκελνπο ζηε δηαδηθαζία ζχλαςεο δεκνζίσλ ζπκβάζεσλ κπνξεί λα κελ είλαη ζε ζέζε λα θέξεη εηο πέξαο θαη ηηο δχν εξγαζίεο ηαπηφρξνλα). Οη αιιειεμαξηήζεηο κεηαμχ δξαζηεξηνηήησλ κπνξνχλ λα δηαθξηζνχλ ζηα αθφινπζα είδε: Τπνρξεσηηθέο αιιειεμαξηήζεηο: Τπνρξεσηηθέο είλαη εθείλεο νη αιιειεμαξηήζεηο πνπ είλαη ζπκθπείο κε ηε θχζε ηεο εξγαζίαο (π.ρ. ζε έλα θαηαζθεπαζηηθφ Έξγν δελ είλαη δπλαηή ε αλέγεξζε θαη επίρξηζε ησλ ηνίρσλ πξηλ ηεζνχλ ηα ζεκέιηα). Πξναηξεηηθέο αιιειεμαξηήζεηο: Πξναηξεηηθέο αιιειεμαξηήζεηο είλαη εθείλεο πνπ νξίδνληαη απφ ηελ Οκάδα Γηαρείξηζεο Έξγνπ (δει. ν νξηζκφο ηνπο είλαη ζηε δηαθξηηηθή επρέξεηα ηεο Οκάδαο). Καλνληθά, ε Οκάδα Γηαρείξηζεο Έξγνπ γλσξίδεη θαιά ηε ζεκαηηθή πεξηνρή ζηελ νπνία αλαθέξεηαη ην Έξγν θαη επηπιένλ είλαη ελήκεξε γηα θάζε αζπλήζηζην ζηνηρείν ηνπ Έξγνπ πνπ θαζηζηά ππνρξεσηηθή ηελ εθαξκνγή ζπγθεθξηκέλεο δηαδνρήο θαηά ηελ πινπνίεζε. Δμσηεξηθέο αιιειεμαξηήζεηο: Δμσηεξηθέο αιιειεμαξηήζεηο είλαη εθείλεο πνπ απνξξένπλ απφ δξαζηεξηφηεηεο εθηφο ησλ δξαζηεξηνηήησλ ηνπ Έξγνπ (π.ρ. ε δνθηκή ινγηζκηθνχ εμαξηάηαη απφ ηελ παξάδνζε ηνπ πιηθνχ [hardware] απφ εμσηεξηθφ πξνκεζεπηή). Κάζε γξαθηθή απεηθφληζε ησλ ινγηθψλ ζρέζεσλ κεηαμχ ησλ δξαζηεξηνηήησλ Έξγνπ απνθαιείηαη Γηθηπσηφ Γηάγξακκα Έξγνπ (Project Network Diagram). Τπάξρνπλ πεξηζζφηεξεο απφ κία ηερληθέο γηα ηελ θαηαζθεπή ελφο Γηθηπσηνχ Γηαγξάκκαηνο Έξγνπ (Μέζνδνο Γηαγξάκκαηνο Γηαδνρήο [Precedence Diagramming Method], Μέζνδνο Γηαγξάκκαηνο Βειψλ [Arrow Diagramming Method] θαη Μέζνδνο Γηαγξάκκαηνο Πξνυπνζέζεσλ [Conditional Diagramming Method]). Δθηφο απηνχ, ην Γηθηπσηφ Γηάγξακκα Έξγνπ κπνξεί λα παξαρζεί κε ην ρέξη ή απηνκαηνπνηεκέλα, κε ρξήζε εμεηδηθεπκέλνπ ινγηζκηθνχ. ηελ παξάγξαθν πνπ αθνινπζεί παξνπζηάδεηαη ε Μέζνδνο Γηαγξάκκαηνο Γηαδνρήο (Precedence Diagramming Method), θαζψο είλαη ε κέζνδνο πνπ ρξεζηκνπνηνχλ νη πεξηζζφηεξεο εθαξκνγέο ινγηζκηθνχ Γηαρείξηζεο Έξγσλ (π.ρ. MS Project, Primavera Planner). χκθσλα κε ηε κέζνδν απηή, νη Γξαζηεξηφηεηεο απεηθνλίδνληαη σο θνπηηά θαη νη αιιειεμαξηήζεηο ηνπο σο βέιε. Τπάξρνπλ ηέζζεξα είδε αιιειεμαξηήζεσλ, σζηφζν κφλνλ έλα είλαη απηφ πνπ ρξεζηκνπνηείηαη ζπρλφηεξα: ε αιιειεμάξηεζε ηχπνπ Τέινο-Αξρή (Finish to Start). Πην ζπγθεθξηκέλα, ηα είδε αιιειεμαξηήζεσλ είλαη: Τέινο-Αξρή (Finish to Start, FS): ηελ πεξίπησζε απηή, ε εξγαζία ηεο δξαζηεξηφηεηαο πνπ έπεηαη δελ κπνξεί λα μεθηλήζεη πξηλ νινθιεξσζεί ε εξγαζία ηεο δξαζηεξηφηεηαο πνπ πξνεγείηαη.

