Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project

Transcript

1 2013

2 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project

3 2 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Copyright 2008, 2014 Learning Plan, Αζαλάζηνο Ν. ηακνχιεο Δθδφζεηο Learning Plan Καιαπνζάθε Θεζζαινλίθε info@learningplan,gr Σει Απαγνξεχεηαη ε νιηθή ή κεξηθή αλαπαξαγσγή ηνπ βηβιίνπ. ISBN Σα παξαδείγκαηα έξγσλ ηνπ βηβιίνπ κπνξνχλ λα θαηεβνχλ απφ ηνλ δηθηπαθφ ηφπν

4 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Πρόλογος Ζ Learning Plan είλαη κηα εηαηξία παξαγσγήο πξνζαξκνζκέλνπ, θαηά παξαγγειία, software, εθδφζεσλ, παξνρήο ππεξεζηψλ εθπαίδεπζεο θαη παξνρήο ζπκβνπιεπηηθψλ ππεξεζηψλ ζηνλ ηνκέα ηεο δηνίθεζεο έξγσλ θαη ηεο δηνίθεζεο επηρεηξήζεσλ. Με ην βηβιίν απηφ, ε Learning Plan επειπηζηεί λα δψζεη ζηνπο αλαγλψζηεο ηηο βαζηθέο γλψζεηο ζηε δηνίθεζε έξγσλ, ζε ζπλδπαζκφ κε ηε βέιηηζηε ρξήζε ηνπ Microsoft Office Project. Γηα λα θαιπθηνχλ νη αλάγθεο ησλ ρξεζηψλ ηνπ ζπγθεθξηκέλνπ πξνγξάκκαηνο θαη ζε επίπεδν πηζηνπνηήζεσλ ηεο Microsoft, ππάξρνπλ ηξία θεθάιαηα αζθήζεσλ ζε εκβφιηκα ζεκεία. Δπεηδή ην ζπγθεθξηκέλν ζέκα είλαη ηεξάζηην θαη ζα κπνξνχζε θαλείο πξαγκαηηθά λα ραζεί ζηνλ φγθν ησλ πιεξνθνξηψλ θαη ησλ γλψζεσλ, έγηλε ηδηαίηεξε πξνζπάζεηα νη γλψζεηο απηέο λα δνζνχλ ζπκππθλσκέλα θαη απνηειεζκαηηθά ζε έλα εχρξεζην βηβιίν ρακεινχ φγθνπ.

5 4 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Πεξηερόκελα (Υξεζηκνπνηήζηε ηα Bookmarks ηνπ Adobe Reader))

6 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δηζαγσγή Γηνίθεζε έξγνπ (Project Management) Έλα έξγν (project) είλαη έλα ζχλνιν απφ δξαζηεξηφηεηεο θαη δηαδηθαζίεο, νη νπνίεο εθηεινχληαη κία θαη κνλαδηθή θνξά θαη έρνπλ έλα ζπγθεθξηκέλν ρξνληθφ νξίδνληα. Έλα έξγν εκθαλίδεηαη φηαλ πξέπεη λα επηηεπρζεί θάηη κε θαζεκεξηλφ. Σα ραξαθηεξηζηηθά ελφο έξγνπ είλαη : Η Μνλαδηθόηεηα. Έλα ζχλνιν απφ κε ζπλεζηζκέλεο εξγαζίεο, πνπ εθηεινχληαη κε κία ζπγθεθξηκέλε ζεηξά πξνηεξαηφηεηαο θαη νδεγνχλ ζ έλα κνλαδηθφ ζηφρν (πξντφλ ή ππεξεζία). Η Πξνζσξηλόηεηα. Μηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία έλαξμεο θαη κηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία ιήμεο. Η Πξννδεπηηθή αλάπηπμε. Ξεθηλάεη απφ κηα γεληθή πεξηγξαθή θαη ζηαδηαθά πξνζδηνξίδεηαη θαη ζρεδηάδεηαη. Οη Πεξηνξηζκνί. Ζ χπαξμε πεξηνξηζκέλσλ πφξσλ, πξνυπνινγηζκνχ θαη ρξφλνπ. Γηνίθεζε έξγνπ, ζχκθσλα κε ην εγρεηξίδην Project Management Body of Knowledge (PMBOK ) πνπ εθδίδεη ην Project Management Institute (PMI ), είλαη ε εθαξκνγή γλψζεσλ, ηθαλνηήησλ, εξγαιείσλ θαη ηερληθψλ, ζηηο δξαζηεξηφηεηεο ελφο έξγνπ, πξνθεηκέλνπ λα επηηεπρζνχλ νη απαηηήζεηο ηνπ. Βαζηθά ζπζηαηηθά ζηε δηνίθεζε έξγνπ είλαη ν νξηζκφο, ν ζρεδηαζκφο, ν πξνγξακκαηηζκφο θαη ν έιεγρνο ησλ εξγαζηψλ, πνπ πξέπεη λα νινθιεξσζνχλ, γηα λα νδεγήζνπλ ζηελ επίηεπμε ηνπ ζηφρνπ, θαζψο θαη ε δηαζθάιηζε ησλ αλαγθαίσλ πφξσλ γηα ηελ εθηέιεζε ησλ εξγαζηψλ απηψλ. Ο νξηζκφο θαη ν ζρεδηαζκφο είλαη απαξαίηεηνη, γηα λα γλσξίδεηε ηη επηζπκείηε λα πεηχρεηε. Ο πξνγξακκαηηζκφο είλαη απαξαίηεηνο, γηα λα γλσξίδεηε πφηε ζα εθηειεζηνχλ νη εξγαζίεο. Ο έιεγρνο είλαη απαξαίηεηνο, γηαηί πνηέ ηα πξάγκαηα δελ γίλνληαη φπσο έρνπλ πξνγξακκαηηζηεί.

7 6 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Γηα λα επηηεπρζεί ν ζηφρνο ζαο πξέπεη λα είζηε ζε ζέζε λα αληηιεθζείηε άκεζα ηηο αιιαγέο πνπ πξέπεη λα γίλνπλ θαη ηελ θαηάιιειε ζηηγκή πνπ πξέπεη λα γίλνπλ. Απηφ ζεκαίλεη δηαξθή παξαθνινχζεζε, έιεγρν θαη επαλαπξνγξακκαηηζκφ θαηά ηε δηάξθεηα ηεο εθηέιεζεο ηνπ έξγνπ. Πεηπρεκέλνο είλαη ν Manager πνπ κπνξεί λα ηθαλνπνηήζεη ηηο απαηηήζεηο ηνπ πειάηε ηνπ ή ηεο επηρείξεζήο ηνπ θαη λα εθπιεξψζεη ηνπο ζηφρνπο ηνπ έξγνπ κέζα ζηνλ πξνζρεδηαζκέλν ρξφλν θαη κέζα ζηα πεξηζψξηα ηνπ πξνυπνινγηζκνχ ηνπ έξγνπ. Κξίζηκε δηαδξνκή (Critical Path Method) Ζ θξίζηκε δηαδξνκή ρξεζηκνπνηείηαη έληνλα ζηελ δηνίθεζε έξγσλ. Δίλαη κηα δηαδηθαζία κνληεινπνίεζεο, ε νπνία νξίδεη φιεο ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο ελφο έξγνπ. Κξίζηκεο εξγαζίεο ζεσξνχληαη απηέο πνπ απαξαίηεηα πξέπεη λα εθηειεζηνχλ ζε πξνζδηνξηζκέλν ρξνληθφ δηάζηεκα θαη δελ επηδέρνληαη θαζπζηεξήζεηο, γηαηί κηα πηζαλή θαζπζηέξεζή ηνπο θαζπζηεξεί θαη νιφθιεξν ην έξγν. Μηα θξίζηκε εξγαζία δελ πξέπεη λα ππεξβεί ην ρξφλν πνπ ζα ηεο απνδνζεί, ελψ κηα κε θξίζηκε εξγαζία δηαζέηεη πεξηζψξην ρξφλνπ ( Αδξάλεηα, Slack time, Float). Σν πιενλέθηεκα κε ηε κέζνδν απηή είλαη φηη ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα δνθηκάζεηε δηαθνξεηηθά ρξνληθά φξηα ζηηο θξίζηκεο εξγαζίεο ηα νπνία πξνθαλψο επηηαρχλνπλ ηελ απνπεξάησζε ηνπ έξγνπ θαη λα δείηε ηηο επηπηψζεηο ζε πφξνπο θαη ρξήκα, έηζη ψζηε λα απνθαζίζεηε αλ ζαο ζπκθέξεη. Οη δηεξγαζίεο ηεο δηνίθεζεο έξγνπ Οη δηεξγαζίεο πνπ ρξεηάδεηαη λα εθηειεζηνχλ ζηε δηνίθεζε έξγνπ, ρσξίδνληαη ζε πέληε νκάδεο, πνπ αιιειεπηδξνχλ, ζχκθσλα κε ην παξαθάησ δηάγξακκα.

8 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γιεργαζίες Δκκίνηζης Γιεργαζίες Στεδιαζμού Γιεργαζίες Παρακολούθηζης και Δλέγτοσ Γιεργαζίες Δκηέλεζης Γιεργαζίες Κλειζίμαηος ηελ νκάδα ηεο εθθίλεζεο ην έξγν απνθηά ηελ ηαπηφηεηά ηνπ, κέζσ ηεο αλαγλψξηζεο ηεο χπαξμήο ηνπ, ηνπ ζθνπνχ θαη ησλ ζηφρσλ ηνπ, ηε δεκηνπξγία ηνπ θαηαζηαηηθνχ ηνπ θαη θπζηθά ηνπ νξηζκνχ ηνπ αλζξψπνπ, πνπ ζα δηνηθήζεη ην έξγν. ηελ νκάδα ηνπ ζρεδηαζκνχ γίλεηαη έλαο ιεπηνκεξήο ζρεδηαζκφο ησλ ζηφρσλ θαη πξνγξακκαηίδεηαη ε απαηηνχκελε πνξεία δξάζεο. ηελ νκάδα ηεο εθηέιεζεο πινπνηείηαη ην ζρέδην ηεο δηνίθεζεο έξγνπ, ελζσκαηψλνληαο ην αλζξψπηλν δπλακηθφ θαη ηνπο ππφινηπνπο ζπληειεζηέο παξαγσγήο. ηελ νκάδα παξαθνινχζεζεο θαη ειέγρνπ γίλνληαη κεηξήζεηο θαη παξαθνινπζείηαη ε πξφνδνο ηνπ έξγνπ, έηζη ψζηε, αλ ππάξμνπλ απνθιίζεηο, λα γίλνπλ δηνξζσηηθέο θηλήζεηο ζηνλ ζρεδηαζκφ. ηελ νκάδα θιεηζίκαηνο γίλεηαη ε ηππηθή απνδνρή ηνπ πξντφληνο ή ηεο ππεξεζίαο, πνπ παξήγαγε ην έξγν, αξρεηνζεηνχληαη νη πιεξνθνξίεο ηνπ έξγνπ, απνδεζκεχεηαη ην αλζξψπηλν δπλακηθφ θαη ην έξγν νδεγείηαη ζε έλα θπζηθφ ηεξκαηηζκφ. Οη πέληε απηέο νκάδεο δηεξγαζηψλ κπνξνχλ λα εθαξκφδνληαη θαη ζε θάζε θάζε δσήο ηνπ έξγνπ. Οη πέληε απηέο νκάδεο, ζχκθσλα κε ην PMBOK, απνηεινχληαη απφ 47 δηεξγαζίεο νη νπνίεο θαιχπηνπλ 10 γλσζηηθέο πεξηνρέο, ζχκθσλα κε ηνλ πίλαθα1.

9 8 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Γηεξγαζίεο Γλσζηηθώλ πεξηνρώλ Γηαρείξηζε Οινθιήξσζεο έξγνπ Γηαρείξηζε Φπζηθνύ αληηθεηκέλνπ ηνπ έξγνπ Γηαρείξηζε ρξόλνπ ηνπ έξγνπ Γηαρείξηζε Κόζηνπο έξγνπ Γηαρείξηζε Πνηόηεηαο έξγνπ Γηαρείξηζε Αλζξώπηλνπ Γπλακηθνύ έξγνπ Γηαρείξηζε Δπηθνηλσληώλ έξγνπ Γηαρείξηζε Κηλδύλσλ έξγνπ Γηαρείξηζε Πξνκεζεηώλ έξγνπ Γηαρείξηζε ζπκκέηνρσλ έξγνπ Οκάδα εθθίλεζεο Αλάπηπμε θαηαζηαηηθνχ. Πξνζδηνξηζκφο ζπκκέηνρσλ. Οκάδεο δηεξγαζηώλ δηνίθεζεο έξγνπ Οκάδα ζρεδηαζκνύ Οκάδα εθηέιεζεο Οκάδα παξαθνινύζεζεο θαη ειέγρνπ Αλάπηπμε ζρεδίνπ δηνίθεζεο έξγνπ. ρεδίαζε δηνίθεζεο θπζηθνχ αληηθεηκέλνπ. πιινγή απαηηήζεσλ. Οξηζκφο θπζηθνχ αληηθεηκέλνπ. Γεκηνπξγία WBS. ρεδίαζε δηνίθεζεο ρξνλνδηαγξάκκαηνο. Οξηζκφο δξαζηεξηνηήησλ. Αθνινπζία δξαζηεξηνηήησλ. Δθηίκεζε πφξσλ δξαζηεξηνηήησλ. Δθηίκεζε δηάξθεηαο δξαζηεξηνηήησλ. Αλάπηπμε ρξνλνδηαγξάκκαηνο. ρεδίαζε δηνίθεζεο θφζηνπο. Δθηίκεζε θφζηνπο. Πξνυπνινγηζκφο θφζηνπο. ρεδίαζε δηνίθεζεο πνηφηεηαο. ρεδίαζε δηνίθεζεο αλζξψπηλνπ δπλακηθνχ. ρεδίαζε δηνίθεζεο επηθνηλσληψλ. ρεδίαζε δηνίθεζεο θηλδχλσλ. Πξνζδηνξηζκφο θηλδχλσλ. Πνηνηηθή αλάιπζε θηλδχλσλ. Πνζνηηθή αλάιπζε θηλδχλσλ. ρεδίαζε απφθξηζεο ζε θίλδπλνπο. ρεδίαζε δηνίθεζεο πξνκεζεηψλ. ρεδίαζε δηνίθεζεο ζπκκέηνρσλ. Γηνίθεζε θαη δηαρείξηζε ηεο εθηέιεζεο. Δθηέιεζε δηαζθάιηζεο πνηφηεηαο. Απφθηεζε νκάδαο έξγνπ. Αλάπηπμε νκάδαο έξγνπ. Γηνίθεζε νκάδαο έξγνπ. Γηαρείξηζε επηθνηλσληψλ. Τινπνίεζε πξνκεζεηψλ. Γηαρείξηζε εκπινθήο ησλ ζπκκέηνρσλ. Παξαθνινχζεζε θαη έιεγρνο εξγαζηψλ. Οινθιεξσκέλνο έιεγρνο αιιαγψλ. Δπαιήζεπζε θπζηθνχ αληηθεηκέλνπ. Έιεγρνο θπζηθνχ αληηθεηκέλνπ. Έιεγρνο ρξνλνδηαγξάκκαηνο. Έιεγρνο θφζηνπο. Έιεγρνο πνηφηεηαο. Έιεγρνο επηθνηλσληψλ. Έιεγρνο θηλδχλσλ. Έιεγρνο πξνκεζεηψλ. Έιεγρνο εκπινθήο ησλ ζπκκέηνρσλ. Οκάδα θιεηζίκαηνο Κιείζηκν έξγνπ. Κιείζηκν πξνκεζεηψλ. Πίλαθαο 1. Οη δηεξγαζίεο ηεο δηνίθεζεο έξγνπ

10 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ρεδηαζκόο (Planning) Έλα απφ ηα πιένλ ζεκαληηθά θαη ρξνλνβφξα βήκαηα, είλαη ν αξρηθφο ζρεδηαζκφο ελφο έξγνπ πξηλ απηφ μεθηλήζεη. Έλα ζρέδην (plan) πξνζνκνηάδεη ην έξγν θαη θαηαγξάθεη ηη πξφθεηηαη λα γίλεη. Δίλαη έλα κνληέιν πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζεί γηα λα πξνβιεθζεί ην κέιινλ. Ζ δεκηνπξγία ζρεδίνπ ζπκπεξηιακβάλεη ηξία βήκαηα: 1. Πξνζδηνξίδεηε ηη πξφθεηηαη λα γίλεη, νξίδνληαο ηηο εξγαζίεο (tasks), πνπ πξφθεηηαη λα νινθιεξσζνχλ, γηα ηελ επίηεπμε ηνπ ζηφρνπ ζαο. 2. Πξνζδηνξίδεηε πφηε πξφθεηηαη λα εθηειεζηνχλ νη εξγαζίεο θαη δεκηνπξγείηε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ηνπο (scheduling). ηελ πξαγκαηηθφηεηα, ν ππνινγηζηήο θάλεη ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ. Δζείο ηνπ δίλεηαη ηελ εθηίκεζε δηάξθεηαο ησλ εξγαζηψλ, ηηο εμαξηήζεηο (ζπζρεηίζεηο) πνπ ππάξρνπλ κεηαμχ ηνπο θαη, αλ ρξεηάδεηαη, ππνρξεσηηθέο εκεξνκελίεο έλαξμεο ή ιήμεο θάπνησλ εξγαζηψλ. 3. Πξνζδηνξίδεηε πσο ζα εθηειεζηνχλ νη εξγαζίεο, εθρσξψληαο ζηειερηαθφ δπλακηθφ, εξγαιεία, πιηθά θαη ρξεκαηνδφηεζε γηα ηε δηεθπεξαίσζε ησλ εξγαζηψλ. Ο ππνινγηζηήο, εθκεηαιιεπφκελνο ηηο παξαπάλσ πιεξνθνξίεο, ζα δεκηνπξγήζεη ην ρξνλνδηάγξακκα πνπ πξέπεη λα αθνινπζήζεηε. Έλαο αξρηθφο ζρεδηαζκφο ελφο έξγνπ επηδέρεηαη πάληα αιιαγέο θαη ηξνπνπνηήζεηο. Αλ δεηήζεηε ηε ζπλδξνκή ησλ ζπλεξγαηψλ, πνπ πξφθεηηαη λα δνπιέςνπλ ζην έξγν, ζην ζρεδηαζκφ ηνπ έξγνπ, είλαη ζρεδφλ ζίγνπξν φηη ζα πεηχρεηε έλα θαιχηεξν ζρέδην θαη κηα εθ ησλ πξνηέξσλ ππνζηήξημε ηεο νκάδαο. Έλα ζρέδην καδί κε ην ρξνλνδηάγξακκα ησλ εξγαζηψλ ελφο έξγνπ κπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί θαη λα ζαο βνεζήζεη ζε πνιιά επίπεδα: Ξεθαζαξίδεη ζηνπο ππφινηπνπο ηεο εηαηξείαο ζαο ηη πξφθεηηαη λα πινπνηήζεηε. αο παξέρεη ππνζηήξημε απφ ηνπο ζπλεξγάηεο ζαο, ηδηαίηεξα αλ ζπκκεηείραλ ζηνλ ζρεδηαζκφ. Κεξδίδεη ηελ απνδνρή ηνπ έξγνπ θαη δηθαηνινγεί ηηο αλάγθεο ζηε δηεχζπλζε.

11 10 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Παξνπζηάδεη ζηνλ πειάηε ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν ζα ηνπ παξέρεηαη ην πξντφλ ή ηελ ππεξεζία. Αλαδεηθλχεη ηελ πηζαλή αλάγθε γηα πξφζζεην αλζξψπηλν δπλακηθφ. εκεηψλεη ηηο αλάγθεο ζε ξεπζηφηεηα ρξήκαηνο. Καηαγξάθεη ηελ πνξεία ελφο έξγνπ, ε νπνία κπνξεί λα ζπγθξηζεί κε ην αξρηθφ ζρέδην (γξακκή βάζεο) θαη λα πξνζθέξεη πνιχηηκεο εκπεηξίεο γηα ηνλ νξζφηεξν ζρεδηαζκφ κειινληηθψλ παξφκνησλ έξγσλ. ζν πεξηζζφηεξν αζρνιείζηε κε ην ζρεδηαζκφ ελφο έξγνπ ηφζν πεξηζζφηεξν γλσξίδεηε ηη θαιείζηε λα πινπνηήζεηε, πφηε ζα γίλεη απηφ θαη πφζν ζα θνζηίζεη. Έρνληαο έλα ζρέδην, επηηξέπεηε ζηνλ θαζέλα λα γλσξίδεη πνηνο θαη πφηε ρξεηάδεηαη λα θάλεη θάπνηα ζπγθεθξηκέλε εξγαζία, βνεζά ηελ επηθνηλσλία, γλσζηνπνηεί ζηνλ θαζέλα ηα νξφζεκα θαη ηα deadlines θαη εμαιείθεη ηελ αβεβαηφηεηα. Ζ παξαθνινχζεζε ηεο πξνφδνπ ελφο έξγνπ θαη ε ζχγθξηζή ηεο κε ην αξρηθφ ζρέδην, ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα δείηε ηηο απνθιίζεηο θαη ηα πξνβιήκαηα θαη έηζη λα δηνξζψζεηε φπνηεο θαζπζηεξήζεηο ππάξρνπλ, πξηλ απηέο γίλνπλ ζνβαξέο. Έρνληαο έλα ζρέδην απμάλεηε ζεκαληηθά ηηο πηζαλφηεηεο επηηπρνχο πεξάησζεο ηνπ έξγνπ. Πώο βνεζά έλαο ππνινγηζηήο ζην ζρεδηαζκό θαη ηε δηαρείξηζε έξγνπ Έλαο ππνινγηζηήο κε έλα ζρέδην δηνίθεζεο έξγνπ κπνξνχλ λα ζαο βνεζήζνπλ ζεκαληηθά ζηε δηαρείξηζε ελφο έξγνπ. αο παξέρεη επίθαηξεο πιεξνθνξίεο θαη ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα παίμεηε εθ ηνπ αζθαινχο κε δηάθνξεο ηδέεο θαη ζελάξηα, παξνπζηάδνληάο ζαο ηηο επηπηψζεηο ηνπο ζην ζρεδηαζκφ θαη ην θφζηνο ηνπ έξγνπ. Τπνινγίδεη γηα ινγαξηαζκφ ζαο ην ρξνλνδηάγξακκα πινπνίεζεο ηνπ έξγνπ. Δίλαη γλσζηφ φηη ν ππνινγηζκφο ηεο εκεξνκελίαο έλαξμεο θαη ιήμεο ησλ εξγαζηψλ, φηαλ κάιηζηα επηδηψθεηαη ην βέιηηζην ρξνλνδηάγξακκα, είλαη κηα ρξνλνβφξα δηαδηθαζία. Άλλα Πλεονεκτήματα Σν πξφγξακκα εθηέιεζεο ησλ εξγαζηψλ θαηαξηίδεηε ζχληνκα θαη δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα εθηηκεζεί άκεζα ν πξνγξακκαηηζκφο ησλ πφξσλ θαη ηα θφζηε,

12 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project έηζη ψζηε λα ππάξρεη ε δπλαηφηεηα αιιαγήο πξνγξακκαηηζκνχ θαη ε δνθηκή θάπνηνπ άιινπ απνδνηηθφηεξνπ ζρεδηαζκνχ. Μπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί θαη λα παξνπζηάζεη ηελ θαηάζηαζε ηεο εηαηξείαο ζε απαζρφιεζε θαη αλάγθεο, κηαο θαη ην ίδην εξγαιείν ρξεζηκνπνηείηαη γηα φια ηα έξγα, πνπ πινπνηεί ζπγρξφλσο ε εηαηξεία. Οη εθηππψζεηο θαη νη αλαθνξέο γίλνληαη πάληα κε ηνλ ίδην, εχθνιν θαη ζαθή ηξφπν, δεκηνπξγψληαο πξφηππα παξνπζίαζεο. ινη έρνπλ πξφζβαζε ζηηο πιεξνθνξίεο, κε πνιινχο ηξφπνπο παξνπζίαζήο ηνπο, θαη έηζη έρνπλ ηε δπλαηφηεηα λα πάξνπλ θαιχηεξεο απνθάζεηο. ηαλ ρξεζηκνπνηείηε έλα ππνινγηζηή γηα λα πξνγξακκαηίζεηε έλα έξγν πξέπεη λα εηζάγεηε: ιεο ηηο απαξαίηεηεο εξγαζίεο. Σε δνκή αλάιπζεο ησλ εξγαζηψλ (Work Breakdown Structure, WBS) Σε ζεηξά κε ηελ νπνία πξέπεη λα εθηειεζηνχλ, θαη ηηο πηζαλέο αιιειεμαξηήζεηο ηνπο. Σνπο πφξνπο θάζε εξγαζίαο θαη ην θφζηνο ηνπο. Πιεξνθνξίεο εκεξνινγίνπ, φπσο ηηο εξγάζηκεο εκέξεο θαη ην σξάξην πνπ επηζπκείηε λα αθνινπζήζνπλ νη ζπκκεηέρνληεο ζην έξγν. Ζ εθαξκνγή ππνινγίδεη απηφκαηα ην πξφγξακκα, ηηο εκεξνκελίεο, ηνλ νιηθφ ρξφλν πινπνίεζεο ησλ εξγαζηψλ θαη ηα θφζηε. ηε ζπλέρεηα, απνζεθεχεηε ηηο πιεξνθνξίεο απηέο ζαλ κηα βάζε αλαθνξάο (γξακκή βάζεο, baseline), ψζηε λα ηε ζπγθξίλεηε κε ηελ πξφνδν ηνπ έξγνπ. ηε θάζε ηεο παξαθνινχζεζεο ηνπ έξγνπ, εηζάγεηαη πιεξνθνξίεο ζρεηηθέο κε ηελ πξφνδν θάζε εξγαζίαο. Πξαγκαηηθέο εκεξνκελίεο έλαξμεο θαη ιήμεο. Πνζνζηά νινθιήξσζεο ηξερνπζψλ εξγαζηψλ. Πξαγκαηηθφ φγθν εξγαζίαο (actual work), πνπ εθηειέζηεθε (ζε ψξεο). Δπίθαηξα θφζηε (πξαγκαηηθά). Έρνληαο εηζάγεη ηηο παξαπάλσ πιεξνθνξίεο κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε ηελ εθαξκνγή γηα: Να ζπγθξίλεηε ηηο πξαγκαηηθέο εκεξνκελίεο κε απηέο ηεο γξακκήο βάζεο θαη λα επηζεκάλεηε πηζαλέο θαζπζηεξήζεηο. Να ειέγμεηε ηελ πξαγκαηηθή δηάζεζε ησλ πφξσλ θαη πηζαλά λα αιιάμεηε πξνγξακκαηηζκφ.

13 12 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Να ζπγθξίλεηε ηελ απαζρφιεζε (work) θαη ην θφζηνο κε απηά ηεο γξακκήο βάζεο, ψζηε λα δηαπηζηψζεηε εχθνια αλ πινπνηείηε νξζά ηνλ πξνυπνινγηζκφ ηνπ έξγνπ. Να αλαδεηήζεηε ελαιιαθηηθέο ιχζεηο γηα ππνβνήζεζε ηνπ έξγνπ. Μηα εθαξκνγή Project Management είλαη έλα εξγαιείν δνπιεηάο. Γελ κπνξεί λα ζαο βνεζήζεη λα πξνζδηνξίζεηε ηηο εξγαζίεο θαη ηελ αιιειεμάξηεζή ηνπο ζ έλα έξγν, κπνξεί φκσο λα ζαο βνεζήζεη λα βειηηζηνπνηήζεηε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ, λα κεηψζεηε ηνπο απαηηνχκελνπο ρξφλνπο θαη ηα απαηηνχκελα θφζηε. Ζ εθαξκνγή εθηειεί εχθνια θαη γξήγνξα φινπο ηνπο ππνινγηζκνχο πνπ απαηηνχληαη, πξνζθέξνληάο ζαο ηε δπλαηφηεηα λα δνθηκάζεηε πνιιαπιά ζελάξηα. Ση πξνζθέξεη ην Microsoft Office Project Σν ινγηζκηθφ Microsoft Office Project, πνπ ζην εμήο ζα απνθαινχκε MS Project, απινπνηεί θαη επηηαρχλεη ηηο παξαπάλσ δηαδηθαζίεο. αο δίλεη εχθνιε πξφζβαζε ζε ζεκαληηθέο πιεξνθνξίεο, έηζη ψζηε λα κπνξείηε λα πάξεηε απνθάζεηο φζν αθφκα ππάξρεη ρξφλνο γηα δηνξζσηηθέο θηλήζεηο. Δπίζεο ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα απνηππψζεηε έλα κνληέιν ηνπ έξγνπ ζηνλ ππνινγηζηή ζαο θαη λα ζρεδηάζεηε ηηο απαηηήζεηο ζαο ζε πφξνπο, έηζη ψζηε λα απνθχγεηε επηθαιχςεηο κε άιια έξγα. Απνζεθεχεη ηνλ αξρηθφ ζαο πξνγξακκαηηζκφ (γξακκή βάζεο, baseline) μερσξηζηά απφ ηελ επίθαηξε πξφνδν ησλ εξγαζηψλ (Current plan, πνπ εκπεξηέρεη απηά πνπ εθηειέζηεθαλ πξαγκαηηθά actual plan- θαη απηά πνπ απνκέλνπλ, φπσο έρνπλ δηακνξθσζεί) έηζη ψζηε λα ππάξρεη ηξφπνο ζχγθξηζεο. Παξαθνινπζεί ηελ πξφνδν ησλ εξγαζηψλ κε πξαγκαηηθέο εκεξνκελίεο έλαξμεο-ιήμεο, πξαγκαηηθέο δηάξθεηεο, ελαπνκέλνπζεο δηάξθεηεο, πξαγκαηηθά θφζηε θαη πξαγκαηηθφ φγθν εξγαζίαο (απαζρφιεζεο). Γεζκεχεη πφξνπο, ψζηε λα είλαη δηαζέζηκνη ηελ ψξα πνπ ρξεηάδνληαη. Γεκηνπξγεί εκεξνιφγηα εξγαζίαο γηα θάζε έξγν, γηα θάζε πφξν θαη ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα ηα ηξνπνπνηήζεηε πξνζαξκφδνληάο ηα ζηηο αλάγθεο θάζε πφξνπ ή θάζε εξγαζίαο. Γηαζπλδέεη δπλακηθά ηηο πιεξνθνξίεο κεηαμχ δηαθφξσλ έξγσλ, έηζη ψζηε θάζε αιιαγή ζε έλα έξγν λα αληηθαηνπηξίδεηαη θαη ζε άιια πνπ εκπιέθνληαη. Αιιάδεη ηνλ ηξφπν πξνβνιήο (view), αλάινγα κε ηνλ ηξφπν πνπ ζέιεη θαλείο λα δεη ή λα παξνπζηάζεη ηηο πιεξνθνξίεο ηνπ. Αιιάδεη ην είδνο ησλ πιεξνθνξηψλ (tables), πνπ εκθαλίδνληαη ζε κηα πξνβνιή (view) ψζηε λα ζαο παξέρεη εχθνια ηελ πιεξνθνξία πνπ ζέιεηε. π.ρ. κπνξείηε λα βιέπεηε κηα ιίζηα κε ηηο εξγαζίεο ελφο έξγνπ, κε ηηο εκεξνκελίεο έλαξμεο

14 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ιήμεο θαη κε κία θίλεζε λα δείηε ηε ιίζηα ησλ εξγαζηψλ κε ηνπο πφξνπο θαη ηα θφζηε, πνπ έρνπλ δεζκεπζεί γηα θάζε εξγαζία. αο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα θηιηξάξεηε ηελ πιεξνθφξεζε, έηζη ψζηε λα εκθαλίδεηαη κφλν απηή πνπ ζαο ελδηαθέξεη, βάζεη ζπγθεθξηκέλσλ θξηηεξίσλ π.ρ. λα εκθαλίζεηε κφλν ηηο εξγαζίεο πνπ ρξεζηκνπνηνχλ έλα ζπγθεθξηκέλν πφξν. αο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα νκαδνπνηήζεηε ηελ πιεξνθφξεζε κε πνιιαπινχο ηξφπνπο. αο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα πάξεηε έηνηκεο ή πξνζαξκνζκέλεο εθηππψζεηο θαη αλαθνξέο. αο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα επηθνηλσλήζεηε εχθνια κε ηνπο ζπκκέηνρνπο ηνπ έξγνπ. Δίδε αξρείσλ ηνπ Microsoft Office Project Έλα έξγν πνπ δεκηνπξγήζαηε κε ην MS Project απνζεθεχεηαη ζπλήζσο ζε έλα αξρείν κε φλνκα ηεο επηινγήο ζαο θαη επέθηαζε.mpp (Microsoft Project Plan). Μπνξείηε αλ ζέιεηε λα ην απνζεθεχζεηε ζαλ πξφηππν. ηελ πεξίπησζε απηή ε επέθηαζή ηνπ ζα είλαη.mpt (Microsoft Project Template). Τπάξρεη έλα γεληθφ πξφηππν κε φλνκα Global.mpt, πνπ ρξεζηκνπνηείηαη απφ ην MS Project, φπνπ είλαη απνζεθεπκέλα φια ηα ηππηθά αληηθείκελα, φπσο νη πξνβνιέο, νη πίλαθεο, ηα εκεξνιφγηα, ηα θίιηξα θαη νη γξακκέο εξγαιείσλ. Να έρεηε ππφςε ζαο, φηη αλ αιιάμεηε θάηη ζην αξρείν απηφ, ε αιιαγή απηή ζα ζπλνδεχεη ζηελ ζπλέρεηα ην MS Project. Πσο νξγαλώλεη ηηο πιεξνθνξίεο ην Microsoft Office Project Σν MS Project απνζεθεχεη ηηο πιεξνθνξίεο πνπ αθνξνχλ ην έξγν ζε κηα ζρεζηαθή βάζε δεδνκέλσλ. Κάζε έξγν έρεη ηξεηο βαζηθέο ιίζηεο. Μία κε φιεο ηηο εξγαζίεο, κία κε φινπο ηνπο πφξνπο θαη κία πνπ θξαηάεη πιεξνθνξίεο γηα ηελ εθρψξεζε ησλ πφξσλ ζηηο εξγαζίεο.

15 14 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Λίζηα εξγαζηώλ Έλαξμε έξγνπ ρεδηαζκφο ηεο κεηαθνξάο Πξνκήζεηα θηβσηίσλ Παθεηάξηζκα ζπζθεπψλ Παθεηάξηζκα απνζήθεο Μεηαθνξά θηβσηίσλ Λίζηα πόξσλ Απνζηφινπ Νηθφιανο Γεσξγηάδεο Απφζηνινο Μεηαθνξείο Φνξηεγφ Γεξαλφο ηαλ εηζάγεηε κηα εξγαζία ζην MS Project, δεκηνπξγνχληαη πάλσ απφ 100 πεδία γηα λα θξαηήζνπλ πιεξνθνξίεο πνπ ηελ αθνξνχλ. Λεηηνπξγεί ζαλ έλα κεγάιν θχιιν εξγαζίαο (spreadsheet). ID Name Duration Start Finish Milestone Fixed Work... Cost 5 Start Packing 1d 17/1/09 17/1/09 No 100 8h... Σα πεδία απηά παίξλνπλ ηηκέο ή κέζσ θαηαρψξηζεο απφ εζάο ή κέζσ ππνινγηζκψλ πνπ εθηειεί ην MS Project. ηαλ εηζάγεηε κηα ιίζηα πφξσλ, ην MS Project δεκηνπξγεί πάλσ απφ 30 πεδία γηα θάζε πφξν. Οη δχν ιίζηεο ζπλδένληαη κεηαμχ ηνπο, φηαλ εθρσξείηε θάπνηνπο πφξνπο ζε θάπνηεο ζπγθεθξηκέλεο εξγαζίεο. Σν MS Project δηαζέηεη ηξία βαζηθά εξγαιεία κέζσ ησλ νπνίσλ κπνξείηε λα δείηε ηηο εξγαζίεο, ηνπο πφξνπο θαη ηελ εθρψξεζε ησλ πφξσλ. Πίλαθεο (Tables), πνπ πξνζδηνξίδνπλ πνηα πεδία ζα βιέπεηε. Φίιηξα (Filters), πνπ νξίδνπλ πνηεο εξγαζίεο ζα βιέπεηε. ιεο ή θάπνην ππνζχλνιν, πνπ εζείο νξίδεηε βάζεη θάπνησλ θξηηεξίσλ. Πξνβνιέο (Views), πνπ εκθαλίδνπλ ηηο πιεξνθνξίεο ηνπ έξγνπ κε πνιιαπινχο ηξφπνπο αλάινγα κε ην ηη επηζπκείηε. Οη πιεξνθνξίεο κπνξνχλ λα εκθαληζηνχλ ζαλ θχιιν εξγαζίαο, ζαλ θφξκα (κία εξγαζία ή έλαο πφξνο), ζαλ γξάθεκα, ζαλ εκεξνιφγην ή ζαλ θφξκα εθηχπσζεο. Κάπνηεο πξνβνιέο δείρλνπλ πιεξνθνξίεο γηα ηηο εξγαζίεο, άιιεο γηα ηνπο πφξνπο θαη άιιεο θαη γηα ηα δχν θαη γηα ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν εμαξηψληαη.

16 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Σν MS Project δηαζέηεη παξαιιαγέο πηλάθσλ, πνπ κπνξείηε λα επηιέμεηε απφ ηελ θαξηέια θνξδέιαο View Tables, ελψ ζαο δίλεη ηελ δπλαηφηεηα λα δεκηνπξγήζεηε θαη δηθέο ζαο. Γηαζέηεη παξαιιαγέο πξνβνιψλ γηα εξγαζίεο θαη παξαιιαγέο πξνβνιψλ γηα πφξνπο, πνπ κπνξείηε λα επηιέμεηε απφ ηελ θαξηέια θνξδέιαο View θαη πηζαλά Other Views, ελψ ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα δεκηνπξγήζεηε θαη δηθέο ζαο. Δπίζεο, αλ ε πξνβνιή πνπ ρξεζηκνπνηείηε είλαη θφξκα, κπνξείηε λα επηιέμεηε ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ζέιεηε λα βιέπεηε απφ ηελ θαξηέια θνξδέιαο Format Details Form. Σσνοπτικά : Γεληθά ην MS Project δηαζέηεη πξνβνιέο γηα λα παξνπζηάδεη κε δηαθνξεηηθφ ηξφπν ηηο πιεξνθνξίεο πνπ δηαζέηεη. ε θάζε πξνβνιή κπνξεί λα εθαξκνζηεί έλα πιήζνο απφ πίλαθεο (Tables). Κάζε πίλαθαο πξνζδηνξίδεη έλα δηαθνξεηηθφ ζχλνιν ζηειψλ πξνο πξνβνιή. Σν ζχλνιν ησλ ζηειψλ κπνξεί λα αιιάμεη θαη απφ ηελ επηινγή Format Details Form ηαλ ε πξνβνιή αλαθέξεηαη ζαλ θφξκα (Form), παξνπζηάδεη αλαιπηηθά πιεξνθνξίεο γηα κία νληφηεηα πρ. κία εξγαζία ή έλα πφξν. Αλ αλαθέξεηαη ζαλ θχιιν (Sheet) παξνπζηάδεη, ζε γξακκέο, πιεξνθνξίεο γηα πνιιέο νληφηεηεο ίδηνπ ηχπνπ. Σν MS Project, θαη γηα ηα ηξία βαζηθά ηνπ εξγαιεία, πέξα απφ ηηο έηνηκεο παξαιιαγέο πνπ δηαζέηεη, ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα δεκηνπξγήζεηε πίλαθεο, θίιηξα θαη πξνβνιέο ζχκθσλα κε ηηο δηθέο ζαο πξνζσπηθέο αλάγθεο. Οη εθδόζεηο ηνπ Microsoft Office Project Ζ ηππηθή έθδνζε (MS Project standard edition) ρξεζηκνπνηείηαη ζε αηνκηθφ επίπεδν θαη δελ κπνξεί λα επηθνηλσλήζεη κε ηνλ Project server. Ζ επαγγεικαηηθή έθδνζε (MS Project Professional edition), επηθνηλσλεί κε ηνλ Project server, κέζσ ηνπ Web Access. Ο Project server είλαη κηα ιχζε βαζηζκέλε ζην internet, πνπ επηηξέπεη ηελ ζπλεξγαζία πνιιαπιψλ έξγσλ θαη ηελ παξνρή θνηλψλ πιεξνθνξηψλ.

17 16 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Σν Web Access είλαη έλα interface, πνπ βαζίδεηαη ζηνλ internet explorer θαη δίλεη ηε δπλαηφηεηα δηεπαθήο κε ηνλ Project server. Με έλαξμε ηελ έθδνζε 2007, ε Microsoft κέζσ ηνπ Office language pack ζαο επηηξέπεη λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην MS Project εθαξκφδνληαο ηελ Διιεληθή γιψζζα. Απηφ ζεκαίλεη φηη φια ηα κελνχ, νη ηίηινη ησλ ζηειψλ, ηα πιαίζηα δηαιφγνπ, ηα κελχκαηα θαη ε βνήζεηα εκθαλίδνληαη ζηα Διιεληθά. ην βηβιίν απηφ ρξεζηκνπνηνχκε ηελ Αγγιηθή έθδνζε. Οη γλσζηηθέο πεξηνρέο ηεο δηνίθεζεο έξγνπ θαη ην MS Project πσο αλαθέξακε ζηελ εηζαγσγή, ην Project Management Institute νξίδεη φηη ε δηνίθεζε έξγνπ αθνξά ηε βέιηηζηε ιεηηνπξγία ησλ δηεξγαζηψλ ζε 9 γλσζηηθέο πεξηνρέο. Οη νθηψ απφ απηέο ηηο γλσζηηθέο πεξηνρέο νξίδνπλ 8 παξάγνληεο, πνπ αιιεινεπεξεάδνληαη. Σελ πνηφηεηα, ην θπζηθφ αληηθείκελν, ην ρξφλν, ην θφζηνο, ην αλζξψπηλν δπλακηθφ, ηνπο θηλδχλνπο, ηηο επηθνηλσλίεο θαη ηηο πξνκήζεηεο. Ζ νινθιεξσκέλε θαη ζπληνληζκέλε δηαρείξηζε ησλ παξαγφλησλ απηψλ, ζπλζέηεη ηελ έλαηε γλσζηηθή πεξηνρή ηε Γηαρείξηζε νινθιήξσζεο έξγνπ. Πνηόηεηα Ζ πνηφηεηα ησλ παξαδνηέσλ πξέπεη λα ζπκβαδίδεη κε ηηο πξνδηαγξαθέο ηνπο θαη ηηο πξνζδνθίεο ησλ ζπκκεηερφλησλ. Δίλαη κηα δηαδηθαζία πνπ παίξλεη κέξνο ζε νιφθιεξν ην έξγν. Σν MS Project ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα πξνγξακκαηίζεηε ηηο εξγαζίεο πνπ αθνξνχλ ηελ πνηφηεηα, αιιά δελ είλαη έλα ζχζηεκα παξαθνινχζεζεο ηεο πνηφηεηαο. Γειαδή δελ εκπεξηέρεη εηδηθά εξγαιεία γηα ηνλ πξνζδηνξηζκφ απαηηήζεσλ, πξνδηαγξαθψλ θαη θξηηεξίσλ απνδνρήο ησλ παξαδνηέσλ. Μπνξείηε λα εθκεηαιιεπηείηε πεδία ζηα νπνία κπνξείηε λα θαηαρσξήζεηε ζεκεηψζεηο θαη δηαζπλδέζεηο πξνο εμσηεξηθά έληππα. Φπζηθό αληηθείκελν Σν θπζηθφ αληηθείκελν, πεξηγξάθεηαη απφ ηε δνκή αλάιπζεο ησλ εξγαζηψλ. Σν MS Project είλαη ηδηαίηεξα θαιφ ζηελ πεξηνρή απηή. Υξόλνο Ζ δηαρείξηζε ηνπ ρξφλνπ, κέζσ εμαξηήζεσλ θαη θαηαιεθηηθψλ εκεξνκεληψλ (deadlines) γίλεηαη κέζσ ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο. Σν MS Project είλαη ηδηαίηεξα

18 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project θαιφ ζηελ πεξηνρή απηή. Κόζηνο Ζ δηαρείξηζε ηνπ θφζηνπο είλαη αλαγθαία γηα λα παξακείλνπλ ηα έμνδα εληφο πξνυπνινγηζκνχ. Σν MS Project είλαη ηδηαίηεξα θαιφ ζηελ πεξηνρή απηή. Αλζξώπηλν δπλακηθό Σν έξγν ζα πξέπεη λα εθκεηαιιεπηεί ην αλζξψπηλν δπλακηθφ κε ηέηνην ηξφπν πνπ λα παίξλεη ππφςε ηε δηαζεζηκφηεηά ηνπ θαη λα θξνληίδεη ν θφξηνο εξγαζίαο λα είλαη θαηαλεκεκέλνο ηζφηηκα. Σν MS Project είλαη ηδηαίηεξα θαιφ ζηελ πεξηνρή απηή. Βέβαηα νη πεξηνξηζκνί πνπ πξνέξρνληαη απφ ηνπο πφξνπο, φπσο ε δηαζεζηκφηεηα θαη ε εμεηδίθεπζε κπνξνχλ λα επεξεάζνπλ έληνλα ηνλ πξνγξακκαηηζκφ θαη ηελ θξίζηκε δηαδξνκή ηνπ έξγνπ. Ο Project server δίλεη αθφκα πεξηζζφηεξεο δπλαηφηεηεο ζηελ αλάπηπμε ζελαξίσλ ρξήζεο επηρεηξεκαηηθψλ πφξσλ κε δηαθνξεηηθά επίπεδα εμεηδίθεπζεο θαη παξαγσγηθφηεηαο. Κίλδπλνη Ο πξνζδηνξηζκφο, ε εθηίκεζε θαη ν ηξφπνο αληηκεηψπηζεο ησλ θηλδχλσλ πνπ κπνξνχλ λα εκθαληζηνχλ ζε έλα έξγν είλαη κηα δηαδηθαζία πνπ παίξλεη κέξνο ζε νιφθιεξν ην έξγν. Σν MS Project ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα ζπκπεξηιάβεηε ζην πξφγξακκά ζαο εξγαζίεο πνπ ζρεηίδνληαη κε ηελ δηαρείξηζε ησλ θηλδχλσλ, αιιά δελ δηαζέηεη εηδηθά εξγαιεία γηα πξνζδηνξηζκφ θηλδχλσλ, γηα πνηνηηθή θαη πνζνηηθή αλάιπζε ησλ θηλδχλσλ, κέζα απφ πξνζνκνηψζεηο ηεο πηζαλφηεηαο εκθάληζεο ελφο θηλδχλνπ θαη ηεο επίδξαζεο πνπ ζα έρεη ζην έξγν. Ο Project server δηαζέηεη θάπνηεο ηερληθέο γηα εθηίκεζε ηεο ζνβαξφηεηαο ελφο θηλδχλνπ κέζσ ηεο ηερληθήο πηζαλφηεηαο-επίδξαζεο, θαζψο θαη εξγαιεία δηαρείξηζεο δεηεκάησλ (issues). Δπηθνηλσλία Έλαο δηνηθεηήο έξγνπ αζρνιείηαη 90% ηνπ ρξφλνπ ηνπ γηα λα επηθνηλσλήζεη κε ηνπο ζπκκέηνρνπο ηνπ έξγνπ. Σν MS Project, ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα παξάγεηε πιεζψξα εθηππψζηκσλ ή on line αλαθνξψλ θαη λα ηηο απνζηείιεηε ζε φπνηνλ ζπκκέηνρν επηζπκείηε ζχκθσλα κε ην ζρέδην επηθνηλσληψλ πνπ έρεηε εθπνλήζεη. Οη δπλαηφηεηεο απηέο απμάλνληαη κέζσ ηνπ Project Server θαη ηεο ρξήζεο ηνπ internet. Ο Project Server δηαζέηεη επίζεο έλα ζχζηεκα δηαρείξηζεο εληχπσλ, πνπ ζρεηίδνληαη κε ην έξγν.

19 18 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Πξνκήζεηεο Έλαο δηνηθεηήο έξγνπ ζα πξέπεη λα παίξλεη ζνβαξά ππφςε ηνπ ηηο ζπκβάζεηο πνπ έρνπλ γίλεη κε εμσηεξηθνχο πξνκεζεπηέο ή εμσηεξηθέο πεγέο παξνρήο ππεξεζηψλ. Ζ πνηφηεηα θαη έγθαηξε παξάδνζή ηνπο κπνξνχλ λα επεξεάζνπλ έληνλα ηελ έθβαζε ηνπ έξγνπ. ην MS Project ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα ζπκπεξηιάβεηε ζην πξφγξακκά ζαο εξγαζίεο, πνπ ζρεηίδνληαη κε ηε δηαρείξηζε πξνκεζεηψλ, ζε θακηά πεξίπησζε φκσο δελ κπνξεί λα ζεσξεζεί ζαλ ζχζηεκα δηαρείξηζεο ζπκβάζεσλ. Οη εμεηάζεηο πηζηνπνίεζεο ηεο Microsoft Ζ Microsoft ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα πηζηνπνηεζείηε ζην MS Project, ζε δχν επίπεδα. αλ Microsoft Office Specialist (MOS), πνπ αθνξά ηελ έθδνζε MS Project 2002 θαη ζαλ Microsoft Certified Technology Specialist (MCTS), πνπ αθνξά ηηο εθδφζεηο απφ MS Project 2007 θαη πάλσ. ηελ εμέηαζε Microsoft Office Specialist, ε Microsoft εμεηάδεη θχξηα ηηο δεμηφηεηέο ζαο ζηε ρξήζε θαη ζηελ επίιπζε πξνβιεκάησλ κε ην MS Project, δίλνληαο ηδηαίηεξε έκθαζε ζηελ παξαθνινχζεζε ηνπ έξγνπ. ηελ εμέηαζε Microsoft Office Project 2007, Managing Projects, πνπ βαζίδεηαη ζε εξσηήζεηο πνιιαπιψλ επηινγψλ, ε Microsoft εμεηάδεη ηηο ηθαλφηεηέο ζαο ζηελ δηακφξθσζε ηνπ MS Project θαη ζηε δηαρείξηζε έξγσλ, πξνζπαζψληαο λα πιεζηάζεη ηελ ηππνπνίεζε φξσλ πνπ νξίδεη ην PMI (Project Management Institute). ην βηβιίν απηφ ζα ζαο παξνπζηάζνπκε κηα πιεζψξα απφ εξσηήζεηο γηα ηηο ζπγθεθξηκέλεο εμεηάζεηο πηζηνπνίεζεο κε ζηφρν ηελ παξνπζίαζε ηνπ θιίκαηνο θαη ηελ δηεπθφιπλζή ζαο ζηελ πεξίπησζε πνπ ρξεηαζηεί λα πηζηνπνηεζείηε. Οη εξσηήζεηο είλαη γεληθφηεξα ρξήζηκεο γηα ηελ εμάζθεζή ζαο ζην MS Project. Δπεηδή νη εμεηάζεηο δίλνληαη ζηα Αγγιηθά, ηα παξαδείγκαηα εξσηήζεσλ πνπ παξνπζηάδνληαη ζην βηβιίν, είλαη ζηελ Αγγιηθή γιψζζα. Γεληθέο νδεγίεο γηα ηελ εμέηαζε MOS Ζ εμέηαζε απηή δηαξθεί 60 ιεπηά θαη δίλεηε ζε πηζηνπνηεκέλα θέληξα εμεηάζεσλ ζε ππνινγηζηή.

20 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Σίζεληαη 21 εξσηήζεηο ζηα Αγγιηθά, πνπ πξνζνκνηάδνπλ ην Microsoft Office Project. Κάζε εξψηεζε απνηειείηαη απφ επί κέξνπο εξσηήζεηο πνπ απαηηνχλ θάπνηεο ελέξγεηεο πνπ πξέπεη λα θάλεηε. Οη ελέξγεηεο απηέο απνηεινχληαη απφ επηινγέο κελνχ, επηινγέο πξνβνιψλ, επηινγέο πηλάθσλ, ελεκέξσζε πεδίσλ, θαηαρψξηζε ηηκψλ θαη φ,ηη γεληθφηεξα θάλεη θαλείο, φηαλ ρξεζηκνπνηεί ην MS Project. ηαλ ζαο δεηά λα θαηαρσξίζεηε κηα ηηκή, π.ρ. έλα φλνκα, πξέπεη λα γλσξίδεηε φηη ε θαηαρψξηζε πξέπεη λα γίλεη φπσο αθξηβψο ζαο δίλεηαη. Αθφκε θαη έλαο ιάζνο ραξαθηήξαο, πνπ αληί γηα θεθαιαίνο κπήθε πεδφο ή έλα θελφ πνπ δελ πιεθηξνινγήζαηε, ζεσξείηαη ιάζνο. Ζ θαηαρψξηζε ησλ εκεξνκεληψλ πξέπεη λα γίλεηαη κε ηε κνξθή πνπ ζαο δίλεηαη (ζπλήζσο Ακεξηθάληθε). Αλ ε εκεξνκελία πνπ ζαο δίλεηαη είλαη πξνεγνχκελσλ εηψλ, είλαη πην γξήγνξν λα ηελ πιεθηξνινγήζεηε φπσο αθξηβψο ζαο δίλεηαη, απφ ην λα ηελ επηιέμεηε απφ ην αλαδηπινχκελν εκεξνιφγην. ηελ εμέηαζε, παιεχεηε κε ηνλ ρξφλν. Πξέπεη λα είζαζηε ζπγθεληξσκέλνη θαη ραιαξνί. Γηαβάδεηε πξνζεθηηθά ηηο εξσηήζεηο, γηα λα θαηαιάβεηε ηη αθξηβψο δεηνχλ, θαη κεηά ελεξγήζηε κε ηαρχηεηα. Δίλαη ζεκαληηθφ λα δηαβάδεηε πξνζεθηηθά ηηο επί κέξνπο εξσηήζεηο. Ζ πξψηε παξάγξαθνο ηεο εξψηεζεο, πνπ ζέηεη ην πιαίζην ζην νπνίν θηλείηαη ε εξψηεζε, δελ ζα πξέπεη λα ζαο ηξψεη πνιχ ρξφλν, ζπλήζσο είλαη γεληθφινγε θαη δελ αθνξά ηηο ελέξγεηεο πνπ πξέπεη λα θάλεηε. ε θάζε εξψηεζε, εκθαλίδνληαη ηξία θνπκπηά, πνπ ζαο επηηξέπνπλ λα θαηαζέζεηε ηελ απάληεζε θαη λα πξνρσξήζεηε ζηελ επφκελε (Next), λα μαλαδψζεηε ηελ απάληεζε απφ ηελ αξρή (Reset) ή λα αθήζεηε ηελ εξψηεζε γηα ην ηέινο (Skip). Δπεηδή ν ρξφλνο είλαη πνιχ πεξηνξηζκέλνο θαη ζε ειάρηζηεο πεξηπηψζεηο αξθεί γηα λα επαλεμεηάζεηε εξσηήζεηο, απηέο πνπ λνκίδεηε φηη ηηο απαληήζαηε έζησ θαη κεξηθψο λα ηηο ππνβάιεηε. Μηα εξψηεζε πνπ έρεη θαηαηεζεί κε Next δελ κπνξεί λα επαλεμεηαζηεί. Γεληθέο νδεγίεο γηα ηελ εμέηαζε MCTS Ζ εμέηαζε απηή, δελ εκθαλίδεη θαζφινπ ην MS Project. Απνηειείηαη απφ 55 εξσηήζεηο πνιιαπιψλ επηινγψλ ζε ππνινγηζηή θαη δηαξθεί 2 ψξεο.

21 20 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Κάζε εξψηεζε κπνξεί λα καξθαξηζηεί γηα επαλεμέηαζε, θαη έρεηε δηθαίσκα ζηνλ δηαζέζηκν ρξφλν λα επαλεμεηάζεηε θαη λα αιιάμεηε ηελ απάληεζε ζε νπνηαδήπνηε εξψηεζε. Πξέπεη λα είζηε ζπγθεληξσκέλνη θαη γξήγνξνη. Δίλαη ζεκαληηθφ λα κελ αθήζεηε αλαπάληεηεο εξσηήζεηο έζησ θαη αλ ρξεηαζηεί ε επηινγή ζαο λα είλαη ηπραία. Μηα εθαξκνγή εθπαίδεπζεο ζηελ εμέηαζε απηή, κε πεξηζζφηεξεο απφ 500 εξσηήζεηο, δηαηίζεηαη απφ ηελ Learning Plan ζηνπο ζπκκεηέρνληεο ζε ζεκηλάξηα πνπ δηδάζθεη ν θ. ηακνχιεο.

22 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project

23 22 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project Γεληθά ζηνηρεία λένπ έξγνπ H πξνβνιή ππνδνρήο, Γξάθεκα Gantt ηαλ αλνίγεηε ην MS Project, ζηελ πξνβνιή ππνδνρήο ζαο δίλεη ηηο εκθαληδφκελεο δπλαηφηεηεο. Μπνξείηε βεβαίσο λα παξαθάκςεηε ηελ θφξκα απηή θαη λα ζαο βγάδεη άκεζα ζηελ πξνβνιή Γξάθεκα Gantt, πνπ γηα ρξφληα απνηειεί ηελ πξνεπηιεγκέλε (default) πξνβνιή πνπ πξνηηκνχλ νη Project Managers. Ζ πξνβνιή απηή δηαζέηεη φια ηα ραξαθηεξηζηηθά θαη εξγαιεία, ησλ εθαξκνγψλ ηεο Microsoft θαη ρσξίδεηαη ζε δχν θάζεηα βαζηθά ηκήκαηα, έλα πνπ κνηάδεη κε θχιιν ηνπ Excel, φπνπ κπνξείηε λα θαηαρσξήζεηε πιεξνθνξίεο ζε θειηά, θαη έλα πνπ εκθαλίδεη εκεξνινγηαθά ηηο ξάβδνπο ησλ εξγαζηψλ ζε γξάθεκα Gantt.

24 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γξακκή γξήγνξεο πξφζβαζεο Καξηέιεο θνξδέιαο (ribbon) Γξακκή δηαίξεζεο ηεο πξνβνιήο. View bar. Γηαζέηεη ηηο ζπλεζέζηεξεο πξνβνιέο. Αλ δελ εκθαλίδεηαη θάληε δεμί θιηθ ζηελ αξηζηεξή γθξη θνξδέια θαη απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο, επηιέμηε View bar (Πποβολή γπαμμήρ). ηελ Γξακκή θαηάζηαζεο ππάξρνπλ επίζεο θνπκπηά κε ηηο ζπλήζεηο πξνβνιέο. πσο παξαηεξείηε, πέξα απφ ηo θιαζηθφ ribbon κε θαξηέιεο θαη θνπκπηά, ππάξρνπλ θαη εμεηδηθεπκέλεο επηινγέο θαη θνπκπηά ηα νπνία ζα πεξηγξάςνπκε ηε ζηηγκή πνπ ζα ηα ρξεηαζηνχκε. Ζ γξακκή δηαίξεζεο ηεο πξνβνιήο κπνξεί λα κεηαθηλεζεί κε ην πνληίθη, ψζηε λα εκθαλίζεη πεξηζζφηεξεο ζηήιεο.

25 24 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Γεκηνπξγία λένπ έξγνπ ηαλ αλνίγεηε ην MS Project, βξίζθεζηε ζηελ πξνεπηιεγκέλε (default) πξνβνιή Γξάθεκα Gantt, θαη κπνξείηε λα αξρίζεηε ηελ θαηαρψξηζε ησλ εξγαζηψλ ζαο. Σν MS Project, δηαζέηεη κηα πιεζψξα, απφ πξφηππα έξγα (templates). Αλ ζέιεηε λα δεκηνπξγήζεηε έλα λέν έξγν, βαζηζκέλν ζε θάπνην πξφηππν, επηιέμηε File New. Μέζσ ησλ επηινγψλ templates, θαη Search for online templates, κπνξείηε λα βξείηε θαη λα αλνίμεηε ην πξφηππν πάλσ ζην νπνίν ζα βαζηζηεί ην λέν ζαο έξγν. Δηζαγσγή γεληθώλ πιεξνθνξηώλ γηα ην έξγν ηαλ δεκηνπξγείηε έλα θαηλνχξγην έξγν ην πιαίζην δηαιφγνπ Project Information (Πιεξνθνξίεο έξγνπ) είλαη πάξα πνιχ ρξήζηκν.

26 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Μπνξείηε γεληθά λα ελεξγνπνηήζεηε ην πιαίζην απηφ απφ ηελ θαξηέια ribbon Project Project Information (Έπγο Πληποθοπίερ έπγος). Σν πιαίζην απηφ είλαη ηδηαίηεξα ζεκαληηθφ, γηαηί πιεξνθνξεί ην MS Project κε πνην ηξφπν ζα ρξεζηκνπνηήζεη ηηο εκεξνκελίεο έλαξμεο ή ιήμεο ηνπ έξγνπ. Γψζηε ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηνπ έξγνπ. ηαλ νξίδεηε κηα εκεξνκελία έλαξμεο γηα ην έξγν, ην MS Project πξνγξακκαηίδεη ηελ εμέιημε ησλ εξγαζηψλ ηνπ έξγνπ απφ ηελ εκεξνκελία απηή θαη πξνο ην κέιινλ, ζέηνληαο θάζε εξγαζία λα μεθηλήζεη φζν γίλεηαη πην ζχληνκα. Αλ αληίζεηα νξίζεηε κηα επηζπκεηή εκεξνκελία ιήμεο γηα ην έξγν, ην MS Project πξνγξακκαηίδεη πξνο ηα πίζσ, μεθηλψληαο απφ απηή ηελ εκεξνκελία ιήμεο κε θάζε εξγαζία λα μεθηλά φζν αξγφηεξα γίλεηαη. Ζ πεξίπησζε απηή είλαη ρξήζηκε φηαλ ζέιεηε λα ππνινγίζεηε πφζν αξγά γίλεηαη λα μεθηλήζεηε ην έξγν, γλσξίδνληαο πφηε ζέιεηε λα είζηε έηνηκνη. Γελ κπνξείηε λα νξίζεηε θαη εκεξνκελία έλαξμεο θαη εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ ζπγρξφλσο. Ιδηόηεηεο (Properties) ηνπ έξγνπ Αλ ζέιεηε κπνξείηε λα θαηαρσξήζεηε ηηο γεληθέο ηδηφηεηεο ηνπ έξγνπ, πνπ εκθαλίδνληαη ζε δηάθνξεο εθηππψζεηο.

27 26 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δπηιέμηε File Info θαη παηήζηε ζην Project Information, γηα λα επηιέμεηε Advanced Properties. ηη θαηαρσξήζεηε ζηα comments ζα εκθαλίδεηαη ζηηο ζεκεηψζεηο ηεο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο ηνπ έξγνπ (Project summary task).

28 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γηακόξθσζε εκεξνινγίνπ ην MS Project, ηα εκεξνιφγηα πξνζδηνξίδνπλ ηηο εξγάζηκεο ψξεο θαη εκέξεο, πνπ αθνξνχλ ην ζπγθεθξηκέλν έξγν. Σν MS Project ζα πξνγξακκαηίζεη ηελ εθηέιεζε ησλ εξγαζηψλ ηνπ έξγνπ ζχκθσλα κε ηηο ψξεο θαη εκέξεο εξγαζίαο ησλ εκεξνινγίσλ, πνπ αθνξνχλ ην ζπγθεθξηκέλν έξγν. Σα εκεξνιφγηα είλαη ηξηψλ εηδψλ. Σα βαζηθά εκεξνιφγηα, ηα εκεξνιφγηα πφξσλ θαη αλ ρξεηαζηεί κπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε εηδηθά εκεξνιφγηα γηα θάπνηεο εξγαζίεο. Σα εμνξηζκνχ βαζηθά εκεξνιφγηα είλαη ηα Standard, 24 Hours θαη Night Shift (Σππηθφ, 24 ψξεο θαη Νπρηεξηλή βάξδηα). Οη πιεξνθνξίεο θάζε εκεξνινγίνπ πφξνπ, φπσο νη εκέξεο δηαθνπψλ, νη εξγάζηκεο κέξεο θαη ψξεο, βαζίδνληαη ζην βαζηθφ εκεξνιφγην. Αιιάδεηε ηηο πιεξνθνξίεο εκεξνινγίνπ πφξνπ αλ ν πφξνο έρεη θάπνην δηαθνξεηηθφ ηξφπν εξγαζίαο (ψξεο, κέξεο, δηαθνπέο) απφ ηνλ βαζηθφ ηεο εηαηξείαο, θαηά ηελ δηάξθεηα ηνπ έξγνπ. ηαλ πξνγξακκαηίδνληαη εξγαζίεο ζηηο νπνίεο έρνπλ εθρσξεζεί θάπνηνη πφξνη, ην MS Project ρξεζηκνπνηεί ηα εκεξνιφγηα ησλ πφξσλ. ηαλ νη εξγαζίεο είλαη αλεμάξηεηεο ησλ πφξσλ ηφηε ρξεζηκνπνηείηαη ην βαζηθφ εκεξνιφγην. Μπνξείηε λα έρεηε πνιιαπιά βαζηθά εκεξνιφγηα αλ π.ρ. ππάξρνπλ νκάδεο εξγαδνκέλσλ ζηελ επηρείξεζε ζαο, πνπ έρνπλ θνηλέο ψξεο θαη εκέξεο εξγαζίαο (π.ρ. βάξδηεο). Γηα λα αιιάμεηε π.ρ. ην standard (ηππηθφ) εκεξνιφγην, επηιέμηε Project Change Working Time (Έπγο Αλλαγή σπόνος επγαζίαρ). ηηο παιηφηεξεο εθδφζεηο παξνπζηάδεηαη ην παξαθάησ πιαίζην δηαιφγνπ.

29 28 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δπηιέμηε ηνλ ηίηιν ηεο εκέξαο, γηα λα αιιάμεηε ηελ εκέξα απηή ζε φιεο ηηο εβδνκάδεο. Δπηιέμηε Nondefault working time γηα λα γίλνπλ νη εκέξεο πνπ επηιέμαηε εξγάζηκεο. Δπηιέμηε Nonworking time γηα λα γίλνπλ αξγίεο. Δπηιέμηε κία ή πεξηζζφηεξεο εκέξεο, γηα λα αιιάμεηε κφλν απηέο. Γηα λα αιιάμεηε ηηο εξγάζηκεο ψξεο ησλ εκεξψλ πνπ επηιέμαηε, δψζηε κηα ψξα έλαξμεο γηα θάζε πεξίνδν ζην πεδίν From θαη κηα ψξα ιήμεο ζην πεδίν To. ηε λέα έθδνζε παξνπζηάδεηαη ην παξαθάησ πιαίζην δηαιφγνπ.

30 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Ζ δηαρείξηζε ησλ αξγηψλ θαη ησλ σξαξίσλ γίλεηαη κέζσ εμαηξέζεσλ (exceptions) θαη ησλ εξγάζηκσλ εβδνκάδσλ (work weeks). ηαλ δελ ζαο ηαηξηάδεη ην standard εκεξνιφγην ή θάπνην απφ ηα βαζηθά εκεξνιφγηα κπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε έλα αληίγξαθν φπνηνπ εκεξνινγίνπ ζέιεηε κέζσ ηνπ θνπκπηνχ Create New Calendar (Γεκηνπξγία λένπ εκεξνινγίνπ). Μπνξείηε λα ηξνπνπνηήζεηε έλα εκεξνιφγην κέζσ ησλ θαξηειψλ Exceptions (Δμαηξέζεηο) θαη Work Weeks (Δξγάζηκεο εβδνκάδεο). Αλ π.ρ. ζέιεηε ην έξγν λα κε ιεηηνπξγεί ηηο Γεπηέξεο θαη ην θαζεκεξηλφ ηνπ σξάξην λα είλαη 8 πκ. κε 4 κκ., ζηελ θαξηέια ησλ Work Weeks, επηιέμηε ηελ

31 30 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 γξακκή Default (Πξνεπηινγή) θαη παηήζηε ην Details (Λεπηνκέξεηεο). ην πιαίζην δηαιφγνπ, πνπ εκθαλίδεηαη, κπνξείηε λα νξίζεηε ηηο Γεπηέξεο ζαλ αξγίεο (Set days to nonworking time, Οξηζκφο εκεξψλ ζε κε εξγάζηκν ρξφλν) θαη ζηε ζπλέρεηα λα επηιέμεηε ηηο εκέξεο απφ Σξίηε κέρξη Παξαζθεπή, λα επηιέμεηε Set day(s) to these specific working times (Οξηζκφο εκεξψλ ζηηο ζπγθεθξηκέλεο ψξεο εξγαζίαο) θαη λα ζέζεηε ην επηζπκεηφ σξάξην. ηελ θαξηέια Work Weeks, κπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε θαη άιιεο γξακκέο κε δηαζηήκαηα εκεξνκεληψλ θαη κέζσ ηνπ Details, λα νξίζεηε δηαθνξεηηθά σξάξηα ιεηηνπξγίαο γηα ην δηάζηεκα απηφ. ηαλ θάλεηε αιιαγέο ζηελ θαξηέια Work Weeks, νξίδεηε ζηελ νπζία ην πιαίζην ιεηηνπξγίαο θαη φρη θάπνηα εμαίξεζε. Αλ π.ρ. ζέιεηε γηα θάπνην δηάζηεκα λα έρεηε αξγίεο ή π.ρ. λα θιείλεηε λσξίο ηηο Παξαζθεπέο, γηαηί ζέιεηε λα πεγαίλεηε ζην εμνρηθφ ζαο, κπνξείηε λα ην ζέζεηε ζαλ κηα εμαίξεζε ζηελ θαξηέια Exceptions, κε ζπγθεθξηκέλν δηάζηεκα θαη κέζσ ηνπ Details, λα νξίζεηε δηαθνξεηηθά σξάξηα ιεηηνπξγίαο γηα ην δηάζηεκα απηφ θαη γηα ηηο εκέξεο πνπ επηζπκείηε.

32 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Αλ δεκηνπξγήζεηε θάπνην δηθφ ζαο εκεξνιφγην θαη ζέιεηε λα ρξεζηκνπνηεζεί ζαλ εκεξνιφγην έξγνπ, ζα πξέπεη λα ην επηιέμεηε ζην πιαίζην δηαιφγνπ Project Information. Παξάκεηξνη εκεξνινγίνπ Σν MS Project ρξεζηκνπνηεί θάπνηεο πξνθαζνξηζκέλεο ηηκέο γηα ηηο παξακέηξνπο ηνπ εκεξνινγίνπ, γηα λα κπνξεί λα θάλεη ππνινγηζκνχο δηάξθεηαο θαη απαζρφιεζεο. Π.ρ. ζεσξεί φηη κηα εξγάζηκε εκέξα απνηειείηαη απφ 8 ψξεο, κηα εβδνκάδα απφ 40 εξγάζηκεο ψξεο θαη έλαο κήλαο απφ 20 εξγάζηκεο εκέξεο. ηελ πεξίπησζε πνπ αιιάμεηε ηηο εξγάζηκεο ψξεο θαη εκέξεο ηνπ ρξεζηκνπνηνχκελνπ εκεξνινγίνπ, ζα πξέπεη λα αιιάμεηε θαη ηηο πξνθαζνξηζκέλεο επηινγέο ηνπ εκεξνινγίνπ, ψζηε λα ζπκθσλνχλ.

33 32 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δπηιέμηε File Options Schedule (Απσείο Επιλογέρ Φπονοδιάγπαμμα) Αλ ην νηθνλνκηθφ ζαο έηνο δελ αξρίδεη ηνλ Ηαλνπάξην, ζηελ επηινγή Fiscal year starts in (Σν νηθνλνκηθφ έηνο μεθηλά ζηηο), κπνξείηε λα επηιέμεηε ηνλ κήλα πνπ επηζπκείηε. Πξνζέμηε φηη φηαλ ην νηθνλνκηθφ έηνο δελ ζπκπίπηεη κε ην εκεξνινγηαθφ έηνο, ζηα ζεκεία πνπ ην MS Project ρξεζηκνπνηεί έηνο, ρξεζηκνπνηεί ην έηνο πνπ ηειεηψλεη ην νηθνλνκηθφ έηνο. Αλ ζέιεηε λα ρξεζηκνπνηεί ην έηνο πνπ αξρίδεη ην νηθνλνκηθφ έηνο, καξθάξεηε ην Use starting year for FY numbering (Υξήζε έηνπο έλαξμεο γηα ηελ αξίζκεζε ΦΔ). Αλ ζέιεηε νη επηινγέο ζαο λα ηζρχνπλ θαη γηα ηα επφκελα έξγα πνπ ζα δηαρεηξηζηείηε κε ην MS Project, ζηελ ιίζηα Calendar options for this project επηιέμηε All New Projects. Πξνζέμηε ηηο ιεπηνκέξεηεο ζηηο ξπζκίζεηο εκεξνινγίνπ Αλ αιιάμεηε ην εκεξνιφγην ηνπ έξγνπ, θαη ην θάλεηε π.ρ. λα έρεη εξγάζηκεο ψξεο απφ 7:30 κέρξη 15:30 θαζεκεξηλά, ζα παξαηεξήζεηε φηη κηα λέα εξγαζία εκθαλίδεηαη κε ηππηθή δηάξθεηα κηαο εκέξαο πνπ μεθηλάεη ζηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηνπ έξγνπ, αιιά ψξα 8 πκ θαη ιήγεη ηελ επφκελε εξγάζηκε θαη ψξα 8 πκ. (Γηα λα ην δηαπηζηψζεηε αιιάμηε ηελ κνξθή ησλ εκεξνκεληψλ ψζηε λα δείρλνπλ

34 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project θαη ψξα Δπηιέμηε File Options θαη ζηελ θαξηέια General αιιάμηε ην Date Format). Γηα λα δηνξζψζεηε απηή ηελ αζπλέπεηα αλνίμηε ην πιαίζην δηαιφγνπ, Project Information, θαη ζηελ εκεξνκελία έλαξμεο έξγνπ, ζπκπιεξψζηε θαη ηελ ψξα, π.ρ. 7:30. Πξέπεη επίζεο νη ηππηθή ψξα έλαξμεο θαη ιήμεο ησλ εξγαζηψλ λα ηεζεί ζηηο ηζρχνπζεο ηηκέο ζηηο επηινγέο ηνπ έξγνπ. Δπηιέμηε File Options θαη ζηελ θαξηέια Schedule αιιάμηε ηα Default Start time θαη Default End time.