23 Σειίδα 23 από 168 Τέινο-Τέινο (Finish to Finish, FF): ηελ πεξίπησζε απηή, ε νινθιήξσζε ηεο εξγαζίαο ηεο δξαζηεξηφηεηαο πνπ έπεηαη εμαξηάηαη απφ ηελ νινθιήξσζε ηεο εξγαζίαο ηεο δξαζηεξηφηεηαο πνπ πξνεγείηαη. Αξρή-Αξρή (Start to Start, SS): ηελ πεξίπησζε απηή, ε έλαξμε ηεο εξγαζίαο ηεο δξαζηεξηφηεηαο πνπ έπεηαη εμαξηάηαη απφ ηελ έλαξμε ηεο εξγαζίαο ηεο δξαζηεξηφηεηαο πνπ πξνεγείηαη. Αξρή-Τέινο (Start to Finish, SF): ηελ πεξίπησζε απηή (πνπ ρξεζηκνπνηείηαη ζπάληα), ε νινθιήξσζε ηεο εξγαζίαο ηεο δξαζηεξηφηεηαο πνπ έπεηαη εμαξηάηαη απφ ηελ έλαξμε ηεο εξγαζίαο ηεο δξαζηεξηφηεηαο πνπ πξνεγείηαη. ην αθφινπζν ζρήκα παξνπζηάδεηαη έλα ραξαθηεξηζηηθφ δηάγξακκα πνπ ζρεδηάζηεθε κε ρξήζε ηεο Μεζφδνπ Γηαγξάκκαηνο Γηαδνρήο (Precedence Diagramming Method): A B Γ Έναπξη Τέλορ Γ E Ε ρήκα 7-7: Γηθηπσηφ Γηάγξακκα Έξγνπ κε ρξήζε ηεο Μεζφδνπ Γηαγξάκκαηνο Γηαδνρήο (Precedence Diagramming Method) Θα πξέπεη λα ζεκεησζεί φηη ζήκεξα ηέηνηα δηαγξάκκαηα παξάγνληαη ζρεδφλ απηφκαηα κε ρξήζε εμεηδηθεπκέλνπ ινγηζκηθνχ. Όια ηα είδε εμαξηήζεσλ κεηαμχ ησλ δξαζηεξηνηήησλ «δειψλνληαη» θαηά ηε δεκηνπξγία ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο θαη παξνπζηάδνληαη απηφκαηα σο ζπλδεηηθά βέιε ζην δηάγξακκα Gantt. Απφ ηελ άπνςε απηή, απηφ θαζαπηφ ην Γηθηπσηφ Γηάγξακκα Έξγνπ δελ είλαη ππνρξεσηηθφ, σζηφζν ε δηαδνρή θαη νη αιιειεμαξηήζεηο ησλ δξαζηεξηνηήησλ πξέπεη λα πξνζδηνξίδνληαη, θαζψο είλαη αλαγθαίεο γηα ηνλ ρξνληθφ πξνγξακκαηηζκφ ησλ δξαζηεξηνηήησλ. Παξάδεηγκα 7-5: Γηαδνρή θαη αιιειεμαξηήζεηο δξαζηεξηνηήησλ γηα ην Έξγν «Βειηίσζε ηεο ηθαλφηεηα πινπνίεζεο ησλ Κππξηαθψλ Αλαζεηνπζψλ Αξρψλ» Έξγν: «Βειηίσζε ηεο ηθαλφηεηαο πινπνίεζεο ησλ Κππξηαθψλ Αλαζεηνπζψλ Αξρψλ». Μεηά ηνλ πξνζδηνξηζκφ ησλ Γξαζηεξηνηήησλ ηνπ Έξγνπ (βι ), πξέπεη επίζεο λα πξνζδηνξηζηνχλ ε δηαδνρή θαη νη αιιειεμαξηήζεηο απηψλ. Ζ Αλάπηπμε ηεο βαζηζκέλεο ζην Γηαδίθηπν ιχζεο γηα ηνλ Οδεγφ Βέιηηζησλ Πξαθηηθψλ γηα ηε χλαςε θαη Δθηέιεζε Γεκνζίσλ πκβάζεσλ δελ ζα πξέπεη λα μεθηλήζεη πξηλ νινθιεξσζεί ε ζχληαμε φισλ ησλ Κεθαιαίσλ ηνπ Οδεγνχ. Ζ εθπφλεζε ηνπ Δθπαηδεπηηθνχ πιηθνχ δελ ζα πξέπεη λα μεθηλήζεη πξηλ νινθιεξσζεί ε ζχληαμε φισλ ησλ Κεθαιαίσλ ηνπ Οδεγνχ. Ζ παξνρή ηεο εθπαίδεπζεο δελ ζα πξέπεη λα μεθηλήζεη πξηλ νινθιεξσζεί ε ζχληαμε φισλ ησλ