35 34 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013

36 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Τπνδηαίξεζε ηνπ έξγνπ ζε εξγαζίεο θαη νξόζεκα Μεηά ηηο δηεξγαζίεο εθθίλεζεο ηνπ έξγνπ πεξλάκε ζηηο δηεξγαζίεο ζρεδηαζκνχ. Αξρηθφο καο ζηφρνο είλαη λα θαηαγξάςνπκε ηηο εξγαζίεο πνπ ζα εθηειεζηνχλ ζην έξγν θαη λα ηηο δηαζπάζνπκε ζε κηα ηεξαξρεκέλε ινγηθή δνκή πνπ αληαπνθξίλεηαη ζηα παξαδνηέα ηνπ έξγνπ θαη ζηηο ππνεξγαζίεο πνπ πξέπεη λα ηα απαξηίδνπλ γηα λα επηηεπρζεί ν ζηφρνο ηνπ έξγνπ. Σν έξγν νξγαλψλεηαη ζε ζπγθεληξσηηθέο εξγαζίεο θαη ηηο ππνεξγαζίεο πνπ ηηο απαξηίδνπλ. Γηα λα δείμεηε ζεκεία ζεκαληηθψλ ζπκβάλησλ, φπσο απνθάζεηο, εγθξίζεηο, εκεξνκελίεο ζηφρσλ θαη ενξηαζκψλ, ρξεζηκνπνηείηε νξφζεκα. Δξγαζίεο πνπ έρνπλ κεδεληθή δηάξθεηα θαη θφζηνο. Μηα γεληθή θαηεχζπλζε πνπ κπνξείηε λα αθνινπζήζεηε, είλαη λα νξγαλψζεηε θάζε παξαδνηέν ηνπ έξγνπ ζε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία, θαη ζην ηέινο ηεο ιίζηαο ησλ εξγαζηψλ πνπ απαξηίδνπλ ηελ ζπγθεληξσηηθή εξγαζία, λα ζέηεηε έλα νξφζεκν πνπ δείρλεη ηελ ηππηθή νινθιήξσζε ηνπ παξαδνηένπ. Δηζαγσγή εξγαζηώλ θαη νξόζεκσλ ηαλ έρεηε ππνδηαηξέζεη ην έξγν θαη έρεηε έηνηκε ηελ ιίζηα ησλ εξγαζηψλ (tasks) θαη ησλ νξφζεκσλ (milestones), κπνξείηε πιένλ λα ηα θαηαρσξήζεηε ζην MS Project. Ζ δνπιεηά απηή ζην MS Project είλαη αξθεηά απιή. Σν MS Project, φηαλ αλνίγεη, εκθαλίδεη έλα θελφ γξάθεκα Gantt έηνηκν λα δερζεί ηελ επσλπκία ηεο πξψηεο εξγαζίαο ηνπ έξγνπ ζαο. (Ζ κέζνδνο παξνπζίαζεο Gantt αλαπηχρζεθε ην1917 απφ ηνλ Henry L. Gantt) ηελ αξρηθή θάζε, φπνπ θαηαγξάθεηε απιά φιεο ηηο εξγαζίεο ηνπ έξγνπ, ην MS Project ππνζέηεη φηη φιεο νη εξγαζίεο ζα εθηειεζηνχλ ηαπηφρξνλα θαη φηη θάζε κία ζα δηαξθεί κηα κέξα (1d, 1ε). Σν πξψην πεδίν έρεη ηελ εζηίαζε γηα λα κπνξέζεηε λα δψζεηε ην φλνκα ηεο πξψηεο εξγαζίαο.

37 36 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Ζ εηζαγσγή ελφο νξφζεκνπ γίλεηαη κε ηνλ ίδην ηξφπν κε ηνλ νπνίν γίλεηαη ε εηζαγσγή κηαο εξγαζίαο, κφλν πνπ ε δηάξθεηά ηνπ νξίδεηαη κεδεληθή ( 0d, 0ε ). Γψζηε ην φλνκα ηνπ νξφζεκνπ. ην πεδίν Duration δψζηε 0. Αλ ε εξγαζία έρεη ραξαθηεξηζηεί σο Manual Scheduled, ζηελ δηάξθεηα κπνξείηε λα θαηαρσξήζεηε θαη θείκελν πρ. Να ην ειέγμσ κε ηνλ Γεκήηξε. ηαλ ε εξγαζία ραξαθηεξηζηεί Automatic Scheduled, ε ηηκή απηή ζα κεηαηξαπεί ζε 1d. Σν ίδην κπνξεί λα γίλεη θαη κε ηα πεδία εκεξνκεληψλ Δηζαγσγή εξγαζηώλ ζην δηάγξακκα Network Μπνξείηε επίζεο λα εηζάγεηε εξγαζίεο θαη νξφζεκα ζην MS Project ρξεζηκνπνηψληαο ην δηάγξακκα Network. Δπηιέμηε ηελ πξνβνιή Network diagram (Διάγπαμμα δικηύος). Αθνχ παηήζεηε Enter, ε ξάβδνο Gantt αιιάδεη ζε ξφκβν γηα λα δείμεη φηη πξφθεηηαη γηα νξφζεκν. Γηα λα δεκηνπξγήζεηε κηα λέα εξγαζία, παηήζηε θαη ηξαβήμηε δηαγψληα ην πνληίθη. Γψζηε ην φλνκα ηνπ νξφζεκνπ ή ηεο εξγαζίαο. Αλ πξφθεηηαη γηα νξφζεκν, δψζηε 0 Απνζήθεπζε ηνπ έξγνπ Καζψο εξγάδεζηε κε ην MS Project πξέπεη λα απνζεθεχεηε ηελ εξγαζία ζαο ζε ηαθηά δηαζηήκαηα γηα λα κελ ηε ράζεηε. Δπηιέμηε File Save (Απσείο Αποθήκεςζη). Αλ ζέιεηε ε απνζήθεπζε λα γίλεηαη απηφκαηα απφ ην MS Project ζε ηαθηά ρξνληθά δηαζηήκαηα, επηιέμηε File Options Save (Επγαλεία Επιλογέρ Αποθήκεςζη) θαη ξπζκίζεηε ηελ επηινγή Auto save every.

38 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ηηο εθδφζεηο πξηλ ηελ 2007, αλ νη βνεζνί ζρεδηαζκνχ (Planning Wizard) είλαη ελεξγνί, εκθαλίδεηε πιαίζην δηαιφγνπ πνπ ζαο ξσηά αλ επηζπκείηε λα ζσζεί ην έξγν ζαο, ζαλ γξακκή βάζεο (baseline), δειαδή ζαλ αξρηθφ ζρέδην. Δπηιέμηε Save Without A Baseline θαη παηήζηε ΟΚ. Θα απνζεθεχζεηε ην έξγν ζαλ γξακκή βάζεο φηαλ ζα πάξεη θάπνηα κνξθή. ην πιαίζην δηαιφγνπ Save (Απνζήθεπζε) ή Save as (Απνζήθεπζε σο) ησλ Windows, ην θνπκπί Tools (Δξγαιεία) θαη ε επηινγή General options (Γεληθέο επηινγέο) δίλεη ηε δπλαηφηεηα πξνζδηνξηζκνχ Password (Κσδηθφο πξφζβαζεο) θαη ραξαθηεξηζκνχ ηνπ αξρείνπ πξνο απνζήθεπζε (Μφλν γηα αλάγλσζε). κίθξπλζε θαη κεγέζπλζε ηνπ δηαγξάκκαηνο Gantt ηελ πεξίπησζε πνπ ζέιεηε λα δείηε δηαθνξεηηθφ ηκήκα ηνπ δηαγξάκκαηνο Gantt, κπνξείηε λα αιιάμεηε ηελ θιίκαθα ηνπ ρξφλνπ κε ηηο επηινγέο Timescale ηεο θαξηέιαο ribbon View. H επηινγή Zoom παξνπζηάδεη πιαίζην δηαιφγνπ φπνπ κπνξείηε λα επηιέμεηε ηελ θιίκαθα ηεο αξεζθείαο ζαο. ην πιαίζην δηαιφγνπ Zoom, αλ επηζπκείηε λα δείηε νιφθιεξν ην έξγν, επηιέμηε Entire Project (Οιφθιεξν ην έξγν). Αλ επηζπκείηε λα επαλαθέξεηε ην κέγεζνο ζηελ αξρηθή ηνπ θαηάζηαζε, παηήζηε Reset (Δπαλαθνξά). Ζ θιίκαθα ρξφλνπ κπνξεί λα ξπζκηζηεί θαη κε ηνλ Zoom slider πνπ βξίζθεηαη ζην δεμηφ θάησ άθξν ηεο γξακκήο θαηάζηαζεο. Αλ είζηε ζην ρψξν εξγαζηψλ ηεο πξνβνιήο Gantt θαη νη ξάβδνη ησλ εξγαζηψλ δελ είλαη νξαηνί, επηιέμηε ηελ εξγαζία θαη ζηελ θαξηέια ribbon Tasks παηήζεηε ην θνπκπί Scroll to Task (Μεηαθίλεζε ζηελ εξγαζία). Αλ ζέιεηε λα πάηε ζε κηα ζπγθεθξηκέλε εξγαζία θαη ην Gantt λα εκθαλίζεη κε

39 38 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 απηφκαην scroll ηελ αληίζηνηρε ξάβδν, παηήζηε Ctrl+G θαη ζην πιαίζην δηαιφγνπ, πνπ εκθαλίδεηαη, δψζηε ην ID (Αλαγλσξηζηηθφ) ηεο εξγαζίαο. Αλ δψζεηε εκεξνκελία γίλεηε scroll ηεο πεξηνρήο ηνπ γξαθήκαηνο (timescale), ψζηε λα εκθαληζηεί ε ζπγθεθξηκέλε ζηήιε ρξφλνπ. Ρύζκηζε ηεο θιίκαθαο ρξόλνπ ζην γξάθεκα Gantt Ζ θιίκαθα ρξφλνπ (timescale) ζην γξάθεκα Gantt, ρσξίδεηαη ζε 3 ζεηξέο. Σελ επάλσ ζεηξά (top), ηε κεζαία ζεηξά (middle) θαη ηελ θάησ ζεηξά (bottom). Ζ ξχζκηζή ηνπο κπνξεί λα γίλεη αλ θάλεηε δηπιφ θιηθ πάλσ ηνπο. Γηπιφ θιηθ ζηελ θιίκαθα, γηα λα εκθαληζηεί ην πιαίζην Timescale (Κιίκαθα ρξφλνπ)

40 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Αιιαγή ηεο πξνεπηιεγκέλεο πξνβνιήο Σν MS Project ρξεζηκνπνηεί ην γξάθεκα Gantt ζαλ πξνεπηιεγκέλε πξνβνιή, ε νπνία ελεξγνπνηείηαη κε ηελ εθθίλεζή ηνπ. Ζ πξνεπηιεγκέλε πξνβνιή κπνξεί λα αιιάδεη. Δπηιέμηε File Options (Απσείο Επιλογέρ). ηελ θαξηέια General θαη ζην πεδίν Default View (Πξνεπηιεγκέλε πξνβνιή) επηιέμηε ηελ πξνβνιή, πνπ ζπλήζσο ρξεζηκνπνηείηε θαη ζέιεηε λα απνηειεί ηελ πξνεπηιεγκέλε πξνβνιή, δειαδή ηελ πξνβνιή πνπ ζα παξνπζηάδεη ην MS Project, φηαλ αλνίγεηε ην ζπγθεθξηκέλν έξγν. Δδψ κπνξείηε επίζεο λα θαζαξίζεηε ηελ επηινγή Show the start screen when this application starts, έηζη ψζηε λα κελ εκθαλίδεηαη ε πξψηε θαξηέια θαη λα ζαο πεγαίλεη άκεζα ζηελ πξνεπηιεγκέλε πξνβνιή. Δκθάληζε γξακκήο πξνβνιώλ Γηα ηε δηεπθφιπλζή ζαο, ην MS Project δηαζέηεη κηα θάζεηε γξακκή κε εηθνλίδηα επηινγήο ησλ ζπλεζέζηεξσλ πξνβνιψλ. Γηα λα ηελ εκθαλίζεηε ή λα ηελ απνθξχςεηε θάληε δεμί θιηθ ζηελ αξηζηεξή γθξη θνξδέια θαη απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο, επηιέμηε View bar (Πποβολή γπαμμήρ). ηαλ δελ έρεηε πξνβνιή ηεο γξακκήο, ζηε κπιε αξηζηεξή θάζεηε ισξίδα εκθαλίδεηαη ν ηίηινο ηεο πξνβνιήο, ελψ κε δεμί θιηθ, ζηνλ ηίηιν απηφ, κπνξείηε απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο λα επηιέμεηε εχθνια ηελ πξνβνιή πνπ επηζπκείηε. Αιιαγή πνιιαπιώλ εξγαζηώλ ζε νξόζεκα Αλ επηζπκείηε λα αιιάμεηε, ζπγρξφλσο, πεξηζζφηεξεο απφ κηα εξγαζίεο ζε νξφζεκα, ηφηε επηιέμηε ηηο εξγαζίεο πνπ επηζπκείηε, θξαηψληαο παηεκέλν ην πιήθηξν Ctrl θαη κεηά παηήζηε ζην θνπκπί Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο) ηεο θαξηέιαο ribbon Tasks. ην πιαίζην δηαιφγνπ Multiple Task Information, ζην πεδίν Duration (Γηάξθεηα) πιεθηξνινγήζηε 0 θαη παηήζηε ΟΚ. Αιιαγή κηαο εξγαζίαο, πνπ έρεη δηάξθεηα, ζε νξόζεκν ην MS Project κπνξείηε κηα εξγαζία, πνπ έρεη κε κεδεληθή δηάξθεηα, λα ηελ νξίζεηε ζαλ νξφζεκν. Δπηιέμηε ηελ θαη παηήζηε ην θνπκπί Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο) ή θάληε δηπιφ θιηθ. Δπηιέμηε ηελ θαξηέια

41 40 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) θαη ζεκεηψζεηε ηελ επηινγή Mark Task As Milestone (ήκαλζε εξγαζίαο σο νξφζεκνπ). Μεηαθίλεζε θαη αληηγξαθή εξγαζηώλ ηαλ ζέιεηε λα επηιέμεηε κηα νιφθιεξε εξγαζία (γξακκή), λα θάλεηε θιηθ ζην πεδίν ηεο αξίζκεζεο (Αλαγλσξηζηηθφ, ID). Μπνξείηε λα αιιάμεηε ηε ζεηξά θαηαγξαθήο ησλ εξγαζηψλ, πνπ ππάξρνπλ ζην έξγν ή λα επαλαιάβεηε θάπνηεο εξγαζίεο. Απηφ κπνξεί λα γίλεη κε ηηο δηαδηθαζίεο Cut (Απνθνπή), Copy (Αληηγξαθή) θαη Paste (Δπηθφιιεζε), πνπ είλαη δηαζέζηκεο ζαλ θνπκπηά ζηε θαξηέια ribbon Tasks ή ζην κελνχ ζπληφκεπζεο ην νπνίν εκθαλίδεηαη κε πάηεκα ηνπ δεμηνχ πιήθηξνπ ηνπ πνληηθηνχ. Μεηαθίλεζε θαη αληηγξαθή εξγαζηψλ κπνξεί λα γίλεη θαη κε ην πνληίθη, κε ηελ δηαδηθαζία drag and drop. Παηήζηε θαη ηξαβήμηε πάλσ ζην πεδίν αξίζκεζεο ησλ εξγαζηψλ. Αλ θξαηάηε παηεκέλν ην πιήθηξν Ctrl, ε εξγαζία αληηγξάθεηαη. Δπηζήκαλζε αιιαγώλ Μηα θαιή δπλαηφηεηα ηνπ MS Project, είλαη ε επηζήκαλζε αιιαγψλ. ηαλ αιιάδεηε ή εηζάγεηε θάηη θαη απηφ επεξεάδεη θάπνηα πεδία, ηα πεδία απηά ζεκεηψλνληαη κε δηαθνξεηηθφ ρξψκα θφληνπ. Ζ δπλαηφηεηα απηή, ζε ζπλδπαζκφ κε ηηο πνιιαπιέο αλαηξέζεηο πνπ δηαζέηεη ε λέα έθδνζε, ζαο επηηξέπεη λα θάλεηε δηάθνξεο αιιαγέο θαη λα δείηε ηελ επίδξαζή ηνπο, θαη ζηελ πεξίπησζε πνπ δελ ζαο ηθαλνπνηνχλ λα ηηο αλαηξέζεηε. Οδεγόο ζρεδηαζκνύ (Planning Wizard) Καζψο εξγάδεζηε, κπνξεί λα εκθαληζηεί ην πιαίζην ηνπ Οδεγνχ ζρεδηαζκνχ γηα λα ζαο πιεξνθνξήζεη θαη λα ζαο βνεζήζεη ζε ζρέζε κε ηελ εξγαζία πνπ εθηειείηε. Π.ρ. αλ εηζάγεηε εκεξνκελία έλαξμεο κηαο εξγαζίαο ελσξίηεξα απφ ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηνπ έξγνπ, ζα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Planning wizard γηα λα ζαο αλαθέξεη ην ζθάικα θαη λα ζαο δψζεη ηελ δπλαηφηεηα λα επηιέμεηε ηελ ελέξγεηα πνπ ζέιεηε λα γίλεη. Μπνξείηε λα απελεξγνπνηήζεηε απηέο ηηο απηφκαηεο ζπκβνπιεπηηθέο παξεκβάζεηο ηνπ MS Project επηιέγνληαο File Options (Απσείο Επιλογέρ). ηελ θαξηέια Advanced θάησ απφ ηνλ ηίηιν Planning Wizard ππάξρνπλ ηα πεδία, πνπ ίζσο επηζπκείηε λα απελεξγνπνηήζεηε.

42 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δπηινγή πίλαθα Οη πίλαθεο, φπσο έρνπκε αλαθέξεη, καο δίλνπλ ηε δπλαηφηεηα λα εκθαλίζνπκε δηαθνξεηηθέο ζηήιεο πεδίσλ ζε κηα πξνβνιή ηχπνπ θχιινπ (sheet). ηαλ κεηαθηλείηε ην δείθηε ζην θειί νιηθήο επηινγήο, πνπ είλαη ην πξψην πάλσ απφ ηελ αξίζκεζε ησλ εξγαζηψλ, εκθαλίδεηαη ζχληνκν κήλπκα, πνπ δείρλεη ηελ πξνβνιή θαη ηνλ πίλαθα πνπ ρξεζηκνπνηείηαη. Γηα λα αιιάμεηε πίλαθα επηιέμηε View Tables (Πποβολή Πίνακερ) θαη ηνλ πίλαθα πνπ επηζπκείηε. Δλαιιαθηηθά, θάληε δεμί θιηθ ζην θειί νιηθήο επηινγήο θαη επηιέμηε ηνλ πίλαθα πνπ ζαο ελδηαθέξεη. Κειί νιηθήο επηινγήο Με δεμί θιηθ ζην θειί νιηθήο επηινγήο.

43 42 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Οξγάλσζε ησλ εξγαζηώλ θαη ησλ νξόζεκσλ ην MS Project, κπνξείηε λα νξγαλψζεηε ηηο εξγαζίεο ζαο ρξεζηκνπνηψληαο δηαξζξψζεηο (Outline) ή κηα ηεξαξρηθή δνκή αλάιπζεο ησλ εξγαζηψλ (Work Breakdown Structure, WBS). ηαλ δεκηνπξγείηε κηα δηάξζξσζε, ην MS Project δεκηνπξγεί ζπγρξφλσο θαη κηα WΒS. Γηαζπάηε ηηο εξγαζίεο ζε πεξηζζφηεξεο ππνεξγαζίεο (δεπηεξεχνπζεο) κέρξη λα θηάζεηε ζε έλα επίπεδν κνλάδαο εξγαζίαο (work package), ηέηνην πνπ λα κπνξείηε λα εθηηκήζεηε ηε δηάξθεηά ηνπ θαη ην θφζηνο ηνπ. Ζ δηάξζξσζε παξνπζηάδεη ηηο εξγαζίεο ζηνηρεκέλεο αλάινγα κε ην πνπ αλήθνπλ. Ζ δηάξζξσζε είλαη κηα ηδηαίηεξα ρξήζηκε ηδηφηεηα ηνπ MS Project. αο βνεζά ζην λα: * Δηζάγεηε θαη λα νξγαλψζεηε ηηο εξγαζίεο θαη ηα νξφζεκα. * Να ζπξξηθλψζεηε ή λα αλαδηπιψζεηε ηε ιίζηα ησλ εξγαζηψλ ζαο θαη λα δείηε δηαθνξεηηθά επίπεδα ιεπηνκεξεηψλ. * Να παξνπζηάζεηε αζξνηζηηθνχ επηπέδνπ πιεξνθνξίεο ζ φ,ηη αθνξά θφζηε, φγθν εξγαζίαο θαη δηάξθεηα.

44 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ε κηα δηάξζξσζε νη εξγαζίεο ρσξίδνληαη ζε δχν θαηεγνξίεο, ζε ζπγθεληξσηηθέο εξγαζίεο (ή θχξηεο εξγαζίεο ή εξγαζίεο ζχλνςεο) θαη ζε δεπηεξεχνπζεο. Κάζε δεπηεξεχνπζα αλήθεη ζε θάπνηα θχξηα εξγαζία. Κάζε θχξηα εξγαζία: * Έρεη δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο (ππνεξγαζίεο) ζηνηρεκέλεο θάησ απφ απηή, έλα επίπεδν δεμηά. * Αζξνίδεη ηα θφζηε, ηνλ φγθν εξγαζίαο (απαζρφιεζε) θαη ηε ρξνλνινγηθή δηάξθεηα φισλ ησλ ππνεξγαζηψλ ηεο. Μπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε κηα δηάξζξσζε ρξεζηκνπνηψληαο ηε κέζνδν Top- Down, φπνπ θαηαγξάθεηε ηηο θχξηεο θάζεηο ηνπ έξγνπ θαη ζηε ζπλέρεηα εηζάγεηε ηηο δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο, πνπ θάζε θάζε απαηηεί. Μπνξείηε επίζεο λα ρξεζηκνπνηήζεηε ηε κέζνδν Bottom-Up, φπνπ θαηαγξάθεηε πξψηα φιεο ηηο εξγαζίεο θαη ζηε ζπλέρεηα ηηο νκαδνπνηείηε ζε θαηεγνξίεο έηζη ψζηε λα θζάζεηε ζε επίπεδν θπξίσλ θάζεσλ ηνπ έξγνπ. Γηα λα δεκηνπξγήζεηε κηα δηάξζξσζε, πξνζδίδεηε ζηηο εξγαζίεο θαη ηα νξφζεκα ην επίπεδν πνπ επηζπκείηε, ζηνηρίδνληαο ηα νλφκαηά ηνπο έλα επίπεδν πξνο ηα δεμηά θάησ απφ ηελ θχξηα εξγαζία πνπ αλήθνπλ. Γηα λα πεηχρεηε ηηο ζηνηρίζεηο ρξεζηκνπνηείηε ηα θνπκπηά δηάξζξσζεο Indent (Δζνρή) θαη Outdent (Πξνεμνρή) ζηελ θαξηέια ribbon Tasks. Μπνξείηε επίζεο λα ζχξεηε ηα νλφκαηα ζην επίπεδν πνπ επηζπκείηε. Αλ θαη ην MS Project ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα δηάξζξσζεο ζε πνιιαπιά επίπεδα, κηα δηάξζξσζε κέρξη ηξία επίπεδα είλαη πην εχθνιε ζηε δηαρείξηζή ηεο. Γεκηνπξγία δηάξζξσζεο κε ηε κέζνδν Top-Down Δθαξκφζηε ηε κέζνδν απηή θαηαγξάθνληαο πξψηα ηηο θχξηεο θάζεηο ηνπ έξγνπ θαη ζηε ζπλέρεηα θαηαγξάθνληαο ηηο ιεπηνκέξεηεο.

45 44 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Γψζηε φιεο ηηο θχξηεο θάζεηο ηνπ έξγνπ. ιεο ζα είλαη θχξηεο (ζπγθεληξσηηθέο) εξγαζίεο. Γηα λα εηζάγεηε λέεο εξγαζίεο θάησ απφ κηα θχξηα θάζε επηιέμηε ην πιήζνο ησλ γξακκψλ, πνπ ζέιεηε λα εηζάγεηε μεθηλψληαο απφ ηε γξακκή θάησ απφ ηελ νπνία ζα γίλεη ε εηζαγσγή. Γηα λα αλνίμεηε ρψξν θαη λα δψζεηε ηηο ππνεξγαζίεο θάησ απφ ηελ Φάζε έξεπλαο, επηιέμηε ίδην πιήζνο γξακκψλ κε απηφ ησλ εξγαζηψλ πνπ επηζπκείηε λα εηζάγεηε. Π.ρ. γηα λα πξνζζέζεηε 9 εξγαζίεο θάησ απφ ηελ «Φάζε έξεπλαο», επηιέμηε ηηο 9 γξακκέο θάησ απ απηήλ. Παηήζηε ην πιήθηξν Insert.

46 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Πιεθηξνινγήζηε ηηο εξγαζίεο, ζηηο θελέο γξακκέο, πνπ έρνπλ δεκηνπξγεζεί. Δπηιέμηε φιεο ηηο εξγαζίεο πνπ κφιηο εηζάγαηε, έηζη ψζηε λα ηηο ζηνηρίζεηε έλα επίπεδν δεμηά θάησ απφ ηελ θχξηα εξγαζία Φάζε έξεπλαο, ζηελ νπνία αλήθνπλ. Γηα λα ζηνηρίζεηε ηηο επηιεγκέλεο εξγαζίεο έλα επίπεδν δεμηά, παηήζηε ζην θνπκπί Indent (εζνρή). Μπνξείηε λα κεηαθηλήζηε θαη λα ζηνηρίζεηε ηηο εξγαζίεο δεμηά ή αξηζηεξά ρξεζηκνπνηψληαο ην πνληίθη. Παηήζηε ζην αξηζηεξφ άθξν ηνπ νλφκαηνο κηαο εξγαζίαο φηαλ ν δείθηεο είλαη δηπιφ βέινο. Σξαβήμηε πξνο ηελ θαηεχζπλζε πνπ ζέιεηε λα ζηνηρίζεηε ηελ εξγαζία.

47 46 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Σα ζχκβνια ζπξξίθλσζεο ή αλαδίπισζεο -, + ζηελ έθδνζε 2023 είλαη ή αληίζηνηρα. Οη ππνεξγαζίεο είλαη ηψξα ζηνηρεκέλεο έλα επίπεδν θάησ απφ ηελ θχξηα εξγαζία ηνπο Φάζε έξεπλαο. Μηα εξγαζία, πνπ δηαζέηεη δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο, θαιείηαη θχξηα εξγαζία ή ζπγθεληξσηηθή εξγαζία ή εξγαζία ζχλνςεο. Ζ δηάξθεηα κηαο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο είλαη ν νιηθφο ρξφλνο κεηαμχ ηεο ππνεξγαζίαο, πνπ μεθηλά πξψηε θαη απηήο πνπ ηειεηψλεη ηειεπηαία. ηαλ έρεηε δεκηνπξγήζεη ηε δηάξζξσζε ηνπ έξγνπ είλαη εχθνιν λα ην αλαδηαξζξψζεηε. ηαλ κεηαθηλείηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία κεηαθηλνχληαη θαη νη ππνεξγαζίεο ηεο. ηαλ δηαγξάθεηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία δηαγξάθνληαη θαη νη ππνεξγαζίεο ηεο. Αλ ζέιεηε λα δηαγξάςεηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία, ρσξίο λα δηαγξαθνχλ νη ππνεξγαζίεο ηεο, πξέπεη πξψηα λα θαηαξγήζεηε ηε ζηνίρηζε ησλ ππνεξγαζηψλ. Μηα δηάξζξσζε κπνξεί λα ζπξξηθλσζεί, ψζηε λα δείρλεη κφλν ηηο ζπγθεληξσηηθέο εξγαζίεο, φπσο επίζεο κπνξεί λα αλαπηπρζεί θαη λα δείρλεη πάιη φιεο ηηο ιεπηνκέξεηεο ηνπ έξγνπ. Ζ ζπξξίθλσζε ή αλάπηπμε ηεο δηάξζξσζεο κπνξεί λα γίλεη γηα φιν ην έξγν ή

48 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ηκήκαηά ηνπ (ζπγθεληξσηηθέο εξγαζίεο). ηαλ ζπξξηθλψλεηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία απνθξχπηνληαη νη δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο ηεο. ηαλ ηελ αλαπηχζζεηε, ηφηε νη δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο ηεο, δειαδή νη εξγαζίεο ελφο επηπέδνπ θάησ, επαλεκθαλίδνληαη. Γηα λα ζπξξηθλψζεηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία, παηήζηε ην ζχκβνιν βξίζθεηαη δίπια απφ ην φλνκά ηεο ή θάληε δηπιφ θιηθ ζην ID ηεο. Γηα λα αλαπηχμεηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία παηήζηε ην ζχκβνιν βξίζθεηαη δίπια απφ ην φλνκά ηεο ή θάληε δηπιφ θιηθ ζην ID ηεο. πνπ πνπ Γηα λα αλαπηχμεηε φιεο ηηο ζπξξηθλσκέλεο εξγαζίεο ηνπ έξγνπ θαη λα δείηε φιεο ηηο ιεπηνκέξεηεο παηήζηε ζην θνπκπί θαη ζην αλαπηπζζφκελν κελνχ παηήζηε ην θνπκπί All Subtasks (ιεο νη δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο) ην επίπεδν ππνεξγαζηψλ πνπ ζέιεηε λα βιέπεηε. Πξνγξακκαηίδνληαο ηηο ζπγθεληξσηηθέο εξγαζίεο ρεηξνθίλεηα ή επηιέμηε Δπεηδή ην MS Project ππνινγίδεη απηφκαηα ηελ δηάξθεηα κηαο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο αλάινγα κε ηηο ππνεξγαζίεο θαη ηηο ζπλδέζεηο ηνπο, ηηο ζέηεη πάληα σο automatic scheduled. Τπάξρνπλ πεξηπηψζεηο, πνπ ζα ζέιαηε λα θαηαρσξήζεηε ρεηξνθίλεηα ηελ δηάξθεηα κηαο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο. Πρ. Θα κπνξνχζε λα ήηαλ κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία πνπ αληηπξνζσπεχεη κηα θάζε ηνπ έξγνπ, γηα ηελ νπνία ζέιεηε λα ζέζεηε 60 εξγάζηκεο εκέξεο θαη λα ηηο ζπγθξίλεηαη κε ηνλ ρξφλν πνπ ζα δψζεη ν πξνγξακκαηηζκφο ησλ επηκέξνπο εξγαζηψλ ηεο θάζεο. ηελ έθδνζε 2013 κπνξείηε λα ζέζεηε ηελ δηάξθεηα κηαο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο. ηελ πεξίπησζε απηή ε εξγαζία κεηαηξέπεηαη ζε ζπγθεληξσηηθή manually scheduled, θαη ε ξάβδνο Gantt απνθηά δηπιή κνξθή, κηα πνπ δείρλεη ηελ ρεηξνθίλεηε θαηαρψξεζε θαη κηα πνπ δείρλεη ηνλ ππνινγηζκφ βάζεη ησλ ππνεξγαζηψλ ηεο. Σν ζπλνιηθφ έξγν πξνγξακκαηίδεηαη βάζεη ηεο ρεηξνθίλεηεο θαηαρψξηζεο. Δίλαη έλαο αξθεηά βνιηθφο ηξφπνο γηα λα δψζεηε θάπνην πεξηζφξην (buffer) ρξφλνπ ζηηο θάζεηο ηνπ έξγνπ.

49 48 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Πξνζζήθε παξαγξάθσλ θαη ζπκβόισλ ζηελ δηάξζξσζε Σν MS Project κπνξεί λα εκθαλίζεη ηηο εξγαζίεο πξνζζέηνληαο πξηλ απφ ηα νλφκαηά ηνπο αξηζκνχο παξαγξάθσλ θαη ππνπαξαγξάθσλ, ππνβνεζψληαο ζαο κε απηφ ηνλ ηξφπν λα θαηαλνήζεηε ηελ ππνδηαίξεζε ησλ εξγαζηψλ ζαο ζε δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο. Απηφ γίλεηαη επηιέγνληαο Outline numbers ζηην καπηέλα ribbon Format. Οη αξηζκνί παξαγξάθσλ έρνπλ δεκηνπξγεζεί απφ ην MS Project. Υξεζηκεχνπλ θαη ζαλ αξηζκνί WBS. Σν ζχκβνιν + δείρλεη φηη ε εξγαζία είλαη ζπγθεληξσηηθή, απνηειείηαη απφ ππνεξγαζίεο πνπ δελ εκθαλίδνληαη. Σν ζχκβνιν - δείρλεη φηη ε εξγαζία είλαη ζπγθεληξσηηθή θαη κπνξεί λα ζπξξηθλσζεί. Μπνξείηε λα παηήζεηε ζηα ζχκβνια +,- γηα λα αλαπηχμεηε ή λα ζπξξηθλψζεηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία. Σα ζχκβνια ζπξξίθλσζεο ή αλαδίπισζεο -, + ζηελ έθδνζε 2023 είλαη ή αληίζηνηρα. ην πιαίζην δηαιφγνπ Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο) θαη ζηελ θαξηέια Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) ν αξηζκφο δηάξζξσζεο κηαο εξγαζίαο εκθαλίδεηαη θαη ζην πεδίν WBS code ( Κσδηθφο WBS). Βέβαηα ν θσδηθφο WBS είλαη ηειείσο δηαθνξεηηθφ πεδίν θαη κπνξεί λα αιιάμεη ή λα κνξθνπνηεζεί κε ηέηνην ηξφπν πνπ

50 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project λα δείρλεη ηελ ζχλδεζε ηεο εξγαζίαο κε θάπνην άιιν ζχζηεκα φπσο νη ινγαξηαζκνί ηνπ ινγηζηεξίνπ ή ην είδνο ηεο θαηεγνξία ηεο εξγαζίαο. Οη αξηζκνί ζηε δηάξζξσζε θαη ζην πεδίν WBS, είλαη ίδηνη. Μπνξείηε λα εηζάγεηε ην δηθφ ζαο αξηζκφ WBS, ζην πεδίν WBS code. Αλ ζέιεηε λα νξίζεηε ην δηθφ ζαο πξνζαξκνζκέλν ηξφπν θσδηθνπνίεζεο WBS, ζηελ θαξηέια ribbon Project επηιέμηε WBS Define Code (Δομή ανάλςζηρ επγαζίαρ Οπιζμόρ κυδικού) θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ νξίζηε ηε κνξθή ηνπ θσδηθνχ κε ζπλδπαζκφ γξακκάησλ θαη ςεθίσλ πνπ επηζπκείηε. Δηζαγσγή δεδνκέλσλ Ζ εηζαγσγή δεδνκέλσλ κεηαθέξεη πιεξνθνξίεο απφ θάπνην άιιν αξρείν δηαθνξεηηθήο κνξθήο ζην έξγν ζαο, επηηξέπνληάο ζαο λα θεξδίζεηε ρξφλν. Αλ ινηπφλ δηαζέηεηε κηα ιίζηα εξγαζηψλ ζε Excel ή ζην Outlook κπνξείηε λα ηελ εηζάγεηε. Δάλ ζέιεηε λα εηζάγεηε εξγαζίεο πνπ έρεηε πξνγξακκαηίζεη ζην Outlook, ζηελ θαξηέια ribbon Tasks επηιέμηε Task Import Outlook Tasks (Επγαζίερ Ειζαγυγή επγαζιών ηος Outlook), θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ επηιέμηε ηηο εξγαζίεο πνπ ζέιεηε λα εηζαρζνχλ.

51 50 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Ζ εηζαγσγή απφ ην Excel ή άιια πξνγξάκκαηα, γίλεηαη κέζσ ηνπ νδεγνχ εηζαγσγήο (Import Wizard), πνπ ελεξγνπνηείηαη αλ πάηε λα αλνίμεηε (File open), θάπνην αξρείν πνπ δελ είλαη ηχπνπ mpp ή mpt. Μέζσ ηνπ νδεγνχ ζα ζαο δεηεζεί λα αληηζηνηρίζεηε (map) ηα πεδία πρ. ηνπ Excel κε ηα αληίζηνηρα ηνπ έξγνπ, ψζηε λα γίλεη νξζά ε εηζαγσγή. Τπάξρνπλ θαη έηνηκεο αληηζηνηρίζεηο θαζψο επίζεο θαη ε δπλαηφηεηα ε εηζαγσγή λα γίλεη ζε λέν έξγν ή λα γίλεη πξνζάξηεζε (append) ησλ πιεξνθνξηψλ ζην ελεξγφ έξγν ή λα γίλεη ζπγρψλεπζε (merge) ησλ πιεξνθνξηψλ ζην ελεξγφ έξγν.

52 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project

53 52 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project Γηάξθεηα θαη κέζνδνη πξνγξακκαηηζκνύ εξγαζηώλ Δθηίκεζε ρξνληθήο δηάξθεηαο εξγαζηώλ Τπάξρνπλ ηξεηο δηαθεθξηκέλεο πιεξνθνξίεο πνπ εηζάγεηε γηα θάζε εξγαζία: Δθηίκεζε δηάξθεηαο. εκεηψζεηο γηα ηηο πξνυπνζέζεηο, πνπ παίξλεηε ππφςε ζηελ εθηίκεζε ηεο ρξνληθήο δηάξθεηαο. Σε κέζνδν πξνγξακκαηηζκνχ ησλ εξγαζηψλ, πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζεί. Ζ εθηίκεζε ηεο δηάξθεηαο κηαο εξγαζίαο είλαη ζεκαληηθή γηαηί είζηε ππφινγνη γηα απηή. Μπνξείηε λα ζπκβνπιεπηείηε: Αξρεηαθέο πιεξνθνξίεο απφ παιαηφηεξα αλάινγα έξγα. Τπνινγηζκνχο απφ άηνκα, πνπ ζα εθηειέζνπλ ηελ εξγαζία. Δθηηκήζεηο εηδηθψλ, πνπ έρνπλ δηαρεηξηζηεί παξφκνηα έξγα. Δπαγγεικαηηθνχο ή βηνκεραληθνχο νξγαληζκνχο, πνπ ζρεηίδνληαη κε παξφκνηα έξγα. Δηζαγσγή δηάξθεηαο ηαλ εηζάγεηε κηα δηάξθεηα ζην MS Project, πιεθηξνινγείηε έλαλ αξηζκφ αθνινπζνχκελν απφ ηε κνλάδα κέηξεζεο ηνπ ρξφλνπ. Ζ κνλάδα κπνξεί λα εθθξάδεηε ζε ιεπηά (m), ζε ψξεο (h), ζε εκέξεο (d) ζε εβδνκάδεο (w), ζε κήλεο (mo) ζε παξεξρφκελα ιεπηά (em, elapsed minutes), ζε παξεξρφκελεο ψξεο (eh), ζε παξεξρφκελεο εκέξεο (ed), ζε παξεξρφκελεο εβδνκάδεο (ew) ή ζε παξεξρφκελνπο κήλεο (emo). Οη αληίζηνηρεο κνλάδεο γηα ηελ ειιεληθή έθδνζε είλαη ι, σ, ε, εβ, κε, ιπ, σπ, επ, εβπ θαη κεπ. Ζ πξνεπηιεγκέλε κνλάδα δηάξθεηαο, είλαη εκέξεο (d). Αλ ζέιεηε λα ηελ αιιάμεηε επηιέμηε File Options (Απσείο Επιλογέρ) θαη ζηε θαξηέια Schedule (Υξνλνδηάγξακκα), αιιάμηε ηε κνλάδα ζην πεδίν Duration is entered in (Ζ δηάξθεηα εηζάγεηαη ζε).

54 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γψζηε ηε δηάξθεηα ησλ εξγαζηψλ ζηε ζηήιε απηή. Οη κνλάδεο παξεξρφκελνπ (παξειζφληνο, ζπλερνχο) ρξφλνπ ρξεζηκνπνηνχληαη, φηαλ ε πάξνδνο θάπνηνπ ζπγθεθξηκέλνπ ζπλερφκελνπ ρξφλνπ γηα κηα εξγαζία παίδεη ζεκαληηθφηεξν ξφιν απ φηη ν ρξφλνο εξγαζίαο πνπ απαηηείηαη γηα λα εθηειεζηεί. Π.ρ. ρξεζηκνπνηείζηε παξειζνχζα δηάξθεηα γηα λα παξνπζηάζεηε ην πιήζνο ησλ ζπλερφκελσλ σξψλ, πνπ απαηηνχληαη, γηα λα δέζεη ην ζθπξφδεκα πξηλ λα κπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί. ηελ πεξίπησζε απηή δελ ζαο ελδηαθέξνπλ ηα εκεξνιφγηα σο πξνο ηηο εξγάζηκεο κέξεο θαη ηα σξάξηα. Ζ παξειζνχζα δηάξθεηα είλαη βαζηζκέλε ζε 24 ψξεο αλά εκέξα, 7 εξγάζηκεο εκέξεο ηε βδνκάδα θαη φρη ζηηο εξγάζηκεο εκέξεο θαη ψξεο. Γχν εκέξεο ζεκαίλεη 48 ψξεο. Ζ θαηαρψξεζε εξσηεκαηηθνχ ζηε δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο, π.ρ. 10d?, δίλεη έκθαζε θαη ραξαθηεξίδεη ηε δηάξθεηα ζαλ εθηηκψκελε (αλ θαη φιεο νη δηάξθεηεο είλαη θαη εθηίκεζε). Μπνξείηε λα αλαδεηήζεηε ηηο εξγαζίεο κε εθηηκψκελε δηάξθεηα απφ ηελ θαξηέια ribbon View επηινγή Filter Tasks With estimated Duration (Φίληπο Επγαζίερ με διάπκεια καηά πποζέγγιζη). εκεηώζεηο, γηα ηηο πξνϋπνζέζεηο ζηελ εθηίκεζε δηάξθεηαο θάζε εξγαζίαο Δίλαη θαιή ζπλήζεηα λα θξαηάηε ζεκεηψζεηο, πνπ αθνξνχλ ηηο πξνυπνζέζεηο, πνπ ζέζαηε ζηελ εθηίκεζε δηάξθεηαο θάζε εξγαζίαο. Γηα λα ην θάλεηε απηφ, ζηελ θαξηέια ribbon Tasks, επηιέμηε Task Notes (Σημειώζειρ επγαζίαρ) ή παηήζηε ζην θνπκπί Task Information (ή δηπιφ θιηθ ζηελ εξγαζία) θαη ζην πιαίζην δηαιφγνπ Task Information, πνπ εκθαλίδεηαη, παηήζηε ζηελ θαξηέια Notes (εκεηψζεηο).

55 54 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 ηαλ θξαηάηε ζεκεηψζεηο, έρεηε ηελ δπλαηφηεηα λα ζπκάζηε ηηο πξνυπνζέζεηο, πνπ ζέζαηε φηαλ θάλαηε εθηίκεζε ηεο δηάξθεηαο, δειαδή ηη πεξηκέλαηε λα ζπκβεί φηαλ θάλαηε ηελ εθηίκεζε. Απηφ ζαο βνεζά λα θαηαιάβεηε θαη λα αλαιχζεηε γηαηί θάπνηα εξγαζία παίξλεη πεξηζζφηεξν ή ιηγφηεξν ρξφλν απ φηη εθηηκήζεθε. Γξάςηε ηηο ζεκεηψζεηο, πνπ αθνξνχλ ηελ επηιερζείζα εξγαζία. Δθηίκεζε δηάξθεηαο κε ηελ ηερληθή PERT (έρεη αθαηξεζεί από ην MS project 2010 θαη κεηά Ζ ηερληθή εθηίκεζεο ηεο δηάξθεηαο πνπ εθαξκφζαηε παξαπάλσ, νλνκάδεηαη εθηίκεζε ελφο ζεκείνπ θαη εθαξκφδεηαη θχξηα ζηελ κέζνδν CPM φπνπ ε έκθαζε δίλεηαη ζην θφζηνο. Αλ ζέιεηε λα δψζεηε κεγαιχηεξε έκθαζε ζηελ εθηίκεζε ηεο δηάξθεηαο κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε ηελ κέζνδν PERT (Program Evaluation and Review Technique), πνπ είλαη κηα εθηίκεζε ηξηψλ ζεκείσλ.

56 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Ζ PERT ρξεζηκνπνηεί ηνλ ηχπν D=[O + P + (4*E)]/6, γηα λα ππνινγίζεη ηελ δηάξθεηα. πνπ E ε πηζαλφηεξε πξνβιεπφκελε δηάξθεηα (Most likely ή Expected), Ο ε πην αηζηφδνμε πξνβιεπφκελε δηάξθεηα (Optimistic) θαη Ρ ε πην απαηζηφδνμε πξνβιεπφκελε δηάξθεηα (Pessimistic). Γηα λα δνπιέςεηε κε ηελ PERT, πξέπεη λα είλαη εγθαηαζηεκέλν ην Add in, PERT Analysis. Add-Ins κπνξείηε λα εγθαηαζηήζεηε απφ ηελ επηινγή File Options Add-Ins. ηελ θαξηέια ribbon Add-Ins ζα ππάξρνπλ θνπκπηά γηα λα δνπιέςεηε κε PERT Analysis (Αλάιπζε PERT). Σν θνπκπί Pert Entry Sheet (Φχιιν θαηαρψξεζεο PERT) εκθαλίδεη θχιιν φπνπ κπνξείηε λα θαηαρσξήζεηε ηηο αηζηφδνμεο (Optimistic), αλακελφκελεο (Expected) θαη απαηζηφδνμεο (Pessimistic) πξνβιέςεηο δηάξθεηαο ησλ εξγαζηψλ. Αθνχ ηηο θαηαρσξήζεηε παηήζηε ην θνπκπί Calculate PERT (Τπνινγηζκφο PERT), γηα λα ππνινγηζηεί ην πεδίν ηεο δηάξθεηαο βάζεη ηνπ παξαπάλσ ηχπνπ. Πξνζνρή αλ δελ έρεηε παηήζεη Enter γηα ηελ ηειεπηαία θαηαρψξεζε δηάξθεηαο θαη παηήζεηε ην θνπκπί ππνινγηζκνχ, ππάξρεη πηζαλφηεηα λα ππάξμεη ζθάικα (bug) ζηελ εθηέιεζε ηνπ MS Project. Αλ ζέιεηε λα αιιάμεηε ηνπο δείθηεο ζηάζκηζεο (1, 4, 1) ηνπ ηχπνπ ππνινγηζκνχ ηεο δηάξθεηαο, ρξεζηκνπνηείζηε ην θνπκπί Set PERT Weights (Οξηζκφο δεηθηψλ ζηάζκηζεο PERT) θαη ηελ αληίζηνηρε θφξκα πνπ εκθαλίδεηαη. Να ζπκάζηε φηη ην άζξνηζκά ηνπο πξέπεη λα είλαη 6. Μπνξείηε λα δείηε ην Gantt γηα θάζε κία απφ ηηο αηζηφδνμε, απαηζηφδνμε θαη αλακελφκελε δηάξθεηα, ρξεζηκνπνηψληαο ηα ππφινηπα ηξία θνπκπηά. εκεηψζηε φηη ε PERT ρξεζηκνπνηεί ηα ειεχζεξα πεδία Duration1,2,3 Start1,2,3 θαη Finish1,2,3 γηα λα απνζεθεχζεη ηηο πιεξνθνξίεο, πνπ ρξεηάδνληαη.

57 56 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Μέζνδνη πξνγξακκαηηζκνύ ησλ εξγαζηώλ Σν MS Project πξνζθέξεη δχν κεζφδνπο πξνγξακκαηηζκνχ ησλ εξγαζηψλ. Ζ κία κέζνδνο θαιείηε Effort-driven Scheduling (Καζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο). Ζ κέζνδνο απηή βαζίδεηαη ζηνπο δηαζέζηκνπο πφξνπο θάζε εξγαζίαο. Ζ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο επαλαυπνινγίδεηαη θάζε θνξά πνπ αιιάδεηε ηηο κνλάδεο ησλ πφξσλ ή ηελ πνζφηεηα ηεο απαζρφιεζεο (εξγαζία, work) κηαο νκάδαο πφξσλ, πνπ έρνπλ εθρσξεζεί ζηε ζπγθεθξηκέλε εξγαζία. Ζ δεχηεξε κέζνδνο δελ παίξλεη ππφςε ηεο ηνπο πφξνπο ηεο εξγαζίαο θαηά ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ηεο εξγαζίαο. Δίλαη ε πξνεπηιεγκέλε κέζνδνο ηνπ MS Project. ηαλ ρξεζηκνπνηείηε Effort-driven Scheduling, ε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο κεηψλεηαη, θαζψο ηεο πξνζζέηεηε επί πιένλ πφξνπο. Π.ρ. Έλα θηήξην βάθεηαη ζε ιηγφηεξεο κέξεο, αλ ρξεζηκνπνηήζεηε ηξεηο βαθείο απ φηη έλαλ. Με ρξεζηκνπνηείηε ηε κέζνδν Effort-driven γηα ηηο εξγαζίεο, πνπ δελ πξφθεηηαη λα γίλνπλ ζπληνκφηεξα ιφγσ εθρψξεζεο επηπιένλ πφξσλ. Π.ρ. ην ζθπξφδεκα δελ κπνξεί λα δέζεη ζε ιηγφηεξν ρξφλν άζρεηα κε ηνπο πφξνπο, πνπ ζα ηνπ εθρσξήζεηε. Ζ νιηθή εμέηαζε ελφο Marketing Plan είλαη ζηαζεξή ζε ρξφλν, άζρεηα κε ην πφζνη ζα ηελ θάλνπλ, κηαο θαη ν θαζέλαο είλαη ππνρξεσκέλνο λα θάλεη φιε ηελ εμέηαζε απφ ηελ αξρή κέρξη ην ηέινο. Αλ δελ εθρσξήζεηε πφξνπο ζηηο εξγαζίεο, δελ είζηε ππνρξεσκέλνη λα πξνζδηνξίζεηε θάπνηα κέζνδν πξνγξακκαηηζκνχ ησλ εξγαζηψλ. Σν MS Project ζα ρξεζηκνπνηήζεη ηε δηάξθεηα πνπ πιεθηξνινγήζαηε θαη δελ ζα θάλεη θάπνηνπο ππνινγηζκνχο θαη επαλαυπνινγηζκνχο. Αλ ζέιεηε λα αιιάμεηε ηελ πξνεπηιεγκέλε κέζνδν ηνπ MS Project επηιέμηε File Options (Απσείο Επιλογέρ) θαη ζηελ θαξηέια Schedule (Υξνλνδηάγξακκα) αιιάμηε ην πεδίν New tasks are effort driven (Οη λέεο εξγαζίεο θαζνδεγνχληαη κέζσ πξνζπάζεηαο). Οξηζκόο ηεο κεζόδνπ πξνγξακκαηηζκνύ εξγαζηώλ Γηα λα αιιάμεηε ηε κέζνδν πξνγξακκαηηζκνχ κηαο ζπγθεθξηκέλεο εξγαζίαο, ρξεζηκνπνηήζηε ην πιαίζην δηαιφγνπ Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο), ηελ θαξηέια Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) θαη κεηαβάιεηε ην πεδίν Task type (Σχπνο εξγαζίαο) ή Effort driven (Καζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο).

58 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Αλ ζέιεηε, κπνξείηε εδψ λα αιιάμεηε ηε κέζνδν. Μπνξείηε επίζεο ζηε θφξκα εξγαζίαο (Task form), πνπ εκθαλίδεηαη, αλ ζηελ θαξηέια ribbon, View επηιέμεηε Details θαη Task form, λα κεηαβάιεηε ην πεδίν Task type ή Effort driven. Αλ έρεηε πνιιέο εξγαζίεο γηα ηηο νπνίεο ζέιεηε λα αιιάμεηε ηε κέζνδν πξνγξακκαηηζκνχ, κπνξείηε λα ην επηηχρεηε γηα φιεο καδί. Δπηιέμηε ηηο εξγαζίεο θαη ζηε ζπλέρεηα παηήζηε ζην θνπκπί Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο). ην πιαίζην δηαιφγνπ Multiple Task Information (Πιεξνθνξίεο γηα πνιιέο εξγαζίεο) θαη ζηελ θαξηέια Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) κεηαβάιεηε ην πεδίν Task Type ή Effort driven. Πεξηζζφηεξα γηα ηελ Effort driven θαη ηελ Task type ζα αλαθέξνπκε ζηελ εθρψξεζε πφξσλ. Μεηά ηελ εηζαγσγή ηεο δηάξθεηαο ησλ εξγαζηψλ ην MS Project παξνπζηάδεη ηελ παξαθάησ εηθφλα. Οη ξάβδνη ζην γξάθεκα Gantt παξνπζηάδνπλ ηελ δηάξθεηα ησλ εξγαζηψλ, ρξεζηκνπνηψληαο ηηο εξγάζηκεο εκέξεο θαη ψξεο ησλ εκεξνινγίσλ.

59 58 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δπεηδή δελ έρεηε αζρνιεζεί αθφκε κε ηηο εμαξηήζεηο ησλ εξγαζηψλ κεηαμχ ηνπο, φιεο νη εξγαζίεο είλαη πξνγξακκαηηζκέλεο λα αξρίζνπλ φζν πην ζχληνκα γίλεηαη. Αλ ζέιεηε λα θάλεηε κηα πξψηε παξνπζίαζε ησλ εξγαζηψλ θαη ηεο δηάξθεηάο ηνπο, εθηππψζηε ην θχιιν εξγαζίαο. Δπηιέμηε View More Views (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ). ην πεδίν Views (Πξνβνιέο) επηιέμηε Task Sheet (Φχιιν εξγαζίαο). Παηήζηε ζην θνπκπί Apply (Δθαξκνγή). Δθαξκφζηε πίλαθα ηεο επηινγήο ζαο. Δπηιέμηε File Print (Απσείο Εκηύπυζη) θαη παηήζηε ζην θνπκπί Print (Δθηχπσζε). Δλαιιαθηηθά, γηα επηινγή πξνβνιήο, κπνξείηε ζηελ θνξδέια Views λα επηιέμεηε Other views.

60 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δπηζεκάλζεηο ζηνλ πξνγξακκαηηζκό εξγαζηώλ Έλα έξγν πνπ έρεη ραξαθηεξηζηεί λα ππνινγίδεηαη κε βάζε ηελ εκεξνκελία έλαξμεο, θαη εθφζνλ νη εξγαζίεο είλαη ραξαθηεξηζκέλεο γηα απηφκαην ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ, αιιάδεη ζπλερψο απφ ην MS Project, βάζεη ησλ εκεξνινγίσλ, ηεο εμάξηεζεο (ζρέζεο) κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ, ηεο εθρψξεζεο πφξσλ, θαη ησλ πεξηνξηζκψλ πνπ ραξαθηεξίδνπλ θάπνηεο εξγαζίεο. ηαλ θαηαγξάθνπκε ηηο εξγαζίεο ηηο απνδίδνπκε θαη εθηηκψκελε δηάξθεηα. ηε ζπλέρεηα πξνζδηνξίδνπκε εμαξηήζεηο κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ. Πνηα ζα αξρίζεη πξψηε, πνηα αθνχ ηειεηψζεη θάπνηα άιιε, πνηεο καδί θιπ. Σν MS Project παίξλνληαο ππφςε ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηνπ έξγνπ, απηφκαηα ππνινγίδεη ηελ εκεξνκελία έλαξμεο θαη ιήμεο ησλ εξγαζηψλ αθνχ γλσξίδεη ηε δηάξθεηα, ηηο εξγάζηκεο κέξεο θαη ψξεο θαη ηε ζπζρέηηζε κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ. Οη εκεξνκελίεο απηέο κεηαθηλνχληαη απηφκαηα (ππνινγίδνληαη μαλά) γηα φιεο ηηο ζπζρεηηζκέλεο εξγαζίεο, φηαλ αιιάδεη ε δηάξθεηα θάπνηαο εξγαζίαο ζε κηα αιπζίδα. Αλ δελ ππάξρνπλ ππνρξεσηηθνί πεξηνξηζκνί ζε θάπνηεο εξγαζίεο, ε κεηαθίλεζε απηή είλαη εχθνιε θαη δίλεη επειημία ζηνλ πξνγξακκαηηζκφ ηνπ έξγνπ. Ο πξνγξακκαηηζκφο ζεσξείηαη δπλακηθφο, γηαηί φια αλαπξνζαξκφδνληαη απηφκαηα, φηαλ αιιάμεη ε δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο. Αλ θάπνηα εξγαζία πξέπεη λα αξρίζεη θάπνηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία, είλαη ζαθέο φηη ην MS Project δελ πξέπεη λα αιιάδεη ηελ εκεξνκελία απηή θαη έηζη ε αιπζίδα απνθηά έλα ζηαζεξφ (θνιιεκέλν) θξίθν, πνπ ηεο πεξηνξίδεη ζε κεγάιν βαζκφ ηε δπλαηφηεηα επαλαυπνινγηζκνχ ησλ εκεξνκεληψλ ησλ εξγαζηψλ πνπ ηελ απαξηίδνπλ. Λέκε φηη ε εξγαζία απηή έρεη πεξηνξηζκφ. Ζ χπαξμε πεξηνξηζκψλ θαζηζηνχλ ην πξφγξακκα ζηαηηθφ θαη δχζθνιν ζηελ ελεκέξσζή ηνπ. Πξέπεη λα μεδηαιχλεηε ηη ζεκαίλεη δηάξθεηα. Ζ δηάξθεηα έρεη άκεζε ζρέζε κε ηα εκεξνιφγηα. ηαλ ιέκε φηη κηα εξγαζία έρεη δηάξθεηα 2d, ζεκαίλεη 2 εξγάζηκεο εκέξεο ζχκθσλα κε ην εκεξνιφγην βάζεη ηνπ νπνίνπ πξνγξακκαηίδεηαη (αλήθεη). Αλ ινηπφλ ε έλαξμή ηεο είλαη Παξαζθεπή θαη ην εκεξνιφγην έρεη αξγίεο ηα αββαηνθχξηαθα, ε ιήμε ηεο ζα είλαη ηελ Γεπηέξα, ζηε ιήμε ηνπ σξαξίνπ, πνπ επίζεο πξνζδηνξίδεηαη απφ ην εκεξνιφγην. Ζ εξγαζία ζα έρεη έλα φγθν εξγαζίαο (απαζρφιεζεο) ζε ψξεο. Απηφο ζα είλαη 2*Δξγάζηκεο_ψξεο_αλά_εκέξα. Θα δνχκε αξγφηεξα φηη ε δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο, αλ απηή εμαξηάηαη απφ ηνπο πφξνπο, κπνξεί λα αιιάδεη, φηαλ ηεο εθρσξνχκε πφξνπο. Μεξηθέο εξγαζίεο

61 60 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 γίλνληαη γξεγνξφηεξα, αλ ηηο αλαιάβνπλ πεξηζζφηεξα άηνκα. ηαλ ιέκε φηη κηα εξγαζία έρεη δηάξθεηα 14h, αλ ην εκεξνιφγηφ ηεο είλαη πξνγξακκαηηζκέλν γηα νθηάσξε εκεξήζηα απαζρφιεζε, ζεκαίλεη φηη ζα αξρίζεη κηα εξγάζηκε κέξα θαη ζα ηειεηψζεη ηελ επφκελε εξγάζηκε, 2 ψξεο πξηλ ηελ θαλνληθή ιήμε ηνπ σξαξίνπ. Δδψ ζπκπίπηεη ε δηάξθεηα κε ηελ απαζρφιεζε. Δηζαγσγή ζηειώλ ζηελ πξνβνιή Γξάθεκα Gantt Θα ζαο δηεπθφιπλε ίζσο φηαλ θαηαρσξείηε ηηο δηάξθεηεο λα κπνξείηε λα επεξεάζεηε ή λα ειέγμεηε ηε κέζνδν πξνγξακκαηηζκνχ ηεο εξγαζίαο. Δίλαη ινηπφλ ρξήζηκν ζηελ πξνβνιή Gantt λα εηζάγεηε ηηο ζηήιεο Type (Σχπνο) θαη Effort Driven (Καζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο). Γηα λα ην πεηχρεηε θάληε δεμί θιηθ ζηελ επηθεθαιίδα ηεο ζηήιεο δίπια απφ ηελ νπνία ζέιεηε λα εηζαρζεί ε λέα ζηήιε θαη απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο επηιέμηε Insert Column (Ειζαγυγή ζηήληρ). ηελ αλαδπφκελε ιίζηα Type column Name (λνκα πεδίνπ), αλ πιεθηξνινγήζεηε θάπνηα γξάκκαηα, ζαο πάεη θαηεπζείαλ ζην πεδίν πνπ ην φλνκά ηνπ αξρίδεη κε απηά. Οη ζηήιεο κπνξνχλ λα αθαηξεζνχλ απφ ηελ πξνβνιή, κέζσ ηεο επηινγήο ηνπ κελνχ ζπληφκεπζεο Hide Column (Απόκπςτη ζηήληρ).

62 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project

63 62 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project Δμαξηήζεηο εξγαζηώλ Πξνο ην παξφλ φιεο νη εξγαζίεο αξρίδνπλ ζπγρξφλσο. Σν επφκελν βήκα ζηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ είλαη λα πξνζδηνξηζηεί ε ζεηξά κε ηελ νπνία ζα εμειηρζνχλ νη εξγαζίεο, ε εμάξηεζε (ζχλδεζε) πνπ ππάξρεη κεηαμχ ηνπο θαη ην αλ είλαη πεξηνξηζκέλεο απφ θάπνηεο ζπγθεθξηκέλεο εκεξνκελίεο ή deadlines. Τπάξρνπλ ηέζζεξηο πιεξνθνξίεο, πνπ κπνξείηε λα πξνζδηνξίζεηε γηα θάζε εξγαζία, ψζηε λα πξνγξακκαηηζηεί ζην ζσζηφ ρξφλν. Ζ ζεηξά ηεο εξγαζίαο (Task sequence). Πνηεο εξγαζίεο πξέπεη λα πξνεγεζνχλ ηεο ζπγθεθξηκέλεο. Σελ εμάξηεζε ηεο εξγαζίαο. Πσο νη εξγαζίεο δηαζπλδένληαη κεηαμχ ηνπο. Σν ρξφλν θαζπζηέξεζεο ή επηθάιπςεο (Lag-Lead time). Αλ ζέιεηε επηθάιπςε ή θαζπζηέξεζε κεηαμχ δχν εξγαζηψλ. Σνλ πεξηνξηζκφ. Αλ θάπνηα εξγαζία πξέπεη νπσζδήπνηε λα αξρίζεη ή λα ηειεηψζεη, πξηλ ή κεηά κηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία. ιεο νη πιεξνθνξίεο απηέο είλαη γλσζηέο ζαλ Task dependences. Ζ ζπληήξεζε ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο κπνξεί λα είλαη ηδηαίηεξα επίπνλε. Ο ρξφλνο απηφο πάλησο κπνξεί λα κεησζεί ζεκαληηθά, αλ νξίζεηε κηα θαηάιιειε ζεηξά εθηέιεζεο ησλ εξγαζηψλ θαη δελ ρξεζηκνπνηήζεηε ζηαζεξέο εκεξνκελίεο έλαξμεο ή ιήμεο ησλ εξγαζηψλ (hard date). Μηα θαηάιιειε ζεηξά εθηέιεζεο ησλ εξγαζηψλ, κέζσ ζπλδέζεσλ θαη εμαξηήζεσλ, είλαη γλσζηή ζαλ δπλακηθφο ρξνλνπξνγξακκαηηζκφο. εηξά εθηέιεζεο εξγαζηώλ Γηα λα απνθαζίζεηε γηα ηε ζεηξά εθηέιεζεο ησλ εξγαζηψλ, απαληήζηε ζηηο επφκελεο εξσηήζεηο. Απφ πνηεο εξγαζίεο εμαξηάηαη ε ζπγθεθξηκέλε εξγαζία. Π.ρ. πνηεο εξγαζίεο πξέπεη λα ηειεηψζνπλ, ψζηε λα κπνξεί λα μεθηλήζεη ε ζπγθεθξηκέλε εξγαζία; Πνηεο εξγαζίεο εμαξηψληαη απφ ηε ζπγθεθξηκέλε εξγαζία. Π.ρ. πνηεο εξγαζίεο δελ κπνξνχλ λα αξρίζνπλ, πξηλ ε ζπγθεθξηκέλε αξρίζεη ή ηειεηψζεη; Μηα εξγαζία, πνπ απνηειεί πξνυπφζεζε γηα θάπνηα άιιε εξγαζία π.ρ. κία πνπ πξέπεη λα ηειεηψζεη πξηλ αξρίζεη ε άιιε, νλνκάδεηαη πξνεγνχκελε ή πξναπαηηνχκελε εξγαζία (predecessor task).

64 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Μηα εξγαζία, πνπ εμαξηάηαη απφ κηα άιιε π.ρ. κηα πνπ δελ κπνξεί λα μεθηλήζεη αλ ε άιιε δελ ηειεηψζεη, νλνκάδεηαη εμαξηψκελε ή επφκελε ή δηάδνρνο εξγαζία (successor task). ηαλ απνθαζίδεηε γηα ηηο πξναπαηηνχκελεο εξγαζίεο κηαο επίθαηξεο, θαηαγξάςηε κφλν απηέο, πνπ άκεζα επεξεάδνπλ ηελ επίθαηξε. Π.ρ. επεηδή πξέπεη λα θηίζεηε ηνπο ηνίρνπο πξηλ ηνπο βάςεηε, ε εξγαζία θηίζηκν ηνίρσλ, είλαη πξναπαηηνχκελε ηεο εξγαζίαο βάςηκν. Ζ ζρεδίαζε ηνπ θηεξίνπ πξέπεη ζίγνπξα λα γίλεη πξηλ ην θηίζηκν ησλ ηνίρσλ, απηφ φκσο δελ ζεκαίλεη φηη είλαη άκεζα πξναπαηηνχκελε ηεο εξγαζίαο βάςηκν. Οξηζκόο ζπζρεηίζεσλ κεηαμύ εξγαζηώλ Δίλαη ρξήζηκν λα ζθέπηεζηε πάληα φηη νη εμαξηήζεηο κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ δελ είλαη ε ρξνλνινγηθή ηνπο ζεηξά (αλ θαη ζε πνιιέο πεξηπηψζεηο ζπκπίπηεη), αιιά ε έλλνηα ηεο αηηίαο θαη ηνπ απνηειέζκαηνο. Ζ πξναπαηηνχκελε εξγαζία νδεγεί ηελ εμαξηψκελε. Predecessor, δελ ζεκαίλεη απαξαίηεηα φηη ε πξνεγνχκελε εξγαζία ζα εθηειεζηεί ρξνληθά πξηλ ηελ επφκελε (successor). Οη εξγαζίεο δελ είλαη απαξαίηεην λα εθηεινχληαη δηαδνρηθά δειαδή λα ηειεηψλεη ε πξνεγνχκελε θαη λα αξρίδεη ε επφκελε. Ίζσο δχν εξγαζίεο λα κπνξνχλ λα πξνρσξήζνπλ ζπγρξφλσο. ην MS Project έρεηε ηέζζεξηο δηαθνξεηηθνχο ηξφπνπο γηα λα ζπζρεηίζεηε ηηο εξγαζίεο κεηαμχ ηνπο. Finish to start (Από ιήμε ζε έλαξμε) Ζ αξρή ηεο επφκελεο εξγαζίαο εμαξηάηαη απφ ην ηέινο ηεο πξνεγνχκελήο ηεο (πξναπαηηνχκελεο). Ζ δεχηεξε δελ κπνξεί λα αξρίζεη αλ δελ ηειεηψζεη ε πξψηε. Π.ρ. κηα πξφηαζε Marketing δελ κπνξεί λα εμεηαζηεί πξηλ νινθιεξσζεί. Μεηαμχ ησλ δχν εξγαζηψλ Prepare Marketing Proposal θαη Distribute Proposal For Review ε ζπζρέηηζε είλαη Finish to start. Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες Η B δεν μπορεί να αρχίζει αν η A δεν ηελειώζει Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες 16 ημέρες

65 64 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Finish to finish (Από ιήμε ζε ιήμε) Σν ηέινο ηεο επφκελεο (εμαξηεκέλεο) εξγαζίαο εμαξηάηαη απφ ην ηέινο ηεο πξνεγνχκελήο ηεο. Ζ δεχηεξε δελ κπνξεί λα ηειεηψζεη αλ δελ ηειεηψζεη ε πξψηε. Ζ ζπζρέηηζε απηή είλαη ρξήζηκε φηαλ ζέιεηε δχν εξγαζίεο λα ηειεηψζνπλ ζπγρξφλσο. Π.ρ. ε εζσηεξηθή δηαθφζκεζε ζπγρξφλσο κε ην βάςηκν ησλ ηνίρσλ, ηα ειεθηξνινγηθά καδί κε ηα πδξαπιηθά. Α 11 ημέρες FF Β 5 ημέρες Η B δεν μπορεί να ηελειώζει αν δεν ηελειώζει η A Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες 11 ημέρες, βέληιζηα Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες 16 ημέρες, χείριζηα Start to start (Από έλαξμε ζε έλαξμε) Ζ έλαξμε ηεο επφκελεο εξγαζίαο εμαξηάηαη απφ ηελ έλαξμε ηεο πξνεγνχκελήο ηεο. Ζ δεχηεξε δελ κπνξεί λα αξρίζεη αλ δελ αξρίζεη θαη ε πξψηε. Δίλαη ρξήζηκε φηαλ νη εξγαζίεο κπνξνχλ λα αξρίζνπλ ζπγρξφλσο. Π.ρ. Μπνξεί λα ζέιεηε ε πξνκήζεηα ησλ πιηθψλ λα γίλεη ζπγρξφλσο κε ηελ εθπφλεζε ησλ ηειηθψλ ζρεδίσλ ηεο νηθνδνκήο. Ζ κεηαθνξά ησλ ρσκάησλ δελ κπνξεί λα αξρίζεη, αλ δελ αξρίζεη ε εθζθαθή ησλ ζεκειίσλ.

66 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Α 11 ημέρες H B δεν μπορεί να αρχίζει αν δεν αρχίζει η A SS Β 5 ημέρες Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες 11 ημέρες, βέληιζηα Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες 16 ημέρες, χείριζηα Start to finish (Από έλαξμε ζε ιήμε) Σν ηέινο ηεο επφκελεο εξγαζίαο εμαξηάηαη απφ ηελ αξρή ηεο πξνεγνχκελήο ηεο. Ζ δεχηεξε δελ κπνξεί λα ηειεηψζεη αλ δελ αξρίζεη ε πξψηε. Π.ρ. νη ζχκβνπινη πιεξνθνξηθήο πξέπεη λα αξρίζνπλ ηελ εγθαηάζηαζε ηνπ software γηα λα νινθιεξσζεί ν έιεγρνο ησλ PCs. Οη ζπνπδαζηέο ζρεδηάδνπλ ε πεξίνδνο ηεο κειέηεο ηνπο λα ηειεηψζεη αθξηβψο πξηλ αξρίζεη ε πεξίνδνο εμεηάζεσλ, φπνπ νη εμεηάζεηο είλαη πξνεγνχκελε ηεο κειέηεο γηα λα ηελ θαζνδεγεί. Ζ ζρέζε απηή ιεηηνπξγεί κε ηε ινγηθή ηνπ just in time. Ζ πξνεγνχκελε πξέπεη λα μεθηλήζεη γηα λα κπνξέζεη λα ηειεηψζεη ε επφκελε. Αλ ινηπφλ γηα θάπνην ιφγν θαζπζηεξεί ε έλαξμε ηεο πξνεγνχκελεο, ε επφκελε δελ κπνξεί λα ζεσξεζεί ηειεησκέλε.

67 66 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Α 11 ημέρες SF Η A πρέπει να αρχίζει για να μπορέζει να ηελειώζει η B Β 5 ημέρες Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες 11 ημέρες, βέληιζηα Α 11 ημέρες Β 5 ημέρες 16 ημέρες, χείριζηα Καζπζηέξεζε θαη επηθάιπςε Μπνξνχλ ινηπφλ δχν εξγαζίεο λα εθηειεζηνχλ ζπγρξφλσο ή κπνξνχλ λα επηθαιχπηνληαη. Μπνξεί επίζεο λα επηζπκείηε λα ππάξρεη κηα ζπγθεθξηκέλε θαζπζηέξεζε κεηαμχ ηνπ ηέινπο κηαο εξγαζίαο θαη ηελ αξρή ηεο επφκελεο ηεο. Γηα λα δείμεηε ηελ επηθάιπςε ή ηελ θαζπζηέξεζε κεηαμχ εξγαζηψλ ρξεζηκνπνηήζηε ην ρξφλν επηθάιπςεο ή θαζπζηέξεζεο (Lead-Lag Time). Π.ρ. Έζησ φηη έρεηε λα θάλεηε κηα έξεπλα αγνξάο. Αξρίδεηε λα επεμεξγάδεζηε ηα ζηνηρεία ηεο έξεπλαο πξηλ απηή ηειεηψζεη. Πάλησο δελ κπνξείηε λα επεμεξγαζηείηε πιήξσο ηα ζηνηρεία αλ δελ ηειεηψζεη ε έξεπλα. Ζ ινγηθή ζπζρέηηζε κεηαμχ ησλ δχν εξγαζηψλ είλαη Finish to Start αιιά κε ρξφλν επηθάιπςεο (Lead time) έηζη ψζηε ε επφκελε εξγαζία λα αξρίζεη πξηλ ε πξνεγνχκελε (πξναπαηηνχκελε) ηειεηψζεη απφιπηα. Ή κπνξεί, κηαο θαη επεμεξγάδεζηε ηα δεδνκέλα ζπγρξφλσο, ε θαιχηεξε ζπζρέηηζε λα είλαη Finish to Finish κε κηα εκέξα θαζπζηέξεζε (Lag time) κεηαμχ ηνπ ηέινπο ηεο πξνεγνχκελεο εξγαζίαο (έξεπλαο) θαη ηνπ ηέινπο ηεο επφκελεο εξγαζίαο

68 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project (επεμεξγαζία), επεηδή γλσξίδεηε φηη δνπιεχνληαο ζπγρξφλσο ηηο δχν εξγαζίεο ρξεηάδεζηε κφλν κηα κέξα κεηά ηε ιήμε ηεο έξεπλαο, γηα λα επεμεξγαζηείηε θαη ηα ηειεπηαία απνηειέζκαηα. Ίζσο ζα ζέιαηε λα θάλεηε ηελ έξεπλά ζαο ηαρπδξνκηθά θαη λα αθήζεηε θάπνην ρξφλν, ψζηε λα επηζηξαθνχλ ηα εξσηεκαηνιφγηα, πξηλ αξρίζεηε επεμεξγαζία ησλ εξσηεκαηνινγίσλ. Δδψ ε ζπζρέηηζε κπνξεί λα είλαη Finish to Start κε έλα κήλα θαζπζηέξεζε κεηαμχ ηνπ ηέινπο ηεο έξεπλαο θαη ηελ έλαξμε ηεο επεμεξγαζίαο. Ο ρξφλνο θαζπζηέξεζεο δίλεηαη πάληα ζαλ ζεηηθφο αξηζκφο, ελψ ν ρξφλνο επηθάιπςεο ζαλ αξλεηηθφο αξηζκφο ζε κνλάδεο ρξφλνπ. Ο ρξφλνο θαζπζηέξεζεο ή επηθάιπςεο κπνξεί επίζεο λα δνζεί ζαλ πνζνζηφ επί ηνπ ρξφλνπ ηεο πξνεγνχκελεο εξγαζίαο. Απηφ ηνλ θάλεη λα απμνκεηψλεηαη δπλακηθά, φηαλ ε δηάξθεηα ηεο πξνεγνχκελεο εξγαζίαο αιιάδεη. Σελ πεξίπησζε απηή ηελ ρξεζηκνπνηείηε, φηαλ ε θαζπζηέξεζε ή ε επηθάιπςε δελ ζέιεηε λα είλαη ζηαζεξή, αιιά ε ηηκή ηεο λα εμαξηάηαη απφ ηελ πξνεγνχκελε εξγαζία. Αλ πρ. έρεηε κηα θαζπζηέξεζε 50% κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ «ηέγλσκα ηνίρσλ» θαη «Βάςηκν ηνίρσλ» θαη ε δηάξθεηα ηεο πξψηεο είλαη 8 εκέξεο, ηφηε ε θαζπζηέξεζε κεηαμχ ηνπο είλαη 4 εκέξεο. Αλ αιιάμεηε ηε δηάξθεηα ηεο πξψηεο ζε 10 κέξεο, ηφηε ε θαζπζηέξεζε κεηαμχ ηνπο απμάλεηαη θαη πάεη ζηηο 5 εκέξεο. Οη επηθαιχςεηο θαη νη θαζπζηεξήζεηο κπνξνχλ λα επεξεάζνπλ άκεζα ηελ έθβαζε ηνπ έξγνπ. Πεξηνξηζκνί ηνπ έξγνπ Σα έξγα πνπ πινπνηνχληαη ζε έλα νξγαληζκφ δελ ιεηηνπξγνχλ ζε έλα απνκνλσκέλν πεξηβάιινλ θαη ζα πξέπεη λα αληαπνθξίλνληαη ζηηο επίθαηξεο ζπλζήθεο φπσο απηέο δηακνξθψλνληαη γχξσ ηνπο. Σελ επζχλε γηα ηνλ εληνπηζκφ θάζε θαηάζηαζεο, πνπ κπνξεί λα επεξεάζεη ηνλ ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ ηνπ έξγνπ, ηελ έρεη ν δηνηθεηήο ηνπ έξγνπ. Ηδηαίηεξα πξέπεη λα εληνπίζεη θαη λα παξαθνινπζήζεη πεξηνξηζκνχο πνπ αθνξνχλ ζπγθεθξηκέλεο εξγαζίεο θαη νη νπνίνη ζπλήζσο πξνέξρνληαη απφ ην εζσηεξηθφ πεξηβάιινλ ηνπ έξγνπ.

69 68 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Πάλησο ππάξρνπλ θαη πεξηνξηζκνί εξγαζηψλ πνπ εκπίπηνπλ ζε εμσηεξηθνχο παξάγνληεο θαη γηα ηνπο νπνίνπο ν δηνηθεηήο έξγνπ ζα πξέπεη λα δηαζέηεη έλα κεραληζκφ ειέγρνπ. Σν MS Project δηαζέηεη ηξεηο ηέηνηνπο κεραληζκνχο ειέγρνπ θαη παξαθνινχζεζεο εμσηεξηθψλ πεξηνξηζκψλ: Σηο πξνζεζκίεο (deadlines), ηνπο πεξηνξηζκνχο (constraints) θαη ηα εκεξνιφγηα εξγαζηψλ. Πξνζεζκίεο Ζ απινχζηεξε κέζνδνο γηα λα παξαθνινπζήζεηε εμσηεξηθνχο πεξηνξηζκνχο εξγαζηψλ είλαη ε ρξήζε πξνζεζκηψλ (deadlines). Οη πξνζεζκίεο είλαη απιέο θαη απνηειεζκαηηθέο γηα ζχλδεζε κηαο εξγαζίαο κε κηα εκεξνκελία ζηφρνπ, ρσξίο λα θιεηδψλεηαη ην ρξνλνδηάγξακκα. Πεξηνξηζκνί Οη πεξηνξηζκνί είλαη έλαο πινχζηνο κεραληζκφο ζχλδεζεο κηαο εξγαζίαο κε κηα εκεξνκελία εμσηεξηθήο εμάξηεζεο, βαζηζκέλε ζε νθηψ δηαθνξεηηθνχο ηχπνπο πεξηνξηζκνχ, νη νπνίνη πεξηγξάθνληαη παξαθάησ. εκεηψζηε φηη νη πεξηνξηζκνί έρνπλ πξνηεξαηφηεηα ζε ζρέζε κε φιεο ηηο ππφινηπεο δηεξγαζίεο πνπ θαζνδεγνχλ ηελ εξγαζία. Ηκεξνιόγηα εξγαζηώλ Μηα κνλαδηθή κέζνδνο γηα ηελ παξαθνινχζεζε θαη ηνλ έιεγρν εμσηεξηθψλ πεξηνξηζκψλ ησλ εξγαζηψλ είλαη ηα εκεξνιφγηα εξγαζηψλ. πσο έρνπκε ήδε αλαθέξεη κπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε εηδηθά εκεξνιφγηα, πνπ πεξηγξάθνπλ ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν ζέιεηε λα πεξηνξίδεηαη κηα ή πεξηζζφηεξεο εξγαζίεο εκεξνινγηαθά θαη ζηελ ζπλέρεηα λα ζπλδέζεηε ην εκεξνιφγην απηφ κε ηελ εξγαζία πνπ επηζπκείηε. εκεηψζηε ηηο παξαθάησ ιεπηνκέξεηεο πξηλ ηα ρξεζηκνπνηήζεηε: Σα εκεξνιφγηα εξγαζηψλ δεκηνπξγνχληαη ζπλήζσο ζαλ αληίγξαθα ησλ βαζηθψλ εκεξνινγίσλ θαη ζηε ζπλέρεηα ηξνπνπνηνχληαη κέζσ ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Change Working Time (Αιιαγή ρξφλνπ εξγαζίαο). Δθαξκφδνληαη ζηελ επηζπκεηή εξγαζία κέζσ ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο), ηεο θαξηέιαο Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) θαη ηνπ πεδίνπ Calendar (Ζκεξνιφγην).

70 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Μπνξείηε λα εθαξκφζεηε έλα εκεξνιφγην εξγαζίαο ζε φζεο εξγαζίεο επηζπκείηε. ηαλ εθαξκφδεηαη ζε κηα εξγαζία ην MS Project αγλνεί ην εκεξνιφγην ηνπ έξγνπ θαη ρξεζηκνπνηεί ην εκεξνιφγην ηεο εξγαζίαο γηα λα ηελ ρξνλνπξνγξακκαηίζεη. Αλ ην εθαξκφζεηε ζε κηα εξγαζία ζηελ νπνία έρνπλ ήδε εθρσξεζεί πφξνη, ε εξγαζία ρξνλνπξνγξακκαηίδεηαη πξψηα κε βάζε ην εκεξνιφγηφ ηεο θαη κεηά σο πξνο ην εκεξνιφγην ησλ πφξσλ. Αλ ζέιεηε λα ρξνλνπξνγξακκαηίζεηε ηελ εξγαζία ρξεζηκνπνηψληαο κφλν ην εκεξνιφγηφ ηεο θαη φρη ησλ πφξσλ ηεο, ζην πιαίζην δηαιφγνπ Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο), ζηελ θαξηέια Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) καξθάξεηε ην πεδίν Scheduling Ignores Resource Calendars (Σν ρξνλνδηάγξακκα αγλνεί ην εκεξνιφγην πφξσλ). Αλ εθαξκφζεηε έλα εκεξνιφγην εξγαζίαο θαη αξγφηεξα εθρσξήζεηε πφξνπο ζηελ εξγαζία, ηφηε ην ρξνλνπξφγξακκά ηεο ζα επεξεαζηεί απφ ηηο κε εξγάζηκεο εκέξεο θαη ψξεο ησλ πφξσλ. Πξνγξάκκαηα επηζεώξεζεο εξγαζηώλ Έλα λέν εξγαιείν πνπ νλνκάδεηαη Inspect, ζαο βνεζά ηδηαίηεξα ζην λα εληνπίδεηε θαη λα ειέγρεηε ηνπο παξάγνληεο πνπ επεξεάδνπλ ηελ εκεξνκελία έλαξμεο θάζε εξγαζίαο, Γηα λα ην εκθαλίζεηε επηιέμηε ηελ θαξηέια ribbon Task θαη ην θνπκπί Οξηζκόο εκεξνκελίαο έλαξμεο ή ιήμεο κηαο εξγαζίαο ηαλ ρξεζηκνπνηείηε ην MS Project νη εξγαζίεο πξνγξακκαηίδνληαη κε βάζε ηελ ζεηξά εθηέιεζήο ηνπο θαη ησλ εμαξηήζεσλ πνπ ππάξρνπλ. Μεξηθέο θνξέο φκσο ζέιεηε ε εθηέιεζε κηαο εξγαζίαο λα γίλεη ζε θάπνην ζπγθεθξηκέλν ρξφλν. Αλ έρεηε θάπνηα εξγαζία, πνπ πξέπεη λα αξρίζεη ή λα ηειεηψζεη θάπνηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία, κπνξείηε λα νξίζεηε φηη απηή ε εκεξνκελία πξέπεη λα ρξεζηκνπνηεζεί γηα ηελ εξγαζία θαη φρη εθείλε, πνπ ζα παξήγαγαλ νη ππνινγηζκνί ηνπ MS Project. ηαλ δέλεηε κηα εξγαζία κε κηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία έλαξμεο ή ιήμεο, δεκηνπξγείηε κηα πεξηνξηζηηθή εκεξνκελία (constraint date) πνπ ην ζχζηεκα πξέπεη λα πάξεη ππφςε ηνπ. Ζ εκεξνκελία απηή κπνξεί λα θέξεη γεληθή αλαζηάησζε ζηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ, γη απηφ λα ρξεζηκνπνηείηαη κε πξνζνρή. Π.ρ. αλ πξνζδηνξίζεηε φηη κηα εξγαζία πξέπεη λα αξρίζεη ζε κηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία θαη νη πξνεγνχκελέο ηεο εξγαζίεο (πξναπαηηνχκελεο) είλαη πξνγξακκαηηζκέλεο λα ηειεηψζνπλ δχν εβδνκάδεο λσξίηεξα, ίζσο βξεζείηε

71 70 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 κε δχν εβδνκάδεο λεθξφ ρξφλν. Ή αληίζηξνθα, έλαο πεξηνξηζκφο ηνπ ηχπνπ must start on λα κελ αθήλεη πεξηζψξην ρξφλνπ ζηηο πξναπαηηνχκελεο εξγαζίεο λα νινθιεξσζνχλ. Υξεζηκνπνηήζηε ινηπφλ ηηο ππνρξεσηηθέο εκεξνκελίεο κφλν φηαλ είλαη απαξαίηεηεο θαη ππνβνεζνχλ ζηε γξήγνξε εμέιημε ηνπ έξγνπ, θξνληίδνληαο λα ξπζκίζεηε θαη ηελ εμέιημε ησλ πξναπαηηνχκελσλ εξγαζηψλ, πνπ επεξεάδνληαη απφ ηελ εκεξνκελία απηή. Ίζσο ελαιιαθηηθά κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε ηελ Deadline, πνπ απιά ζέηεη έλα βέινο ζην ρξνλνδηάγξακκα θαη ζαο ελεκεξψλεη, φηαλ ηελ ππεξβείηε, ρσξίο λα παγηψλεη ηελ εξγαζία. Οη πεξηνξηζκνί πνπ κπνξείηε λα ζέζεηε είλαη: As Soon As Possible (Σν ηαρχηεξν δπλαηφ): Ζ εξγαζία ζα αξρίζεη φζν γξήγνξα ηεο επηηξέπνπλ νη πξναπαηηνχκελέο ηεο (πξνεπηιεγκέλε επηινγή). As Late As Possible (Σν αξγφηεξν δπλαηφ): Ζ εξγαζία ζα μεθηλήζεη φζν πην αξγά γίλεηαη, επηηξέπνληαο ηηο επφκελέο ηεο (εμαξηεκέλεο) εξγαζίεο λα πινπνηεζνχλ. Must Start On (Τπνρξεσηηθή έλαξμε ζηηο) : Πξνζδηνξίδεηε ηελ ππνρξεσηηθή εκεξνκελία έλαξμεο ηεο εξγαζίαο. Must Finish On (Τπνρξεσηηθή ιήμε ζηηο): Πξνζδηνξίδεηε ηελ ππνρξεσηηθή εκεξνκελία ιήμεο ηεο εξγαζίαο. Start No Later Than (Έλαξμε φρη αξγφηεξα απφ): Πξνζδηνξίδεηε ηελ εκεξνκελία, πνπ δελ πξέπεη λα ππεξβεί ε έλαξμε ηεο εξγαζίαο. Δίλαη ρξήζηκνο π.ρ. ζε πεξηπηψζεηο πνηληθψλ ξεηξψλ σο πξνο ηελ έλαξμε θάπνηαο εξγαζίαο. Finish No Later Than (Λήμε φρη αξγφηεξα απφ): Πξνζδηνξίδεηε ηελ εκεξνκελία, πνπ δελ κπνξεί λα ππεξβεί ε νινθιήξσζε κηαο εξγαζίαο. Δίλαη ρξήζηκνο π.ρ. ζε πεξηπηψζεηο πνηληθψλ ξεηξψλ σο πξνο ηελ νινθιήξσζε θάπνηαο εξγαζίαο. Start No Earlier Than (Έλαξμε φρη λσξίηεξα απφ): Πξνζδηνξίδεηε ηελ εκεξνκελία, κεηά ηελ νπνία πξέπεη λα μεθηλήζεη ε εξγαζία.

72 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Finish No Earlier Than (Λήμε φρη λσξίηεξα απφ): Πξνζδηνξίδεηε ηελ εκεξνκελία, κεηά ηελ νπνία πξέπεη λα ηειεηψζεη ε εξγαζία. Υξεζηκνπνηψληαο ην MS Project, κπνξείηε λα εηζάγεηε εχθνια, φιεο ηηο παξαπάλσ πιεξνθνξίεο γηα ηηο εξγαζίεο. Αλ νη πεξηζζφηεξεο εξγαζίεο ζαο έρνπλ κηα εμάξηεζε ηχπνπ Finish to Start κπνξείηε λα ηελ πεηχρεηε κε κηα κφλν εληνιή θαη ζηε ζπλέρεηα λα εηζάγεηε ρξφλνπο επηθάιπςεο ή θαζπζηέξεζεο, ππνρξεσηηθέο εκεξνκελίεο θαη φηη άιιν ρξεηάδεηαη. Να ζπκάζηε φηη πνιιέο δνπιεηέο ζην MS Project κπνξνχλ λα γίλνπλ καδηθά. ε πξνβνιή γξάθεκα Gantt επηιέμηε ηηο εξγαζίεο πνπ ζέιεηε λα ζπλδέζεηε θαη παηήζηε ζην θνπκπί Link Tasks (πλδέζεηο κεηαμχ εξγαζηψλ) ζηελ θαξηέια ribbon Task πνπ βξίζθεηαη Δπηιέμηε φιεο ηηο εξγαζίεο ηηο νπνίεο ζέιεηε λα ζπλδέζεηε κε εμάξηεζε finish to start. Παηήζηε ζην θνπκπί Link Tasks. Αθνχ ζπλδεζνχλ νη εξγαζίεο, νη ξάβδνη ηνπο, ζην γξάθεκα Gantt, κεηαθηλνχληαη θαη ζπλδένληαη έηζη, ψζηε λα αληηθαηνπηξίδνπλ ηνπο ρξφλνπο ζηνπο νπνίνπο εκπίπηεη ν πξνγξακκαηηζκφο ηνπο βάζεη ηεο ζπζρέηηζεο κεηαμχ ηνπο.

73 72 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Οη γξακκέο δείρλνπλ ηηο ζπλδέζεηο κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ. Κάληε δηπιφ θιηθ, αλ ζέιεηε λα αιιάμεηε ηνλ ηχπν εμάξηεζεο ή λα δηαγξάςεηε ηειείσο ηελ εμάξηεζε. ηαλ επηιέγεηε εξγαζίεο γηα εμάξηεζε (ζχλδεζε), δελ ρξεηάδεηαη λα είλαη δηαδνρηθά θαηαγξακκέλεο δειαδή ε κία θάησ απφ ηελ άιιε, αξθεί λα είλαη ζπζρεηηζκέλεο κε ηε ινγηθή Finish to Start. Μπνξείηε επίζεο λα ζπλδέζεηε κία εξγαζία Υ, πνπ βξίζθεηαη παξαθάησ ζηε ιίζηα ησλ εξγαζηψλ κε κία Τ πνπ βξίζθεηαη παξαπάλσ, αξθεί λα επηιέμεηε πξψηα ηε Υ θαη κεηά ηελ Τ. ην γξάθεκα Gantt νη ζπλδέζεηο κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ εκθαλίδνληαη κε γξακκέο θαη βέιε. Αλ θάλεηε δηπιφ θιηθ ζε θάπνηα γξακκή εκθαλίδεηε ην πιαίζην δηαιφγνπ Task Dependency (Δμάξηεζε εξγαζίαο). Δδψ κπνξείηε λα αιιάμεηε ηνλ ηχπν ηεο εμάξηεζεο λα πξνζζέζεηε ρξφλν επηθάιπςεο ή θαζπζηέξεζεο ή λα δηαγξάςεηε ηελ εμάξηεζε. Αλ δελ ζέιεηε λα βιέπεηε ηηο γξακκέο εμάξηεζεο (ζχλδεζεο) ή ζέιεηε λα αιιάμεηε ηελ κνξθή ηνπο, ζηελ θαξηέια ribbon Format, επηιέμηε Layout (Μοπθή Διάηαξη) θαη ζην πιαίζην δηαιφγνπ Layout θάληε ηηο επηινγέο ζαο. Πξνζδηνξηζκόο πξναπαηηνύκελεο εξγαζίαο, εμάξηεζεο θαη ρξόλνπ επηθάιπςεο ή θαζπζηέξεζεο Ζ πξνβνιή Task Entry (Καηαρψξηζε εξγαζίαο) είλαη ίζσο ε θαηαιιειφηεξε γηα ηνλ πξνζδηνξηζκφ ησλ παξαπάλσ πιεξνθνξηψλ, γηαηί δηαζέηεη φια ηα αλάινγα πεδία. Γηα λα ηελ ελεξγνπνηήζεηε, απφ ηελ θαξηέια ribbon View επηιέμηε More Views Task Entry (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Καηασώπιζη επγαζίαρ). Σν ίδην κπνξεί λα γίλεη αλ ζηελ ίδηα θαξηέια ribbon, ζηελ θαηεγνξία δηαίξεζεο πξνβνιήο (split view) επηιέμεηε Details θαη Task Form Ζ πξνβνιή Task Entry (Καηαρψξηζε εξγαζίαο) είλαη δηαηξεκέλε ζε δχν ηκήκαηα.

74 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Σν έλα είλαη ε γλσζηή πξνβνιή γξάθεκα Gantt θαη ην άιιν είλαη ε θφξκα εξγαζίαο (Task Form). Αλ ε θφξκα Task Form, δελ έρεη ηελ παξαθάησ κνξθή, επηιέμηε ηελ θαη ζηε ζπλέρεηα, ζηελ θαξηέια ribbon Format επηιέμηε Resources & Predecessors (Μοπθή Πόποι και πποαπαιηούμενερ επγαζίερ). Γηα λα εηζάγεηε έλαλ Predecessor κηαο εξγαζίαο, πνπ πξνεγνχκελα επηιέμαηε ζην γξάθεκα Gantt, κπνξείηε, ελψ βξίζθεζηε ζηε θφξκα εξγαζίαο, λα πιεθηξνινγήζεηε ηνλ αξηζκφ ηεο (ID, Αλαγλσξηζηηθφ) ή λα ηελ επηιέμεηε απφ ηελ πηπζζφκελε ιίζηα ηεο ζηήιεο Predecessor Name (λνκα πξναπαηηνχκελεο εξγαζίαο). Δπηιέμηε πξψηα ηελ εξγαζία Δπηιέμηε κεηά ηελ θφξκα εξγαζίαο Δηζάγεηε ηνλ αξηζκφ ID ηεο πξνεγνχκελεο εξγαζίαο. Ή παηήζηε ζην πεδίν φλνκα ηνπ predecessor, ψζηε λα επηιέμεηε απφ ηελ πηπζζφκελε ιίζηα. ηε θφξκα εξγαζίαο θαη ζην πεδίν Type κπνξείηε λα εηζάγεηε ηνλ ηχπν ηεο εμάξηεζεο πνπ επηζπκείηε FF, FS, SF, SS, ε πξνεπηιεγκέλε εμάξηεζε είλαη FS (Finish to Start). ηελ ειιεληθή έθδνζε νη εμαξηήζεηο νξίδνληαη ζαλ ΛΛ, ΛΔ, ΔΛ θαη ΔΔ αληίζηνηρα. Ο ρξφλνο επηθάιπςεο ή θαζπζηέξεζεο εηζάγεηε ζηελ ζηήιε Lag θαη κπνξεί λα είλαη: Αξηζκφο ιεπηψλ, σξψλ, εκεξψλ, εβδνκάδσλ ή κελψλ. Παξεξρφκελα ιεπηά, ψξεο, εκέξεο, εβδνκάδεο ή κήλεο.

75 74 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Πνζνζηφ ηεο δηάξθεηαο ηεο πξνεγνχκελεο (πξναπαηηνχκελεο) εξγαζίαο. Πνζνζηφ επί ηνπ παξεξρφκελνπ ρξφλνπ ηεο πξνεγνχκελεο εξγαζίαο. Δπηιέμηε πξψηα ην πεδίν Lag. Γψζηε ην ρξφλν Lag θαη παηήζηε Enter. Ζ εξγαζία 6 είλαη ηψξα πξνγξακκαηηζκέλε λα μεθηλήζεη αθνχ εθηειεζηεί ην 75% ηεο εξγαζίαο 4. Μπνξείηε λα εηζάγεηε φζνπο predecessors ζέιεηε. Ο ρξφλνο επηθάιπςεο (Lead time) πξνζδηνξίδεηε κε αξλεηηθφ πξφζεκν, ελψ ν ρξφλνο θαζπζηέξεζεο (Lag time) κε ζεηηθφ πξφζεκν. Π.ρ. -2d, 4h, 2ed, -25%, 50%, 25e%

76 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Μπνξείηε λα δηαγξάςεηε κηα εμάξηεζε αλ δηαγξάςεηε ηελ Predecessor απφ ηε ιίζηα (πιήθηξν Del) ή αλ θάλεηε δηπιφ θιηθ ζηελ γξακκή εμάξηεζεο θαη ζην πιαίζην δηαιφγνπ Task Dependency (Δμάξηεζε εξγαζίαο) παηήζεηε Delete (Γηαγξαθή). Αλ ζέιεηε ζηε θφξκα εξγαζίαο λα βιέπεηε επφκελεο (εμαξηεκέλεο) εξγαζίεο, αληί ηηο πξναπαηηνχκελεο, επηιέμηε ηελ θφξκα θαη απφ ηελ θαξηέια ribbon Format επηιέμηε Resources & Successors (Μοπθή Πόποι και εξαπηώμενερ επγαζίερ). Πάλησο δελ ρξεηάδεηαη λα πξνζδηνξίδεηε θαη πξναπαηηνχκελεο θαη εμαξηεκέλεο εξγαζίεο, αξθεί ην έλα απ ηα δχν. Δηζαγσγή ζπλδέζεσλ ζε πξνβνιή Task Sheet Μπνξείηε λα εηζάγεηε ηηο παξαπάλσ πιεξνθνξίεο θαη ζε πξνβνιή Task Sheet. Δπηιέμηε View More Views Task Sheet. Δηζάγεηε ην ID, ηεο εξγαζίαο πνπ ζαο ελδηαθέξεη λα είλαη πξνεγνχκελε ηεο 6. ηε ζηήιε Predecessors εηζάγεηε πξψηα ηνλ αξηζκφ ηεο πξναπαηηνχκελεο εξγαζίαο π.ρ. 4, ηνλ ηχπν ηεο εμάξηεζεο π.ρ. FS (ΛΔ) θαη ην ρξφλν επηθάιπςεο ή θαζπζηέξεζεο π.ρ. -25% (Lead time). Αλ ζέιεηε λα εηζάγεηε θαη δεχηεξν predecessor γξάθεηε έλα ραξαθηήξα δηαρσξηζκνχ, πνπ είλαη ε εκηπεξίνδνο (;) θαη ηνλ θαηαγξάθεηε κε ηνλ ίδην ηξφπν. ηελ ειιεληθή έθδνζε 4ΛΔ-25%;5. Πιεθηξνινγήζηε έλα ; θαη ζηε ζπλέρεηα ηνλ επφκελν predecessor. Αλ ρξεηάδεηαη δψζηε ηνλ ηχπν ζχλδεζεο θαη ην ρξφλν θαζπζηέξεζεο.

77 76 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δηζαγσγή ζπλδέζεσλ ζην δηάγξακκα δηθηύνπ ια ηα παξαπάλσ κπνξείηε λα ηα πινπνηήζεηε θαη ζην δηάγξακκα δηθηχνπ. Δπηιέμηε View Network Diagram (Πποβολή Διάγπαμμα δικηύος). Παηήζηε ζηνλ predecessor. Σξαβήμηε πξνο ηνλ successor. Κάληε δηπιφ θιηθ ζηε γξακκή εμάξηεζεο, γηα λα ξπζκίζεηε ηνλ ηχπν ηεο εμάξηεζεο θαη ηνλ ρξφλν Lag (Καζπζηέξεζε). Γεκηνπξγία λένπ θόκβνπ Γηα λα πξνζζέζεηε κηα θαηλνχξγηα εξγαζία, ζην δηάγξακκα δηθηχνπ, κε κηα εμάξηεζε Finish to Start (Απφ Λήμε ζε Έλαξμε), δείμηε θαη παηήζηε ζηνλ Predecessor θαη ηξαβήμηε ην δείθηε έμσ απφ ηνλ θφκβν ηνπ Predecessor. ην λέν θφκβν, πνπ δεκηνπξγείηαη, πιεθηξνινγήζηε ην φλνκα ηεο λέαο εξγαζίαο θαη ηε δηάξθεηά ηεο. Αλ ρξεζηκνπνηείηε πξνβνιή, πνπ θαιχπηεηαη πιήξσο απφ ην δηάγξακκα δηθηχνπ θαη ζέιεηε λα δείηε, ζε δηπιή πξνβνιή, θαί ηελ θφξκα εξγαζίαο, επηιέμηε View Detail. Δηζαγσγή πεξηνξηζκώλ Αλαθέξακε φηη ν πξνζδηνξηζκφο ππνρξεσηηθψλ εκεξνκεληψλ ιήμεο ή έλαξμεο κηαο εξγαζίαο πξέπεη λα ρξεζηκνπνηνχληαη πξνζεθηηθά θαη κφλν φηαλ είλαη απαξαίηεηεο, γηαηί κπνξεί λα καο δπζθνιέςνπλ ζηνλ νιηθφ πξνγξακκαηηζκφ ηνπ έξγνπ. Σν MS Project, κέζσ ηνπ Planning Wizard ή κε μερσξηζηά κελχκαηα, θξνληίδεη λα ζαο πξνεηδνπνηεί γηα ηα πξνβιήκαηα, πνπ πηζαλά ππάξρνπλ, ζηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ. ηαλ έρεηε κηα νκάδα εξγαζηψλ, πνπ πξέπεη λα ηειεηψζνπλ θάπνηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία, είλαη θαιά λα εηζάγεηε έλα νξφζεκν ζην ηέινο ησλ εξγαζηψλ θαη λα ρξεζηκνπνηήζεηε έλα πεξηνξηζκφ Finish No Later Than, πάλσ ζην νξφζεκν.

78 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Αλ δελ ππάξρεη αξθεηφο ρξφλνο γηα λα εθηειεζηνχλ νη πξνεγνχκελεο εκεξνκελίεο ηνπ νξφζεκνπ, ην MS Project ζα εκθαλίζεη ηνλ νδεγφ Planning Winzard ή κελχκαηα γηα ην πξφβιεκα. Έηζη ζα γλσξίδεηε φηη πξέπεη λα θάλεηε θάηη κε ηηο πξνεγνχκελεο εξγαζίεο ή κε ηελ εκεξνκελία πεξηνξηζκνχ ηνπ νξφζεκνπ. Ο ηχπνο θαη ε εκεξνκελία ελφο πεξηνξηζκνχ κπνξεί λα εηζαρζεί ζην πιαίζην δηαιφγνπ Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο) θαη ζηελ θαξηέια Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) κηαο εξγαζίαο. Παηήζηε ζην θνπκπί ηεο ιίζηαο γηα λα δείηε ηνπο πεξηνξηζκνχο θαη πηζαλά λα επηιέμεηε θάπνηνλ. Γψζηε ηελ εκεξνκελία, πνπ αθνξά ηνλ πεξηνξηζκφ. Αλ δελ εηζάγεηε εκεξνκελία, ην MS Project ρξεζηκνπνηεί ηελ ηξέρνπζα εκεξνκελία ηνπ ζπζηήκαηφο ζαο. Αλ δελ εηζάγεηε ρξφλν ρξεζηκνπνηεί 8:00. ηαλ εηζάγεηε κηα εκεξνκελία, αλ πξφθεηηαη λα βξίζθεηαη ζηελ ηξέρνπζα ρξνληά, κπνξείηε λα δψζεηε κφλν εκέξα θαη κήλα. αλ εκεξνκελία επίζεο κπνξείηε λα πιεθηξνινγήζεηε today ή tomorrow.

79 78 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Γηαθνπή ιεηηνπξγίαο κηαο εξγαζίαο Αλ θάπνηα εξγαζία πξφθεηηαη λα δηαθνπεί π.ρ. γηαηί νη πφξνη πξέπεη λα απαζρνιεζνχλ ζε άιιν έξγν, ή π.ρ. ιφγσ θαηξηθψλ ζπλζεθψλ, κπνξείηε λα ην παξνπζηάζεηε ζην γξάθεκα Gantt. Δπηιέμηε ηελ εξγαζία θαη ζηελ θαξηέια ribbon, Task παηήζηε ην θνπκπί Split (Γηαίξεζε εξγαζίαο). Ζ βνήζεηα νζφλεο, πνπ εκθαλίδεηαη, ζαο βνεζά λα δηαζπάζεηε ηελ εξγαζία. Μεηαθηλήζηε ην δείθηε πάλσ ζηελ αληίζηνηρε ξάβδν Gantt θαη ζηελ εκεξνκελία πνπ επηζπκείηε λα γίλεη ε δηαθνπή. πσο κεηαθηλείηε ην δείθηε πάλσ ζηελ ξάβδν ε βνήζεηα νζφλεο ζαο δείρλεη ηελ εκεξνκελία, πνπ ζα αξρίδεη ην δεχηεξν ηκήκα αλ παηήζεηε θιηθ. Παηήζηε θιηθ θαη ζχξεηε κέρξη ηελ εκεξνκελία πνπ ζέιεηε λα αξρίδεη ην δεχηεξν ηκήκα. Ζ δηαθνπή ηεο εξγαζίαο απεηθνλίδεηαη κε δηαθεθνκκέλε γξακκή θαη είλαη ζε κνλάδεο ρξφλνπ ζχκθσλα κε ηε δεπηεξεχνπζα θιίκαθα ρξφλνπ. Μπνξείηε λα δηαηξέζεηε κηα εξγαζία ζε φζα ηκήκαηα ζέιεηε. Μπνξείηε λα ζχξεηε έλα ηκήκα αξηζηεξά ή δεμηά, γηα λα αιιάμεηε ηε δηάξθεηα ηεο δηαθνπήο. Ο ρξφλνο δηαθνπήο δελ ππνινγίδεηαη ζηε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο, εθηφο αλ είλαη ηχπνπ Fixed Duration (ηαζεξήο δηάξθεηαο). Αλ αιιάμεη ε δηάξθεηα κηαο δηαηξεκέλεο εξγαζίαο, αιιάδεη ην ηειεπηαίν ηκήκα ηεο. Αλ πξνγξακκαηηζηεί μαλά κηα δηαηξεκέλε εξγαζία, π.ρ. αιιάμεη ε εκεξνκελία έλαξμήο ηεο, ηφηε φια ηα ηκήκαηά ηεο πξνγξακκαηίδνληαη μαλά. Γηα λα ελψζεηε κηα δηαηξεκέλε εξγαζία, ζχξεηε ην έλα ηκήκα κέρξη λα αγγίμεη ην άιιν ηκήκα.

80 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δηζαγσγή πεξηνδηθήο εξγαζίαο Πνιιά έξγα ρξεηάδνληαη θάπνηεο εξγαζίεο, φπσο νη ζπζθέςεηο πξνζσπηθνχ, πνπ είλαη πεξηνδηθά επαλαιακβαλφκελεο. Σηο εξγαζίεο απηέο ηηο δεκηνπξγείηε ζαλ επαλαιακβαλφκελεο εξγαζίεο (recurring tasks) απφ ηελ θαξηέια ribbon, Task επηινγή Insert Task Recurring Task (Ειζαγυγή Επαναλαμβανόμενηρ επγαζίαρ). ην πιαίζην δηαιφγνπ Recurring Task Information (Πιεξνθνξίεο επαλαιακβαλφκελεο εξγαζίαο), δψζηε ην φλνκα ηεο πεξηνδηθήο εξγαζίαο θαη ηα ππφινηπα ζηνηρεία, πνπ νξίδνπλ ηε δηάξθεηα, ηελ εκέξα πινπνίεζεο θαη ηελ πεξηνδηθφηεηα ηεο εξγαζίαο. Παηήζηε ΟΚ. Ζ εξγαζία ραξαθηεξίδεηαη απηφκαηα ζπγθεληξσηηθή (ζχλνςεο) κφλν πνπ ε ξάβδνο δηαθέξεη απφ απηέο ησλ θιαζηθψλ θχξησλ εξγαζηψλ γηα λα δείμεη ηελ πεξηνδηθφηεηα. Αλ παηήζεηε ην +, βιέπεηε φιεο ηηο δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο πνπ δεκηνπξγήζεθαλ.

81 80 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Αλ εηζάγεηε κηα επαλαιακβαλφκελε εξγαζία, ηφηε ε δηάξθεηα ηεο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο, είλαη ηφζεο κέξεο, φζεο θαη ν ζπλνιηθφο ρξφλνο πνπ είλαη ρξνλνπξνγξακαηηζκέλεο νη ππνεξγαζίεο ηεο, θαη ζχκθσλα κε ηηο ψξεο πνπ είλαη ξπζκηζκέλν ην ηππηθφ εκεξνιφγην (αθαηξνχληαη νη αξγίεο). Αλ πρ έρνπκε κηα επαλαιακβαλφκελε εξγαζία 2 σξψλ γηα 2 Γεπηέξεο, ε δηάξθεηα ηεο ζπγθεληξσηηθήο είλαη 5,25d, αλ ζεσξήζνπκε φηη ην ηππηθφ εκεξνιφγην νξίδεη ηηο θιαζηθέο 5 εξγάζηκεο εκέξεο κε 8 εξγάζηκεο ψξεο αλά εκέξα θαη δελ ππάξρνπλ αλάκεζα θάπνηεο άιιεο αξγίεο. Αλ νη ππνεξγαζίεο ήηαλ νξφζεκα (δηάξθεηα 0), ε δηάξθεηα ηεο ζπγθεληξσηηθήο ζα ήηαλ 5d, απφ ηελ Γεπηέξα έλαξμεο κέρξη ηελ δεχηεξε Γεπηέξα θαη ηελ εκεξνκελία έλαξμεο (νξφζεκν). Αλ εηζάγνπκε ηελ ίδηα επαλαιακβαλφκελε εξγαζία, αιιά ηελ βαζίζνπκε ζε έλα εκεξνιφγην πνπ δελ έρεη θνηλέο ψξεο κε ην ηππηθφ εκεξνιφγην ηνπ έξγνπ, πρ έρεη ηηο Γεπηέξεο κε εξγάζηκεο ψξεο απφ 7κκ έσο 9 κκ ηφηε ε δηάξθεηα ηεο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο ζα είλαη ηφζεο κέξεο, φζα 8σξα νξίδνπλ νη ψξεο δηάξθεηαο ησλ ππνεξγαζηψλ. Πξνζέμηε φηη αλ θάπνηα ππνεξγαζία πέζεη ζε αξγία, ζπλήζσο κεηαθέξεηε ζηελ άιιε εβδνκάδα θαη έηζη πηζαλά λα έρνπκε δχν φκνηεο εκθαλίζεηο πνπ βέβαηα επηβαξχλνπλ κε ηνλ ρξφλν κφλν ηεο κηαο ππνεξγαζίαο. Απηφ γίλεηαη έηζη ψζηε αλ πρ ε αξγία θαηαξγεζεί λα κπνξέζεη απηφκαηα λα ππάξμεη ε εκθάληζε ηεο ππνεξγαζίαο πνπ ράζεθε. Αλ ινηπφλ είλαη πάιη γηα 2 Γεπηέξεο κε δηάξθεηα 2 ψξεο, φζεο νξίδεη θαη ην εηδηθφ εκεξνιφγην ζην νπνίν ζα βαζηζηεί ε επαλαιακβαλφκελε εξγαζία, ε δηάξθεηα ηεο ζπλνιηθήο εξγαζίαο ζα είλαη 0,5d. Γειαδή 2 ψξεο απφ ηελ πξψηε Γεπηέξα θαη 2 απφ ηελ δεχηεξε άξα 4 ψξεο άξα ζχκθσλα κε ην ηππηθφ εκεξνιφγηα 0,5 εκέξεο. Αλ ε δηάξθεηα ήηαλ 0 (νξφζεκν), ηφηε αλ δελ πξνζέμεηε λα νξίζεηε θαη ηελ ψξα ζηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηεο επαλαιακβαλφκελεο εξγαζίαο, πρ. 7 κκ, νη ππνεξγαζίεο (νξφζεκα) ζα μεθηλνχλ ηελ ψξα πνπ αξρίδεη ε εκέξα ζχκθσλα κε ην ηππηθφ εκεξνιφγην πρ 7:30 πκ. Άξα απφ ηελ πξψηε Γεπηέξα θαη ηελ ψξα έλαξμεο (7:30πκ) κέρξη ηελ επφκελε Γεπηέξα θαη ηελ ψξα έλαξμεο ιφγσ ηνπ νξνζήκνπ, έρνπλ παξέιζεη 2 ψξεο εξγάζηκεο, απηέο ηεο πξψηεο Γεπηέξαο ζχκθσλα κε ην ρξεζηκνπνηνχκελν εκεξνιφγην. Άξα ζχκθσλα κε ην ηππηθφ εκεξνιφγην ε ζπγθεληξσηηθή έρεη δηάξθεηα 2/8, δει 0,25 εκέξεο. Ίδηα δηάξθεηα ζα είρακε θαη ζηελ πεξίπησζε πνπ δίλακε ψξα έλαξμεο ηεο επαλαιακβαλφκελεο εξγαζίαο ηελ 7κκ. Θα κεηξνχζε απφ ηελ πξψηε Γεπηέξα 7κκ κέρξη ηελ δεχηεξε Γεπηέξα 7κκ. άξα πάιη 2 ψξεο.

82 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Πξνζζήθε εξγαζίαο ζύλνςεο ηνπ έξγνπ Ζ χπαξμε κηαο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο ζηελ πξψηε γξακκή ηνπ πιάλνπ, πνπ ζπγθεληξψλεη φιεο ηηο ππφινηπεο ηνπ έξγνπ, είλαη πνιιέο θνξέο ηδηαίηεξα ρξήζηκε, γηαηί δίλεη άκεζα ζπγθεληξσηηθέο πιεξνθνξίεο γηα φιν ην έξγν (δηάξθεηα έξγνπ, θφζηνο θιπ.) ρσξίο λα ρξεηάδεηαη λα αλαηξέρεηε ζε άιιεο πξνβνιέο ή πίλαθεο. Γηα λα εκθαλίζεηε ηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ ζηελ γξακκή 0. Δπηιέμηε Format Project Summary Task Δλαιιαθηηθά File Options θαη ζηελ θαξηέια Advanced, επηιέμηε Show project summary task (Δκθάληζε εξγαζίαο ζχλνςεο ηνπ έξγνπ). Δηζαγσγή γεληθώλ εξγαζηώλ Οη γεληθέο εξγαζίεο είλαη απηέο πνπ είλαη ελεξγέο ζε νιφθιεξν ην ρξνληθφ δηάζηεκα ηνπ έξγνπ φπσο ε Γηνίθεζε ηνπ έξγνπ, ν Πνηνηηθφο έιεγρνο θαη ε Σερληθή ππνζηήξημε. Οη εξγαζίεο απηέο κπνξνχλ λα εηζαρζνχλ ζην ζρέδην είηε ζαλ επαλαιακβαλφκελεο εξγαζίεο (recurring tasks), είηε ζαλ εξγαζίεο ίζεο δηάξθεηαο κε ην έξγν. Γηα λα πεηχρεηε λα έρεηε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο Γηνίθεζε έξγνπ ίζε κε απηή ηνπ ππφινηπνπ έξγνπ θαη ζπγρξφλσο απηή ε δηάξθεηα λα αιιάδεη δπλακηθά φηαλ αιιάδεη ε δηάξθεηα ηνπ ππφινηπνπ έξγνπ, θάληε δεμί θιηθ ζην πεδίν ηεο δηάξθεηαο ηεο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο έξγνπ θαη αληηγξάςηε ην πεδίν (copy). ηε ζπλέρεηα θάληε θιηθ ζην πεδίν ηεο δηάξθεηαο ηεο εξγαζίαο Γηνίθεζε έξγνπ θαη κε δεμί θιηθ επηιέμηε Paste Special (Ειδική επικόλληζη). ην πιαίζην δηαιφγνπ Paste Special (Δηδηθή επηθφιιεζε), επηιέμηε Paste Link (Δπηθφιιεζε ζχλδεζεο). πλδέζεηο ζπγθεληξσηηθώλ εξγαζηώλ ή ππνεξγαζηώλ πσο δηαπηζηψζαηε κπνξείηε λα ζπλδέζεηε ζπγθεληξσηηθέο εξγαζίεο κεηαμχ ηνπο, έηζη ψζηε ε κηα λα αθνινπζεί ηελ άιιε. Απηφ είλαη κηα εχθνιε δηαδηθαζία θαη θαληάδεη θπζηθή, ηδηαίηεξα φηαλ ην έξγν είλαη ρσξηζκέλν ζε θάζεηο. Δίλαη φκσο κηα ηερληθή, πνπ δπζθνιεχεη ηνλ έιεγρν ηνπ ζρεδίνπ σο πξνο ηελ

83 82 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 πιεξφηεηα ηνπ δηθηχνπ θαη κπνξεί λα απνθξχςεη εξγαζίεο ηεο θξίζηκεο δηαδξνκήο. Γηα ηνλ ιφγν απηφ είλαη θαιχηεξα λα δηαζπλδέεηαη πξαγκαηηθέο εξγαζίεο κεηαμχ ηνπο. Π.ρ. ηελ ηειεπηαία ππνεξγαζία ηεο θάζεο 1, κε ηελ πξψηε ππνεξγαζία ηεο θάζεο 2. Δθηππώζηε ην ζρέδην Δθηππψζηε ηε δνπιεηά πνπ θάλαηε κέρξη ηψξα θαη κνηξάζηε ηελ ζηνπο ζπλεξγάηεο ζαο γηα λα γλσξίδνπλ θαη πηζαλψο λα ζαο βνεζήζνπλ ζηα ζρέδηα θαη ηηο ζθέςεηο ζαο. Δπηιέμηε ηελ πξνβνιή πνπ ζαο ελδηαθέξεη θαη εθηππψζηε κέζσ File Print.

84 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project

85 84 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project Δθρώξεζε πόξσλ θαη θνζηνιόγεζε εξγαζηώλ Ζ θαηαγξαθή ησλ αηφκσλ, ησλ κεραλεκάησλ θαη ησλ πιηθψλ, πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζνχλ ζην έξγν θαη ζηε ζπλέρεηα ε εθρψξεζή ηνπο ζηηο εξγαζίεο θαηά ηε δηάξθεηα ηνπ ζρεδηαζκνχ ηνπ έξγνπ, ζαο βνεζά κε πνιινχο ηξφπνπο. αο δείρλεη: Πνηνο πξφθεηηαη λα εθηειέζεη ηηο εξγαζίεο. Πφηε ρξεηάδνληαη νη πφξνη ζηε δηάξθεηα ηνπ έξγνπ. Σε πηζαλφηεηα νη πφξνη λα έρνπλ εθρσξεζεί ζε ππεξβνιηθά πνιιέο ή ππεξβνιηθά ιίγεο εξγαζίεο, έηζη ψζηε λα γλσξίδεηε πσο ζα ζρεδηάζεηε ηηο κειινληηθέο ζαο απαηηήζεηο ζε πφξνπο. Πξνγξακκαηίζηε ζσζηά ην εξγαηηθφ ζαο δπλακηθφ. Δίλαη απφιπηα απαξαίηεην γηα ηελ επηηπρία ηνπ έξγνπ. Οη πφξνη ηππηθά θαηαλαιψλνπλ ψξεο απαζρφιεζεο θαη ρξήκα. Υξεηάδεηαη λα ηνπο απνθηήζεηε θαη λα ηνπο δηαρεηξηζηείηε. Τπάξρνπλ δχν ηχπνη αλζξψπηλσλ πφξσλ, νη επψλπκνη θαη νη γεληθνί. Παξάδεηγκα αλζξψπηλσλ πφξσλ απνηειεί ε νκάδα ηνπ έξγνπ θαη νη ζπκκέηνρνη. Ζ νκάδα ηνπ έξγνπ ελεξγεί κέζα ζην έξγν. Οη ζπκκέηνρνη είλαη φινη απηνί πνπ έρνπλ έλα ηδηαίηεξν ελδηαθέξνλ γηα ην έξγν, απφ ηνλ πειάηε κέρξη ηνλ ρξήζηε θαη πνπ ζπάληα δαπαλνχλ ρξφλν ή πξνζπάζεηα γηα ην ζρεδηαζκφ θαη ηελ πινπνίεζή ηνπ. ηαλ γλσξίδεηε ην φλνκα ηνπ πφξνπ, πνπ πξφθεηηαη λα εθρσξήζεηε ζε κηα ή πεξηζζφηεξεο εξγαζίεο,, ηφηε ν πφξνο είλαη επψλπκνο. Αλ δελ γλσξίδεηε αθξηβψο πνηνο ζα εθηειέζεη θάπνηεο εξγαζίεο, αιιά γλσξίδεηε ηελ εηδηθφηεηα θαη ηηο ηθαλφηεηεο πνπ πξέπεη λα έρεη, ηφηε ν πφξνο είλαη γεληθφο (generic). Οη πφξνη είλαη ε βαζηθή πεγή εμφδσλ γηα ην έξγν. Γηαηεξψληαο πιεξνθνξίεο γηα ηα θφζηε θάζε εξγαζίαο, ζαο δίλεηαη ε δπλαηφηεηα λα γλσξίδεηε ηνλ πξνυπνινγηζκφ ηνπ έξγνπ θαη λα πξνγξακκαηίζεηε ηε ξεπζηφηεηα ρξήκαηνο πνπ ρξεηάδεηαη. Μπνξνχκε λα πνχκε φηη ηα έμνδα ρσξίδνληαη ζε δχν βαζηθέο θαηεγνξίεο, ζηα ζηαζεξά έμνδα θαη ζηα κεηαβιεηά. Σα ζηαζεξά έμνδα δελ κεηαβάιινληαη ζηελ δηάξθεηα ηνπ ρξφλνπ πινπνίεζεο ηνπ έξγνπ, ηα κεηαβιεηά εμαξηψληαη απφ ηηο ρξνλνινγηθέο θάζεηο ηνπ έξγνπ.

86 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ην MS Project κπνξείηε λα εηζάγεηε πφξνπο, θφζηνο γηα ηνπο πφξνπο θαη ζηαζεξά έμνδα (Fixed cost) γηα θάζε εξγαζία. Μπνξείηε επίζεο λα πξνζδηνξίζεηε ηηο εκέξεο θαη ηηο ψξεο θαηά ηηο νπνίεο θάζε πφξνο είλαη δηαζέζηκνο γηα δνπιεηά, ρξεζηκνπνηψληαο ηα εκεξνιφγηα πφξσλ. Σν MS Project ζηηο πξνεγνχκελεο εθδφζεηο ηνπ ρεηξηδφηαλ δχν είδε πφξσλ, ηνπο πφξνπο εξγαζίαο (work resources) θαη ηνπο πιηθνχο πφξνπο (material resources). Πφξνη εξγαζίαο είλαη ηα άηνκα θαη ν εμνπιηζκφο, πνπ ζα απαζρνιεζνχλ ζην έξγν. Απφ ηελ έθδνζε 2007, ην MS Project ρεηξίδεηαη θαη πφξνπο θφζηνπο (cost resources) Οη πφξνη θφζηνπο κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ γηα λα απνδψζνπλ ζηηο εξγαζίεο, γεληθά έμνδα, φπσο έμνδα ηαμηδηψλ, δηακνλήο θιπ. Δίλαη πφξνη αλεμάξηεηνη απφ ηε δηάξθεηα ή ηελ απαζρφιεζε ηεο εξγαζίαο ζηελ νπνία εθρσξνχληαη. Μηα επίζεο λέα δπλαηφηεηα ηνπ MS Project είλαη ν ραξαθηεξηζκφο ελφο πφξνπ θφζηνπο ζαλ Πξνυπνινγηζκφο (Budget). Πφξνη πξνυπνινγηζκνχ κπνξνχλ λα απνδνζνχλ κφλν ζηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ θαη ρξεζηκεχνπλ γηα λα ζέζνπλ ηα φξηα ηνπ δηαζέζηκνπ πξνυπνινγηζκνχ γηα κία ή πεξηζζφηεξεο θαηεγνξίεο εμφδσλ θαη λα βνεζνχλ ζηνλ έιεγρν. Πξνζέγγηζε αλαγθώλ ζε πόξνπο ηαλ πξνζεγγίδεηε ηηο αλάγθεο ζε πφξνπο, κηαο εξγαζίαο, λα ζπκάζηε ηε δηάξθεηα θαη ηελ νξηνζέηεζε ηεο εξγαζίαο. Θέζηε ζηνλ εαπηφ ζαο ηηο παξαθάησ εξσηήζεηο: Ση είδνπο άλζξσπνη ρξεηάδνληαη γηα ηελ εξγαζία; Ση επίπεδν ηθαλνηήησλ πξέπεη λα έρεη ν θαζέλαο; Μπνξεί θάζε εηδηθεπκέλνο ππάιιεινο λα εθηειέζεη ηελ εξγαζία ή ππάξρεη κφλν έλαο πνπ είλαη ηθαλφο; Πφζνπο αλζξψπνπο ρξεηάδεζηε γηα λα ηειεηψζεηε ηελ εξγαζία ζην ρξφλν, πνπ επηζπκείηε; Πνηα είλαη ε θακπχιε κάζεζεο ησλ πφξσλ; Σν αλζξψπηλν δπλακηθφ απνδίδεη ιηγφηεξν ζηελ αξρή ηνπ έξγνπ απ φηη αξγφηεξα φηαλ εμνηθεησζεί κε απηφ. Ση άιινπο πφξνπο ρξεηάδεζηε; Ση εξγαιεία; Έλαο ηξφπνο γηα λα αλαιχζεηε ηηο απαηηήζεηο ζε πφξνπο γηα κηα εξγαζία, είλαη λα αλαηξέμεηε ζε θάπνηα παξφκνηα εξγαζία παιαηνηέξνπ έξγνπ.

87 86 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Βέβαηα πξέπεη λα πάξεηε ζνβαξά ππφςε ηηο δηαθνξέο κεηαμχ ησλ δχν εξγαζηψλ, ηφζν ζην κέγεζνο (αλ είλαη δηαθνξεηηθνχ κεγέζνπο) φζν θαη ζηνπο πφξνπο (αλ π.ρ. ε εκπεηξία ησλ ζπκκεηερφλησλ ήηαλ δηαθνξεηηθή). πσο πάληα, επηηξέςηε ζ απηνχο πνπ γλσξίδνπλ ηελ εξγαζία λα ζπκκεηέρνπλ ζηελ πξνζέγγηζε ησλ πφξσλ, κπνξνχλ λα πξνζεγγίζνπλ ηηο αλάγθεο αθξηβέζηεξα. Καηά ην δηάζηεκα, πνπ πξνζεγγίδεηε ηηο αλάγθεο ζε πφξνπο, πηζαλά λα δηαπηζηψζεηε φηη κηα εξγαζία πξέπεη λα ζπάζεη ζε δεπηεξεχνπζεο γηα λα ζαο δψζεη θαιχηεξε δπλαηφηεηα πξνζέγγηζεο. Με δηζηάζεηε λα ην θάλεηε, θαη λα πξνζδηνξίζεηε δηάξθεηεο, εμαξηήζεηο θιπ. γηα ηηο λέεο ππνεξγαζίεο. Πξνζέγγηζε θόζηνπο Σν θφζηνο ειέγρεη ηελ ηαρχηεηα κε ηελ νπνία εθηειείηαη κηα εξγαζία θαη ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν ρξεζηκνπνηνχληαη νη πφξνη, επηηξέπνληαο ή κε επηηξέπνληαο, επηπξφζζεηα έμνδα λα επηηαρχλνπλ ηνλ πξνγξακκαηηζκφ. Π.ρ. κε ππεξσξίεο ή εμσηεξηθνχο ζπλεξγάηεο. Πνιιά θφζηε είλαη άκεζα ζπλδεδεκέλα κε ηελ εθηέιεζε ησλ εξγαζηψλ (ζηαζεξά θφζηε). Ο πξνυπνινγηζκφο ηνπ έξγνπ είλαη βαζηζκέλνο ζ απηά ηα θφζηε ζπλ ηα θφζηε ησλ πφξσλ. Γηα λα δεκηνπξγήζεηε έλα πξνυπνινγηζκφ έξγνπ, απνδίδεηε έλα θφζηνο ζε θάζε πφξν θαη ζηε ζπλέρεηα εηζάγεηε ην ζηαζεξφ θφζηνο ζε θάζε εξγαζία ε νπνία ίζσο ρξεηάδεηαη λα έρεη ηέηνηνπ είδνπο θφζηνο. ρεδηάδνληαο ηα θφζηε κπνξείηε: Να ειέγμεηε ηα πηζαλά πξνβιήκαηα ζε ξεπζηφηεηα θαη λα γλσξίδεηε πφζα ρξήκαηα ρξεηάδεζηε θαη πφηε κπνξείηε λα ηα μνδέςεηε. Να παίμεηε κε ηνπο πφξνπο, αλάινγα κε ην θφζηνο ηνπο, γηα λα κεηψζεηε ηα έμνδα. Να αλαζέζεηε ηελ επζχλε ηνπ θφζηνπο ζε θάπνην manager ή θάπνην ηκήκα, πνπ ζα παξαθνινπζήζεη ηνλ πξνυπνινγηζκφ ηνπ έξγνπ, έηζη ψζηε νη θάζεηο ηνπ λα βξίζθνληαη ζηα πιαίζηα ηνπ πξνυπνινγηζκνχ.

88 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Υξεζηκνπνηώληαο ην MS Project ην MS Project κπνξείηε λα εηζάγεηε πφξνπο θαη λα εθρσξήζεηε ηνπο πφξνπο ζε εξγαζίεο κε δχν βαζηθνχο ηξφπνπο. Να εηζάγεηε φινπο ηνπο πφξνπο καδί, θαη λα ηνπο εθρσξήζεηε ζηηο εξγαζίεο αξγφηεξα. Να εηζάγεηε θαηλνχξγηνπο πφξνπο, ζπγρξφλσο κε ηελ εθρψξεζή ηνπο ζε θάπνηα εξγαζία. Σν MS Project δηαηεξεί φινπο ηνπο πφξνπο ζε κηα δεμακελή πφξσλ (resource pool). Απηή κπνξεί λα κνηξαζηεί θαη κε άιια έξγα. Κάζε πφξνο έρεη ην δηθφ ηνπ εκεξνιφγην, πνπ θαη αξρή είλαη φκνην κε ην βαζηθφ ηνπ έξγνπ. ηαλ εηζάγεηε πφξνπο, κπνξείηε ζπγρξφλσο λα εηζάγεηε θαη ην θφζηνο ηνπο. Απφ ηα θφζηε απηά θαη ηα ζηαζεξά θφζηε θάζε εξγαζίαο, ζα ππνινγηζηνχλ ηα νιηθά θφζηε ηνπ έξγνπ. Πσο πξνγξακκαηίδεη ηνπο πόξνπο ην MS Project Έλα έξγν είλαη κηα κεγάιε εξγαζία, πνπ έρεη κηα ζπγθεθξηκέλε αξρή θαη έλα ζπγθεθξηκέλν ηέινο (ρξνλνδηάγξακκα, timeline), έλα ζπγθεθξηκέλν θπζηθφ αληηθείκελν (scope) θαη έλα ζπγθεθξηκέλν πξνυπνινγηζκφ (budget). Σα ηξία απηά ζπζηαηηθά θαινχληαη Σξίγσλν έξγνπ. Ζ ζρέζε κεηαμχ Γηάξθεηαο (Duration), Απαζρφιεζεο (Work) θαη Μνλάδσλ (Units), κηαο εξγαζίαο, κπνξεί άλεηα λα ραξαθηεξηζηεί Σξίγσλν ησλ Βεξκνχδσλ. Δίλαη ην ζεκείν πνπ νη πεξηζζφηεξνη ρξήζηεο δπζθνιεχνληαη ζηε ρξήζε ηνπ MS Project, επεηδή δελ κπνξνχλ λα θαηαιάβνπλ, πσο ην MS Project θάλεη ηνπο ππνινγηζκνχο, φηαλ θάπνηα απφ ηηο ηξεηο κεηαβιεηέο αιιάδεη. Σξεηο είλαη νη πίλαθεο πνπ παίξλνπλ κέξνο. Οη εξγαζίεο, νη πφξνη θαη ν πίλαθαο εθρψξεζεο πφξσλ. ηαλ εθρσξείηε έλα πφξν ζε κηα εξγαζία, εηζάγεηε ην φλνκα ηνπ πφξνπ θαη ηηο κνλάδεο ηνπ ζπγθεθξηκέλνπ πφξνπ (πιήζνο-πφζνη, ζε αξηζκφ ή πνζνζηηαία), πνπ ζα δνπιέςνπλ ζηελ εξγαζία. Σν MS Project ππνινγίδεη ην θφξην εξγαζίαο (απαζρφιεζεο) θάζε πφξνπ, πνπ

89 88 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 εθρσξείηαη ζηελ εξγαζία : Απαζρφιεζε=Γηάξθεηα*Μνλάδεο (Work=Duration*Units). Απαζρφιεζε κηαο εξγαζίαο, είλαη ην ζχλνιν ηεο απαζρφιεζεο φισλ ησλ πφξσλ, πνπ δηαηίζεληαη ζηε ζπγθεθξηκέλε εξγαζία, π.ρ. αλ ε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο Prepare market plan είλαη 40h θαη εηζάγεηε ηνπο παξαθάησ πφξνπο θαη ηηο κνλάδεο ηνπο, ε απαζρφιεζε ππνινγίδεηαη φπσο παξαθάησ. λνκα Πφξνπ πνπ εθρσξείηαη Μνλάδεο (Units) Τπνινγηζκφο Απαζρφιεζεο Αλδξένπ 1 40h Τπάιιεινη ηνπ Marketing 3 120h Γεσξγίνπ h ινη νη πφξνη, ζην παξαπάλσ παξάδεηγκα, δηαηίζεληαη λα δνπιέςνπλ γηα φιε ηελ δηάξθεηα ηεο ζπγθεθξηκέλεο εξγαζίαο. Ο Γεσξγίνπ δνπιεχεη γηα ηελ εξγαζία κφλν γηα 1/4 ηεο εκέξαο (part time). Πξνζέμηε φηη απηφ ηζρχεη, αλ ε παξαπάλσ εθρψξεζε, γίλεη θαη γηα ηνπο 3 πφξνπο καδί ζηελ αξρηθή εθρψξεζε πφξσλ, πξνυπνζέηνληαο φηη δηαηεξήζεθε ν ηχπνο εξγαζηψλ Fixed Work θαη Effort driven. Απφ εθεί θαη πέξα ηζρχνπλ απηά, πνπ πεξηγξάθνληαη παξαθάησ. Ζ ζρέζε κεηαμχ ηνπ ηξηγψλνπ έξγνπ θαη ηνπ ηξηγψλνπ Απαζρφιεζε-Μνλάδεο- Γηάξθεηα είλαη άκεζε. Scope Work Project Assignment Budget Timeline Units Duration Ζ Απαζρφιεζε ζρεηίδεηαη κε ηελ έθβαζε. Ζ Απαζρφιεζε πξνζδηνξίδεη ηη ζα εθπιεξσζεί κέζσ ηεο εθρψξεζεο : 24 ψξεο βαςίκαηνο, 4 ψξεο κεηαθνξάο, 36 ψξεο εθπαίδεπζεο θ.ι.π. Ζ εθρψξεζε αλζξψπηλσλ Μνλάδσλ ή Μνλάδσλ εμνπιηζκνχ ζε κηα εξγαζία ππεηζέξρεηαη ζην θφζηνο. Ζ Γηάξθεηα είλαη ρξφλνο, πνπ ππεηζέξρεηαη ζην ρξνληθφ πξνγξακκαηηζκφ (ρξνλνινγηθή θάζε, timeline) ηνπ έξγνπ.

90 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Ο εμνξηζκνχ ηχπνο κηαο δξαζηεξηφηεηαο είλαη ηαζεξέο κνλάδεο (fixed units): Αλ αιιάμεηε ηελ δηάξθεηα ηεο δξαζηεξηφηεηαο ζα επαλαυπνινγηζηεί ε απαζρφιεζε. Αλ αιιάμαηε ηελ απαζρφιεζε ζα επαλαυπνινγηζηεί ε δηάξθεηα. Καη ζηηο δχν πεξηπηψζεηο νη κνλάδεο δελ ζα επεξεαζηνχλ. Οη δχν άιινη ηχπνη δξαζηεξηνηήησλ είλαη fixed duration θαη fixed work. Γηα ηνπο δχν απηνχο ηχπνπο ην MS Project ρξεζηκνπνηεί έλα timephased πεδίν, peak units φηαλ δηαρεηξίδεηαη αιιαγέο ρξνλνδηαγξάκκαηνο. Γηα δξαζηεξηόηεηεο fixed-work: Μπνξείηε λα αιιάμαηε ηηο εθρσξεκέλεο κνλάδεο θαη λα επαλαυπνινγηζηεί ε δηάξθεηα. Μπνξείηε λα αιιάμαηε ηελ δηάξθεηα θαη λα επαλαυπνινγηζηνχλ ηα peak units αλά ρξνληθή πεξίνδν. Οη εθρσξεκέλεο κνλάδεο πφξσλ δελ αιιάδνπλ. Γηα δξαζηεξηόηεηεο fixed-duration: Μπνξείηε λα αιιάμαηε ηηο εθρσξεκέλεο κνλάδεο θαη λα επαλαυπνινγηζηεί ε απαζρφιεζε. Μπνξείηε λα αιιάμαηε ηελ απαζρφιεζε θαη λα επαλαυπνινγηζηνχλ ηα peak units αλά ρξνληθή πεξίνδν. Οη εθρσξεκέλεο κνλάδεο πφξσλ δελ αιιάδνπλ. ηαλ πξνζεγγίδεηε ηε δηάξθεηα θάζε εξγαζίαο επηιέγεηε θαη κηα κέζνδν πξνγξακκαηηζκνχ ησλ εξγαζηψλ (Task type θαη Effort driven). Βξίζθεηε ζηελ θαξηέια Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο).

91 90 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Οη ηξεηο κεηαβιεηέο, πνπ παίξλνπλ κέξνο ζηνπο απηφκαηνπο ππνινγηζκνχο πνπ θάλεη ην MS Project, είλαη ε Γηάξθεηα, ε Απαζρφιεζε θαη νη Μνλάδεο. (Απαζρφιεζε= Γηάξθεηα * Μνλάδεο) Τπάξρνπλ 5 ζπλδπαζκνί : Fixed Units & Effort driven Fixed Units Fixed Work & Effort driven Fixed Duration Fixed Duration & Effort driven ηαζεξά (Fixed), ζεκαίλεη φηη ε ηηκή ηεο κεηαβιεηήο ζα είλαη ζηαζεξά θαη δελ ζα ππνινγηζηεί απηφκαηα απφ ην MS Project, φηαλ αιιάμεηε κηα απφ ηηο ππφινηπεο δχν κεηαβιεηέο. Γελ ζεκαίλεη φηη δελ έρεηε δηθαίσκα λα δηνξζψζεηε ηε κεηαβιεηή πνπ είλαη ζηαζεξά. Γηα θάζε εξγαζία ζέηεηε ηνλ ηχπν ηεο, βαζηζκέλνη ζηε κεηαβιεηή, πνπ ζέιεηε λα δηαηεξήζεηε ζηαζεξά (ειεγρφκελε). Δπηιέγεηε Effort driven βαζηζκέλνη ζηελ θχζε ηεο εξγαζίαο. Αλ πξνζζέηνληαο επηπιένλ πφξνπο κεηψλνληαη νη εκέξεο ή νη ψξεο απφ ηελ έλαξμε ηεο εξγαζίαο κέρξη ηελ νινθιήξσζή ηεο, ηφηε είλαη Effort driven. Αλ ε πξνζζήθε πφξσλ δελ επεξεάδεη ηε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο ηφηε δελ είλαη Effort driven. Γεληθά ζε Effort driven εξγαζία αλ πξνζζέζεηε ή αθαηξέζεηε πφξν,

92 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project δηαηεξείηαη ε απαζρφιεζε (work), πνπ έρεη εθείλε ηελ ζηηγκή ε εξγαζία θαη κεηψλεηαη ή απμάλεηαη ε δηάξθεηα. Μνλάδεο εθρώξεζεο, peak, peak units θαη ηύπνο ππνινγηζκνύ ζην MSP 2013 ηηο πξνεγνχκελεο εθδφζεηο ήηαλ δπλαηφ νη αξρηθέο κνλάδεο εθρψξεζεο πφξσλ λα επαλαυπνινγίδνληαη απφ ην MS Project, κε απνηειέζκαηα πνπ ήηαλ δχζθνιν λα εξκελεπηνχλ απφ ηνπο ρξήζηεο. Απφ ηελ λέα έθδνζε, ην MS Project παξαθνινπζεί θαη ηηο κνλάδεο εθρψξεζεο θαη κηα ππνινγηζκέλε ηηκή πνπ νλνκάδεηαη peak (ή φηαλ ηελ βιέπνπκε ζε θιίκαθα ρξφλνπ peak units). Σν MS Project ρξεζηκνπνηεί ηηο εθρσξεκέλεο κνλάδεο (Units) φηαλ αξρηθά ή αξγφηεξα ρξνλνπξνγξακκαηίδεη κηα δξαζηεξηφηεηα, αιιά ρξεζηκνπνηεί ην peak units φηαλ αλαθέξεη ηελ κέγηζηε ηηκή απαζρφιεζεο ελφο πφξνπ (maximum peak units). Αλ πρ. Δθρσξήζαηε έλα πφξν κε κνλάδεο 100% ζε κηα δξαζηεξηφηεηα ζηαζεξψλ κνλάδσλ κε δηάξθεηα 1d, αξρηθά ππνινγίζηεθαλ 8 ψξεο απαζρφιεζεο. Αλ κεηά θαηαρσξήζαηε 10 ψξεο πξαγκαηηθήο απαζρφιεζεο, ζηηο πξνεγνχκελεο εθδφζεηο νη κνλάδεο ζα επαλαυπνινγηδφηαλ ζε 120%. Αλ ζηελ ζπλέρεηα πξνζζέηαηε επηπιένλ απαζρφιεζε ή αιιάδαηε ηελ δηάξθεηα, ην MS Project ζα ρξνλνπξνγξακκάηηδε ηελ δξαζηεξηφηεηα βαζηζκέλε ζηηο 120% κνλάδεο εθρψξεζεο πνπ πηζαλά δελ είλαη ην επηζπκεηφ. Σν MS Project 2013 θαηαγξάθεη ην 120% ζην peak θαη αλ ζηελ ζπλέρεηα πξνζζέζεηε απαζρφιεζε ή αιιάμεηε ηελ δηάξθεηα ηεο δξαζηεξηφηεηαο ζα ρξεζηκνπνηήζεη ηηο αξρηθέο 100% κνλάδεο παξά ηηο 120% peek κνλάδεο γηα λα αλαπξνγξακκαηίζεη ηελ δξαζηεξηφηεηα.

93 92 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Έμππλε εηηθέηα ή εηηθέηα ελέξγεηαο ην MS Project 2013, φηαλ πξνζζέηεηε έλα λέν πφξν, πιένλ ηνπ αξρηθνχ, ζε κηα εξγαζία, ε εξγαζία απνθηά εηηθέηα ελέξγεηαο (έλα πξάζηλν ζεκαδάθη ζην πάλσ αξηζηεξφ άθξν ηνπ πεδίνπ. Αλ παηήζεηε ηελ έμππλε απηή εηηθέηα, ην MS Project παξνπζηάδεη ελέξγεηεο πνπ κπνξείηε λα επηιέμεηε. Ηκεξνκελίεο απαζρόιεζεο Ζ Γηάξθεηα θάζε πφξνπ δελ εκθαλίδεηαη πνπζελά ζην MS Project. Μπνξείηε λα ηελ ππνινγίζεηε δηαηξψληαο ηελ Απαζρφιεζε κε ην πιήζνο (Μνλάδεο). Μπνξείηε επίζεο λα δείηε ηελ πξνγξακκαηηζκέλε έλαξμε θαη ιήμε θάζε πφξνπ ζηε θφξκα εξγαζηψλ, επηιέγνληαο απφ ηελ θαξηέια ribbon Format θαη ηελ πεξηνρή Details, Schedule (Μοπθή Φπονοδιάγπαμμα). Οιηθή Απαζρφιεζε γηα θάζε πφξν. Μπνξείηε λα αιιάμεηε ηηο ηηκέο πνπ ππνιφγηζε ην MS Project. Ζκεξνκελίεο έλαξμεο θαη ιήμεο θάζε πφξνπ πνπ έρεη εθρσξεζεί ζηελ εξγαζία. Τπνινγίδνληαη απφ ην MS Project. ηαλ εθρσξείηε πεξηζζφηεξνπο απφ έλαλ πφξνπο ζε κηα εξγαζία, ν πφξνο πνπ ζα ηειεηψζεη ηειεπηαίνο, πξνζδηνξίδεη θαη ηε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο.