24 Σειίδα 24 από 168 Κεθαιαίσλ ηνπ Οδεγνχ θαη πξηλ εθπνλεζεί ην εθπαηδεπηηθφ πιηθφ. Ζ εθπαίδεπζε ησλ θπξίσο θαη ινηπψλ εκπιεθνκέλσλ ζηε ζχλαςε δεκνζίσλ ζπκβάζεσλ δελ ζα πξέπεη λα μεθηλήζεη παξά κφλνλ αθνχ νινθιεξσζεί ε εθπαίδεπζε ησλ κειινληηθψλ εθπαηδεπηψλ. ε πεξίπησζε πνπ ζέιαηε λα απεηθνλίζεηε ηηο πξναλαθεξζείζεο αιιειεμαξηήζεηο ζε κνξθή δηαγξάκκαηνο, ζα θαηαιήγαηε ζε έλα δηάγξακκα φπσο ην αθφινπζν: Παπακολούθηζη & έλεγσορ ηηρ πποόδος ςλοποίηζηρ ηος Έπγος Κλείζιμο ηος Έπγος Αξιολόγηζη ηος Έπγος Έναπξη Γιαμόπθυζη ππόηαζηρ για ηο νέο πόλο και ηιρ νέερ απμοδιόηηηερ ηηρ ΓΓΣ Πποζδιοπιζμόρ όλυν ηυν επιμέποςρ ενεπγειών και ζύνηαξη Σσεδίος Γπάζηρ Σύνηαξη εγσειπιδίος εζυηεπικών διαδικαζιών ηηρ ΓΓΣ Σύνηαξη ηος Κεθ.1 Σύνηαξη ηος Κεθ.6 Σύνηαξη ηος Κεθ.7 Ανάπηςξη λύζηρ για ππόζβαζη ζηον Οδηγό μέζυ διαδικηύος Σσεδιαζμόρ & παπαγυγή ενόρ αναλςηικού ππογπάμμαηορ επγαζιών Σύνηαξη ηος Κεθ.2 Σύνηαξη ηος Κεθ.3 Σύνηαξη ηος Κεθ.4 Σύνηαξη ηος Κεθ.5 Τέλορ Σύνηαξη Κώδικα Γεονηολογίαρ για ηη Σύνατη Γημοζίυν Σςμβάζευν Ανάπηςξη Σηπαηηγικήρ Δκπαίδεςζηρ Γιαμόπθυζη Ππογπάμμαηορ Δκπαίδεςζηρ Πποεηοιμαζία Δκπαιδεςηικού Υλικού Δκπαίδεςζη Δκπαιδεςηών Δκπαίδεςζη κςπίυρ εμπλεκόμενυν ζηη διαδικαζία ζύνατηρ δημοζίυν ζςμβάζευν Δκπαίδεςζη λοιπών εμπλεκόμενυν ζηη διαδικαζία ζύνατηρ δημοζίυν ζςμβάζευν Δθηίκεζε δηάξθεηαο Γξαζηεξηνηήηωλ/ εξγαζηώλ Ζ εθηίκεζε ηεο δηάξθεηαο ησλ δξαζηεξηνηήησλ είλαη ε δηεξγαζία δηακφξθσζεο κίαο ξεαιηζηηθήο πνζνηηθήο εθηίκεζεο ηνπ πηζαλνχ αξηζκνχ πεξηφδσλ εξγαζίαο πνπ ζα απαηηεζνχλ γηα ηελ νινθιήξσζε θάζε κίαο δξαζηεξηφηεηαο. πρλά ε εθηίκεζε δηακνξθψλεηαη πξννδεπηηθά θαη κε κεγαιχηεξε αθξίβεηα. Πξνθεηκέλνπ λα δηαζθαιίδεηαη φηη νη εθηηκήζεηο θαηά ην ζηάδην απηφ είλαη ξεαιηζηηθέο, ζα πξέπεη λα δεηείηαη ε ζπλδξνκή εθείλσλ ησλ κειψλ ηεο Οκάδαο Έξγνπ πνπ είλαη πεξηζζφηεξν εμνηθεησκέλα κε ηε θχζε ηεο ζπγθεθξηκέλεο δξαζηεξηφηεηαο, θαζψο θαη εθείλσλ πνπ δηαζέηνπλ ηηο αλαγθαίεο ηερληθέο γλψζεηο ή ηελ εκπεηξία (κέζσ ηεο ζπκκεηνρήο ηνπο ζε παξφκνηεο δξαζηεξηφηεηεο/ Έξγα ή ηεο δηαρείξηζεο παξφκνησλ δξαζηεξηνηήησλ/ Έξγσλ ζην παξειζφλ). είλαη: Σα αλαγθαία δεδνκέλα εηζφδνπ γηα ηελ εθηίκεζε ηεο δηάξθεηαο ησλ δξαζηεξηνηήησλ Ο Καηάινγνο Γξαζηεξηνηήησλ (βι ) Πεξηνξηζκνί θαη ππνζέζεηο εξγαζίαο

25 Σειίδα 25 από 168 Οη απαηηήζεηο ζε Πφξνπο (βι ). Ζ δηάξθεηα ησλ πεξηζζφηεξσλ δξαζηεξηνηήησλ επεξεάδεηαη απφ ην πιήζνο ησλ πφξσλ πνπ αλαηίζεληαη ζε απηέο θαη απφ ηηο δεμηφηεηεο θαη ηηο ηθαλφηεηεο πνπ απηνί δηαζέηνπλ. Καλνληθά, είλαη αλακελφκελν έλαο έκπεηξνο ζχκβνπινο (senior consultant) πνπ εξγάδεηαη κε θαζεζηψο πιήξνπο απαζρφιεζεο λα νινθιεξψλεη κία ζπγθεθξηκέλε δξαζηεξηφηεηα ζε ιηγφηεξν ρξφλν απφ φηη έλαο ιηγφηεξν έκπεηξνο ζχκβνπινο (junior consultant) πνπ επίζεο εξγάδεηαη κε θαζεζηψο πιήξνπο απαζρφιεζεο. Δπηπιένλ, είλαη αλακελφκελν δχν άηνκα ηνπ Φνξέα Τινπνίεζεο πνπ ζπλεξγάδνληαη γηα κία ζπγθεθξηκέλε εξγαζία λα ηελ νινθιεξψλνπλ ζην κηζφ ρξφλν απφ ηνλ ρξφλν απ φηη ζα ρξεηαδφηαλ ην θαζέλα ηνπο κφλν ηνπ. Πξέπεη λα ζεκεησζεί φηη παξφιν πνπ ην πιήζνο ησλ πφξσλ πνπ αλαηίζεηαη ζε θάζε εξγαζία είλαη ζεκαληηθφ δεδνκέλν εηζφδνπ γηα ηελ εθηίκεζε ηεο δηάξθεηαο ησλ δξαζηεξηνηήησλ, ππάξρνπλ πεξηπηψζεηο ζηηο νπνίεο ε εθηίκεζε ηεο δηάξθεηαο ησλ δξαζηεξηνηήησλ βαζίδεηαη θπξίσο ζε ηζηνξηθά δεδνκέλα θαη ζηελ εκπεηξία απφ ηελ πινπνίεζε πξνεγνχκελσλ παξφκνησλ Έξγσλ. ηηο πεξηπηψζεηο απηέο, ε δηάξθεηα ησλ δξαζηεξηνηήησλ είλαη πξνθαζνξηζκέλε θαη ην πιήζνο ησλ πφξσλ πνπ απαηηνχληαη γηα ηε δηεθπεξαίσζε ησλ δξαζηεξηνηήησλ θαζνξίδεηαη αλάινγα. Ηζηνξηθέο πιεξνθνξίεο. Αθνξνχλ ζε δηαζέζηκα δεδνκέλα απφ θαθέινπο Έξγνπ παξφκνησλ Έξγσλ αλαθνξηθά κε ηελ πξαγκαηηθή δηάξθεηα ησλ δξαζηεξηνηήησλ ηνπο. Αθνξνχλ επίζεο ζε πιεξνθνξίεο δηαζέζηκεο ζε βάζεηο δεδνκέλσλ, φπσο πφζνο ρξφλνο απαηηείηαη γηα λα ζηεξενπνηεζεί ην ζθπξφδεκα, πφζνο ρξφλνο απαηηείηαη γηα λα αληαπνθξηζεί έλα Τπνπξγείν ζε νξηζκέλα είδε αηηήζεσλ, πφζνο ρξφλνο απαηηείηαη γηα ηελ ςήθηζε ελφο λφκνπ θιπ. Δληνπηζκέλνη θίλδπλνη. Ζ Οκάδα Έξγνπ κπνξεί λα επηιέμεη λα ελζσκαηψζεη κία επηπξφζζεηε ρξνληθή πεξίνδν (πνπ ζπλήζσο απνθαιείηαη ρξνληθό απόζεκα [reserve time]) ζηε δηάξθεηα κίαο δξαζηεξηφηεηαο, αλαγλσξίδνληαο φηη ελδέρεηαη λα επέιζνπλ έλαο ή πεξηζζφηεξνη απφ ηνπο εληνπηζκελνπο θηλδχλνπο. Ο ρξφλνο απηφο κπνξεί λα εθθξάδεηαη σο πνζνζηφ ηεο εθηηκψκελεο δηάξθεηαο κίαο ζηαζεξήο πεξηφδνπ. Παξάδεηγκα 7-6: Δθηίκεζε ηεο δηάξθεηαο δξαζηεξηνηήησλ/ εξγαζηψλ γηα ην Έξγν «Βειηίσζε ηεο ηθαλφηεηαο πινπνίεζεο ησλ Κππξηαθψλ Αλαζεηνπζψλ Αξρψλ» Έξγν: «Βειηίσζε ηεο ηθαλφηεηαο πινπνίεζεο ησλ Κππξηαθψλ Αλαζεηνπζψλ Αξρψλ». Μεηά ηνλ πξνζδηνξηζκφ ησλ Γξαζηεξηνηήησλ ηνπ Έξγνπ (βι ), ηεο δηαδνρήο θαη ησλ αιιειεμαξηήζεψλ ηνπο (βι ), πξέπεη λα εθηηκεζεί ε δηάξθεηα ησλ δξαζηεξηνηήησλ θαη ησλ εξγαζηψλ. Ζ εθηίκεζε ζα βαζηζηεί ζηελ πξαγκαηηθή δηάξθεηα πξνεγνχκελσλ παξφκνησλ δξαζηεξηνηήησλ [π.ρ. δηακφξθσζε ρεδίσλ Γξάζεο, αλάπηπμε ζηξαηεγηθήο εθπαίδεπζεο, εθπαίδεπζε ζε λνκηθά ζέκαηα θαη ζε λέεο δηεξγαζίεο (βέιηηζηεο πξαθηηθέο)]. Ηδηαίηεξα γηα ηε ζχληαμε ηνπ Οδεγνχ Βέιηηζησλ Πξαθηηθψλ, ε εθηίκεζε ηνπ απαηηνχκελνπ ρξφλνπ ζα κπνξνχζε λα βαζηζηεί ζηνλ φγθν παξφκνησλ Οδεγψλ πνπ εθπνλήζεθαλ απφ άιιεο ρψξεο ή αθφκε θαη ζηελ εκπεηξία ηνπο (πφζν ρξφλν ρξεηάζηεθαλ γηα λα εθπνλήζνπλ ηέηνηνπο Οδεγνχο). Μία ελδεηθηηθή εθηίκεζε ηεο δηάξθεηαο ησλ Γξαζηεξηνηήησλ είλαη ε αθφινπζε:

26 Σειίδα 26 από 168 Γξαζηεξηόηεηα Γηάξθεηα (εξγάζηκεο εκέξεο) ρεδηαζκφο θαη παξαγσγή αλαιπηηθνχ πξνγξάκκαηνο εξγαζίαο 24 Παξαθνινχζεζε θαη Έιεγρνο ηεο Πξνφδνπ ηνπ Έξγνπ 433 Κιείζηκν ηνπ Έξγνπ 9 Αμηνιφγεζε ηνπ Έξγνπ 7 Γηακφξθσζε πξφηαζεο γηα ην λέν ξφιν θαη ηηο λέεο αξκνδηφηεηεο ηεο ΓΓ Πξνζδηνξηζκφο φισλ ησλ επηκέξνπο ελεξγεηψλ θαη ζχληαμε ρεδίνπ Γξάζεο Δθπφλεζε εγρεηξηδίνπ εζσηεξηθψλ δηαδηθαζηψλ ηεο ΓΓ χληαμε Κεθαιαίνπ 1 ηνπ Οδεγνχ (Έλαξμε Έξγνπ θαη Γηαδηθαζίαο χλαςεο Γεκνζίσλ πκβάζεσλ) χληαμε Κεθαιαίνπ 2 ηνπ Οδεγνχ (ηξαηεγηθή χλαςεο Γεκνζίσλ πκβάζεσλ) χληαμε Κεθαιαίνπ 3 ηνπ Οδεγνχ (χληαμε Δγγξάθσλ Γηαγσληζκνχ) χληαμε Κεθαιαίνπ 4 ηνπ Οδεγνχ (Αμηνιφγεζε ησλ πξνζθνξψλ θαη θαηαθχξσζε ησλ δηαγσληζκψλ) χληαμε Κεθαιαίνπ 5 ηνπ Οδεγνχ (Γηαδηθαζία κε Γηαπξαγκάηεπζε) χληαμε Κεθαιαίνπ 6 ηνπ Οδεγνχ (Τινπνίεζε & δηαρείξηζε ζχκβαζεο) χληαμε Κεθαιαίνπ 7 ηνπ Οδεγνχ (Δξγαιεία θαη ηερληθέο Γηαρείξηζεο Έξγνπ) Αλάπηπμε βαζηζκέλεο ζην Γηαδίθηπν ιχζεο γηα ηνλ Οδεγφ 53 χληαμε Κψδηθα Γενληνινγίαο γηα ηε χλαςε Γεκνζίσλ πκβάζεσλ Αλάπηπμε ηξαηεγηθήο Δθπαίδεπζεο 57 Γηακφξθσζε Πξνγξάκκαηνο Δθπαίδεπζεο 28 Δθπφλεζε Δθπαηδεπηηθνχ Τιηθνχ 70 Δθπαίδεπζε εθπαηδεπηψλ 15 Δθπαίδεπζε θπξίσο εκπιεθφκελσλ ζηε δηαδηθαζία ζχλαςεο δεκνζίσλ ζπκβάζεσλ Δθπαίδεπζε ινηπψλ εκπιεθφκελσλ ζηε δηαδηθαζία ζχλαςεο δεκνζίσλ ζπκβάζεσλ Υξνληθόο Πξνγξακκαηηζκόο Γξαζηεξηνηήηωλ Ο ρξνληθφο πξνγξακκαηηζκφο αθνινπζεί ηελ εθηίκεζε ηνπ ρξφλνπ πνπ απαηηείηαη γηα θάζε δξαζηεξηφηεηα θαη είλαη ηδηαίηεξα θξίζηκν βήκα θαηά ηε Φάζε Πξνγξακκαηηζκνχ, θαζψο ην εθηθηφ ηεο επίηεπμεο ησλ ζηφρσλ ελφο πξνγξάκκαηνο/ ζρεδίνπ θαίλεηαη κφλν φηαλ νη

27 Σειίδα 27 από 168 δξαζηεξηφηεηεο ηνπνζεηεζνχλ ζε έλα ρξνλνδηάγξακκα πνπ θαζνξίδεη πφηε πξέπεη λα εθηειεζηεί ε θάζε δξαζηεξηφηεηα. Γηα λα πξνρσξήζεηε ζηνλ ρξνληθφ πξνγξακκαηηζκφ, ρξεηάδεζηε ηα αθφινπζα δεδνκέλα εηζφδνπ: Σε δηαδνρή θαη ηηο αιιειεμαξηήζεηο ησλ δξαζηεξηνηήησλ (βι ). Δθηηκήζεηο γηα ηε δηάξθεηα ησλ δξαζηεξηνηήησλ (βι ). Απαηηήζεηο ζε πφξνπο θαη δηαζεζηκφηεηα πφξσλ (βι ). Θα πξέπεη λα θαζνξηζηεί ν αξηζκφο ησλ αηφκσλ πνπ ζα είλαη δηαζέζηκα γηα λα θέξνπλ ζε πέξαο ηελ εξγαζία. Οπνηεζδήπνηε ζπγθεθξηκέλεο πιεξνθνξίεο φπσο νλφκαηα, πνζνζηφ δηαζεζηκφηεηαο, θαη δηαζεζηκφηεηα ζε ζπγθεθξηκέλεο πεξηφδνπο (απφ έσο ) ζα πξέπεη επίζεο λα ζεκεηψλνληαη. Γηα ην πξνθαηαξθηηθφ ρξνλνδηάγξακκα κπνξεί λα ρξεηάδεηαη λα γλσξίδεηε κφλν φηη νη X αλψηεξνη ζχκβνπινη (senior