94 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γεληθέο παξαηεξήζεηο γηα ηνλ ηύπν εξγαζίαο θαη ηελ θαζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο Ο πξνεπηιεγκέλνο ηχπνο εξγαζίαο είλαη Fixed Units θαη αλελεξγφ ην Effort driven. ηελ αξρηθή θάζε ηνπ ζρεδηαζκνχ, θαιφ είλαη λα έρεηε ελεξγφ ηνλ ηχπν εξγαζίαο Fixed Duration θαη αλελεξγφ ην Effort driven. Οη παξαθάησ βαζηθνί θαλφλεο κπνξνχλ λα ζαο βνεζήζνπλ: Οξίζηε ηνλ ηχπν ηεο εξγαζίαο θαη ην Effort driven, πξηλ θαηαρσξήζεηε εθηηκψκελε δηάξθεηα ή απαζρφιεζε. Δπηιέμηε Effort driven, κφλν γηα ηχπν εξγαζίαο Fixed Work. Καηαρσξήζηε εθηίκεζε γηα ηε δηάξθεηα ή εθηίκεζε γηα ηελ απαζρφιεζε (εξγαζία). ρη θαη ηα δχν. Απνηειεί ηελ πξψηε κεηαβιεηή ζηνλ ηχπν Απαζρφιεζε=Μνλάδεο * Γηάξθεηα Κάληε πηζαλέο αιιαγέο ζηελ εθηηκψκελε δηάξθεηα ή απαζρφιεζε, πξηλ εθρσξήζεηε πφξνπο. Δθρσξήζηε πφξνπο. Απνηεινχλ ηε δεχηεξε κεηαβιεηή ζηνλ ηχπν. Παξαηεξήζηε ηελ ηηκή πνπ ππνινγίδεηαη γηα ηελ ηξίηε κεηαβιεηή ηνπ ηχπνπ. Αθνχ εθρσξήζεηε πφξνπο ζα πξέπεη λα είζηε πξνζεθηηθνί, αλ πξέπεη λα αιιάμεηε θάπνηα απφ ηηο ηξεηο κεηαβιεηέο: Γηάξθεηα, Μνλάδεο, Απαζρφιεζε. Μελ αιιάδεηε ηελ κεηαβιεηή πνπ είλαη ραξαθηεξηζκέλε ζηαζεξή κέζσ ηνπ ηχπνπ εξγαζίαο. Αλ πξέπεη λα ηελ αιιάμεηε θξνληίζηε ην απνηέιεζκα λα είλαη πξνβιέςηκν. Μεηά ηελ αιιαγή κηαο κεηαβιεηήο απνδερηείηε ηελ αιιαγή (Enter) θαη κεηά πξνρσξήζηε ζηελ αιιαγή θάπνηαο άιιεο κεηαβιεηήο. Ηδηαίηεξα ζηελ θφξκα εξγαζίαο, απνδνρή αιιαγήο ζεκαίλεη λα θάλεηε θιηθ ζην OK. Αλ παξαηεξήζεηε φηη νη ππνινγηζκνί δελ είλαη νξζνί, αθαηξέζηε ηελ εθρψξεζε ησλ πφξσλ, θαη μαλαθάληε ηελ. Αλ ζπλερίδνπλ λα είλαη ιαλζαζκέλνη, αθαηξέζηε ηνπο πφξνπο, θαζαξίζηε ην κεηαβιεηφ πεδίν θαη θάληε ηα φια μαλά. ηαλ αιιάδεηε ηνλ ηχπν εξγαζίαο, ην MS Project ζα ηνλ πάξεη ππφςε ηνπ ζηνλ επφκελν ππνινγηζκφ πνπ ζα θάλεη. Γηα λα δηαιέμεηε πνηα κεηαβιεηή ζα θξαηήζεηε ζηαζεξά ειέγμηε: Αλ νη αλζξσπνψξεο είλαη ζηαζεξέο επηιέμηε Fixed work. Αλ ν ρξφλνο κεηαμχ έλαξμεο θαη ιήμεο είλαη ζηαζεξφο επηιέμηε Fixed

95 94 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 duration. Αλ ην πιήζνο ησλ αηφκσλ είλαη ζηαζεξφ επηιέμηε Fixed units. Δηζαγσγή λέσλ πόξσλ Αλ έρεηε έηνηκε κηα ιίζηα πφξσλ, ν επθνιφηεξνο ηξφπνο γηα λα ηνπο εηζάγεηε φινπο καδί, είλαη λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην θχιιν πφξσλ (Resource Sheet) θαη ζηε ζπλέρεηα λα ηνπο εθρσξήζεηε ζηηο εξγαζίεο, επηιέγνληάο ηνπο απφ ιίζηα επηινγήο, ρξεζηκνπνηψληαο ην γξάθεκα Gantt ή ην θχιιν εξγαζίαο (Task Sheet). Μπνξείηε επίζεο λα εηζάγεηε λένπο πφξνπο, ζηε θφξκα πφξσλ (Resource Form), πνπ δείρλεη έλα πφξν θάζε θνξά. ηαλ εηζάγεηε λένπο πφξνπο πξέπεη ήδε λα γλσξίδεηε: Σν φλνκα ηνπ πφξνπ. Σν βαζηθφ εκεξνιφγην γηα ηνλ πφξν, αλ ρξεζηκνπνηείηε πεξηζζφηεξα απφ έλα ζην έξγν. Οη πφξνη κπνξεί λα είλαη άηνκα (Απνζηφινπ, Γεσξγίνπ, Γθφηζε), νκάδεο (Κηίζηεο, Μεραληθνί), εμνπιηζκφο, ή πιηθά (απφ ηελ έθδνζε 2007 θαη πφξνη θφζηνπο). Υξεζηκνπνηήζηε νκάδεο, φηαλ νη ζπκκεηέρνληεο δελ είλαη ζηαζεξνί. Αλ ν πφξνο δελ είλαη επψλπκνο, αιιά θάπνηα νκάδα, πνπ ραξαθηεξίδεηαη απφ ζπγθεθξηκέλε εμεηδίθεπζε, κπνξείηε ζην πιαίζην δηαιφγνπ Resource information (Πιεξνθνξίεο πφξνπ) θαη ζηελ θαξηέια General (Γεληθά) λα ηνλ ραξαθηεξίζεηε Generic (Γεληθφ), γηα λα ηνλ μερσξίδεηε απφ ηνπο επψλπκνπο πφξνπο. Αλ ελδηαθέξεζηε γηα ηα θφζηε ησλ πφξσλ, πξέπεη λα γλσξίδεηε: Σε ζηαζεξή ακνηβή ηνπο αλά ψξα, εκέξα, βδνκάδα, κήλα ή ρξφλν. Σελ ππεξσξηαθή ηνπο ακνηβή, αλ εθαξκφδεηαη. Πφηε ηα θφζηε ηνπο ζπζζσξεχνληαη. ηαλ αξρίδεη ε εξγαζία, πξννδεπηηθά ή ζην ηέινο. ηαλ εηζάγεηε θφζηε γξάςηε ην πνζφ, έλα slash (/) θαη κεηά ηελ κνλάδα ηνπ ρξφλνπ. Π.ρ. 100/h ζεκαίλεη 100 επξψ αλά ψξα εξγαζίαο. Ζ πξνεπηιεγκέλε κνλάδα είλαη ε ψξα. Οη κνλάδεο πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη είλαη m, h, d, w, mo, y. Πξνζέμηε φηη ην m είλαη γηα ιεπηά θαη φρη κήλεο. ηελ ειιεληθή έθδνζε ρξεζηκνπνηήζηε ι, σ, ε, ε, κ αληίζηνηρα.

96 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Σν ζύκβνιν Ννκίζκαηνο Σν ζχκβνιν λνκίζκαηνο, πνπ εκθαλίδεηαη ζηα θφζηε, κπνξείηε λα ην αιιάμεηε επηιέγνληαο File Options (Επγαλεία Επιλογέρ) και ηην καπηέλα Display (Πποβολή). Δηζαγσγή πόξσλ ζην θύιιν πόξσλ Γηα λα δνπιέςεηε κε ην θχιιν πφξσλ επηιέμηε : View Resource Sheet (Πποβολή Φύλλο πόπυν). ην πεδίν Resource Name, δψζηε ην φλνκα ηνπ πφξνπ. ηε ζηήιε Max Units (Μεγ. Μνλάδεο) εηζάγεηε ην πιήζνο ησλ αηφκσλ (κνλάδσλ), πνπ ζπκκεηέρνπλ ζηνλ πφξν. Αλ ην δέρεηαη κε πνζνζηφ, γηα λα ην αιιάμεηε ζε δεθαδηθέο, επηιέμηε File Options (Απσείο Επιλογέρ ) ηελ θαξηέια Schedule (Υξνλνδηάγξακκα) θαη ζην πεδίν Show assignment units as a (Δκθάληζε κνλάδσλ αλάζεζεο σο) επηιέμηε Decimal (Γεθαδηθέο). 1 ή 100% ζεκαίλεη φηη ν Απνζηφινπ δηαζέηεη ην 100% ηνπ ρξφλνπ ηνπ γηα ηελ εξγαζία, πνπ ζα ηνπ αλαηεζεί. Οη κέγηζηεο κνλάδεο απνηεινχλ ην φξην, πάλσ απφ ην νπνίν ν πφξνο ζεσξείηαη φηη έρεη ππεξ-αλαηεζεί. Σν MS Project ζα ζαο εηδνπνηήζεη, αλ αλαζέζεηε ζηνλ Απνζηφινπ εξγαζίεο, πνπ ππεξβαίλνπλ ην 100% ησλ δπλαηνηήησλ ηνπ ζχκθσλα κε ην εκεξνιφγηφ ηνπ (ππεξ-αλάζεζε). ην πεδίν Accrue At (Πξνζαχμεζε ζε) πνπ νξίδεη ηνλ ηξφπν ηεο ζπζζψξεπζεο εμφδσλ (ηξφπν πιεξσκήο), επηιέμηε Start (Έλαξμε) (ζηελ αξρή ηεο εξγαζίαο), Prorated (Πξνεθηίκεζε) (πξννδεπηηθά κε ηελ εμέιημε ηεο εξγαζίαο) ή End (Λήμε) (ζην ηέινο ηεο εξγαζίαο). Σν πεδίν Type (Σχπνο) πξνζδηνξίδεη, αλ ζα είλαη πφξνο απαζρφιεζεο (εξγαζίαο),

97 96 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 πιηθφ ή πφξνο θφζηνπο. Δδψ δίλεηε ηε κέζνδν ζπζζψξεπζεο ησλ εμφδσλ. Παηήζηε ζην θνπκπί ιίζηαο γηα λα δείηε ηηο ππφινηπεο ηηκέο, πνπ κπνξεί λα πάξεη ην πεδίν Accrue At. Καη εδψ κπνξεί λα γίλεη καδηθή αιιαγή πιεξνθνξηψλ, γηα πεξηζζφηεξνπο απφ έλα πφξνπο, κέζσ επηινγήο ηνπο θαη ζηε ζπλέρεηα ρξήζεο ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Multiple Resource Information (Πιεξνθνξίεο γηα πνιινχο πφξνπο). Δπηιέγεηε Resource Information (Πόποι Πληποθοπίερ). Οη ζηαζεξέο ακνηβέο θαη νη ακνηβέο ππεξσξηψλ είλαη πξνεπηιεγκέλα κεδέλ (0). Αλ ζέιεηε θάπνηα άιιε πξνεπηιεγκέλε ηηκή, επηιέμηε File Options (Απσείο Επιλογέρ) θαη ηελ θαξηέια Advanced. Δηζαγσγή πόξσλ ζηε θόξκα πόξσλ Μπνξείηε λα εηζάγεηε ηνπο πφξνπο έλαλ, έλαλ ζηε θφξκα πφξσλ. Δπηιέμηε View Other views More Views Resource form (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Φόπμα πόπυν). Αθνχ εηζάγεηε πιεξνθνξίεο γηα έλαλ πφξν παηήζηε ΟΚ. Παηήζηε Enter ή ην θνπκπί Next (Δπφκελν) γηα λα πάηε ζε θελή θφξκα θαη λα εηζάγεηε λέν πφξν. Γψζηε φλνκα πφξνπ. Αιιάμηε ηε κέζνδν ζπζζψξεπζεο εμφδσλ, αλ ρξεηάδεηαη.

98 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δθρώξεζε πόξσλ ζε εξγαζίεο Ζ εθρψξεζε θάπνηνπ πφξνπ ζε κηα εξγαζία, κπνξεί λα γίλεη ζε νπνηαδήπνηε πξνβνιή εξγαζηψλ. Ζ εθρψξεζε ηνπ πφξνπ γίλεηε κέζσ επηινγήο ηνπ απφ ηελ ιίζηα πφξσλ. Ζ ιίζηα εκθαλίδεηαη ζην πιαίζην δηαιφγνπ Assign Resources (Δθρψξεζε πφξσλ). Δδψ κπνξείηε λα εηζάγεηε θαη λένπο πφξνπο. ηαλ εθρσξείηε πφξνπο ζε κηα εξγαζία πξέπεη λα γλσξίδεηε: Πνηνπο πφξνπο ζέιεηε λα εθρσξήζεηε. Πφζεο κνλάδεο (αξηζκφο ή πνζνζηφ) απφ θάζε πφξν ζέιεηε λα εθρσξήζεηε. Μπνξείηε λα εθρσξήζεηε ιηγφηεξν απφ κηα κνλάδα (100%), αλ ν πφξνο δνπιεχεη part-time ζηελ εξγαζία. Πνηα είλαη ε πνζφηεηα ηεο εξγαζίαο (απαζρφιεζεο), πνπ ζα θάλεη θάζε πφξνο γηα ηελ εξγαζία, αλ απηή είλαη ιηγφηεξε απφ ηε ζπλνιηθή δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο. Πφζνο ρξφλνο ζα πεξάζεη απφ ηελ έλαξμε ηεο εξγαζίαο, γηα λα αξρίζεη λα δνπιεχεη ν πφξνο, αλ απηφ δελ ζπκπίπηεη κε ηελ έλαξμε ηεο εξγαζίαο. Ο γξεγνξφηεξνο ηξφπνο γηα λα εθρσξήζεηε πφξνπο είλαη λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην πιαίζην δηαιφγνπ Assign Resources (Δθρψξεζε πφξσλ), πνπ βξίζθεηαη ζηελ θαξηέια ribbon Resource. Δπηιέμηε ηελ εξγαζία ζηελ νπνία ζέιεηε λα δηαζέζεηε πφξνπο. Παηήζηε ζην θνπκπί Assign Resources. Παηήζηε ζηνλ πφξν πνπ ζέιεηε λα εθρσξήζεηε ή θαηαρσξήζηε θαηλνχξην. Γηα λα δηαζέζεηε πεξηζζφηεξεο ή ιηγφηεξεο απφ κηα κνλάδεο. Γψζηε κνλάδεο.

99 98 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Μπνξείηε λα επηιέμεηε πεξηζζφηεξνπο απφ έλαλ πφξνπο (ρξεζηκνπνηήζηε ctrl ή shift), γηα λα ηνπο εθρσξήζεηε ζπγρξφλσο ζηελ επηιεγκέλε εξγαζία. ην πεδίν R/D (Αίη./Απ.), αλ ζέιεηε, θαηαρσξήζηε Request (Αίηεκα) ή Demand (Απαίηεζε). Μπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί απφ νδεγνχο (wizards), πνπ θάλνπλ αληηθαηαζηάζεηο πφξσλ ζηελ έθδνζε server. ηαλ επηιέμεηε ηνπο πφξνπο παηήζηε ην θνπκπί Assign (Αλάζεζε). Αληί λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην θνπκπί Assign (Αλάζεζε) κπνξείηε λα επηιέμεηε ηνπο πφξνπο θαη λα ηνπο ζχξεηε ζηελ εξγαζία, πνπ επηζπκείηε λα εθρσξεζνχλ. ηαλ κεηαθηλείηε ην δείθηε ζην αξηζηεξφ άθξν ησλ επηιεγκέλσλ πφξσλ, κεηαηξέπεηε ζε κνλφ ή δηπιφ βέινο θαη ζαο δείρλεη φηη κπνξείηε λα ζχξεηε ηνπο επηιεγκέλνπο πφξνπο. Πξνζέμηε φηη ε αξρηθή εθρψξεζε πφξσλ, ζεσξείηαη ε πξψηε θνξά πνπ παηάηε ην θνπκπί Assign (Αλάζεζε). Απφ εθεί θαη πέξα ην MS Project αξρίδεη λα αιιάδεη ηελ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο, φηαλ εθρσξείηε θαη άιινπο πφξνπο, αλάινγα κε ηνλ ηχπν ηεο εξγαζίαο θαη γεληθφηεξα ελεξγνπνηνχληαη νη απηφκαηνη ππνινγηζκνί. Αλ ινηπφλ ζέιεηε νη πφξνη λα δηαηεζνχλ έηζη, ψζηε λα δνπιέςνπλ ζε νιφθιεξν ην αξρηθφ δηάζηεκα πνπ ζέζαηε ζηελ εξγαζία, πξέπεη πξψηα λα ηνπο επηιέμεηε θαη λα ηνπο εθρσξήζεηε φινπο καδί, κε έλα πάηεκα ζην θνπκπί Assign (Αλάζεζε). Δθρώξεζε πόξσλ ζην γξάθεκα Gantt ή ζην θύιιν εξγαζίαο Μπνξείηε λα επηιέμεηε πφξνπο γηα κηα εξγαζία ρξεζηκνπνηψληαο ηε ζηήιε Resource Names (Ολφκαηα πφξσλ). Κπιήζηε ηελ πξνβνιή δεμηά γηα λα ην δείηε. Μπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε ηελ ιίζηα επηινγήο ή λα δηαρσξίζηε ηα νλφκαηα ησλ πφξσλ κε εκηπεξίνδν (;). Γηα λα εηζάγεηε θαη κνλάδεο πφξσλ, γξάςηε ηεο ζε αγθχιεο π.ρ. Σκήκα Marketing [200] ή Γεσξγίνπ[0.25]. Δθρώξεζε πόξσλ ζε θύξηεο εξγαζίεο (ζπγθεληξσηηθέο) ηαλ εθρσξείηε έλα πφξν ζε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία, ν πφξνο εθρσξείηαη γηα λα δνπιέςεη γηα πιήξε πεξίνδν ηεο ζπγθεληξσηηθή εξγαζίαο. ηαλ αιιάδεη ε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο, αιιάδεη θαη ε πνζφηεηα απαζρφιεζεο ηνπ πφξνπ. Δίλαη θαιφ νη πφξνη λα εθρσξνχληαη ζε πξαγκαηηθέο εξγαζίεο θαη φρη ζπγθεληξσηηθέο. Με ηνλ ηξφπν απηφ αληηπξνζσπεχνπλ πξαγκαηηθή απαζρφιεζε.

100 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Μήλπκα ηζνζηάζκηζεο (Level Message) ηαλ εθρσξείηε πφξνπο ζηηο εξγαζίεο, ίζσο εκθαληζηεί έλα κήλπκα, πνπ ζαο πιεξνθνξεί φηη ν πφξνο πξέπεη λα ηζνζηαζκηζηεί. Απηφ ζεκαίλεη φηη ν πφξνο έρεη ππεξ-αλαηεζεί (overallocated), δειαδή φηη πεξηζζφηεξεο κνλάδεο απ φηη είλαη δηαζέζηκεο (Max Units) έρνπλ εθρσξεζεί ζε εξγαζίεο. Ζ ξχζκηζε ηνπ επηπέδνπ ησλ πφξσλ (ηζνζηάζκηζε) κπνξεί φπσο ζα δείηε παξαθάησ λα γίλεη απηφκαηα απφ ην MS Project. Πξνζζήθε θόζηνπο γηα έλα λέν πόξν ηαλ εηζάγεηε έλα λέν πφξν ζην πιαίζην δηαιφγνπ Assign Resources (Δθρψξεζε πφξσλ), είλαη εχθνιν λα εηζάγεηε ηα ππφινηπα ζηνηρεία ηνπ. Παηήζηε δηπιά ζην φλνκα ηνπ πφξνπ, πνπ κφιηο πιεθηξνινγήζαηε. Σν πιαίζην δηαιφγνπ Resource Information (Πιεξνθνξίεο πφξνπ) εκθαλίδεηαη θαη ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα εηζάγεηε ηα ππφινηπα ζηνηρεία. Δπηζεκάλζεηο γηα ηηο κέγηζηεο κνλάδεο πσο αλαθέξακε νη κέγηζηεο κνλάδεο απνηεινχλ ην θπζηθφ φξην ζχγρξνλεο εθρψξεζήο ηνπο ζε παξάιιειεο εξγαζίεο. Σν ζέκα είλαη, ηη ζπκβαίλεη αλ κεηά απφ θάπνηεο εθρσξήζεηο κεηψζεηε ηηο κέγηζηεο κνλάδεο ελφο πφξνπ. ηελ πεξίπησζε απηή, είλαη πηζαλφλ νη πφξνη ζε παιηφηεξεο εθρσξήζεηο λα βξεζνχλ κε ππεξ-αλάζεζε. Απηφ ζεκαίλεη φηη αλ είραηε θάλεη θάπνηεο αλαθνξέο πξνο ηνπο ζπκκέηνρνπο, παχνπλ λα είλαη έγθπξεο. ηαλ θάλεηε λέεο εθρσξήζεηο ελφο πφξνπ θαη νη κέγηζηεο κνλάδεο ηνπ είλαη κηθξφηεξεο ηεο κνλάδαο (ή ηνπ 100%) νη πξνηεηλφκελεο κνλάδεο εθρψξεζεο είλαη ίζεο κε ηηο κέγηζηεο κνλάδεο ηνπ πφξνπ. Αιιαγή ηνπ όγθνπ εξγαζίαο ελόο πόξνπ Γηα λα ειέγμεηε ηελ πνζφηεηα εξγαζίαο (απαζρφιεζεο) ησλ πφξσλ ρξεζηκνπνηείζηε ηε θφξκα εξγαζίαο (Task Form). Αλ δελ έρεη ηελ παξαθάησ κνξθή παηήζηε δεμί θιηθ θαη απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο επηιέμηε Work (Επγαζία πόπυν).

101 100 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Παξαηεξήζηε ηελ απαζρφιεζε θάζε πφξνπ ζηε ζπγθεθξηκέλε εξγαζία. Αιιάμηε ηελ απαζρφιεζε γηα θάπνην πφξν πνπ επηζπκείηε. Παηήζηε ζην πεδίν Work (Δξγαζία). Γψζηε ηελ πνζφηεηα ηεο δνπιεηάο, πνπ ζα θάλεη ν πφξνο ζηε ζπγθεθξηκέλε εξγαζία. Αλ θάπνηνο πφξνο δελ ρξεηάδεηαη λα εθρσξεζεί γηα νιφθιεξε ηε δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο, κπνξείηε λα ην ξπζκίζεηε ζηε θφξκα εξγαζίαο. Π.ρ. αλ έλαο

102 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ηκεκαηάξρεο ρξεηάδεηαη λα δνπιέςεη κφλν ζην ηέινο, γηα λα ειέγμεη ηα παξαδνηέα ηεο εξγαζίαο. Μπνξείηε λα ην νξίζεηε ρξεζηκνπνηψληαο ην πεδίν Delay (Καζπζηέξεζε). Παηήζηε δεμί θιηθ θαη απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο επηιέμηε Schedule (Φπονοδιάγπαμμα πόπυν). ην πεδίν Delay (Καζπζηέξεζε), εηζάγεηε ηελ πνζφηεηα ηνπ ρξφλνπ, πνπ ν πφξνο ζα πεξηκέλεη, πξηλ μεθηλήζεη δνπιεηά. ηαλ ην Delay (Καζπζηέξεζε) είλαη 0h, ν πφξνο αξρίδεη δνπιεηά ζπγρξφλσο κε ηελ έλαξμε ηεο εξγαζίαο. Παξαηεξήζηε ηα πεδία Start θαη Finish, γηα λα δείηε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ηεο εθρψξεζεο ηνπ πφξνπ Απνζηφινπ. Ζ ηηκή ζην πεδίν Work (Δξγαζία), γηα θάζε εθρψξεζε, δείρλεη πφζε δνπιεηά ζα θάλεη ν πφξνο. Ζ ηηκή ζην πεδίν Delay (Καζπζηέξεζε) δείρλεη πφζν ζα θαζπζηεξήζεη ε δνπιεηά απηή, ζε ζρέζε κε ηελ έλαξμε ηεο εξγαζίαο. Έιεγρνο ηεο πξνζζήθεο πόξσλ ζηε ιίζηα πόξσλ ηαλ πιεθηξνινγείηε έλα λέν πφξν, ζην γξάθεκα Gantt ή ζην θχιιν εξγαζίαο ή ζηε θφξκα εξγαζίαο ζην αληίζηνηρν πεδίν, ν πφξνο πξνζηίζεηαη απηφκαηα ζην αξρείν ησλ πφξσλ. Μπνξεί λα κε ζέιεηε ν πφξνο απηφο λα πξνζηίζεηαη απηφκαηα ζηελ ιίζηα πφξσλ, αιιά λα δέρεζηε πξψηα κηα εξψηεζε επηβεβαίσζεο, έηζη ψζηε λα κε θαηαρσξεζεί θάπνηνο πφξνο απφ ιάζνο πιεθηξνιφγεζε. Γηα λα γίλεηαη απηφ επηιέμηε File Options (Απσείο Επιλογέρ) θαη ζηελ θαξηέια Advanced (Γηα πξνρσξεκέλνπο) αιιάμηε ην πεδίν Automatically add new resources and tasks (Απηφκαηε πξνζζήθε λέσλ πφξσλ θαη εξγαζηψλ).

103 102 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Αιιαγή εκεξνινγίνπ πόξνπ Σν MS Project γηα θάζε πφξν δεκηνπξγεί έλα εκεξνιφγην. Σν εκεξνιφγην απηφ αξρηθά είλαη βαζηζκέλν ζην βαζηθφ εκεξνιφγην ηνπ έξγνπ. Έρεηε ηε δπλαηφηεηα λα αιιάμεηε ην εκεξνιφγην ελφο πφξνπ έηζη ψζηε λα απνδίδεη ηηο εξγαζηαθέο ζπλήζεηέο ηνπ. Αλ έρεηε πεξηζζφηεξα απφ έλα βαζηθά εκεξνιφγηα, φηαλ δεκηνπξγείηε λέν πφξν κπνξείηε λα νξίζεηε πην βαζηθφ εκεξνιφγην ζα ρξεζηκνπνηεζεί ζαλ βάζε γηα ην εκεξνιφγην ηνπ πφξνπ, ζηε θφξκα πφξνπ ή ζηελ πξνβνιή Resource sheet (θχιιν πφξσλ θαη ηε ζηήιε Base Calendar (Ζκεξνιφγην βάζεο). Μπνξείηε λα ην θάλεηε θαη απφ ην πιαίζην δηαιφγνπ Change Working Time (Αιιαγή ψξαο εξγαζίαο). Γηα λα αιιάμεηε έλα εκεξνιφγην πφξνπ επηιέμηε Project Change Working Time (Έπγο Αλλαγή σπόνος επγαζίαρ).

104 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δπηιέμηε ην εκεξνιφγην πφξνπ, πνπ ζέιεηε λα αιιάμεηε. Δδψ επηιέγεηε ην εκεξνιφγην βάζεο. Αιιάμηε ηηο εξγάζηκεο ψξεο αλά πεξίνδν, φπσο ζα θάλαηε θαη κε έλα βαζηθφ εκεξνιφγην. Κνπκπί Details Αλ αιιάμεηε ηηο κέξεο εξγαζίαο ή ηηο ψξεο θαη ζέιεηε λα επαλαθέξεηε απηέο πνπ

105 104 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 ίζρπαλ ζην βαζηθφ εκεξνιφγην, επηιέμηε Use times from base calendar for these days (Υξήζε σξψλ απφ ην εκεξνιφγην βάζεο γηα απηέο ηηο εκέξεο) (Use Default γηα εθδφζεηο πξηλ ηελ 2007). Π.ρ. αλ έρεηε αιιάμεη ηηο ψξεο εξγαζίαο ηεο Παξαζθεπήο, ψζηε λα είλαη εκηαξγία, θαη ζέιεηε λα επαλαθέξεηε ηηο ψξεο ηνπ βαζηθνχ εκεξνινγίνπ, επηιέμηε ηελ Friday (ηνλ ηίηιν F ζηηο παιηέο εθδφζεηο) θαη επηιέμηε Use times from base calendar for these days (Use Default ζηηο παιηέο εθδφζεηο). Σν MS Project, φηαλ θάλεη ππνινγηζκνχο, παίξλεη ππφςε ηηο θνηλέο εξγάζηκεο εκέξεο θαη ψξεο, πνπ έρνπλ ην εκεξνιφγην ηεο εξγαζίαο θαη ην εκεξνιφγην ηνπ πφξνπ (ηνκή ησλ δχν εκεξνινγίσλ). Δηζαγσγή ζηαζεξνύ θόζηνπο γηα κηα εξγαζία ηαλ ππάξρεη έλα θφζηνο γηα ηελ εξγαζία, πνπ είλαη επηπξφζζεην ζην θφζηνο ησλ πφξσλ πνπ ηελ εμππεξεηνχλ, εηζάγεηε έλα ζηαζεξφ θφζηνο (Fixed Cost). Έλα ζηαζεξφ θφζηνο είλαη έλα ζπγθεθξηκέλν πνζφ, πνπ δελ εμαξηάηαη απφ ηελ πνζφηεηα ηνπ ρξφλνπ ή ηα άηνκα πνπ δηαηίζεληαη ζηελ εξγαζία. Γηα λα εηζάγεηε ζηαζεξφ θφζηνο ζηηο εξγαζίεο, ζηελ θαξηέια ribbon View θαη ηελ πεξηνρή Task Views επηιέμηε More Views Task Sheet (Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Φύλλο επγαζίαρ) θαη παηήζηε Apply (Δθαξκνγή). Γηα λα εκθαλίζεηε ηα θφζηε, απφ ηελ πεξηνρή Data επηιέμηε Table Cost (Πίνακαρ Κόζηορ). Φπζηθά ν πίλαθαο κπνξεί λα εθαξκνζηεί θαη ζηελ πξνβνιή Gantt. Πξψηα επηιέμηε ην πεδίν Fixed Cost ηεο εξγαζίαο, πνπ επηζπκείηε. Γψζηε ην ζηαζεξφ θφζηνο.

106 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Μπνξείηε επίζεο λα εηζάγεηε έλα ζηαζεξφ θφζηνο γηα θάπνην πφξν. Π.ρ. κπνξεί λα ρξεζηκνπνηείηε έλαλ εμσηεξηθφ ζπλεξγάηε, γηα ηκήκα ηεο εξγαζίαο, κε ζπγθεθξηκέλε ακνηβή (θαη απνθνπή) θαη ζπγρξφλσο λα ρξεζηκνπνηείηε θαη ηνπο δηθνχο ζαο πφξνπο. Γηα λα ην θάλεηε απηφ ρξεζηκνπνηείηε ηελ πξνβνιή Resource sheet (Φχιιν πφξσλ). ην πεδίν Cost/Use, ε ηηκή πνπ δίλεηε, ζεσξείηαη ζηαζεξφ θφζηνο γηα ηνλ πφξν. ηαλ απνδίδεηαη ζε κηα εξγαζία έλα πφξν πνπ έρεη θαη Std. Rate (Σππ. Υξέσζε) θαη Cost/Use (Κφζηνο/Υξήζε), ηφηε ην θφζηνο, πνπ πξνζζέηεη ν πφξνο ζηελ εξγαζία είλαη: (Work* Std. Rate) + (Cost/Use) Πξνζζήθε πξνζαξκνζκέλσλ πεδίσλ (Customize fields) Οη πίλαθεο είλαη ην κέζν πνπ ρξεζηκνπνηεί ην MS Project γηα λα παξνπζηάζεη ζπγθεθξηκέλεο ζηήιεο πιεξνθφξεζεο ζε φιεο ηηο πξνβνιέο ηχπνπ θχιινπ (spreadsheet), αλάινγα κε ηελ επηζπκία ηνπ ρξήζηε. Πέξα απφ απηφ φκσο ζε φινπο ηνπο πίλαθεο ησλ πξνβνιψλ κπνξείηε λα πξνζζέζεηε επηπιένλ πεδία, ησλ νπνίσλ ηε ρξήζε κπνξείηε λα εμεηδηθεχζεηε αλάινγα κε ηηο αλάγθεο ζαο. Απηφ κπνξεί λα γίλεη κε Insert Column (Δηζαγσγή ζηήιεο) ζε νπνηαδήπνηε πξνβνιή, ψζηε λα εηζάγεηε θάπνην απφ ηα ειεχζεξα πεδία, πνπ δηαζέηεη ην MS Project. ηε ζπλέρεηα θάληε δεμί θιηθ ζηε λέα ζηήιε, γηα λα εκθαληζηεί ην αλαδηπινχκελν κελνχ θαη επηιέμηε Customize Fields (Πξνζαξκνγή πεδίσλ), ψζηε λα ην θέξεηε ζηα κέηξα ζαο. Σν πεδίν κπνξεί λα ηαθηνπνηεζεί θαη απφ ηελ επηινγή Project Custom Fields..

107 106 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 πσο παξαηεξείηε κπνξείηε ζην πεδίν λα δηαζπλδέζεηε ιίζηα επηινγήο (Lookup, Αλαδήηεζε) ή ηχπν ππνινγηζκνχ (Formula, Σχπνο) ή λα ην δηαζπλδέζεηε κε θάπνην πεδίν ελφο άιινπ έξγνπ (Import Field, Δηζαγσγή πεδίνπ) ή λα ην θάλεηε λα δείρλεη θάπνην γξαθηθφ αλάινγα κε ηελ ηηκή ηνπ (Graphical Indicators, Γείθηεο γξαθηθψλ). ηελ παξαθάησ πξνβνιή, έρεη εηζαρζεί κηα λέα ζηήιε Cost1 (Κφζηνο1) θαη ζηε ζπλέρεηα έρεη πξνζαξκνζηεί έηζη ψζηε λα έρεη Formula =[Cost] (Σχπνο =[Κφζηνο]), ψζηε λα έρεη ίδηεο ηηκέο κε ην πεδίν Cost (Κφζηνο), θαη κέζσ ηνπ Graphical Indicators (Γείθηεο γξαθηθψλ), δείρλεη ηα αληίζηνηρα εηθνλίδηα ζε ζχγθξηζε κε ηελ ηηκή 200.

108 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project

109 108 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Πξνϋπνινγηζκνί έξγνπ Σα έμνδα πνπ πξνθχπηνπλ απφ ηελ εθρψξεζε πφξσλ εξγαζίαο, πφξσλ πιηθψλ θαη πφξσλ θφζηνπο καδί κε ηα ζηαζεξά έμνδα ησλ εξγαζηψλ απνηεινχλ ηελ ζρεδηαζκέλε εθηίκεζε θφζηνπο ηνπ έξγνπ. Ζ δεκηνπξγία πξνυπνινγηζκψλ ηνπ έξγνπ ζηε λέα έθδνζε ηνπ MS Project γίλεηαη κέζσ πφξσλ θφζηνπο, πνπ έρνπλ ραξαθηεξηζηεί Budget (Πξνυπνινγηζκφο) θαη έρνπλ εθρσξεζεί ζηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ. Δίλαη ηα πξνυπνινγηζκέλα έμνδα ηνπ έξγνπ αλά θαηεγνξία, πνπ ζα κπνξνχλ λα ζπγθξίλνληαη κε ηα εθηηκψκελα θαη ηα πξαγκαηηθά έμνδα ηνπ έξγνπ Γεκηνπξγήζηε πφξνπο θφζηνπο ζην θχιιν πφξσλ. Πφξνη θφζηνπο ηνπο πφξνπο θφζηνπο πνπ ζέιεηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε, γηα λα δεκηνπξγήζεηε πξνυπνινγηζκνχο, δειαδή λα ηνπο εθρσξήζεηε ζηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ, θάληε δηπιφ θιηθ, ψζηε λα αλνίμεη ην πιαίζην δηαιφγνπ Resource Information (Πιεξνθνξίεο πφξσλ) θαη επηιέμηε ην πεδίν Budget (Πξνυπνινγηζκφο).

110 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Ο πφξνο θφζηνπο, πνπ ραξαθηεξίδεηαη Budget, κπνξεί λα εθρσξεζεί κφλν ζηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ Απφ ηνπο παξαπάλσ πφξνπο θφζηνπο, ν πφξνο Έμνδα ηαμηδίσλ δελ ραξαθηεξίζηεθε σο πξνυπνινγηζκφο θαη κπνξεί λα εθρσξεζεί ζε νπνηαδήπνηε εξγαζία. Οη ππφινηπνη έρνπλ ραξαθηεξηζηεί σο πφξνη πξνυπνινγηζκνχ θαη κπνξνχλ λα εθρσξεζνχλ κφλν ζηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ. Γηα λα εκθαλίζεηε ηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ, ζηελ πξνβνιή Gantt, επηιέμηε File Options (Απσείο Επιλογέρ) θαη ζηελ θαξηέια Advanced (γηα πξνρσξεκέλνπο), καξθάξεηε ην πεδίν Show project summary task (Δκθάληζε εξγαζίαο ζχλνςεο ηνπ έξγνπ). Σν ραξαθηεξηζηηθφ ηεο εξγαζίαο απηήο είλαη φηη έρεη αλαγλσξηζηηθφ ID 0. Παξαηεξήζηε φηη, φηαλ δεκηνπξγείηε πφξνπο θφζηνπο, δελ ζαο επηηξέπεηε λα θαηαρσξήζεηε κέγηζηεο κνλάδεο ή ηηκέο Cost/Use θιπ. Ζ ηηκή θφζηνπο γηα ηνλ πφξν θφζηνπο θαηαρσξείηαη, θαηά ηελ εθρψξεζή ηνπ ζηηο εξγαζίεο, ζην πεδίν Cost (Κφζηνο). Γηα ηνπο πφξνπο πξνυπνινγηζκνχ ε ηηκή ηνπ θφζηνπο πξνυπνινγηζκνχ θαηαρσξείηαη ζε πξνβνιή Resource Usage (Υξήζε πφξσλ) ή Task Usage (Υξήζε εξγαζηψλ) ζην πεδίν, Budget Cost (Κφζηνο πξνυπνινγηζκνχ). ηελ πεξίπησζε πνπ ην πεδίν δελ ππάξρεη ζηνλ πίλαθα, πνπ ρξεζηκνπνηείηε κπνξείηε λα ην εηζάγεηε ζε λέα ζηήιε. ηηο πξνβνιέο απηέο κπνξείηε λα θαηαρσξήζεηε ηα θφζηε πξνυπνινγηζκνχ θαη ηα θνηλά θφζηε ζε ρξνλνινγηθή θάζε δειαδή θφζηνο αλά εκέξα, αλ απφ ηελ θαξηέια ribbon Format επιλέξεηε ηο Add Details εκθαλίζεηε ην

111 110 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ θαη επηιέμεηε ηελ εκθάληζε ηνπ πεδίνπ Budget Cost (Κφζηνο πξνυπνινγηζκνχ) ζηελ θιίκαθα ρξφλνπ. ηε ζπλέρεηα, γηα λα κπνξείηε λα νκαδνπνηείηε ηα έμνδα αλά είδνο πξνυπνινγηζκνχ θαιφ ζα ήηαλ ζηελ πξνβνιή Resource Sheet (Φχιιν πφξσλ), λα εηζάγεηε έλα πξνζαξκνζκέλν πεδίν, κε ιίζηα επηινγήο ηνπ είδνπο ηνπ πξνυπνινγηζκνχ, έηζη ψζηε λα ραξαθηεξίζεηε ηνπο πφξνπο σο πξνο ην είδνο απηφ. ε πξνβνιή Resource Sheet (Φχιιν πφξσλ), θαη ζε ζέζε πνπ επηζπκείηε θάληε δεμί θιηθ ζηνλ ηίηιν πεδίνπ θαη απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο, επηιέμηε Insert Column (Δηζαγσγή ζηήιεο). ην πιαίζην δηαιφγνπ Column Definition (Οξηζκφο ζηήιεο) επηιέμηε ην πξνζαξκφζηκν πεδίν Outline Code1 (Κσδηθφο δηάξζξσζεο1). Κάληε δεμί θιηθ ζηε ζηήιε Outline Code1 (Κσδηθφο δηάξζξσζεο1) θαη απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο επηιέμηε Customize Fields (Πξνζαξκνγή πεδίσλ). ην πιαίζην δηαιφγνπ Custom Fields (Πξνζαξκνζκέλα πεδία), κεηνλνκάζηε ην πεδίν ζε Δίδνο πξνυπνινγηζκνχ θαη κέζσ ηνπ θνπκπηνχ Lookup (Αλαδήηεζε) δψζηε ηηο παξαθάησ ηηκέο.

112 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ηε ζπλέρεηα κε ρξήζε ηεο πηπζζφκελεο ιίζηαο ελεκεξψζηε ηνπο πφξνπο σο πξνο ην πεδίν Δίδνο πξνυπνινγηζκνχ.

113 112 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Τπεπζπλόηεηεο Οη ππεπζπλφηεηεο γηα ηα παξαδνηέα, ηππηθά νξγαλψλνληαη ζε έλα πίλαθα αλάζεζεο επζπλψλ (RAM, Responsibility Assignment Matrix). ην MS Project απηφ πνπ κπνξείηε λα θάλεηε είλαη λα εθρσξήζεηε θάζε ππεχζπλν ελφο παξαδνηένπ ζαλ πφξν, πνπ φκσο δελ πξέπεη λα επηθέξεη θφζηνο ή απαζρφιεζε ζηελ εξγαζία. Αλ έρεηε νξγαλψζεη ηελ WBS κε ηέηνην ηξφπν πνπ θάζε παξαδνηέν είλαη κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία, ε νπνία ζαλ ηειεπηαία ππνεξγαζία δηαζέηεη έλα νξφζεκν παξάδνζεο, ηφηε ν ππεχζπλνο πφξνο κπνξεί λα εθρσξεζεί ζην νξφζεκν, πνπ ιφγσ ηεο κεδεληθήο ηνπ δηάξθεηαο δελ ζα επηθέξεη θάπνην θφζηνο. Μπνξεί επίζεο λα εθρσξεζεί ζηελ ζπγθεληξσηηθή εξγαζία κε κεδεληθή ηηκή ζην πεδίν Units (Μνλάδεο), νπφηε πάιη δελ ζα επηθέξεη θάπνην θφζηνο ή απαζρφιεζε. Γηα λα εκθαλίδεηαη ην φλνκα ηνπ ππεχζπλνπ δίπια απφ ηε ξάβδν ηεο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο, επηιέμηε ηε ξάβδν, θάληε δεμί θιηθ γηα λα εκθαληζηεί ην κελνχ ζπληφκεπζεο, επηιέμηε Format Bar (Γξακκή κνξθνπνίεζεο). ην πιαίζην δηαιφγνπ Format Bar θαη ζηελ θαξηέια Bar Text (Κείκελν γξακκήο), επηιέμηε ην πεδίν Resource names (Ολφκαηα πφξσλ).

114 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Μπνξείηε επίζεο, ελαιιαθηηθά, λα πξνζαξκφζεηε θάπνην απφ ηα πξνζαξκφζηκα πεδία φπσο π.ρ. ην Text1 (Κείκελν1), γηα λα θαηαρσξείηε ην φλνκα ηνπ ππεχζπλνπ θαη λα κε δεκηνπξγήζεηε πφξνπο ππεπζχλσλ. Δμάζθεζε ζηελ εθρώξεζε πόξσλ θαη ζηνπο ππνινγηζκνύο Ζ ηηκή ηνπ πεδίνπ effort driven (θαζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο) επεξεάδεη ην ρξνλνδηάγξακκα κφλν φηαλ αλαζέηεηε ή δηαγξάθεηε πφξνπο ζε κηα εξγαζία. Ζ αιιαγή ηνπ ηχπνπ κηαο εξγαζίαο επεξεάδεη ηνπο πφξνπο, πνπ έρνπλ εθρσξεζεί ζε απηήλ. Δθρώξεζε πόξσλ κε ελεξγνπνηεκέλν ην Effort driven ε έλα θαηλνχξην έξγν δεκηνπξγήζηε 3 εξγαζίεο. Δξγαζία 1 δηάξθεηαο 1w Δξγαζία 2 δηάξθεηαο 2w Δξγαζία 3 δηάξθεηαο 2d πλδέζηε ηηο εξγαζίεο κε εμάξηεζε FS (ΛΔ). ε πξνβνιή Resource Sheet (Φχιιν πφξσλ) δεκηνπξγήζηε 5 πφξνπο. ηελ πεξίπησζε πνπ ην ζχζηεκα εκθαλίδεη ηηο Max units (Μεγ. Μνλάδεο) κε πνζνζηφ %, αιιάμηε ην ζε Decimal (Γεθαδηθέο) απφ ηελ επηινγή File Options (Απσείο Επιλογέρ) θαη ηελ θαξηέια Schedule (Υξνλνδηάγξακκα). Απνζηφινπ Max units 1 Νηθνιάνπ Max units 1 Υξήζηνπ Max units 0,75 Καπφγινπ Max units 0,5 Φξάγθνο Max units 1 ε πξνβνιή Task entry (Καηαρψξεζε εξγαζίαο) επηιέμηε ηελ Δξγαζία 1. Ζ πξνβνιή απηή παξνπζηάδεη ηελ νζφλε δηαηξεκέλε ζε δχν ηκήκαηα, ζην επάλσ ηκήκα ππάξρεη ε πξνβνιή γξάθεκα Gantt θαη ζην θάησ ηκήκα ε θφξκα εξγαζίαο. Μπνξείηε κε δεμί θιηθ ζηνλ ρψξν ηνπ θάησ ηκήκαηνο λα επηιέμεηε ηη ζέιεηε λα βιέπεηε φπσο Resources & Predecessors

115 114 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 ηελ πξνβνιή γξάθεκα Gantt εηζάγεηε ηε ζηήιε Work (Δξγαζία) πξηλ απφ ηε ζηήιε Duration (Γηάξθεηα). Μηα εξγαζία, πξηλ ηεο απνδψζεηε θάπνην πφξν, έρεη απαζρφιεζε 0. ηαλ ηεο απνδίδεηε γηα πξψηε θνξά έλα πφξν κε max units (Μεγ. Μνλάδσλ) 1, ηφηε ε απαζρφιεζε γίλεηαη φζε θαη ε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο. To MS Project ρξεζηκνπνηεί ηνλ ηχπν Γηάξθεηα*Μνλάδεο=Απαζρφιεζε, γηα λα ππνινγίζεη ηελ απαζρφιεζε. ηε θφξκα εξγαζίαο παηήζηε ζην πεδίν Resource Name (λνκα πφξνπ) θαη απφ ηε ιίζηα ησλ πφξσλ επηιέμηε Απνζηφινπ θαη παηήζηε OK. Ζ απαζρφιεζε γηα ηελ Δξγαζία 1 θαη γηα ηνλ πφξν Απνζηφινπ ππνινγίδεηαη ζε 40h. (5d*8h). 40 ψξεο δηάξθεηα *1 Μνλάδα πφξνπ = 40 ψξεο Απαζρφιεζε. Απφ εδψ θαη πέξα, επεηδή ε εξγαζία είλαη Effort driven θάζε εθρψξεζε επηπιένλ πφξνπ θξαηάεη ζηαζεξή ηελ απαζρφιεζε ηεο εξγαζίαο θαη αιιάδεη (κεηψλεη) ηε δηάξθεηά ηεο.

116 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ηε θφξκα εξγαζίαο θάησ απφ ηνλ Απνζηφινπ, επηιέμηε θαη απνδψζηε ζηελ Δξγαζία 1 ηνλ πφξν Φξάγθνο. Ζ απαζρφιεζε ηεο εξγαζίαο παξακέλεη ζηαζεξή 40, αιιά κνηξάδεηαη ζε 2 πφξνπο. Ζ δηάξθεηά ηεο κεηψζεθε ζην κηζφ. Ζ απαζρφιεζε ησλ πφξσλ είλαη ηψξα 20 ψξεο γηα ηνλ θαζέλα, αθνχ ν θαζέλαο ζπκκεηέρεη κε κία (1) κνλάδα. Πξνζέμηε φηη ε αιιαγή ζηε δηάξθεηα ηεο Δξγαζίαο 1, επεξέαζε ηηο εκεξνκελίεο έλαξμεο θαη ιήμεο ησλ ζπλδεκέλσλ εξγαζηψλ. Αλ ζέιεηε ε αξρηθή εθρψξεζε πφξσλ λα ζπκπεξηιακβάλεη πεξηζζφηεξνπο απφ έλα πφξνπο θαη ε απαζρφιεζή ηνπο λα είλαη ίζε κε ηε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο, πξέπεη ζηελ πξψηε απηή εθρψξεζε λα ηνπο αλαζέζεηε καδί θαη φρη έλαλ, έλαλ. Γηαγξάςηε ηνπο δχν πφξνπο θαη επαλαθέξεηε ηε δηάξθεηα ηεο Δξγαζίαο 1 ζε 1w (1ε). ηε θφξκα εξγαζίαο θαη ζην πεδίν Resource Name (λνκα πφξνπ), ρσξίο λα παηήζεηε OK, επηιέμηε ηνλ Απνζηφινπ θαη θάησ απφ απηφλ ηνλ Φξάγθν. Μεηά παηήζηε OK. Παξαηεξήζηε φηη ηψξα ε απαζρφιεζε ηεο εξγαζίαο, πνπ ζηε ζπλέρεηα ζα δηαηεξείηαη ζηαζεξά, είλαη 80 ψξεο θαη φρη 40, ελψ θάζε πφξνο έρεη απαζρφιεζε 40 σξψλ.

117 116 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δπηιέμηε ηελ Δξγαζία 2, δηάξθεηαο 2w. ηε θφξκα εξγαζίαο απνδψζηε ηεο ηνλ πφξν Νηθνιάνπ θαη παηήζηε OK. Ζ απαζρφιεζε ηφζν ηεο Δξγαζίαο 2 φζν θαη ηνπ πφξνπ ππνινγίδεηαη ζε 80h. Κάησ απφ ην Νηθνιάνπ επηιέμηε Υξήζηνπ θαη παηήζηε OK. Ο πφξνο απηφο επεηδή είρε Max Units 0,75 νη ππνινγηζκνί βγάδνπλ θάπνηνπο δεθαδηθνχο αξηζκνχο. Ζ δηάξθεηα ηεο Δξγαζίαο 2 γίλεηαη 1,14 w (45,7 ψξεο), πνπ είλαη ην πειίθν ηεο δηαίξεζεο ηεο ζηαζεξήο απαζρφιεζεο (80 ψξεο) κε ην ζχλνιν ησλ κνλάδσλ (1,75). Ζ απαζρφιεζε ηνπ Νηθνιάνπ είλαη 1*Γηάξθεηα=45,7 ψξεο. Ζ απαζρφιεζε ηνπ Υξήζηνπ είλαη 0,75*45,7=34,28 ψξεο.

118 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δθρώξεζε πόξσλ κε απελεξγνπνηεκέλν ην Effort driven Αλ ην πεδίν Effort driven (Καζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο) κηαο εξγαζίαο είλαη απελεξγνπνηεκέλν, ε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο παξακέλεη ζηαζεξή θαη αιιάδεη ε ζπλνιηθή απαζρφιεζε ηεο εξγαζίαο, φηαλ πξνζηίζεληαη ή αθαηξνχληαη πφξνη. Δπηιέμηε ηελ Δξγαζία 3 θαη ζηε θφξκα εξγαζίαο απελεξγνπνηήζηε ην πεδίν Effort driven (Καζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο). Αλαζέζηε κε ηε ζεηξά, ηνπο πφξνπο Απνζηφινπ, Καπφγινπ θαη Νηθνιάνπ, παηψληαο ΟΚ ζε θάζε εθρψξεζε. Παξαηεξήζηε φηη ε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο δελ αιιάδεη. Ζ ζπλνιηθή απαζρφιεζε ππνινγίδεηαη ζε 40 ψξεο. Πξάγκαηη ν ηχπνο ρξνλνπξνγξακκαηηζκνχ δίλεη: 16 ψξεο (=2d) Γηάξθεηα *2,5 ζχλνιν Μνλάδσλ = 40 ψξεο Απαζρφιεζε. Ζ απαζρφιεζε ησλ πφξσλ είλαη αλάινγε ησλ κνλάδσλ ηνπο θαη ηεο δηάξθεηαο ηεο εξγαζίαο. Γηαγξαθή εθρώξεζεο πόξνπ ηαλ δηαγξάθεηε έλα πφξν απφ ηελ εξγαζία πνπ ηνλ αλαζέζαηε, ηφηε αλ ε εξγαζία είλαη Effort driven, αιιάδεη ε δηάξθεηά ηεο (απμάλεηαη). Αλ δελ είλαη Effort driven αιιάδεη ε ζπλνιηθή απαζρφιεζε ηεο εξγαζίαο (κεηψλεηαη).

119 118 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δθηύπσζε ηεο δνπιεηάο Σψξα, πνπ νη πεξηζζφηεξεο πιεξνθνξίεο έρνπλ εηζαρζεί ζην MS Project, είλαη θαιφ λα ηηο επαλεμεηάζεηε δηαλέκνληαο θάπνηεο εθηππψζεηο ζηνπο ππφινηπνπο ζπλεξγάηεο ζαο. Δπηιέμηε ηηο πξνβνιέο, πνπ παξνπζηάδνπλ ελδηαθέξνλ, φπσο νη παξαθάησ, θαη εθηππψζηε ηηο. Resource Sheet Task Sheet Resource Sheet κε εθαξκνγή ηνπ πίλαθα Summary Table Gantt Chart Calendar

120 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project

121 120 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project Δξσηήζεηο γηα ηηο εμεηάζεηο πηζηνπνίεζεο ηεο Microsoft Δξσηήζεηο γηα ηελ πηζηνπνίεζε MOS Σν έξγν ησλ εξσηήζεσλ έρεη δεκηνπξγεζεί κε βάζε ην πξφηππν Annual Report Preparation. Δξώηεζε 1 Manage a project s outline and cost schedule by: 1. Display a project summary task. 2. Set the project to start on 3/3/ Add a Fixed cost of 500 to task 36, Contact interview, and task 37, Build and review letter. Απάντηση 1. Δπηιέμηε απφ ην θαξηέια ribbon File Options θαη ζηελ θαξηέια Advanced καξθάξεηε ην Show project summary task θαη θιηθ ζην OK. Δλαιιαθηηθά ζηελ θαξηέια ribbon Format θαη ζηελ νκάδα Show/Hide καξθάξεηε ην Project summary task. 2. ηελ θαξηέια ribbon Project Project Information θαη ζην πεδίν Start date πιεθηξνινγήζηε ηελ εκεξνκελία, φπσο αθξηβψο ζαο ηε δίλεη.

122 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γηα λα ην θάλεηε γξήγνξα, θάληε δεμί θιηθ ζην θειί νιηθήο επηινγήο θαη απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο επηιέμηε ηνλ πίλαθα Cost. Δλαιιαθηηθά επηιέμηε απφ θαξηέια ribbon View Tables Cost. ηε ζηήιε Fixed cost θαη ζηα πεδία πνπ αληηζηνηρνχλ ζηηο εξγαζίεο πνπ ζαο δεηά, πιεθηξνινγήζηε 500 θαη παηήζηε Enter (Return). Δξώηεζε 2 Manage a resource pool by: 1. Amend the calendar for resource 8, Mary Cain, so that 04/03/2009 is set as nonworking time. 2. Add a new resource to the end of the current resource list with the name MarketingTeam. Make this new resource a generic resource with an availability of 300%. Απάντηση Δπηιέμηε ηελ πξνβνιή Resource Sheet. 1. Γηπιφ θιηθ ζηνλ πφξν 8 γηα λα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Resource Information. Κιηθ ζην θνπκπί Change Working Time, γηα λα εκθαληζηεί ην εκεξνιφγην ηεο Mary Cain. Κπιήζηε ην εκεξνιφγην γηα λα βξείηε ηελ επηζπκεηή εκεξνκελία. Κιηθ ζηελ 04/03/2009 θαη δεκηνπξγήζηε κηα εμαίξεζε (exeption) κε εκεξνκελία έλαξμεο θαη ιήμεο ηελ δεδνκέλε. Παηήζηε ην θνπκπί Details θαη επηιέμηε ην Nonworking. Πξνζνρή, ε εκεξνκελία, πνπ δεηείηαη, είλαη 3 Απξηιίνπ Κάησ απφ ηνλ ηειεπηαίν πφξν θαη ζηε ζηήιε Resource Name, πιεθηξνινγήζηε αθξηβψο MarketingTeam, ζην πεδίν Max. Units πιεθηξνινγήζηε 300. Γηπιφ θιηθ ζηνλ θαηλνχξην πφξν, γηα λα αλνίμεη ην

123 122 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 πιαίζην δηαιφγνπ Resource Information. Μαξθάξεηε ην πεδίν Generic θαη παηήζηε ΟΚ. Δξώηεζε 3 Create a detailed resource definition and edit an assignment by: 1. Amend resource 8, Mary Cain, so a cost of 200 is incurred per day and a cost of 50 is incurred every time the resource is assigned. 2. Change the availability of resource 8, Mary Cain, to 03/03/ Assign resource 8, Mary Cain, to task 36, Conduct Interview, so the assignment starts on 03/03/09. Απάντηση Δπηιέμηε ηελ πξνβνιή Resource Sheet. 1. ηε γξακκή 8 θαη ζηε ζηήιε Std. Rate πιεθηξνινγήζηε 200/d, ελψ ζηε ζηήιε Cost/Use πιεθηξνινγήζηε 50 θαη παηήζηε Return. 2. Γηπιφ θιηθ ζηνλ πφξν 8, γηα λα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Resource Information θαη νη πιεξνθνξίεο πνπ αθνξνχλ ηελ Mary Cain. ην πεδίν Available from πιεθηξνινγήζηε 3/3/9. 3. Πεξάζηε ζε πξνβνιή Gantt. Δπηιέμηε ηελ εξγαζία 36, θιηθ ζην θνπκπί Assign Resources, ψζηε λα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Assign Resources θαη εθρσξήζηε ηε Mary Cain ζηελ εξγαζία. Ζ εθρψξεζε ηίζεηαη απφ ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηεο εξγαζίαο θαη εθφζνλ ν πφξνο είλαη δηαζέζηκνο (available), πνπ ζηελ πεξίπησζή καο ηζρχεη. ηελ πεξίπησζε πνπ ζέιεηε λα αιιάμεηε ηε δηαζεζηκφηεηα ηεο εθρψξεζεο, θαη λα ηζρχεη θάπνηα άιιε εκεξνκελία έλαξμεο, ζα πξέπεη λα κεηαθεξζείηε ζε θάπνηα πξνβνιή πνπ δίλεη απηή ηε δπλαηφηεηα, φπσο ε πξνβνιή Resource Usage ή Task Usage, λα δηπινπαηήζεηε ζηελ εθρψξεζε, ψζηε λα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Assignment Information, θαη λα αιιάμεηε ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηεο εθρψξεζεο.

124 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δξώηεζε 4 Manage a project s outline and schedule by: 1. Display a project summary task 2. Set the project to start on 3/3/ Delete task 1, Perform Initial Planning, without deleting any other tasks. Απάντηση 1. ηελ θαξηέια ribbon Format θαη ζηελ νκάδα Show/Hide καξθάξεηε ην Project summary task. 2. ηελ θαξηέια ribbon Project Project Information θαη ζην πεδίν Start date πιεθηξνινγήζηε ηελ εκεξνκελία, φπσο αθξηβψο ζαο ηελ δίλεη. 3. ηαλ δηαγξάθεηε κηα ζπγθεληξσηηθή εξγαζία, δηαγξάθνληαη θαη νη ππνεξγαζίεο ηεο. Γηα λα κε ζπκβεί απηφ καξθάξεηε ηηο εξγαζίεο 2 έσο 8, ζηνηρίζηε ηεο έλα επίπεδν αξηζηεξά (θνπκπί Outdent θαη κεηά επηιέμηε ηελ 1 θαη παηήζηε Delete., θαξηέια ribbon Task)

125 124 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δξώηεζε 5 Manage a project s outline and fields by: 1. Add a fixed cost of 500 to both the Selection of Internal Auditors and Develop preliminary design and information requirements, to be incurred on the first day of each task. 2. Create a new task named Evaluate/Confirm Report Distribution Mechanisms to summarize tasks Customize the Text5 task field by renaming the field Description. Display the Description field within the Cost table. Απάντηση 1. Με δεμί θιηθ ζην πεδίν νιηθήο επηινγήο (απηφ πάλσ απφ ην 1), επηιέμηε ηνλ πίλαθα Cost. Γηα ηηο εξγαζίεο 7 θαη 11, ζην πεδίν Fixed cost θαηαρσξήζηε 500, ελψ ζην πεδίν Fixed cost Accrual επηιέμηε Start. 2. Δπηιέμηε ηελ εξγαζία 12 θαη παηήζηε Insert γηα λα αλνίμεη γξακκή. Πιεθηξνινγήζηε ην φλνκα ηεο λέαο εξγαζίαο αθξηβψο φπσο ζαο ηελ δίλεη. Μαξθάξεηε ηψξα ηηο εξγαζίεο 13 έσο 15 (έρνπλ κεηαθηλεζεί κηα γξακκή θάησ). Παηήζηε ζην θνπκπί Indent (θνπκπί Indent, θαξηέια ribbon Task) γηα λα ηηο θάλεηε ππνεξγαζίεο ηεο θαηλνχξηαο εξγαζίαο. 3. ηελ θαξηέια ribbon Project επηιέμηε Custom Fields, ψζηε λα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Custom Fields, επηιέμηε ην πεδίν Text5, θαη κέζσ ηνπ

126 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project θνπκπηνχ Rename, δψζηε ηνπ αθξηβψο ην δεηνχκελν φλνκα. Παηήζηε ΟΚ λα θιείζνπλ ηα πιαίζηα. Κάληε δεμί θιηθ ζηελ επηθεθαιίδα θάπνηαο ζηήιεο θαη επηιέμηε Insert Column. Απφ ηε ιίζηα ησλ πεδίσλ πξνο εηζαγσγή επηιέμηε ην Text5 (Description). Σν ίδην ζα κπνξνχζε λα γίλεη επηιέγνληαο View Tables More tables Cost θαη ζηε ζπλέρεηα κέζσ ηνπ θνπκπηνχ Edit εηζάγεηε κηα λέα γξακκή ζηνλ νξηζκφ ηνπ πίλαθα, κε ην πεδίν Text5 (Description). Δξσηήζεηο γηα ηελ πηζηνπνίεζε MCTS Δξώηεζε 6 You have a project plan in MS Project. You need to see the project start and finish dates and the task start and finish dates on the table side of the Gantt Chart view. What should you do? A. Generate the default project summary overview report. B. Display the project summary task. C. Display the Work table. D. Display the Schedule table. Απάντηση Ζ νξζή απάληεζε είλαη ε Β. Εεηάεη λα δείηε πιεξνθνξίεο ζην γξάθεκα Gantt. Καη ν πίλαθαο Entry θαη ν πίλαθαο Schedule δείρλνπλ ελάξμεηο θαη ιήμεηο. Γηα λα δείηε φκσο έλαξμε θαη ιήμε νιφθιεξνπ ηνπ έξγνπ πξέπεη λα εκθαλίζεηε ηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ. Καξηέια ribbon Format θαη καξθάξεηε ην Project summary task. Δξώηεζε 7 In MS Project, you are creating a project plan from a list of tasks you have captured on paper. You have entered twenty tasks in order and entered predecessors for all but the first task. You then notice that the tenth task should actually be between the seventh task and the eighth task. You need to put the tasks in the correct order. A. Set the tenth task type to Fixed Duration. B. Enter 10 in the Successor field of the eighth task. C. Activate the Autolink inserted or moved tasks option. D. Enter 7 in the Predecessor field of the tenth task.

127 126 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Απάντηση Ζ νξζή απάληεζε είλαη ε C. Σν κφλν πνπ έρεηε λα θάλεηε είλαη λα κεηαθηλήζεηε ηελ εξγαζία 10 κε ην πνληίθη θαη λα ηε βάιεηε κεηαμχ ησλ 7 θαη 8. Γηα λα γίλεη νξζά θαη ε ζχλδεζε ησλ εξγαζηψλ, ζα πξέπεη λα είλαη καξθαξηζκέλε ε επηινγή Autolink inserted or moved tasks, απφ ην κελνχ File Options θαη ηελ θαξηέια Schedule (Υξνλνδηάγξακκα). Δξώηεζε 8 You use MS Project to manage project schedules. The fiscal year of your organization starts in September. You need to apply this fiscal year to all future projects by using the options. What should you do? A. Create a project plan template with the project start date set to August 31. B. Create a project plan template with the project start date set to September 1. C. Set September as the start of the fiscal year, and use the starting year for numbering. D. Set September as the start of the fiscal year, and make this the default. Απάντηση Ζ νξζή απάληεζε είλαη ε D. Πξέπεη λα ζέζεηε ην κήλα έλαξμεο ηνπ νηθνλνκηθνχ έηνπο ζε επηέκβξην θαη ζηελ επηινγή Calendar options for this project λα έρεηε επηιέμεη All New Projects ψζηε λα ηνλ θάλεηε λα ηζρχεη γηα ηα κειινληηθά έξγα, πνπ ζα δηαρεηξηζηείηε κε ην MS Project. Δπηινγή κελνχ File Options, θαξηέια Schedule. Δξώηεζε 9 You use MS Project to manage a project schedule. You create 50 new tasks in the project plan. Each task has duration of 10 days, and you are entering 10 for each in the Duration field. After every third task you create, MS Project displays a message about alternative method of setting the task duration. You want to stop the message. What are two possible ways to stop the message? (Choose two.) A. Select the Task drivers from the Project menu B. In the advanced program options, disable the feature that provides advice about using Project. C. In the advanced program options, disable the feature that provides advice about scheduling.

128 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project D. In the message box, select the Don't tell me about this again check box. E. Turn off the Project Guide. Απάντηση Οξζέο είλαη νη απαληήζεηο Β θαη D. Σν κήλπκα έρεη λα θάλεη κε ηνλ ηξφπν πνπ ρξεζηκνπνηείηε (using) ην MS Project. Οη Task drivers, είλαη κηα λέα δπλαηφηεηα απφ ηελ έθδνζε 2007, πνπ δείρλνπλ ηνπο πεξηνξηζκνχο, πνπ επεξεάδνπλ ηελ έλαξμε κηαο εξγαζίαο θαη ζαο βνεζνχλ λα ηνπο αλαιχζεηε. Δξώηεζε 10 You want to make specific notes in your project file with a minimum of administrative effort. What should you do? A. Add a custom field in the Project Information dialog box, and type your notes in that field. B. Use the Update Project option to add the notes. C. Add a custom field in the Gantt Chart view, and type your specific notes for each task. D. Type your notes in the notes tab of the Project Summary Task. Απάντηση Οξζή απάληεζε είλαη ε D. Εεηάεη θαηαρψξηζε ζεκεηψζεσλ, πνπ αθνξνχλ φιν ην έξγν. Οη ππφινηπεο ή δελ είλαη θαηάιιειεο ή απαηηνχλ κεγάιε πξνζπάζεηα.

129 128 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013

130 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δθηίκεζε ηνπ ζρεδίνπ δηνίθεζεο έξγνπ Σν MS Project ήδε έρεη ππνινγίζεη έλα πιάλν ησλ εξγαζηψλ ηνπ έξγνπ ζχκθσλα κε ηηο πιεξνθνξίεο πνπ δέρζεθε κέρξη ζηηγκήο. Σψξα είλαη θαηξφο λα εμεηάζεηε θαη λα εθηηκήζεηε αλ απηφ ην πιάλν θαιχπηεη ηηο αλάγθεο ζαο. Να αλαθαιχςεηε ιάζε ή αλαθνινπζίεο ή αθφκε λα βειηηψζεηε θάπνηεο πεξηνρέο. Π.ρ. κπνξεί λα αλαθαιχςεηε εξγαζίεο, πνπ μεθηλνχλ ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηνπ έξγνπ, γηαηί μεράζαηε λα πξνζδηνξίζεηε Predecessors. Ίζσο αλαθαιχςεηε εξγαζίεο ή πφξνπο, πνπ έρνπλ εηζαρζεί κε ιάζνο ζεηξά ή πφξνπο, πνπ έρνπλ εθρσξεζεί ζε ιάζνο εξγαζίεο. Διέγρνληαο ηα ιάζε, ειέγμηε θαη ην ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ, πνπ έθαλε ην MS Project. Διέγμηε αλ ην έξγν ηειεηψλεη πξηλ απφ ηελ εκεξνκελία πνπ απαηηεί ην έξγν. Αλ βξίζθεηαη ζηα φξηα ηνπ πξνυπνινγηζκνχ. Αλ νη πφξνη είλαη δηαζέζηκνη φπσο πξέπεη γηα φιεο ηηο εξγαζίεο. Ίζσο ρξεηάδεηαη λα βξείηε ηξφπνπο, γηα λα επηηαρχλεηε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ ή λα κεηαθηλήζεηε πφξνπο, ψζηε λα επαξθνχλ γηα φιεο ηηο εξγαζίεο. ηαλ θάλεηε εθηίκεζε ηνπ πξνγξακκαηηζκνχ ησλ εξγαζηψλ πξέπεη λα ειέγμεηε έμη βαζηθέο πεξηνρέο. Σελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ θαη ηηο εκεξνκελίεο ησλ εξγαζηψλ. Σηο θξίζηκεο εξγαζίεο θαη ηελ θξίζηκε δηαδξνκή. Σν πεξηζψξην ρξφλνπ (Slack time). Σε δηαδνρή ησλ εξγαζηψλ, ηηο ζπλδέζεηο κεηαμχ ηνπο θαη ηνπο πεξηνξηζκνχο (ππνρξεσηηθέο εκεξνκελίεο). Σνπο πφξνπο. Σα θφζηε. Να έρεηε πάληα ζην κπαιφ ζαο ηηο πξνυπνζέζεηο, πνπ έρεηε ζέζεη ζε θάζε εξγαζία. Αλ θάπνηεο πξνυπνζέζεηο έρνπλ αιιάμεη, ίζσο πξέπεη λα αιιάμεηε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ πνπ έρεη γίλεη. Διέγμηε αλ φινη νη ζηφρνη ηνπ έξγνπ ηθαλνπνηνχληαη. Οη εκεξνκελίεο ηνπ έξγνπ θαη ε θξίζηκε δηαδξνκή Οη εξγαζίεο, πνπ ζρεκαηίδνπλ ηελ θξίζηκε δηαδξνκή, πξνζδηνξίδνπλ θαη ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ. Ζ θξίζηκε δηαδξνκή είλαη ην ζχλνιν ησλ δηαδνρηθψλ εξγαζηψλ, πνπ πξέπεη λα εθηειεζηνχλ ζην κέγηζην, αιιά απαξαίηεην, ρξφλν γηα λα νινθιεξσζεί ην έξγν.