consultants) ζα είλαη δηαζέζηκνη γηα κία ζπγθεθξηκέλε ρξνληθή πεξίνδν, ελψ γηα ην ηειηθφ ρξνλνδηάγξακκα ρξεηάδεηαη λα γλσξίδεηε πνηνη αθξηβψο ζα είλαη απηνί νη αλψηεξνη ζχκβνπινη (senior consultants). Τπνζέζεηο εξγαζίαο (Assumptions) Πεξηνξηζκνί (Constraints). Τπάξρνπλ δχν βαζηθέο θαηεγνξίεο ρξνληθψλ πεξηνξηζκψλ πνπ ζα πξέπεη λα ιακβάλνληαη ππφςε θαηά ηελ θαηάξηηζε ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο. Πξψηνλ, νη επηβεβιεκέλεο εκεξνκελίεο έλαξμεο ή ιήμεο δξαζηεξηνηήησλ, νη νπνίεο είλαη δπλαηφλ λα ρξεζηκνπνηνχληαη ψζηε λα νξηνζεηήζνπλ ηελ επέιεπζε ηεο έλαξμεο ή ηεο ιήμεο φρη λσξίηεξα ή φρη αξγφηεξα απφ κία πξνθαζνξηζκέλε εκεξνκελία (π.ρ. ζηελ πεξίπησζε Έξγσλ πνπ ζπγρξεκαηνδνηνχληαη απφ ηελ ΔΔ (ζηφρνο 2) γηα ηελ ηξέρνπζα πεξίνδν πξνγξακκαηηζκνχ, απηά ζα πξέπεη λα έρνπλ νινθιεξσζεί πξηλ απφ ηελ έλαξμε ηεο επφκελεο πεξηφδνπ πξνγξακκαηηζκνχ). Γεχηεξνλ, ν Ηδηνθηήηεο ηνπ Έξγνπ ή ηα ελδηαθεξφκελα κέξε ηνπ Έξγνπ κπνξεί λα δεηήζνπλ ηελ νινθιήξσζε ελφο ζπγθεθξηκέλνπ παξαδνηένπ κέρξη κία ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία. Οξφζεκα (Milestones). Σα νξφζεκα είλαη θχξηα γεγνλφηα πνπ παξέρνπλ ηε βάζε ζχκθσλα κε ηελ νπνία ζα παξαθνινπζείηαη θαη ζα δηεπζχλεηαη ε πινπνίεζε ηνπ Έξγνπ. Σα απινχζηεξα νξφζεκα είλαη νη εθηηκψκελεο εκεξνκελίεο γηα ηελ νινθιήξσζε θάζε Γξαζηεξηφηεηαο, γηα ηελ ππνβνιή παξαδνηέσλ ή γηα ηελ έγθξηζε εθ κέξνπο ηνπ πειάηε (απνδνρή ηνπ παξαρζέληνο πξντφληνο). Υξνληθέο πξνπνξείεο (time leads) θαη πζηεξήζεηο (lags): Τπάξρνπλ πεξηπηψζεηο φπνπ ε αιιειεμάξηεζε κεηαμχ δχν δξαζηεξηνηήησλ κπνξεί λα απαηηεί ηνλ νξηζκφ κίαο ζπγθεθξηκέλεο πξνπνξείαο ή πζηέξεζεο πξνθεηκέλνπ λα θαζνξηζηεί επαθξηβψο ε κεηαμχ ηνπο ζρέζε (π.ρ. ε ζχληαμε ηνπ Κεθαιαίνπ 3 ηνπ Οδεγνχ Βέιηηζησλ Πξαθηηθψλ γηα ηε χλαςε θαη Δθηέιεζε Γεκνζίσλ πκβάζεσλ, πνπ πξαγκαηεχεηαη ηε ζχληαμε ησλ εγγξάθσλ δηαγσληζκνχ, κπνξεί λα μεθηλήζεη 10 εκέξεο πξηλ απφ ηελ νινθιήξσζε ηνπ Κεθαιαίνπ 2 πνπ πξαγκαηεχεηαη ηε ζηξαηεγηθή ζχλαςεο δεκνζίσλ ζπκβάζεσλ. Αληίζηνηρα, κπνξεί λα είλαη αλαγθαία

28 Σειίδα 28 από 168 κία θαζπζηέξεζε (πζηέξεζε) δχν εβδνκάδσλ κεηαμχ ηεο νινθιήξσζεο ηεο ζχληαμεο ηνπ εθπαηδεπηηθνχ πιηθνχ θαη ηεο παξνρήο ηεο εθπαίδεπζεο). Τπάξρνπλ πνιιέο δηαθνξεηηθέο πξνζεγγίζεηο ζηνλ ρξνληθφ πξνγξακκαηηζκφ. Σα βήκαηα είλαη δπλαηφλ λα εθηειεζηνχλ είηε κε ην ρέξη είηε κε ρξήζε εξγαιείνπ Ζ/Τ (ινγηζκηθνχ). Σν Λνγηζκηθφ Γηαρείξηζεο Έξγσλ (φπσο ην Microsoft Project, ην Primavera θιπ.) ρξεζηκνπνηείηαη επξέσο σο βνήζεκα γηα ηελ αλάπηπμε ρξνλνδηαγξακκάησλ. Σν ρξνλνδηάγξακκα Έξγνπ πεξηιακβάλεη ηνπιάρηζηνλ ηηο εκεξνκελίεο έλαξμεο θαη ιήμεο θάζε δξαζηεξηφηεηαο, θαζψο θαη ηε δηάξθεηα απηήο (ζε εκέξεο, εβδνκάδεο, κήλεο θιπ.). Μπνξεί επίζεο λα πεξηιακβάλεη πιεξνθνξίεο ζρεηηθά κε ηνλ ππεχζπλν γηα ηελ πινπνίεζε ηεο θάζε ελέξγεηαο. Μπνξεί λα παξνπζηάδεηαη ζε ζπλνπηηθή ή αλαιπηηθή κνξθή, κε ρξήζε γξαθηθψλ ή κε ηε κνξθή πίλαθα. Πην ζπγθεθξηκέλα, νη παξαθάησ κνξθέο είλαη απηέο πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη ζπλεζέζηεξα: Ραβδνγξάκκαηα, πνπ απνθαινχληαη επίζεο Γηαγξάκκαηα Gantt (Gantt Charts) 5. Σν δηάγξακκα Gantt εζηηάδεη ζηε δηαδνρή ησλ εξγαζηψλ πνπ είλαη αλαγθαίεο γηα ηελ νινθιήξσζε θάπνηνπ Έξγνπ. Κάζε δξαζηεξηφηεηα/ εξγαζία απεηθνλίδεηαη σο νξηδφληηα ξάβδνο ζε έλα δηάγξακκα X-Y. Ο νξηδφληηνο άμνλαο (άμνλαο ησλ X) είλαη ε ρξνληθή θιίκαθα ζηελ νπνία ζα πινπνηεζεί ην Έξγν. πλεπψο, ην κήθνο θάζε ξάβδνπ δξαζηεξηφηεηαο/ εξγαζίαο αληηζηνηρεί ζηε δηάξθεηα ηεο δξαζηεξηφηεηαο/ εξγαζίαο ή ζηνλ αλαγθαίν γηα ηελ νινθιήξσζή ηεο ρξφλν. Σα βέιε πνπ ζπλδένπλ ηηο δξαζηεξηφηεηεο/ εξγαζίεο αληηπξνζσπεχνπλ ηε ζρέζε κεηαμχ ησλ δξαζηεξηνηήησλ/ εξγαζηψλ πνπ ζπλδένπλ. Σν δηάγξακκα Gantt απνηειεί άξηζην εξγαιείν γηα ηε γξήγνξε εθηίκεζε ηεο θαηάζηαζεο ελφο Έξγνπ, ζπλεπψο είλαη θαηάιιειν γηα παξνπζηάζεηο πξνο ηε Γηνίθεζε, γηα αλαθνξέο θαηάζηαζεο θαη γηα ηελ παξνπζίαζε πιεξνθνξηψλ αλαθνξηθά κε ηελ πξφνδν ελφο Έξγνπ πξνο φια ηα ελδηαθεξφκελα κέξε. Σν δηάγξακκα Gantt κπνξεί λα αλαπηπρζεί κε ηε ρξήζε Παθέησλ Λνγηζκηθνχ φπσο ηα MS Project, Primavera Project Planner (P3), Project Scheduler (PS8) θιπ. Γηθηπσηά Γηαγξάκκαηα Έξγνπ (Project Network Diagrams) κε εκεξνκελίεο. Ζ κνξθή απηή δείρλεη ηε δηαδνρή θαη ηηο αιιειεμαξηήζεηο ησλ δξαζηεξηνηήησλ, θαζψο θαη ηελ εκεξνκελία έλαξμεο θαη νινθιήξσζεο θάζε δξαζηεξηφηεηαο. Σν Γηθηπσηφ Γηάγξακκα Έξγνπ ζπρλά απνθαιείηαη θαη δηάγξακκα PERT. Σν δηάγξακκα PERT 6 είλαη έλα δηθηπσηήο κνξθήο βνήζεκα γηα ην ζρεδηαζκφ θαη ην ρξνληθφ πξνγξακκαηηζκφ πνιιψλ αιιειεμαξηψκελσλ εξγαζηψλ ζε κεγάια θαη πνιχπινθα Έξγα. Κνηλά Παθέηα Λνγηζκηθνχ φπσο ην MS Project, ην Primavera Project Planner (P3) θαη ην Project Scheduler (PS8) κπνξνχλ λα δεκηνπξγήζνπλ δηάγξακκα PERT κε βάζε έλα δηάγξακκα Gantt. 5 Τν δηάγξακκα Gantt αλαπηύρζεθε γηα πξώηε θνξά από ηνλ Charles Gantt ην Τν δηάγξακκα PERT αλαπηύρζεθε γηα πξώηε θνξά ζηα ηέιε ηεο δεθαεηίαο ηνπ 1950 γηα ην Έξγν Polaris ηνπ Πνιεκηθνύ Ναπηηθνύ ησλ ΖΠΑ, Έξγν κε ρηιηάδεο αλαδόρνπο.