131 130 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δπνκέλσο γηα λα κεηψζεηε ηελ νιηθή δηάξθεηα ηνπ έξγνπ, πξέπεη λα επηθεληξσζείηε ζηελ θξίζηκε δηαδξνκή. Μπνξείηε λα κεηψζεηε ηελ θξίζηκε δηαδξνκή αιιάδνληαο ηηο ζπλδέζεηο θαη ηηο εμαξηήζεηο κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ, θαζψο επίζεο κεηψλνληαο ηηο δηάξθεηεο ησλ θξίζηκσλ εξγαζηψλ. Καηά ηε κέζνδν πξνγξακκαηηζκνχ θξίζηκεο δηαδξνκήο, ν ππνινγηζκφο γίλεηαη ζε δχν πεξάζκαηα. Πξψηα γίλεηαη έλα πέξαζκα πξνο ηα κπξνζηά (forward pass), μεθηλψληαο απφ ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηνπ έξγνπ. Σν πέξαζκα απηφ πξνζδηνξίδεη ηε λσξίηεξα δπλαηή έλαξμε θαη ιήμε θάζε εξγαζίαο. Αλ π.ρ. έρεηε ηξεηο εξγαζίεο δηάξθεηαο κηαο εκέξαο ε θάζε κηα, ην πξψην πέξαζκα ζα δψζεη: Γεπηέξα Σξίηε Σεηάξηε Πέκπηε Δξγαζία Α Δξγαζία Β Δξγαζία Γ Νσξίηεξα δπλαηή Έλαξμε Νσξίηεξα δπλαηή Λήμε Δξγαζία Α Γε 8π.κ. Γε 5 κ.κ. Δξγαζία Β Σξ 8π.κ. Σξ 5κ.κ. Δξγαζία Γ Σε 8π.κ. Σε 5κ.κ. Σν δεχηεξν πέξαζκα γίλεηαη πξνο ηα πίζσ (backward pass) μεθηλψληαο απφ κηα εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ πνπ ζέιεηε ή απφ ηελ εκεξνκελία ιήμεο πνπ ππνινγίζηεθε ζην πξψην πέξαζκα. Σν πέξαζκα απηφ ππνινγίδεη ηελ αξγφηεξε δπλαηή έλαξμε θαη ιήμε θάζε εξγαζίαο π.ρ. αλ ε αξγφηεξε δπλαηή εκεξνκελία ιήμεο ηεο Δξγαζίαο Γ είλαη ε Παξαζθεπή ην πέξαζκα απηφ ζα δψζεη. Γεπηέξα Σξίηε Σεηάξηε Πέκπηε Παξαζθεπή Δξγαζία Α Δξγαζία Β Δξγαζία Γ Αξγφηεξε δπλαηή Έλαξμε Αξγφηεξε δπλαηή Λήμε Δξγαζία Α Σε 8π.κ. Σε 5 κ.κ. Δξγαζία Β Πε 8π.κ. Πε 5κ.κ. Δξγαζία Γ Πα 8π.κ. Πα 5κ.κ. Ζ δηαθνξά πνπ ππάξρεη κεηαμχ ησλ δχν ζπλφισλ ησλ εκεξνκεληψλ αληίζηνηρα, είλαη ην πεξηζψξην ρξφλνπ (Float, Slack time). ην παξάδεηγκα ν ρξφλνο απηφο είλαη δχν εκέξεο. Ζ θξίζηκε δηαδξνκή είλαη απηή ζηελ νπνία δελ ππάξρεη πεξηζψξην ρξφλνπ. Γηα ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο, ε λσξίηεξα δπλαηή θαη ε αξγφηεξα δπλαηή εκεξνκελία,

132 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project είλαη ίδηεο θαη γηα ηελ έλαξμε θαη γηα ηε ιήμε ησλ εξγαζηψλ. Ζ κέζνδνο θξίζηκεο δηαδξνκήο ζαο πιεξνθνξεί γηα: Σε λσξίηεξα θαη αξγφηεξα δπλαηή έλαξμε θαη ιήμε φισλ ησλ εξγαζηψλ. Υξεζηκνπνηήζηε απηή ηελ πιεξνθνξία, γηα λα ξπζκίζηε ην επίπεδν ησλ πφξσλ. Πνηεο εξγαζίεο δελ γίλεηαη λα νιηζζήζνπλ, αλ δηαηίζεζηε λα ηεξήζεηε ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ. Αλ θάπνηα θξίζηκε εξγαζία νιηζζήζεη, πξέπεη λα βειηηψζεηε ηηο ππφινηπεο θξίζηκεο εξγαζίεο π.ρ. δηαζέηνληαο ζ απηέο πεξηζζφηεξνπο πφξνπο, ψζηε ε θξίζηκε δηαδξνκή λα δηαηεξεζεί. Ζ θξίζηκε δηαδξνκή επαλαυπνινγίδεηαη θάζε θνξά πνπ αιιάδεηε ηηο πιεξνθνξίεο ησλ εξγαζηψλ. Αλ π.ρ. πξνζδψζεηε ζε κηα θξίζηκε εξγαζία επί πιένλ πφξνπο, κπνξεί λα πάςεη λα είλαη θξίζηκε, αιιά κπνξεί θάπνηα άιιε λα γίλεη θξίζηκε. Αδξάλεηα (πεξηζώξην ρξόλνπ) θαη κε θξίζηκεο εξγαζίεο ηαλ ππνινγίδεηαη ν πξνγξακκαηηζκφο ησλ εξγαζηψλ, ππνινγίδνληαη θαη ηα πεξηζψξηα ρξφλνπ. Αδξάλεηα ή πεξηζψξην είλαη ε πνζφηεηα ηνπ ρξφλνπ, πνπ κπνξεί λα θαζπζηεξήζεη κηα εξγαζία, ρσξίο λα επεξεάζεη ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ. Οη κε θξίζηκεο εξγαζίεο έρνπλ αδξάλεηα. Τπάξρνπλ δχν ηχπνη αδξάλεηαο ρξφλνπ. Ζ νιηθή αδξάλεηα (total slack ή total float) θαη ε ειεχζεξε αδξάλεηα (free slack ή free float). Οιηθή αδξάλεηα ρξφλνπ είλαη ε πνζφηεηα ηνπ ρξφλνπ πνπ επηηξέπεηαη λα θαζπζηεξήζεη κηα εξγαζία ρσξίο λα αιιάμεη ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ. Δίλαη ε δηαθνξά κεηαμχ ηεο εκεξνκελίαο έλαξμεο ηεο εξγαζίαο θαη ηεο αξγφηεξα δπλαηήο εκεξνκελίαο έλαξμήο ηεο. Ζ νιηθή αδξάλεηα ζπκπεξηιακβάλεη φιε ηελ αδξάλεηα κεηαμχ ηεο εξγαζίαο θαη ηνπ ηέινπο ηνπ έξγνπ. Αλ εθκεηαιιεπηείηε ηελ νιηθή αδξάλεηα κηαο εξγαζίαο, ηελ θαζηζηάηε θξίζηκε. ηαλ ε δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο είλαη κεγαιχηεξε απφ ην ρξφλν πνπ επηηξέπνπλ νη εκεξνκελίεο πεξηνξηζκψλ, ηφηε ε αδξάλεηα ρξφλνπ είλαη αξλεηηθή, πνπ ζεκαίλεη φηη δελ είλαη δπλαηφλ λα πξαγκαηνπνηεζεί. Διεχζεξε αδξάλεηα είλαη ε πνζφηεηα ηνπ ρξφλνπ, πνπ επηηξέπεηαη λα θαζπζηεξήζεη ε εξγαζία ρσξίο λα θαζπζηεξεί άιιεο εξγαζίεο. Διέγρνληαο ηηο αδξάλεηεο κπνξείηε λα εθκεηαιιεπηείηε θαιχηεξα ηνπο πφξνπο.

133 132 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Βαζηθνί έιεγρνη ζην MS Project Γηα λα εθηηκήζεηε ηελ θαηάζηαζε ηνπ πξνγξακκαηηζκνχ, πνπ έρεη γίλεη, ρξεζηκνπνηείζηε πξνβνιέο, πίλαθεο θαη θίιηξα, γηα λα δείηε αθξηβψο ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ζαο ελδηαθέξνπλ. Διέγμηε : Σελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ. Σελ θξίζηκε δηαδξνκή θαη ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο. Σελ αδξάλεηα ησλ κε θξίζηκσλ εξγαζηψλ. Σηο ζπλδέζεηο θαη ηνπο πεξηνξηζκνχο. Πσο ρξεζηκνπνηνχληαη νη πφξνη. Σα θφζηε. Έιεγρνο ηεο εκεξνκελίαο ιήμεο θαη ησλ εμόδσλ Δπηιέμηε απφ ηελ θαξηέια ribbon Project Project Information (Έπγο Πληποθοπίερ έπγος) θαη παηήζηε ην θνπκπί Statistics (ηαηηζηηθέο πιεξνθνξίεο). Διέγμηε ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ Project. Διέγμηε ην ζπλνιηθφ θφζηνο ηνπ Project. Αλ ε εκεξνκελία ιήμεο δελ ζαο βνιεχεη ή ζέιεηε λα ηε βειηηψζεηε θνηηάμηε ηελ θξίζηκε δηαδξνκή.

134 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Διέγμηε ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο Μπνξείηε λα δνπιέςεηε κε ην γξάθεκα Gantt ή δηθηχνπ. Μπνξείηε επίζεο λα θνηηάμεηε ζηε ιίζηα ησλ θξίζηκσλ εξγαζηψλ θαη νξφζεκσλ ζην θχιιν εξγαζίαο (Task Sheet). ην MS Project, φιεο νη εξγαζίεο, πνπ έρνπλ ηνπο πεξηνξηζκνχο Must Start On ή Must Finish On, είλαη θξίζηκεο. Αξρηθά ην MS Project πξνυπνζέηεη φηη θάζε εξγαζία κε κεδεληθφ ρξφλν αδξάλεηαο είλαη θξίζηκε. Απηφ κπνξεί λα αιιάμεη. Π.ρ. αλ έρεηε έλα έξγν δηάξθεηαο δχν εηψλ, ίζσο ζέιεηε θάζε εξγαζία πνπ έρεη ρξφλν αδξάλεηαο κηθξφηεξν ηεο κηαο εβδνκάδαο λα ζεσξεζεί θξίζηκε. Γηα λα αιιάμεηε ηελ πνζφηεηα ηνπ ρξφλνπ, πνπ θαζηζηά κηα εξγαζία θξίζηκε, επηιέμηε File Options (Απσείο Επιλογέρ) θαη ηελ θαξηέια Advanced. ην πεδίν Tasks are critical if slack is less than or equal to (Οη εξγαζίεο είλαη θξίζηκεο, εάλ ε αδξάλεηα είλαη κηθξφηεξε απφ ή ίζε κε), πιεθηξνινγήζηε ην πιήζνο ησλ εκεξψλ αδξάλεηαο, πνπ κπνξεί λα έρεη κηα εξγαζία θαη παξφια απηά λα ζεσξεζεί θξίζηκε. Κξίζηκε δηαδξνκή ζε γξάθεκα Gantt Γηα λα δείηε ηελ θξίζηκε δηαδξνκή ζηελ πξνβνιή γξάθεκα Gantt, ζην rηbbon Format καξθάξεηε ηελ επηινγή Critical. Οη θξίζηκεο εξγαζίεο εκθαλίδνληαη θφθθηλεο. Με θξίζηκε εξγαζία. Οη θφθθηλεο εξγαζίεο είλαη θξίζηκεο θαη απνηεινχλ ηκήκα ηεο θξίζηκεο δηαδξνκήο. Δίλαη έλα ηκήκα πνπ πξέπεη λα εμεηάζεηε, αλ ζαο ελδηαθέξεη λα επηηαρχλεηε ην έξγν.

135 134 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Κξίζηκεο εξγαζίεο ζην θύιιν εξγαζίαο Τπάξρνπλ πνιινί ηξφπνη λα δείηε ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο ζην Task Sheet (Φχιιν εξγαζίαο). Έλαο ηξφπνο είλαη λα αιιάμεηε ην ρξψκα ή ην ζηπι ησλ νλνκάησλ ησλ θξίζηκσλ εξγαζηψλ. Δπηιέμηε Format Text Styles (Μνξθή ηπι θεηκέλνπ) Δπηιέμηε Critical Tasks. Αλ ζέιεηε λα δείηε κηα ιίζηα κε κφλν ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο, εθαξκφζηε ην θίιηξν Critical ζην θχιιν εξγαζίαο. Σν θίιηξν βξίζθεηε ζηελ θαξηέια ribbon View. Οη εξγαζίεο πνπ δελ εκθαλίδνληαη ζηελ ιίζηα, δελ είλαη θξίζηκεο.

136 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Αλ ζηε ζπλέρεηα ηαμηλνκήζεηε ηηο εξγαζίεο θαηά δηάξθεηα θαη ζε θζίλνπζα ζεηξά, νη θξίζηκεο εξγαζίεο ζα ηαμηλνκεζνχλ απφ ηελ πιένλ καθξφρξνλε σο ηε ζπληνκφηεξε. Έηζη κπνξείηε λα μέξεηε, πνπ πξέπεη λα επηθεληξψζεηε ηηο πξνζπάζεηέο ζαο, γηα λα ζπληνκεχζεηε ηηο εξγαζίεο. Δπηιέμηε απφ ην ribbon View Sort Sort By (Πποβολή Ταξινόμηζη Ταξινόμηζη καηά) Δπηιέμηε Duration. Δπηιέμηε Descending. Παηήζηε Sort. Γηα λα εκθαληζηνχλ πάιη φιεο νη εξγαζίεο, επηιέμηε ην θίιηξν No Filter θαη ηαμηλνκήζηε σο πξνο ID (Αλαγλσξηζηηθφ) θαη Ascending (Αχμνπζα). Αλ ζέιεηε λα δείηε ηελ θαηάζηαζε, φισλ ησλ εξγαζηψλ πξνζζέζηε κηα ζηήιε ζην θχιιν εξγαζίαο, ζηελ νπνία επηιέμηε λα εκθαλίδεηαη ην πεδίν Critical (Κξίζηκε).

137 136 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Γηα λα ην θάλεηε απηφ, επηιέμηε κηα ζηήιε. Παηήζηε δεμί θιηθ γηα λα εκθαληζηεί ην κελνχ ζπληφκεπζεο θαη επηιέμηε Insert Column (Δηζαγσγή ζηήιεο). ην πιαίζην δηαιφγνπ Column definition (Οξηζκφο ζηήιεο), πνπ εκθαλίδεηαη, επηιέμηε ην πεδίν Critical (Κξίζηκε). Άιινο ηξφπνο γηα λα βξείηε θαη λα ειέγμεηε ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο, είλαη λα ηηο θσηίζεηε, ψζηε λα μερσξίδνπλ απφ ηηο ππφινηπεο. Γηα λα ην θάλεηε απηφ επηιέμηε ηελ θαξηέια ribbon View (Πποβολή). ηελ ιίζηα Highlight επηιέμηε Critical (Κπίζιμη). Μπνξείηε λα αιιάμεηε ην ρξψκα ησλ θσηηζκέλσλ εξγαζηψλ επηιέγνληαο Format Text Styles (Μοπθή Σηςλ κειμένος) Highlighted Tasks. Διέγμηε ηα πεξηζώξηα ρξόλνπ Μπνξείηε λα ειέγμεηε ηα πεξηζψξηα ρξφλνπ (Slack time) ρξεζηκνπνηψληαο ην γξάθεκα Gantt ή ην θχιιν εξγαζίαο (Task Sheet). Σν MS Project ζαο πιεξνθνξεί, φηαλ κηα εξγαζία έρεη αξλεηηθή αδξάλεηα, πνπ ζεκαίλεη φηη είλαη πξνγξακκαηηζκέλε λα πάξεη πεξηζζφηεξν ρξφλν απ φ,ηη επηηξέπνπλ ε πξνεγνχκελε θαη ε επφκελή ηεο εξγαζία. Μπνξείηε λα θιείζεηε ην απηφκαην κήλπκα αξλεηηθήο αδξάλεηαο, πνπ εκθαλίδεηαη θάζε θνξά πνπ ην MS Project θάλεη επαλαυπνινγηζκνχο ηνπ πξνγξακκαηηζκνχ εξγαζηψλ. Αλ ην κήλπκα πξνέξρεηαη απφ ην βνεζφ Planning Wizard (Οδεγφο ζρεδηαζκνχ), επηιέμηε Don t Tell Me About This Again (Να κελ εκθαληζηνχλ μαλά πιεξνθνξίεο γηα απηφ ην ζέκα). Αλ ζέιεηε λα ζηακαηήζεη ην MS Project λα επαλαυπνινγίζεη ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ φιε ηελ ψξα θαη λα ην θάλεη κφλν φηαλ ην ζέιεηε, επηιέμηε File Options (Απσείο Επιλογέρ). ηελ θαξηέια Schedule θαη ηελ επηινγή Calculate project after each edit επηιέμηε Off. Σψξα, φηαλ ζέιεηε λα γίλνπλ νη ππνινγηζκνί, επηιέμηε ηελ θαξηέια ribbon Project θαη ην θνπκπί Calculate Project.

138 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Αδξάλεηα ζηελ πξνβνιή Task Sheet Δπηιέμηε View Other views More Views Task Sheet (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Φύλλο επγαζίαρ) θαη παηήζηε Apply (Δθαξκνγή). Δπηιέμηε View Tables Schedule (Πποβολή Πίνακερ Φπονοδιάγπαμμα) Διεχζεξε θαη νιηθή αδξάλεηα. Μεδεληθή νιηθή αδξάλεηα ππνδεηθλχεη θξίζηκε εξγαζία. Αδξάλεηα ζηελ πξνβνιή Detail Gantt Ζ παξαθάησ εηθφλα, δείρλεη ηηο αδξάλεηεο ζε πξνβνιή Detail Gantt. Ζ αδξάλεηα εκθαλίδεηαη κε αρλή ξάβδν, κε ην ρξφλν γξακκέλν δεμηά ηεο. Γηα λα ην δείηε, επηιέμηε View More Views Detail Gantt (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Detail Gantt). Ράβδνο αδξάλεηαο γηα ηε ζπγθεθξηκέλε εξγαζία.

139 138 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Διέγμηε ηηο πξνζεζκίεο πσο αλαθέξακε νη πξνζεζκίεο (deadlines), απνηεινχλ ηνλ πην εχθνιν ηξφπν, γηα λα ειέγμεηε αλ θάπνηνη εμσηεξηθνί ρξνληθνί πεξηνξηζκνί θαιχπηνληαη. Απφ ην ribbon View επηιέμηε ην θίιηξν Tasks With Deadlines (Δξγαζίεο κε πξνζεζκίεο), γηα λα ηηο βξείηε θαη λα δηεπθνιπλζείηε ζηνλ έιεγρν. Ίζσο ρξεηαζηεί λα επηιέμεηε More Filters, γηα λα βξείηε ην θαηάιιειν. Δίλαη ζεκαληηθφ λα θαηαιάβεηε ηελ επίδξαζε πνπ έρνπλ νη πξνζεζκίεο ζην ρξνλνδηάγξακκα θαη ζηελ θξίζηκε δηαδξνκή ηνπ έξγνπ. Αλ θαη νη πξνζεζκίεο δελ έρνπλ ηφζν κεγάιε επίδξαζε φζν νη πεξηνξηζκνί, γλσξίδνληαο πσο κπνξνχλ λα επεξεάζνπλ ην ρξνλνδηάγξακκα, κπνξείηε λα απνθχγεηε θάπνηα πξνβιήκαηα. πλήζσο νη πξνζεζκίεο δελ επεξεάδνπλ ην ρξνλνδηάγξακκα. Απιά δείρλνπλ κηα θαηαιεθηηθή εκεξνκελία ζηφρνπ ηεο εξγαζίαο. Ζ εξγαζία ρξνλνπξνγξακκαηίδεηαη φπσο θάζε άιιε απιή εξγαζία θαη αλ ε εκεξνκελία ιήμεο ηεο μεπεξάζεη ηελ πξνζεζκία, ζηε ζηήιε ησλ δεηθηψλ (indicators), παξνπζηάδεηαη δείθηεο πνπ επηζεκαίλεη ηελ ππέξβαζε. Μηα πξνζεζκία κπνξεί λα επεξεάζεη ην ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ, αλ έρεη νξηζηεί γηα κηα εξγαζία ε νπνία έρεη ζπγρξφλσο έλα πεξηνξηζκφ As Late As Possible (Σν αξγφηεξν δπλαηφ). ηελ πεξίπησζε απηή ε εξγαζία πξνγξακκαηίδεηαη λα ηειεηψζεη ηελ εκεξνκελία πξνζεζκίαο. Φπζηθά κπνξεί ε εκεξνκελία ιήμεο ηεο λα ππεξβεί ηελ πξνζεζκία, αλ ηελ αλαγθάζεη θάπνηα θαζπζηέξεζε ηεο πξναπαηηνχκελεο εξγαζίαο. Οη πεξηνξηζκνί κπνξνχλ λα επεξεάζνπλ ηε ζπλνιηθή αδξάλεηα πνπ πξνζδηνξίδεη ηελ θξίζηκε δηαδξνκή. Αλ ε εκεξνκελία πεξηνξηζκνχ πέθηεη κέζα ζηε ζπλνιηθή αδξάλεηα ηεο εξγαζίαο, ηφηε ν ππνινγηζκφο ηεο ζπλνιηθήο αδξάλεηαο παίξλεη ππφςε ηελ εκεξνκελία ηνπ πεξηνξηζκνχ θαη φρη ηελ αξγφηεξα δπλαηή ιήμε ηεο εξγαζίαο. Έηζη αλ ε νιηθή αδξάλεηα κεδεληζηεί ε εκεξνκελία πεξηνξηζκνχ θαζηζηά ηελ εξγαζία θξίζηκε, ελψ ζηελ πξαγκαηηθφηεηα κπνξεί λα δηαζέηεη νιηθή αδξάλεηα. εκεηψζηε φηη ην ζχκβνιν (βειάθη), πνπ δείρλεη ην ρξνληθφ ζεκείν ηεο πξνζεζκίαο είλαη νξαηφ κφλν ζε πξνβνιή Gantt.

140 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Διέγμηε ηελ πιεξόηεηα ηνπ δηθηύνπ Σν δίθηπν ηνπ έξγνπ ζεσξείηαη πιήξεο φηαλ φιεο νη εξγαζίεο είλαη ζπλδεκέλεο ηνπιάρηζηνλ κε κηα άιιε εξγαζία ηνπ δηθηχνπ. Απηφ δηαζθαιίδεη ην δπλακηθφ ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ ηνπ δηθηχνπ, πνπ ζεκαίλεη φηη νπνηαδήπνηε αιιαγή ζε κηα εξγαζία ζα ελεκεξψζεη απηφκαηα θαη ηηο ζπλδεκέλεο εξγαζίεο ζε φιν ην θάζκα ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο. Γηα λα ειέγμεηε ηελ πιεξφηεηα ηνπ δηθηχνπ ηνπ έξγνπ: Διέγμηε ην πεδίν Predecessors (Πξναπαηηνχκελεο εξγαζίεο) φισλ ησλ εξγαζηψλ. ιεο νη εξγαζίεο πξέπεη λα έρνπλ θάπνηα πξναπαηηνχκελε θαη λα κελ έρνπλ θελφ πεδίν, εθηφο απφ ηηο ζπγθεληξσηηθέο θαη απηέο πνπ μεθηλνχλ ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηνπ έξγνπ. Διέγμηε ην πεδίν Successors (Δμαξηψκελεο εξγαζίεο) φισλ ησλ εξγαζηψλ. ιεο νη εξγαζίεο πξέπεη λα έρνπλ θάπνηα εμαξηψκελε θαη λα κελ έρνπλ θελφ πεδίν, εθηφο απφ ηηο ζπγθεληξσηηθέο θαη απηέο πνπ ηειεηψλνπλ ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ. Διέγμηε ηελ εξγαζία ζχλνςεο ηνπ έξγνπ, γηα λα δηαπηζηψζεηε αλ νη εκεξνκελίεο έλαξμεο θαη ιήμεο πνπ ππνινγίζηεθαλ είλαη νξζέο. Διέγμηε ηηο ζπλδέζεηο ηχπνπ Start to Start θαη Finish to Finish αλ φλησο έρνπλ πινπνηεζεί κέζσ ζπλδέζεσλ. Δηζάγεηε ην πεδίν Total slack (πλνιηθή αδξάλεηα) ζε φπνηα πξνβνιή ζαο βνιεχεη. Αλ βξείηε εξγαζίεο κε κεγάιε ζπλνιηθή αδξάλεηα πηζαλά λα κελ είλαη ζπλδεκέλεο. Διέγμηε ηε ζεηξά εξγαζηώλ, ηηο ζπλδέζεηο θαη ηνπο πεξηνξηζκνύο Ίζσο κπνξείηε λα δηαπηζηψζεηε φηη αιιάδνληαο ηε ζεηξά ησλ εξγαζηψλ, ηηο θαζπζηεξήζεηο (lags) ή αθαηξψληαο πεξηνξηζκνχο, κεηψλεηε ηελ νιηθή δηάξθεηα ηνπ έξγνπ. Σν ίδην ηζρχεη κε ηνπο πφξνπο θαη ηα θφζηε. Ζ ηερληθή επηηάρπλζεο ηνπ έξγνπ, κεηαηξέπνληαο ην ρξνλνδηάγξακκα έηζη ψζηε δχν εξγαζίεο πνπ είραηε ζρεδηάζεη λα εθηειεζηνχλ ε κία κεηά ηελ άιιε λα εθηειεζηνχλ νιηθά ή κεξηθά παξάιιεια, νλνκάδεηαη ηαρεία εθηέιεζε (fast tracking). ηαλ εθαξκφδεηε ηελ ηερληθή απηή θαιά ζα θάλεηε λα εθηηκάηε θαη ηνπο θηλδχλνπο πνπ ειινρεχεη.

141 140 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 πσο αλαθέξακε νη πεξηνξηζκνί επεξεάδνπλ ζεκαληηθά ην ρξνλνδηάγξακκα θαη ηνπο παξάγνληεο πνπ ην νδεγνχλ. Οη ειαζηηθνί πεξηνξηζκνί As Soon As Possible (Σν ηαρχηεξν δπλαηφ) θαη As Late As Possible (Σν αξγφηεξν δπλαηφ) ζηελ νπζία δελ είλαη πεξηνξηζκνί θαη δελ ππεξβαίλνπλ άιινπο παξάγνληεο νδήγεζεο ρξνλνδηαγξάκκαηνο φπσο ηα εκεξνιφγηα θαη ηηο ζπλδέζεηο. Οη εκη-ειαζηηθνί πεξηνξηζκνί Start No Earlier Than (Έλαξμε φρη λσξίηεξα απφ) θιπ. κπνξνχλ λα ππεξβνχλ άιινπο παξάγνληεο νδήγεζεο ρξνλνδηαγξάκκαηνο φπσο ηα εκεξνιφγηα θαη ηηο ζπλδέζεηο. Οη αλειαζηηθνί πεξηνξηζκνί, Must Start On (Τπνρξεσηηθή έλαξμε ζηηο) θαη Must Finish On (Τπνρξεσηηθή ιήμε ζηηο), ππεξβαίλνπλ πάληα ηνπο άιινπο παξάγνληεο νδήγεζεο ρξνλνδηαγξάκκαηνο φπσο ηα εκεξνιφγηα θαη ηηο ζπλδέζεηο. Πξνζέμηε φηη θάπνηνη πεξηνξηζκνί κπνξνχλ λα κπνπλ ζην πιάλν ζαο απφ αηχρεκα. Απηφ ζπλήζσο ζπκβαίλεη φηαλ δηαρεηξίδεζηε ηηο εξγαζίεο θαη ηηο ξάβδνπο ηνπο κε ηελ ηερληθή ηνπ Drag and Drop. Σν MS Project εηζάγεη εκηειαζηηθνχο πεξηνξηζκνχο ζηηο εξγαζίεο ρσξίο λα ην αληηιακβάλεζηε, φηαλ πρ. θαηαρσξείηε θαηεπζείαλ ηηκή ζηα πεδία εκεξνκελίαο έλαξμεο ή ιήμεο κηαο εξγαζίαο. Δπίζεο εηζάγεη πεξηνξηζκφ αλ ρξεζηκνπνηήζεηε ην πνληίθη, γηα λα δεκηνπξγήζεηε κε ηξάβεγκα κηα λέα εξγαζία ζην γξάθεκα Gantt. Ο πξνεπηιεγκέλνο πεξηνξηζκφο (κε πεξηνξηζκφο) πνπ εηζάγεηαη ζηηο εξγαζίεο είλαη As Soon As Possible (Σν ηαρχηεξν δπλαηφ) αλ ν πξνγξακκαηηζκφο γίλεηαη κε βάζε ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηνπ έξγνπ, ή As Late As Possible (Σν αξγφηεξν δπλαηφ), αλ ν πξνγξακκαηηζκφο γίλεηαη κε βάζε ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ. ην πεδίν δεηθηψλ (indicators), εκθαλίδνληαη πάληα ελδείμεηο γηα ηνπο εκηειαζηηθνχο θαη αλειαζηηθνχο πεξηνξηζκνχο ησλ εξγαζηψλ. ρη γηα ηνλ πξνεπηιεγκέλν ή ηνπο ειαζηηθνχο πεξηνξηζκνχο. ηαλ νη πεξηνξηζκνί έρνπλ δεκηνπξγεζεί απφ αηχρεκα ή παχνπλ λα είλαη απαξαίηεηνη πξέπεη λα αθαηξνχληαη. Απφ ηε θαξηέια View (Πξνβνιή), επηιέμηε ην θίιηξν Tasks With Fixed Dates (Δξγαζίεο κε θαζνξηζκέλεο εκεξνκελίεο), γηα λα ηηο βξείηε θαη λα δηεπθνιπλζείηε ζηνλ έιεγρν

142 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Μπνξείηε επίζεο λα δηεπθνιπλζείηε ζηνλ έιεγρν, αλ ζηελ πξνβνιή, πνπ επηζπκείηε, εθαξκφζεηε ηνλ πίλαθα Constraint Dates (Ζκεξνκελίεο πεξηνξηζκψλ), ή αλ κέζσ ηνπ εξγαιείνπ νκαδνπνίεζεο ηεο ribbon View, εθαξκφζεηε ηελ νκαδνπνίεζε Constraint Type (Σχπνο πεξηνξηζκνχ) ηγνπξεπηείηε φηη πξάγκαηη ρξεηάδνληαη νη πεξηνξηζκνί. ηαλ ειέγρεηε ηνπο πεξηνξηζκνχο, ίζσο βξείηε θάπνηνπο, πνπ λα κε ζπκάζηε λα ηνπο είραηε εηζάγεη. Κάζε θνξά πνπ εηζάγεηε ή ηξνπνπνηείηε κηα πξνγξακκαηηζκέλε εκεξνκελία έλαξμεο ή ιήμεο π.ρ. ζηε θφξκα εξγαζίαο, ην MS Project ζέηεη κφλν ηνπ, έλα πεξηνξηζκφ Start No Erlier Than. Αιιάμηε ηνπο πεξηνξηζκνχο, πνπ δελ ρξεηάδνληαη. Διέγμηε ηνπο πόξνπο Οη πφξνη παίδνπλ θπξίαξρν ξφιν ζην ζρεδηαζκφ θαη ηελ εθηέιεζε ηνπ έξγνπ. Ηδηαίηεξα γηα ηνπο πφξνπο εξγαζίαο, ζα πξέπεη λα γλσξίδεηε ηηο δπλαηφηεηεο θαηαρψξηζεο δεδνκέλσλ, πνπ ζαο δίλεη ην MS Project, θαζψο θαη ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν ππνινγίδεη ηελ ππεξ-αλάζεζή ηνπο. εκαληηθφ ξφιν παίδνπλ νη κέγηζηεο κνλάδεο δηαζεζηκφηεηαο θάζε πφξνπ, ην εκεξνιφγηφ ηνπ, πνπ πξνζδηνξίδεη ηνπο ρξφλνπο πνπ είλαη δηαζέζηκνο, θαη ε θαηαλνκή ηεο απαζρφιεζεο ζηε δηάξθεηα θάζε εξγαζίαο. Κάζε πφξνο εξγαζίαο πέξα απφ ην εκεξνιφγηφ ηνπ, κπνξεί λα δηαζέηεη πιεξνθνξίεο γηα ηε δηαζεζηκφηεηα κνλάδσλ ηνπ ζε δηαθνξεηηθέο ρξνληθέο πεξηφδνπο κέζσ ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Resource Information (Πιεξνθνξίεο πφξσλ).

143 142 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Κάζε πφξνο εξγαζίαο κπνξεί λα δηαζέηεη πιεξνθνξίεο δηαθνξεηηθήο ακνηβήο γηα δηαθνξεηηθέο ρξνληθέο πεξηφδνπο θαζψο θαη πνιιαπινχο πίλαθεο ακνηβψλ, κέζσ ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Resource Information (Πιεξνθνξίεο πφξσλ). Σν MS Project, γηα θάζε πφξν δίλεη ηε δπλαηφηεηα θαηαρψξηζεο πέληε δηαθνξεηηθψλ πηλάθσλ ρξέσζεο (ηηκνθαηαιφγσλ).

144 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ηαλ εθρσξείηε πφξνπο ρξεζηκνπνηείηαη ν πξψηνο πίλαθαο ρξέσζεο θάζε πφξνπ. Αλ επηζπκείηε γηα κηα ζπγθεθξηκέλε εξγαζία ε εθρψξεζε ηνπ πφξνπ θαη επνκέλσο ε απαζρφιεζή ηνπ λα ακεηθζεί βάζεη δηαθνξεηηθνχ ηηκνθαηαιφγνπ ιφγσ δηαθνξεηηθήο θχζεο ηεο εξγαζίαο, κπνξείηε ζε πξνβνιή Resource Usage (Υξήζε πφξσλ) ή Task Usage (Υξήζε εξγαζηψλ), λα εκθαλίζεηε ην πιαίζην δηαιφγνπ Assignment Information (Πιεξνθνξίεο αλάζεζεο) θαη λα επηιέμεηε δηαθνξεηηθφ πίλαθα ρξεψζεσλ. Δπηιέμηε δηαθνξεηηθφ πίλαθα ρξέσζεο ηνπ πφξνπ ζηε ζπγθεθξηκέλε εξγαζία. ηαλ εθρσξείηε έλα πφξν ζε κηα εξγαζία, κε θάπνηεο ζπγθεθξηκέλεο κνλάδεο, ε απαζρφιεζή ηνπ ππνινγίδεηαη βάζεη ηνπ ηχπνπ: Work = Duration Assignment Units Σν MS Project αζξνίδεη ηε ζπλνιηθή απαζρφιεζε ηνπ πφξνπ καδί κε απηέο πνπ έρεη ζε άιιεο εξγαζίεο ζην ίδην δηάζηεκα, γηα λα γλσξίδεη αλ ν πφξνο έρεη ππεξαλαηεζεί ή φρη θαη λα γλσξίδεη ην ππφινηπν ηεο δηαζεζηκφηεηαο κνλάδσλ ηνπ πφξνπ, ζηελ πεξίπησζε ηεο ππν-αλάζεζεο, βάζεη ηνπ ηχπνπ: Remaining Availability = Availability Work Οη πφξνη εξγαζίαο κπνξνχλ λα εθρσξεζνχλ κε ππέξβαζε ησλ κέγηζησλ κνλάδσλ δηαζεζηκφηεηάο ηνπο γηα θάπνηα ρξνληθή πεξίνδν, εθφζνλ ην εκεξνιφγηφ ηνπο επηηξέπεη εξγαζία ζην ζπγθεθξηκέλν δηάζηεκα. ηελ πεξίπησζε απηή είλαη ππεξαλαηεζεηκέλνη

145 144 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Ζ δηαζεζηκφηεηα ελφο πφξνπ εξγαζίαο γηα κηα ζπγθεθξηκέλε εκέξα, ππνινγίδεηαη απφ ην MS Project βάζεη ελφο απφ ηνπο παξαθάησ δχν ηχπνπο. Percentage of Maximum Units Availability * Standard Calendar Hours per Day Percentage of Maximum Units Availability * Resource Calendar Hours per Day Αλ ε ζπλνιηθή ηνπ απαζρφιεζε ζηελ ζπγθεθξηκέλε ρξνληθή πεξίνδν ππεξβαίλεη ηε δηαζέζηκε, ν πφξνο δείρλεη ππεξ-αλάζεζε Βέβαηα εδψ ζπδεηάκε ηελ απαζρφιεζε ηνπ πφξνπ ζην ζπγθεθξηκέλν έξγν θαη κφλν. Αλ ν πφξνο απαζρνιείηαη θαη ζε άιια έξγα κπνξεί λα είλαη ππεξαλαηεζεηκέλνο θαη λα κε ην δείρλεη.. Σν πξφβιεκα απηφ ιχλεηαη κε ηελ θνηλή ρξήζε πφξσλ θαη ηε δηαρείξηζε πνιιαπιψλ έξγσλ, φπσο ζα δνχκε ζην αληίζηνηρν θεθάιαην. Υξεζηκνπνηήζηε ηηο πξνβνιέο πφξσλ γηα λα ειέγμεηε ηνπο πφξνπο ζαο. Διέγμηε ηε δεμακελή πφξσλ θαη αλαθαιχςηε ηνπο πφξνπο πνπ έρνπλ ππεξαλαηεζεί, ειέγμηε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ πφξσλ θαη δψζηε πξνζνρή ζηηο κέγηζηεο θαη ειάρηζηεο ρξήζεηο. Γηα λα δείηε κηα ιίζηα φισλ ησλ πφξσλ ηεο δεμακελήο, επηιέμηε View Resource Sheet (Πποβολή Φύλλο πόπυν). ηελ ζπλέρεηα εθαξκφζηε θαηάιιειν πίλαθα επηιέγνληαο View Tables Summary (Πποβολή Πίνακερ Σύνοτη). Οη πφξνη κε ππεξ-αλάζεζε εκθαλίδνληαη θφθθηλνη ή ηνληζκέλνη. Ζ ζηήιε Peak δείρλεη ηε κέγηζηε κνλάδα εθρψξεζεο ηνπ πφξνπ ζην έξγν.

146 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ηαλ ε ηηκή ζηε ζηήιε Peak (Κνξχθσζε) είλαη κεγαιχηεξε ηεο ηηκήο ηεο ζηήιεο Max Units (Μέγ. Μνλάδεο), ζεκαίλεη φηη ν πφξνο έρεη ππεξ-αλαηεζεί, γηαηί έρνπλ εθρσξεζεί πεξηζζφηεξεο κνλάδεο ζηηο εξγαζίεο, απφ απηέο πνπ ππάξρνπλ, γηα θάπνηα ρξνληθή ζηηγκή. Αλ ζέιεηε λα δείηε κφλν ηνπο πφξνπο νη νπνίνη έρνπλ ππεξ-αλαηεζεί, ζην ribbon View επηιέμηε ην θίιηξν, Overallocated Resources (Τπεξ-αλάζεζε πφξσλ). Μπνξείηε επίζεο λα ηαμηλνκήζεηε ηε ιίζηα ζχκθσλα κε ην θφζηνο θάζε πφξνπ. ην ribbon View επηιέμηε Sort Sort By (Ταξινόμηζη Ταξινόμηζη καηά) θαη ζην πιαίζην δηαιφγνπ Sort (Σαμηλφκεζε) επηιέμηε ην πεδίν Cost (Κφζηνο). Δπηιέμηε επίζεο Descending (Φζίλνπζα) ψζηε λα εκθαληζηνχλ κε ζεηξά κέγηζηνπ θφζηνπο. Διέγμηε ηε ρξήζε ησλ πόξσλ Ζ πξνβνιή Resource Usage (Υξήζε πφξσλ) ζαο παξνπζηάδεη ηε ρξήζε ησλ πφξσλ ζηε δηάξθεηα ηνπ έξγνπ. Γείρλεη ηηο εξγαζίεο ζηηο νπνίεο έρεη εθρσξεζεί ν θάζε πφξνο νκαδνπνηεκέλα θαηά πφξν. Ζ πξνβνιή απηή, κε δηαθνξεηηθέο κνξθέο, πνπ κπνξείηε λα επηιέμεηε απφ ην ribbon Format θαη ηελ πεξηνρή Details (Πποβολή Λεπηομέπειερ) κπνξεί λα ζαο δψζεη πνιιαπιέο πιεξνθνξίεο γηα ηε ρξήζε ησλ πφξσλ. Μπνξείηε επίζεο λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην ribbon Format Add details θαη ζην πιαίζην δηαιφγνπ Detail Styles (Σηςλ λεπηομεπειών) θαη λα πξνζαξκφζεηε ζην ηκήκα ρξνλνινγηθήο θάζεο έσο θαη 69 δηαθνξεηηθά πεδία. Πάλησο πάξηε ππφςε φηη φηαλ πξνζζέηεηε πεδία ζην ηκήκα ρξνλνινγηθήο θάζεο, απμάλεηαη ην χςνο ησλ γξακκψλ θαη ίζσο γίλεηαη δχζθνιε ε εξκελεία ησλ πιεξνθνξηψλ, πνπ παξνπζηάδνληαη. Μπνξείηε λα ειέγμεηε ηνπο πφξνπο, πνπ έρνπλ ππεξ-αλαηεζεί θαη απηνχο, πνπ ρξεηάδνληαη πεξηζζφηεξε δνπιεηά. Δπηιέμηε View Resource Usage (Πποβολή Φπήζη πόπυν)

147 146 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Οη πφξνη πνπ έρνπλ ππεξ-αλαηεζεί είλαη κε θφθθηλα ή έληνλα γξάκκαηα θαη δηαζέηνπλ θαη θαηάιιειν δείθηε. Γηα λα αιιάμεηε ηνλ ηχπν ησλ πιεξνθνξηψλ, πνπ εκθαλίδεηαη, ρξεζηκνπνηήζηε ηελ επηινγή Format θαη ηελ πεξηνρή Details (Μοπθή Λεπηομέπειερ). Π.ρ. γηα λα δείηε ην πνζφ ηεο ππνιεηπφκελεο δηαζεζηκφηεηαο, ησλ πφξσλ, επηιέμηε ην πεδίν Remaining Availability (Υπόλοιπη διαθεζιμόηηηα). Αλ αλαδηπιψζεηε ηνπο πφξνπο βιέπεηε θαη ηηο εξγαζίεο ζηηο νπνίεο έρνπλ εθρσξεζεί. Ρπζκίζηε ηηο ππεξ-αλαζέζεηο. Αλ δηαγξάςεηε ηελ εθρψξεζε ελφο πφξνπ απφ θάπνηα εξγαζία θαη γηα ηελ εθρψξεζε απηή είραηε ξπζκίζεη θάπνηεο πιεξνθνξίεο ρξνλνινγηθήο θάζεο, νη πιεξνθνξίεο απηέο ράλνληαη, γηαηί ζηελ νπζία θαηαξγείηε ηελ φιε εθρψξεζε. Γηα λα ιχζεηε ηελ ππεξ-αλάζεζε, πξνζπαζήζηε λα αιιάμεηε θάπνηα απφ ηηο εξγαζίεο, ψζηε λα εθηειεζηεί λσξίηεξα ή αξγφηεξα απφ ηηο άιιεο. Δπίζεο κπνξείηε λα δηαζέζεηε επηπιένλ πφξνπο ζηηο εξγαζίεο, γηα λα απνθνξηίζεηε

148 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ηνλ ππεξ-αλαηεζεηκέλν πφξν. Μπνξείηε λα αιιάμεηε ηελ θιίκαθα ρξφλνπ, δηπινπαηψληαο πάλσ ηεο, ψζηε λα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Timescale (Κιίκαθα ρξφλνπ). Οη πξνεπηιεγκέλε κνλάδα απαζρφιεζεο, είλαη ψξεο (h). Αλ ζέιεηε λα ηελ αιιάμεηε, επηιέμηε File Options (Απσείο Επιλογέρ) θαη ηελ θαξηέια Schedule (Υξνλνδηάγξακκα), ζην πεδίν Work is entered in (Ζ εξγαζία εηζάγεηαη ζε) επηιέμηε ηελ κνλάδα απαζρφιεζεο πνπ επηζπκείηε. Διέγμηε ηελ εθρώξεζε πόξσλ ζε εξγαζίεο Ζ πξνβνιή Task Usage (Υξήζε εξγαζηψλ) ζαο παξνπζηάδεη ηε ρξήζε ησλ εξγαζηψλ ζηε δηάξθεηα ηνπ έξγνπ. Γείρλεη ηνπο πφξνπο πνπ έρνπλ εθρσξεζεί ζε θάζε εξγαζία νκαδνπνηεκέλα θαηά εξγαζία. Ζ πξνβνιή απηή, κε δηαθνξεηηθέο κνξθέο, πνπ κπνξείηε λα επηιέμεηε απφ ην ribbon Format θαη ηελ πεξηνρή Details (Μοπθή Λεπηομέπειερ) κπνξεί λα ζαο δψζεη πνιιαπιέο πιεξνθνξίεο γηα ηε ρξήζε ησλ εξγαζηψλ. Μπνξείηε επίζεο λα ρξεζηκνπνηήζεηε ηελ επηινγή Format Add Details (Μοπθή Πποζθήκη λεπηομεπειών) θαη λα πξνζαξκφζεηε ζην ηκήκα ρξνλνινγηθήο θάζεο έσο θαη 74 δηαθνξεηηθά πεδία. Πάλησο πάξηε ππφςε φηη φηαλ πξνζζέηεηε πεδία ζην ηκήκα ρξνλνινγηθήο θάζεο, απμάλεηαη ην χςνο ησλ γξακκψλ θαη ίζσο γίλεηαη δχζθνιε ε εξκελεία ησλ πιεξνθνξηψλ πνπ παξνπζηάδνληαη. Ηδηαίηεξα ρξήζηκε είλαη θαη ε πξνβνιή Resource Form (Φφξκα πφξσλ). ηε θφξκα πφξσλ (Resource Form) κπνξείηε λα δείηε ηε ιίζηα ησλ εξγαζηψλ ζηελ νπνία έρεη δηαηεζεί θάζε έλαο πφξνο μερσξηζηά. Δπηιέμηε View More Views Resoure Form (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Φόπμα πόπυν) θαη παηήζηε Apply (Δθαξκνγή). Γηα λα εκθαληζηνχλ ηα πεδία ρξνλνπξνγξακκαηηζκνχ, επηιέμηε Format θαη ζηελ πεξηνρή Details ηελ επηινγή Schedule (Μοπθή Λεπηομέπειερ Φπονοδιάγπαμμα).

149 148 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Οη εξγαζίεο ζηηο νπνίεο έρεη δηαηεζεί ν πφξνο Σκήκα Marketing. Διέγμηε ηηο εκεξνκελίεο, πνπ έρνπλ πξνγξακκαηηζηεί γηα ηνλ πφξν, ζε θάζε εξγαζία. Διέγμηε ηε ρξήζε ησλ πόξσλ ζε γξαθηθή παξάζηαζε Δπηιέμηε View Resource Graph (Πποβολή Γπάθημα πόπυν) ή επηιέμηε ηελ απφ ηελ γξακκή πξνβνιψλ.

150 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Ζ πξνβνιή Resource Graph (Γξάθεκα πφξσλ) δείρλεη έλα ηζηφγξακκα ησλ κνλάδσλ θνξχθσζεο (Peak Units). Μπνξείηε λα δείηε ην ηζηφγξακκα άιισλ κεγεζψλ φπσο ηελ ππφινηπε δηαζεζηκφηεηα ή ην αζξνηζηηθφ πνζφ εξγαζίαο επηιέγνληαο απφ ην ribbon Format και ηην λίζηα Graph (Μοπθή Γπάθημα). Μπνξείηε επίζεο λα αιιάμεηε δξαζηηθά ηηο πιεξνθνξίεο θαη ηε κνξθή ησλ ξάβδσλ, κέζσ ηεο επηινγήο Format Bar Styles (Μοπθή Σηςλ γπαμμών) Διέγμηε ηελ θαηαλνκή εξγαζίαο ησλ πόξσλ Ζ θαηαλνκή ηεο απαζρφιεζεο ελφο πφξνπ ζε κηα εξγαζία, κπνξεί λα ξπζκηζηεί ρεηξνθίλεηα κε ρξήζε ησλ πξνβνιψλ Resource Usage (Υξήζε πφξσλ) θαη Task Usage (Υξήζε εξγαζηψλ), γηαηί δηαζέηνπλ πεδία γηα θαηαρσξήζεηο πιεξνθνξηψλ ρξνλνινγηθήο θάζεο (κέξα κε ηε κέξα). Σν πεδίν Work Contour (Κακπχιε εξγαζίαο) αιιάδεη ζεκαληηθά ηελ θαηαλνκή ηεο απαζρφιεζεο ηνπ πφξνπ κέζα ζηελ εξγαζία.). Μπνξείηε λα ην βξείηε ζην πιαίζην δηαιφγνπ Assignment Information (Πιεξνθνξίεο αλάζεζεο) ε νπνία εκθαλίδεηαη κφλν ζηηο παξαπάλσ πξνβνιέο, φηαλ θάλεηε δηπιφ θιηθ ζηελ εθρψξεζε. Μπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε κηα απφ ηηο θαηαλνκέο πνπ θαίλνληαη ζηελ παξαθάησ εηθφλα θαη λα ειέγμεηε ηελ επίδξαζή ηεο ζηελ θαηαλνκή ηεο απαζρφιεζεο ηνπ πφξνπ ζηελ ζπγθεθξηκέλε εθρψξεζε θαη ηε γεληθφηεξε επίδξαζε ζην ρξνλνδηάγξακκα.

151 150 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Οη θαηαλνκέο πνπ κπνξείηε λα επηιέμεηε απφ ηελ πηπζζφκελε ιίζηα, Κακπχιε εξγαζίαο, ζηελ ειιεληθή έθδνζε, αλαθέξνληαη ζαλ: Οκνηφκνξθε θαηαλνκή θφξηνπ Αηρκή θφξηνπ θαηά ηε ιήμε Αηρκή θφξηνπ θαηά ηελ έλαξμε Γηπιή θνξχθσζε Πξψηκε θνξχθσζε Κνξχθσζε πξνο ηε ιήμε Αηρκή θφξηνπ ζηε κέζε Αηρκή θφξηνπ ζηε κέζε κε ζεηηθή θιηκάθσζε ζηελ αξρή θαη αξλεηηθή θιηκάθσζε ζην ηέινο Διέγμηε ηε ζπλέρεηα ηεο θξίζηκεο δηαδξνκήο Ζ θξίζηκε δηαδξνκή θαηά πξνηίκεζε ζα πξέπεη λα είλαη ζπλερήο. Απηφ ζεκαίλεη φηη ζα πξέπεη λα δηαζέηεη κφλν θξίζηκεο εξγαζίεο θαη λα κελ έρεη θελά, κεηαμχ ηεο εκεξνκελίαο έλαξμεο θαη ιήμεο ηνπ έξγνπ. Θα παξαηεξήζεηε φηη κεξηθέο θνξέο ζηελ θξίζηκε δηαδξνκή ηνπ έξγνπ εκθαλίδνληαη θελά θαη εξγαζίεο πνπ δελ είλαη θφθθηλεο, δειαδή πνπ δελ ζεσξνχληαη θξίζηκεο. Απηή είλαη κηα θαηάζηαζε κε ζπλερνχο θξίζηκεο δηαδξνκήο, πνπ θαιφ ζα είλαη λα απνθεχγεηαη. Γλσξίδνληαο ηνπο ιφγνπο πνπ κπνξνχλ λα πξνθαιέζνπλ θελά ζηελ θξίζηκε δηαδξνκή, κπνξείηε λα ηα απνθχγεηε. Πηζαλέο αηηίεο γηα δηαθνπηφκελε θξίζηκε δηαδξνκή κπνξεί λα είλαη: Οη πεξηνξηζκνί θαη νη πξνζεζκίεο. ηαλ έλαο πεξηνξηζκφο ή κηα πξνζεζκία (deadline) πεξηνξίδεη ην ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ κηαο εξγαζίαο έηζη, ψζηε λα κε κπνξεί λα μεθηλήζεη πξηλ κηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία, κηα πξναπαηηνχκελε εξγαζία ίζσο απνθηήζεη αδξάλεηα θαη λα ζεσξεζεί κε θξίζηκε. Σα εκεξνιφγηα εξγαζηψλ. ηαλ ην εκεξνιφγην κηαο εξγαζίαο πεξηνξίδεη ηνλ ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ ηεο έηζη, ψζηε λα κε κπνξεί λα μεθηλήζεη πξηλ κηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία, κηα πξναπαηηνχκελε εξγαζία ίζσο απνθηήζεη αδξάλεηα θαη λα ζεσξεζεί κε θξίζηκε. Οη παξεξρφκελεο δηάξθεηεο (elapsed durations). ηαλ κηα εξγαζία κε παξεξρφκελε δηάξθεηα ηειεηψλεη ζε ρξνληθή ζηηγκή, πνπ πέθηεη ζε κε εξγάζηκν ρξφλν ηνπ έξγνπ, θάζε εμαξηψκελε εξγαζία πξνσζείηαη λα αξρίζεη ηελ επφκελε εξγάζηκε ρξνληθή ζηηγκή. Με ηνλ ηξφπν απηφ, ε επίθαηξε εξγαζία, κε παξεξρφκελε δηάξθεηα, απνθηά αδξάλεηα θαη ζεσξείηαη κε θξίζηκε.

152 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δμσηεξηθέο πξναπαηηνχκελεο. ηαλ γηα κηα εξγαζία ππάξρεη εμσηεξηθή πξναπαηηνχκελε εξγαζία, δειαδή κηα εξγαζία πνπ πξνέξρεηαη απφ άιιν έξγν, θαη ηελ αλαγθάδεη λα κε κπνξεί λα μεθηλήζεη πξηλ απφ θάπνηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία, ηφηε νη ππφινηπεο πξναπαηηνχκελεο εξγαζίεο κπνξνχλ λα απνθηήζνπλ αδξάλεηα θαη λα κε ζεσξνχληαη θξίζηκεο, αλ θαη ζηελ πξαγκαηηθφηεηα κπνξεί λα αλήθνπλ ζηελ θξίζηκε δηαδξνκή. Ζ ηζνζηάζκηζε πφξσλ. ηαλ ηζνζηαζκίδνληαη νη πφξνη, θάπνηεο εξγαζίεο ζηηο νπνίεο έρεη εθρσξεζεί ν πφξνο κεηαθηλνχληαη ρξνληθά πξνο ην κέιινλ, έηζη ψζηε λα αξρίδνπλ φηαλ ν πφξνο ζα είλαη δηαζέζηκνο. Με ηνλ ηξφπν απηφ, νη πξναπαηηνχκελεο εξγαζίεο κπνξνχλ λα απνθηήζνπλ αδξάλεηα θαη λα κε ζεσξνχληαη θξίζηκεο. Ζ δηαζεζηκφηεηα ησλ πφξσλ. ηαλ έλαο πφξνο είλαη δηαζέζηκνο ζπγθεθξηκέλα ρξνληθά δηαζηήκαηα, νη εξγαζίεο ζηηο νπνίεο έρεη εθρσξεζεί, πξνγξακκαηίδνληαη λα αξρίδνπλ, φηαλ ν πφξνο ζα είλαη δηαζέζηκνο. Με ηνλ ηξφπν απηφ, νη πξναπαηηνχκελεο εξγαζίεο κπνξνχλ λα απνθηήζνπλ αδξάλεηα θαη λα κε ζεσξνχληαη θξίζηκεο. Υξεζηκνπνηήζηε ηα πξνγξάκκαηα επηζεώξεζεο εξγαζηώλ πσο έρνπκε αλαθέξεη ε λέα δπλαηφηεηα ηνπ MS Project, ηα πξνγξάκκαηα επηζεψξεζεο εξγαζηψλ (task inspector), ζαο δίλνπλ πιεξνθνξίεο γηα ηηο παξακέηξνπο πνπ νδεγνχλ θαη επεξεάδνπλ ηνλ ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ, θαη είλαη πνιχηηκα φηαλ ην πιάλν κεγαιψζεη. Γηα λα ηα εκθαλίζεηε ζε εηδηθφ ηκήκα ηνπ παξάζπξνπ, παηήζηε ζην Inspect πνπ βξίζθεηαη ζην ribbon Tasks. Σα Task Inspectors παξνπζηάδνπλ θαη ζαο δίλνπλ ηε δπλαηφηεηα άκεζεο δηαρείξηζεο φισλ ησλ παξαγφλησλ πνπ νδεγνχλ ην ρξνλνπξνγξακκαηηζκφ ηεο επηιερζείζαο εξγαζίαο. Πέξα απφ ηηο θιαζηθέο πιεξνθνξίεο κε ην φλνκα ηεο εξγαζίαο θαη ηελ εκεξνκελία έλαξμεο, παξνπζηάδνπλ θαη πνιχηηκεο πιεξνθνξίεο θάησ απφ θαηάιιειεο επηθεθαιίδεο φπσο: Actual Start and Assignments (Πξαγκαηηθή έλαξμε θαη εθρσξήζεηο). Αλ ε εξγαζία νδεγείηαη απφ πξαγκαηηθά δεδνκέλα ιφγσ πξαγκαηηθήο έλαξμήο ηεο, ηφηε παξνπζηάδεηαη ε εκεξνκελία πξαγκαηηθήο έλαξμεο θαη πιεξνθνξίεο πνπ ηελ αθνξνχλ. Levelling Delay (θαζπζηέξεζε ηζνζηάζκηζεο). Αλ ε εξγαζία νδεγείηαη απφ θάπνηα ππεξ-αλάζεζε πφξσλ θαη θαζπζηεξεί γηα ηελ ηζνζηάζκηζή ηνπο, παξνπζηάδεηαη ν ρξφλνο θαζπζηέξεζεο.

153 152 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Constraint Type and Constraint Date (Σχπνο πεξηνξηζκνχ θαη εκεξνκελία πεξηνξηζκνχ). Αλ ε εξγαζία νδεγείηαη απφ θάπνην πεξηνξηζκφ, παξνπζηάδεηαη ν ηχπνο θαη ε εκεξνκελία ηνπ πεξηνξηζκνχ. Summary Task (πγθεληξσηηθή εξγαζία). Αλ ε εξγαζία νδεγείηαη απφ θάπνην πεξηνξηζκφ, πνπ πξνήιζε απφ ηε ζπγθεληξσηηθή εξγαζία ζηελ νπνία αλήθεη, παξνπζηάδεηαη ην φλνκα ηεο ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο. Predecessor Tasks (Πξναπαηηνχκελεο εξγαζίεο). Αλ ε εξγαζία νδεγείηαη απφ θάπνηεο πξναπαηηνχκελεο, παξνπζηάδνληαη νη εξγαζίεο απηέο καδί κε ηνπο πεξηνξηζκνχο ηνπο θαη ηνπο ρξφλνπο θαζπζηέξεζεο (lag) θαη επηθάιπςεο (lead). Subtasks (ππνεξγαζίεο). Αλ ε εξγαζία είλαη ζπγθεληξσηηθή (summary task), παξνπζηάδνληαη νη δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο ηεο. Calendars (εκεξνιφγηα). Αλ ε εξγαζία νδεγείηαη απφ θάπνηα εκεξνιφγηα, παξνπζηάδνληαη ηα νλφκαηά ηνπο. Οη πεξηζζφηεξεο πιεξνθνξίεο παξνπζηάδνληαη ζαλ ζχλδεζκνη (links). Αλ θάλεηε θιηθ αλνίγνπλ ηα αληίζηνηρα πιαίζηα δηαιφγνπ. Αλ νη πιεξνθνξίεο πνπ παξνπζηάδνπλ ηα πξνγξάκκαηα νδήγεζεο εξγαζηψλ δελ είλαη νξζέο, παηήζηε F9 γηα λα επαλαυπνινγηζηνχλ. Έιεγρνο εμόδσλ Τπάξρνπλ πνιινί ηξφπνη γηα λα ειέγμεηε ηα έμνδα, ζην MS Project. Μπνξείηε λα ειέγμεηε ηα έμνδα πξννδεπηηθά (Comulative), νιηθά γηα θάζε εξγαζία, θαη γηα θάζε πφξν αλά εξγαζία. Διέγμηε ην θόζηνο θάζε εξγαζίαο Δπηιέμηε View More Views Task Sheet (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Φύλλο επγαζίαρ) θαη παηήζηε Apply (Δθαξκνγή). ηε ζπλέρεηα επηιέμηε View Tables Cost (Πποβολή Πίνακαρ Κόζηορ).

154 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Διέγμηε ηα θόζηε θάζε πόξνπ Υξεζηκνπνηήζηε δηπιή πξνβνιή. Πάλσ λα ππάξρεη ην θχιιν εξγαζίαο (Task Sheet) θαη θάησ ε θφξκα εξγαζίαο. Μπνξεί λα γίλεη αλ ζε πξνβνιή Task Sheet ζην ribbon View θαη ηελ πεξηνρή Split View επηιέμεηε Details. Γηα λα δείρλεη ε θφξκα εξγαζίαο, πιεξνθνξίεο γηα ηα θφζηε ησλ πφξσλ, αθνχ ηελ επηιέμεηε ζην ribbon Format θαη ηελ πεξηνρή Details παηήζηε ην Cost. Δπηιέμηε ηε εξγαζία γηα ηελ νπνία ελδηαθέξεζηε λα δείηε ηα θφζηε. Δδψ βιέπεηε ην θφζηνο θάζε πφξνπ ζηελ εξγαζία πνπ επηιέμαηε.

155 154 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013

156 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Πεηξακαηηζκόο κε ην ζρέδην δηνίθεζεο έξγνπ ην ζηάδην απηφ κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην MS Project γηα λα πεηξακαηηζηείηε κε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ. Μπνξείηε λα πξνζζέζεηε πφξνπο, λα αιιάμεηε ηελ πνζφηεηα ηεο δνπιεηάο, λα ξπζκίζεηε ηα εκεξνιφγηα θιπ. Κάζε θνξά πνπ αιιάδεηε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ, κπνξείηε λα βιέπεηε ην πιαίζην δηαιφγνπ Project Statistics (ηαηηζηηθά ζηνηρεία έξγνπ), ψζηε λα θξίλεηε αλ ην παξφλ ζρέδην είλαη θαιχηεξν απφ θάπνην πξνεγνχκελν. Δπηιέμηε απφ ηελ θνξδέια Project Project Information (Έπγο Πληποθοπίερ έπγος) θαη παηήζηε ζην θνπκπί Statistics (ηαηηζηηθά ζηνηρεία). Διέγμηε ηελ αιιαγή ζηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ Διέγμηε ηελ αιιαγή ζην θφζηνο ηνπ έξγνπ. Μείσζε ηεο δηάξθεηαο ηνπ έξγνπ Γηάζεζε επηπιένλ πόξσλ Έλαο ηξφπνο, γηα λα ηειεηψζνπλ γξεγνξφηεξα νη θξίζηκεο εξγαζίεο, είλαη λα ηηο απνδψζεηε πεξηζζφηεξνπο πφξνπο, αλ απηέο νη εξγαζίεο εμαξηψληαη απφ ηνπο πφξνπο ηνπο (Effort driven). Ζ ηερληθή απηή είλαη γλσζηή ζαλ ζπκπίεζε (crashing). Ζ εθρψξεζε επηπιένλ

157 156 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 πφξσλ, κε φπνην ηξφπν θαη λα γίλεη, επηθέξεη θάπνην επηπιένλ θφζηνο. Καηά ηελ ηερληθή απηή πξέπεη πξψηα λα εθηηκήζεηε πνηα εξγαζία ηεο θξίζηκεο δηαδξνκήο ζαο ζπκθέξεη λα ζπκπηέζεηε. πλήζσο θαηά ζεηξά πξνηεξαηφηεηαο ζπκπηέδεηε ηηο εξγαζίεο πνπ έρνπλ κηθξφηεξν θφζηνο ζπκπίεζεο θαη δίλνπλ θαιχηεξε ζπκπίεζε ρξφλνπ. Σν πιήζνο ησλ κνλάδσλ πξέπεη λα απμεζεί γηα εθείλν ην πφξν πνπ πξφθεηηαη λα ηειεηψζεη ηειεπηαίνο ζηελ ζπγθεθξηκέλε θξίζηκε εξγαζία. ηελ θφξκα εξγαζίαο επηιέμηε ζηελ θαξηέια Format Schedule. ην παξαθάησ παξάδεηγκα, o πφξνο Σκήκα Marketing έρεη πξνγξακκαηηζηεί λα ηειεηψζεη ηελ εξγαζία Πξνεηνηκαζία ζρεδίνπ Πξνψζεζεο ηειεπηαίνο ζηηο 19/5/2009. Ζ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο είλαη 70h. Ο ππνινγηζκφο γίλεηαη δηαηξψληαο ηελ δνπιεηά ηνπ Σκήκα Marketing (140h) δηα δχν κνλάδεο. Σν Σκήκα Marketing έρεη πξνγξακκαηηζηεί λα ηειεηψζεη ηειεπηαίν, γηα ην ιφγν απηφ είλαη ν πφξνο ζηνλ νπνίν πξέπεη λα πξνζζέζεηε κνλάδεο. Γηα λα κεηψζεηε ηε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο, πξέπεη λα πξνζζέζεηε κνλάδεο ζην Σκήκα Marketing. Πξνζζέζηε 4 κνλάδεο (ζχλνιν 6). Ζ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο αιιάδεη ζε 36,7 ψξεο, γηαηί ηψξα είλαη ν πξψηνο πφξνο (Απνζηφινπ) πνπ ηειεηψλεη ηειεπηαίνο ζηελ εξγαζία.

158 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Πξνζζέζηε 4 κνλάδεο ζηνλ πφξν Σκήκα Marketing. Ζ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ, αιιάδεη ζε 12/05/09 Ζ λέα δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο είλαη 36,7h, ππνινγηζκέλε απφ ηνλ πφξν Απνζηφινπ. O Απνζηφινπ πξνζδηνξίδεη ηψξα ηελ δηάξθεηα. Ζ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ, είλαη ε αξγφηεξε. Αλ πξνζζέζεηε λένπο πφξνπο ζηελ εξγαζία, αληί λα απμήζεηε ηνπ ππαξθηνχο, πξέπεη λα αιιάμεηε ην πνζφ ηεο απαζρφιεζεο γηα ηνπο ππαξθηνχο πφξνπο, αλ ζέιεηε λα πεηχρεηε κείσζε ηεο δηάξθεηαο ηεο εξγαζίαο π.ρ. έζησ φηη πξνζζέζαηε ηνλ πφξν Πεηξφπνπινο, ν νπνίνο ζα βνεζήζεη ηνλ Απνζηφινπ, αλαιακβάλνληαο 10 ψξεο απφ ηε δνπιεηά ηνπ. Αιιάμηε ηελ απαζρφιεζε ηνπ Απνζηφινπ απφ 36,7 ζε 26,7 ψξεο. Πξνζζέζηε ηνλ Πεηξφπνπιν, κε 10 ψξεο απαζρφιεζεο. Μεηψζηε ηηο ψξεο ηνπ Απνζηφινπ ζε 26,7, γηαηί ηηο 10 ψξεο ζα ηηο δνπιέςεη ν Πεηξφπνπινο. Ζ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ Απνζηφινπ έξρεηαη λσξίηεξα. Οη ηξείο απηνί πφξνη είλαη πνπ νδεγνχλ ηελ εξγαζία ηψξα, γηαηί ηειεηψλνπλ ηειεπηαίνη. Μπνξείηε λα εθκεηαιιεπηείηε ην MS Project, γηα λα θάλεη θαηαλνκή ηνπ ρξφλνπ απαζρφιεζεο ζε θάζε πφξν. Υξεζηκνπνηήζηε έλα ζπλδπαζκφ πξνβνιψλ. Πάλσ λα βξίζθεηε ην θχιιν εξγαζηψλ θαη θάησ ε θφξκα εξγαζηψλ. Δθαξκφζηε ηνλ πίλαθα Work (Δξγαζία) ζην θχιιν εξγαζίαο. Αθνχ πξνζζέζεηε ηνπο λένπο πφξνπο, εηζάγεηε ην νιηθφ πνζφ απαζρφιεζεο, μαλά ζην πεδίν Work (Δξγαζία) ηνπ θχιινπ εξγαζίαο. Σν MS Project ζα επαλαυπνινγίζεη ηελ απαζρφιεζε (Δξγαζία) γηα θάζε πφξν.

159 158 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Γηα πφξνπο πνπ επεξεάδνπλ άκεζα ηε δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο, κπνξείηε λα ηνπο δψζεηε πεξηζζφηεξν ρξφλν απαζρφιεζεο, είηε κε ππεξσξίεο είηε απμάλνληαο ηνλ ρξφλν απηφ ζηα εκεξνιφγηά ηνπο. Πξνζνρή, νη ππεξσξίεο θαηαρσξνχληαη ζε εηδηθφ πεδίν. Αλ δνζνχλ ζαλ ψξεο πέξαλ ηνπ ρξφλνπ ηνπ εκεξνινγίνπ ηνπ πφξνπ, ηφηε ν πφξνο εκθαλίδεηαη κε ππεξ-αλάζεζε, ελψ δελ είλαη. Απηνχ ηνπ πφξνπ, πξέπεη λα αιιάμεηε ηηο ψξεο εξγαζίαο, γηαηί ηειεηψλεη ηειεπηαίνο. Τπεξσξηαθή απαζρφιεζε ζεκαίλεη φηη πξέπεη λα δψζεηε ηηκή ζην πεδίν Overtime Work (γθνο ππεξσξηψλ). Απηφ κπνξεί λα γίλεη ζηηο πξνβνιέο Resource Usage (Υξήζε πφξσλ) θαη Task Usage (Υξήζε εξγαζηψλ), αλ εηζάγεηε κηα ζηήιε γηα ην πεδίν απηφ. Μπνξεί λα γίλεη θαη ζηελ θφξκα εξγαζίαο. Γηα λα εηζάγεηε ππεξσξηαθή απαζρφιεζε, ζηε θφξκα εξγαζίαο, ζηελ θαξηέια Format αληί γηα Schedule επηιέμηε Work. Ζ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο ππνινγίδεηε ζαλ : Γηάξθεηα = (Απαζρφιεζε -Τπεξσξηαθή απαζρφιεζε) / Μνλάδεο.

160 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γψζηε ην ρξφλν ππεξσξηψλ. Ο ρξφλνο απηφο αθαηξείηαη απφ ην ρξφλν απαζρφιεζεο, πξηλ ππνινγηζηεί ε δηάξθεηα. Ζ δηάξθεηα είλαη ηψξα 13,75d. Γηα λα πξνζζέζεηε σξηαία ακνηβή γηα ηηο ππεξσξίεο, δηπινπαηήζηε ζηνλ πφξν ή επηιέμηε ηνλ πφξν θαη παηήζηε ζην θνπκπί Resource Information (Πιεξνθνξίεο πφξσλ) Γψζηε σξηαία ακνηβή γηα ππεξσξηαθή απαζρφιεζε.

161 160 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Γηα λα εηζάγεηε ππεξσξηαθή απαζρφιεζε θαη ππεξσξηαθή ακνηβή ζηε θφξκα πφξσλ Resource Form (Φφξκα πφξσλ), εθαξκφζηε πξψηα ηελ πξνβνιή θαη κεηά επηιέμηε Format Work (Μοπθή Επγαζία) Γψζηε ηελ ππεξσξηαθή σξηαία ακνηβή. Γψζηε ηηο ψξεο ππεξσξηψλ εδψ. Αλ ζέιεηε λα αιιάμεηε ηηο ψξεο εξγαζίαο ελφο πφξνπ γηα θάπνηα ζπγθεθξηκέλε πεξίνδν ή γηα φιε ηε δηάξθεηα ηνπ έξγνπ, κπνξείηε λα ην θάλεηε ζην εκεξνιφγηφ ηνπ. ηελ πεξίπησζε απηή, ε ακνηβή ηνπ πφξνπ ππνινγίδεηαη βάζε ηεο θαλνληθήο ηνπ ακνηβήο θαη φρη ηεο ππεξσξηαθήο ηνπ ακνηβήο. Πξνζζήθε βάξδηαο Έλαο άιινο ηξφπνο γηα λα κεηψζεηε ηε δηάξθεηα ηνπ έξγνπ, είλαη λα πξνζζέζεηε κηα επηπιένλ βάξδηα πφξσλ ζηηο θξίζηκεο εξγαζίεο. Π.ρ. αλ έρεηε επηπιένλ άηνκα, ηα νπνία κπνξείηε λα δηαζέζεηε ζηηο εξγαζίεο αιιά δελ δηαζέηεηε θαη ηα αλάινγα εξγαιεία ψζηε λα κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ ηαπηνρξφλσο απφ ηνπο πφξνπο, κπνξείηε λα πξνζζέζεηε κηα βάξδηα. Γηα λα ην θάλεηε απηφ κπνξείηε λα θάλεηε ηξία πξάκαηα: Σνπνζεηήζηε ην θχιιν εξγαζίαο (Task Sheet) πάλσ απφ ηε θφξκα εξγαζίαο (Task Form) ζε κηα ζπλδπαζκέλε πξνβνιή. ην θχιιν εξγαζίαο επηιέμηε View Table Work (Πποβολή Πίνακαρ Επγαζία). Γηαζέζηε ηε λέα βάξδηα ζηελ εξγαζία, ζηε θφξκα εξγαζίαο. Π.ρ. ζηελ εξγαζία Φάζε Διέγρνπ, δηάξθεηαο κηαο εβδνκάδαο, έρεηε ήδε απνδψζεη ηνλ πφξν Πξνζσπηθφ Διέγρνπ. Σψξα ζέιεηε λα ηειεηψζεηε ηελ εξγαζία γξεγνξφηεξα θαη απνθαζίδεηε λα δηαζέζεηε άιιε κηα βάξδηα Πξνζσπηθφ Διέγρνπ 2.

162 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Αιιάμηε ην εκεξνιφγην ηνπ λένπ πφξνπ. Θα δνπιεχεη δηαθνξεηηθέο ψξεο. ην πεδίν Resource Name (λνκα πφξνπ) ηεο θφξκαο εξγαζίαο πιεθηξνινγήζηε ην φλνκα ηνπ πφξνπ Πξνζσπηθφ Διέγρνπ 2 θαη 2 κνλάδεο. Παηήζηε OK. Ζ λέα δηάζεζε πφξνπ, ζα έρεη πνζφ δνπιεηάο ίζν κε ηε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο (40h). Ζ δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο Φάζε ειέγρνπ ζα κεησζεί ζην κηζφ. Γψζηε ην φλνκα ηνπ λένπ πφξνπ θαη ηηο κνλάδεο. Σν MS Project θαηαρσξεί πνζφηεηα δνπιεηάο, ίζε κε ηε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο θαη κεηψλεη ηε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο. Αιιάμηε ην εκεξνιφγην ηνπ πφξνπ Πξνζσπηθφ Διέγρνπ 2, έηζη ψζηε λα δνπιεχεη απφγεπκα. Δπηιέμηε Project Change Working Time (Έξγν Αιιαγή ρξφλνπ εξγαζίαο).

163 162 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δπηιέμηε Work Weeks θαη παηήζηε Details. Δπηιέμηε ηηο εξγάζηκεο εκέξεο ηεο εβδνκάδαο. Μείσζε θόζηνπο Αιιαγή εθρώξεζεο πόξσλ Τπάξρνπλ πεξηπηψζεηο, πνπ κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε έλα θζελφηεξν πφξν ζε κηα εξγαζία. Πξνζέμηε κφλν λα επαλαπξνζδηνξίζεηε ηηο δηάξθεηεο ησλ εξγαζηψλ, γηαηί ζπλήζσο έλαο θζελφηεξνο πφξνο δελ έρεη ηηο ίδηεο ηθαλφηεηεο κε έλα αθξηβφηεξν. Γηα λα αληηθαηαζηήζεηε πφξνπο, επηιέμηε ηηο εξγαζίεο πνπ ρξεζηκνπνηνχλ ηνπο πφξνπο απηνχο, πνπ ζέιεηε λα αληηθαηαζηήζεηε θαη παηήζηε ζην θνπκπί Resource Assignment (Δθρψξεζε πφξσλ). Δπηιέμηε Set days to these specific working times θαη δψζηε ηηο ψξεο πνπ ζα εξγάδεηαη ε λέα βάξδηα.

164 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δπηιέμηε ηνλ πφξν πνπ ζέιεηε λα αληηθαηαζηήζεηε, ζηελ επηιεγκέλε εξγαζία. Παηήζηε ζην θνπκπί Replace. Δπηιέμηε ηνλ πφξν, πνπ ζέιεηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε ζηε ζέζε ηνπ πξνεγνχκελνπ. Αλ ε εξγαζία ρξεζηκνπνηεί Effort-driven scheduling, θξνληίζηε λα αιιάμεηε ην πνζφ απαζρφιεζεο (εξγαζίαο) ηνπ πφξνπ. Ιζνζηάζκηζε πόξσλ πσο ήδε έρεηε δηαπηζηψζεη, νη πφξνη κπνξνχλ λα έρνπλ ππεξ-αλαηεζεί ή λα έρνπλ ππν-αλαηεζεί. Γηα λα ιχζεηε ην πξφβιεκα απηφ, κεηαθηλείηε πφξνπο θαη εξγαζίεο ή αθήλεηε ην MS Project λα κεηαθηλήζεη ηηο εξγαζίεο. Απηφ θαιείηαη ηζνζηάζκηζε πφξσλ (Resource Leveling). Σν MS Project ξπζκίδεη ην επίπεδν ρξήζεο ησλ πφξσλ, κεηαθηλψληαο ή

165 164 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 δηαθφπηνληαο εξγαζίεο, νη νπνίεο απαηηνχλ ηνπο ίδηνπο πφξνπο, έηζη ψζηε λα κελ εθηεινχληαη ηαπηφρξνλα. Σν MS Project επηιέγεη ηελ εξγαζία πνπ ζα θαζπζηεξήζεη, παίξλνληαο ππφςε ηηο ζπζρεηίζεηο, ηηο εκεξνκελίεο, ηηο πξνηεξαηφηεηεο θαη ηνπο πεξηνξηζκνχο, πνπ έρεηε εηζάγεη, θαζψο θαη πιεξνθνξίεο πνπ ην ίδην έρεη ππνινγίζεη, φπσο εκεξνκελίεο θαη ρξφλνπο αδξάλεηαο. Ζ ηζνζηάζκηζε πφξσλ πνπ θάλεη ην MS Project, δελ δίλεη πάληα ην απνηέιεζκα πνπ έρεηε ζην κπαιφ ζαο. Σν απνηέιεζκα πξέπεη πάληα λα ειέγρεηαη. Δπηιέμηε Resource Leveling Options (Πόποι Επιλογέρ Ιζοζηάθμιζηρ) Πξνζδηνξίζηε πσο ζα ηζνζηαζκίδνληαη νη πφξνη. Απηφκαηα κφιηο ππεξ-αλαηεζνχλ ή φηαλ εζείο ην δεηήζεηε. Δπηιέμηε ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν ζα γίλεη ε ηζνζηάζκηζε πφξσλ. Πξνζδηνξίδεη πσο ζα επηιεγνχλ νη εξγαζίεο πξνο θαζπζηέξεζε. Αλ έρεηε επηιέμεη Manual, παηήζηε απηφ ην θνπκπί φηαλ ζέιεηε λα γίλεη ηζνζηάζκηζε πφξσλ. Ζ επηινγή Level only within available slack (Ηζνζηάζκηζε κφλν κέζα ζηα πιαίζηα ηεο δηαζέζηκεο αδξάλεηαο), πιεξνθνξεί ην MS Project αλ κπνξεί λα νιηζζήζεη ηελ

166 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project εκεξνκελία ηέινπο ηνπ έξγνπ, γηα λα θάλεη ηελ ηζνζηάζκηζε πφξσλ. Δπηιέμηε ηελ κφλν αλ ζέιεηε λα κελ αιιάμεη ε εκεξνκελία ηέινπο. Ζ επηινγή Clear leveling values before leveling (Απαινηθή ηηκψλ ηζνζηάζκηζεο πξηλ ηελ ηζνζηάζκηζε), πιεξνθνξεί ην MS Project λα απαιείςεη φιεο ηηο ππαξθηέο ηηκέο ζην πεδίν Delay (Καζπζηέξεζε), πξηλ θάλεη ηελ ηζνζηάζκηζε πφξσλ. Δπηιέμηε ηελ, αλ ζέιεηε λα μαλαμεθηλήζεηε ρσξίο ρξφλν θαζπζηέξεζεο ζηηο εξγαζίεο. Αλ ζέιεηε λα δηαηεξήζεηε ηηο θαζπζηεξήζεηο, πνπ είδε έρεηε εηζάγεη, κελ ηελ επηιέγεηε. ην πεδίν Leveling order (εηξά ηζνζηάζκηζεο), πξνζδηνξίδεηε ηη ζα εμεηάδεη ην MS Project, φηαλ ζα επηιέγεη κηα εξγαζία γηα θαζπζηέξεζε. ID Only (Μφλν αλαγλσξηζηηθφ): Ζ εξγαζία κε ηνλ κεγαιχηεξν ID ζα θαζπζηεξεί. Standard (Καλνληθή): Σν MS Project επηιέγεη ηελ εξγαζία ζχκθσλα κε ηηο πξνεγνχκελεο εξγαζίεο, ην ρξφλν αδξάλεηαο, ηηο εκεξνκελίεο, ηηο πξνηεξαηφηεηεο θαη ηνπο πεξηνξηζκνχο. Priority Standard (Πξνηεξαηφηεηα, Καλνληθή): Σν MS Project εμεηάδεη πξψηα ηελ πξνηεξαηφηεηα θαη κεηά ηα ππφινηπα. Ζ πξνηεξαηφηεηα (Priority) είλαη κηα ηδηφηεηα, πνπ πξνζδίλεηε ζηηο εξγαζίεο ζαο, ζηελ πξνβνιή Task Details Form (Φφξκα ιεπηνκεξεηψλ εξγαζίαο) ή ζην πιαίζην δηαιφγνπ Task Information (πιεξνθνξίεο εξγαζίαο) θαη ζηελ θαξηέια General (Γεληθά). Μπνξεί λα πάξεη ηηκέο απφ 0 κέρξη 1000 κε πξνεπηιεγκέλε ηηκή 500. Αλ ζέιεηε θάπνηα εξγαζία λα κελ παίξλεη κέξνο ζηελ ηζνζηάζκηζε, δψζηε ηεο πξνηεξαηφηεηα ηαλ ην MS Project ηζνζηαζκίδεη ηνπο πφξνπο, πξνζζέηεη θαζπζηεξήζεηο ζηηο εξγαζίεο, έηζη ψζηε νη πφξνη λα είλαη δηαζέζηκνη φπσο αθξηβψο ρξεηάδεηαη ζηηο άιιεο εξγαζίεο. Αλ θάπνηνο πφξνο έρεη εθρσξεζεί ζε κηα εξγαζία κε πεξηζζφηεξεο κνλάδεο απ φ,ηη νη κέγηζηέο ηνπ, δελ κπνξεί λα γίλεη ηζνζηάζκηζε απφ ην MS Project θαη εκθαλίδεηαη θαηάιιειν κήλπκα, ψζηε λα θξνληίζεηε λα ηζνζηαζκίζεηε ηνλ πφξν ρεηξνθίλεηα. Μπνξείηε λα δείηε ηηο θαζπζηεξήζεηο ζηελ πξνβνιή Leveling Gantt. Δπηιέμηε View More Views Leveling Gantt (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Leveling Gantt).

167 166 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Ζ ζηήιε Leveling Delay δείρλεη ηηο θαζπζηεξήζεηο θάζε εξγαζίαο. ed ζεκαίλεη παξεξρφκελεο εκέξεο, δειαδή κε εξγάζηκνο ρξφλνο. Αλ ζέιεηε λα δηαγξάςεηε ηηο θαζπζηεξήζεηο, πνπ πξφζζεζε ην MS Project ζηηο εξγαζίεο ζαο, επηιέμηε Resource Clear Leveling (Πόποι Απαλοιθή Ιζοζηάθμιζηρ) ψζηε λα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Clear Leveling (Απαινηθή ηζνζηάζκηζεο) Πάγσκα θαη απνζήθεπζε ηεο γξακκήο βάζεο (Βaseline) ηαλ θζάζεηε ζην ζεκείν λα πηζηεχεηε φηη ηειεηψζαηε κε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ θαη ησλ πφξσλ, έρεηε πιένλ έλα βαζηθφ πξνγξακκαηηζκφ (baseline), έλαληη ηνπ νπνίνπ κπνξείηε λα ζπγθξίλεηε ηελ πνξεία ησλ εξγαζηψλ, φζν ζα πξνρσξεί ην έξγν. Σν βαζηθφ απηφ πξφγξακκα πξέπεη λα απνζεθεπηεί. Δπηιέμηε Project Set Baseline (Έπγο Οπιζμόρ γπαμμήρ βάζηρ). Ζ εληνιή απηή αληηγξάθεη ηηο εκεξνκελίεο έλαξμεο θαη ιήμεο, ηελ απαζρφιεζε, ην θφζηνο θαη ηε δηάξθεηα θάζε εξγαζίαο ζηα αληίζηνηρα πεδία Baseline.

168 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Αθνχ απνζεθεχζεηε ην βαζηθφ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ, κπνξείηε λα δείηε ζπγθεληξσηηθά ηηο πιεξνθνξίεο. Δπηιέμηε View Tables More Tables Baseline (Πποβολή Πίνακερ Πεπιζζόηεποι πίνακερ Γπαμμή βάζηρ). Μπνξείηε αξγφηεξα λα θαζαξίζεηε ηε γξακκή βάζεο, ή λα ηελ απνζεθεχζεηε μαλά κε ελεκεξσκέλα ζηνηρεία. Δπεηδή ζηα έξγα είλαη θαιφ λα θξαηνχληαη ηζηνξηθά ζηνηρεία γηα ηελ εμέιημε ησλ αιιαγψλ πνπ θάλακε, αλ μεθηλήζεη ην έξγν θαη ζηε δηάξθεηα εμέιημήο ηνπ ρξεηάδεηαη λα γίλεη επαλαπξνζδηνξηζκφο ηεο γξακκήο βάζεο θαιφ είλαη λα

169 168 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 θξαηάκε ηελ παιηά γξακκή βάζεο, πξηλ ηελ αιιάμνπκε, ζε κηα απφ ηηο 11 πνπ δηαζέηεη ην MS Project. Σν MS Project δηαζέηεη επίζεο 10 ελδηάκεζα πιάλα (Interim plans) ζηα νπνία κπνξείηε απφ ηελ ίδηα επηινγή λα απνζεθεχζεηε πιεξνθνξίεο γηα ηζηνξηθνχο ιφγνπο ή ιφγνπο ζχγθξηζεο. ηα ελδηάκεζα πιάλα απνζεθεχνληαη κφλν πιεξνθνξίεο πνπ έρνπλ λα θάλνπλ κε ηηο εκεξνκελίεο έλαξμεο θαη ιήμεο ησλ εξγαζηψλ.

170 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project

171 170 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project Δξσηήζεηο γηα ηηο εμεηάζεηο πηζηνπνίεζεο ηεο Microsoft Δξσηήζεηο γηα ηελ πηζηνπνίεζε MOS Σν έξγν ησλ εξσηήζεσλ έρεη δεκηνπξγεζεί κε βάζε ην πξφηππν Annual Report Preparation. Δξώηεζε 1 Manage custom fields and resource assignments by: 4. Insert the field Flag1 between the Duration field and the Start field in the current table. Customize the new field by importing the Flag1 field form the project named PlanFlags. 5. Assign resource 8, Mary Cain, to task 4, Identify Annual Report Theme and Section Requirements, and amend her assignment so that her work is done as late as possible within the task using the most appropriate contour. Απάντηση 4. Με δεμί θιηθ ζην πεδίν Start, απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο επηιέμηε Insert Column. ην πιαίζην δηαιφγνπ Column Definition επηιέμηε ην πεδίν Flag1. Με δεμί θιηθ ζην λέν πεδίν Flag1, απφ ην κελνχ ζπληφκεπζεο επηιέμηε Customize Fields θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ παηήζηε ην θνπκπί Import Custom Field, γηα λα εηζάγεηε ηηο ηηκέο απφ ην πεδίν ηνπ έξγνπ πνπ ζαο πξνηείλεηαη. ην πιαίζην δηαιφγνπ Import Custom Field, είλαη ήδε πξνεπηιεγκέλν ην έξγν PlanFlags, γηαηί είλαη αλνηθηφ, θαη ην κφλν πνπ κέλεη λα θάλεηε είλαη λα επηιέμεηε ην πεδίν Flag1 ηνπ έξγνπ απηνχ. 5. Δπηιέμηε ηελ εξγαζία 4 θαη κέζσ ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Assign Resources, εθρσξήζηε ηνλ πφξν Mary Cain ζηελ εξγαζία. Μεηαθεξζείηε ζε πξνβνιή Resource Usage ή Task Usage, φπνπ είλαη δπλαηή ε ρξήζε ηνπ πιαηζίνπ

172 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project δηαιφγνπ Assignment Information. Βξείηε ηελ εθρψξεζε ηνπ πφξνπ ζηελ εξγαζία 4 θαη παηήζηε δηπιφ θιηθ. ην πιαίζην δηαιφγνπ Assignment Information, θαη ζην πεδίν Work contour, επηιέμηε Back Loaded, ψζηε ε εξγαζία ηνπ πφξνπ λα θαηαλεκεζεί ζχκθσλα κε ηελ απαίηεζε. Δξώηεζε 2 You want to complete the project earlier than the current scheduled finish date, by: 1. Generate a new base calendar named LongWeek. Specify Saturday as nondefault working time with same working hours as the rest of the workweek. 2. Specify the LongWeek calendar as the new project base calendar for each resource. 3. Save an interim baseline for the entire project. (Accept all default settings.) Απάντηση 1. Δπηιέμηε Project Change Working Time θαη κέζσ ηνπ αληίζηνηρνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ, δεκηνπξγήζηε έλα λέν εκεξνιφγην κε φλνκα LongWeek ζαλ αληίγξαθν ηνπ βαζηθνχ εκεξνινγίνπ (θνπκπί New), θαη κέζσ ηεο θαξηέιαο Work weeks νξίζηε ηα άββαηα σο εξγάζηκα (Non default working time) κε ηηο πξνηεηλφκελεο ψξεο εξγαζίαο. 2. Αλνίμηε ηελ πξνβνιή Resource Sheet θαη ζηε ζηήιε Base Calendar, γηα ηνλ πξψην πφξν επηιέμηε ην εκεξνιφγην LongWeek. Υξεζηκνπνηήζηε ην ρεηξηζηήξην Fill, γηα λα αληηγξάςεηε εχθνια ην εκεξνιφγην ζε φια ηα θειηά ηεο ζηήιεο Base Calendar, ψζηε φινη νη πφξνη λα έρνπλ ην ίδην εκεξνιφγην. 3. Δπηιέμηε Project Set Baseline θαη κέζσ ηνπ αληίζηνηρνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ επηιέμηε Save Interim Plan θαη παηήζηε OK. Δξώηεζε 3 Modify a project by: 1. Modify the fiscal calendar to begin in July.

173 172 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project Add a new material resource named Tapes with a cost of 40 and a cost per use of Assign 2 Tapes per hour to task 31, Schedule Theme Photo and Web Site Design Sessions. Απάντηση 1. Γηα λα αιιάμεηε ηελ έλαξμε ηνπ νηθνλνκηθνχ έηνπο επηιέμηε File Options θαη ηελ θαξηέια Schedule. ην πεδίν Fiscal year starts in επηιέμηε July. 2. ε πξνβνιή Resource Sheet, ζηελ πξψηε ειεχζεξε γξακκή πιεθηξνινγήζηε ηνλ λέν πφξν. Φξνληίζηε λα επηιέμεηε Material ζαλ Resource Type, ζην πεδίν Standard Rate πιεθηξνινγήζηε 40 θαη ζην Cost/Use πιεθηξνινγήζηε ε πξνβνιή γξάθεκα Gantt, επηιέμηε ηελ εξγαζία 31, αλνίμηε ην πιαίζην δηαιφγνπ Assign Resources, επηιέμηε ηνλ πφξν Tapes θαη ζηηο κνλάδεο εθρψξεζεο πιεθηξνινγήζηε 2/h. Παηήζηε Assign. Δξώηεζε 4 Identify project slack by: 1. Modify the options controlling critical path calculation to display multiple critical paths in the project. 2. Apply a pre-defined Gant chart view that by default displays both slack and slippage bars. 3. Apply a pre-defined table that by default displays free and total slack. Απάντηση 1. Δπηιέμηε Project Options θαη ζηελ θαξηέια Advanced καξθάξεηε ηελ επηινγή Calculate multiple critical paths. 2. Δπηιέμηε View More Views Detail Gantt. 3. Δπηιέμηε View Table Schedule. Δξώηεζε (tracking) Review the schedule progress by: 1. Select the pre-defined view that compares a schedule s progress with baseline information by displaying different bar styles. 2. Save the current schedule in Baseline 2. Απάντηση 1. Δπηιέμηε View Tracking Gantt.

174 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δπηιέμηε Project Set Baseline θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ επηιέμηε Baseline 2 θαη πξνζέμηε ε επηινγή Entire project λα είλαη ελεξγή. Παηήζηε OK. Δξώηεζε 5 Manage a project s outline and schedule by: 1. Display a project summary task 2. Set the project to start on 5/3/9. 3. Delete task 1, Perform Initial Planning, without deleting any other tasks. Απάντηση 1. Δπηιέμηε File Options θαη ζηελ θαξηέια Advanced επηιέμηε Show project summary task. 2. Δπηιέμηε Project Project Information θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ ζην πεδίν Start date πιεθηξνινγήζηε ηελ δεδνκέλε εκεξνκελία. Παηήζηε OK. 3. Ζ εξγαζία 1 είλαη ζπγθεληξσηηθή. Αλ ηελ δηαγξάςεηε ζα δηαγξαθνχλ θαη νη δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο ηεο. Δπηιέμηε ηηο δεπηεξεχνπζεο εξγαζίεο ηεο απφ ηελ 2 κέρξη ηελ 9 θαη ζηνηρίζηε ηεο έλα επίπεδν αξηζηεξά, ψζηε λα πάςνπλ λα είλαη δεπηεξεχνπζεο ηεο εξγαζίαο 1. ηε ζπλέρεηα επηιέμηε ηελ εξγαζία 1 θαη παηήζηε Delete.

175 174 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δξσηήζεηο γηα ηελ πηζηνπνίεζε MCTS Δξώηεζε 6 You create a project plan in MS Project. Some tasks are of high importance. You must level resources in the project plan so that resources are not over-allocated. Before leveling the schedule, you need to ensure that high importance tasks are not affected by this action. What should you do? A. Set all tasks to a priority level of 300, and then activate the option to clear leveling. B. Set regular tasks to a priority level of 300 and high-importance tasks to a priority level of 100. C. Set the project summary task to priority level of 1000 and high-importance tasks to a priority level of 500. D. Set high importance tasks to a priority level of Απάντηση Οξζή απάληεζε είλαη ε D. ηαλ ρξεζηκνπνηείηαη ην MS Project γηα λα θάλεη ηζνζηάζκηζε πφξσλ, ρξεηάδεηαη λα κεηαθηλήζεη ηηο εξγαζίεο ζηηο νπνίεο θάπνηνο πφξνο έρεη ππεξ-αλάζεζε, κε βάζε ην επίπεδν πξνηεξαηφηεηαο ηεο θάζε εξγαζίαο. ιεο νη εξγαζίεο έρνπλ πξνεπηιεγκέλε ηηκή πξνηεξαηφηεηαο 500. Ζ ηηκή απηή κπνξεί λα ηεζεί απφ 0 έσο ζν κεγαιχηεξε ηηκή πξνηεξαηφηεηαο έρεη κηα εξγαζία, ηφζν ην MS Project θαζπζηεξεί λα ηελ ηζνζηαζκίζεη. Αλ έρεη ηηκή πξνηεξαηφηεηαο 1000 δελ ηελ επεξεάδεη. Δξώηεζε 7 You are creating a project schedule in MS Project. You create a task that has duration 20 days and is fixed units, effort-driven. You will assign two resources to the task. Each resource works 8 hours per day. You need to divide the 320 hours of work effort evenly between the 2 resources. How should you assign the resources? A. Individually, entering a Units value of 50%. B. Simultaneously, accepting the default values. C. Individually, accepting the default values. D. Simultaneously, entering a Units value of 50%

176 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Απάντηση Οξζή απάληεζε είλαη ε B. Οη 2 πφξνη πξέπεη λα εθρσξεζνχλ ζπγρξφλσο κε κνλάδεο εθρψξεζεο 100% (1), πνπ είλαη θαη ε πξνεπηιεγκέλε ηηκή κνλάδαο εθρψξεζεο. Θα ηνπο αλαηεζνχλ 160 ψξεο ζηνλ θαζέλα. Αλ ηνπο εθρσξήζεηε έλαλ, έλαλ, ζα κεησζεί ε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο. Δξώηεζε 8 You are developing a project schedule in MS Project. You assign resources to each task, and estimate task durations for all tasks. You need to level resources regardless of the project finish date. What should you do? A. Level the entire project, deselecting the option to level only within available slack. B. Set all tasks to a fixed work type, and then trigger the start and finish dates of each task. C. Set all tasks to a fixed duration type, and then trigger the start and finish dates of each task. D. Level the entire project, selecting the option to level only within available slack. Απάντηση Οξζή απάληεζε είλαη ε A. Ζ πεξηγξαθή αλαθέξεη φηη δελ ελδηαθέξεη ε κεηαθίλεζε ηεο θαηαιεθηηθήο εκεξνκελίαο ηνπ έξγνπ. Δξώηεζε 9 You are developing a project schedule in MS Project. You have several team members who will make some expenses on tasks they are assigned to. You want to track project expenditures for each task on the project schedule. What should you do? A. Insert the expenditures as line items in each resource's cost rate tables. B. Create a cost resource, and assign it to each task in your schedule that incurs costs. C. Create a cost resource with a Budget marked attribute, and assign it to the project summary task. D. Set the cost per use for each resource to the expenses amount.

177 176 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Απάντηση Οξζή απάληεζε είλαη ε B. Οη πφξνη θφζηνπο είλαη ηδαληθνί γηα ηελ εθρψξεζε θαη παξαθνινχζεζε εμφδσλ θάπνησλ εξγαζηψλ, φπσο ηα έμνδα ηαμηδηψλ θαη δηαηξνθήο ηεο νκάδαο. Δξώηεζε 10 You are developing a project plan in MS Project. Your resources work 5 days a week, 8 hours a day. To a task, with 80 hours of work, you have assigned one resource at 50%. The task has been marked as fixed duration, effort-driven. Now you want to change the schedule, and ensure that the task will be completed in 5 days. What should you do? A. Change the task type to fixed work, change the assignment of the original resource to 100%, and set a Finish No Later Than constraint on the task. B. Change the task type to fixed work, set the original assignment to 100%, and assign an extra resource to work on the task 100%. C. Assign an extra resource to work on the task at 100%. D. Assign two extra resources to work on the task, at 50% each. Απάντηση Οξζή απάληεζε είλαη ε B. Ζ εξγαζία είλαη ζηαζεξήο δηάξθεηαο θαη δελ πξφθεηηαη λα αιιάμεη ε δηάξθεηά ηεο κέζσ εθρψξεζεο πφξσλ, αλ δελ ηεο αιιάμεηε ηχπν.

178 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project

179 178 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project Πξνζαξκνγή θαη Μνξθνπνίεζε Κάζε έξγν εμνξηζκνχ είλαη κνλαδηθφ. Δίλαη ινηπφλ θπζηθφ λα ρξεηάδνληαη πξνζαξκνγέο θαη κνξθνπνηήζεηο, πνπ λα εμππεξεηνχλ ηηο αλάγθεο θαη ηηο απαηηήζεηο ηνπ εθάζηνηε έξγνπ ή νξγαληζκνχ. Σν MS Project, φπσο έρεηε ήδε δηαπηζηψζεη ζαο δίλεη κεγάιε επειημία ζην λα αιιάμεηε ηε κνξθή ησλ ζηνηρείσλ ηνπ θαη ζην λα πινπνηήζεηε πξνζαξκνγέο, κφληκεο ή πξνζσξηλέο. αο δίλεη ηελ δπλαηφηεηα: Να κνξθνπνηήζεηε ηα ζηνηρεία πνπ εκθαλίδνληαη ζηελ νζφλε. Να εηζάγεηαη αληηθείκελα ζηνπο ρψξνπο ησλ ξάβδσλ θαη ησλ ζεκεηψζεσλ. Να δεκηνπξγήζεηε θαη λα κεηαβάιεηε πξφηππα. Να δεκηνπξγήζεηε θαη λα κεηαβάιεηε πεδία, πίλαθεο θαη ηχπνπο ππνινγηζκνχ. Να δεκηνπξγήζεηε θαη λα κεηαβάιεηε θίιηξα θαη νκάδεο. Να δεκηνπξγήζεηε θαη λα κεηαβάιεηε πξνζαξκνζκέλεο πξνβνιέο. Μνξθνπνίεζε ζηνηρείσλ νζόλεο Πνιιέο θνξέο νη πξνβνιέο θαη νη πίλαθεο πνπ δηαζέηεη ην MS Project δελ θαιχπηνπλ ηηο απαηηήζεηο πιεξνθφξεζεο ηνπ ζπγθεθξηκέλνπ έξγνπ. Αθφκε θαη αλ πεξηέρνπλ ηελ δεηνχκελε πιεξνθφξεζε, ίζσο ε κνξθή παξνπζίαζεο λα κελ είλαη ε απαηηνχκελε. Οη ρξήζηεο ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο, φπσο ν δηνηθεηήο ηνπ έξγνπ, ηα κέιε ηεο νκάδαο δηνίθεζεο ηνπ έξγνπ θαη νη ζπκκέηνρνη, έρνπλ δηαθνξεηηθέο αλάγθεο πιεξνθφξεζεο. Ο δηνηθεηήο ηνπ έξγνπ πηζαλά λα ελδηαθέξεηαη γηα ηελ θξίζηκε δηαδξνκή ηνπ έξγνπ, ε νκάδα ηνπ έξγνπ λα ελδηαθέξεηαη γηα ηελ πιεξνθφξεζε πνπ αθνξά κφλν ηηο εξγαζίεο ζηηο νπνίεο έρεη ηελ επζχλε, θαη νη ζπκκέηνρνη γηα πιεξνθφξεζε πνπ αθνξά ηνλ πξνυπνινγηζκφ ηνπ έξγνπ. ε φιεο ηηο πεξηπηψζεηο ην MS Project ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα δείηε ηελ πιεξνθφξεζε κε δηαθνξεηηθή κνξθή θαη λα εμεηδηθεχζεηε ηε κνξθή δηαθφξσλ ζηνηρείσλ ηεο νζφλεο, έηζη ψζηε λα θαιχςεηε ηηο απαηήζεηο ησλ ρξεζηψλ ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο. Αληηθείκελα, ζηνηρεία θαη ραξαθηεξηζηηθά Σα αληηθείκελα (objects) ζην MS Project είλαη ζπιινγέο πιεξνθνξηψλ, φπσο νη πξνβνιέο θαη νη πίλαθεο, πνπ ελζσκαηψλνπλ άιια αληηθείκελα, ζηνηρεία θαη ραξαθηεξηζηηθά. Σα ζηνηρεία (elements), φπσο ηα πεδία, είλαη κεκνλσκέλεο

180 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project πιεξνθνξίεο, πνπ ζπλζέηνπλ έλα αληηθείκελν, ελψ ηα ραξαθηεξηζηηθά, φπσο ην πιάηνο κηαο ζηήιεο ή ην ρξψκα θφληνπ, είλαη ηα θπζηθά ραξαθηεξηζηηθά ελφο αληηθεηκέλνπ ή ζηνηρείνπ. ε γεληθέο γξακκέο, αληηθείκελα ζεσξνχληαη φια απηά πνπ κπνξείηε λα δηαρεηξηζηείηε κέζσ ηνπ organizer, πνπ ελεξγνπνηείηαη κέζσ ηεο επηινγήο File Info Organizer (Απσείο Πληποθοπίερ Οπγάνυζη). Πεξηζζφηεξα γηα ηνλ organizer αλαθέξνπκε παξαθάησ. Μνξθνπνίεζε ξάβδσλ θαη θεηκέλνπ ζην δηάγξακκα Gantt ηελ πξνβνιή γξάθεκα Gantt πνπ ρσξίδεηαη ζε δχν ηκήκαηα, έρεηε ηελ δπλαηφηεηα λα κνξθνπνηήζεηε ηφζν ην αξηζηεξφ ηκήκα ηεο ιίζηαο ησλ εξγαζηψλ, φζν θαη ην δεμί ηκήκα, πνπ ζε θιίκαθα ρξφλνπ παξνπζηάδεη ηηο ξάβδνπο ησλ εξγαζηψλ θαη απνθαιείηαη δηάγξακκα Gantt. ε φηη αθνξά ην δηάγξακκα Gantt, κπνξείηε λα αιιάμεηε ηα ραξαθηεξηζηηθά πνπ αθνξνχλ ην ζρήκα θαη ην ρξψκα ησλ ξάβδσλ, είηε γηα κηα εξγαζία, είηε γηα φιε ηελ πξνβνιή.

181 180 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Γηα λα αιιάμεηε ην ζηπι ησλ ξάβδσλ νιφθιεξεο ηεο πξνβνιήο ζηελ θαξηέια Format επηιέμηε Format Bar Styles (Μοπθή Σηςλ γπαμμών). ην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ κπνξείηε λα κνξθνπνηήζεηε ηηο ξάβδνπο φισλ ησλ εηδψλ. ηελ θαξηέια Text, κπνξείηε λα πξνζδηνξίζεηε ην πεδίν πνπ ζέιεηε λα εκθαλίδεηαη δίπια, πάλσ, θάησ ή εζσηεξηθά ηεο θάζε ξάβδνπ. ηκήκαηά ηεο ηελ θαξηέια Bars, κπνξείηε λα πξνζδηνξίζεηε ην ζρήκα, ην κνηίβν θαη ην ρξψκα γηα ην επηιεγκέλν είδνο ξάβδνπ θαη ηα δηάθνξα ηκήκαηά ηνπ. Μπνξείηε επίζεο λα εηζάγεηε κέζσ ηνπ θνπκπηνχ Insert Row, επηπιένλ γξακκέο, ζηελ πεξίπησζε πνπ ζέιεηε λα εκθαλίδνληαη ξάβδνη θαη γηα άιιεο πιεξνθνξίεο. Αλ π.ρ. ζέιεηε λα εκθαλίζεηε θαη κηα ξάβδν γηα ηελ γξακκή βάζεο 1, κπνξείηε λα εηζάγεηε κηα λέα γξακκή γηα ηνλ ζθνπφ απηφ.

182 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δπηιέμηε ηελ γξακκή ζηελ νπνία ζέιεηε λα εκθαλίδεηαη ε λέα ξάβδνο θαη ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ζέιεηε λα αληηπξνζσπεχεη. Γηα ηε λέα ξάβδν My baseline 1, έρεη επηιεγεί λα εκθαλίδεηαη ζηελ ίδηα γξακκή κε ηελ επίθαηξε ξάβδν, (Row 1) θαη λα δείρλεη ηε δηάξθεηα απφ ηελ Baseline 1 Start κέρξη ηελ Baseline 1 Finish. Μπνξείηε αλ ζέιεηε λα ηελ εκθαλίδεηαη ζε μερσξηζηή γξακκή. ηελ πεξίπησζε απηή ζην πεδίν Row επηιέμηε 2. Γηα λα κνξθνπνηήζεηε κηα κεκνλσκέλε ξάβδν θάληε πάλσ ηεο δηπιφ θιηθ ή επηιέμηε Format Bar (Μοπθή Γπαμμή), ψζηε λα εκθαληζηεί ην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ. Μνξθνπνίεζε θεηκέλνπ πξνβνιώλ Γηα λα κνξθνπνηήζεηε ην θείκελν, πνπ εκθαλίδεηαη ζε νιφθιεξε ηελ πξνβνιή, ή ζπγθεθξηκέλσλ πιεξνθνξηψλ, επηιέμηε Format Text Styles (Μοπθή Σηςλ κειμένος).

183 182 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δδψ κπνξείηε λα επηιέμεηε ηηο πιεξνθνξίεο πνπ ζα κνξθνπνηεζνχλ. Γηα λα κνξθνπνηήζεηε κφλν έλα πεδίν, επηιέμηε ην θαη παηήζηε δεμί θιηθ ψζηε λα εκθαληζηεί ην άκεζν κελνχ θαη ε αληίζηνηρε εξγαιεηνζήθε. Δδψ κπνξείηε λα δηαιέμεηε φπνην ζηνηρείν κνξθνπνίεζεο επηζπκείηε γηα ην επηιεγκέλν πεδίν.

184 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Μνξθνπνίεζε γξακκώλ πιέγκαηνο Οη γξακκέο πιέγκαηνο, θάζεηεο θαη νξηδφληηεο, νξηνζεηνχλ ηα δεδνκέλα ζε φιεο ηηο πξνβνιέο. Μπνξείηε λα ηηο κνξθνπνηήζεηε επηιέγνληαο Format Gridlines (Μοπθή Γπαμμέρ πλέγμαηορ). Μέζσ ηνπ αληίζηνηρνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ κπνξείηε λα πξνζζέζεηε λέεο γξακκέο πιέγκαηνο ή λα ηξνπνπνηήζεηε ηηο ππαξθηέο. Κάζε πξνβνιή έρεη ην δηθφ ηεο πξνεπηιεγκέλν ζχλνιν γξακκψλ πιέγκαηνο. ηηο γξακκέο πιέγκαηνο πξνζηέζεθε κηα θάζεηε θφθθηλε γξακκή, γηα λα δείρλεη ηελ εκεξνκελία θαηάζηαζεο. Θα παξαηεξήζεηε ζηελ λέα έθδνζε φηη φηαλ επηιέγεηε κηα εξγαζία, δχν νξηδφληηεο γξακκέο πιέγκαηνο, νξηνζεηνχλ θαη ηελ ξάβδν Gantt. Μπνξείηε λα εκθαλίζεηε νξηδφληηεο γξακκέο πιέγκαηνο γηα φιεο ηηο ξάβδνπο Gantt Απφ ην πιαίζην δηαιφγνπ Gridlines.

185 184 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Μνξθνπνίεζε δηάηαμεο ζπλδέζεσλ θαη ξάβδσλ ην δηάγξακκα Gantt, παξνπζηάδνληαη θαη νη γξακκέο ζχλδεζεο κεηαμχ ησλ ξάβδσλ Gantt νη νπνίεο αληηπξνζσπεχνπλ ηε ρξνληθή δηάξθεηα ησλ εξγαζηψλ. Σα βέιε δείρλνπλ πξνο ηελ εμαξηεκέλε εξγαζία. Ζ δηάηαμε ησλ γξακκψλ ζχλδεζεο θαη νη ξάβδνη κπνξνχλ λα αιιάμνπλ κέζσ ηεο επηινγήο Format Layout (Μοπθή Διάηαξη). Δηζαγσγή αληηθεηκέλσλ ζην δηάγξακκα Gantt θαη ζηηο ζεκεηώζεηο Σφζν ζην ρψξν ηνπ δηαγξάκκαηνο Gantt φζν θαη ζηελ θαξηέια ζεκεηψζεσλ πνπ δηαζέηεη θάζε εξγαζία θάζε πφξνο θαη θάζε εθρψξεζε, κπνξείηε λα επηθνιιήζεηε φπνην γξαθηθφ επηζπκείηε ή λα εηζάγεηε θάπνην αληηθείκελν, έηνηκν ή απφ αξρείν. Γεληθφηεξα νη πεξηνρέο πνπ κπνξνχλ λα δερζνχλ αληηθείκελα είλαη: Ζ πεξηνρή δηαγξάκκαηνο ηεο πξνβνιήο Γξάθεκα Gantt. Ζ ζειίδα Notes ησλ πιαηζίσλ δηαιφγνπ Task Information, Resource

186 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Information θαη Assignment Information. Σν πεδίν Objects ηεο θφξκαο εξγαζίαο ή ηεο θφξκαο πφξνπ. Σν πεδίν Notes ηεο θφξκαο εξγαζίαο ή ηεο θφξκαο πφξνπ. Ζ θεθαιίδα, ην ππνζέιηδν ή ην ππφκλεκα νπνηαζδήπνηε εθηππψζηκεο πξνβνιήο. Ζ επηθφιιεζε ζηηο ζεκεηψζεηο κπνξεί λα γίλεη κέζσ ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Paste Special (Δηδηθή επηθφιιεζε). URL, γηα άλνηγκα ηνπ δηθηπαθνχ ηφπνπ. Δηζαγσγή εηθφλαο κε απιή αληηγξαθή θαη επηθφιιεζε. Κνπκπί εηζαγσγήο αληηθεηκέλνπ. ηελ πεξηνρή ηνπ δηαγξάκκαηνο Gantt, κπνξείηε λα εηζάγεηε αληηθείκελν, κέζσ επηθφιιεζεο (ctrl+v) θαη βέβαηα λα ρξεζηκνπνηήζεηε ηελ επηινγή Format Drawings, γηα λα εηζάγεηε ζρήκαηα ηεο αξεζθείαο ζαο κε κνξθνπνίεζε ηεο αξεζθείαο ζαο.

187 186 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Σν αληηθείκελν κπνξεί λα είλαη λέν ή λα πξνέξρεηαη απφ θάπνην αξρείν ηεο επηινγήο ζαο. Ζ δεχηεξε πεξίπησζε είλαη ηδηαίηεξα ρξήζηκε, γηαηί κπνξείηε λα καξθάξεηε ηελ επηινγή Link (χλδεζε), θαη φπνηεο αιιαγέο γίλνληαη ζην αξρείν λα θαίλνληαη θαη ζην MS Project κέζσ ηεο ζχλδεζεο. Μπνξείηε επίζεο λα καξθάξεηε ηελ επηινγή Display As Icon (Δκθάληζε σο εηθνλίδην), έηζη ψζηε φηαλ θάλεηε δηπιφ θιηθ ζην εηθνλίδην λα αλνίγεη ε εθαξκνγή ηνπ αξρείνπ ζχλδεζεο, φπσο π.ρ. ην Word θαη λα ζαο παξνπζηάδεη ην αξρείν. Γεκηνπξγία πξνηύπσλ πσο ήδε έρνπκε αλαθέξεη, κπνξείηε λα ζηεξίμεηε ηε δεκηνπξγία ελφο λένπ έξγνπ ζε έλα ππαξθηφ πξφηππν. Σα πξφηππα, πνπ παξέρεη έηνηκα ην MS Project, είλαη εγθαηεζηεκέλα ζηνλ ππνινγηζηή ζαο, ελψ επηπιένλ πξφηππα κπνξνχλ λα αλαδεηεζνχλ ζην δηθηπαθφ ηφπν ηεο Microsoft, θαη γεληθφηεξα ζην δηαδίθηπν. Σα πξφηππα κπνξνχλ λα ζαο εμνηθνλνκήζνπλ πνιχηηκν ρξφλν θαηά ηελ δεκηνπξγία ελφο λένπ έξγνπ. Μπνξνχλ λα ζρεδηαζηνχλ ζχκθσλα κε ηελ ηππνπνίεζε δηνίθεζεο έξγσλ ηεο εηαηξίαο ζαο κε ηε δεκηνπξγία πξνζαξκνζκέλσλ πξνβνιψλ, πηλάθσλ, γεληθψλ πφξσλ, νξνζήκσλ θαη ηππηθψλ εξγαζηψλ. Αλ έρεηε θάπνην παιαηφηεξν έξγν πνπ κνηάδεη κε ην θαηλνχξην, κπνξείηε λα ην απνζεθεχζεηε ζαλ πξφηππν θαη λα ην ρξεζηκνπνηείηε ζε κειινληηθά έξγα. ζν απνθηάηε εκπεηξία θαη ζεζπίδεηε θάπνηα ηππνπνίεζε θαη βέιηηζηεο πξαθηηθέο, ηα πξφηππά ζαο ζα απνθηνχλ κεγαιχηεξε αμία, αλ θξνληίδεηε λα ηα ελεκεξψλεηε. πσο έρνπκε αλαθέξεη γηα λα δεκηνπξγήζνπκε έλα λέν έξγν βαζηζκέλν ζε θάπνην

188 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project πξφηππν, επηιέγνπκε File New (Απσείο Δημιοςπγία) θαη ζηελ ζειίδα ππνδνρήο παηάκε ζην ζχλδεζκν, πνπ αθνξά ην επηζπκεηφ πξφηππν. Με ηνλ ίδην ηξφπν κπνξείηε λα αλνίμεηε θαη έλα πξφηππν πνπ ζέιεηε λα ηξνπνπνηήζεηε. Μφλν πνπ ζηελ απνζήθεπζε ζα επηιέμεηε File Save as (Απσείο Αποθήκεςζη υρ) θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ ζα θξνληίζεηε, ν ηχπνο ηνπ αξρείνπ λα είλαη Project Template (*.mpt). ηαλ απνζεθεχεηε έλα πξφηππν, ην MS Project εκθαλίδεη έλα πξφζζεην πιαίζην δηαιφγνπ γηα λα ζαο δψζεη ηελ δπλαηφηεηα λα αθαηξέζεηε θάπνηεο πιεξνθνξίεο πνπ δελ ζα ζέιαηε λα απνζεθεπηνχλ ζην πξφηππν. Γεκηνπξγία θαη κεηαβνιή πεδίσλ, πηλάθσλ θαη ηύπσλ Μηα ηδηαίηεξα ρξήζηκε δπλαηφηεηα ηνπ MS Project είλαη ε εηζαγσγή ή ε δεκηνπξγία πεδίσλ, πηλάθσλ θαη ε ζχλδεζε ηχπσλ ππνινγηζκνχ κε θάζε επηζπκεηφ πεδίν. Ο ρξήζηεο κπνξεί λα νξίζεη λέα πεδία ηα νπνία κπνξνχλ λα αθνξνχλ ηηο εξγαζίεο ή ηνπο πφξνπο ηνπ έξγνπ. Οη πίλαθεο κπνξνχλ λα πεξηέρνπλ ηα θιαζηθά πξνεπηιεγκέλα πεδία, φπσο ε δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο, θαη πεδία πνπ έρεη νξίζεη θαη πξνζαξκφζεη ν ρξήζηεο. Κάζε πξνζαξκνζκέλν πεδίν κπνξεί λα ζπλδεζεί θαη κε έλα ηχπν, βάζεη ηνπ νπνίνπ ππνινγίδεηαη απηφκαηα ε ηηκή ηνπ. Μπνξεί επίζεο, φπσο έρνπκε δεη, λα ζπλδεζεί (link) θαη κε έλα άιιν πεδίν.

189 188 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Πεδία Σα πεδία φπσο έρνπκε αλαθέξεη ρσξίδνληαη ζε ηξεηο δηαθξηηέο θαηεγνξίεο: Πεδία εξγαζηψλ Πεδία πφξσλ Πεδία εθρψξεζεο πφξσλ ζε εξγαζίεο Σα δεδνκέλα θάζε θαηεγνξίαο δελ κπνξνχλ λα αλακηρζνχλ κε ηα δεδνκέλα θάπνηαο άιιεο θαηεγνξίαο. Γελ κπνξείηε π.ρ. ζε κηα πξνβνιή, πνπ αθνξά εξγαζίεο, λα εηζάγεηε πεδία, πνπ αθνξνχλ πφξνπο. Κάζε θαηεγνξία δηαζέηεη ελλέα ηχπνπο δεδνκέλσλ θαη ζε θάζε θαηεγνξία ρξήζηεο κπνξεί λα νξίζεη λέα πεδία γηα θάζε ηχπν. ν Οη ηχπνη πεδίσλ θαη ε δπλαηφηεηα εηζαγσγήο πξνζαξκνζκέλσλ πεδίσλ απφ ηνλ ρξήζηε είλαη: Text (Κείκελν): 30 επηπιένλ πεδία πνπ κπνξνχλ λα δερηνχλ θείκελν Duration (Γηάξθεηα): 10 επηπιένλ πεδία πνπ κπνξνχλ λα δερηνχλ κνλάδεο δηάξθεηαο Start (Έλαξμε): 10 επηπιένλ πεδία πνπ κπνξνχλ λα δερηνχλ εκεξνκελίεο Finish (Λήμε): 10 επηπιένλ πεδία πνπ κπνξνχλ λα δερηνχλ εκεξνκελίεο Number (Αξηζκφο): 20 επηπιένλ πεδία πνπ κπνξνχλ λα δερηνχλ αξηζκνχο Cost (Κφζηνο): 10 επηπιένλ πεδία πνπ κπνξνχλ λα δερηνχλ λνκηζκαηηθέο κνλάδεο Date (Ζκεξνκελία): 10 επηπιένλ πεδία πνπ κπνξνχλ λα δερηνχλ εκεξνκελίεο Flag (εκαία): 20 επηπιένλ πεδία πνπ κπνξνχλ λα δερηνχλ ινγηθέο ηηκέο (Yes/Νν) Outline Code (Κσδηθφο δηάξζξσζεο): 10 επηπιένλ πεδία κε εηδηθή κνξθνπνίεζε Γψζηε ιίγε πξνζνρή φηαλ ρξεζηκνπνηείηαη ηα ειεχζεξα πεδία, γηαηί ππάξρεη θίλδπλνο λα ράζεηε πιεξνθνξίεο. Αλ π.ρ. ρξεζηκνπνηείηαη ην πεδίν Start 1 θαη απνθαζίζεηε λα δεκηνπξγήζεηε έλα ελδηάκεζν πιάλν (Interim Plan 1), ηφηε νη εκεξνκελίεο έλαξμεο ησλ εξγαζηψλ ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο, ζα αληηγξαθνχλ ζην πεδίν Start 1, κε απνηέιεζκα λα ραζνχλ νη πιεξνθνξίεο πνπ θξαηνχζαηε.

190 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Πίλαθεο Οη πίλαθεο είλαη ην βαζηθφ ζηνηρείν ησλ πξνβνιψλ. Πξνζδηνξίδνπλ ηα πεδία πιεξνθνξηψλ πνπ ζα εκθαληζηνχλ. Ζ εηζαγσγή θαη ε απφθξπςε πεδίσλ ζηνπο πίλαθεο γίλεηαη πνιχ εχθνια, αλ κε δεμί θιηθ ζηελ επηθεθαιίδα κηαο ζηήιεο εκθαλίζεηε ην κελνχ ζχληκεζεο θαη επηιέμεηε Insert Column (Δηζαγσγή ζηήιεο) ή Hide Column (Απφθξπςε ζηήιεο). Αλ θάλεηε δηπιφ θιηθ ζηελ επηθεθαιίδα ελφο πεδίνπ εκθαλίδεηαη ην πιαίζην δηαιφγνπ Define Column (Οξηζκφο ζηήιεο). Οη αιιαγέο ζε κηα πξνβνιή ελφο έξγνπ είλαη κφληκεο. Αλ ζέιεηε κπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε έλα αληίγξαθν ηεο πξνβνιήο θαη ζηνλ πίλαθά ηεο λα πξνζζέζεηε ή λα απνθξχςεηε πεδία. Δηζαγσγή πξνζαξκνζκέλσλ πεδίσλ θεηκέλνπ ηαλ ρξεηάδεζηε θάπνην επηπιένλ πεδίν γηα λα θξαηήζεηε γεληθέο πιεξνθνξίεο, φπσο ην φλνκα ηνπ ππεχζπλνπ θάζε ζπγθεληξσηηθήο εξγαζίαο (παξαδνηένπ) ή ηνλ ππεχζπλν κηαο νκάδαο πφξσλ, κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε έλα απφ ηα 30 ειεχζεξα πεδία θεηκέλνπ, πνπ ππάξρνπλ, θαη ζηε ζπλέρεηα, φπσο ήδε έρνπκε δεη, λα ηα θάλεηε λα παίξλνπλ ηηκέο απφ ιίζηα επηινγήο ή λα έρνπλ γξαθηθέο ελδείμεηο ή λα παίξλνπλ ηηκέο βάζεη θάπνηνπ ηχπνπ. ύλδεζε πεδίσλ Μπνξείηε έλα πξνζαξκνζκέλν πεδίν λα ην ζπλδέζεηε κε θάπνην άιιν πεδίν ηνπ έξγνπ (ή άιινπ έξγνπ), έηζη ψζηε ε ηηκή ηνπ λα ελεκεξψλεηαη δπλακηθά, ζχκθσλα κε ηελ ηηκή ηνπ πεδίνπ κε ην νπνίν ην ζπλδέζαηε. Γηα λα ην πεηχρεηε απηφ, αληηγξάςηε (copy), ηελ ηηκή απφ ην δεχηεξν πεδίν, επηιέμηε ην πξνζαξκνζκέλν πεδίν θαη επηιέμηε Paste Paste Special (Επικόλληζη Ειδική επικόλληζη). ην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ επηιέμηε Paste Link (Δπηθφιιεζε ζχλδεζεο) θαη παηήζηε OK. Σν θίιηξν Linked Fields (πλδεκέλα πεδία), βξίζθεη ζηνλ επίθαηξν πίλαθα, ηηο γξακκέο πνπ έρνπλ θάπνην ζπλδεκέλν πεδίν. Γεκηνπξγία λένπ πίλαθα Αλ αιιάμεηε έλα πίλαθα, νη αιιαγή ζα ηζρχζεη γηα φιεο ηηο πξνβνιέο πνπ ηνλ ρξεζηκνπνηνχλ. Πνιιέο θνξέο κπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε έλα λέν πίλαθα ζαλ αληίγξαθν θάπνηνπ ππαξθηνχ θαη λα ηνλ ηξνπνπνηήζεηε. Γηα λα ην θάλεηε απηφ επηιέμηε View Tables More Tables (Πποβολή Πίνακερ Πεπιζζόηεποι πίνακερ).

191 190 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Μπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε λέν θελφ πίλαθα, λα δηνξζψζεηε ηνλ επηιεγκέλν, ή λα δεκηνπξγήζεηε λέν πίλαθα ζαλ αληίγξαθν ηνπ επηιεγκέλνπ Αλ παηήζεηε Copy (Αληηγξαθή), κπνξείηε λα κεηνλνκάζεηε θαη λα ηξνπνπνηήζεηε ην αληίγξαθν ηνπ πίλαθα πνπ επηιέμαηε, ζην πιαίζην δηαιφγνπ Σable Definition (Οξηζκφο πίλαθα) Γψζηε επηζπκεηφ φλνκα γηα ην λέν πίλαθα θαη ηξνπνπνηήζηε ηνλ ζχκθσλα κε ηηο αλάγθεο ηνπ έξγνπ.

192 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γεκηνπξγία ηύπσλ Οη ηχπνη ππνινγηζκνχ ηηκήο δίλνπλ κηα άιιε δηάζηαζε ζηα πξνζαξκνζκέλα πεδία. Μπνξνχλ λα είλαη απφ πνιχ απινί, φπσο ε ηζφηεηα κε έλα άιιν πεδίν ηνπ έξγνπ, κέρξη πνιχ ζχλζεηνη θαη λα ρξεζηκνπνηνχλ ζπλαξηήζεηο ηεο Visual Basic for Applications. Γηα ηε δεκηνπξγία ζχλζεησλ ηχπσλ ζα πξέπεη λα είζηε εμνηθεησκέλνη κε ηηο ζπλαξηήζεηο θαη ηα νλφκαηα ησλ πεδίσλ. Οη ηχπνη, πάληα δίλνπλ έλα απνηέιεζκα (ηηκή) πνπ θαηαρσξείηαη ζην αληίζηνηρν πεδίν. Ζ δεκηνπξγία θαη ε κεηαβνιή ελφο ηχπνπ γηα έλα πεδίν, γίλεηαη κέζσ ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Custom Fields (Πξνζαξκνζκέλα πεδία) θαη ηνπ θνπκπηνχ Formula (Σχπνο), πνπ εκθαλίδεη ην πιαίζην δηαιφγνπ Formula for (Σχπνο γηα). Έλαο πνιχ δεκνθηιήο ηχπνο είλαη έλαο πνπ δίλεη κηα ηηκή αλάινγα κε ηελ θαηάζηαζε κηαο ινγηθήο ζπλζήθεο. Υξεζηκνπνηεί ηελ ζπλάξηεζε: IIf(expression,truepart,falsepart) Αλ ε ηηκή ηεο ινγηθήο ζχγθξηζεο expression είλαη αιεζήο (True), ε ζπλάξηεζε δίλεη ζαλ απνηέιεζκα ηελ ηηκή πνπ πξνζδηνξίδεη ε παξάκεηξνο truepart. Αλ ε ηηκή ηεο ινγηθήο ζχγθξηζεο expression είλαη ςεπδήο (False) ε ζπλάξηεζε δίλεη ζαλ απνηέιεζκα ηελ ηηκή πνπ πξνζδηνξίδεη ε παξάκεηξνο falsepart. Γηα παξάδεηγκα κπνξείηε ζε έλα πίλαθα κηαο πξνβνιήο πνπ έρεη λα θάλεη κε ηηο εξγαζίεο, λα εηζάγεηε ην πεδίν Text 1 (Κείκελν 1), θαη κεηά κε δεμί θιηθ ζηελ επηθεθαιίδα ηεο λέαο ζηήιεο απφ ην κελνχ ζχληκεζεο λα επηιέμεηε Customize Fields (Πξνζαξκνγή πεδίσλ). ην πιαίζην δηαιφγνπ Custom Fields (Πξνζαξκνζκέλα πεδία) παηήζηε ην θνπκπί Formula (Σχπνο) γηα λα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Formula for Text 1 (Σχπνο γηα Κείκελν 1). Έζησ φηη ζέιεηε ζην πεδίν λα εκθαλίδεηαη ην θείκελν Καζπζηεξεκέλε αλ ε εκεξνκελία πξαγκαηηθήο ιήμεο είλαη κηθξφηεξε απφ ηελ εκεξνκελία ζπζηήκαηνο, αιιηψο ην θείκελν πλεπήο. ην πιαίζην δηαιφγνπ Formula for Text 1 (Σχπνο γηα Κείκελν 1) κέζσ επηινγψλ ή κε πιεθηξνιφγεζε δψζηε: IIf([Actual Finish] < Now();"Καζπζηεξεκέλε";"πλεπήο")

193 192 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Μπνξείηε λα επηιέμεηε πεδία θαη ζπλαξηήζεηο αληί λα ηα πιεθηξνινγείηε.

194 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γεκηνπξγία θαη κεηαβνιή θίιηξσλ θαη νκάδσλ Σα θίιηξα, φπσο ήδε έρνπκε αλαθέξεη, κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ γηα επηιεθηηθή πξνβνιή ησλ πιεξνθνξηψλ ελφο πίλαθα, κε βάζε ηα θξηηήξηα πνπ ζέηεη ην θίιηξν. Σν MS Project, αλ θαη δηαζέηεη πελήληα έηνηκα θίιηξα πνπ αθνξνχλ πίλαθεο εξγαζηψλ θαη πφξσλ, ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα δεκηνπξγήζεηε θαη ηα δηθά ζαο θίιηξα. Οη νκάδεο (groups), ζαο δίλνπλ ηε δπλαηφηεηα λα θαηεγνξηνπνηήζεηε, λα ηαμηλνκήζεηε θαη λα αλαδηνξγαλψζεηε ηα δεδνκέλα ησλ εξγαζηψλ θαη ησλ πφξσλ ηνπ έξγνπ. Σν MS Project, αλ θαη δηαζέηεη 15 έηνηκεο νκάδεο πνπ αθνξνχλ πίλαθεο εξγαζηψλ θαη πφξσλ, ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα δεκηνπξγήζεηε θαη ηηο δηθέο ζαο νκάδεο. Σα θίιηξα θαη νη νκάδεο ελεξγνχλ πάλσ ζηα δεδνκέλα πηλάθσλ. Γηα λα έρνπλ επίδξαζε, ζα πξέπεη ηα πεδία πνπ παίξλνπλ κέξνο ζαλ θξηηήξηα, λα ππάξρνπλ ζηνλ πίλαθα, άζρεηα αλ είλαη νξαηά ή θξπκκέλα ζηε ρξεζηκνπνηνχκελε πξνβνιή. ηαλ ζέιεηε λα δεκηνπξγήζεηε έλα λέν θίιηξν (ή κηα λέα νκάδα), είλαη επθνιφηεξν λα αληηγξάςεηε έλα ππαξθηφ θαη λα ην ηξνπνπνηήζεηε. Φξνληίζηε λα ην απνζεθεχζεηε ζα λέν θίιηξν, κε θαηάιιειν φλνκα πνπ ζα ην θάλεη λα μερσξίδεη απφ ηα έηνηκα. Μπνξείηε π.ρ. ηα νλφκαηα ησλ λέσλ θίιηξσλ θαη νκάδσλ λα ηα αξρίδεηε κε *. Ζ εθαξκνγή ησλ θίιηξσλ θαη ησλ νκάδσλ γίλεηαη απφ ηελ θαξηέια View Γεκηνπξγία λένπ θίιηξνπ ή νκάδαο Ζ δεκηνπξγία λένπ θίιηξνπ (ή νκάδαο) κπνξεί λα γίλεη κε δχν ηξφπνπο. Δίηε ηξνπνπνηψληαο έλα ππαξθηφ θίιηξν θαη απνζεθεχνληάο ην κε δηαθνξεηηθφ φλνκα, είηε δεκηνπξγψληαο έλα ηειείσο θαηλνχξην. Έζησ φηη είζαζηε ζε πξνβνιή γξάθεκα Gantt θαη ζέιεηε λα δεκηνπξγήζεηε έλα λέν θίιηξν, πνπ λα ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα ειέγμεηε αλ νη εξγαζίεο ζαο ππαθνχνπλ ζηνλ θαλφλα 8/80, πνπ ιέεη φηη νη εξγαζίεο δελ πξέπεη λα είλαη κηθξφηεξεο ησλ 8 σξψλ θαη κεγαιχηεξεο ησλ 80 σξψλ. Γηα λα δεκηνπξγήζεηε έλα λέν θίιηξν επηιέμηε View Filtered for More Filters (Πποβολή Φιληπαπιζμένο για Πεπιζζόηεπα θίληπα). ην πιαίζην δηαιφγνπ More Filters (Πεξηζζφηεξα θίιηξα) πξνζέμηε λα είλαη ελεξγή ε επηινγή Task (Δξγαζία) θαη παηήζηε ην θνπκπί New (Γεκηνπξγία), ψζηε

195 194 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 λα εκθαληζηεί ην πιαίζην δηαιφγνπ Filter Definition (Οξηζκφο θίιηξνπ). Δπηιέμηε Task θαη παηήζηε New γηα δεκηνπξγία λένπ θίιηξνπ. Αλ ζέιεηε λα ην δεκηνπξγήζεηε ζαλ αληίγξαθν θάπνηνπ ππαξθηνχ, επηιέμηε ην θαη παηήζηε Copy. ην πιαίζην δηαιφγνπ Filter Definition (Οξηζκφο θίιηξνπ) θαη ζην πεδίν Name δψζηε θαηάιιειν φλνκα π.ρ. *Not obey rule 8/80. Οξίζηε 2 γξακκέο ζχκθσλα κε ηελ εηθφλα θαη παηήζηε OK. Σψξα κπνξείηε λα εθαξκφζεηε ην λέν θίιηξν. Ζ δεκηνπξγία λέαο νκάδαο γίλεηαη απφ ηελ επηινγή View Group by More Groups (Πποβολή Ομαδοποίηζη καηά Πεπιζζόηεπερ ομάδερ) θαη ηα αληίζηνηρα πιαίζηα δηαιφγνπ. Δθαξκνγή απηόκαηνπ θίιηξνπ Σν MS Project δηαζέηεη θαη απηφκαην θίιηξν, θάζε ζηήιε ηνπ πίλαθα ηεο πξνβνιήο, έρεη πηπζζφκελε ιίζηα επηινγήο θξηηεξίνπ, ην νπνίν ελεξγνπνηείηαη άκεζα.

196 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Πηπζζφκελεο ιίζηεο γηα ηελ επηινγή θξηηεξίσλ Γεκηνπξγία θαη κεηαβνιή πξνζαξκνζκέλσλ πξνβνιώλ Οη πξνβνιέο είλαη ζχλζεηα αληηθείκελα, πνπ πεξηέρνπλ αληηθείκελα πηλάθσλ, θίιηξσλ θαη νκάδσλ. Δίλαη ζεκαληηθφ λα ζπκάζηε φηη φηαλ θάλεηε θάπνηα αιιαγή ζε κηα πξνβνιή, ε αιιαγή απηή είλαη κφληκε. Αλ ζέιεηε λα απνθχγεηε ηηο κφληκεο αιιαγέο ζε πξνβνιέο, κπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε αληίγξαθά ηνπο, λα ηα ηξνπνπνηήζεηε ζχκθσλα κε ηηο επηζπκίεο ζαο, θαη λα ηηο δηαηεξήζεηε κε δηαθνξεηηθά, θαηάιιεια νλφκαηα ή λα ηηο δηαγξάςεηε φηαλ πιένλ δελ ηηο ρξεηάδεζηε. Γηα λα δεκηνπξγήζεηε κηα λέα πξνβνιή επηιέμηε View More Views (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ).

197 196 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Αλ ζέιεηε λα αληηγξάςεηε κηα πξνβνιή, επηιέμηε ηελ θαη παηήζηε ην θνπκπί Copy (Αληηγξαθή). ην πιαίζην δηαιφγνπ View Definition (Πξνβνιή νξηζκνχ), δψζηε ην φλνκα πνπ ζέιεηε λα έρεη ε λέα πξνβνιή θαη επηιέμηε πίλαθα, θίιηξν θαη νκάδα. Δπηιέμηε Show in menu, αλ ζέιεηε ε λέα πξνβνιή λα εκθαλίδεηαη ζην κελνχ πξνβνιψλ θαη λα κε ρξεηάδεηαη λα ηελ ςάρλεηε ζην More Views Γεκηνπξγία ζπλδπαζκέλσλ πξνβνιώλ Θα έρεηε παξαηεξήζεη φηη εθηφο απφ ηηο απιέο πξνβνιέο, ππάξρνπλ θαη νη ζπλδπαζκέλεο, πνπ εκθαλίδνληαη φηαλ δηαηξνχκε ην παξάζπξν. ηηο πξνβνιέο

198 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project απηέο, ζπλήζσο ζην επάλσ ηκήκα έρνπκε θάπνην θχιιν θαη ζην θάησ ηκήκα έρνπκε κηα θφξκα. Με ηνλ ηξφπν απηφ, φηαλ επηιέγνπκε θάπνηα γξακκή απφ ην θχιιν, ζην επάλσ ηκήκα, βιέπνπκε πεξηζζφηεξεο ιεπηνκέξεηεο ζην θάησ ηκήκα, πνπ αθνξνχλ ηε γξακκή πνπ επηιέμακε. Αλ ζέιεηε λα δεκηνπξγήζεηε κηα λέα ζπλδπαζκέλε πξνβνιή, ζην πιαίζην δηαιφγνπ More Views (Πεξηζζφηεξεο πξνβνιέο), παηήζηε ην θνπκπί New (Γεκηνπξγία) θαη αθνινπζήζηε ηα πιαίζηα δηαιφγνπ πνπ εκθαλίδνληαη. Δπηιέμηε Combination view γηα λα δεκηνπξγήζεηε λέα πξνβνιή ζπλδπαζκνχ Γψζηε θαηάιιειν φλνκα ζηε λέα πξνβνιή Πξνζδηνξίζηε ηελ πξνβνιή ηνπ επάλσ θαη ηνπ θάησ ηκήκαηνο Δπηιέμηε Show in menu, αλ ζέιεηε ε λέα πξνβνιή λα εκθαλίδεηαη ζην κελνχ πξνβνιψλ θαη λα κε ρξεηάδεηαη λα ηελ ςάρλεηε ζην More Views Καηαγξαθή καθξνεληνιήο θαη πξνζαξκνγή γξακκήο εξγαιείσλ Αλ θάπνηεο ιεηηνπξγίεο ηηο θάλεηε πνιχ ζπρλά, φπσο π.ρ. λα επηιέγεηε ηελ πξνβνιή Γξάθεκα Gantt, κεηά λα επηιέγεηε ην θίιηξν Critical (Κξίζηκε), κεηά λα

199 198 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 επηιέγεηε ηελ πξψηε θξίζηκε εξγαζία θαη ηέινο λα παηάηε ην θνπκπί Scroll to Task (Μεηαθίλεζε ζηελ εξγαζία), επεηδή πνιχ ζπρλά ζαο ελδηαθέξεη λα ειέγρεηε ηελ θξίζηκε δηαδξνκή, κπνξείηε ηα βήκαηα απηά λα ηα θαηαγξάςεηε ζε κηα καθξνεληνιή θαη ζηε ζπλέρεηα λα ηελ ρξεζηκνπνηείηε. Μπνξείηε κάιηζηα λα βάιεηε έλα δηθφ ζαο θνπκπί ζε κηα θαξηέια εξγαιείσλ ηεο αξεζθείαο ζαο, πνπ απηφκαηα ζα ελεξγνπνηεί ηελ καθξνεληνιή ζαο. Γηα λα θαηαγξάςεηε κηα λέα καθξνεληνιή, επηιέμηε View Macros Record Macro (Πποβολή Μακποενηολέρ Καηαγπαθή μακποενηολήρ). ην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ δψζηε θαηάιιειν φλνκα καθξνεληνιήο θαη παηήζηε OK. Γψζηε θαηάιιειν φλνκα ζηε λέα καθξνεληνιή. Γψζηε γξάκκα γηα άκεζε ελεξγνπνίεζε ηεο καθξνεληνιήο. Πξνζδηνξίζηε αλ ε καθξνεληνιή ζα απνζεθεπηεί ζην επίθαηξν έξγν ή αλ ζα ηζρχεη γηα φια ηα έξγα. Απφ ηε ζηηγκή απηή νη θηλήζεηο ζαο θαηαγξάθνληαη ζηε καθξνεληνιή. Δθηειέζηε ηα βήκαηα πνπ πεξηγξάςακε γηα λα θηιηξάξεηε θαη λα δείηε ηηο θξίζηκεο εξγαζίεο. Μφιηο ηειεηψζεηε επηιέμηε View Macros Stop Recording (Πποβολή Μακποενηολέρ Διακοπή καηαγπαθήρ). Ζ ελεξγνπνίεζε ηεο ζπγθεθξηκέλεο καθξνεληνιήο κπνξεί λα γίλεη κε Ctrl+L ή επηιέγνληαο View Macros View Macros MyCriticalProcedure (Πποβολή Μακποενηολέρ Πποβολή Μακποενηολών MyCriticalProcedure). Παξαηεξείζηε φηη κπνξείηε λα εθηειέζεηε ηελ καθξνεληνιή ή αθφκε λα αιιάμεηε ηνλ θψδηθα Visual basic πνπ ηελ ζπλζέηεη. Μπνξείηε λα πξνζαξκφζεηε κηα θαξηέια εξγαιείσλ, ψζηε λα δηαζέηεη έλα θνπκπί

200 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project πνπ λα ελεξγνπνηεί ηε καθξνεληνιή. Κάληε δεμί θιηθ ζηελ πεξηνρή ηεο θνξδέιαο εξγαιείσλ θαη απφ ην κελνχ ζχληκεζεο, επηιέμηε Customize the ribbon (Πξνζαξκνγή θνξδέιαο). ην πιαίζην δηαιφγνπ Project Options θαη ζηελ θαξηέια Customize Ribbon, επηιέμηε Macros, γηα λα πεξηνξίζεηε ηελ ιίζηα ησλ εληνιψλ, θάησ απφ θάπνηα θαξηέια πνπ επηζπκείηε δεκηνπξγήζηε έλα λέν group πνπ ζα ππνδερηεί ηελ καθξνεληνιή, θαη ηξαβήμηε κε ην πνληίθη ηελ καθξνεληνιή ζην λέν απηφ group. Σξαβήμηε (drag) ηε καθξνεληνιή θαη αθήζηε ηελ (drop) ζηελ νκάδα εξγαιείσλ πνπ δεκηνπξγήζαηε.

201 200 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Οξγάλσζε αληηθεηκέλσλ ηαλ ζηέιλεηε έλα αξρείν ηνπ MS Project ζε θάπνην ζπλεξγάηε ζαο, κέζσ ελφο , φια ηα αληηθείκελα πνπ αλήθνπλ ζην ζπγθεθξηκέλν έξγν, ζπκπεξηιακβάλνληαη ζην επηζπλαπηφκελν αξρείν. Γελ ζπκπεξηιακβάλνληαη αληηθείκελα πνπ βξίζθνληαη ζην αξρείν Global.mpt θαη δελ έρνπλ ρξεζηκνπνηεζεί ζην έξγν. Θα έρεηε επίζεο παξαηεξήζεη φηη αλ δεκηνπξγήζεηε έλα λέν αληηθείκελν δελ έρεηε άκεζε δπλαηφηεηα λα ην κεηνλνκάζεηε ή λα ην δηαγξάςεηε. Οη εξγαζίεο απηέο, δειαδή ε αληηγξαθή αληηθεηκέλσλ κεηαμχ δηαθφξσλ αλνηθηψλ αξρείσλ έξγσλ ή κεηαμχ ηνπ Global.mpt θαη ησλ ππφινηπσλ αλνηθηψλ αξρείσλ, θαζψο θαη ε αιιαγή νλφκαηνο αληηθεηκέλσλ ή ε δηαγξαθή ηνπο γίλεηαη κέζσ ηνπ Organizer (Οξγάλσζε). Ο Organizer ελεξγνπνηείηαη κέζσ φισλ ησλ πιαηζίσλ δηαιφγνπ, πνπ δηαζέηνπλ ην θνπκπί Organizer (Οξγάλσζε) θαη κέζσ ηεο επηινγήο File Info Organizer (Απσείο Πληποθοπίερ Οπγάνυζη). Δπηιέμηε ηα αξρεία κεηαμχ ησλ νπνίσλ ζέιεηε λα αληηγξάςεηε αληηθείκελα. Ζ θνξά ηνπ Copy αιιάδεη αλάινγα κε ην αληηθείκελν πνπ επηιέγεηε

202 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ηαλ αληηγξάθεηε έλα αληηθείκελν απφ ην Global.mpt ζην έξγν, πνπ ζθνπεχεηε λα απνζηείιεηε ζε θάπνην ζπλεξγάηε ζαο, θξνληίζηε λα αληηγξάςεηε θαη ηα ζπλνδεπηηθά αληηθείκελα, απηά δειαδή πνπ πηζαλά εκπεξηέρεη ην αληηγξαθφκελν αληηθείκελν. Γηαθνξεηηθά δελ ζα δνπιεχεη. Αλ ζε θάπνην έξγν δεκηνπξγήζεηε π.ρ. θάπνηα πξνζαξκνζκέλε πξνβνιή θαη ζέιεηε λα ηε ρξεζηκνπνηήζεηε θαη ζε άιια π.ρ. 20 έξγα, αληί λα ηελ αληηγξάςεηε ζηα έξγα απηά, είλαη πξνηηκφηεξν λα ηελ αληηγξάςεηε ζην Global.mtp. Με ηνλ ηξφπν απηφ ε πξνβνιή θαζψο θαη νη κειινληηθέο αιιαγέο, πνπ ζα θάλεηε ζε απηήλ, ζα είλαη δηαζέζηκεο ζε φια ηα έξγα.

203 202 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013

204 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γεκηνπξγία αλαθνξώλ θαη επηθνηλσλία Ήδε έρεηε εθηππψζεη δηάθνξεο πξνβνιέο θαη ηηο έρεηε δηαλείκεη ζηνπο ζπλεξγάηεο ζαο. Μεηά ηε δεκηνπξγία ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο ρξεηάδεηαη λα επηθνηλσλήζεηε κε ηνπο ζπκκέηνρνπο ηνπ έξγνπ, παξνπζηάδνληάο ηνπο θαηάιιειεο, θαηά πεξίπησζε πιεξνθνξίεο. Σν MS Project ζαο παξέρεη δηάθνξεο κεζφδνπο, γηα λα δεκηνπξγήζεηε αλαθνξέο, λα ξπζκίζεηε ηηο εθηππψζεηο θαη λα δηαλείκεηε πιεξνθνξίεο ηνπ έξγνπ. Βαζηθέο αλαθνξέο ην MS Project, εθηφο απφ ηηο πξνβνιέο, πνπ κπνξνχλ λα εθηππσζνχλ, ππάξρεη θαη κηα ζεηξά απφ βαζηθέο αλαθνξέο (Reports), θαηεγνξηνπνηεκέλεο ζε θαηεγνξίεο, αλάινγα κε ηηο αλάγθεο ησλ ζπκκέηνρσλ θαη ηελ ζηφρεπζε ηεο πιεξνθφξεζεο. Οη πξνεγνχκελεο εθδφζεηο ηνπ MS Project, ππνζηήξηδαλ θχξηα εθηππψζηκεο αλαθνξέο. ηε λέα έθδνζε νη αλαθνξέο πεξηέρνπλ γξαθήκαηα, πίλαθεο θαη εηθφλεο πνπ είλαη άκεζα πξνζαξκφζηκεο. Μπνξείηε λα ηηο εθηππψζεηε ή λα ηηο ρξεζηκνπνηήζεηε φπσο νπνηαδήπνηε άιιε πξνβνιή ηνπ MS Project. Μπνξείηε επίζεο λα ηηο αληηγξάςεηε θαη λα ηηο επηθνιιήζεηε πρ. ζην PowerPoint. ηελ θαηεγνξία Dashboards, έρνπλ πξνζηεζεί θαη θάπνηα λέα reports φπσο ηα Burndown charts, πνπ πξνέξρνληαη απφ ηελ Agile πξνζέγγηζε. Οη αλαθνξέο είλαη ζεκαληηθφ εξγαιείν επηθνηλσλίαο. Αθηεξψζηε ρξφλν γηα λα αληρλεχζεηε ηηο πιεξνθνξίεο πνπ παξάγνπλ. ιεο νη αλαθνξέο είλαη πξνζαξκφζηκεο ελψ έρεηε ηελ δπλαηφηεηα λα δεκηνπξγήζεηε λέεο αλαθνξέο.