29 Σειίδα 29 από 168 Σα δηαγξάκκαηα PERT είλαη πην πνιχπινθα απφ ηα δηαγξάκκαηα Gantt θαη ζα πξέπεη λα απνθεχγνληαη ζε παξνπζηάζεηο πξνο ηελ Γηνίθεζε. Γηαγξάκκαηα νξνζήκσλ (Milestone charts). ε απηφ ην είδνο δηαγξακκάησλ παξνπζηάδνληαη θαηά θαλφλα ηα θαζνξηζκέλα νξφζεκα, δειαδή νη εκεξνκελίεο έλαξμεο θαη νινθιήξσζεο ηεο παξαγσγήο ησλ παξαδνηέσλ. Παξάδεηγκα 7-7: Γηαγξάκκαηα Gantt θαη PERT γηα ην Έξγν «Βειηίσζε ηεο ηθαλφηεηαο πινπνίεζεο ησλ Κππξηαθψλ Αλαζεηνπζψλ Αξρψλ» Έξγν: «Βειηίσζε ηεο ηθαλφηεηαο πινπνίεζεο ησλ Κππξηαθψλ Αλαζεηνπζψλ Αξρψλ». Υξεζηκνπνηψληαο ην MS Project γηα ηελ θαηάξηηζε ηνπ Υξνλνδηαγξάκκαηνο γηα ην πξναλαθεξζέλ Έξγν (θαη εηδηθφηεξα γηα ηηο Γξαζηεξηφηεηεο 2 «χληαμε ρεδίνπ Γξάζεο γηα ηελ ΓΓ», 3 «χληαμε ηνπ Οδεγνχ Βέιηηζησλ Πξαθηηθψλ γηα ηε χλαςε θαη Δθηέιεζε Γεκνζίσλ πκβάζεσλ» θαη 4 «ρεδηαζκφο θαη εθηέιεζε εθπαίδεπζεο»), πξνθχπηνπλ ηα παξαθάησ είδε δηαγξακκάησλ. Γηάγξακκα Gantt. Όπσο αλαθέξεηαη παξαπάλσ, ην δηάγξακκα απηφ απεηθνλίδεη ηηο δξαζηεξηφηεηεο θαη ηηο εξγαζίεο πξνο εθηέιεζε, ηηο πξναπαηηήζεηο θαη ηηο κεηαμχ ηνπο αιιειεμαξηήζεηο, ηηο εκεξνκελίεο έλαξμεο θαη ιήμεο θαζψο θαη ηε δηάξθεηα ηεο θάζε εξγαζίαο. Ζ ρξνληθή θιίκαθα ζηελ θνξπθή κπνξεί εχθνια λα αιιάμεη, ζπλεπψο ζε πεξηπηψζεηο έξγσλ δηάξθεηαο κεξηθψλ κελψλ νη κνλάδεο ηεο θχξηαο ρξνληθήο θιίκαθαο ζα κπνξνχζαλ λα είλαη κήλεο ελψ νη κνλάδεο ηεο δεπηεξεχνπζαο ρξνληθήο θιίκαθαο ζα κπνξνχζαλ λα είλαη εβδνκάδεο ή εκέξεο. Γηάγξακκα PERT ην δηάγξακκα απηφ θάζε δξαζηεξηφηεηα απεηθνλίδεηαη σο πιάγην παξαιιειφγξακκν, ελψ νη εξγαζίεο παξνπζηάδνληαη σο νξζνγψληα παξαιιειφγξακκα. Γηα θάζε εξγαζία παξνπζηάδεηαη ε δηάξθεηα θαη ε εκεξνκελία έλαξμεο θαη πεξάησζήο ηεο. Οη εξγαζίεο πνπ απεηθνλίδνληαη κε θφθθηλν ρξψκα ππνδειψλνπλ ηελ θξίζηκε δηαδξνκή (critical path), θαη ζπλεπψο απηέο είλαη νη εξγαζίεο πνπ πξέπεη λα νινθιεξσζνχλ έγθαηξα ψζηε ην Έξγν λα πεξαησζεί ρσξίο θαζπζηέξεζε. Ο νξηζκφο ηεο θξίζηκεο δηαδξνκήο θαζψο θαη νδεγίεο ζρεηηθά κε ηε ρξήζε θαη ηε ζεκαζία ηεο δίλνληαη ζηελ παξάγξαθν πνπ αθνινπζεί.

30 Σειίδα 30 από 168 Γηεύζπλζε Γεκνζίωλ πκβάζεωλ Αλάδνρνο: Έξγν: «Μέηξα γηα ηελ Αλάπηπμε ηεο Ηθαλόηεηαο ησλ Κππξηαθώλ Αλαζεηνπζώλ Αξρώλ γηα ηελ Δθαξκνγή ηνπ Κνηλνηηθνύ Κεθηεκέλνπ πεξί Γεκνζίσλ Σπκβάζεσλ» Κσδ. Αλαθνξάο: 2005/S