205 204 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Πξνβνιέο θαη εθηύπσζε πσο ήδε γλσξίδεηε έρεηε ηε δπλαηφηεηα λα εθηππψζεηε ηελ πιεηνλφηεηα ησλ πξνβνιψλ. Οη εθηππψζεηο είλαη απαξαίηεηεο γηα λα επηθνηλσλήζεηε κε ηνπο ζπκκέηνρνπο ηνπ έξγνπ. Με ηελ πάξνδν ηνπ ρξφλνπ ζα ζαο είλαη εχθνιν λα επηιέμεηε ηηο εθηππψζεηο πνπ ζα ελδηέθεξαλ θάζε ζπκκέηνρν. Σππηθά κπνξνχκε λα αλαθέξνπκε: Γηα ηελ νκάδα ηνπ έξγνπ, ηνπο δηνηθεηέο πφξσλ θαη ππεξγνιάβνπο εθηππψζηε: o Αλαθνξέο εθρψξεζεο πφξσλ θαη θφξηνπ εξγαζίαο Γηα ηνπο δηνηθεηέο έξγσλ θαη ηνπο ρνξεγνχο εθηππψζηε: o Αλαθνξέο ζχλνςεο ηξερνπζψλ εξγαζηψλ θαη θφζηνπο. Γεληθφηεξα, νη κάλαηδεξ, αλάινγα κε ην επίπεδν ηεξαξρίαο ζην νπνίν ιεηηνπξγνχλ, επηζπκνχλ ζπγθεληξσηηθέο πιεξνθνξίεο. Γηα ηελ αλψηαηε δηνίθεζε π.ρ. είλαη ηδηαίηεξα ρξήζηκε κηα αλαθνξά νξνζήκσλ. Δπηινγέο εθηύπσζεο Οη πξνβνιέο Γξάθεκα Gantt θαη Γηάγξακκα δηθηχνπ κπνξνχλ λα κνξθνπνηεζνχλ κε πνιιαπινχο ηξφπνπο θαη λα πεξηέρνπλ ηηο επηζπκεηέο πιεξνθνξίεο. Ζ επηινγή File Print (Απσείο Εκηύπυζη), δίλεη ηελ δπλαηφηεηα, κέζσ ηεο επηινγήο Settings, ηεο ξχζκηζεο ζεκαληηθψλ παξακέηξσλ εθηχπσζεο.

206 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Σν Link Page Setup ( Διαμόπθυζη ζελίδαρ), παξνπζηάδεη ην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ, κέζσ ηνπ νπνίνπ κπνξείηε λα κνξθνπνηήζεηε πεξεηαίξσ ηελ αλαθνξά ζαο.

207 206 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Οη θαξηέιεο Header (Κεθαιίδα) θαη Footer (Τπνζέιηδν), πέξα απφ αξίζκεζε ζειίδσλ, εκεξνκελίαο θιπ., ζαο δίλνπλ ηε δπλαηφηεηα λα εηζάγεηε πεδία, ειεχζεξν θείκελν εηθφλεο θαη άιια ρξήζηκα αληηθείκελα. Ζ θαξηέια Legend (Τπφκλεκα) ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα ηξνπνπνηήζεηε ην ππφκλεκα θαη λα επηιέμεηε αλ ζα εθηππψλεηαη θαη ζε πνηεο ζειίδεο. Ζ θαξηέια View (Πξνβνιή) ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα πξνζδηνξίζεηε ηηο ζηήιεο ηνπ πίλαθα πνπ ζα εθηππψλνληαη θαζψο θαη άιιεο ρξήζηκεο ιεπηνκέξεηεο.

208 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δμαγσγή δεδνκέλσλ ηνπ έξγνπ Έλαο άιινο ηξφπνο γηα λα επηθνηλσλήζεηε κε ηνπο ζπκκέηνρνπο ηνπ έξγνπ, είλαη λα εμάγεηε ηα δεδνκέλα ηνπ έξγνπ ζε κηα άιιε εθαξκνγή ή αξρείν. Σν MS Project, πέξα απφ ηηο θιαζηθέο δπλαηφηεηεο ηεο αληηγξαθήο θαη επηθφιιεζεο πνπ πξνζθέξνπλ γεληθφηεξα ηα Windows, ζαο δίλεη επηπιένλ δπλαηφηεηεο εμαγσγήο ησλ δεδνκέλσλ ηνπ έξγνπ. Σν βαζηθφ εξγαιείν εμαγσγήο δεδνκέλσλ είλαη ν νδεγφο εμαγσγήο (Export Wizard), ν νπνίνο ρξεζηκνπνηψληαο έηνηκνπο ράξηεο αληηζηνίρεζεο δεδνκέλσλ, κπνξεί λα κεηαθέξεη δεδνκέλα απφ ην έξγν ζε πεδία άιισλ εθαξκνγψλ. Έλα άιιν εξγαιείν εμαγσγήο δεδνκέλσλ ιεηηνπξγεί κέζσ ησλ νπηηθψλ αλαθνξψλ (visual reports).σν εξγαιείν απηφ κπνξεί λα εμάγεη ηα δεδνκέλα ηνπ έξγνπ ζε κηα βάζε δεδνκέλσλ αλαθνξψλ ή λα εμάγεη επηιεγκέλεο πιεξνθνξίεο ζε ηνπηθνχο θχβνπο άκεζεο αλαιπηηθήο επεμεξγαζίαο (On Line Analytical Processing, OLAP).

209 208 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Οδεγόο εμαγσγήο (Export Wizard) Ο νδεγφο εμαγσγήο ελεξγνπνηείηαη, φηαλ απνζεθεχεηε ην αξρείν (save as) ζε κνξθή πνπ δελ είλαη ηχπνπ.mpp ή.mpt. Αλάινγα κε ηνλ ηχπν ηεο εθαξκνγήο ή ηνπ αξρείνπ, πνπ επηιέγεηε γηα λα απνζεθεχζεηε ην έξγν, αλάινγεο είλαη θαη νη ζειίδεο πνπ παξνπζηάδεη ν νδεγφο εμαγσγήο. Γεληθά κπνξεί λα ζαο παξνπζηάζεη ηηο παξαθάησ ζειίδεο ή βήκαηα δηαδηθαζηψλ: ειίδα δεδνκέλσλ: ηελ ζειίδα απηή κπνξείηε λα πξνζδηνξίζεηε αλ ζα εμάγεηε φιν ην έξγν ή ηα δεδνκέλα πνπ πξνεγνχκελα έρεηε επηιέμεη. Αλ εμάγεηε ζε Excel κπνξείηε λα πξνζδηνξίζεηε αλ ζέιεηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην έηνηκν πξφηππν έξγνπ ηνπ Excel ή λα εμάγεηε ηα επηιεγκέλα δεδνκέλα. ειίδα νξηζκνχ έξγνπ: Ζ ζειίδα απηή εκθαλίδεηαη, αλ ζέιεηε λα εμάγεηε ην έξγν ζε κηα βάζε δεδνκέλσλ. ηελ πεξίπησζε απηή ζα πξέπεη λα πξνζδηνξίζεηε ηελ πεγή δεδνκέλσλ, ηνλ πίλαθα νξηζκνχ ηνπ έξγνπ, ην φλνκα ηνπ ρξνλνδηαγξάκκαηνο θαη ηνπο πίλαθεο ηεο βάζεο. ειίδα ράξηε: ηε ζειίδα απηή, κπνξείηε λα πξνζδηνξίζεηε αλ ζέιεηε λα θάλεηε λέα αληηζηνίρηζε ησλ πεδίσλ ηνπ έξγνπ κε απηά ηεο εθαξκνγήο ή λα ρξεζηκνπνηήζεηε θάπνηα ππαξθηή αληηζηνίρηζε.

210 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ειίδα επηινγήο ράξηε: Ζ ζειίδα απηή εκθαλίδεηαη αλ έρεηε επηιέμεη ππαξθηή αληηζηνίρηζε πεδίσλ. Παξνπζηάδεη ηηο έηνηκεο αληηζηνηρίζεηο πεδίσλ πνπ παξέρεη ην MS Project ή πνπ πξνεγνχκελα δεκηνπξγήζεθαλ θαη απνζεθεχηεθαλ απφ ηνπο ρξήζηεο, θαη απαηηεί λα δηαιέμεηε ηελ επηζπκεηή αληηζηνίρηζε. ειίδα επηινγψλ αληηζηνίρηζεο: Ζ ζειίδα απηή ζαο δίλεη ηελ δπλαηφηεηα λα επηιέμεηε ηνπο ηχπνπο πιεξνθνξηψλ πνπ ζέιεηε λα εμάγεηε. Μπνξείηε λα επηιέμεηε πιεξνθνξίεο εξγαζηψλ, πφξσλ θαη αλαζέζεσλ.

211 210 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 ειίδα αληηζηνίρηζεο. Ζ ζειίδα απηή κπνξεί λα εκθαληζηεί πεξηζζφηεξεο απφ κηα θνξέο, αλ ζηελ πξνεγνχκελε ζειίδα επηιέμαηε λα εμάγεηε πεξηζζφηεξνπο απφ έλα ηχπν πιεξνθνξηψλ. ηε ζειίδα απηή αληηζηνηρίδεηε πεδία ηνπ έξγνπ κε πεδία ηνπ αξρείνπ ππνδνρήο Πξέπεη επίζεο λα πξνζδηνξίζεηε ην αξρείν ππνδνρήο θαη ην θίιηξν, πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζεί. ειίδα ηέινπο νξηζκνχ ράξηε: ηε ζειίδα απηή, αλ ζέιεηε, κπνξείηε λα απνζεθεχζεηε, γηα κειινληηθή ρξήζε, ηνλ ζπγθεθξηκέλν ράξηε αληηζηνίρηζεο πεδίσλ πνπ δεκηνπξγήζαηε.

212 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δμαγσγή δεδνκέλσλ κέζσ νπηηθώλ αλαθνξώλ Μέζσ ησλ νπηηθψλ αλαθνξψλ έρεηε ηε δπλαηφηεηα λα εμάγεηε ηκήκα ησλ δεδνκέλσλ ηνπ έξγνπ ζε έλα ηνπηθφ θχβν άκεζεο αλαιπηηθήο επεμεξγαζίαο (OLAP) ή νιφθιεξν ην έξγν ζε κηα βάζε δεδνκέλσλ αλαθνξψλ. Γηα λα εμάγεηε ηκήκα ησλ δεδνκέλσλ ηνπ έξγνπ ζε έλα ηνπηθφ θχβν άκεζεο αλαιπηηθήο επεμεξγαζίαο (OLAP) αθνινπζήζηε ηα παξαθάησ βήκαηα: Δπηιέμηε Report Visual Reports (Αναθοπά Οπηικέρ αναθοπέρ).

213 212 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Σν θνπκπί Save Data ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα εμαγσγήο δεδνκέλσλ. Παηήζηε ην θνπκπί Save Data (Απνζήθεπζε δεδνκέλσλ). Δπηιέμηε ηνλ θχβν πνπ επηζπκείηε. Δπηιέμηε ηα πεδία πνπ ζέιεηε λα πεξηέρεη ν θχβνο. Σν θνπκπί Save Database εμάγεη ηα δεδνκέλα ηνπ έξγνπ ζε κηα βάζε δεδνκέλσλ ηεο Access.

214 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Αλ ζέιεηε λα εμάγεηε ηα δεδνκέλα ηνπ έξγνπ ζε κηα βάζε δεδνκέλσλ αλαθνξψλ, παηήζηε ην θνπκπί Save Database (Απνζήθεπζε βάζεο δεδνκέλσλ). Αλ ζέιεηε λα εμάγεηε ηκήκα ησλ δεδνκέλσλ ηνπ έξγνπ ζε έλα ηνπηθφ, θχβν άκεζεο αλαιπηηθήο επεμεξγαζίαο (OLAP), επηιέμηε ηνλ θχβν ηεο αξεζθείαο ζαο θαη αλ ρξεηάδεηαη παηήζηε ην θνπκπί Field Picker (Δπηινγή πεδίσλ), γηα λα πξνζζαθαηξέζεηε πεδία.. Αθνχ ηειεηψζεηε κε ηα πεδία, παηήζηε OK θαη ζηε ζπλέρεηα Save Cube (Απνζήθεπζε θχβνπ). Ο θχβνο απνζεθεχεηαη ζε αξρείν κε επέθηαζε.cub. Οη θχβνη κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ απφ άιιεο εθαξκνγέο γηα επεμεξγαζία ησλ δεδνκέλσλ πνπ πεξηέρνπλ. ηελ πεξίπησζε πνπ έλαο θχβνο ρξεζηκνπνηεζεί απφ ηo Microsoft Visio, ζα πξέπεη λα είλαη απνζεθεπκέλνο ζε δίζθν, πνπ λα κελ είλαη κνηξαζκέλνο (not shared). Οπηηθέο αλαθνξέο Αλ ζέιεηε λα δεκηνπξγήζεηε αλαθνξέο πνπ έρνπλ νξγαλσκέλα ηα δεδνκέλα ηνπο ζε πεξηζζφηεξα επίπεδα θαη γεληθφηεξα πην αλαιπηηθέο παξνπζηάζεηο, κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε ηηο νπηηθέο αλαθνξέο. Οη αλαθνξέο απηέο κπνξνχλ λα γίλνπλ ζε

215 214 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Pivot table ηνπ Excel ή ζε Pivot Diagrams ηνπ Visio, ρξεζηκνπνηψληαο αληίζηνηρα πξφηππα (templates). Γηα λα δεκηνπξγήζεηε κηα νπηηθή αλαθνξά, επηιέμηε Report Visual Reports (Αναθοπά Οπηικέρ αναθοπέρ). Δπηιέμηε ην πξφηππν πνπ ζαο ελδηαθέξεη. Μπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε λέν πξφηππν. Μπνξείηε λα πξνζζαθαηξέζεηε πεδία.

216 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Καηεγνξίεο πξνηύπσλ νπηηθώλ αλαθνξώλ Σν MS Project ζαο παξέρεη 15 έηνηκα πξφηππα νπηηθψλ αλαθνξψλ, νξγαλσκέλα ζε 6 θαηεγνξίεο. Task Usage (Υξήζε εξγαζηώλ) Ζ θαηεγνξία απηή πεξηέρεη 2 πξφηππα, πνπ παξνπζηάδνπλ πιεξνθνξίεο εξγαζηψλ, πφξσλ θαη αλαζέζεσλ ζε ρξνλνινγηθή θάζε. Πρότσπο Cash Flow Report (Έθζεζε ηακεηαθήο ξνήο) Earned Value Over Time Report (Έθζεζε εθηειεζζείζαο αμίαο ζε ζρέζε κε ην ρξφλν) Στότος Να παξνπζηάζεη, ζην Excel, γξάθεκα ηνπ θφζηνπο θαη ηνπ πξννδεπηηθνχ θφζηνπο ζηε δηάξθεηα ηνπ ρξφλνπ. Να παξνπζηάζεη, ζην Excel, δηάγξακκα θφζηνπο ηεο πξαγκαηηθήο εξγαζίαο, ηεο ζρεδηαζκέλεο θαη ηεο εθηειεζζείζαο κε ηηκέο πξνυπνινγηζκνχ. Resource Usage (Υξήζε πόξσλ) Ζ θαηεγνξία απηή πεξηέρεη 4 πξφηππα, πνπ παξνπζηάδνπλ πιεξνθνξίεο πφξσλ ζε ρξνλνινγηθή θάζε. Πρότσπο Resource Availability Report (Έθζεζε δηαζεζηκφηεηαο πφξσλ) Resource Cost Summary Report (πλνπηηθή έθζεζε θφζηνπο πφξνπ) Resource Work Availability Report (Έθζεζε δηαζεζηκφηεηαο εξγαζίαο πφξνπ) Resource Work Summary Report (πλνπηηθή έθζεζε εξγαζίαο πφξνπ) Στότος Να παξνπζηάζεη, ζην Visio, ηελ απαζρφιεζε θαη ηελ ππνιεηπφκελε δηαζεζηκφηεηα ησλ πφξσλ. Να παξνπζηάζεη, ζην Excel, δηάγξακκα πίηαο, θαηεγνξηνπνηψληαο θφζηε πιηθψλ θαη εξγαζίαο. Να παξνπζηάζεη, ζην Excel, γξάθεκα κε ηελ ζπλνιηθή δπλακηθφηεηα ησλ πφξσλ, ηελ απαζρφιεζε θαη ηελ ππνιεηπφκελε δηαζεζηκφηεηα ζηε δηάξθεηα ηνπ ρξφλνπ. Να παξνπζηάζεη, ζην Excel, γξάθεκα κε ηελ ζπλνιηθή δπλακηθφηεηα ησλ πφξσλ, ηελ απαζρφιεζε, ηελ ππνιεηπφκελε δηαζεζηκφηεηα θαη ηελ πξαγκαηηθή απαζρφιεζε.

217 216 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Assignment Usage (Υξήζε αλάζεζεο) Ζ θαηεγνξία απηή πεξηέρεη 5 πξφηππα, πνπ παξνπζηάδνπλ πιεξνθνξίεο αλάζεζεο ζε ρξνλνινγηθή θάζε. Πρότσπο Baseline Cost Report (Έθζεζε θφζηνπο γξακκήο βάζεο) Baseline Report (Έθζεζε γξακκήο βάζεο) Baseline Work Report (Έθζεζε εξγαζίαο γξακκήο βάζεο) Budget Cost Report (Έθζεζε θφζηνπο πξνυπνινγηζκνχ) Budget Work Report (Έθζεζε εξγαζίαο πξνυπνινγηζκνχ) Στότος Να παξνπζηάζεη, ζην Excel, γξάθεκα κε ην θφζηνο ηεο γξακκήο βάζεο, ην ζρεδηαζκέλν θφζηνο θαη ην πξαγκαηηθφ θφζηνο. Να παξνπζηάζεη, ζην Visio, ην έξγν ζε ηξίκελα θαη αλά εξγαζία. Να παξνπζηάζεη, ζην Excel, γξάθεκα κε ηελ απαζρφιεζε ηεο γξακκήο βάζεο, ηελ ζρεδηαζκέλε απαζρφιεζε θαη ηελ πξαγκαηηθή απαζρφιεζε. Να παξνπζηάζεη, ζην Excel, γξάθεκα κε ην πξνυπνινγηζκέλν θφζηνο, ην θφζηνο ηεο γξακκήο βάζεο, ην ζρεδηαζκέλν θφζηνο θαη ην πξαγκαηηθφ θφζηνο ζηε δηάξθεηα ηνπ ρξφλνπ. Να παξνπζηάζεη, ζην Excel, γξάθεκα κε ηελ πξνυπνινγηζκέλε απαζρφιεζε, ηελ απαζρφιεζε ηεο γξακκήο βάζεο, ηελ ζρεδηαζκέλε απαζρφιεζε θαη ηελ πξαγκαηηθή απαζρφιεζε ζηε δηάξθεηα ηνπ ρξφλνπ. Task Summary (ύλνςε εξγαζίαο) Ζ θαηεγνξία απηή πεξηέρεη 2 πξφηππα ηνπ Visio, πνπ παξνπζηάδνπλ ζπλνπηηθέο πιεξνθνξίεο εξγαζηψλ. Πρότσπο Summary Critical Tasks Status Report (πλνπηηθή έθζεζε θαηάζηαζεο θξίζηκσλ εξγαζηψλ) Summary Task Status Report (πλνπηηθή έθζεζε θαηάζηαζεο εξγαζηψλ) Στότος Να παξνπζηάζεη, ζην Visio, ηελ απαζρφιεζε θαη ηελ ππνιεηπφκελε απαζρφιεζε ησλ θξίζηκσλ εξγαζηψλ. Να παξνπζηάζεη, ζην Visio, ηελ απαζρφιεζε θαη ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο ηεο απαζρφιεζεο ησλ εξγαζηψλ ηνπ έξγνπ.

218 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Resource Summary (ύλνςε πόξνπ) Ζ θαηεγνξία απηή πεξηέρεη 1 πξφηππν ηνπ Excel, πνπ παξνπζηάδεη ζπλνπηηθέο πιεξνθνξίεο πφξσλ. Πρότσπο Summary Resource Remaining Work Report (πλνπηηθή έθζεζε ππνιεηπφκελεο εξγαζίαο πφξνπ) Στότος Να παξνπζηάζεη, ζην Excel, γξάθεκα κε ηελ ππνιεηπφκελε απαζρφιεζε θαη ηελ πξαγκαηηθή απαζρφιεζε θάζε πφξνπ. Assignment Summary (ύλνςε αλάζεζεο) Ζ θαηεγνξία απηή πεξηέρεη 1 πξφηππν ηνπ Visio, πνπ παξνπζηάδεη ζπλνπηηθέο πιεξνθνξίεο αλαζέζεσλ. Πρότσπο Summary Resource Status Report (πλνπηηθή έθζεζε θαηάζηαζεο πφξνπ) Στότος Να παξνπζηάζεη, ζην Visio, δηάγξακκα ηεο απαζρφιεζεο θαη ηηκψλ θφζηνπο γηα θάζε πφξν. Αληηγξαθή εηθόλαο Έλαο άιινο ηξφπνο γηα λα επηθνηλσλήζεηε κε ηνπο ζπκκέηνρνπο ηνπ έξγνπ, είλαη λα αληηγξάςεηε κηα εηθφλα ηεο πξνβνιήο πνπ επηζπκείηε θαη λα ηελ απνζηείιεηε. Αληηγξαθή εηθφλαο κπνξείηε λα θάλεηε απφ ηελ επηινγή Copy Copy Picture φπνπ απηή είλαη δηαζέζηκε.

219 218 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Ζ πξνβνιή ή ην επηιεγκέλν ηκήκα ηεο, κπνξεί λα απνζεθεπηεί θαη ζε αξρείν GIF. Share Point θαη Απνζηνιή Μπνξείηε λα επηθνηλσλήζεηε κε ηνπο ζπκκέηνρνπο, απνζηέιινληάο ηνπο s, κέζα απφ ην MS Project ή λα εθκεηαιιεπηείηε ην Share Point. Δπηιέμεηε File Share.

220 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project

221 220 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013

222 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Παξαθνινύζεζε ηεο πξνόδνπ ηνπ έξγνπ θαη ελεκέξσζε ζρεδίνπ Σψξα πνπ ην έξγν ζαο έρεη μεθηλήζεη, πξέπεη λα αθνινπζήζεηε ην ζρέδην πνπ αλαπηχμαηε θαη απνζεθεχζαηε ζαλ γξακκή βάζεο. Βξηζθφζαζηε ζηελ νκάδα δηεξγαζηψλ εθηέιεζεο ηνπ έξγνπ, ε νπνία εμειίζζεηαη παξάιιεια κε ηελ νκάδα δηεξγαζηψλ παξαθνινχζεζεο θαη ειέγρνπ ηνπ έξγνπ. αλ δηνηθεηήο ηνπ έξγνπ έρεηε ηελ επζχλε ηεο εθηέιεζεο ησλ εξγαζηψλ ηνπ έξγνπ ζχκθσλα κε ην ζρεδηαζκφ. Απηφ ζεκαίλεη φηη φια πξέπεη λα εθηεινχληαη φπσο ζρεδηάζηεθαλ, ψζηε λα ηθαλνπνηνχληαη νη πξνζδνθίεο ησλ ρνξεγψλ. Ο έιεγρνο γίλεηαη πάληα ζε ζχγθξηζε κε ην ζρέδην γξακκήο βάζεο (baseline). Αλ ππάξμνπλ ζεκαληηθέο απνθιίζεηο απφ ηε γξακκή βάζεο, πνπ δελ κπνξνχλ λα δηνξζσζνχλ, ζα ρξεηαζηεί λα αιιάμεηε ηνλ αξρηθφ ζρεδηαζκφ θαη λα απνζεθεχζεηε κηα λέα γξακκή βάζεο. Υξεηάδεηαη ινηπφλ λα παξαθνινπζήζεηε ην έξγν, ψζηε λα γλσξίδεηε ηη πξαγκαηηθά γίλεηαη. Γεληθφηεξα ζαο απαζρνινχλ εξσηήζεηο φπσο: Πφηε πξαγκαηηθά μεθηλνχλ θαη ηειεηψλνπλ νη εξγαζίεο; Πφζε δνπιεηά γηα θάζε εξγαζία έρεη εθηειεζηεί; Πφζε απνκέλεη; Πφζεο εξγαζίεο έρνπλ πξνρσξήζεη παξαπάλσ απ φ,ηη πξνβιεπφηαλ; Πφζεο έρνπλ θαζπζηεξήζεη; Πνηεο εξγαζίεο παίξλνπλ παξαπάλσ απφ ηνλ πξνγξακκαηηζκέλν ρξφλν θαη πνηεο ιηγφηεξν; Πφζνο ρξφλνο αλνρήο έρεη απνκείλεη; Πψο πάλε ηα έμνδα θαη ε απαζρφιεζε, ζε ζχγθξηζε κε ηνλ γξακκή βάζεο; Γηα λα απαληήζεηε ζηηο εξσηήζεηο απηέο, πξέπεη πεξηνδηθά λα ζπιιέγεηε πξαγκαηηθέο εκεξνκελίεο έλαξμεο - ιήμεο θαη άιια ζηνηρεία ζρεηηθά κε ηελ πξφνδν ησλ εξγαζηψλ, φπσο ην πνζνζηφ ηεο δνπιεηάο πνπ έρεη εθηειεζηεί ή ν επηπιένλ ρξφλνο, πνπ κηα εξγαζία ρξεηάδεηαη γηα λα ηειεηψζεη. Αθνχ ζπιιέμεηε ηηο πιεξνθνξίεο απηέο, ελεκεξψλεηε ηνλ πξνγξακκαηηζκφ θαη ζπγθξίλεηε ην επίθαηξν ζρέδην κε απηφ ηεο γξακκήο βάζεο. Απηφ ζαο παξνπζηάδεη άκεζα ηα πξνβιήκαηα, πνπ ππάξρνπλ, θαη ζαο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα αιιάμεηε ην επίθαηξν ζρέδην, ψζηε ην έξγν λα ηειεηψζεη φπσο έρεη ζρεδηαζηεί.

223 222 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Ζ παξαθνινχζεζε ζαο επηηξέπεη λα γλσξίδεηε πφηε θζάλεηε ζηα νξφζεκα πνπ ζέζαηε. Γξακκέο βάζεο Σν ζρέδην πνπ έρεηε απνζεθεχζεη ζαλ γξακκή βάζεο είλαη ην εγθεθξηκέλν απφ ηνλ ρνξεγφ ζρέδην, καδί κε πηζαλέο αιιαγέο πνπ έρνπλ εγθξηζεί. Σν αξρηθφ απηφ ζρέδην, γηα ηζηνξηθνχο ιφγνπο θαη ιφγνπο ηειηθήο απνηίκεζεο ηνπ έξγνπ, ζα πξέπεη λα δηαθπιαρηεί αθφκα θαη αλ νη εμειίμεηο ζαο αλαγθάζνπλ λα αιιάμεηε ηελ γξακκή βάζεο. Μπνξείηε λα ην απνζεθεχζεηε ζαλ κηα άιιε γξακκή βάζεο. Απφ ηε ζηηγκή πνπ απνζεθεχεηε ηε γξακκή βάζεο θαη μεθηλάηε λα θαηαρσξείηε δεδνκέλα πξαγκαηηθήο εμέιημεο, έρεηε ηξία ζρέδηα. Σε γξακκή βάζεο, ην πξαγκαηηθφ ζρέδην, πνπ θξαηά πιεξνθνξίεο γηα απηά πνπ έγηλαλ, θαη ην ηξέρνλ ζρέδην, πνπ είλαη φ,ηη πξαγκαηηθά έγηλε κέρξη ζηηγκήο ζπλ ην ππνιεηπφκελν, φπσο έρεη δηακνξθσζεί. Σα πεδία ηεο γξακκήο βάζεο δηαζέηνπλ ηα αξρηθά πνζά ηεο εθηηκεζείζαο απαζρφιεζεο, έηζη ψζηε λα κπνξνχλ λα ζπγθξηζνχλ κε απηά ηνπ ηξέρνληνο ζρεδηαζκνχ. Έηζη έρεηε ηε δπλαηφηεηα λα εθηηκήζεηε ηηο απνθιίζεηο κεηαμχ ηεο ζρεδηαζκέλεο θαη ηεο πξαγκαηηθήο απαζρφιεζεο. Αλ νη απνθιίζεηο είλαη κηθξέο κπνξνχλ εχθνια λα δηνξζσζνχλ κε παξαθίλεζε ηεο νκάδαο.. Αλ νη απνθιίζεηο είλαη κεγάιεο ίζσο ρξεηαζηεί λα αλαπηχμεηε ελαιιαθηηθά ζρέδηα, κε επηπιένλ εξγαζίεο, επηθάιπςε εξγαζηψλ (fast tracking) ή ρξήζε επηπιένλ πφξσλ (crashing). Πξνζζήθε λέσλ εξγαζηώλ ζηε γξακκή βάζεο Αλ θξίλεηε απαξαίηεην λα πξνζζέζεηε λέεο εξγαζίεο ζην ζρέδην θαη ζέιεηε λα ηηο απνζεθεχζεηε ζηελ ήδε ππάξρνπζα γξακκή βάζεο (baseline), ψζηε λα κπνξείηε λα ηηο παξαθνινπζείηε, επηιέμηε απηέο ηηο λέεο εξγαζίεο θαη ζηε ζπλέρεηα επηιέμηε Project Set Baseline (Έπγο Οπιζμόρ γπαμμήρ βάζηρ).

224 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δπηιέμηε Set Baseline. Δπηιέμηε Selected Tasks. Μεηά απ απηφ, νη ηηκέο Baseline θαη γηα απηέο ηηο εξγαζίεο, είλαη δηαζέζηκεο καδί κε ηηο ππφινηπεο, πνπ πξνυπήξραλ. Δλδηάκεζα πιάλα Αλ ζέιεηε λα πξνζζέζεηε ζην ζρεδηαζκφ ζαο λέεο εξγαζίεο ή αιιαγέο πνπ δελ έρνπλ αθφκε εγθξηζεί, κπνξείηε λα ηα απνζεθεχζεηε ζε έλα απφ ηα δέθα ελδηάκεζα πιάλα πνπ ζαο πξνζθέξεη ην MS Project επηιέγνληαο Set interim plan (Οξηζκφο ελδηάκεζνπ ζρεδίνπ) ζην παξαπάλσ πιαίζην δηαιφγνπ Set Baseline (Οξηζκφο γξακκήο βάζεο). ύγθξηζε δηαθνξεηηθώλ εθδόζεσλ ηνπ έξγνπ Αλ ζέιεηε λα δνθηκάζεηε δηαθνξεηηθά ζελάξηα ζρεδηαζκνχ ηεο ππφινηπεο εθηέιεζεο ηνπ έξγνπ, κπνξείηε λα ζψλεηε ην έξγν ζε δηαθνξεηηθά αξρεία. Σν MS Project δηαζέηεη έλα κεραληζκφ, ζχγθξηζεο δηαθνξεηηθψλ εθδφζεσλ (αξρείσλ) ηνπ έξγνπ θαη παξνπζίαζεο ησλ δηαθνξψλ ηνπο. ηελ θαξηέια Reports παηψληαο ζηελ επηινγή Compare Projects (χγθξηζε έξγσλ), εκθαλίδεηαη ην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ, φπνπ κπνξείηε λα δηαιέμεηε

225 224 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 ηα αξρεία θαη ηνπο πίλαθεο, πνπ ζέιεηε λα ζπγθξίλεηε. Γηα ηνπο ζθνπνχο κφλν ηεο ζχγθξηζεο θαη ηεο δεκηνπξγίαο αλαθνξάο, δεκηνπξγείηαη έλα πξνζσξηλφ έξγν ην νπνίν εκθαλίδεη ηηο εξγαζίεο θαη ηνπο πφξνπο ησλ δχν εθδφζεσλ. Γηα λα θπιάμεηε ηελ αλαθνξά γηα ρξήζε ζην κέιινλ θάληε θιηθ ζην θνπκπί Save (Απνζήθεπζε). Ζ αλαθνξά ζχγθξηζεο εκθαλίδεη θσδηθνπνίεζε βάζεη ρξψκαηνο θαη ελδείμεηο νη νπνίεο πξνζθέξνπλ δηάθνξεο πιεξνθνξίεο ζρεηηθά κε ηηο εξγαζίεο θαη ηνπο πφξνπο. Ζ αλαθνξά ζχγθξηζεο κνηάδεη, ρσξίο φκσο λα είλαη, κε ρξνλνδηάγξακκα έξγνπ. Μνηάδεη κε ζπγρψλεπζε ησλ δχν εθδφζεσλ πνπ αλαιχεηε, αιιά ζηελ πξαγκαηηθφηεηα πεξηέρεη κφλν ηηο δηαθνξέο, πνπ ππάξρνπλ κεηαμχ ησλ δχν εθδφζεσλ. Ζ ζχγθξηζε εθδφζεσλ έξγνπ, δελ ζπγθξίλεη αλαζέζεηο. πγθξίλεη κφλν εξγαζίεο θαη πφξνπο. Πνζνζηά νινθιήξσζεο Πνζνζηό νινθιήξσζεο Ζ πην απιή θαη δηαδεδνκέλε κέζνδνο αλαθνξάο ηεο πξνφδνπ ηνπ έξγνπ είλαη ην πνζνζηφ (%) νινθιήξσζεο ησλ εξγαζηψλ. Μπνξείηε λα θαηαρσξείηε ην πξαγκαηηθφ πνζνζηφ νινθιήξσζεο, πνπ ζαο αλαθέξνπλ ηα κέιε ηεο νκάδαο ζαο ή λα αθνινπζείηε θαλφλεο φπσο ν 50/50 ή ν 20/80. Ο θαλφλαο 50/50, πνπ ρξεζηκνπνηείηαη ζε πνιιά δεκφζηα έξγα, ζεσξεί κηα εξγαζία, πνπ μεθίλεζε ζαλ νινθιεξσκέλε θαηά 50% θαη ζα ηελ ζεσξήζεη 100% νινθιεξσκέλε κφλν φηαλ ηειεηψζεη. Με αληίζηνηρα πνζνζηά δνπιεχεη ν θαλφλαο 80/20. Σν πνζνζηφ νινθιήξσζεο εθθξάδεη πεξηζζφηεξν ηελ θαηάζηαζε κηαο εξγαζίαο ζε ζρέζε κε ηελ δηάξθεηά ηεο παξά ηελ θαηάζηαζε ηεο πξαγκαηηθήο απαζρφιεζεο. Πνζνζηό νινθιήξσζεο απαζρόιεζεο Μεξηθνί δηνηθεηέο έξγσλ ρξεζηκνπνηνχλ ην πνζνζηφ (%) νινθιήξσζεο εξγαζίαο (απαζρφιεζεο), πνπ δείρλεη ην πνζνζηφ ησλ σξψλ απαζρφιεζεο, πνπ έρεη πινπνηεζεί απφ θάπνην πφξν ζε θάπνηα εξγαζία.

226 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Πνζνζηό θπζηθήο νινθιήξσζεο Μεξηθνί δηνηθεηέο έξγσλ ρξεζηκνπνηνχλ ην πνζνζηφ (%) θπζηθήο νινθιήξσζεο κηαο εξγαζίαο. Ζ θπζηθή νινθιήξσζε ζπλήζσο αθνξά ηε ρξήζε πιηθψλ θαη είλαη δηαθνξεηηθή απφ ηελ νινθιήξσζε εξγαζίαο. Αλ π.ρ. κηα εξγαζία αθνξά ην θηίζηκν ελφο ηνίρνπ κε πέηξα θαη ρξεηάδνληαη 5 ζεηξέο πέηξαο γηα λα πινπνηεζεί, αλ έρεηε θηίζεη 3 ζεηξέο πέηξαο κπνξείηε λα αλαθέξεηε 60% θπζηθήο πινπνίεζεο. Μπνξεί φκσο ην θηίζηκν ησλ 2 ηειεπηαίσλ ζεηξψλ λα είλαη δπζθνιφηεξν θαη λα απαηηεί πεξηζζφηεξν ρξφλν. ε φ,ηη αθνξά ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο εξγαζίαο κπνξεί ε θαλνληθή ηηκή λα είλαη 50%, παξφηη θηίζηεθαλ νη 3 απφ ηηο 5 ζεηξέο. Υξεζηκνπνηήζηε ην θπζηθφ πνζνζηφ νινθιήξσζεο, φηαλ ζαο ελδηαθέξνπλ πεξηζζφηεξν ηα πιηθά απ φ,ηη νη εξγαηνψξεο ή ε δηάξθεηα. Σύπνη ππνινγηζκνύ Σα πεδία Percent complete (Πνζνζηφ νινθιήξσζεο) θαη Percent Work Complete (% νινθιεξσκέλεο εξγαζίαο ηνπ MS Project, κεηξνχλ ηελ πινπνηεκέλε δηάξθεηα θαη ηελ πινπνηεκέλε ρξήζε πφξσλ αληίζηνηρα, δελ κεηξνχλ ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο ησλ παξαδνηέσλ. Σν MS Project ρξεζηκνπνηεί ηνπο παξαθάησ ηχπνπο, γηα λα ππνινγίζεη θάπνην απφ ηα 3 κεγέζε, Πνζνζηφ νινθιήξσζεο, Πξαγκαηηθή δηάξθεηα θαη Τπφινηπε δηάξθεηα. Percent (%) Complete = [Actual Duration / (Actual + Remaining Duration)] *100 Percent (%) Work Complete = [Actual Work / (Actual + Remaining Work)] *100 Γηα φπνηα εξγαζία έρεηε πιεξνθφξεζε γηα ηελ πξαγκαηηθή δηάξθεηα (actual), κπνξείηε λα ηελ θαηαρσξήζεηε. Ο ππνινγηζκφο ηεο ππφινηπεο δηάξθεηαο ζα γίλεη απηφκαηα. Αλ ζηε ζπλέρεηα ξπζκίζεηε ηελ ππφινηπε δηάξθεηα, ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο ζα επαλαυπνινγηζηεί. πιινγή πιεξνθνξηώλ Γηα λα κπνξέζεηε λα ελεκεξψζεηε ηα πξαγκαηηθά ζηνηρεία ηνπ έξγνπ (actual) θαη λα δείηε ηηο απνθιίζεηο απφ ηα ζρεδηαζκέλα (base line), ρξεηάδεηαη λα ζπιιέγεηε πιεξνθνξίεο ζε ηαθηά ρξνληθά δηαζηήκαηα, πνπ ζπλήζσο ζπκθσλνχλ κε ηηο πεξηφδνπο αλαθνξψλ θαηάζηαζεο ηνπ έξγνπ. Αλάινγα κε ην πνπ ζέιεηε λα ξίμεηε ην βάξνο ησλ αλαθνξψλ, αλάινγα είλαη θαη ηα ζηνηρεία πνπ πξέπεη λα ζπιιέμεηε.

227 226 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Ση πξέπεη λα ζπιιερζεί Γηα εξγαζίεο, πνπ μεθίλεζαλ ή έπξεπε λα έρνπλ μεθηλήζεη ή βξίζθνληαη ζε εμέιημε: Ζ πξαγκαηηθή εκεξνκελία έλαξμεο (ή ε αλακελφκελε αλ αθφκε δελ έρεη μεθηλήζεη). Πνζνζηηαία θάιπςε ηεο δηάξθεηαο. Ζ πξαγκαηηθή δηάξθεηα κέρξη ζηηγκήο. Ζ ελαπνκέλνπζα δηάξθεηα. Πνζνζηηαία θάιπςε ηεο δνπιεηάο. Ζ αλακελφκελε εκεξνκελία ιήμεο. Ζ αλακελφκελε δηάξθεηα, αλ ε εμέιημε κέρξη ζηηγκήο δείρλεη φηη ε πξνγξακκαηηζκέλε δηάξθεηα είλαη ιαλζαζκέλε. Γηα εξγαζίεο πνπ έρνπλ ηειεηψζεη ή ζα έπξεπε λα έρνπλ ηειεηψζεη: Ζ πξαγκαηηθή εκεξνκελία ιήμεο (ή ε αλακελφκελε, αλ αθφκε δελ έρεη ηειεηψζεη). Ζ πξαγκαηηθή δηάξθεηα. Ζ πξαγκαηηθή δνπιεηά, πνπ έρεη εθηειεζηεί. Σν πξαγκαηηθφ θφζηνο γηα κηα εξγαζία πνπ ηειείσζε. Γηα εξγαζίεο πνπ δελ έρνπλ αξρίζεη αθφκε: Δθηίκεζε κεηαβνιήο ηεο δηάξθεηαο. Δθηίκεζε κεηαβνιήο ηεο δνπιεηάο. Δηζαγσγή δεδνκέλσλ εμέιημεο ζην MS Project Ζ εηζαγσγή πξαγκαηηθψλ δεδνκέλσλ (actual data), κπνξεί λα γίλεη ζε πνιιέο πξνβνιέο ηνπ MS Project. Πνιχ ρξήζηκε είλαη θαη ε θαξηέια Tasks (νκάδα Schedule), πνπ ζαο δίλεη άκεζε πξφζβαζε ζηηο πην ζπλεζηζκέλεο δηαδηθαζίεο ελεκέξσζεο. Τπάξρνπλ δχν ηξφπνη γηα λα εηζάγεηε πξαγκαηηθά ζηνηρεία ζην MS Project. Γηα εξγαζίεο, πνπ νη πξαγκαηηθέο εκεξνκελίεο ηνπο ηαηξηάδνπλ κε απηέο πνπ είραλ πξνγξακκαηηζηεί, ρξεζηκνπνηήζηε Project Update Project (Έπγο Ενημέπυζη έπγος), ψζηε λα αληηγξαθνχλ απφ ηηο πξνγξακκαηηζκέλεο ζηηο πξαγκαηηθέο.

228 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γηα εξγαζίεο, πνπ έρνπλ απφθιηζε απφ ηηο πξνγξακκαηηζκέλεο εκεξνκελίεο, κπνξείηε λα θαηαρσξήζεηε ηηο πξαγκαηηθέο εκεξνκελίεο. Γηα λα δείμεηε φηη κηα εξγαζία έρεη μεθηλήζεη, κπνξείηε λα εηζάγεηε θάηη απφ ηα παξαθάησ: Πξαγκαηηθή εκεξνκελία έλαξμεο. Πνζνζηφ νινθιήξσζεο. Πξαγκαηηθή απαζρφιεζε. Τπνιεηπφκελε δηάξθεηα. Γηα λα δείμεηε φηη κηα εξγαζία έρεη ηειεηψζεη, κπνξείηε λα εηζάγεηε θάηη απφ ηα παξαθάησ: Πξαγκαηηθή εκεξνκελία ιήμεο. Πνζνζηφ νινθιήξσζεο ίζν κε 100%. Πξαγκαηηθή δηάξθεηα, κεγαιχηεξε ή ίζε κε ηε πξνγξακκαηηζκέλε δηάξθεηα. Τπφινηπε δηάξθεηα ίζε κε κεδέλ. Γηα λα δείμεηε ηελ πξφνδν κηαο εξγαζίαο, κπνξείηε λα εηζάγεηε θάηη απφ ηα παξαθάησ: Πνζνζηφ νινθιήξσζεο. Πξαγκαηηθή δηάξθεηα. Τπφινηπε δηάξθεηα. Γηα λα δείμεηε φηη ε πξνγξακκαηηζκέλε δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο έρεη αιιάμεη: Αλ ε εξγαζία ρξεζηκνπνηεί πξνγξακκαηηζκφ ζχκθσλα κε ηνπο πφξνπο (Effort-driven schedule) αιιάμηε θάηη απφ ηα παξαθάησ : o Σε δηάξθεηα γηα ηνπο πφξνπο, πνπ έρνπλ εθρσξεζεί ζηελ εξγαζία. o Σε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο. o Σελ ππνιεηπφκελε δηάξθεηα. Αλ είλαη κεγαιχηεξε απ απηή πνπ ππνιφγηζε ην MS Project, ζεσξείηαη αιιαγκέλε. Αλ ε εξγαζία ρξεζηκνπνηεί πξνγξακκαηηζκφ ζηαζεξάο δηάξθεηαο (Fixedduration Scheduling), αιιάμηε ηε δηάξθεηα. Δπηινγή κεζόδνπ ελεκέξσζεο Πξηλ αξρίζεηε ηελ παξαθνινχζεζε, πξέπεη λα απνθαζίζεηε γηα ηε κέζνδν ελεκέξσζεο, πνπ ζα ρξεζηκνπνηήζεη ην MS Project. Αξρηθά ην MS Project δέλεη

229 228 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 απηφκαηα ηε δνπιεηά (Work) κε ην πνζνζηφ πνπ νινθιεξψζεθε. ηαλ ελεκεξψλεηε ην πεδίν Percent complete (Πνζνζηφ νινθιήξσζεο) κηαο εξγαζίαο, ην MS Project ελεκεξψλεη ηα πεδία Actual Work (Πξαγκαηηθφο φγθνο εξγαζίαο) θαη ηα πεδία πξαγκαηηθνχ θφζηνπο, αλαινγηθά, ζχκθσλα κε ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο ηεο εξγαζίαο (task), πνπ έρεηε θαηαρσξήζεη. Αλ δελ ζέιεηε απηή ηελ απηφκαηε δηαζχλδεζε θαη επηζπκείηε λα θάλεηε κφλνο ζαο ηελ παξαθνινχζεζε ηεο δνπιεηάο (απαζρφιεζεο), επηιέμηε File Options (Απσείο Επιλογέρ). ηελ θαξηέια Schedule, μεκαξθάξεηε ην πεδίν Updating task status updates resource status (Ζ ελεκέξσζε ηεο θαηάζηαζεο ηεο εξγαζίαο ελεκεξψλεη ηελ θαηάζηαζε ηνπ πφξνπ). Αληηγξαθή ησλ πξνγξακκαηηζκέλσλ εκεξνκεληώλ ζηηο αληίζηνηρεο πξαγκαηηθέο Γηα εξγαζίεο, πνπ ζπκπίπηνπλ νη πξνγξακκαηηζκέλεο εκεξνκελίεο (current), κε ηηο πξαγκαηηθέο (actual), επηιέμηε ηηο θα ζηε ζπλέρεηα επηιέμηε Project Update Project (Έπγο Ενημέπυζη έπγος). Δπηιέμηε ηηο εξγαζίεο, πνπ άξρηζαλ ή ηειείσζαλ φπσο είραλ πξνγξακκαηηζηεί.

230 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γψζηε ηελ εκεξνκελία ζπιινγήο ησλ πιεξνθνξηψλ, αλ είλαη δηαθνξεηηθή απφ ηελ πξνηεηλφκελε. Δπηιέμηε Selected tasks, γηα λα δείμεηε φηη ζέιεηε λα ελεκεξσζνχλ κφλν νη επηιεγκέλεο εξγαζίεο. Δπηιέμηε απηφ πνπ αληαπνθξίλεηαη ζηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν ζέιεηε λα ελεκεξσζεί ε πνζνζηηαία θάιπςε. Ζ επηινγή απηή είλαη ρξήζηκε, αλ ζέιεηε λα δηαθφςεηε ην έξγν γηα θάπνην δηάζηεκα θαη λα μεθηλήζεηε ηα ππφινηπν έξγν κηα ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία. ην πιαίζην δηαιφγνπ Update Project (Δλεκέξσζε έξγνπ), επηιέμηε Update work as complete through (Δλεκέξσζε εξγαζίαο σο νινθιεξσκέλεο ζηηο), θαη κηα εκεξνκελία κέρξη ηελ νπνία ζέιεηε λα γίλεη ε ελεκέξσζε. Απηφ πνπ ζπκβαίλεη αλ παηήζεηε ΟΚ είλαη: Αλ κηα εξγαζία έπξεπε λα έρεη μεθηλήζεη, ε πξνγξακκαηηζκέλε εκεξνκελία έλαξμεο αληηγξάθεηαη θαη ζην πεδίν Actual start (Πξαγκαηηθή έλαξμε). Αλ κηα εξγαζία έπξεπε λα έρεη ηειεηψζεη, ε πξνγξακκαηηζκέλε εκεξνκελία ιήμεο αληηγξάθεηαη θαη ζην πεδίν Actual Finish (Πξαγκαηηθή ιήμε). Σν πνζνζηφ νινθιήξσζεο ππνινγίδεηαη ζχκθσλα κε ην ρξφλν, πνπ έρεη παξέιζεη κέρξη ηελ εκεξνκελία πνπ νξίζαηε (επηινγή set 0%-100% Complete) ή παξακέλεη 0% κέρξη ε εξγαζία λα νινθιεξσζεί (επηινγή set 0% or 100% Complete Only). Μπνξείηε επίζεο λα ρξεζηκνπνηήζεηε ην θνπκπί Mark on track, ηεο θαξηέιαο Task, αλ νη πξνεπηιεγκέλεο ηηκέο ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Update Project είλαη απνδεθηέο.

231 230 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δηζαγσγή πνζνζηνύ νινθιήξσζεο Γηα λα εηζάγεηε ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο γηα ηηο εξγαζίεο, πνπ βξίζθνληαη ζε εμέιημε, κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε κηα απφ ηηο παξαθάησ κεζφδνπο. ην δηάγξακκα Gantt, ηξαβήμηε ηε ξάβδν κε ην πνληίθη ή παηήζηε ζε έλα απφ ηα θνπκπηά % Complete ηεο θαξηέιαο Teask. ην πιαίζην δηαιφγνπ Update Tasks (Δλεκέξσζε εξγαζηψλ), πνπ εκθαλίδεηαη απφ ηελ επηινγή ηεο θαξηέιαο Task, Mark on track, Update Tasks θαηαρσξήζηε ηελ πιεξνθνξία ζην πεδίν % Complete (% Οινθιήξσζε). ην θχιιν εξγαζηψλ (Task Sheet) παηήζηε έλα απφ ηα θνπκπηά % Complete ηεο θαξηέιαο Task ή εθαξκφζηε ηνλ πίλαθα Tracking (Παξαθνινχζεζε) θαη θαηαρσξήζηε ηελ πιεξνθνξία ζην αληίζηνηρν πεδίν. ηαλ εηζάγεηε ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο κηαο εξγαζίαο, ην MS Project θάλεη ηα παξαθάησ: Θέηεη ηελ πξαγκαηηθή εκεξνκελία έλαξμεο ίζε κε απηή ηνπ πξνγξακκαηηζκνχ. Τπνινγίδεη ηελ πξαγκαηηθή δηάξθεηα θαη ηελ ππνιεηπφκελε δηάξθεηα. ηαλ εηζάγεηε πνζνζηφ νινθιήξσζεο ίζν κε 100%, ην MS Project θάλεη ηα παξαθάησ: Θέηεη ηελ πξαγκαηηθή εκεξνκελία ιήμεο ίζε κε απηή ηνπ πξνγξακκαηηζκνχ. Θέηεη ηελ πξαγκαηηθή δηάξθεηα ίζε κε απηή ηνπ πξνγξακκαηηζκνχ. Αλ ε εξγαζία ήηαλ θξίζηκε ηε ζέηεη κε θξίζηκε. Αιιαγή ηνπ πνζνζηνύ νινθιήξσζεο κε ην πνληίθη ην δηάγξακκα Gantt, ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο εκθαλίδεηε ζαλ κηα καχξε ξάβδνο πξνφδνπ, κέζα ζηε ξάβδν ηεο εξγαζίαο. Μπνξείηε λα ηξαβήμεηε κε ην πνληίθη ηε ξάβδν πξνφδνπ. Ο δείθηεο ηνπ πνληηθηνχ κεηαηξέπεηαη ζε %, φηαλ ηνλ ηνπνζεηείηε ζην δεμί άθξν ηεο ξάβδνπ ηεο εξγαζίαο γηα ηελ νπνία ζέιεηε λα αιιάμεηε ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο ηεο εξγαζίαο.

232 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Ζ ιεπηή καχξε ξάβδνο, δείρλεη ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο. Αιιαγή ηνπ πνζνζηνύ νινθιήξσζεο ζην πιαίζην δηαιόγνπ Update Tasks Δπηιέμηε πξψηα ηελ εξγαζία, πνπ ζαο ελδηαθέξεη, θαη κεηά ζηελ θαξηέια Task κέζσ ηεο επηινγήο Mark on track, Update Tasks (Δλεκέξσζε εξγαζηψλ) Γψζηε ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο. Μπνξείηε επίζεο λα εηζάγεηε ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο ζην πιαίζην δηαιφγνπ Task Information (Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο) ή ζηε θφξκα Task Form (Φφξκα εξγαζίαο). Αλ δηπινπαηήζεηε ζην φλνκα κηαο εξγαζίαο, ζην γξάθεκα Gantt ή ζην θχιιν εξγαζηψλ ή ζην δηάγξακκα Network, εκθαλίδεηαη ην πιαίζην δηαιφγνπ Task Information.

233 232 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Αιιαγή πνζνζηνύ νινθιήξσζεο ζην θύιιν εξγαζηώλ Δπηιέμηε View More Views Task Sheet (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Φύλλο επγαζίαρ) θαη παηήζηε Apply (Δθαξκνγή). Γηα λα εθαξκφζεηε ηνλ πίλαθα Tracking (Παξαθνινχζεζε), επηιέμηε View Tables Tracking (Πποβολή Πίνακερ Παπακολούθηζη). Γψζηε ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο, ζηελ ζηήιε απηή. Δηζαγσγή πξαγκαηηθώλ εκεξνκεληώλ έλαξμεο θαη ιήμεο ηαλ εηζάγεηε πξαγκαηηθέο εκεξνκελίεο έλαξμεο, ίζσο δερζείηε κήλπκα απφ ηνλ νδεγφ Planning Wizard γηα θάπνην ζρεδηαζηηθφ πξφβιεκα πνπ ππάξρεη, ή αλ ν νδεγφο είλαη θιεηζηφο, έλα κήλπκα φηη ε εξγαζία δελ κπνξεί λα νινθιεξσζεί ζηνλ δηαζέζηκν ρξφλν. Θα δείηε ην κήλπκα απηφ, φηαλ ε πξαγκαηηθή εκεξνκελία έλαξμεο είλαη κεγαιχηεξε απφ ηελ αξγφηεξα δπλαηή εκεξνκελία έλαξμεο θαη δελ ππάξρεη ρξφλνο λα νινθιεξσζεί ε εξγαζία ζην ρξφλν, πνπ επηηξέπεη ε επφκελε εξγαζία. Απηφ νλνκάδεηαη αξλεηηθή αλνρή (Negative Slack). Θα δνχκε παξαθάησ πσο κπνξνχλ λα ιπζνχλ ηέηνηα πξνβιήκαηα. Δηζαγσγή πξαγκαηηθώλ εκεξνκεληώλ ζην πιαίζην δηαιόγνπ Update Tasks Δπηιέμηε πξψηα ηελ εξγαζία, πνπ ζαο ελδηαθέξεη, θαη κεηά ζηελ θαξηέια Task κέζσ ηεο επηινγήο Mark on track, Update Tasks (Δλεκέξσζε εξγαζηψλ)

234 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γψζηε ηελ πξαγκαηηθή εκεξνκελία έλαξμεο. Αλ δψζεηε πξαγκαηηθή εκεξνκελία ιήμεο, ε εξγαζία ζεσξείηαη νινθιεξσκέλε 100%. Δηζαγσγή πξαγκαηηθώλ εκεξνκεληώλ ζην θύιιν εξγαζηώλ Δπηιέμηε View More Views Task Sheet (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Φύλλο επγαζίαρ) θαη παηήζηε Apply (Δθαξκνγή). ηε ζπλέρεηα επηιέμηε View Tables Tracking (Πποβολή Πίνακερ Παπακολούθηζη). Γψζηε ηελ πξαγκαηηθή εκεξνκελία έλαξμεο. Γψζηε ηελ πξαγκαηηθή εκεξνκελία ιήμεο.

235 234 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δηζαγσγή πξαγκαηηθώλ εκεξνκεληώλ έλαξμεο κε ην πνληίθη ην δηάγξακκα Gantt, κπνξείηε λα ηξαβήμεηε ην αξηζηεξφ άθξν ηεο ξάβδνπ εξγαζίαο, γηα λα αιιάμεηε ηελ πξαγκαηηθή εκεξνκελία έλαξμεο. Απηφ κπνξεί λα γίλεη κφλν αλ ε εξγαζία έρεη έλα πνζνζηφ νινθιήξσζεο δηαθνξεηηθφ απφ κεδέλ. ηαλ ηνπνζεηείηε ην δείθηε ζην αξηζηεξφ άθξν ηεο ξάβδνπ πξνφδνπ, κεηαηξέπεηε ζε αξηζηεξφ βέινο. Μπνξείηε λα ηξαβήμεηε αξηζηεξά ή δεμηά, γηα λα ξπζκίζεηε ηελ πξαγκαηηθή εκεξνκελία έλαξμεο. Δηζαγσγή ζηνηρείσλ δηάξθεηαο Τπάξρνπλ ηξηψλ εηδψλ ηηκέο πνπ αθνξνχλ ηε δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο. Ζ πξαγκαηηθή δηάξθεηα κέρξη ζηηγκήο, ε ππνιεηπφκελε δηάξθεηα θαη ε πξνγξακκαηηζκέλε δηάξθεηα, αλ έρεη αιιάμεη σο πξνο ηελ αξρηθή εθηίκεζε. Δηζαγσγή πξαγκαηηθήο θαη ππνιεηπόκελεο δηάξθεηαο ηαλ εηζάγεηε ηελ πξαγκαηηθή ή ηελ ππνιεηπφκελε δηάξθεηα, ην MS Project ππνινγίδεη ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο θαη ηε δηάξθεηα, πνπ δελ δφζεθε. ηαλ εηζάγεηε πνζνζηφ νινθιήξσζεο, ππνινγίδνληαη θαη νη δχν δηάξθεηεο. Αλ εηζάγεηε κηα ππνιεηπφκελε δηάξθεηα κεγαιχηεξε απ απηή, πνπ ππνιφγηζε ην MS Project, ηφηε ππνινγίδεηαη ε πξνγξακκαηηζκέλε δηάξθεηα: Scheduled duration = Actual duration + Remaining duration Γηα λα εηζάγεηε δηάξθεηεο, επηιέμηε πξψηα ηελ εξγαζία, πνπ ζαο ελδηαθέξεη, θαη κεηά ζηελ θαξηέια Task κέζσ ηεο επηινγήο Mark on track (Δλεκέξσζε εξγαζηψλ), Update Tasks

236 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γψζηε ηελ πξαγκαηηθή δηάξθεηα. Γψζηε ηελ ππνιεηπφκελε δηάξθεηα. Αιιαγή πξνγξακκαηηζκέλεο δηάξθεηαο Τπάξρνπλ δχν ηξφπνη, γηα λα αιιάμεηε ηελ πξνγξακκαηηζκέλε δηάξθεηα κηαο εξγαζίαο. Ο έλαο είλαη λα πιεθηξνινγήζεηε κηα λέα ηηκή ζην πεδίν Duration, ζε νπνηαδήπνηε πξνβνιή είλαη απηφ δπλαηφ, φπσο ζην γξάθεκα Gantt, ζην θχιιν εξγαζηψλ (Task Sheet) ή ζηε θφξκα εξγαζίαο (Task Form). Ο δεχηεξνο είλαη λα εηζάγεηε, ζηελ ππνιεηπφκελε δηάξθεηα, κηα ηηκή κεγαιχηεξε απ απηή πνπ ππνιφγηζε ην MS Project, φπσο αλαθέξακε πξνεγνχκελα. Αλ απμήζεηε ηε δηάξθεηα γηα κηα εξγαζία, πνπ είλαη πξνγξακκαηηζκέλε λα θαζνδεγείηαη κέζσ πξνζπάζεηαο (Effort-driven), ην MS Project θαηαλέκεη ηελ επηπιένλ απαζρφιεζε, ζηνπο εθρσξεκέλνπο πφξνπο. Αλ απηφ δελ είλαη επηζπκεηφ, αιιάμηε ηελ ππνινγηζζείζα απαζρφιεζε ησλ πφξσλ, ρξεζηκνπνηψληαο ζην θάησ ηκήκα ηνπ παξάζπξνπ ηελ θφξκα εξγαζίαο. Μπνξείηε επίζεο λα αιιάμεηε ηελ πξνγξακκαηηζκέλε δηάξθεηα ζην δηάγξακκα Gantt κε ην πνληίθη. ηαλ ηνπνζεηήζεηε ην δείθηε ζην δεμί άθξν κηαο ξάβδνπ εξγαζίαο, ν δείθηεο κεηαηξέπεηαη ζε δεμί βέινο. Παηήζηε θαη ηξαβήμηε γηα λα κεηψζεηε ή λα απμήζεηε ηε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο.

237 236 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δηζαγσγή πξαγκαηηθήο απαζρόιεζεο θαη εμόδσλ Αλ αθήζαηε καξθαξηζκέλν ην πεδίν Updating task status updates resource status (Ζ ελεκέξσζε ηεο θαηάζηαζεο εξγαζίαο ελεκεξψλεη ηελ θαηάζηαζε πφξνπ), πνπ βξίζθεηαη ζηε ζειίδα Schedule ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Options (Δπηινγέο) θαη θαηαρσξείηε ζηνηρεία πξνφδνπ ησλ εξγαζηψλ, φπσο πνζνζηφ νινθιήξσζεο, επίθαηξεο δηάξθεηεο θ.ι.π. κπνξείηε λα εηζάγεηε ζηνηρεία γηα ηελ πξαγκαηηθή απαζρφιεζε ή ην πξαγκαηηθφ θφζηνο ησλ πφξσλ, κφλν κεηά ην ηέινο ηεο εξγαζίαο (νινθιήξσζε 100%). Αλ ηα εηζάγεηε θαηά ηε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο, ην MS Project ζα ηα αληηθαηαζηήζεη, ζχκθσλα κε απηά, πνπ ππνινγίδεη θάζε θνξά πνπ θαηαρσξείηε πνζνζηφ νινθιήξσζεο. Αλ είραηε μεκαξθάξεη ηελ παξαπάλσ επηινγή θαη θάλεηε ηελ παξαθνινχζεζε ηεο απαζρφιεζεο θαη ηνπ θφζηνπο ησλ πφξσλ κφλνη ζαο, κπνξείηε λα εηζάγεηε ηηο πξαγκαηηθέο ηηκέο, ρξεζηκνπνηψληαο ηε θφξκα εξγαζίαο. Με δηαηξεκέλν παξάζπξν, θξνληίζηε ζην θάησ ηκήκα λα ππάξρεη ε θφξκα εξγαζίαο (Task Form), κε πιεξνθνξίεο εξγαζίαο πφξσλ. Γψζηε ζηε ζηήιε απηή ηελ πξαγκαηηθή δνπιεηά, πνπ δηεθπεξαίσζε ν θάζε πφξνο μερσξηζηά, ζηε ζπγθεθξηκέλε εξγαζία. Σν MS Project παξαθνινπζεί ηα πξαγκαηηθά θφζηε ησλ πφξσλ απηφκαηα, ππνινγίδνληάο ηα ζχκθσλα κε ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο ηεο πξαγκαηηθήο απαζρφιεζεο (Actual Work). ηαλ κηα εξγαζία νινθιεξσζεί, κπνξείηε λα αιιάμεηε ηα πξαγκαηηθά θφζηε, αλ απηά δηαθέξνπλ απ απηά πνπ ππνινγίζηεθαλ απφ ην MS Project. Με δηαηξεκέλν παξάζπξν, θξνληίζηε ζην θάησ ηκήκα λα ππάξρεη ε θφξκα

238 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project εξγαζίαο (Task Form), κε πιεξνθνξίεο θφζηνπο πφξσλ. Αλ κηα εξγαζία δηαζέηεη πφξνπο, δελ κπνξείηε λα ηεο απνδψζεηε έλα νιηθφ πξαγκαηηθφ θφζηνο, αιιά πξέπεη λα εηζάγεηε πξαγκαηηθφ θφζηνο γηα θάζε πφξν μερσξηζηά. Γψζηε ηνλ επίθαηξν θφζηνο θάζε πφξνπ, κεηά ηελ νινθιήξσζε ηεο ζπγθεθξηκέλεο εξγαζίαο. Αλ ζέιεηε, ην MS Project λα ζαο επηηξέπεη λα εηζάγεηε πξαγκαηηθά θφζηε ρεηξνθίλεηα, αθφκε θαη πξηλ νινθιεξσζνχλ νη εξγαζίεο, επηιέμηε File Options (Αξρείν Δπηινγέο) θαη ζηελ θαξηέια Schedule μεκαξθάξεηε ηελ επηινγή Actual costs are always calculated by Project (Σν πξαγκαηηθφ θφζηνο ππνινγίδεηαη πάληνηε απφ ην MS Project).

239 238 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013

240 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Έιεγρνο ηνπ έξγνπ Γηα λα ειέγμεηε θαη λα δηαρεηξηζηείηε ην έξγν, αθνινπζήζηε ηα παξαθάησ βαζηθά βήκαηα. Δθηηκήζηε ηελ εμέιημε, ζπγθξίλνληαο ην ηξέρνλ ζρέδην κε ην ζρέδην γξακκήο βάζεο. Αλαιχζηε ηηο δηαθνξέο, πνπ ππάξρνπλ κεηαμχ ησλ δχν ζρεδίσλ θαη πξνζδηνξίζηε ηνπο ιφγνπο πνπ επηθέξνπλ ηελ απφθιηζε. Βαζηζκέλνη ζηελ αλάιπζή ζαο, απνθαζίζηε ηη πξέπεη λα θάλεηε γηα ηηο απνθιίζεηο. Να αιιάμεηε πφξνπο; Να κεηψζεηε ην θπζηθφ αληηθείκελν ηνπ έξγνπ; Ίζσο λα κε ρξεηάδεηαη λα θάλεηε θάηη, αλ νη εκεξνκελίεο θαη ηα θφζηε είλαη απνδεθηά. Έιεγρνο ηεο εκεξνκελίαο ιήμεο ηνπ έξγνπ θαη ηνπ ζπλνιηθνύ θόζηνπο Δπηιέμηε Project Project Information (Έπγο Πληποθοπίερ έπγος) θαη ζηε ζπλέρεηα παηήζηε ζην θνπκπί Statistics (ηαηηζηηθά ζηνηρεία). Σξέρνπζα εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ Πνζνζηά νινθιήξσζεο.

241 240 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Έιεγρνο πνζνζηνύ νινθιήξσζεο ησλ βαζηθώλ θάζεσλ Δπηιέμηε View More Views Task Sheet (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Φύλλο επγαζίαρ) θαη παηήζηε Apply (Δθαξκνγή). Δπηιέμηε View Tables Summary (Πποβολή Πίνακερ Σύνοτη). Γηα λα ζπξξηθλψζεηε ηε δηάξζξσζε ησλ εξγαζηψλ ζαο θαη λα εκθαλίζεηε κφλν ηηο θχξηεο εξγαζίεο, επηιέμηε φιεο ηηο εξγαζίεο κε θιηθ ζηελ επηθεθαιίδα Task Name (λνκα εξγαζίαο) θαη ζηε ζπλέρεηα ζηελ θαξηέια View θαη ηελ επηινγή Outline παηήζηε ζην θνπκπί Hide Subtasks (Απφθξπςε δεπηεξεπνπζψλ εξγαζηψλ). Σν πνζνζηφ νινθιήξσζεο, αληηθαηνπηξίδεη ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο φισλ ησλ ππνεξγαζηψλ, πνπ πεξηέρεη θάζε θχξηα θάζε. Έιεγρνο εξγαζηώλ σο πξνο ηελ εκεξνκελία θαηάζηαζεο Ζ θαηαθφξπθε γξακκή εκεξνκελίαο θαηάζηαζεο, ζην δηάγξακκα Gantt κπνξεί εχθνια λα ζαο δείμεη ηη γίλεηαη κε ηηο εξγαζίεο, σο πξνο ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ηνπο. Ζ εκεξνκελία θαηάζηαζεο φπσο έρνπκε αλαθέξεη, θαηαρσξείηαη ζην πιαίζην δηαιφγνπ Project Information (Πιεξνθνξίεο έξγνπ), ή ζηελ θαξηέια Project, ζηελ επηινγή Status date θαη δείρλεη ηελ εκεξνκελία, πνπ θαηαρσξήζαηε ηηο ηειεπηαίεο πιεξνθνξίεο πξαγκαηηθήο εμέιημεο ηνπ έξγνπ. Μπνξείηε λα ηελ εκθαλίζεηε ζην γξάθεκα Gantt, αλ ηελ δηαιέμεηε ζην πιαίζην δηαιφγνπ Gridlines (Γξακκέο πιέγκαηνο), πνπ εκθαλίδεηαη αλ επηιέμεηε Format Gridlines (Μοπθή Γπαμμέρ πλέγμαηορ).

242 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Με ηνλ ίδην ηξφπν κπνξείηε λα εκθαλίζεηε κηα θάζεηε γξακκή θαη γηα ηελ ηξέρνπζα εκεξνκελία (Current Date). Ζ εξγαζία απηή έπξεπε λα έρεη ηειεηψζεη θαη φπσο θαίλεηαη απφ ηε ξάβδν νινθιήξσζεο έρεη φλησο ηειεηψζεη. Ζ εξγαζία απηή έπξεπε λα έρεη ηειεηψζεη θαη δελ ηειείσζε. Γξακκή εκεξνκελίαο θαηάζηαζεο 14/1/09. Ζ εξγαζία απηή έπξεπε λα έρεη αξρίζεη αιιά δελ άξρηζε. Λίζηα εξγαζηώλ πνπ έπξεπε λα έρνπλ μεθηλήζεη Φηιηξάξνληαο ηηο εξγαζίεο ζην θχιιν εξγαζηψλ ή ζην γξάθεκα Gantt, κπνξείηε λα πάξεηε κηα ιίζηα ησλ εξγαζηψλ, πνπ έπξεπε λα έρνπλ μεθηλήζεη θαη δελ ην έρνπλ θάλεη. ηελ θαξηέια View, ην θίιηξν Should Start By (Θα πξέπεη λα έρεη μεθηλήζεη έσο ηηο) πνπ πηζαλά βξίζθεηαη ζηα More Filters, βξίζθεη ηηο εξγαζίεο κε πξνγξακκαηηζκέλε εκεξνκελία έλαξμεο απηή πνπ νξίδεηε φηαλ εθαξκφδεηε ην θίιηξν, αξθεί λα κελ έρνπλ πξαγκαηηθή εκεξνκελία έλαξμεο, γηαηί, αλ γηα κηα εξγαζία έρεηε εηζάγεη εκεξνκελία έλαξμεο, ζεσξείηαη φηη έρεη μεθηλήζεη αθφκε θαη

243 242 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 αλ ην πνζνζηφ νινθιήξσζήο ηεο είλαη κεδεληθφ. ύγθξηζε ηεο ηξέρνπζαο δηάξθεηαο κε ηε γξακκή βάζεο Ζ πξνβνιή Tracking Gantt (Παξαθνινχζεζε γξαθήκαηνο Gantt), είλαη κηα εηδηθή κνξθή ηνπ δηαγξάκκαηνο Gantt, πνπ δηαζέηεη ξάβδνπο ηφζν γηα ηελ γξακκή βάζεο φζν θαη γηα ην ηξέρνλ ζρέδην. Δπηιέμηε View More Views Tracking Gantt (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Παπακολούθηζη γπαθήμαηορ Gantt). Ζ θάησ ξάβδνο δείρλεη ηελ Baseline. Ζ πάλσ ξάβδνο δείρλεη ηελ πξαγκαηηθή δηάξθεηα θαη ηελ πξφνδν ζχκθσλα κε ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο. Γξακκέο πξνόδνπ Μπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε κηα ή πεξηζζφηεξεο γξακκέο πξνφδνπ γηα λα ειέγμεηε πνηεο εξγαζίεο βξίζθνληαη πίζσ ζε ζρέζε κε θάπνηεο επηζπκεηέο εκεξνκελίεο. Με δεμί θιηθ ζηελ πεξηνρή γξαθήκαηνο Gantt, απφ ην άκεζν κελνχ επηιέμηε Progress Lines (Γπαμμέρ πποόδος).

244 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γξακκή πξνφδνπ. Οη αηρκέο πξνο ηα αξηζηεξά δείρλνπλ ηηο εξγαζίεο, πνπ ηειείσζαλ ή εμειίζζνληαη λσξίηεξα απφ ηελ εκεξνκελία πνπ νξίδεη ε γξακκή πξνφδνπ, ελψ νη αηρκέο πξνο ηα δεμηά δείρλνπλ θαζπζηέξεζε σο πξνο ηε γξακκή πξνφδνπ. Γηαθύκαλζε εκεξνκεληώλ Γηα λα ειέγμεηε απνθιίζεηο ζε εκεξνκελίεο έλαξμεο θαη ιήμεο, επηιέμηε View More Views Task Sheet (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Φύλλο επγαζίαρ) θαη παηήζηε Apply (Δθαξκνγή). ηε ζπλέρεηα επηιέμηε View Tables Variance (Πποβολή Πίνακερ Διακύμανζη).

245 244 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Μπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε ηα θίιηξα, γηα λα επηιερζνχλ εξγαζίεο ζχκθσλα κε θξηηήξηα πνπ επηζπκείηε. Π.ρ. In Progress Tasks (Δξγαζίεο ζε εμέιημε) ή Completed Tasks (Οινθιεξσκέλεο εξγαζίεο). Γηαθύκαλζε απαζρόιεζεο Απνθιίζεηο ζηηο εκεξνκελίεο. Γηα λα ειέγμεηε απνθιίζεηο ζηελ πνζφηεηα απαζρφιεζεο, θάζε εξγαζίαο, αθνχ βξίζθεζηε ζηελ πξνβνιή Task Sheet (Φχιιν εξγαζίαο), επηιέμηε View Tables Work (Πποβολή Πίνακερ Επγαζία). Απνθιίζεηο ζηελ πνζφηεηα δνπιεηάο. Γηαθύκαλζε θόζηνπο Γηα λα ειέγμεηε απνθιίζεηο θφζηνπο ησλ εξγαζηψλ, αθνχ βξίζθεηε ζηελ πξνβνιή Task Sheet, επηιέμηε (Φχιιν εξγαζίαο), επηιέμηε View Tables Cost (Πποβολή Πίνακερ Κόζηορ).

246 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Υξεζηκνπνηήζηε ην θίιηξν Cost Overbudget (Τπέξβαζε πξνυπνινγηζκνχ θφζηνπο), γηα λα εκθαλίζεηε κφλν ηηο εξγαζίεο, πνπ έρνπλ θφζηνο κεγαιχηεξν ηνπ πξνγξακκαηηζκέλνπ. Έιεγρνο αδξάλεηαο ζηνλ πξνγξακκαηηζκό Απνθιίζεηο ζηα θφζηε ησλ εξγαζηψλ. Ζ αδξάλεηα ζαο πιεξνθνξεί γηα ηα πεξηζψξηα, πνπ έρεηε ζηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ εξγαζηψλ ζαο. Με ηελ πξνυπφζεζε φηη βξίζθεζηε ζηελ πξνβνιή Task Sheet (Φχιιν εξγαζίαο), επηιέμηε View Tables Schedule (Πποβολή Πίνακερ Φπονοδιάγπαμμα). Διεχζεξε αδξάλεηα. Ο ρξφλνο πνπ κπνξεί λα θαζπζηεξήζεη ε εξγαζία ρσξίο λα θαζπζηεξήζεη ηελ επφκελή ηεο. πλνιηθή αδξάλεηα. Ο ρξφλνο πνπ κπνξεί λα θαζπζηεξήζεη ε εξγαζία ρσξίο λα θαζπζηεξήζεη ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηνπ έξγνπ. Ο ρξφλνο αδξάλεηαο (Slack time) θαίλεηαη θαη ζηελ πξνβνιή Detail Gantt. Δπηιέμηε View More Views Detail Gantt (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Detail Gantt). Δπηιέμηε View Tables Schedule (Πποβολή Πίνακερ Φπονοδιάγπαμμα).

247 246 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Λίζηα εξγαζηώλ πνπ έρνπλ θαζπζηεξήζεη Γηα λα δείηε ηηο εξγαζίεο, πνπ βξίζθνληαη πίζσ, σο πξνο ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ηνπο, ρξεζηκνπνηήζηε ην θίιηξν Slipping Tasks (Απνθιίλνπζεο εξγαζίεο). Σν MS Project παξνπζηάδεη κφλν ηηο εξγαζίεο, πνπ πξφθεηηαη λα ηειεηψζνπλ αξγφηεξα απ φηη πξνβιέπεηαη ζην ζρέδην γξακκήο βάζεο. Αλάιπζε απνθιίζεσλ Κόζηνο εξγαζηώλ ή απαζρόιεζεο Γηα λα αλαιχζεηε θαηαζηάζεηο απνθιίζεσλ εξγαζηψλ, πνπ έρνπλ ππεξβεί ηνλ πξνυπνινγηζκφ, ρξεζηκνπνηήζηε κηα ζπλδπαζκέλε πξνβνιή κε ην θχιιν εξγαζηψλ επάλσ θαη ηε θφξκα εξγαζίαο θάησ. ην θχιιν εξγαζηψλ επηιέμηε View Tables Cost (Πποβολή Πίνακερ Κόζηορ), ψζηε λα εκθαλίδνληαη ηα πεδία θφζηνπο. Δθαξκφζηε επίζεο ην θίιηξν Cost Overbudget (Τπέξβαζε πξνυπνινγηζκνχ θφζηνπο), γηα λα εκθαληζηνχλ κφλν νη εξγαζίεο, πνπ ππεξβαίλνπλ ηνλ πξνυπνινγηζκφ ηνπο. ηελ θφξκα εξγαζίαο επηιέμηε Format Details Resource Cost (Μοπθή Λεπηομέπειερ Κόζηορ πόπυν), γηα λα εκθαλίδνληαη νη πφξνη θάζε εξγαζίαο θαη ην θφζηνο ηνπο.

248 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Σν θίιηξν, εκθαλίδεη κφλν ηηο εξγαζίεο, πνπ έρνπλ ππέξβαζε πξνυπνινγηζκνχ θφζηνπο. Γηα λα δείηε ηα ραξαθηεξηζηηθά ησλ πφξσλ, πνπ δεκηνπξγνχλ ηελ ππέξβαζε ηνπ πξνυπνινγηζκνχ, ζέζηε ηελ πξνβνιή Resource Sheet (Φχιιν πφξσλ) θάησ απφ ηελ πξνβνιή Task Sheet (Φχιιν εξγαζίαο). Παξφκνηεο πιεξνθνξίεο κπνξείηε λα πάξεηε γηα ηελ απαζρφιεζε (Work) ησλ εξγαζηψλ θαη ησλ πφξσλ, εθαξκφδνληαο ηνλ πίλαθα Work. Απνθιίζεηο θόζηνπο θαη απαζρόιεζεο πόξσλ Δπηιέμηε View Resource Sheet (Πποβολή Φύλλο πόπυν) θαη παηήζηε Apply (Δθαξκνγή). Δπηιέμηε View Tables Work (Πποβολή Πίνακερ Επγαζία). ην θίιηξν, επηιέμηε Work Overbudget (Τπέξβαζε πξνυπνινγηζκνχ εξγαζίαο).

249 248 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Οη εξγαζίεο πνπ εκθαλίδνληαη, έρνπλ πξνγξακκαηηζκέλε δνπιεηά κεγαιχηεξε απφ ηελ Baseline. Γεδνπιεπκέλε αμία - Earned Value Ζ εθηίκεζε ηεο πνξείαο ηνπ έξγνπ είλαη κηα αξθεηά δχζθνιε εξγαζία. Θα πξέπεη λα ππάξρεη ζπλέπεηα ζηε ζπιινγή δεδνκέλσλ εμέιημεο θαη λα γίλεηαη κε βάζε θάπνηα ζηξαηεγηθή, πνπ δηαζθαιίδεη φηη φινη νη ζπκκέηνρνη αληηιακβάλνληαη ηα δεδνκέλα, φπσο π.ρ. ην πνζνζηφ νινθιήξσζεο, κε ηνλ ίδην ηξφπν. Μηα κέζνδνο εθηίκεζεο θαη πξφβιεςεο ηεο εμέιημεο ηνπ έξγνπ, πνπ ηα ηειεπηαία ρξφληα ρξεζηκνπνηείηαη έληνλα, είλαη ε κέζνδνο ηεο δεδνπιεπκέλεο ή εθηειεζζείζαο αμίαο. ηε κέζνδν απηή, κε ζηνηρεία θφζηνπο (ρξήκαηνο) ππνινγίδνληαη δείθηεο, πνπ δείρλνπλ ηε ρξνληθή θαη νηθνλνκηθή εμέιημε ηνπ έξγνπ ζε ζχγθξηζε κε ηε γξακκή βάζεο. Οη φξνη ηεο κεζφδνπ δίλνληαη παξαθάησ: PV: Planned Value (Πξνγξακκαηηζκέλε αμία) ή Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS). Δίλαη ηα θφζηε εξγαζίαο, πνπ απνζεθεχηεθαλ ζηελ γξακκή βάζεο. EV: Earned Value (Δθηειεζζείζα αμία) ή Budgeted Cost of Work Performed (BCWP). Δίλαη ε αμία ηεο εξγαζίαο, πνπ έρεη εθηειεζηεί, κε ηηκέο κνλάδαο θφζηνπο απηέο ηνπ ζρεδίνπ γξακκήο βάζεο. Αλ π.ρ. ν Απνζηφινπ έρεη θαηαρσξεζεί ζην ζρέδην γξακκήο βάζεο φηη ακείβεηαη κε 15 /h θαη έρεη δνπιέςεη 10 ψξεο, ε εθηειεζζείζα αμία, πνπ πξνζζέηεη ζην έξγν, είλαη 150. AC: Actual Cost (Πξαγκαηηθφ θφζηνο) ή Actual Cost of Work Performed (ACWP). Δίλαη ε αμία ηεο εξγαζίαο, πνπ έρεη εθηειεζηεί, κε πξαγκαηηθέο ηηκέο κνλάδαο θφζηνπο. Γηα ηελ πεξίπησζε ηνπ Απνζηφινπ, αλ ηειηθά θαηά ηελ πξαγκαηηθή εμέιημε ακείθζεθε κε 20 /h, ην πξαγκαηηθφ θφζηνο είλαη 200. SV: Schedule Variance (Γηαθχκαλζε ρξνλνδηαγξάκκαηνο εθηειεζζείζαο αμίαο). Δίλαη ε δηαθνξά κεηαμχ ηεο εθηειεζζείζαο αμίαο θαη ηεο πξνγξακκαηηζκέλεο αμίαο. Αλ είλαη αξλεηηθή ην ηξέρνλ ζρέδην είλαη θαζπζηεξεκέλν (behind schedule). SPI: Schedule Performance Index (Γείθηεο απφδνζεο

250 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ρξνλνδηαγξάκκαηνο). Δίλαη ν ιφγνο ηεο εθηειεζζείζαο αμίαο πξνο ηελ πξνγξακκαηηζκέλεο αμία. Σηκή κηθξφηεξε ηεο κνλάδαο δείρλεη δείθηε θαζπζηέξεζεο (behind schedule), ηηκή κεγαιχηεξε ηεο κνλάδαο δείρλεη επηηάρπλζε (ahead of schedule) θαη ηηκή ίζε κε ηε κνλάδα δείρλεη ζπκθσλία κε ην ζρέδην γξακκήο βάζεο (on schedule). CV: Cost Variance (Γηαθχκαλζε θφζηνπο). Δίλαη ε δηαθνξά κεηαμχ ηεο εθηειεζζείζαο αμίαο θαη ηεο πξαγκαηηθήο αμίαο. Αλ είλαη αξλεηηθή ην ηξέρνλ ζρέδην είλαη νηθνλνκηθά επηβαξπκέλν (over budget). CPI: Cost Performance Index (Γείθηεο απφδνζεο θφζηνπο). Δίλαη ν ιφγνο ηεο εθηειεζζείζαο αμίαο πξνο ηελ πξαγκαηηθή αμία. Σηκή κηθξφηεξε ηεο κνλάδαο δείρλεη δείθηε επηβάξπλζεο (over budget), ηηκή κεγαιχηεξε ηεο κνλάδαο δείρλεη εμνηθνλφκεζε (under budget) θαη ηηκή ίζε κε ηε κνλάδα δείρλεη ζπκθσλία κε ην ζρέδην γξακκήο βάζεο (on budget). Π. ρ. έλαο δείθηεο απφδνζεο θφζηνπο 1,5 ζεκαίλεη φηη γηα θάζε έλα επξψ πνπ δαπαλήζεθε είρακε νηθνλνκηθή απφδνζε 1,5. BAC: Budget At Completion (Πξνυπνινγηζκφο θαηά ηελ νινθιήξσζε). Δίλαη ην ζχλνιν ηνπ πξνυπνινγηζκνχ ηεο γξακκήο βάζεο Οη ηχπνη ππνινγηζκψλ ηεο κεζφδνπ δίλνληαη παξαθάησ: SV=EV-PV SV%=SV/PV SPI=EV/PV CV=EV-AC CV%=CV/AC CPI=EV/AC EV=%Complete * BAC Ζ κέζνδνο ηεο δεδνπιεπκέλεο αμίαο βνεζά θαη ζηελ πξφβιεςε ηεο εμέιημεο ηνπ ππνιεηπφκελνπ πξνυπνινγηζκνχ. Οη φξνη πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη είλαη: ETC: Estimate To Complete (Δθηίκεζε γηα ηελ νινθιήξσζε). Δίλαη ε εθηίκεζε ηεο ππνιεηπφκελεο αμίαο ζχκθσλα κε ηα πεπξαγκέλα. EAC: Estimate At Completion (Δθηίκεζε νινθιήξσζεο). Δίλαη ε εθηίκεζε ηεο ζπλνιηθήο αμίαο ζχκθσλα κε ηα πεπξαγκέλα. VAC: Variation At Completion (Γηαθχκαλζε νινθιήξσζεο). Δίλαη ε δηαθχκαλζε ηεο αμίαο θαηά ηελ νινθιήξσζε ηνπ έξγνπ

251 250 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Οη ηχπνη ππνινγηζκψλ είλαη: EAC=AC+ETC (Νέα εθηίκεζε γηα ην ππνιεηπφκελν ζρέδην) EAC=AC+(BAC-EV) (Αλ δελ ρξεηάδεηαη λέα εθηίκεζε θαη φια πήγαλ θαιά ή δηνξζψζεθαλ) EAC=AC+(BAC-EV)/CPI (Αλ ζπλερηζηεί ν ίδηνο CPI, ίδηεο δηαθπκάλζεηο) EAC=BAC/CPI VAC=BAC-EAC VAC%=(VAC/BAC)*100 Σν MS Project δηαζέηεη 3 πίλαθεο γηα ηελ εθηειεζζείζα αμία: Earned Value (Δθηειεζζείζα αμία) Earned Value Schedule Indexes (Γείθηεο ρξνλνδηαγξάκκαηνο εθηειεζζείζαο αμίαο) Earned Value Cost Indexes (Γείθηεο θφζηνπο εθηειεζζείζαο αμίαο) Ο πίλαθαο Earned Value (Δθηειεζζείζα αμία) ζπγθξίλεη απηφ πνπ πξνβιέπαηε φηη ζα γίλεη (πνζνζηφ νινθιήξσζεο ηνπ ζρεδίνπ γξακκήο βάζεο), κε ηελ ηξέρνπζα θαηάζηαζε (πξαγκαηηθφ πνζνζηφ νινθιήξσζεο). Ο πίλαθαο απηφο δίλεη πιεξνθνξίεο γηα θφζηε. Δπηιέμηε View More Views Task Sheet (Πποβολή Πεπιζζόηεπερ πποβολέρ Φύλλο επγαζίαρ). Δπηιέμηε View Tables More Tables Earned Value (Πποβολή Πίνακερ Πεπιζζόηεποι πίνακερ Εκηελεζθείζα αξία).. Σν MS Project ζαλ AC (Πξαγκαηηθφ θφζηνο) ζεσξεί ην θφζηνο ησλ πφξσλ καδί κε ηα ζηαζεξά θφζηε (fixed costs). Σo ACWP βαζίδεηαη ζην πνζνζηφ νινθιήξσζεο γηα λα ππνινγηζηνχλ ηα θφζηε βάζεη ηεο κνλάδαο ηππηθνχ θφζηνπο ησλ πφξσλ, ηεο ρξέσζεο ππεξσξηψλ, ηεο ρξέσζεο αλά ρξήζε, ησλ ζηαζεξψλ εμφδσλ αλά εξγαζία θαη ηελ εκεξνκελία θαηάζηαζεο.

252 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ην MS Project αλ θαη έρεη γίλεη πξνζπάζεηα ελαξκφληζεο ησλ φξσλ κε απηέο πνπ πξνηείλεη ην PMI, ζε πνιιά ζεκεία ρξεζηκνπνηείηαη ε παξαδνζηαθή νλνκαζία πεδίσλ. Έηζη νη ηχπνη ππνινγηζκνχ ηεο δεδνπιεπκέλεο αμίαο ζα κπνξνχζαλ λα εθθξαζηνχλ φπσο παξαθάησ. Cost Performance Index (CPI) = BCWP/ACWP Schedule Performance Index (SPI) = BCWP/BCWS Budget at Completion (BAC) = Baseline Cost = (Work Standard Rate) + (Overtime Work Overtime Rate) + Resource Per Use Cost + Task Fixed Cost. Estimate at Completion (EAC) = ACWP + (Baseline Cost BCWP)/CPI Variance at Completion (VAC) = BAC EAC Cost Variance (CV) = BCWP ACWP Schedule Variance (SV) = BCWP BCWS

253 252 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013

254 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Μείσζε δηαθπκάλζεσλ Σν ρξνλνδηάγξακκα ελφο έξγνπ θαηά ηε δηάξθεηα ηεο παξαθνινχζεζεο θαη ειέγρνπ ηνπ έξγνπ ρξεηάδεηαη λα δηνξζσζεί ή λα βειηησζεί. Έλα ηδαληθφ ζρέδην πεηπραίλεη ηνπο αληηθεηκεληθνχο ζηφρνπο ηνπ έξγνπ, δηαηεξψληαο ηηο ηηκέο ησλ κεηαβιεηψλ ηνπ ηξηπινχ πεξηνξηζκνχ Φπζηθφ αληηθείκελν-υξφλνο-κφζηνο, ζχκθσλα κε ηε γξακκή βάζεο. Δπηπιένλ νη πφξνη ζα πξέπεη λα κελ ππεξαλαηεζνχλ θαη λα κε δνπιέςνπλ ππεξσξηαθά ζε βαζκφ πνπ ζα ηνπο θάλεη κε παξαγσγηθνχο. Μείσζε δηαθύκαλζεο θόζηνπο Δίλαη ζεκαληηθφ, πξηλ πξνρσξήζεηε ζε δηνξζσηηθέο θηλήζεηο, λα έρεηε θαηαλνήζεη ηελ πεγή ηεο δηαθχκαλζεο ηνπ θφζηνπο. Πξέπεη λα είζηε πάληα ζίγνπξνη φηη ηα πξαγκαηηθά θφζηε θαηαρσξήζεθαλ ζε επίπεδν αλάζεζεο φηαλ αθνξνχλ ππεξσξίεο, πφξνπο πιηθψλ θαη πφξνπο θφζηνπο. Οη ηηκέο απηέο ρξεζηκνπνηνχληα απφ ηε κεηαβιεηή ACWP (Πξαγκαηηθφ θφζηνο). Γηα λα κεηψζεηε ηε δηαθχκαλζε θφζηνπο, κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε θζελφηεξνπο πφξνπο ζε αλαζέζεηο πνπ ζεσξείηε φηη ρξεζηκνπνηείηε αθξηβνχο πφξνπο. Βέβαηα πξέπεη λα δηαζθαιίζεηε φηη νη θζελφηεξνη πφξνη είλαη εμίζνπ παξαγσγηθνί, πξάκα πνπ πηζαλφλ λα κε ζπκβαίλεη. Ζ κείσζε ησλ ππεξσξηψλ, πνπ επίζεο θνζηίδνπλ αθξηβφηεξα ίζσο είλαη κηα άιιε επηινγή, γηα λα κεηψζεηε ηελ δηαθχκαλζε. Ίζσο κπνξείηε λα ρξεζηκνπνηήζεηε άιια άηνκα, πνπ ζα δνπιέςνπλ ζην θαλνληθφ σξάξην ηνπ έξγνπ. Άιισζηε άηνκα πνπ θάλνπλ πνιιέο ππεξσξίεο γίλνληαη αληηπαξαγσγηθά θαη θάλνπλ πεξηζζφηεξα ζθάικαηα. Έλαο άιινο ηξφπνο, γηα λα κεηψζεηε ηε δηαθχκαλζε θφζηνπο, είλαη λα κεηψζεηε ηε δηάξθεηα ηνπ έξγνπ αθαηξψληαο ή ζπκπηέδνληαο δηνηθεηηθέο εξγαζίεο. Βέβαηα κπνξείηε λα κεηψζεηε θαη ηνλ ηξίην πεξηνξηζκφ, ην θπζηθφ αληηθείκελν ηνπ έξγνπ, αξθεί λα κελ επεξεάδεη ηηο πξνζδνθίεο ησλ ζπκκέηνρσλ ή αλ ηηο επεξεάδεη λα είλαη ελήκεξνη θαη ζχκθσλνη κε ηηο πξνζέζεηο ζαο. Μείσζε δηαθύκαλζεο δηάξθεηαο Δίλαη ζεκαληηθφ, πξηλ πξνρσξήζεηε ζε δηνξζσηηθέο θηλήζεηο λα έρεηε θαηαλνήζεη ηελ πεγή ηεο δηαθχκαλζεο ηεο δηάξθεηαο. Πξέπεη λα είζηε πάληα ζίγνπξνη φηη νη πξαγκαηηθέο δηάξθεηεο, ζε επίπεδν εκέξαο, θαηαρσξήζεθαλ ζχκθσλα κε ηηο πξνζδνθίεο ηεο γξακκήο βάζεο, ψζηε λα ππνινγίδεηαη ζσζηά ε κεηαβιεηή ηεο δεδνπιεπκέλεο αμίαο (BCWP).

255 254 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Μπνξείηε λα εθαξκφζεηε δηάθνξεο ηερληθέο κείσζεο ηεο δηαθχκαλζεο δηάξθεηαο, κεηαμχ ησλ νπνίσλ: Να αιιάμεηε ηηο ζπξηαθέο εμαξηήζεηο θάπνησλ εξγαζηψλ ζε παξάιιειεο, ή λα εθαξκφζεηε ρξφλν επηθάιπςεο (lead time). Ζ ηερληθή νλνκάδεηαη γξήγνξε εθηέιεζε (fast tracking). Να δεκηνπξγήζεηε πνιιαπιέο θξίζηκεο δηαδξνκέο, ζπάδνληαο ην δηάγξακκα δηθηχνπ. Να αθαηξέζεηε ή λα αιιάμεηε πεξηνξηζκνχο ζε θάπνηεο εξγαζίεο, πνπ πξέπεη λα αξρίζνπλ ή λα ηειεηψζνπλ θάπνηα ζπγθεθξηκέλε πεξηνξηζηηθή εκεξνκελία. Να δηαζπάζεηε κεγάιεο εξγαζίεο ζε κηθξφηεξεο, πνπ πηζαλά λα κπνξνχλ λα εθηειεζηνχλ παξάιιεια. Να κεηψζεηε ηνπο ρξφλνπο θαζπζηέξεζεο (lag time). Να πξνζζέζεηε πφξνπο ζε θξίζηκεο εξγαζίεο, πνπ θαζνδεγνχληαη απφ ηελ πξνζπάζεηα. Ζ ηερληθή νλνκάδεηαη θαηαθεξκαηηζκφο (crashing). Να κεηψζεηε ην θπζηθφ αληηθείκελν. Να δηαζπάζεηε (split) εξγαζίεο, πνπ ζπλδένληαη κε εξγαζίεο νη νπνίεο έρνπλ πεξηνξηζκφ Must Start On. Να θαηαξγήζεηε αξγίεο. Να ρξεζηκνπνηήζεηε αββαηνθχξηαθα. Να επεθηείλεηε ην σξάξην. Να αλαζέζεηε ππεξσξίεο. Η αμία ησλ δηδαγκάησλ πνπ πήξακε Έλα έξγν, πέξα απφ ην νηθνλνκηθφ φθεινο, πνπ θέξλεη ζηνλ νξγαληζκφ ή ηελ επηρείξεζε πνπ ην ζρεδηάδεη θαη ην πινπνηεί, θέξλεη θαη κηα πξνζηηζέκελε αμία γλψζεο (lessons learned), πνπ ζα πξέπεη λα δηαθπιαρηεί ζαλ πεξηνπζηαθφ ζηνηρείν ηνπ νξγαληζκνχ. ε φιεο ηηο θάζεηο ηνπ έξγνπ θαη ηδηαίηεξα θαηά ηελ εθηέιεζή ηνπ, επηιχνληαη πξνβιήκαηα. Ζ γλψζε πνπ απνθηάηαη απφ απηφ ζα πξέπεη λα αξρεηνζεηείηαη θαη λα είλαη εχθνια πξνζβάζηκε. Φξνληίζηε ζε θάζε ζπλάληεζε, παξνπζίαζεο θαη αλάιπζεο ηεο θαηάζηαζεο ηνπ έξγνπ, λα ζπιιέγεηε θαη ηα δηδάγκαηα, πνπ ζα πξέπεη λα αξρεηνζεηήζεηε.

256 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project

257 256 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013

258 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γηαρείξηζε πνιιαπιώλ έξγσλ Οη πεξηζζφηεξεο επηρεηξήζεηο ρξεηάδεηαη λα ζρεδηάζνπλ θαη λα πινπνηήζνπλ πεξηζζφηεξα απφ έλα έξγα ηαπηφρξνλα. Σα έξγα απηά κπνξεί λα ζρεηίδνληαη κεηαμχ ηνπο ή λα είλαη αλεμάξηεηα. Αλ ηα έξγα ζρεηίδνληαη κεηαμχ ηνπο θαη θαιχπηνπλ θάπνην θνηλφ ζηξαηεγηθφ ζηφρν ηεο επηρείξεζεο, ν νπνίνο κπνξεί λα επηηεπρζεί απνηειεζκαηηθφηεξα αλ ππάξμεη θνηλή δηνίθεζε ησλ έξγσλ απηψλ, ηφηε ηα έξγα πξέπεη λα νξγαλψλνληαη ζε έλα πξφγξακκα. Αλ ηα έξγα είλαη αλεμάξηεηα κεηαμχ ηνπο, κε ηελ έλλνηα φηη θαιχπηνπλ δηαθνξεηηθνχο ζηξαηεγηθνχο ζηφρνπο ηεο επηρείξεζεο, ηφηε ηα έξγα νξγαλψλνληαη ζε έλα ραξηνθπιάθην έξγσλ, φπνπ ην θάζε έξγν έρεη ην δηθφ ηνπ βαζκφ πξνηεξαηφηεηαο, θαη ηηο δηθέο ηνπ αληαγσληζηηθέο απαηηήζεηο θηήζεο πφξσλ θαη ρξεκαηνδφηεζεο έλαληη ησλ ππφινηπσλ έξγσλ. Σν MS Project ζηελ απιή ηνπ έθδνζε δίλεη δχν ελαιιαθηηθνχο ηξφπνπο γηα θνηλή δηαρείξηζε πνιιαπιψλ έξγσλ. Ο πνην απιφο, είλαη ε θνηλή ρξήζε πφξσλ θαη ν πνην ζχλζεηνο, ε ρξήζε θχξηνπ έξγνπ θαη ππνέξγσλ ηα νπνία νξγαλψλνληαη ζε μερσξηζηά αξρεία. Κνηλή ρξήζε πόξσλ πάληα νη πφξνη ελφο έξγνπ ηνπ αλήθνπλ θαη απνθιεηζηηθφηεηα. πλήζσο νη πφξνη κηαο επηρείξεζεο ζπκκεηέρνπλ ζε πεξηζζφηεξα απφ έλα έξγα. ηηο πεξηπηψζεηο απηέο, κπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε έλα μερσξηζηφ έξγν ην νπνίν ζα πεξηέρεη ηνπο πφξνπο ηεο επηρείξεζεο γηα θάπνηα θαηεγνξία έξγσλ θαη ην νπνίν ζα ρξεζηκνπνηείηαη ζαλ ρψξνο ζπγθέληξσζεο πφξσλ (resource pool), απφ φια ηα νκνεηδή έξγα. Απηφ ζα έρεη ζαλ απνηέιεζκα, ε πηζαλή ππεξαλάζεζε ελφο πφξνπ λα πξνέξρεηαη απφ ηελ θνηλή ρξήζε ηνπ θαη ζε άιια έξγα, πξάκα πνπ είλαη πην ξεαιηζηηθφ. Κάζε έξγν πνπ ρξεζηκνπνηεί ηνλ θνηλφ ρψξν ζπγθέληξσζεο πφξσλ ιέγεηαη ζηνηρείν θνηλήο ρξήζεο (sharer file). Καιφ είλαη φηαλ δεκηνπξγείηαη έλα έξγν πνπ ζα παίμεη ηνλ απνθιεηζηηθφ ξφιν ηεο ζπγθέληξσζεο πφξσλ, λα γξάθεηαη θάπνπ ζην φλνκά ηνπ ε ηδηφηεηα απηή, ψζηε λα μερσξίδεη απφ ηα ππφινηπα έξγα. Π.ρ. RP_ForConstuctionProjects. Γηα λα θάλεηε θνηλή ρξήζε πφξσλ:

259 258 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Αλνίμηε ην έξγν ησλ θνηλψλ πφξσλ (resource pool). Αλνίμηε ην έξγν ην νπνίν ζέιεηε λα ρξεζηκνπνηήζεη ηνπο θνηλνχο πφξνπο (sharer file). ην έξγν απηφ επηιέμηε Resource Resource Pool Share resources (Πόποι Δεξαμενή πόπυν Κοινή σπήζη πόπυν). ην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ, επηιέμηε Use resources (Υξήζε πφξσλ) θαη ζηε ζπλέρεηα ζηε ιίζηα From (Απφ) ην αλνηρηφ αξρείν ησλ θνηλψλ πφξσλ. Δπηιέμηε θάπνην απφ ηα αλνηθηά έξγα. ηαλ ρξεζηκνπνηείηαη ν ρψξνο ζπγθέληξσζεο πφξσλ θαη δεκηνπξγείηαη έλαο λένο πφξνο απφ ην ζηνηρείν θνηλήο ρξήζεο (sharer), αλ ν πφξνο απηφο αλαηεζεί θαη ζε θάπνηα εξγαζία, απνζεθεχεηαη ζηε δεμακελή, αιιά ζηελ πξαγκαηηθφηεηα αλήθεη θαη ζην αξρείν πφξσλ ηνπ sharer. Πξνηεξαηόηεηα Δμνξηζκνχ, αλ ππάξμνπλ αζπλέπεηεο κεηαμχ ηνπ ρψξνπ ζπγθέληξσζεο πφξσλ θαη ηνπ sharer, νη πιεξνθνξίεο ηεο δεμακελήο ζα επηθξαηήζνπλ απηψλ ηνπ sharer. Αλ π.ρ. βάιεηε έλα πφξν Α ζηνπο πφξνπο ηνπ sharer κε ακνηβή 40 /h θαη ν πφξνο απηφο ζηελ δεμακελή πφξσλ ακείβεηαη κε 20 /h, ε ηειεπηαία ηηκή ζα αληηγξαθεί θαη ζην αληίζηνηρν πεδίν ηνπ sharer. Απηή είλαη ε θνηλή πξαθηηθή, αλ ζέιεηε γηα θάπνην έξγν λα έρεη ηελ πξνηεξαηφηεηα, επηιέμηε Sharer takes precedence (Σν ζηνηρείν θνηλήο ρξήζεο έρεη πξνηεξαηφηεηα). Πιεξνθνξίεο ρώξνπ ζπγθέληξσζεο πόξσλ ηαλ αλνίγεηε ην αξρείν ηνπ ρψξνπ ζπγθέληξσζεο πφξσλ, ην αληίζηνηρν πιαίζην

260 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project δηαιφγνπ ζαο δίλεη 2 επηινγέο: Γηαθνπή κνηξάζκαηνο πόξσλ ηαλ ζειήζεηε λα δηαθφςεηε ηελ θνηλή ρξήζε πφξσλ ζε θάπνην έξγν, επηιέμηε Resource Resource Pool Share resources (Πόποι Δεξαμενή πόπυν Κοινή σπήζη πόπυν) θαη ζηε ζπλέρεηα Use own resources (Υξήζε ηδίσλ πφξσλ). Σν κνίξαζκα κε ην ρψξν ζπγθέληξσζεο πφξσλ ζα δηαθνπεί, αιιά ην έξγν ζα δηαηεξήζεη ηνπο πφξνπο θαη ηηο πιεξνθνξίεο αλαζέζεσλ πνπ είραλ γίλεη ηφζν κέζσ ησλ δηθψλ ηνπ πφξσλ (δειαδή απηψλ πνπ πξνζηέζεθαλ ζηε δεμακελή απφ ην ίδην) φζν θαη απηψλ ηεο δεμακελήο, πνπ ρξεζηκνπνηήζεθαλ γηα αλαζέζεηο ζε εξγαζίεο ηνπ.

261 260 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Κύξηα έξγα θαη ππνέξγα Κχξην έξγν, ζεσξείηαη έλα έξγν, πνπ κέζσ εηζαγσγήο, εκπεξηέρεη άιια ππνέξγα. Πξφθεηηαη γηα κηα ηεξαξρεκέλε νξγαλσηηθή δνκή, πνπ ζηφρν έρεη κέζσ ελφο θχξηνπ έξγνπ, ζε έλα παξάζπξν, λα κπνξεί θαλείο λα δηαρεηξηζηεί θαη λα αλνίμεη ζρεηηδφκελα ππνέξγα, πνπ είλαη απνζεθεπκέλα ζε δηαθνξεηηθά αξρεία. Γηα λα ππάξμεη θχξην έξγν ζα πξέπεη λα έρεη εηζαρζεί ηνπιάρηζηνλ έλα ππνέξγν. Γηα λα ην πεηχρεηε απηφ: Αλνίμηε ην αξρείν πνπ ζα απνηειεί ην θχξην έξγν. ε πξνβνιή Gantt, επηιέμηε ηε γξακκή θάησ απφ ηελ εξγαζία, απφ ηελ νπνία ζέιεηε λα εηζαρζεί ην πξψην ππνέξγν θαη επηιέμηε Project Subproject ( Έπγο Υποέπγο).

262 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δπηιέμηε ην αξρείν ηνπ ππνέξγνπ, αθήζηε καξθαξηζκέλε ηελ επηινγή Link to project (χλδεζε κε ην έξγν), ψζηε νη αιιαγέο πνπ ζα γίλνληαη ζην ππνέξγν, κέζσ ηνπ θχξηνπ έξγνπ, λα απνζεθεχνληαη ζην αξρείν ηνπ ππνέξγνπ θαη παηήζηε ην θνπκπί Insert (Δηζαγσγή), γηα λα εηζαρζεί ην ππνέξγν ζην θχξην έξγν. Αλ δελ ρξεζηκνπνηήζεηε ηελ επηινγή Link to project (χλδεζε κε ην έξγν), ζηελ νπζία εηζάγεηε έλα αληίγξαθν ηνπ ππνέξγνπ κέζα ζην θχξην έξγν. Φξνληίζηε, κέζσ ζηνίρηζεο, ην θχξην έξγν λα είλαη ζπγθεληξσηηθή εξγαζία πνπ εκπεξηέρεη φια ηα ππνέξγα. Αλ ζέιεηε λα βιέπεηε γηα θάζε εξγαζία ζε πνην έξγν αλήθεη, εηζάγεηε ζηνπο πίλαθέο ζαο ην πεδίν Project (Έξγν). ηαλ αιιάδεηε ζηνηρεία ησλ ππνέξγσλ πνπ βξίζθνληαη κέζα ζην θχξην έξγν, νη αιιαγέο απηέο πεξλνχλ θαη ζην μερσξηζηφ αξρείν ηνπ ππνέξγνπ. Αλ θάπνηα ζηηγκή ζειήζεηε λα δηαθφςεηε ηελ επηξξνή ηνπ θχξηνπ έξγνπ ζηα ππνέξγα, θαη νη πιεξνθνξίεο λα απνζεθεχνληαη πιένλ ζην θχξην έξγν, θάληε δηπιφ θιηθ ζηε ζπγθεληξσηηθή εξγαζία, πνπ αληηπξνζσπεχεη ην ππνέξγν ζην θχξην έξγν, θαη κέζσ ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Inserted Project Information (Πιεξνθνξίεο γηα ην έξγν πνπ έρνπλ εηζαρζεί) θαη ηεο θαξηέιαο Advance (Γηα πξνρσξεκέλνπο), μεκαξθάξεηε ηελ επηινγή Link to project (χλδεζε κε ην έξγν). ηαλ δνπιεχεηε κε θχξην έξγν θαη ππνέξγα, ζα πξέπεη λα πξνζέμεηε κεξηθέο ιεπηνκέξεηεο. Τπάξρεη πηζαλφηεηα, λα εκθαληζηεί θάπνηνο πφξνο πνιιαπιέο θνξέο. Απηφ ζπκβαίλεη ζηελ πεξίπησζε πνπ ν ίδηνο πφξνο είλαη θαηαρσξεκέλνο ζε πεξηζζφηεξα απφ έλα ππνέξγα. Ίζσο ζα ήηαλ θαιφ λα ζθεθηείηε ηελ θνηλή ρξήζε πφξσλ. Σα ππνέξγα εκθαλίδνληαη ζαλ ζπγθεληξσηηθέο εξγαζίεο κε γθξίδεο ξάβδνπο. Μπνξείηε λα δεκηνπξγήζεηε ζπλδέζεηο FS, FF, SS, SF ζηελ θνηλή δηάξζξσζε, κεηαμχ εξγαζηψλ πνπ αλήθνπλ ζε δηαθνξεηηθά ππνέξγα κε ηνλ θιαζηθφ ηξφπν. Μπνξείηε λα δηαρεηξηζηείηε ηηο εμσηεξηθέο ζπλδέζεηο κεηαμχ ησλ εξγαζηψλ δηαθνξεηηθψλ ππνέξγσλ, κέζσ ηεο επηινγήο Project Links Between Projects (Έπγα Σςνδέζειρ μεηαξύ έπγυν) θαη ηνπ αληίζηνηρνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ. Αλ δελ ππάξρνπλ ζπλδέζεηο κεηαμχ εξγαζηψλ ησλ ππνέξγσλ ίζσο ζα ζαο ελδηέθεξε λα παξαθνινπζείηε ηηο θξίζηκεο δηαδξνκέο φισλ ησλ ππνέξγσλ. ηελ πεξίπησζε απηή επηιέμηε File Options (Απσείο Επιλογέρ) θαη ζηελ

263 262 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 θαξηέια Schedule μεκαξθάξεηε ηελ επηινγή Inserted projects are calculated like summary tasks. Με ρξεζηκνπνηείηε ηελ επηινγή Calculate multiple critical paths (Τπνινγηζκφο πνιιψλ θξίζηκσλ δηαδξνκψλ). Ζ επηινγή απηή ρξεζηκνπνηείηαη ζε απιά έξγα γηα λα ππνινγίζεη πνιιαπιέο θξίζηκεο δηαδξνκέο, ζεηξάο εξγαζηψλ, πνπ δελ αλήθνπλ ζην ίδην δίθηπν εξγαζηψλ ηελ θνηλή δηάξζξσζε, δελ κπνξείηε λα κεηαθηλήζεηε εξγαζίεο απφ έλα ππνέξγν ζε θάπνην άιιν. Μπνξείηε φκσο λα δνπιέςεηε κε αληηγξαθή/απνθνπή θαη επηθφιιεζε. Σα ππνέξγα κπνξνχλ λα αλνίμνπλ κφλν γηα αλάγλσζε. ε θάζε πεξίπησζε φηαλ θιείλεηε ην θχξην έξγν ην MS Project ζαο ξσηά αλ ζέιεηε λα απνζεθεχζεηε ηηο αιιαγέο θαη ζηα ππνέξγα. Οη αιιαγέο πνπ θάλεηε ζε κνξθνπνηήζεηο (format) θαη επηινγέο (options), ζηα μερσξηζηά αξρεία ησλ ππνέξγσλ, δελ επεξεάδνπλ ην θχξην έξγν. Σν αληίζηξνθν δελ ηζρχεη. Απφ δηνηθεηηθήο άπνςεο ζα πξέπεη επίζεο λα θξνληίζεηε θάπνηεο ζεκαληηθέο ιεπηνκέξεηεο: Οη πηζαλνί δηνηθεηέο ησλ ππνέξγσλ, ζα πξέπεη λα γλσξίδνπλ ηελ νξγαλσηηθή δνκή ηνπ θχξηνπ έξγνπ θαη λα έρνπλ ελεκεξσζεί γηα ην επηπιένλ ζρέδην δηαλνκήο πιεξνθνξηψλ πνπ ρξεηάδεηαη. Θα πξέπεη λα έρεη νξηζηεί ππεχζπλνο γηα επίιπζε ζεκάησλ ππεξαλάζεζεο πφξσλ ή αληαγσληζηηθήο ρξήζεο πφξσλ κεηαμχ ησλ ππνέξγσλ. Θα πξέπεη λα έρεη νξηζζεί ζαθέο ζρέδην αλαθνξψλ θαηάζηαζεο ηνπ έξγνπ ζχκθσλα κε ην νπνίν ζα πξέπεη λα ζπκκνξθψλνληαη φια ηα ππνέξγα. Οη εμσηεξηθέο ζπλδέζεηο κεηαμχ εξγαζηψλ ησλ ππνέξγσλ ζα πξέπεη πάληνηε λα είλαη ελεκεξσκέλεο.

264 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project

265 264 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013

266 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δξσηήζεηο γηα ηηο εμεηάζεηο πηζηνπνίεζεο ηεο Microsoft Δξσηήζεηο γηα ηελ πηζηνπνίεζε MOS Δξώηεζε 1 Amend the way a project links to other documents and add a milestone by: 1. Create a hyperlink between task 7, Selection of Internal Auditors, and the Microsoft Word file named Auditors located in the My Documents folder. 2. Display the table that shows the created hyperlink. 3. Insert a milestone task named Confirmation Complete that has task 6, Confirm SEC filing and Annual Report Checkpoints, as predecessor and task 7, Selection of Internal Auditors, as its successor. Απάντηση 1. Δπηιέμηε ηελ εξγαζία 7 θαη ζηε ζπλέρεηα κε δεμί θιηθ εκθαλίζηε ην άκεζν κελνχ. Δπηιέμηε Hyperlink. ην πιαίζην δηαιφγνπ Insert Hyperlink βξείηε ην δεηνχκελν αξρείν, επηιέμηε ην θαη παηήζηε OK 2. Δπηιέμηε View Tables Hyperlink. 3. Δπηιέμηε ηελ εξγαζία 7 θαη παηήζηε ην πιήθηξν Insert. ηελ θελή γξακκή, πνπ δεκηνπξγήζεθε, πιεθηξνινγήζηε ηε δεηνχκελε εξγαζία θαη κεηψζηε ηε δηάξθεηά ηεο ζε 0, ψζηε λα είλαη νξφζεκν. Οη δεηνχκελεο ζπλδέζεηο έρνπλ πινπνηεζεί απηφκαηα. Δξώηεζε 2 Enable the consolidation of projects and the sharing of common resources by: 1. Insert the project named Communications at the end of task list, ensuring that the Communications Plan subproject is at the highest level of the project s

267 266 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 outline. 2. Share resources with the project named Communications, indicating that the pool containing the resources should take precedence. Απάντηση 1. Δπηιέμηε ηελ πξψηε θελή γξακκή θάησ απφ ηελ ηειεπηαία εξγαζία ηνπ έξγνπ θαη ζηε ζπλέρεηα επηιέμηε Project Subproject. ην πιαίζην δηαιφγνπ Insert Project βξείηε ην δεηνχκελν έξγν, επηιέμηε ην θαη παηήζηε ην θνπκπί Insert 2. Δπηιέμηε Resource Resource Pool Share Resources. ην πιαίζην δηαιφγνπ Share Resources επηιέμηε Use resources From θαη ην δεηνχκελν αξρείν. Πξνζέμηε λα είλαη ελεξγή ε επηινγή Pool takes precedence θαη παηήζηε OK. Δξώηεζε 3 Create an information data map by: 1. Enter a project status date of 9/3/ Update task 2, Review project file/lessons learned from last year's Annual Report process, to reflect an actual start date of 4/3/09 and 100% complete. Update task 3, Confirm changes, if any, to financial reporting requirements to reflect an actual start date of 5/3/09 and 40% complete. 3. Export earned value data to a Microsoft Excel workbook through the Earned Value information data map and Save the Excel workbook with the name EV4-3 in the My Documents folder. Απάντηση 6. Δπηιέμηε Project Project Information θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ, ζην πεδίν Status date πιεθηξνινγήζηε 9/3/09. Παηήζηε OK. 7. Τπάξρνπλ πνιινί ηξφπνη γηα λα ην θάλεηε. Δθαξκφζηε ηνλ πίλαθα Tracking θαη γηα ηελ εξγαζία 2 ζηε ζηήιε Actual Start πιεθηξνινγήζηε 4/3/09, ελψ ζηελ ζηήιε %Comp. πιεθηξνινγήζηε 100. Γηα ηελ εξγαζία 3 πιεθηξνινγήζηε ηηο δεδνκέλεο πιεξνθνξίεο ζηα αληίζηνηρα πεδία.

268 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Γηα λα ελεξγνπνηήζεηε ηνλ νδεγφ εμαγσγήο επηιέμηε File Save As. ην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ επηιέμηε ηχπν αξρείνπ Microsoft Excel Workbook (*.xls), απνζήθεπζε ζε My Documents θαη φλνκα αξρείνπ EV4-3. ηνλ νδεγφ εμαγσγήο επηιέμηε Selected Data θαη ζηελ επφκελε ζειίδα Use existing map (Υξήζε ππάξρνπζαο αληηζηνίρηζεο). ηελ επφκελε ζειίδα επηιέμηε Earned value information (Πιεξνθνξίεο εθηειεζζείζαο ηηκήο) θαη παηήζηε ην θνπκπί Finish (Σέινο). Δξώηεζε 4 Update the project tasks and resources by: 1. Set task 4, Identify Annual Report Theme and Section Requirements, as 25% complete. 2. Set options to enable manual updates of actual costs. 3. Update the actual cost of the resource Mary Cain to 500. Απάντηση 1. Δθαξκφζηε ηνλ πίλαθα Tracking, θαη γηα ηελ εξγαζία 4 ζην πεδίν %Comp. πιεθηξνινγήζηε 25 ή επηιέμηε ηελ εξγαζία 4 θαη παηήζηε ζην θνπκπί. 2. Σα πξαγκαηηθά θφζηε ππνινγίδνληαη απφ ην MS Project απηφκαηα θαη δελ κπνξείηε λα ηα θαηαρσξήζεηε. Αλ ζέιεηε λα αιιάμεηε απηή ηελ πξνεπηινγή, επηιέμηε File Options θαη ζηελ θαξηέια Schedule μεκαξθάξεηε ηελ επηινγή Actual costs are always calculated by Microsoft Office Project. 3. ε πξνβνιή Resource Usage ή Task Usage, εθαξκφζηε ηνλ πίλαθα Costs, βξείηε ηελ εθρψξεζε ηεο Mary Cain ζηελ εξγαζία 4 θαη ζην πεδίν Actual Cost θαηαρσξήζηε 500.

269 268 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Δξώηεζε 5 Manage resources by: 1. Create a new resource named Supporter 2. Share resources with the available resource pool named ReserveResources. 3. Assign the resource Supporter to task 4, Identify Annual Report Theme and Section Requirements, and update the resource pool. Απάντηση 1. ε πξνβνιή Resource Sheet, ζηελ πξψηε ειεχζεξε γξακκή πιεθηξνινγήζηε ην λέν πφξν. 2. Δπηιέμηε Project Resource Pool Share Resources θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ επηιέμηε Use resources From θαη ην πξνηεηλφκελν έξγν. Παηήζηε OK. 3. ε πξνβνιή γξάθεκα Gantt, κέζσ ηνπ πιαηζίνπ δηαιφγνπ Assign Resources, εθρσξήζηε ην λέν πφξν ζηελ εξγαζία 4. Δλεκεξψζηε ηε δεμακελή πφξσλ επηιέγνληαο Project Resource Pool Update resource Pool. Δξώηεζε 6

270 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Change resources, and create information by: 1. Amend the calendar for resource 12, Supporter, making 13/03/09 a nonworking day. 2. Assign resource 12, Supporter, to task 6, Confirm SEC filing and Annual Report Checkpoints, to perform 20 hours of work at 80% of his time. 3. Copy a picture of task 1, through task 9. Name the file InitialPlanning.gif and save it in the My Documents folder. Απάντηση 1. Αλνίμηε ην πιαίζην δηαιφγνπ Change Working Time (θαξηέια Project), επηιέμηε ην εκεξνιφγην ηνπ πφξνπ Supporter, επηιέμηε ηελ 13/03/09 θαη ζέζηε ηελ σο Exception. Παηήζηε ΟΚ 2. Γηαηξέζηε ην παξάζπξν επηιέγνληαο View Details (νκάδα split). ην γξάθεκα Gantt επηιέμηε ηελ εξγαζία 6 θαη ζην θάησ ηκήκα ζε λέα γξακκή θάησ απφ ηνλ ηειεπηαίν πφξν, επηιέμηε ηνλ πφξν Supporter, ζην πεδίν Units θαηαρσξήζηε 80 θαη ζην πεδίν Work θαηαρσξήζηε 20. Παηήζηε OK. 3. Δπηιέμηε ηηο εξγαζίεο 1 έσο θαη 9. ηελ θαξηέια Task επηιέμηε Copy Copy Picture. ην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ, επηιέμηε To GIF image file. Φξνληίζηε ε δηαδξνκή λα είλαη πξνο ηνλ θάθειν My Documents θαη ην φλνκα ηνπ αξρείνπ λα είλαη ην δεηνχκελν. Πξνζέμηε επίζεο λα είλαη επηιεγκέλε ε Selected rows. Παηήζηε OK. Δξώηεζε 7 Manage the schedule of a project plan which is in progress by: 1. Reduce the duration of task 4, Identify Annual Report Theme and Section Requirements, so the task s finish date is the same as the baseline finish date. 2. Create an interim plan for the tasks that have not started yet.

271 270 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Απάντηση 1. ηελ πξνηεηλφκελε πξνβνιή κπνξείηε λα κεηψζεηε ηε δηάξθεηα ηεο εξγαζίαο 4 ρξεζηκνπνηψληαο ην πνληίθη ή κπνξείηε λα εθαξκφζεηε ηνλ πίλαθα Variance θαη ζην πεδίν Finish λα θαηαρσξήζεηε ίδηα εκεξνκελία κε απηή, πνπ ππάξρεη ζην πεδίν Baseline Finish. 2. Φηιηξάξεηε ηηο εξγαζίεο κε ην θίιηξν Unstarted Tasks. Δπηιέμηε φιεο ηηο εξγαζίεο θαη ζηε ζπλέρεηα επηιέμηε Project Set Baseline. ην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ, επηιέμηε Save interim plan θαη Selected tasks. Παηήζηε OK. Δξώηεζε 8 Manage resource pools and consolidated projects by: 1. Show a project summary task and rename it Annual Report. 2. Share resources with the project named Reserve, marking that the sharer project takes precedence. 3. Insert the project named ArtWork, located in My Documents folder, at the end of the project. Απάντηση 1. Δπηιέμηε File Options θαη ζηελ θαξηέια Advanced επηιέμηε Show project summary task. Ζ ζπγθεληξσηηθή εξγαζία ηνπ έξγνπ εκθαλίδεηαη πξψηε ζηε γξακκή 0 θαη έρεη φλνκα ίδην κε ην φλνκα ηνπ αξρείνπ. Μπνξείηε λα ην αιιάμεηε ζχκθσλα κε ην δεηνχκελν φλνκα. 2. Δπηιέμηε Project Resource Pool Share Resources θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ επηιέμηε Use resources From θαη ην δεηνχκελν έξγν. Δπηιέμηε επίζεο ηελ Sharer takes precedence. Παηήζηε OK. 3. Δπηιέμηε ηελ πξψηε θελή γξακκή ζην ηέινο ηνπ έξγνπ. Δπηιέμηε Project Subproject θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ βξείηε θαη επηιέμηε ην δεηνχκελν έξγν ζην θάθειν My Documents. Παηήζηε Insert.

272 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δξώηεζε 9 Track and manage a project by: 1. Display the table that shows the Actual Finish, Actual Duration and Remaining Duration fields. 2. Update task 4, Identify Annual Report Theme and Section Requirements, with an actual finish of 10/03/09 and task 5, Confirm other sections to be added or removed, with an actual start of 10/03/ Task 3, Confirm changes, if any, to financial reporting requirements, has been 40% complete but there is not time to complete it. Make it to have no remaining duration. Απάντηση 1. Δθαξκφζηε ηνλ πίλαθα Tracking επηιέγνληαο View Tables Tracking. 2. Γηα ηελ εξγαζία 4 ζην πεδίν Actual Finish πιεθηξνινγήζηε ηελ δεδνκέλε εκεξνκελία, ελψ γηα ηελ εξγαζία 4 πιεθηξνινγήζηε ηελ ζην πεδίν Actual Start. 3. Γηα ηελ εξγαζία 3 ζην πεδίν Remaining Duration πιεθηξνινγήζηε 0. Δξώηεζε 10 Review the schedule progress by: 3. Select the pre-defined view that compares a schedule s progress with baseline information by displaying different bar styles. 4. Save the current schedule in Baseline 2.

273 272 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Απάντηση 3. Δπηιέμηε View Tracking. 4. Δπηιέμηε Project Set Baseline θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ επηιέμηε Baseline 2 θαη πξνζέμηε ε επηινγή Entire project λα είλαη ελεξγή. Παηήζηε OK. Δξώηεζε 11 Manipulate multiple projects by: 1. Insert the project named SubDetails, located in the My Documents folder, as task 10 in the current project at the same indent level as task 1, Perform Initial Planning. 2. Link task 9, Initial Planning Complete, and task 1, Details for lessons learned, across projects in a finish-to-start relationship. 3. Select a Gantt chart view that has critical activities in red and compares actual progress with baseline estimates. Απάντηση 1. Δπηιέμηε ηελ εξγαζία 10 θαη ζηε ζπλέρεηα ηελ επηινγή Project Subproject. ην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ βξείηε θαη επηιέμηε ην δεηνχκελν έξγν θαη παηήζηε Insert. Σν έξγν έρεη εηζαρζεί ζηε γξακκή 10 αιιά είλαη ζην ίδην επίπεδν κε ηελ εξγαζία 9. Δπηιέμηε ην λενεηζαρζέλ έξγν θαη ζηνηρίζηε ην έλα επίπεδν αξηζηεξά (θαξηέια Tasks Outdent ). 2. Αλαπηχμηε ην λενεηζαρζέλ έξγν. Δπηιέμηε ηελ εξγαζία 9 ηνπ θχξηνπ έξγνπ θαη

274 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project ηελ εξγαζία 1 ηνπ ππνέξγνπ (Ctrl Click). Παηήζηε ζην θνπκπί ζχλδεζεο. 3. Δπηιέμηε View Tracking. Δξώηεζε 12 Update uncompleted work and return the project to its schedule by: 1. Sat a Status Date of 09/03/09 2. Reschedule all uncompleted work to start after that date. 3. Without changing the current view, select a pre-defined table that compares a plan s progress with baseline information. Απάντηση 1. Δπηιέμηε Project Project Information θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ, ζην πεδίν Status date, πιεθηξνινγήζηε ηελ δεδνκέλε εκεξνκελία. Παηήζηε OK. 2. Δπηιέμηε Project Update Project θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ επηιέμηε Reschedule uncompleted work to start after θαη παηήζηε OK. 3. Δπηιέμηε View Tables Variance. Δξσηήζεηο γηα ηελ πηζηνπνίεζε MCTS Δξώηεζε 13 You are viewing a project plan in MS Project. In the Tracking Gantt view, you want to display the schedule variance by using a function in the Set Baseline dialog box. What should you do? A. Set the project baseline start and finish dates as Interim Plan. B. Set the project baseline start and finish dates as Interim Planl. C. Set the project baseline as Baseline. D. Set the project baseline as Baselinel.

275 274 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Απάντηση Οξζή απάληεζε είλαη ε C. ηελ πξνβνιή Tracking Gantt, εκθαλίδνληαη ξάβδνη ηφζν γηα ηελ γξακκή βάζεο φζν θαη γηα ην επίθαηξν ρξνλνδηάγξακκα, αλ βέβαηα έρεηε ζέζεη ηε γξακκή βάζεο ζαλ Baseline. Δξώηεζε 14 You are tracking a project in MS Project by looking on duration and work effort. A fixed units task is behind schedule regarding the work complete. You received data for the last status period, and you want to enter data into the project to recalculate the task finish date. What should you do? A. Enter the Actual Work and Remaining Work data. B. Change the task type to Fixed Duration, and then enter the Remaining Work data. C. Change the task type to Fixed Duration, and then enter the Actual Work and Remaining Work data. D. Change the task type to effort-driven. Απάντηση Οξζή απάληεζε είλαη ε A. Ζ εξγαζία έρεη θαζπζηεξήζεη θαη ρξεηάδεηαη λα εθηηκήζεηε ηελ ππφινηπε εξγαζία γηα λα δείηε ηελ εθηίκεζε ηεο εκεξνκελίαο ιήμεο ηεο θαη ηελ πηζαλή επίδξαζή ηεο ζηελ θαηαιεθηηθή εκεξνκελία ηνπ έξγνπ. Δξώηεζε 15 You are tracking a project in MS Project. You are viewing the Gantt Chart view, and you want to check which tasks are behind schedule. What should you do? A. Set the status date to the current date, and then display a progress line. B. Open the Project Information dialog box. C. Sort the tasks by finish date. D. Group the tasks by milestones. Απάντηση Οξζή απάληεζε είλαη ε A. Οη ππφινηπεο δελ δίλνπλ ηελ δεηνχκελε πιεξνθφξεζε.

276 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Δξώηεζε 16 You are tracking a project in MS Project. You have received data from your team and you are ready to update the status of the project. The project has a baseline. You want to have the possibility to compare the Gantt chart before and after the update within the same project plan. What should you do? A. Generate 2 visual reports of the project plan. One before the update and one after the update. B. Save project plan to Baseline 1, and then display it in the Gantt chart with the current plan. C. Use the Copy Picture facility and Capture a picture of the project plan. D. Export the project plan to a Microsoft Office Excel workbook. Απάντηση Οξζή απάληεζε είλαη ε B. Εεηνχκελν είλαη ε πιεξνθφξεζε λα εκθαλίδεηαη ζην ίδην πιάλν. Ζ γξακκή βάζεο 1 κπνξεί λα παξνπζηαζηεί ζην γξάθεκα Gantt κέζσ θαηάιιειεο κνξθνπνίεζεο ησλ ξάβδσλ. Δπηιέγεηε Format Bar Styles θαη ζην αληίζηνηρν πιαίζην δηαιφγνπ πξνζζέηεηε ηελ γξακκή 2 λα δείρλεη ξάβδν ηεο αξεζθείαο ζαο, κε αξρή ηελ εκεξνκελία έλαξμεο ηεο γξακκήο βάζεο 1 θαη ηέινο ηελ εκεξνκελία ιήμεο ηεο γξακκήο βάζεο 1. Δξώηεζε 17 You update your project in MS Project, in accordance to status date you entered 3 days ago. You want to display, in the chart area of the Gantt Chart view, the date of the last update, before sending the status report. What should you do? A. Display the current date as a gridline. B. Change the current date to the status date. C. Display a progress line based on current date. D. Display the status date as a gridline. Απάντηση Οξζή απάληεζε είλαη ε D. Οη ππφινηπεο δελ δίλνπλ ηελ δεηνχκελε πιεξνθφξεζε.

277 276 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013

278 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project πλνπηηθό επξεηήξην (Πηζαλά λα ππάξρεη ζηαζεξή απόθιηζε off-set) A Accrue At, 89 Actual Cost, 247 Actual data, 224 Actual duration, 232 Actual finish, 228 Actual start, 227 As Late As Possible, 65 As Soon As Possible, 65 Assign Resources, 90 Assignment Information, 136 Assignments, 195 AutoFilter, 187 Availability, 136 B Bar Styles, 170 Base Calendar, 95 Baseline, 157, 220 Bottom-Up, 38 Break Link, 256 Budget, 78, 101 Budget At Completion, 248 C Change Highlighting, 36 Change Working Time, 96 Clear leveling, 156 Compare Project Versions, 221 Constraint date, 64 Copy Picture, 216 Cost Performance Index, 248 Cost resources, 78 Cost Tracking, 246 Cost Variance, 248 Cost/Use, 98 Costs, 195 Crashing, 148 Critical Path, 2 Current Activities, 195 Custom, 23, 195 Customize, 191 Customize Fields, 98 D Deadline, 57, 65, 130 Default View, 34 Delay, 94 Demand, 91 E Earned Value, 247 Effort driven, 51,83, 106 Elapsed, 47 , 217 Estimate At Completion, 248 Estimate To Complete, 248 Exceptions, 26 Export Wizard, 207 F Fast tracking, 220 Filters, 11 Finish No Earlier Than, 66 Finish No Later Than, 65 Finish to finish, 59 Finish to start, 58 Fiscal year, 29 Fixed cost, 78, 97 Fixed duration, 82,84, 85 Fixed Units, 83 Fixed Work, 81, 84 Flag, 179 Float, 2 Footer, 202 Formula, 99, 182 Free float, 123 Free slack, 123 G Generic, 77 Global.mpt, 9, 193

279 274 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 Graphical Indicators, 99 Gridlines, 173 Groups, 185 H Header, 202 Hide Subtasks, 42 I Import Field, 99 Import Outlook Tasks, 44 Import Wizard, 44 Indent, 38 Insert Column, 98 Interim plans, 159 L Lag-Lead time, 57 Layout, 174 Lessons learned, 252 Level Message, 92 Level Resources, 155 Leveling Gantt, 156 Leveling order, 156 Levelling Delay, 144 Link Tasks, 66 Link to project, 258 Linked Fields, 180 Links Between Projects, 258 Lookup, 99 M Macro, 191 Mark Task As Milestone, 35 Material resources, 78 Max Units, 88 Microsoft Office Specialist (MOS), 15 Must Finish On, 65 Must Start On, 65 O Object, 176 Objects, 169 On Line Analytical Processing, OLAP, 207 Organizer, 170, 192 Outdent, 38 Outline, 37 Overview, 195 P Page Setup, 202 Part-time, 90 Paste Special, 180 Peak, 138 PERT, 49 Planned Value, 247 Planning Winzard, 72 Predecessors, 70 Priority, 156 Progress Lines, 241 Project Information, 21 Project server, 12 Project Statistics, 147, 237 R R/D, 91 RAM, Responsibility Assignment Matrix, 105 Record New Macro, 190 Recurring Task, 74 Remaining Availability, 136 Remaining duration, 232 Reports, 195 Request, 91 Resource Cost, 146 Resource Form, 87 Resource Graph, 141 Resource Information, 89 Resource pool, 80 Resource Sharing, 254 Resource Sheet, 87 Resource Usage, 102 Resource Work, 93 S Save preview picture, 22 Schedule Performance Index, 248 Schedule Variance, 248 Security, 23 Set as Default, 30

280 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Share resources, 254 Sharer file, 254 Sharer takes precedence, 254 Show, 42 Show assignment units as, 89 Show Outline Numbers, 42 Show Outline Symbols, 43 Show project summary task, 75, 102 Show Subtasks, 42 Slack time, 2 Sort, 128 Start No Earlier Than, 65 Start to finish, 60 Start to start, 59 T Σable Definition, 181 Tables, 11 Task drivers, 64,144 Task Information, 35 Task Usage, 140 Tasks are critical if is less than or equal to, 125 Template, 20, 178 Text Styles, 172 Top-Down, 38 U Update Project, 225 Update Resource Pool, 255 Use own resources, 255 V Variance, 242 Variation At Completion, 249 View bar, 34 Views, 11 Visual Reports, 210, 213 W WBS code, 43 Web Access, 13 Work, 95 Work Breakdown Structure, 37 Work Contour, 142 Work package, 38 Work Tracking, 246 Work Weeks, 26 Workload, 195 Α Αδξάλεηα, 2, 123, 129, 243 Αίηεκα, 91 Αιιαγή ρξφλνπ εξγαζίαο, 96 Αλαδήηεζε, 99 Αλαζέζεηο, 195 Αλάιπζε απνθιίζεσλ, 245 Αλαλέσζε ρψξνπ ζπγθέληξσζεο πφξσλ, 255 Αλαθνξέο, 195 Αλζξψπηλν δπλακηθφ, 14 Αληηγξαθή εηθφλαο, 216 Αληηγξαθή εηθφλαο ζηνλ νδεγφ ηνπ Office, 216 Αληηθείκελα, 169 Αληηθείκελν, 176 Απαίηεζε, 91 Απαζρφιεζε, 81, 107 Απνζήθεπζε πξνεπηζθφπεζεο εηθφλαο, 22 Απνθιίλνπζεο εξγαζίεο, 244 Απφθξπςε δεπηεξεπνπζψλ, 42 Αξίζκεζε ζειίδσλ, 202 Αζθάιεηα, 23 Απηφκαην scroll, 33 Απηφκαην θίιηξν, 187 Γ Γεληθέο εξγαζίεο, 75 Γεληθφο πφξνο, 77 Γξακκέο πιέγκαηνο, 173 Γξακκέο πξνφδνπ, 241 Γξακκή βάζεο, 158, 220 Γξάθεκα Gantt, 19 Γξάθεκα πφξσλ, 141 Γ Γεδνπιεπκέλε αμία, 247 Γείθηεο γξαθηθψλ, 99 Γείθηεο απφδνζεο θφζηνπο, 248 Γείθηεο απφδνζεο

281 276 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 ρξνλνδηαγξάκκαηνο, 248 Γεπηεξεχνπζεο, 38 Γεκηνπξγία λένπ έξγνπ, 20 Γεκηνπξγία ζπλδπαζκέλσλ πξνβνιψλ, 189 Γηάγξακκα Network, 32 Γηάγξακκα δηθηχνπ, 71 Γηαγξαθή εθρψξεζεο πφξνπ, 110 Γηαζεζηκφηεηα πφξνπ, 137 Γηαίξεζε εξγαζίαο, 73 Γηαθχκαλζε, 242 Γηαθχκαλζε εκεξνκεληψλ, 242 Γηαθχκαλζε θφζηνπο, 243, 248 Γηαθχκαλζε νινθιήξσζεο, 249 Γηαθχκαλζε ρξνλνδηαγξάκκαηνο εθηειεζζείζαο αμίαο, 248 Γηακφξθσζε ζειίδαο, 202 Γηαξζξψζεηο, 37 Γηάξθεηα, 47, 81, 107 Γηάηαμε, 174 Γηεξγαζίεο ηεο δηνίθεζεο έξγνπ, 2 Γνκή αλάιπζεο ησλ εξγαζηψλ, 37 Δ Δίδε αξρείσλ, 9 Δηδηθή επηθφιιεζε, 180 Δηζαγσγή δεδνκέλσλ, 44 Δηζαγσγή λέσλ πφξσλ, 87 Δηζαγσγή πεδίνπ, 99 Δηζαγσγή πεξηνξηζκψλ, 71 Δηζαγσγή πξαγκαηηθψλ δεδνκέλσλ, 224 Δηζαγσγή πξνζαξκνζκέλσλ πεδίσλ, 180 Δηζαγσγή ζηήιεο, 55, 98 Δθηειεζζείζα αμία, 247 Δθηίκεζε νινθιήξσζεο, 248 Δθρψξεζε πφξσλ, 90, 110 Διεχζεξε αδξάλεηα, 123 Δκθάληζε, 42 Δκθάληζε δεπηεξεπνπζψλ εξγαζηψλ, 42 Δκθάληζε εξγαζίαο ζχλνςεο ηνπ έξγνπ, 75, 102 Δκθάληζε κνλάδσλ αλάζεζεο σο, 89 Έλαξμε φρη αξγφηεξα απφ, 65 Έλαξμε φρη λσξίηεξα απφ, 65 Δλδηάκεζα πιάλα, 159, 221 Δλεκέξσζε έξγνπ, 225, 226 Δμαγσγή δεδνκέλσλ, 206 Δμαηξέζεηο, 26 Δμαξηήζεηο εξγαζηψλ, 57 Δπαλαιακβαλφκελεο εξγαζίαο, 74 Δπηθνηλσλία, 14 Δπηινγέο εθηχπσζεο, 201 Δπψλπκνο πφξνο, 77 Δξγαζία, 95 Δξγαζία πφξσλ, 93 Δξγαζίεο, 31 Δξγάζηκεο εβδνκάδεο, 26 Δζνρή, 38 Η Ζκεξνιφγηα, 24 Ζκεξνιφγηα εξγαζηψλ, 63 Ζκεξνιφγην βάζεο, 95 Ζκεξνκελία έλαξμεο έξγνπ, 21 Ζκεξνκελία ιήμεο έξγνπ, 21 Ζκεξνκελίεο απαζρφιεζεο, 85 Ι Ηζνζηάζκηζε πφξσλ, 155 Κ Καζνδήγεζε κέζσ πξνζπάζεηαο, 51, 83 Καζπζηέξεζε, 94 Καζπζηέξεζε ηζνζηάζκηζεο, 144 Κακπχιε εξγαζίαο, 142 Καηαγξαθή λέαο καθξνεληνιήο, 190 Καηαλνκή ηεο απαζρφιεζεο, 142 Καηάξγεζε ζχλδεζεο, 256 Κεθαιίδα, 202 Κίλδπλνη, 14 Κιίκαθα ρξφλνπ, 33 Κνηλή ρξήζε πφξσλ, 254 Κνξχθσζε, 138 Κφζηε ησλ πφξσλ, 146 Κφζηνο, 14 Κφζηνο/Υξήζε, 98

282 Γηνίθεζε έξγσλ κε ην Microsoft Office Project Κξίζηκε δηαδξνκή, 2, 121, 126, 143 Κχξηα εξγαζία, 38 Κχξην έξγν, 256 Κσδηθφο WBS, 43 Λ Λήμε φρη αξγφηεξα απφ, 65 Λήμε φρη λσξίηεξα απφ, 66 Μ Μαθξνεληνιή, 191 Μεγ. Μνλάδεο, 88 Μεγέζπλζε, 33 Μήλπκα ηζνζηάζκηζεο, 92 Μνλάδεο, 81, 107 Μνλαδηθφηεηα, 1 Μνξθνπνίεζε, 169 Ο Οδεγφο εμαγσγήο, 207 Οδεγφο έξγνπ, 20 Οη εξγαζίεο είλαη θξίζηκεο, εάλ ε αδξάλεηα είλαη κηθξφηεξε απφ ή ίζε κε, 125 Οηθνλνκηθφ ζαο έηνο, 29 Οιηθή αδξάλεηα, 123 Οκάδεο, 185 Οκάδεο δηεξγαζηψλ, 3, 4 Οπηηθέο αλαθνξέο, 210, 212 Οξγάλσζε, 170, 192 Οξηζκφο πίλαθα, 181 Οξηζκφο σο πξνεπηινγήο, 30 Οξφζεκα, 31 Π Παξαθνινχζεζε, 219 Πεδία, 179 Πεξηνξηζκνί, 1 Πεξηνξηζκνί ηνπ έξγνπ, 62 Πεξηνξηζηηθή εκεξνκελία, 64 Πίλαθαο αλάζεζεο επζπλψλ, 105 Πίλαθεο, 11, 36, 179 Πιεξνθνξίεο αλάζεζεο, 136 Πιεξνθνξίεο εξγαζίαο, 35 Πιεξνθνξίεο έξγνπ, 21 Πιεξνθνξίεο πφξσλ, 89 Πνηφηεηα, 13 Πφξνπο θφζηνπο, 78 Πνζνζηφ νινθιήξσζεο, 222 Πνζνζηφ νινθιήξσζεο απαζρφιεζεο, 223 Πνζνζηφ θπζηθήο νινθιήξσζεο, 223 Πξαγκαηηθή δηάξθεηα, 232 Πξαγκαηηθή έλαξμε, 227 Πξαγκαηηθή ιήμε, 228 Πξαγκαηηθφ θφζηνο, 247 Πξνβνιέο, 11 Πξνβνιή γξακκήο, 34 Πξφγξακκα, 253 Πξνγξάκκαηα νδήγεζεο εξγαζηψλ, 64, 144 Πξνγξακκαηηζκέλε αμία, 247 Πξνγξακκαηηζκέλε δηάξθεηα, 232 Πξνεμνρή, 38 Πξνεπηιεγκέλε πξνβνιή, 34 Πξνζεζκίεο, 63, 130 Πξνκήζεηεο, 15 Πξννδεπηηθή αλάπηπμε, 1 Πξνζαξκνγή, 23, 191, 195 Πξνζαξκνγή πεδίσλ, 98, Πξνζαχμεζε ζε, 89 Πξνζσξηλφηεηα, 1 Πξφηππα έξγα, 20 Πξφηππν, 177 Πξνυπνινγηζκφο, 78, 101 Πξνυπνινγηζκφο θαηά ηελ νινθιήξσζε, 248 ήκαλζε εξγαζίαο σο νξφζεκνπ, 35 κίθξπλζε, 33 ηαζεξά έμνδα, 78 ηαζεξέο κνλάδεο, 83 ηαζεξή δηάξθεηα, 84, 85 ηαζεξή εξγαζία, 84 ηαζεξφ θφζηνο, 97 ηαηηζηηθά ζηνηρεία έξγνπ, 147, 237 ηνηρείν θνηλήο ρξήζεο, 253 ηπι γξακκψλ, 170 ηπι θεηκέλνπ, 172

283 278 Διοίκηση έργων με το Microsoft Office Project 2013 πγθεληξσηηθέο εξγαζίεο, 31 χγθξηζε εθδφζεσλ ηνπ έξγνπ, 221 χκβνιν λνκίζκαηνο, 88 πκπίεζε, 148 πλδεκέλα πεδία, 180 πλδέζεηο κεηαμχ εξγαζηψλ, 66 πλδέζεηο κεηαμχ έξγσλ, 258 πλδέζεηο ζπγθεληξσηηθψλ, 76 χλδεζε κε ην έξγν, 258 χλδεζε πεδίσλ, 180 Σ Σαμηλφκεζε, 128 Σηκέο θφζηνπο, 195 Σηκνθαηάινγνη, 135 Σν αξγφηεξν δπλαηφ, 65 Σξέρνπζεο δξαζηεξηφηεηεο, 195 Σχπνη, 182 Σχπνο, 99 Τ Τιηθφο πφξνο, 78 Τπεξ-αλάζεζε πφξσλ, 134, 138 Τπεξσξίεο, 150 Τπεπζπλφηεηεο, 105 Τπνεξγαζίεο, 31 Τπνέξγν, 256 Τπνζέιηδν, 202 Τπνρξεσηηθή έλαξμε ζηηο, 65 Τπνρξεσηηθή ιήμε ζηηο, 65 Φ Φάζεηο ηνπ έξγνπ, 38 Φίιηξα, 11, 185 Φφξκα πφξσλ, 87 Φφξηνο εξγαζίαο, 195 Φχιιν πφξσλ, 87 Φπζηθφ αληηθείκελν, 13 Υ Υαξηνθπιάθην, 253 Υξήζε εξγαζηψλ, 140 Υξήζε ηδίσλ πφξσλ, 255 Υξήζε πφξσλ, 102 Υξφλνο θαζπζηέξεζεο, 57 Υξφλνο, 14

284